CIRCULAR EXTERNA 61 DE 2014

(octubre 21)

Diario Oficial No. 49.325 de 4 de noviembre de 2014

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

Para:	Usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud, asociaciones de Usuarios del sector salud y de pacientes, veedurías ciudadanas copacos y comunidad médica
Asunto:	Desarrollo de la estrategia de participación ciudadana en el marco de la actualización integral del Plan Obligatorio de Salud-Pos.

Este Ministerio, en ejercicio de sus competencias y de conformidad con lo previsto en el artículo 25 de la Ley 1438 de 2011, el Decreto-ley 4107 de 2011 y los Decretos número 2560 y 2562 de 2012, continúa desarrollando la estrategia de participación directa y efectiva de los usuarios del Sistema de Salud y de la comunidad médica, en la actualización del Plan Obligatorio de Salud, a través de la Dirección de Regulación, Costos y Tarifas del Aseguramiento en Salud.

Tomando en consideración que su construcción es un proceso permanente y continuo, la estrategia aquí propuesta recoge los avances y consultas realizadas a la ciudadanía y comunidad científica en los años anteriores, en relación con el proceso de actualización del POS. En este contexto, se convoca a todos los ciudadanos para que interactúen a través de las diferentes líneas de acción, con el fin de definir las prioridades, en relación con las coberturas del POS que se deben tener en cuenta en los procesos de la actualización del mismo.

El esquema de participación social que a continuación se describe, se fundamenta en el principio de corresponsabilidad social que permite y articula el ejercicio de los deberes y derechos entre la ciudadanía y el Estado, y observa igualmente el principio de institucionalización, dado que proviene del Ministerio de Salud y Protección Social, mediante el diseño de líneas de acción y mecanismos a través de los cuales se promoverá la participación ciudadana.

1. OBJETIVOS.

Es propósito de la estrategia de participación ciudadana promover la participación directa y efectiva de los usuarios del Sistema de Salud, considerados tanto individualmente como en forma organizada a través de asociaciones de pacientes, asociaciones de usuarios, veedurías ciudadanas, Copacos, así como de la comunidad médica, en la formulación de la propuesta de actualización integral del POS.

De manera específica la estrategia pretende:

1. Desarrollar espacios virtuales o presenciales para el análisis, la consulta de opinión, la indagación de preferencias y percepciones de los usuarios o de la comunidad médica, según el caso, acerca de las metodologías y la (s) propuesta (s) de actualización del POS, las cuales incluyen:

– Consultar, ajustar, validar y poner en conocimiento la(s) metodología(s) de nominación y ponderación de criterios de priorización, para determinar las tecnologías en salud (TS) a evaluar.

– Consultar, ajustar, validar y poner en conocimiento la(s) metodología(s) que permitan ponderar los criterios para seleccionar las posibles tecnologías en salud a incluir en el Plan Obligatorio de Salud.

2. Dar a conocer los resultados de la aplicación de las metodologías y los resultados de los diferentes procesos.

3. Contar con una base de datos de usuarios que permita realizar las convocatorias respectivas.

2. ALCANCE Y ASPECTOS COMUNES.

Los aportes de los usuarios del Sistema de Salud o de la comunidad médica, tendrán un alcance consultivo o informativo, por lo que se constituirán en insumos sin carácter vinculante, pero sí orientador, para la toma de decisiones por parte del Ministerio de Salud y Protección Social, (conforme a lo que más convenga al interés general).

Para participar de estas convocatorias, es condición necesaria realizar la inscripción a la base de datos del Misterio de Salud y Protección Social; por lo anterior los interesados deben enviar por correo electrónico los documentos e información que se solicita a continuación:

– Nombre de la asociación de usuarios y de pacientes, veedurías ciudadanas, Copacos, comunidad médico-científica u otras organizaciones.

– Nombre del representante legal o su delegado.

– Certificación de representación legal de la organización, agremiación o asociación, según corresponda.

– Copia magnética de la constitución de la asociación, organización, o agremiación. En el caso de las asociaciones de pacientes, certificación de la representación de la organización dentro de la patología correspondiente, indicando su representatividad.

– Correo electrónico de la organización, agremiación o asociación, al cual se le enviará la invitación o convocatoria y/o la documentación respectiva, cuando haya lugar a ello.

– Número telefónico, fijo y celular.

– Dirección urbana o rural de la organización o asociación.

La información debe ser enviada al correo electrónico: participacionpos@minsalud.gov.co.

Lo anterior sin perjuicio de que ya se encuentren registradas en la base de datos de la Dirección de Regulación, Beneficios, Costos y Tarifas del Aseguramiento en Salud de este Ministerio.

