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RESOLUCIÓN 1126 DE 2020
(julio 7)
Diario Oficial No. 51.368 de 07 de julio de 2020
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
MINISTERIO DEL TRABAJO
Por la cual se definen las condiciones generales para la operación del Sistema de Subsidio Familiar en el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT).
EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL Y EL MINISTRO DEL TRABAJO,
en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 2.1.2.1 del Decreto número 780 de 2016, y
CONSIDERANDO:
Que a través del Decreto número 2353 de 2015, compilado en el Decreto número 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social se unificaron y actualizaron las reglas de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, se creó el Sistema de Afiliación Transaccional y se definieron los instrumentos para garantizar la continuidad en la afiliación y el goce efectivo del derecho a la salud.
Que el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT) corresponde a un conjunto de procesos, procedimientos e instrumentos de orden técnico administrativo, que dispone el Ministerio de Salud y Protección Social, para registrar, reportar y consultar, en tiempo real, los datos de la información básica y complementaria de la afiliación y sus novedades en Sistema General de Seguridad Social Integral y el Sistema de Subsidio Familiar.
Que a través del Decreto número 2058 de 2018, por medio del cual se modifican el Título 2 de la Parte 1 del Libro 2 y el artículo 2.1.5.1 del Decreto número 780 de 2016 se incorporó el Sistema General de Riesgos Laborales en el SAT.
Que el Consejo Nacional de Política Económica y Social (Conpes) de Colombia, como máxima autoridad nacional de planeación y organismo asesor del Gobierno encargado de estudiar y recomendar políticas generales en materia de desarrollo económico y social del país, mediante Documento Conpes 3956 del 8 de enero de 2019, denominado Política de Formalización Laboral, con el propósito de reducir la carga regulatoria para las empresas y promover su desarrollo y formalización, entre otras finalidades, planteó como una obligación a cargo del Gobierno nacional, el reducir a cero los costos indirectos de los requisitos de la formalización, que entre otros frentes permita al empleador registrarse ante todas las entidades de seguridad social y poder afiliar, trasladar y realizar todas las demás transacciones relacionadas con la seguridad social de sus empleados por medio del portal único transaccional.
Que, en el referido documento se recomendó que: “el proceso de ampliación de cobertura y articulación institucional debe converger para que se integre en una plataforma todos los trámites tanto para empleadores como empleados relacionados con salud, pensión, riesgos laborales y cajas de compensación”.
Que, con el fin de contribuir a la materialización de la política de formalización empresarial, se expidió el Decreto número 1818 del 2019 que modificó el artículo 2.1.2.1 del Decreto número 780 de 2016, en el sentido de incluir el Sistema de Subsidio Familiar en el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT).
Que, en dicho acto administrativo, se estableció que el SAT es el medio para el registro de la afiliación y el reporte de novedades de los afiliados del Sistema de Subsidio Familiar y que las transacciones que pueden realizar los diferentes usuarios, de acuerdo con las competencias de estos y los niveles de acceso que se definan, deben ser determinadas por el Ministerio de Salud y Protección Social conjuntamente con el Ministerio del Trabajo.
Que, por otra parte, la Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, otorga validez y fuerza obligatoria a la información que se encuentra en forma de mensaje de datos, siempre y cuando, tal información sea accesible para su posterior consulta, pueda identificarse el iniciador del mensaje y que este cuente con su aprobación.
Que el artículo 8o ibidem, prevé los mismos efectos jurídicos, esto es, validez y fuerza obligatoria, a la información que sea presentada y conservada en su forma original y enviada a través de un mensaje de datos, siempre que exista alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, como mensaje de datos o en alguna otra forma, y que, de requerirse la presentación de la información, esta sea presentada.
Que, dada la validez y fuerza obligatoria de la información remitida a través de mensajes de datos, bajo las condiciones previstas por la Ley 527 de 1999, tales efectos resultan aplicables al proceso de afiliación y reporte de novedades a las cajas de compensación familiar a través del Sistema de Afiliación Transaccional.
Que, en consecuencia, resulta necesario fijar las condiciones generales para la operación del Sistema de Subsidio Familiar en el SAT, lo que permitirá agilizar los procesos de afiliación y de reporte de novedades de sus afiliados.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVEN:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto fijar las condiciones generales, así como las reglas técnicas para la afiliación y reporte de novedades para la operación del Sistema de Subsidio Familiar (SSF) en el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT).
ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución aplica a las cajas de compensación familiar, a los empleadores, a los trabajadores dependientes, a los trabajadores independientes y pensionados afiliados voluntarios al Sistema de Subsidio familiar, a la Superintendencia de Subsidio Familiar, a los pagadores de pensiones y, en general, a toda persona natural o jurídica que por virtud de la ley esté obligada a afiliar y reportar novedades al Sistema de Subsidio Familiar así como aquellos que se afilien de manera voluntaria a este Sistema.
