Legislación ARL - Resolución 2358 de 2006 MPS

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RESOLUCIÓN 2358 DE 2006

(julio 5)

Diario Oficial 46.329 de 14 de julio de 2006

MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL

Por la cual se determinan las especificaciones técnicas para el cumplimiento de la obligación por parte de las administradoras de reportar la información al Registro Unico de Afiliados, RUAF, y se fijan los plazos para su entrega.

Resumen de Notas de Vigencia

EL MINISTRO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 1 del artículo 2o del Decreto-ley 205 de 2003 y en desarrollo del Decreto 1637 de 2006,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 1056 de 2015> <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 3796 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> Adóptense como parte integral de la presente resolución, los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados (RUAF), relacionados a continuación, contentivos de las especificaciones y estructuras de los archivos a reportar por cada una de las administradoras de los diferentes Subsistemas, así:

Anexo 1. Afiliados a Fondos de Pensiones: Subsistema de Seguridad Social en Pensiones.

Anexo 2. Afiliados a Fondos de Cesantías: Subsistema de Cesantías.

Anexo 3. Afiliados a Riesgos Laborales: Subsistema de Seguridad Social en Riesgos Laborales.

Anexo 4. Pagadores de Pensiones: Subsistema de Seguridad Social en Pensiones - Entidades pagadoras de pensiones.

Anexo 5. Compensación Familiar: Subsistema de Subsidio Familiar.

Anexo 6. Programas Asistencia Social: Subsistema de Asistencia Social y Subsistema de Parafiscales.

Notas de Vigencia

Según el encabezado del artículo 2 de la Resolución 3796 de 2014, este artículo fue modificado por el artículo 6o de la Resolución 3336 de 2013.

Legislación Anterior

Texto original de la Resolución 2358 de 2006:

ARTÍCULO 1. Adoptar para los efectos del artículo 4o del Decreto 1637 de 2006, los siguientes anexos técnicos correspondientes a las especificaciones de la estructura y de los archivos que deberán reportar cada una de las administradoras que conforman los Subsistemas de que trata el artículo 2o del citado decreto:

a) Anexo técnico de pensiones. Subsistema de Seguridad Social en Pensiones: Administradoras del Sistema General de Pensiones;

b) Anexo técnico pagador de pensiones. Subsistema de Seguridad Social en Pensiones: Entidades pagadoras de pensiones;

c) Anexo técnico de riesgos profesionales. Subsistema de Seguridad Social en Riesgos Profesionales;

d) Anexo técnico de subsidio familiar. Subsistema de Subsidio Familiar;

e) Anexo técnico de cesantías. Subsistema de Cesantías;

f) Anexo técnico asistencia social. Subsistema de Asistencia Social y Subsistema de Parafiscales.

PARÁGRAFO. Los datos correspondientes al Subsistema de Seguridad Social en Salud serán tomados de la información suministrada por las administradoras al Fosyga y al Ministerio de la Protección Social.

ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 1056 de 2015> Las administradoras de cada uno de los Subsistemas mencionados en el artículo anterior deberán reportar a la Dirección General de Planeación y Análisis de Política del Ministerio de la Protección Social o aquella dependencia encargada de administrar los sistemas de información del Ministerio, la información contenida en los anexos técnicos de la siguiente manera:

a) Archivo de prueba: Contendrá los datos requeridos en el anexo técnico con corte al 30 de julio de 2006;

b) Archivo de cargue inicial. <Literal modificado por el artículo 1 de la Resolución 4168 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> Contendrá los datos requeridos en el anexo técnico con corte al 31 de octubre de 2006 para el ciclo 1o y con corte al 30 de noviembre de 2006 para el ciclo 2o, teniendo en cuenta las inconsistencias detectadas por el Ministerio como consecuencia de las validaciones y las verificaciones efectuadas al archivo de prueba.

Notas de Vigencia

Legislación Anterior

c) Archivo de novedades periódicas: <Literal modificado por el artículo 1 de la Resolución 2947 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> Contendrá los datos requeridos en el anexo técnico y se reportará mensualmente con corte al último día del mes anterior, iniciando en el mes de enero de 2007 con la información con corte a 31 de diciembre de 2006.

Notas de Vigencia

Legislación Anterior

ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 1056 de 2015> <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 2947 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> Las administradoras deberán utilizar vía internet la aplicación de Cargue y Descargue de Archivos, CDA, desarrollada por el Ministerio de la Protección Social para enviar los archivos relacionados con el Registro Unico de Afiliados a la Protección Social, RUAF.

Para este efecto, el representante legal deberá solicitar a más tardar el día 22 de septiembre de 2006, en forma escrita, a la Dirección General de Planeación y Análisis de Política del Ministerio de la Protección Social o aquella dependencia encargada de administrar los sistemas de información del Ministerio, la creación de hasta dos usuarios, el instructivo de uso y los medios necesarios para instalar el cliente de la aplicación de Cargue y Descargue de Archivos, CDA, en sus instalaciones. El Ministerio de la Protección Social dará respuesta a dicha comunicación en un plazo máximo de dos semanas.