Adicionalmente, y con el fin de garantizar el flujo continuo de la información y garantizar la participación de los interesados, se deberán actualizar, al citado correo electrónico, los datos arriba mencionados, cada vez que exista un cambio en cualquiera de ellos. Por tanto, toda comunicación remitida por el Ministerio dentro de este proceso, se realizará a la última dirección registrada y, en consecuencia, se entenderá debidamente informada, dada la responsabilidad de los inscritos frente a su actualización permanente.

Para garantizar el éxito de la estrategia propuesta, el Ministerio convocará a los inscritos a través de la página web, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario a la fecha de la convocatoria o encuentro, indicando el objeto, la metodología, formatos e instructivos, las ciudades, dirección, horario e indicación del sitio web donde se publicarán los documentos correspondientes, según corresponda. La información también podrá ser enviada previamente al representante legal de las organizaciones y asociaciones a la dirección electrónica o urbana registrada en la base de datos de la Dirección de Regulación Beneficios, Costos y Tarifas del Aseguramiento en Salud.

Este Ministerio entenderá que la no participación, no implica una aprobación o desaprobación del tema consultado, ajustado, validado o socializado.

3. LÍNEAS DE ACCIÓN.

La garantía de participación ciudadana directa y efectiva comprende las siguientes líneas:

3.1. Línea 1. Participación virtual de la ciudadanía y encuestas.

Para facilitar la participación ciudadana, este Ministerio podrá disponer de un espacio virtual en su sitio web, www.minsalud.gov.co o a través de otros mecanismos virtuales que permitan indagar por las propuestas técnicas, preferencias y percepciones sobre aspectos generales, metodologías, nominaciones de tecnologías, criterios relacionados con los contenidos del Plan Obligatorio de Salud, según corresponda, y para socializar los resultados de las diferentes estrategias.

También se podrán desarrollar encuestas personales o telefónicas a través de entidades, instituciones o empresas especializadas en realizar encuestas utilizando este medio para socializar los resultados de las diferentes estrategias.

Corresponde a la ciudadanía consultar la información publicada en la página Web del Ministerio y diligenciar la información según corresponda.

3.2. Línea 2. Encuentros regionales con las asociaciones de usuarios, asociaciones pacientes, veedurías ciudadanas, Copacos, comunidad médico-científica y otras organizaciones.

Previa invitación elevada por este Ministerio mediante publicación en la página web o enviada por correo electrónico, se adelantarán encuentros presenciales colectivos de carácter regional con los representantes o delegados inscritos de las asociaciones de usuarios, asociaciones de pacientes, veedurías ciudadanas, Copacos o la comunidad médica, quienes representan la posición de la organización, sociedad o agremiación según corresponda.

Las citadas organizaciones, agremiaciones o asociaciones deberán inscribirse en los términos señalados en el título “alcance y aspectos comunes” de esta circular; una vez surtido este trámite, se comunicará al representante legal a las direcciones electrónicas suministradas, el estado del proceso de inscripción así como la aceptación por cumplimiento de los requisitos para participar; en consecuencia, será responsabilidad de los convocados gestionar en forma adecuada la inscripción inicial y la de cada uno de los encuentros en los que estén interesados en asistir, mantener actualizados los datos básicos conforme a lo previsto en el numeral 2 de esta circular, consultar la información publicada en la página Web del Ministerio y realizar las consultas o consensos al interior de la organización a la que pertenezcan según aplique.

Para las asociaciones de usuarios, pacientes, veedurías, Copacos y demás organizaciones, el tiempo contemplado para cada una de las sesiones es de máximo 5 horas que se programarán entre las 7:30 am y las 5:00 pm. Para los eventos con participación de la comunidad médicocientífica se podrán realizar los encuentros, en forma adicional, en una jornada a efectuarse entre 5:30 p.m. y 10:00 p.m.

Previo al inicio de las sesiones se hará el registro de los participantes, la recepción de documentos, la entrega de material informativo y de trabajo, la firma de la declaración de posible(s) conflicto(s) de interés(es) y de la solicitud de consentimiento informado, mediante la cual el participante acepta que acude libre y autónomamente y que, la información debatida en las sesiones será utilizada exclusivamente para la toma de decisiones en el ámbito específico de la actualización integral del Plan Obligatorio de Salud-Pos.

La trazabilidad de cada encuentro regional se garantizará a través de grabaciones de audio y video, además de registros fotográficos, así como mediante el registro documental de participantes, de los resultados de las votaciones, de los aportes y/o recomendaciones presentadas.

