CIRCULAR 001 DE 2003

(junio 17)

Diario Oficial No. 45.228, de 24 de junio de 2003

MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL

De: Dirección General de Riesgos Profesionales.

Para: Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales y Empresas del Sector Público y Privado.

Asunto: Vigilancia y control para la afiliación, promoción y prevención en riesgos profesionales.

Fecha: 17 de junio de 2003.

La Dirección General de Riesgos Profesionales del Ministerio de la Protección Social, en uso de sus facultades legales y conforme a lo dispuesto en los artículos 56, 57, 58, 59, 60, 62, 84 y 91 del Decreto Ley 1295 de 1994; artículos 4o del Decreto 1530 de 1996 y 25 del Decreto 205 de 2003, con el objeto de velar por el buen funcionamiento y desarrollo del Sistema General de Riesgos Profesionales, teniendo en cuenta:

Que los empleadores están obligados a procurar el cuidado integral de la salud de los trabajadores y de los ambientes de trabajo y son los responsables directos de la salud ocupacional, debiendo suministrar y acondicionar locales y equipos de trabajo que garanticen la seguridad y salud de los trabajadores, adoptando las medidas de higiene y seguridad indispensables para la protección de la vida, la salud y la moralidad de los trabajadores a su servicio.

Que en tal sentido, el empleador es responsable del control de los diferentes factores de riesgo, de la compra de herramientas y elementos de protección personal y de garantizar las condiciones de trabajo y salud de sus trabajadores.

Que las Administradoras de Riesgos Profesionales son entidades asesoras y consultoras de los empleadores y trabajadores conforme a lo establecido en los artículos 19, 35 y 80 del Decreto-ley 1295 de 1994. Por lo tanto, su actividad en salud ocupacional, higiene y seguridad industrial en control del riesgo, llega hasta el diseño de sistemas de control de los factores de riesgos, creando, implementando y desarrollando sistemas de vigilancia epidemiológica, incluso diseñando maquinaria, herramientas y equipos que garanticen la vida y salud de los trabajadores, pero no pueden realizar actividades del control del riesgo que por ley le corresponden al empleador.

Con base en lo anterior, se imparten las siguientes instrucciones determinaciones de obligatorio cumplimiento.

1. Afiliación de pequeñas empresas

Para efectos de darle cumplimiento al artículo 85 del Decreto-ley 1295 de 1994, las entidades Administradoras de Riesgos Profesionales no podrán rechazar, dilatar, dificultar o negar la afiliación de las pequeñas empresas, ni a los trabajadores de estas. Incurrir en estas conductas genera multas sucesivas de hasta mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, según lo establece el citado decreto.

Los empleadores, trabajadores y personas que tengan conocimiento y las pruebas correspondientes sobre el rechazo o no afiliación de los trabajadores de las pequeñas empresas, pueden presentar la queja correspondiente ante las Direcciones Territoriales del Ministerio de la Protección Social, dependencias que deben iniciar la investigación administrativa correspondiente.

2. Afiliación del servicio doméstico

Las Administradoras de Riesgos Profesionales no podrán rechazar la afiliación de empleadores que tengan a su cargo trabajadores del servicio doméstico. Las conductas realizadas por los funcionarios para rechazar, dilatar, dificultar o negar su afiliación, generan multas sucesivas de hasta mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes según el artículo 91 del Decreto-ley 1295 de 1994.

3. Control a la evasión y elusión

a) Evasión en el Sistema General de Riesgos Profesionales: Es la omisión de la obligación legal del empleador de afiliar al trabajador al Sistema General de Riesgos Profesionales que genera a la empresa o empleador una sanción de hasta quinientos (500) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes;

b) Elusión en el Sistema General de Riesgos Profesionales: Es la práctica mediante la cual se cotiza al Sistema General de Riesgos Profesionales, sobre un valor inferior al realmente devengado por el trabajador. Ejemplo: El empleador que cotiza sobre el salario mínimo mensual legal vigente cuando en realidad el trabajador devenga una suma superior. Constituye también elusión, cotizar por la actividad o clase de riesgo que no corresponde, cotizando menos de lo que efectivamente debe cancelar. Estas conductas se sancionan con multa de hasta quinientos (500) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes.

