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RESOLUCIÓN 4331 DE 2012
(diciembre 19)
Diario Oficial No. 48.651 de 21 de diciembre de 2012
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
<NOTAS DE VIGENCIA: Resolución derogada a partir del 1 de julio de 2025 por el artículo 20 de la Resolución 2335 de 2023>
Por medio de la cual se adiciona y modifica parcialmente la Resolución número 3047 de 2008, modificada por la Resolución número 416 de 2009.
EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,
en ejercicio de sus facultades legales, en especial, de las conferidas en los artículos 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 21, 22, 23, 25 y 28 del Decreto número 4747 de 2007 y el artículo 120 de Decreto-ley número 019 de 2012, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo previsto en el Decreto número 4747 de 2007, el entonces Ministerio de la Protección Social, expidió la Resolución número 3047 de 2008, adoptando entre otros, los formatos y procedimientos para la autorización de servicios de salud y el Manual Único de Glosas, Devoluciones y Respuestas a que deben sujetarse las relaciones entre las entidades responsables del pago y los prestadores de servicios de salud.
Que la Ley 1438 de 2011 estableció en su artículo 57 el trámite que han de seguir las entidades responsables del pago de servicios de salud y los prestadores de dichos servicios, cuando las primeras glosen las facturas a tales prestadores, contemplando condiciones adicionales a las previstas en el Decreto número 4747 de 2007.
Que el artículo 120 del Decreto-ley número 019 de 2012, señaló que tratándose de la atención ambulatoria, con internación, domiciliaria, de urgencias e inicial de urgencias, el trámite de autorización para la prestación de servicios de salud lo efectuará de manera directa la Institución Prestadora de Servicios de Salud - IPS, ante la Entidad Promotora de Salud - EPS, por lo que se hace necesario modificar algunos de los formatos y procedimientos adoptados mediante la Resolución número 3047 de 2008, de manera tal que se simplifiquen los trámites por parte de los usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud, así como dictar disposiciones inherentes a las relaciones entre aseguradores y prestadores de servicios de salud.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada a partir del 1 de julio de 2025 por el artículo 20 de la Resolución 2335 de 2023> Modifíquese el Formato Único de Autorización de Servicios de Salud, definido en el Anexo Técnico número 4 de la Resolución número 3047 de 2008, el cual quedará tal como se señala en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución y adiciónense los formatos estandarizados de referencia y contrarreferencia de pacientes y el contenido de los avisos que obligatoriamente deben publicar las entidades responsables del pago y los prestadores de servicios de salud, establecidos en los anexo 9,10 y 11, los cuales hacen parte integral de la presente resolución.
ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada a partir del 1 de julio de 2025 por el artículo 20 de la Resolución 2335 de 2023> Modifíquese el artículo 7o de la Resolución número 3047 de 2008, modificado por el artículo 2o de la Resolución número 416 de 2009, el cual quedará así:
“Artículo 7o. Formato y procedimiento para la respuesta de autorización de servicios electivos. Para la respuesta de autorización de servicios electivos de que trata el artículo 16 del Decreto número 4747 de 2007 se adoptará el formato definido en el Anexo Técnico número 4 de la presente resolución. Las entidades responsables del pago deben dar respuesta a la solicitud de autorización de servicios, dentro de los siguientes términos:
1. La respuesta positiva o negativa a la solicitud de autorización de servicios electivos deberá ser comunicada al usuario y enviada al prestador por la entidad responsable del pago, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud en el Formato Único de Autorización. En el caso de que el servicio requerido sea de carácter prioritario, la respuesta a la solicitud deberá ser comunicada al usuario y enviada al prestador por parte de la entidad responsable del pago dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud.
2. En caso de ser positiva la respuesta, la entidad responsable del pago contactará telefónicamente al usuario quien deberá seleccionar el prestador de su elección dentro de las posibilidades de la red; la entidad responsable del pago concertará con el usuario la fecha y hora de la cita, o le informará el número telefónico del prestador seleccionado para que el usuario directamente concerte la fecha y hora, así mismo le informará el valor del pago compartido.
3. En caso de que la respuesta sea negativa, la Entidad Responsable del Pago deberá diligenciar y enviar el formato único de negación de servicios establecido en la Circular Única de la Superintendencia Nacional de Salud y adicionalmente, diligenciar el registro de negación de servicios definido por el Ministerio de Salud y Protección Social.
PARÁGRAFO. Las entidades responsables del pago no podrán trasladar al usuario la responsabilidad de ampliación de información clínica o documentos adicionales para el trámite de autorización de servicios electivos. Excepcionalmente, en el caso de necesidad de información adicional, la entidad responsable del pago se comunicará con el prestador de servicios de salud solicitante de la autorización, dentro del día hábil siguiente al recibo de la solicitud para los servicios prioritarios y dentro de los dos (2) días hábiles siguientes en el caso de servicios no prioritarios. El prestador deberá dar respuesta a dicha solicitud, dentro del día hábil siguiente al recibo de la solicitud de información adicional para los servicios prioritarios y dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud de información adicional para los servicios no prioritarios. Estos términos sin perjuicio de los establecidos en el numeral 1 del presente artículo”.
ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada a partir del 1 de julio de 2025 por el artículo 20 de la Resolución 2335 de 2023> Modifíquese el parágrafo del artículo 10 de la Resolución número 3047 de 2008, el cual quedará así:
“Parágrafo. El debido soporte de los intentos de envío de mensajes de datos de que trata la presente resolución se realizará con sujeción a lo establecido en la Ley 527 de 1999 o en las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
Las entidades responsables del pago y los prestadores de servicios de salud, no podrán exigir que la información contenida en los formatos definidos en los Anexos Técnicos 1, 2, 3, 4, 9 y 10, sea digitada en determinado aplicativo informático.
Los aplicativos informáticos con que cuenten las entidades responsables del pago y los prestadores de servicios de salud, deben poder generar y recibir los formatos definidos en los Anexos Técnicos 1, 2, 3, 4, 9 y 10 en archivos XML.