Notas de Vigencia

Legislación Anterior

ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 1056 de 2015> <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 2947 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> Las administradoras de cada uno de los Subsistemas deberán reportar los archivos mencionados en el artículo 2o en las siguientes fechas:

1. Archivo de carga para prueba ciclo 1:

a) Anexo Técnico de Pensiones: Del 25 al 26 de septiembre de 2006;

b) Anexo Técnico de Cesantías: Del 27 al 28 de septiembre de 2006;

c) Anexo Técnico de Riesgos Profesionales: Del 28 al 29 de septiembre de 2006.

Las administradoras podrán descargar los archivos de inconsistencias generados del 2 al 9 de octubre de 2006.

2. Archivo de cargue para prueba ciclo 2:

a) Anexo Técnico de Subsidio Familiar: Del 12 al 13 de octubre de 2006;

b) Anexo Técnico Pagador de Pensiones: Del 17 al 18 de octubre de 2006;

c) Anexo Técnico Asistencia Social: Del 19 al 20 de octubre de 2006.

Las administradoras podrán descargar los archivos de inconsistencias generados del 23 al 31 de octubre de 2006.

3. Archivo de cargue inicial ciclo 1: <Numeral modificado por el artículo 2 de la Resolución 4168 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> a) Anexo Técnico de Pensiones: del 27 al 28 de noviembre;

b) Anexo Técnico de Cesantías: del 27 al 28 de noviembre;

c) Anexo Técnico de Riesgos Profesionales: del 29 al 30 de noviembre;

Las administradoras podrán descargar los archivos de inconsistencias generados, del 4 al 7 de diciembre de 2006.

Notas de Vigencia

Legislación Anterior

4. Archivo de cargue inicial ciclo 2: <Numeral modificado por el artículo 2 de la Resolución 4168 de 2006. Rige a más tardar a partir del 31 de octubre de 2013, consultar en Legislación Anterior el texto vigente hasta esta fecha. El nuevo texto es el siguiente:> a) Anexo Técnico de Subsidio Familiar: del 18 al 20 de diciembre;

b) Anexo Técnico de Pensionados: del 18 al 20 de diciembre;

c) Anexo Técnico de Asistencia Social: del 21 al 22 de diciembre;

Las administradoras podrán descargar los archivos de inconsistencias generados, del 2 al 6 de enero de 2007.

Notas de Vigencia

Legislación Anterior

5. Archivo de novedades periódicas:

a) <Literal modificado por el artículo 5 de la Resolución 3336 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Anexo Técnico de Afiliados a Pensiones: Deberá remitirse el viernes de cada semana.

Las Administradoras de Fondos de Pensiones, deberán descargar los archivos de inconsistencias generados por el Registro Único de Afiliados - RUAF, corregir dichas inconsistencias y enviarlas corregidas en el transcurso de la siguiente semana del reporte de las novedades periódicas.

Notas de Vigencia

Legislación Anterior

b) Anexo Técnico de Cesantías: Del 1o al 7 de cada mes;

c) Anexo Técnico de Riesgos Profesionales: Del 8 al 14 de cada mes;

d) Anexo Técnico de Subsidio Familiar: Del 8 al 14 de cada mes;

e) Anexo Técnico de Pensionados: Del 15 al 21 de cada mes;

f) Anexo Técnico de Asistencia Social: Del 15 al 21 de cada mes.

Las administradoras deberán descargar los archivos de inconsistencias generados por el Registro Unico de Afiliados a la Protección Social, RUAF, del 23 al 30 de cada mes.

Estos archivos de inconsistencias contienen los registros que no pudieron ser procesados y su causa. Los registros inconsistentes deberán ser revisados y corregidos por las ent idades obligadas y enviados de nuevo al Ministerio de la Protección Social en el período siguiente.

Notas de Vigencia

Legislación Anterior

ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 1056 de 2015> La Dirección General de Planeación y Análisis de Política del Ministerio de la Protección Social o aquella dependencia encargada de administrar los sistemas de información del Ministerio, actualizará los Anexos Técnicos que se adoptan mediante la presente resolución, cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas o cuando sea necesario efectuar algunas aclaraciones.

ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 1056 de 2015> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Concordancias

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 5 de julio de 2006.

El Ministro de la Protección Social,

DIEGO PALACIO BETANCOURT.

ANEXO 1.

RESOLUCION/2006. ANEXO TECNICO DE AFILIADOS A PENSIONES.

<Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 1056 de 2015>

Notas de Vigencia

1. Estructura y especificación de los Archivos

Datos que las administradoras de pensiones deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y el de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

1.1 Siglas para nombres de los archivos maestros

Sigla	Descripción	Longitud
MP	Archivo maestro de afiliados a pensiones.	2
NP	Archivo maestro de novedades de afiliados a pensiones.	2
NPE	Archivo maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.	3
COMPONENTE	Componente de la Protección Social al que pertenece el archivo – Pensiones (P)	1
CODENTIDAD	Código de la entidad de pensiones que reporta la información.	6
AAAAMMDD	Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.	8

1.2 Nombres de archivos maestros

Tipo de archivo	Nombre de archivo	Longitud
Maestro de afiliados a pensiones	PMPCODENTIDADAAAAMMDD	17
Maestro de novedades de afiliados a pensiones	PNPCODENTIDADAAAAMMDD	17
Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante	PNPECODENTIDADAAAAMMDD	18

1.3 Estructura del archivo maestro de afiliados a pensiones

El archivo maestro de afiliados a pensiones está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial, así como para el reporte periódico de cr eación de nuevos afiliados a pensiones.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,).

