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CIRCULAR EXTERNA 20 DE 2020
(diciembre 18)
Diario Oficial No. 51.571 de 28 de enero de 2021
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA
| PARA: | REPRESENTANTES LEGALES, MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN O JUNTAS DIRECTIVAS, MIEMBROS JUNTA DE VIGILANCIA O COMITÉ DE CONTROL SOCIAL, REVISORES FISCALES Y ASOCIADOS DE ORGANIZACIONES DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA. |
| DE: | RICARDO LOZANO PARDO - SUPERINTENDENTE. |
| ASUNTO: | Expedición Circular Básica Jurídica |
| FECHA: | Bogotá, D. C., 18 de diciembre de 2020 |
1. Presentación
La Superintendencia de la Economía Solidaria, consciente de los diferentes cambios que se han generado en materia normativa que inciden en el sector solidario, se propuso hacer una revisión y actualización al contenido de la Circular Básica Jurídica.
Por lo anterior, presentamos hoy la actualización de la Circular Básica Jurídica, para proveer la consulta integral de las diferentes instrucciones en materia jurídica emitidas por esta Entidad, así como los requisitos exigidos, que además, incorpora una simplificación de los diferentes trámites que se adelanten ante esta Superintendencia, de acuerdo con los lineamientos dados por el Gobierno Nacional.
La Circular Básica Jurídica que hoy se expide se logró con los aportes que realizaron los gremios, las distintas organizaciones solidarias, la ciudadanía y por el grupo profesional de esta Superintendencia.
La Circular Básica está dividida en títulos, los cuales se publicarán de manera independiente para facilitar su consulta temática, podrá ser consultada por el público en nuestra página web www.supersolidaria.gov.co
Las instrucciones incorporadas deberán observarse de manera complementaria con lo establecido en la Circular Básica Contable y Financiera y la reglamentación concordante para las organizaciones supervisadas.
Con la expedición de esta Circular Básica, la Superintendencia cumple el objetivo de contar a nivel de instrucciones con un marco regulatorio unificado, que recopila las principales normas que debe cumplir el sector vigilado.
2. Vigencia y derogatorias
La presente Circular se expide con fundamento en las facultades consagradas en los numerales 2, 3 y 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998; en consecuencia, deberá ser acatada y observada por todas las organizaciones de la economía solidaria, sujetas a la supervisión de esta Superintendencia, de conformidad con los objetivos y finalidades previstos en el artículo 35 de la Ley 454 de 1998.
La Circular Básica Jurídica que aquí se expide empezará a regir a partir de su publicación en el Diario Oficial, la cual, sustituye y deroga la Circular Básica Jurídica del año 20157. Adicionalmente las circulares y reglamentación emitida por esta Superintendencia que le sean contrarias para tal efecto se entenderán derogadas. En la medida en que se impartan nuevas instrucciones, se harán los ajustes pertinentes por parte de la Superintendencia.
Así las cosas, las entidades supervisadas deben tener en cuenta, además de la Circular Básica Jurídica, la legislación cooperativa y solidaria vigente.
De acuerdo con las anteriores instrucciones, se adjunta el texto completo por cada uno de los títulos de la Circular Básica Jurídica, que hace parte integral de la presente circular.
Adicionalmente, se publica como antecedente la matriz de comentarios realizados por la ciudadanía con las respectivas respuestas.
Las referencias que en otras instrucciones de la Superintendencia se realicen a las contenidas en la Circular Básica Jurídica 06 de 2015, se entenderán hechas de aquí en adelante a las que correspondan dentro del nuevo texto de la circular.
Las actuaciones administrativas adelantadas por esta Superintendencia que se encuentren en curso a la fecha de entrada en vigencia de la presente Circular y que tengan como sustento las instrucciones contenidas en la Circular Básica Jurídica de 2015, continuarán su procedimiento hasta su terminación con base en las disposiciones vigentes al momento de la ocurrencia de los hechos.
Cordialmente,
El Superintendente,
Ricardo Lozano Pardo
INDICE.
<Índice no incorporado>
LA ECONOMÍA SOLIDARIA, SUS ORGANIZACIONES, EL PAPEL DEL ESTADO EN EL SECTOR Y LA SUPERVISIÓN.
El presente título, a diferencia de los demás de la Circular Básica Jurídica, se constituye en un ejercicio descriptivo de tipo conceptual y normativo, que enfatiza en la economía solidaria y su alcance, sus organizaciones, las principales entidades del Estado que confluyen en el sector y la supervisión en términos generales.
LA ECONOMÍA SOLIDARIA, CARACTERÍSTICAS, PRINCIPIOS Y FINES.
1. APROXIMACIÓN CONCEPTUAL Y NORMATIVA AL CONCEPTO DE ECONOMÍA SOLIDARIA
La Economía Solidaria surge en los años 80 dentro del capitalismo, como una alternativa de pensar y hacer relaciones económicas. De ese modo, se replanteó la racionalidad económica y parte de "la necesidad de introducir la solidaridad en la economía, de incorporar la solidaridad en la teoría y en la práctica de la economía." No se trataba de solidarizar la economía, sino de insertar la solidaridad en cada fase del ciclo económico: producción, circulación, consumo y acumulación[1].
En general, la búsqueda de la solidaridad es "el compromiso con el buen vivir de todos, el deseo del otro en su valiosa diferencia, para que cada persona pueda usufructuar, en las mejores condiciones posibles, las libertades públicas y privadas"[2]. Para la consecución de ese buen vivir la economía solidaria coloca en el centro la satisfacción de las necesidades de las personas y la colaboración solidaria como medio para lograrlo[3].
En la economía solidaria la colaboración entre las personas es un factor importante, por lo que se debe garantizar la interconexión para promoverla y hacerla cotidiana, lo cual se logra con las redes de economía solidaria. En ese orden de ideas, la consistencia de cada miembro depende de cómo se integra en la red, de los flujos en los que participa y de cómo acoge a los demás y colabora con ellos[4].
Se puede decir, entonces, que la economía solidaria se refiere a las prácticas que dan primacía a la satisfacción de necesidades humanas por encima del lucro, gestionando su actividad de manera democrática y estando comprometidas con su medio natural y social, en perspectiva de la transformación social[5].
De otra parte, el artículo 2o de la Ley 454 de 1998 define como economía solidaria el:
"(...) sistema socioeconómico, cultural y ambiental conformado por el conjunto de fuerzas sociales organizadas en formas asociativas identificadas por prácticas autogestionarias solidarias, democráticas y humanistas, sin ánimo de lucro para el desarrollo integral del ser humano como sujeto, actor y fin de la economía."
Reconociendo su importancia, el artículo 3o de la Ley 454 de 1998[6] declara de interés común la protección, promoción y fortalecimiento de las organizaciones y demás formas asociativas y solidarias de propiedad como un sistema eficaz para contribuir al desarrollo económico, al fortalecimiento de la democracia, a la equitativa distribución de la propiedad y del ingreso, y a la racionalización de todas las actividades económicas en favor de la comunidad y en especial de las clases populares.
Las organizaciones de la economía solidaria se pueden clasificar en dos clases: asistencialistas y mutualistas. Las asistencialistas son aquellas organizaciones que desarrollan actividades orientadas por la solidaridad con terceras personas, como es el caso de las fundaciones de beneficencia y las asociaciones para ayuda a terceros. Por su parte, las mutualistas son las organizaciones que por regla general se constituyen para la búsqueda del beneficio de sus propios asociados, excepcionalmente de la comunidad en general.
De conformidad con la anterior clasificación, es importante indicar que las organizaciones supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria (Supersolidaria) son las empresas asociativas sin ánimo de lucro de carácter mutualista.
2. CARACTERÍSTICAS CONCEPTUALES Y NORMATIVAS DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA Y EL FUNCIONAMIENTO DE LAS ORGANIZACIONES QUE INTEGRAN EL SECTOR
La economía social y solidaria puede ser caracterizada: a) desde las esferas de la economía en la que se inserta (producción de bienes y servicios, intercambio, consumo y otras formas de hacer economía); b) a partir de la producción de sentido, es decir, valores, principios, significados, normas y tradiciones; c) por el tipo de prácticas que se traducen en las estrategias concretas como las personas y los colectivos que hacen frente a sus necesidades y proponen formas concretas para enfrentar sus problemas; d) desde los sujetos, actores, instituciones y formas organizativas que adoptan para llevar a cabo sus estrategias; e) por el tipo de proyecto que están impulsando, con sus alcances y limitaciones; y f) a través de las diversas escalas territoriales de su acción como sujetos[7].
Con mayor o menor grado de aproximación, la caracterización aludida está prevista en el marco normativo vigente. No obstante, el artículo 6o de Ley 454 de 1998 enuncia una serie de particularidades que deben cumplir en su funcionamiento las organizaciones para ser consideradas pertenecientes a la economía solidaria, a saber: a) que contemplen dentro de su objeto social el ejercicio de una actividad socioeconómica que busque satisfacer las necesidades de sus asociados y el desarrollo de obras de servicio comunitario; b) tener establecido un vínculo asociativo fundado en los principios y fines contemplados en la ley; c) que los estatutos o reglas básicas incluyan la ausencia de ánimo de lucro, motivada por la solidaridad y el servicio social o comunitario; d) garantizar la igualdad de derechos y obligaciones de los miembros sin consideración a los aportes, excepto cuando la organización sea el resultado de la escisión impropia prevista en el artículo 104 de la Ley 795 de 2003[8]; e) que los estatutos establezcan el monto mínimo de los aportes sociales no reducibles; y f) integrarse social y económicamente.
3. PRINCIPIOS Y FINES DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
Producto del desarrollo de los pilares del cooperativismo, que se dieron a partir del siglo XIX, la Alianza Cooperativa Mundial definió en 1995 los siguientes siete (7) principios básicos, como preámbulo a lo que más tarde se incorporaría en la Ley 454 de 1998 en términos de principios y fines de la economía solidaria: a) adhesión voluntaria y abierta; b) gestión democrática; c) participación económica de los asociados; d) autonomía e independencia; e) formación, educación, capacitación e información; f) cooperación entre cooperativas y g) interés por la comunidad[9]
Posteriormente, la Ley 454 de 1998 determinó en el artículo 4o los principios de la economía solidaria, así: a) el ser humano, su trabajo y los mecanismos de cooperación tienen primacía sobre los medios de producción; b) espíritu de solidaridad, cooperación, participación y ayuda mutua; c) administración democrática, participativa, autogestionaria y emprendedora; d) adhesión voluntaria, responsable y abierta; e) propiedad asociativa y solidaria sobre los medios de producción; f) participación económica de los asociados en justicia y equidad; g) formación e información a los miembros de manera permanente, oportuna y progresiva; h) autonomía, autodeterminación y autogobierno; i) servicio a la comunidad; j) integración con otras organizaciones del mismo sector; y k) promoción de la cultura ecológica.
Asimismo, el artículo 5o ibidem, se refiere a los fines de la economía solidaria, a saber: a) promover el desarrollo integral del ser humano; b) generar prácticas que consoliden una corriente vivencial de pensamiento solidario, crítico, creativo y emprendedor como medio para alcanzar el desarrollo y la paz de los pueblos; c) contribuir al ejercicio y perfeccionamiento de la democracia participativa; d) participar en el diseño y ejecución de planes, programas y proyectos de desarrollo económico y social; y e) garantizar a sus miembros la participación y acceso a la formación, el trabajo, la propiedad, información, gestión y distribución equitativa de beneficios sin discriminación.
Por último, el parágrafo 1o del artículo 6o de la mencionada Ley prevé el cumplimiento de las siguientes características por parte de las organizaciones del sector: a) la irrepartibilidad de las reservas sociales[10] y b) la destinación de los excedentes a la prestación de servicios de carácter social y al crecimiento de las reservas y fondos, entre otros.
ORGANIZACIONES DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
1. ACTIVIDADES DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA Y FORMAS JURÍDICAS PARA SU DESARROLLO
Frente a la discusión de las formas jurídicas alrededor de lo que es y no es el tercer sector, la perspectiva de la economía social y solidaria pone el énfasis en las normas de gobernanza de las actividades económicas. Más allá de la observación de la meta de producir bienes, servicios o recursos con un aporte social, la aproximación legal e institucional que proponen los estudios sobre la economía solidaria tiene que ver con la promoción y divulgación de una ética democrática de las relaciones económicas[11].
Lo anterior, implica entender la economía solidaria como un conjunto de actividades que puede incluir cooperativas, asociaciones, asociaciones mutuales, fundaciones sin ánimo de lucro, entre otros esquemas legales. De ahí, que el sector de la economía solidaria se caracterice por aglutinar distintos tipos de organizaciones que tienen en común unas reglas específicas de gobernanza interna y externa. De una parte, las prácticas del sector están comprometidas con el desarrollo de la democracia en la gestión y toma de decisiones económicas y, por la otra, el sector se caracteriza por incorporar esas prácticas económicas que se rigen por la búsqueda de resultados democratizadores en las decisiones sociales que generan[12].
En ese sentido, si la economía solidaria se entiende como prácticas económicas que promueven procesos por la transformación social, es claro que se deben incluir distintos tipos de formas jurídicas, así como distintos ciclos del proceso económico (producción, crédito, distribución, comercialización y consumo)[13].
2. CLASIFICACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
En términos generales, en lo que respecta al marco conceptual de la economía solidaria, la Ley 454 de 1998 incluye ese conjunto de actividades que pueden ser desarrolladas por diferentes tipos de organizaciones. En efecto, el parágrafo 2o del artículo 6o contiene una lista enunciativa de organizaciones solidarias, reconociendo que pueden existir otras formas jirídicas, siempre y cuando cumplan con las caracteristicas que el articulo señala previamente. [14]
En la siguiente gráfica se representa de manera indicativa, no vinculante, una clasificación de las organizaciones de la economía solidaria.
Gráfica 1: Clasificación indicativa de las organizaciones
Fuente: elaboración propia con base en Arango (2005)[15]
Como regla general, ese conjunto de organizaciones son objeto de supervisión por parte de la Supersolidaria, junto con aquellas que, al margen de su denominación, cumplan con las características definidas por el artículo 6o, salvo que se encuentren sometidas a la supervisión especializada de otro organismo del Estado, considerando que la competencia de la Supersolidaria es residual y excluyente[16].
2.1. Cooperativas
De conformidad con el artículo 4o de la Ley 79 de 1988 se entiende por cooperativa:
"(...) la empresa asociativa sin ánimo de lucro, en la cual los trabajadores o los usuarios, según el caso, son simultáneamente los aportantes y los gestores de la empresa, creada con el objeto de producir o distribuir conjunta y eficientemente bienes o servicios para satisfacer las necesidades de sus asociados y de la comunidad en general."
De otra parte, el artículo 5o ibidem, dispone que las cooperativas deben cumplir con las siguientes características: a) que tanto el ingreso de los asociados como su retiro sean voluntarios; b) que el número de asociados sea variable e ilimitado; c) que funcione de conformidad con el principio de la participación democrática; d) que realice de modo permanente actividades de educación cooperativa; e) que se integre económica y socialmente al sector cooperativo; f) que garantice la igualdad de derechos y obligaciones de sus asociados sin consideración a sus aportes; g) que su patrimonio sea variable e ilimitado; no obstante, los estatutos establecerán un monto mínimo de aportes sociales no reducibles durante la existencia de la cooperativa; h) que establezca la irrepartibilidad de las reservas sociales y en caso de liquidación, la del remanente; i) que tenga una duración indefinida en los estatutos; y j) que se promueva la integración con otras organizaciones de carácter popular que tengan por fin promover el desarrollo integral del hombre.
De acuerdo con el objeto y las actividades a desarrollar, las cooperativas pueden ser especializadas, multiactivas e integrales.
2.1.1. Cooperativas especializadas
Las cooperativas especializadas han sido definidas en el artículo 62 de la Ley 79 de 1988 como aquellas que se organizan para atender una necesidad específica, correspondiente a una sola rama de actividad económica, social o cultural, aunque se les permite realizar actividades ajenas a su objeto social, siempre y cuando lo hagan a través de convenios con otras cooperativas. Son ejemplos de cooperativas especializadas las de ahorro y crédito, las financieras y las cooperativas de trabajo asociado, entre otras.
2.1.2. Cooperativas multiactivas
Las cooperativas multiactivas se encuentran definidas en el artículo 63 de la Ley 79 de 1988 como organizaciones que atienden varias necesidades, mediante la concurrencia de servicios en una sola persona jurídica, los cuales deben ser organizados en secciones independientes, conforme a las características de cada tipo especializado de cooperativa.
2.1.3. Cooperativas integrales
Las cooperativas integrales, reguladas en el artículo 64 de la Ley 79 de 1988, están definidas como aquellas que, en desarrollo de su objeto social, realicen dos (2) o más actividades conexas y complementarias entre sí, de producción, distribución, consumo y prestación de servicios. También están habilitadas para ofrecer servicios diferentes a los establecidos en su objeto social, mediante la suscripción de convenios con otras organizaciones cooperativas.
2.2. Organismos de segundo y tercer nivel
Las organizaciones de la economía solidaria pueden asociarse entre sí en organismos de segundo y tercer nivel. Las de segundo nivel podrán asociarse en los términos del artículo 14 de la Ley 454 de 1998, así:
"(...) Las organizaciones de Economía Solidaria podrán, asociarse entre sí para el mejor cumplimiento de sus fines económicos, sociales o culturales en organismos de segundo grado de carácter nacional o regional. Aquellos de índole económica serán especializados en determinado ramo o actividad. En dichos organismos podrán participar además otras instituciones de derecho privado sin ánimo de lucro que puedan contribuir o beneficiarse de las actividades de estos."
Asimismo, la norma señala que, si son de carácter nacional, requieren de un mínimo de diez (10) organizaciones y si son de carácter regional de cinco (5).
Los organismos de tercer grado están determinados en el artículo 16 de la Ley 454 de 1998, así:
"Los organismos de segundo grado que integran cooperativas y otras formas asociativas y solidarias de propiedad, podrán crear organismos de tercer grado, de índole regional, nacional o sectorial, con el propósito de orientar procesos de desarrollo del movimiento y unificar acciones de defensa y representación nacional o internacional. Un organismo de tercer grado solo podrá constituirse con un número no inferior a 12 organizaciones."
Según el artículo 18 de la mencionada Ley, a los organismos de segundo y tercer nivel les aplican, en lo pertinente, las normas allí previstas. Esto es, que dichos organismos se encuentran bajo la supervisión de la Supersolidaria.
2.3. Instituciones auxiliares del cooperativismo (IAC)
Según el artículo 123 de la Ley 79 de 1988, son instituciones auxiliares del cooperativismo:
"(...) las personas jurídicas sin ánimo de lucro que se constituyan de acuerdo con el artículo 94[17] de la misma ley, con el objeto de incrementar y desarrollar el sector cooperativo, mediante el cumplimiento de actividades orientadas a proporcionar preferentemente a los organismos componentes del sector cooperativo el apoyo y ayuda necesarios para facilitar el mejor logro de sus propósitos económicos y sociales. Las instituciones auxiliares limitarán su objeto social a una sola línea de actividad y sus áreas afines."
La supervisión de estas instituciones está a cargo, esencialmente, de la Supersolidaria.
2.4. Precooperativas
Las precooperativas, regladas por el Decreto Ley 1333 de 1989 y la Ley 454 de 1998, son grupos que bajo la orientación y con el concurso de una organización promotora, se organizan para realizar actividades permitidas a las cooperativas y que, por carecer de capacidad económica, educativa, administrativa o técnica, no están en posibilidad inmediata de organizarse como cooperativas; las cuales, de conformidad con lo establecido por el artículo 1o del referido Decreto, deberán cumplir con los siguientes objetivos generales: a) educar social y económicamente a sus asociados dentro de un marco comunitario y sobre bases de esfuerzo propio, ayuda mutua, solidaridad, responsabilidad conjunta, igualdad social, beneficio a la comunidad y aplicación de la ideología cooperativa; b) organizar la producción, la explotación, la comercialización, la distribución o uso de los bienes, la prestación de servicios y el trabajo sobre bases de propiedad cooperativa, trabajo de los asociados y capitalización social; c) desarrollar procesos de formación, capacitación y adiestramiento para los asociados en la gestión democrática, mediante su participación activa y consciente, y d) adelantar las etapas del proceso evolutivo hacia cooperativa plena, en sus aspectos económicos y financieros, de mejoramiento comunitario y proyección social.
La supervisión de las precooperativas está a cargo de la Supersolidaria, primordialmente.
2.5. Fondos de empleados
Los fondos de empleados han sido regulados mediante el Decreto Ley 1481 de 1989, el cual, en su artículo 2o, los ha definido como:
"Empresas asociativas, de derecho privado, sin ánimo de lucro, constituidas por trabajadores dependientes y subordinados con las siguientes características: a) que se integren básicamente con trabajadores dependientes, trabajadores asociados o por servidores públicos[18]; b) que la asociación y el retiro sean voluntarios; c) que garanticen la igualdad de los derechos de participación y decisión de los asociados sin consideración a sus aportes; d) que presten servicios en beneficio de sus asociados; e) que establezcan la irrepartibilidad de las reservas sociales y, en caso de liquidación, la del remanente patrimonial; f) que destinen sus excedentes a la prestación de servicios de carácter social y al crecimiento de sus reservas y fondos; g) que su patrimonio sea variable e ilimitado; h) que se constituyan con duración indefinida; i) que fomenten la solidaridad y los lazos de compañerismo entre los asociados."
La inspección, vigilancia y control de los fondos de empleados está a cargo de la Supersolidaria.
2.6. Asociaciones mutualistas
Las asociaciones mutuales han sido reguladas por el artículo 2o del Decreto Ley 1480 de 1989 y la Ley 454 de 1998, y se definen como:
"(...) personas jurídicas de derecho privado, sin ánimo de lucro, constituidas libre y democráticamente por personas naturales, inspiradas en la solidaridad, con el objeto de brindarse ayuda recíproca frente a riesgos eventuales y satisfacer sus necesidades mediante la prestación de servicios de seguridad social."
Estas asociaciones deben cumplir con ciertas características, determinadas en el artículo 3o del mencionado Decreto, a saber: a) que funcionen de conformidad con los principios de autonomía, adhesión voluntaria, participación democrática, neutralidad política, religiosa, ideológica y racial, solidaridad, ayuda mutua e integración; b) que establezcan contribuciones económicas a sus asociados para la prestación de los servicios; c) que el patrimonio y el número de asociados sea variable e ilimitado; d) que realicen permanentemente actividades de educación mutual; e) que garanticen la igualdad de derechos y obligaciones de los asociados; f) que establezcan la no devolución de las contribuciones de los asociados y la irrepartibilidad del remanente patrimonial en caso de liquidación; g) que su duración sea indefinida y h) que promuevan la participación e integración con otras organizaciones que tengan por fin promover el desarrollo integral del hombre.
Las asociaciones mutuales son inspeccionadas, vigiladas y controladas por la Supersolidaria.
2.7. Administraciones públicas cooperativas
Las administraciones públicas cooperativas están previstas en el artículo 130 de la Ley 79 de 1988 y reguladas por el Decreto Ley 1482 de 1989 y la Ley 454 de 1998. Son organizaciones del sector solidario que se constituyen para la prestación de servicios -generalmente públicos-. La iniciativa y constitución corresponde a las entidades del sector público.
Las características de esta clase de organizaciones, se encuentran establecidas en el artículo 2o del Decreto Ley 1482 de 1989, así: a) serán de iniciativa de la Nación, los departamentos, los municipios o distritos; b) disfrutarán de autonomía administrativa, económica y financiera compatible con su naturaleza de organizaciones del sector cooperativo, c) funcionarán de conformidad con el principio de la participación democrática; d) tendrán por objeto prestar servicios a sus asociados; e) establecerán la irrepartibilidad de las reservas sociales y, en caso de liquidación, la del remanente patrimonial; f) destinarán sus excedentes a la prestación de servicios de carácter social y al crecimiento de sus reservas y fondos, sin perjuicio de amortizar los aportes y conservarlos en su valor real; g) adoptarán el principio de libre ingreso y retiro de sus asociados, cuyo número será variable e ilimitado, pero en ningún caso inferior a cinco; y h) se constituirán con duración indefinida.
La inspección, vigilancia y control de las administraciones públicas cooperativas está a cargo de la Supersolidaria.
2.8. Empresas solidarias innominadas
Las empresas solidarias innominadas son aquellas previstas en el artículo 6o de la Ley 454 de 1998, siempre y cuando cumplan con las características allí señaladas. Su supervisión igualmente está a cargo de la Supersolidaria, en principio, acorde con su objeto y actividades a desarrollar, siempre y cuando así lo determine el Gobierno Nacional mediante acto general.
3. PROHIBICIONES RESPECTO DE CUALQUIER PERSONA JURÍDICA SUJETA A LA LEY 454 DE 1998
En concordancia con el artículo 13 de la Ley 454 de 1998, a ninguna persona jurídica sujeta a ese marco normativo le será permitido: a) establecer restricciones o llevar a cabo prácticas que impliquen discriminación social, económica, religiosa o política; b) establecer con sociedades o personas mercantiles convenios, combinaciones o acuerdos que hagan participar a estas, directa o indirectamente, de los beneficios o prerrogativas que las leyes otorguen a las cooperativas y demás formas asociativas y solidarias de propiedad; c) conceder ventajas o privilegios a los promotores, empleados, fundadores o preferencias a una porción cualquiera de los aportes sociales; d) conceder a sus administradores, en desarrollo de las funciones propias de sus cargos, porcentajes, comisiones, prebendas, ventajas, privilegios o similares que perjudiquen el cumplimiento de su objeto social o afecten a la organización; e) desarrollar actividades distintas a las estipuladas en sus estatutos y f) transformarse en sociedad mercantil.
PRINCIPALES ENTIDADES Y ESQUEMAS PÚBLICOS EN EL SECTOR DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
Sin perjuicio de otras entidades y roles públicos relacionados directa o indirectamente con el sector de la economía solidaria, en la siguiente gráfica se representan las principales entidades y otros esquemas que participan en el referido sector, desde el fomento y desarrollo, el apoyo y la supervisión.
Gráfica 2: El Estado en el sector de la economía solidaria
Fuente: elaboración propia con base en Arango (2005)[19]
1. ENTIDADES DE FOMENTO Y DESARROLLO
1.1. Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias (UAEOS)
Inicialmente, se creó el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas (DANCOOP), el cual posteriormente, de conformidad con el artículo 29 de la Ley 454 de 1998, fue transformado en el Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria (DANSOCIAL), cuyas funciones, entre otras, son: a) formular la política del Gobierno Nacional respecto a las organizaciones de la economía solidaria; b) elaborar los planes, programas y proyectos de fomento, desarrollo y protección del Estado con relación a las citadas organizaciones; y c) coordinar las políticas, planes y programas estatales para el desarrollo de la economía solidaria entre las diversas entidades del Estado, con un enfoque multinivel.
Posteriormente, mediante el Decreto Ley 4122 de 2011, DANSOCIAL se transformó en la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias (UAEOS), adscrita al Ministerio del Trabajo. Con el cambio de naturaleza, el artículo 3o del referido Decreto redefinió el de la UAEOS, de la siguiente manera:
"(...) tiene como objetivo, dentro del marco de sus competencias y de la ley, diseñar, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar los programas y proyectos para la promoción, planeación, protección, fortalecimiento y desarrollo de las organizaciones solidarias y para dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la Constitución Política."
1.2. Consejo Nacional de la Economía Solidaria (CONES)
El CONES experimentó una importante reestructuración con la Ley 454 de 1998 y su Decreto reglamentario 1153 de 2001. Posteriormente, con el Decreto 1714 de 2012, que derogó el Decreto 1153. A su vez, el artículo 1o del Decreto 1714 determinó que es un "organismo autónomo y consultivo del Gobierno Nacional, que actúa frente a éste como interlocutor y canal de concertación en los temas atinentes al sector de la economía solidaria".
En su relación con el Estado, el artículo 2o del citado Decreto establece que en concordancia con la definición establecida en el artículo 20 de la Ley 454 de 1998, "el CONES formulará ante las instancias públicas correspondientes, políticas, estrategias, planes, programas y proyectos específicos para el desarrollo del sector de la economía solidaria".
2. ENTIDAD DE APOYO -Seguro de depósito-
2.1. Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas (FOGACOOP)
El FOGACOOP fue creado por el Decreto Ley 2206 de 1998, en desarrollo del artículo 51 de la Ley 454 de 1998, para permitir el acceso de las cooperativas financieras, cooperativas de ahorro y crédito, y cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, a un fondo de garantías.
El artículo 1o del citado Decreto creó a FOGACOOP como una persona jurídica de naturaleza única, sujeta al régimen especial previsto en dicho Decreto, organizada como una entidad financiera vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP). En lo no previsto en dicho Decreto, se contempló la aplicación de las disposiciones vigentes a las empresas industriales y comerciales del Estado.
Se aclara, que solo tienen acceso al Fondo las cooperativas que de acuerdo con el artículo 11 ibidem, tengan la calidad de inscritas, cuando las condiciones financieras y de solvencia permitan establecer su viabilidad financiera.
3. ENTIDAD DE SUPERVISIÓN[20]
3.1. Superintendencia de la Economía Solidaria
La Supersolidaria fue creada mediante la Ley 454 de 1998, adscrita al MHCP. El artículo 33 de la referida Ley la definió como un organismo de carácter técnico, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera. Posteriormente, mediante el Decreto 186 de 2004, se modificó su estructura, ajustando su naturaleza y objetivos, que se consignan en el artículo 1o, de la siguiente manera:
"La Superintendencia de la Economía Solidaria es un organismo descentralizado, técnico, adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonial que tiene por objeto la supervisión sobre la actividad financiera del cooperativismo y sobre los servicios de ahorro y crédito de los fondos de empleados y asociaciones mutualistas y, en general, el aprovechamiento o inversión de los recursos captados de los asociados por parte de las organizaciones de la economía solidaria. Así mismo, la Superintendencia de la Economía Solidaria supervisará las organizaciones de la economía solidaria que determine el Presidente de la República mediante acto general, que no se encuentren sometidas a la supervisión especializada del Estado con los objetivos y finalidades señalados en el artículo 35 de la Ley 454 de 1998."
Asimismo, el artículo 35 de la misma Ley establece los objetivos y finalidades generales previstas para la Superintendencia, en su rol de autoridad técnica de supervisión, así: a) ejercer el control, inspección y vigilancia sobre las organizaciones que cobija su acción para asegurar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias y de las normas contenidas en sus propios estatutos; b) proteger los intereses de los asociados de las organizaciones de Economía Solidaria, de los terceros y de la comunidad en general; c) velar por la preservación de la naturaleza jurídica de las organizaciones sometidas a su supervisión, en orden a hacer prevalecer sus valores, principios y características esenciales; d) vigilar la correcta aplicación de los recursos de estas organizaciones, así como la debida utilización de las ventajas normativas a ellas otorgadas; y e) supervisar el cumplimiento del propósito socioeconómico no lucrativo que ha de guiar la organización y funcionamiento de las organizaciones vigiladas.
Estos objetivos y finalidades generales se complementan con las funciones y facultades establecidas en los artículos 2o y 3o del Decreto 186 de 2004.
SUPERVISIÓN DE LAS ORGANIZACIONES DEL SECTOR DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
1. LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN RESPECTO DE LAS ORGANIZACIONES DEL SECTOR DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
Las funciones de inspección, control y vigilancia, genéricamente denominadas como de "supervisión", se encuentran principalmente en cabeza del Presidente de la República según lo dispuesto en el numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política. Funciones que ejerce a través de las Superintendencias, las cuales ostentan el carácter de entidades públicas del orden Nacional que pertenecen a la Rama Ejecutiva del Poder Público.
El artículo 34 de la Ley 454 de 1998, modificado por el artículo 98 de la Ley 795 de 2003, sobre la competencia de la Superintendencia de la Economía Solidaria, establece:
"El Presidente de la República ejercerá por conducto de la Superintendencia de la Economía Solidaria la inspección, vigilancia y control de las organizaciones de la Economía Solidaria que determine mediante acto general, que no se encuentren sometidas a la supervisión especializada del Estado."
2. ORGANIZACIONES NO SUPERVISADAS POR LA SUPERSOLIDARIA
Conforme con el marco normativo vigente, entre otras, las siguientes organizaciones no se encuentran bajo la supervisión de la Supersolidaria: a) cooperativas financieras en virtud de lo previsto en el artículo 40 de la Ley 454 de 1998; b) cooperativas de vigilancia[21]; c) cooperativas de transporte[22]; d) entes económicos cuyo objeto sea la prestación del servicio de transporte[23]; e) instituciones de utilidad común[24]; f) asociaciones de pensionados[25]; g) organizaciones que desarrollen actividades sometidas a la supervisión especializada del Estado, ejemplo las que prestan servicios públicos domiciliarios y de salud; y h) sociedades comerciales.
3. CONCEPTO DE SUPERVISIÓN: INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
La supervisión de las organizaciones de la economía solidaria, atribuida a la Supersolidaria, comprende las funciones de inspección, vigilancia y control, las cuales se definen a continuación:
3.1. Inspección
Consiste en la facultad de la Supersolidaria de solicitar, revisar, analizar y/o verificar información o documentos en poder de las organizaciones sujetas a supervisión, incluso en sus sedes; de esa facultad se deriva la prerrogativa de realizar visitas administrativas sin necesidad de que medie una orden judicial previa[26], revisar documentos, hacer seguimiento de peticiones de interés general o particular, entre otras prerrogativas, atendiendo a los criterios que en su momento sean relevantes y el marco normativo vigente.
3.2. Vigilancia
Consiste en el ejercicio de las atribuciones de la Supersolidaria para velar porque las organizaciones vigiladas se ajusten al marco normativo vigente, así como a sus estatutos y a las reglas básicas. En particular, alude al seguimiento y evaluación de las actividades desarrolladas por la organización vigilada. Conlleva la revisión y el análisis de la información contable, financiera, jurídica y de cualquier otra naturaleza, reportada o enviada por las organizaciones vigiladas, en perspectiva de la preservación de la naturaleza jurídica.
3.3. Control
Es el grado más alto de supervisión y consiste en las atribuciones de la Supersolidaria para imponer sanciones y ordenar correctivos tendientes a subsanar las deficiencias o irregularidades de orden contable, financiero, económico, técnico, administrativo o jurídico de las organizaciones supervisadas, detectadas en los procesos de inspección y vigilancia. En ese sentido, podrá ordenar la remoción de directivos, administradores, adoptar medidas de toma de posesión para administrar o liquidar la organización, ordenar la realización de reformas estatutarias, la constitución de reservas y provisiones, y la evaluación de los riesgos, entre otras medidas[27].
NIVELES DE SUPERVISIÓN RESPECTO DE LAS ORGANIZACIONES DEL SECTOR DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
1. NIVELES DE SUPERVISIÓN DE LAS ORGANIZACIONES DEL SECTOR DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA SEGÚN LOS CRITERIOS DEL DECRETO 2159 DE 1999
Los niveles de supervisión respecto de las organizaciones de la economía solidaria objeto de inspección, vigilancia y control por parte de la Supersolidaria siguen los criterios definidos por el Decreto 2159 de 1999. Con fundamento en esos criterios, se tiene la siguiente clasificación:
1.1. Primer nivel de supervisión
De conformidad con los artículos 2o y 8o, del Decreto 2159 de 1999, este nivel de supervisión aplica a todas las cooperativas del sector de la economía solidaria que ejerzan la actividad financiera en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, adicionado por el artículo 101 de la Ley 795 de 2003. Asimismo, para las organizaciones supervisadas sometidas discrecionalmente a dicho nivel por el Superintendente de la Economía Solidaria cuando su situación jurídica, financiera, económica, técnica o administrativa lo amerite.
1.2. Segundo nivel de supervisión
En los términos del artículo 4o del Decreto 2159 de 1999, aplica para aquellas organizaciones de la economía solidaria que no ejerzan la actividad financiera en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, adicionado por el artículo 101 de la Ley 795 de 2003, y que posean más de mil quinientos millones de pesos ($1.500.000.000) de activos a 31 de diciembre de 1999.
1.3. Tercer nivel de supervisión
Aplica para las organizaciones de la economía solidaria que no se encuentren dentro de los parámetros de los dos primeros niveles de supervisión y que cumplan, a criterio de la Supersolidaria, con las características señaladas en el artículo 6o de la Ley 454 de 1998. Lo anterior, sin perjuicio de la facultad discrecional que tiene el Superintendente de la Economía Solidaria de someter a cualquier organización a un nivel de supervisión más elevado y aplicar los principios de supervisión que corresponda, de conformidad con los artículos 2o y 8o del Decreto 2159 de 1999.
Los valores absolutos indicados en el Decreto 2159 de 1999 se ajustan anual y acumulativamente a partir del año 2000, mediante la aplicación de la variación del índice de precios al consumidor, total nacional, que calcula el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE).
La supervisión de las organizaciones de este nivel se realizará de forma selectiva acorde con la metodología definida por la Supersolidaria.
2. REGULACIÓN ESPECIAL PARA LOS FONDOS DE EMPLEADOS QUE PRESTAN LOS SERVICIOS DE AHORRO Y CRÉDITO
El Decreto 344 de 2017 establece que los fondos de empleados bajo la supervisión de la Supersolidaria se clasificarán en las siguientes categorías:
2.1. Básica
En esta categoría se clasifican los fondos de empleados cuyo monto total de activos sea igual o inferior a tres mil seiscientos millones de pesos ($3.600.000.000).
2.2. Intermedia
En esta categoría se clasifican los fondos de empleados cuyo monto total de activos sea superior a tres mil seiscientos millones de pesos ($3.600.000.000) e inferior a diez mil millones de pesos ($10.000.000.000).
2.3. Plena
En esta categoría se clasifican los fondos de empleados cuyo monto total de activos sea igual o superior a diez mil millones de pesos ($10.000.000.000).
La Supersolidaria podrá clasificar en la categoría plena a los fondos de empleados de categoría intermedia que a su juicio lo ameriten, atendiendo lo previsto en el artículo 4o del Decreto Ley 1481 de 1989, modificado por la Ley 1391 de 2010. Lo anterior, cuando el vínculo de asociación del respectivo fondo difiera del generado exclusivamente por una misma empresa o institución pública o privada, o de varias sociedades en las que se declare la unidad de empresa, o de matrices y subordinadas, o de entidades principales y adscritas y vinculadas, o de empresas que se encuentren integradas conformando un grupo empresarial.
La Supersolidaria publicará anualmente, en su página web, el ajuste de los valores anteriormente indicados, de acuerdo con el porcentaje en que varíe el Índice de Precios al Consumidor que suministre el DANE con las reglas establecidas en el parágrafo 3o del artículo 2.11.5.1.3 del Decreto 344 de 2017. En este sentido, realizará un proceso de actualización de la clasificación de todos los fondos de empleados, en concordancia con lo previsto en el parágrafo 2o del artículo 2.11.5.1.3. del referido Decreto.
DE LAS ORGANIZACIONES COOPERATIVAS SUPERVISADAS QUE EJERCEN LA ACTIVIDAD FINANCIERA.
Las instrucciones que se imparten en el presente título aplican a las Cooperativas que ejercen la actividad financiera, así: (i) cooperativas especializadas de ahorro y crédito; (ii) cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito; y (iii) cooperativas integrales con sección de ahorro y crédito.
DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA EN LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
1. DEFINICIÓN.
De acuerdo con lo establecido en el inciso cuarto del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, se define la actividad financiera del cooperativismo como:
"(.,.) la captación de depósitos, a la vista o a término de asociados o de terceros para colocarlos nuevamente a través de préstamos, descuentos, anticipos u otras operaciones activas de crédito y, en general, el aprovechamiento o inversión de los recursos captados de los asociados o de terceros. Solamente las cooperativas financieras podrán prestar sus servicios a terceros no asociados."(Subrayado fuera de texto)
Las actividades financieras que desarrollen las cooperativas especializadas en ahorro y crédito; las cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito y las cooperativas integrales con sección de ahorro y crédito se realizarán únicamente con sus asociados, lo cual, implica que no podrán extender estos servicios a personas naturales o jurídicas distintas de sus asociados.
La palabra ahorro sólo podrá ser utilizada en su nombre o sigla, en las operaciones, actividades o servicios, por las cooperativas a las cuales se les haya impartido autorización para adelantar la actividad financiera y demás organizaciones autorizadas por la ley para captar ahorro.
2. CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES PARA LA REALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA POR PARTE DE LAS COOPERATIVAS MULTIACTIVAS E INTEGRALES CON SECCIÓN DE AHORRO Y CRÉDITO.
El artículo 39 de la Ley 454 de 1998, establece, en su inciso segundo, que las cooperativas multiactivas o integrales podrán adelantar la actividad financiera, exclusivamente con sus asociados mediante secciones especializadas, bajo circunstancias especiales, cuando las condiciones sociales y económicas lo justifiquen y, previa autorización del organismo encargado de su control.
Sin perjuicio del estudio que debe hacer la Superintendencia de la Economía Solidaria respecto de cada solicitud en particular, se considera que se presentarían, en principio, circunstancias especiales, que junto con las condiciones sociales y económicas que acredite la respectiva organización, ameritarían el ejercicio de la actividad financiera por parte de las cooperativas multiactivas e integrales mediante una sección de ahorro y crédito, entendiéndose éstas de vínculo cerrado, cuando se presentan las siguientes circunstancias:
Cooperativas integradas por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados laboralmente a una misma entidad pública o privada.
Cooperativas integradas por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados a entidades que conformen un grupo empresarial o, respecto de los cuales se presente la unidad de empresa, en los términos del Código de Comercio o del Código Sustantivo del Trabajo, en circunstancias semejantes a las de los vinculados laboralmente a una misma persona jurídica.
Cooperativas conformadas por asociados domiciliados en un mismo municipio o municipios vecinos, en los cuales no existan suficientes servicios financieros cooperativos.
Cooperativas cuya base social esté integrada por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados laboralmente a una misma entidad pública o privada que efectúen, por lo menos, el 50% de sus pagos (aportes, ahorros o abonos a obligaciones) por descuentos de nómina. El vínculo de asociación y la forma de pago deben estar previstos en el estatuto.
AUTORIZACIÓN PREVIA PARA EL EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA.
Todas las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito y las cooperativas de ahorro y crédito, requieren autorización previa para el ejercicio de la actividad financiera, en virtud de lo establecido en los artículos 39 y 41, de la Ley 454 de 1998, respectivamente.
La Delegatura para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo es la dependencia competente para analizar, mediante el desarrollo de cualquier investigación que estime pertinente y, de ser el caso, proyectar la autorización correspondiente para firma del Superintendente. En todo caso, la autorización solamente puede otorgarse cuando acrediten el monto de aportes sociales mínimos que se exija para el correspondiente tipo de organización. Acorde con lo dispuesto en los artículos 39 y 41 de la Ley 454 de 1998, la autorización previa en mención está condicionada a cumplir los siguientes requisitos:
1. REQUISITOS PARA EVALUAR LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PREVIA.
Formato de solicitud de autorización previa para el ejercicio de la actividad financiera (Ver menú de trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co).
Contar con un mínimo de veinte (20) asociados fundadores, quienes deberán allegar el certificado de acreditación sobre educación solidaria, expedido por La Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, o por una entidad autorizada por ésta.
Los asociados deberán establecer, como capital mínimo irreducible, el monto mínimo de aportes sociales consagrados en el artículo 42 de la Ley 454 de 1998 y demás normas que lo modifiquen, complementen o aclaren, cuyos aportes no podrán reducirse durante la existencia de la organización y deberá establecer la forma en que serán íntegramente pagados al momento de su constitución, para lo cual no se admite el aporte o pago en especie
En el caso de las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, acreditar las circunstancias especiales y las condiciones sociales y económicas que justifiquen el ejercicio de la actividad financiera sin acudir a la especialización o con excepción a montos mínimos.
Proyecto de estatutos sociales en el que, además de los requisitos mínimos que establece el artículo 19 de la Ley 79 de 1988 y demás normas que lo modifiquen, complementen o aclaren, deberá establecer lo siguiente como mínimo:
- Objeto social claramente definido.
- Operaciones autorizadas.
- Régimen de inversiones.
- Régimen para otorgamiento de créditos a personas privilegiadas.
- Requisitos para el acceso a los órganos de administración y control, en concordancia con el Decreto 962 de 2018.
Los órganos que conforman el gobierno corporativo, los niveles de responsabilidad de cada uno de ellos y los mecanismos de seguimiento y control a su cargo.
El régimen de inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones respecto de los órganos de administración, control y de sus asociados, que adoptará la organización, en adición a lo previsto en la ley, de considerarlo pertinente.
Establecer los órganos que conforman el gobierno corporativo, los niveles de responsabilidad de cada uno de ellos y los mecanismos de seguimiento y control a su cargo.
1.6. Diligenciar el formato de Hoja de Vida dispuesto por la Superintendencia para los administradores, así como la información que permita establecer su idoneidad, su nivel educativo y situación patrimonial, y demás requisitos que establece el Decreto 962 de 2018.
1.7. Estudio de factibilidad que demuestre la viabilidad de la cooperativa que se pretende constituir, así como, las razones que lo sustentan. El estudio deberá contener como mínimo:
1.7.1. Plan de negocios
1.7.2. Plan estratégico
1.7.3. Proyecciones de los estados financieros para un periodo de cinco (5) años, determinadas con base en los lineamientos del plan de negocios, que incluya la proyección del flujo de caja, así como de los indicadores financieros de solvencia, quebranto patrimonial, calidad de cartera, cobertura, estructura de balance, margen financiero, margen operacional, rentabilidad del patrimonio y del capital social.
1.8. Políticas, procedimientos y reglamentos establecidos para cada una de las etapas de identificación, medición y control de los riesgos de crédito, liquidez, mercado, operativo y lavado de activos y financiación del terrorismo, acordes con la normatividad vigente que regula la actividad desarrollada por las cooperativas de ahorro y crédito.
Lo anterior, sin perjuicio de la información o documentación adicional que la Superintendencia de la Economía Solidaria solicite con el objeto de establecer la solvencia patrimonial de la cooperativa, su idoneidad y la de los miembros que integran los órganos de administración y control.
Este proceso de autorización previa, para el ejercicio de la actividad financiera que deben surtir las organizaciones cooperativas interesadas ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, consta de tres (3) etapas como son: (i) la autorización respecto de la publicación del aviso de intención, la cual corresponde a la publicidad y oposición por parte de terceros respecto de esa manifestación; (ii) la autorización para la constitución; y, (iii) la autorización de funcionamiento, los cuales se describen y explican a continuación:
2. AUTORIZACIÓN DE LA PUBLICACIÓN DEL AVISO DE INTENCIÓN DE CONSTITUCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.
Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la documentación citada en el acápite anterior, siempre que se encuentre completa y debidamente diligenciada, el Superintendente de la Economía Solidaria ordenará la publicación de un aviso sobre la intención de constituir la cooperativa correspondiente.
La publicación se llevará a cabo en un diario de amplia circulación nacional o regional o local, según lo determine esta Superintendencia, en la cual se exprese, por lo menos, lo siguiente: (i) el nombre de las personas que proponen asociarse; (ii) el nombre de la organización proyectada; (iii) el monto de sus aportes sociales mínimos pagados no reducibles; y, (iv) el lugar en donde va a funcionar. Todo lo anterior, de acuerdo con la información suministrada en la solicitud.
El aviso será publicado en dos (2) ocasiones, con un intervalo no superior a siete (7) días calendario, con el propósito de que los terceros interesados puedan presentar oposiciones en relación con dicha intención, a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de la última publicación.
En el evento de presentarse alguna oposición, ésta será trasladada a las personas que pretenden asociarse para que, en un plazo no superior a cinco (5) días hábiles, se pronuncien sobre el particular. En todo caso, ésta deberá ser resuelta por la Superintendencia previo a impartir la autorización para la constitución.
3. AUTORIZACIÓN PARA LA CONSTITUCIÓN.
Una vez aportados los documentos señalados en el numeral 1 y, surtido el trámite de publicación a que se refiere el numeral 2 del presente Capítulo, el Superintendente de la Economía Solidaria, resolverá la solicitud dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del plazo para presentar las objeciones de que trata el numeral precedente.
El Superintendente podrá impartir la autorización para constituir la Cooperativa, cuando la solicitud satisfaga los requisitos legales y se cerciore, por cualquier medio, del carácter, responsabilidad, idoneidad y solvencia patrimonial de las personas que participen en la constitución. Para tal efecto, evaluará que cumplan con los criterios ya mencionados.
En todo caso, la Cooperativa sólo podrá captar ahorro de sus asociados una vez obtenga la autorización para ejercer la actividad financiera y cuente con el seguro de Depósito otorgado por el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas -FOGACOOP.
La Superintendencia se abstendrá de autorizar la participación de personas que hayan estado incursas en alguna de las circunstancias previstas en el numeral 5, del artículo 53, del Decreto 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero) y las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, a saber:
a. Las que hayan cometido delitos contra el patrimonio económico, lavado de activos, enriquecimiento ilícito y los demás que establezca el Código Penal y las normas que los modifiquen, sustituyan o adicionen;
b. Aquellas a las cuales se haya declarado la extinción del dominio de conformidad con la Ley 1708 de 2014;
c. Las sancionadas por violación a las normas que regulan los cupos individuales de crédito, y;
d. Aquellas que sean o hayan sido responsables del mal manejo de los negocios de la organización, en cuya dirección o administración hayan intervenido.
Si durante el trámite de autorización se conoce la existencia de un proceso en curso por los hechos descritos anteriormente, el Superintendente podrá suspender el trámite, hasta tanto se adopte decisión definitiva en el respectivo proceso.
Igualmente, el Superintendente de la Economía Solidaria, podrá abstenerse de autorizar la participación de los administradores y revisores fiscales que hubieran desempeñando dichos cargos a la fecha en que se haya decretado la toma de posesión de una organización, dentro de los cinco (5) años siguientes a la fecha en que se haya decretado tal medida, siempre y cuando se haya comprobado su participación en los hechos que la motivaron.
3.1. CONSTITUCIÓN Y REGISTRO
En firme el acto administrativo que autoriza la constitución de las cooperativas especializadas de ahorro y crédito, multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, los asociados fundadores, mediante escritura pública o por documento privado, procederán a su constitución acorde con el siguiente procedimiento:
3.1.1. Constitución.
Dentro del plazo establecido en la Resolución que autorice la constitución del ente cooperativo, se deberá realizar la asamblea de constitución en los siguientes términos:
3.1.1.1 Asamblea de constitución
De conformidad con el artículo 14 de la Ley 79 de 1988 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o aclaren, la constitución de las cooperativas a las que se refiere el presente
Título, se hará en asamblea de constitución, en la cual serán aprobados los estatutos (que deben estar inmersos en el acta o como anexo; es decir, formar parte integral del acta) y nombrados en propiedad los órganos de administración permanente, control social y revisoría fiscal, que deberán solicitar autorización de posesión ante la Superintendencia, acreditando para ello los documentos previstos Capítulo VI de este Título.
El consejo de administración allí designado nombrará el representante legal de la cooperativa, quien será responsable de adelantar todas las gestiones necesarias para la inscripción en el registro de la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización y remitir los documentos a la Superintendencia para el control de legalidad pertinente.
El acta de la asamblea de constitución será firmada por los asociados fundadores, anotando su documento de identificación y el valor de los aportes íntegramente pagados.
El número mínimo de fundadores será de veinte (20) personas y la hoja de vida de los asociados fundadores, así como la información que permita establecer su idoneidad y situación patrimonial, deberán permanecer en la sede de la cooperativa a disposición de la Superintendencia para su eventual revisión.
Realizada la asamblea de constitución y emitido el acto administrativo de posesión de los administradores, revisores fiscales y/o oficiales de cumplimiento, dentro del plazo establecido en la Resolución de autorización para la constitución, se deberá inscribir en el registro de entidades sin ánimo de lucro en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la Cooperativa, el acta de asamblea de constitución debidamente firmada, junto con los siguientes documentos:
Resolución expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria, mediante la cual se autoriza la constitución de la cooperativa especializada de ahorro y crédito, o multiactiva o integral con sección de ahorro y crédito.
Formato solicitud de trámites, donde se certifique: (i) el pago del total de los aportes sociales mínimos no reducibles fijados en los estatutos; (ii) constancia suscrita por el representante legal donde se manifieste haber dado cumplimiento a las normas especiales, legales y reglamentarias; (iii) declaración bajo juramento de cada asociado fundador sobre la procedencia lícita de los aportes sociales con los cuales se constituyó la organización. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co
Acto administrativo donde se autoriza la posesión de los miembros de los órganos de administración y control.
La organización cooperativa deberá efectuar, adicionalmente, ante la Cámara de Comercio la inscripción de todos los demás actos, libros y documentos en los que se exija tal formalidad, y solo adquirirá existencia legal y formará una persona distinta de sus asociados individualmente considerados, a partir de la inscripción en el registro de la Cámara de
Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la persona jurídica que se constituye o la entidad encargada de realizar el registro.
Efectuada la constitución de conformidad con el presente numeral, deberán obtener la respectiva autorización para el ejercicio de la actividad financiera (autorización de funcionamiento) por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
4. AUTORIZACIÓN DE FUNCIONAMIENTO.
Este último aspecto del trámite tiene por objeto que se acredite ante la Superintendencia de la Economía Solidaria los siguientes requisitos legales:
4.1 La constitución regular de la cooperativa.
4.2. Haber realizado el pago de los aportes sociales, de conformidad con las normas aplicables.
4.3. La existencia de la infraestructura técnica y operativa necesaria para funcionar regularmente, de acuerdo con lo señalado en el estudio de factibilidad.
4.4. Haber realizado la inscripción en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas.
Ahora bien, la Superintendencia de la Economía Solidaria, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la inscripción en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la cooperativa, practicará una visita de inspección presencial o, mediante el uso de las herramientas tecnológicas que implemente la Superintendencia, con el objeto de verificar el cumplimiento de los requisitos, particularmente lo referente a la infraestructura técnica y operativa.
El Superintendente de la Economía Solidaria expedirá el certificado o acto administrativo de autorización, dentro de los cinco (5) días siguientes a la presentación del informe de la visita efectuada, siempre que el resultado de la visita sea favorable, en caso contrario se requerirá a la cooperativa para que realice los ajustes que sean necesarios. En este evento, el término de cinco (5) días se suspende hasta la fecha establecida para dar respuesta a este requerimiento.
ESPECIALIZACIÓN.
1. ASPECTOS GENERALES.
El artículo 44 de la Ley 454 de 1998, contempla las siguientes reglas para la especialización:
1.1. Las cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito que presenten los niveles de patrimonio, definidos en el referido artículo, deben especializarse.
1.2. Las cooperativas que se encuentren en tal situación deben informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria y presentar un plan de ajuste para el cumplimiento de los requisitos necesarios para constituirse como cooperativa especializada.
1.3. En caso de no obtener autorización para especializarse en alguna de las alternativas señaladas en el artículo 45 de la Ley 454 de 1998, las cooperativas deberán ajustar sus captaciones a los límites regulados dentro del plazo que señale la Superintendencia de la Economía Solidaria.
1.4. No podrán especializarse las organizaciones intervenidas o que se encuentren en causal de disolución.
1.5. El incumplimiento de lo dispuesto por el artículo 44 de la Ley 454 de 1998, acarrea sanciones.
1.6. En lo atinente a la especialización, exigida en el inciso primero, del artículo 44 Ibidem, a las cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, se les advierte que, dada la remisión expresa a las alternativas de esta figura (inciso segundo), la regla allí dispuesta debe interpretarse en armonía con el artículo 45 ibidem, ello en atención al precepto contenido en el parágrafo adicionado por el artículo 104 de la Ley 795 de 2003.
1.7. Las cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito que se encuentran en la obligatoriedad de especializarse, conforme a lo dispuesto en el artículo 44 de la Ley 454 de 1998, pueden optar por constituir una cooperativa financiera o una cooperativa de ahorro y crédito. De igual forma, es importante destacar que la especialización es de carácter imperativo, más no sus modalidades, cuya escogencia es facultativa para las cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito que se encuentren en los supuestos enunciados en el citado artículo.
2. OBLIGATORIEDAD
De conformidad con el artículo 44 de la Ley 454 de 1998, las cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, están obligadas a especializarse para el ejercicio de la actividad financiera cuando durante más de dos (2) meses consecutivos, el monto total del patrimonio de la cooperativa, multiplicado por la proporción que represente el total de depósitos de los asociados respecto del total de activos de la organización, arroje un monto igual o superior al monto mínimo de aportes sociales requeridos para constituir una cooperativa financiera, en los términos previstos en el artículo 42 de la Ley 454 de 1998, para lo cual podrán escoger alguna de las opciones previstas en el artículo 45 de la Ley 454, adicionado por el artículo 104 de la Ley 795 de 2003.
En todo caso, las cooperativas que se encuentren en esta situación deberán informar inmediatamente de este hecho a la Superintendencia de la Economía Solidaria y presentar, dentro del mes siguiente, un plan de ajuste para el cumplimiento de los requisitos necesarios para constituirse en cooperativa financiera ante la Superintendencia Financiera de Colombia o para escindirse en una Cooperativa de Ahorro y Crédito como otra alternativa de especialización.
Una vez autorizada la conversión o especialización en algunas de las alternativas que se señalan a continuación, el plan de ajuste deberá cumplirse dentro del plazo que se acuerde con la Superintendencia Financiera de Colombia o con la Superintendencia de la Economía Solidaria, según sea el caso.
El organismo de autocontrol correspondiente y el revisor fiscal, así como las organizaciones de integración que desarrollen programas de autocontrol, también deberán informar este hecho, en el momento en que tengan conocimiento del mismo.
En caso de que la Superintendencia de la Economía Solidaria no autorice la especialización, la cooperativa deberá ajustarse, en el menor tiempo posible, al límite de captaciones fijado en este artículo y, en todo caso, dentro del plazo que señale esta Entidad.
Lo dispuesto en este Capítulo, no se aplicará a las cooperativas intervenidas o que se encuentren en causal de disolución.
El incumplimiento a la obligatoriedad de especialización, dispuesto en el artículo 44 de la Ley 454 de 1998, dará lugar a sanciones y multas por parte de esta Superintendencia, estas últimas, podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento a lo dispuesto en la norma.
3. ALTERNATIVAS PARA LA ESPECIALIZACIÓN DE LAS COOPERATIVAS MULTIACTIVAS O INTEGRALES CON SECCIÓN DE AHORRO Y CRÉDITO.
De conformidad con el artículo 45 de la Ley 454 de 1998, las cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito podrán especializarse para el ejercicio de la actividad financiera, mediante una de las siguientes modalidades:
3.1. Escisión, preferentemente para conformar otra organización de naturaleza solidaria, en la forma y condiciones previstas para las sociedades comerciales.
3.2. Transferencia, mediante cesión de la totalidad de activos y pasivos de la correspondiente sección de ahorro y crédito a una cooperativa de ahorro y crédito o a un establecimiento de crédito.
3.3. Creación de una o varias instituciones auxiliares del cooperativismo, la(s) cual(es) tendrá(n) como objetivo la prestación de los servicios no financieros de la cooperativa multiactiva o integral, quedando ésta, en adelante, especializada en la actividad financiera.
4. EXCEPCIONES
No están obligadas a especializarse las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito que estén integradas por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados laboralmente a una misma entidad pública o privada. (Artículo 46 de la Ley 454, modificado por el artículo 105 de la Ley 795 de 2003).
EXCEPCIÓN A LOS MONTOS MÍNIMOS LEGALES.
La Ley 510 de 1999, que en su artículo 104 modificó el inciso tercero del artículo 42 de la Ley 454 de 1998, dispone: "El Gobierno Nacional, a través del Superintendente de Economía Solidaria, podrá establecer montos mínimos inferiores a los señalados en este artículo, teniendo en cuenta el vínculo de asociación y las condiciones socioeconómicas o el área geográfica de influencia de la organización interesada".
1. EXCEPCIÓN A MONTOS MÍNIMOS
En consecuencia, para acceder a la autorización con excepción a los montos mínimos se requiere el cumplimiento de, como mínimo, dos (2) requisitos: el vínculo de asociación, que resulta obligatorio (concurrente), y uno de los dos (2) siguientes (excluyentes): las condiciones socio-económicas o el área geográfica de influencia, los cuales se desarrollan a continuación:
1.1. Vínculo de asociación (requisito concurrente)
El vínculo de asociación, interpretado como "el conjunto de relaciones que se dan entre los asociados y entre éstos y la empresa cooperativa", puede extenderse a diferentes tipos de situaciones que generen cercanía entre los asociados, lazos y beneficios en cuanto al control sobre las operaciones que realice la cooperativa. Tal es el caso, tanto de las relaciones derivadas de un vínculo laboral, como de las características propias de pertenecer a un mismo ámbito territorial.
En cuanto al primero de los vínculos, se considera que en los siguientes casos se justifica tal excepción:
a. Cooperativas integradas por asociados vinculados laboralmente a una misma entidad pública o privada.
b. Cooperativas conformadas por trabajadores vinculados laboralmente a un mismo grupo empresarial o a entidades entre las cuales exista unidad de empresa en los términos del Código de Comercio o del Código Sustantivo del Trabajo.
El vínculo de asociación no está determinado, de manera exclusiva, por la vinculación laboral a un ente económico (llámese entidad pública o privada, grupo empresarial o entidades entre las cuales exista unidad de empresa). Los casos de vínculo de asociación, por el contrario, pueden ser de diversa índole, siempre y cuando se mantenga el concepto básico arriba descrito.
Por ejemplo, se entiende que los habitantes de un mismo barrio, comuna, corregimiento o territorio claramente demarcado, se mantendría en ese "conjunto de relaciones que se dan entre los asociados y entre éstos y la empresa cooperativa", justificándose de esa manera la excepción que contempla la ley. En nuestro país, los habitantes de un mismo ámbito territorial tienen en común costumbres, rasgos culturales, nivel educativo, e incluso, comparten intereses y perspectivas hacia el futuro. Dichos elementos, hacen que asociarse se convierta en una opción de ayuda, solidaridad y crecimiento para comunidades urbanas o rurales. Estas características, comunes a habitantes de un mismo ámbito territorial, se constituyen, en este contexto, en lazos que determinan un vínculo de asociación.
Existen, en resumen, dos (2) tipos de vínculo de asociación que pueden ser aceptados como requisito concurrente para el otorgamiento de una autorización, con excepción a los montos mínimos: el vínculo laboral y el vínculo derivado del ámbito territorial. Estos casos son susceptibles de estudio por parte de la Superintendencia, siempre que tal vínculo esté expresamente estipulado en el estatuto de la cooperativa.
1.2. Condiciones socio-económicas (requisito excluyente)
Esta es la primera de las condiciones excluyentes, interpretada como las características propias de la cooperativa y sus asociados, por la coyuntura social (verbi gratia circunstancias de pobreza, marginalidad y las que se deriven por violencia, conflicto armado, zona de desastres naturales, etc.) y económica (verbi gratia situación económica precaria o deficiente) en la que se encuentren, condición que debe ser sustentada adecuadamente ante esta Superintendencia.
1.3. Área geográfica de influencia (requisito excluyente)
Se trata en este caso de la segunda de las condiciones excluyentes para acceder a la autorización de la excepción. El área geográfica de influencia de la organización se refiere fundamentalmente al radio de acción de la cooperativa, la zona determinada en la que la organización está en posibilidad de prestar servicios a sus asociados.
Entiende esta Superintendencia, que el espíritu del legislador para justificar una excepción a los montos mínimos exigidos para el ejercicio de la actividad financiera está en tomar en consideración el tamaño reducido de algunas cooperativas como aquellas que, a nivel regional o local, desarrollan una función social, imposible de lograr con otro tipo de entidad.
Aplicados estos elementos al contexto de actividad financiera, estas cooperativas están limitadas, en cuanto a su base social y al territorio, lo cual le impone un límite a su capacidad de expansión y, por ende, al crecimiento de su nivel de aportes sociales.
2. DEFINICIÓN DE NIVELES INFERIORES DE MONTOS MÍNIMOS.
En cumplimiento de lo estipulado en el artículo 104 de la Ley 510 de 1999, la Superintendencia fija en cuatrocientos (400) SMLMV el monto de aportes sociales mínimos para conceder la autorización para el ejercicio de la actividad financiera. En todo caso, se deberá mantener la relación de solvencia establecida en las disposiciones legales vigentes.
El cumplimiento de los referidos requisitos no obliga a esta Superintendencia a impartir la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, la cual se podrá expedir una vez evaluada la solvencia patrimonial de la organización, su idoneidad y la de sus administradores.
3. REQUISITOS PARA AUTORIZAR LA EXCEPCIÓN A LOS MONTOS MÍNIMOS.
Para efectos de solicitar la excepción a los montos mínimos de aportes sociales pagados, exigidos por el inciso segundo, del artículo 42 de la Ley 454 de 1998, las cooperativas interesadas, además de los requisitos para obtener la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, deberán allegar a esta Superintendencia los siguientes documentos, de acuerdo con los que correspondan a la situación que justifique la excepción:
3.1. Solicitud escrita, presentada de acuerdo con las pautas señaladas por esta Superintendencia antes mencionadas, donde se expongan las razones, soportadas documentalmente, que justifiquen la excepción. Este anexo deberá ser firmado por el representante legal de la cooperativa y avalado por el consejo de administración, la junta de vigilancia y el revisor fiscal.
3.2. Constancia expedida por el alcalde municipal o a quien éste delegue, referente a la categoría del municipio, su número de habitantes y nombre de las organizaciones cooperativas con actividad financiera que prestan allí sus servicios.
3.3. Constancia expedida por el revisor fiscal en la que se señale, expresamente, el número total de asociados de la cooperativa y el número exacto de asociados que tienen su domicilio en el municipio o región respectiva.
DESMONTE DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA.
1. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA EL DESMONTE DEL EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA.
Si una cooperativa que ejerce la actividad financiera decide no continuar ejerciendo la actividad financiera, deberá solicitar a la Superintendencia de la Economía Solidaria la autorización para el desmonte de dicha actividad y remitir los siguientes documentos:
1.1. Formato de solicitud de Autorización de Desmonte de la Actividad Financiera. (Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co).
1.2. Plan de ajuste, en el cual se especifique la forma y el plazo para devolver los ahorros de los asociados en un término no superior a un año, prorrogables por un término igual, previa justificación presentada y aprobada por la esta Superintendencia. Con el Plan de ajuste, deberá adjuntar los siguientes documentos:
a. Estados Financieros, con corte al mes inmediatamente anterior.
b. Estados Financieros del último ejercicio debidamente dictaminados y certificados, solo en aquellos casos en que a la fecha de la solicitud no hayan sido remitidos a la Superintendencia.
c. Flujo de caja proyectado trimestralmente para un (1) año.
d. Proyección financiera trimestral a un año.
1.3. Certificación suscrita por el revisor fiscal donde conste que los asociados impartieron la autorización individual por escrito, para el traslado de sus ahorros a la cuenta de aportes sociales o que autorizaron un tratamiento diferente para la devolución.
1.4. Acta de asamblea general en donde conste la aprobación del desmonte de la actividad financiera y donde se incluya la aprobación de la reforma estatutaria.
1.5. Copia del acta del consejo de administración, por medio del cual ordena la convocatoria a la asamblea.
1.6. Cuadro comparativo de los estatutos nuevos y antiguos, solamente para los casos en que la modificación de estatutos sea parcial, así como el texto completo del estatuto reformado.
2. OTRAS DISPOSICIONES.
2.1. Además de los documentos que se relacionan en el numeral anterior, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá solicitar, en cada caso, toda la información que considere pertinente.
2.2. Cumplidos los requisitos para el desmonte, el Superintendente de la Economía Solidaria, expedirá el acto administrativo correspondiente y ordenará remitir el expediente respectivo a la Delegatura para la Supervisión del Ahorro y la Forma Asociativa Solidaria, o al organismo competente, según sea el caso.
2.3. La supervisión de estas cooperativas seguirá a cargo de la Delegatura para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo hasta que culmine el trámite del desmonte con la expedición y notificación de la resolución correspondiente.
2.4. La reforma de estatutos que contenga el desmonte de la actividad financiera se inscribirá en la Cámara de Comercio o la entidad que realice el registro, con posterioridad a la notificación del acto administrativo que autorice el desmonte.
2.5. Sin perjuicio de la reforma estatutaria que deba realizarse y hasta tanto la misma se efectúe, los artículos que contemplen tal actividad serán inaplicables por las entidades respectivas.
2.6. La Superintendencia de la Economía Solidaria, adelantará las medidas cautelares establecidas en el numeral 1, del artículo 108, del Decreto 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero) respecto de las entidades que adelanten actividad financiera sin haber recibido la autorización pertinente, sin perjuicio de las medidas de intervención que disponga el Gobierno Nacional[28] y de las acciones penales que correspondan.
POSESIÓN DE ADMINISTRADORES, REVISORES FISCALES Y OFICIALES DE CUMPLIMIENTO.
Deberán tomar posesión del cargo para el cual fueron elegidos, ante el Superintendente de la Economía Solidaria o el Superintendente Delegado para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo, o ante quienes éstos deleguen, los miembros de los consejos de administración y revisores fiscales, titulares y suplentes, oficiales de cumplimiento, así como los directores, presidentes, vicepresidentes, gerentes, subgerentes y, en general, quienes tengan la representación legal de las organizaciones cooperativas que ejercen actividad financiera, con excepción de los gerentes de sucursales.
1. ASPECTOS GENERALES PARA LA AUTORIZACIÓN DE POSESIÓN.
1.1. La denominación de los cargos debe sujetarse estrictamente a las normas legales y a los estatutos sociales.
1.2. Los requisitos exigidos en los estatutos deben garantizar la idoneidad ética y profesional, así como la formación y experiencia necesarias para el desarrollo de las funciones de los aspirantes para ocupar tales cargos, siguiendo lo previsto en el Decreto 962 de 2018. En el caso del gerente, los estatutos deberán exigir: (i) formación en áreas relacionadas con el desarrollo de operaciones de la organización, tales como administración, economía, contaduría, derecho, finanzas o afines; y, (ii) experiencia en actividades relacionadas con el objeto social de la organización y demás requisitos que establece el Decreto 962 de 2018.
1.3. Efectuada la posesión de los administradores y revisores fiscales de las organizaciones supervisadas, se procederá a efectuar la inscripción respectiva ante la correspondiente Cámara de Comercio, en un plazo no superior a ocho (8) días hábiles, una vez recibida la comunicación.
1.4. Para el ejercicio válido de los anteriores cargos se requiere la designación efectuada por la Asamblea General o por el órgano competente, la autorización de posesión emitida por esta Entidad y la inscripción en la Cámara de Comercio correspondiente.
1.5. El ejercicio de cualquier cargo sin haber tomado posesión del mismo, cuando las normas aplicables así lo exijan, dará lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este solo hecho la Superintendencia de la Economía Solidaria niegue la autorización de posesión. En tal caso, será notificada tanto la organización como los interesados que fueron elegidos, conforme a lo previsto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y contra la decisión procederán los recursos de ley.
2. NO REQUIEREN POSESIONARSE ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
2.1. Los miembros de las juntas de vigilancia de las cooperativas que ejercen actividad financiera, excepto[29] cuando se crea una cooperativa de ahorro y crédito o multiactiva o integral con sección de ahorro y crédito, bajo la figura de escisión prevista en el artículo 104 de la Ley 795 de 2003.
2.2. Los miembros de los consejos de administración, de las juntas de vigilancia y los revisores fiscales, titulares y suplentes, así como, los directores, presidentes, vicepresidentes, gerentes, subgerentes y, en general, quienes tengan la representación legal de las organizaciones cooperativas que hayan solicitado o soliciten en el futuro ante esta Superintendencia, autorización para el desmonte de la actividad financiera, siempre que los estados financieros reportados al final del desmonte reporten en cero los saldos de depósitos de ahorro a devolver.
Para efectos de la inscripción de sus actos y documentos ante la correspondiente Cámara de Comercio, estas cooperativas deberán adjuntar copia debidamente radicada ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, donde conste la solicitud de la autorización del desmonte de la actividad financiera.
2.3. No se requiere tramitar la autorización de posesión en los siguientes eventos:
2.3.1. Cuando se presente un cambio de condición de miembro del consejo de administración de principal a suplente o viceversa, sin perjuicio de efectuarse la inscripción en el registro, del libro correspondiente, en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización.
2.3.2. Cuando se presente cambio en la condición de revisor fiscal, de principal a suplente, sin perjuicio de efectuarse la inscripción en el registro, del libro correspondiente, en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización.
2.3.3. <Numeral adicionado por la Circular 29 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> No se requiere tomar posesión en el evento de reelección consecutiva de los miembros del consejo de administración, representante legal y revisor fiscal, en todo caso deberá inscribirse en la Cámara de Comercio respectiva dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes.
No obstante, en estos casos se deberá remitir una certificación de la junta de vigilancia sobre el cumplimiento de requisitos y/o cualquier cambio en la información que le sea remitida, así como lo referente a los antecedentes profesionales, administrativos, disciplinarios, fiscales, policivos y penales.
<Inciso modificado por la Circular 29 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Para los casos previstos en los numerales 2.3.1 y 2.3.2., solamente deberán informar a esta Superintendencia dichos cambios, adjuntando los siguientes documentos:
a. Comunicación suscrita por el representante legal informando la designación.
b. Extracto del Acta en donde conste la designación correspondiente.
<Inciso adicionado por la Circular 29 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> La Superintendencia tendrá en cuenta el desempeño en el ejercicio del cargo para evaluar su continuidad, para lo cual considerará la certificación que deberá enviar la junta de vigilancia, de acuerdo con lo indicado en el numeral 2.3.3. de este Capítulo.
<Inciso adicionado por la Circular 29 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Para todas las reelecciones, la organización deberá actualizar todos los documentos en las carpetas que reposan en la organización.
3. PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE POSESIÓN.
Es deber de cada organización vigilada, a través del representante legal y/o presidente del consejo de administración, solicitar ante la Superintendencia, la autorización de posesión dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de elección del respectivo aspirante.
Vencido el plazo anterior, sin que se haya presentado la solicitud de autorización de posesión, por parte del representante legal y/o presidente del consejo de administración, las personas designadas, podrán remitir la solicitud de autorización de posesión, acompañada de la correspondiente información y documentos soporte, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes, sin perjuicio de las medidas administrativas que pueda adoptar la Superintendencia por la no presentación oportuna de los documentos.
En caso de negarse la autorización de posesión, la Superintendencia deberá emitir un acto administrativo, el cual puede objetarse mediante los recursos en sede administrativa, que será notificado tanto a la organización como a los interesados que fueron elegidos conforme a lo previsto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
En cualquier estado del trámite, la Superintendencia podrá solicitar los documentos y aclaraciones adicionales del caso, los cuales deberán remitirse dentro del término máximo de un (1) mes. Si transcurrido dicho plazo, sin que el responsable haya suministrado la información solicitada, se entenderá que se ha desistido de la solicitud y se tendrá por finalizado el trámite en los términos del artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
En caso de renuncia de alguno de los cargos sujetos de posesión y, cuando en los estatutos sociales no se prevea expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del saliente, los órganos sociales encargados de llevar a cabo el nombramiento deberán iniciar el trámite de posesión dentro de un plazo de treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia, so pena de las sanciones a que haya lugar.
Vencido este término, sin que se haya designado el reemplazo del saliente, corresponderá a las personas posesionadas ante la Superintendencia, informar tal situación mediante comunicación dirigida a esta Superintendencia, adjuntando el soporte en el cual se acredite la fecha en que la renuncia fue presentada ante el órgano social competente. Y conservarán sus funciones en el cargo mientras no realicen la inscripción de la renuncia en el registro de la Cámara de Comercio correspondiente, conforme a lo resuelto por la Corte Constitucional en Sentencia C-621 de 2003.
De acuerdo con los parámetros del artículo 23 de la Ley 222 de 1995, a los administradores les asiste, entre otros, el deber de abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona, en asuntos que impliquen competencia con la organización o en actividades que impliquen conflictos de interés.
Para los efectos del artículo 67 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las personas a las que se haya autorizado su posesión en una organización supervisada por la Superintendencia de la Economía Solidaria, durante todo el tiempo en que desempeñen en el cargo y hasta dentro de los tres (3) años siguientes a su desvinculación, deberán informar a esta Superintendencia, cualquier cambio de domicilio y de dirección para notificaciones, indicando como mínimo la siguiente información:
a. Nombre y documento de identidad.
b. Nombre de la Organización solidaria para la cual prestaron sus servicios.
c. Fecha de retiro.
d. Cargo que ejercía a la fecha de retiro.
e. Nuevo domicilio y dirección para notificaciones.
f. Dirección de correo electrónico.
4. TÉRMINO PARA RESOLVER LA SOLICITUD DE POSESIÓN.
Una vez presentada la documentación requerida en este capítulo, la Delegatura para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo efectuará el estudio correspondiente, teniendo en cuenta para ello el régimen de incompatibilidades e inhabilidades previsto en la ley, los estatutos y demás normas pertinentes, así como la información y documentación aportada. La Superintendencia se pronunciará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la totalidad de los documentos requeridos.
De conformidad con el artículo 28 del Decreto 2150 de 1995, la posesión se entenderá surtida con la autorización que imparta esta Superintendencia.
5. REQUISITOS PARA LA ELECCIÓN DE CONSEJEROS DE ADMINISTRACIÓN Y GERENTES: <Numeral renumerado por la Circular 31 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>
Sin perjuicio de los principios de autocontrol, autonomía, autodeterminación y autogobierno consagrados en la Ley 454 de 1998 y con el fin de verificar las calidades objetivas de los miembros del consejo de administración y de los gerentes de las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, vigiladas por ésta Superintendencia, y que deben posesionarse ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, para la conformación de éstos órganos, los postulantes deberán observar las siguientes instrucciones:
5.1. Consejeros de Administración principales y suplentes:
De conformidad con lo establecido en el artículo 2.11.11.4.2. del Decreto 962 de 2018, se deben observar los siguientes requisitos mínimos:
5.1.1. Contar con capacidades y aptitudes personales, conocimiento, integridad ética y destrezas idóneas para actuar como miembros.
5.1.2. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Acreditar experiencia y/o conocimientos para el cumplimiento de las responsabilidades y funciones, de conformidad con lo definido en los estatutos de la Organización, en virtud de su autonomía y atendiendo lo señalado en el parágrafo único del artículo 7o de la Ley 454 de 1998.
5.1.3. No puede ser, simultáneamente, miembro de la Junta de Vigilancia de la misma cooperativa.
5.1.4. No puede llevar asuntos en calidad de asesor o contratista de la cooperativa para la cual se postula, de conformidad con lo establecido en el artículo 60 de la Ley 454 de 1998.
5.1.5. Cumplir con los requerimientos establecidos en las reglas internas de ética y de buen gobierno adoptadas por la organización. No haber sido sancionado penal, disciplinaria o administrativamente y no debe haber sido excluido o separado de cargos de dirección, administración o vigilancia de una organización solidaria en periodos anteriores
Sin perjuicio de las instrucciones aquí impartidas, las organizaciones vigiladas podrán fijar requisitos adicionales en consideración a sus características y la complejidad de sus operaciones. En todo caso, deberán propender por la formación y capacitación de todos sus asociados, especialmente en relación con estos requisitos.
La verificación, por parte de las organizaciones solidarias, de los requisitos aquí señalados, no limita la facultad de esta Superintendencia, consagrada en el literal d) del numeral 2 del artículo 3o del Decreto 186 de 2004.
5.2. Gerentes principales y suplentes:
De conformidad con los requisitos establecidos en los artículos 2.11.11.5.2. y 2.11.11.5.3., del Decreto 962 de 2018, y con el fin de fortalecer el proceso de selección de los gerentes de las organizaciones vigiladas, se deben observar las siguientes instrucciones:
5.2.1. Contar con título profesional en áreas relacionadas con el desarrollo de las operaciones de la organización, tales como administración, economía, contaduría, derecho, finanzas o afines y tener experiencia mínima de cuatro (4) años en el ejercicio de su profesión y cinco (5) años de experiencia en actividades relacionadas con el objeto social de la organización.
5.2.2. Cumplir con los requerimientos establecidos en las reglas internas de ética y de buen gobierno adoptadas por la organización.
5.2.3. No haber sido sancionado penal, disciplinaria o administrativamente y no debe haber sido excluido o separado de cargos de dirección, administración o vigilancia de una organización solidaria en periodos anteriores.
5.2.4. El gerente no podrá ser simultáneamente miembro del consejo de administración o la de junta de vigilancia.
5.2.5. Las suplencias del gerente no podrán ser ejercidas por ninguno de los miembros del consejo de administración o de la junta de vigilancia.
El consejo de administración verificará el cumplimiento de los requisitos previstos en el citado artículo 2.11.11.5.2., de conformidad con los procedimientos de calificación del perfil y de decisión establecidos en los reglamentos.
La verificación, por parte de las organizaciones solidarias de los requisitos aquí señalados, no limita la facultad de esta Superintendencia, consagrada en el literal d) del numeral 2 del artículo 3o del Decreto 186 de 2004.
