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RESOLUCIÓN 181 DE 2012
(febrero 15)
Diario Oficial No. 48.349 de 20 de febrero de 2012
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES
Por la cual se adopta el Manual de Políticas y Responsabilidades de Interventoría y Supervisión del Instituto de Seguros Sociales.
LA PRESIDENTE (E) DEL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES,
en ejercicio de las facultades legales que le confiere el artículo 13 del Decreto número 1403 de julio 1o de 1994, por el cual se aprueba el Acuerdo número 62 del 29 de junio de 1994, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el artículo 12 numeral 33 del Acuerdo número 03 de 1993, mediante el cual se adoptan los Estatutos del ISS, aprobado por el Decreto número 461 de 1994, concordante con el artículo 9o numeral 17 del Decreto número 2148 de 1992, corresponde al Consejo Directivo del ISS, autorizar al Presidente del Instituto para delegar funciones que le estén atribuidas, autorización que fue otorgada mediante el Acuerdo número 206 del 11 de marzo de 1999;
Que mediante Resolución número 4671 del 25 de noviembre de 2002, se adoptó el Manual de Interventoría del Instituto de Seguros Sociales;
Que el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, Ley 80 de 1993, determina las reglas y principios que deben observar la Administración Pública en materia de contratación administrativa;
Que el Instituto de Seguros Sociales, como entidad estatal debe actuar dentro de las normas y directrices establecidas en dicho Estatuto;
Que para dar cumplimiento al objeto contractual, las entidades podrán, conforme a lo estipulado en el artículo 14 de la Ley 80 de 1993, ejercer control y vigilancia respecto a la ejecución del contrato, con el fin de asegurar la prestación adecuada de los servicios que se tengan a su cargo;
Que la actividad contractual constituye un ejercicio claro de la función administrativa, en cuyo desarrollo deben ceñirse los principios constitucionales previstos en el artículo 209 de la Constitución Política conforme al cual: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”;
Que la interventoría tendrá como finalidad verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, el respeto de las especificaciones técnicas ofrecidas y supervisar la ejecución de las actividades administrativas establecidas en cada uno de los contratos y la sujeción del presupuesto asignado, funciones que pueden ser adelantadas además por un supervisor;
Que por lo anterior se hace necesario trazar políticas tendientes a optimizar los procesos de gestión al interior del Instituto de Seguros Sociales y unificar criterios para la correcta interpretación y aplicación de los principios de transparencia, economía, selección objetiva y responsabilidad de que trata la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, delegando las funciones de interventor y/o supervisor en el personal más calificado e idóneo del Instituto;
Que atendiendo la importancia de la labor de interventoría y supervisión en la buena ejecución de los contratos y el cumplimiento de los fines estatales, la Administración ha considerado necesario la elaboración de un instrumento que contenga una serie de pautas que de manera práctica quien en la labor encomendada a quien ha sido designado interventor o supervisor, actividad que deberá desarrollar teniendo en cuenta los principios que orientan la función administrativa y las responsabilidades que las mismas conllevan;
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adoptar el “Manual de Políticas y Responsabilidades de Interventoría y Supervisión del ISS” con el fin de otorgar a estas las herramientas necesarias para la verificación y control de los contratos, y así proceder por la adecuada ejecución de los mismos, el cual está contenido en el presente documento y forma parte integral del mismo.
ARTÍCULO 2o. El Manual que se aprueba con la presente resolución, deberá ser sensibilizado a todas las áreas, dependencias y personal involucrado en la actividad de supervisión y vigilancia de los contratos celebrados por el Instituto de Seguros Sociales, a través de charlas que estarán a cargo de la Dirección Jurídica Nacional, o por cualquier otro medio que resulte conducente y oportuno para lograr los objetivos establecidos.
ARTÍCULO 3o. DEROGATORIAS. Deroga la Resolución número 4671 del 25 de noviembre de 2002, así como todas las disposiciones que le sean contrarias.
ARTÍCULO 4o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 15 de febrero de 2012.
La Presidente ISS (e),
SILVIA HELENA RAMÍREZ SAAVEDRA.
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INTRODUCCIÓN
Las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 junto con sus decretos reglamentarios conforman el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública y desarrollan el postulado constitucional y determinan que las actuaciones de quienes intervienen en la contratación estatal, se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía, y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa.
La contratación estatal conforme lo disponen las normas citadas, busca atender el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ella en la consecución de sus fines.
En el presente “Manual de Políticas y Responsabilidades de Interventoría y Supervisión” se desarrollan metodologías y procedimientos dirigidos a orientar las actividades de vigilancia, control, asesoría y coordinación en los contratos y convenios que celebra el Instituto de Seguros Sociales, en adelante ISS.
Se trata de un Manual de obligatoria aplicación por parte de los contratistas, interventores, consultores, coordinadores y demás servidores de la Entidad que participan en las diferentes etapas contractuales. Igualmente, se convierte en un documento para la orientación de todas aquellas personas, organismos, gremios y asociaciones interesadas en la ejecución y el seguimiento de proyectos y contratos a cargo del ISS.
Contiene también las principales acciones y responsabilidades de las partes que intervienen en los procesos contractuales, relaciona la normatividad contractual vigente y un glosario de términos que reduce la ocurrencia de interpretaciones erróneas y lo orienta hacia la mejor comprensión y cumplimiento de los procedimientos.
DE LAS CONDICIONES GENERALES PARA EL EJERCICIO DE LA INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS.
1. Principios generales para el ejercicio de la función de Interventoría o Supervisión
La fundamentación axiológica sobre la cual reposa la interventoría o supervisión se identifica con los principios de la función administrativa, enmarcados en el artículo 209 de la Constitución Política. El funcionario o persona natural o jurídica que sea designada para ejercer las funciones de interventor o supervisor de contratos que celebre la entidad, debe tenerlos muy presentes:
– La buena fe, que incorpora el valor ético de la confianza, del respeto por el otro y de credibilidad, para que las libertades de ambos se den en sentido de lo humano buscando restaurar lo público como el espacio de interacción social y no de conflicto.
– Igualdad, los procesos contractuales deben preservar la imparcialidad de todos los participantes y garantizar la equidad y la justicia.
– Celeridad, para obtener resultados exitosos, la supervisión o interventoría adelantará los procesos y actividades propias de su cargo, dentro de los términos legales estipulados que hagan más onerosa la actividad administrativa y suprimirán los trámites innecesarios.
– Eficiencia, se debe garantizar que la gestión de la contratación se cumpla en alto grado de optimización y con los mínimos costos de inversión.
– Eficacia, cada momento procesal debe cumplir con los requerimientos legales, por parte de la entidad contratante y por parte del contratista.
