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CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA 7 DE 1996
(enero 19)
<Fuente: Página de internet de la Superfinanciera de Colombia. Tomada el 14 de julio de 2007>
<Circular Básica Jurídica reexpedida en la Circular 29 de 2014>
<NOTA: La versión tomada de la página de internet incluye todas las modificaciones hasta la Circular 43 de 2007 (inclusive)>
SUPERINTENDENCIA BANCARIA DE COLOMBIA
ASPECTOS GENERALES.
ORGANIZACION.
1. CONSTITUCIÓN DE ENTIDADES VIGILADAS.
Los capitales mínimos para la constitución de instituciones sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria son los establecidos en el artículo 80, numeral 1o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los cuales son reajustables el primero de enero de cada año en forma automática en el mismo sentido y porcentaje en que varíe el índice de precios al consumidor que suministra el DANE.
Con el fin de contar con suficientes elementos de juicio que permitan evaluar el carácter, la responsabilidad y la idoneidad de los inversionistas, además de su capacidad patrimonial, al acta de organización se acompañarán los siguientes documentos:
a. Nombre y documento de identidad de los futuros accionistas o asociados, directores o miembros del consejo de administración y del representante(s) legal(es) o gerente(s). Si alguno o algunos de los otorgantes es una persona jurídica debe identificarse con el NIT, adjuntando un certificado actualizado sobre su existencia y representación legal, una copia de los estatutos vigentes, acreditando, además, que conforme a su objeto social cuenta con capacidad jurídica para realizar la inversión. Cuando se trate de una institución sometida al control de la Superintendencia Bancaria bastará su mención.
b. Justificación de la fuente u origen de los recursos que se destinarán a la constitución de la institución, indicando la parte del capital que cada uno de los aspirantes cubrirá.
c. Inversiones de capital que los interesados (constituyentes) mantengan en instituciones financieras, así:
1) Directamente o por conducto de sus cónyuges o parientes dentro del 4o. grado de consanguinidad, 2o. de afinidad o único civil;
2) A través de personas jurídicas en las que los suscriptores del acta, directamente o por intermedio de las personas a ellos relacionadas según los términos del literal precedente, posean el 20% o más del capital social, o cuando dicho porcentaje sea poseído por conducto de sociedades matrices o subordinadas de éstas o de aquellas que participarían en la constitución.
3) Tratándose de personas jurídicas, las que posean éstas directamente o por intermedio de su matriz o de sus subordinadas o de las subordinadas de éstas.
d. Endeudamiento de los otorgantes y de las personas mencionadas en el numeral precedente con el sector financiero.
e. Declaraciones de renta de los potenciales constituyentes correspondientes a los tres (3) últimos años gravables y copia de los estados financieros correspondientes a los tres (3) últimos ejercicios más recientes, debidamente certificados y acompañados de las notas a los estados financieros, así como del dictamen e informe del Revisor Fiscal, si lo hubiere.
f. Si entre los aspirantes hay personas jurídicas deberá indicarse el nombre de sus administradores, de sus representantes legales y de las personas naturales o jurídicas que, directa o indirectamente, posean el 5% o más del capital social. Para la aplicación del porcentaje señalado, se acumularán las participaciones de personas vinculadas entre sí por matrimonio, parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil, o las que posean personas jurídicas en las que los socios referidos o cualquiera de las personas anteriormente mencionadas cuenten con el 20% o más del capital social. Con la indicación de los nombres de los socios precitados se adjuntará copia de sus estados financieros más recientes y de la declaración de renta correspondiente al último ejercicio fiscal.
g. Hoja de vida de los futuros constituyentes, si son personas naturales, y de los administradores, representantes legales y socios que posean el 5% o más de su capital, si son personas jurídicas, utilizando para el efecto los formatos diseñados para posesiones por la Superintendencia Bancaria.
h. Para efectos de evaluar las condiciones personales y profesionales del inversionista extranjero, además de cumplir con las exigencias generales señaladas, se deberá adjuntar la
autorización del organismo competente en el país de origen, en el que conste que puede efectuar la inversión, si fuere el caso.
Los documentos otorgados en el exterior deben ser presentados ante el cónsul colombiano y, en su defecto, ante el cónsul de una nación amiga, y legalizados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. Si están otorgados en idioma extranjero se acompañarán de la traducción oficial correspondiente.
i. Estudio de factibilidad que demuestre la viabilidad de la entidad que se constituiría, así como las razones que la sustentan. El mismo deberá contemplar una proyección de la entidad a cinco (5) años.
J. A la solicitud respectiva se deberá acompañar autorización escrita de los interesados tendiente a permitir que la Superintendencia Bancaria requiera de las autoridades respectivas sus antecedentes judiciales o de policía, disciplinarios o profesionales conforme lo indica el artículo 17 del Decreto 2150 de 1995.
La constitución de las entidades administradoras del régimen de ahorro individual deberá someterse a las presentes instrucciones, debiendo tenerse en cuenta que la autorización que imparta esta Superintendencia para el funcionamiento de una sociedad administradora de pensiones, o de una sociedad administradora de pensiones y cesantía, no implica de suyo autorización para administrar el respectivo fondo, la cual se otorgará una vez se acredite la capacidad técnica, humana y administrativa necesaria y se apruebe el reglamento del fondo.
Es pertinente aclarar que las sociedades administradoras de fondos de cesantía actualmente existentes que deseen administrar un fondo de pensiones están obligadas a solicitar y a obtener previamente de esta Superintendencia el permiso correspondiente, para lo cual deberán acreditar el cumplimiento de los requisitos contenidos en los siguientes ítems, relativos a capital mínimo, capacidad patrimonial, estudio de factibilidad e infraestructura técnica, administrativa y humana.
a. Constitución: las sociedades administradoras de fondos de pensiones y las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía deberán constituirse como sociedades anónimas o entidades cooperativas, de acuerdo con lo dispuesto en el literal a. del artículo 91 de la ley 100 de 1993, en concordancia con el artículo 53 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, efecto para el cual se seguirá el procedimiento consagrado en la última norma mencionada.
b. Capital Mínimo: para que las sociedades administradoras de fondos de pensiones puedan administrar uno de tales fondos, deberán acreditar al momento de su constitución un capital mínimo equivalente al 50% del capital mínimo exigido para la constitución de una corporación financiera, en los términos del literal b. del artículo 91 de la ley 100 de 1993, el cual respaldará exclusivamente el desarrollo del negocio de administración de fondos de pensiones.
Para efectos del cumplimiento de este requisito, la Superintendencia Bancaria podrá tomar en consideración las sumas que registren las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, en sus balances con corte al último día del mes inmediatamente anterior, por encima de las mínimas exigidas para administrar un fondo de cesantía. En todo caso la Superintendencia verificará que se esté dando cumplimiento al margen de solvencia establecido para el efecto, y que con el mencionado cómputo de anteriores capitalizaciones no se esté poniendo en peligro inmediato el cumplimiento de dicho margen.
Así mismo, se tendrá en cuenta la reserva legal y el monto de la prima de colocación de acciones si la hubiere.
Las Sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía que se constituyan deberán acreditar un capital social mínimo equivalente a la sumatoria del capital señalado en el presente literal y del capital mínimo exigido para la constitución de una sociedad de servicios financieros.
c. Documentación General: con el fin de contar con suficientes elementos de juicio que permitan evaluar, además del carácter, idoneidad y responsabilidad de los inversionistas, su capacidad patrimonial, es preciso que se remita la documentación exigida por esta Superintendencia en el numeral 1.2 del presente capítulo.
Tratándose de Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía, actualmente existentes, deberá remitirse la información concerniente a la capacidad patrimonial de los inversionistas para suscribir las nuevas acciones o aportes solidarios. En lo relacionado con el carácter, idoneidad y responsabilidad de sus accionistas, sólo deberá enviarse la documentación correspondiente a aquellas personas que hayan ingresado a la sociedad con posterioridad a su constitución y que por poseer un porcentaje inferior al 10% no requirieron de la respectiva autorización de la Superintendencia Bancaria.
Todo lo anterior, sin perjuicio de que aún los inversionistas constituyentes que pretendan incrementar su participación social deban tramitar las autorizaciones a que haya lugar de conformidad con las disposiciones vigentes.
d. Infraestructura Técnica: las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y las Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantía que pretendan constituirse, así como las sociedades administradoras de fondos de cesantía actualmente existentes que decidan administrar un fondo de pensiones, deberán demostrar que cuentan con una infraestructura técnica adecuada, lo cual implica que por lo menos se presente la siguiente información, junto con la documentación correspondiente:
1) Plan informático en el cual se describan las especificaciones técnicas de los sistemas de información, equipos de cómputo y en general del ambiente informático a implantar en la entidad, debiendo establecer claramente cada una de las actividades a desarrollar, así como también el tiempo requerido para su montaje y puesta en funcionamiento.
2) Sistemas de información requeridos, debiendo describirse el plan específico de adquisición, arrendamiento o desarrollo de los sistemas de información que se relacionan más adelante, indicando los tiempos requeridos para su instalación y puesta en funcionamiento. Estos sistemas deberán tener capacidad para operar en forma integrada y deberán permitir la generación de los reportes e informes requeridos por esta Superintendencia, siguiendo las especificaciones técnicas definidas para tal fin. Para el efecto, se tomarán en cuenta transitoriamente las reglas aplicables a las sociedades administradoras de fondos de cesantía.
Los siguientes son los sistemas de información básicos necesarios para el funcionamiento de un fondo de pensiones, los cuales se enuncian sin perjuicio de los requeridos para el funcionamiento administrativo de la entidad como tal (por ejemplo el sistema de gestión administrativa y financiera):
- Sistema de gestión contable
Sistema para la valoración diaria del portafolio de inversiones de los fondos y de la administradora
Sistema para el manejo de afiliados y beneficiarios, el cual, entre otros aspectos, debe contemplar:
- Manejo y registro de afiliados y sus beneficiarios
- Recaudo de los aportes
- Registro y manejo de aportes obligatorios
- Registro y manejo de aportes voluntarios
- Manejo de comisiones
- Manejo de bonos pensionales
- Manejo de acciones de cobranza
- Manejo de traslados
- Manejo de retiros
Sistema para el manejo de pensiones
Sistema para el manejo de información histórica
3) Equipos de cómputo que se requerirán, indicando los planes de compra y/o arrendamiento de los mismos, debiendo tenerse en cuenta por lo menos los siguientes aspectos:
- Contemplar la posibilidad de manejar en forma simultánea por lo menos quince usuarios, ya sea a través de terminales o de microcomputadores conectados en red.
Los planes de compra y/o arrendamiento de equipos de cómputo presentados por la entidad, deberán indicar claramente el tiempo requerido para la instalación y puesta en funcionamiento de dichos equipos y de los diferentes sistemas de información que sobre ellos van a funcionar, de acuerdo con lo exigido en el subnumeral anterior.
Para determinar la capacidad de memoria mínima requerida, se considera que cada usuario que se tenga trabajando en línea en los sistemas de información debe disponer de por lo menos 1.5 Megabytes de memoria principal, para una capacidad instalada mínima de 22 Megabytes de memoria principal.
Los equipos de cómputo deberán poseer la capacidad de almacenamiento en disco requerida para manejar las operaciones propias del negocio de acuerdo con los siguientes estimativos:
- Registro y manejo de afiliados y beneficiarios: por cada cincuenta mil afiliados (50.000), se requiere mínimo de un Gigabyte (1 Gb. Mil Megabytes).
- Registros Contables: para cada fondo administrado, así como para la contabilidad de la administradora, se requiere mínimo de 100 megabytes
- Registro y valoración del portafolio de inversión: por cada título incluido en el portafolio de inversión se requiere mínimo de 200 Kilobytes.
Los anteriores estimativos no incluyen los requerimientos de memoria principal y almacenamiento en discos de los sistemas operacionales, bases de datos o software específico para el funcionamiento de los equipos de cómputo o sistemas de información.
- Los equipos de cómputo adquiridos o arrendados por las sociedades administradoras deberán posibilitar la capacidad de crecimiento en cuento al número de usuarios y contar con la capacidad
de migrar hacia sistemas de cómputo de mayor capacidad o hacia nuevas plataformas tecnológicas en el evento en que se requiera. En todo caso, la capacidad de equipos deberá ser correspondiente con las proyecciones de afiliados incluidas en los estudios de factibilidad.
4) Sistema y equipos de comunicaciones, debiendo incluirse el plan de adquisición o arrendamiento de los equipos y dispositivos necesarios para comunicarse con la Superintendencia Bancaria vía módem, ya sea para transmitir información de la entidad vigilada a la Superintendencia Bancaria o viceversa. Igualmente, se deberá prever en la plataforma tecnológica seleccionada la capacidad de la misma para soportar la instalación de dispositivos y software de comunicaciones y sistemas de información necesarios, que le permitan a la Superintendencia Bancaria entrar a consultar en forma remota la información archivada en los equipos de cómputo de cada fondo y/o de cada sociedad administradora.
La plataforma tecnológica de la sociedad deberá facilitar la conexión remota de sus diferentes oficinas en el país, a través de redes de comunicación que le permitan mantener actualizada, por lo menos diariamente, la información que la Superintendencia requiera.
5) Personal capacitado y entrenado para el manejo y operación tanto de los equipos de cómputo y de comunicaciones, como para los sistemas de información implantados en la organización.
6) Planes de contingencia y sistemas de respaldo y seguridad que le permitan a la entidad ante un daño grave, destrucción o robo de sus equipos de cómputo, regresar a su normal funcionamiento en un tiempo prudencial.
e. Infraestructura Administrativa: las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y las Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantía que pretendan constituirse, así como las sociedades administradoras de fondos de cesantía actualmente existentes que decidan administrar un fondo de pensiones, deberán demostrar que cuentan con una infraestructura administrativa adecuada, para lo cual deberán acreditar los requisitos y remitir la documentación que se señala a continuación:
1) Estructura básica administrativa: Además de la Gerencia General, cada entidad deberá contar con recursos humanos o de apoyo administrativo suficientes por lo menos para las siguientes áreas: Comercial, Operativa, Financiera, Técnica, Jurídica, Control Interno, y Administrativa.
2) Aspectos locativos de funcionamiento de la sociedad administradora, debiéndose describir lo referente a las áreas de trabajo y ubicación de la parte operativa de la sociedad.
3) Ubicación geográfica de la entidad, junto con las distancias relativas a las fuentes de recursos, tanto a nivel de la oficina principal como de sucursales y agencias.
f. Infraestructura Humana: las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y las Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantía que pretendan constituirse, así como las sociedades administradoras de fondos de cesantía actualmente existentes que decidan administrar un fondo de pensiones, deberán demostrar que cuentan con una infraestructura humana, adecuada, para lo cual deberán acreditar los requisitos y remitir la documentación que se señala a continuación:
1) Inicialmente y durante el primer año de funcionamiento del sistema general de pensiones, las administradoras deberán contar, por lo menos, con una persona capacitada para la atención de consultas por cada 10.000 afiliados. Así mismo, contar como mínimo con 1 persona capacitada para la individualización de cuentas por cada 10.000 afiliados, durante los tres primeros meses de funcionamiento de cada entidad y, en todo caso, durante todo el tiempo que resulte necesario para que se ajuste a los requerimientos legales sobre el particular.
2) Areas de capacitación tanto del personal interno como de la fuerza de ventas, con áreas especializadas en la atención de consultas y reclamos y con áreas encargadas de administrar la permanente y oportuna cobranza de las cotizaciones obligatorias.
3) En los casos en los cuales se proyecte contratar con firmas externas el desarrollo de ciertas labores operativas, técnicas o jurídicas, deberá indicarse el tipo de apoyo que se requerirá bajo esa modalidad. En todo caso las sociedades administradoras deberán contar a nivel interno con una persona responsable del área respectiva.
4) Las personas responsables de cada una de las áreas de la entidad deberán ser de reconocida solvencia moral y profesional, y contar con una experiencia profesional o técnica en áreas afines o relacionadas no inferior a 5 años.
5) Las sociedades administradoras deberán asumir una política de selección de personal que consulte las necesidades y requerimientos de este tipo de entidades a fin de asegurar un adecuado desarrollo de las actividades que les son propias.
g. Infraestructura financiera: las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y las Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantía que pretendan constituirse, así como las sociedades administradoras de fondos de cesantía actualmente existentes que decidan administrar un fondo de pensiones, deberán demostrar que cuentan con una infraestructura
financiera adecuada, para lo cual deberá remitirse un estudio de factibilidad, que comprenda, por lo menos:
1) Estudio de mercado, en el cual se analicen como mínimo los siguientes aspectos:
- La demanda actual de producto y su proyección, teniendo en cuenta la magnitud estimada para la fecha de iniciación del proyecto y para algunas fechas futuras, utilizando tres escenarios ubicados en tres años como mínimo.
La fracción de la demanda que pretende atender el proyecto
Los resultados de las estimaciones correspondientes al proyecto con base en las condiciones de competencia que se presentan en el mercado.
2) Estudio financiero que contemple como mínimo.
- Las necesidades totales de capital, sin perjuicio del mínimo exigido por la ley, y el cubrimiento de la inversión fija.
Ingresos y gastos en funcionamiento normal del proyecto, para cuya determinación se deberán señalar, con base en el estudio de mercado y utilizando los mismos escenarios, los ingresos producto de la operación del negocio, (ingresos por comisiones sustentados en el volumen de afiliados), y los ingresos provenientes de recursos de capital (intereses por inversiones). Los gastos que se registren en la proyección debe contener las erogaciones por concepto de personal, administrativos y de publicidad, así como los derivados de la amortización de las inversiones de capital.
Punto de nivelación de ingresos y gastos calculados para el período de funcionamiento normal.
Evaluación Financiera.
Tasa interna de retorno del proyecto, y relaciones financieras básicas, fundamentalmente los indicadores de rentabilidad y eficiencia del negocio (Margen operacional, incidencia de gastos laborales y administrativos).
Conclusiones del estudio financiero
h. Iniciación de operaciones: como quiera que la autorización para la constitución y funcionamiento de una entidad no faculta a una administradora para administrar un fondo de pensiones, sino a partir del momento en el cual se haya acreditado ante la Superintendencia Bancaria que se ha dado cumplimiento real a todos los requisitos mínimos establecidos en cuanto a capacidad humana, técnica y administrativa y cuente con la aprobación del reglamento del respectivo fondo, la iniciación de operaciones de las administradoras de fondos de pensiones y de cesantía se someterá a la previa aprobación de la Superintendencia Bancaria la cual se obtendrá en dos etapas:
- Etapa inicial: para la cual deberá remitirse la información y documentación prevista en el presente numeral, la cual será verificada por la Superintendencia, a fin de establecer el cumplimiento de las exigencias señaladas.
Etapa final: obtenida la autorización inicial, se demostrará que se cuenta en la práctica con la capacidad adecuada, según las especificaciones iniciales.
Obtenidas estas aprobaciones, así como la del reglamento del respectivo fondo, éste podrá entrar en funcionamiento y, por lo tanto, la administradora podrá empezar a recibir afiliados.
El Superintendente Bancario podrá solicitar adicionalmente toda la información y datos complementarios que permitan analizar suficientemente la idoneidad, responsabilidad y solvencia moral de las personas que soliciten la autorización.
a. Constitución: De acuerdo con la Ley 920 de 2004 las Cajas de Compensación Familiar podrán constituir Secciones Especializadas de Ahorro y Crédito que tendrán la naturaleza de patrimonios autónomos.
b. Capitales mínimos: De conformidad con lo previsto en los artículo 1 y 2 del Decreto 2801 de 2005, las Cajas de Compensación Familiar cuya capacidad de aporte de capital, sea igual o superior al ciento por ciento (100%) de los recursos necesarios para conformar una cooperativa financiera, deberán destinar la suma correspondiente al capital mínimo de una cooperativa financiera, para la constitución de una Sección Especializada de Ahorro y Crédito.
No obstante, cuando su capacidad de aporte sea inferior al ciento por ciento (100%) pero igual o superior al cincuenta por ciento (50%) de los recursos necesarios para conformar una cooperativa financiera, deberán destinar para su constitución como mínimo el cincuenta por ciento (50%) del capital mínimo requerido para la constitución de una cooperativa financiera.
<TÍTULO I – CAPÍTULO PRIMERO - Circular Externa 021 de 2006 - Página 5 Julio de 2006>
c. Obtención previa de la autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia: Con el fin de contar con la suficiente información sobre la Caja de Compensación Familiar y de poder establecer la adecuada infraestructura técnica, administrativa y humana de la Sección Especializada de Ahorro y Crédito, a la solicitud de autorización para la constitución de dicha sección se acompañará la siguiente información:
1) Indicación del nombre y documento de identidad de los miembros del Consejo Directivo y del Director administrativo de la respectiva Caja de Compensación Familiar.
2) Acta a través de la cual se acredite la decisión del Consejo Directivo de la respectiva Caja de Compensación Familiar de constituir la sección especializada de ahorro y crédito.
3) Copia de los estatutos de la Caja de Compensación, previamente adecuados en los términos de la ley 920 de 2004.
4) Certificación emitida por el Revisor Fiscal de la respectiva Caja de Compensación Familiar, en donde conste, en los términos del Decreto 2801 de 2005, la capacidad de aporte de capital para la constitución de la sección especializada.
5) Copia de los estados financieros de la Caja de Compensación debidamente certificados y acompañados de las notas a los estados financieros, correspondientes a los tres (3) últimos ejercicios o, en caso de contar con menos tiempo de constituida la Caja, con todos los que cuente; el dictamen e informe del Revisor Fiscal; el NIT; un certificado actualizado de existencia y representación legal, con vigencia no mayor a quince (15) días.
6) Estudio de factibilidad que demuestre la viabilidad de la sección especializada de ahorro y crédito que se constituiría, así como las razones que la sustentan, teniendo en cuenta lo indicado en el literal d) numeral 3), del artículo 53 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Este estudio deberá contemplar una proyección de la sección especializada a cinco (5) años.
7) La información adicional que requiera esta Superintendencia para poder analizar adecuadamente la idoneidad, responsabilidad y solvencia moral de las personas que soliciten la autorización, así como el debido manejo de las operaciones autorizadas.
Adicionalmente, deberá tramitarse a través de la página web de la SFC (Internet) la solicitud de posesión contenida en la proforma F-0000-19, para efectos de la posesión de los miembros del consejo de administración, de los representantes legales y de los revisores fiscales de las secciones especializadas de ahorro y crédito, principales y suplentes, en concordancia con las disposiciones consagradas para tal efecto en el Capítulo 10, Título I de la Circular Externa 007 de 1996 y en el Decreto 4709 de 2005. Las instrucciones para su manejo, se encuentran en la página Web de la SFC, junto con la proforma.
1.6. CONDICIONES ESPECÍFICAS PARA LA CONSTITUCIÓN DE CASAS DE CAMBIO.
A. Constitución. El trámite de constitución de las casas de cambio debe someterse a las reglas contempladas en el artículo 53 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y a las previstas en este numeral y en el numeral 1.2 del presente Capítulo.
Con el propósito de conocer como funcionaría la entidad que se constituye desde el punto de vista operativo y tecnológico, deberá remitir a esta Superintendencia la siguiente información:
- Descripción de los procesos misionales de la futura Sociedad, con sus respectivos procedimientos y soporte tecnológico.
- Identificación de los principales riesgos operativos y tecnológicos, asociados a los procesos y sistemas de información misionales.
- Plataforma tecnológica seleccionada sobre la cual operaría la Entidad, considerando elementos tales como: centros de cómputo, equipos centrales, red de comunicaciones, aplicaciones misionales, seguridad tanto física como de las aplicaciones y de la información.
- Plan de conservación, custodia y seguridad de la información tanto documental como electrónica.
- Prospecto de planes de contingencia y continuidad del negocio con los cuales iniciaría operaciones la Sociedad.
- Cronograma que desarrollaría la firma para entrar en funcionamiento.
B. Certificado de Autorización. Para obtener el certificado de autorización por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia, las casas de cambio deben acreditar el cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 64 de la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República, sin perjuicio de las siguientes disposiciones especiales:
a. Capital Mínimo. Para obtener el certificado de autorización por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia, las casas de cambio deben acreditar un capital pagado que no podrá ser inferior a la suma indicada en el literal b) del artículo 64 de la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República. Dicha suma se ajustará anualmente en la forma que indica dicha disposición.
El capital mínimo deberá ser pagado en su totalidad en dinero. No resulta posible efectuar aportes en especie.
b. Plataforma tecnológica y administrativa. Al tenor de lo dispuesto por la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República, para obtener el certificado de autorización las casas de cambio deben contar con una plataforma tecnológica e infraestructura administrativa y recurso humano tal que les permita velar de
manera adecuada por los intereses de quienes con ellas realicen las operaciones permitidas por el régimen cambiario y les posibilite, al mismo tiempo, el debido manejo y control del conjunto de sus operaciones en procura de lograr su correcto registro y el oportuno reporte de la información que requieran tanto esta Superintendencia como otras autoridades competentes, y, en especial, protegerse contra los riesgos inherentes a su actividad (lavado de activos, crediticio, liquidez, operativo), para lo cual deben allegar la siguiente información, junto con la documentación correspondiente:
1) Organigrama
El organigrama de la sociedad, junto con la relación de la planta de personal de dirección, manejo y confianza, anexando las respectivas hojas de vida, en la Proforma F.0000-19, Hoja de Vida Sistematizada.
El organigrama deberá contemplar las reglas relativas a la administración del Riesgo Operativo, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3.2.4 del CAPÍTULO XXIII de la circular básica contable y financiera de esta Superintendencia.
2) Manuales
Los manuales e instructivos de procedimiento y control interno, dentro de los cuales debe contemplarse lo relativo a los mecanismos de control y prevención de lavado de activos, que contenga como mínimo los aspectos previstos en los artículos 102 a 107 del EOSF y en el Capítulo Décimo Primero del Título Primero de la presente Circular y en las demás normas aplicables.
Adicionalmente, deberá incluir los manuales relacionados con las reglas relativas a la administración del Riesgo Operativo, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3.2.3.1 del capítulo XXIII de la circular básica contable y financiera de esta Superintendencia.
3) Procesos y Plataforma tecnológica
La entidad que se constituye deberá remitir con destino a la Delegatura para Riesgos Operativos una certificación donde conste que ella cuenta con:
- La infraestructura tecnológica necesaria para su operación y que la misma ha sido sometida a pruebas con resultados satisfactorios.
- Sistemas de seguridad informáticos, que han sido probados y verificado su efectividad.
- El plan de continuidad del negocio y su respectivo plan de contingencia con el cual iniciaría operaciones la sociedad. Indicando que este último ha sido aprobado por el órgano competente, que dispone de los recursos necesarios para su oportuna ejecución, que ha superado las pruebas necesarias para confirmar su eficacia y que es conocido por todos los usuarios. El plan debe cubrir, entre otros, los siguientes temas: grupo de contingencias y sus funciones, identificación de eventos que pueden afectar la operación de los sistemas, medidas adoptadas para minimizar el riesgo, actividades a realizar cuando se presenten fallas, alternativas de operación y regreso a la actividad normal.
- El plan de seguimiento que adelantarán los órganos de control societario, para monitorear la puesta en marcha de la nueva Sociedad.
Finalmente, la entidad deberá mantener permanentemente aprobados, actualizados y a disposición de la Superintendencia Financiera, los siguientes documentos:
- Manual de funciones de cada uno de los cargos de la entidad.
- Manual de procesos de la entidad con sus respectivos procedimientos.
- La documentación a que hace referencia el numeral 3.2.3 del capítulo XXIII de la circular básica contable y financiera de esta Superintendencia.
- El plan de continuidad del negocio y el plan de contingencia.
- Plan estratégico de sistemas de información.
<TÍTULO I - CAPÍTULO PRIMERO - Circular Externa 031 de 2007 - Página 5-2 Mayo de 2007>
2. CONVERSION DE ESTABLECIMIENTOS DE CREDITO.
Para la conversión de los establecimientos de crédito, reforma que conlleva su sometimiento al régimen previsto para la entidad resultante, sin que se produzca solución de continuidad tanto en su existencia como persona jurídica como en sus contratos o en su patrimonio, deberán observarse las siguientes directrices:
Los establecimientos bancarios, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, compañías de financiamiento comercial y organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero están autorizados para convertirse en cualesquiera de los cuatro primeros tipos de establecimientos de crédito mencionados, conservando su naturaleza civil, comercial o cooperativa, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 2o. y 66o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
2.2. APROBACIÓN DE LA ASAMBLEA GENERAL DE ASOCIADOS.
En atención a que la conversión está considerada como una reforma del contrato social, para el caso de las sociedades anónimas la asamblea general de accionistas deberá adoptarla con el quórum decisorio consagrado en el artículo 421 del Código de Comercio, salvo que los estatutos sociales establezcan una mayoría superior.
En todo caso, tratándose de entidades cooperativas deberá darse cumplimiento a lo previsto en la Ley 79 de 1988, particularmente en su artículo 32, teniendo presente que a ninguna cooperativa le está permitido adoptar la forma de sociedad comercial, de conformidad con el artículo 6o. de dicha ley.
En los demás casos se estará a lo dispuesto en los estatutos a este respecto.
2.3. CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS EXIGIDOS EN LA LEY PARA LA NUEVA CLASE DE ENTIDAD.
El cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley para la nueva clase de entidad se contempla como supuesto que debe verificar la Superintendencia Bancaria para autorizar la conversión. Por consiguiente, la institución sólo podrá realizar las actividades propias del establecimiento resultante de la operación, debiendo presentar dentro de los tres (3) meses siguientes a la autorización un programa de adecuación de las operaciones al nuevo régimen, el cual tendrá una duración máxima de dos (2) años. La aprobación de la Superintendencia estará condicionada a la celebración del programa de adecuación correspondiente.
2.4. REQUERIMIENTO DE CAPITAL.
De conformidad con lo previsto en los artículos 80 numeral 1o. y 66 numeral 3o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el capital requerido será el exigible para la constitución del tipo de entidad que va a resultar al finalizar el proceso de conversión, según lo indicado en el numeral 1.1 del presente capítulo.
Para estos efectos debe tenerse en cuenta que de conformidad con lo establecido por el artículo 80, numeral 4o., parágrafo del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el valor pagado de los bonos obligatoriamente convertibles en acciones se tendrá en cuenta para la determinación del capital mínimo requerido, cuando en el respectivo prospecto de emisión se establezca que en los eventos de liquidación, el importe de su valor quedará subordinado al pago del pasivo externo y se cumplan los requisitos consagrados en el artículo 86, numerales 2o., en concordancia con los numerales 3o., y 4o. ibídem. Así mismo, las garantías de pago de obligaciones otorgadas por la Nación o el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, de acuerdo con lo previsto en los artículos 20 de la Ley 117 de 1985 y en el artículo 320 numeral 3o. literal b) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, computan para la determinación del monto mínimo de capital a que alude el presente numeral.
Los establecimientos de crédito que decidan convertirse deben obtener previamente la autorización de la Superintendencia Bancaria, so pena de ineficacia, de acuerdo con el artículo 71 numeral 4o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Para el efecto, corresponderá al representante legal de la entidad formular la respectiva petición, acompañada de los documentos que a continuación se indican:
a. Copia del acta de la reunión de la asamblea general de asociados en la cual conste la aprobación dada por el órgano social competente a la conversión y a los nuevos estatutos. Debe tenerse presente para estos efectos que durante la vigencia de una emisión de bonos la reforma estatutaria solo podrá realizarse en los casos previstos en el artículo 1.2.4.41 de la Resolución 400 de 1995, expedida por la Sala General de la Superintendencia de Valores
b. Certificación en la cual se acredite el importe de capital mínimo exigido, suscrita por el Revisor Fiscal de la entidad.
c. Estudio de factibilidad que demuestre la conveniencia de la operación, así como las razones que la sustentan. El mismo deberá contemplar una proyección de la entidad a cinco (5) años, bajo la nueva naturaleza, teniendo en cuenta la incidencia del programa de adecuación a que se refiere el numeral 2.3 del presente capítulo.
d. En el evento en que se produzcan cambios a nivel de administradores, deberán allegarse los documentos requeridos en el Capítulo 10 numeral 1 del presente Título. Cabe recordar que de conformidad con el artículo 71, numeral 2o, inciso 2o del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el Superintendente Bancario debe abstenerse de autorizar la participación en la conversión de personas que se encuentren en los casos previstos en dicha norma.
<TÍTULO I - CIRCULAR EXTERNA 014 DE 1997 - Página 6 Marzo de 1997>
La aprobación se impartirá una vez se verifique el cumplimiento de los requisitos legales pertinentes y que el bienestar público se fomentará con la operación.
Una vez formalizada la conversión deberá darse inmediato cumplimiento a lo prescrito en el artículo 71, numeral 6o. del Estatuto Orgánico Sistema Financiero.
REGIMEN PATRIMONIAL.
Ante las diversas interpretaciones que se han presentado en torno al ejercicio del derecho de preferencia en la suscripción de acciones por parte de los accionistas, y a los requisitos que debe reunir el reglamento de suscripción correspondiente, las siguientes son las instrucciones que en lo sucesivo deben tenerse en cuenta para tales efectos:
1.1. REGLAMENTO DE SUSCRIPCIÓN DE ACCIONES.
La suscripción de nuevas acciones, como norma general, requiere la expedición de un reglamento de suscripción de acciones, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 385, inciso 1o. del Código de Comercio.
Según lo indicado en el artículo 386 del Código de Comercio el reglamento de suscripción deberá contener:
a. Número de acciones que se ofrecen: el número de las acciones que se ofrezcan en el reglamento de suscripción será igual al de las acciones que se emitan en cada oportunidad pero podrá ser inferior al de las que se encuentren en reserva (artículo 386 numeral 1o. del C de Co).
b. Forma de suscripción; toda colocación de acciones debe efectuarse con sujeción al derecho de preferencia, salvo que en el contrato social se disponga expresamente que las acciones podrán colocarse sin sujeción a tal derecho, o cuando medie renuncia del máximo órgano social para una determinada emisión de acciones (artículo 420 numeral 5o. del Código de Comercio).
El derecho de preferencia en la suscripción de acciones se concreta en la fecha en que se produce el aviso de oferta correspondiente, en favor de los accionistas que aparezcan inscritos como tales en dicho momento.
c. Proporción de la suscripción: la proporción para el ejercicio del derecho de suscripción preferente se establece al momento de la aprobación del reglamento por parte del órgano social competente, en relación con el capital suscrito y en circulación a tal fecha (artículos 386 y 388, inciso 1o. del Código de Comercio). En consecuencia, la proporción está dada en función de cada acción suscrita, mas no en función de cada accionista (v.gr.: 1 acción por cada dos acciones en circulación).
Dicha proporción, establecida en abstracto en el reglamento, se aplicará en concreto en favor de los accionistas en la fecha de la oferta, de acuerdo con el número de acciones que posean.
No obstante que el derecho de los accionistas a suscribir preferencialmente en toda nueva emisión de acciones se mide por la proporción necesaria que existe entre las acciones que se emiten y las que están colocadas, en el reglamento debe en todo caso mencionarse dicha proporción.
<TÍTULO I - CIRCULAR EXTERNA 014 DE 1997 - Página 8 Mayo de 1997>
d. Plazo de la oferta: el plazo de la oferta, en ningún caso será inferior a quince (15) días ni superior a tres (3) meses (artículo 386, numeral 3o. y 388, inciso 1o. del Código de Comercio). Dicho término corre a partir del momento en que se comunique la oferta de suscripción y para su cómputo deben tenerse en cuenta los criterios señalados en el artículo 829 del Código de Comercio.
Si el reglamento contiene dos ofertas, dirigida una a los accionistas con derecho preferencial de suscripción y la otra a los demás terceros el plazo total de la oferta no será menor de quince días hábiles ni excederá de tres meses (artículo 386, numeral 3o. 388 y 829 del Código de Comercio).
Los citados términos comenzarán a contarse a partir de la fecha en que el representante legal de la sociedad ofrezca las acciones por los medios de comunicación previstos en los estatutos para la convocatoria de la asamblea ordinaria (artículo 388 inciso 2o. En lo demás se sujetarán a las normas que contiene el artículo 829 del mencionado Código de Comercio).
e. Precio: el precio al cual sean ofrecidas no puede ser inferior al valor nominal de las acciones (artículo 386, numeral 4o. del Código de Comercio).
f. Plazo para el pago: cuando se prevea la cancelación por cuotas ó se establezca un plazo para la suscripción de acciones de instituciones financieras, debe tenerse en cuenta en todo caso, que al momento de la suscripción deberá pagarse no menos de la mitad del valor de cada acción suscrita, y el saldo dentro del año siguiente, contado a partir de la fecha de la suscripción (artículo 386, numeral 5o. del C de Co. en concordancia con lo previsto en el artículo 81, numeral 2o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero).
g. Advertencia sobre la autorización de la Superintendencia Bancaria. Cuando la composición accionaria de la institución permita prever que existen accionistas que mediante la suscripción de acciones podrían obtener o superar un porcentaje de participación del 10% del
capital suscrito de la entidad, deberá preverse en los reglamentos de colocación de acciones la necesidad de obtener la autorización de la Superintendencia Bancaria para los efectos contemplados en el numeral 3. del presente capítulo, especialmente cuando los estatutos prevean en su favor el ejercicio del derecho de preferencia, so pena de que algunas de las suscripciones que lleguen a promoverse puedan derivar en ineficacia.
1.2. ORGANO SOCIAL COMPETENTE PARA APROBAR EL REGLAMENTO DE SUSCRIPCIÓN.
Tratándose de acciones ordinarias, el reglamento de suscripción de acciones debe ser aprobado por la junta directiva, a falta de disposición estatutaria expresa que asigne la competencia a otro órgano social (artículo 385, inciso 2o. del Código de Comercio).
1.3. AUTORIZACIÓN DEL ÓRGANO DE VIGILANCIA Y CONTROL.
Aprobado el reglamento de suscripción por el órgano social, deberá ser sometido a consideración de esta Superintendencia, a quien corresponde impartir su autorización, previamente a la colocación de las acciones (artículo 390, inciso 1o. del código de comercio, en concordancia con el artículo 2034 ibídem), salvo las excepciones legales. La omisión de esta formalidad acarreará la ineficacia de la oferta, sin perjuicio de las sanciones que por tal hecho resulten aplicables a los administradores de la sociedad.
La facultad de autorización que le corresponde al órgano de vigilancia y control, según lo previsto en el artículo 390 del mencionado código, no implica una aprobación del reglamento de suscripción de acciones, la cual compete únicamente al órgano social señalado en los estatutos o a la junta directiva si nada se dispone al respecto. La autorización de la Superintendencia conlleva un control de legalidad posterior que presupone la aprobación por parte del órgano social competente; es decir, la autorización estatal no concurre a formar la voluntad privada en estas materias.
Obtenida la autorización de esta Superintendencia y con el fin de hacer efectivo el derecho de preferencia de los accionistas, el representante legal deberá ofrecer las acciones dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha del acto administrativo de autorización correspondiente. No obstante, debe tenerse presente que cuando las acciones vayan a ser colocadas mediante oferta pública, el plazo anteriormente señalado comenzará a contarse desde la fecha en que la Superintendencia de Valores imparta la autorización que resulte de su competencia.
Con respecto a la forma, requisitos y efectos del acto de oferta son aplicables las reglas generales propias de ésta (libro 4o., título 1o., capítulo III del Código de Comercio), aclarando que si se trata de una colocación de acciones con derecho de preferencia, la oferta debe ser comunicada por los mismos medios previstos para la convocatoria de la asamblea ordinaria (artículo 388 ibídem).
1.5. CONTRATO DE SUSCRIPCIÓN DE ACCIONES.
Comunicada a la sociedad la aceptación de la oferta o propuesta, dentro del término de duración de la misma, se entenderá celebrado el contrato de suscripción de acciones (artículos 384 y 864 del Código de Comercio), sin que se requiera de formalidad adicional alguna y pudiendo acreditarse por cualquier medio legal de prueba, en los términos del artículo 394 del estatuto mercantil. Las acciones que no sean suscritas dentro del plazo de la última oferta retornarán a la reserva.
1.6. COMUNICACIÓN AL ÓRGANO DE CONTROL.
Vencido el término de la oferta para suscribir, el gerente y el Revisor Fiscal deberán comunicar a esta Superintendencia, dentro del mes siguiente, los resultados de la oferta de suscripción, indicando el número de acciones suscritas; los pagos efectuados a cuenta de las mismas; la cifra en que se eleva el capital suscrito; las cuotas pendientes y los plazos para cubrirlas (artículo 392 del código de comercio).
2. DERECHO DE PREFERENCIA DE LOS ACCIONISTAS.
Para el ejercicio del derecho de suscripción preferente de que gozan los accionistas en toda nueva emisión de acciones, resulta conveniente tener en cuenta las siguientes precisiones:
2.1. REGULACIÓN DEL DERECHO DE PREFERENCIA EN EL REGLAMENTO DE SUSCRIPCIÓN DE ACCIONES.
En todo reglamento de suscripción de acciones deberá regularse el derecho de preferencia a que alude el artículo 388 del Código de Comercio, para efectos de lo cual se señalará "la proporción y forma en que podrán suscribirse" las acciones emitidas (artículos 382, inciso 2o. y 386 numeral 2o. del Código de Comercio). No obstante, podrán colocarse las acciones sin sujeción al derecho de preferencia, pero para tal efecto será requisito indispensable que exista estipulación estatutaria expresa o voluntad de la asamblea en tal sentido, requiriéndose además la autorización del reglamento por esta Superintendencia, en la forma prevista para todo reglamento de suscripción (artículo 388, inciso 3o. del Código de Comercio).
2.2. DERECHO DE PREFERENCIA EN CABEZA DEL ACCIONISTA.
El derecho de preferencia es un privilegio del que gozan los accionistas, traducido en la facultad para suscribir proporcionalmente las nuevas acciones emitidas por la sociedad, o aquéllas en reserva que sean liberadas, que tiene por finalidad conservar el "statu quo" de cada asociado respecto del ejercicio de los derechos políticos y patrimoniales.
En consecuencia, es un derecho de carácter abstracto que se radica en cabeza del accionista, en cuanto conserve su calidad de tal, como titular de las acciones correspondientes.
El derecho de preferencia no se concreta para el accionista como derecho individual exigible a la sociedad, sino a partir del momento en que le sea comunicada la oferta de suscripción a que alude el artículo 388, inciso 2o. del Código de Comercio, vale decir, cuando se expida el aviso correspondiente (artículo 845 del Código), pues sólo con este acto jurídico unilateral, como conclusión del procedimiento anterior de aprobación y autorización del reglamento, surge en cabeza de la sociedad la obligación de efectuar la suscripción y el derecho correlativo del accionista de acceder a dicha suscripción.
Con anterioridad a la oferta de suscripción el derecho de preferencia no existe sino como facultad abstracta y eventual del accionista, a tal punto que "el derecho a la suscripción de acciones solamente será negociable desde la fecha del aviso de oferta" (artículo 389 del Código de Comercio) y "toda emisión de acciones podrá revocarse o modificarse por la asamblea general, antes que sean colocadas o suscritas y con sujeción a las exigencias prescritas en la ley o en los estatutos para su emisión" (artículo 383, inciso 1o. del Código de Comercio).
2.3. PROPORCIÓN EN QUE PUEDE EJERCERSE EL DERECHO DE PREFERENCIA.
La proporción en que puede ejercerse el derecho de preferencia por cada acción suscrita debe ser aquella que se determine al momento de aprobación del reglamento por el órgano social competente, en desarrollo de lo ordenado por el artículo 386, inciso 2o. en concordancia con el artículo 388 del Código de Comercio.
Así pues, mientras que el derecho a la suscripción preferencial se concreta con la oferta de suscripción, la proporción que corresponde a éste se determina al momento de la aprobación del reglamento. Pero dicha proporción debe determinarse en función de las acciones suscritas al momento de aprobación del reglamento, no en función de los accionistas, de manera tal que si esta calidad varía posteriormente, debido a la negociación de las acciones, será el titular de éstas al momento de la oferta (fecha en que se concreta el derecho) quien goce del beneficio de suscripción preferencial, en la proporción establecida al momento de aprobarse el reglamento (v.gr. 2, 3 o 5 acciones nuevas por cada acción suscrita).
La regla antes expuesta deberá aplicarse estrictamente en el contrato de suscripción que la sociedad celebre con cada accionista, y en la expedición posterior de los títulos de las acciones (artículos 399 y siguientes del Código de Comercio), pues de conformidad con el artículo 388 "los accionistas tendrán derecho a suscribir preferencialmente en toda nueva emisión de acciones, una cantidad proporcional a las que posean en la fecha en que se apruebe el reglamento", debiendo entenderse que los accionistas a que alude la norma son aquellos que tengan el carácter de tales al momento de la oferta, quienes podrán ejercer la preferencia en forma proporcional a las acciones poseídas a la fecha de aprobación del reglamento, o a las poseídas por quien les hizo el traspaso de las mismas, dado que, como ya se anotó, la proporción se establece en función de la acción.
El derecho de suscripción solamente es negociable desde la fecha del aviso de oferta, según las voces del artículo 389 del estatuto mercantil, para lo cual "bastará que el titular indique por escrito a la sociedad el nombre del cesionario o cesionarios".
2.5. ACCIONES CON DIVIDENDO PREFERENCIAL SIN DERECHO DE VOTO.
Para efectos de la emisión, colocación y ejercicio del derecho de preferencia de las acciones con dividendo preferencial sin derecho de voto, las entidades deberán dar cumplimiento a lo previsto en la Ley 27 de 1990, capítulo IV y el Decreto reglamentario 3091 de 1990.
3. NEGOCIACION DE ACCIONES DE ENTIDADES VIGILADAS.
Teniendo en cuenta que conforme al artículo 88o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero la realización de los actos jurídicos por virtud de los cuales se adquieren acciones de entidades sujetas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria deben obtener la aprobación previa del Superintendente Bancario, se imparten las siguientes instrucciones en orden a que las entidades vigiladas procuren a través de su observancia la eficacia de las operaciones que se celebren:
3.1. TRANSACCIONES SUJETAS A APROBACIÓN.
De conformidad con el artículo citado, las transacciones de acciones, inclusive las que se originan en la suscripción o negociación de bonos obligatoriamente convertibles en acciones, que reúnan las siguientes características deberán obtener la autorización previa de la Superintendencia.
a. Partes: personas jurídicas o naturales, nacionales o extranjeros, sea que se encuentren o no sometidas al control de la Superintendencia Bancaria, o de cualquier otro organismo de vigilancia y control;
b. Objeto: la transacción debe versar sobre acciones emitidas por establecimientos bancarios, compañías de seguros y reaseguros, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, compañías de financiamiento comercial, sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, almacenes generales de depósito, sociedades de capitalización, y demás entidades sujetas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria.
c. Naturaleza del acto: ha de tenerse presente que el término transacción está referido a cualquier acto jurídico unilateral o bilateral, sin consideración a su naturaleza, en virtud del cual una persona puede llegar a adquirir acciones de una entidad vigilada por la Superintendencia Bancaria. A título de ejemplo se citan los siguientes actos: Compraventa, suscripción, permuta, dación en pago, donación, fiducia mercantil, adjudicación o postura en remate judicial y aporte a sociedad.
d. Monto: el objeto de la transacción debe consistir en la adquisición del diez por ciento (10%) o más de las acciones suscritas de cualquiera de las entidades arriba mencionadas, mediante la realización de una sola operación o de varias que se ejecuten en forma simultánea o sucesiva. Así mismo, toda transacción por cuya virtud el adquirente incremente el porcentaje del diez por ciento mencionado, cualquiera que sea el monto de las acciones a adquirir, requerirá de la autorización.
3.2. INEFICACIA DE LA TRANSACCIÓN.
Las transacciones que se efectúen sin la previa aprobación de la Superintendencia Bancaria son ineficaces de pleno derecho; en otras palabras, la sanción de la ineficacia se aplica sin que se requiera para el efecto declaración judicial o de cualquiera otra autoridad.
En este sentido, debe subrayarse que la ineficacia que se desprende de la negociación de acciones de entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria sin la previa autorización que impone el numeral 1. del artículo 88 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, no puede subsanarse con posterioridad al acuerdo que materialice la transacción, bien sea mediante la posterior solicitud de autorización del Superintendente Bancario, o por la simple variación de las condiciones bajo las cuales se celebró originalmente el negocio jurídico ineficaz, en la medida en que tal situación no se encuentra prevista por las normas de manera expresa, como sí sucede frente a la inexistencia prevista en el inciso 2o. del artículo 898 del C. de Co, o en el caso de determinadas situaciones respecto de las cuales la norma mercantil, además de prever la ineficacia, determina de manera expresa los mecanismos para que se recupere el vigor jurídico propio de todo negocio o actuación a la cual la ley le atribuya en principio efectos en derecho.
A título de ejemplo, se mencionan las siguientes situaciones en las cuales se presentaría la ineficacia prevista por el numeral 2o. del artículo 88 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero:
a) Cuando una persona decide transferir a otra, a cualquier título (compraventa, donación, sucesión etc.) acciones de una institución financiera en cuantía tal que el adquirente tendría una participación en la entidad igual o superior al 10% del capital suscrito de la misma, no se subsana esta ineficacia por efecto de capitalizaciones que se efectúen con posterioridad a la fecha de la negociación, pretendiendo entender que en dichas oportunidades la transacción no superaría, entonces, el 10% del capital suscrito;
b) Cuando una persona que haya efectuado una transacción cualquiera tendiente a la adquisición de acciones, siendo tal negociación ineficaz, y se abstenga de suscribir nuevas emisiones de la misma entidad, de forma tal que posteriormente posea menos del 10% del capital suscrito de aquélla, no se subsana la ineficacia inicial y, por tanto, la transacción mantiene su carácter de ineficaz;
c) En aquellos casos en los cuales un accionista pretenda hacer ejercicio de su derecho de suscripción preferencial en una emisión de acciones, y exista la posibilidad de llegar a obtener por este medio una participación igual o superior al 10% del capital suscrito de la entidad (vr.gr. en el caso en que los demás accionistas omitan suscribir acciones de la respectiva emisión), la colocación sólo podrá hacerse efectiva una vez se obtenga el permiso previo de la Superintendencia Bancaria o sea posible establecer con certeza que no se excederán los límites señalados para el cumplimiento de tal requisito.
3.3. INSCRIPCIÓN EN EL LIBRO DE REGISTRO DE ACCIONISTAS.
<TÍTULO I - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - Página 11 Mayo de 1996>
De acuerdo con lo señalado en el numeral anterior, y para los efectos previstos en el artículo 406 del Código de Comercio, las sociedades vigiladas por la Superintendencia se abstendrán de inscribir en el libro de registro de accionistas las transferencias de acciones a que se refiere el numeral 3.1 de este capítulo en cuanto no se acompañe a la solicitud de inscripción copia auténtica del acto respectivo, expedido por el Superintendente Bancario, en virtud del cual se imparta la correspondiente aprobación.
En ejercicio del deber de velar por el cumplimiento de las normas a las cuales se encuentran sujetas las instituciones vigiladas por esta entidad, entre ellas el artículo 88 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, corresponderá a los representantes legales y revisores fiscales de tales instituciones impedir, tanto que la respectiva entidad expida títulos representativos de sus acciones a nombre de personas que habiendo estado obligadas a obtener el permiso previo de la Superintendencia Bancaria no hayan dado cumplimiento a dicho requisito con anterioridad a la negociación que pretenda la transferencia de la calidad de accionista, como el registro de tales operaciones en el libro de accionistas.
Las entidades vigiladas informarán a la Superintendencia Bancaria sobre la inscripción, en el libro de registro de accionistas de las transacciones sujetas a aprobación, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que haya tenido ocurrencia la mencionada inscripción, indicando el nombre de los intervinientes y el número de acciones objeto de adquisición, de acuerdo con los formatos establecidos en la Circular 100 de 1995.
3.4. REQUISITOS DE LA SOLICITUD DE APROBACIÓN.
Las solicitudes de aprobación de las transacciones a las que se ha hecho referencia en los numerales que anteceden, deberán reunir los requisitos y venir acompañadas de los documentos que a continuación se indican:
a. Nombre y documento de identidad o NIT de los potenciales adquirentes; certificado de existencia y representación legal cuando se trate de personas jurídicas y, en el evento en que la transacción comprenda acciones en circulación, identificación del titular o titulares del derecho de dominio sobre las mismas;
b. Detalle de las condiciones en que se celebraría la transacción, que deberá incluir la descripción de los aspectos financieros de la misma, justificando la capacidad de pago de quienes pretenden adquirir y precisando la fuente u origen de los recursos que se emplearán para la adquisición; en el evento en que se vaya a obtener una financiación de un tercero, se deberá identificar el mismo, las relaciones económicas o financieras que con él se tengan y se especificarán los lineamientos o parámetros a los que se sujetará el empréstito;
c. Inversiones de capital que los posibles adquirentes mantengan en entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, así:
1) Directamente o por conducto de sus cónyuges o parientes dentro del 4o. grado de consanguinidad, 2o. de afinidad o único civil;
2) A través de personas jurídicas en las que los adquirentes, directamente o a través de personas a ellos relacionadas según los términos del numeral precedente, posean el 20% o más del capital social, o cuando dicho porcentaje sea poseído a través de sociedades matrices o subordinadas de estas últimas o de aquellas que intervendrían en las transacciones;
3) Por intermedio de sociedades matrices o subordinadas de estas últimas o de aquellas que intervendrían en la transacción.
d. Endeudamiento de los potenciales adquirentes con el sector financiero;
e. Declaraciones de renta de los posibles adquirentes correspondientes a los tres (3) últimos años gravables y copia de los estados financieros correspondientes a los tres (3) últimos ejercicios, debidamente certificados;
f. Si entre los posibles adquirentes hay personas jurídicas deberá indicarse el nombre de sus administradores, de sus representantes legales y de las personas naturales o jurídicas que, directa o indirectamente, posean el 5% o más del capital social. Para la aplicación del porcentaje antes señalado se acumularán las participaciones de personas vinculadas entre sí por matrimonio, parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil, o las que posean personas jurídicas en las que los socios referidos o cualquiera de las personas anteriormente mencionadas cuenten con el 20% o más del capital social. Con la indicación de los nombres de los socios precitados se adjuntará copia de sus estados financieros más recientes y de la declaración de renta correspondiente al último ejercicio fiscal.
g. Hoja de vida de los eventuales adquirentes, si son personas naturales, y de los administradores, representantes legales y socios que posean el 5% o más de su capital, si son personas jurídicas; para su diligenciamiento se utilizará el formato establecido para las solicitudes de posesión.
h. Manifestación de los posibles adquirentes sobre los intereses comunes, directos o indirectos, que existan con los accionistas de la entidad en la que se persigue efectuar la inversión.
<TÍTULO I - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - Página 12 Mayo de 1996>
En aquellos eventos en los cuales el potencial adquirente previamente posea una suma igual o superior al 10% de las acciones suscritas de la entidad y desee incrementar dicho porcentaje, será suficiente, en principio, el envío de la información a que hacen relación los literales a. y b. de este numeral, siempre y cuando la transacción no tenga por objeto la adquisición del 5% o más de las acciones suscritas.
Cuando el posible adquirente sea una institución vigilada por la Superintendencia Bancaria, solamente será necesario identificar al propietario de las acciones, si las mismas se encuentran en circulación, y cumplir el requisito consignado en el literal b. de este numeral.
3.5. TRANSACCIÓN DE ACCIONES DEL ESTADO EN ENTIDADES FINANCIERAS Y ASEGURADORAS.
En los procesos orientados a la enajenación de la participación que la Nación, una entidad descentralizada o el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras posean en una institución financiera o aseguradora, deberán tener presente las siguientes instrucciones en relación con la aprobación que en ciertos casos es exigida como requisito esencial para la eficacia de las transacciones que se celebren en desarrollo de tales procesos.
a. Cuando en desarrollo de uno de los procesos de privatización indicados en el inciso anterior se pretenda adquirir el cinco (5%) por ciento o más de las acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones en circulación de la correspondiente institución, sea que dicha adquisición se vaya a efectuar en forma directa o indirecta, será necesario obtener la previa aprobación de esta Superintendencia, cualquiera que sea el procedimiento elegido para llevar a cabo la venta de las acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones, a menos que quienes vayan a efectuar la correspondiente adquisición se encuentren en el supuesto a que se refiere el artículo 305 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
b. En el evento en que la aprobación sea requerida, los interesados presentarán la información a que se refiere el numeral 3.4 del presente Capítulo con el objeto de acreditar su idoneidad, responsabilidad, carácter y solvencia patrimonial. Con el propósito de disponer de los elementos de juicio necesarios para adoptar la decisión se deberá manifestar, al formular la solicitud, cuál es el número máximo de acciones que se pretende adquirir, de manera que se pueda establecer la debida conformidad entre patrimonio, recursos disponibles y eventual valor de la transacción, calculado con base en el precio mínimo de la entidad financiera (el requisito de la aprobación por parte del Consejo de Ministros, fue declarado inexequible por la Corte Constituciónal mediante sentencia C-452 del 5 de octubre de 1995 ). La autorización que otorgue la Superintendencia Bancaria se entenderá limitada al número máximo de acciones anunciadas en la solicitud elevada a esta Superintendencia.
c. Cuando se tenga prevista la adquisición de un porcentaje igual o superior al veinte por ciento (20%) del capital de la entidad respecto de la cual se va a realizar el proceso de privatización y adicionalmente se posean inversiones directas o indirectas en otras instituciones financieras, en forma directa o por intermedio o con el concurso de sus filiales o vinculadas o con la participación de personas relacionadas de cualquier otra forma con la adquirente indirecta, se deberá aportar toda la información que a juicio de los interesados sea apropiada para que la Superintendencia pueda establecer que con la transacción no se va a estar en capacidad de mantener o determinar precios inequitativos, o de limitar servicios, o de impedir, restringir o falsear la libre competencia en los mercados en que participe la adquirente, sus filiales, subsidiarias o vinculadas o, si es del caso, las medidas que se adoptarían para prevenir la ocurrencia de una de tales situaciones.
d. En el evento en que en los procesos de privatización mencionados anteriormente, los fondos de inversión de capital extranjero de que trata el artículo 40 de la Resolución 51 de 1991 del Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES), o los fondos comunes especiales administrados por sociedades fiduciarias que hayan sido autorizados para ese efecto, pretendan adquirir el cinco por ciento (5%) o más de las acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones de la respectiva Institución Financiera o Entidad Aseguradora, sin que ninguno de los inversionistas o fideicomitentes individualmente considerados pretendan adquirir acciones o bonos en un porcentaje igual o superior al señalado, será suficiente, en principio, el envío de:
1) Autorización para su funcionamiento impartida por la Superintendencia de Valores, tratándose de fondos de inversión de capital extranjero, o con la indicación del fondo común especial correspondiente y la sociedad fiduciaria que lo administra.
