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RESOLUCIÓN 2389 DE 2019
(septiembre 2)
Diario Oficial No. 51.065 de 3 de septiembre 2019
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
Por la cual se definen los lineamientos generales para la operación del Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL) en el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT) y se adopta el formulario de afiliación y traslado del empleador al Sistema General de Riesgos Laborales.
EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,
en ejercicio de sus facultades legales, en especial, las conferidas en el numeral 23 del artículo 7o del Decreto Ley 4107 de 2011, el artículo 2.1.2.1 del Decreto número 780 de 2016 y en desarrollo del artículo 2.1.2.2 del Decreto número 780 de 2016 y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 2.2.9.1.2.1 del Decreto número 1078 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Tecnologías y de las Comunicaciones, señaló como uno de los componentes de la estrategia de Gobierno Digital el denominado TIC para la Sociedad, cuyo objetivo es “fortalecer la sociedad y su relación con el Estado en un entorno confiable que permita la apertura y el aprovechamiento de los datos públicos, la colaboración en el desarrollo de productos y servicios de valor público, el diseño conjunto de servicios, la participación ciudadana en el diseño de políticas y normas, y la identificación de soluciones a problemáticas de interés común”;
Que, a través del artículo 2.1.2.1 del Decreto número 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, se creó el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT) y se dispuso que este Ministerio lo administrará y definirá la responsabilidad de cada uno de los actores en el registro y reporte de información en el sistema, la estructura de datos y los medios magnéticos o electrónicos que se requieran para procesar la información. Dicha norma fue adicionada por el Decreto número 2058 de 2018, en el sentido de incorporar el Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL) en el SAT;
Que el Conpes 3956 del 8 enero de 2019, “POLÍTICA DE FORMALIZACIÓN EMPRESARIAL”, dispuso entre las recomendaciones dirigidas a esta Cartera, la de garantizar la cobertura del portal único transaccional a los demás trámites requerimientos del sistema de seguridad social, entre los que se incluyen aquellos del SGRL;
Que la incorporación del SGRL en el SAT, que en su primera fase comprenderá la información de los empleadores, facilita el flujo de información entre los agentes que intervienen en el sistema general de riesgos laborales, lo que conlleva la optimización de las herramientas dispuestas en el mismo y disminuye las barreras de acceso;
Que, por lo anterior, se hace necesario fijar las condiciones generales para la operación del SGRL en el SAT, establecer las reglas que deben cumplir quienes intervengan en la afiliación, el reporte de novedades; señalar la disposición de la información relevante en relación con el mismo y adoptar el formulario de afiliación y traslado del empleador al SGRL;
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto fijar las condiciones generales para la operación del Sistema General de Riesgos Laborales en el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT), las reglas que deben cumplir quienes intervengan en la afiliación, el reporte de novedades y la disposición de la información relevante en relación con este, y adoptar el formulario de afiliación y traslado del empleador en el Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL).
ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 2945 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> La presente resolución aplica a las entidades Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), a los empleadores, a las entidades o universidades públicas de los Regímenes Especial y de Excepción, a las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado, a las misiones diplomáticas, consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la legislación colombiana; a los pagadores de aportes de contrato sindical, respecto de afiliado participe-dependiente; a las entidades territoriales certificadas en educación, a las instituciones de educación y a las escuelas normales superiores y, a las entidades, empresas o instituciones públicas o privadas donde se realicen prácticas formativas de estudiantes.
PARÁGRAFO. Las empresas que se constituyan a partir del 1 de enero de 2020 podrán realizar su proceso de afiliación a una ARL a través el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT); no obstante, una vez afiliada deberán reportar las novedades de inicio y terminación de la relación laboral de sus trabajadores y la de los estudiantes en práctica formativa, mediante este Sistema.
OPERACIÓN DEL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES EN EL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL.
ARTÍCULO 3o. GENERALIDADES DE LA OPERACIÓN DEL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES EN EL SAT. Los usuarios realizarán las transacciones de afiliación, reporte de novedades y consultas al SGRL a través del portal web “www.miseguridadsocial.gov.co”.
Las personas o entidades, que tengan la competencia para afiliar personal al SGRL, mencionadas en el artículo precedente, para efectos de la presente resolución, se denominarán empleadores, y el personal a su cargo, trabajadores o estudiantes en práctica formativa.
Los empleadores podrán realizar en el SAT las transacciones de reporte de las novedades que se derivan de su rol, así como aquellas que corresponden a sus trabajadores o estudiantes en práctica formativa.
La afiliación y reporte de novedades al SGRL a través del SAT, relacionadas con los empleadores, los trabajadores y los estudiantes en práctica formativa, no los exime del cumplimiento de las obligaciones definidas por la normativa vigente. De igual manera, la operación del SAT no releva a las ARL del cumplimiento de sus obligaciones relacionadas con la afiliación y derivadas de esta, así como la verificación de novedades.
Cuando el SAT no disponga de información de referencia, los usuarios deberán adjuntar los soportes documentales que en el SGRL se requieran para la aprobación de la transacción y posterior verificación por parte de la ARL.
Si no se requiere información adicional y los empleadores hubieren realizado el registro del “Rol empleador”, las ARL no podrán requerir los documentos para acreditar su identificación, ya que esta puede ser consultada en el SAT.
ARTÍCULO 4o. ROLES PARA LA OPERACIÓN DEL SAT EN EL SGRL. Para la operación del Sistema de Afiliación Transaccional del Sistema General de Riesgos Laborales, adicionalmente a los roles establecidos en la Resolución 768 de 2018, se definen los siguientes:
a) Rol empleador: Persona jurídica o natural que tiene la calidad de empleador para efectuar las transacciones, de acuerdo con sus obligaciones en el Sistema de Seguridad Social Integral (SSSI);
b) Rol ARL: Representante legal de una ARL para acceder a las transacciones que realicen sus afiliados, realizar las verificaciones de su competencia y reportar toda la información relacionada con la afiliación y novedades de su población afiliada, incluidos los empleadores;
c) Rol Ministerio del Trabajo: Representante legal del Ministerio del Trabajo para acceder a consultas de la afiliación y novedades del SGRL.
La disposición y el acceso de la información de que trata el presente artículo está definida en el Anexo 2, que hace parte integral de la presente resolución.
ARTÍCULO 5o. PREVALENCIA DEL MEDIO DE REPORTE DE INFORMACIÓN DEL SGRL EN EL SAT. Una vez entre en operación el formulario de afiliación y novedades del SGRL a través del SAT, las transacciones efectuadas en este primarán sobre la afiliación y reporte de novedades realizadas directamente en la ARL o de las novedades reportadas a través de la Planilla Integrada de Aportes (PILA).
ARTÍCULO 6o. TRANSACCIONES EN EL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL (SAT). Los empleadores podrán realizar en el SAT las transacciones de afiliación, el reporte de novedades y el registro con el “Rol Empleador”.
Las funcionalidades asociadas a los roles del SGRL en el SAT y los roles requeridos para realizar las transacciones en el SAT se definen en el numeral 1 del Anexo 2, que hace parte integral de esta resolución. Las funcionalidades del SGRL en el SAT guardarán estricta sujeción a los requerimientos establecidos en la normativa vigente.
ARTÍCULO 7o. DISPOSICIÓN DE LAS TRANSACCIONES EFECTUADAS. El SAT reportará en línea la información a cada ARL de las transacciones de afiliación y reporte de novedades de los empleadores, sin perjuicio de que estos las consulten en el Sistema.
El SAT dispondrá para la consulta de los empleadores los datos básicos de la afiliación de los trabajadores dependientes y estudiantes en práctica formativa por los cuales se encuentren obligados a efectuar aportes al Sistema General de Riesgos Laborales. El SAT dispondrá para consulta de los demás actores del Sistema General de Riesgos Laborales, según el ROL, la información relacionada con la afiliación y las novedades al Sistema. Así mismo, el SAT, informará a las EPS la novedad de traslado de ARL efectuada por el empleador.
ARTÍCULO 8o. SIMULTANEIDAD DE LA AFILIACIÓN Y REPORTE DE NOVEDADES A TRAVÉS DEL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL Y DE LOS FORMULARIOS FÍSICOS. Durante la incorporación gradual del reporte de novedades del SGRL a través del SAT y hasta cuando este Ministerio determine la operación plena del SAT, las ARL deberán reportar la información relacionada con la afiliación y reporte de novedades de los trabajadores y estudiantes en práctica formativa en el “Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades al Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL)”, adoptado mediante Resolución número 3310 de 2018, o la norma que la modifique o sustituya, y la afiliación y traslado de empleadores en el SGRL a través del “Formulario Único de Afiliación y Traslado del Empleador al Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL)”, que se adopta en el Anexo 3, que hace parte integral de la presente resolución.
Cuando las novedades sean reportadas a través del SAT, los empleadores no requerirán el diligenciamiento físico o electrónico del “Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades al Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL)” ni del “Formulario Único de Afiliación y Traslado del Empleador al Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL)”.
ARTÍCULO 9o. OPERACIÓN DE LOS SERVICIOS WEB Y LAS FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES (SGRL) EN EL SAT. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 906 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> La entrada en operación de los servicios web y las funcionalidades del Sistema General de Riesgos Laborales -SGRL en el SAT se realizará de manera gradual, así.
2.1. Servicios WEB para el reporte de la información de las ARL a SAT
2.1.1. A partir de la incorporación de la información de la afiliación de que trata el artículo 13 de la presente resolución, entrarán en operación los siguientes servicios web en el SAT, con los cuales se inicia el proceso de interoperabilidad.
a) Afiliación del empleador a una ARL.
b) Administración de sede (creación, inactivación y actualización).
c) Administración de centro de trabajo (creación, inactivación y actualización).
d) Traslado del empleador de ARL.
e) Variación del centro de trabajo.
f) Retracto del traslado del empleador de ARL.
g) Inicio de una relación laboral o práctica formativa.
h) Terminación de una relación laboral o práctica formativa.
i) Modificación del ingreso base de cotización.
j) Reporte de mora en el pago de aportes al SGRL, acuerdos de pago e incumplimiento de acuerdo de pago.
k) Reclasificación del riesgo de un centro de trabajo.
l) Consulta de empresas afiliadas o trasladadas y sus retractaciones.
m) Consulta de estructura de la empresa.
2.1.2. A partir del mes de agosto de 2020, de manera gradual, entrarán en operación los siguientes servicios web:
a) Incapacidad temporal por accidente o enfermedad de origen común.
b) Licencia de maternidad.
c) Licencia de paternidad.
d) Suspensión temporal del contrato de trabajo o práctica formativa.
e) Vacaciones.
f) Licencia remunerada.
g) Licencia no remunerada.
h) Incapacidades por accidente de trabajo o enfermedad laboral.
i) Comisión de servicios no remunerada por el empleador.
j) Muerte del empleador persona natural.
k) Retiro por muerte del trabajador o estudiante en práctica formativa.
l) Retiro definitivo de la empresa al SGRL.
m) Anulación de inicio de relación laboral o práctica formativa.
n) Corrección del tipo de cotizante o subtipo de cotizante.
o) La validación del Registro Único Tributario (RUT), cuando el SAT no tenga esta información de referencia.
Los servicios web incluirán las novedades de interrupción, prórroga, cancelación o corrección según corresponda.
2.2. Funcionalidades dentro del SAT
De manera gradual durante el segundo semestre del año 2020, se dispondrán las siguientes funcionalidades, adicionales a las de afiliación del empleador a una ARL y retracto de afiliación a una ARL que se encuentran en producción:
a) Traslado ARL.
b) Variación del centro de trabajo.
c) Retracto de la solicitud de traslado de ARL.
d) Reclasificación del riesgo de un centro de trabajo.
e) Inicio de una relación laboral o práctica formativa.
f) Terminación de una relación laboral o práctica formativa.
g) Modificación del ingreso base de cotización.
h) Incapacidad temporal por accidente o enfermedad de origen común.
i) Licencia de maternidad.
j) Licencia de paternidad.
k) Suspensión temporal del contrato de trabajo o práctica formativa.
l) Vacaciones.
m) Licencia remunerada.
n) Licencia no remunerada.
o) Incapacidades por accidente de trabajo o enfermedad laboral.
p) Comisión de servicios no remunerada por el empleador.
q) Muerte del empleador persona natural.
r) Retiro por muerte del trabajador o estudiante en práctica formativa.
s) Retiro definitivo de la empresa al SGRL.
t) Anulación de inicio de relación laboral o práctica formativa.
u) Corrección del tipo de cotizante o subtipo de cotizante.
v) Validación del Registro Único Tributario (RUT), cuando el SAT no tenga esta información de referencia.
