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ÍNDICE
CIRCULAR EXTERNA 100-000015 DE 2020
((diciembre 10))
Diario Oficial No. 51.524 de 10 de diciembre de 2020
SUPERINTENDECIA DE SOCIEDADES
Señores
Representantes legales
Contadores
Revisores fiscales
Sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales
Referencia: Solicitud de estados financieros y otros informes año 2020
Esta Superintendencia, con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la ley, está facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales (conjuntamente denominadas en esta circular como “Entidades Empresariales”), en la forma, detalle y términos que considere procedentes, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, los numerales 2 y 3 del artículo 7o del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012, el Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 y el artículo 10 de la Ley 1314 de 2009.
CAPITULO I
SOLICITUD DE ESTADOS FINANCIEROS
1. ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2020 Y DOCUMENTOS ADICIONALES
Por medio de este acto administrativo se establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros –SIRFIN, de los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 20201, junto con los documentos adicionales requeridos. Para el efecto, las Entidades Empresariales deben seleccionar alguno de los siguientes puntos de entrada, según el marco normativo que aplique, y diligenciar y enviar la información financiera ahí contenida, así:
- Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2020-10 - NIIF Plenas Individual (GRUPO 1).
- Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2020-20 - NIIF Plenas Separado (GRUPO 1).
- Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2020-40 - NIIF Pymes Individual (GRUPO 2).
- Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2020-50 - NIIF Pymes Separado (GRUPO 2).
- Informe 01A - Estados Financieros de Fin de Ejercicio Grupo 3-70 - NIF para microempresas.
Los administradores de las Entidades Empresariales son responsables por la correcta presentación de los estados financieros de fin de ejercicio ante esta Superintendencia.
1.1 Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de la información financiera
Las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control, están obligadas a reportar los estados financieros de fin de ejercicio, sin necesidad de orden expresa de carácter particular emitida por esta Superintendencia, por mandato del artículo 289 del Código de Comercio.
Las Entidades Empresariales sometidas a inspección, a las que les sea impartida la orden mediante acto administrativo de carácter particular, dirigido a la dirección o correo electrónico de notificación judicial inscrito en el registro mercantil, están obligadas a remitir los estados financieros a 31 de diciembre de 2020, por mandato del artículo 83 de la Ley 222 de 1995.
Las Entidades Empresariales que conforman el Grupo 3 en virtud del Decreto 2706 de 2012, modificado por el Decreto 3019 de 2013 y compilado en el Titulo 3 del Decreto 2420 de 2015 y que se encuentran sometidas a vigilancia, control o aquellas inspeccionadas a las que se les imparta la orden mediante acto administrativo de carácter particular, deberán diligenciar la información financiera en el aplicativo XBRL Express y remitirla a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros - SIRFIN. La información financiera de este tipo de Entidades Empresariales correspondiente al corte a 31 de diciembre de 2020 y no se podrá radicar en físico o en papel ya que se tendrá como no presentada.
Los estados financieros solicitados deben presentarse certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.
Las Entidades Empresariales inspeccionadas que hayan sido requeridas y que se encuentren vigiladas por otra superintendencia y que estén en proceso de liquidación voluntaria o las que determinen que NO cumplen con la hipótesis de negocio en marcha a 31 de diciembre de 2020, deben informar tal situación, al correo electrónico webmaster@supersociedades.gov.co dirigido al Grupo de Informes Empresariales, con anterioridad al vencimiento de los plazos señalados en la Tabla No.1, con el fin de excluirlos de la obligación de enviar la información financiera.
1.2 Plazos para el envío de los estados financieros a 31 de diciembre de 2020
Los estados financieros certificados y dictaminados, si fuere el caso, deberán ser entregados en el año 2021, dentro de las fechas señaladas en la Tabla No.1, de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la Entidad Empresarial, sin incluir el número de verificación (DV), en los siguientes plazos:
Tabla No. 1.
Los plazos señalados en esta circular para el envío de la información son improrrogables.
Las Entidades Empresariales que tengan más de un cierre contable en el año, deben diligenciar la información correspondiente a cada corte en forma independiente y presentarla en un único momento dentro de las fechas señaladas en la Tabla No. 1, previa solicitud de autorización de envío, efectuada al correo electrónico efinancieros@supersociedades.gov.co.
