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RESOLUCIÓN 1734 DE 2020
(septiembre 29)
Diario Oficial No. 51.453 de 30 de septiembre de 2020
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
Por la cual se definen las condiciones generales para la operación del Sistema General de Pensiones en el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT).
EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL Y EL MINISTRO DEL TRABAJO,
en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 2.1.2.1 del Decreto 780 de 2016 y
CONSIDERANDO:
Que, mediante el artículo 11 del Decreto 2353 de 2015, compilado por el artículo 2.1.2.1 del Decreto 780 de 2016, se creó el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT), para registrar, reportar y consultar, en tiempo real, los datos de la información básica y complementaria de la afiliación y sus novedades en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Que, a través del Decreto 2058 de 2018, por medio del cual se modifican el Título 2 de la Parte 1 del Libro 2 y el artículo 2.1.5.1 del Decreto 780 de 2016, se incorporó el Sistema General de Riesgos Laborales en el SAT.
Que, con el propósito de reducir la carga regulatoria para las empresas y promover su desarrollo y formalización, objetivo previsto en el documento Conpes 3956 del 8 de enero de 2019, se planteó, como una obligación a cargo del Gobierno nacional, reducir a cero los costos indirectos de los requisitos de la formalización, que entre otros frentes permita al empleador registrarse ante las entidades de seguridad social y poder afiliar, trasladar y realizar las demás transacciones relacionadas con la seguridad social de sus empleados por medio del portal único transaccional.
Que el Decreto 1818 de 2019, que modificó el Título 2 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, dispuso la inclusión del Sistema General de Pensiones y del Sistema de Subsidio Familiar en el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT), señalando que las transacciones que puedan realizar los diferentes usuarios, de acuerdo con las competencias de estos y los niveles de acceso que se definan para ambos sistemas, deben ser determinadas por el Ministerio de Salud y Protección Social, conjuntamente con el Ministerio del Trabajo.
Que el inciso segundo del artículo 2.1.2.1 del Decreto 780 de 2016 establece que el Sistema de Afiliación Transaccional es el medio para el registro de la afiliación y el reporte de novedades, sin perjuicio de las plataformas o medios tecnológicos de que dispongan los administradores del Sistema General de Pensiones, cuya información relativa a la afiliación y reporte de novedades de sus afiliados, en todo caso, deberá ser reportada en el SAT.
Que el artículo 2.1.2.2 del citado Decreto 780 de 2016 establece que constituyen elementos básicos del Sistema de Afiliación Transaccional, la información de referencia para la correcta identificación de los afiliados y para controlar la multiafiliación al interior del Sistema de Seguridad Social Integral, al de Subsidio Familiar y los regímenes especial y de excepción, cuando aplique, y la plataforma tecnológica y de comunicaciones que soporte este sistema, entre otros.
Que la Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, otorga validez y fuerza obligatoria a la información que se encuentra en forma de mensaje de datos, siempre y cuando sea accesible para su posterior consulta, pueda identificarse el iniciador del mensaje y cuente con su aprobación.
Que el artículo 7o ibídem establece que, cuando cualquier norma exija la presencia de una firma, dicho requisito se entenderá satisfecho con un mensaje de datos, siempre y cuando, se haya utilizado un método que permita identificar al iniciador del mensaje y que el contenido cuenta con su aprobación.
Que el artículo 8o ejusdem prevé los mismos efectos jurídicos, esto es, validez y fuerza obligatoria, a la información que sea presentada y conservada en su forma original y enviada a través de un mensaje de datos, siempre que exista alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, como mensaje de datos o en alguna otra forma, y que, de requerirse la presentación de la información, esta sea presentada.
Que, dada la validez y fuerza obligatoria de los mensajes de datos, bajo las condiciones previstas por la Ley 527 de 1999, tales efectos resultan aplicables al proceso de afiliación y reporte de novedades a las administradoras del Sistema General de Pensiones a través del Sistema de Afiliación Transaccional, conforme con la normativa que, respecto de traslados y cambios de régimen, se encuentran vigentes.