Con el objeto de prevenir estas conductas, las Administradoras de Riesgos Profesionales deben realizar campañas y acciones de capacitación entre sus empresas afiliadas y deberán presentar en el mes de julio de cada año, un informe ante la Unidad Especial de Inspección, Vigilancia y Control del Ministerio de la Protección Social, del desarrollo de las mismas en el que se establezca como mínimo, la relación entre el número total de empresas y trabajadores afiliados y número de empresas y trabajadores capacitados a nivel nacional y departamental.

Cualquier persona interesada o que tenga conocimiento de la evasión y elusión de aportes al Sistema de Riesgos Profesionales, puede presentar la respectiva queja ante las Direcciones Territoriales a nivel departamental, donde se iniciará la investigación administrativa laboral conforme a los artículos 84 y 91 del Decreto-ley 1295 de 1994.

4. Empresas desafiliadas automáticamente

El no pago de dos o más cotizaciones periódicas (continuas), por parte de los empleadores, ocasiona multa de hasta quinientos (500) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes, las cuales serán impuestas por los Directores Territoriales del Ministerio de la Protección Social y conlleva la desafiliación automática al Sistema General de Riesgos Profesionales, quedando a cargo del empleador y bajo su responsabilidad el pago, reconocimiento y costo de las prestaciones económicas y asistenciales establecidas en el Decreto-ley 1295 de 1994.

Las Administradoras de Riesgos Profesionales deberán conservar los antecedentes y documentos de las empresas desafiliadas automáticamente.

5. Procedimiento de cobro coactivo

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 del Decreto 1772 de 1994, las entidades Administradoras de Riesgos Profesionales deben adelantar las acciones de cobro contra los empleadores por las cotizaciones que se encuentren en mora, así como por los intereses de mora que se generen, para lo cual deberán observar el siguiente procedimiento:

1. Adoptar un sistema de cartera que les permita identificar cuándo una empresa o empleador se encuentra en mora, así como las cotizaciones adeudadas y los respectivos intereses.

2. Verificado el atraso en el pago de las cotizaciones, la Administradora de Riesgos Profesionales deberá identificar la empresa o empleador, con nombre exacto, NIT, ciudad, teléfono, dirección y todos los datos que permitan una correcta y plena identificación del nombre y número de trabajadores que quedan sin cobertura del Sistema General de Riesgos Profesionales y el monto de la deuda por las cotizaciones en mora y sus respectivos intereses.

3. Efectuar los requerimientos y cuentas de cobro. El requerimiento se efectuará mediante escrito que deberá contener como mínimo:

a) La advertencia de las consecuencias de la mora en el pago de las cotizaciones:

Esto es, la desafiliación automática que se producirá a partir del segundo mes de mora y la consecuente responsabilidad del empleador de asumir el pago de las prestaciones económicas y asistenciales que se deriven de un accidente de trabajo durante el período de desprotección del trabajador, así como el pago de intereses y de las sanciones pecuniarias a que hubiere lugar por el incumplimiento de sus obligaciones legales;

b) La advertencia de no poderse trasladar de administradora hasta no estar al día en los aportes y pago de intereses;

c) La fecha exacta en la cual la empresa quedará desafiliada automáticamente.

4. Al segundo mes de mora, se deberá realizar un segundo requerimiento al empleador conforme a las previsiones enunciadas en el numeral 4, con la advertencia al empleador que la Administradora de Riesgos Profesionales, está obligada a informar y remitir copia de la documentación del empleador moroso a la Dirección Territorial del Ministerio de le Protección Social, para que esta inicie la investigación administrativa correspondiente.

En todo caso, las Administradoras de Riesgos Profesionales deberán iniciar el proceso de cobro coactivo al segundo mes de mora en el pago de las cotizaciones, según lo dispuesto en los artículos 23 del Decreto-ley 1295 de 1994 y 17 del Decreto 1772 de 1994.

