BUSCAR
ÍNDICE
RESOLUCIÓN 3341 DE 2020
(octubre 30)
Diario Oficial No. 51.483 de 30 de octubre de 2020
ENTIDAD ADMINISTRADORA DE RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
<Ver Resumen de Notas de Vigencia>
Por la cual se definen y adoptan las especificaciones técnicas y operativas, las estructuras de datos y los formularios que soportan el proceso de compensación.
LA DIRECTORA GENERAL DE LA ENTIDAD ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD (ADRES),
en ejercicio de sus facultades, en especial, de las conferidas en el numeral 12 del artículo 9 del Decreto 1429 de 2016, los artículos 2.6.4.7.2 y 2.6.4.7.3 del Decreto 780 de 2016, y
CONSIDERANDO:
Que mediante el artículo 66 de la Ley 1753 de 2015, el Legislador creó la Entidad Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES, como una entidad de naturaleza especial del nivel descentralizado del orden nacional, adscrita al Ministerio de Salud y Protección Social, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio independiente, cuyo objeto es la administración de los recursos que financian el aseguramiento en salud.
Que, para el desarrollo de su objeto, el Legislador asignó a la ADRES la función de efectuar la liquidación, reconocimiento y giro de las Unidades de Pago por Capitación y demás recursos del aseguramiento obligatorio en salud, labor que, para el caso del régimen contributivo de salud, se ejecuta mediante el proceso de compensación.
Que el proceso de compensación se encuentra reglado en el Decreto 780 de 2016, artículos 2.6.4.3.1.1.1 a 2.6.4.3.1.1.8, disposiciones que enmarcan los subprocesos PILA - Financiero, PILA - BDUA, corrección de registros inconsistentes y transferencia de cotizaciones, devolución de cotizaciones y, liquidación y corrección de registros compensados.
Que las especificaciones, las estructuras y los formularios que soportan el proceso de compensación se encuentran contenidos en la Resolución 609 de 2012 y las Notas Externas 5215 del mismo año, 201333210254873 de 2013 y 201433210794341 de 2014 proferidas por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Que las especificaciones, las estructuras y los formularios antes referidas, han continuado utilizándose por parte de la ADRES en virtud de lo establecido en el inciso final del artículo 2.6.4.7.3 del Decreto 780 de 2016.
Que, con la expedición del presente acto administrativo, las especificaciones, las estructuras y los formularios establecidas en la Resolución 609 de 2012 y las Notas Externas 5215 del mismo año, 201333210254873 de 2013 y 201433210794341 de 2014, contrarias a las que adopte la ADRES en esta Resolución perderán su eficacia una vez se implemente el presente acto administrativo.
Que en el marco de las facultades previstas en los artículos 2.6.4.7.2 y 2.6.4.7.3 del Decreto 780 de 2016 la ADRES expidió la Resolución 1431 de 2020 en la que se determinaron las especificaciones técnicas y operativas propias del proceso de compensación y sus respectivos subprocesos.
Que resultado de los análisis técnicos propios de los desarrollos informáticos y de los comentarios de las EPS y EOC, así como de las consecuencias derivadas de la implementación de las medidas adoptadas por el Gobierno Nacional en el marco de la emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante Resolución 385 de 2020, se expidió la Resolución 2935 de 2020 en la que se modificó parcialmente la Resolución 1431 de 2020 y se dispuso que aquella sería exigible a partir del 1o. de noviembre de 2020.
Que, en el marco de los principios de eficiencia y eficacia que rigen a la Administración, teniendo en cuenta los tiempos requeridos para los desarrollos tecnológicos asociados al proceso de compensación y sus respectivos subprocesos, tanto para la ADRES, quien se encuentra adelantando ajustes necesarios a su infraestructura informática, como para las EPS y EOC y con el fin de unificar los lineamientos contenidos en las Resoluciones 1431 y 2935 de 2020, es procedente determinar mediante el presente acto administrativo las especificaciones técnicas y operativas, las estructuras de datos y los formularios que soportan el proceso de compensación, de manera que se garantice su consistencia, introduciendo además ajustes tendientes al fortalecimiento de los controles en el proceso de compensación.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ASPECTOS GENERALES
ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente Resolución tiene por objeto definir y adoptar las especificaciones técnicas y operativas, las estructuras de datos y los formularios que soportan el proceso de compensación del régimen contributivo de salud.
ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente Resolución aplica a los operadores de información de la PILA, a los operadores financieros, a las Entidades Promotoras de Salud, a las Entidades Obligadas a Compensar y a la ADRES.
