RESOLUCIÓN 79 DE 2012

(noviembre 2)

Diario Oficial No. 48.614 de 14 de noviembre de 2012

SEGURO SOCIAL EN LIQUIDACIÓN

Por la cual se crea y se regula el funcionamiento del Comité Técnico de Archivo del Instituto de Seguros Sociales en liquidación para la entrega a Colpensiones.

EL APODERADO GENERAL DE LA LIQUIDACIÓN DEL ISS EN LIQUIDACIÓN,

en uso de sus facultades legales y, en especial las conferidas por el artículo 40 del Decreto 2013 de 2012, y

CONSIDERANDO:

1. Que la Ley 594 de 2000 establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

2. Que la Ley 594 de 2000, en su artículo 20, establece que las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

3. Que el Archivo General de la Nación mediante Acuerdo 041 de 2002 estableció el procedimiento para la entrega de documentos y archivos de entidades públicas en proceso de liquidación, fusión o privatización.

4. Que mediante Decreto número 2013 del 28 de septiembre de 2012, el Gobierno Nacional ordenó la supresión y liquidación del Instituto de Seguros Sociales, el cual entró en vigencia a partir del día 28 de septiembre de 2012, para lo cual designó a la Fiduciaria La Previsora S. A., en calidad de Liquidador.

5. Que en cumplimiento del artículo 6o, del Decreto 2013 de 2012 que trata de la designación del liquidador, el Ministerio de Salud y Protección Social, celebró el contrato respectivo con la Fiduciaria La Previsora S. A., quien ejerce las funciones de Liquidador del Instituto de Seguros Sociales en liquidación.

6. Que el Decreto 2013 de 2012, artículos 38 a 44, establece los lineamientos generales a tener en cuenta para la entrega de archivos por parte del ISS en liquidación a Colpensiones.

7. Que el Decreto 2013 de 2012, en su artículo 40, establece que para formalizar el proceso de entrega se conformará un Comité Técnico integrado por funcionarios del nivel directivo del Instituto de Seguros Sociales en Liquidación, Colpensiones y el Archivo General de la Nación cuya responsabilidad es fijar los aspectos técnicos específicos de la entrega de los archivos del Instituto de Seguros Sociales en Liquidación a Colpensiones.

8. Que en el parágrafo transitorio del artículo 1o del Acuerdo 007 de 2012, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación se señaló que:

“Las entidades en liquidación que deban hacer entrega de los expedientes pensionales a la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), y a la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, deberán acordar con el Archivo General de la Nación un procedimiento especial para la entrega de sus archivos, sin perjuicio de las entidades que reciban los expedientes pensionales de adecuarse a las normas contenidas en el presente acuerdo”.

En consecuencia,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. CREACIÓN E INTEGRACIÓN. Créase el Comité Técnico de Archivo de que trata el artículo 40 del Decreto 2013 de 2012, el cual estará integrado así:

1. En representación del Instituto de Seguros Sociales en Liquidación, el Liquidador a través de su apoderado general o su delegado.

2. En representación de Colpensiones, el Presidente o su delegado.

3. En representación del Archivo General de la Nación, el Director o su delegado.

PARÁGRAFO 1o. El Comité Técnico de Archivo, será presidido por el Director General del Archivo General de la Nación.

PARÁGRAFO 2o. De acuerdo con los temas que se traten en cada sesión, los integrantes del Comité, podrán invitar a sus sesiones a los funcionarios y expertos que puedan aportar sus conocimientos para la toma de decisiones. Dichos invitados intervendrán con voz pero sin voto.

ARTÍCULO 2o. FUNCIONES DEL COMITÉ. El Comité Técnico de Archivo, tendrá las siguientes funciones:

1. Fijar los criterios y directrices para la clasificación, ordenación y tratamiento de los archivos a transferir a Colpensiones.

2. Aprobar el plan archivístico presentado por el ISS en Liquidación.

3. Fijar los criterios técnicos, administrativos, jurídicos, legales e históricos, para la eliminación de documentación de conformidad con la ley.

ARTÍCULO 3o. CONVOCATORIA DEL COMITÉ TÉCNICO DE ARCHIVO. El Comité Técnico de Archivo, sesionará, previa convocatoria realizada por la Secretaría Técnica, la cual remitirá a cada uno de los miembros del Comité los documentos relacionados con cada tema, para su respectivo análisis y estudio.

La convocatoria se realizará con cinco (5) días hábiles de antelación a la realización de la reunión del Comité, en la cual se fijarán fecha, hora y lugar para la celebración de la reunión.

PARÁGRAFO 1o. El comité sesionará con la presencia del representante de cada una de las tres entidades que lo conforman y sus recomendaciones se surtirán por mayoría simple.

ARTÍCULO 4o. SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el funcionario del ISS en liquidación responsable de la entrega de archivos a Colpensiones.

ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. Corresponden a la Secretaría Técnica del Comité Técnico de Archivo, las siguientes funciones:

1. Realizar la convocatoria a los miembros y a los invitados.

2. Enviar a los miembros del Comité Técnico de Archivo, como anexo a la convocatoria, la documentación sobre los temas objeto de cada sesión.

3. Elaborar las actas del Comité Técnico de Archivo y enviar copia a los representantes de cada una de las entidades que lo integran y a las oficinas de control interno de las entidades participantes.

ARTÍCULO 6o. VIGENCIA. La presente resolución, rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias y anteriores a la presente.

Dada en Bogotá, D. C., a 2 de noviembre de 2012.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

El Apoderado General de Fiduprevisora S. A.,

CARLOS ALBERTO PARRA SATIZÁBAL,

Liquidador del Instituto de Seguros Sociales en Liquidación.