RESOLUCIÓN 1133 DE 2021

(julio 30)

Diario Oficial No. 51.751 de 30 de julio de 2021

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

Por la cual se establecen las reglas generales de operación de las bases de datos de afiliación y reporte de novedades del Sistema Integral de Información del Sector Salud.

LA VICEMINISTRA DE PROTECCIÓN SOCIAL ENCARGADA DE LAS FUNCIONES DEL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en los numerales 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, 42.6 del artículo 42 de la Ley 715 de 2001, en el artículo 5o del Decreto-ley número 1281 de 2002, en los artículos 1o y 2o el numeral 23 del Decreto-ley número 4107 de 2011 y el Decreto número 808 de 2021 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 5o del Decreto-ley número 1281 de 2002 “Por el cual se expiden las normas que regulan los flujos de caja y la utilización oportuna y eficiente de los recursos del sector salud y su utilización en la prestación” dispone que quienes administren recursos del sector salud, y quienes manejen información sobre la población incluyendo los regímenes Especial o de Excepción del Sistema General de Seguridad Social en Salud, harán parte del Sistema Integral de Información del Sector Salud para el control de la afiliación, del estado de salud de la población y de los recursos y responderán por su reporte oportuno, confiable y efectivo de conformidad con las disposiciones legales y los requerimientos del Ministerio de Salud y Protección Social.

Que el artículo 6o de la mencionada ley establece que la Registraduría Nacional del Estado Civil, las Cámaras de Comercio, las entidades que administran regímenes de excepción de la Ley 100 de 1993 y todas aquellas que manejen información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, deberán suministrar la información y las bases de datos que administren con la oportunidad que la requiera este Ministerio y la Superintendencia Nacional de Salud para su procesamiento directo o por medio de la hoy Administradora de los Recursos de la Seguridad Social en Salud (ADRES).

Que de conformidad con lo dispuesto en los artículos 32, parágrafo 2, de la Ley 1438 de 2011, 19 de la Ley 1751 de 2015 y 2.1.1.13.7 del Decreto 780 de 2016, Único Reglamentario en Salud y Protección Social, los agentes del sistema, incluidos las entidades administradoras de los regímenes Especial y de Excepción y las que administran planes voluntarios de salud, deberán entregar a este Ministerio, la información periódica que solicite, en los términos y condiciones, estructura y contenidos que se determine por este.

Que, mediante el artículo 66 de la Ley 1753 de 2015, por la cual se expidió el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018, se creó la Administradora de los Recursos de la Seguridad Social en Salud (ADRES), entidad que asumió la administración de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS), ante la supresión del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga).

Que el numeral 4 del artículo 2.2.1.11.3.3 del Decreto número 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho establece que el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC) debe reportar a este Ministerio la información de las personas bajo su vigilancia y custodia en los términos y condiciones requeridos.

Que, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 2.6.4.3.1.1.2, 2.6.4.7.2 y 2.6.4.7.3 del Decreto número 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, adicionados por el artículo 1o del Decreto 2265 de 2017, la ADRES tiene a cargo los procesos de liquidación y reconocimiento de la Unidad de Pago por Capitación cuyo insumo es, entre otros, la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) y las bases de datos propias de la operación y define los mecanismos, las especificaciones técnicas y operativas, así como las estructuras de datos, formularios y soluciones informáticas que permitan la operación de los diferentes procesos a cargo de la entidad.

Que mediante la Resolución conjunta número 1726 de 2019 expedida por esta Cartera y la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES), se creó el Comité Técnico para el funcionamiento, administración y operación integral del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT), en materia de salud y la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) de este Ministerio.

Que, con el fin de estandarizar la información de afiliados, contar con datos consolidados de la población cubierta por los diferentes regímenes para soportar la definición de políticas de ampliación de cobertura, control de la multiafiliación, acreditación de derechos, control de traslado entre regímenes y optimización en la asignación de los recursos, se expidió la Resolución número 4622 de 2016, que estableció el reporte de datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud; fijó lineamientos aplicables a los regímenes contributivo, subsidiado, especiales y de excepción, a las entidades que ofertan planes voluntarios de salud, al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC); y actualizó aspectos relacionados con el reporte de información al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (FOSYGA) o la entidad que haga sus veces, hoy ADRES.

