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RESOLUCIÓN 6509 DE 2007
(diciembre 31)
Diario Oficial No. 46.860 de 3 de enero de 2008
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES
Por la cual se adopta el Manual del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo “Sarlaft” del Instituto.
EL PRESIDENTE DEL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES,
en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por los numerales 1, 3 y 12 del artículo 11 del Decreto 2148 de 1992 y el artículo 13, literales a), b), i) y k) del Decreto 1403 de 1994, y
CONSIDERANDO:
Que mediante la Resolución 0833 del 12 de mayo de 2004 el Instituto adoptó el Manual Integral de Prevención y Control del Lavado de Activos, SIPLA;
Que mediante Circular Externa número 022 del 19 de abril de 2007 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia mediante la cual se imparten instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo y se estableció la obligación de adoptar el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Sarlaft, a las entidades vigiladas;
Que en sesión del 6 de diciembre de 2007, el Consejo Directivo del Instituto, como consta en Acta número 260, aprobó el Manual del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Sarlaft, presentado por la Administración del Instituto;
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adoptar el Manual del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Sarlaft, del Instituto de Seguros Sociales.
ARTÍCULO 2o. El Manual adoptado mediante la presente resolución se ha compilado en 34 folios. Cualquier actualización o modificación al mismo deberá ser realizada mediante acto administrativo.
ARTÍCULO 3o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 31 de diciembre de 2007.
El Presidente,
GILBERTO QUINCHE TORO.
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES
BOGOTA, D. C., DICIEMBRE 2007
TABLA DE CONTENIDO
GLOSARIO DE TERMINOS
1. GENERALIDADES ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO
1.1 INTRODUCCION
1.2. MARCO LEGAL DEL SARLAFT
1.3 AMBITO DE APLICACION DEL SARLAFT EN EL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES.
1.3.1 OBJETO SOCIAL DE LA ENTIDAD
1.3.2. OPERACIONES CON MANEJO DE RECURSOS FINANCIEROS
1.3.2.1. OPERACIONES CON CLIENTES DIRECTOS
1.3.2.2 OPERACIONES CON CLIENTES INDIRECTOS
2. ETAPAS DEL SARLAFT
2.1 IDENTIFICACION DEL RIESGO
2.2 MEDICION O EVALUACION
2.3 CONTROL
2.4 MONITOREO
3. ELEMENTOS DEL SARLAFT
3.1 POLITICAS
3.2 PROCEDIMIENTOS
3.2.1 MECANISMOS
3.2.1.1 CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
3.2.1.2 CONOCIMIENTO DEL MERCADO
3.2.1.3 IDENTIFICACION Y ANALISIS DE OPERACIONES INUSUALES
3.2.1.4 DETERMINACION Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS
3.2.2 INSTRUMENTOS
3.2.2.1 SEÑALES DE ALERTA
3.2.2.2 SEGMENTACION DE FACTORES DE RIESGO
3.2.2.3 MONITOREO DE OPERACIONES
3.3 DOCUMENTACION
3.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
3.5 ORGANOS DE CONTROL
3.6 INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA
3.7 DIVULGACION DE INFORMACION
3.7.1 REPORTES INTERNOS
3.7.2. REPORTES EXTERNOS
3.8 CAPACITACION
4. ANEXOS
ISS: Instituto de Seguros Sociales
SB: Superintendencia Bancaria
SFC: Superintendencia Financiera de Colombia
EOSF: Estatuto Orgánico del Sistema Financiero
UIAF: Unidad de Información y Análisis Financiero
OFAC: Office of Foreign Assets Control – Oficina de Control de Activos Extranjeros
LA/FT: Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo
Riesgos Asociados al LA/FT: Son los riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo de LA/FT: estos son: reputacional, legal, operativo y contagio.
Riesgo reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.
Riesgo legal: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales.
El riesgo legal surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.
Riesgo operativo: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores.
Riesgo de Contagio: Es la posibilidad de pérdida que una entidad puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un relacionado o asociado.
El relacionado o asociado incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la entidad.
Riesgo Inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.
Riesgo Residual o Neto: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.
1. GENERALIDADES ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO.
La Superintendencia Financiera de Colombia, “SFC”, como autoridad supervisora a nivel nacional, ha promovido la cultura de la administración de riesgos entre las diferentes entidades sometidas a su inspección y vigilancia, enfatizando en su importancia respecto de los riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo y otras tipologías delictivas que puedan surgir, utilizando como medio diversas operaciones financieras, lo cual exige una respuesta eficaz, oportuna y coordinada, por parte de las instituciones legalmente constituidas.
Las regulaciones dictadas por la Superintendencia Financiera de Colombia, apuntan a neutralizar tales conductas delictivas y por tanto establecen criterios y parámetros mínimos para que las entidades vigiladas, atiendan el desarrollo e implementación del SISTEMA DE ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACION DEL TERRORISMO, SARLAFT. Para mayor efectividad, tales regulaciones deben adaptarse a la naturaleza, actividades y características de las entidades vigiladas, sin perder de vista que se trata de un interés general que trasciende las fronteras y que redunda en bien de toda la comunidad.
El Instituto de Seguros Sociales cuenta con el Manual para la Prevención del Lavado de Activos “SIPLA”, contenido en la Resolución 0833 del 12 de mayo de 2004 y aprobado por el Consejo Directivo en sesión del 27 de enero de 2004.
Dada la expedición de la Circular Externa 022 del 19 de abril de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia se realiza la presente actualización al manual.
El principal objetivo de este manual, es el de servir de instrumento orientador de las actividades institucionales propias de El Instituto del Seguros Sociales en el marco regulador expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, referido al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, SARLAFT.
El Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, está fundamentado en los contenidos normativos de carácter general y especial previstos en la constitución, la ley, decretos y actos administrativos emitidos por los entes de vigilancia y control.
El marco legal existente en Colombia sobre la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo, tiene como finalidad evitar que las instituciones financieras o afines y sus operaciones y resultados, puedan ser utilizadas para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de ilícitos.
– Constitución Política
Artículos 6o, 123, 333 incisos 5o y 335.
