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RESOLUCIÓN 3336 DE 2013
(septiembre 2)
Diario Oficial No. 48.902 de 3 de septiembre de 2013
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 2388 de 2016>
Por la cual se modifican las Resoluciones número 2358 de 2006, modificada por la Resolución número 2947 del mismo año, 610 de 2012, modificada por la Resolución número 3214 de 2012 y se dictan otras disposiciones.
EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,
en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial, de las conferidas en el numeral 23 del artículo 2o del Decreto-ley número 4107 de 2011 y en desarrollo de los artículos 25 y 31 de la Ley 1607 de 2012, el Decreto 3667 de 2004, modificado por el Decreto número 187 de 2005 y los Decretos 1637 de 2006 y 4023 de 2011, y
CONSIDERANDO:
Que por Resolución número 610 de 2012, se adoptó el procedimiento mediante el cual, los operadores de información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA, deben entregar periódicamente la información resultante del proceso de recaudo al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga y al tenor de sus artículos 14 al 19, se estableció la estructura para la entrega de la mencionada información.
Que posteriormente, mediante Resolución número 3214 de 2012, se modificaron los anteriores artículos, en el sentido de variar dicha estructura para complementar la información requerida por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga.
Que por Resolución número 1300 de 2013, se adicionaron campos en la estructura de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), permitiendo a los aportantes manifestar el cumplimiento o no de las condiciones contempladas en los artículos 25 y 31 de la Ley 1607 de 2012, para considerarse beneficiarios de las exoneraciones allí establecidas.
Que como consecuencia de la adición a que refiere el considerando anterior, se hace necesario modificar la estructura mediante la cual, los operadores de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) entregan periódicamente la información resultante del proceso de recaudo al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, de que tratan las Resoluciones número 610 y 3214 de 2012.
Que de otro lado, conforme a lo previsto en los artículos 11 y 12 de la Resolución número 610 de 2012, el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), dispone en forma periódica con destino a los operadores de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), la información extraída de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), para que estos validen la información reportada por los aportantes en dicha planilla.
Que las Resoluciones número 2947 y 4316 de 2006, establecieron en su orden, los plazos para efectos del reporte de los archivos de novedades periódicas y los anexos técnicos contentivos de las estructuras y especificaciones de los archivos de información, que las administradoras de los distintos Subsistemas de la Seguridad Social, deben reportar al Registro Único de Afiliados (RUAF).
Que de conformidad con lo expuesto, se hace necesario armonizar la frecuencia en la actualización de la información de la afiliación al Subsistema de Pensiones en el Registro Único de Afiliados (RUAF), con la periodicidad de actualización de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA).
Que con el objeto de que los operadores de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) validen la información de afiliación al Subsistema de Pensiones, que les permita, tanto al operador cuando sea del caso, direccionar las cotizaciones a la Administradora de Fondo de Pensiones (AFP) a la que realmente se encuentre afiliado el usuario, como al empleador efectuar los ajustes pertinentes, se hace necesario que este Ministerio entregue al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga la información contenida en el Registro Único de Afiliados (RUAF), Subsistema de Pensiones, para que el citado administrador a su vez, disponga dicha información a los operadores.
Que adicional a lo anterior y en consideración a los cambios normativos que respecto de algunos de los Subsistemas a que refiere el Decreto número 1637 de 2006, se han venido suscitando, se hace necesario adoptar los anexos técnicos que permitan adecuar a dichos cambios, la información contenida en el Registro Único de Afiliados (RUAF).
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Artículo derogado por el artículo 11 de la Resolución 2634 de 2014>
<El texto original es el siguiente:>
Modifícase el artículo 11 de la Resolución número 610 de 2012, el cual quedará así:
“Artículo 11. Información de la afiliación de los cotizantes a los Sistemas Generales de Salud y Pensiones, con destino a los operadores de información. El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, preparará y dispondrá periódicamente a este Ministerio, la información extraída de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA). Este Ministerio, incorporará a dicha información los datos correspondientes a la afiliación del Sistema General de Pensiones, extraídos del Registro Único de Afiliados (RUAF) y la entregará al citado administrador para que la disponga a los operadores de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), información que corresponderá a la siguiente:
| Campo | Long | Posición | Tipo | Descripción | Validaciones y Origen de los Datos | |
| Inicio | Fin | |||||
| 1 | 16 | 1 | 16 | N | Serial | Serial asignado en BDUA a cada afiliado |
| 2 | 6 | 17 | 22 | A | Código de la EPS | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC, es equivalente al definido en el campo 33 del artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. |
| 3 | 2 | 23 | 24 | A | Tipo documento del afiliado | De acuerdo con la Resolución 1344 de 2012, Anexo Técnico, numeral 2.2.1 Régimen Contributivo, TABLA 4. Estructura del archivo maestro de afiliados al Régimen Contributivo son: RC = Registro Civil de Nacimiento TI = Tarjeta de Identidad CC = Cédula de Ciudadanía CE = Cédula de extranjería PA = Pasaporte. CD = Carné diplomático |
| 4 | 16 | 25 | 40 | A | Número de identificación del afiliado. | Número de identificación del afiliado, es equivalente al definido en el campo 4 del artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008 |
| 5 | 60 | 41 | 100 | A | Primer apellido | Corresponde al primer apellido del afiliado, es equivalente al definido en el campo 11 del artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008 |
| 6 | 60 | 101 | 160 | A | Segundo apellido | Corresponde al segundo apellido del afiliado, es equivalente al definido en el campo 12 del artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008 |
| 7 | 60 | 161 | 220 | A | Primer nombre | Corresponde al primer nombre del afiliado, es equivalente al definido en el campo 13 del artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008 |
| 8 | 60 | 221 | 280 | A | Segundo nombre | Corresponde al segundo nombre del afiliado, es equivalente al definido en el campo 14 del artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008 |
| 9 | 8 | 281 | 288 | A | Fecha de afiliación a la EPS | Fecha a partir de la cual está vigente la afiliación a la EPS por parte del afiliado. (Formato es AAAAMMDD). |
| 10 | 1 | 289 | 289 | A | Tipo de Afiliado | Corresponde a: C = Cotizante A = Adicional |
| 11 | 20 | 290 | 309 | N | Liquidación UPC cotización adicional | Valor UPC adicional, calculado por el Fosyga para un periodo de 30 días |
| 12 | 6 | 310 | 315 | A | Código de la Administradora de Pensiones a la cual pertenece el afiliado | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia, es equivalente al definido en el campo 31 del artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008. |
| 13 | 8 | 316 | 323 | A | Fecha efectiva de afiliación a la Administradora de Pensiones | Formato: AAAAMMDD. |
| Total | 323 | |||||
PARÁGRAFO 1o. Este Ministerio ajustará las condiciones técnicas mínimas para la disposición y entrega de la información de que trata el presente artículo y comunicará lo pertinente tanto al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, como a los operadores de información.
ARTÍCULO 2o. <Artículo derogado por el artículo 11 de la Resolución 2634 de 2014>
<El texto original es el siguiente:>
Modifícase el artículo 12 de la Resolución número 610 de 2012, modificado por el artículo 16 de la Resolución número 3214 de 2012, el cual quedará así:
“Artículo 12. Procedimiento de validación de información por parte de los operadores de información. El operador validará la información reportada sobre los cotizantes a cargo del aportante, cruzando la información de:
1. Para información proveniente de cotizantes activos:
a) El tipo de documento del cotizante o beneficiario de UPC adicional de que tratan los Campos 3 y 3A del artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008, se debe cruzar con el tipo de documento del afiliado definido en el Campo 3 de la “INFORMACIÓN DE LA AFILIACIÓN DE LOS COTIZANTES A LOS SISTEMAS GENERALES DE SALUD Y PENSIONES CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN”, de que trata el artículo 1o de esta resolución, a través del cual, se modifica el artículo 11 de la Resolución número 610 de 2012;
b) El número de identificación del cotizante o beneficiario de UPC adicional, reportado en los Campos 4 y 4 A, definidos en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008, se debe cruzar con el número de documento del afiliado definido en el campo 4 de que trata el artículo 1 de esta resolución, a través del cual, se modifica el artículo 11 de la Resolución número 610 de 2012.
2. Para información proveniente de pensionados:
a) El tipo de documento del pensionado o beneficiario de UPC adicional, reportado en los Campos 7 y 7A del numeral 1.2.1 “VARIABLES DE NOVEDADES GENERALES” - Numeral 1 “INFORMACIÓN DEL FORMULARIO ÚNICO O PLANILLA INTEGRADA” del literal B “DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL CONTENIDO DE LA PLANILLA” del artículo 1o de la Resolución número 2145 de 2006, se deben cruzar con el tipo de documento del afiliado definido en el Campo 3 de la “INFORMACIÓN DE LA AFILIACIÓN DE LOS COTIZANTES A LOS SISTEMAS GENERALES DE SALUD Y PENSIONES CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN”, de que trata el artículo 1o de esta resolución, a través del cual, se modifica el artículo 11 de la Resolución número 610 de 2012”;
b) El número de identificación del pensionado o beneficiario de UPC adicional de que tratan los Campos 8 y 8A definidos en el numeral 1.2.1 del numeral 1.2 “REGISTRO TIPO 2: LIQUIDACIÓN DETALLADA DE APORTES” del literal A “ESTRUCTURA” del artículo 1o de la Resolución número 2145 de 2006 se debe cruzar con el número de documento del afiliado definido en el campo 4 de que trata el artículo 1o de esta resolución, a través del cual, se modifica el artículo 11 de la Resolución número 610 de 2012.
PARÁGRAFO. Como resultado de los cruces a que refiere el presente artículo y en consideración al caso presentado, se deberá proceder de la siguiente forma:
Caso 1. Coincide el tipo y número de identificación, pero no hay una coincidencia total en los nombres y apellidos del cotizante. En este caso, se le informará al aportante que para este cotizante la información registrada en la “INFORMACIÓN DE LA AFILIACIÓN DE LOS COTIZANTES A LOS SISTEMAS GENERALES DE SALUD Y PENSIONES CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN”, es: Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre y Segundo Nombre, definido en el artículo 1o de esta resolución, a través del cual, se modifica el artículo 11 de la Resolución número 610 de 2012. El aportante decidirá si realiza la modificación de los nombres y apellidos de acuerdo con la información que tenga registrada de sus cotizantes.
Caso 2. Coincide el tipo y número de identificación, pero el código de la EPS no coincide con la EPS registrada en el campo 2 de “INFORMACIÓN DE LA AFILIACIÓN DE LOS COTIZANTES A LOS SISTEMAS GENERALES DE SALUD Y PENSIONES CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN” y la fecha de afiliación a la EPS registrada en el campo 9 de la “INFORMACIÓN DE LA AFILIACIÓN DE LOS COTIZANTES A LOS SISTEMAS GENERALES DE SALUD Y PENSIONES CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN”, es inferior o igual al período de pago para el sistema de salud.
En el presente caso, se le informará al aportante la EPS que se tiene registrada en el campo 2 de la “INFORMACIÓN DE LA AFILIACIÓN DE LOS COTIZANTES A LOS SISTEMAS GENERALES DE SALUD Y PENSIONES CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN”. El aportante decidirá si realiza o no la modificación de la EPS de acuerdo con la información que tenga registrada de sus cotizantes.
Caso 3. Coincide el tipo y número de identificación del cotizante adicional de la planilla (cotizante tipo 40 o pensionado tipo 9). En este caso, se le sugerirá al aportante que para este cotizante, la información del valor de la UPC adicional, sea la definida en el campo 11 de que trata el artículo 1o de esta resolución, a través del cual, se modifica el artículo 11 de la Resolución número 610 de 2012.
Caso 4. Coincide el tipo y número de identificación, pero el código de la Administradora de Pensiones, no coincide con la Administradora de Pensiones del campo 12 de la “INFORMACIÓN DE LA AFILIACIÓN DE LOS COTIZANTES A LOS SISTEMAS GENERALES DE SALUD Y PENSIONES CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN” y la fecha efectiva de afiliación a la Administradora de Pensiones registrada en la “INFORMACIÓN DE LA AFILIACIÓN DE LOS COTIZANTES A LOS SISTEMAS GENERALES DE SALUD Y PENSIONES CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN”, es inferior o igual al período de pago para el Sistema de Pensiones.
En este caso, el operador de información reemplazará el valor del campo 31 del registro tipo 2 del archivo tipo 2 “Código de la Administradora de Pensiones a la cual pertenece el afiliado” de que trata el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008 con la información registrada en el campo “INFORMACIÓN DE LA AFILIACIÓN DE LOS COTIZANTES A LOS SISTEMAS GENERALES DE SALUD Y PENSIONES CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN”, de que trata el artículo 1o de la presente resolución, a través del cual se modifica el artículo 11 de la Resolución número 610 de 2012 y le comunicará al aportante que se realizó el cambio de Administradora de Fondo de Pensiones.
