BUSCAR
ÍNDICE
RESOLUCIÓN 310 3110 DE 2018
(julio 25)
Diario Oficial No. 50.666 de 26 de julio de 2018
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
Por la cual se sustituyen las estructuras para el reporte de información del giro directo de los recursos de la Unidad de Pago por Capitación (UPC), para incluir en las mismas los campos para el reporte de los recursos de UPC por los afiliados en movilidad y se dictan otras disposiciones.
EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,
en ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial, de las conferidas por el numeral 3 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, los artículos 2.6.4.3.1.3.1 y 2.6.4.3.1.3.2 del Decreto 780 de 2016, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 29 de la Ley 1438 de 2011, que regula la administración del régimen subsidiado, dispone entre otros aspectos, que este Ministerio girará directamente, a nombre de las entidades territoriales, la Unidad de Pago por Capitación (UPC) a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) o podrá hacer pagos directos a las Instituciones Prestadoras de Salud (IPS).
Que en el caso del régimen subsidiado de salud, de conformidad con lo previsto en el artículo 7o de la Ley 1797 de 2016, el giro directo también operará para todos los proveedores de servicios y tecnologías incluidos en el plan de beneficios.
Que mediante la Resolución 1587 de 2016, modificada por la Resolución 4621 del mismo año, este Ministerio estableció el mecanismo, los plazos y reglas a las que deben sujetarse las EPS del régimen subsidiado para reportar la información de los valores a girar a las instituciones prestadoras de servicios de salud y a los proveedores por servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios, correspondientes a la UPC del régimen subsidiado, adoptando para el reporte del monto a girar, la estructura definida en su anexo técnico.
Que el artículo 10 de la Ley 1608 de 2013, establece que las EPS que se encuentren en medida de vigilancia especial, intervención o liquidación por parte del organismo de control y vigilancia competente, girarán como mínimo el 80% de las UPC reconocidas a las IPS y proveedores de servicios y tecnologías en salud, directamente desde la ADRES o desde el mecanismo de recaudo o giro creado en desarrollo del artículo 31 de la Ley 1438 de 2011.
Que este Ministerio, mediante Resolución 3503 de 2015 estableció los porcentajes y las condiciones para la operación del giro directo a las IPS y a los proveedores de tecnologías y servicios en salud, de los recursos del Régimen Contributivo correspondientes a la UPC, de las EPS que no cumplan las metas del régimen de solvencia, disponiendo en el numeral 1.4 del artículo 3o y en el artículo 8o, que el reporte de la información para el giro se haría en las estructuras de datos establecida en la Resolución 654 de 2014.
Que en virtud de lo previsto en los artículos 14 de la Ley 1122 de 2007 y 35 de la Ley 1438 de 2011, reglamentados en el Título 7, Parte 1, Libro 2 del Decreto 780 de 2016, las EPS habilitadas para operar el régimen subsidiado fueron facultadas para administrar el régimen contributivo, hasta el 10% del total de sus afiliados, con su actual habilitación, mientras que las EPS habilitadas para operar el régimen contributivo lo fueron para administrar el régimen subsidiado, hasta el 10% del total de sus afiliados; siempre y cuando la EPS aplique y cumpla las condiciones financieras y de solvencia propias de este régimen.
Que en virtud de lo establecido en el literal i) del artículo 5o de la Ley 1751 de 2015, corresponde al Estado respetar, proteger y garantizar el goce del derecho fundamental a la salud, para lo cual debe, entre otras obligaciones, adoptar la regulación y las políticas indispensables para garantizar el flujo de los recursos para atender de manera oportuna y suficiente las necesidades de salud de la población.
Que de acuerdo con la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (Adres), se observa un crecimiento constante en la dinámica de la movilidad en los regímenes contributivo y subsidiado, que conlleva a que los reconocimientos y giros por valores de UPC por este concepto, sean cada vez más representativos.
Que en virtud de lo anterior, se hace necesario sustituir las estructuras para el reporte de información del giro directo de UPC para incluir los campos para el reporte de los recursos de UPC reconocidos a las EPS por los afiliados en movilidad, así como definir el término para el inicio de este reporte y el mecanismo de coordinación entre este Ministerio y la Adres para su ejecución.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Sustituir las estructuras para el reporte de información del giro directo de los recursos de la Unidad de Pago por Capitación (UPC), para incluir en las mismas, el reporte de giro directo de los recursos de UPC reconocidos por los afiliados en movilidad, así como definir el término para el inicio de este reporte y el mecanismo de coordinación entre este Ministerio y la Adres.