6. Devolución en dinero, bienes y servicios a las empresas

Las Administradoras de Riesgos Profesionales no pueden reemplazar las obligaciones y deberes que en materia de salud ocupacional tienen los empleadores; tampoco pueden devolver o dar tasa o cuota de retorno a los empleadores, ya sea en dinero, bienes o servicios fuera de los objetivos de la salud ocupacional, porque los aportes al Sistema General de Riesgos Profesionales, según el Decreto-ley 1295 de 1994, son dineros públicos y tienen una destinación específica y concreta.

En consecuencia, las Administradoras de Riesgos Profesionales no pueden efectuar reparaciones locativas en las empresas afiliadas, ni darles bienes y servicios, tales como computadores, equipos médicos, salas de enfermería, elementos de señalización, equipos de medición ambiental y televisores, ni suministrarles pasajes para viajes nacionales e internacionales, salvo que estos viajes estén relacionados con capacitación en salud ocupacional y Riesgos Profesionales debidamente justificados y documentados.

Las personas interesadas o que tengan conocimiento de la realización de estas conductas pueden presentar la queja ante las Direcciones Territoriales a nivel departamental, para que inicien la investigación administrativa laboral conforme a los artículos 84 y 91 del Decreto-ley 1295 de 1994.

7. Examen médico para efectos de salud ocupacional

En materia de salud ocupacional y para efecto de establecer el estado de salud de los trabajadores al iniciar una labor, desempeñar un cargo o función determinada, se hace necesario en el desarrollo de la gestión para identificación y control del riesgo, practicar los exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y de retiro, los cuales son a cargo y por cuenta del empleador, conforme al artículo 348 del Código Sustantivo de Trabajo, el literal b) del artículo 30 del Decreto 614 de 1984 y el numeral 1 del artículo 10 de la Resolución 1016 de 1989.

Adicionalmente, las Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales podrán realizar exámenes relacionados con los sistemas de vigilancia epidemiológica, los cuales no pueden reemplazar la obligación del empleador de realizar exámenes periódicos para la población trabajadora a su cargo.

8. Suministro de personal, dependencias o departamentos de salud ocupacional

Las Administradoras de Riesgos Profesionales no pueden suministrar personal en forma permanente, ellas mismas o por intermedio de empresas de servicio temporal, intermediarios de seguros, cooperativas, empresas asociativas de trabajo o empresas proveedoras en salud ocupacional, para que laboren o presten sus servicios en las empresas para desarrollar actividades en salud ocupacional que por ley le corresponden al empleador y bajo ninguna circunstancia la Administradora de Riesgos Profesionales puede sustituir, directa o indirectamente al personal contratado o pagado por la empresa dedicado a las actividades en salud ocupacional.

Igualmente, no es permitido crear, formar, patrocinar y financiar oficinas o dependencias médicas o en salud ocupacional por parte de las Administradoras de Riesgos Profesionales en sus empresas afiliadas.

Las personas interesadas y en especial aquellos profesionales que hayan sido desplazados o despedidos para ser reemplazados por personal pagado o patrocinado por las Administradoras de Riesgos Profesionales, podrán presentar la respectiva queja ante las Direcciones Territoriales en el nivel departamental, donde se iniciará la investigación administrativa laboral conforme a los artículos 84 y 91 del Decreto 1295 de 1994.

9. Vigilancia, control y asesoría a los programas de salud ocupacional

Conforme al artículo 56 del Decreto-ley 1295 de 1994, las Administradoras de Riesgos Profesionales, por delegación del Estado, ejercen la vigilancia y control en la prevención de los Riesgos Profesionales de las empresas que tengan afiliadas, a las cuales deberán asesorar en el programa de salud ocupacional.

En desarrollo de esta función, las Administradoras de Riesgos Profesionales deberán verificar en sus empresas afiliadas la existencia y funcionamiento del programa de salud ocupacional para lo cual podrán realizar visitas periódicas y actividades de supervisión.

