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RESOLUCIÓN 4622 DE 2016
(octubre 3)
Diario Oficial No. 50.015 de 3 de octubre de 2016
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1133 de 2021,en los términos previstos en el artículo 17>
Por la cual se establece el reporte de los datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regímenes Especial y de Excepción y de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del Inpec.
EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,
en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, en el artículo 5o del Decreto-ley 1281 de 2002 y en el numeral 23 del artículo 2o del Decreto-ley 4107 de 2011, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 42 de la Ley 715 de 2001 establece como competencia en salud por parte de la Nación, la dirección del sector salud y del Sistema General de Seguridad Social en Salud en el territorio nacional, entre otros, mediante la definición, diseño, reglamentación, implantación y administración del Sistema Integral de Información en Salud, con la participación de las entidades territoriales.
Que el artículo 6o del Decreto-ley 1281 de 2002 establece que la Registraduría Nacional del Estado Civil, las Cámaras de Comercio, las entidades que administran regímenes de excepción de la Ley 100 de 1993 y todas aquellas que manejen información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, deberán suministrar la información y las bases de datos que administren con la oportunidad que la requiera el Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud para su procesamiento directo o a través del Administrador Fiduciario del Fosyga.
Que el artículo 4o de la Ley 1438 de 2011 establece que la dirección, orientación y conducción del Sector Salud estará en cabeza del hoy Ministerio de Salud y Protección Social, como órgano rector de dicho sector.
Que el parágrafo 2o del artículo 32 de la citada ley contempla que las entidades administradoras de los regímenes especiales y de excepción deberán entregar la información periódica que solicite el hoy Ministerio de Salud y Protección Social.
Que el artículo 2.2.1.11.3.3 del Decreto 2245 de 2015 establece que el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec) debe reportar al Ministerio de Salud y Protección Social y a la entidad fiduciaria la información de las personas bajo su vigilancia y custodia en los términos y condiciones requeridos.
Que el artículo 2.1.1.13.7 <sic> del Decreto 780 de 2016, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, contempló que todas las entidades que oferten planes voluntarios de salud tendrán la obligación de reportar al Ministerio de Salud y Protección Social el listado de las personas beneficiarias de estos planes conforme a la estructura y contenidos definidos por el Ministerio.
Que se hace necesario actualizar la estructura de datos de ingresos y novedades de la afiliación y establecer las condiciones para el reporte y validación de la información que los afiliados registren sobre su estado de afiliación.
Que resulta vital para el control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de sus recursos la estandarización de la información de afiliados en las diferentes entidades que lo conforman, con el objeto de contar con datos consolidados de la población cubierta por los diferentes regímenes para soportar la definición de políticas de ampliación de cobertura, control de la multiafiliación, acreditación de derechos, control de traslado entre regímenes y optimización en la asignación de los recursos financieros.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1133 de 2021, en los términos previstos en el artículo 17> Las disposiciones contenidas en la presente resolución tienen por objeto establecer el reporte de datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, fijar los lineamientos aplicables al Régimen Contributivo, al Régimen Subsidiado, a los Regímenes Especiales y de Excepción, a las entidades que ofertan Planes Voluntarios de Salud, al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec), y actualizar en lo pertinente, la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA).
Las disposiciones aquí previstas serán de obligatorio cumplimiento por parte de las Entidades Promotoras de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado, las Entidades Obligadas a Compensar (EOC), los municipios, los departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales, quienes administren los Regímenes Especiales y de Excepción las entidades que oferten Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec).
ARTÍCULO 2o. PLAZO Y TIPOS DE ARCHIVO A REPORTAR. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1133 de 2021, en los términos previstos en el artículo 17> Las entidades que administran las afiliaciones entregarán al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, las novedades en los archivos y estructuras definidas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución.
2.1. Plazos para la entrega de los archivos.
Las entidades que administran las afiliaciones entregarán las novedades de sus afiliados en los horarios que para el efecto determine este Ministerio, así:
a) Los procesos de actualización de la BDUA, se realizarán únicamente en las semanas del mes que tengan mínimo 4 días hábiles, y se denominarán “Semana de Proceso BDUA”;
b) El segundo día hábil de la Semana de Proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EOC entregarán los archivos S1, R1 y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil;
c) El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EOC, entregarán los archivos S4, R4, MC, MA, NC, MS, NS, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil;
d) El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, las entidades que administran los Regímenes Especiales y de Excepción, las entidades que oferten Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec) entregarán los archivos ME, NE, MP y NP para la actualización correspondiente;
e) Las entidades territoriales, el último día hábil de la última semana de proceso BDUA de cada mes, entregarán los archivos NS y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil.
Con fundamento en lo anterior, el calendario mensual de presentación de novedades para la actualización de la BDUA será el siguiente, el cual se entregará a las entidades al inicio de la correspondiente vigencia:
| Proceso | Día | Entidad responsable | Archivo a reportar | Respuesta del Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces |
| Semana de proceso BDUA (con mínimo cuatro días hábiles) | Segundo día hábil de la semana | EPS - Régimen Subsidiado EPS – EOC Régimen Contributivo | S1, R1, NR | Siguiente día hábil. |
| Último día hábil de la semana | EPS - Régimen Subsidiado EPS – EOC Régimen Contributivo Entidades de Régimen de Excepción y Especial Entidades de Planes Voluntarios, Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec) | S4, R4 MS, MC, MA, ME, MP NS, NC, NE, NP | ||
| Última semana del mes (con mínimo cuatro días hábiles) | Último día hábil de la semana de mes | Entidades que administran los Regímenes Especiales y de Excepción y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec) | ME, NE | |
| Entidades de Planes Voluntarios, de Salud | MP, NP | |||
| Las Entidades Territoriales | NS, NR | |||
2.2. Tipo de archivos a entregar por parte de las entidades
| Régimen o entidad | Entidad que reporta | Tipo de archivos | Tipo de novedad |
| Régimen Contributivo | EPS o EOC | R1 | Novedad de traslado o movilidad |
| NR | Novedad retroactiva | ||
| R4, S4 | Respuesta a la novedad de traslado o movilidad solicitados en R1 o S1 | ||
| MC y MA | Maestro de ingresos y maestro de aportantes | ||
| NC | Novedades de actualización y/o corrección de información | ||
| Subsidiado | EPS | NR | Novedad retroactiva |
| S1 | Novedad de traslado o movilidad | ||
| S4, R4 | Respuesta a la novedad de traslados o movilidad solicitados en S1 o R1 | ||
| MS | Maestro de ingresos | ||
| NS | Novedades de actualización y/o corrección de información | ||
| Entidad territorial | NR NS | Novedad retroactiva Novedades de actualización de estado de afiliación sobre el resultado de las novedades realizadas por las EPS, así: (N09) retiro por muerte, (N13) novedad de retiro, (N15) novedad de anulación de ingresos no autorizados por el municipio, N20 (Actualización de nivel SISBÉN) y N21 (Tipo de población especial del régimen subsidiado) | |
| Excepción | Fondo del Magisterio, Ecopetrol, Dirección General de Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de la Policía Nacional | NE | Novedades de actualización y/o corrección de información |
| ME | Maestro de ingresos | ||
| Especial | Universidades con régimen especial de salud | NE | Novedades de actualización y/o corrección de información |
| ME | Maestro de ingresos | ||
| Inpec | Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario – Inpec | NE | Novedades de actualización y/o corrección de información |
| ME | Maestro de ingresos | ||
| Planes Voluntarios de Salud | EPS, Entidades de Medicina Prepagada, Compañías de Seguros | NP | Novedades de actualización y/o corrección de información |
| MP | Maestro de ingresos | ||
PARÁGRAFO. La información remitida por las entidades se entenderá entregada al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, una vez sea verificada con la malla validadora, y posteriormente, la misma sea inscrita a través de la página web del Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces y acompañada de la comunicación suscrita por el representante legal o delegado de la entidad que administra la afiliación, la cual deberá ser firmada electrónicamente.
ARTÍCULO 3o. VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1133 de 2021, en los términos previstos en el artículo 17> El Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, verificará la estructura y consistencia de los archivos entregados por las entidades, validará su contenido, actualizará la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA con las novedades que cumplan con las respectivas reglas y entregará el resultado de dichas validaciones a las entidades en relación con sus afiliados.
ARTÍCULO 4o. ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS (BDUA). <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1133 de 2021, en los términos previstos en el artículo 17> El Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, con base en las novedades generadas previamente por parte de las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y el Inpec, procederá a efectuar la actualización de los datos básicos de dichas afiliaciones en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA).
El Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, dispondrá copia de los resultados de cada proceso de actualización de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), a las entidades que administran las afiliaciones en lo correspondiente a sus afiliados, así como a las entidades territoriales respecto de su jurisdicción.
Adicionalmente, el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, elaborará mensualmente el quinto día hábil de cada mes las estadísticas con los resultados finales de la actualización de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), del mes anterior, para su disposición en el Sistema de Información de la Protección Social (Sispro).
PARÁGRAFO. La actualización de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) no exime a las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y al Inpec, de la responsabilidad de mantener actualizadas sus bases de datos con la totalidad de la información generada desde el momento de la afiliación o celebración del contrato y de reportar de manera oportuna al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces.
ARTÍCULO 5o. PROCESOS DE DEPURACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA BDUA. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1133 de 2021, en los términos previstos en el artículo 17> Este Ministerio definirá las auditorías y los procesos de depuración o actualización a la información contenida en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA).
Como resultado de los procesos de depuración y auditoría, el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, informará a las entidades que administran las afiliaciones, los registros que presentan inconsistencias y el proceso de corrección a seguir. Los registros que actualmente presentan inconsistencias y los que como resultado de este proceso puedan generarse, se bloquearán para los procesos de reconocimiento de recursos sin perjuicio de la restitución posterior de recursos a que haya lugar, conforme al marco normativo vigente.
Las entidades que administran las afiliaciones están en la obligación de reportar las novedades que resuelvan las inconsistencias informadas en las diferentes auditorías o presentar las aclaraciones correspondientes dentro de los términos que defina este Ministerio.
ARTÍCULO 6o. CALIDAD DE DATOS DE AFILIACIÓN REPORTADA A LA BDUA. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1133 de 2021, en los términos previstos en el artículo 17> Las entidades que administran las afiliaciones serán las responsables de la veracidad y calidad de la información reportada a la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA.
Adicionalmente, las entidades que administran las afiliaciones, serán las responsables de gestionar la plena identificación de los afiliados, de acuerdo con el documento de identificación previsto en la normativa legal vigente respecto a los ciudadanos colombianos y residentes extranjeros, y también de mantener actualizado el tipo de documento, número de identificación, la novedad de fallecimiento y la respectiva modificación para su correcto registro en la BDUA.
ARTÍCULO 7o. ACTUACIONES FRENTE AL INCUMPLIMIENTO DE LOS PLAZOS, TÉRMINOS Y CONDICIONES. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1133 de 2021, en los términos previstos en el artículo 17> Los obligados a reportar información de conformidad con lo previsto en los artículos 32, 114 y 116 de la Ley 1438 de 2011, que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad necesaria para la operación integral y monitoreo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, serán reportados por el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), o la entidad que haga sus veces, ante las autoridades competentes para que impongan las sanciones a que haya lugar.
ARTÍCULO 8o. SOPORTE PARA EL GIRO DE RECURSOS. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1133 de 2021, en los términos previstos en el artículo 17> El suministro de la información solicitada en los términos y condiciones previstas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución y que deberá ser registrada y actualizada en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) constituirá el soporte para el giro de las Unidades de Pago por Capitación – UPC en los Regímenes Contributivo y Subsidiado.
ARTÍCULO 9o. AFILIADOS IDENTIFICADOS CON TIPOS DE DOCUMENTO ADULTO SIN IDENTIFICAR (AS) Y MENOR SIN IDENTIFICAR (MS). <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1133 de 2021, en los términos previstos en el artículo 17> Los afiliados que se encuentran registrados con el tipo de documento (AS y MS), permanecerán en la BDUA con esta identificación hasta tanto se realicen las depuraciones con base en los listados censales que reporten las entidades obligadas a ello y se corrija con la identificación correspondiente.