ARTÍCULO 2o. GIRO DIRECTO DE RECURSOS DE UPC RECONOCIDOS A LAS EPS HABILITADAS PARA OPERAR EL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO POR SUS AFILIADOS EN MOVILIDAD AL RÉGIMEN SUBSIDIADO. Las EPS habilitadas para operar el Régimen Contributivo aplicarán el giro directo por los recursos de UPC que le sean reconocidos por sus afiliados en movilidad al Régimen Subsidiado, de conformidad con los mecanismos establecidos en la Resolución 1587 de 2016, modificada por la Resolución 4621 del mismo año y reportarán la información conforme a la estructura definida en el Anexo Técnico 1 que hace parte integral de la presente resolución, reporte que deberá realizarse a partir del 1 de noviembre de 2018.
ARTÍCULO 3o. GIRO DIRECTO DE RECURSOS DE UPC RECONOCIDOS A LAS EPS HABILITADAS PARA OPERAR EL RÉGIMEN SUBSIDIADO EN MEDIDA DE VIGILANCIA ESPECIAL, INTERVENCIÓN O LIQUIDACIÓN, POR SUS AFILIADOS EN MOVILIDAD AL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO. Las EPS habilitadas para operar el Régimen Subsidiado que se encuentren en medida de vigilancia especial, intervención o liquidación, aplicarán el giro directo por los recursos de UPC que le sean reconocidos por sus afiliados en movilidad al Régimen Contributivo, de conformidad con lo establecido en el artículo 8o de la Resolución 3503 de 2015 y la estructura definida en el Anexo Técnico 2 que hace parte integral de la presente resolución, reporte de información que deberá realizarse a partir del 1 de noviembre de 2018.
ARTÍCULO 4o. REPORTE DEL VALOR DE GIRO DIRECTO DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO A APLICAR POR LAS EPS EN MEDIDA DE VIGILANCIA ESPECIAL, INTERVENCIÓN O LIQUIDACIÓN O QUE NO CUMPLEN CON EL RÉGIMEN DE SOLVENCIA. La Adres reportará en cada proceso de compensación a este Ministerio, a través de la Plataforma de Intercambio de Información (Pisis) del Sistema Integral de Información de la Protección Social (Sispro), mediante el Anexo Técnico 3 adoptado en la presente resolución, el valor del giro directo del Régimen Contributivo que deberán aplicar las EPS en medida de vigilancia especial, intervención o liquidación o que no cumplen con el régimen de solvencia.
ARTÍCULO 5o. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Los actores que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Libro 2 Parte 2 Título 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.
ARTÍCULO 6o. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, la Adres y las EPS habilitadas para operar el Régimen Contributivo y Subsidiado deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual los protege, garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta, aprobada por la entidad competente.
ARTÍCULO 7o. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y sustituye el anexo técnico de la Resolución 1587 de 2016 por el Anexo Técnico 1 adoptado en la presente resolución y el anexo técnico de la Resolución 654 de 2014, por el Anexo Técnico 2 adoptado en la presente resolución.
Comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 25 de julio de 2018.
El Ministro de Salud y Protección Social,
Alejandro Gaviria Uribe.
REPORTE DE INFORMACIÓN DE IPS Y PROVEEDORES DE SERVICIOS Y TECNOLOGÍAS EN SALUD INCLUIDOS EN EL PLAN DE BENEFICIOS, BENEFICIARIOS DE GIRO DIRECTO DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO.
El presente documento relaciona las estructuras y características de la información que las EPS deben remitir a la ADRES, en el marco del proceso de Liquidación Mensual de Afiliados (LMA) y Giro Directo a las IPS que se encuentren en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS) y a los proveedores de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios.
Para este anexo técnico se definen cuatro capítulos:
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS.
3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS.
4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO.