PARÁGRAFO 1o. Las Administradoras de Riesgos Laborales deben mantener actualizados sus sistemas de información con base en las transacciones que se realicen a través de SAT, desarrollando los respectivos servicios web conforme a la gradualidad en que las funcionalidades entren en producción.
PARÁGRAFO 2o. Las ARL no podrán requerir documentos para acreditar la identificación de los empleadores, cuando en el SAT estos hubieren realizado el registro del “Rol empleador”. Dicha información podrá ser consultada en el SAT.
REPORTE DE INFORMACIÓN AL SAT.
ARTÍCULO 10. REPORTE DE INFORMACIÓN DEL EMPLEADOR. Las personas jurídicas y naturales que tienen la calidad de empleador, al momento de la activación del “Rol Empleador”, deberán adjuntar el Registro Único Tributario (RUT), cuando el SAT no disponga de esta información. La ARL deberá validar el soporte documental a través del SAT y, cuando se trate del traslado, lo hará de manera previa a la efectividad del mismo.
Los empleadores, una vez realicen la afiliación a la ARL, deberán registrar en el SAT los centros de trabajo y las sedes, entendidas estas como el lugar que, bajo la denominación de filial, sucursal, agencia, territorial, delegación, dependencia, oficina y demás formas organizativas, a las que una persona natural o jurídica desarrolla su actividad y asocia centros de trabajo. Así mismo, deberán vincular a cada centro de trabajo y sede, según corresponda, la clase de riesgo y la actividad económica.
Igualmente deberán asociar los trabajadores o estudiantes en práctica formativa, de manera individual o masiva, que laborarán en cada centro de trabajo, y seleccionar la modalidad presencial o teletrabajo. Cuando se produzcan cambios en las sedes o en los centros de trabajo, el empleador deberá reportar a través del SAT la actualización de la información o su inactivación.
Los empleadores deberán reportar las novedades relacionadas en el artículo 9o de esta resolución.
ARTÍCULO 11. REPORTE DE INFORMACIÓN DE LAS ARL. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 906 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las ARL, una vez realizada la incorporación de la información de que trata el artículo 13 de la presente resolución, deberán reportar al Sistema de Afiliación Transaccional SAT la siguiente información, en los términos establecidos en el Anexo Técnico 2 que hace parte integral de este acto administrativo:
a) Las afiliaciones y reporte de novedades que se realicen a través del formulario dispuesto para tal fin.
b) Ejercicio del derecho al retracto.
c) La mora de los aportantes al SGRL.
d) Los acuerdos de pago suscritos con empleadores y el incumplimiento de este.
e) La reclasificación de riesgo de los centros de trabajo.
ARTÍCULO 12. INCUMPLIMIENTO DEL DEBER DE SUMINISTRAR INFORMACIÓN VERAZ, CLARA, COMPLETA, SUFICIENTE Y OPORTUNA. Los usuarios deberán suministrar información veraz, clara, completa, suficiente y oportuna y que corresponda a la verdad material de las transacciones que realicen en el SAT. El incumplimiento de esta obligación deberá ser reportado por la ARL al Ministerio del Trabajo o la Unidad Aministrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), según corresponda. Si el incumplimiento es de la ARL, este Ministerio dará traslado al Ministerio del Trabajo, para lo de su competencia.
INCORPORACIÓN DE LA INFORMACIÓN AL SAT.
ARTÍCULO 13. INCORPORACIÓN DE INFORMACIÓN DE AFILIACIÓN DEL SGRL EN EL SAT. <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 906 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Este Ministerio incorporará al SAT la información de afiliación en el SGRL de los empleadores, con los trabajadores y estudiantes en práctica formativa, con corte a 5 de junio de 2020, información que debe ser depurada previamente por las ARL, en los periodos y plazos previstos a continuación:
| Período de la Información a reportar | Plazo para enviar el archivo plano | ||
| Fecha inicial | Fecha de corte | Desde: | Hasta: |
| 1994-06-22 | 2019-11-05 Piloto I | 2019-11-06 | 2019-11-14 |
| 1994-06-22 | 2019-12-05 Piloto II | 2019-12-06 | 2019-12-12 |
| 1994-06-22 | 2020-01-07 Piloto III | 2020-01-08 | 2020-01-14 |
| 1994-06-22 | 2020-06-05 | 2020-06-13 | 2020-06-18 |
Una vez finalice el plazo para el envío del archivo plano, este Ministerio realizará las validaciones correspondientes, incorporando la información al SAT y comunicará a las ARL la fecha en que deben utilizar los servicios web.
ARTÍCULO 14. REGLAS DE INCORPORACIÓN DE INFORMACIÓN DE LA AFILIACIÓN DEL SGRL EN EL SAT. La incorporación de la información de afiliación vigente de los empleadores al SGRL en el SAT, se sujetará a las siguientes reglas:
1. Las ARL reportarán los empleadores con los que tenga afiliación activa a las fechas de corte determinadas por este Ministerio, con exclusión de los siguientes empleadores:
a) Aquellos que, por registrar mora en el pago de los aportes, la ARL mantiene su relación activa, aunque se tenga la certeza de que se produjo el traslado a otra ARL, donde la vigencia del traslado es anterior a la fecha de corte;
b) Aquellos cuya relación con la ARL solo obedece a la afiliación de trabajadores independientes con contrato de prestación de servicios.
2. Las ARL darán cumplimiento a lo dispuesto en el parágrafo 1 del artículo 7o de la Ley 1562 de 2012, con los datos suministrados por este Ministerio, una vez efectuado el cruce de información y validación.
3. Para aquellos empleadores respecto de los cuales las ARL registren una o más afiliaciones activas, sólo se incorporará como afiliación al SGRL en una única ARL, de acuerdo con el siguiente orden:
a) Número de afiliados: cuando de las ARL involucradas se identifique que solo una de ellas reporta uno o más trabajadores o estudiantes en práctica formativa, se incorporará esta afiliación;
b) Pago de cotizaciones en el período anterior al corte: Cuando surtida la regla anterior, dos o más ARL reportan empleadores con trabajadores o estudiantes en práctica formativa y se verifica que solo una ARL recibió las cotizaciones en el periodo anterior al corte de reporte, se incorporará esta afiliación a la única ARL que recibió el pago;
c) Último pago de cotizaciones diferente al periodo anterior al corte: Cuando surtida las reglas anteriores, dos o más ARL reportan empleadores con trabajadores o estudiantes en práctica formativa y se verifica que solo una ARL recibió el último pago diferente al periodo anterior al corte, se incorporará la afiliación a la única ARL que recibió dicho pago;
d) Fecha de afiliación a la ARL: Cuando surtidas las reglas anteriores, dos o más ARL reportan empleadores con trabajadores o estudiantes en práctica formativa, con o sin pagos, se incorporará la afiliación a la ARL que reporte la fecha más antigua de afiliación del empleador.
Los registros de afiliaciones activas de empleadores, que presenten inconsistencias o no tengan la calidad de únicas a una ARL y que no sean incorporados al SAT, solo podrán incorporarse cuando se adelante el proceso de depuración, corrección de inconsistencias y aplicación de las reglas previstas en el presente artículo. En todo caso, las ARL garantizarán las prestaciones propias del SGRL a los empleadores y sus trabajadores dependientes y estudiantes en práctica formativa, cuyos registros no hayan sido incorporados al SAT.
PARÁGRAFO. La no incorporación de la información por inconsistencias o por no tener la calidad de afiliación única a una ARL, no extingue las obligaciones a cargo del empleador ni de las distintas administradoras de riesgos laborales frente al pago de las cotizaciones al Sistema ni frente al reconocimiento o cobro de las prestaciones asistenciales y económicas otorgadas o que estuvieren a su cargo.
AFILIACIÓN Y REPORTE DE NOVEDADES DE LOS EMPLEADORES Y TRABAJADORES AL SGRL A TRAVÉS DE SAT.
ARTÍCULO 15. FORMULARIO ÚNICO DE AFILIACIÓN Y REPORTE DE NOVEDADES DEL EMPLEADOR AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES (SGRL). Para la afiliación y reporte de novedades de los empleadores dentro del SGRL, se adopta el “Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades del Empleador al Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL)” contenido en el Anexo 3 que hace parte integral de la presente resolución.
El SAT dispondrá las funcionalidades para la afiliación y reporte de novedades del empleador al SGRL y, en el caso de las transacciones de afiliación y traslado, el contrato que subyace a las mismas se entiende perfeccionado con la aprobación de la transacción, sin que se requiera documento o confirmación adicional. Lo anterior, sin perjuicio de la facultad que le asiste a la entidad administradora de riesgos laborales, de reclasificar el riesgo de los centros de trabajo informados.
La novedad de traslado aprobada por el SAT que no se ha hecho efectiva, será anulada cuando el empleador ejerza el derecho al retracto.
ARTÍCULO 16. DISPONIBILIDAD DEL FORMULARIO ÚNICO DE AFILIACIÓN Y REPORTE DE NOVEDADES DEL EMPLEADOR AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES (SGRL). Las administradoras de riesgos laborales deberán adoptar y disponer el “Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades del Empleador al Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL)” a partir del 1 de noviembre de 2019, en los canales de atención al cliente que tengan definidos, en medio físico y electrónico, hasta tanto podrán seguir utilizando el formulario actual de afiliación y traslado de empleadores.
ARTÍCULO 17. AFILIACIÓN DE TRABAJADORES Y ESTUDIANTES EN PRÁCTICA FORMATIVA AL SGRL. El inicio de la relación laboral o la vinculación de estudiantes en práctica formativa, reportados en el SAT, conlleva la afiliación a la ARL a la que esté afiliado el empleador.
OTRAS DISPOSICIONES.
ARTÍCULO 18. DIVULGACIÓN DEL SISTEMA DE AFILIACIÓN TRANSACCIONAL (SAT). Las ARL apoyarán la implementación del Sistema de Afiliación Transaccional a través de sus oficinas de atención al afiliado o la dependencia correspondiente, para lo cual el Ministerio dispondrá los tutoriales en el portal web “miseguridadsocial.gov.co”. Las entidades señaladas en el artículo 2o de la presente resolución podrán adelantar acciones tendientes a la divulgación del SAT.
ARTÍCULO 19. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Las entidades que participen en el acceso, registro, consulta, flujo y consolidación de la información serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con su tratamiento, en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada sobre los datos a los cuales tiene acceso.
PARÁGRAFO. Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada a través de PISIS, las entidades deberán enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por entidad competente.
ARTÍCULO 20. SOPORTE Y ASISTENCIA TÉCNICA. Con el propósito de brindar asesoría y asistencia técnica, el Ministerio dispone de la Mesa de Ayuda de PISIS, cuyo detalle de operación se especifica en el Anexo 1 de la presente resolución.
ARTÍCULO 21. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 2 de septiembre de 2019.
El Ministro de Salud y Protección Social,
Juan Pablo Uribe Restrepo.
INCORPORACIÓN DE INFORMACIÓN DE AFILIACIÓN DEL SGRL EN EL SAT.
Reporte de información de afiliación de empleadores a riesgos laborales
Las entidades obligadas a reportar definidas en la presente resolución deben enviar al Ministerio de Salud y Protección Social los archivos planos con la información de afiliación de empleadores. Para este anexo técnico se definen cuatro capítulos:
1. Estructura y especificación de los archivos.
2. Características de los archivos planos.
3. Plataforma para el envío de archivos.
4. Periodo de reporte y plazo.
1. Estructura y especificación de los archivos.
a. Estructura y especificación del nombre del archivo.
