DECRETO 2620 DE 2013

(noviembre 20)

Diario Oficial No. 48.980 de 20 de noviembre de 2013

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

Por medio del cual se reglamenta el artículo 14 de la Ley 1527 de 2012.

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

en ejercicio de sus facultades constitucionales, en especial las conferidas en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y en desarrollo de la Ley 1527 de 2012,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1527 de 2012 establece que cualquier persona natural asalariada, contratada por prestación de servicios, asociada a una cooperativa o precooperativa, fondo de empleados o pensionada, podrá adquirir productos y servicios financieros o bienes y servicios de cualquier naturaleza, acreditados con su salario, sus pagos u honorarios o su pensión, siempre que medie autorización expresa de descuento dada al empleador o entidad pagadora, por suscripción de libranza o descuento directo.

Que en la misma ley se prevé que el empleador o entidad pagadora estará obligado a girar los recursos directamente a la entidad operadora, siempre y cuando medie documento de autorización expresa previsto en el considerando anterior.

Que el artículo 14 de la Ley 1527 de 2012, estableció el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza, el cual estará a cargo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, entidad que lo publicará en la página web institucional con el fin exclusivo de permitir el acceso a cualquier persona a la información que permita constatar que la respectiva entidad operadora se encuentra debidamente registrada.

Que el referido artículo fue reglamentado parcialmente mediante el Decreto número 1881 de septiembre 11 de 2012, modificado por el Decreto número 1455 de 2013, los cuales establecieron un régimen de transición para su implementación.

Que resulta pertinente establecer el procedimiento que deberán seguir las entidades operadoras de libranza para la inscripción en el Registro a que se refiere el artículo 14 de la Ley 1527 de 2012.

DECRETA:

CAPÍTULO I.

DEFINICIONES Y DISPOSICIONES GENERALES.

ARTÍCULO 1o. OBJETIVO.  <Artículo compilado en el artículo PARTE 2.15 del Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1 del mismo Decreto 1068 de 2015> <Ver Notas del Editor> El Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza-Runeol, es el registro virtual llevado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, que tendrá como objetivo, dar publicidad a las entidades operadoras de libranza o descuento directo que cumplan con los requisitos para la inscripción establecidos en la ley y el presente decreto, y se les haya asignado el código único de reconocimiento a nivel nacional.

ARTÍCULO 2o. ADMINISTRACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO NACIONAL DE ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZA. <Artículo compilado en el artículo PARTE 2.15 del Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1 del mismo Decreto 1068 de 2015> <Ver Notas del Editor> En cumplimiento a lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1527 de 2012, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público administrará el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o descuento directo-Runeol-, y será el único medio para dar publicidad al código asignado a la entidad operadora de libranza.

ARTÍCULO 3o. OBLIGACIONES DEL ADMINISTRADOR DEL REGISTRO ÚNICO NACIONAL DE ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZA-RUNEOL. <Artículo compilado en el artículo PARTE 2.15 del Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1 del mismo Decreto 1068 de 2015> <Ver Notas del Editor> El administrador del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o descuento directo-Runeol, deberá:

1. Revisar la información y documentos exigidos como requisitos para la inscripción de las entidades operadoras de libranza o descuento directo.

2. Realizar la inscripción a los operadores de libranza o descuento directo que cumplan con los requisitos establecidos para tal fin.

3. Asignar el código único de reconocimiento a cada entidad operadora de libranza o descuento directo.

4. Publicar en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la información que identifique a los operadores de libranza o descuento directo que hayan obtenido el Código Único mencionado, en el artículo 14 de la Ley 1527 del 2012.

5. Tener a disposición del empleador, de la entidad pagadora o del público en general, los documentos de que trata el artículo 5o del presente decreto.

6. Conservar los documentos soporte de la información suministrada por los operadores.

CAPÍTULO II.

PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO NACIONAL DE ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZA.

ARTÍCULO 4o. SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN. <Artículo compilado en el artículo PARTE 2.15 del Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1 del mismo Decreto 1068 de 2015> <Ver Notas del Editor> La solicitud de la inscripción se hará a través de internet mediante el diligenciamiento del formulario único virtual adoptado por el administrador del Runeol para tal fin, al cual se anexará la documentación exigida en el presente decreto para el efecto.

A cada entidad operadora de libranza o de descuento directo que cumpla con todos los requisitos se le asignará un código único de reconocimiento a nivel nacional, el cual contendrá como parte principal el Número de Identificación Tributaria (NIT), y se le abrirá un expediente virtual en el cual se archivarán los documentos relacionados con su inscripción como operador. Por lo tanto, ningún operador podrá identificarse con un código único de reconocimiento diferente al asignado.

