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CIRCULAR EXTERNA 201-000008 DE 2019
(noviembre 22)
Diario Oficial No. 51.145 de 22 de noviembre 2019
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Señores
Representantes legales
Contadores
Revisores fiscales
Sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales.
Referencia: Solicitud de estados financieros y otros informes año 2019
Esta Superintendencia, con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la ley, está facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales (conjuntamente denominadas en esta circular “Entidades Empresariales”), en la forma, detalle y términos que considere procedentes, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, los numerales 2 y 3 del artículo 7o del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012, el Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 y el artículo 10 de la Ley 1314 de 2009.
1. ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2019 Y DOCUMENTOS ADICIONALES
Por medio de este acto administrativo se establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros (SIRFIN), de los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2019, junto con los documentos adicionales requeridos. Para el efecto, las Entidades Empresariales deben seleccionar alguno de los siguientes puntos de entrada, según el marco normativo que aplique, diligenciar y enviar la información financiera allí contenida, así:
- Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2019 -10 - NIIF Plenas Individual (GRUP0 1)
- Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2019 - 20 - NIIF Plenas Separado (GRUPO 1)
- Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2019 - 40 - NIIF Pymes Individual (GRUPO 2)
- Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2019 - 50 - NIIF Pymes Separado (GRUPO 2)
- Informe 01A - Estados Financieros de Fin de Ejercicio Grupo 3 - 70 - NIF para microempresas
La administración de las Entidades Empresariales es responsable por la correcta presentación de los estados financieros de fin de ejercicio ante esta entidad.
1.1 Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de la Información Financiera
Las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control, están obligadas a reportar los estados financieros de fin de ejercicio, sin necesidad de orden expresa de carácter particular emitida por esta entidad, por mandato del artículo 289 del Código de Comercio.
Las Entidades Empresariales en inspección, a las que les sea impartida la orden mediante acto administrativo de carácter particular, dirigido a la dirección o email de notificación judicial inscrita en el registro mercantil, están obligadas a remitir los estados financieros a 31 de diciembre de 2019, por mandato del artículo 83 de la Ley 222 de 1995.
Las Entidades Empresariales que conforman el Grupo 3 en virtud del Decreto Reglamentario 2706 de 2012, modificado por el Decreto 3019 de 2013 y compilado en el Título 3 del Decreto 2420 de 2015 y que se encuentran sometidas a vigilancia, control o aquellas inspeccionadas a las que se les imparta la orden mediante acto administrativo de carácter particular, deberán diligenciar la información financiera en el aplicativo XBRL Express y remitirla a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros (SIRFIN). La información financiera de este tipo de entidades correspondiente al corte a 31 de diciembre de 2019, no se podrá radicar en físico o a papel ya que se tendrá como no presentada.
Los estados financieros solicitados deben presentarse certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995. Las Entidades Empresariales inspeccionadas que estén en proceso de liquidación voluntaria o las que determinen que NO cumplen con la Hipótesis de Negocio en Marcha a 31 de diciembre de 2019, deben informar tal situación, al correo electrónico webmaster@supersociedades. gov.co., dirigido al Grupo de Informes Empresariales, con anterioridad al vencimiento de los plazos señalados en la tabla número 1, con el fin de excluirlos de la obligación de enviar la información financiera.
1.2 Plazos para el envío de los estados financieros a 31 de diciembre
Los estados financieros certificados y dictaminados, deberán ser entregados en el año 2020, dentro de las fechas señaladas en la Tabla No. 1, de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la entidad empresarial, sin incluir el de verificación (DV), en los siguientes plazos:
Tabla No. 1
<Tabla modificada por la Circular 10 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>
| Últimos dos dígitos del NIT | Plazo máximo para el envío de información en el año 2020 | Últimos dos dígitos del NIT | Plazo máximo para el envío de información en el año 2020 |
| 01 - 06 | Miércoles 3 de junio | 54 - 59 | Miércoles 17 de junio |
| 07 - 12 | Jueves 4 de junio | 60 - 65 | Jueves 18 de junio |
| 13 - 17 | Viernes 5 de junio | 66 - 71 | Viernes 19 de junio |
| 18 - 23 | Lunes 8 de junio | 72 - 77 | Martes 23 de junio |
| 24 - 29 | Martes 9 de junio | 78 - 83 | Miércoles 24 de junio |
| 30 - 35 | Miércoles 10 de junio | 84 - 89 | Jueves 25 de junio |
| 36 - 41 | Jueves 11 de junio | 90 - 95 | Viernes 26 de junio |
| 42 - 47 | Viernes 12 de junio | 96 - 00 | Martes 30 de junio |
| 48 - 53 | Martes 16 de junio | ||
Los plazos señalados en esta circular para el envío de la información son improrrogables.
