CIRCULAR 35 DE 2015

(septiembre 22)

Diario Oficial No. 49.695 de 13 de noviembre de 2015

MINISTERIO DEL TRABAJO

LUGAR Y FECHA: Bogotá, D. C., 22 de septiembre de 2015

PARA:	Administradoras de Riesgos Laborales
DE:	Ministro del Trabajo
ASUNTO:	Estructura y reporte de información de expuestos y siniestros

De acuerdo con el artículo 1o de la Ley 1562 del 2012, se define el Sistema General de Riesgos Laborales como: “…el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.”.

Para el desarrollo de estas actividades tanto de prevención y promoción como el pago de prestaciones asistenciales y económicas, dicho Sistema ha previsto el pago de una cotización que depende de la clase de riesgo en la que se ubique el trabajador afiliado; los porcentajes conforme a los cuales se determina el monto de la cotización son los establecidos en el artículo 6o de la Ley 1562 del 2012.

Teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario monitorear y analizar periódicamente el comportamiento financiero del Sistema en mención, con el fin de generar alertas e insumos para la toma de decisiones acertadas en procura del equilibrio y estabilidad del mismo.

Estos análisis se hacen a través de estudios actuariales, para cuya realización se hace necesario contar con la información de los expuestos (afiliados), siniestros (eventos de accidentes de trabajo y enfermedades laborales) y las reservas matemáticas (cálculo de los recursos económicos que podrían requerirse para cubrir el siniestro - formato 394 de la Superintendencia Financiera de Colombia).

Con el objeto de establecer los reportes de expuestos, siniestros y reservas matemáticas, los cuales deben ser enviados por las Administradoras de Riesgos Laborales, a continuación se describe los lineamientos a seguir, que son de obligatorio cumplimiento:

1. NOMBRE DE LOS ARCHIVOS.

La manera de nombrar los archivos compone los siguientes criterios:

1.1. Código ARL

Tabla de códigos asignados a las administradoras de riesgos laborales para efectos de generación del nombre del archivo

Código de Administradora	Razón social	Código para generación de archivo
14-4	Axa Colpatria	1404
14-7	Compañía de Seguros Bolívar S.A.	1407
14-8	Compañía de Seguros de Vida Aurora S.A.	1408
14-17	Seguros de Vida Alfa S.A.	1417
14-18	Liberty Seguros de Vida S.A.	1418
14-23	Positiva Compañía de Seguros S.A.	1423
14-25	Colmena Seguros	1425
14-28	Compañía Suramericana Administradora de Riesgos Laborales	1428
14-29	Equidad Seguros	1429
14-30	Mapfre Colombia Vida Seguros S.A.	1430

1.2. Nombre Archivo

BDEXPUES	Base de datos de Expuestos
BDSINIES	Base de Siniestros
BD394	Base de datos Formato 394

1.3. Periodo de reporte

Año y Mes (AAAAMM)

Nota: En el caso que el periodo de reporte sea todo el año y no mensual, MM será igual a 00.

Ejemplo:

“1428_BDEXPUES_200901.txt”

Este ejemplo indica que el archivo es de información de Suramericana de enero de 2009 de la tabla de Expuestos.

1.4. Estructura del archivo

La información se debe entregar en un archivo de texto separando cada variable por punto y coma (;). Cada línea del archivo debe ser un registro. La primera fila debe contener el nombre de las variables tal como se indica en los formatos de reporte de estructura básica que se presentan más adelante (ver tabla 1 y tabla 2 que forman parte de la presente circular).

2. ESTRUCTURA DE LAS TABLAS Y CAMPOS QUE CONFORMAN EL CONJUNTO DE DATOS.

Cada uno de los campos requeridos para el reporte de la información deberá tener el nombre tal como aparece en las siguientes estructuras de bases de datos.

El requerimiento de información consta de tres (3) bases de datos: Una de Expuestos, Una de Siniestros y Una de Reservas Matemáticas (Formato 394 de la Superintendencia Financiera de Colombia).

2.1. Reporte 1: Estructura básica de la base de datos de EXPUESTOS

2.1.1. Periodicidad del reporte

Mensualmente. Para contar con información histórica, cada Administradora de Riesgos Laborales enviará su información desde enero de 2009 hasta septiembre de 2015. Este primer reporte se requiere dos (2) meses después de expedida la presente circular.

Para el reporte de información del mes de octubre de 2015 en adelante, cada administradora enviará la información a más tardar el día quince (15) del mes siguiente.