ARTÍCULO 10. TÉRMINO PARA EL REPORTE DE NOVEDADES GENERADAS CON ANTERIORIDAD AL 3 DE DICIEMBRE DE 2015. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1133 de 2021, en los términos previstos en el artículo 17> De acuerdo con lo dispuesto en el inciso segundo del parágrafo 2o del artículo 2.1.6.1 del Decreto 780 de 2016, el reporte de las novedades generadas con anterioridad al 3 de diciembre de 2015, por las EPS y EOC podrá efectuarse a más tardar dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución.
ARTÍCULO 11. NOVEDAD PARA CONFORMACIÓN DEL GRUPO FAMILIAR EN EL RÉGIMEN SUBSIDIADO. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1133 de 2021, en los términos previstos en el artículo 17> Las Entidades Promotoras de Salud (EPS), deberán reportar la novedad N32 “Conformación grupo familiar en régimen subsidiado” a partir del tercer mes siguiente a la expedición de la presente resolución. Para esto, las EPS que administran el Régimen Subsidiado deberán disponer los mecanismos necesarios para que sus afiliados registrados en la BDUA, a la entrada en aplicación de la presente resolución, conformen sus grupos familiares en un plazo no mayor a doce (12) meses, sin perjuicio de la aplicación de lo dispuesto en el artículo 9 de la presente resolución.
ARTÍCULO 12. REPORTE DE LA NOVEDAD DE SUSPENSIÓN. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1133 de 2021, en los términos previstos en el artículo 17> El reporte de la novedad de suspensión por parte de las EPS y EOC es obligatorio y debe efectuarse de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 2.1.3.15 Título 3 del Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, 780 de 2016.
Cuando la EPS o EOC, no reporte la novedad de suspensión no podrá oponer tal circunstancia al afiliado cotizante y a sus beneficiarios para negar la prestación del servicio de salud, por lo tanto tiene la obligación de garantizar los servicios que estos demanden.
ARTÍCULO 13. DISPOSICIÓN DE LA INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1133 de 2021, en los términos previstos en el artículo 17> Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y el Inpec contarán en sus bases de datos con toda la información concerniente a la afiliación, garantizando su disposición tanto a los titulares de la misma como a las autoridades que en el marco de sus competencias la requieran.
ARTÍCULO 14. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1133 de 2021, en los términos previstos en el artículo 17> Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.
ARTÍCULO 15. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo 18 de la Resolución 1133 de 2021, en los términos previstos en el artículo 17> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 1344 de 2012, 5512 de 2013, 2629 de 2014 y 2232 de 2015 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 3 de octubre de 2016.
El Ministro de Salud y Protección Social,
ALEJANDRO GAVIRIA URIBE.
El presente anexo técnico está dividido en 5 partes:
1. Estructura y especificaciones de los archivos maestros y de novedades.
2 Reporte de novedades de traslado entre entidades o de movilidad entre regímenes en una misma EPS.
3. Glosario de campos con los valores específicos y permitidos para el reporte de la información de afiliados y/o aportantes.
4 Especificaciones técnicas para la remisión de la información.
5. Especificaciones para la identificación excepcional y temporal de los afiliados con tipo de documento (AS Y MS).
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS ARCHIVOS MAESTROS Y DE NOVEDADES
1.1. Archivos que las entidades deben reportar al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces para la actualización de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA)
Tabla 1. Identificación de los archivos.
Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por parte de las entidades:
| Sigla | Descripción | Longitud |
Archivo Maestro de Ingresos: Afiliados que aún no han sido ingresados en la BDUA
| MS | Maestro Subsidiado | 2 |
| MC | Maestro Contributivo | 2 |
| ME | Maestro Excepción o Especial e Inpec | 2 |
| MP | Maestro de Planes Voluntarios de Salud | 2 |
| MA | Maestro de Aportantes | 2 |
Archivo de Novedades de actualización y/o corrección de datos de afiliados que se encuentran actualizados en BDUA
| NS | Novedades Subsidiado | 2 |
| NC | Novedades Contributivo | 2 |
| NE | Novedades Excepción o Especial e Inpec | 2 |
| NP | Novedades para Planes Voluntarios de Salud | 2 |
| NR | Novedad Retroactiva | 2 |
Archivo de Novedades de actualización de traslado entre EPS o movilidad entre regímenes
| R1, R4,S4 | Para las EPS del Régimen Contributivo | 2 |
| S1, S4 | Para las EPS del Régimen Subsidiado | 2 |
Complementos para el nombre de los archivos
| CODENTIDAD | Código de la entidad de salud que reporta la información | 6 |
| DDMMAAAA | Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador | 8 |
| DPTO | Código del departamento según codificación DANE | 2 |
| MPIO | Código del municipio según codificación DANE | 3 |
Tabla 2. Nombres de archivos de datos.
| Régimen | Tipo de archivo | Nombre de archivo | Longitud |
| Contributivo | Maestro de afiliados. | MCCODENTIDADDDMMAAAA | 16 |
| Maestro de aportantes. | MACODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de novedades de actualización. | NCCODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de novedad retroactiva. | NRCODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de solicitud de traslado de afiliados. | R1CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. | R4CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. La entidad que solicita el afiliado es del régimen subsidiado. | S4CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Subsidiado | Maestro de afiliados | MSCODENTIDADDDMMAAAA | 16 |
| Archivo de novedades de actualización. | NSCODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de novedades de retiro del municipio. | NSDPTOMPIODDMMAAAA | 15 | |
| Archivo de novedad retroactiva. | NRCODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. | R4CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de solicitud de traslado de afiliados. | S1CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. | S4CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Excepción y Especial | Maestro de afiliados. | MECODENTIDADDDMMAAAA | 16 |
| Archivo de novedades de actualización. | NECODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Planes Voluntarios de Salud (PVS) | Maestro de afiliados. | MPCODENTIDADDDMMAAAA | 16 |
| Archivo de novedades de actualización. | NPCODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec) | Maestro de afiliados. | MECODENTIDADDDMMAAAA | 16 |
| Archivo de novedades de actualización. | NECODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
1.2. Estructura de los archivos maestros de datos
A continuación se define la estructura de datos a presentar para cada uno de los regímenes: Contributivo y Subsidiado del SGSSS, de Excepción y Especial y para las entidades que administran Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario –Inpec, que deben reportar información de afiliados al SGSSS. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el numeral “4. Glosario de Campos” del presente anexo técnico.
Se entiende por Ingreso la información del afiliado que por primera vez se registra en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), o en la Bases de Datos de los Regímenes Especiales y de Excepción (BDEX) o en la base de datos de los Planes Voluntarios de Salud (BDPVS) y las demás que establezca el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces. Estos afiliados tendrán en las bases de datos el estado activo.
Las EPS deben reportar los datos del ingreso en la estructura del archivo maestro de afiliados para el régimen que aplique. Las entidades que ofrezcan Planes Voluntarios de Salud, Regímenes Especial y de Excepción y el Inpec, deben reportar las nuevas afiliaciones en el archivo maestro de ingresos definido para cada tipo de entidad.
1.2.1. Régimen Contributivo (RC)
Aplica para las EPS y EOC.
Tabla 3. Estructura del archivo maestro de afiliados del Régimen Contributivo
| Código Glosario | Nombre del Campo | Longitud Permitida | Valores Permitidos | Cotizante | Beneficiario o adicional |
| 12 | Código de la entidad | 6 | Código de la EPS o EOC | X | X |
| 15 | Tipo de documento del cotizante principal | 2 | RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD (Vacío cuando el afiliado es cotizante principal) | X Vacío | X |
| 16 | Número de identificación del cotizante principal | 3-16 | (Vacío cuando el afiliado es cotizante principal) | X Vacío | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 8 | Sexo del afiliado | 1 | M, F | X | X |
| 17 | Tipo de cotizante | 2 | Según glosario de campos | X | Vacío |
| 18 | Tipo de afiliado | 1 | C, B, A | X | X |
| 19 | Parentesco con cotizante principal | 1 | 1,2,3,4,5,7,8,9 (Vacío cuando el afiliado es cotizante principal) | X Vacío | X |
| 20 | Condición de discapacidad | 2 | D1, D2, D3, D4, D5, D6 | Vacío | X Vacío |
| 9 | Código departamento | 2 | Codificación del DANE, según lugar de residencia. | X | X |
| 10 | Código municipio | 3 | Codificación del DANE, según lugar de residencia. | X | X |
| 11 | Zona | 1 | U, R | X | X |
| Código Glosario | Nombre del Campo | Longitud Permitida | Valores Permitidos | Cotizante | Beneficiario o adicional |
| 13 | Fecha de la afiliación y/o novedad. (corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación en la EPS) | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 21 | Tipo de identificación del aportante | 2 | NI, CC, TI, SC, CE, CD, PA | X | Vacío |
| 22 | Número de identificación del aportante | 3-11 | X | Vacío | |
| 28 | Actividad económica del afiliado | 4 | Tabla CIIU revisión 4 DANE (Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución) | X Vacío | Vacío |
| 46 | Código de habilitación IPS Primaria. | 12 | Código asignado a la IPS por el Ministerio de acuerdo con tabla REPS (Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud). | X | X |
Para los afiliados registrados actualmente, la EPS deberá reportar mediante novedad, el código de la IPS Primaria asignada al afiliado.
Si un afiliado cotizante tiene más de un aportante, la Entidad debe reportar sólo un registro por uno de los aportantes y las demás relaciones las debe reportar en el archivo de novedades de actualización (NC).
Si un cotizante es independiente y él es su propio aportante; debe reportarse su tipo y número de identificación en los campos “Tipo de Identificación del Aportante” y “Número de Identificación del Aportante”, en el archivo maestro de afiliados.
Tabla 4. Estructura del archivo maestro de aportantes
| Código | Nombre del Campo | Longitud permitida | Valor permitido | Obligatorio |
| 21 | Tipo de identificación del aportante | 2 | NI, CC, TI, SC, CE, PA, CD | X |
| 22 | Número de identificación del aportante | 3-11 | X | |
| 23 | Dígito de verificación | 1 | Obligatorio cuando el tipo de identificación es “NI”; de lo contrario, debe ir vacío | X Vacío |
| 24 | Nombre o razón social del aportante | 150 | Nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son empleadores. Nombre del Aportante para cotizantes dependientes | X |
| 25 | Tipo de aportante | 2 | Según la tabla de aportantes establecida para la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes-PILA | X |
| 26 | Sector del aportante | 1 | 1, 2, 3 | X |
| 28 | Actividad económica del aportante | 4 | Tabla CIIU revisión 4 DANE | X |
Para los cotizantes independientes que son empleadores de uno o más afiliados deberá registrarse en esta tabla como aportante. En el caso de un cotizante independiente que no es empleador no se debe reportar en este maestro.
1.2.2. Régimen Subsidiado.
Aplica para las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPS).
Tabla 5. Estructura del archivo maestro de afiliados al Régimen Subsidiado
| Código | Nombre del Campo | Longitud permitida | Valor permitido | Cabeza de familia | Beneficiario |
| 12 | Código de la entidad | 6 | Código de la EPS | X | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 8 | Sexo del afiliado | 1 | M, F | X | X |
| 9 | Código departamento | 2 | Codificación DANE, según lugar de residencia | X | X |
| 10 | Código municipio | 3 | Codificación DANE, según lugar de residencia | X | X |
| 11 | Zona | 1 | U, R | X | X |
| Código | Nombre del Campo | Longitud permitida | Valor permitido | Cabeza de familia | Beneficiario |
| 13 | Fecha de la afiliación y/o novedad. (corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación) | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 30 | Tipo de población especial del régimen subsidiado | 2 | 1, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 23, 24 | X | X |
| 31 | Nivel Sisbén | 1 | 1,2,3,N | X | X |
| 46 | Código IPS Primaria | 12 | Código asignado a la IPS de acuerdo con tabla REPS (Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud) | X | X |
| 20 | Condición de discapacidad | 2 | D1, D2, D3, D4, D5, D6 | X Vacío | X Vacío |
| 15 | Tipo de documento de cabeza de familia | 2 | RC, TI, CC, CE, SC, PA, MS, AS, (Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia) | X Vacío | X |
| 16 | Número de identificación de cabeza de familia | 3-16 | (Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia) | X Vacío | X |
| 19 | Parentesco con el cabeza de familia | 1 | 1, 2, 3, 4, 5, 7, 9 (Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia) | X Vacío | X |
| 34 | Etnia | 2 | 01, 02, 03, 04, 05 | X Vacío | X Vacío |
Para los afiliados registrados actualmente, la EPS deberá reportar mediante novedad, la IPS primaria asignada al afiliado.