Las Entidades Empresariales que tengan más de un cierre contable en el año, deben diligenciar la información correspondiente a cada corte en forma independiente y presentarla en un único momento dentro de las fechas señaladas en la Tabla No. 1, previa solicitud de autorización de envío, efectuada al correo electrónico efinancieros@ supersociedades.gov.co.
Los estados financieros de fin de ejercicio se deben diligenciar en MILES DE PESOS.
La Superintendencia de Sociedades expidió la “Guía Práctica de Transmisión y Reexpresión de Estados Financieros”, la cual orienta la forma adecuada para la transmisión y reexpresión de los estados financieros. La guía puede ser consultada en el portal empresarial www.supersociedades.gov.co. sección presentación Informes Empresariales, botón SIRFIN.
1.3 Documentos Adicionales
Los estados financieros de fin de ejercicio se deben acompañar de los siguientes documentos.
1.3.1 Para las Entidades Empresariales vigiladas o controladas
a) El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen con lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995. Este documento deberá ser suscrito, adicionalmente, por el revisor fiscal que los dictamine en cumplimiento del artículo 38 ibídem.
La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si los hubiere, y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los contadores.
b) El informe de gestión que los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, el cual además debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la entidad empresarial. Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.
c) El dictamen del revisor fiscal.
d) Las notas explicativas de los estados financieros deben contener las revelaciones de los estados de: (i) situación financiera, (ii) resultado integral del ejercicio, (iii) componentes del otro resultado integral (ORI), (iv) cambios en el patrimonio y (v) flujo de efectivo, como parte integral de los mismos.
1.3.2 Para las Entidades Empresariales en inspección
a) El documento mediante el cual el representante legal y contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995. Este documento deberá ser suscrito adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem.
La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si los hubiere, y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los contadores.
b) Las notas explicativas de los estados financieros deben contener las revelaciones de los estados de: (i) situación financiera, (ii) resultado integral del ejercicio, (iii) componentes del otro resultado integral (ORI), (iv) cambios en el patrimonio y (v) flujo de efectivo, como parte integral de los mismos.
El informe de gestión y el dictamen del revisor fiscal, si los hubiere, podrán ser solicitados por la Superintendencia en cualquier momento.
Los documentos adicionales deben ser remitidos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al plazo para el envío de la información financiera según la Tabla 1, toda vez que el no aportarlos en el plazo establecido dará lugar a las sanciones pertinentes, en la medida que los estados financieros solo se dan por recibidos con la presentación de los documentos adicionales enunciados.
2. PRESENTACIÓN DEL INFORME 42 - PRÁCTICAS EMPRESARIALES
2.1 Sujetos obligados
Las Entidades Empresariales en vigilancia o control, deben enviar el Informe 42 de prácticas empresariales correspondiente al año 2019.
2.2 Sujetos NO obligados
- Entidades Empresariales en estado de Inspección
- Sucursales de sociedades extranjeras
- Entidades Empresariales en liquidación obligatoria
- Entidades Empresariales en liquidación judicial
- Entidades Empresariales en liquidación voluntaria
- Entidades Empresariales en reorganización
- Entidades Empresariales en reestructuración
- Entidades Empresariales en concordato
- Entidades Empresariales que NO cumplen con la Hipótesis de Negocio en Marcha a 31 de diciembre de 2019
- Entidades Empresariales Grupo 3 - NIF para microempresas.