6. REQUISITOS PARA TOMAR POSESIÓN DEL CARGO <Numeral renumerado por la Circular 31 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>
Para tomar posesión del cargo para el cual ha sido designado, el interesado o la instancia nominadora deben formular la solicitud de autorización de posesión ante la Delegatura para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo de la Superintendencia de la Economía Solidaria, remitiendo en UN ÚNICO RADICADO y en archivo PDF (no se aceptarán documentos con extensiones.rar.tif.zip, ni ningún otro formato), los siguientes documentos:
<6.1> a. Formato de solicitud de autorización de posesión, debidamente diligenciado y firmado para cada aspirante. (Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co).
<6.2> b. Copia del Acta de la Asamblea General debidamente aprobada, tomada del libro oficial de la organización, registrado ante la Cámara de Comercio o quien haga sus veces. El Acta, además de contener los requisitos mínimos Estatutarios y de ley, deberá especificar los siguientes temas:
<6.2.1> i. La forma, procedimiento y requisitos con los que se efectuó la convocatoria, incluyendo la constancia de publicación de los perfiles de los candidatos que se postularon para los órganos de administración, control y vigilancia; Para la posesión de revisores fiscales. En el acta deberá constar la descripción básica de la propuesta que incluya: (cantidad de horas ofrecidas, experiencia, alcance de la gestión etc.).
<6.2.2> ii. Las reglas de votación con las que se realizaron las elecciones correspondientes.
<6.2.3> iii. Los nombres exactos y los números de identificación de cada uno de los asociados elegidos en los órganos de administración y control, dejando constancia de los votos obtenidos en cada caso y especificando quienes inician el período estatutario y quiénes son miembros reelegidos.
<6.3> c. Documentos comunes a todas las posesiones:
<6.3.1> i. Hoja de vida del designado (a) la cual deberá ser diligenciada en su integridad con letra legible, indicando los estudios realizados de carácter formal, informal, técnico y profesional; así como, relacionar la experiencia laboral dentro y fuera del sector. (en el formato diseñado para tal fin).
<6.3.2> ii. Certificaciones y/o diplomas de educación cooperativa, las cuales deberán estar debidamente relacionadas en la hoja de vida.
<6.3.3> iii. Certificaciones y/o diplomas de educación formal e informal en la que conste que el elegido cuenta con capacidades y aptitudes personales, conocimientos idóneas para actuar como miembros, relacionados con la actividad financiera, tales como contabilidad básica y/o análisis financiero, legislación en economía solidaria, deberes y responsabilidades de los administradores, régimen de inhabilidades e incompatibilidades y demás temas afines; información que debe ir relacionada debidamente en la hoja de vida.
<6.3.4> iv. Certificaciones de experiencia laboral, dentro y fuera del sector cooperativo, en las cuales deberá verse reflejado el cargo desempeñado, la duración y funciones ejecutadas, con énfasis en aquella experiencia relacionada con la actividad que desarrolla la organización cooperativa y/o experiencia, o conocimientos apropiados para el cumplimiento de las responsabilidades y funciones propias del cargo a que aspira. Este requisito aplica para los gerentes y miembros del consejo de administración; experiencia que debe ir relacionada en la Hoja de vida.
<6.3.5> v. Certificación juramentada expedida por la junta de vigilancia donde se hagan constar que la junta de vigilancia verificó, antes de la realización de la asamblea, que los aspirantes: (i) cumplen con los requisitos estatutarios, reglamentarios y de ley para el cargo al cual se han postulado, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo primero del artículo 2.11.11.4.2. del decreto 962 de 2018, (ii) no han sido sancionados penal, disciplinaria o administrativamente, o removidos de cargos de dirección o administración de una organización de la economía solidaria. (iii) No están incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad legal o estatutaria. (Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co).
<6.3.6> vi. 6Carta de aceptación del cargo, debidamente firmada, especificando cargo y calidad, (principal o suplente), en la que se acepta el mismo, junto con manifestación expresa del candidato de conocer las funciones, los deberes y las prohibiciones establecidas en la normatividad vigente y los estatutos para el consejo de administración o junta directiva.
<6.3.7> vii. Copia legible de la consulta realizada en las centrales de riesgo, en la cual se determine el puntaje o calificación obtenida, con una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días de antelación de la fecha de elección.
<6.3.8> viii. Los documentos necesarios para acreditar los demás requisitos establecidos en el Estatuto de cada organización cooperativa.
<6.4> d. Documentos específicos para la posesión de gerentes o en general representantes legales:
<6.4.1> i. Certificados que acrediten su formación profesional en áreas relacionadas con el desarrollo de las operaciones de la organización, tales como: administración, economía, contaduría, derecho, finanzas o afines.
<6.4.2> ii. Acta del consejo de administración en la cual conste la verificación del cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 2.11.11.5.2. del Decreto 962 de 2018, de conformidad con los procedimientos de calificación del perfil y de decisión establecidos en los reglamentos.
<6.5> <Numeral suprimido por la Circular 53 de 2023>
6.5.1 <Numeral suprimido por la Circular 53 de 2023>
<6.6> f. Documentos específicos para la posesión de revisores fiscales:
<6.6.1> i. Certificado de existencia y representación de la firma de revisoría fiscal (cuando sea persona jurídica).
<6.6.2> ii. Fotocopia de la tarjeta profesional del contador o de los contadores que, a nombre de la firma, vayan a desempeñar la revisoría fiscal respectiva.
<6.6.3> iii. Certificado de antecedentes disciplinarios de los revisores fiscales, expedido por la Junta Central de Contadores, con una fecha de expedición no mayor superior a treinta (30) días calendario previo a la solicitud de posesión.
<6.6.4> iv. Certificación del curso E-learning de la UIAF en el módulo general.
<6.6.5> v. Constancia de capacitación en materia de riesgos que incluya un módulo LA/FT, mediante certificación expedida por parte de instituciones de educación superior.
<6.7> g. Documentos específicos para la Posesión de oficiales de cumplimiento:
<6.7.1> i. Certificación del curso E-learning de la UIAF en el módulo general.
<6.7.2> ii. Constancia de capacitación en materia de riesgos que incluya un módulo LA/FT, mediante certificación expedida por parte de instituciones de educación superior.
<6.7.3> iii. Constancia laboral con funciones.
<6.7.4> iv. Certificación de la junta de vigilancia por la cual se acredite capacidad de decisión.
<6.7.5> v. Organigrama de la organización a efectos de determinar que el elegido a autorizar pertenece al segundo nivel jerárquico cuando se trate de oficial de cumplimiento principal
Los documentos que soporten la información académica, la experiencia laboral y demás antecedentes de todas las personas elegidas, deberán reposar en la carpeta individual de cada uno de los elegidos en los archivos de la cooperativa.
<6.8> h. Remisión de documentos
A continuación, se indican las reglas en relación con los documentos que se deben adjuntar, para efectos del trámite de posesión para los diferentes cargos que requieren autorización de posesión:
<6.8.1> i. Los numerales 6.1 y 6.2, deberán ser remitidos con las primeras posesiones que se surtan respecto de los elegidos en una misma asamblea ordinaria o extraordinaria, según sea el caso.
<6.8.2> ii. Para el caso de todos los elegidos, deberán remitirse para efectos de la solicitud de la autorización de la posesión los siguientes documentos:
a. Los documentos previstos en los siguientes subnumerales: 6.3.1., 6.3.5., 6.3.6. y 6.3.7. del presente capitulo
b. Para todos los elegidos respecto de los cuales en la certificación prevista en el subnumeral 6.3.5. del presente capitulo, se indique que no se cumplió con alguno de los requisitos exigidos para cada caso, remitir los documentos que sustentan dicha falta de requisitos.
<6.8.3> iii. Para los gerentes directores o, en general, representantes legales, adicionalmente los certificados correspondientes al numeral 6.4.1 y 6.4.2.
<6.8.4> iv. Para la posesión de revisores fiscales, adicionalmente los documentos correspondientes a los subnumerales 6.6.1., 6.6.2. y 6.6.3. del presente capitulo.
6.8.5 <Numeral modificado por la Circular 29 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>
6.8.6 <Numeral eliminado por la Circular 29 de 2021>
6.8.7 <Numeral eliminado por la Circular 29 de 2021>
De acuerdo con lo señalado en el artículo 51 de la Ley 43 de 1990, en concordancia con el artículo 158 de la Ley 79 de 1988 y, teniendo en cuenta la naturaleza propia de las organizaciones de la economía solidaria, cuando un contador público actúe o haya actuado como empleado de una cooperativa, no podrá aceptar cargos o funciones de auditor externo o revisor fiscal de la misma, de sus organizaciones asociadas o de los organismos de integración a los que aquella pertenezca, ni durante el ejercicio del cargo ni durante los seis (6) meses siguientes a la fecha en que haya cesado en sus funciones.
7. IDONEIDAD
Dentro de las competencias legalmente asignadas a la Superintendencia de la Economía Solidaria, el inciso tercero, del artículo 41, de la Ley 454 de 1998, que se contrae a la función de supervisión de las Cooperativas de Ahorro y Crédito, establece:
"...La Superintendencia de la Economía Solidaria se cerciorará, por cualesquiera investigaciones que estime pertinentes de la solvencia patrimonial de la entidad de su idoneidad y de la de sus administradores."(Subrayado fuera de texto
Así mismo, la Superintendencia de la Economía Solidaria cuenta con la función y la facultad general prevista en el literal d), del numeral 2o, del artículo 3o, del Decreto 186 del 26 de enero de 2004, que preceptúa:
"... la Superintendencia de la Economía Solidaria, tendrá entre otras funciones, en relación con las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, la siguiente: "d) Posesionar y tomar juramento a los directores, revisores fiscales, presidentes, gerentes, subgerentes y, en general a quienes tengan la representación legal de las entidades vigiladas, excepto los gerentes de sucursales.
(...); en todo caso, previa a la posesión, el Superintendente de la Economía Solidaria, o quien haga sus veces, se cerciorará de la idoneidad profesional y personal del solicitante..." (Subraya y negrilla fuera de texto)
Por consiguiente, las organizaciones solidarias, desde el momento en que se efectúa la postulación para la elección de los miembros del Consejo de Administración, deben propender por contar con mecanismos que procuren la idoneidad de sus miembros, la cual se traduce en el hecho de contar no solo con capacidades, aptitudes personales, conocimiento, integridad ética y destrezas idóneas para actuar como miembros, sino con experiencia suficiente en la actividad que desarrolla la organización y/o experiencia o conocimientos apropiados para el cumplimiento de las responsabilidades y funciones, además de no haber sido sancionados disciplinariamente o administrativamente.
En línea con lo anterior, es necesario precisar que la idoneidad es entendida como un conjunto de capacidades o aptitudes y calidades que le permiten a una persona ser considerada como apropiada o conveniente para desempeñar una función o un cargo al interior de una organización. Así mismo, al tratarse de una serie de condiciones de carácter subjetivo que no se encuentran regladas en la ley, y que en cambio se trata de una facultad discrecional que la Ley le ha otorgado a la Superintendencia de la Economía Solidaria, es responsabilidad de este Ente de Supervisión ejercer sus funciones dentro de un marco de protección y fortalecimiento de las organizaciones solidarias, que le permita promover estándares de gobernabilidad, eficiencia económica, crecimiento sostenible y estabilidad financiera y por ello debe propender porque sus administradores, sean éticos y cuenten con la experiencia, los conocimientos y destrezas adecuadas para el desarrollo de sus funciones.
Además, la Superintendencia de la Economía Solidaria verificará la idoneidad, la responsabilidad y solvencia patrimonial del interesado, a partir de la información y a documentación arriba señalada.
Aunado a lo anterior, se comprobará que el elegido no haya sido sancionado disciplinaria o administrativamente, o anteriormente removido del cargo de gerente o miembro del consejo de administración o junta directiva de una organización de economía solidaria, exclusivamente por hechos atribuibles al candidato y con ocasión del ordenamiento de medidas de intervención.
8. COMUNICACIÓN DE REMOCIONES.
Las organizaciones supervisadas deberán informar, de manera inmediata a esta Superintendencia, las remociones de representantes legales, miembros de consejos de administración y de juntas de vigilancia, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento o de cualquier otro cargo que requiere la autorización de posesión por parte de esta Superintendencia, mediante la remisión de los documentos en los cuales conste claramente que se ha tomado tal decisión. Además, deberán informar si dicha decisión se encuentra en firme o qué recursos proceden contra ella, así como si han sido notificados de demandas con ocasión de aquella.
8.1. INFORMACIÓN SOBRE TERMINACIÓN DE RELACIONES LABORALES, EXCLUSIÓN Y SUSPENSIÓN DE DERECHOS DE ASOCIADOS.
Cuando las organizaciones vigiladas dispongan la terminación de las relaciones de trabajo con sus representantes legales o revisores fiscales, previo al agotamiento del ejercicio del debido proceso, en razón de irregularidades cometidas en el ejercicio de su gestión financiera, o a causa de comportamientos que riñan con el debido manejo de los recursos del ente cooperativo, deberán informar de manera inmediata a esta Superintendencia.
Igualmente, deberán informar a esta Superintendencia cuando se trate de asociados que hayan sido removidos de sus cargos, excluidos o suspendidos en sus derechos como asociados, por faltas graves, similares o semejantes a las señaladas en el inciso anterior.
En tales eventos, deberán remitir los documentos respectivos en donde conste la decisión tomada al respecto, indicando si se encuentra en firme o contra ella proceden todavía recursos. Así mismo, deberán informar si han sido notificadas de demandas presentadas ante las autoridades judiciales por parte de los afectados.
En cualquier momento, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá revocar la autorización de posesión, cuando las calidades objetivas y subjetivas de idoneidad, sobre las cuales se autorizó la misma, no se conserven durante el periodo para el cual fueron elegidos, según lo dispuesto en los incisos segundo y tercero, del literal g), del numeral 2, del artículo 326, del Decreto 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero), norma aplicable por remisión del numeral 23, del artículo 36, de la Ley 454 de 1998.
RÉGIMEN DE PUBLICIDAD Y PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR.
Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, estarán sujetas a los principios y reglas que rigen la protección de los consumidores financieros (Ley 1328 de 2009), el Estatuto de Protección al Consumidor (Ley 1480 de 2011) y demás normas que las adicionen o complementen.
Las Cooperativas de Ahorro y Crédito y las Cooperativas Multiactivas e Integrales con sección de Ahorro y Crédito, no estarán obligadas a establecer la figura de Defensor del Cliente, conforme lo expresó la Corte Constitucional en sentencia C-314 de 2009, así:
"... los textos acusaos establecen que están obligadas a implementar la figura del Defensor del Cliente las entidades vigiladas por la Superintendencia
Bancária, lo que en principio, y en ausencia de otras normas sobre la materia, implica que aquellas entidades no sujetas a la vigilancia de esta Superintendencia, como es el caso de las cooperativas de ahorro y crédito o multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, no están obligadas a establecer esta figura."
La publicidad que adelanten las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, para promover sus servicios, así como la incorporación de afiliados, deberá someterse a las siguientes pautas:
1. OBJETIVO DE LOS PROGRAMAS PUBLICITARIOS.
La publicidad de las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, estará encaminada a motivar la afiliación de las personas naturales o jurídicas que, de acuerdo con las normas estatutarias, pueden vincularse en tal calidad, así como a promover los servicios que ofrecen.
2. CONDICIONES BÁSICAS DE LOS TEXTOS PUBLICITARIOS
Los textos e imágenes que se utilicen en las campañas publicitarias deberán observar, cuando menos, las siguientes condiciones generales:
a. Cuando en los textos publicitarios desee incluirse información financiera, contable o estadística, deberán utilizarse exclusivamente las cifras históricas, salvo aquellas que por su carácter sean variables, verbi gratia las del total de depósitos captados, el patrimonio, los activos, número de asociados, indicadores financieros, etc., cuya utilización publicitaria deberá efectuarse identificando claramente el período al cual corresponden.
b. Los mensajes publicitarios no pueden ser contrarios a la buena fe comercial ni desconocer el derecho a la libre competencia económica.
c. En la difusión de programas publicitarios, deberá anotarse la circunstancia de hallarse la organización vigilada por la Superintendencia de la Economía Solidaria y su inscripción ante FOGACOOP como poseedores del seguro de depósito y la cobertura del mismo.
d. En la publicidad deberá utilizarse la denominación o razón social completa de la organización o su sigla, tal como aparece en sus estatutos sociales.
e. Cuando en el momento de la difusión se detecte un error o equivocación en un texto publicitario o en una publicación que contenga cifras o datos financieros, la cooperativa deberá por el mismo medio rectificarla, aclarando el error presentado, sin necesidad de que medie orden particular y expresa de esta Superintendencia y sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar.
f. Cuando los mensajes publicitarios promuevan servicios financieros tales como tarjetas de crédito o cuentas corrientes, mediante la celebración de convenios con establecimientos de crédito, deberá indicarse la existencia del respectivo convenio y la identificación de la respectiva institución financiera, sin perjuicio de atender, cuando la publicidad sea conjunta, las instrucciones que sobre el particular dicte la Superintendencia Financiera de Colombia.
g. Las afirmaciones y representaciones visuales o auditivas deberán ofrecer claridad, fidelidad y precisión respecto del tipo de servicios que se promueven. Por lo tanto, deben tenerse en cuenta los alcances o limitaciones a que legal y económicamente se encuentre sujeto el servicio respectivo.
h. Deberá incluirse referencia a las tasas de interés, las cuales siempre deben ser expresadas en términos efectivos, netas de comisiones y determinando, sin equívocos, con el período al que corresponden.
i. En las páginas de Internet o en los mecanismos de similar cobertura, deberá indicarse si la organización se encuentra inscrita en FOGACOOP, el objeto del seguro de depósitos, los titulares de este, las acreencias que se encuentran amparadas y las que se encuentran excluidas y el valor máximo asegurado cubierto por el seguro de depósitos, de conformidad con el anexo del presente Capítulo.
j. La publicidad que se divulgue a través del mecanismo mencionado deberá ser cierta, suficiente, clara, oportuna y con caracteres destacados, de forma que permita a los consumidores o asociados conocer la información relativa a la existencia, características y funcionamiento del seguro de depósitos.
k. En los extractos de cada producto que cuente con el seguro de depósitos se deberá incluir la expresión: "este producto cuenta con seguro de depósitos", de conformidad con lo señalado en el anexo de este Capítulo. Así mismo, en los productos que no se encuentren amparados por el seguro de depósitos, la cooperativa deberá informar de este hecho al asociado, de una manera clara y precisa, especificando que "esteproducto no se encuentra amparado por el seguro de depósitos".
l. En las oficinas, agencias y sucursales abiertas al público, se deberá fijar un aviso en el cual se indique que la cooperativa se encuentra inscrita en FOGACOOP, precisando de manera clara los beneficios de tal inscripción e indicando las características y condiciones de funcionamiento del seguro de depósitos, de acuerdo con lo establecido en el anexo de este Capítulo.
m. En toda la publicidad que se divulgue masivamente y por escrito, deberán atenderse las reglas sobre identidad visual oficial "seguro de depósito"que establezca el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas (FOGACOOP).
n. En todos los casos, al momento de la contratación, vinculación, apertura o renovación de un producto autorizado, deberá indicarse si el mismo está o no amparado con el seguro de depósitos de FOGACOOP, si lo está, deberá explicársele el objeto del mismo y el valor máximo asegurado cubierto por el seguro de depósitos, así como los productos o acreencias que no se encuentran amparados por el seguro de depósitos, todo de conformidad con el anexo del presente Capítulo, y dejar constancia documentada del cumplimiento de esta instrucción.
o. Las organizaciones cooperativas a quienes va dirigida la presente Circular deberán capacitar a los funcionarios que ofrezcan productos amparados por el seguro de depósitos, acerca de las características de dicho seguro, a fin de que puedan suministrar a los ahorradores información cierta, clara, suficiente y oportuna al respecto.
Por ningún motivo las organizaciones podrán ponderar un producto de manera tal que sus bondades o características sean contrarias a la realidad, como sucedería v. gr. en los casos en que se exprese o se insinúe que se cuenta con servicio en línea entre ciudades, o con pantallas de consulta, o que se pueden hacer electrónicamente consignaciones para el pago de servicios públicos, sin que efectivamente ello sea así.
3. VERIFICACIÓN POSTERIOR.
Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, deberán conservar los documentos que a continuación se describen, en la gerencia o secretaría general de la cooperativa o en la dependencia que haga sus veces, y estarán a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria para que ésta pueda ejercer el control correspondiente:
Todos los documentos y soportes que integren la publicidad, así como aquellos adicionales que permitan identificar los periodos previstos para su difusión, las condiciones y los medios de comunicación que se utilicen al efecto.
Comunicación suscrita por el representante legal de la cooperativa, en la que claramente se pueda evidenciar que se ha dado cumplimiento a todos los requisitos previstos para la difusión de campañas publicitarias y que se estableció la conformidad de la publicidad con la realidad económica y jurídica del servicio de la cooperativa.
La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá ordenar la suspensión, en cualquier momento y sin previo aviso, de las campañas publicitarias que no se ajusten a lo prescrito para su difusión. En este caso, la cooperativa queda sujeta a un régimen de autorización individual, esto es, que todos los mensajes publicitarios estarán sometidos a autorización previa de esta Superintendencia, hasta que la misma le autorice pasar al régimen de autorización general.
CANALES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS FINANCIEROS.
1. OFICINAS.
Toda vez que el literal a) del numeral 2 del artículo 3 del Decreto 186 de 2004, en concordancia con el artículo 5 del mismo precepto legal, facultan al Superintendente de la Economía Solidaria para "Autorizar de manera general o individual, la apertura y cierre de sucursales y agencias en el territorio nacional", esta Superintendencia imparte las siguientes instrucciones para las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito:
1.1 Políticas y criterios para la apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas
La apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas de las organizaciones, que ejercen actividad financiera, sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria deberá necesariamente obedecer al conocimiento integral que los gerentes y administradores (consejo de administración) tengan acerca de los mercados potenciales, de la situación de competencia en las zonas correspondientes, de la capacidad operativa de la respectiva institución y de la incidencia que tales decisiones tienen sobre su estructura económica y financiera, conocimiento éste que deberá fundamentarse en estudios socioeconómicos y técnicos de factibilidad, donde se determine el punto de equilibrio y la recuperación de las pérdidas iniciales generadas por el proyecto. Lo previsto en este punto será acreditado por las organizaciones y sus gerentes y administradores mediante el formato dispuesto para el efecto por esta Superintendencia.
Las determinaciones se adoptarán bajo la responsabilidad de los administradores de las cooperativas (Representante Legal y Consejo de Administración) en desarrollo de las políticas que sobre la materia establezca cada una de ellas y deberán consultar el mejor interés y protección de los asociados ahorradores.
1.2 Régimen de autorización general
Las organizaciones vigiladas, con excepción de aquellas sometidas al régimen de autorización individual previsto en el numeral 1.3 del presente Capítulo, pueden abrir, trasladar o cerrar sus oficinas, sucursales o agencias, sin la autorización previa de la Superintendencia de la Economía Solidaria, los administradores de las cooperativas deberán acreditar su decisión en los términos previstos en el punto anterior, además de lo cual es indispensable que dejen en la carpeta correspondiente como mínimo la siguiente documentación:
a. Estudio de mercado y de factibilidad.
b. Contar con las seguridades necesarias para la oportuna y correcta prestación del servicio al público.
c. Copia del Acta del consejo de administración donde conste la aprobación de la apertura, cierre o traslado de la oficina correspondiente.
Los requisitos anteriores deberán documentarse y permanecer, como prueba de su cumplimiento, en las instalaciones de la cooperativa, en un archivo especial que debe denominarse Régimen de Oficinas, a disposición de esta Superintendencia para su revisión posterior, y en caso de incumplimiento los administradores quedarán sujetos a las sanciones previstas a imponer de conformidad con lo previsto en el numeral 6 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998 y numeral 8, artículo 9 del Decreto 186 de 2004.
Lo anterior, sin perjuicio que la Superintendencia pueda ordenar el cierre de la citada oficina por haber omitido el cumplimiento de alguno de los requisitos precitados.
Si transcurridos tres (3) años de apertura de una oficina genera pérdidas que comprometen la estabilidad financiera de la cooperativa, se deberá presentar un plan de recuperación para lograr el objetivo, en un plazo no mayor a un (1) año, transcurrido este tiempo de continuar igual se debe proceder al cierre de la sucursal u oficina.
Todas las aperturas, traslados o cierres de oficinas, sucursales o agencias deben ser informadas a esta Superintendencia, a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al hecho, previo haberse realizado el registro mercantil, remitiendo para el efecto el formato previsto en numeral 1.1 del presente Capítulo.
1.3 Régimen de autorización individual
Tratándose de organizaciones sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital o alguna otra de las medidas previstas en el artículo 113 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, deberán obtener para la apertura, traslado o cierre de sus oficinas, previa autorización de la Superintendencia de la Economía Solidaria, para lo cual deberá allegar la siguiente documentación:
a. Formato de solicitud para la apertura, traslado y cierre de oficinas de las organizaciones con actividad financiera sometidas al régimen de autorización individual, el cual está dispuesto en la página web www.supersolidaria.gov.co.
b. Condiciones de la solicitud: las cooperativas que se encuentren en las condiciones anteriormente señaladas deberán presentar solicitud escrita que contenga por lo menos, la siguiente información:
- Exposición de las razones de mercado, financieras y operacionales que justifican la apertura, o traslado que se propone, adjuntando copia del acta del Consejo de Administración donde conste dicha aprobación.
- Ubicación precisa del nuevo establecimiento de comercio o de la zona respectiva, su naturaleza (sucursal o agencia), así como la descripción y delimitación geográfica de su área de influencia.
- Información sobre la participación de instituciones afines (del sector financiero y del sector cooperativo) en el área de influencia proyectada.
- Información de la inversión estimada para la apertura o traslado de la oficina.
- Horario básico de funcionamiento.
- Horarios adicionales o extendidos.
- Medidas de seguridad que se adoptarán para la prestación del servicio, incluyendo la movilización del efectivo y su respectivo costo.
- Servicios que se pretenden prestar a los asociados.
- Estructura organizacional, indicando dependencia administrativa, contable y operativa.
- Datos de mercado, financieros y económicos propios del estudio de factibilidad, tales como los costos, gastos, cargos y asignación básica de cada uno de ellos, así como los ingresos y costos de los productos que se van a prestar y determinación del punto de equilibrio.
c. Información a la Superintendencia de la Economía Solidaria con posterioridad a la apertura o el traslado de oficinas:
Una vez obtenida la autorización pertinente, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la apertura o traslado, deberá informarse por escrito a la Superintendencia sobre tal hecho, adjuntando copia de la certificación de la Cámara de Comercio donde conste el respectivo registro.
En caso de no llevarse a cabo la apertura o traslado de la oficina, dentro del término indicado, se deberá informar esa situación a esta Superintendencia, solicitando la prórroga del término inicialmente concedido en caso en que persista el interés de la cooperativa en la solicitud inicialmente autorizada.
1.4 Naturaleza de las oficinas
De conformidad con lo establecido en los artículos 263 y 264 del Código de Comercio, las oficinas de las organizaciones que ejercen actividad financiera, sólo pueden tener la calidad de sucursales o agencias, en los términos de las disposiciones mencionadas.
En consecuencia, cuando se pretenda abrir oficinas que tengan por objeto la prestación de servicios restringidos, la naturaleza de la correspondiente oficina deberá ajustarse a alguna de las categorías citadas, sin perjuicio de que tales oficinas puedan ofrecer sus servicios de manera transitoria y temporal mediante el traslado de recursos humanos o técnicos para la prestación de sus servicios por fuera del local de las mismas, a través de puntos de atención o extensiones de caja, caso en el cual deberá informarse previamente a la Superintendencia de la Economía Solidaria, indicando el tipo de servicio que se ofrecerá, la oficina responsable de las operaciones que se realicen, y el período en el cual se operará a través de esta modalidad.
1.5 Conversión de oficinas
Toda modificación de la naturaleza jurídica de una oficina en funcionamiento deberá ser previamente informada a la Superintendencia de la Economía Solidaria, indicando la nueva dependencia contable o administrativa de la oficina objeto de conversión.
1.6 Cierre de oficinas
El cierre de oficinas podrá adoptarse dentro del sistema de autorización general. En consecuencia, los mismos podrán hacerse conforme a la decisión adoptada por el Consejo de Administración con base en un estudio que refleje la conveniencia del cierre, la evaluación financiera y el impacto social. De esta decisión deberán ser informados por escrito y con una antelación no inferior a treinta (30) días comunes a la Superintendencia de Economía Solidaria y a todos los clientes de la oficina que se va a cerrar, con indicación expresa de los trámites a seguir respecto de los depósitos y las obligaciones contraídas por cada uno de ellos, y durante el mismo tiempo se informará a través de cualquier medio publicitario al público en general.
1.7 Punto de atención
Se entiende por punto de atención, aquel establecimiento dependiente de una oficina, donde sólo se recepcionan documentos y se brinda información de carácter general referente a los servicios que presta la cooperativa, en el cual no se prestan servicio de caja.
Si se pretende abrir este tipo de establecimiento bastará con informar a la Superintendencia sobre su puesta en funcionamiento con cinco (5) días hábiles de antelación, señalando ubicación y horario de atención.
<1.8> 2. Extensión de caja
Es un establecimiento ubicado en la zona de influencia geográfica de la oficina de la cual dependa, en donde sólo ofrecerá el servicio de uno o dos cajeros, en forma temporal. La extensión de caja reportara diariamente las operaciones por medios electrónicos a la oficina a la cual se encuentra asignada.
La apertura o cierre de cualquiera de éstas no requiere autorización previa sino basta informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria con cinco (5) días hábiles de anticipación a su apertura o cierre.
Para realizar operaciones a través de las extensiones de caja, la cooperativa deberá disponer de tecnología apropiada que permita registrar los diferentes movimientos que allí se realicen y deben generar comprobantes que como mínimo deben contener: La identificación de la (s) cuenta (s) involucrada (s) en la transacción, tipo de transacción y la identificación del Terminal. El comprobante podrá contar con un mecanismo de control que permita verificar la autenticidad de la transacción realizada.
En todo caso las cooperativas que presten el servicio de extensión de caja deberán contar con la autorización impartida por el consejo de administración y adoptar las medidas de seguridad necesarias en el espacio físico donde presten el servicio. De igual manera el consejo de administración deberá fijar la cuantía de la póliza que cubra los riesgos de transporte de valores y de los recursos monetarios y logísticos existentes en el establecimiento.
Los requisitos anteriores deberán documentarse y permanecer, como prueba de su cumplimiento, en las instalaciones de la cooperativa, en un archivo especial que debe denominarse Régimen de Oficinas, a disposición de esta Superintendencia. En caso de incumplimiento, los administradores quedarán sujetos a las sanciones previstas en el numeral 6 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998 y numeral 8, artículo 9 del Decreto 186 de 2004.
<1.9> 3. Prestación de servicios financieros a través de corresponsales
Con el propósito de facilitar la prestación de servicios financieros a través de corresponsales, se precisan algunos aspectos y definiciones generales para mayor comprensión y se imparten instrucciones a las cooperativas que ejercen actividad financiera que decidan utilizar estos canales, con el fin de obtener una autorización de manera ágil, simplificando la información que deberá ser remitida a esta Superintendencia.
En concordancia con lo dispuesto en el Título 8 del Decreto 1068 de 2015, las instrucciones sobre calidades de los corresponsales, administración de riesgos implícitos tales como el operativo y de lavado de activos, las especificaciones mínimas que deberán tener los medios electrónicos que se utilicen para la prestación de los servicios y las pertinentes para la realización de las distintas operaciones previstas en el artículo 2.36.9.1.4 del Decreto 2555 de 2010, serán las mismas impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia para las entidades sometidas a su vigilancia, con el fin de asegurar que la prestación de servicios financieros por parte de los establecimientos de crédito y las cooperativas, se realice en igualdad de condiciones.
La documentación de que trata el presente capítulo no debe remitirse a esta Superintendencia, pero debe quedar a su disposición para ser verificada posteriormente.
<1.9.1> 3.1. Aspectos y definiciones generales
Las cooperativas que ejercen actividad financiera que decidan prestar servicios financieros a través de corresponsales deberán tener en cuenta los siguientes aspectos y definiciones:
<1.9.1.1> 3.1.1.1. Definición de corresponsal
Se entiende como corresponsal, aquel tercero a través del cual las cooperativas que ejercen actividad financiera prestan sus servicios. El corresponsal podrá prestar sus servicios en instalaciones físicas fijas, así como también podrá ser móvil y digital.
<1.9.1.2> 3.1.1.2. Servicios que se pueden prestar por medio de corresponsales
En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 2.36.9.1.4. del Decreto 2555 de 2010, en concordancia con lo previsto en el artículo 49 de la ley 454 de 1998, las cooperativas que ejercen actividad financiera pueden prestar por medio de corresponsales, uno o varios de los siguientes servicios:
- Recaudo, pagos y transferencia de fondos.
- Envío o recepción de giros en moneda legal colombiana dentro del territorio nacional.
- Depósitos y retiros en efectivo y transferencias de fondos que afecten dichos depósitos, incluyendo los depósitos electrónicos.
- Consultas de saldos.
- Expedición y entrega de extractos, documentos e información sobre cualquier tipo de producto.
- Desembolsos y pagos en efectivo, por concepto de operaciones activas de crédito, al igual que la activación de productos pre-aprobados de crédito.
- Los corresponsales pueden recolectar y entregar documentación e información relacionada con los servicios señalados, incluyendo aquella relativa a la apertura y cancelación de cuentas, a la realización y cancelación de depósitos, a la entrega de los instrumentos que permiten la disposición o manejo de los recursos depositados (tales como tarjetas, entre otros) y la relacionada con solicitudes de crédito, así como promover y publicitar tales servicios.
<1.9.1.3> 3.1.1.3. Contratos con los corresponsales
Atendiendo lo dispuesto en el artículo 2.36.9.1.11 del Decreto 2555 de 2010, las Cooperativas considerarán en los contratos con los corresponsales como mínimo lo siguiente:
1. La indicación expresa de la plena responsabilidad de la Cooperativa frente al cliente o usuario, por los servicios prestados por medio del corresponsal.
2. Las obligaciones de ambas partes.
3. La identificación de los riesgos asociados a la prestación de los servicios que serán asumidos por el corresponsal frente a la entidad que lo contrata, y la forma en que aquel responderá ante ésta, incluyendo, entre otros, los riesgos inherentes al manejo del efectivo.
4. Las medidas para mitigar o cubrir los riesgos asociados a la prestación de los servicios autorizados, incluyendo aquellas relacionadas con la prevención y el control del lavado de activos y financiación del terrorismo. Tales medidas deberán incluir como mínimo el establecimiento de límites para la prestación de los servicios, como monto por transacción, número de transacciones por cliente o usuario y tipo de transacción.
5. La obligación del corresponsal y/o entidad que lo contrata para la prestación de sus servicios, según corresponda, de entregar a los clientes y usuarios el soporte de la transacción realizada, el cual deberá ser expedido en forma física o electrónica y deberá incluir cuando menos la fecha, hora, tipo y monto de la transacción, así como el corresponsal y la entidad por cuenta de quien se presta el servicio.
6. La remuneración a favor del corresponsal y a cargo de la entidad que lo contrata para la prestación de sus servicios, y la forma de pago.
7. Los horarios de atención al público, los cuales podrán ser acordados libremente entre las partes.
8. La asignación del respectivo corresponsal a una agencia, sucursal o dependencia de la entidad, así como los canales y procedimientos que podrá emplear el corresponsal para comunicarse con aquellas.
9. La obligación de reserva cargo del corresponsal respecto de la información de los clientes y usuarios de la entidad.
10. La obligación de la entidad de brindar acceso a los corresponsales a los manuales operativos que sean necesarios para la adecuada prestación de los servicios.
11. La constancia expresa de que la entidad ha suministrado al respectivo corresponsal la debida capacitación para prestar adecuadamente los servicios acordados, así como la obligación de tales entidades de proporcionar dicha capacitación durante la ejecución del contrato, cuando se produzca algún cambio en el mismo o en los manuales operativos mencionados en el numeral anterior, o ello sea requerido por el corresponsal.
12. La obligación del corresponsal de mantener durante la ejecución del contrato la idoneidad, la infraestructura técnica y/o de recursos humanos, adecuada para la prestación de los servicios.
13. La obligación del corresponsal de cumplir con las condiciones operativas necesarias para la adecuada prestación de los servicios.
14. En el evento en que varias entidades vayan a prestar sus servicios por medio de un mismo corresponsal, o cuando un corresponsal lo sea de una o varias de tales entidades, los mecanismos que aseguren la debida diferenciación de los servicios prestados por cada una de las mencionadas entidades, así como la obligación del corresponsal de abstenerse de realizar actos de discriminación o preferencia entre éstos o que impliquen competencia desleal entre los mismos.
15. La indicación de si el corresponsal se encontrará autorizado para emplear el efectivo recibido de los clientes y usuarios de la entidad para transacciones relacionadas con su propio negocio y, en tal caso, los términos y condiciones en que el efectivo podrá emplearse, sin perjuicio de la responsabilidad de la entidad que presta sus servicios a través del corresponsal frente a los clientes y usuarios, y del corresponsal frente a la entidad, por tales recursos.
16. La obligación del corresponsal de consignar en una agencia o sucursal de la entidad contratante el efectivo recibido, con una determinada periodicidad o, si se exceden ciertos límites, la contratación de seguros, la forma de custodia del efectivo en su poder, entre otros.
17. Las condiciones bajo las cuales los corresponsales pueden o no utilizar su red de oficinas, agencias, sucursales o franquicias para prestar los servicios autorizados, con indicación expresa de la responsabilidad que asume la cooperativa, de verificar de manera directa la idoneidad y la calidad en la prestación de los servicios, por parte de su corresponsal.
18. La prohibición de operar cuando presente una falla de comunicación que impida que las transacciones se puedan realizar en línea con la entidad contratante de corresponsalía correspondiente, en los casos en que la transacción deba realizarse en línea.
19. La prohibición de subcontratar, total o parcialmente, sin la expresa aceptación de la cooperativa.
20. Ceder el contrato total o parcialmente, sin la expresa aceptación de la entidad.
21. La prohibición de cobrar para sí mismo a los usuarios cualquier tarifa relacionada con la prestación de los servicios previstos en el contrato.
22. La prohibición de ofrecer o prestar cualquier tipo de garantía a favor de los usuarios respecto de los servicios prestados.
23. La prohibición de prestar servicios financieros por cuenta propia, incluyendo la advertencia de que la realización de tales actividades acarreará las consecuencias previstas en el artículo 108 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, y en las normas penales pertinentes.
<1.9.2.> 3.1.2. Aprobación del consejo de administración
El consejo de administración deberá aprobar y dejar constancia en acta, de la decisión sobre la prestación de servicios financieros a través de corresponsales, previos los análisis y estudios de rigor.
<1.9.3.> 3.1.3.Disposiciones generales para la prestación de servicios financieros a través de corresponsales
Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito que decidan prestar servicios financieros a través de corresponsales, deberán demostrar que poseen la capacidad técnica necesaria para operar a través de corresponsales y, por lo tanto, acreditar el cumplimiento de los siguientes requisitos:
<1.9.3.1> 3.1.3.1. Estudio de factibilidad
La apertura del corresponsal se soporta en un estudio de factibilidad, que contempla como mínimo lo siguiente:
- Evaluación de la ubicación geográfica en donde va a operar.
- Un estudio de mercado y análisis de los potenciales asociados usuarios del corresponsal.
- Proyecciones financieras que demuestren el impacto en el estado de resultados y flujo de caja, por efecto del incremento de operaciones, vinculación de nuevos asociados y tipos de productos a través del corresponsal.
- Costos de operación del corresponsal, que incluyen la inversión inicial, y los gastos de administración en los que se incurre una vez se inicie su operación.
<1.9.3.2> 3.1.3.2. Otros documentos
La documentación técnica que soporta la apertura de los corresponsales incluirá, entre otros, los siguientes:
a. Descripción de las características técnicas de los terminales con las cuales operará.
b. Infraestructura de comunicaciones que soportará la red de corresponsales.
c. Medidas de seguridad que protegerán la información de las operaciones realizadas.
d. Recursos dispuestos para la operación de los centros de administración, monitoreo y soporte.
e. Descripción del proceso adoptado por la cooperativa para la identificación y autenticación del cliente a través del corresponsal.
f. Procedimiento adoptado para el registro y conservación de la información de las operaciones realizadas.
g. Identificación de los riesgos operativos asociados a la prestación del servicio a través del corresponsal y las medidas adoptadas para su mitigación.
<1.9.3.3> 3.1.3.3. Administración del riesgo operativo
Las cooperativas deberán adoptar medidas de administración del riesgo operativo para la prestación de servicios financieros, a través de corresponsales, entre ellas como mínimo, las siguientes:
a. Determinar los procesos, procedimientos, planes estratégicos, planes de continuidad del negocio de la cooperativa y planes de contingencia.
b. Establecer políticas, procedimientos y mecanismos de control interno, con el fin de adaptarlos a las condiciones propias de la prestación de sus servicios a través de corresponsales.
c. Adoptar políticas y establecer procedimientos para la selección, vinculación, capacitación, acompañamiento y desvinculación de los corresponsales contratados para la prestación de los servicios autorizados. Dichas políticas, deben ser aprobadas por el consejo de administración.
Adicionalmente, las cooperativas deberán garantizar que la información de las operaciones realizadas a través de corresponsales, se ejecuten en condiciones de seguridad y calidad, por lo cual deberán contar como mínimo con los siguientes requerimientos, en relación con las terminales o medios tecnológicos:
a. Realizar las operaciones en línea y en tiempo real.
b. Contar con mecanismos de identificación que permitan verificar que se trata de un equipo autorizado para prestar los servicios a través de los corresponsales.
c. Disponer de mecanismos y/o procedimientos que impidan la captura, almacenamiento, procesamiento, visualización o transmisión de la información de las operaciones realizadas, para fines diferentes a los autorizados a las entidades vigiladas a través de los corresponsales.
d. Transmitir la información acerca de las operaciones realizadas, desde el terminal hasta la plataforma tecnológica de la entidad utilizando mecanismos de cifrado fuerte[30].
e. Generar automáticamente el soporte de cada operación para ser entregado al asociado. En consecuencia, ante la falta de insumos o fallas técnicas que impidan la expedición del soporte, no puede prestarse ningún servicio a través del corresponsal.
f. Se deben establecer procedimientos para informar a los clientes aquellos casos en los que las operaciones no sean exitosas.
g. Permitir su manejo bajo diferentes perfiles de usuario para efectos de su administración, mantenimiento y operación, garantizando la confidencialidad de los datos sensibles de los asociados.
h. Garantizar que las terminales o medios tecnológicos utilizados por los corresponsales para la realización de las operaciones, cumplen los principios de atomicidad, consistencia, aislamiento y durabilidad, teniendo en cuenta las siguientes definiciones:
- Atomicidad: Propiedad que asegura que una operación es indivisible y, por lo tanto, ante un fallo del sistema, no existe la posibilidad de que se ejecute sólo una parte.
- Consistencia: Propiedad que asegura que únicamente se ejecutan aquellas operaciones que no van a romper las reglas y directrices de integridad de la base de datos.
- Aislamiento: Propiedad que asegura que una transacción es una unidad de aislamiento, permitiendo que transacciones concurrentes se comporten como si cada una fuera la única transacción que se ejecuta en el sistema. Esto asegura que la realización de dos transacciones sobre la misma información sea independiente.
- Durabilidad: Propiedad que asegura que una vez realizada la operación ésta persistirá y no se podrá deshacer aunque falle el sistema. Cuando una transacción termina de ejecutarse, toda la información debe grabarse en algún medio de almacenamiento, en donde se asegure que las actualizaciones no se perderán.
i. Disponer de centros de administración y monitoreo de las terminales o medios tecnológicos utilizados por sus corresponsales.
j. Contar con los medios necesarios para brindar la atención y soporte requeridos por los corresponsales para la debida prestación de sus servicios.
k. Disponer de un registro detallado de todos los eventos (exitosos y fallidos), realizados en las terminales o medios tecnológicos utilizados por sus corresponsales.
l. Contar con políticas y procedimientos para el alistamiento, transporte, instalación, mantenimiento y administración de las terminales de sus corresponsales, así como para el retiro del servicio de los mismos.
m. Operar con sistemas de información que permitan realizar las operaciones bajo condiciones de seguridad, calidad y no repudio[31] por parte del corresponsal.
n. Adoptar las medidas necesarias encaminadas a impedir que el corresponsal tenga acceso directo a la información de las cuentas de los asociados de la entidad vigilada, salvo tratándose de aquella información que sea necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones como corresponsal.
o. Contemplar una fase de acompañamiento, por parte de la entidad, al inicio de la operación de cada corresponsal, así como la disposición de los medios que le suministren el soporte necesario para la prestación de los servicios convenidos.
p. Contar con mecanismos de autenticación de dos (2) factores[32] para la realización de operaciones monetarias que impliquen el retiro de efectivo, transferencias de fondos, recepción de giros y desembolsos, así como la consulta de saldos, la expedición de extractos y cualquier otra operación no monetaria, autorizada para ser realizada a través de corresponsales, que conlleve a la consulta de información confidencial de los asociados. Así mismo, se tendrá en cuenta lo siguiente:
- Las consultas y/o pagos relacionados con el valor de cuotas de créditos, sólo requieren un factor de autenticación.
- En el caso de operaciones originadas desde la banca móvil, la autenticación de dos (2) factores se debe realizar en el origen de la transacción.
<1.9.3.4> 3.1.3.4. Condiciones de idoneidad moral, infraestructura física, técnica y de recursos humanos de los corresponsales
Con el propósito de verificar las condiciones de idoneidad moral, infraestructura física, técnica y de recursos humanos de los corresponsales, las cooperativas deberán:
a. Examinar y evaluar la idoneidad moral del corresponsal y son los directos responsables de la prestación del servicio a través de éstos.
Para efectos de establecer la idoneidad moral del corresponsal, cuando se trate de personas naturales, o de los representantes legales y revisores fiscales, tratándose de personas jurídicas, las entidades vigiladas deben realizar las averiguaciones pertinentes, tales como solicitud de antecedentes penales, medidas o sanciones administrativas impuestas por las diferentes Superintendencias, por conductas asociadas al desarrollo o participación en la actividad financiera, bursátil y/o aseguradora, sin contar con la debida autorización estatal, dejando evidencia de ello en los documentos soporte de la apertura del respectivo corresponsal.
b. Instruir claramente al corresponsal acerca de los lineamientos que le permitan mantener una adecuada infraestructura física, técnica y de recursos humanos. Velar porque los corresponsales que ostenten la calidad de persona natural, o sus representantes legales y administradores en general, tratándose de personas jurídicas, no estén incursos en los supuestos a que se refiere el inciso tercero del numeral 5 del artículo 53 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, es decir, las sancionadas por violación a las normas que regulan los cupos individuales de crédito.
c. En desarrollo de la normatividad vigente una persona natural o jurídica puede ser corresponsal de una o varias entidades facultadas para prestar sus servicios a través de corresponsales. En estos casos, se deben establecer los mecanismos que aseguren una adecuada diferenciación de los servicios prestados por cada entidad vigilada, así como la obligación del corresponsal de abstenerse de realizar actos de discriminación o preferencia entre las entidades, o que impliquen competencia desleal entre los mismos.
<1.9.3.5> 3.1.3.5. Administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo
La entidad deberá contar con lineamientos en materia de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, que contemplen como mínimo lo siguiente:
- Mecanismos para la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo, exigidos por la normativa expedida por esta Superintendencia.
- Mecanismos de control sobre los corresponsales que ostenten la calidad de persona natural o, de sus representantes legales y administradores en general, tratándose de personas jurídicas, con el fin de verificar la aplicación de la normativa expedida por esta Autoridad.
- Definir los deberes del corresponsal, dentro de los cuales se puede incluir la posibilidad de brindar soporte a la entidad en las gestiones necesarias para el conocimiento del cliente.
1.9.4 Certificación del Representante Legal <Numeración corregida por la Circular 29 de 2021>
Con el propósito de demostrar la capacidad técnica para operar a través de corresponsales, las entidades señaladas en la presente Circular, que decidan prestar servicios financieros a través de corresponsales, deberán certificar, por intermedio de su Representante Legal, que la metodología aprobada cumple con la totalidad de las disposiciones generales para la prestación de dichos servicios a través de corresponsales, señaladas en el numeral 1.9.3 del Capítulo XII, del Título II, de la Circular Básica Jurídica, asumiendo las consecuencias institucionales y personales que se deriven de su incumplimiento.
1.9.5 Conservación de la documentación <Numeración corregida por la Circular 29 de 2021>
Las entidades vigiladas a que hace referencia la presente Circular deberán dejar a disposición de esta Superintendencia la documentación y demás soportes que acrediten el cumplimiento de las disposiciones generales para la prestación de servicios financieros a través de corresponsales, los cuales podrán ser solicitados en el momento que se considere necesario y su implementación será verificada en los procesos de inspección.
1.9.6 Responsabilidad del Revisor Fiscal <Numeración corregida por la Circular 29 de 2021>
En desarrollo de la labor que debe realizar el Revisor Fiscal, de acuerdo con las funciones que le competen, deberá validar que la entidad haya dado cumplimiento a las disposiciones, establecidas en el numeral 1.9.2 del Capítulo XII, del Título II, de la Circular Básica Jurídica.
1.9.7 Autorización por parte de la Superintendencia <Numeración corregida por la Circular 29 de 2021>
La entidad que pretenda obtener la autorización para prestar servicios financieros a través de corresponsales deberá asegurarse que efectivamente ha cumplido todos los requisitos señalados en la presente Circular, allegando únicamente formato de solicitud para prestar servicios a través de corresponsales y los documentos de que tratan los numerales 1.9.2 y 1.9.4 del presente capítulo, con los cuales está Superintendencia expedirá la correspondiente autorización.
La autorización impartida por este de Supervisión le permitirá a la entidad solicitante, que en adelante realice la apertura de corresponsales, previamente evaluados y autorizados por el Consejo de Administración, utilizando la metodología certificada por el Representante Legal, conforme a lo dispuesto en el numeral 1.9.4. del presente capítulo.
Cualquier modificación a la metodología inicialmente autorizada por esta Superintendencia, debe someterse a consideración y aprobación de esta Autoridad de Supervisión.
RÉGIMEN DE HORARIOS.
Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, podrán definir los horarios de atención de sus asociados y al público, atendiendo las siguientes pautas generales:
1. HORARIOS BÁSICOS.
Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, prestarán el servicio a los asociados y al público dentro de los horarios que internamente se establezcan en la organización, con un mínimo de 28 horas hábiles semanales.
En todo caso, de esas 28 horas, como mínimo 20 horas semanales de atención deben prestarse los días que determine la organización entre las 8 a.m. y las 6 p.m.
La adopción o modificación los horarios básicos, deberá ser informada a la Superintendencia de la Economía Solidaria con una antelación de 10 días hábiles.
2. HORARIOS ADICIONALES O EXTENDIDOS.
Las cooperativas supervisadas que ejercen actividad financiera podrán establecer horarios adicionales o extendidos, sin aviso previo a esta Superintendencia.
No obstante, las operaciones que se realicen en horarios adicionales o extendidos podrán ser contabilizadas a más tardar el día hábil siguiente a aquél en que se lleven a cabo. De esta circunstancia deberán ser adecuadamente informados los asociados.
3. HORARIOS REDUCIDOS.
La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá autorizar la prestación del servicio, en algunas oficinas, con un mínimo de horas inferior a veintiocho (28) semanales. Para tales efectos, la cooperativa interesada deberá solicitar la autorización justificando su petición.
4. CIERRES ESPECIALES.
La prestación del servicio se podrá suspender temporalmente, sin autorización previa de esta Superintendencia, en los siguientes eventos reconocidos nacionalmente en diferentes regiones:
4.1. Por motivos de fuerza mayor o caso fortuito y por festividades o eventos reconocidos en las diferentes regiones. En este último caso, bastará con que se avise a los asociados y al público de manera clara y precisa los días de no prestación del servicio, mediante avisos visibles en un tamaño no menor de medio pliego colocado en las oficinas de la organización con un mínimo de tres (3) días calendario de antelación, así como por los medios electrónicos mediante los cuales se comunique habitualmente con sus asociados. Igualmente, deberán comunicar a esta Superintendencia, mediante relación mensual, las festividades autorizadas para el mes inmediatamente siguiente incluyendo los cierres ocasionados por fuerza mayor o caso fortuito en el mes anterior.
4.2. Por la realización de actividades de carácter institucional de la organización cooperativa que imposibiliten la prestación del servicio se autoriza el cierre por un día hábil al año. Este cierre corresponderá informarse de manera previa a esta Superintendencia, con al menos un (1) mes de antelación. Si dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la radicación, sin que la Superintendencia haya realizado algún pronunciamiento o requerimiento de información adicional, podrá proceder a informar a los asociados y al público, de manera clara y precisa, el día de no prestación del servicio, mediante avisos visibles en un tamaño no menor de medio pliego colocados en las oficinas de la organización, así como por los medios electrónicos mediante los cuales se comunique habitualmente con sus asociados, con un mínimo de cinco (5) días hábiles de antelación.
El último día hábil de cada año calendario no se prestará servicio. El día hábil anterior, se podrá optar por restringir la prestación del servicio de acuerdo con lo establecido en el horario habitual de fin de mes. Si el veinticuatro (24) de diciembre es día hábil, podrá no prestarse el servicio.
5. PUBLICIDAD.
Los horarios básicos y los extendidos o adicionales, deberán ser informados a los asociados y al público en general mediante avisos fijados en la puerta de acceso y en la página web de la organización, siempre y cuando se cuente con este medio o por los medios electrónicos mediante los cuales se comunique habitualmente con sus asociados. Cualquier variación de los mismos, así como el cierre de fin de año, deben ser comunicados por los mismos medios con diez (10) días hábiles de antelación, con las condiciones de tamaño establecidas en el numeral 4.1. del presente capítulo.
OBLIGATORIEDAD DE LA INSCRIPCIÓN EN FOGACOOP.
El Decreto 2206 de 1998 dispone la obligatoriedad de la inscripción de las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas -FOGACOOP, entidad que tiene por objeto la protección de la confianza de los depositantes y ahorradores de las cooperativas inscritas y, en desarrollo de este objeto, administra las reservas del seguro de depósitos para las entidades cooperativas que realizan actividad financiera.
De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta que la actividad financiera está calificada como de "interés público"[33], para su ejercicio, se requiere la autorización previa de la Superintendencia y la inscripción previa en Fogacoop.
En consecuencia, todas las cooperativas interesadas en obtener la autorización para el ejercicio de la actividad financiera deberán suministrar la información que soliciten, tanto la Superintendencia de la Economía Solidaria como el FOGACOOP, con miras a obtener y mantener la autorización para ejercer la actividad financiera y la inscripción al Fondo.
En todo caso, la cooperativa sólo podrá captar ahorro, una vez obtenga la autorización para ejercer la actividad financiera y cuente con el seguro de Depósito otorgado por el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas -FOGACOOP.
CONTROL DE LEGALIDAD DE REFORMAS ESTATUARIAS QUE NO REQUIEREN DE AUTORIZACIÓN PREVIA POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
Si una organización de la economía solidaria que ejerce la actividad financiera realiza una reforma estatutaria que no requiere de autorización previa conforme a la ley, deberá solicitar la realización ante es Superintendencia del respectivo trámite de control de legalidad, dentro de los treinta (30) días siguientes a la celebración de la asamblea. Para tal efecto, deberá remitir los siguientes documentos:
1. Formato de solicitud de control de legalidad de reformas estatutarias. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co
2. Copia del acta de asamblea general tomada de los libros registrados en la Cámara de Comercio.
3. Copia del acta del consejo de administración, donde se convoca, como mínimo, con quince (15) días de antelación a la celebración de la asamblea ordinaria o mínimo con cinco (5) días de antelación, en el caso de la realización de la asamblea extraordinaria, en donde deberá constar la fecha y el medio a través de la cual se informa de la convocatoria.
4. <Numeral modificado por la Circular 31 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Constancia de verificación de los asociados hábiles e inhábiles y de la publicación de estos últimos, expedida por la junta de vigilancia, o el órgano equivalente, de acuerdo con el tipo de organización de economía solidaria, la cual deberá incluir la fecha en que se hizo el corte para determinar los asociados hábiles e inhábiles, la cual se surtirá a través del formato de solicitud dispuesto por esta Superintendencia.
5. <Numeral modificado por la Circular 31 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Constancia de publicación del listado de asociados hábiles e inhábiles, la cual deberá realizarse previamente a la celebración de la asamblea general, en la que deberá constar que se informó a los asociados inhábiles, si los hubiere, sobre su condición, las razones por la que adquirieron la inhabilidad, los efectos que le representan y los mecanismos con que cuentan para superar dicha situación, la cual se surtirá a través del formato de solicitud dispuesto por esta Superintendencia.
6. Si la asamblea es de Delegados deberán remitir adicionalmente el Reglamento para la elección de delegados y el acta de escrutinios.
En todo caso, cuando la reforma estatutaria modifique aspectos inherentes a la autorización impartida para el ejercicio de la actividad financiera, v. gr. ampliación de vínculo de asociados, cambio de circunstancias de excepción de la multiactividad y/o de montos mínimos, con anterioridad a la implementación de la reforma para sus asociados deberá obtener autorización previa por parte de esta Superintendencia. Una vez presentada la documentación requerida en este Capítulo, la Delegatura para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo efectuará el control de legalidad correspondiente y se pronunciará dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de radicación de la totalidad de los documentos.
AUTORIZACIÓN PREVIA PARA CESIÓN DE ACTIVOS, PASIVOS Y CONTRATOS.
En ejercicio de lo consagrado en el artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998, en los casos en que una cooperativa que ejerce la actividad financiera, decida realizar la cesión total de sus activos, pasivos y contratos, deberá dar aplicación a las normas supletorias propias de dicha operación que se encuentran previstas en los artículos 68 y 71 del Decreto 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero); en consecuencia, deberán efectuar el trámite de autorización en los términos y condiciones allí regulados. Igualmente, cuando se pretenda realizar una cesión que involucre más del veinticinco (25%) de los activos, pasivos y contratos de la organización.
Para efectos de la solicitud de autorización previa ante la Superintendencia de la Economía Solidaria[34] se deberán remitir los siguientes documentos:
1. Formato de solicitud de la autorización para la cesión de activos y pasivos, indicando los motivos y las condiciones en que se realizará y certificación del representante legal y del revisor fiscal del cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 68 del Decreto 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero), en lo referente a informar sobre la cesión. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co
2. Acta de asamblea general tomada de los libros registrados donde se aprueba la decisión de autorizar la cesión de la cedente y en el caso de la cesionaria la autorización del órgano competente previsto en el estatuto.; En ella deberá constar la relación de los activos y pasivos debidamente valorados que se transfieren, señalando su monto y partida de acuerdo con el balance general que haya servido de base para la toma dicha decisión.
3. Acta del consejo de administración, tomada de los libros registrados, donde se convoca de acuerdo con el término establecido en los estatutos, donde deberá constar la fecha y el medio a través del cual se informa de la convocatoria, además dentro del orden del día deberá existir el punto referente a la cesión.
4. Certificación suscrita por el representante legal y revisor fiscal, donde conste que las organizaciones cedentes y cesionarias cumplirán las normas de solvencia vigentes una vez se produzca el proceso de cesión (aplicables sólo a las Organizaciones que ejerzan la actividad financiera).
5. <Numeral modificado por la Circular 31 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Certificado o constancia de verificación, suscrito por la junta de vigilancia o, quien haga sus veces, de conformidad con la ley, sobre la fecha de corte para determinar la habilidad e inhabilidad de sus asociados, informando claramente la fecha de la verificación y publicación del listado de asociados hábiles e inhábiles, la cual se surtirá a través del formato de solicitud dispuesto por esta Superintendencia.
6. Si la asamblea es de delegados, deberán remitir adicionalmente el Reglamento para la elección de delegados y el acta de escrutinios.
7. Balance General y Estado de Resultados certificados y dictaminados que hayan servido de base para la toma de decisión de la cesión de activos y pasivos, con corte no mayor a seis (6) meses a la fecha en que se decide la cesión por el máximo órgano social de la organización que cede.
8. Balance General y Estado de Resultados, certificados y dictaminados, con corte no mayor a seis (6) meses de la fecha en que se decide la cesión, de la organización cesionaria. (Archivo en formato Excel solo lectura)
9. La información adicional que requiera la Superintendencia de la Economía Solidaria.
10. Aviso de publicación. Una vez se autorice por parte de la Superintendencia y se formalice la cesión, la cooperativa dará aviso al público de tal circunstancia en un diario de amplia circulación nacional, por tres (3) veces con intervalos de cinco (5) días.
La Superintendencia se pronunciará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la totalidad de los documentos requeridos.
OPERACIONES PASIVAS.
<Capítulo adicionado por la Circular 42 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>
El presente capítulo trata de manera general las definiciones, características y condiciones de los depósitos de bajo monto y depósitos electrónicos, dentro de las operaciones pasivas típicas que pueden ofrecer las cooperativas autorizadas para desarrollar la actividad financiera en los términos establecidos en la Ley.
1. DEPÓSITOS
El depósito es una operación en la que una cooperativa, legalmente autorizada para manejar ahorro, recibe y custodia el dinero de sus asociados, personas naturales y jurídicas, con el objeto de que esta se lo reintegre dentro del plazo y en las condiciones estipuladas para el efecto en los respectivos reglamentos o contratos.
2. DEPÓSITOS DE BAJO MONTO
Conforme a la normatividad vigente, los depósitos de bajo monto son depósitos a la vista a nombre de personas naturales, que cumplen con las siguientes características:
a) El saldo máximo de depósitos no podrá exceder en ningún momento ocho (8) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV).
b) El monto acumulado de las operaciones débito que se realicen en un mes calendario no podrá superar los ocho (8) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV).
c) El depósito debe estar asociado a uno o más instrumentos o mecanismos que permiten a su titular, mediante documentos físicos o mensajes de datos, extinguir una obligación dineraria y/o transferir fondos y/o hacer retiros.
d) El contrato deberá establecer de manera clara, los canales a los cuales se tendrá acceso, así como aquellos que se encuentren restringidos.
e) El contrato podrá terminarse unilateralmente en caso de que el depósito permanezca sin fondos durante un plazo que para el efecto determinen las partes, el cual no podrá ser nunca inferior a tres (3) meses.
f) El contrato deberá establecer el reconocimiento de una tasa de interés por la captación de recursos mediante los depósitos de bajo monto, en concordancia con las disposiciones del artículo 3 de Ley 1793 de 2016.
g) El asociado solamente puede ser titular de un (1) depósito de bajo monto en la organización.
2.1. DEPÓSITOS DE BAJO MONTO INCLUSIVOS
Serán depósitos de bajo monto inclusivos, aquellos que además de cumplir las características señaladas en el numeral 2 del presente capítulo, en concordancia con la normatividad vigente, están dirigidos a las personas que, siendo asociados a la cooperativa correspondiente, pertenezcan al nivel 1 del SISBEN, desplazados inscritos en el Registro Único de Población Desplazada o beneficiarios de programas de ayuda y/o subsidios otorgados por el Estado Colombiano.
Los recursos captados por medio de los depósitos de bajo monto inclusivos no estarán sometidos a ningún tipo de inversión obligatoria, a efectos de la normatividad vigente, corresponde a lo referente al fondo de liquidez.
La decisión de emplear los depósitos de bajo monto inclusivos constituidos en cooperativas legalmente autorizadas para desarrollar la actividad financiera, vigiladas por esta Superintendencia para transferir o entregar recursos correspondientes a ayudas y/o subsidios otorgados por el Estado Colombiano para la población desplazada o beneficiarios de cualquier otro programa, corresponde exclusivamente a las entidades públicas encargadas de su administración.
2.2. CONDICIONES PARA LA APERTURA
Para la apertura de los depósitos de bajo monto las cooperativas autorizadas para desarrollar la actividad financiera deberán contar con un trámite simplificado, garantizando como mínimo la siguiente información y procedimientos:
a) Tipo, nombre, número de identificación y fecha de expedición del respectivo document.
b) Procedimientos para verificar el contenido y veracidad de la información disponible del asociado, sin que esto implique la presencia física de este.
c) Para los depósitos de bajo monto no es necesario conservar tarjetas de registro de firmas ni recolectar huellas dactilares.
El presente procedimiento deberá realizarse asegurando el cumplimiento de los estándares en el manejo de la de seguridad de la información previstos en presente capítulo o los que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
2.2.1. INFORMACIÓN MÍNIMA PARA LOS ASOCIADOS
Sin perjuicio de la información que las cooperativas autorizadas para desarrollar la actividad financiera deben divulgar a sus asociados, en materia de depósitos de bajo monto deberán hacer explícito lo siguiente:
a) Que los depósitos de bajo monto cuentan con el amparo del seguro de depósito de FOGACOOP.
b) Los costos relacionados con los depósitos de bajo monto, esto es, aquellos derivados de la utilización de esos productos y/o servicios, incluidas las comisiones de manejo y por uso de canales electrónicos, entre otros.
c) Las tasas de interés que la cooperativa decida ofrecer a los asociados con ocasión de la captación de recursos a través de los depósitos de bajo monto, si a ello hay lugar.
d) En general, la información sobre las características de los depósitos de bajo monto, los derechos, obligaciones, condiciones, costos, las medidas para el manejo seguro, así como los efectos del incumplimiento del contrato.
e) Los canales definidos y dispuestos por la cooperativa para efectuar las operaciones y/o transacciones derivadas de los depósitos de bajo monto.
2.3. ADMINISTRACIÓN DE LOS DEPÓSITOS DE BAJO MONTO
Las cooperativas autorizadas para desarrollar la actividad financiera deberán adoptar mecanismos especiales en sus sistemas de administración de riesgos considerando las características particulares de estos depósitos. En este sentido podrán:
a) Establecer un número y monto máximo de transacciones y operaciones por asociado para conservar las características previstas para los depósitos de bajo monto. Esto, considerando además que un asociado sólo puede ser titular de un depósito de bajo monto en la respectiva cooperativa.
b) Limitar los canales a través de los cuales se pueden realizar dichas transacciones y/o operaciones, independiente de asegurar los controles necesarios para brindar la seguridad adecuada a las transacciones y/o operaciones, así como a la información de los asociados y las redes y bases que la contengan.
c) Definir los requerimientos y condiciones mínimas de información: Las cooperativas deberán implementar un sistema de información integral, que permita al asociado conocer las condiciones y requisitos para efectuar las transacciones y/o operaciones, de manera clara, veraz y oportuna, además de disponer los canales que considere pertinente de acuerdo con el servicio requerido por el asociado para recibir la información.
Las cooperativas deberán brindar información clara sobre los medios y horarios a través de los cuales los asociados podrán conocer sobre los requisitos legales y reglamentarios de estas operaciones.
d) Establecer e implementar los procedimientos que permitan asegurar la satisfacción de las necesidades del asociado acorde con la oferta, compromiso y obligaciones acordadas entre este y la cooperativa.
e) Las demás que se consideren necesarias.
3. DEPOSITOS ELECTRONICOS
Los depósitos electrónicos son depósitos a la vista, diferentes de las cuentas de ahorro, a nombre de personas naturales o jurídicas. Los depósitos electrónicos que cumplan con las condiciones establecidas en el numeral 2 de este capítulo, podrán ser depósitos electrónicos de bajo monto, los demás serán considerados depósitos ordinarios de conformidad con la normatividad vigente que lo modifique, adicione o sustituya.
Cuando los depósitos electrónicos cumplan las condiciones de los depósitos de bajo monto, las condiciones de apertura serán las previstas en el numeral 2.2 del presente Capitulo, en los demás casos serán las condiciones que determine la cooperativa, de acuerdo con las políticas y condiciones que se definan para el producto, en atención a los riesgos asociados al mismo.
4. RIESGO OPERATIVO Y DE LAVADO DE ACTIVOS
Las cooperativas de ahorro y crédito, deberán considerar dentro de su sistema de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, los mecanismos que consideren pertinentes, para prevenir que los canales dispuestos por la cooperativa para la implementación de los depósitos de bajo monto, sean utilizados como instrumento para el lavado de activos y/o la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades, atendiendo los lineamientos establecidos en el Título V de la Circular Básica Jurídica.
Así mismo, deberán implementar mecanismos idóneos que les permitan identificar, medir, controlar y monitorear eficazmente el riesgo operativo al cual se exponen en el desarrollo de la actividad a través de los canales que se dispongan para el manejo de este producto, y contemplarlos dentro de los planes de contingencia y continuidad de negocio, dando cumplimiento a las instrucciones contenidas en el Capítulo IV del Título IV de la Circular Básica Contable y Financiera.
5. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Las cooperativas autorizadas para desarrollar la actividad financiera deberán incluir en sus políticas y procedimientos relativos a la administración y seguridad de la información, los criterios y requerimientos mínimos relativos a seguridad y calidad de la información que se maneja a través de canales e instrumentos definidos para el manejo de los depósitos de bajo monto.
5.1. Criterios mínimos requeridos.
Las cooperativas deberán incorporar los siguientes criterios para la seguridad de la información:
a) Confidencialidad: Hace referencia a la protección de la información cuya divulgación no está autorizada.
b) Integridad: La información debe ser precisa, coherente y completa desde su creación hasta su destrucción.
c) Disponibilidad: La información debe estar en el momento y en el formato que se requiera ahora y en el futuro, al igual que los recursos necesarios para su uso.
d) Efectividad: La información relevante debe ser pertinente y su entrega oportuna, correcta y consistente.
e) Eficiencia: El procesamiento y suministro de información debe hacerse utilizando de la mejor manera posible los recursos.
f) Confiabilidad: La información debe ser la apropiada para la administración de la cooperativa y el cumplimiento de sus obligaciones
5.2. Medidas generales
Con el fin de dar debida aplicación a los criterios antes indicados las cooperativas deberán adoptar, al menos, las medidas que se relacionan a continuación:
a) Disponer de procedimientos, equipos y controles necesarios, que permitan prestar los servicios y manejar la información en condiciones de seguridad y calidad.
b) Disponer que el envío de información confidencial y de los instrumentos para la realización de operaciones a sus asociados, se haga en condiciones de seguridad.
c) Dotar de seguridad la información confidencial de los asociados que se maneja en los equipos y redes de la cooperativa.
d) Velar porque la información enviada a los asociados esté libre de software malicioso.
e) Proteger las claves o contraseñas de acceso a los sistemas de información
f) Velar porque los niveles de seguridad de los elementos usados en los canales no se vean disminuidos durante toda su vida útil.
g) Ofrecer los mecanismos necesarios para que los asociados tengan la posibilidad de personalizar las condiciones bajo las cuales realicen operaciones monetarias por los diferentes canales, siempre y cuando estos lo permitan.
h) Ofrecer la posibilidad de manejar contraseñas diferentes para los instrumentos o canales, en caso de que estos lo requieran y/o lo permitan.
i) Establecer procedimientos para el bloqueo de canales o de instrumentos para la realización de operaciones, cuando existan situaciones o hechos que lo ameriten o después de un número de intentos de accesos fallidos por parte de un asociado, así como las medidas operativas y de seguridad para la reactivación de los mismos.
j) Definir los procedimientos y medidas que se deben ejecutar cuando se encuentre evidencia de la alteración de los dispositivos usados en los canales de distribución de servicios.
k) Contar con controles y alarmas que informen sobre el estado de los canales, y además permitan identificar y corregir las fallas oportunamente.
Los criterios y medidas previstos en el presente numeral se aplicarán sin perjuicio de dar estricto cumplimiento a la regulación y reglamentos en materia de riesgo operativo y seguridad de la información, establecidos en el Capítulo IV del Título IV de la Circular Básica Contable y Financiera y sus anexos, así como aquellos que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
DE LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS QUE NO EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA.
1. ORGANIZACIONES SOLIDARIAS OBJETO DE SUPERVISIÓN
Entre las organizaciones que no ejercen la actividad financiera, se encuentran las del sector solidario que no están sujetas a las normas sobre actividad financiera del cooperativismo, contenidas en la Ley 454 de 1998. A este grupo pertenecen, entre otras, (i)las cooperativas especializadas, multiactivas e integrales sin sección de ahorro; (ii) las precooperativas; (iii) las administraciones públicas cooperativas; (iv) las cooperativas de trabajo asociado; (v) los fondos de empleados; (vi) las asociaciones mutuales; (vii) las instituciones auxiliares del cooperativismo; (viii) los organismos de integración de segundo y tercer grado; (ix) y los innominados.
Los fondos de empleados y las asociaciones mutuales, aunque están expresamente autorizadas por el legislador para captar ahorros de sus asociados y colocarlos posteriormente entre éstos a través de créditos y, en general, para el aprovechamiento o inversión de los recursos captados, están regulados por normas especiales, tales como (Decreto 1480 de 1989, Decreto 344 de 2017, Decreto 961, 962 de 2018 y Decreto 704 de de 2019 para las asociaciones mutuales; Decreto Ley 1481 de 1989 y Ley 1391 de 2010 para los fondos de empleados y demás normas que los modifiquen, adicionen o deroguen).
Las anteriores organizaciones solidarias de la economía solidaria se encuentran bajo la inspección, vigilancia y control de la Delegatura para la Supervisión del Ahorro y la Forma Asociativa Solidaria, de conformidad con el Decreto 186 de 2004.
2. CONSTITUCIÓN
Para la obtención de su personalidad jurídica, las organizaciones supervisadas del sector de la economía solidaria se constituirán por escritura pública o por documento privado, mediante acta de asamblea de constitución, conforme e (artículo 14 de la Ley 79 de 1988, y los Decretos Ley que la reglamentan 1333 de 1989, 1480 de 1989, 1481 de 1989, 1482 de 1989, en concordancia con el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995 y demás normas que los modifiquen, adicionen o deroguen), así:
2.1. Asamblea de constitución
De conformidad con el artículo 14 de la Ley 79 de 1988 y el artículo 58 de la Ley 454 de 1998, la constitución de estas organizaciones se hará en asamblea de constitución, en la cual será aprobado el estatuto que contendrá los requisitos exigidos en el artículo 19 de la Ley 79 de 1988 y demás normas complementarias; y nombrados en propiedad los órganos de administración, vigilancia y control, cuando sea del caso.
El consejo de administración, junta directiva u órgano equivalente al órgano de administración de las organizaciones de economía solidaria, allí designado, nombrará el representante legal de la entidad quien será responsable de tramitar la inscripción y registro de la organización ante la Cámara de Comercio correspondiente.
El acta de la asamblea de constitución será firmada por todos los asociados fundadores, anotando su nombre completo, número de identificación legal, domicilio y el valor de los aportes iniciales.
El número mínimo de fundadores será de:
4. Veinte (20) personas para las cooperativas, salvo las excepciones consagradas en normas especiales.
5. Díez (10) personas para las cooperativas de trabajo asociado y las cooperativas agropecuarias, agroindustriales, piscícolas y mineras.
6. Diez (10) personas para los fondos de empleados.
7. Veinticinco (25) personas para las asociaciones mutuales.
8. Cinco (5) personas para las administraciones públicas cooperativas.
9. Cinco (5) personas para las precooperativas.
10. Diez (10) personas para los organismos de segundo grado de carácter nacional.
11. Cinco (5) personas para los organismos de segundo grado de carácter regional.
12. Doce (12) personas para los organismos cooperativos de tercer grado.
13. Dos (2) personas para las instituciones auxiliares de la economía solidaria que se constituyan bajo la naturaleza de asociaciones o corporaciones civiles.
14. Uno (1) persona para las instituciones de la economía solidaria que se constituyan bajo la naturaleza de fundaciones.
15. Si la institución auxiliar de la economía solidaria se constituye como fundación, no tendrá asociados sino fundador(es), y tendría un patrimonio con destinación específica.
16. Una (1) persona jurídica para las instituciones auxiliares de la economía solidaria creadas directamente por algún organismo del sector solidario.
3. REGISTRO
Se obtiene la personalidad jurídica mediante el registro en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la persona jurídica que se constituye, de conformidad con lo previsto en el artículo 63 de la Ley 454 de 1998 modificado por el artículo 146 del Decreto 019 de 2012 y las normas que la adicionen, modifiquen o complementen. El reporte de información de constitución deberá remitirse a esta Superintendencia dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al registro en la Cámara de Comercio correspondiente, en el formato dispuesto para tal fin conforme al artículo 12 del Decreto 427 de 1996 compilado en el Decreto 1074 de 2015.
Para tal efecto, la Superintendencia dispondrá de un formato de reporte de constitución y estado de situación financiera inicial de las organizaciones que no ejercen actividad financiera, por medio del capturador de información financiera (SISCES) dispuesto en la página web de esta Superintendencia www.supersolidaria.gov.co.
4. DE LA CONSTITUCIÓN DE LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS QUE NO EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA
Conforme a la normatividad aplicable las organizaciones solidarias vigiladas por esta Superintendencia deberán cumplir como mínimo con los siguientes requisitos de constitución:
4.1. Cooperativa
Para la constitución de una cooperativa se deberá tener y conservar en la organización la siguiente documentación:
a. Certificado del pago de los aportes sociales mínimos no reducibles expedido por el representante legal y en el caso de las Asociaciones Mutuales certificación del pago de las contribuciones económicas.
b. Acta de la asamblea de constitución.
c. Estatuto aprobado y firmado por el presidente y secretario de la asamblea, en el cual se indique la fecha de aprobación del mismo, y cumpla con las disposiciones legales vigentes
d. Certificación expedida por la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias o por la entidad competente, mediante la cual se acredite la educación cooperativa o en economía solidaria de los fundadores, con una intensidad no inferior a veinte (20) horas, según corresponda.
4.2. Cooperativa y precooperativa de trabajo asociado.
Para la constitución de una cooperativa o precooperativa de trabajo asociado se deberá tener y conservar en la organización la siguiente documentación:
a. Copia del acta de asamblea de constitución firmada por todos los asociados con documento de identidad y donde conste pago de aportes iniciales.
b. Estatuto vigente firmado por el presidente y secretario de la asamblea, indicando la fecha de aprobación del mismo.
c. Constancia del pago de por lo menos el 25% de los aportes iniciales, expedida por el representante legal.
d. Certificación expedida por la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias o por la entidad competente, mediante la cual se acredite la educación cooperativa o en economía solidaria con énfasis en trabajo asociado de los fundadores, con una intensidad no inferior a veinte (20) horas, según corresponda.
e. Cuando se trate de precooperativas de trabajo asociado, adicional a los documentos anteriores, se debe tener la constancia de compromiso de la entidad promotora.
4.3 Precooperativa
Cuando se trate de la constitución de una precooperativa, además de los documentos para constituir las cooperativas, se deberá tener la constancia de compromiso de la entidad promotora, salvo cuando la constitución de la precooperativa corresponda a programas de promoción y fomento adelantados por la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias.
4.4 Fondos de empleados
Para la constitución de un fondo de empleados, este deberá remitir la siguiente documentación:
a. Certificado del pago de los aportes sociales mínimos no reductibles expedido por el representante legal.
b. Acta de la asamblea de constitución, que contenga lo establecido en el artículo 5 del Decreto Ley 1481 de 1989.
c. Estatuto aprobado, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, firmado por el presidente y secretario de la asamblea, indicando la fecha de aprobación del mismo en el que conste el vínculo de asociación y el monto de los aportes sociales mínimos no reductibles.
d. Certificación expedida por la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias o por la entidad competente, mediante la cual se acredite la educación cooperativa o en economía solidaria de los fundadores, con una intensidad no inferior a veinte (20) horas, según corresponda.
4.4.1 Reporte Inicial de Idoneidad para los Fondos de Empleados de Categoría Plena.
Tratándose de constitución de fondos de empleados de categoría plena, se deberá allegar la siguiente documentación:
a. Acta de asamblea de constitución, que contenga los parámetros establecidos en el artículo 5 del Decreto Ley 1481 de 1989.
b. Estatuto aprobado y firmado por el presidente y secretario de la asamblea, indicando la fecha de aprobación del mismo, en el que conste el vínculo de asociación y el monto de los aportes sociales mínimos no reductibles de la entidad.
c. Hoja de vida de los administradores y asociados fundadores, así como la información que permita establecer su carácter, responsabilidad, idoneidad y situación patrimonial. Para tal efecto, las hojas de vida deberán diligenciarse, de forma completa, en original y legible (en el formato diseñado para tal fin), adjuntando los siguientes documentos) carta de aceptación del cargo debidamente firmada, iii) certificaciones de educación en economía solidaria, iv) copia de la consulta a las centrales de riesgo de cada uno de los elegidos. De igual forma, la Superintendencia consultará la siguiente información: certificado de antecedentes penales de la Policía, certificado de antecedentes disciplinarios, expedido por la Procuraduría, certificado de antecedentes fiscales, expedido por la Contraloría General de la República.
d. Estudio de factibilidad que demuestre la viabilidad del Fondo de Empleados que se pretende constituir, así como las razones que lo sustentan.
e. Proyección de estados financieros para los primeros cinco (5) años de operación, de acuerdo con el marco técnico normativo contable que le sea aplicable.
f. Procedimientos y herramientas que se van a utilizar para manejar los riesgos de crédito, las tasas de interés, operativo y el régimen de control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
g. Manuales o reglamentos internos de buen gobierno y de órganos de control social.
Para efectos de remitir la información solicitada para fondos de empleados, se deberá allegar el formato de reporte inicial de idoneidad, suministrado por esta Superintendencia. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.qov.co.