En las actividades de asesoría, las Administradoras de Riesgos Prof esionales no pueden establecer modelos de programas de salud ocupacional, sino que deben capacitar y asistir a los empleadores para que implementen y ejecuten un programa acorde con los riesgos y necesidades de las empresas.

De las actividades y programas de vigilancia y control que adelanten las Administradoras de Riesgos Profesionales para la ejecución y desarrollo de los programas de salud ocupacional de las empresas afiliadas, se presentará un informe nacional a la Unidad Especial de Inspección, Vigilancia y Control del Ministerio de la Protección Social, el último día del mes de julio de cada año.

10. Derecho de las empresas a solicitar asesoría en salud ocupacional

Las Administradoras de Riesgos Profesionales deberán garantizar y proporcionar a las pequeñas, medianas y grandes empresas afiliadas, capacitación y asistencia técnica para el desarrollo de los programas de salud ocupacional, sin importar el número de trabajadores y cotización de la empresa.

Se debe capacitar y dar asistencia técnica en lo relacionado con los programas regulares de prevención y control de riesgos profesionales, diseño, montaje y operación de los sistemas de vigilancia epidemiológica, conforme a la actividad económica de la empresa, sin importar el número de trabajadores.

Las Administradoras de Riesgos Profesionales deben desarrollar hacia sus empresas afiliadas, como mínimo, las actividades básicas para la protección de la salud de los trabajadores establecidas en los artículos 19, 35 y 80 del Decreto-ley 1295 de 1994.

11. Brigadas de emergencia, planes de emergencia y evacuación

Las Administradoras de Riesgos Profesionales deben asesorar a sus empresas afiliadas en la conformación, adiestramiento y capacitación de las Brigadas de Emergencia (alarma y control, evacuación, incendio y primeros auxilios), planes de emergencia y en el proceso de información y la sensibilización a todos los trabajadores de las empresas sobre la importancia de dichas Brigadas (Ley 9ª de 1979, Resoluciones 2400 de 1979 y 1016 de 1989, Decreto 919 de 1989 y Decreto-ley 1295 de 1994, artículo 35).

Las Administradoras de Riesgos Profesionales deben realizar campañas para la conformación, adiestramiento y capacitación de las brigadas de emergencia en sus empresas afiliadas, de acuerdo con los factores de riesgo y necesidades de las empresas.

12. Medidas de seguridad personal

Los empleadores están obligados a suministrar a sus trabajadores elementos de protección personal, cuya fabricación, resistencia y duración estén sujetos a las normas de calidad para garantizar la seguridad personal de los trabajadores en los puestos o centros de trabajo que lo requieran.

Entre los elementos de protección que el empleador debe proveer se encuentran los cascos, botas, guantes y demás elementos que protejan al trabajador, permitiéndole desarrollar eficientemente su labor y garantizando su seguridad personal.

Las Administradoras de Riesgos Profesionales asesorarán a los empleadores, sin ningún costo y sin influir en la compra, sobre la selección y utilización de los elementos de protección personal, teniendo en cuenta la actividad, la exposición a factores de riesgo y necesidades de los mismos.

13. Sanciones

El incumplimiento de lo establecido en el Decreto-ley 1295 de 1994 y de las instrucciones impartidas en la presente circular, será sancionado de acuerdo al literal c) del artículo 91 del Decreto-ley 1295 de 1994 para las Administradoras de Riesgos Profesionales y las empresas públicas y privadas conforme al literal a) del artículo 91 del mismo decreto.

Las investigaciones administrativas y las sanciones por incumplimiento de la presente circular, serán de competencia de las Direcciones Territoriales del Ministerio de la Protección Social, de conformidad con el artículo 115 del Decreto-ley 2150 de 1995.

La presente circular es de obligatorio cumplimiento desde la fecha de su publicación y todas las referencias legales vigentes a los Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud, deben entenderse referidas al Ministerio de la Protección Social, conforme lo dispone el artículo 47 del Decreto 205 de 2003.

El Director General de Riesgos Profesionales,

JUAN CARLOS LLANO RONDÓN.