El nombre de los archivos de la información de afiliación de empleadores a riesgos laborales que debe ser enviada por las Administradoras de Riesgos Laborales debe cumplir con el siguiente estándar.
| Componente del nombre de Archivo | Valores permitidos o formato | Descripción | Longitud fija | Requerido |
| Módulo de información | REC | Reporte de control. | 3 | SI |
| Tipo de fuente | 255 | Fuente de la información: Administradoras de Riesgos Laborales | 3 | SI |
| Tema de información | EMRL | Información de afiliación de empleadores a riesgos laborales. | 4 | SI |
| Fecha de corte | AAAAMMDD | Fecha de corte de la información reportada. Es el último día calendario del periodo de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador. Fecha Válida:20190831 | 8 | SI |
| Tipo de identificación de la entidad reportadora. | NI | Tipo de identificación de la entidad reportadora de la información. | 2 | SI |
| Número de identificación de la entidad reportadora | 999999999999 | Número de identificación tributaria de la Administradora de Riesgos Laborales que envía los archivos, sin incluir el dígito de verificación. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda si es necesario para completar el tamaño de campo. | 12 | SI |
| Extensión del archivo | .txt | Extensión del archivo plano. | 4 | SI |
Nombre del archivo
| Tipo de archivo | Nombre de archivo | Longitud |
| Reporte de información de afiliación de empleadores a riesgos laborales | REC255EMRLAAAAMMDDNI000999999999.txt | 36 |
b. Contenido de los archivos.
El archivo de la información de afiliación de empleadores a riesgos laborales está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen la información solicitada así:
| Registro | Descripción | Reporte |
| Tipo 1 | Registro de control | Obligatorio |
| Tipo 2 | Registro de detalle de afiliación de los empleadores afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales- SGRL | Obligatorio |
| Tipo 3 | Registro de detalle de las sedes reportadas por los empleadores al Sistema General de Riesgos Laborales- SGRL | Obligatorio |
| Tipo 4 | Registro de detalle de los centros de trabajo reportados por los empleadores al Sistema General de Riesgos Laborales- SGRL | Obligatorio |
| Tipo 5 | Registro de detalle de las relaciones laborales reportadas por los empleadores al Sistema General de Riesgos Laborales- SGRL | Obligatorio |
Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por el carácter pipe (|).
b.1. Registro TIPO 1 – Registro de control
Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.
| No. | Nombre del campo | Longitud máxima permitida | Tipo | Valores permitidos | Obligatorio |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | Valor que indica que el registro es de control. | SI |
| 1 | Tipo de documento de identificación de la entidad que reporta | 2 | A | NI: NIT | SI |
| 2 | Número de documento de identificación de la entidad que reporta | 12 | N | Número de identificación tributaria de la persona jurídica, sin incluir el dígito de verificación. | SI |
| 3 | Código de la ARL | 5 | A | Código de la ARL que reporta. Ver la tabla de referencia ARL en web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| 4 | Fecha de inicio de la información reportada. | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de inicio de la información reportada. | SI |
| 5 | Fecha de corte de la información a reportar. | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de corte de la información reportada. | SI |
| 6 | Número total de registros de detalle contenidos en el archivo | 10 | N | Corresponde a la cantidad total de registros de detalle contenidos en el archivo | SI |
b.2 Registro TIPO 2 – Registro de detalle de afiliación de los empleadores al Sistema General de Riesgos Laborales- SGRL.
Mediante el Registro Tipo 2, las entidades reportan el detalle de la información de afiliación de los empleadores al Sistema General de Riesgos Laborales- SGRL. Los registros se identifican de manera únic a mediante los campos 3, 4 y 5 por lo cual estos no deben repetirse.
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 2: valor que significa que el registro es de detalle de afiliación de empleadores | SI |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo del registro de detalle dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 en 1, hasta el final del archivo. | SI |
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 2 | Tipo de persona correspondiente al empleador | 1 | A | Ver la tabla de referencia TRVTipoPersona en web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores permitidos | SI |
| 3 | Tipo de documento de identificación del empleador | 2 | A | Ver la tabla de referencia PILATipolDApoLey1943 en web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| 4 | Número de documento de identificación del empleador | 16 | A | Número del documento de identificación del empleador, acorde con el tipo de documento definido en el campo anterior. No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 5 | Consecutivo NIT descentralizado | 4 | A | Número consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador cuando las entidades descentralizadas hacen uso de un mismo NIT. Cuando no se cuente con NIT descentralizado se deberá colocar el valor cero (0). | SI |
| 6 | Tipo de aportante | 2 | N | Código del tipo de aportante. Ver la tabla de referencia TRVTipoAportante en web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| 7 | Naturaleza jurídica del empleador | 1 | N | Ver tabla de referencia TRVNaturalezaJuridica en web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| 8 | Razón social o nombre de la empresa | 250 | A | Si el tipo de persona es igual a 'J: Jurídica', se debe reportar en este campo la razón social o el nombre de la empresa de acuerdo como se encuentra en cámara y comercio, cuando aplique. Si el tipo de persona es igual a 'N: Natural', este campo debe venir vacío. | NO |
| 9 | Primer nombre de la persona natural | 60 | A | Se registra el primer nombre de la persona natural. Es obligatorio solo cuando el tipo de persona es igual a 'N: Natural', de lo contrario debe ir vacío | NO |
| 10 | Segundo nombre de la persona natural | 60 | A | Se registra el segundo nombre de la persona natural. Es obligatorio solo cuando se tiene segundo nombre y el tipo de persona es igual a 'N: natural, de lo contrario debe ir vacío. | NO |
| 11 | Primer apellido de la persona natural | 60 | A | Se registra el primer apellido de la persona natural. Es obligatorio cuando el tipo de persona es igual a 'N: natural', de lo contrario debe ir vacío. | NO |
| 12 | Segundo apellido de la persona natural | 60 | A | Se registra el segundo apellido de la persona natural. Es obligatorio solo cuando se tiene segundo apellido y el tipo de persona es igual a 'N: Natural', de lo contrario debe venir vacío. | NO |
| 13 | Correo electrónico del empleador | 100 | A | Corresponde al correo institucional del empleador. | SI |
| 14 | Código de la actividad económica principal del empleador | 7 | N | Ver tabla de referencia SGRLCIIU en web. sispro. gov. co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| 15 | Clase de aportante | 1 | A | Ver tabla de referencia TRVCIaseAportante en web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 16 | Tipo de documento de identificación del representante legal | 2 | A | Corresponde al tipo de documento de identificación del representante legal de la empresa. Ver tabla de referencia Tipo IDCCCECDPA en web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| 17 | Número de documento de identificación del representante legal | 16 | A | Número del documento de identificación del representante legal. No se permite puntos, comaso auiones. | SI |
| 18 | Primer apellido del representante legal | 60 | A | Primer apellido del representante legal | SI |
| 19 | Segundo apellido del representante legal | 60 | A | Segundo apellido del representante leaal | NO |
| 20 | Primer nombre del representante legal | 60 | A | Primer nombre del representante legal | SI |
| 21 | Segundo nombre del representante legal | 60 | A | Segundo nombre del representante legal | NO |
| 22 | Fecha de afiliación a la ARL | 10 | F | Corresponde a la fecha de afiliación del empleador al SGRL, en formato AAAA-MM-DD. | SI |
| 23 | Estado de pago de aportes del empleador a la ARL | 1 | N | Valores permitidos:  Ver tabla de referencia ARLEstadoPago en web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| 24 | Indicador de actualización del registro | 1 | A | Indicador de actualización del registro: I: Insertar el registro al sistema A: Actualizar la información del registro E: Eliminar el registro reportado por error. | SI |
b.3 Registro TIPO 3 registro de detalle de las sedes reportadas por los empleadores al Sistema General de Riesgos Laborales - SGRL.
Mediante el Registro Tipo 3, las entidades reportan el detalle de la información de las sedes reportadas por los empleadores al Sistema General de Riesgos Laborales- SGRL. Los registros se identifican de manera única mediante los campos 2, 3,4 y 5 por lo cual estos no deben repetirse.
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 3: valor gue significa que el registro es de detalle de las sedes. | SI |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo del registro de detalle dentro del archivo. Este campo debe tener una numeración continua sin omisiones y no se debe repetir en el archivo para ningún registro. | SI |
| 2 | Tipo de documento del empleador | 1 | A | Ver la tabla de referencia PILATipolDApoLey1943 en web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| 3 | Número documento identificación del empleador | 16 | A | Número del documento de identificación del empleador, acorde con el tipo de documento definido en el campo anterior. No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 4 | Consecutivo NIT descentralizado | 4 | A | Número consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador cuando las entidades | SI |
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| descentralizadas hacen uso de un mismo NIT. Cuando no se cuente con NIT descentralizado se deberá colocar cero (0). | |||||
| 5 | Código de la sede | 10 | A | Código asignado por el empleador a la sede. | SI |
| 6 | Es sede principal | 1 | N | Valores permitidos:  | SI |
| 7 | Nombre de la sede | 40 | A | Si la sede no tiene nombre, coloque el Código que tiene asignado. | SI |
| 8 | Sede empleador en misión | 1 | N | Valores permitidos: | SI |
| 9 | Municipio de la sede | 5 | A | Ver tabla de referencia Municipio en web. sispro. gov. co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| 10 | Dirección de la sede | 200 | A | Dirección de la sede | SI |
| 11 | Zona de ubicación de la sede | 1 | A | Ver tabla de referencia Zona en web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| 12 | Teléfono fijo o móvil de la sede | 10 | N | Número telefónico fijo o móvil de la sede. No incluir indicativo | SI |
| 13 | Correo electrónico de la sede | 100 | A | Corresponde al correo institucional de la sede. | SI |
| 14 | Tipo de documento de identificación del responsable de la sede | 2 | A | Ver tabla de referencia TipolDCCCECDPA en web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| 15 | Número de documento de identificación del responsable de la sede | 16 | A | Número del documento de identificación del responsable de la sede. No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 16 | Primer apellido del responsable de la sede | 60 | A | Primer apellido del responsable de la sede | SI |
| 17 | Segundo apellido del responsable sede | 60 | A | Segundo apellido del responsable de la sede | NO |
| 18 | Primer nombre del responsable sede | 60 | A | Primer nombre del responsable de la sede | SI |
| 19 | Segundo nombre del responsable sede | 60 | A | Segundo nombre del responsable de la sede | NO |
| 20 | Tipo de documento del empleador destino del trabajador en misión | 2 | A | Este campo se debe diligenciar cuando el campo “Sede empleador en misión” tenga el valor = 1. Ver tabla de referencia TipolDCCCECDPA en web. sispro. gov. co donde se encuentran los valores permitidos. | NO |
| 21 | Número de documento del empleador destino del trabajador en misión | 16 | A | Este campo se debe diligenciar cuando el campo “Sede empleador en misión” tenga el valor = 1 Número del documento de identificación del empleador destino del trabajador en misión. No se permite puntos, comas o guiones. | NO |
| 22 | Consecutivo NIT descentralizado del empleador destino del trabajador en misión | 4 | A | Número consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador destino del trabajador en misión, cuando las entidades descentralizadas hacen uso de un mismo NIT. Cuando no se cuente con NIT descentralizado se deberán colocar cero (0). | SI |
| 23 | Indicador de actualización del registro | 1 | A | Indicador de actualización del registro: I: Insertar el registro al sistema A: Actualizar la información del registro | SI |
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatori |
| E: Eliminar el registro reportador por error. | |||||
b. 4 Registro TIPO 4 - Registro de detalle de los centros de trabajo reportados por los empleadores al Sistema General de Riesgos Laborales - SGRL. tediante el Registro Tipo 4, las entidades reportan el detalle de la información de los centros e trabajo reportados por el empleador al Sistema General de Riesgos Laborales- SGRL. Los registros se identifican de manera única mediante los campos 2, 3, 4, 5 y 6 por lo cual estos no deben repetirse.