Que, en consecuencia, se hace necesario fijar las condiciones generales para la operación del Sistema General de Pensiones en el Sistema de Afiliación Transaccional, con el fin de agilizar los trámites de afiliación y reporte de novedades, y de esta manera contribuir con la Política de Formalización Laboral.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto fijar las condiciones generales, así como las reglas técnicas para la afiliación y el reporte de novedades, para la operación del Sistema General de Pensiones en el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT).
ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución aplica a las Administradoras del Sistema General de Pensiones, a los empleadores, a los trabajadores dependientes e independientes y en general, a toda persona natural o jurídica obligada a afiliar y reportar novedades al Sistema General de Pensiones, así como a aquellos que se afilien de manera voluntaria a este Sistema.
ARTÍCULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente resolución se adoptan las siguientes definiciones:
3.1. Autenticación: proceso mediante el cual la persona ingresa su usuario y clave para acceder al SAT.
3.2. Autorizaciones: permisos, consentimientos o aprobaciones que el usuario otorga al SAT, para el uso y disposición de su información en los procesos que este requiera.
3.3. Declaraciones: manifestaciones generales o específicas, que el usuario debe hacer al realizar transacciones en el SAT.
3.4. Registro: proceso mediante el cual las personas naturales o jurídicas se registran en el SAT, previa validación de su identificación, con base en la información de referencia de las entidades responsables de la expedición de los documentos de identificación.
3.5. Rol: condición de un usuario registrado y autenticado en el SAT, que le da la competencia para realizar determinadas transacciones.
3.6. Transacción: trámite en línea que puede realizar un usuario del Sistema General de Pensiones en el SAT.
3.7. Usuario: persona que se registra y autentica en el SAT para realizar transacciones propias del Sistema General de Pensiones.
ARTÍCULO 4o. ROLES PARA LA OPERACIÓN DEL SAT EN EL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES. Para la operación del Sistema General de Pensiones en el Sistema de Afiliación Transaccional, se establecen los siguientes roles:
4.1. Rol Administradora del Sistema General de Pensiones: condición del representante legal de una Administradora del Sistema General de Pensiones, o a quienes autorice o delegue en el SAT, para consultar las transacciones que realicen sus afiliados y los futuros afiliados que hayan presentado una solicitud de afiliación ante la Administradora de Pensiones, siempre y cuando hayan autorizado su consulta de datos ante el SAT, al igual que realizar las verificaciones de su competencia, y reportar toda la información relacionada con la afiliación y sus novedades.
4.2. Rol Empleador Persona Jurídica: condición del representante legal de una persona jurídica que tiene la calidad de empleador, o a quien autorice o delegue en el SAT, para efectuar las transacciones de reporte de novedades y hacer las consultas que le sean habilitadas por el SAT, de acuerdo con sus obligaciones en el Sistema General de Pensiones.
4.3. Rol Empleador Persona Natural: condición de una persona natural que tiene la calidad de empleador, o a quien autorice o delegue en el SAT, para efectuar las transacciones de reporte de novedades y hacer las consultas que le sean habilitadas por el SAT, de acuerdo con sus obligaciones en el Sistema General de Pensiones.
4.4. Rol Ministerio del Trabajo: condición del representante legal del Ministerio del Trabajo, o a quien autorice o delegue en el SAT, para consultar las transacciones efectuadas por los actores del Sistema General de Pensiones sobre la afiliación y novedades a este Sistema, y administrar la asignación de roles que apliquen.
4.5. Rol Persona Natural: condición de una persona natural, nacional o extranjera, para reportar la solicitud de afiliación, las novedades de cambio de régimen o traslado de entidad administradora de pensiones en el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad (RAIS), de acuerdo con sus obligaciones en el Sistema General de Pensiones.
4.6. Rol Superintendencia Financiera de Colombia: condición del representante legal de la Superintendencia Financiera de Colombia, o a quien autorice o delegue en el SAT, para consultar las transacciones efectuadas por los actores del Sistema General de Pensiones.
OPERACIÓN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES EN EL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL (SAT).
