CIRCULAR EXTERNA 65 DE 2023

(septiembre 27)

Diario Oficial No. 52.533 de 29 de septiembre de 2023

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

Bogotá,

En ejercicio de sus funciones constitucionales y legales, conforme a los artículos 120 y 266 de la Constitución Política de Colombia y el Decreto número 1010 de 2000, la Registraduría Nacional del Estado Civil tiene a su cargo, entre otras, la función de identificar personas y dirigir el registro del estado civil en sus tres modalidades, garantizando con ello, el derecho a la personalidad jurídica de las personas, de carácter fundamental.

Al respecto, el artículo 105 del Decreto número 1260 de 1970 “Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas”, dispone que la prueba del estado civil consta en las copias de los registros del estado civil o con certificados expedidos con base en la información de estos. En el mismo sentido, el artículo 110 de la misma norma, establece que tanto los funcionarios registrales como la oficina central (Dirección Nacional de Registro Civil), podrán expedir copias y certificados de los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción que reposen en sus archivos. Sumado a lo anterior, el artículo 21 de la Ley 962 de 2005, señala que las copias que expida la Registraduría Nacional del Estado Civil tienen pleno valor probatorio.

Es menester resaltar que, la Registraduría Nacional del Estado Civil, debe dar cumplimiento a su obligación legal establecida en el Decreto número 019 de 2012, que tiene como principal finalidad suprimir y simplificar los trámites, procedimientos y regulaciones de todas las autoridades administrativas del país, con el fin de facilitar la actividad de las personas con el Estado colombiano y así contribuir a la eficiencia y eficacia de estas.

Asimismo, el Decreto número 356 de 2017, dispone que la inscripción en el registro del estado civil de las personas, debe valerse de los medios tecnológicos que garanticen autenticidad, seguridad, acceso y protección de los datos personales, en los términos de la Ley 1581 de 2012.

Más adelante, el Decreto número 2106 de 2019, específicamente en su artículo 14, dispone que las autoridades deben integrar a su sede electrónica todos los portales, sitios web, plataformas, ventanillas únicas, aplicaciones y soluciones existentes, que permitan la realización de trámites, procesos y procedimientos a los ciudadanos de manera eficaz.

Por su parte, el documento Conpes 3975 DE 2019, señala como objetivo marco, potenciar la generación de valor social y económico en Colombia mediante el uso estratégico de tecnologías digitales en el sector público y privado, impulsando la productividad y favoreciendo a los ciudadanos, igualmente, genera los habilitadores para la transformación sectorial con el fin de aprovechar y enfrentar esos retos derivados de la Cuarta Revolución Industrial (4RI), y dentro del cual, se establecieron objetivos específicos, entre otros los de: “OE 1. Disminuir las barreras que impiden la incorporación de tecnologías digitales en el sector privado y en el sector público para facilitar la transformación digital del país. OE 2. Crear condiciones habilitantes para la innovación digital en los sectores público y privado con el propósito que sea un mecanismo para el desarrollo de la transformación digital”.

Adicionalmente, la Ley 1955 de 2019, en el artículo 147, establece la obligatoriedad de incorporar en los planes de acción de las entidades estatales del orden nacional, el componente de transformación digital. Para ello en los numerales 8 y 9, dispone que la interacción del Ciudadano-Estado solo será presencial cuando sea la única opción, y el deber de implementar una política de racionalización de trámites para todos los trámites, eliminación de los que no se requieran, así como el aprovechamiento de las tecnologías.

Sumado a lo anterior, los artículos 5o y 6o la Ley 2052 de 2020, dispone que todas las autoridades implementen trámites totalmente en línea, para que los ciudadanos puedan acceder a ellos, a través de las herramientas tecnológicas.

En consecuencia, dando cumplimiento a la normatividad citada, la Registraduría Nacional del Estado Civil, pone a disposición de la ciudadanía el trámite de solicitud de certificados o copias de los datos de los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción en formato digital, que se expiden a través de las plataformas tecnológicas de servicios digitales de la Registraduría Nacional del Estado Civil, con firma digital cumpliendo lo establecido en la Ley 527 de 1999 y teniendo como fuente el Sistema de Información de Registro Civil (SIRC), base de datos que integra el sistema de registro civil e identificación de la entidad.

Así las cosas, se hace la presentación del formato de los tres (3) registros del estado civil, que en esta primera etapa contienen los datos de naturaleza pública que se describen a continuación:

Ahora bien, la información contenida en los anteriores documentos, es susceptible de verificación, de conformidad con los principios de integridad, autenticidad y no repudio contenidos en la Ley 527 de 1999, del código QR ubicado en la parte superior derecha del documento. Cualquier ciudadano y/o entidad puede llevar a cabo la verificación, a través cualquier lector de QR. En el resultado se deben mostrar los mismos datos que contiene el formato con firma digital. A manera de ejemplo se muestra la siguiente verificación:

La solución tecnológica de donde se expiden los certificados de los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción, garantiza que la información contendida en ellos, es auténtica y emitida por la Registraduría Nacional del Estado Civil, siendo una reproducción exacta de los datos que contiene la base de datos oficial de registro civil en el país, el Sistema de Información de Registro Civil (SIRC) y que incorpora firma digital en las condiciones de integridad establecidas en la Ley 527 de 1999. Al respecto, se debe precisar que, este documento digital cumple las mismas funciones que el registro civil en formato físico, salvo para los trámites especiales donde la ley exija el registro civil con las anotaciones pertinentes.

Por lo anterior, me complace presentar de manera oficial los diseños de los formatos de registro de nacimiento, matrimonio y defunción en su versión digital, que favorecen la confianza y crecimiento del ecosistema digital del país. En consecuencia, contamos con su comprometido apoyo, en la socialización e integración de estos nuevos formatos de documentos en los diversos procesos a su cargo.

Cordialmente,

El Registrador Nacional del Estado Civil,

Alexánder Vega Rocha