2) La relación de los interesados en la negociación con su correspondiente documento de identidad o NIT y los valores hasta los cuales se pretende hacer la inversión.
e. En el caso de que existan inversionistas o fideicomitentes que pretendan adquirir en forma directa o indirecta el cinco por ciento (5%) o más de las acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones de la correspondiente institución, se deberá allegar, además de la información de que trata el presente numeral, la documentación requerida en el numeral 3.4 de la presente circular.
Excepciones
De conformidad con lo previsto en los artículos 88 numeral 3o. y 305 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las transacciones señaladas en el numeral 3.1 de este capítulo no requerirán
de la aprobación previa por parte de esta Superintendencia, siempre que las personas interesadas en la adquisición hayan obtenido aprobación de esta Superintendencia dentro de los tres años anteriores a la fecha en que se pretende realizar la transacción de acciones o de bonos obligatoriamente convertibles en acciones de la misma entidad, así tales transacciones hubieran sido realizadas con anterioridad a la entrada en vigencia de la Ley 35 de 1993.
Ello significa que una vez obtenida la aprobación de la Superintendencia Bancaria respecto de determinadas personas para una adquisición de acciones o de bonos obligatoriamente convertibles en acciones de una entidad, no se requerirá nueva aprobación para las transacciones posteriores que esas mismas personas realicen durante los tres años siguientes, siempre que se den los supuestos que se señalan a continuación:
a. Que se trate de acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones de la misma institución para la cual se impartió aprobación;
b. Que en el lapso comprendido entre la aprobación otorgada por esta Superintendencia y la fecha en que se pretende realizar la otra u otras transacciones, las personas interesadas en la operación no hayan sido sancionadas por la Superintendencia Bancaria, de Valores, de Sociedades, o por la antigua Superintendencia de Cambios, ni se les haya dictado medida de aseguramiento o condena dentro de un proceso penal, y
c. Que tales inversionistas informen previamente a esta Superintendencia sobre la pretendida adquisición.
3.7. INFORMACIÓN A LA SUPERINTENDENCIA BANCARIA.
En aquellos eventos en los cuales se den los supuestos contenidos en el numeral anterior, los potenciales inversionistas deberán informar a la Superintendencia Bancaria con no menos de diez días calendario de antelación a cada transacción, los siguientes aspectos:
a. Las personas que intervendrán en la operación.
b. El monto de las acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones que se pretenden adquirir, precisando si la adquisición se realizará en una o varias operaciones sucesivas, y el porcentaje máximo de capital de la respectiva entidad que va a ser objeto de negociación, así como, el que se posee en la fecha de presentación de la información.
c. Las condiciones en que se celebrará la transacción en los términos establecidos en el numeral 3.4., literal b) del presente capítulo.
d. La manifestación de los potenciales inversionistas, de que no se hallan incursos en ninguno de los impedimentos señalados en la letra b) del numeral anterior.
No obstante lo anterior, en caso de que la adquisición de acciones se pretenda realizar mediante operaciones sucesivas cuya duración no exceda de tres meses, sólo será necesario proporcionar la información anteriormente indicada para la primera operación, siempre y cuando para las operaciones subsiguientes se mantengan las mismas condiciones. En caso contrario, los inversionistas deberán informar sobre las nuevas condiciones en que se celebrará la respectiva operación.
Sin perjuicio de que los inversionistas remitan la información prevista en el presente numeral, las instituciones vigiladas deberán en todo caso remitir a esta Superintendencia la información requerida en los numerales 3.3 y 3.7 del presente capítulo.
4. PAGO DE DIVIDENDOS EN ACCIONES.
4.1. NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS.
De acuerdo con lo previsto en el inciso 3o. del artículo 455 del Código de Comercio, el dividendo puede pagarse en forma de acciones liberadas de la misma sociedad, si así lo dispone la Asamblea con el voto del ochenta por ciento (80%) de las acciones representadas, de lo cual se sigue que, cuando la Asamblea General de Accionistas acoge la alternativa de pagar dividendos en forma de acciones liberadas, hace uso de la función que privativamente le asigna la ley de disponer de las utilidades sociales (Artículo 187, numeral 3o. y 420, numeral 2o. del Código de Comercio), participando los asociados en esta decisión en forma colectiva, como voceros del interés común, de manera que, cuando ella se adopta con el voto favorable del 80% de las acciones presentes, se obliga a las minorías ausentes o disidentes. De lo anterior se deduce, entonces, que:
a. La aprobación del pago de dividendos en acciones no supone un contrato de suscripción de acciones, ya que los requisitos o elementos esenciales de éste difieren de los del pago de dividendos en especie.
b. La aprobación del pago de dividendos en acciones obedece a una manifestación unilateral de la asamblea de accionistas, en cumplimiento de las relaciones jurídicas nacidas del contrato de sociedad. Por ello, no se perfecciona a partir de una oferta o propuesta de negocio jurídico como quiera que en este caso no comporta para los asociados la alternativa de suscribir o no acciones, dado que la capitalización de utilidades se impone a ellos como obligatoria, aún para ausentes o disidentes como ha quedado dicho.
c. Por virtud de todo lo anterior, no es necesario elaborar un reglamento de colocación de acciones, formalidad que resulta indispensable para definir los términos y condiciones de la oferta de suscripción, pero no del pago del dividendo en acciones.
4.2. CONDICIONES DE LA DECISIÓN.
Para hacer efectivo el pago del dividendo en acciones liberadas, es necesario que en la reunión en que dicha determinación se apruebe, la asamblea se pronuncie sobre los siguientes aspectos:
a. El valor de las acciones;
b. Las fechas de pago acordadas, y
c. La forma como se cubrirán los dividendos cuyo monto no permita liberar una acción. Para este efecto, no puede perderse de vista el carácter indivisible de la acción, así como la imposibilidad de acordar cualquier sistema que conlleve el desconocimiento o mengua del derecho a participar en los dividendos (V.gr. desechar las fracciones), dado su carácter esencial, intangible e inviolable. Se sugiere, entonces, optar por el pago en efectivo de la suma equivalente al valor de las fracciones; si por el contrario, se decide facultar a los asociados para que liberen la unidad, completando en dinero su valor, se requerirá contrato y, por ende, reglamento de suscripción, para hacer válidamente la oferta a los accionistas.
d. Teniendo en cuenta que corresponde a la junta directiva y al representante legal de la compañía, en los términos del artículo 446 numeral 2o. del Código de Comercio, presentar el proyecto de distribución de utilidades, es recomendable que se someta a la asamblea general el proyecto de pago de dividendos en acciones con los elementos indicados en el punto precedente.
e. Las sociedades deben tener presente que el pago de dividendos debe efectuarse con acciones de la reserva o con acciones readquiridas, cuando esto último sea viable; en consecuencia, deberá contarse con la capacidad de emisión necesaria para la procedencia del pago de dividendos en acciones.
4.3. CAPITALIZACIÓN DE LA CUENTA DE REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO.
De conformidad con lo previsto en el artículo 5o. del Decreto 836 de 1991, en concordancia con el artículo 15 del Decreto 2912 de 1991, las entidades vigiladas pueden capitalizar el valor registrado en la cuenta de revalorización del patrimonio. Para tal efecto, será necesario que se atiendan las siguientes instrucciones:
a. La decisión deberá ser adoptada por la mayoría absoluta de las acciones presentes en la asamblea de accionistas o del órgano que haga sus veces, con base en los estados financieros de fin de ejercicio en los cuales se establezca la existencia del valor correspondiente en la mencionada cuenta de revalorización del patrimonio.
b. La asamblea deberá dar aplicación a lo previsto en el numeral 4.2. del presente Capítulo sobre instrucciones para el pago de dividendos en acciones.
c. Las fracciones de acciones que resulten de la capitalización no podrán pagarse en efectivo, por lo cual su valor deberá reintegrarse a la cuenta de revalorización del patrimonio. Sin embargo, si la asamblea decide liberar las acciones podrá completarse en dinero la unidad, pero será necesario para el efecto adoptar el reglamento de suscripción correspondiente.
En la medida en que no es necesario el reglamento de colocación de acciones cuando se trata de la distribución de dividendos en acciones, tampoco es procedente en este caso la autorización de la Superintendencia Bancaria a que hace referencia el artículo 390 del Código de Comercio.
En estos eventos, el control de legalidad se ejercerá a través del estudio de los proyectos de distribución de utilidades, de las actas de asamblea y de los informes y certificaciones a que se refiere el siguiente numeral.
4.5. INFORMACIÓN Y CERTIFICACIÓN.
Una vez efectuado el pago de dividendos en acciones, el representante legal y el Revisor Fiscal informarán a esta Superintendencia el número de acciones distribuidas, la cifra en que se eleva el capital suscrito y la fecha en que fueron entregadas.
<Ver Notas de Vigencia> Igualmente, remitirán dentro del mes siguiente al vencimiento del último plazo para el pago de las acciones, un certificado de la Cámara de Comercio del domicilio social donde conste la inscripción de la certificación suscrita por el Revisor Fiscal*, en la cual informe el citado aumento, según el Decreto 1154 de 1.984.
5. ADQUISICIÓN DE ACCIONES PROPIAS.
Cuando quiera que de conformidad con lo establecido en el artículo 10 literal b) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, una entidad vigilada por la Superintendencia Bancaria pretenda recibir en parte de pago de obligaciones sus propias acciones, la decisión en tal sentido deberá ser aprobada por la asamblea general de accionistas de acuerdo con lo establecido en el artículo 396 del Código de Comercio y atendiendo a las mayorías previstas en la ley.
Conviene recordar que la norma del Estatuto Mercantil antes señalada es aplicable a las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, en la medida en que, de acuerdo con el artículo 2034 del Código Civil, no pugna contra normas especiales aplicables a aquellas.
<TITULO I - CIRCULAR EXTERNA 058 DE 2000 - Página 15-1 Julio de 2000>
ORGANOS DE ADMINISTRACION, DIRECCION Y CONTROL.
1. ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS.
1.1. INFORMACIÓN SOBRE LA CONVOCATORIA A LA SUPERINTENDENCIA BANCARIA DE COLOMBIA (SBC).
El artículo 190 del Código de Comercio (C.Co.) dispone que "las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces", a la vez que el artículo 186 establece: "Las reuniones se realizarán con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocación y quórum".
Las entidades vigiladas deben comunicar a la SBC la fecha, hora y lugar en que se verificará la correspondiente asamblea o junta de socios. Para tal efecto, la antelación de los 15 días hábiles o 5 días comunes de la convocatoria, según el caso, se cuentan a partir de la fecha de recibo de la respectiva citación por parte del accionista o asociado o de la fecha de publicación del correspondiente aviso
De otra parte, para los propósitos establecidos en el artículo 326, numeral 2º, literal i EOSF, debe remitirse y radicarse ante la SBC, con no menos de treinta (30) días comunes de antelación a la fecha de celebración de la asamblea o junta de socios, la documentación que se señala en el Capitulo IX de la Circular Externa 100 de 1995, indicando la fecha de corte o período al cual corresponde.
El término de los treinta (30) días comunes tanto para transmisión como para la entrega de la documentación a que hace referencia el Anexo 1, comienza a correr desde el día en que se reciba la totalidad de la documentación debidamente diligenciada, conforme la respectiva lista de chequeo. Este término se interrumpe cuando como producto de la revisión de los estados financieros y la documentación remitida, se requieran explicaciones o ajustes que a juicio de la SBC deba rendir y/o realizar la entidad. El incumplimiento al anterior término o la falta de la documentación requerida para el análisis implicará que la SBC no pueda pronunciarse oportunamente respecto de los estados financieros.
Aquella información no solicitada en el Capitulo IX de la Circular Externa 100 de 1995 y que se encuentre contenida en los artículos 291 y 446 C.Co., debe permanecer en la respectiva entidad a disposición de la SBC para el momento en que sea requerida
2.1. RÉGIMEN DE INCOMPATIBILIDADES E INHABILIDADES.
El régimen de incompatibilidades e inhabilidades aplicable a los establecimientos de crédito, sociedades de servicios financieros, sociedades de capitalización, aseguradoras, intermediarios y agencias colocadoras de seguros y sociedades de servicios técnicos o administrativos, es el previsto en los artículos 75, 76, 77 y 78 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF), respectivamente.
Igualmente, debe recordarse que las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades tienen carácter restrictivo, razón por la cual se hace imposible extender su aplicación a entidades diferentes de las aquí mencionadas.
2.2. INDEPENDENCIA DE LAS JUNTAS DIRECTIVAS.
Para efectos de lo dispuesto en el artículo 73 numeral 8 EOSF, las entidades vigiladas no podrán designar como miembros principales y suplentes de sus juntas directivas o consejos de administración a un número de personas vinculadas laboralmente a la respectiva entidad que, reunidas en sesión y en ejercicio de los cargos de miembros de tales órganos, puedan conformar, entre ellas, mayorías decisorias generales o especiales, de acuerdo con la ley y los respectivos estatutos.
A continuación se señala a manera de ejemplo el número máximo de miembros vinculados laboralmente con la entidad que podría tener una junta o consejo, en función de la regla anterior:
| Número de integrantes | Quórum deliberatorio art. 437 C.Co | Mayoría de los miembros art. 437 C.Co | Número de renglones máximos posibles con miembros vinculados |
| 5 | 3 | 3 | |
| 6 | 4 | 4 | |
| 7 | 4 | 4 | 3 |
| 8 | 5 | 5 | 4 |
| 9 | 5 | 5 | 4 |
| 10 | 6 | 6 | 5 |
<TÍTULO I - CAPÍTULO TERCERO - Órganos de Administración, Dirección y Control - Circular Externa 028 de 2005 - Página 16 Septiembre de 2005>
En aquellos eventos en los cuales en la ley o los estatutos de la entidad, se establezca un quórum especial superior, de acuerdo con lo previsto en el artículo 437 C.Co., es obligación de las entidades vigiladas velar porque la regla en mención sea acatada.
3.1. DELEGACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN LEGAL MEDIANTE EL OTORGAMIENTO DE PODERES.
La representación voluntaria de personas naturales y jurídicas a través de actos de apoderamiento constituye una facultad legítima al amparo y con los efectos previstos en los artículos 832 y siguientes del C.Co, actos que al igual que pueden conferirse a un tercero ajeno a la institución, pueden recaer en empleados o funcionarios de la misma, entre ellos los directores de agencia.
El otorgamiento de poderes es viable bajo el entendido de que los mismos no constituyen delegación de la representación legal que, en virtud de lo dispuesto en el artículo 440 C.Co., ostenta quien ejerce un cargo que tiene funciones representativas de acuerdo con la ley o los estatutos sociales. Tal representación voluntaria derivada del apoderamiento no tiene tampoco los alcances prescritos en el artículo 196 y siguientes del C.Co.
Por ello, en los poderes que se confieran en nombre de las entidades vigiladas se deben señalar de manera clara las operaciones para las cuales los apoderados tienen la facultad de representar a la institución ante terceros, debiendo los apoderados (incluyendo los directores de agencia) en todos los documentos, actos y negocios que celebren, registrar expresamente la calidad de tales, aun en aquellos actos en los cuales tal aclaración no sea requerida por la ley.
Con todo, el otorgamiento de poderes de carácter general o de poderes especiales de gran amplitud a personas que habiendo sido designadas en cargos que conlleven facultades de representación legal no han cumplido con el requisito legal de tomar posesión del cargo, constituye una forma de obviar el cumplimiento de este deber, razón por la cual la SBC en uso de las facultades conferidas en el artículo 326 numeral 5 literal a) EOSF, califica como práctica no autorizada el otorgamiento de este tipo de poderes.
3.2. DESIGNACIÓN DE REPRESENTANTES LEGALES.
De conformidad con lo dispuesto en los artículos 198 y 440 C.Co., los representantes legales de las sociedades sometidas a la vigilancia y control de la SBC deben ser elegidos por las asambleas o por las juntas directivas de esas entidades, lo que implica que tal facultad no puede delegarse ni atribuirse al representante legal de la sociedad ni a otros funcionarios.
Respecto de las entidades de naturaleza cooperativa vigiladas por la SBC, la designación de los mencionados representantes legales deberá efectuarse por el consejo de administración, conforme a lo establecido en el artículo 37 de la ley 79 de 1.988.
Lo anterior se entiende sin perjuicio del régimen especial aplicable a las entidades públicas.
<Numeral 4. modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
4.1 MARCO CONCEPTUAL Y NORMATIVO DE LA REVISORÍA FISCAL.
<Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
La revisoría fiscal desempeña un papel de especial importancia en la vida del país, a tal punto que su labor, realizada en forma eficaz, independiente y objetiva, brinda confianza para la inversión, el ahorro, el crédito y en general, contribuye al dinamismo y el desarrollo económico. Como órgano privado de fiscalización, la revisoría se encuentra estructurada con el ánimo de dar seguridad a los propietarios de las empresas sobre la calidad de la información financiera, la seguridad y conservación de los activos sociales y el cumplimiento de las disposiciones emanadas de los órganos sociales, entre otros.
Dentro del desarrollo de la vida de la sociedad comercial le corresponde al revisor fiscal ejercer una función de vigilancia permanente de la actividad social para prestar a los socios una colaboración completa y eficaz que les permita ejercer adecuado control de la ejecución del contrato, desde el seno de la asamblea general, siendo su obligación no sólo la de proteger intereses particulares sino la de velar por los intereses económicos de la comunidad, entendiéndose por ésta no solamente a las personas naturales o jurídicas vinculadas directamente a la empresa sino a la sociedad en general, y naturalmente, al Estado (Corte Constitucional en la Sentencia C-062/98).
El marco normativo de la revisoría fiscal se encuentra definido, entre otras disposiciones, por la Ley 145 de 1960, el Código de Comercio, las Leyes 43 y 45 de 1990 y 190 y 222 de 1995.
4.2 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA REVISORÍA FISCAL. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Entre las diversas funciones y responsabilidades que las normas vigentes asignan a los revisores fiscales, se considera pertinente destacar las siguientes:
4. 2.1. En desarrollo de lo establecido en el artículo 207, numeral 1, del Código de Comercio, el revisor fiscal, mediante el seguimiento y análisis de las operaciones que realiza la entidad a lo largo del ejercicio, debe verificar si las mismas resultan conformes a las órdenes de la asamblea de accionistas y junta directiva, así como a las disposiciones legales y estatutarias que les resulten aplicables, principalmente en sus aspectos financieros y contables, con el fin de emitir una opinión sobre el particular.
4.2.2. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 207, numeral 2, del Código de Comercio, el revisor fiscal debe presentar, por escrito y ante quien ostente legalmente la facultad para adoptar las decisiones preventivas o correctivas que sean del caso, evaluaciones y recomendaciones encaminadas a prevenir que los administradores u otros funcionarios del ente fiscalizado incurran o persistan en actos irregulares, ilícitos o que contraríen las órdenes de los órganos sociales superiores. Para cumplir con tal fin, sus informes, recomendaciones y actuaciones en general deben realizarse en la debida oportunidad.
Sobre el particular, resulta pertinente aclarar que la existencia del secreto profesional y la confidencialidad no constituyen razones válidas para que el revisor fiscal se abstenga de cumplir con el deber mencionado en el párrafo anterior.
Algunas de las irregularidades que deben denunciarse, son las siguientes:
i. Abusos de sus órganos de dirección, administración o control, que impliquen desconocimiento de los derechos de los asociados o violación grave o reiterada de las normas legales o estatutarias.
ii. No suministro oportuno de información a la Superintendencia Financiera de Colombia u otras entidades estatales, a los organismos de autorregulación debidamente autorizados o al público, cuando de ella se puedan inferir riesgos significativos para la continuidad de la entidad o cuando su divulgación deba realizarse según las normas aplicables.
iii. Suministro de información que no se ajuste a la realidad o que no cumpla con los requisitos de calidad establecidos para el efecto.
iv. No llevar la contabilidad o los libros de acuerdo con la ley o con los principios contables generalmente aceptados.
v. Realización de operaciones no comprendidas en el objeto social.
vi. La existencia de riesgos relevantes que no estén siendo adecuadamente gestionados por la administración de la entidad fiscalizada y que en su criterio tengan un impacto significativo para el desarrollo de su objeto social.
vi. Las demás que considere pertinentes.
La obtención de una certificación emitida por el representante legal de la entidad fiscalizada en la que manifieste que en la misma no se presenta ninguna de las irregularidades antes mencionadas o que no se tiene conocimiento de la ocurrencia de ellas, no es evidencia suficiente para la adecuada ejecución de la referida función del revisor fiscal, por lo cual dicha certificación debe ser complementada con la ejecución de procedimientos de verificación idóneos, que le permitan contar con elementos de juicio suficientes para emitir su opinión.
4.2.3 Según lo establecido en el artículo 207, numeral 3, del Código de Comercio, corresponde al revisor fiscal, dentro del ámbito de su competencia, colaborar con las entidades de supervisión cuando éstas lo requieran en el marco de sus atribuciones legales, en la forma, condiciones y con la oportunidad que se establezca en el acto administrativo correspondiente, el cual deberá ser suscrito por un funcionario competente.
El revisor fiscal debe suministrar a los organismos de supervisión del Estado, información atinente a las situaciones de crisis de las entidades fiscalizadas que afecten materialmente su capacidad para cumplir con los compromisos contraídos o que representen un riesgo significativo para la continuidad del negocio, dado el peligro que la referida situación representa para la entidad, sin que pueda entenderse que el suministro de dicha información menoscabe la independencia propia del ejercicio de la revisoría fiscal.
Una abstención u omisión del revisor fiscal en comunicar a las autoridades competentes las situaciones de crisis, puede producir tanto daño a la respectiva entidad fiscalizada y a sus asociados como a la comunidad, en la medida en que puede llevar a que las entidades u órganos competentes dejen de adoptar en forma oportuna las medidas apropiadas para impedir que el riesgo se concrete o para minimizar el daño que pueda causarse. La existencia del secreto profesional, no exonera al revisor fiscal del deber antes mencionado.
4.2.4. Según lo dispuesto en el artículo 207, numeral 4, del Código de Comercio, el revisor fiscal deberá verificar a lo largo del ejercicio, los criterios y procedimientos utilizados para llevar la contabilidad, el manejo de los libros de contabilidad, los libros de actas, los documentos contables y archivos relacionados, no sólo respecto de la entidad sino también de los recursos de terceros que ésta administre (fondos públicos, recursos del sistema general de seguridad social, negocios fiduciarios o patrimonios autónomos, universalidades, entre otros), para verificar que los registros sean correctos y cumplan todos los requisitos establecidos por las normas aplicables, de manera que pueda verificar que se conservan adecuadamente los documentos de soporte de los hechos económicos, de los derechos y de las obligaciones, los cuales constituyen fundamento de la información contable.
4.2.5 A lo largo del ejercicio, el revisor fiscal debe verificar mediante comprobaciones periódicas, la existencia de los activos, la adopción e implementación de medidas suficientes para la protección, conservación y mantenimiento del patrimonio social y si éstas son adecuadas frente a los riesgos asumidos según su naturaleza.
De la misma manera, deberá evaluar la forma en que se realiza la medición de la capacidad de uso o recuperación de los activos, incluyendo en su análisis todos los aspectos que resulten relevantes, tales como comprobar la existencia de los títulos de propiedad y su correspondiente protocolización; verificar la ubicación de los bienes, el cumplimiento de las normas para su utilización; los métodos empleados para determinar las valorizaciones así como la idoneidad de los respectivos valuadores, de forma que se pueda garantizar el adecuado manejo y control de los bienes, tanto de aquellos de propiedad del ente económico fiscalizado como de los que se encuentran bajo su responsabilidad a cualquier título. Lo anterior, en desarrollo de lo establecido en el artículo 207, numeral 5, del Código de Comercio.
4.2.6. De conformidad con el artículo 207, numeral 6, del Código de Comercio, cuando el revisor fiscal encuentre deficiencias en cuanto a las medidas tomadas por la administración para el control de los riesgos que puedan afectar materialmente el patrimonio de la entidad, debe impartir en forma oportuna las instrucciones y recomendaciones que resulten pertinentes para mejorar la efectividad y eficacia del control sobre los bienes y valores sociales, sus métodos y procedimientos, sin que ello implique coadministración. Adicionalmente, deberá hacer seguimiento a las medidas adoptadas por parte de los administradores frente a las referidas instrucciones y recomendaciones, de lo cual se deberá dejar constancia por escrito.
4.2.7. En desarrollo de lo establecido en el artículo 207, numeral 7, del Código de Comercio, el revisor fiscal debe expresar su juicio profesional respecto de la calidad y razonabilidad de los estados financieros y demás información contable, tomando como referencia las normas aplicables y los parámetros establecidos para el efecto en cada caso, mediante documentos debidamente firmados en los cuales conste su número de matrícula profesional. Respecto del dictamen de los estados financieros debe darse cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 38 de la Ley 222 de 1995, y demás normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.
El revisor fiscal debe obtener evidencia válida y suficiente sobre las operaciones realizadas por el ente económico y los documentos que soportan los registros correspondientes en cada caso, con el objeto de contar con los elementos de juicio necesarios para emitir su opinión profesional, dictámenes, informes y/o expedir certificaciones, aplicando para el efecto tanto las normas que rigen la profesión contable como las metodologías y procedimientos generalmente aceptados en la misma.
4.2.8. Según lo dispuesto en el artículo 209, numeral 3, del Código de Comercio, y sin perjuicio de la responsabilidad que corresponde a la administración, el revisor fiscal debe evaluar si el sistema de control interno de la entidad fiscalizada, incluyendo en éste los sistemas de administración de riesgos implementados o que deban ser implementados de conformidad con las disposiciones que le resulten aplicables, promueve la eficiencia de la misma, reduce los riesgos de pérdida de activos operacionales y financieros; propicia la preparación y difusión de información financiera de alta calidad que muestre los resultados de la administración de los recursos de la entidad y los riesgos relevantes que la afectan, en forma tal que resulte útil para los usuarios de dicha información, así como analizar si los referidos sistemas le permitan a la administración garantizar el adecuado cumplimiento de las normas vigentes.
No obstante, la responsabilidad por la correcta implementación y eficacia de los Sistemas de Control Interno y de Administración de Riesgos corresponde a los administradores de cada entidad, debiendo ser aplicados por todos los funcionarios de la misma, quienes participarán en el proceso según el nivel jerárquico al que pertenezcan, mediante una adecuada articulación de los distintos espacios de responsabilidad para asegurar el logro de los objetivos institucionales.
La evaluación del revisor fiscal debe realizarse en el contexto del alcance de las funciones que le asigna la ley y permitir verificar que los referidos sistemas coadyuvan a que la administración garantice el adecuado cumplimiento de las normas vigentes.
Dentro de este contexto, y sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones al revisor fiscal, deberá elaborar, por lo menos al cierre de cada ejercicio, un reporte dirigido a la junta directiva u órgano que haga sus veces, mediante el cual informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre los Sistemas de Administración de Riesgo que deba implementar la respectiva entidad fiscalizada, de conformidad con las normas que le resulten aplicables según su objeto social.
Además, deberá poner oportunamente en conocimiento del representante legal, y cuando sea del caso del oficial de cumplimiento, del Comité de Auditoria y del Auditor Interno, según corresponda, las inconsistencias y fallas detectadas en cada uno de los Sistemas de Administración de Riesgo, así como todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia. En caso que sus observaciones o recomendaciones no sean adecuadamente atendidas por la administración o por el oficial de cumplimiento, o cuando la gravedad de las deficiencias encontradas así lo amerite, deberá informar sobre tales circunstancias a esta Superintendencia, de manera inmediata.
4.2.9 Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea o junta de socios.
Las atribuciones adicionales a las indicadas en las normas legales, que los órganos competentes otorguen al revisor fiscal, deben ser acordes con la naturaleza de su función y preservar su independencia, objetividad e imparcialidad, evitando situaciones que puedan dar lugar a conflictos de interés.
Para efectos de cumplir en forma adecuada las funciones antes relacionadas, dentro del ámbito de fiscalización del revisor fiscal estarán todas las operaciones, actos y áreas de la entidad, así como todos sus bienes, sin reserva alguna.
Tratándose de sociedades o entidades que administren recursos o activos de terceros, fondos públicos, patrimonios autónomos, recursos del sistema general de seguridad social, universalidades o similares, entre otros, la labor de fiscalización del revisor fiscal debe incluir no solamente a la respectiva entidad, sino también a las carteras de terceros, patrimonios autónomos, fondos o recursos administrados, según corresponda.
Por otra parte, su ejercicio y su responsabilidad deben cubrir todo el ejercicio contable, y no sólo ejecutarse a la fecha de cierre de estados financieros o de presentación de informes especiales. Por tanto, el revisor fiscal debe ejecutar en periodos intermedios, por lo menos, las siguientes actividades:
a. Indagar sobre el ambiente de control y sobre cualquier cambio de importancia ocurrido en el sistema de control interno contable y gestión de riesgos, que afecte la preparación de la información financiera.
b. Aplicar procedimientos analíticos a la información financiera para identificar aspectos inusuales y obtener explicación por parte del representante legal o administradores responsables, acerca de las variaciones significativas o materiales que se presenten.
c. Leer las actas de junta directiva y asamblea de accionistas u órganos equivalentes para detectar situaciones que puedan afectar la calidad, suficiencia u oportunidad de la información transmitida a las entidades de supervisión y al mercado en general.
d. Verificar, mediante los procedimientos de auditoria pertinentes, que la información haya sido preparada de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y otras normas en materia contable y de divulgación de información que rijan al ente fiscalizado; que las mencionadas disposiciones hayan sido aplicadas sobre bases uniformes y que se revele en forma adecuada y oportuna cualquier evento subsecuente que pudieran afectar dicha información.
Reportar, o requerir a la administración para que reporte a la Superintendencia Financiera de Colombia, cualquier información adicional que resulte necesaria para comprender cabalmente la situación actual de la entidad.
Para el correcto desempeño de las funciones del revisor fiscal, los administradores de la entidad están en la obligación de suministrarle toda la información por él solicitada, así como los recursos que requiera para el adecuado ejercicio de sus funciones. En caso de no recibir la colaboración antes mencionada en debida forma y/o en la oportunidad requerida, el revisor fiscal deberá poner este hecho en conocimiento del órgano competente, según el caso, y a la vez, cuando lo considere necesario, informar a esta Superintendencia.
4.3. PAUTAS RELACIONADAS CON LA ELECCION DEL REVISOR FISCAL, EJERCICIO Y ENTREGA DEL CARGO. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Sin perjuicio del derecho de cualquier socio o accionista de presentar al máximo órgano social candidatos para la revisoría fiscal, corresponderá a la junta directiva, a través del comité de auditoría, someter a consideración de la asamblea general de accionistas u órgano equivalente, la hoja de vida de los posibles candidatos, para lo cual deberá verificar previamente que los mismos cumplan con los requisitos necesarios para desempeñar adecuadamente sus funciones y que no se encuentren incursos en las incompatibilidades e inhabilidades previstas en los artículos 205 del Código de Comercio, 50 y 51 de la Ley 43 de 1990 y demás normas que resulten aplicables.
4. 3.1. CRITERIOS OBJETIVOS PARA LA ELECCIÓN DEL REVISOR FISCAL.
En los términos de los artículos 205 y 215 del Código de Comercio y 50 y 51 de la Ley 43 de 1990, un contador no podrá ser revisor fiscal de una entidad:
a) Si es asociado de la misma entidad o de alguna de sus subordinadas.
b) Si es asociado o empleado de la entidad matriz.
c) Si está ligado por matrimonio o parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, primero civil o segundo de afinidad, o es consocio, de los administradores y funcionarios directivos, el cajero, auditor o contador de la misma entidad fiscalizada. Lo mismo se aplica si tiene con las personas antes mencionadas vínculos económicos, amistad íntima o enemistad grave, intereses comunes o cualquier otra circunstancia que pueda restarle independencia u objetividad a sus conceptos o actuaciones.
d) Si desempeña en la misma entidad o en sus subordinadas cualquier otro cargo dentro de los seis (6) meses anteriores a la designación actuó como empleado de la sociedad, de su matriz, de sus subsidiarias o filiales.
e) Si la persona natural tiene el cargo de revisor fiscal en cinco sociedades por acciones. Sobre el particular, dada la importancia de la actividad desarrollada por las entidades del sector financiero, esta Superintendencia considera que la aplicación estricta de este límite debe ser sopesada responsablemente por la revisoría fiscal, para lo cual, deberá analizar previamente de manera rigurosa que se garantice que quien va ejercer la labor cuente con todos los recursos necesarios para cumplir con sus funciones, en términos de personal, tiempo y tecnología, atendiendo el tamaño de las entidades y la complejidad de sus operaciones.
f) Si no tiene residencia permanente en Colombia, según lo establecido en el artículo 472, numeral 6, del Código de Comercio.
En todo caso, el revisor fiscal debe evaluar la existencia de conflictos de interés antes de iniciar la ejecución de su labor o, si éstos se presentan con posterioridad a la aceptación del cargo, informarlos una vez los conozca o sobrevengan.
4.3.2. CALIDADES SUBJETIVAS PARA LA ELECCIÓN DEL REVISOR FISCAL. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Para garantizar un adecuado y eficiente cumplimiento de las funciones del revisor fiscal resulta necesario que quien se postule, independientemente del órgano o persona que lo presente a la asamblea, cumpla los siguientes requisitos:
Demostrar preparación técnica y experiencia adecuadas para un óptimo desempeño de sus funciones, teniendo en cuenta el objeto social o actividad económica del ente, su tamaño y la complejidad de sus operaciones.
Contar con un equipo profesional de apoyo idóneo y suficiente, acorde con la naturaleza, tamaño y complejidad del ente auditado y de sus operaciones.
Tener una disponibilidad de tiempo y de recursos que razonablemente permita garantizar que su labor tendrá el alcance y la cobertura requeridos en la presente Circular Externa, teniendo en cuenta no sólo las características propias del respectivo ente económico y del sector al cual pertenece, sino también las de las otras entidades en las cuales ejerce la revisoría fiscal.
Presentar a la asamblea de accionistas o junta de socios, a través del comité de auditoría de la entidad respectiva, una propuesta de servicios que incluya como mínimo los siguientes aspectos:
i. Alcance de su labor respecto de cada una de las principales áreas que son competencia de la revisoría fiscal, según lo establecido en la presente circular.
ii. Número de horas/hombre mensuales que dedicará a la revisoría del respectivo ente económico.
iii. Informes que presentará y su periodicidad.
iv. Personas que forman parte de su equipo de trabajo, anexando sus hojas de vida e indicando la especialidad de cada uno y el área de la cual se encargará dentro del equipo de trabajo.
v. Bases del cálculo de los honorarios.
vi. Acuerdos respecto de la planeación del trabajo de revisoría fiscal
vii. Acuerdos concernientes al uso del trabajo del auditor interno.
viii. Acuerdos adicionales con la entidad.
El comité de auditoría, u órgano social encargado de analizar las propuestas presentadas antes de la reunión, deberá evaluar de forma previa a su presentación a la asamblea de accionistas u órgano equivalente, si el perfil profesional de cada aspirante al cargo de revisor fiscal y el contenido de su propuesta se ajustan a los requerimientos legales y necesidades del respectivo ente económico. Si bien las propuestas que presenten los accionistas durante la realización de la asamblea no deberán ser objeto de esta revisión previa, si deberán contener todos los datos y documentos que suministren al máximo órgano social elementos de juicio suficientes para adoptar su decisión.
4.3.3. NOMBRAMIENTO Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
La designación de los revisores fiscales de las sociedades deberá ser efectuada por la asamblea general de accionistas o máximo órgano del respectivo ente, según lo dispuesto en el artículo 204 del Código de Comercio, función que no podrá delegarse, ni aún en comisiones conformadas por accionistas concurrentes a la asamblea, por cuanto se trata de una función de carácter legal asignada expresamente por la ley al máximo órgano social. En el caso de las entidades públicas, se aplicará lo dispuesto en las normas que les resulten aplicables.
Según lo dispuesto en el artículo 204 del Código de Comercio, tratándose de sociedades, la elección del revisor fiscal será competencia exclusiva de la asamblea o del órgano que haga sus veces, por la mayoría de votos establecida en la ley o en los estatutos. En las cooperativas financieras, atendiendo lo establecido en el artículo 32 de la Ley 79 de 1988, la elección se efectuará por la mayoría de los votos presentes.
En las sociedades que tengan junta directiva, el período del revisor fiscal será igual al de aquella, pero podrá ser removido en cualquier tiempo por la asamblea general de accionistas con el voto favorable de la mitad más uno de las acciones representadas en la respectiva reunión.
Con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5o del artículo 79 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en la sesión en la cual se designe al revisor fiscal deberá definirse e incluirse en el acta la información relativa a las apropiaciones previstas y autorizadas para el suministro de recursos humanos, técnicos y logísticos destinados al adecuado desempeño de las funciones a él asignadas, adjuntando el análisis efectuado para el cálculo de tales recursos, en función del tamaño de la entidad, el número de oficinas, el volumen y complejidad de sus operaciones, tanto a nivel nacional como en el exterior, así como la expansión prevista para la entidad.
Con el propósito de que la apropiación presupuestal que se defina cumpla la finalidad de garantizar la permanencia, acceso irrestricto e ilimitado a la información, independencia y adecuado cumplimiento de todas las funciones que corresponden al revisor fiscal, se hace necesario que se discriminen los siguientes aspectos, que se estiman fundamentales para determinar el monto y alcance de tales recursos:
Valor total de la remuneración mensual del revisor fiscal, teniendo en cuenta las restricciones legales aplicables a la respectiva entidad, indicando el número de horas que, como mínimo, éste y su equipo deben dedicar al ejercicio de sus funciones, discriminando las de su asistencia a las reuniones de la junta directiva del ente, cuando sea del caso.
Los auxiliares, expertos y otros colaboradores que requiera, indicando las características profesionales o técnicas de los mismos y su costo, el cual estará comprendido en el valor de la remuneración pagada mensualmente a la revisoría fiscal.
Valor mensual estimado para viáticos y gastos de transporte de los miembros del equipo de la revisoría fiscal
Tecnología, medios de comunicación y demás elementos que serán puestos a disposición de la revisoría fiscal y de sus colaboradores, con el fin de garantizar su acceso irrestricto e ilimitado a toda la información que requiera para el adecuado ejercicio de sus funciones.
Tratándose de sociedades comisionistas de bolsa de valores, sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de inversión y, en general, entidades que administren recursos o activos de terceros, negocios fiduciarios, universalidades, patrimonios autónomos o recursos del sistema general de seguridad social, entre otros, las apropiaciones presupuestales deben contemplar el cumplimiento por parte del revisor fiscal de todas sus funciones, no solamente respecto de la entidad contratante, sino también de los recursos o activos de terceros, negocios fiduciarios, patrimonios autónomos, universalidades, fondos o recursos administrados, según se trate.
El vínculo contractual que se establezca entre el ente fiscalizado y el revisor fiscal no debe modificar los objetivos ni las características de la labor que a éste le corresponde realizar, ni crearle una relación de subordinación con los órganos de administración, pues su dependencia corresponde única y exclusivamente al máximo órgano social. Cualquiera que sea el vínculo adoptado, éste subsistirá hasta el vencimiento del período para el cual fue designado o cuando el órgano competente acepte la renuncia presentada o decida su remoción, situación que puede verificarse en cualquier momento, aún antes de que se haya vencido el período para el cual fue designado.
En la fijación de sus honorarios, quienes se postulen para el cargo de revisor fiscal deberán cumplir los principios y normas éticas fundamentales que rigen la contaduría pública y que se encuentran en la Ley 43 de 1990, entre las cuales se considera procedente destacar la contenida en el artículo 46, según la cual, siendo la retribución económica de los servicios profesionales un derecho, el Contador Público fijará sus honorarios de conformidad con su capacidad científica y/o técnica y en relación con la importancia y circunstancia en cada uno de los casos que le corresponda cumplir, pero siempre previo acuerdo por escrito entre el Contador Público y el usuario.
Por lo anterior, los profesionales de la contaduría pública deben exigir como contraprestación por sus servicios, unos honorarios equivalentes a la responsabilidad que el cargo o la tarea implica, la complejidad del ente fiscalizado, y la importancia de la tarea que la sociedad le encomienda como experto.
Finalmente en relación con este tema, debe tenerse en cuenta lo establecido en el artículo 59 de la Ley 43 de 1990.
4.3.4. NOMBRAMIENTO DE AUXILIARES Y OTROS EXPERTOS. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Sobre el particular, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 210 del Código de Comercio, el revisor fiscal podrá tener auxiliares u otros colaboradores nombrados y removidos libremente por él, que actúen bajo su dirección y responsabilidad, con la remuneración que fije la asamblea, junta de socios u órgano equivalente, sin perjuicio de que los revisores tengan colaboradores y auxiliares contratados y remunerados libremente por ellos.
Para el efecto, los revisores fiscales de las entidades vigiladas y controladas podrán contar con el apoyo de expertos con conocimientos específicos en ciencias o temas que superen los que ordinariamente debe tener el revisor fiscal.
Los auxiliares y colaboradores del revisor fiscal, deberán cumplir con los mismos requisitos éticos exigidos a éste, especialmente en materia de independencia, así como tener una formación profesional y experiencia acorde con su función dentro del equipo de auditoría, según se analiza en el numeral 4.4.1. del presente capítulo. En ningún caso los auxiliares o colaboradores del revisor fiscal podrán ser empleados de la entidad fiscalizada, o estar vinculados a ella mediante cualquier modalidad contractual que pueda implicar una subordinación a ésta o a su administración.
4.3.5. POSESIÓN. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con lo dispuesto en los artículos 21 de la Ley 45 de 1990, 79 numeral 3o y 326 numeral 2o, literal g) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero; 3o, numeral 34 del Decreto 2739 de 1991, 40 de la Ley 454 de 1998 y 14 del Decreto 1565 de 2006, los revisores fiscales principales y suplentes de las entidades vigiladas, deben tomar posesión de sus cargos ante la Superintendencia Financiera de Colombia, para lo cual deben atender las instrucciones impartidas en el numeral 1.3 del Capítulo Décimo, Título Primero de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia.
Cuando la designación recaiga en una asociación o firma de contadores, la diligencia de posesión se surtirá en relación con el contador público que aquella designe para desempeñar personalmente las funciones del revisor fiscal. Sin perjuicio de lo anterior, como quiera que las personas jurídicas que prestan servicios de revisoría fiscal actúan por intermedio o a través de las personas naturales, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 215 del Código de Comercio, en armonía con el artículo 4º de la Ley 43 de 1990, la labor realizada por el contador público que actúe en nombre y representación de la firma de auditoría que le encomendó las funciones de revisoría fiscal es indivisible de la propia responsabilidad que a ésta le compete.
La Superintendencia Financiera de Colombia autorizará la posesión una vez se cerciore acerca del carácter, la idoneidad y la experiencia de la persona designada por el órgano social competente para ejercer la revisoría fiscal.
Lo anterior por cuanto, la revisoría fiscal es una institución que trasciende la defensa de las expectativas individuales, en la medida en que está llamada a velar por intereses superiores que afectan al Estado y a la comunidad en general; que no se reduce al cumplimiento de ciertos requisitos de idoneidad técnica, como los exigidos al contador profesional para que pueda desplegar la actividad que le es propia, sino que demanda probidad y compromiso con valores sociales que busca proteger el legislador al establecer ciertos mecanismos de control sobre las entidades, y al exigir la presencia de funcionarios que vigilen el desarrollo de las mismas.
La posesión de los revisores fiscales de las entidades vigiladas tiene como objetivo primordial mantener la confianza del público en las instituciones del sector financiero, mediante el ejercicio de una supervisión preventiva que verifique la idoneidad de los candidatos, analizando su formación profesional, experiencia y antecedentes, con miras a obtener elementos de juicio respecto de su capacidad profesional, honestidad, responsabilidad e integridad, condiciones indispensables para quienes tienen a su cargo funciones de fiscalización de instituciones que manejan los recursos del público.
Para efectos de decidir acerca de la posesión de un aspirante a revisor fiscal de una entidad vigilada, la Superintendencia Financiera de Colombia debe tener en cuenta tanto requisitos objetivos como calidades subjetivas. Los primeros se relacionan con la verificación de los requisitos exigidos en las normas aplicables, tales como el cumplimiento del régimen de inhabilidades e incompatibilidades correspondiente y la obtención de la tarjeta profesional; las segundas, incluyen claramente una facultad discrecional, que concede a la Superintendencia Financiera de Colombia, atribuciones para determinar los criterios y elementos de juicio que considera procedente utilizar para evaluar la conducta de los candidatos a revisores fiscales, su capacidad y trayectoria profesional, seriedad, responsabilidad y moralidad.
A la luz de lo anterior, la Superintendencia Financiera de Colombia no se puede limitar a verificar que los aspirantes al cargo de revisor fiscal tengan el título de Contador Público, la tarjeta profesional correspondiente y que hayan sido elegidos por el órgano social competente, pues estaría valorando solamente los requisitos objetivos, desatendiendo el expreso mandato legal contenido en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, referente a la necesidad de valorar también las calidades subjetivas necesarias para el adecuado ejercicio de las funciones que corresponde desarrollar a quienes van a tener a su cargo la fiscalización de las entidades vigiladas, en todas las cuales se encuentra involucrado en alto grado el interés público.
Entre las referidas calidades subjetivas ocupan un lugar muy importante la honestidad y la responsabilidad, dado que se trata de entidades que están captando, intermediando y/o administrando grandes sumas de recursos del público. En tal sentido, el historial crediticio de quienes aspiran a fiscalizar las entidades aporta información relevante respecto a la honestidad, responsabilidad y seriedad con que dichas personas atienden sus obligaciones y permite inferir la forma en la cual pueden comportarse en el futuro. Similar propósito tiene el análisis del historial de sanciones impuestas a los aspirantes por parte de entidades de control del Estado, a través del cual se evalúa si en su actividad profesional han tenido o no un estricto cumplimiento de las normas legales y, en caso negativo, cuál fue la importancia de la infracción cometida y si se han presentado reincidencias, sin que ello implique que se quiera aplicar una doble sanción.
Adicionalmente, se considera necesario que los aspirantes a fiscalizar las entidades vigiladas por esta Superintendencia cuenten con experiencia en cargos similares, exigiéndose mayor experiencia a medida que aumenta el tamaño de la respectiva entidad y la complejidad de sus negocios. Si bien parte de dicha experiencia puede haber sido adquirida en otros sectores empresariales, se considera necesario que los aspirantes cuenten con experiencia previa en el sector, dada la especialización de las actividades que desarrollan las referidas entidades, con una normatividad y sistemas operativos que difieren considerablemente de los aplicables a la generalidad de las empresas. No obstante, no se exige que la experiencia en el sector provenga del desempeño de cargos del mismo nivel, admitiéndose por ejemplo, la experiencia como contadores, auditores o contralores de otras entidades vigiladas.
El ejercicio del cargo de revisor fiscal de las entidades vigiladas, sin haber tomado posesión del mismo, dará lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este solo hecho, la Superintendencia Financiera de Colombia se abstenga de autorizar la posesión.
No se requiere adelantar nuevamente el trámite de posesión cuando se trate de reelección del revisor fiscal, independientemente de la condición de principal o suplente. Sin embargo, deberá procederse de conformidad con lo dispuesto en el inciso segundo del numeral 1.2 del Capítulo Décimo, Título Primero de la Circular Básica Jurídica.
4.3.6. EJERCICIO DEL SUPLENTE. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Dada la importancia de las funciones asignadas al revisor fiscal, la responsabilidad del suplente es igual a la del principal respecto del adecuado cumplimiento de sus funciones, cuando deba reemplazarlo, de acuerdo con lo previsto en el presente capítulo y en el marco normativo vigente.
No obstante, es de advertir que la revisoría fiscal no puede ser ejercida de manera simultánea por las personas designadas para dicho cargo como titular y suplente, por cuanto tal situación conlleva a diluir la responsabilidad inherente al control y fiscalización de la gestión de los negocios sociales, en expresa contravención a la previsión consagrada en el artículo 215 del Código de Comercio, que exige el desempeño personal del cargo.
El suplente sólo debe ejercer las funciones del titular del cargo ante la falta definitiva o temporal de éste, y debe abstenerse de expedir dictámenes, informes, certificaciones y demás documentos relacionados con el ejercicio de la revisoría, salvo cuando se encuentre reemplazando al titular, por las razones antes mencionadas.
4.3.7. EFECTOS DE LA RENUNCIA, INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL Y ENTREGA DEL CARGO. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 164 del Código de Comercio, las personas inscritas en la cámara de comercio del domicilio social como revisores fiscales de una sociedad, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección o la inscripción de su renuncia, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para el efecto.
En consecuencia, las personas que se encuentren debidamente posesionadas e inscritas en la cámara de comercio como revisores fiscales, mantendrán tal condición para todos los efectos legales, hasta tanto ocurra uno de los siguientes eventos: i) se registre un nuevo nombramiento y posesión de una persona diferente o ii) se proceda a la actualización del registro mercantil, inscribiendo su renuncia, conforme a las siguientes reglas:
a. En caso de remoción o renuncia, presentada ante quien actúe como secretario en las reuniones del máximo órgano social, el responsable del trámite de posesión debe proceder de conformidad con las instrucciones impartidas en el numeral 1.5.1 del Capítulo Décimo, Título Primero de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia.
b. Si en los estatutos sociales no se prevé expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del revisor fiscal saliente, los órganos encargados de llevar a cabo el nombramiento deberán iniciar el trámite de posesión dentro de treinta (30) días comunes, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia, so pena de las sanciones a que haya lugar.
Vencido este término sin que se haya designado y posesionado el reemplazo, corresponderá al revisor fiscal saliente informar tal situación mediante comunicación dirigida a la cámara de comercio respectiva, adjuntando el soporte correspondiente en el que acredite la fecha en que la misma fue presentada con el fin de que se actualice el registro.
De igual manera, los revisores fiscales deberán remitir a la Superintendencia Financiera de Colombia para los fines legales pertinentes, copia del certificado expedido por la cámara de comercio en el cual conste la inscripción de la renuncia, remoción o circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo.
Sin perjuicio de lo anterior, se recomienda que el revisor fiscal saliente formalice la entrega del cargo mediante un documento en el cual informe sobre los principales aspectos de la entidad, el trabajo realizado hasta dicha fecha, los proyectos en curso y los planes pendientes.
4.4 NORMAS DE AUDITORÍA GENERALMENTE ACEPTADAS. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
En cumplimiento de lo establecido en el numeral 2 del artículo 8º de la Ley 43 de 1990, en ejercicio de su función como revisor fiscal, el respectivo contador deberá aplicar las normas de auditoría de general aceptación contempladas en el artículo 7 de la misma ley.
Dichas normas son las siguientes:
4.4.1. NORMAS PERSONALES. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 1o del artículo 7 de la Ley 43 de 1990, las normas personales de auditoría generalmente aceptadas se relacionan con las cualidades profesionales que debe tener el revisor fiscal para el adecuado ejercicio de sus funciones, para lo cual se requiere que:
4.4.1.1. El examen debe ser ejecutado por personas que tengan entrenamiento adecuado y estén habilitadas legalmente para ejercer la contaduría pública en Colombia. En este sentido, es necesario que el revisor fiscal tenga las competencias profesionales requeridas para el desarrollo de sus funciones y la prestación del servicio con el debido cuidado y diligencia, teniendo en cuenta el objeto social o actividad económica del ente, su tamaño y la complejidad de sus operaciones. Las competencias técnicas se refieren al conocimiento, adquirido a través de estudios profesionales adelantados en centros de educación debidamente acreditados, y la experiencia, que haya sido obtenida en labores de revisoría fiscal o auditoría en entidades de características similares a la que se pretende fiscalizar.
Adicionalmente, en el ejercicio de su actividad profesional y en el desarrollo de sus negocios debe haber cumplido sus obligaciones y observado buena conducta, acorde con los principios éticos.
4.4.1.2. En la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes, debe proceder con diligencia profesional, imparcialidad y objetividad en sus juicios.
La diligencia profesional se debe demostrar en todas las etapas de la tarea del revisor fiscal, desde la planeación hasta la presentación de su dictamen. Impone a cada persona del grupo de revisoría fiscal, la responsabilidad del cumplimiento de las normas en la ejecución del trabajo y en la emisión del informe. Su ejercicio exige, asimismo, una revisión estricta a cada nivel de supervisión del trabajo efectuado y del juicio emitido por todos y cada uno de los profesionales del equipo de trabajo de revisoría.
Cuando el revisor fiscal utilice la asesoría de especialistas cuya opinión sea básica para el ejercicio de su función, deberá asegurarse de su competencia y capacidad, en forma previa a su vinculación al grupo de trabajo. Así mismo, para poder apoyarse en auditorías realizadas por terceros, es necesario verificar la competencia profesional de los auditores respectivos, su independencia y la calidad del trabajo por ellos realizado.
El revisor fiscal debe aceptar únicamente los trabajos que pueda efectuar con la debida diligencia profesional.
4. 4.1.3. El revisor fiscal, así como quienes conforman su equipo o grupo de auditoria, deben tener independencia mental en todo lo relacionado con su trabajo para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios, depende exclusivamente de la asamblea general o del órgano que haga sus veces y debe ser ajeno a cualquier tipo de subordinación respecto de órganos de dirección y administradores que son, precisamente, los sujetos pasivos de su control.
Con tal propósito, en consideración a la necesidad de proteger el principio de independencia que garantiza la objetividad e integridad que debe observar el contador público para el cabal cumplimiento de sus funciones y, en especial, para garantizar que la labor de fiscalización ejercida por el revisor fiscal se encuentre libre de cualquier conflicto de intereses que comprometa la imparcialidad de quien está llamado a dar fe pública de las operaciones y actuaciones del ente a vigilar, y por otra, en salvaguarda del régimen de inhabilidades e incompatibilidades que se encuentra expreso en el Código de Comercio, en la Ley 43 de 1990 o en otras normas o estatutos que resulten aplicables, las firmas de contadores, tanto directamente como a través de otras personas naturales o jurídicas a ellas vinculadas, deben abstenerse de prestar a las entidades fiscalizadas otros servicios propios de la disciplina contable, tales como contabilidad por outsourcing, auditoría y asesoría tributaria.
La independencia supone una actitud mental que permite al contador público actuar con libertad respecto a su juicio profesional, para lo cual debe encontrarse libre de cualquier predisposición que limite su imparcialidad en la consideración objetiva de los hechos, así como en la formulación de sus conclusiones. Por su parte, la objetividad implica el mantenimiento de una postura imparcial en todas las funciones del contador público, de quien se exige total independencia en sus relaciones con la entidad o persona objeto de fiscalización.
Conforme a lo señalado, se considera necesario resaltar lo expresado en otro acápite, donde se determinó que las personas jurídicas que prestan servicios relacionados con la ciencia contable actúan a través de personas naturales, predicándose, entonces, la condición de revisor fiscal tanto de la persona jurídica como de la persona natural designada para desarrollar las funciones propias de este cargo.
En este orden de ideas, y con apoyo en lo preceptuado en el artículo 48 de la Ley 43 de 1990 y el ordinal 3o. del artículo 205 del Código de Comercio, las personas jurídicas contratadas para la prestación de servicios de revisoría fiscal no podrán desempeñar en la misma sociedad o ente económico otro cargo, ni prestar otros servicios profesionales durante el respectivo período, prohibición cuya trasgresión dará lugar a que la firma elegida para desarrollar la función de fiscalización responda disciplinariamente ante la Junta Central de Contadores, en presencia de una la presunta violación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades.
En igual sentido, y en acatamiento de lo ordenado por el artículo 51 de la Ley 43 de 1990, cuando una persona jurídica haya prestado servicios contables de auditoría, contabilidad por outsourcing o asesoría tributaria, entre otros, deberá rehusarse a aceptar la designación como revisor fiscal en la misma empresa, sus subsidiarias y/o filiales, por lo menos durante los seis (6) meses siguientes a la fecha de cesación de sus funciones.
De otra parte, atendiendo los estándares y las prácticas internacionales, se sugiere como práctica de buen gobierno corporativo, que las entidades adopten medidas adicionales que faciliten el mantenimiento de la independencia del revisor fiscal, tales como:
Designar como revisor fiscal a personas o firmas que no hayan recibido de la compañía, su matriz o sus subordinadas, ingresos que representan el veinticinco por ciento (25%) o más de los ingresos anuales en el país durante los últimos 5 años del respectivo revisor fiscal o de la firma de revisoría a la cual pertenece, con base en una certificación que para el efecto imparta el revisor fiscal o la firma de revisoría correspondiente.
Que la entidad, en los contratos que suscriba con su revisoría fiscal, pacte cláusulas en las que la firma de revisoría se obligue a rotar a las personas que al interior de la entidad adelantan dicha función con por lo menos una periodicidad de cinco (5) años. Igualmente, a pactar que la persona que ha sido rotada solamente pueda retomar la auditoría de la misma compañía luego de un periodo de dos (2) años. La misma recomendación aplica para los casos en los cuales el revisor fiscal sea una persona natural.
En adición a lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 43 de 1990, el revisor fiscal y su equipo de trabajo o grupo de auditoria deben observar en todos los casos los siguientes principios básicos de ética profesional: integridad, objetividad, independencia, responsabilidad, confidencialidad, observaciones de las disposiciones normativas, competencia y actualización profesional, difusión, colaboración y respeto entre colegas. Dichos principios deben ser igualmente cumplidos por todas las personas que integran el equipo de la revisoría fiscal, incluyendo a los expertos que le colaboren en áreas diferentes a la técnico contable.
4.4.2. NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DEL TRABAJO. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Las normas sobre la ejecución del trabajo, hacen referencia a la preparación, desarrollo y supervisión de la labor desempeñada por la revisoría fiscal y en este sentido regulan el conjunto de técnicas de auditoría aplicables a las partidas, los procesos y la documentación que examine para poder cumplir a cabalidad con sus funciones legales.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 37 de la mencionada Ley 43 de 1990, el revisor fiscal debe considerar y estudiar al usuario de sus servicios como ente económico separado que es, relacionarlo con las circunstancias particulares de su actividad, sean éstas internas o externas, con el fin de aplicar, en cada caso, las técnicas y métodos más adecuados para el tipo de ente económico y la clase de trabajo que se le ha encomendado, teniendo en cuenta, por lo menos las siguientes directrices:
4.4.2.1. PLANEACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
El trabajo de los revisores fiscales debe ser técnicamente planeado y debe contemplar una supervisión al trabajo de sus auxiliares.
