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CIRCULAR EXTERNA 40 DE 2006

(septiembre 7)

Diario Oficial No. 46.389 de 12 de septiembre de 2006

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

Para: Las compañías de seguros que operen el seguro obligatorio de accidentes de tránsito, la Industria Militar, Indumil, Cajas deCompensación  Familiar que no administren el Régimen Subsidiado y el administrador del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

De: Superintendente Nacional de Salud.

Asunto: Información financiera de recaudos del Fosyga por fuentes diferentes a la compensación. Información de giros de la subcuenta de solidaridad para el régimen subsidiado.

MARCO JURÍDICO

La Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en la Ley 100 de 1993, la Ley 715 de 2001 y el Decreto 1259 de 1994, y considerando:

Que, corresponde a la Superintendencia Nacional de Salud la inspección, vigilancia y control sobre la generación, flujo y aplicación de los recursos públicos destinados a la prestación de servicio público esencial de seguridad social en salud1.

Dentro de los responsables del flujo de recursos de la salud vigilados por la Superintendencia Nacional de Salud, se encuentran las Compañías de Seguros que operen el seguro obligatorio de accidentes de tránsito, la Industria Militar, Indumil, las Cajas de Compensación Familiar que no administren el régimen subsidiado y el Administrador del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

Que, para el ejercicio de la inspección, vigilancia y control, la Superintendencia Nacional de Salud tiene la función de instruir a los vigilados sobre la manera como deben cumplir con las disposiciones que regulan su actividad, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le competen y señalar los procedimientos para su cabal aplicación. Esta función incluye la tarea de impartir instrucciones relacionadas con el envío de información a la Superintendencia, siguiendo las especificaciones y contenidos requeridos2.

Que, con el objeto de hacer más eficaz su función, la Superintendencia Nacional de Salud viene desarrollando un sistema tecnológico que busca optimizar la calidad de la información y facilitar su administración para fines de control, lo que exige actualizar la forma como se viene recibiendo la información por parte de los vigilados.

Con fundamento en lo antes expuesto, este Despacho imparte las siguientes instrucciones relacionadas con el reporte de información a la Superintendencia Nacional de Salud por parte de los vigilados destinatarios de la presente Circular:

1. Datos a reportar

La información solicitada en la presente Circular está descrita en el anexo técnico adjunto, que contiene ocho (8) archivos relacionados a continuación:

ENTIDAD REPORTANTE
NOMBRE DEL ARCHIVODESCRIPCION
COMPAÑIAS DE SEGUROS AUTORIZADAS PARA OPERAR EL RAMO SOATNit0l.txtDATOS GENERALES
Nit02.txtINFORMACION SOBRE EXPEDICION MENSUAL DE POLIZAS SOAT POR TIPO DE VEHICULO Y CILINDRAJE Y DURACION DE LAS POLIZAS.
Nit03.txtINFORMACION DE CUENTAS POR PAGAR A INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD POR CONCEPTO DE SOAT.
INDUMILNit04.txtINFORMACION MENSUAL POR MUNICIPIO SOBRE VENTAS DE MUNICIONES Y EXPLOSIVOS Y CANTIDAD DE SALVOCONDUCTOS EXPEDIDOS.
CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR QUE NO ADMINISTRAN REGIMEN SUBSIDIADONit05.txtDATOS GENERALES.
Nit06.txtINFORMACION MENSUAL SOBRE INGRESOS POR APORTES DEL 4% DEL SUBSIDIO FAMILIAR Y TRANSFERENCIAS A LA SUBCUENTA DE SOLIDARIDAD DEL FOSYGA.
ADMINISTRADOR DEL FOSYGANit07.txtINFORMACION SOBRE RECAUDOS DEL FOSYGA POR CONCEPTO DE APORTES DEL SOAT, CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR QUE NO ADMINISTRAN REGIMEN SUBSIDIADO, INDUMIL Y REGIMENES DE EXCEPCION.
Nit08.txtINFORMACION DE GIROS DE LA SUBCUENTA DE SOLIDARIDAD PARA COFINANCIAR LA AFILIACION AL REGIMEN SUBSIDIADO.

