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RESOLUCIÓN 728 DE 2023
(mayo 19)
Diario Oficial No. 52.412 de 31 de mayo de 2023
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
Por la cual se modifica la Resolución 2388 de 2016, con el fin de ajustar la estructura de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), para permitir el recaudo de los valores derivados del cálculo actuarial de empleados y trabajadores independientes que tengan periodos omisos al Sistema General de Pensiones y se dictan otras disposiciones.
EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,
en ejercicio de sus facultades, en especial, de las conferidas en los artículos 3.2.3.4 del Decreto número 780 de 2016, 2o y en el numeral 23 del Decreto Ley número 4107 de 2011, en desarrollo del artículo 4o del Decreto número 1296 de 2022, y,
CONSIDERANDO:
Que, en desarrollo de lo establecido en el literal b) del artículo 15 de la Ley 797 de 2003, el Gobierno nacional mediante el artículo 3.2.3.4 del Decreto número 780 de 2016, Único Reglamentario en Salud y Protección Social dispuso la adopción de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) como una ventanilla virtual que permite la autoliquidación y pago integrado de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.
Que, mediante la Resolución 2388 de 2016, modificada por las Resoluciones 5858 de 2016, 980, 1608 y 3016 de 2017, 3559, 5306 de 2018, 736, 1740, 2514 de 2019, 454, 686, 1438, 1844, 2421 de 2020; 014, 638, 365 y 1697 de 2021, 261, 939 y 2012 de 2022 se unificaron las reglas para el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), con el fin de ser aplicados por los aportantes, los operadores de información y las administradoras del Sistema.
Que el Decreto número 1833 de 2016 compiló las normas del Sistema General de Pensiones y fue modificado por el Decreto número 1296 de 2022 que adicionó el Capítulo 11 al Título 8 de la Parte 2 del Libro 2 en el sentido de modificar la fórmula para efectuar el cálculo de la reserva o cálculo actuarial que deberán pagar los empleadores y trabajadores independientes que incurran en omisión en la vinculación o afiliación al Sistema General de Pensiones y reglamentó el procedimiento de pago y la imputación de los tiempos en la historia laboral, una vez efectuado el desembolso por parte del empleador o trabajador independiente que se encontraba en omisión de tal obligación.
Que, a su vez, los artículos 2.2.8.11.3 y 2.2.8.11.6 del Decreto número 1833 de 2016 establecen que cuando la omisión en la vinculación se subsane por parte del empleador o el trabajador independiente, dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha en que debió reportarla, deberán pagar el valor de los aportes y los intereses de mora establecidos en el artículo 23 de la Ley 100 de 1993, a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA y que, a partir del 1 de junio de 2023, los valores que por concepto de cálculo actuarial establezcan las administradoras de pensiones, o los que la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales (UGPP) fije, con ocasión de un proceso de determinación de obligaciones parafiscales derivado de sus funciones legales y reglamentarias, por concepto de omisión en la afiliación o vinculación se deberán realizar únicamente a través de dicha Planilla.
Que el parágrafo 2 del artículo 2.2.8.11.6 ibidem, establece que las Administradoras de Pensiones deberán desarrollar en conjunto con la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales (UGPP), una herramienta tecnológica que permita la adecuada elaboración de los cálculos actuariales de que trata el artículo 2.2.4.4.3 del decreto en mención, en un plazo no mayor al 30 de noviembre de 2022.
Que, mediante comunicación radicada en este Ministerio con el número 202342300337622, la Asociación Colombiana de Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía (Asofondos) informó que desde el 10 de enero de 2023 se encuentra disponible la herramienta www.soyactuario.com.co para realizar cálculos actuariales de empleados y trabajadores independientes que tengan periodos omisos al Sistema General de Pensiones, que deben ser pagados como cálculo actuarial y cuya propiedad, mantenimiento y operación está a cargo de la citada administradora, Colpensiones y de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), quedando pendiente la resolución que permitiera integrar dicha herramienta al flujo de recaudo con los operadores de PILA.
Que, de acuerdo con las mesas de trabajo realizadas por este Ministerio con las citadas entidades y los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y del Trabajo, con el fin de dar cumplimiento a los artículos 2.2.8.11.3 y 2.2.8.11.6 del Decreto número 1833 de 2016 adicionados por el artículo 3o del Decreto número 1296 de 2022, se determinó la necesidad de ajustar la estructura actual de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), para permitir el recaudo de los valores derivados del cálculo actuarial que establezcan las administradoras de pensiones, o los que la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales (UGPP) fije con ocasión de un proceso de determinación de obligaciones parafiscales, de acuerdo con los valores generados por la herramienta www.soyactuario. com.co.
Que, por lo anteriormente expuesto, se hace necesario adicionar a la estructura de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), el tipo de planilla “Z. Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones” y modificar los campos correspondientes al recaudo de aportes al Sistema General de Pensiones.
Que, adicionalmente, como resultado de las mesas de trabajo realizadas con las entidades citadas previamente, se evidenció que hay un alto nivel de aportantes que no reportan la novedad de ingreso y retiro de sus cotizantes, lo que conlleva a la omisión en la afiliación y deudas presuntas en el Sistema General de Pensiones, razón por la cual, se hace necesario validar en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), los cotizantes que se reportan en la planilla del periodo que están liquidando y pagando respecto al periodo inmediatamente anterior.
Que mediante la Resolución 1365 de 2021, se adicionó a la estructura de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) el tipo de documento “PT. Permiso por Protección Temporal”, razón por la cual, se hace necesario incluir este tipo de documento en las validaciones y origen de los datos del campo “9 - Tipo de persona” y en el numeral 2.1.2.3.3 campo “7- Extranjero no obligado a cotizar a pensiones” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” del Anexo Técnico 2.
Que se adicionó a la estructura de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), el campo “98- Actividad económica para el Sistema General de Riesgos Laborales”, mediante la Resolución 2012 de 2022 y teniendo en cuenta que para los voluntarios en primera respuesta no le aplica la tabla de clasificación de actividades económicas para el Sistema General de Riesgos Laborales contempladas en el Decreto número 768 de 2022, se hace necesario, modificar las validaciones y origen de los datos de este campo, en el sentido de aclarar que para el tipo de cotizante “67. Voluntario en Primera Respuesta aporte solo riesgos laborales”, no aplica este reporte.
Que con el fin de propender por el correcto manejo del tipo de cotizante “32- Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana” se hace necesario aclarar los tipos de documentos que pueden utilizar los cotizantes.
Que, este Ministerio advirtió con fundamento en las consultas presentadas por los operadores de información que para el tipo de cotizante “33 - Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional” es permitido cotizar al Sistema de Subsidio Familiar, razón por la cual, para este tipo de cotizante es permitido reportar la novedad de ingreso y retiro para Cajas de Compensación Familiar, por tanto, se hace necesario modificar las aclaraciones de los numerales 2.1.2.3.7 y 2.1.2.3.8 del Capítulo 1 del Anexo Técnico 2.
Que, la Subdirección de Regulación de la Operación de Aseguramiento en Salud ha evidenciado el pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud de personas que se encuentran afiliadas al Régimen Subsidiado o que se encuentran retiradas del Sistema General de Seguridad Social en Salud, por tanto, se hace necesario modificar la estructura del archivo “INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS (BDUA) CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN” establecida en el numeral 20 del Capítulo 4 “Coherencia de Datos” del Anexo Técnico 2 y la “VALIDACIÓN DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD” establecida en el numeral 21 del Capítulo 4 “Coherencia de Datos” del mismo anexo técnico.
Que, mediante comunicación radicada con el número 202342300543602, la Dirección de Riesgos Laborales del Ministerio del Trabajo solicitó a este Ministerio adicionar en la estructura de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA un anexo técnico denominado “Estructura de los archivos de salida con destino al Administrador del Fondo de Riesgos Laborales”, para que los operadores de información envíen diariamente al administrador de dicho Fondo, el recaudo aportes al Sistema General de Riesgos Laborales, con el propósito de que este haga el seguimiento al aporte del 1%.
