RESOLUCION 3574 DE 2003

(noviembre 20)

Diario Oficial No. 45.385, de 28 de noviembre de 2003

MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 1231 de 2015>

Por la cual se dictan disposiciones sobre la información relacionada con la expedición de pólizas sobre el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, SOAT y el pago de siniestros sobre las mismas.

El Ministro de la Protección Social,

en ejercicio de sus atribuciones legales, especialmente las que le confieren los artículos 173 de la Ley 100 de 1993 y el numeral 10 del artículo 2o. del Decreto 205 de 2003, y

CONSIDERANDO:

Que según lo establecido en el numeral 7o. del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, es función del Ministerio de la Protección Social reglamentar ".. la recolección, transferencia y difusión de la información en el subsistema al que concurren obligatoriamente todos los integrantes del Sistema de Seguridad Social de Salud independientemente de su naturaleza jurídica sin perjuicio de las normas legales que regulan la reserva y exhibición de los libros de comercio. La inobservancia de este reglamento será sancionada hasta con la revocatoria de las autorizaciones de funcionamiento";

Que de conformidad con lo previsto en el numeral 10 del artículo 2o. del Decreto 205 de 2003 corresponde al Ministerio de la Protección Social, "Definir y regular, en coordinación con las entidades competentes, el Sistema de Información del Sector que comprenda el empleo, el trabajo y la previsión y, los Sistemas de Seguridad Social Integral y de Protección Social, y establecer los mecanismos para la recolección, tratamiento, análisis y utilización de la misma";

Que para el control del Sistema y la validación de las reclamaciones por eventos relacionados con accidentes de tránsito, es necesario contar con la información sobre las pólizas que expiden las aseguradoras;

Que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5o. del Decreto 1032 de 1991 y el artículo 195 del Decreto 663 de 1993, el Seguro Obligatorio de Daños Corporales o Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito tiene entre sus objetivos cubrir la muerte, los gastos que se deban sufragar por atención médica, quirúrgica, farmacéutica y hospitalaria, la incapacidad permanente, los gastos funerarios y los ocasionados por el transporte de las víctimas a las instituciones prestadoras de salud, como consecuencia de un accidente de tránsito;

Que según lo establecido en el literal a) del artículo 34 del Decreto 1283 de 1996, el Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, Subcuenta de Eventos Catastróficos y Accidentes de Tránsito, reconocerá la atención de los servicios médico quirúrgicos en el caso de los accidentes de tránsito ocasionados por vehículo no identificado o no asegurado o agotada la cobertura prevista para el SOAT, de acuerdo con los topes definidos en el mismo decreto.

Que el Decreto 1281 de 2002, faculta al Ministerio de la Protección Social, para solicitar la información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, y en tal sentido el artículo 6o. establece: "Cruces de bases de datos: La Registraduría Nacional del Estado Civil, las Cámaras de Comercio, las entidades que administren regímenes de excepción de la Ley 100 de 1993, y todas aquellas que manejen información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, deberán suministrar la información y las bases de datos que administren, con la oportunidad que las requieran el Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud para su procesamiento directo o a través del administrador fiduciario del Fosyga";

Que el artículo 47 del Decreto 205 de 2003 establece que todas las referencias legales vigentes a los Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud, deben entenderse referidas al Ministerio de la Protección Social,

Que en virtud de lo anterior, este Despacho,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 1231 de 2015> La presente resolución tiene por objeto establecer los requerimientos mínimos de información sobre las pólizas del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, SOAT y el pago de siniestros sobre las mismas, que las aseguradoras deben mantener actualizada y reportar para la dirección, operación, seguimiento, vigilancia y control del Sistema y determinar la responsabilidad, flujo y periodicidad en la actualización y reporte de la información.

ARTÍCULO 2o. CAMPO DE APLICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 1231 de 2015> La presente resolución es de obligatorio cumplimiento y aplicación por las entidades aseguradoras debidamente autorizadas por la Superintendencia Bancaria para la operación del ramo del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, SOAT.

ARTÍCULO 3o. INFORMACIÓN MÍNIMA. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 1231 de 2015> Las entidades a que se refiere el artículo anterior, deberán mantener una base de datos de pólizas expedidas y de siniestros, debidamente actualizada, de conformidad con las especificaciones contenidas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución. Dicha base de datos deberá mantenerse actua lizada durante el término en el cual la aseguradora esté explotando el ramo. En el evento en que la aseguradora decida cancelar el ramo o dicha cancelación proceda por orden de la autoridad competente, deberá conservarse la base de datos por cinco (5) años más, contados desde la fecha de la citada cancelación.