Caso 5. En el caso en que el tipo y número de identificación del cotizante no se encuentre en la “INFORMACIÓN DE LA AFILIACIÓN DE LOS COTIZANTES A LOS SISTEMAS GENERALES DE SALUD Y PENSIONES CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN”, el operador deberá informar al aportante que al cotizante no le aparece afiliación y que el pago se realizará a la Administradora de Fondo de Pensiones que él haya reportado en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 2388 de 2016> Modifícase el artículo 16 de la Resolución número 610 de 2012, modificado por el artículo 19 de la Resolución número 3214 de 2012, el cual quedará así:
“Artículo 16. Estructura del Registro Tipo 1 – Encabezado Planilla. Este registro contiene la información del aportante por cada planilla, así:
| Campo | Long | Posición | Tipo | Descripción | Validaciones y Origen de los Datos | |
| Inicio | Fin | |||||
| 1 | 8 | 1 | 8 | N | Número del Registro | Es el número del Registro |
| 2 | 1 | 9 | 9 | N | Tipo de Registro | Debe ser 1 para este caso. |
| 3 | 8 | 10 | 17 | N | Número secuencial de planilla | Para cada registra tipo 1 inicia en 00000001, Se incrementa con cada registro tipo 2 |
| 4 | 2 | 18 | 19 | N | Código del Operador. | Es el código del Operador de Información por donde se realizó el pago de la planilla. |
| 5 | 200 | 20 | 219 | A | Nombre o razón social del aportante. | El registrado en el campo 1 del artículo 3o de la Resolución número 1747 de 2008 y sus modificaciones. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 3 del registro tipo 1-Encabezado – Literal B Descripción detallada de la planilla Resolución número 2145 de 2006. |
| 6 | 2 | 220 | 221 | A | Tipo documento del aportante. | El registrado en el campo 2 del artículo 3o de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 4 del registro tipo 1-Encabezado – Literal B Descripción detallada de la planilla de la Resolución número 2145 de 2006. |
| 7 | 16 | 222 | 237 | A | Número de Identificación del aportante. | El registrado en el campo 3 del artículo 3o de la Resolución número 1747 de 2008 y sus modificaciones. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 5 del registro tipo 1-Encabezado – Literal B Descripción detallada de la planilla de la Resolución número 2145 de 2006. |
| 8 | 1 | 238 | 238 | N | Dígito de Verificación aportante | El registrado en el campo 4 del artículo 3o de la Resolución número 1747 de 2008 y sus modificaciones. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 6 del registro tipo 1-Encabezado – Literal B Descripción detallada de la planilla de la Resolución número 2145 de 2006. |
| 9 | 1 | 239 | 239 | N | Naturaleza Jurídica del aportante | El registrado en el campo 8 del artículo 3o de la Resolución número 1747 de 2008 y sus modificaciones. Para el caso de pagadores de pensiones el valor es cero. |
| 10 | 1 | 240 | 240 | A | Tipo de persona | El registrado en el campo 9 del artículo 3o de la Resolución número 1747 de 2008 y sus modificaciones. Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco. |
| 11 | 10 | 241 | 250 | A | Código de la Sucursal o de la Dependencia | El registrado en el campo 5 del Artículo 3 de la Resolución número 1747 de 2008 y sus modificaciones. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 8 del registro tipo 1-Encabezado – Literal B Descripción detallada de la planilla de la Resolución número 2145 de 2006. |
| 12 | 1 | 251 | 251 | A | Clase de aportante. | Es el registrado en el campo 7 del artículo 3o de la Resolución número 1747 de 2008 y sus modificaciones Para el caso de pagadores de pensiones se registra “P”. |
| 13 | 1 | 252 | 252 | A | Forma de presentación. | Es el registrado en el campo 10 del artículo 3o de la Resolución número 1747 de 2008 y sus modificaciones. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 7 del registro tipo 1-Encabezado – Literal B Descripción detallada de la planilla de la Resolución número 2145 de 2006. |
| 14 | 10 | 253 | 262 | A | Fecha inicio concordato, reestructuración, liquidación o cese de actividades | El registrado en el campo 25 definido en el artículo 3o de la Resolución número 1747 de 2008 y sus modificaciones. Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco |
| 15 | 1 | 263 | 263 | N | Tipo de acción | El registrado en el campo 26 definido en el artículo 3o de la Resolución número 1747 de 2008 y sus modificaciones. Para el caso de pagadores de pensiones se deja en cero |
| 16 | 10 | 264 | 273 | A | Fecha en que terminó actividades comerciales, | El registrado en el campo 27 definido en el artículo 3o de la Resolución número 1747 de 2008 y sus modificaciones. Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco |
| 17 | 10 | 274 | 283 | A | Fecha de Matrícula Mercantil ((aaaa--mm--dd)) | Es el registrado en el campo 31 del artículo 2 de la Resolución número 3251 de 2011 que modificó el artículo 3o de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco |
| 18 | 2 | 284 | 285 | A | Código del departamento Matricula Mercantil | Es el registrado en el campo 32 del artículo 2 de la Resolución número 3251 de 2011 que modificó el artículo 3o de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco |
| 19 | 1 | 286 | 286 | N | Tipo de aportante. | El registrado en el campo 30 del artículo 3o de la Resolución número 1747 de 2008 y sus modificaciones. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 16 del registro tipo 1-Encabezado – Literal B Descripción detallada de la planilla de la Resolución número 2145 de 2006. |
| 20 | 7 | 287 | 293 | A | Período de pago del Aportante para el sistema de salud. | El registrado en el campo 15 definido en el artículo 7o de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 11 del registro tipo 1-Encabezado – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. |
| 21 | 6 | 294 | 299 | A | Código de la ARP | El registrado en el campo 13 definido en el artículo 7o de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco |
| 22 | 1 | 300 | 300 | A | Tipo de Planilla | El registrado en el campo 7 definido en el artículo 7o de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones se retorna el valor definido en el campo 18 “Tipo de planilla pensionado” de esta Resolución. |
| 23 | 10 | 301 | 310 | A | Fecha de pago de la planilla asociada a esta planilla (aaaa-mm-dd). | El registrado en el campo 9 del definido en el artículo 7o de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco. |
| 24 | 10 | 311 | 320 | A | Fecha de pago (aaaa-mm-dd) | El registrado en el campo 17 definido en el artículo 7o de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 13 del registro tipo 1-Encabezado – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. |
| 25 | 10 | 321 | 330 | A | No de la planilla asociada a esta planilla | El registrado en el campo 8 definido en el artículo 7 de la Resolución número 1747 de 2008 Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco. |
| 26 | 10 | 331 | 340 | A | Número de radicación o de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. | El registrado en el campo 16 definido en el artículo 7o de la Resolución número 1747 de 2008, transformado a alfanumérico y justificado a la Izquierda. Para en caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 12 del registro tipo 1-Encabezado – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. |
| 27 | 1 | 341 | 341 | N | Modalidad de la Planilla | El registrado en el campo 2A definido en el artículo 7o de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones se deja en cero. |
| 28 | 4 | 342 | 345 | N | Días de mora | El valor lo debe calcular el operador de información de acuerdo con la fecha de pago de la planilla. Para el caso de pagadores de pensiones se deja en cero |
| 29 | 15 | 346 | 360 | N | Total cotización obligatoria | Es la sumatoria del campo 8 de los registros Tipo 3 de esta planilla. |
| 30 | 15 | 361 | 375 | N | Total intereses de mora cotización obligatoria | Es la sumatoria del campo 10 de los registros Tipo 3 de esta planilla. |
| 31 | 15 | 376 | 390 | N | Total UPC adicional | Es la sumatoria del campo 11 de los registros Tipo 3 de esta planilla. |
| 32 | 15 | 391 | 405 | N | Intereses de mora cotización UPC adicional | Es la sumatoria del campo 12 de los registros Tipo 3 de esta planilla. |
| 33 | 8 | 406 | 413 | N | Número de registros de salida tipo 2 | El contenido de este campo lo debe calcular el operador de información y corresponde a la cantidad de registros TIPO 2 LIQUIDACIÓN DETALLADA incluidos para esta planilla. |
| 34 | 1 | 414 | 414 | A | Aportante exonerado de pago de aporte de parafiscales y salud - Ley 1607 de 2012 | El registrado en el campo 33 del archivo tipo 1, definido en el artículo 1o de la Resolución número 1300 de 2013. Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco. |
| TOTAL | 414 | |||||
PARÁGRAFO 1o. Por cada planilla debe existir un registro TIPO 1.
ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 2388 de 2016> Modifícase el artículo 17 de la Resolución número 610 de 2012, modificado por el artículo 20 de la Resolución número 3214 de 2012, el cual, quedará así:
“Artículo 17. Estructura del Registro Tipo 2 – Liquidación Detallada Planilla. Este registro contiene la información de cada uno de los cotizantes reportados en la planilla que deberá ser igual al número de registros de salida tipo 2 de que trata el campo 29 del artículo 16 de la presente resolución, así:
| Campo | Long | Posición | Tipo | Descripción | Validaciones y Origen de los Datos | ||
| Inicio | Fin | ||||||
| 1 | 8 | 1 | 8 | N | Número del Registro | Es el número del registro. | |
| 2 | 1 | 9 | 9 | N | Tipo de registro | Debe ser 2 para este caso. | |
| 3 | 8 | 10 | 17 | N | Número secuencial de planilla | Debe iniciar en 0000002 y ser secuencial para el resto de registros de la planilla. | |
| 4 | 2 | 18 | 19 | N | Código del Operador | Es el código del operador de información por donde se realizó el pago de la planilla.Registrado en el campo 21 del artículo 7o de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 17 del registro tipo 1-Encabezado – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 5 | 10 | 20 | 29 | A | Número de radicación o de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes | El registrado en el campo 16 definido en el artículo 7o de la Resolución número 1747 de 2008, transformado a alfanumérico y justificado a la Izquierda. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 12 del registro tipo 1-Encabezado – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 6 | 7 | 30 | 36 | A | Período de pago del aportante para el sistema de salud AAAA-MM. | El registrado en el campo 15 definido en el artículo 7o de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 11 del registro tipo 1-Encabezado – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 7 | 10 | 37 | 46 | A | Fecha de pago (aaaa-mm-dd) | El registrado en el campo 17 definido en el artículo 7o de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 13 del registro tipo 1-Encabezado – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 8 | 6 | 47 | 52 | A | Código de la EPS o EOC. | El Registrado en el campo 33 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 32 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 9 | 16 | 53 | 68 | A | Número de Identificación (NIT) de la EPS o EOC. | Debe ser el número del NIT de la administradora correspondiente. | |
| 10 | 1 | 69 | 69 | N | Dígito de verificación del NIT. | Debe ser el dígito de verificación del NIT de la administradora correspondiente. | |
| 11 | 16 | 70 | 85 | N | Serial cotizante o pensionado principal | Serial asignado en BDUA a cada afiliado. Campo 1 del artículo 11 de la Resolución número 610 de 2012 | |
| 12 | 8 | 86 | 87 | A | Tipo documento del cotizante o pensionado principal. | El registrado en el campo 3 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 7 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 13 | 16 | 88 | 103 | A | No de identificación del cotizante o pensionado principal. | El registrado en el campo 4 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 8 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 14 | 16 | 104 | 119 | N | Serial beneficiario UPC adicional | Serial asignado en BDUA a cada afiliado. Campo 1 del artículo 11 de la Resolución número 610 de 2012, correspondiente al cruce realizado con la información de tipo y número de identificación del beneficiario UPC adicional. | |
| 15 | 2 | 120 | 121 | A | Tipo documento del beneficiario UPC adicional. | El registrado en el campo 3 A definido en el artículo 16 de la presente resolución, cuando el tipo de cotizantes es 40. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 7A definido en el artículo 6o de la presente resolución, cuando el tipo de pensionado es 9. Es obligatorio en caso de reportar un beneficiario de UPC Adicional. | |
| 16 | 16 | 122 | 137 | A | No de identificación del beneficiario UPC adicional. | El registrado en el campo 4 A definido en el artículo 16 de la presente resolución, cuando el tipo de cotizantes es 40. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 8 A definido en el artículo 6o de la presente resolución, cuando el tipo de pensionado es 9. Es obligatorio en caso de reportar un beneficiario de UPC Adicional. | |
| 17 | 2 | 138 | 139 | N | Tipo de cotizante | Cuando la clase de aportante definida en el campo 7 del artículo 3o de la Resolución número 1747 de 2008 es diferente de D, se tomará el registrado en el campo 5 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Cuando la clase de aportante definida en el campo 7 del artículo 3o de la Resolución número 1747 de 2008 es D, se modificará el valor de salida de este campo así: | |
| Valorcampo5 | ValorSalida | ||||||
| 1 | 48 | ||||||
| 12 | 49 | ||||||
| 19 | 50 | ||||||
| Cuando el tipo de cotizante es 40 “Beneficiario UPC adicional”, se deben diligenciar los siguientes campos de este tipo de registro: | |||||||
| 11 | Serial cotizante principal | ||||||
| 12 | Tipo documento del cotizante principal. | ||||||
| 13 | No de identificación del cotizante principal. | ||||||
| 14 | Serial beneficiario UPC adicional | ||||||
| 15 | Tipo documento del beneficiario UPC adicional. | ||||||
| 16 | No de identificación del beneficiario UPC adicional. | ||||||
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en cero. | |||||||
| 18 | 2 | 140 | 141 | N | Subtipo de Cotizante | El registrado en el campo 6 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones se deja en cero. | |
| 19 | 1 | 142 | 142 | N | Tipo de pensionado | Solo para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 17 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla Resolución número 2145 de 2006. Cuando el tipo de pensionado es 9 “Beneficiario UPC adicional”, se deben diligenciar los siguientes campos de este tipo de registro: | |
| 11 | Serial cotizante principal | ||||||
| 12 | Tipo documento del cotizante principal. | ||||||
| 13 | No de identificación del cotizante principal. | ||||||
| 14 | Serial beneficiario UPC adicional | ||||||
| 15 | Tipo documento del beneficiario UPC adicional. | ||||||
| 16 | No de identificación del beneficiario UPC adicional. | ||||||
De lo contrario se deja en cero. | |||||||
| 20 | 2 | 143 | 144 | N | Tipo de pensión | Solo para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 9 del registro tipo 2- “Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. De lo contrario se deja en cero. | |
| 21 | 1 | 145 | 145 | A | Pensión compartida | Solo para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 10 del registro tipo 2- “Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. De lo contrario se deja en blanco. | |
| 22 | 1 | 146 | 146 | A | Extranjero no obligado a cotizar a pensiones. | El registrado en el campo 7 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones se debe dejar en blanco. | |
| 23 | 1 | 147 | 147 | A | Colombiano residente en el exterior | El registrado en el campo 8 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 18 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 24 | 2 | 148 | 149 | N | Código del departamento de la ubicación laboral | El registrado en el campo 9 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 19 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 25 | 3 | 150 | 152 | N | Código del municipio de la ubicación laboral | El registrado en el campo 10 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 20 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 26 | 20 | 153 | 172 | A | Primer apellido | El registrado en el campo 11 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 3 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 27 | 30 | 173 | 202 | A | Segundo apellido. | El registrado en el campo 12 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 4 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 28 | 20 | 203 | 222 | A | Primer nombre. | El registrado en el campo 13 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 5 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 29 | 30 | 223 | 252 | A | Segundo nombre. | El registrado en el campo 14 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 6 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 30 | 1 | 253 | 253 | A | ING: Ingreso | El registrado en el campo 15 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 22 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 31 | 1 | 254 | 254 | A | RET: Retiro | El registrado en el campo 16 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 23 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 32 | 1 | 255 | 255 | A | TDE: Traslado de Otra Administradora. | El registrado en el campo 17 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 24 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 33 | 1 | 256 | 256 | A | TAE: Traslado a Otra Administradora. | El registrado en el campo 18 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 25 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 34 | 1 | 257 | 257 | A | VSP: Variación Permanente de Salario. | El registrado en el campo 21 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 28 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 35 | 1 | 258 | 258 | A | VST: Variación Transitoria del Salario. | El registrado en el campo 23 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. | |
| 36 | 1 | 259 | 259 | A | SLN: Suspensión Temporal del Contrato de Trabajo y Licencias no Remuneradas. | El registrado en el campo 24 definido en el artículo 8o de la Resolución número 610 de 2012. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 29 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 37 | 1 | 260 | 260 | A | VAC: Vacaciones. | El registrado en el campo 27 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. | |
| 38 | 2 | 261 | 262 | N | Días cotizados. | El registrado en el campo 37 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 37 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. Cuando en el campo 38 “Valor de la UPC adicional.”, del registro tipo 2 “ESTRUCTURA DEL REGISTRO TIPO 2 – LIQUIDACIÒN DETALLADA PLANILLA” definido en este artículo sea mayor que cero, el valor de días cotizados debe ser 30. | |
| 39 | 9 | 263 | 271 | N | Salario básico. | El registrado en el campo 40 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 39 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 40 | 9 | 272 | 280 | N | Ingreso Base Cotización. | El registrado en el campo 43 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 39 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 41 | 7 | 281 | 287 | N | Tarifa. | El registrado en el campo 54 definido en el artículo 14 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 48 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 42 | 9 | 288 | 296 | N | Cotización obligatoria. | El registrado en el campo 55 definido en el artículo 14 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 49 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. | |
| 43 | 9 | 297 | 305 | N | Valor de la UPC adicional. | El registrado en el campo 56 definido en el artículo 14 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 50 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” – Literal B Descripción detallada de la planilla, Resolución número 2145 de 2006. Es obligatorio en caso de reportar un beneficiario de UPC Adicional. | |
| 44 | 1 | 306 | 306 | A | Correcciones. | El registrado en el campo 22 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco | |
| 45 | 1 | 307 | 307 | A | Salario Integral. | El registrado en el campo 41 definido en el artículo 10 de la Resolución número 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco | |
| 46 | 1 | 308 | 308 | A | Cotizante exonerado de pago de aporte de parafiscales y salud - Ley 1607 de 2012 | El registrado en el campo 74 del registro tipo 2 del archivo tipo 2 definido en el artículo 3o de la Resolución número 1300 de 2013. Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco | |
| TOTAL | 308 | ||||||
ARTÍCULO 5o. <Resolución 2358 de 2006 derogada por el artículo 8 de la Resolución 1056 de 2015> Modifícase el artículo 4o de la Resolución número 2358 de 2006, modificado por el artículo 3o de la Resolución número 2947 del mismo año, el cual, quedará así:
“(…)
a) Anexo Técnico de Afiliados a Pensiones: Deberá remitirse el viernes de cada semana.
Las Administradoras de Fondos de Pensiones, deberán descargar los archivos de inconsistencias generados por el Registro Único de Afiliados - RUAF, corregir dichas inconsistencias y enviarlas corregidas en el transcurso de la siguiente semana del reporte de las novedades periódicas.
(…)”.
ARTÍCULO 6o. <Resolución 2358 de 2006 derogada por el artículo 8 de la Resolución 1056 de 2015> <Ver Notas de Vigencia> Adóptense como parte integral de la presente resolución, los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados – RUAF relacionados a continuación, contentivos de las especificaciones y estructuras de los archivos a reportar por cada una de las administradoras de los diferentes Subsistemas, así:
Anexo Técnico número 1 de Pensiones: Subsistema de Seguridad Social en Pensiones
Anexo Técnico número 2 de Cesantías: Subsistema de Cesantías
Anexo Técnico número 3 de Riesgos Laborales: Subsistema de Seguridad Social en Riesgos Laborales.
Anexo Técnico número 4 Pagador de Pensiones: Subsistema de Seguridad Social en Pensiones – Entidades Pagadoras de Pensiones
Anexo Técnico número 5 de Subsidio Familiar: Subsistema de Subsidio Familiar
Anexo Técnico número 6 de Asistencia Social: Subsistema de Asistencia Social y Subsistema de Parafiscales.
ARTÍCULO 7o. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 2388 de 2016> <Ver Notas de Vigencia> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 4268 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Lo dispuesto en la presente resolución regirá así: los artículos 1o y 2o a partir del 1o de abril de 2014*; los artículos 3o y 4o a partir del 1o de enero de 2014 y los artículos 5o y 6o, a más tardar el 31 de octubre de 2013. Esta resolución modifica los artículos 11 de la Resolución 610 de 2012, 12, 16 y 17 de la misma resolución, modificados por los artículos 16, 19 y 20 de la Resolución 3214 de 2012 y el artículo 4o de la Resolución 2358 de 2006, modificado por el artículo 3o de la Resolución 2947 del mismo año y deroga la Resolución 4316 de 2006.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 2 de septiembre de 2013.
El Ministro de Salud y Protección Social,
ALEJANDRO GAVIRIA URIBE.
ANEXO TÉCNICO DE AFILIADOS A PENSIONES.
<Anexo sustituido por el incluido como Anexo No. 1 en la Resolución 3796 de 2014>
<El texto original es el siguiente:>
ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Datos que las administradoras de pensiones deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF.
Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y el de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:
SIGLAS PARA NOMBRES DE LOS ARCHIVOS MAESTROS
| SIGLA | DESCRIPCIÓN | LONGITUD |
| MP | Archivo maestro de afiliados a pensiones. | 2 |
| NP | Archivo maestro de novedades de afiliados a pensiones. | 2 |
| NPE | Archivo maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante. | 3 |
| COMPONENTE | Componente de la Protección Social al que pertenece el archivo - Pensiones (P) | 1 |
| CODENTIDAD | Código de la entidad de pensiones que reporta la información. | 6 |
| AAAAMMDD | Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador. | 8 |
NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTROS
| TIPO DE ARCHIVO | NOMBRE DE ARCHIVO | LONGITUD |
| Maestro de afiliados a pensiones | PMPCODENTIDADAAAAMMDD | 17 |
| Maestro de novedades de afiliados a pensiones | PNPCODENTIDADAAAAMMDD | 17 |
| Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante | PNPECODENTIDADAAAAMMDD | 18 |
ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS A PENSIONES
El archivo maestro de afiliados a pensiones está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial, así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a pensiones.
Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,).
REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 | SÍ |
| 17 | Código administradora | 6 | Ver glosario | SÍ |
| 35 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 36 | Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 37 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | SÍ | |
| 38 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 18 | Ver glosario | SÍ |
REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO CARGUE INICIAL | OBLIGATORIO REPORTE PERIÓDICO |
| 0 | Tipo de registro | 1 | 2 | SÍ | SÍ |
| 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | SÍ | SÍ | |
| 3 | Código género | 1 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 4 | Fecha de nacimiento | 10 | AAAA-MM-DD | NO | SÍ |
| 5 | Departamento nacimiento | 2 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 6 | Municipio nacimiento | 3 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 7 | Primer apellido | 20 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 8 | Segundo apellido | 30 | NO | NO | |
| 9 | Primer nombre | 20 | SÍ | SÍ | |
| 10 | Segundo nombre | 30 | NO | NO | |
| 11 | Departamento residencia | 2 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 12 | Municipio residencia | 3 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 15 | Fecha efectiva de afiliación a la administradora | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ | SÍ |
| 16 | Afiliación subsidiada | 1 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 17 | Código administradora | 6 | SÍ | SÍ | |
| 18 | Código tipo de cotizante | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 39 | Afiliado cesante | 1 | Ver glosario | SÍ | NO |
| 19 | Tipo de identificación del aportante | 2 | Ver glosario | NO | NO |
| 20 | Número de identificación del aportante | 17 | NO | NO | |
| 21 | Dígito de verificación del aportante | 1 | Ver glosario | NO | NO |
| 22 | Razón social del aportante | 150 | Ver glosario | NO | NO |
| 23 | Clase de aportante | 1 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 24 | Departamento de la ubicación laboral | 2 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 25 | Municipio de la ubicación laboral | 3 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 26 | Fecha de vinculación con el aportante | 10 | AAAA-MM-DD | NO | NO |
| 27 | Estado de la afiliación | 1 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 28 | Al día | 1 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 34 | Código de la administradora desde donde se traslada | 6 | Este campo sólo se diligencia SI la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras. | ||
| 40 | Traslado | 1 | Ver Glosario | NO | NO |
Los campos Segundo Apellido y Segundo Nombre son obligatorios SI el afiliado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene. El campo dígito de verificación del aportante no es obligatorio.
Los campos 19, 20 y 22 no serán obligatorios SI el campo 39 (afiliado cesante) viene en valor S.
Para el cargue inicial, SI un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de ellos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados.
Para las novedades de creación de nuevos afiliados que tengan más de un aportante, la entidad sólo debe reportar un registro al archivo maestro de afiliados diligenciando la totalidad de los campos con un aportante, los demás aportantes los debe reportar en el maestro de novedades con la novedad P07.
SI el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.
ESTRUCTURA ARCHIVO DE NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES
El archivo de novedades de afiliados a pensiones está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.
Novedad de creación de nuevos afiliados.
Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a pensiones utilizando la estructura del archivo maestro de afiliados y el nombre del archivo maestro de afiliados a pensiones. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el maestro de afiliados.
Novedades de actualización.
La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a pensiones.
De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES”.
El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (,,).
Cuando una afiliación tenga más de un tipo de novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.
REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 | SÍ |
| 17 | Código de la administradora | 6 | Ver glosario | SÍ |
| 35 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 36 | Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 37 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | Sin incluir registro control | SÍ |
| 38 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 18 | Ver glosario | SÍ |
REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE
| CÓDIGO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO | OBSERVACIONES |
| 0 | Tipo de registro | 1 | 2 | SÍ | |
| 17 | Código administradora | 6 | SÍ | ||
| 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | Ver glosario | SÍ | |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | SÍ | ||
| 7 | Primer apellido | 20 | Ver glosario | SÍ | |
| 8 | Segundo apellido | 30 | NO | ||
| 9 | Primer nombre | 20 | SÍ | ||
| 10 | Segundo nombre | 30 | NO | ||
| Código de la novedad | 3 | Ver “Códigos de novedades de afiliados a pensiones” | SÍ | ||
| Valor 1 | NO | Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a pensiones ” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por ,, | |||
| Valor 2 | Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente. | ||||
| Valor 3 | |||||
| Valor 4 | |||||
| Valor 5 | |||||
| Valor 6 | |||||
| Valor 7 | |||||
| Valor 8 | |||||
| Valor 9 | |||||
| Valor 10 | |||||
| Valor 11 | |||||
| Valor 12 | |||||
| Valor 13 | |||||
| Valor 14 | |||||
| Valor 15 | |||||
CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES
Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF.
| Cód. Nov. | Descripción | Orden de las variables de la novedad | Observaciones |
| P01 | Modificar persona | 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 | Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF. |
| P02 | Modificación identificación de persona | 1, 2 | Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF. |
| P03 | Modificar afiliación a pensiones | 15, 16 | Modificar la información de la afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. |
| P04 | Retirar o trasladar afiliación a pensiones | 30, 31, 32, 33, 34 | Retirar afiliación a pensiones en la base de datos RUAF en los siguientes casos: SI el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 30, 31 y 33. SI el caso es por reconocimiento de pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva, se deben diligenciar los campos 30, 31 y 32. SI el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 30, 31, y 34. SI el caso es por anulación o retracto se deben diligenciar los campos 30, 31. SI el caso es por “Anulación por multiafiliación” se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde el “campo 30” corresponde a la fecha de la aplicación del proceso de marcación. SI el caso es por “cedido por multiafiliación” se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde la fecha “campo 30” corresponde a la fecha de fin de la vigencia. SI el caso es por “sustitución” se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde la fecha “campo 30” corresponde a la fecha de la sustitución de administradora. |
| SI el caso es por “fusión” se deben diligenciar los campos 30 y 31 donde la fecha “Campo 30” debe corresponder a la fecha de la fusión de las administradoras. SI el caso es por “liquidación” se deben diligenciar los campos 30 y 31 donde la fecha “Campo 30” debe corresponder a la fecha de la liquidación de la administradora. | |||
| P07 | Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones | 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26 | Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. Los campos 18, 19, 20, 21 y 22 son obligatorios |
| P08 | Modificar aportante de una afiliación a pensiones | 18,19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26 | Modificar información de un aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. Los campos 19, 20, 21, 22 son obligatorios. |
| P09 | Desvincular aportante de una afiliación a pensiones | 19, 20, 21, 22, 29 | Desvincular aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. Los campos 19, 20, 21 y 29 son obligatorios. SI el aportante que se desvincula es el único activo de la afiliación se debe enviar esta novedad junto con la novedad P04. |
ESTRUCTURA ARCHIVO DE NOVEDADES DEL ESTADO DE LA AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE
El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.
El archivo de novedades P05 y P06 que se reportan a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, se indica que deben enviarse solamente en el período donde haya cambiado el estado de la afiliación o al día y en mora respecto al período anterior.
Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad P05 y para el reporte de la novedad de si el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro para el aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad P06.
REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 | SÍ |
| 17 | Código de la administradora | 6 | Ver glosario | SÍ |
| 35 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 36 | Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 37 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | Sin incluir registro control | SÍ |
| 38 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 18 | Ver glosario | SÍ |
REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE
| CÓDIGO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO | OBSERVACIONES |
| 0 | Tipo de registro | 1 | 2 | SÍ | |
| 17 | Código administradora | 6 | SÍ | ||
| 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | Ver glosario | SÍ | |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | SÍ | ||
| 7 | Primer apellido | 20 | Ver glosario | SÍ | |
| 8 | Segundo apellido | 30 | NO | ||
| 9 | Primer nombre | 20 | SÍ | ||
| 10 | Segundo nombre | 30 | NO | ||
| Código de la novedad | 3 | P05 P06 | SÍ | Sólo pueden ser los códigos P05 o P06. | |
| 27 | Estado de la afiliación | 1 | Ver glosario | NO | Este campo es de obligatorio diligenciamiento SI el código de la novedad es P05 |
| 19 | Tipo de identificación del aportante | 2 | Ver glosario | SÍ | Campos obligatorios |
| 20 | Número de identificación del aportante | 17 | Ver glosario | SÍ | |
| 21 | Dígito de verificación del aportante | 1 | Ver glosario | NO | Campo no obligatorio |
| 22 | Razón social del aportante | 150 | Ver glosario | SÍ | Campo obligatorio |
| 28 | Al día | 1 | Ver glosario | NO | Este campo es de obligatorio diligenciamiento SI el código de la novedad es P06 |
Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados, novedades de actualización, o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando cero (0) registros.
GLOSARIO DE CAMPOS
En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.
Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod., en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A- Alfanumérico o N- Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.
| Cód. | Nombre del campo | Longitud | Tipo | Valor permitido |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | N | 1 - Registro de control 2 - Registro de detalle |
| 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | A | TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía CE - Cédula de extranjería CD - Carné Diplomático PA - Pasaporte |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | A | |
| 3 | Código género | 1 | A | M - Masculino F - Femenino |
| 4 | Fecha de nacimiento | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 5 | Departamento nacimiento | 2 | N | Tabla Departamentos - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 6 | Municipio nacimiento | 3 | N | Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 7 | Primer apellido | 20 | A | Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O). Los Nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras |
| 8 | Segundo apellido | 30 | A | |
| 9 | Primer nombre | 20 | A | |
| 10 | Segundo nombre | 30 | A | |
| 11 | Departamento residencia | 2 | N | Tabla Departamentos - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 12 | Municipio residencia | 3 | N | Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 15 | Fecha efectiva de afiliación a la administradora | 10 | A | AAAA-MM-DD Esta fecha corresponde a la fecha de la selección. |
| 16 | Afiliación subsidiada | 1 | A | S - SI recibe subsidio N - No recibe subsidio |
| 17 | Código administradora | 6 | A | |
| 18 | Código tipo de cotizante | 2 | N | 1 - Dependiente 2 - Empleada doméstica 3 - Independiente 4 - Madre Comunitaria 16 - Independiente agremiado o asociado 17 - Empleado con requisitos cumplidos para pensión 30 - Dependiente entidades o universidades públicas con Régimen Especial en Salud 31 - Cooperados de cooperativas de trabajo asociado 32 - Cotizante carrera diplomática o consular o funcionarios de organismos multilateral |
| 19 | Tipo de identificación del aportante | 2 | A | TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía CE - Cédula de extranjería PA - Pasaporte NI - Número de identificación tributaria CD - Carné diplomático |
| 20 | Número de identificación del aportante | 17 | A | |
| 21 | Dígito de verificación del aportante | 1 | N | 0-9 |
| 22 | Razón social del aportante | 150 | A | Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes. |
| 23 | Clase de aportante | 1 | A | A Aportante con 200 o más cotizantes B Aportante con menos de 200 cotizantes C Aportante Mipyme que se acoge a Ley 590 de 2000 D Aportante beneficiario de la Ley de Formalización y Generación de Empleo (Ley 1429 de 2010) I Independiente |
| 24 | Departamento de la ubicación laboral | 2 | N | Tabla Departamentos - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 25 | Municipio de la ubicación laboral | 3 | N | Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 26 | Fecha de vinculación con el aportante | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 27 | Estado de la afiliación | 1 | N | 1. Activo cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que efectuaron la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, correspondientes a aportes del mes que se paga, no a aportes de períodos en mora. 2. Activo no cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que por alguna razón por ellos no se efectuó la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, pero que SÍ han hecho por lo menos una cotización en los últimos seis meses. 3. Inactivo: son aquellos afiliados no pensionados que por alguna razón por ellos no se efectuó la cotización obligatoria en por lo menos los últimos seis meses. |
| Cód. | Nombre del campo | Longitud | Tipo | Valor permitido |
| 28 | Al día | 1 | N | 1 - Al día 2 - En mora |
| 29 | Fecha de desvinculación con el aportante | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 30 | Fecha de retiro o traslado de administradora | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 31 | Causa del retiro o traslado | 1 | N | 0 - Anulado por multiafiliación 1 - Pensión 2 - Devolución de saldos 3 - Indemnización sustitutiva 4 - Traslado de régimen 5 - Traslado de administradora mismo régimen 6 - Fallecimiento 7 - Anulación 8 - Retracto 9 - Cedido por multiafiliación 10 - Afiliación por el empleador 11 - Duplicidad en la identificación 12 - Sustitución 13 - Fusión |
| 32 | Fecha de reconocimiento de la pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 33 | Fecha de fallecimiento | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 34 | Código de la administradora a la que se traslada | 6 | A | Código utilizado para indicar en el caso de traslado, la administradora de destino. Este campo sólo se diligencia SI la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras o por cambio de régimen Es obligatorio cuando en el campo 40 el valor es SÍ |
| 35 | Fecha inicial del período de la información | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 36 | Fecha final del período de la información | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 37 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | N | |
| 38 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 18 | A | Ver tabla “NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTRO Y DE NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES” |
| 39 | Afiliado cesante | 1 | A | S- SI el afiliado se encuentra cesante debido a que no tiene ningún vínculo laboral. N- SI el afiliado no se encuentra cesante. |
| 40 | Traslado | 1 | N | 1. SÍ 2. NO Este campo sólo se diligencia SI la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras o por cambio de régimen |
ANEXO TÉCNICO CESANTÍAS.
<Anexo sustituido por el incluido como Anexo No. 2 en la Resolución 3796 de 2014>
<El texto original es el siguiente:>
ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS MAESTROS
Datos que las administradoras de cesantías deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.
Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:
SIGLAS PARA NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTROS AFILIADOS Y DE NOVEDADES A CESANTÍAS
| SIGLA | DESCRIPCIÓN | LONGITUD |
| MCE | Archivo maestro de afiliados a cesantías. | 3 |
| NCE | Archivo maestro de novedades de afiliados a cesantías. | 3 |
| COMPONENTE | Componente de la Protección Social al que pertenece el archivo - Cesantías (E) | 1 |
| CODENTIDAD | Código de la entidad de Cesantías que reporta la información. | 6 |
| AAAAMMDD | Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador. | 8 |
NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTROS DE AFILIADOS Y DE NOVEDADES A CESANTÍAS
| TIPO DE ARCHIVO | NOMBRE DE ARCHIVO | LONGITUD |
| Maestro de afiliados a cesantías | EMCECODENTIDADAAAAMMDD | 18 |
| Maestro de novedades de afiliados a cesantías | ENCECODENTIDADAAAAMMDD | 18 |
ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS A CESANTÍAS
El archivo maestro de afiliados a cesantías está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a cesantías.
Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).
REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO CARGUE INICIAL | OBLIGATORIO REPORTE PERIÓDICO |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 | SÍ | SÍ |
| 14 | Código administradora | 6 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 32 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ | SÍ |
| 33 | Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ | SÍ |
| 34 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | Sin incluir registro control | SÍ | SÍ |
| 35 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 18 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO CARGUE INICIAL | OBLIGATORIO REPORTE PERIÓDICO |
| 0 | Tipo de registro | 1 | 2 | SÍ | SÍ |
| 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | SÍ | SÍ | |
| 3 | Código género | 1 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 4 | Fecha de nacimiento | 10 | AAAA-MM-DD | NO | SÍ |
| 5 | Departamento nacimiento | 2 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 6 | Municipio nacimiento | 3 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 7 | Primer apellido | 20 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 8 | Segundo apellido | 30 | NO | NO | |
| 9 | Primer nombre | 20 | SÍ | SÍ | |
| 10 | Segundo nombre | 30 | NO | NO | |
| 11 | Departamento residencia | 2 | Tabla Departamentos - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE | NO | SÍ |
| 12 | Municipio residencia | 3 | Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE | NO | SÍ |
| 13 | Fecha de afiliación a la administradora | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ | SÍ |
| 14 | Código administradora | 6 | SÍ | SÍ | |
| 15 | Código tipo de afiliado | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 16 | Tipo de identificación del aportante | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 17 | Número de identificación del aportante | 17 | SÍ | SÍ | |
| 18 | Dígito de verificación del aportante | 1 | Ver glosario | NO | NO |
| 19 | Razón social del aportante | 150 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 20 | Fecha de vinculación con el aportante | 10 | AAAA-MM-DD | NO | SÍ |
| 21 | Fecha inicial del contrato con el aportante | 10 | AAAA-MM-DD | NO | SÍ |
| 22 | Fecha final del contrato con el aportante | 10 | AAAA-MM-DD | NO | SÍ |
| 23 | Clase de aportante | 1 | Ver glosario | NO | NO |
| 24 | Departamento de la ubicación laboral | 2 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 25 | Municipio de la ubicación laboral | 3 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 26 | Estado de la afiliación | 1 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 27 | Fecha de último pago del aportante a la administradora | 10 | AAAA-MM-DD | NO | NO |
| 28 | Último período de pago del aportante a la administradora | 7 | Ver glosario | NO | NO |
Los campos Segundo Apellido y Segundo Nombre son obligatorios SI el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo Dígito de verificación del aportante no es obligatorio.
Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados para el cargue inicial y para las novedades de creación de nuevos afiliados.
Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.
ESTRUCTURA ARCHIVO DE NOVEDADES DE AFILIADOS A CESANTÍAS
El archivo de novedades de afiliados a cesantías está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.
Novedad de creación de nuevos afiliados
Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a cesantías utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a cesantías. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados.
Novedades de actualización
La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a cesantías.
De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A CESANTÍAS”.
El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).
Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.
REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 | SÍ |
| 14 | Código de la administradora | 6 | Ver glosario | SÍ |
| 32 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 33 | Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 34 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | Sin incluir registro control | SÍ |
| 35 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 18 | Ver glosario | SÍ |
REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE
| CÓDIGO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO | OBSERVACIONES |
| 0 | Tipo de registro | 1 | 2 | SÍ | |
| 14 | Código administradora | 6 | SÍ | ||
| 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | Ver glosario | SÍ | |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | SÍ | ||
| 7 | Primer apellido | 20 | Ver glosario | SÍ | |
| 8 | Segundo apellido | 30 | NO | ||
| 9 | Primer nombre | 20 | SÍ | ||
| 10 | Segundo nombre | 30 | NO | ||
| Código de la novedad | 3 | Ver Tabla “Códigos de novedades de afiliados a cesantías” | SÍ | ||
| Nuevo valor 1 | NO | Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a cesantías ” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por ,, | |||
| Nuevo valor 2 | Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente. | ||||
| Nuevo valor 3 | |||||
| Nuevo valor 4 | |||||
| Nuevo valor 5 | |||||
| Nuevo valor 6 | |||||
| Nuevo valor 7 | |||||
| Nuevo valor 8 | |||||
| Nuevo valor 9 | |||||
| Nuevo valor 10 | |||||
| Nuevo valor 11 | |||||
| Nuevo valor 12 | |||||
| Nuevo valor 13 | |||||
| Nuevo valor 14 | |||||
| Nuevo valor 15 | |||||
CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A CESANTÍAS
Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF.
| Cód. Nov. | Descripción | Orden de las Variables de la novedad | Observaciones |
| E01 | Modificar persona | 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 | Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF. |
| E02 | Modificar identificación persona | 1, 2 | Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF. |
| E03 | Modificar afiliación a cesantías | 13, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25 | Modificar la información de la afiliación a cesantías en la base de datos RUAF. Los campos 16, 17 y 19 son obligatorios. |
| Cód. Nov. | Descripción | Orden de las Variables de la novedad | Observaciones |
| E04 | Retirar o trasladar afiliación a cesantías | 16, 17, 18, 29, 30, 31 | Retirar afiliación a cesantías en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento o por traslado de administradora. SI el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 16, 17, 18, 29, 30 y 31. SI el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 16, 17, 18, 29 y 30. |
| E05 | Modificar estado de la afiliación del afiliado | 16, 17, 18, 26 | Modificar el atributo estado de la afiliación en la base de datos RUAF. |
| E06 | Pago cotizaciones a una afiliación a cesantías | 16, 17, 18, 27, 28 | Registrar el pago de cotizaciones a una afiliación a cesantías. |
Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados a cesantías, o novedades de actualización, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando cero (0) registros.
GLOSARIO DE CAMPOS
En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del Registro Único de Afiliados de la Protección Social RUAF a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.
Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod., en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.
| Cód. | Nombre del Campo | Longitud | Tipo | Valores Permitidos |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | N | 1 - Registro de control 2 - Registro de detalle |
| 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | A | TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía CE - Cédula de extranjería PA - Pasaporte |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | A | |
| 3 | Código género | 1 | A | M - Masculino F - Femenino |
| 4 | Fecha de nacimiento | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 5 | Departamento nacimiento | 2 | N | Tabla Departamentos - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 6 | Municipio nacimiento | 3 | N | Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 7 | Primer apellido | 20 | A | Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O). Los Nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras |
| 8 | Segundo apellido | 30 | A | |
| 9 | Primer nombre | 20 | A | |
| 10 | Segundo nombre | 30 | A | |
| 11 | Departamento residencia | 2 | N | Tabla Departamentos - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 12 | Municipio residencia | 3 | N | Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 13 | Fecha de afiliación a la administradora | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 14 | Código administradora | 6 | A | |
| 15 | Código tipo de afiliado | 1 | N | 1. Dependiente 2. Independiente 3. Voluntario |
| 16 | Tipo de identificación del aportante | 2 | A | TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía CE - Cédula de extranjería PA - Pasaporte NI - Número de identificación tributaria |
| 17 | Número de identificación del aportante | 17 | A | |
| 18 | Dígito de verificación del aportante | 1 | N | 0-9 |
| 19 | Razón Social del aportante | 150 | A | Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes. |
| 20 | Fecha de vinculación con el aportante | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 21 | Fecha inicial del contrato con el aportante | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 22 | Fecha final del contrato con el aportante | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| Cód. | Nombre del Campo | Longitud | Tipo | Valores Permitidos |
| 23 | Clase de aportante | 1 | A | A Aportante con 200 o más cotizantes B Aportante con menos de 200 cotizantes C Aportante Mipyme que se acoge a Ley 590 de 2000 D Aportante beneficiario de la Ley de Formalización y Generación de Empleo (Ley 1429 de 2010) I Independiente |
| 24 | Departamento de la ubicación laboral | 2 | N | Tabla Departamentos - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 25 | Municipio de la ubicación laboral | 3 | N | Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 26 | Estado de la afiliación | 1 | N | 1. Afiliado con saldo a favor 2. Cuenta cancelada 3. Cuenta con saldo cero |
| 27 | Fecha de último pago del aportante a la administradora | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 28 | Último período de pago del aportante a la administradora | 7 | A | Formato : AAAA AAAA : Año a reportar |
| 29 | Tipo de retiro de la administradora | 1 | N | 1. Traslado de administradora 2. Fallecimiento |
| 30 | Fecha de retiro de la administradora | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 31 | Fecha de fallecimiento | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 32 | Fecha inicial del período de la información | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 33 | Fecha final del período de la información | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 34 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | N | |
| 35 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 18 | A | Ver tabla “NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTROS Y DE NOVEDADES DE AFILIADOS A CESANTÍAS” |
ANEXO TÉCNICO DE AFILIADOS A RIESGOS LABORALES.
<Anexo sustituido por el incluido como Anexo No. 3 en la Resolución 3796 de 2014>
<El texto original es el siguiente:>
ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS MAESTROS
Datos que las administradoras de riesgos laborales suministran al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF.
Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:
SIGLAS PARA NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTROS DE AFILIADOS Y DE NOVEDADES A RIESGOS LABORALES
Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:
| SIGLA | DESCRIPCIÓN | LONGITUD |
| MR | Archivo maestro de afiliados a riesgos laborales. | 2 |
| NR | Archivo maestro de novedades de afiliados a riesgos laborales. | 2 |
| NRE | Archivo maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante. | 3 |
| COMPONENTE | Componente de la Protección Social al que pertenece el archivo - Riesgos Laborales (R) | 1 |
| CODENTIDAD | Código de la entidad de riesgos laborales que reporta la información. | 6 |
| AAAAMMDD | Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador. | 8 |
NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTRO Y DE NOVEDADES DE AFILIADOS A RIESGOS LABORALES
| TIPO DE ARCHIVO | NOMBRE DE ARCHIVO | LONGITUD |
| Maestro de afiliados a riesgos laborales | RMRCODENTIDADAAAAMMDD | 17 |
| Maestro de novedades de afiliados a riesgos laborales | RNRCODENTIDADAAAAMMDD | 17 |
| Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante | RNRECODENTIDADAAAAMMDD | 18 |
ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS A RIESGOS LABORALES
El archivo maestro de afiliados a riesgos laborales está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a riesgos laborales.
Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).
REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 | SÍ |
| 10 | Código administradora | 6 | Ver glosario | SÍ |
| 28 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 29 | Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 30 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | Sin incluir registro control | SÍ |
| 31 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 18 | Ver glosario | SÍ |
REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO CARGUE INICIAL | OBLIGATORIO REPORTE PERIÓDICO |
| 0 | Tipo de registro | 1 | 2 | SÍ | SÍ |
| 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | SÍ | SÍ | |
| 3 | Código género | 1 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 4 | Fecha de nacimiento | 10 | AAAA-MM-DD | NO | SÍ |
| 5 | Primer apellido | 20 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 6 | Segundo apellido | 30 | NO | NO | |
| 7 | Primer nombre | 20 | SÍ | SÍ | |
| 8 | Segundo nombre | 30 | NO | NO | |
| 9 | Fecha de afiliación | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ | SÍ |
| 10 | Código administradora | 6 | SÍ | SÍ | |
| 11 | Código tipo de cotizante | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 12 | Código de la actividad económica de riesgos laborales del centro de trabajo del afiliado | 7 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 13 | Tipo de identificación del aportante | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 14 | Número de identificación del aportante | 17 | SÍ | SÍ | |
| 15 | Dígito de verificación del aportante | 1 | Ver glosario | NO | NO |
| 16 | Razón social del aportante | 150 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 17 | Clase de aportante | 1 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 18 | Código de ocupación del afiliado | 4 | NO | SÍ | |
| 19 | Departamento de la ubicación laboral | 2 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 20 | Municipio de la ubicación laboral | 3 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 22 | Al día | 1 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 32 | Subtipo de cotizante | 2 | Ver glosario | NO | NO |
| 33 | Modalidad | 1 | Ver glosario | NO | NO |
Los campos Segundo Apellido y Segundo Nombre son obligatorios SI el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo Dígito de verificación del aportante no es obligatorio.
Para el cargue inicial, SI un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados. Para las novedades de creación de nuevos afiliados, cuando estos tengan más de un aportante se enviará un solo registro por afiliado con un aportante y la novedad R06 para los otros aportantes.
SI el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe corresponder a la agremiación, la asociación o el contratista.
ESTRUCTURA ARCHIVO DE NOVEDADES DE AFILIADOS A RIESGOS LABORALES
El archivo de novedades de afiliados a riesgos laborales está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.
Novedad de creación de nuevos afiliados.
Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a riesgos laborales utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a riesgos laborales. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de administradora, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados.
Novedades de actualización
La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales.
De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A RIESGOS LABORALES”.
El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (,,).
Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.
REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 | SÍ |
| 10 | Código de la administradora | 6 | Ver glosario | SÍ |
| 28 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 29 | Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 30 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | Sin incluir el registro control | SÍ |
| 31 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 18 | Ver glosario | SÍ |
REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE
| CÓDIGO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO | OBSERVACIONES |
| 0 | Tipo de registro | 1 | 2 | SÍ | |
| 10 | Código administradora | 6 | SÍ | ||
| 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | Ver glosario | SÍ | |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | SÍ | ||
| 5 | Primer apellido | 20 | Ver glosario | SÍ | |
| 6 | Segundo apellido | 30 | NO | ||
| 7 | Primer nombre | 20 | SÍ | ||
| 8 | Segundo nombre | 30 | NO | ||
| Código de la novedad | 3 | Ver Tabla “Códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales” | SÍ | ||
| Nuevo valor 1 | NO | Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por ,, Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente. | |||
| Nuevo valor 2 | |||||
| Nuevo valor 3 | |||||
| Nuevo valor 4 | |||||
| Nuevo valor 5 | |||||
| Nuevo valor 6 | |||||
| Nuevo valor 7 | |||||
| Nuevo valor 8 | |||||
| Nuevo valor 9 | |||||
| Nuevo valor 10 | |||||
| Nuevo valor 11 | |||||
| Nuevo valor 12 | |||||
| Nuevo valor 13 | |||||
| Nuevo valor 14 | |||||
| Nuevo valor 15 | |||||
CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A RIESGOS LABORALES
Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF.
| Cód. Nov. | Descripción | Orden de las Variables de la novedad | Observaciones |
| R01 | Modificar persona | 3, 4, 5, 6, 7, 8, | Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF. |
| R02 | Modificación identificación de persona | 1, 2 | Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF. |
| R03 | Modificar afiliación a riesgos laborales | 9, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 32, 33 | Modificar la información de la afiliación a riesgos laborales en la base de datos RUAF. Los campos 13, 14 y 16 son obligatorios. |
| R04 | Retirar o trasladar afiliación a riesgos laborales | 13, 14, 15, 23, 24, 25, 26, 27 | Retirar afiliación a riesgos laborales en la base de datos RUAF en los siguientes casos: SI el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24, 25 y 27. SI el caso es por reconocimiento de pensión, se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24, 25 y 26. SI el caso es por desvinculación con el aportante, se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 23, 24, y 25. SI el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25. SI el caso es por traslado por contrato de cesión se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25. SI el caso es por multiafiliación del aportante, se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25. |
| SI el caso es por “sustitución” se deben diligenciar se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25, donde la fecha “campo 24” corresponde a la fecha de sustitución de la empresa o la administradora. SI el caso es por “fusión” se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25, donde la fecha “Campo 24” debe corresponder a la fecha de la fusión de la empresa o la administradora SI el caso es por “liquidación” se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25, donde la fecha “Campo 24” debe corresponder a la fecha de la liquidación de la empresa o la administradora | |||
ESTRUCTURA ARCHIVO DE NOVEDADES DEL ESTADO DE LA AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE
El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.
La novedad R05 (cambio del estado de la afiliación) que se reporta a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante no se requiere por lo tanto no se debe enviar. El cambio de estado de activo a inactivo se da al aplicar la novedad de retiro R04.
La novedad R06 (al día del aportante) que se reporta a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, solamente se debe enviar en el período donde haya cambiado el estado al día o en mora respecto al período anterior.
REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 | SÍ |
| 10 | Código de la administradora | 6 | Ver glosario | SÍ |
| 28 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 29 | Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 30 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | Sin incluir el registro control | SÍ |
| 31 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 18 | Ver glosario | SÍ |
REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE
| CÓDIGO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO | OBSERVACIONES |
| 0 | Tipo de registro | 1 | 2 | SÍ | |
| 10 | Código administradora | 6 | SÍ | ||
| 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | Ver glosario | SÍ | |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | SÍ | ||
| 5 | Primer apellido | 20 | Ver glosario | SÍ | |
| 6 | Segundo apellido | 30 | NO | ||
| 7 | Primer nombre | 20 | SÍ | ||
| 8 | Segundo nombre | 30 | NO | ||
| Código de la novedad | 3 | R06 | SÍ | Sólo pueden ser código R06. | |
| 21 | Estado de la afiliación | 1 | Ver glosario | NO | La novedad R05 no se requiere por lo tanto no se debe enviar. El cambio de estado de activo a inactivo se da al aplicar la novedad de retiro R04. |
| 13 | Tipo de identificación del aportante | 2 | Ver glosario | SÍ | Campos obligatorios |
| 14 | Número de identificación del aportante | 17 | Ver glosario | SÍ | |
| 15 | Dígito de verificación del aportante | 1 | Ver glosario | NO | Campo no obligatorio |
| 16 | Razón social del aportante | 150 | Ver glosario | SÍ | Campo obligatorio |
| 22 | Al día | 1 | Ver glosario | NO | Este campo es de obligatorio diligenciamiento SI el código de la novedad es R06 |
Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados a Riesgos Laborales, novedades de actualización, o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando cero (0) registros.
GLOSARIO DE CAMPOS
En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.
Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod., en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A- Alfanumérico o N- Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.
| Cód. | Nombre del Campo | Longitud | Tipo | Valores Permitidos |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | N | 1 - Registro de control 2 - Registro de detalle |
| 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | A | TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía CE - Cédula de extranjería PA - Pasaporte CD- Carné diplomático |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | A | |
| 3 | Código género | 1 | A | M - Masculino F - Femenino |
| 4 | Fecha de nacimiento | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 5 | Primer apellido | 20 | A | Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O). Los Nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras |
| 6 | Segundo apellido | 30 | A | |
| 7 | Primer nombre | 20 | A | |
| 8 | Segundo nombre | 30 | A | |
| 9 | Fecha de afiliación | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 10 | Código administradora | 6 | A | |
| 11 | Código tipo de cotizante | 2 | N | 1 - Dependiente 2 - Empleada doméstica 3 - Independiente 16 - Independiente agremiado o asociado 19 - Aprendices del SENA etapa productiva 20 - Estudiantes régimen especial 21 - Estudiante de posgrado en salud 30 - Dependiente entidades o universidades públicas con Régimen Especial en Salud 31 - Cooperados de cooperativas de trabajo asociado |
| 12 | Código de la actividad económica de riesgos laborales del centro de trabajo del afiliado | 7 | N | De acuerdo con lo definido en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. |
| 13 | Tipo de identificación del aportante | 2 | A | TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía CE - Cédula de extranjería PA - Pasaporte CD - Carné diplomático NI - Número de identificación tributaria |
| 14 | Número de identificación del aportante | 17 | A | |
| 15 | Dígito de verificación del aportante | 1 | N | 0-9 |
| 16 | Razón social del aportante | 150 | A | Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes. |
| 17 | Clase de aportante | 1 | A | A Aportante con 200 o más cotizantes B Aportante con menos de 200 cotizantes C Aportante Mipyme que se acoge a Ley 590 de 2000 D Aportante beneficiario de la Ley de Formalización y Generación de Empleo (Ley 1429 de 2010) I Independiente |
| 18 | Código de ocupación del afiliado | 4 | N | Tabla CIUO 88 A.C. |
| 19 | Departamento de la ubicación laboral | 2 | N | Tabla Departamentos - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 20 | Municipio de la ubicación laboral | 3 | N | Tabla Municipios - Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 21 | Estado de la afiliación | 1 | N | 1. Activo 2. Inactivo |
| 22 | Al día | 1 | N | 1. Al día 2. En mora |
| 23 | Fecha de desvinculación con el aportante | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 24 | Fecha de retiro o traslado | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 25 | Causa del retiro o traslado | 1 | N | 1. Pensión 2. Desvinculación del trabajador con el aportante 3. Traslado del aportante a otra ARP 4. Fallecimiento 5. Traslado por contrato de cesión 6. Por multiafiliación del aportante 7. Por sustitución de la empresa 8. Por fusión de la empresa 9. Por liquidación de la empresa 10. Por sustitución de la administradora 11. Por fusión de la administradora 12. Por liquidación de la administradora |
| 26 | Fecha de reconocimiento de la pensión | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 27 | Fecha de fallecimiento | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| Cód. | Nombre del Campo | Longitud | Tipo | Valores Permitidos |
| 28 | Fecha inicial del período de la información | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 29 | Fecha final del período de la información | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 30 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | N | |
| 31 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 18 | A | Ver tabla “NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTRO Y DE NOVEDADES DE AFILIADOS A RIESGOS LABORALES” |
| 32 | Subtipo de cotizante | 2 | N | 9. Cotizante pensionado con mesada pensional superior a los 25 salarios mínimos 10. Independiente con contrato de prestación de servicios El valor 10 aplica solamente cuando el tipo de cotizante es independiente |
| 33 | Modalidad | 1 | N | 1. Teletrabajador 2. Voluntariado Teletrabajador aplica dando cumplimiento al Decreto 884 de 2012 |
ANEXO TÉCNICO DE PAGADORES DE PENSIONES.
<Anexo sustituido por el incluido como Anexo No. 4 en la Resolución 3796 de 2014>
<El texto original es el siguiente:>
ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS MAESTRO Y DE NOVEDADES
Datos que las entidades pagadoras de pensiones deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.
Las pagadoras de pensiones deberán enviar los archivos maestros de pensionados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:
SIGLAS PARA NOMBRES DE ARCHIVOS DE PENSIONADOS
| SIGLA | DESCRIPCIÓN | LONGITUD |
| MPE | Archivo maestro de pensionados. | 3 |
| NPE | Archivo maestro de novedades de pensionados. | 3 |
| COMPONENTE | Componente de la Protección Social al que pertenece el archivo – Pensionados (N) | 1 |
| NITEMPRESA | NIT de la empresa que reporta la información incluido el dígito de verificación | 10 |
| AAAAMMDD | Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador. | 8 |
NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTRO Y DE NOVEDADES DE PENSIONADOS
| TIPO DE ARCHIVO | NOMBRE DE ARCHIVO | LONGITUD |
| Maestro de pensionados | NMPENITEMPRESAAAAMMDD | 22 |
| Maestro de novedades de pensionados | NNPENITEMPRESAAAAMMDD | 22 |
ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE PENSIONADOS
El archivo maestro de pensionados está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los pensionados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos pensionados.
Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).
REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 | SÍ |
| 22 | Número de identificación del pagador de pensiones | 17 | SÍ | |
| 39 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 40 | Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 41 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | Sin incluir registro control | SÍ |
| 42 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 18 | Ver glosario | SÍ |
REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO CARGUE INICIAL | OBLIGATORIO REPORTE PERIÓDICO |
| 0 | Tipo de registro | 1 | 2 | SÍ | SÍ |
| 1 | Tipo de identificación del causante | 2 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 2 | Número de identificación del causante | 17 | NO | SÍ | |
| 3 | Primer apellido del causante | 20 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 4 | Segundo apellido del causante | 30 | NO | NO | |
| 5 | Primer nombre del causante | 20 | NO | SÍ | |
| 6 | Segundo nombre del causante | 30 | NO | NO | |
| 7 | Tipo de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 8 | Número de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 17 | SÍ | SÍ | |
| 9 | Código género del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 1 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 10 | Fecha de nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 10 | AAAA-MM-DD | NO | SÍ |
| 11 | Departamento nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 2 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 12 | Municipio nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 3 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 13 | Primer apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 20 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 14 | Segundo apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 30 | NO | NO | |
| 15 | Primer nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 20 | SÍ | SÍ | |
| 16 | Segundo nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 30 | NO | NO | |
| 17 | Departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 2 | Ver glosario | NO | NO |
| 18 | Municipio residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 3 | Ver glosario | NO | NO |
| 19 | Pensionado residente en el exterior | 1 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 20 | Pensionado cuyo pago se sitúa en el exterior | 1 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 21 | Tipo de identificación del pagador de pensiones | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 22 | Número de identificación del pagador de pensiones | 17 | SÍ | SÍ | |
| 23 | Dígito de verificación del pagador de pensiones | 1 | Ver glosario | NO | NO |
| 24 | Razón social del pagador de pensiones | 150 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 25 | Código del tipo o de la modalidad pensión o de otra prestación con pago único | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 26 | Tipo de pensionado | 1 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 43 | Modalidad de pensión | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 44 | Pensión compartida | 1 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 27 | Número de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión o de otra prestación con pago único | 10 | NO | SÍ | |
| 28 | Fecha de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión o de otra prestación con pago único | 10 | AAAA-MM-DD | NO | SÍ |
| 29 | Fecha de inicio de pago pensional | 10 | AAAA-MM-DD | NO | SÍ |
| 30 | Fecha de suspensión de pago de la mesada pensional | 10 | AAAA-MM-DD | NO | NO |
| 31 | Causa de la suspensión del pago de la mesada pensional | 2 | Ver glosario | NO | NO |
| 32 | Mesada pensional | 10 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 33 | Porcentaje de ingreso base de liquidación | 7 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 34 | Porcentaje de la pérdida de capacidad laboral para incapacidad permanente parcial | 7 | Ver glosario | NO | NO |
| 35 | Porcentaje de pérdida de capacidad laboral para invalidez | 7 | Ver glosario | NO | NO |
Los campos del causante (1 al 6 en el glosario) son obligatorios para cargues periódicos de información.
Si el tipo de pensión es por sustitución y no corresponde a un pago único, los datos del causante con respecto a los datos del pensionado o beneficiario deben ser diferentes.
Si el tipo de pensión es diferente a sustitución y no corresponde a un pago único, los datos del causante con respecto a los datos del pensionado o beneficiario deben ser iguales.
Los campos Segundo Apellido y Segundo Nombre son obligatorios si el causante, el pensionado o el beneficiario, de acuerdo con su documento de identidad los tiene.
Los campos departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único y municipio residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único no serán obligatorios si en el campo 19 (pensionado residente en el exterior) viene el valor S.
En el campo valor de la mesada pensional se reportará el valor de la mesada pensional o el valor del pago único como corresponda.
En el campo porcentaje de ingreso base de liquidación, para los casos de sustitución pensional se debe reportar el porcentaje de la mesada pensional correspondiente a cada beneficiario.
Si un pensionado tiene más de un pagador de pensiones, cada una de las pagadoras debe reportar un registro, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de pensionados.
ESTRUCTURA ARCHIVO DE NOVEDADES DE PENSIONADOS
El archivo de novedades de pensionados está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.
Novedad de creación de nuevos pensionados.
Las pagadoras de pensiones deben reportar periódicamente la inclusión de nuevos pensionados utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de pensionados. Igualmente, cuando se incluye un nuevo pensionado como consecuencia de un traslado, la pagadora a donde se traslada deberá reportarlo como una nueva inclusión en el maestro de pensionados.
Novedades de actualización.
La información de los pensionados reportados a través del archivo maestro de pensionados deberá ser actualizada por las pagadoras de pensiones mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de pensionados.
De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “CÓDIGOS DE NOVEDADES DE PENSIONADOS”.
El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).
Cuando un pensionado tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.
REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 | SÍ |
| 22 | Número de identificación del pagador de pensiones | 6 | Ver glosario | SÍ |
| 39 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 40 | Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 41 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | Sin incluir registro control | SÍ |
| 42 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 18 | Ver glosario | SÍ |
REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE
| CÓDIGO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO | OBSERVACIONES |
| 0 | Tipo de registro | 1 | 2 | SÍ | |
| 21 | Tipo de identificación del pagador de pensiones | 2 | Ver glosario | SÍ | |
| 22 | Número de identificación del pagador de pensiones | 17 | SÍ | ||
| 23 | Dígito de verificación del pagador de pensiones | 1 | Ver glosario | NO | |
| 7 | Tipo de identificación del pensionado o beneficiario | 2 | Ver glosario | SÍ | |
| 8 | Número de identificación del pensionado o beneficiario | 17 | SÍ | ||
| 13 | Primer apellido del pensionado o beneficiario | 20 | Ver glosario | SÍ | |
| 14 | Segundo apellido del pensionado o beneficiario | 30 | Ver glosario | NO | |
| 15 | Primer nombre del pensionado o beneficiario | 20 | Ver glosario | SÍ | |
| 16 | Segundo nombre del pensionado o beneficiario | 30 | Ver glosario | NO | |
| Código de la novedad | 3 | Ver Tabla “Códigos de novedades de pensionados” | SÍ | ||
| Nuevo valor 1 | NO | Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de pensionados” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por ,, Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente. | |||
| Nuevo valor 2 | |||||
| Nuevo valor 3 | |||||
| Nuevo valor 4 | |||||
| Nuevo valor 5 | |||||
| Nuevo valor 6 | |||||
| Nuevo valor 7 | |||||
| Nuevo valor 8 | |||||
| Nuevo valor 9 | |||||
| Nuevo valor 10 | |||||
| Nuevo valor 11 | |||||
| Nuevo valor 12 | |||||
| Nuevo valor 13 | |||||
| Nuevo valor 14 | |||||
| Nuevo valor 15 | |||||
CÓDIGOS DE NOVEDADES DE PENSIONADOS
Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las pagadoras de pensiones de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los pensionados. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para pensionados existentes en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF.
| Cód. Nov. | Descripción | Orden de las Variables de la novedad | Observaciones |
| N01 | Modificar datos de persona de pensionado o beneficiario | 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, | Modificar la información de un pensionado o beneficiario que se encuentra en la base de datos RUAF. |
| Cód. Nov. | Descripción | Orden de las Variables de la novedad | Observaciones |
| N02 | Modificación identificación de pensionado o beneficiario | 7, 8 | Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF. |
| N03 | Modificar pensión | 19, 20, 25, 26, 27, 28, 43, 44 | Modificar la información de la pensión en la base de datos RUAF. |
| N04 | Modificar pago pensión | 29, 32, 33, 34, 35 | Modificar la información del pago de la pensión en la base de datos RUAF. |
| N05 | Modificar datos del causante de la pensión | 1, 2, 3, 4, 5, 6 | Modificar la información del causante de la pensión |
| N06 | Suspensión del pago de mesada pensional | 30, 31 | Suspender el pago de la mesada pensional a un pensionado en la base de datos RUAF. |
| N07 | Retirar pensión | 36, 37, 38 | Retirar una pensión en la base de datos RUAF. |
| N08 | Reactivación del pago de mesada pensional | 30, 31 | Reactiva el pago de la mesada pensional a un pensionado en la base de datos RUAF. |
GLOSARIO DE CAMPOS
En el siguiente glosario se relacionan las variables que las pagadoras de pensiones deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF, a través de los archivos maestros de pensionados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.
Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.
| Cód | Nombre del campo | Tamaño | Tipo | Valor Permitido | |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | N | 1 – Registro de control 2 – Registro de detalle | |
| 1 | Tipo de identificación del causante | 2 | A | RC - Registro civil TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía CE - Cédula de extranjería PA – Pasaporte CD – Carné diplomático | |
| 2 | Número de identificación del causante | 17 | A | ||
| 3 | Primer apellido del causante | 20 | A | Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA(O). Los Nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras | |
| 4 | Segundo apellido del causante | 30 | A | ||
| 5 | Primer nombre del causante | 20 | A | ||
| 6 | Segundo nombre del causante | 30 | A | ||
| 7 | Tipo de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 2 | A | RC - Registro civil TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía CE - Cédula de extranjería PA – Pasaporte CD – Carné diplomático | |
| 8 | Número de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 17 | A | ||
| 9 | Código género del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 1 | A | M – Masculino F – Femenino | |
| 10 | Fecha de nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 10 | A | AAAA-MM-DD | |
| 11 | Departamento nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 2 | N | Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE | |
| 12 | Municipio nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 3 | N | Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE | |
| 13 | Primer apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 20 | A | Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona | |
| 14 | Segundo apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 30 | A | ||
| 15 | Primer nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA(O). Los Nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras | 20 | A | ||
| 16 | Segundo nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 30 | A | ||
| 17 | Departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único | 2 | N | Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE | |
| 18 | Municipio residencia del pensionado o beneficiario | 3 | N | Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE | |
| 19 | Pensionado residente en el exterior | 1 | A | Aplica para los pensionados residentes temporalmente en el exterior. “S” si reside en el exterior, “N” si no reside en el exterior. | |
| 20 | Pensionado cuyo pago se sitúa en el exterior. | 1 | A | “S” si el pago se sitúa en el exterior, “N” si el pago no se sitúa en el exterior. | |
| 21 | Tipo de identificación del pagador de pensiones | 2 | A | NI – Número de identificación Tributaria | |
| 22 | Número de identificación del pagador de pensiones | 17 | A | ||
| 23 | Dígito de verificación del pagador de pensiones | 1 | N | 0-9 | |
| 24 | Razón social del pagador de pensiones | 150 | A | ||
| 25 | Código del tipo de pensión o de otra prestación con pago único | 2 | N | 1. Vejez 2. Sobrevivencia vitalicia riesgo común 3. Sobrevivencia temporal riesgo común 4. Sobrevivencia temporal riesgo común, cónyuge o compañera (o) menor de 30 años sin hijos 5. Sobrevivencia vitalicia por riesgo profesional 6. Sobrevivencia temporal por riesgo profesional 7. Sobrevivencia temporal riesgo profesional, cónyuge o compañera (o) menor de 30 años sin hijos 8. Invalidez por riesgo común 9. Invalidez por Riesgos Laborales 10. Jubilación 11. Jubilación para compartir 12. Sanción 13. Convencional 14. Convencional para compartir 15. Gracia 20. Devolución de saldos 21. Indemnización sustitutiva 22. Auxilio funerario 23. Indemnización por incapacidad permanente parcial | |
| 26 | Tipo de pensionado | 1 | N | 1. Pensionado del Régimen de prima media con tope máximo de pensión. 2. Pensionado del Régimen de Prima Media sin tope máximo de pensión. 3. Pensionado de régimen de Ahorro Individual. No aplica tope máximo de pensión 4. Pensionado de Riesgos Laborales. Tope máximo de 20 smlmv. 5. Pensionado por el empleador, con tope máximo de pensión. 6. Pensionado por el empleador, sin tope máximo de pensión. 7. Pensionado de Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud, con tope máximo de pensión. 8. Pensionado de Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud, sin tope máximo de pensión 9. Pensionado del Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio con tope máximo de pensión. 10. Pensionado del Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio sin tope máximo de pensión. 11. Pensionado de entidades con régimen de excepción, con tope máximo de pensión. 12. Pensionado de entidades con régimen de excepción, sin tope máximo de pensión. | |
| Cód | Nombre del campo | Tamaño | Tipo | Valor Permitido | |
| 27 | Número de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión | 10 | N | ||
| 28 | Fecha de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión | 10 | A | AAAA-MM-DD | |
| 29 | Fecha de inicio de pago pensional | 10 | A | AAAA-MM-DD | |
| 30 | Fecha de suspensión o reactivación de pago de la mesada pensional | 10 | A | AAAA-MM-DD | |
| 31 | Causa de la suspensión o reactivación del pago de la mesada pensional | 2 | N | 1. Suspendida por verificación de requisitos - nulidad 2. Suspendida por no cobro 3. Suspendida por doble resolución 4. Reincorporación laboral 5. Revocatoria de resolución 6. Suspendida por no allegar certificados de supervivencia, escolaridad, entre otros. 7. Suspensión por negativa a revisión del estado de invalidez 8. Reactivación –Acreditación de requisitos 9. Reactivación por cobro 10. Reactivación por retiro del servicio 11. Reactivación- Entrega de certificados 12. Reactivación - Revisión del estado de invalidez 13. Reactivación por otras causa. | |
| 32 | Mesada pensional | 10 | N | Valor sin decimales, ni puntos | |
| 33 | Porcentaje de ingreso base de liquidación | 7 | N | Ejemplo: | |
| Valor Archivo Plano | Porcentaje | ||||
| 1.00000 | 100 % | ||||
| 0.10000 | 10 % | ||||
| 0.01000 | 1 % | ||||
| 0.20350 | 20.35 % | ||||
| 0.60540 | 60.54% | ||||
| 34 | Porcentaje de la pérdida de capacidad laboral para incapacidad permanente parcial | 7 | N | Ejemplo: | |
| Valor Archivo Plano | Porcentaje | ||||
| 0.33000 | 33 % | ||||
| 0.10000 | 10 % | ||||
| 0.05000 | 5 % | ||||
| 0.20350 | 20.35 % | ||||
| 0.49000 | 49 % | ||||
EJEMPLO: | |||||
| Valor Archivo Plano | Porcentaje | ||||
| 1.00000 | 100 % | ||||
| 0.50010 | 50.01% | ||||
| 0.66000 | 66.00 % | ||||
| 0.75000 | 75.00 % | ||||
| 0.60540 | 60.54 % | ||||
| 35 | Porcentaje de pérdida de capacidad laboral para invalidez | 7 | N | ||
| 36 | Fecha de retiro de la pensión | 10 | A | AAAA-MM-DD | |
| 37 | Causa de retiro de la pensión | 1 | N | 1. Traslado de pagador 2. Disminución de la pérdida de capacidad laboral o extinción de pensión (Revisión pensión de invalidez) 3. Sentencia Judicial 4. Revocatoria 5. Sustitución (Sobrevivencia) 6. Retiro por temporabilidad (18 o 25 años, cónyuges menores de 30 años sin hijos por 20 años) 7. Revocatoria de resolución 8. Retirado por muerte 9. Inclusión Errónea 10. Sustitución 11. Fusión 12. Liquidación | |
| 38 | Fecha de fallecimiento | 10 | A | AAAA-MM-DD | |
| 39 | Fecha inicial del período de la información | 10 | A | AAAA-MM-DD | |
| 40 | Fecha final del período de la información | 10 | A | AAAA-MM-DD | |
| 41 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | N | ||
| 42 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 18 | A | Ver tabla “NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTRO Y DE NOVEDADES DE PENSIONADOS” | |
| 43 | Modalidad de pensión | 2 | N | 1. Retiro programado 2. Retiro programado con renta vitalicia diferida 3. Renta vitalicia inmediata 4. Convencional 5. Convencional para compartir 6. Anticipada 7. Sentencia judicial de origen legal o extralegal 8. Conciliaciones 9. Régimen General. | |
| 44 | Pensión compartida | 1 | A | S- Si el pensionado a cargo del empleado ya obtuvo el reconocimiento de la pensión compartida a cargo de la administradora o pagadora de pensiones correspondiente. N- Si el pensionado a cargo del empleado no ha obtenido el reconocimiento de la pensión compartida a cargo de la administradora o pagadora de pensiones correspondiente. | |
ANEXO TÉCNICO COMPENSACIÓN FAMILIAR.
