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RESOLUCIÓN 00000862 DE 2025
(mayo 8)
Diario Oficial No. 53.112 de 9 de mayo de 2025
Diario Oficial disponible en la web de la Imprenta Nacional de Colombia el 9 de mayo de 2025
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
Por la cual se modifica la Resolución número 1056 de 2015 en relación con el Anexo Técnico 1. Afiliados a Fondos de Pensiones: Subsistema de Seguridad Social en Pensiones del Registro Único de Afiliados (RUAF) y el Anexo Técnico 4. Pagadores de Pensiones: Subsistema de Seguridad Social en Pensiones, y se adiciona un anexo técnico para el reporte de la información de afiliados a pensiones en régimen de Transición.
EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,
en ejercicio de sus facultades legales, en especial, de las conferidas en el numeral 23 del artículo 2o del Decreto Ley 4107 de 2011 y en desarrollo del artículo 3.1.1 del Decreto 780 de 2016, y de la Ley 2381 de 2024, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 3.1.1 del Decreto número 780 de 2016 establece que corresponde al Ministerio de Salud y Protección Social administrar el sistema de información que conforma el Registro Único de Afiliados (RUAF).
Que el artículo 3.1.4 del citado decreto determinó que le corresponde igualmente establecer las especificaciones técnicas para el cumplimiento de las obligaciones a cargo de las administradoras de los subsistemas de Seguridad Social en Salud, Pensiones, Riesgos Laborales, Subsidio Familiar, Parafiscales, Cesantías y Asistencia Social respecto del reporte de información al Registro Único de Afiliados (RUAF), adoptando para el efecto, los anexos técnicos correspondientes.
Que, en desarrollo del citado decreto, se expidió la Resolución número 2358 de 2006, modificada por las Resoluciones número 2947 de 2006, 3336 de 2013, 3796 de 2014 y 1056 de 2015, actos administrativos que establecen las especificaciones técnicas y los plazos para el cumplimiento de la obligación de reporte de información al Registro Único de Afiliados – RUAF, por parte de las citadas administradoras.
Que, mediante la Ley 2381 de 2024, se establece el Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Muerte de Origen Común y se dictan otras disposiciones, normativa que en su artículo 75 determinó que a las personas que a la entrada en vigencia del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, esto es, 1 de julio de 2025, cuenten con setecientas cincuenta (750) semanas cotizadas para el caso de las mujeres y novecientas (900) semanas cotizadas para el caso de los hombres, se les continuará aplicando en su totalidad la Ley 100 de 1993 y las normas que la modifiquen o sustituyan.
Que, en tal sentido, se hace necesario adicionar un anexo técnico a la estructura del Registro Único de Afiliados (RUAF), con el propósito de recopilar la información relativa a aquellas personas beneficiarias del régimen de transición, e igualmente de aquellas a quienes les aplica el nuevo Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Muerte de Origen Común, así como para las administradoras con el fin de que reporten a las personas afiliadas a pensiones de acuerdo con la normativa que les aplique.
Que, adicionalmente, la Ley 2381 de 2024 en su artículo 13 señala que el Sistema de Protección Social Integral para la Vejez reconocerá y pagará la Renta Básica Solidaria y la Renta Vitalicia en los Pilares Solidario y Semicontributivo; y en su artículo 37 también dispone que podrán disfrutar de la prestación anticipada de vejez, los afiliados que no estén en el régimen de transición, que cumplan sesenta y dos (62) años de edad si es mujer o sesenta y cinco (65) años de edad si es hombre, después de su entrada en vigencia, luego de hacer uso del sistema actuarial de equivalencias establecido en la misma normativa, y que no reúnan las semanas mínimas para acceder a la pensión de vejez del Pilar Contributivo, siempre y cuando cuenten con más de (1000) semanas cotizadas.
Que, ante estas previsiones normativas, se hace necesario modificar el Anexo Técnico 4 "Pagadores de Pensiones: Subsistema de Seguridad Social en Pensiones - Entidades pagadoras de pensiones", para que estas prestaciones puedan ser reportadas al Registro Único de Afiliados (RUAF) por los pagadores de pensiones, así como también para que se realice el reporte de las pensiones reconocidas en virtud de la Ley en mención.
Que, conforme con las reformas legislativas introducidas, se hace necesario modificar los anexos técnicos 1 y 4 de la Resolución número 1056 de 2015, así como adicionar uno para el reporte por una única vez de los afiliados al régimen de transición, con el propósito de permitir el envío de la información por parte de las administradoras del Subsistema de Seguridad Social en Pensiones, a través de la plataforma de integración de datos – PISIS del Sistema de Información de la Protección Social (SISPRO), en los términos antes detallados.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Sustituir el Anexo Técnico 1. Afiliados a Fondos de Pensiones: Subsistema de Seguridad Social en Pensiones de la Resolución número 1056 de 2015, por el que se anexa al presente acto, de conformidad con la parte considerativa de esta resolución.
