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RESOLUCIÓN 1838 DE 2019
(julio 9)
Diario Oficial No. 51.010 de 10 de julio 2019
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
Por la cual se establecen los responsables de la generación, consolidación y reporte de los listados censales de las poblaciones especiales, se determinan los términos, estructura de datos, flujo y validación de la información y se dictan otras disposiciones.
EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,
en ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas en el artículo 173 numeral 7 de la Ley 100 de 1993, artículos 42.3 y 42.6 de la Ley 715 de 2001, artículos 2o numeral 23 y 6o numeral 12 del Decreto 4107 de 2011, el artículo 2.1.5.2. del Decreto 780 de 2016, y
CONSIDERANDO:
Que los listados censales son el instrumento para la identificación de poblaciones especiales que deben ser afiliadas al Régimen Subsidiado, información que requiere mantenerse actualizada como insumo para los procesos de afiliación, aplicación de novedades y liquidación de recursos de las Unidades de Pago por Capitación (UPC).
Que en los términos del artículo 2.1.5.2. del Decreto 780 de 2016 – Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, las entidades responsables deben reportar los listados censales de las poblaciones especiales señaladas en el artículo 2.1.5.1 de la misma normativa, conforme con el procedimiento y las condiciones que determine este Ministerio.
Que con fundamento en la competencia asignada, se expidió la Resolución 5246 de 2016 modificada por la Resolución 2339 de 2017, a través de la cual se establecieron los responsables de la generación, consolidación y reporte de los listados y se definieron los términos, estructura de datos, flujo y validación de dicha información.
Que el artículo 2.1.5.1 del Decreto 780 de 2016 - Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, fue modificado por el artículo 2o del Decreto 2058 de 2018, incluyendo como poblaciones especiales a los inimputables en cumplimiento de medida de seguridad, a las personas con discapacidad en centros de protección y a los voluntarios activos de Bomberos, Defensa Civil y Cruz Roja.
Que en la actualidad el Ministerio de Salud y Protección Social mediante la Plataforma de Intercambio de Información PISIS del Sistema Integral de Información de la Protección Social (SISPRO), recibe los archivos maestros y los archivos de novedades de las poblaciones especiales.
Que quienes administran información relacionada con afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud, se encuentran obligados a efectuar los reportes de manera oportuna, confiable, suficiente y conforme con las exigencias que señale este Ministerio, dadas sus implicaciones en cuanto al manejo de recursos del sector y al giro de los mismos, tal como se desprende del contenido de los artículos 5o y 6o del Decreto-ley 1281 de 2002 y 29 de la Ley 1438 de 2011.
Que, en igual sentido, le corresponde a las entidades territoriales adoptar, implementar, administrar y coordinar la operación en su territorio del Sistema Integral de Información en Salud, así como generar y reportar la información que requiere dicho Sistema, en el marco de sus competencias, tal como se desprende del contenido de los artículos 43 y 44 de la Ley 715 de 2001.
Que como consecuencia de la inclusión de las nuevas poblaciones especiales al Régimen Subsidiado, se hace necesario unificar las condiciones para la generación, disposición y reporte de los listados censales por parte de los diferentes actores del Sistema, así como optimizar el reporte de las respectivas novedades.
Que, adicionalmente dada la obligatoriedad de la afiliación de los recién nacidos y menores de edad de padres no afiliados al Régimen Subsidiado, tal como se desprende del contenido de los numerales 2 y 3 del artículo 2.1.3.11 del Decreto 780 de 2016 - Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, resulta necesario verificar el reporte de tal información.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto establecer los responsables de la generación, consolidación y reporte de los listados censales de las poblaciones especiales, así como definir los términos, estructura de datos, flujo y validación de la información.
Adicionalmente, fijar las condiciones de reporte de información de la afiliación de los recién nacidos y menores de edad de padres no afiliados, de que trata el artículo 2.1.3.11 del Decreto 780 de 2016.
ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución aplica a las entidades que intervienen en la generación, consolidación y reporte de los listados censales, a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), a las Entidades Promotoras de Salud - EPS y a la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES).
ARTÍCULO 3o. GENERACIÓN DEL LISTADO CENSAL. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 769 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades responsables de la generación de los listados censales, tal como se desprende de lo establecido en el artículo 5o de la presente resolución, deben verificar la identidad de las personas incluidas en dichos listados junto con los documentos que soportan la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS), en los términos del artículo 2.1.3.5 del Decreto número 780 de 2016, según corresponda.
Dichas entidades deberán enviar los listados a la entidad territorial o a este Ministerio en los términos descritos en el Anexo Técnico, que hace parte integral de la presente resolución.
PARÁGRAFO 1o. En los casos que no exista identificación de la población por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil o Migración Colombia o el documento de identidad no corresponda con la edad, se dará aplicación a lo dispuesto en la Resolución número 406 de 2023 o la norma que la modifique o sustituya.
PARÁGRAFO 2o. La autoridad indígena, como responsable de la generación de los listados censales de dicha población, entregará la información a la alcaldía municipal o distrital o al departamento que tengan a cargo corregimientos, en los medios que tenga a su disposición, y corresponderá a estos últimos, adecuarlos a la estructura requerida por el Ministerio de Salud y Protección Social.
ARTÍCULO 4o. CONSOLIDACIÓN Y REPORTE DEL LISTADO CENSAL. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 769 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades relacionadas en el artículo 5 de la presente resolución, responsables de la consolidación y el reporte de los listados censales, enviarán el archivo maestro y de novedades de la población especial, los días lunes y jueves calendario de cada semana, a través de la Plataforma de Intercambio de Información - PISIS del Sistema Integral de Información de la Protección Social - SISPRO, en las condiciones definidas en los Anexos Técnicos 1 y 2 que hace parte integral de la presente resolución. Tales entidades no podrán delegar esta responsabilidad en quienes generan los listados y deberá velar para que la información recibida de los responsables de la generación del listado censal, se reporte de manera íntegra. Así mismo, serán responsables de adelantar las gestiones para atender los requerimientos que frente al resultado de las validaciones efectúe este Ministerio.