Que, en consideración a que resulta fundamental para el control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de sus recursos, contar con datos consolidados de la población cubierta por los diferentes regímenes y dado que la BDUA es uno de los insumos para los procesos de liquidación y reconocimiento de recursos que lleva a cabo la ADRES, se definirán nuevos criterios generales para su operación y la de las demás bases y se creará la base de datos de afiliación de las personas privadas de la libertad del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (BDINPEC).

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO. Las disposiciones contenidas en la presente resolución tienen por objeto establecer las nuevas reglas generales de operación de las bases de datos de afiliación y reporte de novedades del Sistema Integral de Información del Sector Salud, definir la responsabilidad sobre la elaboración de las estructuras para el reporte de datos de afiliación y sus novedades, y crear la base de datos de afiliación de las personas privadas de la libertad del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (BDINPEC).

ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las disposiciones aquí previstas serán de obligatorio cumplimiento por parte de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES), las Entidades Promotoras de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado, las Entidades Adaptadas en Salud (EAS), los municipios, los distritos, los departamentos que tengan a su cargo áreas no municipalizadas, los administradores de los regímenes Especial y de Excepción, las entidades que oferten Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC).

ARTÍCULO 3o. CREACIÓN DE LA BDINPEC. Créase la Base de Datos del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC) BDINPEC que tendrá el registro de las personas privadas de la libertad en establecimientos a cargo del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC).

ARTÍCULO 4o. ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN DE LAS BASES DE DATOS DE AFILIACIÓN. El Ministerio de Salud y Protección Social administrará las bases de datos de afiliación que se enuncian a continuación y la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES) las operará, de conformidad con los lineamientos y anexos técnicos que para tal fin expida:

4.1. Base de Datos Única de Afiliados (BDUA): Estará conformada a partir de la información de afiliación y sus novedades reportada por las Entidades Promotoras de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado, las Entidades Adaptadas en Salud (EAS), los municipios, los distritos y departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales.

4.2. Base de Datos de los Regímenes de Excepción y Especial (BDEX): Estará conformada a partir de la información de afiliación y sus novedades reportadas por quienes la administren de los Regímenes Especiales y de Excepción, de conformidad con lo previsto en el artículo 279 de la Ley 100 de 1993.

4.3. Base de Datos de los Planes Voluntarios de Salud (BDPVS): Estará conformada a partir de la información reportada por las entidades que oferten planes voluntarios de salud.

4.4. Base de Datos del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (BDINPEC): Estará conformada a partir de la información de la información reportada por el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC) de la población a su cargo.

PARÁGRAFO. El Comité Técnico establecido en la Resolución Conjunta 1726 de 2019, o la que la modifique o sustituya coordinará la expedición de los anexos, lineamientos y especificaciones técnicas y operativas elaboradas por la ADRES para el reporte y actualización de la información, lo cual estará sujeto a los estándares y lineamientos en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones vigentes, definidos por el Gobierno nacional.

ARTÍCULO 5o. INFORMACIÓN A REPORTAR A LA ADRES. Las EPS y las EAS deberán reportar a la ADRES la información referente a la afiliación y las novedades de traslado y de movilidad del Sistema General de Seguridad Social en Salud de conformidad con los datos establecidos en el formulario único de afiliación establecido en la Resolución 974 de 2016 o la norma que lo adicione o sustituya y de acuerdo con lo señalado en el artículo siguiente.

Los municipios, los distritos, los departamentos que tengan a su cargo áreas no municipalizadas, deberán reportar las novedades de terminación de la inscripción en la EPS y las novedades de cambio de nivel Sisbén, para el régimen subsidiado.

Todas las entidades que oferten planes voluntarios de salud deberán reportar a la ADRES el listado de las personas beneficiarias de estos planes, así como sus fechas de cobertura.

Los regímenes Especial o de Excepción establecidos legalmente deberán reportar a la ADRES la información de identificación y estado de afiliación de su población afiliada.

El Fondo Nacional de Salud, de las personas privadas de la libertad, deberá reportar a la ADRES la información de la población privada de la libertad a su cargo.

ARTÍCULO 6o. REGLAS PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN Y NOVEDADES POR PARTE DE EPS Y EAS A LA ADRES. Deberán tenerse en cuenta, para el reporte de información y novedades a la ADRES, las siguientes reglas:

6.1. La ADRES conformará los grupos familiares en el Régimen Subsidiado, a partir de la información disponible de referencia de la encuesta Sisbén vigente y dispondrá los grupos familiares a las EPS.

