RESOLUCIÓN 45 DE 2009

(enero 14)

Diario Oficial No. 47.255 de 6 de febrero de 2009

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES

Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública en el Instituto de Seguros Sociales.

EL PRESIDENTE DEL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y en especial las conferidas en los numerales 1, 3 y 10 del artículo 11 del Decreto 2148 de 1992 y el Acuerdo número 0238 del Consejo Directivo del Instituto de Seguros Sociales del 24 de octubre de 2000, y

CONSIDERANDO

Que de conformidad con el artículo 354 de la Constitución Política de Colombia, el literal a) del artículo 4o de la Ley 298 de 1996, corresponde a la Contaduría General de la Nación “Determinar las políticas, principios y normas sobre contabilidad, que deben regir en el país para todo el sector público”.

Que la Contaduría General de la Nación, mediante Resolución número 357 del 23 de julio de 2008, adoptó el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, el cual establece las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información, financiera, económica y social en los entes públicos, que garanticen la producción de información razonable y oportuna.

Que de conformidad con el artículo 2o de la mencionada resolución, el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública, al cual está obligado el Instituto de Seguros Sociales.

Que es obligación del representante legal del ISS velar por el cumplimiento permanente de sus obligaciones contables, de forma tal que permita la generación de estados financieros y contables limpios sin objeción o salvedad por parte de la Contraloría General de la República.

Que, en consecuencia,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Adoptar el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Instituto de Seguros Sociales, el cual estará regido por los siguientes aspectos:

1. Fundamentos

El modelo está orientado al establecimiento de políticas y al desarrollo de procedimientos dirigidos a obtener sistemas y fuentes de información que le permitan al Instituto:

1.1. Adelantar las gestiones administrativas necesarias por parte de los responsables de la información financiera, económica y social, con aplicación de estándares y normas de la Contaduría General de la Nación, tendientes a garantizar una información confiable, con resultados de calidad, completa, razonable y oportuna, en los términos previstos en el Plan General de Contabilidad Pública –PGCP, expedido por la Contaduría General de la Nación y cumplimiento de los objetivos institucionales.

1.2. Generar información contable pública con calidad que permita la evaluación y la toma de decisiones, en relación con el control y la optimización de los recursos con que cuenta la entidad, en procura de una gestión pública eficiente, transparente y limpia.

1.3. Dar a conocer la situación financiera de la entidad, los escenarios y resultados de la actividad económica y social a la comunidad, los organismos de control y demás usuarios de dicha información.

1.4. La verificación y comprobación interna y externa de manera objetiva, que acrediten y confirmen la procedencia y magnitud de los hechos o actividades de la entidad, conforme a las normas existentes sobre la materia.

1.5. Contribuir al ejercicio de la rendición de cuentas y control ciudadano en el manejo de normas aplicables a la presentación de gestión y resultados, velando por el cumplimiento de políticas, principios y plazos, condiciones exigibles a la calidad de la información por parte de los responsables que intervienen en el proceso contable, en cumplimiento del Sistema Nacional de Contabilidad Pública y el Código Disciplinario Unico, en la producción de la información.

1.6. Fomentar la cultura del soporte a los procesos del Sistema de Contabilidad Pública. Contar con los documentos idóneos de los registros contables.

2. Características de la información contable

Además de las características establecidas en el PGCP, la contabilidad del Instituto de Seguros Sociales debe contar, en forma permanente, con las características de razonabilidad y oportunidad.

2.1. Razonabilidad

Se entiende que la información contable del Instituto de Seguros Sociales es razonable cuando refleja la situación financiera y el resultado de la actividad, económica y social de manera ajustada a la realidad. Para ello, dicha información deberá contener los siguientes elementos mínimos:

a) Registro total de las operaciones: La contabilidad del Instituto de Seguros Sociales debe contener la totalidad de las operaciones económicas que la afecten, de conformidad con lo dispuesto en el Plan General de la Contabilidad Pública. Por lo tanto, deben ser establecidos los controles necesarios que garanticen esta situación.

b) Individualización de bienes, derechos y obligaciones: Los bienes, derechos y obligaciones del Instituto de Seguros Sociales, esto es, las inversiones; cuentas por cobrar por concepto de multas, contribuciones, cuotas partes pensionales; propiedades, planta y equipo; inventario de elementos de consumo; proveedores y acreedores, deberán estar identificados plenamente y en forma individual.