– Coordinación, los procesos contractuales requieren actuaciones oportunas y aplicaciones específicas de todas las áreas, dependencias y funcionarios responsables de su ejecución.
– Transparencia, el objeto fundamental de esta actividad es garantizar la claridad y probidad en todos los procesos contractuales para que se cumplan a cabalidad los fines del Estado.
– Publicidad, las actuaciones de la Administración son públicas, salvo las excepciones legales, y por ello el supervisor debe velar porque se dé cumplimiento a este principio, de acuerdo con la normatividad vigente en este sentido.
– Concurrencia, para el cumplimiento de los fines del Estado en el ámbito contractual, el supervisor actuará para que las entidades, dependencias y funcionarios concurran con su aporte, desde el punto de vista de su responsabilidad, a cumplir con oportunidad y eficiencia las obligaciones que dimanen de los procesos de contratación.
– Delegación, la persona que realice la supervisión estará atenta para que la figura de la delegación se desarrolle con observancia de la ley y no se permita, en los procesos de contratación, actuaciones violatorias a este principio.
– Responsabilidad, el ejercicio de la supervisión reclama de sus funcionarios actuantes la mayor responsabilidad y compromiso ante su función, en el momento en que no lo hagan responderán civil, penalmente y disciplinariamente de las actuaciones propias de sus cargos.
2. Objetivos del Manual
2.1 Objetivo Principal
La interventoría y supervisión tiene el objeto de supervisar y controlar la acción del contratista, para verificar que se cumplan las especificaciones y normas técnicas, las actividades administrativas, legales, contables, financieras y presupuestales, establecidas en los pliegos de condiciones o en el texto de los contratos celebrados por el ISS. Es su finalidad la de controlar, colaborar, vigilar, exigir, prevenir, solicitar y evaluar la ejecución de los contratos y/o convenios que celebre el ISS.
2.2 Objetivos Específicos
El presente Manual de Políticas y Responsabilidades de Interventoría y Supervisión tiene como objetivos:
– Señalar los lineamientos básicos y responsabilidades durante la ejecución de los contratos o convenios.
– Su seguimiento y control.
– Cómo orientar la interacción que debe existir entre el contratista y el interventor o supervisor. Para asegurar unidad de criterio, confianza y certeza en sus actuaciones, todo lo anterior hacia el cumplimiento efectivo de la misión institucional. Con la actualización y estandarización de formatos del sistema de calidad.
Son también objetivos de la interventoría o supervisión los siguientes:
– Asegurar mediante una interventoría o supervisión eficiente, la calidad de la ejecución del objeto del contrato.
– Representar al ISS para la adecuada ejecución de los contratos apoyándolo en la dirección y coordinación del mismo sin ir en contra de la misión y los valores de la entidad.
– Informar al ISS sobre el avance, problemas y soluciones presentados en la ejecución del contrato, a través de informes semanales, mensuales o especiales a solicitud del ISS.
– Efectuar un estricto control de la calidad de los bienes o servicios y ejecuciones realizadas por el contratista.
– Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales logrando que se desarrollen los contratos, dentro de los cronogramas e inversión previstos originalmente.
– Armonizar las actividades del contratante y el contratista para el logro del objetivo general del contrato, que satisfaga las necesidades de la comunidad.
3. Ámbito de Aplicación
El presente Manual de Políticas y Responsabilidades de interventoría y supervisión se aplicará a toda la gestión contractual adelantada por el Instituto de Seguros Sociales – ISS.
4. Manejo y conservación del Manual
Será responsabilidad de la Dirección Jurídica Nacional la inducción y comunicación del contenido del presente manual y de la información que se relacione con él, a todo el personal del ISS. Así como también será responsabilidad de esta dependencia su conservación, por lo tanto su original reposará en esta última.
5. Definición de Interventoría y Supervisión
5.1 Interventoría. La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por el ISS, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.
5.2 Supervisión. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por el ISS cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, el ISS podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.
6. Calidades del interventor y supervisor
Podrá ser interventor o supervisor de los contratos celebrados por el Instituto de Seguros Sociales, todo funcionario del Instituto que tenga un conocimiento especial o específico sobre el objeto base del contrato.
También podrá ser interventor o supervisor la persona natural o jurídica, de derecho público o privado especializada en dicha actividad y que cumpla con los requisitos legales exigidos para celebrar contratos con entidades públicas de conformidad con lo estipulado en la Ley 80 de 1993; en consecuencia el contratista cuyo contrato tenga como objeto realizar la interventoría o supervisión sobre contratos celebrados por el Instituto, o dentro del mismo se haya estipulado dicha función, entre otras, podrá ser interventor o supervisor de los contratos celebrados por el ISS.
Frente al caso en que el interventor o supervisor haya sido contratado mediante la modalidad de prestación de servicios, es necesario que el objeto del mismo esté orientado al ejercicio de dicha actividad de interventoría o supervisión, cuyas obligaciones serán en uno y otro caso las señaladas en el presente Manual y las que hayan sido pactadas expresamente en los respectivos contratos.
Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, el ISS puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.
El contrato de Interventoría será supervisado directamente por el ISS.
La interventoría o supervisión implica una posición imparcial, por lo tanto, en la interpretación del contrato y en la toma de decisiones la interventoría o supervisión debe cumplir con los objetivos de su función detallados a continuación:
-- Controlar: Este objetivo se logra por medio de una labor de inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a lo pactado. El control se orienta básicamente a verificar que el Contratista cumpla con el objeto del contrato de acuerdo a las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales y presupuestales o financieras establecidas en los contratos celebrados y dentro del plazo de ejecución.
-- Exigir: En la medida que la función de la interventoría o supervisión encuentre que en el desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas establecidas en el contrato y en los términos de la oferta del contratista, adquiere la obligación de informar y exigir a las partes el debido cumplimiento de los términos y condiciones contractuales y las garantías constituidas para dicho fin.
-- Prevenir: El mayor aporte de este objetivo consiste en establecer que el control no está destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato. Para que la interventoría o supervisión logre este objetivo se hace necesario que la designación del Interventor o Supervisor y su actuación sea previa a la ejecución del contrato.
-- Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel de cumplimiento; esta realidad se concreta mediante la aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo contratado, la solución de los problemas y la absolución de dudas; teniendo en cuenta las buenas relaciones en el trabajo. Para ello, la interventoría o supervisión no deberá desconocer los límites de sus atribuciones, incursionando en campos donde los contratistas sean autónomos y además se apersonará con diligencia de las solicitudes que deba atender.