Que, por lo anterior, se modificará el artículo 1o de la Resolución 2388 de 2016, su Anexo Técnico 2, y se adicionará el Anexo Técnico 6 a dicho acto administrativo.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Modificar el artículo 1o de la Resolución 2388 de 2016, el cual quedará así:
“Artículo 1o. La presente resolución tiene por objeto unificar y actualizar las reglas de aplicación para el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales y adoptar los anexos técnicos de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) contentivos de las especificaciones y estructuras de los archivos a reportar por aportantes, pagadores de pensiones y operadores de información, así:
Anexo Técnico 1. Glosario de términos PILA. Contiene las expresiones a tener en cuenta en la liquidación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales a través de la Planilla Integral de Liquidación de Aportes (PILA).
Anexo Técnico 2. Aportes a Seguridad Social de Activos. Contiene la información que deben reportar los cotizantes activos al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.
Anexo Técnico 3. Aportes a Seguridad Social de Pensionados. En este anexo se reporta la información de los pensionados al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.
Anexo Técnico 4. Estructura de los archivos de salida con destino al Administrador Fiduciario de los Recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga). Contiene la información de recaudo de los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud que es reportada al Administrador Fiduciario de los Recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga).
Anexo Técnico número 5. Archivos de salida con destino al Ministerio de Salud y Protección Social. Contiene la definición de los archivos del Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales que los operadores de información deben reportar diariamente al Ministerio de Salud y Protección Social.
Anexo Técnico número 6. Estructura de los archivos de salida con destino al Administrador del Fondo de Riesgos Laborales. Contiene la información de recaudo de los aportes al Sistema General de Riesgos Laborales que es reportada al Administrador del Fondo de Riesgos Laborales”.
ARTÍCULO 2o. Modificar el Anexo Técnico 2 “Aportes a Seguridad Social de Activos”, de la Resolución 2388 de 2016, así:
1. En el numeral 1.1 “Estructura de datos archivo tipo 1” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar las validaciones y origen de los datos de los campos “9 - Tipo persona” y “29 - Período de pago”; así:
| CAMPO | LONG | POSICIÓN | TIPO | DESCRIPCIÓN | VALIDACIONES Y ORIGEN DE LOS DATOS | |
| Inicial | Final | |||||
| 9 | 1 | 272 | 272 | A | Tipo persona | Obligatorio. Lo suministra el aportante. N. Natural J. Jurídica Cuando el tipo de persona sea N, los valores válidos son: CC. Cédula de ciudadanía CE. Cédula de extranjería TI. Tarjeta de identidad PA. Pasaporte CD. Carné diplomático PE. Permiso Especial de Permanencia SC. Salvoconducto de permanencia PT. Permiso por Protección Temporal |
(...)
| 29 | 7 | 545 | 551 | N | Período de pago | Obligatorio. Asignado por el sistema. Formato AAAA-MM. Cuando se utilice la planilla Z en este campo se relacionará el periodo de pago inicial asignado por la herramienta tecnológica www.soyactuario.com.co. |
2. En el numeral 2.1 “Estructura de datos archivo tipo 2” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar las validaciones y origen de los datos de los campos “8 - Tipo de planilla”, “9 - Número de la planilla asociada a esta planilla”, “15 - Período de pago para los sistemas diferentes al de salud”, “16 - Período de pago para el sistema de salud” y “19- Número total de cotizantes reportados en esta planilla”; así:
| CAMPO | LONG | POSICIÓN | TIPO | DESCRIPCIÓN | VALIDACIONES Y ORIGEN DE LOS DATOS | |
| Inicial | Final | |||||
| 8 | 1 | 227 | 227 | A | Tipo de planilla | Obligatorio. Lo suministra el aportante E. Planilla empleados Y. Planilla independientes empresas A. Planilla cotizantes con novedad de Ingreso I. Planilla independientes S. Planilla empleados de servicio doméstico |
| CAMPO | LONG | POSICIÓN | TIPO | DESCRIPCIÓN | VALIDACIONES Y ORIGEN DE LOS DATOS | |
| M. Planilla mora N. Planilla correcciones H. Planilla madres sustitutas T. Planilla empleados entidad beneficiaria del Sistema General de Participaciones F. Planilla pago aporte patronal faltante, de una entidad beneficiaria del Sistema General de Participaciones J. Planilla para pago seguridad social en cumplimiento de sentencia judicial X. Planilla para el pago empresa liquidada U. Planilla de uso UGPP para pago por terceros K. Planilla estudiantes O. Planilla Obligaciones determinadas por la UGPP. Q. Planilla Acuerdos de pago realizados por la UGPP B. Planilla Piso de Protección Social D. Contribución Solidaria. Z. Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones | ||||||
| 9 | 10 | 228 | 237 | N | Número de la planilla asociada a esta planilla | Debe dejarse en blanco cuando el tipo de planilla sea E, A, I, M, S, Y, H, T, X, K, Q o B. En este campo se incluirá el número de la planilla del período correspondiente cuando el tipo de planilla sea N o F. Cuando se utilice la planilla U por parte de la UGPP, en este campo se diligenciará el número del título del depósito judicial. Cuando se utilice la planilla J en cumplimiento a una orden judicial por pago de factores salariales que no se tuvieron en cuenta en la liquidación inicial de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, el aportante registrará el número de la planilla con el cual realizó el pago inicial de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales. Cuando se utilice la planilla “O” para el pago de inexactitudes determinadas por la UGPP, el aportante deberá diligenciar el número de la planilla con la cual realizó el pago inicial producto de esa inexactitud. Cuando se utilice la planilla Z, en este campo se relacionará la referencia de pago que entrega la herramienta de cálculo actuarial www.soyactuario.com.co. |
(...)
| 15 | 7 | 305 | 311 | A | Período de pago para los sistemas diferentes al de salud | Obligatorio. Formato año y mes (aaaa-mm). Lo calcula el operador de información. Cuando se utilice la planilla Z, en este campo se relacionará el periodo de pago inicial de los rangos omisos. Este periodo lo reportará la herramienta tecnológica www. soyactuario.com.co |
| 16 | 7 | 312 | 318 | A | Período de pago para el sistema de salud. | Obligatorio. Formato año y mes (aaaa-mm). Lo suministra el aportante. Cuando se utilice la planilla Z, en este campo se reportará el mismo periodo reportado en el campo 15 “Período de pago para los sistemas diferentes al de salud” |
(...)
| 19 | 5 | 339 | 343 | N | Número total de cotizantes reportados en esta planilla. | Obligatorio. Se debe validar que sea igual al número de cotizantes únicos incluidos en el detalle del Registro Tipo 2, exceptuando los que tengan 40 en el Campo 5 - Tipo de cotizante. Cuando se utilice la planilla Z, el valor de este campo siempre será uno (1) |
<3>. En el numeral 2.1.1.2.2 “Campo 8. Tipo de planilla” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” adicionar la aclaración del tipo de planilla “Z. Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones”; así:
“2.1.1.2.2 “Campo 8. Tipo de planilla”.
Los valores permitidos son:
(…)
Z. Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones: Este tipo de planilla solamente puede ser utilizada de manera electrónica por los aportantes para el pago de aportes derivados de la liquidación de cálculo actuarial por omisión en la afiliación o en la vinculación del trabajador o del cotizante independiente al Sistema General de Pensiones de conformidad con lo establecido en los artículos 2.2.8.11.3 y 2.2.8.11.6 del Decreto número 1833 de 2016, adicionados por el Decreto número 1296 de 2022.
Este tipo de planilla también puede ser utilizada por la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales (UGPP), para efectuar en nombre de un tercero, el pago de los valores por concepto de cálculo actuarial con ocasión de un proceso de determinación de obligaciones parafiscales derivado de sus funciones legales y reglamentarias.
