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ACUERDO 003 DE 2001
(septiembre 12)
CONSEJO NACIONAL DE RIESGOS PROFESIONALES
"Por medio del cual se establece y recomienda al Gobierno Nacional reglamentar la recolección, transferencia y difusión de los datos involucrados dentro del Subsistema de Información en Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales con el fin de unificar la estructura para la transferencia de datos en medio magnético a la Oficina de Planeación del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social "
EL MINISTRO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL
En ejercicio de las atribuciones que le confiere el artículo 70 de Decreto 1295 de 1994, los numerales 17 y 19 del artículo 3o y del numeral 13 del artículo 16 del Decreto 1128 de 1999, y
CONSIDERANDO
Que el numeral 17 del artículo 3 del Decreto 1128 de 1999, señala que se deben establecer mecanismos para la recolección, tratamiento, análisis y utilización de la información en todas las entidades y áreas del sector, en coordinación con el Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas (DANE) y organismos especializados.
Que con el fin de desarrollar este proceso, el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información.
Que el numeral 13 del artículo 16 del Decreto 1128 de 1999, estableció que la Dirección General de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales, debe desarrollar el Subsistema de Información que permita el procesamiento y actualización permanente de información del Sistema General de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales, el cual debe incluir el registro estadístico de riesgos.
Que el Gobierno Nacional elaboró y presento la "Política Pública para la Protección de la Salud en el Mundo del Trabajo", estableciendo dentro de su Plan de Desarrollo número 5 denominado "Aplicación de sistemas de gestión de seguridad, salud en el trabajo y productividad", el programa número 4 que desarrollará la construcción de un sistema de información único, que servirá como instrumento de educación a la comunidad y permitirá la realización de balances sociales.
Que el Consejo Nacional de Riesgos Profesionales, en el acuerdo número 002 de 2001, estableció dentro del plan de acción 2001-2002, en su política número 2 denominada Fortalecimiento Institucional, desarrollar el Subsistema de Información de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales en el marco del Sistema de Información Laboral, para lo cual definió el rubro presupuestal con recursos del Fondo de Riesgos Profesionales.
Que mediante la Resolución 01875 del 25 de octubre de 2001, se crea el Subsistema de Información de Salud ocupacional y Riesgos Profesionales.
Que le corresponde al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social reglamentar la recolección, transferencia y difusión de los datos involucrados dentro del Subsistema de Información en Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales con el fin de unificar la estructura para la transferencia de datos en medio magnético a la Oficina de Planeación del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
En merito de lo expuesto el Consejo Nacional de Riesgos Profesionales,
ACUERDA Y RECOMIENDA:
Para efectos del presente Acuerdo se entenderá por:
A. SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES. Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollen.
B. SUBSISTEMA DE INFORMACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL Y RIESGOS PROFESIONALES. Es el conjunto de instituciones, normas, procedimientos y usuarios dirigido a mantener un registro permanente y oportuno para el análisis de la información relacionada con la protección de la salud en el mundo del trabajo, como herramienta para la generación de políticas y seguimiento de programas en riesgos profesionales.
C. ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES. Son las encargadas de garantizar las prestaciones económicas, asistenciales, la promoción en la salud de los trabajadores y prevención de los riesgos profesionales, mediante una afiliación que debe realizar el empleador teniendo en cuenta la actividad económica y el centro de trabajo.
D. ACCIDENTE DE TRABAJO. Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte.
Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.
Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador.
E. ENFERMEDAD PROFESIONAL. Es todo estado patológico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y directa de la clase de trabajo que desempeña el trabajador, o del medio en que se haya visto obligado a trabajar, y que haya sido determinada como enfermedad profesional por el gobierno nacional.
Los procesos informáticos son los siguientes:
A. ACTUALIZACIÓN. Consiste en el registro primario del dato, la modificación, la eliminación y el ingreso de éstos a medios magnéticos o electrónicos.
B. VALIDACIÓN. Consiste en la verificación de los datos registrados, en términos de la correspondencia con la definición, estructura y características definidas en esta Acuerdo, la correspondencia con los valores y la referencia cruzada entre variables.
C. ORGANIZACIÓN. Consiste en el ordenamiento de los datos registrados sobre el trabajador, empleador, centros de trabajo de acuerdo con las estructuras estandarizadas que maneja el Sistema General de Riesgos Profesionales y que se establece en está Acuerdo.