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
a) Estructura y especificación del nombre de los archivos
El nombre de los archivos de la información de IPS y proveedores de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios, beneficiarios de giro directo del Régimen Subsidiado que debe ser enviada por las EPS, debe cumplir con el siguiente estándar:
| Componente del nombre de archivo | Valores permitidos o formato | Descripción | Longitud fija | Requerido |
| Módulo de información | SUB | Identificador del módulo de información: Giro Directo a IPS y proveedores de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios, correspondiente al Régimen Subsidiado | 3 | SÍ |
| Tipo de fuente | 140 | Fuente de la Información - EPS Entidades Promotoras de Salud. | 3 | SÍ |
| Tema de información | GIFA | Información de IPS y proveedores de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios, beneficiarios de giro directo del régimen subsidiado | 4 | SÍ |
| Fecha de corte | AAAAMMDD | Fecha de corte de la información reportada, correspondiente a la fecha del proceso LMA al cual aplican los giros relacionados en el archivo. No debe utilizar ningún tipo de separador. Ejemplo: 20180731 | 8 | SÍ |
| Tipo de identificación de la entidad reportadora | NI | NI: Tipo de identificación de la entidad fuente. Para este caso siempre será NI: NIT. | 2 | SÍ |
| Número de identificación de la entidad reportadora | 999999999999 | Corresponde al número de identificación de acuerdo con el código anterior. En este caso será el número de NIT de la EPS sin dígito de verificación, puntos, comas o guiones. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 000860999123 | 12 | SÍ |
| Código de la entidad reportadora | XXXXXX | Corresponde al código de la entidad reportadora, el cual debe ser el asignado por la Superintendencia Nacional de salud Ejemplo: EPSXXX o ESSXXX o CCFXXX Ver tabla de referencia EPSS Este código debe coincidir con el reportado en el registro tipo 1. | 6 | SÍ |
| Extensión del archivo | .TXT | Extensión del archivo plano. | 4 | SÍ |
NOMBRE DEL ARCHIVO
| Tipo de archivo | Nombre de archivo | Longitud |
| Relación de IPS y proveedores de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios, beneficiarios de giro directo del régimen subsidiado. | SUB140GIFAAAAAMMDDNIXXXXXXXXXXXXCODEPS.txt | 42 |
b) Contenido del archivo
El archivo de la información de “Relación de IPS y proveedores de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios, beneficiarios de giro directo del Régimen Subsidiado” está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen la información solicitada, así:
| Registro | Descripción | Reporte |
| Tipo 1 | Registro de control | Obligatorio |
| Tipo 2 | Registro de detalle beneficiario del giro. Contiene la información de las IPS y proveedores de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios, beneficiarios del giro directo. | Obligatorio |
| Tipo 3 | Registro de detalle de factura. Contiene la información de las facturas objeto de giro a la IPS y proveedores de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios, que se reporta en el registro de detalle beneficiario del giro. | Obligatorio |
Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por pipe (|)
b.1. Registro tipo 1 – registro de control
Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.
| N° | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 1: valor que significa que el registro es de control | SÍ |
| 1 | Tipo de identificación de la entidad que reporta | 2 | A | NI: NIT | SÍ |
| N° | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 2 | Número de identificación tributaria de la entidad que reporta | 12 | N | Número de identificación tributaria sin dígito de verificación. No se debe rellenar con ceros. | SÍ |
| 3 | Código de la Entidad | 6 | A | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS. Ver tabla de referencia EPSS. Este código debe coincidir con el código de EPS del nombre del archivo. | SÍ |
| 4 | Fecha inicial del periodo de la información reportada | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha inicial del periodo de información reportado | SÍ |
| 5 | Fecha final del periodo de la información reportada | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de corte del archivo. | SÍ |
| 6 | Número total de registros de tipo detalle. | 10 | N | Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2 y tipo 3, contenidos en el archivo. | SÍ |
| 7 | Sumatoria total de los valores a girar presentados en los registros de detalle destinatario del giro. | 22 | N | Corresponde a la sumatoria de valores del campo “Valor a girar beneficiarios del giro” de los registros tipo 2. Este valor debe diligenciarse sin decimales, ni puntos, ni comas, no negativo, ni cero. | SÍ |
b.2. Registro tipo 2 – registro de detalle beneficiario del giro
Mediante el registro de detalle beneficiario del giro, la EPS reporta la información de las IPS y proveedores de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios, beneficiarios del giro directo del Régimen Subsidiado y los valores objeto de giro para cada una de ellas. En ningún caso se podrá reportar más de un registro tipo 2 para una misma IPS o proveedor, por tanto, el tipo y número de la identificación no podrá repetirse.