ARTÍCULO 2o. Modificar el Anexo Técnico 4 "Pagadores de Pensiones: Subsistema de Seguridad Social en Pensiones - Entidades pagadoras de pensi ones", así:
1. En el numeral 2 "GLOSARIO DE CAMPOS DEL ANEXO TÉCNICO 4" modificar el nombre del campo "25 - Código del tipo de pensión o de otra prestación con pago único" y el valor permitido para los campos "25 - Código del tipo de pensión o de otra prestación con pago único" y "26 - Tipo de pensionado", así:
| Cód. | Nombre del Campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valor Permitido |
| 25 | Código tipo de pensión o de otra prestación | 2 | N | 1 Vejez 2 Sobrevivencia vitalicia riesgo común 3 Sobrevivencia temporal riesgo común 4 Sobrevivencia temporal riesgo común, cónyuge o compañera (o) menor de 30 años sin hijos 5 Sobrevivencia vitalicia por riesgo profesional 6 Sobrevivencia temporal por riesgo profesional 7 Sobrevivencia temporal riesgo profesional, cónyuge o compañera (o) menor de 30 años sin hijos 8 Invalidez por riesgo común 9 Invalidez por Riesgos Laborales 10 Jubilación 11 Jubilación para compartir 12 Sanción 13 Convencional 14 Convencional para compartir 15 Gracia 16 Familiar 17 Familiar por separación o divorcio 18 Sobrevivencia pensión familiar 20 Devolución de saldos 21 Indemnización sustitutiva 22 Auxilio funerario 23 Indemnización por incapacidad permanente Parcial 24 Prestación económica 25 Prestación anticipada de vejez 26 Renta vitalicia del Pilar semicontributivo |
| 26 | Tipo de pensionado | 2 | N | 1 - Pensionado del Régimen de prima media con tope máximo de pensión. 2 - Pensionado del Régimen de Prima Media sin tope máximo de pensión. 3 - Pensionado de régimen de Ahorro Individual. No aplica tope máximo de pensión 4 - Pensionado de Riesgos Laborales. Tope máximo de 20 SMLMV. 5 - Pensionado por el empleador, con tope máximo de pensión. 6 - Pensionado por el empleador, sin tope máximo de pensión 7- Pensionado de Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud, con tope máximo de pensión. 8 - Pensionado de Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud, sin tope máximo de pensión 9 - Pensionado del Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio con tope máximo de pensión. 10 - Pensionado del Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio sin tope máximo de pensión. 11 - Pensionado de entidades con régimen de excepción, con tope máximo de pensión. 12 - Pensionado de entidades con régimen de excepción sin tope máximo de pensión. 13 - Pensionado Ley 2381 de 2024 |
ARTÍCULO 3o. Adicionar el Anexo Técnico para el reporte, por una única vez, de la información de afiliados a pensiones en Régimen de Transición, para su integración en el Registro Único de Afiliados (RUAF), el cual se anexa al presente acto.
ARTÍCULO 4o. Este Ministerio informará los códigos de las Administradoras del Componente Complementario de Ahorro Individual (ACCAI) y de Colpensiones, para el reporte de información en materia pensional.
ARTÍCULO 5o. La presente resolución rige a partir de su expedición.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 8 de mayo de 2025.
El Ministro de Salud y Protección Social,
Guillermo Alfonso Jaramillo Martínez
AFILIADOS A FONDOS DE PENSIONES: SUBSISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL EN PENSIONES.
Las administradoras de los Fondos de Pensiones deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del Registro Único de Afiliados a la Protección Social - RUAF, sus afiliados.
Para el efecto deben enviar los siguientes archivos: a) MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, b) NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN y c) ESTADO AFILIACIÓN Y AL DIA DEL APORTANTE, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen. Igualmente, se les dispondrán los archivos de inconsistencias para cada uno de los archivos mencionados, con las especificaciones establecidas en este anexo técnico.
El anexo técnico tiene las siguientes secciones:
Sección 1. Estructura y especificación de los archivos.
Sección 2. Glosario de campos del anexo técnico 1.
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO
El nombre para cada archivo debe ser único. No se permiten varios archivos con el mismo nombre.
1.1.1 ARCHIVOS MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN Y NOVEDADES DE ESTADO AFILIACIÓN Y AL DIA DEL APORTANTE
Los nombres de los archivos deben cumplir con los siguientes estándares:
| Componente del Nombre de Archivo | Valores Permitidos o Formato | Descripción | Longitud Fija | Requerido |
| Módulo de información | RUA | Identificador del módulo de información: RUAF | 3 | SI |
| Tipo de Fuente | 250 | Fuente de la Información – Administradoras de Fondos de pensiones AFP | 3 | SI |
| Tema de información | PMPP PNPA PNPE | Información de los siguientes temas: | 4 | SI |
| Fecha de Corte | AAAAMMDD | Corresponde a la fecha del día viernes de la semana | 8 | SI |
| Tipo de identificación de la entidad reportadora | NI | Tipo de identificación de la entidad reportadora de la información: - NI: correspondiente al tipo de identificación NIT. | 2 | SI |
| Número de identificación de la entidad reportadora | 999999999999 | Número de identificación de la entidad que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior: - Número de NIT Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 000860999123 | 12 | SI |
| Indicador de Código | CO | Indicador de que a continuación está el dato de código de la entidad que reporta. CO | 2 | SI |
| Código de la Entidad | XXXXXX | Código de la entidad reportadora. Número asignado por el Ministerio para el reporte de afiliaciones, a partir del código asignado por el ente supervisor que habilita estas entidades. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplos: 025-14 0025-3 230201 | 6 | SI |
| Componente del Nombre de Archivo | Valores Permitidos o Formato | Descripción | Longitud Fija | Requerido |
| Extensión del archivo | .TXT | Extensión del archivo plano. | 4 | SI |
NOMBRE DE ARCHIVOS: MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN Y NOVEDADES DE ESTADO AFILIACIÓN Y AL DIA DEL APORTANTE
| Tipo de Archivo | Nombre de Archivo | Longitud |
| Reporte de la información de las afiliaciones a los Fondos de pensiones | RUA250PMPPAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt RUA250PNPAAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt RUA250PNPEAAAAMMDDNIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt | 44 |
Se debe enviar un único archivo por tema de información, por período de reporte. Si se envían más archivos serán rechazados.