Si alguna de las dos partes carece de los desarrollos tecnológicos para la generación automática de los referidos formatos, y expresamente así lo acuerdan, los reportes de información pertinentes podrán realizarse mediante la digitación de la información en el aplicativo de que disponga la otra entidad”.
ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada a partir del 1 de julio de 2025 por el artículo 20 de la Resolución 2335 de 2023> Modifíquese el artículo 12 de la Resolución número 3047 de 2008, el cual quedará así:
“Artículo 12. Soportes de las facturas de prestación de servicios. Los soportes de las facturas de que trata el artículo 21 del Decreto número 4747 de 2007 o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, serán como máximo los definidos en el Anexo Técnico número 5, que hace parte integral de la presente resolución. Cuando se facturen medicamentos no incluidos en el Plan Obligatorio de Salud POS, el prestador deberá identificar en la factura de prestación del servicio, el Código Único de Medicamentos – CUM –, emitido por el INVIMA, con la siguiente estructura: Expediente – Consecutivo – ATC”.
ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada a partir del 1 de julio de 2025 por el artículo 20 de la Resolución 2335 de 2023> Adiciónense los códigos específicos y el Manual de Uso, establecidos en la Tabla número 3 Código de Glosas del Manual Único de Glosas, Devoluciones y Respuestas, contenida en el Anexo Técnico número 6 de la Resolución número 3047 de 2008, así:
Tabla número 3 Código de Glosa
(…)
Soportes
| 3 | 06 | Materiales |
Autorización
| 4 | 03 | Autorización honorarios médicos en procedimientos |
Devoluciones
| 8 | 22 | Respuesta a glosa o devolución extemporánea |
Respuesta a Glosa o Devoluciones
| 9 | 95 | Glosa o devolución extemporánea |
(…)
Manual de uso
3. Soportes
| 306 | Materiales | Aplica cuando en la descripción quirúrgica no se registran los materiales empleados que sean motivo de cobro adicional a la tarifa establecida para el grupo quirúrgico. |
4. Autorizaciones
| 403 | Autorización honorarios médicos en procedimientos | Aplica cuando la entidad responsable del pago emitió autorización directamente al profesional para la ejecución del procedimiento y la Institución Prestadora de Servicios de Salud está facturando a su nombre estos honorarios. |
8. Devoluciones
| 822 | Respuesta a glosa o devolución extemporánea | Aplica cuando la respuesta a la glosa se presenta por fuera de los términos legales. |
| 849 | Factura no cumple requisitos legales | Aplica cuando la factura o el documento equivalente a la factura no cumple con alguno de los requisitos legales, o cuando no se identifique en los medicamentos no incluidos el Plan Obligatorio de Salud (POS) el código CUM, emitido por el INVIMA con la siguiente estructura: Expediente – Consecutivo – ATC |
9. Respuestas a glosas y devoluciones
| 995 | Glosa o devolución extemporánea | Aplica cuando la entidad responsable del pago comunica la glosa o devolución por fuera de los términos legales. |
ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada a partir del 1 de julio de 2025 por el artículo 20 de la Resolución 2335 de 2023> Modifíquese la longitud de la variable 60 “Justificación Clínica” a que refiere el Formato de Estándares de Datos para los anexos 1, 2, 3 y 4 contenida en el Anexo Técnico número 7 de la Resolución número 3047 de 2008, la cual quedará así:
| Número | Nombre variable | Anexo 1 | Anexo 2 | Anexo 3 | Anexo 4 | Longitud | Tipo | Valor Permitido | |||
| Informe de posibles inconsistencias en la base de datos | Informe de la atención inicial de urgencias | Solicitud de autorización de servicios de salud | Autorización de servicios de salud | ||||||||
| 60 | Justificación clínica | x | 500 | A | |||||||
ARTÍCULO 7o. <Resolución derogada a partir del 1 de julio de 2025 por el artículo 20 de la Resolución 2335 de 2023> Modifíquese la estructura de reporte de información para el registro conjunto de trazabilidad de la factura, Anexo Técnico número 8, el cual quedará tal como se señala en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución.
ARTÍCULO 8o. <Resolución derogada a partir del 1 de julio de 2025 por el artículo 20 de la Resolución 2335 de 2023> Las entidades responsables del pago de servicios de salud y los prestadores de dichos servicios, podrán acordar los servicios respecto de los cuales no se requiere autorización. Para los demás casos, o en los casos de prestación sin contrato, las entidades responsables del pago de servicios de salud y los prestadores de dichos servicios, en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 120 del Decreto-ley número 019 de 2012, deberán utilizar los siguientes formatos:
a) Para la solicitud de la autorización: El Formato definido en el Anexo Técnico número 3 de la Resolución número 3047 de 2008.
b) Para la autorización (respuesta): El Formato definido en el Anexo Técnico número 4 de la Resolución número 3047 de 2008 modificada por el artículo 1o de la presente resolución.
PARÁGRAFO 1o. En los eventos en que se requiera autorización, la solicitud y respuesta deberá tramitarse de forma previa a la prestación de los servicios de salud, sin perjuicio de que ante la no respuesta dentro de los términos establecidos en el artículo 14 del Decreto número 4747 de 2007, se considere que el servicio posterior a la atención inicial de urgencias ha sido autorizado.
PARÁGRAFO 2o. El prestador receptor no podrá negarse a recibir al paciente remitido una vez haya aceptado su remisión. La constancia de remisión deberá diligenciarse en el campo “Información de la Persona de la IPS receptora que acepta recibir al paciente”, señalado en el Formato Único de Autorización de Servicios contenido en el Anexo Técnico número 4 de la Resolución número 3047 de 2008 modificado por el artículo 1o de la presente resolución.
PARÁGRAFO 3o. En caso de que el prestador receptor se niegue a recibir al paciente, la entidad responsable del pago pondrá en conocimiento de la Superintendencia Nacional de Salud el hecho para que se adelante el proceso sancionatorio, de conformidad con la normatividad vigente.