1.2.3. Régimen Especial y de Excepción.
Aplica para la Dirección General de Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de la Policía Nacional, Ecopetrol, Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio, universidades públicas con servicio de salud para nuevas afiliaciones y reingresos.
Cuando se presenten casos de multiafiliación prevalecerá la afiliación al Régimen Especial o de Excepción frente a la del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Tabla 6. Estructura del archivo maestro de afiliados para los Regímenes de Excepción y Especial
| Código | Nombre del campo | Longitud permitida | Valor permitido | Cotizante o titular | Beneficiario |
| 12 | Código de la entidad | 6 | Código de la entidad del Régimen de Excepción o Especial | X | X |
| 15 | Tipo de documento del cotizante o titular | 2 | CC, RC, TI, CE, PA (vacío cuando el afiliado es cotizante o titular) | Vacío | X |
| 16 | Número de identificación del cotizante o titular | 3-16 | (Vacío cuando el afiliado es cotizante o titular) | Vacío | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 8 | Sexo del afiliado | 1 | M, F | X | X |
| 18 | Tipo de afiliado | 1 | C, T, B | X | X |
| 9 | Código departamento | 2 | Codificación DANE, según lugar de residencia | X | X |
| 10 | Código municipio | 3 | Codificación DANE, según lugar de residencia. | X | X |
| 13 | Fecha de afiliación y/o novedad | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 42 | Fecha de terminación de la vinculación a la entidad | 10 | Formato DD/MM/AAAA. Si está vigente la afiliación el campo vendrá vacío | X Vacío | X Vacío |
1.2.4. Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec).
Aplica para el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec) para nuevas afiliaciones y reingresos.
Tabla 7. Estructura del archivo maestro de afiliados para el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec)
| Código | Nombre del campo | Longitud permitida | Valor permitido | Cotizante o titular | Beneficiario |
| 12 | Código de la entidad | 6 | Código de la entidad del Régimen de Excepción o Especial | X | X |
| 15 | Tipo de documento de la persona privada de la libertad | 2 | CC, RC, TI, CE, PA, AS y MS (vacío cuando el afiliado es cotizante o cabeza de familia) | Vacío | X |
| 16 | Número de identificación de la persona privada de la libertad | 3-16 | (Vacío cuando el afiliado es cotizante o cabeza de familia) | Vacío | X |
| 1 | Tipo de documento de la población del Inpec | 2 | CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, AS y MS | X | X |
| 2 | Número de identificación de la población del Inpec | 3-16 | X | X | |
| 3 | Primer apellido | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 8 | Sexo | 1 | M, F | X | X |
| 48 | Tipo de reclusión | 1 | 1:Domicialiaria 2:Intramural | X | X |
| 9 | Código departamento | 2 | Codificación DANE, según corresponda campo 48, así: lugar de residencia o ubicación del establecimiento de reclusión. | X | X |
| 10 | Código municipio | 3 | Codificación DANE, según corresponda campo 48, así: lugar de residencia o ubicación del establecimiento de reclusión. | X | X |
| 13 | Fecha inicio de novedad | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 42 | Fecha terminación de novedad | 10 | Formato DD/MM/AAAA. Si está vigente la afiliación el campo vendrá vacío. | X Vacío | X Vacío |
1.2.5. Planes Voluntarios de Salud (PVS)
Tabla 8. Estructura del archivo maestro de afiliados a PVS
| Código | Nombre del Campo | Longitud | Valor permitido | Asegurado principal | Beneficiario |
| 12 | Código de la entidad | 6 | Código de la entidad del PVS (Este código para el caso de las entidades que oferten pólizas de salud corresponderá al asignado por la Superfinanciera, antecedido de ceros (0)). | X | X |
| 1 | Tipo de documento del asegurado | 2 | CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD | X | X |
| 2 | Número de identificación del asegurado | 3-16 | X | X | |
| 3 | Primer apellido del asegurado | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido del asegurado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del asegurado | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre del asegurado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del asegurado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 8 | Sexo del asegurado | 1 | M, F | X | X |
| 9 | Código departamento | 2 | Codificación DANE, según lugar de residencia. | X | X |
| 10 | Código municipio | 3 | Codificación DANE, según lugar de residencia. | X | X |
| 18 | Tipo de asegurados | 1 | S, B | X | X |
| 35 | Número de póliza o contrato del plan voluntario de salud | 20 | X | X | |
| 36 | Fecha de inicio de cobertura de la póliza o contrato plan voluntario de salud | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 37 | Tipo de Planes Voluntarios de Salud | 1 | 1, 2, 3 | X | X |
| Código | Nombre del Campo | Longitud | Valor permitido | Asegurado principal | Beneficiario |
| 43 | Código del plan o producto | 10 | De acuerdo con los planes o coberturas autorizados | X | X |
| 44 | Modalidad de la póliza o de contrato | 1 | Cuando en el campo 37 sea 1 o 3 deberá registrar: 1=Individual 2=Familiar 3=Colectivo Cuando en el campo 37 sea 2 deberá registrar: 4=Individual Hospitalaria 5=Individual Integral 6=Colectiva Hospitalaria 7=Colectiva Integral 8=Estudiantil | X | X |
| 45 | Fecha de finalización del Plan Voluntario de salud | Formato DD/MM/AAAA. Si está vigente la afiliación el campo vendrá vacío. | X vacío | X vacío | |
Si un afiliado tiene contratado más de un plan, se debe reportar un registro por cada uno de ellos. Para los contratos y planes vigentes, la estructura del reporte debe corresponder a la enunciada previamente, registrando la fecha de inicio de cobertura y dejando la fecha de finalización vacía.
Las entidades que ofrezcan Planes Voluntarios de Salud (PVS) que no reportaron información en los términos de la Resolución 2232 de 2015 deberán registrar la información para el cargue inicial, de pólizas o contratos suscritos desde el 10 de junio de 2011 y aquellos que a dicha fecha estuvieran vigentes.
Si la persona ha tenido Planes Voluntarios de Salud no consecutivas, estas deben ser reportadas en registros independientes. El campo 45 se debe reportar en el cargue inicial para contratos y planes no vigentes. Con posterioridad al cargue inicial, se deben reportar a través de la novedad N24.
1.3. Estructura del archivo de novedades
Aplica para todos los regímenes: Contributivo (EPS, EOC), Subsidiado (EPS, entidades territoriales), Especiales y de Excepción, el Inpec y para las entidades que ofrecen Planes Voluntarios de Salud.
Novedades de actualización de datos
Las entidades deben mantener actualizada la información de sus afiliados mediante el envío de novedades, reportando para ellas el código de la novedad y su fecha de inicio en la estructura de la Tabla 8. “Estructura del Archivo de Novedades”. Las novedades de actualización deben ser presentadas únicamente por las entidades que tienen el afiliado reportado al Administrador Fiduciario del Fosyga o la entidad que haga sus veces de acuerdo con los códigos de la tabla 10. “Códigos de Novedades”.
Las entidades deberán remitir las novedades de cada afiliado en el orden en que deben cargarse en la BDUA, BDEX o BDPVS con el fin de garantizar la consistencia de la información.
Tabla 9. Estructura del Archivo de Novedades
| Código | Nombre del Campo | Longitud | Valor permitido | Contributivo | Subsidiado | Excepción y Especial e Inpec | PVS |
| Consecutivo de la novedad | 8 | Consecutivo por archivo, iniciando en uno (1) | X | X | X | X | |
| 12 | Código de Entidad | 6 | X | X | X | X | |
| 1 | Tipo de documento afiliado | 2 | CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, CD, PA, AS (según el régimen que aplique) | X | X | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | X | X | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | X | X | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | X | X | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | X Vacío | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X | X | X |
| 9 | Código departamento | 2 | Codificación del DANE, según lugar de residencia. | X | X | X | X |
| 10 | Código municipio | 3 | Codificación del DANE, según lugar de residencia. | X | X | X | X |
| Código de la novedad | 3 | Tabla 10 “Código de Novedad” | X | X | X | X | |
| 32 | Fecha inicio de novedad | 10 | Formato DD/MM/AAAA Fecha en la cual aplica o se hace efectiva la novedad reportada. | X | X | X | X |
| Código | Nombre del Campo | Longitud | Valor permitido | Contributivo | Subsidiado | Excepción y Especial e Inpec | PVS |
| Nuevo valor 1 | Dependiendo del código de novedad, se deben registrar los nuevos valores, en el mismo orden en que aparecen en la tabla 10 “Códigos de Novedades”. | X Vacío | X Vacío | X Vacío | X Vacío | ||
| Nuevo valor 2 | X Vacío | X Vacío | X Vacío | X Vacío | |||
| Nuevo valor 3 | X Vacío | X Vacío | X Vacío | X Vacío | |||
| Nuevo valor 4 | X Vacío | X Vacío | X Vacío | X Vacío | |||
| Nuevo valor 5 | X Vacío | X Vacío | X Vacío | X Vacío | |||
| Nuevo valor 6 | X Vacío | X Vacío | X Vacío | X Vacío | |||
| Nuevo valor 7 | X Vacío | X Vacío | X Vacío | X Vacío | |||
Tabla 10. Códigos de novedades
Se deben diligenciar todos los campos en el orden establecido por esta tabla, estas novedades aplican para afiliados registrados en la BDUA, BDEX o BDPVS.