Esta Superintendencia impartirá instrucciones particulares, en los casos en que sus administradores no cuentan con la idoneidad o requisitos exigidos en la ley y el estatuto y/o determine que no existe viabilidad del fondo de empleados, cuando no se cuente con los procedimientos y herramientas para manejar y minimizar los riesgos a los que se encuentra expuesto en el desarrollo de su operación, o que pueda existir incumplimiento en el indicador de solidez y/o a los cupos individuales de crédito y concentración de operaciones, así como el reiterado incumplimiento a la normatividad legal vigente.
4.5. Instituciones Auxiliares del Cooperativismo
Cuando se constituya una institución auxiliar del cooperativismo se deberá tener y conservar en la organización la siguiente documentación:
a. Certificado del pago de los aportes sociales mínimos no reducibles expedido por el representante legal.
b. Acta de constitución.
c. Estatuto aprobado, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, firmado por el presidente y secretario del acto de constitución, indicando la fecha de aprobación del mismo.
d. Certificación expedida por la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias o por la entidad competente, mediante la cual se acredite la educación cooperativa o en economía solidaria de los fundadores, con una intensidad no inferior a veinte (20) horas, según corresponda.
Debe precisarse que el fin de las instituciones auxiliares de la economía solidaria está orientado exclusivamente a cumplir actividades de apoyo o complementarias al objeto social del organismo u organismos cooperativos que la constituyen y en ningún caso podrán desarrollar actividades que no les están permitidas a las cooperativas que ejercen actividad financiera, cuando estas sean sus constituyentes. Esto en razón a que se conciben para contribuir al crecimiento y desarrollo del sector cooperativo a través de acciones encaminadas al logro de los objetivos y propósitos económicos de las organizaciones solidarias en bien de los asociados y de la comunidad en general.
Es importante aclarar que las instituciones auxiliares en ningún caso pueden pretender reemplazar a las organizaciones de economía solidaria, o asumir el desarrollo del objeto social que éstas realizan, toda vez que se constituyen para apoyarlas y ayudarlas en el logro de sus propósitos, limitando su objeto a una sola actividad, de acuerdo con lo expresado en el artículo 123 de la Ley 79 de 1988.
4.6. Organismos de Segundo Grado
La misma documentación señalada para las cooperativas.
4.7. Organismos de Tercer Grado
La misma documentación señalada para las cooperativas.
4.8. Administraciones Públicas Cooperativas
Además de los requeridos para constituir cooperativas, se deberá tener y conservar en la organización la siguiente documentación:
a. Acta de la asamblea de constitución suscrita por los representantes legales de cada una de las entidades fundadoras.
b. Ley, ordenanza o acuerdo donde se autoriza al ente estatal la participación en la creación de la administración pública cooperativa.
c. Constancia de autorización para suscribir el acta de constitución expedida por las entidades fundadoras.
4.9. Asociaciones Mutuales
Para la constitución de una Asociación Mutual se deberá tener y conservar en la organización la siguiente documentación:
a. Certificado del pago de los aportes sociales mínimos no reductibles expedido por el representante legal y en el caso de las Asociaciones Mutuales certificación del pago de las contribuciones económicas.
b. Acta de la asamblea de constitución.
c. Estatuto aprobado y firmado por el presidente y secretario de la asamblea, en el cual se indique la fecha de aprobación del mismo, y cumpla con las disposiciones legales vigentes
d. Certificación expedida por la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias o por la entidad competente, mediante la cual se acredite la educación mutual de los fundadores, con una intensidad no inferior a diez (10) horas, según corresponda.
5. CANCELACIÓN DEL REGISTRO.
Esta Superintendencia puede ordenar la cancelación del registro de constitución de una organización de economía solidaria, en uso de la facultad otorgada por el numeral 11 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998 que señala:
"Ordenar la cancelación de la inscripción en el correspondiente registro del documento de constitución de una entidad sometida a su control, inspección y vigilancia o la inscripción que se haya efectuado de los nombramientos de sus órganos de administración, vigilancia, representantes legales y revisores fiscales, en caso de advertir que la información presentada para su inscripción no se ajusta a las normas legales o estatutarias. La cancelación de la inscripción del documento de constitución conlleva la pérdida de la personería jurídica, y a ella se procederá siempre que el defecto no sea subsanable, o cuando siéndolo ha transcurrido el plazo prudencial otorgado para su corrección".
Si después de registrados los documentos de constitución se advierte que alguno es falso, se procederá a la cancelación del registro de las personas y/o documentos vinculados con el mismo.
En el caso de las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado, la cancelación procederá de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1233 de 2008.
Para la cancelación del registro de constitución de una Organización Solidaria bajo la competencia de la Superintendencia de la Economía Solidaria se deberá adelantar el proceso administrativo que garantice el debido proceso contemplado, en el artículo 29 de la Constitución Política.
CONTROL DE LEGALIDAD DE REFORMAS ESTATUTARIAS DE ORGANIZACIONES QUE NO EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA.
1. REFORMA ESTATUTARIA
Si una organización de economía solidaria que no ejerce la actividad financiera realiza una reforma estatutaria aprobada por la asamblea general que no requiera de autorización previa de esta Superintendencia, deberá solicitar la realización del control de legalidad respectivo. Para tal efecto deberá remitir los siguientes documentos:
a. Formato para el control de legalidad de reformas estatutarias de organizaciones de la economía solidaria: Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co.
b. Acta de asamblea general debidamente aprobada, tomada del libro oficial de la organización, registrado ante la Cámara de Comercio o quien haga sus veces.
c. Si se realiza Asamblea de Delegados, se deberá allegar: Acta del consejo de administración u órgano equivalente donde se reglamenta y convoca a elecciones, reglamento de elección y el acta final de escrutinio.
d. Copia del acta del consejo de administración, o quien haga sus veces, donde se convoca de acuerdo con los estatutos. A falta de estipulación estatutaria, la asamblea deberá convocarse con una antelación no inferior a quince (15) días hábiles a la fecha de celebración.
e. Copia del estatuto vigente a la fecha de celebración de la asamblea, en caso de haberse enviado previamente a la Superintendencia, indicar la fecha y/o número de radicado.
- Copia del estatuto aprobado.
- Cuadro comparativo con los artículos reformados y los nuevos aprobados.
El Presidente de la Junta de Vigilancia u órgano de control que haga sus veces, deberá certificar en el formato de solicitud de trámite para control de legalidad de reformas estatutarias de organizaciones que no ejercen actividad financiera, dispuesto por esta Superintendencia, que realizó verificación sobre la fecha de corte y criterios, previstos en el estatuto y en la Ley, para determinar la habilidad e inhabilidad de los asociados y/o delegados para participar a la asamblea general y/o al proceso de elección de delegados, junto con la publicación del listado de asociados y/o delegados inhábiles, en la oportunidad prevista en el estatuto.
Nota: Los Fondos de Empleados deben efectuar la verificación de habilidad a la fecha de la convocatoria de la Asamblea general de conformidad con lo previsto en el parágrafo del artículo 27 del Decreto Ley 1481 de 1989.
Las Organizaciones Solidarias de primer y segundo nivel de supervisión, deberán enviar los anteriores documentos a esta Superintendencia, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la realización de la asamblea o al registro en Cámara de Comercio, cuando este sea exigible.
Para las organizaciones solidarias clasificadas en el tercer nivel de supervisión, este control de legalidad será selectivo, de acuerdo con el artículo 6 del Decreto 2159 de 1999, para tal efecto, la Superintendencia requerirá a las organizaciones que considere pertinentes.
2. DISPOSICIONES GENERALES
La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá en cualquier momento verificar la información suministrada, solicitar, cuando lo estime pertinente, documentos adicionales o efectuar visitas de inspección y revisión.
La Superintendencia de la Economía Solidaria ordenará, en cualquier momento, la cancelación del registro de inscripción de los nombramientos de los órganos de administración, vigilancia, representantes legales y revisores fiscales que se haya efectuado por una entidad sometida a su control, inspección o vigilancia, en caso de advertir que la información presentada para su inscripción no se ajusta a la realidad o a las normas legales o estatutarias.
De otra parte, cuando en asamblea general se realice nombramientos en cumplimiento de lo señalado en el artículo 7 de la Ley 454 de 1998, las entidades de la economía solidaria deberán consagrar en sus estatutos rigurosos requisitos para el acceso a los órganos de administración y control social, vigilancia estableciendo criterios que tengan en cuenta la capacidad y aptitudes personales, el conocimiento, integridad ética, antecedentes disciplinarios, penales y crediticios y la destreza de quienes ejercen la representatividad.
Las organizaciones deberán tener y conservar las hojas de vida de los miembros de los órganos de administración y control social, así como del representante legal con los soportes que acrediten la formación académica, experiencia y los antecedentes disciplinarios y judiciales.
En el caso de los fondos de empleados de categoría plena, deberán dar aplicación a las disposiciones contenidas en el Decreto 962 del 5 de junio de 2018, las demás normas que lo modifique, adicione o reglamente, así como también para aquellas organizaciones que hayan adoptado facultativamente tal disposición.
Cuando las entidades vigiladas dispongan la terminación de las relaciones laborales con sus funcionarios por virtud de irregularidades cometidas en su gestión, o a causa de comportamientos que riñen con el debido manejo de los recursos de la entidad, deberán informarlo a esta Superintendencia en forma inmediata, esto es a más tardar dentro de los 30 días siguientes a su remoción.
Las organizaciones de economía solidaria deberán tener a disposición de la Superintendencia los documentos mencionados anteriormente en la sede de la organización entidad.
PRÓRROGA PARA LA CONVERSIÓN DE PRECOOPERATIVA A COOPERATIVA.
1. SOLICITUD DE PRÓRROGA
De conformidad al artículo 125 de la Ley 79 de 1988, el cual dispone que a juicio de esta Superintendencia se puede prorrogar el término de duración de la precooperativa, esta organización deberá presentar con una antelación de noventa (90) días antes de la expiración del plazo de cinco (5) años de duración de la misma los siguientes documentos para el trámite de la prórroga:
a. Formato de solicitud de trámite para la aprobación de prórroga de conversión de precooperativa, indicando dirección para notificaciones. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co
b. Estatuto vigente.
c. Acta de la junta de asociados, tomada del libro oficial de la entidad, debidamente aprobada, donde conste la reforma estatutaria que aprueba la ampliación del término de duración.
En caso de ser una junta de delegados, anexar la siguiente información:
- Acta del comité de administración en donde se reglamenta la elección y se convoca a las elecciones.
- Reglamento de elección.
- Actas de escrutinios.
- Constancia de verificación de los asociados hábiles e inhábiles expedida por el comité de vigilancia.
- Constancia de publicación de la lista de los asociados inhábiles.
d. Acta del comité de administración donde se convoca a junta de asociados, tomada del libro oficial.
e. Documento con la exposición de los motivos que justifican la no conversión en el término de los cinco (5) años suscrito por el representante legal, cuyo documento debe contener, entre otros, los siguientes aspectos:
- Datos y cifras tomadas de los libros de contabilidad de la entidad interesada que hubieran servido de base para establecer las condiciones en que continuará funcionando la precooperativa.
- Discriminación de los activos y pasivos de la entidad.
- Relación de asociados vigentes.
- Aspectos administrativos, financieros y jurídicos que permitan asegurar la continuidad a la entidad.
f. Concepto de la entidad promotora sobre la viabilidad de la precooperativa.
g. Estados financieros básicos correspondientes al corte del último trimestre previos a la presentación de la solicitud de prórroga de la precooperativa, debidamente certificados conforme a lo dispuesto en la sección 3 de la NIIF para Pymes señaladas en el Decreto 2483 de 2018 concordante con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, incluyendo las notas y el dictamen del revisor fiscal (artículo 38 ibídem) y demás normas que las modifiquen, adicionen o deroguen.
El Presidente de la Junta de Vigilancia u órgano de control que haga sus veces, deberá certificar en el Formato de solicitud de trámite para la aprobación de prórroga de conversión de precooperativa, dispuesto por esta Superintendencia, que realizó verificación, sobre la fecha de corte y criterios para determinar la habilidad e inhabilidad de sus asociados informando claramente la fecha de la verificación y la respectiva publicación del listado de asociados.
2. REGISTRO
Una vez obtenida la aprobación de la citada prórroga, la precooperativa deberá registrar el Acta donde conste la ampliación del término de duración, junto con la aprobación emitida por esta Superintendencia en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la entidad dentro de los 10 días hábiles siguientes a la notificación del acto administrativo que la concedió e informar de la inscripción a esta Superintendencia dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes, para su verificación.
3. NORMAS SUPLETORIAS
Se aplicarán como normas supletorias las previstas en la Ley 79 de 1988 de conformidad con la remisión expresa establecida en el artículo 28 del decreto 1333 de 1989.
APROBACIÓN DE CONVERSIÓN DE PRECOOPERATIVA A COOPERATIVA.
1. SOLICITUD
De conformidad con lo previsto en el artículo 125 de la Ley 79 de 1988, las precooperativas deberán evolucionar hacia cooperativas, en un término de cinco (5) años. La Superintendencia de la Economía Solidaria aprobará la conversión de precooperativa a cooperativa, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 21 del Decreto 1333 de 1989.
Las precooperativas, deberán a más tardar noventa (90) días antes a la expiración del plazo de cinco (5) años de duración de la misma, adjuntar los siguientes documentos:
a. Formato de aprobación para la conversión de precooperativa a cooperativa Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co.
b. Estatuto vigente de la precooperativa y de la cooperativa en que se desea convertir.
c. Acta de la junta de asociados, tomada del libro oficial, donde conste la reforma estatutaria de conversión a Cooperativa.
d. En caso de ser una junta de delegados, se deberá anexar la siguiente información: acta del comité de administración en donde se reglamenta la elección y se convoca a las elecciones, reglamento de elección, actas de escrutinios, verificación de los asociados hábiles e inhábiles por parte del comité de vigilancia.
e. Acta del comité de administración donde se convoca a junta de asociados, tomada del libro oficial.
f. Documento con la exposición de la viabilidad de la Cooperativa en que se convierte suscrito por el representante legal. Entre otros aspectos debe contener:
- Los datos y cifras tomados de los libros de contabilidad de la entidad interesada que hubieran servido de base para establecer las condiciones en que funcionará la Cooperativa.
- La discriminación de los activos y pasivos de la entidad.
- La relación de asociados vigentes.
- Los aspectos administrativos, financieros y jurídicos que permitan asegurar la continuidad de la organización.
g. Estados financieros básicos correspondientes al corte del último trimestre previos a la presentación de la solicitud de conversión de la precooperativa, debidamente certificados conforme a lo dispuesto en la sección 3 de la Niif para Pymes señaladas en el Decreto 2483 de 2018 concordante con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, incluyendo las notas y el dictamen del revisor fiscal (artículo 38 ibídem) y demás normas que las modifiquen, adicionen o deroguen.
El presidente de la Junta de Vigilancia u órgano de control que haga sus veces, deberá certificar en el Formato de aprobación para la conversión de precooperativa a cooperativa, dispuesto por esta Superintendencia, que realizó verificación, sobre la fecha de corte y criterios para determinar la habilidad e inhabilidad de sus asociados informando claramente la fecha de la verificación y la respectiva publicación del listado de asociados.
La Superintendencia de la Economía Solidaria dentro del trámite de conversión podrá solicitar documentos adicionales y que requiera para el análisis de la aprobación.
2. REGISTRO
Una vez obtenida la aprobación de conversión de Precooperativa a Cooperativa, la organización deberá registrar el Acta donde consta la reforma estatutaria, junto con la aprobación emitida por esta Superintendencia en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la entidad dentro de los 10 días hábiles siguientes a la notificación del acto administrativo que la concedió e informar de la inscripción a esta Superintendencia dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes, para su verificación.
3. NORMAS SUPLETORIAS. <Numeral modificado por la Circular 31 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>
Para el caso de conversión se aplicarán como normas supletorias las previstas en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.
RÉGIMEN DE INSOLVENCIA PATRIMONIAL.
Cuando una organización de economía solidaria que no ejerza actividad financiera, no se encuentre dentro de los supuestos de exclusión y cumpla con alguno de los requisitos exigidos en la Ley 1116 de 2006, podrá acogerse a lo allí dispuesto, y solicitar ante el juez civil del circuito de su domicilio principal el inicio del proceso de reorganización, con el cual, a través de un acuerdo, se pretende preservar empresas viables y normalizar sus relaciones comerciales y crediticias, mediante su reestructuración operacional, administrativa, de activos o pasivos.
De acuerdo con lo previsto en el parágrafo 2 del artículo 6o de la ley en mención, la Superintendencia de la Economía Solidaria conservará sus facultades de supervisión de manera permanente durante el proceso, sin perjuicio de las atribuciones conferidas al juez de concurso.
AUTORIZACIÓN DE ASOCIACIÓN DE PERSONAS NATURALES EN ORGANISMOS DE SEGUNDO GRADO DE CARÁCTER ECONÓMICO.
1. SOLICITUD
Si un organismo de segundo grado de carácter económico pretende asociar personas naturales deberá solicitar autorización a la Superintendencia de la Economía Solidaria y allegar la siguiente documentación:
a. Formato de solicitud de autorización para la asociación de la(s) persona(s) naturales indicando dirección para notificaciones. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co.
b. Poder de las personas naturales debidamente otorgado, en caso de actuar por intermedio de apoderado.
c. Acta del órgano competente para aceptar la asociación de persona(s) natural(es), tomada del libro oficial, en caso de que dicha autorización no se encuentre expresamente contenida en el Estatuto de la organización.
d. Solicitud de asociación de la(s) persona(s) natural(es) al organismo de segundo grado, junto con los anexos exigidos para ser asociado.
e. Estatuto vigente de la Organización
EXONERACIÓN DE REVISOR FISCAL.
Las organizaciones de la economía solidaria que no ejercen actividad financiera, sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria podrán eximirse de la obligación de elegir revisor fiscal (principal y suplente), sin la autorización de la Superintendencia de la Economía Solidaria, si cumplen con los siguientes requisitos:
- Que a diciembre 31 del año inmediatamente anterior hayan registrado un total de activos iguales o inferiores a trecientos (300) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
- Que no arrojen pérdidas. Este requisito no se tendrá en cuenta para aquellas entidades que a diciembre 31 del año inmediatamente anterior tengan menos de dos (2) años de constituidas.
La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá eximir a las organizaciones de tener un revisor fiscal, cuando las circunstancias económicas, de ubicación geográfica o el número de asociados lo justifique.
El Superintendente de la Economía Solidaria, evaluará la pertinencia de autorizar o no tal exoneración.
Cuando dichas organizaciones decidan no elegir revisor fiscal, los estados financieros deberán estar certificados por el representante legal y el contador público.
Para el caso de la Administraciones Públicas Cooperativas, en ningún caso podrán eximirse de la obligación de elegir revisor fiscal (principal y suplente), desde su constitución.
NORMATIVIDAD APLICABLE A LA CONTRATACIÓN CELEBRADA POR LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS COOPERATIVAS.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 1150 de 2007, que modificó la Ley 80 de 1993, las cooperativas, las asociaciones conformadas por entidades territoriales y en general los entes solidarios de carácter público estarán sometidos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
Adicionalmente las administradoras públicas cooperativas prestarán servicios a sus asociados y cuando lo hagan a terceros los excedentes que se generen se llevarán a un fondo no susceptible de repartición, de carácter patrimonial.
DE LAS DISPOSICIONES COMUNES A LAS ORGANIZACIONES SUPERVISADAS.
DE LAS ACTUACIONES ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
1. DEL DERECHO DE PETICIÓN EN GENERAL
Las solicitudes que se presenten ante la Superintendencia, en ejercicio del derecho de petición, deberán dirigirse de manera respetuosa y podrán formularse verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos (físico, medio electrónico o vía fax, entre otros) siempre que sea posible verificar la identidad del peticionario y la fecha de recibo de las mismas.
La Superintendencia reglamentó mediante Resolución 2020113000435 de 17 de enero de 2020, el trámite interno de las peticiones que le corresponde resolver, dando aplicación al artículo 22 de la Ley 1437 de 2011 (modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015), para garantizar el buen funcionamiento de los servicios a su cargo, por lo que se expresa en la presente Circular será de acuerdo al tenor de dicha reglamentación.
2. CONSULTAS
La Superintendencia de la Economía Solidaria resolverá las consultas, escritas o verbales, relacionadas con las funciones a su cargo, sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales.
Sin perjuicio de lo anterior, el usuario podrá consultar en la página web de la entidad www.supersolidaria.gov.co. Link conceptos jurídicos y contables, que desarrollan temas ya resueltos.
De igual manera esta Entidad cuenta con un Centro de Interacción Ciudadana, donde el usuario, podrá acercarse para que le resuelvan la consulta o sea direccionada al área correspondiente.
Con el fin de asegurar lo previsto en el presente numeral, la Superintendencia de la Economía Solidaria dispondrá lo necesario para que los interesados puedan consultar los documentos respectivos, tanto en medio físico como a través de una base de datos constituida para tal efecto.
Para la atención de consultas, la Superintendencia podrá apoyarse en distintos organismos para la obtención de colaboración técnica en el desarrollo de su función de supervisión. (Parágrafo 2 artículo 36 de la Ley 454 de 1998).
Igualmente, esta Superintendencia podrá celebrar convenios con los consultorios jurídicos de las facultades de derecho, y las de contaduría y/o ciencias económicas, con el fin de que se preste apoyo, a los particulares, sobre materias propias de la economía solidaria.
3. TÉRMINOS PARA LA RESPUESTA DE LA CONSULTA
Las consultas serán resueltas dentro los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de su recepción. Las respuestas no comprometerán la responsabilidad de la Superintendencia de la Economía Solidaria, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución conforme al artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y lo Contencioso Administrativo.
4. NOTIFICACIÓN DE PETICIONES Y CONSULTAS
Las comunicaciones que resuelvan peticiones deberán notificarse al peticionario por cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos (físico, corro electrónico, entre otros).
Aquellos tramites, procesos y procedimientos que se inicie y que incluya por parte del peticionario la dirección electrónica, con la sola radicación se entenderá que se ha dado autorización.
Las personas jurídicas de derecho privado, inscritos en el registro mercantil o en el registro de entidades sin ánimo de lucro que lleva la Cámara de Comercio, serán notificados en la dirección electrónica que reposa en el certificado de existencia y representación legal. Si se registran varias direcciones, la notificación podrá surtirse en cualquiera de ellas.
Sin perjuicio de lo anterior, todas las decisiones relativas a peticiones de información estarán sujetas a los recursos y acciones legales pertinentes.
5. NOTIFICACIONES POR AVISO
Si la Superintendencia de la Economía Solidaria, no puede hacer la notificación personal al cabo de los cinco (5) días hábiles del envío de la citación, ésta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección o al correo electrónico que figure en el expediente. (Inciso 1 del artículo 69 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo)
De otra parte, cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la Superintendencia, por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerara surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. (Inciso 2 del artículo 69 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo).
6. DE LOS RECURSOS EN SEDE ADMINISTRATIVA
Contra los actos definitivos de las actuaciones administrativas adelantadas ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, procederán los recursos de reposición y apelación previstos en el artículo 74 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Ahora bien, contra los actos administrativos definitivos expedidos por el Superintendente de la Economía Solidaria sólo procederá el recurso de reposición.
En caso tal del rechazo de los recursos, contra este procederá el recurso de queja, de acuerdo a lo establecido en el numeral 3 del artículo 74 de la Ley 1437 de 2011.
Contra los actos proferidos por la Superintendencia de la Economía Solidaria mediante los cuales se niegue la consulta o información de determinados documentos o copia o fotocopia de los mismos aduciendo su carácter reservado, sólo procede la insistencia, en los términos señalados en el artículo 26 de la Ley 1437 de 2011.
7. OPORTUNIDAD Y PRESENTACIÓN
Los recursos de reposición y apelación contra los actos expedidos por la Superintendencia de la Economía Solidaria, cuando haya lugar a ello, deberán interponerse dentro del plazo legal de conformidad con lo dispuesto en el artículo 76 y subsiguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo personalmente en la Secretaria General de la Superintendencia; salvo en el que caso que quien lo presenta haya sido reconocido en la actuación (Artículo 77 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo).
Los aspectos no contemplados en este Título se regirán por las disposiciones del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y sus normas complementarias.
QUEJAS PRESENTADAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍASOLIDARIA POR DEFICIENTE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LAS ORGANIZACIONES VIGILADAS O POR VIOLACIÓN DE LAS NORMAS QUE RIGEN SU ACTIVIDAD.
1. DEFINICIÓN
Para efectos del presente capítulo, se entenderá como queja, la petición respetuosa que eleve ante esta Superintendencia quien acredite un interés legítimo contra las organizaciones de la economía solidaria supervisadas por esta Superintendencia o contra los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia, y al manejo de sus bienes, que relacionen con:
- Presuntas violaciones a las normas que rigen la actividad de economía solidaria por parte de una organización vigilada, que de acuerdo con la función de supervisión de la Superintendencia deben ser de su conocimiento.
- Las manifestaciones de inconformidad por la violación de los derechos generales de los consumidores y usuarios, los cuales estarán sujetas a los principios y reglas que rigen la protección de los consumidores financieros (Ley 1328 de 2009), el Estatuto de Protección al Consumidor (Ley 1480 de 2011) y demás normas que las adicionen o complementen.
- Presuntas actuaciones violatorias de disposiciones legales, estatutarias o reglamentarias por parte de los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las organizaciones supervisadas y que de acuerdo con la función de supervisión de la Superintendencia deben ser de su conocimiento.
Se entenderá por interés legítimo aquella manifestación de protesta, censura, insatisfacción, descontento o inconformidad en relación con una conducta que se considera irregular relacionada con el funcionamiento, administración y la prestación de servicios por parte de las organizaciones vigiladas.
En virtud de lo dispuesto en el artículo 40 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con lo establecido en el artículo 59 de la Ley 454 de 1998 y los numerales 13 del artículo 9 y 19 del artículo 10 del Decreto 186 de 2004 la presentación de quejas contra una organización solidaria, deberán surtirse inicialmente ante el órgano de control social, y en relación con la actuación de los miembros de los órganos de administración y control de las organizaciones de la economía solidaria, deberá surtirse ante la Superintendencia directamente.
2. TRÁMITE DE QUEJAS FORMULADAS DIRECTAMENTE ANTE LAS ORGANIZACIONES DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
Cuando la queja sea presentada directamente a la organización solidaria vigilada, esta deberá observar lo establecido en el acuerdo cooperativo, el estatuto y los reglamentos internos para atención de quejas, es decir, contestar de fondo, en forma precisa, concreta y oportuna cada una de las inquietudes planteadas por el quejoso y si fuere del caso, aplicar el procedimiento para resolver conflictos transigibles entre los asociados o entre éstos y la organización solidaria, por causa o con ocasión de actos cooperativos o solidarios.
El órgano de control social es el encargado de darle trámite y solicitar a los órganos competentes la aplicación de los correctivos pertinentes, con fundamento en las funciones asignadas en la ley y en los estatutos.
Por lo anterior, el trámite interno de la queja surtido ante los órganos de control social, o el agente especial o liquidador cuando se trate de organizaciones que se encuentre en toma de posesión debe cumplir, por lo menos, los siguientes pasos:
- La queja presentada, debe contener: el motivo, las razones en que se apoya la queja, la relación de documentos y anexos que se acompaña, y la firma del peticionario.
- La respuesta debe ser completa, clara, precisa y comprensible dirigida al quejoso, con fundamento de derecho, estatutos o reglamentos que soporten la posición de la organización solidaria, junto con los documentos que estime pertinente.
- La solicitud por escrito del órgano de control social a los órganos competentes de los correctivos pertinentes para la solución de la queja.
- La queja deberá ser resuelta dentro del término establecido en los estatutos, el cual en ningún caso podrá superar los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que fue recibida la queja o petición.
La renuencia injustificada por parte del órgano de control social, o administradores para atender la reclamación del quejoso dará lugar a las medidas de supervisión adelantadas por esta Superintendencia.
Cuando el órgano de control social tenga conocimiento de graves irregularidades al interior de la organización, presuntamente constitutivas de hechos punibles existentes en nuestro ordenamiento jurídico, deben ser puestas en conocimiento de las autoridades judiciales competentes.
3. PRESENTACIÓN ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE LAS QUEJAS CONTRA LAS ORGANIZACIONES VIGILADAS.
Esta Superintendencia, por intermedio de sus delegaturas y según el ámbito de competencia, resolverá las quejas que, habiendo sido presentadas ante los órganos de control social (juntas de vigilancia, comités de control social, juntas de control social) no hayan tenido respuesta por parte de dichos órganos o la respuesta respectiva no hubiere sido apropiada.
Las quejas que correspondan a las actuaciones de los miembros de los órganos de administración y control de las organizaciones de la economía solidaria, deberá surtirse directamente ante esta Superintendencia.
La Superintendencia evaluará la respuesta dada a la queja por parte de la organización y de hallarla conforme a la normatividad aplicable y al estatuto, así se lo hará saber al peticionario, de lo contrario iniciará las acciones de supervisión a que haya lugar, informando de su avance o resultado cuando corresponda de acuerdo con el procedimiento aplicable en cada caso.
Adicionalmente, el quejoso deberá acreditar documentalmente la inatención apropiada de la queja por parte del órgano de control social respectivo (juntas de vigilancia, comités de control social, juntas de control social), con el fin de que surta el respetivo trámite ante la Superintendencia de la Economía Solidaria.
3.1. REQUISITOS
Las quejas que se formulen por escrito deberán presentarse con el lleno de los siguientes requisitos:
- La designación de la autoridad a quien se dirige.
- Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y o apoderado, indicando la clase y número de documento de identidad, así como, la dirección física o electrónica dispuesta para recibir notificaciones. Si el peticionario es una persona jurídica que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección de correo electrónico.
- Nombre y Nit de la organización vigilada contra la cual presenta su queja.
- El objeto de la petición.
- Las razones en las que fundamenta su petición.
- La relación de los documentos que desee presentar para iniciar el trámite.
- La firma del peticionario o peticionarios cuando fuere el caso.
3.2. TÉRMINO
El término para atender las quejas será el dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, modificado por la Ley 1755 de 2015, contados a partir del día siguiente a la fecha de radicación de la queja. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando, si es del caso, la fecha en la que se enviará la respuesta, que en todo caso no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.
TASA DE CONTRIBUCIÓN.
1. CONCEPTO Y MARCO LEGAL
La contribución son recursos necesarios para cubrir los gastos de funcionamiento e inversión de la Superintendencia de la Economía Solidaria y corresponde a los pagos efectuados por las organizaciones sujetas a su inspección, control y vigilancia, conforme a lo señalado en el artículo 37 de la Ley 454 de 1998 y el artículo 29 del Decreto 111 de 1996.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 38 de la Ley 454 de 1998, la Superintendencia tendrá en cuenta para la liquidación del tributo, los siguientes criterios:
"1. El costo total de la contribución se distribuirá entre los distintos grupos de entidades según su actividad económica y nivel de supervisión con el fin de que la contribución se pague en proporción al gasto que le implique al Estado el ejercicio del control, inspección y vigilancia de cada grupo de entidades.
2. El costo de contribución para cada entidad será hasta del dos (2) por mil (1.000) sobre sus activos totales, de acuerdo con los estados financieros al corte del año inmediatamente anterior.
3. Cuando una organización de economía solidaria no suministre oportunamente los balances cortados a 31 de diciembre del año anterior o no liquide la contribución respectiva, la Superintendencia la liquidará aplicando a la contribución del período anterior un incremento correspondiente al promedio de la tasa de crecimiento de los activos totales de las entidades del sector con un ajuste adicional del cinco por ciento (5%).
4. Cuando la entidad no hubiere estado sometida a inspección, vigilancia y control durante todo el período considerado para establecer la contribución ésta se liquidará en proporción al lapso durante el cual se haya practicado la supervisión."
2. LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LA CONTRIBUCIÓN
La liquidación de la contribución se hará teniendo en cuenta los activos totales reportados por cada organización en los estados financieros de propósito de información general, con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, en los plazos establecidos en
Circular Externa de "Cobro Tasa de Contribución" que año a año expide ésta Superintendencia.
En caso de que las organizaciones no reporten la información financiera requerida según las fechas establecidas, se dará aplicación a lo dispuesto en el numeral 3o del artículo 38 de la Ley 454 de 1998 para la liquidación de la contribución, sin perjuicio de las investigaciones administrativas a que haya lugar, por el no reporte oportuno de la información.
Adicionalmente, las organizaciones podrán solicitar por escrito debidamente motivado a esta Superintendencia, la reexpresión de su información financiera, y el valor de los activos que presenten variaciones con el fin de que la Superintendencia reliquide la contribución a pagar.
El pago extemporáneo de la contribución ocasionará el cobro de intereses moratorios desde el vencimiento de la fecha límite de pago, hasta cuando se realice el pago de la contribución.
Las organizaciones solidarias cuyos activos sean inferiores al monto requerido para pagar la contribución, estarán exentas de su pago, siempre y cuando hayan reportado oportunamente su información financiera, toda vez que según lo dispuesto en el numeral 3o del artículo 38 de la Ley 454 de 1998 se puede dar lugar a la modificación de esta circunstancia.
Así mismo, las organizaciones que se encuentren en proceso de liquidación (voluntaria o forzosa) se les liquidará la contribución de acuerdo con los activos oportunamente reportados.
3. PROPORCIONALIDAD
Para la liquidación de la contribución por concepto de proporcionalidad, la Superintendencia aplicará lo establecido en el numeral 4 del artículo 38 de la Ley 454 de 1998.
La liquidación proporcional de la contribución que deban realizar las organizaciones constituidas en la vigencia a liquidar, para la liquidación de la contribución se tendrá en cuenta la fecha del registro de constitución que certifique la Cámara de Comercio del domicilio principal de la contribuyente, y la misma guardará proporción con los activos reportados.
En los casos en que una organización supervisada sea fusionada o escindida, la responsable del pago de la contribución será la organización supervisada resultante del proceso, a partir de la fecha de inscripción que certifica la Cámara de Comercio de la fusión o escisión, teniendo en cuenta los activos reportados. De la misma manera se procederá en los casos de escisión o fusión para integrarse a organizaciones solidarias supervisadas ya existentes y cuando la organización se transforme en otra organización solidaria objeto de supervisión.
4. LIQUIDACIÓN DE LA CONTRIBUCIÓN EN LOS CASOS DE REPORTE EXTEMPORÁNEO O NO REPORTE DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA NECESARIA PARA LA LIQUIDACIÓN DE LA CONTRIBUCIÓN.
La liquidación de la contribución por reportes extemporáneos o no reporte, se hará teniendo en cuenta la última contribución cobrada, la cual se ajustará aplicándole un incremento correspondiente al promedio de los dos últimos años de la tasa de crecimiento de los activos totales de las organizaciones del sector de economía solidaria, (según la información que suministre la Oficina de Planeación y Sistema de la Superintendencia) con un ajuste adicional del cinco por ciento (5%).
<Ver Notas de Vigencia> La tasa de crecimiento será calculada por la Superintendencia de la Economía Solidaria, teniendo en cuenta el valor total de activos reportados por las organizaciones a 31 de diciembre de cada vigencia, esta será publicada en la página web de esta Superintendencia a más tardar el 25 de febrero* de cada vigencia.
EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA.
1. DEPENDENCIA ENCARGADA DE EXPEDIR CERTIFICACIONES
La Secretaría General de la Superintendencia de la Economía Solidaria, en ejercicio de sus funciones, expedirá las certificaciones requeridas que no se refieran a las funciones de vigilancia, inspección y control atribuidas a las Delegaturas.
2. CERTIFICACIONES DE VIGILANCIA.
El certificado se puede solicitar por oficio dirigido a la Delegatura que ejerza la función de inspección, vigilancia y control, para ello el interesado deberá radicar un oficio en la ventanilla de correspondencia de esta Superintendencia o por los canales virtuales oficiales dispuestos para ello, la cual debe cumplir con los siguientes requisitos:
(a) Todas las solicitudes de constancia de vigilancia requeridas por las entidades del sector real supervisadas y con destino a terceros, deberán contener la razón social y el nombre del solicitante, domicilio, dirección y correo electrónico de la entidad destinatária y las razones por las cuales se requiere su expedición.
(b) La Superintendencia de la Economía Solidaria remitirá directamente las constancias de vigilancia a las entidades destinatarias.
(c) Las constancias de vigilancia podrán ser solicitadas por las entidades, justificando en su solicitud los motivos por los cuales se requiere su expedición.
(d) Las solicitudes de constancia de vigilancia que no cumplan con los requisitos señalados, no serán expedidas.
Dicha solicitud será atendida como una petición en virtud de lo que establece la Ley 1755 de 2015.
3. INSTRUMENTOS DE INFORMACIÓN AL PÚBLICO
La Superintendencia de la Economía Solidaria, a través del Centro de Interacción Ciudadana y su página web, pondrá a disposición del público en general la información relacionada con las normas básicas del sector de la economía solidaria; y las normas que hacen referencia a su funcionamiento y los trámites que adelanta.
Igualmente, publicará horarios de trabajo, ubicación y demás indicaciones que sean necesarias para que los usuarios puedan acceder y ejercer sus derechos ante la Superintendencia.
DE LAS OBLIGACIONES DE LAS ORGANIZACIONES SUPERVISADAS 1. LIBROS OFICIALES.
Todas las organizaciones vigiladas deberán tener, diligenciar y conservar los libros oficiales de actas, de registro de asociados y contables. Los libros deben exhibirse en el domicilio principal de la Organización.
De conformidad con la remisión normativa del artículo 158 de la Ley 79 de 1988 y el artículo 58 de la ley 454 de 1998, en materia de obligaciones respecto a los libros de las organizaciones de la economía solidaria, se dará aplicación en lo pertinente a lo dispuesto en el Título IV, del libro Primero del Código de Comercio.
1.1. REGISTRO DE LIBROS
Las organizaciones solidarias supervisadas deberán registrar ante las Cámaras de Comercio de su domicilio principal, los siguientes libros:
- Libro de actas de asamblea general.
- Libro de registro de asociados.
En cuanto a los libros contables obligatorios que deben llevar las vigiladas, se deberá tener en cuenta lo establecido en la Circular Básica Contable y Financiera.
2. FUNCIÓN DE REGISTRO
La función de registro de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esta formalidad y de certificación de existencia y representación legal de las organizaciones supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, estará a cargo de las Cámaras de Comercio, de acuerdo con las normas previstas para el registro de entidades sin ánimo de lucro y/o Registro Único Empresarial y Social RUES, observando lo dispuesto en el Decreto Ley 019 de 2012 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o complementen, sin perjuicio de las autorizaciones especiales que para efectuar los registros, deba expedir esta Superintendencia de acuerdo con sus facultades.
2.1 REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS:
Las organizaciones de economía solidaria podrán llevar sus libros en medios electrónicos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 56 del Código de Comercio y demás normas que regulen la materia.
3. REFORMAS ESTATUTARIAS
Las reformas estatutarias deberán inscribirse en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización; so pena de no ser oponible ante terceros.
3.1. Solemnización de la reforma
Cuando una organización de economía solidaria se haya constituido por escritura pública, la solemnización de toda reforma estatutaria posterior, deberá acreditarse mediante la misma forma, dentro de los treinta (30) días hábiles siguiente a la fecha de su otorgamiento. Para tal efecto deberá remitir a esta Superintendencia copia de la misma y copia íntegra de los estatutos sociales debidamente actualizados.
3.2. Vigencia de las reformas estatutarias.
La entrada en vigencia de las reformas de estatutos de las organizaciones del sector solidario supervisadas por esta Superintendencia, no se encuentra reglamentado por la legislación vigente.
Sin embargo, por remisión expresa del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, para resolver este punto, es pertinente acudir a las disposiciones sobre sociedades contempladas en el código de comercio, las que pueden ser aplicadas a las organizaciones de economía solidaria, en la medida en que sean compatibles con su naturaleza.
Para el caso concreto, resulta aplicable lo dispuesto por el artículo 158 del Código de Comercio, el cual señala:
"ART. 158.- Toda reforma del contrato de sociedad comercial deberá reducirse a escritura pública que se registrará como se dispone para la escritura de constitución de la sociedad, en la cámara de comercio correspondiente al domicilio social al tiempo de la reforma.
"Sin los requisitos anteriores la reforma no producirá efecto alguno respecto de terceros. Las reformas tendrán efectos entre los asociados desde cuando se acuerden o pacten conforme a los estatutos."
En consecuencia, teniendo en cuenta que el órgano encargado de reformar los estatutos de las organizaciones del sector solidario es la asamblea general, se concluye que por regla general una reforma estatutaria de una organización del sector solidario, adquiere vigencia entre sus asociados a partir del momento en que es aprobada por el máximo órgano de administración conforme a los estatutos.
Sin perjuicio de lo anterior, esta Superintendencia encuentra viable, adicionalmente, las siguientes posibilidades:
a) Que se establezca expresamente en los estatutos la fecha a partir de la cual entran en vigor las reformas estatutarias.
b) Que la Asamblea General, como máximo órgano de administración en el mismo acto en que aprueba una reforma estatutaria, determine la fecha a partir de la cual ésta entra en vigor.
Ahora bien, para que dicha reforma tenga efectos respecto de terceros, es decir, sea oponible a los mismos, es necesario que se registre en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización solidaria.
Teniendo en cuenta que las organizaciones de economía solidaria pueden constituirse por escritura pública o por documento privado, según lo dispuesto en el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995, se presentan dos situaciones a distinguir:
a) Para aquellas organizaciones que se constituyeron o elevaron a escritura pública el acuerdo cooperativo o solidario, opera el citado artículo 158 del código de comercio, en cuanto a que se debe elevar a escritura pública la reforma estatutaria y registrarla en la
Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización, y una vez realizado el registro tendrá efectos ante terceros.
b) En las organizaciones cuyo acuerdo cooperativo o solidario obra en documento privado, la reforma estatutaria tiene efectos ante terceros, una vez se ha hecho la inscripción del documento privado correspondiente en el que conste la respectiva reforma en la Cámara de Comercio.
AUTORIZACIÓN PARA LA TRANSFORMACIÓN, FUSIÓN Y ESCISIÓN DE LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS.
Las organizaciones de economía solidaria que pretendan realizar fusión, transformación y escisión requerirán de reconocimiento previo al registro en Cámara de Comercio, por parte de esta Superintendencia.
En lo que respecta a las organizaciones que ejercen actividad financiera, podrá efectuarse la solicitud de reconocimiento previo en cualquiera de los siguientes dos escenarios:
1. Expresando la intención de fusión, transformación o escisión con no menos de tres (3) meses de antelación a la reunión de los órganos correspondientes.
2. Una vez aprobado el compromiso por las respectivas asambleas, se deberá dar aviso a esta Superintendencia dentro de los diez (10) días siguientes a su aprobación, dando cumplimiento al artículo 55 y subsiguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
1. TRANSFORMACIÓN
Doctrinalmente se ha establecido que "La transformación es la operación jurídica mediante la cual la sociedad abandona su primitiva vestidura, adopta la que corresponde a un tipo social distinto y se somete para el futuro a las normas ordenadoras del tipo social adoptado" (Manuel Areán Lalín.)
Así las cosas, la transformación es una reforma estatutaria en virtud de la cual los asociados deciden el cambio de tipo de organización dentro de las diferentes modalidades de organizaciones sin ánimo de lucro, respecto del adoptado al momento de constituirse, o previsto en el estatuto, para lo cual se requiere obtener reconocimiento previo del ente de supervisión.
Este cambio de ropaje jurídico no implica la disolución de la organización ni solución de continuidad en cuanto a la persona jurídica.
1.1. Documentos requeridos para solicitar la autorización para la transformación
Para efectos de solicitar el reconocimiento de transformación, el cual comprende una reforma estatutaria, deberán cumplirse las formalidades propias de las modificaciones del estatuto, para lo cual, se deberán allegar en original, los siguientes documentos:
a. Formato de solicitud de autorización para la transformación, indicando dirección para notificaciones, el cual se encuentra disponible en sede electrónica en la página web www.supersolidaria.gov.co.
b. Certificado suscrito por el representante legal, en el que conste que los documentos contentivos de las bases de la transformación, estuvieron a disposición de los asociados en las oficinas del domicilio principal de la organización y en cada una de sus sedes, por los menos con quince (15) días hábiles de antelación a la reunión donde se pretende aprobar la reforma estatutaria correspondiente (artículo 13 de la Ley 222 de 1995).
c. Aviso de intención de transformación publicado en un diario de amplia circulación nacional, a través del cual el representante legal da a conocer al público y a los asociados la intención de transformarse, con una antelación de quince (15) días hábiles a la realización de la asamblea donde se adopte la decisión. La publicación deberá contener como mínimo lo siguiente: nombre de la organización solidaria, valor de los activos y pasivos de la misma, síntesis de los motivos de la transformación, clase de organización en la que pretende transformarse e informar sobre el derecho de oposición que le asiste a la comunidad en general.
d. Copia de la convocatoria a la asamblea general para autorizar la transformación, en la cual debió incluirse en el orden del día, el punto referente a la transformación indicando expresamente la posibilidad que tienen los asociados de ejercer el derecho de retiro y que el proyecto o las bases de la transformación estuvo a disposición de los asociados en las oficinas en el domicilio principal y en cada uno de las sedes de la organización, por lo menos con quince (15) días hábiles de antelación a la fecha de la asamblea. La omisión de este requisito hará ineficaces las decisiones relacionadas con los referidos temas.
e. Copia del acta de asamblea general, debidamente aprobada, tomada del libro oficial de la organización, donde conste la decisión o compromiso de transformación y se incluya el estado de situación financiera que servirá de base para determinar el capital de la organización transformada.
f. En caso de ser una asamblea general de delegados, anexar la información pertinente a la elección de los delegados: acta del consejo de administración u órgano equivalente donde se reglamenta la elección y se convoca a las elecciones, reglamento de elección, actas de escrutinios.
g. Copia del acta del consejo de administración u órgano equivalente, tomada del libro oficial, donde conste la convocatoria.
h. Estatuto vigente de la organización solidaria antes de la transformación.
i. Estatuto de la nueva organización solidaria.
j. Estados financieros intermedios certificados y dictaminados con corte no mayor a un mes de la fecha en que se decide la transformación por el máximo órgano social.
k. Estados financieros proyectados de la nueva organización resultante.
l. Proyecto de transformación, el cual se dará a conocer a los asociados con la antelación prevista en los estatutos, la cual no podrá ser inferior a quince (15) días hábiles a la fecha de celebración de la asamblea y deberá contener:
- Motivos de la transformación y las condiciones en que se realizará.
- Datos y cifras tomados de los libros de contabilidad de la organización interesada que hubieren servido de base para establecer las condiciones en que se realizará la transformación.
- La discriminación y valoración de los activos y pasivos de la organización que será transformada.
El Presidente de la Junta de Vigilancia u órgano de control que haga sus veces, deberá certificar en el formato de solicitud de trámite para la autorización de transformación de las organizaciones solidarias, dispuesto por esta Superintendencia, que realizó verificación sobre la fecha de corte y criterios, previstos en el estatuto y en la Ley, para determinar la habilidad e inhabilidad de los asociados y/o delegados para participar a la asamblea general y/o al proceso de elección de delegados, junto con la publicación del listado de asociados y/o delegados inhábiles, en la oportunidad prevista en el estatuto.
Cuando haya creación de una Cooperativa de Ahorro y Crédito por transformación se deberá tener en cuenta lo señalado en el Capítulo II y Capítulo VI del Título II de la presente Circular.
Para la creación de una institución financiera, se solicitará autorización a la Superintendencia Financiera de Colombia.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, podrá requerir información adicional que considere pertinente para evaluar la solicitud de autorización de transformación, una vez cumplido el lleno de los requisitos se emitirá acto administrativo por el cual decide la solicitud, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a recibo de la documentación completa, contra el cual proceden los recursos de ley.
1.2 Registro
Obtenido la autorización de la transformación, la organización deberá inscribir el acto administrativo correspondiente en la Cámara de Comercio del domicilio principal e informar de tal hecho a esta Superintendencia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes para su verificación.
1.3. Normas supletorias
En los casos de transformación se aplicarán como normas supletorias las previstas en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.
2. FUSIÓN
La fusión, por expresa disposición legal, son reformas estatutarias y deberán cumplirse las formalidades propias de las modificaciones del estatuto.
Fusión por creación: cuando una o más organizaciones de economía solidaria se disuelvan sin liquidarse, para crear una nueva organización solidaria.
Fusión por absorción: cuando una o más organizaciones de economía solidaria se disuelven sin liquidarse y transfieren su patrimonio a otra existente (incorporante).
En el caso de fusión por absorción, la organización solidaria absorbente, y en el de fusión por creación, la nueva organización solidaria, se subrogarán en todos los derechos y obligaciones de las organizaciones fusionadas.
2.1. Documentos requeridos para solicitar la autorización de fusión
Para efectos de solicitar el reconocimiento para la fusión se deberán allegar, los siguientes documentos:
a. Formato solicitando la autorización para la fusión suscrito por el representante legal. En el evento de actuar por intermedio de apoderado, se deberá acreditar poder debidamente otorgado.
Además, informar el nombre de las organizaciones de economía solidaria que participarán en la fusión, la fecha a partir de la cual las operaciones de las organizaciones que se disuelven habrán de considerarse realizadas para efectos contables, por cuenta de la organización u organizaciones absorbentes; certificado suscrito por el representante legal en el que se acredite que dio cumplimiento a informar sobre la fusión a todos los acreedores sociales mediante telegrama o por cualquier otro medio que produzca efectos similares. Ver Menú Trámites en la página web www.supersolidaria.gov.co.
b. Proyecto de fusión que debe contener por lo menos lo siguiente:
- Motivos de la fusión y las condiciones en que se realizará.
- En el caso de creación de nuevas organizaciones de economía solidaria por fusión, se adjuntará el proyecto de estatutos de la misma.
- Datos y cifras tomados de los libros de contabilidad de las organizaciones solidarias interesadas que se emplearon de base para establecer las condiciones en que se realiza la fusión.
- La discriminación y valoración de los activos y pasivos de las organizaciones solidarias que serán absorbidas y absorbentes en caso de la fusión.
c. Aviso de intención de fusionarse, publicado en un diario de amplia circulación nacional en los términos del artículo 174 del Código de Comercio, a través del cual los representantes legales dan a conocer al público sobre esa intención, con una antelación de quince (15) días hábiles a la realización de la asamblea donde se tome tal decisión. En el citado aviso también deberá informar sobre el derecho de oposición que le asiste a la comunidad en general.
d. Copia del acta de asamblea general, donde se adoptó la decisión o el compromiso de fusionarse. En el caso de la fusión por incorporación, la organización incorporante aceptará por decisión de la asamblea general o por el órgano de administración, según lo establezcan los estatutos.
e. En caso de ser una asamblea general de delegados, anexar la información pertinente a la elección de los delegados: acta del consejo de administración u órgano equivalente donde se reglamenta la elección y se convoca a las elecciones, reglamento de elección, actas de escrutinios.
f. Copia del acta del órgano de administración donde se convoca de acuerdo con el término establecido en los estatutos, en la que conste la fecha y el medio a través del cual se informó la convocatoria, en la cual debió incluirse en el orden del día el punto referente a la fusión, donde se debe indicar expresamente la posibilidad que tienen los asociados de ejercer el derecho de retiro.
g. Estados financieros intermedios certificados con corte no mayor a un mes de la fecha en que se decide la fusión por el máximo órgano de administración.
h. De acuerdo al desarrollo de su objeto social, las organizaciones que tengan actividad de cartera de crédito deberán remitir los listados detallados de la cartera clasificada con fechas de vencimiento de las obligaciones, cuentas por pagar y de los créditos otorgados a los miembros de los órganos de administración y control social de las organizaciones que participan en la fusión.
El Presidente de la Junta de Vigilancia u órgano de control que haga sus veces, deberá certificar en el formato de solicitud de trámite para la autorización de fusión de las organizaciones solidarias, dispuesto por esta Superintendencia, que realizó verificación sobre la fecha de corte y criterios, previstos en el estatuto y en la Ley, para determinar la habilidad e inhabilidad de los asociados y/o delegados para participar a la asamblea general y/o al proceso de elección de delegados, junto con la publicación del listado de asociados y/o delegados inhábiles, en la oportunidad prevista en el estatuto.
Cuando haya creación de una cooperativa de ahorro y crédito por fusión, se deberá tener en cuenta lo señalado en Capítulo II y Capítulo VI del Título II de la presente circular.
En el evento de creación de una institución financiera, se solicitará autorización a la Superintendencia Financiera de Colombia.
En caso que en la fusión se disuelvan organizaciones ya existentes, la Superintendencia de la Economía Solidaria, en el acto administrativo respectivo, ordenará a la Cámara de Comercio la anotación a que haya lugar.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, podrá requerir información adicional que considere pertinente para evaluar la solicitud de autorización de fusión. Una vez cumplido el lleno de los requisitos, se emitirá acto administrativo por el cual decide la solicitud, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a recibo de la documentación completa, contra el cual proceden los recursos de ley.
2.2. Registro
Obtenida la autorización de la fusión, la organización deberá inscribir el acto administrativo correspondiente en la Cámara de Comercio del domicilio principal e informar de tal hecho a esta Superintendencia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes para su verificación.
2.3. Normas supletorias
En los casos de fusión se aplicarán como normas supletorias las previstas en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.
3. ESCISIÓN
Con la figura de escisión se pretende dividir un patrimonio en varias partes, cada una de las cuales se destina para la creación de una organización nueva o su integración a organizaciones de economía solidaria ya existentes, de conformidad con lo establecido en el artículo 3 y subsiguientes de la Ley 222 de 1995, y el Decreto 2555 de 2010, según corresponda.
3.1. Documentos requeridos para solicitar la autorización de la escisión de organizaciones bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Para efectos de solicitar la autorización para la escisión de organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, se deberán allegar los siguientes documentos:
a. Formato solicitando la autorización para la escisión suscrito por el representante legal. En el evento de actuar por intermedio de apoderado, deberá acreditar poder debidamente otorgado.
Adicionalmente informar el nombre de las organizaciones de economía solidaria que participarán en la escisión; la fecha a partir de la cual las operaciones de las organizaciones que se disuelven o crean habrán de considerarse realizadas para efectos contables, certificado suscrito por el representante legal y el revisor fiscal en la que se acredite que el representante legal dio cumplimiento a informar sobre la escisión a todos los acreedores sociales mediante telegrama o por cualquier otro medio que produzca efectos similares. Ver Menú Trámites en la página web www.supersolidaria.gov.co.
b. Proyecto de escisión que deberá contener lo siguiente:
- Motivos de la escisión y las condiciones en que se realizará.
- En el caso de creación de una nueva organización de economía solidaria por escisión, se adjuntará proyecto de estatuto de la misma.
- Datos y cifras tomados de los libros de contabilidad de las organizaciones de economía solidaria interesadas, que hubieran servido de base para establecer las condiciones en que se realiza la escisión.
- La discriminación y valoración de activos y pasivos de la organización escindida.
c. Aviso de intención de escisión, publicado en un diario de amplia circulación nacional en los términos del artículo 174 del Código de Comercio, a través del cual los representantes legales dan a conocer al público sobre esa intención, con una antelación de quince (15) días hábiles a la realización de la asamblea donde se tome tal decisión. En el citado aviso también deberá informar sobre el derecho de oposición que le asiste a la comunidad en general.
d. Acta de asamblea general tomada de los libros registrados en la Cámara de Comercio o ante quien haga sus veces, donde se adoptó la decisión de escindirse.
e. En caso de ser una asamblea general de delegados, anexar la información pertinente a la elección de los delegados: acta del consejo de administración u órgano equivalente donde se reglamenta la elección y se convoca a las elecciones, reglamento de elección, actas de escrutinios.
f. Acta del órgano de administración, donde se convoca de acuerdo con el término establecido en los estatutos, en la que conste la fecha y el medio a través del cual se informó la convocatoria, en la cual debió incluirse en el orden del día el punto referente a la escisión, donde se debe indicar expresamente la posibilidad que tienen los asociados de ejercer el derecho de retiro.
g. Estados financieros intermedios certificados y con corte no mayor a un mes de la fecha en que se decide la escisión por el máximo órgano de administración.
h. Listados detallados de la cartera clasificada con fechas de vencimiento de las obligaciones, de las cuentas por pagar y de los créditos otorgados a los miembros de los órganos de administración, y control social, de la organización que participan en la escisión.
i. En caso que en la escisión la organización se disuelva dividiendo su patrimonio en dos o más organizaciones ya existentes o destinándolo a la creación de una nueva, el representante legal deberá solicitar a la Superintendencia de la Economía Solidaria la cancelación de la personalidad jurídica de la organización que se disuelve.
j. Certificado suscrito por el representante legal en el que se acredite que se comunicó el acuerdo de escisión a los acreedores sociales, a través del medio de comunicación más eficaz.
El Presidente de la Junta de Vigilancia u órgano de control que haga sus veces, deberá certificar en el formato de solicitud de trámite para la autorización de escisión de las organizaciones solidarias, dispuesto por esta Superintendencia, que realizó verificación sobre la fecha de corte y criterios, previstos en el estatuto y en la Ley, para determinar la habilidad e inhabilidad de los asociados y/o delegados para participar a la asamblea general y/o al proceso de elección de delegados, junto con la publicación del listado de asociados y/o delegados inhábiles, en la oportunidad prevista en el estatuto.
Cuando haya creación de una cooperativa de ahorro y crédito por escisión, se deberá tener en cuenta lo señalado en el Capítulo II del Título II de la presente Circular y el Capítulo VI del mismo título.
En el evento de creación de una institución financiera, se solicitará autorización a la Superintendencia Financiera de Colombia
La Superintendencia de la Economía Solidaria, podrá requerir información adicional que considere pertinente para evaluar la solicitud de autorización de escisión Una vez cumplido el lleno de los requisitos, se emitirá acto administrativo por el cual decide la solicitud, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a recibo de la documentación completa, contra el cual procederá los recursos de ley.
3.2. Registro
Obtenida la autorización de la escisión, la organización deberá inscribir el acto administrativo correspondiente en la Cámara de Comercio del domicilio principal dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación del acto administrativo.
3.3. Normas supletorias
Para el caso de la escisión se aplicarán como normas supletorias las previstas en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.
ADMINISTRADORES.
1. QUIÉNES TIENEN ESTE CARÁCTER
De acuerdo con la normativa que regula cada una de las formas asociativas solidarias y en concordancia con el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, que reformó el Código de Comercio (aplicable por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988), tienen el carácter de administradores o directores, los siguientes:
a. Los representantes legales.
b. Los liquidadores o agentes especiales.
c. Los miembros de los consejos de administración, de la junta directiva o del órgano equivalente en las demás organizaciones solidarias.
d. Cualquier otra persona que de acuerdo con los estatutos o el desarrollo de sus funciones ostente la calidad de administrador.
En consecuencia, los miembros de los órganos de control social de las organizaciones solidarias supervisadas, por ejemplo, los de la junta de vigilancia o del comité de control social, regidos por los principios de autogestión y autocontrol previstos en el artículo 7 de la Ley 454 de 1998, no son administradores o directivos de las mismas.
Todas las organizaciones de la economía solidaria deberán consagrar en sus estatutos requisitos rigurosos para el acceso a los órganos de administración y vigilancia, teniendo en cuenta como mínimo los siguientes criterios:
- Capacidades, aptitudes personales, conocimiento, integridad ética, y destreza idónea para actuar como miembros.
Adicional a lo anterior, para las organizaciones de primer nivel de supervisión vigiladas por la Delegatura para la Supervisión del Ahorro y de la Forma Asociativa Solidaria deberán acreditar los siguientes requisitos
- Experiencia suficiente en la actividad que desarrolla la organización y/o conocimientos apropiados para el cumplimiento de las responsabilidades y funciones.
- No haber sido sancionado disciplinaria o administrativamente, o anteriormente ser removido del cargo de gerente, o miembro del consejo de administración o junta directiva de una organización de economía solidaria.
Los anteriores requisitos deberán ser acreditados al momento en que los candidatos se postulen para ser elegidos. El órgano de control social verificará el cumplimiento de tales requisitos de acuerdo con las funciones que le han sido atribuidas por la Ley.
1.1 CONFORMACIÓN Y RETRIBUCIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN O JUNTA DIRECTIVA DE LAS COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO, LAS COOPERATIVAS MULTIACTIVAS E INTEGRALES CON SECCIÓN DE AHORRO Y CRÉDITO, Y LOS FONDOS DE EMPLEADOS DE CATEGORÍA PLENA
1.1.1 El consejo de administración o junta directiva, deberá contar con un número impar de miembros principales, y estará conformado por asociados que cumplan con los siguientes requisitos en concordancia con el Decreto 962 de 2018:
- Contar con capacidades y aptitudes personales, conocimiento, integridad ética y destrezas idóneas para actuar como miembros
- Acrediten experiencia suficiente en la actividad que desarrolla la organización y/o experiencia, o conocimientos apropiados para el cumplimiento de las responsabilidades y funciones.
- No haber sido sancionado disciplinaria o administrativamente, o anteriormente removido del cargo de gerente, o miembro del consejo de administración o junta directiva de una organización de economía solidaria, exclusivamente por hechos atribuibles al candidato a miembro de consejo o junta y con ocasión del ordenamiento de medidas de intervención.
1.1.2 En caso de que la organización permita la permanencia de miembros por períodos que superen los 6 años consecutivos, se fijarán condiciones de participación posterior en otros órganos de administración, control o vigilancia.
1.1.3 Con sujeción a lo previsto en la normatividad vigente para la conformación y retribución del consejo de administración o junta directiva, las organizaciones establecerán en sus estatutos con aprobación de la asamblea general de asociados como mínimo lo siguiente:
- La composición, número de miembros, período y procesos para la realización de las reuniones del consejo de administración o junta directiva.
- Los mecanismos de evaluación de desempeño del consejo de administración o junta directiva, que permitan hacerle seguimiento a su labor, periodicidad de la evaluación y los efectos de la misma.
- Los mecanismos de rotación o renovación de los miembros del consejo de administración o junta directiva que hayan sido dispuestos por la organización, si los hubiere.
- Las políticas de retribución, atención de gastos y destinación de presupuesto para la inducción, capacitación y evaluación de las operaciones del consejo de administración o junta directiva, en caso de que en los estatutos sociales se haya autorizado el pago de estos conceptos.
- Los criterios, de participación de los miembros suplentes, que en todo caso estarán apropiadamente delimitados para garantizar que esta participación no afecte la toma de decisiones por los miembros principales.
- Los mecanismos de suministro de información a la junta de vigilancia o comité de control social.
- En el desarrollo de las sesiones de consejo de administración o junta directiva se velará por su independencia de la junta de vigilancia o comité de control social.
1.2. SELECCIÓN Y RESPONSABILIDAD DEL GERENTE DE LAS COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO, LAS COOPERATIVAS MULTIACTIVAS E INTEGRALES CON SECCIÓN DE AHORRO Y CRÉDITO, Y LOS FONDOS DE EMPLEADOS DE CATEGORÍA PLENA
1.2.1 El gerente de las organizaciones será nombrado en forma indelegable por el consejo de administración o junta directiva, considerando criterios que garanticen su idoneidad ética y profesional, y la formación y experiencia para el desarrollo de sus funciones.
1.2.2. Los estatutos sociales de la organización establecerán los criterios de selección del gerente general, exigiendo como mínimo los siguientes aspectos:
- Formación en áreas relacionadas con el desarrollo de operaciones de la organización, tales como administración, economía, contaduría, derecho, finanzas o afines.
- Experiencia en actividades relacionadas con el objeto social de la organización.
- No haber sido sancionado disciplinaria o administrativamente, o anteriormente removido del cargo de gerente, o miembro del consejo de administración o junta directiva de una organización de economía solidaria, exclusivamente por hechos atribuibles al candidato a gerente con ocasión del ordenamiento de medidas de intervención.
1.2.3. El consejo de administración o junta directiva verificará el cumplimiento de los requisitos antes señalados siguiendo los procedimientos de calificación del perfil y de decisión previamente establecidos en los reglamentos.
De conformidad con lo previsto en el parágrafo del artículo 2.11.11.1.1 del Decreto 962 de 2018, los fondos de empleados de categoría básica e intermedia, las asociaciones mutuales, y los organismos de segundo y tercer grado y las instituciones auxiliares del cooperativismo que, respectivamente, agrupen o sean creadas por las organizaciones de que trata el artículo mencionado, adoptarán facultativamente las disposiciones previstas en los numerales 1.1 y 1.2 del presente capítulo.
2. DEBERES DE LOS ADMINISTRADORES
A los administradores o directivos señalados en el numeral anterior, se les aplica las normas, sobre deberes de los administradores, previstas en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995:
"ART. 23.- Los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados.
"En el cumplimiento de su función los administradores deberán: 1. Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social.
2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias.
3. Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la revisoría fiscal.
4. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad.
5. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada.
6. Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos.
7. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas.
En estos casos, el administrador suministrará al órgano social correspondiente toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuere socio. En todo caso, la autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas sólo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad".
Los administradores y empleados de las organizaciones de economía solidaria deben obrar dentro del marco de la ley y observar el principio de la buena fe, de conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la Constitución Política, en concordancia con el artículo 34 de la Ley 454 de 1998.
En todo caso, los administradores están en la obligación de conocer a profundidad los temas que le son puestos a su consideración, de debatirlos y pronunciarse con conocimiento de causa, dejando la evidencia del órgano correspondiente.
Es deber de los miembros del consejo de administración u órgano equivalente expedir su propio reglamento, el cual debe contener, como mínimo: forma y responsables de la convocatoria, la composición del quórum, la forma de adopción de las decisiones, el procedimiento de elecciones, las funciones del presidente, vicepresidente y secretario, si es del caso, o de quienes hagan sus veces, los requisitos mínimos de las actas, la periodicidad de las reuniones y las erogaciones derivadas de éstas, de acuerdo con lo aprobado por la Asamblea. En términos generales, debe preverse todo lo relativo al funcionamiento y operación de este órgano permanente de administración.
Para el adecuado funcionamiento en las relaciones entre la gerencia y otros órganos de administración, control o vigilancia, las organizaciones deberán fijar respecto al desempeño de sus gerentes condiciones para:
- El seguimiento a las decisiones o recomendaciones realizadas por el consejo de administración o junta directiva, junta de vigilancia o comité de control social, auditoría interna, cuando aplique, revisoría fiscal y a los requerimientos del supervisor.
- La presentación del informe de gestión al consejo de administración o junta directiva, y mecanismos de comunicación e información con dicho órgano, en el que se disponga que la información será enviada con no menos de tres (3) días hábiles de anticipación a cada reunión.
- El gerente no podrá ser simultáneamente miembro de consejo de administración o junta directiva, de junta de vigilancia o comité de control social.
- Las suplencias del gerente no podrán ser ejercidas por ninguno de los miembros del consejo de administración o junta directiva, junta de vigilancia o comité de control social, asociados o delegados.
3. PROHIBICIONES DE LOS ADMINISTRADORES
Sin perjuicio de lo consagrado en el estatuto, los administradores se abstendrán, entre otras, de realizar las siguientes conductas:
a. Concentrar el riesgo de los activos por encima de los límites legales.
b. Transgredir el régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de interés relativas al ejercicio de sus actividades.
c. Celebrar o ejecutar en contravención a disposiciones legales, estatutarias o reglamentarias, operaciones con los directivos o con las personas relacionadas o vinculadas con ellos, por encima de los límites legales.
d. Invertir en sociedades o asociaciones en las cuantías o porcentajes no autorizados por la ley.
e. Facilitar, promover o ejecutar cualquier práctica que tenga como propósito o efecto la evasión fiscal.
f. No suministrar la información razonable o adecuada que a juicio de la Superintendencia deba entregarse a los asociados, al público o a los usuarios de las organizaciones vigiladas para que éstos puedan tomar decisiones debidamente informados y puedan conocer cabalmente el alcance de sus derechos, deberes y obligaciones en las relaciones contractuales que los vinculan o puedan llegar a vincularlos con aquellas.
g. Ejercer actividades o desempeñar cargos sin haberse posesionado ante la Superintendencia de la Economía Solidaria cuando la ley así lo exija.
h. No llevar la contabilidad de la organización vigilada según las normas aplicables, o llevarla en tal forma que impida conocer oportunamente la situación patrimonial o de las operaciones que realiza, o remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria información contable falsa, engañosa o inexacta.
i. Obstruir las funciones de vigilancia, inspección y control de la Superintendencia de la Economía Solidaria, o no colaborar con las mismas.
j. Utilizar indebidamente o divulgar información sujeta a reserva.
k. Incumplir o retardar el cumplimiento de las instrucciones, requerimientos u órdenes que señale la Superintendencia de la Economía Solidaria sobre las materias que de acuerdo con la ley son de su competencia. l. Establecer restricciones o llevar a cabo prácticas que impliquen discriminaciones sociales, económicas, religiosas o políticas. m. Establecer con sociedades o personas mercantiles, convenios, combinaciones o acuerdos que hagan participar a éstas, directa o indirectamente, de los beneficios o prerrogativas que las leyes otorguen a las cooperativas y demás formas asociativas y solidarias de propiedad. n. Conceder ventajas o privilegios a los promotores, empleados, fundadores o preferencias a una porción cualquiera de los aportes sociales. o. Conceder a sus administradores, en desarrollo de las funciones propias de sus cargos, porcentajes, comisiones, prebendas, ventajas, privilegios o similares que perjudiquen el cumplimiento de su objeto social o afecten a la organización. p. Desarrollar actividades distintas a las estipuladas en sus estatutos. q. En general, incumplir las obligaciones y funciones que la ley les imponga, o incurrir en las prohibiciones.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, en ejercicio de las funciones atribuidas en el artículo 36 de la Ley 454 de 1998, podrá imponer sanciones por la violación de las anteriores disposiciones a los administradores o quienes ostentan tal calidad.
Así mismo, a los administradores, también les está prohibido recibir porcentajes, comisiones, prebendas, ventajas, privilegios o similares que afecten a la organización.
Adicionalmente, a los administradores, les está prohibido adelantar actividades o acuerdos que permitan conceder ventajas económicas que beneficien a una porción de asociados y/o establecer acuerdos, combinaciones o convenios con sociedades o personas mercantiles que hagan participar a éstas, directa o indirectamente, de los beneficios o prerrogativas que las leyes otorgan a las organizaciones de la Economía Solidaria, conforme a lo dispuesto en los artículos 6 de la Ley 79 de 1988 y 13 de la Ley 454 de 1998
4. RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES
La responsabilidad de los administradores se asimila a la de un buen hombre de negocios, de acuerdo con los parámetros fijados en el artículo 63 del Código Civil, en concordancia con el artículo 24 de la Ley 222 de 1995. Es decir, que responden hasta por culpa levísima, que es la esmerada diligencia que un hombre juicioso emplea en la administración de sus negocios importantes.
Cuando se trate de decisiones colegiadas, los administradores o directivos de las organizaciones de economía solidaria, responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones legales, reglamentarias y estatutarias.
Los administradores de una organización supervisada por la Superintendencia de la Economía Solidaria, serán responsables por los actos u omisiones que impliquen el incumplimiento de las normas legales, estatutarias o reglamentarias a las que la organización deba sujetarse, sin perjuicio de las demás sanciones administrativas, civiles o penales que señale la ley.
4.1. Actuación y responsabilidad de los suplentes
Los suplentes de los órganos de administración tienen una mera expectativa de reemplazar a los miembros principales en sus faltas temporales o absolutas. Sin embargo, existen actuaciones de quienes ostentan la calidad de suplentes, sin estar en ejercicio del cargo en reemplazo de los principales, en la que su participación contribuye a la toma de decisiones en desarrollo de las políticas y directrices de la organización de economía solidaria. Es por ello que tales administradores no están exentos de la aplicación del régimen de responsabilidad, pues si se prueba su intervención o participación del asunto origen del perjuicio causado y reclamado a la organización, sin que hayan expresado su inconformidad y oposición, los hará igualmente responsables en los mismos términos de quien adopta la decisión.
5. PÓLIZAS DE MANEJO
Los representantes legales, los tesoreros, los almacenistas y los demás empleados de manejo de las organizaciones supervisadas, dada la naturaleza de sus funciones, así como el contacto directo o indirecto y el manejo permanente de dinero, títulos valores, mercancías, muebles y enseres y bienes en general, deberán constituir para el ejercicio de su cargo, póliza de manejo para garantizar el correcto manejo de los bienes, fondos y valores que le sean encomendados durante su gestión.
Estas pólizas se constituirán para los administradores y empleados de manejo, en los valores asegurados que el órgano de administración determine, previo el análisis técnico de riesgos a que haya lugar.
El órgano de administración respectivo de las organizaciones supervisadas reglamentará el procedimiento interno relacionado con la obligación, cargo, oportunidad, responsabilidad, modalidad, alcance, montos y aprobación de las pólizas a que se refiere el presente capítulo, así como de las que por el tipo de actividad que desarrolla la organización, y activos que tenga la misma, se deban constituir con el propósito de garantizar los intereses de los asociados. En todo caso, dicho reglamento deberá consagrar que las pólizas que se determinen tomar, serán expedidas por una entidad aseguradora legalmente autorizada.
Las pólizas de manejo no requieren de la aprobación de la Superintendencia de la Economía Solidaria, sin embargo a la luz del numeral 3 del artículo 207 del Código de Comercio el revisor fiscal, si lo hubiere, o quien haga sus veces, verificará que las mismas se haya constituido de conformidad con lo establecido en la ley, en el reglamento interno de que trata el párrafo anterior y demás normas que regulan la materia.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, en desarrollo de su función de supervisión, podrá en cualquier tiempo y por el mecanismo que considere pertinente, verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el presente capítulo por parte de las organizaciones vigiladas.
BUEN GOBIERNO.
1. PREÁMBULO
La adopción de buenas prácticas de gobierno constituye una herramienta que contribuye al fortalecimiento de las organizaciones en la medida en que contempla lineamientos para la protección y ejercicio de los derechos de los asociados, la estructura y funcionamiento de los órganos de administración, control y vigilancia y la transparencia en la información, entre otros, que facilitan la interrelación de la organización con sus asociados, directivos y las demás partes relacionadas.
En algunas de las disposiciones vigentes, como la Ley 79 de 1998, Ley 454 de 1998, el Decreto Ley 1480 de 1989 y el Decreto 1481 de 1989, se establecen lineamientos parciales frente a algunos aspectos de gobierno que deben adoptar todas las organizaciones vigiladas.
El Decreto 962 de 2018, que adicionó el Título 11 a la Parte 11 del Decreto 1068 de 2015, estableció un marco de buen gobierno para las organizaciones de la economía solidaria que prestan servicios de ahorro y crédito, que puede ser aplicado por las demás organizaciones vigiladas, con el fin de fortalecer sus esquemas de gobierno.
2. RÉGIMEN DE BUEN GOBIERNO APLICABLE A LAS ORGANIZACIONES QUE PRESTAN SERVICIOS DE AHORRO Y CRÉDITO
Teniendo en cuenta lo previsto en el artículo 2.11.11.1.1 del Decreto 1068 de 2015, las cooperativas de ahorro y crédito, las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito y los fondos de empleados de categoría plena, deben aplicar las normas de buen gobierno contenidas en el Título 11 de la Parte 11 de dicho decreto.
Las instrucciones relacionadas con la asamblea general, el consejo de administración o junta directiva, el gerente, la junta de vigilancia o comité de control social y la revisoría fiscal que deben adoptar las organizaciones señaladas, están contenidas en el capítulo XI de la presente Circular.
2.1 Información permanente a los asociados
Las organizaciones deberán establecer la información que deben suministrar a los asociados, previo a su vinculación y durante todo el tiempo que permanezca como asociado, considerando como mínimo la siguiente:
- La información sobre los derechos y obligaciones que, de acuerdo con la normatividad vigente, los estatutos y el reglamento, le corresponden a los asociados de la organización y, en general, a los asociados de organizaciones de economía solidaria y las características de sus aportes y depósitos.
- Los programas de capacitación, rendición de cuentas, perfiles e informes de los órganos de administración, control y vigilancia.
- Los canales de comunicación de que dispone la organización, a través de los cuales se puede acceder a la información de la organización.
Las organizaciones adoptarán políticas de comunicación e información dirigidas a los asociados sobre las decisiones tomadas en asamblea general. Entre estas políticas, se establecerán canales de comunicación para todos los asociados, incluyendo aquellos que no hayan participado en la asamblea.
3. CONFLICTOS DE INTERÉS
Dentro del giro normal de los negocios de las organizaciones supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, los administradores, representantes legales, revisores fiscales y en general todo empleado con acceso a información privilegiada tiene el deber legal de abstenerse de realizar cualquier operación que dé lugar a conflictos de interés.
Podrían producirse conflictos de intereses en razón de las diferentes actividades que realiza la organización solidaria con sus asociados, o bien entre los intereses de la organización y los miembros de sus órganos colegiados o de la administración, por ejemplo, si la organización solidaria tiene relaciones comerciales con algunos de sus asociados o alguno de sus administradores.
4. POLÍTICA DE CONFLICTOS DE INTERÉS
De conformidad con lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 2.11.11.8.2., del Título 11 de la Parte 11 del Libro 2 del Decreto 1068 de 2015, la Superintendencia instruye, a las cooperativas especializadas de ahorro y crédito, a las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito y a los fondos de empleados de categoría plena, para que implementen una política formal sobre conflictos de intereses, y se establezca un proceso de cumplimiento para su aplicación, la política debe incluir:
- Alcance y aplicación.
- La facultad permanente del Órgano de Administración de vigilar la aplicación y operatividad de las políticas para identificar posibles conflictos de intereses
- Identificación y evaluación, de los conflictos de intereses que representen riesgos reales o potenciales para la organización solidaria.
- Las políticas y procedimientos para la administración de las situaciones de conflictos de interés que puedan surgir para los miembros del consejo de administración o junta directiva, para los miembros de la junta de vigilancia o comité de control social, para el gerente o representante legal, para el revisor fiscal y para el oficial de cumplimiento.
- Las acciones a seguir para reducir los potenciales conflictos de intereses, e implementación de los controles respectivos, así como las instancias para su atención.
- La gestión de los conflictos de interés, en donde éstos no se puedan impedir.
- El monitoreo permanente de los conflictos de intereses.
- La obligación de los miembros del consejo de administración u órgano equivalente de evitar, en la medida de lo posible, actividades que pudieran crear conflictos de intereses.
- Procesos rigurosos de revisión y aprobación que deban seguir los miembros del órgano de administración permanente y de la alta dirección (gerente, subgerentes, directores de área), antes de emprender actividades tales como; hacer parte de órganos de administración de organizaciones con objetos sociales similares o actividades similares, y las que se consideren por parte de la organización como actividades generadoras de conflicto de intereses.
- La obligación de los miembros del Órgano de Administración permanente, de informar de inmediato cualquier problema que pueda resultar, o haya resultado, en un conflicto de intereses.
- La obligación de los miembros del Órgano de Administración permanente de abstenerse de votar en cualquier tema en que puedan tener un conflicto de intereses o se vean comprometidas su objetividad o habilidad de desempeñar adecuadamente su cargo.
- Acciones administrativas sancionatorias que realizará el órgano de Administración permanente ante cualquier incumplimiento de la política.
- El órgano de Administración permanente, debe realizar una divulgación adecuada en relación con las políticas sobre conflictos de interés.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, impondrá las sanciones a que haya lugar cuando se realicen operaciones que den lugar a conflicto de interés, de conformidad con el régimen general sancionatorio de su competencia. Así mismo, podrá establecer mecanismos a través de los cuales se subsane la situación de conflicto de interés, si a ello hubiere lugar.
5. GENERALIDADES
El Código de Buen Gobierno es un manual donde deben plasmarse, la filosofía, principios, reglas y normas que rigen el manejo de las relaciones entre la administración, órganos de control, vigilancia, todos los empleados de las organizaciones de la economía solidaria y los diferentes grupos de interés, para preservar la ética, transparencia en su gestión y una adecuada administración, con integridad, equidad y efectividad en procura de obtener la confianza de sus asociados y de la comunidad en general.
5.1 La Superintendencia de la Economía Solidaria en cumplimiento de los artículos 2.11.11.1.1 y 2.11.11.1.2 del decreto 962 de 2018, instruye a las cooperativas de ahorro y crédito, las cooperativas Multiactivas e Integrales con sección de ahorro y crédito y los fondos de empleados de categoría plena, para que adopten un Manual de Buen Gobierno, en cumplimiento a las normas establecidas en el decreto antes citado. En igual sentido con fundamento en el numeral 22, del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, todas las organizaciones de primer nivel de supervisión, deberán adoptar un Manual de Buen Gobierno, que garantice la transparencia, la protección y ejercicio de los derechos de los asociados, el trato equitativo, y que oriente la estructura y funcionamiento de los órganos de la organización solidaria, en interés de ésta y de sus asociados, la asamblea general de asociados, el consejo de administración, los órganos de control social y la trasparencia en la información.
5.2 Respecto de las demás organizaciones de economía solidaria vigiladas por esta Superintendencia (nivel 2 y 3 de supervisión) se recomienda que adopten las normas de Buen Gobierno estipuladas en el citado decreto a través de un código o manual donde plasmen las políticas y metas de la empresa y de cada órgano de administración, vigilancia y control; la asignación de responsables de la ejecución, seguimiento, evaluación y cumplimiento del mismo, encaminados a garantizar el buen gobierno de la organización, lo que redundará en bienestar para los asociados.