En caso de fusión, deberá trasladarse la base de datos a la entidad absorbente o a la nueva aseguradora constituida por efecto de la fusión.

ARTÍCULO 4o. DISPOSICIÓN DE INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 1231 de 2015> Las entidades a que se refiere el artículo 2o. de esta resolución, deberán mantener a disposición de los Organismos de Dirección, Vigilancia y Control, del Administrador Fiduciario del Fosyga, de la Dirección General de Financiamiento del Ministerio de la Protección Social o quien haga sus veces y de la Superintendencia Nacional de Salud, la información de que trata el artículo anterior y los documentos fuente que la soportan, debidamente clasificados y organizados.

PARÁGRAFO. El Ministerio directamente o por intermedio del Administrador Fiduciario del Fosyga, dispondrá por la página web la información de pólizas expedidas y siniestros para consulta de las aseguradoras.

ARTÍCULO 5o. CONFORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE BASES DE DATOS Y FLUJO DE LA INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 1231 de 2015> El Ministerio de la Protección Social a través del Administrador Fiduciario del Fosyga, conformará una base de datos contentiva de toda la información de pólizas expedidas y siniestros relacionadas con el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, SOAT. Dicha base de datos, será actualizada, con la información suministrada por las entidades de que trata el artículo 2o. de la presente resolución, en los términos que se indican a continuación.

La consolidación de la información, se realizará de la siguiente forma:

1. Archivo Maestro de Pólizas Expedidas. Las aseguradoras entregarán al Ministerio de la Protección Social - Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el archivo maestro de las pólizas expedidas desde el 1o. de enero de 2000 con corte al último día del mes anterior a la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, elaborado según las especificaciones técnicas adoptadas por el Ministerio de la Protección Social.

Para cumplir con la entrega de dicha información, las aseguradoras tendrán un plazo de sesenta (60) días contados desde la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución.

2. Archivo de Novedades de Pólizas Expedidas. A partir del mes siguiente de la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, las aseguradoras deberán entregar mensualmente a más tardar el último día hábil del mes, al Ministerio de la Protección Social - Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el archivo de pólizas expedidas en el período inmediatamente anterior con la misma estructura del archivo maestro.

3. Archivo Maestro de Siniestros. Las aseguradoras deberán entregar al Ministerio de la Protección Social - Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el archivo maestro de siniestros desde el 1o. de enero de 2000 con corte a último día del mes anterior a la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución.

Para cumplir con la entrega de dicha información, las aseguradoras tendrán un plazo de sesenta (60) contados desde la fecha de publicación de la presente resolución.

4. Archivo de Novedades de Siniestros. A pa rtir del mes siguiente de la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, las aseguradoras entregarán al Ministerio de la Protección Social -Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga- mensualmente y a más tardar el último día hábil del mes, el archivo correspondiente a siniestros del período inmediatamente anterior, con la misma estructura del archivo maestro.

ARTÍCULO 6o. VALIDACIÓN Y AJUSTES. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 1231 de 2015> El Administrador Fiduciario del Fosyga, verificará los archivos entregados por las aseguradoras, actualizará la base de datos de pólizas y siniestros y generará los archivos de registros inconsistentes dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al recibo, las cuales enviará a las aseguradoras para que procedan a su corrección y reenvío de los archivos debidamente aclarados al Administrador Fiduciario del Fosyga en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo. El Administrador Fiduciario actualizará esta información, que constituirá la base de datos respectiva.

ARTÍCULO 7o. SOPORTE DE LA INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 1231 de 2015> Las aseguradoras a que se refiere el artículo 2o. de la presente resolución, entregarán la información en medio magnético acompañada de una comunicación suscrita por el representante legal de la entidad remitente, en la que certificará que la información reportada coincide con la información que reposa en la base de datos de la aseguradora.

ARTÍCULO 8o. RESERVA EN EL MANEJO DE LOS DATOS. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 1231 de 2015> Los Organismos de Dirección, Vigilancia, Inspección y Control, el Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga y las entidades definidas en el artículo 2o. de la presente resolución, deberán responder por la reserva, custodia y conservación de los datos sobre pólizas que generen o reciban, los cuales solo podrán ser utilizados para los fines previstos en la ley.

ARTÍCULO 9o. SANCIONES. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 1231 de 2015> La falta de veracidad, de oportunidad en el reporte de la información y en general la inobservancia de las disposiciones contenidas en la presente resolución, dará lugar a las sanciones establecidas en el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993 y demás normas concordantes, evento en el cual el Ministerio de la Protección Social, informará a los organismos de vigilancia y control competentes para que adelanten las acciones correspondientes.