Por lo anterior, son soporte de la información contable del ISS la información emitida y los datos suministrados por las áreas fuente de información, a través de los Libros Auxiliares a cargo de cada una de las áreas del Instituto, como resultado de incorporar los hechos económicos sustentados en documentos reales.

c) Reconocimiento de cuentas valuativas: Para realizar los cálculos y registros contables de depreciación y actualización de los valores de los bienes, el Instituto aplicará el procedimiento, términos y la vida útil establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública para las propiedades, planta y equipo, salvo que la entidad considere una vida útil diferente, resultado del análisis y mediante un estudio técnico debidamente avalado.

d) Ajuste a valores reales: Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad deben permanecer registrados en la contabilidad a valores reales, mediante la actualización del valor comercial a través de avalúos determinados por entidades competentes e idóneas con estudios de reconocido valor técnico. Para este efecto, se realizarán los avalúos de bienes muebles e inmuebles, de conformidad con lo establecido en la Circular Externa 060 de 2005 expedida por la Contaduría General de la Nación.

e) Soportes documentales: La totalidad de las operaciones registradas por el Instituto deberán estar respaldadas con documentos idóneos susceptibles de verificación y comprobación, por lo tanto, no podrán registrarse en la contabilidad hechos económicos, financieros y sociales que no estén debidamente soportados; debe prohibirse que en la contabilidad de la entidad se registre información que esté afectada por alguna de las siguientes situaciones:

-- Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad.

-- Derechos u obligaciones, que no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva.

-- Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer que su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.

-- Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos a través de los cuales se pueden adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.

-- Valores por la pérdida de los bienes o derechos cuando no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona.

-- Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente.

f) Libros de Contabilidad: Como soporte de los estados financieros, el Instituto generará los libros de contabilidad, principales y auxiliares de que trata el Plan General de Contabilidad Pública, cuya información será la fuente para la elaboración de los estados contables.

Estos libros estarán contenidos en medio físico y/o magnético, con base en los aplicativos que para tal efecto, posee la entidad. De igual forma, estarán a disposición de la Contaduría General de la Nación y demás autoridades, en ejercicio de las funciones de control, inspección y vigilancia.

g) Estructura del Area Contable y Gestión por Procesos: La estructura contable del Instituto deberá contar con los medios logísticos y tecnológicos necesarios y el talento humano idóneo, que facilite la adecuada identificación, clasificación, registro, revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información contable.

Se continuará desarrollando, diseñando y manteniendo, de acuerdo con la estructura organizacional del Instituto, los procesos necesarios para la adecuada administración del Sistema de Contabilidad Pública, de acuerdo con la naturaleza y características de su función, misión y visión. Para ello, contará con el hardware y software que integren, bien sea en línea o a través de interfases, la información que genera y suministran las diferentes áreas fuente de la entidad, teniendo en cuenta la especialidad de las operaciones económicas que tengan a cargo.

h) Manuales de políticas contables, procedimiento y funciones: Hacen parte del Modelo Estándar de Sostenibilidad del Sistema Contable, los manuales de procedimientos actualmente vigentes en el Instituto que afecten el proceso contable, así como los que a futuro se expidan o modifiquen. Con el propósito de mantener informados a los usuarios adecuada y permanentemente, dichos manuales deberán permanecer actualizados por parte de cada una de las áreas responsables de los procesos.

2.2. Oportunidad

La información debe ser registrada y revelada en los tiempos establecidos en las políticas internas del ISS para que cumpla con el propósito de control y toma de decisiones:

Los elementos que se tendrán en cuenta para este objetivo, son los siguientes:

a) Responsabilidad en la continuidad del proceso contable: La contabilidad debe ser un proceso continuo, independientemente del personal encargado de realizar los registros. En consecuencia, la entidad velará porque dicho proceso permanezca en forma consistente.