– Leyes
Ley 365 de 1997
Por la cual se establecen normas tendientes a combatir la delincuencia organizada y se dictan otras disposiciones. Hace énfasis especial en la cancelación de la personería jurídica a las sociedades u organizaciones dedicadas al desarrollo de actividades delictivas, o en su defecto, al cierre de sus locales o establecimientos abiertos al público, además modificaciones al código de procedimiento penal tendientes a la extinción de dominio, el tráfico de estupefacientes, lavado de activos, extorsión, testaferrato y demás delitos contemplados en el Estatuto Nacional de Estupefacientes. Por otra parte, se adicionan a los artículos 209 y 211 del EOSF sobre las disposiciones de la prevención de actividades delictivas, la multa podrá ser hasta de $50.000.000 millones de pesos colombianos, adicionalmente, la violación al numeral 1 del Capítulo XVI del EOSF aumenta la multa a mil millones de pesos colombianos ($1.000.000.000) sumados a la obligación de que la entidad vigilada destine la misma cantidad a la implementación de mecanismos correctivos internos acordados con el organismo de control.
Ley 526 de 1999
Por medio de la cual se crea la Unidad de Información y Análisis Financiero, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la cual tiene como objetivo general la detección, prevención y lucha contra el lavado de activos en todas las actividades económicas, para lo cual ejerce un control sobre entidades privadas y del Estado. Las cuales están obligadas a suministrar información que conduzca a detectar y tomar acciones mediante las autoridades competentes, en las operaciones determinadas como sospechosas. Adicionalmente podrá hacer seguimiento a capitales en el extranjero en coordinación con entidades de la misma naturaleza.
Ley 599 de 2000 y Ley 600 de 2000
Leyes por medio de las cuales se expide el Código Penal Colombiano en los delitos contra el orden económico social.
Ley 795 de 2003
Modifica algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF) respecto a Conflictos de intereses mencionando que se impondrán sanciones cuando se realicen operaciones que den lugar a conflicto de intereses de conformidad con el régimen general sancionatorio. Por otra parte, se recomienda reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) la totalidad de las transacciones en efectivo mediante el formato de envío de información de operaciones en efectivo.
Ley 1121 de diciembre 29 de 2006
Ley por medio de la cual se dictan normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo. Contiene entre las principales modificaciones al artículo 102 del Decreto 663 de 1993 sobre la obligación y control a actividades delictivas y mecanismos de control, se modifica el artículo 105 del mismo decreto sobre la reserva de la información reportada. Se modifica el artículo 43 de la Ley 190 de 1995 sobre las obligaciones y normas establecidas para las personas que se dediquen profesionalmente a actividades de comercio exterior, operaciones de cambio y mercado libre de divisas y casinos o juegos de azar. Igualmente se modifica el artículo 3o de la Ley 526 de 1999 sobre las funciones de la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), el artículo 4o de la misma ley sobre las funciones de la Dirección General, el artículo 8o de la misma ley sobre el manejo de información. Entre otros, el artículo 345 de la Ley 599 de 2000 sobre la financiación del terrorismo y administración de recursos con actividades terroristas, el artículo 323 de la misma Ley sobre Lavado de Activos incluyendo en el artículo las actividades terroristas dentro del concepto y el artículo 324 de la Ley 906 de 2004 sobre la exclusión de beneficios y subrogados resaltando que cuando se trate de delitos de terrorismo, financiación del terrorismo, secuestro extorsivo, extorsión y conexos no procederán las rebajas de pena por sentencia anticipada y confesión.
– Decretos
Decreto 663 de 1993
Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF) (artículos 102 al 107) normas relativas al funcionamiento de las entidades financieras referentes a la obligación y control de actividades delictivas, mecanismos de control, adopción de procedimientos, alcance y cobertura del control, control de las transacciones en efectivo y transacciones sujetas a control, reserva sobre la información reportada, y régimen de sanciones.
– Circulares
Circular Externa 061 de 1996 SB
Por medio de la cual las entidades vigiladas deben establecer un Sistema Integral para la Prevención del Lavado de Activos (SIPLA), describe los instrumentos que le permitirán, mediante el conocimiento de los clientes y la segmentación del mercado, con apoyo de un desarrollo tecnológico adecuado, tipificar sus operaciones, detectar aquellas que sean inusuales, determinar las sospechosas y reportarlas a la Fiscalía General de la Nación, adicionalmente, hace referencia a los demás mecanismos de control que deben ser utilizados, como el Código de Conducta, el Manual de Procedimientos, la auditoría sobre los mecanismos de control y la conservación de documentos.
Circular Externa 025 de 2003 SB
Trata sobre la excepciones de diligenciamiento de los formularios para el conocimiento del Cliente, teniendo en cuenta el bajo nivel de riesgo que representan:
-- La vinculación a entidades administradoras del Sistema General de Pensiones en los productos propios de dicho sistema.
-- La constitución de fiducias de administración y pagos de obligaciones pensionales.
-- Los seguros relativos a la seguridad social.
-- Los seguros para contratos de cumplimiento con entidades de carácter público.
-- Los seguros de accidentes personales en vuelo.
-- Los títulos de capitalización colocados mediante mercadeo masivo o bancapitalización siempre que el pago de las cuotas se haga mediante descuento directo de cuentas de ahorros, corrientes o tarjetas de crédito que el cliente haya autorizado expresamente.
También se mencionan reglas sobre el reporte de las transacciones en efectivo, la exoneración de clientes del registro de transacciones individuales en efectivo, reglas sobre el monitoreo de movimientos de operaciones de usuarios, los reportes de información por parte de las casas de cambio, reglas sobre el oficial de cumplimiento y reglas sobre la responsabilidad de la Junta Directiva y del nivel administrativo de las entidades vigiladas.