| N° | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 2: valor que significa que el registro es de tipo destinatario del giro. | SÍ |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el último registro del archivo. | SÍ |
| 2 | Tipo de documento de identificación de la IPS o proveedor de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios | 2 | A | El único valor válido es: NI (NIT) | SÍ |
| 3 | Número de identificación tributaria de la IPS o proveedor de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios | 12 | N | Corresponde al número de identificación tributaria de la IPS o proveedor de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios al cual se le hace el giro, número de NIT sin dígito de verificación. | SÍ |
| 4 | Dígito de verificación | 1 | N | Corresponde al dígito de verificación del NIT de la IPS o proveedor de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios. | SÍ |
| 5 | Nombre o razón social de la IPS o del proveedor de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios | 250 | A | Corresponde al nombre o razón social de la IPS o proveedor de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios | SÍ |
| 6 | Valor a girar beneficiario del giro | 20 | N | Corresponde a la sumatoria de valores del campo “Valor a pagar de la factura por giro directo” de los registros tipo 3, que refieran al mismo prestador de servicios o proveedor de tecnologías en salud. Debe diligenciarse sin decimales, ni puntos, ni comas, no puede ser ni negativo, ni cero. Adicionalmente, el monto a girar a prestadores y/o proveedores no podrá ser inferior a un millón de pesos M/cte. ($1.000.000). | SÍ |
b.3. Registro tipo 3 – registro de detalle tipo factura
Mediante el Registro Tipo 3, la EPS reporta la relación de facturas de cada una de las IPS y proveedores de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios, beneficiarios del giro directo, sobre las cuales aprueba el giro. En ningún caso se podrá reportar más de un registro tipo 3 para una misma factura de la misma IPS o proveedor. El identificador único de la factura son los campos 2, 3, 4, 5 y 6 del presente registro.
| N° | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 3: valor que significa que el registro es de tipo factura | SÍ |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros. Continúa la numeración a partir del consecutivo anterior y va incrementando de 1 en 1 hasta el final del archivo. | SÍ |
| 2 | Tipo de documento de identificación de la IPS o proveedor de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios | 2 | A | El único valor válido es: NI (NIT) | SÍ |
| 3 | Número de identificación tributaria de la IPS o proveedor de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios | 12 | N | Corresponde al número de identificación de la IPS o proveedor de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios al cual se le hace el giro, número de NIT sin dígito de verificación. | SÍ |
| N° | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 4 | Fecha de emisión de la factura | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de emisión de la factura objeto de giro. Ejemplo fecha valida: 2018-06-01. | SÍ |
5 | Prefijo de la factura | 6 | A | Prefijo de la factura. En caso de no tener prefijo, dejar en blanco | NO |
6 | Número de la factura | 20 | N | Corresponde al número de la factura objeto de giro. | SÍ |
7 | Valor factura | 20 | N | Corresponde al valor total de la factura relacionada en este registro. Este valor debe diligenciarse sin decimales, ni puntos, ni comas, no negativo, ni cero y debe ser mayor o igual al valor contenido en el campo “Valor a pagar de la factura por giro directo” de este registro. | SÍ |
8 | Valor a pagar de la factura por giro directo | 20 | N | Corresponde al valor a girar por la factura relacionada en este registro. Este valor debe diligenciarse sin decimales, ni puntos, ni comas, no negativo, ni cero y debe ser menor o igual al valor contenido en el campo “Valor factura” de este registro. | SÍ |
9 | Forma de contratación a la cual corresponde la factura | 1 | N | 1: Capitación 2: Evento – otra | SÍ |
| 10 | Código entidad territorial | 5 | N | Tabla División Político Administrativa de Colombia DIVIPOLA del DANE. Ejemplo 11001. Es requerido si el campo 9 = 1 (Ver la tabla de referencia Municipio en web.sispro. gov.co donde encontrará los valores permitidos, modificados, adicionados o que sustituyan los mencionados en este campo) | NO |
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a) En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico, N-Numérico, D-decimal, F-Fecha, T-Texto con caracteres especiales.
b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión.txt
c) Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes.
d) El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (|).
e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1||dato3
f) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial.
g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales.
h) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.
i) Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.
j) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios.
k) Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero.
l) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro.
m) Los archivos deben estar firmados digitalmente.
3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS
El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (Pisis) del Sistema Integral de Información de la Protección Social (Sispro), para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Si quien reporta aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el Portal del SISPRO.
Registrar entidad:
http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx
Registrar solicitud de usuario:
http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx
Control de calidad de los datos
La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente anexo técnico y realiza el proceso de validación, así:
- Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción a quien reporta.
- Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa a quien reporta el resultado.
Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.
Mesa de ayuda
Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: http://www.sispro.gov.co/ recursosapp/Pages/Mesa_Ayuda.aspx
Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace: http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx
Tratamiento de la información
Los actores que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Libro 2 Parte 2 Título 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.
Seguridad de la información
Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, la Adres y las EPS habilitadas para operar el Régimen Contributivo y Subsidiado deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual los protege, garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta, aprobada por la entidad competente.