ARTÍCULO 5o. RESPONSABLES DE LA GENERACIÓN, CONSOLIDACIÓN Y REPORTE DE LOS LISTADOS CENSALES. <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 769 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades que intervienen en la generación, consolidación y reporte de los listados censales son:
| POBLACIONES ESPECIALES | RESPONSABLE DE LA GENERACIÓN DEL LISTADO CENSAL | RESPONSABLE DE LA CONSOLIDACIÓN Y REPORTE DEL LISTADO CENSAL |
| 1. Niños, niñas, adolescentes y jóvenes en proceso administrativo para el restablecimiento de sus derechos. | Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) | Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) |
| 2. Menores de edad desvinculados del conflicto armado bajo la protección del ICBF. | ||
| 3. Adolescentes y jóvenes a cargo del ICBF en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes-SRPA. | ||
| 4. Personas que dejen de ser madres comunitarias o madres sustitutas y sean beneficiarias del subsidio de la Subcuenta de Subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional, en los términos de los artículos 164 de la Ley 1450 de 2011 y 111 de la Ley 1769 de 2015. | ||
| 5. Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF. | Alcaldía municipal o distrital y . | Alcaldía municipal o distrital y |
| 6. Adultos mayores de escasos recursos y en estado de abandono en centros de protección. | departamentos con áreas no municipalizadas | departamentos con áreas no |
| 7. Migrantes colombianos repatriados, que han retomado voluntariamente al país, o han sido deportados o expulsados de la República Bolivariana de Venezuela y su núcleo familiar. | municipalizadas. | |
| 8. Población habitante de calle. | ||
| 9. Población privada de la libertad a cargo de las entidades territoriales del orden departamental, distrital o municipal e inimputables por trastorno mental en cumplimiento de medida de seguridad. | ||
| POBLACIONES ESPECIALES | RESPONSABLE DE LA GENERACIÓN DEL LISTADO CENSAL | RESPONSABLE DE LA CONSOLIDACIÓN Y REPORTE DEL LISTADO CENSAL |
| 10. Adultos con discapacidad entre 18 y 60 años, de escasos recursos y en estado de abandono, que se encuentren en centros de protección. | ||
| 11. Población desmovilizada y/o miembros que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacional, su núcleo familiar cuando el cabeza de familia fallezca, se mantendrá la afiliación de su núcleo familiar. | Agencia Colombiana para la Reintegración, o la entidad libre elección que haga sus veces. | Agencia Colombiana para la Reintegración, o la entidad libre elección que haga sus veces. |
| 12. Comunidades indígenas incluida la población recluida en centros de armonización. | Autoridad indígena. | Alcaldía municipal o distrital y departamentos con áreas no municipalizadas. |
| 13. Víctimas del conflicto armado incluidas en el Registro Único de Víctimas de conformidad con la Ley 1448 de 2011. | Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas. | Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas |
| 14. Población Rom. | Autoridad legítimamente constituida (SheroRom o portavoz de cada Kumpania), reconocida por el Ministerio del Interior. | Alcaldía municipal o distrital y departamentos con áreas no municipalizadas. |
| 15. Personas incluidas en el programa de protección a testigos. | Fiscalía General de la Nación. | Fiscalía General de la Nación. |
| 16. Población Privada de la Libertad a cargo del Inpec en prisión domiciliaria, que no pertenecen al Régimen Contributivo o a un Régimen Especial o de Excepción. | Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec). | Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec). |
| 17. Voluntarios acreditados y activos de la Defensa Civil Colombiana, Cruz Roja Colombiana y cuerpo de bomberos, así como su núcleo familiar, salvo que sean cotizantes o beneficiarios del Régimen Contributivo. | Defensa Civil Colombiana, Cruz Roja Colombiana y cuerpo de bomberos, según pertenezca el voluntario. | Defensa Civil Colombiana, Cruz Roja Colombiana y cuerpo de bomberos, según pertenezca el voluntario. |
| 18. Veteranos de la fuerza pública de que trata el parágrafo 2 del artículo 2.3.1.8.3.4.1. del Decreto número 1070 de 2015, siempre y cuando no se encuentren cubiertos por el Sistema de Salud de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional u otro régimen Exceptuado o Especial y no reúnan las condiciones para pertenecer al Régimen Contributivo. | Ministerio de Defensa Nacional. | Ministerio de Defensa Nacional. |
PARÁGRAFO. Cuando se establezcan nuevas poblaciones especiales, las entidades responsables de la generación, consolidación y reporte del listado censal, deberán entregar la información, en los términos establecidos en la presente resolución.
ARTÍCULO 6o. VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LOS LISTADOS CENSALES. Este Ministerio efectuará las validaciones y cruces con las bases de datos disponibles y enviará a las entidades responsables de la consolidación y reporte del listado censal, los resultados y causales de inconsistencias de registros, para su corrección o aclaración. La información aprobada servirá de insumo para la operación del Sistema de Afiliación Transaccional y para las auditorías y actualizaciones de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA).
Las entidades encargadas del reporte y consolidación de los listados censales en los términos del artículo anterior, son responsables de la calidad, oportunidad y veracidad de la información reportada y en tal sentido, responderán ante los organismos de control respecto de las omisiones, inexactitudes o incumplimientos en el reporte de la información, que induzca a la liquidación o reconocimiento sin justa causa de recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, sin perjuicio de los procedimientos de reintegro de recursos a que haya lugar.