Circular Externa 034 de 2004 SB
Menciona la modificación de algunas reglas relativas a la Prevención y Control del Lavado de Activos acogiendo las recomendaciones regulatorias señaladas por el Grupo de Acción Financiera Internacional, GAFI, actualizando el tema de los lineamientos internaciones respecto al reporte de las operaciones de los intermediarios del mercado cambiario autorizados para el pago de giros del exterior, la obligación de exigir en el momento de efectuar el pago de un giro el diligenciamiento del formulario de vinculación a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias del mismo, exceptuando a los beneficiarios que ya tienen vínculos con la entidad. Así mismo, la aplicación de las reglas sobre conocimiento de clientes a las personas naturales o jurídicas que celebren operaciones independientemente que se encuentran sometidas a algún tipo de vigilancia estatal o que por virtud de dicha vigilancia cuenten con un Sistema de Prevención de Lavado de Activos (SIPLA) u otro sistema similar, también sugiere la aplicación de reglas especiales para la realización de entrevistas previas a la vinculación de clientes, y señala que en los casos que el formulario de vinculación de clientes se diligencie electrónicamente o directamente por la entidad vigilada con base en la información suministrada por el cliente, se señala que la firma y huella debe ser impuesta dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha de diligenciamiento del formulario. También señala que el SIPLA implementado por las entidades vigiladas debe contar con procedimientos internos que le permitan identificar a clientes que por su perfil o las funciones que desempeñan podrían estar expuestos en mayor grado al riesgo de Lavado de Activos. Señala que el SIPLA debe permitirle además a las entidades vigiladas detectar operaciones sospechosas que puedan estar vinculadas con la canalización de recursos de origen ilícito hacia la realización de actividades terroristas.
Circular Externa 007 de 1996. Circular Básica Jurídica. SB
Circular Externa 046 de 2002. SB
Reglas relativas a la prevención de lavado de activos.
Circular Externa 022 de 2007. SFC
La Superintendencia Financiera estructuró mediante Circular Externa 022 de 10 abril de 2007 un sistema de administración de riesgo denominado: Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (SARLAFT).
El SARLAFT busca evitar que las entidades vigiladas por La Superintendencia Financiera sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a dineros provenientes de actividades delictivas o para financiar recursos que permitan la realización de actividades terroristas.
1.3. AMBITO DE APLICACIÓN DEL SARLAFT EN EL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES.
La regulación sobre la materia, está contenida en el Capítulo Decimoprimero de la Circular Externa Básica Jurídica 007 de 1996, de acuerdo con las modificaciones introducidas mediante Circular Externa 022 del 19 de abril de 2007. Según lo estipulado en el numeral 2 de dicha Circular, la Superintendencia eximió del cumplimiento de las instrucciones sobre riesgos de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo a las Entidades Administradoras del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, excepto aquellas que se encuentran autorizadas por Ley para recibir nuevos afiliados.
El Instituto de Seguros Sociales como Administradora de Riesgos Profesiones vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia y como Administradora del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, por el hecho de estar autorizado legalmente para recibir nuevos afiliados; debe implementar el SARLAFT.
Por tal razón, es procedente que el Instituto del Seguro Social “ISS”, diseñe e implemente el SARLAFT, de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos estipulados por la Superintendencia, para lo cual debe elaborar y adoptar el respectivo Manual, que armonice los elementos del sistema, con las operaciones y funcionamiento del Instituto.
1.3.1 OBJETO SOCIAL DE LA ENTIDAD.
El Instituto de Seguros Sociales es una empresa Industrial y Comercial del Estado dedicada a brindar servicios de aseguramiento en salud, pensiones y riesgos profesionales según su misión:
“Brindamos aseguramiento a los trabajadores, empresas y pensionados colombianos y sus familias en salud, pensiones, riesgos profesionales y otros seguros de protección social, orientados por los principios de universalidad, sostenibilidad, calidad y eficiencia”.
1.3.2 OPERACIONES CON MANEJO DE RECURSOS FINANCIEROS.
Los siguientes procesos adelantados por el Instituto para el cumplimiento de su misión presentan el manejo de fondos y transacciones con agentes externos, que podrían llegar a presentar riesgos para el lavado de activos y financiación del terrorismo.
1.3.2.1 OPERACIONES CON CLIENTES DIRECTOS.
Clientes directos: son los afiliados, cotizantes o beneficiarios del Sistema de Seguridad Social.
-- Recaudo de aportes en salud, pensión y riesgos profesionales por parte de los empleadores.
-- Transferencias recibidas de la Nación para el pago de mesadas pensionales, auxilios funerarios y gastos de funcionamiento.
-- Recaudo de recursos por concepto de cuotas partes y bonos pensionales, provenientes de las entidades concurrentes al pago de obligaciones pensionales.
-- Depósito de los recursos de la Administradora, de las Transferencias de la Nación y de las Reservas de Vejez, Invalidez, Sobrevivencia y de Riesgos, en cuentas corrientes y de ahorros, en entidades bancarias con calificación de riesgo mínima.
-- Inversiones de los recursos generados por las Reservas Pensionales (Vejez, Invalidez y Sobrevivencia) y de Riesgos, las cuales tienen por objeto, incrementar dichas reservas y solamente pueden hacerse en Títulos de Deuda Pública, emitidos, aceptados, avalados o garantizados por la Nación.
Dadas las anteriores condiciones, es concluyente que el riesgo de Lavado de activos y de financiamiento del terrorismo, a través del recaudo de los aportes al Sistema de Seguridad Social y el pago de mesadas pensionales y auxilios funerarios, es poco probable.
1.3.2.2 OPERACIONES CON CLIENTES INDIRECTOS.
Clientes indirectos o de administración son las personas naturales o jurídicas que realizan alguna contratación con el Instituto para el cumplimiento del objeto social.
Dentro de los procesos de contratación que desarrolle el ISS deben incluirse dentro de los términos de referencia y la evaluación de las ofertas, los mecanismos que permitan asegurar que los productos o servicios ofrecidos, no provienen o tienen relación con actividades producto del lavado de activos o financiación del terrorismo.
El representante legal del proponente debe anexar dentro de los documentos jurídicos a presentar en las ofertas para licitaciones, convocatorias o concursos públicos, declaración expresa, bajo la gravedad de juramento, de no estar incluido en las listas restrictivas del lavado de activos como la denominada listas OFAC o lista “CLINTON “ o en listas nacionales o internacionales de organismos policiales, judiciales o de inteligencia por posibles vínculos con organizaciones delictivas. Cuando se trate de Consorcios y / o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes deberá presentar el documento respectivo.
En caso de encontrarse en alguna lista, el oferente, no podrá participar por razones de inconveniencia institucional.