| Código de novedad | Descripción de la novedad | Orden de variables | Contributivo | Subsidiado | Excepción y Especial e Inpec | PVS | Observaciones |
| N01 | Actualización o corrección del tipo y número de identificación del afiliado y/o fecha de nacimiento. | 1,2,7,33 | X | X | X | X | Para actualización del tipo de documento y/o número de identificación y/o fecha de nacimiento del afiliado. Se deben reportar obligatoriamente los 4 campos. Si el tipo de actualización es una corrección, se puede aplicar también para identificaciones que no están vigentes y para afiliados en estado retirado o desafiliado. Para el caso en que el tipo y número de identificación se encuentre fallecido o cancelado en RNEC y los nombres y apellidos registrados en BDUA sean diferentes, podrá realizar esta novedad siempre y cuando la entidad cuente con los documentos de soporte vigentes de acuerdo a RNEC y los nombres y apellidos coincidan con la información de esta. Solo aplica para tipo de actualización del documento igual a 2. 1 = Tipo de documento del afiliado 2 = Número de identificación del afiliado 7 = Fecha de nacimiento del afiliado 33 = Tipo de actualización del documento. |
| N02 | Actualización o corrección de nombres del afiliado. | 5,6 | X | X | X | X | 5 = Primer nombre 6 = Segundo nombre |
| N03 | Actualización o corrección de apellidos del afiliado. | 3,4 | X | X | X | X | 3 = Primer apellido 4 = Segundo apellido |
| N04 | Actualización o cambio de municipio de afiliación en la misma entidad de salud | 9,10 | X | X | X | X | 9 = Departamento 10 = Municipio |
| N05 | Actualización o cambio de segundo cotizante a cotizante principal. | 15,16 | X | 15 y 16 =Tipo y número de identificación del cotizante principal con el cual se tiene inscrita en BDUA la relación familiar. | |||
| N06 | Adición de relación con un aportante o reactivación del afiliado en la misma entidad. | 17, 21, 22, 28 | X | Aplica únicamente para cotizantes. 17 =Tipo de cotizante 21=Tipo de documento del aportante 22 =Número de identificación del aportante 28 = Actividad Económica del afiliado. | |||
| Código de novedad | Descripción de la novedad | Orden de variables | Contributivo | Subsidiado | Excepción y Especial e Inpec | PVS | Observaciones |
| N07 | Inclusión de afiliado a un grupo familiar. Corrección de parentesco. Cambio de condición de beneficiario. | 15, 16, 18, 19, 20 | X | Aplica en régimen contributivo cuando: -- Un cotizante pasa a ser beneficiario o adicional o segundo cotizante de un grupo familiar dentro de la misma entidad. -- Un beneficiario o adicional o segundo cotizante cambia de grupo familiar dentro de la misma entidad de salud. Se debe tener en cuenta que si el afiliado es un cotizante principal, y tiene un grupo familiar vigente, esta novedad se glosará. 15, 16 = Tipo y número de documento del cotizante en estado ACTIVO al que se va a unir el afiliado. 18 = Tipo de afiliado: A, B y C 19 = Parentesco con el cotizante. 20 = Condición de discapacidad | |||
| N08 | Actualización o cambio de beneficiario o adicional a cotizante principal. Actualización o cambio de beneficiario cónyuge a segundo cotizante dentro del mismo grupo familiar. | 17, 21, 22, 28 | X | 17 = Tipo de cotizante. 21= Tipo de identificación del aportante 22 = Número de identificación del aportante 28 = Actividad económica del afiliado. | |||
| N09 | Retiro por muerte. | X | X | X | X | La fecha de Inicio de novedad que debe reportar la entidad es la fecha de defunción que reposa en los documentos soporte. Cuando el estado de la afiliación sea AF y sea necesario corregir la fecha de inicio del estado, se puede realizar a través de esta misma novedad, siempre y cuando la fecha de esta corresponda a la reportada por la RNEC o en su defecto por RUAF_ND (Nacimientos y Defunciones del Registro Único de Afiliados). Si el afiliado es cotizante principal, cabeza de familia o Titular, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades; de lo contrario, estos beneficiarios y/o adicionales quedarán en estado RETIRADO. | |
| N10 | Actualización de una relación laboral vigente: fecha vinculación aportante, actividad económica del afiliado y tipo de cotizante. | 21, 22, 17, 29, 28,17 | X | 21 =Tipo de identificación del aportante 22 =Número de identificación del aportante 17 = Tipo de cotizante actual 29 = Nueva fecha de vinculación al aportante 28 = Nueva actividad económica 17 = Nuevo tipo de cotizante. | |||
| N11 | Finalización de relación con un aportante. | 21, 22, 17 | X | 21 =Tipo de identificación del aportante 22 = Número de identificación del aportante 17 = Tipo de cotizante Si el cotizante es principal con grupo familiar vigente y sólo tiene esta relación con este aportante, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades; de lo contrario, esta novedad se glosará. | |||
| N12 | Actualización o cambio de condición de beneficiario mayor de 25 años | 20 | X | X | 20 = Condición de discapacidad | ||
| N13 | Novedad de retiro en BDUA. (Entidades territoriales, Departamentos que tienen a cargo corregimientos) | 39,41 | X | 39 = Causal de retiro del afiliado por parte del municipio, departamento (Causales 1, 2 y 4) 41 = Fecha fin del periodo solicitado, aplica solo para novedad retroactiva. | |||
| Código de novedad | Descripción de la novedad | Orden de variables | Contributivo | Subsidiado | Excepción y Especial e Inpec | PVS | Observaciones |
| N14 | Actualización o cambio de estado de afiliación | 14,39 | X | X | X | 14 = Estado de afiliación De AF a RE (siempre y cuando el tipo y número de documento NO se encuentre en estado fallecido o cancelado en RNEC) 39= Causales 5, 6, 7, 8 y 9 según corresponda Para el Régimen Contributivo: De AC a SU De cualquier estado a RE. Los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante. Para el Régimen Subsidiado y regímenes de Excepción e Inpec: el único cambio permitido es pasar el afiliado a estado RETIRADO (RE). | |
| N15 | Anulación de ingresos. (Entidades territoriales, departamentos con corregimientos a cargo y el Inpec) | X | Esta novedad solamente la reportarán las entidades territoriales, departamentos con corregimientos a cargo, en el respectivo proceso de actualización de BDUA. La anulación del ingreso se reportará para los afiliados que fueron ingresados a la BDUA de manera incorrecta por la EPS en los procesos del mismo mes del reporte. | ||||
| N16 | Activación del estado de afiliación cuando es igual a SU o RX | X | Si la activación es a un cotizante principal, los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante. | ||||
| N17 | Actualización de Sexo del afiliado | 8 | X | X | X | X | 8 = Sexo del afiliado. |
| N19 | Actualización de zona de afiliación | 11 | X | X | 11 = Zona de afiliación | ||
| N20 | Actualización de nivel Sisbén | 31 | X | 31 = Nivel Sisbén Esta novedad la reportan: las EPS, las entidades territoriales y los departamentos que tienen a cargo corregimientos. | |||
| N21 | Tipo de población especial del régimen subsidiado | 30 | X | 30 = Población especial del Régimen Subsidiado. Esta novedad la reportan: las EPS, las entidades territoriales y los departamentos que tienen a cargo corregimientos. | |||
| N24 | Cancelación de contrato o póliza. | 35 | X | 35 = Número de contrato o póliza | |||
| N25 | Actualización de IPS Primaria | 46 | X | X | 46 = IPS Primaria | ||
| N26 | Actualización del número de contrato o póliza. | 35,35 | X | Aplica solo para correcciones 35 = Número de contrato o póliza de salud actual 35 = Nuevo número de contrato o póliza | |||
| N27 | Actualización del tipo de contrato o póliza. | 35,37 | X | Aplica solo para correcciones 35 = Número de contrato o póliza de salud actual 37 = Tipo de contrato o póliza de salud nuevo | |||
| N28 | Actualización del código del plan o producto | 35,43,43 | X | Aplica solo para correcciones 35 = Número de contrato o póliza de salud actual 43 = Código del plan o producto 43 = Nuevo código del plan o producto | |||
| N29 | Actualización de la modalidad del PVS | 35,44 | X | Aplica solo para correcciones 35 = Número de contrato o póliza de salud actual 44 = Nueva modalidad de la póliza o del contrato | |||
| N30 | Reactivación de contrato. Debe reportarse para cada uno de los asegurados reactivados | 35 | X | 35= Número de contrato | |||
| N31 | Reactivación de afiliado en régimen subsidiado en la misma EPS. | 30, 31 | X | 30= Tipo de población especial del régimen subsidiado 31= Nivel Sisbén | |||
| Código de novedad | Descripción de la novedad | Orden de variables | Contributivo | Subsidiado | Excepción y Especial e Inpec | PVS | Observaciones |
| N32 | Conformación grupo familiar en régimen subsidiado Corrección de parentesco. Cambio de condición de beneficiario | 15, 16, 19, 20 | X | 15= Tipo de documento del cabeza de familia 16= Número de identificación del cabeza de familia 19=Parentesco con el cabeza de familia 20= Condición de discapacidad | |||
| N33 | Novedad de retiro retroactiva en la misma entidad | 39, 41 | X | 39= Causal 4 41 = Fecha fin del periodo solicitado | |||
| N34 | Novedad de actualización de tipo de reclusión | 1,2, 13, 48 | X | 1=Tipo de documento de la población del Inpec 2=Número de identificación de la población del Inpec 48=Tipo de prisión 13=Fecha inicio de novedad | |||
| N35 | Actualización o corrección fecha de afiliación. | 1,2,13 | X | X | X | X | Para actualización de la fecha de afiliación se deben reportar obligatoriamente los 4 campos. 1 = Tipo de documento del afiliado 2 = Número de identificación del afiliado 13 = Fecha de la afiliación y/o novedad. |
Cuando una entidad presente en un mismo período más de una novedad respecto de un afiliado, se deberá diligenciar un registro por cada novedad y se aplicarán en el orden que la entidad lo reporte teniendo en cuenta el campo “Consecutivo de la Novedad”.
1.3.1. Novedad retroactiva
La novedad retroactiva es aquella que se reporta para activar un periodo de afiliación, entendiendo por este, el comprendido entre una fecha de inicio y una fecha de finalización dentro de un mismo mes. No aplica para afiliaciones vigentes, es decir para periodos posteriores al último cambio de entidad o régimen. Para afiliaciones vigentes se debe utilizar la solicitud de traslado.
La novedad retroactiva no aplica cuando el afiliado se encuentre fallecido o se encuentre activo en la BDEX, para el periodo frente al cual se reporta esa novedad. Tampoco aplica para periodos en los cuales se haya efectuado liquidación de UPC en el régimen contributivo.
Asimismo, las EPS y entidades territoriales deberán aplicar según corresponda lo establecido en el artículo 13 de la presente resolución.
1.3.1.1. Novedad retroactiva régimen contributivo
Esta novedad la podrán presentar las EPS y EOC del Régimen Contributivo para afiliados, respecto de los cuales se cuente con el recaudo para el período de la novedad, con los soportes de la afiliación y que se haya garantizado el cumplimiento de lo previsto en el artículo 43 de la Ley 789 de 2002. Con el propósito de no afectar el estado actual de la afiliación consignada en la BDUA, sólo se activará y cerrará el período presentado de la afiliación para la EPS/EOC solicitante.
Se verificará con los períodos registrados en el Histórico de Afiliados Compensados (HAC) y en el Histórico de Afiliados Pagados en el Régimen Subsidiado (HAPS), que la cantidad de días solicitados sea menor o igual a los días no reconocidos en dicho período. En todo caso la liquidación de la UPC y demás recursos se realizará conforme a lo establecido en el artículo 16 de la Ley 1797 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya.
Estas novedades no realizarán actualizaciones a los datos personales del afiliado ni de identificaciones registrados en la BDUA, sin perjuicio de las validaciones que se efectúan en el proceso de giro y compensación.
Tabla 11. Estructura del archivo para la novedad retroactivaRégimen Contributivo
| Código | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Cotizante | Beneficiario |
| 12 | Código entidad que reporta la novedad | 6 | Como está actualmente en la BDUA | X | X |
| 82 | Serial BDUA | Número único asignado por la BDUA a cada afiliado | X | X | |
| 15 | Tipo de documento del Cotizante principal | 2 | RC, TI, CC, CD, CE, SC, PA (vacío para cotizante principal) | X Vacío | X |
| 16 | Número de identificación del Cotizante principal | 3 -16 | (vacío para cotizante principal) | X Vacío | X |
| 17 | Tipo de cotizante | 2 | Según glosario de campos | X | Vacío |
| 18 | Tipo de afiliado | 1 | C,B,A | X | X |
| Código | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Cotizante | Beneficiario |
| 19 | Parentesco con cotizante principal | 1 | 1,2,3,4,5,7,8,9 (Vacío cuando el afiliado es cotizante principal) (1 para el segundo cotizante del grupo familiar) | 1 o Vacío | X |
| 20 | Condición de discapacidad. | 1 | D1, D2, D3, D4, D5, D6 | X Vacío | X Vacío |
| 9 | Código departamento | 2 | Codificación DANE, según lugar de residencia. | X | X |
| 10 | Código municipio | 3 | Codificación DANE, según lugar de residencia. | X | X |
| 11 | Zona | 1 | U, R | X | X |
| 21 | Tipo de documento del Aportante | 2 | NI, CC, TI, SC, CE, CD, PA | X | Vacío |
| 22 | Número de identificación del Aportante | 3-11 | X | Vacío | |
| 28 | Actividad económica del afiliado | 4 | Tabla CIIU revisión 4 DANE (Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución) | X Vacío | Vacío |
| 40 | Fecha de inicio del periodo solicitado (solo novedad retroactiva) | 10 | Formato DD/MM/AAAA Corresponde a la fecha de inicio del periodo solicitado por la entidad | X | X |
| 41 | Fecha fin del periodo solicitado (solo novedad retroactiva) | 10 | Formato DD/MM/AAAA Corresponde a la fecha de fin del periodo solicitado por la entidad | X | X |
| 47 | Tipo de novedad retroactiva | 1 | 1, 2 | X | X |
Se debe enviar un registro por cada período sobre el cual se desea acceder a través de la novedad retroactiva. Ejemplo: Si se están presentando 2 períodos completos o parciales, se deben reportar 2 registros. Se debe generar un registro para cada uno de los afiliados por los cuales se desea aplicar la novedad retroactiva.
1.3.1.2. Novedad retroactiva - Régimen Subsidiado:
Esta novedad la podrán presentar las entidades del Régimen Subsidiado para afiliados respecto de los cuales se cuente con los soportes de la afiliación, se haya garantizado el acceso a los servicios de salud y se encuentre en estado retirado. Esta novedad no aplica cuando el afiliado se encuentre fallecido para el periodo frente al cual se solicita esa novedad. Asimismo, cuando el afiliado se encuentre activo en BDEX, para tal periodo. A fin de que no se afecte el estado actual de la afiliación consignada en la BDUA, sólo se activará y cerrará el período presentado de la afiliación para la EPS solicitante.