1.1.2 ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS DEL MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN Y NOVEDADES DE ESTADO AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE.
Los archivos de inconsistencias cumplirán con los siguientes estándares:
| Componente del Nombre de Archivo | Valores Permitidos o Formato | Descripción | Longitud Fija | Requerido |
| Módulo de información | PUB | Identificador del módulo de información: Publicaciones | 3 | SI |
| Tipo de fuente | 200 | Fuente de la Información – Ministerio de Salud y Protección Social | 3 | SI |
| Tema de información | PMPP PNPA PNPE | Información de los siguientes temas:  | 4 | SI |
| Fecha de corte | AAAAMMDD | Corresponde a la fecha del archivo procesado por RUAF y enviado por la administradora. Ejemplo: 20141231 | 8 | SI |
| Tipo de identificación de la entidad reportadora | NI | Tipo de identificación del Ministerio de Salud y Protección Social, quien publica las inconsistencias - NI: correspondiente al tipo de identificación NIT. | 2 | SI |
| Número de identificación de la entidad reportadora | 999999999999 | Número de identificación del Ministerio de salud y Protección Social: - Número de NIT Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 000900474727 | 12 | SI |
| Tipo de identificación de la entidad destino | NI | Tipo de identificación de la entidad destino de la información: NI: correspondiente al tipo de identificación NIT. | 2 | SI |
| Número de identificación de la entidad destino | 999999999999 | Número de identificación de la entidad que recibe los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior: - Número de NIT Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplo: 000860314055 | 12 | SI |
| Indicador de Código | CO | Indicador de que a continuación está el dato de código de la entidad que reporta. CO | 2 | SI |
| Componente del Nombre de Archivo | Valores Permitidos o Formato | Descripción | Longitud Fija | Requerido |
| Código de la Entidad | XXXXXX | Código de la entidad a quien se reporta las inconsistencias. Número asignado por el Ministerio para el reporte de afiliaciones, a partir del código asignado por el ente supervisor que habilita estas entidades. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño del campo. Ejemplos: 025-14 230201 230901 | 6 | SI |
| Extensión del archivo | .TXT | Extensión del archivo plano. | 4 | SI |
NOMBRE DE ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS: MAESTRO DE INCONSISTENCIAS DE AFILIADOS CARGUE PERIÓDICO, NOVEDADES DE ACTUALIZACIÓN Y NOVEDADES ESTADO AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE.
| Tipo de Archivo | Nombre de Archivo | Longitud |
| Publicación de información de inconsistencias de afiliaciones a los Fondos de pensiones. | PUB200PMPPAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt PUB200PNPAAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt PUB200PNPEAAAAMMDDNI000900474727NIxxxxxxxxxxxxCOxxxxxx.txt | 58 |
1.2 ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS
1.2.1 MAESTRO DE AFILIADOS CARGUE PERIODICO
El archivo maestro de afiliados cargue periódico está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de los afiliados para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a pensiones.
Los campos que deben enviarse en la estructura del archivo, son los correspondientes a la columna CÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 1, tanto en el Registro tipo 1, como en el Registro tipo 2.
El campo No. es un consecutivo que indica el orden de los campos dentro de cada registro. Este es utilizado por el aplicativo PISIS, en el momento de la validación del archivo, para mostrar el campo que dentro de un registro presenta error.
Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,).
REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL
| No. | CÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 1 | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD MAXIMA DEL CAMPO | VALORES PERMITIDOS | REQUERIDO |
| 0 | 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 valor que significa que el registro es de control | SI |
| 1 | 17 | Código administradora | 6 | Ver glosario | SI |
| 2 | 35 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SI |
| 3 | 36 | Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SI |
| 4 | 37 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo. | SI |
| 5 | 38 | Nombre del Archivo (Con extensión.TXT) | 44 | Ver tabla "1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO" | SI |
REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DETALLE
| No. | CÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 1 | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD MAXIMA DEL CAMPO | VALOR PERMITIDO | REQUERIDO REPORTE PERIÓDICO |
| 0 | 0 | Tipo de registro | 1 | 2: valor que significa que el registro es de detalle | SI |
| 1 | 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | Ver glosario | SI |
| 2 | 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | SI | |
| 3 | 3 | Código género | 1 | Ver glosario | SI |
| 4 | 4 | Fecha de nacimiento | 10 | AAAA-MM-DD | SI |
| 5 | 5 | Departamento nacimiento | 2 | Ver glosario | NO |
| 6 | 6 | Municipio nacimiento | 3 | Ver glosario | NO |
| 7 | 7 | Primer apellido | 60 | Los datos básicos de la persona deben coincidir | SI |
| 8 | 8 | Segundo apellido | 60 | con los registrados en el documento de identidad. | NO |
| 9 | 9 | Primer nombre | 60 | Estos serán validados contra la información oficial de identificación de | SI |
| 10 | 10 | Segundo nombre | 60 | las personas, si no coinciden serán glosados. | NO |
| 11 | 11 | Departamento residencia | 2 | Ver glosario | NO |
| 12 | 12 | Municipio residencia | 3 | Ver glosario | NO |
| 13 | 15 | Fecha efectiva de afiliación a la administradora o vinculación a la ACCAI | 10 | AAAA-MM-DD | SI |
| 14 | 16 | Afiliación subsidiada | 1 | Ver glosario | NO |
| 15 | 17 | Código administradora | 2 | SI | |
| 16 | 18 | Código tipo de cotizante | 2 | Ver glosario | NO |
| 17 | 39 | Afiliado transición | 2 | Ver glosario | SI |
| 18 | 19 | Tipo de identificación del aportante | 1 | Ver glosario | NO |
| 19 | 20 | Número de identificación del aportante | 17 | NO | |
| 20 | 21 | Dígito de verificación del aportante | 1 | Ver glosario | NO |
| 21 | 22 | Razón social del aportante | 150 | Ver glosario | NO |
| 22 | 23 | Clase de aportante | 1 | Ver glosario | NO |
| 23 | 24 | Departamento de la ubicación laboral | 2 | Ver glosario | NO |
| 24 | 25 | Municipio de la ubicación laboral | 3 | Ver glosario | NO |
| 25 | 26 | Fecha de vinculación con el aportante | 10 | AAAA-MM-DD | NO |
| 26 | 27 | Estado de la afiliación o de vinculación con la ACCAI | 1 | Ver glosario | SI |
| 27 | 28 | Al día | 1 | Ver glosario | NO |
| 28 | 34 | Código de la administradora a la que se traslada | 6 | Este campo sólo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras. | NO |
| 29 | 40 | Traslado | 1 | Ver glosario | NO |
Los campos: 11, 12,16,18,19, 20, 21, 22, 23, 24 y 25, no son obligatorios para el reporte de vinculación con las ACCAI, sin embargo, para el reporte de afiliaciones si son obligatorios.