También podrá ser interventor o supervisor el funcionario que tenga el conocimiento general de un tema determinado, para lo cual se podrá apoyar en un grupo de profesionales expertos en la temática específica.
La persona o el funcionario que ejerza funciones de interventoría o supervisión, deberá contar con la experiencia e idoneidad que garantice a la Entidad que la labor de supervisión y control se efectúe adecuadamente.
7. Valores Éticos de la Interventoría o Supervisión
El grado de responsabilidad de los interventores en el desarrollo de un contrato de consultoría, obra o suministro, requiere de personas comprometidas con su trabajo, con el Estado y con la comunidad. De acuerdo con el presente Manual de Políticas y Responsabilidades de Interventoría y Supervisión de Contratos estos últimos deben poseer los valores éticos descritos a continuación y que son consecuencia de los objetivos indicados con anterioridad:
“Controlar y vigilar, son dos verbos que denotan las funciones macro que él debe realizar. Pero la labor de interventoría va más allá: Su conducta y el desarrollo de sus actividades deben estar enmarcadas dentro de un conjunto de valores básicos, los cuales debe reconocer, aprehender y vivenciar, y entre los que están: La Ética, como moral pensada, aquella que nos permite forjar un buen carácter para enfrentar y actuar en la vida con responsabilidad; La Conducta Moral, como forma de actuar enmarcada dentro de principios que las personas reconocen como justos. La Responsabilidad, que señala el actuar en forma diligente, dando cuenta de los actos propios y asumiendo las consecuencias que de ellos se deriven; La Solidaridad superando el individualismo para actuar de manera colectiva, compartiendo y ayudando a que se cumplan mis objetivos y los de los demás. El Compromiso, que como valor establece ir más allá del simple deber, transcender la norma, lograr el deber ser y llegar al querer hacer. El interés general y la voluntad de servicio, los cuales están íntimamente relacionados con las decisiones administrativas, dando a estas dirección y significado, superando los viejos esquemas del solo interés privado y/o particular y La Buena Fe, que incorpora el valor ético de la confianza, del respeto por el otro y de credibilidad, para que las libertades de ambos se den en sentido de lo humano buscando restaurar lo público como el espacio de interacción social y no de conflicto”.
8. Designación del Interventor o Supervisor
El ordenador del gasto, previo análisis de conveniencia y oportunidad, establecerá en la justificación que se elabore para cada caso y atendiendo las particularidades del objeto contractual, el perfil profesional o empresarial, que debe satisfacer la persona natural o jurídica o el funcionario que ejercerá la interventoría o supervisión, lo cual determinará su forma de contratación para el caso de los interventores.
Cuando por casos de fuerza mayor o de necesidad del servicio se requiera el cambio de interventor o supervisor, debe presentarse solicitud por escrito al ordenador del gasto, quien en virtud de la Resolución número 0735 del 28 de abril de 2011, designará el nuevo funcionario o contratista.
Salvo fuerza mayor o caso fortuito, el interventor o supervisor no podrá abandonar las funciones de interventoría o supervisión en forma definitiva o temporal hasta tanto se haya designado o contratado su reemplazo y se haya suscrito el Acta de entrega a la Interventoría o supervisión respectiva.
DE LA RESPONSABILIDAD.
1. Responsabilidad
Los interventores o supervisores de los contratos celebrados por el Instituto de Seguros Sociales – ISS, serán responsables de la ejecución de los mismos, en los términos que para tal efecto determine la normatividad vigente. Las demoras en la ejecución y liquidación del contrato, derivadas de la falta de vigilancia y control por parte del interventor o supervisor y que no sean comunicadas oportunidades del ordenador del gasto y al Director Jurídico Nacional, serán responsabilidad de los funcionarios o contratista que realice esta actividad.
2. Extensión de la Responsabilidad
De conformidad con la modificación que trae el artículo 82 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011, que modificó el artículo 53 de la Ley 80 de 1993, “Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que le sean imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales ejerzan hayan ejercido las actividades de consultoría o asesoría.
Por su parte los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan o ejerzan las funciones de interventoría”.
En materia disciplinaria el interventor o supervisor responderá por no exigir la calidad de los bienes y servicios adquiridos, de conformidad con las normas técnicas obligatorias, así como por certificar como satisfechas obligaciones a favor del Instituto, sin que hayan sido ejecutadas debidamente.
El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.
Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen.
3. Límites de la Interventoría o Supervisión
El interventor o supervisor estará sujeto a las cláusulas del contrato, el Acto Administrativo de Delegación; Manual de Políticas y Responsabilidades de Interventoría y Supervisión, reglamentaciones sobre la materia, así como las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias aplicables.
Al interventor o supervisor le está prohibido por sí mismo autorizar cambios de especificaciones pactadas en el contrato, autorizar mayores o menores cantidades, autorizar modificaciones, prórrogas de plazos contractuales o ejecución adicional a la programada además un mayor valor en el contrato, así como transar o conciliar diferencias o divergencias, previo conocimiento y autorización por parte del Ordenador del Gasto soportado en el estudio técnico formulado por el Interventor o Supervisor.
DISPOSICIONES COMUNES A LA INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN.
1. Funciones Principales comunes del Interventor o Supervisor Contractual
El interventor o supervisor contractual efectuará la respectiva supervisión o interventoría, a efecto de que se cumplan los términos del contrato, para lo cual informará al ordenador del gasto con la debida antelación, las modificaciones, ajustes o inquietudes que se presenten con ocasión del mismo, dentro de los plazos estipulados en el contrato y sus respectivas pólizas, remitiendo toda la documentación que se produzca en virtud de la ejecución de los mismos.
INFORMES DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR.
1. Presentación de Informes
En el transcurso de la ejecución del contrato, el interventor o supervisor debe presentar los informes necesarios, que le permitan al Instituto estar enterado del alcance y demás aspectos relevantes del proyecto.
Cualquier irregularidad acaecida durante la ejecución del contrato, debe ser comunicada por el Interventor o Supervisor, al respectivo ordenador del gasto y a la Dirección Jurídica Nacional y/o Seccional, a fin de tomar las medidas para garantizar la debida y adecuada ejecución de los mismos.
2. Clases de Informes
El interventor o supervisor, deberá presentar los siguientes informes:
a) Informes Parciales: Este informe se elaborará a partir de la primera semana o mes (según plazo del contrato) de iniciación del contrato de interventoría o supervisión. Debe ser entregado al ordenador del gasto, el primer día hábil de cada mes o semana o cuando lo establezca;
b) Informe Final: Un informe que haga memoria descriptiva del contrato, el cual deberá contener antecedentes y descripción general del objeto del contrato, así como el tiempo y avance mensual de actividades y su cumplimiento o no. Este informe aplicaría para aquellos contratos cuyo plazo de ejecución está contemplado en días.
