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RESOLUCIÓN 71842 DE 2022
(septiembre 29)
Diario Oficial No. 52.176 de 3 de octubre de 2022
ADMINISTRADORA DE RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
Por la cual se definen las especificaciones técnicas y operativas para la liquidación y reconocimiento de prestaciones económicas a favor de las EPS y EAS en el régimen contributivo y de los aportantes respecto a afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales y, se dictan otras disposiciones.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD (ADRES),
en ejercicio de sus facultades, en especial, de las conferidas en el numeral 12 del artículo 9o del Decreto número 1429 de 2016, los artículos 2.6.4.7.2 y 2.6.4.7.3 del Decreto número 780 de 2016, en desarrollo de lo previsto en el artículo 2.6.4.3.3.1 y el artículo 13 del Decreto ley 1281 de 2002 modificado por el artículo 93 del Decreto ley 2106 de 2019, y
CONSIDERANDO:
Que los artículos 206 y 207 de la Ley 100 de 1993 y el artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 2o de la Ley 2114 de 2021, establecen lo concerniente a las prestaciones económicas por incapacidad de origen común, licencias de maternidad, licencias de paternidad.
Que mediante el artículo 66 de la Ley 1753 de 2015, el Legislador creó a la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES), como una entidad de naturaleza especial del nivel descentralizado del orden nacional, adscrita al Ministerio de Salud y Protección Social, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio independiente, cuyo objeto es la administración de los recursos que financian el aseguramiento en salud.
Que, para el desarrollo de su objeto, el Legislador asignó a la ADRES la función de efectuar la liquidación, reconocimiento y giro de las Unidades de Pago por Capitación y demás recursos del aseguramiento obligatorio en salud, labor que, para el caso del régimen contributivo de salud, se ejecuta mediante el proceso de prestaciones económicas.
Que el cobro de licencias de maternidad y paternidad en el régimen contributivo por parte de las EPS y EAS a la ADRES se encuentra reglamentado en el artículo 2.6.1.1.2.1.0. del Decreto número 780 de 2016.
Que las especificaciones, la estructura y los formularios que soportan el proceso de prestaciones económicas se encuentran contenidos en la Resolución número 609 de 2012 y las Notas Externas 5215 de 2012 y 201433210469851 de 2014 proferidas por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Que las especificaciones, las estructuras y los formularios antes referidas, han continuado utilizándose por parte de la ADRES en virtud de lo establecido en el inciso final del artículo 2.6.4.7.3 del Decreto número 780 de 2016.
Que, en el marco de las facultades previstas en los artículos 2.6.4.7.2 y 2.6.4.7.3 del Decreto número 780 de 2016, se considera necesario consolidar en un único instrumento normativo las especificaciones técnicas y operativas, la estructura de datos y los formularios que soportan el proceso de prestaciones económicas, de manera que se garantice su consistencia, introduciendo además ajustes tendientes al fortalecimiento de los controles en el proceso de prestaciones.
Que por otra parte, el artículo 2.1.13.5 del Decreto número 780 de 2016, dispone, entre otros, que las prestaciones económicas a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud deberán ser tramitadas por los aportantes ante la ADRES, por afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales sobre los cuales se encuentran obligados a cotizar.
Que el artículo 8o de la Resolución número 5510 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social establece las reglas para el pago de prestaciones económicas a cargo del Fosyga hoy la ADRES por afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales.
Que, en desarrollo de las normas antes indicadas y en el marco de los principios que rigen la administración pública, entre otros, el debido proceso, eficacia, eficiencia y celeridad aplicables a los procesos a cargo de la ADRES, resulta necesario, teniendo en cuenta los aspectos propios técnicos y operativos de la entidad, determinar los términos y condiciones en el marco del procedimiento de reconocimiento de prestaciones económicas a un afiliado del régimen especial o de excepción con ingresos adicionales, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.6.4.3.3.2 del Decreto número 780 de 2016.
Que, teniendo en cuenta los desarrollos tecnológicos e informáticos necesarios para la adecuada implementación de algunos aspectos técnicos y operativos de que trata la presente resolución, es pertinente establecer un plazo para la exigibilidad de parte de estos.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ASPECTOS GENERALES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto definir las especificaciones técnicas y operativas para la liquidación y reconocimiento de las prestaciones económicas a favor de las EPS y EAS en el régimen contributivo y de los aportantes respecto a afiliados a regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales.
Así mismo, tiene por objeto determinar la estructura de la información que soporta el proceso de prestaciones económicas en el régimen contributivo.
ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las disposiciones contenidas en la presente resolución aplican a las Entidades Promotoras de Salud (EPS) que operan en el régimen contributivo, a las Entidades Adaptadas en Salud (EAS) y a la ADRES.
Así mismo aplica, a las personas naturales y jurídicas legitimadas para solicitar ante la ADRES el reconocimiento de prestaciones económicas de un afiliado del régimen especial o de excepción con ingresos adicionales.
ARTÍCULO 3o. DEFINICIONES. Para efectos del presente acto administrativo, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
a) Parto a término: Expulsión del feto fuera del organismo materno cuando tiene una edad gestacional entre 37 semanas y menos de 40 semanas.
b) Parto prematuro: Expulsión del feto fuera del organismo materno cuando tiene una edad gestacional entre 22 semanas y menos de 37 semanas.
c) Parto múltiple: Embarazo en que coexisten dos o más fetos en la cavidad uterina.
d) Parto prematuro y múltiple: Expulsión del feto fuera del organismo materno cuando tiene una edad gestacional entre 22 semanas y menos de 37 semanas, en el cual coexisten dos o más fetos en la cavidad uterina.
e) Parto no viable: interrupción espontánea o provocada de una gestación antes de término.
f) Fallecimiento de la madre: Fallecimiento de la mujer durante el embarazo o parto, por causas propias de la gestación o asociadas a ella.
g) Enfermedad de la madre: Enfermedad de la mujer durante o después del parto, por causas propias de la gestación o asociadas a ella que no le permiten efectuar el cuidado del menor.
h) Licencia por adopción: Acto jurídico en virtud del cual un adulto toma como propio a un hijo ajeno, con el fin de establecer con él una relación paternofilial con idénticos o análogos vínculos jurídicos que los que resultan de la procreación.
i) Licencia parental compartida: Con la licencia parental compartida los padres se podrán distribuir libremente entre sí las últimas seis semanas de la licencia de la madre, siempre y cuando se cumplan las condiciones y requisitos establecidos normativamente. El tiempo de licencia parental compartida se contará a partir de la fecha del parto.
j) Licencia de paternidad: Descanso remunerado otorgado para los hombres que van a ser padres. Este derecho está estipulado en el Código Sustantivo del Trabajo, el cual regula las relaciones de derecho individual del empleo.
k) Licencia flexible: La madre y/o padre podrán optar por una licencia parental flexible de tiempo parcial, en la cual, podrán cambiar un período determinado de su licencia de maternidad o de paternidad por un período de trabajo de medio tiempo equivalente al doble del tiempo correspondiente al período de tiempo seleccionado.
l) Licencia Ley ISAAC: licencia remunerada otorgada una vez al año y por un período de diez (10) días hábiles, de mutuo acuerdo entre empleador y trabajador (a), a uno de los padres trabajadores cotizantes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, o a quien detente la custodia y cuidados personales de un menor de edad que padezca una enfermedad o condición terminal.
ARTÍCULO 4o. ANEXOS TÉCNICOS. Con la presente resolución se adoptan los siguientes anexos técnicos:
1. Anexo técnico 1. Estructura de datos del proceso de prestaciones económicas: Contiene el detalle de los registros presentados por las EPS o aportantes para el cobro de licencias de maternidad, paternidad, parental compartida y parental flexible.
2. Anexo técnico 2. Formularios de resultado de cobro de licencias de maternidad y paternidad. Corresponde a los formatos mediante los cuales se presentan los resultados consolidados del proceso.
3. Anexo técnico 3. Causales de inconsistencia en el proceso de prestaciones económicas. Corresponde a las causales y códigos de glosa, generados cuando se presentan inconsistencia en los registros presentados por parte de la EPS.
PLATAFORMA ELECTRÓNICA DE PRESTACIONES ECONÓMICAS.
REGISTRO.
ARTÍCULO 5o. REGISTRO. Para la presentación de solicitudes de prestaciones económicas, las EPS y EAS en el régimen contributivo y los aportantes –personas jurídicas y naturales–, en el caso de afiliados a regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales, deberán registrarse en la plataforma electrónica dispuesta para tal efecto por la ADRES, la cual dispondrá de las siguientes condiciones:
1. Creación y actualización de datos. Para cualquier trámite contemplado en el presente acto administrativo, las EPS y EAS y los aportantes deberán ingresar a la plataforma electrónica y realizar el registro o actualización de sus datos.