ARTÍCULO 7o. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE POBLACIONES ESPECIALES. <Artículo modificado por el artículo 4 de la Resolución 769 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades territoriales deberán adelantar las acciones que garanticen el correcto registro de las poblaciones especiales en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), conforme con lo dispuesto en la presente resolución, para lo cual deberá utilizar las novedades y procedimientos dispuestos en la Resolución número 762 de 2023 expedida por el ADRES o la norma que la modifique o sustituya.
ARTÍCULO 8o. INFORMACIÓN DE RECIÉN NACIDOS Y MENORES DE EDAD DE PADRES NO AFILIADOS. El reporte de la información de recién nacidos y menores de edad de padres no afiliados, de que trata el artículo 2.1.3.11 del Decreto 780 de 2016, deberá ser remitido a este Ministerio mediante la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social (SISPRO), utilizando para tal fin los Anexos Técnicos números 1 y 2 que hacen parte integral de la presente resolución.
PARÁGRAFO. Hasta tanto se desarrolle la funcionalidad en el Sistema de Afiliación Transaccional para la afiliación de los recién nacidos y menores de edad de padres no afiliados, de que trata el artículo 2.1.3.11 del Decreto 780 de 2016, la Institución Prestadora de Servicios de Salud es la responsable de la generación de la información, y la alcaldía municipal o distrital o los departamentos que tienen a cargo corregimientos, son los responsables de la consolidación y reporte de la misma.
ARTÍCULO 9o. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y RESERVA EN EL MANEJO DE LOS DATOS. Quienes participen en la generación, consolidación y reporte de la información serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, y demás normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual, se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.
Los datos de la población especial que por sus condiciones justifiquen su anonimización se sujetarán al protocolo establecido por este Ministerio.
ARTÍCULO 10 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos y garantiza su confidencialidad, integridad y no repudio. Para lo cual deberán usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta, aprobada por una autoridad competente.
ARTÍCULO 11. CERTIFICACIÓN DE AUSENCIA DE POBLACIÓN ESPECIAL. <Artículo modificado por el artículo 5 de la Resolución 769 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Certificación de ausencia de población especial. Las entidades territoriales responsables de generar, consolidar y reportar los listados censales que evidencien la ausencia de población especial a su cargo, deberán certificar por escrito de manera semestral a este Ministerio dicha situación.
ARTÍCULO 12. INCUMPLIMIENTO. <Artículo modificado por el artículo 6 de la Resolución 769 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Los obligados a reportar información que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad mínima aceptable de la información, serán reportados de manera trimestral por el Ministerio de Salud y Protección Social ante las autoridades competentes para que obren en el marco de su competencia adelanten las acciones a que haya lugar.
ARTÍCULO 13. TRANSITORIEDAD. A partir del 15 de julio de 2019, las entidades responsables de la consolidación y reporte de los listados censales y de la información de recién nacidos y menores de edad de padres no afiliados, de que trata el artículo 2.1.3.11 del Decreto 780 de 2016, deberán enviar el archivo maestro conforme al Anexo Técnico número 1 de la presente resolución; salvo lo relativo al archivo de novedades, el cual será exigible a partir del 15 de agosto de 2019, en los términos establecidos en el Anexo Técnico número 2 que hace parte del presente acto administrativo.
ARTÍCULO 14. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 1535 de 2015, 5246 de 2016 y 2339 de 2017.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C, a 9 de julio de 2019.
El Ministro de Salud y Protección Social,
Juan Pablo Uribe Restrepo.
REPORTE DE INFORMACIÓN DE PERSONAS PERTENECIENTES A POBLACIONES ESPECIALES QUE INGRESAN POR PRIMERA VEZ A LA BASE DE DATOS DE LISTADOS CENSALES.
<Anexo sustituido por el Anexo 1 de la Resolución 769 de 2024. Consultar contenido directamente en el Anexo 1 de la Resolución 769 de 2024.
El texto ORIGINAL es el siguiente:>
Las entidades obligadas a reportar, definidas en la presente resolucion, deben enviar a este Ministerio los archivos planos con la información de personas pertenecientes a poblaciones especiales que ingresan por primera vez a la base de datos de listados censales.
Para este anexo tecnico se definen cuatro capitulos:
1. Estructura y especificación de los archivos
2. Características de los archivos planos
3. Plataforma para el envío de archivos
4. Período de reporte y plazo
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
a) El nombre de los archivos de la información de las personas pertenecientes a poblaciones especiales que ingresan por primera vez a la base de datos de listados censales, que debe ser enviada por las entidades responsables de la consolidación y reporte de los listados censales, debe cumplir con el siguiente estándar:
| Componente del nombre de archivo | Valores permitidos o formato | Descripción | Longitud fija | Requerido |
| Módulo de información | REC | Reportes de control | 3 | Sí |
| Tipo de fuente | 125 | Entidades responsables de la consolidación y reporte de los listados censales | 3 | Sí |
| Tema de información | NLCE | Información de personas pertenecientes a poblaciones especiales que ingresan por primera vez a la base de datos de Listados Censales. | 4 | Sí |
| Fecha de corte | AAAAMMDD | Fecha de corte de la información reportada. Es el último día calendario del período de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador. Ejemplo de fecha válida: 20190527 | 8 | Sí |
| Tipo de identificación de la entidad reportadora | ZZ | Tipo de identificación de la entidad reportadora de la información. · Si es una Entidad diferente a entidad territorial: se debe especificar NI correspondiente al tipo de identificación NIT. · Si corresponde a una Dirección Territorial del orden Departamental: se debe especificar DE. · Si corresponde a una Dirección Territorial del orden Distrital: se debe especificar DI. · Si corresponde a una Dirección Territorial del orden Municipal: se debe especificar MU. | 2 | Sí |
| Número de identificación de la entidad reportadora | 999999999999 | Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior: – Número de NIT sin incluir el dígito de verificación para tipo de Identificación NI. – Para el caso de entidades territoriales, en este campo va el código DANE. – Si es DE en este campo va el código DANE del departamento. Ejemplo 000000000025 – Si es DI en este campo va el código DANE del Distrito. Ejemplo 000000011001 – Si es MU en este campo va el código DANE del municipio. Ejemplo 000000025001 Se debe usar el caracter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 000860999123 | 12 | Sí |
| Extensión del archivo | .txt | Extensión del archivo plano. | 4 | Sí |
NOMBRE DEL ARCHIVO
| Tipo de archivo | Nombre de archivo | Longitud |
| Reporte de información de personas pertenecientes a poblaciones especiales que ingresan por primera vez a la base de datos de Listados Censales. | REC125MLCEAAAAMMDDZZ999999999999.txt | 36 |
b) Contenido del archivo maestro
El archivo de la información de personas pertenecientes a poblaciones especiales que ingresan por primera vez a la base de datos de listados censales, está compuesto por un unico registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la informacion y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen la información solicitada así:
| Registro | Descripción | Reporte |
| Tipo 1 | Registro de control | Obligatorio |
| Tipo 2 | Registro de detalle del maestro de listados censales. | Obligatorio |
Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por pipe (|)
b.1) Registro tipo 1- Registro de control
Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.