<Anexo sustituido por el incluido como Anexo No. 5 en la Resolución 3796 de 2014>
<El texto original es el siguiente:>
ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS MAESTROS
Datos que las Cajas de Compensación Familiar deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.
Las Cajas de Compensación Familiar deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:
SIGLAS PARA NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTRO DE AFILIADOS, DE NOVEDADES Y DE SUBSIDIOS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR
Las cajas de compensación familiar deberán enviar los archivos maestro de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:
| SIGLA | DESCRIPCIÓN | LONGITUD |
| MC | Archivo maestro de afiliados a compensación familiar. | 2 |
| NC | Archivo maestro de novedades de afiliados a compensación familiar. | 2 |
| MS | Archivo maestro de subsidios | 2 |
| COMPONENTE | Componente de la Protección Social al que pertenece el archivo – Compensación Familiar (C) | 1 |
| CODENTIDAD | Código de la caja de compensación familiar que reporta la información | 6 |
| AAAAMMDD | Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador | 8 |
NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTROS DE NOVEDADES Y DE SUBSIDIOS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR
| TIPO DE ARCHIVO | NOMBRE DE ARCHIVO | LONGITUD |
| Maestro de afiliados a compensación familiar | CMCCODENTIDADAAAAMMDD | 17 |
| Maestro de novedades de afiliados a compensación familiar | CNCCODENTIDADAAAAMMDD | 17 |
| Maestro de subsidios | CMSCODENTIDADAAAAMMDD | 17 |
| Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante | CNCECODENTIDADAAAAMMDD | 18 |
ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS A COMPENSACIÓN FAMILIAR
El archivo maestro de afiliados a compensación familiar está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a compensación familiar.
Para el cargue inicial y para los cargues periódicos, en esta estructura se reportarán todos los tipos de afiliados (Trabajador afiliado dependiente, Trabajador afiliado facultativo, Afiliado pensionado, Afiliado voluntario, Afiliado con exención, Afiliado por fidelidad) así como todos los miembros de la población cubierta.
Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).
REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 | SÍ |
| 12 | Código caja de compensación familiar | 6 | Ver glosario | SÍ |
| 2 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 3 | Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 4 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | Sin incluir registro control | SÍ |
| 5 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 17 | Ver glosario | SÍ |
REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIG. CARGUE INICIAL AFILIADO | OBLIG. REPORTE PERIÓDICO AFILIADO | OBLIG. CARGUEINICIAL MIEMBRO POBLACIÓN CUBIERTA | OBLIG. REPORTE PERIÓDICO MIEMBRO POBLACIÓN CUBIERTA |
| 0 | Tipo de registro | 1 | 2 | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ |
| 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ | |
| 24 | Tipo de identificación del miembro de la población cubierta | 2 | Ver glosario | NO | NO | SÍ | SÍ |
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIG. CARGUE INICIAL AFILIADO | OBLIG. REPORTE PERIÓDICO AFILIADO | OBLIG. CARGUEINICIAL MIEMBRO POBLACIÓN CUBIERTA | OBLIG. REPORTE PERIÓDICO MIEMBRO POBLACIÓN CUBIERTA |
| 25 | Número de identificación del miembro de la población cubierta | 17 | NO | NO | SÍ | SÍ | |
| 3 | Código género | 1 | Ver glosario | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ |
| 4 | Fecha de nacimiento | 10 | AAAA-MM-DD | NO | SÍ | SÍ | SÍ |
| 5 | Primer apellido | 20 | Ver glosario | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ |
| 6 | Segundo apellido | 30 | NO | NO | NO | NO | |
| 7 | Primer nombre | 20 | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ | |
| 8 | Segundo nombre | 30 | NO | NO | NO | NO | |
| 9 | Departamento residencia | 2 | Ver glosario | NO | SÍ | NO | SÍ |
| 10 | Municipio residencia | 3 | Ver glosario | NO | SÍ | NO | SÍ |
| 11 | Fecha de afiliación | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ |
| 12 | Código caja de compensación familiar | 6 | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ | |
| 13 | Código tipo de afiliado | 1 | Ver glosario | SÍ | SÍ | NO | NO |
| 14 | Tipo de identificación del aportante | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ |
| 15 | Número de identificación del aportante | 17 | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ | |
| 16 | Dígito de verificación del aportante | 1 | Ver glosario | NO | NO | NO | NO |
| 17 | Razón social del aportante | 150 | Ver glosario | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ |
| 18 | Fecha de vinculación con el aportante | 10 | AAAA-MM-DD | NO | SÍ | NO | NO |
| 19 | Departamento de la ubicación laboral | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ | NO | NO |
| 20 | Municipio de la ubicación laboral | 3 | Ver glosario | SÍ | SÍ | NO | NO |
| 22 | Al día | 1 | Ver glosario | SÍ | SÍ | NO | NO |
| 23 | Código tipo de miembro de la población cubierta | 1 | Ver glosario | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ |
| 26 | Código condición beneficiario | 1 | Ver glosario | NO | NO | NO | NO |
| 27 | Código tipo relación con afiliado | 1 | Ver glosario | NO | NO | SÍ | SÍ |
Los campos Segundo Apellido y Segundo Nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo Dígito de verificación del aportante no es obligatorio.
Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados para el cargue inicial y para las novedades de creación de nuevos afiliados.
Si el tipo de afiliado es trabajador afiliado facultativo, afiliado por fidelidad o afiliado voluntario, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.
Para el caso de los afiliados pensionados los datos del aportante deben corresponder a la entidad pagadora de la mesada pensional.
ESTRUCTURA ARCHIVO MAESTRO DE SUBSIDIOS
El archivo maestro de subsidios para afiliados, no afiliados y aportantes está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los subsidios.
Este archivo maestro de subsidios deberá ser enviado por las cajas de compensación familiar, para reportar los subsidios otorgados a los afiliados, no afiliados y los aportantes.
REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 | SÍ |
| 12 | Código caja de compensación familiar | 6 | Ver glosario | SÍ |
| 50 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 51 | Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 52 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | Sin incluir registro control | SÍ |
| 53 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 17 | Ver glosario | SÍ |
REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO AFILIADOS | OBLIGATORIO NO AFILIADOS | OBLIGATORIO APORTANTES |
| 0 | Tipo de registro | 1 | 2 | SÍ | SÍ | SÍ |
| 55 | Identificador único del subsidio | 9 | Ver glosario | SÍ | SÍ | SÍ |
| 12 | Código caja de compensación familiar | 6 | Ver glosario | SÍ | SÍ | SÍ |
| 50 | A quien se otorgó el subsidio | 1 | Ver Glosario | SÍ | SÍ | SÍ |
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO AFILIADOS | OBLIGATORIO NO AFILIADOS | OBLIGATORIO APORTANTES |
| 1 | Tipo de identificación del afiliado o jefe cabeza de hogar | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ | NO |
| 2 | Número de identificación del afiliado o jefe cabeza de hogar | 17 | SÍ | SÍ | NO | |
| 5 | Primer apellido | 20 | Ver glosario | SÍ | SÍ | NO |
| 6 | Segundo apellido | 30 | NO | NO | NO | |
| 7 | Primer nombre | 20 | SÍ | SÍ | NO | |
| 8 | Segundo nombre | 30 | NO | NO | NO | |
| 28 | Fecha de asignación del subsidio | 10 | Ver glosario | NO | NO | NO |
| 29 | Valor del subsidio | 10 | Ver glosario | NO | NO | SÍ |
| 30 | Código tipo de subsidio | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ | SÍ |
| 31 | Estado del subsidio | 1 | Ver glosario | SÍ | SÍ | SÍ |
| 32 | Departamento donde recibe el subsidio | 2 | Ver glosario | NO | SÍ | NO |
| 33 | Municipio donde recibe el subsidio | 3 | Ver glosario | NO | SÍ | NO |
| 34 | Fecha de entrega del último subsidio | 10 | Ver glosario | NO | NO | SÍ |
| 38 | Tipo de identificación del beneficiario | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ | SÍ |
| 39 | Número de identificación del beneficiario | 17 | SÍ | SÍ | SÍ | |
| 40 | Código género del beneficiario | 1 | Ver glosario | NO | SÍ | SÍ |
| 41 | Fecha de nacimiento del beneficiario | 10 | AAAA-MM-DD | NO | SÍ | SÍ |
| 42 | Primer apellido del beneficiario | 20 | Ver glosario | NO | SÍ | SÍ |
| 43 | Segundo apellido del beneficiario | 30 | NO | NO | NO | |
| 44 | Primer nombre del beneficiario | 20 | NO | SÍ | SÍ | |
| 45 | Segundo nombre del beneficiario | 30 | NO | NO | NO | |
| 46 | Tipo de identificación de la empresa que recibe el subsidio | 2 | Ver glosario | NO | NO | SÍ |
| 47 | Número de identificación de la empresa que recibe el subsidio | 17 | NO | NO | SÍ | |
| 48 | Dígito de verificación de la identificación de la empresa que recibe el subsidio | 1 | NO | NO | NO | |
| 49 | Razón social de la empresa que recibe el subsidio | 150 | Ver glosario | NO | NO | SÍ |
EXPLICACIÓN DEL REPORTE DE SUBSIDIOS
ESTADO DE LOS SUBSIDIOS
1= Otorgado: se refiere al momento en el cual el subsidio es asignado.
2= Suspendido: Es el periodo en el cual el beneficiario teniendo el derecho no recibe el subsidio debido a condiciones contempladas en la normatividad del Programa.
3= Pagado: es cuando el beneficiario recibe efectivamente el subsidio.
4= Terminado: se registra este estado cuando se realiza el último pago correspondiente, en aquellos subsidios que tienen un ciclo de pago, como es el caso del subsidio de desempleo.
Es de precisar, que en el campo valor del subsidio los valores aceptados serán cero o el valor correspondiente dependiendo del tipo de subsidio.
El campo 28 (fecha de asignación del subsidio) será obligatorio para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.
El campo 34 (fecha de entrega del último subsidio) será obligatorio para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado o terminado.
1. Subsidio de vivienda:
En el subsidio de vivienda deben reportarse los subsidios en estados 1= Otorgado y 3 = Pagado.
Para reportar el subsidio de vivienda a través del archivo maestro de subsidios se hará de la siguiente manera:
– Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador, dado que este es beneficiario del subsidio.
– El valor del subsidio cuando se encuentra en estado otorgado es el correspondiente al monto total asignado y cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto efectivamente entregado al beneficiario. Estos valores deben reportarse una sola vez en el registro que corresponde al afiliado trabajador.
– Por cada beneficiario adicional del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.
– El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar la fecha correspondiente al subsidio en estado otorgado.
– El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar la fecha correspondiente al subsidio en estado pagado.
2. Subsidio de desempleo
En el subsidio de desempleo deben reportarse los subsidios en estados 1= Otorgado, 2= Suspendido, 3 = Pagado y 4= Terminado.
Para reportar el subsidio de desempleo a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:
– Se debe enviar un registro por el Jefe Cabeza de Hogar o persona que recibe el subsidio y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del Jefe Cabeza de Hogar o persona que recibe el subsidio.
– El valor del subsidio cuando se encuentra en estado otorgado es el correspondiente al monto total asignado incluido el monto destinado para inserción laboral y cuando se encuentra en estado pagado o terminado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en el registro correspondiente al Jefe Cabeza de Hogar o persona que recibe el subsidio.
– Por cada beneficiario adicional del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes al Jefe Cabeza de Hogar o persona que recibe el subsidio y en los campos correspondientes la información del beneficiario, que en este caso deberá ser el cónyuge o compañero permanente.
– El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.
– El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado o terminado.
3. Subsidio cuota monetaria
En el subsidio de cuota monetaria deben reportarse los subsidios en estados 2= Suspendido o 3 = Pagado.
Para reportar el subsidio de cuota monetaria a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:
– Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.
– Por cada beneficiario del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.
– El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios que perciban el subsidio.
– El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado suspendido.
– El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.
4. Subsidio en especie
El valor de los subsidios en especie que se debe reportar mensualmente corresponde al valor total de todos los subsidios estipulados en el artículo 5o de la Ley 21 de 1982 y en el artículo 3o, parágrafo 2o de la Ley 789 entregados a cada persona.
En el subsidio en especie deben reportarse los subsidios en estados 2= Suspendido o 3 = Pagado.
Para reportar el subsidio en especie a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:
– Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.
– Por cada beneficiario del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.
– El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios que percibe el subsidio.
– El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado suspendido.
– El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.
5. Subsidio de educación.
El valor que corresponde al subsidio de educación es el valor diferencial de acuerdo con la categoría respecto a la tarifa particular. Se deben enviar los subsidios de los servicios de educación formal así como los servicios de la educación no formal. No se incluyen en este reporte los subsidios de educación que se otorgan en especie.
En el subsidio de educación deben reportarse los subsidios en estados 1 = otorgado, 2= Suspendido o 3 = Pagado.
Para reportar el subsidio de educación a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:
a) Para el caso en el cual quien recibe el subsidio es el afiliado trabajador debe enviar un único registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador;
b) Para el caso en el cual quien recibe el subsidio NO es el afiliado trabajador se debe enviar:
– Un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.
– Por cada beneficiario que percibe el subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.