2. Registro de dirección. Los aportantes en el caso de afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales, deberán registrar en la plataforma electrónica dispuesta para tal efecto, la dirección para la notificación de los actos administrativos expedidos por la ADRES en el proceso de reconocimiento de prestaciones económicas, la cual podrá ser física o electrónica. En el evento que la dirección sea electrónica, el aportante deberá informar expresamente que acepta la notificación de los actos administrativos expedidos por la ADRES por ese medio.
3. Información financiera. El aportante, ya sea persona jurídica en su calidad de empleador o personal natural tratándose de trabajador independiente, deberá adjuntar en la plataforma electrónica dispuesta la certificación bancaria y el Registro Único Tributario – RUT expedido por la DIAN, siempre que se esté obligado a tenerlo por sus actividades económicas.
ARTÍCULO 6o. SOLICITUDES. Las EPS y EAS en el régimen contributivo y los aportantes –personas jurídicas y naturales–, en el caso de afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales que requieran adelantar algún trámite de solicitud de pago de prestaciones ante la ADRES, deberán presentar la solicitud en la plataforma tecnológica teniendo en cuenta si se trata de reconocimiento de licencias de maternidad y paternidad o incapacidades por enfermedad general, según sea el caso.
PARÁGRAFO. En el caso de fallos de tutela en los que se ordene el reconocimiento de las licencias de maternidad o paternidad a la EPS o EAS por afiliados que no correspondan a esa entidad aseguradora, incluyendo los casos en los que se trate de prestaciones generadas en EPS en liquidación atribuidas por los jueces a las EPS receptoras, estas deberán acompañar su solicitud con la respectiva sentencia.
En estos casos, el reconocimiento del cobro a favor de la EPS o EAS por parte de la ADRES, se encuentra supeditado a la orden expresa del juez dirigida a esta Entidad administradora.
REPORTE DE LA INFORMACIÓN.
ARTÍCULO 7o. REPORTE DE LA INFORMACIÓN. Para la presentación de las solicitudes por parte de las EPS y EAS en el régimen contributivo y los aportantes –personas jurídicas y naturales–, en el caso de afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales, se deberá reportar la información requerida en la plataforma, necesaria para la validación de la procedencia del reconocimiento de la prestación económica solicitada
La ADRES informará al correo electrónico registrado por el solicitante, el número de la radicación objeto de trámite.
PARÁGRAFO 1o. La EPS y EAS deberá presentar la licencia de maternidad o de paternidad por el valor total de la prestación económica.
PARÁGRAFO 2o. Cuando las licencias de maternidad y paternidad objeto de la solicitud de reconocimiento a favor de la EPS o EAS se origine en una orden judicial, estas deberán registrar la información en la funcionalidad dispuesta para tal fin en la plataforma electrónica.
ARTÍCULO 8o. OPORTUNIDAD DEL REPORTE. Las solicitudes de reconocimiento se deberán presentar teniendo en cuenta lo siguiente:
8.1. Prestaciones económicas en el régimen contributivo. El término para solicitar el cobro de las licencias de maternidad y paternidad se contará a partir de la fecha de pago efectuada por la EPS y EAS al aportante, dentro del año siguiente a su reconocimiento y pago. La remisión extemporánea no dará lugar a reconocimiento a favor de la EPS o EAS.
Las EPS y EAS deberán presentar la información el último día hábil de la tercera semana de cada mes hasta las 10:00 a. m.
8.2. Afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales. Los aportantes deberán solicitar el reconocimiento de la licencia de maternidad o incapacidad por enfermedad general dentro de los 3 años siguientes a la fecha de inicio de la licencia o incapacidad.
En el caso de licencias paternidad, la presentación deberá efectuarse dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha de inicio de la licencia.
ARTÍCULO 9o. REPORTE PARA EL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO. En el caso de solicitudes de reconocimiento efectuadas por las EPS y EAS, el reporte de la información deberá efectuarse de una de las siguientes maneras:
9.1. Con el archivo denominado “PRESTLICDDMMAAAA.TXT” en la estructura prevista en el numeral 1.1.1. del anexo técnico 1, previamente validada por la Malla de Validación Universal (MAVU) vigente. El archivo debe contar con la firma digital del representante legal.
9.2. Por medio de un servicio web dispuesto en el portal web de la ADRES, en el cual remitirán los registros de las licencias objeto de la solicitud. Esta opción se presenta para las EPS y EAS que cuenten con esta funcionalidad tecnológica.
ARTÍCULO 10. REPORTE PARA AFILIADOS A LOS REGÍMENES ESPECIALES O DE EXCEPCIÓN CON INGRESOS ADICIONALES. En el caso de solicitudes de reconocimiento efectuadas por aportantes –personas jurídicas y naturales–, en el caso de afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales, el reporte de la información deberá efectuarse de una de las siguientes maneras:
10.1. Por medio de la selección y trámite de la prestación reportada en el sistema de información dispuesto por el Ministerio de Salud y Protección Social, en la plataforma tecnológica dispuesta por la ADRES para el efecto.
10.2. Con un archivo en la estructura definida en el Anexo Técnico 1 que hace parte de la presente resolución, tratándose de aportantes.
10.3. Mediante la generación del formulario de solicitud en la plataforma tecnológica.
PARÁGRAFO. Hasta tanto el Ministerio de Salud y Protección Social implemente el sistema de información respecto a las licencias de maternidad y paternidad, lo señalado en el numeral 2 del artículo 8o del presente acto administrativo aplicará únicamente para las Incapacidades por Enfermedad General.
ARTÍCULO 11. SOPORTES. En el caso de solicitudes de reconocimiento efectuadas por aportantes –personas jurídicas y naturales–, en el caso de afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales, en los casos previstos en los numerales 8.2 del artículo 8o del presente acto administrativo, la solicitud deberá acompañarse con los siguientes soportes:
11.1. Licencias de maternidad. La licencia de maternidad, expedida por la entidad del régimen especial o de excepción al que pertenece el afiliado, la cual deberá observar los requisitos dispuestos en el Decreto número 780 de 2016.
El certificado de nacido vivo o el registro civil, en el caso que hayan transcurrido 30 días desde el nacimiento.
Para hijos adoptivos, el aportante deberá remitir el certificado de adopción o acta de entrega del menor, emitido por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) o la entidad competente.
11.2. Licencias de paternidad. Los aportantes interesados en solicitar el reconocimiento de licencias de paternidad ante la ADRES, con el fin de que esta pueda realizar las respectivas validaciones a su cargo, deberán adjuntar el registro civil de nacimiento del menor.
11.3. Licencia parental compartida. Adicional a lo referido en el numeral 11.1, será necesario adjuntar el documento de mutuo acuerdo entre los padres y la autorización por escrito del acuerdo por parte del médico tratante respecto a la salud de la madre y el recién nacido.
ARTÍCULO 12. ALERTAS DE RADICACIÓN. En el caso en que se detecten inconsistencias en la información reportada, respecto a i) existencia del afiliado, ii) la afiliación al régimen contributivo o a un régimen especial o de excepción y iii) presentación duplicada en la misma solicitud, la plataforma alertará de las mismas al usuario, con el fin de que este proceda con la anulación o modificación del registro solicitado o en caso contrario, continúe con la validación o resultado.
VALIDACIONES Y LIQUIDACIÓN.
VALIDACIONES.
ARTÍCULO 13. VALIDACIONES. Con la información reportada la ADRES validará la solicitud presentada por la EPS o EAS o los aportantes –personas jurídicas y naturales–, en el caso de afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales, con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa vigente para la procedencia del reconocimiento.
Para el efecto, se efectuarán cruces de información con lo reportada en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), en la base de datos que consolida la información reportada por las entidades que operan los regímenes especiales y de excepción (BDEX), en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), en la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), en la que se reciba del Ministerio de Salud y Protección Social respecto a personas fallecidas y documentos no válidos, en la base de datos del INPEC y en el Sistema de Información dispuesto por el Ministerio de Salud y Protección Social para prestaciones económicas.
ARTÍCULO 14. REGLAS DE VALIDACIÓN. De acuerdo con la normativa vigente, para el reconocimiento por parte de la ADRES en el proceso de prestaciones económicas, se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
1. Afiliación. El afiliado por el cual se solicita el reconocimiento de la prestación económica debe existir y debe encontrarse en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) como cotizante activo del régimen contributivo en salud o en la Base de Datos BDEX como afiliado al régimen especial o de excepción, para la fecha de inicio de la licencia.
En el caso del régimen contributivo, el afiliado cotizante debe encontrarse en la EPS o EAS que presenta el cobro para la fecha de inicio de la licencia.
2. Cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud. Por el afiliado cotizante deben existir aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud para el mes de inicio de la prestación económica, ya sea al régimen contributivo o al Sistema como afiliado al régimen especial o de excepción con ingresos adicionales. No se tendrán en cuenta las cotizaciones que hayan sido objeto de devolución.
En el caso de incapacidades por enfermedad general de afiliados al régimen especial o de excepción con ingresos adicionales, los aportes deben haberse realizado como mínimo por las cuatro (4) semanas inmediatamente anteriores al inicio de la incapacidad.
El pago de las cotizaciones correspondientes al período de gestación debe efectuarse máximo en la fecha límite de pago del período de cotización en el que inicia la licencia o para el inicio de la misma, para ser tenidas en cuenta en la liquidación.
3. Oportunidad. La radicación de la solicitud de reconocimiento debe efectuarse dentro de los términos señalados en la ley para el efecto.
4. Tipo de salario. Para efectos del reconocimiento se tendrá en cuenta el tipo de salario del afiliado cotizante, ya sea fijo o variable.
5. Tiempos. En el caso de licencias de maternidad se deberán tener en cuenta los días de gestación para efectos del tipo de licencia a reconocer, esto es, parto no viable, a término y prematuro.
Para incapacidades por enfermedad general, se deberá validar que los días objeto de solicitud se encuentren dentro de aquellos que le corresponderá asumir a la ADRES y no al aportante o a la administradora de fondo de pensiones.
6. Traslape. No deberá existir traslape entre la incapacidad por enfermedad de origen común y la licencia de maternidad.
7. Consistencia de información. En el caso de prestaciones económicas del régimen contributivo, los datos reportados para el aportante en la Planilla Integral de Liquidación de Aportes (PILA) deben corresponder con la información registrada en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) para el afiliado cotizante dependiente.
8. Pago de la licencia de maternidad o paternidad. En el caso del régimen contributivo, la EPS o EAS deberá haber liquidado y pagado la licencia de maternidad o paternidad al aportante de acuerdo con los aportes efectuados al Sistema General de Seguridad Social en Salud, el término de gestación y el ingreso base de cotización (IBC).
ARTÍCULO 15. TÉRMINO PARA LA VALIDACIÓN. La ADRES, realizará la validación de las condiciones para el reconocimiento de prestaciones económicas en los siguientes términos:
a) En el caso de solicitudes de cobro de las EPS y EAS, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la fecha de presentación, el último día hábil de la tercera semana del mes.
b) En caso de prestaciones económicas por afiliados al régimen especial o de excepción con ingresos adicionales, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de la radicación de la solicitud.
LIQUIDACIÓN.
ARTÍCULO 16. LIQUIDACIÓN. La ADRES procederá con la liquidación de la prestación económica o solicitud de cobro requerida, teniendo en cuenta las siguientes reglas:
1. La liquidación debe tener en cuenta si se trata de un salario fijo o un salario variable.
2. La liquidación debe tener en cuenta la fecha de pago de los aportes, para determinar el reconocimiento.
3. El Ingreso Base de Cotización (IBC) por aportante, deberá ser calculado sobre el IBC diario.
4. No se podrá efectuar una liquidación por un IBC diario inferior al salario mínimo diario legal vigente (smdlv).
5. En el caso de los trabajadores dependientes o independientes con salario variable las variaciones en el IBC que excedan de cuarenta por ciento (40%) respecto del promedio de los doce (12) meses inmediatamente anteriores, no serán tomadas en consideración, en la parte que excedan de dicho porcentaje.
6. Todas las variables de cálculo en la liquidación deberán estar aproximadas al entero superior más cercano.
7. En el caso de licencias de maternidad y paternidad, adicionalmente se tendrá en cuenta lo siguiente:
7.1. La liquidación proporcional debe tener en cuenta el número de días cotizados frente al período real de gestación.
7.2. La liquidación debe efectuarse sobre la totalidad del período de gestación. No obstante, en el caso de licencias de maternidad para afiliadas con un Ingreso Base de Cotización equivalente a un salario mínimo mensual legal vigente (smmlv), se debe considerar que su reconocimiento se hará completo aún si ha dejado de cotizar hasta dos (2) períodos, continuos o discontinuos. En todo caso, debe contar con el aporte del período de inicio de la licencia.
8. La liquidación debe tener en cuenta que, en el caso de los trabajadores independientes, les corresponde asumir el aporte en las mismas condiciones de los trabajadores dependientes (4%) y el excedente del (8.5%) estará a cargo de la respectiva EPS.
RESULTADO.
RÉGIMEN CONTRIBUTIVO.
ARTÍCULO 17. RESULTADO. El resultado de las validaciones efectuadas por la ADRES, será:
1. Aprobada. Cuando la solicitud cumpla con todos los requisitos señalados por la normativa vigente y la liquidación efectuada por la EPS o EAS sea correcta.
2. Negada. Cuando la información reportada no cumpla con las validaciones establecidas en el Anexo número 3 de la presente resolución y da lugar a la imposición de una glosa.
ARTÍCULO 18. PUBLICACIÓN DEL RESULTADO. La ADRES publicará para las EPS y EAS, en la herramienta tecnológica dispuesta y en los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud cobro de licencias de maternidad y paternidad, el detalle de los registros aprobados y no aprobados en el archivo “PRESTLIC”, con la estructura prevista en el anexo técnico 1 del presente acto administrativo, según corresponda y el “Formulario de presentación y cobro de prestaciones económicas” y “Formulario de certificación de prestaciones económicas pagadas por cumplimiento de fallos de tutela” adoptado en el anexo técnico 2 de la presente resolución.
Las glosas del proceso de prestaciones económicas son las previstas en el anexo técnico 2 del presente acto administrativo, mediante la herramienta tecnológica dispuesta.
ARTÍCULO 19. RECONOCIMIENTO. Las solicitudes de licencias de maternidad y paternidad aprobadas mediante el proceso de prestaciones económicas serán objeto de pago por parte de la ADRES a la EPS o EAS solicitante en la cuenta maestra de pagos registrada por la entidad aseguradora.
ARTÍCULO 20. CORRECCIÓN LICENCIA GLOSADA. La EPS y EAS podrán presentar dentro de los dos meses siguientes a la publicación del resultado, una única subsanación con las correcciones a una licencia de maternidad y paternidad no aprobada, en la estructura prevista en el numeral 1.1.1. del Anexo Técnico 1, previamente validada por la MAVU, el último día hábil de la tercera semana de cada mes hasta las 10.00 a. m., mediante la herramienta tecnológica dispuesta, el archivo “PRESTCODENTIDADDDMMAAAA”. El archivo debe contar con la firma digital del representante legal.
La corrección deberá presentarse sobre las causales de glosa informadas en el resultado y solamente se puede efectuar respecto de los siguientes aspectos:
| Campo | Nombre del campo |
| 27 | Tipo de documento del aportante |
| 28 | Número de documento del aportante |
| 29 | Ingreso Base de cotización |
| 30 | Tipo de salario |
| 14 | Fecha de inicio de la licencia |
| 16 | Fecha de terminación de la licencia |
| 18 | Días pagados |
| 31 | Valor recobrado |
| 4 | Tipo de licencia |
| 11 | Días de gestación |
| 6 | Número de días Licencia parental Compartida |
PARÁGRAFO. En caso de no resultar procedente el reconocimiento de las licencias producto de la subsanación a las glosas impuestas, esto será informado a la EPS en el resultado del proceso de prestaciones económicas y no habrá lugar a subsanaciones posteriores.
PARÁGRAFO 2o. Las correcciones referidas en el presente artículo se encuentran en los campos 4, 6, 11, 14, 16, 18, 27, 28, 29, 30 y 31 del numeral 1.1.2. del Anexo Técnico 1.
ARTÍCULO 21. RELIQUIDACIÓN DE LICENCIAS APROBADAS. La EPS y EAS podrán presentar correcciones a una licencia de maternidad y paternidad aprobada, en la estructura prevista en el numeral 1.1.1. del Anexo Técnico 1, previamente validada por la MAVU, el último día hábil de la tercera semana de cada mes hasta las 10:00 a. m., mediante la herramienta tecnológica dispuesta, el archivo “PRESTCODENTIDADDDMMAAAA”. El archivo debe contar con la firma digital del representante legal.
La EPS o EAS únicamente podrá modificar la siguiente información:
| Campo | Nombre del campo |
| 29 | Ingreso Base de cotización |
| 30 | Tipo de salario |
| 16 | Fecha de terminación de la licencia |
| 18 | Días pagados |
| 21 | Valor de la licencia |
| 4 | Tipo de licencia |
| 11 | Días de gestación |
| 6 | Semanas Licencia parental Compartida |
La corrección, en caso de ser procedente, dará lugar a la reliquidación del pago de la licencia de maternidad o paternidad.