D. ADMINISTRACIÓN DE DATOS. Consiste en la conservación, depuración y eliminación de la información de las bases de datos y en el establecimiento de los niveles de control y seguridad de los datos.
E. TRANSFERENCIA DE DATOS. Consiste en el envío de los datos, utilizando un medio de comunicación magnético o electrónico, que permita la actualización de los mismos.
F. DISPOSICIÓN DE LA INFORMACIÓN. Consiste en la oferta de información de dominio público en medios masivos de comunicación de la entidad que administra el subsistema de información.
AMBITO.
Las disposiciones contenidas en el presente Acuerdo son de obligatorio cumplimiento por parte las entidades que reportan al Sistema, las cuales son las siguientes:
Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales -ARP.
Empresas públicas y privadas afiliadas al Sistema General de Riesgos Profesionales,
Juntas de Calificación de Invalidez,
Encargo Fiduciario,
Directores Territoriales e Inspectores de Trabajo del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
Red de Comités (Comités nacional, seccionales y locales de salud ocupacional)
DATOS BÁSICOS PARA EL SUBSISTEMA DE INFORMACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL Y RIESGOS PROFESIONALES.
1. Fuentes de información del Subsistema de Información de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales
Módulo I Cobertura y tendencia sociodemográfica
Administradoras de Riesgos Profesionales - ARP
Direcciones Territoriales e Inspecciones de Trabajo del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
Módulo II Comportamiento Financiero
Encargo Fiduciario
Administradoras de Riesgos Profesionales -ARP
Módulo III Perfil epidemiológico
Administradoras de Riesgos Profesionales - ARP
Juntas de Calificación de Invalidez
Módulo IV Gestión en salud ocupacional
Administradoras de Riesgos Profesionales - ARP
Juntas de Calificación de Invalidez
Red de Comités (Comités nacional, seccionales y locales de salud ocupacional)
Empresas públicas y privadas afiliadas al Sistema General de Riesgos Profesionales
Módulo V Quejas y sanciones
Direcciones territoriales e Inspecciones de Trabajo del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
1. Componentes de información del Subsistema de Información de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales
Módulo I. Cobertura y tendencia sociodemográfica
Datos de identificación de las empresas y centros de trabajo
Datos de identificación de los trabajadores
Módulo II. Comportamiento Financiero
Datos de las cotizaciones de los empleadores por cada uno de sus trabajadores
Datos de prestaciones asistenciales y económicas pagadas por las ARP
Datos inversión de las ARP en promoción y prevención
Datos de pago de multas.
Datos de los rendimientos fiduciarios
Módulo III. Perfil epidemiológico
Datos del evento que no generan controversia.
Datos de la calificación del evento que genero controversia.
Módulo IV. Gestión en salud ocupacional
Datos de Comités Paritarios de Salud Ocupacional - Copasos
Datos de vigías ocupacionales
Datos de reglamentos de higiene y seguridad industrial
Datos de planes de trabajo anual e informes de promoción y prevención (empresarios y las ARP)
Datos de equipos interdisciplinarios de la perdida de capacidad laboral.
Datos de inscripción y conformación de Juntas de Calificación de Invalidez
Datos de funcionamiento de la Red de Comités (Comités nacional, seccionales y locales de salud ocupacional)
Módulo V. Quejas y sanciones
Datos de la queja y de la sanción
Datos de los recursos de reposición y de apelación
Nota: Teniendo en cuenta que los módulos del presente subsistema de información tendrán datos, documentos e información de diferentes instituciones o entidades tales como, el DANE, Ministerio de Salud y Superbancaria, se harán los correspondientes cruces de información con el objeto de cotejar datos, estandarizar variables, verificar resultados, establecer parámetros e indicadores nacionales.
DEL FLUJO DE DATOS.