2.1.2. Condiciones de los Registros

-- Cada fila será el registro de un afiliado de acuerdo con las condiciones de las variables descritas en la base de datos. La información incluye tanto personas que hayan iniciado afiliación antes del 1o de enero de cada año o después de esa fecha, como personas que hayan finalizado afiliación antes del 31 de diciembre de cada año o se encuentren vigentes a esa fecha. En caso que los afiliados no reporten pago durante un periodo de información se debe presentar la información presunta del afiliado y cuando llegue la verdadera información se debe actualizar el reporte en una fecha de cargue posterior.

-- En caso de que la información no aplique o no se tenga disponible, el campo se debe dejar en blanco.

Tabla 1: Estructura básica del reporte de EXPUESTOS

No	Nombre variable	Descripción variable	Longitud	Descripción	Ejemplo y Observaciones
1	COD_ARL	Código de la ARL	4 dígitos	Códigos de las aseguradoras asignado por la Superfinanciera.	1405
2	TPO_IDEN	Tipo de Identificación del Asegurado	1 dígito	1 = Cédula de ciudadanía2 = Cédula de extranjería3 = Número Único de Identificación4 = Tarjeta de Identidad5 = Pasaporte	3
3	NRO_IDEN	Número de Identificación del Asegurado	20 caracteres	Si son sólo números, no incluir ceros a la izquierda	41617888
4	NRO_AHNO	Año de Reporte	4 dígitos	Entero > 2002 y < 2014	2008
5	NRO_MES	Mes de Reporte	máximo 2 dígitos	Entero > = 1 y < = 12	6
6	ANO_CARGUE	Año de Cargue	4 dígitos	Entero > 2002 y < 2014	2008
7	MES_CARGUE	Mes de Cargue	máximo 2 dígitos	Entero > = 1 y < = 12	6
8	TPO_VINR	Tipo de Vinculador	1 dígito	1 = Empleador2 = Contratante3 = Cooperativa4 = Persona natural5 = Independiente
9	TPO_IDVI	Tipo de Identificación del Vinculador (Empresa)	1 dígitos	1 = Cédula de ciudadanía2 = Cédula de extranjería3 = Número Único de Identificación4 = Tarjeta de Identidad5 = Pasaporte6=NIT	6
10	NRO_IDVI	Número de Identificación del Vinculador (Empresa)	20 caracteres	Si es NIT incluir el dígito de verificación sin utilizar separaciones, guiones, puntos, etc.	80000234351
11	TPO_PSN	Tipo de persona	1 dígito	1 = Jurídica2 = Natural	2
12	COD_AEEM	Código de Actividad Económica de la Empresa	7 dígitos	Decreto 1607 de 2002
13	CLS_RIEM	Clase de Riesgo Asignado a la Empresa	1 dígito	Valores de 1 a 5	1
14	COD_CTRAB	Código centro de trabajo	3 dígitos	Código asignado por la empresa a los centros de trabajo, es la misma reportada tanto a RUAF como a PILA	1
15	COD_AECT	Código de Actividad del Centro de Trabajo	7 dígitos	Decreto 1607 de 2002	1625987
16	CLS_RICT	Clase de Riesgo asignado al centro de trabajo	1 dígito	Información obligatoria	4
17	FCH_NACI	Fecha de Nacimiento del Asegurado	8 dígitos	AAAAMMDD	20050625
18	TPO_SEX	Sexo del Afiliado	1 dígito	F = Femenino,M = Masculino
No	Nombre variable	Descripción variable	Longitud	Descripción	Ejemplo y Observaciones
19	IBC_REAL	Indica si los valores reportados en las variables 'VLR_IBC' y 'NRO_DÍAS' son reales o presuntivos.	1 dígito	1=Sí2=No
20	VLR_IBC	IBC: Valor devengado durante el mes por el asegurado, así este no haya trabajado durante el mes completo.	Entero	En caso de no reportar pago, se reporta el IBC devengado en el mes inmediatamente anterior.Número entero positivo sin decimales y sin separados de miles.	589500
21	TPO_VINC	Tipo de Vinculación	1 dígito	1 = Dependiente2=Planta3=Misión4=Cooperado5 = Independiente6 = Estudiante o aprendiz	4
22	COD_MUNC	Código DIVIPOLA del municipio del centro de trabajo	5 dígitos	División político-administrativa de Colombia 2012	50001 Este código está compuesto por los dos primero dígitos son el departamento y los siguientes el código del municipio
23	FCH_INVI	Fecha de Inicio de Vinculación	8 dígitos	AAAAMMDD. Fecha en que el afiliado inició vínculo con ARL.	20050625
24	FCH_FIVI	Fecha de Fin de Vinculación	8 dígitos	AAAAMMDD.Se reporta en blanco si el afiliado aún se encuentra activo. En caso de retiro, se reporta el día de retiro del afiliado.	20050625
25	NRO_DÍAS	Número de Días de cotización del asegurado: Sumatoria de días laborados reportados cotizados del asegurado durante el año de reporte según la segmentación de las variables incluidas en esta base.	Entero	Número entero positivo sin decimales y sin separados de miles.En caso de no presentar pago se reportan 30 días de cotización.	365
26	VLR_TASA	Tasa de Cotización	#.###	Número real positivo, máximo tres decimales	0,522
27	VAL_COT	Valor de la cotización del periodo	####.###	Número real positivo, máximo tres decimales	589.500.245
28	VAL_RCD	Valor recaudado, corresponde al valor es el reportado por los operadores.	####.###	Número real positivo, máximo tres decimales	125.000