| Nº | Nombre del campo | Longitud máximadel campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 1: valor que significa que el registro es de control | SÍ |
| 1 | Tipo de identificación de la entidad que reporta | 2 | A | Si es una entidad diferente a entidad territorial: se debe especificar NI correspondiente al tipo de identificación NIT. En el caso de que las entidades territoriales reporten, se especifica de la siguiente manera: MU: Municipio DE: Departamento DI: Distrito | SÍ |
| 2 | Número de identificación de la entidad que reporta | 12 | N | Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior. – Número de NIT sin incluir el dígito de verificación para tipo de Identificación NI. Para las entidades territoriales, en este campo va el código DANE. – Si es DE en este campo va el código DANE del departamento. Ejemplo 25 – Si es DI en este campo va el código DANE del Distrito. Ejemplo 11001 Si es MU en este campo va el código DANE del municipio. Ejemplo 25001 | SÍ |
| 3 | Fecha inicial del período de la información reportada | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha inicial del periodo de información reportada. Ejemplo de fecha inicial 2019-05-27 | |
| 4 | Fecha final del período de la información reportada | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha final del período de información reportada y debe concordar con la fecha de corte del nombre del archivo. Último día calendario del mes o período que se está reportando. Ejemplo de fecha final 2019-05-27 | SÍ |
| 5 | Número total de registros de detalle contenidos en el archivo | 10 | N | Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo. Si existen más registros será la suma de todos los registros. | SÍ |
b.2) Registro tipo 2 - Registro de detalle del archivo maestro de listados censales.
Mediante el registro tipo 2, las entidades reportan el detalle del archivo maestro de listados censales. Los registros se identifican de manera única mediante los campos 2, 3 y 11, por lo que estos no deben repetirse dentro del archivo.
| Nº | Nombre del campo | Longitud máxima | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 2: valor que significa que el registro es de detalle | SÍ |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SÍ |
| 2 | Tipo de documento identificación del integrante del listado censal | 2 | A | Los tipos de identificación permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: TipoI-DPNconMS la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
| 3 | Número de documento de identificación del integrante del listado censal | 16 | A | Número de identificación del Integrante del listado censal de acuerdo al tipo de identificación del campo anterior. | SÍ |
| 4 | Primer apellido | 60 | A | Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej: Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés, Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o segundo apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundo apellidos que utilizan la palabra Viuda (O). | SÍ |
| 5 | Segundo apellido | 60 | A | NO | |
| 6 | Primer nombre | 60 | A | SÍ | |
| 7 | Segundo nombre | 60 | A | NO | |
| 8 | Fecha de nacimiento del integrante del listado censal | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Ejemplo de fecha válida: 2015-07-30 | SÍ |
| 9 | Sexo del integrante del listado censal | 1 | A | Los tipos de sexo permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: PSRGSEXO la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov. co para su consulta. | SÍ |
| 10 | Código municipio de residencia | 5 | A | Los códigos de municipios permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: Municipio la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
| 11 | Tipo de población especial | 2 | N | Los tipos de población especial permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: LCETipoPoblacionEspecial la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
| 12 | Etnia | 2 | N | Los tipos de etnia permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: Etnia la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. Cuando no pertenece a alguna etnia, se debe dejar valor 6. | SÍ |
| Nº | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 13 | Nombre de resguardo, comunidad o comunidad no resguardada. | 60 | A | Aplica únicamente para la población indígena. Cuando corresponde a otras poblaciones especiales, se debe dejar vacío. | NO |
| 14 | Población elegible para el subsidio en salud | 1 | N | Los tipos de población elegible se encuentran en la tabla de referencia de nombre LCElegible la cual está disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. Las siguientes entidades: Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, Fiscalía General de la Nación, la Oficina del Alto Comisionado para la Paz, Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario e Instituto Colombiano de Bienestar, Defensa Civil Colombiana, Cruz Roja Colombiana, Unidad Administrativa Cuerpo de Bomberos, deben registrar 2 en este campo.  | SÍ |
| 15 | Tipo de documento de identificación del titular | 2 | A | Los tipos de identificación permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: TipoIDPNconMS la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. Este campo se diligencia cuando la información de los campos 1 al 14 correspondan a un integrante del grupo familiar de las poblaciones especiales de los códigos 8, 24 y 28 de la tabla de referencia nombre: LCETipoPoblacionEspecial, así como para aquellas nuevas poblaciones que así lo establezcan. | NO |
| 16 | Número de documento de identificación del titular | 16 | A | Número de identificación del Integrante del listado censal de acuerdo al tipo de identificación del campo anterior. Este campo se diligencia cuando la información de los campos 1 al 14 correspondan a un integrante del grupo familiar de las poblaciones especiales de los códigos 8, 24 y 28 de la tabla de referencia nombre: LCETipoPoblacionEspecial, así como para aquellas nuevas poblaciones que así lo establezcan. El número de identificación del titular debe existir como integrante del listado censal, es decir debe haberse reportado como otro registro tipo 2 con este valor en el campo 3. | NO |
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones tecnicas:
a) En el anexo tecnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes:
A-Alfanumerico N-Numerico D-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales.