1.3.1 Registro Tipo 1 – Registro de Control

Código del campo	Nombre del campo	Longitud	Valor permitido	obligatorio
0	Tipo de Registro	1	1	Sí
17	Código administradora	6	Ver glosario	Sí
35	Fecha inicial del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
36	Fecha final del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
37	Total de registros relacionados en el archivo	8	Sí
38	Nombre del Archivo (Sin extensión.TXT)	18	Ver glosario	Sí

1.3.2 Registro Tipo 2 – Registro de Detalle

Código del campo	Nombre del campo	Longitud	Valor permitido	Obligatorio cargue inicial	Obligatorio reporte periódico
0	Tipo de registro	1	2	Sí	Sí
1	Tipo de identificación del afiliado	2	Ver glosario	sí	Sí
2	Número de identificación del afiliado	17	Sí		Sí
3	Código sexo	1	Ver glosario	sí	Sí
4	Fecha de nacimiento	10	AAAA-MM-DD	no	sí
5	Departamento nacimiento	2	Ver glosario	no	sí
6	Municipio nacimiento	3	Ver glosario	no	sí
7	Primer apellido	20	Ver glosario	sí	Sí
8	Segundo apellido	30	Ver glosario	no	no
9	Primer nombre	20	Ver glosario	sí	Sí
10	Segundo nombre	30	Ver glosario	no	no
11	Departamento residencia	2	Ver glosario	no	sí
12	Municipio residencia	3	Ver glosario	no	sí
15	Fecha de afiliación a la administradora	10	AAAA-MM-DD	sí	Sí
16	Afiliación subsidiada	1	Ver glosario	sí	Sí
17	Código administradora	6	Sí		Sí
18	Código tipo de cotizante	2	Ver glosario	sí	Sí
19	Tipo de identificación del aportante	2	Ver glosario	sí	Sí
20	Número de identificación del aportante	17	Sí		Sí
21	Dígito de verificación del aportante	1	Ver glosario	no	no
22	Razón social del aportante	150	Ver glosario	sí	Sí
23	Clase de aportante	1	Ver glosario	no	sí
24	Departamento de la ubicación laboral	2	Ver glosario	no	sí
25	Municipio de la ubicación laboral	3	Ver glosario	no	sí
26	Fecha de vinculación con el aportante	10	AAAA-MM-DD	no	no
27	Estado de la afiliación	1	Ver glosario	sí	Sí
28	Al día	1	Ver glosario	sí	Sí
34	Código de la administradora desde donde se traslada	6	Este campo sólo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras.	no	no

Los campos Segundo Apellido y Segundo Nombre son obligatorios si el afiliado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene. El campo dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo Tipo de identificación del aportante es NIT.

Para el cargue inicial, si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de ellos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados.

Para las novedades de creación de nuevos afiliados que tengan más de un aportante, la entidad sólo debe reportar un registro al archivo maestro de afiliados diligenciando la totalidad de los campos con un aportante, los demás aportantes los debe reportar en el maestro de novedades con la novedad P07.

Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.

1.4 Estructura archivo de novedades de afiliados a pensiones

El archivo de novedades de afiliados a pensiones está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos afiliados.

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a pensiones utilizando la estructura del archivo maestro de afiliados y el nombre del archivo maestro de afiliados a pensiones. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el maestro de afiliados.

Novedades de actualización.

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a pensiones.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “CODIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

1.4.1 Registro Tipo 1 – Registro de Control

Código del campo	Nombre del campo	Longitud	Valor permitido	obligatorio
0	Tipo de Registro	1	1	Sí
17	Código de la administra-dora	6	Ver glosario	Sí
35	Fecha inicial del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
36	Fecha final del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
37	Total de registros relacio-nados en el archivo	8	Sí
38	Nombre del Archivo (Sin extensión.TXT)	18	Ver glosario	Sí

1.4.2 Registro Tipo 2 – Registro de Detalle

Código	Nombre del campo	Longitud	Valor permitido	Obligatorio	Observaciones
0	Tipo de registro	1	2	Sí
17	Código administradora	6	Sí
1	Tipo de identificación del afiliado	2	Ver glosario	sí
2	Número de identificación del afiliado	17	Sí
7	Primer apellido	20	Ver glosario	sí
8	Segundo apellido	30	Ver glosario	no
9	Primer nombre	20	Ver glosario	sí
10	Segundo nombre	30	Ver glosario	no
Código de la novedad		3	Ver “Códigos de novedades de afiliados a pensiones”	sí
Valor1				No	Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla “Códigos de novedades de afiliados a pensiones”.
Valor 2
Valor 3
Valor 4
Valor 5
Valor 6
Valor 7
Valor 8
Valor 9
Valor 10
Valor 11
Valor 12
Valor 13
Valor 14
Valor 15

1.5 Códigos de novedades de afiliados a pensiones

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el Registro Unico de Afiliados a la Protección Social, RUAF.