En su planeación el revisor fiscal deberá tener en cuenta las siguientes etapas:
Desarrollar un plan de auditoría con el fin de reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo.
Planear la naturaleza, oportunidad y extensión de la dirección y supervisión de los miembros del equipo de trabajo y de la revisión de su trabajo.
Actualizar la estrategia general y el plan de auditoría y efectuar los ajustes que resulten pertinentes durante el curso del trabajo.
Documentar la estrategia general y el plan de auditoría, incluyendo los cambios importantes hechos durante el trabajo.
Presentar los elementos de la planeación que considere pertinentes al comité de auditoría de la Junta Directiva, incluyendo aspectos generales tales como tiempos, la participación de expertos cuya colaboración se requiera, indicando las áreas en las cuales se emplearán, al igual que los objetivos e informes que se espera de ellos; elementos de soporte requeridos, fechas de reuniones, informes que se presentarán de forma ordinaria y cualquier otro aspecto que se considere relevante.
Una apropiada planeación del trabajo del revisor fiscal garantiza la calidad y resultado de las pruebas desarrolladas. Así mismo, ayuda a asegurar que la revisoría fiscal evalúe de manera adecuada las áreas, riesgos y procesos más importantes, la asignación y supervisión de la labor desarrollada por sus auxiliares, así como el desarrollo del trabajo con expertos y otras áreas de control. En lo relacionado con estos últimos, se debe evaluar su competencia, objetividad, experiencia, independencia y alcance de su trabajo.
En este orden de ideas, teniendo en cuenta lo estipulado en el artículo 7 de la Ley 43 de 1990, en el cual se indican las normas de auditoría generalmente aceptadas que deben seguir los contadores públicos en el desarrollo de sus funciones en materia de auditoría de cuentas o desarrollo de la revisoría fiscal, se considera que el trabajo ejecutado por el revisor fiscal ha cumplido con los presupuestos exigidos en la regulación, cuando haya sido técnicamente planeado y esté soportado en un plan global de auditoría debidamente documentado, lo cual se evidenciará a partir de los documentos de planeación. Cualquier desviación material debe ser adecuadamente justificada.
4.4.2.2. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Obedece a la valoración que efectúa la revisoría fiscal de los sistemas de control interno y administración de riesgos implementados por las entidades fiscalizadas, con el fin de emitir una opinión profesional sobre su suficiencia y efectividad, según lo señalado en el numeral 4.2.8 de este capítulo.
Dicha evaluación debe realizarse para cada uno de los elementos del sistema, tales como ambiente de control, actividades de control, gestión de riesgos, comunicación, sistemas de información y tecnología y monitoreo, utilizando como marco de referencia los estándares internacionales que resulten aplicables. Para aquellos aspectos relacionados con materias diferentes a lo financiero – contable, podrá apoyarse en el análisis y evaluación de especialistas competentes.
No obstante la evaluación que corresponde al revisor fiscal, debe recordarse que la responsabilidad por la correcta implementación y eficacia de los Sistema de Control Interno y de Administración de Riesgos corresponde a los administradores de cada entidad.
Dentro de este contexto, y sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones al revisor fiscal, éste deberá elaborar un reporte periódico dirigido a la Junta Directiva u órgano que haga sus veces, mediante el cual informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre los Sistemas de Administración de Riesgo que deba implementar la respectiva entidad fiscalizada, de conformidad con las normas que le resulten aplicables[1].
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1. Sin perjuicio de lo que se llegue a establecer en normas posteriores, los revisores fiscales de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia deben incluir en la evaluación, los sistemas de administración de riesgos SARC, SARM, SARO, SARLAFT, SARL y de garantías del Fondo Nacional de Garantías, de ser pertinentes, adoptados de acuerdo con las instrucciones impartidas por esta Superintendencia. De los sistemas antes mencionados, para el caso de los emisores de valores sujetos a control exclusivo de esta Superintendencia, únicamente debe evaluarse el Sistema de Prevención y Control del Lavado de Activos y de la Financiación del terrorismo (SARLAFT), de acuerdo con lo dispuesto en el Capítulo Décimo Tercero, Título Primero de la presente Circular.
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4.4.2.3. OBTENCIÓN DE EVIDENCIA. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
El revisor fiscal debe obtener evidencia válida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar las bases razonables para emitir un dictamen tanto de los estados financieros sujetos a revisión, como del sistema de control interno y el cumplimiento de la regulación, así como las certificaciones sobre la información que deba remitir a esta Superintendencia.
En consecuencia, la evaluación que se adelante deberá quedar debidamente soportada, cubrir de manera total a la entidad y, realizarse con la periodicidad establecida en la planeación.
Esta evidencia deberá documentarse en papeles de trabajo o aplicativos de sistemas que comprenderán la totalidad de los documentos preparados o recibidos por el revisor fiscal, de manera que en conjunto constituyen un compendio de la información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo, junto con las decisiones que ha adoptado para llegar a formarse una opinión sobre los estados financieros, o sobre la información relacionada con las certificaciones por él emitidas.
El revisor fiscal debe adoptar procedimientos apropiados que permitan mantener la confidencialidad y salvaguarda de la información, de acuerdo con los requisitos legales y profesionales.
En consecuencia, todas las evaluaciones adelantadas deberán quedar debidamente soportadas en evidencia obtenida de fuentes confiables, tanto internas como externas.
Igualmente, el revisor fiscal deberá preparar papeles de trabajo, documentos, registros magnéticos u otros medios que sean lo suficientemente completos y detallados para proporcionar la comprensión global de las evaluaciones y auditorías realizadas. Esta evidencia debe cumplir con los requisitos de forma y fondo considerados en las mejores prácticas de auditoría.
Los documentos antes mencionados deberán incluir por lo menos, la planeación, naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos aplicados; los programas de auditoría y las modificaciones al respecto, los soportes del desarrollo del trabajo, entre otros; evaluaciones de riesgos, evidencia de la revisión y supervisión del trabajo del equipo de revisoría, así como las conclusiones y recomendaciones extraídas de la evidencia y las comunicaciones dirigidas a la gerencia o a los demás órganos de administración de la sociedad.
La evidencia obtenida y acumulada por el revisor fiscal y su equipo, debe considerar la aplicación de normas técnicas de general aceptación.
Si bien la evidencia obtenida en el desarrollo del trabajo de revisoría y los papeles de trabajo son de propiedad del revisor fiscal, los mismos deben estar a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia, al igual que la documentación por medios electrónicos, los archivos y manuales de usuario, cuando éste organismo lo requiera en ejercicio de sus atribuciones legales.
4.4.3. NORMAS RELATIVAS AL DICTAMEN. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
4.4.3.1. ASPECTOS GENERALES. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
En virtud de lo dispuesto en los artículos 208 del Código de Comercio; 7, numeral 3, de la Ley 43 de 1990 y 38 de la Ley 222 de 1995, corresponde al revisor fiscal dictaminar los estados financieros del ente fiscalizado.
El dictamen del revisor fiscal deberá hacerse por escrito, contener una clara, precisa y detallada expresión de su opinión sobre los estados financieros[2], y elaborarse de conformidad con las disposiciones legales aplicables, considerando en forma subsidiaria las normas internacionales de auditoría, en aquellos aspectos que no resulten contrarios a las normas nacionales.
En la redacción del dictamen deberán tenerse en cuenta los siguientes aspectos
Siempre que el nombre de un contador público sea asociado con estados financieros, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Si practicó un examen de ellos, el contador público deberá expresar claramente el carácter de su examen, su alcance y su dictamen profesional sobre lo razonable de la información contenida en dichos estados financieros.
El informe debe contener indicación sobre si los estados financieros están presentados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
El informe debe contener indicación sobre si tales principios han sido aplicados de manera uniforme en el período corriente en relación con el período anterior.
Cuando el revisor fiscal considere necesario expresar salvedades o efectuar reservas sobre algunas de las afirmaciones genéricas de su dictamen, deberá expresarlas de manera clara e inequívoca, indicando a cual de tales afirmaciones se refiere y los motivos e importancia de la salvedad en relación con los estados financieros en conjunto.
Cuando el contador público considere no estar en condiciones de expresar una opinión sobre los estados financieros tomados en conjunto deberá manifestarlo explícita y claramente.
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2. Entendiendo por tales los señalados en los artículo 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27 y 29, 30 del Decreto 2649 de 1993, según corresponda
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4.4.3.2. ELEMENTOS DEL DICTAMEN DEL REVISOR FISCAL. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
El dictamen deberá contener, por lo menos, lo siguiente:
Título: Deberá contener un título que indique claramente que es el dictamen del revisor fiscal.
Destinatario: Deberá dirigirse al órgano competente.
Párrafo Introductorio: Deberá identificar la entidad cuyos estados financieros se han auditado y además identificar el título de cada uno de los estados financieros auditados, referirse al resumen de políticas contables importantes y otras notas aclaratorias, y especificar la fecha y período cubierto por los estados financieros.
Responsabilidad de la administración por los estados financieros: El dictamen del revisor fiscal deberá declarar que la administración es responsable por la preparación y presentación de los estados financieros, de acuerdo con el marco de referencia de información financiera aplicable y que esta responsabilidad incluye:
Diseñar, implementar y mantener el control interno relevante a la preparación y presentación de los estados financieros que estén libres de errores de importancia relativa, ya sea por fraude o por error;
Seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas; y
Hacer estimaciones contables que sean razonables en las circunstancias.
Responsabilidad del revisor fiscal: El dictamen deberá declarar que la responsabilidad del revisor fiscal es la de expresar una opinión sobre los estados financieros con base en el trabajo realizado.
El dictamen del revisor fiscal deberá declarar que su trabajo se realizó de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia. Así mismo, deberá explicar que esas normas requieren que el revisor fiscal cumpla con los requisitos éticos y que planee y desempeñe la revisoría para obtener seguridad razonable sobre si los estados financieros están libres de errores de importancia material.
Descripción del trabajo del revisor fiscal: El dictamen del revisor fiscal deberá describir su trabajo informando los siguientes aspectos:
a. Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir adecuadamente sus funciones.
b. Si en el curso de su revisión ha seguido los procedimientos aconsejados por las normas de auditoría generalmente aceptadas.
c. Si la contabilidad de la respectiva entidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable.
d. Si los valores que se presentan en los estados financieros han sido fielmente tomados de los libros.
e. Si el balance presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado.
f. Si el estado de pérdidas y ganancias refleja el resultado de las operaciones efectuadas en el período respectivo.
g. Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias reflejan adecuadamente el impacto de los diferentes riesgos a que se ve expuesta la entidad en desarrollo de su actividad, medido de acuerdo con los sistemas de administración implementados.
h. Para el caso de las compañías de seguros y capitalización, si son adecuadas y suficientes las reservas técnicas de seguros y títulos de capitalización.
i. Si existe la debida concordancia entre el informe de gestión presentado por los administradores y los estados financieros, cuando estos son presentados conjuntamente.
j. El pronunciamiento sobre los negocios fiduciarios, patrimonios autónomos, carteras colectivas, fondos públicos, fondos que administren recursos de la seguridad social, universalidades o recursos de terceros respecto de los cuales se haya efectuada auditoría financiera.
k. Si la entidad ha efectuado en forma correcta y oportuna sus aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, en cumplimiento de lo exigido por el artículo 11 del Decreto reglamentario 1406 de 1999.
l. Si se ha efectuado el seguimiento a las recomendaciones efectuadas, detallando el cumplimiento de las mismas y el porcentaje de ejecución.
m. <Literal adicionado por la Circular 3 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> El pronunciamiento sobre el origen de los recursos con cargo a los cuales se pagaron las comisiones de intermediación en el ramo de seguro de riesgos laborales, en cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo 5 del artículo 11 de la Ley 1562 de 2012, en concordancia con el artículo 31 de la misma ley.
Opinión del revisor fiscal: Deberá expresar una opinión sin salvedad cuando el revisor fiscal concluye que los estados financieros dan un punto de vista verdadero y están presentados razonablemente, respecto de todo lo importante, de acuerdo con el marco de referencia de información financiera aplicable.
Firma del revisor fiscal: El revisor fiscal debe firmar a título personal, si actúa como persona natural, y de actuar a nombre de una firma de auditoría, además debe señalar el nombre de la misma.
Fecha del dictamen del revisor fiscal: La fecha del dictamen informa al lector que el revisor fiscal ha considerado el efecto de eventos y transacciones de los que se enteró y que ocurrieron hasta esa fecha.
Dirección: El revisor fiscal en su dictamen deberá indicar la dirección de su domicilio.
Adicionalmente, de conformidad con lo establecido en el artículo 209 del Código de Comercio, el revisor fiscal debe informar a la asamblea, junta de socios o máximo órgano social lo siguiente:
i. Si los actos de los administradores de la sociedad se ajustan a los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la asamblea o junta de socios;
ii. Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas de registro de acciones, en su caso, se llevan y se conservan debidamente, y
iii. Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la sociedad o de terceros que estén en poder de la compañía.
4.4.3.3. PÁRRAFO DE ÉNFASIS (ASUNTOS QUE NO AFECTAN LA OPINIÓN DEL REVISOR FISCAL). <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Cuando existan asuntos que no afecten la opinión del revisor fiscal, éste deberá indicarlo así en su dictamen agregando un párrafo para resaltar un asunto de importancia relativa respecto de un problema que pueda afectar al ente económico como negocio en marcha.
El revisor fiscal deberá considerar en su dictamen, agregando un párrafo de énfasis, si hay una falta de certeza importante, cuya resolución dependa de hechos futuros y que pueda afectar los estados financieros. Una falta de certeza es un asunto cuyo resultado depende de acciones o hechos futuros que no están bajo control directo de la entidad, pero que pueden afectar a los estados financieros.
4.4.3.4. DIFERENTES FORMAS DE OPINIÓN (ASUNTOS QUE SI AFECTAN LA OPINIÓN DEL REVISOR FISCAL). <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Un revisor fiscal puede expresar una opinión con salvedad, cuando existe cualquiera de las circunstancias siguientes y, a su juicio el efecto del asunto es o puede ser de importancia relativa para los estados financieros: (i) Hay una limitación en el alcance del su trabajo, o (ii) Hay un desacuerdo con la administración respecto a la aceptación de las políticas contables seleccionadas, el método de su aplicación o lo adecuado de las revelaciones de los estados financieros.
Las circunstancias descritas en el numeral (i) podrían llevar a una opinión con salvedad o a una abstención de opinión. Las circunstancias descritas en el literal (ii) podrían llevar a una opinión con salvedad o a una opinión adversa.
Deberá expresar una opinión con salvedad, cuando el efecto de cualquier desacuerdo con la administración o limitación en el alcance no es de tanta importancia relativa ni tan dominante como para requerir una opinión adversa o una abstención de opinión. Una opinión con salvedad deberá expresarse como “excepto por” o “sujeto a” u otra expresión similar, los efectos del asunto a que se refiere la salvedad. De acuerdo con lo dispuesto en el articulo 7, numeral 3, literales d) y e) de la Ley 43 de 1990, las salvedades deben expresarse en forma clara e inequívoca, precisando a cuál de las afirmaciones contenidas en los estados financieros se refiere, las razones que motivan la salvedad y la importancia de la misma en relación con los estados financieros tomados en su conjunto.
Deberá expresarse una abstención de opinión cuando el posible efecto de una limitación en el alcance sea de importancia relativa o de tal dominancia que el revisor fiscal no haya podido obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría y, en consecuencia, no pueda expresar una opinión sobre los estados financieros.
Deberá expresar una opinión adversa, cuando el efecto de un desacuerdo sea de importancia relativa y de tal dominancia para los estados financieros, que el revisor fiscal concluya que una opinión con salvedad del dictamen no es adecuada para relevar la naturaleza equívoca e incompleta de los estados financieros.
Siempre que el revisor fiscal exprese una opinión distinta o emita una opinión con salvedad deberá incluirse en el dictamen una clara descripción de todas las razones sustantivas y, a menos que no sea factible, una cuantificación de los posibles efectos en los estados financieros.
En caso de considerar que no está en condiciones de expresar un dictamen sobre los estados financieros tomados en su conjunto, el revisor fiscal deberá manifestarlo explícita y claramente.
No puede perderse de vista que la atestación y firma del revisor fiscal tienen valor probatorio por lo cual frente a la responsabilidad que le compete, resultan de gran importancia las reservas o salvedades que efectúe en los dictámenes que emita.
4.4.3.5. ESTADOS FINANCIEROS DEL PERÍODO ANTERIOR DICTAMINADOS POR OTRO REVISOR FISCAL. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Si los estados financieros del ejercicio anterior fueron dictaminados por otro contador público, se debe indicar:
i. Que los estados financieros del período anterior fueron auditados por otro revisor fiscal;
ii. El tipo de dictamen emitido por el revisor fiscal anterior y en el caso de que se trate de un dictamen con salvedades, las razones que lo originaron, y
iii. La fecha de dicho dictamen.
4.4.3.6. ESTADOS FINANCIEROS DEL PERÍODO ANTERIOR NO DICTAMINADOS. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Cuando los estados financieros del período anterior no estén dictaminados, el revisor fiscal entrante deberá declarar en su dictamen esta situación.
Sin embargo, dicha declaración no exime al revisor fiscal del requisito de llevar a cabo procedimientos adecuados respecto de los saldos iniciales del período actual.
4.4.3.7. DICTAMEN SOBRE NEGOCIOS FIDUCIARIOS, PATRIMONIOS AUTÓNOMOS, RECURSOS DE SEGURIDAD SOCIAL Y UNIVERSALIDADES. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
En el caso de las sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía, entidades administradoras del régimen de prima media con prestación definida, entidades aseguradoras, sociedades comisionistas de bolsas de valores, sociedades administradoras de inversión y en general sociedades que administren portafolios de terceros, el dictamen que se emita deberá pronunciarse respecto de los estados financieros de la entidad, así como de los negocios que se describen más adelante, patrimonios autónomos, portafolios de terceros, fondos de reservas pensionales que administren, según sea del caso
En tal sentido, el dictamen del revisor fiscal deberá incluir una opinión respecto de los negocios que a continuación se señalan:
Carteras Colectivas
Aquellos negocios fiduciarios que administran recursos o bienes de naturaleza pública cuando dichos recursos sean aportes patrimoniales al fideicomiso y provengan directa o indirectamente de una entidad de carácter público, sea del nivel nacional, departamental, municipal, distrital o de los organismos descentralizados que conforman dichos niveles, sin tener en cuenta la modalidad de contratación utilizada para la celebración del negocio.
Fondo Nacional de Pensiones de Entidades Territoriales (FONPET – Ley 549 de 1999)
Fondo de Pensiones Públicas del Nivel Nacional (FOPEP)
Fondos de Pensiones Territoriales (Decreto ley 1296 de 1994)
Fondo Prestacional del Sector Salud, en lo relacionado con pensiones.
Patrimonios autónomos para la normalización de pasivos pensionales.
Patrimonios autónomos para administración de procesos concursales.
Los patrimonios autónomos y encargos fiduciarios a que hace referencia el Decreto 810 de 1998.
Los patrimonios autónomos destinados a la garantía y pago de bonos pensionales y cuotas partes de bonos pensionales (Decreto 1299 de 1994)
Fondos de Cesantía
Fondo de Solidaridad y Garantía (FOSYGA)
Fondo de Solidaridad Pensional
Fondos de reservas pensionales administrados por las entidades administradoras del Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida
Fondos de pensiones obligatorias y voluntarias
Fondos de reservas de la administradora de riesgos profesionales del Instituto de Seguros Sociales o la administradora que la sustituya
Los contratos de fiducia o de encargo fiduciario a que hace referencia el artículo 54 de la Ley 100 de 1993.
Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, de las Fuerzas Armadas, la Policía Nacional y ECOPETROL y patrimonio autónomos de TELECOM y las teleasociadas en liquidación.
Fondo de Prevención Vial.
Los demás negocios fiduciarios que manejen recursos del Sistema de Seguridad Social de pensiones, salud y riesgos profesionales.
Los demás que señale la Superintendencia Financiera de Colombia
Los demás negocios seleccionados por el revisor fiscal mediante metodología que señale la Superintendencia Financiera de Colombia.
Por otra parte, para el caso de las sociedades titularizadoras, el revisor fiscal deberá hacer mención expresa en su dictamen a que en desarrollo de su labor auditó los estados financieros tanto de la sociedad titularizadora como de las universalidades por ella administradas y formular las opiniones que resulten pertinentes sobre los mismos.
Cuando se trate de administradores de carteras colectivas, de conformidad con lo establecido en el artículo 57 del Decreto 2175 de 2007, el respectivo revisor fiscal deberá presentar un informe por cada una de las carteras que la entidad administre.
4.4.3.8. PRONUNCIAMIENTO Y DICTAMEN SOBRE ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
A efectos de dictaminar los estados financieros consolidados, el revisor fiscal deberá desarrollar previamente una labor de auditoría respecto de dichos estados financieros, sus anexos y soportes, siguiendo las pautas generales señaladas en la presente circular para la auditoría y dictamen de estados financieros.
En su dictamen, el revisor fiscal deberá indicar de manera detallada el alcance de la labor realizada, precisando el grado en el cual se apoyó en el trabajo de otros auditores.
De igual manera, los soportes de la auditoría financiera consolidada y el resultado de las evaluaciones derivadas de aquella, deben quedar adecuadamente documentados en papeles de trabajo, los cuales podrán ser objeto de revisión por parte de esta Superintendencia.
4.4.3.9. INFORME SOBRE ESTADOS FINANCIEROS INTERMEDIOS. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
La firma digital a los estados financieros intermedios de las entidades vigiladas o controladas por la Superintendencia Financiera de Colombia implica que en opinión del revisor fiscal la información reportada ha sido fielmente tomada de los libros de contabilidad, en su elaboración se ha dado cumplimiento a todas las normas legales aplicables y que se han seguido procedimientos adecuados para su determinación y presentación, sin perjuicio de que el revisor fiscal manifieste por escrito a la Superintendencia Financiera de Colombia cualquier salvedad, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de transmisión de los estados financieros respectivos, mediante carta en la cual se indique en forma concreta y precisa las causas que la motivan.
Es de recordar que al preparar y auditar estados financieros de períodos intermedios, aunque en aras de la oportunidad se apliquen métodos alternos, se deben observar los mismos principios que se utilizan para elaborar y auditar estados financieros al cierre del ejercicio.
Lo anterior se entiende sin perjuicio de dar cumplimiento a las disposiciones emanadas de otras autoridades competentes.
Informe sobre estados financieros combinados
Tratándose de estados financieros combinados se requerirá un informe del revisor fiscal en el que se determine si para su elaboración se han cumplido los procedimientos establecidos por las normas expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia o las que llegaren a expedirse.
4.5. DEBERES DEL REVISOR FISCAL FRENTE A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA. <Numeral modificado por la Circular 54 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Para efectos de racionalizar el ejercicio de las funciones del revisor fiscal de las entidades supervisadas, circunscribiéndola al marco de su competencia según lo aquí señalado, a partir de la fecha de entrada en vigencia de la presente Circular Externa, los revisores fiscales únicamente deberán presentar a la Superintendencia Financiera de Colombia, los siguientes informes:
4.5.1.Los exigidos por el Código de Comercio, la Ley 43 de 1990, el Decreto 2649 de 1993 y demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen, relacionados, con la presentación de estados financieros básicos, tanto de fin de ejercicio como de periodos intermedios y de estados financieros consolidados, para sus diferentes propósitos.
4.5.2.Los que deban ser elaborados en cumplimiento de las normas establecidas por la Superintendencia Financiera de Colombia en uso de la facultad consagrada en el artículo 326, numeral 3o., letra b) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
4.5.3.Los requeridos expresamente en las normas relacionadas con la actividad u objeto social de la entidad fiscalizada, tales como los relativas al acceso al cupo ordinario de liquidez en el Banco de la República a que alude el parágrafo del artículo 11 de la Resolución Externa 033 de 1992, expedida por la Junta Directiva del Banco de la República o las que la modifiquen, adicionen o deroguen para el caso de los establecimientos de crédito. Igualmente, los reportes sobre la fidelidad de la información transmitida a la Superintendencia Financiera en relación con el cumplimiento del régimen de encaje, inversiones, posición propia, transferencias al FONSAT y las normas de patrimonio adecuado o de solvencia, entre otros.
4.5.4. Los informes a través de los cuales se pongan en conocimiento de la Superintendencia Financiera de Colombia las observaciones de mayor importancia relativa o materialidad sobre las cuentas evaluadas, las debilidades encontradas, la cuantificación de las mismas, los comentarios y conclusiones efectuados tanto por la administración como por la revisoría fiscal, en la pro forma que se adjunta a la presente circular. Este informe deberá presentarse por lo menos anualmente, dentro de los tres meses siguientes al cierre de cada ejercicio, sin perjuicio de los informes extraordinarios a que haya lugar, de conformidad con lo señalado en el numeral 4.2.3. de este capítulo.
4.5.5. Los prospectos de información y otros documentos relacionados con ofertas de títulos en el mercado público de valores, exclusivamente respecto de aquellos aspectos incluidos en los referidos documentos que tengan relación con el ámbito de sus atribuciones legales, según lo expuesto en el numeral 4.2 del presente capítulo.
4.5.6. Los que tengan relación directa con aspectos contables o financieros de la entidad fiscalizada.
Los citados informes deben remitirse de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Superintendencia Financiera de Colombia para cada caso, sin perjuicio de atender las solicitudes formuladas a través de las glosas que de su análisis se desprendan.
Lo anterior se entiende sin perjuicio de dar cumplimiento a las disposiciones emanadas de otras autoridades diferentes a la Superintendencia Financiera de Colombia, que versen sobre remisión de información a esta entidad o a cualquier otra.
REGIMEN DE OFICINAS.
1. APERTURA, TRASLADO, CIERRE Y CONVERSION DE OFICINAS.
La apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, deberá sujetarse a las siguientes directrices:
1.1. POLÍTICAS Y CRITERIOS PARA LA APERTURA, TRASLADO, CIERRE Y CONVERSIÓN DE OFICINAS.
Para efectos de lo dispuesto en el artículo 92 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas de las entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera deberá necesariamente obedecer al conocimiento integral que los directores y administradores tengan acerca de los mercados potenciales, de la situación de competencia en las zonas correspondientes, de la capacidad operativa de la respectiva institución y de la incidencia que tales decisiones tienen sobre su estructura económica y financiera, conocimiento éste que deberá fundamentarse en estudios técnicos de factibilidad.
Las determinaciones se adoptarán bajo la responsabilidad de los administradores de las entidades en desarrollo de las políticas que sobre la materia establezca cada una de ellas y deberán consultar el interés de la comunidad.
1.2. RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN GENERAL.
Las entidades vigiladas, con excepción de aquellas sometidas al régimen de autorización individual previsto en el numeral 1.3 del presente Capítulo, pueden abrir, trasladar o cerrar sus oficinas, sucursales o agencias, sin la autorización previa de la SFC, cuando reúnan los siguientes requisitos:
<TÍTULO I - CAPÍTULO CUARTO - Régimen de Oficinas - Circular Externa 031 de 2007 - Página 24 Mayo de 2007>
a. Cumplir con las obligaciones establecidas en el Decreto 2150 de 1995.
b. Contar con las seguridades necesarias para la oportuna y correcta prestación del servicio al público.
Prueba del cumplimiento de los requisitos anteriores deberá permanecer en la Presidencia, o en la Secretaría General de la entidad, o en el órgano que haga sus veces, a disposición de esta Superintendencia.
Todas las aperturas, traslados o cierres de oficinas, sucursales o agencias deben ser informadas a esta Superintendencia con destino a la oficina de Registro, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al hecho, debiendo remitirse al efecto copia del certificado del registro mercantil que acredite la apertura del nuevo establecimiento de comercio, o el traslado o cierre del existente.
1.3. RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN INDIVIDUAL.
Tratándose de entidades sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital, la SFC determinará, en cada caso, si requerirán obtener de manera individual y previa autorización para la apertura, traslado o cierre de sus oficinas.
a. Condiciones de la solicitud: En los eventos en que se haga necesaria la autorización individual antedicha, la entidad interesada deberá presentar solicitud escrita que contenga al menos, la siguiente información:
1) Exposición de las razones que justifican la apertura o traslado que se propone, identificando el acta mediante la cual el órgano competente adoptó la decisión correspondiente.
2) Ubicación precisa del nuevo establecimiento de comercio o de la zona respectiva, su naturaleza (sucursal o agencia), así como la descripción y delimitación geográfica de su área de influencia:
3) Participación de instituciones afines en el área de influencia proyectada;
4) Naturaleza de la oficina proyectada;
5) Indicación de los siguientes aspectos:
- Inversión estimada para su instalación
- horario básico de funcionamiento
- horarios adicionales o extendidos
- Medidas de seguridad que se adoptarán
- Servicios que se pretenden prestar al público
- Los demás datos financieros y económicos propios del estudio de factibilidad.
b. Información a la Superintendencia Bancaria con posterioridad a la apertura o el traslado de oficinas: Dentro de las dos semanas siguientes a la apertura o traslado de una oficina, deberá informarse a la Superintendencia Bancaria sobre tal circunstancia y adjuntarse certificación de la Cámara de Comercio correspondiente que acredite el registro respectivo, lo cual deberá surtirse dentro del término que al efecto señale esta entidad en el acto de autorización.
En caso de no llevarse a cabo la apertura o traslado de la oficina dentro del término indicado, la entidad deberá informar tal hecho igualmente a esta Superintendencia, solicitando la prórroga del término inicialmente concedido en caso en que aún persista el interés de la entidad en la solicitud inicialmente autorizada.
1.4. NATURALEZA DE LAS OFICINAS.
De conformidad con lo establecido en los artículos 263 y 264 del Código de Comercio, las oficinas de las instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria sólo pueden tener la calidad de sucursales o agencias, en los términos de las disposiciones mencionadas.
En consecuencia, cuando se pretenda abrir oficinas que tengan por objeto la prestación de servicios restringidos, la naturaleza de la correspondiente oficina deberá ajustarse a alguna de las categorías citadas, sin perjuicio de que puedan tales oficinas ofrecer sus servicios de manera transitoria y temporal mediante el traslado de recursos humanos o técnicos para la prestación de sus servicios por fuera del local de las mismas, caso en el cual deberá informarse previamente a la Superintendencia Bancaria, indicando el tipo de servicio que se ofrecerá, la oficina responsable de las operaciones que se realicen, y el período en el cual se operará a través de esta modalidad.
Cuando se adopte la decisión de instalar nuevos cajeros automáticos deberá informarse a la Superintendencia Bancaria con no menos de quince días hábiles de antelación a la fecha en la que se proyecte inaugurar el servicio respectivo, debiéndose expresar el lugar de ubicación del cajero que se pretende instalar.
Toda modificación que se efectúe a la naturaleza jurídica de una oficina en funcionamiento deberá ser previamente informada a la Superintendencia Bancaria, indicándose la nueva dependencia contable o administrativa de la oficina objeto de conversión.
El cierre de oficinas podrá adoptarse dentro del sistema de autorización general. En consecuencia, los mismos podrán hacerse conforme a la decisión adoptada por el órgano social competente, para lo cual solo deberá procurarse que en la localidad donde se desea cerrar la oficina continúe la prestación del servicio por parte de otra entidad financiera. De esta decisión deberán ser informados por escrito y con una antelación no inferior a treinta días (30) comunes todos los clientes de la oficina que se va a cerrar, con indicación expresa de los trámites a seguir respecto de los depósitos y las obligaciones contraidas por cada uno de ellos, y durante el mismo tiempo se informará a través de cualquier medio publicitario al público en general.
2. UTILIZACION DE REDES DE OFICINAS.
Para efectos de lo previsto en el artículo 93 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, norma que contempla la posibilidad de que las sociedades de servicios financieros, las entidades aseguradoras, sociedades de capitalización e intermediarios de seguros contraten el uso de la red de oficinas de los establecimientos de crédito para la promoción y gestión de sus operaciones, deberán tenerse en cuenta las siguientes condiciones:
<TÍTULO I - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - Página 25 - Mayo de 1996>
2.1. INDEPENDENCIA OPERATIVA DE LOS SERVICIOS.
Los funcionarios de los establecimientos de crédito no pueden participar en las labores de promoción y gestión que las sociedades de servicios financieros, las entidades aseguradoras, sociedades de capitalización, e intermediarios de seguros adelanten en los establecimientos de crédito en uso de su red de oficinas, salvo para el caso de negocios y operaciones de los Fondos Comunes Ordinarios, evento en el cual deberá observarse lo dispuesto por el artículo 5o. del Decreto 2239 de 1991. Para tal efecto, deberán ubicar su propio personal en las labores de gestión y promoción de sus operaciones.
Así mismo debe tenerse presente que corresponderá a los establecimientos de crédito que faciliten su red de oficinas, el deber de garantizar la existencia de una rigurosa independencia tanto locativa como operativa que evite cualquier posible confusión de los usuarios del servicio sobre la identidad corporativa de las instituciones.
2.2. IDENTIFICACIÓN LOCATIVA DEL SERVICIO.
De conformidad con lo establecido por el artículo 93 Ibídem, cuando las sociedades fiduciarias, las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, las entidades aseguradoras, las sociedades de capitalización y los intermediarios de seguros acuerden con un establecimiento de crédito la utilización de su red de oficinas, deberán adoptar las medidas necesarias para que el público las identifique como una persona autónoma e independiente del establecimiento de crédito.
Además, el área para la ubicación del personal dependiente de las entidades usuarias de la red deberá adecuarse de forma tal que se garantice una apropiada independencia de las demás áreas propias del establecimiento de crédito, así como estar identificada con un aviso que se destaque frente a los demás del local en donde se encuentra ubicada, en el cual se indicará de manera clara y completa la razón o denominación social de la entidad usuaria o la sigla que la identifique de conformidad con sus estatutos sociales, acompañada siempre de la denominación genérica del tipo de entidad.
2.3. COMPROBANTES DE LAS OPERACIONES.
En los comprobantes de las transacciones que adelanten los establecimientos de crédito por cuenta de las entidades usuarias de su red de oficinas, deberá incluirse en forma destacada y claramente legible, en letra de molde y en negrilla la siguiente leyenda:
ADVERTENCIA: EL(LA) (aquí el nombre del establecimiento de crédito) ACTUA BAJO LA EXCLUSIVA RESPONSABILIDAD DE (aquí el nombre de la entidad usuaria) Y, POR LO TANTO, NO ASUME NINGUNA OBLIGACION FRENTE AL CLIENTE RELACIONADA CON LA EJECUCION DEL NEGOCIO QUE DA ORIGEN A ESTA TRANSACCION.
Los comprobantes a que hace referencia el anterior ordinal deberán contener por lo menos, la información que identifique con precisión la operación de que se trate.
2.4. CONTRATOS SOBRE FONDOS COMUNES ORDINARIOS.
Los contratos que celebren los establecimientos de crédito, a través de sus propios funcionarios y de su red de oficinas, por cuenta de una sociedad fiduciaria o mediante los cuales se efectúe la vinculación de fideicomitentes a un fondo común ordinario, deberán tener impreso en la carátula del mismo con caracteres destacados, en letra de molde y en negrilla la siguiente leyenda:
EN LAS OPERACIONES QUE SE REALICEN A TRAVES DE LA RED DE OFICINAS DE(L) (LA) (aquí el nombre del establecimiento de crédito), ESTE(A) ACTUA EN NOMBRE Y POR CUENTA DE (aquí el nombre de la Sociedad Fiduciaria) Y NO ASUME RESPONSABILIDAD EN LA GESTION FIDUCIARIA ENCOMENDADA POR EL CLIENTE A ELLA. SUS OBLIGACIONES SE LIMITAN AL CORRECTO CUMPLIMIENTO DE LAS INSTRUCCIONES IMPARTIDAS POR (aquí el nombre de la sociedad fiduciaria) PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO DE DICHA RED. SOBRE LOS RECURSOS QUE LAS SOCIEDADES FIDUCIARIAS RECIBEN, DIRECTAMENTE O A TRAVES DEL USO DE LAS REDES DE OFICINAS DE ESTABLECIMIENTOS DE CREDITO, LA LEY NO CONTEMPLA AMPARO DEL SEGURO DE DEPOSITO.
2.5. UTILIZACIÓN DE LA RED DE OFICINAS POR PARTE DE SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA.
Cuando los establecimientos de crédito faciliten su red de oficinas para la realización de negocios propios de las sociedades comisionistas de bolsa, deberán atenderse todas las previsiones prescritas en el presente capítulo, sin perjuicio de las normas e instrucciones especiales que a tales entidades les sean aplicables.
Las redes de distribución y la promoción de los productos de las entidades administradoras del sistema general de pensiones cualquiera que sea su modalidad, entre ellas la utilización de redes de oficinas de establecimientos de crédito, se sujetarán a las siguientes instrucciones específicas:
a. Destinatarios: las previsiones contenidas en el Decreto 720 de 1994 son destinatarias las entidades administradoras del sistema general de pensiones, cualquiera que sea su modalidad, es decir, que las mismas comprenden a las administradoras del régimen de prima media con prestación definida y a las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad.
Igualmente son sus destinatarios los entes habilitados para la explotación de planes de pensiones y complementarios y las entidades aseguradoras de vida que cuenten con capacidad legal para la explotación de planes alternativos de pensiones, según lo prevé el Decreto 876 de 1994.
b. Exclusividad: conforme al inciso tercero del artículo 4°. del Decreto 720 de 1994, la labor de promoción de los vendedores personas naturales, con o sin vinculación laboral, se desarrolla en beneficio de la sociedad administradora del sistema general de pensiones con la cual se hubiere celebrado el respectivo convenio. Es sancionable por la respectiva sociedad, en los términos contractuales, el incumplimiento de esta obligación por parte de los vendedores personas naturales.
Sin embargo, mediando autorización expresa por parte de la respectiva sociedad administradora del sistema general de pensiones, el vendedor podrá desarrollar su labor en beneficio de entidades distintas a aquella con la cual celebró originalmente el convenio respectivo, con excepción de la posibilidad -por parte de las entidades administradoras del sistema general de pensiones- de compartir las redes de distribución que prevé el artículo 16°. del decreto 720 de 1994.
c. Entidades habilitadas para la distribución: La distribución de productos puede efectuarse por conducto de instituciones financieras, intermediarios de seguros -sujetos o no a supervisión permanente- y por entidades distintas a unas y otros, siempre que cuenten con capacidad legal para el ejercicio del comercio, caso este último en el cual es menester la autorización previa que imparta la Superintendencia Bancaria para la celebración de los respectivos convenios.
En los eventos de distribución por conducto de instituciones financieras o intermediarios de seguros no es indispensable la obtención previa de autorización impartida por la Superintendencia Bancaria para la celebración de los respectivos convenios.
d. Convenios: Los convenios que se celebren para la promoción de los servicios que prestan las entidades administradoras del sistema general de pensiones mediante la utilización de las redes de oficinas de las demás instituciones financieras, se sujetarán a las siguientes condiciones:
a) Los convenios aludidos, cuyo propósito consiste en la precisión de las condiciones bajo las cuales se realizarán las operaciones de recaudo, pago y traslado de los correspondientes recursos, quedarán a disposición de la Superintendencia Bancaria en las propias instalaciones de la respectiva sociedad, sin que sea indispensable su remisión a esta entidad.
b) Los convenios podrán prever actividades a desarrollar respecto de los afiliados y de los trabajadores, tales como promoción, vinculación y, en general, labores de asesoría, comprendiendo el empleo y diligenciamiento de formularios de vinculación o de autoliquidación; en todo caso deberán contener, cuando menos, la información a que hace alusión el artículo 9° del decreto 720 de 1994, y su modificación será procedente, entre otros motivos, cuando los costos de los mismos o algunas de sus previsiones afecten a los afiliados.
c) En ningún caso los costos que genere el empleo de las instituciones financieras por parte de las sociedades administradoras, podrán ser trasladados, directa o indirectamente, a los afiliados, conforme lo señala el inciso 2 del artículo 8° del decreto citado en el literal anterior.
d) En cualquier caso, las instituciones financieras deberán disponer lo pertinente para la separación de las actividades propias de su objeto respecto de aquellas derivadas de la gestión de los aludidos convenios.
e. Información a los usuarios: En desarrollo de los deberes que se le imponen a los promotores de las sociedades administradoras de pensiones, estos tienen que informar de manera oportuna, amplia y suficiente a los posibles afiliados acerca de la integridad de los aspectos que sean relevantes para la toma de la correspondiente decisión de afiliación, según lo señala el artículo 12 del Decreto 720 de 1994, para lo cual deberán sujetarse a los parámetros técnicos definidos por cada sociedad administradora, como elementos de referencia para el suministro de información al momento de afiliación.
La omisión de esta obligación implica para el promotor la posibilidad de suspensión de la actividad correspondiente, y para la sociedad administradora en cuyo beneficio se haya efectuado la labor de afiliación la asunción de los respectivos perjuicios, sin que ello impida la posibilidad de repetición con que cuenta la sociedad administradora respecto del promotor.
En todo caso, en desarrollo de los objetivos señalados en el artículo 325, numeral 1, literales c) y e) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en particular la necesidad de garantizar la
eficiencia en la prestación del servicio y de prevenir la ocurrencia de situaciones que puedan generar la pérdida de confianza en el público, establece esta Superintendencia como práctica no autorizada omitir el suministro de la información oportuna, amplia y suficiente a la cual tiene derecho el afiliado, tanto al momento de su vinculación como durante la vigencia de la misma, con ocasión de las prestaciones debidas por virtud de la mencionada afiliación.
Las sociedades administradoras del Sistema General de Pensiones, cualquiera que sea su modalidad, deberán disponer lo pertinente para que fundamentalmente en las áreas de capacitación se difunda con suficiencia la calificación de no autorizada la práctica consistente en no informar adecuadamente a los posibles afiliados al momento de efectuar la respectiva labor de promoción para su vinculación y, en general, acerca de las sanciones que corresponden por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que les son propias a los promotores.
f. Libertad de selección del asegurador de la renta vitalicia: Las sociedades administradoras y, en su caso, los promotores deberán sujetarse a lo previsto en el Decreto 719 de 1994 y las normas que lo desarrollen, cuando se trate de cumplir con la obligación de asesoría acerca de la selección de la entidad aseguradora de vida del contrato de renta vitalicia, cualquiera que sea su modalidad, que prevé el literal b) del artículo 60 de la Ley 100 de 1994 y el literal j) del artículo 14 del Decreto Ley 656 de 1994.
a. Remuneración: La remuneración de los promotores de las sociedades administradoras del sistema general de pensiones, consiste en el reconocimiento de la comisión que se hubiere pactado por su labor de mediación en la afiliación, con prescindencia expresa de cualquier otra consideración vinculada con circunstancias de naturaleza distinta a la labor de mediación, entendida ésta como la gestión que sea suficiente para lograr la afiliación a una determinada sociedad administradora de pensiones.
La comisión constituye la medición de una labor específica y omite legalmente el reconocimiento de una gestión cuya evaluación se efectúe en términos de volumen, pues el encargo de mediación ha de atender elementos objetivos propios de la mejor elección del afiliado y no la mejor remuneración del vendedor.
La comisión debe corresponder a una labor idónea y suficiente que sea simétrica con la protección que expresamente se le otorga al usuario del sistema.
b. Mecanismos de información sobre promotores: Con sujeción al principio de protección del derecho a la intimidad, las Sociedades Administradoras del Sistema General de Pensiones podrán disponer mecanismos privados de difusión acerca de los promotores que empleen, con el fin de constatar la existencia de inhabilidades, incompatibilidades, sanciones contractuales precedentes y, en general, cualquier información que resulte relevante para la operatividad de las redes de distribución del mencionado sistema.
c. Prohibiciones aplicables a los promotores: En virtud de lo previsto en el artículo 17 del Decreto 720 de 1994, serán aplicables respecto de los promotores de las sociedades administradoras del sistema general de pensiones las mismas facultades con que cuenta la Superintendencia Bancaria respecto de los intermediarios de seguros.
Por tanto, en virtud de tal remisión, resultan aplicables entre otras disposiciones, las previstas en el artículo 207 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en particular la contenida en su numeral 3, que prevé como prohibiciones la cesión de comisiones a favor del afiliado, el ofrecimiento de beneficios no garantizados o la exageración de los mismos, así como la sugestión tendiente a dañar negocios celebrados por competidores, el hacerse pasar por representante de una entidad sin serlo y, en general, todo acto de competencia desleal.
d. Régimen Sancionatorio: En virtud de lo previsto en el artículo 21 del Decreto 720 de 1994, el régimen sancionatorio aplicable a los promotores de las sociedades administradoras del sistema general de pensiones es el previsto en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, por lo cual resultan aplicables las previsiones contenidas en la parte séptima del mencionado estatuto.
<TÍTULO I - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - Página 28 - Mayo de 1996>
OFICINAS DE REPRESENTACIÓN Y CONTRATOS DE CORRESPONSALÍA.
<Capítulo Quinto del Título I modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
1. RÉGIMEN GENERAL. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
La actividad de las oficinas de representación de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior, así como los contratos de corresponsalía celebrados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras, se rige además de lo previsto en la Ley 964 de 2005, el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y el Decreto 2555 de 2010, por las instrucciones contempladas en el presente Capítulo, en lo que les resulte aplicable.
2. RÉGIMEN DE APERTURA DE OFICINAS DE REPRESENTACIÓN Y CONTRATOS DE CORRESPONSALÍA. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
El régimen de apertura de las oficinas de representación y contratos de corresponsalía de instituciones del exterior se regirá por lo establecido en el artículo 4.1.1.1.2 y siguientes del Decreto 2555 de 2010.
Las instituciones del exterior que pretendan establecer una oficina de representación en Colombia y las instituciones del mercado de valores del exterior que opten por celebrar un contrato de corresponsalía, deben presentar a la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), la correspondiente solicitud por intermedio del representante legal o del apoderado de la institución del exterior interesada o por parte del futuro corresponsal, según sea del caso, junto con los documentos señalados en el artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, en español o con su respectiva traducción oficial a este idioma.
No obstante, de conformidad con lo establecido en el numeral 10 del artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, la SFC podrá solicitar documentación adicional para formarse un criterio sobre la idoneidad de la institución del exterior, de sus administradores, accionistas o del plan de negocios.
Toda la documentación que se presente debe cumplir con las formalidades establecidas en la ley para los documentos otorgados en el exterior y deberán ser actualizados cuando a ello hubiere lugar, sin perjuicio del deber de información previsto en este capítulo.
3. EXCEPCIONES AL RÉGIMEN DE APERTURA. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
No están obligadas a tener una oficina de representación ni a celebrar contratos de corresponsalía en Colombia, las instituciones a las que se refiere el artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.
4. ACTIVIDADES AUTORIZADAS. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior que tengan establecidas oficinas de representación debidamente autorizadas por la SFC, así como las sociedades comisionistas de bolsa de valores o las corporaciones financieras que hayan suscrito contratos de corresponsalía con las entidades del mercado de valores del exterior, sólo podrán realizar las actividades que se señalan en los artículos 4.1.1.1.6 y 4.1.1.1.7 del Decreto 2555 de 2010, según corresponda.
En tal virtud, las actividades de promoción o publicidad que desarrollen las oficinas de representación y los corresponsales, deberán limitarse a los productos y servicios autorizados por la SFC en la correspondiente resolución de apertura o de autorización del contrato respectivo, según sea el caso. La promoción o publicidad de productos o servicios diferentes o adicionales a los autorizados por la SFC, requerirá la autorización previa de este ente de supervisión, sin perjuicio de las sanciones a las que hubiere lugar, en el evento en que dicha actividad se realice sin la autorización correspondiente.
5. REPRESENTACIÓN DE LAS INSTITUCIONES DEL EXTERIOR A TRAVÉS DE LA MATRIZ, FILIAL O SUBSIDIARIA ESTABLECIDA EN COLOMBIA. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
No están obligadas a tener oficina de representación en Colombia, siempre que se cumpla con lo dispuesto en el artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, las filiales, subsidiarias o agencias establecidas en el extranjero de instituciones financieras, reaseguradoras o del mercado de valores establecidas en el país, ni las instituciones del exterior que tengan en Colombia una filial o subsidiaria autorizada para realizar actividad financiera, reaseguradora o del mercado de valores. Sin embargo, La realización de actos de promoción o publicidad requiere de la autorización previa de la SFC.
En todo caso, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, a la representación a la que se refiere el presente numeral, le serán aplicables las reglas previstas en dicha norma sobre oficinas de representación.
El representante legal designado por la institución del exterior en los términos del numeral 1° del artículo 4.1.1.1.5 del mencionado decreto, o su apoderado, deberá presentar ante la SFC la documentación pertinente a que se hace referencia en el artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, incluyendo además lo siguiente:
a. La resolución, acuerdo o decisión del órgano o funcionario competente de la institución del exterior solicitante, en la que conste la determinación de acogerse a alguna de las excepciones establecidas en los numerales 7 y 8 del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.
b. La resolución, acuerdo o decisión del órgano o funcionario competente de la institución solicitante, en donde se designe la persona natural que actuará como representante y se dedicará a promocionar o publicitar los servicios de la institución representada, en los términos autorizados a las oficinas de representación en el Decreto 2555 de 2010.
c. La hoja de vida de la persona que actuará como representante.
La institución del exterior podrá realizar actos de promoción o de publicidad haciendo uso de la red de oficinas de la entidad establecida en el país en los términos del numeral 5° del artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010. En este caso, la institución del exterior deberá informar a la SFC acerca de cuál o cuáles de las oficinas de su red adelantarán estas labores.
6. REPRESENTACIÓN DE VARIAS INSTITUCIONES DEL EXTERIOR. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Una misma oficina de representación o la entidad matriz, filial o subsidiaria establecida en el país, de conformidad con el parágrafo 1° del artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, puede representar a varias instituciones del exterior, siempre y cuando las mismas se encuentren relacionadas mediante vínculos de subordinación o tengan una matriz común. Dicha situación de subordinación deberá ser acreditada ante esta Superintendencia.
En este evento, cada una de las instituciones del exterior representadas deberá obtener la autorización para establecer una oficina de representación e implementar los mecanismos necesarios para que los clientes potenciales y actuales de las entidades del exterior diferencien entre los productos o servicios promovidos o publicitados por cada una de las instituciones del exterior representadas.
7. LOCALIZACIÓN DE LA OFICINA DE REPRESENTACIÓN DEL EXTERIOR Y DE SU REPRESENTANTE. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Una vez sea autorizada la apertura de una oficina de representación por la SFC, su representante deberá informar al Grupo de Registro de este organismo, la ciudad, la dirección, números de teléfono y de fax, la dirección de correo electrónico, así como cualquier dato necesario para su localización.
Dicha información también deberá ser suministrada por el representante de la institución del exterior autorizada por la SFC para desarrollar las actividades propias de las oficinas de representación bajo alguna de las excepciones contempladas en los numerales 7 y 8 del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.
8. IDENTIFICACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las oficinas de representación, y el representante, al igual que las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras con las cuales las entidades del mercado de valores del exterior celebren un contrato de corresponsalía, deben identificarse con un aviso visible expuesto al público en el cual se anuncie su condición de oficina de representación, representante o corresponsal de una institución del exterior.
Cuando una institución del exterior, en virtud de lo previsto en el numeral 5 del artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, use la red de oficinas de la entidad establecida en Colombia para realizar actos de promoción o de publicidad, deberá adoptar las medidas necesarias para que el público identifique que la institución financiera del exterior es una persona jurídica, distinta y autónoma de la institución establecida en el país cuya red se utiliza.
Para efectos de lo anterior, las áreas a través de las cuales se desarrollen las actividades de promoción y publicidad deben identificarse mediante avisos expuestos al público que permitan a los clientes potenciales y actuales de las entidades del exterior distinguir dichos espacios y actividades de los de la entidad establecida en el país. Así mismo, debe velarse porque en las oficinas exista plena independencia entre las áreas en las cuales se desarrollan las actividades de promoción y publicidad de las instituciones extranjeras, y las áreas de la entidad establecida en el país, de manera que el público distinga entre unas y otras.
Tratándose de los eventos previstos en el parágrafo 1° del artículo 4.1.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, deberán implementarse los mecanismos necesarios para que los clientes potenciales y actuales de las entidades del exterior diferencien con claridad entre los servicios ofrecidos por cada una de las instituciones del exterior representadas.
9. CAMBIO DE DIRECCIÓN. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
El representante de la oficina de representación y los representantes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras con las cuales las instituciones del mercado de valores del exterior celebren un contrato de corresponsalía, deben informar los cambios de dirección al Grupo de Registro de la SFC y al Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores según corresponda (RNAMV), el respectivo traslado, indicando la nueva dirección, teléfonos, fax y cualquier otro dato necesario para su localización, de manera inmediata a su ocurrencia.
En el mismo término, el representante de la institución del exterior autorizada por la SFC para desarrollar las actividades propias de las oficinas de representación bajo alguna de las reglas especiales contempladas en los numerales 7 y 8 del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, debe informar al Grupo de Registro de la SFC cualquier modificación de los datos suministrados para su localización.
10. OFICINAS PROMOTORAS. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
En el evento en que las instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior, así como las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que hayan celebrado un contrato de corresponsalía, decidan establecer oficinas promotoras en lugares diferentes a los de su domicilio, en los términos del numeral 5° del artículo 4.1.1.1.7 del Decreto 2555 de 2010, se deberá, en forma inmediata, dar previo aviso de tal hecho al Grupo de Registro de la SFC.
Así mismo, en estos casos, deberá llevarse a cabo la actualización inmediata en Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores (RNAMV) de ser necesario.
11. CLAUSURA DE LAS OFICINAS DE REPRESENTACIÓN Y FINALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE REPRESENTACIÓN O CORRESPONSALÍA. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
La clausura de las oficinas de representación requiere autorización previa de esta Superintendencia. Para este efecto, cuando una institución del exterior proyecte clausurar su oficina de representación en Colombia, el representante de la misma o el representante legal de la institución del exterior debe informar tal hecho a la SFC, remitiendo el documento en el cual conste la decisión adoptada por el órgano o el funcionario competente de la entidad extranjera, por lo menos con un (1) mes de anticipación a la proyectada clausura.
La institución que se haya acogido a alguna de las excepciones contempladas en los numerales 7 y 8 del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010 y que proyecte concluir su actividad en Colombia, también deberá obtener autorización previa de la SFC para el efecto, dando aviso de tal hecho con la antelación señalada en el inciso anterior, adjuntando el documento en el cual conste dicha decisión. Toda la documentación que se presente debe cumplir con las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior.
El cierre de la oficina de representación de una entidad reaseguradora del exterior no implica la cancelación de la inscripción del reasegurador del exterior en el REACOEX, salvo en aquellos casos en los cuales se presente una solicitud expresa en tal sentido.
Cuando una institución del exterior, decida dar por terminado el contrato de corresponsalía suscrito, la sociedad comisionista o la corporación financiera, deberá informar de manera previa dicha situación a esta Superintendencia.
Sin perjuicio de la información o documentación que solicite la SFC para los efectos del presente numeral, deberán informarse los mecanismos de comunicación que se implementarán para que los clientes de las entidades del exterior que, al momento de la clausura de la oficina, de la finalización de la actividad de representación o la terminación del contrato de corresponsalía, mantengan vínculos con la institución del exterior puedan presentar peticiones o reclamaciones y cuenten con información relacionada con la institución del exterior.
12. OBLIGACIONES. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
12.1. OBLIGACIONES GENERALES. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
La representación de las oficinas de representación a la que se refiere el artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, así como las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior deben cumplir con los deberes de todo comerciante, atendiendo las particularidades de su naturaleza. En desarrollo de lo anterior, deberán:
a. Llevar un registro contable separado de los ingresos recibidos en moneda legal o extranjera y la descomposición de los gastos de funcionamiento, los cuales deberán permanecer a disposición de la SFC.
b. Conservar la correspondencia y demás documentos relacionados con sus actividades, los cuales deberán permanecer a disposición de la SFC.
c. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.
d. Conservar un inventario de los bienes que posee
12.2 OBLIGACIONES ESPECIALES. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
a) Deber de información
Los representantes de las oficinas de representación y aquellos a los que se refiere el artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, , deben dar estricto cumplimiento al mandato de información a los clientes potenciales o actuales de la entidad del exterior previsto en el artículo 4.1.1.1.9 del Decreto 2555 de 2010. Este mismo mandato debe ser atendido por las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior, de conformidad con lo previsto por el literal b) del numeral 3 del artículo 4.1.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010.
Además de lo anterior, deberán informar a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior, los mecanismos disponibles para la presentación de quejas o reclamaciones relacionados con la actividad que desarrollan y advertir que los mismos no cuentan con un defensor del consumidor financiero en nuestro país.
En desarrollo del deber previsto en el artículo 4.1.1.1.9 antes citado, las entidades a las que se refiere el presente numeral, deberán adoptar las medidas necesarias para garantizar que estarán informando de tales circunstancias a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior de manera adecuada y oportuna.
Corresponde al representante adoptar procedimientos de información a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior, los cuales deben ser estrictamente observados por los funcionarios encargados de adelantar labores de promoción y publicidad.
En la papelería y los demás medios de identificación escrita que utilicen, se debe indicar con claridad que se trata de una oficina de representación en Colombia, de la representación de una institución financiera, reaseguradora o del mercado de valores del exterior o de una actividad de corresponsalía y cuál será la entidad que va a prestar el servicio u ofrecer el producto promovido o promocionado.
El cumplimiento de los deberes que se mencionan en el presente numeral, deberá encontrarse debidamente documentado.
b) Deber de asesoría profesional.
Los representantes de las oficinas de representación de instituciones del exterior, y aquellos a los que se refiere el artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, así como los representantes, las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras corresponsales, deberán brindar una asesoría profesional a a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior, en los términos del inciso segundo del artículo 4.1.1.1.9 del Decreto 2555 de 2010.
Las entidades a las que se refiere el presente numeral, deberán solicitar a los clientes potenciales o actuales de las instituciones del exterior constancia del cumplimiento del suministro de la información a la que se refiere el citado artículo.
c) Otros deberes especiales
Los representantes de las oficinas de representación de instituciones del exterior, y aquellos a los que se refiere el artículo 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, así como los representantes, las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras corresponsales, deberán adoptar las medidas necesarias para (i) evitar que las operaciones de la entidad del exterior puedan ser utilizadas para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero proveniente de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con la misma, de conformidad con lo establecido por el literal b) del numeral 3 del artículo 4.1.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010; y (ii) abstenerse de efectuar o recibir, directamente o por interpuesta persona, dinero o valores en pago de operaciones realizadas por la institución del exterior, o cualquier otro acto que implique el ejercicio de actividades prohibidas por el artículo 4.1.1.1.8 del Decreto 2555 de 2010.