4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO
El reporte se realizará mensualmente de acuerdo con el plazo establecido en el artículo 5o de la Resolución 1587 de 2016.
REPORTE DE INFORMACIÓN DE IPS Y PROVEEDORES BENEFICIARIOS DE GIRO DIRECTO DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO.
Las siguientes especificaciones contienen las estructuras y características de la información que las EPS deberán remitir a la Adres, en el marco del proceso de Compensación del Régimen Contributivo en la modalidad de Giro Directo a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) que se encuentren en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS) y a los proveedores de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios.
Para este anexo técnico se definen cuatro capítulos:
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS.
3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS.
4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO.
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
a) Especificación del nombre del archivo
El nombre de los archivos de la información de IPS y proveedores beneficiarios de giro directo del régimen contributivo que debe ser enviada por las EPS debe cumplir con el siguiente estándar:
| Componente del nombre de archivo | Valores permitidos o formato | Descripción | Longitud | Requerido |
| Módulo de información | COM | Identificador del módulo de información: Giro Directo a IPS, correspondiente al Régimen Contributivo. | 3 | SÍ |
| Tipo de Fuente | 140 | Fuente de la Información – EPS Entidades Promotoras de Salud del régimen contributivo. | 3 | SÍ |
| Tema de información | GIPS | Información de IPS y proveedores beneficiarios de giro directo del régimen contributivo. | 4 | SÍ |
| Fecha de Corte | AAAAMMDD | Fecha de corte de la información reportada, correspondiente a la fecha del proceso de compensación al cual aplican los giros relacionados en el archivo. No debe utilizar ningún tipo de separador. Ejemplo: 20180704 | 8 | SÍ |
| Tipo de identificación de la entidad reportadora | NI | NI: Tipo de identificación de la entidad fuente. Para este caso siempre será NI: NIT. | 2 | SÍ |
Número de identificación de la entidad reportadora | 999999999999 | Corresponde al número de identificación de acuerdo con el código anterior, en este caso será el número de NIT de la EPS sin dígito de verificación, puntos, comas o guiones. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 000860999123. | 12 | SÍ |
| Componente del nombre de archivo | Valores permitidos o formato | Descripción | Longitud | Requerido |
| Código de la Entidad | XXXXXX | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS. Ver tabla de referencia EPSC Este código debe coincidir con el reportado en el registro tipo 1. | 6 | SÍ |
| Extensión del archivo | .TXT | Extensión del archivo plano. | 4 | SÍ |
NOMBRE DE ARCHIVO
| Tipo de archivo | Nombre de archivo | Longitud |
| Reporte de información de IPS y proveedores beneficiarios de giro directo del régimen contributivo. | COM140GIIPSAAAAMMDDNIXXXXXXXXXXXXCODEPS.txt | 42 |
b) Contenido del archivo
El archivo con la información de IPS y proveedores beneficiarios de giro directo del régimen contributivo, remitido por parte de las EPS, está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen la información solicitada así:
| Registro | Descripción | Reporte |
| Tipo 1 | Registro de control | Obligatorio |
| Tipo 2 | Registro de detalle del beneficiario del giro. Contiene la información de las IPS y proveedores de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios, beneficiarios del giro directo. | Obligatorio |
| Tipo 3 | Registro de detalle de factura. Contiene la información de las facturas objeto de giro a la IPS y proveedores de servicios y tecnologías en salud incluidos en el plan de beneficios, que se reporta en el registro de detalle beneficiario del giro. | Obligatorio |
Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por pipe (|)
b.1. Registro Tipo 1 – Registro de control
Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.
