CIRCULAR EXTERNA 31 DE 2021

(abril 28)

Diario Oficial No. 51.661 de 30 de abril de 2021

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA

Para:	Representantes legales, miembros del Consejo de Administración o Juntas Directivas, miembros Junta de Vigilancia o Comité de Control Social, Revisores Fiscales y Asociados de Organizaciones de la Economía Solidaria.
De:	Ricardo Lozano Pardo - Superintendente
Asunto:	Por la cual se corrigen unos errores formales dentro de la expedición de la Circular Externa número 20 de 2020, Circular Básica Jurídica.
Fecha:	Bogotá, D. C., 28 de abril de 2021

En virtud de lo dispuesto en el artículo 45 de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo: “Corrección de errores formales. En cualquier tiempo, de oficio o a petición de parte, se podrán corregir los errores simplemente formales contenidos en los actos administrativos, ya sean aritméticos, de digitación, de transcripción o de omisión de palabras. En ningún caso la corrección dará lugar a cambios en el sentido material de la decisión, ni revivirá los términos legales para demandar el acto. Realizada la corrección, ésta deberá ser notificada o comunicada a todos los interesados, según corresponda”.

La Circular Básica Jurídica, expedida mediante Circular Externa 20 del 18 de diciembre de 2020, abarca un amplio contenido temático lo que generó que se incurriera en errores de forma, los cuales nos permitimos corregir por medio de la presente circular, conforme a las siguientes instrucciones:

Primera. Corregir en su integridad la numeración prevista a lo largo de los numerales 5 y 6 del Capítulo VI del Título II de la Circular Básica Jurídica, incluyendo la totalidad de sus subnumerales. Para mayor claridad se indica que se han tomado en cuenta las disposiciones contenidas en las instrucciones “segunda y tercera” de la Circular Externa 29 del 21 de abril de 2021.

Segunda. Subsanar la omisión en los numerales 4 y 5 del Capítulo XI y numeral 5 del Capítulo XII del Título II en el sentido de indicar que dichas constancias o certificados se efectuarán por medio de los formatos establecidos por esta Superintendencia.

Tercera. Corregir el error de transcripción dispuesto en el numeral 3 del Capítulo IV del Título III.

Cuarta. Corregir la numeración del subnumeral 5.2.2.5.2 del Título V de la Circular Básica Jurídica, el cual quedará como subnumeral 3.2.2.5.2.

Quinta. Conforme a lo previsto en el inciso primero, del artículo 65, de la Ley 1437 de 2011, la presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

De acuerdo con las anteriores instrucciones, se anexa un documento con las correcciones identificadas. Lo anterior, con el fin de realizar los cambios en el cuerpo normativo de la Circular Básica Jurídica que se publica para consulta.

Cordialmente,

El Superintendente,

Ricardo Lozano Pardo.

ANEXO.

CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA

TÍTULO II

Capítulo VI

(…)

5. REQUISITOS PARA LA ELECCIÓN DE CONSEJEROS DE ADMINISTRACIÓN Y GERENTES:

Sin perjuicio de los principios de autocontrol, autonomía, autodeterminación y autogobierno consagrados en la Ley 454 de 1998 y con el fin de verificar las calidades objetivas de los miembros del consejo de administración y de los gerentes de las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, vigiladas por esta Superintendencia, y que deben posesionarse ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, para la conformación de estos órganos, los postulantes deberán observar las siguientes instrucciones:

5.1. Consejeros de Administración principales y suplentes:

De conformidad con lo establecido en el artículo 2.11.11.4.2. del Decreto 962 de 2018, se deben observar los siguientes requisitos mínimos:

5.1.1. Contar con capacidades y aptitudes personales, conocimiento, integridad ética y destrezas idóneas para actuar como miembros.

5.1.2. Contar con título profesional en áreas de conocimiento relacionadas con la actividad de la cooperativa, tales como administración, economía, contaduría, derecho, finanzas o afines y tener experiencia mínima de cuatro (4) años en el ejercicio de su profesión y dos (2) años de experiencia específica en materias asociadas a la actividad cooperativa, financiera o en actividades, afines, relacionadas o complementarias a estas.

Cuando se pretenda hacer valer como experiencia el ejercicio como consejero suplente, se hace necesario acreditar su participación, por lo menos con voz, en el consejo de administración.

En el evento en que el postulado no cuente con título profesional, debe acreditar como mínimo cinco (5) años de experiencia específica en las materias referidas en el presente numeral.