PARÁGRAFO 1o. Las correcciones referidas en el presente artículo se encuentran en los campos 4, 6, 11, 16, 18, 21, 29 y 30 del numeral 1.1.2. del Anexo Técnico 1.
PARÁGRAFO 2o. La EPS y EAS podrán efectuar correcciones al IBC posteriores a la causación de la licencia de maternidad o paternidad únicamente en los casos de ajuste salarial, previa validación de la liquidación y pago efectuado por parte de la EPS, para lo cual podrán solicitar la reliquidación de la licencia para el cobro de la diferencia.
ARTÍCULO 22. DEVOLUCIÓN DE LICENCIAS APROBADAS. En el caso que la EPS o EAS determine procedente la devolución de los recursos reconocidos por la ADRES en un proceso anterior, deberá presentar la devolución correspondiente en la estructura prevista en el numeral 1.1.1. del Anexo Técnico 1, previamente validada por la MAVU, el último día hábil de la tercera semana de cada mes hasta las 10 a.m., mediante la herramienta tecnológica dispuesta, el archivo “PRESTCODENTIDADDDMMAAAA”. El archivo debe contar con la firma digital del representante legal.
ARTÍCULO 23. REPORTE A LA UGPP Y AUTORIDADES COMPETENTES. La ADRES reportará a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) y demás autoridades competentes para que adelanten las acciones administrativas o penales a que hubiere lugar, las licencias aprobadas por trabajadores dependientes e independientes en los que se evidencie que la variación del IBC excede el cuarenta por ciento (40%) respecto de los doce (12) meses inmediatamente anteriores.
AFILIADOS AL RÉGIMEN ESPECIAL O DE EXCEPCIÓN CON INGRESOS ADICIONALES.
ARTÍCULO 24. ACTO ADMINISTRATIVO EMITIDO POR LA ADRES. La ADRES procederá a determinar mediante acto administrativo la procedencia o no del reconocimiento de la prestación económica solicitada por los aportantes –personas jurídicas y naturales–, en el caso de afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales, el cual deberá ser notificado personalmente a la dirección física o electrónica registrada de acuerdo con lo previsto en el artículo 4o del presente acto administrativo.
PAGO.
ARTÍCULO 25. PAGO A EPS Y EAS. La ADRES, una vez surtidas las validaciones y aprobada la solicitud, procederá con el giro de recursos a la cuenta maestra de pagos de la EPS o EAS.
ARTÍCULO 26. PAGO DE LA PRESTACIÓN ECONÓMICA POR AFILIADOS AL RÉGIMEN ESPECIAL O DE EXCEPCIÓN CON INGRESOS ADICIONALES. La ADRES, una vez se encuentre en firme el acto administrativo mediante el cual reconoció la prestación económica, procederá con el giro de recursos a la cuenta bancaria registrada por el aportante ante la ADRES según lo previsto en el artículo 5o del presente acto administrativo.
OTRAS DISPOSICIONES.
ARTÍCULO 27. RESPONSABILIDAD DE PAGO A LOS APORTANTES. De acuerdo con el artículo 2.2.3.1.1 del Decreto número 780 de 2016, le corresponde a las EPS y EAS efectuar el reconocimiento y pago de prestaciones a los aportantes. En ningún caso, la ADRES reconocerá directamente al aportante recursos por concepto de prestaciones económicas en el régimen contributivo en salud.
ARTÍCULO 28. RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACIÓN. Las EPS y EAS en el régimen contributivo y los aportantes –personas jurídicas y naturales–, en el caso de afiliados a los regímenes especiales o de excepción con ingresos adicionales deberán garantizar en todo momento la calidad de la información reportada, la cual deberá ser veraz y confiable.
ARTÍCULO 29. REINTEGRO DE RECURSOS. En caso de evidenciarse un presunto reconocimiento sin justa causa por concepto de reconocimiento de licencias de maternidad o paternidad por parte de la ADRES a las EPS y EAS, esta Entidad administradora de recursos dará inicio al procedimiento de que trata el artículo 3o del Decreto ley 1281 de 2002 y la Resolución número 1716 de 2019 o la que la modifique o sustituya.
ARTÍCULO 30. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Las entidades que participen en el proceso de prestaciones económicas serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto número 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso.
ARTÍCULO 31. COMPENSACIÓN DE MATERNIDAD DE LOS AFILIADOS DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO QUE CONTRIBUYEN SOLIDARIAMENTE AL SGSSS. El reconocimiento de la compensación de maternidad de los afiliados del régimen subsidiado que contribuyen solidariamente al Sistema General de Seguridad Social en Salud se efectuará en los términos y condiciones definidos por el Ministerio de Salud y Protección Social una vez se emita la reglamentación del caso.
ARTÍCULO 32. TRANSITORIEDADES. Para efectos de dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en la presente resolución, deberá tenerse en cuenta lo siguiente:
A partir de la entrada en vigencia de la presente resolución, las EPS y EAS deberán presentar la estructura de datos establecida en el Anexo Técnico 1 para las licencias parentales compartidas y parental flexible en el régimen contributivo.
Igualmente, las causales de inconsistencia del numeral 3.2 del Anexo Técnico 3 que hace parte del presente acto administrativo, aplicarán de manera inmediata.
La estructura de que trata el Anexo Técnico 1, el formulario del Anexo Técnico 2 y el numeral 3.1 del Anexo Técnico 3, serán exigibles a partir del 1 de abril de 2023. Hasta el 31 de marzo de 2023 se seguirán usando las estructuras previstas en la Nota Externa 5215 de 2012, excepto para licencias parentales compartidas y parentales flexibles.
Así mismo, la implementación y uso de la plataforma electrónica de prestaciones económicas será exigible de acuerdo con el cronograma de implementación que defina la ADRES. En cualquier caso, será exigible a partir del 1 de abril de 2023.
ARTÍCULO 33. VIGENCIA. La presente resolución entra en vigencia a partir de su publicación y deja sin efectos las que le sean contrarias, entre estas, el artículo 8o de la Resolución número 5510 de 2013.
PARÁGRAFO. Debe tenerse en cuenta la aplicación parcial de la estructura en el proceso de prestaciones económicas de acuerdo con la transitoriedad establecida en el artículo 32 del presente acto administrativo.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá D. C., a los veintinueve (29) días del mes de septiembre de 2022.
El Director General de la ADRES,
Jorge Enrique Gutiérrez Sampedro.
ESTRUCTURA DE DATOS DEL PROCESO DE LICENCIAS DE MATERNIDAD Y PATERNIDAD.