La Superintendencia de Sociedades expidió la “Guía Práctica de Transmisión y Reexpresión de Estados Financieros”, la cual orienta la forma adecuada para la transmisión y reexpresión de los estados financieros. La guía puede ser consultada en el portal empresarial www.supersociedades.gov.co sección presentación Informes Empresariales, botón SIRFIN.
Los estados financieros de fin de ejercicio se deben diligenciar en MILES DE PESOS para que se entiendan como entregados en debida forma.
1.3 Documentos Adicionales
Todas las Entidades Empresariales deberán acompañar los estados financieros de fin de ejercicio con los siguientes documentos:
a. El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros remitidos a esta Superintendencia cumplen con lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995. Este documento deberá ser suscrito, adicionalmente, por el revisor fiscal que los dictamine, si lo hubiere, en cumplimiento del artículo 38 ibídem.
La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere, y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los contadores.
b. El informe de gestión que los administradores deben presentar a la asamblea de accionistas o junta de socios para su aprobación o no, de conformidad con los artículos 446 del Código de Comercio y 46 de la Ley 222 de 1995, el cual, además, debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la Entidad Empresarial. Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.
c. El dictamen del revisor fiscal.
d. La totalidad de las notas explicativas de los estados financieros, las cuales deben contener, entre otros, las revelaciones de los estados de: (i) situación financiera; (ii) resultado integral del ejercicio; (iii) componentes del otro resultado integral (ORI); (iv) cambios en el patrimonio; y (v) flujo de efectivo, como parte integral de los mismos.
Los documentos adicionales deben ser remitidos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al plazo para el envío de la información financiera según la Tabla No. 1, y en la forma establecida en la Tabla No.6, toda vez que el no aportarlos en el plazo y en la forma establecida dará lugar a las sanciones pertinentes, en la medida que los estados financieros sólo se dan por recibidos con la presentación de TODOS los documentos adicionales enunciados y aplicables a cada Entidad Empresarial, y en la FORMA ESTABLECIDA en esta circular.
1.4 Actas
A partir de la vigencia de esta circular, las sociedades comerciales deberán allegar copia del acta de la reunión del Máximo Órgano Social en la cual se consideraron y aprobaron los estados financieros de cada año.
La copia del acta relacionada con la reunión de aprobación de los estados financieros del año 2020 deberá enviarse escaneada del original en formato.pdf, a través de la sección “Presentación Informes Empresariales”, sub-sección SIRFIN - “Envío de documentos” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co utilizando el número de radicación que le suministró el sistema cuando envió el archivo con extensión.XBRL, a más tardar el 18 de mayo 2021.
2. PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS Y DOCUMENTOS ADICIONALES
2.1 Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de los estados financieros consolidados
Las Entidades Empresariales que sean matrices o controlantes y que estén obligadas a reportar información financiera de fin de ejercicio en los términos del numeral primero de esta circular, también deben presentar los estados financieros consolidados(2).
Para tal efecto, las Entidades Empresariales deben seleccionar, diligenciar y enviar esta información por alguno de los siguientes puntos de entrada, según el marco normativo que aplique, así:
- Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2019 -30 - NIIF Plenas consolidado. (Grupo 1)
- Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2019-60 - NIIF Pymes consolidado. (Grupo 2)
Las Entidades Empresariales obligadas a presentar estados financieros combinados reportan dicha información a través del Informe 01- Estados Financieros de Fin de Ejercicio en los puntos de entrada antes enunciados.
2.2 Plazo para el envío de los estados financieros consolidados y combinados a 31 de diciembre de 2020
Los estados financieros consolidados y combinados, deben ser remitidos a más tardar el 31 de mayo de 2021.
El plazo señalado en este numeral para el envío de la información es improrrogable.
2.3 Documentos adicionales
Con los estados financieros consolidados o combinados se presentan los siguientes documentos adicionales:
a. El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros consolidados remitidos a esta Superintendencia, cumplen con lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995. Adicionalmente, este documento deberá ser suscrito por el revisor fiscal que los dictamine en cumplimiento del artículo 38 ibídem.
b. Notas a los estados financieros consolidados.
c. Informe especial en los términos establecidos en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.
d. Dictamen del revisor fiscal.
Los documentos adicionales deben ser remitidos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al plazo para el envío de la información financiera consolidada o combinada, y en la forma establecida en la Tabla No.6, toda vez que el no aportarlos en el plazo y en la forma establecida dará lugar a las sanciones pertinentes, en la medida que los estados financieros sólo se dan por recibidos con la presentación de TODOS los documentos adicionales enunciados y aplicables a cada Entidad Empresarial, y en la FORMA ESTABLECIDA en esta circular.