– El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios del afiliado trabajador.
– El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.
– El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.
6. Subsidios a los aportantes
Entiéndase subsidio a los aportantes aquellos que se otorgan a la empresas como parte de las políticas de generación de empleo, deberá reportarse la información de los afiliados trabajadores que generan la exoneración, utilizando los subsidios en estado 3 = Pagado. Para este tipo de subsidios se considera pagado cuando la empresa se hace acreedora al beneficio de las exenciones establecidas en la normatividad vigente.
Para reportar el subsidio a los aportantes a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:
– Se debe enviar un registro por cada trabajador por el cual se origina la exención.
– En el valor del subsidio deberá registrarse el monto de la exención mensual efectivamente causada.
– El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar la fecha en la cual la empresa se hizo acreedora al beneficio de exoneración.
ESTRUCTURA ARCHIVO DE NOVEDADES DE AFILIADOS Y SUBSIDIOS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR
El archivo de novedades de afiliados a compensación familiar está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.
Novedades de creación de nuevos afiliados
Las cajas de compensación familiar deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a compensación familiar utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a compensación familiar.
Novedades de actualización
La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las cajas de compensación familiar mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a compensación familiar.
De acuerdo con cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A COMPENSACIÓN FAMILIAR”.
El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).
Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.
REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 | SÍ |
| 12 | Código caja de compensación familiar | 6 | Ver glosario | SÍ |
| 50 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 51 | Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 52 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | Sin incluir registro control | SÍ |
| 53 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 17 | Ver glosario | SÍ |
REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE
| CÓDIGO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO | OBSERVACIONES |
| 0 | Tipo de registro | 1 | 2 | SÍ | Datos del Afiliado trabajador, del beneficiario o de un no afiliado para el caso de subsidios como están en la base de datos del RUAF para la novedad C01. Datos del Afiliado trabajador o de un no afiliado para el caso de subsidios como están en la base de datos del RUAF para la novedad C02. Datos del beneficiario como están en la base de datos del RUAF para la novedad C10. Datos del afiliado trabajador como están en la base de datos del RUAF para las novedades C03, C04, C07 y C08 |
| 12 | Código caja de compensación familiar | 6 | SÍ | ||
| 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | Ver glosario | SÍ | |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | SÍ | ||
| 5 | Primer apellido | 20 | Ver glosario | SÍ | |
| 6 | Segundo apellido | 30 | NO | ||
| 7 | Primer nombre | 20 | SÍ | ||
| 8 | Segundo nombre | 30 | NO | ||
| CÓDIGO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO | OBSERVACIONES |
| Código de la novedad | 3 | Ver Tabla “Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar” | SÍ | ||
| Nuevo valor 1 | NO | Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por ,, Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente. | |||
| Nuevo valor 2 | |||||
| Nuevo valor 3 | |||||
| Nuevo valor 4 | |||||
| Nuevo valor 5 | |||||
| Nuevo valor 6 | |||||
| Nuevo valor 7 | |||||
| Nuevo valor 8 | |||||
| Nuevo valor 9 | |||||
| Nuevo valor 10 | |||||
| Nuevo valor 11 | |||||
| Nuevo valor 12 | |||||
| Nuevo valor 13 | |||||
| Nuevo valor 14 | |||||
| Nuevo valor 15 | |||||
CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A COMPENSACIÓN FAMILIAR
Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las cajas de compensación familiar de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, los miembros de la población cubierta, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF).
| Código de Novedad | Descripción | Orden de las Variables de la novedad | Observaciones |
| C01 | Modificar persona | 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 | Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF. |
| C02 | Modificar identificación de persona | 1, 2 | Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF ya sea afiliado trabajador o un no afiliado para el caso de subsidios. |
| C03 | Modificar afiliación a compensación familiar | 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 23 | Modificar la información de la afiliación a compensación familiar en la base de datos RUAF. Los campos 14, 15 y 17 son obligatorios. |
| C04 | Retirar afiliación a compensación familiar | 14, 15, 16, 35, 36, 37, 58 | Retirar afiliación a compensación familiar en la base de datos RUAF de un afiliado trabajador, en los siguientes casos: Si el caso es por desvinculación con el aportante, se deben diligenciar los campos 14, 15, 16, 35 y 58. Si el caso es por fallecimiento se debe diligenciar el campo 14, 15, 37, 58. Si el caso es por otro retiro se debe diligenciar el campo 14, 15, 36, 58. Esta novedad retira el afiliado trabajador referenciado con todo su grupo familiar. |
| C07 | Modificar miembro población cubierta a la afiliación a compensación familiar. | 11, 23, 24, 25, 26, 27 | Modificar la información de un miembro de la población cubierta de una afiliación a compensación familiar de la base de datos RUAF. Los campos 24 y 25 son obligatorios. |
| C08 | Retirar miembro población cubierta a la afiliación a compensación familiar. | 24, 25, 36, 37, 58 | Retirar un miembro de la población cubierta de la afiliación a compensación familiar de la base de datos RUAF. Los campos 24, 25 y 58 son obligatorios. |
| C09 | Modificar subsidio | 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 38, 39, 55 | Modificar la información de un subsidio otorgado a un afiliado, no afiliado o aportante. Los campos 38, 39 y 55 son obligatorios. |
| C10 | Modificación de identificación del miembro de la población cubierta | 24, 25, 56, 57 | Modificar el tipo y/o el número de identificación de un miembro de la población cubierta registrado en la base de datos RUAF. Los campos 24 y 25 son obligatorios. |
ESTRUCTURA ARCHIVO DE NOVEDADES DEL ESTADO DE LA AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE
El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.
Para las novedades C05 y C06 que se reportan a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, se indica que deben enviarse solamente los registros para los afiliados trabajadores y que en el mes hayan cambiado el estado respecto al mes anterior.
La novedad C05 estado de la afiliación solamente debe ser usada para cambiar del estado activo a suspendido o de suspendido a activo.
El cambio de estado a inactivo se realiza a través de la novedad C04 (retirar afiliación a compensación familiar) que aplica para el afiliado trabajador y a través de la novedad C08 (retirar miembro de población cubierta a la afiliación a compensación familiar) que aplica para los miembros de la población cubierta.
REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 | SÍ |
| 12 | Código caja de compensación familiar | 6 | Ver glosario | SÍ |
| 50 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 51 | Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 52 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | Sin incluir el registro control | SÍ |
| 53 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 17 | Ver glosario | SÍ |
REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE
| CÓDIGO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO | OBSERVACIONES |
| 0 | Tipo de registro | 1 | 2 | SÍ | |
| 12 | Código caja de compensación familiar | 6 | SÍ | ||
| 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | Ver glosario | SÍ | |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | SÍ | ||
| 5 | Primer apellido | 20 | Ver glosario | SÍ | |
| 6 | Segundo apellido | 30 | NO | ||
| 7 | Primer nombre | 20 | SÍ | ||
| 8 | Segundo nombre | 30 | NO | ||
| Código de la novedad | 3 | C05 C06 | SÍ | Solo pueden ser los códigos C05 o C06. | |
| 21 | Estado de la afiliación | 1 | Ver glosario | NO | Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es C05. |
| 14 | Tipo de identificación del aportante | 2 | Ver glosario | SÍ | Campos obligatorios |
| 15 | Número de identificación del aportante | 17 | Ver glosario | SÍ | |
| 16 | Dígito de verificación del aportante | 1 | Ver glosario | NO | Campo no obligatorio |
| 17 | Razón social del aportante | 150 | Ver glosario | SÍ | Campo obligatorio |
| 22 | Al día | 1 | Ver glosario | NO | Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es C06 |
Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados a compensación familiar, novedades de actualización, subsidios, o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando cero (0) registros.
GLOSARIO DE CAMPOS
En el siguiente glosario se relacionan las variables que las cajas de compensación familiar deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del Registro Único de Afiliados de la Protección Social (RUAF), a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.
Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cód., en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.
| Cód. | Nombre del Campo | Tamaño | Tipo | Valores Permitidos |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | N | 1. Registro de control 2. Registro de detalle |
| 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | A | TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía CE - Cédula de extranjería PA – Pasaporte CD – Carné diplomático |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | A | |
| 3 | Código género | 1 | A | M - Masculino F - Femenino |
| 4 | Fecha de nacimiento | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 5 | Primer apellido | 20 | A | Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA(O). Los Nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras. |
| 6 | Segundo apellido | 30 | A | |
| 7 | Primer nombre | 20 | A | |
| 8 | Segundo nombre | 30 | A | |
| 9 | Departamento residencia | 2 | N | Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 10 | Municipio residencia | 3 | N | Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| Cód. | Nombre del Campo | Tamaño | Tipo | Valores Permitidos |
| 11 | Fecha de afiliación | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 12 | Código caja de compensación familiar | 6 | A | |
| 13 | Código tipo de afiliado | 1 | N | 1. Trabajador afiliado dependiente 2. Trabajador afiliado facultativo 3. Afiliado pensionado 4. Afiliado voluntario 5. Afiliado con exención 6. Afiliado por fidelidad |
| 14 | Tipo de identificación del aportante | 2 | A | TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía CE - Cédula de extranjería PA – Pasaporte CD – Carné diplomático NI - Número de identificación tributaria |
| 15 | Número de identificación del aportante | 17 | A | |
| 16 | Dígito de verificación del aportante | 1 | N | 0-9 |
| 17 | Razón social del aportante | 150 | A | Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes. |
| 18 | Fecha de vinculación con el aportante | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 19 | Departamento de la ubicación laboral | 2 | N | Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 20 | Municipio de la ubicación laboral | 3 | N | Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 21 | Estado de la afiliación | 1 | N | 1. Activo 2. Inactivo 3. Suspendido |
| 22 | Al día | 1 | N | 1. Al día 2. En mora |
| 23 | Código tipo de miembro de la población cubierta | 1 | N | 1. Afiliado 2. Persona a cargo 3. Cónyuge o compañero(a) permanente |
| 24 | Tipo de identificación del miembro de la población cubierta | 2 | A | RC - Registro civil TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía CE - Cédula de extranjería PA – Pasaporte CD – Carné diplomático |
| 25 | Número de identificación del miembro de la población cubierta | 17 | A | |
| 26 | Código condición beneficiario | 1 | A | D - Discapacitado E - Estudiante |
| 27 | Código tipo relación con el afiliado | 1 | N | 1. Cónyuge o compañero permanente 2. Hijo(a) 3. Padre o madre 4. Hermano(a) |
| 28 | Fecha de asignación del subsidio | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 29 | Valor del subsidio | 10 | N | Valor en pesos sin centavos |
| 30 | Código tipo de subsidio | 1 | N | 1. Subsidio económico (cuota monetaria) 2. Subsidio desempleo 3. Subsidio educación 4. Subsidio vivienda 5. Subsidio en especie 6. Microcrédito 7. Al empleo 8. Exención 9. Aportes estudiantes 10. Aprendices |
| 31 | Estado del subsidio | 1 | N | 1. Otorgado 2. Suspendido 3. Pagado 4. Terminado |
| 32 | Departamento donde recibe el subsidio | 2 | N | Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 33 | Municipio donde recibe el subsidio | 3 | N | Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 34 | Fecha de entrega del último subsidio | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 35 | Fecha de desvinculación con el aportante | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 36 | Fecha de retiro del afiliado | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 37 | Fecha de fallecimiento | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 38 | Tipo de identificación del beneficiario | 2 | A | RC – Registro civil TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía CE - Cédula de extranjería PA – Pasaporte CD – Carné diplomático |
| 39 | Número de identificación del beneficiario | 17 | A | |
| 40 | Código género del beneficiario | 1 | A | M - Masculino F - Femenino |
| 41 | Fecha de nacimiento del beneficiario | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| Cód. | Nombre del Campo | Tamaño | Tipo | Valores Permitidos |
| 42 | Primer apellido del beneficiario | 20 | A | Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA(O). Los nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras. |
| 43 | Segundo apellido del beneficiario | 30 | A | |
| 44 | Primer nombre del beneficiario | 20 | A | |
| 45 | Segundo nombre del beneficiario | 30 | A | |
| 46 | Tipo de identificación de la empresa que recibe el subsidio | 2 | A | TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía CE - Cédula de extranjería PA – Pasaporte CD – Carné diplomático NI – Número de identificación tributaria |
| 47 | Número de identificación de la empresa que recibe el subsidio | 17 | A | |
| 48 | Dígito de verificación de identificación de la empresa que recibe el subsidio | 1 | N | 0-9 |
| 49 | Razón social de la empresa que recibe el subsidio | 150 | A | Nombre de la empresa que recibe el subsidio. |
| 50 | A quien se otorgó el subsidio | 1 | N | 1. Afiliado 2. No afiliado 3. Aportante |
| 51 | Fecha inicial del período de la información | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 52 | Fecha final del período de la información | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 53 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | N | |
| 54 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 17 | A | Ver tabla “NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTRO Y DE NOVEDADES DE AFILIADOS A COMPENSACIÓN FAMILIAR” |
| 55 | Identificador único del subsidio | 9 | N | Corresponde a un número único consecutivo que identifica a cada subsidio, el cual es generado por cada Caja de Compensación. |
| 56 | Nuevo tipo de identificación del miembro de la población cubierta | 2 | A | RC - Registro civil TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía CE - Cédula de extranjería PA – Pasaporte CD – Carné diplomático |
| 57 | Nuevo número de identificación del miembro de la población cubierta | 17 | A | |
| 58 | Causal de retiro | 2 | N | 1. Desvinculación del trabajador con el aportante 2. Fallecimiento 3. Traslado del aportante a otra CCF 4. Traslado por contrato de cesión 5. Por multiafiliación del aportante 6. Por sustitución de la empresa 7. Por fusión de la empresa 8. Por liquidación de la empresa 9. Por sustitución de la administradora 10. Por fusión de la administradora 11. Por liquidación de la administradora 30. Otra causa de retiro Para los afiliados trabajadores no aplica la causal 30. Para los beneficiarios aplican solamente las causales 2 o 30. |
ANEXO TÉCNICO PROGRAMAS ASISTENCIA SOCIAL.
<Anexo sustituido por el incluido como Anexo No. 6 en la Resolución 3796 de 2014>
<El texto original es el siguiente:>
ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS MAESTROS
Datos que las administradoras de asistencia social deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.
Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:
SIGLAS PARA NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTRO Y DE NOVEDADES DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA SOCIAL
Las Administradoras de Asistencia Social deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:
| SIGLA | DESCRIPCIÓN | LONGITUD |
| MN | Archivo Maestro de vinculados a programas de Asistencia Social. | 2 |
| NN | Archivo Maestro de novedades de vinculados a programas de Asistencia Social. | 2 |
| COMPONENTE | Componente de la Protección Social al que pertenece el archivo – Asistencia Social (A) | 1 |
| CODENTIDAD | Código de la entidad de Asistencia Social que reporta la información. | 6 |
| AAAAMMDD | Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador. | 8 |
NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTRO Y DE NOVEDADES DE VINCULADOS A PROGRAMAS DE ASISTENCIA SOCIAL
| TIPO DE ARCHIVO | NOMBRE DE ARCHIVO | LONGITUD |
| Maestro de vinculados a programas de Asistencia Social | AMNCODENTIDADAAAAMMDD | 17 |
| Maestro de Novedades de vinculados a programas de Asistencia Social | ANNCODENTIDADAAAAMMDD | 17 |
ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE VINCULADOS A PROGRAMAS DE ASISTENCIA SOCIAL
El archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos vinculados a programas de asistencia social.
Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).
REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 | SÍ |
| 16 | Código administradora de programa Asistencia Social | 6 | Ver glosario | SÍ |
| 31 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 32 | Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 33 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | Sin incluir registro control | SÍ |
| 34 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 17 | Ver glosario | SÍ |
REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO CARGUE INICIAL | OBLIGATORIO REPORTE PERIÓDICO |
| 0 | Tipo de registro | 1 | 2 | SÍ | SÍ |
| 1 | Tipo de identificación del vinculado | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 2 | Número de identificación del vinculado | 17 | SÍ | SÍ | |
| 3 | Código Género | 1 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 4 | Fecha de Nacimiento | 10 | AAAA-MM-DD | NO | SÍ |
| 5 | Departamento Nacimiento | 2 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 6 | Municipio Nacimiento | 3 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 7 | Primer apellido | 20 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 8 | Segundo apellido | 30 | NO | NO | |
| 9 | Primer nombre | 20 | SÍ | SÍ | |
| 10 | Segundo nombre | 30 | NO | NO | |
| 11 | Departamento Residencia | 2 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 12 | Municipio Residencia | 3 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 13 | Código pertenencia étnica | 2 | Ver glosario | NO | SÍ |
| 14 | Código Grupo de Interés Social | 2 | Ver glosario | NO | SI |
| 15 | Fecha de vinculación | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ | SÍ |
| 16 | Código administradora de programa Asistencia Social | 6 | SÍ | SÍ | |
| 17 | Código del programa | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 20 | Tipo de beneficio | 1 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 21 | Tipo de subsidio para empresas * | 2 | Ver glosario | NO | NO |
| 22 | Valor del beneficio | 10 | SÍ | SÍ | |
| 23 | Departamento donde recibe el beneficio | 2 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 24 | Municipio donde recibe el beneficio | 3 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 25 | Tipo de identificación empresa donde labora el vinculado * | 2 | Ver glosario | NO | NO |
| 26 | Número de identificación empresa donde labora el vinculado * | 17 | NO | NO | |
| 27 | Dígito de verificación de la empresa donde labora el vinculado * | 1 | Ver glosario | NO | NO |
| 28 | Razón social empresa donde labora el vinculado * | 150 | Ver glosario | NO | NO |
| 29 | Fecha de entrega del último beneficio | 10 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
| 31 | Estado del beneficio | 1 | Ver glosario | SÍ | SÍ |
Los campos Segundo Apellido y Segundo Nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene.