b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extension.txt.
c) Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYUSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes.
d) El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el caracter especial pipe (|).
e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3, el dato2 esta vacio se reportara asi: dato1||dato3.
f) Ningun dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (gg) ni ningun otro caracter especial.
g) Los campos numericos deben venir sin ningun formato de valor ni separacion de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales.
h) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el caracter guion, a excepcion de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.
i) Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo tecnico se deben entender como el tamano maximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamano maximo.
j) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificacion, por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios.
k) Tener en cuenta que cuando los codigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal eOf la cual es un caracter diferente a cero.
l) Los archivos planos no deben traer ningun caracter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro.
m) Los archivos deben estar firmados digitalmente.
3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS
Este Ministerio dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social (SISPRO), para que las entidades reporten la informacion desde sus instalaciones. Si el reportante aun no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el Sitio Web del SISPRO.
Registrar entidad:
https://web.sispro.gov.co/Entidades/Cliente/VerificarEstadoRegistro
Registrar solicitud de usuario:
https://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx
Control de calidad de los datos
La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente Anexo Tecnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validacion, así:
- Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepcion al reportante.
- Segunda validación: una vez realizada en forma exitosa la primera validación, se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.
Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.
Mesa de ayuda
Con el proposito de brindar ayuda tecnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demas temas relacionados, el Ministerio tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace:
https://www.sispro.gov.co/ayudas/Pages/Ayudas.aspx
Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace:
https://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx
4. PERÍODO DE REPORTE Y PLAZO
La periodicidad del envío de información es semanal y se envía el segundo día hábil de la semana.
| Fecha de corte de la información a reportar | Plazo para enviar el archivo plano | |
| Fecha de corte | Desde: | Hasta: |
| 2019-07-15 | 2019-07-16 | 2019-07-16 |
| 2019-07-22 | 2019-07-23 | 2019-07-23 |
Y así sucesivamente:
| Primer día hábil de cada semana | Segundo día hábil de la semana | Segundo día hábil de la semana de corte. |
REPORTE DE INFORMACIÓN DE NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN DE LOS DATOS REGISTRADOS DE LISTADOS CENSALES.
<Anexo sustituido por el Anexo 2 de la Resolución 769 de 2024. Consultar contenido directamente en el Anexo 2 de la Resolución 769 de 2024.
El texto ORIGINAL es el siguiente:>
Las entidades obligadas a reportar, definidas en la presente resolucion, deben enviar a este Ministerio los archivos planos con la información de novedades de actualización de los datos registrados de listados censales.
Para este anexo tecnico se definen cuatro capitulos:
1. Estructura y especificación de los archivos
2. Características de los archivos planos
3. Plataforma para el envío de archivos
4. Periodo de reporte y plazo
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
a) El nombre de los archivos de la información de novedades de actualización de los datos registrados de listados censales debe ser enviada por las entidades responsables de la consolidación y reporte de los listados censales y debe cumplir con el siguiente estándar:
| Componente del nombre de archivo | Valores permitidos o formato | Descripción | Longitud fija | Requerido | |
| Módulo de información | REC | Identificador del módulo de información REC: reportes de control | 3 | SÍ | |
| Tipo de fuente | 125 | Entidades responsables de la consolidación y reporte de los listados censales | 3 | SÍ | |
| Componente del nombre de archivo | Valores permitidos o formato | Descripción | Longitud fija | Requerido | |
| Tema de información | NLCE | Información de Novedades de actualización de los datos registrados de listados censales | 4 | SÍ | |
| Fecha de corte | AAAAMMDD | Fecha de corte de la información reportada. Es el último día calendario del período de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador. Ejemplo de Fecha Válida: 20190527 | 8 | SÍ | |
| Tipo de identificación de la entidad reportadora | zz | Tipo de identificación de la entidad reportadora de la información. – Si es una entidad diferente a entidad territorial: se debe especificar NI correspondiente al tipo de identificación NIT. – Si corresponde a una Dirección Territorial del orden Departamental: se debe especificar DE. – Si corresponde a una Dirección Territorial del orden Distrital: se debe especificar DI. Si corresponde a una Dirección Territorial del orden Municipal: se debe especificar MU. | 2 | SÍ | |
| Número de identificación de la entidad reportadora | 999999999999 | Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior: Número de NIT sin incluir el dígito de verificación para tipo de Identificación NI. – Si es DE en este campo va el código DANE del departamento. Ejemplo 000000000025 – Si es DI en este campo va el código DANE del Distrito. Ejemplo 000000011001 – Si es MU en este campo va el código DANE del municipio. Ejemplo 000000025001 Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 000860999123 | 12 | SÍ | |
| Extensión del archivo | .txt | Extensión del archivo plano. | 4 | SÍ | |
NOMBRE DEL ARCHIVO
| Tipo de archivo | Nombre del archivo | Longitud |
| Reporte de información de novedades de actualización de los datos registrados de listados censales | REC125NLCEAAAAMMDDZZ999999999999.txt | 36 |
b) Contenido del archivo
El archivo de la información de novedades de actualización de los datos registrados de listados censales está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la informacion y varios tipos de registros de detalle, numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen la informacion solicitada asi:
| Registro | Descripción | Reporte |
| Tipo 1 | Registro de control | Obligatorio |
| Tipo 2 | Registro de detalle de novedad de cambio de identificacion | No obligatorio |
| Tipo 3 | Registro de detalle de novedad de cambio de nombres | No obligatorio |
| Tipo 4 | Registro de detalle de novedad de cambio de apellidos | No obligatorio |
| Tipo 5 | Registro de detalle de novedad de cambio de código de municipio | No obligatorio |
| Tipo 6 | Registro de detalle de novedad de cambio de estado | No obligatorio |
| Tipo 7 | Registro de detalle de novedad de cambio de sexo | No obligatorio |
| Tipo 8 | Registro de detalle de novedad de cambio fecha de nacimiento | No obligatorio |
| Tipo 9 | Registro de detalle de novedad de cambio de condición de elegibilidad para el subsidio en salud. | No obligatorio |
| Registro | Descripción | Reporte |
| Tipo 10 | Registro de detalle de novedad de cambio de tipo de población | No obligatorio |
| Tipo 11 | Registro de detalle de novedad de cambio de identificacion del titular | No obligatorio |
| Tipo 12 | Registro de detalle de novedad de eliminación | No obligatorio |
Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por pipe (|)
b.1 Registro tipo 1 - Registro de control
Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.
