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CIRCULAR EXTERNA 2024151000000013- 5 DE 2024
(diciembre 20)
Diario Oficial No. 52.979 de 23 de diciembre de 2024
Diario Oficial disponible en la web de la Imprenta 5/1/2025
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
| Para: | Sujetos Vigilados por la Superintendencia Nacional de Salud |
De: | Superintendencia Nacional de Salud |
| Asunto: | Por el cual se Modifica Parcialmente la Circular Externa número 047 de 2007 y se Modifica el Módulo de Datos Generales en el Aplicativo nRVCC, Incorporado Mediante la Circular Externa número 005 de 2018 |
| Fecha: | 20-12-2024 |
I. ANTECEDENTES Y CONSIDERACIONES.
La Ley 1122 de 2007 creó el Sistema de Inspección, Vigilancia y Control del Sistema General de Seguridad Social en Salud como un conjunto de normas, agentes, y procesos articulados entre sí, el cual se encuentra en cabeza de la Superintendencia Nacional de Salud.
Para el ejercicio de las funciones de Inspección, Vigilancia y Control del Sistema General de Seguridad Social en Salud por parte de esta entidad, el artículo 37 ibidem señala que la misma deberá tener como base para ello los siguientes ejes del sistema: el financiamiento, el aseguramiento, la prestación de servicios de atención en salud pública, la atención al usuario y participación social, las acciones y medidas especiales, la información y la focalización de los subsidios en salud, mientras que el artículo 7o del Decreto número 1080 de 2021 señala que para ello el Superintendente Nacional de Salud podrá emitir instrucciones a los sujetos vigilados sobre el cumplimiento de las disposiciones normativas que regulan su actividad, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de tales normas y señalar los procedimientos para su cabal aplicación.
En los términos de lo dispuesto en el artículo 121 de la Ley 1438 de 2011 “por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones” los siguientes son sujetos bajo la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud:
“(…) Artículo 121. Sujetos de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud. Serán sujetos de inspección, vigilancia y control integral de la Superintendencia Nacional de Salud:
121.1 Las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Subsidiado, las Empresas Solidarias, las Asociaciones Mutuales en sus actividades de Salud, las Cajas de Compensación Familiar en sus actividades de salud, las actividades de salud que realizan las aseguradoras, las Entidades que Administren Planes Adicionales de Salud, las Entidades Obligadas a Compensar, las Entidades Adaptadas de Salud, las Administradoras de Riesgos Profesionales en sus actividades de salud. Las entidades pertenecientes al Régimen de Excepción de Salud y las universidades en sus actividades de salud, sin perjuicio de las competencias de la Superintendencia de Subsidio Familiar.
121.2 Las Direcciones Territoriales de Salud en el ejercicio de las funciones que las mismas desarrollan en el ámbito del sector salud, tales como el aseguramiento, la inspección, vigilancia y control, la prestación de servicios de salud y demás relacionadas con el sector salud.
121.3 Los prestadores de servicios de salud públicos, privados o mixtos.
121.4 La Comisión de Regulación en Salud y el Fondo de Solidaridad y Garantía FOSYGA, o quienes hagan sus veces.
121.5 Los que exploten, produzcan, administren u operen, bajo cualquier modalidad, el monopolio rentístico de loterías, apuestas permanentes y demás modalidades de los juegos de suerte y azar.
121.6 Los que programen, gestionen, recauden, distribuyan, administren, transfieran o asignen los recursos públicos y demás arbitrios rentísticos del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
121.7 Las rentas que produzcan cervezas, sifones, refajos, vinos, aperitivos y similares y quienes importen licores, vinos, aperitivos y similares y cervezas.
121.8 Los que exploten, administren u operen, bajo cualquier modalidad, el monopolio rentístico de los licores. (…)”.
Conforme lo previsto en el artículo 243 de la Ley 1955 de 2019 “por el cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 (Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad)”, los operadores logísticos de tecnologías en salud y los gestores farmacéuticos en su calidad de nuevos actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud, también son sujetos bajo inspección, vigilancia y control integral por parte de la Superintendencia Nacional de Salud.