La finalidad del Código de Buen Gobierno es que las organizaciones solidarias cuenten con instrumentos de información y fortalecimiento de iniciativas que motiven la participación plural y democrática de los asociados en los órganos de administración, la toma de decisiones, la gestión de riesgos y el desarrollo de buenas prácticas de gobierno de las organizaciones.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, para facilitar la implementación del Código de Buen Gobierno, tiene a disposición de las organizaciones supervisadas la "Guía de Buen Gobierno", que puede consultarse en la página web www.supersolidaria.gov.co. De implementarse este código, debe ser adoptado por la asamblea general de asociados o delegados, según el caso.
6. RÉGIMEN DE BUEN GOBIERNO APLICABLE A LAS COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO, LAS COOPERATIVAS MULTIACTIVAS E INTEGRALES CON SECCIÓN DE AHORRO Y CRÉDITO, Y LOS FONDOS DE EMPLEADOS DE CATEGORÍA PLENA.
Para el caso de las cooperativas de ahorro y crédito, las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito y los fondos de empleados de categoría plena deberán incluir en sus códigos de buen gobierno los postulados descritos en el numeral anterior, y los que se relacionan a continuación y regulen las relaciones entre los asociados, el consejo de administración o quien haga sus veces, la gerencia y/o el representante legal y otras partes interesadas, así como el promover la adecuada administración de conflictos de interés y la revelación correcta de información sobre las transacciones realizadas con partes relacionadas:
6.1 Información permanente a los asociados
Las organizaciones deberán establecer requisitos de información a los asociados, con el fin de garantizar como mínimo, previo a la vinculación del asociado y durante todo el tiempo de vinculación:
- La obligación de ponerle en conocimiento de los derechos y obligaciones que de, acuerdo con la normatividad vigente, los estatutos y el reglamento, le corresponden a los asociados de la organización y en general a los asociados de organizaciones de economía solidaria, y las características de sus aportes y depósitos.
- Los programas de capacitación, rendición de cuentas, perfiles e informes de los órganos de administración, control y vigilancia.
- Los canales de comunicación de que dispone la organización, a través de los cuales se puede acceder a la información de la organización
- Las organizaciones adoptarán políticas de comunicación e información dirigidas a los asociados sobre las decisiones tomadas en asamblea general. Entre estas políticas se establecerán canales de comunicación para todos los asociados, incluyendo aquellos que no hayan participado en la asamblea.
REVISORÍA FISCAL.
1. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
La institución de la revisoría fiscal es uno de los instrumentos por medio de los cuales se ejerce la inspección y vigilancia de las organizaciones solidarias y, como receptora por delegación de las funciones propias del Estado, vela por el cumplimiento de las leyes y los acuerdos entre los particulares (estatutos sociales y decisiones de los órganos de administración) y da fe pública, por medio de su atestación o firma sobre la presunción legalidad, salvo prueba en contrario, que dichos actos se ajustan a los requisitos legales. Para tal efecto, ejercerá sus funciones y responsabilidades conforme a lo previsto en el Código de Comercio.
Atendiendo lo establecido en el artículo 207 del Código de Comercio, particularmente lo señalado en los numerales 2, 3 y 6:
- Deberá presentar por escrito informes evaluaciones y recomendaciones encaminadas a prevenir que los administradores u otros funcionarios del ente fiscalizado incurran o persistan en actos irregulares, ilícitos o que contraríen las órdenes de los órganos de administración superiores.
- El deber de colaboración con las entidades gubernamentales y el de suministrar a éstas la información a que haya lugar, particularmente cuando ello procede por iniciativa del revisor fiscal, hallan su fundamento en la importancia de las funciones a él asignadas, las cuales trascienden el ámbito privado y el mero interés de la persona jurídica y sus asociados, teniendo relevancia en el ámbito social e incidencia en el orden público económico. La colaboración debe ser amplia, oportuna, completa e integral y en modo alguno puede limitarse a la remisión de los informes que expresamente se solicitan.
- Los informes suministrados deben permitir a las entidades de vigilancia y control adoptar las medidas que consideren pertinentes, particularmente lo atinente a las situaciones de crisis de las entidades fiscalizadas, que afecten materialmente su capacidad para cumplir con los compromisos contraídos o que representen un riesgo significativo, dado el peligro que la situación representa para la entidad, sin que pueda entenderse que el suministro de dicha información menoscabe la independencia propia del ejercicio de la revisoría fiscal.
- La función de impartir instrucciones, es el mecanismo a través del cual la revisoría fiscal puede señalar a la administración cómo debe ser el control permanente de los bienes y valores sociales, sus métodos y procedimientos y todo el conjunto de acciones tendientes a hacer lo adecuado y oportuno. De dichas instrucciones se dejará constancia escrita de su observancia por parte de los administradores.
Para el correcto desempeño de las funciones del revisor fiscal, los administradores de la organización solidaria están en la obligación de suministrarle toda la información por él solicitada y en caso de no recibirla en debida forma y en su oportunidad, o no obtenerla, deberá poner este hecho en conocimiento del órgano competente, según el caso y a la vez, si fuere necesario, informar a los organismos gubernamentales de control.
2. NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DEL TRABAJO
Con la expedición de la Ley 1314 de 2009, se regularon los Principios y Normas de Contabilidad e Información Financiera y de Aseguramiento de la Información en Colombia, se señalaron las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinaron las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.
El artículo 5o de la Ley 1314 de 2009, definió las Normas de Aseguramiento de la Información (NAI) y estableció su composición. Por otra parte, el numeral 1o, del artículo 10 de la citada Ley, señaló a las autoridades de supervisión, que en desarrollo de sus funciones vigilarán que los entes económicos bajo inspección, vigilancia y control, así como sus administradores, funcionarios y profesionales del aseguramiento de la información, cumplan con las normas en materia de contabilidad y de información financiera y de aseguramiento de la información, y aplicarán las sanciones a que haya lugar por infracciones a estas.
En el desarrollo de su labor de revisión de la información financiera, los revisores fiscales deberán tener en cuenta los marcos técnicos normativos contenidos en el Decreto 2420 de 2015 y los que lo modifiquen, adicionen y complementen.
Así mismo y, en aras de velar por el cumplimiento y adecuada aplicación de las disposiciones establecidas en la Ley, esta Superintendencia recuerda a todos los contadores públicos y revisores fiscales que presten sus servicios a las organizaciones solidarias, que deberán aplicar las disposiciones contenidas en el Anexo 4 del Decreto 2420 de 2015, sobre las Normas de Aseguramiento de la Información (NAI) en los términos allí señalados.
Sobre el particular, en el desarrollo de su labor, deberán tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 1.2.1.2 (ámbito de aplicación) del Decreto 2420 de 2015 y los que lo modifiquen, adicionen y complementen.
- Los revisores fiscales que presten sus servicios, a las entidades pertenecientes al Grupo 1, (y las que voluntariamente se acogieron a aplicar este marco técnico normativo) y a las entidades del Grupo 2 que tengan más de 30.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv) de activos o, más de 200 trabajadores, en los términos establecidos para tales, así como a los revisores fiscales que dictaminen estados financieros consolidados de estas entidades, aplicarán las NIA en cumplimiento de las responsabilidades contenidas en los artículos 207, numeral 7, y 208 del Código de Comercio, en relación con el dictamen de los estados financieros, y aplicarán las ISAE, en desarrollo de las responsabilidades señaladas en el artículo 209 del Código Mercantil, relacionadas con la evaluación del cumplimiento de las disposiciones estatutarias y de la asamblea y con la evaluación del control interno.
- Los revisores fiscales que presten sus servicios a entidades distintas a las señaladas en el párrafo anterior continuarán aplicando los procedimientos de auditoría previstos en el marco regulatorio vigente y podrán aplicar voluntariamente las NAI.
Los contadores públicos que ejerzan como revisores fiscales y que sus encargos estén en función de emitir un dictamen sobre estados financieros, entre otras funciones de aseguramiento, deberán:
a. Hacer la Planeacion de su Trabajo (NIA 300)
b. Cumplir los requerimientos de ética y las Normas de Control de Calidad (NIA 220 y NICC).
c. Establecer los términos del encargo (NIA 210)
d. Considerar su responsabilidad frente al fraude (NIA 240) y al cumplimiento de leyes y regulaciones (NIA 250).
e. Comunicar las deficiencias en el control interno a los encargados del gobierno corporativo y a la administración (NIA 265).
f. Identificar y evaluar los riesgos de errores materiales mediante la comprensión de la entidad y de su entorno (NIA 315).
g. Obtener una respuesta a los riesgos evaluados (NIA 330), y buscar evidencia de auditoría (NIA 500).
h. Considerar la utilización de trabajos realizados por otros (NIA 610 y 620)
i. Elaborar un informe sobre su trabajo (NIA 700 y 720)
Además, deberán reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero, las operaciones catalogadas como sospechosas cuando las adviertan dentro del giro ordinario de sus labores.
3. DICTAMEN E INFORME DEL REVISOR FISCAL
En virtud del artículo 10 de la Ley 43 de 1990, y teniendo en cuenta que una de las funciones preceptuadas por la Ley es la de emitir una opinión sobre los estados financieros (numeral 7, artículo 207 del Código de Comercio, en concordancia con los artículos 208 y 209 del Código de Comercio), corresponde al revisor fiscal dictaminar sobre los asuntos que son de su competencia profesional, por mandato legal o estatutario, e informar sobre aquellos asuntos que le ordena la Ley, atendiendo igualmente lo dispuesto en las NIAs 700 y 720 contempladas en las Normas de Aseguramiento de la Información.
En consecuencia, esta Superintendencia, en ejercicio de sus funciones y competencias, velará estrictamente por la observancia de las normas a que se ha hecho referencia y aplicará, de conformidad con las disposiciones vigentes, las sanciones que estime pertinentes a los profesionales de la contaduría pública dedicados al ejercicio de la revisoría fiscal, cuando ellas no sean atendidas.
4. INFORME POR PARTE DEL REVISOR FISCAL SOBRE INFORMACIÓN REMITIDA A LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA EN EL FORMULARIO OFICIAL DE RENDICIÓN DE CUENTAS.
Con el fin de evaluar la manera como la organización solidaria está dando cumplimiento a todas las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes, el revisor fiscal deberá remitir a esta Superintendencia, la información reportada a través del Formulario Oficial de Rendición de Cuentas previsto en la Circular Básica Contable y Financiera (CBCYF), junto con el informe donde expresa que la información ha sido fielmente tomada de los libros de contabilidad, se ha dado cumplimiento a las normas legales respectivas y que se han seguido procedimientos adecuados para su determinación y presentación.
Dicho reporte versará, principalmente, sobre la fidelidad de la información transmitida a esta Superintendencia, en relación con el cumplimiento del régimen prudencial y de las normas de los sistemas de administración de riesgos establecidos en la Circular Básica Contable y Financiera y en materia de SARLAFT incluido en la presente Circular.
Cuando por cualquier circunstancia, el revisor fiscal considere pertinente expresar alguna salvedad sobre la información examinada, deberá dejar constancia concreta y precisa al respecto, con indicación de las causas que la motivan.
Los revisores fiscales de las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, remitirán a esta Superintendencia este informe, con una periodicidad trimestral, en los plazos establecidos en la Circular Básica Contable y Financiera, para el reporte de los estados financieros que corresponda a cada trimestre y de fin de ejercicio.
Los revisores fiscales de los fondos de empleados remitirán a esta Superintendencia el informe señalado anteriormente, con una periodicidad semestral, en los plazos establecidos en la Circular Básica Contable y Financiera para el reporte de los estados financieros que corresponda al semestre y de fin de ejercicio.
ASPECTOS GENERALES DEL "AUTOCONTROL" DE LAS ORGANIZACIONES DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
En primer término, es pertinente aclarar que, con excepción del máximo órgano de la administración (asamblea general) los demás órganos de administración y de control social de las organizaciones supervisadas por esta Superintendencia tienen el mismo nivel jerárquico dentro de su estructura interna.
Lo anterior significa que no existe superioridad del uno respecto del otro, puesto que tanto los miembros del órgano de administración, como los miembros del órgano de control social son igualmente elegidos por la asamblea general para el cumplimiento de sus funciones legales y estatutarias; y éstas deben ser ejercidas de forma autónoma e independiente, con fundamento en el principio solidario previsto en el numeral 8 del artículo 4 de la Ley 454 de 1998.
Ahora bien, si bien es cierto el órgano de control social, está al mismo nivel jerárquico que el órgano de administración, dentro de la estructura de las organizaciones, es igualmente cierto que no tienen la condición de administradores, sin embargo el órgano de control social debe conocer el plan de trabajo del órgano de administración, que permitan realizar la vigilancia y control, a través de un proceso técnico y seguimiento periódico que permita evidenciar el avance de metas que contribuyan al cumplimiento del objeto social de la organización.
1. DEFINICIÓN DE CONTROL SOCIAL Y SUS CARACTERÍSTICAS DE INTERNO Y TÉCNICO
El artículo 7 de la Ley 454 de 1998 dispuso expresamente:
"Las personas jurídicas, sujetas a la presente ley, estarán sometidas al control social, interno y técnico de sus miembros, mediante las instancias que para el efecto se creen dentro de la respectiva estructura operativa, siguiendo los ordenamientos dispuestos por la ley y los estatutos.
"Parágrafo. Para salvaguardar el principio de la Autogestión, los asociados, durante el proceso de elección de sus dignatarios, procurarán establecer criterios que tengan en cuenta la capacidad y las aptitudes personales, el conocimiento, integridad ética y la destreza de quienes ejercen la representatividad. Las organizaciones de la Economía Solidaria, en sus estatutos, establecerán rigurosos requisitos para el acceso a los órganos de administración, y vigilancia, tomando en cuenta los criterios anteriormente anotados".
Toda vez que en la norma citada se emplean varios términos no definidos en la ley como son los de "control social" y sus características de ser "interno" y "técnico", se hace necesario determinar a qué corresponden cada uno de estos conceptos, así como dar unas pautas generales sobre la forma de interpretar y aplicar lo preceptuado en dicha disposición por las organizaciones supervisadas.
1.1. Definición de control social
El control social está relacionado con el elemento de asociación de las organizaciones de economía solidaria y hace referencia al control de resultados sociales, al de los procedimientos para el logro de dichos resultados, así como a los derechos y obligaciones de los asociados.
En cuanto al control de los resultados sociales, este es un control de fondo, material que, en principio, no le compete al revisor fiscal, es exclusivo del órgano de control social dentro de la organización de economía solidaria, elegido por la asamblea.
Como quiera que las organizaciones de economía solidaria están conformadas por un grupo de asociados unidos por un interés económico, social, cultural o ambiental común, es necesario que los mismos asociados, a través de un órgano interno que los represente fiscalicen si se están o no satisfaciendo esas necesidades económicas, sociales, culturales, o ambiental para las cuales constituyeron la organización solidaria o se asociaron a ella posteriormente. Es decir, si se está cumpliendo con el objeto para el cual se constituyó la organización. En eso consiste el control de los resultados sociales.
En cuanto al control de los procedimientos para lograr los resultados propuestos, se pretende verificar que dichos resultados sociales se obtengan respetando la ley, los estatutos y los reglamentos, así como los principios, valores, características y fines de las organizaciones de la economía solidaria.
Igualmente, forma parte de este control social el velar por el cumplimiento de los derechos y obligaciones de los asociados.
Ahora bien, el control social debe reunir dos características fundamentales, según la norma transcrita: ser interno y ser técnico.
1.2. Características del control social: Interno y técnico
- Control social interno:
Como se desprende del hecho de ser un control ejercido por los propios asociados, se trata de un control interno que no puede delegarse en terceras personas, sean estas ajenas a la organización (por ejemplo, un auditor externo) o empleados de la misma
Son los propios asociados quienes, en desarrollo del principio de autogestión, deben ejercer el control social de la organización de economía solidaria correspondiente.
- Control social técnico:
El control social interno, no obstante estar en manos de los propios asociados, no puede ser un control que no revista características técnicas. Por el contrario, debe tratarse de un control idóneo, que sea eficiente y eficaz para que los asociados puedan supervisar cabalmente la gestión de la organización solidaria.
A este respecto el legislador, en la Ley 454 de 1998, señaló unos parámetros generales para lograr que dicho control fuera técnico.
El parágrafo del artículo 7 de la Ley 454 de 1998, ya trascrito, ordenó que en los estatutos de las organizaciones de economía solidaria, se establecieran requisitos rigurosos para acceder a los órganos de administración y vigilancia.
De otra parte, los incisos primero y tercero del artículo 59 de la misma ley, si bien se refieren expresamente a las juntas de vigilancia (incisos que se pueden aplicar por remisión a las demás organizaciones de la economía solidaria) disponen:
"Las funciones señaladas por la ley a este órgano deberán desarrollarse con fundamento en criterios de investigación y valoración y sus observaciones o requerimientos serán documentados debidamente (inciso primero).
"El ejercicio de las funciones asignadas por la ley a las juntas de vigilancia se referirá únicamente al control social y no deberá desarrollarse sobre materias que correspondan a las de competencia de los órganos de administración" (inciso tercero).
La norma citada es imperativa en cuanto a que debe haber un control social en toda organización de la economía solidaria, el cual debe ser interno y técnico, y estar a cargo de los propios asociados.
2. OBLIGATORIEDAD DEL CONTROL SOCIAL, INTERNO Y TÉCNICO EN LAS ORGANIZACIONES VIGILADAS Y ÓRGANOS A TRAVÉS DE LOS CUALES SE DEBE CUMPLIR
Como se desprende de la lectura del artículo 7 de la Ley 454 de 1998, ya citado, todas las organizaciones de la economía solidaria están obligadas a realizar el autocontrol, en los términos de la norma transcrita.
Si bien la norma citada hace referencia a las "instancias que para el efecto se creen dentro de la respectiva estructura operativa", expresamente advierte que se deben seguir para el efecto los ordenamientos dispuestos por la ley y los estatutos.
Lo anterior se traduce en que la organización correspondiente debe contar con el órgano de control social interno que la ley haya previsto y luego sí, siguiendo esos mismos parámetros legales, puede estatutariamente desarrollar los aspectos pertinentes, así como crear las instancias que se requieran dentro de la estructura operativa. Luego, si la ley ha previsto ya un órgano de control social, no debe entenderse el artículo 7 de la Ley 454 de 1998 en el sentido de que además, debe crearse un nuevo órgano por la entidad respectiva, a partir de la entrada en vigencia de dicha ley.
Así, por ejemplo, según los artículos 38 y siguientes de la Ley 79 de 1988, en el caso de las cooperativas el órgano encargado del control social, es la junta de vigilancia, que debe estar conformado por tres asociados hábiles y cumplir, por lo menos, las funciones señaladas en la ley.
Una vez respetados esos parámetros mínimos, bien se podría en una cooperativa de grandes dimensiones implementar estatutariamente, por ejemplo, la creación de comités de vigilancia que apoyen a la junta de vigilancia en su función, bajo su coordinación y sin perjuicio de las responsabilidades que les corresponden a sus miembros titulares.
No se debe entender que la cooperativa, además de la junta de vigilancia, debe crear otros órganos de control social que ejerzan las mismas funciones que según una norma expresa, el artículo 40 de la Ley 79 de 1988, son de competencia exclusiva de la junta de vigilancia.
En el caso de los fondos de empleados, el Decreto Ley 1481 de 1989 consagró como opcional, la existencia de un comité de control social (artículo 42). Es claro que con lo dispuesto en forma taxativa por el artículo 7 de la Ley 454 de 1998, ya citado, esta opción se convirtió en una obligación y que todo fondo de empleados, al igual que toda organización de la economía solidaria, debe contar con un órgano o comité de control social.
Por lo tanto, el inciso primero del artículo 42 del Decreto-Ley 1481 de 1989 debe entenderse de la siguiente manera:
"Comité de control social. Los fondos de empleados deberán contemplar la existencia de un comité de control social que ejercerá las funciones de vigilancia social fijadas en los estatutos. En defecto o como complemento de éstas se aplicarán las establecidas en la legislación cooperativa para lasjuntas de vigilancia".
Debe interpretarse en el sentido de que ya no es facultativo sino obligatorio contar con dicho comité de control social.
El segundo inciso del mismo artículo sigue teniendo validez cuando preceptúa que:
"El número de integrantes, su período y sistema de elección serán previstos en los estatutos. Si no se previese sobre este aspecto, se aplicará el sistema del cuociente electoral previa inscripción de planchas."
En el caso de las precooperativas el órgano de control social interno es el comité de vigilancia, en las asociaciones mutuales la junta de control social y en las empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas la junta de vigilancia.
En las demás organizaciones que reúnan las características señaladas en la Ley 454 de 1998 para formar parte del sistema de la economía solidaria y que no cuenten con una norma legal especial, se debe contemplar en los estatutos un órgano de control social, interno y técnico.
3. INSTRUCCIONES SOBRE ÓRGANOS DE CONTROL SOCIAL DE LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS
Con el fin de que el ejercicio de los órganos de control social permita el fortalecimiento y desarrollo de los principios de autonomía, autocontrol y autogobierno y para hacer eficaz y eficiente el papel de dichos órganos, se definen los siguientes parámetros de obligatorio cumplimiento:
a. Ejercer las funciones (legales y estatutarias) propias de su naturaleza, especialmente las previstas en el artículo 40 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 454 de 1998 y demás normas que la complementen
b. Expedir su propio reglamento que debe contener, como mínimo, la composición del quórum, la forma de adopción de las decisiones, el procedimiento de elecciones, las funciones del presidente, vicepresidente y secretario (o de quienes hagan sus veces), los requisitos mínimos de las actas, la periodicidad de las reuniones y, en términos generales, todo lo relativo al funcionamiento y operación de este órgano de control social.
c. Llevar el libro de actas correspondiente, en el cual se ha de consignar todo lo ocurrido en las reuniones del respectivo órgano de control social.
d. Verificar que las diferentes instancias de la administración cumplan a cabalidad con lo dispuesto en las leyes, en los estatutos de la organización, así como en los diferentes reglamentos, incluidos los de los fondos sociales y mutuales. Esto incluye la verificación de la correcta aplicación de los recursos destinados a los fondos sociales legales de educación y solidaridad, cuando hubiere lugar a ello.
e. El órgano de control social y técnico, hará seguimiento permanente al Proyecto Educativo Socio-empresarial - PESEM de la organización, desde su construcción e implementación, hasta su evaluación; y será presentado a la asamblea general, con el apoyo de la administración y los comités, que respondan a este balance anual.
f. Revisar, como mínimo una vez en el semestre, los libros de actas de los órganos de administración con el objetivo de verificar que las decisiones tomadas por éstos se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias. Los órganos de administración están en la obligación de suministrar la información requerida por el
g. En caso de encontrar presuntas irregularidades o violaciones al interior de la organización, el órgano de control social deberá adelantar o solicitar que se adelante la investigación correspondiente y pedir, al órgano competente, la aplicación de los correctivos o sanciones a que haya lugar. Si el órgano de control social detecta que no han sido aplicados los correctivos que a su juicio debieron implementarse o las sanciones que debieron imponerse, la junta de vigilancia o el comité de control social o quien haga sus veces, deberá remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria la investigación adelantada junto con las recomendaciones pertinentes sobre el particular.
h. Cuando el órgano de control social tenga la competencia estatutaria de adelantar las investigaciones a los asociados, las llevará a cabo respetando el "régimen de sanciones, causales y procedimientos" estatutario con el fin de garantizar el debido proceso y el derecho de defensa de todos los asociados previsto en el artículo 29 de la Constitución Política. En tales investigaciones internas se deberá observar, como mínimo, las siguientes etapas, las cuales deben tener un tiempo o plazos razonables para cada una de ellas:
- Auto de apertura de investigación y comunicación de la misma
- Pliego de cargos al investigado donde debe señalarse las normas presuntamente violadas.
- Notificación del pliego de cargos.
- Descargos del investigado.
- Práctica de pruebas.
- Traslado, con sus recomendaciones, al órgano de administración competente para aplicar las sanciones.
- Notificación de la sanción por parte del órgano competente.
- Posibilidad de presentación de los recursos a que haya lugar.
- Resolución, por parte las instancias competentes, de los recursos interpuestos.
Si no es el órgano de control social quien adelanta la investigación, éste deberá velar porque quien adelante las investigaciones respete los lineamientos previstos en este numeral.
En todo caso, en los estatutos de las organizaciones supervisadas se deberá prever el órgano competente para adelantar las investigaciones y decidir sobre la responsabilidad y sanciones a imponer. En ningún momento podrán concurrir las calidades de investigado e investigador en el mismo órgano o persona, por considerarse que ello configura un conflicto de interés.
i. Hacer seguimiento semestral a las quejas presentadas por los asociados, ante el Consejo de Administración o Junta Directiva o quien haga sus veces o ante el representante legal, con el fin de verificar la atención de las mismas. Cuando se encuentren temas recurrentes o la atención no haya sido oportuna, deberá investigar los motivos que estén ocasionando estas situaciones, presentar sus recomendaciones y solicitar la aplicación de los correctivos a que haya lugar. Cuando las quejas no hayan sido atendidas, se procederá del mismo modo, solicitando adicionalmente la atención de las mismas en forma inmediata.
El presente seguimiento deberá generar un informe que debe estar a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria en el respectivo libro de actas. El precitado documento debe hacer parte del informe de actividades que el órgano de control social presenta a la asamblea general cada año.
j. En cuanto a las quejas presentadas directamente al órgano de control social, éste debe estudiarlas, adelantar las investigaciones pertinentes y solicitar a quien corresponda la solución de las circunstancias que motivaron la queja y dar respuesta al asociado. En todo caso, el ente de control social deberá responder al asociado con todos los argumentos legales, estatutarios y reglamentarios.
Así mismo, las quejas deberán ser resueltas en las condiciones y en los términos establecidos en la presente circular o en las disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen o en el plazo establecido en el estatuto, siempre que éste no sea superiora quince (15) días hábiles.
k. Verificar el listado de asociados hábiles e inhábiles para determinar quién puede participar en la asamblea o para elegir delegados de acuerdo con la ley, el estatuto y los reglamentos. Esta es una función exclusiva de los órganos de control social;
l. En cuanto a las quejas presentadas directamente al órgano de control social, o a través de esta Superintendencia, éste tendrá la obligación de conocerlas en primera instancia, estudiarlas, adelantar las investigaciones pertinentes y solicitar a quien corresponda la solución de las circunstancias que motivaron la queja y dar respuesta al asociado. En todo caso, el ente de control social deberá responder al asociado con todos los argumentos legales, estatutarios y reglamentarios.
m. Respecto de las cooperativas de ahorro y crédito, integrales o multiactivas con sección de ahorro y crédito y los fondos e empleados de categoría plena deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 2.11.11.6.1 y siguientes, del Decreto 962 de 2018.
Todas estas disposiciones deben ser cumplidas por el órgano de control social, sin perjuicio del cumplimiento a lo establecido en las leyes 79 de 1988, 454 de 1998 y en el artículo 109 de la Ley 795 de 2003 o en las normas que las modifiquen, adicionen o complementen y en sus estatutos y reglamentos.
Adicionalmente, vale la pena recordar que, según lo dispuesto en el artículo 59 de la Ley 454 de 1998, los miembros del órgano de control social responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les imponen la ley y los estatutos, y sus funciones deben desarrollarse con un carácter técnico y con fundamento en criterios de investigación y valoración; y sus observaciones o requerimientos serán debidamente documentados.
Igualmente, se recuerda a los miembros de los órganos de administración que están en la obligación de prestar toda la colaboración y suministrar la información requerida en los procesos que adelanten los integrantes de los órganos de control social o el órgano designado para ello.
En todo caso los miembros de juntas de vigilancia o su equivalente, están en la obligación de conocer a profundidad los temas que le son puestos a su consideración, de debatirlos y pronunciarse con conocimiento de causa, dejando la evidencia del órgano correspondiente.
Por lo aquí expuesto, y ante la importancia de las funciones que ejercen los miembros que integran las instancias administrativas, de control y vigilancia, la Superintendencia de la Economía Solidaria reitera, una vez más, a todas sus organizaciones supervisadas que en sus estatutos deben establecer requisitos rigurosos para acceder a los cargos de los órganos de administración y vigilancia.
4. OTRAS INSTRUCCIONES SOBRE JUNTAS DE VIGILANCIA O COMITÉS DE CONTROL SOCIAL DE LAS COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO, LAS COOPERATIVAS MULTIACTIVAS E INTEGRALES CON SECCIÓN DE AHORRO Y CRÉDITO, Y LOS FONDOS DE EMPLEADOS DE CATEGORÍA PLENA
De conformidad con la expedición del Decreto 962 de 2018, por el cual se adicionó el Decreto 1068 de 2015, se han establecido algunos requisitos relacionados con la elección, conformación y funcionamiento de las juntas de vigilancia o comité de control social, así:
4.1 Elección: Conforme a la normatividad vigente, para la postulación de candidatos como miembros de la junta de vigilancia o comité de control social, las organizaciones requerirán que los aspirantes cuenten como mínimo con los siguientes requisitos, los cuales será verificados por la junta de vigilancia saliente:
- Contar con calidades idóneas para la función de control social y para actuar en representación de todos los asociados.
- Contar con capacidades y aptitudes personales, conocimiento, integridad ética y destrezas idóneas para actuar como miembros.
- No haber sido sancionado disciplinaria o administrativamente, o anteriormente removido del cargo de gerente, o miembro del consejo de administración o junta directiva de una organización de economía solidaria, exclusivamente por hechos atribuibles al candidato a miembro de junta de vigilancia o comité de control social y con ocasión del ordenamiento de medidas de intervención.
- Será requisito de postulación la manifestación expresa del candidato de conocer las funciones, los deberes y las prohibiciones establecidas en la normatividad vigente y los estatutos para la junta de vigilancia o comité de control social. Las organizaciones establecerán y formalizarán la forma en que se realizará esta manifestación expresa.
- Las organizaciones fijarán el nivel de los requisitos antes señalados considerando sus características y la complejidad de sus operaciones. En todo caso, deberán propender por la formación y capacitación de todos sus asociados, especialmente en relación con estos requisitos.
4.2 Conformación: La junta de vigilancia o comité de control social, deberá contar con un número impar de miembros principales, y estará conformada por asociados que cumplan, en todo momento, los requisitos antes previstos.
En el caso de las cooperativas de ahorro y crédito, y cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, el número de miembros principales no podrá ser superior a tres (3).
En caso que la organización permita la permanencia de miembros por períodos que superen los seis (6) años consecutivos, se fijarán condiciones de participación posterior en otros órganos de administración, control o vigilancia.
4.3 Funcionamiento: se fijarán como mínimo los siguientes requisitos:
- La composición, número de miembros, período y procesos para la realización de reuniones.
- Los mecanismos de rotación o renovación de miembros que hayan sido dispuestos por la organización, si los hubiere.
- Las políticas de retribución, atención de gastos y destinación de presupuesto para la inducción, capacitación y evaluación de las operaciones de la junta de vigilancia o comité de control social, en caso que en los estatutos sociales se haya autorizado el pago de estos conceptos.
- Los criterios de participación de los miembros suplentes, que en todo caso estarán apropiadamente delimitados para garantizar que esta participación no afecte la toma de decisiones por los miembros principales.
- Los mecanismos de suministro de información al consejo de administración o junta directiva. En el desarrollo de las sesiones de junta de vigilancia o comité de control social se velará por su independencia del consejo de administración o junta directiva.
- Los miembros de la junta de vigilancia o comité de control social no podrán usar o difundir en beneficio propio o ajeno, la información confidencial a la que tengan acceso. Para el efecto, las organizaciones fijarán requisitos de confidencialidad y revelación de la información.
- La junta de vigilancia o comité de control social, se reunirá por lo menos con periodicidad trimestral, o extraordinariamente cuando los hechos o circunstancias los exijan.
DEL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DE LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LAS ORGANIZACIONES SUPERVISADAS.
Para determinar el momento a partir del cual pueden ejercer funciones los miembros de los órganos de administración y de control social de las organizaciones supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria es preciso diferenciar 2 grupos de organizaciones:
- Las cooperativas que ejercen actividad financiera en los términos del inciso 4 del artículo 39 de la Ley 454 de 1998.
- Las organizaciones de economía solidaria que no ejercen actividad financiera en los términos del mencionado artículo.
Los representantes legales, los miembros de los consejos de administración y revisores fiscales, tanto titulares como suplentes, de las cooperativas que ejercen actividad financiera deben tomar posesión previa de sus cargos ante esta Superintendencia, en los términos y con los requisitos señalados en el Capítulo VI, Título II de la presente circular. En las demás organizaciones solidarias vigiladas no se requiere autorizar su posesión para ejercer sus cargos.
Ahora bien, el segundo grupo de organizaciones, por no ejercer actividad financiera, no requieren autorización previa para constituirse, ni los miembros de sus órganos de administración, y de control social deben posesionarse ante esta Superintendencia.
En relación al proceso de inscripción de los actos o decisiones de la asamblea general o por parte del órgano de administración permanente las Cámaras de Comercio, en lo que tiene que ver con la elección de "nuevos directivos" y ante el vacío legal existente, es necesario acudir a lo previsto en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988.
Por lo tanto, el artículo 163 del Código de Comercio Colombiano señala que la designación o revocación de los administradores o de los revisores fiscales está sujeta al registro de las entidades sin ánimo de lucro, del cual surge la obligación de inscribir su nombramiento o remoción en el mismo.
Igualmente, el artículo 164 ibídem establece:
"Las personas inscritas en la cámara de comercio del domicilio social como representantes de una sociedad, así como sus revisores fiscales, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección.
"La simple confirmación o reelección de las personas ya inscritas no requerirá nueva inscripción".
A su turno, el artículo 442 del citado código preceptúa:
"Las personas cuyos nombramientos figuren inscritos en el correspondiente registro mercantil como gerentes principales y suplentes serán los representantes de las sociedades para todos los efectos legales mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento".
Más adelante, el Código de Comercio Colombiano en la parte final del artículo 485 señala:
"(...)... las personas cuyos nombres figuren inscritos en la misma cámara como representantes de la sociedad, tendrán dicho carácter para todos los efectos legales, mientras no se inscriba debidamente una nueva designación".
Las anteriores disposiciones deben interpretarse sistemáticamente con lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 29 del Código de Comercio, según el cual "El registro mercantil se llevará con sujeción a las siguientes reglas:
"(...) "4. La inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un término especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirán efectos respecto a terceros sino a partir de la fecha de su inscripción".
Con base en lo anterior, es dable concluir que las inscripciones en el registro respectivo, pueden tener dos (2) clases de efectos: "constitutivos" y "declarativos".
Tienen efectos constitutivos cuando con el registro se crea una situación jurídica determinada. Por ejemplo, para el caso de las cooperativas, la personalidad jurídica se obtiene con el registro del acto de constitución en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización.
Los efectos declarativos del registro tienen fines de publicidad para que el acto o documento sea oponible ante terceros. Por ejemplo, una reforma estatutaria tiene validez a partir de su aprobación, pero sólo es oponible a terceros a partir de su inscripción.
En consecuencia, con fundamento en el anterior entorno normativo, podemos precisar el momento a partir del cual pueden ejercer sus funciones los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las cooperativas que ejercen actividad financiera y de las organizaciones que no la ejercen, supervisadas por esta Superintendencia.
En el caso de los nombramientos de los representantes legales, los miembros del consejo de administración u órgano equivalente y revisores fiscales de las cooperativas que ejercen actividad financiera, éstos están sometidos a un acto constitutivo para poder ejercer legalmente el cargo. Dicho acto constitutivo está integrado por el nombramiento y la posterior autorización de la posesión impartida por esta Superintendencia. Sólo a partir de la posesión pueden ejercer las funciones propias del cargo, sin perjuicio de la posterior inscripción en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización. La inscripción de la autorización de la posesión impartida por la Superintendencia en la respectiva Cámara de Comercio, tiene, entonces, efectos "declarativos" o de publicidad, es decir, para que dicho acto sea oponible ante terceros.
En tal virtud, los representantes legales, los miembros del consejo de administración u órgano equivalente y los revisores fiscales de las cooperativas que ejercen actividad financiera, pueden ejercer sus funciones legalmente una vez posesionados ante esta Superintendencia, salvo para aquellos actos que requieran necesariamente acreditar su respectiva calidad frente a terceros, para lo cual es indispensable la inscripción en la Cámara de Comercio, quedando bajo su responsabilidad los eventuales perjuicios que se puedan causar a los mismos.
En el caso de los nombramientos de los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las organizaciones que no ejercen actividad financiera, los cuales no requieren tomar posesión previa de sus cargos ante esta Superintendencia, la inscripción ante la Cámara de Comercio o quien haga sus veces tiene efectos simplemente "declarativos", pues estas personas pueden ejercer sus funciones a partir del nombramiento o designación por el órgano competente de la organización, el cual se erige como acto constitutivo. Lo anterior siempre y cuando la elección cumpla con los requisitos previstos en la ley y los estatutos.
Las cooperativas que ejercen actividad financiera tienen la obligación de inscribir inmediatamente en la Cámara de Comercio el oficio de la Superintendencia de la Economía Solidaria que autorice la posesión correspondiente. Así mismo, las organizaciones que no ejercen actividad financiera tienen la misma obligación, respecto de las inscripciones de los nombramientos.
De otro lado, los miembros de los órganos de administración y vigilancia que no resulten reelegidos deben proceder de manera inmediata, como es su obligación, a hacer entrega de sus cargos y de los documentos que reposen en su poder a quienes sean elegidos por los órganos competentes de las organizaciones supervisadas, a partir del nombramiento (para el caso de las organizaciones que no ejercen actividad financiera) o de la posesión (para las cooperativas que ejercen actividad financiera).
Con el objeto de evitar situaciones en las cuales las organizaciones puedan quedar acéfalas en cuanto a su representación legal, es conveniente tener contemplado estatutariamente, por lo menos, un suplente del representante legal para que pueda ejercer las funciones del titular en sus faltas temporales o absolutas. Estos suplentes, para el caso de las cooperativas que ejerzan la actividad financiera, deben posesionarse previamente ante esta Superintendencia en los términos previstos en el Capítulo Octavo, Título Segundo de la presente circular. En el caso de los fondos de empleados, por disposición del artículo 39 del Decreto Ley 1481 de 1989, es obligatoria la elección de un gerente suplente.
En consecuencia, y con el fin de preservar los derechos fundamentales de que trata el artículo 23 de la Ley 79 de 1988, todas las organizaciones de la economía solidaria vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberán publicar en el medio de información institucional que posean (cartelera, periódico, revista, página web, etc.) el nombre de los integrantes de los diferentes órganos de administración, control y vigilancia de la organización, una vez éstos hayan sido elegidos por la asamblea general. Para el caso de las organizaciones que requieran posesión de sus cuerpos directivos ante esta Superintendencia, la publicación arriba mencionada deberá hacerse en cuanto se surta este trámite legal. Esta información contendrá como mínimo: nombre del elegido, documento de identificación y órgano al que pertenece.
Cuando se trate de una organización que tenga diferentes agencias o sucursales y existan tales órganos, deberá hacerse lo pertinente en las respectivas regionales.
INSTRUCCIONES SOBRE ASAMBLEAS.
1. ASAMBLEAS GENERALES PRESENCIALES
El acta de la reunión de asamblea general u órgano máximo de administración deberá contener, como mínimo: número de acta; tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria); fecha, hora y lugar de la reunión; forma y antelación de la convocatoria y órgano que convoca de acuerdo con los estatutos; verificación de asociados hábiles e inhábiles de conformidad con el estatuto, número de asociados convocados y número de asociados o delegados asistentes; constancia del quórum deliberatorio; orden del día; asuntos tratados; nombramientos efectuados bajo el sistema de elección establecido en los estatutos; decisiones adoptadas y el número de votos a favor, en contra, en blanco o nulos; constancias presentadas por los asistentes; fecha y hora de la clausura.
Una vez concluida la asamblea y elaborada el acta, ésta debe ser firmada por quienes hayan actuado como presidente y secretario y por todos los asociados elegidos como integrantes de la comisión verificadora para la aprobación del acta.
Para todo tipo de asamblea, la junta de vigilancia o el órgano que haga sus veces, deberá verificar previamente el listado de asociados hábiles e inhábiles y publicar la lista de estos últimos de conformidad con los estatutos. Dicha lista deberá ser suscrita por los miembros de dicho órgano y en ella se dejará constancia de la fecha de publicación. Si algún miembro del referido órgano de vigilancia no está de acuerdo con el listado de asociados hábiles o inhábiles, deberá dejar constancia en tal sentido con las observaciones que tenga sobre el particular.
Cuando la asamblea se realice por el sistema de delegados, deberá allegarse a esta Superintendencia el reglamento para su elección y las actas de escrutinio correspondientes a la misma.
Si la asamblea aprueba una reforma estatutaria o elije miembros de los órganos de administración, revisoría fiscal y vigilancia, es preciso dejar constancia en el acta del: número de asociados presentes en el momento de someter a aprobación la reforma estatutaria o en el momento de la elección; número de votos obtenidos por la lista o candidato (dependiendo del sistema de elección) y número de cargos a proveer, discriminando si se trata de suplentes o principales por cada órgano y periodo para el cual corresponde la elección.
Las actas correspondientes a reuniones de asamblea general y del consejo de administración u órgano equivalente serán sentadas, dentro del menor tiempo posible, en los libros respectivos.
En todo caso, estos libros deberán ser inscritos ante las correspondientes cámaras de comercio. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en las normas legales respecto de la obligación de inscribir en la Cámara de Comercio determinados actos y documentos, y del envío a esta Superintendencia de estos últimos para el control de legalidad posterior, en los casos y dentro de los términos establecidos en las resoluciones y circulares expedidas por la misma.
Para todos los efectos, las copias de las actas que se presenten ante la Superintendencia de la Economía Solidaria deberán ser, indefectiblemente, fotocopias tomadas del libro inscrito en Cámara de Comercio o ante quien haga sus veces, o extractos de la parte pertinente. En ambos casos deben estar certificados por el secretario de la reunión o, en su defecto, por el representante legal.
Si el sistema de elección adoptado, según los estatutos, es el de listas o planchas se aplicará el cuociente electoral en los términos previstos en el artículo 197 del Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, el cual, dispone:
"...Este se determinará dividiendo el número total de los votos válidos emitidos por el de las personas que hayan de elegirse. El escrutinio se comenzará por la lista que hubiere obtenido mayor número de votos y así en orden descendente. De cada lista se declararán elegidos tantos nombres cuantas veces quepa el cuociente en el número de votos emitidos por la misma, y si quedaren puestos por proveer, éstos corresponderán a los residuos más altos, escrutándolos en el mismo orden descendente. En caso de empate de los residuos decidirá la suerte.
"Los votos en blanco sólo se computarán para determinar el cuociente electoral. Cuando los suplentes fueren numéricos podrán reemplazar a los principales elegidos de la misma lista.
"Las personas elegidas no podrán ser reemplazadas en elecciones parciales, sin proceder a nueva elección por el sistema del cuociente electoral, a menos que las vacantes se provean por unanimidad".
Sin perjuicio de lo establecido en los estatutos o en los reglamentos de las organizaciones solidarias supervisadas en cuanto a la elección de órganos o cuerpos plurales, de conformidad con el segundo inciso del artículo 32 de la Ley 79 de 1988 y el artículo 58 de la Ley 454 de 1998 y las demás normas que la complementen, esta Superintendencia sugiere, con el fin de que no se presenten inconvenientes al momento de la elección de dichos órganos, que las listas o planchas contengan igual número de candidatos al de cargos a proveer (principales y suplentes). Es decir, si son cinco los cargos a proveer, las listas deberían contener igual número de candidatos y si el número de principales y suplentes es diferente, la elección debe hacerse por separado (ejemplo: 7 principales y 3 suplentes).
En todo caso, los candidatos no deberán aparecer en más de una lista pues de hacerlo así se estaría vulnerando el derecho de igualdad de oportunidades de los demás asociados para aspirar a un cargo en uno de esos órganos.
En este sistema se deben tener en cuenta en forma exacta los "decimales", en el caso que se presenten, tanto al obtener el resultado del cuociente electoral, así como para las personas elegidas por "cuociente" o por "residuo", en la forma prevista en el citado artículo 197 del Código de Comercio.
Las asambleas generales de asociados o de delegados se realizarán en el lugar señalado en la convocatoria hecha por el órgano competente o en el lugar que se disponga en el estatuto con sujeción a lo dispuesto en él en materia de convocatoria y quórum y de conformidad con lo dispuesto en los artículos 30 y 31 de la Ley 79 de 1988.
Previo a la citación de la asamblea general se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: la verificación de la lista de hábiles e inhábiles por parte del órgano de control social de la organización y la publicación de los inhábiles dentro del término señalado en el estatuto; la publicidad del acto de convocatoria, incluyendo el orden del día, por los medios previstos en el estatuto y en la oportunidad señalada para el efecto.
Las decisiones adoptadas sin tener en cuenta las prescripciones que en materia de convocatoria y quórum estén previstas tanto en el estatuto como en la ley, serán ineficaces de conformidad con lo dispuesto en el artículo 38 del Decreto 1481 de 1989, en armonía con lo señalado en el artículo 190 del Código de Comercio, normas aplicables en orden a lo dispuesto en el artículo 158 de la Ley 79 de 1988.
Para los fondos de empleados, el temario u orden del día a desarrollar es obligatorio, tanto en la convocatoria para asamblea ordinaria como extraordinaria, so pena de ineficacia de las decisiones adoptadas, de acuerdo a lo establecido en el artículo 30 del Decreto Ley 1481 de 1989.
Igualmente, la reunión de la asamblea general de las organizaciones de la economía solidaria podrá suspenderse, por decisión del quórum requerido (artículo 32 de la ley 79 de 1988) cuantas veces sea necesario, sin que sus deliberaciones se suspendan por más de tres (3) días hábiles. Al suspenderlas por un lapso superior sus decisiones serán ineficaces de pleno derecho, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 430 y 433 del Código de Comercio, según remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988.
En el evento de realizarse una asamblea general extraordinaria, ésta sólo podrá tratar los asuntos para los cuales haya sido convocada y los que se deriven estrictamente de ellos (artículo 28 Ley 79 de 1988 y artículo 29 del Decreto Ley 1481 de 1989 y las demás normas que la complementen).
En el caso de las cooperativas, el momento hasta el cual pueden habilitarse los asociados para efectos de poder asistir a las reuniones de asamblea general en los términos previstos en el artículo 27 de la Ley 79 de 1988, se determinará de conformidad con lo que establezcan los estatutos o reglamentos. Si en dicha normatividad interna no se regula expresamente a qué fecha los asociados deben estar al día con sus obligaciones, por aplicación del artículo 27 del Decreto Ley 1481 de 1989, ésta será la fecha de la convocatoria, según la remisión prevista en el citado artículo 158 de la Ley 79 de 1988.
En virtud del principio de información a los asociados, se debe informar a todos ellos la fecha en que se va a convocar a asamblea con el fin de facilitar su participación en la misma.
Cuando las decisiones de la junta directiva, consejo de administración o asamblea general son tomadas teniendo en cuenta la regla general, es decir, por mayoría absoluta, se sugiere a las organizaciones supervisadas ajustar sus estatutos en el sentido de establecer en números absolutos las mayorías mínimas requeridas para la toma de decisiones, en lugar de establecer que el quórum deliberatorio es "la mitad más uno de los miembros", especialmente, cuando los cuerpos plurales de administración y vigilancia están integrados por números impares. Por ejemplo, si un consejo de administración o junta directiva está conformado por siete (7) miembros, la mayoría absoluta es de 4 consejeros, teniendo en cuenta que por mayoría debe entenderse, de acuerdo con el diccionario de la Real Academia Española "La mayor parte de un número o de una serie de cosas que se expresa" y por mayoría absoluta "la que consta de más de la mitad de los votos."
2. INTRUCCIONES SOBRE ASAMBLEAS NO PRESENCIALES U OTRO MECANISMOS PARA LA TOMA DE DECISIONES
Los órganos de Administración y Control, es decir: Asamblea General de Asociados, Asamblea General de Delegados, Consejo de Administración, Junta Directiva, Junta de Vigilancia, Comité de Control Social y/o Junta de Control Social, podrán realizar Reuniones Ordinarias o Extraordinarias No Presenciales o Mixtas, o utilizar otros mecanismos para la toma de decisiones, teniendo en cuenta las exigencias normativas dispuestas en el artículo 19 y 20 de la Ley 222 de 1995, el artículo 2.2.1.16.1. del Decreto 398 de 2020 y las demás normas que lo modifiquen, complementen o adicionen.
Las Reuniones No Presenciales o Mixtas de los órganos colegiados, asambleas generales de asociados o de delegados se realizarán con sujeción a lo dispuesto en materia de convocatoria y quórum.
Es pertinente recordar que la convocatoria es el proceso previo a la realización de las reuniones de los cuerpos colegiados, que ha de realizarse conforme a las disposiciones estatutarias o legales.
La reunión o sesión No Presencial o Mixta, permite a los asociados o miembros de los órganos de administración o cuerpos colegiados deliberar o decidir sin necesidad de estar físicamente en el lugar de la reunión; mediante comunicación simultánea o sucesiva, utilizando para tal efecto, los avances tecnológicos en materia de telecomunicaciones tales como: video conferencia, teleconferencia, herramientas de internet, teléfono, conferencia virtual, correo electrónico, mensajes de texto, o vía "chat" y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los asociados que les permita deliberar y decidir, y que permitan probar la realización y participación de todos los asistentes a la reunión.
Para la realización de Reuniones No Presenciales o Mixtas, en concordancia con la Ley 222 de 1995 y el Decreto 398 de 2020, las Organizaciones de la Economía Solidaria, vigiladas por esta Superintendencia, podrán adoptar cualquier medio para deliberar y decidir mediante comunicación simultánea o sucesiva, siempre y cuando garanticen el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Que la comunicación utilizada para llevar a cabo la reunión no presencial sea simultánea o sucesiva.
2. Que los medios utilizados para la realización de comunicaciones simultaneas o sucesivas, permitan probar la participación, deliberación y decisión de los participantes.
3. Que la convocatoria a la reunión no presencial o mixta sea realizada conforme a lo señalado en la ley o en los estatutos, indicando el medio de comunicación simultáneo o sucesivo empleado para la reunión.
4. Que se realice la verificación de identidad de los participantes virtuales y garantizar la participación de los asociados hábiles, de los delegados, de los apoderados (en el caso de los fondos de empleados) o de los miembros de los cuerpos colegiados.
5. Que se tenga en cuenta el quorum para constituir, para deliberar y adoptar decisiones válidas; en el caso de las cooperativas, es el artículo 31 de la Ley 79 de 1988, en las asociaciones mutuales, el artículo 31 del Decreto Ley 1480 de 1989 y, el artículo 33 del Decreto Ley 1481 de 1989, en los fondos de empleados, en armonía con lo previsto en los respectivos estatutos de las organizaciones solidarias y demás normas aplicables para todas las entidades del sector.
6. Que el representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad o presencia del quórum necesario previsto en la ley, durante toda la reunión.
7. En caso que el método empleado para la reunión no presencial sea de comunicaciones sucesivas, se deberá garantizar la respuesta inmediata, es decir, que la respuesta debe darse sin mediar tiempo entre el momento en que se recibe la comunicación y el momento en que se brinda una respuesta.
8. Que de las reuniones no presenciales o mixtas se deberá elaborar y asentar un Acta en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a la fecha en que finalizó la reunión.
9. Que las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la organización, y a falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros que participaron en la reunión.
En caso de utilizar otros mecanismos para la toma de decisiones, las Organizaciones de la Economía Solidaria, vigiladas por esta Superintendencia, deberán garantizar el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. El mecanismo utilizado para la toma de decisiones, debe ser un mecanismo de comunicación escrita.
2. El asociado o miembro del cuerpo colegiado, deberá expresar el sentido de su voto, en caso contrario, se tendrá por no válida la decisión tomada en la reunión.
3. Se debe garantizar la participación del ciento por ciento (100%) de los asociados hábiles, de los delegados designados o del total de los miembros de los cuerpos colegiados convocados.
4. La comunicación que contenga el sentido del voto deberá ser recibida por la Organización en un término máximo de un (1) mes, contado a partir de la primera comunicación recibida.
5. Las decisiones se tomarán teniendo en cuenta las mayorías legales y estatutarias.
6. El representante legal deberá informar a los asociados o miembros de los cuerpos colegiados, el sentido de la decisión, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de los documentos en los que se exprese el voto.
7. Dentro de los treinta (30) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo, se deberá elaborar y asentar un acta.
De lo acontecido en la reunión, dentro de los treinta (30) días siguiente a su culminación, se deberá elaborar y asentar un acta, la cual debe contener como mínimo, lo siguiente:
1. Número del acta.
2. Tipo de reunión (Ordinaria, Extraordinaria)
3. Nombre completo de la Organización, fecha y "lugar de la reunión" Solo en caso de ser una reunión mixta, se deberá mencionar el lugar donde se encuentra los asistentes presenciales
4. Nombre del órgano social que se reúne (Asamblea General de Asociados, Asamblea General de Delegados, Consejo de Administración, Junta Directiva, Junta de Vigilancia, Comité de Control Social y/o Junta de Control Social).
5. La información correspondiente a la convocatoria para la reunión (quién realiza la convocatoria, el medio por el cual se convoca y la antelación para la misma; lo anterior, conforme a los estatutos y la ley). Si la reunión es universal puede omitirse la manifestación de este requisito.
6. Enunciar los medios virtuales o tecnológicos utilizados para la reunión.
7. El quórum deliberatorio de la reunión, dejando constancia continua del quórum existente al momento de tomar cada una de las decisiones propuestas en el orden del día.
8. Orden del día o temas objeto de decisión.
9. Decisiones adoptadas con indicación del número de votos con los cuales se da la aprobación, si la decisión es aprobada por unanimidad, se puede señalar de esa manera.
10. Citar o referir los medios de prueba, en donde se puede constatar el desarrollo de la reunión (videos, grabaciones telefónicas, pantallazos de correos electrónicos, pantallazos de chats de mensajes telefónicos, etc.)
11. Firma del Representante Legal y secretario de la organización y falta de este último, de cualquiera de los participantes.
3. CONVOCATORIA Y POLÍTICAS MÍNIMAS PARA LA ASAMBLEA GENERAL DE LAS COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO, LAS COOPERATIVAS MULTIACTIVAS E INTEGRALES CON SECCIÓN DE AHORRO Y CRÉDITO, Y LOS FONDOS DE EMPLEADOS DE CATEGORÍA PLENA
a. Convocatoria
En la convocatoria a asamblea se seguirán criterios de transparencia, oportunidad y motivación a la participación democrática de los asociados, teniendo en cuenta como mínimo:
- La convocatoria a asamblea general ordinaria se realizará con una anticipación no menor a 15 días hábiles, informando la fecha, hora, lugar, orden del día en que se realizará la reunión y los asuntos que van a someterse a decisión. Para las asambleas extraordinarias se remitirá la misma información y la anticipación mínima será de 5 días hábiles.
- Cuando dentro de una asamblea se vayan a realizar elecciones de órganos de administración, control y vigilancia, con la convocatoria se acompañarán los perfiles que deberán cumplir los candidatos que se postulen y las reglas de votación con las que se realizará la elección.
- Las organizaciones establecerán políticas, de información para divulgar el perfil de los candidatos con anterioridad a la elección del respectivo órgano.
- Previo a la celebración de la asamblea general, se informará a los asociados inhábiles, si los hubiere, sobre esta condición, las razones por la que adquirieron la inhabilidad, los efectos que le representan y los mecanismos con que cuenta para superar dicha situación.
- La postulación de candidatos a miembros de órganos de administración, control y vigilancia se realizará de forma separada para los diferentes órganos, de manera que en una misma asamblea cada candidato se postule solamente a uno de ellos.
b. Elección de delegados
El consejo de administración o junta directiva de la organización someterá a aprobación de la asamblea general, el número y período de elección de los delegados, con lo cual deberá garantizar la adecuada información y participación de los asociados, teniendo como base las siguientes políticas:
- Criterios de sustitución de asamblea de asociados por asamblea de delegados: para lo cual debe justificarse alguna o algunas de las razones previstas en el inciso primero del artículo 29 de la Ley 79 de 1988 o en el inciso primero del artículo 32 del Decreto Ley 1481 de 1989.
- Número de delegados: que aseguren que los asociados estén plena y permanentemente informados sobre las decisiones tomadas en asamblea, y que todos los segmentos de asociados estén representados por al menos un delegado, siendo como mínimo veinte delegados elegidos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley 79 de 1988.
c. Elección de miembros de consejo de administración o junta directiva
Para la postulación de candidatos como miembros del consejo de administración o junta directiva, las organizaciones requerirán que los aspirantes cuenten como mínimo con los siguientes requisitos:
- Contar con capacidades y aptitudes personales, conocimiento, integridad ética y destrezas idóneas para actuar como miembros.
- Acreditar experiencia suficiente en la actividad que desarrolla la organización y/o experiencia, o conocimientos apropiados para el cumplimiento de las responsabilidades y funciones.
- No haber sido sancionado disciplinaria o administrativamente, o anteriormente removido del cargo de gerente, o miembro del consejo de administración o junta directiva de una organización de economía solidaria, exclusivamente por hechos atribuibles al candidato a miembro de consejo o junta y con ocasión del ordenamiento de medidas de intervención.
Los requisitos antes señalados deberán ser acreditados al momento en que los candidatos se postulen para ser elegidos y la junta de vigilancia o comité de control social, verificará el cumplimiento de tales requisitos, de acuerdo con las funciones que le han sido atribuidas por la Ley y normatividad vigente.
Será requisito de postulación la manifestación expresa del candidato de conocer las funciones, los deberes y las prohibiciones establecidas en la normatividad vigente y los estatutos para el consejo de administración o junta directiva. Las organizaciones establecerán y formalizarán la forma en que se realizará esta manifestación expresa.
Las organizaciones fijarán el nivel de los requisitos antes previstos, considerando sus características y la complejidad de sus operaciones. En todo caso, deberán propender por la formación y capacitación de todos sus asociados, especialmente en relación con estos requisitos.
RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES DE LAS ORGANIZACIONES SUPERVISADAS.
1. FUENTES
1.1. Legales
Se encuentran establecidas en el artículo 60 de la Ley 454 de 1998, norma que hace referencia a las inhabilidades e incompatibilidades de los miembros de los órganos de administración vigilancia de las organizaciones del Sector Cooperativo, la cual señala:
"Los miembros de las Juntas de Vigilancia no podrán ser simultáneamente miembros del Consejo de Administración de la misma cooperativa, ni llevar asuntos de la entidad en calidad de empleado o de asesor.
Los miembros del Consejo de Administración no podrán celebrar contratos de prestación de servicios o de asesoría con la entidad.
PARÁGRAFO 1o. Los cónyuges, compañeros permanentes, y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o de afinidad y primero civil de los miembros de la Junta de Vigilancia, del consejo de administración, del representante legal o del secretario general de una cooperativa tampoco, podrán celebrar contratos de prestación de servicios o de asesoría con esa cooperativa.
PARÁGRAFO 2o. Lo dispuesto en el primer inciso de este artículo no rige para las cooperativas de trabajo asociado."
Por otra parte, existe una "habilidad legal" para que los asociados de la s organizaciones supervisadas puedan asistir a reuniones de asamblea general de asociados. Según ésta y para dichos efectos, son asociados hábiles "los inscritos en el registro social que no tengan suspendidos sus derechos y se encuentren al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones de acuerdo con los estatutos y reglamentos." Para los Fondo de Empleados la habilidad de los asociados se entenderá en la fecha de la convocatoria de la asamblea general, de conformidad con lo previsto en el parágrafo del artículo 27 del Decreto Ley 1481 de 1989.
Para el caso de la asamblea general de "delegados", la ley no exige que los delegados convocados sean hábiles. Sin embargo, si dicha habilidad está ordenada por disposición estatutaria, debe ser acatada por ser norma de obligatorio cumplimiento. De igual forma, los delegados deben haber sido hábiles al momento de su elección. Si posteriormente incurren en una causal de inhabilidad, salvo disposición estatutaria en contrario, no se podrá impedir la asistencia del delegado a la asamblea, pues con esto se estarían coartando indirectamente los derechos de representación de los asociados que lo eligieron al exigir un requisito que, como ya se anotó, no quedó contemplado expresamente en la ley para los delegados sino para los asociados.
De otra parte, para las cooperativas que ejercen actividad financiera y los fondos de categoría plena, a efectos de validar las inhabilidades relacionadas con los gerentes, deberán remitirse a lo establecido en el numeral 3 del artículo 2.11.11.5.2 del Decreto 1068 de 2015, adicionado por el Decreto 962 de 2018.
1.2. Estatutarias
Además de las incompatibilidades e inhabilidades expresamente consagradas por el legislador, el mismo facultó a los asociados de las organizaciones solidarias para que establezcan en sus estatutos las que consideren pertinentes, tal como se señala en el artículo 19, numeral 6 de la Ley 79 de 1988, al tenor del cual se dispone:
"Los estatutos de toda Cooperativa deberán contener: (...) "6. Régimen de organización interna, constitución, procedimientos y funciones de los órganos de administración y vigilancia, condiciones, incompatibilidades y forma de elección y remoción de sus miembros."
Las demás organizaciones de la economía solidaria supervisadas por esta Superintendencia, deben consagrar en sus estatutos, de acuerdo con los principios de "autogestión" y "autonomía", el régimen de inhabilidades e incompatibilidades que las gobierne.
Con fundamento en el anterior entorno normativo, es dable concluir que las inhabilidades e incompatibilidades de los miembros de los órganos de administración y vigilancia de las organizaciones supervisadas son de dos clases: las contempladas en la ley y las previstas en los estatutos.
Asimismo, que dichas inhabilidades e incompatibilidades deben ser expresas y su interpretación es restrictiva; es así, que únicamente se tendrán como tales las expresamente señaladas por el legislador (artículo 60 de la Ley 454 de 1998 para las cooperativas) y las contempladas en los estatutos de las organizaciones bajo la supervisión de esta Superintendencia. No pueden aplicarse otras en forma analógica.
Es preciso tener en cuenta que las organizaciones de la economía solidaria, deben establecer en sus estatutos, requisitos rigurosos para hacer parte de los órganos de administración y vigilancia con base en los criterios señalados en el parágrafo del artículo 7 de la Ley 454 de 1998, lo que equivale a decir, que existe una "habilidad estatutaria", para poder ocupar un cargo en uno de éstos órganos.
En cuanto a las legales, hasta el momento, el legislador sólo ha contemplado las del artículo 60 de la Ley 454 de 1998 para las cooperativas. A contrario sensu, en las demás organizaciones de la economía solidaria sólo existen las inhabilidades e incompatibilidades que expresamente señalen sus propios estatutos.
Cabe resaltar que el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en el artículo 60 de la Ley 454 de 1998 es una norma imperativa de obligatorio cumplimiento para todas las cooperativas, la cual, dado su jerarquía, no puede ser desconocida por una disposición estatutaria.
Finalmente, con base en las anteriores precisiones legales y conceptuales, esta Superintendencia sugiere a sus organizaciones supervisadas que además del régimen legal previsto para las cooperativas en el artículo 60 de la Ley 454 de 1998, establezcan en forma expresa y clara en sus estatutos el "régimen de inhabilidades e incompatibilidades" que consideren más conveniente, de acuerdo con sus necesidades e intereses.
TASA MÁXIMA DE INTERÉS QUE PUEDEN COBRAR LAS ORGANIZACIONES SUPERVISADAS.
1. AUTORIDAD COMPETENTE PARA CERTIFICAR LAS TASAS DE INTERÉS.
La única autoridad competente para certificar la tasa de interés es la Superintendencia Financiera de Colombia, con base en el artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, subrogado por el artículo 2 del Decreto 2359 de 1993.
La Superintendencia de la Economía Solidaria no tiene atribuida expresamente ninguna facultad legal para certificar una tasa de interés equivalente para el sector solidario. Por ello, para efectos de establecer las tasas máximas de interés que pueden cobrar legalmente a sus asociados, las organizaciones de la economía solidaria deben tener como punto de referencia la certificación del interés expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia.
2. TASA MÁXIMA DE INTERÉS QUE PUEDEN COBRAR LEGALMENTE LAS ORGANIZACIONES SUPERVISADAS
Las tasas de interés contempladas en la totalidad de la cartera de las organizaciones supervisadas no podrán sobrepasar la tasa máxima de usura, calculada según la certificación vigente sobre interés emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia
En el caso de cupos de crédito, el límite máximo de tasa de interés se determinará según la tasa de interés de usura aplicable el día del desembolso. Y en el caso de los créditos para vivienda la tasa máxima a cobrar será la fijada por la Junta Directiva del Banco de la República.
3. AUTORIDADES COMPETENTES PARA RELIQUIDAR CRÉDITOS Y DETERMINAR EL DELITO DE USURA
Ordenar la reliquidación de los créditos es competencia de la justicia ordinaria a petición de los interesados, sin perjuicio de las acciones administrativas sancionatorias a que haya lugar.
Corresponde a las autoridades penales, pronunciarse sobre la posible comisión del delito de usura con ocasión del cobro de tasas de interés que excedan los limites legalmente establecidos. En consecuencia, corresponde a los afectados iniciar las acciones judiciales correspondientes por tratarse de un delito querellable.
4. DE LA SOLUCIÓN DE CONFLICTOS TRANSIGIBLES ENTRE LAS ORGANIZACIONES SUPERVISADAS Y SUS ASOCIADOS CON OCASIÓN DEL COBRO DE TASAS DE INTERÉS
Los créditos que otorgan las organizaciones supervisadas constituyen actos cooperativos, de conformidad con el artículo 7 de la Ley 79 de 1988, toda vez que se trata de operaciones entre los asociados y sus organizaciones, en desarrollo del objeto social.
En consecuencia, debe tenerse en cuenta que antes de acudir a la justicia ordinaria, se requiere, por expresa disposición legal, surtir los procedimientos establecidos en los estatutos para solucionar conflictos transigibles entre los asociados y sus propias empresas asociativas con ocasión de dichos actos cooperativos o solidarios.
Las organizaciones de economía solidaria deben ajustarse a las tasas máximas de interés legalmente permitidas en las operaciones con sus asociados, toda vez que se trata de organizaciones en las cuales los usuarios de los servicios son los mismos asociados, dueños y gestores de la empresa que les presta ("criterio de identidad").
Las dificultades económicas que tales ajustes puedan ocasionar a la organización supervisada, antes de ventilarse en la justicia ordinaria, deben ser objeto de soluciones concretas tomadas por los mismos asociados-usuarios y beneficiarios de los créditos de común acuerdo con la organización otorgante del crédito. Estos problemas podrían ser tratados, inclusive, en asamblea general extraordinaria, debido a lo imprevisto y urgente del tema para muchas organizaciones.
Dentro de los componentes de los costos de los créditos otorgados a sus asociados, las organizaciones supervisadas no pueden cobrar sumas diferentes a las tasas de interés, tales como cuotas de administración o de manejo por el mismo crédito u otras equivalentes.
5. SUMAS QUE SE REPUTAN O NO COMO INTERESES
De conformidad con el artículo 68 de la Ley 45 de 1990, "Para todos los efectos legales se reputarán intereses las sumas que el acreedor reciba del deudor sin contraprestación distinta al crédito otorgado, aun cuando las mismas se justifiquen por concepto de honorarios, comisiones u otros semejantes. Así mismo, se incluirán dentro de los intereses las sumas que el deudor pague por concepto de servicios vinculados directamente con el crédito en exceso de las sumas que señale el reglamento."
La anterior disposición debe ser armonizada con lo dispuesto en el artículo 72 de la citada Ley 45, el artículo 884 del Código de Comercio, modificado por el artículo 111 de la Ley 510 de 1999, el artículo 1168 del mismo estatuto mercantil y el artículo 305 del Código Penal.
En forma complementaria, como se instruyó en el numeral 2 del presente Capítulo, ante la ausencia de reglamentación en materia de intereses en la legislación cooperativa y solidaria, es necesario y obligatorio acudir a las instrucciones o disposiciones generales que regulan la materia, en especial, las impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia y la Junta Directiva del Banco de la República. Por tal razón, en cuanto a los alcances de las tasas de interés es preciso tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 4 de la Resolución 19 de 1998 emanada de la Junta Directiva del Banco de la República, según el cual: "El concepto de tasa de interés efectiva comprende, también, la totalidad de los costos financieros a cargo del deudor - cualquiera que sea su denominación- vinculados al préstamo o relacionados con él...".
Como consecuencia de la normativa expuesta, se precisa qué sumas o cobros conforman o se reputan intereses y cuáles no.
Toda vez que los intereses son réditos de un capital, debe entenderse incluido en ellos tanto lo que se cobra por ceder el beneficio de hacer uso del dinero como por asumir el riesgo que ello representa y, en general, todas las cargas de tipo accesorio que se derivan para el respectivo acreedor.
Así las cosas, para efectos de lo dispuesto en el artículo 1168 del Código de Comercio y el artículo 68 de la Ley 45 de 1990, debe entenderse comprendido en el concepto de interés toda suma que reciba el acreedor directamente o por interpuesta persona, teniendo como causa el otorgamiento de un crédito, a título de depósito o de mutuo, así como aquellas sumas que el deudor pague por concepto de servicios vinculados directamente con el crédito.
En tal virtud, para fijar la tasa legalmente permitida, se reputan dentro de los intereses los cobros efectuados en el otorgamiento de los créditos de las organizaciones supervisadas a sus asociados, entre otros los siguientes conceptos:
- Comisiones.
- Estudio de crédito, a excepción de no tenerlo vinculado al crédito.
- Cuotas de manejo u otra equivalente por el crédito.
- Otros gastos vinculados necesariamente con el crédito mismo como la emisión y manejo de tarjeta de identificación operativa, la expedición y manejo de los cupones de pago, la evaluación de riesgos, el envío de extractos mensuales, los costos operativos y administrativos en que incurre la organización para la puesta en marcha del negocio tales como el desarrollo y actualización de tecnología, los sistemas computacionales, papelería y nómina, entre otros, siempre y cuando se trasladen y se cobren al asociado.
Por el contrario, no se reputan como intereses los cobros efectuados por los siguientes conceptos:
- Comisiones o cargos cobrados para terceros, por ejemplo: seguros, operaciones de redescuento de entidades como el Fondo Nacional de Garantías, Finagro y Findeter, entre otros.
- Los honorarios de cobranza externa.
- Cuando el asociado utilice servicios adicionales de tipo tecnológico, complementarios a los básicos del producto, tales como consulta vía Internet o por audio del saldo del crédito, éstos no se computarán como interés.
- Las comisiones y honorarios de que trata el artículo 39 de la ley 590 de 2000, sobre microcréditos y que deben ser autorizados por el Consejo Superior de Microempresa.
6. LÍMITES
La tasa máxima de interés que pueden cobrar legalmente las organizaciones supervisadas a sus asociados se encuentra limitada por las previsiones legales contenidas en el artículo 884 del Código de Comercio, cuyos alcances fueron instruidos por esta Superintendencia en el numeral 2 del presente capítulo.
Para su determinación habrá de ajustarse a lo previsto en el punto anterior, a fin de que los costos financieros del crédito (expresados bajo cualquier denominación que quiera dárseles) no superen las tasas legalmente permitidas.
7. SANCIONES.
El incumplimiento de las instrucciones previstas en el presente capítulo dará lugar a las sanciones administrativas pertinentes por parte de esta Superintendencia.
PROCEDIMIENTOS A SEGUIR EN LOS PROCESOS DE DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA.
1. CONSIDERACIONES GENERALES
De conformidad con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998, para adelantar los procesos de liquidación voluntaria en cumplimiento del numeral 1o del artículo 107 de la Ley 79 de 1988, las organizaciones supervisadas se someterán al régimen previsto en las disposiciones especiales consagradas en la citada Ley, y en subsidio, se regirán por el Código de Comercio.
De acuerdo con los artículos 107, numeral 1 y 109 y 106 y numeral 1 del artículo 107 de la Ley 79 de 1988, la liquidación voluntaria es el proceso que sigue a la terminación del acuerdo solidario en forma anticipada, decisión que toman los asociados de la organización supervisada por libre manifestación de su voluntad.
2. REQUISITOS PREVIOS PARA LAS COOPERATIVAS QUE EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA
2.1. Las organizaciones solidarias supervisadas que ejercen actividad financiera, previo a la adopción de la decisión de disolverse y liquidarse, deberán solicitar autorización al ente de supervisión. Para el efecto, deberán allegar los siguientes documentos:
Estados financieros del último período, mes o año, acompañado de las notas correspondientes, debidamente certificados y suscritos por el contador y dictaminados por el revisor fiscal.
b) Cálculo de la relación de solvencia.
c) Reporte sobre control al fondo de liquidez.
d) Evaluación y clasificación de cartera y régimen de provisiones.
e) Cálculo de la relación captaciones sobre aportes sociales.
f) Cálculo del activo productivo.
g) Reporte sobre riesgo de liquidez.
2.2. El ente de control evaluará la documentación suministrada de acuerdo con lo previsto en el subnumeral 2.1. del presente capítulo y tomará una decisión sobre si se autoriza o no la liquidación voluntaria o se opta por las medidas de salvamento previstas en la Ley. En todo caso, la Superintendencia se reserva el derecho de solicitar información financiera adicional para determinar la real situación de la organización.
Evaluada la documentación, la Superintendencia de la Economía Solidaria expedirá la resolución de autorización o rechazo para iniciar el proceso de liquidación. Dicho acto administrativo será necesario para proceder al trámite de la posesión del liquidador y revisor fiscal nombrados por la asamblea para el caso de las cooperativas que hubieren desarrollado la actividad financiera. En todo caso, previa la expedición de la resolución, la Supersolidaria podrá efectuar los requerimientos que considere necesarios para completar la información y documentación pertinente.
3. DOCUMENTOS PARA EL INICIO DE LA LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA DE LAS ORGANIZACIONES QUE NO EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA, Y DE LAS QUE EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA Y HA SIDO AUTORIZADA SU LIQUIDACIÓN.
Con el fin que esta Superintendencia realice el control de legalidad de la asamblea por medio de la cual se decidió la disolución y liquidación de la organización solidaria, se deben presentar los siguientes documentos:
Formato de solicitud de trámites diligenciado. Ver menú trámites en la página web www.supersolidaria.gov.co
b) Copia del acta del órgano permanente de administración donde se convoca de acuerdo con el término establecido en los estatutos. Deberá acompañarse de la convocatoria la cual debe contener fecha y el medio a través de la cual se hace pública, en cuyo orden del día deberá existir un punto referente a la aprobación de la disolución y liquidación.
c) Copia del acta de asamblea general tomada de los libros registrados en Cámara de Comercio, donde se toma la decisión de la decisión de disolverse y liquidarse voluntariamente.
Si la asamblea es de delegados deberán remitir adicionalmente el reglamento para la elección de delegados (archivo en formato Word, solo lectura) y el acta de escrutinios.
d) Estados financieros básicos con corte al mes anterior a la fecha de la asamblea en donde se tome la decisión de liquidar la organización, debidamente certificados y dictaminados, cuando haya revisor fiscal, junto con los anexos.
e) Nombres del liquidador (es) y revisor fiscal elegidos con la especificación de los honorarios asignados.
f) En el caso en que el candidato a liquidador haya administrado bienes de la organización, deberá allegar un informe de su gestión (archivo en formato Word y/o Excel, solo lectura) aprobado por la asamblea general y deberá someter su rendición de cuentas para la aprobación de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
g) Último estatuto debidamente aprobado (archivo en formato Word, solo lectura).
El Presidente de la Junta de Vigilancia u órgano de control que haga sus veces, deberá certificar en el formato de inicio de la liquidación voluntaria dispuesto por esta Superintendencia, que realizó verificación sobre la fecha de corte y criterios, previstos en el estatuto y en la Ley, para determinar la habilidad e inhabilidad de los asociados y/o
delegados para participar a la asamblea general y/o al proceso de elección de delegados, junto con la publicación del listado de asociados y/o delegados inhábiles, en la oportunidad prevista en el estatuto.
La Superintendencia de la Economía Solidaria en el proceso de evaluación del control de legalidad podrá requerir información adicional que requiera para su análisis y el proceso de liquidación voluntaria se realizará bajo la responsabilidad del liquidador.
4. PROCEDIMIENTO DE LA LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA
Las organizaciones supervisadas en trámite para liquidación voluntaria, deben seguir los siguientes procedimientos generales:
Realizada la evaluación de que trata el numeral 2.2 del presente capítulo, podrá celebrarse la asamblea general de asociados, ordinaria o extraordinaria, convocada para tal efecto, de acuerdo con las disposiciones legales y estatutarias, dicho requisito solo es aplicable para las organizaciones que ejercen actividad financiera.
b) La administración debe presentar a la asamblea general los estados financieros básicos con corte al mes anterior de la realización de la asamblea, debidamente certificados y dictaminados, según el caso.
c) La administración debe presentar un informe detallado de las razones técnicas, sociales, financieras y jurídicas por las cuales se somete a consideración de la asamblea la decisión de disolver y liquidar.
d) Las organizaciones solidarias supervisadas se disuelven por acuerdo de los asociados en asamblea general especialmente convocada para tal efecto, la decisión requerirá del voto favorable de las dos terceras (2/3) partes de los asistentes. Para aprobar la liquidación de un fondo de empleados debe aprobarse por el setenta por ciento (70%) de los asociados hábiles o delegados convocados.
e) La asamblea debe nombrar al liquidador o liquidadores, principales y suplentes, lo mismo que al revisor fiscal, principal y suplente, y fijar sus honorarios. Sólo será obligatorio tener revisor fiscal cuando por exigencia de la ley se tenga que proveer el cargo, de acuerdo a lo señalado en el numeral 2 del Capítulo VII del presente Título.
f) El liquidador o liquidadores, de las organizaciones vigiladas por la Delegatura para la Supervisión del Ahorro y de la Forma Asociativa Solidaria deberán remitir los siguientes documentos a más tardar dentro de los 15 días siguientes a su nombramiento, para posesionarse ante la Superintendencia de la Economía Solidaria:
4.1. Para Personas naturales:
- Copia del acta de la asamblea general donde consta la designación del liquidador y el revisor fiscal, con sus respectivos suplentes.
- Carta de aceptación del cargo de tales designaciones.
- Hoja de vida
- Declaración juramentada de bienes.
- Manifestación escrita juramentada de si tienen algún vínculo con organizaciones solidarias cuya actividad sea similar o afín con el objeto social de la organización en liquidación voluntaria. Dicho vínculo estará referido a la calidad de asociado, miembro de algún órgano de administración o vigilancia o de algún cargo que tenga representación legal en tales organizaciones solidarias.
- Manifestación escrita juramentada de que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidad establecidas en la Ley 222 de 1995 y en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
- Acreditar experiencia en el ejercicio de la actividad financiera, en economía solidaria o en procesos de liquidación, cuando se trate de la liquidación de una cooperativa autorizada para ejercer la actividad financiera.
4.2. Para Personas jurídicas:
En el caso de que la designación recaiga sobre una persona jurídica, se deberá allegar carta del Representante Legal de la firma de revisoría con el nombre de la persona que se delega para ser el Revisor Fiscal de la Organización en Liquidación, junto con la documentación e información relacionada en el ítem anterior, en lo relacionado con las personas naturales que van a cumplir las funciones respectivas.
4.2.1 Obligaciones de los liquidadores
- En el caso de que el candidato a liquidador haya sido administrador de la organización, debe presentar un informe de gestión, obtener la aprobación de cuentas por parte de la asamblea general y de la Superintendencia de la Economía Solidaria, presentar paz y salvo de la organización y certificación de esta última de no tener acreencia pendiente con dicho candidato. Esta aprobación debe hacerse en la misma asamblea donde se apruebe la disolución para liquidar.
- El liquidador tendrá la obligación de informar a los acreedores sobre el inicio de la liquidación de la organización solidaria mediante aviso que se publicará en un periódico que circule regularmente en el lugar del domicilio social y que se fijará en lugar visible de las oficinas de la organización. Copia de dicho aviso será enviada a la Superintendencia de la Economía Solidaria.
- El liquidador principal, deberá elaborar y presentar ante esta misma organización solidaria, el inventario de la masa activa y pasiva a liquidar, dentro de los treinta (30) días siguientes a la inscripción en la Cámara de Comercio.
- El liquidador deberá inscribir el proceso de liquidación en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización solidaria.
- Una vez hecha la inscripción, el liquidador enviará a la Superintendencia de la Economía Solidaria copias de las pólizas de manejo, aviso de prensa y el inventario de activos y pasivos.
- Una vez aprobado el inventario por parte de la asamblea general, el proceso de liquidación queda bajo la responsabilidad de la asamblea general y del liquidador.
- El liquidador o liquidadores presentarán anualmente a la asamblea los informes relacionados con el estado de la liquidación, a más tardar el último día hábil del mes de marzo de cada año y al término de su gestión, acompañados de:
a. Estados de liquidación junto con sus notas.
b. Estados financieros básicos junto con sus notas.
c. Informe de gestión.
- Si el liquidador principal decide renunciar a su cargo, y no se cuenta en la Organización Solidaria con liquidador suplente, deberá convocar a asamblea de asociados, con el fin de presentar su renuncia y que se realice el nombramiento de un nuevo liquidador.