Igualmente, en los contratos que se celebren con terceros, cuyo objeto sea la provisión de elementos, compra de equipos o prestación de servicios, deberá estipularse como causal de terminación, el hecho de comprobar que los insumos o productos tienen origen en actividades ilícitas de lavado de activos o financiación del terrorismo.
2.1 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO.
A. Metodologías para la segmentación de factores de riesgo:
La segmentación de factores de riesgo permitirá al Instituto identificar los factores de riesgo de LA/FT, inherentes al desarrollo de las actividades institucionales.
El Instituto segmentará los factores de riesgo verificando la homogeneidad al interior de los segmentos y la heterogeneidad entre ellos. Los criterios mínimos para realizar la segmentación son:
a) Clientes;
b) Productos;
c) Canales de distribución;
d) Jurisdicciones.
Con esta segmentación se podrá determinar las características usuales de las transacciones que realicen los clientes o usuarios a efectos de detectar las operaciones inusuales que estos realicen. Por ello en el Nivel Seccional la Gerencia Seccional debe evaluar la información disponible de su jurisdicción y de acuerdo con los resultados reportarlos al Oficial de Cumplimiento para su conocimiento, evaluación y reporte a las entidades encargadas de su control.
B. Segmentación de los Factores de Riesgo para el ISS:
a) Clientes:
– Directos: Cotizantes, afiliados y beneficiarios de la seguridad social.
– Indirectos o de administración: Proveedores o contratistas del ISS;
b) Productos:
– Aseguramiento en Salud, Pensión y/o Riesgos Profesionales;
c) Canales de distribución:
– Cotizante en Colombia.
– Cotizante en el extranjero
d) Jurisdicciones:
– Nivel Nacional.
– Nivel Seccional.
C. Metodologías para la identificación del riesgo respecto a los factores de riesgo:
La identificación de los riesgos respecto a la segmentación de los factores de riesgo que afectan al Instituto se realizará para cada tipo de cliente, producto, canal de distribución y jurisdicción, evaluando la operación global para identificar los posibles riesgos que pudieran presentarse.
D. Identificar el riesgo de acuerdo con los Factores de Riesgo para el ISS:
La identificación de riesgos para el ISS se realizará en el formato denominado “Mapa de Riesgos del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo del ISS”. Anexo No 1, el cual incluye los siguientes conceptos:
– Factores de riesgo: Clientes, productos, canales de distribución, jurisdicción.
– Riesgo asociado: legal, reputacional, operativo y de contagio
– Causas
– Probabilidad de ocurrencia
– Consecuencia
– Impacto.
– Nivel de Riesgo
– Controles establecidos
– Tipo de Control
– Riesgo Residual.
A. Metodologías de medición o evaluación
El Instituto adoptará criterios de medición o evaluación de la probabilidad de ocurrencia del riesgo y del impacto en caso de la materialización del mismo frente a cada a cada uno de los factores de riesgo.
La escala utilizada por el Instituto para la medición de la probabilidad de ocurrencia y el impacto es la establecida en la Norma Técnica Colombiana 5254 de 2004, de cuya relación resultará el nivel de riesgo así:
| PROBABILIDAD | VALOR | IMPACTO | VALOR |
| Casi cierta | 5 | Catastrófico | 5 |
| Muy Probable | 4 | Mayor | 4 |
| Moderada | 3 | Moderado | 3 |
| Poco Probable | 2 | Menor | 2 |
| Rara | 1 | Insignificante | 1 |
B. Medición o evaluación de los factores de riesgo o riesgos asociados:
De acuerdo con la metodología establecida, se realizará la medición de los factores de riesgo en el “Mapa de Riesgos del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo del ISS”. Anexo No 1.
A. Metodologías para definir medidas de control del riesgo
Una vez se identifican los factores de riesgo y se realiza la medición de la probabilidad, el impacto y el nivel de riesgo, se deben establecer los controles del riesgo de LA/FT.
Los tipos de controles a establecer serán:
– Control preventivo: Tendiente a disminuir la probabilidad de ocurrencia del riesgo.
– Control Correctivo: Tendiente a disminuir el impacto en caso de presentarse el riesgo.
Los controles que se establezcan deben centrarse en el objetivo del proceso que se pretende controlar.
Luego del establecimiento de las medidas de control para cada riesgo, se evalúa nuevamente el nivel de riesgo y se debe hacer seguimiento periódico a cada riesgo para evaluar la efectividad de los controles establecidos asegurando el funcionamiento oportuno de dichos controles e identificando la necesidad de establecer controles más adecuados para cada riesgo.
Son los lineamientos generales que deben adoptarse en cada una de las etapas del SARLAFT para permitir su funcionamiento eficiente, efectivo y oportuno. Dichas políticas deben traducirse en reglas de conducta y procedimientos para orientar la actuación de la entidad.
Con este propósito, el Instituto adopta las siguientes políticas para el desarrollo del SARLAFT:
1. El SARLAFT, será de conocimiento de todos los funcionarios del Instituto.
2. Todos los funcionarios del Instituto deben dar cumplimiento a las disposiciones legales contra el lavado de dinero y financiación de terrorismo, especialmente aquellos que intervienen en la autorización, ejecución y revisión de las operaciones que involucran recursos financieros.
3. Las actividades comerciales del Instituto deben estar protegidas para no ser utilizadas como vehículo en el proceso del lavado de dinero y financiación de terrorismo y aplicará también en los procesos de apoyo administrativo.
4. En toda actividad o transacción sospechosa detectada, se deben cumplir y adoptar las medidas apropiadas con el fin de informar al Oficial de Cumplimiento y enviar los informes a los entes competentes.
5. Los servidores del Instituto deben guardar la reserva de la información reportada conforme lo establece el artículo 105 de EOSF.
6. Las personas o empresas que deseen contratar con el Instituto, deben ser sujetos de una verificación previa para establecer si pretenden a través de su relación con el Instituto lavar activos o financiar el terrorismo.
7. Los funcionarios del ISS no proveerán consejo u otra asistencia a individuos que intenten violar o evitar cumplir con las leyes contra el lavado de dinero o financiación del terrorismo.