ARTÍCULO 9o. <Resolución derogada a partir del 1 de julio de 2025 por el artículo 20 de la Resolución 2335 de 2023> Los procesos de referencia y contrarreferencia de que trata el artículo 17 del Decreto número 4747 de 2007, deberán efectuarse de conformidad con lo señalado en los Formatos Estándares de Referencia y Contrarreferencia de pacientes contenidos en los Anexos Técnicos número 9 y 10 que hacen parte integral de la presente resolución.
Cuando el servicio requerido deba ser prestado por otro prestador, el formato de referencia de pacientes contenido en el Anexo Técnico número 9 que hace parte integral de la presente resolución, será suficiente como solicitud de autorización y reemplaza el Anexo Técnico número 3 de la Resolución número 3047 de 2008.
PARÁGRAFO 1o. Cuando el paciente atendido en el servicio de urgencias u hospitalización, requiera remisión a otro prestador y no se obtenga respuesta por parte de la entidad responsable del pago, dicho prestador, deberá informar de ello al Centro Regulador de Urgencias, Emergencias y Desastres del respectivo ente territorial, o a quien haga sus veces, diligenciando el formato estandarizado de referencia contenido en el Anexo Técnico número 9 que hace parte integral de la presente resolución.
PARÁGRAFO 2o. Cuando el prestador que recibió un paciente remitido para atención o complementación diagnóstica de carácter ambulatorio, considere que este puede continuar su manejo en el prestador remitente, deberá diligenciar el formato estandarizado de contrarreferencia de pacientes contenido en el Anexo Técnico número 10 que hace parte integral de la presente resolución. Tratándose de remisiones que impliquen servicios hospitalarios, se contrarremitirá únicamente con la copia de la epicrisis.
ARTÍCULO 10. <Resolución derogada a partir del 1 de julio de 2025 por el artículo 20 de la Resolución 2335 de 2023> Las autorizaciones de servicios contenidos en el Plan Obligatorio de Salud tendrán una vigencia no menor de dos (2) meses, contado a partir de su fecha de emisión. Para los casos que se mencionen a continuación se establecen las siguientes reglas:
1. Las fórmulas de medicamentos tendrán una vigencia no inferior a un (1) mes, contado a partir de la fecha de su expedición y no requieren autorización adicional, excepto aquellos que no hacen parte del Plan Obligatorio de Salud.
2. Para pacientes con patologías crónicas con manejo farmacológico, las entidades responsables de pago garantizarán la continuidad en el suministro de los medicamentos, mediante la prescripción por periodos no menores a 90 días con entregas no inferiores a un (1) mes.
3. Las autorizaciones asociadas a quimioterapia o radioterapia de pacientes con cáncer que sigan guías o protocolos acordados, se harán una única vez para todos los ciclos incluidos en la guía o protocolo. Para aquellos casos en que el oncólogo tratante prescriba la quimioterapia o radioterapia por fuera de las guías o protocolos acordados, la autorización deberá cubrir como mínimo los ciclos a realizar durante los siguientes seis (6) meses, contados a partir de la fecha de la solicitud de autorización.
4. La autorización de oxígeno domiciliario para pacientes con patologías crónicas, se expedirá una única vez y solo podrá ser desautorizada cuando el médico tratante disponga que este no se requiere.
ARTÍCULO 11. <Resolución derogada a partir del 1 de julio de 2025 por el artículo 20 de la Resolución 2335 de 2023> Las entidades responsables del pago de servicios y los prestadores de servicios de salud, deberán publicar obligatoriamente en cada punto de atención, avisos tipo cartel o similares, información relacionada con los diferentes trámites que han sido objeto de simplificación, así como indicaciones orientadas al respeto de los derechos de los usuarios. El contenido de los mismos será el establecido en el Anexo Técnico número 11 que hace parte integral de la presente resolución. Las Direcciones Territoriales de Salud verificarán el cumplimiento de esta disposición.
ARTÍCULO 12. <Resolución derogada a partir del 1 de julio de 2025 por el artículo 20 de la Resolución 2335 de 2023> Con el objeto de que las entidades responsables del pago de servicios y los prestadores de servicios de salud, realicen los ajustes a sus procedimientos y sistemas de información, las disposiciones contenidas en la presente resolución entrarán a regir a los sesenta (60) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de publicación de la presente resolución.
ARTÍCULO 13. <Resolución derogada a partir del 1 de julio de 2025 por el artículo 20 de la Resolución 2335 de 2023> Para efectos de control contable las partes podrán acordar que, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al egreso del usuario, se efectúe el envío electrónico de la factura o, si ella no estuviese emitida, del detalle de cargos.
ARTÍCULO 14. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica los artículos 7o, 10 y 12 de la Resolución número 3047 de 2008, así como los Anexos Técnicos 4, 6, 7 y 8 de la mencionada resolución.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 19 de diciembre de 2012.
El Ministro de Salud y Protección Social,
ALEJANDRO GAVIRIA URIBE.
FORMATO ÚNICO DE AUTORIZACIÓN DE SERVICIOS.
CONTENIDO ESTANDARIZADO DEL FORMATO ÚNICO DE AUTORIZACIÓN
Instructivo para su Adecuado Diligenciamiento
Instrucciones generales
Mediante el presente formato se estandariza el contenido de la información que debe diligenciar la entidad responsable del pago al prestador de servicios de salud cuando emite una autorización, si no se tiene acuerdo de voluntades, o si en el acuerdo de voluntades se tiene establecido como requisito, sea ella para prestar servicios posteriores a la atención inicial de urgencias, ampliar una autorización previamente emitida, o para autorizar servicios electivos, sean ellos de carácter hospitalario o ambulatorio. Debe ser diligenciado por el funcionario designado por la entidad responsable del pago, dentro de los términos definidos en los artículos 5o y 7o de la presente resolución.
El envío del informe al prestador autorizado se realizará de acuerdo con las características definidas en el artículo 10 de la presente resolución.