ARTÍCULO 5o. OPERACIÓN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES EN EL SAT. Los usuarios registrados en el portal web www.miseguridadsocial.gov.co podrán realizar las solicitudes de afiliación, de traslado de administradora y de régimen, reporte de novedades y consultas al Sistema General de Pensiones, según los roles y niveles de acceso que les sean asignados, en los términos establecidos en la normatividad vigente.
ARTÍCULO 6o. IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES EN EL SAT. La identificación y datos básicos de los usuarios en el SAT serán validados contra la información de referencia disponible. Los datos básicos de identificación de los usuarios que sean ingresados al Sistema de Afiliación Transaccional (SAT) deberán coincidir con la información de referencia.
Si la información es coincidente no será necesario allegar documentación soporte. Si no es coincidente o no existe en la información de referencia del SAT, el Sistema dispondrá de los medios para la recepción, clasificación y recuperación de soportes digitales, en aquellos casos en los que sea necesario aportar documentos para acreditar la identificación. En todo caso, no se podrá exigir documentación que repose en la información de referencia del SAT.
ARTÍCULO 7o. FUNCIONALIDADES PARA EL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES EN EL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL (SAT). El SAT dispondrá para el Sistema General de Pensiones, en una primera etapa, las siguientes funcionalidades:
7.1 Afiliación al Sistema General de Pensiones. La funcionalidad de solicitud de afiliación al Sistema General de Pensiones a través del SAT se efectuará por parte de las personas naturales que se encuentren obligadas a afiliarse o aquellas que de forma voluntaria deseen afiliarse, de conformidad con la normativa del Sistema General de Pensiones, y tendrá en cuenta:
El solicitante elegirá, de manera libre y voluntaria, la Administradora del Sistema General de Pensiones a la que desea vincularse, para lo cual el SAT dispondrá de forma aleatoria el signo distintivo de cada una de las Administradoras del Sistema General de Pensiones autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia, y desplegará el documento dispuesto por la administradora correspondiente, el cual deberá contener una explicación sucinta del régimen seleccionado.
El SAT registrará la selección y validará frente a sus fuentes de referencia si el solicitante ya se encuentra afiliado a una Administradora del Sistema General de Pensiones. En caso de no encontrarse vinculado, el Sistema le dispondrá la información mínima exigida en el artículo 2.2.2.1.8 del Decreto 1833 de 2016 y demás normas que la modifiquen o sustituyan, para su registro y envío a la administradora seleccionada. En caso de que el solicitante ya se encuentre vinculado a una Administradora del Sistema General de Pensiones, recibirá la información pertinente respecto de dicha situación, indicándole la Administradora a la cual se encuentra afiliado y su fecha de vinculación.
El SAT enviará en línea a la Administradora del Sistema General de Pensiones seleccionada, la solicitud de vinculación inicial, efectuada por la persona natural registrada en el portal web “www.miseguridadsocial.gov.co”, en la estructura de datos establecida en el acto administrativo que adopte el Ministerio de Salud y Protección Social, que deberá contener, como mínimo, la información establecida en el artículo 2.2.2.1.8 del Decreto 1833 de 2016, y demás normas que la modifiquen o sustituyan.
Una vez recibida la solicitud de vinculación inicial por parte de la Administradora del Sistema General de Pensiones, esta deberá efectuar el proceso de validación correspondiente y enviará en línea al SAT la confirmación dentro del término establecido en el artículo 2.2.2.1.10 del Decreto 1833 de 2016, en la estructura de datos establecida en la resolución que se adopte para tal efecto.
El SAT registrará la confirmación de la vinculación inicial que remita la Administradora del Sistema General de Pensiones, actualizará su sistema de información, y notificará al solicitante y al respectivo empleador registrado en el portal web “www.miseguridadsocial. gov.co”.
7.2 Retracto de la selección de Administradora del Sistema General de Pensiones. La solicitud de retracto de Administradora del Sistema General de Pensiones seleccionada a través del SAT, en los términos establecidos en el artículo 2.2.2.2.1 del Decreto 1833 de 2016 o la norma que lo modifique o sustituya, solo aplicará para trámites que hayan sido realizados a través de esta plataforma.
El SAT enviará en línea a la Administradora del Sistema General de Pensiones seleccionada, la solicitud de retracto, en la estructura de datos establecida en el acto administrativo que se adopte para tal efecto.