* Es obligatorio cuando el tipo de beneficio es para las empresas (Microcrédito, subsidio al empleo, aportes estudiantes, aprendices, exención).
ESTRUCTURA ARCHIVO DE NOVEDADES DE VINCULADOS A PROGRAMAS DE ASISTENCIA SOCIAL
El archivo de novedades de vinculados a programas de asistencia social está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.
Novedad de creación de nuevos vinculados
Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos vinculados a programas de asistencia social utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social.
Novedades de actualización
La información de los vinculados reportados a través del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social.
De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “CÓDIGOS DE NOVEDADES DE VINCULADOS A PROGRAMAS DE ASISTENCIA SOCIAL”.
El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).
Cuando una vinculación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.
REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL
| CÓDIGO DEL CAMPO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 | SÍ |
| 16 | Código administradora de programa Asistencia Social | 6 | Ver glosario | SÍ |
| 31 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 32 | Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SÍ |
| 33 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | Sin incluir registro control | SÍ |
| 34 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 17 | Ver glosario | SÍ |
REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE
| CÓDIGO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD | VALOR PERMITIDO | OBLIGATORIO | OBSERVACIONES |
| 0 | Tipo de registro | 1 | 2 | SÍ | |
| 16 | Código administradora de programa de Asistencia Social | 6 | X | ||
| 1 | Tipo de identificación del vinculado | 2 | Ver glosario | X | |
| 2 | Número de identificación del vinculado | 17 | X | ||
| 7 | Primer apellido | 20 | Ver glosario | X | |
| 8 | Segundo apellido | 30 | X o Vacío | ||
| 9 | Primer nombre | 20 | X | ||
| 10 | Segundo nombre | 30 | X o Vacío | ||
| Código de la novedad | 3 | Ver Tabla “Códigos de Novedades de programas de Asistencia Social” | X | ||
| Nuevo valor 1 | X o Vacío | Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de vinculados a programas de Asistencia Social” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por ,, Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente. | |||
| Nuevo valor 2 | |||||
| Nuevo valor 3 | |||||
| Nuevo valor 4 | |||||
| Nuevo valor 5 | |||||
| Nuevo valor 6 | |||||
| Nuevo valor 7 | |||||
| Nuevo valor 8 | |||||
| Nuevo valor 9 | |||||
| Nuevo valor 10 | |||||
| Nuevo valor 11 | |||||
| Nuevo valor 12 | |||||
| Nuevo valor 13 | |||||
| Nuevo valor 14 | |||||
| Nuevo valor 15 | |||||
CÓDIGOS DE NOVEDADES DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA SOCIAL
Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF.
| Código de Novedad | Descripción | Orden de las Variables de la novedad | Observaciones |
| A01 | Modificar persona | 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 | Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF. |
| A02 | Modificar identificación persona | 1, 2 | Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF. |
| Código de Novedad | Descripción | Orden de las Variables de la novedad | Observaciones |
| A03 | Modificar vinculación programa general | 15, 17, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 31, 35 | Modificar la información de una vinculación a un programa general de asistencia social. El campo 17 es obligatorio. Para modificar el campo 29 “Fecha de entrega del beneficio” son obligatorios los campos 17, 29 y el nuevo campo 35, el cual constituye la nueva fecha correcta en la que se entregó el beneficio y debe venir en formato AAAA-MM-DD. |
| A04 | Retirar vinculación programa general | 17, 30, 29 | Retirar vinculación de un programa general de asistencia social. Para el retiro de un beneficio específico, los campos 17, 30 y 29 son obligatorios. Para el retiro de un vinculado, se deben realizar uno a uno los retiros de cada beneficio. |
GLOSARIO DE CAMPOS
En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del Registro Único de Afiliados a la Protección Social RUAF, a través del archivo maestro de vinculados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.
Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cód, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N- Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.
| Cód | Nombre del Campo | Tamaño | Tipo | Valores Permitidos |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | N | 1 – Registro de control 2 – Registro de detalle |
| 1 | Tipo de identificación del vinculado | 2 | A | MS - Menor sin identificación RC - Registro civil TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía CE - Cédula de extranjería CD – Carné Diplomático PA - Pasaporte AS - Adulto sin identificación |
| 2 | Número de identificación del vinculado | 17 | A | |
| 3 | Código Género | 1 | A | M – Masculino F – Femenino |
| 4 | Fecha de Nacimiento | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 5 | Departamento Nacimiento | 2 | N | Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 6 | Municipio Nacimiento | 3 | N | Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 7 | Primer apellido | 20 | A | Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra VIUDA (O). Los Nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras. |
| 8 | Segundo apellido | 30 | A | |
| 9 | Primer nombre | 20 | A | |
| 10 | Segundo nombre | 30 | A | |
| 11 | Departamento Residencia | 2 | N | Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 12 | Municipio Residencia | 3 | N | Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 13 | Código pertenencia étnica | 2 | N | 1. Indígena 2. ROM (gitano) 3. Raizal (archipiélago de San Andrés y Providencia) 4. Palenquero de San Basilio 5. Negro(a), Mulato(a), Afrocolombiano(a) o Afrodescendiente 6. Ninguno de los anteriores |
| 14 | Código grupo poblacional | 2 | N | 1. Indigentes 2. Población infantil a cargo del ICBF 3. Madres comunitarias 4. Artistas, autores, compositores 6. Recién nacidos 7. Discapacitados 8. Desmovilizados 9. Desplazados |
12. Población en centros psiquiátricos
13. Migratorio
14. Población en centros carcelarios
31. Adulto Mayor
32. Cabeza de Familia
33. Mujer Embarazada
34. Mujer Lactante
35. Trabajador Urbano
36. Trabajador Rural
37. Víctima de Violencia Armada
38. Jóvenes vulnerables rurales (Sena)
39. Jóvenes vulnerables urbanos (Sena)
99. Ninguno de los anteriores
| 15 | Fecha de vinculación | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 16 | Código administradora de programa Asistencia Social | 6 | N | |
| 17 | Código del programa | 3 | N | 1. Adulto Mayor Fondo de Solidaridad Pensional. Subcuenta de Solidaridad 2. Adulto Mayor Fondo de Solidaridad Pensional. Subcuenta de Subsistencia 3. Adulto Mayor ICBF 4. Vivienda de Interés Social (Ministerio de Medio Ambiente) 5. Familias en Acción 6. Familias Guardabosques 7. Aprendices SENA |
| Cód | Nombre del Campo | Tamaño | Tipo | Valores Permitidos |
8. Jóvenes rurales (Sena)
9. Jóvenes en acción (Sena)
10. Desplazados (Sena)
11. Atención para el bienestar persona mayor. SDIS-Bogotá.
18. Subsidio integral para la conformación de empresas básicas agropecuarias nivel nacional atención de desplazados (Incoder)
19. Titulación de baldíos a nivel nacional (Incoder)
20. Generación de ingresos (Acción Social)
21. Resa (Acción Social)
22. Formación complementaria (Sena)
23. Formación titulada (Sena)
24. Oportunidades rurales. Servicios técnicos (Minagricultura)
25. Oportunidades rurales. Servicios financieros (Minagricultura)
26. Alianzas productivas (Minagricultura)
27. Subsidio de vivienda rural (Minagricultura)
28. Servicio público de empleo (SENA)
29. Matrícula (Ministerio de Educación)
30. Subsidio a la Matrícula (ICETEX)
31. Incentivo (ICETEX)
32. Mujer cabeza de Familia (Consejería Equidad de la Mujer - Presidencia)
33. Hábitat y vivienda (Acción Social)
34. Proyectos Productivos ADAM (Acción Social)
35. Proyectos productivos MIDAS (Acción Social)
36. Programas de Paz y Desarrollo (Acción Social)
37. Generación de ingresos para población desplazada (Acción Social)
38. Ayudas técnicas VOLVER - FSP
39. Protección al adulto mayor en albergues - SDIS Bogotá
40. Protección al adulto mayor con discapacidad - SDIS Bogotá
41. Laboratorios de paz (Acción Social)
42. Conciliación en Derecho - (MIJ)
43. Registro para la localización de personas con discapacidad (DANE)
44. Registro de población desplazada
45. Acompañamiento familiar Juntos
46. Matrícula privada
47. Atención a la población declarada inimputable por trastorno mental e inmadurez psicológica
48. Registro de personas con Enanismo
49. Iniciativas de inclusión social con enfoque psicosocial (ISEP).
50. C565 08 Promoción de la Salud Capacitación.
51. C565 08 Promoción de la Salud Orientación o información.
52. C565 08 Prevención de violencias Capacitación.
53. C565 08 Prevención de violencias Orientación o información.
54. C565 08 Atención Psicosocial y salud mental Capacitación.
55. C565 08 Atención Psicosocial y salud mental Orientación o información
56. C565 08 Laboral Capacitación.
57. C565 08 Laboral Orientación o información.
58. Generación de empleo para mujeres pobres.
59. Diseño de sistemas de productividad.
60. Desarraigados.
61. Primera Infancia
62. Educación Superior
63. Grupos de Ahorro y Crédito local
64. Bancarización de Familias en acción
65. Banca Comunal
66. Policías Colombianos líderes del sector rural
67. Obras para la paz
68. Familias en Acción Desplazadas
69. Familias en Acción Indígenas
70. Familias en Acción Sisbén
71. Generación de Ingresos Vulnerables Minicadenas
72. Generación de Ingresos Vulnerables Mujeres Ahorradoras
73. Generación de Ingresos Vulnerables Incentivos de Educación Superior
74. Generación de Ingresos Vulnerables Recuperación de Activos
75. Red de Seguridad Alimentaria Rural
76. Red de Seguridad Alimentaria Urbana
77. Red de Seguridad Alimentaria CUNA
78. Red de Seguridad Alimentaria Maíz Frijol
79. Paz y Desarrollo fase I
80. Paz y Desarrollo Financiación Adicional
81. Laboratorios de paz I
82. Laboratorios de paz II
83. Laboratorios de paz III Geográfico
84. Laboratorios de paz III Temático
85. Batuta
86. Generación de Ingresos Trabajando Unidos
87. Generación de Ingresos Mujeres Productivas
88. Generación de Ingresos Incentivo a la Capitalización para el Empleo
89. Generación de ingresos Capitalización Microempresarial
90. Grupo de apoyo Misional GAM
91. Familias que participan en procesos de formación
92. Valoración y seguimiento nutricional
93. Verificación de derechos de protección
94. Familias que participan en procesos de formación Convenio 034
95. Valoración y seguimiento nutricional Convenio 034
96. Verificación de derechos de protección Convenio 034
97. Programas de educación inicial con calidad
98. Casas de Justicia
99. Conciliaciones en derecho Minjusticia
100. Registro de personas con enanismo Minsalud
101. Iniciativas de inclusión social con enfoque psicosocial ISEP Minsalud
102. Promoción de la salud Minsalud
103. Rehabilitación y ayudas técnicas a niños, niñas y adolescentes con discapacidad Minsalud
104. Subsidio Familiar de Vivienda Minvivienda
105. Familias Guardabosques UACT
106. Registro Único de Víctimas
107. Acompañamiento Familiar Unidos - ANSPE
111. Red de Seguridad Alimentaria - Enfoque Diferencial Étnico
112. Seguridad Alimentaria Comunitaria
113. Desarrollo Regional Paz y Estabilidad Fase I
114. Desarrollo Regional Paz y Estabilidad Fase II
115. AFROPAZ
116. Nuevos territorios de Paz
117. Generación de Ingresos Enfoque Diferencial Étnico
118. Generación de Ingresos Ruta de Ingresos y Empresarismo
119. Empleo de Emergencia
| Cód | Nombre del Campo | Tamaño | Tipo | Valores Permitidos |
120. Ingreso para la Prosperidad
121. Jóvenes en Acción DPS
122. Familias en su Tierra
123. Colombia Mayor
763. Programa Nacional de Alimentación para el Adulto Mayor Juan Luis Londoño
764. Programa Nacional de Alimentación para el Adulto Mayor Juan Luis Londoño REDEP
706. Materno Infantil
708. Hogar Comunitario FAMI
712. Medio Tiempo
714. Múltiples tiempo completo
716. Múltiples medio tiempo.
718. Grupales tiempo completo
720. Grupal medio tiempo
722. Hogares Comunitarios de Bienestar Empresariales
723. Hogares Comunitarios de Bienestar Empresariales
724. Hogares Infantiles
726. Lactantes y Preescolares
728. Jardines Comunitarios
732. Desayunos Infantiles Tipo I
739. Organismos de salud
749. Clubes Juveniles y Prejuveniles
754. Almuerzos
758. Desayunos
763. Programa Nacional de Alimentación para el Adulto Mayor Juan Luis Londoño
771. Raciones alimentarias de emergencia
773. Hogares sustitutos para niñez en situación de peligro o abandono
869. Subsidios condicionados en Nutrición
870. Atención en unidades móviles
871. Fortalecimiento al componente pedagógico y la atención integral a la primera infancia
872. Vivienda con bienestar
873. Múltiples jornada alterna.
874. Leche para todos.
875. Tradicionales empresariales tiempo completo
876. Tradicionales empresariales medio tiempo
877. Familiar medio tiempo
878. Familiar tiempo completo
879. Familiar jornada alterna
880. Trabajo infantil.
| 20 | Tipo de beneficio | 2 | N | 1. Económico 2. En especie 3. Económico y en especie 4. Servicios 5. Especie y servicios (creado para Minagricultura) 6. Económico y servicios 7. No aplica (para registro de discapacidad del DANE) 8. Económico, servicios y especie 9. Subsidio condicionado Educación 10. Subsidio condicionado Nutrición |
11. Económico Vivienda Nueva o Usada
12. Económico Construcción en sitio propio
13. Económico Mejoramiento
| 21 | Tipo de subsidio para empresas | 2 | N | 6. Microcrédito 7. Al empleo 8. Exención 9. Aportes estudiantes 10. Aprendices |
| 22 | Valor del Beneficio | 10 | N | |
| 23 | Departamento donde recibe el beneficio | 2 | N | Tabla Departamentos. Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 24 | Municipio donde recibe el beneficio | 3 | N | Tabla Municipios. Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 25 | Tipo de identificación empresa donde labora el vinculado | 2 | A | NI - Número de identificación tributaria |
| 26 | Número de identificación empresa donde labora el vinculado | 17 | A | |
| 27 | Dígito de verificación empresa donde labora el vinculado | 1 | N | 0-9 |
| 28 | Razón social empresa donde labora el vinculado | 150 | A | Nombre de la empresa donde labora el vinculado. |
| 29 | Fecha de entrega del último beneficio | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 30 | Fecha de retiro | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 31 | Estado del beneficio | 1 | N | 1. Otorgado 2. Suspendido 3. Pagado 4. Terminado 5. Inscripción (Registro de discapacidad DANE) |
| 32 | Fecha inicial del período de la información | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 33 | Fecha final del período de la información | 10 | A | AAAA-MM-DD |
| 33 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | N | |
| 34 | Nombre del Archivo (Sin extensión .TXT) | 17 | A | Ver tabla “NOMBRES DE ARCHIVOS MAESTRO Y DE NOVEDADES DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA SOCIAL” |
| 35 | Fecha correcta beneficio | 10 | A | AAAA-MM-DD En la Novedad A03 constituye la nueva fecha correcta en la que se entregó el beneficio |
CARACTERÍSTICAS DE FORMATO DE LOS ARCHIVOS DE TODOS LOS ANEXOS TÉCNICOS.
<Anexo sustituido por el incluido como Anexo No. 7 en la Resolución 3796 de 2014>
<El texto original es el siguiente:>
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a) Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos en archivos planos, con extensión .txt;
b) Los nombres de archivos, los datos y los campos en general deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS;
c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin;
d) Cuando dentro de un archivo de datos (maestro de afiliados y de novedades) hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,);
e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial;
f) Los campos tipo fecha deben tener el formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guión (-) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos;
g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales, excepto para los casos de porcentajes que deberán ser reportados con punto como separador de decimal;
h) Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo;
i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres;
j) Tener en cuenta que cuando el código de entidad trae CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal “O” la cual es un carácter diferente a cero;
k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro;
l) El final de registro debe identificarse con CR o LF.