8. La no adhesión a las políticas sobre LA/FT o la inobservancia por parte de los funcionarios del Instituto a las disposiciones e instrucciones contenidas en este manual y en todas las normas que regulan la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, dará lugar a medidas de carácter disciplinario contenidas en la Ley 734 de 2003 y la terminación del vínculo laboral. La violación a las leyes contra el lavado de dinero puede además conllevar penas privativas de la libertad a sus empleados infractores; así como, la imposición de multas significativas a la empresa infractora.
9. Los principios contenidos en el manual de ética de la entidad son concurrentes con la operación del SARLAFT.
10. El SARLAFT entregará información oportuna para atender los requerimientos internos y de los órganos de control, por lo que su atención es prioritaria.
El Instituto adopta, además de los ya establecidos en este manual, los siguientes procedimientos para la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo que se encuentran en el Anexo No 2 Procedimientos:
– Seguimiento a los niveles de riesgo.
– Requerimientos de información de autoridades competentes.
– Verificación de beneficiarios de giros contra listas internacionales vinculantes para Colombia como la denominada Lista Clinton.
– Imposición de sanciones por incumplimiento de las normas relacionadas con el SARLAFT.
– Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS).
3.2.1.1 CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.
El objetivo es comprobar la información entregada por quien desea vincularse como cliente, la veracidad de los datos suministrados relacionados con la identificación personal, información financiera, actividad económica, giro ordinario de los negocios y la fuente de sus ingresos, determinar su perfil financiero y el monitoreo de sus operaciones.
En el Instituto habrá dos grupos de clientes sobre los cuales se enfocará la aplicación del SARLAFT, a saber:
a) Clientes directos: son los afiliados, cotizantes o beneficiarios del Sistema de Seguridad Social;
b) Clientes indirectos o de administración: son las personas naturales o jurídicas que realizan alguna contratación con el Instituto para compra y venta de bienes o servicios y negociación y compra de títulos valores.
3.2.1.1.1 METODOLOGÍAS PARA EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.
Dadas las excepciones establecidas en el numeral 4.2.2.1.1.2 del Capítulo XI de la Circular Básica Jurídica de la SFC, respecto de las siguientes operaciones, productos o servicios:
“d) En los siguientes seguros:
I…
II. Los relativos a la seguridad social.
…
g) La vinculación a entidades administradoras del sistema general de pensiones en cuanto a los aportes obligatorios”.
El Instituto se abstendrá de aplicar el formulario de solicitud de vinculación y de realizar entrevista, sin embargo, obtendrá los siguientes documentos:
– Operaciones con Afiliados al Sistema de Seguridad Social. Todos los afiliados al Instituto para el Sistema de Seguridad Social deberán reportar la información mediante los formularios designados para todos los efectos de afiliación, retiro, novedades, pagos, correcciones, etc., y los medios que defina el Instituto.
– Operaciones de compra de bienes y servicios. En todos los procesos que realice el Instituto tendientes a celebrar contratos, en cualquiera de sus formas (Contratos y aceptaciones de oferta), de compra de bienes y servicios, la oficina encargada del trámite debe enviar a la dependencia de contratación el Certificado de existencia y representación legal y RUT de la empresa contratista. En el caso de las contrataciones que se realicen a través de licitaciones, convocatorias o concursos públicos, las ofertas que se presenten deben venir acompañadas con la “Carta de Presentación de la Propuesta”. Anexo No 3.
Adicionalmente, en el momento de realizar pagos a los proveedores de bienes o servicios se debe diligenciar el formulario de “Actualización Información Proveedores de Bienes y Servicios”. Anexo No 4. De este formato se obtiene la información básica del proveedor, del representante legal, de la cuenta en la que solicita el abono de los pagos, e información básica de la DIAN.
– Operaciones de compra y venta de títulos valores
El Instituto celebrará operaciones de compra y venta de títulos valores exclusivamente con entidades públicas y personas jurídicas que se encuentren vigiladas por la Superintendencia Financiera y se hace a través del sistema transaccional administrado por la bolsa de valores de Colombia.
El Instituto, por intermedio del Departamento de Análisis Financiero, efectuará el control actualizado de todas las personas jurídicas que se encuentren vigiladas por la Superintendencia Financiera.
3.2.1.2 CONOCIMIENTO DEL MERCADO.
El Instituto como establecimiento público opera en todo el país en la administración del Sistema Integral de Seguridad Social.
En este mercado de la Seguridad Social operan entidades del sector público y sector privado, todas ellas bajo la vigilancia especial de la Superintendencia Nacional de Salud o de la Superintendencia Financiera según el sistema al cual corresponden.
Las operaciones sobre títulos valores se realizan exclusivamente con entidades públicas, entidades financieras vigiladas por la Superintendencia Financiera.
Todos los competidores se encuentran vigilados en forma directa o por entidades del Estado, en el Sistema de Pensiones y Riesgos Profesionales por la Superintendencia Financiera y en el Sistema de Salud, por la Superintendencia Nacional de Salud. El Instituto, en su condición de entidad pública, recibe mayor control por entidades de vigilancia, disciplinarias, fiscales y de asuntos de hacienda pública.
3.2.1.3 IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE OPERACIONES INUSUALES.
Operaciones inusuales realizadas por los clientes son aquellas que se caracterizan porque no guardan relación con la actividad económica o se salen de los parámetros fijados por la entidad o porque no se ha encontrado explicación o justificación razonable a su realización.
En caso de identificarse una operación inusual por parte de un cliente, debe determinarse su relevancia según el riesgo al que exponen a la entidad y dejarse constancia de cada una de las operaciones inusuales detectadas con el nombre y la firma del responsable del respectivo análisis.
El Instituto considerará como operación inusual las siguientes:
– El giro de dineros a empresas o personas que se encuentren en las listas restrictivas de lavado de activos.
– Que por algún evento se negociaran títulos valores con personas naturales.
3.2.1.4 DETERMINACIÓN Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS.
En todos los procesos siempre se debe estar evaluando la información de las actividades propias, el conocimiento del mercado frente a las operaciones que se surten con los proveedores y usuarios, para de esta forma identificar las operaciones sospechosas.
A pesar de que las operaciones realizadas puedan estar dentro de los parámetros financieros admitidos para la empresa negociadora; los funcionarios autorizados, deben poder identificar situaciones sospechosas, con el criterio que da el conocimiento de la actividad desarrollada y del mercado en el cual ocurren las transacciones.