En las dos situaciones descritas, el interventor o supervisor deberá relacionar y anexar los siguientes documentos:
– Actas suscritas durante la ejecución del contrato, modificaciones en ítems como precios unitarios y demás documentos que el ISS considere pertinentes, si los hubiere.
– Datos completos del contratista y el interventor (nombre, teléfono, fax, e-mail y dirección).
– Informes y demás documentos presentados por el contratista.
– Observaciones en caso de que sean procedentes.
– Recomendaciones.
– Informe Final sobre la ejecución del contrato con la descripción de los pagos efectuados y los saldos sin ejecutar si existieran.
OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR.
1. Obligaciones comunes del Interventor o Supervisor
El interventor o supervisor en todo momento está obligado a desplegar las actividades tendientes a la pronta y debida ejecución del contrato, no obstante las mismas están definidas según la etapa contractual en que se encuentre, esto es:
a) Previo a la iniciación del Contrato;
b) Durante la ejecución del Contrato;
c) Entrega y Liquidación del Contrato.
2. Etapas. Previo a la Iniciación del Contrato
El interventor o Supervisor deberá una vez es notificado de su designación y en conjunto con el área encargada de la contratación:
a) Tener especial cuidado en que el ISS esté amparado por las garantías contractuales establecidas y exigir su modificación o posterior renovación, si así fuere necesario;
c) Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales vigentes de carácter laboral, y exigir que en desarrollo del contrato sobre el cual se realiza la interventoría o supervisión, no se trasgreda la normatividad vigente;
d) Suscribir el acta de iniciación previa presentación del plan de trabajo, cuando esté prevista como requisito, indicando en forma clara y expresa la fecha de su iniciación.
Todo lo anterior, con el fin de garantizar el efectivo cumplimiento de todos los requisitos de perfeccionamiento y legalización contemplados en el mismo contrato.
3. Durante la ejecución del contrato
El interventor o Supervisor deberá:
a) Verificar que la ejecución del objeto se realice de acuerdo a la propuesta técnica y económica. La interventoría o supervisión vigilará que en los presupuestos se cumplan las especificaciones técnicas;
b) Vigilar el cumplimiento de los cronogramas o programas de ejecución de los contratos o convenios;
c) Hacer los seguimientos a que haya lugar para que el contratista cumpla todos los requisitos previstos en los términos de referencia y en el contrato o convenio;
d) Verificar el cumplimiento del objeto, el alcance, las especificaciones previstas en la oferta, catálogos, pliegos de condiciones o términos de referencia, en el contrato y las inherentes o propias de la naturaleza de los bienes o servicios contratados;
e) Coordinar reuniones periódicas con el contratista a lo largo del contrato o convenio, de las cuales deben quedar actas de los temas tratados. El interventor o supervisor será responsable de la realización del acta y de su distribución a los participantes, cuyo original debe reposar en el expediente del contratista;
f) Efectuar evaluaciones periódicas de la ejecución del contrato a fin de detectar posibles irregularidades o situaciones que impidan su normal ejecución;
g) Ejercer permanentemente control sobre las obras, trabajos y actividades programadas para la ejecución del contrato;
h) Elaborar las siguientes Actas cuando sean del caso:
-- Acta de iniciación.
-- Acta de recibo parcial.
-- Acta de suspensión.
-- Acta de reanudación.
De estas se debe remitir copia una vez suscritas a las siguientes áreas:
– Ordenador del gasto y a la Dirección Jurídica Nacional o Seccional.
– Gerencia Nacional de Bienes y Servicios o Departamento Seccional de Bienes y Servicios, dependiendo donde se haya adelantado el trámite de la contratación;
i) Elaborar los informes específicos que sean solicitados por el Ordenador del Gasto;
j) Comunicar al ordenador del gasto y a la Dirección Jurídica Nacional o Seccional, las modificaciones relativas a los términos o condiciones del contrato o convenio, así como todas las determinaciones tomadas en desarrollo del mismo, comunicaciones y órdenes dirigidas al contratista;
k) Dar aviso a la Dirección Jurídica Nacional y Seccional, así como al ordenador del gasto, de las situaciones acaecidas durante la ejecución del contrato o convenio que representen un impedimento para su normal desarrollo;
l) Tramitar los derechos de petición, solicitudes y reclamaciones del contratista, vigilando el cumplimiento de los plazos legales y evitando que se configuren silencios positivos durante la ejecución del contrato o convenio;
m) Evitar que por causas atribuibles al ISS sobrevenga mayor onerosidad, es decir, se rompa el equilibrio financiero del contrato o convenio, según el caso;
n) La interventoría o supervisión debe conocer, tramitar e informar las reservas presupuestales existentes, las necesidades de adiciones si es del caso y el estado financiero del contrato o convenio registrando las operaciones que se efectúen con los fondos del mismo, por ejemplo el trámite de contratos adicionales.
4. Entrega y Liquidación del Contrato
El interventor o Supervisor deberá:
a) Recibir a satisfacción el objeto del contrato o convenio, revisar y dar visto bueno al Acta de recibo realizados por el contratista;
b) Elaborar el proyecto de liquidación a la terminación del contrato o convenio, dentro de los plazos establecidos para el efecto;
c) Elaborar las siguientes Actas:
-- Acta de Liquidación.
-- Acta de recibo y entrega de interventoría o supervisión;
d) Elaborar los informes de ejecución necesarios para el pago, así como verificar y autorizar las cuentas de cobro que se presenten durante la ejecución del contrato o convenio, según el caso.