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatori |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 4: valor que significa que el registro es de detalle de centros de trabajo | SI |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo del registro de detalle dentro del archivo. Este campo debe tener una numeración continua sin omisiones y no se debe repetir en el archivo para ninqún registro. | SI |
| 2 | Tipo de documento de identificación del empleador | 2 | A | Ver la tabla de referencia PILATipolDApoLey1943 en web.sispo.gov.co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| 3 | Número de documento de identificación del empleador | 16 | A | Número del documento de identificación del empleador, acorde con el tipo de documento definido en el campo anterior. No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 4 | Consecutivo NIT descentralizado | 4 | A | Número consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador cuando las entidades descentralizadas hacen uso de un mismo NIT. Cuando no se cuente con NIT descentralizado se deberá colocar cero (0). | SI |
| 5 | Código de la sede | 10 | A | Código asignado por el empleador a la sede. | SI |
| 6 | Código del centro de trabajo | 10 | A | Registre el código asignado por el empleador al centro de trabajo con que cuenta el empleador. | SI |
| 7 | Nombre del centro de trabajo | 40 | A | Si el centro de trabajo no tiene nombre, coloque el códiqo asiqnado. | SI |
| 8 | Código de la actividad económica del centro de trabajo | 7 | N | Ver tabla de referencia SGRLCIIU en web. sispro. gov. co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| 9 | Municipio del centro de trabajo | 5 | A | Ver tabla de referencia Municipio en web. sispro. gov. co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| 10 | Dirección del centro de trabajo | 200 | A | Registre la dirección del centro de trabajo | SI |
| 11 | Zona de ubicación del centro de trabajo | 1 | A | Ver tabla de referencia Zona en web. sispro. gov. co donde se encuentran los valores permitidos | SI |
| 12 | Teléfono fijo o móvil del centro de trabajo | 10 | N | Número telefónico fijo o móvil del centro de trabajo. No incluir indicativo | SI |
| 13 | Correo electrónico del centro de trabajo | 100 | A | Corresponde al correo institucional del centro de trabajo. | SI |
| 14 | Tipo de documento de identificación del responsable del centro de trabajo | 2 | A | Ver tabla de referencia TipolDCCCECDPA en web. sispro. gov. co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 15 | Número de documento de identificación del responsable del centro de trabajo | 16 | A | Número del documento de identificación del responsable del centro de trabajo. No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 16 | Primer apellido del responsable del centro de trabajo | 60 | A | Primer apellido del responsable del centro de trabajo | SI |
| 17 | Segundo apellido del responsable del centro de trabajo | 60 | A | Segundo apellido del responsable del centro de trabajo | NO |
| 18 | Primer nombre del responsable del centro de trabajo | 60 | A | Primer nombre del responsable del centro de trabajo | SI |
| 19 | Segundo nombre del responsable del centro de trabajo | 60 | A | Segundo nombre del responsable del centro de trabajo | NO |
| 20 | Indicador de actualización del registro | 1 | A | Indicador de actualización del registro: I: Insertar el registro al sistema A: Actualizar la información del registro E: Eliminar el registro reportador por error. | |
b.5 Registro TIPO 5 - Registro de detalle de las relaciones laborales reportadas por los empleadores al Sistema General de Riesgos Laborales - SGRL.
Mediante el Registro Tipo 5, las entidades reportan el detalle de la información de las relaciones laborales reportadas por los empleadores al Sistema General de Riesgos Laborales - SGRL. Los registros se identifican de manera única mediante los campos 2, 3, 4, 5, 6, 7, 10 y 11 por lo cual no deben repetirse.
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 0 | Tipo de registro | 1 | N | 5: valor que significa que el registro es de detalle de relaciones laborales | SI |
| 1 | Consecutivo de registro | 10 | N | Número consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Inicia en 1 para el primer registro de detalle y va incrementando delenl, hasta el final del archivo. | SI |
| 2 | Tipo de documento de identificación del empleador | 2 | A | Ver la tabla de referencia PILATipolDApoLey1943 en web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| 3 | Número de documento de identificación del empleador | 20 | A | Número del documento de identificación del empleador, acorde con el tipo de documento definido en el campo anterior. No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 4 | Consecutivo NIT descentralizado | 4 | A | Número consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador cuando las entidades descentralizadas hacen uso de un mismo NIT. Cuando no se cuente con NIT descentralizado se deberá colocar cero (0). | SI |
| 5 | Código de la sede | 10 | A | Código asignado por el empleador a la sede. | SI |
| 6 | Código de centro de trabajo | 10 | A | Código asignado por el empleador al centro de trabajo. | SI |
| 7 | Tipo de cotizante | 2 | N | Ver tabla de referencia PSRPTIPOCOTIZA en web. sispro. gov. co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| 8 | Subtipo de cotizante | 2 | N | Ver tabla de referencia PILASubtipoCotizante en web.sispro.gov.co donde se encuentran los valores permitidos. | NO |
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 9 | Fecha de inicio de relación laboral | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha en que inició la relación laboral con el empleador y bajo el mismo tipo de cotizante reportado en el campo anterior. | SI |
| 10 | Tipo de documento de identificación del trabajador o estudiante. | 2 | A | Ver tabla de referencia Tipo IDCCCECDPA en web. sispro. gov. co donde se encuentran los valores permitidos. | SI |
| 11 | Número documento identificación del trabajador o estudiante. | 16 | A | Número del documento de identificación del trabajador o estudiante. No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 12 | Primer apellido del trabajador o estudiante. | 60 | A | Primer apellido del trabajador o estudiante. | SI |
| 13 | Segundo apellido trabajador o estudiante. | 60 | A | Segundo apellido del trabajador o estudiante. | NO |
| 14 | Primer nombre del trabajador o estudiante. | 60 | A | Primer nombre del trabajador o estudiante. | SI |
| 15 | Segundo nombre del trabajador o estudiante. | 60 | A | Segundo nombre del trabajador o estudiante. | NO |
| 16 | Indicador de actualización del registro | 1 | A | Indicador de actualización del registro: I: Insertar el registro al sistema A: Actualizar la información del registro E: Eliminar el registro reportador por error. | SI |
2. Características de los archivos planos
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas
a. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes:
A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales
b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión. txt
c. Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes.
d. El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial Pipe (I).
e. Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato 1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1||dato3.
f. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial.
g. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales.
h. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guión, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.
i. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.
j. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios.
k. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero.
l. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro
m. Los archivos deben estar firmados digitalmente.
3. Envío de archivos
El Ministerio dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO, para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el Sitio Web del SISPRO.
Registrar entidad:
https://web.sispro.gov.co/Entidades/Cliente/VerificarEstadoRegistro
Registrar solicitud de usuario:
https://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx
a. Control de calidad de los datos.
La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente anexo técnico y realiza el proceso de validación, asi:
Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.
Segunda validación: una vez realizada en forma exitosa la primera validación, se realiza el control de calidad de contenido e integridad de la información y se informa al reportante el resultado.
Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.
b. Mesa de ayuda.
Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace:
https://www.sispro.gov.co/ayudas/Pages/Ayudas.aspx
Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en e siguiente enlace:
https://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx
4. Período de reporte y plazo.
La periodicidad del envío de información está dada en 3 momentos de la siguiente manera:
| Periodo de la Información a reportar | Plazo para enviar el archivo plano | ||
| Fecha Inicial | Fecha de Corte | Desde: | Hasta: |
| 1994-06-22 | >019-09-05 (Pilotol) | 2019-09-06 | 2019-09-12 |
| 1994-06-22 | >019-10-05 (Piloto2) | 2019-10-07 | 2019-10-11 |
| 1994-06-22 | >019-11-05 (Cargue Definitivo) | 2019-11-06 | 2019-11-08 |
El presente anexo está dividido en 5 capítulos así:
1. Roles en el SAT
2. Funcionalidades en el SAT
3. Disposición de información desde el SAT
4. Reporte de información al SAT
5. Incorporación de información de afiliación del SGRL en el SAT
1. Roles en el SAT
Los roles, según la utilización de las funcionalidades, son:
Roles
| Entidades relacionadas con la afiliación y reporte de novedades | Entidades obligadas al reporte de información | Entidades de disposición de información |
| Administradora de Riesgos Laborales | Administradora de Riesgos Laborales | Administradora de Riesgos Laborales |
| Empleador | Empleador | Ministerio del Trabajo |
| Empleador | ||
| Entidades Promotoras de Salud y Entidades Obligadas a Compensar | ||
Una persona puede desempeñar uno o varios roles en el SAT, según las transacciones que quiera o deba realizar en el sistema.
Los representantes legales de los diferentes roles deberán ingresar en tal calidad por primera vez y podrán delegar y autorizar a funcionarios o empleados para realizar las transacciones o acceder a las funcionalidades que según el rol que les corresponda. Los autorizados o delegados lo podrán acceder a una o más transacciones o funcionalidades de acuerdo con o definido por el representante legal.
Cuando los representantes legales de las entidades descritas en los diferentes roles activan el “Rol Empleador”, de manera automática, se habilitan los roles indicados en los respectivos itérales.
2. Funcionalidades en el SAT
Las funcionalidades que según el rol pueden realizar en el SAT son:
Transacciones de novedades según rol
| No. | Transacciones de novedad | Empleador | Administradora de Riesgos Laborales |
| 1 | Afiliación del empleador a una ARL | X | X |
| 2 | Administración de sedes que incluye la creación, actualización e inactivación de sedes de un empleador | X | X |
| 3 | Administración de centros de trabajo que incluye la creación, actualización e inactivación de centros de trabajo | X | X |
| 4 | Traslado de ARL | X | X |
| 5 | Variación del centro de trabajo | X | X |
| 6 | Retracto de la solicitud de traslado de ARL | X | X |
| No. | Transacciones de novedad | Empleador | Administradora de Riesgos Laborales |
| 7 | Reclasificación del riesgo de un centro de trabajo | X | |
| 8 | Inicio de relación laboral o practica formativa | X | X |
| 9 | Terminación de relación laboral o practica formativa | X | X |
| 10 | Incapacidad temporal por accidente o enfermedad de oriqen común | X | X |
| 11 | Licencia de maternidad | X | X |
| 12 | Licencia de paternidad | X | X |
| 13 | Suspensión temporal del contrato de trabajo o práctica formativa | X | X |
| 14 | Vacaciones | X | X |
| 15 | Licencia remunerada | X | X |
| 16 | Licencia no remunerada | X | X |
| 17 | Incapacidad temporal por accidente de trabajo o enfermedad laboral | X | X |
| 18 | Comisión de servicios no remunerada por el empleador | X | X |
| 19 | Modificación del ingreso base de cotización | X | X |
| 20 | Retiro por muerte del afiliado a ARL | X | X |
| 21 | Retiro definitivo de la empresa al SGRL | X | |
3. Disposición de información
3.1. Administradoras de Riesgos Laborales – ARL
El SAT dispondrá en línea a través de servicios web a cada ARL, las transacciones de afiliación y reporte de novedades que realicen los aportantes. Adicionalmente, se dispondrá en el SFTP para cada ARL, el consolidado de las transacciones efectuadas a través de Sistema diariamente.
3.1.1. Estructura de información de afiliación del empleador
Esta estructura de información contiene los datos de afiliación del empleador al SGRL, la cual será dispuesta por el SAT para que las ARL puedan actualizar sus sistemas con esta novedad.