Para el uso de este tipo de planilla, el aportante o la UGPP previamente deberá ingresar y registrarse en la herramienta www.soyactuario.com.co, en la cual el aportante reportará los datos solicitados por la herramienta para que esta genere la liquidación con la referencia de pago, la que deberá ser reportada por el aportante en el portal del operador de información, una vez ingrese a la planilla tipo Z.
Para el uso de este tipo de planilla el operador de información debe:
a) Conectarse mediante webservice a la herramienta tecnológica www.soyactuario.com.co para que con la referencia de pago reportada por el aportante, esta le disponga el tipo y número de identificación del aportante, tipo y número de identificación del cotizante, tipo de cotizante, primer apellido, segundo apellido, primer nombre, segundo nombre, Código de la administradora de fondos de pensiones a la cual pertenece el afiliado, IBC pensión, cotización obligatoria a pensiones, periodo de pago y, fechas límites de pago.
b) El operador de información debe validar que el tipo y número de identificación del aportante coincida con el que se encuentra reportado en su plataforma tecnológica, en caso de que no corresponda, no le permitirá el pago y le informará al aportante esta situación.
c) La herramienta www.soyactuario.com.co suministrará la información del tipo y número de identificación del cotizante y la administradora de pensión a la que se debe realizar el pago, información a la que el operador de información no le debe realizar validaciones.
d) Cuando el portal www.soyactuario.com.co le indique al operador de información que la referencia de pago se encuentra vencida, no se permitirá el pago, e informará al aportante, quien debe ingresar al citado portal y realizar la reliquidación del cálculo actuarial para actualizar los valores a la nueva fecha de pago.
e) Cuando el aportante haya realizado el pago, el operador de información, deberá notificar este pago a la herramienta www.soyactuario.com.co mediante webservice para marcar la referencia de pago como “pagado”.
f) En el campo “Período de pago para los sistemas diferentes al de salud” se debe reportar el periodo de pago inicial de los rangos omisos reportados por la herramienta tecnológica www.soyactuario.com.co.
g) El operador de información deberá reportar la información del registro tipo 1 del archivo tipo 1 y tipo 2 de acuerdo con lo establecido en el Anexo Técnico 2.
h) La información del registro tipo 2 del archivo tipo 2 se deberá reportar de la siguiente manera:
| Campo | Descripción |
| 3 | Tipo documento del cotizante Debe corresponder a la información generada por la herramienta www.soyactuario.com.co y conforme a la presente resolución |
| 4 | Número de identificación del cotizante Debe corresponder a la información generada por la herramienta www.soyactuario.com.co |
| 5 | Tipo cotizante Debe corresponder a la información generada por la herramienta www.soyactuario.com. co, y conforme a la presente resolución. |
| 11 | Primer apellido Debe corresponder a la información generada por la herramienta www.soyactuario.com.co |
| 12 | Segundo apellido Debe corresponder a la información generada por la herramienta www.soyactuario.com.co |
| 13 | Primer nombre Debe corresponder a la información generada por la herramienta www.soyactuario.com.co |
| 14 | Segundo nombre Debe corresponder a la información generada por la herramienta www.soyactuario.com.co |
| 31 | Código de la administradora de fondo de pensiones a la cual pertenece el afiliado. Debe corresponder a la información generada por la herramienta www.soyactuario.com.co, y conforme a la presente resolución. |
| 36 | Número de días cotizados a pensión Debe ser cero |
| 40 | Salario básico Debe ser cero |
| 42 | IBC pensión Debe corresponder al campo “salario devengado al último periodo de la omisión” generado por la herramienta www.soyactuario.com.co |
| 46 | Tarifa de aportes pensiones. Debe ser cero |
| 47 | Cotización obligatoria a pensiones Debe corresponder al campo “valor total del cálculo actuarial” generado por la herramienta www.soyactuario.com.co. Este valor debe estar redondeado de acuerdo con lo establecido en el Decreto número 1990 de 2016 |
Los demás campos se dejan en blanco, cero o N (No), según corresponda. Cuando se utilice este tipo de planilla no aplica el reporte de ninguna novedad.
Sobre este tipo de planilla el aportante no puede realizar ajustes a través de la planilla “N - Planilla de Correcciones”.
4. En el numeral 2.1.1.2.4. “Campo 15 - Período de pago para los sistemas diferentes al de salud” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar la aclaración de este campo; así:
“2.1.1.2.4 Campo 15 - Período de pago para los sistemas diferentes al de salud
Este campo contiene el período de pago al que corresponden los aportes a los Sistemas Generales de Pensiones, Riesgos Laborales, cajas de compensación familiar, ICBF, Sena, ESAP y Ministerio de Educación Nacional, de acuerdo con la obligación de realizar aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales o alguno de sus subsistemas.
Cuando se marque Y, I o H en el campo “8 - Tipo de Planilla” del registro tipo 1 del archivo tipo 2, el valor del campo “15 - Periodo de pago para los sistemas diferentes al de Salud” del registro tipo 1 del archivo tipo 2 debe ser igual al del campo “16 - Periodo de pago para el sistema de salud” del registro tipo 1 del archivo tipo 2.
Cuando se marque un valor diferente a Y, I o H en el campo “8 -Tipo de Planilla” del registro tipo 1 del archivo tipo 2, el valor del campo “15 - Periodo de Pago para los sistemas diferentes al de salud” del registro tipo 1 del archivo tipo 2, debe corresponder al del mes anterior al del campo “16 - Periodo de pago para el sistema de salud” del registro tipo 1 del archivo tipo 2.
Cuando se marque N o A en el campo “8 - Tipo de Planilla” del registro tipo 1 del archivo tipo 2, para los tipos de cotizantes que se relacionan a continuación el valor del campo “15 - Periodo de pago para los sistemas diferentes al de Salud” del registro tipo 1 del archivo tipo 2 debe ser igual al del campo “16 - Periodo de pago para el sistema de salud” del registro tipo 1 del archivo tipo 2:
| CÓDIGO | DESCRIPCIÓN |
| 3 | Independiente |
| 4 | Madres sustitutas |
| 16 | Independiente agremiado o asociado |
| 33 | Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional |
| 34 | Concejal o edil de Junta Administradora Local del Distrito Capital de Bogotá que percibe honorarios amparado por póliza de salud |
| 35 | Concejal municipal o distrital |
| 36 | Concejal municipal, distrital o edil de Junta Administradora Local beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional |
| 40 | Beneficiario de UPC Adicional |
| 43 | Cotizante a pensiones con pago por tercero |
| 52 | Beneficiario del Mecanismo de Protección al Cesante |
| 53 | Afiliado partícipe |
| 56 | Prepensionado con aporte voluntario a Salud |
| 57 | Independiente voluntario al Sistema de Riesgos Laborales |
| 59 | Independientes con contrato de prestación de servicios superior a 1 mes |
Cuando se utilice el tipo de planilla “Z - Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones” en este campo se relacionará el periodo de pago inicial de los rangos omisos reportados por la herramienta tecnológica www.soyactuario.com.co”.
5. En el numeral 2.1.2.1 “Descripción detallada de las variables de novedades generales. Registro tipo 2” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar las validaciones y origen de los datos del campo “98 - Actividad económica para el Sistema General de Riesgos Laborales” y los dos incisos de este numeral; así:
| CAMPO | LONG | POSICIÓN | TIPO | DESCRIPCIÓN | VALIDACIONES Y ORIGEN DE LOS DATOS | |
| Inicial | Final | |||||
| 98 | 7 | 687 | 693 | N | Actividad económica para el Sistema General de Riesgos Laborales | La suministra el aportante, es un campo obligatorio para los cotizantes que aportan a Riesgos Laborales a excepción de los tipos de cotizante “57 - Independiente voluntario al Sistema de Riesgos Laborales” y “67 - Voluntario en Primera Respuesta aporte solo al Sistema de Riesgos Laborales”. Este campo debe diligenciarse para el periodo de cotización noviembre de 2022 en adelante. Para periodos anteriores se debe reportar en cero. |
(…) “Cuando el aportante haya pagado aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales del mes anterior con el mismo operador y el valor del campo 10 -”Forma de presentación” sea U, el operador de información deberá verificar en los tipos de planilla E y A, que los cotizantes reportados, en el periodo correspondan a los mismos del periodo anterior, y no se haya reportado una novedad de retiro en dichas planillas o a través del tipo de planilla N; en caso de presentarse diferencia con los cotizantes reportados en el mes anterior, el aportante deberá reportar la novedad de ingreso o retiro, según sea el caso”.