Cód. nov.	Descripción	Orden de las variables de la novedad	Observaciones
P01	Modificar persona	3,4,5,6,7,8,9,10,11,12	Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
P02	Modificación identificación de persona	1,2	Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
P03	Modificar afiliación a pensiones	15,16,18	Modificar la información de la afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
P04	Retirar o trasladar afiliación a pensiones	30,31,32,33,34	Retirar afiliación a pensiones en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento, pensión, por devolución de saldos, indemnización sustitutiva o por traslado de administradora. Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos30,31y33. Si el caso es por reconocimiento de pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva, se deben diligenciar los campos30,31y32. Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos30,31, y34.
P07	Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones	19,20,21,22,23,24,25,26	Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. Los campos19,20,21y22son obligatorios
P08	Modificar aportante de una afiliación a pensiones	19,20,21,22,23,24,25,26	Modificar información de un aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. Los campos19,20y21son obligatorios.
P09	Desvincular aportante de una afiliación a pensiones	19,20,21,22,29	Desvincular aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. Los campos19,20,21y29son obligatorios. Si el aportante que se desvincula es el único activo de la afiliación se debe enviar esta novedad junto con la novedad P04.

1.6 Estructura archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante

El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

Este archivo de novedades deberá ser enviado obligatoriamente en todos los períodos, así el estado de la afiliación y el estado del campo al día del aportante no hayan cambiado respecto al período anterior.

Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad P05 y para el reporte de la novedad de sí el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro por cada aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad P06.

1.6.1 Registro Tipo 1 – Registro de Control

Código del campo	Nombre del campo	Longitud	Valor permitido	Obligatorio
0	Tipo de Registro	1	1	Sí
17	Código de la administradora	6	Ver glosario	Sí
35	Fecha inicial del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
36	Fecha final del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
37	Total de registros relacionados en el archivo	8	Sí
38	Nombre del Archivo (Sin extensión.TXT)	18	Ver glosario	Sí

1.6.2 Registro Tipo 2 – Registro de Detalle

Código	Nombre del campo	Longitud	Valor permitido	Obligatorio	Observaciones
0	Tipo de registro	1	2	Sí
17	Código administradora	6	Sí
1	Tipo de identificación del afiliado	2	Ver glosario	sí
2	Número de identificación del afiliado	17	Sí
7	Primer apellido	20	Ver glosario	sí
8	Segundo apellido	30	Ver glosario	no
9	Primer nombre	20	Ver glosario	sí
10	Segundo nombre	30	Ver glosario	no
Código de la novedad		3	P05-P06	Sí	Sólo pueden ser los códigos P05óP06.
27	Estado de la afiliación	1	Ver glosario	no	Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es P05
19	Tipo de identificación del aportante	2	Ver glosario	no	Estos campos son de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es P06
20	Número de identificación del aportante	17	Ver glosario	no
21	Dígito de verificación del aportante	1	Ver glosario	no
22	Razón social del aportante	150	Ver glosario	no
28	Al día	1	Ver glosario	no

1.7 Glosario de campos

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del Registro Unico de Afiliados a la Protección Social, RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N- Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód	Nombre del campo	Longitud	Tipo	Valor permitido
0	Tipo de Registro	1	N	1–Registro de control. 2–Registro de detalle
1	Tipo de identificación del afiliado	2	A	TI – Tarjeta de identidad CC – Cédula de ciudadanía CE – Cédula de extranjería PA – Pasaporte
2	Número de identificación del afiliado	17	A
3	Código sexo	1	A	M – Masculino F – Femenino
4	Fecha de nacimiento	10	A	AAAA-MM-DD
5	Departamento nacimiento	2	N	Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
6	Municipio nacimiento	3	N	Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
7	Primer apellido	20	A	Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Alvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ALVARO ANDRES. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O).
8	Segundo apellido	30	A
9	Primer nombre	20	A
10	Segundo nombre	30	A
11	Departamento residencia	2	N	Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
12	Municipio residencia	3	N	Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
15	Fecha de afiliación a la administradora	10	A	AAAA-MM-DD
16	Afiliación subsidiada	1	A	S – sí recibe subsidio N – no recibe subsidio
17	Código administradora	6	A
18	Código tipo de cotizante	2	N	1–Dependiente. 2–Empleada doméstica. 3–Independiente. 4–Madre Comunitaria. 16–Independiente agremiado o asociado. 17–Empleado con requisitos cumplidos para pensión.
19	Tipo de identificación del aportante	2	A	TI – Tarjeta de identidad CC – Cédula de ciudadanía CE – Cédula de extranjería PA – Pasaporte NI – Número de identificación tributaria
20	Número de identificación del aportante	17	A
21	Dígito de verificación del aportante	1	N	0-9
22	Razón social del aportante	150	A	Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
23	Clase de aportante	1	A	Grande – G Pequeño – P
24	Departamento de la ubicación laboral	2	N	Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
25	Municipio de la ubicación laboral	3	N	Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE
26	Fecha de vinculación con el aportante	10	A	AAAA-MM-DD
27	Estado de la afiliación	1	N	1–Cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que efectuaron la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, correspondientes a aportes del mes que se paga, no a aportes de períodos en mora. 2–No cotizante: son aquellos afiliados no pensionados respecto de los cuales no se efectuó la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta. 3–Activo: son aquellos afilados respecto de los cuales se ha efectuado una cotización en los últimos seis meses. 4–Inactivo: son aquellos afiliados no pensionados respecto de los cuales no se efectuó por lo menos una cotización obligatoria en los últimos seis meses.
28	Al día	1	N	1–Al día. 2–En mora
29	Fecha de desvinculación con el aportante	10	A	AAAA-MM-DD
30	Fecha de retiro o traslado de administradora	10	A	AAAA-MM-DD
31	Causa del retiro o traslado	1	N	1–Pensión. 2–Devolución de saldos. 3–Indemnización sustitutiva. 4–Traslado de régimen. 5–Traslado de administradora mismo régimen. 6–Fallecimiento
32	Fecha de reconocimiento de la pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva	10	A	AAAA-MM-DD
33	Fecha de fallecimiento	10	A	AAAA-MM-DD
34	Código de la administradora a la que se traslada	6	A	Código utilizado para indicar en el caso de traslado, la administradora de destino.
35	Fecha inicial del período de la información	10	A	AAAA-MM-DD
36	Fecha final del período de la información	10	A	AAAA-MM-DD
37	Total de registros relacionados en el archivo	8	N
38	Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT)	18	A	Ver tabla “NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTRO Y DE NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES”