En caso de que la autorización se emita para que el servicio solicitado sea prestado por un prestador diferente de quien solicita, los datos del prestador serán los del que efectivamente está siendo autorizado para la prestación del servicio, pero la respuesta debe enviarse a los dos prestadores.
Diligenciamiento
| Número de autorización: | Corresponde a un número consecutivo que asigna la entidad responsable del pago y que se reinicia cada primero de enero. |
| Fecha y Hora: | Corresponde a la fecha y hora en la cual se diligencia el formato. |
| Entidad responsable del pago: | Corresponde al nombre y código de la entidad responsable del pago que emite la autorización. Este dato puede estar preimpreso en la entidad responsable del pago. |
Información del prestador (autorizado)
| Nombre del prestador de servicios | Registre el nombre completo del prestador de servicios de salud al que se está autorizando la prestación del servicio. |
| NIT/CC | Marque con una “X” la opción pertinente. NIT si la identificación se refiere a número de identificación tributaria asignado por la DIAN al prestador de servicios de salud, o CC, si se trata de la cédula de un profesional independiente. |
| Número de identificación | Registre el número de identificación tributaria asignado por la DIAN al prestador de servicios de salud, o el número de cédula si se trata de un profesional independiente. En caso de NIT adicione el dígito de verificación. |
| Código | Registre el código de habilitación del prestador al cual se está autorizando la prestación del servicio, asignado por la dirección departamental o distrital de salud en virtud del proceso de habilitación. |
| Dirección prestador | Registre la dirección del prestador de servicios de salud al cual se está autorizando la prestación del servicio. |
| Teléfono | Registre el indicativo y el número telefónico del prestador de servicios de salud al cual se está autorizando la prestación del servicio. |
| Departamento | Registre el nombre del departamento en el cual se encuentra ubicado el prestador de servicios de salud, al cual se está autorizando la prestación del servicio. En las dos casillas registre el código asignado al departamento a través de la codificación del Divipola del DANE. |
| Municipio | Registre el nombre del municipio en el cual se encuentra ubicado el prestador de servicios de salud, al cual se está autorizando la prestación del servicio. En las tres casillas registre el código asignado al municipio a través de la codificación del Divipola del DANE. |
Datos del paciente
| Apellidos y nombres | Registre los nombres y apellidos del paciente, tal como figuran en la solicitud de autorización. Si el paciente solo tiene un nombre o un apellido, en el espacio del segundo nombre o segundo apellido registre la expresión “no tiene”. No deje espacios sin diligenciar. |
| Tipo documento de identificación | Marque con una X la opción pertinente, según sea el documento con el que aparece en la base de datos de la entidad responsable del pago. |
| Número de documento de identificación | Registre el número del documento que aparece en la base de datos de la entidad responsable del pago. |
| Fecha de nacimiento | Registre la fecha de nacimiento en números arábigos (año-mes-día) conforme los datos que aparecen en la base de datos de la entidad responsable del pago. |
| Dirección de residencia habitual | Registre la dirección de la residencia habitual tal como aparece en la solicitud de autorización. |
| Teléfono | Registre el número de teléfono de la residencia habitual tal como aparece en la solicitud de autorización. |
| Departamento | Registre el nombre y código del departamento en el cual reside habitualmente el paciente, según la solicitud de autorización. En las dos casillas registre el código asignado al departamento a través de la codificación del Divipola del DANE. |
| Municipio | Registre el nombre y código del municipio en el cual reside habitualmente el paciente, según la solicitud de autorización. En las tres casillas registre el código asignado al municipio a través de la codificación del Divipola del DANE. |
| Teléfono celular | Registre el número del teléfono celular del paciente o acudiente. |
| Correo electrónico | Registre la dirección de correo electrónico a la cual el paciente desea que le sea informada la respuesta de la autorización de servicios electivos. Si no tiene, registre “no tiene”. |
Servicios autorizados
| Ubicación de paciente al momento de la solicitud de autorización | Marque con una “X” la opción correspondiente. En caso de encontrarse en hospitalización, indique el servicio y número de cama, de acuerdo con la información enviada en la solicitud formulada por el prestador. |
| Manejo integral según Guía | Cuando el servicio requerido por el paciente corresponda a una guía de atención concertada con la entidad responsable del pago, diligencie el nombre de la guía. |
| Servicios autorizados | En caso de que la autorización sea detallada, registre el o los códigos CUPS, la cantidad (si aplica), el o la descripción del servicio(s) autorizado(s). En los casos de servicios que requieran internación, la autorización debe detallar los servicios principales que la justifican, tales como estancia, procedimientos quirúrgicos o ayudas diagnósticas o terapéuticas de mediana y alta complejidad. |
| Solicitud de origen | Registre el número de la solicitud a la cual se está dando respuesta y la fecha y hora de la misma. |
Pagos compartidos
| Porcentaje del valor de los servicios de esta autorización a pagar por la entidad responsable del pago. | Registre el porcentaje de la tarifa que la entidad responsable del pago cancelará al prestador por los servicios autorizados. Este valor deberá diligenciarse en enteros (no use decimales). |
| Reclamo de tiquete, bono o vale de pago | Registre una “X” si el prestador deberá reclamar al paciente tiquete, bono o vale de pago para recibir el servicio. |
| Concepto del recaudo del prestador | Seleccione con una “X” la casilla correspondiente, según se trate de cuota moderadora, copago o cuota de recuperación, u otro (y cuál) el valor que debe recaudar directamente el prestador de parte del usuario. Dicho valor puede ser expresado en pesos o en %, regístrelo en la casilla correspondiente. Registre el valor máximo que debe cancelar el usuario, teniendo en cuenta la normatividad vigente. De ser necesario marque más de un concepto de recaudo, sin perjuicio de la aplicación de la norma vigente sobre la no simultaneidad entre el cobro de copagos y cuotas moderadoras (Acuerdo número 260 de 2004). |
Información de la persona de la Entidad responsable del pago que autoriza
| Persona que autoriza | Registre el nombre de la persona que autoriza los servicios y el cargo o actividad que desempeña en la entidad responsable del pago. |
| Teléfono | Registre el número telefónico de la entidad responsable del pago, al cual se le puede llamar en caso de requerir información adicional respetando los campos definidos para indicativo, número y extensión. Si se trata de un número de celular institucional, regístrelo en las casillas correspondientes. |
Información de la persona de la IPS receptora que acepta recibir al paciente. Solo se diligencia en caso de que la autorización implique la remisión del paciente
| Persona que acepta remisión | Registre el nombre de la persona que aceptó recibir al paciente y el cargo o actividad que desempeña en la IPS receptora. |
| Teléfono | Registre el número telefónico de la entidad responsable del pago, al cual se le puede llamar en caso de requerir información adicional respetando los campos definidos para indicativo, número y extensión. Si se trata de un número de celular institucional, regístrelo en las casillas correspondientes. |
REGISTRO CONJUNTO DE TRAZABILIDAD DE LA FACTURA.