5. Obligaciones de contenido legal comunes del interventor o supervisor
El interventor o Supervisor deberá:
a) Conocer y dar aplicación al Manual de Políticas y Responsabilidades de interventoría y supervisión del ISS y cumplir con los procedimientos en él estipulados, en los diversos eventos que se presenten así como hacer las sugerencias o recomendaciones pertinentes para mejorarlo;
b) Revisar y analizar en forma completa y detallada el contrato o convenio, los pliegos de condiciones o la invitación, la propuesta del contratista, las normas y reglamentaciones aplicables a la ejecución del contrato o convenio y su ejecución, así como formular las sugerencias a que haya lugar, y en el evento de tener duda sobre el alcance de lo señalado en los documentos, solicitar las aclaraciones correspondientes;
c) Corroborar el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato o convenio, según el caso, tales como la aprobación de la garantía única, el registro presupuestal, la verificación del cumplimiento de las obligaciones parafiscales y al Sistema de Seguridad Social por parte del contratista, el pago de la publicación, si fuere necesario;
d) Exigir al contratista la prórroga de las garantías otorgadas, cuando el contrato sea adicionado en su plazo o valor o cuando su ejecución haya sido suspendida, y estar pendientes de evitar un vencimiento, de modo que puedan ser prorrogadas oportunamente, informando de ello a las áreas encargadas de adelantar el trámite de contratación, con el fin de que se tomen las medidas encaminadas a su legalización;
e) Verificar para efectos de certificación de pago, que el contratista esté cumpliendo con las obligaciones de afiliación y pagos al Sistema de Seguridad social Integral, ARP y aportes parafiscales, según el caso, e informar a la Dirección Jurídica Nacional o Seccional, cuando el contratista persista en el incumplimiento de esta obligación, previa comunicación al ordenador del gasto;
f) Suscribir conjuntamente con las partes del contrato o convenio, el acta de liquidación respectiva, dentro del término fijado en el mismo, o en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización;
g) Informar al ordenador del gasto y a la Dirección Jurídica Nacional o Seccional, a más tardar dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para liquidar de mutuo acuerdo, en caso que el contratista no se presente dentro del término fijado para la liquidación bilateral, o no se llega a un acuerdo sobre su contenido, para que expida el acto administrativo de liquidación unilateral, anexando para el efecto el informe de balance final del contrato o convenio y los demás soportes requeridos para la liquidación correspondiente;
h) Si se vence el plazo para hacer la liquidación en forma unilateral, y los dos años siguientes contemplados en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 y si el interventor o supervisor no presentó el informe antes referido, este deberá solicitar de inmediato a la Dirección Jurídica Nacional o Seccional, que adelante los trámites para elevar la solicitud de liquidación por vía judicial. Con tal fin, debe anexar todos los soportes requeridos para la liquidación.
PARÁGRAFO. La no realización y suscripción del Acta de Liquidación del contrato o convenio en el plazo previsto en el mismo o en su defecto, en el señalado en la ley, genera acciones disciplinarias y las demás acciones legales pertinentes.
<No incluido en el original impreso>.
DE LA SUPERVISIÓN.
1. Alcance
Aplica al ejercicio de la función de Supervisión en los Convenios suscritos por el ISS, la cual podrá ser ejercida por un servidor vinculado a la planta de personal de la entidad o contratista, siempre y cuando este último dentro del objeto de su contrato tenga asignada dicha función, con el fin de cumplir a cabalidad con los controles establecidos en el presente Manual.
2. Actividades propias de la Supervisión
La labor de Supervisión se refiere a la responsabilidad técnica y administrativa de vigilar, controlar y supervisar las obligaciones y actividades emanadas de un convenio, de manera que este cumpla su objeto dentro del plazo previsto, las especificaciones contenidas y el presupuesto asignado.
Para oficializar la designación de un funcionario o contratista del ISS como Supervisor, el ordenador del gasto, según la supervisión sea delegada por el ISS o esté contenida en el Convenio, remitirá una comunicación dirigida al Supervisor en la cual se indica su designación como tal y las funciones específicas que deberá cumplir en desarrollo de dicha labor, las cuales deberán estar contenidas en el respectivo convenio y/o en el presente Manual, y que en todo caso deberá conocer y respetar el designado.
Las actividades de supervisión deben estar dirigidas a identificar los posibles problemas que se puedan presentar (técnicos, financieros, administrativos entre otros), con el objeto de solucionarlos oportunamente sin afectar el objeto del convenio, con la meta de realizar las actividades y resultados acordados en el plazo previsto por las partes.
De conformidad con lo anterior, las actividades a realizar por el Supervisor de un convenio y que en consecuencia, resultan de obligatorio e inexcusable cumplimiento por su parte son las que a continuación se enuncian:
-- Respecto del Plazo: El Supervisor debe verificar que:
– Se cumplan los plazos establecidos para: la ejecución del convenio, la realización de las actividades y plazos pactados, la firma del Acta de Iniciación, firma del Acta de Liquidación del Convenio y demás actas de que llegaren a suscribirse.
– Se formalice con una prórroga cualquier modificación del plazo convenido.
– Solicitar antes del vencimiento del plazo de duración del convenio, la prórroga del mismo, motivando en forma detallada los hechos y/o circunstancias que dan lugar a la misma.
-- Respecto de las Obligaciones y Aportes: El Supervisor deberá vigilar:
– No se realicen actividades fuera del alcance convenido.
– Se cumplan las obligaciones establecidas y se efectúen los aportes pactados.
– Se formalice con una modificación, adición y/o otrosí cualquier modificación y/o adición al alcance, obligaciones, actividades, condiciones o aportes de un convenio.
– Se cumplan los trámites requeridos para suscribir la modificación, adición y/o otrosí y se realice su perfeccionamiento y legalización.
-- Respecto de la revisión de la documentación y Archivo: El Supervisor deberá:
– Revisar permanentemente la correspondencia, actas y demás documentos, velando porque todos los actos de la supervisión tengan soportes documentales pertinentes y se archiven en el expediente del Convenio.
-- En cuanto a las reuniones:
– Las reuniones se realizarán con la periodicidad necesaria o la oportunidad establecida en el convenio, para revisar el avance de las actividades de las obligaciones pactadas, impartir órdenes y coordinar todos los aspectos relevantes de las labores. De lo discutido y aprobado en las mismas deberá levantarse la respectiva acta y remitir copia de la misma al ordenador del gasto y al área custodia del expediente del contrato.
-- En caso de terminación anticipada del Contrato o Convenio: El Supervisor deberá:
– Verificar que se cumplan las causales y trámites establecidas en el convenio para la terminación del mismo.
– Lograr que se firme oportunamente el Acta de terminación del convenio, anexando los soportes respectivos.
-- En la elaboración del Acta de Liquidación:
– Deberá elaborar el acta de liquidación y remitirla con todos los soportes correspondientes a la Dirección Jurídica Nacional o Seccional, oficina que efectuará la revisión legal de la misma.
– El Supervisor deberá dar visto bueno al Acta de Liquidación y concurrir a la suscripción de la misma.
DISPOSICIONES VARIAS.
Varios son los aspectos que debe tener en cuenta el Interventor o Supervisor en el momento de efectuar la evaluación acerca del incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del contratista, y que determinan la conducencia de la sanción a aplicar. A continuación se relacionan alguno de ellos de acuerdo con la medida a adoptar:
– Cláusula de Caducidad, cuyas causales fundamentales son:
a) El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a cargo del contratista que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato de tal manera que sea evidente su paralización;
b) Cuando pague sumas de dinero a extorsionistas;
c) Cuando acceda a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto u hecho o no se informe de ello oportunamente al ISS.