5.1.3. No puede ser, simultáneamente, miembro de la Junta de Vigilancia de la misma cooperativa.

5.1.4. No puede llevar asuntos en calidad de asesor o contratista de la cooperativa para la cual se postula, de conformidad con lo establecido en el artículo 60 de la Ley 454 de 1998.

5.1.5. Cumplir con los requerimientos establecidos en las reglas internas de ética y de buen gobierno adoptadas por la organización. No haber sido sancionado penal, disciplinaria o administrativamente y no debe haber sido excluido o separado de cargos de dirección, administración o vigilancia de una organización solidaria en periodos anteriores

Sin perjuicio de las instrucciones aquí impartidas, las organizaciones vigiladas podrán fijar requisitos adicionales en consideración a sus características y la complejidad de sus operaciones. En todo caso, deberán propender por la formación y capacitación de todos sus asociados, especialmente en relación con estos requisitos.

La verificación, por parte de las organizaciones solidarias, de los requisitos aquí señalados, no limita la facultad de esta Superintendencia, consagrada en el literal d) del numeral 2 del artículo 3o del Decreto 186 de 2004.

5.2. Gerentes principales y suplentes:

De conformidad con los requisitos establecidos en los artículos 2.11.11.5.2. y 2.11.11.5.3., del Decreto 962 de 2018, y con el fin de fortalecer el proceso de selección de los gerentes de las organizaciones vigiladas, se deben observar las siguientes instrucciones:

5.2.1. Contar con título profesional en áreas relacionadas con el desarrollo de las operaciones de la organización, tales como administración, economía, contaduría, derecho, finanzas o afines y tener experiencia mínima de cuatro (4) años en el ejercicio de su profesión y cinco (5) años de experiencia en actividades relacionadas con el objeto social de la organización.

5.2.2. Cumplir con los requerimientos establecidos en las reglas internas de ética y de buen gobierno adoptadas por la organización.

5.2.3. No haber sido sancionado penal, disciplinaria o administrativamente y no debe haber sido excluido o separado de cargos de dirección, administración o vigilancia de una organización solidaria en periodos anteriores.

5.2.4. El gerente no podrá ser simultáneamente miembro del consejo de administración o la de junta de vigilancia.

5.2.5. Las suplencias del gerente no podrán ser ejercidas por ninguno de los miembros del consejo de administración o de la junta de vigilancia.

El consejo de administración verificará el cumplimiento de los requisitos previstos en el citado artículo 2.11.11.5.2., de conformidad con los procedimientos de calificación del perfil y de decisión establecidos en los reglamentos.

La verificación, por parte de las organizaciones solidarias de los requisitos aquí señalados, no limita la facultad de esta Superintendencia, consagrada en el literal d) del numeral 2 del artículo 3o del Decreto 186 de 2004.

6. REQUISITOS PARA TOMAR POSESIÓN DEL CARGO

Para tomar posesión del cargo para el cual ha sido designado, el interesado o la instancia nominadora deben formular la solicitud de autorización de posesión ante la Delegatura para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo de la Superintendencia de la Economía Solidaria, remitiendo en UN ÚNICO RADICADO y en archivo PDF (no se aceptarán documentos con extensiones.rar.tif.zip, ni ningún otro formato), los siguientes documentos:

6.1. Formato de solicitud de autorización de posesión, debidamente diligenciado y firmado para cada aspirante. (Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co).

6.2. Copia del Acta de la Asamblea General debidamente aprobada, tomada del libro oficial de la organización, registrado ante la Cámara de Comercio o quien haga sus veces. El Acta, además de contener los requisitos mínimos Estatutarios y de ley, deberá especificar los siguientes temas:

6.2.1. La forma, procedimiento y requisitos con los que se efectuó la convocatoria, incluyendo la constancia de publicación de los perfiles de los candidatos que se postularon para los órganos de administración, control y vigilancia; para la posesión de revisores fiscales. En el acta deberá constar la descripción básica de la propuesta que incluya: (cantidad de horas ofrecidas, experiencia, alcance de la gestión, etc.).

6.2.2. Las reglas de votación con las que se realizaron las elecciones correspondientes.

6.2.3. Los nombres exactos y los números de identificación de cada uno de los asociados elegidos en los órganos de administración y control, dejando constancia de los votos obtenidos en cada caso y especificando quiénes inician el período estatutario y quiénes son miembros reelegidos.