PARÁGRAFO. Las disposiciones previstas en la presente resolución no aplican a las entidades públicas de que trata el inciso segundo del artículo 17 de la Ley 344 de 1996 y a las señaladas en el artículo 13 de la Ley 21 de 1982.
ARTÍCULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente resolución se adoptan las siguientes definiciones:
3.1. Autenticación: es el proceso mediante el cual la persona ingresa su usuario y clave para acceder al SAT.
3.2. Autorizaciones: son permisos, consentimientos o aprobaciones que el usuario otorga al SAT, para el uso y disposición de su información en los procesos que este requiera.
3.3. Declaraciones: son manifestaciones generales o específicas, que el usuario debe hacer al realizar transacciones en el SAT.
3.4. Paz y salvo: es el documento que la Caja de Compensación Familiar otorga al afiliado, cuando solicite su desafiliación.
3.5. Registro: es el proceso mediante el cual las personas naturales o jurídicas se registran en el SAT, previa validación de su identificación, con base en la información de referencia de las entidades responsables de la expedición de los documentos de identificación.
3.6. Rol: es la condición de un usuario registrado y autenticado en el SAT, que le da la competencia para realizar determinadas transacciones.
3.7. Transacción: es el trámite en línea que puede realizar un usuario del Sistema de Subsidio Familiar en el SAT.
3.8. Usuario: persona que se registra y autentica en el SAT para realizar transacciones propias del Sistema de Subsidio Familiar.
ARTÍCULO 4o. ROLES PARA LA OPERACIÓN DEL SISTEMA DE SUBSIDIO FAMILIAR EN EL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL SAT. Para la operación del Sistema de Subsidio Familiar en el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT), se establecen los siguientes roles:
4.1 Rol Caja de Compensación Familiar: condición del representante legal de una Caja de Compensación Familiar (CCF), o a quienes autorice o delegue en el SAT, para:
4.1.1 Consultar las transacciones que realicen sus afiliados, realizar las verificaciones de su competencia y reportar toda la información relacionada con la afiliación y reporte de novedades de su población afiliada.
4.1.2 Efectuar las transacciones de acuerdo con sus obligaciones con el Sistema de Subsidio Familiar y las otorgadas por el mecanismo de Protección al Cesante en el Sistema de Seguridad Social Integral.
4.2 Rol Empleador Persona Jurídica: condición del representante legal de una persona jurídica que tiene la calidad de empleador, o a quien este autorice o delegue en el SAT, para efectuar las transacciones de afiliación, reporte de novedades, y hacer las consultas que le sean habilitadas por el SAT, de acuerdo con sus obligaciones con el Sistema de Subsidio Familiar.
4.3 Rol Empleador Persona Natural: condición de una persona natural que tiene la calidad de empleador, o a quien este autorice o delegue en el SAT, para efectuar las transacciones de afiliación y reporte de novedades y hacer las consultas que le sean habilitadas por el SAT, de acuerdo con sus obligaciones con el Sistema de del Sistema de Subsidio Familiar.
4.4 Rol Ministerio del Trabajo: condición del representante legal del Ministerio del Trabajo, o a quien este autorice o delegue en el SAT, para consultar las transacciones efectuadas por los actores del Sistema de Subsidio Familiar sobre la afiliación y novedades del Sistema de Subsidio Familiar, y administrar la asignación de roles que apliquen.
4.5 Rol Persona Natural: condición de una persona natural, nacional o extranjera, que efectúa la transacción de afiliación y reporte de novedades que afecten el estado de la afiliación o la condición del afiliado o de las personas a cargo, de acuerdo con sus obligaciones con el Sistema de Subsidio Familiar.
4.6 Rol Superintendencia de Subsidio Familiar: condición del representante legal de la Superintendencia de Subsidio Familiar, o a quien este autorice o delegue para consultar las transacciones efectuadas por los actores del Sistema de Subsidio Familiar en el SAT, así como para efectuar el reporte de información de las actuaciones que se relacionen con las cajas de compensación familiar.
4.7 Rol Pagador de Pensiones: condición del representante legal de una entidad pagadora de pensiones, o a quien este autorice o delegue para efectuar las transacciones y hacer las consultas que le sean habilitadas por el SAT de acuerdo con sus obligaciones con el Sistema de Subsidio Familiar.
REGLAS GENERALES DE LA OPERACIÓN DEL SISTEMA DE SUBSIDIO FAMILIAR EN EL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL.
ARTÍCULO 5o. OPERACIÓN DEL SISTEMA DE SUBSIDIO FAMILIAR EN EL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL. Los usuarios registrados en el portal web www.miseguridadsocial.gov. co podrán realizar las transacciones de afiliación, reporte de novedades y consultas al Sistema de Subsidio Familiar, según los roles y niveles de acceso que les sean asignados y conforme con los términos establecidos en la normatividad vigente.
