CIRCULAR 001 DE 2000

(enero 21)

Diario Oficial No 43.875, del 2 de febrero de 2000

MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

DE: Dirección General de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales-Ministerio     de Trabajo y Seguridad Social.

PARA: Administradoras de Riesgos Profesionales, ARP, y Empresas del Sector       Público y Privado.

Asunto: Conformación y funcionamiento de las brigadas de emergencia, trabajo      en alturas, espacios confinados, medidas de seguridad personal para actos violentos, prueba de embarazo, exámenes médicos ocupacionales, funcionamiento de los comités paritarios de salud ocupacional, ejecución de los programas de salud ocupacional, protección frente a la radiactividad y radiaciones ionizantes, protección frente a sustancias químicas peligrosas.

Fecha: 21 enero de 2000

La Dirección General de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales, en uso de sus facultades, imparte las siguientes instrucciones y determinaciones a las Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales, a Empresas Públicas y Empresas Privadas, con el objeto de garantizar el correcto funcionamiento y desarrollo del Sistema General de Riesgos Profesionales.

1- Conformación, adiestramiento y capacitación de las brigadas de emergencia. (planes de emergencia y evacuación, incendio, primeros auxilios, alarmas y controles):

Las Administradoras de Riesgos Profesionales deben asesorar a todas sus empresas afiliadas en la conformación, adiestramiento y capacitación de las Brigadas de Emergencia (alarmas y controles, evacuación, incendio y primeros auxilios), y planes de emergencia, así como en el proceso de información y motivación a todos los trabajadores de las empresas sobre la importancia de dichas brigadas.

Las Administradoras de Riesgos Profesionales disponen hasta el 31 de julio del año 2000 para realizar una campaña de conformación, adiestramiento y capacitación de las Brigadas de Emergencia en todas sus empresas afiliadas, de acuerdo con los factores de riesgo y necesidades de las empresas.

A más tardar el día 1o. de agosto del año 2000, deberán entregar a la Dirección General de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales un informe del total de empresas capacitadas por ciudades o municipios, número de miembros en cada una de las brigadas constituidas, actividades, número de horas y periodicidad de la capacitación, entrenamiento, simulacros de evacuación, divulgación y una evaluación del impacto de esta campaña sobre los trabajadores mediante encuesta o cualquier otro medio que permita determinar la calidad y efectividad de esta actividad.

Después de realizada esta campaña, las Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales deben realizar un seguimiento y capacitación permanente, con frecuencia de al menos una campaña al año para todas sus empresas afiliadas y mantendrán los soportes o documentos actualizados para que el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social constate en cualquier momento si la capacitación, conformación y soporte de las brigadas de emergencia se está cumpliendo de la manera indicada y en relación con las necesidades.

Todos los años, con fecha límite 1o. de agosto, las ARP deberán informar a la Dirección General de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales todas las actividades que han realizado en sus empresas afiliadas en relación con el soporte y mantenimiento de estas brigadas durante el año inmediatamente anterior.

Se recuerda que es obligación del empleador proveer y facilitar todos los medios necesarios para el cabal cumplimiento de sus obligaciones laborales en esta materia y para tal efecto deberá apoyarse en la asesoría que le brinde la ARP a la cual se encuentra afiliada la empresa. Bajo ninguna circunstancia la ARP podrá sustituir al empleador en el cumplimiento de sus obligaciones legales.

Las Administradoras de Riesgos Profesionales deben requerir, instruir y recomendar por escrito hasta dos (2) veces a las empresas que no cumplan las normas o instrucciones en esta materia, y si continúan los incumplimientos normativos se envía la tercera comunicación a la empresa con copia a la Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social para que inicie la investigación administrativa correspondiente. Los intervalos entre las comunicaciones referidas no podrán ser mayores a dos meses cada uno.

2- Trabajo en alturas.

Los empresarios deben garantizar a sus trabajadores que realizan trabajos en alturas, completa seguridad en el ejercicio de sus funciones. Para el cumplimiento de tal propósito, deberán informar los procedimientos de trabajo seguro para la ejecución de las labores, y suministrar los elementos de protección y seguridad que se requieran, e instruirlos y capacitarlos en el uso de los elementos de protección personal, y garantizar un ambiente seguro.