La siguiente es la estructura de reporte de información de todos los aspectos relacionados con la presentación de facturas, glosas, devoluciones y respuestas de las mismas, pagos y decisiones adoptadas por las entidades responsables del pago frente a las respuestas de los prestadores de servicios de salud.
Los siguientes campos conforman el archivo, definiendo además la longitud de cada uno de ellos y se diligenciarán de acuerdo con la normativa vigente.
| Nro. campo | Descripción | Tipo campo | Longitud | Diligenciado por |
| 1 | NIT de la entidad responsable del pago | Numérico | 10 | Prestador |
| 2 | Razón Social de la entidad responsable del pago | Alfanumérico | 150 | Prestador |
| 3 | NIT del prestador de servicios de salud | Numérico | 12 | Prestador |
| 4 | Nombre o razón social del prestador de servicios de salud | Alfanumérico | 250 | Prestador |
| 5 | Prefijo de la factura | Alfanumérico | 6 | Prestador |
| 6 | Número de Factura | Alfanumérico | 10 | Prestador |
| 7 | Fecha de prestación del servicio o egreso | Fecha | 10 (aaaa-mm-dd) | Prestador |
| 8 | Fecha de emisión de la factura | Fecha | 10 (aaaa-mm-dd) | Prestador |
| 9 | Número de autorización | Numérico | 10 | Prestador |
| 10 | Fecha de la autorización | Fecha | 10 (aaaa-mm-dd) | Prestador |
| 11 | Valor de la factura | Numérico | 12 | Prestador |
| 12 | Fecha de presentación de la factura | Fecha | 10 (aaaa-mm-dd) | Responsable del pago |
| 13 | Código devolución | Numérico | 3 | Responsable del pago |
| 14 | Observaciones | Alfanumérico | 100 | Responsable del pago |
| 15 | Fecha devolución | Fecha | 10 (aaaa-mm-dd) | Prestador |
| 16 | Valor pago anticipado | Numérico | 10 | Prestador |
| 17 | Fecha de pago anticipado | Fecha | 10 (aaaa-mm-dd) | Prestador |
| 18 | Valor glosa inicial | Numérico | 10 | Responsable del pago |
| 19 | Código de glosa inicial | Numérico | 3 | Responsable del pago |
| 20 | Observaciones | Alfanumérico | 100 | Responsable del pago |
| 21 | Fecha glosa inicial | Fecha | 10 (aaaa-mm-dd) | Prestador |
| 22 | Valor pago no glosado | Numérico | 10 | Prestador |
| 23 | Fecha pago no glosado | Fecha | 10 (aaaa-mm-dd) | Prestador |
| 24 | Código respuesta a glosa inicial | Numérico | 3 | Prestador |
| 25 | Observaciones | Alfanumérico | 100 | Prestador |
| 26 | Valor sustentado respuesta a glosa inicial | Numérico | 10 | Prestador |
| 27 | Fecha respuesta a glosa inicial | Fecha | 10 (aaaa-mm-dd) | Responsable del pago |
| 28 | Valor levantado por la entidad responsable del pago | Numérico | 10 | Responsable del pago |
| 29 | Fecha decisión de la entidad responsable del pago | Fecha | 10 (aaaa-mm-dd) | Responsable del pago |
| 30 | Valor pagado por glosa levantada | Numérico | 10 | Responsable del pago |
| 31 | Fecha pago por glosa levantada | Fecha | 10 (aaaa-mm-dd) | Prestador |
| Nro. campo | Descripción | Tipo campo | Longitud | Diligenciado por |
| 32 | Código glosa definitiva | Numérico | 3 | Responsable del pago |
| 33 | Observaciones | Alfa numérico | 100 | Responsable del pago |
| 34 | Valor glosa definitiva | Numérico | 10 | Responsable del pago |
| 35 | Fecha glosa definitiva | Fecha | 10 (aaaa-mm-dd) | Prestador |
| 36 | Valor en discusión al término etapa arreglo directo | Numérico | 10 | Prestador |
Es importante aclarar que cada uno de los motivos de glosa, para una misma factura, se debe reportar en renglón independiente.
Definición de los campos de la estructura del archivo:
NIT de la entidad responsable del pago no se reporta dígito de verificación.
Razón social de la entidad responsable del pago
NIT del prestador de servicios de salud no se reporta dígito de verificación
Nombre o razón social del prestador de servicios de salud
Prefijo de la factura. Corresponde a las letras que anteceden al número de la factura a glosar (campo opcional)
Número de factura. Corresponde al número consecutivo que el prestador de servicios de salud asigna a la respectiva factura o documento equivalente.
Fecha de prestación del servicio o egreso. Corresponde a la fecha en la cual efectivamente se realizó la prestación del servicio o egresó el paciente que recibió servicios de internación. Puede no coincidir con la fecha de emisión de la factura.
Fecha de emisión de la factura. Fecha en la que se genera la factura.
Número de autorización. Se refiere al número de la autorización principal, es decir, a la que se emite para soportar la razón principal de la atención del evento actual. Para efectos de sistemas se define de una longitud máxima de diez (10) caracteres, ya que será un consecutivo ligado a la fecha.