El SAT validará y dispondrá las fuentes de referencia que permitan que, en el registro de la afiliación, la caja de compensación familiar cuente con la información requerida.
La operación del SAT no releva a las Cajas de Compensación Familiar del cumplimiento de sus obligaciones relacionadas con la afiliación y derivadas de esta, así como la de verificación de novedades.
ARTÍCULO 6o. IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS DEL SISTEMA DE SUBSIDIO FAMILIAR EN EL SAT. La identificación y datos básicos de los usuarios en el SAT serán validados contra la información de referencia disponible. Los datos básicos de identificación de los usuarios que sean ingresados al Sistema de Afiliación Transaccional deberán coincidir con la información de referencia.
Si la información es coincidente no será necesario allegar documentación soporte. Si no es coincidente o no existe en la información de referencia del SAT, el Sistema dispondrá de los medios para la recepción, clasificación y recuperación de soportes digitales, en aquellos casos en los que sea necesario aportar documentos para acreditar la identificación. En todo caso, no se podrán exigir documentos que reposen en la información de referencia del SAT.
ARTÍCULO 7o. FUNCIONALIDADES PARA EL SISTEMA DE SUBSIDIO FAMILIAR EN EL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL-SAT. El SAT dispondrá para el Sistema de Subsidio Familiar, en una primera etapa, las siguientes funcionalidades:
7.1 Afiliación a una Caja de Compensación Familiar. Esta funcionalidad permitirá efectuar la afiliación a una caja de compensación familiar, de conformidad con la normativa del Sistema de Subsidio Familiar, y comprende la afiliación de empleadores, la afiliación voluntaria de trabajadores independientes y la afiliación voluntaria de pensionados, y tendrá en cuenta:
El solicitante seleccionará de manera libre y voluntaria la Caja de Compensación Familiar a la que se desea afiliarse, para lo cual el SAT dispondrá de forma aleatoria el logotipo de cada una de las Cajas de Compensación Familiar autorizadas por la Superintendencia de Subsidio Familiar, de acuerdo con el ámbito territorial.
El SAT registrará la selección y validará frente a sus fuentes de referencia si el solicitante ya se encuentra afiliado a una caja de compensación familiar en el ámbito territorial donde está realizando la afiliación. En caso de no encontrarse afiliado, el Sistema le dispondrá la información correspondiente para su registro y envío a la caja de compensación familiar seleccionada, de acuerdo con la normativa vigente. En caso de que el solicitante ya se encuentre afiliado en el mismo ámbito territorial, se le informará esta situación.
El SAT enviará en línea, a la caja de compensación familiar seleccionada, el registro de afiliación efectuado por el empleador, trabajador independiente o pensionado registrado en el portal web “www.miseguridadsocial.gov.co”, en la estructura de datos establecida en el anexo técnico que se adopte para tal efecto.
Una vez la caja de compensación familiar recibe la información deberá efectuar el proceso de verificación y enviará en línea al SAT la confirmación, en la estructura de datos establecida en el anexo técnico que se adopte para tal efecto.
El SAT registrará la confirmación que remita la caja de compensación familiar, actualizará su sistema de información y notificará al solicitante, y al pagador de pensiones cuando se trate de los pensionados afiliados voluntarios.
7.2 Desafiliación a una caja de compensación familiar. Esta funcionalidad permitirá efectuar la desafiliación a una caja de compensación familiar, de conformidad con la normativa del Sistema de Subsidio Familiar, y comprende la desafiliación de empleadores, trabajadores independientes, pensionados, que se encuentren registrados en el portal web www.miseguridadsocial.gov.co para lo cual se tendrá en cuenta lo siguiente:
El SAT registrará la solicitud de desafiliación, validará frente a sus fuentes de referencia si el solicitante no se encuentra en mora, y enviará en línea a la caja de compensación familiar la solicitud. Esta deberá efectuar el proceso de validación y enviar en línea al SAT la respuesta dentro del término establecido en la normativa vigente, en la estructura de datos establecida en el anexo técnico que se adopte para tal efecto.
El SAT registrará la respuesta que remita la Caja de Compensación Familiar, actualizará su sistema de información, y notificará al solicitante o al pagador de pensiones, cuando aplique.
7.3 Reporte de novedades. El SAT dispondrá las funcionalidades que permitan el reporte de las novedades de inicio de relación laboral, terminación de relación laboral, suspensión temporal del contrato de trabajo, licencia remunerada, licencia no remunerada, modificación de salario, reliquidación de la mesada pensional y retiro definitivo de la empresa al Sistema de Subsidio Familiar. El SAT notificará dichas transacciones a las cajas de compensación familiar en la estructura de datos establecida en el anexo técnico que se adopte para tal efecto.