ANEXO 2.

RESOLUCION/2006. ANEXO TECNICO CESANTIAS.

<Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 1056 de 2015>

Notas de Vigencia

2. Estructura y especificación de los archivos maestros

Datos que las administradoras de cesantías deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

2.1 Siglas para nombres de archivos maestros afiliados y de novedades a cesantías

Sigla	Descripción	Longitud
MCE	Archivo maestro de afiliados a cesantías.	3
NCE	Archivo maestro de novedades de afiliados a cesantías.	3
COMPONENTE	Componente de la Protección Social al que pertenece el archivo – Cesantías (E)	1
CODENTIDAD	Código de la entidad de Cesantías que reporta la información.	6
AAAAMMDD	Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.	8

2.2 Nombres de archivos maestros de afiliados y de novedades a cesantías

Tipo de archivo	Nombre de archivo	Longitud
Maestro de afiliados a cesantías	EMCECODENTIDADAAAAMMDD	18
Maestro de novedades de afiliados a cesantías	ENCECODENTIDADAAAAMMDD	18

2.3 Estructura del archivo maestro de afiliados a cesantías

El archivo maestro de afiliados a cesantías está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a cesantías.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,).

2.3.1 Registro Tipo 1 – Registro de Control

Código del campo	Nombre del campo	Longitud	Valor permitido	Obligatorio cargue inicial	Obligatorio reporte periódico
0	Tipo de Registro	1	1	Sí	Sí
14	Código administradora	6	Ver glosario	Sí	Sí
32	Fecha inicial del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí	Sí
33	Fecha final del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí	Sí
34	Total de registros relacio-nados en el archivo	8	Sí	Sí
35	Nombre del Archivo (Sin extensión.TXT)	18	Ver glosario	Sí	Sí

2.3.2 Registro Tipo 2 – Registro de Detalle

Los campos Segundo Apellido y Segundo Nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo Dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo Tipo de identificación del aportante es NIT.

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados para el cargue inicial y para las novedades de creación de nuevos afiliados.

Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.

2.4 Estructura archivo de novedades de afiliados a cesantías

El archivo de novedades de afiliados a cesantías está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos afiliados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a cesantías utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a cesantías. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados.

Novedades de actualización

De acuerdo con cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “CODIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A CESANTIAS”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad, se debe diligenciar un registro por cada novedad.

2.4.1 Registro Tipo 1 – Registro de Control

Código del campo	Nombre del campo	Longitud	Valor permitido	Obligatorio
0	Tipo de Registro	1	1	Sí
14	Código de la administradora	6	Ver glosario	Sí
32	Fecha inicial del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
33	Fecha final del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
34	Total de registros relacionados en el archivo	8	Sí
35	Nombre del Archivo (Sin extensión.TXT)	18	Ver glosario	Sí

2.4.2 Registro Tipo 2 – Registro de Detalle

2.5 Códigos de novedades de afiliados a cesantías

2.6 Glosario de campos

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del Registro Unico de Afiliados de la Protección Social, RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

ANEXO 3.

RESOLUCION/2006. ANEXO TECNICO DE AFILIADOS A RIESGOS PROFESIONALES.

<Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 1056 de 2015>

Notas de Vigencia

3. Estructura y especificación de los archivos maestros

Datos que las administradoras de riesgos profesionales deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

3.1 Siglas para nombres de archivos maestros de afiliados y de novedades a riesgos profesionales

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Sigla	Descripción	Longitud
MR	Archivo maestro de afiliados a riesgos profesionales.	2
NR	Archivo maestro de novedades de afiliados a riesgos profesionales.	2
NRE	Archivo maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.	3
COMPONENTE	Componente de la Protección Social al que pertenece el archivo – Riesgos Profesionales (R)	1
CODENTIDAD	Código de la entidad de riesgos profesionales que reporta la información.	6
AAAAMMDD	Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.	8

3.2 Nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a riesgos profesionales

Tipo de archivo	Nombre de archivo	Longitud
Maestro de afiliados a riesgos profesionales	RMRCODENTIDADAAAAMMDD	17
Maestro de novedades de afiliados a riesgos profesionales	RNRCODENTIDADAAAAMMDD	17
Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante	RNRECODENTIDADAAAAMMDD	18

3.3 Estructura del archivo maestro de afiliados a riesgos profesionales

El archivo maestro de afiliados a riesgos profesionales está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a riesgos profesionales.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

3.3.1 Registro Tipo 1 – Registro de Control

Código del campo	Nombre del campo	Longitud	Valor permitido	Obligatorio
0	Tipo de Registro	1	1	Sí
10	Código administradora	6	Ver glosario	Sí
28	Fecha inicial del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
29	Fecha final del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
30	Total de registros relacionados en el archivo	8	Sí
31	Nombre del Archivo (Sin extensión.TXT)	18	Ver glosario	Sí

3.3.2 Registro Tipo 2 – Registro de Detalle

Los campos, Segundo Apellido y Segundo Nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo Dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo Tipo de identificación del aportante es NIT.