Los campos con código 8 (segundo apellido) y 10 (segundo nombre) en el glosario del anexo 1, son obligatorios si el afiliado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene.
Si el campo con código 18 (Código tipo de cotizante) es 3 (independiente), la información del aportante campos 19 (Tipo de identificación del aportante) y 20 (Número de identificación del aportante), debe ser la misma de los campos 1 (Tipo de identificación del afiliado) y 2 (Número de identificación del afiliado) respectivamente.
Para el cargue periódico, si un afiliado tiene más de un aportante, la administradora de pensiones debe reportar un registro por cada uno de ellos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados cargue periódico.
Para las novedades de creación de nuevos afiliados que tengan más de un aportante, la administradora de pensiones sólo debe reportar un registro al archivo maestro de afiliados cargue periódico, diligenciando la totalidad de los campos con un aportante; los demás aportantes los debe reportar en el archivo de novedades de actualización con la novedad P07.
1.2.2 ARCHIVO DE NOVEDADES DE ACTUALIZACION.
El archivo de novedades de actualización está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.
Novedades de creación de nuevos afiliados.
Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a pensiones utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados cargue periódico a pensiones. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen ó traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el maestro de afiliados cargue periódico.
Novedades de actualización.
La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados cargue periódico debe ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a pensiones.
De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla "CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES".
El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de éstas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (,,).
Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.
REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL
| No. | CÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 1 | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD MAXIMA DEL CAMPO | VALOR PERMITIDO | REQUERIDO REPORTE PERIÓDICO |
| 0 | 0 | Tipo de Registro | 1 | 1 valor que significa que el registro es de control | SI |
| 1 | 17 | Código de la administradora | 6 | Ver glosario | SI |
| 2 | 35 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SI |
| 3 | 36 | Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SI |
| 4 | 37 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo. | SI |
| 5 | 38 | Nombre del Archivo (Con extensión.TXT) | 44 | Ver tabla "1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO" | SI |
REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE
| No. | CÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 1 | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD MAXIMA DEL CAMPO | VALOR PERMITIDO | REQUERIDO REPORTE PERIÓDICO |
| 0 | 0 | Tipo de registro | 1 | 2: valor que significa que el registro es de detalle | SI |
| 1 | 17 | Código administradora | 6 | SI | |
| 2 | 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | Ver glosario | SI |
| 3 | 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | SI | |
| 4 | 7 | Primer apellido | 60 | Ver glosario | SI |
| 5 | 8 | Segundo apellido | 60 | SI | |
| 6 | 9 | Primer nombre | 60 | SI | |
| 7 | 10 | Segundo nombre | 60 | NO | |
| 8 | Código de la novedad | 3 | Ver "Códigos de novedades de afiliados a pensiones" | SI | |
| 9 | Valor 1 | NO | |||
| No. | CÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 1 | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD MAXIMA DEL CAMPO | VALOR PERMITIDO | REQUERIDO REPORTE PERIÓDICO |
| 10 | Valor 2 | Dependiendo del código | |||
| 11 | Valor 3 | de la novedad se deben | |||
| 12 | Valor 4 | registrar los valores en el | |||
| 13 | Valor 5 | mismo orden en que | |||
| 14 | Valor 6 | aparecen en la tabla de | |||
| 15 | Valor 7 | "Códigos de novedades de | |||
| 16 | Valor 8 | afiliados a pensiones " y | |||
| 17 | Valor 9 | los que no se modifiquen | |||
| 18 | Valor 10 | se deben reemplazar por,, | |||
| 19 | Valor 11 | Se deben completar los | |||
| 20 | Valor 12 | nuevos 15 valores | |||
| 21 | Valor 13 | teniendo en cuenta lo | |||
| 22 | Valor 14 | explicado anteriormente. | |||
| 23 | Valor 15 | ||||
1.2.2.1 CÓDIGOS DE NOVEDADES DE AFILIADOS A PENSIONES
Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social - RUAF.