3. INFORMACIÓN FINANCIERA DE FIN DE EJERCICIO PARA ENTIDADES EMPRESARIALES EN REESTRUCTURACIÓN O REORGANIZACIÓN
Las Entidades Empresariales que: (i) estén en proceso de negociación o de ejecución de un acuerdo de reestructuración en los términos de la Ley 550 de 1999, cuyo promotor sea nominado por la Superintendencia de Sociedades o por cualquier Cámara de Comercio del país; y (ii) fueren admitidas a un proceso, procedimiento o trámite de reorganización de acuerdo con la Ley 1116 de 2006 o los Decretos Legislativos 560 y 772 de 2020, sea que los mismos se encuentren en trámite o en ejecución, deben reportar los estados financieros de fin de ejercicio, correspondientes al período del 1 de enero al 31 de diciembre de 2020, certificados y dictaminados, si fuere aplicable, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.
Los estados financieros deberán presentarse en el año 2021 en las fechas indicadas en la Tabla No.1, de acuerdo con los dos (2) últimos dígitos del NIT de la Entidad Empresarial, sin incluir el de verificación (DV).
Los informes que presentan las sociedades en estos procesos son:
- Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio - Corte 2020, según los puntos de entrada enunciados en el numeral primero y los documentos adicionales mencionados en esta circular.
- Informe 03A – 20 Información Anual de Acuerdos de Recuperación y los demás documentos adicionales que tratan las siguientes Circulares Externas:
-- CE-100-000004 del 8 de agosto de 2016 (Presentación de información periódica en acuerdos de reestructuración), numeral 3, literales c) certificación de cumplimiento de pagos del deudor y d) información relevante para evaluar la situación del deudor.
-- CE-100-000005 del 8 de agosto de 2016 (Presentación de información trimestral en procesos de reorganización empresarial), numeral 5, literales c) certificación de cumplimiento de pagos del deudor y d) información relevante para evaluar la situación del deudor.
Se advierte que la información financiera de fin de ejercicio requerida por esta Circular, no sustituye, ni excluye la obligación de reportar la información financiera periódica, de conformidad con lo previsto en las Circulares Externas números 100-000004 y 100-000005, antes mencionadas.
4. INFORMACIÓN FINANCIERA DE FIN DE EJERCICIO PARA ENTIDADES EMPRESARIALES QUE ADELANTAN UN PROCESO DE LIQUIDACIÓN JUDICIAL O DE LIQUIDACIÓN POR ADJUDICACIÓN
Las Entidades Empresariales admitidas a partir del 1 de enero de 2018, a un proceso de liquidación judicial o liquidación por adjudicación, deben atender lo dispuesto en la Circular Externa 100-000004 del 26 de septiembre de 2018, o la que la modifique.
Las Entidades Empresariales admitidas hasta el 31 de diciembre de 2017, que se encuentren adelantando un proceso de liquidación judicial o liquidación por adjudicación, deben atender lo dispuesto por la Circular Externa 100-000001 del 26 de febrero de 2010, o la que la modifique.
5. INFORMACIÓN FINANCIERA DE FIN DE EJERCICIO PARA ENTIDADES EMPRESARIALES QUE NO CUMPLEN LA HIPOTESIS DE NEGOCIO EN MARCHA O QUE SE ENCUENTRAN EN LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA
Las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control que, a 31 de diciembre de 2020, determinen que no cumplen con la hipótesis de negocio en marcha o se encuentren adelantando un proceso de liquidación voluntaria, deben atender lo dispuesto en la Circular Externa 100-000006 de 9 de noviembre 2018, o la que la modifique o sustituya.
CAPITULO II
PRESENTACIÓN OTROS INFORMES
1. PRESENTACIÓN DEL INFORME 42 - PRÁCTICAS EMPRESARIALES
1.1 Sujetos obligados
Las Entidades Empresariales en vigilancia o control, deben enviar el Informe 42 de prácticas empresariales correspondiente al año 2020.