2.2. Reporte 2: Estructura básica de la base de datos de SINIESTROS

2.2.1. Periodicidad del reporte.

Mensualmente. Para contar con información histórica, cada Administradora de Riesgos Laborales enviará su información desde enero de 2009 hasta septiembre de 2015. Este primer reporte se requiere dos (2) meses después de expedida la presente circular.

Para el reporte de información del mes de octubre de 2015 en adelante, cada administradora enviará la información a más tardar el día quince (15) del mes siguiente.

2.2.2. Condiciones de los Registros.

-- Cada fila será el registro de un siniestro que haya ocurrido en cualquier momento posterior al 1o de enero de 2009 y que durante el periodo de reporte haya presentado alguna modificación en alguna de las variables incluidas en la base de datos.

-- Lo anterior no significa que todos los meses deben reportarse todos los siniestros históricos que tenga la Administradora de Riesgos Laborales. En un mes determinado aparecerán únicamente aquellos que hayan tenido algún cambio en alguna variable: Puede ser que haya sido avisado en ese mes, o tenido algún pago o algún cambio en algún código de una variable definida en la base de datos.

-- Si un siniestro afecta a dos amparos, deberá reportarse con la información solicitada para cada uno de los amparos afectados en los periodos correspondientes.

-- En caso que la información no aplique o no se tenga el campo se debe dejar en blanco.