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio | |||
| 1 | Tipo de documento de identificación del empleador | 2 | A | Valores permitidos son: | SI | |||
| Código | Tipo de documento de identificación | |||||||
| NI | Número de identificación tributaria | |||||||
| CC | Cédula de ciudadanía | |||||||
| CE | Cédula de extranjería | |||||||
| PA | Pasaporte | |||||||
| CD | Carné diplomático | |||||||
| se | Salvoconducto de permanencia | |||||||
| PE | Permiso especial de permanencia | |||||||
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio | |||
| 2 | Número documento identificación del empleador | 16 | A | Número del documento de identificación del empleador. No se permite puntos, comas o guiones. | SI | |||
| 3 | Consecutivo NIT descentralizado | 4 | A | Número consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador, cuando no se cuente con NI descentralizado se deberá colocar cero (0). | SI | |||
| 4 | Tipo de persona | 1 | A | Valores permitidos:  | SI | |||
| 5 | Naturaleza jurídica | 1 | N | Valores permitidos:  | SI | |||
| 6 | Tipo de aportante | 2 | A | Los valores válidos son:  | SI | |||
| 7 | Razón social o nombre de la empresa | 250 | A | Razón social o el nombre de la empresa. Aplica solo cuando el tipo de persona es iqual a “J”, de lo contrario debe ir vacío | NO | |||
| 8 | Primer nombre de la persona natural | 60 | A | Primer nombre de la persona natural cuando el tipo de persona es igual a 'N', de lo contrario debe ir vacío. | NO | |||
| 9 | Primer apellido de la persona natural | 60 | A | Primer apellido de la persona natural cuando el tipo de persona es igual a 'N', de lo contrario debe ir vacío | NO | |||
| 10 | Correo electrónico | 60 | A | Lo suministra el aportanteLos nombres de usuario puede contener letras (a-z), números (0-9), guiones (-), guiones bajos (_), apostrofes (3) y puntos (.)- El símbolo indicador debe ser el carácter especial @EI nombre del dominio formado por contener letras (a-z), también es válido el guión (-) pero no podrá estar situado como último ni como primer carácter del dominio | SI | |||
| 11 | Código de la actividad económica principal del empleador | 7 | N | Valores permitidos: Los códigos establecidos en el Decreto 1607 de 2002 o aquel que lo modifique, adicione o sustituya. | SI | |||
| 12 | Clase de aportante | 1 | A | Valores permitidos:  | SI | |||
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio | |||
 | ||||||||
| 13 | Tipo de documento de identificación del representante legal | 2 | A | Los valores permitidos son:  | SI | |||
| 14 | Número documento identificación del representante legal | 16 | N | Número del documento de identificación del representante legal. No se permite puntos, comas o auiones. | SI | |||
| 15 | Primer apellido del representante legal | 60 | A | Primer apellido del representante legal | SI | |||
| 16 | Primer nombre del representante legal | 60 | A | Primer nombre del representante legal | SI | |||
| 17 | Fecha de afiliación a la ARL | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha en que se afilió el empleador. | SI | |||
| 18 | Código de la sede principal | 10 | A | Código asignado por el empleador a la sede principal de la empleador. | SI | |||
| 19 | Nombre de la sede principal | 40 | A | Si la sede principal no tiene nombre, coloque el código. | SI | |||
| 20 | Municipio de la sede principal | 5 | A | Corresponde al municipio donde funciona la sede principal. Tabla División política administrativa de Colombia DIVIPOLA del DANE Tabla de referencia Municipio | SI | |||
| 21 | Dirección de la sede principal | 100 | A | Dirección de la sede principal | SI | |||
| 22 | Zona de ubicación de la | 1 | A | Valores permitidos: | SI | |||
| sede principal | Código | Descripción | ||||||
| U | Urbana | |||||||
| R | Rural | |||||||
| 23 | Teléfono fijo o móvil de la sede principal | 10 | N | Número telefónico fijo o móvil de la sede principal. No incluir indicativo | SI | |||
| 24 | Correo electrónico de la sede principal | 100 | A | Lo suministra el aportanteLos nombres de usuario puede contener letras (a-z), números (0-9), guiones (-), guiones bajos (_), apostrofes (3) y puntos (. )- El símbolo indicador debe ser el carácter especial @EI nombre del dominio formado por contener letras (a-z), también es válido el guión (-) pero no podrá estar situado como último ni como primer carácter del dominio | SI | |||
| 25 | Tipo de documento de identificación del responsable de la sede principal | 2 | A | Los valores permitidos son:  | SI | |||
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio | |||
| PE | Permiso especial de permanencia | |||||||
| 26 | Número documento identificación del responsable de la sede principal | 16 | A | Número del documento de identificación del responsable de la sede principal. No se permite puntos, comas o auiones. | ||||
| 27 | Primer apellido del responsable sede principal | 60 | A | Primer apellido del responsable de la sede principal | SI | |||
| 28 | Primer nombre del responsable sede principal | 60 | A | Primer nombre del responsable de la sede principal | SI | |||
3.1.2. Estructura de información para sedes (creación, actualización einactivación)
Esta estructura de información contiene los datos relacionados con la creación, inactivación o actualización de sedes del empleador que tenga el afiliado al momento del reporte de las novedades, la cual será dispuesta por el SAT para que las ARL puedan actualizar sus sistemas con esta novedad.
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio | |||
| 1 | Tipo de documento de identificación del empleador | 2 | A | Los valores permitidos son:  | SI | |||
| 2 | Número documento identificación del empleador | 16 | A | Número del documento de identificación del empleador. No se permite puntos, comas o guiones. | SI | |||
| 3 | Consecutivo NIT descentralizado | 4 | A | Número consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador, cuando no se cuente con NI descentralizado se debe colocar cero (0). | SI | |||
| 4 | Razón social o nombre de la empresa | 250 | A | Razón social o el nombre de la empresa. Aplica solo cuando el tipo de perdona es igual a “J", de lo contrario debe ir vacío | NO | |||
| 5 | Primer nombre de la persona natural | 60 | A | Primer nombre de la persona natural cuando el tipo de persona es igual a 'N', de lo contrario debe ir vacío. | NO | |||
| 6 | Primer apellido de la persona natural | 60 | A | Primer apellido de la persona natural cuando el tipo de persona es igual a 'N', de lo contrario debe ir vacío | NO | |||
| 7 | Fecha de novedad de la sede | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha en que se crea, inactiva o actualiza la sede del empleador. | SI | |||
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio | |||
| 8 | Código de la sede | 10 | A | Código asignado por el empleador a la sede. | SI | |||
| 9 | Es sede principal | 1 | N | Valores permitidos: | SI | |||
| Código | Descripción | |||||||
| 0 | No es sede principal | |||||||
| 1 | Es sede principal | |||||||
| 10 | Nombre de la sede | 40 | A | Si la sede no tiene nombre, coloque el códiqo. | SI | |||
| 11 | Municipio de la sede | 5 | A | Corresponde al municipio donde funciona la sede. Tabla División política administrativa de Colombia DIVIPOLA del DANE Tabla de referencia Municipio | SI | |||
| 12 | Dirección de la sede | 100 | A | Dirección de la sede. Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). | NO | |||
| 13 | Zona de ubicación de la sede | 1 | A | Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). Valores permitidos: | NO | |||
| Códiqo | Descripción | |||||||
| U | Urbana | |||||||
| R | Rural | |||||||
| 14 | Teléfono fijo o móvil de la sede | 10 | N | Número telefónico fijo o móvil de la sede. Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). No incluir indicativo | NO | |||
| 15 | Correo electrónico de la sede | 100 | A | Lo suministra el aportanteLos nombres de usuario pueden contener letras (a-z), números (0-9), guiones (-), guiones bajos (_), apostrofes (3) y puntos (. )- El símbolo indicador debe ser el carácter especial @EI nombre del dominio formado por contener letras (a-z), también es válido el guión (-) pero no podrá estar situado como último ni como primer carácter del dominio. Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). | NO | |||
| 16 | Tipo de documento de identificación del responsable de la sede | 2 | A | Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). Los valores permitidos son:  | NO | |||
| 17 | Número documento identificación del responsable de la sede. | 16 | A | Número del documento de identificación del responsable de la sede. No se permite puntos, comas o guiones. Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). | NO | |||
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio | |||
| 18 | Primer apellido del responsable sede | 60 | A | Primer apellido del responsable de la sede. Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). | NO | |||
| 19 | Primer nombre del responsable sede | 60 | A | Primer nombre del responsable de la sede. Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). | NO | |||
| 20 | indicador de actualización | 1 | A | Es el tipo de novedad que se le aplicará a la sede. C= Creación l=lnactivación A=Actualización | SI | |||
| 21 | Sede empleador en misión | 1 | 1 | Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). Valores permitidos | NO | |||
| 22 | Tipo de documento de identificación del empleador destino del trabajador en misión | 2 | A | Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). Aplica sólo cuando el campo del empleador destino del trabajador en misión en misión es igual a 1 Los valores permitidos son:  | NO | |||
| 23 | Número documento identificación del empleador destino del trabajador en misión | 16 | A | Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación © o Actualización(A). Aplica sólo cuando el campo sede empleador en misión es igual a 1 Número del documento deidentificación del empleador destino del trabajador en misión No se permite puntos, comas o guiones. | NO | |||
| 24 | Consecutivo NIT descentralizado del empleador destino del trabajador en misión | 4 | A | Número consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador destino del trabajador en misión, cuando no se cuente con NI descentralizado se deberá colocar cero (0). | SI | |||
3.1.3. Estructura de información para centros de trabajo (creación, actualización e nactivación)
Esta estructura de información contiene los datos de novedades relacionadas con la creación, inactivación o actualización de centros de trabajo de un empleador que tengan como afiliada al momento del reporte de las novedades y los cuales se asocian una sede que se encuentran activa al momento del reporte de la novedad, la cual será dispuesta por SAT para que las ARL puedan actualizar sus sistemas con esta novedad.
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 1 | Tipo de documento de identificación del empleador | 2 | A | Los valores permitidos son:  | SI |
| 2 | Número documento identificación del empleador | 16 | A | Número del documento de identificación del empleador. No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 3 | Consecutivo NIT descentralizado | 4 | A | Número consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador, cuando no se cuente con NI descentralizado se deberá colocar cero (0). | SI |
| 4 | Código de la sede | 10 | A | Código asignado por el empleador a la sede. | SI |
| 5 | Código del centro de trabajo | 10 | A | Registre el código asignado por el empleador al centro de trabajos con que cuenta la empleadores a | SI |
| 6 | Nombre del centro de trabajo | 40 | A | Si el centro de trabajo no tiene nombre, coloque su códiqo. | SI |
| 7 | Código de la actividad económica del centro de trabajo | 7 | N | Los códigos establecidos en el Decreto 1607 de 2002 o aquel que lo modifique, adicione o sustituya. Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación CC). | NO |
| 8 | Municipio del centro de trabajo | 5 | A | Corresponde al municipio donde funciona el centro de trabajo. Tabla División política administrativa de Colombia DIVIPOLA del DANE Tabla de referencia Municipio. Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). | NO |
| 9 | Dirección del centro de trabajo | 100 | A | Registre la dirección del centro de trabajo. Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). | NO |
| 10 | Zona de ubicación del centro de trabajo | 1 | A | Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). Valores permitidos:  | NO |
| 11 | Teléfono fijo o móvil del centro de trabajo | 10 | N | Número telefónico fijo o móvil del centro de trabajo. Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). No incluir indicativo. | NO |
| 12 | Correo electrónico del centro de trabajo | 100 | A | Lo suministra el aportante y corresponde al correo institucional. | NO |
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| Los nombres de usuario pueden contener letras (a-z), números (0-9), guiones (-), guiones bajos (_), apóstrofes (3) y puntos (. )- El símbolo indicador debe ser el carácter especial @EI nombre del dominio formado por contener letras (a-z), también es válido el guión (-) pero no podrá estar situado como último ni como primer carácter del dominio. Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). | |||||
| 13 | Tipo de documento de identificación del responsable del centro de trabajo | 2 | A | Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). Los valores permitidos son:  | NO |
| 14 | Número documento identificación del responsable del centro de trabajo. | 16 | A | Número del documento de identificación del responsable del centro de trabajo. No se permite puntos, comas o guiones Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). | NO |
| 15 | Primer apellido del responsable del centro de trabajo | 60 | A | Primer apellido del responsable del centro de trabajo. Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). | NO |
| 16 | Primer nombre del responsable del centro de trabajo | 60 | A | Primer nombre del responsable del centro de trabajo. Aplica sólo cuando el indicador de actualización es Creación (C) o Actualización(A). | NO |
| 17 | indicador de actualización | 1 | A | Es el tipo de novedad que se le aplicará del centro de trabajo. C= Creación l=lnactivación A=Actualización | SI |
3.1.4. Estructura de información del traslado de ARL del empleador
Esta estructura de información contiene los datos del traslado de ARL del empleador, la cual será dispuesta por SAT para que las ARL puedan actualizar sus sistemas con esta novedad.