6. En el numeral 2.1.2.3.1 “Campo 5 - Tipo de cotizante” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar las aclaraciones del tipo de cotizante “32- Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana”; así:
“32- Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana: Es utilizado cuando el tipo de aportante del archivo tipo 1, sea una “Misión diplomática, consular o de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana” y se deban aplicar al cotizante condiciones especiales o diferentes para el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.
Cuando se use este tipo de cotizante, el tipo de documento deberá corresponder a alguno de los siguientes:
CE. Cédula de extranjería
CD. Carné diplomático.
Este tipo de cotizante puede hacer aportes a uno o más de los subsistemas del Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales. Es responsabilidad del aportante suministrar la información correspondiente a los sistemas respecto de los cuales realiza los aportes. Su base de cotización es el salario mensual sin que este sea inferior a un salario mínimo legal mensual vigente proporcional a los días laborados”.
7. En el numeral 2.1.2.3.3 Campo “7 - Extranjero no obligado a cotizar a pensiones” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar las aclaraciones de este campo”; así:
“2.1.2.3.3 Campo 7 - Extranjero no obligado a cotizar a pensiones
Es utilizado cuando el cotizante es un ciudadano extranjero que no está obligado a cotizar al Sistema General de Pensiones de acuerdo con la Ley, pero debe cotizar a los demás sistemas según el tipo de cotizante que corresponda. No deben diligenciar los campos 19, 20, 28, 31, 32, 36, 42, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52 y 53 del registro tipo 2 del archivo tipo 2.
El tipo de documento deberá corresponder a alguno de los siguientes:
CE. Cédula de extranjería
PA. Pasaporte
CD. Carné diplomático.
SC. Salvoconducto de permanencia
PE. Permiso Especial de Permanencia
PT. Permiso por Protección Temporal”.
8. En el numeral 2.1.2.3.7 “Campo 15 - Ingreso - ING” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar las aclaraciones de este campo; así:
“2.1.2.3.7 Campo 15 - Ingreso (ING)
Este campo puede tener los siguientes valores:
X Cuando se usa este valor, se indica que el aportante da ingreso al cotizante a todos los sistemas para los cuales está liquidando los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.
R Este valor solo puede ser utilizado cuando el tipo de cotizante sea “16 - Independiente agremiado o asociado”, “57- Independiente voluntario al Sistema de Riesgos Laborales” o “59 Independiente con contrato de prestación de servicios superior a un mes”. Cuando se usa este valor, se indica que el cotizante ingresa únicamente al Sistema General de Riesgos Laborales y solo en el archivo de salida para el Sistema General de Riesgos Laborales se marca esta novedad de ingreso con una X. En los archivos de salida del resto de sistemas se deja en blanco esta novedad.
C Este valor solo puede ser utilizado cuando el tipo de cotizante sea “3- Independiente”, “4- Madre Sustituta”, “16 - Independiente agremiado o asociado”, “33 - Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional”, “34 - concejal o edil de Junta Administradora Local del Distrito Capital de Bogotá amparado por póliza de salud”, “35- Concejal municipal o distrital”, “53- Afiliado partícipe”, “57- Independiente voluntario al Sistema de Riesgos Laborales” o “59 Independiente con contrato de prestación de servicios superior a un mes”. Cuando se usa este valor, se indica que el cotizante ingresa únicamente al Sistema de Subsidio Familiar y solo en el archivo de salida para el Sistema de Cajas de Compensación Familiar se marca esta novedad de ingreso con una X. En los archivos de salida del resto de sistemas se deja en blanco esta novedad.
Cuando no hay novedad de ingreso este campo se deja en blanco”.
9. En el numeral 2.1.2.3.8 “Campo 16 - Retiro - RET” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar las aclaraciones de este campo; así:
“2.1.2.3.8 Campo 16 - Retiro - RET
Este campo puede tener los siguientes valores:
X Cuando se usa este valor, se indica que el aportante retira al cotizante de todos los sistemas para los cuales está liquidando los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.
P Cuando se usa este valor, se indica que el aportante retira al cotizante únicamente del Sistema General de Pensiones y solo en el archivo de salida para pensiones se marca esta novedad de retiro con una P. En los archivos de salida del resto de sistemas se deja en blanco esta novedad.
R Este valor solo puede ser utilizado cuando el tipo de cotizante sea “16 - Independiente agremiado o asociado”, “57- Independiente voluntario al Sistema de Riesgos Laborales” o “59- Independiente con contrato de prestación de servicios superior a un mes”. Cuando se usa este valor, se indica que el cotizante se retira únicamente del Sistema General de Riesgos Laborales y solo en el archivo de salida para el Sistema General de Riesgos Laborales se marca esta novedad de retiro con una R. En los archivos de salida del resto de sistemas se deja en blanco esta novedad.
C Este valor solo puede ser utilizado cuando el tipo de cotizante sea “3- Independiente”, “4- Madre Sustituta”, “16 - Independiente agremiado o asociado”, “33 - Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional”, “34 - Concejal o edil de Junta Administradora Local del Distrito Capital de Bogotá amparado por póliza de salud”, “35- Concejal municipal o distrital”, “53- Afiliado partícipe”, “57- Independiente voluntario al Sistema de Riesgos Laborales” o “59 - Independiente con contrato de prestación de servicios superior a un mes”. Cuando se usa este valor, se indica que el cotizante se retira únicamente del Sistema de Subsidio Familiar y solo en el archivo de salida para ese Sistema se marca esta novedad de retiro con una C. En los archivos de salida del resto de sistemas se deja en blanco esta novedad.
Cuando no hay novedad de retiro este campo se deja en blanco”.
10. En el numeral 2.1.2.3.11 “Campo 36 - número de días cotizados al Sistema General de Pensión” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar las aclaraciones de este campo; así:
“2.1.2.3.11 Campo 36 - número de días cotizados al Sistema General de Pensión
La sumatoria de los días a reportar en el Sistema General de Pensiones de cada cotizante debe corresponder a 30 días indistintamente de si el mes tiene 28, 30 o 31 días. Es permitido reportar menos de 30 días cuando exista una novedad de ingreso o retiro para aquellos cotizantes que aportan al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.
Este campo es obligatorio y solo permitirá valores entre 0 y 30. El valor “0” solo podrá ser diligenciado si el tipo de cotizante no está obligado a cotizar al Sistema General de Pensiones o si el cotizante ya se encuentra pensionado.
Cuando se utilice el tipo de planilla “Z - Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones”, este campo se reportará en cero (0).
11. En el numeral 2.1.2.3.15 “Campo 47 - Cotización obligatoria al Sistema General de Pensiones” del Capítulo 1 “Archivos de entrada” modificar las aclaraciones de este campo; así:
“2.1.2.3.15 Campo 47 - Cotización obligatoria al Sistema General de Pensiones
Se debe validar el cálculo de esta cotización, multiplicando el valor del campo 42- “IBC Pensión” del registro tipo 2 del archivo tipo 2, por el valor del campo 46 - “Tarifa de aportes a pensiones” del registro tipo 2 del archivo tipo 2. El valor incluido en este campo debe cumplir las reglas de redondeo o aproximación para las cotizaciones, de acuerdo con las normas vigentes.
Cuando se utilice el tipo de planilla “Z - Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones”, en este campo se registrará el valor reportado en el campo “valor total del cálculo actuarial” generado por la herramienta www.soyactuario.com.co.