ARTÍCULO 3o. ANEXOS TÉCNICOS. Con la presente Resolución se adoptan los siguientes anexos técnicos:
1. Anexo técnico 1. Estructuras de datos del Proceso de Compensación. Contiene el detalle de los registros procesados en cada uno de los subprocesos que hacen parte del proceso de compensación.
2. Anexo técnico 2 Formularios del Proceso de Compensación. Corresponde a los formatos mediante los cuales se presentan los resultados consolidados de los subprocesos que hacen parte del proceso de compensación.
3. Anexo técnico 3. Causales de Inconsistencia en el Proceso de Compensación. Corresponde a las causales y códigos de glosa, generados cuando se presentan inconsistencias en cada uno de los subprocesos que hacen parte del proceso de compensación.
PROCESO DE COMPENSACIÓN
ARTÍCULO 4o. PROCESO DE COMPENSACIÓN. En concordancia con lo establecido en el literal f) del artículo 156 de la Ley 100 de 1993 y el artículo 2.6.4.3.1.1.1 del Decreto 780 de 2016, en el proceso de compensación la ADRES determina y reconoce a las EPS y EOC, la Unidad de Pago por Capitación (UPC), la provisión para el pago de las incapacidades originadas por enfermedad general de los afiliados cotizantes y los recursos para financiar las actividades de promoción de la salud y de prevención de la enfermedad, por los afiliados al régimen contributivo conforme con lo definido por el Ministerio de Salud y Protección Social, por cada periodo al que pertenece el pago de la cotización recaudada y conciliada entre el mecanismo de recaudo y la base de datos de afiliación al SGSSS.
ARTÍCULO 5o. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE COMPENSACIÓN. Desde el plano operativo, las actividades que integran el proceso de compensación se organizan en los siguientes subprocesos: PILA - Financiero, PILA - BDUA, corrección de registros inconsistentes y transferencia de cotizaciones, devolución de cotizaciones, liquidación, y corrección de registros compensados.
ARTÍCULO 6o. PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO DE COMPENSACIÓN. La participación de las EPS o EOC en el proceso de compensación, se encuentra supeditada a que no existan recursos pendientes de girar a la ADRES, conforme a los términos establecidos en la normativa vigente, por concepto de cotizaciones, intereses de mora y rendimientos financieros los cuales pertenecen al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).
PARÁGRAFO. Una vez resuelta la situación que dio lugar a la imposibilidad de girar a la ADRES los recursos pertenecientes al SGSSS resultado del proceso de compensación, la EPS o EOC podrá, en el siguiente proceso, proceder con la compensación de todos los períodos pendientes siempre que no hayan superado los términos de que trata el artículo 13 del Decreto Ley 1281 de 2002 o norma que lo sustituya o modifique.
SUBPROCESO PILA - FINANCIERO
ARTÍCULO 7o. ALCANCE. Mediante el subproceso PILA - Financiero, la ADRES concilia la información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA reportada por los operadores de información de la PILA y Financieros, validando para cada planilla la coincidencia entre el número, el código de operador y el valor reportado para cada EPS y EOC.
Para el efecto, los operadores de información de la PILA reportarán a la ADRES, antes de las 9:00 a. m. del día hábil siguiente al pago de la PILA, mediante la herramienta tecnológica y los parámetros de consistencia y seguridad dispuestos, la información registrada en la PILA, conforme a las especificaciones técnicas definidas en el Anexo Técnico 4 “Estructura de los archivos de salida con destino al Administrador Fiduciario de los Recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (FOSYGA)” de la Resolución 2388 de 2016 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social o la norma que la modifique o sustituya.
Los operadores financieros reportarán a la ADRES, antes de las 10:00 a. m. del día hábil siguiente al pago de la PILA y en la herramienta tecnológica y los parámetros de seguridad dispuestos, el archivo de información financiera con la información de recaudo de las cotizaciones de la PILA, conforme a las especificaciones técnicas definidas en el documento “Especificaciones Técnicas para el Intercambio de Información con las Administradoras” de marzo de 2007 de la Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia (Asobancaria 2007) y/o directriz que la modifique o sustituya.
Como resultado del subproceso PILA - Financiero, las planillas conciliadas continuarán con el subproceso PILA - BDUA, mientras que las planillas que presenten inconsistencias serán reportadas por la ADRES a los operadores de información de la PILA y a los operadores Financieros, según corresponda, en el archivo de “Reporte de planillas inconsistentes subproceso PILA - Financiero”, con la estructura prevista en el numeral 1 del anexo técnico 1 del presente acto administrativo, para que conforme a lo previsto en el inciso segundo del artículo 2.6.4.3.1.1.5 del Decreto 780 de 2016, adelanten las gestiones para el ajuste de la información. Las causales de inconsistencia en el subproceso PILA - Financiero son las previstas en el numeral 1 del anexo técnico 3 del presente acto administrativo.