ARTÍCULO 5o. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA RUNEOL Y VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN. <Artículo compilado en el artículo PARTE 2.15 del Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1 del mismo Decreto 1068 de 2015> <Ver Notas del Editor> La entidad operadora deberá acompañar la solicitud con la prueba de vinculación contractual vigente con los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y de servicios, donde se acredite la obligación de reportar la información a dichas entidades, en cumplimiento a lo establecido por el artículo 5o de la Ley 1527 de 2012.

Adicionalmente, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público verificará en el certificado de existencia y representación legal expedido por la respectiva cámara de comercio o la superintendencia que expida este tipo de certificados, según sea la actividad principal de la persona jurídica, que conste explícitamente dentro de su objeto social la realización de operaciones de libranza, o certificado de constitución del patrimonio autónomo emitido por la entidad fiduciaria, según corresponda.

PARÁGRAFO 1o. Para el caso de los patrimonios autónomos, dicho requisito se cumplirá con la prueba como persona jurídica de la entidad administradora del mismo, y la certificación de existencia del patrimonio autónomo expedido por dicha entidad administradora.

PARÁGRAFO 2o. Las entidades cesionarias de créditos de libranza, en los términos definidos en el parágrafo 1o del artículo 3o de la Ley 1527 de 2012, deberán tener la condición de entidades operadoras y haberse registrado como tales en el Runeol, previamente a la cesión del contrato, con el fin de que reciban directamente de las entidades pagadoras las cuotas de los créditos de libranza cedidos a su favor.

PARÁGRAFO 3o. Los documentos establecidos en este artículo deberán tener una vigencia no mayor a 30 días calendario.

ARTÍCULO 6o. FORMULARIO ÚNICO. <Artículo compilado en el artículo PARTE 2.15 del Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1 del mismo Decreto 1068 de 2015> <Ver Notas del Editor> El Ministerio de Hacienda y Crédito Público como administrador del Runeol, adoptará el formulario único para inscripción, actualización, renovación y sus anexos.

ARTÍCULO 7o. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO ÚNICO NACIONAL DE ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZA - RUNEOL. <Artículo compilado en el artículo PARTE 2.15 del Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1 del mismo Decreto 1068 de 2015> <Ver Notas del Editor> Para efectos de la inscripción en el RUNEOL, los interesados deben seguir el procedimiento que se indica a continuación ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público:

a) La entidad operadora de libranzas o descuento directo interesada deberá, por intermedio de su representante legal o en el caso de los patrimonios autónomos el representante legal de la entidad administradora, diligenciar el formulario virtual de inscripción a través de internet en la forma establecida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público;

b) El Ministerio de Hacienda y Crédito Público tendrá diez (10) días calendario para revisar la solicitud y los documentos soporte requeridos para la inscripción;

c) En caso de presentarse inconsistencias en la información o estar incompleta, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público informará al solicitante de tal situación vía correo electrónico, quien tendrá ocho (8) días calendario contados a partir del requerimiento del Ministerio para completar o hacer los ajustes que correspondan a la solicitud;

d) A partir de la fecha de recibo de los documentos o ajustes de conformidad con el literal c) de este artículo, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público contará con cinco (5) días calendario para efectuar la revisión de la solicitud. Si hay nuevamente errores o inconsistencias en la solicitud, se volverá a aplicar lo dispuesto en el literal c). Luego de haber realizado el procedimiento antes descrito hasta por (3) tres veces consecutivas sin éxito, el solicitante deberá iniciar el proceso desde lo dispuesto en el literal a) del presente artículo;

e) Si la solicitud se ajusta a los requerimientos exigidos, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, procederá con el registro, asignando a la entidad operadora interesada el código único de reconocimiento a nivel nacional al que se refiere el inciso segundo del artículo 14 de la Ley 1527 de 2012 y lo publicará en su página web informando esta situación a través de correo electrónico al operador.

PARÁGRAFO. Una vez inscrito en el Runeol, para realizar correcciones, cambios o adicionar información al registro, el interesado deberá realizar el procedimiento establecido en el artículo 8o del presente decreto.

ARTÍCULO 8o. ACTUALIZACIÓN O MODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL RUNEOL. <Artículo compilado en el artículo PARTE 2.15 del Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1 del mismo Decreto 1068 de 2015> <Ver Notas del Editor> Cuando se presente una modificación en los datos que obren en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza, el interesado deberá comunicarla al administrador del Runeol, mediante el diligenciamiento de los campos a modificar del formulario correspondiente, acompañado de los documentos pertinentes que acrediten las modificaciones, los cuales se deben anexar en digital.