De presentarse cambio de liquidador, se deben enviar los documentos solicitados en los numerales 4.1 y 4.2 de este capitulo
Finalizada la gestión del liquidador o los liquidadores, se convocará al Órgano máximo de administración para que se aprueben las cuentas de la liquidación y el acta final de la misma. Esta acta deberá contener el nombre de la organización u organizaciones de la economía solidaria receptoras a quienes se les transferirán los remanentes de la liquidación, en caso de existir, de acuerdo con lo previsto en los estatutos, de conformidad con el artículo 121 de la Ley 79 de 1988 para las cooperativas, el artículo 59 del Decreto 1480 de 1989 para las asociaciones mutualistas, el artículo 50 del Decreto 1481 de 1989 para los fondos de empleados y el artículo 38 del Decreto 1482 de 1989 para las empresas de servicios en las formas de administradoras públicas cooperativas.
Estas decisiones podrán adoptarse de acuerdo a las mayorías exigidas en las normas especiales aplicables a cada tipo de organización solidaria. Si realizada debidamente la convocatoria no concurre ningún asociado, el liquidador o los liquidadores convocarán en la misma forma a una segunda reunión de asamblea, para dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. Si a dicha reunión tampoco concurre ningún asociado, se tendrán por aprobadas las cuentas de los liquidadores, las cuales no podrán ser posteriormente impugnadas.
5. PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN DE LA CUENTA FINAL DE LA LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA
La Superintendencia de la Economía Solidaria expedirá un acto administrativo de cierre o finiquito del proceso liquidatorio, con base en la siguiente documentación que deberá enviar el liquidador:
- Acta final de liquidación. Si la misma no es tomada de los libros deberá adjuntarse constancia firmada por el secretario del acta donde se certifique que es fiel copia del original.
- Estados Financieros Finales suscritos por el revisor fiscal o por el contador.
- En el caso que exista remanente en la liquidación, de acuerdo con lo establecido en el artículo 121 de la Ley 79 de 1988, la entidad receptora de los saldos del remanente de liquidación transferidos por el organismo solidario deberá expedir con destino a esta Superintendencia una certificación de los recursos recibidos.
- Constancia suscrita por el liquidador y contador que el pago de pasivo se realizó acorde a lo señalado en el artículo 120 de la ley 79 de 1988.
- Copia del contrato de custodia de los documentos que integran el archivo de la organización.
- Estado de cuenta emitido por la Dian
Surtido el procedimiento señalado en el presente numeral, el liquidador solicitará la cancelación del registro de la organización objeto de liquidación ante la Cámara de Comercio respectiva y la cancelación del Rut. La organización solidaria, deberá remitir estos documentos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su expedición a esta Superintendencia para su verificación.
Además de estos procedimientos, los procesos de liquidación voluntarios deben cumplir en su totalidad con las disposiciones y trámites contemplados en las leyes especiales para los organismos solidarios. Particularmente las relacionadas en la Ley 79 de 1988 y, en subsidio, en el, Código de Comercio, Estatuto Tributario, normas fiscales locales y demás complementarias dentro del régimen vigente para las sociedades constituidas en Colombia, así como con las disposiciones estatutarias y reglamentarias de cada organización solidaria
6. DE LAS GENERALIDADES DE LEY
De conformidad con el artículo 111 de la Ley 79 de 1988, disuelta la organización solidaria, las determinaciones del Órgano máximo de administración deberán tener relación directa con la liquidación. No se podrán iniciar nuevas operaciones en desarrollo de su objeto social y conservará su capacidad jurídica únicamente para los actos necesarios a la inmediata liquidación. En tal caso, deberá adicionar a su razón social la expresión "en liquidación".
Durante el período de la liquidación, el Órgano máximo de administración se reunirá en las fechas indicadas en los estatutos para sus sesiones ordinarias. Así mismo, se reunirá cuando sea convocada por el o los liquidadores a iniciativa propia o previa instrucción de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Los asociados podrán reunirse cuando lo estimen necesario para conocer el estado de la liquidación y dirimir las discrepancias que se presenten entre los liquidadores.
La convocatoria se hará por un número superior al 20% de los asociados de la organización de la economía solidaria al momento de su disolución.
Las organizaciones solidarias que se encuentren en proceso de liquidación estarán obligadas a continuar con la contabilidad y registro de todas sus operaciones, conforme a lo dispuesto el artículo 3 del Decreto 2101 de 2016 y en los procedimientos contables adoptados por estas organizaciones.
Así mismo, deberán llevar los libros principales: diario, mayor y balance, o los folios de las formas continuas y los auxiliares o tarjetas que faciliten la comprobación de las cifras de los estados financieros.
Las operaciones deberán registrarse en los libros principales a más tardar dentro del mes siguiente a la fecha de su ocurrencia, dejando constancia en el evento de que en alguno de los meses no se presente movimiento operacional.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, en desarrollo de sus funciones de inspección y vigilancia, podrá solicitar en cualquier momento informes parciales o globales del proceso de liquidación para verificarlos, requiriendo, cuando lo estime necesario, documentos adicionales o efectuando visitas de inspección. A partir del momento en que se ordene la liquidación, las obligaciones a término a cargo de las organizaciones solidarias se hacen exigibles, pero sus bienes no podrán ser embargados.
El pago de las obligaciones se realizará en los términos previstos en el artículo 120 de la Ley 79 de 1988, y demás normas concordantes y complementarias
Si los activos de la organización en liquidación son insuficientes para cancelar el pasivo externo, el liquidador debe atender los créditos a cargo de la empresa solidaria hasta su agotamiento, teniendo en cuenta el orden de pagos establecido en el inventario del patrimonio que a su vez, debe ceñirse a la prelación de que trata el artículo 120 de la Ley 79 de 1988, y el liquidador debe proceder a citar al máximo órgano social con el fin de que conozcan la situación de la liquidación y aprueben la cuenta final de liquidación, tal como lo prescriben los artículos 247 y 248 del Código de Comercio, norma aplicable en orden a lo dispuesto en el artículo 158 de la Ley 79 de 1988, de tal manera que una vez se realicen los activos y se paguen los pasivos hasta donde sea posible con lo que ha recibido el liquidador, se puede proceder a concluir el proceso liquidatario mediante la aprobación y consiguiente inscripción de la cuenta final de liquidación así queden obligaciones sin pagar.
7. DE LOS REQUISITOS Y RESPONSABILIDADES DEL LIQUIDADOR
7.1. Consideraciones generales
Los liquidadores tienen el carácter de "administradores" de conformidad con el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, por lo tanto, están sometidos a los deberes, responsabilidades, prohibiciones y demás aspectos contemplados legalmente para tales administradores.
No podrán ser designados como liquidador o liquidadores las personas naturales o jurídicas que se encuentren incursas en alguna(s) de las causales de inhabilidad establecidas en la Ley 222 de 1995 y en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, así como en las de los estatutos de la organización en liquidación voluntaria.
De conformidad con el artículo 113 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 231 del Código de Comercio, cuando se designe un número plural de liquidadores éstos actuarán de consuno y las discrepancias que se presenten entre ellos serán resueltas por los asociados con el voto de la mayoría absoluta de éstos. En todo caso, el liquidador o liquidadores tendrán la representación legal de las organizaciones solidarias supervisadas en el proceso de liquidación voluntaria.
En los casos en que el liquidador no hubiere sido designado por la asamblea o, habiéndolo sido, no se posesione para el caso de las cooperativas que hubieren desarrollado la actividad financiera, así como en aquellos eventos en los que la ley lo establece, le corresponde designarlo a la Superintendencia de la Economía Solidaria, acorde con los parámetros establecidos en el artículo 108 de la Ley 79 de 1988 y demás normas concordantes y complementarias.
En los casos en que los liquidadores sean nombrados por la asamblea general o por la Superintendencia se deberán observar los requisitos previstos en el Capítulo X, del presente Título.
Quienes aspiren a ser designados liquidadores estarán obligados a mantener actualizada la información, Título VI de esta circular.
Los liquidadores deben adelantar los procesos de liquidación teniendo en cuenta las siguientes disposiciones:
a. No podrán adquirir bajo ningún título los activos que se realicen con motivo de la liquidación.
b. No pueden vender los activos de la liquidación a parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil.
c. Para desarrollar el proceso de liquidación deben contratar al personal mínimo requerido, teniendo en cuenta en todo caso la capacidad e idoneidad profesional.
d. Para desarrollar la labor, toda persona vinculada al proceso de liquidación debe tener claramente definidas sus funciones y responsabilidades.
e. Deben adelantar con la debida diligencia el proceso liquidatorio a su cargo, cumpliendo a cabalidad con lo estipulado en las normas vigentes para los liquidadores.
f. Ninguna persona natural o jurídica podrá ser designada como liquidador en más de cinco (5) organizaciones solidarias, ya sea designado directamente por la organización o como agentes o liquidador nombrado por la Superintendencia de la Economía Solidaria.
7.2. Causales de remoción y cesación de funciones de los liquidadores
La Superintendencia de la Economía Solidaria, sin perjuicio de sus atribuciones legales, ordenará la remoción del liquidador o liquidadores en cualquiera de los siguientes casos:
a. Cuando el liquidador o liquidadores falten a sus deberes legales y estatutarios.
b. Cuando sobre el liquidador, persona natural o jurídica, recaigan sanciones de tipo disciplinario, penal, civil o administrativo que afecten la idoneidad del proceso liquidatario.
c. Cuando a juicio del Superintendente se presenten situaciones extraordinarias que afecten la liquidación pronta y ordenada, buscando el aprovechamiento del patrimonio y los principios universales del proceso de insolvencia.
Todo lo anterior, sin perjuicio de la facultad de remoción que tiene la asamblea general.
Las funciones del liquidador o liquidadores cesarán en los siguientes casos:
Como consecuencia de su renuncia debidamente aceptada.
b) En caso de remoción.
c) En caso de muerte de la persona natural, o disolución de la persona jurídica designada como liquidadora.
d) Cuando no preste caución o se niegue a reajustarla.
e) Cuando termine el proceso de liquidación.
Cuando el liquidador se separe del cargo por renuncia o remoción, deberá rendir cuentas de su gestión a la junta de asociados o a la asamblea, mediante exposición razonada y detallada de los actos de gestión de los negocios, bienes y haberes de la organización solidaria en liquidación y del pago de las acreencias y restitución de bienes. Así mismo, deberá rendir un informe sucinto respecto del estado de los procesos que se adelanten en la que sea parte o sujeto procesal la organización en liquidación o que ésta tenga algún interés en los mismos. Dichas cuentas deberán estar debidamente soportadas.
Si la separación del cargo del liquidador se presenta en cooperativas que hubieren desarrollado la actividad financiera, el nuevo liquidador deberá tomar posesión ante la Superintendencia de Economía Solidaria, cumpliendo los requisitos establecidos anteriormente en este capítulo.
7.3. Responsabilidad de los liquidadores.
La responsabilidad del proceso de liquidación de las organizaciones solidarias supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria estará exclusivamente a cargo del liquidador o liquidadores designados para el efecto, posesionados (para el caso de las cooperativas que hubieren desarrollado la actividad financiera) y debidamente registrados ante la Cámara de Comercio respectiva.
Para todos los efectos legales, los bienes inventariados y el avalúo de los mismos, debidamente conformados, determinarán los límites de su responsabilidad. El liquidador o liquidadores responderán de los perjuicios que por violación o negligencia en el cumplimiento de sus deberes cause a los asociados o a terceros con interés legítimo en el proceso de liquidación.
De acuerdo con lo previsto en el artículo 115 de la Ley 79 de 1988, el liquidador o liquidadores informarán en forma oportuna y adecuada a los acreedores y a los asociados sobre el estado en el que se encuentra la liquidación.
7.4. Deberes de los liquidadores
Serán deberes del liquidador o liquidadores conforme a los dispuesto en el artículo 118 de la Ley 79 de 1988, los siguientes:
a. Ejecutar todos los actos tendientes a la realización de la liquidación de la organización solidaria rápida y progresiva.
b. Elaborar inventario de los activos patrimoniales, de los pasivos de cualquier naturaleza, de los libros y de los documentos y papeles, dentro de los treinta (30) días siguientes a la aceptación del cargo o a la posesión, según el caso.
c. Continuar y concluir las operaciones pendientes al tiempo de la disolución y celebrar todos los actos y contratos requeridos para el desarrollo de la liquidación. En todo caso, tal continuación no podrá referirse a la preparación o ejecución de actos que impliquen el desarrollo del objeto social.
d. Continuar con la contabilidad de las organizaciones solidarias en los mismos libros, siempre y cuando se encuentren debidamente registrados. En caso de no ser posible, deberá proveer a su reconstrucción e iniciar la contabilidad de la liquidación, en libros que deberá registrar en la Cámara de Comercio respectiva.
e. Exigir cuentas comprobadas de su gestión a las personas que hayan manejado intereses de la organización solidaria y no hayan obtenido la aprobación correspondiente de conformidad con la ley o los estatutos.
f. Liquidar y cancelar las cuentas de la organización solidaria con terceros y con cada uno de los asociados.
g. Cobrar los créditos, percibir su importe y otorgar las correspondientes aprobaciones.
h. Enajenar los bienes de la organización solidaria.
i. Llevar y custodiar los libros y correspondencia de la organización solidaria y velar por la integridad de su patrimonio.
j. Obtener la restitución de los bienes sociales que estén en poder de los asociados o de terceros, a medida que se haga exigible su entrega; lo mismo que a restituir los que no sean de propiedad de la organización solidaria.
k. Rendir cuentas o presentar estados de la liquidación cuando lo considere conveniente o se lo exijan los asociados o el ente de supervisión.
l. Promover acciones de responsabilidad civil o penal contra los asociados, administradores, revisores fiscales y funcionarios de la organización solidaria en liquidación, y en general, contra cualquier persona a la cual pueda deducirse responsabilidad.
m. Mantener y conservar los archivos de la organización solidaria.
n. Informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria el cambio de domicilio y residencia cuando sea el caso, así como suministrar toda la información y documentación que sea requerida por esta organización de supervisión.
o. Los demás que se deriven de la naturaleza de la liquidación y del propio mandato.
7.5. Honorarios
Los honorarios del liquidador o liquidadores serán fijados por la asamblea general, y se definirán en el mismo acto de su nombramiento.
Cuando el proceso sea adelantado por una persona jurídica, los honorarios serán liquidados y cancelados a la organización liquidadora y en ningún evento podrá asignarse honorarios a las personas naturales que atiendan el proceso en su nombre.
En caso de que la Superintendencia decrete la disolución y nombre el liquidador o liquidadores, los honorarios se fijarán mediante resolución, teniendo en cuenta las condiciones económicas, financieras y el monto de activos de la organización solidaria. Los honorarios estarán a cargo de la organización a liquidar.
7.6. Del pago de obligaciones
En primer término, debe procederse al pago de los depósitos captados y demás acreencias que no forman parte de la masa de liquidación, de acuerdo con lo establecido en el artículo 120 de la Ley 79 de 1988 y normas concordantes.
7.7. Sanciones
El incumplimiento de las disposiciones establecidas en este capítulo, especialmente, la no rendición de cuentas, la negligencia en el cumplimiento de las obligaciones o el abandono del proceso, dará lugar a que la Superintendencia de la Economía Solidaria aplique las sanciones correspondientes, previo agotamiento del procedimiento administrativo sancionatorio según la gravedad del hecho, y comunique a los organismos de control respectivos las irregularidades en que hubieren podido incurrir los infractores.
7.8. Otras disposiciones.
En el acto de cierre del proceso liquidatario, también se decidirá la cancelación del registro de las organizaciones solidarias supervisadas, la cual deberá ser notificada, tanto al representante legal (liquidador) como a los terceros que puedan tener algún interés en el proceso, de conformidad con las normas establecidas en el Código Contencioso Administrativo para dichos casos.
Una vez inscrito el acta final de liquidación de las organizaciones solidarias, el liquidador deberá disponer lo concerniente a la guarda de los archivos, los cuales estarán a disposición de los interesados hasta por un término de cinco (5) años. Vencido el término, los documentos se podrán destruir, una vez sean reproducidos en cualquiera de los medios estipulados en la ley.
El liquidador o liquidadores y el revisor fiscal serán responsables por los actos u omisiones en que hayan podido incurrir por violación de las leyes, decretos, resoluciones y demás normas legales dentro del proceso de liquidación.
PROCEDIMIENTOS A SEGUIR EN LOS PROCESOS DE DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN OBLIGATORIA, DE ACUERDO CON LO DISPUESTO EN EL ARTÍCULO 108 DE LA LEY 79 DE 1988.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 1 del Decreto 1934 de 2002, por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 107 y 108 de la Ley 79 de 1988, la Superintendencia de la Economía Solidaria concederá a las organizaciones de la economía solidaria que se encuentren incursas en alguna de las causales previstas en los numerales 2,3 y 6 del artículo 107 de la citada ley 79 y en los numerales 2 y 4 del artículo 56 del Decreto 1480 de 1989, un plazo hasta de seis (6) meses para que subsanen la causal de disolución respectiva o para que en el mismo plazo convoquen a asamblea general con el fin de acordar la disolución. (Disposición aplicable a los fondos de empleados por remisión del artículo 49 del Decreto - Ley 1481 de 1989.)
Adicionalmente, el artículo 2 del Decreto 1934 de 2002, señala que si vencido el plazo anterior, dichas organizaciones de la economía solidaria no acreditan ante la Superintendencia de la Economía Solidaria que han subsanado la causal de disolución en la que se encuentran o que han convocado a asamblea general con el fin de acordar la disolución, esta Superintendencia decretará la disolución de las mismas y nombrará liquidador o liquidadores con cargo a sus presupuestos.
En firme el acto administrativo que ordena la disolución y liquidación de la organización supervisada que se encuentre en alguna de las causales previstas en los numerales 2, 3 y 6 del artículo 107 de la Ley 79 de 1988, se deberá informar al ente de supervisión que se llevará a cabo una asamblea ordinaria o extraordinaria de asociados para tomar la decisión respectiva. Para el efecto, el liquidador deberá aplicar, en lo pertinente, las instrucciones contenidas en el Título Sexto de esta circular.
PRÁCTICAS ILEGALES NO AUTORIZADAS E INSEGURAS.
La imagen institucional o las características jurídicas, económicas o financieras de los productos o servicios que se pretenda promover por parte de las organizaciones de la economía solidaria, deben ser ciertas y comprobables, guardando total acuerdo con la realidad financiera jurídica y técnica de la respectiva organización o del servicio promovido, de tal manera que en todo momento ésta se encuentre en capacidad de cumplir con los ofrecimientos que realiza a través de cualquiera de los medios publicitarios.
Sin perjuicio de las responsabilidades de carácter civil, penal y/o administrativa que se deriven de las actuaciones de los administradores y de las partes interesadas, esta Superintendencia considera prácticas ilegales, no autorizadas e inseguras, entre otras, las siguientes:
- Ponderar un producto de manera tal que sus bondades y/o características sean contrarias a la realidad, como sucedería v. gr. en los casos en que se exprese o se insinúe que se cuenta con servicio en línea entre ciudades, o con pantallas de consulta, o que se pueden hacer electrónicamente consignaciones para el pago de servicios públicos, sin que efectivamente ello sea así.
- Inducir a error a los asociados sobre la extensión o cobertura de los productos y/o servicios.
- Ofrecer productos y/o servicios no autorizados.
- Utilizar afirmaciones que permitan deducir como definitivas situaciones que en realidad responden a fenómenos coyunturales, transitorios o variables, en relación con el mercado financiero.
- Utilizar o insinuar ponderaciones o superlativos abstractos que no reflejen una situación exacta, como sucedería con expresiones tales como "somos los primeros", "los mejores", "el indicado", etc., sin decir en qué, en relación con qué o con quiénes.
- Indicar que la organización se encuentra inscrita en FOGACOOP sin estarlo, o que cuenta con el seguro de depósito cuando este se encuentra suspendido, o señalar que el producto ofrecido se encuentra amparado por el seguro de depósitos sin ser así, en el caso de cooperativas que ejercen actividad financiera.
- Realizar cobros con destino a aseguradoras para cubrir la cartera de créditos sin poseer la póliza correspondiente.
- La captación y colocación de recursos de terceros, que no tengan la condición de asociados.
- Efectuar adelantos en desembolsos de créditos sin aprobación del órgano interno competente o sin haber formalizado la documentación necesaria ante la organización.
- Desviación de recursos (captaciones) de la sección de ahorro hacia actividades que hacen parte de la multiactividad.
- Implementación de "órdenes de pago", las cuales tienen la característica de título valor (se endosa y circula), operando en forma similar a una cuenta corriente.
- Cuando existan organizaciones de la economía solidaria conformadas por personas naturales y jurídicas, donde las primeras son las de mayor proporción, no deben existir castigos de cartera a favor de las segundas, toda vez que se generan perjuicios a la gran mayoría de asociados (personas naturales) en razón a que con esta práctica se socializaría la pérdida.
- Ejercer las funciones correspondientes a los cargos de Representante Legal, miembro del Consejo de Administración u órgano equivalente y Revisor Fiscal, sin haber sido posesionado por la Superintendencia de la Economía Solidaria, en las organizaciones que deben cumplir con este requisito.
- Tratándose de quienes ejerzan la representación legal, recomendar a los asociados que voten por determinadas listas para la elección del Consejo de Administración o de la Junta de Vigilancia u órganos equivalentes en las diferentes organizaciones solidarias.
- La utilización de mecanismos o figuras legales a través de las cuales las organizaciones de la economía solidaria, encargan o facultan a terceros la ejecución de operaciones propias de su objeto social y de su naturaleza, cuando ello implique la pérdida de autonomía y discrecionalidad que debe caracterizar la toma de decisiones profesionales.
- La financiación directa o indirecta, para que cualquier asociado adquiera acciones de alguna de las entidades en donde es socia la cooperativa, cuando éstas sean la garantía.
- El otorgamiento de créditos para financiar aportes, los cuales son contabilizados como aportes sociales pagados.
- La contabilización en el pasivo de operaciones de mutuo celebradas con asociados o terceros, siendo estas personas naturales.
- Expedir CDAT, sin que exista captación real de recursos monetarios.
- La extensión de beneficios otorgados a las organizaciones cooperativas y demás organizaciones de la economía solidaria, a entidades de naturaleza jurídica diferente a las previstas en la legislación vigente, tales como recaudo de cartera de créditos de personas no asociadas previamente a la cooperativa.
- El incumplimiento del régimen de publicidad de que trata la presente Circular para las organizaciones con actividad financiera.
- No ofrecer información clara y oportuna a sus asociados respecto de sus deberes y derechos, de la gestión de sus directivas, de los estatutos y reglamentos vigentes de la organización, así como de las condiciones cuando se otorgan créditos.
- Otorgar créditos para cubrir obligaciones vencidas con la misma organización de la economía solidaria y con el objetivo de disminuir el índice de morosidad de la cartera, o cambiar sucesivamente la fecha de recaudo por ese concepto.
- Autorizar sobregiros en las cuentas de ahorro a la vista.
- Continuar con el recaudo de la cartera cuando ésta ha sido enajenada.
- Recaudo de cartera cuando ésta no ha sido otorgada por la organización solidaria.
- Realizar deducciones o descuentos a los asociados no contemplados en los estatutos o reglamentos o sin autorización del asociado, sin el conocimiento previo o necesario o bajo conductas de coacción indebida por parte de la organización.
- Condicionar la adhesión a la organización solidaria o el otorgamiento de un crédito a la adquisición de servicios o productos adicionales tales como servicios médicos, odontológicos, educativos, de hogar, exequiales, asesoría jurídica, entre otros, o a la contribución obligatoria para fondos sociales de cualquier índole.
- Incluir en el título que ampara el crédito (pagaré) otorgado al asociado, sumas diferentes a las adeudadas con ocasión del crédito (servicios médicos, odontológicos, educativos, de hogar, exequiales, asesoría jurídica, entre otros).
- No diligenciar completamente las solicitudes de vinculación, de crédito y demás documentación requerida por la organización solidaria.
- No permitir el pago o prepago total de las obligaciones adquiridas con los Fondos de Empleados, Asociaciones Mutuales y Cooperativas mediante cheque o transferencia electrónica cualquiera sea el monto.
- Expedir certificaciones o estado de la deuda con vencimiento inferior a ocho (8) días, contados a partir de la entrega del mismo.
- La realización de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones vigentes frente al riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, conforme lo establecido en el literal c), numeral 5, del artículo 3, del Decreto 186 de 2004.
La realización de cualquiera de las prácticas señaladas en el presente capítulo dará lugar al inicio de investigaciones administrativas sancionatorias y posibles sanciones previstas en el artículo 36 de la ley 454 de 1998, sin perjuicio de las demás acciones de supervisión que se adelanten en contra de la organización vigilada.
INSTRUCCIONES RELACIONADAS CON LA COBERTURA DE LA TASA DE INTERÉS DE LOS PROGRAMAS “MI CASA YA” Y “COBERTURA CONDICIONADA PARA CRÉDITOS DE VIVIENDA SEGUNDA”, OTORGADA POR GOBIERNO NACIONAL, A TRAVÉS DEL DEL FONDO DE RESERVA PARA LA ESTABILIZACIÓN DE LA CARTERA HIPOTECARIA (FRECH).
<Capítulo adicionado por la Circular 33 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>
1. Condiciones de las organizaciones solidarias
De conformidad con lo previsto en la regulación vigente, especialmente en la Resolución número 0579 expedida el pasado del 12 de octubre de 2021 por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, en la cual se establecen las condiciones mínimas que deben cumplir las organizaciones de primer nivel de supervisión, sujetas a inspección, control y vigilancia de esta Superintendencia, de conformidad con lo previsto en el artículo 2o del Decreto 2159 de 1999, para acceder a la cobertura de la tasa de interés de los programas MI CASA YA y segunda generación otorgada a través del Fondo de Reserva para la Estabilización de la Cartera Hipotecaria (FRECH), administrado por el Banco de la República, de conformidad con las siguientes disposiciones.
1.1. Condiciones para el acceso a la cobertura de la tasa de interés que ofrece el Gobierno nacional a través del Fondo de Reserva para la Estabilización de la cartera Hipotecaria del programa (FRECH) administrado por el Banco de la República.
1.1.1. Encontrarse en el primer nivel de supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2o del Decreto 2159 de 1999 y las normas que lo modifiquen, complementen o sustituyan.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, a solicitud de los interesados, expedirá las certificaciones correspondientes, de conformidad con los procedimientos que se fijen para el particular.
1.1.2. Contar, dentro de su portafolio de servicios, con el producto de crédito para la compra de vivienda de conformidad con el reglamento que lo autorice, debidamente aprobado por el órgano competente de acuerdo con los estatutos y acreditar una experiencia mínima de doce (12) meses en esta actividad. Esta experiencia, en los términos del numeral 2 del artículo 2o de la Resolución número 0579 del 12 de octubre de 2021 del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, será contada a partir de la fecha del primer desembolso de crédito de vivienda aprobado por la organización.
La certificación de la que trata la presente Circular deberá indicar la fecha de aprobación por parte del órgano competente del reglamento expedido por la organización para el otorgamiento del crédito de vivienda.
1.1.3. Suscribir el contrato marco de permuta financiera de tasas de interés, en los términos establecidos por el Banco de la República, y cumplir los requerimientos operativos y tecnológicos dispuestos por el Banco de la República en el citado contrato, para realizar el intercambio de flujos derivado de la cobertura de tasa de interés. Lo anterior, de conformidad con las disposiciones contenidas en los artículos 1 y 2 de la Resolución número 3039 y 3041 del 13 de octubre de 2021(1), respectivamente, expedidas por el Fondo Nacional de Vivienda (Fonvivienda).
1.1.4. El Representante Legal de la respectiva organización solidaria, emitirá una certificación en la que se indique el cumplimiento de todos los requisitos previstos anteriormente y mantendrá, a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria, del Fondo Nacional de Vivienda (Fonvivienda) y del Banco de la República o la entidad correspondiente, los soportes contables, financieros y jurídicos correspondientes que sustenten dicha certificación, a efectos de que puedan ser verificados, cuando a ello haya lugar, en ejercicio de las facultades legales o contractuales de la entidad correspondiente.
1.2 Condiciones regulatorias generales predicables de las organizaciones solidarias pertenecientes al primer nivel de supervisión.
1.2.1. Cumplir cabalmente las normas prudenciales, aplicables al respectivo tipo de organización, de conformidad con lo dispuesto en los títulos 5, 7, 9, 10, 11 de la parte 11 del Decreto 1068 de 2015 y demás normas aplicables, así como las que las adicionen, modifiquen o sustituyan.
1.2.2. Tener implementados los sistemas de administración de riesgos adecuados para el tipo de organización y la actividad que desarrolla, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el Capítulo 1, del Título V, de la Circular Básica Jurídica, en referencia a las Instrucciones para la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo (SARLAFT), así como las disposiciones vigentes del Capítulo XIV - Controles de Ley de la Circular Externa 004 de 2008 sobre Gestión y Riesgos de Liquidez, y lo previsto en el Título IV de la Circular Externa 022 de 2020, Circular Básica Contable y Financiera sobre el Sistema Integrado de Administración de Riesgos (SIAR), Sistema de Administración del Riesgo de Crédito (SARC), Sistema de Administración del Riesgo de Liquidez (SARL), Sistema de Administración del Riesgo Operativo (SARO) y el Sistema de Administración de Riesgo de Mercado (SARM), de acuerdo con los plazos establecidos en los cronogramas de implementación previstos en dicho título o en los que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
2. Información que debe ser proporcionada por las organizaciones del sector solidario
Las organizaciones vigiladas deberán suministrar a los potenciales deudores, información clara, completa y oportuna respecto de las condiciones de acceso, a la cobertura de la tasa de interés de que trata el Decreto 1077 de 2015, la cual estará sujeta a que el crédito para la adquisición sea utilizado en una vivienda de interés social urbana nueva y reúna las condiciones establecidas en la Subsección 4, de la Sección 1, del Capítulo 4, del Título 1, de la Parte 1, del Libro 2 del citado Decreto 1077 de 2015.
Además de la información general para el acceso a la cobertura de la tasa de interés, las organizaciones solidarias deberán suministrar la información de acuerdo con los parámetros establecidos en el artículo 9 de la Resolución 3039 y Resolución 3041 de 2021 del Fonvivienda, respecto de los programas “Cobertura Condicionada para Créditos de Vivienda Segunda Generación” y “Mi Casa Ya”, respectivamente.
2.1. Información que debe ser proporcionada con la facturación.
Las organizaciones solidarias deberán informar a todos los beneficiarios de la cobertura de la tasa de interés que ofrece el Gobierno Nacional a través FRECH, en la facturación o extracto de cada mes de forma desagregada, el valor de la cuota con la tasa pactada, el valor de la cobertura y el valor real a pagar, así como lo referente a las causales de terminación anticipada de esta cobertura.
2.2. Información que debe ser proporcionada sobre las causales de terminación anticipada.
2.2.1 Terminación anticipada para los beneficiarios de la cobertura de tasa de interés del programa de “Cobertura Condicionada para Créditos de Vivienda Segunda Generación”
A los deudores beneficiarios de este programa la organización solidaria les debe informar, de manera clara y oportuna sobre la terminación anticipada de la cobertura ante la ocurrencia de cualquiera de las causales contenidas en el artículo 5 de la Resolución 3039 del 13 de octubre de 2021 del Fonvivienda, en particular en los casos en los que se presente mora en el pago del valor de la cuota, conforme a los términos establecidos en el numeral 2 del artículo 2.1.3.1.5 del Decreto 1077 de 2015.
2.2.2 Terminación anticipada para los beneficiarios de la cobertura de tasa de interés del programa de “Mi Casa Ya”
Las organizaciones solidarias deben informar, de manera clara y oportuna, sobre la terminación anticipada de la cobertura de este programa ante la ocurrencia de cualquiera de las causales establecidas en el artículo 5 de la Resolución 3041 del 13 de octubre de 2021, expedida por el Fonvivienda, en particular en los casos en los que se presente por parte de los beneficiarios mora en el pago del valor de la cuota, en los términos previstos en el numeral 2 del artículo 2.1.1.4.2.5 del Decreto 1077 de 2015.
3. Información que debe ser verificada por las organizaciones del sector solidario vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Las organizaciones solidarias, deberán adelantar el proceso de verificación del cumplimiento de los requisitos por parte de los potenciales beneficiarios, de acuerdo con las condiciones establecidas para cada uno de los programas. Para ello, se deberán verificar las bases de datos dispuestas por Fonvivienda, con el fin de constatar que los posibles beneficiarios cumplan con las condiciones establecidas en el artículo 2.1.3.1.3 o en los literales a), b), c), d) y e), del artículo 2.1.1.4.1.3.1 del Decreto 1077 de 2015, mediante el sistema que sea definido por Fonvivienda, además de reportar y consultar el número de cédula de todos los miembros mayores de edad del hogar interesados en ser beneficiarios del programa.
3.1 Cobertura de tasa de interés para la financiación de vivienda en el marco del programa “Mi Casa Ya”
Las organizaciones solidarias, deberán adelantar el proceso de verificación de la información de los potenciales beneficiarios o deudores, con el fin de constatar:
a) Que los potenciales beneficiarios o deudores sean beneficiarios de un subsidio familiar de vivienda en el marco del programa “Mi Casa Ya” de que trata la sección 2.1.1.4.1. del Decreto 1077 de 2015, modificada por el Decreto 951 de 2021 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
b) Que no hayan sido beneficiarios de alguna de las coberturas de tasa de interés establecidas en el Decreto 1068 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público y en el Decreto 1077 de 2015, modificado por el Decreto 951 de 2021.
Sin perjuicio de lo anterior, deberán realizar la verificación del cumplimiento de las condiciones de acceso a la cobertura en concordancia con las disposiciones establecidas en el artículo 11 de la Resolución número 3041 del 13 de octubre de 2021 expedida por el Fonvivienda.
3.2 Cobertura de tasa de interés para la financiación del programa de “Cobertura Condicionada para Créditos de Vivienda Segunda Generación”
Las organizaciones solidarias, deberán adelantar el proceso de verificación de la información de los potenciales beneficiarios o deudores, con el fin de constatar:
a) Que los potenciales deudores acrediten tener ingresos totales no superiores a ocho (08) salarios mínimos mensuales legales vigentes y, en los casos en que se trate de dos o más deudores, el requisito deberá cumplirse de manera conjunta;
b) Que los potenciales deudores no sean propietarios de vivienda en el territorio nacional y, tratándose de dos o más deudores, el requisito deberá verificarse por cada uno de ellos;
c) Que los deudores no hayan sido beneficiarios, a cualquier título, de la cobertura otorgada en desarrollo de lo dispuesto en el Decreto 1068 de 2015, Único del Sector Hacienda y Crédito Público y las normas que lo reglamenten, modifiquen, adicionen, complementen o sustituyan.
Sin perjuicio de lo anterior, deberán realizar la verificación del cumplimiento de las condiciones de acceso a la cobertura en concordancia con las disposiciones establecidas en el artículo 11 de la Resolución número 3039 del 13 de octubre de 2021 expedida por el Fonvivienda.
En ningún caso, las organizaciones solidarias podrán pactar o exigir a los solicitantes y posibles beneficiarios de la cobertura de tasa de interés del programa “Mi Casa Ya” y de la “Cobertura Condicionada para Créditos de Vivienda Segunda Generación” ningún requisito u obligación adicional a los que se encuentran establecidos en el Decreto 1077 de 2015, modificado por el Decreto 951 de 2021.
3.3 Deber de verificación
Las organizaciones solidarias, a las que hace referencia el presente capítulo, serán las únicas encargadas de verificar el cumplimiento de los requisitos para el acceso, vigencia y terminación anticipada de la cobertura de tasa de interés a los créditos de que trata el Decreto 1077 de 2015, modificado por el Decreto 951 de 2021, y serán responsables de la veracidad de la información que sea presentada a FONVIVIENDA y al Fondo de Reserva para la Estabilización de la Cartera Hipotecaria (FRECH), administrado por el Banco de la República.
4. Información que debe ser suministrada por las organizaciones supervisadas al Banco de la República
4.1 Respecto de la cobertura de tasa de interés del programa “Cobertura Condicionada para Créditos de Vivienda Segunda Generación”
Las organizaciones solidarias deberán presentar al Banco de la República, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes:
a) Una relación de los créditos desembolsados en el mes inmediatamente anterior, en la forma establecida en el artículo 3 de la Resolución número 3039 del 13 de octubre de 2021 expedida por el Fonvivienda.
b) Las cuentas de cobro correspondientes a los créditos registrados con cobertura de la tasa de interés, por el monto neto del intercambio de flujos calculado para los créditos, liquidados durante el mes anterior, en la forma establecida en el artículo 4 de la Resolución número 3039 del 13 de octubre de 2021 expedida por el Fonvivienda.
4.2 Respecto de la cobertura de tasa de interés del programa “Mi Casa Ya”
Las organizaciones solidarias deberán presentar al Banco de la República, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes:
c) Una relación de los créditos desembolsados, en el mes inmediatamente anterior, en la forma establecida en el artículo 3 de la Resolución número 3041 del 13 de octubre de 2021 expedida por el Fonvivienda.
d) Las cuentas de cobro correspondientes a los créditos registrados con cobertura de la tasa de interés, por el monto neto del intercambio de flujos calculado para los créditos, liquidados durante el mes anterior, en la forma establecida en el artículo 4 de la Resolución No. 3041 del 13 de octubre de 2021 expedida por el Fonvivienda.
5. Disposiciones generales
Además de las instrucciones particulares aquí establecidas, las organizaciones solidarias deberán dar cabal cumplimiento a las disposiciones referentes a la cobertura de la tasa de interés otorgada a través del FRECH, previstas en el Decreto 1077 de 2015, modificado por el Decreto 951 de 2021, así como a las condiciones para el intercambio de flujos derivados de esta cobertura tanto para el programa de “Cobertura Condicionada para Créditos de Vivienda Segunda Generación” como para el programa “Mi Casa Ya”, respectivamente, establecidas en la Resolución número 3039 y Resolución número 3041 del 13 de octubre de 2021 del Fonvivienda.
INSTRUCCIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.
ANTECEDENTES.
El capítulo XVI[35], parte tercera, del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero[36], en adelante (EOSF), establece normas para la prevención de actividades delictivas.
Dichas disposiciones legales aplican a las organizaciones vigiladas por esta Superintendencia acorde con lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 365 de 1997, modificado por el artículo 9 de la Ley 1121 de 2006 y el artículo 2.14.2 del Decreto 1068 de 2015.
Por una parte, el artículo 23 [37] de la Ley 365 de 1997 establece que todas las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán acatar lo dispuesto en los artículos 102 a 107 del EOSF.
De otro lado, el artículo 2.14.2[38] Del Decreto 1068 de 2015, extiende la exigencia de los artículos 102 (literal d, numeral 2), 103 y 104 del EOSF a las organizaciones distintas a las cooperativas que tienen autorización para el ejercicio de la actividad financiera[39].
Las disposiciones legales consagradas en el EOSF deben concordarse con las instrucciones impartidas por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI por sus siglas en español).
En efecto, a partir del 15 de febrero de 2012, las recomendaciones internacionales emitidas por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI por sus siglas en español) actualizaron el estándar internacional originalmente expedido en 1989 y varias veces reconsiderado, en materia de lucha contra el lavado de activos[40], la financiación del terrorismo[41] y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva. Entre los cambios más importantes que se introdujeron en esta versión, se destaca el enfoque basado en riesgos que es transversal a varias de las recomendaciones. Existen recomendaciones particulares para los supervisores y los diferentes sectores de la economía.
Adicionalmente la recomendación 8 del GAFI, actualizada en junio de 2016, ratificó que las entidades sin ánimo de lucro podrían ser consideradas como vulnerables en el abuso para la financiación del terrorismo y en esa medida, los países deben valorar y establecer medidas focalizadas y proporcionales, en línea con el enfoque basado en riesgos.
Es así que, en nuestro país es necesario establecer algunos procedimientos, controles y reportes en las organizaciones de la economía solidaria para la prevención de actividades delictivas. Consecuentemente, tales medidas aplican para las organizaciones que se encuentran bajo la supervisión de esta Superintendencia.
El marco legal existente en Colombia sobre prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo tiene como base fundamental el desarrollo de sistemas que permitan a los distintos sectores de la economía, prevenir que las instituciones que los integran sean utilizadas directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, (en adelante LA/FT) o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
En este orden de ideas, la Superintendencia de la Economía Solidaria tiene el deber legal de velar porque sus vigiladas adopten Sistemas de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y la Financiación en la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SARLAFT) diferenciales, que estén en consonancia con las recomendaciones internacionales.
Por otra parte, nuestras vigiladas tienen el deber legal de adelantar todas las actuaciones y trámites pertinentes para implementar el SARLAFT, ejecutarlo, medirlo y tomar las acciones del caso.
Con la finalidad de cumplir con las obligaciones legales ya citadas y con fundamento en la facultad otorgada en el numeral 22[42] del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, así como armonizar las disposiciones vigentes con los estándares internacionales en materia de prevención de riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo esta Superintendencia imparte a las vigiladas instrucciones que deben observar para la prevención y el control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo.
1. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Corresponde a las organizaciones solidarias vigiladas diseñar e implementar un Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo -SARLAFT de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos exigidos en el presente Capítulo, sin perjuicio de advertir que de acuerdo con el literal e), del numeral 2 del artículo 102 del EOSF, éstos deben estar en consonancia con los estándares internacionales sobre la materia, proferidos por el Grupo de Acción Financiera Internacional GAFI.
Todas las organizaciones solidarias están obligadas a aplicar lo pertinente al régimen de reportes establecido por la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) para lo cual deben emplear los documentos técnicos e instructivos correspondientes de acuerdo con lo contenido en el presente capítulo.
Las organizaciones solidarias vigiladas por esta Superintendencia y que en el desarrollo de su actividad pretendan tener relaciones comerciales con otros sujetos obligados al régimen de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo de cualquier sector de la economía, deberán adoptar procedimientos mínimos de conocimiento de ese tercero, en lo que considere le pueda generar algún tipo de riesgo, según los parámetros establecidos en su debida diligencia.
El SARLAFT que implementen las organizaciones solidarias vigiladas que estén obligadas conforme a lo dispuesto en las presentes instrucciones, debe atender a la naturaleza, objeto social y demás características particulares de cada una de ellas.
De igual forma, con el propósito de prevenir que las organizaciones de la economía solidaria supervisadas sean utilizadas para el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, éstas deben implementar procedimientos que garanticen la obtención oportuna de información sobre el beneficiario final y de las personas naturales que ejercen el control en las personas jurídicas asociadas, clientes o proveedores
Las instrucciones contenidas en el presente Capítulo se aplicarán conforme a los siguientes parámetros:
1.1. Las organizaciones vigiladas que a continuación se relacionan deben dar cumplimiento a la totalidad de las instrucciones contenidas en el presente capítulo:
- Cooperativas especializadas de ahorro y crédito, cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito.
- Fondos de empleados del primer (1o) nivel de supervisión y los fondos de empleados clasificados en categoría plena, en los términos del Decreto 344 de 2017 y las normas que lo aclaren, sustituyan o modifiquen.
- Fondos de empleados del segundo (2o) nivel de supervisión cuyo vínculo de asociación difiera del generado exclusivamente por una misma empresa o institución pública o privada, o de varias sociedades en las que se declare la unidad de empresa o de matrices y subordinadas, o de entidades principales y adscritas y vinculadas, o de empresas que se encuentren integradas conformando un grupo empresarial.
- Asociaciones mutuales, cooperativas especializadas, multiactivas e integrales sin sección de ahorro y crédito y las demás organizaciones vigiladas clasificadas en el primer (1o) nivel de supervisión.
- Los organismos de carácter económico de 2o y 3o nivel de supervisión.
- Las demás organizaciones vigiladas clasificadas en el 2o nivel de supervisión que tengan activos iguales o superiores a $10.000 millones.
El valor de activos aquí señalado, se ajustará anualmente de acuerdo con la variación anual del Índice de Precios al Consumidor- IPC.
PARÁGRAFO 1: Las organizaciones solidarias vigiladas, diferentes a las señaladas en el presente numeral, que obtengan apalancamiento financiero diferente de entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria o la Superintendencia Financiera de Colombia, bancos del exterior u organismos multilaterales de crédito, deben aplicar la totalidad de la normatividad contenida en el presente capítulo.
PARÁGRAFO 2: El Superintendente de la Economía Solidaria, en ejercicio de las atribuciones previstas en el numeral 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, podrá ordenar a cualquier organización vigilada diferente a las señaladas en este numeral, que aplique la totalidad de la normatividad contenida en el presente capítulo, cuando se evidencie incremento en su nivel de riesgos.
1.2. Las organizaciones vigiladas que a continuación se relacionan deben dar cumplimiento a las disposiciones contenidas a partir del numeral 3.2 del presente capítulo:
- Fondos de empleados clasificados en categoría intermedia en los términos del Decreto 344 de 2017, y las normas que lo aclaren, sustituyan o modifiquen.
- Fondos de empleados del 2onivel de supervisión cuyo vínculo de asociación sea generado exclusivamente por una misma empresa o institución pública o privada, o de varias sociedades en las que se declare la unidad de empresa o de matrices y subordinadas, o de entidades principales y adscritas y vinculadas, o de empresas que se encuentren integradas conformando un grupo empresarial.
- Fondos de empleados del tercer (3o) nivel de supervisión cuyo vínculo de asociación difiera del generado exclusivamente por una misma empresa o institución pública o privada, o de varias sociedades en las que se declare la unidad de empresa o de matrices y subordinadas, o de entidades principales y adscritas y vinculadas, o de empresas que se encuentren integradas conformando un grupo empresarial.
- Asociaciones mutuales, cooperativas especializadas, multiactivas e integrales sin sección de ahorro y crédito y las demás organizaciones solidarias vigiladas clasificadas en el 2o nivel de supervisión con activos inferiores a $10.000 millones.
El valor de activos aquí señalado, se ajustará anualmente de acuerdo con la variación anual del Índice de Precios al Consumidor.
- Las demás organizaciones vigiladas clasificadas en el 3o nivel de supervisión, excluyendo las que se enuncian en el numeral 1.3 del ámbito de aplicación del presente capítulo.
1.3. Organizaciones solidarias vigiladas exceptuadas.
Las organizaciones solidarias vigiladas que se relacionan a continuación, estarán exceptuadas de la aplicación de las instrucciones contenidas en el presente Capitulo, salvo aquellas disposiciones que se señalan en el subnumeral 1.3.1.
- Fondos de empleados del tercer (3o) nivel de supervisión cuyo vínculo de asociación sea generado exclusivamente por una misma empresa o institución pública o privada, o de varias sociedades en las que se declare la unidad de empresa o de matrices y subordinadas, o de entidades principales y adscritas y vinculadas, o de empresas que se encuentren integradas conformando un grupo empresarial.
- Los organismos de representación vigilados.
- Precooperativas que no presten servicios de crédito
- Cooperativas de trabajo asociado de 3o nivel de supervisión que tengan menos de 20 trabajadores asociados.
- Las instituciones auxiliares del cooperativismo que no presten servicios de crédito.
- Las organizaciones solidarias vigiladas en proceso de liquidación voluntaria o forzosa.
1.3.1. Obligaciones frente a medidas de control del riesgo de lavado de activos y la financiación del terrorismo para las organizaciones solidarias vigiladas exceptuadas.
De acuerdo con lo previsto en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y considerando las recomendaciones del GAFI, las organizaciones solidarias vigiladas deben diseñar y poner en práctica procedimientos específicos para el control del riesgo de LA/FT y designar funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos en lo que resulte aplicable según su actividad, que deben plasmarse en un documento aprobado por el órgano permanente de administración
Para tal efecto, las organizaciones solidarias vigiladas exceptuadas de la aplicación de las demás instrucciones establecidas en este capítulo y demás normas aplicables, de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.3., deben atender las siguientes instrucciones:
1.3.1.1. Deberes de las Organizaciones Solidarias exceptuadas.
Las organizaciones solidarias vigiladas establecidas en el numeral 1.3, del presente Capítulo, no estarán obligadas a contar con un oficial de cumplimiento; sin embargo, deberán designar a un funcionario responsable de verificar el cumplimiento de las medidas para la prevención del riesgo LA/FT. Por lo tanto, las organizaciones solidarias vigiladas deben:
- La designación del funcionario responsable debe realizarla el órgano permanente de administración
- La organización solidaria deberá contar con un régimen de inhabilidades e incompatibilidades, el cual debe incluir las políticas y procedimientos que permitan la mitigación y revelación de posibles conflictos de intereses que se presenten por parte del funcionario responsable que simultáneamente ejerza otro cargo o función dentro de la organización.
- Verificar que el funcionario responsable cuente con conocimientos suficientes del régimen legal y los estándares internacionales en materia de LA/FT. En todo caso, el funcionario responsable deberá acreditar ante el representante legal la certificación del curso e-learning de la UIAF en el módulo general.
- El representante legal de la organización, deberá informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, la identificación completa del o los funcionarios responsables designados, principal y suplente, el cargo y funciones que desempeñan al interior de la organización y los datos de contacto (teléfono y correo electrónico), dentro de los 30 días calendarios siguientes a su designación, acompañado de copia del acta del órgano permanente de administración donde consten tales nombramientos.
PARÁGRAFO 1: La organización solidaria, si así lo dispone, podrá contratar al responsable de las funciones de verificar el cumplimiento de las medidas para la prevención del riesgo LA/FT bajo la modalidad de prestación de servicios.
No obstante, esta persona no podrá, en ningún caso, ejercer con la organización solidaria contratante funciones de control o labores de índole comercial, entre ellas estructuración de nuevos productos, asesorías comerciales, labores de fuerza comercial externa, etc.
PARÁGRAFO 2: Las organizaciones solidarias vigiladas en proceso de liquidación voluntaria o forzosa, deberán realizar el proceso de conocimiento del asociado o cliente a las personas naturales o jurídicas que pretendan adquirir activos fijos de la organización solidaria o cuando se trate de bienes entregados en dación en pago, y en los pagos a deudores y acreedores del proceso.
1.3.1.2. Funciones del funcionario responsable.
El funcionario responsable de la prevención del riesgo de LA/FT tendrá a su cargo las siguientes funciones:
- Diseñar los procedimientos contra el riesgo de LA/FT.
- Velar por el cumplimiento de dichos procedimientos y por la implementación de los correctivos necesarios cuando se identifiquen deficiencias para su adecuado funcionamiento.
- Presentar informes de gestión al órgano permanente de administración con una periodicidad mínima semestral.
- Proponer al órgano permanente de administración y al representante legal, la
creación, actualización y adopción de correctivos del manual de procedimientos y del código de conducta y velar por su divulgación a todos los empleados de la organización.
- Evaluar los informes presentados por la Revisoría Fiscal y la Auditoría Interna o quien haga sus veces, en caso de contar con esta última, sobre la gestión del riesgo LA/FT y proponer al órgano permanente de administración los correctivos que se consideren pertinentes frente a las observaciones o recomendaciones contenidas en dichos informes.
- Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud, o diligencia de autoridad competente judicial o administrativa en materia de LA/FT.
- Realizar los reportes establecidos por la UIAF y monitorear su cumplimiento.
- Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al riesgo de LA/FT.
- Cumplir las obligaciones relacionadas con sanciones financieras dirigidas, establecidas en el presente Capítulo.
- Cumplir las obligaciones relacionadas con la consulta de los potenciales asociados, clientes o proveedores en listas vinculantes para Colombia, previo a su vinculación.
- Acatar las recomendaciones relacionadas con países de mayor riesgo de acuerdo con lo señalado en el presente Capítulo.
2. DEFINICIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
Se entiende por riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una organización solidaria vigilada por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos, canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, y/o financiación de armas de destrucción masiva o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. El riesgo de LA/FT puede generar consecuencias y/o impactos a través de los riesgos asociados al riesgo de LA/FT.
Para efectos del presente Título, serán riesgos asociados al riesgo de LA/FT: el riesgo legal, reputacional, operativo y de contagio, que en caso de materializase, puede exponer a la organización solidaria, a un efecto económico negativo que puede derivaren su posible inestabilidad financiera.
3. ALCANCE DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO -SARLAFT.
El SARLAFT que deben implementar las organizaciones solidarias vigiladas para gestionar el riesgo de LA/FT, señaladas en el numeral 1.1. y 1.2. del ámbito de aplicación del presente Capítulo, se instrumenta a través de las etapas y elementos que más adelante se describen, correspondiendo las primeras a las fases mediante los cuales las organizaciones solidarias vigiladas administran el riesgo de LA/FT, y los segundos al conjunto de componentes a través de los cuales se instrumenta la administración del riesgo de LA/FT en las mismas.
El SARLAFT debe abarcar todas las actividades que realizan las organizaciones solidarias vigiladas en desarrollo de su objeto social principal y prever, además, procedimientos y metodologías efectivas para que éstas prevengan el ser utilizadas a través de sus asociados; miembros que integran los órganos de administración y control; sus empleados, contratistas y proveedores (ejemplo acreedores), como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
Es deber de las organizaciones solidarias vigiladas revisar periódicamente tanto las etapas como los elementos del SARLAFT, a fin de realizar los ajustes que consideren necesarios para que su funcionamiento sea efectivo, eficiente y oportuno. Esta revisión se debe llevar a cabo, como mínimo, semestralmente, sin perjuicio de que se pueda hacer en un periodo inferior por decisión de la organización solidaria vigilada conforme a su análisis de riesgo de LA/FT o como resultado de recomendaciones y aspectos susceptibles de mejora informados por los órganos de control (Revisoría Fiscal y Auditoría Interna, esta última, en caso de contar con ella) o de esta Superintendencia en desarrollo de sus actividades de supervisión que requiera, de acuerdo con los riesgos evidenciados, el realizar los ajustes pertinentes por parte de la organización.
3.1 ETAPAS DEL SARLAFT
El SARLAFT que implementen las organizaciones solidarias vigiladas debe comprender como mínimo las siguientes etapas:
- Identificación,
- Medición o Evaluación
- Control, y
- Monitoreo
3.1.1 Identificación
El SARLAFT debe permitir a las organizaciones solidarias vigiladas identificar los riesgos de LA/FT inherentes[43] al desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta los factores de riesgo referidos en el presente Capítulo. En todo caso, la etapa de identificación del riesgo de LA/FT, deberá formar parte del proceso de planeación estratégica definida por la organización y alineada con los objetivos estratégicos que se proponen alcanzar, bajo una visión integral de los sistemas de administración de riesgos.
En esta etapa se debe realizar la identificación y evaluación de los riesgos de lavado de activos o financiación del terrorismo, previamente al lanzamiento, uso o modificación de cualquier producto, o nuevas prácticas comerciales, incluyendo nuevos mecanismos de envío, la incursión en un nuevo mercado, la apertura de operaciones en nuevas jurisdicciones, la utilización de nuevas tecnologías y el lanzamiento o modificación de los canales de distribución[44].
Para identificar el riesgo de LA/FT las organizaciones solidarias vigiladas deben como mínimo:
- Establecer metodologías para la segmentación de los factores de riesgo[45]
- Con base en las metodologías establecidas segmentar los factores de riesgo.
- Establecer metodologías para la identificación del riesgo de LA/FT y sus riesgos asociados[46] respecto de cada uno de los factores de riesgo segmentados incluyendo el análisis del ambiente interno (debilidades y fortalezas) y el ambiente externo (amenazas y oportunidades).
- Con base en las metodologías establecidas anteriormente, identificar las formas a través de las cuales se puede presentar el riesgo de LA/FT.
Como resultado de esta etapa, las organizaciones solidarias vigiladas deben estar en capacidad de identificar los factores de riesgo y los riesgos asociados a los cuales se ven expuestas en relación al riesgo de LA/FT.
3.1.2 Medición o Evaluación.
Posterior a la etapa de identificación de riesgos, el SARLAFT debe permitirles a las organizaciones solidarias vigiladas medir la posibilidad o probabilidad de materialización del riesgo inherente de LA/FT frente a cada uno de los factores de riesgo, así como el impacto en caso de materializarse mediante los riesgos asociados. Es discrecional de éstas definir los criterios de la medición.
Como resultado de esta etapa, las organizaciones solidarias deben estar en capacidad de establecer el perfil de riesgo inherente de LA/FT de la organización y las mediciones agregadas por cada factor de riesgo y en sus riesgos asociados.
Para medir el riesgo de LA/FT las organizaciones solidarias deben establecer las metodologías de medición con el fin de determinar la probabilidad de materialización del riesgo de LA/FT y determinar cuál sería su posible impacto frente a cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados.
3.1.3 Control
En la etapa de control las organizaciones solidarias vigiladas deben dar respuesta al riesgo identificado, medido o analizado, es decir, deben adoptar las medidas conducentes para prevenir y/o controlar el riesgo inherente.
Para controlar el riesgo de LA/FT, las organizaciones deben como mínimo:
- Establecer las metodologías para diseñar las medidas de control del riesgo de LA/FT y aplicarlas sobre los riesgos identificados en cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados.
- Establecer los procedimientos que permitan evaluar, con una periodicidad mínima semestral, la efectividad de los controles diseñados.
- Establecer los niveles de exposición en razón de la calificación dada a los factores de riesgo en la etapa de medición.
Como resultado de esta etapa, la organización solidaria debe establecer el perfil de riesgo residual[47] de LA/FT. El control debe traducirse en una disminución de la posibilidad y/o probabilidad de ocurrencia y/o de la mitigación del impacto del riesgo de LA/FT en caso de materializarse.
3.1.4 Monitoreo
Esta etapa debe permitir a las organizaciones solidarias vigiladas hacer seguimiento del perfil de riesgo y, en general del SARLAFT y ver la evolución de su riesgo. Igualmente, debe permitir comparar la evolución del perfil de riesgo inherente con el perfil de riesgo residual de LA/FT.
Para monitorear el riesgo de LA/FT, las organizaciones solidarias vigiladas deben como mínimo:
- Hacer un seguimiento que permita la oportuna detección de las deficiencias del SARLAFT. La periodicidad de ese seguimiento se hará acorde con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la organización, pero en todo caso, debe realizarse con una periodicidad mínima semestral.
- Asegurar que los controles estén funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente.
- Realizar el seguimiento y comparación del riesgo inherente y residual de cada factor de riesgo y de los riesgos asociados.
Para efectos de comparar la evolución del perfil de riesgo inherente con el perfil de riesgo residual de LA/FT, así como observar la efectividad de los controles diseñados, las organizaciones solidarias deberán implementar una matriz de análisis de riesgo o matriz de riesgo[48] y mapa de calor[49], este último, si la organización solidaria considera conveniente su adopción.
3.2 ELEMENTOS DEL SARLAFT
El SARLAFT que implementen las organizaciones solidarias debe tener como mínimo los siguientes elementos:
- Políticas
- Procedimientos
- Documentación
- Estructura organizacional
- Órganos de control
- Infraestructura tecnológica
- Divulgación de información
- Capacitación.
3.2.1 Políticas
Son lineamientos generales que deben adoptar las organizaciones solidarias vigiladas en relación con el SARLAFT. Cada una de las etapas y elementos del sistema debe contar con unas políticas claras y efectivamente aplicables.
Las políticas deben orientar la actuación de los asociados, clientes, empleados y proveedores y de cualquier tercero que pretenda tener una relación comercial, legal o contractual con la organización solidaria vigilada para el funcionamiento del SARLAFT y, establecer los procedimientos sancionatorios frente a su inobservancia y las consecuencias que generan su incumplimiento por parte de los empleados.
Las políticas que se adopten deben considerar como mínimo, lo siguiente:
- Fomentar en la organización solidaria una cultura frente a la administración del riesgo de LA/FT.
- Alinear la administración del riesgo de LA/FT con el proceso de planeación estratégica y en la definición de los objetivos estratégicos.
- Establecer el deber de los miembros que integran los órganos de administración y control, del oficial de cumplimiento y de todos los funcionarios de la organización de verificar el cumplimiento de los reglamentos internos y de todas las disposiciones relacionadas con el SARLAFT.
- Abstenerse de considerar como asociados y/o clientes y de celebrar operaciones con personas que no estén plenamente identificadas.
- Establecer lineamientos más estrictos para la vinculación y monitoreo de operaciones, de aquellos asociados o clientes que por su perfil o por las funciones que desempeñan, puedan exponer en mayor grado al riesgo de LA/FT a la organización.
- La reserva bancaria, cambiaria, bursátil o tributaria no es oponible para los temas de competencia de la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero
- UIAF, según lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1121 de 2006 y en la Ley 1621[51] de 2013, o las que las modifiquen, sustituyan, aclaren o adicionen.
- Garantizar la reserva de la información recaudada y reportada atendiendo lo señalado en el artículo 105[52] del EOSF, modificado por el artículo 2 de la Ley 1121 de 2006.
- Fijar políticas para prevenir, revelar y resolver los conflictos de interés que puedan presentarse en el desarrollo del objeto social de la organización y la administración del riesgo de LA/FT por parte de los funcionarios.
- La obligación de la administración de establecer las sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT.
- Consagrar el deber de anteponer el cumplimiento y observancia de las directrices y postulados del SARLAFT al logro o alcance de metas comerciales.
- Establecer la obligación de consultar y verificar las listas vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional, previo a la vinculación de nuevos asociados y como parte de su monitoreo y seguimiento, con el propósito de determinar fondos o activos de personas y entidades designadas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas como asociadas a la financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.
3.2.2 Procedimientos
El SARLAFT que adopten las organizaciones solidarias debe prever los procedimientos de ejecución y de control que permitan la implementación y funcionamiento, tanto de las etapas como de los elementos del SARLAFT.
A continuación, se señalan los procedimientos mínimos que deben implementar las organizaciones solidarias vigiladas para poner en funcionamiento el SARLAFT.
3.2.2.1. Procedimientos generales
- Instrumentar los procedimientos para desarrollar cada una de etapas y elementos del SARLAFT.
- Establecer las actividades que permitan verificar la efectividad de los controles.
- Atender oportunamente las solicitudes de información que realicen las autoridades competentes frente al riesgo de LA/FT.
- Dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales para Colombia, de conformidad con el derecho internacional, y establecer las actividades necesarias para que estas sean consultadas de manera previa y obligatoria cuando: i) se pretenda vincular a un potencial asociado o cliente, tratándose de persona jurídica de su/s beneficiarios/s final/es, de acuerdo con las instrucciones que se señalan más adelante; ii) previo a la vinculación de empleados y, iii) previo al inicio de relaciones legales o contractuales con prestadores de servicios y/o proveedores.
Adicionalmente, la organización solidaria deberá establecer las actividades necesarias para revisar de manera periódica dichas listas mientras subsista la relación legal o contractual; no obstante, esta deberá hacerse, por lo menos, una vez al año, o en una menor periodicidad si la organización solidaria lo considera necesario de acuerdo con su perfil de riesgo.
- Efectuar el monitoreo y seguimiento a las operaciones y transacciones de los asociados o clientes de acuerdo con el perfil de riesgo y al segmento al cual pertenece cada uno de ellos y, reportar los resultados en las condiciones que en cada caso se determinen y a la instancia señalada para el efecto.
- Definir e implementar los procedimientos para la ejecución de los distintos mecanismos e instrumentos de prevención y control que se adopten.
- Definir e implementar los procedimientos que se aplicarán para: a) la identificación y análisis de operaciones inusuales; b) la determinación de las operaciones sospechosas y c) el reporte de éstas últimas a las autoridades competentes.
- Definir e implementar los procesos que deberán realizarse para el conocimiento de los asociados y clientes actuales y potenciales, así como para la verificación y actualización de la información suministrada por éstos. Estos procedimientos deben permitirle a la organización tener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los asociados o clientes.
- Definir los procedimientos para la aplicación de las sanciones por incumplimiento de las normas de prevención y control del riesgo LA/FT.
- Fijar los procedimientos para la conservación de documentos.
3.2.2.2. Procedimientos Especiales
Las organizaciones solidarias deben implementar los siguientes procedimientos especiales:
3.2.2.2.1 Personas Expuestas Políticamente (PEP) <Numeral modificado por la Circular 32 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>
El concepto de Personas Expuestas Políticamente (PEP), comprende a las personas que define el artículo 2o del Decreto 830 de 2021 (que modificó el artículo 2.1.4.2.3 del Decreto 1081 de 2015) y demás normas que lo modifiquen, complementen, sustituyan o adicionen; así como, los PEP extranjeros y los PEP de organizaciones internacionales.
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> El SARLAFT debe prever procedimientos más exigentes de vinculación y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras, ya sea a título de asociado o beneficiario final(21), que por razón de su cargo manejen recursos públicos o tengan poder de disposición sobre éstos, se les haya confiado una función pública prominente en una organización internacional o del Estado, o gocen de reconocimiento público y puedan exponer en mayor grado a la organización solidaria al riesgo de LA/FT.
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Los procedimientos que se diseñen para las PEP deberán contener como mínimo:
- Diseñar instrumentos y/o herramientas que permitan identificar cuando un asociado, cliente o beneficiario final es una PEP.
- <Viñeta modificada por la Circular 38 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Obtener la aprobación de la alta gerencia para la vinculación de personas inidentificadas como PEP o para mantener la relación comercial, cuando el asociado, cliente o beneficiario final cambie su condición a PEP. Para estos efectos, se entenderá por Alta Gerencia, lo señalado en el Título IV de la Circular Básica Contable y Financiera y deberá ser aprobado por parte del Consejo de Administración o Juntas Directivas, para cuando la organización considere que es de mayor riesgo o alto el perfil de riesgo del PEP que se pretende vincular o mantener.
- Implementar medidas más exigentes de debida diligencia para determinar el origen de sus recursos y prever procedimientos más exigentes de vinculación.
- Realizar un monitoreo transaccional continuo y más exigente teniendo en cuenta su perfil de riesgo.
En el evento en que un asociado, cliente o beneficiario final vinculado con la organización solidaria adquiera el perfil de PEP, en los términos señalados en el presente numeral o en el Decreto 1674 de 2016, y demás normas que lo modifiquen, sustituyan, adicionen, aclaren o complementen, debe informarse tal hecho al órgano permanente de administración correspondiente, con el fin de aplicar los procedimientos establecidos para los PEP en el SARLAFT.(23)
Las personas consideradas como Personas Expuestas Políticamente (PEP) informarán su cargo, fecha de vinculación y fecha de desvinculación durante la debida diligencia realizada en los procesos de vinculación, monitoreo y actualización de los datos del cliente.
Adicionalmente, deberán declarar: (i) los nombres e identificación de las personas con las que tengan sociedad conyugal, de hecho, o de derecho; (ii) los nombres e identificación de sus familiares hasta segundo grado de consanguinidad, primero afinidad y primero civil; (iii) la existencia de cuentas financieras en algún país extranjero en caso de que tengan derecho o poder de firma o de otra índole sobre alguna; y (iv) los nombres e identificación de las personas jurídicas o naturales, patrimonios autónomos o fiducias conforme lo dispuesto en el Decreto 830 de 2021.
Se entenderá por asociados cercanos a las personas jurídicas que tengan como administradores, accionistas, controlantes o gestores alguno de los (PEP) enlistados en el artículo 2.1.4.2.3. del Decreto 1081 de 2015, modificado por el Decreto 830 de 2021, o que hayan constituido patrimonios autónomos o fiducias en beneficio de éstos, o con quienes se mantengan relaciones comerciales, a quienes se les aplicará la debida diligencia de acuerdo con la normatividad vigente.
Se mantendrá la calificación y el tratamiento especial a las PEP durante el período que ocupen sus cargos y durante los dos (2) años siguientes a su dejación, renuncia, despido, o declaración de insubsistencia del nombramiento o cualquier otra forma de desvinculación.
Para efectos del reporte de las operaciones intentadas, rechazadas y las tentativas de vinculación comercial, las vigiladas deberán observar los términos y condiciones técnicas establecidas por la UIAF.
Las organizaciones que no hayan encontrado evidencia de la existencia de operaciones sospechosas en el respectivo mes (ausencia de operaciones sospechosas) deberán informar sobre tal hecho a la UIAF, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al del corte, de acuerdo con lo señalado en el instructivo del anexo N°1.
3.2.2.2.2 Sanciones Financieras Dirigidas[58]
Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones internacionales de Colombia relativas a la aplicación de disposiciones sobre congelamiento y prohibición de manejo de fondos u otros activos de personas y entidades designadas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, asociadas a financiación del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva, en consonancia con el artículo 20 de la Ley 1121 de 2006 y las recomendaciones 6 y 7 del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), los sujetos obligados durante la aplicación del SARLAFT, deberán hacer seguimiento y monitoreo permanente a las Resoluciones 1267 de 1999, 1988 de 2011, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006 y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y a todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen.
En el evento de encontrar cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre, administración o control de cualquier país, persona o entidad designada por estas Resoluciones, el Oficial de Cumplimiento o funcionario responsable, de manera inmediata, deberá reportarlo a la UIAF y ponerlo en conocimiento del Fiscal General de la Nación a través de los canales electrónicos seguros que determinen estas entidades, guardando la respectiva reserva legal.
3.2.2.2.3. Países de mayor riesgo.
Las organizaciones solidarias obligadas al cumplimiento de las disposiciones aquí contenidas, en armonía con la Recomendación 19 del GAFI, deben estar en capacidad de aplicar medidas proporcionales en relación con los países o jurisdicciones de mayor riesgo, contenidos en los listados del GAFI de países no cooperantes y jurisdicciones de alto riesgo.
Entre las medidas que las organizaciones solidarias pueden adoptar con el fin de mitigar los riesgos asociados a países y/o jurisdicciones de mayor riesgo, se pueden considerar las siguientes:
i) Adoptar procedimientos más exigentes de debida diligencia y de monitoreo más estricto con los asociados o clientes de países y/o jurisdicciones de mayor riesgo.
ii) Realizar reportes a la UIAF relativos a las transacciones financieras y comerciales sospechosas que involucren países y/o jurisdicciones listadas como de mayor riesgo por GAFI.
iii) Limitar las relaciones comerciales o transacciones financieras con el país identificado o personas identificadas en esa nación.
iv) Revisar y enmendar, o si es necesario terminar, las relaciones con corresponsales con instituciones financieras en el país y/o jurisdicción de mayor riesgo.
v) La exigencia de una labor de auditoría externa intensificada y/o de requisitos más estrictos para las sucursales y filiales de las organizaciones, ubicadas en el país y/o jurisdicción de mayor riesgo. vi) Las demás contramedidas previstas en el numeral 2 de la nota interpretativa de la recomendación 19 emitida por el GAFI, y las que la modifiquen y/o complementen.
Aunado al deber de las organizaciones de monitorear permanentemente los listados de los países y/o jurisdicciones de mayor riesgo del GAFI, esta Superintendencia publicará en su página web el link de ese organismo que les permita tener conocimiento actualizado acerca de estas listas. Así mismo, cuando surjan comunicados especiales del GAFI al respecto, los pondrá en conocimiento para que se puedan aplicar si es del caso, las respectivas medidas
3.2.2.3. Mecanismos
El SARLAFT debe contar con un conjunto de mecanismos diseñados para cumplir adecuadamente las normas sobre LA/FT, entre los cuales deben incluirse los siguientes:
- Conocimiento del asociado o cliente.
- Conocimiento del mercado.
- Identificación y análisis de operaciones inusuales.
- Determinación y reporte de operaciones sospechosas.
3.2.2.3.1. Conocimiento del asociado o cliente
El conocimiento del asociado o cliente actual o potencial es el primero de los mecanismos de prevención y control que deben aplicar las organizaciones solidarias vigiladas.
Las organizaciones solidarias vigiladas, no pueden iniciar relaciones contractuales o legales con el potencial asociado o cliente mientras no se haya cumplido como mínimo (i) Disponer de la información necesaria para adelantar el efectivo, eficiente, y oportuno conocimiento del asociado o cliente. (ii) Verificar la información dispuesta por el asociado o cliente, en particular, aquella que permita determinar la identidad del potencial asociado o cliente. (iii) Aprobar la vinculación del cliente o asociado de acuerdo con las instancias definidas por la organización solidaria.
Cuando se trate de operaciones de comercio al por menor que realicen las organizaciones solidarias con clientes ocasionales o no habituales, la organización vigilada podrá llevar a cabo el conocimiento del cliente mediante solicitud de nombre o razón social y número de identificación del cliente. En todo caso, la organización solidaria deberá identificar en el momento de realizar actividades comerciales de esta naturaleza, aquellos clientes que de acuerdo con su nivel de riesgo puedan ser considerados como inusuales o que estén por fueran del giro ordinario de los negocios.
Los procedimientos de conocimiento que se implementen, deben permitir a la organización solidaria identificar e individualizar al asociado o cliente; tratándose de asociados o clientes personas jurídicas, la organización deberá diseñar e implementar procedimientos para identificar el beneficiario final.
En todos los casos, las organizaciones solidarias vigiladas deben consultar las listas internacionales vinculantes para Colombia previa a la vinculación de un asociado, cliente, beneficiario final y beneficiario de los productos.
3.2.2.3.1.1 Identificación del asociado, cliente, beneficiario final y beneficiario de productos o servicios.
La identificación del asociado, cliente o proveedor[60], actual o potencial, implica conocer y contar de manera permanente y actualizada por lo menos con la siguiente información:
- Identificación del asociado o cliente: Supone el conocimiento y verificación de los datos exigidos en el formulario de solicitud de vinculación que permiten identificar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular. Para la identificación del asociado o cliente, las organizaciones solidarias se podrán apoyar o hacer uso de canales digitales o electrónicos o de mecanismos tecnológicos que permitan la verificación de la identidad del potencial asociado o cliente, tales como, el uso de firmas digitales o electrónicas, o cualquier otro medio que cumpla con las exigencias requerida, de acuerdo a lo establecido en la Ley 527 de 1999, sus Decretos reglamentarios y demás normas que la complementen, aclaren o modifiquen.
- Identificación del beneficiario final persona jurídica: Tratándose de la vinculación de personas jurídicas, el procedimiento supone conocer la estructura de propiedad del potencial asociado o cliente.
En concordancia con lo señalado en el artículo 21 de la Ley 79 de 1988; se exonera a las organizaciones solidarias vigiladas de la identificación del beneficiario final, cuando el potencial asociado o cliente sea una persona jurídica de derecho público; en el caso de personas jurídicas del sector cooperativo, el conocimiento del potencial asociado supone conocer la identidad de los asociados persona natural o jurídica que tengan el 5% o más de los aportes sociales de la organización que se pretende vincular y, tratándose de las personas jurídicas de derecho privado sin ánimo de lucro, le corresponde a la organización solidaria tomar medidas razonables para conocer y verificar el nombre y el número de identificación de los miembros que conforman el órgano permanente de administración u órgano que ejerza el control o la toma de decisiones de la persona jurídica de derecho privado sin ánimo de lucro o de la persona natural que ocupe el puesto de funcionario de mayor rango gerencial.
Cuando se trate de un potencial asociado que sea empresa o unidad económica donde los propietarios trabajen en ellas y prevalezca el trabajo familiar asociado y no sea una persona jurídica del sector cooperativo, la identificación del beneficiario final supone conocer la estructura de su propiedad, es decir, la identidad de los accionistas o participantes que tengan directa o indirectamente más del 5% de su capital social.
Tratándose de la vinculación de personas jurídicas establecidas en el parágrafo 3 del artículo 41 de la Ley 454 de 1998, parágrafo adicionado por el artículo 36 de la Ley 1328 de 2009, la identificación del beneficiario final supone conocer la estructura de su propiedad, es decir, la identidad de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% de su capital social, aporte o participación del potencial asociado.
En todo caso, cuando el potencial asociado o cliente que se pretenda vincular a la organización solidaria sea un emisor de valores que cotiza en bolsa de valores o en un sistema de negociación bajo inspección, control y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia y este sujeto a requisitos de revelación de información, no será necesario identificar los beneficiarios finales.
En el evento que no se pueda identificar al beneficiario final o se tenga duda acerca de las personas que fueron reportadas como beneficiarios finales, será responsabilidad de la organización solidaria decidir si se lleva a cabo la vinculación del potencial asociado o cliente y además deberá evaluar la pertinencia de realizar un reporte de operación sospechosa.[61]
- Identificación del beneficiario de productos o servicios: Supone el identificar al beneficiario de la operación y/o transacción, cuando este no tiene el carácter de asociado o cliente de la organización solidaria; en este caso,deberá identificar al beneficiario de la operación mediante nombre o razón social, tipo y número de identificación y toda aquella información adicional que la organización solidaria considere pertinente de acuerdo con sus políticas y análisis del riesgo, o perfil de riesgo de LA/FT
3.2.2.3.1.2. Información del asociado o cliente
Para llevar a cabo el conocimiento del asociado o cliente, la organización solidaria debe obtener la información necesaria para conocer las características demográficas, financieras y transaccionales que le permita ejecutar una adecuada gestión del riesgo de LA/FT.
En todo caso y sin perjuicio de toda aquella información adicional que requiera la organización solidaria como resultado del análisis del riesgo de LA/FT que llevó a cabo, deberá, como mínimo, obtener la siguiente información:
- Actividad económica del asociado o cliente.
- Características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos.
- Características y montos de las transacciones y operaciones de los asociados o clientes actuales.
Cuando se trate de asociados, clientes o beneficiario final (tratándose persona jurídica) que de acuerdo con alguna de sus variables en particular o por alguna categoría específica, como es el caso de los PEP, sean catalogados como de mayor riesgo, la organización solidaria deberá llevar a cabo procedimientos de debida diligencia intensificada que le permita i) Obtener información adicional frente al origen o fuente de sus recursos, ii) Realizar entrevista presencial; iii) Cotejar y obtener información adicional en bases de datos públicas cumpliendo con las reglas establecidas en la Ley 1581 de 2012 sobre tratamiento de datos personales[62] y demás normas que la modifiquen, complemente, sustituyan o adicionen y iv) los demás procesos que se consideren razonables por parte de la organización solidaria para garantizar un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento en proporción a los riesgos identificados.
El conocimiento e información del asociado o cliente debe permitir a las organizaciones solidarias vigiladas cuando menos:
- Contar con la información que le permita comparar las características de las transacciones de sus asociados o clientes con las de su actividad económica.
- Monitorear continuamente las operaciones de éstos.
- Contar con elementos de juicio y soportes documentales que permitan analizar las transacciones inusuales de éstos y determinar la existencia de operaciones sospechosas.
Las instrucciones sobre conocimiento e información del asociado o cliente deben también aplicarse a las personas naturales o jurídicas que pretendan adquirir activos fijos de la organización solidaria o cuando se trate de bienes entregados en dación en pago de personas no asociadas, o cuando se realicen este tipo de operaciones, en organizaciones solidarias vigiladas que se encuentren en proceso de liquidación voluntaria o forzosa.
Consecuentemente con lo señalado, ninguna organización solidaria vigilada puede delegar en terceros la aprobación de la vinculación de asociados o clientes.
No obstante, las organizaciones solidarias vigiladas podrán suscribir convenios con las empresas patronales que generan el vínculo de asociación tratándose de los fondos de empleados, para realizar el proceso de conocimiento del asociado, siempre y cuando en dicho proceso se cumplan con los requisitos establecidos en el presente capítulo y la organización solidaria pueda acceder, constatar o verificar dicha información. En todo caso, el proceso de vinculación del asociado lo debe realizar esta última.
Los procedimientos de conocimiento del asociado o cliente aplicados por otras organizaciones vigiladas con relación a un mismo solicitante, no eximen de la responsabilidad que tiene la organización solidaria de conocer a su propio asociado o cliente.
Para efectos de lo señalado sobre el conocimiento del asociado o cliente, las organizaciones solidarias deben solicitar el diligenciamiento del anexo 6, anexo al presente Capítulo, sin perjuicio de los requisitos de información y documentación adicionales que establezcan las organizaciones de acuerdo con la identificación de riesgos que realicen, teniendo en cuenta las características particulares de sus asociados o clientes y de los productos o servicios que ofrezca cada organización. Con respecto a la firma y huella requeridos en el formulario, las organizaciones solidarias podrán utilizar mecanismos como los certificados de firma digital, según lo establecido en la Ley 527 de 1999[63], factores biométricos u otros mecanismos tecnológicos que garanticen la verificación y autenticación de la identidad del asociado o cliente.
Las organizaciones que ya cuentan con un formato para vinculación del asociado o cliente, deben verificar que el mismo contenga como mínimo la información señalada en el formato que aquí se señala para el conocimiento del asociado o cliente, el cual se debe conservar y estar a disposición de la autoridad competente en físico o mediante documento electrónico, de acuerdo con las políticas documentales establecidas por la organización.
Las organizaciones solidarias vigiladas deben asegurar que el formulario de vinculación del asociado o cliente esté adecuadamente diligenciado previamente a su aceptación como asociado o cliente y verificar o validar la veracidad de la información allí contenida. En el evento en que el potencial asociado o cliente no cuente con la información solicitada, se debe dejar constancia de dicha circunstancia señalando los motivos y mecanismos para subsanar la ausencia de información.
La organización debe realizar las diligencias necesarias para actualizar por lo menos una vez al año, los datos suministrados en el formulario de vinculación del asociado, que por su naturaleza puedan variar o aquellos que de acuerdo con el perfil de riesgo establecido se requiera su actualización para hacer una adecuada gestión del riesgo de LA/FT.