ARTÍCULO 8o. CORRECCIÓN DE PLANILLAS INCONSISTENTES POR PARTE DEL OPERADOR DE INFORMACIÓN DE LA PILA. La corrección de las planillas inconsistentes, a cargo de los operadores de información de la PILA, se efectuará bajo los siguientes parámetros:
i. Causal “N” - no conciliada por diferencia de valor:
El operador de información de la PILA realizará la verificación y corrección de la planilla, empleando la estructura descrita en el anexo 4 de la Resolución 2388 de 2016 del Ministerio de Salud y Protección Social o la norma que lo modifique o sustituya. El archivo deberá ser remitido a la ADRES mediante la herramienta tecnológica dispuesta, a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia. El nombre del archivo debe contener la estructura prevista en el numeral 2.1 del anexo técnico 1 del presente acto administrativo.
ii. Causal “R” - planilla repetida:
- Dos planillas con el mismo número, para el mismo operador y un solo archivo financiero: a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia, el operador de información de la PILA deberá enviar una comunicación a la ADRES, suscrita por el representante legal o líder de proceso, solicitando la eliminación de la planilla repetida en las bases de datos de la ADRES.
- Dos planillas con el mismo número, para el mismo operador y dos archivos financieros: a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia, el operador de la PILA deberá enviar una comunicación a la ADRES, suscrita por el representante legal o líder de proceso, solicitando la eliminación de la planilla repetida en las bases de datos de la ADRES.
Una vez la ADRES elimine la planilla de sus bases de datos, el operador de información de la PILA generará un nuevo número de planilla en un archivo de salida con la misma información reportada en la planilla eliminada. El archivo generado por el operador de información de la PILA deberá ser remitido a la ADRES mediante la herramienta tecnológica dispuesta para el efecto, a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia. Dentro del mismo término, el operador de información de la PILA deberá informar a la EPS o EOC y al aportante el nuevo número de planilla.
iii. Causal “D” - doble dispersión:
El operador de información de la PILA solicitará al operador financiero la publicación de un archivo “DD”, que contenga el detalle del registro a marcar. El archivo generado por el operador financiero será remitido a la ADRES mediante la herramienta tecnológica dispuesta, a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia. En el mismo término, el operador de información de la PILA informará a la EPS o EOC del trámite realizado.
El nombre del archivo deberá contener la estructura prevista en el numeral 2.2 del anexo técnico 1 del presente acto administrativo.
iv. Causal “T” - faltante total:
El operador de información de la PILA deberá remitir un archivo de salida con la planilla faltante, empleando la estructura descrita en el anexo 4 de la Resolución 2388 de 2016, o la norma que la modifique o sustituya. El archivo generado por el operador de información de la PILA será remitido a la ADRES mediante la herramienta tecnológica dispuesta, a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia.
En caso de que este faltante corresponda a una doble dispersión para el mismo período y aportante, pero reportado en número de planillas diferentes y el aportante desee solicitar la devolución de los recursos, el operador de información de la PILA debe solicitar al operador financiero el envío de una comunicación a la ADRES requiriendo la marcación del log de toda la planilla. Esta comunicación deberá ser suscrita por el representante legal o líder de proceso del operador financiero y debe ser enviada a la ADRES, a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia.
v. Causal “P” - faltante parcial:
El representante legal o líder de proceso del operador de información de la PILA, enviará a la ADRES una comunicación en la que solicita se autorice la corrección de la planilla. Esta solicitud deberá remitirse a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia.
El operador de información de la PILA generará el archivo de salida con la información completa de la planilla a corregir, empleando la estructura descrita en el anexo 4 de la Resolución 2388 de 2016, o la norma que la modifique o sustituya. El archivo generado por el operador de información de la PILA será remitido a la ADRES mediante la herramienta tecnológica dispuesta, a más tardar el cuarto día hábil siguiente a la notificación por parte de esta Entidad.
ARTÍCULO 9o. CORRECCIÓN DE PLANILLAS INCONSISTENTES POR PARTE DEL OPERADOR FINANCIERO. La corrección de planillas inconsistentes, a cargo de los operadores financieros, se efectuará bajo los siguientes parámetros:
i. Causal “R” - planilla repetida:
En el caso de que existan dos planillas con el mismo número, para el mismo operador y dos archivos financieros, el operador financiero enviará una comunicación a la ADRES, suscrita por el representante legal o líder de proceso, solicitando la eliminación de la planilla repetida en la base de datos de la ADRES, a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia.