Los empleadores deben realizar exámenes médicos, clínicos y paraclínicos de ingreso, especialmente orientados para los trabajadores que realicen trabajos en alturas donde se determinen las condiciones físicas y psicológicas del trabajador y su potencial riesgo en tal desempeño, de lo cual deberá quedar el registro correspondiente.

3- Espacios confinados.

Las Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales deben enviar a la Dirección General de Salud Ocupacional y Profesionales antes del 30 de noviembre del año 2000, la siguiente información:

a) Censo de las empresas afiliadas a su ARP, cuyos trabajadores laboran eventual o permanentemente en sitios, espacios o depósitos confinados, con el nombre de la empresa, actividad económica, número de trabajadores expuestos, ciudad sede de la exposición y dirección;

b) Relación de las empresas que no cuentan con el programa de salud ocupacional o que éste no contemple lo referente a espacios confinados. Las ARP deben, conforme a las actividades de vigilancia y control, señalar las medidas correctivas para que tal deficiencia se corrija. Las Administradoras de Riesgos Profesionales deben dar asesoría a las empresas afiliadas en lo referente al tema y deben requerir, instruir y recomendar por escrito hasta dos (2) veces a las empresas para que cumplan las normas o instrucciones en salud ocupacional o los programas de salud ocupacional, y si continúan los incumplimientos normativos se envía la tercera comunicación a la empresa con copia a la Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social para que inicie la investigación administrativa correspondiente. Los intervalos entre las comunicaciones referidas no podrán ser mayores a dos meses cada uno;

c) Procedimientos de verificación, con fechas de realización de actividades de promoción y prevención, asesoría y formación de brigadas de emergencia en, el manejo específico de este tema. No se considerarán ni deberán enumerarse actividades de tipo general, sino exclusivamente las específicas con el tema;

d) Procedimientos de verificación realizados en aquellas empresas donde las normas sobre espacios confinados existen, sobre si tales procedimientos están siendo cumplidos por los trabajadores y tenidos en cuenta por el Comité Paritario de Salud Ocupacional;

e) Registro de los accidentes de trabajo o los incidentes ocurridos durante la realización de actividades laborales en lugares confinados y definir si se han realizado las respectivas investigaciones de los accidentes con la participación de los comités paritarios de salud ocupacional con el objeto de evitar su ocurrencia.

Las ARP deben establecer y desarrollar programas de promoción y prevención específicos para el tipo de riesgo en todas y cada una de las empresas que tienen trabajadores expuestos a los eventos que se pueden generar en los espacios confinados.

4- Medidas de seguridad personal para actos violentos.

Los empresarios están obligados a suministrar a sus trabajadores elementos de protección personal, cuya fabricación, calidad, resistencia y duración estén sujetos a las normas de calidad nacional o internacional para garantizar la seguridad personal de los trabajadores en los puestos o centros de trabajo que lo requieran tales como en las actividades de vigilancia, escoltas o guardaespaldas, entre otros.

Entre los elementos de protección que el empleador puede proveer según los requerimientos del trabajo, se encuentran los uniformes, cascos, botas, chalecos luminiscentes, chalecos antibalas, equipos de radiocomunicación, vehículos y demás elementos que protejan al trabajador, permitiéndole desarrollar eficientemente su labor, garantizando su seguridad personal.

Las ARP asesorarán a los empleadores para la utilización estos de elementos teniendo en cuenta la actividad, la exposición a factores de riesgo violento, costo, calidad y necesidad de los mismos.

5- Prueba de embarazo.

Los empleadores públicos y privados no deben solicitar la prueba de embarazo a las trabajadoras que ingresen a laborar, o durante la vigencia del contrato o relación laboral, de conformidad con la Resolución número 4050 de 1994, la cual prohíbe la prueba de embarazo.

Esta prueba o examen sólo se puede solicitar a las trabajadoras que laboren o presten sus servicios en empresas de alto riesgo y donde los factores de riesgo a los cuales se va exponer a la trabajadora puedan perjudicar el normal desarrollo del embrión en el período de gestación.

6- Exámenes médicos ocupacionales.