Para tal propósito, en el mismo formulario de vinculación se debe informar al asociado o cliente de la obligación de actualizar sus datos, por lo menos anualmente, suministrando los soportes documentales que la organización solidaria haya determinado a través de los canales presenciales o virtuales dispuestos para tal fin.
En el caso de asociados inactivos, la actualización se llevará a cabo cuando deje de tener tal condición.
Cuando se realice la vinculación de los asociados o clientes se deberá dejar constancia de ello con fecha y hora en el formulario previsto para el efecto. Así mismo, se deben dejar consignadas en el citado documento las observaciones sobre el potencial asociado o cliente, por parte de la persona que realizó dicho trámite, de ser necesarias.
Si bien el diligenciamiento del formulario, así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos pueden efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de 1999 y demás normas reglamentarias, el empleo de dichos procedimientos no puede sustituir la entrevista al solicitante o al representante legal si se trata de persona jurídica cuando estos, de acuerdo con alguna de sus características o categoría específica, como es el caso de los PEP, sean considerados como de mayor riesgo.
Copia del formulario de vinculación (físico o electrónico) del asociado o cliente deberá archivarse conjuntamente con los demás documentos del SARLAFT, de acuerdo con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de registros, previstos en el presente capítulo.
Aun cuando no tenga directamente la condición de asociado o cliente, toda persona que se encuentre facultada o autorizada para disponer de los recursos o bienes objeto del contrato, la organización solidaria deberá solicitar la información que considere permitente con el objetivo de verificar la identidad de dicha persona, y hacer el cruce
con las listas vinculantes para Colombia. Adicionalmente, la organización solidaria debe exigir y verificar el documento que acredita dicha facultad o autorización.
Cuando la organización solidaria contemple la posibilidad de realizar entrevistas no presenciales haciendo uso de soluciones tecnológicas, será responsabilidad de la organización solidaria diseñar o establecer los mecanismos de control necesarios para realizar una validación efectiva de la identidad del potencial asociado o cliente.
En aquellos casos, donde las características y/o atributos del potencial asociado o cliente, sean catalogados como de mayor riesgo, de acuerdo con las políticas definidas por la organización solidaria, las entrevistas deberán ser realizadas de manera presencial.
<Inciso adicionado por la Circular 38 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> La organización solidaria que durante el proceso de vinculación del asociado o cliente o en el curso de la relación advierta que puede ser utilizada para: (i) dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas, o (ii) canalizar recursos hacia la realización de actividades terroristas, y considere razonablemente que al realizar el proceso de debida diligencia o conocimiento del asociado o cliente puede alertarlo, en ese evento tiene la posibilidad de suspender dicho proceso y deberá realizar un reporte de operación sospechosa a la UIAF.
3.2.2.3.1.3 Procedimientos simplificados de conocimiento del cliente. <Numeral modificado por la Circular 42 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>
3.2.2.3.1.3.1 En fondos de empleados
Los Fondos de Empleados podrán diseñar procedimientos de conocimiento simplificados para las operaciones, productos o servicios señalados en el presente numeral.
Los procedimientos que diseñen deberán como mínimo, contar con herramientas que permitan la individualización del usuario de los servicios o productos o contraparte de la operación, en estos casos, se deberá solicitar y verificar la información relacionada con nombre o razón social, tipo y número de identificación; no obstante, la organización solidaria podrá solicitar toda aquella información que considere pertinente de acuerdo con el análisis de riesgo de LA/FT previamente realizado.
Las presentes instrucciones sólo aplicarán a:
Las contrapartes beneficiarias de servicios extendidos de previsión, solidaridad y bienestar social de acuerdo con el alcance señalado en el artículo 25 del Decreto-Ley 1481 de 1989.
Contrapartes que realicen operaciones con la organización solidaria de patrocinio, auxilios, o de estímulo al ahorro o aportes sociales por parte de entidades patronales, de acuerdo con las previsiones establecidas en los numerales del 1 al 4 del artículo 51 del Decreto-Ley 1481 de 1989.
Para los mencionados tipos de usuarios o contrapartes de servicios, productos u operaciones la organización solidaria deberá monitorear aquellas que de acuerdo con el giro ordinario de las actividades se escapa de los parámetros normales de comportamiento, en caso tal, deberá aplicar los instrumentos relacionados con la identificación y análisis de operaciones inusuales y, determinación y reporte de operaciones sospechosas.
3.2.2.3.1.3.2 En las cooperativas de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito
Las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, podrán adoptar un procedimiento simplificado de conocimiento del cliente, dirigido a las personas interesadas en vincularse a la organización como asociados, cuyos depósitos de ahorro tengan las condiciones de los depósitos de bajo monto, sin perjuicio de la utilización de los demás productos y servicios que ofrece la cooperativa a sus asociados, en las condiciones y con los requisitos que determinen en sus estatutos y reglamentos.
Este procedimiento simplificado de conocimiento del cliente debe contemplar como mínimo, la solicitud y verificación de la identidad del potencial asociado, previo a la aprobación de su vinculación, utilizando para tal efecto, la siguiente información: tipo de documento de identificación, el nombre, el número y la fecha de expedición del documento de identificación.
No obstante, las cooperativas deben dar cumplimiento a lo previsto en los numerales 3.2.2.2.1. – PEP y en el 3.2.2.3.1.2. - Información del asociado o cliente, relacionada con la debida diligencia sobre su relación comercial y el monitoreo de las transacciones que este realice para verificar que sean consistentes con el conocimiento que tiene la organización sobre el asociado, así como solicitar cualquier otra información que consideren pertinente para la aplicación de los procedimientos del SARLAFT.
En el evento que la vinculación del asociado se haya realizado bajo este procedimiento simplificado, para el manejo de depósitos de bajo monto, y decida manejar otra modalidad de ahorro, la cooperativa deberá solicitar la información completa para realizar el proceso de conocimiento del asociado, y su verificación, prevista en el numeral 3.2.2.3.1.2 del presente Título, en forma previa a la realización de cualquier operación.
3.2.2.3.1.4 Prestación de servicios a través de corresponsales
3.2.2.3.1.4 Prestación de servicios a través de corresponsales
Las cooperativas de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito autorizadas para prestar sus servicios a través de corresponsales, deben adoptar medidas orientadas a prevenir el riesgo de LA/FT asociado a la prestación del servicio y monitorear permanentemente el cumplimiento de tales obligaciones por parte de los corresponsales.
Estas organizaciones no podrán delegar las labores propias de debida diligencia del asociado o cliente en los corresponsales, excepto aquellas relativas al recaudo de documentación e información.
3.2.2.3.1.5. Reglas especiales para transferencias de fondos
En las transferencias de fondos, las organizaciones solidarias vigiladas deben obtener y conservar mínimo la siguiente información del ordenante y del beneficiario de las mismas:
- En el caso de personas naturales: nombres completos, tipo y número del documento de identificación, ciudad y número de cuenta o número de referencia de transacción o en su defecto un único número de referencia de la transacción que permita su rastreo.
- En el caso de personas jurídicas: nombre o razón social, NIT, nombres completos del representante legal, tipo y número del documento de identificación del representante legal, ciudad y número de cuenta o de referencia de transacción o en su defecto un único número de referencia de la transacción que permita su rastreo.
- Cuando se actúe a través de mandatario debe solicitarse además nombres completos, tipo y número del documento de identificación de la personaautorizada.
Las transferencias que se realicen a través de organizaciones solidarias y que reporten información financiera a esta Superintendencia, en las cuales el ordenante y el beneficiario sean asociados de las organizaciones solidarias a través de las cuales se realiza la operación, se encuentran exceptuadas de aplicar lo dispuesto en el presente numeral. No obstante, será responsabilidad de la organización solidaria, de acuerdo con su conocimiento del negocio o de las operaciones que realiza, el determinar o no la aplicación de la presente excepción.
3.2.2.4. Conocimiento del mercado
Las organizaciones solidarias vigiladas deben diseñar y poner en práctica metodologías y procedimientos que le permitan alcanzar un conocimiento apropiado del mercado correspondiente a cada uno de los productos o servicios que ofrezcan, teniendo en cuenta cada uno de los factores de riesgo, para así determinar las características usuales de las transacciones que desarrollan los asociados o clientes dentro del mismo y poder así compararlas con las transacciones que realicen quienes negocien con esos productos o servicios.
Este procedimiento se desarrolla teniendo en cuenta el mercado objetivo, las políticas de mercadeo de cada organización, la planeación estratégica y el tipo de riesgo que la organización solidaria está dispuesta a asumir de acuerdo con su apetito de riesgo.
3.2.2.4.1. Identificación y análisis de operaciones inusuales
El SARLAFT debe contar con metodologías, indicadores cualitativos o cuantitativos o procedimientos específicos que le permitan a la organización solidaria identificar cuando una operación se considera como inusual.
Serán consideradas como inusuales, como mínimo, todas aquellas operaciones cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica registrada por parte del asociado, cliente o usuario, o que, por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los criterios y parámetros de normalidad establecidos por la organización de acuerdo con el perfil de transacción a nivel de asociado o cliente o del segmento al que pertenece, o respecto de las cuales la organización solidaria no ha encontrado explicación o justificación que se considere razonable de acuerdo con el análisis de la información y soportes del asociado o cliente o el conocimiento que se tiene del mercado.
Una vez identificada una operación como inusual, la organización solidaria deberá establecer procedimientos claros para realizar su análisis y dejar constancia de cada una de las operaciones inusuales detectadas, así como la señal de alerta que generó, factor de riesgo relacionado y del responsable de su análisis y los resultados del mismo.
3.2.2.4.2. Determinación y reporte de operaciones sospechosas
La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los asociados o clientes o usuarios y de los mercados donde estos actúan, debe permitir, conforme a criterios objetivos previamente establecidos por la organización, determinar si una operación es o no sospechosa.
El SARLAFT debe permitirle a la organización solidaria efectuar una evaluación y análisis eficaz de las operaciones inusuales de sus asociados o clientes de modo tal que pueda establecer si una operación escapa de lo simplemente inusual, y proceder a calificarla como sospechosa aplicando para ello las políticas y criterios previamente definidos por la organización en su manual. Para estos efectos, el SARLAFT debe establecer el tipo de prueba documental que soporte los resultados del análisis y la evaluación realizada.
En todo caso, la organización solidaria podrá considerar como sospechosas aquellas operaciones del asociado que no obstante mantenerse dentro de los parámetros de su perfil escapan de lo simplemente inusual y a las cuales la organización no les ha encontrado justificación satisfactoria.
Los procedimientos de determinación y reporte de operaciones sospechosas deben tener en cuenta que las organizaciones están en la obligación de informar a la Unidad de Información y Análisis Financiero -UIAF, de manera inmediata y eficiente sobre cada operación de este tipo que conozcan.
3.2.2.5. Instrumentos
Para que los mecanismos adoptados por las organizaciones solidarias operen de manera efectiva, eficiente y oportuna, el SARLAFT debe contar como mínimo con los siguientes instrumentos:
- Señales de alerta.
- Segmentación de los factores de riesgo.
- Seguimiento de operaciones.
- Consolidación electrónica de operaciones.
3.2.2.5.1 Señales de alerta
Las señales de alerta son hechos, situaciones, eventos, razones financieras e indicadores cualitativos o cuantitativos que le permiten a la organización inferir o identificar comportamientos que se salen de los parámetros definidos previamente como normales.
Estas señales de alerta deben considerar cada uno de los factores de riesgo y las características de las operaciones, productos o servicios ofrecidos, así como cualquier otro criterio que a juicio de la organización solidaria vigilada resulte adecuado.
La información que no sea actualizada o una vez actualizada no pueda confirmarse, debe constituir una señal de alerta para la organización.
<3.2.2.5.2> 5.2.2.5.2 Segmentación[64] de los factores de riesgo
Las organizaciones solidarias vigiladas deben segmentar cada uno de los factores de riesgo de acuerdo con las características particulares de cada uno de ellos, tomando en cuenta la información recolectada durante la aplicación de los procedimientos de conocimiento del asociado o cliente, garantizando que las variables seleccionadas permita cumplir criterios de homogeneidad al interior de los segmentos y heterogeneidad entre ellos, según la metodología que previamente haya establecido la organización. Sin perjuicio de cualquier otro criterio o variables que establezca la organización, deben segmentar atendiendo como mínimo los siguientes:
- Asociados o clientes: actividad económica, volumen o frecuencia de sus transacciones y monto de ingresos, egresos y patrimonio.
- Productos: naturaleza, características y nicho de mercado o destinatarios.
- Canales de distribución: naturaleza y características.
- Jurisdicciones: ubicación, características y naturaleza de las transacciones.
A través de la segmentación, las organizaciones solidarias deben determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan y compararlas con aquellas que realicen los asociados o clientes, a efectos de detectar las operaciones inusuales, lo cual implica, el diseño de señales de alerta a nivel de los segmentos resultantes, entre otras.
3.2.2.5.3. Seguimiento de operaciones
Las organizaciones solidarias vigiladas deben estar en capacidad de hacer seguimiento a las operaciones que realicen sus asociados o clientes o usuarios a través de los demás factores de riesgo.
Para dar cumplimiento a lo anterior, las organizaciones solidarias vigiladas deben establecer como mínimo lo siguiente:
- Realizar seguimiento a las operaciones con una frecuencia acorde con la evaluación de riesgo de los factores de riesgo involucrados en las operaciones.
- Monitorear las operaciones realizadas en cada uno de los segmentos de los factores de riesgo resultantes.
En el caso del seguimiento de operaciones de usuarios, las organizaciones solidarias deben determinar cuáles de éstas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la organización y basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.
3.2.2.5.4 Consolidación electrónica de operaciones
Las organizaciones solidarias deben estar en capacidad de consolidar electrónicamente las operaciones que realicen sus asociados o clientes a través de los productos, canales de distribución y jurisdicciones, según sea el caso.
Para dar cumplimiento a lo anterior, las organizaciones solidarias vigiladas deben como mínimo: consolidar electrónicamente por lo menos en forma mensual todas las operaciones de cada uno de sus asociados o clientes.
Teniendo en cuenta las disposiciones del subnumeral anterior, las organizaciones solidarias deberán establecer, mediante criterios objetivos, las operaciones de los usuarios que serán sujetas de consolidación, a efectos de realizar el seguimiento de operaciones.
3.2.3. Documentación
Las etapas y los elementos del SARLAFT implementados por la organización deben constar en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.
3.2.3.1 Presupuestos mínimos de la documentación
El tratamiento de la documentación y registros que se generen por la implementación y ejecución del SARLAFT deberá ajustarse a las prescripciones legales contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012[65], y demás normas concordantes y complementarias, en lo que guarda relación con la protección de datos personales.
Dicha documentación y registros debe contar como mínimo con los siguientes requisitos:
- Conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
- El tratamiento de la documentación y registros será acorde con los principios rectores enunciados en la Ley 1581 ibídem.
- Conservación de los documentos por un término mínimo de cinco (5) años, según lo establecido en el artículo 96 del EOSF, modificado por el artículo 22 de la ley 795 de 2003 para las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito; para las demás organizaciones solidarias, el término de conservación de documentos será el que establece el artículo 60[66] del Código de Comercio,
- Concordante con el artículo 28[67] de la Ley 962 de 2005 y los artículos 12[68] y 13[69] de la Ley 527 de 1999 y demás normas que modifiquen o aclaren.
Es importante resaltar que, vencido el plazo de conservación exigido en las disposiciones legales en mención, la organización podrá destruirlos siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta.
3.2.3.2 Contenido mínimo de la documentación
La documentación debe contener como mínimo lo siguiente:
- Manual de procedimientos del SARLAFT, el cual debe contemplar:
- Las políticas para la administración del riesgo de LA/FT.
- Las metodologías para la segmentación, identificación, medición y control del riesgo de LA/FT.
- Matriz de análisis de riesgo o matriz de riesgo.
- La estructura organizacional del SARLAFT.
- Las funciones y responsabilidades de quienes participan en la administración del riesgo de LA/FT.
- Las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de las políticas del SARLAFT.
- Los procedimientos para identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo de LA/FT.
- Los procedimientos de control interno y revisión del SARLAFT.
- Los programas de capacitación del SARLAFT.
- Los procedimientos establecidos en el subnumeral 3.2.2.
- Los documentos y registros que evidencien la operación efectiva del SARLAFT.
- Los informes de los órganos de administración y control y del oficial de cumplimiento.
3.2.4. Estructura organizacional
Las organizaciones solidarias deben establecer y asignar las facultades y funciones en relación con las distintas etapas y elementos del SARLAFT.
En todo caso y sin perjuicio de las funciones asignadas por otras disposiciones, deben establecer como mínimo las siguientes funciones a cargo de los órganos de dirección, administración, control y del oficial de cumplimiento.
3.2.4.1 Funciones y responsabilidades de los miembros que integran el órgano permanente de administración
Además de las funciones propias del cargo, los miembros que integran el órgano permanente de administración ejercerán las siguientes funciones relacionadas con SARLAFT:
- Fijar las políticas del SARLAFT.
- Adoptar el código de ética[70] en relación con el SARLAFT.
- Aprobar el manual de procedimientos y sus actualizaciones.
- Designar al oficial de cumplimiento y su respectivo suplente.
- Emitir pronunciamiento sobre los informes presentados por el oficial de cumplimiento, la revisoría fiscal, la auditoría interna, de contar con esta última y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las respectivas actas.
- Ordenar y garantizar la suficiencia de los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.
- Designar el funcionario o la instancia autorizada para exonerar asociados o clientes del diligenciamiento del formulario individual de transacciones en efectivo, en los casos en los que la ley permite tal exoneración.
- Aprobar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.
- Las demás inherentes al cargo que guarden relación con SARLAFT.
3.2.4.2. Funciones y responsabilidades del representante legal
El SARLAFT debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo del representante legal o quien haga sus veces:
- Ejecutar las políticas y directrices aprobadas por el órgano permanente de administración en lo que se relaciona con el SARLAFT.
- Someter a aprobación del órgano permanente de administración, en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones.
- Verificar que los procedimientos establecidos desarrollen las políticas aprobadas por el órgano permanente de administración.
- Hacer seguimiento permanente del perfil de riesgo de LA/FT de la organización y velar porque se tomen las acciones correspondientes para mantener el riesgo dentro de los niveles de tolerancia definida.
- Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.
- Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento.
- Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.
Aprobar anualmente los planes de capacitación sobre el SARLAFT dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la organización solidaria, incluyendo los integrantes de los órganos de administración y de control.
3.2.4.3. Requisitos y funciones del Oficial de Cumplimiento.
Las organizaciones solidarias vigiladas tienen la obligación de designar un Oficial de Cumplimiento o un funcionario responsable, según corresponda, con su respectivo suplente, de velar por el cumplimiento y aplicación de las medidas para la prevención del riesgo LA/FT, cuyos requisitos y funciones se señalan a continuación:
3.2.4.2.1. Requisitos
3.2.4.2.1.1. Los oficiales de cumplimiento (principal y suplente) de las organizaciones vigiladas señaladas en el numeral 1.1 del ámbito de aplicación del presente capítulo, deben cumplir como mínimo, con los siguientes requisitos:
La designación debe realizarla el órgano permanente de administración.
b) La persona que se designe debe tener capacidad de decisión frente a la gestión del sistema de administración del riesgo de LA/FT.
c) Pertenecer como mínimo al segundo nivel jerárquico dentro de la estructura administrativa de la organización solidaria. El Oficial de Cumplimiento Suplente no requiere hacer parte del segundo nivel jerárquico.
d) Ser empleado de la organización solidaria. Cuando se trate de organizaciones que pertenezcan a un grupo empresarial o que se encuentren en situación de subordinación y control, el oficial de cumplimiento (principal o suplente) podrá ser empleado de la matriz o controlante, previa designación del órgano permanente de administración de la organización solidaria en la cual se va a desempeñar.
e) Acreditar conocimiento en administración de riesgos mediante la siguiente documentación:
(i) Certificación del curso e-learning de la UIAF en el módulo general.
(ii) Certificación de estudios en materia de riesgos, que incluya un módulo LA/FT, expedida por una Institución de Educación Superior, reconocida oficialmente por el Ministerio de Educación Nacional, con una duración mínima de 90 horas, o expedida por una organización internacional o acreditar una experiencia mínima de dos años en administración de riesgos.
f) No puede pertenecer a los órganos de control, a las áreas comerciales, ser el contador o estar vinculado con las actividades previstas en el objeto social principal de la organización, que le pueden generar conflicto de interés.
g) Si el oficial de cumplimiento realiza simultáneamente otras actividades dentro de la organización solidaria, se debe verificar que no incurra en las restricciones previstas en el literal f) del presente numeral; en todo caso, en la política debe existir un régimen de inhabilidades e incompatibilidades respecto al oficial de cumplimiento que simultáneamente ejerza otro cargo dentro de la organización.
h) Los oficiales de cumplimiento de las cooperativas especializadas de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, requieren posesionarse previamente ante l a Superintendencia de la Economía Solidaria, para poder ejercer dicho cargo. Para tal fin deberán cumplir adicionalmente, con los requisitos establecidos en el capítulo VI, título II de la Circular Básica Jurídica.
Para estos efectos, el gerente o representante legal de la cooperativa, deberá remitir a la Superintendencia la documentación requerida para tramitar la posesión del oficial de cumplimiento (principal y suplente) dentro de los 30 días calendarios siguientes a la fecha de su nombramiento por parte del consejo de administración.
Una vez posesionados, la organización solidaria deberá actualizar los datos en la UIAF, a través del SIREL, cuando se produzca una nueva posesión.
i) Los oficiales de cumplimiento de las demás organizaciones solidarias vigiladas señaladas en el numeral 1 del ámbito de aplicación del presente capítulo, no requieren tramitar su posesión ante la Superintendencia y deberán ejercer sus cargos a partir de su nombramiento por parte del órgano permanente de administración.
Dentro de los 30 días calendarios siguientes a su designación, el gerente o representante legal de estas organizaciones, deberá informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, la identificación completa de las personas que ejercerán los cargos de oficiales de cumplimiento principal y suplente y remitir copia del acta del órgano permanente de administración donde conste su nombramiento.
3.2.4.2.1.2. Los oficiales de cumplimiento (principal y suplente) de las organizaciones vigiladas señaladas en el numeral 1.2 del ámbito de aplicación del presente capítulo, deben cumplir como mínimo, con los siguientes requisitos:
La designación debe realizarla el órgano permanente de administración.
b) La persona que se designe debe tener capacidad de decisión frente a la gestión del sistema de administración del riesgo de LA/FT.
c) Ser empleado de la organización solidaria. En las organizaciones que tienen activos inferiores a $10.710 millones y menos de 10 empleados, el oficial de cumplimiento puede ser el representante legal. El valor de activos aquí señalado, se ajustará anualmente de acuerdo con la variación anual del Índice de Precios al Consumidor.
d) Cuando se trate de organizaciones que pertenezcan a un grupo empresarial o que se encuentren en situación de subordinación y control, el oficial de cumplimiento (principal o suplente) podrá ser empleado de la matriz o controlante, previa designación del órgano permanente de administración de la organización solidaria en la cual se va a desempeñar.
e) Si la organización solidaria se encuentra clasificada en el tercer (3o) nivel de supervisión, el oficial de cumplimiento podrá contratarse bajo la modalidad de prestación de servicios.
f) Acreditar ante el órgano permanente de administración de la organización solidaria vigilada, conocimientos en administración de riesgos mediante la siguiente documentación:
i) Certificación del curso e-learning de la UIAF en el módulo general. ii) Certificación de estudios en materia de riesgos, que incluya un módulo LA/FT, expedida por una Institución de Educación Superior reconocida oficialmente por el Ministerio de Educación Nacional, con una duración mínima de 90 horas o expedida por una organización internacional o acreditar una experiencia mínima de dos años en administración de riesgos.
g) Si el oficial de cumplimiento realiza simultáneamente otras actividades dentro de la organización solidaria, se debe verificar que no pertenezca a los órganos de control, o a las áreas comerciales; en todo caso, la organización solidaria debe contar con un régimen de inhabilidades e incompatibilidades, el cual debe incluir políticas y procedimientos que permitan la mitigación y revelación de posibles conflicto de intereses que se presenten por parte del funcionario responsable que simultáneamente ejerza otro cargo dentro de la organización.
h) Los oficiales de cumplimiento de las organizaciones solidarias vigiladas señaladas en el numeral 1.2 del ámbito de aplicación del presente capítulo deberán ejercer sus cargos a partir de su nombramiento por parte del órgano permanente de administración.
Dentro de los 30 días calendarios siguientes a su designación, el gerente o representante legal de estas organizaciones, deberá informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, la identificación completa de las personas que ejercerán los cargos de oficiales de cumplimiento principal y suplente y remitir copia del acta del órgano permanente de administración donde conste su nombramiento.
Una vez designados, la organización solidaria deberá igualmente actualizar los datos en la UIAF a través del SIREL y cada vez que se produzca un nuevo nombramiento.
PARÁGRAFO: De acuerdo con el tamaño, el volumen de operaciones y el riesgo de LA/FT que presente la organización solidaria vigilada, el órgano permanente de administración deberá definir el apoyo humano y técnico que requiere el oficial de cumplimiento para garantizar la efectiva gestión de este riesgo y el desempeño de sus funciones.
3.2.4.2.2. Funciones del Oficial de cumplimiento.
Los oficiales de cumplimiento de las organizaciones solidarias vigiladas, deben desempeñar como mínimo las siguientes funciones:
- Vigilar el cumplimento de todos los aspectos señalados en la Ley, en este Capítulo y los que determine la organización para la administración del riesgo LA/FT.
- Proponer al órgano permanente de administración y al representante legal, la actualización y adopción de correctivos del manual de procedimientos y del código de conducta y velar por su divulgación a todos los empleados de la organización.
- Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición, control del SARLAFT.
- Apoyar al órgano permanente de administración o al representante legal frente al análisis del riesgo de LA/FT que pueda afectar el alcance de los objetivos estratégicos de la organización.
- Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.
- Reportar a la persona u órganos designados en el manual, sobre las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los asociados, clientes, empleados, contratistas y demás contrapartes para que se adopten las medidas a que haya lugar.
- Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al LA/FT, en los términos establecidos en la presente instrucción.
- Recibir y analizar los reportes internos y realizar los reportes externos establecidos en el presente capitulo, individualmente o con la instancia designada para el efecto.
- Evaluar los informes presentados por la Revisoría Fiscal y la Auditoría Interna o quien haga sus veces, sobre la gestión del riesgo LA/FT y proponer al órgano permanente de administración los correctivos que se consideren pertinentes frente a las observaciones o recomendaciones contenidas en dichos informes velando por su aplicación.
- Mantener actualizados los datos de la organización en la UIAF.
- Monitorear permanentemente el cumplimiento de los reportes a la UIAF, a través del Sistema de Reporte en Línea - SIREL, opción reportes estadísticos.
- Presentar semestralmente informes presenciales y por escrito al órgano permanente de administración, el cual deberá abarcar por lo menos los siguientes aspectos:
- Las políticas y programas desarrollados para cumplir su función y los resultados de la gestión realizada.
- El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.
- Las políticas y programas adoptados para la actualización de la información de los asociados o clientes y los avances sobre la determinación de los perfiles de riesgo de los asociados o clientes y de los productos y servicios.
- La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas adoptadas para corregir las fallas.
- Los casos específicos de incumplimiento por parte de los funcionarios de la organización, así como los resultados de las órdenes impartidas por el órgano permanente de administración.
- Los correctivos que considere necesarios, incluidas las propuestas de actualización o mejora de los mecanismos e instrumentos de control.
- Los resultados de la evolución del perfil de riesgo residual, por factor de riesgo y consolidado.
- Cumplir directamente las obligaciones relacionadas con sanciones financieras dirigidas.
- Las demás inherentes al cargo que guarden relación con el riesgo LA/FT.
3.2.5. Órganos de control
3.2.5.1. Revisoría Fiscal
Sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones al Revisor Fiscal, y en desarrollo de su responsabilidad de velar por el cumplimiento de la Ley y colaborar con las autoridades, el Revisor Fiscal tendrá las siguientes funciones frente al riesgo LA/FT:
- Evaluar el cumplimiento de las normas sobre LA/FT por parte de la organización solidaria vigilada.
- Presentar un informe semestral al órgano permanente de administración sobre el resultado de su evaluación del cumplimiento de las normas e instrucciones contenidas en el SARLAFT.
- Presentar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, en el caso de las cooperativas especializadas de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, dentro del informe trimestral que remite de forma ordinaria, un aparte sobre la verificación realizada al cumplimiento de las normas sobre LA/FT y la eficacia del SARLAFT adoptado por la organización solidaria vigilada.
Los revisores fiscales de las organizaciones clasificadas en el primer nivel de supervisión, distintas de las cooperativas especializadas de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, deberán presentar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, un informe de manera semestral sobre el resultado de la verificación realizada sobre el cumplimiento de las normas sobre LA/FT y la eficacia del SARLAFT adoptado por la organización solidaria vigilada.
Este informe deberá presentarse dentro de los 20 días calendario de los meses de enero y julio de cada año.
- Poner en conocimiento del oficial de cumplimiento, en forma inmediata, las inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.
- Reportar a la UIAF las operaciones sospechosas que detecte en cumplimiento de su función de revisoría fiscal.[71]
- Las demás inherentes al cargo que guarden relación con SARLAFT.
Adicionalmente, el Revisor Fiscal (principal y suplente) debe acreditar conocimientos en administración de riesgos mediante la siguiente documentación: certificación del curso e-learning de la UIAF en el módulo general y certificación de estudios en materia de riesgos, que incluya un módulo LA/FT, expedida por una institución de educación superior, reconocida oficialmente por el Ministerio de Educación Nacional, con una duración mínima de 90 horas o expedida por una organización internacional.
En el caso de los revisores fiscales de las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, estos requisitos se exigirán para tramitar su posesión ante esta Superintendencia. En las demás organizaciones vigiladas, les corresponde a los órganos de administración, verificar el cumplimiento de tales requisitos, previo a su elección o reelección como revisores fiscales.
3.2.5.2. Auditoría Interna o quien ejecute funciones similares.
Si bien el diseño y aplicación de los mecanismos de control es responsabilidad de los órganos de administración de cada organización, las organizaciones solidarias que tengan auditoría interna o quien haga sus veces, deberán incluir dentro de sus procesos de auditoría, un programa específico para verificar el cumplimiento del SARLAFT de cada organización, basado en los procedimientos de auditoría generalmente aceptados.
Los resultados de estas evaluaciones deberán ser informados a la mayor brevedad al órgano permanente de administración y al oficial de cumplimiento, para que se realicen los análisis correspondientes y se adopten los correctivos necesarios.
3.2.6. Infraestructura tecnológica
Las organizaciones solidarias vigiladas deben contar con las herramientas tecnológicas y los sistemas para garantizar la adecuada administración del riesgo de LA/FT.
El soporte tecnológico de la organización, debe estar acorde con sus actividades, operaciones, riesgo, tamaño y permitirles como mínimo:
- Capturar, validar y actualizar periódicamente la información de los distintos factores de riesgo.
- Consolidar las operaciones de los distintos factores de riesgo de acuerdo con los criterios establecidos por la organización..
- Centralizar los registros correspondientes a cada uno de los factores de riesgo y en forma particular a cada uno de los asociados.
- Generar reportes internos y externos, distintos de los relativos a operaciones sospechosas, sin perjuicio de que todos los reportes a la UIAF sean enviados en forma electrónica.
3.2.7. Divulgación de información
Las organizaciones solidarias deben diseñar un sistema efectivo, eficiente y oportuno de reportes tanto internos como externos que garantice el funcionamiento de sus procedimientos y los requerimientos de las autoridades competentes.
Para el cumplimiento de las obligaciones de reporte establecidas en los artículos 102 a 107 del EOSF, todas las organizaciones solidarias, incluyendo aquellas exceptuadas de la aplicación de este capítulo, deben cumplir sus obligaciones de reporte ante las autoridades competentes, utilizando los instructivos y formatos anexos a este capítulo.
En todo caso, las organizaciones solidarias vigiladas tienen el deber legal de suministrar la información que las autoridades competentes requieran en el curso de investigaciones de carácter judicial o administrativo.
Los siguientes son los reportes mínimos que deben tener en cuenta las vigiladas en el diseño del SARLAFT:
3.2.7.1. Reportes internos
Los informes internos son de uso exclusivo de la organización solidaria.
3.2.7.1.1 Reporte interno sobre operaciones inusuales[72]
La organización debe prever dentro del SARLAFT los procedimientos para que quien detecte operaciones inusuales dentro de la organización solidaria, reporte tales operaciones al oficial de cumplimiento. El reporte debe indicar las razones que determinan la calificación de la operación como inusual.
3.2.7.1.2. Reporte interno sobre operaciones sospechosas[73]
Como quiera que los procedimientos de determinación de operaciones sospechosas deben operar de manera permanente, el SARLAFT debe prever los procedimientos de reporte inmediato y por escrito al Oficial de Cumplimiento, con las razones objetivas que ameritaron tal calificación.
3.2.7.1.3. Reportes de la etapa de monitoreo
Como resultado de la etapa de monitoreo deben elaborarse reportes semestrales que permitan establecer el perfil de riesgo residual de la organización, la evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.
Los administradores de la organización solidaria, en su informe de gestión al cierre de cada ejercicio contable, deben incluir una indicación sobre la gestión adelantada en materia de administración de riesgo de LA/FT.
Este reporte no es exigible para las organizaciones vigiladas señaladas en los numerales 1.2 y 1.3 del ámbito de aplicación del presente capítulo.
3.2.7.2. Reportes externos
Las organizaciones solidarias vigiladas deben realizar los reportes que se indican a continuación:
3.2.7.2.1. Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS)
Las organizaciones solidarias vigiladas deben reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que determinen como sospechosas a través del Sistema de Reporte en Línea (SIREL), de acuerdo con el instructivo y el anexo No1 de la presente Circular.
Así mismo, las organizaciones deberán reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que le otorguen el carácter de sospechosas.
Se entiende por inmediato el momento a partir del cual la organización vigilada toma la decisión de catalogarlo como tal. Todo esto deberá realizarse durante un tiempo razonable. En estos casos, no se requiere que la organización tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 42[74] de la Ley 190 de 1995, cuando se reporte una operación como sospechosa, no habrá lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para los directivos o empleados de la organización, en concordancia con el artículo 102[75] del EOSF.
Asimismo, tanto a la organización solidaria vigilada como al oficial de cumplimiento le corresponderá garantizar la reserva del reporte de una operación sospechosa remitido a la UIAF, tal como lo dispone el artículo 2 de la ley 1121 de 2006.
Para efectos del reporte de las operaciones intentadas, rechazadas y las tentativas de vinculación comercial, las vigiladas deberán observar los términos y condiciones técnicas establecidas por la UIAF.
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las organizaciones que no hayan encontrado evidencia de la existencia de operaciones sospechosas en el respectivo mes (ausencia de operaciones sospechosas) deberán informar sobre tal hecho a la UIAF, dentro de los veinte (20) primeros días del mes siguiente al del corte, de acuerdo con lo señalado en el instructivo del anexo N°1.
3.2.7.2.2. Reporte de transacciones. <Numeral modificado por la Circular 32 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>
Las organizaciones solidarias deberán reportar mensualmente a la UIAF el informe sobre las transacciones individuales y múltiples. Se entenderá por transacciones, todas aquellas que en desarrollo del giro ordinario de los negocios de los clientes involucren, entrega o recibo de dinero sea en billetes y/o en moneda nacional o extranjera, cheques o la utilización de un medio electrónico para realizar compras o pagos sin la interferencia del personal de la organización. El reporte de transacciones se compone de:
3.2.7.2.2.1. Reporte de transacciones individuales <Numeral modificado por la Circular 32 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>
Las organizaciones vigiladas deberán reportar las transacciones individuales en moneda legal o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la (TCRM).
Los montos establecidos para el reporte de transacciones individuales, se deberán realizar de manera progresiva siguiendo lo establecido en el siguiente cronograma hasta llegar a un reporte igual o superior a dos millones de pesos ($2.000.000) así:
| REPORTE | PERIODICIDAD | CRONOGRAMA IMPLEMENTACIÒN | ||||
| DEL REPORTE | 2021 | 2022 | 2023* | 2024* | 2025* | |
| Cooperativas de | N/A | N/A | 1-ene | 1-ene | 1-ene | |
| ahorro y crédito: | ||||||
| Mensual | ||||||
| TRANSACCIONES INDIVIDUALES | Demas Organizaciones solidarias vigiladas que no ejercenactividad financiera: Trimestral | $10 millones | $10 millones | $7 millones | $5 millones | $2 millones |
*Apartir del año 2023, la periodicidad de reporte será mensual para todas las organizaciones*
Cuando se celebre un contrato de uso de red entre una cooperativa que ejerce actividad financiera y un tercero corresponsal, de conformidad con los Decretos 3965 y 2233 de 2006, el reporte de transacciones individuales debe ser remitido tanto por la organización usuaria de la red (cooperativa), como por el establecimiento de comercio que presta el servicio (tercero corresponsal). En este último caso, el reporte debe realizarse a nombre de quien fue efectuada la transacción, esto es, la organización usuaria de la red.
Así, la organización vigilada de la cual es cliente la persona también debe reportar los retiros que realice su cliente a través de los diferentes canales, tales como: cajeros electrónicos, IGT y demás operadores que funcionen como corresponsales. Ello incluye los retiros de dinero producto de avances realizados con tarjeta de crédito de su cliente.
<Inciso adicionado por la Circular 38 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las organizaciones solidarias vigiladas, deberán reportar a la UIAF, dentro de los veinte (20) días calendario siguientes a la fecha de corte del período de reporte, el informe sobre las transacciones individuales y múltiples, de acuerdo con el documento técnico e instructivo contenido en el anexo N°2 de la presente circular.
<Inciso adicionado por la Circular 38 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> En el evento que no se realicen tales transacciones, la organización debe enviar a la UIAF el reporte de ausencia de operaciones, a través del Sistema de Reporte en Línea (SIREL) con la misma periodicidad señalada anteriormente.
3.2.7.2.2.2. Reporte de transacciones múltiples <Numeral modificado por la Circular 32 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>
Las organizaciones vigiladas deberán reportar todas las transacciones que se realicen en una o varias oficinas, puntos autorizados o a través de un medio electrónico, por o en beneficio de un mismo cliente o usuario y que en su conjunto igualen o superen los topes establecidos en el cronograma de implementación, en moneda legal o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la Tasa de Cambio Representativa del Mercado (TCRM)
Los montos establecidos para el reporte de transacciones múltiples se deberán realizar de manera progresiva siguiendo lo establecido en el siguiente cronograma, hasta llegar a aquellas que en su conjunto igualen o superen veinte millones de pesos ($20.000.000) así:
Para el caso del Reporte de Transacciones Múltiples, la organización vigilada debe reportar la totalidad de las operaciones de recepción o entrega de dinero en cabeza de un mismo cliente o usuario. Sin embargo, se encuentran exceptuadas del reporte de transacciones múltiples, las siguientes:
(i) Recaudo de impuestos nacionales, distritales y municipales.
(ii) Recaudo de Contribución de Valorización
(iii) Recaudo de aportes para salud y pensiones obligatorias
(iv) Recaudo de servicios públicos domiciliarios
(v) Recaudo de telefonía móvil celular
(vi) Recaudo de aportes al sistema de riesgos laborales (ARL)
Se aclara que, aunque la organización vigilada debe sumar las operaciones de recepción o entrega de dinero para efectos de determinar y cumplir con el monto señalado para el reporte de transacciones múltiples, ésta debe reportar de forma individual todas las operaciones.
3.2.7.2.3. Reporte de asociados exonerados del reporte de transacciones en efectivo. <Numeral eliminado por la Circular 32 de 2021>
3.2.7.2.3 Reporte sobre productos ofrecidos por las organizaciones vigiladas <Numeral modificado por la Circular 32 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria deben reportar a la UIAF todos los productos ofrecidos vigentes, saldados, cancelados, en liquidación y liquidados los cuales representen operaciones activas y/o pasivas.
Este reporte de productos debe realizarse conforme al siguiente cronograma y en la periodicidad aquí indicada:
Esta información debe remitirse a la UIAF, dentro de los veinte (20) días calendario del mes siguiente al del corte, atendiendo las instrucciones del documento técnico e instructivo del anexo N°3 del presente capítulo.
3.2.7.2.4. Reporte sobre tarjetas crédito o débito expedidas por las cooperativas que ejercen actividad financiera, a través de franquicias <Numeral modificado por la Circular 32 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:>
Las organizaciones vigiladas que otorguen directamente o mediante convenio tarjetas (crédito, débito y prepago) a través de franquicias tales como: Visa, Diners, Master Card, American Express, Credencial, entre otras, deberán reportar a la UIAF la información contenida en el documento técnico del anexo No. 5 sin importar su cuantía. Solo deben reportarse las transacciones exitosas.
Las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria deben verificar constantemente si otorgan directamente o mediante convenio este producto (tarjetas), e informarlo a la Superintendencia con el fin de activar la presentación de este reporte a través de SIREL.
Este reporte de tarjetas crédito o débito, debe realizarse conforme al siguiente cronograma y en la periodicidad aquí indicada:
3.2.8. Capacitación
Las organizaciones solidarias deben diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre el SARLAFT dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la organización. La capacitación debe, cuando menos, cumplir con las siguientes condiciones:
- Periodicidad anual.
- Ser impartida durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y a los terceros (no empleados de la organización, por ejemplo, contratistas) cuando sea procedente su contratación.
- Ser constantemente revisada y actualizada, para preferiblemente hacer una capacitación diferencial según las áreas o cargos de los funcionarios.
- Contar con los mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos con el fin de determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos.
- Señalar el alcance del programa, los medios que se emplearán para ejecutarlos y los procedimientos que se adelantarán para evaluarlos. Los programas deben constar por escrito.
4. SANCIONES
El incumplimiento de las disposiciones en materia de prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo contenido en el presente capítulo, dará lugar a la imposición por parte de esta Superintendencia de las sanciones administrativas señaladas en los numerales 6 y 7 del artículo 36[78] de la Ley 454 de 1998, numerales 1 y 2 del artículo 2 del Decreto 186 de 2004, en concordancia con lo previsto en el artículo 107[80] del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, sin perjuicio de las consecuencias penales que se pudieran derivar ante la autoridad competente.
5. PRÁCTICA INSEGURA
La Superintendencia de la Economía Solidaria calificará como práctica no autorizada e insegura la realización de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Capítulo, conforme lo establecido en el literal c), numeral 5 del artículo 3 del Decreto 186 de 2004.
6. GUIA Y RETROALI MENTACIÓN
La Superintendencia de la Economía Solidaria, con fundamento en tratados internacionales ratificados, resoluciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas vinculantes, estándares del GAFI, leyes, decretos y actos administrativos en materia de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, en desarrollo de los procesos de supervisión basado en riesgo, ofrecerá retroalimentación de manera periódica, física y/o virtual, a las organizaciones solidarias vigiladas con el fin de orientarlos en la aplicación de las medidas LA/FT.
Las organizaciones solidarias vigiladas podrán apoyarse en guías y/o manuales de gestión del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, guías de buenas prácticas y tipologías del GAFI y GAFILAT, cursos virtuales y cualquier otra directiva o fuente de información emitida por autoridad competente en la materia.
PROCESOS DE TOMA DE POSESIÓN.
DISPOSICIONES COMUNES PARA ORGANIZACIONES EN INTERVENCIÓN FORZOSA ADMINISTRATIVA.
RÉGIMEN LEGAL.
Las funciones de los agentes especiales, liquidadores, revisores fiscales y contralores son públicas. De conformidad con el artículo 295 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF), los agentes especiales y los liquidadores serán designados en atención a sus calidades y experiencia personal y no podrán delegar ni subcontratar sus funciones, aunque podrán contar con personal profesional o técnico de apoyo, por cuyas acciones u omisiones responderá directa y personalmente.
Tanto los agentes especiales como los liquidadores están sometidos a la ley y especialmente, conforme a lo establecido en el artículo 98 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF), y a las demás normas concordantes y aplicables, así como, al cumplimiento de la normativa que regule la clase de organización solidaria en la cual ejerza sus funciones. Los cargos de agente especial, liquidador, revisor fiscal y contralor deberán ser ejercidos por personas idóneas, para la verificación de este requisito se tendrá en cuenta lo establecido en el numeral 6 del capítulo VI del título II de la presente circular.
Las funciones específicas de los agentes especiales son las propias de un representante legal, y deberán ejercerlas con sujeción a los deberes de los administradores establecidos en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, en el artículo 291 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF), y en los artículos 9.1.1.2.1, 9.1.1.2.2 y 9.1.1.2.4; para el caso de las cooperativas de ahorro y crédito el título 2 del libro 4 de la parte 2 del Decreto 2555 de 2010.
Por su parte, los liquidadores deberán cumplir las funciones consagradas en el numeral 9 del artículo 295 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF), y para el caso de las cooperativas de ahorro y crédito el título 2 del libro 4 de la parte 2 del Decreto 2555 de 2010, sin perjuicio de lo establecido en las demás disposiciones aplicables.
1. REQUISITOS PARA LA CONFORMACIÓN DE LA LISTA DE AGENTES ESPECIALES, LIQUIDADORES, CONTRALORES Y REVISORES FISCALES PARA LAS ORGANIZACIONES SUPERVISADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
Quienes aspiren a ser designados como agente especial, liquidador, revisor fiscal o contralor en los procesos de toma de posesión adelantados por la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberán estar inscritos en la lista que conformará la Superintendencia de la Economía Solidaria para tal efecto.
Pueden ser inscritos en la lista, como candidatos a agente especial, liquidador, revisor fiscal o contralor, las personas naturales o jurídicas debidamente constituidas, que no se encuentren incursos en las causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas en la normatividad vigente y cumplan con los requisitos del presente capítulo.
Previo a la radicación de la solicitud de inscripción, los candidatos deberán verificar el cumplimiento efectivo de los requisitos y contar con la documentación solicitada.
La designación de agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales de las Cooperativas de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, estará a cargo del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas (FOGACOOP), en el caso en que excepcionalmente le corresponda hacerlo a esta Superintendencia lo hará aplicando los mismos requisitos empleados por el FOGACOOP para ese efecto.
1.1. SELECCIÓN DE ASPIRANTES Y CONFORMACIÓN DE LA LISTA DE AGENTES ESPECIALES, LIQUIDADORES
1.1.1 INSCRIPCIÓN DE PERSONAS NATURALES
1.1.1.1 REQUISITOS
a. Título profesional de pregrado o posgrado en ciencias económicas, administrativas, financieras, contables, jurídicas o en las áreas afines.
b. Acreditar curso de formación en insolvencia e intervención, con una intensidad mínima de (100) horas, en Universidades acreditadas por el Ministerio de Educación Nacional.
c. Acreditar experiencia profesional superior a tres (3) años en áreas relacionadas con la actividad financiera, crediticia, administrativa o gerencial, y/o haber ejercido como agente especial y/o liquidador de empresas o personas jurídicas.
1.1.1.2. DOCUMENTOS
a. Formato para la inscripción de persona natural, suministrado por esta Superintendencia y disponible en la página web: www.supersolidaria.gov.co.
b. Certificaciones de experiencia profesional que acrediten el cumplimento de los requisitos específicos mencionados para la inscripción.
c. Declaración en la que acredite que no se encuentra en alguna situación que conlleve a estar incurso en causales de inhabilidad e incompatibilidad o conflicto de intereses establecidos en la normatividad vigente, para desempeñar el cargo de Agente Especial o Liquidador.
d. Fotocopia del acta, diploma o certificados que acreditan la formación académica establecido en el literal a) del numeral anterior.
e. Registro, matrícula o tarjeta profesional, cuando la ley lo exija para el ejercicio de la respectiva profesión.
f. Certificado de estudios en insolvencia e intervención, expedido por una institución de educación superior acreditada por el Ministerio de Educación Nacional.
En lo que respecta a los documentos que se requieran para la gestión de un trámite o de vinculación a la lista, no será necesario enviarlos o anexarlos en la medida en que exista la integración al servicio ciudadano digital de interoperabilidad, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 18 del Decreto 2106 de 2019.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, podrá solicitar información adicional que considere pertinente, sin perjuicio de la descrita anteriormente.
1.1.2. INSCRIPCIÓN DE PERSONAS JURÍDICAS
1.1.2.1 REQUISITOS:
a. Estar debidamente constituida, con una antelación superior a tres (3) años a la fecha de su postulación.
b. Que su objeto social contemple o esté relacionado con la administración y/o liquidación de empresas o personas jurídicas.
c. Experiencia empresarial de mínima un (1) año en áreas relacionadas con la actividad financiera, crediticia, administrativa o gerencial y/o haber ejercido como agente especial y/o liquidador de empresas o personas jurídicas.
d. El representante legal de la persona jurídica deberá adjuntar los soportes que acrediten que los socios o asociados, directivos, administradores, funcionarios o asesores, que en nombre o por cuenta de la persona jurídica ejecutarán las funciones de agente especial o liquidador, cumplen con todos los requisitos exigidos para personas naturales contenidos en el numeral 1.1.1.1 del presente capitulo.
1.1.2.2. DOCUMENTOS
a. Formato para la inscripción de persona jurídica, suministrado por esta Superintendencia y disponible en la página web: www.supersolidaria.gov.co.
b. Descripción de la infraestructura técnica y administrativa de que dispondrá la sociedad para desarrollar la gestión.
c. Formatos de inscripción para persona natural y documentos anexos suministrados por el representante legal, donde se acredite que los socios o asociados, directivos, administradores, funcionarios o asesores, que en nombre o por cuenta de la persona jurídica ejecutarán las funciones de agente especial o liquidador cumplen con todos los requisitos exigidos para personas naturales contenidos en el numeral 1.1.1.1 del presente capitulo.
d. Fotocopia de las certificaciones, conceptos, estudios u otros documentos que demuestren la experiencia empresarial de mínimo un (1) año, en áreas relacionadas con la actividad financiera, crediticia, administrativa y gerencial y/o haber ejercido como agente especial y/o liquidador empresas o personas jurídicas.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, podrá solicitar información adicional que considere pertinente, sin perjuicio de la descrita anteriormente.
1.2. SELECCIÓN DE ASPIRANTES Y CONFORMACIÓN DE LA LISTA DE REVISORES FISCALES Y CONTRALORES
1.2.1. INSCRIPCIÓN DE PERSONAS NATURALES
1.2.1.1. REQUISITOS
a. Título profesional en contaduría pública.
b. Tener experiencia profesional superior a tres (3) años en revisoría fiscal y/o auditoria.
c. Acreditar estudios en materia de riesgos, que incluya un módulo LA/FT, expedido por una Institución de Educación Superior, reconocida oficialmente por el Ministerio de Educación Nacional, con una duración mínima de 90 horas, o expedida por una organización internacional.
1.2.1.2. DOCUMENTOS.
a. Formato para la inscripción de persona natural, suministrado por esta Superintendencia y disponible en la página web: www.supersolidaria.gov.co.
b. Fotocopia de la tarjeta profesional.
c. El certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores, con fecha de expedición que no supere los treinta (30) días calendario.
d. Fotocopia de los certificados que acreditan la formación académica y experiencia profesional en revisoría fiscal.
e. Fotocopia de los certificados que acreditan estudios en materia de riesgos, que incluya un módulo LA/FT, expedida por una Institución de Educación Superior, reconocida oficialmente por el Ministerio de Educación Nacional, con una duración mínima de noventa (90) horas, o expedida por una organización internacional.
En lo que respecta a los documentos que se requieran para la gestión de un trámite o de vinculación a la lista, no serán necesarios en la medida en que exista la integración al servicio ciudadano digital de interoperabilidad, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 18 del Decreto 2106 de 2019.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, podrá solicitar información adicional que considere pertinente, sin perjuicio de la descrita anteriormente.
1.2.2. INSCRIPCIÓN DE PERSONAS JURÍDICAS.
1.2.2.1 REQUISITOS:
a. Estar debidamente constituida, con una antelación superior a un (1) año a la fecha de su postulación.
b. Que su objeto social contemple actividades relacionadas con las funciones de revisoría fiscal y/o auditoria de personas jurídicas.
c. Experiencia empresarial mínima de un (1) año, en áreas relacionadas con la revisoría fiscal de personas jurídicas.
d. El representante legal de la persona jurídica deberá adjuntar los soportes que acrediten que los socios o asociados, directivos, administradores, funcionarios o asesores, que en nombre o por cuenta de la persona jurídica ejecutarán las funciones de revisor fiscal o contralor (principal y suplente), cumplen todos los requisitos exigidos para personas naturales contenidos en el numeral 1.2.1.1 del presente capitulo.
1.2.2.2. DOCUMENTOS:
a. Formato para la inscripción de persona jurídica, suministrado por esta Superintendencia y disponible en la página web: www.supersolidaria.gov.co
b. Descripción de la infraestructura técnica y administrativa de que dispondrá la sociedad para desarrollar la gestión.
c. Formatos de inscripción para persona natural y documentos anexos suministrados por el representante legal, donde se acredite que los socios o asociados, directivos, administradores, funcionarios o asesores, que en nombre o por cuenta de la persona jurídica ejecutarán las funciones de revisor fiscal o contralor (principal y suplente), cumplen con todos los requisitos exigidos para personas naturales contenidos en el numeral 1.2.1.1 del presente capitulo.
d. Fotocopia de las certificaciones, conceptos, estudios u otros documentos que demuestren la experiencia empresarial de mínimo un (1) año en áreas relacionadas con la revisoría fiscal de personas jurídicas.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, podrá solicitar información adicional que considere pertinente, sin perjuicio de la descrita anteriormente.
Conformada la lista, los inscritos podrán ser designados como agentes especiales, liquidadores, contralores o revisores fiscales, de acuerdo a los requisitos cumplidos y al cargo al que se postulen con la solicitud de inscripción.
2. PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD.
La solicitud deberá realizarse conforme al formato suministrado por esta Superintendencia, indicando expresamente el cargo al cual se postulan (Agente especial y liquidador o revisor fiscal y contralor), verificando previamente el cumplimiento de los requisitos, esta solicitud debe estar acompañada de los documentos exigidos para cada uno de los cargos según corresponda y deberá radicarse en los canales oficiales de comunicación dispuestos por esta Superintendencia.
3. INSCRIPCIÓN.
Revisada la documentación requerida, según el caso, el Grupo de Talento Humano de la Secretaría General, realizará la verificación de la información y documentación allegada, para aceptar o rechazar la inscripción y se encargará del manejo y actualización de las hojas de vida inscritas y de la base de datos respectiva y garantizará la protección de datos personales conforme a la política adoptada por esta Superintendencia.
A las personas naturales y jurídicas registradas en la lista de candidatos se les informará su aceptación o rechazo mediante comunicación enviada al correo electrónico que figure en la documentación recibida.
Cualquier cambio o actualización de la información que se produzca con posterioridad a la inscripción, debe informarse mediante oficio radicado en los canales oficiales de comunicación dispuestos por esta Superintendencia.
4. RÉGIMEN DE TRANSICIÓN DE LAS INSCRIPCIONES VIGENTES Y ALCANCE DE LA OBLIGACIÓN DE INSCRIPCIÓN.
Las inscripciones como agentes especiales, liquidadores, contralores o revisores fiscales que se encuentran vigentes a la fecha de expedición de la presente circular conservaran su vigor, únicamente, por el término de seis (6) meses contados desde dicha fecha.
Todas las personas naturales y jurídicas que deseen conformar la lista una vez vencido el plazo previsto en este numeral, deberán efectuar su inscripción dando estricto cumplimiento a lo previsto para el efecto en el presente capítulo.
La obligación de inscripción prevista en el presente capítulo es exigible incluso para aquellos que dentro del término previsto en el presente numeral ejerzan como agentes especiales, liquidadores, contralores o revisores fiscales.
5. PUBLICACIÓN Y CONSULTA DE LA LISTA.
La lista de liquidadores, contralores, agentes especiales y revisores fiscales será publicada y podrá ser consultada en la página web de esta Superintendencia www.supersolidaria.gov.co.
6. DESIGNACIÓN.
La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá designar y dar posesión como agentes especiales, liquidadores, contralores o revisores fiscales a cualquiera de las personas que se encuentren inscritas en la lista.
La verificación previa del cumplimiento de los requisitos estará a cargo del área de Talento Humano de la Secretaria General.
7. LÍMITE EN LA DESIGNACIÓN.
La persona natural designada como liquidador, agente especial, contralor o revisor fiscal podrá ejercer dicho cargo máximo en dos (2) organizaciones de economía solidaria, cuando se trate del primer nivel de supervisión y cinco (5) organizaciones cuando correspondan al nivel 2 y 3 de supervisión.
8. REQUISITOS PARA POSESIÓN.
Es competencia del Superintendente de la Economía Solidaria, o a quien éste delegue, posesionar a los agentes especiales, revisores fiscales, liquidadores y contralores que sean designados para adelantar procesos de toma de posesión de organizaciones que se encuentran bajo su competencia; conforme lo establece el inciso segundo del artículo 9.1.1.2.2. del Decreto 2555 de 2010 y el literal a), del numeral 1, del artículo 296 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Las menciones realizadas en dicha norma a FOGAFIN y Superintendencia Financiera de Colombia se entenderán hechas a FOGACOOP y a la Superintendencia de la Economía Solidaria).
La posesión de los agentes especiales, revisores fiscales, liquidadores y contralores, designados por FOGACOOP, para las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas con sección de ahorro y crédito, se realizará conforme a lo previsto en el Título II de la presente Circular.
Para efectos del acto de posesión, los designados como agentes especiales, revisores fiscales, liquidadores y contralores, deberán allegar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, los siguientes documentos:
8.1. Personas naturales
- Comunicación en la que manifiesten la aceptación del cargo dirigido al Superintendente de la Economía Solidaria, que contendrá la manifestación bajo la gravedad del juramento, que no se encuentra incurso en alguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses establecidas en la Ley 222 de 1995 y en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y demás normas concordantes.
- Declaración juramentada de bienes y rentas.
- Certificado de antecedentes disciplinarios expedidos por los organismos que acrediten el ejercicio de la profesión con una vigencia no mayor a 30 días.
- Para revisores fiscales, se deberá allegar documento por medio de la cual indica, que cumple con la implementación de la Norma Internacional de Control de Calidad (NICC), de acuerdo con el marco de inspección y vigilancia que exige la Junta Central de Contadores relacionada con esta norma de Calidad.
8.2. Personas Jurídicas
Cuando la designación recae sobre persona jurídica, las personas naturales que integren el equipo de trabajo de aquella y que en su nombre y/o representación van a cumplir las funciones respectivas, deberán allegar la información detallada en el numeral anterior.
Adicionalmente a los anteriores documentos, la Superintendencia verificará los antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales vigentes de las personas a posesionar.
9. INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO Y PRUEBA DE LA REPRESENTACIÓN LEGAL.
Con fundamento en el inciso segundo del artículo 9.1.1.2.2., del Decreto 2555 de 2010 y en el numeral 8 del artículo 295 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el acto administrativo por el cual se ordena toma de posesión deberá ser inscrito en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización intervenida y, en dicha inscripción, deberá constar además la designación de las personas que se establecen en éste.
Lo anotado procede, de manera inmediata, por lo que para la inscripción no será requisito que el acto administrativo por el cual se ordena la toma de posesión se encuentre en firme.
FACULTADES Y DEBERES DE LOS DESIGNADOS.
1. Facultades y deberes de los Agentes Especiales.
Además de las funciones que se deriven de la naturaleza del cargo de agentes especiales y de las que por mandato legal le sean asignadas, tendrán las facultades y deberes consignados en el artículo 9.1.1.2.4., del Decreto 2555 de 2010.
Adicionalmente, cuando se trate de organizaciones que ejercen actividad financiera, los agentes especiales deberán elaborar el inventario de los bienes, haberes y negocios, como lo establece el artículo 2.4.2.1.3 del Decreto 2555 de 2010 y demás normas que lo complementen.
2. Facultades y deberes de los liquidadores.
Además de las funciones que se deriven de la naturaleza del cargo que ejercen éstos y de las que le impute la Ley y Decretos reglamentarios directamente, tendrán las facultades y deberes consignados en el numeral 9, del artículo 295, del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero
3. Facultades y deberes de los revisores fiscales y contralores.
La contraloría es un órgano de fiscalización que, en interés del Estado y los acreedores, cumple las funciones de revisoría fiscal con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.
Es importante mencionar que tanto el revisor fiscal, como el contralor, en ejercicio de sus funciones, deben considerar varios aspectos: a) que los agentes especiales y liquidadores gozan de facultades especiales que les confiere la Ley para cumplir con el objeto de la toma de posesión; b) que las organizaciones sujeto de intervención forzosa administrativa para liquidar no están desarrollando normalmente sus operaciones; y, c) que la finalidad del proceso liquidatario es la pronta realización de los activos, así como el pago gradual y rápido del pasivo externo.
En el ejercicio de las funciones los revisores fiscales y contralores deberán sujetarse a los objetivos y características descritas en el Capítulo VIII del Título IV de la presente Circular.
4. Funciones.
En cumplimiento de las funciones que por ley les corresponden, los revisores fiscales y contralores designados por esta Superintendencia, ejercerán, entre otras, las señaladas especialmente en aquellas que regulan los procesos de toma de posesión, como son: el Decreto 663 de 1993 Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF) Parte 2 Libro 4, Título 2 y la Parte 9 del Libro 1, Título I del Decreto 2555 de 2010, y demás normas que los modifiquen, adicionen y reglamenten. Igualmente deberán velar porque la contabilidad de las organizaciones se continúe llevando de acuerdo con los lineamientos establecidos en esta materia por el Decreto 2420 de 2015 y demás normas que lo modifiquen o adicionen, por la Superintendencia de la Economía Solidaria, y por las nuevas disposiciones que emitan las autoridades competentes y que sean compatibles con el proceso de toma de posesión. y el artículo 297 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Deberán establecer un plan de auditoría que le permita cumplir con las funciones enunciadas y propender porque su gestión se realice mediante el diseño y ejecución de programas de trabajo elaborados observando las características que particularizan este tipo de organizaciones
En caso de liquidación, deberá cumplir las funciones propias del contralor, según lo dispone el literal b del artículo 2.4.2.1.2 del Decreto 2555 de 2010.
5. Deberes de los designados.
En atención a su calidad de auxiliares de la justicia, son deberes de los agentes especiales interventores, revisor fiscal, liquidadores y contralores:
- Suministrar información veraz y completa en el procedimiento de inscripción.
- Informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, acerca de la ocurrencia de cualquier hecho que pueda ser constitutivo de conflicto de interés, impedimento o inhabilidad.
- Informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria cualquier modificación en la información suministrada para su inscripción en el registro.
- Informar oportunamente cualquier modificación respecto de los medios de infraestructura técnica y administrativa y en los profesionales y técnicos que le prestan servicios
El incumplimiento de cualquiera de los deberes mencionados, así como de las demás obligaciones previstas para los auxiliares de la justicia en el Código General del Proceso,
facultará a la Superintendencia de la Economía Solidaria para excluir al agente especial interventor, revisor fiscal, liquidador o contralor del registro, si aún no ha sido designado en uno de esos cargos para un caso concreto, o para removerlo de su cargo y posteriormente excluirlo del registro, en caso que ya hubiere sido designado.
6. Responsabilidad de los designados.
Los agentes especiales, revisores fiscales, liquidadores y contralores, que integran el registro, así como todas las personas que ocupen tales cargos, desarrollan una actividad profesional y, por lo tanto, están sujetos al régimen de responsabilidad correspondiente a la profesión respectiva.
En consecuencia, serán responsables por los daños o perjuicios que hubieren ocasionado, por su acción u omisión, directa o indirectamente, a la organización objeto de la medida de toma de posesión o intervención forzosa, sus asociados, a los acreedores, a cualquier parte interesada en el proceso, o a terceros, como consecuencia de haber incumplido con sus obligaciones y deberes o como consecuencia de los daños o perjuicios que hubieren sido ocasionados por los profesionales y técnicos que le presten servicios de apoyo para el desarrollo de sus funciones y cualquier persona vinculada al agente especial, liquidador o contralor.
Igualmente, los agentes especiales y liquidadores están sujetos al régimen de responsabilidad de administradores, y los agentes especiales, liquidadores y contralores al régimen de particulares que cumplen funciones públicas transitorias (numeral 8 del artículo 291 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero) y al régimen de auxiliares de la justicia. Los contralores, adicionalmente, están sujetos al régimen de responsabilidad de los revisores fiscales.
Compete entonces, a la Procuraduría General de la Nación o al Consejo Superior de la Judicatura, según corresponda, avocar conocimiento de las acciones disciplinarias que se instauren en contra de los agentes especiales y liquidadores designados en procesos de intervención.
Además de las acciones disciplinarias que se pueden instaurar en contra de los designados, las personas que se vean afectadas en sus derechos por actos de gestión u omisión de éstos, podrán recurrir a los procedimientos señalados en los numerales 2, 3 y 10 del artículo 295 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero; independientemente de las acciones judiciales, civiles y/o penales a que hubiere lugar.
La imposición de sanciones a que haya lugar, con base en los regímenes de responsabilidad previamente mencionados, es un asunto que no compete a la Superintendencia de la Economía Solidaria sino a las autoridades respectivas, a la par que la formulación de quejas, solicitudes o demandas necesarias para ello, es un asunto que compete a los interesados y legitimados para el efecto
7. Vinculación de los designados.
Con fundamento en el numeral 6 del artículo 295 del Decreto 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero), los designados, no podrán reputarse trabajadores o empleados de la organización en toma de posesión, ni de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
8. Asignación honorarios Agentes Especiales, Liquidadores, Revisores Fiscales y Contralores.
Por medio del Decreto 617 de 2000, proferido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público la Superintendencia de la Economía Solidaria fijará en forma individual y de conformidad con los parámetros y rangos dispuesto en el Decreto 617 de 2000, los honorarios de los agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales de las organizaciones solidarias objeto de toma de posesión cuyo control y seguimiento le corresponde; los cuáles serán con cargo a la intervenida.
Los honorarios de los agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales de las organizaciones solidarias objeto de toma de posesión cuyo control y seguimiento corresponde a esta Superintendencia, serán fijados por la Superintendencia de la Economía Solidaria en forma individual de conformidad con los parámetros y rangos dispuesto en el Decreto 617 de 2000, los cuales serán con cargo a la intervenida.
La asignación de honorarios de los agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales de las organizaciones solidarias intervenidas para administrar o liquidar anterior disposición será revisada cada año, por la Superintendencia de la Economía Solidaria con la información financiera que reportan las organizaciones solidarias intervenidas con corte a 31 de diciembre del año anterior, teniendo en cuenta los factores señalados en el Decreto 617 de 2000, con el propósito de ajustar el valor de honorarios a la realidad económica de la intervenida. En ningún caso habrá aumento automático de honorarios.
El Superintendente de la Economía Solidaria podrá asignar más de una organización solidaria intervenida a un mismo Agente Especial, Liquidador, o a un mismo Contralor o Revisor Fiscal, evaluando para el efecto, el monto de los honorarios totales para el conjunto de entidades que se le asignan, dentro de los montos máximos fijados en el inciso primero del Artículo 4o del Decreto 617 del 5 de abril del 2000, en concordancia con el Artículo 1o del mismo Decreto.
ASPECTOS GENERALES DE LA TOMA DE POSESIÓN.
1. Concepto.
La toma de posesión es una medida administrativa que ordena la Superintendencia de la Economía Solidaria, cuando detecta, respecto de las organizaciones solidarias bajo su supervisión, hechos que configuran una o varias de las causales previstas en el artículo 114 del Decreto 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero). En consecuencia, no podrá adoptarse por causales diversas a las que expresamente se establecen en dicha norma.
2. Normatividad aplicable.
Las normas que regulan los procesos de toma de posesión, para organizaciones que ejercen actividad financiera, como es el caso de las cooperativas que cumplen con los parámetros establecidos en el artículo 39 de la Ley 454 de 1998, modificado por el inciso segundo del artículo 98 de la Ley 795 de 2003, son las previstas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y, Título 2 del Libro 4, Parte 2 del Decreto 2555 de 2010.
Ahora bien, la normatividad que regula la toma de posesión y liquidación aplicables a organizaciones solidarias que adelantan actividades diferentes a la financiera, es la prevista en el Título 3, Parte 11 del Decreto 1068 de 2015 que compiló lo establecido en el Decreto 455 de 2004, particularmente lo dispuesto en los artículos 2.11.3.2 y 2.11.3.4 y el Título I del Libro 2, Parte 9 del Decreto 2555 de 2010.
3. Objeto de la toma de posesión.
La toma de posesión que ordena la Superintendencia de la Economía Solidaria tendrá como propósito: "establecer si la entidad vigilada debe ser objeto de liquidación; si es posible colocarla en condiciones de desarrollar adecuadamente su objeto social, o si se pueden realizar otras operaciones que permitan lograr mejores condiciones para que los depositantes, ahorradores e inversionistas puedan obtener el pago total o parcial de sus acreencias" (artículo 9.1.1.1.1., del Decreto 2555 de 2010).
El efecto fundamental de la intervención cautelar es el desplazamiento del representante legal, miembros de los órganos de administración y vigilancia, y revisor fiscal, toda vez que el agente especial designado asume las más amplias facultades administrativas de la entidad intervenida y no depende de la dirección del consejo de administración o junta directiva según el caso.
Se puede colegir que, dado que el presupuesto de la toma de posesión es una previa situación de crisis y la finalidad que se persigue con la medida es superarla, la actividad del administrador delegado se debe dirigir a superar las circunstancias que motivaron la intervención, es decir, que debe estar orientada a promover el saneamiento financiero, de gestión o, con reestructuración patrimonial de la organización.
a. Saneamiento Financiero.
El saneamiento financiero persigue restituir la organización intervenida en el equilibrio patrimonial perdido mediante la concesión de ayudas públicas o de préstamos privados o cualquier otra medida idónea para este propósito.
b. Saneamiento de Gestión.
El saneamiento de gestión busca eliminar las disfunciones gerenciales que hayan motivado el descalabro financiero de la organización o, en su caso, que hagan temer en el futuro el advenimiento de una crisis financiera. Para la superación de la crisis es primordial la recuperación de la confianza en la gestión, y la mejor manera de promoverla es renovando total o parcialmente los órganos de administración de la organización intervenida.
c. Saneamiento Patrimonial
El saneamiento con reestructuración patrimonial supone la necesidad de modificar la estructura social de la organización para superar la situación de crisis que atraviesa.
De igual forma, el artículo 291 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, modificado por el artículo 24 de la Ley 510 de 1999, al señalar los principios que rigen el proceso de toma de posesión, expresamente establece que esta medida tiene por objeto la protección del sistema financiero y de los depositantes y ahorradores con el fin de que puedan obtener el pago de sus acreencias con cargo a los activos de la organización y, si es del caso, al seguro de depósitos.
4. Clases de toma de posesión.
Con fundamento en el artículo 9.1.1.1.1., del Decreto 2555 de 2010 y las normas contenidas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el proceso de toma posesión se clasifica así:
I. Toma de posesión (para diagnóstico, neutra o general).
II. Toma de posesión para administrar.
III. Toma de posesión para liquidar.
4.1 Toma de posesión (para diagnóstico o neutra o general)
La toma de posesión general es una medida administrativa que ordena la Superintendencia de la Economía Solidaria, con la finalidad de establecer si la organización puede colocarse en condiciones de desarrollar adecuadamente su objeto social o debe procederse a su liquidación.
La anterior medida administrativa se ordena por un período de dos (2) meses, prorrogables hasta por dos (2) meses más, período durante el cual el agente especial elaborará y presentará un diagnóstico integral a la Superintendencia de la Economía Solidaria, sobre la situación administrativa, financiera, contable y jurídica de la intervenida, señalando las diferentes estrategias y escenarios evaluados que sirvan de insumo para determinar la medida administrativa a seguir.
Para las organizaciones solidarias que ejerzan actividad financiera, se dará aplicación a lo señalado en el Decreto 2555 de 2010.
4.2 Toma de posesión para administrar.
La toma de posesión para administrar es una medida administrativa que ordena la Superintendencia de la Economía Solidaria, cuya finalidad es permitir que el agente especial administre la organización intervenida por un periodo determinado, con el propósito de enervar las causales que generaron la medida, colocando a la organización en condiciones de desarrollar adecuadamente su objeto social, para la posterior entrega a sus asociados.
El término de intervención de la toma de posesión para administrar es de un (1) año, prorrogable por otro año adicional, sin perjuicio de que el Gobierno Nacional por resolución ejecutiva autorice una prórroga mayor cuando así se requiera en razón de las características de la organización (inciso final del artículo 116 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero en concordancia con lo señalado en el numeral 3 del artículo 2.4.2.2.1 del Decreto 2555 de 2010, para las organizaciones que ejerzan actividad financiera).
Durante el período de intervención para administrar, el agente especial procurará cumplir con el programa de recuperación establecido para lograr el objeto de la medida administrativa.
4.3 Toma de posesión para liquidar.
La toma de posesión para liquidar, es una medida administrativa ordenada por la Superintendencia de la Economía Solidaria, cuyo propósito es liquidar los activos de la organización, de forma organizada, para proceder al pago total o parcial de las acreencias previamente reconocidas, conforme al orden de prioridades establecido en el artículo 120 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el numeral 2 del capítulo III del presente título, cuando se encuentra que a la organización no es posible restablecerla para que desarrolle su objeto social.
El período de toma de posesión para liquidar "no podrá prolongarse por más de cuatro (4) años desde su inicio. Lo anterior sin perjuicio de que el Gobierno lo pueda prorrogar por resolución ejecutiva por un término mayor en razón del tamaño de la entidad y las condiciones de la liquidación" (inciso final, del numeral 2, del artículo 117, del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero).
5. Medidas preventivas.
5.1. Medidas obligatorias: El acto administrativo que ordena la toma de posesión general, para administrar o para liquidar, dispondrá las medidas preventivas que establece el numeral 1, del artículo 9.1.1.1.1., del capítulo 1, título 1, libro 1, parte 9, del Decreto 2555 de 2010, las cuales son de obligatorio cumplimiento, sin que se requiera acto administrativo o judicial adicional para su aplicación.
5.2. Medidas facultativas: Adicional a las medidas preventivas obligatorias antes citadas, el acto administrativo que ordena la toma de posesión podrá disponer las que se indican en el numeral 2, del artículo 9.1.1.1.1., del capítulo 1, título 1, libro 1, parte 9, del Decreto 2555 de 2010 y artículo 9.1.1.1.2., ibídem.
En el evento que se ordene toma de posesión para liquidar se deberán disponer, sin perjuicio de lo anterior, las medidas preventivas establecidas en el artículo 9.1.3.1.1., del capítulo 1, título 3, libro 1, parte 9, del Decreto 2555 de 2010.
6. Ejecución inmediata de la medida.
El artículo 9.1.1.1.3., del capítulo 1, título 1, libro 1, parte 9 del Decreto 2555 de 2010 establece:
"Cumplimiento y notificación de la decisión de toma de posesión. De conformidad con el artículo 291 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la de cisión de toma de posesión será de cumplimiento inmediato a través del funcionario comisionado para el efecto por el Superintendente Financiero de Colombia y si la misma no se puede notificar personalmente al representante legal, se notificará por un aviso que se fijará por un día en lugar público de las oficinas de la administración del domicilio social. Las medidas cautelares y la toma de posesión que en ejercicio de sus funciones adopte la Superintendencia Financiera de Colombia, serán de aplicación inmediata".
El artículo, 2.11.3.5 del Título 3, Parte 11 del Decreto 1068 de 2015 establece: "Menciones. Las menciones a la Superintendencia Financiera de Colombia, o al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras en las normas de que trata el artículo 2.11.3.2 del presente título, se entenderán hechas a la Superintendencia de la Economía Solidaria o a la entidad que haga sus veces. Las efectuadas al director del Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, se entenderán hechas al Superintendente de la Economía Solidaria."
El acto administrativo por el cual se ordena la toma de posesión es de ejecución inmediata, sin perjuicio de los recursos que procedan en vía administrativa.
7. Gastos de Administración en los Procesos de Intervención Forzosa Administrativa
De conformidad con lo señalado en el numeral 10 del artículo 2.4.2.3.4 y artículo 9.1.3.5.2 del Decreto 2555 de 2010 y dentro de las atribuciones otorgadas a la Superintendencia de la Economía Solidaria de señalar los instructivos de carácter general, se reconocen como gastos de administración de las organizaciones intervenidas los siguientes:
- Créditos que se causen durante el curso de la liquidación y/o administración por concepto de salarios y prestaciones sociales, siempre que éstos se originen a partir de la toma de posesión para administrar o liquidar.
- Primas por concepto de seguros, siempre que éstos se originen a partir de la toma de posesión para administrar o liquidar.
- Gastos en que se incurra en la realización o recuperación de activos: avisos en prensa, avalúos, gastos de martillo, utilización de lugares para la enajenación.
- Gastos para la conservación de archivos.
- Honorarios profesionales que se causen con ocasión del proceso de toma de posesión; honorarios de abogados que representen los intereses de la organización intervenida, salvo en los casos de recuperación de cartera, ya que en estos casos debe pactarse a cuota Litis. En el caso anterior, como en el caso de recaudo extraprocesal, los honorarios no podrán exceder las tarifas señaladas para el efecto por el Colegio de Abogados, según lo dispuesto en literal c del artículo 626 de la Ley 1564 de 2012.
- Pólizas judiciales, notificaciones, peritos y todo aquello exigido por los juzgados en desarrollo de los procesos judiciales, iniciados a partir de la toma de posesión.
- Gastos de papelería, correo o mensajería, aseo y cafetería.
- Publicidad o cualquier otro medio empleado para informar sobre el proceso de liquidación y/o administración, según las exigencias de ley.
- Pagos de servicios públicos domiciliarios de la sede propia o arrendada para el funcionamiento de la organización y los gastos de administración, si el inmueble está afectado por la propiedad horizontal.
- Cánones de arrendamiento si la organización intervenida no tiene sede propia.
- Gastos de vigilancia y cerramientos de los bienes inmuebles de propiedad de la organización intervenida, originados a partir de la toma de posesión para administrar o liquidar.
- Reparaciones locativas de los bienes de propiedad de la intervenida.
- Impuestos de los bienes de propiedad de la organización intervenida, originados y causados a partir de la toma de posesión.
- Gastos notariales.
- Gastos bancarios.
- Gastos de viaje: Se aceptan como tales los gastos de traslado, cuando el desplazamiento es de una ciudad a otra y por más de un día.
- Por transporte terrestre y aéreo el valor de los tiquetes correspondientes.
- Hotel y alimentación, una suma por día, equivalente al 37% del salario mínimo legal mensual vigente en ciudades capitales, o del 25% del salario mínimo legal mensual vigente en otras ciudades
Los valores anteriores son los máximos permitidos, pero, en cualquier caso, se deberá anexar a la contabilidad los recibos correspondientes y se reconoce como gasto el valor efectivamente causado y pagado, con un informe que contenga las razones que justifiquen la realización del viaje.
Los gastos de otra naturaleza tales como celulares, sistematización, etc, que no hayan sido contemplados en el presente Capítulo, deberán ser informados previamente a la Superintendencia de la Economía Solidaria, con la respectiva justificación. En todo caso, la Superintendencia podrá objetar su realización.
8. Atención A Usuarios
Las organizaciones objeto de intervención forzosa administrativa prestarán el servicio de atención a sus asociados y al público en general bajo las siguientes pautas:
- Prestarán el servicio a los asociados y al público dentro de los horarios que internamente se establezcan en la organización, con un mínimo de 28 horas hábiles semanales.
- De esas 28 horas de atención, mínimo 15 deberán prestarse en el horario entre las 8 a.m. y las 6 p.m. En caso de modificación, se deberá informar a esta Superintendencia dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de tal decisión.
- La prestación del servicio se podrá suspender temporalmente por motivos de fuerza mayor, caso fortuito y festividades, sin autorización previa de esta Superintendencia. En el último evento bastará con que se avise a los asociados y al público de manera clara y precisa los días de no prestación del servicio mediante avisos visibles colocados en las oficinas de la organización con un mínimo de cinco (5) días hábiles de antelación. Sobre esto se debe informar a la Superintendencia.
- Cualquier variación de los horarios de atención a usuarios, así como el cierre de fin de año serán comunicados también mediante avisos colocados en las oficinas de la organización con una antelación de diez (10) días hábiles. Sobre esto se debe informar a la Superintendencia.
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE TOMA DE POSESIÓN DE LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS VIGILADAS POR LA DELEGATURA PARA LA SUPERVISIÓN DEL AHORRO Y LA FORMA ASOCIATIVA.
INFORMACIÓN BASE PARA EFECTUAR SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS DE TOMA DE POSESIÓN GENERAL Y TOMA DE POSESIÓN PARA ADMINISTRAR.
1. TOMA DE POSESIÓN GENERAL.
En este proceso el agente especial deberá agotar, como mínimo, las actividades que se indican a continuación, independientemente al hecho que la Superintendencia de la Economía Solidaria en uso de las facultades de supervisión y seguimiento que le asisten, requiera otras adicionales:
1.1. Inventario preliminar de activos y pasivos.
Dentro del mes siguiente a la ejecución de la medida de toma de posesión sobre la organización de la economía solidaria que se encuentra bajo supervisión de esta Superintendencia, el agente especial deberá presentar un inventario preliminar de activos y pasivos (artículo 9.1.1.1.4., del capítulo 1, título 1, libro 1, parte 9, del Decreto 2555 de 2010).