Recibida la solicitud de retracto, la Administradora del Sistema General de Pensiones deberá efectuar el proceso de validación correspondiente y enviar en línea al SAT la respuesta, en la estructura de datos establecida en la resolución que se adopte para tal efecto.
7.3 Reporte de novedades. El SAT dispondrá las funcionalidades que permitan el reporte de las novedades de inicio y terminación de la relación laboral por parte de los empleadores; y el reporte por parte del trabajador independiente de las novedades de inicio y retiro. El SAT notificará dichas transacciones a las Administradoras del Sistema General de Pensiones en la estructura de datos establecida en el acto administrativo que se adopte para el efecto.
PARÁGRAFO 1o. El SAT remitirá a las Administradoras del Sistema General de Pensiones la información validada contra las fuentes de referencia de que dispone, para que estas realicen los procesos de su competencia.
Cuando el SAT no disponga de información de referencia, los usuarios deberán adjuntar los soportes documentales que en el Sistema General de Pensiones se requieran, para la aprobación de la transacción y posterior verificación por parte de las Administradoras del Sistema General de Pensiones, previa notificación por parte del SAT, para lo cual el Sistema dispondrá de los medios para la recepción, clasificación y recuperación de soportes digitales correspondientes, y disposición para consulta por parte de las Administradoras del Sistema General de Pensiones.
PARÁGRAFO 2o. Las funcionalidades enunciadas en el presente artículo y efectuadas a través del SAT, no eximen a las personas naturales y a los empleadores del cumplimiento de las demás obligaciones que le son propias, de acuerdo con la normativa del Sistema General de Pensiones. De igual manera, la operación del SAT no releva a las Administradoras del Sistema General de Pensiones del cumplimiento de sus obligaciones relacionadas con la afiliación y derivadas de esta, así como la verificación de novedades.
PARÁGRAFO 3o. Las transacciones que no se terminen en el portal www.miseguridadsocial. gov.co serán remitidas a la Administradora del Sistema General de Pensiones correspondiente, para que realice los procesos de su competencia. Estas transacciones se enviarán en la estructura de datos establecida en la resolución que se adopte para tal efecto.
ARTÍCULO 8o. DISPOSICIÓN DE LAS TRANSACCIONES EFECTUADAS. El SAT reportará en línea a cada Administradora del Sistema General de Pensiones la información de las solicitudes de afiliación y novedades en el Sistema General de Pensiones registradas en el SAT de sus afiliados, de acuerdo con lo establecido en el acto administrativo que se adopte para tal efecto.
El SAT dispondrá para la consulta de los empleadores, la información de la afiliación de los trabajadores dependientes por los cuales se encuentren obligados a efectuar aportes al Sistema General de Pensiones; de igual modo, dicho sistema dispondrá para consulta de los demás actores, según el rol y nivel de acceso que le sea permitido en el SAT, la información relacionada con la afiliación y las novedades al Sistema General de Pensiones.
ARTÍCULO 9o. PUESTA EN OPERACIÓN DE FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES A TRAVÉS DEL SAT. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 782 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Desde el segundo semestre del año 2021 se adelantará el proceso de validación y depuración de la información de afiliados del Sistema General de Pensiones que reposa en el Registro Único de Afiliados (RUAF) para su incorporación en el SAT y una vez incorporada dicha información entrarán en operación, de manera gradual, las funcionalidades establecidas en el artículo 7o de la presente resolución, en los términos y estructura de datos establecida por el Ministerio de Salud y Protección Social.
OTRAS DISPOSICIONES.
ARTÍCULO 10. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso.
ARTÍCULO 11. DIVULGACIÓN DEL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL (SAT). Las Administradoras del Sistema General de Pensiones podrán apoyar la divulgación del Sistema de Afiliación Transaccional, a través de sus oficinas de atención al afiliado o la dependencia correspondiente.
ARTÍCULO 12. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 29 de septiembre de 2020.
El Ministro de Salud y Protección Social,
Fernando Ruiz Gómez.
El Ministro de Trabajo,
Ángel Custodio Cabrera Báez