| Cód. Nov. | Descripción | Orden de las variables de la novedad | Observaciones |
| P01 | Modificar persona | 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 | Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF. Los datos modificados deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados. |
| P02 | Modificación identificación de persona | 1, 2 | Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF. Los datos básicos de la persona, asociados al documento que se corrige, deben coincidir con los registrados en el documento de identidad. Estos serán validados contra la información oficial de identificación de las personas, si no coinciden serán glosados. |
| P03 | Modificar afiliación a pensiones | 15, 16 | Modificar la información de la afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. |
| P04 | Retirar o trasladar afiliación a pensiones o vinculación a ACCAI | 30, 31, 32, 33, 34 | Retirar afiliación a pensiones en la base de datos RUAF en los siguientes casos: Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 30, 31 y 33. Si el caso es por reconocimiento de pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva, se deben diligenciar los campos 30, 31 y 32. Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 30, 31, y 34. Si el caso es por anulación o retracto se deben diligenciar los campos 30, 31. Si el caso es por "Anulación por multiafiliación" se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde el "campo 30" corresponde a la fecha de la aplicación del proceso de marcación. Si el caso es por "cedido por multiafiliación" se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde la fecha "campo 30" corresponde a la fecha de fin de la vigencia. Si el caso es por "sustitución" se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde la fecha "campo 30" corresponde a la fecha de la sustitución de administradora. Si el caso es por "fusión" se deben diligenciar los campos 30 y 31 donde la fecha "Campo 30" debe corresponder a la fecha de la fusión de las administradoras. Si el caso es por "liquidación" se deben diligenciar los campos 30 y 31 donde la fecha "Campo 30" debe corresponder a la fecha de la liquidación de la administradora. |
| P07 | Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones | 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26 | Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. Los campos 18, 19, 20 y 22 son obligatorios |
| P08 | Modificar aportante de una afiliación a pensiones | 18,19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26 | Modificar información de un aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. Los campos 19, 20, 22 son obligatorios. |
| P09 | Desvincular aportante de una afiliación a pensiones | 19, 20, 21, 22, 29 | Desvincular aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. Los campos 19, 20, 29 son obligatorios. |
1.2.3 ARCHIVO DE NOVEDADES ESTADO AFILIACIÓN Y AL DÍA DEL APORTANTE
El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.
El archivo de novedades P05 y P06 que se reportan a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, se indica que deben enviarse solamente en el periodo donde haya cambiado el estado de la afiliación o al día y en mora respecto al periodo anterior.
Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad P05 y para el reporte de la novedad de sí el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro para el aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad P06.
REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL
| No. | CÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 1 | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD MAXIMA DEL CAMPO | VALOR PERMITIDO | REQUERIDO REPORTE PERIÓDICO |
| 0 | 0 | Tipo de Registro | 1 | valor que significa que el registro es de control | SI |
| 1 | 17 | Código de la administradora | 6 | Ver glosario | SI |
| 2 | 35 | Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SI |
| 3 | 36 | Fecha final del período de la informació | 10 | AAAA-MM-DD | SI |
| 4 | 37 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2, contenidos en el archivo. | SI |
| 5 | 38 | Nombre del Archivo (Con extensión.TXT) | 44 | Ver tabla "1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO" | SI |
REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE
| No. | CÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 1 | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD MAXIMA DEL CAMPO | VALORES PERMITIDOS | REQUERIDO | OBSERVACIONES |
| 0 | 0 | Tipo de registro | 1 | 2: valor que significa que el registro es de detalle | SI | |
| 1 | 17 | Código administradora | 6 | SI | ||
| No. | CÓDIGO DEL CAMPO EN EL GLOSARIO DEL ANEXO 1 | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD MAXIMA DEL CAMPO | VALORES PERMITIDOS | REQUERIDO | OBSERVACIONES |
| 2 | 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | Ver glosario | SI | |
| 3 | 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | SI | ||
| 4 | 7 | Primer apellido | 60 | Ver glosario | SI | |
| 5 | 8 | Segundo apellido | 60 | NO | ||
| 6 | 9 | Primer nombre | 60 | SI | ||
| 7 | 10 | Segundo nombre | 60 | NO | ||
| 8 | Código de la novedad | 3 | P05 P06 | SI | ||
| 9 | 27 | Estado de la afiliación | 1 | Ver glosario | NO | Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es P05 |
| 10 | 19 | Tipo de identificación del aportante | 2 | Ver glosario | SI | Campos obligatorios, excepto cuando la |
| 11 | 20 | Número de identificación del aportante | 17 | Ver glosario | SI | afiliación no tenga vinculaciones laborales vigentes. |
| 12 | 21 | Dígito de verificación del aportante | 1 | Ver glosario | NO | |
| 13 | 22 | Razón social del aportante | Ver glosario | SI | Campo obligatorio de acuerdo a la obligatoriedad de los campos 19 y 20. | |
| 14 | 28 | Al día | 1 | Ver glosario | NO | Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es P06 |
Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados, novedades de actualización, o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se debe enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando que el número de total de registros relacionados en el archivo es igual a cero (0).
1.2.4 ARCHIVOS DE INCONSISTENCIAS
La estructura de los archivos de inconsistencias, corresponden a las estructuras de los archivos ya sea del Maestro de Afiliados cargue periódico, Novedades de Actualización o Novedades estado afiliación y al día del aportante enviados por las administradoras, adicionando los códigos de error presentados en cada registro, separados por coma. Estos códigos de error figuran publicados en la página del Registro Único de Afiliados RUAF, link:
http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/PENSIONES.pdf
Los archivos de inconsistencias serán publicados en el FTPS del Ministerio, máximo el miércoles siguiente a la fecha de corte. Para descargar estos archivos se debe usar el usuario y la contraseña a que hace referencia el numeral 3 del Anexo No. 7 de la presente resolución Las administradoras deberán descargar los archivos de inconsistencias, revisarlos, corregirlos y enviarlos de nuevo al Ministerio de Salud y Protección Social, en el siguiente período de reporte de la información.