Se verificará con los períodos registrados en el Histórico de Afiliados Compensados (HAC) y en el Histórico de Afiliados Pagados en el Régimen Subsidiado (HAPS), que el número de días solicitados sea menor o igual a los días no reconocidos en dicho período. En todo caso, las UPC reconocidas no podrán corresponder a más de treinta (30) días.
Mediante la novedad retroactiva no se podrán realizar actualizaciones a los datos personales del afiliado ni de identificaciones registradas en la BDUA. La aplicación de estas novedades estará sujeta al marco legal vigente y aplicable para el proceso de Liquidación Mensual de Afiliados (LMA).
La Novedad N33 de retiro retroactivo la podrán presentar las entidades del Régimen Subsidiado para los períodos en los cuales la EPS determina que debe reintegrar recursos al Fosyga o la entidad que haga sus veces, solamente aplicará para 11 meses hacia atrás desde la fecha de reporte.
Tabla 12. Estructura del archivo para la novedad retroactiva Régimen Subsidiado
| Código | Nombre del Campo | Longitud permitida | Valor permitido | Obligatorio |
| 12 | Código entidad que reporta la novedad | 6 | Cómo está actualmente en BDUA | X |
| 82 | Serial BDUA | Serial con el cual se encuentra registrado el afiliado en la BDUA | X | |
| 9 | Código departamento | 2 | Codificación DANE, según lugar de residencia. | X |
| 10 | Código municipio | 3 | Codificación DANE, según lugar de residencia. | X |
| 11 | Zona | 1 | U,R | X |
| 30 | Tipo de Población Especial del Régimen Subsidiado | 2 | 1, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 23, 24 | X |
| 31 | Nivel Sisbén | 1 | 1, 2, 3, N | X |
| 34 | Etnia | 2 | 01, 02, 03, 04, 05 | X |
| 40 | Fecha de inicio del periodo solicitado (solo novedad retroactiva) | 10 | Formato DD/MM/AAAA Corresponde a la fecha de inicio del periodo solicitado por la Entidad | X |
| 41 | Fecha fin del periodo solicitado (solo novedad retroactiva) | 10 | Formato DD/MM/AAAA Corresponde a la fecha de fin del periodo solicitado por la Entidad | X |
2. REPORTE DE NOVEDADES DE TRASLADO ENTRE ENTIDADES O DE MOVILIDAD ENTRE REGÍMENES EN UNA MISMA EPS
A continuación se define la forma en que se aplicarán en la BDUA las novedades de traslados entre EPS o de movilidad entre regímenes en la misma EPS remitidas por las entidades.
La novedad de traslado se debe encontrar previamente soportada en las solicitudes y autorizaciones que deben realizar las entidades involucradas, de acuerdo con las normas vigentes que aplican a cada régimen. Por lo tanto, en ningún momento se releva a las entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación ni de proporcionar las aclaraciones pertinentes o el reporte de correcciones sobre los datos reportados para la actualización en la BDUA.
Tratándose de novedades de movilidad, no se requiere de autorización de la EPS teniendo en cuenta que el afiliado va a migrar de un régimen a otro dentro de la misma entidad, sin perjuicio de las demás validaciones de consistencia de la información a que haya lugar.
La novedad de movilidad debe reportarse en los archivos R1 o S1 según corresponda, para el efecto, el afiliado deberá estar activo en la BDUA. La novedad de movilidad reportada en la BDUA por la respetiva EPS, implica simultáneamente el retiro del régimen en el que viene activo el usuario y la activación del afiliado en el otro régimen.
2.1. Glosario de términos del módulo de actualización de traslados entre EPS o movilidad entre regímenes en la misma EPS
Entidad1: Es la entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado o movilidad. Esta Entidad dará la aceptación o negación a cada uno de los registros reportados tratándose de solicitudes de traslado.
Entidad2: Es la entidad que solicita el traslado o movilidad en BDUA a la Entidad1, en el archivo R1 o S1 según el régimen.
Traslado: Es la solicitud que la Entidad2 le realiza a la Entidad1 para trasladar uno o varios de sus afiliados.
Movilidad: Es la solicitud que la Entidad2 le realiza a la Entidad1, entendidas como una sola EPS-, para migrar a un afiliado de un régimen a otro.
Archivos R1, S1: Son los archivos con los registros de los afiliados que la Entidad2 le solicita a la Entidad1.
Archivos R2, S2: Son los archivos con los registros de los afiliados que remite el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, a la Entidad1 como solicitud del traslado en BDUA.
Archivos R3, S3: Son los archivos con los registros inconsistentes que remite El Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces a la Entidad2, en caso de encontrarse glosas en la verificación del registro del afiliado en la BDUA.
Archivos R4, S4: Son los archivos con los registros de respuesta de aceptación o negación a la solicitud de traslado, enviado por la Entidad1 al Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces.
Archivos R5, S5: Son los archivos con los registros de resultado que entrega el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, a la Entidad2. Estos archivos contienen registros con los traslados efectivamente actualizados en la BDUA y los registros de traslados que no fueron aceptados por parte de la Entidad1.
Archivos R6, S6: Son los archivos con los registros de resultado que entrega el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces a la Entidad2, los cuales contienen los traslados aprobados por la Entidad 1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio.
Fecha de afiliación a la entidad: Es la fecha en la cual el afiliado suscribió el formulario de afiliación y traslado ante la Entidad, o fecha en la cual inicia la movilidad en los términos del artículo 2.1.3.1 del Decreto 780 de 2016.
Semana de proceso BDUA: Corresponde a la semana del mes que tenga como mínimo 4 días hábiles del mes y se denomina así por cuanto en dicha semana se realizarán los procesos de actualización de la BDUA.
2.2. Proceso de actualización de novedades de traslado entre EPS o de movilidad entre regímenes en la misma EPS
Solicitud de traslado o de movilidad de la Entidad2 a La Entidad1. En la “Semana de Proceso BDUA” la solicitud de traslado o movilidad la debe remitir la Entidad2 al Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, en el archivo R1 o S1 según el régimen.
Para que sea efectivo el traslado de un afiliado entre diferentes EPS independientemente del régimen que administren, deben surtirse los procedimientos de solicitud y autorización del traslado, por parte de las entidades involucradas, para lo cual deben reportarse las novedades correspondientes al Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces (R1/S1 y R4/S4).
Cuando un afiliado migre del régimen subsidiado al contributivo, en virtud de la novedad de movilidad, la Entidad 2 podrá solicitar, previo requerimiento del cotizante, a través de la novedad de traslado, a los beneficiarios de que tratan el artículo 2.1.3.6 del Decreto 780 de 2016 cuando los mismos se encuentren afiliados en otras Entidades Promotoras de Salud. Lo anterior, con el fin de unificar el grupo familiar.
2.2.1. Actividades a realizar por el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces con los Archivos R1 y S1.
El Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces remite a la Entidad2, el archivo R3 o S3 según al régimen correspondiente con la respuesta de los registros que no cruzaron con BDUA y/o los registros que fueron glosados por alguna inconsistencia.
El Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, enviará a la Entidad1 el archivo R2 o S2 según el régimen con los registros de afiliados que no fueron glosados por ninguna inconsistencia y que están siendo solicitados por la Entidad2. El envió de los archivos R3, S3 y R2, S2 se realizará en la fecha definida en el calendario establecido para la entrega de los resultados.
2.2.2. Actividades a realizar por la Entidad1 con el Archivo R2 o S2:
El último día hábil de la “Semana de Proceso BDUA”, exceptuando la última “Semana de Proceso BDUA” del mes, la Entidad1 enviará al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, el Archivo R4 o S4 según corresponda, con la respuesta y la causal de aceptación o negación, a la solicitud de traslado hecha por la Entidad2, de acuerdo con los códigos descritos en este anexo.
2.2.3. Actividades del Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, con los archivos R4 y S4
El Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, el último día de la “Semana de Proceso BDUA”, exceptuando la última “Semana de Proceso BDUA” del mes, procederá a validar y actualizar en la BDUA las novedades de traslado que fueron aprobados por la Entidad1, con base en la información solicitada en el archivo R1 o S1 según régimen, e informará a la Entidad2 en el archivo R5, S5 la respuesta a la solicitud dada por la Entidad1, siempre y cuando la aplicación de dicha solicitud haya cumplido con las validaciones definidas en los archivos R4, S4.
Los registros aprobados por la Entidad1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la Entidad2 en el archivo R6 o S6, según el régimen que corresponda. Este envío se realizará en el día programado para la entrega dentro de calendario de validación BDUA.
2.3. Reglas generales para la aplicación de las novedades de traslado entre EPS o de movilidad entre la misma EPS
Este proceso se utiliza para reportar las novedades de traslado o de movilidad, efectuadas por las diferentes EPS, de conformidad con las normas vigentes que regulan el tema. Cuando cumplan con las condiciones de validación, se aplicarán en la BDUA en el mismo proceso que se reporta.
El Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, determinará si es procedente aplicar en la BDUA la causal de negación del traslado correspondiente a: “El afiliado tiene menos del tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual” según el marco legal vigente y aplicable. En los casos en que determine que no es procedente aplicar esta causal de negación, el traslado quedará aprobado en la BDUA.
El Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces dará como aceptada la solicitud de traslado de aquellos afiliados que fueron enviados en el archivo R2 o S2 según el régimen y que la Entidad1 no les dio respuesta en el archivo R4 o S4 y por tanto procederá a actualizar la novedad de traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la Entidad1 en el archivo R4 o S4 para los registros que resulten glosados.
El reporte de novedades de traslado realizado para la actualización de la BDUA, se puede aplicar entre las Entidades, independientemente del régimen y el estado de afiliación en el cual se encuentre el afiliado en la BDUA, con excepción de los afiliados se encuentren fallecidos o en estado activo en la BDEX.
El reporte de la novedad de movilidad aplica solo respecto de los afiliados que se encuentren en estado activo en la BDUA y que cumplan las condiciones establecidas en el Decreto 780 de 2016 o la norma que lo modifique o sustituya.
En aquellos casos donde el cotizante solicite un traslado de EPS y se encuentre en un periodo de licencia de maternidad, paternidad o incapacidad por enfermedad general, la efectividad del traslado se aplicará en los términos establecidos en el Decreto 780 de 2016 o la norma que lo modifique o sustituya.
Los afiliados que sean devueltos en el archivo R3 o S3 no ingresarán al módulo de traslados, el registro del afiliado quedará como se encontraba en la BDUA antes de la solicitud, por lo que deberá realizarse nuevamente el trámite de traslado en el siguiente proceso de BDUA.
Las novedades de traslado o de movilidad solo aplicarán por parte de las entidades solicitantes frente a la última entidad que registró la afiliación en la BDUA.