12.3 DEBERES ESPECIALES PARA LOS EVENTOS PREVISTOS EN EL ARTÍCULO 4.1.1.1.3 DEL DECRETO 2555 DE 2010. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Los representantes de instituciones financieras, reaseguradoras o del mercado de valores del exterior autorizadas por la SFC para desarrollar actividades bajo alguna de las excepciones contempladas en los numerales 7 y 8 del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010 tienen, además de los deberes antes señalados, los siguientes:
a. Observar en la realización de actos de promoción y publicidad, lo dispuesto en el artículo 4.1.1.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, así como las instrucciones impartidas por la SFC.
b. Velar porque exista independencia entre las áreas en las cuales se desarrollan las actividades de promoción y publicidad de la institución del exterior de las áreas de la entidad establecida en el país, de tal forma que el público pueda diferenciar entre unas y otras.
c. Velar porque toda promoción de productos y servicios se encuentre debidamente documentada.
13. RÉGIMEN DE PUBLICIDAD. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades a las que se refiere el presente capítulo deben solicitar autorización de la SFC para desarrollar campañas que tengan por objeto promover o publicitar en el país a la entidad representada y sus servicios. Para el efecto, deben presentar previamente a la SFC para su respectiva autorización los programas de promoción o de publicidad que pretendan divulgar en el territorio nacional.
En los mensajes publicitarios, a continuación de la razón social o genérica de la institución financiera, reaseguradora o del mercado de valores del exterior, debe anotarse la siguiente inscripción: “Promoción y oferta de los negocios y servicios de la entidad financiera, reaseguradora o del mercado de valores del exterior (según el caso), representada en Colombia”.
14. REPRESENTACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
La representación legal en Colombia de las oficinas de representación de instituciones del exterior estará a cargo de una persona natural posesionada ante la SFC de conformidad con lo establecido en el literal g) del numeral 2 del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Para estos efectos, deberán observarse las reglas sobre calidades y requisitos previstas en el artículo 4.1.1.1.11 del Decreto 2555 de 2010.
Igualmente deben posesionarse ante la SFC, previamente al ejercicio de sus actividades, los representantes de instituciones financieras, reaseguradoras o del mercado de valores del exterior que se hayan acogido a alguna de las excepciones previstas en los numerales 7 y 8 del artículo 4.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.
15. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con lo previsto en el artículo 4.1.1.12 del Decreto 2555 de 2010, el cual atribuyó a la SFC facultades de inspección, vigilancia y control respecto de las oficinas de representación de instituciones del exterior, la SFC podrá imponer cualquiera de las sanciones establecidas en la normatividad vigente y en el evento que se evidencie el incumplimiento de las disposiciones legales aplicables a los asuntos a los que se refiere el presente capítulo, procederá a informar al organismo de regulación y de supervisión de la institución del exterior infractora, el desconocimiento a las normas de promoción y publicidad de servicios financieros, aseguradores o del mercado de valores en territorio colombiano o a residentes en Colombia.
16. REMISIÓN DE INFORMACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 53 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Los representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras, reaseguradoras y del mercado de valores del exterior y las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las corporaciones financieras que operen en desarrollo de un contrato de corresponsalía celebrado con instituciones del mercado de valores del exterior, deberán remitir a esta Superintendencia la información que se solicita en los Anexos del presente capítulo, en los términos y periodicidad que en los mismos se indican.
Sin perjuicio de lo anterior, cualquier modificación en la información presentada para obtener la aprobación de la apertura de la oficina o la autorización del contrato de corresponsalía, según corresponda, deberá ser informada de manera inmediata a esta Superintendencia.
Así mismo, deberá informarse cualquier proceso de reorganización que afecte a la institución del exterior, los cambios de razón o denominación social, o medidas equivalentes a la toma de posesión.
REGLAS SOBRE COMPETENCIA Y PROTECCION AL CONSUMIDOR FINANCIERO.
1. LIBRE COMPETENCIA, PRACTICAS RESTRICTIVAS Y COMPETENCIA DESLEAL.
Con fundamento en el artículo 333 de la Constitución Nacional, que consagra el derecho a la libre competencia como un derecho de todos que supone responsabilidades, y correspondiéndole a esta Superintendencia el ejercicio de la función de control y vigilancia de las actividades financiera y aseguradora, como actividades de interés público a la luz del artículo 335 de la misma Carta Política, la Superintendencia se permite impartir las siguientes instrucciones a sus vigiladas:
Gran parte de las actividades desarrolladas por las entidades vigiladas incluyen la distribución de una diversidad de productos y servicios que comprenden, entre otros, depósitos, otorgamiento de créditos, servicios fiduciarios, seguros y emisión de tarjetas de crédito. Dentro de las competencias que le atribuye la ley a la Superintendencia Bancaria, se cuenta como uno de sus objetivos, el de velar por que las entidades sometidas a su vigilancia no incurran en prácticas comerciales restrictivas del libre mercado y desarrollen su actividad con sujeción a las reglas y prácticas de la buena fe comercial.
En desarrollo de lo anterior, este Despacho considera pertinente recordar a las entidades vigiladas la prohibición de realizar actos, acuerdos o convenios entre sí, o adoptar decisiones de asociaciones empresariales y prácticas concertadas, que directa o indirectamente tengan por objeto o como efecto impedir, restringir o falsear el juego de la libre competencia dentro de los sistemas financiero, asegurador o previsional, o cualquier acto que constituya un abuso de posición dominante, así como celebrar pactos que tengan como propósito excluir a la competencia del acceso al mercado o a los canales de distribución del mismo. Los usuarios de los sistemas vigilados deben contar con la posibilidad de obtener en el mercado diversas alternativas de inversión o de consumo, de suerte que puedan acceder en un contexto de absoluta transparencia a productos o servicios de mayor calidad y rentabilidad o menor costo según se trate.
En tal sentido, la ley 256 de 1996, y demás disposiciones complementarias, prohíbe los actos o hechos contrarios a la buena fe comercial que tiendan a establecer competencia desleal para con los participantes dentro de los sistemas financiero, asegurador o previsional. Entendiendo que las prohibiciones indicadas se aplican a todas las entidades vigiladas, a las agremiaciones o asociaciones de ellas y, en general, a cualquier persona natural o jurídica cuya participación pueda afectar el funcionamiento de los mercados correspondientes.
En consecuencia, sin perjuicio de las autorizaciones especiales a que hubiere lugar de conformidad con las normas aplicables, las entidades vigiladas deberán, en los términos del artículo 4 de la ley 155 de 1959, informar a la Superintendencia Bancaria “de las operaciones que proyecten llevar a cabo para el efecto de fusionarse, consolidarse o integrarse entre sí, sea cualquiera la forma jurídica de dicha consolidación, fusión o integración,” y este Despacho deberá objetar la operación si tiende a producir una indebida restricción a la libre competencia.
Bajo el entendido que la plena observancia y aplicación de las normas vigentes, y que el ejercicio de la libre competencia dentro de los sectores enunciados redundará en un mayor grado de eficiencia en la prestación de los servicios, la Superintendencia Bancaria ejercerá una celosa vigilancia sobre el cumplimiento que den a las mismas las instituciones vigiladas.
Por último, esta Superintendencia estima que las entidades sometidas a su control deben revisar que sus procedimientos y políticas se ajusten al contenido de las disposiciones vigentes, y que no afecten la transparencia, el crecimiento y la eficiencia del mercado ni los intereses de los usuarios.
Para efectos de lo dispuesto en la letra c), numeral 2o. del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los programas publicitarios de las entidades vigiladas se sujetarán a las siguientes reglas:
2.1. CONDICIONES BÁSICAS DE LOS TEXTOS PUBLICITARIOS.
Los textos e imágenes que se utilicen en las campañas publicitarias, deberán observar cuando menos las siguientes condiciones generales:
a. Cuando en los textos publicitarios desee incluirse información financiera, contable o estadística, deberán utilizarse exclusivamente las cifras históricas, salvo aquellas que por su carácter sean variables, v.gr. las del total de depósitos captados, el patrimonio, los activos, número de clientes, indicadores financieros, etc., cuya utilización publicitaria deberá efectuarse identificando claramente el período al cual corresponden.
b. Los mensajes publicitarios no pueden ser contrarios a la buena fe comercial, ni pueden tender a establecer competencia desleal en los términos de la ley 256 de 1996.
<TÍTULO I - Reglas sobre Competencia y Protección al Consumidor Financiero - Circular Externa 015 de 2007 - Página 34 - Marzo de 2007>
c. En la difusión de programas publicitarios debe aludirse a la circunstancia de hallarse la entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia. Tratándose de mensajes publicitarios divulgados en medios escritos, deben seguirse los parámetros contenidos en el Anexo 1 del presente capítulo.
d. En la publicidad deberá utilizarse la denominación o razón social completa de la entidad o su sigla, tal como aparece en sus estatutos sociales, acompañada siempre de la denominación genérica de la entidad (banco, corporación financiera, compañía de seguros, etc,).
e. En la difusión de la publicidad compartida con entidades no vigiladas por la Superintendencia Bancaria, el nombre, logosimbolo o sigla de la entidad vigilada deberá estar ubicado en la parte inferior izquierda contigua a la anotación indicada en literal c., y el de la marca compartida en el lado contrario guardando siempre el tamaño, proporción e igualdad con el de la institución financiera.
En el caso de los plásticos de las tarjetas de crédito o debito, tendrán que compartir en todo su conjunto, los nombres, razones sociales o logotipos en igualdad de proporciones, tamaños y espesores de las letras.
f. Cuando en el momento de la difusión se detecte un error o equivocación en un texto publicitario o en una publicación que contenga cifras o datos financieros, la entidad vigilada deberá por el mismo medio rectificarla, aclarando el error presentado, sin necesidad de que medie orden particular y expresa de esta Superintendencia y sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar.
La imagen institucional o las características jurídicas, económicas o financieras de los productos o servicios que se pretenda promover deben ser ciertas y comprobables, guardando total acuerdo con la realidad financiera, jurídica y técnica de la entidad o del servicio promovido, de tal manera que en todo momento la entidad se encuentre en capacidad de cumplir con los ofrecimientos que realiza a través de los medios publicitarios.
En tal sentido, se entienden prohibidas prácticas como las siguientes:
a. Ponderar un producto de manera tal que sus bondades o características sean contrarias a la realidad, como sucedería vb.gr en los casos en que se exprese o se insinúe que se cuenta con cajeros automáticos en línea o con servicio entre ciudades, que se cuenta dentro de las oficinas con pantalla de consulta, o que se pueden hacer electrónicamente consignaciones para el pago de servicios públicos, sin que efectivamente ello sea así;
b. Ofrecer condiciones o coberturas de seguros más allá de las contenidas expresamente en las pólizas respectivas ó en los títulos de capitalización;
c. Presentar o apoyar la solidez de los servicios o productos en aspectos ajenos al verdadero sustento técnico, jurídico o económico de la publicidad, como sucedería cuando tal calidad se base en afirmaciones tales como "conglomerado X" "contamos con el respaldo de los mayores accionistas", etc. No obstante, se permite a las filiales de establecimientos de crédito que utilicen junto a su razón social la indicación de ser filial de XX (nombre de la matriz)
d. Utilizar, sin perjuicio de lo establecido en el literal b. precedente, afirmaciones que permitan deducir como definitivas situaciones que en realidad responden a fenómenos coyunturales, transitorios o variables en relación con el mercado financiero.
e. Utilizar o insinuar, ponderaciones o superlativos abstractos que no reflejen una situación exacta, como sucedería con expresiones tales como “somos los primeros”, “los mejores”, “el indicado”, etc. sin decir en qué, en relación con qué o con quienes.
f. <Literal adicionado por la Circular 50 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Indicar que la entidad se encuentra inscrita en un fondo de garantías sin estarlo.
g.<Literal adicionado por la Circular 50 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Indicar que una acreencia se encuentra amparada por un seguro de depósito sin estarlo.
2.3. RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN GENERAL.
Se entienden autorizadas, de acuerdo con lo previsto en el artículo 99 numeral 1o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las campañas publicitarias que adelanten las instituciones vigiladas bajo las siguientes condiciones:
a. Campañas institucionales se entienden autorizadas las campañas institucionales, es decir, aquellas que proyectan una impresión favorable sobre el nombre, la imagen o la reputación de una entidad, para consolidarse en el medio, fundamentándose en valores de carácter ético, cívico, cultural o social, como serían, vr, gr. las campañas ecológicas, las que exaltan la protección de los recursos energéticos, o las que promueven la conservación de los valores culturales y familiares, entre otras.
b. Campañas publicitarias no institucionales: las restantes campañas publicitarias, como lo son todos aquellos mensajes publicitarios difundidos por cualquier medio de comunicación (tales como televisión, radio, prensa, correo directo, envío de cupones o entregas a clientes o
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terceros, o cualquier otro medio escrito u oral), orientadas a difundir los productos o servicios que estén facultadas para ofrecer las entidades vigiladas, ya sea de manera masiva o no, se entienden autorizadas siempre que durante su divulgación las entidades cumplan los siguientes requisitos:
1) No encontrarse la entidad en situación de quebranto patrimonial en los términos del artículo 457 del Código de Comercio, en concordancia con el literal g) del artículo 114 y la letra d) del numeral 5) del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, ni sometida a vigilancia especial.
2) Estar cumpliendo la entidad con las disposiciones que le sean aplicables sobre capitales mínimos, y relaciones patrimoniales.
3) No haber sido la entidad o alguno de sus administradores sancionados por violación a normas legales o reglamentarias relacionadas con las campañas publicitarias adelantadas por la institución, durante los seis meses anteriores a la fecha de lanzamiento del programa respectivo.
En todo caso se entienden autorizadas las campañas no institucionales que hacen simple mención o referencia adicional al servicio, sin calificación o ponderación del mismo, e igualmente los avisos que se limiten a informar la apertura, traslado y cierre de oficinas, así como aquellas en los cuales se de noticia del resultado de eventos para los que estén facultadas las entidades vigiladas, tales como sorteos, rifas, etc.
c. Publicidad de los intermediarios de seguros y reaseguros: Sin perjuicio del cumplimiento de los anteriores requisitos, los intermediarios de seguros y reaseguros deberán obtener previamente la autorización de la entidad aseguradora o capitalizadora cuando se adelante la publicidad de los productos que éstas ofrezcan. Dicha autorización deberá adjuntarse a la información que deba ser remitida ó mantenida a disposición de esta Superintendencia, según el caso.
d. Verificación posterior: Las entidades vigiladas que promuevan sus campañas publicitarias bajo el régimen de autorización general deberán conservar los documentos que a continuación se describen, en la Presidencia o Secretaría General de la entidad o en el órgano que haga sus veces, a disposición de esta Superintendencia, para que ésta pueda ejercer el control correspondiente:
1) Todos los documentos y soportes que integren la publicidad, así como aquellos adicionales que permitan identificar los períodos previstos para su difusión, las condiciones y los medios de comunicación que se utilicen al efecto.
2) Comunicación suscrita por el presidente de la entidad o por cualquier otro directivo que ostente la representación legal de la misma, en la que claramente se pueda evidenciar que la institución verificó haber dado cumplimiento a todos los requisitos previstos para la difusión de campañas publicitarias bajo el régimen de autorización general, y que se estableció la conformidad de la publicidad con la realidad económica y jurídica del servicio y de la entidad.
La Superintendencia Bancaria podrá ordenar la suspensión, en cualquier momento y sin previo aviso, de las campañas publicitarias que no se ajusten a lo prescrito para su difusión.
2.4. RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN INDIVIDUAL.
Las siguientes campañas publicitarias deberán obtener de manera individual y previa la autorización de la Superintendencia Bancaria, para su difusión al público:
a. Las que no reúnan los requisitos previstos para la aplicación del régimen de autorización general.
b. Tratándose de entidades sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital, la SBC determinará, en cada caso, si requerirán obtener de manera individual y previa autorización para la difusión de sus campañas publicitarias no institucionales.
Para obtener la autorización de esta entidad, deberá remitirse con antelación no menor a quince (15) días calendario 2 ejemplares que contengan los textos, imágenes y secuencias gráficas que llegarán al público -según el medio de comunicación a través del cual se pretenda adelantar-, los cuales, una vez obtenida la aprobación correspondiente, podrán utilizarse indistintamente a través de los diversos medios, sin necesidad de nueva autorización de la Superintendencia Bancaria, siempre que correspondan exactamente al proyecto autorizado.
2.5. AUTORIZACIONES ESPECIALES.
Las entidades vigiladas que por razón de su naturaleza jurídica se encuentren dentro del presupuesto de que trata el Decreto 2437 de 1974 deberán proceder de conformidad con el mismo, obteniendo adicionalmente autorización del Ministro de Comunicaciones para adelantar la campaña publicitaria.
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2.6. PROGRAMAS PUBLICITARIOS ADELANTADOS POR LAS SOCIEDADES FIDUCIARIAS.
En las campañas publicitarias que adelantan las Sociedades Fiduciarias, sin perjuicio de la aplicación de lo dispuesto en los numerales precedentes en todo cuanto no resulte contrario a las instrucciones que a continuación se imparten, deberán observarse las siguientes reglas:
a. Aspectos generales: Las campañas publicitarias orientadas a promover productos o servicios fiduciarios deben precisar el tipo de contrato mediante el cual ha de instrumentalizarse el respectivo negocio -fiducia mercantil o encargo fiduciario-, evitando el empleo de expresiones que induzcan al público a la convicción de que la entidad alcanzará el éxito en la gestión encomendada. En tal sentido debe señalarse de manera fácilmente visible en los programas publicitarios que las obligaciones asumidas por las entidades fiduciarias con ocasión de la celebración de contratos de fiduciarios tienen carácter de obligaciones de medio y no de resultado.
b. Condiciones para la publicidad de fiducia de inversión: la publicidad de la fiducia de inversión deberá adicionalmente observar las siguientes condiciones:
1) Ningún programa publicitario orientado a promover la fiducia de inversión debe inducir a los usuarios a considerar erróneamente que invierten en el contrato fiduciario, toda vez que este es apenas el medio a través del cual el fideicomitente se vincula con un fondo o proyecto específico de inversión.
2) Las entidades fiduciarias deberán abstenerse de designar los contratos fiduciarios de inversión con apelativos tales como “certificados “, “cuenta, “título” o cualquiera otra expresión que pueda inducir al público a pensar equivocadamente que tales documentos constituyen activos financieros de renta fija o títulos de deuda.
3) Siempre que se desee publicar o divulgar, por cualquier medio, la tasa de rentabilidad obtenida por un fondo común ordinario o un fondo común especial de inversión deberán observarse los siguientes lineamientos:
- Deberá hacerse referencia a la rentabilidad obtenida durante los treinta días calendario inmediatamente anteriores y expresarse en términos de rendimiento efectivo anual neto, independientemente de la posibilidad de expresar su equivalencia en tasas nominales.
- Para calcular dicho rendimiento neto deberán haberse deducido previamente todos los costos y gastos a cargo del fondo. Además se deducirá, para dicho cálculo, el porcentaje aplicado como comisión por concepto de la administración de los recursos del mismo. Cuando respecto de un mismo Fondo se aplicaren distintas comisiones, se calculará para estos efectos, la tasa de comisión promedio ponderada cobrada durante el período.
- La información deberá tener su fuente en los mismos datos que sirven de base para la elaboración del informe semanal estadístico conforme al formato que para el efecto expida la Superintendencia Bancaria.
- Siempre que se mencione la rentabilidad obtenida por un Fondo de inversión, deberá destacarse que dicha rentabilidad no es necesariamente indicativa de futuros resultados.
- Las entidades acreditarán el cumplimiento de las exigencias antes enunciadas mediante la remisión a esta Superintendencia de una copia del aviso respectivo dentro de los 5 días hábiles siguientes a su publicación.
4) Tratándose de fondos respecto de los cuales la correspondiente sociedad no se encuentra obligada a garantizar un determinado resultado, deberá mencionarse, igualmente, que la inversión efectuada envuelve el riesgo de pérdida, inclusive de la totalidad de la misma. Esta última aclaración debe incluirse en los reglamentos de los fondos respectivos.
c. Condiciones para la publicidad de fiducia inmobiliaria: en todos los programas o campañas publicitarias por medio de las cuales se promocionen negocios de fiducia inmobiliaria o de administración de proyectos inmobiliarios, así como en la papelería que se utilice para tales efectos, deberá informarse de manera expresa y destacada la gestión a desarrollar por la sociedad fiduciaria -esto es, si se trata de la administración de tesorería del proyecto, la vigilancia de todas las etapas de la obra, la inversión de los recursos que ingresen al fideicomiso, y demás conceptos de este tipo de fideicomiso-, de tal suerte que para el adherente, inversionista o beneficiario resulten claros e inequívocos los parámetros a los que se circunscribe la labor que adelantará la fiduciaria.
La inobservancia de esta instrucción se considerará una práctica insegura al tenor de lo dispuesto en la letra a) del numeral 5 del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Los programas o campañas publicitarias tendientes a promover la administración de recursos correspondientes a pensiones, y a divulgar las actividades que desarrollen conforme a la Ley 100 de 1993, relativa al nuevo Sistema General de Pensiones, deberán sujetarse al siguiente régimen de excepción:
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a. Aspectos Generales: la publicidad relacionada con la administración de fondos de pensiones y/o de cesantías, deberá sujetarse a las siguientes condiciones generales:
1) Sólo podrán adelantar programas publicitarios relacionados con la administración de recursos correspondientes a pensiones dentro del Sistema General de Pensiones de que trata la Ley 100 de 1993, las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida, así como las sociedades administradoras de fondos de pensiones y/o de cesantía cuando hayan sido expresamente autorizadas por esta Superintendencia para administrar un fondo de pensiones del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad.
2) Las entidades aseguradoras, las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y las sociedades fiduciarias que estén autorizadas por esta Entidad para administrar fondos de pensiones voluntarios, podrán realizar campañas publicitarias sobre los mismos siempre y cuando efectúen de manera destacada la aclaración de que se trata de fondos de pensiones voluntarios, y que, por lo tanto, son distintos de los fondos que prevé la Ley 100 de 1993.
3) Las entidades aseguradoras que cuenten con autorización para la explotación del ramo de seguro de pensiones, cuando adelanten campañas publicitarias deberán advertir de manera destacada que se trata del seguro de un producto distinto a los fondos de pensiones voluntarios o de aquellos que prevé la Ley 100 de 1993.
b. Régimen de Autorización Individual: con excepción de lo previsto en el literal c. subsiguiente, todos los programas publicitarios a que hace referencia el presente numeral deberán someterse a la autorización individual y previa de la Superintendencia Bancaria, a fin de que ésta verifique que con la respectiva publicidad no se está induciendo a confusión a sus destinatarios y, en especial, que se ha dado cumplimiento a todos los parámetros y disposiciones generales señalados en los numerales 1.1 y 1.2 del presente capítulo.
Para obtener dicha autorización, deberá remitirse con una antelación no menor a quince (15) días calendario, los textos, imágenes y secuencias gráficas que llegarán al público según el medio a través del cual se pretenda adelantar, así como los documentos pertinentes mediante los cuales se acredite que el respectivo programa publicitario se contrató con cargo al presupuesto de gastos administrativos de la entidad, en el caso en que tal programa tenga por objeto la promoción de las actividades de la entidad.
c. Régimen de Autorización General: Se entienden autorizadas únicamente las campañas institucionales a que se refiere la letra a. del numeral 1.3 del presente capítulo relacionadas con el nuevo régimen pensional, donde se describan de manera general o parcial sus características y funcionamiento, pero en ellas no podrá hacerse alusión a servicios o productos de las entidades que están realizando la promoción.
d. Publicación de la Rentabilidad: cuando se pretenda obtener autorización para publicar o divulgar, por cualquier medio, la rentabilidad obtenida en los fondos que administren las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, deberán observarse los siguientes lineamientos:
1) Deberá hacerse referencia a la rentabilidad obtenida durante el período inmediatamente anterior, esto es, dentro del lapso que señale el Gobierno Nacional para la obtención de la rentabilidad mínima, en términos de rendimiento efectivo anual neto, sin perjuicio de la posibilidad de expresar su equivalencia en tasas nominales.
2) Para calcular dicho rendimiento neto deberán haberse deducido previamente todos los costos y gastos a cargo del fondo.
3) Siempre que se mencione la rentabilidad obtenida por un fondo de pensiones o de cesantía, deberá destacarse que dicha rentabilidad no es necesariamente indicativa de futuros resultados.
4) Tratándose de fondos respecto de los cuales la correspondiente sociedad no se encuentra obligada a garantizar un determinado resultado, deberá mencionarse, igualmente, que la inversión efectuada envuelve el riesgo de pérdida, inclusive de la totalidad de la misma. Esta última aclaración debe incluirse en los reglamentos de los fondos respectivos.
e. Publicidad de servicios colaterales: las sociedades administradoras de fondos de pensiones y/o de cesantía, no podrán utilizar en sus textos publicitarios incentivos o beneficios sujetos a condición potestativa de parte de quien los otorga. Por tanto, para incluir en la publicidad dichos beneficios, éstos deberán gozar de absoluta certeza, entendida como el hecho de que su otorgamiento o concesión sea consecuencia directa de la afiliación al fondo respectivo, circunstancia que debe estar suficientemente garantizada por la entidad que otorgaría el aludido beneficio.
En ningún caso los beneficios o incentivos ofrecidos podrán consistir en el otorgamiento directo o indirecto de créditos por parte de instituciones sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria.
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2.8 INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE EL SEGURO DE DEPÓSITOS. <Numeral adicionado por la Circular 50 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Las instituciones financieras a las que se refieren los artículos 317 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y 11 del Decreto Ley 2206 de 1998, y demás normas que los modifiquen, complementen o adicionen, y que se encuentren sujetas al régimen de seguro de depósitos, cuyas acreencias estén amparadas por los mismos, deberán informar a los consumidores financieros, a través de los mecanismos publicitarios que a continuación se indica, en forma previa y durante la vigencia de los contratos, lo siguiente:
1) A través de las páginas de Internet o mecanismos de similar cobertura, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral III de los anexos 2 y 3 del presente Capítulo:
a) Si la entidad se encuentra inscrita en el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras –FOGAFIN– o en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas –FOGACOOP-.
b) Cuál es el objeto del seguro de depósitos;
c) Quiénes son los titulares de las acreencias amparadas por el seguro de depósitos;
d) Cuáles son los productos o acreencias amparadas por el seguro de depósitos;
e) Cuál es valor máximo asegurado cubierto por el seguro de depósitos;
f) Cuáles son los productos o acreencias ofrecidos o contratados, que no se encuentran amparados por el seguro de depósitos.
La publicidad que se divulgue a través del mecanismo mencionado en el presente subnumeral, deberá ser cierta, suficiente, clara, oportuna y con caracteres destacados, de forma que le permita a los consumidores financieros conocer la información relativa a la existencia, características y funcionamiento del seguro de depósitos.
Las entidades vigiladas deberán actualizar la información del seguro de depósitos señalada en el presente subnumeral y en los anexos 2 y 3 del presente Capítulo, en el evento en que existan modificaciones sobre las mismas, derivadas de una reglamentación posterior.
2) En los extractos de cada producto:
Las instituciones deberán incluir en los extractos de los productos que cuenten con un seguro de depósitos la expresión “este producto cuenta con seguro de depósitos” de acuerdo con los parámetros contenidos en el numeral IV de los anexos 2 y 3 del presente Capítulo.
Igualmente, en los productos que no se encuentren amparados por los seguros de depósitos las instituciones deberán informar de este hecho a los consumidores financieros de una manera clara y precisa, especificando “este producto no se encuentra amparado por un seguro de depósitos”.
3) En las oficinas, agencias y sucursales abiertas al público:
Las entidades vigiladas deberán fijar un aviso en las oficinas, agencias y sucursales abiertas al público, en el cual se indique que éstas se encuentran inscritas en el fondo de garantías que corresponda, precisando de manera clara los beneficios de tal inscripción e indicando las características y condiciones de funcionamiento del seguro de depósitos descritas en los literales a) al f) del subnumeral 1° precedente.
Lo anterior, de acuerdo con los parámetros contenidos en los anexos 2 y 3 del presente Capítulo.
La información que se suministre a los consumidores financieros a través de este mecanismo, deberá ser cierta, clara, suficiente, oportuna y con caracteres destacados.
4) En la publicidad divulgada masivamente por escrito:
En toda publicidad que divulguen de manera escrita las entidades vigiladas deberán atender las instrucciones a las que se refieren los anexos 2 y 3 del presente Capítulo, señalando en forma clara que el producto ofrecido se encuentra amparado por un seguro de depósitos.
2.8.1. DIVULGACIÓN DEL SEGURO DE DEPÓSITOS AL MOMENTO DE LA CONTRATACIÓN O VINCULACIÓN DEL CONSUMIDOR FINANCIERO, DE LA APERTURA O RENOVACIÓN DE UN PRODUCTO. <Numeral adicionado por la Circular 50 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Al momento de la contratación, vinculación, apertura o renovación de un producto, amparado o no con un seguro de depósitos, las entidades vigiladas deberán suministrarle al consumidor financiero la información de que trata el subnumeral 1) del numeral 2.8. del presente Capítulo, y dejar constancia documentada del cumplimiento de esta instrucción.
La información que se suministre a los consumidores financieros a través de este mecanismo, deberá ser cierta, clara, suficiente, oportuna y con caracteres destacados.
2.8.2. CAPACITACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS QUE ATIENDAN CONSUMIDORES FINANCIEROS. <Numeral adicionado por la Circular 50 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Los funcionarios que ofrezcan productos amparados por un seguro de depósitos, deberán recibir por parte de la institución financiera, la capacitación que les permita suministrar a los consumidores financieros, información cierta, clara, suficiente y oportuna, relativa al seguro de depósitos.
2.9. RESPONSABILIDAD PERSONAL.
Los administradores de las entidades serán personalmente responsables ante esta Superintendencia por el incumplimiento de las previsiones descritas. en el numeral 1. del presente capítulo.
3.1. INSTITUCIONES FINANCIERAS TOMADORAS DE SEGUROS POR CUENTA DE SUS DEUDORES.
El Decreto 384 de 1993, por medio del cual se reglamentó el artículo 22 del Decreto 2179 de 1992, incorporado como artículo 100 numeral 2o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, dispone que las instituciones financieras que actúen como tomadoras de seguros, por cuenta de sus deudores, deberán adoptar procedimientos de contratación que garanticen la libre concurrencia de oferentes; igualmente, de conformidad con lo previsto en el artículo 108 de la Ley 100 de 1994, las sociedades administradoras de fondos de pensiones deben adoptar, para la contratación de seguros de invalidez y sobrevivencia, procedimientos autorizados por la Superintendencia Bancaria que aseguren la libre concurrencia de oferentes.
De acuerdo con lo establecido por el mencionado Decreto, los procedimientos que adopten las instituciones financieras para garantizar dicha libertad, deberán sujetarse a los criterios que el mismo establece.
Para efectos del control que le corresponde ejercer a esta Superintendencia, las instituciones financieras que actúen como tomadores de seguros, por cuenta de sus deudores, deberán informar a esta Superintendencia los procedimientos que para los fines previstos en las normas antes mencionadas se adopten, detallando especialmente lo siguiente:
a. Se indicarán los mecanismos de amplia difusión a través de los cuales se invitará a presentar propuestas, a las entidades aseguradoras autorizadas para explotar el correspondiente ramo.
b. La periodicidad con la cual se empleará dicho procedimiento y, si es el caso, la circunstancia de haberse utilizado.
c. Tratándose de sociedades administradoras de Fondos de Pensiones, deberá, precisarse, cuando menos:
1) los mecanismos de amplia difusión mediante los cuales se invitará a presentar propuestas a las entidades aseguradoras de vida que cuenten con autorización para la explotación del ramo de seguros previsionales de invalidez y sobrevivencia.
2) la información que, con carácter igualitario, se ha de suministrar a las entidades aseguradoras de vida que atiendan la invitación a presentar propuestas, la cual ha de corresponder a los criterios previstos legalmente en el mencionado decreto, en particular si se prevé o no la existencia de intermediarios de seguros y el nivel previsto de comisión por su labor de promoción.
3) los criterios de naturaleza objetiva con base en los cuales se procederá a la selección de la respectiva entidad aseguradora de vida que asumirá los riesgos de invalidez y sobrevivencia.
La Superintendencia Bancaria verificará en cualquier momento el cumplimiento de tales procedimientos mediante las visitas de inspección que realiza a las instituciones financieras, para lo cual éstas tendrán a su disposición los siguientes documentos:
a. La constancia de haberse utilizado, para cada proceso de selección, los mecanismos de amplia difusión previstos en el correspondiente manual.
b. La información que para cada proceso de selección se suministre a las entidades aseguradoras que acepten la invitación a presentar propuestas, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2o. del artículo primero del Decreto 384 de 1993.
c. Las actas que para cada proceso de selección se elaboren, en las cuales se expondrán los criterios utilizados para la escogencia de una o varias entidades aseguradoras y, si es el caso, de intermediarios de seguros que hayan participado en los mismos, teniendo en cuenta lo dispuesto por el numeral 3o. del artículo primero del Decreto 384 de 1993.
Sin perjuicio de la observancia de las instrucciones generales impartidas, en cuanto no pugnen con las directrices que se imparten a continuación, las sociedades administradoras de fondos de pensiones deberán observar las siguientes condiciones:
a. Contenido de las Pólizas: Las pólizas de seguros que expidan las entidades aseguradoras de vida para amparar los riesgos de invalidez y sobrevivencia deberán sujetarse a lo previsto en la resolución 530 de 1994, emanada de la Superintendencia Bancaria.
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b. Publicidad de la aseguradora seleccionada: La publicidad de los montos de las primas, la indicación de la entidad aseguradora de vida seleccionada, el señalamiento del respectivo intermediario, si lo hubiere, y el monto de sus comisiones, en su caso, podrá efectuarse conjuntamente por la entidad aseguradora y la sociedad administradora de fondos de pensiones y se ha de sujetar a lo previsto en el literal f) del artículo 1o. y en el artículo 4o del decreto 718 de 1994. Dicha publicidad se hará dentro de los diez (10) días siguientes a la adjudicación correspondiente y se remitirá copia de la respectiva publicación a esta entidad dentro de los cinco (5) días siguientes a su realización.
3.4. INFORMACIÓN A LA SUPERINTENDENCIA BANCARIA.
Las entidades financieras que actúen como tomadoras de seguros por cuenta de sus deudores deberán informar a esta Superintendencia cada vez que vayan a proceder a la contratación de seguros indicando el procedimiento que se adopte. Para el caso de las sociedades administradoras de fondos de pensiones la oportunidad para la remisión de la información sobre los procedimientos se hará por lo menos con una antelación de 20 días comunes a la verificación de proceso de selección, y las modificaciones que se introduzcan al mismo, deberán informarse dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que se hayan adoptado.
El numeral 2 del artículo 100 del estatuto orgánico del sistema financiero contempla, en el segundo inciso, la libertad de contratación de seguros y la libertad de escogencia de aseguradora e intermediario, consagradas en favor de tomadores y asegurados.
Por su parte, el numeral 1 del artículo 101 de dicho estatuto, si bien exige la existencia de un seguro de incendio o terremoto, no dispone que la entidad vigilada sea la que contrate este seguro, de manera que puede ser el deudor o el dueño del inmueble quien tome la póliza.
Para el seguro obligatorio sobre los inmuebles hipotecados o en relación con el seguro de vida, constituidos como seguridades adicionales de un crédito contratado, el deudor ostenta la libertad de escogencia aunque la institución financiera haya contratado una o varias pólizas con sujeción a los criterios previstos en el decreto 384 de 1993; así, el deudor o dueño del inmueble siempre conserva la facultad de tomar un seguro con una compañía diferente.
4.2. ADMISIBILIDAD DEL SEGURO COMO SEGURIDAD ADICIONAL DE UN CRÉDITO.
Dado que los seguros de incendio y terremoto y de vida representan para las instituciones financieras una seguridad adicional de los créditos que otorgan, es razonable que tales instituciones señalen unas exigencias mínimas para que las pólizas presentadas por los deudores estén adecuadas a esta finalidad. No obstante, la póliza no puede rechazarse exclusivamente sobre la base de que existe un seguro contratado por la institución financiera.
Como desarrollo de lo anterior, la posición asumida por las instituciones financieras cuando el deudor, en uso de su libertad de contratación, escoge una aseguradora y presenta una póliza de seguro diferente de la que la entidad crediticia ha contratado por cuenta de terceros, deberá sintetizarse bajo la verificación de dos aspectos: Los requisitos que tendría que cumplir la compañía de seguros que expide la póliza de seguro y el contenido del contrato de seguro en particular.
a. Respecto de la entidad aseguradora que expide la póliza de seguro, las entidades crediticias no podrán exigir condiciones más gravosas que los requisitos y cualidades que fueron exigidos en el proceso de selección, a la compañía con que se contrató el seguro por cuenta de terceros, y deberán efectuar una verificación objetiva de tales requisitos para que sean relevantes y aplicables a una compañía que expide una póliza con un asegurado en particular, de tal suerte que, en principio, sería admisible la contratación con cualquier compañía de seguros que se encuentre autorizada para operar el ramo correspondiente, y cumpla con las normas de funcionamiento que, para el efecto, señala la Superintendencia Bancaria.
Así las cosas, si la compañía de seguros que suscribe el contrato sometido a consideración, cumple con los requisitos exigidos y las normas de regulación prudencial para el desarrollo de su actividad, entre las cuales se cuentan las referidas al patrimonio técnico mínimo y al margen de solvencia, la póliza de seguro no podría ser objeto de rechazo por parte del acreedor, so pretexto de exigir idénticas calidades y condiciones a las que contiene su proceso licitatorio.
b. A efecto de evaluar los requisitos que deben reunir las pólizas de seguros presentadas por el deudor, deberá tenerse en cuenta que, tanto para el seguro sobre inmuebles hipotecados como para el seguro de vida, el valor y/o riesgo asegurados se deberán encontrar ajustados a lo dispuesto en la ley, especialmente lo consagrado en los artículos 101, numeral 1. y 120 numeral 2. del estatuto orgánico del sistema financiero.
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Para efectos de evaluar si la póliza de seguro cumple, más allá de lo indicado en el párrafo anterior, con las condiciones para ser considerada como una seguridad adicional que le brinde confianza a la entidad financiera acreedora, respecto de la obligación adquirida por el deudor, y sea efectiva en el cumplimiento de la obligación de asegurar contra los riesgos de incendio y terremoto o la vida del deudor, se deberán aplicar criterios de admisibilidad circunscritos a que la póliza presentada tenga un valor, establecido con base en criterios técnicos y objetivos, que sea suficiente para cubrir el monto de la obligación ante el evento dañoso, y que la misma ofrezca un respaldo jurídicamente eficaz para obtener el pago de su obligación en caso de siniestro.
Los criterios señalados están comprendidos en el decreto 2360 de 1993, Esta disposición, que hace referencia a cupos individuales de crédito, es la única que plantea instrumentos semejantes con el fin de establecer la admisibilidad de las garantías y contiene elementos de juicio que considera suficientemente rigurosos para esos efectos; así, sin que pueda entenderse que para las pólizas de seguro, constituidas como seguridades adicionales de un crédito, son aplicables las disposiciones contenidas en el decreto indicado, o que las entidades vigiladas se encuentran ante la posibilidad de sustraerse a la obligación de obtener dichas garantías cuando se hayan contratado los seguros relacionados, este Despacho establece los mismos criterios para ser aplicables a la admisibilidad de pólizas presentadas como seguridad adicional por parte de los deudores.
De conformidad con lo anotado, la exigencia de requisitos adicionales a los señalados en los párrafos anteriores, a efecto de la admisibilidad de las pólizas como seguridades adicionales de créditos, se constituiría claramente en la imposición de condiciones exorbitantes no permitidas, según se indica en el inciso segundo, numeral 4. del artículo 98 del estatuto orgánico del sistema financiero.
4.3. INSTRUCCIONES PARA LA ACEPTACIÓN Y RECHAZO DE PÓLIZAS.
Esta Superintendencia instruye a las entidades vigiladas, en el sentido de que cualquier argumento que no guarde relación con la suficiencia o la eficacia del respaldo jurídico, se entiende como una negativa no justificada y, por tanto, el contrato de seguro no podría ser objeto de rechazo por parte de las instituciones financieras. De la misma forma, el rechazo no podrá estar sustentado en la negativa a la inclusión de cláusulas que, por su carácter exorbitante, puedan afectar el equilibrio del contrato o dar lugar a un abuso de posición dominante, como lo señala el inciso segundo, numeral 4. del artículo 98 del estatuto orgánico del sistema financiero.
En todo caso, corresponderá a la institución crediticia, en desarrollo del deber de información a sus usuarios, contenido en el numeral 1. del artículo 97 del estatuto orgánico del sistema financiero, sustentar la causal de rechazo dentro de los términos señalados e indicar las razones por las cuales considera que la póliza de seguro, que le es sometida a consideración por el deudor, no cumple con los requisitos exigidos para tal efecto; la falta de justificación también podría vulnerar el principio de libertad de contratación que se encuentra consagrado en el inciso segundo del numeral 2. del artículo 100 del estatuto orgánico del sistema financiero.
4.4. DEBER DE INFORMACIÓN Y MANUAL.
Las entidades vigiladas que otorguen créditos que conlleven la necesidad, legal o contractual, de contar con seguridades adicionales constituidas por los seguros de incendio y terremoto y/o vida, deberán disponer lo necesario, en materia de la transparencia en sus operaciones, para que sus deudores asegurados puedan ejercer eficazmente la libertad que les otorga la ley y que corresponde proteger a este Despacho.
Así, para la debida ilustración al deudor, de que habla el numeral 1. del artículo 97 del estatuto orgánico del sistema financiero, las entidades vigiladas deberán informarle por escrito sobre las posibilidades con que cuenta para acreditar la seguridad adicional que constituye el seguro y las condiciones de aceptación o rechazo de las pólizas que presente. En el mismo sentido, cuando el deudor opte por su adhesión como asegurado a la póliza tomada por la entidad de crédito, esta deberá suministrarle información sobre los requisitos y el procedimiento para el perfeccionamiento de su inclusión. Según esto deberán establecer mecanismos expeditos, objetivos y claros, que constarán en los correspondientes manuales de procedimiento y quedarán a disposición de esta Superintendencia en la respectiva sede social para ser revisados en las visitas de inspección.
4.5. ELEMENTOS JUSTIFICATIVOS DEL RECHAZO.
Este Despacho se permite enunciar una serie de elementos que, bajo la aplicación de los criterios señalados, podrán tenerse en cuenta por parte de las entidades crediticias, para efectos del rechazo de las pólizas de seguros que presenten sus deudores, aplicables, en lo pertinente, tanto para el seguro sobre inmuebles hipotecados como para el seguro de vida:
a. Que el valor y/o riesgo asegurados no se encuentren ajustados a lo dispuesto en la ley.
b. No ser designado el acreedor como beneficiario del seguro a título oneroso.
c. No preverse la posibilidad de que la institución crediticia pague el monto de la prima del seguro para evitar su terminación automática.
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d. No contemplarse el aviso previo a la institución crediticia sobre la revocatoria o terminación del seguro, a efecto de que el establecimiento de crédito pueda ejercer la facultad que consagra el numeral 3. del artículo 101 del estatuto orgánico del sistema financiero.
e. No contemplarse, cuando sea aplicable, la obligación del tomador de mantener actualizados los valores asegurados.
f. No establecerse la vigencia de la póliza durante toda la duración del crédito, siendo aceptable el establecimiento de vigencias inferiores con renovaciones sucesivas y mecanismos que garanticen la continuidad de la garantía.
g. No existir un adecuado respaldo de reaseguradores de primera línea, debidamente inscritos en el registro que lleva la Superintendencia Bancaria o autorizados de acuerdo a la ley para ejercer su actividad en el territorio nacional.
Sólo para los casos de seguros de incendio y terremoto se podrá solicitar información respecto de los reaseguradores. En tal caso se solicitará directamente al asegurador, sin que pueda exigirse su presentación más de una vez durante la vigencia de los respectivos contratos de reaseguro.
Asimismo, la información que se solicite respecto de la compañía sólo podrá exigirse directamente a ésta una vez durante cada vigencia, y la entidad crediticia no podrá solicitarla respecto de un deudor asegurado si fue acreditada con anterioridad en relación con otro deudor dentro de los seis meses precedentes.
h. Cualquiera otra circunstancia que pueda entenderse claramente sustentada en la carencia de la suficiencia y el respaldo jurídico eficaz que debe tener la póliza presentada, debidamente contemplada y tramitada según el respectivo manual y previa argumentación del establecimiento de crédito. Lo anterior, sin que el rechazo de la póliza se pueda estructurar bajo la exigencia de condiciones exorbitantes o restrinja la libertad de tomadores y asegurados, como se señala en los artículos 98, numeral 4. y 100, numeral 2. del estatuto orgánico del sistema financiero.
Las entidades vigiladas que, con desconocimiento de lo dispuesto en los artículos 97, numeral 1., 98, numeral 4. y 100, numeral 2. del estatuto orgánico del sistema financiero, realicen conductas o prácticas que, menoscaben la debida transparencia en sus operaciones o la diligencia en la prestación de los servicios a sus clientes, o que deriven en la exigencia o estipulación de cláusulas exorbitantes o atenten contra la libertad de tomadores y asegurados para decidir la contratación de los seguros y escoger sin limitaciones la aseguradora o el intermediario, estarán sujetas a las sanciones que señala el artículo 211 del mismo estatuto; los funcionarios de dichas entidades que autoricen o ejecuten las infracciones indicadas se harán acreedores a las sanciones que consagra el artículo 209 de la misma disposición.
El artículo 24 de la Ley 795 de 2003 modificó el numeral 4° del artículo 98 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, señalando que las entidades vigiladas por la antes denominada Superintendencia Bancaria de Colombia (hoy Superintendencia Financiera de Colombia) debían contar con un defensor del cliente.
A su turno, el inciso 5° del artículo 22 de la Ley 964 de 2005 hizo extensiva la referida obligación de contar con un defensor del cliente a las entidades sometidas a la inspección y vigilancia permanente de la antes denominada Superintendencia de Valores (hoy Superintendencia Financiera de Colombia).
Bajo el anterior contexto, se expidieron los Decretos 690 de 2003 y 4759 de 2005, mediante los cuales se reglamentaron, en su orden, el Defensor del Cliente en el Sector Financiero y en el Mercado de Valores. Mediante la presente Circular Externa esta Superintendencia imparte instrucciones a las entidades sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, que por mandato legal tienen la obligación de contar con un defensor del cliente y a aquellas que voluntariamente lo hayan designado, en los siguientes términos:
Lo previsto en el numeral 5° del Capítulo VI del Título I de la presente Circular, se aplica a aquellas entidades obligadas por la ley a contar con un defensor del cliente (numeral 4.2. del artículo 98 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, artículo 22 de la Ley 964 de 2005 y artículo 72 del Decreto 4327 de 2005 y demás normas que los modifiquen o sustituyan) y a aquellas que voluntariamente lo hayan designado.
En este orden de ideas, se encuentran obligadas por la ley a contar con defensor del cliente las entidades a las que hace referencia el artículo 1° de los Decretos 690 de 2003 y 4759 de 2005, a saber: los establecimientos de crédito, las sociedades de servicios financieros, las entidades aseguradoras, los corredores de seguros y las agencias de seguros y de títulos de capitalización que se asimilen a corredores de seguros, las sociedades de capitalización, las casas de cambio y las cajas, fondos o entidades de seguridad social administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida, así como los miembros de las bolsas de bienes y productos agropecuarios y agroindustriales, las sociedades comisionistas de bolsa, los comisionistas independientes de valores y las sociedades administradoras de fondos de inversión.
<TÍTULO I - CAPÍTULO SEXTO - Reglas sobre Competencia y Protección al Consumidor Financiero - Circular Externa 15 de 2007 - Página 39-3 - Marzo de 2007>
agentes de seguros, en la medida en que son representantes de las entidades aseguradoras y sociedades de capitalización, las actuaciones que realicen y que afecten a sus clientes y usuarios serán responsabilidad de la entidad aseguradora y/o de la sociedad de capitalización, y por tanto, de competencia del defensor del cliente de éstas. Lo anterior de conformidad con lo dispuesto por los artículos 41 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, 101 de la Ley 510 de 1999 y demás normas que los modifiquen o sustituyan.
5.2. REGLAS SOBRE LAS CALIDADES DE LOS DEFENSORES DEL CLIENTE.
Es deber de las entidades sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia a las que se refiere el artículo 1° de los Decretos 690 de 2003 y 4759 de 2005 designar Defensor del Cliente, para lo cual han de proceder en los términos establecidos en los artículos 10º de los mismos decretos, adoptando las medidas correspondientes para el mejor desempeño del Defensor de acuerdo con el mandato legal previsto en el inciso segundo del numeral 4.2. del artículo 98 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en concordancia con lo establecido en el artículo 3° de los Decretos 690 de 2003 y 4759 de 2005. Así, las entidades deberán constatar la idoneidad del defensor del cliente, examinando aspectos tales como su conducta, su solvencia moral, su formación académica, su experiencia laboral y su comportamiento crediticio, entre otros factores que considere relevantes para asegurarse de que los defensores podrán cumplir a cabalidad, en condiciones profesionales y personales adecuadas, eficientes y suficientes, las funciones previstas en los respectivos artículos 2º de los Decretos anteriormente enunciados y pueda garantizarse que actúen con absoluta independencia de los organismos de administración de las entidades y de sus vinculadas.
De conformidad con lo establecido en el numeral 3° de los artículos 10 de los Decretos 690 de 2003 y 4759 de 2005, las entidades que de acuerdo con la ley deban contar con un defensor del cliente o aquellas que voluntariamente lo hayan designado, tienen la obligación de hacer público, informando permanentemente a sus clientes o usuarios, la existencia y funciones del defensor, los medios para contactarlo, los derechos que les asisten para presentar sus quejas, la forma de interponerlas y el procedimiento para resolverlas.
Así, en la medida que la mencionada disposición pretende que los consumidores financieros conozcan acerca de la posibilidad de acudir al Defensor del Cliente como un instrumento de protección de sus derechos, la misma debe entenderse de conformidad con el precepto consagrado en el artículo 98, numeral 4.1. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero que consagra el deber general de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, de emplear la debida diligencia en la prestación de los servicios en cuanto desarrollan actividades de interés público, bajo la perspectiva de una atención debida en el desarrollo de las relaciones contractuales y en general, en el desenvolvimiento normal de sus operaciones.
En ese contexto, los mecanismos de publicidad que para tal efecto se diseñen en cada entidad deberán ser idóneos, adecuados y permanentes y contener la información correspondiente a cada medio de divulgación según se indica más adelante:
a) El nombre del defensor del cliente y de su suplente.
b) Datos para contactar al defensor y a su suplente: horario de atención, dirección física, teléfono, fax y correo electrónico.
c) Las funciones del Defensor del Cliente: i) dar trámite a las quejas contra las entidades vigiladas en forma objetiva y gratuita ii) ser vocero de los consumidores financieros ante la institución, lo cual implica la posibilidad de dirigir en cualquier momento a las juntas directivas o consejos de administración de las entidades, recomendaciones, propuestas y peticiones.
d) La posibilidad que tiene el usuario de formular sus quejas contra las entidades supervisadas con destino al defensor del cliente en cualquier agencia, sucursal, oficina de corresponsalía u oficina de atención al público de la correspondiente entidad, así como la posibilidad de dirigirse al defensor con el ánimo de que éste formule recomendaciones y propuestas ante las vigiladas en aquellos aspectos que puedan favorecer las buenas relaciones entre éstas y sus clientes.
e) Señalar que para la presentación de quejas ante el defensor del cliente no se exige ninguna formalidad, sino que basta con indicar el motivo de la misma, describiendo los hechos y los derechos que considere vulnerados así como la identificación y demás datos que permitan contactar al consumidor financiero para hacerle llegar la correspondiente respuesta.
f) Los asuntos que le corresponde conocer: i) en cuanto a quejas, por posible incumplimiento de las normas que rigen el desarrollo o ejecución de los servicios o productos que ofrecen o prestan las entidades vigiladas o respecto de la calidad de los mismos ii) como vocero de clientes y usuarios, sobre la actividad de las entidades y que a su juicio puedan mejorar, facilitar, aclarar o regularizar las relaciones, la correcta prestación del servicio, la seguridad y la confianza que debe existir con los consumidores financieros.
g) Una descripción del procedimiento establecido para atender las quejas presentadas con indicación de los tiempos máximos para cada etapa.
<TÍTULO I - Reglas sobre Competencia y Protección al Consumidor Financiero - Circular Externa 15 de 2007 - Página 39-4 - Marzo de 2007>
h) Los asuntos que se encuentran excluidos de la competencia del defensor del cliente y los casos en los cuales el defensor del cliente no puede intervenir o debe suspender su estudio del caso.
i) El derecho que le asiste a los consumidores financieros para escoger entre acudir directamente a la entidad supervisada, al defensor del cliente o a la Superintendencia Financiera de Colombia para presentar su queja de conformidad con lo establecido en el numeral 4.3. del artículo 98 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, advirtiendo que cada institución evaluará los trámites dentro del marco de competencia que le corresponda. Para el efecto, deben indicarse claramente los asuntos que están excluidos de la competencia del defensor del cliente.
j) La indicación del alcance y los efectos de las decisiones del defensor del cliente en el sentido que éstas no obligan a las partes, a menos que sean expresamente aceptadas o que las entidades en sus normas de buen gobierno o reglamentos internos establezcan que los pronunciamientos a favor del consumidor financiero y aceptadas por éste, sean de obligatorio cumplimiento para la entidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 9° de los decretos 690 de 2003 y 4759 de 2005.
k) La indicación de que el defensor del cliente puede ser sancionado, previa investigación administrativa, por el incumplimiento de las obligaciones a su cargo y, a su turno, la entidad puede ser objeto de investigación con fines sancionatorios, por no designar defensor del cliente, no efectuar las apropiaciones necesarias para el suministro de recursos humanos y técnicos que requiera el defensor para su adecuado desempeño o por no proveer al defensor la información que necesite, de conformidad con lo establecido en los artículos 13 y 5° de los Decretos 690 de 2003 y 4759 de 2005.
Para tales efectos y en desarrollo del deber de debida diligencia en la prestación del servicio antedicho, las entidades supervisadas deberán utilizar los siguientes mecanismos para divulgar la existencia del defensor del cliente, con la información que en cada numeral se indica para cada medio, advirtiendo que éstos deben ser suficientes para dar cumplimiento al objetivo de la norma y reemplazarse tantas veces como actualizaciones requieran en atención a las modificaciones que ocurran respecto del defensor y de su suplente:
(i) Avisos en lugares y con características visibles para el público, los cuales deberán colocarse en todas las oficinas, sucursales y agencias de la entidad u oficinas de corresponsalía con la información contenida en los literales a), b), c) y e) de este numeral.
(ii) En las comunicaciones o en los extractos que les envíen a sus clientes incluir una nota que haga referencia a información precisa de ubicación del defensor (dirección física, teléfonos, correo electrónico y fax).
(iii) Folletos informativos mediante los cuales se dé a conocer la institución del defensor entregados al nuevo cliente y a disposición de los actuales clientes y usuarios con toda la información indicada en este numeral [literales a) al k)].
(iv) En las páginas web incluir la información correspondiente con un vínculo de acceso directo a la defensoría del cliente desde la página principal de la entidad con toda la información indicada en este numeral [literales a) al k)].
(v) En las respuestas a las reclamaciones de los usuarios informar sobre la posibilidad de que se acuda al defensor, quien resolverá dentro del marco de sus funciones, con la información contenida en los literales a), b), c) y e) de este numeral.
(vi) Los demás mecanismos que consideren pertinentes a través de medios con plena cobertura, siempre y cuando mediante éstos se garantice que se pueda hacer público entre sus clientes y usuarios la existencia del defensor del cliente de la respectiva entidad.
Los administradores de las entidades vigiladas deberán asegurarse de que los mecanismos de información sean adecuada y permanentemente divulgados entre los consumidores financieros, lo que implica además un programa de capacitación a los funcionarios de las oficinas de atención al público y áreas de atención al cliente sobre la existencia y funciones del defensor.
5.4. REGLAS SOBRE EL INFORME DE GESTIÓN DEL DEFENSOR DEL CLIENTE.
Los numerales 4° de los artículos 11 de los Decretos 690 de 2003 y 4759 de 2005 consagran dentro de las obligaciones del defensor del cliente la presentación de un informe a la entidad a la cual presta sus servicios dentro del primer trimestre de cada año, en el que refiera el desarrollo de sus funciones durante el año precedente.
De igual forma y dentro del mismo término, el defensor del cliente deberá rendir tal informe directamente a la Junta Directiva de la entidad y a la Dirección de Protección al Consumidor Financiero de la Superintendencia Financiera de Colombia.
El informe deberá contener como mínimo la siguiente información:
a) Criterios utilizados por el defensor del cliente en sus decisiones.
<TÍTULO I - Capítulo Sexto - Reglas sobre Competencia y Protección al Consumidor Financiero - Circular Externa 15 de 2007 - Página 39-4 - Marzo de 2007>
b) Reseña indicativa de las conclusiones de las reuniones que durante el periodo se realizaron con la revisoría fiscal, las áreas de control interno, servicio al cliente, otras oficinas, dependencias o funcionarios de la entidad para evaluar los servicios y los pronunciamientos del defensor sobre casos determinados (frecuentes, cuantiosos o importantes a juicio del defensor).
c) Relación y breve descripción de los casos en los que la entidad i) consideró que el defensor carece de competencia ii) no colaboró con el defensor, vb.gr. no suministro la información requerida y iii) no aceptó el pronunciamiento del defensor a favor del consumidor financiero.
d) Referencia estadística de quejas: i) número de quejas recibidas en el año anterior. ii) número de quejas tramitadas. Esta información debe corresponder al “Informe estadístico de quejas-Defensor del Cliente” que se transmite a esta Superintendencia.
e) Indicación y breve descripción de las prácticas indebidas (ilegales, no autorizadas o inseguras) que haya detectado dentro del período respectivo.
f) Relación y breve descripción de los pronunciamientos que el defensor considere de interés general y/o de conveniente publicidad por el tema tratado. Copia de las citadas decisiones, respetando la reserva de identidad de los peticionarios, deberán incluirse como anexo del informe.
g) Indicación y descripción completa de las recomendaciones o sugerencias formuladas a la entidad durante el año precedente, encaminadas a facilitar las relaciones entre ésta y sus consumidores financieros, en caso de haberlas presentado o considerarlas convenientes.
h) Referencia a las solicitudes efectuadas a la entidad sobre los requerimientos humanos y técnicos para el desempeño de sus funciones, en caso de haberlas presentado o requerirlas.
i) Cualquier otro dato o información que el defensor considere de público interés o que solicite esta Superintendencia en desarrollo de lo establecido en los numerales 7° de los artículos 11 de los Decretos 690 de 2003 y 4759 de 2005.
