RESOLUCIÓN 1531 DE 2014

(abril 28)

Diario Oficial No. 49.137 de 29 de abril de 2014

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada a partir del 30 de junio de 2023 por el artículo 14 de la Resolución 1036 de 2022. Ver Notas del Editor>

Por la cual se modifica la Resolución 3374 de 2000 en cuanto al mecanismo de transferencia de datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) y su ámbito de aplicación.

EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial, de las contenidas en los numerales 3 y 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993 y el artículo 2o del Decreto 4107 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que los artículos 112, 114 y 116 de la Ley 1438 de 2011 establecieron que el Ministerio de Salud y Protección Social articulará el manejo y será responsable de la administración de la información, a través del Sistema Integrado de Información de la Protección Social (Sispro) y que las entidades promotoras de salud, los prestadores de servidos de salud, las direcciones territoriales de salud, las empresas farmacéuticas, las cajas de compensación, las administradoras de riesgos profesionales y de los demás agentes del sistema, están obligados a proveer la información solicitada de forma confiable, oportuna y clara dentro de los plazos establecidos, so pena de ser reportadas ante las autoridades competentes para la aplicación de las sanciones correspondientes.

Que el parágrafo 2o del artículo 44 de la Ley 1122 de 2007 establece la obligatoriedad de la rendición de información y la elaboración del Registro Individual de Prestación de Servicios (RIPS) para todas las entidades y organizaciones del sector que tengan parte en su elaboración y consolidación.

Que la Resolución 3374 de 2000 reglamentó los datos básicos que deben reportar los prestadores de servicios de salud y las entidades administradoras de planes de beneficios sobre los servicios de salud prestados, estableciendo en el artículo 10 los procesos informáticos con los que deben cumplir las entidades a las que va dirigida dicha resolución, entre ellas las administradoras de planes de beneficios.

Que se hace necesario mejorar la oportunidad, seguridad y confiabilidad en la entrega de la información que están obligadas a reportar las entidades de que trata la Resolución 3374 de 2000, lo cual se garantiza a través de la Plataforma de Integración de Datos - PISIS del Sistema de Información de la Protección Social (Sispro).

Que en consecuencia, para dar cumplimiento a lo ordenado en la precitada normativa, es necesario establecer un nuevo mecanismo de transferencia de datos de RIPS y ampliar su ámbito de aplicación en el marco de las competencias legales de los diferentes actores y agentes del Sistema, para integrar dicha información al Sispro.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO. <Resolución derogada, a partir del 30 de junio de 2023,  por el artículo 14 . Ver Notas del Editor bajo el encabezado de esta resolución> La presente resolución tiene por objeto establecer el mecanismo para la transferencia de datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), a través de la Plataforma de Integración de Datos – PISIS del Sistema de Información de la Protección Social (Sispro), así como ampliar las entidades obligadas a reportar, mediante la modificación en tal sentido, de la Resolución 3374 de 2000.

ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada, a partir del 30 de junio de 2023,  por el artículo 14 . Ver Notas del Editor bajo el encabezado de esta resolución> Modifícase el numeral 2 del artículo 1o de la Resolución 3374 de 2000, el cual, quedará así:

2. Entidades administradoras de planes de beneficios: Son las entidades responsables de la prestación de servicios de salud a una población específica, en razón de un plan de aseguramiento o por disposición del SGSSS, tales como: las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y las que se les asimilen, para el Plan Obligatorio de Salud del Régimen Contributivo y del Régimen Subsidiado; las direcciones departamentales, distritales y locales de salud para los servicios de salud cubiertos con recursos de oferta; las compañías de seguros para accidentes de tránsito, pólizas de hospitalización y cirugía o cualesquiera otra protección en salud; el Fondo de Solidaridad y Garantía de la Salud (Fosyga) para accidentes de tránsito y eventos catastróficos, las administradoras de planes de beneficios en regímenes especiales de seguridad social y las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL).

ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada, a partir del 30 de junio de 2023,  por el artículo 14 . Ver Notas del Editor bajo el encabezado de esta resolución> Modifícase el artículo 10 de la Resolución 3374 de 2000, el cual, quedará así:

“Artículo 10. Procesos informáticos para la generación de datos de la prestación de servicios de salud. Las entidades administradoras de planes de beneficios están obligadas a garantizar la confiabilidad, seguridad y calidad de los datos sobre la prestación individual de servicios de salud; la entrega oportuna al Ministerio de Salud y Protección Social y la conformación de su propia base de datos sobre los servicios prestados, de manera individualizada.