2. GLOSARIO DE CAMPOS DEL ANEXO TECNICO 1.
En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización del Registro Único de Afiliados a la Protección Social - RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados cargue periódico y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.
Cada variable está codificada; el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre del campo, en la columna Longitud máxima del campo aparece el máximo tamaño que puede tomar el campo, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N- Numérico o F- Fecha, y en la columna Valores permitidos se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada campo.
| Cod | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos |
| 0 | Tipo de Registro | 1 | N | 1 – Registro de control 2 – Registro de detalle |
| 1 | Tipo de identificación del afiliado | 2 | A | TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía CE - Cédula de extranjería CD - Carnet Diplomático PA – Pasaporte PE -Permiso especial de permanencia PT – Permiso por protección temporal |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 17 | A | M – Masculino F – Femenino T – Transexual N – No binario O – Otro |
| 3 | Código género | 1 | A | |
| 4 | Fecha de nacimiento | 10 | F | AAAA-MM-DD |
| 5 | Departamento nacimiento | 2 | N | Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 6 | Municipio nacimiento | 3 | N | Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 7 | Primer apellido | 60 | A | Para los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: JULIO, segundo nombre: ÁLVARO ANDRÉS. Primer apellido: MOLINA, segundo apellido: DEL CASTILLO. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se |
| 8 | Segundo apellido | 60 | A | utilizará la abreviatura "VDA" para los |
| 9 | Primer nombre | 60 | A | segundos apellidos que utilizan la palabra |
| 10 | Segundo nombre | 60 | A | VIUDA (O). |
| 11 | Departamento residencia | 2 | N | Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 12 | Municipio residencia | 3 | N | Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 15 | Fecha efectiva de afiliación a la administradora | 10 | F | AAAA-MM-DD Esta fecha corresponde a la fecha de la selección. |
| 16 | Afiliación subsidiada | 1 | A | S – Si recibe subsidio N – No recibe subsidio |
| 17 | Código administradora | 6 | A | Número asignado por el Ministerio para el reporte de afiliaciones, a partir del código asignado por el ente supervisor que habilita estas entidades. |
| 18 | Código tipo de cotizante | 2 | N | 1- Dependiente. 2- Servicio doméstico 3- Independiente. 4- Madre comunitaria. 16- Independiente agremiado o asociado. 18- Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBC. 20- Estudiantes (Régimen especial- Ley 789/2002). 22- Profesor de establecimiento particular. 30- Dependiente entidades o universidades con régimen especial en salud 31- Cooperados o precooperativas de trabajo asociado. 3 2- Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana. 33- Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional. 34- Concejal o edil de Junta Administradora Local del Distrito Capital de Bogotá que percibe honorarios amparado por póliza de salud. 35- Concejal municipal o distrital que percibe honorarios no amparado con póliza de salud 36- Concejal municipal o distrital que percibe honorarios no amparado con póliza de salud beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional 43- Cotizante independiente no obligado a cotizar a pensiones con pago por tercero. 47- Trabajador dependiente de entidad beneficiaria del Sistema General de Participaciones – Aportes Patronales. 51- Trabajador de tiempo parcial Decreto 2616 de 2013 afiliado al Régimen Subsidiado en salud. 52- Beneficiario del Mecanismo de Protección al Cesante. 54- Prepensionado de entidad en liquidación |
| 19 | Tipo de identificación del aportante | 2 | A | TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía CE - Cédula de extranjería PA - Pasaporte NI - Número de identificación tributaria CD- Carnet diplomático PT – Permiso por protección temporal |
| 20 | Número de identificación del aportante | 17 | A | |
| 21 | Dígito de verificación del aportante | 1 | N | 0-9. El campo dígito de verificación del aportante no es obligatorio |
| 22 | Razón social del aportante | 150 | A | Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes. |
| 23 | Clase de aportante | 1 | A | A - Aportante con 200 o más cotizantes B - Aportante con menos de 200 cotizantes C - Aportante Mipyme que se acoge a Ley 590 de 2000 D - Aportante beneficiario de la Ley de Formalización y Generación de Empleo (Ley 1429 de 2010) I - Independiente |
| 24 | Departamento de la ubicación laboral | 2 | N | Tabla Departamentos – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 25 | Municipio de la ubicación laboral | 3 | N | Tabla Municipios – Tabla DIVIPOLA (División Político Administrativa de Colombia) del DANE |
| 26 | Fecha de vinculación con el aportante | 10 | F | AAAA-MM-DD |
| 27 | Estado de la afiliación o de vinculación con la ACCAI | 1 | N | 1- Activo cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que efectuaron la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, correspondientes a aportes del mes que se paga, no a aportes de períodos en mora. 2- Activo no cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que por alguna razón por ellos no se efectuó la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, pero que si han hecho por lo menos una cotización en los últimos seis meses. 3- Inactivo: son aquellos afiliados no pensionados que por alguna razón por ellos no se efectuó la cotización obligatoria en por lo menos los últimos seis meses. 6- Vinculado ACCAI |
| 28 | Al día | 1 | N | 1 - Al día 2 - En mora |