Dada la doble función de los defensores del cliente, relativas a ser vocero de los consumidores financieros ante la institución y dar trámite a las quejas, cabe advertir que la obligación de presentación del informe anual de actividades existe independientemente de la interposición o no de quejas durante el año precedente en contra de la entidad a la cual presta sus servicios el defensor. Así, de no existir quejas para el período respectivo, es claro que por sustracción de materia el informe no contendrá lo relativo a las mismas [literales a, c), d) y f) del numeral 5.4. de este Capítulo], tornándose más relevante aún su función como voceros de los clientes o usuarios según el numeral que sigue, entendiendo que estará contenida en el desarrollo de los demás literales [b), e), g) h) y el i)].
5.5. REGLAS SOBRE LA FUNCIÓN DE VOCERÍA DE CLIENTES Y USUARIOS.
En virtud de lo consagrado en los artículos 2° y 5° de los decretos 690 de 2003 y 4759 de 2005, el defensor del cliente tiene como función la de ser vocero de los clientes y usuarios ante la respectiva institución, de manera independiente de los asuntos relacionados con las quejas, pudiendo dirigir en cualquier momento a las juntas directivas o consejos de administración de las entidades vigiladas: i). Recomendaciones, ii) Propuestas y iii). Peticiones.
De acuerdo con lo expuesto, es pertinente precisar que:
a) Las solicitudes versarán sobre la actividad de las entidades que hubieren merecido la atención del defensor y que puedan mejorar, facilitar, aclarar o regularizar cualquiera de los siguientes aspectos:
- La correcta prestación del servicio.
- Las relaciones entre las entidades y sus clientes
- La seguridad.
- La confianza que debe existir entre las entidades y sus clientes.
Lo anterior ya porque el defensor lo haya determinado directamente o en uso del derecho que asiste a los consumidores financieros de dirigirse a éste con el ánimo de formular recomendaciones o propuestas según se resalta en el literal d) del numeral 5.3.
b) Las solicitudes se harán a través de la persona que cada institución haya designado para llevar a cabo sus relaciones con el defensor conforme lo señalan las normas; sin embargo es preciso señalar que éste funcionario deberá poner en conocimiento de las juntas directivas o consejos de administración de la entidad las comunicaciones que el defensor le dirija a más tardar en la sesión inmediatamente siguiente.
c) En desarrollo de la función de vocería es necesario que el Defensor del Cliente haga seguimiento a las recomendaciones, sugerencias o asuntos que hubiere solicitado llevar al conocimiento de la Junta Directiva o del Consejo de Administración; por tanto la respectiva entidad deberá informarle sobre las actuaciones adelantadas o consideraciones efectuadas por la entidad frente a las mismas, dentro de los tres (3) meses contados a partir de la fecha de su presentación a la entidad.
<TÍTULO I - Capítulo Sexto - Reglas sobre Competencia y Protección al Consumidor Financiero - Circular Externa 15 de 2007 - Página 39-6 - Marzo de 2007>
En desarrollo de lo dispuesto en el presente numeral, las entidades a que se refiere el numeral 5.1. del presente capítulo deben remitir a la Superintendencia Financiera de Colombia la siguiente información:
5.6.1. Al Grupo de Registro, la información relativa al nombre, identificación, ubicación física (dirección, teléfono y fax) y dirección electrónica, tanto de su defensor del cliente como del respectivo suplente, así como el tipo, fecha y número del documento mediante el cual se hicieron las respectivas designaciones. La información deberá remitirse inmediatamente ocurran las designaciones y en todo caso dentro de un término que no debe superar los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en la cual hayan tenido lugar.
5.6.2. Al Grupo de Registro, cualquier modificación que ocurra respecto de la información mencionada en el numeral anterior, tantas veces como cambios se presenten a efectos de mantener actualizadas las bases de datos y la información suministrada al público. Este deber implica el reporte de la información sobre todas las decisiones relacionadas directamente con el defensor del cliente y su suplente vb.gr. remoción, reelección, designación de uno diferente, etc, lo cual deberá ser informado inmediatamente y en todo caso dentro de un término que no debe superar los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en la cual se hayan producido.
5.6.3. A la Dirección de Protección al Consumidor Financiero, un informe del representante legal de la entidad, sobre las actuaciones adelantadas o consideraciones efectuadas por la entidad frente a las recomendaciones o sugerencias en caso de que el defensor las hubiere realizado. Igual deber tendrá la administración de la entidad respecto de los casos y asuntos que el defensor hubiere solicitado llevar al conocimiento de la Junta Directiva o del Consejo de Administración.
El término máximo para la remisión de estos informes será a los tres (3) meses contados a partir de la fecha de su presentación a la entidad y desde la fecha del escrito en el cual el defensor solicitó llevar a conocimiento de la Junta determinado caso o situación.
5.6.4. A la Dirección de Protección al Consumidor Financiero, copia de los pronunciamientos del defensor que hayan hecho públicos según lo dispuesto por el parágrafo segundo del artículo 7 de los decretos 690 de 2003 y 4759 de 2005 en el entendido que la Superintendencia podrá hacer públicas las decisiones que considere útiles. Tal remisión deberá realizarse dentro del mes siguiente a la publicación de tales decisiones.
5.6.5. La información que la Superintendencia tenga a bien solicitar en cualquier momento de acuerdo con lo dispuesto en los numerales 7° de los artículos 11 de los Decretos 690 de 2003 y 4759 de 2005.
Las entidades sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia que no estén obligadas a contar con un defensor del cliente y que tampoco lo hayan designado de manera voluntaria, en desarrollo del deber general establecido en el numeral 4.1. del artículo 98 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, deben diseñar e implementar en todas sus oficinas, sucursales y agencias, mecanismos por medio de los cuales informen a sus consumidores financieros acerca de la posibilidad que tienen de formular sus solicitudes a la propia institución en uso del derecho de petición en interés particular consagrado en el Código Contencioso Administrativo y de acudir directamente a la Superintendencia Financiera de Colombia para presentar las quejas en su contra, relativas al adecuado cumplimiento de las normas que las obligan. Para el efecto podrán utilizar los mecanismos de divulgación sugeridos en el numeral 5.3. precedente
<TÍTULO I - Capítulo Sexto - Reglas sobre Competencia y Protección al Consumidor Financiero - Circular Externa 15 de 2007 - Página 39-7 - Marzo de 2007>
Las entidades vigiladas por la SBC, en tanto desarrollan actividades de interés público (art. 335 de la C.N.) deben, en cumplimiento de la obligación de emplear la debida diligencia en la prestación de sus servicios y de abstenerse de abusar de su posición dominante (artículo 98 del EOSF), evitar incurrir en prácticas que impidan injustificadamente el acceso a los mismos.
En tal sentido, si bien corresponde a las entidades vigiladas definir los segmentos de mercado en los cuales desarrollan su actividad, una vez definidos éstos, el acceso a los servicios que prestan no puede ser discriminatorio, desigual, negado o suspendido injustificadamente.
De tal forma, cuando la prestación de un servicio no sea impuesta obligatoriamente por su régimen respectivo, la negativa para suministrarlo o su terminación unilateral debe basarse, estrictamente, en la evaluación de las condiciones y los riesgos inherentes a las operaciones que se realizan o se realizarían con cada consumidor, de forma que la abstención de prestarlos esté plenamente justificada en criterios objetivos y razonables que deben ponerse en conocimiento del consumidor cuando lo solicite.
En tal sentido, es deber de las entidades vigiladas adoptar en los procedimientos de vinculación de clientes las medidas necesarias dirigidas a evitar incurrir en prácticas que impidan infundadamente el acceso a los servicios.
La Superintendencia Financiera de Colombia, en desarrollo de lo dispuesto en los numerales 2° y 3° del artículo 20 del Decreto 4327 de 2005, y en ejercicio de las facultades contempladas en el literal a) del artículo 6° de la Ley 964 de 2005, en el literal a) del numeral 3° del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y en concordancia con lo previsto en el numeral 9º del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005, impone a las entidades vigiladas -incluso aquellas que no tienen el deber de contar con defensor- la obligación de diligenciar el “Informe estadístico de reclamaciones-entidad”. Así mismo, se impone a los defensores del cliente la obligación de diligenciar el “Informe estadístico de reclamaciones-defensor del cliente”
Del mismo modo, se impone a las entidades vigiladas la obligación de remitir a esta Superintendencia los informes: (i) “Informe estadístico de reclamaciones-entidad (Informe N° 54 Proforma N° F0000-116 Formato N° 379) e (ii) “Informe estadístico de reclamaciones-defensor del cliente (Informe N° 41 Proforma N° F0000-98 Formato N° 378). Ambos informes deberán venir suscritos con la firma digital del representante legal de la respectiva entidad.
Respecto de las decisiones proferidas por el defensor del cliente a favor del consumidor financiero, las entidades vigiladas tendrán las siguientes obligaciones: (i) Informar al defensor las decisiones que hayan sido aceptadas por la entidad, indicando la cuantía, modo, tiempo, lugar y cumplimiento de las obligaciones pactadas. (ii) Informar al defensor del cliente las decisiones que no hayan sido aceptadas por la entidad, indicando las razones por las cuales se aparta de las mismas.
Los trámites que no constituyan por su naturaleza una reclamación, como aquellos casos en los que simplemente se solicita información ó documentos, no deben relacionarse en los informes mencionados.
Finalmente, cuando la entidad vigilada reciba reclamaciones por parte de sus consumidores financieros en contra del defensor del cliente, deberá remitir copia de éstas a la Superintendencia Financiera de Colombia.
<TÍTULO I - Capítulo Sexto - Reglas sobre Competencia y Protección al Consumidor Financiero - Circular Externa 15 de 2007 - Página 39-8 - Marzo de 2007>
8. INSTRUCCIONES RELACIONADAS CON LA PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO RESPECTO DE LAS CONDICIONES DE LA GESTIÓN DE COBRANZA. <Numeral adicionado por la Circular 48 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Con el fin de garantizar que las entidades vigiladas actúen dentro del marco general de la debida diligencia en la prestación del servicio en la gestión de cobranza a deudores morosos, de manera que se garanticen los derechos de los consumidores financieros, esta Superintendencia imparte las siguientes instrucciones:
8.1. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 48 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
La presente circular se aplicará a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, con excepción de aquellas que se encuentren sometidas a algún régimen especial sobre el particular, tales como las entidades administradoras de fondos de pensiones y cesantías quienes deberán atender las disposiciones especiales que resulten aplicables.
Las instrucciones impartidas a través de la presente circular deberán ser atendidas por las entidades vigiladas, independientemente de que la gestión sea realizada directamente por estas o a través de terceros. En todo caso, la contratación de terceros para realizar las gestiones de cobranza, se hará bajo la entera responsabilidad de la entidad vigilada quien es igualmente responsable de velar porque los terceros contratados, atiendan en forma integral las instrucciones establecidas en la presente Circular.
Las entidades vigiladas deberán incluir en sus contratos una cláusula en la que se señale que el cesionario de la cartera, cuando esta sea transferida, observará las pautas de cobro establecidas por la Superintendencia Financiera de Colombia en la presente circular.
8.2. COBRANZA PREJUDICIAL. <Numeral adicionado por la Circular 48 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
8.2.1. GASTOS DE COBRANZA PREJUDICIAL.
Para los efectos del presente numeral se entiende por gastos de cobranza prejudicial toda erogación en la que haya incurrido la entidad vigilada por razón de las actividades desplegadas durante el ejercicio de la gestión de cobro prejudicial, tendientes a obtener la recuperación de su cartera, incluidos los honorarios profesionales, independientemente de que la gestión sea realizada directamente por funcionarios de la entidad o por terceros facultados por ésta.
Los mecanismos de cobranza prejudicial deben constituirse en formas privadas y pacíficas de solución de litigios que resulten menos gravosas para ambas partes; su ejercicio no podrá constituir una fuente adicional de conflictos ni proponerse como una estrategia para eludir el cumplimiento de los requisitos, cargas, términos de prescripción y demás garantías de imparcialidad que asegura el proceso.
En este orden de ideas, la gestión de cobranza realizada por entidades vigiladas o por terceros
autorizados por éstas deberá efectuarse con profesionalismo, garantizando el respeto de los consumidores financieros y absteniéndose de abusar de su posición dominante contractual.
Constituyen formas indebidas de cobranza, por ejemplo, aquellas que buscan presionar el pago poniendo en conocimiento de terceros que no son parte de la relación crediticia, y a las que no asiste un interés respaldado en razones legales o de orden público, vr. gr. cobro a través de chepitos, fijar avisos en zonas comunes al conjunto residencial o en diarios de amplia circulación donde se informe de manera indiscriminada de la condición de deudor de una persona, así como el envío de comunicaciones a terceros que tengan relaciones comerciales con el deudor, sin perjuicio de la posibilidad de enviar la información del comportamiento de pagos de los deudores a las centrales de información, de acuerdo con lo previsto en las disposiciones legales que resulten aplicables.
8.2.2. DEBER DE INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 48 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades vigiladas deberán informar a los consumidores financieros de manera clara, cierta, precisa, suficiente y de fácil comprensión para éstos, en forma previa y al momento de la aprobación o desembolso de los créditos, lo siguiente:
a) Las políticas y mecanismos implementados por la entidad para efectuar la gestión de cobranza prejudicial.
b) El momento a partir del cual se iniciará la gestión de cobranza prejudicial.
c) Los gastos derivados de la gestión de cobranza prejudicial, incluida la forma para determinarlos y los conceptos empleados para su liquidación.
d) Las dependencias internas o las entidades externas autorizadas por la vigilada para adelantar las gestiones de cobranza.
e) Las entidades vigiladas deberán informar si las personas que realizan la gestión de cobranza se encuentran autorizadas para aceptar acuerdos de pago con los consumidores financieros.
f) Los canales a través de los cuales los deudores podrán efectuar el pago.
Cualquier modificación relacionada con la información de que tratan los anteriores literales deberá ser informada al cliente por escrito, de manera oportuna a través de mecanismos idóneos. En todo caso, los cambios o modificaciones de dicha información deberá ser comunicada en los extractos o estados de cuenta de las obligaciones.
Las anteriores instrucciones se entenderán sin perjuicio de la obligación de las entidades vigiladas de mantener a disposición de los consumidores financieros tal información en oficinas y a través de los medios que se consideren idóneos.
8.2.3. CONDICIONES DE LA GESTIÓN DE COBRANZA PREJUDICIAL. <Numeral adicionado por la Circular 48 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Si bien los gastos de cobranza no son de aquellos que se reputan como intereses en los términos de los artículos 65 y 68 de la Ley 45 de 1990, para poder ser trasladados a los deudores, las entidades vigiladas y los terceros autorizados por éstas deberán atender las siguientes instrucciones:
a) Las entidades vigiladas deberán asegurarse de que las personas responsables de hacer la gestión de cobro den un buen trato al deudor.
b) Todo cobro que se traslade al consumidor financiero por concepto de gastos de cobranza deberá implicar el despliegue de una actividad real encaminada efectivamente a la recuperación de cartera, y el costo de la misma deberá corresponder a los montos que hayan sido previamente informados a los deudores. Se considera práctica no autorizada el cobro a los deudores por concepto de gastos de cobranza en forma automática, es decir, por el simple hecho de incurrir en mora o sin mediar gestión alguna tendiente a procurar el recaudo efectivo de la obligación.
c) Los cobros deberán ser razonables y proporcionados a la gestión efectivamente adelantada.
d) No se podrá realizar ningún cobro por concepto de gastos de cobranza, si estos no se encuentran debidamente sustentados. En consecuencia, las entidades vigiladas deberán disponer lo pertinente para que todas las actividades realizadas tendientes a lograr la recuperación de la cartera queden debidamente registradas y sirvan de sustento para el cobro.
e) Los funcionarios o terceros facultados para realizar la gestión de cobranza deberán identificarse debidamente ante el deudor.
f) Los funcionarios o terceros facultados para realizar la gestión de cobranza deberán brindar información cierta, suficiente, actualizada y de fácil comprensión respecto de las obligaciones objeto de cobro, vb.gr. monto de la obligación, saldo pendiente por cancelar, valor y tasa de los intereses corrientes y de mora, fechas de vencimiento y de pago, días de retardo, datos de contacto de los funcionarios o terceros autorizados a quienes puede acudir a fin de realizar eventuales acuerdos de pago, orden de imputación de los pago, entre otros.
g) De todas las gestiones realizadas para la recuperación de cartera y de la información que se suministró a los deudores deberá dejarse constancia documental, es decir, que pueda ser reproducida y suministrada al deudor cuando éste o las entidades competentes así lo requieran.
h) Las gestiones de cobro deberán efectuarse de manera respetuosa y en horarios adecuados para los consumidores financieros. Se entenderá por horarios adecuados aquellos que no afecten la intimidad personal y familiar del deudor.
Cuando habiéndose desplegado la gestión de cobro en horarios adecuados, no sea posible localizar al deudor, la entidad podrá de manera excepcional, intentar ubicarlo en horarios extraordinarios.
i) Los funcionarios o terceros autorizados para adelantar la gestión de cobranza deben reportar a la entidad vigilada de manera inmediata el acuerdo a que se llegó con el deudor y el dinero cancelado por éste, a fin de que la aplicación del pago sea igualmente inmediata.
j) De todos los pagos efectuados por el deudor debe expedirse un comprobante en el cual se encuentre desagregada la aplicación del pago, el cual podrá ser entregado concomitante con el pago o posteriormente.
k) Las entidades vigiladas deberán establecer mecanismos tendientes a garantizar, por parte de los funcionarios o los terceros autorizados para realizar la gestión de cobranza, la custodia y reserva de la información del cliente.
l) Las entidades vigiladas deberán llevar un registro permanentemente actualizado en el cual se indique a qué casa de cobranza externa fue remitido el deudor, cuando sea el caso.
m) Las entidades deberán informarle al deudor el orden de la imputación de pagos.
n) Las entidades deberán garantizar que exista transparencia en la información que suministran directamente los funcionarios de esta y terceros facultados para realizar la gestión de cobranza, de manera que no existan inconsistencias entre una y otra información.
8.3. COBRANZA JUDICIAL. <Numeral adicionado por la Circular 48 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Cuando el cobro de la obligación se realice a través de un proceso judicial, las entidades deberán observar las directrices impartidas por el juez en cada etapa del proceso, pues él es el único competente para adoptar los mecanismos tendientes a hacer cumplir sus decisiones.
8.4. COBRANZA EN LOS CRÉDITOS DE VIVIENDA. <Numeral adicionado por la Circular 48 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Tratándose del cobro de créditos de vivienda, las entidades vigiladas deberán informar a los deudores que los gastos en que incurran las entidades financieras por concepto de gestiones de cobranza correrán por cuenta de la respectiva institución vigilada hasta el momento en que se presente la demanda, y que el cobro judicial correrá a cargo del deudor. Lo anterior, de conformidad con lo establecido por el artículo 16 del Decreto 2331 de 1998, en concordancia con el numeral 2.1.3. literal b) y 9 del Capítulo Cuarto del Título Tercero de la Circular Básica Jurídica, y demás normas que las modifiquen o sustituyan.
8.5. COBRANZA EN LOS MICRO-CRÉDITOS.
En el caso de los gastos de cobranza de las obligaciones derivadas de micro créditos, las entidades vigiladas deberán observar lo previsto en el artículo 39 de la Ley 590 de 2000 y demás normas que la modifiquen o sustituyan. Dicha disposición autoriza expresamente a los intermediarios financieros y a las organizaciones especializadas en crédito micro empresarial para cobrar honorarios y comisiones de conformidad con las tarifas que autorice el Consejo Superior de Microempresa.
9. INFORMACIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO. <Numeral adicionado por la Circular 38 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
9.1. CONSIDERACIONES GENERALES. <Numeral adicionado por la Circular 38 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
La información cierta, suficiente, clara y oportuna, facilita la adopción de decisiones informadas y constituye uno de los principales mecanismos de protección para los consumidores financieros.
Precisamente, la Ley 1328 de 2009 “Por la cual se dictan normas en materia financiera, de seguros, del mercado de valores y se dictan otras disposiciones”, en concordancia con lo señalado por el artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, establece que las entidades vigiladas tienen la obligación de suministrar a los consumidores financieros toda la información necesaria para que estos escojan las mejores opciones del mercado de acuerdo con sus necesidades.
Según lo dispuesto en dicha ley, la información es: (i) un derecho de los consumidores financieros en los términos del literal b) del artículo 5°; (ii) una obligación especial de las entidades vigiladas de acuerdo con lo establecido en los literales a), b), c), f), g), h), j), o), p) y s) del artículo 7°; (iii) un principio orientador que debe regir las relaciones que se establezcan entre los consumidores financieros y las entidades al tenor de lo previsto por el literal c) del artículo 3° de la misma norma y (iv) un elemento constitutivo del Sistema de Atención al Consumidor Financiero al que se refiere el literal c) del artículo 8 de la misma disposición.
Con base en las anteriores consideraciones, en el presente numeral se imparten las instrucciones necesarias para que las entidades vigiladas por esta Superintendencia suministren a los consumidores financieros la información que estos requieran, según lo establecido en las disposiciones anteriormente mencionadas.
9.2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 38 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia deberán atender las instrucciones generales que se imparten en el presente numeral respecto de todos los productos o servicios que exijan para su formalización la suscripción de un contrato de adhesión, sin perjuicio de las especiales previstas en otros apartes o instructivos sobre la materia.
Así mismo, las presentes instrucciones deberán observarse (i) antes de la celebración de un contrato; (ii) durante su ejecución; y (iii) después de la terminación del mismo.
9.3. FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 38 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
La información que divulguen o suministren las entidades vigiladas a los consumidores financieros deberá:
a) Dotar a los consumidores financieros de elementos y herramientas suficientes para la toma de decisiones.
b) Facilitar la adecuada comparación de las distintas opciones ofrecidas en el mercado, y
c) Propender porque los consumidores financieros conozcan los derechos y obligaciones pactadas.
9.4. REQUISITOS DE LA INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 38 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
La información que divulguen o suministren las entidades vigiladas debe cumplir con la finalidad prevista en el subnumeral precedente y para ello, como mínimo, deberá:
a) Ser cierta, suficiente y corresponder a lo ofrecido o previamente publicitado.
b) Ser clara y comprensible.
c) Ser divulgada o suministrada oportunamente.
d) Encontrarse vigente al momento en que se suministre o divulgue, indicándose el tiempo de vigencia y la fecha de la última actualización.
e) Ser entregada o estar permanentemente disponible para los consumidores financieros, como mínimo en los sitios web de las entidades vigiladas y en sus oficinas.
9.5. DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 38 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades vigiladas deberán atender las siguientes instrucciones en la difusión de la información a los consumidores financieros:
a) La información deberá ser divulgada a través de mecanismos que garanticen la observancia de los requisitos señalados en el subnumeral 9.4 precedente. Los criterios empleados para la selección de tales mecanismos deberán estar debidamente documentados.
b) Las entidades vigiladas deberán divulgar las medidas, canales e instrumentos que implementen para la atención a personas con cualquier tipo de discapacidad y adultos mayores.
c) La información que suministren las entidades vigiladas a los consumidores financieros directamente o a través de terceros (asesores, agentes comerciales, entre otros) deberá ser concordante con aquella contenida en los contratos correspondientes y la divulgada o publicitada por la entidad a través de los diferentes medios y/o canales.
9.6. DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE LOS SITIOS WEB DE LAS ENTIDADES. <Numeral adicionado por la Circular 38 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades vigiladas deberán observar las siguientes reglas, cuando divulguen la información a la que se refiere el numeral 9 del presente Capítulo en sus respectivos sitios web:
a) Todas las entidades deberán implementar en la página de inicio de sus sitios web un vínculo con el nombre “información sobre productos y servicios”.
b) La información correspondiente a cada producto o servicio comercializado, debe estar publicada individualmente, de forma tal que el consumidor financiero pueda conocerla en detalle y sin que de lugar a confusión con otro producto o servicio.
A manera de ejemplo, en el producto cuenta de ahorros deberá separarse la información correspondiente a cada una de las diferentes modalidades ofrecidas tales como: cuenta de ahorros para niños, cuenta empresarial, cuenta de nómina, cuenta AFC, y así respecto de cada producto por la entidad.
c) Las tarifas y tasas de interés deben ser informadas de manera individual, es decir, respecto de cada producto o servicio.
d) Los contratos, reglamentos o anexos que se publiquen en los sitios web deben tener la fecha de la última actualización y mostrar los cambios o modificaciones efectuadas.
9.7. CONTENIDO MÍNIMO DE LA INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 38 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades vigiladas deberán informar a los consumidores financieros, como mínimo, lo siguiente:
9.7.1. INFORMACIÓN GENERAL DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS. <Numeral adicionado por la Circular 38 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
a) Condiciones, plazos y requisitos mínimos para acceder a los productos o servicios.
b) Plazos y términos (por ejemplo: duración del contrato, términos para el ejercicio de los derechos, plazos establecidos para la renovación, prórroga o cancelación de los productos o servicios, términos de respuesta a solicitudes de productos o servicios, entre otros).
c) Procedimientos para la apertura y finalización de los productos o servicios ofrecidos.
d) Descripción general y condiciones de funcionamiento de los productos o servicios.
e) Mecanismos habilitados por las entidades vigiladas para la atención al consumidor financiero (por ejemplo: canales de comunicación habilitados para la atención del consumidor, tales como líneas telefónicas, correos electrónicos, chats en línea, entre otros).
f) Descripción de los derechos y obligaciones de los consumidores financieros y de las entidades vigiladas.
g) Contratos de adhesión y sus respectivos reglamentos, así como cualquier otro documento en donde se establezcan obligaciones para las partes.
h) Recomendaciones de seguridad para la realización de operaciones.
i) Causales que facultan a la entidad vigilada o al consumidor financiero a terminar unilateralmente y por anticipado el contrato.
j) Mecanismos para la protección de los derechos y la atención de los consumidores financieros en la entidad o a través del defensor del consumidor financiero.
k) Canales de distribución de servicios financieros habilitados para la realización de operaciones de conformidad con lo señalado en el numeral 2.3. del Capítulo Décimo Segundo del Título Primero de la Circular Básica Jurídica. Así mismo, deberán indicarse las operaciones que se pueden realizar a través de cada uno de ellos, junto con sus correspondientes restricciones y condiciones (por ejemplo: montos máximos y mínimos, operaciones o transacciones restringidas, preinscripciones, entre otros).
l) Ubicación y horario de atención de todos los canales de propiedad de la entidad a los que se refiere el Capítulo Décimo Segundo del Título Primero de la Circular Básica Jurídica, que tengan dispuestos para la realización de operaciones.
m) Convenios suscritos por la entidad vigilada con terceros para el pago o recaudo de servicios públicos, telefonía móvil, servicios educativos, de salud, etc.
n) Cualquier información adicional que la entidad considere necesaria para cumplir con la finalidad prevista en el subnumeral 9.3.
9.7.2 TARIFAS Y TASAS DE INTERÉS. <Numeral adicionado por la Circular 38 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades vigiladas deberán divulgar a los consumidores financieros la siguiente información relacionada con las tarifas y tasas de interés respecto de cada producto o servicio ofrecido comercialmente:
a) Tarifas por concepto de administración y/o cuotas de manejo de los productos, servicios e instrumentos para la realización de operaciones.
b) Tarifas por el uso de canales e instrumentos definidos en el Capítulo Décimo Segundo del Título I de la Circular Básica Jurídica.
c) Tasas de interés causadas con ocasión de los contratos suscritos, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 68 de la Ley 45 de 1990, así como su correspondiente forma de liquidación.
Las entidades deberán expresar las tasas de interés fijas o variables únicamente en términos efectivos anuales atendiendo lo dispuesto en el numeral 2° literal g) del Capítulo Primero, Título II de la presente circular. Así mismo, para efectos de realizar el cálculo de dichas tasas, deberá darse cumplimiento a lo previsto en el numeral 10 literal h) de la misma disposición.
d) Tasas de interés remuneratorias reconocidas a los consumidores financieros y forma de liquidación de las mismas, expresadas en términos efectivos anuales.
e) Cargos tributarios del producto o servicio respecto de los cuales la entidad vigilada actúe como agente retenedor, indicando el porcentaje o monto de los mismos.
f) Monto correspondiente a las sanciones pecuniarias establecidas por incumplimientos contractuales.
g) Gastos de cobranza.
h) Tarifas que se cobren por concepto de extractos, certificaciones y otros servicios prestados por la entidad a los usuarios de las operaciones no monetarias.
i) Cualquier cobro o pago adicional que deban efectuar los consumidores financieros, diferente de los mencionados en los literales anteriores.
9.8. REGLAS ESPECIALES PARA LAS ENTIDADES ASEGURADORAS. <Numeral adicionado por la Circular 38 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Sin perjuicio de las reglas generales previstas en los subnumerales anteriores, las entidades aseguradoras deberán cerciorarse de que los consumidores financieros tengan acceso a los modelos de las pólizas que comercializan mediante la publicación en sus sitios web.
Así mismo, deberán suministrar a los consumidores financieros mediante la publicación en un vínculo destacado en la página de inicio de su sitio web y en forma particular para cada producto comercializado, como mínimo, la siguiente información:
a) Las coberturas básicas con sus exclusiones, valor de los deducibles, períodos de carencia o tiempos de permanencia mínimos antes de la cobertura, límites de edad, renovación automática, revocación unilateral y cualquier otra figura legal que limite el derecho a obtener una indemnización.
b) Los trámites que se deben adelantar ante la aseguradora para obtener el pago del seguro de acuerdo con la clase de producto, indicando si este valor corresponde o no al valor real del interés asegurado en el momento del siniestro o al monto efectivo del perjuicio patrimonial sufrido por el asegurado.
c) Los plazos y forma en que el asegurado debe acreditar la ocurrencia del siniestro y la cuantía de la pérdida y los derechos que surgen en el evento en que la entidad aseguradora no pague la indemnización dentro del mes siguiente a dicha acreditación.
d) Explicar de manera descriptiva las figuras de coaseguro, subrogación y transmisión del interés asegurado, con sus consecuencias.
e) Informar el procedimiento para la devolución de primas en los casos de presentarse las figuras de sobreseguro, disminución del interés asegurado o revocatoria del seguro.
f) Señalar de manera clara y sin que haya lugar a dudas, que corresponde al asegurado la obligación de declarar el estado del riesgo e informar acerca de las situaciones que impliquen modificación al mismo, con la aclaración de las consecuencias de la reticencia e inexactitud.
g) En aquellos eventos en que sea procedente la financiación de la prima se deben informar las condiciones del respectivo contrato de mutuo, el procedimiento a seguir por parte del consumidor financiero, así como las consecuencias que se generan respecto de la vigencia del contrato de seguro en caso de incumplimiento de una de las cuotas del préstamo otorgado.
h) Si existen beneficios adicionales deberán indicarse los cargos que se generan por la utilización de los servicios de la compañía si los hay, los conceptos que se incluyen en la prima y si existen pagos adicionales por aspectos no contemplados de manera específica.
i) Para el caso del SOAT, las entidades aseguradoras deberán suministrar a los consumidores la misma información que tengan en su sitio web, indicando de manera especial la obligación a cargo de cualquier institución prestadora de salud de dar atención prioritaria a las víctimas de un accidente de tránsito y advertir al consumidor que la reclamación de la indemnización puede realizarse directamente y no requiere apoderados o intermediarios.
Tratándose de productos de seguros que se comercialicen mediante cualquier modalidad de mercadeo masivo, la entidad deberá asegurarse de que se suministre al consumidor financiero la información requerida en la presente circular o se le indique que la misma se encuentra disponible en sus sitios web respectivos, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 1046 del Código de Comercio relacionado con la obligación que tienen las entidades aseguradoras de entregar al tomador, en su original, las pólizas.
Con el fin de verificar en cualquier momento el acatamiento de las instrucciones señaladas en el presente numeral, las entidades aseguradoras deben mantener a disposición de esta Superintendencia los soportes que sirvan de sustento al cumplimiento a las reglas de divulgación de información al consumidor financiero y sobre la entrega de la totalidad de la información requerida al momento de la suscripción del contrato respectivo.
10. CLÁUSULAS Y PRÁCTICAS ABUSIVAS. <Numeral adicionado por la Circular 39 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
De acuerdo con lo establecido por el literal e) del artículo 7° de la Ley 1328 de 2009, las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia deben abstenerse de incurrir en conductas que conlleven abusos contractuales o de convenir cláusulas que puedan afectar el equilibrio del contrato o den lugar a un abuso de posición dominante contractual.
En concordancia con lo anterior, el artículo 11 de la misma ley prohibió de manera expresa la incorporación de cláusulas abusivas en los contratos de adhesión que utilicen las entidades vigiladas, señalando algunos casos de cláusulas que a juicio del legislador son consideradas como abusivas. Adicionalmente, en el literal e) del mismo artículo se le otorgó a esta Superintendencia la facultad de establecer de manera previa y general otras cláusulas abusivas.
En desarrollo de todo lo anterior y con el propósito de garantizar una adecuada protección a los consumidores financieros, esta Superintendencia se permite señalar a continuación algunos ejemplos de cláusulas y las prácticas que se consideran abusivas atendiendo el mandato legal contenido en la Ley 1328 de 2009.
Lo anterior, sin perjuicio del debido cumplimiento de los deberes y obligaciones que les corresponden a los consumidores financieros en desarrollo de los contratos celebrados.
10.1. CLÁUSULAS ABUSIVAS. <Numeral adicionado por la Circular 39 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Salvo que exista autorización legal para incorporar este tipo de cláusulas en los contratos, son abusivas de acuerdo con lo previsto por la Ley 1328 de 2009, las siguientes cláusulas:
10.1.1. Aquellas que exoneran, atenúan o limitan la responsabilidad de las entidades vigiladas sin permitir el ejercicio de los derechos del consumidor financiero.
Son ejemplos de este tipo de cláusulas las siguientes:
a) Cláusulas que invierten la carga de la prueba y eximen de responsabilidad a las entidades vigiladas, tales como:
- Las que imponen al consumidor financiero asumir de manera anticipada toda la responsabilidad derivada del uso de los diferentes instrumentos para la realización de operaciones (tarjetas débito, crédito, talonarios, dispositivos móviles, entre otros), así como por cualquier falsedad, adulteración, extravío o uso indebido que de ellos se haga por éstos o por un tercero.
- Las que obligan al consumidor financiero a certificar que se encuentra en un computador seguro.
- Las que hacen que el consumidor financiero asuma toda responsabilidad por cualquier operación realizada con la clave asignada, cuando el perjuicio a que haya lugar sea consecuencia del mal uso de la misma por parte de la entidad vigilada.
- Las que expresen que la entidad no se hace responsable por los virus, programas fraudulentos o cualquier exposición no autorizada o ilícita del servicio que de cualquier manera pueda afectar la confidencialidad o integridad de la información presentada.
- Las que establecen que los consumidores financieros no tendrán la posibilidad de controvertir las pruebas que aporte la entidad vigilada en su contra, en caso de existir objeción a transacciones, limitando el ejercicio de su derecho de defensa.
- Las que eximen de todo tipo de responsabilidad a la entidad vigilada por los errores u omisiones de cualquier clase que puedan producirse en la realización de las operaciones.
- Las que establecen que la entidad no será responsable por los daños o perjuicios derivados del acceso, uso o mala utilización de los contenidos de sus respectivas páginas de internet, ni de las posibles discrepancias que puedan surgir entre la versión de sus documentos impresos y la versión electrónica de los mismos publicados en la web.
- Las que disponen que la entidad vigilada no garantiza que su sitio web ni que el acceso a este sea libre de errores, o que el servicio o el servidor estén libres de virus u otros agentes nocivos, programas fraudulentos que de cualquier manera puedan afectar la confidencialidad o integridad de la información.
- Las que establecen que la entidad vigilada no responderá por la exactitud, veracidad, oportunidad e integridad de la información contenida en sus respectivos sitios web.
- Las que eximen de responsabilidad a las entidades vigiladas por el desembolso de depósitos a terceros no autorizados o por el pago de cheques falsos.
- Las que establecen que la entidad vigilada no será responsable por los retiros realizados con documentación adulterada, falsificada o indebidamente diligenciada.
b) Cláusulas que autoricen a las entidades vigiladas para adoptar decisiones de manera unilateral o le impongan a los consumidores financieros modificaciones u obligaciones adicionales a las inicialmente pactadas, salvo que se encuentren autorizadas por la ley, tales como:
- Solamente en aquellos eventos en que la ley exija el consentimiento previo y expreso de los consumidores financieros, serán abusivas aquellas cláusulas que permitan a las entidades vigiladas la modificación de los términos y condiciones del contrato, de manera unilateral y sin contar con la aquiescencia de aquellos.
- Las que autorizan a los intermediarios de valores la realización de operaciones sin que medie una instrucción previa y expresa de los consumidores financieros, cuando esta se requiera.
- Las que señalan un plazo determinado para que el consumidor financiero se pronuncie respecto del contenido de los extractos, y si este no lo objetare, se entenderán aceptadas las operaciones allí incluidas.
- Las que facultan a las entidades vigiladas para modificar unilateralmente las condiciones de uso de las tarjetas de crédito: inviertan el tipo o modalidad de consumo, cambien el plazo establecido por el cliente o la tasa de interés pactada.
- Las que autorizan a la entidad vigilada a disminuir el monto de las líneas de crédito, sin que exista un análisis previo de riesgos ni se informe de manera previa y expresa al consumidor financiero.
10.1.2. Las que prevean o impliquen limitación o renuncia al ejercicio de los derechos de los consumidores financieros.
Son ejemplos de este tipo de cláusulas las siguientes:
a) Cláusulas que desconocen el derecho de defensa de los consumidores financieros, tales como:
- Las que estipulan que el consumidor financiero no podrá oponer defensa alguna o que limiten los medios probatorios.
- Las que impongan la obligación de utilizar de manera exclusiva un determinado mecanismo alternativo de solución de conflictos para resolver las controversias entre consumidores financieros y entidades vigiladas.
- <Viñeta corregida por la Circular 42 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Las que impidan a los consumidores financieros solicitar el pago de perjuicios o pedir la terminación o resolución del contrato, en caso de incumplimiento de las obligaciones por parte de la entidad vigilada.
- Las que imponen al consumidor financiero la aceptación de plazos para efectuar reclamaciones en perjuicio de aquéllos establecidos en la ley.
b) Las que obligan a los consumidores financieros a contratar un determinado producto o servicio o con una persona específica, tales como:
<Inciso eliminado por la Circular 42 de 2011>
- Las que impongan directa o indirectamente al consumidor financiero la designación del notario que documentará el servicio proveído o el crédito que se le otorgue.
- Las que establezcan la compañía con la que el consumidor financiero debe contratar los seguros exigidos como condición del crédito.
- Las que facultan a las entidades vigiladas a contratar o renovar, por cuenta del deudor, las pólizas de seguros sobre los bienes en garantía de un crédito, sin que este haya tenido la posibilidad de escoger la entidad aseguradora.
10.2. OTRAS CLÁUSULAS ABUSIVAS. <Numeral adicionado por la Circular 39 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
a) <Inciso corregido por la Circular 42 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Cláusulas que autorizan a la entidad vigilada para cobrar por servicios no prestados o por el cumplimiento de las prestaciones propias del contrato que no impliquen un servicio adicional.
Son ejemplos de este tipo de cláusulas las siguientes:
- Las que autorizan a las entidades aseguradoras para cobrar al consumidor financiero por efectuar el pago del siniestro.
- Las que facultan a las entidades vigiladas para cobrar a sus deudores por recibir el pago de sus créditos.
- Las que disponen que las entidades vigiladas podrán realizar cobros por concepto de gastos de cobranza de manera automática y sin realizar gestión alguna encaminada a realizar dicha labor.
- Las que establecen que el hecho de que la cuenta de cobro no le haya sido enviada al consumidor financiero, no lo releva de efectuar el pago en la oportunidad convenida, salvo que se trate de créditos respecto de los cuales el monto y la fecha se hubiere determinado de manera previa y expresa con exactitud.
10.3. PRÁCTICAS ABUSIVAS. <Numeral adicionado por la Circular 39 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Además de las previstas en el artículo 12 de la Ley 1328 de 2009 y haciendo uso de las facultades consagradas en el literal d) de la misma disposición, se consideran prácticas abusivas las siguientes:
- Redactar los contratos con letras ilegibles y difíciles de leer a simple vista.
- No entregar o no poner a disposición de los consumidores copia de los contratos, ni de los reglamentos de los productos o servicios contratados.
- Realizar cobros por concepto de gastos de cobranza de manera automática.
- Cobrar al consumidor financiero por servicios o productos, sin que exista conocimiento previo, autorización o consentimiento expreso de este.
- Limitar el derecho de los consumidores financieros a dar por terminado los contratos, salvo que se trate de contratos irrevocables.
- Obligar a los consumidores financieros a declarar que conocen y aceptan los reglamentos, sin haberlos entregado o puesto a su disposición.
- En los créditos de vivienda, inducir al consumidor financiero a tener más productos con la entidad como requisito para concederle el beneficio de cobertura de la tasa de interés para vivienda, siendo que este costo es asumido por el Estado.
- Todas aquellas conductas que contravengan las cláusulas abusivas contempladas en la ley o en la presente circular.
<Numeral adicionado por la Circular 12 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
11.1 Reporte Anual de Costos Totales.
De conformidad con lo previsto en el artículo 2.35.4.2.1 del decreto 2555 de 2010, los establecimientos de crédito deben suministrar a sus clientes un Reporte Anual de Costos Totales, el cual deberá cumplir con las siguientes condiciones:
11.1.1 Contenido
Los establecimientos de crédito remitirán a cada uno de sus clientes un reporte que consolide la información correspondiente a todos los productos que tenga contratados con la entidad, mediante contratos de adhesión, y respecto de cada uno de ellos se deberá discriminar el valor que el cliente ha pagado durante el año de, por lo menos, lo siguiente:
a. Cobros efectuados al cliente, asociados a los servicios:
- Cuotas de administración y/o manejo de los productos.
- Tarifas por operaciones realizadas a través de los diferentes canales.
b. Cobros realizados al cliente a favor de terceros.
c. Retenciones tributarias.
Adicionalmente, en el Reporte se podrán reflejar otros cobros que no se encuentren asociados a un producto en particular. De otra parte, en el evento que no se haya efectuado cobro alguno al cliente, el Reporte que se remita deberá reflejar dicha situación.
11.1.2 Destinatarios
Todos los clientes de los establecimientos de crédito tienen derecho a recibir el Reporte Anual de Costos Totales, independientemente de la fecha de terminación de su relación comercial dentro del año objeto del reporte.
11.1.3 Forma de Entrega
<Numeral modificado por la Circular 26 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> El Reporte Anual de Costos Totales podrá ser remitido por medios físicos o electrónicos, a elección de cada cliente. Para el efecto, los establecimientos de crédito deberán contactar a sus clientes para que cada uno defina la forma en que quiere recibir el Reporte. El establecimiento de crédito deberá dejar constancia de esta situación y mantener a disposición de la Superintendencia la documentación que permita verificar que se permitió al cliente escoger la forma de recepción del Reporte. Si el cliente no se pronuncia, el Reporte se deberá remitir físicamente a la última dirección reportada por el cliente. La entidad deberá conservar el comprobante de la remisión física del Reporte y mantenerlo a disposición de la Superintendencia.
11.1.4 Periodicidad
El Reporte Anual de Costos Totales contendrá la información prevista en el numeral 11.1.1 para el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año, y deberá ser suministrado a más tardar el 31 de marzo del año siguiente.
Sin embargo, si se presenta la terminación de la relación comercial entre el cliente y el establecimiento de crédito antes del 31 de diciembre del respectivo año, la entidad puede elegir entregar el Reporte con anterioridad o remitirlo dentro del primer trimestre del año siguiente.
11.2 Paquete de Servicios Básicos.
Para los efectos previstos en el artículo 2.35.4.2.2 del decreto 2555 de 2010, el Paquete de Servicios Básicos corresponde a una cuenta de ahorros para persona natural que incluya los siguientes servicios:
| SERVICIO | CANTIDAD MENSUAL INCLUIDA |
Entrega de tarjeta débito (Únicamente la inicial).
| Retiros por cajeros | 6 |
| Consultas por cajeros | 2 |
| Retiros por oficina | 2 |
| Transferencias entre cuentas de la misma entidad | 2 |
11.3 Ventas atadas.
Para los efectos previstos en el artículo 2.35.4.2.7 del decreto 2555 de 2010, deberá ofrecerse a los consumidores financieros la opción de adquirir de manera independiente o separada, sin perjuicio de que puedan adquirirse dentro de un paquete o portafolio bajo las condiciones que determine el establecimiento de crédito, los siguientes productos:
a. Cuenta de ahorro.
b. Cuenta corriente.
c. Crédito de vivienda individual a largo plazo.
d. Crédito de consumo.
e. Microcrédito.
Para el caso de los seguros obligatorios y voluntarios asociados a los créditos de vivienda individual a largo plazo, se deberá garantizar al consumidor financiero la posibilidad de adquirirlos con la entidad aseguradora del grupo al que se encuentre vinculado el establecimiento de crédito o con cualquier otra entidad aseguradora, de conformidad con lo previsto en el numeral 4 del presente Capítulo. El establecimiento de crédito deberá dejar constancia de esta situación.
BIENES E INVERSIONES DE LAS ENTIDADES VIGILADAS.
1. INVERSIONES EN BIENES INMUEBLES Y DEMÁS ACTIVOS FIJOS.
Las disposiciones legales que regulan la actividad de las instituciones financieras y entidades aseguradoras, las facultan para adquirir y mantener bienes raíces donde estén construidos o se vayan a construir los edificios necesarios para el acomodo de sus negocios. Así mismo, dichos bienes normalmente requieren de inversiones que tienen por finalidad procurar, según el caso, su construcción, remodelación, adecuación y dotación, aspectos todos estos enderezados a la mejor prestación de los servicios que conforman el objeto social de las entidades vigiladas.
Por lo anterior, teniendo en cuenta la importancia relativa que representan las inversiones arriba mencionadas frente a los activos fijos, así como la circunstancia de que, dada su particular naturaleza, las aludidas inversiones deben efectuarse exclusivamente con recursos pertenecientes al patrimonio de las instituciones vigiladas y no con los dineros recibidos de terceros en ejercicio de su actividad, en orden a facilitar el ejercicio de la actividad financiera dentro de las normas legales vigentes, y prevenir situaciones que puedan derivar en prácticas no autorizadas o inseguras, deberán sujetarse tales operaciones a las siguientes condiciones:
De acuerdo con lo previsto en el artículo 100 del Decreto 2150 de 1995, las entidades vigiladas se entienden autorizadas para realizar mejoras en inmuebles. En aquellos casos en los cuales el valor de la operación exceda el 50% del patrimonio técnico o cuando los activos de la entidad superen el 100% de dicho patrimonio, éstas deberán remitir un informe junto con la remisión de los estados financieros correspondientes al período o períodos durante los cuales ocurrió el exceso.
1.2. INVERSIONES EN ADQUISICIÓN Y CONSTRUCCIÓN DE INMUEBLES Y OTROS ACTIVOS FIJOS.
a. Régimen de autorización general
Las instituciones vigiladas se entienden autorizadas para efectuar inversiones en la construcción y adquisición de bienes inmuebles, así como en la adquisición de otros activos fijos, tanto operacionales como no operacionales, siempre que los mismos no superen en ningún momento el valor equivalente al 100% del patrimonio técnico de la respectiva institución, sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales.
Para efectos de lo anteriormente dispuesto, se computarán, los siguientes rubros del Plan Unico de Cuentas:
1805 Terrenos
1810 Construcciones en curso
1815 Edificios
1820 Equipo, muebles y enseres de oficina
1825 Equipo de computación
1830 Vehículos
1835 Equipo de movilización y maquinaria
1840 Silos
1845 Bodegas
1850 Importaciones en curso
1855 Semovientes
1865 Bienes rurales
1895 Depreciación y amortización acumulada, disminuida en los valores registrados de la cuenta 189548 a la cuenta 189560
1898 Depreciación diferida
1899 Provisión Propiedades y equipo
1965 Bienes de arte y cultura
1975 Bienes entregados en comodato
199965 Provisión bienes de arte y cultura
En todo caso, la Superintendencia Bancaria podrá en cualquier tiempo exigir a las entidades vigiladas, cuando lo considere necesario, que sometan al régimen de autorización previa todas las adquisiciones y construcciones de bienes inmuebles y otros activos fijos que pretendan realizar, por razón de su situación financiera, por el incumplimiento reiterado de disposiciones legales, o por otra circunstancia atendible.
b. Régimen de autorización previa
En cualquiera de los siguientes supuestos, se requerirá obtener la previa autorización de la Superintendencia Bancaria para efectuar adquisiciones o construcciones de inmuebles u otros activos fijos:
1) Tratándose de entidades sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital, la SBC determinará, en cada caso, si requerirán obtener de manera individual y previa autorización para adquirir o construir inmuebles u otros activos fijos.
2) En el evento en que alguna de las inversiones tengan un valor superior al veinte por ciento (20%) del monto correspondiente al capital pagado y reservas de la institución interesada en llevarla a cabo.
3) Cuando la operación se vaya a celebrar con miembros de junta directiva, otros administradores, el Revisor Fiscal, accionistas que posean el cinco por ciento (5%) o más del capital, así como con el cónyuge o con parientes de cualquiera de éstos dentro del segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o único civil, o con sociedades vinculadas a la institución financiera o de las que sean socios las personas antes relacionadas, siempre que en este último caso posean, conjunta o separadamente más del veinte (20%) por ciento del capital.
4) Cuando se trate de inversiones en construcción de inmuebles, y en el proyecto correspondiente se prevea la posibilidad de enajenar a terceros alguna o algunas de las unidades resultantes.
5) Cuando la entidad no hubiere cumplido, durante los tres (3) meses anteriores al de la realización de la inversión proyectada, las disposiciones legales relativas a la relación de activos ponderados por nivel de riesgo frente a patrimonio técnico, capital mínimo, margen de endeudamiento, relación de inversiones en filiales y activos fijos a capital y reservas patrimoniales, relación entre mercancías depositadas con certificado de prenda y capital pagado y reserva legal y margen de solvencia según el caso.
6) Cuando la inversión se vaya a realizar en desarrollo de planes de modernización o programas de cambio de la imagen institucional con motivo de modificaciones en la razón social, o por razón de la fusión de entidades, o cualquiera otra, caso en el cual deberá someterse a la autorización de esta entidad la ejecución del programa en su totalidad, aún cuando su costo, a más de inversiones en activos operacionales y no operacionales, involucre otros gastos significativos.
<TÍTULO I - CAPÍTULO SEPTIMO - Bienes e Inversiones de las Entidades Vigiladas - Circular Externa 040 de 2005 - Página 40 - Octubre de 2005>
En el evento en que, de conformidad con lo establecido en esta circular, resulte necesario obtener la autorización previa de la Superintendencia Bancaria, las solicitudes respectivas deberán contener:
a. Razones que justifican la inversión proyectada;
b. Ubicación y/o descripción de los bienes objeto de la inversión;
c. Tratándose de construcciones se especificará el tipo de obras a adelantar, así como la fecha estimada de su iniciación y el tiempo previsto para su terminación;
d. Descripción y valor estimado de la inversión. Para el evento de adquisición de bienes deberá acompañarse copia del último avalúo comercial, practicado con antelación máxima de un (1) año contado desde la fecha de presentación de la solicitud;
e. Indicación de la fuente de los recursos que se emplearán en su realización, la forma de pago y su financiación, si fuere el caso.
f. Firma del representante legal y número del acta de junta directiva o del órgano competente en la cual conste la autorización para llevar a cabo la inversión propuesta.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 110, numeral 1o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero las entidades financieras y de capitalización sólo pueden participar en el capital de otras sociedades cuando para el efecto hayan sido autorizadas por normas de carácter general. En consecuencia, para tales efectos deberán atenderse las siguientes instrucciones:
2.1. INVERSIONES EN SOCIEDADES DE SERVICIOS FINANCIEROS.
Solamente las entidades vigiladas que a continuación se indican se encuentran habilitadas por la ley para participar en el capital de sociedades de servicios financieros, según lo previsto en los artículos 15, 20, numeral 2o.; 25, 28, literal a); 119, numeral 1o.; 147 y 187, numeral 3o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero:
- Establecimientos Bancarios
- Corporaciones de Ahorro y Vivienda
- Corporaciones Financieras
- Compañías de Financiamiento Comercial
- Compañías de Financiamiento Comercial especializadas en leasing
- Organismos Cooperativos de Grado Superior de Carácter Financiero
- Sociedades Fiduciarias (1)
- Compañías de Seguros Generales
- Compañías de Seguros de Vida
- Compañías de Reaseguros
- Cooperativas de Seguros
(1) Las sociedades fiduciarias solamente podrán participar en el capital de sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 147 del citado Estatuto.
Por su parte, las sociedades receptoras de la inversión prevista en el artículo 119 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, han sido señaladas por la misma disposición como de servicios financieros, así:
- Sociedades fiduciarias
- Almacenes Generales de Deposito
- Sociedades Comisionistas de Bolsa
- Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantía
2.2. INVERSIÓN EN SOCIEDADES DE SERVICIOS TÉCNICOS O ADMINISTRATIVOS.
Con arreglo a lo previsto en el artículo 110, numeral 2o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los establecimientos de crédito, las sociedades de servicios financieros y las sociedades de capitalización tienen la facultad de invertir en acciones de sociedades anónimas cuyo objeto exclusivo consista en la prestación de servicios técnicos o administrativos necesarios para el giro ordinario de los negocios de dichas instituciones.
De conformidad con el Decreto 809 de 1998, las antes mencionadas entidades quedan facultadas para invertir en acciones de sociedades de servicios técnicos y administrativos dedicadas a estructurar emisiones de títulos, siempre y cuando estas cumplan con las siguientes características:
a) Capítal mínimo de dos mil quinientos millones de pesos, valor que se ajustará anualmente en el porcentaje de índice de precios al consumidor calculado por el DANE y el cual deberá acreditarse aún por las entidades en funcionamiento, el que se calculará como lo señala el artículo 1o. del mencionado decreto.
b) Objeto social exclusivo consistente en estructurar emisiones de títulos, bien sea de los provenientes de procesos de titularización o bien de otros mecanismos legalmente autorizados.
De otra parte y hasta tanto el Gobierno Nacional disponga otra cosa, se entenderán como empresas de servicios técnicos o administrativos, para los efectos aludidos, además de las señaladas, las indicadas en la Resolución No. 0775 del 6 de marzo de 1991 expedida por la Superintendencia Bancaria, esto es, las sociedades anónimas que contemplen dentro de su objeto social una cualquiera de las siguientes empresas:
a. Empresas de seguridad: Vigilancia privada de inmuebles, muebles o personas; transporte, almacenamiento, manipulación y custodia de todo tipo de valores; impresión de documentos de seguridad tales como cheques, bonos y acciones.
b. Empresas de administración de depósitos de valores y servicios conexos: Administración de depósitos centralizados de valores, de sistemas de compensación y de información centralizada de operaciones en el mercado de valores.
c. Empresas de servicios de cobranza: Administración y cobro extrajudicial o judicial de cartera.
d. Empresas de sistemas y servicios de informática: Programación de computadores, la comercialización de programas; la representación de compañías nacionales o extranjeras productoras o comercializadoras de programas; la organización, conexión y administración de redes de cajeros automáticos para la realización de transacciones u operaciones; procesamiento de datos y manejo de información de equipos propios o ajenos para la elaboración de la contabilidad, la creación y organización de los archivos y la realización de cálculos, estadísticas e informes en general; así como la comunicación y transferencia electrónica de datos.
El límite para las inversiones que realicen los establecimientos de crédito, las sociedades de servicios financieros y las sociedades de capitalización en las sociedades de servicios técnicos o administrativos será el previsto en el artículo 119, literal b) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, para lo cual las entidades inversionistas deberán acogerse a las instrucciones contenidas en el numeral 2.3 de este capítulo.
2.3. LÍMITE A LAS INVERSIONES DE CAPITAL REALIZADAS POR LOS ESTABLECIMIENTOS DE CRÉDITO.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 119, numeral 1o., literal b) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, "La totalidad de las inversiones en sociedades filiales y demás inversiones de capital autorizadas, diferentes de aquellas que efectúen los establecimientos en cumplimiento de disposiciones legales, no podrá exceder en todo caso del cien por ciento (100%) de la suma del capital y reservas patrimoniales del respectivo banco, corporación o compañía de financiamiento comercial, excluidos los activos fijos sin valorizaciones(...)".
En tal sentido, las inversiones de capital que realicen los establecimientos de crédito, deberán adecuarse al límite antes indicado, siguiendo al efecto las siguientes instrucciones:
a. Base de liquidación del límite de inversiones
Rubros que integran la base: Los rubros que deben incluirse para determinar el correcto computo del capital y las reservas patrimoniales, son los siguientes:
2905 Bonos Obligatoriamente Convertibles en Acciones (1)
3105 Capital Suscrito y Pagado
3135 Aportes Sociales
3140 Capital Mínimo e Irreductible - Sección de ahorros
3205 Reserva Legal
3210 Reservas Estatutarias
3215 Reservas Ocasionales
8101 Capital Garantía
(1) Los bonos obligatoriamente convertibles en acciones sólo computarán en cuanto en su emisión hayan concurrido las condiciones previstas en el artículo 86 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Para efectos de establecer la base de cómputo, las inversiones, el capital y las reservas deberán estimarse debidamente saneados, según lo dispone el artículo 1o. del Decreto 217 de 1991.
Por tal virtud, en caso de presentarse pérdidas de ejercicios anteriores, al monto de las mismas que exceda la suma de los fondos de destinación específica (grupo 33), el superávit (grupo 34), las utilidades y/o excedentes del ejercicio (grupo 36) y los dividendos decretados en acciones (grupo 37), se restará del valor resultante de la sumatoria de las cifras que aparecen registradas en las cuentas reseñadas al inicio de este subnumeral, con el objeto de establecer el valor saneado del capital y reservas patrimoniales.