1. Transferencia de los datos al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
Los datos de cada período, que corresponden a los meses del año, deben ser transferidos a la Oficina de Planeación del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, de acuerdo con la siguiente periodicidad y forma de reporte:
| DATO | RESPONSABLE | PERIO-DICIDAD | FORMA DE REPORTE |
| 1. Registro de datos de empresas | - Por la ARP, cuando la empresa es afiliada al SGRP. - Por el inspector de trabajo, cuando se interpone una queja | 10 primeros días de cada mes | Individual por empresa |
| 2. Registro de datos del trabajador | Por la ARP, cuando la empresa es afiliada al SGRP | 10 primeros días de cada mes | Individual por trabajador |
| 3. Registro de datos de ingresos de cotización | ARP | 10 primeros días de cada mes siguientes al período de cotización. | Individual por trabajador |
| 4. Registro de datos sobre ingresos por cotización y egresos por eventos | ARP | 10 primeros días de cada mes siguientes al período de cotización. | Conso+_øó–ª ÎRP |
| 5. Registro consolidado de ingresos al FRP. | FIDUCARIA | 10 primeros días de cada mes siguientes al período de cotización. | Consolidado ARP |
| 6. Registro consolidado de aportes al FRP. | FIDUCIARIA | 10 primeros días de cada mes siguientes al período de cotización. | Consolidado ARP |
| 7. Registro de datos sobre eventos | ARP | 10 primeros días de cada mes | Individual por tipo Evento |
| 8. Registro de datos sobre prestaciones de eventos | ARP | 10 primeros días de cada mes | Individual por evento y por tipo de Prestación |
| 9. Registro de datos sobre calificación de la pérdida de la capacidad laboral del trabajador | Entidades calificadoras | 10 primeros días de cada mes | Individual por evento |
| 10. Registro de datos sobre Comités Paritarios de Salud Ocupacional ó Vigías de Salud ocupacional | Director Territorial de Trabajo y Seguridad Social | 10 primeros días de cada mes | Individual por empresa |
| 11. Registro de datos sobre Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial | Director Territorial de Trabajo y Seguridad Social | 10 primeros días de cada mes | Individual por empresa |
| 12. Registro de datos sobre inscripción y conformación de Juntas de Calificación de Invalidez | Director Territorial de Trabajo y Seguridad Social | 10 primeros días de cada mes | Individual por junta de Calificación de Invalidez |
| 13. Registro de datos sobre funcionamiento de la Red de Comités | Director Territorial de Trabajo y Seguridad Social | 10 primeros días de cada mes | Individual por comité y consolidado por Comité Nacional |
| 14. Registro de datos sobre planes de trabajo anual de promoción y prevención de la ARP | Director Territorial de Trabajo y Seguridad Social planes de trabajo radicado por las ARP. | 30 siguientes al registro de dichos planes | Individual por ARP y departamento |
| 15. Registro de datos sobre consolidado de empresa sobre planes de trabajo anual de promoción y prevención | Director Territorial de Trabajo y Seguridad Social | 30 siguientes al registro de dichos planes | Consolidado por empresa y por clase de riesgo |
| 16. Registro de datos sobre equipos interdisciplinarios de perdida de capacidad laboral. | Director Territorial de Trabajo y Seguridad Social | 30 siguientes al registro de dichos equipos | Individual por ARP y por departamento |
| 17. Registro de datos sobre quejas procedentes y sanciones | Director Territorial de Trabajo y Seguridad Social | 10 primeros días de cada mes | Individual por queja |
2. De la estructura única de datos.
Las ARP o las entidades que reportan al Sistema no podrán modificar, reducir o adicionar los datos a que se refiere está reglamentación, ni modificar la estructura en la cual deben ser presentados en medio magnético, en cuanto a la longitud de los campos, tipo de dato, valores que puede adoptar el dato y orden de los mismos. Lo anterior sin perjuicio de que en las bases de datos propias de las Administradoras de Riesgos Profesionales y demás entidades que reportan al Sistema, puedan tener información adicional para su propio uso.
3. De los soportes físicos y seguridad de los datos.
Los soportes físicos de la información reportada por el trabajador relacionados con la afiliación, las novedades, la autoliquidación, el reporte único de accidente de trabajo, el reporte único de enfermedad profesional, dictamen de la calificación de perdida capacidad laboral, deben reposar en la Administradora de Riesgos Profesionales y en las empresas respectivamente, los cuales deben estar disponibles al momento que lo requiera el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, independiente del envío periódico de la información.
Los soportes físicos y magnéticos de la información base para la elaboración de los consolidados, deben estar almacenados en la entidad respectiva y en cualquier momento puede ser solicitada por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
El almacenamiento de los datos y medios físicos y la utilización de los mismos, debe manejarse con criterios de derecho a la intimidad y secreto profesional, en cumplimiento del principio de confidencialidad de la información contemplado en la Ley.