Fecha de autorización. Fecha correspondiente a la emisión de la autorización por la entidad responsable del pago.
Valor de la factura. Corresponde al valor por el cual fue presentada la factura.
Fecha de presentación de la factura. Corresponde a la fecha en la cual el prestador presenta la factura ante la entidad responsable del pago.
Código devolución. Corresponde al número de 3 dígitos definido de acuerdo con los conceptos consignados en el Manual único de glosas, devoluciones y respuestas.
Observaciones. En este campo se aclarará la causa de devolución según la normatividad vigente.
Fecha devolución. Fecha en la cual la entidad responsable del pago devuelve la factura
Valor pago anticipado. Monto del pago anticipado.
Fecha de pago anticipado. Corresponde a la fecha en la cual se realiza el pago anticipado.
Valor glosa inicial. Valor de la glosa inicial. En caso de que una factura tenga más de una causa de glosa, debe diligenciarse un registro para cada causa.
Código glosa inicial. Código para cada una de las causas de glosa inicial. En caso de que una factura tenga más de una causa de glosa, debe diligenciarse una fila para cada causa.
Observaciones: En este campo se aclarará el servicio glosado con su detalle y complementos necesarios según el motivo de las glosas.
Fecha glosa inicial. Corresponde a la fecha en la cual se formula y registra la glosa inicial. En caso de que una factura tenga más de una causa de glosa, debe diligenciarse un registro para cada causa.
Valor pago no glosado. Corresponde al monto del pago, equivalente al valor no glosado menos el pago anticipado.
Fecha pago no glosado. Fecha en la cual la entidad responsable del pago cancela el valor no glosado.
Código respuesta a glosa inicial. Este campo será diligenciado por el prestador según la codificación establecida en la presente resolución.
Observaciones: En este campo se aclarará la respuesta al servicio glosado con su detalle y complementos necesarios para aclarar las respuestas.
Valor sustentado respuesta a glosa inicial. Corresponde al monto que el prestador de servicios de salud considera pudo sustentar en relación al valor de la glosa inicial.
Fecha respuesta a glosa inicial. Fecha en la cual el prestador de servicios de salud entrega a la entidad responsable del pago la respuesta sobre sus glosas iniciales.
Valor levantado por la entidad responsable del pago: Corresponde al monto que la entidad responsable del pago considera que debe cancelar al prestador de servicios de salud por haber sustentado total o parcialmente la glosa inicial.
Fecha decisión de la entidad responsable del pago: Fecha en la cual la entidad responsable del pago adopta una decisión frente a la respuesta presentada por el prestador de servicios de salud.
Valor pagado por glosa levantada: Corresponde al monto que la entidad responsable del pago considera cancela al prestador de servicios de salud por concepto de la glosa que aceptó levantar.
Fecha pago por glosa levantada: Fecha en la cual la entidad responsable del pago cancela al prestador de servicios de salud el valor que aceptó levantar.
Código glosa definitiva. Este campo será diligenciado por la entidad responsable del pago.
Observaciones: En este campo se aclara la razón de la glosa definitiva.
Valor glosa definitiva. Monto que en concepto de la entidad responsable del pago queda como glosa definitiva
Fecha glosa definitiva: Fecha en la cual la entidad responsable del pago decide dejar como definitiva una glosa.
Valor en discusión al término etapa arreglo directo: Corresponde al valor que una vez concluidos los 60 días hábiles establecidos en la normatividad vigente para el pago de las facturas que tengan glosa, no logran acuerdo entre las partes y se acudirá a la Superintendencia Nacional de Salud, o a los mecanismos de solución alternativa de conflictos que se hayan plasmado en el acuerdo de voluntades.
FORMATO ESTANDARIZADO DE REFERENCIA DE PACIENTES.
CONTENIDO ESTANDARIZADO DEL FORMATO DE REFERENCIA DE PACIENTES
Instructivo para su Adecuado Diligenciamiento
1. Objetivos
Identificar y presentar un resumen de la historia clínica del paciente que a juicio del profesional tratante se debe remitir para atención o complementación diagnóstica que, de acuerdo con el nivel de resolución, dé respuesta a las necesidades de salud, de manera que el prestador receptor conozca la información clínica del paciente.
2. Normas Generales
El responsable del diligenciamiento del formato es el profesional tratante y se debe diligenciar cuando se toma la decisión de remitir un paciente a otro Prestador de servicios de salud. En caso de que las condiciones del paciente atendido en el servicio de urgencia varíen entre el momento del diligenciamiento del formato y el momento efectivo de traslado del paciente, deberá ser actualizado dicho formato.