– Cláusula Penal Pecuniaria:
En caso de incumplimiento o declaratoria de caducidad se acuerda como indemnización a favor del ISS una suma que se debe determinar en el cuerpo del contrato.
– Multas:
En el evento en que el contratista se constituya en mora o incumpla total o parcialmente las obligaciones, se causarán multas del uno por mil del valor del contrato por cada día de retardo, sin exceder del diez por ciento (10%) del valor del contrato, por lo que, el interventor en el evento de suceder tal contingencia, deberá informar de forma inmediata a la Dirección Jurídica Nacional o Seccional, para los fines legales pertinentes.
– Cláusulas Excepcionales de Interpretación, Modificación y Terminación Unilateral del Contrato:
Son cláusulas eminentemente del resorte de la administración, que se harán efectivas mediante acto administrativo motivado, siempre que no se logre acuerdo en las discrepancias sobre interpretación y modificación unilaterales, salvo las de terminación unilateral y la caducidad que no requieren del agotamiento previo de ese aludido presupuesto.
Para proceder a declarar la interpretación y modificación del contrato en forma unilateral, se requiere de la paralización o grave afectación del servicio público.
Ahora bien, para terminar unilateralmente un contrato, se requiere:
– Grave situación de orden público.
– Muerte o incapacidad física del contratista, si es persona natural o por disolución si es persona jurídica.
– Por interdicción judicial o declaratoria de quiebra del contratista, o
– Cesación de pagos o concurso de acreedores o embargo judicial del contratista que afecte de manera grave el cumplimiento del contrato.
– Cláusula de fuerza mayor o caso fortuito:
En el evento de presentarse fuerza mayor o caso fortuito, que impidan la ejecución del objeto contractual, el interventor deberá comunicar a la Dirección Jurídica Nacional, a efecto de proceder a suspender la ejecución del contrato por el término que dure el hecho generador del posible incumplimiento. El interventor deberá conceptuar sobre la viabilidad de la adopción de tal medida, motivándolo e indicando el tiempo que la suspensión durará, sopesando la conveniencia para el ISS.
2. Guía de contenido de documentos propios de la Interventoría o Supervisión
-- Contenido Sustancial del Acta de Inicio:
– Identificación clara y precisa de las partes que suscribieron el Contrato o Convenio.
– Identificación de las personas designadas como interventores o supervisores.
– Número y fecha de suscripción del contrato o convenio.
– Objeto del contrato o convenio.
– Plazo de duración del contrato o convenio.
– Fecha de iniciación.
– Fecha de elaboración del acta.
– El acta debe estar suscrita por el interventor o supervisor, y las personas designadas para el efecto de acuerdo con lo estipulado en el contrato o convenio.
-- Contenido sustancial del Acta de Suspensión:
– Identificación clara y precisa de las partes que suscribieron el Contrato o Convenio.
– Identificación de las personas designadas como interventores o supervisores.
– Número y fecha de suscripción del contrato o convenio.
– Objeto del contrato o convenio.
– Plazo de duración del contrato o convenio.
– Relación de los motivos que dan lugar a la suspensión del contrato o convenio.
– Término de duración de la suspensión del contrato o convenio y fecha exacta de reinicio.
– Fecha de elaboración del Acta de Suspensión.
– El acta debe estar suscrita por el supervisor y las personas que suscribieron el contrato o convenio.
-- Contenido Sustancial del Acta de Reinicio:
– Identificación clara y precisa de las partes que suscribieron el Contrato o Convenio.
– Identificación de las personas designadas como interventores o supervisores.
– Número y fecha de suscripción del contrato o convenio.
– Objeto del contrato o convenio.
– Plazo de duración del contrato o convenio.
– Fecha de iniciación del contrato o convenio.
– Fecha del acta de suspensión del contrato o convenio.
– Relación de los motivos que dan lugar a la suspensión del contrato o convenio.
– Relación de los motivos que dan lugar a la reiniciación del plazo del contrato o convenio.
– Fecha de elaboración del acta de reinicio.
– El acta debe estar suscrita por el supervisor y las personas que suscribieron el contrato o convenio.
-- Contenido sustancial de los Informes de Actividades:
– Objeto del contrato o convenio.
– Relación de obligaciones a cargo de las partes.
– Relación detallada y sucinta de las actividades desarrolladas y ejecutadas por cada una de las partes y del respectivo cronograma en caso de existir.
– Indicación de las dificultades que presenta la ejecución del contrato o convenio.
– Relación de ejecución de recursos y sus documentos soportes.
– Indicación del período a que se refiere el informe.
– Fecha de elaboración del informe.
– El informe debe estar suscrito por el interventor o supervisor del contrato o convenio.
-- Contenido sustancial de la constancia de cumplimiento:
– Identificación clara y precisa de las partes que suscribieron el Contrato o Convenio.
– Identificación de las personas designadas como interventores o supervisores.
– Objeto del contrato o convenio.
– Plazo de duración del contrato o convenio.
– Fecha de iniciación.
– Fecha de vencimiento del plazo de duración del contrato o convenio.
– Declaración de que el objeto del contrato o convenio y las actividades se cumplieron a satisfacción y a cabalidad.
– Fecha de elaboración de la constancia.
– La constancia debe estar suscrita por el interventor o supervisor.
-- Contenido sustancial del Acta de Liquidación Bilateral:
– Identificación clara y precisa de las partes que suscribieron el Contrato o Convenio.
– Identificación de las personas designadas como interventores o supervisores.
– Número y fecha de suscripción del contrato o convenio.
– Objeto del contrato o convenio.
– Plazo de duración del contrato o convenio, estableciendo claramente su inicio y vencimiento.
– Valor y/o aportes del contrato o convenio, indicando la forma de desembolso por cada una de las personas que lo suscribieron.
– Relación de prórrogas, otrosí, adiciones y/o modificaciones de que haya sido objeto el contrato o convenio, indicando el número de cada una de ellas, la fecha de suscripción y el fin de cada una de ellas.
– Relación de todas las actividades o productos obtenidos en cumplimiento de las obligaciones adquiridas, que determine en forma clara qué desarrolló cada parte como obligación asumida.
– Hacer un balance del contrato o convenio, determinando claramente la forma de ejecución de los recursos y si es del caso, determinar las sumas pendientes y a favor de qué parte se encuentran y la forma y oportunidad como se hará su reintegro y/o desembolso.
– Declaración de que se dio cumplimiento al objeto contratado o convenido y a todas y cada una de las obligaciones pactadas en el contrato o convenio.
– Declaración de que se liquida de mutuo acuerdo el respectivo convenio y que las partes se encuentran a paz y salvo y que renuncian a cualquier declaración posterior.