2) Rubros que se excluyen de la base
De conformidad con el artículo 119, numeral 1., literal b. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los activos fijos sin valorizaciones deben deducirse de la sumatoria del capital y reservas patrimoniales de la respectiva entidad. En consecuencia, a continuación se señalan las cuentas del Plan Unico de Cuentas para el Sistema Financiero, cuyo resultado se deducirá de la base patrimonial, teniendo en cuenta la aplicación que el mismo Plan establece para cada uno de ellos:
1805 Terrenos
1810 Construcciones en Curso
1815 Edificios
1820 Equipos, Muebles y Enseres de Oficina
1825 Equipos de Computación
1830 Vehículos
1835 Equipo de Movilización y Maquinaria
1840 Silos
1850 Importaciones en Curso
1855 Semovientes
1865 Bienes Rurales
1895 Depreciación y Amortización Acumulada (exceptuando los valores comprendidos entre las subcuentas 189548 y 189560)
1899 Provisión Propiedades y Equipo
b. Inversiones Computables: Las inversiones de capital autorizadas a las entidades financieras, diferentes de aquellas que tengan el carácter de obligatorias, en adición a las efectuadas en sociedades de servicios financieros y servicios técnicos o administrativos, conformarán las inversiones a comparar con la base patrimonial prevista en la letra a. del presente numeral.
Para efectos del límite previsto en el subnumeral 2.3 del presente capítulo, las inversiones de capital autorizadas para cada tipo de establecimiento de crédito computarán por su costo de adquisición y serán las que adelante se mencionan.
Para tal fin, los establecimientos de crédito que realicen inversiones de capital que computen dentro del límite previsto en el subnumeral 2.3 del presente capítulo, deberán informar, en cada oportunidad y mediante relación suscrita por el Representante Legal, el nombre de la sociedad receptora de la inversión, el costo de adquisición, el número de acciones o cuotas partes de interés social adquiridos y la fecha de realización de la inversión.
1) Establecimientos Bancarios
De acuerdo con lo previsto en el artículo 8o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y demás normas legales que regulan la materia, los establecimientos bancarios están facultados para realizar las inversiones de capital que se señalan a continuación:
- En acciones de corporaciones financieras
- En acciones de corporaciones de ahorro y vivienda
- En acciones de bancos hipotecarios, hasta por el diez por ciento (10%) del capital y reserva del respectivo banco comercial
- En acciones del Instituto de Fomento Industrial -IFI-, hasta por el valor equivalente al cinco por ciento (5%) del capital y reserva legal del respectivo establecimiento bancario.
- En acciones de entidades financieras del exterior o en otras sociedades, según lo dispuesto en la Resolución 51 de 1991, emanada del CONPES.
2) Corporaciones Financieras
<TÍTULO I - CIRCULAR EXTERNA 008 DE 1998 - Página 43 - Enero de 1998>
- En acciones de entidades financieras del exterior según lo dispuesto en la Resolución 51 de 1991 expedida por el CONPES.
- En acciones de establecimientos de crédito, según lo dispuesto en el artículo 15 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
3) Compañías de Financiamiento Comercial
En acciones de sociedades anónimas inscritas en bolsas de valores o de entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, inversión autorizada hasta el diez (10%) del capital y reservas patrimoniales de la respectiva compañía de financiamiento comercial, de conformidad con lo previsto en el artículo 25 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Debe entenderse que el límite previsto en la última norma citada en relación con las inversiones de las compañías de financiamiento comercial en entidades vigiladas por esta Superintendencia, solo es aplicable respecto de las inversiones efectuadas en las compañías y cooperativas de seguros, en las compañías de reaseguros, en las sociedades de capitalización y en los intermediarios de seguros, pues la disposición no incluye en tal límite a las inversiones que se efectúen en los establecimientos de crédito y en las sociedades de servicios financieros.
En cuanto a las inversiones efectuadas en las sociedades de servicios financieros por parte de las compañías de financiamiento comercial, deben aplicarse los límites establecidos en el artículo 119 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
En tal sentido, las inversiones efectuadas en las sociedades de servicios financieros, en adición al valor de las inversiones de capital realizadas en entidades vigiladas por esta Superintendencia -incluidos los establecimientos de crédito- y en sociedades anónimas inscritas en bolsa, no podrán superar el total de la base patrimonial de la respectiva compañía de financiamiento. Todo lo anterior únicamente para efectos de establecer el límite indicado en el artículo 119 citado.
c. Inversiones excluidas del cómputo: Debe entenderse que las inversiones de capital que no se computan para determinar esta sumatoria, son aquellas que las entidades están obligadas a realizar en cumplimiento de una norma. Las inversiones a excluir son las siguientes:
1) Bancos: Aportes efectuados por el Banco Cafetero, Ganadero, y Caja Agraria en su calidad de integrantes del Sistema Nacional de Crédito Agropecuario, en forma proporcional al monto de sus aportes en FINAGRO, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 229 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y 1o. del Decreto 1313 de 1990.
2) Corporaciones Financieras: Aún cuando las corporaciones financieras se encuentran habilitadas para realizar inversiones de capital en empresas del sector real, las mismas no computan para efectos de dar cumplimiento al límite previsto en el presente numeral, ni aún en el evento en que las mismas superen el límite prescrito por el numeral 1o. del artículo 14 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en la medida en que dicha actividad constituye su objeto social principal y, en tal virtud, se trata de una operación de carácter obligatorio.
Adicionalmente, tampoco computan los aportes efectuados por Corfigan, en su calidad de integrantes del Sistema Nacional de Crédito Agropecuario y en forma proporcional al monto de sus aportes en FINAGRO, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 229 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y 1o. del Decreto 1313 de 1990.
2.4. LÍMITE A LAS INVERSIONES DE CAPITAL REALIZADAS POR LAS SOCIEDADES DE SERVICIOS FINANCIEROS.
a. Sociedades fiduciarias: De acuerdo con lo previsto en el artículo 147 del Estatuto Orgánico del sistema Financiero, cuando las sociedades fiduciarias realicen inversiones en administradoras no tendrán que adecuarse al límite establecido en el artículo 119, literal c) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, siempre, que cuando menos el 90% del capital de la sociedad administradora de fondos de pensiones y cesantía pertenezca en forma conjunta a varias sociedades fiduciarias.
b. Almacenes Generales de Depósito: De acuerdo con lo previsto en el artículo 35, numeral 2o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero se encuentran autorizados para poseer acciones en sociedades de transporte de carga, portuarias, operadoras portuarias, terminales de carga, comercializadoras, de agenciamiento de carga o de agenciamiento marítimo, siempre y cuando estas sociedades tengan por objeto exclusivo la realización de una cualquiera o varias de las actividades antes señaladas. El total de tales inversiones no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del patrimonio técnico del respectivo almacén general de deposito y su realización requiere de la aprobación previa de esta Superintendencia.
2.5. RESTRICCIONES A LAS INVERSIONES REALIZADAS POR FILIALES DE SERVICIOS FINANCIEROS.
El numeral 2o. del artículo 119 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero establece aquellas inversiones que las sociedades de servicios financieros no pueden realizar. Tales inversiones son:
a. En sociedades o asociaciones de cualquier naturaleza, salvo que se trate de sociedades de servicios técnicos o administrativos o acciones en bienes recibidos en dación en pago. En este último caso se tendrán en cuenta las reglas previstas en el artículo 110, numeral 7o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Sin embargo, las sociedades comisionistas de bolsa, las sociedades fiduciarias y las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía podrán adquirir acciones de conformidad con las normas que rigen su actividad.
b. En acciones de la matriz o subordinadas de esta
De acuerdo con lo previsto en el artículo 187, numeral 3o. Del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las entidades aseguradoras no estarán sujetas al límite de inversión de sociedades de servicios financieros establecido en el artículo 119, literal b) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, sino a los límites previstos en el numeral 2o. del artículo 189 ibídem.
En cuanto a las inversiones que no pueden realizar las sociedades de servicios técnicos o administrativos, deben aplicarse las limitaciones contempladas en los literales a) y b) del numeral 2o. del artículo 119 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, según remisión expresa.
En tal virtud, estas sociedades no podrán participar en el capital de otras sociedades o asociaciones, cualquiera que sea su naturaleza, como tampoco adquirir acciones de la matriz o de las subordinadas de ésta.
3. DEROGADO CON LA CIRCULAR EXTERNA 034 DE 2003.
OPERACIONES COMUNES A LAS ENTIDADES VIGILADAS.
1. REGIMEN DE EMISION DE BONOS.
a. Según la calidad de la persona jurídica
Capacidad de Emisión
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 1.2.4.1. de la Resolución 400 de 1995 expedida por la Sala General de la Superintendencia de Valores y para efectos de esta Circular, todas las instituciones financieras y entidades aseguradoras sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Bancaria tienen capacidad legal para emitir y colocar bonos.
b. Inscripción de los títulos en bolsa: para la emisión de bonos convertibles en acciones o de bonos con cupones para la suscripción de acciones, la sociedad emisora deberá tener inscritas en una bolsa de valores sus acciones, caso en el cual los bonos también han de inscribirse en bolsa. Los bonos ordinarios que se coloquen por oferta pública también deberán inscribirse en una bolsa de valores.
Si los títulos a emitir van a ser colocados exclusivamente entre los accionistas o entre los acreedores con el fin de capitalizar obligaciones de la sociedad emisora, originados en créditos ciertos debidamente comprobados y adquiridos con anterioridad a la emisión de los bonos, no se requerirá la inscripción en bolsa referida.
De acuerdo con lo previsto en el artículo 111 numeral 3o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, se requerirá inscripción en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios y la respectiva autorización para efectuar la oferta pública de documentos de carácter serial o masivo que emitan las sociedades de servicios financieros y las compañías de seguros.
Así mismo, el artículo en mención señala que los documentos de carácter serial o masivo que emitan y se coloquen por oferta pública por parte de los establecimientos de crédito vigilados por la Superintendencia Bancaria, en desarrollo de sus operaciones pasivas realizadas de manera regular o esporádica, se entenderán inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios y no requerirán de autorización estatal.
Ahora bien, cuando se trate de la emisión de bonos obligatoriamente convertibles en acciones de entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria, sea que los mismos se sometan a oferta pública o no, siempre se requerirá de la autorización de esta Superintendencia, cualquiera que sea el emisor, y sólo en el evento en que se pretendan colocar mediante oferta pública o en los casos en que las acciones de la entidad emisora se encuentren inscritas en bolsa, se requerirá adicionalmente de la autorización de la Superintendencia de Valores para proceder a efectuar la oferta respectiva.
De otra parte y de conformidad con literal a). numeral 1o. del artículo 331 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las emisiones y colocaciones de bonos, cualquiera sea su categoria, que pretendan realizar las entidades sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Bancaria y que no se vayan a ofrecer públicamente, deberán ser autorizadas por esta entidad.
1.3. CONDICIONES PARA LA AUTORIZACIÓN DE LA EMISIÓN DE BONOS.
En los casos en que la autorización de esta entidad se requiriere para la emisión de bonos, la misma deberá solicitarse a la Superintendencia Bancaria, suscrita conjuntamente por el representante legal de la sociedad emisora y del representante de los futuros tenedores de bonos, acompañada de los documentos que a continuación se indican:
a. Copia del acta de la reunión del órgano social competente en la cual se ordenó la emisión de bonos, la cual deberá contener, a lo sumo, las bases fijadas en los numerales 3.,4.,5. y 9. del artículo 1.2.4.3 de la Resolución 400 de 1995, expedida por la Sala General de la Superintendencia de Valores, a saber:
- Monto de la emisión;
- Número de títulos a emitir, series, valor nominal y primas si las hubiere;
<TÍTULO I - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - PÁGINA 47 - MAYO DE 1996>
- Rendimiento efectivo anual de los títulos en términos porcentuales, cualquiera que sea la forma adoptada para establecer la remuneración, así como los parámetros para la determinación del rendimiento, en aquellos casos en que éste sea variable.
- Forma, lugar y plazo para amortizar el capital y los intereses, el cual en ningún caso podrá ser inferior a un año;
- Determinación de si los bonos son convertibles en acciones y las condiciones de conversión.
b. Copia de la parte pertinente del acta de la reunión del órgano social competente que aprobó el reglamento de emisión y colocación.
c. Constancia de la autorización concedida al representante legal de la sociedad emisora para suscribir el contrato de emisión cuando resultare necesario, de acuerdo con los estatutos, y copia del proyecto del contrato de emisión, el cual deberá sujetarse a lo previsto en el artículo 1.2.4.6 de la Resolución 400 de 1995, expedida por la Sala General de la Superintendencia de Valores, previendo, si es del caso, las fórmulas de reajuste de las bases de conversión referidas en el artículo 1.2.4.29 de la Resolución 400 de 1995, expedida por la Sala General de la Superintendencia de Valores.
d. De emitirse bonos convertibles en acciones cuyo pago quede subordinado, en caso de liquidación de la entidad, al cubrimiento de los demás pasivos externos de la misma, la manifestación expresa en tal sentido, en los términos del artículo 86 numeral 1o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero
e. En caso de que los bonos obligatoriamente convertibles en acciones deban colocarse con sujeción al derecho de preferencia, en los términos del artículo 1.2.4.32 de la Resolución 400 de 1995, expedida por la Sala General de la Superintendencia de Valores, la expresión de tal condicionamiento y la proporción con base en la cual los accionistas podrán adquirirlos. Tal proporción se expresará en relación con cada acción en circulación
f. En tratándose de ofertas privadas de bonos ordinarios deberá remitirse el prospecto de emisión suscrito por el representante legal y el revisor fiscal de la sociedad emisora, que habrá de incluir, a más de las informaciones a que alude el artículo 1.2.2.2 de la Resolución 400 de 1995, expedida por la Sala General de la Superintendencia de Valores, en cuanto sean aplicables, las siguientes:
1) Deberá incluirse de manera clara cualquier hecho o información que resulte relevante o esencial, que en ese momento o hacia el futuro pueda tener efecto o influencia en el desenvolvimiento de los negocios de la entidad, en sus estados financieros, en sus valores y en la oferta de ellos.
2) Cuando el contrato de suscripción esté sujeto a la condición resolutoria de que no se coloque la totalidad de la emisión, la indicación de esta circunstancia.
3) La advertencia de que trata el artículo 16 del decreto 1026 de 1990.
4) Calidad y responsabilidad del tercero administrador de la emisión, cuando quiera que los títulos sean firmados por éste.
5) Tratándose de bonos con cupones para la suscripción de acciones, en cada cupón deberá indicarse el título al cual pertenece, su número, valor, la condición de ser nominativo, a la orden o al portador, la fecha en que puede hacerse efectivo, el número de acciones que podrán ser suscritas o la forma de establecerlo, el precio de suscripción o los criterios para determinarlo, el momento a partir del cual se podrá ejercer este derecho y el plazo para el efecto.
6) Cuando la Superintendencia Bancaria estime que los derechos de los inversionistas pueden verse vulnerados, podrá exigir a la entidad emisora el nombramiento de un representante legal de tenedores de bonos u otra figura jurídica que lo sustituya que, a su criterio, vele en forma adecuada por los intereses de los tenedores de los títulos y del cumplimiento de las obligaciones contraídas con los mismos.
<TÍTULO I - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - PÁGINA 47 - MAYO DE 1996>
1.4. CONDICIONES PARTICULARES DE LA EMISIÓN DE BONOS CONVERTIBLES EN ACCIONES.
a. Régimen de emisión de bonos convertibles en acciones: La emisión de bonos convertibles en acciones, a más de sujetarse a las demás instrucciones contenidas en el presente capítulo, deberán observar las condiciones señaladas en el artículo 1.2.4.26 de la Resolución 400 de 1995, expedida por la Sala General de la Superintendencia de Valores a excepción de lo dispuesto en el artículo 1.2.4.35 del mismo texto normativo, materia que en lo relativo a las entidades vigiladas se regirá por lo indicado en el artículo 86 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
b. Restricciones para su adquisición o negociación: a los bonos convertibles en acciones, por expresa prescripción del artículo 1.2.4.32 de la Resolución 400 de 1995, expedida por la Sala General de la Superintendencia de Valores, se aplicarán las normas legales, reglamentarias, administrativas o estatutarias que restrinjan la adquisición o negociación de las acciones o que exijan el cumplimiento de determinados requisitos para el efecto, entre las que se encuentran los siguientes casos:
1) Los administradores de la sociedad emisora no podrán enajenar o adquirir, por sí o por interpuesta persona, los bonos obligatoriamente convertibles en acciones que ésta emita mientras se encuentren en ejercicio de sus cargos, sino por los motivos y en las condiciones contempladas en el artículo 404 del código de comercio. Estas condiciones deben observarse aún para aquellas suscripciones que los administradores de las sociedades emisoras pretendan hacer en ejercicio del derecho de preferencia, en el evento en que los mismos tengan la calidad de accionistas.
2) En razón a que las entidades financieras poseen un régimen restringido en materia de inversiones de capital, las mismas sólo podrán adquirir y poseer bonos convertibles en acciones emitidos por las sociedades en las cuales se encuentre autorizada su participación.
3) Por aplicación de lo prescrito en el artículo 88 numeral 1o. del Estatuto Orgánico de Sistema Financiero, habrá de solicitarse autorización previa de la Superintendencia Bancaria para la suscripción y/o negociación de Boceas emitidos por las instituciones sometidas a la vigilancia de esta entidad, siempre que a través de tal operación pueda llegarse a adquirir un número de bonos que en el supuesto de convertirse en acciones al momento de la transacción llegaran a representar el 10% o más de las acciones suscritas de la entidad emisora, ó si con tal suscripción y/o negociación pudiera llegarse a superar el porcentaje indicado o a incrementar el que se posea, superior al 10% del capital suscrito de la entidad, debiendo advertirse que de no obtenerse tal autorización, la negociación o la suscripción de tales Boceas se entiende ineficaz de pleno derecho.
En virtud de lo anterior, debe recordarse que las entidades vigiladas deberán abstenerse de inscribir en el libro de registro de accionistas toda transferencia de bonos obligatoriamente convertibles en acciones, cuando la misma no se acompañe de la respectiva aprobación del Superintendente Bancario. Para efectos de dar trámite a la solicitud de aprobación mencionada habrán de observarse las pautas contempladas en el numeral 3o. capítulo II de la presente circular.
1.5. REPRESENTACIÓN DE LOS TENEDORES DE BONOS.
Las corporaciones financieras y las sociedades fiduciarias podrán ser representantes de los tenedores de bonos, en los términos del artículo 28 del decreto ley 1026 de 1990 y en el artículo 1.2.4.4. de la Resolución 400 de 1995, expedida por la Sala General de la Superintendencia de Valores, siempre que sean autorizados para el efecto por la Superintendencia Bancaria.
Tal facultad, en el caso de las corporaciones financieras se entiende referida únicamente a las empresas previstas en el numeral 1 del artículo 11 del Estatuto mencionado, teniendo en cuenta que tal actividad se encuentra prevista en el literal m. del artículo 12 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero; de esta suerte, no se encuentran tales entidades autorizadas para representar a los tenedores de bonos en los eventos en que los mismos sean emitidos por los establecimientos de crédito.
Para efectos de desarrollar la representación de los tenedores de bonos, las sociedades fiduciarias y las corporaciones financieras deberán someterse a las siguientes condiciones:
<TÍTULO I - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - PÁGINA 49 - MAYO DE 1996>
a. Régimen de autorización general: se entienden autorizados para actuar como representantes de los tenedores de bonos, las sociedades fiduciarias y corporaciones financieras en las que observen las siguientes condiciones:
1) Tener tal actividad prevista de manera expresa en el objeto de la sociedad.
2) No encontrarse la entidad en ninguna de las circunstancias de incompatibilidad de las que trata el artículo 150, numeral 2o. del estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
3) Acreditar la existencia de una infraestructura técnica especializada en la evaluación de inversiones, lo cual presupone que la sociedad cuente con una o más dependencias o áreas especializadas en la evaluación de inversiones, calificación de riesgos, planeación económica e investigación, que además se encargue de reunir, archivar y mantener actualizada información acerca de la economía en general y de cada sector o industria en particular, y un área que brinde el apoyo jurídico necesario para cumplir con la obligación de velar adecuadamente por los derechos y la defensa de los intereses comunes de los tenedores de bonos. Estas funciones pueden asignarse a una o varias de las dependencias o áreas que conforman la estructura orgánica de la entidad, las cuales, en todo caso, deben contar con adecuados desarrollos tecnológicos;
4) Contar con procedimientos de control interno específicos para el desarrollo de las labores que específicamente adelante como representante de los tenedores de bonos;
5) Contar con objetivos concretos en el desarrollo de la actividad de representación de tenedores de bonos;
6) Tener un plan de organización que brinde una adecuada separación o división funcional de las actividades a desarrollar por cada uno de los funcionarios comprometidos en el cumplimiento de tal gestión, al igual que una asignación de las responsabilidades funcionales;
7) Determinación de las prácticas que en cumplimiento de sus funciones debe observar la dependencia o área a través de la cual se llevará a cabo la actividad de representación;
8) Establecer la existencia de una auditoria interna, cuyas funciones deberán estar claramente establecidas;
9) Determinación de las reglas encaminadas a evitar la configuración de conflictos de interés durante el tiempo en que habrá de actuar la sociedad como representante de tenedores de bonos;
10) Determinación de las características de habilidad, experiencia, y capacidad que se requerirá en los funcionarios que se vinculen con las funciones que se desarrolle como representante de los tenedores de bonos, para cumplir en forma eficiente con los procedimientos de control interno que se establezcan;
Cuando las sociedades en las que concurran las condiciones para ser consideradas dentro del régimen de autorización general, acepten la designación que se les haga como representante de tenedores de bonos, deberán informar por escrito a la Superintendencia Bancaria antes de que se efectúe la correspondiente inscripción en el registro de valores, acompañando copia del acta de la Junta Directiva de la entidad en la cual conste que dicho órgano ha verificado el cumplimiento de los requisitos descritos.
En caso de que la Superintendencia Bancaria verifique que la sociedad no cumple los requisitos antedichos, ordenará que se someta al régimen de autorización individual y que se suspendan las actividades realizadas como representante de los tenedores de bonos.
b. Régimen de autorización individual: Las sociedades que no reúnan los requisitos señalados en el literal anterior, deben obtener de manera individual y previa la autorización de la Superintendencia Bancaria, en todos los casos en los cuales sean designadas para actuar como representante de tenedores de bonos.
Tratándose de entidades sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital, la SBC determinará, en cada caso, si requerirán obtener de manera individual y previa autorización para actuar como representante de tenedores de bonos.
<TÍTULO I - CAPÍTULO OCTAVO - Operaciones Comunes a las Entidades Vigiladas - Circular Externa 040 de 2005 - Página 50 - Octubre de 2005>
1.6. RÉGIMEN APLICABLE A LA EMISIÓN DE BONOS DE LAS CORPORACIONES FINANCIERAS.
La emisión de bonos por parte de las corporaciones financieras se encuentra prevista como operación autorizada por la letra b. del artículo 13 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, y podrá desarrollarse con sujeción a los términos prescritos en el artículo 133 del estatuto mencionado.
Debe entenderse que la emisión de títulos de deuda colectiva autorizada a las corporaciones financieras bajo la denominación de bonos de garantía general, involucra un negocio jurídico subyacente que se identifica con el previsto en el artículo 752 del Código de Comercio, desarrollado por el artículo 28 del decreto ley 1026 de 1990 y el artículo 1.2.4.4. de la Resolución 400 de 1995, expedida por la Sala General de la Superintendencia de Valores, bajo la restricción de tratarse de una deuda que debe contar con el patrimonio de la entidad como garantía de la deuda -esto es, ser de garantía general-.
Por tales razones, aquellos aspectos que no se encuentren expresamente consagrados en el artículo 133 antes mencionado, deben remitirse en su regulación a lo previsto para los denominados bonos ordinarios, regidos por la normatividad del Mercado Público de Valores, en cuanto no pugnen con su propia naturaleza, teniendo en cuenta, en todo caso, que no será necesario que exista un representante de los tenedores.
1.7. INFORMACIÓN SOBRE LAS EMISIONES DE BONOS.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 111 numeral 3o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los establecimientos de crédito deberán remitir a esta entidad la información indicada en el inciso final del artículo 133 numeral 1o. del citado Estatuto, con una antelación no inferior a diez (10) días hábiles respecto de la fecha en que se vaya a efectuar la emisión de bonos ordinarios.
Por su parte, respecto de las sociedades de servicios financieros o de seguros no se requerirá la remisión de información alguna con posterioridad a la emisión, así como tampoco en el caso en que cualquiera de las entidades vigiladas proceda a la emisión de bonos convertibles en acciones, como quiera que en todos los casos anteriores se deberá surtir el trámite pertinente para obtener la previa autorización de esta Superintendencia.
1.8. IMPOSIBILIDAD LEGAL DE FINANCIAR EMISIÓN DE BONOS CONVERTIBLES EN ACCIONES POR PARTE DE LAS INSTITUCIONES FINANCIERAS. <Numeral eliminado por la Circular 40 de 2012>
<TÍTULO I - Circular Externa 023 de 1999 - Página 51 - Abril de 1999>
2. OPERACIONES EN EL MERCADO PUBLICO DE VALORES.
De acuerdo con lo previsto en el artículo 111 numeral 2. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las entidades sujetas a la inspección y vigilancia de la superintendencia Bancaria pueden realizar actividades de intermediación en el mercado público de valores, en la medida en que se los permita su régimen legal y con arreglo a las disposiciones que expida la sala General de la Superintendencia de Valores. En esta medida, las operaciones en referencia deberán ajustarse a las siguientes instrucciones:
2.1. TRANSACCIONES DE COMPRA Y VENTA DE TÍTULOS POR CUENTA DE TERCEROS.
El objeto social de las entidades vigiladas por esta Superintendencia se encuentra previamente definido en la ley. Dentro del mismo, se incluyen los actos directamente relacionados con él y los que tengan como finalidad ejercer los derechos o cumplir con las obligaciones legal o convencionalmente derivadas de la existencia y actividad de la entidad vigilada, entre los cuales están las operaciones de tesorería y de administración de portafolios con recursos disponibles en el día en que se efectúa la inversión.
Sin embargo, se ha podido establecer que algunas entidades vigiladas han venido realizando transacciones de compra y venta de títulos por cuenta de terceros en las cuales se está desarrollando la función de intermediación en el mercado de valores, la cual solamente puede ser realizada por las entidades vigiladas previa autorización de la Superintendencia Bancaria en los casos y bajo las condiciones que se señalen expresamente en la ley.
Por lo tanto, en la medida en que tales operaciones no se realicen al amparo de la autorización legal pertinente, se encontrarán las mismas al margen del objeto social de las entidades que las realizan, incurriendo así en operaciones no autorizadas, razón por la cual, de conformidad con las facultades que le otorga el literal a), numeral 5o. del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, esta Superintendencia califica dichas prácticas como no autorizadas.
2.2. REGISTRO DE LAS OPERACIONES DE COMPRA Y VENTA DE VALORES POR CUENTA PROPIA.
Algunas entidades vigiladas realizan operaciones de compra de valores por cuenta propia, pero omitiendo registrar las mismas contablemente, así como también las de la venta que en relación con esos valores se verifican posteriormente, lo cual constituye una violación de la obligación consagrada en el artículo 53 del Código de Comercio y de las instrucciones contables impartidas por la Superintendencia Bancaria, contenidas en el Plan Unico de Cuentas.
A más de lo anterior, en ocasiones se ha podido evidenciar que las entidades que realizan estas operaciones se abstienen de dejar constancia de las mismas en los documentos negociados, infringiendo las normas legales que determinan los requisitos que se han de satisfacer para transferir o negociar los derechos incorporados o mencionados en dichos documentos, en los casos en los que se verifica la negociación de un título valor a la orden o nominativo, de un documento que no siendo título valor contiene la cláusula a la orden o de un documento que da cuenta de la existencia de un derecho susceptible de negociación por cesión.
Por lo tanto, se requiere la adopción de las medidas de control que sean indispensables para corregir o evitar la realización de las conductas que se dejaron reseñadas en el presente numeral.
<TÍTULO I - CIRCULAR EXTERNA 023 DE 1999 - Página 51 - 1 - Abril de 1999>
3. OPERACIONES DE REPORTO O REPO, SIMULTÁNEAS Y DE TRANSFERENCIA TEMPORAL DE VALORES.
3.1. DEFINICIONES. Para efectos de la presente circular externa serán aplicables las definiciones contenidas en el Capítulo XIX de la Circular Externa 100 de 1995 (Circular Básica Contable y Financiera).
3.2. OBJETIVO DE ESTAS OPERACIONES. De acuerdo con el artículo 5º del Decreto 4432 de 2006 las operaciones de reporto o repo (repo), las operaciones simultáneas y las operaciones de transferencia temporal de valores, son operaciones financieras cuyo objetivo será determinado por cada parte. Tales operaciones se entenderán autorizadas, siempre que el régimen legal aplicable a las partes intervinientes no prohíba o restrinja su realización.
3.3. VALORES OBJETO DE LAS OPERACIONES REPO, SIMULTÁNEAS Y DE TRANSFERENCIA TEMPORAL DE VALORES. Solo podrán realizarse operaciones repo, operaciones simultáneas y operaciones de transferencia temporal de valores sobre valores autorizados por el régimen de inversiones de cada entidad sometida a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia.
El concepto de valor es aquel establecido en el artículo 2º de la Ley 964 de 2005 o demás normas que lo sustituyan, subroguen o modifiquen.
3.4. PARÁMETROS PARA LA CELEBRACIÓN DE OPERACIONES REPO, SIMULTÁNEAS Y DE TRANSFERENCIA TEMPORAL DE VALORES. La realización de operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores deberá regirse por los siguientes parámetros:
3.4.1. OPERACIONES REALIZADAS A TRAVÉS DE SISTEMAS DE NEGOCIACIÓN DE VALORES. Cuando las operaciones se realicen a través de una bolsa de valores o de un sistema de negociación de valores, las mismas deberán realizarse de acuerdo con el reglamento del respectivo sistema.
3.4.2. OPERACIONES REALIZADAS POR FUERA DE LOS SISTEMAS DE NEGOCIACIÓN DE VALORES. Las operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores que se realicen por medios diferentes a las bolsas de valores y a los sistemas de negociación de valores deberán cumplir con las siguientes condiciones:
Los elementos fundamentales de estas operaciones deberán constar en documentos escritos, debidamente firmados por las personas autorizadas dentro de la entidad para la realización de estas operaciones. En tales documentos deberán estar consignados, en forma fidedigna clara y precisa, los términos de la negociación de las mismas.
En este sentido, dichos documentos como mínimo deberán contener:
La identificación de las partes intervinientes; los valores objeto de negociación; el precio de los mismos; el monto de la operación; el plazo de la misma; la tasa o rendimiento pactado o el precio de transferencia acordado; las condiciones de movilidad y de sustitución de los valores objeto de la respectiva operación; los términos de la transferencia del importe de las amortizaciones, los rendimientos o los dividendos de los valores en caso de que estos se presenten durante la operación; y, las características del llamado al margen –en caso de que este se pacte-.
Las entidades quienes realicen operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores, sin acudir a las bolsas de valores o a sistemas de negociación de valores, deberán identificar plenamente a su contraparte, así como al personal autorizado para negociar en su nombre. Así mismo, la entidad quien realiza la operación deberá cerciorarse de la capacidad financiera, en especial, de la solvencia y capacidad de pago de su contraparte.
Así mismo, quienes realicen estas operaciones deberán reportarlas en los formatos establecidos por la Superintendencia Financiera de Colombia para tal efecto.
3.5. PRÁCTICAS INSEGURAS Y NO AUTORIZADAS.
Se consideran prácticas inseguras y no autorizadas:
3.5.1. Realizar operaciones de “fondeo” u otras operaciones que tengan efectos iguales o similares a los que producen las operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores, las operaciones de fondos interbancarios o de fondos interasociadas sin el cumplimiento estricto de las normas aplicables, en especial, el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la Ley 964 de 2005, el Decreto 4432 de 2006, el Decreto 343 de 2007, el Decreto 669 de 2007 y lo dispuesto en la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 07 de 1996) y en la Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995), o demás normas que sustituyan, modifiquen o subroguen dichas disposiciones.
3.5.2. Realizar operaciones repo y/o operaciones simultáneas y/o operaciones de transferencia temporal de valores sin el cumplimiento estricto de los regimenes legales y reglamentarios propios cada entidad sometida a inspección vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, así como de los fondos mutuos de inversión controlados. En este sentido, se deberá cumplir con todos los requisitos establecidos para su realización: Entre otros, los límites de concentración, los limites de cupos, su régimen de inversiones admisibles y la obligatoriedad de acudir a sistemas de negociación de valores cuando esta exista.
Cuando se trate de operaciones repo activas o de operaciones simultáneas activas, realizadas por entidades financieras dichas operaciones se sujetarán a las normas generales sobre otorgamiento de crédito, según el manual de la institución (análisis de crédito o cupo aprobado por el órgano competente, garantías, etc.). Esta misma obligación será aplicable a las entidades financieras quienes realicen operaciones de transferencia temporal de valores en calidad de originador de las mismas.
3.5.3. En el caso de los fondos de pensiones obligatorias, de los fondos de pensiones de jubilación o invalidez voluntarios, de los fondos comunes ordinarios y especiales administrados por las sociedades fiduciarias, de los fondos de valores administrados por sociedades comisionistas de bolsa, de los fondos de inversión administrados por sociedades administradoras de inversión, celebrar operaciones de reporto o repo y/o operaciones simultáneas y/o operaciones de transferencia temporal de valores con su respectiva sociedad administradora, o entre los mencionados fondos cuando los mismos sean administrados por una misma sociedad.
3.5.4. En el caso de los fondos de pensiones obligatorias, de los fondos de pensiones de jubilación o invalidez voluntarios, realizar operaciones de reporto o repo y/o operaciones simultáneas activas con las filiales o subsidiarias de la sociedad administradora, su matriz o las filiales o subsidiarias de ésta.
3.5.5. Para el caso de los establecimientos de crédito, el otorgamiento de créditos cuando el crecimiento de las fuentes que le sirven de base se obtenga a partir de la celebración de operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores.
El incumplimiento de lo previsto en este numeral dará lugar a la imposición de las sanciones que se establecidas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero o en la Ley 964 de 2005 según sea el caso o demás normas que los sustituyan, modifiquen o subroguen, una vez se agote el procedimiento administrativo aplicable.
<TÍTULO I - CIRCULAR EXTERNA 017 DE 2007 - Página 51-3 - Marzo de 2007>
OBLIGACIONES ESPECIALES DE LAS ENTIDADES VIGILADAS.
1. INSCRIPCION EN EL REGISTRO MERCANTIL.
De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 19 del Código de Comercio, y atendida la calidad de comerciante que la ley ha reconocido a la actividad financiera y aseguradora, es obligación de las entidades vigiladas matricularse en el registro mercantil e inscribir los actos y documentos sujetos a la formalidad de registro debiendo cumplir, para el efecto, con las previsiones que se indican en el presente numeral y en la Circular Externa 01 de 1983 de la Superintendencia Bancaria- Superintendencia de Industria y Comercio y la Comisión Nacional de Valores- hoy Superintendencia de Valores.
1.1. REGISTRO DE LIBROS EN LAS CÁMARAS DE COMERCIO.
Los libros de contabilidad de los establecimientos de comercio, que corresponden a los descritos en el Decreto Reglamentario 2649 de 1993, deberán registrarse en la Cámara con competencia territorial en el lugar donde funcione el establecimiento, a nombre de la entidad sometida al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria, y con identificación de la enseña del correspondiente establecimiento de comercio. Los libros auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos no requerirán ser inscritos en el registro mercantil, sin perjuicio del cumplimiento de lo previsto en el artículo 128 del citado Decreto.
Las entidades vigiladas que lleven libros de contabilidad en sus establecimientos de comercio deberán registrar en la Cámara de Comercio del domicilio principal un libro resumen que permita combinar, a lo sumo, el movimiento mensual de cada una de las cuentas de las operaciones de los establecimientos de comercio, de manera que este libro contenga la totalidad de las operaciones de la entidad como unidad económica que es, cuyo soporte serán los libros llevados en los respectivos establecimientos.
La facultad y obligación de certificar que tiene la Superintendencia Bancaria sobre la existencia y representación legal de las sociedades vigiladas tiene un carácter probatorio y no suple el sistema de publicidad mercantil a cargo de la Cámaras de Comercio, cuya función es la de brindar oponibilidad frente a terceros a los actos sujetos a registro.
No obstante, de conformidad con lo dispuesto en la citada Circular Externa 01 de 1983 la existencia y representación legal de las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria se probará exclusivamente mediante certificación espedida por esta entidad de vigilancia y control.
Por tal razón, en cuanto se refiere a actos atinentes a la existencia y/o representación legal de las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, las cámaras de comercio del país certifican exclusivamente el cumplimiento de la obligación de registro de los documentos relacionados con tales cuestiones solamente para acreditar su inscripción, más se abstendrán de otorgar medio de prueba sobre la existencia y representación de tales entidades que, se repite, solo se probará con certificado de la Superintendencia Bancaria.
En consecuencia, para todos los efectos legales bastará la certificación que expida la Superintendencia Bancaria para acreditar y probar la existencia y representación legal de las entidades sujetas a su vigilancia (salvo las agencias de seguros no asimiladas a corredores de seguros cuya existencia y representación legal se probará mediante certificado de la respectiva cámara de comercio), en tanto que los certificados que expiden las cámaras de comercio únicamente acreditan que el acto mediante el cual se constituyó la entidad o mediante el cual se dio posesión del representante legal fue debidamente inscrito en el registro mercantil.
1.3. INSCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN DE CONTROL O GRUPO EMPRESARIAL.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, cuando de conformidad con los presupuestos previstos en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio se configure una situación de control, se debe presentar para inscripción en el registro mercantil, dentro de los treinta días siguientes a la configuración de dicha situación, un documento privado en el que el ente controlante haga constar el presupuesto que da lugar a dicha situación, y que contemple los requisitos previstos el mencionado artículo.
En los casos en que la matriz sea una entidad extranjera, corresponde a la filial o filiales vigiladas constituidas en el país, presentar para su inscripción en el registro mercantil el mencionado documento privado emitido por la controlante.
<TÍTULO I - CAPÍTULO NOVENO - Obligaciones especiales de las entidades vigiladas - Circular Externa 018 de 2005 - Página 52 - Junio de 2005>
2. CONSERVACION DE DOCUMENTOS Y MICROFILMACION DE ARCHIVOS.
De acuerdo con el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero los establecimientos bancarios, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de financiamiento comercial y las sociedades de servicios financieros deben conservar las constancias de sus asientos definitivos y sus tiquetes de depósito por un período no menor de seis años desde la fecha del último asiento. En tal sentido proceden las siguientes aclaraciones acerca de los libros y papeles que deben conservarse, y su destino una vez transcurridos los seis años a que alude la norma.
a. Constancias de Asientos Definitivos y Tiquetes de depósito
Los libros y papeles del comerciante, conforme se infiere de los artículos 49 y 51 del Código de Comercio y 123 a 131 del Decreto 2649 de 1993 comprenden los siguientes documentos:
1) Los libros que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos:
2) Todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros;
3) La correspondencia directamente relacionada con los negocios;
4) Los libros de actas, y
5) Los libros de registro de socios y de accionistas.
Ahora, si bien una interpretación gramatical podría sugerir diferencias entre la noción de libros y papeles del comerciante y la expresión "asientos definitivos y tiquetes de depósito", una interpretación sistemática y teleológica conduce a concluir que esta última expresión es asimilable a la primera ("libros y papeles del comerciante"), toda vez que carecería de sentido jurídico y práctico la destrucción de los comprobantes de contabilidad y sus soportes y de los recibos expedidos por virtud de los depósitos que efectúen los clientes de las entidades financieras, en un período distinto de los libros de contabilidad y del resto de la correspondencia relacionada con los negocios, dada la inescindibilidad de la relación que, desde el punto de vista contable, existe entre los documentos que representan el hecho económico, los soportes y comprobantes de contabilidad y los asientos que registran el hecho económico en los libros auxiliares y principales.
Así las cosas, el conjunto de libros y papeles del comerciante de las entidades a que alude el artículo 96 del Estatuto orgánico del Sistema Financiero, puede destruirse a los seis años, desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, observando eso sí la regla del artículo 60 del Código de Comercio en cuanto hace a la obligación de asegurar su reproducción por un medio técnico adecuado.
<TÍTULO I - CÁPITULO NOVENO - Obligaciones especiales de las entidades vigiladas - Circular Externa 018 de 2005 Página 52-1 - Junio de 2005>
Esta Superintendencia conceptúa que se encuentran vigentes las disposiciones de los decretos números 2527 de 1950 y 3354 de 1954, pues aunque la materia es tema de las regulaciones posteriores del Código de Comercio contenidas en sus artículos 48 y 60, el primero de dichos artículos declara expresamente que los comerciantes conformarán sus libros, cuentas, etc., a las disposiciones del Código y "demás normas sobre la materia", entre las cuales se encuentran precisamente las de los decretos citados que autorizan el procedimiento de la microfilmación. Lo propio afirma el mismo artículo 48 cuando establece: "dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia".
Además, estando incorporadas las normas de los mencionados decretos en comento a las que regulan el funcionamiento de "las instituciones de crédito y demás entidades sometidas a la supervigilancia del Estado", según la preceptiva del artículo único del Decreto número 3354, su vigencia y aplicación las confirma el mandato del artículo 2033 del Código de Comercio.
Está pues autorizado el uso de la microfilmación de los archivos de las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de esta Superintendencia en los términos y condiciones que señalan los mencionados decretos números 2527 y 3354, a más de los demás mecanismos previstos en el Decreto 2620 de 1993.
Pueden, en consecuencia, microfilmarse "los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza" (artículo único del Decreto número 3354).
El procedimiento de microfilmación deberá utilizarse siguiendo estrictamente las previsiones contenidas en los Decretos 2527 y 3354, así como el procedimiento dispuesto en el Decreto 2620 de 1993 pues, de lo contrario, de la correspondiente copia no se predica el valor probatorio que la ley otorgue al original microfilmado.
3. COLABORACION CON LA JUSTICIA.
El carácter confidencial y privado de los informes y operaciones sobre las cuales versan las solicitudes de los juzgados, está subordinado a los fines de la administración de justicia que se ejerce por los funcionarios competentes y que tiene por objeto garantizar el derecho de todos los asociados. Ante esta consideración, que es de orden público, ceden las prerrogativas de la reserva sobre los papeles privados.
Por lo tanto, es necesario adoptar las medidas a que haya lugar, tendientes a corregir el incumplimiento o las demoras en la atención de las órdenes impartidas por los juzgados, en el entendido de que la colaboración con la justicia no solo es un deber, sino que su incumplimiento, acarrea la imposición de severas sanciones.
4.1. FUNCIÓN DE LA RESERVA BANCARIA.
La Superintendencia Bancaria ha considerado que la reserva bancaria es una de las garantías más valiosas que tienen los clientes que depositan en las entidades financieras, a título de secreto, parte o toda su intimidad económica. La bondad del secreto ha sido reconocida por la doctrina y por la jurisprudencia y por ello los actos que la violentan obligan la censura de esta Superintendencia.
Por otro lado, se entiende la "reserva bancaria" como el deber que tienen los funcionarios de las entidades financieras y aseguradoras de guardar reserva y discreción sobre los datos de sus clientes o sobre aquellos relacionados con la situación propia de la compañía, que conozcan en desarrollo de su profesión u oficio, es pertiente recordar las consecuencias penales, laborales y administrativas que el incumplimiento a dicho precepto podría acarrear al infractor.
En este orden de ideas, esta Superintendencia solicita la adopción de mecanismos de control sobre el acceso a la información a fin de evitar la fuga de ésta por parte de los funcionarios de las entidades vigiladas.
No obstante, si bien la reserva bancaria es una figura amparada por los derechos constituciónales a la intimidad y fundamentada en el principio del secreto profesional y la reserva de los papeles del comerciante, ante la realidad del ordenamiento jurídico colombiano sobre la materia, no se deben conducir a extremos exagerados por los alcances que pretendan darse a esta práctica. De ella nace para la empresa bancaria y para cualquiera otra de naturaleza análoga, un imperativo de conducta cuya observancia estricta es jurídica y debe favorecerse en cuanto no exceda limitaciones que, en una u otra forma, tienden a evitar que la costumbre de discreción de los administradores y directores de los establecimientos de crédito se convierta en herramienta que haga prevalecer el interés privado sobre las conveniencias generales de la comunidad.
Por ello, al amparo de la "reserva bancaria" es imposible que puedan llegar a resultar protegidas conductas criminales, abusivas o contrarias a la buena fe que ha de regir el tráfico mercantil, o lo que es más grave aún, resultar encubierta información que facilite la labor de la administración de justicia y de los organismos que con ella colaboran en la lucha por el imperio de la moral y del derecho. Si no existe detrás del sigilo del banquero, un interés legítimo de una tercera persona que obtenga en esa discreción justa defensa contra la infidencia o la deslealtad, la utilización u observancia de esa práctica se convierte en un irresponsable ocultamiento que debe ser sancionado.
De otra parte, no puede olvidarse que la "reserva bancaria" tampoco tiene vigencia cuando, ante las circunstancia previstas en el artículo 15 de la Constitución Política, la institución financiera se encuentra obligada a permitir el examen y registro de sus "papeles privados". Frente a semejantes situaciones y cumplidas las formalidades pertinentes, el deber de discreción desaparece como imperativo de forzosa observancia por parte del banquero y siempre ha sido responsabilidad de la respectiva oficina pública evitar que sea lesionada la intimidad de clientes inocentes de la entidad que fue constreñida a exhibir su archivo total o parcialmente, obviamente siempre y cuando la ley haya impuesto una obligación específica para los funcionarios de guardar reserva tal cual sucede en normas como el artículo 337 numeral 3o del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el artículo 6o. del Decreto 2400 de 1968 y los artículos 13 y 14 del Decreto 1169 de 1980, entre otras.
De manera que el artículo 15 de la Carta Política, más que constituir fundamentación de la "reserva bancaria" como se ha venido sosteniendo, es la mejor caracterización de los límites a los que siempre debe someterse el ejercicio de la práctica de discreción por los profesionales de las finanzas.
4.2. INOPONIBILIDAD DE LA RESERVA BANCARIA FRENTE A ACTUACIONES DEL MINISTERIO PÚBLICO.
zeniendo en cuenta las funciones que constituciónalmente le competen al Ministerio Público, en particular la concerniente a la supervigilancia de la conducta de los servidores públicos y el ejercicio consecuencial de la acción disciplinaria, resulta propio sostener que por ningún motivo le es lícito a las entidades financieras oponer la "reserva bancaria" a los agentes del Ministerio Público, cuando éstos, en el ejercicio de sus funciones y a fin de instruir averiguaciones de tipo disciplinario, requieran datos e informes de relevancia probatoria dentro de ese proceso.
El sistema de la responsabilidad pública por daños ocasionados a los ciudadanos, suministra elementos de defensa suficientes para el caso, muy poco probable, de que esa información sea obtenida y utilizada con el fin de causar perjuicios a funcionarios o empleados libres de toda culpa.
4.3. RESERVA DE LAS ACTUACIONES DEL MINISTERIO PÚBLICO.
El señor Procurador General de la Nación ha informado a esta Superintendencia acerca de algunas dificultades que se han presentado para realizar investigaciones relacionadas con el enriquecimiento ilícito por parte de empleados públicos, en ocasiones por falta de colaboración de algunos funcionarios bancarios que impiden la práctica de las visitas y el suministro de información y, en otros casos, porque algunos empleados comunican a los investigados las diligencias que se han practicado en las instituciones financieras, afectando de esa manera las indagaciones preliminares.
En relación con este aspecto, resulta útil citar la comunicación enviada por el señor Procurador General de la Nación en la cual señala que en ocasiones, "... los funcionarios bancarios informan inmediatamente a los investigados acerca de las diligencias practicadas en los bancos, a pesar de la advertencia sobre la reserva de las mismas ".
Así las cosas, esta Superintendencia solicita a los funcionarios de las instituciones vigiladas atender la advertencia de reserva de las diligencias efectuadas por parte de los funcionarios de la Procuraduría.
Como quiera que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 35 de 1993, las reformas a los estatutos de las entidades sometidas a la vigilancia de esta Superintendencia no requerirán de su autorización previa, sin perjuicio de las autorizaciones especiales que esta Entidad debe otorgar de acuerdo con sus facultades, y, adicionalmente, teniendo en cuenta que, no obstante, según la citada disposición, las reformas deben ser informadas a este organismo tan pronto sean aprobadas para los fines allí previstos, esta Superintendencia se permite efectuar las siguientes precisiones:
5.1. AUTORIZACIONES ESPECIALES.
Comportan autorizaciones especiales y, por ende, deben impartirse previamente, las relativas a la conversión y escisión de entidades vigiladas, conforme a lo previsto en el numeral 4o., artículo 71 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en la medida en que tales operaciones conlleven reformas estatutarias.
5.2. INFORMACIÓN SOBRE REFORMAS ESTATUTARIAS.
Las entidades vigiladas informarán a la Superintendencia Bancaria sobre las reformas a los estatutos sociales, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su aprobación por parte de la asamblea de accionistas respectiva, mediante el envío del acta correspondiente en la cual conste la adopción de dicha decisión.
En el evento en que la Superintendencia encuentre que las reformas no se ajustan a la ley, podrá ordenar las modificaciones pertinentes, en cuyo caso la entidad deberá en forma inmediata adelantar las gestiones conducentes para ese efecto.
5.3. SOLEMNIZACIÓN DE LA REFORMA.
La solemnización de toda reforma estatutaria deberá acreditarse dentro del mes siguiente a la fecha del otorgamiento de la escritura pública, remitiendo, para tal efecto, copia de la misma, del certificado de la cámara de comercio en el que conste su inscripción y copia íntegra de los estatutos sociales debidamente actualizada.
6. DEROGADO MEDIANTE CIRCULAR EXTERNA 046 DE 2002.
<TÍTULO I - CAPÍTULO NOVENO - Circular Externa 046 de 2002 Página 55 a 55.5 - Octubre de 2002>
7. SISTEMA DE CONTROL INTERNO. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009>
7.1 CONSIDERACIONES GENERALES. <Numeral modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Corresponde a los administradores de las entidades vigiladas o sometidas al control exclusivo de esta Superintendencia, realizar su gestión con la diligencia propia de un buen hombre de negocios. Por ello, compete a las juntas o consejos directivos o al órgano que haga sus veces, en calidad de administradores, definir las políticas y diseñar los procedimientos de control interno que deban implementarse, así como ordenar y vigilar que los mismos se ajusten a las necesidades de la entidad, permitiéndole desarrollar adecuadamente su objeto social y alcanzar sus objetivos, en condiciones de seguridad, transparencia y eficiencia.
7.2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Todas las entidades sometidas a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, ya sean matrices o subordinadas, deberán implementar o ajustar su SCI a los requisitos mínimos establecidos en el presente capítulo, en forma tal que el mismo resulte acorde con el tamaño de su organización (en términos de número de empleados, valor de los activos e ingresos, recursos captados del público, número de sucursales o agencias, entre otros.) y la naturaleza de las actividades propias de su objeto social, así como de las desarrolladas por cuenta de terceros, teniendo en cuenta la relación beneficio/costo.
Las entidades sometidas a inspección y vigilancia que tengan la calidad de matrices deberán procurar que sus subordinadas (sean filiales o subsidiarias) tengan un adecuado SCI, para lo cual deberán emitir los lineamientos generales mínimos que en su concepto deben aplicar, atendiendo la naturaleza, magnitud y demás características de las mismas.
Las entidades sometidas a control concurrente, deberán atender en materia de control interno las normas y las disposiciones que sobre el particular haya emitido o llegue a emitir el Gobierno Nacional y las demás entidades competentes
Las entidades sometidas a control exclusivo, deberán atender en materia de control interno lo dispuesto en el numeral 7.9. del presente capítulo.
Es de advertir que las instrucciones impartidas en este numeral van dirigidas a la adecuada integración de los diversos componentes del SCI. En tal sentido, este instructivo no suspende ni reemplaza el cumplimiento de obligaciones y deberes establecidos en disposiciones vigentes.
7.3 DEFINICIÓN Y OBJETIVO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Se entiende por SCI el conjunto de políticas, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación establecidos por la junta directiva u órgano equivalente, la alta dirección y demás funcionarios de una organización para proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los siguientes objetivos:
i. <Ordinal modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Mejorar la eficiencia y eficacia en las operaciones de las entidades sometidas a inspección y vigilancia. Para el efecto, se entiende por eficacia la capacidad de alcanzar las metas y/o resultados propuestos; y por eficiencia la capacidad de producir el máximo de resultados con el mínimo de recursos, energía y tiempo.
ii. <Ordinal modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Prevenir y mitigar la ocurrencia de fraudes, originados tanto al interior como al exterior de las organizaciones.
iii. Realizar una gestión adecuada de los riesgos.
iv. Aumentar la confiabilidad y oportunidad en la Información generada por la organización.
v. Dar un adecuado cumplimiento de la normatividad y regulaciones aplicables a la organización.
En la medida en que se logren los objetivos antes mencionados, el SCI brindará mayor seguridad a los diferentes grupos de interés que interactúan con la entidad.
7.4 PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Los principios del SCI constituyen los fundamentos y condiciones imprescindibles y básicas que garantizan su efectividad de acuerdo con la naturaleza de las operaciones autorizadas, funciones y características propias, y se aplican para cada uno de los aspectos que se tratan en el presente capítulo. En consecuencia, las entidades, en el diseño e implementación o revisión o ajustes del SCI deben incluir estos principios, documentarlos con los soportes pertinentes y tenerlos a disposición de la SFC.
7.4.1 AUTOCONTROL. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Es la capacidad de todos y cada uno de los funcionarios de la organización, independientemente de su nivel jerárquico para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos en el ejercicio y cumplimiento de sus funciones, así como para mejorar sus tareas y responsabilidades.
En consecuencia, sin perjuicio de la responsabilidad atribuible a los administradores en la definición de políticas y en la ordenación del diseño de la estructura del SCI, es pertinente resaltar el deber que les corresponde a todos y cada uno de los funcionarios dentro de la organización, quienes en desarrollo de sus funciones y con la aplicación de procesos operativos apropiados deberán procurar el cumplimiento de los objetivos trazados por la dirección, siempre sujetos a los límites por ella establecidos.
7.4.2 AUTORREGULACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Se refiere a la capacidad de la organización para desarrollar en su interior y aplicar métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y mejoramiento del SCI, dentro del marco de las disposiciones aplicables.
7.4.3 AUTOGESTIÓN. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Apunta a la capacidad de la organización para interpretar, coordinar, ejecutar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz su funcionamiento.
Basado en los principios mencionados, el SCI establece las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad que le permitan tener una seguridad razonable acerca de la consecución de sus objetivos, cumpliendo las normas que la regulan.
7.5. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Para el cumplimiento de los principios y objetivos indicados con anterioridad, las entidades supervisadas deberán consolidar una estructura de control interno que considere por lo menos los elementos que se señalan a continuación:
7.5.1 AMBIENTE DE CONTROL. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
El ambiente de control está dado por los elementos de la cultura organizacional que fomentan en todos los integrantes de la entidad principios, valores y conductas orientadas hacia el control. Es el fundamento de todos los demás elementos del SCI, dado que la eficacia del mismo depende de que las entidades cuenten con personal competente e inculquen en toda la organización un sentido de integridad y concientización sobre el control.
Los elementos mínimos para crear un adecuado ambiente de control son:
i. <Ordinal modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Determinación formal por parte de la alta dirección de los principios básicos que rigen la entidad, los cuales deben constar en documentos que se divulguen a toda la organización y a grupos de interés.
ii. Expedición de un código de conducta que incluya:
§ Valores y pautas explícitas de comportamiento.
§ Parámetros concretos determinados para el manejo de conflictos de interés, incluyendo expresamente, entre otros, los que regulen las operaciones con vinculados económicos, en adición a los que apliquen por disposición legal.
§ Mecanismos para evitar el uso de información privilegiada o reservada.
§ Órganos o instancias competentes para hacer seguimiento al cumplimiento del código.
§ <Viñeta modificada por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Consecuencias de su inobservancia, teniendo en cuenta factores tales como reincidencias, pérdidas para los clientes o a la entidad, violaciones a límites, entre otros.
En caso que algunos de los temas antes citados no se incluyan en el código de conducta deberán incluirse en el código de gobierno corporativo de la entidad o en un documento independiente, si así se considera pertinente dada su importancia para la organización.
El código de conducta debe orientar la actuación de todos los funcionarios, quienes deben comprometerse explícitamente con su cumplimiento.
iii. Adopción de procedimientos que propicien que los empleados en todos los niveles de la organización cuenten con los conocimientos, habilidades y conductas necesarios para el desempeño de sus funciones.
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> La entidad debe contar con estándares debidamente documentados de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de sus funcionarios. Así mismo, debe determinar las políticas y prácticas de gestión humana que aplicará la entidad al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación, sistemas de compensación o remuneración y de evaluación del desempeño de sus empleados en todos sus niveles, las cuales deben ser diseñadas e implementadas para facilitar un efectivo control interno, ya sea que se realice el proceso directamente o a través de terceros.
iv. Determinación de una estructura organizacional que permita soportar el alcance del SCI y que defina claramente los niveles de autoridad y responsabilidad, precisando el alcance y límite de los mismos. La estructura organizacional debe estar armonizada con el tamaño y naturaleza de las actividades de la entidad, soportando el alcance del SIC.
v. Establecimiento de objetivos que deben estar alineados con la misión, visión y objetivos estratégicos de la entidad, para que a partir de esta definición, se formule la estrategia y se determinen los correspondientes objetivos operativos, de reporte y de cumplimiento para la organización.
<Inciso modificado y adicionadopor la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Para el efecto, se entiende por objetivos operativos aquellos que se refieren a la utilización eficaz y eficiente de los recursos en las operaciones de la entidad. Deben reflejar la razón de ser de las organizaciones y van dirigidos a la consecución del objeto social, constituyendo una parte fundamental del proceso de construcción de las estrategias y de la asignación de los recursos disponibles.
Los objetivos de reporte o de información se enmarcan en la preparación y publicación de estados financieros y otros informes que divulga la entidad, cuya confiabilidad constituye un factor de suma importancia en las relaciones con los diferentes sectores o grupos de interés con los cuales se interrelaciona la organización, además de ser un elemento vital de la gestión interna.
Finalmente, los objetivos de cumplimiento se refieren a aquellos encaminados a asegurar razonablemente el cumplimiento por parte de la entidad de las normas legales y los reglamentos que le sean aplicables.
Los referidos objetivos deben ser coherentes y realistas, ser difundidos a todos los niveles de la entidad y actualizarse en forma periódica.