Una vez se elimine, el operador financiero generará una planilla en un archivo financiero con la misma información reportada en la planilla eliminada, conforme a las especificaciones técnicas definidas en el documento “Especificaciones Técnicas para el Intercambio de Información con las Administradoras” de marzo de 2007 de la Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia (Asobancaria 2007) y/o directriz que la modifique o sustituya. El archivo generado por el operador financiero será remitido a la ADRES mediante la herramienta tecnológica dispuesta para tal efecto, a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia.
ii. Causal “D” - doble dispersión:
- Una vez el operador de información de la PILA solicite al operador financiero la publicación de un archivo “DD”, el operador financiero deberá generarlo únicamente con la información del registro tipo 6, conforme a las especificaciones técnicas definidas en el documento “Especificaciones Técnicas para el Intercambio de Información con las Administradoras” de marzo de 2007 de la Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia (Asobancaria 2007) y/o directriz que la modifique o sustituya. El archivo generado por el operador financiero será remitido a la ADRES mediante la herramienta tecnológica dispuesta, a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia. El nombre del archivo “DD” debe contener la estructura prevista en el numeral 2.2 del anexo técnico 1 del presente acto administrativo.
- Si la cotización solo fue abonada una vez a la cuenta maestra de recaudo de la EPS o EOC, y existen dos archivos financieros, a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia, el operador financiero enviará una comunicación a la ADRES solicitando la eliminación de la planilla que presentó la inconsistencia, suscrita por el representante legal o líder de proceso, quien debe certificar que los recursos no ingresaron doble vez a la cuenta de la EPS o EOC.
iii. Causales “T” - faltante total y “P” - faltante parcial:
El operador financiero remitirá los registros faltantes en un archivo tipo “AD”, conforme a las especificaciones técnicas definidas en el documento “Especificaciones Técnicas para el Intercambio de Información con las Administradoras” de marzo de 2007 de la Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia (Asobancaria 2007) y/o directriz que la modifique o sustituya. El archivo generado por el operador financiero será remitido a la ADRES mediante la herramienta tecnológica dispuesta, a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia. El nombre del archivo “AD” debe contener la estructura prevista en el numeral 2.2 del anexo técnico 1 del presente acto administrativo.
En caso de que este faltante corresponda a una planilla que no cumple con las especificaciones de validación de acuerdo con la normatividad vigente, el aportante u operador realizó el pago nuevamente de manera correcta y el primero desee solicitar la devolución de los recursos, el operador de información de la PILA deberá solicitar al operador financiero el envío de una comunicación a la ADRES requiriendo la marcación del log de toda la planilla. Esta comunicación deberá ser suscrita por el representante legal o líder de proceso del operador financiero y debe ser enviada a la ADRES, a más tardar el cuarto día hábil siguiente al reporte de la inconsistencia.
SUBPROCESO PILA - BDUA
ARTÍCULO 10. ALCANCE. Mediante el subproceso PILA-BDUA, a que alude el inciso primero del artículo 2.6.4.3.1.1.2 del Decreto 780 de 2016, la ADRES valida la consistencia de la información de los cotizantes reportados en las PILA conciliadas en el subproceso PILA - Financiero, con la información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), las tablas de referencia de afiliados fallecidos y de documentos cancelados y la Base de Datos de los Regímenes Especiales y de Excepción (BDEX).
Con los registros de cotizantes que no presenten inconsistencias, se conformarán los grupos familiares de acuerdo con la información registrada en la BDUA y, para cada afiliado, se efectuará la liquidación de la Unidad de Pago por Capitación (UPC), de los recursos de promoción y prevención y, de la provisión para el pago de incapacidades, este último concepto exclusivamente para los afiliados cotizantes. El cálculo se efectuará a partir de los valores y porcentajes definidos por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Los registros de cotizantes que presenten inconsistencias serán reportados por la ADRES a las EPS y EOC, a través de la herramienta tecnológica dispuesta, en un archivo con la estructura prevista en el numeral 3 del anexo 1 del presente acto administrativo. Las causales de inconsistencia en el subproceso PILA - BDUA son las previstas en el numeral 2 del anexo técnico 3 del presente acto administrativo.