PARÁGRAFO 1o. Cuando las Superintendencias publiquen la información de sanciones en firme, impuestas a los operadores únicamente relacionadas con la actividad de libranza, el Administrador actualizará la información correspondiente, sin necesidad de actuación alguna por parte del operador de libranza o descuento directo.

PARÁGRAFO 2o. Para efectos de la actualización del Runeol, se seguirá el procedimiento y términos establecidos en los literales b), c) y d) del artículo 7o del presente decreto. Una vez transcurridos dichos términos, y el administrador del registro encuentre que la solicitud se ajusta a los requerimientos exigidos, procederá con la actualización según sea el caso.

ARTÍCULO 9o. RENOVACIÓN DEL RUNEOL. <Artículo compilado en el artículo PARTE 2.15 del Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1 del mismo Decreto 1068 de 2015> <Ver Notas del Editor> <Artículo modificado por el  artículo 1 del Decreto 2371 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> La inscripción en el registro estará vigente por un (1) año, contado a partir del día siguiente a la fecha en que se asigna el respectivo código único en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o descuento directo (Runeol) a cada entidad operadora, y se deberá renovar dentro del mes anterior a su vencimiento. Para el efecto, se utilizará el formulario correspondiente, al cual deberán anexarse los mismos documentos exigidos para la inscripción, salvo aquellos que se hubiesen aportado anteriormente y que no pierdan su vigencia.

Si el interesado no solicita la renovación del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza dentro del término establecido, cesarán sus efectos, así como la solidaridad del empleador o entidad pagadora en el pago o descuento con destino al operador, respecto de desembolsos realizados con posterioridad a la no renovación, hasta tanto se renueve el mismo.

La cesación de efectos no tiene carácter sancionatorio y, en consecuencia, la existencia de periodos continuos de permanencia en el registro no podrá ser exigida como requisito para celebrar operaciones de libranza o descuento directo, sin perjuicio de que la renovación pueda ser solicitada con posterioridad.

La cesación de efectos mencionada en el inciso anterior, no afecta la obligación principal contraída entre los asalariados contratistas, afiliados o pensionados y la entidad operadora de libranza o descuento directo.

PARÁGRAFO. Para efectos de la renovación del Runeol, se seguirá el procedimiento y términos establecidos en los literales b), c) y d) del artículo 7o del presente decreto. Una vez transcurridos dichos términos, y el administrador del registro encuentre que la solicitud se ajusta a los requerimientos exigidos, procederá con la renovación.

ARTÍCULO 10. ABSTENCIÓN DE LA INSCRIPCIÓN, ACTUALIZACIÓN O RENOVACIÓN. <Artículo compilado en el artículo PARTE 2.15 del Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1 del mismo Decreto 1068 de 2015> <Ver Notas del Editor> El administrador del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza-Runeol, se abstendrá de realizar la inscripción, actualización o renovación, en los siguientes eventos:

1. Cuando existan diferencias o inconsistencias entre la información consignada en el formulario y la documentación de soporte establecida en este decreto.

2. Cuando no se adjunten los documentos digitales exigidos en el presente decreto, o se presenten sin las formalidades requeridas, o cuando los datos contenidos en el formulario presentado por el operador no coincidan con los contenidos en el registro mercantil, o cuando los documentos no contengan los datos e información que se exige para cada uno de ellos.

3. Cuando la duración del operador se encuentre vencida, de conformidad con el certificado de existencia y representación legal.

El administrador informará a la entidad operadora de libranza o descuento directo, de manera virtual, con señalamiento claro de las razones de la abstención; una vez el operador realice las correcciones del caso, podrá presentar nuevamente los documentos para proseguir con el trámite correspondiente.

ARTÍCULO 11. CAUSALES DE CANCELACIÓN DEL CÓDIGO ÚNICO DE RECONOCIMIENTO PARA DESCUENTOS A TRAVÉS DEL SISTEMA DE LIBRANZA. <Artículo compilado en el artículo PARTE 2.15 del Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1 del mismo Decreto 1068 de 2015> <Ver Notas del Editor> Son causales para la cancelación del código único de reconocimiento otorgado para descuentos por nómina a través de libranza las siguientes:

1. Suspensión o pérdida de la personería jurídica del operador de libranza o descuento directo.

2. Disolución, fusión, escisión o liquidación de la empresa, entidad, asociación o cooperativa que actúa como operador de libranza y esta sea la entidad disuelta, absorbida, escindida o liquidada.

3. No adjuntar los documentos actualizados soporte para renovación del registro, con posterioridad al vencimiento del plazo establecido en el inciso 1 del artículo 9o del presente Decreto.

4. Por solicitud escrita virtual a través de internet del representante legal del operador de libranza o descuento directo.