| N° | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 1: valor que significa que el registro es de control | SÍ |
| 1 | Tipo de Identificación de la entidad que reporta | 2 | A | Si es una Entidad diferente a entidad territorial: se debe especificar NI correspondiente al tipo de identificación NIT En el caso de que las entidades territoriales reporten, se especifica de la siguiente manera: MU: Municipio DE: Departamento DI: Distrito | SÍ |
| 2 | Número de identificación de la entidad que reporta | 12 | N | Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior. – Número de Nit sin incluir el dígito de verificación para tipo de Identificación NI. – Si es DE en este campo va el código DANE del departamento. Ejemplo 25 – Si es DI en este campo va el código DANE del Distrito. Ejemplo 11001 Si es MU en este campo va el código DANE del municipio. Ejemplo 25001 | SÍ |
| 3 | Fecha final del período de la información reportada | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y debe concordar con la fecha de corte del nombre del archivo. Último día calendario del mes o período que se está reportando. Ejemplo de fecha final 2019-05-27 | SÍ |
| 4 | Número total de registros de detalle contenidos en el archivo | 10 | N | Debe corresponder a la cantidad de registros de detalle contenidos en el archivo. Si existen más registros será la suma de todos los registros. | SÍ |
b.2 Registro tipo 2 - Registro de detalle de novedad de cambio de identificación
Mediante el Registro Tipo 2, las entidades reportan el detalle de la informacion de las novedades de cambio de identificacion. Los registros se identifican de manera unica mediante los campos 2, 3 por lo cual estos no deben repetirse.
| N° | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 2: valor que significa que el registro es de detalle. | SÍ |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SÍ |
| 2 | Tipo de documento de identificación inicial del integrante del listado censal | 2 | A | Los tipos de identificación permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre TipoIDPNconMS la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
| 3 | Número de documento de identificación inicial del integrante del listado censal | 16 | A | Número de identificación del Integrante del listado censal de acuerdo al tipo de identificación del campo anterior. | SÍ |
| N° | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 4 | Nuevo tipo de documento de identificación del integrante del listado censal | 2 | A | Los tipos de identificación permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre TipoIDPNconMS la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
| 5 | Nuevo número de documento de identificación del integrante del listado censal | 16 | A | Número de identificación del Integrante del listado censal de acuerdo al tipo de identificación del campo anterior. | SÍ |
| 6 | Causa de la actualización | 1 | N |  | SÍ |
| 7 | Fecha de aplicación de la Novedad | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Ejemplo de fecha válida: 2019-06-30 | SÍ |
b.3 Registro tipo 3 - Registro de detalle de novedad cambio de nombres
Mediante el Registro Tipo 3, las entidades reportan el detalle de la información de las novedades de cambio de nombres. Los registros se identifican de manera unica mediante los campos 2, 3 por lo cual estos no deben repetirse.
| N° | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 3: valor que significa que el registro es de detalle | SÍ |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Continúa en el siguiente consecutivo en que terminó el consecutivo del anterior registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SÍ |
| 2 | Tipo de documento de identificación del integrante del listado censal | 2 | A | Los tipos de identificación permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre TipoIDPNconMS la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
| 3 | Número de documento de identificación del integrante del listado censal | 16 | A | Número de identificación del integrante del listado censal de acuerdo al tipo de identificación del campo anterior. | SÍ |
| 4 | Nuevo primer nombre del integrante del listado censal | 60 | A | Para los nombres compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento. Ej: Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Cuando una persona no tiene segundo nombre se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundo apellidos que utilizan la palabra Viuda (O). | SÍ |
b.4 Registro tipo 4 - Registro de detalle de novedad cambio de apellidos
Mediante el Registro Tipo 4, las entidades reportan el detalle de la información de las novedades de cambio de apellidos. Los registros se identifican de manera unica mediante los campos 2, 3 por lo cual estos no deben repetirse.