2. Responsables ante la Superintendencia Nacional de Salud por la remisión de información

Siguiendo la estructura de archivos descrita en el anexo técnico, la información objeto de la presente circular debe ser reportada por las compañías de seguros que operen el seguro obligatorio de accidentes de tránsito, la Industria Militar, Indumil, las Cajas de Compensación Familiar que no administren el Régimen Subsidiado y el administrador del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

En ningún caso podrán modificarse la estructura de los archivos planos y las tablas de referencia contenidos en el anexo técnico, los cuales son parte integral de la presente Circular.

Se considerará como no presentada a la Superintendencia Nacional de Salud, la información que se remita de manera incompleta, la que se reporte en forma distinta a lo dispuesto en esta Circular y aquella enviada que no pueda ser procesada por el sistema debido a errores imputables a los responsables de rendir la información.

3. Forma de envío de la información

La información requerida en la presente circular debe reportarse en archivo plano validado, firmado digitalmente y enviado a través del sitio web de la Superintendencia Nacional de Salud (www.supersalud.gov.co) en el enlace “Recepción Datos de Vigilados”. La información debe cumplir totalmente con la estructura y características que se describen en el anexo técnico.

4. Plazo para el envío de la información

Las Compañías de Seguros que operen el seguro obligatorio de accidentes de tránsito, la Industria Militar, Indumil, las Cajas de Compensación Familiar que no administren el régimen subsidiado y el Administrador del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, diligenciarán la información requerida en esta Circular y la remitirán de mane ra oportuna, veraz, confiable y razonable a la Superintendencia Nacional de Salud, atendiendo las fechas que se detallan en el siguiente cronograma:


Período de corte

Fecha límite de presentación

A 31 de diciembre

20 de enero
A 31 de marzo
20 de abril
A 30 de junio
20 de julio
A 30 de septiembre
20 de octubre

El primer envío de información deberá hacerse a más tardar el día veinte (20) de enero del año dos mil siete (2007), con corte de la información al treinta uno (31) de diciembre del año dos mil seis (2006).

5. Seguridad legal y técnica de la información

Con el fin de garantizar un intercambio seguro y eficiente de los datos entre los vigilados y la entidad, evitar problemas de autenticidad, integridad y rechazo injustificado de la información (repudiación), la Superintendencia Nacional de Salud inició la aplicación de nuevas tecnologías de seguridad en la transmisión de documentos, atendiendo la normatividad contenida en la Ley 527 de 1999 que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos y en general el comercio electrónico.

En particular, se busca, entre otros objetivos, reducir al mínimo posible el flujo y refrendación de documentos físicos, asegurar la identificación plena de los emisores de los documentos, certificar la recepción efectiva y oportuna de los datos por parte del verdadero destinatario y garantizar la seguridad técnica y jurídica de la información, dado su valor probatorio.

Con ese objetivo, los archivos reportados a la Superintendencia vía electrónica deberán llegar debidamente autenticados, a través de una firma digital, por parte del representante legal.

En consecuencia, las entidades vigiladas deberán obtener un certificado digital, expedido por una organización debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) para actuar como Entidad de Certificación Abierta.

Las condiciones, restricciones y el procedimiento técnico para el uso de esta firma digital, estará determinado por las características de la solución que brinde la entidad Certificadora y los requisitos que la Superintendencia determine. Esta obligación será efectiva a partir del primer envío de información.

6. Sanciones

El incumplimiento de las instrucciones contenidas en la presente Circular impartidas por la Superintendencia Nacional de Salud, dará lugar, previa solicitud de explicaciones, a la imposición de las sanciones previstas en los numerales 23 y 24 del artículo 5o del Decreto 1259 de 1994.