1. Prestaciones económicas
1.1. Archivo para el cobro de licencias de maternidad y paternidad
1.1.1. Estructura del nombre del archivo
Nombre del archivo: PRESTLICDDMMAAAA.TXT
| N° de campo | Descripción | Longitud | Tipo de campo |
| 1 | Prefijo: Para este tipo de archivo siempre es PRESTLIC | 8 | Carácter |
| 2 | Fecha: Fecha de presentación del archivo del proceso de prestaciones. El formato es DD/MM/AAAA | 10 | Alfanumérico |
1.1.2. Estructura del archivo de licencias de maternidad y paternidad
| Campo | Nombre | Variable permitida | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 1 | Código de la EPS | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EAS | 6 | Carácter | |
| 2 | Tipo de presentación | 1 = Primera vez | 1 | Numérico | |
| 2 = Corrección de prestación económica negada. | |||||
| 3 = Corrección de prestación económica aprobada | |||||
| 3 | Tipo de licencia | 1 = Licencia de maternidad | 1 | Numérico | |
| 2 = Licencia de paternidad | |||||
| 3 = Licencia para el cuidado de la niñez - Art. 3o, L. 2174/21 | |||||
| 4 | Ordenante | 0 = No aplica | 1 | Numérico | |
| 1 = Judicial | |||||
| 5 | Código proceso judicial | Corresponde al número de proceso judicial o administrativo | 23 | Numérico | |
| 6 | Destinatario de la orden judicial | 1 = EPS2 = EPS Y ADRES | Corresponde a quien la autoridad obliga a efectuar el reconocimiento. En el caso de ADRES cuando exista orden expresa de pago. | 2 | Numérico |
| 7 | A término | 0= No aplica 1= Aplica | Se debe diligenciar en uno (1) | 1 | Numérico |
| 8 | Parto prematuro | 0= No aplica 1= Aplica | cuando en el campo No 3 corresponda a tipo de licencia | ||
| 9 | Licencia por parto no viable | 0= No aplica 1= Aplica | de maternidad y paternidad teniendo en cuenta el evento y | ||
| 10 | Nacimiento múltiple | 0= No aplica 1= Aplica | las posibles combinaciones originadas de este, Si se | ||
| 11 | Extensión - fallecimiento de la madre | 0= No aplica 1= Aplica | diligencia el campo No 3 como tipo 3 los campos deben venir | ||
| 12 | Extensión - enfermedad de la madre o abandono | 0= No aplica 1= Aplica | marcados en cero (0) | ||
| 13 | Adopción | 0= No aplica 1= Aplica | |||
| 14 | Hijo con discapacidad | 0= No aplica 1= Aplica | |||
| 15 | Licencia parental y/o flexible Art. 2o, L. 2114/21 | 0 = No aplica | Se debe diligenciar cuando el campo No 3 Tipo de licencia | 1 | Numérico |
| parágrafo 4 y 5 | 1 = Parental compartida | registre: 1 = Licencia de maternidad | |||
| 2 = Parental flexible de tiempo parcial | 2 = Licencia de paternidad | ||||
| 3 = Parental compartida y flexible de tiempo parcial | |||||
| 16 | Serial BDUA | Corresponde al número de serial asignado en BDUA al cotizante | 10 | Numérico | |
| 17 | Tipo de cotizante | 1 Dependiente | Corresponde al tipo de cotizante, | 2 | Numérico |
| 2 Empleada doméstica | según la tipología establecida en | ||||
| 3 Independiente | la Resolución 454 de 2020 o la | ||||
| 4 Madre comunitaria o sustituta | norma que la modifique o sustituya. | ||||
| 12 Aprendices en etapa electiva | |||||
| 15 Desempleado con subsidio caja de compensación familiar – Protección al cesante | |||||
| 16 Independiente agremiado | |||||
| 17 Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBC | |||||
| 19 Aprendices en etapa productiva | |||||
| 20 Estudiantes régimen especial (Ley 789/02) | |||||
| 21 Estudiantes de postgrado en salud | |||||
| 31 Cooperados, precooperativas de trabajo asociado | |||||
| 44 Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración mayor o igual a un mes. | |||||
| 45 Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración menor a un mes. | |||||
| Campo | Nombre | Variable permitida | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 47 Trabajador dependiente con aportante beneficiario del Sistema General de Participaciones – SGP | |||||
| 48 Cotizante dependiente, con aportante beneficiario Ley Primer Empleo. (Ley 1429/2011) | |||||
| 52 Beneficiario del mecanismo de protección al cesante. | |||||
| 58 Estudiantes de prácticas laborales en el sector público. | |||||
| 59 Independiente con contrato de prestación de servicios superior a 1 mes | |||||
| 62 Personal del magisterio | |||||
| 18 | Tipo de documento del cotizante | CC Cédula de ciudadanía expedida por RNEC | Corresponde al tipo de documento del cotizante reportado en la planilla PILA, | 2 | Numérico |
| cD Carné diplomático expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores o la entidad que haga sus veces. | según la tipología establecida en la Resolución 454 de 2020 o la norma que la modifique o sustituya, para la fecha de inicio de la prestación económica. | ||||
| CE Cédula de extranjería | |||||
| SC Salvoconducto de permanencia. | |||||
| PA Pasaporte expedido por el país de origen sólo para extranjeros. | |||||
| PE Permiso Especial de Permanencia | |||||
| PT Permiso de Protección Temporal | |||||
| 19 | Número de documento del cotizante | Corresponde al número de documento del cotizante reportado en la planilla PILA. Para la fecha de inicio de la prestación económica. | 17 | Alfanumérico | |
| 20 | Tipo de documento del aportante | NI Número de Identificación Tributaria | Corresponde al tipo de documento del aportante, | 2 | Alfanumérico |
| CC Cédula de ciudadanía | según la tipología establecida en la Resolución número | ||||
| SC Salvoconducto de permanencia | 2153 de 2021 o la norma que la modifique o sustituya. | ||||
| CE Cédula de extranjería | |||||
| PA Pasaporte | |||||
| CD Carnet Diplomático | |||||
| PE Permiso Especial de Permanencia | |||||
| PT Permiso de Protección Temporal | |||||
| 21 | Número de documento del aportante | Corresponde al número de documento de identificación del aportante que tramitó la prestación económica. | 17 | Alfanumérico | |
| 22 | Tipo de documento del padre o madre según el caso de acuerdo con el tipo de licencia reportada. | CC Cédula de ciudadanía expedida por RNEC | Corresponden al tipo de documento madre o padre, según la tipología establecida en la Resolución número | 2 | Alfanumérico Tabla de referencia |
| CD Carné diplomático expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores o la entidad que haga sus veces. | 2153 de 2021 la norma que la modifique o sustituya. Campo obligatorio y debe diligenciarse con los datos de la madre para el cobro de la licencia de | ||||
| CE cédula de extranjería | paternidad o con los del padre para el cobro de la | ||||
| SC Salvoconducto de permanencia. | licencia de maternidad o extensión. | ||||
| PA Pasaporte expedido por el país de origen sólo para extranjeros. | |||||
| PE Permiso Especial de Permanencia | |||||
| PT Permiso de Protección Temporal | |||||
| 23 | Número de documento del padre o madre según el caso de acuerdo con el tipo de licencia reportada. | Corresponde al número de documento madre o padre. Campo obligatorio y debe diligenciarse con los datos de la madre para el cobro de la licencia de paternidad o con los del padre para el cobro de la licencia de maternidad o extensión. | 17 | Alfanumérico | |
| 24 | Fecha probable del parto | Corresponde a la fecha probable del parto según dictamen médico tratante. | 10 | Formato FECHA AAAA-MM-DD | |
| Campo | Nombre | Variable permitida | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 25 | Fecha de gestación | Corresponde a la fecha de nacimiento del menor | 10 | Formato FECHA AAAA-MM-DD | |
| 26 | Días de gestación | En este campo se deberá registrar el número de los días de gestación del bebé. | 3 | Numérico | |
| Este campo será requerido para todos los tipos de licencias. | |||||
| 27 | Fecha de inicio de la licencia | Diligenciar obligatoriamente la fecha en formato (dd/mm/aaaa), según la opción registrada en el campo 3. “Tipo de licencia”, si la opción corresponde a: “1 = Licencia de mater-nidad”: Corresponde a la | 10 | Formato FECHA AAAA-MM-DD | |
| fecha de iniciación de la licencia de la madre, señalada por el médico tratante. ”2 = Licencia de paternidad”: Corresponde a la fecha de iniciación de la licencia del padre. “3 = Licencia para el cuidado de la niñez - Artículo 3o, L. 2174/21”: Corresponde a la fecha de iniciación de la licencia otorgada a la madre, al padre o al custodio del menor. | |||||
| 28 | Fecha terminación de la licencia | Diligenciar obligatoriamente la fecha en formato (dd/mm/aaaa), según la opción registrada en el campo 3. “Tipo de Licencia”, si la opción corresponde a: “1 = Licencia de maternidad”: Corresponde a la fecha de terminación de la licencia de la madre, señalada por el médico tratante. “2 = Licencia de paternidad”: Corresponde a la fecha de terminación de la licencia del padre. “3 = Licencia para el cuidado de la niñez - Art. 3o, L. 2174/21”: Corresponde a la fecha de terminación de la licencia otorgada a la madre, al padre o al custodio del menor. | 10 | Formato FECHA AAAA-MM-DD | |
| 29 | Documento de identificación del menor nacido vivo o adoptado | Corresponde al número del registro civil de nacimiento del menor o adoptado en caso de ser nacimiento múltiple se debe diligenciar los números de cada menor con un delimitador separado punto y coma | 60 | Carácter | |