Con tal propósito y de conformidad con lo establecido en la Ley 951 de 2005, por la cual se crea el informe de Gestión, tanto el Representante Legal como el Contador del Instituto, deberán presentar al separarse de sus cargos, a manera de empalme, un informe de gestión sobre los asuntos de su competencia, con el fin de dar continuidad y normal desarrollo al proceso contable.

b) Eficiencia en los sistemas de información contables y financieros: El procesamiento y registro de la información contable en el Instituto, independientemente de que se efectúe en forma manual o automática, deberá garantizar la eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica y social.

c) Celeridad en el flujo de documentos: Teniendo en cuenta la gestión contable por procesos y manuales de procedimiento implementados en el Instituto, se analizará y evaluará los tipos de documentos que sirven de soporte a las operaciones ejecutadas por el Instituto, su circulación entre las diferentes dependencias y entre el ISS y sus usuarios externos, con el fin de tomar las medidas necesarias para que el flujo de dichos documentos sea oportuno y eficiente.

d) Fundamentos para el cierre contable: De acuerdo con la normatividad vigente expedida por la Contaduría General de la Nación, el Instituto adelantará las acciones necesarias de orden administrativo con el fin de obtener un cierre integral de la información producida por las áreas fuente de información contable en el Instituto, aplicando los procedimientos contenidos para tal efecto por el PGCP.

e) Elaboración y Presentación de Informes y Estados Contables: El Jefe del Departamento Nacional de Contabilidad, como responsable de la información contable en el Instituto, deberá preparar los estados financieros y demás informes necesarios, que permitan a la Administración conocer sobre la situación financiera, económica y social, y el resultado logrado en cada vigencia o en determinado periodo, de conformidad con la normatividad vigente para tal fin.

3. Proceso Contable

El proceso contable corresponde a un conjunto ordenado de etapas y actividades que se concretan en la generación, reconocimiento y revelación de los diferentes hechos financieros, económicos y sociales ejecutados en el Instituto. Las actividades del proceso contable, teniendo en cuenta su orden cronológico, son las siguientes:

3.1. Identificación

Actividad que determina la ocurrencia de los hechos que afectan la estructura financiera, económica y/o social, que deben ser objeto de contabilización, con base en un documento soporte idóneo; proceso que busca que el área contable conozca la totalidad de los hechos, para su clasificación, codificación contable y registro oportuno.

3.2. Clasificación

Actividad que está orientada a que el funcionario competente, analice, verifique, identifique y clasifique la operación a registrar contablemente, de acuerdo con su naturaleza y características, y determine su ubicación dentro del Catálogo General de Cuentas, en forma exacta.

3.3. Registros y ajustes

Actividad en la que el funcionario competente ingresa los datos al sistema contable para obtener los comprobantes de contabilidad como evidencia del registro de los hechos económicos en los libros respectivos. Esta actividad también incluye la verificación de la información contable previo a su registro, con el fin de establecer aquellas cifras o cuentas que deban ser ajustadas o reclasificadas.

3.4. Elaboración y presentación de los Estados Financieros y demás informes

Los estados financieros del Instituto, como resultado de todo el proceso contable, se elaborarán aplicando las normas técnicas previstas en el Plan General de Contabilidad Pública; contienen la revelación de cuentas y su valor a una fecha de corte, que permite una interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos realizados. Deberán elaborarse y presentarse a los diferentes organismos de control, con la periodicidad y dentro de los plazos previamente establecidos por cada uno de ellos.

Los estados financieros del Instituto se presentarán y publicarán en la forma y términos establecidos por las normas vigentes aplicables al Instituto, procurando en todo caso satisfacer las necesidades de información de los usuarios internos y externos.

3.5. Análisis e interpretación de la Información

Los estados financieros del Instituto, así como las notas a los mismos al cierre del período contable, serán la base para conocer la situación financiera, económica y social del Instituto.

4. Controles

El Instituto de Seguros Sociales establecerá mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable garantizando que la información financiera económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y los procedimientos establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública –PGCP con el fin de obtener estados financieros y limpios.