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio | |||
| 1 | Tipo de documento de identificación del empleador | 2 | A | Los valores permitidos son: | SI | |||
| Código | Tipo de documento de identificación | |||||||
| NI | Número de identificación tributaria | |||||||
| CC | Cédula de ciudadanía | |||||||
| CE | Cédula de extranjería | |||||||
| PA | Pasaporte | |||||||
| CD | Carné diplomático | |||||||
| SC | Salvoconducto de permanencia | |||||||
| PE | Permiso especial de permanencia | |||||||
| 2 | Número documento identificación del empleador | 16 | A | Múmero del documento de identificación del empleador. No se permite puntos, comas o guiones. | SI | |||
| 3 | Consecutivo NIT descentralizado | 4 | A | Múmero consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador, cuando no se cuente con NI descentralizado se deberá colocar cero (0). | SI | |||
| 4 | Fecha de Solicitud de traslado de la ARL | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe: orresponder a la fecha en la que se solicita el traslado de ARL del empleador a otra ARL. | SI | |||
3.1.5. Estructura de información de variación del centro de trabajo del trabajador.
Esta estructura de información le permite a SAT reportar la variación del centro de trabajo del trabajador activo o estudiante en práctica formativa vigente de un empleador que se encuentra con afiliación activa en la ARL.
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 1 | Tipo de documento de identificación del empleador | 2 | A | Los valores permitidos son:  | SI |
| 2 | Número documento identificación del empleador | 16 | A | Número del documento de identificación del empleador. No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 3 | Consecutivo NIT descentralizado | 4 | A | Número consecutivo complementario a número del documento de identificación del empleador, cuando no se cuente con NI descentralizado se deberá colocar cero (0). | SI |
| 4 | Código de la sede anterior | 10 | A | Código asignado por el empleador a la sede anterior asociada al centro de trabajo. | SI |
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 5 | Código de la sede nueva | 10 | A | Código asignado por el empleador a la sede nueva asociada al centro de trabajo. | SI |
| 6 | Código del anterior centro de trabajo | 10 | A | Código asignado por el empleador al centro de trabajo del cual se va a trasladar el trabajador o el estudiante en práctica formativa. | SI |
| 7 | Código del nuevo centro de trabajo | 10 | A | Código asignado por el empleador al centro de trabajo al cual se va a reubicar el trabajador o estudiante en práctica formativa. | SI |
| 8 | Fecha de inicio de la novedad | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha en que se realiza la reubicación del afiliado en el nuevo centro de trabajo. | SI |
| 9 | Tipo de documento de identificación del trabajador o estudiante en práctica formativa | 2 | A | Los valores permitidos son:  | SI |
| 10 | Número documento identificación del trabajador o estudiante en práctica formativa | 16 | A | Número del documento de identificación del trabajador o estudiante en práctica formativa No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 11 | Primer apellido del trabajador o estudiante en práctica formativa | 60 | A | Primer apellido del trabajador o estudiante en práctica formativa | SI |
| 12 | Primer nombre del trabajador o estudiante en práctica formativa | 60 | A | Primer nombre del trabajador o estudiante en práctica formativa | SI |
| 13 | Tipo de Cotizante | 2 | N | Valores establecidos en la normatividad de PILA para riesgos laborales | SI |
| 14 | Subtipo de cotizante | 2 | N | Valores establecidos en la normatividad de PILA para riesgos laborales | NO |
3.1.6. Estructura de información de retractación del traslado de empleador de ARL
Esta estructura de información contiene los datos de la retractación del traslado de ARL por parte del empleador, la cual será dispuesta por SAT para que las ARL puedan actualizar sus sistemas con esta novedad.
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio | |||
| 1 | Tipo de documento de identificación del empleador | 2 | A | Los valores permitidos son: | SI | |||
| Código | Tipo de documento de identificación | |||||||
| NI | Número de identificación tributaria | |||||||
| CC | Cédula de ciudadanía | |||||||
| CE | Cédula de extranjería | |||||||
| PA | Pasaporte | |||||||
| CD | Carné diplomático | |||||||
| SC | Salvoconducto de permanencia | |||||||
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio | |||
| PE | Permiso especial de permanencia | |||||||
| 2 | Número documento identificación del empleador | 16 | A | Número del documento de identificación del empleador. No se permite puntos, comas o guiones. | SI | |||
| 3 | Consecutivo NIT descentralizado | 4 | A | Número consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador, cuando no se cuente con NI descentralizado se deberá colocar cero (0). | SI | |||
| 4 | Fecha de solicitud de retractación del traslado de la ARL | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha en la que se solicita en que se solicita la retractación del traslado de la empleador a otra ARL | SI | |||
3.1.7. Estructura de información Inicio de relación laboral o práctica formativa.
Esta estructura de información le permite a SAT reportar a las ARL el inicio de una relación laboral o práctica formativa con un empleador que se encuentre con afiliación activa en la ARL. Este reporte se debe dar en una sede activa de un empleador y centro de trabajo activo, esta información será dispuesta por SAT para que las ARL puedan actualizar sus sistemas con esta novedad.
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 1 | Tipo de documento de identificación del empleador | 2 | A | Los valores permitidos son:  | SI |
| 2 | Número documento identificación del empleador | 16 | A | Número del documento de identificación del empleador. No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 3 | Consecutivo NIT descentralizado | 4 | A | Número consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador, cuando no se cuente con NI descentralizado se deberá colocar un cero (O). | SI |
| 4 | Código de la sede | 10 | A | Código asignado por el empleador a la sede. | SI |
| 5 | Código del centro de trabajo | 10 | A | Código asignado por el empleador al centro de trabajo | SI |
| 6 | Fecha de inicio de la relación laboral o práctica formativa | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha en que se realiza el inicio de la relación laboral o práctica formativa. | SI |
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 7 | Tipo de documento de identificación del trabajador o estudiante en práctica formativa | 2 | A | Los valores permitidos son: | SI |
| 8 | Número documento identificación del trabajador o estudiante en práctica formativa | 16 | A | Número del documento de identificación del trabajador o estudiante en práctica formativa No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 9 | Primer apellido del trabajador o estudiante en práctica formativa | 60 | A | Primer apellido del trabajador o estudiante en práctica formativa | SI |
| 10 | Primer nombre del trabajador o estudiante en práctica formativa | 60 | A | Primer nombre del trabajador o estudiante en práctica formativa | SI |
| 11 | Tipo de Cotizante | 2 | N | Valores establecidos en la normatividad de PILA para riesgos laborales | SI |
| 12 | Subtipo de cotizante | 2 | N | Valores establecidos en la normatividad de PILA para riesqos laborales | NO |
| 13 | Ingreso base de cotización-IBC. | 10 | N | Corresponde al salario del trabajador o estudiante en práctica formativa | SI |
| 14 | Tipo de salario | 1 | N | Es el tipo de salario del afiliado para esa relación laboral. 1 = Fijo 2 = Variable | SI |
3.1.8. Estructura de información terminación de relación laboral o práctica formativa
Esta estructura de información le permite a SAT reportar a las ARL la terminación de una relación laboral o práctica formativa con un empleador que se encuentre con afiliación activa en la ARL. Este reporte se debe dar en una sede activa del empleador y centro de trabajo activo, esta información será dispuesta por SAT para que las ARL puedan actualizar sus sistemas con esta novedad.
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 1 | Tipo de documento de identificación del empleador | 2 | A | Los valores permitidos son:  | SI |
| 2 | Número documento identificación del empleador | 16 | A | Número del documento de identificación del empleador. No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 3 | Consecutivo NIT descentralizado | 4 | A | Número consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador, cuando no se cuente con NI descentralizado se deberá colocar un cero (0). | SI |
| 4 | Código de la sede | 10 | A | Código asignado por el empleador a la sede. | SI |
| 5 | Código del centro de trabajo | 10 | A | Código asignado por el empleador al centro de trabajo | SI |
| 6 | Fecha de fin de la relación laboral o práctica formativa | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha en que se finaliza la relación laboral o práctica formativa. | SI |
| 7 | Tipo de documento de identificación del trabajador o estudiante en práctica formativa | 2 | A | Los valores permitidos son:  | SI |
| 8 | Número documento identificación del trabajador o estudiante en práctica formativa | 16 | A | Número del documento de identificación del trabajador o estudiante en práctica formativaNo se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 9 | Primer apellido del trabajador o estudiante en práctica formativa | 60 | A | Primer apellido del trabajador o estudiante en práctica formativa | SI |
| 10 | Primer nombre del trabajador o estudiante en práctica formativa | 60 | A | Primer nombre del trabajador o estudiante en práctica formativa | SI |
| 11 | Tipo de cotizante | 2 | N | Valores establecidos en la normatividad de PILA para riesqos laborales | SI |
| 12 | Subtipo de cotizante | 2 | N | Valores establecidos en la normatividad de PILA para riesgos laborales | NO |
3.1.9. Estructura de información de novedades transitorias (Registro, interrupción, prórroga, cancelación y corrección)
Esta estructura de información le permite a SAT reportar a las ARL las novedades transitorias de los afiliados. Esto aplica para empleadores que tengan la afiliación vigente y que el trabajador o estudiante se encuentre con la relación laboral o práctica formativa vigente. En esta estructura también se reporta la interrupción, prórroga, corrección y cancelación de estas novedades.
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 1 | Tipo de documento de identificación del empleador | 2 | A | Los valores permitidos son:  | SI |
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
 | |||||
| 2 | Número documento identificación del empleador | 16 | A | Número del documento de identificación del empleador. No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 3 | Consecutivo NIT descentralizado | 4 | A | Número consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador, cuando no se cuente con NI descentralizado se deberá colocar cuatro ceros. | SI |
| 4 | Fecha de inicio de la novedad transitoria | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha en que inicia la novedad transitoria. Aplica cuando el indicador de novedades: R = Registro de la novedad C = Cancelación X = Corrección | SI |
| 5 | Fecha de fin de la novedad transitoria | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha en que finaliza la novedad transitoria. Aplica cuando el indicador de novedades: R = Registro de la novedad I = Interrupción P = Prórroga C = Cancelación X = Corrección | SI |
| 6 | Tipo de novedad transitoria | 2 | N | Corresponde al tipo de novedad transitoria.  | SI |
| 7 | Tipo de documento de identificación del trabajador o estudiante en práctica formativa | 2 | A | Los valores permitidos son:  | SI |
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
 | |||||
| 8 | Número documento identificación del trabajador o estudiante en práctica formativa | 16 | A | Número del documento de identificación del trabajador o estudiante en práctica formativa No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 9 | Primer apellido del trabajador o estudiante en práctica formativa | 60 | A | Primer apellido del trabajador o estudiante en práctica formativa | SI |
| 10 | Primer nombre del trabajador o estudiante en práctica formativa | 60 | A | Primer nombre del trabajador o estudiante en práctica formativa | SI |
| 11 | Tipo de cotizante | 2 | N | Valores establecidos en la normatividad de PILA para riesgos laborales | SI |
| 12 | Subtipo de cotizante | 2 | N | Valores establecidos en la normatividad de PILA para riesgos laborales | NO |
| 13 | Indicador de la novedad | 1 | A | Corresponde al indicador de novedad | SI |
3.1.10. Estructura de información de la modificación del ingreso base de cotización- BC
Esta estructura de información le permite a SAT reportar a la ARL el cambio del ingreso base de cotización-IBC y el tipo de salario de una relación laboral puntual o práctica formativa que se encuentre activo con un empleador con afiliación activa en la ARL.