| 30 | Código CIE-10 (Clasificación internacional de enfermedades) | Corresponde al código CIE-10 de diagnóstico vigente referido por el médico tratante. | 5 | Carácter | |
| Debe diligenciarse obligatoriamente cuando en el campo 4 se registre la opción 9. | |||||
| 31 | Fecha de inicio de la licencia parental compartida | Diligenciar obligatoriamente la fecha en formato (dd/mm/aaaa), según la opción registrada en el campo 15. “Licencia parental y/o flexible Art. 2o, L. 2114/21 parágrafo 4 y 5, si la opción corresponde a: “1 = Parental compartida”, registre la fecha de iniciación de la licencia parental compartida otorgada al padre. | 10 | Formato FECHA AAAA-MM-DD | |
| 32 | Fecha fin de la licencia parental compartida | Diligenciar obligatoriamente la fecha en formato (dd/ mm/aaaa), según la opción registrada en el campo 15. “Licencia parental y/o flexible Art. 2o, L. 2114/21 parágrafo 4 y 5”, si la opción corresponde a: “1 = Parental | 10 | Formato FECHA AAAA-MM-DD | |
| Campo | Nombre | Variable permitida | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| compartida”, registre la fecha de terminación de la licencia parental compartida otorgada al padre. | |||||
33 | Fecha de inicio de la licencia flexible de tiempo parcial | Diligenciar obligatoriamente la fecha en formato (dd/mm/aaaa), según la opción registrada en el campo 15. “Licencia parental y/o flexible Art. 2o, L. 2114/21 parágrafo 4 y 5”, si la opción corresponde a: 2 = Parental flexible de tiempo parcial, registre la fecha de terminación de la licencia parental flexible | 10 | Formato FECHA AAAA-MM-DD | |
| de tiempo parcial acordada con el empleador por la madre o el padre del menor, para el disfrute de la Licencia Parental flexible de tiempo parcial. 3 = Parental compartida y flexible de tiempo parcial, registre la fecha de terminación de la licencia parental compartida que será disfrutada como licencia parental flexible de tiempo parcial, según se haya acordado con el empleador por parte del padre del menor. | |||||
| 34 | Fecha terminación de la licencia flexible de tiempo parcial | Diligenciar obligatoriamente la fecha en formato (dd/mm/aaaa), según la opción registrada en el campo 15. “Licencia parental y/o flexible artículo 2o, L. 2114/21 parágrafo 4° y 5°”, si la opción corresponde a: 2 = Parental flexible de tiempo parcial, registre la fecha de terminación de la licencia parental flexible de tiempo parcial acordada con el empleador por la madre o el padre del menor, para el disfrute de la Licencia Parental flexible de tiempo parcial. 3 = Parental compartida y flexible de tiempo parcial, registre la fecha de terminación de la licencia parental compartida que será disfrutada como licencia parental flexible de tiempo parcial, según se haya acordado con el empleador por parte del padre del menor. | 10 | Formato FECHA AAAA-MM-DD | |
| 35 | Fecha de pago de la licencia por la EPS o EOC al aportante | Fecha de pago de la licencia al aportante (dd/mm/ aaaa) | 10 | Formato FECHA AAAA-MM-DD | |
| 36 | Días pagados | Corresponde a la cantidad de días reconocidos y liquidados a los cuales tiene derecho de acuerdo con el tipo de licencia. | 3 | Numérico | |
| 37 | Tipo de documento del médico que expide la licencia | CC Cédula de ciudadanía expedida por RNEC | Corresponde al tipo de documento de identificación del médico que expide la licencia, | 2 | Alfanumérico Tabla de referencia |
| CD Carné diplomático expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores o la entidad que haga sus veces. | de acuerdo con la tipología establecida en la Resolución 454 de 2020 o la norma que la modifique o sustituya. | ||||
| CE Cédula de extranjería | |||||
| SC Salvoconducto de permanencia. | |||||
| PA Pasaporte expedido por el país de origen sólo para extranjeros. | |||||
| PE Permiso Especial de Permanencia | |||||
| PT Permiso de Protección Temporal | |||||
| Campo | Nombre | Variable permitida | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 38 | Número de documento del médico que expide la licencia | Corresponde al número de documento de identificación del médico que expide la prestación económica | 17 | Alfanumérico | |
| 39 | NIT de la Institución Prestadora de Servicios de Salud | Corresponde al número de NIT de la institución prestadora de servicios de salud que atendió el parto | 12 | Numérico | |
| 40 | Ingreso base de cotización | Corresponde al valor sobre el cual la EPS-EOC liquidó la prestación económica. | 12 | Numérico | |
| El valor reportado corresponderá al IBC reportado en la planilla de autoliquida-ción de aportes para el mes de inicio de la prestación económica y lo dispuesto en el Decreto número 1427 de 2022, Art. 2.2.3.4.5, en cuanto a las variaciones en el Ingreso Base de Cotización. | |||||
| En caso de quedar negada la licencia, en el archivo de resultado se reportará el IBC correcto. | |||||
| El valor registrado debe ser sin decimales. | |||||
| 41 | Tipo de salario | 1 = Fijo | Corresponde al tipo de salario, según la tipología establecida en la Resolución 454 de 2020 o la norma que la modifique o | 1 | Numérico |
| 2 = Variable | sustituya. | ||||
| 42 | Valor recobrado | Corresponde al valor recobrado por la EPS o EAS a la ADRES, el cual fue previamente pagado por estas al aportante. | 15 | Numérico | |
| 43 | Aprobación de la licencia | 1 = Sí | Este campo será generado y diligenciado exclusivamente por | 1 | Numérico |
| 2 = No | la ADRES | ||||
| 44 | Código de glosas para registros con inconsistencia | Este campo será generado y diligenciado exclusivamente por la ADRES. Corresponde al código de glosa establecida previa validación del registro. En caso de que se identifiquen múltiples glosas, se delimitarán con el carácter (;). | 60 | Alfanumérico | |
FORMULARIO DE RESULTADO DE COBRO DE LICENCIAS DE MATERNIDAD Y PATERNIDAD.
CAUSALES DE INCONSISTENCIA EN EL PROCESO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS.
3.1 Causales de inconsistencia proceso de licencias de maternidad y paternidad
Corresponde a las causales de inconsistencia derivadas de la estructura establecida en la presente resolución:
| Código de Glosa | Descripción | Validación | Criterio de Validación |
| LIC01 | La fecha de presentación debe corresponder al cronograma establecido | Se validar que la fecha sea coincidente con la registrada en la tabla de referencia | Se valida por la fecha de proceso |
| LIC02 | La información presentada debe corresponder a un registro previamente presentado | El registro presentado deberá corresponder con uno ya registrado en el histórico de licencias aprobadas | Se validar por la fecha de inicio y fin de la licencia de maternidad y paternidad |
| LIC03 | La información presentada debe corresponder a un registro previamente presentado y glosado | El registro presentado deberá corresponder con uno ya registrado en el histórico de licencias glosadas. | Se validar por la fecha de inicio y fin de la licencia de maternidad y paternidad |
| LIC04 | Los datos reportados no corresponden a los registrados en las bases de datos de afiliación | El afiliado debe existir en la Bases de datos de afiliación | Se valida por el tipo y número del documento del afiliado |
| LIC05 | No se encuentra afiliación con la EPS que presenta el registro para la fecha de inicio de la licencia. | La EPS que presenta el registro debe corresponder con la EPS en la que registra la afiliación de la BDUA para la fecha de Inicio de la licencia. | Se valida por el serial del afiliado y por la fecha de inicio de la licencia |
| Código de Glosa | Descripción | Validación | Criterio de Validación |
| LIC06 | El afiliado no se encuentra en estado activo para la fecha de inicio de la licencia. | El afilado debe registrar para la fecha de inicio de la licencia en estado activo en la BDUA. | Se valida por el serial del afiliado y por la fecha de inicio de la licencia |
| LIC07 | El afiliado no se encuentra en el Régimen Contributivo o Régimen especial o de excepción para la fecha de inicio de la licencia | El afiliado debe registrar en el régimen contributivo Régimen especial o de excepción para la fecha de inicio de la licencia. | Se valida por el serial del afiliado (EPS) y por tipo y número de documento del afiliado (APORTANTES) para la fecha de inicio de la licencia |
| LIC08 | El afiliado no cuenta con relación laboral con el aportante que está presentando el registro para la fecha de inicio de la licencia | El aportante debe registrar afiliación con el cotizante para la fecha de inicio de la licencia | Se valida por el serial del afiliado (EPS) y por tipo y número de documento del afiliado (APORTANTES) para la fecha de inicio de la licencia, tipo y numero de documento del aportante |
| LIC09 | El afiliado no tiene cotización para el período de inicio de la licencia. | El afiliado debe registrar con aporte para la fecha de inicio de la licencia. | Se valida por el serial del afiliado (EPS), Tipo de cotizante, tipo y número identificación aportante y fecha inicio de la licencia. |
| LIC10 | No cumple con las cotizaciones dentro del tiempo de la gestación para licencias de maternidad anteriores al 03- 12-2015 y de paternidad anteriores al 29-07-2021 | La cotización deberá ser continua, y completa dentro del período de gestación de la madre. | Se valida por el serial del afiliado (EPS), tipo y número de documento del cotizante, tipo y número identificación aportante, y fecha inicio de la licencia |