12. En el numeral 1 “REGISTRO TIPO 3. TOTAL APORTES DEL PERÍODO PARA PENSIONES” del capítulo 2 “REGISTROS DE TOTALES GENERADOS POR LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN” modificar las validaciones y origen de los datos de los campos “11 - Número de días de mora liquidados”, “12 - Valor intereses de mora sobre el valor total de las cotizaciones del período liquidado”, “13 - Valor intereses de mora sobre el valor total aporte al Fondo de Solidaridad Pensional -Subcuenta de Solidaridad” y “14 - Valor intereses de mora sobre el valor total aporte fondo de solidaridad pensional subcuenta de subsistencia”; así:
| CAMPO | LONG | POSICIÓN | TIPO | DESCRIPCIÓN | VALIDACIONES Y ORIGEN DE LOS DATOS | |
| Inicial | Final | |||||
| 11 | 5 | 96 | 100 | N | Número de días de mora liquidados. | El valor lo debe calcular el operador de información de acuerdo con la fecha de pago de la planilla. Cuando se utilice la planilla U, el operador de información calculará el número de días de mora utilizando el valor registrado en el campo 9 - “Fecha pago planilla asociada a esta planilla”. Cuando se utilice la planilla Z este campo siempre será cero (0) |
| 12 | 11 | 101 | 111 | N | Valor intereses de mora sobre el valor total de las cotizaciones del período liquidado. | Liquidación del valor en mora del campo 6 del registro tipo 3. Cuando se utilice la planilla Z este campo siempre será cero (0) |
| CAMPO | LONG | POSICIÓN | TIPO | DESCRIPCIÓN | VALIDACIONES Y ORIGEN DE LOS DATOS | |
| Inicial | Final | |||||
| 13 | 11 | 112 | 122 | N | Valor intereses de mora sobre el valor total aporte al Fondo de Solidaridad Pensional -Subcuenta de Solidaridad. | Liquidación del valor en mora del campo 9 del registro tipo 3. Cuando se utilice la planilla Z este campo siempre será cero (0) |
| 14 | 11 | 123 | 133 | N | Valor intereses de mora sobre el valor total aporte Fondo de Solidaridad Pensional Subcuenta de Subsistencia. | Liquidación del valor en mora del campo 10 del registro tipo 3. Cuando se utilice la planilla Z este campo siempre será cero (0). |
13. En el numeral 6 “RELACIÓN TIPO DE COTIZANTE VS. TIPO DE APORTANTE” del Capítulo “4. VALIDACIÓN COHERENCIA DATOS” modificar la “Tabla 11. Tipos de planillas” y la “Tabla 12. R06- Regla de validación - tipo de planilla vs. tipo de aportante”, adicionando el tipo de planilla “Z. Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones”; así:
“Tabla 11. Tipos de planillas
Tipo de planilla
| E | Planillas empleados |
| Y | Planillas independientes empresas |
| A | Planilla cotizantes con novedad de ingreso |
| I | Planilla independientes |
| S | Planilla servicio doméstico |
| M | Planilla de mora |
| N | Planilla de correcciones |
| H | Planilla madre sustituta |
| T | Planilla empleados entidad beneficiaria del sistema general de participaciones |
| F | Planilla pago de aporte faltante, de una entidad beneficiaria del SGP |
| J | Planilla para pago de seguridad social en cumplimiento de sentencia judicial |
| X | Planilla para el pago de empresas en proceso de liquidación, reestructuración o en procesos concursales |
| U | Planilla de uso exclusivo de la UGPP para pago por terceros |
| K | Planilla Estudiantes |
| O | Planilla Obligaciones determinadas por la UGPP |
| Q | Planilla Acuerdos de pago realizados por la UGPP |
| B | Planilla Piso de Protección Social |
| D | Planilla Contribución Solidaria |
| Z | Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones |
Tabla 12. R06 - Regla de validación - tipo de planilla vs. tipo de aportante
| TIPOS DE PLANILLA | TIPO DE APORTANTE | ||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | ||
| Planilla empleados | E | X | X | X | X | X | X | X | X | X | |||||
| Planillas independientes empresas | Y | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | |||
| Planilla cotizantes con novedad de ingreso | A | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||
| Planilla independientes | I | X | |||||||||||||
| Planilla empleados de independientes | S | X | |||||||||||||
| Planilla de mora | M | X | X | X | X | X | X | X | X | X | |||||
| Planilla de correcciones | N | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X | X |
| Planilla empleados entidad beneficiaria del Sistema General de Participaciones | T | X | |||||||||||||
| Planilla pago de aporte faltante, de una entidad beneficiaria del SGP | F | X | |||||||||||||
| Planilla para pago de seguridad social en cumplimiento de sentencia judicial | J | X | X | X | X | X | X | X | X | X | |||||
| Planilla para el pago de empresas en proceso de liquidación, reestructuración o en procesos concursales | X | X | X | X | X | X | |||||||||
| Planilla de uso exclusivo de la UGPP para pago por terceros | U | X | X | X | X | X | X | X | X | X | |||||
| Planilla estudiantes | K | X | X | X | X | X | |||||||||
| Planilla madre sustituta | H | X | |||||||||||||
| Planilla obligaciones determinadas por la UGPP | O | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||
| Planilla acuerdos de pago realizados por la UGPP | Q | X | X | X | X | X | X | X | X | ||||||
| TIPOS DE PLANILLA | TIPO DE APORTANTE | ||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 1 | ||
| Planilla Piso de Protección Social | B | X | X | X | X | X | X | ||||||||
| Planilla Contribución Solidaria | D | X | |||||||||||||
| Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones | Z | X | X | X | X | X | X | X | X | X | |||||
Resultado: Cuando en la información de una planilla reportada por un aportante se presente que el cruce entre tipo de planilla y tipo de aportante NO sea “X”, el archivo no pasa la malla de validación y el operador de información le debe informar al aportante el error presentado”.
14. En el numeral 7 “RELACIÓN TIPO DE COTIZANTE VS. TIPO DE PLANILLA” del Capítulo “4. VALIDACIÓN COHERENCIA DATOS” modificar la “Tabla 13. R07 - Regla de validación - Tipo de cotizante vs. tipo de planilla”, adicionando el tipo de planilla “Z. Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones”; así:
Resultado: Cuando en la información de una planilla reportada por un aportante se presente que el cruce entre tipo de cotizante y tipo de planilla NO sea “X”, el archivo no pasa la malla de validación y el operador de información le debe informar al aportante el error presentado”.