Los anteriores sujetos se encuentran obligados a reportar la información que la Superintendencia Nacional de Salud determine para efectos de supervisión, en los términos de calidad y oportunidad que esta disponga. A la fecha, dicha información debe ser reportada en el aplicativo nRVCC.
Con la Circular Externa número 047 de 2007 - Circular Única-, modificada entre otras por la Circular Externa número 005 de 2018, la Superintendencia Nacional de Salud creó en el aplicativo nRVCC el módulo denominado “Datos Generales”, con el fin de contar con un directorio completo de sujetos vigilados para efectos de supervisión e impartió instrucciones a los vigilados para el diligenciamiento de la información general de cada entidad, precisó el mecanismo dispuesto para la autorización de notificación electrónica de los actos administrativos emitidos por la entidad.
En atención a la Ley 2345 de 2023 “por medio de la cual se implementa el manual de identidad visual de las entidades estatales, se prohíben las marcas de gobierno y se establecen medidas para la austeridad en la publicidad estatal”, se hace necesario la actualización parcial de la Circular Externa número 047 de 2007 - Circular única-, con el uso del logo “Vigilados Supersalud” en las diferentes pautas publicitarias que los vigilados desarrollen.
De acuerdo con lo anterior, se imparten las siguientes instrucciones con relación al reporte de datos generales de todas las entidades sometidas a inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud, sobre el mecanismo dispuesto para la autorización de notificación electrónica y sobre el uso del logo “Vigilados Supersalud”.
PRIMERA: Para mantener actualizada la base de datos de los sujetos vigilados de la Superintendencia Nacional de Salud y con el fin de contar con un directorio completo y actualizado de estos, a continuación, se enlista la información de datos generales que requiere ser reportada de manera obligatoria, veraz, completa, con calidad y oportunidad por cada entidad vigilada, para efectos de supervisión, en el módulo denominado “Datos Generales” que se encuentra en el aplicativo nRVCC, el cual es sujeto de modificación:
- Información general: Se refiere a información básica de la entidad: departamento, municipio, dirección, teléfono, extensión, número de celular y correo electrónico institucional de la sede principal y representante legal.
Notificación electrónica: Se debe indicar expresamente si se acepta o no la notificación por medios electrónicos de los actos administrativos. En caso de aceptarla, se debe actualizar el correo electrónico para tal fin.
- Información adicional del vigilado: Se refiere a la información que deben diligenciar las entidades en relación con lo siguiente:
-- Grupo empresarial: Las entidades vigiladas deben diligenciar de manera obligatoria si pertenecen o no a un grupo empresarial y registrar las entidades que lo conforman. Cualquier modificación en la composición del grupo empresarial debe ser informada de inmediato en el módulo para asegurar la integridad de la información.
-- Consorcios: Las entidades vigiladas deben diligenciar de manera obligatoria si pertenecen o no a un consorcio y registrar las entidades que lo conforman. Cualquier modificación en la configuración del consorcio debe ser informada de manera inmediata en el módulo.
-- Uniones temporales: Las entidades vigiladas deben registrar de manera obligatoria si pertenecen o no a una unión temporal y registrar las entidades que lo conforman. Cuando se termine la unión temporal o se inicie otra deberá registrase de manera inmediata en el módulo.
Es importante destacar que, en caso de que una entidad aplique a cualquiera de las tres categorías mencionadas (Grupo Empresarial, Consorcios, Uniones Temporales), se requiere el diligenciamiento y actualización de la información correspondiente a todas las categorías aplicables.
- Directivos, funcionarios y junta directiva u órgano que haga sus veces: Hace referencia a la información y datos de contacto correspondiente a los directivos y funcionarios de cada una de las entidades vigiladas, así como los miembros de la junta directiva u órgano que haga sus veces, el oficial de cumplimiento principal y suplente (si lo tiene). el contador y el revisor fiscal, entre otros cargos relevantes. La información que se registre debe incluir detalles específicos sobre los datos personales de los mencionados directivos y funcionarios. La Superintendencia Nacional de Salud tiene la facultad de determinar la inclusión de cargos adicionales en el módulo, considerando aquellos que considere pertinentes para fines de supervisión.