Tabla 2: Estructura básica del reporte de SINIESTROS

No	Nombre variable	Descripción variable	Longitud	Descripción	Ejemplo y Observaciones
1	COD_ARL	Código de la ARL	4 dígitos	Códigos de las aseguradoras asignado por la Superfinanciera	1405
2	NRO_AHNO	Año de Reporte	4 dígitos	Entero > 2000 y <2014	2008
3	NRO_MES	Mes de Reporte. Mes de la base de datos que se está reportando	2 dígitos	Número entero sin decimales y sin separador de miles.	11
4	COD_SINI	Código de Siniestro: Número de siniestros reportados para la misma llave NIT DE LA EMPRESA. NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN DEL ASEGURADO	Entero	Número entero sin decimales y sin separador de miles.	45
5	TPO_VISI	Tipo de Vinculación del Siniestrado	1 dígito	1=Dependiente 2=Independiente	1
No	Nombre variable	Descripción variable	Longitud	Descripción	Ejemplo y Observaciones
6	TPO_SINI	Tipo de Siniestro	1 dígito	1 = Accidente de trabajo 2 = Enfermedad laboral	2
7	TPO_ACTR	Tipo de Accidente de Trabajo	1 dígito	1 = Violencia 2 = Tránsito 3 = Deportivo 4 = Recreativo o cultural 5 = Propios del trabajo	3
8	COD_DIAG	Código del diagnóstico principal confirmado (Para enfermedad laboral)	5 caracteres	Según Clasificación Estadística Internacional de Enfermedades y Problemas Relacionados con la Salud. Décima Revisión CIE-10.	L60.0
9	TPO_PRES	Tipo de Prestación Afectado	1 o 2 dígitos	1=Prestación asistencial 2=Incapacidad Temporal 3=Incapacidad Permanente Parcial 4=Pensión de invalidez 5=Pensión sobrevivencia 6 = Auxilio funerario 7=Recobros 8=Honorarios por Juntas Calificación 9=Gastos de Honorarios y Judiciales10=Otros Gastos	5
10	PRO_JUR	Proceso Jurídico (para cada prestación económica)	1 dígito	1 = SÍ 2 = No	1
11	FCH_NACI	Fecha de Nacimiento del Asegurado	8 caracteres	AAAAMMDD	20050625
12	TPO_SEX	Sexo del Afiliado	1 carácter	F = Femenino M = Masculino	F
13	TPO_ESTA	Estado del Siniestrado	1 dígito	1 =Válido 2 = Inválido 3 = Muerte	1
14	FCH_OCUR	Fecha de Ocurrencia del Siniestro	8 dígitos	AAAAMMDD	20050625 Posterior a la fecha del nacimiento del asegurado
15	FCH_AVIS	Fecha de Aviso del Siniestro	8 dígitos	AAAAMMDD	20050625
16	FCH_DIAG	Fecha de Diagnóstico. Solo Aplica para Enfermedad Laboral	8 dígitos	AAAAMMDD	20050625
17	FCH_ESIN	Fecha de Estructuración de Invalidez	8 dígitos	AAAAMMDD	20050625
18	FCH_MUER	Fecha de Muerte del Afiliado	8 dígitos	AAAAMMDD	20050625
19	TPO_IDEN	Tipo de Identificación del Siniestrado	1 dígito	1 = Cédula de ciudadanía 2 = Cédula de extranjería 3 = UN- Número Único de Identificación 4 = Tarjeta de Identidad 5 = Pasaporte	4
20	NRO_IDEN	Número de Identificación del Siniestrado	20 caracteres	No colocar ceros a la izquierda	40617889
21	TPO_VINC	Tipo de Identificación del Vinculador (empresa)	1 dígito	1 = Cédula de ciudadanía 2 = Cédula de extranjería 3 = Número Único de Identificación 4 = Tarjeta de Identidad 5 = Pasaporte 6=NIT	6
22	NRO_IDVI	Número de Identificación del vinculador (empresa)	20 caracteres	Si es NIT incluir el dígito de verificación sin utilizar separaciones, guiones, puntos, etc.	8003265891
23	COD_AEEM	Código de Actividad Económica de la Empresa	7 dígitos	Decreto 1607 de 2002	1100100
24	COD_CTRAB	Código centro de trabajo	3 dígitos	Código asignado por la empresa a su centro de trabajo, reportado a todos los operadores administradores del recaudo del Sistema de Seguridad Social	101
25	COD_AECT	Código de Actividad del Centro de Trabajo	7 dígitos	Decreto 1607 de 2002	1100100
26	CLS_RIEM	Clase de Riesgo Asignado a la Empresa	1 dígito	Valores de 1 a 5	1
27	CLS_RICT	Clase de Riesgo asignado al centro de trabajo	1 dígito	Valores de 1 a 5	3
28	COD_MUNC	Código DIVIPOLA del municipio del centro de trabajo	5 caracteres	División político-administrativa de Colombia 2012	50001 Este código está compuesto por los dos primeros dígitos son el departamento y los siguientes el código del municipio
29	VLR_PAGO	Valor Pagado Durante el Mes	Entero	Número entero positivo o negativo sin decimales y sin separador de miles. No incluir pagos por concepto de mesada pensional.	-654000
No	Nombre variable	Descripción variable	Longitud	Descripción	Ejemplo y Observaciones
30	VLR_RMIN	Reserva matemática inicial. Reserva matemática calculada al inicio de la invalidez o pensión	Entero	Números enteros sin decimales y sin separador de miles	23000000000