La ejecución de este subproceso estará condicionada a la modificación de los históricos no compensados que resulten de los subprocesos de PILA - Financiero o Corrección de Registros inconsistentes y transferencia de cotizaciones y, una vez actualizado el histórico de afiliados compensados de que trata el Subproceso de Liquidación.
SUBPROCESO DE CORRECCIÓN DE REGISTROS INCONSISTENTES Y TRANSFERENCIA DE COTIZACIONES
ARTÍCULO 11. SUBPROCESO DE CORRECCIÓN DE REGISTROS INCONSISTENTES Y DE TRANSFERENCIA DE COTIZACIONES ENTRE EPS, EOC Y LA ADRES (REGÍMENES ESPECIALES Y DE EXCEPCIÓN). Mediante la corrección de registros inconsistentes, prevista en el inciso primero del artículo 2.6.4.3.1.1.5 del Decreto 780 de 2016, las EPS y EOC subsanan los registros inconsistentes reportados por la ADRES como resultado del subproceso PILA - BDUA.
La transferencia de cotizaciones de que trata el inciso tercero del artículo 2.6.4.3.1.1.5 del Decreto 780 de 2016, permite a las EPS y EOC transferir las cotizaciones recaudadas por afiliados que para el período pago no se registraban como afiliados en dicha entidad, hacia la cuenta maestra de recaudo de la EPS o EOC en que registraban como afiliados. Así mismo, permite a las EPS y EOC la transferencia hacia la ADRES de cotizaciones realizadas por afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales, así como a la ADRES, la transferencia de las cotizaciones efectuadas por afiliados al régimen contributivo hacia las EPS y EOC.
PARÁGRAFO. La transferencia de aportes entre operadores de regímenes especiales o de excepción y EPS o EOC, escapa a la competencia de la ADRES y no es objeto del presente subproceso.
ARTÍCULO 12. REPORTE DE LA CORRECCIÓN DE REGISTROS INCONSISTENTES Y LA TRANSFERENCIA DE COTIZACIONES. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 701 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de la corrección de registros inconsistentes y la transferencia de cotizaciones, las EPS y EOC remitirán a la ADRES, antes de las 10:00 a. m. del día hábil anterior al siguiente subproceso de liquidación, mediante la herramienta tecnológica y los parámetros de consistencia y seguridad dispuestos, un único archivo con la estructura prevista en el numeral 4 del Anexo número 1 del presente acto administrativo, con tantos registros como inconsistencias a subsanar y transferencias a efectuar haya lugar, previamente validada por la Malla de Validación Universal (MAVU)vigente.
En el evento de que la EPS o EOC no corrijan el código de la EPS en los cuatro subprocesos de transferencias siguientes a la fecha del recaudo, la ADRES, en el quinto subproceso efectuará la corrección de acuerdo con la EPS o EOC en que el afiliado registraba como inscrito para el periodo pago o en el caso de cotizaciones por afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales, se indicará el código de la ADRES.
PARÁGRAFO. Las EPS-EOC que presenten solicitudes de corrección de registros inconsistentes y transferencia de cotizaciones deberán remitir el formulario “Formulario de Solicitud de Corrección de Registros Inconsistentes”, adjunto al archivo de presentación.PAK del proceso.
El formulario deberá ser firmado por el representante legal de la EPS-EOC. La no remisión del formulario debidamente diligenciado dará lugar a la exclusión de la EPS-EOC en el proceso.
ARTÍCULO 13. VALIDACIÓN DE LAS CORRECCIONES Y LAS TRANSFERENCIAS. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 701 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> La ADRES validará las correcciones y transferencias reportadas por las EPS y EOC, con base en la información registrada en la BDUA y en el histórico de aportes.
Como resultado de la validación, la ADRES generará los archivos “RESCOR” para las correcciones y “RESTRF” para las transferencias, con el detalle de los registros aprobados y glosados, en las estructuras previstas en los numerales 5 y 6.1 del Anexo Técnico número 1 del presente acto administrativo, respectivamente.
Adicionalmente, frente a los registros de transferencias aprobados, la ADRES generará el archivo “PILA_TRF”, con la estructura prevista en el numeral 6.2 del Anexo Técnico número 1 de este acto administrativo, que contendrá el detalle de la información reportada en la planilla PILA para todas las vigencias de manera unificada.
Estos archivos serán remitidos a las EPS y EOC mediante la herramienta tecnológica dispuesta por la ADRES para tal fin.
Los registros aprobados como resultado de los subprocesos de corrección de registros inconsistentes y de transferencias de cotizaciones, serán incluidos por la ADRES en el siguiente subproceso de conciliación PILA – BDUA.