Las direcciones departamentales, distritales y locales de salud, que actúen como administradoras para la prestación de servicios de salud a la población vinculada y a los beneficiarios del régimen subsidiado cubiertos con servicios de salud por fuera del POS-S, que sean financiados con recursos de oferta, deberán llevar a cabo los mismos procesos informáticos y conformar la base de datos de los servicios prestados a la población, dentro de su ámbito territorial.

Estos procesos informáticos también se aplican al manejo de datos sobre prestación de servicios individuales de salud por eventos catastróficos, accidentes de tránsito y riesgos profesionales, sin perjuicio de los demás requerimientos especiales que establezca el Ministerio de Salud y Protección Social, para estos casos.

Para los anteriores efectos, las administradoras de planes de beneficios en salud son responsables de los siguientes procesos informáticos:

1. En la actualización de datos, deben recibir la información enviada por los prestadores de servicios de salud, verificar su procedencia y el período reportado e integrar los datos recibidos para conformar la base de datos de prestación de servicios de salud de su población usuaria.

2. En la validación de los datos, deben verificar que la estructura de los archivos corresponda a la establecida; que los datos sean consistentes y verificar que los campos estén diligenciados correctamente.

3. En la organización de la información para ser enviada al Ministerio de Salud y Protección Social, deben generar, a partir de su base de datos de prestación de los servicios individuales de salud, los datos organizados que requiere el Sistema Integral de Información del SGSSS. Este proceso de organización, debe incluir los datos que estas generan en forma primaria.

4. En la transferencia de datos al Ministerio de Salud y Protección Social, deben enviar los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), a través de la Plataforma de Integración de Datos – PISIS del Sistema de Información de la Protección Social (Sispro) desde sus instalaciones, según el anexo técnico “Envío de información de registros individuales de prestación de servicios de salud, al Ministerio de Salud y Protección Social, a través de la plataforma PISIS”.

Las entidades administradoras de planes de beneficios deben transferir los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción, validación y aceptación. Cuando los prestadores hayan transferido Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) correspondientes a meses anteriores, las entidades administradoras de planes de beneficios podrán incluirlos en el reporte del mes, aclarando que dicha información corresponde a otro lapso”.

ARTÍCULO 4o. ANEXO TÉCNICO. <Resolución derogada, a partir del 30 de junio de 2023,  por el artículo 14 . Ver Notas del Editor bajo el encabezado de esta resolución> Hace parte integral de la presente resolución el Anexo Técnico “Envío de información de registros individuales de prestación de servicios de salud, al Ministerio de Salud y Protección Social, a través de la plataforma PISIS”; en consecuencia, los archivos comprimidos de PISIS deben cumplir con el formato estándar allí establecido.

ARTÍCULO 5o. INICIO DEL ENVÍO DE DATOS. <Resolución derogada, a partir del 30 de junio de 2023,  por el artículo 14 . Ver Notas del Editor bajo el encabezado de esta resolución> El envío de datos de RIPS a través de la plataforma PISIS, en las condiciones establecidas en el presente acto administrativo, deberá realizarse a partir del 1o de junio de 2014, con los mismos archivos que se vienen reportando actualmente de acuerdo con la Resolución 3374 de 2000.

En el reporte de un periodo determinado pueden incluirse atenciones prestadas de meses o años anteriores. Cuando los prestadores de servicios de salud hayan transferido Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) correspondientes a meses anteriores, las entidades administradoras de planes de beneficios podrán incluirlos en el registro del mes que se está reportando.

ARTÍCULO 6o. AUTENTICACIÓN PARA EL ENVÍO. <Resolución derogada, a partir del 30 de junio de 2023,  por el artículo 14 . Ver Notas del Editor bajo el encabezado de esta resolución> Las entidades obligadas a reportar el envío de datos de RIPS al Ministerio de Salud y Protección Social, deben utilizar el nombre de usuario y clave de acceso asignada para los envíos a través de la plataforma PISIS. En caso de no contar con esta información, esta debe solicitarse a través de la plataforma PISIS en el portal del SISPRO (www.sispro.gov.co, opción “Transacciones y recursos”).

