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RESOLUCIÓN 1127 DE 2020
(diciembre 31)
Diario Oficial No. 51.547 de 4 de enero de 2021
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCIÓN SOCIAL
Por la cual se fija el contenido y características técnicas para el suministro de la información a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social UGPP, como administradora del Registro Único de Aportantes al Sistema de Seguridad Social-RUA.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCIÓN SOCIAL (UGPP),
en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en el numeral 11 del artículo 9o del Decreto número 575 de 2013 y en los Artículos 2.12.6.1 y 2.12.7.3 del Decreto 1068 de 2015.
CONSIDERANDO:
Que el artículo 91 de la Ley 488 de 1998 dispuso que el Gobierno nacional pondría en operación el Registro Único de Aportantes, el cual se conformaría con base en la información que debían mantener actualizada las distintas entidades administradoras respecto de sus aportantes y como una herramienta para el control del cumplimiento de las obligaciones que la ley establece en materia de aportes al Sistema de Seguridad Social.
Que el inciso quinto del artículo 99 de la Ley 633 de 2000 establece, a cargo de las entidades administradoras de los distintos riesgos que conforman el sistema de seguridad social integral y las entidades administradoras de los regímenes especiales que existan en materia de seguridad social, la obligación de suministrar a la entidad encargada de la administración del Registro Único de Aportantes (RUA) la información relativa a sus aportantes, afiliados y beneficiarios dentro de los términos y con los requisitos que establezca el reglamento.
Que el Decreto 889 de 2001, por medio del cual se reglamentó la Ley 633 de 2000 y se dictaron unas disposiciones para el funcionamiento del Registro Único de Aportantes al Sistema de Seguridad Social (RUA), estableció que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público sería la entidad administradora de dicho registro.
Que mediante el Decreto 2128 de 2011, se trasladó la función de administración del registro único de aportantes (RUA), a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensionar y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), la cual podía ejercerla de forma directa o a través de un tercero especializado.
Que el artículo 1o del Decreto 117 del 26 de enero de 2017 adicionó el Decreto 1068 de 2015, Único Reglamentario del Sector Hacienda, incorporando la disposición contenida en el acápite anterior, la cual establece que la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) es el Órgano de Administración del Registro Único de Aportantes (RUA).
Que el artículo 32 de la Ley 1911 del 9 de julio de 2018 modificó el Artículo 15 de la Ley 797 de 2003, estableciendo que el Registro Único de los Afiliados al Sistema General de Pensiones, al Sistema de Seguridad Social en Salud, al Sistema General de Riesgos Profesionales, al Sena, ICBF, y a las cajas de compensación familiar, y de los beneficiarios de la Red de Protección Social y del Sistema de Financiación Contingente al Ingreso (Sistema FCI) debía integrarse con el Registro Único de Aportantes (RUA).
Que igualmente el artículo 1o del Decreto 2438 del 27 de diciembre de 2018 adicionó el Título 7 a la Parte 12 del Libro 2 del Decreto 1068 de 2015, Único Reglamentario del Sector Hacienda, disponiendo, entre otros aspectos, que todos los operadores públicos y privados de bancos de información y/o bases de datos deben reportar la información relevante y actualizada que requiera la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), relativa a la ubicación de los obligados a efectuar los aportes, ingresos, pagos, contratos, registro de bienes, movimientos financieros y demás información necesaria requerida por la Unidad.
Que, conforme a las normas anteriores y con la finalidad de que el Registro Único de Aportantes (RUA) se constituya en una herramienta para el control del cumplimiento de las obligaciones que la ley establece en materia del sistema de la Protección Social, se hace necesario establecer y estandarizar la entrega de información que debe ser reportada por las administradoras del Sistema incluyendo los regímenes especiales y de excepción así como los términos, condiciones, especificaciones técnicas y forma de entrega de la información requerida, de manera que permitan realizar cruces de información para cumplir con las tareas de seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social, así como diseñar e implementar estrategias para el cumplimiento de dichas tareas.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
GENERALIDADES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. <Expresión tachada suprimida por el artículo 1 de la Resolución 257 de 2022> La presente resolución tiene por objeto establecer y estandarizar la información que deben suministrar las administradoras del Sistema de la Protección Social, incluyendo la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES), los regímenes especiales y de excepción, a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) como administradora del Registro Único de Aportantes (RUA) así como los términos, condiciones, especificaciones técnicas y forma de entrega que debe cumplir la misma.
Lo anterior con el propósito de convertir al RUA en una herramienta eficaz para el cumplimiento de las tareas de seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social.
