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CIRCULAR 35 DE 2015

(septiembre 22)

Diario Oficial No. 49.695 de 13 de noviembre de 2015

MINISTERIO DEL TRABAJO

LUGAR Y FECHA: Bogotá, D. C., 22 de septiembre de 2015

PARA: Administradoras de Riesgos Laborales
DE: Ministro del Trabajo
ASUNTO: Estructura y reporte de información de expuestos y siniestros

De acuerdo con el artículo 1o de la Ley 1562 del 2012, se define el Sistema General de Riesgos Laborales como: “…el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.”.

Para el desarrollo de estas actividades tanto de prevención y promoción como el pago de prestaciones asistenciales y económicas, dicho Sistema ha previsto el pago de una cotización que depende de la clase de riesgo en la que se ubique el trabajador afiliado; los porcentajes conforme a los cuales se determina el monto de la cotización son los establecidos en el artículo 6o de la Ley 1562 del 2012.

Teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario monitorear y analizar periódicamente el comportamiento financiero del Sistema en mención, con el fin de generar alertas e insumos para la toma de decisiones acertadas en procura del equilibrio y estabilidad del mismo.

Estos análisis se hacen a través de estudios actuariales, para cuya realización se hace necesario contar con la información de los expuestos (afiliados), siniestros (eventos de accidentes de trabajo y enfermedades laborales) y las reservas matemáticas (cálculo de los recursos económicos que podrían requerirse para cubrir el siniestro - formato 394 de la Superintendencia Financiera de Colombia).

Con el objeto de establecer los reportes de expuestos, siniestros y reservas matemáticas, los cuales deben ser enviados por las Administradoras de Riesgos Laborales, a continuación se describe los lineamientos a seguir, que son de obligatorio cumplimiento:

1. NOMBRE DE LOS ARCHIVOS.

La manera de nombrar los archivos compone los siguientes criterios:

1.1. Código ARL

Tabla de códigos asignados a las administradoras de riesgos laborales para efectos de generación del nombre del archivo

Código de AdministradoraRazón socialCódigo para generación de archivo
14-4Axa Colpatria1404
14-7Compañía de Seguros Bolívar S.A.1407
14-8Compañía de Seguros de Vida Aurora S.A.1408
14-17Seguros de Vida Alfa S.A.1417
14-18Liberty Seguros de Vida S.A.1418
14-23Positiva Compañía de Seguros S.A.1423
14-25Colmena Seguros 1425
14-28Compañía Suramericana Administradora de Riesgos Laborales1428
14-29Equidad Seguros1429
14-30Mapfre Colombia Vida Seguros S.A.1430

1.2. Nombre Archivo

BDEXPUESBase de datos de Expuestos
BDSINIESBase de Siniestros
BD394Base de datos Formato 394

1.3. Periodo de reporte

Año y Mes (AAAAMM)

Nota: En el caso que el periodo de reporte sea todo el año y no mensual, MM será igual a 00.

Ejemplo:

“1428_BDEXPUES_200901.txt”

Este ejemplo indica que el archivo es de información de Suramericana de enero de 2009 de la tabla de Expuestos.

1.4. Estructura del archivo

La información se debe entregar en un archivo de texto separando cada variable por punto y coma (;). Cada línea del archivo debe ser un registro. La primera fila debe contener el nombre de las variables tal como se indica en los formatos de reporte de estructura básica que se presentan más adelante (ver tabla 1 y tabla 2 que forman parte de la presente circular).

2. ESTRUCTURA DE LAS TABLAS Y CAMPOS QUE CONFORMAN EL CONJUNTO DE DATOS.

Cada uno de los campos requeridos para el reporte de la información deberá tener el nombre tal como aparece en las siguientes estructuras de bases de datos.

El requerimiento de información consta de tres (3) bases de datos: Una de Expuestos, Una de Siniestros y Una de Reservas Matemáticas (Formato 394 de la Superintendencia Financiera de Colombia).

2.1. Reporte 1: Estructura básica de la base de datos de EXPUESTOS

2.1.1. Periodicidad del reporte

Mensualmente. Para contar con información histórica, cada Administradora de Riesgos Laborales enviará su información desde enero de 2009 hasta septiembre de 2015. Este primer reporte se requiere dos (2) meses después de expedida la presente circular.

Para el reporte de información del mes de octubre de 2015 en adelante, cada administradora enviará la información a más tardar el día quince (15) del mes siguiente.