| N° | Nombre del campo | Longitud Máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 1: valor que significa que el registro es de control. | SÍ |
| 1 | Tipo de Identificación de la entidad que reporta | 2 | A | NI: NIT | SÍ |
| 2 | Número de identificación de la entidad que reporta - EPS | 12 | N | Número de identificación sin dígito de verificación. No se debe rellenar con ceros. | SÍ |
| 3 | Código de la Entidad | 6 | A | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS. Ver tabla de referencia EPSC. Este código debe coincidir con el código de EPS reportado en el nombre del archivo. | Sí |
| 4 | Número total de registros de detalle contenidos en el archivo. | 10 | N | Debe corresponder a la cantidad de registros de detalle contenidos en el archivo, es decir, la cantidad de registros tipo 2 más la cantidad de registros tipo 3. | SÍ |
| 5 | Sumatoria total de los valores a girar presentados en los registros de detalle por prestador y/o proveedor. | 22 | N | Corresponde a la sumatoria de valores del campo “Valor a Girar al prestador y/o proveedor” de los registros tipo 2. Este valor debe diligenciarse sin decimales ni puntos ni comas, no negativo ni cero | SÍ |
| 6 | Sumatoria total de los valores de Giro de los registros de detalle por factura. | 22 | N | Corresponde a la sumatoria de valores del campo “Valor a pagar de la factura por giro directo” de los registros tipo 3. Este valor debe ser igual al valor del tope definido en el campo 6 del registro tipo 2 del anexo técnico 3, para la EPS a nivel de NIT y código de entidad. Debe diligenciarse sin decimales ni puntos ni comas, no negativo ni cero. | SÍ |
b.2. Registro Tipo 2 – Registro de detalle por prestadores y/o proveedores
Mediante el Registro Tipo 2, la EPS reporta la información correspondiente a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud y Proveedores beneficiarios del giro directo del régimen contributivo y los valores objeto de giro para cada una de ellas. En ningún caso se podrá reportar más de un registro tipo 2 para una misma IPS.
| N° | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 2: valor que significa que el registro es de detalle por prestador y/o proveedor. | SÍ |
| 1 | Consecutivo de registro. | 10 | N | Número consecutivo de registros dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle por prestador y/o proveedor y va incrementando de 1 en 1 para cada registro, hasta el último prestador y/o proveedor reportado en el archivo. | SÍ |
2 | Tipo de documento de identificación del prestador y/o proveedor. | 2 | A | El único valor válido es: NI (NIT). | SÍ |
| N° | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 3 | Número de identificación tributaria del prestador y/o proveedor. | 12 | N | Corresponde al número de identificación tributaria del prestador y/o proveedor al cual se le hace el giro, Número de NIT sin dígito de verificación. | Sí |
| 4 | Nombre o razón social del prestador y/o proveedor. | 250 | A | Corresponde al nombre o razón social del prestador y/o proveedor | SÍ |
| 5 | Valor a girar al prestador y/o proveedor. | 20 | N | Corresponde a la sumatoria de valores del campo “Valor factura” de los registros tipo 3. Este valor debe diligenciarse sin decimales ni puntos ni comas, no puede ser ni negativo, ni cero. Adicionalmente, el monto a girar al prestador y/o proveedor no podrá ser inferior a un millón de pesos M/cte. ($1.000.000). | SÍ |
b.3. Registro Tipo 3 – Registro de detalle por factura
Mediante el Registro Tipo 3, la EPS reporta la relación de facturas de cada uno de los prestadores y/o proveedores beneficiarios de giro directo, sobre las cuales aplica el giro. En ningún caso se podrá reportar más de un registro tipo 3 para una misma factura por prestador y/o proveedor.
| N° | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 3: valor que significa que el registro es de detalle por factura. | SÍ |
| 1 | Consecutivo de registro. | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle por factura, inicia en el siguiente consecutivo en el que terminaron los registros tipo 2, y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo | SÍ |
| 2 | Tipo documento de identificación del prestador y/o proveedor. | 2 | A | Corresponde al tipo del documento de identificación del prestador y/o proveedor al cual se le hace el giro. El único valor válido es: NI (NIT). | SÍ |
| 3 | Número de identificación tributaria del prestador y/o proveedor. | 12 | N | Corresponde al número de identificación tributaria del prestador y/o proveedor a la cual se le hace el giro, Número de NIT sin dígito de verificación. | Sí |
| 4 | Fecha de emisión de la factura | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de emisión de la factura objeto de giro. Ejemplo: 2014 - 03 -13. | SÍ |
| 5 | Prefijo de la factura. | 6 | A | Prefijo de la factura en caso de no tener prefijo, dejar en blanco. | NO |
| 6 | Número de la factura. | 20 | N | Corresponde al número de la factura objeto de giro. | SÍ |
| 7 | Valor factura. | 20 | N | Corresponde al valor total de la factura relacionada en este registro. Este valor debe diligenciarse sin decimales ni puntos ni comas, no negativo, ni cero. | SÍ |
| 8 | Valor a pagar de la factura por giro directo. | 20 | N | Corresponde al valor a girar por la factura relacionada en este registro. Este valor debe diligenciarse sin decimales ni puntos ni comas, no negativo, ni cero y debe ser menor o igual al valor contenido en el campo “Valor factura” de este registro. | SÍ |
| 9 | Forma de contratación a la cual corresponde la factura. | 1 | N | 1: Capitación. 2: Evento – otra. | SÍ |
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a) En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico, N-Numérico, D-decimal, F-Fecha, T-Texto con caracteres especiales.
b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión.txt
c) Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes.
d) El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (|).
e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1||dato3
f) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial.
g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales.
h) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.
i) Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.
j) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios.
k) Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero.
l) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro.
m) Los archivos deben estar firmados digitalmente.