ARTÍCULO 2o. OBLIGADOS A SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN. <Expresión tachada suprimida por el artículo 1 de la Resolución 257 de 2022> Son obligados al suministro de información de que trata la presente resolución, el Ministerio de Salud y Protección Social, las Entidades Promotoras de Salud, las Administradoras de Pensiones del Régimen de Prima Media con Prestación Definida y de Ahorro Individual con Solidaridad, las Administradoras del Sistema de Riesgos Laborales, la Administradora de Recursos de Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES), el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), las Cajas de Compensación Familiar y las entidades que administran los regímenes especiales y de excepción de seguridad social en salud.
INFORMACIÓN QUE SUMINISTRARÁ EL MINISTERIO DE SALUD Y LA PROTECCIÓN SOCIAL.
ARTÍCULO 3o. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN. El Ministerio de Salud y Protección Social reportará a la UGPP la información correspondiente a los pagos de aportes realizados a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes Parafiscales (PILA), de acuerdo con las condiciones y especificaciones técnicas establecidas en la normativa vigente.
ARTÍCULO 4o. CARACTERÍSTICAS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 257 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Para el caso de las afiliaciones contenidas en el Registro Único de Afiliados (RUAF) o el sistema que lo sustituya o modifique, la información que se reporte a la UGPP mensualmente adoptará las especificaciones y estructura de los formularios que se establecen en el Anexo Técnico de esta resolución.
PARÁGRAFO. Para efectos de garantizar la confidencialidad de la información de los datos de los afiliados al régimen de excepción y especial, bastará con que el Ministerio de Salud y Protección Social reporte dicha condición, sin que sea necesario diligenciar en detalle los campos exigidos en el Anexo Técnico.
ARTÍCULO 5o. MEDIO DE TRASFERENCIA. El Ministerio de Salud y Protección Social debe entregar la información a que hace referencia el artículo anterior, por medio de mecanismos de intercambio FTP.
ARTÍCULO 6o. CARACTERÍSTICAS DEL NOMBRE Y FORMATO DEL NOMBRE ARCHIVOS. Los archivos planos que contienen la información relativa a las bases de información de RUAF o el sistema que haga sus veces, así como al Sistema de PILA, deberán guardar relación con la especificación contenida en el marco normativo que la regule. Los cargues deberán ser incrementales con la información transada correspondiente al periodo del reporte, es decir, que solo se deberán reportar las novedades del respectivo mes, sin reportar datos acumulados.
ARTÍCULO 7o. PLAZOS DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN. La información que reporte el Ministerio de Salud y Protección Social relativa al RUAF corresponderá al último mes de compensación y deberá reportarse dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes
Para el caso de la información contenida en la Planilla de Autoliquidación de Aportes (PILA), el reporte se efectuará el domingo de cada semana, con la información cargada por los operadores al Ministerio de Salud y la Protección Social la semana anterior al reporte de información a La UGPP.
INFORMACIÓN QUE SUMINISTRARÁN LAS ADMINISTRADORAS DEL SISTEMA DE LA PROTECCIÓN SOCIAL Y DEL RÉGIMEN ESPECIAL Y DE EXCEPCIÓN.
ARTÍCULO 8o. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN. <Expresión tachada suprimida por el artículo 1 de la Resolución 257 de 2022> Las administradoras de regímenes especiales, de excepción y demás administradoras del Sistema de la Protección Integral, así como la ADRES, reportarán a la UGPP, la información correspondiente a: (i) Los pagos realizados directamente a las administradoras, en el respectivo periodo, (ii) Las devoluciones de aportes realizadas a los obligados, y (iii) Los ajustes de información en las autoliquidaciones de aportes, solicitados por los aportantes y que efectivamente realizaron las administradoras.
ARTÍCULO 9o. PERIODICIDAD Y PLAZOS PARA LA ENTREGA DE LA INFORMACIÓN. La información deberá ser entregada dentro de los primeros veinte (20) días calendario de cada mes del año y corresponderá a la información del mes anterior. Una vez recibida la información, la Unidad entregará la respectiva constancia, a través de la herramienta DataQ.