Para el cargue inicial, si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados. Para las novedades de creación de nuevos afiliados, cuando estos tengan más de un aportante se enviará un solo registro por afiliado con un aportante y la novedad R06 para lo s otros aportantes.

Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.

3.4 Estructura archivo de novedades de afiliados a riesgos profesionales

El archivo de novedades de afiliados a riesgos profesionales está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos afiliados.

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a riesgos profesionales utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a riesgos profesionales. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de administradora, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados.

Novedades de actualización.

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

3.4.1 Registro Tipo 1 – Registro de Control

Código del campo	Nombre del campo	Longitud	Valor permitido	Obligatorio
0	Tipo de Registro	1	1	Sí
10	Código de la Administradora	6	Ver Glosario	Sí
28	Fecha inicial del Período de la Información	10	AAAA-MM-DD	Sí
29	Fecha Final del Período de la Información	10	AAAA-MM-DD	Sí
30	Total de Registros Relacionados en el Archivo	8	Sí
31	Nombre del Archivo (Sin Extensión.TXT)	18	Ver Glosario	Sí

3.4.2 Registro Tipo 2 – Registro de Detalle

3.5 Códigos de novedades de afiliados a riesgos profesionales

3.6 Estructura archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante

Este archivo de novedades deberá ser enviado obligatoriamente en todos los períodos, así el estado de la afiliación y el estado del campo al día del apo rtante no haya cambiado respecto al período anterior.

Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad R05 y para el reporte de la novedad de si el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro por cada aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad R06.

3.6.1 Registro Tipo 1 – Registro de Control

3.6.2 Registro Tipo 2 – Registro de Detalle

3.7 Glosario de campos

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

ANEXO 4.

RESOLUCION/2006. ANEXO TECNICO DE PAGADORES DE PENSIONES.

<Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 1056 de 2015>

Notas de Vigencia

4. Estructura y especificación de los archivos maestro y de novedades

Datos que las entidades pagadoras de pensiones deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Las pagadoras de pensiones deberán enviar los archivos maestros de pensionados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

4.1 Siglas para nombres de archivos de pensionados

Sigla	Descripción	Longitud
MPE	Archivo maestro de pensionados.	3
NPE	Archivo maestro de novedades de pensionados.	3
COMPONENTE	Componente de la Protección Social al que pertenece el archivo – Pensionados (N)	1
NITEMPRESA	NIT de la empresa que reporta la información.	10
AAAAMMDD	Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.	8

4.2 Nombres de archivos maestro y de novedades de pensionados

Tipo de archivo	Nombre de archivo	Longitud
Maestro de pensionados	NMPENITEMPRESAAAAAMMDD	18
Maestro de novedades de pensionados	NNPENITEMPRESAAAAAMMDD	18

4.3 Estructura del archivo maestro de pensionados

El archivo maestro de pensionados está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los pensionados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos pensionados.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

4.3.1 Registro Tipo 1 – Registro de Control

Código del campo	Nombre del campo	Longitud	Valor permitido	Obligatorio
0	Tipo de Registro	1	1	Sí
22	Número de identificación del pagador de pensiones	17	Sí
39	Fecha inicial del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
40	Fecha final del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
41	Total de registros relacionados en el archivo	8	Sí
42	Nombre del Archivo (Sin extensión.TXT)	18	Ver glosario	Sí

4.3.2 Registro Tipo 2 – Registro de Detalle

Los campos Segundo Apellido y Segundo Nombre son obligatorios si el causante, el pensionado o el beneficiario, de acuerdo con su documento de identidad los tiene.

Si un pensionado tiene más de un pagador de pensiones, cada una de las pagadoras debe reportar un registro, diligenciando la totalidad de los c ampos del maestro de pensionados.

4.4 Estructura archivo de novedades de pensionados

El archivo de novedades de pensionados está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos pensionados.

Las pagadoras de pensiones deben reportar periódicamente la inclusión de nuevos pensionados utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de pensionados. Igualmente, cuando se incluye un nuevo pensionado como consecuencia de un traslado, la pagadora a donde se traslada deberá reportarlo como una nueva inclusión en el maestro de pensionados.

Novedades de actualización.

La información de los pensionados reportados a través del archivo maestro de pensionados deberá ser actualizada por las pagadoras de pensiones mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de pensionados.

Cuando un pensionado tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

4.4.1 Registro Tipo 1 – Registro de Control

Código del campo	Nombre del campo	Longitud	Valor permitido	Obligatorio
0	Tipo de registro	1	1	Sí
22	Número de identificación del pagador de pensiones	6	Ver glosario	Sí
39	Fecha inicial del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
40	Fecha final del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
41	Total de registros relacionados en el archivo	8	Sí
42	Nombre del archivo (sin extensión.txt)	18	Ver glosario	Sí

4.4.2 Registro Tipo 2 – Registro de Detalle

4.5 Códigos de novedades de pensionados

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las pagadoras de pensiones de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los pensionados. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para pensionados existentes en el Registro Unico de Afiliados a la Protección Social, RUAF.