3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS
El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el Portal del SISPRO.
Registrar entidad:
http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad. aspx
Registrar solicitud de usuario:
http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx
Control de calidad de los datos
La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente anexo técnico y realiza el proceso de validación, así:
- Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.
- Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.
Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.
Mesa de ayuda
Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: http://www.sispro.gov.co/ recursosapp/Pages/Mesa_Ayuda.aspx
Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace: http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx
Tratamiento de la información
Los actores que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Libro 2 Parte 2 Título 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.
Seguridad de la información
Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, la ADRES y las EPS habilitadas para operar el Régimen Contributivo y Subsidiado deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual los protege, garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta, aprobada por la entidad competente.
4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO
El reporte se realizará semanalmente de acuerdo con el plazo establecido en el numeral 1.4 del artículo 3o de la Resolución 3503 de 2015.
REPORTE DE INFORMACIÓN DEL VALOR DE GIRO DIRECTO DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO A APLICAR POR LAS EPS EN MEDIDA DE VIGILANCIA, INTERVENCIÓN, LIQUIDACIÓN O QUE NO CUMPLEN CON EL RÉGIMEN DE SOLVENCIA.
Las siguientes especificaciones contienen las estructuras y características de la información que la ADRES, en el marco del proceso de Compensación del Régimen Contributivo, deberá remitir a través del aplicativo PISIS, con el valor del giro directo a aplicar por las EPS en medida de vigilancia especial, intervención o liquidación o que no cumplen con el régimen de solvencia, y sobre dicho valor, se efectuará la validación para que no se exceda la sumatoria de los valores remitidos en el Anexo Técnico 2 “Reporte de Información de IPS Beneficiarias de Giro Directo del Régimen Contributivo”.
Para el presente anexo técnico se definen los siguientes capítulos:
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS.
3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS.
4. PERIODO DE REPORTE Y CONDICIONES.
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
a) Estructura y especificación del nombre de los archivos
El nombre de los archivos de la información del valor de giro directo del régimen contributivo a aplicar por las EPS en medida de vigilancia, intervención, liquidación o que no cumplen con el régimen de solvencia debe ser enviada por la ADRES y debe cumplir con el siguiente estándar:
| Componente del nombre de archivo | Valores permitidos o formato | Descripción | Longitud | Requerido |
| Módulo de información. | COM | Identificador del módulo de información: Giro Directo a IPS, correspondiente al Régimen Contributivo. | 3 | SÍ |
| Tipo de fuente. | 300 | Fuente de la Información – ADRES | 3 | SÍ |
| Tema de información. | TOGI | Reporte de información del valor de giro directo del régimen contributivo a aplicar por las EPS en medida de vigilancia, intervención, liquidación o que no cumplen con el régimen de solvencia. | 4 | SÍ |
| Fecha de corte. | AAAAMMDD | Fecha de corte de la información reportada, correspondiente a la fecha del proceso de compensación al cual aplican los giros relacionados en el archivo. No debe utilizar ningún tipo de separador. Ejemplo: 20180314 | 8 | SÍ |
| Tipo de identificación de la entidad reportadora. | NIn | Tipo de identificación de la entidad reportadora de la información. Para este caso siempre será NI: NIT. | 2 | SÍ |
| Número de identificación de la entidad reportadora. | 999999999999 | Corresponde al número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior sin dígito de verificación, puntos, comas o guiones: Número de NIT. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 000860999123. | 12 | SÍ |
| Extensión del archivo. | .TXT | Extensión del archivo plano. | 4 | SÍ |
NOMBRE DEL ARCHIVO
| Tipo de archivo | Nombre de archivo | Longitud |
| Reporte de información de valores descontados de la UPC reconocida a cada EPS del Régimen Contributivo los cuales son objeto del giro directo. | COM300TOGIAAAAMMDDNI999999999.txt | 36 |
b) Estructura del contenido del archivo
El archivo de información del valor de giro directo del régimen contributivo a aplicar por las EPS en medida de vigilancia, intervención, liquidación o que no cumplen con el régimen de solvencia, está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información solicitada así:
| Registro | Descripción | Reporte |
| Tipo 1 | Registro de control | Obligatorio |
| Tipo 2 | Registro de detalle del valor total del giro directo a validar en el archivo remitido por la EPS. | Obligatorio |
b.1. Registro Tipo 1 – Registro de control
Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.