– El acta deberá estar suscrita por el interventor o supervisor y por las partes del contrato o convenio.
3. Continuidad de la Interventoría
Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
Para la ejecución de los contratos de interventoría es obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal. En este evento podrá darse aplicación al artículo 7o de la Ley 1150, en cuanto a la posibilidad que la garantía pueda ser dividida teniendo en cuenta las etapas o riesgos relativos a la ejecución del respectivo contrato.
TÉRMINOS BÁSICOS.
1. Términos Básicos
Para efectos de la presente resolución, se definen los términos utilizados en la misma y que hacen parte del desarrollo de la interventoría o supervisión, de la siguiente manera:
1.1 Acta. Documento que sirve para dejar constancia de una actuación contractual o describir lo tratado en una reunión o visita, mencionando los compromisos y actividades pactadas, indicando el responsable de cada uno de ellas y el plazo para su ejecución.
1.2 Acta de cambio de interventor o Supervisor. Documento a través del cual se deja constancia del cambio del interventor o del coordinador, indicando el estado del proyecto y un balance a la fecha de todos los pagos, trámites, documentos y asuntos pendientes.
1.3 Acta de iniciación. Documento que suscriben el Interventor y el Contratista en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha última para la entrega de lo pactado en el objeto del contrato.
1.4 Acta de liquidación. Documento donde consta el valor inicial y final ejecutado más los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al contrato y poder declararse a paz y salvo. Además se informa de los plazos, prórrogas, adiciones, actas legales y financieras tramitadas, pólizas y garantías suscritas.
1.5 Acta de recibo final. Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el Interventor recibe a satisfacción los bienes, obras o servicios objeto del contrato.
1.6 Acta de suspensión. Documento mediante el cual el ISS y el contratista acuerdan la suspensión del contrato, cuando se presente una circunstancia especial que amerite el cese del desarrollo del mismo, previo visto bueno de la interventoría.
1.7 Acta de terminación. Documento suscrito por las partes mediante el cual se deja constancia del vencimiento del plazo de ejecución del contrato en esa fecha.
1.8 Contratista. Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado un contrato, mediante proceso de licitación pública, convocatoria, concurso o invitación directa y con quien se celebra el respectivo contrato. El contratista puede ser constructor, consultor, proveedor o interventor.
1.9 Contrato. Es el acto jurídico generador de obligaciones, que celebra el ISS y el oferente favorecido con la adjudicación de una convocatoria, concurso de méritos, invitación, licitación pública o contratación directa, en el cual se establecen los valores, cantidades y parámetros que rigen las actividades a desarrollar durante su ejecución, así como la naturaleza de los trabajos, derechos y obligaciones de las partes y los plazos para su liquidación.
1.10 Convenio Interadministrativo: Acuerdo que se celebra entre entidades estatales para aunar esfuerzos técnicos, financieros, lógicos y humanos que le permitan a cada una de ellas cumplir con su misión jurídica, por lo tanto se reservan en forma exclusiva para regular el cumplimiento de los fines impuestos en la Constitución y en la ley, como desarrollo del principio de coordinación del artículo 209 y el inciso segundo del artículo 288 de la Constitución Nacional y de lo previsto en el artículo 95 de la Ley 489 de 1998. De ese acuerdo debe derivarse una cooperación, una colaboración, una ayuda entre las entidades estatales que participen y que se alejen de una relación estrictamente obligacional, por lo tanto el objeto fundamental es dar cumplimiento a las funciones contenidas en el ordenamiento jurídico y parte de la inexistencia de intereses opuestos. El convenio interadministrativo como acuerdo de voluntades debe distinguirse del contrato interadministrativo, el cual es un acuerdo entre entidades estatales para la prestación de un servicio, la construcción de una obra, la entrega de bienes, etc., en similares condiciones en que podría un particular cumplir la misma prestación. Existirán intereses opuestos regulados.
1.11 Convenios para el desarrollo de actividades científicas o tecnológicas: Acuerdos celebrados por personas naturales o jurídicas para la realización de actividades científicas o tecnológicas, en razón a las condiciones personales del contratista. Las actividades científicas o tecnológicas pueden consistir en la difusión científica y tecnológica, esto es, información, publicación y divulgación científica y asesoría en ciencia y tecnología.
1.12 Convenios de Cooperación o Asociación suscritos con personas jurídicas particulares: Acuerdos suscritos con personas jurídicas particulares sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna la Ley a las entidades estatales.
1.13 Estudio de Conveniencia y Oportunidad: Documento, emitido por la entidad contratante previo al proceso de selección del contratista y que de acuerdo al Decreto número 2474 de 2008 debe contener como mínimo:
– La definición de la necesidad que el ISS pretende satisfacer con la contratación.
– La definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, diseño o prediseño.
– Las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo y lugar de ejecución del mismo.
– El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato.
– El análisis de los riesgos de la contratación y en consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista.
1.14 Interventor. Persona natural o jurídica que representa al ISS ante el contratista y que está encargada de efectuar el control técnico, administrativo, financiero, legal, por medio de la vigilancia y seguimiento al cumplimiento del contrato y a las obligaciones del contratista, durante la ejecución de un proyecto. En los contratos de consultoría, el interventor revisará y aprobará cada uno de los productos de los estudios y diseños.
NORMATIVIDAD APLICABLE.
De acuerdo con la ley, el interventor o supervisor es un representante de una entidad pública en la ejecución de los proyectos que a dicha entidad le corresponde adelantar mediante contratación. Su papel es vital, ya que de su buena gestión depende la calidad de los productos (bienes y servicios) obtenidos por la entidad.
Por esta razón, el interventor o supervisor debe ser consciente de sus derechos y obligaciones, contenidos en disposiciones legales que rigen el ejercicio de la contratación en las entidades estatales y responde civil, penal, fiscal y disciplinariamente, por el incumplimiento de sus obligaciones.
Para el cumplimiento de las funciones de interventoría o supervisión de los contratos se tendrán en cuenta las cláusulas consagradas en el contrato y, entre otras, las normas que se describen a continuación, cuando ellas sean aplicables:
– Artículos 6, 123 y 124. Constitución Política
De la responsabilidad de los servidores públicos.
– Artículo 209. Constitución Política
El funcionario o persona natural o jurídica que sea designada para ejercer las funciones de interventor o supervisor en contratos que celebre el Estado, deberá conocer y aplicar los principios que orientan la actividad de la administración pública mediante la función administrativa, establecidos en este artículo.
– Ley 80 de 1993
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
Artículo 3o. Ley 80 de 1993
De los Fines de la Contratación Estatal
– Artículo 4o. Ley 80 de 1993
De los derechos y deberes de las entidades estatales.