7.4 Inclusión y exclusión de personas a cargo. El SAT dispondrá las funcionalidades que permitan la inclusión y exclusión de personas a cargo, de acuerdo con la normativa vigente, y según lo establecido en la estructura de datos establecida en el Anexo Técnico que se adopte para tal efecto.
7.5 Pérdida de la afiliación por causa grave. El SAT dispondrá la funcionalidad que le permita a las Cajas de Compensación Familiar reportar la pérdida de la calidad de miembro o afiliado de la respectiva Caja, en los términos establecidos en el artículo 45 de la Ley 21 de 1982.
ARTÍCULO 8o. DISPOSICIÓN DE LAS TRANSACCIONES EFECTUADAS. El SAT reportará en línea a cada caja de compensación familiar, la información de las transacciones de afiliación y novedades en el Sistema de Subsidio Familiar de acuerdo con lo establecido en el anexo técnico que se adopte para tal efecto.
El SAT dispondrá para la consulta de los empleadores, la información de la afiliación de los trabajadores dependientes por los cuales se encuentren obligados a efectuar aportes al Sistema de Subsidio Familiar; de igual modo, dicho sistema dispondrá para consulta de los demás actores, según el rol y nivel de acceso que le sea permitido, la información relacionada con la afiliación y las novedades al Sistema de Subsidio Familiar.
ARTÍCULO 9o. REGISTRO DE INFORMACIÓN PARA AFILIACIÓN A LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR. Las cajas de compensación familiar registrarán en sus plataformas, la información dispuesta por el SAT, así:
9.1. Empleadores: nombre del empleador, domicilio, identificación, lugar donde se causen los salarios y la manifestación acerca de si estaba o no afiliado a alguna Caja de Compensación Familiar con anterioridad a la solicitud, identificación de la persona jurídica o natural a afiliar, paz y salvo, en el caso de afiliación anterior a otra caja, y la relación de trabajadores y salarios, para el caso de los empleadores.
9.2 Trabajadores independientes y pensionados: nombre completo del solicitante, domicilio, identificación, lugar de residencia, valor mensual de sus ingresos y declaración de la fuente de estos, y manifestación sobre si estaba o no afiliado a alguna caja de compensación familiar con anterioridad a la solicitud; paz y salvo, en el caso de afiliación anterior a otra caja, último reporte de pago de la mesada pensional, tratándose de pensionados.
No se podrán exigir documentos que reposen en bases de datos o sistemas de información que se encuentren integrados en el servicio ciudadano digital de interoperabilidad.
PARÁGRAFO. Se entenderá por certificado de paz y salvo el mensaje de datos que envía la caja de compensación familiar a la que se encontraba afiliado el solicitante, a través del cual indica que este se encuentra al día en el pago de sus aportes a la fecha de la solicitud.
ARTÍCULO 10. PUESTA EN OPERACIÓN DE LAS FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA DE SUBSIDIO FAMILIAR A TRAVÉS DEL SAT. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 25 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Durante el primer semestre del 2021 se adelantará el proceso de validación y depuración de la información de afiliados del Sistema de Subsidio Familiar para su incorporación al SAT, de acuerdo con el cronograma que para el efecto se establezca y a partir del segundo semestre del 2021, entrarán en operación las funcionalidades establecidas en el artículo 7o de la presente resolución, de conformidad con el procedimiento, términos y estructura de datos establecida por el Ministerio de Salud y Protección Social, sin perjuicio que puedan implementarse funcionalidades antes del plazo señalado.
ARTÍCULO 11. INTEROPERABILIDAD. Las Cajas de Compensación Familiar deberán disponer de la infraestructura tecnológica que se requiera para interoperar en línea con el SAT.
ARTÍCULO 12. REPORTE DE INFORMACIÓN AL MINISTERIO DEL TRABAJO. El SAT dispondrá en línea al Ministerio del Trabajo, la información de las transacciones del Sistema de Subsidio Familiar, que hayan sido registradas a través del SAT y reportadas al SAT por las cajas de compensación familiar, en los términos y estructura de datos establecida en el anexo técnico que se adopte para tal efecto.
OTRAS DISPOSICIONES.
ARTÍCULO 13. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto número 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso.
ARTÍCULO 14. DIVULGACIÓN DEL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL (SAT). Las cajas de compensación familiar apoyarán la divulgación del proceso de afiliación y reporte de novedades de sus afiliados a través del Sistema de Afiliación Transaccional, por intermedio de sus oficinas de atención al afiliado o la dependencia correspondiente, para lo cual el SAT dispondrá los tutoriales en el portal web www.miseguridadsocial.gov.co.
ARTÍCULO 15. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 7 de julio de 2020.
El Ministro de Salud y Protección Social,
Fernando Ruiz Gómez.
El Ministro del Trabajo,
Ángel Custodio Cabrera Báez