PROCESOS INFORMATICOS EN LA GENERACIÓN DE LOS DATOS.
1. Procesos informáticos de las entidades que reportan al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
Las entidades que deben realizar el reporte de datos al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social están obligadas a garantizar la confiabilidad, validez, seguridad y calidad de los datos sobre la afiliación, las novedades, la autoliquidación, el reporte único de accidente de trabajo, el reporte único de enfermedad profesional, dictamen de la calificación de perdida de la capacidad laboral y de generar la información consolidada; dicha información debe ser suministrada de manera oportuna a la Oficina de Planeación del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, siendo responsables de:
a. En la actualización de datos, deben recibir permanentemente la información suministrada por el empleador, verificar su procedencia y el período reportado e integrar los datos recibidos a su propio sistema de información institucional.
b. En la validación de los datos deben verificar que los datos sean consistentes y obedezca a los criterios para el manejo de los datos establecidos, en cuanto a los valores que asumen las variables y la referencia cruce de las mismas.
c. En la organización de la información para ser enviada a la Oficina de Planeación del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, la entidad que reporta el Sistema debe generar los archivos de datos que requiere el Subsistema de Información en Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales y que se establecen en este Acuerdo.
d. En la transferencia de datos a la Oficina de Planeación del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, deben enviar los datos en medio magnético, en estructura de archivo plano, tal como se define en este Acuerdo.
2. Procesos informáticos de la Oficina de Planeación del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
a. En la actualización de datos, la Oficina de Planeación del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en forma directa, recibirá la información y actualizará su base de datos, integrando periódicamente la información recibida de las entidades que reportan al Sistema para conformar la base de datos del Subsistema de Información en Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales de todo el país.
b. En la validación de datos, la Oficina de planeación del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social directamente, previo la actualización de las bases de datos, deberá verificar la procedencia y períodos informados, solicitar a las entidades que reportan al Sistema la información que no haya sido enviada, verificar que la estructura de los archivos planos corresponda a la establecida y que los campos de datos estén diligenciados correctamente.
Las inconsistencias identificadas de cada período serán remitidas a las entidades que reportan al Sistema para su corrección. Los datos deberán ser devueltos por las entidades que reportan al Sistema en la misma estructura de datos definida, y en el envío periódico de datos siguiente.
d. En la disposición de la información, la Oficina de Planeación del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, generará periódicamente la información consolidada y agrupada, a nivel nacional, para uso común de las entidades de control y administración del Sistema y determinar la disposición de información consolidada que podrá tener un uso común en la población en general.
ESPECIFICACIONES TECNOLÓGICAS PARA LA TRANSFERENCIA DE DATOS.
1. Estándar del archivo plano.
Se aceptarán los archivos planos de datos que cumplan el estándar TXT y los archivos CSV generados por Excel y que cumplan con la estructura definida en esta reglamentación.
Todos los campos de las variables del archivo deben estar separados por comas. La coma solamente debe ser utilizada para este fin. Cuando el dato no lleve valor (blanco) igual se debe incluir el campo separado por comas (,,).
Los campos tipo texto no deben tener ningún tipo de separador, solo se acepta el espacio en blanco. Se aceptarán números de consecutivos que incluyan el carácter guión (-).
Los campos numéricos que incluyan decimales, deben utilizar como separadores de decimales el punto (.). Los valores deben venir sin separación de miles.
Los campos de dato fecha deben tener: formato día/mes/año (dd/mm/aaaa), incluido el carácter (/).
Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (" "), ni ningún otro carácter especial.
El número total de registros por cada volumen, no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético.
Para optimizar el proceso del envío de los archivos, se pueden comprimir con formato ZIP.
No se debe colocar ningún carácter especial de fin de registro o archivo.
2. Medios magnéticos utilizados.
Los medios de almacenamiento de datos que se deben utilizar para el envío de los archivos de datos son los siguientes:
Disquete de 3.5", alta densidad
Disquete ZIP, 120 MB
CD-ROM, 74 min.
Mini Disk
3. Identificación externa del medio magnético de envío.
Todos los medios de envío externamente deberán tener una identificación con el siguiente contenido:
Código de la entidad que envía los datos, según la codificación de entidades establecida para el Sistema.
Nombre de la entidad que reporta la información.