La alta dirección de la entidad deberá transmitir a todos los niveles de la organización su compromiso y liderazgo respecto de los controles internos y los valores éticos, involucrando a todos los funcionarios para que asuman la responsabilidad que les corresponde frente al SCI.
7.5.2 GESTIÓN DE RIESGOS. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
<Incisos modificados por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades deben preservar la eficacia, eficiencia y efectividad de su gestión y capacidad operativa, así como salvaguardar los recursos que administren, para lo cual deberán contar con un sistema de administración de riesgos que permita la minimización de los costos y daños causados por éstos, con base en el análisis del contexto estratégico, así como la determinación de métodos para el tratamiento y monitoreo de sus riesgos, con el propósito de prevenir o evitar la materialización de eventos que puedan afectar el normal desarrollo de los procesos y el cumplimiento de los objetivos empresariales, o, en caso de que ello no resulte razonablemente posible, de mitigar su impacto. Para el efecto, deberán adelantar como mínimo los siguientes procedimientos [1]:
i. Identificar las amenazas que enfrenta la entidad y las fuentes de las mismas.
ii. <Ordinal modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Autoevaluar los riesgos existentes en sus procesos, identificándolos y priorizándolos a través de un ejercicio de valoración, teniendo en cuenta los factores propios de su entorno y la naturaleza de su actividad.
iii. Medir la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y su impacto sobre los recursos de la entidad (económicos, humanos, entre otros), así como sobre su credibilidad y buen nombre, en caso de materializarse. Esta medición podrá ser cualitativa y, cuando se cuente con datos históricos, cuantitativa.
iv. Identificar y evaluar con criterio conservador, los controles existentes y su efectividad, mediante un proceso de valoración realizado con base en la experiencia y un análisis razonable y objetivo de los eventos ocurridos.
v. Construir los mapas de riesgos que resulten pertinentes, los cuales deben ser actualizados periódicamente, permitiendo visualizarlos de acuerdo con la vulnerabilidad de la organización a los mismos.
vi. Implementar, probar y mantener un proceso para administrar la continuidad de la operación de la entidad, que incluya elementos como: prevención y atención de emergencias, administración de crisis, planes de contingencia para responder a las fallas e interrupciones específicas de un sistema o proceso y capacidad de retorno a la operación normal.
vii. Divulgar entre los funcionarios que intervienen en los procesos respectivos, los mapas de riesgos y las políticas definidas para su administración.
viii. Gestionar los riesgos en forma integral, aplicando diferentes estrategias que permitan llevarlos hacia niveles tolerables. Para cada riesgo se debe seleccionar la alternativa que presente la mejor relación entre el beneficio esperado y el costo en que se debe incurrir para su tratamiento. Entre las estrategias posibles se encuentran las de evitar los riesgos, mitigarlos, compartirlos, transferirlos, aceptarlos o aprovecharlos, según resulte procedente.
ix. Registrar, medir y reportar los eventos de pérdidas por materialización de riesgos.
x. Hacer seguimiento a través de los órganos competentes, de acuerdo al campo de acción de cada uno de ellos, estableciendo los reportes o acciones de verificación que la administración de la entidad y los jefes de cada órgano social considere pertinentes.
xi. Definir las acciones correctivas y preventivas derivadas del proceso de seguimiento y evaluación de los riesgos (planes de mejoramiento).
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades deben seguir adicionalmente las instrucciones especiales que en materia de gestión de ciertos riesgos se establecen en la presente circular y en la Circular Básica Financiera y Contable de la SFC (incluyendo entre otras, según resulten aplicables en virtud del objeto social de la entidad, las normas sobre gestión de riesgos de mercado –SARM, riesgo de crédito –SARC, riesgo operativo –SARO, riesgo de liquidez –SARL, riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo- SARLAFT y riesgo de garantías –SARG, Sistema Especial de Administración de Riesgos de Seguros –SEARS), ajustándose a los plazos y condiciones específicos establecidos de manera especial para cada uno de ellos
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Es importante reiterar que los sistemas de gestión de riesgos específicos antes mencionados, no son independientes del Sistema de Control Interno, sino que forman parte integral del mismo. Así, la administración de riesgos es uno de los elementos fundamentales del SCI para lograr la eficacia y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de los reportes financieros y el cumplimiento de leyes, normas y reglamentos. Los sistemas de control interno y de administración de riesgos son transversales en todas y cada una de las actividades, procesos y áreas de la entidad, por ello su importancia en el logro de los objetivos estratégicos y de calidad de la información que genera la organización.
7.5.3 ACTIVIDADES DE CONTROL. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que deben seguirse para lograr que las instrucciones de la administración con relación a sus riesgos y controles se cumplan. Las actividades de control se distribuyen a lo largo y a lo ancho de la organización, en todos los niveles y funciones.
Lo anterior incluye entonces, el establecimiento de unas actividades obligatorias para todas las áreas, operaciones y procesos de la entidad, entre las cuales se encuentran, entre otras, las siguientes:
i. Revisiones de alto nivel, como son el análisis de informes y presentaciones que solicitan los miembros de junta directiva y otros altos directivos de la organización para efectos de analizar y monitorear el progreso de la entidad hacia el logro de sus objetivos; detectar problemas, tales como deficiencias de control, errores en los informes financieros o actividades fraudulentas, y adoptar los correctivos necesarios.
ii. Gestión directa de funciones o actividades.
iii. <Ordinal modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Controles Generales, que rigen para todas las aplicaciones de sistemas y ayudan a asegurar su continuidad y operación adecuada. Dentro de éstos se incluyen aquellos que se hagan sobre la administración de la tecnología de información, su infraestructura, la administración de seguridad y la adquisición, desarrollo y mantenimiento del software.
iv. <Ordinal modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Controles de aplicación, los cuales incluyen pasos a través de sistemas tecnológicos y manuales de procedimientos relacionados. Se centran directamente en la suficiencia, exactitud, autorización y validez de la captura y procesamiento de datos. Ayudan a asegurar que los datos se capturan o generan en el momento de necesitarlos, que las aplicaciones de soporte estén disponibles y que los errores de interfase se detecten rápidamente. Un objetivo importante de los controles de aplicación es prevenir que los errores se introduzcan en el sistema, así como detectarlos y corregirlos una vez involucrados en él. Si se diseñan correctamente, pueden facilitar el control sobre los datos introducidos en el sistema.
v. Limitaciones de acceso a las distintas áreas de la organización, de acuerdo con el nivel de riesgo asociado a cada una de ellas, teniendo en cuenta tanto la seguridad de los funcionarios de la entidad como de sus bienes, de los activos de terceros que administra y de su información.
vi. Acompañamiento a los visitantes de la entidad para controlar que sólo ingresen a los sitios permitidos y que no realicen ningún acto que afecte la seguridad de los equipos o de la información que en ellos se procesa.
vii. Controles físicos adicionales que resulten necesarios.
viii. Indicadores de rendimiento.
ix. Segregación de funciones.
x. Acuerdos de confidencialidad.
xi. Procedimientos de control.
xii. Difusión de las actividades de control.
Las actividades de control son seleccionadas y desarrolladas considerando la relación beneficio / costo y su potencial efectividad para mitigar los riesgos que afecten en forma material el logro de los objetivos de la organización.
Dichas actividades implican una política que establece lo que debe hacerse y adicionalmente los procedimientos para llevarla a cabo. Todas estas actividades deben tener como principal objetivo la determinación y prevención de los riesgos (potenciales o reales), errores, fraudes u otras situaciones que afecten o puedan llegar a afectar la estabilidad y/o el prestigio de la entidad.
Adicionalmente deberán considerarse las actividades de control requeridas específicamente en el numeral 7.6 de este capítulo respecto a la gestión contable y tecnológica.
7.5.4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Teniendo en cuenta que la operación de una entidad depende en gran medida de sus sistemas de información, es necesario adoptar controles que garanticen la seguridad, calidad y cumplimiento de la información generada.
Los sistemas de información y comunicación son la base para identificar, capturar e intercambiar información en una forma y período de tiempo que permita al personal cumplir con sus responsabilidades y a los usuarios externos contar oportunamente con elementos de juicio suficientes para la adopción de las decisiones que les corresponde en relación con la respectiva entidad.
7.5.4.1 INFORMACIÓN. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Este sistema debe ser funcional para el suministro de información que permita dirigir y controlar el negocio en forma adecuada. Asimismo, deben permitir manejar tanto los datos internos como aquellos que se reciban del exterior.
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades sometidas a inspección y vigilancia deben contar con sistemas que garanticen que la información cumpla con los criterios de seguridad (confidencialidad, integridad y disponibilidad), calidad (efectividad, eficiencia, y confiabilidad) y cumplimiento, para lo cual deberán establecer controles generales y específicos para la entrada, el procesamiento y la salida de la información, atendiendo su importancia relativa y nivel de riesgo.
Ello incluye, cuando menos, las siguientes actividades:
i. Identificar la información que se recibe y su fuente.
ii. Asignar el responsable de cada información y las personas que pueden tener acceso a la misma.
iii. Diseñar formularios y/o mecanismos que ayuden a minimizar errores u omisiones en la recopilación y procesamiento de la información, así como en la elaboración de informes.
iv. Diseñar procedimientos para detectar, reportar y corregir los errores y las irregularidades que puedan presentarse.
v. Establecer procedimientos que permitan a la entidad retener o reproducir los documentos fuente origínales, para facilitar la recuperación o reconstrucción de datos, así como para satisfacer requerimientos legales.
vi. Definir controles para garantizar que los datos y documentos sean preparados por personal autorizado para hacerlo.
vii. Implementar controles para proteger adecuadamente la información sensible contra acceso o modificación no autorizada.
viii. Diseñar procedimientos para la administración del almacenamiento de información y sus copias de respaldo.
ix. Establecer parámetros para la entrega de copias, a través de cualquier modalidad (papel, medio magnético, entre otros).
x. Clasificar la información (en pública, privada o confidencial, según corresponda).
xi. Verificar la existencia o no de procedimientos de custodia de la información, cuando sea del caso, y de su eficacia.
xii. Implementar mecanismos para evitar el uso de información privilegiada, en beneficio propio o de terceros.
xiii. Detectar deficiencias y aplicar acciones de mejoramiento.
xiv. Cumplir los requerimientos legales y reglamentarios.
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Además de la información que deba proporcionarse al mercado y a la Superintendencia de conformidad con las normas vigentes, debe difundirse, de acuerdo con lo que los administradores de la entidad consideren pertinente, la información que hace posible conducir y controlar la organización, sin perjuicio de aquella que sea de carácter privilegiado, confidencial o reservado, respecto de la cual deberán adoptarse todas las medidas que resulten necesarias para su protección, incluyendo lo relacionado con su almacenamiento, acceso, conservación, custodia y divulgación. Se entiende por información sujeta a reserva o privilegiada aquella a la cual sólo tienen acceso directo ciertas personas (sujetos calificados), en razón de su profesión u oficio, la cual, por su carácter, está sujeta a reserva, ya que de conocerse podría ser utilizada con el fin de obtener provecho o beneficio para sí o para un tercero.
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Con tal propósito, los administradores de la entidad deben definir políticas de seguridad de la información, mediante la ejecución de un programa que comprenda, entre otros, el diseño, implantación, divulgación, educación y mantenimiento de las estrategias y mecanismos para administrar la seguridad de la información, lo cual incluye, entre otros mecanismos, la celebración de acuerdos de confidencialidad, en aquellos casos en los cuales resulte indispensable suministrar información privilegiada a personas que en condiciones normales no tienen acceso a la misma.
La confidencialidad es uno de los elementos más importantes de la seguridad de la información y tiene como propósito garantizar que ella sólo pueda ser conocida, consultada y divulgada por personas autorizadas. Este elemento está directamente relacionado con el principio de “prudencia”, necesario para evitar la filtración, difusión inapropiada y tergiversación de la información.
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Lo anterior se entiende sin perjuicio de lo establecido en el Sistema de Administración de Riesgo Operativo –SARO y en el Título I, Capítulo décimo segundo de la presente circular respecto a los requerimientos mínimos de seguridad y calidad en el manejo de información a través de medios y canales de distribución de productos y servicios.
7.5.4.2 COMUNICACIÓN. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
La entidad debe mantener una comunicación eficaz, que fluya en todas las direcciones a través de todas las áreas de la organización (de arriba hacia abajo, a la inversa y transversalmente).
Cada empleado debe conocer el papel que desempeña dentro de la organización y dentro del SCI y la forma en la cual las actividades a su cargo están relacionadas con el trabajo de los demás. Para el efecto, la entidad deberá disponer de medios para comunicar la información significativa, tanto al interior de la organización como hacia su exterior.
Como parte de una adecuada administración de la comunicación, se deben identificar cuando menos los siguientes elementos:
i. Canales de comunicación
ii. Responsables de su manejo
iii. Requisitos de la información que se divulga
iv. Frecuencia de la comunicación
v. Responsables
vi. Destinatarios
vii. Controles al proceso de comunicación
Adicionalmente los administradores de la entidad deben adoptar los procedimientos necesarios para garantizar la calidad, oportunidad, veracidad, suficiencia y en general el cumplimiento de todos los requisitos que incidan en la credibilidad y utilidad de la información que la respectiva organización revela al público.
El principio de transparencia que rige el mercado de valores y el sistema financiero exige que se proporcione a los consumidores financieros y demás participantes del mercado, en igualdad de condiciones, información oportuna, suficiente y de calidad sobre los datos y hechos relevantes que permitan una adecuada formación de precios y la adopción de decisiones debidamente fundamentadas. De esta manera se disminuye el riesgo de desigualdad de oportunidades para actuar en el mercado, derivado del manejo de información privilegiada.
En tal sentido, los administradores de las entidades supervisadas deben adoptarse las medidas y los controles que resulten necesarios para evitar el suministro de información privilegiada a uno o más participantes del mercado.
7.5.5 MONITOREO. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Es el proceso que se lleva a cabo para verificar la calidad de desempeño del control interno a través del tiempo. Se realiza por medio de la supervisión continua que realizan los jefes o líderes de cada área o proceso como parte habitual de su responsabilidad frente al control interno (vicepresidentes, gerentes, directores, etc. dentro del ámbito de la competencia de cada uno de ellos), así como de las evaluaciones periódicas puntuales que realicen la auditoria interna u órgano equivalente, el presidente o máximo responsable de la organización y otras revisiones dirigidas.
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El SCI no puede ser estático, sino dinámico, ajustándose en forma permanente a las nuevas situaciones del entorno. Con tal fin, es importante que se establezcan controles o alarmas tanto en los sistemas que se lleven en forma manual como en los que se lleven en forma computarizada, de manera que permanentemente se valore la calidad y el desempeño del sistema en el tiempo y se realicen las acciones de mejoramiento necesarias, pues ello equivale a una actividad de supervisión y administración. Para efectos de lo anterior, dicho monitoreo se debe realizar en todas las etapas de los procesos y en tiempo real en el curso de las operaciones.
Las evaluaciones permanentes y separadas permiten a la alta dirección determinar si el control interno está presente y funciona en forma adecuada en el tiempo.
Las deficiencias de control interno deben ser identificadas y comunicadas de manera oportuna a las partes responsables de tomar acciones correctivas y, cuando resulten materiales, informarse también a la junta directiva u órgano equivalente.
7.5.6 EVALUACIONES INDEPENDIENTES. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Aunque los procedimientos de seguimiento permanente, así como la autoevaluación de cada área, proporcionan una retroalimentación importante, es necesario realizar adicionalmente evaluaciones que se centren directamente sobre la efectividad del SCI, las cuales deben ser realizadas por personas totalmente independientes del proceso, como requisito indispensable para garantizar su imparcialidad y objetividad.
Se cumple con el requisito de estas evaluaciones independientes a través de los auditores internos y del revisor fiscal, en la medida en que el alcance de la evaluación hecha por éstos respecto al control interno de la respectiva entidad tenga el alcance y la cobertura requeridos en la presente circular.
Lo anterior sin perjuicio de que la administración, si así lo considera conveniente, utilice como práctica de buen gobierno corporativo el trabajo de auditores externos para revisar la efectividad del control interno.
Puede emplearse una combinación de varios esquemas, según lo que la administración considere necesario.
Las debilidades resultado de esta evaluación y sus recomendaciones de mejoramiento, deben ser reportadas de manera ascendente, informando sobre asuntos representativos de manera inmediata al Comité de Auditoría, y haciéndoles seguimiento.
7.6 ÁREAS ESPECIALES DENTRO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
El SCI debe abarcar todas las áreas de la organización, aplicando para cada una de ellas los objetivos, principios, elementos y actividades de control, información, comunicación y otros fundamentos del sistema tratados en los numerales anteriores del presente capítulo.
No obstante, por su particular importancia se considera pertinente entrar a analizar algunos aspectos del SCI relacionados con las áreas contable y tecnológica.
7.6.1. CONTROL INTERNO EN LA GESTIÓN CONTABLE. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
La información financiera y contable de una entidad, se constituye en una herramienta fundamental para que la administración pueda adoptar sus decisiones en forma oportuna y contando con suficientes elementos de juicio. Por ello, la organización debe asegurarse de que todos los estados financieros, informes de gestión y demás reportes que suministra sean confiables.
El término confiable en este contexto se refiere a la preparación de estados financieros y otros informes que presenten en forma razonable la situación financiera y resultados de la entidad y que cumplan plenamente con las normas, principios y reglamentos que resulten aplicables. Bajo esta referencia resulta claro que un eficiente SCI contable es la base sobre la que se genera información financiera oportuna, razonable y veraz. El diseño e implementación de este sistema son responsabilidad de la administración, así como la correcta preparación y presentación de los estados financieros y sus correspondientes notas.
Los representantes legales serán responsables del establecimiento y mantenimiento de adecuados sistemas de revelación y control de la información financiera, para lo cual deberán diseñar procedimientos de control sobre la calidad, suficiencia y oportunidad de la misma. Además, deberán verificar la operatividad de los controles establecidos al interior de la correspondiente entidad, e incluir en el informe de gestión que los administradores presenten a la asamblea general de accionistas u órgano equivalente la evaluación sobre el desempeño de los mencionados sistemas de revelación y control.
Igualmente, los representantes legales serán responsables de informar ante el Comité de Auditoría todas las deficiencias significativas encontradas en el diseño y operación de los controles internos que hubieran impedido a la sociedad registrar, procesar, resumir y presentar adecuadamente la información financiera de la misma. También deberán reportar los casos de fraude que hayan podido afectar la calidad de la información financiera, así como cambios en la metodología de evaluación de la misma.
En este sentido, representa especial importancia para la administración de las entidades establecer al interior de la organización un apropiado SCI contable que garantice que los estados financieros que se presentan a la junta directiva, a las asambleas, a los entes de supervisión, fiscalización y control y que finalmente son objeto de publicación, reflejen en forma fidedigna la realidad económica de la entidad.
En virtud de todo lo anterior, a continuación se precisan algunos aspectos que deben tener en cuenta las entidades supervisadas por la SFC para el adecuado funcionamiento del SCI, reiterando que para el efecto se deben aplicar en su totalidad los fundamentos señalados en los numerales 7.4 y 7.5 del presente capítulo.
7.6.1.1 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Las actividades de control contable normalmente implican dos componentes: una política contable, que establece lo que debe hacerse y unos procedimientos para llevarla a cabo. Bajo este criterio, las distintas instancias y el SCI contable de las entidades supervisadas, deben ser efectivos y eficientes, esto se refiere básicamente al cumplimiento de las actividades diarias asignadas, expresadas en las políticas y procedimientos establecidos por la entidad.
Lo anterior conlleva a que los administradores tomen las acciones necesarias para abordar los riesgos contables que implican no solo la forma correcta de hacer las cosas sino dirigir las tareas hacia el logro de los objetivos de la entidad. De ahí que resulte indispensable que las entidades implementen la ejecución de las políticas contables a través de toda la organización, en todos los niveles y en todas las funciones que intervienen en el proceso contable e incluyan el establecimiento de unos procedimientos obligatorios para todas las actividades de dicho proceso entre los que se encuentran:
i. Supervisión de los procesos contables.
ii. Evaluaciones y supervisión de los aplicativos, accesos a la información y archivos, utilizados en los procesos contables.
iii. Presentación de informes de seguimiento.
iv. Validaciones de calidad de la información, revisando que las transacciones u operaciones sean veraces y están adecuadamente calculadas y valoradas aplicando principios de medición y reconocimiento.
v. Comparaciones, inventarios y análisis de los activos de la entidad, realizadas a través de fuentes internas y externas.
vi. Supervisión de los Sistemas de Información.
vii. Controles generales.
viii. Autorización apropiada de las transacciones por los órganos de dirección y administración.
ix. Autorización y control de documentos
x. Autorizaciones y establecimiento de límites
7.6.1.2 CONTROLES SOBRE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Teniendo en cuenta que la operación del proceso contable depende en gran medida de sus sistemas de información, es necesario adoptar controles que garanticen la exactitud y validez de la información.
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Se pueden usar dos grandes grupos de actividades de control de sistemas de información: Controles generales y controles de aplicación, según lo definido en el subnumeral 7.5.3. de la presente Circular.
7.6.2. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LA GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> La tecnología es imprescindible para el cumplimiento de los objetivos y la prestación de servicios de las entidades a sus diferentes grupos de interés, en condiciones de seguridad, calidad y cumplimiento. Por lo tanto, se tendrá que velar porque el diseño del SCI para la gestión de la tecnología responda a las políticas, necesidades y expectativas de la entidad, así como a las exigencias normativas sobre la materia. De otra parte, el sistema deberá ser objeto de evaluación y el mejoramiento continuo con el propósito de contribuir al logro de los objetivos institucionales y a la prestación de los servicios en las condiciones señaladas.
Las entidades deben establecer, desarrollar, documentar y comunicar políticas de tecnología y definir los recursos, procesos, procedimientos, metodologías y controles necesarios para asegurar su cumplimiento.
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Las políticas deberán ser revisadas por lo menos una vez al año o al momento de presentarse cambios significativos en el ambiente operacional o del negocio, para lo cual la administración deberá contar con estándares, directrices y procedimientos debidamente aprobados, orientados a cubrir los siguientes aspectos:
i. Plan estratégico de tecnología.
ii. Infraestructura de tecnología.
iii. <Ordinal modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Cumplimiento de requerimientos legales para derechos de autor, privacidad y comercio electrónico.
iv. Cumplimiento de requerimientos legales para derechos de autor, privacidad y comercio electrónico.
v. Administración de proyectos de sistemas.
vi. Administración de la calidad.
vii. Adquisición de tecnología.
viii. Adquisición y mantenimiento de software de aplicación.
ix. Instalación y acreditación de sistemas.
x. Administración de cambios.
xi. Administración de servicios con terceros.
xii. Administración, desempeño, capacidad y disponibilidad de la infraestructura tecnológica.
xiii. Continuidad del negocio.
xiv. Seguridad de los sistemas.
xv. Educación y entrenamiento de usuarios.
xvi. Administración de los datos.
xvii. Administración de instalaciones.
xviii. Administración de operaciones de tecnología.
xix. Documentación.
En el caso de las entidades vigiladas, lo dispuesto en el presente numeral y sus subdivisiones se entiende sin perjuicio del cumplimiento de las instrucciones especiales impartidas por esta Superintendencia en materia de riesgo operativo –SARO y de seguridad y calidad en el manejo de información a través de medios y canales de distribución de productos y servicios para clientes y usuarios, las cuales deberán cumplirse dentro de los plazos y condiciones específicos establecidos para el efecto.
Por la relevancia que representan algunas de las políticas previamente identificadas, conviene a continuación señalar en forma particular algunas de ellas.
7.6.2.1 PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades deberán realizar un proceso de planeación estratégica de tecnología, a intervalos de tiempo regulares, con el propósito de lograr el cumplimiento de los objetivos de la organización a través de las oportunidades que brinda la tecnología a su alcance.
El plan estratégico de tecnología deberá estar alineado con el plan estratégico institucional y en él se deberán contemplar adicionalmente, al menos, los siguientes aspectos:
i. Análisis de cómo soporta la tecnología los objetivos del negocio.
ii. Evaluación de la tecnología actual.
iii. Estudios de mercado y factibilidad de alternativas tecnológicas que respondan a las necesidades de la entidad.
iv. Planes operacionales estableciendo metas claras y concretas.
7.6.2.2 ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Con el objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes (internos y externos), las entidades deberán llevar a cabo la planeación, implementación y mantenimiento de estándares y sistemas de administración de calidad de la tecnología que contengan:
i. Programas para establecer una cultura de calidad de la tecnología en toda la entidad.
ii. Planes concretos de calidad de la tecnología.
iii. Responsables por el aseguramiento de la calidad.
iv. Prácticas de control de calidad.
v. Metodología para el ciclo de vida de desarrollo de sistemas.
vi. Metodología de prueba y documentación de programas y sistemas.
vii. Diseño de informes de aseguramiento de la calidad.
viii. Capacitación de usuarios finales y del personal de aseguramiento de la calidad.
ix. Desarrollo de una base de conocimiento de aseguramiento de la calidad.
El sistema de administración de la calidad deberá ser objeto de evaluaciones periódicas para ajustarlo a las necesidades de la entidad.
7.6.2.3 ADMINISTRACIÓN DE CAMBIOS. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Con el fin de minimizar la probabilidad de interrupciones, alteraciones no autorizadas y errores, se deberá diseñar un sistema de administración que permita el análisis, implementación y seguimiento de los cambios requeridos y llevados a cabo a la infraestructura de tecnología que posea la entidad. Como mínimo se tendrán que contemplar los siguientes aspectos:
i. Identificación clara del cambio a realizar en la infraestructura.
ii. Categorización, priorización y procedimientos de emergencia a llevar a cabo durante el cambio.
iii. Evaluación del impacto que ocasiona el cambio en la infraestructura.
iv. Procedimiento de autorización de los cambios.
v. Procedimiento de administración de versiones.
vi. Políticas de distribución del software.
vii. Obtención de herramientas automatizadas para realizar los cambios.
viii. Procedimientos para la administración de la configuración.
ix. Rediseño de los procesos del negocio que se vean impactados por el cambio en la infraestructura.
7.6.2.4 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Con el objeto de salvaguardar la información contra usos no autorizados, divulgación, modificación, daño o pérdida, le corresponderá a las entidades supervisadas establecer controles de acceso lógico que aseguren que los sistemas, datos y programas están restringidos exclusivamente a usuarios autorizados para lo cual se deberá contar con procedimientos y recursos sobre los siguientes aspectos:
i. Autorización, autenticación y control de acceso.
ii. Identificación de usuarios y perfiles de autorización los cuales deberán ser otorgados de acuerdo con la necesidad de tener y necesidad de conocer.
iii. Manejo de incidentes, información y seguimiento.
iv. Prevención y detección de código malicioso, virus, entre otros.
v. Entrenamiento de usuarios.
vi. Administración centralizada de la seguridad.
7.6.2.5 ADMINISTRACIÓN DE LOS DATOS. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Para que los datos permanezcan completos, precisos y válidos durante su entrada, actualización y almacenamiento en los sistemas de información, las entidades tendrán que establecer controles generales y de aplicación sobre la operación de la tecnología, adicionales a los establecidos en el numeral 7.5.4.1, atendiendo como mínimo los siguientes aspectos:
i. Establecer controles de entrada, procesamiento y salida para garantizar la autenticidad e integridad de los datos.
ii. Verificar la exactitud, suficiencia y validez de los datos de transacciones que sean capturados para su procesamiento (generados por personas, por sistemas o entradas de interfase).
iii. Preservar la segregación de funciones en el procesamiento de datos y la verificación rutinaria del trabajo realizado. Los procedimientos deberán incluir controles de actualización adecuados, como totales de control "corrida a corrida" y controles de actualización de archivos maestros.
iv. Establecer procedimientos para que la validación, autenticación y edición de los datos sean llevadas a cabo tan cerca del punto de origen como sea posible.
v. Definir e implementar procedimientos para prevenir el acceso a la información y software sensitivos de computadores, discos y otros equipos o medios, cuando hayan sido sustituidos o se les haya dado otro uso. Tales procedimientos deberán garantizar que los datos marcados como eliminados no puedan ser recuperados por cualquier individuo interno o tercero ajeno a la entidad.
vi. Establecer los mecanismos necesarios para garantizar la integridad continua de los datos almacenados.
vii. Definir e implementar procedimientos apropiados y prácticas para transacciones electrónicas que sean sensitivas y críticas para la organización, velando por su integridad y autenticidad.
viii. Establecer controles para garantizar la integración y consistencia entre plataformas.
7.6.2.6 ADMINISTRACIÓN DE LAS INSTALACIONES. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Con el objeto de proporcionar un ambiente físico conveniente que proteja los equipos y el personal de tecnología contra peligros naturales o fallas humanas, las entidades deberán instalar controles físicos y ambientales adecuados que sean revisados regularmente para garantizar su buen funcionamiento teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:
i. Acceso a las instalaciones.
ii. Identificación clara del sitio.
iii. Controles de seguridad física.
iv. Definición de políticas de inspección y escalamiento de problemas.
v. Planeamiento de continuidad del negocio y administración de crisis.
vi. Salud y seguridad del personal.
vii. Políticas de mantenimiento preventivo.
viii. Protección contra amenazas ambientales.
ix. Monitoreo automatizado.
7.7 RESPONSABILIDADES DENTRO DEL SISTEMA DE CONTROL. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009>
7.7.1 ÓRGANOS INTERNOS. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009.>
7.7.1.1 JUNTA DIRECTIVA U ÓRGANO EQUIVALENTE. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Los miembros de las Juntas Directivas u órgano equivalente, como principales gestores del gobierno corporativo, deben realizar su gestión con profesionalismo, integridad, competencia e independencia, dedicándole el tiempo necesario. Así mismo deben ser transparentes en su gestión, procurando tener un buen conocimiento de los riesgos que involucran los productos que ofrece la empresa; evaluar con profundidad los riesgos involucrados en los instrumentos de inversión que ésta utiliza y apoyar la labor de los órganos de fiscalización y control.
De la junta directiva u órgano equivalente debe provenir la autoridad, orientación y vigilancia al personal directivo superior, de manera que sus miembros deberán contar con experiencia y conocimientos adecuados acerca de las actividades, los objetivos y la estructura de la respectiva entidad.
7.7.1.1.1. FUNCIONES GENERALES. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Sin perjuicio de las obligaciones especiales asignadas a este órgano en otras disposiciones legales, estatutarias o en reglamentos, en materia de control interno, en cumplimiento de los deberes que le señala el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, la junta directiva u órgano equivalente es la instancia responsable de:
i. <Ordinal modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Participar activamente en la planeación estratégica de la entidad, aprobarla y efectuar seguimiento, para determinar las necesidades de redireccionamiento estratégico cuando se requiera.
ii. Definir y aprobar las estrategias y políticas generales relacionadas con el SCI, con fundamento en las recomendaciones del Comité de Auditoría.
iii. Establecer mecanismos de evaluación formal a la gestión de los administradores y sistemas de remuneración e indemnización atados al cumplimiento de objetivos a largo plazo y los niveles de riesgo.
iv. Definir claras líneas de responsabilidad y rendición de cuentas a través de la organización.
v. Analizar el proceso de gestión de riesgo existente y adoptar las medidas necesarias para fortalecerlo en aquellos aspectos que así lo requieran, lo cual comprende entre otros aspectos establecer protocolos de crisis que incluyan planes de contingencia.
vi. Designar a los directivos de las áreas encargadas del SCI y de la gestión de riesgos, salvo que el régimen aplicable a la respectiva entidad o sus estatutos establezcan una instancia diferente para el efecto.
vii. Adoptar las medidas necesarias para garantizar la independencia del auditor interno y hacer seguimiento a su cumplimiento.
viii. Conocer los informes relevantes respecto del SCI que sean presentados por los diferentes órganos de control o supervisión e impartir las órdenes necesarias para que se adopten las recomendaciones y correctivos a que haya lugar.
ix. Solicitar y estudiar, con la debida anticipación, toda la información relevante que requiera para contar con la ilustración suficiente para adoptar responsablemente las decisiones que le corresponden y solicitar asesoría experta, cuando sea necesario.
x. Requerir las aclaraciones y formular las objeciones que considere pertinentes respecto a los asuntos que se someten a su consideración.
xi. Aprobar los recursos suficientes para que el SCI cumpla sus objetivos.
xii. Efectuar seguimiento en sus reuniones ordinarias a través de informes periódicos que le presente el Comité de Auditoría, sobre la gestión de riesgos en la entidad y las medidas adoptadas para el control o mitigación de los riesgos más relevantes, por lo menos cada seis (6) meses, o con una frecuencia mayor si así resulta procedente.
xiii. Evaluar las recomendaciones relevantes sobre el SCI que formulen el Comité de Auditoría y los otros órganos de control interno y externos, adoptar las medidas pertinentes y hacer seguimiento a su cumplimiento.
xiv. Analizar los informes que presente el oficial de cumplimiento respecto de las labores realizadas para evitar que la entidad sea utilizada como instrumento para la realización de actividades delictivas, evaluar la efectividad de los controles implementados y de las recomendaciones formuladas para su mejoramiento.
xv. Evaluar los estados financieros, con sus notas, antes de que sean presentados a la asamblea de accionistas o máximo órgano social, teniendo en cuenta los informes y recomendaciones que le presente el Comité de Auditoría.
xvi. Presentar al final de cada ejercicio a la Asamblea General de Accionistas, junta de socios o máximo órgano social un informe sobre el resultado de la evaluación del SCI y sus actuaciones sobre el particular.
Todas las decisiones y actuaciones que se produzcan en desarrollo de las atribuciones antes mencionadas deberán constar por escrito en el acta de la reunión respectiva y estar debidamente motivadas. La junta directiva u órgano equivalente determinará la información que deba ser divulgada a los diferentes niveles de la organización, de acuerdo con lo que considere pertinente.
7.7.1.2. COMITÉ DE AUDITORÍA. <Numeral modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Para el adecuado cumplimiento de la labor que le corresponde a las juntas directivas u órganos equivalentes de las entidades sometidas a inspección y vigilancia, éstas deben contar con un Comité de Auditoría, dependiente de ese órgano social, encargado de la evaluación del control interno de la misma, así como a su mejoramiento continuo, sin que ello implique una sustitución a la responsabilidad que de manera colegiada le corresponde a la junta directiva u órgano equivalente en la materia, desarrollando funciones de carácter eminentemente de asesoría y apoyo.
7.7.1.2.1 FUNCIONES DEL COMITÉ. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
El Comité de Auditoría tendrá como funciones primordiales las siguientes:
i. <Ordinal modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Proponer para aprobación de la junta directiva u órgano que haga sus veces, la estructura, procedimientos y metodologías necesarios para el funcionamiento del SCI.
ii. <Ordinal modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Presentarle a la junta directiva o al órgano que haga sus veces, las propuestas relacionadas con las responsabilidades, atribuciones y límites asignados a los diferentes cargos y áreas respecto de la administración del SCI, incluyendo la gestión de riesgos.
iii. Evaluar la estructura del control interno de la entidad de forma tal que se pueda establecer si los procedimientos diseñados protegen razonablemente los activos de la entidad, así como los de terceros que administre o custodie, y si existen controles para verificar que las transacciones están siendo adecuadamente autorizadas y registradas.
iv. <Ordinal modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Informar a la junta directiva u órgano equivalente sobre el no cumplimiento de la obligación de los administradores de suministrar la información requerida por los órganos de control para la realización de sus funciones.
v. Velar porque la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo dispuesto en las normas aplicables, verificando que existen los controles necesarios.
vi. Estudiar los estados financieros y elaborar el informe correspondiente para someterlo a consideración de la junta directiva, con base en la evaluación no sólo de los proyectos correspondientes, con sus notas, sino también de los dictámenes, observaciones de las entidades de control, resultados de las evaluaciones efectuadas por los comités competentes y demás documentos relacionados con los mismos.
vii. <Ordinal modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Proponer a la junta directiva programas y controles para prevenir, detectar y responder adecuadamente a los riesgos de fraude y mala conducta, entendiendo por fraude un acto intencionado cometido para obtener una ganancia ilícita, y por mala conducta la violación de leyes, reglamentos o políticas internas, y evaluar la efectividad de dichos programas y controles.
viii. Supervisar las funciones y actividades de la auditoría interna u órgano que haga sus veces, con el objeto de determinar su independencia y objetividad en relación con las actividades que audita, determinar la existencia de limitaciones que impidan su adecuado desempeño y verificar si el alcance de su labor satisface las necesidades de control de la entidad.
ix. <Ordinal modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Efectuar seguimiento sobre los niveles de exposición de riesgo, sus implicaciones para la entidad y las medidas adoptadas para su control o mitigación, por lo menos cada seis (6) meses, o con una frecuencia mayor si así resulta procedente, y presentar a la junta directiva un informe sobre los aspectos más importante de la gestión realizada.
x. Evaluar los informes de control interno practicados por los auditores internos, contraloría, contralor normativo u otros órganos, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones.
xi. Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones dadas por la junta directiva u órgano equivalente, en relación con el SCI.
xii. Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones.
xiii. Analizar el funcionamiento de los sistemas de información, su confiabilidad e integridad para la toma de decisiones.
xiv. Presentar al máximo órgano social, por conducto de la junta directiva, los candidatos para ocupar el cargo de revisor fiscal, sin perjuicio del derecho de los accionistas de presentar otros candidatos en la respectiva reunión. En tal sentido, la función del comité será recopilar y analizar la información suministrada por cada uno de los candidatos y someter a consideración del máximo órgano social los resultados del estudio efectuado.
xv. Elaborar el informe que la junta directiva deberá presentar al máximo órgano social respecto al funcionamiento del SCI, el cual deberá incluir entre otros aspectos:
a. Las políticas generales establecidas para la implementación del SCI de la entidad.
b. El proceso utilizado para la revisión de la efectividad del SCI, con mención expresa de los aspectos relacionados con la gestión de riesgos.
c. Las actividades más relevantes desarrolladas por el Comité de Auditoría.
d. Las deficiencias materiales detectadas, las recomendaciones formuladas y las medidas adoptadas, incluyendo entre otros temas aquellos que pudieran afectar los estados financieros y el informe de gestión.
e. Las observaciones formuladas por los órganos de supervisión y las sanciones impuestas, cuando sea del caso.
f. Si existe o no un departamento de auditoría interna o área equivalente. Si existe, presentar la evaluación de la labor realizada por la misma, incluyendo entre otros aspectos el alcance del trabajo desarrollado, la independencia de la función y los recursos que se tienen asignados. En caso de no existir, señalar las razones concretas por las cuales no se ha considerado pertinente contar con dicho departamento o área.
xvi. Las demás que le fije la junta directiva, en su reglamento interno.
7.7.1.2.2 CONFORMACIÓN DEL COMITÉ. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
El Comité deberá estar integrado por lo menos por tres (3) miembros de la junta directiva u órgano equivalente, quienes deben tener experiencia, ser conocedores de los temas relacionados con las funciones asignadas al referido órgano social y ser en su mayoría independientes, esto último para aquellas entidades que por disposición legal o estatutaria cuentan con miembros independientes en el referido órgano social, entendiendo por independientes aquellas personas que en ningún caso sean:
i. Empleados o directivos de la entidad o de alguna de sus filiales, subsidiarias o controlantes, incluyendo aquellas personas que hubieren tenido tal calidad durante el año inmediatamente anterior a la designación, salvo que se trate de la reelección de una persona independiente.
ii. Accionistas que directamente o en virtud de convenio dirijan, orienten o controlen la mayoría de los derechos de voto de la entidad o que determinen la composición mayoritaria de los órganos de administración, de dirección o de control de la misma.
iii. Socios o empleados de asociaciones o sociedades que presten servicios de asesoría o consultoría a la entidad o a las empresas que pertenezcan al mismo grupo económico del cual forme parte esta, cuando los ingresos por dicho concepto representen para aquellos, el veinte por ciento (20%) o más de sus ingresos operacionales.
iv. Empleado o directivo de una fundación, asociación o sociedad que reciba donativos importantes de la entidad. Se consideran donativos importantes aquellos que representen más del veinte por ciento (20%) del total de donativos recibidos por la respectiva institución.
v. Administrador de una entidad en cuya junta directiva participe un representante legal de la entidad.
vi. Persona que reciba de la entidad alguna remuneración diferente a los honorarios como miembro de la junta directiva, del Comité de Auditoría o de cualquier otro comité creado por la junta directiva.
A las reuniones del Comité puede ser citado cualquier funcionario de la entidad, con el fin de suministrar la información que se considere pertinente acerca de asuntos de su competencia.
7.7.1.2.3 REGLAMENTO INTERNO. <Numeral modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> La junta directiva u órgano equivalente de las entidades sometidas a la inspección y la vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia deberá adoptar el reglamento de funcionamiento del comité, incluyendo para el efecto, además de las funciones aquí consagradas, todas aquellas que en su criterio sean propias de la institución y se adapten a sus necesidades. Dicho reglamento deberá mantenerse a disposición de la SFC, cuando lo solicite.
7.7.1.2.4 PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
El Comité de Auditoría deberá reunirse por lo menos cada tres (3) meses, o con una frecuencia mayor si así lo establece su reglamento o lo ameritan los resultados de las evaluaciones del SCI.
7.7.1.2.5 INFORMES SOBRE LAS TAREAS DESARROLLADAS Y LAS CONCLUSIONES ALCANZADAS POR EL COMITÉ. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Las decisiones y actuaciones del Comité de Auditoria deberán quedar consignadas en actas, las cuales deberán cumplir con lo dispuesto en el artículo 189 del Código de Comercio. Los documentos conocidos por el Comité que sean sustento de sus decisiones deberán formar parte integral de las actas, por lo cual en caso de no ser transcritos deberán presentarse como anexos de las mismas. Así, cada vez que se entregue un acta, deberá suministrarse al interesado tanto el cuerpo principal de la misma como todos sus anexos, los cuales deberán estar adecuadamente identificados y foliados, y mantenerse bajo medidas adecuadas de conservación y custodia.
Cuando se detecten situaciones que revistan importancia significativa, se deberá remitir un informe especial a la junta directiva u órgano equivalente y al representante legal.
La junta directiva deberá presentar a la Asamblea General de Accionistas o asociados, al cierre del ejercicio económico, un informe sobre las labores desarrolladas por el Comité.
7.7.1.3. REPRESENTANTE LEGAL. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Sin perjuicio de las obligaciones especiales asignadas al representante legal en otras disposiciones legales, estatutarias o en reglamentos, en materia de control interno el representante legal es la instancia responsable de:
i. Implementar las estrategias y políticas aprobadas por la junta directiva u órgano equivalente en relación con el SCI.
ii. Comunicar las políticas y decisiones adoptadas por la junta directiva u órgano equivalente a todos y cada uno de los funcionarios dentro de la organización, quienes en desarrollo de sus funciones y con la aplicación de procesos operativos apropiados deberán procurar el cumplimiento de los objetivos trazados por la dirección, siempre sujetos a los lineamientos por ella establecidos.
iii. Poner en funcionamiento la estructura, procedimientos y metodologías inherentes al SCI, en desarrollo de las directrices impartidas por la junta directiva. garantizando una adecuada segregación de funciones y asignación de responsabilidades.
iv. Implementar los diferentes informes, protocolos de comunicación, sistemas de información y demás determinaciones de la Junta relacionados con SCI.
v. Fijar los lineamientos tendientes a crear la cultura organizacional de control, mediante la definición y puesta en práctica de las políticas y los controles suficientes, la divulgación de las normas éticas y de integridad dentro de la institución y la definición y aprobación de canales de comunicación, de tal forma que el personal de todos los niveles comprenda la importancia del control interno e identifique su responsabilidad frente al mismo.
vi. Realizar revisiones periódicas a los manuales y códigos de ética y de gobierno corporativo.
vii. Proporcionar a los órganos de control internos y externos, toda la información que requieran para el desarrollo de su labor.
viii. Proporcionar los recursos que se requieran para el adecuado funcionamiento del SCI, de conformidad con lo autorizado por la junta directiva u órgano equivalente.
ix. <Ordinal modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Velar porque se dé estricto cumplimiento de los niveles de autorización, cupos u otros límites o controles establecidos en las diferentes actividades realizadas por la entidad, incluyendo las adelantadas con administradores, miembros de junta, matriz, subordinadas y demás vinculados económicos.
x. Certificar que los estados financieros y otros informes relevantes para el público no contienen vicios, imprecisiones o errores que impidan conocer la verdadera situación patrimonial o las operaciones de la correspondiente entidad.
xi. Establecer y mantener adecuados sistemas de revelación y control de la información financiera, para lo cual deberán diseñar procedimientos de control y revelación para que la información financiera sea presentada en forma adecuada.
xii. Establecer mecanismos para la recepción de denuncias (líneas telefónicas, buzones especiales en el sitio Web, entre otros) que faciliten a quienes detecten eventuales irregularidades ponerlas en conocimiento de los órganos competentes de la entidad.
xiii. Definir políticas y un programa antifraude, para mitigar los riesgos de una defraudación en la entidad.
xiv. Verificar la operatividad de los controles establecidos al interior de la entidad.
xv. Incluir en su informe de gestión un aparte independiente en el que se de a conocer al máximo órgano social la evaluación sobre el desempeño del SCI en cada uno de los elementos señalados en el numeral 7.5 de la presente circular. En el caso de los grupos empresariales, la evaluación sobre la eficacia del SCI que expida el representante legal de la matriz debe incluir también a las entidades subordinadas (filiales o subsidiarias).
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> En general el representante legal es el responsable de dirigir la implementación de los procedimientos de control y revelación, verificar su operatividad al interior de la correspondiente entidad y su adecuado funcionamiento, para lo cual debe demostrar la ejecución de los controles que le corresponden.
El representante legal debe dejar constancia documental de sus actuaciones en esta materia, mediante memorandos, cartas, actas de reuniones o los documentos que resulten pertinentes para el efecto.
Adicionalmente, debe mantener a disposición del auditor interno, el revisor fiscal y demás órganos de supervisión o control los soportes necesarios para acreditar la correcta implementación del SCI, en sus diferentes elementos, procesos y procedimientos.
7.7.1.4 AUDITORÍA INTERNA O DEPARTAMENTO QUE CUMPLA FUNCIONES EQUIVALENTES. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009>
7.7.1.4.1 DEFINICIÓN. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
La auditoría interna es una actividad que se fundamenta en criterios de independencia y objetividad de aseguramiento[2] y consulta[3], concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, ayudándola a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.
En tal sentido y ante la importancia que representa la auditoria interna en el control y gestión exitosos de una organización, la SFC estima necesario que las entidades bajo su supervisión que cuenten con un auditor interno, contralor o funcionario que cumpla funciones equivalentes, adopten como referente y cumplan normas y parámetros mínimos que garanticen el ejercicio profesional e idóneo de la auditoría interna, acorde con los estándares y mejores prácticas internacionales[4].
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Para las entidades sometidas a inspección y vigilancia que pertenezcan al sector público, se admitirá el enfoque de auditoría interna establecido en el modelo MECI. En todo caso, las oficinas o áreas de control interno, auditoría interna o quienes hagan sus veces deberán cumplir, en lo que no sea contrario a las disposiciones legales aplicables, los lineamientos básicos de la presente Circular.
Las entidades que no tengan un departamento de Auditoría Interna o dependencia que cumpla funciones equivalentes deben indicar expresamente en el informe de gestión que los administradores presentan al cierre de cada ejercicio al máximo órgano social las razones por las cuales no consideran procedente que la organización cuente con el mencionado departamento.
7.7.1.4.2 NORMAS PARA EL EJERCICIO DE LA AUDITORÍA INTERNA. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
En el desarrollo de la actividad de Auditoría Interna o su equivalente, deberá darse aplicación, entre otras a las siguientes normas:
7.7.1.4.2.1 NORMAS SOBRE ATRIBUTOS. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009>
7.7.1.4.2.1.1 PROPÓSITO, AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
El propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de Auditoría Interna deben estar formalmente definidos en un estatuto (documento) debidamente aprobado por la junta directiva u órgano equivalente, en donde quede establecido un acuerdo con la alta dirección de la entidad respecto de la función y responsabilidad de la actividad de Auditoría Interna, su posición dentro de la organización, la autorización al auditor para que tenga acceso a los registros, al personal y a los bienes relevantes para la ejecución de los trabajos y la definición del ámbito de actuación de las actividades de auditoría interna.
7.7.1.4.2.1.2 INDEPENDENCIA Y OBJETIVIDAD. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
La actividad de auditoria interna debe ser independiente, y los auditores internos deben ser objetivos en el cumplimiento de sus trabajos a través de una actitud imparcial y neutral, buscando siempre evitar conflictos de intereses. Dentro de este contexto, como una práctica de buen gobierno corporativo, se considera conveniente que el auditor interno o quien haga sus veces sea nombrado por la junta directiva u órgano equivalente.
Si la independencia u objetividad en cualquier momento se viese comprometida de hecho o en apariencia, los detalles del impedimento deben darse a conocer por escrito a la junta directiva u órgano equivalente.
7.7.1.4.2.1.3 PERICIA Y DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Tanto el auditor interno como su equipo de trabajo deben reunir los conocimientos, las aptitudes y las competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades. El auditor interno debe contar con asesoría y asistencia competente para aquellas áreas especializadas respecto de las cuales él o su personal no cuenten con los conocimientos necesarios.
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Los auditores internos deben cumplir su trabajo con el cuidado y la pericia que se esperan de un especialista razonablemente prudente y competente.
7.7.1.4.2.1.4 PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD Y CUMPLIMIENTO. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
El auditor interno debe desarrollar y mantener un programa de aseguramiento de calidad y mejora que cubra todos los aspectos de la actividad de auditoría interna y revise continuamente su eficacia. Este programa incluye evaluaciones de calidad externas e internas periódicas y supervisión interna continua. Cada parte del programa debe estar diseñada para ayudar a la actividad de auditoría interna a añadir valor y a mejorar las operaciones de la organización y a proporcionar aseguramiento de que la actividad de auditoría interna cumple con las normas aplicables a esta actividad y el Código de Ética de los auditores.
Si bien la actividad de auditoría interna debe lograr el cumplimiento total de las normas de general aceptación para esta actividad, puede haber casos en los cuales esta meta no se logre. Cuando el incumplimiento afecte el alcance general o el funcionamiento de la actividad de auditoría interna, debe declararse esta situación a la alta dirección y al consejo o junta directiva u órgano competente, informándoles los obstáculos que se presentaron para generar esta situación.
7.7.1.4.2.2 NORMAS SOBRE DESEMPEÑO. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
7.7.1.4.2.2.1 ADMINISTRACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
El auditor interno debe gestionar efectivamente la actividad que desarrolla para asegurar que su trabajo está generando valor agregado a la organización, para lo cual debe ejercer entre otras, las siguientes actividades:
i. Planificación. El Auditor Interno debe establecer, por lo menos anualmente, planes basados en los riesgos que afecten el logro de los objetivos de la organización, a fin de determinar las prioridades de la actividad de auditoría interna, incluyendo entre otros, el derivado de las operaciones y relaciones con otras entidades del mismo grupo económico.
ii. Comunicación y Aprobación. El Auditor Interno debe comunicar los planes y requerimientos de recursos de la actividad de auditoría interna, incluyendo los cambios provisorios significativos al Comité de Auditoría y al representante legal, para la adecuada revisión y aprobación. El Auditor Interno también debe comunicar el impacto de cualquier limitación de recursos.
iii. Administración de Recursos. Determinar los recursos que necesita para el adecuado ejercicio de su labor y solicitarlos a la junta directiva u órgano equivalente.
iv. Políticas y Procedimientos. Establecer políticas y procedimientos para guiar la actividad de auditoria interna.
v. Coordinación. El Auditor Interno debe compartir información y coordinar actividades con los otros órganos de control para lograr una cobertura adecuada y minimizar la duplicación de esfuerzos.
vi. Informes. Los informes emitidos por el Auditor Interno deben ser precisos, objetivos, claros, constructivos, completos y oportunos. Igualmente, deberán estar debidamente soportados en evidencias suficientes y realizar seguimiento a las acciones tomadas por la administración frente a estas comunicaciones.
7.7.1.4.2.2.2 NATURALEZA DEL TRABAJO. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
La actividad de auditoría interna debe evaluar y contribuir a la mejora de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de la entidad, utilizando un enfoque sistemático y disciplinado, así:
i. Gestión de Riesgos: El auditor interno debe evaluar la eficacia del sistema de gestión de riesgos de la organización y las exposiciones al riesgo referidas a gobierno, operaciones y sistemas de información de la organización.
ii. Sistema de Control Interno: La actividad de auditoría interna debe asistir a la organización en el mantenimiento de controles efectivos, mediante la evaluación de la eficacia y eficiencia de los mismos y promoviendo la mejora continua, sin perjuicio de la autoevaluación y el autocontrol que corresponden a cada funcionario de la organización, de conformidad con los principios señalados en el subnumeral 7.4 del presente capítulo.
iii. Gobierno Corporativo: La actividad de auditoría interna debe evaluar y hacer las recomendaciones apropiadas para mejorar el proceso de gobierno corporativo, para lo cual debe evaluar el diseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organización.
7.7.1.4.2.2.3. PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Los auditores internos deben elaborar y registrar un plan para cada trabajo, que incluya el alcance, los objetivos, el tiempo y la asignación de recursos.
7.7.1.4.2.2.4. DESEMPEÑO DEL TRABAJO. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Los auditores internos deben identificar, analizar, evaluar y registrar suficiente información, que resulte confiable y relevante, de manera tal que les permita cumplir con los objetivos del trabajo.
Adicionalmente deben establecer requisitos de custodia para los registros del trabajo que sean consistentes con las políticas de la organización en este sentido, y realizar una adecuada supervisión sobre la calidad del trabajo realizado por los integrantes de su equipo.
Los auditores internos deben ser proactivos al analizar, monitorear, indagar, cuestionar, verificar y en general al realizar las actividades propias del aseguramiento, sin limitarse a una simple comprobación de requisitos formales.
7.7.1.4.2.2.5. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Los auditores internos deben comunicar los resultados de su trabajo, en forma precisa, objetiva, clara, concisa, constructiva, completa y oportuna.
Si una comunicación contiene un error u omisión significativos, debe corregirse y enviarse nuevamente a todas las partes que recibieron la comunicación original.
Por lo menos al cierre de cada ejercicio, el auditor interno o quien haga sus veces deberá presentar un informe de su gestión y su evaluación sobre la eficacia del sistema de control interno, incluyendo todos sus elementos. Dicho informe debe contener por lo menos lo siguiente:
i. Titulo.
ii. Identificación de los temas, procesos, áreas o materias objeto del examen, el periodo y criterios de evaluación y la responsabilidad sobre la información utilizada, precisando que la responsabilidad del auditor interno es señalar los hallazgos y recomendaciones sobre los sistemas de control interno y de administración de riesgos.
iii. Especificación respecto a que las siguientes evaluaciones se realizaron de acuerdo con la regulación, las políticas definidas por la junta directiva u órgano equivalente y mejores prácticas de auditoria sobre el particular:
a. Evaluación de la confiabilidad de los sistemas de información contable, financiera y administrativa.
b. Evaluación sobre el funcionamiento y confiabilidad del sistema de control interno.
c. Evaluación de la calidad y adecuación de los sistemas establecidos para garantizar el cumplimiento con las leyes, regulaciones, políticas y procedimientos.
d. Evaluación de la calidad y adecuación de otros sistemas y procedimientos, análisis crítico de la estructura organizacional y evaluación de la adecuación de los métodos y recursos en relación con su distribución.
iv. Los resultados de la evaluación realizada respecto a la existencia, funcionamiento, efectividad, eficacia, confiabilidad y razonabilidad de los sistemas de control interno y de riesgos.
v. Una declaración de la forma en que fueron obtenidas sus evidencias, indicando cuál fue el soporte técnico de sus conclusiones.
vi. Mencionar las limitaciones que encontraron para realizar sus evaluaciones, para tener acceso a información u otros eventos que puedan afectar el resultado de las pruebas realizadas y las conclusiones.
vii. Relación de las recomendaciones formuladas sobre deficiencias materiales detectadas, mencionando los criterios generales que se tuvieron en cuenta para determinar la importancia de las mismas.
viii. Resultados del seguimiento a la implementación de las recomendaciones formuladas en informes anteriores.
ix. Identificación, nombre y firma, ciudad y fecha de elaboración.
Lo anterior sin perjuicio de informes extraordinarios que el auditor interno deba presentar cuando detecte irregularidades graves que ameriten la atención inmediata de los órganos competentes.
7.7.1.4.2.2.6. SUPERVISIÓN. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
El auditor interno debe establecer un proceso de seguimiento, para supervisar y verificar que las acciones de la dirección hayan sido efectivamente implantadas o que la alta dirección ha aceptado el riesgo de no tomar ninguna acción.
Cuando el auditor interno considere que la alta dirección ha aceptado un nivel de riesgo residual que en su concepto pueda ser inaceptable para la organización, debe discutir esta cuestión con el representante legal. Si la decisión referida al riesgo residual no se resuelve, el auditor interno y el representante legal deben informar esta situación a la Junta Directiva o quien haga sus veces, para que adopte la decisión pertinente.
7.7.1.4.2.2.7 FUNCIONES. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Las principales funciones del auditor interno o de quien tenga a su cargo responsabilidades equivalentes son las siguientes, sin perjuicio de la responsabilidad de autocontrol que corresponde a todos los funcionarios de la organización según los principios señalados en el numeral 7.4 del presente capítulo:
i. Elaborar el plan anual de auditoría antes de finalizar el año anterior y darle estricto cumplimiento. En el caso de entidades subordinadas para las cuales la matriz (sea nacional o extranjera) establezca los lineamientos generales del plan de auditoría, deberá velar porque éstos se ajusten a las disposiciones vigentes en Colombia para la respectiva entidad, así como a las características propias de su entorno, y realizar los ajustes pertinentes de acuerdo al tipo de negocio y a la normatividad aplicable.
ii. Someter a consideración del comité de auditoría el presupuesto anual de funcionamiento del área de auditoría interna.
iii. Realizar una evaluación detallada de la efectividad y adecuación del SCI, en las áreas y procesos de la organización que resulten relevantes, abarcando entre otros aspectos los relacionados con la administración de riesgos de la entidad, los sistemas de información, administrativos, financieros y tecnológicos, incluyendo los sistemas electrónicos de información y los servicios electrónicos.
iv. Evaluar tanto las transacciones como los procedimientos de control involucrados en los diferentes procesos o actividades de la entidad, en aquellos aspectos que considere relevantes.
v. Revisar los procedimientos adoptados por la administración para garantizar el cumplimiento con los requerimientos legales y regulatorios, códigos internos y la implementación de políticas y procedimientos.
vi. Verificar en sus auditorias la eficacia de los procedimientos adoptados por la administración para asegurar la confiabilidad y oportunidad de los reportes a esta Superintendencia y otros entes de control.
vii. Contribuir a la mejora de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de la entidad, utilizando un enfoque sistemático y disciplinado.
viii. Adelantar las investigaciones especiales que considere pertinentes, dentro del ámbito de su competencia, para lo cual deberá contar con la colaboración de expertos en aquellos temas en que se requiera.
ix. Presentar comunicaciones e informes periódicos al comité de auditoría o a la junta directiva o a la administración cuando lo estime conveniente, sobre el resultado del ejercicio de sus funciones.
x. Hacer seguimiento a los controles establecidos por la entidad, mediante la revisión de la información contable y financiera.
xi. Evaluar los problemas encontrados y solicitar las acciones de mejoramiento correspondientes.
xii. Presentar a la Junta Directiva, por lo menos al cierre de cada ejercicio, un informe acerca de los resultados de su labor, incluyendo, entre otros aspectos, las deficiencias detectadas en el SCI.