5. Por orden judicial o de la autoridad de vigilancia, supervisión y control correspondiente.

6. Cuando con posterioridad a la inscripción, se encuentre que los documentos soporte del registro son falsos.

7. Por acaecimiento de una de las causales establecidas en el artículo 1240 del Código de Comercio, en el caso de los patrimonios autónomos.

PARÁGRAFO 1o. La entidad de vigilancia, supervisión y control del operador de libranza o descuento directo, deberá informar el acaecimiento de las causales establecidas en los numerales 1, 2 y 5 del presente artículo.

PARÁGRAFO 2o. La cancelación del código único de reconocimiento a través del sistema de libranza, tendrá como efecto que el empleador o la entidad pagadora dejará de ser responsable solidariamente por los no pagos al operador de libranza, hasta tanto sea renovado o actualizado el correspondiente código.

La cancelación mencionada en el inciso anterior, no afecta la obligación principal contraída entre los asalariados, contratistas, afiliados o pensionados, y la entidad operadora de libranza o descuento directo.

ARTÍCULO 12. CONSULTA DEL RUNEOL. <Artículo compilado en el artículo PARTE 2.15 del Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1 del mismo Decreto 1068 de 2015> <Ver Notas del Editor> Corresponde al empleador o entidad pagadora la consulta del Runeol, con el fin de verificar la inscripción de la respectiva entidad operadora, de tal manera, que no podrá exigirle a esta última o a la entidad administradora constancia o prueba de tal hecho.

ARTÍCULO 13. RÉGIMEN DE TRANSICIÓN. <Artículo compilado en el artículo PARTE 2.15 del Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1 del mismo Decreto 1068 de 2015> <Ver Notas del Editor> El Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza entrará en operación conforme al artículo 1o del Decreto número 1881 de 2012, modificado por el artículo 1o del Decreto número 1455 de 2013. A partir de dicha fecha, deberá estar en funcionamiento la consulta en línea de la información de que trata el artículo 14 de la Ley 1527 de 2012.

Con el fin de dar continuidad a las operaciones de libranza y/o descuento directo que se hayan realizado con anterioridad a la entrada en operación del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza, estas continuarán rigiéndose por los términos y plazos en que fueron pactadas hasta la extinción de la(s) obligación(es) que le dieron origen. En caso de cesión a otra entidad operadora, reliquidación o cualquier modificación a las condiciones inicialmente pactadas para las operaciones a que se refiere este inciso, se sujetarán a lo establecido por la Ley 1527 de 2012, y demás normativa sobre la materia.

Para efectos de lo dispuesto en el inciso anterior, no podrá exigirse al empleador o entidad pagadora el cumplimiento de la obligación de verificación de la inscripción de la entidad operadora en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza, por tanto, no se le podrá endilgar responsabilidad solidaria en el pago de la obligación adquirida por el beneficiario del crédito.

PARÁGRAFO TRANSITORIO. <Parágrafo modificado por el  artículo 2 del Decreto 2371 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de los códigos asignados a las entidades operadoras de libranza o descuento directo en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o descuento directo (Runeol) durante el mes de diciembre del 2013 y la anualidad 2014, se procederá así:

Los códigos asignados en el Runeol en el mes de diciembre del 2013, tendrán vigencia únicamente por una sola vez hasta el 1o de mayo del 2015. La renovación de estos códigos deberá efectuarse dentro del mes anterior a dicho vencimiento.

Los códigos asignados en el Runeol en el mes de enero del 2014, tendrán vigencia únicamente por una sola vez hasta el 1o junio del 2015. La renovación de estos códigos deberá efectuarse dentro del mes anterior a dicho vencimiento.

Los códigos asignados en el Runeol en los meses de febrero y marzo del 2014, tendrán vigencia únicamente por una sola vez hasta el 1o de julio del 2015. La renovación de estos códigos deberá efectuarse dentro del mes anterior a dicho vencimiento.

Los códigos asignados en el Runeol en los meses de abril y mayo del 2014, tendrán vigencia únicamente por una sola vez hasta el 1o de agosto del 2015. La renovación de estos códigos deberá efectuarse dentro del mes anterior a dicho vencimiento.

Para los códigos asignados a las entidades operadoras a partir del 1o de junio del 2014, se mantendrá la vigencia y el proceso establecido en el artículo 9o de este decreto.

La no renovación de los códigos de que trata este parágrafo en los términos antes establecidos, da lugar a los efectos previstos en el citado artículo 9o.

ARTÍCULO 14. VIGENCIAS. El presente decreto rige a partir de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 20 de noviembre de 2013.

JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

MAURICIO CÁRDENAS SANTAMARÍA.

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