2.4. Estructura de los archivos para el proceso de traslado entre EPS o movilidad de Régimen en la misma EPS
2.4.1. Régimen Contributivo:
ARCHIVO R1
| Código | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Cotizante | Beneficiario |
| 72 | Código entidad que solicita el traslado o movilidad | 6 | Código de la entidad que solicita el traslado o movilidad | X | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | Como está actualmente en BDUA | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 20 | Como está actualmente en BDUA | X | X |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | Como está actualmente en BDUA | X | X |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | Como está actualmente en BDUA | X Vacío | X Vacío |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | Como está actualmente en BDUA | X | X |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | Como está actualmente en BDUA | X Vacío | X Vacío |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Como está actualmente en BDUA | X | X |
| Código | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Cotizante | Beneficiario |
| 8 | Sexo del afiliado | 1 | Como está actualmente en BDUA | X | X |
| 74 | Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado | 6 | Como está actualmente en BDUA | X | X |
| 70 | Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado | 8 | Consecutivo interno de la entidad | X | X |
| 76 | Tipo de traslado | 1 | 0, 1, 2, 3, 4 | X | X |
| 15 | Tipo de documento del cotizante principal | 2 | RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD (Vacío cuando el afiliado es cotizante principal) | X Vacío | X |
| 16 | Número de identificación del cotizante principal | 3-16 | (vacío para cotizante principal) | X Vacío | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3 - 16 | * Datos actualizados del afiliado | X | X |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | * Datos actualizados del afiliado | X | X |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | * Datos actualizados del afiliado | X Vacío | X Vacío |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | * Datos actualizados del afiliado | X | X |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | * Datos actualizados del afiliado | X Vacío | X Vacío |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | * Datos actualizados del afiliado | X | X |
| 8 | Sexo del afiliado | 1 | * Datos actualizados del afiliado | X | X |
| 17 | Tipo de cotizante | 2 | Según glosario de campos | X | Vacío |
| 18 | Tipo de afiliado | 1 | C,B,A | X | X |
| 19 | Parentesco con cotizante principal | 1 | 1,2,3,4,5,7,8,9 (vacío para cotizante principal) (1 para el segundo cotizante del grupo familiar) | 1 o Vacío | X |
| 20 | Condición de discapacidad | 1 | D1, D2, D3, D4, D5, D6 | Vacío | X Vacío |
| 9 | Código departamento | 2 | Codificación del DANE, según lugar de residencia. | X | X |
| 10 | Código municipio | 3 | Codificación del DANE, según lugar de residencia. | X | X |
| 11 | Zona | 1 | U, R | X | X |
| 13 | Fecha de afiliación a la EPS o EOC, o fecha de movilidad. | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 21 | Tipo de documento del aportante | 2 | NI, CC, TI, SC, CE, CD, PA | X | Vacío |
| 22 | Número de identificación del aportante | 3-11 | X | Vacío | |
| 28 | Actividad económica del afiliado | 4 | Tabla CIIU revisión 4 DANE (Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución ) | X Vacío | Vacío |
ARCHIVO R2
| Código | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Cotizante | Beneficiario |
| 82 | Serial BDUA | X | X | ||
| 72 | Código de la entidad que solicita el traslado | 6 | Código de la entidad que solicita el traslado | X | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 13 | Fecha de afiliación a la entidad que solicita | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 77 | Fecha de inicio de compensación de la entidad que lo solicita | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 15 | Tipo de documento del cotizante principal | 2 | (Vacío para cotizante principal) | X Vacío | X |
| 16 | Número de identificación cotizante principal | 3-16 | (Vacío para cotizante principal) | X Vacío | X |
| 19 | Parentesco con cotizante principal | 1 | (Vacío cuando el afiliado es cotizante principal) | X Vacío | X |
| 9 | Código departamento | 2 | Codificación del DANE, según lugar de residencia. | X | X |
| 1 | Código municipio | 3 | Codificación del DANE, según lugar de residencia. | X | X |
ARCHIVO R3 y R6
| Código | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Cotizante | Beneficiario |
| 72 | Código entidad que solicita el traslado | 6 | Código de la entidad que solicita el traslado | X | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 8 | Sexo del afiliado | 1 | M, F | X | X |
| 74 | Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado | 6 | Código de la entidad a la cual se le solicita el traslado | X | X |
| 70 | Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado | 8 | Consecutivo interno de la entidad | X | X |
| 76 | Tipo de traslado | 1 | 0, 1, 2 | X | X |
| 15 | Tipo de documento del cotizante principal | 2 | RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD (vacío para cotizante principal) | X Vacío | X |
| 16 | Número de identificación del cotizante principal | 3-16 | (vacío para cotizante principal) | X Vacío | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 8 | Sexo del afiliado | 1 | M, F | X | X |
| 17 | Tipo de cotizante | 2 | Según glosario de campos | X | X |
| 18 | Tipo de afiliado | 1 | C, B, A | X | X |
| 19 | Parentesco con cotizante principal | 1 | 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 9 (vacío para cotizante principal) (1 para el segundo cotizante del grupo familiar) | 1 Vacío | X |
| 20 | Condición de discapacidad | 1 | D1, D2, D3, D4, D5, D6 | Vacío | X Vacío |
| 9 | Código departamento | 2 | Codificación del DANE, según lugar de residencia. | X | X |
| 10 | Código municipio | 3 | Codificación del DANE, según lugar de residencia. | X | X |
| 11 | Zona | 1 | U, R | X | X |
| 13 | Fecha de afiliación a la EPS o EOC. | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 21 | Tipo de documento del aportante | 2 | NI, CC, TI, SC, CE, CD, PA | X | Vacío |
| 22 | Número de identificación del aportante | 3-11 | X | Vacío | |
| 28 | Actividad económica del afiliado | 4 | Tabla CIIU revisión 4 DANE (Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución) | X Vacío | Vacío |
| 80 | Código de la glosa traslado | 6 | X | X | |
ARCHIVO R4
| Código | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Cotizante | Beneficiario |
| 82 | Serial BDUA | X | X | ||
| 72 | Código entidad que solicita el traslado | 6 | Código de la entidad que solicita el traslado | X | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | X | |
| 71 | Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado | 8 | Consecutivo interno de la entidad | X | X |
| 81 | Aprobación o negación del traslado | 1 | 1, 0 | X | X |
| Código | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Cotizante | Beneficiario |
| 78 ó 79 | Causal de aceptación del traslado o negación del traslado | 2 | 1, 3, 4, 7, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17 | X | X |
| 1, 5, 7, 8, 9, 10 | |||||
| 84 | Fecha factible de aprobación del traslado | 10 | Se diligencia para causal de negación 7. | X Vacío | X Vacío |
ARCHIVO R5
| Código | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Cotizante | Beneficiario |
| 82 | Serial BDUA | X | X | ||
| 72 | Código de la entidad que solicita el traslado | 6 | Código de la entidad que solicita el traslado | X | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | X | |
| 74 | Código de la entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado | 6 | Código de la entidad a la cual se le solicita el traslado | X | X |
| 70 | Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado | 8 | Consecutivo interno de la entidad | X | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | X | |
| 71 | Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado | 8 | Consecutivo interno de la entidad | X | X |
| 81 | Aprobación o negación del traslado | 1 | 1, 0 | X | X |
| 78 ó 79 | Causal de aceptación del traslado o negación del traslado | 2 | 1, 3, 4, 7, 10, 11, 12, 13,14,15,16,17 | X | X |
| 1, 5, 7, 8, 9, 10 | |||||
| 84 | Fecha factible de aprobación del traslado | 10 | Se diligencia para causal de negación 7. | X | X |
2.4.2. Régimen Subsidiado
ARCHIVO S1
| Código | Nombre del campo | Longitud permitida | Valor permitido | Cabeza de familia | Beneficiario |
| 72 | Código entidad que solicita el traslado o movilidad | 6 | Código de la entidad que solicita el traslado o la movilidad | X | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | Como está actualmente en BDUA | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 20 | Como está actualmente en BDUA | X | X |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | Como está actualmente en BDUA | X | X |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | Como está actualmente en BDUA | X Vacío | X Vacío |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | Como está actualmente en BDUA | X | X |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | Como está actualmente en BDUA | X Vacío | X Vacío |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Como está actualmente en BDUA | X | X |
| 8 | Sexo del afiliado | 1 | Como está actualmente en BDUA | X | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | Dato actualizado del afiliado | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | Dato actualizado del afiliado | X | X |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | Dato actualizado del afiliado | X | X |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | Dato actualizado del afiliado | X Vacío | X Vacío |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | Dato actualizado del afiliado | X | X |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | Dato actualizado del afiliado | X Vacío | X Vacío |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Dato actualizado del afiliado | X | X |
| 8 | Sexo del afiliado | 1 | Dato actualizado del afiliado | X | X |
| 9 | Código departamento | 2 | Codificación DANE, según lugar de residencia. | X | X |
| 10 | Código municipio | 3 | Codificación DANE, según lugar de residencia. | X | X |
| 11 | Zona | 1 | U, R | X | X |
| 13 | Fecha de la afiliación y/o novedad | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 30 | Tipo de población especial del régimen subsidiado | 2 | 1, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 23 | X | X |
| Código | Nombre del campo | Longitud permitida | Valor permitido | Cabeza de familia | Beneficiario |
| 31 | Nivel Sisbén | 1 | 1, 2, 3, N (N no aplica para tipo de población 5) | X | X |
| 76 | Tipo de traslado | 1 | 0,1,2,3,4 | X | X |
| 15 | Tipo de documento del cabeza de familia | 2 | (Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia) | X Vacío | X Vacío |
| 16 | Número de identificación del cabeza de familia | 3-16 | (Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia) | X Vacío | X Vacío |
| 19 | Parentesco con el cabeza de familia | 1 | (Vacío cuando el afiliado es cotizante principal) | X Vacío | X Vacío |
ARCHIVO S2
| Código | Nombre del Campo | Longitud | Valor permitido | Cabeza de familia | Beneficiario |
| 82 | Serial BDUA | X | X | ||
| 72 | Código entidad que solicita el traslado | 6 | Código de la entidad que solicita el traslado | X | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 9 | Código departamento | 2 | Codificación DANE, según lugar de residencia. | X | X |
| 10 | Código municipio | 3 | Codificación DANE, según lugar de residencia. | X | X |
| 13 | Fecha de afiliación a la entidad que solicita | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 83 | Fecha de inicio de apropiación de UPC de la entidad que lo solicita | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 15 | Tipo de documento del cabeza de familia | 2 | (Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia) | X Vacío | X Vacío |
| 16 | Número de identificación del cabeza de familia | 3-16 | (Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia) | X Vacío | X Vacío |
| 19 | Parentesco con el cabeza de familia | 1 | (Vacío cuando el afiliado es cotizante principal) | X Vacío | X Vacío |
| 9 | Código departamento | 2 | Codificación del DANE | X | X |
| 10 | Código municipio | 3 | Codificación del DANE | X | X |
ARCHIVO S3 Y S6
| Código | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Requerido |
| 72 | Código entidad que solicita el traslado | 6 | Código de la entidad que solicita el traslado | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X |
| 8 | Sexo del afiliado | 1 | M, F | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | |
| Código | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Requerido |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X |
| 8 | Sexo del afiliado | 1 | M, F | X |
| 9 | Código departamento | 2 | Codificación DANE, según lugar de residencia. | X |
| 10 | Código municipio | 3 | Codificación DANE, según lugar de residencia. | X |
| 11 | Zona | 1 | U, R | X |
| 13 | Fecha de afiliación a la EPS | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X |
| 30 | Tipo de población especial del régimen subsidiado | 2 | 1, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 23, 24 | X |
| 31 | Nivel Sisbén | 1 | 1, 2, 3, N (N no aplica para tipo de población 5 del Campo 30 del Glosario) | X |
| 76 | Tipo de traslado | 1 | 0,1,2,3,4 | X |
| 80 | Código de Glosa traslado | 6 | X | |
ARCHIVO S4
| Código | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Requerido |
| 82 | Serial BDUA | X | ||
| 72 | Código Entidad que solicita el traslado | 6 | Código de la Entidad que solicita el traslado | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | |
| 81 | Aprobación o negación del traslado | 1 | 1, 0 | X |
| 78 ó 79 | Causal de aceptación del traslado o negación del traslado | 2 | 1, 3, 4, 7, 10, 12, 13, 14, 15, 16 y 17 | X |
| 1, 5, 7 y 10 | ||||
| 84 | Fecha factible de aprobación del traslado | 10 | Se diligencia para causal de negación 7. | X Vacío |
ARCHIVO S5
| Código | Nombre del campo | Longitud | Valor permitido | Requerido |
| 82 | Serial BDUA | X | ||
| 72 | Código entidad que solicita el traslado | 6 | Código de la entidad que solicita el traslado | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | |
| 74 | Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado | 6 | Código de la entidad a la cual se le solicita el traslado | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | |
| 81 | Aprobación o negación del traslado | 1 | 1, 0 | X |
| 78 ó 79 | Causal de aceptación del traslado o negación del traslado | 2 | 1, 3, 4, 7, 10, 12, 13, 14, 15, 16 y 17 | X |
| 1, 5, 7 y 10 | ||||
| 84 | Fecha factible de aprobación del traslado | 10 | Se diligencia para causal de negación 7. | X Vacío |
3. GLOSARIO DE CAMPOS
El siguiente glosario contiene los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, para la actualización de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA).
Definiciones para el uso apropiado de las variables
Código: En este campo se registra el consecutivo asignado en este anexo a cada variable.
Nombre del campo: Corresponde a la descripción de la variable.
Longitud del campo: Es el tamaño máximo que puede tener el dato o según las especificaciones individuales del mismo.
Valores permitidos: En este campo se registran los valores aceptados para cada variable.