2.3 Plazos para el envío del informe 42 Prácticas Empresariales a 31 de diciembre de 2019
El informe de Prácticas Empresariales se debe presentar dentro de los plazos señalados en la Tabla No. 2, de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad sin incluir el de verificación (DV), en los siguientes términos:
Tabla No. 2
<Tabla modificada por la Circular 10 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>
| Últimos dos dígitos del NIT | Plazo máximo para el envío de información en el año 2020 | Últimos dos dígitos del NIT | Plazo máximo para el envío de información en el 2020 |
| 01 - 10 | Lunes 6 de julio | 51 – 60 | Lunes 13 de julio |
| 11- 20 | Martes 7 de julio | 61 – 70 | Martes 14 de julio |
| 21 - 30 | Miércoles 8 de julio | 71 – 80 | Miércoles 15 de julio |
| 31 - 40 | Jueves 9 de julio | 81 – 90 | Jueves 16 de julio |
| 41 - 50 | Viernes 10 de julio | 91 – 00 | Viernes 17 de julio |
Las sociedades que tengan más de un cierre contable deben presentar un único informe.
Este informe no requiere el envío de documentos adicionales.
La responsabilidad del diligenciamiento, el contenido y la fidelidad de este informe recae sobre los administradores de los sujetos obligados.
El informe se diligencia en línea, ingresando al portal web www.supersociedades. gov.co. sección presentación informes empresariales botón aplicativos web. Allí mismo, encontrarán la cartilla de diligenciamiento para su adecuado reporte.
3. PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS Y DOCUMENTOS ADICIONALES
3.1 Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de los estados financieros consolidados
Las Entidades Empresariales que sean matrices o controlantes y que estén obligadas a reportar información financiera de fin de ejercicio en los términos del numeral primero de esta circular, también deben presentar los estados financieros consolidados.
Para tal efecto, las Entidades Empresariales deben seleccionar, diligenciar y enviar esta información por alguno de los siguientes puntos de entrada, según el marco normativo que aplique, así:
- Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio-Corte 2019-30-NIIF Plenas consolidado. (Grupo 1)
- Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio-Corte 2019-60-NIIF Pymes consolidado. (Grupo 2)
Las Entidades Empresariales obligadas a presentar estados financieros combinados reportan dicha información a través del Informe 01- Estados Financieros de Fin de Ejercicio en los puntos de entrada antes enunciados.
3.2 Plazo para el envío de los estados financieros consolidados y combinados a 31 de diciembre de 2019
<Ver prórrogas en Notas de Vigencia> Los estados financieros consolidados y combinados, deben ser remitidos a más tardar el miércoles 27 de mayo de 2020.
El plazo señalado en este numeral para el envío de la información es improrrogable.
3.3 Documentos adicionales
Con los estados financieros consolidados o combinados se presentan los siguientes documentos adicionales:
a) El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros consolidados remitidos a la entidad, cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995. Este documento deberá ser suscrito, adicionalmente, por el revisor fiscal que los dictamine en cumplimiento del artículo 38 ibídem, respecto de quien consolida.
b) Notas a los estados financieros consolidados.
c) Informe especial en los términos establecidos en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.
d) Dictamen del revisor fiscal.
Los documentos adicionales deben ser remitidos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al plazo para el envío de la información financiera consolidada o combinada.
Los estados financieros consolidados o combinados, solo se dan por recibidos con la presentación de los documentos adicionales enunciados.
4. INFORMACIÓN FINANCIERA DE FIN DE EJERCICIO PARA ENTIDADES EMPRESARIALES EN ACUERDOS DE REESTRUCTURACIÓN O REORGANIZACIÓN
Las Entidades Empresariales que estén en proceso de negociación o de ejecución de un acuerdo de reestructuración en los términos de la Ley 550 de 1999, cuyo promotor sea nominado por la Superintendencia de Sociedades o por cualquier Cámara de Comercio del país y, las Entidades Empresariales que fueren admitidas a un proceso de reorganización de acuerdo con la Ley 1116 de 2006, sea que el mismo se encuentre en trámite o en ejecución, deben reportar los estados financieros de fin de ejercicio, correspondientes al período del 1 de enero al 31 de diciembre de 2019, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.
Los estados financieros deberán presentarse en el año 2020 en las fechas indicadas en la Tabla No. 1, de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la Entidad Empresarial, sin incluir el de verificación (DV).
Los informes que presentan las sociedades en estos procesos son:
- Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio - Corte 2019, según los puntos de entrada enunciados en el numeral primero y los documentos adicionales mencionados en esta circular.