6.2. Las EPS revisarán y verificarán los grupos familiares dispuestos por la ADRES, realizarán los ajustes y reportarán dicha información en la BDUA.

6.3. Las EPS y EAS deberán reportar la novedad de suspensión de la afiliación de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 2.1.3.15 del Decreto número 780 de 2016 y la novedad de terminación de la inscripción de que trata el artículo 2.1.3.17 del mencionado decreto. Cuando la EPS o EAS no realice dicho reporte no podrán oponer tal circunstancia al afiliado para negar la prestación del servicio de salud, por lo tanto, tiene la obligación de garantizar los servicios que estos demanden.

6.4. El Ministerio de Salud y Protección Social reportará a la ADRES la información de poblaciones especiales identificadas mediante listado censal, conformada a partir de la información reportada a este Ministerio mediante la Resolución 1838 de 2019.

ARTÍCULO 7o. IDENTIFICACIÓN DE LOS AFILIADOS. Las entidades responsables del aseguramiento en salud deberán gestionar la plena identificación de los afiliados, de acuerdo con el documento de identificación previsto en la normatividad vigente respecto a los ciudadanos colombianos y residentes extranjeros, y mantendrán actualizado el tipo de documento, número de identificación, fecha de fallecimiento y demás novedades relacionadas con su estado de afiliación.

Los afiliados que se encuentran registrados con el tipo de documento AS y MS, permanecerán en la BDUA con esta identificación, hasta tanto se realicen las depuraciones con base en los listados censales que reporten las entidades obligadas a ello y se actualice con la identificación correspondiente, previa aprobación del Comité Técnico establecido en la Resolución conjunta 1726 de 2019, o la que la modifique, adicione o sustituya.

ARTÍCULO 8o. CONDICIONES PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN A LA ADRES. Las entidades responsables del aseguramiento en salud, las entidades territoriales y el Ministerio de Salud y Protección Social, a través de SAT, en el componente salud deberán reportar a la ADRES la información de afiliación y sus novedades, en los archivos y estructuras que esta defina, así:

8.1. Los procesos se realizarán únicamente en las semanas del mes que tengan mínimo cuatro días hábiles y se denominarán “semana de proceso”.

8.2. El segundo y último día hábil de cada semana de proceso, las EPS, las EAS, las entidades que operan los regímenes Especial y de Excepción, las entidades que oferten planes voluntarios de salud y el INPEC reportarán los archivos de maestros y las novedades de afiliación.

8.3. El segundo día hábil de la semana de proceso, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EAS entregarán los archivos de solicitud de traslados, movilidad y novedades retroactivas.

8.4. El primer y último día hábil de cada semana de proceso, el Ministerio de Salud y Protección Social deberá reportar los archivos maestros de traslados, movilidad y demás novedades de afiliación procesadas a través del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT).

8.5. El último día hábil de la última semana de proceso de cada mes, las EPS del régimen contributivo, las EAS, las entidades que operan los regímenes Especial y de Excepción y aquellas que oferten planes voluntarios de salud, podrán reportar los archivos de maestros y las novedades de afiliación.

8.6. El último día hábil de la última semana de proceso de cada mes, las entidades territoriales reportarán la información de su competencia, que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día calendario.

PARÁGRAFO. El suministro de la información solicitada en los términos y condiciones previstas en la presente resolución y que deba ser registrada y actualizada en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), será el insumo para los procesos de liquidación, reconocimiento y giro de las Unidades de Pago por Capitación (UPC) en los Regímenes Contributivo y Subsidiado y de los demás recursos a que haya lugar.

ARTÍCULO 9o. TÉRMINO PARA EL REPORTE DE NOVEDADES. Las entidades responsables del aseguramiento en salud reportarán las novedades de afiliación a la ADRES dentro de los dos (2) meses siguientes contados a partir del primer día del mes calendario en que se realizó, salvo las de fallecimiento, actualización de tipo y número de identificación, nombres, apellidos, sexo, fecha de nacimiento, las cuales podrán reportarse en cualquier tiempo.

ARTÍCULO 10. ENTREGA, VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN. La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES), una vez reciba la información por parte de las entidades responsables del aseguramiento en salud deberá adelantar las siguientes acciones:

9.1. Verificar la información con la malla validadora que se disponga para tal efecto, momento a partir del cual se entenderá recibida por dicha Administradora y será inscrita a través de la página web de la ADRES, acompañada de la comunicación suscrita por el representante legal o delegado de la entidad que administra la afiliación.