Régimen: Indica el régimen al que aplica la variable a utilizar: Contributivo –C-, Subsidiado –S-, Excepción y Especial e Inpec–E-.
PVS: Planes Voluntarios de Salud.
RNEC: Registraduría Nacional del Estado Civil.
BDPVS: Base de datos de referencia para Planes Voluntarios de Salud.
BDEX: Base de datos de referencia para afiliaciones de los regímenes especiales y de excepción.
TABLA 14. Glosario de campos de archivos maestros y de novedades
| Código | Nombre del campo | Longitudes | Valores permitidos | Régimen o PVS | ||||
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | CN | Certificado de Nacido Vivo -DANE | C | S | E | P |
| MS | Menor sin documento de Identificación | S | ||||||
| RC | Registro civil de nacimiento expedido por RNEC | C | S | E | P | |||
| TI | Tarjeta de identidad expedida por RNEC | C | S | E | P | |||
| CC | Cédula de ciudadanía expedida por RNEC | C | S | E | P | |||
| CE | Cédula de extranjería | C | S | E | P | |||
| SC | Salvoconducto de permanencia. | C | S | E | P | |||
| PA | Pasaporte expedido por el país de origen sólo para extranjeros. | C | S | E | P | |||
| CD | Carné diplomático. | C | P | |||||
| AS | Adulto sin documento de identificación. | S | ||||||
| 6 | Numérico | S | ||||||
| MS | 10 o 12 | Para los casos excepcionales que establece la presente resolución | S | |||||
| CN | 9 | Longitud permitida para Certificado Nacido vivo. | C | S | E | P | ||
| 11 | Longitud y tipo de dato permitido para Registro Civil asignado por la RNEC. | C | S | E | P | |||
| RC | 10 | |||||||
| 10 | Longitud y tipo de dato permitido para Tarjeta de Identidad asignada por la RNEC. | C | S | E | P | |||
| TI | 11 | |||||||
| CC | 3-10 | Longitud y tipo de dato permitido para Cédula de ciudadanía asignada por la RNEC. | C | S | E | P | ||
| CE | 3-6 | Longitud y tipo de dato permitido para extranjeros mayores de 7 años residentes en Colombia con Cédula de Extranjería expedida por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad que haga sus veces. | C | S | E | P | ||
| SC | 9 | Salvoconducto Migración Colombia | C | S | E | P | ||
| PA | 3-16 | Longitud y tipo de dato permitido | C | S | E | P | ||
| AS | 6 | Para los casos excepcionales que establece la presente resolución | S | |||||
| 10 | S | |||||||
| CD | 3- 11 | Expedidos por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad que haga sus veces. | C | P | ||||
| 3 | Primer apellido el afiliado | 20 | En mayúsculas | C | S | E | P | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | En mayúsculas | C | S | E | P | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | En mayúsculas | C | S | E | P | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | En mayúsculas | C | S | E | P | |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | C | S | E | P | |
| 8 | Sexo del afiliado | 1 | M | Masculino | C | S | E | P |
| F | Femenino | C | S | E | P | |||
| 9 | Código del departamento | 2 | Codificación DANE | C | S | E | P | |
| 10 | Código del municipio | 3 | Codificación DANE | C | S | E | P | |
| 11 | Zona | 1 | U | Urbana | C | S | P | |
| R | Rural | C | S | P | ||||
| 12 | Código de la entidad | 6 | Código de la EPS o EOC o EPS-S, códigos de entidades de régimen de Excepción y Especial, Entidades de Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec). | C | S | E | P | |
| 13 | Fecha de la afiliación y/o novedad. (para régimen contributivo y subsidiado corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación) | 10 | Formato DD/MM/AAAA | C | S | E | P | |
| 14 | Estado actual de la afiliación | 2 | AC | Activo | C | S | E | P |
| RE | Retirado – Terminación de la inscripción en una EPS | C | S | E | P | |||
| AF | Desafiliado por fallecimiento | C | S | E | P | |||
| SM | Suspensión por mora Numeral 1 art. 2.1.3.15 y 2.1.3.16 Decreto 780 de 2016. | C | S | |||||
| PL | Protección Laboral | C | ||||||
| SD | Suspensión por falta de documentos - Numeral 2 Art. 2.1.3.15 Decreto 780 de 2016 | C | S | |||||
| 15 | Tipo de documento del cotizante principal o cabeza de familia o titular | 2 | CN | Certificado De Nacido Vivo -DANE | S | |||
| RC | Registro civil de nacimiento expedido por RNEC | C | S | E | P | |||
| TI | Tarjeta de identidad expedida por RNEC | C | S | E | P | |||
| CC | Cédula de ciudadanía expedida por RNEC | C | S | E | P | |||
| Código | Nombre del campo | Longitudes | Valores permitidos | Régimen o PVS | ||||
| CD | Carné diplomático expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores o la entidad que haga sus veces. | C | P | |||||
| CE | Cédula de extranjería | C | S | E | P | |||
| SC | Salvoconducto de permanencia. | C | S | E | P | |||
| PA | Pasaporte expedido por el país de origen sólo para extranjeros | C | S | E | P | |||
| MS | Menor sin documento de Identificación | S | ||||||
| AS | Adulto sin documento de identificación. | S | ||||||
| 16 | Número de identificación del cotizante principal, cabeza de familia o titular | 3-16 | Longitudes según el tipo de documento. Ver especificación del campo 2 de esta tabla | C | S | E | P | |
| 17 | Tipo de cotizante | 2 | 1 | Dependiente | C | |||
| 2 | Empleada doméstica | C | ||||||
| 3 | Independiente | C | ||||||
| 4 | Madre comunitaria o sustituta | C | ||||||
| 10 | Pensionado | C | ||||||
| 11 | Pensionado por sustitución | C | ||||||
| 12 | Aprendices en etapa electiva | C | ||||||
| 15 | Desempleado con subsidio caja de compensación familiar – Protección al cesante | |||||||
| 16 | Independiente agremiado | C | ||||||
| 17 | Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBC | C | ||||||
| 18 | Afiliados con requisitos cumplidos para pensión | C | ||||||
| 19 | Aprendices en etapa productiva | C | ||||||
| 20 | Estudiantes régimen especial (Ley 789/02) | C | ||||||
| 21 | Estudiantes de posgrado en salud | C | ||||||
| 31 | Cooperados, precooperativas de trabajo asociado | C | ||||||
| 44 | Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración mayor o igual a un mes. | C | ||||||
| 45 | Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración menor a un mes. | C | ||||||
| 47 | Trabajador dependiente con aportante beneficiario del Sistema General de Participaciones (SGP). | C | ||||||
| 48 | Cotizante dependiente, con aportante beneficiario Ley Primer Empleo. (Ley 1429/2011) | C | ||||||
| 52 | Beneficiario del mecanismo de protección al cesante | C | ||||||
| 56 | Prepensionado independiente para garantizar continuidad del aseguramiento durante el trámite pensional (artículo 2.1.8.4 Decreto 780 de 2016) | C | ||||||
| 18 | Tipo de afiliado o asegurado | 1 | C | Cotizante | C | E | ||
| F | Cabeza de familia | S | ||||||
| B | Beneficiario o asegurado | C | S | E | P | |||
| A | Adicional | C | ||||||
| T | Titular según corresponda | E | ||||||
| S | Titular principal (asegurado) | P | ||||||
| 19 | Parentesco con cotizante principal, titular o asegurado principal | 1 | 1 | Cónyuge o compañero(a) permanente | C | S | E | |
| 2 | Hijos del cotizante o de la compañero(a) permanente, menores de veinticinco años de edad que dependen económicamente del cotizante o los menores de 18 años entregados en custodia legal (numeral 9 artículo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016) | C | S | E | ||||
| 4 | Hijos de beneficiarios menores de 25 años o con incapacidad permanente (únicamente nietos del cotizante, cabeza de familia o titular hasta que el beneficiario conserve tal condición) (numeral 3 artículo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016) | C | S | E | ||||
| 9 | Hijos del cotizante o de la compañero(a) permanente, de cualquier edad si tienen incapacidad permanente y depende económicamente del cotizante, cabeza de familia o titular (numeral 4 artículo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016) | C | S | E | ||||
| 5 | Hasta tercer grado de consanguinidad - Hijos de menores de 25 años o cualquier edad con incapacidad permanente, que por fallecimiento de los padres, perdida de patria potestad o ausencia de estos que dependan económicamente del cotizante, cabeza de familia o titular. (hermanos, tíos y sobrinos) (numeral 7 artículo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016) | C | S | E | ||||
| 3 | Padre o madre del cotizante, cabeza de familia o titular en caso de ausencia de cónyuge o hijos. (numeral 8 artículo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016) | C | S | E | ||||
| 7 | Padres que dependan económicamente de alguno de los cónyuges o compañero(a) permanente del cotizante, cuando ambos cotizan, cabeza de familia o titular. (artículo 2.1.4.3 Decreto 780 de 2016) | C | S | E | ||||
| 8 | Afiliado adicional (hasta cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad). (artículo 2.1.4.5 Decreto 780 de 2016) | C | ||||||
| Código | Nombre del campo | Longitudes | Valores permitidos | Régimen o PVS | ||||
| 20 | Condición de discapacidad | 2 | D1 | Discapacidad Física temporal | C | S | ||
| D2 | Discapacidad Neurosensorial temporal | C | S | |||||
| D3 | Discapacidad Mental temporal | C | S | |||||
| D4 | Discapacidad Física Permanente | C | S | |||||
| D5 | Discapacidad Neurosensorial permanente | C | S | |||||
| D6 | Discapacidad Mental permanente | C | S | |||||
| 21 | Tipo de identificación del aportante | 2 | NI | Número de Identificación Tributaria | C | |||
| CC | Cédula de ciudadanía | C | ||||||
| TI | Tarjeta de Identidad | C | ||||||
| SC | Salvoconducto de permanencia | C | ||||||
| CE | Cédula de extranjería | C | ||||||
| PA | Pasaporte | C | ||||||
| CD | Carnet Diplomático | C | ||||||
| 22 | Número de identificación del aportante | 3-11 | Sin guiones, ni puntos, ni caracteres especiales, sin espacios, sin el digito de verificación, para el tipo de documento NI | C | ||||
| 23 | Digito de verificación | 1 | Numérico | C | ||||
| 24 | Nombre o razón social del aportante | 150 | Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes Independientes que son Aportantes. Los caracteres especiales permitidos (comilla doble (”), comilla sencilla o apóstrofo ('), slash (/), punto (.), signo de pesos ($), menos (-), paréntesis abriendo ((), paréntesis cerrando ()), pipe (|)) y backslash (\) | C | ||||
| 25 | Tipo de aportante | 2 | Según la tabla de aportantes establecida para la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) | C | ||||
| 26 | Sector del aportante | 1 | 1 | Público | C | |||
| 2 | Privado | C | ||||||
| 3 | Mixto | C | ||||||
| 28 | Actividad económica | 4 | Según Tabla CIIU revisión 4 DANE | C | ||||
| 29 | Fecha de vinculación al aportante | 10 | Formato DD/MM/AAAA | C | ||||
| 30 | Tipo de población especial del régimen subsidiado. | 2 | 1 | Habitante de la calle | S | |||
| 2 | Población infantil abandonada a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar | S | ||||||
| 4 | Creador o gestor cultural | S | ||||||
| 5 | Población con Sisbén | S | ||||||
| 6 | Menores desvinculados del conflicto armado bajo la protección del ICBF | S | ||||||
| 8 | Población desmovilizada y/o miembros del grupo armado ilegal que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacional | S | ||||||
| 9 | Víctimas del conflicto armado interno | S | ||||||
| 10 | Población infantil vulnerable bajo protección de instituciones diferentes al ICBF | S | ||||||
| 11 | Programa en protección a testigos | S | ||||||
| 12 | Población en centros psiquiátricos | S | ||||||
| 13 | Población rural migratorio | S | ||||||
| 14 | Población reclusa a cargo de la entidad territorial | S | ||||||
| 15 | Población rural no migratoria | S | ||||||
| 16 | Adulto mayor en centros de protección | S | ||||||
| 17 | Comunidades indígenas | S | ||||||
| 18 | Rrom (Gitano) | S | ||||||
| 22 | Personas en prisión domiciliaria a cargo del Inpec. | S | ||||||
| 23 | Personas que dejen de ser madres comunitarias. | S | ||||||
| 24 | Migrantes colombianos repatriados, que han retornado voluntariamente al país, o han sido deportados o expulsados de territorio extranjero | S | ||||||
| 25 | Adolescentes y jóvenes a cargo del ICBF en el sistema de responsabilidad penal para adolescentes | S | ||||||
| 26 | Miembros de los grupos armados al margen de la ley que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacional | S | ||||||
| 31 | Nivel Sisbén | 1 | 1 | Nivel I | S | |||
| 2 | Nivel II | S | ||||||
| 3 | Nivel III | |||||||