La realización de los exámenes médicos de ingreso, exámenes periódicos, ocupacionales y de retiro estará a cargo del empleador y se realizarán exclusivamente por su cuenta y bajo su responsabilidad, conforme al artículo 348 del Código Sustantivo de Trabajo, el literal b) del artículo 30 del Decreto 614 de 1994 y el numeral 1 del artículo 10 de la Resolución 1016 de 1989.

Entre las actividades de los programas de Medicina Preventiva y del Trabajo de que trata el artículo 10 de la Resolución 1016 de 1989, se establece la obligatoriedad del empleador de realizar exámenes médicos, clínicos y paraclínicos para la admisión, la ubicación según las aptitudes, los exámenes periódicos ocupacionales, de cambio de ocupación, reingreso al trabajo, retiro y otras situaciones que alteren o puedan traducirse en riesgo para la salud de los trabajadores.

Por lo tanto, en materia de salud ocupacional, existe obligatoriedad de los empleadores públicos y privados de realizar y pagar los diferentes exámenes médicos de los trabajadores en cumplimiento de las normas señaladas y del cumplimiento del programa de salud ocupacional, de lo cual deberá quedar en la empresa la respectiva factura o cuenta de cobro y la respectiva constancia de pago, que servirá de verificación cuando sea requerida por autoridad competente.

Bajo ninguna circunstancia o modalidad este pago podrá ser asumido por la ARP, directamente o por interpuesta persona natural o jurídica, puesto que ello se constituye en utilización indebida de los recursos públicos de la seguridad social de los cuales la ARP es administrador delegado por el Estado. Tampoco se podrá falsear esta responsabilidad del empleador bajo la modalidad de prestación del servicio por un tercero sin cobro al empleador, puesto que ello viola las normas de la libre competencia que obran para los todos los actores del Sistema de Seguridad Social.

7- Funcionamiento de los Comités Paritarios de Salud Ocupacional.

Las Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales deben vigilar y controlar que las empresas afiliadas tengan inscrito y en funcionamiento el Comité Paritario de Salud Ocupacional, realizando visita periódicas y actividades para tal fin.

Los empleadores que no proporcionen las cuatro (4) horas semanales al Comité Paritario de Salud Ocupacional, no inscriban y faciliten el funcionamiento del Comité, deben ser requeridos por escrito hasta dos (2) veces por la Administradora de Riesgos Profesionales y si continúan los incumplimientos legales respecto al Comité Paritario de Salud Ocupacional, la ARP enviará la tercera comunicación a la empresa con copia a la Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social para que inicie la investigación administrativa correspondiente. Los intervalos entre las comunicaciones referidas no podrán ser mayores a dos meses cada uno.

8- Ejecución de los Programas de Salud Ocupacional.

Para este objetivo y conforme a las funciones de vigilancia y control delegada según el artículo 56 del Decreto 1295 de 1994, las Administradoras de Riesgos Profesionales deben constatar y comprobar por los diferentes medios probatorios el cumplimiento y desarrollo de los programas de Salud Ocupacional e informar a las Direcciones Territoriales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en caso de incumplimiento.

Las Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales deben dar asesoría técnica a las empresas afiliadas en el diseño del Programa de Salud Ocupacional y capacitarlas en este aspecto, pero la responsabilidad de ejecutar, implementar y desarrollar, el Programa de Salud Ocupacional es de las empresas.

Para adelantar esta asesoría no existe límite de horas, pero en ningún caso la ARP puede ofrecer, por escrito o de palabra, la realización del programa de salud ocupacional, ni realizarlo ella misma, ni tampoco puede discriminar a las empresas por su tamaño o el volumen de sus aportes al Sistema General de Riesgos Profesionales, para efectuar esta asesoría.

Las Administradoras de Riesgos Profesionales deben dar asesoría a las empresas afiliadas en lo referente al programa de salud ocupacional y deben requerir, instruir y recomendar por escrito hasta dos (2) veces a las empresas para que cumplan las normas o instrucciones en salud ocupacional o los programas de salud ocupacional, y si continúan los incumplimientos legales se envía la tercera comunicación a la empresa con copia a la Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social para que inicie la investigación administrativa correspondiente. Los intervalos entre las comunicaciones referidas no podrán ser mayores a dos meses cada uno.