| N° | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 4: valor que significa que el registro es de detalle | SÍ |
| N° | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Continúa en el siguiente consecutivo en que terminó el consecutivo del anterior registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SÍ |
| 2 | Tipo de documento de identificación del integrante del listado censal | 2 | A | Los tipos de identificación permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre TipoIDPNconMS la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
| 3 | Número de documento de identificación del integrante del listado censal | 16 | A | Número de identificación del integrante del listado censal de acuerdo al tipo de identificación del campo anterior. | SÍ |
| 4 | Nuevo primer apellido del integrante del listado censal | 60 | A | Para los apellidos compuestos, se tomará como primer apellido el primer apellido del apellido compuesto y como segundo apellido el complemento Ej: Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo apellido se reportará vacío en estos atributos. | SÍ |
| 5 | Nuevo segundo apellido del integrante del listado censal | 60 | A | NO | |
b.5 Registro tipo 5 - Registro de detalle de novedad cambio de código de municipio
Mediante el Registro Tipo 5, las entidades reportan el detalle de la informacion de las novedades de cambio de código de municipio. Los registros se identifican de manera unica mediante los campos 2, 3 por lo cual estos no deben repetirse.
| Nº | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 5: valor que significa que el registro es de detalle | SÍ |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Continúa en el siguiente consecutivo en que terminó el consecutivo del anterior registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SÍ |
| 2 | Tipo de documento de identificación del integrante del listado censal | 2 | A | Los tipos de identificación permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre TipoIDPNconMS la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
| 3 | Número de documento de identificación del integrante del listado censal | 16 | A | Número de identificación del integrante del listado censal de acuerdo al tipo de identificación del campo anterior. | SÍ |
| 4 | Nuevo código municipio de residencia | 5 | N | Los códigos de municipios permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: municipio la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
b.6 Registro tipo 6 - Registro de detalle de novedad cambio de estado
Mediante el Registro Tipo 6, las entidades reportan el detalle de la información de las novedades de cambio de estado. Los registros se identifican de manera unica mediante los campos 2, 3, 4 por lo cual estos no deben repetirse.
| N° | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 6: valor que significa que el registro es de detalle | SÍ |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Continúa en el siguiente consecutivo en que terminó el consecutivo del anterior registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SÍ |
| N° | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 2 | Tipo de documento de identificación del integrante del listado censal | 2 | A | Los tipos de identificación permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre TipoIDPNconMS la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
| 3 | Número de documento de identificación del integrante del listado censal | 16 | A | Número de identificación del integrante del listado censal de acuerdo al tipo de identificación del campo anterior. | SÍ |
| 4 | Tipo de población especial | 2 | N | Los tipos de población especial permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: LCETipoPoblacionEspecial la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
| 5 | Nuevo estado | 1 | N | Estado del integrante del listado censal | SÍ |
b.7 Registro Tipo 7 - Registro de detalle de novedad cambio de sexo
Mediante el Registro Tipo 7, las entidades reportan el detalle de la informacion de las novedades de cambio de sexo. Los registros se identifican de manera unica mediante los campos 2, 3 por lo cual estos no deben repetirse.
| Nº | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 7: valor que significa que el registro es de detalle | SÍ |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Continúa en el siguiente consecutivo en que terminó el consecutivo del anterior registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SÍ |
| 2 | Tipo de documento de identificación del integrante del listado censal | 2 | A | Los tipos de identificación permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: TipoIDPNconMS la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta | SÍ |
| 3 | Número de documento identificación del integrante del listado censal | 16 | A | Número de identificación del integrante del listado censal de acuerdo al tipo de identificación del campo anterior. | SÍ |
| 4 | Sexo del integrante del listado censal | 1 | A | Los tipos de sexo permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: PSRGSEXO la cual se encuentra disponible en web.sispro. gov.co para su consulta. | SÍ |
b.8 REGISTRO TIPO 8 - REGISTRO DE DETALLE DE NOVEDAD DE CAMBIO DE FECHA DE NACIMIENTO
Mediante el Registro Tipo 8, las entidades reportan el detalle de la información de las novedades de cambio de fecha de nacimiento. Los registros se identifican de manera unica mediante los campos 2, 3 por lo cual estos no deben repetirse.
| Nº | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 8: valor que significa que el registro es de detalle | SÍ |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Continúa en el siguiente consecutivo en que terminó el consecutivo del anterior registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SÍ |
| 2 | Tipo de documento de identificación del integrante del listado censal | 2 | A | Los tipos de identificación permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre TipoIDPNconMS la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
| 3 | Número de documento identificación del integrante del listado censal | 16 | A | Número de identificación del integrante del listado censal de acuerdo al tipo de identificación del campo anterior. | SÍ |
| 4 | Nueva fecha de nacimiento del integrante del listado censal | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Ejemplo de fecha válida: 2015-07-30 | SÍ |
b.9 REGISTRO TIPO 9 - REGISTRO DE DETALLE DE NOVEDAD DE CAMBIO DE TIPO DE POBLACIÓN ELEGIBLE
Mediante el Registro Tipo 9, las entidades reportan el detalle de la información de las novedades de cambio de tipo de poblacion elegible. Los registros se identifican de manera unica mediante los campos 2, 3, 4 por lo cual estos no deben repetirse.
| Nº | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 9: valor que significa que el registro es de detalle | SÍ |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Continúa en el siguiente consecutivo en que terminó el consecutivo del anterior registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SÍ |
| 2 | Tipo de documento de identificación del integrante del listado censal | 2 | A | Los tipos de identificación permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: TipoIDPNconMS la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
| 3 | Número de documento de identificación del integrante del listado censal | 16 | A | Número de identificación del integrante del listado censal de acuerdo al tipo de identificación del campo anterior. | SÍ |
| 4 | Tipo de población especial | 2 | N | Los tipos de población especial permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: LCETipoPoblacionEspecial la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
| 5 | Cambio de condición de elegibilidad | 1 | N | El cambio se efectuará según la siguiente tabla: | SÍ |
b.10 REGISTRO TIPO 10 - REGISTRO DE DETALLE DE NOVEDAD DE CAMBIO DE TIPO DE POBLACIÓN
Mediante el Registro Tipo 10, las entidades reportan el detalle de la informacion de las novedades de cambio de tipo de poblacion. Los registros se identifican de manera unica mediante los campos 2, 3, 4 por lo cual estos no deben repetirse.