Dichos mecanismos deberán permitir el análisis, valoración y tratamiento adecuado de eventos potenciales que puedan afectar el citado proceso. Además deben evitar o minimizar los riesgos generados por situaciones que no cumplan con el Plan General de Contabilidad Pública.

Todos los funcionarios de la Entidad y la Oficina de Control Interno tendrán la responsabilidad de evaluar continuamente la implementación del control interno contable y el autocontrol, necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social en el Instituto, de tal manera que se haga sostenible el proceso contable, promoviendo la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con este proceso.

Los mecanismos mencionados están contenidos en los manuales de procedimientos, circulares internas y demás instructivos para el manejo y reporte de la información contable, dependiendo de la especialidad de cada tema en particular.

ARTÍCULO 2o. Créase, dentro del marco del Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública en el Instituto de Seguros Sociales, como una instancia asesora del área contable y financiera en el Nivel Nacional y Seccional, con las siguientes características:

-- Objetivo

Prestar asesoría a los responsables de la información financiera, económica y social en el Nivel Nacional y Seccional, con el propósito de garantizar la producción de los estados financieros que sean de calidad que contengan la información en forma razonable y oportuna, y de contribuir a la cultura del autocontrol en los procesos y procedimientos del Instituto de Seguros Sociales.

-- Misión

El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública será responsable del análisis de la información, de recomendar la adopción de directrices, políticas y procedimientos dirigidos a la ejecución, control y seguimiento de los procesos administrativos y financieros en el Instituto de Seguros Sociales.

-- Integración del Comité

El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad del Instituto de Seguros Sociales estará integrado por:

1. El Vicepresidente Financiero, quien lo presidirá.

2. El Vicepresidente Administrativo.

3. Un representante de la Vicepresidencia de EPS.

4. Un representante de la Vicepresidencia de Pensiones.

5. El Gerente Nacional de Gestión Financiera, quien actuará como Secretario Técnico, y

6. El Jefe del Departamento Nacional de Contabilidad.

7. Un representante del proyecto ERP/SAP, conocedor del módulo contable.

8. Un representante de la Dirección Jurídica.

9. Un representante de la Gerencia Nacional de Tesorería.

PARÁGRAFO 1o. El Director Nacional de Auditoría Interna del ISS será invitado permanente a las reuniones del Comité, con voz, pero sin voto, quien evaluará la implementación y desarrollo del Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad del Instituto.

PARÁGRAFO 2o. A las reuniones podrá ser invitado cualquier funcionario del Instituto, cuando el Comité considere necesaria su participación en la discusión de temas puntuales, el cual asistirá con voz, pero sin voto.

PARÁGRAFO 3o. La asistencia al Comité será indelegable.

-- Funciones del Comité

El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Instituto de Seguros Sociales tendrá les siguientes funciones:

1. Recomendar a la Administración del Instituto, las políticas, directrices y procedimientos para continuar con el proceso de depuración y sostenibilidad del sistema de contabilidad pública, que deberán adelantar los funcionarios al interior de la Entidad.

2. Asesorar a las diferentes áreas de la entidad en el cumplimiento de las políticas, directrices y procedimientos para adelantar el proceso de depuración y sostenibilidad del sistema de contabilidad pública.

3. Solicitar a las áreas administrativas y operativas los informes y avances relacionados con las debilidades detectadas en el proceso de implementación del Modelo Estándar de procedimientos para la sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública en las diferentes áreas del Instituto a Nivel Nacional y Seccional, con el fin de estudiar los mismos, evaluando y efectuando el respectivo seguimiento a través de la Dirección Nacional de Auditoría Interna del ISS.

4. Evaluar que las áreas competentes hayan adelantado los trámites administrativos y jurídicos tendientes a la recuperación de los valores incobrables, la determinación de las deudas de difícil cobro, parámetro de calificación de cartera, cálculo y registro de las provisiones.