15. En el numeral 20 “INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS (BDUA) CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN” del Capítulo “4. VALIDACIÓN COHERENCIA DATOS” adicionar los campos “13 - Estado” y “14 - Régimen”; así:
“20. INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS (BDUA) CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN
La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES), preparará y dispondrá periódicamente para consulta, descargue o acceso de los operadores, la información extraída de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), que a continuación se relaciona:
| CAMPO | LONG | POSICIÓN | TIPO | DESCRIPCIÓN | VALIDACIONES Y ORIGEN DE LOS DATOS | |
| Inicio | Fin | |||||
| 1 | 16 | 1 | 16 | N | Serial | Serial asignado en BDUA a cada afiliado |
| 2 | 6 | 17 | 22 | A | Código de la EPS | Corresponde al código a la EPS o EOC para el Régimen Contributivo. Es equivalente al definido en el campo 33 del registro tipo 2 del archivo tipo 2. |
| 3 | 2 | 23 | 24 | A | Tipo documento del afiliado | De acuerdo con la Resolución 2153 de 2021, Anexo Técnico, numeral 2.2.2 Régimen Contributivo, TABLA 6. Estructura del archivo maestro de afiliados al Régimen Contributivo son: RC: Registro Civil TI: Tarjeta de Identidad CC: Cédula de Ciudadanía CE: Cédula de extranjería PA: Pasaporte. CD: Carné diplomático SC: Salvoconducto de permanencia PE: Permiso Especial de Permanencia PT: Permiso por Protección Temporal |
| 4 | 16 | 25 | 40 | A | Número de identificación del afiliado. | Número de identificación del afiliado, es equivalente al definido en el campo 4 del registro tipo 2 del archivo tipo 2. |
| 5 | 20 | 41 | 60 | A | Primer apellido | Corresponde al primer apellido del afiliado, es equivalente al definido en el campo 11 del registro tipo 2 del archivo tipo 2. |
| 6 | 30 | 61 | 90 | A | Segundo apellido | Corresponde al segundo apellido del afiliado, es equivalente al definido en el campo 12 del registro tipo 2 del archivo tipo 2. |
| 7 | 20 | 91 | 110 | A | Primer nombre | Corresponde al primer nombre del afiliado, es equivalente al definido en el campo 13 del registro tipo 2 del archivo tipo 2. |
| 8 | 30 | 111 | 140 | A | Segundo nombre | Corresponde al segundo nombre del afiliado, es equivalente al definido en el campo 14 del registro tipo 2 del archivo tipo 2. |
| 9 | 8 | 141 | 148 | A | Fecha de afiliación a la EPS | Fecha a partir de la cual está vigente la afiliación a la EPS por parte del afiliado. (Formato es AAAA-MM-DD). |
| 10 | 1 | 149 | 149 | A | Tipo de Afiliado | Corresponde a: C: Cotizante A: Adicional |
| 11 | 20 | 150 | 169 | N | Liquidación UPC cotización adicional | Valor UPC adicional, calculado por la ADRES para un periodo de 30 días |
| 12 | 1 | 170 | 170 | N | Coincidencia | 0. Sugerido 1. Direccionado |
| 13 | 2 | 171 | 172 | A | Estado | AC. Activo SM. Suspendido por mora SD. Suspendido por documentos RE. Retirado RX. Residente en el exterior |
| 14 | 1 | 173 | 173 | A | Régimen | S. Subsidiado C. Contributivo |
| TOTAL | 172 | |||||
Este Ministerio establecerá las condiciones técnicas mínimas para la disposición y entrega de esta información y comunicará a la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES) y a los operadores de información dichas condiciones”.
16. En el numeral 21 “VALIDACIÓN DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD” del Capítulo “4. VALIDACIÓN COHERENCIA DATOS” modificar las validaciones de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud; así:
“21. VALIDACIÓN DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
El operador validará la información reportada sobre los cotizantes a cargo del aportante, cruzando:
a. El tipo de documento del cotizante o beneficiario de UPC adicional de que trata el campo 3 del registro tipo 2 del archivo tipo 2, se debe cruzar con el tipo de documento del afiliado de la BDUA definido en el campo 3 de la tabla “información de la Base de Datos Única de Afiliados -BDUA con destino a los operadores de información” del artículo anterior.
b. El número de identificación del cotizante o beneficiario de UPC adicional, reportado en el campo 4 del registro tipo 2 del archivo tipo 2, se debe cruzar con el número de documento del afiliado de la BDUA definido en el campo 4 de la tabla “Información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información” del artículo anterior.
Como resultado de estos cruces se deberá proceder de la siguiente forma:
Verificación EPS
Caso 1. Coincide el tipo y número de identificación, pero el código de la EPS reportado en PILA no coincide con la EPS de la BDUA, la fecha de afiliación a la EPS registrada en la BDUA es inferior o igual al período de pago para el sistema de salud, el valor del campo 12 “coincidencia” de la tabla “información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información” es 1 y el valor del campo 14 “Régimen” es “C” Contributivo.
En este caso, el operador de información reemplazará el valor del campo 33 del registro tipo 2 del archivo “Código EPS o EOC a la cual pertenece el afiliado” con la información registrada en el campo 2 de la tabla “Información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información”.
Caso 2. Coincide el tipo y número de identificación, pero el código de la EPS reportado en PILA no coincide con la EPS de la BDUA, la fecha de afiliación a la EPS registrada en la BDUA es inferior o igual al período de pago para el sistema de salud, el valor del campo 12 “coincidencia” de la tabla “Información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información” es 0 y el valor del campo 14 “Régimen” es “C” Contributivo.
En este caso, el operador informará al aportante la EPS registrada en la BDUA para que este decida si realiza la modificación de EPS de acuerdo con la información que tenga registrada de sus cotizantes.
Caso 3. Coincide el tipo y número de identificación, el código de la EPS reportado en PILA con la EPS de la BDUA, la fecha de afiliación a la EPS registrada en la BDUA es inferior o igual al período de pago para el sistema de salud y el valor del campo 12 “coincidencia” de la tabla “Información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información” es 1 y el valor del campo 14 “Régimen” es “S” Subsidiado.
En este caso, el operador de información le permitirá el pago, y le informará al aportante que ese cotizante debe legalizar su proceso de afiliación al régimen contributivo en salud ante su EPS o a través de www.miseguridadsocial.gov.co
Caso 4. Coincide el tipo y número de identificación, el código de la EPS reportado en PILA con la EPS de la BDUA, la fecha de afiliación a la EPS registrada en la BDUA es inferior o igual al período de pago para el sistema de salud y el valor del campo 12 “coincidencia” de la tabla “Información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información” es 0 y el valor del campo 13 “Estado” es “RE” retirado.
En este caso, el operador de información le permitirá el pago, y le informará al aportante que ese cotizante debe legalizar su proceso de afiliación al régimen contributivo en salud ante su EPS o a través de www.miseguridadsocial.gov.co
El operador informará al aportante la EPS registrada en la BDUA para que este decida si realiza la modificación de EPS de acuerdo con la información que tenga registrada de sus cotizantes.
Caso 5. Coincide el tipo y número de identificación, el código de la EPS reportado en PILA con la EPS de la BDUA, la fecha de afiliación a la EPS registrada en la BDUA es inferior o igual al período de pago para el sistema de salud y el valor del campo 12 “coincidencia” de la tabla “Información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información” es 0 y el valor del campo 13 “Estado” es “SM” Suspendido por mora.
En este caso, el operador de información le permitirá el pago, y le informará al aportante que ese cotizante se encuentra en mora con su EPS y que debe contactarse con la misma para que le indique los periodos en los cuales se encuentra en mora para que pueda acceder a los servicios de salud.
El operador informará al aportante la EPS registrada en la BDUA para que este decida si realiza la modificación de EPS de acuerdo con la información que tenga registrada de sus cotizantes.
Caso 6. Coincide el tipo y número de identificación, el código de la EPS reportado en PILA con la EPS de la BDUA, la fecha de afiliación a la EPS registrada en la BDUA es inferior o igual al período de pago para el sistema de salud y el valor del campo 12 “coincidencia” de la tabla “Información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información” es 0 y el valor del campo 13 “Estado” es “SD” Suspendido por documentos.
En este caso, el operador de información le permitirá el pago, y le informará al aportante que ese cotizante se encuentra suspendido de su EPS por documentos y que debe contactarse con la misma para que le indiquen los documentos por los cuales se encuentra suspendido para que pueda acceder a los servicios de salud
El operador informará al aportante la EPS registrada en la BDUA para que este decida si realiza la modificación de EPS de acuerdo con la información que tenga registrada de sus cotizantes.
Caso 7. Coincide el tipo y número de identificación, el código de la EPS reportado en PILA con la EPS de la BDUA, la fecha de afiliación a la EPS registrada en la BDUA es inferior o igual al período de pago para el sistema de salud y el valor del campo 12 “coincidencia” de la tabla “Información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información” es 0 y el valor del campo 13 “Estado” es “RX” Residente en el exterior.
En este caso, el operador de información le permitirá el pago, y le informará al aportante que ese cotizante se encuentra marcado como residente en el exterior ante la EPS y que debe contactarse con la misma para corregir (en caso de ser necesario) el estado de afiliación.
El operador informará al aportante la EPS registrada en la BDUA para que este decida si realiza la modificación de EPS de acuerdo con la información que tenga registrada de sus cotizantes.