Las señales de alerta son cualquier hecho o actividad a partir del cual se pueda inferir la existencia de un hecho fuera de lo normal y que puedan estar vinculadas a operaciones de lavado de activos o de financiación del terrorismo.
El Instituto tendrá en cuenta las siguientes señales de alerta:
-- Cuando se presente una cotización por encima del histórico del cotizante y no esté justificada con el ingreso de nuevos afiliados.
-- Información incompleta o dudosa que no permita la plena identificación de los afiliados y/o empleador (Personas Naturales o Jurídicas).
-- Intento del afiliado para vincularse sin suministrar información completa (identificación, direcciones, actividad económica, etc.) o renuencia a facilitar otro tipo de información que el Instituto requiera.
-- Presentación de documentación falsa y/o que no se pueda verificar o confirmar.
-- Empresas que se niegan a suministrar información sobre su actividad económica, origen de fondos, información básica del Representante Legal o la documentación exigida por el Instituto para la vinculación.
-- El afiliado y/o empleador trata de sobornar a un empleado del Instituto con el propósito de realizar afiliaciones y/o aportes sin la documentación requerida y para que no reporte la inconsistencia o para que no les haga seguimiento.
-- Los montos, la frecuencia y características de la operación no guardan relación con la actividad de la empresa.
-- Presentación de Estados Financieros en los procesos de contratación preparados por Contador sin Matrícula Profesional.
Si se evidencia, que la operación puede contener alguna de las señales de alerta, no por ello debe ser calificada como sospechosa, toda vez que se debe proceder una vez detectada, a efectuar un análisis exhaustivo para verificar si existe justificación alguna de su ocurrencia. Siendo imperativo que con tal propósito, se tenga un adecuado conocimiento del cliente, de la actividad que desarrolla y giro ordinario de sus negocios y perfil financiero.
3.2.2.2 SEGMENTACIÓN DE FACTORES DE RIESGO.
La segmentación de factores de riesgo de acuerdo con la metodología previamente establecida, permite al Instituto identificar las características usuales de las transacciones de cada factor para compararlas con las del cliente específico y detectar las que son inusuales.
Las operaciones usuales de los clientes del Instituto son:
a) Clientes:
– Directos: Cotizantes, afiliados y beneficiarios de la seguridad social.
Actividad económica: Cualquier actividad económica.
Volumen o frecuencia de las transacciones: pago mensual de cotizaciones de acuerdo con el número de empleados e IBC de cada uno de ellos.
– Indirectos o de administración: Proveedores o contratistas del ISS.
Actividad económica: de acuerdo con el objeto de la contratación.
Volumen o frecuencia de las transacciones: de acuerdo con el objeto y con las cláusulas contractuales;
b) Productos:
– Aseguramiento en Salud, Pensión y/o Riesgos Profesionales.
Naturaleza:
Características: los productos que el Instituto ofrece se centran en el aseguramiento en salud, pensión y riesgos profesionales para empresas, trabajadores independientes o beneficiarios adicionales en salud.
Nicho de mercado y Destinatarios: son todos los sectores de la economía;
c) Canales de distribución
– Cotizante en Colombia:
Características: son los cotizantes que desarrollan su actividad económica en el país.
– Cotizante en el extranjero
Características: son los cotizantes a pensiones que residen en el extranjero y que aportan para recibir una pensión en Colombia;
d) Jurisdicciones
– Nivel Nacional
Características: aunque el recaudo de aportes se realiza en todas las seccionales, el control del mismo se encuentra centralizado en el nivel nacional.
– Nivel Seccional
Características: Cada seccional realiza la contratación de acuerdo con los montos máximos establecidos, la demás se realiza centralizadamente en el nivel nacional.
3.2.2.3 MONITOREO DE OPERACIONES.
De acuerdo con la segmentación, se deberá verificar el comportamiento normal de cada factor e informar los casos en los que se presenten situaciones diferentes al curso normal de cada operación.
Todos los documentos relacionados con los reportes de operaciones inusuales y sospechosas deberán conservarse de forma centralizada, secuencial y cronológica con las debidas seguridades, junto con el respectivo reporte a la UIAF, garantizando su custodia y posterior consulta.
Las Gerencias Seccionales velarán para que los sistemas de archivo se constituyan en una herramienta gerencial y de aplicación y seguimiento a los sistemas de control y prevención de lavado de activos.
Se deberá conservar los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control del lavado por el término de seis (6) años, de conformidad con lo establecido en el artículo 96 del EOSF.
Al cabo de este lapso pueden ser destruidos, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
-- Que no medie solicitud de entrega de los mismos formulada por autoridad competente.
-- Que se conserven en un medio técnico que garantice su posterior reproducción exacta y la preservación de su valor probatorio, conforme lo previsto en los Decretos 2527 de 1950, 3354 de 1954 y 2620 de 1993 y en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.
En los casos de fusión, la entidad absorbente debe garantizar la continuidad en el estricto cumplimiento de esta disposición.
En caso de liquidación corresponde al liquidador adoptar las medidas necesarias para garantizar el archivo y protección de estos documentos, de acuerdo con lo señalado en el Decreto 2418 de 1999.
3.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.
3.4.1 FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO.
1. Señalar las políticas, estrategias y adoptar el código de conducta del Instituto en materia de prevención del lavado de activos y financiación de terrorismo, de acuerdo a los parámetros establecidos por la Superintendencia Financiera en la Circular Básica Jurídica.
2. Aprobar cualquier modificación y/o actualización del manual de procedimientos del SARLAFT que se adopte, así como las modificaciones y actualizaciones presentadas por la Presidencia del Instituto y de acuerdo a los parámetros establecidos por la Superintendencia Financiera en la Circular Básica Jurídica.
3. Designar al Oficial de Cumplimiento y su suplente, de conformidad con las calidades y requisitos para ocupar dicho cargo.
4. Evaluar los informes trimestrales que presenta el Oficial de Cumplimiento y estamentos de control sobre el funcionamiento del SARLAFT y adoptar las medidas que considere convenientes frente al tema.