5. Estudiar y evaluar los informes que presente el Jefe del Departamento Nacional de Contabilidad sobre la situación de los rubros que conforman la contabilidad, recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar y su descargue o incorporación en los estados financieros del Instituto, según sea el caso. Las bases para la depuración de algunas cuentas lo deben dar también las áreas fuente y si es del caso Jurídica (como vencimiento de términos para cobrar o pagar entre otros).

6. Presentar al Presidente del Instituto los montos objeto de depuración así como aquellos hechos y su cuantía, que se hayan derivado de acciones irregulares u omisiones por parte de los funcionarios del ISS, para que se ejerzan las acciones legales correspondientes.

7. Proponer al Consejo Directivo y al Representante Legal la aprobación de la depuración y/o descargue de los registros contables del Instituto que le presente el Jefe del Departamento Nacional de Contabilidad sobre los derechos y obligaciones a que se refiere el parágrafo 2o del artículo 4o de la Ley 716 de 2001.

8. Dictar su propio reglamento.

9. Las demás que le sean aplicables de acuerdo con su naturaleza.

-- Reuniones del Comité

El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Instituto de Seguros Sociales se reunirá al menos una vez por trimestre, y extraordinariamente cuando las circunstancias así lo requieran, previa convocatoria por parte del Presidente del Comité Técnico.

De lo tratado en las reuniones se levantarán las actas pertinentes, las cuales serán suscritas por quienes actuaron en cada sesión.

Quórum

El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Instituto de Seguros Sociales sesionará válidamente con la participación de la mitad más uno de sus integrantes, y sus decisiones serán tomadas por mayoría simple.

-- Funciones del Secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública

Son funciones del Secretario del Comité Técnico las siguientes:

1. Preparar la agenda a tratar en las sesiones del Comité.

2. Citar a los integrantes del Comité a las reuniones y a los funcionarios responsables de los temas a tratar con la debida antelación.

3. Elaborar las actas de las reuniones que efectúe el Comité.

4. Preparar los informes sobre los temas a tratar por el Comité, así como los de avance en la implementación y desarrollo del proceso contable en el ISS.

5. Preparar los informes de gestión del Comité y de ejecución de sus decisiones, los cuales serán entregados al Presidente y a los miembros del Comité dentro de los 15 días hábiles siguientes a la terminación del semestre de cada año.

6. Someter a aprobación del Consejo Directivo y sanción del Presidente las partidas y registros a depurar.

7. Las demás que corresponden a la naturaleza de esta clase de Secretaría.

<Texto adicionado por el artículo 1 de la Resolución 4818 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Crear los Comités Técnicos de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública en el Instituto de Seguros Sociales en las Seccionales del ISS, los cuales estarán integrados por los siguientes funcionarios:

1. El Gerente Seccional, quien lo presidirá.

2. El Jefe del Departamento Financiero, quien actuará como Secretario Técnico.

3. El Director Jurídico Seccional.

4. El Jefe de Contabilidad Seccional.

5. El Jefe de Bienes y Servicios Seccional.

6. El Jefe de Recursos Humanos Seccional.

PARÁGRAFO 1o. En las Seccionales donde no existan estos cargos, el Comité se conformará con las personas que cumplan las funciones similares de los cargos anteriores.

PARÁGRAFO 2o. A las reuniones podrá ser invitado cualquier funcionario del Instituto cuando el Comité considere necesaria su participación en la discusión de temas puntuales, el cual asistirá con voz, pero sin voto.

ARTÍCULO 3o. FUNCIÓN DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA. La Auditoría Interna del Instituto, acorde con lo establecido en la Ley 87 de 1993, realizará continuamente seguimiento y acompañamiento para sugerir recomendaciones en busca del mejoramiento y sostenibilidad a la implementación del Control Interno Contable necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social del ISS, de tal manera que haga totalmente confiable y oportuno el proceso de mejoramiento en el registro de la contabilidad.

PARÁGRAFO. El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente resolución acarreará sanciones de carácter disciplinario.

ARTÍCULO 4o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 14 de enero de 2009.

La Presidenta (E.),

CLARA IVY GONZÁLEZ MARROQUÍN.