4.6 Glosario de campos

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las pagadoras de pensiones deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del Registro Unico de Afiliados a la Protección Social, RUAF, a través de los archivos maestros de pensionados y de novedades, con sus res pectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod. en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

ANEXO 5.

RESOLUCION/2006. ANEXO TECNICO COMPENSACION FAMILIAR.

<Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 1056 de 2015>

Notas de Vigencia

5. Estructura y especificación de los archivos maestros

Datos que las Cajas de Compensación Familiar deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del Registro Unico de Afiliados a la Protección Social RUAF.

Las Cajas de Compensación Familiar deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

5.1 Siglas para nombres de archivos maestros de afiliados, de novedades y de subsidios de compensación familiar

Las cajas de compensación familiar deberán enviar los archivos maestro de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Sigla	Descripción	Longitud
MC	Archivo maestro de afiliados a compensación familiar.	2
NC	Archivo maestro de novedades de afiliados a compensación familiar.	2
MS	Archivo maestro de subsidios.	2
COMPONENTE	Componente de la Protecc ión Social al que pertenece el archivo – Compensación Familiar (C)	1
CODENTIDAD	Código de la caja de compensación familiar que reporta la información.	6
AAAAMMDD	Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.	8

5.2 Nombres de archivos maestros de novedades y de subsidios de compensación familiar

Tipo de archivo	Nombre de archivo	Longitud
Maestro de afiliados a compensación familiar	CMCCODENTIDADAAAAMMD	17
Maestro de novedades de afiliados a compen-sación familiar	CNCCODENTIDADAAAAMMDD	17
Maestro de subsidios	CMSCODENTIDADAAAAMMDD	17

5.3 Estructura del archivo maestro de afiliados a compensación familiar

El archivo maestro de afiliados a compensación familiar está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a compensación familiar.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

5.3.1 Registro Tipo 1 – Registro de Control

Código del campo	Nombre del campo	Longitud	Valor permitido	Obligatorio
0	Tipo de Registro	1	1	Sí
12	Código caja de compensación familiar	6	Ver glosario	Sí
2	Fecha inicial del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
3	Fecha final del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
4	Total de registros relacionados en el archivo	8	Sí
5	Nombre del Archivo (Sin extensión.TXT)	17	Ver glosario	Sí

5.3.2 Registro Tipo 2 – Registro de Detalle

Si el tipo de afiliado es trabajador afiliado facultativo, afiliado por fidelidad o afiliado voluntario, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.

Para el caso de los afiliados pensionados los datos del aportante deben corresponder a la entidad pagadora de la mesada pensional.

5.4 Estructura archivo maestro de subsidios

El archivo maestro de subsidios para afiliados, no afiliados y aportantes está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los subsidios.

Este archivo maestro de subsidios deberá ser enviado por las cajas de compensación familiar, para reportar los subsidios otorgados a los afiliados, no afiliados y los aportantes.

5.4.1 Registro Tipo 1 – Registro de Control

Código del campo	Nombre del campo	Longitud	Valor permitido	Obligatorio
0	Tipo de Registro	1	1	Sí
12	Código caja de compensación familiar	6	Ver glosario	Sí
50	Fecha inicial del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
51	Fecha final del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
52	Total de registros relacionados en el archivo	8	Sí
53	Nombre del Archivo (Sin extensión.TXT)	17	Ver glosario	Sí

5.4.2 Registro Tipo 2 – Registro de Detalle

Cuando el subsidio es otorgado a un afiliado de la caja de compensación familiar y el beneficiario de este subsidio es él mismo, se debe repetir la información de tipo y número de identificación en los campos tipo y número de identificación del beneficiario.

Para el cargue inicial de subsidios se deben enviar todos los subsidios de vivienda y desempleo que hayan sido pagados por la caja de compensación familiar a la fecha del cargue.

Respecto al subsidio de desempleo, el valor del subsidio debe incluir el costo de la capacitación.

5.5 Estructura archivo de novedades de afiliados y subsidios de compensación familiar

El archivo de novedades de afiliados a compensación familiar está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedades de creación de nuevos afiliados.

Las cajas de compensación familiar deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a compensación familiar utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a compensación familiar.

Novedades de actualización.

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las cajas de compensación familiar mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a compensación familiar.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir, debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

5.5.1 Registro Tipo 1 – Registro de Control

Código del campo	Nombre del campo	Longitud	Valor permitido	Obligatorio
0	Tipo de Registro	1	1	Sí
12	Código caja de compensación familiar	6	Ver glosario	Sí
50	Fecha inicial del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
51	Fecha final del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
52	Total de registros relacionados en el archivo	8	Sí
53	Nombre del Archivo (Sin extensión.TXT)	17	Ver glosario	Sí

5.5.2 Registro Tipo 2 – Registro de Detalle

5.6 Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las cajas de compensación familiar de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, los miembros de la población cubierta, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el Registro Unico de Afiliados a la Protección Social, RUAF.