5. Incluir en el orden del día de las reuniones, cuando menos trimestralmente y a partir de la reunión de la segunda quincena de enero de cada año, la presentación personal del informe del Oficial de Cumplimiento.
3.4.2 FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL INSTITUTO DE SEGURO SOCIAL.
1. Someter a aprobación del Consejo Directivo en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones.
2. Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen todas las políticas adoptadas por el Consejo Directivo.
3. Adoptar las medidas adecuadas como resultado de la evolución de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.
4. Garantizar que las bases de datos y la plataforma tecnológica cumplan con los criterios y requisitos establecidos en la Circular Externa 022 de 2007 Superfinanciera.
5. Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.
6. Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento.
7. Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida.
8. Aprobar los criterios, metodologías y procedimientos para la selección, seguimiento y cancelación de los contratos celebrados con terceros para la realización de aquellas funciones relacionadas con el SARLAFT que pueden realizarse por estos, de acuerdo con lo señalado en la presente circular.
3.4.3 FUNCIONES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO.
1. Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que conforman el SARLAFT.
2. Presentar, cuando menos en forma trimestral, informes escritos al Consejo Directivo, en los cuales debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos:
a) Los resultados de la gestión desarrollada;
b) El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades;
c) La evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y los controles adoptados, así como de los riesgos asociados;
d) La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos en la presente circular, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SARLAFT;
e) Los resultados de los correctivos ordenados por el Consejo Directivo;
f) Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero, UIAF.
3. Promover la adopción de correctivos al SARLAFT.
4. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.
5. Proponer a la administración la actualización del manual de procedimientos y velar por su divulgación a los funcionarios.
6. Colaborar con la instancia designada por el Consejo Directivo en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.
7. Evaluar los informes presentados por la auditoría interna y los informes que presente el Revisor Fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.
8. Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.
9. Elaborar y someter a la aprobación del Consejo Directivo, los criterios objetivos para la determinación de las operaciones sospechosas, así como aquellos para determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios serán objeto de consolidación, monitoreo y análisis de inusualidad.
3.4.4 FUNCIONES DEL GERENTE NACIONAL DE TESORERÍA.
1. Verificar la información suministrada y analizar las transacciones efectuadas por los clientes y usuarios con el fin de cancelar sus obligaciones, en lo concerniente al objeto de su solicitud, la verificación de la existencia y vigencia de la obligación a atender, junto con la verificación del beneficiario de los pagos así solicitados.
2. Coadyuvar en las funciones del Oficial de Cumplimiento, que atañen a su área y proponer mejoras o ajustes al sistema.
3. Reportar al Oficial de Cumplimiento del SARLAFT, los casos de operaciones que se consideren sospechosas al momento de detectarlas, utilizando para ello los formatos definidos por la Superintendencia Financiera de Colombia.
La Revisoría Fiscal y Auditoría Interna, son responsables de efectuar una evaluación del SARLAFT, a fin de que se puedan determinar sus fallas o debilidades e informarlas a las instancias pertinentes.
Sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones al Revisor Fiscal, este deberá elaborar un reporte trimestral dirigido al Consejo Directivo u órgano que haga sus veces, en el que informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre el SARLAFT.
Además, deberá poner en conocimiento del oficial de cumplimiento, las inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.
Sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones a la auditoría interna, esta deberá evaluar anualmente la efectividad y cumplimiento de todas y cada una de las etapas y los elementos del SARLAFT, con el fin de determinar las deficiencias y sus posibles soluciones. Así mismo, deberá informar los resultados de la evaluación al oficial de cumplimiento y al Consejo Directivo.
3.6 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA.
El Instituto cuenta con el soporte tecnológico necesario para la generación del reporte de operaciones sospechosas y de operaciones inusuales incluidos dentro de los reportes internos y externos a presentar dentro del SARLAFT.
3.7 DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN.
Con el fin de llevar un control sobre los temas relacionados con el SARLAFT, las dependencias competentes del Instituto deberán presentar los siguientes informes:
3.7.1.1 TRANSACCIONES INUSUALES.
Los funcionarios que detecten este tipo de operación, deberán informar a su jefe inmediato el mismo día que la detecten, indicando las razones por las cuales califican la operación como inusual, el jefe deberá analizar la información y reportarla por escrito al Oficial de Cumplimiento con los soportes necesarios.
El Oficial de Cumplimiento a su vez las evaluará y se pronunciará al respecto, con el fin de determinar si se califica como inusual o como sospechosa, remitiendo los soportes necesarios para ser estudiado. Se debe llevar la relación de aquellas que se detecten, a fin de que el Oficial de Cumplimiento pueda evaluar el adecuado funcionamiento del SARLAFT.
3.7.1.2 OPERACIONES SOSPECHOSAS.
Cuando se presenten operaciones inusuales, deben ser reportadas en forma inmediata al Oficial de Cumplimiento, quien después de analizarlas y confrontarlas con la información del cliente y del mercado podrá calificarlas como sospechosas para así reportarlas a la Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF.
Adicionalmente se deben reportar al Oficial de Cumplimiento, las operaciones sospechosas vinculadas con actividades terroristas, dentro del mismo término.
3.7.1.3 REPORTES DE LA ETAPA DE MONITOREO.
Los Departamentos Nacionales de Cuentas por Pagar, Inversiones, Operaciones Bancarias deberán generar un informe trimestral de seguimiento al mapa de riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo para determinar la evolución de los niveles de riesgo y de los riesgos residuales de la operación.
3.7.2.1 REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS (ROS).
De acuerdo con lo establecido en el Anexo I de la Circular 022 de 2007, el Instituto genera mensualmente el reporte de operaciones sospechosas a través del software “ROS STAND ALONE” instalado en el Departamento Nacional de Inversiones y lo reporta a la UIAF vía Internet, verificando el recibido correspondiente por parte de la Unidad.
3.7.2.2 REPORTE DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO.
Como política administrativa en el manejo y control de sus recursos financieros, en las cajas del Instituto no se recibirán valores en efectivo en cuantías que superen los trescientos mil pesos ($300.000) moneda corriente.