- Informe 03A - 20 Información Anual de Acuerdos de Recuperación y los demás documentos adicionales que tratan las siguientes Circulares Externas:
– CE-100-000004 del 8 de agosto de 2016 (Presentación de información periódica en acuerdos de reestructuración), numeral 3, literales c) certificación de cumplimiento de pagos del deudor y d) información relevante para evaluar la situación del deudor.
– CE-100-000005 del 8 de agosto de 2016 (Presentación de información trimestral en procesos de reorganización empresarial), numeral 5, literales c) certificación de cumplimiento de pagos del deudor y d) información relevante para evaluar la situación del deudor.
Se advierte que la información financiera de fin de ejercicio requerida por esta Circular, no sustituye, ni excluye la obligación de reportar la información financiera periódica, de conformidad con lo previsto en las Circulares Externas números 100-000004 y 100000005, antes mencionadas.
5. INFORMACIÓN FINANCIERA DE FIN DE EJERCICIO PARA ENTIDADES EMPRESARIALES QUE ADELANTAN UN PROCESO DE LIQUIDACIÓN JUDICIAL O DE LIQUIDACIÓN POR ADJUDICACIÓN
Las Entidades Empresariales admitidas a partir del 1 de enero de 2018, a un proceso de liquidación judicial o liquidación por adjudicación, deben atender lo dispuesto en la Circular Externa 100-000004 de 26 de septiembre de 2018.
Las Entidades Empresariales admitidas hasta el 31 de diciembre de 2017, que se encuentren adelantando un proceso de liquidación judicial o liquidación por adjudicación, deben atender lo dispuesto en la Circular Externa 100-000001 de 26 de febrero de 2010.
6. INFORMACIÓN FINANCIERA DE FIN DE EJERCICIO PARA ENTIDADES EMPRESARIALES QUE NO CUMPLEN LA HIPÓTESIS DE NEGOCIO EN MARCHA O QUE SE ENCUENTRAN EN LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA
<Ver Notas de Vigencia>
Las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control que a 31 de diciembre de 2019, determinen que no cumplen con la Hipótesis de Negocio en Marcha o se encuentren adelantando un proceso de liquidación voluntaria, deben atender lo dispuesto en la Circular Externa 100-000006 de 9 de noviembre 2018.
7. DEBIDO PROCESO ESPECIAL
El proceso sancionatorio que adelanta la Superintendencia por el no envío de la información financiera requerida, es de carácter especial, competencia que se deriva del numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, que señala: “...Además la Superintendencia de Sociedades cumplirá las siguientes funciones:... 3. Imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos...”.
Una vez la Superintendencia de Sociedades haya solicitado los estados financieros de fin de ejercicio, certificados y dictaminados (si hubiere revisor fiscal), con sus documentos adicionales, en los plazos, forma y con los requisitos señalados en esta Circular, sin que la sociedad vigilada, controlada o inspeccionada, hubiese procedido de conformidad, la Superintendencia mediante oficio formulará pliego de cargos, en el que señalará los hechos que lo originan, las disposiciones presuntamente vulneradas y las sanciones o medidas que serían procedentes. Dentro de los 20 días siguientes a la notificación del pliego de cargos, la sociedad podrá presentar sus descargos, solicitar y aportar las pruebas que pretenda hacer valer. Una vez vencido este término la Superintendencia podrá sancionar a la sociedad hasta el monto previsto en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995.
Contra la Resolución que imponga sanción procederá recurso de reposición en los términos y condiciones establecidos en los artículos 76 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
8. PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN
Los usuarios encuentran todos los servicios necesarios para la presentación de los informes requeridos por esta Entidad, en el portal www.supersociedades.gov.co, parte derecha sección “Presentación Informes Empresariales” - botón SIRFIN, así:
- Efectuar el registro de las entidades empresariales que por primera vez envían información a la Superintendencia de Sociedades
- Crear o generar una nueva contraseña
- Descargar e instalar el aplicativo XBRL Express
- Consultar y descargar manuales, videos de capacitación e instructivos
- Enviar archivos con extensión XBRL
- Enviar documentos adicionales
- Consultar el estado del envío de los archivos XBRL
- Descargar archivos enviados
- Consultar mensajes de error.
