CIRCULAR EXTERNA 32 DE 2021

(septiembre 13)

Diario Oficial No. 51.796 de 13 de septiembre de 2021

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA

PARA:	REPRESENTANTES LEGALES, MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN O JUNTAS DIRECTIVAS, MIEMBROS JUNTA DE VIGILANCIA O COMITÉ DE CONTROL SOCIAL.
DE:	LILIANA ANDREA FORERO GÓMEZ - SUPERINTENDENTE (e).
ASUNTO:	Por la cual se modifica parcialmente el Título V de la Circular Externa No. 20 de 2020, Circular Básica Jurídica.
FECHA:	Bogotá, D. C., 13 de septiembre de 2021.

Dentro de las facultades de la Superintendencia, previstas en el artículo 36 de la Ley 454 de 1998, se encuentran entre otras, la señalada en el numeral 22 que prevé: “Instruir a las instituciones vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que rigen su actividad, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de tales normas y señalar los procedimientos para su cabal aplicación”.

La Circular Básica Jurídica, expedida mediante Circular Externa 20 del 18 de diciembre de 2020, compiló y modificó las instrucciones relativas a la administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT). Allí se indica que todas las organizaciones solidarias están obligadas a aplicar lo pertinente al régimen de reporte establecido por la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

La (UIAF) como Entidad encargada de detectar y prevenir conductas asociadas al lavado de activos, delitos fuentes y financiación del terrorismo, ha considerado prudente que se modifiquen los montos, periodicidad y ámbito de aplicación de algunos reportes, teniendo como antecedente los resultados del informe de evaluación mutua, en el cual se determinó que Colombia tiene un sector de organizaciones sin ánimo de lucro, las cuales para el año 2019, tiene un riesgo medio alto. Sin embargo, acogiendo las inquietudes que manifiesta el sector y teniendo en cuenta que estos cambios pueden demandar una mayor operatividad en las organizaciones, especialmente en las más pequeñas, que en su mayoría procesan esta información de manera manual, la Superintendencia de la Economía Solidaria con apoyo de la UIAF, ha incorporado un cronograma para la implementación y ajuste de los dichos reportes.

De otro lado esta Superintendencia, considera pertinente actualizar algunas instrucciones contenidas en el Título V de la Circular Básica Jurídica relacionadas con las definiciones de reporte de transacciones, reporte de transacciones múltiples, reporte de transacciones individuales, en concordancia con los anexos técnicos remitidos por la (UIAF).

Adicionalmente, la normatividad expedida por el Gobierno nacional, como lo es el Decreto 830 de 2021, en el cual se modifican y adicionan algunos artículos al Decreto 1081 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Presidencia de la República, en lo relacionado con el régimen de las Personas Expuestas Políticamente (PEP), esta Superintendencia considera pertinente actualizar sus conceptos y lineamientos contenidos en el Título V de la Circular Básica Jurídica correspondiente a los procedimientos especiales para las Personas expuestas Políticamente (PEP).

Por lo anterior, en ejercicio de las facultades otorgadas a esta Superintendencia en el numeral 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, y con miras a coadyuvar en el proceso de trasformación digital de las entidades sometidas a inspección, control y vigilancia, así como armonizar las disposiciones vigentes con los estándares internacionales en materia de prevención de riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo; se imparten las siguientes instrucciones:

Primera: Modificar el numeral 3.2.2.2.1 contenido en el Título V de la Circular Básica Jurídica.

Segunda: Modificar los numerales 3.2.7.2.2; 3.2.7.2.2.1; 3.2.7.2.2.2; 3.2.7.2.4; 3.2.7.2.5 contenidos en el Título V de la Circular Básica Jurídica.

Tercera: Se elimina y sustituye el contenido del numeral 3.2.7.2.3. correspondiente al “Reporte de asociados exonerados del reporte de transacciones en efectivo”.

Cuarta: Actualizar los anexos técnicos proporcionados por la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

Quinta: Conforme con lo previsto en el inciso primero del artículo 65 de la Ley 1437 de 2011, la presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

De acuerdo con las anteriores instrucciones, se anexan las páginas objeto de modificación. Cordialmente,

Liliana Andrea Forero Gómez.

Superintendente (e).

PAGINAS SUJETO DE LA MODIFICACIÓN PARCIAL

TITULO V

CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA

2021

- o clientes.

- Definir los procedimientos para la aplicación de las sanciones por incumplimiento de las normas de prevención y control del riesgo LA/FT.

- Fijar los procedimientos para la conservación de documentos.

3.2.2.2 Procedimientos Especiales

Las organizaciones solidarias deben implementar los siguientes procedimientos especiales:

3.2.2.2.1 Personas Expuestas Políticamente (PEP)

El concepto de Personas Expuestas Políticamente (PEP), comprende a las personas que define el artículo 2o del Decreto 830 de 2021 (que modificó el artículo 2.1.4.2.3 del Decreto 1081 de 2015) y demás normas que lo modifiquen, complementen, sustituyan o adicionen; así como, los PEP extranjeros y los PEP de organizaciones internacionales.