1.2 Sujetos NO obligados
- Entidades Empresariales en estado de Inspección;
- Sucursales de sociedades extranjeras;
- Entidades Empresariales en liquidación obligatoria;
- Entidades Empresariales en liquidación judicial:
- Entidades Empresariales en liquidación voluntaria;
- Entidades Empresariales en reorganización;
- Entidades Empresariales en reestructuración;
- Entidades Empresariales en concordato;
- Entidades Empresariales que NO cumplen con la Hipótesis de Negocio en Marcha a 31 de diciembre de 2020; y
- Entidades Empresariales Grupo 3 - NIF para microempresas.
1.3 Plazos para el envío del Informe 42 - Prácticas Empresariales al 31 de diciembre de 2020
El informe de Prácticas Empresariales se debe presentar dentro de los plazos señalados en la Tabla No. 2, de acuerdo con los dos (2) últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV), en los siguientes términos:
Tabla No. 2
Las Entidades Empresariales que tengan más de un cierre contable deben presentar un único informe.
Este informe no requiere el envío de documentos adicionales.
La responsabilidad del diligenciamiento, el contenido y la fidelidad de este informe recae sobre los administradores de las Entidades Empresariales obligadas.
2. PRESENTACIÓN DEL INFORME 52 – PROGRAMAS DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL
2.1 Sujetos obligados
Están obligadas a diligenciar el informe denominado “Informe 52- Transparencia y Ética Empresarial” las Entidades Empresariales que cumplan con los criterios dispuestos en la Resolución No. 100-006261 del 2 de octubre de 2020, para ser considerados sujetos obligados a adoptar un Programa de Transparencia y Ética Empresarial. Este informe, de carácter obligatorio, debe ser diligenciado con todo el compromiso, responsabilidad y transparencia por parte de la persona jurídica.
La Resolución No. 100-006261 del 2 de octubre de 2020 puede ser consultada en el siguiente link: https://www.supersociedades.gov.co/delegatura_aec/Documents/2020/2020-01- 530793.pdf
2.2 Plazo
Tabla No. 3
La responsabilidad del diligenciamiento, el contenido y la fidelidad de este informe recae sobre los administradores de las Entidades Empresariales obligadas.
3. PRESENTACIÓN DEL INFORME 50 - PREVENCIÓN DEL RIESGO LA/FT
3.1 Sujetos obligados
Las Entidades Empresariales obligadas a cumplir con lo dispuesto en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de esta Superintendencia, deberán diligenciar el informe denominado “50 - Prevención del riesgo de LA/FT”. Este informe, de carácter obligatorio, debe ser diligenciado con todo el compromiso, responsabilidad y transparencia por parte de las Entidades Empresariales obligadas.
3.2 Plazos para el envío del Informe 50-prevención del riesgo LA/FT
Las Entidades Empresariales obligadas a enviar el Informe 50 – de Prevención del Riesgo LA/FT, correspondiente al año 2020, deberán atender los plazos señalados en la Tabla No. 4, de acuerdo con los dos (2) últimos dígitos del NIT de la Entidad Empresarial, sin incluir el de verificación (DV), en los siguientes plazos:
Tabla No. 4
La responsabilidad del diligenciamiento, el contenido y la fidelidad de este informe recae sobre los administradores de las Entidades Empresariales obligadas.
Los informes 50 - Prevención del riesgo de LA/FT, 52- Programas de Transparencia y Ética Empresarial y 42 - Prácticas Empresariales se deben diligenciar en el aplicativo STORM, el cual podrán descargar ingresando al portal web www.supersociedades.gov.co sección “presentación informes empresariales” botón STORM, a partir del 1 de marzo de 2021. Ahí mismo, encontrarán los manuales de diligenciamiento para su adecuado reporte.
CAPITULO III
GENERALIDADES
1. DEBIDO PROCESO ESPECIAL
El proceso sancionatorio que adelanta la Superintendencia por el no envío de la información financiera requerida, es de carácter especial, competencia que se deriva del numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, que señala:
“Artículo 86. Otras funciones. Además la Superintendencia de Sociedades cumplirá las siguientes funciones: (…) 3. Imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos. (…)”.
Una vez la Superintendencia de Sociedades haya solicitado los estados financieros de fin de ejercicio, certificados y dictaminados (si hubiere revisor fiscal), con sus documentos adicionales, en los plazos, forma y con los requisitos señalados en esta circular, sin que la Entidad Empresarial vigilada, controlada o inspeccionada, hubiese procedido de conformidad, la Superintendencia de Sociedades mediante oficio formulará pliego de cargos, en el que señalará los hechos que lo originan, las disposiciones presuntamente vulneradas y las sanciones o medidas que serían procedentes.