7. Vigencia

La presente Circular Externa deroga la Circular Externa número 067 del 30 de abril de 1998, sustituye el requerimiento 2040-2-12 del 30 de enero de 2004 y rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

El Superintendente Nacional de Salud,

CÉSAR AUGUSTO LÓPEZ BOTERO.

ANEXO TECNICO.

<Nota de Vigencia: Anexo Técnico modificado por la Circular 42 de 2006.

El nuevo texto debe ser consultado en la Circular 42 de 2006>

<El texto original del Anexo técnico es el siguiente:>

El presente documento técnico define la estructura como debe ser reportada la información requerida por la Superintendencia Nacional de Salud, por parte de las Compañías de Seguros que operen el seguro obligatorio de accidentes de tránsito, la Industria Militar, Indumil, las Cajas de Compensación Familiar que no administren el régimen subsidiado y el Administrador del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

1. Identificación de los archivos

Los nombres de los archivos deben conformarse así:

Identificación de la entidad (NIT) con dígito de verificación sin separación.

Tipo de archivo (dos posiciones) de acuerdo con la numeración dada en este anexo.

Estos componentes deben estar unidos, sin carácter de separación, y en el orden mencionado así: Nitdd.txt

2. Descripción de los archivos

ARCHIVO TIPO 01.

COMPAÑIAS DE SEGUROS AUTORIZADAS PARA OPERAR EL RAMO SOAT

DATOS GENERALES

Nombre: Nit01.txt

Periodicidad: Este archivo debe enviarse con corte trimestral.

Estructura del archivo:

Archivo plano, campos separados por el carácter coma (,).

CampoVariableDescripciónLongitud máximaValores permitidos
1NITNúmero de NIT de la entidad reportante
16Numérico
2Dígito de verificaciónDígito de verificación del NIT
1Numérico
4Tipo de archivoEscriba01
2Alfanumérico
5Representante legalNombre del representante legal
60Alfanumérico
6Identificación del RepresentanteNúmero de documento de identificación del representante legal
16Alfanumérico
7DirecciónDirección de la entidad reportante
40Alfanumérico
8Código DepartamentoCódigo del departamento del domicilio de la entidad Reportante
2Tabla de División Político-administrativa del DANE
9Código municipioCódigo del municipio del domicilio de la entidad Reportante5Tabla de División Político-administrativa del DANE
10TeléfonoNúmero de teléfono de la entidad reportante
10Alfanumérico
11FaxNúmero de fax
10Alfanumérico
12Correo electrónicoDirección de correo electrónico (e-mail)50Alfanumérico

ARCHIVO TIPO 02.

COMPAÑIAS DE SEGUROS AUTORIZADAS PARA OPERAR EL RAMO SOAT

INFORMACION SOBRE EXPEDICION MENSUAL DE POLIZAS SOAT POR TIPO DE VEHICULO Y CILINDRAJE Y DURACION DE LAS POLIZAS

Nombre: Nit02.txt

Periodicidad: Trimestral

Estructura del archivo: Archivo plano, campos separados por el carácter coma (,), valores en pesos sin decimales.

CampoDatoDescripciónLongitud máxima
Registro Permitido
1NIT de la entidad reportanteNúmero de NIT de la entidad reportante
16Numérico
2Dígito de verificaciónDígito de verificación del NIT
1Numérico
3Período de cortePeríodo de corte para la presentación de la información
2Ver anexo tabla1
4AñoAño de corte para la presentación
4Alfanumérico
5Tipo de archivoEscriba02
2Alfanumérico
6Mes del trimestreMes correspondiente de producción
1Ver anexo tabla2
7Número de códigoNúmero de código del tipo de vehículo y cilindraje.
2Ver anexo tabla3
8Pólizas emitidasNúmero mensual de pólizas expedidas por tipo de vehículo y cilindraje, agrupadas por duración de las pólizas.
7Numérico
9DuraciónDuración de las pólizas expresada en número de días3Numérico

ARCHIVO TIPO 03.