Fecha de la remisión de los datos: hace referencia al día, mes y año en que se envía la información.
Número del volumen enviado identifica el número del diskettes, cintas, CD's.
Nombre del responsable del envío de la información.
Teléfono del responsable del envío de la información, debe contener indicativo y número telefónico.
Para envíos por correo electrónico igualmente se debe enviar los datos de identificación externa como primer mensaje del correo electrónico.
4. Control de los archivos enviados.
Debe enviarse en el primer volumen de los medios magnéticos que contengan los archivos de datos el archivo de control, el cual debe realizar la descripción de cada uno de los archivos enviados en los medios magnéticos, de acuerdo con la siguiente estructura de datos:
| Dato | Descripción | Longitud | Valor permitido |
| Código de la administradora de riesgos profesionales o entidad que reporta | Código asignado a la entidad por la Superintendencia Bancaria o asignado a la entidad que reporta | 4 | Tabla de ARP o entidades que reportan |
| Fecha de remisión | Fecha de la remisión para el envío de los datos | 10 | Formato: día, mes, año. dd/mm/aaaa |
| Código del archivo | Dos caracteres para identificar el tipo de archivo, cuatro caracteres para el código de la entidad que reporta, 6 caracteres para el periodo de la remisión de los datos. | 12 | |
| Total de registros | Total de registro de datos del envío | 10 | |
| Año de reporte | Año correspondiente al período reportado | 4 | AAAA |
| Mes de reporte | Mes correspondiente al período reportado | 2 | MM |
5. Especificación de los nombres de los archivos
Los archivos de datos deberán nombrarse e identificarse así:
Tipo de archivo (dos caracteres),
Código de la entidad que reporta,
Periodo de la remisión de los datos( seis caracteres AAAAMM),
Punto (.) separador de la extensión del archivo
Extensión del archivo, que debe ser TXT ó CSV.
Los tipos de archivos son los siguientes:
AC = Registro de datos para el archivo de control
EM = Registro de datos de empresas
TR = Registro de datos del trabajador
IN = Registro de datos de ingresos de cotización
EG = Registro de datos sobre egresos por cotización y egresos por eventos
CI = Registro consolidado de ingresos al Fondo de Riesgos Profesionales
CA = Registro consolidado de aportes recibidos en administración
EV = Registro de datos sobre eventos
DP = Registro de datos de prestaciones de eventos
CT = Registro de datos sobre calificación de la pérdida de la capacidad laboral del trabajador
CP = Registro de datos sobre Comités Paritarios de Salud Ocupacional o Vigías de Salud Ocupacional
RH = Registro de datos sobre Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
JC = Registro de datos sobre inscripción y conformación de Juntas de Calificación de Invalidez
RC = Registro de datos sobre funcionamiento de la Red de Comités
PA = Registro de datos sobre descripción de planes de trabajo anual de promoción y prevención de la ARP
PE = Registro de sobre planes de trabajo anuales de promoción y prevención, de las empresas
EI = Registro de datos sobre equipos interdisciplinarios
QP = Registro de datos sobre quejas procedentes y sanciones
PERIODO DE TRANSICION.
Las Entidades que deben reportar la información al Sistema General de Riesgos Profesionales tendrán plazo hasta el 10 de enero 2003, fecha en la cual inicia la vigencia de la presente reglamentación.
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO.
El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social debe realizar anualmente una evaluación funcional del proceso de implementación del Subsistema de Información en Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales; y periodicamente realizará el seguimiento a la transferencia de datos que deben hacer las entidades responsables, hacia la Oficina de Planeación del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
Así mismo conforme a las necesidades y requerimientos del Sistema General de Riesgos Profesionales se diseñara, adoptaran e implementaran nuevos módulos, en especial lo referente al registro de condiciones de trabajo, exposición ocupacional y evaluación del Programa de Salud Ocupacional de Empresa.
SANCIONES.
Se recomienda aplicar las establecidas en la resolución 000645 de 2002 y en el Decreto-Ley 1295 de 1994.
CÚMPLASE
Dado en Bogotá D.C. a los
ANGELINO GARZON
Ministro de Trabajo y Seguridad Social
Presidente Consejo Nacional de Riesgos Profesionales.
JORGE BERNAL CONDE
Director General de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales
Secretario Técnico Consejo Nacional de Riesgos Profesionales