Una vez terminado el registro, se dará inicio al encuentro teniendo en cuenta lo siguiente:

– El moderador(a) al inicio de la sesión informará las reglas y tiempos de intervención de los participantes, abrirá los espacios de preguntas, pudiendo partir de la formulación escrita previamente entregada por los participantes.

– Quien desee intervenir deberá solicitar el uso de la palabra, identificarse con su nombre y el de la organización que representa.

– Con el fin de garantizar la oportunidad de intervención en las rondas de discusiones, en lo posible, ninguno de los participantes deberá hablar sobre un mismo aspecto más de una vez, sin perjuicio del derecho a aclaraciones y réplica.

Durante el encuentro podrán realizarse consultas bajo la modalidad de votación por preguntas de selección múltiple, de todo lo cual se dejará evidencia y, en caso de requerirse, se tendrá en cuenta lo siguiente:

– El moderador indicará las reglas de votación que se seguirán en forma estricta.

– La votación podrá ser anónima y en tiempo real.

– Seguidamente se presentarán los resultados de las votaciones.

Nota: Dado que no existe título de gasto, el Ministerio no financiará los desplazamientos de los miembros de las agremiaciones, asociaciones u organizaciones que se inscriban en la convocatoria.

3.3. Línea 3. Consensos, encuestas y consultas a expertos de diferentes especialidades médicas.

Estas sesiones se desarrollarán de manera colectiva y bajo modalidad presencial o virtual.

Corresponde a las sociedades científicas y comunidad técnico-científica médica gestionar en forma adecuada la inscripción inicial, mantener actualizados los datos básicos de que trata el numeral 2 de esta circular, así como realizar la inscripción a cada sesión según aplique.

Adicionalmente, deberán consultar la información publicada en la página Web del Ministerio y realizar las consultas internas entre sus asociados o agremiados remitiendo la información a que haya lugar, la cual se entenderá que representa la posición de la sociedad o agremiación según corresponda.

Para el desarrollo de las sesiones de consensos o consultas, las sociedades científicas, organizaciones y la comunidad médico-científica organizada deberán designar uno o varios representantes, según aplique al asunto a tratar y a la indicación de este Ministerio de nombrar delegados para los temas.

Previo al inicio de las sesiones presenciales se hará el registro de los participantes, la recepción de documentos, la entrega de material informativo y de trabajo, la firma de la declaración de posible(s) conflicto(s) de interés(es) y de la solicitud de consentimiento informado, mediante la cual el participante acepta que acude libre y autónomamente y que la información debatida en las sesiones será utilizada exclusivamente para la toma de decisiones en el ámbito específico de la actualización integral del Plan Obligatorio de Salud-Pos.

Cuando los consensos, encuestas o consultas se desarrollen de manera virtual, la sesión se realizará por correo electrónico o con la aplicación de herramientas virtuales que permitan el registro de la información solicitada, de conformidad con la información previamente publicada en la página WEB o enviada a las direcciones registradas por los participantes.

3.4. Línea 4. Consensos, encuestas o consultas a otros actores del SGSSS.

Estas sesiones se desarrollarán de manera colectiva y bajo modalidad presencial o virtual, Corresponde a los otros actores, tales como EPS, laboratorios farmacéuticos, Secretarías de Salud Departamentales, gestionar en forma adecuada la inscripción inicial, mantener actualizados los datos básicos de que trata el numeral 2 de esta circular, así como realizar la inscripción a cada sesión según aplique. Adicionalmente, deberán consultar la información publicada en la página Web del Ministerio y realizar las consultas internas entre sus asociados o agremiados y remitir la información a que haya lugar, la cual se entenderá que representa la posición de dichos actores según corresponda.

Para el desarrollo de las sesiones de consensos o consultas, los otros actores deberán designar uno o varios representantes, según aplique al asunto a tratar y a la indicación de este Ministerio de nombrar delegados para los temas.

3.5. Línea 5. Socialización y Divulgación del acto administrativo de actualización del Pos.

En el sitio web institucional se pondrá a disposición de la ciudadanía en general la información, metodologías y resultados de los procesos de actualización del POS, así como el proyecto de acto administrativo que adopte su actualización, con el objeto de recibir opiniones, sugerencias y propuestas, teniendo en cuenta que la autoridad competente adoptará autónomamente la decisión que a su juicio sirva mejor el interés general.

El acto administrativo que recoja la decisión en firme será divulgado ante la opinión pública a través de redes sociales, página web institucional, grupos de interés y en encuentros regionales, sin perjuicio de la publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D.C., a 21 de octubre de 2014.

El Ministro de Salud y Protección Social,

ALEJANDRO GAVIRIA URIBE.