COMPAÑIAS DE SEGUROS AUTORIZADAS PARA OPERAR EL RAMO SOAT

INFORMACION DE CUENTAS POR PAGAR A INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD POR CONCEPTO DE SOAT

Nombre: Nit03.txt

Periodicidad: Trimestral

Estructura del archivo:

Archivo plano, campos separados por el carácter coma (,), valores en miles de pesos, sin decimales.

CampoDatoDescripciónLongitud máxima
Registro Permitido
1NITNúmero de NIT de la entidad reportante
16Numérico
2Dígito de verificaciónDígito de verificación del NIT
1Numérico
3Período de cortePeríodo de corte para la presentación de la información
2Ver anexo tabla1
4AñoAño de corte para la presentación
4Alfanumérico
5Tipo de archivoEscriba03
2Alfanumérico
6NITNúmero de NIT de la IPS acreedora
16Alfanumérico
7Dígito de verificaciónDígito de verificación del NIT
1Numérico
8Saldo a fin del trimestreValor del saldo de la cuenta por pagar a la fecha de corte.
15Numérico Reportar cero si no hay saldo.
9No vencidasSaldo de la cuenta por pagar que no se encuentra vencido.15Numérico Reportar cero si no hay saldo.
10Vencidas de31a60Saldo de la cuenta por pagar que se encuentra vencida entre31y60días.15Numérico Reportar cero si no hay saldo.
11Vencidas de61a90Saldo de la cuenta por pagar que se encuentra vencida entre61y90días.15Numérico Reportar cero si no hay saldo.
12Vencidas de91a180Saldo de la cuenta por pagar que se encuentra vencida entre91y180días.15Numérico Reportar cero si no hay saldo.
13Vencidas de181a360Saldo de la cuenta por pagar que se encuentra vencida entre181y360días.15Numérico Reportar cero si no hay saldo.
14Vencidas a más de360díasSaldo de la cuenta por pagar que se encuentra vencida de más de360días.15Numérico Reportar cero si no hay saldo.

ARCHIVO TIPO 04.

INDUMIL

INFORMACION MENSUAL POR MUNICIPIO SOBRE VENTAS DE MUNICIONES Y EXPLOSIVOS Y CANTIDAD DE SALVOCONDUCTOS EXPEDIDOS

Nombre: Nit04.txt

Periodicidad: Trimestral

Estructura del archivo:

Archivo plano, campos separados por el carácter coma (,), valores en pesos sin decimales.

CampoDatoDescripciónLongitud máxima
Registro Permitido
1NITNúmero de NIT de la empresa reportante
16Numérico
2Dígito de verificaciónDígito de verificación del NIT
1Numérico
3Período de cortePeríodo de corte para la presentación de la información
2Ver anexo tabla1
4AñoAño de corte para la presentación
4Numérico
5Tipo de archivoEscriba04
2Alfanumérico.
6Mes del trimestreMes correspondiente del trimestre
1Ver anexo tabla2
7MunicipioCódigo del municipio5Tabla de División Político-administrativa del DANE
8DepartamentoCódigo del departamento2Tabla de División Político-administrativa del DANE
9Valor venta total por municionesValor total mensual de ventas de municiones y explosivos por municipio
15Numérico
10Cantidad de salvoconductos expedidos y renovadosCantidad mensual de salvoconductos expedidos y renovados por municipio15Numérico

ARCHIVO TIPO 05.

CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR QUE NO ADMINISTRAN REGIMEN SUBSIDIADO

DATOS GENERALES

Nombre: Nit05.txt

Periodicidad: Este archivo debe enviarse con corte trimestral.