9- Protección frente a la radiactividad y radiaciones ionizantes.

Las empresas públicas y privadas cuyos trabajadores estén expuestos directa o indirectamente a material radiactivo o a radiaciones ionizantes deben proporcionarles inducción, capacitación y, adiestramiento acerca de los riesgos particulares a los que están expuestos. Deben proveer los elementos de protección, efectuar la adecuación de los puestos de trabajo y ejercer las medidas de control sobre todas las actividades de producción, tratamiento, manipulación, utilización, almacenamiento, transporte y desechos de fuentes radiactivas, de manera que se proteja a los trabajadores de todos los posibles efectos nocivos para la salud, derivados de la radiactividad o los efectos ionizantes.

Las Administradoras de Riesgos Profesionales deben dar asesoría técnica a las empresas afiliadas en todos los aspectos de prevención referentes a la exposición a la radiactividad o a los efectos ionizantes y deben requerir, instruir y recomendar por escrito hasta dos (2) veces a las empresas para que cumplan las normas o instrucciones en salud ocupacional referentes a la materia, y si continúan los incumplimientos normativos se envía la tercera comunicación a la empresa con copia a la Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social para que inicie la investigación administrativa correspondiente. Los intervalos entre las comunicaciones referidas no podrán ser mayores a dos meses cada uno.

En caso de riesgo inminente para los trabajadores, las Administradoras estarán obligadas a dar aviso inmediato a la Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo con copia a la Dirección General de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

10- Protección frente a sustancias químicas peligrosas.

Las Administradoras de Riesgos Profesionales deberán constatar que las empresas afiliadas que manejen sustancias químicas peligrosas establezcan en los Programas de Salud Ocupacional sistemas de almacenamiento, condiciones de manipulación y operación, mezclas permitidas, mezclas no permitidas, fichas toxicológicas o de seguridad, procedimientos en caso de emergencias (derrames, explosiones, incendios, intoxicaciones), con el objeto de establecer medidas concretas y reales de prevención y control sobre estas sustancias.

Las empresas que elaboren, transporten, vendan, manejen y utilicen sustancias químicas peligrosas, deben proporcionarle a los trabajadores que están expuestos directa o indirectamente a dichas sustancias, inducción, capacitación y adiestramiento frente a los riesgos específicos a los que están expuestos. Deberán suministrarles los elementos de protección y tomar las medidas de control especial de acuerdo con la sustancia química peligrosa, la labor que desempeña cada trabajador y la exposición.

Las Administradoras de Riesgos Profesionales deben dar asesoría técnica a las empresas afiliadas en todos los aspectos de prevención referentes a la exposición a sustancias químicas peligrosas y deben requerir, instruir y recomendar por escrito hasta dos (2) veces a las empresas para que cumplan las normas o instrucciones en salud ocupacional referentes a la materia, y si continúan los incumplimientos normativos, se envía la tercera comunicación a la empresa con copia a la Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social para que inicie la investigación administrativa correspondiente. Los intervalos entre las comunicaciones referidas no podrán ser mayores a dos meses cada uno.

En caso de riesgo inminente para los trabajadores, las Administradoras estarán obligadas a dar aviso inmediato a la Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo con copia a la Dirección General de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Las instrucciones dadas en la presente circular son de obligatorio cumplimiento por parte de las Entidades de Riesgos Profesionales y las inconsistencias e incumplimiento serán sancionadas con multas sucesivas de hasta mil (1.000) salarios mínimos legales vigentes de acuerdo al literal c) del artículo 91 del Decreto-ley 1295 de 1994 y las empresas públicas o privadas conforme al literal a) del artículo 91 del Decreto 1295 de 1994.

Las investigaciones administrativas y las correspondientes sanciones por incumplimiento de la presente Circular, serán de competencia de las Direcciones Territoriales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, de conformidad con el artículo 115 del Decreto 2150 de 1995 y Decreto 1128 de 1999.

Esta circular es de obligatorio cumplimiento desde la fecha de su publicación.

El Director General de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales,

GERMÁN FERNÁNDEZ CABRERA.