Verificación nombres y apellidos
Caso 8. Coincide el tipo y número de identificación; En este caso se le informará al aportante los nombres y apellidos registrados en la BDUA y el operador de información reemplazará los nombres y apellidos registrados en la BDUA y no deberá permitir al aportante ningún tipo de ajuste a la información que ya se encuentra registrada.
Verificación de UPC Adicional
Caso 9. Coincide el tipo y número de identificación del Beneficiario de UPC adicional de la planilla (cotizante tipo 40). En este caso el operador de información reemplazará el valor del campo 56 del registro tipo 2 del archivo tipo 2 “valor de la UPC Adicional” con la información registrada en el campo 11 de la tabla “Información de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con destino a los operadores de información” y le comunicará inmediatamente al aportante que se realizó el cambio del valor de la UPC Adicional, siempre y cuando el tipo de afiliado sea A y el valor de la UPC no sea cero.
Para periodos anteriores al mes en el que se esté realizando el pago, se debe permitir el valor reportado por el aportante, teniendo en cuenta que los valores de la UPC Adicional reportados en el archivo que se dispone a los operadores de información solo tienen los valores correspondientes a la fecha en que se dispone dicho archivo.
17. En el Capítulo 5 “PLAZO DE IMPLEMENTACIÓN DE ACTUALIZACIONES” del Anexo Técnico 2 “Aportes a Seguridad Social de Activos” adicionar los siguientes numerales; así:
“(…)
5.58 Las modificaciones de las validaciones y origen de los datos del campo “29 - Período de pago” establecidas en el numeral 1.1 “Estructura de datos archivo tipo 1”; las modificaciones de las validaciones y origen de los datos de los campos “8 - Tipo de planilla”, “9 - Número de la planilla asociada a esta planilla”, “15 - Período de pago para los sistemas diferentes al de salud”, “16 - Período de pago para el sistema de salud.” y “19- Número total de cotizantes reportados en esta planilla”, establecidas en el numeral 1.1 “Estructura de datos archivo tipo 1”; la adición a la aclaración del tipo de planilla “Z. Planilla para pago de cálculo actuarial por omisión en pensiones” establecida en el numeral 2.1.1.2.2; la modificación a la aclaración del campo “15 - Período de pago para los sistemas diferentes al de salud” establecida en el numeral 2.1.1.2.1;, la modificación a la aclaración del “Campo 36 - número de días cotizados al Sistema General de Pensión” establecida en el numeral 2.1.2.3.11; la modificación a la aclaración del campo Cotización obligatoria al Sistema General de Pensiones establecida en el numeral 2.1.2.3.15 del Capítulo 1 “Archivos de entrada”; las modificaciones a las validaciones y origen de los datos de los campos “11 - Número de días de mora liquidados”, “12 - Valor intereses de mora sobre el valor total de las cotizaciones del período liquidado”, “13 - Valor intereses de mora sobre el valor total aporte al Fondo de Solidaridad Pensional -Subcuenta de Solidaridad” y “14 - Valor intereses de mora sobre el valor total aporte fondo de solidaridad pensional subcuenta de subsistencia” establecidas en el numeral 1 “REGISTRO TIPO 3. TOTAL APORTES DEL PERÍODO PARA PENSIONES” del capítulo 2 “REGISTROS DE TOTALES GENERADOS POR LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN”; la modificación de las tablas “11. Tipos de planillas” y “12. R06- Regla de validación - tipo de planilla vs tipo de aportante”, establecidas en el numeral 6 “RELACIÓN TIPO DE COTIZANTE VS TIPO DE APORTANTE”; la modificación de la “Tabla 13. R07 - Regla de validación - Tipo de cotizante vs tipo de planilla”, establecida en el numeral 7 “RELACIÓN TIPO DE COTIZANTE VS TIPO DE PLANILLA” del Capítulo “4. VALIDACIÓN COHERENCIA DATOS”; deberán ser implementadas por los operadores de información para los pagos que realicen los aportantes a partir del 1 de junio de 2023.
5.59 La modificación a las validaciones y origen de los datos del campo “98 - Actividad económica para el Sistema General de Riesgos Laborales” del numeral 2.1.2.1 “Descripción detallada de las variables de novedades generales. Registro tipo 2” deberán ser implementadas por los operadores de información para los pagos que realicen los aportantes a partir del 1 de junio de 2023, y la validación de que trata el inciso del mencionado numeral deberá implementarse por los operadores de información a partir del mes de junio con alcance informativo y a partir de los pagos que se realicen en el mes de septiembre de 2023 tendrá alcance obligatorio para los aportantes.
5.60 Las modificaciones de las validaciones y origen de los datos del campo “9 - Tipo persona” establecidas en el numeral 1.1 “Estructura de datos archivo tipo 1”; la modificación de la aclaración del tipo de cotizante “32- Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana” establecida en el numeral 2.1.2.3.1 “Campo 5 - Tipo de cotizante”; la modificación de la aclaración del campo “7 - Extranjero no obligado a cotizar a pensiones” establecida en el numeral 2.1.2.3.3, la modificación de la aclaración del campo “15 - Ingreso - ING” establecida en el numeral 2.1.2.3.7; y, la modificación de la aclaración del campo “16 - Retiro - RET establecida en el numeral 2.1.2.3.8 del Capítulo 1 “Archivos de entrada” deberán ser implementadas por los operadores de información para los pagos que realicen los aportantes a partir del 1 de julio de 2023.
5.60 <sic, 5.61> La modificación de los numerales 20 “INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS (BDUA) CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN” y 21 “VALIDACIÓN DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD” del Capítulo “4. VALIDACIÓN COHERENCIA DATOS” deberán ser implementadas por los operadores de información a más tardar el 1 de marzo de 2024 una vez la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES) realice los desarrollos necesarios para ajustar el archivo “INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS (BDUA) CON DESTINO A LOS OPERADORES DE INFORMACIÓN”.
ARTÍCULO 3o. La presente resolución rige a partir de su publicación y modifica el Anexo Técnico 2 de la Resolución 2388 de 2016, modificada por las Resoluciones 5858 de 2016, 980, 1608 y 3016 de 2017, 3559, 5306 de 2018, 736, 1740, 2514 de 2019, 454, 686, 1438, 1844 y 2421 de 2020, 014, 638, 1365 y 1697 de 2021, 261, 939 y 2012 de 2022 y adiciona el Anexo Técnico 6 el cual deberá ser implementado por los operadores de información para los pagos que realicen los aportantes a partir del 1 de agosto de 2023.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C. a 19 de mayo de 2023.
El Ministro de Salud y Protección Social,
Guillermo Alfonso Jaramillo Martínez.
ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS DE SALIDA CON DESTINO AL ADMINISTRADOR DEL FONDO DE RIESGOS LABORALES.
TABLA DE CONTENIDO
0. IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIVO
1. FRECUENCIA DE ENTREGA DEL ARCHIVO
2. ESTRUCTURA ARCHIVO DE SALIDA
Registro salida tipo 0 - Encabezado archivo
Estructura de datos del registro tipo 0. Encabezado del archivo
Registro de salida tipo 1. INFORMACIÓN DE RECAUDO DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES:
Estructura de datos del registro de salida tipo 1. INFORMACIÓN DE RECAUDO DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES
Estructura de datos del registro de salida tipo 2. Totales archivo
0. IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIVO
El archivo de salida contendrá la información de recaudo de los aportes del Sistema General de Riesgos Laborales, generada y enviada por el operador de información con destino al Administrador del Fondo de Riesgos Laborales o quien haga sus veces. Este archivo se identificará con los siguientes campos:
| Campo | Descripción | Valor permitido |
| 1 | Fecha de pago | Formato AAAA-MM-DD (Es la fecha con que queda registrado el pago de la seguridad social) |
| 2 | Código del operador de información a través del cual pagó el aportante | Código asignado por el Ministerio de la Protección Social |
| 3 | Código de la ARL | Código de la Administradora de Riesgos Laborales |
| 4 | Consecutivo del archivo | Campo de 3 dígitos NNN, (número comprendido entre 001 al 999) |
| 5 | Número de planillas reportadas | Campo de 7 dígitos NNNNNN, (número comprendido entre 000001 al 999999) |
Los nombres de los archivos deben ser grabados en mayúsculas.