| LIC11 | La fecha de parto no es coincidente con la fecha de inicio de la licencia para parto no viable | La fecha de parto debe ser coincidente con la fecha de inicio de la licencia. | Se valida la fecha inicio de la licencia y por tipo de licencia. |
| LIC12 | Los días recobrados exceden los permitidos por tipo de licencia de maternidad | Los días recobrados deben corresponder con los calculados para reconocimiento de acuerdo con el tipo de licencia. | Días cotizados * Días a reconocer de acuerdo con la fecha de inicio de licencia 84 o 98 o 126) + Días de parto prematuro (Reportado en el campo 22 Días para nacimientos de niños prematuros) + 14 días múltiple + 14 días discapacidad / Días de Gestación = Días reconocimiento. |
| LIC13 | Los días recobrados exceden los permitidos por tipo de licencia de paternidad | Los días recobrados deben corresponder con los calculados para reconocimiento de acuerdo con el tipo de licencia. | Días cotizados * Días a reconocer de acuerdo con la fecha de inicio de licencia 8 o 14) / Días de Gestación = Días reconocimiento |
| LIC14 | Los días de gestación no corresponden a los días permitidos de acuerdo con el tipo de licencia | Se valida que los días de gestación sean acordes con al tipo de licencia, de acuerdo con la tabla paramétrica. | Se valida por el tipo de licencia y la fecha de inicio de la licencia. |
| LIC15 | No cumple con los días establecidos para el reconocimiento de licencias de parto prematuro y nacimiento múltiple. | Los días de nacimiento prematuro deben ser coincidentes con los días calculados entre la fecha gestacional y la fecha de nacimiento a término para licencias de parto prematuro y nacimiento múltiple. | Días de parto prematuro y el tipo de licencia y fecha de inicio de la licencia. |
| LIC16 | El valor recobrado no corresponde a la liquidación de acuerdo con el tipo de licencia. | El valor reportado recobrado debe ser igual valor liquidado a reconocer. Días reconocimiento * IBC cotizado diario) + 8.5% (cotizantes independientes) = valor a reconocer | Serial BDUA (EPS) Tipo y número de documento del aportante y la fecha de inicio de la licencia. |
| LIC17 | El valor liquidado debe ser de acuerdo con el tipo de licencia. | Días reconocimiento * IBC cotizado diario + 8.5% (cotizantes independientes) = valor a reconocer | Serial BDUA (EPS), Tipo y número de documento del cotizante y la fecha de inicio de la licencia. |
| LIC18 | Los días reportados no se encuentran dentro del rango establecido para para licencias de parto múltiple. | Los días de licencia de maternidad reportados deben corresponder con los días calculados de acuerdo con el tipo de licencia de parto múltiple. | Días de reconocimiento se encuentren en el rango establecido para este tipo de licencia entre 7 y 14 días adicionales a los de una licencia de maternidad de un solo hijo. |
| Código de Glosa | Descripción | Validación | Criterio de Validación |
| LIC19 | No cumple con los días para reconocimiento de licencia parental compartida | La licencia debe ser posterior a la expedición de la Ley 2114 de 2021 y los días de reconocimiento deben ser superiores a 12 semanas. | Se debe validar que la fecha de inicio de la licencia sea posterior al 28-07-2021 y los días de reconocimiento ser mayores a 84 días. |
| LIC20 | La fecha de expedición de la licencia supera el termino de los tres años, con relación a la fecha de pago | La licencia no puede expedición supera el termino de los tres años. | Fecha de expedición de la licencia y fecha de pago |
| LIC21 | No figura reportada la novedad de fallecimiento de la madre en la RNEC para licencias por “Fallecimiento de la madre”. | Debe estar reportado en la RNEC con fecha de fallecimiento posterior a la fecha de inicio de la licencia. | Tipo y número de documento del cotizante y fecha de inicio de la licencia |
| LIC22 | El cotizante se encuentra registrado como fallecido en la RNEC | El cotizante no debe registrar como fallecido en la RNEC | Tipo y número de documento del cotizante y fecha de inicio de la licencia |
| LIC23 | No cumple con las condiciones de padre o a quien detente la custodia para el reconocimiento de la licencia por enfermedad o fallecimiento de la madre. | Se debe validar los aportes de la madre durante el tiempo de gestación | Tipo y número de documento de la madre y fecha de inicio de la licencia |
| LIC24 | Ya se efectuó un reconocimiento por licencia por enfermedad o fallecimiento de la madre. | Se debe validar que para las licencias por enfermedad o fallecimiento de la madre no se haya efectuado un reconocimiento completo. | Tipo y número de documento de la madre, el padre y fecha de inicio de la licencia |
| LIC25 | La presentación se realiza por fuera del término dispuesto en el artículo 13 del Decreto ley 1281 de 2002. | La solicitud de reconocimiento de licencia de maternidad o paternidad o fallo de tutela debe realizarse dentro de los 12 meses siguientes al pago al aportante. | Se valida que entre la fecha de pago reportada y la fecha de presentación del proceso, no exceda los 365 días. |
| LIC26 | El IBC cotizado por el aportante, no corresponde con el presentado en la licencia dependiendo el tipo de salario. | El IBC deberá corresponder al registrado en el histórico de aportes según su tipo de salario. | Se debe validar por el serial, tipo y número documento aportante, Ingreso base de cotización, tipo salario (Fijo toma el del mes de inicio y variable toma el promedio dentro del año), y fecha inicio de la licencia. |
| LIC27 | La licencia presentada se encuentra incluida en otra prestación económica ya aprobada, registrada en el histórico de licencias e incapacidades. | La licencia no debe estar incluida dentro de otra licencia o incapacidad en el histórico de licencias e incapacidades aprobadas. | Se valida que el serial del afiliado, tipo y número identificación aportante y fecha inicio de la licencia |
| LIC28 | Los datos presentados para corrección de licencia aprobada no son coincidentes con los registrados en el histórico de licencias aprobadas o se identifica modificación a campos no permitidos, definidos para la corrección de una licencia aprobada. | El registro presentado deberá corresponder con uno ya registrado en el histórico de licencias aprobadas | Se valida por el serial del afiliado, tipo y número identificación aportante, y fecha inicio de la licencia |
| LIC29 | Los datos presentados para corrección de licencia glosada no son coincidentes con los registrados en el histórico de licencias glosadas o se identifica modificación a campos no permitidos, definidos para la corrección de una licencia glosada. | El registro presentado deberá corresponder con uno ya registrado en el histórico de licencias glosadas. | Se valida por el serial del afiliado, tipo y número identificación aportante, y fecha inicio de la licencia |
| LIC30 | Los datos del médico tratante no registran como personal médico | El médico debe registrar en la Base de Datos de RETHUS | Tipo y número de documento del médico tratante |
| LIC31 | La prestación económica no registra como expedida | La prestación económica no registra en la base de datos SIIN | Se valida por el tipo, número del documento del afiliado fecha de inicio de la licencia |
| LIC32 | El género reportado no es coincidente de acuerdo con el tipo de licencia presentada. | El tipo y número de documento del afiliado no corresponde con el género registrado en la RNEC | Se valida por el tipo, número del documento del afiliado y por tipo de licencia |
| Código de Glosa | Descripción | Validación | Criterio de Validación |
| LIC33 | La edad del cotizante reportado está dentro del rango de pensión establecida por el Gobierno Nacional | La edad presentada para la fecha de inicio de la licencia corresponde a la edad para pensión. | Se valida por el tipo, número del documento del afiliado, tipo de licencia y fecha de inicio de la licencia |
| LIC34 | La licencia de paternidad no debe superar los 30 días hábiles. | Se debe validar para las licencias de paternidad que la solicitud sea presentada dentro de los 30 días hábiles desde el inicio de la licencia. | Se valida por la fecha de inicio de la licencia. |
| LIC35 | Las licencias de maternidad y paternidad exceden el 40% en el valor de su IBC. | Se debe validar para las licencias de maternidad, que el IBC promedio de los 12 meses inmediatamente anteriores a la fecha de inicio de la licencia no excedan el 40%, si aplica esta regla no se tendrá en cuenta para el reconocimiento en la parte que exceda dicho porcentaje. | Se valida por el tipo, número del documento del afiliado, tipo de licencia y fecha de inicio de la licencia |
| LIC36 | La reliquidación de las licencias de maternidad y paternidad aplica solamente cuando haya un reajuste salarial y exista la cotización correspondiente. | Se debe validar que exista cotización que modifique el IBC para el período de inicio de la licencia | Se valida por el tipo, número del documento del afiliado, y fecha de inicio de la licencia. |