En la Tabla No. 3 se resumen las instrucciones para la presentación de los informes empresariales:
Tabla No. 3
En la Tabla No. 4 se resumen las instrucciones para la presentación de los documentos adicionales:
Tabla No. 4
PRESENTACIÓN DOCUMENTOS ADICIONALES
9. GENERALIDADES
9.1 Sobre el programa XBRL Express
Una vez instalado el aplicativo XBRL Express, el usuario encontrará los informes requeridos con sus respectivos puntos de entrada, lo cual le permite diligenciar la información de una o más Entidades Empresariales.
Si van a presentar información por primera vez mediante este aplicativo, solo deben realizar, descarga e instalación, según el manual publicado en la sección presentación informes empresariales, botón SIRFIN.
Si el usuario ya tiene instalado el aplicativo XBRL, deben desinstalarlo. Para actualizarlo procedan a descargar e instalar la nueva versión, según el manual publicado en la sección presentación informes empresariales, botón SIRFIN.
El Sistema Integrado de Reportes Financieros - SIRFIN, solo recibe archivos con extensión XBRL, los cuales al ser generados mediante el aplicativo XBRL Express, se guardan por defecto en la carpeta “Mis archivos XBRL”.
No podrán hacerse modificaciones al programa instalado vía internet o por cualquier otro medio, ni podrá alterarse su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.
Para prestar un mejor servicio a los usuarios, la Superintendencia de Sociedades ofrece videos de capacitación, manuales y cartillas sobre la descarga, instalación, diligenciamiento y envío de la información, en las que se explica paso a paso cada procedimiento, disponibles en el portal www.supersociedades.gov.co. sección presentación Informes Empresariales, Botón SIRFIN.
9.2 Autorización de envío del reporte de información
Si la Entidad Empresarial presentó información financiera en años anteriores, se autoriza el envío con el último punto de entrada reportado. En el evento de requerir modificación del punto de entrada habilitado, presentar inconvenientes con la autorización o ser requeridos por primera vez, deben enviar un correo a efinancieros@supersociedades.gov.co en el que se informe el NIT, razón social, nombre y cargo del responsable y el punto de entrada a transmitir.
9.3 Sobre el reporte de información
La Superintendencia solicita estados financieros certificados y dictaminados con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995. Por este motivo, en ningún caso admite estados financieros de prueba, preliminares o en proceso de auditoría.
Los documentos solicitados en la presente Circular se entenderán válidamente presentados por medio electrónico, en archivos en formato.pdf, en los términos del artículo 5o de la Ley 527 de 1999, según el cual, a la información no se le negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.
Las ventanillas dispuestas para el envío de los archivos de los documentos adicionales solo deben ser utilizados para la remisión de cada uno de ellos, toda vez que no se deben adjuntar otro tipo de comunicaciones o solicitudes.
Una vez enviados los documentos, el sistema genera un número de radicado para cada archivo remitido. Solo con tales números, se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa.
Para todos los efectos, el número de radicación será la única prueba de cumplimiento de la orden impartida.
10. ATENCIÓN AL USUARIO
Los medios electrónicos estarán disponibles 24 horas al día en el portal www. supersociedades.gov.co.
Adicionalmente, se cuenta con los siguientes mecanismos para el soporte en el diligenciamiento de la información en horario hábil de lunes a viernes en jornada continua, de 8:00 a. m., a 5:00 p. m.
- Atención telefónica en los siguientes números:
- Bogotá: 3245777- 2201000 Ext. 7177
- Barranquilla: 3858069 - 3858094 -3858076 y 3858173
- Bucaramanga: 6381544 - 6781541 -6781533
- Cartagena: 6646051- 6642429 - 6646052
- Cali: 6880404
- Medellín: 3506000 - 3506001 - 3506002 - 3506003
- Manizales: 8847393 - 8847810 - 8847987
- Correo electrónico: efinancieros@supersociedades.gov.co
- Chat en la página web de la Superintendencia de Sociedades (de lunes a viernes, en el horario de 9:00 a. m., a 11:00 a. m., a partir del 30 de marzo de 2020 y hasta el 4 de mayo del mismo año).
Publíquese y cúmplase.
El Superintendente de Sociedades,
Juan Pablo Lievano Vegalara.