6.3. Documentos comunes a todas las posesiones:

6.3.1. Hoja de vida del designado(a) la cual deberá ser diligenciada en su integridad con letra legible, indicando los estudios realizados de carácter formal, informal, técnico y profesional; así como, relacionar la experiencia laboral dentro y fuera del sector. (En el formato diseñado para tal fin).

6.3.2. Certificaciones y/o diplomas de educación cooperativa, las cuales deberán estar debidamente relacionadas en la hoja de vida.

6.3.3. Certificaciones y/o diplomas de educación formal e informal en la que conste que el elegido cuenta con capacidades y aptitudes personales, conocimientos idóneos para actuar como miembros, relacionados con la actividad financiera, tales como contabilidad básica y/o análisis financiero, legislación en economía solidaria, deberes y responsabilidades de los administradores, régimen de inhabilidades e incompatibilidades y demás temas afines; información que debe ir relacionada debidamente en la hoja de vida.

6.3.4. Certificaciones de experiencia laboral, dentro y fuera del sector cooperativo, en las cuales deberá verse reflejado el cargo desempeñado, la duración y funciones ejecutadas, con énfasis en aquella experiencia relacionada con la actividad que desarrolla la organización cooperativa y/o experiencia, o conocimientos apropiados para el cumplimiento de las responsabilidades y funciones propias del cargo a que aspira. Este requisito aplica para los gerentes y miembros del consejo de administración; experiencia que debe ir relacionada en la hoja de vida.

6.3.5. Certificación juramentada expedida por la junta de vigilancia donde se haga constar que la junta de vigilancia verificó, antes de la realización de la asamblea, que los aspirantes: (i) cumplen con los requisitos estatutarios, reglamentarios y de ley para el cargo al cual se han postulado, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo primero del artículo 2.11.11.4.2. del Decreto 962 de 2018, (ii) no han sido sancionados penal, disciplinaria o administrativamente, o removidos de cargos de dirección o administración de una organización de la economía solidaria, (iii) no están incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad legal o estatutaria. (Ver menú trámites de la página web www. supersolidaria.gov.co).

6.3.6. Carta de aceptación del cargo, debidamente firmada, especificando cargo y calidad (principal o suplente), en la que se acepta el mismo, junto con manifestación expresa del candidato de conocer las funciones, los deberes y las prohibiciones establecidas en la normatividad vigente y los estatutos para el consejo de administración o junta directiva.

6.3.7. Copia legible de la consulta realizada en las centrales de riesgo, en la cual se determine el puntaje o calificación obtenida, con una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días de antelación de la fecha de elección.

6.3.8. Los documentos necesarios para acreditar los demás requisitos establecidos en el Estatuto de cada organización cooperativa.

6.4. Documentos específicos para la posesión de gerentes o en general representantes legales:

6.4.1. Certificados que acrediten su formación profesional en áreas relacionadas con el desarrollo de las operaciones de la organización, tales como: administración, economía, contaduría, derecho, finanzas o afines.

6.4.2. Acta del consejo de administración en la cual conste la verificación del cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 2.11.11.5.2. del Decreto 962 de 2018, de conformidad con los procedimientos de calificación del perfil y de decisión establecidos en los reglamentos.

6.5. Documentos específicos para la posesión de consejeros de administración:

6.5.1. Certificados que acrediten su formación en áreas relacionadas con el desarrollo de las operaciones de la organización, tales como: administración, economía, contaduría, derecho, finanzas o afines.

6.6. Documentos específicos para la posesión de revisores fiscales:

6.6.1. Certificado de existencia y representación de la firma de revisoría fiscal (cuando sea persona jurídica).

6.6.2. Fotocopia de la tarjeta profesional del contador o de los contadores que, a nombre de la firma, vayan a desempeñar la revisoría fiscal respectiva.

6.6.3. Certificado de antecedentes disciplinarios de los revisores fiscales, expedido por la Junta Central de Contadores, con una fecha de expedición no mayor superior a treinta (30) días calendario previo a la solicitud de posesión.

6.6.4. Certificación del curso E-learning de la UIAF en el módulo general.

6.6.5. Constancia de capacitación en materia de riesgos que incluya un módulo LA/FT, mediante certificación expedida por parte de instituciones de educación superior.