Las causales de inconsistencia del subproceso de correcciones y transferencias son las previstas en los numerales 3.1 y 3.2 del Anexo Técnico número 3 del presente acto administrativo.
La EPS o EOC deberá presentar los registros no tramitados en el siguiente proceso siempre y cuando no superen el término de doce (12) meses desde su fecha de recaudo.
SUBPROCESO DE DEVOLUCIÓN DE COTIZACIONES
ARTÍCULO 14. SUBPROCESO DE DEVOLUCIÓN DE COTIZACIONES. Mediante este subproceso, previsto en el artículo 2.6.4.3.1.1.8 del Decreto 780 de 2016, las EPS y EOC, previo requerimiento del aportante y del análisis de su procedencia, podrán solicitar a la ADRES la devolución de las cotizaciones no compensadas y de los intereses moratorios pagados sobre cotizaciones. Para el efecto, el último día hábil de la primera semana de cada mes, las EPS y EOC deberán remitir mediante la herramienta tecnológica dispuesta, el archivo “DEVOL” con la estructura prevista en el numeral 7.2 del anexo técnico 1 del presente acto administrativo, para la devolución de cotizaciones recaudadas con tantos registros como causales de devolución se configuren por cotizante y el “Formulario de devolución de cotizaciones”, adoptado en el numeral 1 del anexo técnico 2 del presente acto administrativo, debidamente diligenciado y suscrito por el representante legal y el revisor fiscal de la EPS o EOC. Para la devolución de excedentes de cotizaciones del Sistema General de Participaciones vigencia 2012 a septiembre de 2013, las EPS y EOC remitirán la estructura prevista en el numeral 7.1 del anexo técnico 1 del presente acto administrativo.
Cuando la solicitud de devolución corresponda a excedentes de cotizaciones de SGP octubre de 2013 a diciembre de 2016 o se presente por causal de excedentes del SGP, deberá remitirse además el acta de la conciliación y las estructuras previstas en los numerales 7.3.1 y 7.3.2 del anexo técnico 1 del presente acto administrativo.
Cuando la solicitud de devolución de cotizaciones se origine en una orden judicial, las EPS y EOC remitirán a la ADRES, a través de la herramienta tecnológica dispuesta, dos días antes de la fecha del subproceso, a más tardar a las 10 a. m., copia de la providencia judicial que ordena la devolución de la cotización. La remisión extemporánea o incompleta de este documento impedirá el procesamiento del registro reportado bajo la causal de devolución de providencia judicial.
Los aportantes solo podrán solicitar ante la EPS y EOC la devolución de cotizaciones pagadas erróneamente dentro de los doce (12) meses siguientes a la fecha de pago.
PARÁGRAFO 1o. La solicitud de devolución será presentada por el valor total de la cotización del afiliado o por los intereses moratorios correspondientes al valor de la cotización del afiliado. En el caso de excedentes del SGP, la solicitud de devolución corresponderá al valor reportado en el acta de conciliación.
PARÁGRAFO 2o. El término previsto en el artículo 2.6.4.3.1.1.8 del Decreto 780 de 2016, para solicitar la devolución de cotizaciones no compensadas se contará a partir de la fecha de su pago.
PARÁGRAFO 3o. Las EPS y EOC deberán presentar los registros de devolución de cotizaciones ya efectuadas que no fueron reclamados de manera oportuna por el aportante. La ADRES validará que la información reportada sea consistente con el histórico de aportes. Sobre el valor total aprobado en el proceso por causales diferentes a esta, se aplicará el valor devuelto por la EPS y se efectuará el giro del valor diferencial.
PARÁGRAFO 4o. Los valores devueltos por el FOSYGA hoy ADRES a las EPS y EOC por concepto de devolución de cotizaciones en el marco de lo dispuesto en el Decreto 2280 de 2004, que no fueron reclamados de manera oportuna por los aportantes, deberán ser girados a la cuenta que la ADRES disponga para tal efecto.
ARTÍCULO 15. VALIDACIÓN DE LA SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE COTIZACIONES NO COMPENSADAS. La ADRES validará la solicitud de devolución presentada por las EPS y EOC, verificando que la información reportada sea consistente con la información registrada en el histórico de aportes. Como resultado de la validación, se actualizará el estado de los registros aprobados en el histórico de aportes.