Dicho plazo podrá prorrogarse por una sola vez, siempre y cuando sea autorizada por esta Superintendencia, previa solicitud del agente especial en la que presente los argumentos y justificaciones que motiven la solicitud de prórroga. En dicho comunicado, el agente especial deberá presentar, además, cronograma de actividades para lograr el objetivo propuesto de la presente actividad.
1.2 Diagnóstico integral y estudio de viabilidad
Dentro de los 45 días calendario siguientes a la fecha en que se ordenó la toma de posesión el agente especial deberá presentar un diagnóstico integral sobre la situación administrativa, financiera, contable, jurídica y de gestión de la organización intervenida; y un estudio de viabilidad con las alternativas a ejecutar para colocar a la organización en condiciones de desarrollar adecuadamente su objeto social o si se pueden realizar otras operaciones que permitan lograr mejores condiciones para el pago total o parcial de las acreencias de la intervenida, o si la organización debe ser objeto de liquidación.
Dicho diagnóstico contendrá en detalle un análisis de las situaciones descritas en el párrafo anterior, de tal forma que esta Superintendencia pueda determinar y establecer la real situación de la intervenida.
Adjunto al diagnóstico, el agente especial deberá presentar los soportes que acreditan los conceptos establecidos en éste y que sirvieron de insumo para determinar cada una de las situaciones en mención.
Los aspectos sobre los cuales debe referirse este informe y la documentación que se debe anexar al mismo, son las siguientes:
1.2.1. Situación Administrativa
- Organigrama de la organización, señalando las principales funciones de cada una de las áreas.
- Personal al servicio de la organización, formato 1.
- Contratos del área administrativa, formato 2.
- Pólizas de seguros, formato 3.
- Bienes inmuebles, formato 4.
- Bienes muebles y enseres, formato 5.
- Ficha técnica, formato 14.
1.2.2. Situación legal
- Procesos Jurídicos, formato 7.
- Situación tributaria: indicar la situación real en materia de impuestos de renta, industria y comercio, retención en la fuente, IVA, de vehículos, predial, entre otros, en lo relacionado a fechas de presentación, si se encuentran al día, si hay requerimientos de la DIAN, sanciones, demandas, etc. formato 8.
1.2.3. Situación financiera
- Remitir el balance general y el estado de resultados con sus respectivas notas a la fecha de intervención.
- Informe de caja y bancos, formato 9
- Portafolio de inversiones, formato 10
- Análisis financiero de las causales que dieron origen a la toma o las medidas de salvamento de la Organización.
1.2.4. Situación del sistema de gestión
- Políticas y procedimientos: indicar los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos existentes para el manejo de las operaciones.
- Procesos y sistemas operativos: indicar los aplicativos y procedimientos para el procesamiento de la información, señalando los procesos manuales y los sistematizados, en relación con las áreas de tesorería, cartera, inversiones, activos fijos, exigibilidades, contabilidad, nómina, archivo, entre otros.
- Informar sobre los controles implementados después de la intervención, para los siguientes aspectos:
i. Custodia y salvaguarda de los activos de la organización, como los de terceros a su cargo.
ii. Medidas adoptadas para la custodia, conservación y transporte de valores (efectivo, chequeras, sellos, garantías, inversiones, etc.).
iii. Archivo, conservación, custodia, reproducción y destrucción de correspondencia, libros y demás papeles de la organización.
iv. Otros aspectos relevantes del proceso de toma de posesión.
El diagnóstico concluirá con la posición del agente especial, respecto de lo que a su juicio, criterio y discreción debería ser la medida administrativa a tomar por parte de la Superintendencia, para lo cual podrá optar por alguna de las siguientes conclusiones, las cuales deberán estar debidamente justificadas y acreditadas:
1. Solicitud de levantamiento de la medida porque durante el período de toma de posesión se logró colocarla en condiciones adecuadas para desarrollar su objeto social y enervar la totalidad de las causales que originaron la toma de posesión.
2. Toma de posesión para administrar porque el agente especial determine que, mediante la ejecución del plan de recuperación que deba formularse, la organización puede desarrollar su objeto social conforme a los principios, valores y reglas que la rigen y, adicionalmente, se logre enervar la totalidad de las causales que originaron la toma de posesión.
3. Toma de posesión para liquidar, caso en el cual el agente especial demostrará la inviabilidad administrativa, financiera y jurídica de la organización.
El plazo para presentar el diagnóstico podrá prorrogarse siempre que medie solicitud expresa del agente especial en la que presente los argumentos y justificaciones que motiven la solicitud de prórroga. En dicho comunicado, el agente especial deberá presentar, además, cronograma de actividades para lograr el objetivo propuesto de la presente actividad. La prórroga para presentar el diagnóstico no podrá exceder el término de 45 días calendario.
Presentado el diagnóstico integral, la Superintendencia de la Economía Solidaria procederá a su revisión, estudio y análisis, lo cual concluirá con la expedición de acto administrativo que adopte la decisión tomada por esta entidad.
1.3. Concepto de la revisoría fiscal respecto del diagnóstico integral y estudio de viabilidad <Numeral adicionado por la Circular 47 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>
Dentro de los 50 días calendario siguientes a la fecha en que se ordenó la toma de posesión, el revisor fiscal deberá presentar concepto frente al estado de la situación financiera, contable y estadística de la organización, el cual culminará con la recomendación de la viabilidad o inviabilidad de la entidad, de acuerdo al diagnóstico integral y estudio de viabilidad presentado por el agente especial.
Adjunto al concepto, el revisor fiscal debe presentar los soportes que acrediten o respalden el mismo.
2. TOMA DE POSESIÓN PARA ADMINISTRAR.
La Superintendencia de la Economía Solidaria ordenará toma de posesión para administrar siempre que del diagnóstico del agente especial en la toma de posesión general se evidencie la posibilidad real de lograr los siguientes objetivos:
- Enervar la totalidad de los hechos que configuraron causales de toma de posesión.
- Colocar a la organización en condiciones adecuadas para desarrollar su objeto social.
Independientemente de las funciones que deba desarrollar el agente especial en su condición de administrador y representante legal de la organización intervenida y teniendo en cuenta los citados precedentes, las actividades del agente especial en este proceso estarán dirigidas a cumplir con los objetivos en comento. Éstas son las siguientes:
2.1. Plan de recuperación.
Dentro de los 2 meses siguientes a la fecha en que se ejecutó la toma de posesión para administrar, el agente especial deberá presentar ante la Superintendencia de la Economía Solidaria el plan de recuperación, para que esta entidad lo evalúe, estudie, analice y se pronuncie de fondo sobre su aceptación o rechazo. Este plazo no podrá prorrogarse salvo que se haya cambiado de agente especial en la toma de posesión para administrar, donde se otorga un plazo adicional que no podrá ser mayor de treinta (30) días.
En caso de rechazo, la Superintendencia presentará los argumentos correspondientes para que el agente especial tome los correctivos a que hubiere lugar.
El plan de recuperación deberá incluir el restablecimiento de la solvencia patrimonial de la organización intervenida, las fuentes de liquidez, el cronograma de las actividades a ejecutar dentro de éste y las medidas necesarias para efectuar la racionalización operativa y administrativa de la organización tomando como base los hechos que originaron causales de toma de posesión.
Además, deberá incluir las alternativas y/o estrategias a ejecutar para colocar a la organización en condiciones adecuadas de desarrollar su objeto social. En la elaboración del plan, el agente especial debe contar con los escenarios que estime convenientes para lo cual debe proyectar tanto su viabilidad como su inviabilidad y plantearlos en conjunto y en orden de prioridad. Lo anterior, de tal manera que pueda establecerse, técnica y financieramente, el restablecimiento de la solvencia patrimonial de la organización, su autogestión, autocontrol y autogobierno sin que se vea menoscabado por la inaplicabilidad de algún supuesto.
Para cada escenario debe indicarse, en forma metodológica y procedimental, las diferentes alternativas propuestas en forma narrativa, para lo cual se propone la siguiente estructura:
- Hechos que originaron las causales de toma de posesión.
- Hechos que se detectan durante la toma de posesión general acorde con el análisis de las situaciones administrativas, financieras, contables, jurídicas y de gestión establecidas en el diagnóstico integral.
- Acciones correctivas propuestas para enervar la totalidad de los hechos descritos anteriormente, junto con el cronograma donde se evidencie el plazo de ejecución de estas acciones.
- Definición de la propuesta.
- Variables macros a considerar en la propuesta.
- Cuantificación de las variables.
- Proyección y ejecución de las variables en escenarios de tiempo contemplados por el agente especial.
- Evolución de los estados financieros proyectados en los cuales se indique el restablecimiento de la situación financiera.
- Flujo de caja de la propuesta.
- Otros aspectos que se consideren relevantes.
2.2. Informe trimestral de seguimiento al plan de recuperación.
Este informe tiene como finalidad conocer el avance de la gestión que ha adelantado el agente especial frente al plan de reactivación y/o recuperación aceptado por la Superintendencia de la Economía Solidaria, así como determinar su nivel de cumplimiento y de variación.
La periodicidad de entrega del informe de ejecución será trimestral. Tendrá como plazo los primeros veinte (20) días calendario de los meses de abril, julio y octubre, correspondientes al trimestre que les antecede. El informe con fecha de corte a 31 de diciembre atenderá, en lo pertinente, a la rendición de cuentas de que trata el numeral 2.4 de este capítulo.
Los aspectos sobre los cuales debe referirse este informe y los soportes requeridos están relacionados, entre otros, con los siguientes temas:
- Gastos de personal y honorarios.
- Gastos administrativos.
- Recaudo de cartera.
- Venta de activos.
- Pagos de acreencias.
El informe de ejecución se debe estructurar así:
- Un informe de ejecución comentado que debe ser soportado mediante documentos de texto explicativos, gráficas, cuadros, etc. En esta parte, como mínimo, se debe indicar las estrategias propuestas versus las actividades realizadas durante el periodo para lograr el cometido y el nivel de cumplimiento de cada una de las estrategias del plan de recuperación, así como el acumulado, las variaciones que se presenten, la justificación de las desviaciones, comentarios sobre la ocurrencia de situaciones relevantes y las nuevas acciones o estrategias que se adopten con el fin de subsanar las causales que motivaron la intervención de la organización y diligenciar el formato (F-CNTR-AS-001 o el que lo modifique, aclare o adicione).
- Documentación del informe de ejecución, formatos 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 9, 10 y 11.
- Ficha técnica, formato 14.
- Relación de los actos administrativos emitidos por el agente especial.
2.2.1. Informe trimestral del revisor fiscal <Numeral adicionado por la Circular 47 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>
El presente informe tiene como finalidad conocer el concepto del revisor fiscal frente al avance de las actividades del informe trimestral de seguimiento al plan de recuperación presentado por el agente especial a la Superintendencia. Así mismo, busca que el revisor fiscal presente cada una de las conclusiones derivadas de las evaluaciones y recomendaciones entregadas al agente especial, como consecuencia de las labores de revisoría fiscal realizadas durante el trimestre.
El presente informe se debe presentar a esta Superintendencia durante el mes siguiente a los meses de abril, julio, octubre.
El informe deberá referirse como mínimo y adjuntarse los siguientes soportes:
- Análisis de cumplimiento de cronograma de actividades y estrategias del plan de recuperación presentado por el agente especial.
- Conclusiones y hallazgos de sus labores como revisoría fiscal.
- Concepto frente al informe trimestral presentado por el agente especial
2.3. Informe final de la gestión del agente especial.
Con antelación de treinta (30) días calendario al vencimiento de la medida, el agente especial deberá preparar y presentar informe final de la gestión, el cual contendrá, por lo menos, los siguientes temas:
- Análisis del avance y estado de las acciones correctivas propuestas.
- Cuando sea del caso, justificación de la imposibilidad de concretar determinada acción correctiva.
- Análisis de la situación administrativa, financiera, contable, jurídica, social y de gestión que registra la organización, una vez se lograron ejecutar la totalidad de las acciones correctivas.
- Conclusiones sobre la viabilidad o inviabilidad de la organización luego de la ejecución del plan de recuperación.
Realizado el estudio y análisis del presente informe, la Superintendencia se pronunciará mediante acto administrativo que contendrá, una de las siguientes decisiones de fondo:
- Ordenar levantamiento de la medida de toma de posesión para administrar por haber logrado los objetivos propuestos en el presente numeral.
- Ordenar la toma de posesión para liquidar por la inviabilidad de la organización.
2.3.1 Concepto del Revisor Fiscal Frente al Informe Final <Numeral adicionado por la Circular 47 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>
Una vez presentado el informe final de la gestión por parte del agente especial, el revisor fiscal dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes deberá preparar y presentar a la Superintendencia de la Economía Solidaria concepto del informe final.
Así mismo, se deberá poner a disposición de los acreedores y asociados de la Entidad el concepto del revisor fiscal durante el término de diez (10) días hábiles, para los fines pertinentes.
2.4 Rendición de cuentas.
En caso tal de que la Superintendencia decida levantar la medida de toma, el agente especial deberá rendir cuentas a la asamblea general de la organización intervenida a fin de que procedan a nombrar los nuevos directivos y al revisor fiscal.
La entidad permanecerá bajo la administración del agente especial hasta que el nuevo representante legal se posesione debidamente ante la esta Superintendencia
Igualmente, el agente especial deberá rendir los informes tal y como lo establece el artículo 45 de la Ley 222 de 1995
En cada caso comprenderá únicamente la gestión realizada entre la última rendición de cuentas y la que presenta.
La rendición de cuentas tendrá como plazo límite de entrega a la revisoría fiscal del proceso de intervención, para su respectiva revisión, veinte (20) días calendario; y de envío a esta Superintendencia, treinta (30) días calendario siguientes al cierre de cada año o a la fecha de separación del cargo del agente especial. El plazo señalado no exime al agente especial del cumplimiento de lo definido en el numeral 2 del artículo 297 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
El contenido de la rendición de cuentas se debe sujetar a lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 297 del citado Estatuto.
En todo caso, la organización permanecerá bajo la administración del agente especial hasta que se designe su reemplazo.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, en ejercicio de sus facultades, podrá solicitar en cualquier momento los informes que considere necesarios. Para tal efecto, indicará por escrito las características de la información, la periodicidad y la fecha límite de presentación.
2.5. Mecanismos de control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo
En desarrollo de las funciones asignadas en el proceso de intervención forzosa administrativa, el agente especial y el revisor fiscal deben adoptar medidas de control orientadas a evitar que en la realización de cualquier operación sean utilizadas las organizaciones objeto de toma de posesión para administrar como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades ilícitas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas. (Ver Título V de la presente circular.)
2.6 Concepto rendición de cuentas <Numeral adicionado por la Circular 47 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>
Una vez presentado el informe de rendición de cuentas por parte del agente especial, el revisor fiscal dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes deberá preparar y presentar a la Superintendencia de Economía Solidaria concepto del informe final.
Así mismo, se deberá poner a disposición de los acreedores y asociados de la Entidad el concepto del revisor fiscal durante el término de diez (10) días hábiles, para los fines pertinentes.
2.7. Solicitudes de prórroga del término de toma de posesión por parte de agente especial <Numeral modificado por la Circular 47 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>
El término de intervención de la toma de posesión para administrar es de un (1) año, prorrogable por otro año adicional; para esta clase de prórroga el agente especial deberá presentar a esta Superintendencia, con mínimo treinta (30) días de antelación al vencimiento del término del proceso de la toma de posesión, solicitud debidamente sustentada, anexando los siguientes documentos:
- Informe de la situación financiera, jurídica, administrativa y de gestión de la organización intervenida.
- Resumen consolidado que indique las actividades realizadas y el cumplimiento total o parcial del plan de recuperación.
- Indicación de las causales de toma de posesión que se encuentran subsanadas y de aquellas que están pendientes.
- Cronograma que contenga las actividades que se pretenden desarrollar durante el periodo de la prórroga.
- Concepto emitido por el revisor fiscal sobre la prórroga solicitada.
Ahora bien, el Gobierno nacional por resolución ejecutiva puede autorizar una prórroga mayor cuando así se requiera en razón de las características de la organización de conformidad al inciso final del artículo 116 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Para esta clase de solicitudes, el agente especial deberá presentar a esta Superintendencia, con mínimo tres (3) meses de antelación al vencimiento del término del proceso de la toma de posesión, solicitud debidamente sustentada, anexando los documentos mencionados anteriormente.
INFORMACIÓN BASE PARA EFECTUAR SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS DE LIQUIDACIÓN FORZOSA ADMINISTRATIVA.
1. TOMA DE POSESIÓN PARA LIQUIDAR
El proceso de toma de posesión para liquidar puede iniciarse con fundamento en las siguientes situaciones:
I. En forma inmediata, porque en uso de las facultades legales de supervisión que le asisten a la Superintendencia evidencia hechos que configuran causales de toma de posesión
II. Se ordena con fundamento en el diagnóstico integral que presenta el agente especial dentro del proceso de toma de posesión general.
III. Se ordena con fundamento en el informe final del agente especial dentro del proceso de toma de posesión para administrar, previa acreditación de la imposibilidad de lograr los objetivos del citado proceso.
El objeto del proceso de toma de posesión para liquidar es "la pronta realización de los activos y el pago gradual y rápido del pasivo externo a cargo de la respectiva entidad hasta la concurrencia de sus activos, preservando la igualdad entre los acreedores sin perjuicio de las disposiciones legales que confieren privilegios de exclusión y preferencia a determinada clase de créditos" (numeral 1, artículo 293 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero).
Con ocasión de dicho objeto, los liquidadores deberán enfocar sus actividades a la determinación de activos y pasivos y pago de éstos hasta concurrencia de aquellos, además del ejercicio de todas las funciones que se refieren con la representación legal de la organización en proceso de liquidación.
Para el logro de los objetivos antes citados, los liquidadores deberán desarrollar las siguientes actividades:
1.1 Plan operativo del proceso de liquidación.
Dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la ejecución de la toma de posesión para liquidar, el liquidador deberá presentar un plan operativo que contenga todas las etapas y actividades a desarrollar para la determinación de activos y pasivos, acorde con el título 1, libro 1, parte 9, del Decreto 2555 de 2010.
Los términos que se establezcan en dicho plan deberán ajustarse a los legales que regulan las normas de procesos de toma de posesión para liquidar.
El plan incluirá fórmulas para el pago de los pasivos, respetando el orden de prelación de créditos que establece el artículo 120 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el numeral 2 del capítulo III del presente título.
La Superintendencia evaluará si el plan presentado por el liquidador se ajusta a las disposiciones legales que regulan dicho proceso. De ser así, realizará seguimiento a los avances de las acciones propuestas. En caso de que no se ajuste, ordenará los correctivos del caso.
1.2. Plan Operativo Anual
Corresponde al plan de trabajo donde se presentan los compromisos de las actividades a desarrollar en el año calendario (1 de enero a 31 de diciembre), en relación con los gastos de personal y honorarios, gastos administrativos, recaudos de cartera (si es del caso), venta de activos y pagos de acreencias.
Una vez el liquidador haya elaborado, analizado y definido el presupuesto, deberá remitirlo a la Superintendencia dentro de los veinte (20) primeros días calendario del año que se presupuesta. Esto para efectos de evaluar, acordar y establecer los parámetros de control de gestión de la organización hacia el liquidador. Estos compromisos, una vez en firme, no podrán ser modificados sin previa autorización de la Superintendencia.
Cuando una organización de economía solidaria se le ordene la liquidación forzosa después del 1 de enero, el presupuesto correspondiente se deberá diligenciar junto con la presentación del plan operativo.
Los aspectos sobre los cuales debe referirse este informe y la documentación que se debe anexar al mismo, son los siguientes:
- Un objetivo general para el período sobre el cual se traza el plan de trabajo, considerando además el término establecido para adelantar el proceso liquidatorio señalado en la resolución de intervención.
- Unos objetivos específicos que serán las herramientas para alcanzar dicho objetivo general.
- Unas estrategias que son los medios para lograr los objetivos específicos con el fin de dar cumplimiento a las metas trazadas, las cuales se deben enmarcar principalmente en los siguientes aspectos: gastos de personal incluido honorarios, gastos administrativos, recaudo de cartera, venta de activos y pagos de acreencias.
- La metodología utilizada para determinar la cifra proyectada de gastos de personal incluido honorarios y gastos administrativos, así como para el recaudo de cartera, la venta de activos y el pago de acreencias.
- Presupuesto de ingresos, gastos y costos, según formato 11.
- Flujo de caja proyectado detallando como mínimo: el saldo inicial en caja; el saldo inicial en cuentas corrientes, de ahorros, fideicomisos y demás depósitos a la vista; ingresos mensuales proyectados por redención de inversiones temporales, rendimientos financieros, recaudo de cartera, venta de activos y otros (venta y rendimientos de inversiones permanentes, arrendamientos, etc.); las erogaciones mensuales proyectadas para atender los gastos por todo concepto de la organización, y pago de acreencias dispuestas. Además, se deben considerar los dineros congelados por reservas a efectos de atender la guarda y conservación de archivos o posibles contingencias.
- Información sobre el total ejecutado de cada uno de los conceptos de ingresos y egresos debidamente discriminados por cada ítem del año inmediatamente anterior al que se proyecta, complementada con el valor que se presupuesta para cada ítem durante el periodo, así como con el análisis vertical y horizontal de las cifras, justificando las variaciones que se presentan para cada una de ellas.
- Detalle de los activos disponibles para la venta, para lo cual se tendrán en cuenta los formatos 4 y 5. Si existen activos diferentes (acciones, participaciones, bienes restituidos en operaciones de leasing, etc.) a los que se contemplan en los formatos en mención se deben detallar en una relación adicional en la que se indique, como mínimo, el tipo de activo, características, restricciones y el valor del último avalúo.
- <Viñeta adicionada por la Circular 47 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Concepto del contralor del proceso de liquidación frente al plan operativo del proceso de liquidación, al plan operativo anual en lo que respecta a: i) al presupuesto de ingresos, gastos y costos; ii) flujo de caja; iii) detalle de los activos disponibles para la venta; y, iv) cartera de crédito en el caso que sea aplicable.
Para el caso de las organizaciones solidarias que tengan cartera de créditos deberán presentar:
- Informe de cartera al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al que se presupuesta, detallando el valor de la cartera bruta, neta y vencida; el índice de morosidad; el número total de obligaciones y el número de obligaciones en cobro jurídico, para cada una de las categorías (A, B, C, D y E).
- Análisis de la cartera señalando el valor a recaudar durante el periodo que se presupuesta, según el vencimiento mensual de las cuotas, los acuerdos de pago firmados o previstos y los informes de abogados sobre la recuperación de la cartera.
1.3 Informe trimestral de seguimiento al plan operativo de la liquidación.
Al corte de cada trimestre, el liquidador deberá presentar un informe de la ejecución del plan operativo de la liquidación, para lo cual diligenciará el formato que se adjunta al presente numeral (Formato F-CNTR-AS-002 o el que lo modifique, aclare o adicione) y los formatos señalados en la parte 3 del presente título que se refiere a la Información Base para Efectuar Seguimiento a los Procesos de Liquidación Forzosa Administrativa.
La Superintendencia analizará el avance en la ejecución de las acciones correctivas propuestas y de ser el caso ordenará que se tomen correctivos, si hay lugar a ello.
Este informe tiene como finalidad conocer el avance de la gestión que ha adelantado el liquidador frente al plan operativo de la liquidación y el plan operativo anual previstos en los numerales anteriores, así como determinar el nivel de cumplimiento y de variación del mismo.
La periodicidad de entrega del informe de ejecución será trimestral y tendrá como plazo de entrega los primeros veinte (20) días calendario de los meses de abril, julio y octubre, correspondiente al trimestre que les antecede. El informe con fecha de corte 31 de diciembre atenderá, en lo pertinente, a la rendición de cuentas de que trata el numeral 1.4 del presente capítulo.
Los aspectos sobre los cuales debe referirse este informe y sus anexos están relacionados con los siguientes temas: balance general y estado de resultados, gastos de personal y honorarios, gastos administrativos, recaudo de cartera, venta de activos y pagos de acreencias.
El informe de ejecución se deberá estructurar así:
- Un informe de ejecución comentado, el cual debe ser soportado mediante documentos de texto explicativos, gráficas, cuadros, entre otros, indicando el nivel de cumplimiento del presupuesto durante el periodo, así como el acumulado; las variaciones que se presenten, la justificación de las variaciones, comentarios sobre la ocurrencia de situaciones relevantes y las nuevas acciones o estrategias que se adopten.
- Formatos del informe de ejecución trimestral 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 9, 10 y 11.
- Balance general, estado de resultados y notas a los estados financieros y diligenciar el formato 12 que incluya saldo inicial, movimientos débitos y créditos y el saldo final.
- Ficha técnica, formato 6.
- Relación de los actos administrativos emitidos por el liquidador.
- Avance de las actividades y etapas surtidas durante el periodo del informe.
La Superintendencia analizará el avance en la ejecución de las acciones correctivas propuestas y de ser el caso ordenará que se tomen correctivos, si hay lugar a ello.
1.3.1. INFORME TRIMESTRAL DEL CONTRALOR <Numeral adicionado por la Circular 47 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>
El presente informe tiene como finalidad conocer el concepto del contralor frente al avance de las actividades del informe trimestral de seguimiento al plan operativo de la liquidación presentado por el liquidador a la superintendencia. Así mismo, busca que el contralor presente cada una de las conclusiones derivadas de las evaluaciones y recomendaciones entregadas al liquidador, como consecuencia de las labores de revisoría fiscal realizadas durante el trimestre.
El presente informe se debe presentar a esta superintendencia durante el mes siguiente a los meses de abril, julio, octubre.
El informe deberá referirse como mínimo y adjuntarse los siguientes soportes:
- Análisis de cumplimiento del cronograma de actividades y concepto de avance de las etapas del proceso liquidatario.
- Conclusiones y hallazgos de sus labores como contraloría.
- Concepto frente al informe trimestral presentado por el liquidador.
1.4 Rendición de cuentas.
El artículo 9.1.3.8.1., del capítulo 8, título 3, libro 1, parte 9, del Decreto 2555 de 2010, establece: "Fecha para la rendición de cuentas. El liquidador rendirá cuentas comprobadas de su gestión en las oportunidades y en la forma prevista en el literal g) del numeral 9 del artículo 295 y en el artículo 297 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Para tal efecto, salvo que el liquidador señale otra fecha, de lo cual deberá avisar a los acreedores por medio de un oficio remitido a cada uno de ellos o por aviso publicado en un medio masivo de comunicación, para efectos de la rendición de cuentas se dará traslado de las mismas dentro del mes siguiente a la fecha en la cual el liquidador se separe del cargo y anualmente a partir del quince (15) de abril de cada año calendario o el día siguiente hábil, si dicho día no lo fuera, y en todo caso comprenderán únicamente la gestión realizada entre la última rendición de cuentas y la que presenta".
El artículo 45 de la Ley 222 de 1995 preceptúa: "RENDICIÓN DE CUENTAS. Los administradores deberán rendir cuentas comprobadas de su gestión al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiren de su cargo y cuando se las exija el órgano que sea competente para ello. Para tal efecto presentarán los estados financieros que fueren pertinentes, junto con un informe de gestión. La aprobación de las cuentas no exonerará de responsabilidad a los administradores, representantes legales, contadores públicos, empleados, asesores o revisores fiscales"
En cada caso comprenderá únicamente la gestión realizada entre la última rendición de cuentas y la que presenta.
La rendición de cuentas tendrá como plazo límite de entrega a la revisoría fiscal del proceso de intervención, para su respectiva revisión, veinte (20) días calendario; y de envío a esta Superintendencia, treinta (30) días calendario siguientes al cierre de cada año o a la fecha de separación del cargo del liquidador. El plazo señalado no exime al liquidador del cumplimiento de lo definido en el numeral 2 del artículo 297 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
El contenido de la rendición de cuentas se debe sujetar a lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 297 del citado Estatuto.
En todo caso, la organización permanecerá bajo la administración del liquidador hasta que se designe su reemplazo.
1.4.1 CONCEPTO RENDICIÓN DE CUENTAS <Numeral adicionado por la Circular 47 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>
Una vez presentado el informe de rendición de cuentas por parte del liquidador, el contralor del proceso dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, deberá preparar y presentar a la Superintendencia de la Economía Solidaria concepto del mismo.
Así mismo, se deberá poner a disposición de los acreedores, asociados y junta de acreedores de la Entidad el concepto del contralor durante el término de diez (10) días hábiles, para los fines pertinentes.
2. TERMINACIÓN DE LA EXISTENCIA LEGAL
Previo a la expedición de la resolución por la cual se declara terminada la existencia legal de la organización en liquidación, el liquidador deberá remitir a esta Superintendencia un informe en donde se acredite el cumplimiento de las condiciones que a continuación se señalan:
- Que se encuentran plenamente determinadas las sumas y bienes excluidos de la masa, los créditos a cargo de la masa de la liquidación, el pasivo cierto no reclamado y la desvalorización monetaria;
- Que se encuentra plenamente determinado el activo a cargo de la organización en liquidación;
- Que la totalidad de los activos de la organización en liquidación se haya distribuido entre los acreedores.
- Que el pasivo externo a cargo de la organización solidaria en liquidación se encuentra total y debidamente cancelado;
- Que en el evento en que se establezca que el proceso de liquidación forzosa administrativa se encuentra en desequilibrio financiero, el Liquidador haya adoptado y perfeccionado los esquemas previstos en los artículos 9.1.3.6.3 y 9.1.3.6.4 del decreto 2555 de 2010;
- Que las reservas previstas en el artículo 9.1.3.5.10 del decreto 2555 de 2010, se encuentran debidamente constituidas;
- Que la provisión para el mantenimiento y conservación del archivo de la organización solidaria en liquidación se encuentra debidamente constituida, y que el archivo haya sido entregado a quien tendrá la custodia del mismo;
- Que el cierre contable se haya realizado;
- Que una copia impresa y en medio digital del directorio de acreedores debidamente actualizado, haya sido recibido en la Superintendencia de la Economía Solidaria.
- Que la rendición final de cuentas presentada por el liquidador se encuentre en firme y protocolizada y una copia de la respectiva escritura pública se haya recibido en la Superintendencia de la Economía Solidaria;
- Que los contratos de mandato suscritos por el liquidador para la atención de procesos o situaciones jurídicas no definidas, para la administración y enajenación de activos remanentes y para el pago de obligaciones a cargo de la organización solidaria en liquidación hayan surtido el procedimiento previsto en el literal b) del artículo 9.1.3.6.3 y artículo 9.1.3.6.4 del decreto 2555 de 2010.
- Que se haya entregado a la Superintendencia de la Economía Solidaria una copia de la escritura pública o del documento privado contentivo del contrato de mandato que la organización intervenida haya celebrado con un tercero, a través del cual otorga facultad al mandatario para que, en ejercicio del mencionado contrato pueda cancelar a nombre de la organización solidaria en liquidación, los gravámenes constituidos a su favor, y pueda expedir certificados de paz y salvo, siempre y cuando esté comprobado que el deudor no tiene obligaciones con la organización intervenida.
3. INFORME DE FINALIZACIÓN DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN FORZOSA ADMINISTRATIVA
El liquidador deberá dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de inscripción en la Cámara de Comercio del acto administrativo mediante el cual ordena la terminación de la existencia legal remitir la siguiente documentación:
- Copia en medio magnético del directorio de acreedores debidamente actualizado.
- Relación detallada de los créditos entregados como venta y/o cesión de cartera indicando dirección y teléfono del comprador.
- Listado de créditos cancelados durante la liquidación, indicando si las garantías (hipotecarias, pignoración, etc.) fueron o no levantadas.
- Relación de todos los extrabajadores de la organización, indicando si recibieron o no, copia de su hoja de vida.
- Copia de la escritura de protocolización de las hojas de vida, si es del caso.
- Copia de la escritura mediante la cual se protocoliza la rendición final de cuentas de la liquidación.
- Certificado de Cámara de Comercio en donde conste la inscripción del acto administrativo sobre terminación de la existencia legal de la organización.
- Copia del formulario debidamente radicado, mediante el cual se solicita la cancelación del RUT ante la DIAN.
- Copia del formulario debidamente radicado, mediante el cual se solicita la cancelación del NIT ante el Registro Mercantil.
- Copia de los contratos de administración de archivo, adjuntando inventario de los documentos entregados en custodia. En caso de que el contrato para guarda y conservación del archivo se encuentre garantizado con póliza de cumplimiento, remitir copia de la misma.
- Copia de todos los contratos de mandato o fiducia celebrados.
4. INFORME DE GESTIÓN DEL MANDATARIO
Los mandatarios de los procesos de liquidación que hayan terminado o se encuentren vigentes, en los cuales se haya encomendado la atención de los procesos o situaciones jurídicas no definidas o la administración y enajenación de activos remanentes y el pago de obligaciones a cargo de la organización solidaria en liquidación, deberán presentar a esta Superintendencia informe de gestión sobre cada uno de los negocios encomendados.
El informe de gestión deberá presentarse de manera semestral y dentro de los primeros veinte (20) días calendario de los meses enero y julio de cada año. Dicho informe corresponderá a la gestión adelantada durante el semestre inmediatamente anterior y deberá contener mínimo la siguiente información:
- Informe de las actividades realizadas en cada uno de los negocios encomendados según el contrato de mandato conferido.
- Información financiera del mandato en el cual se indiquen los ingresos obtenidos y los gastos ocasionados, adjuntando extracto del banco en donde fue abierta la cuenta de destinación específica para el manejo de los recursos del mandato.
- Informe sobre el estado de los activos remanentes, actuaciones realizadas para adelantar su venta y relación de activos remanentes pendientes de enajenar.
4.1. Concepto del contralor respecto del informe de rendición final de cuentas <Numeral adicionado por la Circular 47 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>
Una vez presentado el informe de rendición de cuentas por parte del liquidador, el contralor del proceso dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, deberá preparar y presentar a la Superintendencia de Economía Solidaria concepto del mismo.
Así mismo, se deberá poner a disposición de los acreedores, asociados y junta de acreedores de la Entidad el concepto del contralor durante el término de diez (10) días hábiles, para los fines pertinentes.
5. ASPECTOS ADICIONALES EN PROCESOS DE LIQUIDACIÓN FORZOSA ADMINISTRATIVA
5.1. Suspensión y reanudación.
Cuando el liquidador acredite que existen circunstancias tales como iliquidez transitoria o procesos judiciales pendientes de resolver, podrá solicitar a la Superintendencia la suspensión del proceso de liquidación; la cual, será otorgada por la Superintendencia, previa valoración de los argumentos presentados por el liquidador, mediante acto administrativo.
Durante el período de la Suspensión el liquidador y contralor designados cesan en sus funciones temporalmente hasta tanto se reinicie la liquidación, sin perjuicio del deber de cuidado y custodia sobre los asuntos de la organización.
Con fundamento en el artículo 9.1.3.7.1., del capítulo 7, título 3, libro 1, parte 9, del Decreto 2555 de 2010, la suspensión del proceso tendrá las siguientes consecuencias:
"a) Durante el periodo de suspensión la entidad no tendrá la obligación de presentar declaraciones tributarias. Las declaraciones que deberían presentarse durante dicho periodo se presentarán dentro de los dos meses siguientes a la terminación de la suspensión;
b) La contabilidad de la entidad se cortará a la fecha de la resolución de suspensión y se continuará una vez se reinicie el proceso liquidatorio; Una vez terminen los motivos de la suspensión, el director del Fondo de Garantías de Instituciones Financieras -FOGAFIN dispondrá la continuación de la liquidación" (entiéndase Superintendencia de la Economía Solidaria en vez de FOGAFIN - 2.11.3.5 del Decreto 1068 de 2015).
5.2 Reapertura.
Si con posterioridad a la terminación del proceso, se tiene conocimiento de la existencia de bienes o derechos de propiedad de la organización solidaria, la Superintendencia de la economía solidaria podrá ordenar la reapertura del proceso liquidatario de conformidad con lo establecido en el artículo 9.1.3.7.2., del capítulo 7, título 3, libro 1, parte 9, del Decreto 2555 de 2010
5.3 Reactivación.
Para que la Superintendencia autorice la reactivación de determinada organización que se encuentra en proceso de toma de posesión para liquidar, el liquidador deberá acreditar y realizar el procedimiento que establece el Decreto 4030 de 2006, modificado por los Decretos1538 de 2007 y 1533 de 2008.
5.4 Enajenación de activos.
Para la enajenación de activos, el liquidador deberá sujetarse a las reglas establecidas en el artículo 9.1.3.4.1 del decreto 2555 de 2010.
5.5. Mecanismos de control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo
En desarrollo de las funciones asignadas en el proceso de liquidación forzosa administrativa, el liquidador y el contralor deben adoptar los mecanismos orientados al control y prevención de actividades ilícitas y/o la financiación del terrorismo. Esto con el fin de evitar que la organización en liquidación pueda ser utilizada como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades ilícitas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas. (Ver Título V de la presente circular)
5.6 Prórrogas solicitadas por el liquidador.
Conforme lo establece el numeral 2, artículo 117 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero modificado por el artículo 23 de la Ley 510 de 1999, cuando se disponga la liquidación forzosa administrativa de una organización de la economía solidaria, ésta no podrá prolongarse por más de cuatro (4) años, sin perjuicio de que el Gobierno lo pueda prorrogar por un término mayor, mediante acto administrativo motivado.
Para solicitar la prórroga de que trata el presente numeral, el liquidador deberá presentar a esta Superintendencia, con mínimo tres (3) meses de antelación al vencimiento del término del proceso de liquidación forzosa administrativa, solicitud debidamente sustentada en razón del tamaño de la organización y las condiciones de la liquidación, la cual debe contener como mínimo la siguiente información:
a. Resumen consolidado que indique el número de acreedores, el valor de la no masa y la masa, pagos de acreencias realizados con recursos propios, gastos del proceso por año, valor total del activo inicialmente inventariado y venta de activos.
b. Flujo de caja proyectado para el período de la prórroga.
c. Cronograma que contenga las actividades que se pretenden desarrollar durante el periodo de la prórroga,
d. Determinación del estado de los procesos o situaciones jurídicas no definidas, constitución de patrimonios autónomos y encargos fiduciarios o propuesta de celebración de contratos con otras organizaciones intervenidas para la administración y seguimiento de los procesos jurídicos.
e. Perfeccionamiento del contrato de mandato para la administración y enajenación de los activos remanentes y para el pago de las obligaciones a cargo de la organización intervenida.
f. Custodia y guarda del archivo.
g. Conformación de reservas.
h. Cierre contable del proceso.
i) <Literal adicionado por la Circular 47 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Concepto emitido por la contraloría sobre la prórroga solicitada.
<Inciso modificado por la Circular 47 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Ahora bien, cuando la prórroga sea de competencia de esta Superintendencia, el liquidador deberá presentar, con mínimo treinta (30) días de antelación al vencimiento del término del proceso de liquidación forzosa, solicitud debidamente sustentada, anexando los documentos mencionados anteriormente.
INSTRUCCIONES APLICABLES A LAS ORGANIZACIONES QUE SUPERVISA LA DELEGATURA PARA LA SUPERVISIÓN DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA DEL COOPERATIVISMO.
INFORMACIÓN BASE PARA EFECTUAR SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS DE TOMA DE POSESIÓN GENERAL Y TOMA DE POSESIÓN PARA ADMINISTRAR.
1. ASPECTOS GENERALES
Las organizaciones objeto de toma de posesión general y toma de posesión para administrar, deberán cumplir con la normatividad vigente aplicable a las cooperativas de ahorro y crédito y presentar a esta Superintendencia, la información en la forma y fechas que se establecen la Circular Básica Contable y Financiera, expedida por esta Superintendencia, hasta tanto se determine, si es del caso, la liquidación de la organización o el levantamiento de la medida.
Adicionalmente, el agente especial, tanto en desarrollo de la toma de posesión general o para administrar, deberá remitir a esta Superintendencia los informes que a continuación se señalan:
1.1. Inventario preliminar de activos y pasivos.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.4.2.1.3 del Decreto 2555 de 2010, el agente especial deberá elaborar el inventario de los bienes, haberes y negocios en los términos en el mencionado artículo del Decreto 2555 de 2010.
1.2. El informe de diagnóstico integral de información.
Los agentes especiales rendirán este informe dentro de los cuarenta (40) días calendario siguientes a la toma de posesión ante la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Este informe de diagnóstico integral debe presentar la situación de la organización al momento de la toma de posesión, o al momento de posesionarse un nuevo agente especial dentro del término anteriormente señalado.
1.3. Estudio de viabilidad.
El estudio de viabilidad se regirá según lo dispuesto en el Artículo 2.4.2.1.8 del decreto 2555 de 2010, FOGACOOP remitirá a esta Superintendencia una copia del estudio de viabilidad el cual fue previamente sometido a consideración del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas.
2. PLAN DE REACTIVACIÓN O RECUPERACIÓN
De conformidad con lo previsto en el numeral 1 del Artículo 2.4.2.2.1 del Decreto 2555 de 2010, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al último día de publicación de la resolución de toma de posesión para administrar, el agente especial deberá presentar un plan de reactivación y/o recuperación para aprobación de esta Superintendencia. El plan debe incluir el restablecimiento de la solvencia patrimonial de la organización intervenida, las fuentes de liquidez, el cronograma de reapertura y las medidas necesarias para efectuar la racionalización operativa y administrativa de la organización tomando como base las causales que motivaron la intervención.
El plan también debe incluir alternativas o estrategias a ejecutar para colocar a la organización en condiciones de desarrollar adecuadamente su objeto social, en el cual se señalen los plazos para el pago de los créditos y para subsanar las causales que motivaron su intervención. Lo anterior, sin perjuicio de que pueda haber acuerdos entre los acreedores y la organización objeto de toma de posesión, o utilizar los institutos de salvamento de la confianza pública consagrados en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
En la elaboración del plan, el agente especial debe contar con los escenarios que estime convenientes para lo cual debe proyectar tanto su viabilidad como su inviabilidad y plantearlos en conjunto y en orden de prioridad. Lo anterior, de tal manera que pueda establecerse, técnica y financieramente, el restablecimiento de la solvencia patrimonial de la organización sin que se vea menoscabado por la inaplicabilidad de algún supuesto.
Para cada escenario debe indicarse, en forma metodológica y procedimental, las diferentes alternativas propuestas en forma narrativa, para lo cual se propone la siguiente estructura:
- Definición de la alternativa propuesta.
- Variables macros a considerar en la propuesta.
- Cuantificación de las variables.
- Proyección y ejecución de las variables en escenarios de tiempo contemplados por el agente especial.
- Evolución de los estados financieros proyectados en los cuales se indique el cumplimiento de la relación de solvencia requerida.
- Flujo de caja de la propuesta.
- Otros aspectos que se consideren relevantes.
3. INFORME DE EJECUCIÓN TRIMESTRAL
Este informe tiene como finalidad conocer el avance de la gestión que ha adelantado el agente especial frente al plan de reactivación y/o recuperación aprobado por la Superintendencia de la Economía Solidaria, así como determinar su nivel de cumplimiento y de variación, la justificación de las desviaciones, comentarios sobre la ocurrencia de situaciones relevantes y las nuevas acciones o estrategias que se adopten con el fin de subsanar las causales que motivaron la intervención de la organización
La periodicidad de entrega del informe de ejecución será trimestral. Tendrá como plazo los primeros veinte (20) días calendario de los meses de abril, julio y octubre, correspondientes al trimestre que les antecede. El informe con fecha de corte a 31 de diciembre atenderá, en lo pertinente, a la rendición de cuentas de que trata el numeral 6 de este capítulo.
El agente especial soportará el presente informe mediante los documentos que se remitan como anexos al mismo, así como mediante la relación de la información previamente remitida a esta superintendencia en cumplimiento de reportes periódicos o solicitudes particulares.
4. RENDICIÓN DE CUENTAS
De conformidad con lo establecido en el artículo 297 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en concordancia con el artículo 9.1.3.8.1 del Decreto 2555 de 2010, el agente especial deberá presentar cuentas comprobadas de su gestión a los acreedores de la intervenida cuando se separe del cargo y al cierre de cada año calendario. En cada caso comprenderá únicamente la gestión realizada entre la última rendición de cuentas y la que presenta.
La rendición de cuentas tendrá como plazo límite de entrega a la revisoría fiscal del proceso de intervención, para su respectiva revisión, veinte (20) días calendario; y de envío a esta Superintendencia, treinta (30) días calendario siguientes al cierre de cada año o a la fecha de separación del cargo del agente especial. El plazo señalado no exime al agente especial del cumplimiento de lo definido en el numeral 2 del artículo 297 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
El contenido de la rendición de cuentas se debe sujetar a lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 297 del citado Estatuto.
5. APROBACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
Durante la toma de posesión para administrar, el agente especial deberá presentar para su respectiva aprobación por parte de la Asamblea General de Asociados, los estados financieros del respectivo ejercicio.
6. INFORMES ADICIONALES
La Superintendencia de la Economía Solidaria, en ejercicio de sus facultades, podrá solicitar en cualquier momento los informes que considere necesarios. Para tal efecto, indicará por escrito las características de la información, la periodicidad y la fecha límite de presentación.
7. JUNTA ASESORA
El agente especial deberá citar la Junta Asesora de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.4.2.1.6. del Decreto 2555 de 2010.
ANEXOS, DEROGATORIAS Y VIGENCIA.
ANEXOS
I - FORMATOS DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.
- Anexo 1: Reporte de operaciones sospechosas (ROS) de las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria.
- Anexo 2: Reporte de transacciones de clientes de las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria.
- Anexo 3: Reporte de clientes exonerados del reporte de transacciones de clientes de las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria.
- Anexo 4: Reporte de productos ofrecidos por las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria.
- Anexo 5: Reporte de las transacciones con tarjetas por parte de las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria.
- Anexo 6: Formulario de vinculación del asociado (cliente).
- Anexo 7: Cronograma de implementación.
II - REPORTES DE LAS ENTIDADES EN INTERVENCIÓN FORZOSA ADMINISTRATIVA.
- Anexo No 1. Personal al servicio de la entidad.
- Anexo No 2. Contratos del área administrativa.
- Anexo No 3. Pólizas de seguros
- Anexo No 4. Bienes inmuebles
- Anexo No 5. Bienes muebles y enseres
- Anexo No. 6 Ficha técnica
- Anexo No 7. Procesos jurídicos
- Anexo No 8. Situación tributaria.
- Anexo No 9. Informe de caja y bancos
- Anexo No 10. Portafolio de inversiones
- Anexo No 11. Recaudos, gastos y pagos
- Anexo No 12. Balance general y estado de resultados, que incluya saldo inicial, movimientos débitos y créditos y el saldo final.
- Anexo No 13. Evaluación de las diversas áreas por el contralor
- Anexo No.14 Ficha técnica.
- Anexo No. 15 Seguimiento toma de posesión para administrar
III - FICHAS TÉCNICAS DE LOS TRÁMITES CONTENIDOS EN LOS TITULOS II, III Y IV DE LA PRESENTE CIRCULAR.
- Ficha técnica Titulo II.
- Ficha técnica Titulo III.
- Ficha técnica Titulo III, Fondos de empleados de categoría plena.
- Ficha técnica Titulo IV.
IV - FORMATOS PARA LA INSCRIPCIÓN DE AGENTES ESPECIALES, LIQUIDADORES, REVISORES FISCALES Y CONTRALORES.
- Formato de inscripción para persona natura.
- Formato de inscripción para persona jurídica.
DEROGATORIA Y VIGENCIA
La Circular Básica Jurídica, se expide con fundamento en las facultades consagradas en los numerales 2, 3 y 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998; en consecuencia, deberá ser acatada y observada por todas las organizaciones de la economía solidaria, sujetas a la supervisión de esta Superintendencia, de conformidad con los objetivos y finalidades previstos en el artículo 35 de la Ley 454 de 1998.
La presente circular sustituye y deroga la Circular Básica Jurídica 06 de 2015 y rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.
En lo que respecta a la implementación de las modificaciones contenidas en el Titulo V acerca del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT), las organizaciones solidarias, de acuerdo con el ámbito de aplicación, deberán ajustar sus reglamentos, a más tardar el 30 de septiembre del 2021 y dar cumplimiento a las fechas definidas para realizar los ajustes en los reportes ante la UIAF, tal y como se establece en el cronograma de implementación, contenido en el anexo 7 del numeral I sobre los formatos de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Aunado a lo anterior, se incorporan y derogan las Circulares Externas y Cartas Circulares que resulten contrarias frente a lo aquí dispuesto, tales como: (circular externa 6 de 2011; circular externa 14 de 2018; circular extema 10 de 2020; circular extema 19 de 2020, carta circular 3 de 2012) y las demás que las sustituyan, adicionen o modifiquen.
Las circulares que ha expedido la Superintendencia son de carácter interpretativo, las cuales no son reglamentarias sino conceptuales, no pierden su vigencia, siempre y cuando las normas a las que se refiere se encuentren vigentes y no hayan sido modificadas.
Las referencias normativas que en otras instrucciones de la Superintendencia se realicen a la Circular Básica Jurídica 06 de 2015, se entenderán hechas a las que correspondan dentro de la nueva estructura de la Circular Básica Jurídica reexpedida, de acuerdo con el tema respectivo.
Las actuaciones administrativas adelantadas por esta Superintendencia, que se encuentren en curso a la fecha de entrada en vigencia de la presente Circular y que tengan como sustento las instrucciones contenidas en la Circular Básica Jurídica 06 de 2015, continuarán su procedimiento hasta su terminación, con base en las disposiciones aplicables al momento de la ocurrencia de los hechos.
DOCUMENTO TECNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE OPERACIONES SOSPECHOSAS DE LAS ORGANIZACIONES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO DEL ANEXO 1
REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS DE LAS ORGANIZACIONES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
Última actualización: diciembre de 2020
CONTENIDO
| 1. | OBJETIVO | 2 |
| 2. | DESCRIPCIÓN | 2 |
| 3. | REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS, INTENTADAS O RECHAZADAS QUE CONTENGAN CARACTERÍSTICAS QUE LES OTORGUE EL CARÁCTER DE SOSPECHOSAS | 3 |
| 3.1. | Información relacionada con la operación reportada | 3 |
| 3.2. | Descripción de la operación | 3 |
| 3.3. | Documentos de soporte. | 5 |
| 3.4. | Información de las personas naturales o jurídicas implicadas en la operación | 5 |
| 4. | ESPECIFICACIONES PARA EL ENVÍO DEL ROS | 6 |
| 4.1. | Envío del reporte. | 6 |
| 4.2. | Proceso de envío del reporte | 7 |
| 4.3. | Certificado de cargue de los reportes | 7 |
| 5. | SOPORTE | 8 |
1. OBJETIVO
Este documento presenta algunas consideraciones e instrucciones a seguir por las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria para realizar y enviar el Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).
2. DESCRIPCIÓN
Las organizaciones deben reportar en forma inmediata a la UIAF las operaciones que determinen como sospechosas, las cuales pueden ser operaciones realizadas u operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas.
Se debe entender por inmediato el momento a partir del cual la organización toma la decisión de catalogar la operación como sospechosa, sea realizada o intentada. Para tal efecto, no se necesita que la organización tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o verificar que los recursos tienen un origen ilícito, tan sólo se requiere que la operación sea sospechosa en los términos definidos en el presente instructivo y/o dentro del manual de políticas de la misma organización.
El ROS debe ser elaborado por todas las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria cuando se presente cualquier operación que, por sus características particulares, tenga la condición de sospechosa o aquellas intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas.
El envío de ROS a la UIAF no constituye una denuncia ni da lugar a ningún tipo de responsabilidad para la organización reportante, ni para las personas que hayan participado en su detección o en su reporte, de conformidad con el artículo 42 de la Ley 190 de 1995.
De conformidad con el artículo 96 del EOSF y en el marco de las 40 Recomendaciones del GAFI, los soportes de la operación reportada se deben organizar y conservar como mínimo por 5 años, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.
Ninguna persona de la organización reportante podrá dar a conocer que se ha efectuado un reporte de operación sospechosa a la UIAF, según lo determina el inciso cuarto del artículo 11 de la ley 526 de 1999.
3. REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS, INTENTADAS O RECHAZADAS QUE CONTENGAN CARACTERÍSTICAS QUE LES OTORGUE EL CARÁCTER DE SOSPECHOSAS
La organización reportante debe diligenciar los campos obligatorios del formato de reporte de operaciones sospechosas, intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas, que se encuentre vigente en el Sistema de Reporte En Línea (SIREL) de la UIAF.
A continuación, se presentan algunas consideraciones para tener en cuenta a la hora realizar un reporte de operaciones sospechosas, intentadas o rechazadas.
3.1. Información relacionada con la operación reportada
Las organizaciones deben procurar reportar el valor asociado con la operación reportada o el conjunto de operaciones reportadas. De igual manera, es importante identificar el tipo de moneda utilizada en la operación y el periodo (fecha inicial y final) de la operación analizada. En caso de que la operación reportada no tenga un valor asociado, como puede ser el caso de una operación intentada, se sugiere estimar el valor toda vez que la situación lo permita, de lo contrario, reportar el valor de la operación como cero.
3.2. Descripción de la operación
La descripción de la operación reportada es uno de los insumos más relevantes del formato del ROS. Las organizaciones deben recordar la importancia de transmitir claramente el mensaje; recomendamos siempre ponerse en la posición del lector desprevenido toda vez que no se deben omitir los detalles de la operación particular al negocio o producto.
Por lo tanto, se recomienda utilizar la técnica de narración en donde el primer párrafo resuma para el lector la operación reportada. Dicho párrafo debe responder a "quién(es)", "qué", "por qué", "cuándo" y "dónde". Este primer párrafo, debe ser conciso al describir el motivo que generó la alerta para la organización reportante. Los siguientes párrafos serán el cuerpo de la operación reportada y se sugiere que la descripción de los hechos sea realizada, en lo posible, en orden de importancia y cronológico.
Para realizar la descripción de la operación sospechosa, se recomienda a la organización reportante responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué hace que la operación sea sospechosa
- ¿Cómo se realizó la operación sospechosa? Por ejemplo, la persona utilizó determinado numeral cambiario para ingresar recursos del exterior en varias oportunidades en un determinado periodo de tiempo.
- ¿Quiénes realizaron la operación sospechosa? Es importante incluir las personas naturales o jurídicas que participaron en la operación, así como los posibles vínculos que existan entre esas personas.
- ¿Dónde se realizó la operación sospechosa? Es recomendable incluir las direcciones, barrios, municipios, departamentos y países que sirvieron como espacio para realizar la operación, siempre y cuando se tenga conocimiento.
- ¿Cuándo se realizó la operación sospechosa? Al responder esta pregunta se debe tener en cuenta los hechos cronológicos de la operación.
Así las cosas, las organizaciones deberán realizar una descripción de los hechos de manera organizada, clara y completa, indicando los nombres y apellidos completos de las personas principales o directamente vinculadas en la operación sospechosa. Así mismo se debe describir claramente en qué consistió la operación sospechosa, el periodo donde se detectó, la ubicación (ciudad, municipio, direcciones, teléfonos, etc.), entre otros aspectos relevantes.
Adicionalmente, recuerde mencionar cualquier irregularidad que haya detectado con las personas o transacciones implicadas en la operación sospechosa, no omita ningún dato conocido de la operación e indique cualquier hecho adicional que contribuya al análisis de la misma.
En los párrafos del cuerpo del texto se puede explicar con mayor detalle aspectos, entre otros, como los siguientes:
- Características y montos de los ingresos y egresos, así como la información patrimonial, en caso de poseerse.
- Descripción del perfil financiero del cliente de acuerdo con lo establecido en el sistema de administración de riesgos de la organización.
- Comparación del cliente con el sector económico al cual pertenece, de acuerdo con la segmentación contemplada en el sistema de administración de riesgos de la organización.
- Enunciar, además de los productos vinculados a la operación sospechosa, los otros que posea el cliente en la misma organización, distinguiendo entre unos y otros.
- Incremento patrimonial o de las operaciones no justificado o por fuera de los promedios del respectivo sector o actividad económica, de acuerdo con el sistema de administración de riesgos implementado por la organización.
- Presunto uso indebido de identidades, por ejemplo: uso de números de identificación inexistentes, números de identificación de personas fallecidas, suplantación de personas, alteración de nombres.
- Presentación de documentos o datos presuntamente falsos.
- Actuación en nombre de terceros y uso de empresas aparentemente de fachada.
- Relación con personas vinculadas o presuntamente vinculadas a actividades delictivas.
- Relación con bienes de presunto origen ilícito.
- Fraccionamiento y/o inusualidades en el manejo del efectivo.
- Otras señales de alerta.
Adicionalmente, la organización debe indicar el procedimiento empleado para la detección de la operación reportada, ilustrando los motivos por los cuales fue inicialmente calificada como inusual y las razones por las cuales se determinó que era sospechosa. Si el procedimiento lo incluyó, se debe enunciar la tipología identificada o la señal de alerta activada en el sistema de administración de riesgos de la organización.
Se recomienda a las organizaciones reportantes mencionar si la operación sospechosa se relaciona con algún reporte realizado anteriormente por la organización o con otras operaciones.
En el caso de conocerse noticias de prensa, mencionar el titular o el link donde se encontró, no es necesario reescribir la noticia.
3.3. Documentos de soporte
Recuerde adjuntar, al tiempo del envío del ROS, aquellos documentos que soporten la descripción de la operación sospechosa, esto podrá reducir los posibles requerimientos que la UIAF haga en el futuro, agilizando así las labores de inteligencia financiera y haciendo más eficiente las labores de cumplimiento en las organizaciones reportantes.
Si la organización reportante recibió alguna declaración, explicación, justificación u otro, que los implicados hayan dado y que se relacionen con la operación sospechosa, menciónela e indique la forma en que se hizo (escrita, verbal, a partir de un requerimiento formal de la institución, otros) y si allegó los soportes correspondientes a la operación.
Los documentos soporte de la operación sospechosa pueden consistir en extractos bancarios, comprobantes de retiros o de consignaciones, cheques consignados y emitidos, documentos de vinculación a la organización reportante (formularios y anexos), declaraciones de cambio, declaraciones de importaciones, declaraciones de exportaciones, contratos aportados por el cliente, declaraciones de renta, certificado de cámara y comercio, entre otros. Los documentos de soporte deben ser incluidos en el SIREL a través de la opción "Anexos" del formulario ROS; cada archivo no debe superar las 20MB.
3.4. Información de las personas naturales o jurídicas implicadas en la operación
Las organizaciones deben reportar en los campos estructurados la información solicitada sobre las personas y/o empresas relacionadas con la operación sospechosa. Es importante que los números de identificación y nombres se encuentren digitados de una manera correcta, evitando incluir caracteres especiales que no corresponda al número de identificación reportado.
Para mayor información sobre el diligenciamiento del formulario ROS, puede consultar el video tutorial ingresando al SIREL con su usuario y clave.
4. ESPECIFICACIONES PARA EL ENVÍO DEL ROS
4.1. Envío del reporte
El único medio de envío del ROS es el Sistema de Reporte en Línea (SIREL) de la UIAF; este reporte debe realizarse de manera inmediata según lo indicado en el numeral 2 del presente anexo.
Antes de enviar la información, cada organización debe verificar que los campos marcados como obligatorios sean diligenciados, de lo contrario el sistema le indicará los campos pendientes por diligenciar, los cuales se deben completar con la información pertinente, para así proceder con el envío del reporte.
Siempre guarde una copia del ROS.
Si durante el mes de reporte no fueron identificadas operaciones sospechosas, operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas que deban ser de conocimiento inmediato de la UIAF, motivo de este anexo técnico, la organización reportante debe realizar el reporte negativo (reporte de ausencia), a través de SIREL, durante los primeros 10 días calendario del mes siguiente al periodo de reporte.
Si una entidad realiza un reporte de operación sospechosa durante el mes de reporte, ya no debe realizar organización ar el reporte de ausencia en el mismo mes.
Si las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria identificaron operaciones sospechosas que dan origen a este anexo técnico y no envían el ROS a la UIAF, estarán sujetas a las sanciones a las que haya lugar.
Recuerde que la fecha del reporte de operaciones sospechosas ROS corresponde al día en que realiza el envío del reporte y el sistema le genera el certificado de recibo de información para la fecha de envío, nada tiene que ver con la fecha del periodo de análisis de la operación sospechosa descrito en el numeral 3.1 de este anexo.
No debe esperar los primeros 10 días calendario para enviar el reporte ROS positivo, ya que ese periodo aplica únicamente para los reportes de Ausencia ROS, el envío del ROS positivo debe hacerse de inmediato.
4.2. Proceso de envío del reporte
Para enviar los reportes a la UIAF, cada organización reportante debe estar registrada ante la UIAF y contar con un usuario que le permitirá ingresar a SIREL.
La organización debe registrarse a través de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el enlace SIREL - Solicitud de Código en Línea, seleccionando sector: Supersolidaria y el tipo de organización correspondiente. Luego de obtener el código de organización, ésta debe solicitar el usuario para acceder al SIREL a través del enlace SIREL - Solicitud de Usuario.
Cada usuario está ligado al número de identificación de quien se registra. Por lo tanto, si la persona encargada de realizar el ingreso a SIREL cambia, la organización reportante debe solicitar un nuevo usuario asociado al documento de identificación de la nueva persona encargada. Así mismo, la organización debe solicitar la cancelación del anterior usuario a través del módulo de PQRS dispuesto en la página web de la UIAF.
Recuerde solicitar las siguientes actualizaciones a través del módulo PQRS - Tipo de solicitud SIREL:
- La actualización de datos de los usuarios en el SIREL: sólo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto.
- La actualización de datos del oficial de cumplimiento: sólo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto, nombres. En caso que no tenga un usuario en el SIREL debe solicitarlo a través de la opción mencionada con anterioridad.
- La cancelación de los usuarios retirados de la organización reportante.
- La cancelación de la organización reportante
- La asociación de organizaciones a un usuario registrado y activo en el SIREL.
4.3. Certificado de cargue de los reportes
Una vez que la organización reportante envíe el Reporte de Operación Sospechosa, recibirá mediante el SIREL el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, organización, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envió: EXITOSO; este certificado puede ser impreso o almacenado en formato.pdf.
En el panel de control de los reportes de operación sospechosa cambiará el estado de SOLICITUD a APROBADO, recuerde que un reporte en estado SOLICITUD indica que el ROS no ha sido enviado a la UIAF y se encuentra como borrador.
A continuación encuentra un ejemplo de un certificado de cargue EXITOSO:
5. SOPORTE
Con el objetivo de solucionar inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las organizaciones reportantes y/o sujetos obligados:
- Línea Telefónica: en Bogotá el PBX: 288 5222 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 018000-11 11 83.
- Chat Técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 11:30 a.m. y de 2:00 p.m. a 4:00 p.m.
- Módulo PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes): en www.uiaf.gov.co / Contáctenos / Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes - (PQRS).
DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE TRANSACCIONES DE CLIENTES DE LAS ORGANIZACIONES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO DEL ANEXO 2
REPORTE DE TRANSACCIONES DE CLIENTES DE LAS ORGANIZACIONES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
Última actualización: diciembre de 2020
CONTENIDO
| 1. | OBJETIVO. | 2 |
| 2. | DESCRIPCIÓN | 2 |
| 2.1. | Descripción de las transacciones | 2 |
| 3. | ESPECIFICACIONES DEL ARCHIVO | 3 |
| 3.1. | Encabezado | 5 |
| 3.2. | Cuerpo del formato | 5 |
| 3.3. | Cola | 10 |
| 4. | CONSIDERACIONES A LA HORA DE REALIZAR LOS REPORTES | 11 |
| 5. | ESPECIFICACIONES PARA EL ENVÍO DE LOS REPORTES | 11 |
| 5.1. | Envío de los reportes | 11 |
| 5.2. | Proceso de envío de los reportes | 12 |
| 5.3. | Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío | 13 |
| 5.4. | Solicitud de anulación para corrección de reporte | 13 |
| 5.5. | Certificado de cargue de los reportes | 14 |
| 6. | SOPORTE | 14 |
| 7. | TABLAS DE CÓDIGOS | 15 |
| 7.1. | Códigos Tipo de producto | 15 |
| 7.2. | Tipo de transacción | 16 |
| 7.3. | Medio de la transacción | 16 |
| 7.4. | Tipo de identificación | 16 |
FIGURAS
| Figura 1. | Caracteres de la Codificación ANSI CP1252 para el Formato Alfanumérico | 4 |
| CUADROS* | ||
| Cuadro 1. | Encabezado del Archivo del Reporte de Transacciones | 5 |
| Cuadro 2. | Cuerpo del Archivo del Reporte de Transacciones | 8 |
| Cuadro 3. | Cola del Archivo del Reporte de Transacciones | 10 |
1. OBJETIVO el monto señalado para el reporte de transacciones múltiples, ésta debe reportar de forma individual todas las operaciones.
Transacciones individuales
Las organizaciones vigiladas deberán reportar las transacciones individuales iguales o superiores a dos millones de pesos ($2.000.000) en moneda legal o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TCRM.
Cuando se celebre un contrato de uso de red entre una cooperativa que ejerce actividad financiera y un tercero corresponsal, de conformidad con los Decretos 3965 y 2233 de 2006, el reporte de transacciones individuales debe ser remitido tanto por la organización usuaria de la red (cooperativa), como por el establecimiento de comercio que presta el servicio (tercero corresponsal). En este último caso, el reporte debe realizarse a nombre de quien fue efectuada la transacción, esto es, la organización usuaria de la red.
Así, la organización vigilada de la cual es cliente la persona también debe reportar los retiros que realice su cliente a través de los diferentes canales, tales como: cajeros electrónicos, IGT y demás operadores que funcionen como corresponsales. Ello incluye los retiros de dinero producto de avances realizados con tarjeta de crédito de su cliente.
Tanto las transacciones múltiples, como las transacciones individuales se deben reportar en 1 solo archivo.
3. ESPECIFICACIONES DEL ARCHIVO
El Archivo tipo texto que la organización vigilada reportante debe enviar a la UIAF contiene información sobre cada una de las transacciones. Dentro del archivo en mención se deben incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registros tipo 2) y cola (registro tipo 3).
El formato del archivo es: archivo plano.
El formato para el nombre del archivo es: TRSOSSTTTCCCMMAA, donde TRSO es la sigla usada para identificar que el reporte corresponde a Transacciones, SS identifica el sector, la TTT el tipo de organización y CCCCC el código de la organización, asignados por la Superintendencia de la Economía Solidaria, MM para mes y AA para año del reporte.
El archivo debe tener extensión.txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI CP1252.
La información registrada puede tener los siguientes formatos:
- Numérico: aquel que contiene UNICAMENTE caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.
- Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la Figura 1.
Figura 1. Caracteres de la Codificación ANSI CP1252 para el Formato Alfanumérico
- Fecha: este formato contiene UNICAMENTE caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones.
La longitud de registro es de 645 posiciones.
Todos los campos son obligatorios.
Este documento presenta los lineamientos técnicos e instrucciones que deben seguir las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria para realizar y enviar el Reporte de Transacciones de Clientes a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).
2. DESCRIPCIÓN
Las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria deberán reportar mensualmente a la UIAF el informe sobre las transacciones individuales y múltiples. Se entenderá por transacciones, todas aquellas que en desarrollo del giro ordinario de los negocios de los clientes involucren entrega o recibo de dinero sea en billetes y/o en moneda nacional o extranjera, cheques o a través de plataformas virtuales sin la interferencia del personal de la organización.
La organización vigilada deberá en primer lugar calcular las transacciones múltiples, es decir, aquellas que en su conjunto igualen o superen veinte millones de pesos ($20.000.000) si es moneda legal o su equivalente en otras monedas. Una vez calculadas las operaciones múltiples, la organización vigilada deberá reportar aquellas transacciones individuales que permitieron cumplir con el mencionado criterio.
En el mismo reporte, la organización vigilada deberá reportar las transacciones individuales que no fueron reportadas como múltiples y que cumplan con el monto establecido, es decir, aquellas iguales o superiores a dos millones de pesos ($2.000.000) si es moneda legal o su equivalente en otras monedas.
2.1. Descripción de las transacciones
El reporte de transacciones se compone de: Transacciones múltiples
Las organizaciones vigiladas deberán reportar todas las transacciones que se realicen en una o varias oficinas o a través de plataformas virtuales, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de un mismo cliente o usuario y que en su conjunto igualen o superen los veinte millones de pesos ($20.000.000) en moneda legal o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la Tasa de Cambio Representativa del Mercado (TCRM).
Para el caso del Reporte de Transacciones Múltiples, la organización vigilada debe reportar la totalidad de las operaciones de recepción o entrega de dinero en cabeza de un mismo cliente o usuario. Sin embargo, se aclara que aunque la organización vigilada debe sumar las operaciones de recepción o entrega de dinero para efectos de determinar y cumplir con
A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el Archivo.
3.1. Encabezado
Es el encabezado del archivo. Recoge la identificación de la organización reportante. Sólo existe un registro de este tipo por archivo. Es la cabecera del archivo.
Este registro se genera de acuerdo a la siguiente información:
Cuadro 1. Encabezado del Archivo del Reporte de Transacciones
3.2. Cuerpo del formato
Son los registros de todas las transacciones reportadas. Contiene información referente a las transacciones. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como transacciones reportadas.
Para cada uno de los registros debe reportar la información de los siguientes campos:
- Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo, Inicia en 1.
- Columna 2 - Fecha de la transacción: es la fecha en que se realizó la transacción bajo formato AAAA-MM-DD.
- Columna 3 - Valor de la transacción: Se registra, en pesos sin decimales, el valor de la transacción realizada. En el caso de que se haya efectuado en moneda extranjera, se debe convertir a pesos expresada con la TRM vigente para el día en que se realizó la transacción.
- Columna 4 - Tipo de moneda: Se registra la moneda en que se efectuó la transacción de acuerdo a la codificación de divisas ISO 4217. Por ejemplo, si la transacción se hizo en pesos colombianos, debe ingresar el código "COP". Los códigos ISO 4217 se pueden consultar en la página web de la UIAF.
- Columna 5 - Código de la oficina: Se registra el código asignado por la organización a la oficina o sucursal donde se efectuó la transacción. Si el medio usado para la transacción fue a través de plataformas virtuales debe colocar el código de la oficina en la cual el cliente aperturó el producto.
- Columna 6 - Tipo de producto: Se diligencia el código del producto mediante el cual se efectuó la transacción. Debe seleccionarse de las tablas de códigos (numeral 7) ubicado al final de este anexo. El producto reportado debe ser aquel que vincula la operación con el cliente o usuario.
- Columna 7 - Tipo de transacción: Debe seleccionarse de las tablas de códigos (numeral 7) ubicado al final de este anexo.
- Columna 8 - Medio de la transacción: Este campo busca identificar cuál fue el medio utilizado para realizar la transacción. Esto es, en la transacción solo se utilizó efectivo (monedas y/o billetes), la transacción tuvo en cuenta el pago de un cheque en ventanilla o fue a través de plataformas virtuales, etc. Debe seleccionarse de las tablas de códigos (numeral 7) ubicado al final de este anexo.
- Columna 9 - Número de la cuenta o producto: Se registra el número del producto con que se efectuó la transacción, sin incluir guiones, espacios en blanco, ni otro tipo de separadores. Es el número del producto en donde se deposita el dinero o desde donde se retira el dinero. Es el número de identificación único que asigna la organización reportante a cada producto ofrecido y debe coincidir con el número único de producto con que se reporta el producto en el Anexo Técnico 4.
- Columna 10 - Tipo de identificación del titular del producto: Se debe registrar el tipo de documento del titular del producto con que se efectuó la transacción. Cuando el producto tiene más de un titular, sólo debe reportarse la información de uno de los titulares del producto con que se efectuó la transacción. Debe seleccionarse de las tablas de códigos (numeral 7) ubicado al final de este anexo.
- Columna 11 - Número de identificación del titular del producto: Se debe indicar el número del documento de identificación de uno de los titulares del producto. En caso de ser una persona jurídica no debe incluir el dígito de verificación.
- Columna 12 - Dígito de verificación de la identificación del titular del producto: en este campo debe reportar el dígito de verificación de la identificación tipo NIT reportada en la columna 11. Debe ingresar el valor de cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT o cuando el tipo de identificación es diferente a NIT.
- Columna 13 - Nombres del titular del producto: se registran los nombres de uno de los titulares del producto con que se efectuó la transacción. Solo se diligencia en el caso de personas naturales, en caso de ser persona jurídica debe ingresar el valor de
- Columna 14 - Apellidos del titular del producto: se registran los apellidos de uno de los titulares del producto con que se efectuó la transacción. Solo se diligencia en el caso de personas naturales, en caso de ser persona jurídica debe ingresar el valor de "-1".
- Columna 15 - Razón Social del titular del producto: se registra la razón social si el titular del producto con que se efectuó la transacción es una persona jurídica. Solo se diligencia en el caso de personas jurídicas, en caso de ser persona natural debe ingresar el valor de "-1".
- Columna 16 - Código del municipio: Se debe indicar el código del departamento y municipio donde se efectuó la transacción, de acuerdo con la codificación del Departamento Nacional de Estadística DANE. Tener en cuenta que Bogotá por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.
- Columna 17 - Tipo de Identificación de la persona que realiza la transacción individual: Se debe registrar el tipo de documento o dato de identificación de la persona que realiza la transacción individual. Debe seleccionarse de las tablas de códigos (numeral 7) ubicado al final de este anexo.
- Columna 18 - Número de identificación de la persona que realiza la transacción individual: es el número de identificación de la persona que realiza la transacción individual. En el caso de los NIT, no debe incluir el dígito de verificación.
- Columna 19 - Dígito de verificación de la identificación de la persona que realiza la transacción individual: en este campo debe reportar el dígito de verificación de la identificación tipo NIT reportado en la columna 18. Debe ingresar el valor de cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT o cuando el tipo de identificación es diferente a NIT.
- Columna 20 - Nombres de la persona que realiza la transacción individual: se registran los nombres de la persona que realiza la transacción individual. Solo se diligencia en el caso de personas naturales, en caso de ser persona jurídica debe ingresar el valor de
- Columna 21 - Apellidos de la persona que realiza la transacción individual: se registran los apellidos de la persona que realiza la transacción individual. Solo se diligencia en el caso de personas naturales, en caso de ser persona jurídica debe ingresar el valor de "-1".
- Columna 22 - Razón Social de la persona que realiza la transacción individual: se registra la razón social, si quien realiza la transacción individual es una persona jurídica. Solo se diligencia en el caso de personas jurídicas, en caso de ser persona natural debe ingresar el valor de "-1".
Cuadro 2. Cuerpo del Archivo del Reporte de Transacciones
3.3. Cola
Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 del cuerpo del formato. Sólo existe un registro de este tipo por archivo. Es la cola del archivo.
Cuadro 3. Cola del Archivo del Reporte de Transacciones
4. CONSIDERACIONES A LA HORA DE REALIZAR LOS REPORTES
En general, para la escritura de variables con formato numérico se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.
- En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.
En general, para la escritura de variables con formato alfanumérico se debe tener en consideración lo siguiente:
- Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.
- En ningún caso se debe completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.
- Todas las letras incluidas en la información relacionada deben ser escritas en MAYÚSCULA.
- No deben contener caracteres como puntos, guiones.
Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) podrá descargar:
- La codificación ISO 4217 de divisas.
- Codificación DANE de los municipios.
- Utilidad en Excel que le permitirá generar el archivo plano si su organización no cuenta con los mecanismos para la creación del reporte que cumpla con las especificaciones técnicas del presente anexo, su uso no es obligatorio.
5. ESPECIFICACIONES PARA EL ENVÍO DE LOS REPORTES
5.1. Envío de los reportes
El medio de envío de los reportes realizados por las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria es el Sistema de Reporte en Línea (SIREL) de la UIAF.
La organización usuaria de la información enviada por los reportantes es la UIAF.
Los reportes deben entregarse con una periodicidad mensual y contener la información solicitada correspondiente al mes inmediatamente anterior (es decir, la fecha de corte de la información es el último día del mes inmediatamente anterior).
La fecha de entrega de los reportes corresponde a los primeros 10 días calendario después de la fecha de corte del período de reporte.
Antes de enviar la información, cada organización debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace el reporte.
Si durante el período de reporte no se presentó alguna transacción que haya dado lugar al Reporte de Transacciones motivo de este anexo técnico, la organización reportante debe realizar, a través de SIREL, el reporte negativo (reporte de ausencia) durante los primeros 10 días del mes siguiente al periodo de reporte.
Si las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria presentan alguna transacción que da origen a este anexo técnico y no envían el reporte respectivo a la UIAF, estarán sujetas a las sanciones a las que haya lugar.
5.2. Proceso de envío de los reportes
Para enviar los reportes a la UIAF, cada organización reportante debe contar con un usuario que le permitirá ingresar a SIREL y realizar el cargue de los reportes.
La organización debe registrarse a través de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el enlace SIREL - Solicitud de Código en Línea, seleccionando sector: Supersolidaria y el tipo de organización correspondiente según el listado de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Luego de obtener el código de organización, ésta debe solicitar el usuario para acceder al SIREL a través del enlace SIREL - Solicitud de Usuario.
Cada usuario está ligado al número de identificación de quien se registra. Por lo tanto, si la persona encargada de realizar el ingreso a SIREL cambia, la organización reportante debe solicitar un nuevo usuario asociado al documento de identificación de la nueva persona encargada. Así mismo, la organización debe solicitar la cancelación del anterior usuario a través del módulo de PQRS dispuesto en la página web de la UIAF.
Recuerde solicitar las siguientes actualizaciones a través del módulo PQRS - Tipo de solicitud SIREL:
- La actualización de datos de los usuarios en el SIREL: sólo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto.
- La actualización de datos del oficial de cumplimiento: sólo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto, nombres. En caso que no tenga un usuario en el SIREL debe solicitarlo a través de la opción mencionada con anterioridad.
- La cancelación de los usuarios retirados de la organización reportante.
- La cancelación de la organización reportante
- La asociación de organizaciones a un usuario registrado y activo en el SIREL.
5.3. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío
Los reportes enviados pueden presentar 3 situaciones:
- Recibido: la UIAF considera que el reporte fue recibido a tiempo cuando el cargue EXITOSO fue realizado dentro del período estipulado y de conformidad con todas las exigencias y especificaciones establecidas en el presente Anexo. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado con cargue FALLIDO y al corregir tuvo cargue EXITOSO a más tardar 10 días después de la fecha límite de reporte.
Por ejemplo, si debe reportar los primeros 10 días del mes siguiente a la fecha de corte y las correcciones se hacen hasta el día 20 del mes, el reporte queda clasificado como recibido a tiempo.
- Recibido extemporáneo: la UIAF considera que el reporte fue recibido extemporáneo cuando el primer cargue EXITOSO fue realizado fuera del período estipulado. También cuando el reporte fue enviado dentro del período estipulado con cargue FALLIDO y al corregir tuvo cargue EXITOSO después de los 10 días calendario que transcurren luego de la fecha límite de reporte.
Por ejemplo, si la organización reportante obtuvo cargue FALLIDO el día 8 del mes y el cargue EXITOSO fue el día 22 del mes, el reporte queda clasificado como recibido extemporáneo.
- No recibido: la UIAF considera que un reporte fue no recibido cuando en la base de datos de la UIAF, no se encuentra ningún registro de reporte correspondiente a uno o más períodos.
El no recibido, el recibido extemporáneo y la mala calidad de los datos, afectan las labores de inteligencia que realiza la UIAF.
5.4. Solicitud de anulación para corrección de reporte
Puede suceder que una vez cargado el archivo en forma exitosa, la organización reportante o la UIAF identifique inconsistencias en la información enviada. En este caso la organización reportante debe corregir la información y retransmitir el archivo completo, la anulación debe ser solicitada por el Oficial de cumplimiento o Responsable líder de envío de los reportes. Los pasos a seguir son los siguientes:
- Paso 1: La organización reportante debe diligenciar el formato de solicitud de anulación para la corrección de reportes que encontrará en la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, sección SIREL-Formatos y tablas generales.
- Paso 2: La organización reportante debe ingresar al módulo PQRS de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, en tipo de solicitud debe seleccionar "Sirel", luego "Anulación para corrección de Reportes" y adjuntar el formato. El módulo de PQRS le entregará un código para hacer el seguimiento a su solicitud.
- Paso 3: Una vez que la UIAF recibe la solicitud y hace la verificación, pone en estado fallido el reporte y le comunica a la organización reportante (respuesta a la PQRS) que puede realizar nuevamente el cargue.
- Paso 4: La organización reportante debe realizar el cargue de información corregida tan pronto reciba respuesta a la PQRS. Esta información quedará cargada como ENVÍO CORREGIDO.
Antes de enviar la información, cada organización reportante debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas. Por ejemplo, sólo el hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información. Asimismo, los reportantes deben verificar que sea incluida la información de los campos obligatorios.
5.5. Certificado de cargue de los reportes
Una vez que la organización reportante envíe cada uno de los reportes que le correspondan, recibirá mediante SIREL el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, organización, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: EXITOSO O FALLIDO. Este certificado puede ser impreso o almacenado en formato.pdf.
En el evento en el que el cargue sea FALLIDO, el sistema informará a la organización los errores y ésta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea EXITOSO. La organización reportante tendrá un plazo único de 10 días calendario para realizar el cargue exitoso de la información después de finalizado el plazo inicial.