– Artículo 5o. Ley 80 de 1993
De los derechos y deberes de los Contratistas.
– Artículo 14 de la Ley 80 de 1993
De los medios que pueden utilizar las entidades estatales para el cumplimiento del objeto contractual.
– Artículo 23 de la Ley 80 de 1993
Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal, se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad.
– Artículo 24 de la Ley 80 de 1993
Del principio de Transparencia.
Artículo 25 de la Ley 80 de 1993
Del Principio de Economía.
– Artículo 26 de la Ley 80 de 1993
Del Principio de Responsabilidad.
– Artículo 32 de la Ley 80 de 1993
De los contratos estatales. “Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, así como los que, a título enunciativo, define dicho artículo”.
– Artículo 50 de la Ley 80 de 1993
De la Responsabilidad de las Entidades Estatales. “Las entidades responderán por las actuaciones, abstenciones, hechos y omisiones antijurídicos que les sean imputables y que causen perjuicios a sus contratistas. En tales casos deberán indemnizar la disminución patrimonial que se ocasione, la prolongación de la misma y la ganancia, beneficio o provecho dejados de percibir por el contratista”.
– Artículo 51 de ley 80 de 1993
De la Responsabilidad de los Servidores Públicos. “El servidor público responderá disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y de la ley”.
– Artículo 52 de la Ley 80 de 1993
De la Responsabilidad de los Contratistas. “Los contratistas responderán civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la ley. Los consorcios y uniones temporales responderán por las acciones y omisiones de sus integrantes, en los términos del artículo 7o de esta ley”.
– Artículo 53 de la Ley 80 de 1993
De la responsabilidad de los consultores, interventores y asesores. “Los consultores, interventores y asesores externos responderán civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría, interventoría o asesoría como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de consultoría, interventoría o asesoría”.
– Artículo 56 de la Ley 80 de 1993
De la responsabilidad penal de los particulares que intervienen en la contratación estatal. “Para efectos penales, el contratista, el interventor, el consultor y el asesor se consideran particulares que cumplen funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebren con las entidades estatales y, por lo tanto, estarán sujetos a la responsabilidad que en esta materia señala la Ley para los servidores públicos”.
– Artículo 58 Ley 80 de 1993. De las sanciones.
– Artículos 60 y 61, Capítulo VI. De la liquidación de los contratos.
– Decreto número 679 de 1994. “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993, sobre intereses moratorios, garantía única, requisitos de ejecución de los consorcios y uniones temporales, entre otros”.
– Decreto número 855 de 1994. “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993, en materia de contratación directa”.
– Ley 734 de 2001. Código Disciplinario Único. “Por la cual se adopta el Código Disciplinario Único”.
Artículo 40. Deberes. Son deberes de todo servidor público y del particular:
Entre otros:
– Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación de un servicio esencial o que implique abuso o ejercicio indebido del cargo de función.
– Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con quienes tenga relación con motivo del servicio.
– Desempeñar el empleo, cargo o función sin obtener o pretender beneficios adicionales a las contraprestaciones legales y convencionales cuando a ellas tenga derecho.
– Ceñirse en sus actuaciones a los postulados de la buena fe.
Artículo 48. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes:
“… 34. No exigir, el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibidas a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad”.
– Ley 1150 de 2007. “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”.
– Artículo 2o de la Ley 1150 de 2007
De las modalidades de selección. “La escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa y contratación de mínima cuantía (esta última modalidad de selección adicionada por el artículo 274 de la Ley 1450 de 2011”.
– Artículo 11 de la Ley 1150 de 2007
Del plazo para la liquidación de los contratos
– Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007
Del derecho al debido proceso. “El debido proceso será un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales.
En desarrollo de lo anterior y del deber de control y vigilancia sobre los contratos que corresponde a las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, tendrán la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. Esta decisión deberá estar precedida de audiencia del afectado que deberá tener un procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso del contratista y procede sólo mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista. Así mismo podrán declarar el incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato.
PARÁGRAFO. La cláusula penal y las multas así impuestas, se harán efectivas directamente por las entidades estatales, pudiendo acudir para el efecto entre otros a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo el de la jurisdicción coactiva.
PARÁGRAFO transitorio. Las facultades previstas en este artículo se entienden atribuidas respecto de las cláusulas de multas o cláusula penal pecuniaria pactadas en los contratos celebrados con anterioridad a la expedición de esta ley y en los que por autonomía de la voluntad de las partes se hubiese previsto la competencia de las entidades estatales para imponerlas y hacerlas efectivas”.
– Ley 1474 de 2011. “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.
– Artículo 44 Ley 1474 de 2011.
Sujetos disciplinables. El artículo 53 de la Ley 734 de 2002, quedará así:
“El presente régimen se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría o supervisión en los contratos estatales; también a quienes ejerzan funciones públicas, de manera permanente o transitoria, en lo que tienen que ver con estas, y a quienes administren recursos públicos u oficiales.
Se entiende que ejerce función pública aquel particular que, por disposición legal, acto administrativo, convenio o contrato, realice funciones administrativas o actividades propias de los órganos del Estado, que permiten el cumplimiento de los cometidos estatales, así como el que ejerce la facultad sancionadora del Estado; lo que se acreditará, entre otras manifestaciones, cada vez que ordene o señale conductas, expida actos unilaterales o ejerza poderes coercitivos.
Administran recursos públicos aquellos particulares que recaudan, custodian, liquidan o disponen el uso de rentas parafiscales, de rentas que hacen parte del presupuesto de las entidades públicas o que estas últimas han destinado para su utilización con fines específicos.
No serán disciplinables aquellos particulares que presten servicios públicos, salvo que en ejercicio de dichas actividades desempeñen funciones públicas, evento en el cual resultarán destinatarios de las normas disciplinarias.
Cuando se trate de personas jurídicas la responsabilidad disciplinaria será exigible del representante legal o de los miembros de la Junta Directiva”.
– Artículo 45. Responsabilidad del interventor por faltas gravísimas. Modifíquese el numeral 11 del artículo 55 de la Ley 734 de 2002, el cual quedará así:
“11. Las consagradas en los numerales 2, 3, 14, 15, 16, 18, 19, 20, 26, 27, 28, 34, 40, 42, 43, 50, 51, 52, 55, 56, y 59, parágrafo 4o, del artículo 48 de esta ley cuando resulten compatibles con la función”.
– Artículo 82. Responsabilidad de los interventores. Modifíquese el artículo 53 de la Ley 80 de 1993, el cual quedará así:
“Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría.
Por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría”.