| N | Población especial (si marca este campo es obligatorio diligenciar el campo 30) | S | ||||||
| 32 | Fecha de inicio de novedad | 10 | Formato DD/MM/AAAA | C | S | E | P | |
| 33 | Tipo de actualización del documento de identidad | 1 | 0 | Evolución del tipo del documento | C | S | E | P |
| 1 | Corrección del documento de identidad | C | S | E | P | |||
| 2 | Corrección del documento de identidad cuando tipo y número de documento se encuentra fallecido en RNEC. | C | S | E | ||||
| 34 | Etnia | 2 | 01 | Indígenas | C | S | ||
| 02 | Rrom (Gitano) | C | S | |||||
| 03 | Raizal (San Andrés y Providencia) | C | S | |||||
| 04 | Palenquero de San Basilio de Palenque | C | S | |||||
| 05 | Negro(a) o afrocolombiano(a). | C | S | |||||
| Código | Nombre del campo | Longitudes | Valores permitidos | Régimen o PVS | ||||
| 35 | Número de póliza o contrato plan voluntario de salud | 20 | P | |||||
| 36 | Fecha de inicio de póliza o contrato plan voluntario de salud | 10 | Formato DD/MM/AAAA | P | ||||
| 37 | Tipo de Planes Voluntarios de Salud | 1 | 1 | Planes de medicina prepagada | P | |||
| 2 | Pólizas de salud | P | ||||||
| 3 | Planes de atención complementaria en salud | P | ||||||
| 39 | Causal de terminación en la inscripción de la EPS | 1 | 1 | Afiliado no cumple con las condiciones para pertenecer al Régimen Subsidiado | S | |||
| 2 | Afiliado no pertenece al municipio reportado en BDUA | S | ||||||
| 4 | Retiro de novedad retroactiva | S | ||||||
| 5 | Terminación de la relación laboral o contractual o perdida de las condiciones para seguir cotizando | C | ||||||
| 6 | Cotizante o núcleo familiar fije su residencia en el exterior | C | S | |||||
| 7 | Cuando el afiliado cumple las condiciones para estar en un Regímenes exceptuado o especial | C | S | |||||
| 8 | Este parámetro solo podrá ser actualizado por el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, según la información reportada por el Inpec según el marco legal vigente y aplicable. | C | S | |||||
| 9 | Exclusión de beneficiarios o afiliados adicionales | C | S | |||||
| 40 | Fecha de inicio del periodo solicitado (solo novedad retroactiva) | 10 | Formato DD/MM/AAAA | C | S | |||
| 41 | Fecha fin del periodo solicitado (solo novedad retroactiva) | 10 | Formato DD/MM/AAAA | C | S | |||
| 42 | Fecha de terminación de la vinculación a la entidad | 10 | Formato DD/MM/AAAA. Archivo maestro de ingreso inicial | E | ||||
| 43 | Código de plan o producto de la póliza autorizada | 10 | Alfanumérico | P | ||||
| 44 | Modalidad de póliza o contrato | 1 | 1=Individual 2=Familiar 3=Colectivo 4=Individual Hospitalaria 5=Individual Integral 6=Colectiva Hospitalaria 7=Colectiva Integral 8=Estudiantil | P | ||||
| 45 | Fecha de finalización de la póliza o contrato | 10 | Formato DD/MM/AAAA | P | ||||
| 46 | IPS Primaria | 12 | Numérico | C | S | |||
| 47 | Tipo de novedad retroactiva | 1 | 1 | Normal, activación de la afiliación en un periodo | C | |||
| 2 | Adición de relación laboral en un periodo | C | ||||||
| 48 | Tipo de prisión | 1 | 1 | Domiciliaria | E | |||
| 2 | Intramural | E | ||||||
Tabla 15. Glosario de campos de archivos de traslado entre EPS o movilidad entre la misma EPS
Este glosario hace referencia a los términos y convenciones utilizadas para el reporte de información para la actualización de novedades de traslados o movilidad de afiliados ante la BDUA.
| Código | Nombre del campo | Longitudes | Valores permitidos | Régimen | ||
| 70 | Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado | 8 | C | S | ||
| 71 | Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado | 8 | C | S | ||
| 72 | Código de entidad que solicita el traslado | 6 | Código EPS o EOC | C | S | |
| 74 | Código de entidad a la cual se le solicita el traslado | 6 | Código EPS o EOC | C | S | |
| 76 | Tipo de traslado | 1 | 0 | Excepcional Parágrafo 2 artículo 2.1.6.1 Decreto 780 de 2016 | C | S |
| 1 | Primer día calendario del mes siguiente a la fecha de la novedad de inscripción. (para Régimen Contributivo y Subsidiado corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación) | C | S | |||
| Código | Nombre del campo | Longitudes | Valores permitidos | Régimen | ||
| 2 | Primer día calendario del mes subsiguiente a la fecha de la novedad de inscripción. (para Régimen Contributivo y Subsidiado corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación) | C | S | |||
| 3 | Aplica para movilidad | C | S | |||
| 4 | Aplica para movilidad mes siguiente | C | S | |||
| 5 | Casos excepcionales y/o órdenes judiciales | C | S | |||
| 77 | Fecha de inicio para el reconocimiento de recursos de la entidad que lo solicita | 10 | El Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces calcula esta fecha con base en la información enviada por la entidad solicitante en el archivo R1, campos: 13 y 76 de los glosarios de la presente resolución | C | ||
| 78 | Causales de aceptación del traslado | 2 | 1 | El afiliado cumple con el tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual. | C | S |
| 3 | El traslado se da por unificación del grupo familiar- aplica para cambio de cónyuge o compañero (a) permanente o cambio de beneficiario a cónyuge o compañero (a) permanente. | C | S | |||
| 4 | La EPS actual no tiene cobertura en el municipio donde reside o se traslada. | C | S | |||
| 7 | Por disolución, liquidación, retiro voluntario o se disminuya la capacidad de afiliación de la EPS, previa autorización de la Superintendencia Nacional de Salud- SNS. | C | S | |||
| 10 | Por cumplimiento de un fallo de tutela | C | S | |||
| 11 | Por fallecimiento del cotizante en la EPS actual. | C | ||||
| 12 | El Afiliado tiene el tiempo mínimo de permanencia verificado con la BDUA, uso exclusivo para el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces | C | S | |||
| 13 | Se presenten casos de deficiente prestación de servicios previa autorización de la Superintendencia Nacional de Salud. | C | S | |||
| 14 | Cuando al usuario se le vea menoscabado su derecho a la libre escogencia de IPS o se haya afiliado con la promesa de obtener servicios en una determinada red de prestadores y esta no sea cierta | C | S | |||
| 15 | Cuando la afiliación ha sido transitoria ordenada por la UGPP | C | S | |||
| 16 | Por Inscripción por parte de su empleador o la de su administradora de pensiones | C | S | |||
| 17 | Por Inscripción del afiliado por parte de la entidad territorial | C | S | |||
| 18 | Por unificación de grupo familiar | C | S | |||
| 79 | Causales de negación del traslado | 2 | 1 | El cotizante o cabeza de familia tiene menos del tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual. | C | S |
| 5 | El afiliado cotizante o cualquier miembro de su núcleo familiar se encuentra internado en una institución prestadora de servicios de salud. | C | S | |||
| 7 | La fecha en que se solicita el afiliado no es válida | C | S | |||
| 9 | El cotizante independiente no está a paz y salvo en el pago de las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud. | C | ||||
| 10 | No solicita a todo el núcleo familiar (aplica solo a los beneficiarios activos) | C | S | |||
| Código | Nombre del campo | Longitudes | Valores permitidos | Régimen | ||
| 11 | Cotizante sin novedad de terminación de relación laboral y/o perdida de las condiciones para seguir cotizando. | C | ||||
| 80 | Código glosa traslado | 6 | Código generado por el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), o la entidad que haga sus veces | C | S | |
| 81 | Aprobación o negación del traslado | 1 | 1 | Aprobado | C | S |
| 0 | Negado | C | S | |||
| 82 | Serial BDUA | Número único asignado por la BDUA a cada afiliado | C | S | ||
| 83 | Fecha de inicio de apropiación de UPC de la entidad que lo solicita | 10 | Formato DD/MM/AAAA | C | S | |
| 84 | Fecha factible de aprobación del traslado. | 10 | Formato DD/MM/AAAA. Aplica para causal de negación 7, la entidad que tiene la afiliación reporta la fecha viable para el traslado | C | S | |
4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA REMISIÓN DE INFORMACIÓN
4.1. Medio
La información debe presentarse a través de la plataforma tecnológica dispuesta por el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces.
4.2. Características del formato
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a) Los nombres de los archivos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes ( );
b) Los datos de los archivos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes, excepto la razón social en el maestro de aportantes y los caracteres especiales permitidos por la RNEC en nombres y apellidos;
c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Se utiliza el ´enter´ como fin de registro;
d) Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (,,).
e) Ningún dato en los campos del archivo debe venir encerrado entre comillas (“”);
f) Los campos tipo fecha deben tener el formato día/mes/año (DD/MM/AAAA) incluido el carácter Slash (/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos;
g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales;
h) Se debe tener especial cuidado con las longitudes del número de identificación de los afiliados según el tipo de documento;
i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres;
j) Tener en cuenta que los datos que contengan ceros, estos no pueden ser reemplazados por la vocal 'O' y viceversa;
k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.
5. ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACIÓN EXCEPCIONAL Y TEMPORAL DE LOS AFILIADOS (AS Y MS)
Aplica para los afiliados de la Población Especial del Régimen Subsidiado que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), y que se encuentren en el correspondiente listado censal.
Las entidades responsables de la generación de los listados censales deben verificar la plena identidad de las personas incluidas en dichos listados, con los documentos de identidad válidos para efectuar la afiliación y reporte de novedades al SGSSS, según lo establece el artículo 2.1.3.5 del Decreto 780 de 2016, de manera excepcional y con el fin de garantizar el aseguramiento de esta población, podrán utilizar los tipos y números de documento correspondiente a adulto y menor sin identificar según los siguientes parámetros.
| Condición | Tipo de Documento | Longitud Máxima | Composición del número de identificación |
| Personas de la tercera edad en protección de ancianatos. | AS | 10 | Código de departamento + código de municipio + S + consecutivo por afiliado (Alfanumérico). Ej: 08001S8125 |
| Indígenas mayores de edad | AS | 10 | Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: 76001I8125 |
| Habitantes de la calle mayores de edad. | AS | 10 | Código de departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: 05001D0008 |
| Condición | Tipo de Documento | Longitud Máxima | Composición del número de identificación |
| Habitantes de la calle menores de edad. | MS | 10 | Departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: 05001D0008 |
| Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF. Menores de edad a cargo del ICBF. | MS | 10 | Código de departamento + código de municipio + A + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: 25001A0009 |
| Indígenas menores de edad | MS | 12 | Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: 080014I8125. Solo aplica para Régimen Subsidiado. |
| Menores de edad desmovilizados y/o que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacional. | MS | 10 | Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: 05001P0008 *Las entidades Territoriales y las EPSS deben gestionar la plena identificación del menor y reportar la actualización del documento a la BDUA. |
| Mayores de edad desmovilizados y/o que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacional | AS | 10 | Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: 05001P0008. *Las entidades Territoriales y las EPSS deben gestionar la plena identificación de esta población y reportar la actualización del documento a la BDUA. |
| Población privada de la libertad a cargo de las entidades territoriales | MS | 6 | Número asignado por el Inpec. Para menores de tres (3) años que convivan con sus madres recluidos en los establecimientos a cargo del Inpec. |
| AS | Número asignado por el Inpec. Para internos recluidos en los establecimientos de reclusión a cargo del Inpec. | ||