Estructura del archivo:

Archivo plano, campos separados por el carácter coma (,)

CampoVariableDescripciónLongitud máxima
Valores permitidos
1NITNúmero de NIT de la empresa reportante
16Numérico
2Dígito de verificación
Dígito de verificación del NIT1Numérico
3Tipo de archivoEscriba05
2Alfanumérico
4Representante legalNombre del representante legal
60Alfanumérico
5Identificación del RepresentanteNúmero de documento de identificación del representante legal
16Alfanumérico
6DirecciónDirección de la entidad reportante
40Alfanumérico
7Código del departamentoCódigo del departamento del domicilio de la entidad Reportante
2Tabla de División Político-administrativa del DANE.
8Código del municipioCódigo del municipio del domicilio de la entidad reportante5Tabla de División Políticoadministrativa del DANE.
9TeléfonoNumero de teléfono de la entidad reportante
10Alfanumérico
10FaxNumero de fax
10Alfanumérico
11Correo electrónicoDirección de correo electrónico (email)50Alfanumérico

ARCHIVO TIPO 06.

CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR QUE NO ADMINISTRAN REGIMEN SUBSIDIADO

INFORMACION MENSUAL SOBRE INGRESOS POR APORTES DEL 4% DEL SUBSIDIO FAMILIAR Y TRANSFERENCIAS A LA SUBCUENTA DE SOLIDARIDAD DEL FOSYGA

Nombre: Nit06.txt

Periodicidad: Trimestral

Estructura del archivo:

Archivo plano, campos separados por el carácter coma (,), valores en pesos sin decimales.

CampoDatoDescripciónLongitud máxima
Registro Permitido
1NITNúmero de NIT de la empresa reportante
16Numérico
2Dígito de verificaciónDígito de verificación del NIT
1Numérico
3Período de cortePeríodo de corte para la presentación de la información
2Ver anexo tabla1
4AñoAño de corte para la presentación
4Numérico
5Tipo de archivoEscriba06
2Alfanumérico
6Mes del TrimestreMes correspondiente del trimestre1Ver anexo tabla2
7Valor IngresosValor mensual de los ingresos por aportes de empresas afiliadas - cuenta410505(4% del subsidio familiar)
15Numérico
8Valor transferencias a FosygaValor mensual causado por concepto de transferencias a Salud Régimen Subsidiado - cuenta521005(5% o10% del recaudo del subsidio familiar)
15Numérico
9Saldo por pagar a fin de mesSaldo por pagar a fin de mes - Fondo de Solidaridad y Garantía - cuenta Aplicación28521515Numérico

ARCHIVO TIPO 7.

ADMINISTRADOR DEL FOSYGA

INFORMACION SOBRE RECA UDOS DEL FOSYGA POR CONCEPTO DE APORTES DEL SOAT, CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR QUE NO ADMINISTRAN REGIMEN SUBSIDIADO, INDUMIL Y REGIMENES DE EXCEPCION

Nombre: Nit07.txt

Periodicidad: Trimestral

Estructura del archivo:

Archivo plano, campos separados por el carácter coma (,), valores en pesos sin decimales.

CampoDatoDescripciónLongitud máxima
Registro Permitido
1NITNúmero de NIT de la entidad reportante16Numérico
2Dígito de verificaciónDígito de verificación del NIT1Numérico
3Período de cortePeríodo de corte para la presentación de la información
2Ver anexo tabla1
4AñoAño de corte para la presentación
4Numérico
5Tipo de archivoEscriba07
2Alfanumérico
6NIT entidad que giraNúmero de NIT de la entidad que giró los recursos al Fosyga
16Numérico
7Dígito de verificaciónDígito de verificación del NIT
1Numérico
8Concepto recaudoConcepto por el cual se recaudaron los recursos
2Ver anexo tabla4
9Valor del recaudoValor del recaudo
20Numérico
10FechaFecha del recaudo10Formato dd/mm/aaaa

ARCHIVO TIPO 08.