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 1 | Tipo de documento de identificación del empleador | 2 | A | Los valores permitidos son:  | SI |
| 2 | Número documento identificación del empleador | 16 | A | Número del documento de identificación del empleador. No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 3 | Consecutivo NIT descentralizado | 4 | A | Número consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador, cuando no se cuente con NI descentralizado se deberá colocar un cero (0). | SI |
| 4 | Código de la sede | 10 | A | Código asignado por el empleador a la sede. | SI |
| 5 | Código del centro de trabajo | 10 | A | Código asignado por el empleador al centro de trabajo | SI |
| 6 | Fecha de novedad del cambio de IBC | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha en que se realiza la novedad de cambio de IBC. | SI |
| 7 | Tipo de documento de identificación del trabajador o estudiante en práctica formativa | 2 | A | Los valores permitidos son:  | SI |
| 8 | Número documento identificación del trabajador o estudiante en práctica formativa | 16 | A | Número del documento de identificación del trabajador o estudiante en práctica formativa No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 9 | Primer apellido del trabajador o estudiante en práctica formativa | 60 | A | Primer apellido del trabajador o estudiante en práctica formativa | SI |
| 10 | Primer nombre del trabajador o estudiante en práctica formativa | 60 | A | Primer nombre del trabajador o estudiante en práctica formativa | SI |
| 11 | Tipo de cotizante | 2 | N | Valores establecidos en la normatividad de PILA para riesqos laborales | SI |
| 12 | Subtipo de cotizante | 2 | N | Valores establecidos en la normatividad de PILA para riesqos laborales | NO |
| 13 | IBC | 10 | N | Corresponde al IBC del trabajador o estudiante en práctica formativa | SI |
| 14 | Tipo de salario | 1 | N | Es el tipo de salario del afiliado para esa relación laboral o práctica formativa. 1 = Fijo 2 = Variable | SI |
3.1.11. Retiro Definitivo de la Empresa al SGRL
Esta estructura de información contiene los datos de la novedad de retiro definitivo de la empresa al SGRL, la cual será dispuesta por SAT para que las ARL puedan actualizar sus sistemas con esta novedad.
Esta novedad sólo se podrá reportar cuando la empresa no tenga relaciones laborales vigentes o prácticas formativas vigentes.
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 1 | Tipo de documento de identificación del empleador | 2 | A | Los valores permitidos son:  | SI |
| 2 | Número documento identificación del empleador | 16 | A | Número del documento de identificación del empleador. No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 3 | Consecutivo NIT descentralizado | 4 | A | Número consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador, cuando no se cuente con NI descentralizado se deberá colocar un cero (0) | SI |
| 4 | Fecha de Retiro definitivo de la empresa al SGRL | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha en que se retira la empresa al SGRL. | SI |
| 5 | Causal de Retiro definitivo de la empresa al SGRL | 2 | N | Los valores permitidos son:  | SI |
3.2. Entidades Promotoras de Salud - EPS o Entidades Obligadas a Compensar –EOC
Las transacciones de novedad establecidas en el numeral 2 del presente anexo técnico serán reportadas por el SAT a las EPS o EOC según corresponda en las estructuras definidas en el numeral 3. 1 del presente anexo técnico.
4. Reporte de información al SAT
4.1. Administradoras de riesgos laborales
Afiliación y reporte de novedades: Las ARL deberán reportar y mantener actualizada la información relacionada con la afiliación y reporte de novedades de su población afiliada. A partir del 6 de noviembre de año 2019, todas las transacciones relacionadas con la afiliación y reporte de novedades de empleadores, que se realicen directamente en las ARL, deberán ser reportadas por éstas al SAT a través de las funcionalidades dispuestas para tal fin.
Mora: La ARL reportará al SAT, la mora en el pago de los aportes al SGRL de los empleadores.
Acuerdos de pago: La ARL reportará al SAT, la suscripción, el cumplimiento o no de acuerdos de pago de aportes al SGRL.
Incumplimiento acuerdos de pago: La ARL reportará al SAT, el incumplimiento de acuerdos de pago de aportes al SGRL.
4.1.1. Estructura del reporte de mora en el pago de aportes al SGRL, acuerdos de pago e incumplimiento de acuerdo de pago.
Esta estructura de información le permite a la ARL reportar a SAT los empleadores que se encuentran en mora en el pago de aportes al SGRL, así como los que estando en mora han establecido un acuerdo de pago o a los que estando en acuerdo de pago entren en incumplimiento de dicho acuerdo de pago, todo esto en un período puntal.
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 1 | Tipo de documento de identificación del empleador | 2 | A | Los valores permitidos son:  | SI |
| 2 | Número documento identificación del empleador | 16 | A | Número del documento de identificación del empleador. No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 3 | Consecutivo NIT descentralizado | 4 | A | Número consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador, cuando no se cuente con NI descentralizado se deberá colocar un cero (0). | SI |
| 4 | Periodo | 7 | A | En formato AAAA-MM. | SI |
| 5 | Tipo de Reporte | 1 | A | Valores permitidos | SI |
Reclasificación del riesgo del empleador y los centros de trabajo: La ARL reportará al SAT, la reclasificación del centro de trabajo.
4. 1. 2. Estructura de información de reclasificación del centro de trabajo
Esta estructura de información contiene los datos de novedades relacionadas con la reclasificación de un centro de trabajo, una vez este proceso se surte y quede en firme por parte de la ARL, esta información será dispuesta por SAT para que las ARL puedan actualizar sus sistemas con esta novedad.
| No. | Nombre del campo | Longitud permitida | Tipo de dato | Valores permitidos | Obligatorio |
| 1 | Tipo de documento de identificación del empleador | 2 | A | Los valores permitidos son:  | |
| 2 | Número documento identificación del empleador | 16 | A | Número del documento de identificación del empleador. No se permite puntos, comas o guiones. | SI |
| 3 | Consecutivo NIT descentralizado | 4 | A | Número consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador, cuando no se cuente con NI descentralizado se deberá colocar cero (0). | SI |
| 4 | Código de la sede | 10 | A | Código asignado por el empleador a la sede. | SI |
| 5 | Código del centro de trabajo | 10 | A | Registre el código asignado por el empleador al centro de trabajos con que cuenta el empleador | SI |
| 6 | Nombre del centro de trabajo | 40 | A | Si el centro de trabajo no tiene nombre, coloque su códiqo. | SI |
| 7 | Código de la anterior actividad económica del centro de trabajo | 7 | N | Los códigos establecidos en el Decreto 1607 de 2002 o aquel que lo modifique, adicione o sustituya. | SI |
| 8 | Código de la nueva actividad económica del centro de trabajo | 7 | N | Los códigos establecidos en el Decreto 1607 de 2002 o aquel que lo modifique, adicione o sustituya. | SI |
| 9 | Solicitante de la reclasificación | 1 | N | Corresponde a quién solicitó a la ARL realizar la reclasificación.  | SI |
El manual técnico donde se establecen las reglas de negocio será dispuesto a las ARL en el siguiente sitio web:
https://www.minsalud.gov.co/proteccionsocial/RiesgosLaborales/Paginas/afiliacion-sistema-general-riesgos-laborales.aspx
FORMULARIO DE AFILIACIÓN Y NOVEDADES DEL EMPLEADOR AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES -SGRL.
| V. DECLARACIONES Y AUTORIZACIONES | ||
| 1. Autorización para que las ARL reporten la información que se genere de afiliación o de novedades al SATy a las entidades públicas que por sus funciones se re | ||
| 2. Autorización para que la ARL manehe los daros personales del afilíadoo del responsable de la filiación de acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto 1074 de 2014 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria Y Turismo. Declaración de la no obligación de afiliarse al Régimen Contributivo. Especial o de Excepción. | ||
| 3. Autorización para que el SAT o la ARL envíe información relacionada con la afiliación o novedades al 5GRL al correo electrónico o al celular como mensajes de | ||
| VI. FIRMAS | ||
| 1. El Empleador o su Representante Legal | 2. Nombre y Firma del funcionario de la Administradora de Riesgos Laborales | |
| Recuerde que la firma al final del formularlo, valida las declaraciones marcadas y/o diligenciadas y perfecciona la afiliación o el traslado al Sistema General de Riesgos Laborales yse constituye el respectivo contrato de administración de riesgos laborales, regido en todos sus aspectos por lo dispuesto en la Ley 100 de 1993, el Decreto 2885 de 1994, la Circular Básica Jurídica (C. E. 029/14) de la Superfinanciera, la Ley 776 de 2002, Ley 884 de 2012,el Decreto 1072 de 2015 y demás normas que los modifican, adicionan o complementan. | ||
Instructivo para el diligenciamiento del Formulario de afiliación y novedades del empleador al Sistema General de Riesgos Laborales –SGRL
Para su diligenciamiento, utilice tinta de color negro, escriba en letra de imprenta, sin tachones ni enmendaduras, y siga las instrucciones de este documento.
ENCABEZADO
Logo de la ARL: Espacio destinado a la ARL.
Número de radicación del trámite: número que la ARL asigna en forma consecutiva a cade trámite.
Fecha de radicación: Este dato corresponde a la fecha en que la Administradora de Riesgos Laborales - ARL recibe físicamente el formulario de afiliación y traslado del empleador a Sistema General de Riesgos Laborales -SGRL, en dicha entidad.
Fecha de inicio de la afiliación: Este dato se registra en formato día- mes-año.
Fecha final de la afiliación: Este dato se registra en formato día- mes-año.
I. DATOS DEL TRÁMITE
Estos datos se refieren a la descripción del trámite que se realiza mediante la suscripción del “Formulario de afiliación y reporte de novedades el empleador al Sistema General de Riesgos Laborales -SGRL”, por tanto, son obligatorios para el responsable de la afiliación cuando se registre una afiliación o una novedad del empleador de ARL.
1. Tipo de trámite
A. Afiliación:
Aplica cuando se registra una afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales SGRL, en condición de empleador, siempre que se cumplan las condiciones para ello.
B. Traslado:
Aplica cuando se registra una solicitud de novedad de ARL por parte del empleador, en cumplimiento de las reglas definidas en las normas que rigen para este trámite.
C. Terminación de la afiliación:
Aplica cuando se registra la terminación de la afiliación del empleador con una ARL. Los valores permitidos son:
Tipo de documentos de identificación.
| Códiqo | Tipo de documento de identificación |
| 1 | Cancelación por liquidación de empresa |
| 2 | Cancelación por sustitución patronal |
| 3 | Cancelación por fusión |
| 4 | Cancelación por absorción |
| 5 | Cancelación por cambio de NIT |
| 6 | Cancelación por retiro masivo de trabajadores |
| 7 | Cancelación por cese de actividades definitivas |
| 8 | Decisión unilateral de terminar el contrato |
2. Naturaleza Jurídica del empleador
Dato obligatorio. Lo suministra quien realiza la afiliación. Identifique la naturaleza jurídica el empleador y escriba el código correspondiente de acuerdo con las siguientes opciones:
Naturaleza jurídica del empleador
| Código | Naturaleza Jurídica del empleador |
| 1 | Pública |
| 2 | Privada |
| 3 | Mixta |
| 4 | Organismos Multilaterales |
| 5 | Entidades de derecho público no sometidas a la legislación colombiana |
3. Tipo de aportante: Dato obligatorio. Lo suministra quien realiza la afiliación. Identifique el tipo de afiliado y escriba el código correspondiente de acuerdo con las siguientes opciones:
Tipo de aportante del empleador
| Código | Tipo de aportante del empleador |
| 01 | Empleador |
| 03 | Entidades o universidades públicas de los regímenes Especial y de Excepción |
| 05 | Cooperativas v precooperativas de trabajo asociado |
| 06 | Misión diplomática, consular o de organismos multilaterales no sometidos a la legislación colombiana. |
| 09 | Pagador de aportes contrato sindical |
II. DATOS BASICOS DEL EMPLEADOR
1. Apellidos y nombres o razón social: Obligatorio. Lo suministra el empleador, escriba e nombre completo de la razón social o el nombre completo del empleador.