| Nº | Nombre del campo | Longitud máxima | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 2 | N | 10: valor que significa que el registro es de detalle | SÍ |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Continúa en el siguiente consecutivo en que terminó el consecutivo del anterior registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SÍ |
| Nº | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 2 | Tipo de documento de identificación del integrante del listado censal | 2 | A | Los tipos de identificación permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: TipoIDPNconMS la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
| 3 | Número de documento de identificación del integrante del listado censal | 16 | A | Número de identificación del integrante del listado censal de acuerdo al tipo de identificación del campo anterior. | SÍ |
| 4 | Tipo de población especial | 2 | N | Los tipos de población especial permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: LCETipoPoblacionEspecial la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
| 5 | Nuevo tipo de población especial del integrante del listado censal | 2 | N | Los tipos de población especial permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: LCETipoPoblacionEspecial la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
b.11 REGISTRO TIPO 11 - REGISTRO DE DETALLE DE NOVEDAD DE CAMBIO DE IDENTIFICACIÓN DEL TITULAR
Mediante el Registro Tipo 11, las entidades reportan el detalle de la información de las novedades de cambio de identificacion del titular. Los registros se identifican de manera unica mediante los campos 2, 3 por lo cual estos no deben repetirse.
| Nº | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 2 | N | 11: valor que significa que el registro es de detalle | SÍ |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Continúa en el siguiente consecutivo en que terminó el consecutivo del anterior registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SÍ |
| 2 | Tipo de documento de identificación inicial del integrante del listado censal | 2 | A | Los tipos de identificación permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre TipoIDPNconMS la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
| 3 | Número de documento de identificación inicial del integrante del listado censal | 16 | A | Número de identificación del Integrante del listado censal de acuerdo al tipo de identificación del campo anterior. | SÍ |
| 4 | Nuevo tipo de documento de identificación del titular | 2 | A | Los tipos de identificación permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre TipoIDPNconMS la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
| 5 | Nuevo número de documento de identificación del titular | 16 | A | Número de identificación del titular de acuerdo al tipo de identificación del campo anterior. | SÍ |
b.12 REGISTRO TIPO 12 - REGISTRO DE DETALLE DE NOVEDAD DE CAMBIO ELIMINACIÓN
Mediante el Registro Tipo 12, las entidades reportan el detalle de la informacion de las novedades de eliminacion. Los registros se identifican de manera unica mediante los campos 2, 3 y 4 por lo cual estos no deben repetirse.
| Nº | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 2 | N | 12: valor que significa que el registro es de detalle | SÍ |
| Nº | Nombre del campo | Longitud máximadel campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Continúa en el siguiente consecutivo en que terminó el consecutivo del anterior registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SÍ |
| 2 | Tipo de documento de identificación del integrante del listado censal | 2 | A | Los tipos de identificación permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: TipoIDPNconMS la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
| 3 | Número de documento de identificación del integrante del listado censal | 16 | A | Número de identificación del integrante del listado censal de acuerdo al tipo de identificación del campo anterior. | SÍ |
| 4 | Tipo de población especial | 2 | N | Los tipos de población especial permitidos se encuentran en la tabla de referencia de nombre: LCETipoPoblacionEspecial la cual se encuentra disponible en web.sispro.gov.co para su consulta. | SÍ |
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones tecnicas:
a) En el anexo tecnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes:
A-Alfanumerico N-Numerico D-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales
b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extension.txt
c) Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYUSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes.
d) El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el caracter especial pipe (|).
e) Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir, debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3, el dato2 esta vacio se reportara asi: dato1||dato3.
f) Ningun dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (gh) ni ningun otro caracter especial.
g) Los campos numericos deben venir sin ningun formato de valor ni separacion de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales.
h) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el caracter guion, a excepcion de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.
i) Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo tecnico se deben entender como el tamano maximo del campo, es decir, que los datos pueden tener una longitud menor al tamano maximo.
j) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificacion, por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios.
k) Tener en cuenta que cuando los codigos traen CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal eOf la cual es un caracter diferente a cero.
l) Los archivos planos no deben traer ningun caracter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro.
m) Los archivos deben estar firmados digitalmente.
3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS
El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social (SISPRO), para que las entidades reporten la informacion desde sus instalaciones. Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el Sitio Web del SISPRO.
Registrar entidad:
https://web.sispro.gov.co/Entidades/Cliente/VerificarEstadoRegistro
Registrar solicitud de usuario:
https://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx
Control de calidad de los datos
La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente Anexo Tecnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validacion, así:
- Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepcion al reportante.
- Segunda validación: una vez realizada en forma exitosa la primera validación, se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.
Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.
Mesa de ayuda
Con el proposito de brindar ayuda tecnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace:
https://www.sispro.gov.co/ayudas/Pages/Ayudas.aspx
Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace:
https://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx
4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO
| Fecha de corte de la información a reportar | Plazo para enviar el archivo plano | |
| Fecha de corte | Desde: | Hasta: |
| 2019-08-20 | 2019-08-21 | 2019-08-21 |
| 2019-08-26 | 2019-08-27 | 2019-08-27 |
Y así sucesivamente:
| Primer día hábil de cada semana | Segundo día hábil de la semana | Segundo día hábil de la semana de corte. |