| 29 | Fecha de desvinculación con el aportante | 10 | F | AAAA-MM-DD |
| 30 | Fecha de retiro o traslado de administradora | 10 | F | AAAA-MM-DD |
| 31 | Causa del retiro o traslado | 2 | N | 0 - Anulado por multiafiliación 1 - Pensión 2 - Devolución de saldos 3 - Indemnización sustitutiva 4 - Traslado de régimen 5 - Traslado de administradora mismo régimen 6 - Fallecimiento 7 - Anulación 8 - Retracto 9 - Cedido por multiafiliación 10 - Afiliación por el empleador 11 - Duplicidad en la identificación 12 - Sustitución 13 - Fusión 14 - Liquidación 15 - Por inclusión errónea 16- Por Ley 2381 de 2024 17- Por renuncia al régimen de transición |
| 32 | Fecha de reconocimiento de la pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva | 10 | F | AAAA-MM-DD |
| 33 | Fecha de fallecimiento | 10 | F | AAAA-MM-DD |
| 34 | Código de la administradora a la que se traslada | 6 | A | Código utilizado para indicar en el caso de traslado, la administradora de destino. Este campo sólo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras o por cambio de régimen Es obligatorio cuando en el campo 40 el valor es SI |
| 35 | Fecha inicial del período de la información | 10 | F | AAAA-MM-DD |
| 36 | Fecha final del período de la información | 10 | F | AAAA-MM-DD |
| 37 | Total de registros relacionados en el archivo | 8 | N | |
| 38 | Nombre del Archivo (Con extensión.TXT) | 58 | A | Ver tabla "1.1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ARCHIVO" |
| 39 | Afiliado Transición | 1 | A | S- si el afiliado se encuentra en Régimen de Transición N- si el afiliado no se encuentra en Régimen de Transición |
| 40 | Traslado | 1 | N | 1- SI 2- NO Este campo sólo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras o por cambio de régimen |
ANEXO TÉCNICO PARA REPORTE POR UNA SOLA VEZ.
REPORTE DE AFILIADOS A PENSIONES EN REGIMEN DE TRANSICIÓN.
Las Administradoras de Fondos de Pensiones reportarán por una única vez al Ministerio de Salud y Protección Social a través de un archivo plano la información de los afiliados en Régimen de transición, de conformidad con lo establecido en el artículo 75 de la Ley 2381 de 2024.
Para el efecto, el contenido del archivo plano deberá cumplir con los criterios establecidos en el anexo técnico definido en los siguientes capítulos:
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL ARCHIVO
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVO PLANO
3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVO
4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DEL ARCHIVO
a. Estructura y especificación del nombre del archivo.
El archivo plano para el reporte de los afiliados a pensiones en Régimen de Transición, debe cumplir con los siguientes estándares:
| Componente del nombre de archivo | Valores permitidos o formato | Descripción | Longitud fija | Requerido |
| Módulo de información | RUA | Identificador del módulo de información del RUAF | 3 | SI |
| Tipo de fuente | 250 | Administradoras de Fondos de Pensiones | 3 | SI |
| Tema de información | APTR | Afiliados a pensiones en Régimen de Transición - Ley 2381 de 2024 | 4 | SI |
| Fecha de corte | AAAAMMDD | Fecha de corte de la información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador. Ejemplo: 20250701 | 8 | SI |
| Indicador de código | CO | Indicador de que a continuación está el dato de código de la entidad que reporta. CO | SI | |
| Código de la entidad reportadora | XXXXXXX | Código de la entidad reportadora. Número asignado por el Ministerio para el reporte de afiliaciones, a partir del código asignado por el ente supervisor que habilita estas entidades Ejemplos: 025-14 0025-3 230201 | 6 | SI |
| Extensión del archivo | .txt | Extensión del archivo plano.TXT | 4 | SI |
NOMBRE DEL ARCHIVO
| Tipo de archivo | Nombre de archivo | Longitud |
| Reporte de archivo de los afiliados a pensiones en Régimen de Transición | RUA250ATPRAAAAMMDDCOXXXXXX.TXT | 30 |
b. Estructura archivo de inconsistencias
Para los registros que presenten inconsistencias, se generará un archivo así:
| Componente del nombre de archivo | Valores permitidos o formato | Descripción | Longitud fija | Requerido |
| Módulo de información | PUB | Identificador de archivo de publicaciones | 3 | SI |
| Tipo de fuente | 200 | Administradoras de Fondos de Pensiones | 3 | SI |
| Tema de información | APTR | Afiliados a pensiones en Régimen de Transición - Ley 2381 de 2024 | 4 | SI |
| Fecha de corte | AAAAMMDD | Fecha de corte de la información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador. Ejemplo: 20250701 | 8 | SI |
| Indicador de código | CO | Indicador de que a continuación está el dato de código de la entidad que reporta. CO | 2 | SI |
| Código de la entidad reportadora | XXXXXXX | Código de la entidad reportadora. Número asignado por el Ministerio para el reporte de afiliaciones, a partir del código asignado por el ente supervisor que habilita estas entidades Ejemplos: 025-14 0025-3 230201 | 6 | SI |
| Extensión del archivo | .txt | Extensión del archivo plano.TXT | 4 | SI |
NOMBRE DEL ARCHIVO
| Tipo de archivo | Nombre de archivo | Longitud |
| Disposición de archivo de inconsistencias los afiliados a pensiones en Régimen de Transición | PUB200TPRAAAAMMDDCOXXXXXX.TXT | 30 |
c. Contenido del archivo a reportar
El archivo plano del reporte de los afiliados a pensiones en Régimen de Transición se estructura de la siguiente manera: comienza con un único registro de control (Registro Tipo 1), el cual sirve para identificar la entidad que proporciona la información; a continuación, se encuentran diversos registros de detalle, que inician con el Registro Tipo 2 y continúan secuencialmente, cada uno conteniendo los datos específicos solicitados, así:
Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por el delimitador coma (,).