Por lo anterior y teniendo en cuenta lo establecido en el numeral 4.2.7.2.4 de la Circular 022 de 2007 así:
“Las entidades deberán reportar a la UIAF dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte, las transacciones múltiples en efectivo cuyo valor sea igual o superior a las cuantías establecidas en el correspondiente instructivo, diligenciando la pro forma del Anexo II, de acuerdo con las indicaciones señaladas en su respectivo instructivo. Las transacciones múltiples están constituidas por aquellas transacciones individuales en efectivo realizadas por cuantías inferiores a las señaladas en dicho instructivo que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen las tales sumas.
Las entidades cuyos clientes no realizan transacciones en efectivo no deben efectuar dicho reporte”.
El Instituto no utiliza el formulario de reporte de transacciones en efectivo, ni de transacciones múltiples en efectivo.
La Secretaría General, la Vicepresidencia Financiera y la Gerencia Nacional de Recursos Humanos, programarán la capacitación sobre el SARLAFT.
El Jefe del Departamento Nacional de Desarrollo de Personal o quien haga sus veces, será el encargado de ejecutar en coordinación con el Oficial de Cumplimiento, la capacitación a los servidores de la entidad, con el fin de dar a conocer el funcionamiento del SARLAFT y mantener informados a los funcionarios sobre la normatividad que se emita sobre el tema.
La capacitación se orientará a los riesgos que pudieran presentarse en el Instituto de acuerdo con los servicios que presta.
La capacitación y su sistema se evaluará anualmente con el fin de determinar la necesidad de realizar ajustes o recapacitaciones.
1. Mapa de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo del Instituto de Seguros Sociales
2. Procedimientos
2.1 Seguimiento a los niveles de riesgo
2.2 Requerimientos de información de autoridades competentes
2.3 Verificación de beneficiarios de giros contra listas internacionales vinculantes para Colombia como la denominada Lista Clinton
2.4 Imposición de sanciones por incumplimiento de las normas relacionadas con el SARLAFT
2.5 Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS)
3. Carta de Presentación de la Propuesta
4. Actualización Información Proveedores de Bienes y Servicios
MAPA DE RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO.
< TABLA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O No. 46.860 de 3 de enero de 2008; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co >
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO "SARLAFT" RESPONSABLE.
SEGUIMIENTO A LOS NIVELES DE RIESGO.
< TABLA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O No. 46.860 de 3 de enero de 2008; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co >
REQUERIMIENTO DE INFORMACION DE AUTORIDADES COMPETENTES.
< TABLA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O No. 46.860 de 3 de enero de 2008; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co >
VERIFICACION DE BENEFICIARIOS DE GIROS CONTRA LISTAS INTERNACIONALES VINCULANTES PARA COLOMBIA COMO LA DENOMINADA LISTA CLINTON.
< TABLA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O No. 46.860 de 3 de enero de 2008; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co >
IMPOSICIÓN DE SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS RELACIONADAS CON EL SARLAFT.
< TABLA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O No. 46.860 de 3 de enero de 2008; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co >
REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS (ROS).
< TABLA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O No. 46.860 de 3 de enero de 2008; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co >
CARTA DE PRESENTACION DE LA OFERTA.
(Lugar y Fecha)
Señores
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES
Bogotá, D.C.
Ref.: (Identificación del proceso de contratación, licitación, convocatoria o concurso público)
Estimados señores:
El suscrito ------- identificado con la cédula de ciudadanía No------------expedida en ------- actuando en nombre -------y/o en calidad de Representante Legal de la Compañía --------- domiciliada en --------y suficientemente autorizado según consta en ---------, me permito presentar propuesta para la (Identificación del proceso de contratación, licitación, convocatoria o concurso público), cuyo objeto es __________.
Los términos de esta propuesta han sido formulados con base en las especificaciones contenidas en la (Identificación del proceso de contratación, licitación, convocatoria o concurso público). Declaro aceptar y haber entendido en toda su extensión sus alcances y significado.
Declaro así mismo que:
1. Tengo poder legal para firmar y presentar la propuesta.
2. Esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse sólo compromete a la sociedad que legalmente represento.
3. Conocemos y tenemos en nuestro poder los documentos que integran los términos de referencia, sus anexos y adendos que son: (Indicar fecha y número de cada uno), y renunciamos a cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación de los mismos.
4. Haremos los trámites necesarios para el perfeccionamiento y ejecución del contrato en el término señalado en los términos de referencia.
5. La presente propuesta consta de ------- ( ) folios debidamente numerados.
6. Que ni yo, ni la sociedad que legalmente represento nos hallamos incursos en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas por la Constitución Política, las leyes 145 de 1960, 43 de 1990, 80 de 1993 y del artículo 205 del Código de Comercio, y demás normas vigentes sobre la materia.
7. Con la presentación de esta propuesta, la sociedad se obliga a mantener los precios ofrecidos, sin variación hasta la fecha de ejecución del contrato, si nos llegare a ser adjudicado.
8. La dirección comercial de la sociedad que represento donde se pueden remitir o enviar por correo, notificaciones relacionadas con este concurso, es la siguiente: ________________________________________________________________
9. Me obligo en nombre de la sociedad, para con el Instituto de Seguros Sociales a informar todo cambio de residencia o domicilio que ocurra durante el desarrollo del contrato que se suscriba como consecuencia de la (Identificación del proceso de contratación, licitación, convocatoria o concurso público) hasta su liquidación final.
10. Para efectos legales hago constar que la información certificada y suministrada es totalmente cierta y puede ser verificada.
11. “Que la Empresa que legalmente represento ________ (no o si) ha sido multada y/o sancionada por incumplimiento de contratos estatales, mediante providencia ejecutoriada dentro de los dos últimos años anteriores a la fecha de cierre de esta Convocatoria. (Se debe relacionar si es el caso los Contratos en los que el proponente ha sido sancionado)”.
12. Me adhiero en forma voluntaria, explícita e irrevocable al pacto sobre ética pública y privada en la contratación estatal.
NOMBRE COMPLETO Y DIRECCION DEL OFERENTE ______________________________
VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA: $_________________________________ incluido IVA
Póliza de Garantía de Seriedad de la propuesta No. ______ expedida el ____ por valor del amparo $_________
Firma del representante legal: ----------------------------------------------
C.C. No. _______________ expedida en _______________
NIT______________