6. SOPORTE
Con el objetivo de solucionar sus inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las organizaciones reportantes y/o sujetos obligados:
- Línea Telefónica: en Bogotá el PBX: 288 5222 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 018000-11 11 83.
- Chat Técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 11:30 a.m. y de 2:30 p.m. a 4:00 p.m.
- Módulo PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes): en www.uiaf.gov.co / Contáctenos / Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes - (PQRS).
7. TABLAS DE CÓDIGOS
7.1. Códigos Tipo de producto
Otras captaciones: son todas aquellas captaciones diferentes a las nombradas en los códigos 01, 02, 05, 67, 68 y 69. Este campo se también se utilizaría para reportar productos de captación nuevos que la Superintendencia de la Economía Solidaria autorice y que no sean los nombrados en los códigos 01, 02, 05, 67, 68 y 69.
Otras colocaciones: son todas aquellas colocaciones diferentes a las nombradas en los códigos 08, 09, 10, 11, 12, 13 y 15. Este campo también se utilizaría para reportar productos de colocación nuevos que la Superintendencia de la Economía Solidaria autorice y que no sean los nombrados en los códigos 08, 09, 10, 11, 12, 13 y 15.
7.2. Tipo de transacción
7.3. Medio de la transacción
7.4. Tipo de identificación
DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE CLIENTES EXONERADOS DEL REPORTE DE TRANSACCIONES PARA LOS CLIENTES DE LAS ORGANIZACIONES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
DOCUMENTO TECNICO E INSTRUCTIVO DEL ANEXO 3
REPORTE DE CLIENTES EXONERADOS DEL REPORTE DE TRANSACCIONES DE CLIENTES DE LAS ORGANIZACIONES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
Última actualización: diciembre de 2020
CONTENIDO
| 1. | OBJETIVO | 2 |
| 2. | DESCRIPCIÓN | 2 |
| 3. | ESPECIFICACIONES DEL ARCHIVO | 2 |
| 3.1. | Encabezado | 4 |
| 3.2. | Cuerpo del formato | 4 |
| 3.3. | Cola | 6 |
| 4. | CONSIDERACIONES A LA HORA DE REALIZAR EL REPORTE | 7 |
| 5. | ESPECIFICACIONES PARA EL ENVÍO DE LOS REPORTES | 8 |
| 5.1. | Envío de los reportes | 8 |
| 5.2. | Proceso de envío de los reportes | 9 |
| 5.3. | Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío | 9 |
| 5.4. | Solicitud de anulación para corrección de reporte | 10 |
| 5.5. | Certificado de cargue de los reportes | 11 |
| 6. | SOPORTE | 11 |
| 7. | TABLAS DE CÓDIGOS | 12 |
| 7.1. | Tipo de identificación | 12 |
FIGURAS
| Figura 1. | Caracteres de la Codificación ANSI CP1252 para el Formato Alfanumérico | 3 |
CUADROS*
| Cuadro 1. | Encabezado del Archivo del Reporte de Clientes Exonerados del Reporte de Transacciones | 4 |
| Cuadro 2. | Cuerpo del Archivo del Reporte de Clientes Exonerados del Reporte de Transacciones | 5 |
| Cuadro 3. | Cola del Archivo del Reporte de Clientes Exonerados del Reporte de Transacciones. | 7 |
1. OBJETIVO
Este documento presenta los lineamientos técnicos e instrucciones a seguir por las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria para realizar y enviar la información de los Clientes Exonerados del Reporte de Transacciones de Clientes a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).
2. DESCRIPCIÓN
Las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria deben reportar trimestralmente a la UIAF la información (p.ej. nombres, identificación) de todos sus clientes exonerados del Reporte de Transacciones.
Para cada período de reporte las organizaciones vigiladas deberán enviar la información de los clientes exonerados vigentes, de acuerdo con las especificaciones técnicas definidas en el presente anexo.
Las organizaciones vigiladas reportantes deben conservar una copia del estudio que soporte la existencia de las condiciones de exoneración, en caso que éste sea requerido por la UIAF para adelantar las labores definidas en la ley.
3. ESPECIFICACIONES DEL ARCHIVO
El Archivo que la organización vigilada reportante debe enviar a la UIAF contiene información sobre los clientes exonerados del reporte de transacciones. Dentro del archivo en mención se debe incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registro tipo 2) y cola (registro tipo 3).
El formato del archivo es: archivo plano.
Formato para el nombre del archivo: CESOSSTTTCCCCCMMAA, donde CESO es la sigla usada para identificar que el reporte corresponde a Clientes Exonerados, SS identifica el sector, la TTT el tipo de organización y CCCCC el código de la organización, asignados por la Superintendencia de la Economía Solidaria, MM para mes y AA para año del reporte.
El archivo debe tener extensión.txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI CP1252.
La información registrada puede tener los siguientes formatos:
- Numérico: aquel que contiene UNICAMENTE caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.
- Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la Figura 1.
Figura 1. Caracteres de la Codificación ANSI CP1252 para el Formato Alfanumérico
- Fecha: este formato contiene UNICAMENTE caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones.
La longitud de registro es de 299 posiciones.
Todos los campos son obligatorios.
A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el Archivo.
3.1. Encabezado
Es el encabezado del archivo. Recoge la identificación de la organización reportante. Solo existe un registro de este tipo por archivo.
Este registro se genera de acuerdo a la siguiente información:
Cuadro 1. Encabezado del Archivo del Reporte de Clientes Exonerados del Reporte de Transacciones
3.2. Cuerpo del formato
Este tipo de registros contienen la información referente a los clientes exonerados del Reporte de Transacciones. El archivo debe contener tantos registros de este tipo, como clientes exonerados a reportar.
Cada registro corresponde a un cliente exonerado por la organización reportante.
Para cada uno de los registros debe reportar la información de los siguientes campos:
- Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo, inicia en 1.
- Fecha de exoneración: es la fecha en la cual la organización reportante exonera al cliente para ser reportado en el reporte de transacciones.
- Tipo de identificación: corresponde al código de identificación del cliente exonerado del Reporte de Transacciones que fue reportado en el Archivo. Debe seleccionarse de las tablas de códigos (numeral 7) ubicado al final de este anexo.
- Número de identificación: es el número de identificación del cliente exonerado del reporte de transacciones. En el caso de los NIT, no debe incluir el dígito de verificación.
- Dígito de verificación: en este campo debe reportar el dígito de verificación de las identificaciones tipo NIT. Debe ingresar el valor de cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT o cuando el tipo de identificación es diferente a NIT.
- Nombres: es el nombre con que se encuentra registrado el cliente exonerado del Reporte de Transacciones. Solo se diligencia en el caso de personas naturales.
- Apellidos: apellidos con que se encuentra registrado el cliente exonerado del Reporte de Transacciones. Solo se diligencia en el caso de personas naturales.
- Razón Social: es la razón social con que se encuentra registrado el cliente exonerado del Reporte de Transacciones. Solo se diligencia en el caso de personas jurídicas.
La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:
Cuadro 2. Cuerpo del Archivo del Reporte de Clientes Exonerados del Reporte de Transacciones
3.3. Cola
Es el último registro del archivo. Tiene como objetivo realizar una verificación de la información entregada. Así, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 que contiene el archivo.
Este registro se elabora a partir de la siguiente información:
Cuadro 3. Cola del Archivo del Reporte de Clientes Exonerados del Reporte de Transacciones
4. CONSIDERACIONES A LA HORA DE REALIZAR EL REPORTE En general, para la escritura de variables con formato numérico se debe tener en cuenta lo siguiente:.
- Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.
- En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.
En general, para la escritura de variables con formato alfanumérico se debe tener en consideración lo siguiente:
- Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.
- En ningún caso se debe completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.
- Todas las letras incluidas en la información relacionada deben ser escritas en MAYÚSCULA.
Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) puede descargar:
- Utilidad en Excel que le permitirá generar el archivo plano, si su organización no cuenta con los mecanismos para la creación del reporte que cumpla con las especificaciones técnicas del presente anexo, su uso no es obligatorio.
Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF que el reporte sea oportuno, veraz y de calidad.
5. ESPECIFICACIONES PARA EL ENVÍO DE LOS REPORTES
5.1. Envío de los reportes
El medio de envío de los reportes realizados por las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria es el Sistema de Reporte en Línea (SIREL) de la UIAF.
La organización usuaria de la información enviada por los reportantes es la UIAF.
Los reportes deben entregarse con una periodicidad trimestral y contener la información solicitada correspondiente al trimestre inmediatamente anterior (es decir, la fecha de corte de la información es el último día de cada trimestre).
La fecha de entrega de los reportes corresponde a los primeros 10 días calendario del mes siguiente a la fecha de corte del período de reporte. Así, el reporte del primer trimestre del año (Enero-Marzo) se debe entregar los primeros 10 días calendario de mes de Abril. El reporte del segundo trimestre del año (Abril-Junio) se debe entregar los primeros 10 días calendario de Julio. El reporte del tercer trimestre del año (Julio-Septiembre) se debe entregar los primeros 10 días calendario de Octubre y el reporte del cuarto trimestre del año (Octubre-Diciembre) se debe entregar los primeros 10 días calendario de mes de Enero del siguiente año.
Antes de enviar la información, cada organización debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace el reporte.
Si durante el período de reporte no se contó con algún cliente que haya dado lugar al Reporte de Clientes Exonerados del Reporte de Transacciones motivo de este anexo técnico, la organización reportante debe realizar, a través de SIREL, el reporte negativo (reporte de ausencia) durante los primeros 10 días del mes siguiente al periodo de reporte.
Si las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria cuentan con un cliente exonerado del reporte de Transacciones que da origen a este anexo técnico y no envían el reporte respectivo a la UIAF, estarán sujetas a las sanciones a las que haya lugar.
5.2. Proceso de envío de los reportes
Para enviar los reportes a la UIAF, cada organización reportante debe estar registrada ante la UIAF y contar con un usuario que le permitirá ingresar a SIREL.
La organización debe registrarse a través de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el enlace SIREL – Solicitud de Código en Línea, seleccionando sector: Supersolidaria y el tipo de organización correspondiente según el listado de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Luego de obtener el código de organización, ésta debe solicitar el usuario para acceder al SIREL a través del enlace SIREL – Solicitud de Usuario.
Cada usuario está ligado al número de identificación de quien se registra. Por lo tanto, si la persona encargada de realizar el ingreso a SIREL cambia, la organización reportante debe solicitar un nuevo usuario asociado al documento de identificación de la nueva persona encargada. Así mismo, la organización debe solicitar la cancelación del anterior usuario a través del módulo de PQRS dispuesto en la página web de la UIAF.
Recuerde solicitar las siguientes actualizaciones a través del módulo PQRS – Tipo de solicitud SIREL:
La actualización de datos de los usuarios en el SIREL: sólo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto.
- La actualización de datos del oficial de cumplimiento: sólo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto, nombres. En caso que no tenga un usuario en el SIREL debe solicitarlo a través de la opción mencionada con anterioridad.
- La cancelación de los usuarios retirados de la organización reportante... La cancelación de la organización reportante.
- La asociación de organizaciones a un usuario registrado y activo en el SIREL.
5.3. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío
Los reportes enviados pueden presentar 3 situaciones:
-. Recibido: la UIAF considera que el reporte fue recibido a tiempo cuando el cargue EXITOSO fue realizado dentro del período estipulado y de conformidad con todas las exigencias y especificaciones establecidas en el presente Anexo. También cuando el reporte fue enviado dentro del período estipulado con cargue FALLIDO y al corregir tuvo cargue EXITOSO a más tardar 10 días calendario después de la fecha límite de reporte.
Por ejemplo, si debe reportar los primeros 10 días del mes siguiente a la fecha de corte y las correcciones se hacen hasta el día 20 del mes, el reporte queda clasificado como recibido a tiempo.
- Recibido extemporáneo: la UIAF considera que el reporte fue recibido extemporáneo cuando el primer cargue EXITOSO fue realizado fuera del período estipulado. También cuando el reporte fue enviado dentro del período estipulado con cargue FALLIDO y al corregir tuvo cargue EXITOSO después de los 10 días calendario que transcurren luego de la fecha límite de reporte.
Por ejemplo, si la organización reportante obtuvo cargue FALLIDO el día 8 del mes y el cargue EXITOSO fue el día 22 del mes, el reporte queda clasificado como recibido extemporáneo.
- No recibido: la UIAF considera que un reporte fue no recibido cuando en la base de datos de la UIAF, no se encuentra ningún registro de reporte correspondiente a uno o más períodos.
El no recibido, el recibido extemporáneo y la mala calidad de los datos, afectan las labores de inteligencia que realiza la UIAF.
5.4. Solicitud de anulación para corrección de reporte
Puede suceder que una vez cargado el archivo en forma exitosa, la organización reportante o la UIAF identifique inconsistencias en la información enviada. En este caso la organización reportante debe corregir la información y retransmitir el archivo completo, la anulación debe ser solicitada por el Oficial de cumplimiento o Responsable líder de envío de los reportes. Los pasos a seguir son los siguientes:
- Paso 1: La organización reportante debe diligenciar el formato de solicitud de anulación para la corrección de reportes que encontrará en la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, sección SIREL-Formatos y tablas generales.
- Paso 2: La organización reportante debe ingresar al módulo PQRS de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, en tipo de solicitud debe seleccionar "SIREL", luego "Anulación para corrección de Reportes" y adjuntar el formato. El módulo de PQRS le entregará un código para hacer el seguimiento a su solicitud.
- Paso 3: Una vez que la UIAF recibe la solicitud y hace la verificación, pone en estado fallido el reporte y le comunica a la organización reportante (respuesta a la PQRS) que puede realizar nuevamente el cargue.
- Paso 4: La organización reportante debe realizar el cargue de información corregida tan pronto reciba respuesta a la PQRS. Esta información quedará cargada como ENVÍO CORREGIDO.
Antes de enviar la información, cada organización reportante debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas. Por ejemplo, sólo el hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información. Asimismo, los reportantes deben verificar que sea incluida la información de los campos obligatorios.
5.5. Certificado de cargue de los reportes
Una vez que la organización reportante envíe cada uno de los reportes que le correspondan, recibirá mediante SIREL el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, organización, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: EXITOSO O FALLIDO. Este certificado puede ser impreso o almacenado en formato.pdf.
En el evento en el que el cargue sea FALLIDO, el sistema informará a la organización los errores y ésta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea EXITOSO. La organización reportante tendrá un plazo único de 10 días calendario para realizar el cargue exitoso de la información después de finalizado el plazo inicial.
6. SOPORTE
Con el objetivo de solucionar inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las organizaciones reportantes y/o sujetos obligados:
- Línea Telefónica: en Bogotá el PBX: 288 5222 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 018000-11 11 83.
- Chat Técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 11:30 a.m. y de 2:00 p.m. a 4:00 p.m.
- Módulo PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes): en www.uiaf.gov.co / Contáctenos / Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes - (PQRS).
7. TABLAS DE CÓDIGOS
7.1. Tipo de identificación
DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE PRODUCTOS OFRECIDOS POR LAS ORGANIZACIONES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
DOCUMENTO TECNICO E INSTRUCTIVO DEL ANEXO 4
REPORTE DE PRODUCTOS OFRECIDOS POR LAS ORGANIZACIONES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
Última actualización: diciembre de 2020
CONTENIDO
| 1. | OBJETIVO | 2 |
| 2. | DESCRIPCIÓN | 2 |
| 3. | REPORTE DE PRODUCTOS | 2 |
| 3.1. | Generalidades | 2 |
| 3.2 | Especificaciones del Archivo 1 | 4 |
| 3.2.1 | Encabezado | 5 |
| 3.2.2 | Cuerpo del formato | 6 |
| 3.2.3 | Cola | 9 |
| 3.3 | Especificaciones del Archivo 2 | 10 |
| 3.3.1 | Encabezado | 11 |
| 3.3.2 | Cuerpo del formato | 12 |
| 3.3.3 | Cola | 14 |
| 4. | CONSIDERACIONES A LA HORA DE REALIZAR LOS REPORTES | 15 |
| 5. | ESPECIFICACIONES PARA EL ENVÍO DE LOS REPORTES | 16 |
| 5.1 | Envío de los reportes | 16 |
| 5.2 | Proceso de envío de los reportes | 17 |
| 5.3 | Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío | 17 |
| 5.4 | Solicitud de anulación para corrección de reporte | 18 |
| 5.5 | Certificado de cargue de los reportes | 19 |
| 6 | SOPORTE | 19 |
| 7 | TABLAS DE CÓDIGOS | 20 |
| 7.7 | Códigos Tipo de producto | 20 |
| 7.2 | Códigos de Estado del producto | 20 |
| 7.3 | Roles del reporte de productos | 22 |
| 7.4 | Tipo de identificación | 22 |
FIGURAS
| Figura 1. | Reporte de Productos PRSO | 3 |
| Figura 2. | Caracteres de la Codificación ANSI CP1252 para el Formato Alfanumérico | 5 |
1. OBJETIVO
Este documento presenta algunas consideraciones e instrucciones a seguir por las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria para realizar y enviar el Reporte de Productos a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).
2. DESCRIPCIÓN
Las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria deben reportar mensualmente a la UIAF todos los productos ofrecidos vigentes, saldados, cancelados, en liquidación y liquidados durante todo el período reportado; los cuales representen operaciones activas y/o pasivas.
3. REPORTE DE PRODUCTOS
3.1. Generalidades
En este reporte deben registrarse todos los productos ofrecidos vigentes (activos e inactivos) que se encuentran al día en sus pagos y aquellos que presentan retraso en sus pagos, correspondientes al mes inmediatamente anterior, aunque no presenten alguna modificación con respecto a lo reportado en el mes anterior.
Por su parte, los productos saldados y/o cancelados sólo deben reportarse en el mes en que tuvieron ese estado y posteriormente no deben reportarse a la UIAF.
Este reporte está conformado por 2 archivos, tal como se muestra a continuación:
Figura 1. Reporte de Productos PRSO
Cada mes deben reportarse a la UIAF el Archivo 1 y el Archivo 2. Es decir, siempre tienen que enviarse los dos archivos, así uno de los dos o los dos archivos no presenten alguna modificación con respecto al reportado en el mes inmediatamente anterior. Por ejemplo, si el Archivo 1 tuvo modificaciones y el Archivo 2 no presentó cambios frente a los archivos enviados el mes inmediatamente anterior, el reportante debe enviar los 2 archivos que componen el reporte. Si el Archivo 1 no tuvo modificaciones y el Archivo 2 sí presentó cambios frente a los archivos enviados el mes inmediatamente anterior, el reportante debe enviar los 2 archivos que conforman el reporte. Finalmente, si tanto el Archivo 1 como el Archivo 2 no presentaron cambios frente a los archivos enviados el mes inmediatamente anterior, el reportante debe enviar los 2 archivos que componen el reporte.
Los dos archivos deben comprimirse en un ÚNICO archivo.zip con el nombre PRSOSSTTTCCCMMAA, donde PRSO es la sigla usada para identificar que el reporte corresponde a Productos, SS identifica el sector, la TTT el tipo de organización y CCCCC el código de la organización asignado por la Superintendencia de la Economía Solidaria, MM para mes y AA para año del reporte, a la hora de realizar el cargue de cada archivo, el Sistema de Reporte en Línea (SIREL) validará que los dos archivos estén cargados exitosamente. En caso que no sea así, se considerará que el reporte no fue exitoso.
3.2. Especificaciones del Archivo 1
El Archivo 1 que la organización reportante debe enviar a la UIAF contiene información sobre cada uno de sus productos ofrecidos. Dentro del archivo en mención se deben incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registros tipo 2) y cola (registro tipo 3).
El formato del archivo es: archivo plano.
El formato para el nombre del archivo: PRSOSSTTTCCCCCMMAA_1, donde PRSO es la sigla usada para identificar que el reporte corresponde a Productos, SS identifica el sector, la TTT el tipo de organización y CCCCC el código de la organización asignado por la Superintendencia de la Economía Solidaria, MM para mes y AA para año del reporte.
El archivo debe tener extensión.txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI CP1252.
La información registrada puede tener los siguientes formatos:
- Numérico: aquel que contiene ÚNICAMENTE caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guión para indicar un valor negativo.
Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romanas), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romanas), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la Figura 2.
Figura 2. Caracteres de la Codificación ANSI CP1252 para el Formato Alfanumérico
- Fecha: este formato contiene ÚNICAMENTE caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guión como separador de estas posiciones.
La longitud de registro es de 108 posiciones. Todos los campos son obligatorios.
A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el Archivo 1.
3.2.1. Encabezado
Es el encabezado del archivo. Recoge la identificación de la organización reportante. Sólo existe un registro de este tipo por archivo.
Este registro se genera de acuerdo a la siguiente información:
Cuadro 1. Encabezado del Archivo 1 del Reporte de Productos
3.2.2. Cuerpo del formato
Este tipo de registros contienen la información referente a los productos ofrecidos. El archivo debe contener tantos registros de este tipo, como productos ofrecidos a reportar.
Cada registro corresponde a un producto ofrecido por la organización reportante. Para cada uno de los registros debe reportar la información de los siguientes campos:
- Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo, inicia en 1.
- Columna 2 - Número del producto: es el número de identificación único que asigna la organización reportante a cada producto ofrecido. Este campo es la llave 1 entre los Archivo 1 y Archivo 2 y debe coincidir con el campo Número único del producto reportado en el Archivo 2.
- Columna 3 - Tipo de producto: es el código del producto ofrecido por la organización reportante. Debe seleccionarse de las tablas de códigos (numeral 7) ubicado al final de este anexo. Este campo es la llave 2 entre los Archivo 1 y Archivo 2 y debe coincidir con el campo Tipo de producto reportado en el Archivo 2.
Columna 4 - Fecha de apertura: es la fecha en que el titular constituyó o aperturó el producto ofrecido por la organización reportante.
- Columna 5 - Municipio de apertura: es el código que representa el municipio en donde el producto se constituyó o aperturó. Este código debe asignarse de acuerdo con la codificación del DANE de departamentos y municipios. Es de destacar que Bogotá, por ser Distrito Capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.
- Columna 6 - Estado del producto: Es un código que describe cómo se encuentra el producto ofrecido por la organización reportante. Debe seleccionarse de las tablas de códigos (numeral 7) ubicado al final de este anexo.
- Columna 7 - Entradas: corresponde a la suma de todos los movimientos crédito del producto durante todo el mes de reporte. Es decir, es la suma de todos los flujos financieros contables desde el titular (es) y/o un tercero hacia el producto reportado en el mes de reporte. Debe incluir los costos financieros, costos administrativos y costos tributarios en que se incurre en este tipo de movimientos.
En el caso de los productos de captación, son todos los depósitos, consignaciones recibidas, ingresos por intereses, el valor de apertura de un CDAT, los rendimientos en el momento en que sean pagados, etc.
En el caso de los productos de colocación, son todos los pagos o abonos de la obligación adquirida, etc.
Para los aportes sociales, las entradas corresponden al dinero depositado por los socios de las cooperativas de ahorro y crédito, cooperarivas multiactivas e integrales.
Este valor debe reportarse en pesos corrientes colombianos. Si no hubo entradas, el valor a ingresar es “0”, no vacío.
- Columna 8 - Salidas: es la suma de todos los movimientos débito del producto reportado durante todo el mes de reporte. Es decir, es la suma de todos los flujos financieros contables desde el producto reportado que tienen como destinatario al titular (es) del producto y/o a un tercero. Debe incluir los costos financieros, costos administrativos y costos tributarios asociados a este tipo de movimientos.
En el caso de los productos de captación, son todos los retiros realizados por el titular y/o un tercero autorizado.
En el caso de productos de colocación, es el valor del crédito que es otorgado, el valor del crédito que es refinanciado y/o reestructurado.
Para los aportes sociales, son los dineros retirados por los titulares y/o un tercero autorizado.
Este valor debe reportarse en pesos corrientes colombianos. Si no hubo salidas, el valor a ingresar es “0”, no vacío.
- Columna 9 - Saldo: es igual al saldo del producto al cierre del mes anterior (cierre contable). Es decir, es el valor contable del producto activo o pasivo ofrecido por la organización reportante al final del período contable de reporte.
Para los productos de captación, el saldo del producto es igual al saldo del producto al cierre del mes anterior más las entradas durante todo el mes de reporte menos las salidas durante todo el mes de reporte.
Para los productos de colocación, el saldo es igual al saldo del producto al cierre del mes anterior, más las salidas durante todo el mes de reporte menos las entradas durante todo el mes de reporte.
Este valor debe reportarse en pesos corrientes colombianos. Si el saldo es cero, el valor a ingresar es “0”, no vacío. Si el producto fue saldado, el saldo del producto debe ser "0", no vacío.
La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:
Cuadro 2. Cuerpo del Archivo 1 del Reporte de Productos
3.2.3. Cola
Es el último registro del archivo. Tiene como objetivo realizar una verificación de la información entregada. Así, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 que contiene el archivo.
Este registro se elabora de acuerdo a la siguiente información:
Cuadro 3. Cola del Archivo 1 del Reporte de Productos
3.3. Especificaciones del Archivo 2
El Archivo 2 que debe enviarse contiene información sobre cada uno de los titulares, firmantes y apoderados de los productos ofrecidos que son reportados en el Archivo 1. Dentro del Archivo 2 también se deben incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registros tipo 2) y cola (registro tipo 3).
El formato del archivo es: archivo plano.
El formato para el nombre del archivo: PRSOSSTTTCCCCCMMAA_2, donde PRSO es la sigla usada para identificar que el reporte corresponde a Productos, SS identifica el sector, la TTT el tipo de organización y CCCCC el código de la organización, asignado por la Superintendencia de la Economía Solidaria, MM para mes y AA para año del reporte.
El archivo debe tener extensión.txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI CP1252.
La información registrada puede tener los siguientes formatos:
Numérico: aquel que contiene UNICAMENTE caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.
- Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la Figura 2.
- Fecha: este formato contiene UNICAMENTE caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones.
La longitud de registro es de 312 posiciones. Todos los campos son obligatorios.
A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el Archivo 2.
3.3.1. Encabezado
Recoge la identificación de la organización reportante. Sólo existe un registro de este tipo por archivo.
Este registro se genera de acuerdo a la siguiente información:
Cuadro 4. Encabezado del Archivo 2 del Reporte de Productos
3.3.2. Cuerpo del formato
Este tipo de registros contienen la información referente a los titulares, firmantes y autorizados de los productos ofrecidos que son reportados en el Archivo 1; los cuales generan movimientos (entradas, salidas y afectaciones al saldo) sobre los productos ofrecidos. El archivo contiene tantos registros de este tipo, como titulares, apoderados y firmantes tengan los productos reportados en el Archivo 1.
Cada registro corresponde a un titular, firmante o apoderado de un producto ofrecido que es reportado en el Archivo 1.
Para cada uno de los registros debe registrarse la información de los siguientes campos:
- Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo, inicia en 1.
- Columna 2 - Número del producto: es el número de identificación único que asigna la organización reportante a cada producto ofrecido. Este campo es la llave 1 entre los Archivo 1 y Archivo 2 y debe coincidir con el campo Número único del producto reportado en el Archivo 1.
- Columna 3 - Tipo de producto: es el código del producto ofrecido por la organización reportante. Debe seleccionarse de las tablas de códigos (numeral 7) ubicado al final de este anexo.
Este campo es la llave 2 entre los Archivo 1 y Archivo 2 y debe coincidir con el campo Tipo de producto reportado en el Archivo 1.
- Columna 4 - Rol: es el código que clasifica a los individuos (persona natural, persona jurídica, fondo, etc.) que pueden realizar movimientos sobre el producto ofrecido que es reportado en el Archivo 1. Debe seleccionarse de las tablas de códigos (numeral 7) ubicado al final de este anexo.
Deben reportarse todos los titulares, apoderados y firmantes que sean autorizados para generar movimientos en cada uno de los productos ofrecidos. Puede reportarlos en cualquier orden.
Para las tarjetas de crédito amparadas se debe reportar a la persona que haga de titular.
- Columna 5 - Tipo de identificación: corresponde al código de identificación del titular, firmante o apoderado del producto ofrecido que fue reportado en el Archivo
1. Debe seleccionarse de las tablas de códigos (numeral 7) ubicado al final de este anexo.
- Columna 6 - Número de identificación: es el número de identificación del titular, apoderado o firmante del producto reportado. En el caso de los NIT, no debe incluir el dígito de verificación.
- Columna 7 - Dígito de verificación: en este campo debe reportar el dígito de verificación de las identificaciones tipo NIT. Debe ingresar el valor de "-1" cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT o cuando el tipo de identificación es diferente a NIT.
- Columna 8 - Nombres: son los nombres con que se encuentra registrado el titular, apoderado o firmante que está siendo reportado. Sólo se diligencia en el caso de personas naturales.
- Columna 9 - Apellidos: son los apellidos con que se encuentra registrado el titular, apoderado o firmante que está siendo reportado. Sólo se diligencia en el caso de personas naturales.
- Columna 10 – Razón social: es la razón social con que se encuentra registrado el titular, apoderado o firmante que está siendo reportado. Sólo se diligencia en el caso de personas jurídicas.
La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:
Cuadro 5. Cuerpo del Archivo 2 del Reporte de Productos
3.3.3. Cola
Es el último registro del archivo. Tiene como objetivo realizar una verificación de la información entregada. Así, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 que contiene el archivo.
Este registro se elabora a partir de la siguiente información:
Cuadro 6. Cola del Archivo 2 del Reporte de Productos
4. CONSIDERACIONES A LA HORA DE REALIZAR LOS REPORTES
Para cada producto ofrecido deben reportarse todos los titulares (incluye todos los cotitulares), apoderados, firmantes y ordenantes. Es decir, todos los individuos que tienen autorización para realizar movimientos sobre el producto ofrecido.
El reporte de los campos entradas, salidas y saldo debe realizarse desde la perspectiva del “extracto” del producto que la organización reportante envía al cliente.
En general, para la escritura de variables con formato numérico se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.
- En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.
En general, para la escritura de variables con formato alfanumérico se debe tener en consideración lo siguiente:
- Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.
- En ningún caso se debe completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.
Todas las letras incluidas en la información relacionada deben ser escritas en MAYÚSCULA.
Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) puede descargar:
- La codificación DANE de los municipios.
- La codificación ISO 4217 de divisas.
- Utilidad en Excel que le permitirá generar el archivo plano, si su organización no cuenta con los mecanismos para la creación del reporte que cumpla con las especificaciones técnicas del presente anexo. Su uso no es obligatorio.
Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF que el reporte sea oportuno, veraz y de calidad.
5. ESPECIFICACIONES PARA EL ENVÍO DE LOS REPORTES
5.1. Envío de los reportes
El medio de envío de los reportes realizados por las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria es el Sistema de Reporte en Línea (SIREL) de la UIAF.
La organización usuaria de la información enviada por los reportantes es la UIAF.
Los reportes deben entregarse con una periodicidad mensual y contener la información solicitada correspondiente al mes inmediatamente anterior (es decir, la fecha de corte de la información es el último día de cada mes).
La fecha de entrega de los reportes corresponde a los primeros 10 días calendario del mes siguiente a la fecha de corte del período de reporte. Así, el reporte del primer mes del año (Enero) se debe entregar los primeros 10 días calendario de mes de febrero y así sucesivamente durante todos los meses del año.
Antes de enviar la información, cada organización debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace el reporte.
Si durante el período de reporte no fue ofrecido algún producto que haya dado lugar al Reporte de Productos motivo de este anexo técnico, la organización reportante debe realizar, a través de SIREL, el reporte negativo (reporte de ausencia) durante los primeros 10 días del mes siguiente al periodo de reporte.
Si las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria ofrecen algún producto que da origen a este anexo técnico y no envían el reporte respectivo a la UIAF, estarán sujetas a las sanciones a las que haya lugar.
5.2. Proceso de envío de los reportes
Para enviar los reportes a la UIAF, cada organización reportante debe estar registrada ante la UIAF y contar con un usuario que le permitirá ingresar a SIREL.
La organización debe registrarse a través de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el enlace SIREL – Solicitud de Código en Línea, seleccionando sector: Supersolidaria y el tipo de organización correspondiente según el listado de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Luego de obtener el código de organización, ésta debe solicitar el usuario para acceder al SIREL a través del enlace SIREL – Solicitud de Usuario.
Cada usuario está ligado al número de identificación de quien se registra. Por lo tanto, si la persona encargada de realizar el ingreso a SIREL cambia, la organización reportante debe solicitar un nuevo usuario asociado al documento de identificación de la nueva persona encargada. Así mismo, la organización debe solicitar la cancelación del anterior usuario a través del módulo de PQRS dispuesto en la página web de la UIAF.
Recuerde solicitar las siguientes actualizaciones a través del módulo PQRS – Tipo de solicitud SIREL:
- La actualización de datos de los usuarios en el SIREL: sólo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto.
- La actualización de datos del oficial de cumplimiento: sólo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto, nombres. En caso que no tenga un usuario en el SIREL debe solicitarlo a través de la opción mencionada con anterioridad.
- La cancelación de los usuarios retirados de la organización reportante.
- La cancelación de la organización reportante
- La asociación de organizaciones a un usuario registrado y activo en el SIREL.
5.3. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío
Los reportes enviados pueden presentar 3 situaciones:
Recibido: la UIAF considera que el reporte fue recibido a tiempo cuando el cargue EXITOSO fue realizado dentro del período estipulado y de conformidad con todas las exigencias y especificaciones establecidas en el presente Anexo. También cuando el reporte fue enviado dentro del período estipulado con cargue FALLIDO y al corregir tuvo cargue EXITOSO a más tardar 10 días calendario después de la fecha límite de reporte.
Por ejemplo, si debe reportar los primeros 10 días del mes siguiente a la fecha de corte y las correcciones se hacen hasta el día 20 del mes, el reporte queda clasificado como recibido a tiempo.
- Recibido extemporáneo: la UIAF considera que el reporte fue recibido extemporáneo cuando el primer cargue EXITOSO fue realizado fuera del período estipulado. También cuando el reporte fue enviado dentro del período estipulado con cargue FALLIDO y al corregir tuvo cargue EXITOSO después de los 10 días calendario que transcurren luego de la fecha límite de reporte.
Por ejemplo, si la organización reportante obtuvo cargue FALLIDO el día 8 del mes y el cargue EXITOSO fue el día 22 del mes, el reporte queda clasificado como recibido extemporáneo.
- No recibido: la UIAF considera que un reporte fue no recibido cuando en la base de datos de la UIAF, no se encuentra ningún registro de reporte correspondiente a uno o más períodos.
El no recibido, el recibido extemporáneo y la mala calidad de los datos, afectan las labores de inteligencia que realiza la UIAF.
5.4. Solicitud de anulación para corrección de reporte
Puede suceder que una vez cargado el archivo en forma exitosa, la organización reportante o la UIAF identifique inconsistencias en la información enviada. En este caso la organización reportante debe corregir la información y retransmitir el archivo completo, la anulación debe ser solicitada por el Oficial de cumplimiento o Responsable líder de envío de los reportes. Los pasos a seguir son los siguientes:
- Paso 1: La organización reportante debe diligenciar el formato de solicitud de anulación para la corrección de reportes que encontrará en la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, sección SIREL-Formatos y tablas generales.
- Paso 2: La organización reportante debe ingresar al módulo PQRS de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, en tipo de solicitud debe seleccionar “SIREL”, luego “Anulación para corrección de Reportes” y adjuntar el formato. El módulo de PQRS le entregará un código para hacer el seguimiento a su solicitud.
- Paso 3: Una vez que la UIAF recibe la solicitud y hace la verificación, pone en estado fallido el reporte y le comunica a la organización reportante (respuesta a la PQRS) que puede realizar nuevamente el cargue.
- Paso 4: La organización reportante debe realizar el cargue de información corregida tan pronto reciba respuesta a la PQRS. Esta información quedará cargada como ENVÍO CORREGIDO.
Antes de enviar la información, cada organización reportante debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas. Por ejemplo, sólo el hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información. Asimismo, los reportantes deben verificar que sea incluida la información de los campos obligatorios.
5.5. Certificado de cargue de los reportes
Una vez que la organización reportante envíe cada uno de los reportes que le correspondan, recibirá mediante SIREL el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, organización, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: EXITOSO O FALLIDO. Este certificado puede ser impreso o almacenado en formato.pdf.
En el evento en el que el cargue sea FALLIDO, el sistema informará a la organización los errores y ésta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea EXITOSO. La organización reportante tendrá un plazo único de 10 días calendario para realizar el cargue exitoso de la información después de finalizado el plazo inicial.
6. SOPORTE
Con el objetivo de solucionar inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las organizaciones reportantes y/o sujetos obligados:
- Línea Telefónica: en Bogotá el PBX: 288 5222 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 018000-11 11 83.
- Chat Técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 11:30 a.m. y de 2:00 p.m. a 4:00 p.m.
Módulo PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes): en www.uiaf.gov.co / Contáctenos / Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes - (PQRS).
7. TABLAS DE CÓDIGOS
7.1. Códigos Tipo de producto
Otras captaciones: son todas aquellas captaciones diferentes a las nombradas en los códigos 01, 02, 05, 67, 68 y 69. Este campo también se utilizaría para reportar productos de captación nuevos que la Superintendencia de la Economía Solidaria autorice y que no sean los nombrados en los códigos 01, 02, 05, 67, 68 y 69.
Otras colocaciones: son todas aquellas colocaciones diferentes a las nombradas en los códigos 08, 09, 10, 11, 12, 13 y 15. Este campo también se utilizaría para reportar productos de colocación nuevos que la Superintendencia de la Economía Solidaria autorice y que no sean los nombrados en los códigos 08, 09, 10, 11, 12, 13 y 15.
7.2. Códigos de Estado del producto
Los productos vigentes incluyen los productos activos e inactivos al último día de la fecha de reporte. También debe reportar como producto vigente aquellos productos embargados y/o congelados al último día de la fecha de reporte. Por ejemplo, un crédito en mora que pasa a cobro judicial, se tiene que reportar como un producto vigente al cierre del período contable.
Los productos saldados son aquellos cuya relación contractual es finalizada por mutuo acuerdo entre la organización reportante y los titulares del producto. Por ejemplo:
- Un producto de captación que es cerrado por solicitud del cliente y del cual se expide el paz y salvo respectivo.
- Un producto de colocación que se termina de pagar totalmente y el cliente solicita su cierre, lo cual refleja el cumplimiento de las obligaciones pactadas entre el cliente y la organización reportante.
- Un producto de colocación que se termina de pagar totalmente y para su cierre no requiere la solicitud de cancelación por parte del cliente, lo cual refleja el cumplimiento de las obligaciones pactadas entre el cliente y la organización reportante.
Los productos cancelados son aquellos que son cerrados unilateralmente por la organización reportante. Por ejemplo:
- Una cuenta corriente que es cerrada por la organización reportante luego de trasladar sus recursos al Fondo Especial del Icetex, según la Ley 1777 de 2016.
Con base en estas definiciones, un producto saldado y/o cancelado solo debe reportarse en el período en que entró en ese estado y, posteriormente, no debe reportarse. Es decir, los productos saldados y/o cancelados solo se reportan una vez en el tiempo.
Adicionalmente, no se debe reportar información de productos ofrecidos por la organización y que fueron saldados y/o cancelados en períodos anteriores al mes reportado. Esto implica que el primer reporte bajo este anexo debe contener la información de todos los productos ofrecidos vigentes y de los productos que fueron saldados o cancelados en el mes de reporte (no productos saldados y/o cancelados antes del mes a reportar).
7.3. Roles del reporte de productos
- Deben reportarse todos los titulares, apoderados y firmantes que sean autorizados para generan movimientos en cada uno de los productos ofrecidos.
- Para las tarjetas de crédito amparadas se debe reportar a la persona que haga de titular.
7.4. Tipo de identificación
DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE LAS TRANSACCIONES CON TARJETAS POR PARTE DE LAS ORGANIZACIONES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO DEL ANEXO 5
REPORTE DE LAS TRANSACCIONES CON TARJETAS POR PARTE DE LAS ORGANIZACIONES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
Última actualización: diciembre de 2020
CONTENIDO
| 1. | OBJETIVO | 2 |
| 2. | DESCRIPCIÓN | 2 |
| 3. | REPORTE DE PRODUCTOS | 2 |
| 3.1. | Encabezado | 4 |
| 3.2 | Cuerpo del formato | 4 |
| 3.3 | Cola | 7 |
| 4 | CONSIDERACIONES A LA HORA DE REALIZAR LOS REPORTES | 7 |
| 5 | ESPECIFICACIONES PARA EL ENVÍO DE LOS REPORTES | 8 |
| 5.1 | Envío de los reportes | 8 |
| 5.2 | Proceso de envío de los reportes | 8 |
| 5.3 | Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío | 9 |
| 5.4 | Solicitud de anulación para corrección de reporte | 10 |
| 5.5 | Certificado de cargue de los reportes | 11 |
| 6 | SOPORTE | 11 |
| 7 | TABLAS DE CÓDIGOS | 11 |
| 7.1 | Tipo de transacción | 11 |
FIGURAS
| Figura 1. | Caracteres de la Codificación ANSI CP1252 para el Formato Alfanumérico | 3 |
CUADROS*
| Cuadro 1. | Encabezado del Archivo de Reporte de Transacciones con Tarjetas | 4 |
| Cuadro 2. | Cuerpo del Archivo de Reporte de Transacciones con Tarjetas | 5 |
| Cuadro 3. | Cola del Archivo de Reporte de Transacciones con Tarjetas | 7 |
1. OBJETIVO
Este documento presenta los lineamientos técnicos e instrucciones que deben seguir las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria para realizar y enviar el Reporte de Transacciones con Tarjetas a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).
2. DESCRIPCIÓN
Las organizaciones vigiladas que otorguen directamente o mediante convenio tarjetas (crédito, débito y prepago) a través de franquicias tales como: Visa, Diners, Master Card, American Express, Credencial, entre otras, deberán reportar a la UIAF la información contenida en el presente anexo sin importar su cuantía. Solo deben reportarse las transacciones exitosas.
Las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria deben verificar constantemente si otorgan directamente o mediante convenio este producto (tarjetas), e informarlo a la Superintendencia con el fin de activar la presentación de este reporte a través de SIREL.
3. ESPECIFICACIONES DEL ARCHIVO
El Archivo tipo texto que la organización reportante debe enviar a la UIAF contiene información sobre cada una de las transacciones con tarjetas. Dentro del archivo en mención se deben incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registros tipo 2) y cola (registro tipo 3).
El formato del archivo es: archivo plano.
El formato para el nombre del archivo es: TASOSSTTTCCCCCMMAA, donde TASO es la sigla usada para identificar que el reporte corresponde a Transacciones con Tarjetas, SS identifica el sector, la TTT el tipo de organización y CCCCC el código de la organización, asignados por la Superintendencia de la Economía Solidaria, MM para mes y AA para año del reporte.
El archivo debe tener extensión.txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI CP1252.
La información registrada puede tener los siguientes formatos:
Numérico: aquel que contiene UNICAMENTE caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.
- Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la Figura 1.
Figura 1. Caracteres de la Codificación ANSI CP1252 para el Formato Alfanumérico
- Fecha: este formato contiene UNICAMENTE caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), ANSI 45 (-) y ANSI 58 (:). Esto es: los numerales arábicos 0- 9 para los valores de año, mes y día, el guion como separador de estas posiciones, y los dos puntos como separador de las horas, minutos y segundos.
La longitud de registro es de 158 posiciones. Todos los campos son obligatorios.
A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el Archivo
3.1. Encabezado
Es el encabezado del archivo. Recoge la identificación de la organización reportante. Sólo existe un registro de este tipo por archivo. Es la cabecera del archivo.
Este registro se genera de acuerdo a la siguiente información:
Cuadro 1. Encabezado del Archivo de Reporte de Transacciones con Tarjetas
3.2. Cuerpo del formato
Son los registros de todas las transacciones con tarjetas. El archivo debe contener tantos registros de este tipo, como transacciones a reportar.
Para cada uno de los registros debe reportar la información de los siguientes campos:
- Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo, inicia en 1.
Columna 2 - Fecha y hora de la transacción: se registra la fecha y hora en la cual se realizó la transacción, bajo el formato AAAA-MM-DD-HH:MM:SS, donde AAAA es el año, MM es el mes, DD es el día, HH es la hora, MM son los minutos y SS son los segundos.
- Columna 3 - Código del municipio: se debe indicar el código del municipio donde se efectuó la transacción, de acuerdo con la codificación del Departamento Nacional de Estadística (DANE). Debe tener en cuenta que Bogotá por ser Distrito Capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.
- Columna 4 - Tipo de transacción: se diligencia el código del tipo de transacción efectuada. Debe seleccionarse de las tablas de códigos (numeral 7) ubicado al final de este anexo.
- Columna 5 - Número de la transacción: se registra el número que identifica la transacción en el dispositivo.
- Columna 6 - Valor de la transacción en pesos: es el monto exacto por el cual se hizo la transacción en pesos, sin incluir decimales, ni separadores de miles. Se debe convertir la transacción a pesos colombianos tomando la Tasa de Cambio Representativa del Mercado (TRM) del día que se produjo la operación que va a ser reportada.
- Columna 7 - Número de la tarjeta: se debe registrar el número que identifica la tarjeta.
- Columna 8 - Código BIN: se registra el número BIN de la tarjeta.
- Columna 9 - Código del país: en este campo debe registrar el código del país de expedición de la tarjeta, de acuerdo con el estándar ISO 3166. Los códigos de países ISO 3166 se pueden consultan en la página web de la UIAF. Para las operaciones locales por ventanilla, el valor a ingresar en este campo es “-1”. No debe dejar vacío este campo.
- Columna 10 - Nombre del establecimiento: se registra el nombre del establecimiento donde se realiza la transacción. Cuando no se esté reportando una transacción de compra con tarjeta débito / crédito, el valor a ingresar en este campo es “-1”. No debe dejar vacío este campo.
- Columnas ### –Datos del establecimiento/ corresponsal/ cajero electrónico (Dirección, código, NIT…)
La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:
Cuadro 2. Cuerpo del Archivo de Reporte de Transacciones con Tarjetas
3.3. Cola
Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 del cuerpo del formato. Solo existe un registro de este tipo por archivo. Es la cola del archivo.
Este registro se elabora de acuerdo a la siguiente información:
Cuadro 3. Cola del Archivo de Reporte de Transacciones con Tarjetas
4. CONSIDERACIONES A LA HORA DE REALIZAR LOS REPORTES
En general, para la escritura de variables con formato numérico se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.
- En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.
En general, para la escritura de variables con formato alfanumérico se debe tener en consideración lo siguiente:
- Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.
- En ningún caso se debe completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.
- Todas las letras incluidas en la información relacionada deben ser escritas en MAYÚSCULA.
Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) podrá descargar:
- Codificación DANE de los municipios.
- La codificación ISO 3166 de países.
- Utilidad en Excel que le permitirá generar el archivo plano, si su organización no cuenta con los mecanismos para la creación del reporte que cumpla con las especificaciones técnicas del presente anexo, su uso no es obligatorio.
5. ESPECIFICACIONES PARA EL ENVÍO DE LOS REPORTES
5.1. Envío de los reportes
El medio de envío de las organizaciones reportantes es el Sistema de Reporte en Línea (SIREL) de la UIAF.
La organización usuaria de la información enviada por los reportantes es la UIAF.
Los reportes deben entregarse con una periodicidad mensual y contener la información solicitada correspondiente al mes inmediatamente anterior (es decir, la fecha de corte de la información es el último día del mes inmediatamente anterior).
La fecha de entrega de los reportes corresponde a los primeros 10 días calendario después de la fecha de corte del período de reporte.
Antes de enviar la información, cada organización debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace el reporte.
Si durante el período de reporte no se presentó alguna transacción que haya dado lugar al Reporte de Transacciones con Tarjetas motivo de este anexo técnico, la organización reportante debe realizar, a través de SIREL, el reporte negativo (reporte de ausencia) durante los primeros 10 días del mes siguiente al periodo de reporte.
Si las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria presentan alguna transacción que da origen a este anexo técnico y no envían los reportes respectivos a la UIAF, estarán sujetas a las sanciones a las que haya lugar.
5.2. Proceso de envío de los reportes
Para enviar los reportes a la UIAF, cada organización reportante debe contar con un usuario que le permitirá ingresar a SIREL y realizar el cargue de los reportes.
La organización debe registrarse a través de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el enlace SIREL – Solicitud de Código en Línea, seleccionando sector: Supersolidaria y el tipo de organización correspondiente según el listado de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Luego de obtener el código de organización, ésta debe solicitar el usuario para acceder al SIREL a través del enlace SIREL – Solicitud de Usuario.
Cada usuario está ligado al número de identificación de quien se registra. Por lo tanto, si la persona encargada de realizar el ingreso a SIREL cambia, la organización reportante debe solicitar un nuevo usuario asociado al documento de identificación de la nueva persona encargada. Así mismo, la organización debe solicitar la cancelación del anterior usuario a través del módulo de PQRS dispuesto en la página web de la UIAF.
Recuerde solicitar las siguientes actualizaciones a través del módulo PQRS – Tipo de solicitud SIREL:
- La actualización de datos de los usuarios en el SIREL: sólo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto.
- La actualización de datos del oficial de cumplimiento: sólo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto, nombres. En caso que no tenga un usuario en el SIREL debe solicitarlo a través de la opción mencionada con anterioridad.
- La cancelación de los usuarios retirados de la organización reportante.
- La cancelación de la organización reportante
- La asociación de organizaciones a un usuario registrado y activo en el SIREL.
5.3. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío
Los reportes enviados pueden presentar 3 situaciones:
- Recibido: la UIAF considera que el reporte fue recibido a tiempo cuando el cargue EXITOSO fue realizado dentro del período estipulado y de conformidad con todas las exigencias y especificaciones establecidas en el presente Anexo. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado con cargue FALLIDO y al corregir tuvo cargue EXITOSO a más tardar 10 días después de la fecha límite de reporte.
Por ejemplo, si debe reportar los primeros 10 días del mes siguiente a la fecha de corte y las correcciones se hacen hasta el día 20 del mes, el reporte queda clasificado como recibido a tiempo.
Recibido extemporáneo: la UIAF considera que el reporte fue recibido extemporáneo cuando el primer cargue EXITOSO fue realizado fuera del período estipulado. También cuando el reporte fue enviado dentro del período estipulado con cargue FALLIDO y al corregir tuvo cargue EXITOSO después de los 10 días calendario que transcurren luego de la fecha límite de reporte.
Por ejemplo, si la organización reportante obtuvo cargue FALLIDO el día 8 del mes y el cargue EXITOSO fue el día 22 del mes, el reporte queda clasificado como recibido extemporáneo.
- No recibido: la UIAF considera que un reporte fue no recibido cuando en la base de datos de la UIAF, no se encuentra ningún registro de reporte correspondiente a uno o más períodos.
El no recibido, el recibido extemporáneo y la mala calidad de los datos, afectan las labores de inteligencia que realiza la UIAF.
5.4. Solicitud de anulación para corrección de reporte
Puede suceder que una vez cargado el archivo en forma exitosa, la organización reportante o la UIAF identifique inconsistencias en la información enviada. En este caso la organización reportante debe corregir la información y retransmitir el archivo completo, la anulación debe ser solicitada por el Oficial de cumplimiento o Responsable líder de envío de los reportes. Los pasos a seguir son los siguientes:
- Paso 1: La organización reportante debe diligenciar el formato de solicitud de anulación para la corrección de reportes que encontrará en la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co sección SIREL-Formatos y tablas generales.
- Paso 2: La organización reportante debe ingresar al módulo PQRS de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, en tipo de solicitud debe seleccionar “SIREL”, luego “Anulación para corrección de Reportes” y adjuntar el formato. El módulo de PQRS le entregará un código para hacer el seguimiento a su solicitud.
- Paso 3: Una vez que la UIAF recibe la solicitud y hace la verificación, pone en estado fallido el reporte y le comunica a la organización reportante (respuesta a la PQRS) que puede realizar nuevamente el cargue.
- Paso 4: La organización reportante debe realizar el cargue de información corregida tan pronto reciba respuesta a la PQRS. Esta información quedará cargada como ENVÍO CORREGIDO.
Antes de enviar la información, cada organización reportante debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas. Por ejemplo, sólo el hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información. Asimismo, los reportantes deben verificar que sea incluida la información de los campos obligatorios.
5.5. Certificado de cargue de los reportes
Una vez que la organización reportante envíe cada uno de los reportes que le correspondan, recibirá mediante SIREL el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, organización, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: EXITOSO O FALLIDO. Este certificado puede ser impreso o almacenado en formato.pdf.
En el evento en el que el cargue sea FALLIDO, el sistema informará a la organización los errores y ésta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea EXITOSO. La organización reportante tendrá un plazo único de 10 días calendario para realizar el cargue exitoso de la información después de finalizado el plazo inicial.
6. SOPORTE
Con el objetivo de solucionar inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las organizaciones reportantes y/o sujetos obligados:
- Línea Telefónica: en Bogotá el PBX: 288 5222 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 018000-11 11 83.
- Chat Técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 11:30 a.m. y de 2:00 p.m. a 4:00 p.m.
- Módulo PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes): en www.uiaf.gov.co / Contáctenos / Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes - (PQRS).
7. TABLAS DE CÓDIGOS
7.1. Tipo de transacción
CONSULTAR TABLAS DEL ANEXO EN EL ORIGINAL IMPRESO O EN FORMATO PDF.
1. Razeto (1993), citado en Artavia-Jiménez, M.L., Chaves, J.A., Cordero-Bonilla, J. y Valverde, M. (2019). Economía Solidaria y Economía Humanada. Revista Cultura Económica. Año XXXVII No. 97. Junio: 15-44. Centro Dominico de Investigación (CEDI). Recuperado en:
https://eds-a-ebscohost-com.ezproxy.javeriana.edu.co/eds/pdfviewer/pdfviewer?vid=10&sid=d479f5ac-30b1-45de-ad94-f2ec3d1bb7b6%40sdc-v-sessmgr02
2. Mance (2002), citado en Artavia-Jiménez et al. (2019). Op. cit.
3. La palabra colaboración deriva del verbo latino collaborare, que significa trabajar juntos. A su vez, la palabra solidario deriva, también del latín, de solidum, que significa algo fuerte; que difícilmente se deja destruir por una fuerza externa. En español, según el diccionario, la palabra solidaridad tiene un sentido moral que vincula al individuo con la vida, a los intereses y responsabilidades de un grupo social de una nación o de la misma humanidad. Indica una relación de responsabilidad entre personas unidas por intereses comunes, de tal manera que, cada elemento del grupo se sienta con la obligación moral de apoyar a los demás. Colaboración solidaria significa pues, trabajo y consumo compartidos, cuyo vínculo recíproco entre las personas viene, primero, de un sentido moral de corresponsabilidad, por el bien vivir y de cada uno en particular: Mance (2002), citado en Artavia-Jiménez et al. (2019). Op. cit.
4. Mance (2002), citado en Artavia-Jiménez et al. (2019). Op. cit.
5. García (2014), citado en Eizaguirre, S. (2016). De la innovación social a la economía solidaria. Claves prácticas para el desarrollo de políticas públicas. CIRIEC-España, Revista de Economía Pública, Social y Cooperativa, 88, 201-230. Recuperado en:
https://web-b-ebscohost-com.ezproxy.javeriana.edu.co/ehost/pdfviewer/pdfviewer?vid=6&sid=3826f85f- 0649-44d2-bc25-074622ae0b68%40pdc-v-sessmgr03
6. El artículo 2 de la Ley 79 de 1988, declara de interés común la promoción, la protección y el ejercicio del cooperativismo.
7. Díaz, J.G. (2015). Economías solidarias en América Latina. Preciado Coronado. Guadalajara, México: ITESO. Colección Alternativas al Desarrollo. ISBN 978-607-9361-93-8. Recuperado en:
https://web-b-ebscohost-com.ezproxy.javeriana.edu.co/ehost/ebookviewer/ebook/ZTAwMHh3d19fMTM1OTMzOV9fQU41?sid=3826f85f-0649-44d2-bc25-074622ae0b68@pdc-v-sessmgr03&vid=5&format=EB&rid=1
8. Reglamentado por el Decreto 867 de 2003 y este a su turno incorporado en el Decreto 2555 de 2010.
9. Silva, J.A. (2010). La educación cooperativa como estrategia para el desarrollo de la participación y la autogestión. Revista Estudios Agrarios. Procuraduría Agraria. Recuperado en: http://www.pa.gob.mx/publica/rev_45/analisis/Javier_Andres_Silva_Diaz.pdf
10. En caso de liquidación, la irrepartibilidad del remanente patrimonial.
11. Herrán, 2013; García, 2012, 2014; Olivares, 2006, citados en Eizaguirre, S. (2016). Op. cit.
12. Eizaguirre (2016). Op. cit.
13. Eizaguirre (2016). Op. cit.
14. Cooperativas, organismos de segundo y tercer grado, instituciones auxiliares, empresas comunitarias, empresas solidarias de salud, precooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutualistas, empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas y empresas asociativas de trabajo.
15. Arango J., M. (2005). Manual de cooperativismo y economía solidaria. Bogotá: Universidad Cooperativa de Colombia.
16. Artículos 34 y 63 de la Ley 454 de 1998.
17. Los organismos cooperativos podrán, directamente o en forma conjunta, crear instituciones auxiliares del cooperativismo, orientadas exclusivamente al cumplimiento de actividades de apoyo o complementación de su objeto social (…). Las instituciones auxiliares cuyos miembros sean personas naturales, podrán asociarse a organismos cooperativos de segundo grado. Aquellas cuyos miembros sean personas jurídicas, podrán asociarse a organismos cooperativos de tercer grado.
18. Ley 1391 de 2010.
19. Arango J., M. (2005). Op. cit.
20. Se menciona la Supersolidaria, independiente de otras superintendencias que también supervisan organizaciones del sector de la economía solidaria atendiendo a la especialidad.
21. Se encuentran bajo supervisión de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, de acuerdo con el fallo del 17 de julio de 2001, radicación número C-740, con ponencia de la Consejera Dra. Ligia López Díaz.
22. En virtud de lo dispuesto en el Decreto 101 del 2 de febrero de 2000 se encuentran bajo supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte.
23. El fallo No. 11001-03-15-000-2001-0213-01 del 5 de marzo de 2002, proferido por el Consejo de Estado, Sala Plena de lo Contencioso Administrativo, decidió el conflicto negativo de competencias suscitado entre la Superintendencia de Puertos y Transportes y la Superintendencia de la Economía Solidaria y atribuyó a la primera la competencia para ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control de que tratan los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995.
24. Los Gobernadores y el Alcalde Mayor de Bogotá ejercerán la inspección y vigilancia sobre las instituciones de utilidad común que tengan su domicilio principal en el respectivo Departamento o Distrito Capital, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 22 de 1987 y en los Decretos 1318 de 1988 y 1093 de 1989, y demás normas que los modifiquen, adicionen o aquellas que se compilan en el Decreto 1066 de 2015. Si dichas entidades tienen fines educativos, científicos, tecnológicos, culturales, de recreación o deportes, se dará aplicación al Decreto 525 de 1990 y demás normas que lo modifiquen y adicionen, no solo en cuanto a la inspección y vigilancia de estas, sino también en lo relativo al reconocimiento y cancelación de personería jurídica y demás aspectos tratados en el mismo.
25. Reguladas por medio de las disposiciones contenidas en la Ley 43 de 1984, los Decretos 1654 de 1985 y 2640 de 1990, y las Resoluciones 2795 y 2796 de 1986, expedidas por el Ministerio de Trabajo. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 43 de 1984, las asociaciones de pensionados están sujetas a la inspección y vigilancia del Ministerio de Trabajo.
26. Sentencia C -165 de 2019.
27. "En cuanto la facultad de control, a partir de la sentencia SU-1010 de 2008, la SIC la define como una manifestación del poder punitivo del Estado, cuya expresión sancionatoria es necesaria para realizar los valores del orden jurídico (citando también las sentencias C-030 de 2012 y C-214 de 1994). De acuerdo con la sentencia C-032 de 2017 esta potestad se encuentra sujeta a estrictos requisitos constitucionales que deben ser garantizados: (i) define la conducta susceptible de ser sancionada; y (ii) establece el contenido material de la sanción." Sentencia C -165 de 2019.
28. Decreto 4334 de 2008 y demás normas de que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.
29. Artículo 2.4.1.1.1. del Decreto 2555 de 2010
30. Cifrado Fuerte: Procedimiento que utiliza algoritmos de cifrado con clave de cifrado para transformar la estructura de un mensaje para volverlo incomprensible y secreto. Se recomienda como mínimo 256 bits. Algoritmo de Cifrado: Proceso de transformación de texto sin formato en texto cifrado y luego de vuelta a texto sin formato con el fin de proteger los datos electrónicos cuando se transportan a través de redes.
31. No Repudio: Es la irrenunciabilidad, permite probar la participación de las diferentes partes en una comunicación. Evidencias del enviar y recibir un mensaje, paquete, dato.
32. Autenticación de Dos Factores: Método de control de acceso informático para confirmar que un usuario es quien dice ser combinando dos componentes o tipos diferentes de autenticación. Ej: Código OTP enviado por Mensaje de Texto al número celular del usuario.
33. El artículo 335 de la Constitción Política de Colombia señala lo siguiente: " Las actividades financiera, bursátil, aseguradora y cualquier otra relacionada con el manejo, aprovechamiento e inversión de los recursos de captación a las que se refiere el literal d) del numeral 19 del artículo 150 son de interés público y sólo pueden ser ejercidas previa autorización del Estado, conforme a la ley, la cual regulará la forma de intervención del Gobierno en estas materias y promoverá la democratización del crédito"
34. Función de autorización para el funcionamiento de las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito prevista en el literal b) del numeral 1o del artículo 1o del Decreto 186 de 2004.
36. Decreto 663 del 2 de abril de 1993.
37. El artículo 23 de la Ley 365 de 1997, modificado por el artículo 9 de la Ley 1121 de 2006, establece lo siguiente: "Entidades cooperativas que realizan actividades de ahorro y crédito. Además de las entidades Cooperativas de grado superior que se encuentren bajo la vigilancia de la Superintendencia Financiera o quien haga sus veces, también estarán sujetas a lo establecido en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, todas las entidades cooperativas que realicen actividades de ahorro y crédito. Para las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, este ente de supervisión, reglamentará lo dispuesto en los citados artículos del Estatuto Financiero y podrá modificar las cuantías a partir de las cuales deberá dejarse constancia de la información relativa a transacciones en efectivo. Las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, deberán informar a la UIAF la totalidad de las transacciones en efectivo de que trata el artículo 103 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, conforme a las instrucciones que para el efecto imparta la Superintendencia de la Economía Solidaria".
38. El artículo 2.14.2 establece lo siguiente: "Sectores económicos obligados a informar sobre operaciones. Sin perjuicio de las obligaciones de las entidades que adelantan las actividades financiera, aseguradora o propias del mercado de valores, las entidades públicas y privadas pertenecientes a sectores diferentes a estos, deberán reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero la información de que tratan el literal d) del numeral 2o del artículo 102 y los artículos 103 a 104 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, cuando dicha Unidad lo solicite, en la forma y oportunidad que esta señale".
39. Dentro del universo de estas organizaciones podemos citar las siguientes: (i) todas las cooperativas cuyo objeto y actividades sean distintos al ejercicio de la actividad financiera; (ii) fondos de empleados; (iii) asociaciones mutuales, entre otras.
40. El artículo 323 del Código Penal Colombiano establece: "Lavado de activos. Modificado por el art. 33, Ley 1474 de 2011, modificado por el artículo 11, Ley 1762 de 2015: El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, delitos contra el sistema financiero, la administración pública, o vinculados con el producto de los delitos objeto de un concierto para delinquir, relacionadas con el tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derechos sobre tales bienes, o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito incurrirá, por esa sola conducta, en prisión de seis (6) a quince (15) años y multa de quinientos (500) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Inciso Adicionado por el art. 8, Ley 747 de 2002, Inciso modificado por el art. 17, Ley 1121 de 2006. Modificado por el art. 42, Ley 1453 de 2011. La misma pena se aplicará cuando las conductas descritas en el inciso anterior se realicen sobre bienes cuya extinción de dominio haya sido declarada. El lavado de activos será punible aun cuando las actividades de que provinieren los bienes, o los actos penados en los apartados anteriores, se hubiesen realizado, total o parcialmente, en el extranjero. Las penas privativas de la libertad previstas en el presente artículo se aumentarán de una tercera parte a la mitad cuando para la realización de las conductas se efectuaren operaciones de cambio o de comercio exterior, o se introdujeren mercancías al territorio nacional. El aumento de pena previsto en el inciso anterior, también se aplicará cuando se introdujeren mercancías de contrabando al territorio nacional".
41. Es el conjunto de actividades encaminadas a canalizar recursos lícitos o ilícitos para promover, sufragar o patrocinar individuos, grupos o actividades terroristas.
42. El texto es el siguiente: "Artículo 36. Funciones de la Superintendencia de la Economía Solidaria. Son facultades de la Superintendencia de la Economía Solidaria para el logro de sus objetivos: 22. Instruir a las instituciones vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que rigen su actividad, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de tales normas y señalar los procedimientos para su cabal aplicación".
43. Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.
44. Canales de distribución: para efectos de la aplicación de la presente norma, se entiende por canales los medios utilizados por la organización solidaria para la prestación de sus productos y servicios, tales como oficinas, corresponsales, cajeros automáticos (ATM), POS (incluyendo Pin Pad), Sistemas de Audiorespuesta (IVR), centros de atención telefónica (call center, contac center), sistemas de acceso remoto para clientes (RAS), internet, banca móvil)
45. Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT. Para efectos del SARLAFT las organizaciones solidarias vigiladas deben tener en cuenta como mínimo los siguientes: Asociados, clientes y proveedores; Productos y Servicios; Canales de distribución y Jurisdicciones donde opera la organización solidaria
46. Son aquellos a través de los cuales se puede llegar a materializar el riesgo de LA/FT, estos son: operativo, legal, reputacional y de contagio. Riesgo reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una organización por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de asociados/clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales. Riesgo legal: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una organización al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones, obligaciones contractuales, fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones. Riesgo operativo: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una organización por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el rec urso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Riesgo de Contagio: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una organización directa o indirectamente, por una acción o experiencia de una persona natural o jurídica que posee vínculos con la organización solidaria y puede ejercer influencia sobre él.
47. Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.
48. Matriz de análisis de riesgo o Matriz de Riesgo: herramienta que permite relacionar los eventos de riesgo por cada factor de riesgo de LA/FT; de igual manera, facilita el observar la evolución del riesgo en términos de probabilidad e impacto por cada uno de los riesgos asociados de LA/FT, desde el riesgo inherente, hasta su riesgo residual para determinar el nivel de efectividad de los controles. La matriz de análisis de riesgos o matriz de riesgo se estructura mediante filas y columnas en donde cada fila registra los eventos de riesgo (riesgos) y cada columna es una característica del riesgo, serán características mínimas del riesgo de LA/FT el descriptor o nombre del evento de riesgo, el/los factores de riesgo relacionado con el evento, la probabilidad y el impacto por cada uno de los riesgos asociados.
49. Mapa de calor: representación de una matriz de análisis de riesgo o matriz de riesgo en la que se incluyen, además, los criterios de riesgo, mediante una representación gráfica o escalas de colores.
50. Artículo 8. Adicionase un parágrafo y modificase los incisos 3o y 4o del artículo 9o de la Ley 526 de 1999 y los cuales quedarán así: Artículo 9o. Manejo de información. (...) Para los temas de competencia de la UIAF, no será oponible la reserva bancaria, cambiaria, bursátil y tributaria respecto de las bases gravables y la determinación privada de los impuestos que figuren en las declaraciones tributarias, así como aquella que exista sobre los datos de suscriptores y equipos que suministran los concesionarios y licenciatarios que prestan los servicios de comunicaciones previstos en el artículo 32 de la Ley 782 de 2002, el registro de extranjeros, los datos sobre información judicial e investigaciones de carácter migratorio, el movimient o migratorio, tanto de nacionales como de extranjeros, antecedentes y anotaciones penales, y datos sobre la existencia y estado de investigaciones en los entes de control, lo anterior sin perjuicio de la obligación de las entidades públicas y de los particulares de suministrar de oficio o a solicitud de la Unidad, la información de que trata el artículo 3o de esta ley. La información que recaude la Unidad de que trata la presente ley en cumplimiento de sus funciones y la que se produzca como resultado de su análisis, estará sujeta a reserva, salvo solicitud de las autoridades competentes y las entidades legitimadas para ejercitar la acción de extinción de dominio quienes deberán mantener la reserva aquí prevista. Parágrafo. Para el acceso a la información reservada a la cual tiene acceso la UIAF de acuerdo con la presente ley, y que esté bajo la custodia de otra autoridad, la UIAF podrá celebrar convenios en los que se precisen las condiciones para el acceso a la información y se garantice el mantenimiento de la reserva.
51. Por medio del cual se expiden normas para fortalecer el marco jurídico que permite a los organismos que llevan a cabo actividades de inteligencia y contrainteligencia cumplir con su misión constitucional y legal, y se dictan otras disposiciones."
52. Artículo 105. Reserva sobre la Información Reportada. Modificado por el art. 11 Ley 526 de 1999, Modificado por el art. 2, Ley 1121 de 2006. El nuevo texto es el siguiente: Sin perjuicio de la obligación de reportar de forma inmediata y suficiente a la Unidad de Información y Análisis Financiero la información a que se refiere la letra d) del numeral 2 del artículo 102, las instituciones financieras solo estarán obligadas a suministrar información obtenida en desarrollo de los mecanismos previstos en los artículos anteriores cuando así lo solicite la Unidad de Información y Análisis Financiero o la Fiscalía General de la Nación. Las autoridades, las entidades, sus administradores y sus funcionarios que tengan conocimiento por cualquier motivo de las informaciones y documentos a que se refieren los artículos anteriores deberán mantener reserva sobre los mismos. Las autoridades, las entidades, sus administradores y sus funcionarios no podrán dar a conocer a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que se ha comunicado a la Unidad de Información y Análisis Financiero información sobre las mismas, y deberán guardar reserva sobre dicha información".
53. El artículo 22 de la Ley 79 de 1988 establece: "La calidad de asociado de una Cooperativa se adquiere: 1. Para los fundadores, a partir de la fecha de la asamblea de constitución, y 2. Para los que ingresen posteriormente a partir de la fecha en que sean aceptados por el órgano competente".
54. Se entiende por cliente toda persona natural o jurídica con la que la organización solidaria vigilada establece y/o mantiene una relación contractual para la prestación de cualquier servicio y/o suministro de cualquier producto propio de su actividad. De conformidad con la Ley 454 de 1998, las cooperativas de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, sólo pueden ofrecer sus servicios financieros a la persona natural o jurídica que ostenta la calidad de asociado.
55. Beneficiario final: Para efectos del presente acto administrativo, de conformidad con las recomendaciones del GAFI, es toda persona natural que, sin tener la condición de asociado, es la propietaria, destinataria o tiene c ontrol de al menos el 5% de la persona jurídica que actúa como asociado o cliente. De igual forma, se considera beneficiario final, la persona natural que se encuentre autorizada o facultada para disponer de los mismos. Asimismo, sobre quien recaen los efectos económicos de una transacción. Las organizaciones solidarias deben obtener el nombre y el número de identificación del beneficiario final y consultar las listas internacionales vinculantes para Colombia.
56. Según el tipo de organización se denomina consejo de administración, junta directiva o comité de administración.
57. Recomendación 12 del GAFI, literal b).
58. El término sanciones financieras dirigidas significa tanto el congelamiento de activos como las prohibiciones para prevenir que los fondos u otros activos sean suministrados, directa o indirectamente, para el beneficio de las personas y entidades designadas
59. "Artículo 20. PROCEDIMIENTO PARA LA PUBLICACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES RELACIONADAS CON LISTAS INTERNACIONALES VINCULANTES PARA COLOMBIA DE CONFORMIDAD CON EL DERECHO INTERNACIONAL. El Ministerio de Relaciones Exteriores transmitirá las listas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas, vinculantes para Colombia conforme al Derecho Internacional y solicitará a las autoridades competentes que realicen una verificación en las bases de datos con el fin de determinar la posible presencia o tránsito de personas incluidas en las listas y bienes o fondos relacionados con estas. Las autoridades consultadas deberán realizar las verificaciones pertinentes e informar a la Fiscalía General de la Nación, quien evaluará la pertinencia de la información y comunicará los resultados obtenidos al Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, a través del Ministerio de Relaciones Exteriores. Los particulares que conozcan de la presencia o tránsito de una persona incluida en una de las listas mencionadas o de bienes o fondos relacionados con estas deberán informar oportunamente al Departamento Administrativo de Seguridad, DAS y a la Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF, para lo de su competencia. Al suministro de esta información se le aplicará el régimen de responsabilidad previsto en el artículo 42 de la ley 190 de 1995.PARÁGRAFO. Si alguna persona considera que fue indebidamente incluida en una lista internacional en materia del terrorismo o financiación del terrorismo, vinculante para Colombia conforme al Derecho Internacional, podrá solicitar al Defensor del Pueblo iniciar las gestiones necesarias para presentar las acciones pertinentes ante la respectiva instancia internacional, destinadas a proteger los derechos del afectado. El trámite de esta solicitud no suspenderá los términos y procedimientos mencionados en el inciso anterior. (Entiendas DAS por la Dirección Nacional de Inteligencia (DNI).
60. Para efectos de la aplicación de la presente normatividad se entiende como proveedor, la persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios a la organización solidaria vigilada y/o recursos financieros de entidades diferentes de las vigilados por la Superintendencia de la Economía Solidaria o la Superintendencia Financiera de Colombia, bancos del exterior u organismos multilaterales de crédito.
61. Recomendación 10 del GAFI, literal d).
62. De acuerdo con lo señalado en el literal b) del numeral 2 de la Ley 1581 de 2012, el régimen de protección de datos personales no será de aplicación cuando se trate de la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
63. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones"
64. Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características particulares
65. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
66. Artículo 60: CONSERVACION DE LOS LIBROS Y PAPELES CONTABLES - REPRODUCCION EXACTA. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores"
67. "RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales"
68. Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: 1.Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta. 2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y 3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento. No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos. Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta"
69. "Conservación de mensajes de datos y archivo de documentos a través de terceros. El cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se podrá realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas en el artículo anterior"
70. Para efectos de este instructivo, el Código de Ética es el conjunto de disposiciones que reglamentan el comportamiento de los miembros que integran los órganos de administración y control; del oficial de cumplimiento; de los empleados y contratistas de la organización, en relación con las funciones que deben desarrollar con ocasión de sus cargos, incluyendo dentro de éstas las referidas a SARLAFT.
71. En cumplimiento de lo previsto en el artículo 27 de la Ley 1762 del 06 de julio de 2015. Artículo 27. Funciones del Revisor Fiscal. Adiciónese al artículo 207 del Código de Comercio, un nuevo numeral, el cual quedará así: "Artículo 207. (...) I "10. Reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero las operaciones I catalogadas como sospechosas en los términos del literal d) del numeral 2 del artículo 102 del Decreto-ley 663 de 1993, cuando las adviertan dentro del giro ordinario de sus labores.
72. Constituye una operación inusual aquella cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica ordinaria o normal de la organización solidaria, o que por su número, cantidad o características no se ajusta a las pautas de normalidad establecidas por la organización para un sector, una industria o una clase de contraparte
73. Constituye una operación sospechosa cualquier información relevante sobre manejo de activos, pasivos u otros recursos, cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus asociados, o sobre las transacciones de asociados/clientes o usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la organización solidaria para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación.
74. El texto es el siguiente: "Cuando se suministre la información de que trata el artículo 40 de la presente Ley, no habrá lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para los directivos o empleados de la entidad, en concordancia con el artículo 102 del Decreto-Ley 663 de 1993".
75. El texto es el siguiente: "Obligación y control a actividades delictivas. Modificado por el art. 1, Ley 1121 de 2006. El nuevo texto es el siguiente: Las instituciones sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Financiera o quien haga sus veces, estarán obligadas a adoptar medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas".
76. "Por el cual se reglamentan los servicios financieros prestados por las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito a través de corresponsales y se dictan otras disposiciones"
77. "Por el cual se reglamentan los servicios financieros prestados por los establecimientos de crédito a través de los corresponsales."
78. "Artículo 36. Funciones de la Superintendencia de la Economía Solidaria. Son facultades de la Superintendencia de la Economía Solidaria para el logro de sus objetivos: (…) 6. Imponer sanciones administrativas personales. Sin perjuicio de la responsabilidad civil a que haya lugar, cuando cualquier director, gerente, revisor, fiscal u otro funcionario o empleado de una entidad sujeta a la vigilancia del Superintendente de la Economía Solidaria autorice o ejecute actos violatorios del estatuto de la entidad, de alguna ley o reglamento, o de cualquier norma legal a que el establecimiento deba sujetarse, el Superintendente de la Economía Solidaria podrá sancionarlo, por cada vez, con una multa hasta de doscientos (200) salarios mínimos a favor del Tesoro Nacional. El Superintendente de la Economía Solidaria podrá, además, exigir la remoción inmediata del infractor y comunicará esta determinación a todas las entidades vigiladas. Las multas previstas en este artículo, podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento de la norma y se aplicarán sin perjuicio de lo dispuesto en los numerales 1º, 2º y 3º del artículo 208 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. 7. Imponer sanciones administrativas institucionales. Cuando el Superintendente de la Economía Solidaria, después de pedir explicaciones a los administradores o a los representantes legales de cualquier institución sometida a su vigilancia, se cerciore de que estos han violado una norma de su estatuto o reglamento, o cualquiera otra legal a que deba estar sometido, impondrá al establecimiento, por cada vez, una multa a favor del Tesoro Nacional de hasta doscientos (200) salarios mínimos, graduándola a su juicio, según la gravedad de la infracción o el beneficio pecuniario obtenido, o según ambos factores. Las multas previstas en este numeral podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento de la norma y se aplicarán sin perjuicio de lo dispuesto en los numerales 1º, 2º y 3º del artículo 208 del presente estatuto".
79. Artículo 2o. Funciones y facultades generales. Además de las previstas en las Leyes 454 de 1998 y 795 de 2003 y demás disposiciones aplicables, la Superintendencia de la Economía Solidaria tendrá las siguientes funciones y facultades generales:
1. Imponer sanciones administrativas personales. Sin perjuicio de la responsabilidad civil a que haya lugar, cuando cualquier director, gerente, revisor fiscal, miembro de los órganos de control social u otro funcionario o empleado de una entidad sujeta a la vigilancia del Superintendente de la Economía Solidaria autorice o ejecute actos violatorios del estatuto de la entidad, de alguna ley o reglamento, o de cualquier norma legal a que el establecimiento deba sujetarse, el Superintendente de la Economía Solidaria o su Superintendente Delegado podrá sancionarlo, por cada vez, con una multa hasta de doscientos (200) salarios mínimos mensuales a favor del Tesoro Nacional. El Superintendente de la Economía Solidaria podrá, además, exigir la remoción inmediata del infractor y comunicará esta determinación a todas las entidades vigiladas. Las multas previstas en este numeral podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento de la norma y se aplicarán sin perjuicio de lo dispuesto en los numerales 1, 2 y 3 del artículo 208 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. El Superintendente de la Economía Solidaria podrá fijar criterios generales conforme a los cuales se impondrán las sanciones administrativas personales de que trata el presente numeral. 2. Imponer las sanciones administrativas institucionales. Cuando el Superintendente de la Economía Solidaria, o su Superintendente Delegado, DESPUÉS DE PEDIR EXPLICACIONES A LOS ADMINISTRADORES O A LOS REPRESENTANTES LEGALES DE CUALQUIER INSTITUCIÓN SOMETIDA A SU VIGILANCIA, se cerciore de que estos han violado una norma de su estatuto o reglamento, o cualquiera otra legal a que deba estar sometido, impondrá al establecimiento, por cada vez, multa a favor del Tesoro Nacional de hasta doscientos (200) salarios mínimos mensuales, graduándola a su juicio, según la gravedad de la infracción o el beneficio pecuniario obtenido, o según ambos factores. Las multas previstas en este numeral podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento de la norma y se aplicarán sin perjuicio de lo dispuesto en los numerales 1, 2 y 3 del artículo 208 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. El Superintendente de la Economía Solidaria podrá fijar criterios generales conforme a los cuales se impondrán las sanciones administrativas institucionales de que trata el presente numeral".
80. "Artículo 107. Sanciones. El incumplimiento de lo dispuesto en los artículos anteriores por la no adopción o aplicación de los mecanismos de control dará lugar a la imposición de las sanciones administrativas correspondientes, sin perjuicio de las consecuencias penales a que hubiere lugar".
81. "Artículo 3. La Superintendencia de la Economía Solidaria, tendrá como funciones en relación con las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, además de las previstas en el artículo anterior, las siguientes: 5. Facultades de prevención y sanción. La Superintendencia de la Economía Solidaria tendrá las siguientes facultades de prevención y sanción: c) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas ilegales, no autorizadas e inseguras y se adopten las correspondientes medidas correctivas y de saneamiento, cuando la Superintendencia considere que alguna institución sometida a su vigilancia ha violado sus estatutos o alguna disposición de obligatoria observancia, o esté manejando sus negocios en forma no autorizada o insegura"