3.2 Causales de inconsistencia proceso de licencias de maternidad y paternidad
Corresponde a las causales de inconsistencia derivadas de la estructura establecida en la Nota externa 5215 de 2012:
| Código | Descripción |
| GNP000 | Valida que el serial del afiliado (campo 6) exista en la BDUA |
| GNP001 | Validar por el serial BDUA, tipo y número de identificación del aportante y fecha inicio de la licencia, que el registro no se encuentre más de una vez dentro del archivo. |
| GNP002 | Valida en la BDUA que el afiliado pertenezca a la entidad que recobra la licencia, al régimen contributivo en estado activo para la fecha de inicio de la licencia. |
| GNP003 | Válida para el período de inicio de la Licencias por serial BDUA, tipo y número de identificación del aportante y fecha inicio de la licencia, que exista cotización en la HAC o HA. |
| GNP004 | Valida por serial BDUA la continuidad y el cumplimiento de los aportes de acuerdo al tipo de licencia o días de gestación. |
| GNP005C1 | Cálculo de licencia - Valida IBC Fijo para cotizantes tipo 4 aplica para licencias Proporcionales (7-8-9-11) independientes del SMLMV |
| GNP005C2 | Cálculo de licencia - Valida IBC Fijo para cotizantes diferentes de 3 y 16 aplica para licencias Normales (1-2-3-10) |
| GNP005C3 | Cálculo de licencia - Valida IBC Fijo para cotizantes tipo 3 y 16 aplica para licencias Proporcionales (7-8-9-11) - independientes del SMLMV |
| GNP005C4 | Cálculo de licencia - Valida IBC Fijo para cotizantes tipo 3 y 16 aplica para licencias Normales (1-2-3-10) |
| GNP005C5 | Cálculo de licencia - Valida IBC Variable para cotizantes tipo 4 aplica para licencias Proporcionales (7-8-9-11) - independientes del SMLMV |
| GNP005C6 | Cálculo de licencia - Valida IBC Variable para cotizantes diferentes de 3 aplica para licencias Normales (1-2-3-10) |
| GNP005C7 | Cálculo de licencia - Valida IBC Variable para cotizantes tipo 3 y 16 aplica para licencias Proporcionales (7-8-9-11) - independientes del SMLMV |
| GNP005C8 | Cálculo de licencia - Valida IBC Variable para cotizantes tipo 3 aplica para licencias Normales (1-2-3-10) |
| GNP005C9 | Cálculo de licencia - Valida IBC Fijo para cotizantes diferentes de 3 y 16 aplica para licencias Normales (4-5-6) |
| GNP005C10 | Cálculo de licencia - Valida IBC Fijo para cotizantes tipo 3 y 16 aplica para licencias Normales (4-5-6) |
| GNP005C11 | Cálculo de licencia - Valida IBC Variable para cotizantes diferentes de 3 y 16 para licencias Normales (4-5-6) |
| GNP005C12 | Cálculo de licencia - Valida IBC Variable para cotizantes tipo 3 y 16 para licencias Normales (4-5-6) |
| GNP005C13 | Cálculo para licencias por Fallos de Tutela contra el valor pagado reportado por la EPS. |
| GNP006 | Valida que la licencia que se está cobrando no tenga periodos cerrados incluidos entre su fecha de inicio y fecha de fin |
| GNP007 | Valida que entre el inicio y fin de la licencia existe por lo menos un período cerrado, se debe verificar que la cantidad de días que se están cobrando más la cantidad de días ya pagos no excedan |
| GNP008 | Valida los días de gestación presentados, si son diferentes con los ya aprobados registrados en el histórico. Esta validación se realiza por serial BDUA, fecha inicio y fecha fin de la licencia. |
| GNP009 | Validar que los días solicitados a cobrar más los días pagados registrados en el Histórico de esas licencias, no excedan la cantidad de días máximos permitidos a reconocer por tipo de licencia. |
| GNP010 | Valida que la fecha inicio o la fecha de fin de la licencia, no estén incluidas dentro de otra licencia ya registrada en el Histórico de licencias. |
| Código | Descripción |
| GNP011 | Válida para licencia proporcionales Acuerdo 414 (7, 8, 9 u 11), los días de gestación mínimos y máximos de acuerdo con el tipo de licencia. |
| GNP012 | Válida para licencia proporcionales Acuerdo 414 (7, 8, 9 u 11), que no se presente diferencia en los días de gestación. |
| GNP013 | Válida para licencia 7, 8, 9, 11, que el tipo de cotizante corresponda a independiente con IBC de hasta 1 SMLMV. |
| GNP014 | Valida con los datos del cotizante, que no se encuentre reportado como fallecido o cancelado por la RNEC o, que la fecha inicio de la licencia sea anterior a la fecha de fallecimiento o cancelación. |
| GNP015 | Válida para las licencias por Fallecimiento de la madre, que por los datos reportados en los campos 25 y 26, figure la novedad de fallecimiento en la RNEC tomando la fecha de inicio de la licencia. |
| GNP016 | Válida para las licencias por Fallecimiento de madre que el padre a quien se hizo el reconocimiento de la licencia sea cotizante al régimen contributivo, en estado activo o suspendido. |
| GNP017 | Válida para partos prematuros, que la diferencia de días entre la fecha gestacional y la fecha de nacimiento a término, coincidan con los días para nacimiento de niños prematuros. |
| GNP018 | Válida para partos múltiples, que la diferencia de días entre la fecha de inicio de la licencia y la fecha gestacional no está entre el rango de días (7-14) días establecidos. |
| GNP019 | Válida para partos prematuros y múltiples, que la diferencia de días entre la fecha gestacional y la fecha de nacimiento a término, no coinciden con los días para nacimiento de niños prematuros. |
| GNP020 | Valida que si corresponde a una licencia como corrección de prestación económica glosada, valida que corresponda con una del histórico de licencias glosadas. |
| GNP021 | Validar que entre la fecha de pago de la licencia al aportante y la fecha del proceso de Prestaciones Económicas, haya máximo 1 año. |
| GNP022 | Valida que si el tipo de cotizante es distinto a independiente, el tipo y número de identificación del cotizante debe ser diferente al tipo y número de identificación del aportante. |
| GNP023 | Valida que los días cobrados de la licencia, no superen los días máximos a reconocer para el tipo de licencia. |
| GNP024 | Valida que la diferencia de días calculada entre la fecha de inicio y la fecha fin de la licencia, no supere los días máximos a reconocer para el tipo de licencia. |
| GNP025 | Valida por tipo licencia, que la fecha de inicio de licencia esté dentro de la vigencia de fechas paramétrica. |
| GNP026 | Válida para corrección de licencias aprobadas, que no exista modificación en los campos establecidos en la norma. |
| GNP027 | Válida para parto no viable, que la fecha de inicio de la licencia sea igual a la fecha gestacional. |
| GNP028 | Valida que el IBC reportado, sea coincidente con el que se encuentra en los aportes por aportante, tipo de cotizante y período, acorde al tipo de salario reportado. |
| GNP029 | Válida para corrección de licencias aprobadas, que corresponda con una del histórico de licencias aprobadas. |
| GNP030 | Valida que, si corresponde a una licencia como corrección de prestación económica glosada, valida que corresponda con una del histórico de licencias glosadas. |
| GNP031 | Válida para las licencias por tutela, con fecha de pago posterior al 20/06/2014 no exista más de un año entre la fecha de pago y la fecha de proceso. |
| GNP032 | Valida que los días de gestación, no corresponden con el tipo de licencia contra tabla paramétrica. |
| GNP033 | Valida por serial BDUA, que el género registrado en la BDUA corresponda según el tipo de licencia contra tabla paramétrica. |
| GNP034 | Valida por género, que la edad del cotizante este dentro del rango de edad mínima y máxima permitida por el Gobierno Nacional por minoría de edad o pensión. |
| GNP035 | Valida que la licencia de maternidad y paternidad no supere los dos meses (dos procesos) establecidos por la norma para la subsanación de la glosa, teniendo en cuenta el serial BDUA, tipo y número de documento del aportante y la fecha de inicio de la licencia. |
| GNP036 | Válida que para las licencias parentales compartidas, que acorde a los aportes dentro del tiempo de gestación, cumpla como mínimo las primeras 12 semanas que corresponde a 84 días, si no cumple los días mínimos a compartir. |
| GNP037 | Validara para las licencias parentales compartidas, para el padre validara que los días máximos a compartir, no superen las 6 semanas que corresponde a 42 días. |
| GNP038 | Validara que para las licencias parentales compartidas que los días reconocidos no excedan los días máximos permitidos para el tipo de licencia. |
| GNP039 | Validara que para las licencias parentales compartidas, con el número de identificación del menor o los menores, tenga relación con el padre solicitante. |
| GNP040 | Validara para las licencias parentales compartidas al padre que este no se encuentre condenado de acuerdo con los delitos establecidos en el artículo 2° del parágrafo 4° de la Ley 2114 de 2021. |
NOTAS:
La EPS y EAS podrán presentar dentro de los dos meses siguientes a la publicación del resultado, una única subsanación con las correcciones a una licencia de maternidad y paternidad no aprobada.
En el caso de registros que presenten por fuera del término de 2 meses o más de una vez para la subsanación de la glosa, se informará en el resultado del proceso a la EPS o EAS, en tanto resulta improcedente su trámite.