ARTÍCULO 10. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 1231 de 2015> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 20 de noviembre de 2003.

El Ministro de la Protección Social,

Diego Palacio Betancourt.

ANEXO TECNICO.

El presente Anexo Técnico relaciona los campos que como mínimo deben mantener las entidades aseguradoras que manejan pólizas SOAT.

1. Tipo, formato y codificación de los datos de las pólizas expedidas y siniestros pagados.

1.1 Archivo maestro de pólizas expedidas:

Nombre del archivo: MPCODIGOASEGDDMMAAAA (16 caracteres) donde:

MP: Maestro de pólizas expedidas (2 dígitos).

CODIGOASEGURADORA: Código de la entidad aseguradora (6 dígitos).

DDMMAAAA: A partir del dígito 9, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.

1.2 Archivo de novedades de pólizas expedidas.

Nombre del archivo: NPCODIGOASEDDMMAAAA (16 caracteres) donde:

NP: Novedades pólizas expedidas en el período (2 dígitos).

CODIGOASEGURADORA: Código de la Entidad Aseguradora (6 dígitos).

DDMMAAAA: A partir del dígito 9, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.

Tabla 1: Pólizas Expedidas

1.3 Archivo maestro de siniestros pagados:

Nombre del archivo: MSCODIGOASEGDDMMAAAA (16 caracteres) donde:

MS: Maestro de siniestros pagados (2 dígitos).

CODIGOASEGURADORA: Código de la entidad aseguradora (6 dígitos).

DDMMAAAA: A partir del dígito 9, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.

1.4 Archivo de novedades de siniestros pagados

Nombre del archivo: NSCODIGOASEDDMMAAAA (16 caracteres) donde:

NS: Novedades de siniestros pagados en el período (2 dígitos).

CODIGOASEGURADORA: Código de la Entidad Aseguradora (6 dígitos).

DDMMAAAA: A partir del dígito 9, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.

Tabla 2. Siniestros pagados

2. Novedades

Los medios magnéticos que deben enviar las Entidades Aseguradoras, deben contener:

a) Archivo de registros de control

Corresponde a la relación de cada uno de los archivos de datos enviados, según estructura de la Tabla 3.

b) Archivo de registro de datos

Contiene los datos, ya sea el maestro de pólizas expedidas o novedades de pólizas expedidas, el maestro de siniestros pagados o de novedades de siniestros pagados.

3. Archivo de registros de control de pólizas expedidas y siniestros pagados

Nombre del archivo: CACODIGOASEGDDMMAAAAV (17 caracteres) donde:

CA: Archivo de control de pólizas expedidas y siniestros pagados por las aseguradoras (2 dígitos).

CODIGOAASEGURADORA: Código de la entidad Aseguradora (6 dígitos).

DDMMAAAA: A partir del dígito 9, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.

V: Número de volúmenes enviados (medios magnéticos).

Diseño del Archivo de registros de control

Tabla 3. Registro control

4. Especificaciones tecnológicas para la remisión de información

4.1 Medios

Los siguientes son los formatos tecnológicos aceptados para el reporte de información ante el Ministerio de la Protección Social -Administrador Fiduciario del Fosyga-:

a) CD-ROM, de 74 min., 650 Megabytes o superior;

b) Disquete ZIP, 120 MB o superior;

c) Disquetes: de 3.5, alta densidad;

d) Transferencia Electrónica.

4.2 Características de formato

Los archivos deben ser tipo texto y deben cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Todos los datos deben ser grabados en el archivo plano como alfanuméricos, con extensión.txt;

b) Los nombres de archivos y los datos en general deben ser grabados en letras mayúsculas;

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Cuando el dato no lleve valor (blanco), igual se debe incluir el campo separado por comas (¿);

d) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (") ni cualquier otro carácter especial;

e) Los campos tipo fecha deben tener el formato día/mes/año (dd/mm/aaaa) incluido el carácter slash (/);

f) Los campos numéricos deben venir sin separación de miles, y no deben traer decimales;

g) El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético;

h) Para optimizar el proceso de envío de los archivos, se pueden comprimir con formato ZIP;

i) No debe traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de registro;

j) Las longitudes contenidas en los cuadros de esta resolución, se deben entender como el tamaño máximo del campo, los valores registrados en los planos que se enviarán entre las diferentes entidades, no deben tener ninguna justificación, no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.