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ÍNDICE
CIRCULAR 51 DE 2014
(julio 16)
Diario Oficial No. 49.223 de 25 de julio de 2014
MINISTERIO DE TRABAJO
<Resolución derogada a apartir del el 1o de abril de 2017 por el artículo 5 de la Resolución 5666 de 2016>
3100000-
Bogotá, D. C., 16 de julio de 2014
| PARA: | ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE RIESGOS LABORALES, ADMINISTRADOR FIDUCIARIO DE LOS RECURSOS DEL FONDO DE RIESGOS LABORALES Y EMPLEADORES DEL SECTOR PÚBLICO Y PRIVADO. |
| DE: | VICEMINISTRO DE RELACIONES LABORALES E INSPECCIÓN ENCARGADO DE LAS FUNCIONES DEL DESPACHO DEL MINISTRO DEL TRABAJO. |
| ASUNTO: | MODIFICAR LA CIRCULAR 000014 DEL 17 DE FEBRERO DE 2014 – REPORTE DE INFORMACIÓN DE APORTES AL FONDO DE RIESGOS LABORALES. |
Mediante la presente circular se modifica el numeral 2.2 del anexo técnico de la Circular 000014 de febrero 17 de 2014, el cual quedará en los términos del anexo del presente Acto.
TRANSICIÓN
Se extiende el plazo para que las Administradoras de Riesgos Laborales remitan la información en los términos de la Circular 014 de 2014 y de la presente circular hasta el 1o de septiembre del presente año, con el propósito de que culminen las pruebas y validaciones de cargue y realicen los ajustes necesarios para dar cumplimiento a lo establecido en la misma.
Publíquese y cúmplase.
JOSÉ NOÉ RÍOS MUÑOZ.
2.2 Estructura del archivo maestro de Información de las Empresas y trabajadores independientes afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales
El archivo maestro de información de empresas y trabajadores independientes afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1), utilizado para verificar la información contenida en el archivo; un conjunto de registro detalle (Registro Tipo 2), que contiene la información del pago de las cotizaciones a las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) y un conjunto de registro de detalle (Registro Tipo 3), que contiene la información de los valores girados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a las Administradoras de Riesgos Laborales por concepto de aportes a Riesgos Laborales de las Entidades beneficiarias del Sistema General de Participaciones (SGP).
Para efectos del reporte de la legalización de los aportes al Fondo de Riesgos Laborales por parte de las entidades aportantes y trabajadores afiliados, beneficiarios del Sistema General de Participaciones (SGP), se debe tener en cuenta lo siguiente:
1. Las legalizaciones de aportes del Sistema General de Participaciones (SGP), por tratarse de liquidaciones individuales de aportes de los trabajadores afiliados se deben incluir dentro del reporte mensual a través del reporte establecido en el numeral 2.3, Tabla número 7 Registro Tipo 2, Campo 7 con el tipo de Cotizante Afiliado 47 – Dependiente Beneficiario del Sistema General de Participación. Los valores reportados por este concepto no deberán incluirse en la consignación mensual.
2. El plazo máximo para que las Administradoras de Riesgos Laborales presenten la legalización de los valores girados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público correspondientes al Sistema General de Participaciones, será de tres (3) meses a partir del giro de los aportes por parte de dicho Ministerio a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).
Tabla número 4. Registro Tipo 1 – Registro de Control
| Código del Campo | Nombre del Campo | Valor Permitido | Log. Max | Obligatorio |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 | SÍ |
| 1 | Código de la ARL | Alfanumérico | 6 | SÍ |
| 2 | Fecha inicial del periodo de la información | AAAA-MM-DD | 10 | SÍ |
| 3 | Fecha final del periodo de la información | AAAA-MM-DD | 10 | SÍ |
| 4 | Total de registros | Número de registros del archivo relacionado | 8 | SÍ |
| 5 | Nombre del Archivo (Sin extensión TXT) | Ver tabla 1 | 17 | SÍ |
Tabla número 5. Registro tipo 2 – Registro de Detalle – Contiene la información del pago de las cotizaciones por parte de las Empresas Aportantes y Trabajadores independientes afiliados a las Administradoras de Riesgos Laborales.