ADMINISTRADOR DEL FOSYGA

INFORMACION DE GIROS DE LA SUBCUENTA DE SOLIDARIDAD PARA COFINANCIAR LA AFILIACION AL REGIMEN SUBSIDIADO

Nombre: Nit08.txt

Periodicidad: Trimestral

Estructura del archivo:

Archivo plano, campos separados por el carácter coma (,), valores en pesos sin decimales.

CampoDatoDescripciónLongitud máximaRegistro Permitido
1NIT
Número de NIT de la entidad reportante16Numérico
2Dígito de verificación
Dígito de verificación del NIT1Numérico
3Período de cortePeríodo de corte para la presentación de la información
2Ver anexo tabla1
4Año
Año de corte para la presentación4Numérico
5Tipo de archivoEscriba08
2Alfanumérico
7Código departamentoCódigo del departamento2Tabla de División político-administrativa del DANE
8Código del municipioCódigo del municipio5Tabla de División político-administrativa del DANE.
6Vigencia fiscalAño de la vigencia fiscal
4Numérico
7PeríodoAño del período por el cual se efectúa el giro
4Numérico
8Fecha de giroLa fecha en la que se hizo el giro10Formato dd/mm/aaaa
9Monto giradoValor del giro15Numérico
10Acto administrativoNombre, número y año del acto administrativo mediante el cual se asignaron los recursos
40Alfanumérico
11Concepto del giroConcepto por el cual se giran los recursos
40Alfanumérico
12Número de la operaciónNúmero de la operación mediante la cual se realizó el giro de los recursos40Alfanumérico

ANEXO.

TABLAS DE REFERENCIA.

Tabla 1. Período de corte

Período de corteCódigo
Marzo3140
Junio3041
Septiembre3042
Diciembre3043

Tabla 2. Mes del Trimestre

Mes del trimestreCódigoDescripción
Mes 1 del trimestre1Primer mes del trimestre
 
Mes 2 del trimestre2Segundo mes del trimestre
 
Mes 3 del trimestre3Tercer mes del trimestre
 

Tabla 3. Códigos tipo de servicio y cilindraje

Tipo de vehículo
CódigoCilindraje
Motos11
12
13
Menos de 99
100 – 200
más de200
Camperos 0 a  9 años21
22
23
Menos de1.500
1.500-2.500
más de2.500
Camperos de 10 años o más21
22
23
Menos de1.500
1.500-2.500
más de2.500
Carga o mixto31
32
33
Menos de5
5-14-99
Más de15
Oficiales especiales, ambulancias.41
42
43
Menos de1.500
1.500-2.500
Más de2.500
Familiares 0 a 9 años51
52
53
Menos de1.500
1.500-2.500
Más de2.500
Capacidad 6 o más 0 o 9años61
62
Hasta2.499
Más de2.499
Capacidad 6 o más 10 años o más61
62
Hasta2.499
Más de2.499
Negocio y enseñanza 0  a 9 años71
72
73
Menos de1.500
1.500-2.500
Más de2.500
Negocio y enseñanza 10 o más años71
72
73
Menos de1.500
1.500-2.500
Más de2.500
Buses y busetas, serv. Público intermunicipal81
91
92
Todos
Menos de10
10 o más
 

Tabla 4. Concepto de Recaudo

Descripción de la tabla
CódigoDescripción
Concepto del Recaudo01Participación del  5% o del 10% de los aportes del subsidio familiar de las CCF
 02Impuesto a las armas
 03Impuesto a municiones y explosivos
 04Aportes régimen de excepción
 05Contribución del 50 % del SOAT
 06Transferencia del 20 % del SOAT

1 Artículos 4o y 5o del Decreto 1259 de 1994 y artículo 57 de la Ley 715 de 2001.

2 Artículos 57 y 68 Ley 715 de 2001, artículo 7o Decreto 1259 de 1994.

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