2.1.2. Condiciones de los Registros

-- Cada fila será el registro de un afiliado de acuerdo con las condiciones de las variables descritas en la base de datos. La información incluye tanto personas que hayan iniciado afiliación antes del 1o de enero de cada año o después de esa fecha, como personas que hayan finalizado afiliación antes del 31 de diciembre de cada año o se encuentren vigentes a esa fecha. En caso que los afiliados no reporten pago durante un periodo de información se debe presentar la información presunta del afiliado y cuando llegue la verdadera información se debe actualizar el reporte en una fecha de cargue posterior.

-- En caso de que la información no aplique o no se tenga disponible, el campo se debe dejar en blanco.

Tabla 1: Estructura básica del reporte de EXPUESTOS

NoNombre variableDescripción variableLongitudDescripciónEjemplo y Observaciones
1COD_ARLCódigo de la ARL4 dígitosCódigos de las aseguradoras asignado por la Superfinanciera.1405
2TPO_IDENTipo de Identificación del Asegurado1 dígito1 = Cédula de ciudadanía2 = Cédula de extranjería3 = Número Único de Identificación4 = Tarjeta de Identidad5 = Pasaporte3
3NRO_IDENNúmero de Identificación del Asegurado20 caracteresSi son sólo números, no incluir ceros a la izquierda41617888
4NRO_AHNOAño de Reporte4 dígitosEntero > 2002 y < 20142008
5NRO_MESMes de Reportemáximo 2 dígitosEntero > = 1 y < = 126
6ANO_CARGUEAño de Cargue4 dígitosEntero > 2002 y < 20142008
7MES_CARGUEMes de Carguemáximo 2 dígitosEntero > = 1 y < = 126
8TPO_VINRTipo de Vinculador1 dígito 1 = Empleador2 = Contratante3 = Cooperativa4 = Persona natural5 = Independiente
9TPO_IDVITipo de Identificación del Vinculador (Empresa)1 dígitos1 = Cédula de ciudadanía2 = Cédula de extranjería3 = Número Único de Identificación4 = Tarjeta de Identidad5 = Pasaporte6=NIT6
10NRO_IDVINúmero de Identificación del Vinculador (Empresa)20 caracteresSi es NIT incluir el dígito de verificación sin utilizar separaciones, guiones, puntos, etc.80000234351
11TPO_PSNTipo de persona 1 dígito 1 = Jurídica2 = Natural2
12COD_AEEMCódigo de Actividad Económica de la Empresa7 dígitosDecreto 1607 de 2002
13CLS_RIEMClase de Riesgo Asignado a la Empresa1 dígito Valores de 1 a 51
14COD_CTRABCódigo centro de trabajo3 dígitosCódigo asignado por la empresa a los centros de trabajo, es la misma reportada tanto a RUAF como a PILA1
15COD_AECTCódigo de Actividad del Centro de Trabajo7 dígitosDecreto 1607 de 20021625987
16CLS_RICTClase de Riesgo asignado al centro de trabajo1 dígito Información obligatoria4
17FCH_NACIFecha de Nacimiento del Asegurado8 dígitosAAAAMMDD20050625
18TPO_SEXSexo del Afiliado1 dígito F = Femenino,M = Masculino
NoNombre variableDescripción variableLongitudDescripciónEjemplo y Observaciones
19IBC_REALIndica si los valores reportados en las variables 'VLR_IBC' y 'NRO_DÍAS' son reales o presuntivos. 1 dígito 1=Sí2=No
20VLR_IBCIBC: Valor devengado durante el mes por el asegurado, así este no haya trabajado durante el mes completo.EnteroEn caso de no reportar pago, se reporta el IBC devengado en el mes inmediatamente anterior.Número entero positivo sin decimales y sin separados de miles.589500
21TPO_VINCTipo de Vinculación1 dígito 1 = Dependiente2=Planta3=Misión4=Cooperado5 = Independiente6 = Estudiante o aprendiz 4
22COD_MUNCCódigo DIVIPOLA del municipio del centro de trabajo5 dígitosDivisión político-administrativa de Colombia 201250001