3. Diligenciamiento
| Fecha y hora | Registre la fecha (aaaa-mm-dd) y hora en formato 00:00 a 24:00 horas en la cual se diligencia el formato. |
Información del prestador
| Nombre prestador | Registre el nombre completo del prestador de servicios de salud, tal como figura en el formulario de habilitación de servicios radicado ante la dirección departamental o distrital de salud. |
| NIT/CC/CE | Marque con una “X” la opción pertinente. NIT si la identificación se refiere a número de identificación tributaria asignado por la DIAN al prestador de servicios de salud; CC, si se trata de la cédula de un profesional independiente, o CE si se trata de un profesional independiente con nacionalidad extranjera, en ejercicio. |
| Número de identificación | Registre el número de identificación tributaria asignado por la DIAN al prestador de servicios de salud, o el número de cédula si se trata de un profesional independiente. En caso de NIT, adicione el dígito de verificación. |
| Código | Registre el código de habilitación asignado por la dirección departamental o distrital de salud en virtud del proceso de habilitación del prestador. |
| Dirección prestador | Registre la dirección del prestador de servicios de salud, conforme figura en la declaración de habilitación. |
| Teléfono | Registre el indicativo y el número telefónico del prestador de servicios de salud. |
| Departamento | Registre el nombre del departamento en el cual se encuentra ubicado el prestador de servicios de salud. En las dos casillas correspondientes, registre el código asignado al departamento a través de la codificación del Divipola del DANE. |
| Municipio | Registre el nombre del municipio en el cual se encuentra ubicado el prestador de servicios de salud. En las tres casillas correspondientes, registre el código asignado al municipio a través de la codificación del Divipola del DANE. |
Datos del paciente
| Apellidos y nombres | Registre los nombres y apellidos del usuario. Si el usuario sólo tiene un nombre o un apellido, en el espacio del segundo nombre o segundo apellido registre la expresión “no tiene”. No deje espacios sin diligenciar. |
| Tipo documento de identificación | Marque con una “X” la opción pertinente, según sea el documento con el que aparece en la base de datos en la que se realizó la verificación de derechos. |
| Número de documento de identificación | Registre el número del documento tal como aparece en la base de datos en la que se realizó la verificación de derechos. |
| Fecha de nacimiento | Registre la fecha de nacimiento en números arábigos (año-mes-día) conforme los datos que aparecen en la base de datos en la que realizó la verificación de derechos. |
| Dirección de residencia habitual | Registre la dirección que indique el usuario o acudiente como residencia habitual. |
| Teléfono | Registre el número de teléfono que le indique el usuario o acudiente. |
| Departamento | Registre el nombre y código del departamento en el cual reside habitualmente el usuario, según la información que suministre el usuario o acudiente. En las dos casillas correspondientes, registre el código asignado al departamento a través de la codificación del Divipola del DANE |
| Municipio | Registre el nombre y código del municipio en el cual reside habitualmente el usuario, según la información que suministre el usuario o acudiente. En las tres casillas correspondientes, registre el código asignado al municipio a través de la codificación del Divipola del DANE. |
| Entidad responsable del pago | Registre el nombre de la entidad responsable del pago y el código asignado, tal como aparece en la base de datos en la cual se realizó la verificación de derechos. |
Datos de la persona responsable del paciente
| Apellidos y nombres | Registre los nombres y apellidos de la persona responsable del paciente. Si la persona sólo tiene un nombre o un apellido, en el espacio del segundo nombre o segundo apellido registre la expresión “no tiene”. No deje espacios sin diligenciar. |
| Tipo documento de identificación | Marque con una “X” la opción pertinente. |
| Número de documento de identificación | Registre el número del documento. |
| Dirección de residencia habitual | Registre la dirección que indique el paciente o su acudiente, como residencia habitual. |
| Teléfono | Registre el número de teléfono que el paciente, o su acudiente, indique. |
| Departamento | Registre el nombre del departamento en el cual reside habitualmente el paciente. En las dos casillas correspondientes, registre el código asignado al departamento a través de la codificación del Divipola del DANE. |
| Municipio | Registre el nombre del municipio en el cual reside habitualmente el paciente. En las tres casillas correspondientes, registre el código asignado al municipio a través de la codificación del Divipola del DANE. |
Datos del profesional que solicita la referencia y servicio al cual se remite
Información clínica relevante
Diligencie en el orden indicado la información de anamnesis y examen físico, fechas y resultados de exámenes de diagnóstico; resumen de la evolución, diagnóstico, complicaciones, tratamientos aplicados y motivos de remisión. Al finalizar, el profesional remitente debe firmar el formato.
FORMATO ESTANDARIZADO DE CONTRARREFERENCIA DE PACIENTES.
FORMATO ESTANDARIZADO DE CONTRARREFERENCIA DE PACIENTES
Instructivo para su Adecuado Diligenciamiento
1. Objetivos
Registrar la información clínica relacionada con la atención resultado de una remisión, para garantizar la continuidad de la atención.
2. Normas Generales
El responsable del diligenciamiento del formato es el profesional tratante y se debe diligenciar al terminar la interconsulta o el tratamiento objeto de la remisión. Este formato diligenciado hace parte de la historia clínica del paciente.
Si el manejo del paciente fue hospitalario, la información de contrarreferencia será una copia de la epicrisis. Esta deberá remitirse al prestador que remitió al paciente.
3. Diligenciamiento
| Fecha y hora | Registre la fecha (aaaa-mm-dd) y hora en formato de 00:00 a 24:00 horas en la cual se diligencia el formato. |
Información del prestador que responde
| Nombre prestador | Registre el nombre completo del prestador de servicios de salud, tal como figura en el formulario de habilitación de servicios radicado ante la dirección departamental o distrital de salud. |
| NIT/CC/CE | Marque con una “X” la opción pertinente. NIT si la identificación se refiere a número de identificación tributaria asignado por la DIAN al prestador de servicios de salud; CC, si se trata de la cédula de un profesional independiente, o CE si se trata de un profesional independiente con nacionalidad extranjera, en ejercicio. |
| Número de identificación | Registre el número de identificación tributaria asignado por la DIAN al prestador de servicios de salud, o el número de cédula si se trata de un profesional independiente. En caso de NIT adicione el dígito de verificación. |
| Código | Registre el código de habilitación asignado por la dirección departamental o distrital de salud en virtud del proceso de habilitación del prestador. |
| Dirección prestador | Registre la dirección del prestador de servicios de salud conforme figura en la declaración de habilitación. |
| Teléfono | Registre el indicativo y el número telefónico del prestador de servicios de salud. |