c.1. REGISTRO TIPO 1 – REGISTRO DE CONTROL
Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en el archivo que sea enviado.
| No. | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 1: Valor que significa que es el registro de control | Si |
| 1 | Código de la entidad reportadora | 6 | A | Código de la entidad reportadora de las afiliaciones en Régimen de Transición. | Si |
| 2 | Fecha inicial de información reportada | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de inicio del período de información reportada. Fecha válida: 2025-01-01 | Si |
| 3 | Fecha final de información reportada | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de la entrada en vigencia de la Ley 2381 de 2024. Fecha Válida: 2025-07-01 | Si |
| 4 | Número total de registros de detalle contenidos en el archivo | 10 | N | Debe corresponder a la cantidad total de registros detalle tipo 2 contenidos en el archivo | Si |
c.2 REGISTRO TIPO 2 – REGISTRO DE DETALLE
A través del Registro Tipo 2, las entidades obligadas a reportar, proporcionan, por una única vez, los detalles específicos sobre los afiliados a pensiones en Régimen de Transición.
Los registros deben corresponder a las afiliaciones en estados vigentes (Activo cotizante, Activo no cotizante e Inactivo) que cumplan con las disposiciones establecidas en la Ley 2381 de 2024. Estos registros, deben estar presentes en la base de datos del RUAF e identificados por las administradoras de pensiones bajo el Régimen de Transición, deberán ser reportados una única vez.
| No. | Nombre del campo | Longitud máxima del campo | Tipo | Valores permitidos | Requerido |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 2: Valor que significa que es el registro de detalle de afiliados a pensiones en Régimen de Transición | Si |
| 1 | Código de la entidad reportadora | 6 | A | Código de la entidad reportadora de las afiliaciones en Régimen de Transición. | Si |
| 2 | Tipo de identificación de afiliado | 2 | A | Tipo de identificación del afiliado en Régimen de Transición, existente en la base de datos del RUAF. TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de ciudadanía CE - Cédula de extranjería CD - Carnet Diplomático PA- Pasaporte PE – Permiso Especial de Permanencia PT- Permiso por Protección Temporal | Si |
| 3 | Número de identificación del afiliado | 17 | A | Si | |
| 4 | Indicador Régimen de Transición | 1 | A | S- el afiliado está en Régimen de Transición | Si |
Notas:
1. Los registros reportados mediante este archivo por parte de las administradoras se marcarán en la base de datos del RUAF como Régimen de Transición, información que servirá como insumo para la generación del archivo de afiliaciones a pensiones para los Operadores de PILA.
2. Los registros reportados que no se encuentren en la base de datos del RUAF con una afiliación activa, para la administradora que reportó, se devolverán mediante archivo de inconsistencias, con la misma estructura y el código de devolución.
3. En el FTPS asignado a cada administradora, se dispondrá el documento con los códigos de devolución de información.
4. Los registros reportados en este archivo y que no tengan una afiliación activa o que no exista en la base de datos del RUAF, deberán ser transmitidos a través de la Plataforma PISIS, teniendo en cuenta el Anexo Técnico para el reporte de maestro de afiliaciones a pensiones de conformidad con la normatividad vigente.
5. Una vez actualizada la base de datos del RUAF con la información de afiliaciones que quedaron en Régimen de Transición indicadas por cada administradora, las administradoras del Régimen de Ahorro Individual, deben reportar las novedades de retiro de los registros que no quedaron marcados en transición, de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente.
6. Los retiros de registros que no queden en Régimen de Transición, se deben reportar con causal de retiro 16- Por Ley 2381 de 2024 y con fecha de retiro 2025-06-30, información que será tomada como referencia para la última administradora reportada en RUAF en Ley 100 de 1993, que será dispuesta en el archivo de afiliaciones a pensiones para Operadores de PILA.
2. CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO PLANO
El archivo debe ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
1. En el anexo técnico del archivo, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales
2. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivo plano de formato ANSI, con extensión.txt
3. El nombre del archivo y los datos del mismo deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes.
4. El separador de campos debe ser coma (,) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter coma (,).
5. Todos los campos en el archivo son obligatorios.
6. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas ("") ni ningún otro carácter especial.
7. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles.
8. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.
9. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.
10. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios.
11. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero.
12. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro
13. Los archivos deben estar firmados digitalmente.
3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVO
El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones.
https://web.sispro.gov.co/
Control de calidad de los datos.
La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente Anexo Técnico y realiza el proceso de validación, así:
- Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.
- Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.
Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación resulte exitosa.
Mesa de ayuda.
Con el propósito de brindar asistencia técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: https://www.sispro.gov.co/ayudas/Pages/Ayudas.aspx
soportepisis@minsalud.gov.co
Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace: https://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx
Tratamiento de la información.
Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, de la Ley 1712 de 2014, del capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la parte 2 del Decreto 1074 del 2015, y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.
Seguridad de la información.
Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.
4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO
La información de las personas afiliadas a pensiones beneficiarias de la transición prevista en el artículo 75 de la Ley 2381 de 2024, deberá ser reportada a este Ministerio por las administradoras, por una única vez, entre el 1 y el 15 de julio de 2025.