ARTÍCULO 7o. RETROALIMENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN. <Resolución derogada, a partir del 30 de junio de 2023,  por el artículo 14 . Ver Notas del Editor bajo el encabezado de esta resolución> El Ministerio de Salud y Protección Social a través de la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación (OTIC) o la dependencia designada, realizará el proceso de validación y retroalimentación de errores e inconsistencias a las entidades obligadas a reportar, con el fin de que estas hagan las correcciones y las envíen en el siguiente período de reporte.

ARTÍCULO 8o. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. <Resolución derogada, a partir del 30 de junio de 2023,  por el artículo 14 . Ver Notas del Editor bajo el encabezado de esta resolución> Todas las entidades obligadas a reportar deben garantizar el cumplimiento de los principios rectores para el tratamiento de datos, consagrados en la Ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario y las normas que los modifiquen o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso.

Para garantizar la seguridad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual garantiza su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTÍCULO 9o. SOPORTE Y ASISTENCIA TÉCNICA. <Resolución derogada, a partir del 30 de junio de 2023,  por el artículo 14 . Ver Notas del Editor bajo el encabezado de esta resolución> Con el propósito de brindar asesoría y asistencia técnica el Ministerio de Salud y Protección Social dispone de la Mesa de Ayuda de PISIS, cuyo detalle de operación se especifica en el anexo de la presente resolución.

ARTÍCULO 10. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, modifica el numeral 2 del artículo 1o y el artículo 10 de la Resolución 3374 de 2000 y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 28 de abril de 2014.

El Ministro de Salud y Protección Social,

ALEJANDRO GAVIRIA URIBE.

ANEXO.

“ENVÍO DE INFORMACIÓN DE REGISTROS INDIVIDUALES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD, AL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL, A TRAVÉS DE LA PLATAFORMA PISIS”.

Las entidades obligadas a reportar enviarán al Ministerio de Salud y Protección Social los datos del Registro Individual de Prestaciones de Salud por medio de archivos comprimidos que contienen los mismos que se vienen reportando actualmente, de acuerdo con la Resolución 3374 de 2000.

1. ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS COMPRIMIDOS

1.1. Especificación del nombre de los archivos

El nombre de los archivos debe cumplir con el siguiente estándar:

COMPONENTE DEL NOMBRE DE ARCHIVO	VALORES PERMITIDOS O FORMATO	DESCRIPCIÓN	LONGITUD FIJA	REQUERIDO
Módulo de información	RIP	Identificador del módulo de información: RIPS	3	SÍ
Tipo de Fuente	170	Fuente de la Información - Entidades Administradoras de Planes de Beneficios – EAPBs	3	SÍ
Tema de información	RIPS	Conjunto de archivos de prestaciones de salud, recién nacidos y medicamentos	4	SÍ
Fecha de Corte	AAAAMMDD	Debe corresponder al último día calendario del mes de las atenciones remitidas al Ministerio de Salud y Protección Social. Por ejemplo 20140228.	8	SÍ
Tipo de Identificación de la Entidad	NI DE DI MU	Tipo de identificación de la entidad reportadora de la información. NI - Si es una EAPB se debe especificar NI correspondiente al tipo de identificación NIT. DE - Si corresponde a una dirección territorial del orden departamental se debe especificar DE. DI - Si corresponde a una dirección territorial del orden distrital, se debe especificar Dl. MU - Si corresponde a una dirección territorial del orden municipal, se debe especificar MU.	2	SÍ
Número de Identificación de la Entidad reportante	999999999999	Número de identificación de la EAPB y entidades territoriales. que envían los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior: - Si el tipo de identificación de la EAPB es NI diligencie el número de NIT, sin dígito de verificación. - Si el tipo de identificación de la EAPB es DE diligencie el Código Divipola del DANE para el departamento de 2 dígitos - Si el tipo de identificación de la EAPB es DI diligencie el Código DIVIPOLA del DANE para los distritos de 2 dígitos - Si el tipo de identificación de la EAPB es MU diligencie el Código DIVIPOLA del DANE para los municipios, 2 dígitos para el departamento y tres dígitos para el municipio Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Por Ejemplo: 000860999123 000000011001 000000000025	12	SÍ
COMPONENTE DEL NOMBRE DE ARCHIVO	VALORES PERMITIDOS O FORMATO	DESCRIPCIÓN	LONGITUD FIJA	REQUERIDO
Régimen	C S O	Régimen al cual corresponde la información reportada en el archivo: C régimen contributivo S régimen subsidiado O otros regímenes	1	SÍ
Consecutivo de archivo	99	Corresponde al número consecutivo que la entidad asigna al archivo consolidado de prestaciones; es usado para distinguir de manera única cada archivo enviado. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo.	2	SÍ
Extensión del archivo	.DAT	Extensión del archivo.	4	SÍ