Este código está compuesto por los dos primero dígitos son el departamento y los siguientes el código del municipio
23FCH_INVIFecha de Inicio de Vinculación8 dígitosAAAAMMDD. Fecha en que el afiliado inició vínculo con ARL.20050625
24FCH_FIVIFecha de Fin de Vinculación8 dígitosAAAAMMDD.Se reporta en blanco si el afiliado aún se encuentra activo. En caso de retiro, se reporta el día de retiro del afiliado.20050625
25NRO_DÍASNúmero de Días de cotización del asegurado: Sumatoria de días laborados reportados cotizados del asegurado durante el año de reporte según la segmentación de las variables incluidas en esta base.EnteroNúmero entero positivo sin decimales y sin separados de miles.En caso de no presentar pago se reportan 30 días de cotización.365
26VLR_TASATasa de Cotización#.###Número real positivo, máximo tres decimales0,522
27VAL_COTValor de la cotización del periodo####.###Número real positivo, máximo tres decimales 589.500.245
28VAL_RCDValor recaudado, corresponde al valor es el reportado por los operadores.####.###Número real positivo, máximo tres decimales 125.000

2.2. Reporte 2: Estructura básica de la base de datos de SINIESTROS

2.2.1. Periodicidad del reporte.

Mensualmente. Para contar con información histórica, cada Administradora de Riesgos Laborales enviará su información desde enero de 2009 hasta septiembre de 2015. Este primer reporte se requiere dos (2) meses después de expedida la presente circular.

Para el reporte de información del mes de octubre de 2015 en adelante, cada administradora enviará la información a más tardar el día quince (15) del mes siguiente.

2.2.2. Condiciones de los Registros.

-- Cada fila será el registro de un siniestro que haya ocurrido en cualquier momento posterior al 1o de enero de 2009 y que durante el periodo de reporte haya presentado alguna modificación en alguna de las variables incluidas en la base de datos.

-- Lo anterior no significa que todos los meses deben reportarse todos los siniestros históricos que tenga la Administradora de Riesgos Laborales. En un mes determinado aparecerán únicamente aquellos que hayan tenido algún cambio en alguna variable: Puede ser que haya sido avisado en ese mes, o tenido algún pago o algún cambio en algún código de una variable definida en la base de datos.

-- Si un siniestro afecta a dos amparos, deberá reportarse con la información solicitada para cada uno de los amparos afectados en los periodos correspondientes.

-- En caso que la información no aplique o no se tenga el campo se debe dejar en blanco.

Tabla 2: Estructura básica del reporte de SINIESTROS

NoNombre variableDescripción variableLongitudDescripciónEjemplo y Observaciones
1COD_ARLCódigo de la ARL4 dígitosCódigos de las aseguradoras asignado por la Superfinanciera1405
2NRO_AHNOAño de Reporte4 dígitosEntero > 2000 y <20142008
3NRO_MESMes de Reporte. Mes de la base de datos que se está reportando2 dígitosNúmero entero sin decimales y sin separador de miles.11
4COD_SINICódigo de Siniestro: Número de siniestros reportados para la misma llave NIT DE LA EMPRESA.

NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN DEL ASEGURADO
EnteroNúmero entero sin decimales y sin separador de miles.45
5TPO_VISITipo de Vinculación del Siniestrado1 dígito 1=Dependiente

2=Independiente
1
NoNombre variableDescripción variableLongitudDescripciónEjemplo y Observaciones
6TPO_SINITipo de Siniestro1 dígito 1 = Accidente de trabajo

2 = Enfermedad laboral
2
7TPO_ACTRTipo de Accidente de Trabajo1 dígito 1 = Violencia

2 = Tránsito

3 = Deportivo

4 = Recreativo o cultural

5 = Propios del trabajo
3
8COD_DIAGCódigo del diagnóstico principal confirmado (Para enfermedad laboral)5 caracteresSegún Clasificación Estadística Internacional de Enfermedades y Problemas Relacionados con la Salud. Décima Revisión CIE-10.L60.0
9TPO_PRESTipo de Prestación Afectado1 o 2 dígitos1=Prestación asistencial

2=Incapacidad Temporal

3=Incapacidad Permanente Parcial

4=Pensión de invalidez

5=Pensión sobrevivencia

6 = Auxilio funerario

7=Recobros

8=Honorarios por Juntas Calificación

9=Gastos de Honorarios y Judiciales10=Otros Gastos
5
10PRO_JURProceso Jurídico (para cada prestación económica)1 dígito 1 = SÍ