ARTÍCULO 10. APLICATIVO PARA ENTREGA DE LA INFORMACIÓN. La UGPP pondrá a disposición de los obligados a efectuar el reporte, el aplicativo (DATAQ). Para el efecto, entregará los usuarios claves de acceso, a través de los cuales se cargará la respectiva información que deben enviar a la UGPP. El sistema DATAQ se encontrará disponible en la página WEB de la UGGP (www.ugpp.gov.co) para ser descargado y se constituye en la herramienta a través de la cual se recibe y valida la información
ARTÍCULO 11. CARACTERÍSTICAS DEL NOMBRE Y FORMATO DEL NOMBRE ARCHIVOS. Los requerimientos de información que deben presentar a la UGPP los obligados estarán definidos por medio del sistema de información DATAQ. Las especificaciones, tanto de los nombres como del formato establecido para efectuar el reporte, estarán definidos en los instructivos que estarán disponibles para ser consultados y descargados, en la página WEB de la UGGP (www.ugpp.gov.co).
ARTÍCULO 12. ARCHIVO DE CONFIRMACIÓN DEL SERVICIO. Una vez finalizado el envío de los informes por parte del obligado, este recibirá un correo electrónico con la confirmación del cargue de información con el acuse de la información recibida y cargada en la UGPP.
ARTÍCULO 13. CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 257 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES) y las administradoras de los diferentes sistemas, deberán remitir la siguiente información correspondiente al mes inmediatamente anterior a la fecha del reporte:
a) Pagos realizados directamente a Las Administradoras: Corresponde a los pagos que los aportantes han realizado directamente a las diferentes administradoras del Sistema a la ADRES, por concepto de intereses, cálculo actuarial, cotizaciones, acuerdos de pagos y los demás contenidos en la estructura del archivo en el campo de concepto de pago.
b) Devoluciones de Aportes. Corresponden a la devolución de aportes que las administradoras de los diferentes sistemas y la ADRES han devuelto y consignado efectivamente a los aportantes o se ha trasladado el aporte a otra administradora. No incluye devolución de intereses, subsidios monetarios o educativos, ni descuentos por incapacidades.
c) Ajustes de información en las autoliquidaciones de aportes. Son aquellos solicitados por los aportantes, cotizantes o administradoras, que corresponden a errores en la transcripción de tipos de documentos, periodos, novedades entre otras y que hayan sido objeto de corrección por la respectiva administradora en sus sistemas de información o por la ADRES.
Estos ajustes pueden ocasionarse por indebido diligenciamiento de las planillas PILA.
Pese a que las correcciones se deben hacer por el mismo mecanismo de pago, el aportante o cotizante en algunas ocasiones acude directamente a la administradora para ajustar la información sin quedar el registro en la base del Ministerio de Salud y Protección Social.
PARÁGRAFO 1o. La información solicitada en el presente artículo, en lo que corresponde al Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberá ser reportada en su integridad por la Administradora de Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES).
PARÁGRAFO 2o. Para el caso del ICBF y SENA, los reportes deben ser a nivel de aportante y no será necesario discriminarlo por cotizante.
PARÁGRAFO 3o. Para cualquiera de los tres segmentos de información anteriormente mencionados no se migrará información de años anteriores; el contenido de los reportes será desde que se ponga en vigencia la norma.
Las características de los archivos, en cuanto a contenido, agrupamiento y estructura y forma de transferencia serán señalados en el Anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 14. ACTUACIONES FRENTE AL INCUMPLIMIENTO DE LOS PLAZOS, TÉRMINOS Y CONDICIONES DE LA PRESENTE RESOLUCIÓN. El incumplimiento en los plazos, términos y condiciones en el suministro de la información solicitada en la presente resolución dará lugar a la imposición de sanciones en los términos del numeral 3 del artículo 179 de la Ley 1607 de 2012 modificado por el artículo 314 de la Ley 1819 de 2016 y por el artículo 121 de la Ley 2010 de 2019, o en las normas que lo deroguen, adicionen, modifiquen o sustituyan. En tratándose de entidad pública se informará lo pertinente a la Procuraduría General de la Nación, o entidades que ejercen la inspección, vigilancia y control.
ARTÍCULO 15. VIGENCIA, PERIODO DE TRANSICIÓN Y DEROGATORIAS. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 296 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y surte efectos (5) meses después de su publicación, con el fin de que los obligados al suministro de la información aquí prevista realicen los ajustes a sus sistemas de información, para atender el cumplimiento de los reportes en los términos señalados y deja sin efectos los actos administrativos relacionados con el suministro de información con destino al Registro Único de Aportante (RUA).
PARÁGRAFO. Las Administradoras del Sistema de la Protección Social que han venido siendo obligados a la entrega de la información con destino al Registro Único de Aportantes, la continuarán suministrando hasta el corte del mes de junio de 2020, en los términos y condiciones exigidas con anterioridad a la entrada en vigor de la presente Resolución.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 31 de diciembre de 2020.
El Director General,
Cicerón Fernando Jiménez Rodríguez