- Información de los comités y miembros: Se refiere a la información de cada uno de los comités con los que cuenta la entidad vigilada, como, por ejemplo, el comité de riesgos, comité de auditoría interna, comité de conducta, comité de calidad, entre otros. Asimismo, se debe registrar la información de los miembros que forman parte de cada comité, proporcionando detalles relevantes acerca de sus roles y responsabilidades dentro del comité respectivo. Es esencial destacar que, la inclusión de comités en esta sección no se limita a ejemplos específicos mencionados, sino que se extiende a todos aquellos comités relevantes para el adecuado funcionamiento y gestión de cada una de las entidades vigiladas.
- Junta de acreedores: El liquidador de las entidades en liquidación forzosa administrativa para liquidar deberá registrar de manera obligatoria los miembros que conforman la Junta de Acreedores, de conformidad con el artículo 9.1.3.9.1 del Decreto número 2555 de 2010, el artículo 298 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y normas complementarias.
- Información de sedes, establecimientos farmacéuticos y sucursales: Se refiere a la información correspondiente a cada una de las categorías anteriores con que cuentan los vigilados, identificando la sede principal. Se deben incluir todas las sedes, establecimientos farmacéuticos, regionales o sucursales. Asimismo, se debe incluir el número de personas con el que cuenta tanto a nivel administrativo, como asistencial.
- Contactos del grupo de Soluciones Inmediatas en Salud (SIS): Las EAPB o las que hagan sus veces, deberán reportar ante esta Superintendencia Nacional de Salud los datos de contacto para la operación de las PQR marcadas con riesgo de vital, mantenerlos actualizados y garantizar la disponibilidad las 24 horas, los 7 días de la semana.
SEGUNDA: La veracidad y completitud de la información consignada en el módulo de Datos Generales es una responsabilidad indelegable del/la Representante Legal. Así, el/la Representante Legal, no solo asume el papel fundamental de garantizar la integridad de los datos, sino que también, contrae la responsabilidad exclusiva tanto de la inclusión inicial, como de cualquier ajuste o actualización requerida en dicho módulo.
TERCERA: Para la operatividad de la notificación electrónica se requerirá:
Aceptación del vigilado de la notificación por medios electrónicos en los términos del artículo 56 de la Ley 1437 de 2011. Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación, la entidad conserva la posibilidad de solicitar que nuevamente, sean surtidas las notificaciones por los medios tradicionales. A través del módulo, la entidad podrá seleccionar o deseleccionar la opción de notificación electrónica según su preferencia y requerimientos.
Para la validez de la notificación electrónica se requerirá:
- Que el vigilado haya aceptado en forma expresa este medio de notificación, de forma tal que no exista duda de su aquiescencia.
- Que durante el desarrollo de la actuación administrativa no haya solicitado otra forma de notificación u opte por el cambio en la modalidad.
- Que la Superintendencia Nacional de Salud acuse de recibo del mensaje electrónico, para efectos de establecer la fecha y hora en la cual el vigilado tuvo acceso al acto administrativo.
CUARTA: Toda la información solicitada deberá ser diligenciada y mantenerse actualizada, por parte de las entidades sometidas a inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud ante cambios en la información registrada en el Sistema de recepción y validación de archivos nRVCC, en el siguiente enlace https://nrvcc.supersalud.gov.co/ o en el sitio que esta Superintendencia disponga para ello.
Las entidades vigiladas deberán realizar la actualización de la información solicitada en el módulo de datos generales de manera semestral, con corte a 30 de junio y 31 de diciembre de cada año. Las fechas límite de actualización son el 20 de julio y 20 de enero de cada anualidad respectivamente. Es responsabilidad de las entidades vigiladas garantizar la actualización de la información de manera oportuna ante cualquier cambio que suceda en fechas diferentes a las expuestas anteriormente.