| Código del Campo | Nombre del Campo | Valor Permitido | Log. Max | Obligatorio | Descripción del campo |
| 0 | Tipo de Registro | 2 | 1 | SÍ | 1= Registro de control 2= Registro Detalle 3= Abonos SGP |
| 1 | Código de la ARL | Alfanumérico | 6 | SÍ | Códigos Asignados por la Superintendencia Financiera |
| 2 | Tipo identificación del Aportante | NI = Número identificación Tributaria CC = Cédula de Ciudadanía CE = Cédula de Extranjería TI = Tarjeta de Identidad RC = Registro Civil PA = Pasaporte CD=Carnet Diplomático | 2 | SÍ | |
| 3 | Número identificación del Aportante | 17 | SÍ | Los campos numéricos deben venir sin separador de miles. | |
| 4 | Dígito de verificación del Aportante | El campo digito de verificación del Aportante es obligatorio cuando el campo Tipo de identificación del Aportante es NIT | 1 | NO | 0 – 9 El campo digito de verificación del Aportante es obligatorio cuando el campo Tipo de identificación del Aportante es NIT |
| 5 | Nombre o Razón Social del Aportante | 200 | SÍ | Nombre de la Empresa o Vinculador Laboral, si son Aportantes independientes nombres y apellidos completos. | |
| 6 | Clase de Aportante | A = Aportante con 200 o más cotizantes B = Aportante con menos de 200 cotizantes C= Aportantes Mí pyme que se acogen a la ley 590 de 2000 D= Beneficiario Ley 1429 de 2010 I = Independiente | 1 | SÍ | |
| 7 | Código del Centro de Trabajo del Aportante | 1 = Principal 2 = Al primer Centro de Trabajo Asignado 3 = Al Segundo Centro de Trabajo Asignado 4 = Al Cuarto Centro de Trabajo Asignado y así sucesivamente | 2 | SÍ | |
| 8 | Departamento del Aportante | Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA del DANE | 2 | SÍ | |
| 9 | Municipio del Aportante | Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA del DANE | 3 | SÍ | |
| 10 | Dirección del Aportante | 50 | SÍ | ||
| 11 | Teléfono del Aportante | 20 | SÍ | ||
| 12 | Estado de pago del Aportante | 1 = Al día 2 = en mora | 1 | SÍ | |
| 13 | Total Ingreso Base de Cotización | Para trabajadores Dependientes – Acorde con el Decreto 1772/94 artículo 11. Trabajadores Independientes – Acorde Decreto 723/13 | 12 | SÍ | Este campo se calcula de la sumatoria del campo número 8 (ingreso base de cotización por Afiliado) de la tabla número 7 (información por Afiliado del pago de las cotizaciones por parte de las empresas a las Administradoras de Riesgos Laborales). Los campos numéricos deben venir sin separador de miles |
| 14 | Total Porcentaje de Cotización | Teniendo en cuenta su clase de riesgo (Tabla cotizaciones mínimas y máximas Decreto 1772/94 art. 13). No podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador. | 4 | SÍ | Este campo se incluye el máximo porcentaje del campo número 9 (porcentaje de cotización por Afiliado) de la tabla número 7 (información por Afiliado del pago de las cotizaciones por parte de las empresas a las Administradoras de Riesgos Laborales). Los campos numéricos deben venir sin separador de miles. |
| 15 | Total Monto de cotización | Para trabajadores dependientes. -El monto de las cotizaciones a cargo de los empleadores, no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador. Art. 12 decreto 1772/94. Para trabajadores independientes, el monto de las cotizaciones de los trabajadores independientes no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7% de su ingreso base de cotización. Decreto 723/13. | 12 | SÍ | Este campo se calcula de la sumatoria del campo número 10 (monto de cotización por Afiliado) de la tabla número 7 (información por Afiliado del pago de las cotizaciones por parte de las empresas a las Administradoras de Riesgos Laborales). Los campos numéricos deben venir sin separador de miles. |
| 16 | Total trabajadores | Los campos numéricos deben venir sin separador de miles. | 6 | SÍ | Número total de Trabajadores del centro de trabajo. |
| 17 | Días en mora | Los campos numéricos deben venir sin separador de miles | 4 | NO | Días en Mora que el Aportante con la Administradora de Riesgos Laborales |
| 18 | Valor en mora | Los campos numéricos deben venir sin separador de miles.. | 12 | NO | Valor en mora del Aportante con la Administradora de Riesgos Laborales |
Tabla número 5A. Registro tipo 3 – Registro de Detalle – Contiene la información de los valores girados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a las Administradoras de Riesgos Laborales – ARL por concepto de anticipo de aportes a Riesgos Laborales de las Entidades beneficiarias del Sistema General de Participaciones – SGP.