El SARLAFT debe prever procedimientos más exigentes de vinculación y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras, ya sea a título de asociado⁽¹⁾, cliente⁽²⁾ o beneficiario final⁽³⁾, que por razón de su cargo manejen recursos públicos o tengan poder de disposición sobre éstos, se les haya confiado una función pública prominente en una organización internacional o del Estado, o gocen de reconocimiento público y puedan exponer en mayor grado a la organización solidaria al riesgo de LA/FT.

Los procedimientos que se diseñen para las PEP deberá contener como mínimo:

- Diseñar instrumentos y/o herramientas que permitan identificar cuando un asociado, cliente o beneficiario final es una PEP,

- Obtener la aprobación para la vinculación o mantenimiento de la relación comercial, esta última, cuando el asociado, cliente o beneficio final cambie su condición a PEP, por una instancia de jerarquía superior a la que normalmente aprueba la vinculación, debidamente autorizada y deberá ser informada al órgano permanente de administración⁽⁴⁾.

- Implementar medidas más exigentes de debida diligencia para determinar el origen de sus recursos y prever procedimientos más exigentes de vinculación.

- Realizar un monitoreo transaccional continuo y más exigente teniendo en cuenta su perfil de riesgo.

En el evento en que un asociado, cliente o beneficiario final vinculado con la organización solidaria adquiera el perfil de PEP, en los términos señalados en el presente numeral o en el Decreto 1674 de 2016, y demás normas que lo modifiquen, sustituyan, adicionen, aclaren o complementen, debe informarse tal hecho al órgano permanente de administración correspondiente, con el fin de aplicar los procedimientos establecidos para los PEP en el SARLAFT.⁽⁵⁾

Las personas consideradas como Personas Expuestas Políticamente (PEP) informarán su cargo, fecha de vinculación y fecha de desvinculación durante la debida diligencia realizada en los procesos de vinculación, monitoreo y actualización de los datos del cliente.

Adicionalmente, deberán declarar: (i) los nombres e identificación de las personas con las que tengan sociedad conyugal, de hecho, o de derecho; (ii) los nombres e identificación de sus familiares hasta segundo grado de consanguinidad, primero afinidad y primero civil; (iii) la existencia de cuentas financieras en algún país extranjero en caso de que tengan derecho o poder de firma o de otra índole sobre alguna; y (iv) los nombres e identificación de las personas jurídicas o naturales, patrimonios autónomos o fiducias conforme lo dispuesto en el Decreto 830 de 2021.

Se entenderá por asociados cercanos a las personas jurídicas que tengan como administradores, accionistas, controlantes o gestores alguno de los (PEP) enlistados en el artículo 2.1.4.2.3. del Decreto 1081 de 2015, modificado por el Decreto 830 de 2021, o que hayan constituido patrimonios autónomos o fiducias en beneficio de éstos, o con quienes se mantengan relaciones comerciales, a quienes se les aplicará la debida diligencia de acuerdo con la normatividad vigente.

Se mantendrá la calificación y el tratamiento especial a las PEP durante el período que ocupen sus cargos y durante los dos (2) años siguientes a su dejación, renuncia, despido, o declaración de insubsistencia del nombramiento o cualquier otra forma de desvinculación.

Para efectos del reporte de las operaciones intentadas, rechazadas y las tentativas de vinculación comercial, las vigiladas deberán observar los términos y condiciones técnicas establecidas por la UIAF.

Las organizaciones que no hayan encontrado evidencia de la existencia de operaciones sospechosas en el respectivo mes (ausencia de operaciones sospechosas) deberán informar sobre tal hecho a la UIAF, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al del corte, de acuerdo con lo señalado en el instructivo del anexo N°1.

3.2.7.2.2. Reporte de transacciones.

Las organizaciones solidarias deberán reportar mensualmente a la UIAF el informe sobre las transacciones individuales y múltiples. Se entenderá por transacciones, todas aquellas que en desarrollo del giro ordinario de los negocios de los clientes involucren, entrega o recibo de dinero sea en billetes y/o en moneda nacional o extranjera, cheques o la utilización de un medio electrónico para realizar compras o pagos sin la interferencia del personal de la organización. El reporte de transacciones se compone de:

3.2.7.2.2.1. Reporte de transacciones individuales

Las organizaciones vigiladas deberán reportar las transacciones individuales en moneda legal o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la (TCRM).

Los montos establecidos para el reporte de transacciones individuales, se deberán realizar de manera progresiva siguiendo lo establecido en el siguiente cronograma hasta llegar a un reporte igual o superior a dos millones de pesos ($2.000.000) así:

Cuando se celebre un contrato de uso de red entre una cooperativa que ejerce actividad financiera y un tercero corresponsal, de conformidad con los Decretos 3965 y 2233 de 2006, el reporte de transacciones individuales debe ser remitido tanto por la organización usuaria de la red (cooperativa), como por el establecimiento de comercio que presta el servicio (tercero corresponsal). En este último caso, el reporte debe realizarse a nombre de quien fue efectuada la transacción, esto es, la organización usuaria de la red.

