RESOLUCION 4538 DE 2005

(septiembre 13)

Diario Oficial No. 46.032 de 15 de septiembre de 2005

Instituto de Seguros Sociales

Por medio de la cual se actualiza y reglamenta el Comité Asesor para la Administración y Conservación de Archivo y Correspondencia del Instituto de Seguros Sociales.

El Presidente del Instituto de Seguros Sociales,

en ejercicio de las facultades legales y en especial de las que le confiere el numeral 13 del artículo 11 del Decreto 2148 de 1992 y el Acuerdo 167 de 1997 y,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 80 de 1989, en concordancia con el Decreto Reglamentario 1777 de 1990, creó el Archivo General de la Nación, como una entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el Título I de los principios de la Constitución Política;

Que la Ley 594 de 2000, "por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones" consagra que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la A dministración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;

Que el artículo 19 del Acuerdo 07 de 1994 "Reglamento General de Archivos" modificado por el artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995, expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación establece que cada entidad establecerá un comité de archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos;

Que la citada disposición establece en su parágrafo que el Comité de Archivo estará conformado entre otras, por las siguientes personas: El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma inmediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros) o su delegado, quien lo presidirá; el Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado; el Jefe de la Oficina de Planeación o su delegado; el Jefe de la Unidad de Organización y Métodos o su delegado; el Jefe de la dependencia productora de los documentos que evaluarán y el Jefe de la Unidad Administrativa u Operativa del Archivo;

Que el Presidente del Instituto de Seguros Sociales autorizó el funcionamiento de algunas secciones en el Nivel Nacional, entre las cuales figura la sección de administración de documentos del Nivel Nacional, la cual depende jerárquicamente del Departamento Administrativo del Nivel Nacional y este a su vez de la Vicepresidencia Administrativa;

Que el Consejo Directivo del Instituto, mediante el Acuerdo 167 de 1997, delegó al Presidente del Instituto de Seguros Sociales la facultad de crear y organizar el Comité de Archivos, como un organismo asesor de la administración, atendiendo la estructura interna;

Que por intermedio de la Resolución 3138 de octubre 29 de 1997, el Presidente del Instituto de Seguros Sociales creó en la Sede Administrativa del Nivel Nacional el Comité Asesor para la Administración y Conservación de Archivos y Correspondencia del Instituto de Seguros Sociales, del cual hacía parte entre otros, el Jefe de Archivo y Correspondencia de la Sede Administrativa Nacional, quien además actúa como Secretario del Comité;

Que mediante Decreto 614 del 7 de marzo de 2005, se suprimieron 533 cargos de Trabajadores Oficiales del Instituto de Seguros Sociales, entre los cuales se encuentra el cargo de Jefe de Sección de Archivo y Correspondencia de la Sede Administrativa del Nivel Nacional;

Que por las razones expuestas, se hace necesario establecer la conformación del citado comité.

RESUELVE:

Artículo 1°. Conformación. Conformar en la Sede Administrativa del Nivel Nacional el Comité Asesor para la Administración de Conservación de Archivos y Correspondencia del Instituto de Seguros Sociales, el cual estará integrado por:

El Vicepresidente Administrativo o su delegado quien lo presidirá;

El Director Jurídico o su delegado; El Director de Planeación Corporativa o su delegado;

El Gerente Nacional de Informática o su delegado;

El Gerente Nacional de Bienes y Servicios.

Parágrafo. A las se siones del Comité de Archivo podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en dichas sesiones.

Artículo 2°. Funciones del Comité. Son funciones del Comité de Archivo del Instituto de Seguros Sociales las siguientes:

1. Orientar los procesos administrativos y técnicos relacionados con la administración documental de la Entidad;

2. Coordinar los programas de gestión documental, racionalización de la producción de documentos, responsabilidad y manejo de archivos;

3. Aprobar los ajustes y actualizaciones a las tablas de Retención Documental de la Entidad;

4. Orientar los procesos de consulta y atención al usuario para garantizar los derechos fundamentales de acceso a los documentos y a la información;

5. Servir de instrumento de apoyo en la toma de decisiones por parte de los funcionarios encargados del manejo de archivos;

6. Recomendar sobre las necesidades de personal operativo que se requiera para llevar a cabo el proceso de organización de los archivos y la correspondencia y su correspondiente conservación;

7. Recomendar sobre la conveniencia de adquirir o arrendar equipos especiales para la conservación y seguridad de documentos;

8. Realizar estudios y proponer las normas generales sobre la utilización de los archivos y su correspondiente conservación;

9. Velar para que la entidad disponga de los procesos de planeación y mecanismos que en materia de archivos y correspondencia se ajusten al diseño y desarrollo organizacional;

10. Elaborar y actualizar el manual de normas y procedimientos para la administración de documentos;

11. Adoptar los lineamientos del Reglamento General de Archivos como norma reguladora del plan archivístico del Instituto de Seguros Sociales;

12. Las demás que le asignen las normas que se expidan en la materia.

Artículo 3°. Reuniones. El Comité Asesor para la Administración y Conservación de Archivo y Correspondencia se reunirá ordinariamente como mínimo cada tres (3) meses y extraordinariamente cuando las necesidades del servicio así lo requieran y sea convocado por el Vicepresidente Administrativo.

El comité sesionará con un mínimo de tres (3) de sus miembros.

Artículo 4°. Secretario del Comité. Actuará como Secretario del Comité el Gerente Nacional de Bienes y Servicios. A falta de esta persona, ejercerá la Secretaría, la persona que el Presidente del Comité designe.

Artículo 5°. Funciones del Secretario. Son funciones del Secretario:

1. Preparar el temario de las reuniones;

2. Comunicar a los integrantes del Comité las convocatorias a la s reuniones del mismo;

3. Presentar al Comité los informes relacionados con los procesos adelantados en materia de programas de gestión documental, tablas de retención documental, etc;

4. Elaborar las actas de las reuniones efectuadas y someterlas a aprobación del Comité en la siguiente reunión;

5. Velar por el cuidado y la conservación de los documentos y actas del Comité.

Artículo 6°. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la resolución número 3138 de 1997 y demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 13 de septiembre  de 2005.

El Presidente I. S. S.,

Gilberto Quinche Toro.