6.7. Documentos específicos para la posesión de oficiales de cumplimiento:

6.7.1. Certificación del curso E-learning de la UIAF en el módulo general.

6.7.2. Constancia de capacitación en materia de riesgos que incluya un módulo LA/FT, mediante certificación expedida por parte de instituciones de educación superior.

6.7.3. Constancia laboral con funciones.

6.7.4. Certificación de la junta de vigilancia por la cual se acredite capacidad de decisión.

6.7.5. Organigrama de la organización a efectos de determinar que el elegido a autorizar pertenece al segundo nivel jerárquico cuando se trate de oficial de cumplimiento principal.

Los documentos que soporten la información académica, la experiencia laboral y demás antecedentes de todas las personas elegidas, deberán reposar en la carpeta individual de cada uno de los elegidos en los archivos de la cooperativa.

6.8. Remisión de documentos

A continuación, se indican las reglas en relación con los documentos que se deben adjuntar, para efectos del trámite de posesión para los diferentes cargos que requieren autorización de posesión:

6.8.1. Los numerales 6.1 y 6.2, deberán ser remitidos con las primeras posesiones que se surtan respecto de los elegidos en una misma asamblea ordinaria o extraordinaria, según sea el caso.

6.8.2. Para el caso de todos los elegidos, deberán remitirse para efectos de la solicitud de la autorización de la posesión los siguientes documentos:

a) Los documentos previstos en los siguientes subnumerales: 6.3.1., 6.3.5., 6.3.6. y 6.3.7. del presente capítulo.

b) Para todos los elegidos respecto de los cuales en la certificación prevista en el subnumeral 6.3.5. del presente capítulo, se indique que no se cumplió con alguno de los requisitos exigidos para cada caso, remitir los documentos que sustentan dicha falta de requisitos.

6.8.3. Para los gerentes directores o, en general, representantes legales, adicionalmente los certificados correspondientes al numeral 6.4.1 y 6.4.2.

6.8.4. Para la posesión de revisores fiscales, adicionalmente los documentos correspondientes a los subnumerales 6.6.1., 6.6.2. y 6.6.3. del presente capítulo.

6.8.5. Para la posesión de oficiales de cumplimiento, incluidos los casos de reelección, adicionalmente, los documentos correspondientes a los subnumerales 6.7.3., 6.7.4. y 6.7.5. del presente capítulo.

De acuerdo con lo señalado en el artículo 51 de la Ley 43 de 1990, en concordancia con el artículo 158 de la Ley 79 de 1988 y, teniendo en cuenta la naturaleza propia de las organizaciones de la economía solidaria, cuando un contador público actúe o haya actuado como empleado de una cooperativa, no podrá aceptar cargos o funciones de auditor externo o revisor fiscal de la misma, de sus organizaciones asociadas o de los organismos de integración a los que aquella pertenezca, ni durante el ejercicio del cargo ni durante los seis (6) meses siguientes a la fecha en que haya cesado en sus funciones”.

TÍTULO II

CAPÍTULO XI

(…)

4. Constancia de verificación de los asociados hábiles e inhábiles y de la publicación de estos últimos, expedida por la junta de vigilancia, o el órgano equivalente, de acuerdo con el tipo de organización de economía solidaria, la cual deberá incluir la fecha en que se hizo el corte para determinar los asociados hábiles e inhábiles, la cual se surtirá a través del formato de solicitud dispuesto por esta Superintendencia.

5. Constancia de publicación del listado de asociados hábiles e inhábiles, la cual deberá realizarse previamente a la celebración de la asamblea general, en la que deberá constar que se informó a los asociados inhábiles, si los hubiere, sobre su condición, las razones por la que adquirieron la inhabilidad, los efectos que le representan y los mecanismos con que cuentan para superar dicha situación, la cual se surtirá a través del formato de solicitud dispuesto por esta Superintendencia.

CAPÍTULO XII

(…)

5. Certificado o constancia de verificación, suscrito por la junta de vigilancia o, quien haga sus veces, de conformidad con la ley, sobre la fecha de corte para determinar la habilidad e inhabilidad de sus asociados, informando claramente la fecha de la verificación y publicación del listado de asociados hábiles e inhábiles, la cual se surtirá a través del formato de solicitud dispuesto por esta Superintendencia.

TÍTULO III

CAPÍTULO IV

(…)

3. NORMAS SUPLETORIAS

“Para el caso de conversión se aplicarán como normas supletorias las previstas en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998”.

TÍTULO V

(…)

“3.2.2.5.2. Segmentación de los factores de riesgo”.