| Código del Campo | Nombre del Campo | Valor Permitido | Log. Max | Obligatorio | Descripción del campo |
| 0 | Tipo de Registro | 3 | 1 | SÍ | 1= Registro de control 2= Registro Detalle 3= Abonos SGP |
| 1 | Código de la ARL | Alfanumérico | 6 | SÍ | Códigos Asignados por la Superintendencia Financiera |
| 2 | Tipo identificación del Aportante | NI = Número identificación Tributaria CC = Cédula de Ciudadanía CE = Cédula de Extranjería TI = Tarjeta de Identidad RC = Registro Civil PA = Pasaporte CD=Carné Diplomático | 2 | SÍ | |
| 3 | Número identificación del Aportante | 17 | SÍ | Los campos numéricos deben venir sin separador de miles. | |
| 4 | Dígito de verificación del Aportante | El campo dígito de verificación del Aportante es obligatorio cuando el campo Tipo de identificación del Aportante es NIT | 1 | NO | 0 – 9 El campo dígito de verificación del Aportante es obligatorio cuando el campo Tipo de identificación del Aportante es NIT |
| 5 | Nombre o Razón Social del Aportante | 200 | SÍ | Nombre de la Empresa o Vinculador Laboral, si son Aportantes independientes nombres y apellidos completos. | |
| 6 | Clase de Aportante | A = Aportante con 200 o más cotizantes B = Aportante con menos de 200 cotizantes C= Aportantes Mipyme que se acogen a la Ley 590 de 2000 D= Beneficiario Ley 1429 de 2010 I = Independiente | 1 | SÍ | |
| 7 | Código del Centro de Trabajo del Aportante | 1 = Principal 2 = Al primer Centro de Trabajo Asignado 3 = Al Segundo Centro de Trabajo Asignado 4 = Al Cuarto Centro de Trabajo Asignado y así sucesivamente | 2 | SÍ | |
| 8 | Departamento del Aportante | Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA del DANE | 2 | SÍ | |
| 9 | Municipio del Aportante | Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA del DANE | 3 | SÍ | |
| 10 | Dirección del Aportante | 50 | SÍ | ||
| 11 | Teléfono del Aportante | 20 | SÍ | ||
| 12 | Estado de pago del Aportante | 1 = Al día 2 = en mora | 1 | SÍ | |
| 13 | Mes al que corresponde la doceava | Obligatorio y debe permitir valores entre 1 y 12. | 2 | SÍ | Mes al cual corresponde la doceava que se está reportando Los campos numéricos deben venir sin separador de miles |
| 14 | Año al que corresponde la doceava | Obligatorio y debe permitir valores mayores o iguales a 2013 | 4 | SÍ | Año al cual corresponde la doceava que se está reportando Los campos numéricos deben venir sin separador de miles. |
| 15 | Valor de la doceava | Los campos numéricos deben venir sin separador de miles. | 12 | SÍ | Valor girado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público por concepto de la doceava correspondiente al Aportante beneficiario del SGP Los campos numéricos deben venir sin separador de miles. |
| 16 | Total trabajadores | Los campos numéricos deben venir sin separador de miles. | 6 | SÍ | Número total de Trabajadores base para el cálculo de la doceava |
| 17 | Número de la doceava | Obligatorio y debe permitir valores entre 1 y 12. | 2 | NO | Número de la cuota girada dentro del año por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público por concepto de la doceava correspondiente al Aportante beneficiario del SGP |
| 18 | Valor abonos del año | Los campos numéricos deben venir sin separador de miles. | 12 | NO | Valor acumulado de los abonos realizados durante el año por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público por concepto de las doceavas correspondiente al Aportante beneficiario del SGP |