Dentro de los veinte (20) días siguientes a la notificación del pliego de cargos, la Entidad Empresarial podrá presentar sus descargos, solicitar y aportar las pruebas que pretenda hacer valer. Una vez vencido este término, la Superintendencia de Sociedades podrá sancionar a la Entidad Empresarial hasta el monto previsto en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995.
Contra la Resolución que imponga sanción procederá recurso de reposición en los términos y condiciones establecidos en los artículos 76 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
2. PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Los usuarios encuentran todos los servicios necesarios para la presentación de los informes requeridos por esta Superintendencia, en el portal www.supersociedades.gov.co parte derecha sección “Presentación Informes Empresariales” - botón SIRFIN, o botón STORM, según sea el caso, así:
- Efectuar el registro de las Entidades Empresariales que por primera vez envían información a la Superintendencia de Sociedades;
- Crear o generar una nueva contraseña;
- Descargar e instalar el aplicativo XBRL Express;
- Descargar e instalar el aplicativo STORM;
- Consultar y descargar manuales, videos de capacitación e instructivos
- Enviar archivos con extensión XBRL o STR;
- Enviar documentos adicionales;
- Consultar el estado del envío de los archivos XBRL o STR;
- Descargar archivos enviados; y
- Consultar mensajes de error.
En la Tabla No 5 se resumen las instrucciones para la presentación de los informes empresariales:
Tabla No. 5
3. GENERALIDADES
3.1 Autorización de envío del reporte de información
Si la Entidad Empresarial presentó información financiera en años anteriores, se autoriza el envío con el último punto de entrada reportado. En el evento de requerir modificación del punto de entrada habilitado, presentar inconvenientes con la autorización o ser requeridos por primera vez, deben enviar un correo a efinancieros@supersociedades.gov.co en el que se informe el NIT, razón social, nombre y cargo del responsable y el punto de entrada a transmitir.
3.2 Sobre el reporte de información
La Superintendencia de Sociedades solicita estados financieros certificados y dictaminados con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995. Por este motivo, en ningún caso admite estados financieros de prueba, preliminares o en proceso de auditoría.
Los documentos solicitados en la presente circular se entenderán válidamente presentados por medio electrónico, en archivos en formato.pdf, en los términos del artículo 5o de la Ley 527 de 1999, según el cual, a la información no se le negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.
Deberán enviarse escaneados del original en formato.pdf, a través de la sección “Presentación Informes Empresariales”, sub-sección SIRFIN - “Envío de documentos” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co utilizando el número de radicación que le suministró el sistema cuando envió el archivo con extensión.XBRL.
Las ventanillas dispuestas para el envío de los archivos de los documentos adicionales solo deben ser utilizados para la remisión de cada uno de ellos, toda vez que no se deben adjuntar otro tipo de comunicaciones o solicitudes.
Una vez enviados los documentos, el sistema genera un número de radicado para cada archivo remitido. Sólo con tales números, se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa.
Para todos los efectos, el número de radicación será la única prueba de cumplimiento de la orden impartida.
3.3. ATENCIÓN AL USUARIO
Los medios electrónicos estarán disponibles 24 horas al día en el portal www.supersociedades.gov.co.
Adicionalmente, se cuenta con los siguientes mecanismos para el soporte en el diligenciamiento de la información en horario hábil de lunes a viernes en jornada continua, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
- Atención telefónica en los siguientes números:
-- Bogotá: 3245777- 2201000 Ext 7177
-- Barranquilla: 3858069 – 3858094 -3858076 y 3858173
-- Bucaramanga: 6381544 – 6781541 - 6781533
-- Cartagena: 6646051- 6642429 - 6646052
-- Cali: 6880404
-- Medellín: 3506000 – 3506001 - 3506002 - 3506003
-- Manizales: 8847393 – 8847810 - 8847987
- Correo electrónico: efinancieros@supersociedades.gov.co.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,
JUAN PABLO LIEVANO VEGALARA
Superintendente de Sociedades
NOTAS AL FINAL:
1. Esta información debe ser diligenciada en la forma y términos requeridos por esta Superintendencia, presentando los estados financieros de propósito general y las revelaciones de algunos rubros de dicha informa
2. Esta información debe ser diligenciada en la forma y términos requeridos por esta Superintendencia, presentando los estados financieros de propósito general consolidados y las revelaciones de algunos rubros de dicha información.