Nombres de archivos comprimidos:

Tipo de Archivo	Nombre del Anexo Técnico	Ejemplos de Nombres de Archivo	Longitud del nombre
Registros individuales de prestaciones de salud	RIP170RIPS	RIP170RIPSAAAAMMDDNIXXXXXXXXXXXXC99.DAT RIP170RIPSAAAAMMDDNIXXXXXXXXXXXXS99.DAT RIP170RIPSAAAAMMDDNIXXXXXXXXXXXXO99.DAT RIP170RIPSAAAAMMDDDEXXXXXXXXXXXXO99.DAT RIP170RIPSAAAAMMDDDIXXXXXXXXXXXXO99.DAT RIP170RIPSAAAAMMDDMUXXXXXXXXXXXXO99.DAT	39

1.2. Contenido del archivo comprimido

El archivo comprimido debe cumplir con las siguientes características:

- Debe ser un archivo comprimido mediante el formato ZIP, con extensión cambiada a .DAT.

- Cada archivo comprimido debe contener los siguientes archivos planos, los cuales no son validados en PISIS y las estructuras de estos archivos son las descritas en el Anexo Técnico de la Resolución 3374 de 2000, así:

Nombre Archivo Plano	Tipo de Archivo	Periodo del archivo
CTMMAAAA	CT Archivo de control	El nombre del archivo contiene el mes y año de reporte, así: MM: mes AAAA: año El mes y año de estos archivos debe ser coherente con el año y mes de la fecha de corte del nombre del archivo comprimido que los contiene. Ejemplo: Nombre del archivo comprimido: RIP170RIPS20140731NIXXXXXXXXXXXXC99.DAT El archivo anterior contendrá los siguientes archivos planos con extensión txt: US072014.txt AP072014.txt AC072014.txt AH072014.txt AU072014.txt AN072014.txt AM072014.txt
USMMAAAA	US Archivo de usuarios
APMMAAAA	AP Archivo de procedimientos
ACMMAAAA	AC Archivo de consultas
AHMMAAAA	AH Archivo de hospitalización
AUMMAAAA	AU Archivo de urgencias
ANMMAAAA	AN Archivo de recién nacidos
AMMMAAAA	AM Archivo de medicamentos

La plataforma PISIS, en el momento de recibir los archivos, notificará automáticamente el recibo de los mismos a la entidad obligada a reportar RIPS.

2. PROCESO DE VALIDACIÓN Y CARGUE

El Ministerio de Salud y Protección Social, luego de recibir en su plataforma PISIS los archivos reportados por las entidades obligadas a reportar archivos de RIPS, procederá al proceso de validación y cargue de estos en las respectivas bases de datos. El resultado de la validación será enviado a las entidades que reportaron el dato, para lo cual, estas deben inscribir en el correo rips@minsalud.gov.co los siguientes datos:

1. Correo electrónico oficial Donde se reportará si el resultado de la validación fue cero errores o los archivos (.err) con los errores, cuando estos no superen el límite de tamaño para ser enviado por este medio.

2. Dirección, teléfonos fijos y celular del responsable del proceso de RIPS (se reportarán la dirección que indique la EAPB, en medio magnético, los errores cuando estos superen el tamaño permitido para enviarlos por correo electrónico).

3. Nombre de la persona responsable del proceso de la EAPB, con quien se interactuará en los procesos de retroalimentación y asistencia técnica.

4. MESA DE AYUDA RIPS

El Ministerio de Salud y Protección Social dispone de una mesa de ayuda de RIPS para brindar asistencia técnica en horario de lunes a viernes de 8:00 a.m., a 5:00 p.m., a través de los siguientes medios:

Teléfono en Bogotá: 5953525, opciones 1, 1, 2

Línea gratuita nacional: 018000-952525 opciones 1, 1, 2

Desde el celular marque 100, opciones 1, 1, 2

Correo electrónico: soportepisis@synapsis-it.com

Descarga de lineamientos de RIPS desde el Portal web http://www.sispro.gov.co/transacciones y recursos/Prestaciones de servicios de salud/RIPS.