2 = No
1
11FCH_NACIFecha de Nacimiento del Asegurado8 caracteresAAAAMMDD20050625
12TPO_SEXSexo del Afiliado1 carácterF = Femenino

M = Masculino
F
13TPO_ESTAEstado del Siniestrado1 dígito1 =Válido

2 = Inválido

3 = Muerte
1
14FCH_OCURFecha de Ocurrencia del Siniestro8 dígitosAAAAMMDD20050625

Posterior a la fecha del nacimiento del asegurado
15FCH_AVISFecha de Aviso del Siniestro8 dígitosAAAAMMDD20050625
16FCH_DIAGFecha de Diagnóstico. Solo Aplica para Enfermedad Laboral8 dígitosAAAAMMDD20050625
17FCH_ESINFecha de Estructuración de Invalidez8 dígitosAAAAMMDD20050625
18FCH_MUERFecha de Muerte del Afiliado8 dígitosAAAAMMDD20050625
19TPO_IDENTipo de Identificación del Siniestrado1 dígito 1 = Cédula de ciudadanía

2 = Cédula de extranjería

3 = UN- Número Único de Identificación

4 = Tarjeta de Identidad

5 = Pasaporte
4
20NRO_IDENNúmero de Identificación del Siniestrado20 caracteresNo colocar ceros a la izquierda40617889
21TPO_VINCTipo de Identificación del Vinculador (empresa)1 dígito 1 = Cédula de ciudadanía

2 = Cédula de extranjería

3 = Número Único de Identificación

4 = Tarjeta de Identidad

5 = Pasaporte

6=NIT
6
22NRO_IDVINúmero de Identificación del vinculador (empresa)20 caracteresSi es NIT incluir el dígito de verificación sin utilizar separaciones, guiones, puntos, etc.8003265891
23COD_AEEMCódigo de Actividad Económica de la Empresa7 dígitos Decreto 1607 de 20021100100
24COD_CTRABCódigo centro de trabajo3 dígitosCódigo asignado por la empresa a su centro de trabajo, reportado a todos los operadores administradores del recaudo del Sistema de Seguridad Social101
25COD_AECTCódigo de Actividad del Centro de Trabajo7 dígitosDecreto 1607 de 20021100100
26CLS_RIEMClase de Riesgo Asignado a la Empresa1 dígito Valores de 1 a 51
27CLS_RICTClase de Riesgo asignado al centro de trabajo1 dígito Valores de 1 a 53
28COD_MUNCCódigo DIVIPOLA del municipio del centro de trabajo5 caracteresDivisión político-administrativa de Colombia 2012 50001

Este código está compuesto por los dos primeros dígitos son el departamento y los siguientes el código del municipio
29VLR_PAGOValor Pagado Durante el MesEnteroNúmero entero positivo o negativo sin decimales y sin separador de miles. No incluir pagos por concepto de mesada pensional.-654000
NoNombre variableDescripción variableLongitudDescripciónEjemplo y Observaciones
30VLR_RMINReserva matemática inicial. Reserva matemática calculada al inicio de la invalidez o pensiónEnteroNúmeros enteros sin decimales y sin separador de miles23000000000
31VLR_RESVVariación de Reserva de Avisados durante el mesEnteroNúmero entero positivo o negativo sin decimales y sin separador de miles.El primer valor reportado para un siniestro de pensiones corresponde al saldo a la fecha y los siguientes registros presentan las variaciones de dicho saldo; en el momento de Constitución de la reserva matemática se debe reportar un valor negativo igual al valor de Constitución de dicha reserva.Para un siniestro diferente a pensiones el primer registro corresponde al valor de apertura de la reserva y los siguientes valores corresponden a variaciones positivas o negativas de dicha reserva.Incluir rubros asociados directamente con el siniestro.-354000
32SLD_RESVSaldo de la reserva EnteroNúmero entero positivo o negativo sin decimales y sin separador de miles.Incluir rubros asociados directamente al siniestro.354525328
33MTO_RESVMovimiento de la reserva EnteroNúmero entero positivo o negativo sin decimales y sin separador de miles.Incluir rubros asociados directamente al siniestro.
34COS_JUDValor de reserva más pagos de gastos judicialesEnteroNúmero entero positivo o negativo sin decimales y sin separador de miles.Incluir rubros asociados directamente al siniestro.30800
35POR_CONTPorcentaje de contingencia aplicadoEnteroFormato: 0-10030
36VLR_IBLCIBL o IBC: Promedio de 6 o 12 meses (según corresponda) utilizado para cálculo de la prestación económica asociada al siniestro.EnteroNúmeros enteros sin decimales y sin separador de miles.Debe estar indexado a la fecha del siniestro 543700
37VLR_MESAMesada pensional vigenteEnteroNúmeros enteros sin decimales y sin separador de miles.589500
38NRO_MESANúmero de mesadas al añoEntero12, 13, 14,…
39VLR_MEROSuma de Mesadas Retroactivas EnteroCorresponde a la suma de mesadas retroactivas reconocidas al momento de la estructuración. Valor entero sin decimales.1018750000
40POR_PCLPérdida de capacidad laboral vigente##.## Número real positivo, máximo dos decimales54,55