2. Tipo de documento: Obligatorio. Debe colocar en las casillas correspondientes el código del tipo de documento de identificación según corresponde de acuerdo con las siguientes opciones:
Tipo de documento de identificación
| Código | Tipo de documento de identificación |
| NI | Número de identificación tributaria |
| CC | Cédula de ciudadanía, es el documento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil con el que se Identifican las personas al cumplir 18 años de edad. |
| CE | Cédula de extranjería, es el documento de identificación expedido por Migración Colombia, que se otorga a los extranjeros titulares de una visa superior a 3 meses y a sus beneficiarios, con base en el Reporte de Extranjeros. La Vigencia de la Cédula de Extranjería será por un término de cinco (5) años. |
| PA | Pasaporte, es el documento que acredita la identidad de un extranjero que cuenta con una visa para trabajar en Colombia y no se encuentra obligado a tramitar una cédula de extranjería, y de los extranjeros menores de 7 años. |
| CD | Carnet diplomático, es el documento que identifica a extranjeros que cumplen funciones en las embajadas, legaciones, consulados y delegaciones en representación de gobiernos extranjeros. |
| SC | Salvoconducto de permanencia, es un documento de carácter temporal expedido por la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia a los extranjeros que deban permanecer en el país mientras resuelven su situación de refugiados o asilados. Tiene una validez de tres meses y debe ser renovado o sustituido por la cédula de extranjería. |
| PE | Permiso Especial de Permanencia, es un documento expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores mediante la Resolución 5797 de 2017, para los nacionales venezolanos. |
3. Número del documento de identificación. Obligatorio. Es el número de identificación tributaria de la persona jurídica o el número con el cual se identifica como persona natura y debe registrarlo exactamente como figura en el documento de identificación.
Consecutivo NIT Descentralizado: Dato obligatorio. Número consecutivo complementario al número del documento de identificación del empleador cuando las entidades descentralizadas hacen uso de un mismo NIT. Cuando no se cuente con NIT descentralizado se deberá colocar el valor cero (0).
4. Apellidos y nombres del representante legal. Datos obligatorios. Estos datos deben ser registrados en las casillas correspondientes, en forma idéntica a como aparecen en el documento de identificación.
- Primer apellido
- Segundo apellido (Cuando aplique)
- Primer nombre
- Segundo nombre (Cuando aplique)
5. Tipo de documento de identificación: Dato obligatorio. Debe colocar en las casillas correspondientes el código del tipo de documento de identificación del representante legal según corresponde de acuerdo con las siguientes opciones:
Tipo de documento de identificación del representante legal
| Código | Nombre tipo de documento de identificación |
| NI | Número de identificación tributaria |
| CC | Cédula de ciudadanía, es el documento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil con el que se identifican las personas al cumplir 18 años de edad. |
| CE | Cédula de extranjería, es el documento de identificación expedido por Migración Colombia, que se otorga a los extranjeros titulares de una visa superior a 3 meses y a sus beneficiarios, con base en el Reporte de Extranjeros. La Vigencia de la Cédula de Extranjería será por un término de cinco (5) años. |
| PA | Pasaporte, es el documento que acredita la identidad de un extranjero que cuenta con una visa para trabajar en Colombia y no se encuentra obligado a tramitar una cédula de extranjería, y de los extranjeros menores de 7 años. |
| CD | Carnet diplomático, es el documento que identifica a extranjeros que cumplen funciones en las embajadas, leaaciones, consulados v delegaciones en representación de gobiernos extranjeros. |
| SC | Salvoconducto de permanencia, es un documento de carácter temporal expedido por la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia a los extranjeros gue deban permanecer en el país mientras resuelven su situación de refugiados o asilados. Tiene una validez de tres meses y debe ser renovado o sustituido por la cédula de extranjería. |
| PE | Permiso Especial de Permanencia, es un documento expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores mediante la Resolución 5797 de 2017, para los nacionales venezolanos. |
6. Número del documento de identificación. Dato obligatorio. Es el número con el cual se identifica como persona única y debe registrarlo exactamente como figura en el documento de identificación.
7. Correo electrónico. Debe escribir la cuenta de correo institucional, inclusive los caracteres especiales (_, -).
III. DATOS COMPLEMENTARIOS
1. Datos sede principal: Datos obligatorios. Estos datos aplican para la afiliación de empleador.
- Código
- Nombre de la sede principal
- Dirección
- Teléfono fijo / celular
- Correo electrónico
- Municipio/Distrito
- Zona: Urbana o Rural donde se ubica la sede principal
- Localidad/Comuna si existen en su ciudad
- Departamento
En el caso de Bogotá, D. C., debe escribir en el campo departamento: Bogotá, D. C.
2. Apellidos y nombres del responsable de la sede principal. Datos obligatorios. Estos datos deben ser registrados en las casillas correspondientes, en forma idéntica a como aparecen en el documento de identificación.
- Primer apellido
- Segundo apellido (Cuando aplique)
- Primer nombre
- Segundo nombre (Cuando aplique)
3. Tipo dedocumento: Dato obligatorio. Debe colocar en las casillas correspondientes el código del tipo de documento de identificación del responsable de la sede principal según corresponde de acuerdo con las siguientes opciones:
Tipo de documento de identificación del responsable de la sede
| Código | Nombre tipo de documento de identificación |
| CC | Cédula de ciudadanía, es el documento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil con el que se identifican las personas al cumplir 18 años de edad. |
| CE | Cédula de extranjería, es el documento de identificación expedido por Migración Colombia, que se otorga a los extranjeros titulares de una visa superior a 3 meses y a sus beneficiarios, con base en el Reporte de Extranjeros. La Vigencia de la Cédula de Extranjería será por un término de cinco (5) años. |
| PA | Pasaporte, es el documento que acredita la identidad de un extranjero que cuenta con una visa para trabajar en Colombia y no se encuentra obligado a tramitar una cédula de extranjería, y de los extranjeros menores de 7 años. |
| CD | Carnet diplomático, es el documento que identifica a extranjeros que cumplen funciones en las embajadas, leqaciones, consulados y deleqaciones en representación de qobiernos extranjeros. |
| SC | Salvoconducto de permanencia, es un documento de carácter temporal expedido por la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia a los extranjeros que deban permanecer en el país mientras resuelven su situación de refugiados o asilados. Tiene una validez de tres meses y debe ser renovado o sustituido por la cédula de extranjería. |
| PE | Permiso Especial de Permanencia, es un documento expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores mediante la Resolución 5797 de 2017, para los nacionales venezolanos. |
4. Número del documento de identificación. Dato obligatorio. Es el número con el cual se identificacomo persona única y debe registrarlo exactamente como figura en el documento de identificación.
5. Correo electrónico. Debe escribir la cuenta de correo institucional, inclusive los caracteres especiales (_, -).
A. AFILIACION
1. Código de la actividad económica principal. Dato obligatorio. Código que se encuentra asignado en la tabla de clasificación de actividades económicas para el Sistema General de Riesgos Laborales, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1607 de 2002 o aquel que lo modifique, adicione o sustituya.
2. Clase de riesgo: Dato obligatorio. Identifique y marque con una X la clase de riesgo de quien realiza la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales SGRL de acuerdo con las siguientes opciones:
3.
Clase de riesgo
| Código | Clase de riesgo |
| I | Clase 1 |
| II | Clase II |
| III | Clase III |
| IV | Clase IV |
| V | Clase V |
IV. CENTROS DE TRABAJO
1. Número de sedes: Dato obligatorio. Corresponde al número de sedes con que cuenta el empleador que se afilia al Sistema General de Riesgos Laborales SGRL.
2. Número de centros de trabajo: Dato obligatorio. Corresponde al número de centros de trabajo con que cuenta el empleador que se afilia al Sistema General de Riesgos Laborales-SGRL.
3. Número inicial de trabajadores: Dato obligatorio. Número de trabajadores con que cuenta el empleador al momento de afiliarse al Sistema General de Riesgos Laborales SGRL.
4. Valor total de la nómina: Dato obligatorio. Valor total de la nómina del empleador al momento de afiliarse al Sistema General de Riesgos Laborales SGRL.
B. TRASLADO
1. ARL de la cual se traslada: Dato obligatorio. Nombre de la ARL de la cual se traslada el empleador.
Código y nombre de la ARL
| Código ARL | Nombre de ARL |
| 14-04 | Seguros De Vida Colpatria S. A. |
| 14-07 | CIa. De Seguros Bolívar S. A. |
| 14-08 | Compañía De Seguros De Vida Aurora |
| 14-17 | Seguros De Vida Alfa S. A. |
| 14-18 | Liberty Seguros De Vida |
| 14-23 | Positiva Compañía De Seguros |
| 14-25 | Riesgos Profesionales Colmena S. A Compañía De Seguros De Vida |
| 14-11 | Compañía Suramericana Administradora De Riesgos Profesionales Y Sequros Vida |
| 14-29 | La Equidad Seguros De Vida Organismo Cooperativo - La Equidad Vida |
| 14-30 | Mapire Colombia Vida Seguros S. A. |
2. Número total de trabajadores o estudiantes en práctica formativa: Dato obligatorio. Número de total de trabajadores o estudiantes en práctica formativa con que cuenta el empleador que está tramitando el traslado de ARL.
3. Monto total de la cotización: Dato obligatorio. Valor total de la cotización del total de trabajadores y estudiantes en práctica formativa sobre los cuales se está cotizando.
4. Información de sedes y centros de trabajo: Datos obligatorios. Estos datos aplican para el traslado de cada una de las sedes con las que cuenta el empleador.
- Código sede
- Nombre de la sede
- Departamento
- Municipio
- Zona
- Dirección
- Teléfono fijo / celular
- Responsable de la sede
- Primer apellido
- Segundo apellido
- Primer nombre
- Segundo nombre
- Tipo de documento (según tabla “tipo de documento del representante legal”).
- Número de documento
- Correo electrónico
- Código centro de trabajo
- Código actividad económica (según Decreto 1607 de 2002 o aquel que lo modifique, adicione o sustituya)
- Nombre actividad económica
- Número de trabajadores y estudiantes en práctica formativa
- Clase de riesgo (según tabla “clase de riesgo")
- Monto de cotización
- Departamento
- Municipio
- Zona
- Responsable del centro de trabajo
- Primer apellido
- Segundo apellido
- Primer nombre
- Segundo nombre
- Tipo de documento (según tabla “tipo de documento del representante legal").
- Número de documento
- Correo electrónico
5. Estado de cuenta del empleador: Dato obligatorio. Identifique y marque con una X según corresponda las siguientes opciones.
Estado de pago de aportes del empleador a la ARL
| Estado de pago de aportes del empleador a la ARL | |
| Al día | |
| En mora | |
| Con acuerdo de pago | |
| Incumplimiento acuerdo de pago |
V. DECLARACIONES Y AUTORIZACIONES Dato obligatorio. Identifique y marque con una X según corresponda las siguientes opciones.
1. Autorización para que las ARL reporten la información que se genere de afiliación o de novedades al SAT y a las entidades públicas que por sus funciones se requieran.
2. Autorización para que la ARL manejen los datos personales del afiliado o del responsable de la filiación de acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto 1074 de 2014 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Declaración de la no obligación de afiliarse al Régimen Contributivo, Especial o de Excepción.
3. Autorización para que el SAT o la ARL envíe información relacionada con la afiliación o novedades al SGRL al correo electrónico o al celular como mensajes de texto.
V. FIRMAS
Este formulario debe suscribirse por el responsable de la afiliación o el afiliado, según corresponda, de conformidad con la normativa vigente, que tenga a su cargo la afiliación o el reporte de novedades.
En las casillas 1 y 2 debe ir la firma de:
1. El responsable de la afiliación o el afiliado, según corresponda.
2. El nombre y firma del funcionario de la Administradora de Riesgos Laborales.
Con la firma contenida en el numeral 1 el responsable de la afiliación o el afiliado, según corresponda, manifiesta la veracidad de la información registrada y de las autorizaciones contenidas en el V del formulario.