PARÁGRAFO. La primera actualización de la información de Datos Generales en el aplicativo nRVCC se deberá realizar a más tardar el 28 de febrero de 2025.
QUINTA: La Superintendencia Nacional de Salud podrá realizar cambios estructurales o funcionales en el módulo de datos generales, los cuales serán informados a través de los diferentes medios que para ello tenga dispuesto, tales como la solicitud o inclusión de información adicional y, será deber de los sujetos vigilados mantenerla completa y actualizada. Se precisa que, existe información que no será posible modificar por parte de las entidades vigiladas por encontrarse sujetas al régimen de autorización previa de esta Superintendencia, en especial aquella que implique reformas estatutarias, para lo cual la entidad deberá surtir el proceso respectivo.
Modifíquese el Capítulo II del Título 1 - Disposiciones Generales de la Circular única 047 de 2007, el cual quedará así:
CAPITULO II
Uso logo vigilado Supersalud
La Superintendencia Nacional de Salud como máxima autoridad del Sistema de Inspección, Vigilancia y Control del Sistema General de Seguridad Social en Salud tiene como principal función, velar por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la normatividad vigente Ley 100 de 1993 y 1122 de 2007 y el Decreto número 1080 de 2021.
1.2.1. Reglas para el uso del Logo “Vigilado Supersalud”
El logo deberá utilizarse:
- Obligatorio por parte de los vigilados de esta Superintendencia.
- En toda difusión de mensajes publicitarios, avisos comerciales, vallas, afiches, plegables, logotipos, material multimedia y piezas digitales con fines de publicidad.
- Información general, capacitación o similares, que sean difundidas al público interno y externo a través de cualquier medio masivo de comunicación.
- Prensa impresa, radio, televisión, publicidad digital, redes sociales y sitios web, entre otros.
- Los anuncios que sean emitidos por radio o televisión, el mensaje o spot publicitario de la entidad vigilada deberá contener al cierre la expresión: “Vigilado Supersalud”.
- En el siguiente enlace encontrará el logo “Vigilado Supersalud”. logo-vigilado-supersalud.png (738 x 122)
El logo “Vigilado Supersalud”, debe ser incluido en todas las piezas gráficas, tal como se observa en la siguiente imagen:
1.2.1.1. Tipografía
Se debe utilizar la fuente tipográfica Nunito Sans en un tamaño que le permita a quien visualiza la pieza, identificar el mensaje publicitario de manera clara, legible y visible:
1.2.1.2. Variaciones del logo
De acuerdo con la publicación, el logo “Vigilado Supersalud” tiene como versión su aplicación en color que solo podrá ser utilizado sobre fondo de color y no sobre imágenes y negro solamente para impresión, tal como se observa a continuación:
1.2.1.2.1. Logo color
1.2.1.2.2. Logo negativo
1.2.1.2.3. Logo blanco sobre fondo de color
1.2.1.3. Área de reserva
Cuando se usa el logo con otros elementos gráficos o logotipos, se debe respetar un área de reserva para proteger su legibilidad.
Área de reserva
1.2.1.4. Usos incorrectos
Para garantizar el uso correcto de la imagen de la entidad de manera adecuada y coherente a continuación, se describe en general unas pautas para el uso del lago: “Vigilado Supersalud”
- Ningún elemento del logotipo puede ser eliminado, recortado, modificado o utilizado en solitario.
- Se debe mantener una reserva o espacio libre mínimo en el perímetro que rodea al lago, como se describe más adelante.
- El logotipo no puede deformarse o distorsionarse las proporciones de las ilustraciones, espacios, relación de los elementos y/ o formas de las letras, por el contrario, debe escalarse de manera uniforme.
- No se debe reproducir el lago en colores que no sean los especificados en esta Circular.
- El logo debe estar sobre un fondo sólido para garantizar el contraste de sus elementos y no sobre una imagen que impida su legibilidad.