La ADRES reportará a las EPS y EOC, mediante la herramienta tecnológica dispuesta y en los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud de devolución, el detalle de los registros aprobados y glosados en los archivos “DEVOL”, con la estructura prevista en los numerales 7.1 y 7.2 del anexo técnico 1 del presente acto administrativo, según corresponda y en el “Formulario de devolución de cotizaciones” adoptado en el numeral 1 del anexo técnico 2 de la presente Resolución. Las causales de inconsistencia del subproceso de devolución de cotizaciones son las previstas en el numeral 4 del anexo técnico 3 del presente acto administrativo. Adicionalmente, mediante la herramienta tecnológica dispuesta, informará a los aportantes el detalle de la devolución de cotizaciones aprobada.
SUBPROCESO DE LIQUIDACIÓN
ARTÍCULO 16. SUBPROCESO DE LIQUIDACIÓN. Mediante este subproceso y conforme con la programación establecida en el calendario de procesos referenciado en el artículo 2.6.4.3.1.1.4. del Decreto 780 de 2016, la ADRES consolida los resultados de la liquidación efectuada en el subproceso PILA - BDUA, en función de la vigencia a la cual corresponde la cotización recaudada, clasificando como “vigencia actual” las cotizaciones recaudadas en el mes en que se ejecuta el proceso y como “vigencia anterior” las cotizaciones recaudadas en los meses anteriores a su ejecución que no superen los doce (12) meses.
Sobre el resultado de la liquidación, tratándose de EPS y EOC que se encuentren incursas en medida de giro directo de los recursos del régimen contributivo, la ADRES liquidará sobre el valor a reconocer por concepto de UPC, como mínimo el porcentaje de recursos definido normativamente para el giro directo, previa deducción de los valores correspondientes por concepto de descuentos que se deban aplicar en este proceso, primero, sobre los recursos de la vigencia actual y, en caso de que estos sean insuficientes, sobre los recursos de la vigencia anterior.
El resultado de este subproceso será reportado a las EPS y EOC a través de la herramienta tecnológica dispuesta, mediante el archivo “ACX” con el detalle de la liquidación de los registros de afiliados cotizantes y la relación de los registros glosados, en la estructura prevista en el numeral 8.1 del anexo técnico 1 del presente acto administrativo; y el archivo “ABX” con el detalle de la liquidación de los registros de afiliados beneficiarios y adicionales, así como la relación de los registros glosados, en la estructura prevista en el numeral 8.2 del anexo técnico 1 de la presente resolución. Adicionalmente, la ADRES dispondrá el “Formulario de resultado del proceso de compensación - FC”, con la estructura prevista en el numeral 2 del anexo técnico 2 del presente acto administrativo, con la liquidación agregada del proceso.
Los registros de cotizantes, beneficiarios y adicionales que resulten aprobados en el subproceso de liquidación serán actualizados en el histórico de afiliados compensados de la base de datos del régimen contributivo.
Con fundamento en esta liquidación, y en aplicación de lo previsto en el artículo 2.6.4.3.1.1.1 del Decreto 780 de 2016, la ADRES determinará: i) el monto a apropiar por la EPS o EOC; ii) el valor a girar a la ADRES por parte de la EPS o EOC en el caso de superávit; y iii) el valor a girar por la ADRES a la EPS o EOC, en el caso del déficit. Así mismo, efectuará el reconocimiento de los recursos del proceso de compensación y ordenará realizar los giros correspondientes.
PARÁGRAFO. La información resultado del subproceso de liquidación, será publicada por la ADRES en el transcurso del día hábil siguiente a su ejecución, con el detalle previsto en el artículo 2.6.4.3.1.1.4 del Decreto 780 de 2016.
SUBPROCESO DE CORRECCIÓN DE REGISTROS COMPENSADOS
ARTÍCULO 17. SUBPROCESO DE CORRECCIÓN DE REGISTROS COMPENSADOS. Mediante este subproceso, previsto en el artículo 2.6.4.3.1.1.6 del Decreto 780 de 2016, las EPS y EOC, previo requerimiento del aportante, solicitan ante la ADRES la corrección de la información del Ingreso Base de Cotización - IBC, los días cotizados, los días compensados o el valor de la cotización de los registros compensados, lo que puede dar lugar a la devolución de la cotización a la EPS y EOC con el fin de que sea girado al aportante o a la devolución a la ADRES por parte de la EPS y EOC de los valores reconocidos por UPC, PyP y provisión para el pago de incapacidades.
Para el efecto, las EPS y EOC remitirán a la ADRES, el último día hábil de la segunda semana de cada mes antes de las 10:00 a. m., a través de la herramienta tecnológica dispuesta, el archivo “Solicitud de corrección de registros compensados”, con la estructura prevista en el numeral 9 del anexo técnico 1 del presente acto administrativo, con tantos registros como tipos de corrección a aplicar y, el “Formulario de solicitud de corrección de registros compensados”, adoptado en el numeral 3 del anexo técnico 2 del presente acto administrativo, debidamente diligenciado y suscrito por el representante legal y el revisor fiscal de la EPS o EOC.