La extensión de los archivos debe ser.TXT.
Los campos de los nombres de los archivos deben ir separados por guion inferior (carácter subrayado (__)
1. FRECUENCIA DE ENTREGA DEL ARCHIVO
El archivo de salida deberá ser enviado diariamente por parte del operador de información al administrador del Fondo de Riesgos Laborales o quien haga sus veces, antes de las 11:00 de la mañana y con base en la información de recaudo del día hábil inmediatamente anterior.
2. ESTRUCTURA ARCHIVO DE SALIDA
El archivo de salida contendrá la información de recaudo de los aportes al Sistema General de Riesgos Laborales con tres tipos de registros, así:
REGISTRO SALIDA TIPO 0 ENCABEZADO ARCHIVO: Es el registro de encabezado del archivo diario que envía el operador de información.
REGISTRO SALIDA TIPO 1 INFORMACIÓN DE RECAUDO DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES: Es el registro de información de recaudo de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales reportada por el operador de información. En él se envían los datos básicos que identifican al aportante que está realizando el pago al Sistema de Seguridad Social en Salud. En cada archivo que se envíe existirán tantos registros tipo 1 como planillas reportadas.
REGISTRO SALIDA TIPO 2 TOTALES ARCHIVO: Corresponde al total de las liquidaciones al Sistema General de Riesgos Laborales, reportadas en el archivo de salida.
Los campos tipo numérico “N”, se reportarán justificados a la derecha y rellenados con ceros a la izquierda. Los campos tipo alfa-numérico “A”, se reportarán justificados a la izquierda y se rellenarán con espacios a la derecha”.
Registro salida tipo 0 - Encabezado archivo
Corresponde al registro de encabezado del archivo diario que envía el operador de información al Administrador del Fondo de Riesgos Laborales o quien haga sus veces.
Estructura de datos del registro tipo 0. Encabezado del archivo
| Campo | Long | Posición | Tipo | Descripción | Validaciones y origen de los datos | |
| Inicio | Fin | |||||
| 1 | 8 | 1 | 8 | N | Número del registro | Inicia en 00000001 |
| 2 | 1 | 9 | 9 | N | Tipo de registro | Debe ser 0 para este caso. |
| 3 | 2 | 10 | 11 | N | Código del operador | Es el código del operador de información por donde se realizó el pago de la planilla. |
| 4 | 6 | 12 | 17 | A | Código de la ARL | Es el código de la Administradora de Riesgos Laborales. |
| 5 | 10 | 18 | 27 | A | Fecha de pago | Formato AAAA-MM-DD (Es la fecha con que queda registrado el pago de la seguridad social). |
| 6 | 7 | 28 | 34 | N | Número total de planillas reportadas | Es el número de registros tipo 1 que contiene el archivo. |
| Total | 34 | |||||
Registro de salida tipo 1. INFORMACIÓN DE RECAUDO DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES:
Corresponde al registro de información de recaudo de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales reportada por el operador de información. En él se envían los datos básicos que identifican al aportante que está realizando el pago al Sistema de Seguridad Social de Riesgos Laborales. En cada archivo que se envíe existirán tantos registros tipo 1 como planillas reportadas.
Estructura de datos del registro de salida tipo 1. INFORMACIÓN DE RECAUDO DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES
| Campo | Long | Posición | Tipo | Descripción | Validaciones y origen de los datos | |
| Inicial | Final | |||||
| 1 | 8 | 1 | 8 | N | Número del registro | Es el número del registro. Inicia en 00000001 |
| 2 | 1 | 9 | 9 | N | Tipo de registro | Debe ser 1 para este caso. |
| 3 | 8 | 10 | 17 | N | Número secuencial de planilla. | Para cada registra tipo 1 inicia en 00000001, Se incrementa con cada registro tipo 1. |
| 4 | 2 | 18 | 19 | N | Código del operador. | Es el código del operador de información por donde se realizó el pago de la planilla. |
| 5 | 200 | 20 | 219 | A | Nombre o razón social del aportante. | El registrado en el campo 1 del archivo tipo 1 del anexo técnico 2. |
| 6 | 2 | 220 | 221 | A | Tipo documento del aportante. | El registrado en el campo 2 del archivo tipo 1 del anexo técnico 2. |
| 7 | 16 | 222 | 237 | A | Número de identificación del aportante. | El registrado en el campo 3 del archivo tipo 1 del anexo técnico 2. |
| 8 | 1 | 238 | 238 | N | Dígito de verificación aportante. | El registrado en el campo 4 del archivo tipo 1 del anexo técnico 2. |
| 9 | 1 | 239 | 239 | A | Tipo de persona | El registrado en el campo 9 del archivo tipo 1 del anexo técnico 2. |
| 10 | 2 | 240 | 241 | N | Tipo de aportante. | El registrado en el campo 30 del archivo tipo 1 del anexo técnico 2. |
| 11 | 7 | 242 | 248 | A | Período de pago para los sistemas diferentes al de salud | El registrado en el campo 15 del registro tipo 1 del archivo tipo 2 del anexo técnico 2. |
| Campo | Long | Posición | Tipo | Descripción | Validaciones y origen de los datos | |
| 12 | 6 | 249 | 254 | A | Código de la ARL | El registrado en el campo 14 del registro tipo 1 del archivo tipo 2 del anexo técnico 2. |
| 13 | 1 | 255 | 255 | A | Tipo de planilla | El registrado en el campo 8 del registro tipo 1 del archivo tipo 2 del anexo técnico 2. |
| 14 | 10 | 256 | 265 | A | Fecha de pago (aaaa-mm-dd) | El registrado en el campo 18 del registro tipo 1 del archivo tipo 2 del anexo técnico 2. |
| 15 | 10 | 266 | 275 | A | N° de la planilla asociada a esta planilla. | El registrado en el campo 9 del registro tipo 1 del archivo tipo 2 del anexo técnico 2. |
| 16 | 10 | 276 | 285 | A | Número de radicación o de la planilla integrada de liquidación de aportes. | El registrado en el campo 17 del registro tipo 1 del archivo tipo 2 del anexo técnico 2, transformado a alfanumérico y justificado a la Izquierda. |
| 17 | 15 | 286 | 300 | N | Total cotización obligatoria. | Corresponde al valor reportado en el campo 4 del renglón 31 - Aportes del archivo de salida para las administradoras de Riesgos Laborales. |
| Total | 300 | |||||
Por cada ARL reportada debe existir un registro de salida tipo 1.
Estructura de datos del registro de salida tipo 2. Totales archivo
Este registro contendrá el total de las liquidaciones del Sistema General de Riesgos Laborales, reportadas en el archivo de salida, así:
| Campo | Long | Posición | Tipo | Descripción | Validaciones y origen de los datos | |
| Inicio | Fin | |||||
| 1 | 8 | 1 | 8 | N | Número del registro | Es el número del registro. Inicia en 00000001. |
| 2 | 1 | 9 | 9 | N | Tipo de registro | Debe ser 2 para este caso. |
| 3 | 2 | 10 | 11 | N | Código del operador. | Es el código del operador de información por donde se realizó el pago de la planilla. |
| 4 | 10 | 12 | 21 | A | Fecha de pago formato AAAA-MM-DD | Es la fecha de pago que está reportando el operador de información. |
| 5 | 6 | 22 | 27 | N | Número de planillas pagadas en ese día | Es el número de registros tipo 1 reportados. |
| 6 | 15 | 28 | 42 | N | Total cotización obligatoria. | La sumatoria de lo registrado en el campo 17 de los registros tipo 1. |
| TOTAL | 42 | |||||
Solo debe existir en el archivo de salida un registro TIPO 2.