31	VLR_RESV	Variación de Reserva de Avisados durante el mes	Entero	Número entero positivo o negativo sin decimales y sin separador de miles.El primer valor reportado para un siniestro de pensiones corresponde al saldo a la fecha y los siguientes registros presentan las variaciones de dicho saldo; en el momento de Constitución de la reserva matemática se debe reportar un valor negativo igual al valor de Constitución de dicha reserva.Para un siniestro diferente a pensiones el primer registro corresponde al valor de apertura de la reserva y los siguientes valores corresponden a variaciones positivas o negativas de dicha reserva.Incluir rubros asociados directamente con el siniestro.	-354000
32	SLD_RESV	Saldo de la reserva	Entero	Número entero positivo o negativo sin decimales y sin separador de miles.Incluir rubros asociados directamente al siniestro.	354525328
33	MTO_RESV	Movimiento de la reserva	Entero	Número entero positivo o negativo sin decimales y sin separador de miles.Incluir rubros asociados directamente al siniestro.
34	COS_JUD	Valor de reserva más pagos de gastos judiciales	Entero	Número entero positivo o negativo sin decimales y sin separador de miles.Incluir rubros asociados directamente al siniestro.	30800
35	POR_CONT	Porcentaje de contingencia aplicado	Entero	Formato: 0-100	30
36	VLR_IBLC	IBL o IBC: Promedio de 6 o 12 meses (según corresponda) utilizado para cálculo de la prestación económica asociada al siniestro.	Entero	Números enteros sin decimales y sin separador de miles.Debe estar indexado a la fecha del siniestro	543700
37	VLR_MESA	Mesada pensional vigente	Entero	Números enteros sin decimales y sin separador de miles.	589500
38	NRO_MESA	Número de mesadas al año	Entero	12, 13, 14,…
39	VLR_MERO	Suma de Mesadas Retroactivas	Entero	Corresponde a la suma de mesadas retroactivas reconocidas al momento de la estructuración. Valor entero sin decimales.	1018750000
40	POR_PCL	Pérdida de capacidad laboral vigente	##.##	Número real positivo, máximo dos decimales	54,55 Valor que valida con el estado del siniestro: Inválido, IPP.
41	NRO_DIAS	Número de días de incapacidad pagados en el mes	Entero	Números enteros sin decimales y sin separador de miles	365
42	TSA_REEM	Tasa de reemplazo	Entero	Formato: 0-100	45
43	TPO_CONY	Tipo de Cónyuge (si aplica)	1 dígito	1=vitalicio 2=temporal	1
44	ID_BEN1	ID del Beneficiario 1	Entero	1
45	TPO_SXB1	Sexo del Beneficiario 1	1 carácter	F = Femenino M=Masculino	F
46	TPO_PAB1	Parentesco del Beneficiario1	1 dígito	1=Esposo (a) 2=Hijo(a) 3=Padre/Madre 4=Hermano	1
47	FCH_NAB1	Fecha de nacimiento del Beneficiario 1	8 dígitos	AAAAMMDD	20050625
48	TPO_ESB1	Estado del Beneficiario 1	1 carácter	V=Válido I=Inválido	V
49	ID_BEN2	ID del Beneficiario 2	Entero	2
50	TPO_SXB2	Sexo del Beneficiario 2	1 carácter	F = Femenino M=Masculino	F
51	TPO_PAB2	Parentesco del Beneficiario 2	1 dígito	1=Esposo (a) 2=Hijo(a) 3=Padre/Madre 4=Hermano	1
52	FCH_NAB2	Fecha de nacimiento del Beneficiario 2	8 dígitos	AAAAMMDD	20050625
53	TPO_ESB2	Estado del Beneficiario 2	1 carácter	V=Válido I=Inválido	V
54	ID_BEN3	ID del Beneficiario 3	Entero	1
55	TPO_SXB3	Sexo del Beneficiario 3	1 carácter	F = Femenino M=Masculino	F
56	TPO_PAB3	Parentesco del Beneficiario 3	1 dígito	1=Esposo (a) 2=Hijo(a) 3=Padre/Madre 4=Hermano	1
No	Nombre variable	Descripción variable	Longitud	Descripción	Ejemplo y Observaciones
57	FCH_NAB3	Fecha de nacimiento del Beneficiario 3	8 dígitos	AAAAMMDD	20050625
58	TPO_ESB3	Estado del Beneficiario 3	1 carácter	V=Válido I=Inválido	V
59	ID_BEN4	ID del Beneficiario 4	Entero	1
60	TPO_SXB4	Sexo del Beneficiario 4	1 carácter	F = Femenino M=Masculino	F
61	TPO_PAB4	Parentesco del Beneficiario 4	1 dígito	1=Esposo (a) 2=Hijo(a) 3=Padre/Madre 4=Hermano	1
62	FCH_NAB4	Fecha de nacimiento del Beneficiario 4	8 dígitos	AAAAMMDD	20050625
63	TPO_ESB4	Estado del Beneficiario 4	1 carácter	V=Válido I=Inválido	V

2.3. Reporte 3: FORMATO 394

2.3.1. Periodicidad del reporte

Mensualmente. Para contar con información histórica cada Administradora de Riesgos Laborales enviará su información desde enero de 2009 hasta septiembre de 2015. Este primer reporte se requiere dos (2) meses después de expedida la presente circular.

Para el reporte de información del mes de octubre de 2015 en adelante, cada administradora enviará la información a más tardar el día 15 del mes siguiente.

2.3.2. Condiciones de los Registros

Cada Administradora de Riesgos Laborales enviará al Ministerio del Trabajo – Dirección de Riesgos Laborales, cada uno de los archivos remitidos a la Superintendencia Financiera de Colombia con el Formato 394.

La presente circular es de obligatorio cumplimiento desde la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 22 de septiembre de 2015.

El Ministro del Trabajo,

LUIS EDUARDO GARZÓN.