- No biselar o grabar en relieve el lago.
- No adicionar efectos de sombras o brillos al lago.
- No presentar el lago en línea sin color.
- No incluir el lago sobre fondos de colores similares.
- No incluir una caja blanca alrededor del lago cuando se ponga sobre un fondo oscuro.
1.2.2. Aplicaciones
1.2.2.1. Horizontal
Cuando se trate de mensajes publicitarios presentados en formato horizontal, el lago “Vigilado Supersalud”, debe publicarse en el margen izquierdo, abajo y en sentido horizontal a la derecha o en sentido vertical ascendente, dependiendo del espacio disponible, así:
1.2.2.2. Vertical
En la publicidad de formato vertical el “Vigilado Supersalud”, debe publicarse en el margen izquierdo y en sentido vertical ascendente, tal como se observa a continuación:
Dentro de las márgenes anteriormente descritas no debe existir ningún tipo de leyenda, nombre, marca, logotipo o eslogan que tenga relación con una entidad no vigilada por este organismo de control u otra entidad adicional, tal como se describe en el siguiente ejemplo:
1.2.3. Uso en Medios de Comunicación Masiva
Se debe utilizar en todos los medios impresos, digitales y/o redes sociales que la entidad vigilada utilice como canal de comunicación para divulgar un mensaje publicitario relacionado con un servicio o producto, entre los cuales se pueden mencionar los siguientes: Periódicos, revistas, afiches, pancartas, volantes, pendones, catálogos, folletos, plegables, talonarios de pago, recetarios etc., en los medios audiovisuales en mensajes de radio y televisión o en sus medios digitales en mensajes de redes sociales.
1.2.3.1. Medios impresos, digitales y redes sociales
El logo deberá ir obligatoriamente de acuerdo con el formato utilizado: vertical u horizontalmente, como se indicó anteriormente, en las piezas gráficas.
1.2.3.2. Televisión, video y animación
Cuando los anuncios sean emitidos por radio o televisión o se incluyan en un video animado, el mensaje de la entidad vigilada deberá estar seguida de la expresión: “Vigilado Supersalud”.
El logo deberá estar ubicado dentro del área de seguridad, su posición será la misma de acuerdo con el formato utilizado (vertical u horizontal).
Cuando el mensaje sea radial, televisivo o en un video animado el mismo debe ser pausado, claro y comprensible por el oyente o televidente.
1.2.3.3. Radio
Cuando los anuncios sean emitidos por radio o televisión, el mensaje de la entidad vigilada deberá estar seguida de la expresión: “Vigilado Supersalud”.
Cuando el mensaje sea televisivo el mismo debe ser pausado, claro y comprensible por el oyente o televidente.
1.2.3.4. Sitios web
Cuando se trate de sitios web, el “Vigilado Supersalud” debe ubicarse en el footer o pie de página y, se debe generar hipervínculo al sitio web de la Superintendencia Nacional de Salud (www.supersalud.gov.co).
La presente Circular Externa deroga la Circular Externa número 005 de 2018.
De conformidad con lo establecido en los artículos 130 y 131 de la Ley 1438 de 2011, modificados por los artículos 2o y 3o de la Ley 1949 de 2019, la inobservancia e incumplimiento de las instrucciones impartidas en esta circular dará lugar a la imposición de sanciones por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, previo agotamiento del debido proceso administrativo, esto, sin perjuicio de las demás responsabilidades disciplinarias, fiscales, penales o civiles que puedan derivarse y las sanciones que puedan imponer otras autoridades judiciales y/o administrativas.
El uso del lago deberá implementarse a más tardar el 1 de febrero del 2025, con excepción de papelería previamente impresa que deberá utilizarse hasta agotar existencias.
La presente Circular Externa rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y en la página web de la Superintendencia Nacional de Salud.
Dada en Bogotá, D. C., a 20 de diciembre de 2024.
El Superintendente Nacional de Salud,
Helver Giovanny Rubiano García.