Así, la organización vigilada de la cual es cliente la persona también debe reportar los retiros que realice su cliente a través de los diferentes canales, tales como: cajeros electrónicos, IGT y demás operadores que funcionen como corresponsales. Ello incluye los retiros de dinero producto de avances realizados con tarjeta de crédito de su cliente.

3.2.7.2.2.2. Reporte de transacciones múltiples

Las organizaciones vigiladas deberán reportar todas las transacciones que se realicen en una o varias oficinas, puntos autorizados o a través de un medio electrónico, por o en beneficio de un mismo cliente o usuario y que en su conjunto igualen o superen los topes establecidos en el cronograma de implementación, en moneda legal o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la Tasa de Cambio Representativa del Mercado (TCRM)

Los montos establecidos para el reporte de transacciones múltiples se deberán realizar de manera progresiva siguiendo lo establecido en el siguiente cronograma, hasta llegar a aquellas que en su conjunto igualen o superen veinte millones de pesos ($20.000.000) así:

Para el caso del Reporte de Transacciones Múltiples, la organización vigilada debe reportar la totalidad de las operaciones de recepción o entrega de dinero en cabeza de un mismo cliente o usuario. Sin embargo, se encuentran exceptuadas del reporte de transacciones múltiples, las siguientes:

(i) Recaudo de impuestos nacionales, distritales y municipales.

(ii) Recaudo de Contribución de Valorización

(iii) Recaudo de aportes para salud y pensiones obligatorias

(iv) Recaudo de servicios públicos domiciliarios

(v) Recaudo de telefonía móvil celular

(vi) Recaudo de aportes al sistema de riesgos laborales (ARL)

Se aclara que, aunque la organización vigilada debe sumar las operaciones de recepción o entrega de dinero para efectos de determinar y cumplir con el monto señalado para el reporte de transacciones múltiples, ésta debe reportar de forma individual todas las operaciones.

3.2.7.2.3 Reporte sobre productos ofrecidos por las organizaciones vigiladas

Las entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria deben reportar a la UIAF todos los productos ofrecidos vigentes, saldados, cancelados, en liquidación y liquidados los cuales representen operaciones activas y/o pasivas.

Este reporte de productos debe realizarse conforme al siguiente cronograma y en la periodicidad aquí indicada:

Esta información debe remitirse a la UIAF, dentro de los veinte (20) días calendario del mes siguiente al del corte, atendiendo las instrucciones del documento técnico e instructivo del anexo N°3 del presente capítulo.

3.2.7.2.4. Reporte sobre tarjetas crédito o débito expedidas por las cooperativas que ejercen actividad financiera, a través de franquicias

Las organizaciones vigiladas que otorguen directamente o mediante convenio tarjetas (crédito, débito y prepago) a través de franquicias tales como: Visa, Diners, Master Card, American Express, Credencial, entre otras, deberán reportar a la UIAF la información contenida en el documento técnico del anexo No. 5 sin importar su cuantía. Solo deben reportarse las transacciones exitosas.

Las organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria deben verificar constantemente si otorgan directamente o mediante convenio este producto (tarjetas), e informarlo a la Superintendencia con el fin de activar la presentación de este reporte a través de SIREL.

Este reporte de tarjetas crédito o débito, debe realizarse conforme al siguiente cronograma y en la periodicidad aquí indicada:

3.2.7. <sic> Capacitación

Las organizaciones solidarias deben diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre el SARLAFT dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la organización. La capacitación debe, cuando menos, cumplir con las siguientes condiciones:

- Periodicidad anual.

- Ser impartida durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y a los terceros (no empleados de la organización, por ejemplo, contratistas) cuando sea procedente su contratación.

- Ser constantemente revisada y actualizada, para preferiblemente hacer una

NOTAS AL FINAL:

1. El artículo 22 de la Ley 79 de 1988 establece: "La calidad de asociado de una Cooperativa se adquiere: 1. Para los fundadores, a partir de la fecha de la asamblea de constitución, y 2. Para los que ingresen posteriormente a partir de la fecha en que sean aceptados por el órgano competente".

2. Se entiende por cliente toda persona natural o jurídica con la que la organización solidaria vigilada establece y/o mantiene una relación contractual para la prestación de cualquier servicio y/o suministro de cualquier producto propio de su actividad. De conformidad con la Ley 454 de 1998, las cooperativas de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, sólo pueden ofrecer sus servicios financieros a la persona natural o jurídica que ostenta la calidad de asociado.

3. Beneficiario final: Para efectos del presente acto administrativo, de conformidad con las recomendaciones del GAFI, es toda persona natural que, sin tener la condición de asociado, es la propietaria, destinataria o tiene control de al menos el 5% de la persona jurídica que actúa como asociado o cliente. De igual forma, se considera beneficiario final, la persona natural que se encuentre autorizada o facultada para disponer de los mismos. Asimismo, sobre quien recaen los efectos económicos de una transacción. Las organizaciones solidarias deben obtener el nombre y el número de identificación del beneficiario final y consultar las listas internacionales vinculantes para Colombia.

4. Según el tipo de organización se denomina consejo de administración, junta directiva o comité de administración.

5. Recomendación 12 del GAFI, literal b).