5.7 Estructura archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante

Este archivo de novedades deberá ser enviado obligatoriamente todos los períodos, así el estado de la afiliación y el estado del campo al día del aportante no haya cambiado respecto al período anterior.

Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad C05 y para el reporte de la novedad de si el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro por cada aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad C06.

5.7.1 Registro Tipo 1 – Registro de Control

Código del campo	Nombre del campo	Longitud	Valor permitido	Obligatorio
0	Tipo de Registro	1	1	Sí
12	Código caja de compensación familiar	6	Ver glosario	Sí
50	Fecha inicial del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
51	Fecha final del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
52	Total de registros relacionados en el archivo	8	Sí
53	Nombre del Archivo (Sin extensión.TXT)	17	Ver glosario	Sí

5.7.2 Registro Tipo 2 – Registro de Detalle

5.8 Glosario de campos

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las cajas de compensación familiar deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del Registro Único de Afiliados de la Protección Social RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los f ormatos aceptados para cada variable.

ANEXO 6.

RESOLUCION/2006. ANEXO TECNICO PROGRAMAS ASISTENCIA SOCIAL.

<Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 1056 de 2015>

Notas de Vigencia

6. Estructura y especificación de los archivos maestros

Datos que las administradoras de asistencia social deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

6.1. Siglas para nombres de archivos maestro y de novedades de programas

de asistencia social

Las Administradoras de Asistencia Social deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Sigla	Descripción	Longitud
MN	Archivo Maestro de vinculados a programas de Asistencia Social.	2
NN	Archivo Maestro de novedades de vinculados a programas de Asistencia Social.	2
COMPONENTE	Componente de la Protección Social al que pertenece el archivo – Asistencia Social (A)	1
CODENTIDAD	Código de la entidad de Asistencia Social que reporta la información.	6
AAAAMMDD	Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.	8

6.2 Nombres de archivos maestro y de novedades de vinculados a programas de asistencia social

Tipo de archivo	Nombre de archivo	Longitud
Maestro de vinculados a programas de Asistencia Social	AMNCODENTIDADAAAAMMDD	17
Maestro de Novedades de vinculados a programas de Asistencia Social	ANNCODENTIDADAAAAMMDD	17

6.3 Estructura del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social

El archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos vinculados a programas de asistencia social.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

6.3.1 Registro Tipo 1 – Registro de Control

Código del campo	Nombre del campo	Long itud	Valor permitido	Obligatorio
0	Tipo de Registro	1	1	Sí
16	Código administradora de programa Asistencia Social	6	Ver glosario	Sí
31	Fecha inicial del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
32	Fecha final del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
33	Total de registros relacionados en el archivo	8	Sí
34	Nombre del Archivo (Sin extensión.TXT)	17	Ver glosario	Sí

6.3.2 Registro Tipo 2 – Registro de Detalle

Los campos Segundo Apellido y Segundo Nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene.

* Es obligatorio cuando el tipo de beneficio es para las empresas (Microcrédito, subsidio al empleo, aportes estudiantes, aprendices, exención)

6.4 Estructura archivo de novedades de vinculados a programas de asistencia social

El archivo de novedades de vinculados a programas de asistencia social está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos vinculados.

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos vinculados a programas de asistencia social utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social.

Novedades de actualización.

La información de los vinculados reportados a través del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social.

Cuando una vinculación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

6.4.1 Registro Tipo 1 – Registro de Control

Código del campo	Nombre del campo	Longitud	Valor permitido	Obligatorio
0	Tipo de Registro	1	1	Sí
16	Código administradora de programa Asistencia Social	6	Ver glosario	Sí
31	Fecha inicial del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
32	Fecha final del período de la información	10	AAAA-MM-DD	Sí
33	Total de registros relacionados en el archivo	8	Sí
34	Nombre del Archivo (Sin extensión.TXT)	17	Ver glosario	Sí

6.4.2 Registro Tipo 2 – Registro de Detalle

6.5 Códigos de novedades de programas de asistencia social

Código de Novedad	Descripción	Orden de las Variables de la novedad	Observaciones
A01	Modificar persona	3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14	Modificar la información de una per-sona que se encuentra en la base de datos RUAF.
A02	Modificar identificación persona	1, 2	Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
A03	Modificar vinculación programa general	15, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 31	Modificar la información de una vinculación a un programa general de asistencia social.
A04	Retirar vinculación programa general	17, 30	Retirar vinculación de un programa general de asistencia social.

6.6 Glosario de campos

En el siguient e glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del Registro Unico de Afiliados a la Protección Social, RUAF, a través del archivo maestro de vinculados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cód. en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N- Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

ANEXO 7.

RESOLUCION/2006.

<Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 1056 de 2015>

Notas de Vigencia

7. Características de formato de los archivos de todos los anexos técnicos

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos en archivos planos, con extensión.txt;

b) Los nombres de archivos, los datos y los campos en general deben ser grabados en letras MAYUSCULAS;

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin;

d) Cuando dentro de un archivo de datos (maestro de afiliados y de novedades) hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,);

e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial;

f) Los campos tipo fecha deben tener el formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guión (-) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos;

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales, excepto para los casos de porcentajes que deberán ser reportados con punto como separador de decimal;

h) Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo;

i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres;

j) Tener en cuenta que cuando el código de entidad trae CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero;

k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.