Adicionalmente, cuando la corrección se origine en una orden judicial, las EPS y EOC remitirán a la ADRES, a través de la herramienta tecnológica dispuesta, dos días antes de la fecha del subproceso, a más tardar a las 10 a. m., copia de la providencia judicial que ordena la corrección de la información que determinó la compensación del registro (IBC, días cotizados, días compensados o valor de la cotización). La remisión extemporánea o incompleta de este documento impedirá el procesamiento del registro reportado bajo los tipos de corrección de orden judicial.
Así mismo, cuando la corrección se origine por una compartibilidad pensional, entre administradoras de pensiones públicas, las EPS y EOC remitirán a la ADRES, a través de la herramienta tecnológica dispuesta, dos días antes de la fecha del subproceso, a más tardar a las 10 a. m., el archivo con los registros a corregir, esta misma información debe ser incluida en el archivo de presentación el día establecido para el proceso. La remisión extemporánea o incompleta del archivo impedirá el procesamiento de los registros reportados bajo los tipos de corrección.
PARÁGRAFO 1o. El término previsto en el artículo 2.6.4.3.1.1.6 del Decreto 780 de 2016, para solicitar la corrección del registro compensado, se contará a partir de la fecha de su compensación.
PARÁGRAFO 2o. El proceso de corrección de registros compensados solo permitirá la aprobación de registros por tipo de corrección una sola vez. Para los registros que hayan sido aprobados en procesos anteriores y sean presentados por el mismo tipo de corrección, se les aplicará la glosa correspondiente.
PARÁGRAFO 3o. Los formularios de solicitud de corrección de registros compensados o los archivos con los registros presentados por parte de las EPS y EOC de forma incompleta o extemporánea, no serán incluidos en el proceso.
ARTÍCULO 18. VALIDACIÓN DE LA CORRECCIÓN DE REGISTROS COMPENSADOS. La ADRES validará las correcciones presentadas por las EPS y EOC, verificando que la información reportada en las variables objeto de corrección del registro sea consistente con la información registrada en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) e histórico de afiliados compensados y cumpla con los parámetros establecidos para el tipo de corrección seleccionada. Como resultado de la validación, los registros aprobados serán reliquidados de acuerdo con la información de la corrección presentada. Así mismo, con base en este resultado, la ADRES actualizará la base de histórico de afiliados compensados.
La ADRES reportará a las EPS y EOC, mediante la herramienta tecnológica dispuesta, el detalle de los registros aprobados y glosados en los archivos “ACX” y “ABX”, con la estructura prevista en los numerales 8.1 y 8.2 del anexo técnico 1 del presente acto administrativo, respectivamente, y generará el formulario de resultados adoptado en el numeral 3 del anexo 2 de la presente Resolución. Las causales de inconsistencia del subproceso de corrección de registros compensados son las previstas en el numeral 5 del anexo técnico 3 del presente acto administrativo. Adicionalmente, mediante la herramienta tecnológica dispuesta, informará a los aportantes el detalle de la corrección aprobada.
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 19. INCUMPLIMIENTO DE LOS TÉRMINOS PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN NECESARIA PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCESO DE COMPENSACIÓN. El incumplimiento atribuible a las EPS y EOC, a los operadores de información de la PILA y a los operadores financieros, de los términos establecidos en el presente acto administrativo para el reporte de los archivos, formatos y demás documentos requeridos como insumo para la ejecución del proceso de compensación, será reportado a la Superintendencia Nacional de Salud y a la Superintendencia Financiera de Colombia, según corresponda, para que en el marco de sus competencias de inspección y vigilancia adopten las decisiones a que haya lugar.
ARTÍCULO 20. VIGENCIA. La presente Resolución entra en vigencia a partir de su publicación y deroga las Resoluciones 1431 y 2935 de 2020 y sus anexos técnicos y las demás que le sean contrarias.
Las disposiciones, así como las estructuras y formularios contenidos en el presente acto administrativo y sus respectivos anexos serán exigibles a partir del 1o. de mayo de 2021.
Publíquese y cúmplase.
La Directora General de la ADRES,
Diana Isabel Cárdenas Gamboa
Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
<Consultar anexo directamente en el siguiente link:
https://www.avancejuridico.com/docpdf/R_ADRES_3341_2020.pdf