| Departamento | Registre el nombre del departamento en el cual se encuentra ubicado el prestador de servicios de salud. En las dos casillas correspondientes, registre el código asignado al departamento a través de la codificación del Divipola del DANE. |
| Municipio | Registre el nombre del municipio en el cual se encuentra ubicado el prestador de servicios de salud. En las tres casillas correspondientes, registre el código asignado al municipio a través de la codificación del Divipola del DANE. |
Datos del paciente
| Apellidos y nombres | Registre los nombres y apellidos del usuario, tal como figuran en la base de datos. Si el usuario sólo tiene un nombre o un apellido, en el espacio del segundo nombre o segundo apellido registre la expresión “no tiene”. No deje espacios sin diligenciar. |
| Tipo documento de identificación | Marque con una “X” la opción pertinente, según sea el documento con el que aparece en la base de datos en la que se realizó la verificación de derechos. |
| Número de documento de identificación | Registre el número del documento tal como aparece en la base de datos en la que se realizó la verificación de derechos. |
| Fecha de nacimiento | Registre la fecha de nacimiento en números arábigos (año-mes-día) conforme los datos que aparecen en la base de datos en la que realizó la verificación de derechos. |
| Dirección de residencia habitual | Registre la dirección que indique el usuario o acudiente como residencia habitual. |
| Teléfono | Registre el número de teléfono que le indique el usuario o acudiente. |
| Departamento | Registre el nombre y código del departamento en el cual reside habitualmente el usuario, según la información que suministre el usuario o acudiente. En las dos casillas correspondientes, registre el código asignado al departamento a través de la codificación del Divipola del DANE |
| Municipio | Registre el nombre y código del municipio en el cual reside habitualmente el usuario, según la información que suministre el usuario o acudiente. En las tres casillas correspondientes, registre el código asignado al municipio a través de la codificación del Divipola del DANE. |
| Entidad responsable del pago | Registre el nombre de la entidad responsable del pago y el código asignado, tal como aparece en la base de datos en la cual se realizó la verificación de derechos. |
Datos de la persona responsable del paciente
| Apellidos y nombres | Registre los nombres y apellidos de la persona responsable del paciente, tal como figuran en la admisión. Si la persona sólo tiene un nombre o un apellido, en el espacio del segundo nombre o segundo apellido registre la expresión “no tiene”. No deje espacios sin diligenciar. |
| Tipo documento de identificación | Marque con una “X” la opción pertinente, según como aparece en la base de datos en la que se realizó la verificación de derechos. |
| Número de documento de identificación | Registre el número del documento de la persona responsable del paciente. |
| Dirección de residencia habitual | Registre la dirección que indique la persona responsable del paciente como residencia habitual. |
| Teléfono | Registre el número de teléfono que el paciente o su acudiente indique. |
| Departamento | Registre el nombre del departamento en el cual reside habitualmente el paciente. En las dos casillas correspondientes, registre el código asignado al departamento a través de la codificación del Divipola del DANE. |
| Municipio | Registre el nombre del municipio en el cual reside habitualmente el paciente. En las tres casillas correspondientes, registre el código asignado al municipio a través de la codificación del Divipola del DANE. |
Datos del profesional que contrarremite
| Apellidos y nombres | Registre los nombres y apellidos del profesional que contrarremite. |
| Teléfono | Registre el número de teléfono al cual se pueda contactar al profesional. El número celular solicitado, corresponde al institucional, si se cuenta con este recurso. |
| Servicio que contra-remite | Registre el nombre del servicio que contrarremite: consulta externa, urgencias, hospitalización y en caso pertinente la especialidad a la cual se contrarremite al paciente. |
Información clínica relevante
Diligencie las fechas inicio y final de la atención, los resultados de pruebas diagnósticas, evolución, diagnóstico, complicaciones, tratamientos aplicados, pronóstico y recomendaciones de manejo.
Al finalizar el profesional que contrarremite debe firmar el formato.
CONTENIDO DE LOS AVISOS - QUE OBLIGATORIAMENTE DEBEN PUBLICAR LAS ENTIDADES RESPONSABLES DEL PAGO Y LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD.
El Ministerio de Salud y Protección Social, recuerda a todos los ciudadanos que requieren servicios de salud, que:
1. Las Entidades Responsables del Pago (EPS, Secretarías de Salud, Entidades Adaptadas) y los prestadores de servicios de salud tienen prohibido exigir fotocopias de documentos (artículo 11 Decreto número 4747 de 2007), excepto en casos de atención de víctimas de accidentes de tránsito (Decreto número 3990 de 2007).
2. El acceso a los servicios de salud se hará a través de la cédula de ciudadanía u otro documento de identidad (artículo 22 Ley 1438 de 2011).
3. El trámite de la autorización de servicios de salud lo efectuará de manera directa la Institución Prestadora de Servicios de Salud ante la Entidad Promotora de Salud. Ningún trámite para la obtención de la autorización puede ser trasladado al usuario (artículo 120 Decreto-ley número 019 de 2012).
4. Las autorizaciones de servicios contenidos en el Plan Obligatorio de Salud tendrán una vigencia no menor de dos (2) meses, contado a partir de la fecha de emisión.
5. Las fórmulas de medicamentos tendrán una vigencia no inferior a un (1) mes contado a partir de la fecha de su expedición y no requieren autorización adicional, excepto aquellos que no hacen parte del Plan Obligatorio de Salud.
6. Para pacientes con patologías crónicas con manejo farmacológico, las entidades responsables de pago garantizarán la continuidad en el suministro de los medicamentos, mediante la prescripción por periodos no menores a 90 días con entregas no inferiores a un (1) mes.
7. Las autorizaciones asociadas a quimioterapia o radioterapia de pacientes con cáncer que sigan guías o protocolos acordados, se harán una única vez para todos los ciclos incluidos en la guía o protocolo. Para aquellos casos en que el oncólogo tratante prescriba la quimioterapia o radioterapia por fuera de las guías o protocolos acordados, la autorización deberá cubrir como mínimo los ciclos a realizar durante los siguientes seis (6) meses, contados a partir de la fecha de la solicitud de autorización.
8. La autorización de oxígeno domiciliario para pacientes con patologías crónicas, se expedirá una única vez y sólo podrá ser desautorizada cuando el médico tratante disponga que no se requiere.
9. Las Entidades Promotoras de Salud deben garantizar la asignación de citas de medicina general u odontológica general a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles contados a partir de la solicitud, sin que se tenga que hacer la solicitud de forma presencial (artículo 123 Decreto-ley número 019 de 2012).
Conozca sus derechos, exija su cumplimiento.
Denuncie la Violación de sus Derechos a la Dirección Municipal de Salud, Personería Municipal, Dirección Departamental o Distrital de Salud, Defensoría del Pueblo, Procuraduría General de la Nación, Superintendencia Nacional de Salud