9.2. Validar la información que haya superado la verificación de la malla validadora con los datos que reposan en las tablas de referencia disponibles para la correcta identificación de los afiliados.

9.3. Actualizar las bases de datos de afiliación, con la información que haya sido validada frente a las fuentes de referencia y mantener informado de ello a este Ministerio de Salud y Protección Social y a las entidades responsables del aseguramiento.

9.4. Disponer la copia de los resultados de cada proceso de actualización de la información a las entidades responsables del aseguramiento, así como a las entidades territoriales y a quien determine este Ministerio.

PARÁGRAFO 1o. Las entidades responsables del aseguramiento en salud son responsables de mantener actualizadas sus bases de datos con la totalidad de la información a su cargo, para lo cual deberán implementar los mecanismos necesarios para garantizar la consistencia y veracidad de la información.

PARÁGRAFO 2o. La ADRES realizará el bloqueo para el reconocimiento de recursos del aseguramiento, cuando detecte inconsistencias en la información reportada a la BDUA, hasta tanto la inconsistencia sea subsanada. Ello no exime de la responsabilidad sobre los pagos efectuados por la ADRES a las entidades responsables del aseguramiento, conforme al marco legal vigente.

ARTÍCULO 11. AUDITORÍAS. La ADRES realizará las auditorías a la información contenida en las bases de datos de afiliación y novedades del Sistema Integral de Información del Sector Salud, así como los procedimientos y especificaciones técnicas.

Las inconsistencias identificadas en la auditoria serán notificadas por la ADRES a las entidades responsables del aseguramiento, para que en el término de veinte (20) días hábiles reporten la aclaración o ajuste de los registros. En el caso de que la entidad responsable del aseguramiento no presente aclaración en dicho término, se entenderá que el registro es inconsistente y la ADRES efectuará el bloqueo para el reconocimiento de recursos del aseguramiento o depuración, según sea el caso.

Los resultados de las auditorías deberán ser informados a este Ministerio dentro de los cinco primeros días del mes subsiguiente a su presentación.

PARÁGRAFO. La ADRES modificará la información sobre la cual detecte inconsistencias como resultado de las auditorías, previo análisis de esta al interior del Comité Técnico establecido en la Resolución conjunta 1726 de 2019, o la que la modifique o sustituya.

ARTÍCULO 12. REPORTE DE LAS BASES DE DATOS AL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL. La ADRES reportará semanalmente al Ministerio de Salud y Protección Social las bases de datos BDUA, BDEX, BDPVS y BDINPEC.

ARTÍCULO 13. CALIDAD DE LA INFORMACIÓN. Las entidades responsables del reporte de información a la ADRES deberán hacer uso de los mecanismos necesarios para garantizar en todo momento la calidad de la información reportada, la cual deberá ser veraz y confiable.

ARTÍCULO 14. CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS PARA LA VALIDACIÓN DE LAS BASES DE DATOS. La ADRES deberá suscribir los convenios interadministrativos que permitan contar con la información necesaria para la validación de la información que reposa en las bases de datos a que hace referencia la presente resolución.

ARTÍCULO 15. ACTUACIONES FRENTE AL INCUMPLIMIENTO DE LOS PLAZOS, TÉRMINOS Y CONDICIONES. La ADRES reportará ante las autoridades competentes, los obligados a reportar información, establecidos en el presente acto administrativo y demás normativa vigente, que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad necesaria para la operación integral y monitoreo del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

ARTÍCULO 16. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Las entidades que participen en el acceso, registro, consulta, flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto número 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso.

ARTÍCULO 17. ARTÍCULO TRANSITORIO. La ADRES contará con un término de dos (2) meses contados a partir de la publicación de la presente resolución para la expedición del acto administrativo que adopte los anexos técnicos para el reporte de información y de doce (12) meses contados a partir de la expedición de dicho acto administrativo para la puesta en operación de los anexos técnicos, plazo a partir de la cual quedará derogada la Resolución 4622 de 2016.

ARTÍCULO 18. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución número 4622 de 2016 en los términos previstos en el artículo anterior.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 30 de julio de 2021.

La Viceministra de Protección Social encargada de las funciones del Despacho del Ministro de Salud y Protección Social,

María Andrea Godoy Casadiego