| N° | Nombre del campo | Longitud Máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 1: valor que significa que el registro es de control. | SÍ |
| 1 | Fecha de compensación | 10 | F | Formato AAAA-MM-DD. Fecha del proceso de compensación para la cual aplican los valores topes de giros relacionados en los registros de detalle tipo 2. Esta fecha debe corresponder a la fecha de corte del nombre del archivo. | SÍ |
| 2 | Total Registros de detalle | 10 | N | Número de registros tipo 2 reportados. | SÍ |
| 3 | Sumatoria total de Valorescorrespondientes al 80% de la UPC reconocida,presentados en los registros de detalle por EPS. | 22 | N | Corresponde a la sumatoria de los valores del campo 6 del registro tipo 2 del anexo técnico 3. Este valor debe diligenciarse sin decimales ni puntos ni comas, no negativo ni cero. | Sí |
b.2. Registro Tipo 2 – Registro de detalle por EPS
Mediante el registro Tipo 2 la ADRES reporta el detalle de la información “Valor de la UPC reconocida a la EPS del régimen contributivo” para la fecha de compensación reportada en el registro de control. En ningún caso se podrá reportar más de un registro tipo 2 para una misma EPS.
| N° | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 2: valor que significa que el registro es de detalle. | SÍ |
| 1 | Consecutivo de registro. | 8 | N | Número consecutivo de registros dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1 para cada registro de detalle, hasta la última EPS reportada en el archivo. | SÍ |
| N° | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 2 | Tipo de documento de identificación EPS. | 2 | A | El único valor válido es: NI (NIT). | SÍ |
| 3 | Número de identificación tributaria de la EPS. | 12 | N | Corresponde al número de identificación de la EPS: Número de NIT sin dígito de verificación. | Sí |
| 4 | Código de la Entidad | 6 | A | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS. Ver tabla de referencia EPSC. | SÍ |
| 5 | Nombre o razón social de la EPS. | 250 | A | Corresponde al nombre o razón social de la EPS | SÍ |
| 6 | Tope correspondiente al 80% del Valor de la UPC reconocida a la EPS del régimen contributivo. | 20 | N | Corresponde al Valor a descontar de la UPC reconocida a la EPS del régimen contributivo. Este valor es usado como tope para validar el monto máximo del valor de giro directo de la EPS en la fecha de compensación relacionada en el registro de control. El valor del tope no podrá ser inferior a un millón de pesos M/cte. ($1.000.000). Este valor debe diligenciarse sin decimales ni puntos un coma, no puede ser ni negativo, ni cero. | SÍ |
2. CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO PLANO
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a) En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha
b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión.txt
c) Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes.
d) El separador de campos debe ser PIPE (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial PIPE (|).
e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos PIPES, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1||dato3
f) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial.
g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales.
h) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.
i) Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.
j) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios.
k) Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero.
l) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.
3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS
Este Ministerio dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social (Sispro), para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Si quien reporta aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el Portal del Sispro.
Registrar entidad:
http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad. aspx
Registrar solicitud de usuario:
http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx
Control de calidad de los datos
La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente anexo técnico y realiza el proceso de validación, así:
- Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.
- Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.
Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.
Mesa de ayuda
Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace:
http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayuda.aspx
Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace: http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx
Tratamiento de la información
Los actores que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Libro 2 Parte 2 Título 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.
Seguridad de la información
Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, la ADRES y las EPS habilitadas para operar el Régimen Contributivo y Subsidiado deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual los protege, garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta, aprobada por la entidad competente.
4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO
La periodicidad de envío de esta información es la misma del proceso de compensación.
Debe haberse enviado y procesado exitosamente un archivo correspondiente a este anexo técnico, entes de iniciar el reporte de Giro Directo de Contributivo por parte de las EPS. Si este archivo no se ha cargado exitosamente para una fecha de compensación, causa que el reporte de Giro directo de la EPS de la misma fecha de compensación sea rechazado en el SISPRO. No se permite cargar exitosamente más de un archivo de este Anexo Técnico de una fecha de corte.
Es responsabilidad de la entidad reportadora – ADRES – generar el archivo y enviarlo mediante PISIS Cliente Neo, para que sea transportado y cargado en el SISPRO.