Valor que valida con el estado del siniestro: Inválido, IPP.
41NRO_DIASNúmero de días de incapacidad pagados en el mesEntero Números enteros sin decimales y sin separador de miles365
42TSA_REEMTasa de reemplazoEntero Formato: 0-10045
43TPO_CONYTipo de Cónyuge (si aplica)1 dígito 1=vitalicio

2=temporal
1
44ID_BEN1ID del Beneficiario 1Entero 1
45TPO_SXB1Sexo del Beneficiario 11 carácterF = Femenino

M=Masculino
F
46TPO_PAB1Parentesco del Beneficiario11 dígito 1=Esposo (a)

2=Hijo(a)

3=Padre/Madre

4=Hermano
1
47FCH_NAB1Fecha de nacimiento del Beneficiario 18 dígitosAAAAMMDD20050625
48TPO_ESB1Estado del Beneficiario 11 carácterV=Válido

I=Inválido
V
49ID_BEN2ID del Beneficiario 2Entero 2
50TPO_SXB2Sexo del Beneficiario 21 carácterF = Femenino

M=Masculino
F
51TPO_PAB2Parentesco del Beneficiario 21 dígito 1=Esposo (a)

2=Hijo(a)

3=Padre/Madre

4=Hermano
1
52FCH_NAB2Fecha de nacimiento del Beneficiario 28 dígitosAAAAMMDD20050625
53TPO_ESB2Estado del Beneficiario 21 carácterV=Válido

I=Inválido
V
54ID_BEN3ID del Beneficiario 3Entero 1
55TPO_SXB3Sexo del Beneficiario 31 carácterF = Femenino

M=Masculino
F
56TPO_PAB3Parentesco del Beneficiario 31 dígito 1=Esposo (a)

2=Hijo(a)

3=Padre/Madre

4=Hermano
1
NoNombre variableDescripción variableLongitudDescripciónEjemplo y Observaciones
57FCH_NAB3Fecha de nacimiento del Beneficiario 38 dígitosAAAAMMDD20050625
58TPO_ESB3Estado del Beneficiario 31 carácterV=Válido

I=Inválido
V
59ID_BEN4ID del Beneficiario 4Entero 1
60TPO_SXB4Sexo del Beneficiario 41 carácterF = Femenino

M=Masculino
F
61TPO_PAB4Parentesco del Beneficiario 41 dígito 1=Esposo (a)

2=Hijo(a)

3=Padre/Madre

4=Hermano
1
62FCH_NAB4Fecha de nacimiento del Beneficiario 48 dígitosAAAAMMDD20050625
63TPO_ESB4Estado del Beneficiario 41 carácterV=Válido

I=Inválido
V

2.3. Reporte 3: FORMATO 394

2.3.1. Periodicidad del reporte

Mensualmente. Para contar con información histórica cada Administradora de Riesgos Laborales enviará su información desde enero de 2009 hasta septiembre de 2015. Este primer reporte se requiere dos (2) meses después de expedida la presente circular.

Para el reporte de información del mes de octubre de 2015 en adelante, cada administradora enviará la información a más tardar el día 15 del mes siguiente.

2.3.2. Condiciones de los Registros

Cada Administradora de Riesgos Laborales enviará al Ministerio del Trabajo – Dirección de Riesgos Laborales, cada uno de los archivos remitidos a la Superintendencia Financiera de Colombia con el Formato 394.

La presente circular es de obligatorio cumplimiento desde la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 22 de septiembre de 2015.

El Ministro del Trabajo,

LUIS EDUARDO GARZÓN.

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