Es de advertir que si bien resulta viable que la administración de las entidades supervisadas contrate externamente la realización de las actividades propias de la auditoría, en ningún caso ello implica el traslado de la responsabilidad sobre la auditoria misma. Es decir, que la administración de la entidad sólo entrega la ejecución de la labor más no la responsabilidad misma de la realización de la auditoria, la cual conservará siempre.
En tal sentido, la administración de la entidad debe realizar el direccionamiento, administración y seguimiento de la actividad realizada por el tercero, sin delegar la toma de decisiones tales como los riesgos en los cuales se debe concentrar primordialmente la auditoria o la adopción del plan de auditoria. Adicionalmente debe garantizarse el acceso permanente de la administración y del supervisor a la información de la auditoria y a los papeles de trabajo, el establecimiento de un plan de contingencias para que no cese la labor en caso de algún problema en la ejecución del contrato y la independencia entre el auditor interno y externo (si existe este último), teniendo en cuenta que las dos funciones mencionadas no pueden ser desarrolladas por la misma firma.
7.7.2 ÓRGANOS EXTERNOS. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009>
7.7.2.1 REVISOR FISCAL. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con lo previsto en el numeral 4.4.2.2 de la Circular Externa 054 de 2008, incorporada en el Título I, Capítulo III, numeral 4 de la presente circular, el revisor fiscal de la entidad debe valorar los sistemas de control interno y administración de riesgos implementados por las entidades a fin de emitir la opinión a la que se refiere y en los términos consignados en el numeral 4.2.8 ibídem.
7.7.2.2 CONTRALOR NORMATIVO. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009>
7.7.2.2.1 ENTIDADES A LAS CUALES SE EXIGE CONTAR CON CONTRALOR NORMATIVO Y REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR EL MISMO. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Deben contar con la figura del contralor normativo las sociedades comisionistas de bolsa, según lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley 964 de 2005, y las sociedades administradoras de carteras colectivas, de conformidad con el Decreto 2175 de 2007 y demás normas que lo modifiquen.
Teniendo en cuenta que el citado artículo 21 indica que el contralor normativo será independiente y que el artículo 44 de la misma ley define los criterios de independencia aplicables para todos los efectos previstos en la misma, el contralor normativo en ningún caso debe tener los vínculos que se señalan a continuación:
i. Empleado o directivo de la sociedad comisionista, de la administradora de la cartera o de alguna de sus filiales, subsidiarias o controlantes y filiales de las contratantes, incluyendo aquellas personas que hubieren tenido tal calidad durante el año inmediatamente anterior a la designación.
ii. Accionistas que directamente o en virtud de convenio dirijan, orienten o controlen la mayoría de los derechos de voto de la sociedad comisionista o de la administradora de la cartera o que determinen la composición mayoritaria de los órganos de administración, de dirección o de control de las mismas.
iii. Socio o empleado de asociaciones o sociedades que presten servicios de asesoría o consultoría a la sociedad comisionista o a la administradora de la cartera o a las empresas que pertenezcan al mismo grupo económico del cual formen parte éstas, cuando los ingresos por dicho concepto representen para aquellos, el veinte por ciento (20%) o más de sus ingresos operacionales.
iv. Empleado o directivo de una fundación, asociación o sociedad que reciba donativos importantes de la sociedad comisionista o de la administradora de la cartera. Se consideran donativos importantes aquellos que representen más del veinte por ciento (20%) del total de donativos recibidos por la respectiva institución.
v. Administrador de una entidad en cuya junta directiva participe un representante legal de la sociedad comisionista o de la administradora de la cartera.
vi. Persona que reciba de la sociedad comisionista o de la administradora de la cartera alguna remuneración diferente a los honorarios como miembro de la junta directiva, del comité de auditoría o de cualquier otro comité creado por la junta directiva.
La vinculación del contralor normativo se efectuará a través de un contrato de prestación de servicios u otra modalidad que en ningún caso implique subordinación.
7.7.2.2.2 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES RESPECTO DE LAS SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
El contralor normativo asistirá a las reuniones de la junta directiva de la sociedad con voz pero sin voto, y tendrá a su cargo, entre otras, las siguientes funciones:
i. En desarrollo de la función consagrada en el literal a) del artículo 21 de la Ley 964 de 2005, el contralor normativo debe establecer, implementar y verificar el cumplimiento de las políticas y mecanismos adecuados para:
· La detección, prevención y manejo de conflictos de interés en la realización de operaciones de intermediación que les han sido autorizadas, en particular, de los mecanismos para garantizar que las áreas, funciones y sistemas de toma de decisiones correspondientes a cada actividad, estén separadas decisoria, física y operativamente.
· La separación de los activos administrados o recibidos de sus clientes de los propios y de los que correspondan a otros clientes.
· La adecuada clasificación de clientes y la debida prestación del deber de asesoría a los clientes inversionistas.
· El cumplimiento de las disposiciones del libro de órdenes para garantizar la debida destinación de los recursos entregados por los clientes.
· La mejor ejecución de las operaciones autorizadas, incluyendo entre otras las realizadas con o por cuenta de administradores, miembros de junta, matriz, subordinadas y demás personas o entidades pertenecientes al mismo grupo económico.
· La publicación de tarifas relacionadas con los servicios que presta la sociedad comisionista y la de garantizar que se informe a los clientes sobre dichas tarifas de manera previa a la realización de operaciones que le han sido autorizadas.
· La verificación respecto a que al interior de la sociedad solo operen las personas inscritas en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores, cuando dicha inscripción sea condición para actuar.
ii. En desarrollo de la función prevista en el literal b) del artículo 21 de la Ley 964 de 2005, el contralor normativo propondrá a la junta directiva en las reuniones de dicho órgano social el establecimiento de las medidas para procurar comportamientos éticos y transparencia en las actividades de sus funcionarios y terceros relacionados en el ejercicio de los negocios propios de la comisionista de bolsa; detectar y prevenir conflictos de interés; garantizar la exactitud y transparencia en la revelación de información financiera y evitar el uso indebido de información no pública
iii. Documentar y comunicar a la junta directiva en las reuniones que adelante dicho órgano social y al representante legal, las situaciones de incumplimiento de la normatividad, políticas o procedimientos internos de la entidad que puedan afectar el sano desarrollo de la actividad de intermediación de valores, su patrimonio, buen nombre o a sus clientes.
iv. Las demás que se establezcan en los estatutos sociales.
Estos procedimientos de verificación deben estar debidamente documentados y estar a disposición de la SFC.
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El contralor normativo debe Informar de manera inmediata a la junta directiva u órgano equivalente y a la SFC de irregularidades materiales que advierta en relación con el desarrollo del objeto social de la comisionista.
7.7.2.2.3 RESPECTO DE LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE CARTERAS. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
El artículo 58 del Decreto 2175 de 2007 asigna a los contralores normativos, en relación con las sociedades administradoras de carteras colectivas, entre otras, la función de establecer los mecanismos y procedimientos necesarios para que se cumpla con lo dispuesto en:
i. El reglamento de las carteras colectivas.
ii. El régimen de inversiones y las políticas definidas por la junta directiva en materia de inversiones.
iii. La correcta valoración de la cartera.
iv. Las actualizaciones de los manuales y procedimientos internos, de conformidad con la normatividad aplicable.
v. El cumplimiento de normas relacionadas con operaciones prohibidas en el manejo de las carteras.
vi. Las disposiciones legales, reglamentos aplicables y manuales internos en aquellos aspectos que tengan relación con la actividad de la cartera colectiva.
Adicionalmente, el contralor normativo debe diseñar mecanismos y procedimientos que permitan hacer seguimiento y supervisión a la toma de decisiones por parte del gerente de la cartera colectiva y del comité de inversiones.
Estos procedimientos de verificación deben estar debidamente documentados y a disposición de la SFC.
El contralor normativo deberá presentar, por lo menos anualmente, un informe sobre los resultados de su gestión que incluya como mínimo: hallazgos, acciones implementadas, planes de mejoramiento y seguimiento, cronograma de ajuste y reportes de cumplimiento. Lo anterior sin perjuicio de que informe a la junta directiva u órgano equivalente y a la SFC de manera inmediata la ocurrencia de cualquier evento que impida la normal y correcta ejecución de sus funciones, así como las irregularidades que puedan afectar el sano desarrollo de la cartera colectiva.
7.8. DOCUMENTOS MÍNIMOS QUE DEBEN SUSTENTAR LA IMPLEMENTACIÓN DEL SCI. <Numeral 7 modificado por la Circular 14 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
i. Planes y programas definidos por la entidad para el logro de sus objetivos, incluyendo las correspondientes acciones, responsables y cronogramas.
ii. <Ordinal modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Código de Conducta o su equivalente y documento mediante el cual éste se adopte oficialmente.
iii. <Ordinal modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Documentos que soporten la socialización de los principios y valores a todos los funcionarios de la entidad.
iv. <Ordinal modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Metodología y herramienta definidas en la organización para hacer la evaluación que hará la organización respecto de la aplicación de los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión, a nivel general, por áreas o procesos, según resulte pertinente.
v. <Ordinal modificado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Mapa de los riesgos relevantes, que contenga como mínimo: identificación de factores internos y externos de riesgo para la organización, riesgos identificados por procesos, análisis de probabilidad de ocurrencia de los riesgos y su impacto, identificación de los controles existentes para prevenir la ocurrencia o mitigar el impacto de los riesgos identificados, evaluación de la efectividad de los controles y definición de las acciones de mejoramiento necesarias.
vi. Documentos que soporten la socialización de los principios y valores a todos los funcionarios de la entidad.
vii. Documento que soporte la comunicación a todos los funcionarios de la entidad del mapa de riesgos y de las políticas y metodologías a que se refiere el numeral anterior.
viii. Políticas y metodología para evaluación del desempeño, a todos los niveles de la organización, incluyendo los indicadores definidos para medir la eficiencia, eficacia y efectividad.
ix. Políticas establecidas en materia de manejo de información y comunicación, que incluyan mecanismos específicos para garantizar la conservación y custodia de información reservada o confidencial y evitar su filtración
x. Política para manejo de riesgos definida por la junta directiva u órgano equivalente y la metodología e instrumentos para la gestión de riesgos en la entidad, incluyendo la definición de los comités u órganos responsables.
xi. Estructura organizacional, Manual de funciones, competencias y requisitos a nivel de cargo.
xii. Plan anual de auditoría interna.
xiii. Reportes efectuados por los distintos órganos competentes en materia de control.
xiv. Informes sobre resultados obtenidos en el proceso de seguimiento y evaluación al cumplimiento de los planes y programas, que incluya la medición de la satisfacción de los clientes, usuarios y otras partes interesadas.
xv. En relación con el consumidor financiero (según la definición establecida en el artículo 80 del Decreto 4327 de 2005), lo siguiente:
a. Políticas de servicio.
b. Políticas de transparencia e integridad en las relaciones con los mismos (información acerca de productos y tarifas, mecanismos y sistemas de atención).
c. Estrategias de servicio al cliente.
d. Mecanismos establecidos para la recepción, registro y atención de quejas, sugerencias o recomendaciones por parte de los clientes, usuarios u otros grupos de interés y acciones de mejora adelantadas con ocasión del análisis de las mismas (análisis punta a punta para los principales motivos, por productos; revisión de productos, implementación de nuevos canales, revisión de políticas parametrizadas en el sistema, etc.).
xvi. Actas y/o papeles de trabajo en que consten las decisiones y actuaciones de los órganos de control.
xvii. Programas o planes de mejoramiento.
7.9 SCI RESPECTO DE LAS ENTIDADES SOMETIDAS A CONTROL EXCLUSIVO DE LA SFC. <Numeral adicionado por la Circular 38 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Para el caso de los emisores de valores sometidos al control exclusivo de esta Superintendencia, el SCI debe ser ajustado o implementado por sus administradores, de acuerdo con el tamaño de la respectiva organización, la naturaleza de sus actividades y la complejidad de sus operaciones, sin que el costo de las medidas adoptadas exceda el beneficio que de ellas se derive, aplicando los principios de autocontrol, autogestión y autorregulación establecidos en el numeral 7.4. del presente capítulo.
De conformidad con lo establecido en el artículo 45 de la Ley 964 de 2005, el comité de auditoría supervisará el cumplimiento del SCI de la respectiva entidad. Asimismo, velará porque la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo dispuesto en la ley.
Para el cumplimiento de sus funciones el comité de auditoría podrá contratar especialistas independientes en los casos específicos en que lo juzgue conveniente.
Según lo dispuesto en el artículo 47 de la mencionada Ley 964, los representantes legales de los emisores de valores serán responsables del establecimiento y mantenimiento de adecuados sistemas de revelación y control de la información, para lo cual deberán diseñar procedimientos de control y revelación y asegurar que la información financiera les es presentada en forma adecuada.
En tal sentido, deberán certificar que los estados financieros y otros informes relevantes para el público no contienen vicios, imprecisiones o errores que impidan conocer la verdadera situación patrimonial o las operaciones del correspondiente emisor de valores.
ACTUACIONES ANTE LA SUPERINTENDENCIA.
<Numeral modificado por la Circular 16 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Corresponde a los representantes legales, miembros de juntas directivas o consejos directivos o de administración, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento para la prevención de lavado de activos, representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior, representantes designados para Colombia de las instituciones financieras y de reaseguros del exterior que decidan acogerse a las excepciones establecidas en los numerales 8 y 9 del artículo 2o del Decreto 2951 de 2004, así como a los defensores del consumidor financiero, tomar posesión de sus cargos ante la SFC para lo cual deben atender las instrucciones que se señalan en el presente capítulo.
<Inciso modificado por la Circular 10 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Lo anterior, en cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 73 numeral 3º, 74 numeral 4, 79 numeral 3º y 326 numeral 2º literal g) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF), artículo 22 de la Ley 964 de 2005, artículo 21 de la Ley 45 de 1990, artículo 11.2.1.5.1 del Decreto 2555 de 2010, artículo 40 de la Ley 454 de 1998, artículo 14 del Decreto 2514 de 1987, el artículo 10 del Decreto 2951 de 2004, artículo 18 de la Ley 1328 de 2009 y artículo 2º del Decreto 2281 de 2010 .
1.1. PERSONAS QUE DEBEN TOMAR POSESIÓN.
De conformidad con lo establecido en las normas citadas deben tomar posesión del cargo:
- <Viñeta modificada por la Circular 10 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Los representantes legales, principales y suplentes, de las entidades vigiladas, con excepción de aquellos designados por el Presidente de la República.
- <Viñeta modificada por la Circular 10 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, principales y suplentes, de las entidades vigiladas, con excepción de aquellos designados por el Presidente de la República.
- Los representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior;
- Los representantes designados para Colombia de las instituciones financieras y de reaseguros del exterior que decidan acogerse a las excepciones establecidas en los numerales 8 y 9 del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004;
- Los revisores fiscales, principales y suplentes, de las entidades vigiladas;
- Los oficiales de cumplimiento para la prevención de lavado de activos, principales y suplentes, de las entidades vigiladas; y
- <Viñeta modificada por la Circular 10 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Los representantes o delegados de los funcionarios públicos que por disposición legal deban hacer parte de una junta directiva, consejo directivo o de administración de alguna entidad vigilada, con excepción de aquellos designados por el Presidente de la República; y
- <Viñeta adicionada por la Circular 16 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Los defensores del consumidor financiero, principales y suplentes, de las entidades vigiladas.
Para el ejercicio válido de los anteriores cargos se requiere la designación junto con la posesión ante esta Entidad. En tal virtud, el ejercicio de cualquier cargo sin haber tomado posesión del mismo cuando las normas aplicables así lo exijan, dará lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este solo hecho la Superintendencia Financiera de Colombia se abstenga de autorizar la posesión.
<Inciso modificado por la Circular 10 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Los funcionarios públicos que por disposición legal deban hacer parte de una junta directiva de alguna entidad vigilada y que ejerzan personalmente dicha función no requieren adelantar el trámite de posesión. En todo caso, corresponderá al responsable del trámite de posesión a que se refiere el numeral 1.3 del presente capítulo informar tal situación a la SFC. En el evento en que los funcionarios públicos no ejerzan personalmente dicha función, sus representantes o delegados se entenderán posesionados solamente con el cumplimiento de las reglas 1 y 2 señaladas en el numeral 1.4 del presente capítulo y la confirmación de recibo por parte de la SFC, la cual será comunicada al responsable del trámite a través del Grupo de Registro.
De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2º, num. 2º del artículo 74 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los gerentes de sucursales no deben adelantar el trámite de posesión ante la SFC y la certificación de su representación se sujetará a lo dispuesto en el régimen general de sociedades, de acuerdo con lo señalado en el subnumeral 12.2 del capítulo décimo de la presente Circular. Igualmente, los representantes designados exclusivamente para adelantar funciones judiciales, es decir para actuar ante las autoridades jurisdiccionales, no requieren de posesión ante esta Entidad.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO - Actuaciones Ante la Superintendencia - Circular Externa 029 de 2006 - Página 56 -Septiembre de 2006>
1.2. EVENTOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE DE NUEVA POSESIÓN.
<Inciso modificado por la Circular 16 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> No se requiere adelantar nuevamente el trámite de posesión en los casos de reelección de: revisor fiscal, miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, oficial de cumplimiento para la prevención del lavado de activos, representante legal, principal o suplente y defensor del consumidor financiero, principal o suplente. Lo anterior aplica siempre que la persona sea reelegida para el ejercicio del mismo cargo con independencia de la condición de principal o suplente.
<Inciso modificado por la Circular 10 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> En estos casos, corresponderá al responsable del trámite de posesión de la entidad a que se refiere el numeral 1.3. siguiente, informar tal situación dentro de los cuarenta y cinco (45) días corrientes siguientes a la ocurrencia del hecho mediante el diligenciamiento de la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de posesión” ingresando al ícono “Otras actuaciones relacionadas con la posesión”, junto con la actualización de la hoja de vida. El mismo procedimiento deberá efectuarse cuando ocurra el cambio de la condición de suplente a principal.
1.3. FUNCIONES DEL RESPONSABLE DEL TRÁMITE DE POSESIÓN.
El secretario general o vicepresidente jurídico de la entidad vigilada, o en su defecto, en aquellas entidades que no cuenten con dichos cargos, un representante legal principal designado expresamente para tal efecto por la Junta Directiva, será la persona responsable de:
1. Exigir al postulado la información que soporta su trayectoria e idoneidad profesional y moral con el fin de proceder a la revisión y posterior incorporación de los datos exigidos en la proforma F.0000-19, certificando la coincidencia de la información con los documentos aportados.
2. Diligenciar en su integridad la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de Posesión” de acuerdo con su correspondiente instructivo.
3. Firmar digitalmente la proforma F.0000-19 “Solicitud de Posesión” y transmitirla vía electrónica a la SFC.
4. Conservar un ejemplar físico del trámite de posesión, debidamente firmado por él y el postulado en los términos previstos en la ley para la conservación de documentos.
5. Archivar y custodiar la documentación que soporta el diligenciamiento de la proforma F.0000-19 “Solicitud de Posesión”, de acuerdo con las normas que regulan los términos y plazos para la conservación de documentos.
Una vez firmada y transmitida la proforma a la SFC por el responsable del trámite de posesión, se entiende que él mismo hace constar que la información allí consignada fue revisada, coincide con los documentos suministrados por el postulado y que éstos reposan en los archivos de la entidad.
Es deber del responsable del trámite de posesión garantizar en todo momento la confidencialidad de la información que conozca en desarrollo de sus funciones.
1.4. REGLAS RELATIVAS AL TRÁMITE DE POSESIONES.
<Inciso modificado por la Circular 10 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Es deber de cada entidad vigilada, a través del funcionario responsable del trámite de posesión en los términos previstos en el subnumeral anterior, solicitar ante la SFC la posesión dentro de los cuarenta y cinco (45) días corrientes siguientes a la fecha de designación del respectivo aspirante. Vencido tal plazo sin que se haya presentado la solicitud de posesión, será necesario que el órgano nominador correspondiente ratifique la designación del aspirante para surtir el trámite.
Para el efecto se adelantará vía electrónica el siguiente procedimiento:
1. Previa la revisión y verificación respectiva, el responsable del trámite en los términos del numeral 1.3 deberá diligenciar en su integridad la proforma F.0000-19 “Solicitud de Posesión”, la cual estará disponible en la página Web de la Superintendencia Financiera de Colombia en el link: “Trámites y atención al usuario”.
2. Una vez diligenciada la proforma F.0000-19 “Solicitud de Posesión” corresponde al responsable del trámite firmarla digitalmente con un certificado digital emitido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio y transmitirla a la SFC. Transmitida la proforma, se entiende que el responsable del trámite ha revisado la información aportada, por lo tanto no se podrán hacer modificaciones a la misma salvo autorización expresa de la SFC. Con dicha transmisión se entiende iniciado formalmente el trámite de posesión. La información suministrada por el postulado se entenderá bajo la gravedad de juramento.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO - Actuaciones ante la Superintendencia - Circular Externa 029 de 2006 - Página 57 -Septiembre de 2006>
3. La entidad recibirá un registro electrónico con el número asignado al trámite. De la proforma diligenciada deberá conservarse en la entidad un soporte físico debidamente suscrito por el responsable del trámite y por el postulado. Con el número asignado se podrá hacer el seguimiento al estado del trámite a través de la página Web.
4. El sistema remitirá la proforma al Grupo de Registro de la SFC, el cual con base en la información allí consignada, generará un reporte al Superintendente Delegado Institucional respectivo y/o al Comité de Posesiones sobre los antecedentes del postulado.
5. En el evento de existir inconsistencias en la información consignada en la proforma corresponderá al Grupo de Registro requerir directamente al responsable del trámite para que efectúe las aclaraciones a que haya lugar. Subsanadas las inconsistencias presentadas, se procederá a verificar si el postulado incurre en alguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades previstas para el ejercicio del cargo. En caso de incurrir en alguna causal, el Grupo de Registro remitirá al Comité de Posesiones el informe respectivo para su análisis y decisión. La decisión tomada por dicho comité será comunicada al responsable del trámite a través del Grupo de Registro.
En caso de no encontrar inconsistencias en la información consignada ni causales de inhabilidad o incompatibilidad para el ejercicio del cargo, el Grupo de Registro enviará el trámite al Superintendente Delegado Institucional competente para que en desarrollo de la función establecida en el numeral 19 del artículo 44 del Decreto 4327 de 2005 profiera concepto sobre la solicitud de posesión. Dicho concepto se enviará al Comité de Posesiones para su decisión.
6. El Comité de Posesiones evaluará y decidirá sobre las solicitudes de posesión sometidas a su consideración en el orden de presentación de las misma|s. El Secretario del Comité de Posesiones elaborará un acta con las decisiones adoptadas.
7. La decisión tomada por el Comité de Posesiones será comunicada al responsable del trámite a través del Grupo de Registro. En caso de negarse la posesión deberá además notificarse personalmente al postulado
En cualquier estado del trámite la SFC podrá solicitar los documentos y aclaraciones adicionales del caso, los cuales deberán remitirse a más tardar dentro de los dos meses siguientes a la solicitud. Transcurrido dicho plazo sin que el responsable haya suministrado la información solicitada, se entenderá que se ha desistido de la solicitud y se tendrá por finalizado el trámite, en los términos del artículo 13 del Código Contencioso Administrativo.
<Inciso modificado por la Circular 18 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Para retirar una solicitud de posesión ya transmitida a la SFC y siempre que el Comité de Posesiones no haya tomado una decisión al respecto, el responsable del trámite deberá ingresar a la página Web de la Superintendencia y seleccionar la opción “Cancelar Trámite”, explicando brevemente el motivo de tal decisión. Utilizada dicha opción el trámite se dará por finalizado. Si la entidad desea tramitar nuevamente la solicitud de posesión del mismo postulado podrá hacerlo una vez transcurridos diez (10) días corrientes contados a partir del día siguiente de la fecha de retiro de la anterior solicitud.
Toda información falsa, engañosa, inexacta o incompleta suministrada dará lugar a las acciones penales y civiles a que haya lugar, con independencia de las sanciones administrativas que imponga esta Superintendencia en ejercicio de sus atribuciones legales. En estos eventos, esto es cuando la SFC encuentre que se ha reportado información falsa, engañosa, inexacta o incompleta, deberá informar a las autoridades competentes para que se adelanten las investigaciones a que hubiere lugar. En cualquier momento la SFC podrá solicitar y verificar en las entidades vigiladas, las solicitudes de posesión tramitadas con sus respectivos documentos soporte.
Las personas que se encuentren debidamente posesionadas y registradas en la base de datos del Grupo de Registro de esta Superintendencia para los cargos de que trata el numeral 1.1 del presente capítulo mantendrán tal condición para todos los efectos legales, hasta tanto ocurra uno de los siguientes eventos: i) se registre el nombramiento y posesión de una nueva persona; ii) el responsable del trámite informe que el cargo queda suprimido o iii) esta Entidad lleve a cabo la actualización del registro, conforme a las reglas que a continuación se indican:
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO - Actuaciones ante la Superintendencia - Circular Externa 029 de 2006 - Página 57-1 - Septiembre de 2006>
1.5.1. REGLAS EN CASO DE RENUNCIAS.
<Inciso modificado por la Circular 10 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Corresponde al responsable del trámite de posesión informar a esta Superintendencia las renuncias de las personas que ejerzan los cargos indicados en el subnumeral 1.1 de la presente circular, dentro de los cuarenta y cinco (45) días corrientes siguientes a la aceptación de la misma. Para tal efecto, el responsable del trámite deberá diligenciar la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de Posesión”, link “Otras actuaciones relacionadas con la posesión”. El responsable del trámite deberá conservar los soportes respectivos que acrediten tal hecho.
<Inciso modificado por la Circular 10 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> En caso de renuncia al cargo y si en los estatutos sociales no se prevé expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del saliente, los órganos sociales encargados de llevar a cabo el nombramiento deberán iniciar el trámite de posesión dentro de un plazo de cuarenta y cinco (45) días corrientes, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia, so pena de las sanciones a que haya lugar.
Vencido el término anterior sin que se haya designado y posesionado el reemplazo del saliente, corresponderá a las personas posesionadas ante la SFC para el ejercicio de los cargos señalados en el numeral 1.1 de la presente circular y que hayan presentado renuncia, informar tal situación mediante comunicación dirigida al Grupo de Registro de la Superintendencia adjuntando el soporte respectivo en el cual se acredite la fecha en que la misma fue presentada con el fin de que se actualice el registro conforme a lo resuelto por la Corte Constitucional en Sentencia C-621 de 2003.
1.5.2. REGLAS EN CASO DE REMOCIÓN.
<Inciso modificado por la Circular 10 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> En caso de remoción u otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo producto de una decisión tomada por la entidad vigilada, el responsable del trámite deberá informar a la Superintendencia dentro de los cuarenta y cinco (45) días corrientes siguientes a la decisión el contenido de la misma, así como las razones que la motivaron, junto con los documentos de soporte respectivos. Para el efecto, el responsable del trámite deberá diligenciar la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de Posesión”, link “Otras actuaciones relacionadas con la posesión”. En todo caso corresponderá al responsable del trámite conservar los soportes respectivos que acrediten tal decisión.
Vencido el término anterior sin que la entidad vigilada haya informado acerca de tal circunstancia, la persona interesada podrá adelantar el trámite indicado en el párrafo final del subnumeral 1.5.1 del presente capítulo en lo que resulte pertinente.
1.5.3. REGLAS EN CASO DE VACANCIA.
<Inciso modificado por la Circular 10 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> De acuerdo con lo señalado en el numeral 4 del artículo 73 del EOSF la ausencia injustificada de un miembro de junta directiva, consejo directivo o de administración en las entidades destinatarias de tal disposición por un período mayor de tres (3) meses producirá la vacancia del cargo. En este evento, el responsable del trámite deberá comunicar dicha situación a la Superintendencia dentro de los cuarenta y cinco (45) días corrientes siguientes a su configuración diligenciando la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de Posesión”, link “Otras actuaciones relacionadas con la posesión”. Corresponderá al responsable del trámite conservar los soportes respectivos que acrediten la ocurrencia de esa situación.
<Inciso modificado por la Circular 10 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Como quiera que por disposición legal en caso de vacancia el suplente ocupará el puesto del principal, de existir un único suplente, la entidad vigilada deberá adelantar el trámite de posesión respecto del nuevo suplente dentro de los cuarenta y cinco (45) días corrientes siguientes a la configuración de la vacancia.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO - Actuaciones ante la Superintendencia - Circular Externa 029 de 2006 - Página 57-2 - Septiembre de 2006>
2. REGLAS SOBRE CAMBIO DE DOMICILIO.
2.1. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN SOBRE CAMBIO DE DOMICILIO Y DIRECCIÓN PARA NOTIFICACIONES.
<Inciso modificado por la Circular 16 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Con el propósito de dar plena aplicación a los principios de celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción a los que se refiere el artículo 3o. del Código Contencioso Administrativo, y atendiendo la garantía constitucional del derecho de defensa, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SFC, deben informar al Grupo de Registro cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones, indicando:
- Nombre y documento de identidad.
- Entidad y cargo en ejercicio.
- Nuevo domicilio y dirección para notificaciones.
- <Viñeta adicionada por la Circular 16 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Nuevos datos de contacto para atención a los consumidores financieros, para el caso de los defensores del consumidor financiero. La actualización a la que se refiere el presente inciso, deberá ser puesta en conocimiento de esta Superintendencia, a través de la proforma F.0000-19 “Solicitud de posesión”
Para los efectos del artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SFC*, una vez cesen en el ejercicio del cargo desempeñado deben informar al Grupo de Registro cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones que suceda dentro de los tres (3) años siguientes a la desvinculación indicando:
- Nombre y documento de identidad.
- Fecha de retiro.
- Cargo en ejercicio a la fecha de retiro.
- Nuevo domicilio y dirección para notificaciones.
Cuando de una actuación administrativa iniciada de oficio, especialmente cuando se trate de la facultad administrativa sancionatoria, se desprenda que personas que han cesado en el ejercicio de un cargo para el que tomaron posesión ante la SFC* pueden resultar afectadas en forma directa, deberá citárselas para que puedan hacerse parte en dicha actuación. Para esto, si no hay otro medio más eficaz, se enviará comunicación por correo certificado a las direcciones que el interesado haya registrado para notificaciones en la entidad, lo mismo que a la que aparezca registrada en el directorio telefónico, si la hubiere. En el evento en que las comunicaciones no surtan efecto se procederá a efectuar la publicación correspondiente en un periódico de amplia circulación nacional, de acuerdo con lo previsto en los literales d) e) y f) del numeral 4 del artículo 208 del EOSF, sustituido por el artículo 45 de la Ley 795 de 2003.
2.3. INFORMACIÓN SOBRE ANTECEDENTES LABORALES.
En la forma indicada en el numeral anterior se procederá a informar en el caso en que las entidades vigiladas dispongan la terminación de las relaciones laborales con sus funcionarios, por virtud de irregularidades cometidas en su gestión financiera o a causa de comportamientos que riñen con el debido manejo de los recursos del público, con el propósito de proporcionar suficientes elementos de juicio a la SFC en relación con las calidades morales y profesionales de quienes se desempeñen o soliciten posesión para actuar como administradores de entidades del sector vigilado.
2.4. DIRECCIÓN DE NOTIFICACIÓN PARA ACTUACIONES ESPECÍFICAS.
De acuerdo con lo previsto en el literal d) del numeral 4 del artículo 208 del EOSF sustituido por el artículo 45 de la Ley 795 de 2003 y el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SBC*, frente a las cuales se desarrolle una actuación en esta entidad, podrán suministrar una dirección específica de notificación para tal actuación, diferente a la registrada en la hoja de vida al tomar posesión. La dirección específica o su modificación deberá informarse a esta Superintendencia mediante comunicación realizada especialmente para tal propósito, dirigida al funcionario competente que realiza el trámite respectivo. En todo caso, se entiende que la dirección específica sólo es válida para ese trámite determinado.
En el acto que ponga fin a la actuación o en los demás que deban notificarse personalmente, la dependencia que los proyecta indicará al final de los mismos la dirección específica de notificaciones aportada por el interesado o su modificación. Si el interesado no señaló dirección específica de notificaciones se indicará la que se haya utilizado dentro del trámite. En todo caso deberá indicarse la dirección personal de notificaciones suministrada por aquellos que han tomado posesión del cargo.
El hecho de que se haya suministrado una dirección de notificación específica para un trámite determinado no anula la dirección general registrada para notificaciones, que podrá ser utilizada en otras actuaciones que se desarrollen. Igualmente podrá ser utilizada la dirección general de manera subsidiaria en actuaciones para las cuales no se logre notificar el acto respectivo habiéndose hecho la citación a través de la dirección específica. El suministrar una dirección específica no exime de reportar los cambios de dirección de notificación general.
<Inciso adicionado por la Circular 18 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En caso de que el escrito de queja resulte incompleto, el funcionario encargado oficiará, si es posible, al interesado para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación y, en consecuencia, se ordenará su archivo.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO - Actuaciones ante la Superintendencia - Circular Externa 029 de 2006 - Página 58 - Septiembre de 2006>
3. DERECHO DE PETICIÓN. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2012>
3.1 PROCEDENCIA. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Toda actuación que inicie cualquier persona ante la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo. En ejercicio del derecho de petición se podrá, entre otras actuaciones, pedir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, así como formular consultas, quejas y reclamos.
El ejercicio del derecho de petición ante la SFC es gratuito y puede realizarse sin necesidad de representación a través de abogado.
En la SFC se tramitarán como derecho de petición:
3.1.1 Las peticiones que toda persona tiene derecho a presentar, conforme con los artículos 13 a 31 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA), en relación con los asuntos que por su naturaleza legalmente le correspondan.
3.1.2 Las solicitudes de información que se presenten en relación con las materias de su competencia.
3.1.3 Las solicitudes de certificación que por disposición legal o reglamentaria le correspondan.
3.1.4 Las consultas relacionadas con las funciones a su cargo, sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales.
3.1.5 Las quejas que se presenten ante la SFC contra entidades y/o personas sometidas a su supervisión.
3.1.6 Las reclamaciones que se presenten por el funcionamiento de los servicios a su cargo.
El derecho de petición no podrá utilizarse para revivir términos prescritos legalmente, reivindicar derechos relacionados con el no ejercicio en el tiempo de los recursos o acciones legales, o modificar decisiones en firme o ejecutoriadas.
3.2 REQUISITOS. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
En los términos del artículo 15 del CPACA, las peticiones que se formulen ante la SFC podrán presentarse verbalmente o por escrito, y a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos.
Toda petición deberá contener, por lo menos:
3.2.1 La designación de la autoridad a la que se dirige.
3.2.2 Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección donde reciba correspondencia. El peticionario podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica.
Cuando el peticionario sea una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, deberá indicar su dirección electrónica.
3.2.3 El objeto de la petición.
3.2.4 Las razones en las que fundamenta su petición.
3.2.5 La relación de los requisitos exigidos por la ley y de los documentos que se desee presentar para iniciar el trámite.
3.2.6 La firma del peticionario cuando fuere el caso.
Para las peticiones formuladas por correo electrónico se aplicará lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 o las normas que lo modifiquen.
Los funcionarios no podrán exigir a los particulares constancias, certificaciones o documentos que ellos mismos tengan o que puedan conseguir en los archivos de esta Superintendencia.
3.3 VERIFICACIÓN DE REQUISITOS. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Una vez recibida la petición en la dependencia a la que corresponda resolverla o contestarla, el funcionario a cargo del asunto la examinará integralmente y en caso de faltar alguno de los requisitos señalados en el numeral anterior, así lo indicará al peticionario requiriéndolo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de radicación, para que complete la petición en el término máximo de un mes.
De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 16 del CPACA, la SFC tiene la obligación de examinar integralmente la petición, y en ningún caso la estimará incompleta por falta de requisitos o documentos que no se encuentren dentro del marco jurídico vigente y que no sean necesarios para resolverla.
3.4 PRESENTACIÓN Y RADICACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
En desarrollo de lo dispuesto en el inciso final del artículo 15 del CPACA, el Grupo de Correspondencia de la SFC radicará la petición escrita junto con una copia a través de un rótulo que contendrá la fecha y hora de su presentación, así como el número y clase de los documentos anexos, copia que tendrá el mismo valor legal del original y se devolverá al interesado. Esta autenticación no causará costo alguno al peticionario.
Sobre la base de los datos suministrados en el rótulo correspondiente, el peticionario podrá requerir información relativa al estado de su solicitud.
Cuando una petición no se acompañe de los documentos e informaciones requeridos por la ley, en el acto de recibo la SFC deberá indicar al peticionario los que falten. Si este insiste en que se radique, así se hará dejando constancia de los requisitos o documentos faltantes, la cual deberá ser firmada por el funcionario y el peticionario.
3.5 PETICIONES VERBALES. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Las solicitudes verbales se atenderán en las instalaciones de la Superintendencia Financiera de Colombia en la calle 7 No. 4-49 en Bogotá D.C. o en el Conmutador: (571) 594 02 00 - 594 02 01 en el “Punto de Contacto” en jornada continua de lunes a viernes de 8:15 a.m. a 4:15 p.m., sin perjuicio de que, en circunstancias especiales y cuando se estime conveniente, se modifiquen los horarios de atención al público.
Si el funcionario encargado de atender la petición lo juzga pertinente, podrá exigir su presentación por escrito, así como el diligenciamiento del formulario respectivo, si hay lugar a éste.
Si quien formula una petición verbal pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma sucinta.
3.6. DESISTIMIENTO. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2012>
3.6.1 DESISTIMIENTO TÁCITO. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Si dentro del mes siguiente a la solicitud de cumplimiento de requisitos, o de información adicional, o al vencimiento de la solicitud de prórroga de que trata el artículo 17 del CPACA el interesado no se pronunciare al respecto, se entenderá que ha desistido de la misma. La SFC decretará el desistimiento y el archivo del expediente, mediante acto administrativo motivado que debe notificarse conforme lo señala la ley, contra el cual únicamente procede recurso de reposición, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de todos los requisitos legales.
3.6.2 DESISTIMIENTO EXPRESO. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
En cualquier momento de la actuación el peticionario podrá desistir expresamente de su solicitud, lo cual no obsta para que posteriormente sea presentada nuevamente. Sin perjuicio de lo anterior y mediante resolución motivada, la SFC podrá continuar de oficio la actuación por razones de interés público.
3.7 TÉRMINO PARA RESOLVER LAS PETICIONES. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Teniendo en cuenta la clase de petición, ésta deberá ser resuelta dentro de los siguientes plazos:
3.7.1 Salvo norma legal especial, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción.
3.7.2 Las consultas, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. Los conceptos emitidos por la SFC como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
3.7.3 Las peticiones que se realicen con el propósito de obtener documentos o información, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. Si pasado este lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales que la respectiva solicitud ha sido aceptada; en consecuencia, el documento deberá ser entregado dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.
3.7.4 Las peticiones formuladas por otras autoridades, dentro de los (10) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. En los demás casos, resolverá las solicitudes dentro de los plazos previstos en el artículo 14 del CPACA.
Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos señalados, antes de su vencimiento la SFC informará dicha circunstancia al interesado expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, el cual no podrá exceder del doble del plazo inicialmente previsto.
3.8 INTERRUPCIÓN DE TÉRMINOS. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Los términos señalados anteriormente se interrumpirán en los siguientes casos:
3.8.1 Cuando la petición no reúna los requisitos legales, hasta tanto se cumpla con los mismos.
3.8.2 Cuando esté a cargo del peticionario realizar una gestión de trámite para adoptar una decisión de fondo.
3.8.3 Mientras se deciden los incidentes de impedimento o recusación legalmente establecidos para este tipo de actuaciones en el artículo 11 del CPACA.
3.8.4 Mientras se cumple el término decretado para la práctica de pruebas.
3.8.5 Cuando no se acredite el pago correspondiente a la expedición de copias, tratándose de las solicitudes para obtener documentos.
3.9 ATENCIÓN PRIORITARIA. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 del CPACA, la SFC dará atención prioritaria a las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental cuando deban ser resueltas para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicio invocados.
Cuando por razones de salud o de seguridad personal esté en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada, la SFC deberá adoptar de inmediato las medidas de urgencia necesarias para conjurar dicho peligro, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición.
Los niños, adolescentes, mujeres gestantes, personas en situación de discapacidad, adultos mayores y veteranos de la fuerza pública tendrán atención prioritaria de conformidad con lo dispuesto por los artículos 12 y 13 del Decreto Ley 019 de 2012 y las normas que lo modifiquen o adicionen. Estas peticiones tendrán prelación en el turno sobre cualquier otra.
La solicitud de información efectuada por periodistas acreditados como representantes de un medio de comunicación, se tramitarán preferencialmente de acuerdo con el artículo 23 de la Ley 57 de 1985 o las normas que la modifiquen o adicionen.
3.10 PETICIONES REITERADAS, OSCURAS E IRRESPETUOSAS. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 del CPACA respecto de peticiones reiteradas, recurrentes y/o ya resueltas, la SFC podrá remitirse a las respuestas anteriores.
Todas las peticiones deberán ser respetuosas. Cuando la finalidad de la petición no sea clara, se devolverá al interesado para que la corrija o aclare dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. En caso de no corregirse o aclararse en dicho término, se decretará el archivo de la petición.
4. ACUMULACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Bajo un mismo trámite podrán acumularse dos (2) o más actuaciones administrativas adelantadas contra o por una misma entidad vigilada, siempre que provengan de la misma causa, versen sobre el mismo objeto o sobre cuestiones conexas, o deban valerse de unas mismas pruebas.
Si ante diferentes dependencias se formulan varias peticiones sobre asuntos iguales, similares o relacionados, se atenderá el trámite en una sola de ellas de acuerdo con la naturaleza de la petición.
Dispuesta la acumulación por la dependencia competente, las actuaciones continuarán tramitándose conjuntamente y se decidirán en el mismo acto administrativo.
Si ante diferentes autoridades se formulan varias peticiones sobre asuntos iguales, similares o relacionados, la acumulación se hará en la entidad u organismo donde se realizó la primera actuación.
Si alguna de las entidades se opone a la acumulación, podrá acudirse, sin más trámite, al mecanismo de definición de competencias administrativas.
Cuando más de diez (10) ciudadanos formulen peticiones de información análogas, la SFC podrá dar una única respuesta que publicará en un diario de amplia circulación, así como en su página web, y entregará copias de la misma a quienes las soliciten.
<Numeral modificado por la Circular 48 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
<Numeral modificado por la Circular 48 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Si la SFC no es la autoridad competente para atender la petición, informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción si obró por escrito. Dentro del término señalado, remitirá la petición al competente y enviará copia del oficio remisorio al peticionario.
Si la petición se dirige a una dependencia de la SFC que carezca de competencia para resolverla, ésta procederá a hacer el traslado correspondiente, a más tardar el día siguiente al recibo, llenando el formato que con tal propósito se tiene adoptado en esta Entidad, sin necesidad de informar sobre el particular al peticionario.
6. SOLICITUDES EN ACTUACIONES EN CURSO. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 del CPACA, si en el curso de una actuación administrativa la SFC advierte que el peticionario debe realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una decisión de fondo, lo requerirá por una sola vez para que la efectúe en el término de un (1) mes, lapso durante el cual se suspenderá el término para decidir.
Sin perjuicio de la solicitud de prórroga, si el peticionario no cumple con el requerimiento de información en el plazo anteriormente señalado, se entenderá que desistió de la solicitud y se procederá conforme al procedimiento señalado en el numeral 3.6. del presente Capítulo.
7. RECHAZO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN RESERVADA. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 del CPACA, sólo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución o la ley.
Toda decisión que rechace la petición de informaciones o documentos será motivada, indicará en forma precisa las disposiciones legales pertinentes y deberá notificarse al peticionario. Contra la decisión que rechace la petición de informaciones o documentos por motivos de reserva legal, no procede recurso alguno.
Si la persona interesada insistiere en su petición de información o de documentos, la SFC remitirá el expediente al Tribunal Administrativo de Cundinamarca para que decida en única instancia si se niega o se acepta total o parcialmente la petición formulada.
Con los documentos que por mandato de la Constitución Política o de la ley tengan el carácter de reservados y obren dentro de un expediente, se hará cuaderno separado.
7.1 Inoponibilidad de la reserva
El carácter reservado de una información o de determinados documentos, no será oponible a las autoridades judiciales ni a las autoridades administrativas que siendo constitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones; no obstante, deberán asegurar la reserva de las informaciones y documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo aquí previsto.
7.2 Información personal
De conformidad con lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política, todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bancos de datos y archivos de la SFC, sobre la cual no les será oponible la reserva de los documentos.
Las peticiones sobre información personal podrán presentarse directamente o por medio de apoderado debidamente constituido y acreditado.
8. FUNCIONARIOS ENCARGADOS DE AUTORIZAR LA CONSULTA DE DOCUMENTOS Y LA EXPEDICIÓN DE COPIAS O FOTOCOPIAS. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
De acuerdo con el artículo 15 de la Ley 57 de 1985, o las normas que la modifiquen o adicionen, la autorización para consultar documentos oficiales y para expedir copias o fotocopias autenticadas si el interesado así lo desea, deberá concederla el jefe de la respectiva dependencia o el funcionario en quien éste haya delegado dicha facultad.
Las solicitudes dirigidas a consultar y obtener acceso a la información sobre los actos de esta Entidad, así como aquellas tendientes a obtener copia de los documentos que reposen en la misma, deberán dirigirse a la Secretaría General de esta Superintendencia.
9. INFORMACIÓN GENERAL. <Numeral modificado por la Circular 48 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
La información relativa al funcionamiento de la SFC, su historia, misión, visión, objetivos estratégicos, naturaleza jurídica, objeto, funciones generales, estructura orgánica, normas básicas que regulan la entidad, informes de gestión, memorandos de entendimiento suscritos por la Superintendencia, podrá ser consultada en la página web www.superfinanciera.gov.co o en la biblioteca de esta Entidad durante el horario de atención al público.
9.1 Pago de fotocopias
La expedición de copias dará lugar al pago previo de las mismas. Para el efecto, se le indicará al peticionario, verbalmente o por escrito, según el caso, que para la entrega de las fotocopias requeridas deberá cancelar previamente el valor que esto ocasione. Una vez el peticionario haya presentado el recibo correspondiente a la cancelación de fotocopias, la Secretaría General tendrá tres (3) días hábiles para expedirlas.
La SFC señalará anualmente el valor que debe pagarse por las copias, el cual no podrá exceder el valor de la reproducción.
Cuando la solicitud verse sobre fotocopias auténticas, la Secretaría General o la dependencia facultada para tal efecto expedirá las copias requeridas, cumpliéndose, en todo caso, el procedimiento anteriormente descrito.
Si no fuere posible reproducir en la SFC los documentos cuya copia se solicita, el Secretario General indicará el sitio en el cual un funcionario de la Entidad sacará las copias a que hubiere lugar. En este evento, los gastos serán también cubiertos, previamente y en su totalidad, por el peticionario.
La Superintendencia Bancaria resolverá las quejas que se formulen, verbalmente o por escrito, contra las entidades sobre las cuales ejerce vigilancia y control y/o contra sus directores, representantes legales, accionistas y revisores fiscales y que se relacionen con:
a) Las posibles violaciones a normas jurídico financieras por cuyo cumplimiento deba velar la Superintendencia Bancaria, y
b) La actividad de los directores, representantes legales, accionistas y revisores fiscales en lo que concierne a la administración de las entidades vigiladas y al manejo de sus bienes.
Las quejas que se formulen por escrito deberán presentarse con el lleno de los requisitos señalados en este capítulo para el ejercicio del derecho de petición.
En caso de que el escrito de queja resulte incompleto, el funcionario encargado oficiará, si es posible, al interesado para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación y, en consecuencia, se ordenará su archivo.
El término para atender las quejas será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando, si es del caso, la fecha que se ha establecido para que la entidad contra la cual está dirigida la queja de respuesta a la misma.
Una vez recibida la queja contra una entidad vigilada, la dependencia competente le dará el traslado correspondiente, indicando el sentido y los puntos concretos sobre los cuales debe versar la respuesta y señalando, igualmente, el plazo dentro del cual se debe dar respuesta a la petición.
Dentro del plazo fijado para cada trámite en particular, la entidad vigilada deberá responder directamente y por escrito al quejoso en la forma señalada en este numeral, suministrando la información y las explicaciones que juzgue pertinentes. De dicha comunicación se enviará una copia a la Superintendencia Financiera* de Colombia, junto con los documentos que, como soporte, se hubieren entregado al peticionario. Así mismo, deberá suministrar, a la Superintendencia Financiera* de Colombia, las explicaciones que ésta le hubiere solicitado, sin perjuicio de las instrucciones y procedimientos específicos que, en ejercicio de sus facultades y para cada situación en particular, esta autoridad administrativa considere preciso aplicar en relación con la queja y la respuesta.
La respuesta de la entidad vigilada al quejoso, deberá ir fechada y con la dirección correcta. Además, deberá ser completa, clara, precisa y comprensible, contener la solución o aclaración de lo reclamado y los fundamentos legales, estatutarios o reglamentarios que soporten la posición de la entidad, junto con los documentos que, de acuerdo con las circunstancias, se estimen apropiados para respaldar las afirmaciones o conclusiones sostenidas por la institución.
El plazo a que se hace referencia en el presente numeral se entenderá incumplido o desatendido cuando quiera que la respuesta a la queja o a la solicitud de explicaciones se hubiere producido fuera del mismo, o se hubiere recibido incompleta, o cuando no hubiere sido recibida.
Cuando la queja sea presentada directamente a la entidad vigilada, ésta asumirá la responsabilidad de evacuarla en forma satisfactoria y de acuerdo con sus reglamentos internos. Sin embargo, la Superintendencia Financiera* de Colombia se reserva el derecho de revisar la actuación de cualquier institución ante la cual se haya presentado una queja, y de constatar si la misma fue resuelta en cumplimiento de las normas que regulan su actividad y bajo la observancia de los principios de adecuada prestación del servicio y de información necesaria al usuario.
En caso de que la queja se formule verbalmente, se aplicará lo dispuesto en el numeral 3.4 del presente capítulo.
10.5. QUEJAS POR MAL FUNCIONAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA* DE COLOMBIA.
Esta Superintendencia resolverá las reclamaciones que se presenten por mal funcionamiento de los servicios a su cargo y procederá a determinar la responsabilidad administrativa a que haya lugar o a ordenar las medidas que resulten pertinentes.
Las quejas por este motivo formuladas serán dirigidas por escrito al despacho del Superintendente Bancario, quien las remitirá a la dependencia competente para tramitarlas, la cual contará con un plazo de treinta (30) días hábiles para los fines pertinentes.
11.1. DEPENDENCIA ENCARGADA DE EXPEDIR CERTIFICACIONES.
De conformidad con la letra p) del numeral 1o. del artículo 332 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el Secretario General de la Superintendencia Bancaria expedirá las certificaciones que, por razones de su competencia y en virtud de las disposiciones legales, corresponda a la Superintendencia Financiera* de Colombia, sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 1o., literal o) del mismo artículo. Así mismo, la letra n) de la norma citada, señala que le corresponde al Secretario General expedir las certificaciones que requieran los órganos jurisdiccionales.
11.2. CERTIFICACIONES QUE DEBE EXPEDIR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA* DE COLOMBIA.
Las certificaciones que expida la Superintendencia Financiera* de Colombia, deben circunscribirse, en todo caso, a los siguientes aspectos contemplados en la ley:
<TÍTULO I - Circular Externa 041 de 1996 - Página 63 Mayo de 1996>
a. De acuerdo con las modalidades propias de la naturaleza y estructura de las entidades sometidas a su inspección y control permanentes, expedir las certificaciones sobre su existencia y representación legal (letra a), numeral 6o. artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero);
b. La tasa de interés bancario corriente con base en la información financiera y contable que le sea suministrada por los establecimientos bancarios (letra c), numeral 6o. artículo 326 Ibídem, art. 191 del Código de Procedimiento Civil y art. 67 de la Ley 45 de 1990);
La Superintendencia Financiera* de Colombia surtirá el trámite de certificación del interés bancario corriente, mediante su envío períodica a las Cámaras de Comercio, una vez haya sido expedida. De igual manera, publicará tales certificaciones en un diario de amplia circulación nacional. (Art. 98 de Decreto 2150 de1995).
<TÍTULO I - Circular Externa 041 de 1996 - Página 63-1 Mayo de 1996>
c. Acerca del monto líquido que arrojen, de conformidad con las constancias existentes en los libros y documentos de los bancos, los saldos en contra de los clientes de éstos por concepto de los pagos de sobregiros o descubiertos en cuenta corriente, y los provenientes de cartas de crédito abiertas por Entidades Bancarias de Colombia por orden de sus clientes y autorizadas por los beneficiarios, los cuales prestarán mérito ejecutivo (letra b), numeral 6o. del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero);
d. El interés cobrado por los bancos en los créditos ordinarios de libre asignación, para los efectos de lo establecido en el artículo 235 del Código Penal (letra d), numeral 6o. artículo 326 Ibídem);
e. El estado de saneamiento de una institución financiera oficializada que permita proceder a su venta (artículos 2o. y 3o. del Decreto 2915 de 1990);
f. Los intereses reales que reflejan la tasa del mercado financiero para efectos de establecer las condiciones financieras de los títulos en que se inviertan las reservas de los seguros de invalidez, vejez y muerte del Instituto de Seguros Sociales (artículo 2o. de la Ley 48 de 1990);
g. Las sumas que adeudan las sociedades administradoras de fondos de cesantías al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, por pagos que esta entidad hubiera hecho para que las primeras alcancen la rentabilidad mínima conforme a la ley (artículos 19 y 20 del Decreto 1063 de 1991);
h. Tasa de captación más representativa a 31 de diciembre del año gravable, para efectos de determinar el componente inflacionario de los rendimientos financieros que distribuyan los fondos mutuos de inversión y de valores;
i. La tasa de captación más representativa a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al gravable, para efectos de establecer el componente inflacionario de los rendimientos financieros percibidos por los contribuyentes distintos de personas naturales;
j. La tasa de colocación más representativa a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al gravable, para efectos de determinar el componente inflacionario de los intereses y demás costos y gastos financieros;
k. La tasa más alta que se haya autorizado cobrar a los establecimientos bancarios durante el respectivo período gravable, a fin de determinar la deducción por concepto de intereses pagados a personas o entidades distintas de las sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera* de Colombia;
l. La tasa de interés de captación más representativa del mercado a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, en orden a establecer la tasa de interés moratorio para efectos tributarios;
m. La tasa de cambio representativa del mercado (artículo 2.4.0.01 de la Resolución Externa No. 15 del 27 de noviembre de 1991, emanada de la Junta Directiva del Banco de la República).
n. <Literal adicionado por la Circular 16 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> La calidad de Defensor del Consumidor Financiero, principal o suplente, de las entidades sujetas a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia.
Adicionalmente, la Superintendencia Financiera* de Colombia puede certificar sobre los hechos o actos de su autoría, entre otros, la realización de visitas y la toma de posesión de los negocios, bienes y haberes de una entidad vigilada.
11.3. TRAMITE PARA LA SOLICITUD DE CERTIFICACIONES.
Las solicitudes de certificación deberán ser dirigidas a la Secretaría General de la Superintendencia Financiera* de Colombia , con excepción de las siguientes:
a. Las de existencia y representación legal de las Entidades vigiladas, las cuales deberán ser dirigidas al Grupo de Registro;
b. Las certificaciones señaladas en la letra C del numeral 11.2 del presente capítulo deberán dirigirse a la Dirección Administrativa y Financiera.
c. Las que se refieran a la tasa de cambio representativa del mercado, deberán dirigirse a la Secretaría de Desarrollo.
12. CERTIFICACION DE LA REPRESENTACION LEGAL.
<Numeral modificado por la Circular 16 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con lo establecido por el artículo 325 numeral 3o., subnumeral 20o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, y de acuerdo con lo dispuesto en la Circular Externa 01 de 1983 emanada de la Superintendencia Bancaria, Superintendencia de Industria y Comercio de de la Comisión Nacional de Valores- hoy Superintendencia de Valores- corresponde exclusivamente a la Superintendencia Financiera de Colombia la expedición de las certificaciones con las cuales se acredite la existencia y representación legal de las diferentes entidades vigiladas por esta entidad.
12.1. TRÁMITE DE CERTIFICACIONES.
La Superintendencia Financiera* de Colombia enviará mensualmente los certificados de existencia y representación legal a las entidades vigiladas. Así mismo, dispondrá el envío oportuno de la certificación correspondiente cuando quiera que se produzca alguna modificación en su contenido.
Cualquier aclaración o rectificación deberá solicitarse de inmediato al área de registro de la Superintendencia Bancaria para los efectos pertinentes.
12.2. CERTIFICACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN LEGAL DE LAS SUCURSALES.
A continuación esta Superintendencia se permite transcribir el texto de la Circular Conjunta SB 040-SIC 008 de 1993, que regula la certificación de la representación legal de las sucursales de entidades financieras:
"Como es de público conocimiento, a partir del 30 de junio de 1993, de conformidad con el artículo 2o. del Decreto 2179 del 30 de diciembre de 1992, incorporado y sustituido por el artículo 74 numeral 2o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la certificación de la representación legal de las sucursal (sic) de los establecimientos bancarios, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, compañías de financiamiento comercial, sociedades de capitalización y sociedades de servicios financieros, se sujetará a lo dispuesto en el régimen general de sociedades. En consecuencia, la entidad encargada de la certificación de la representación legal de dichos establecimientos será la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio de la respectiva sucursal.
"Por lo anterior, a partir de la fecha señalada, las entidades vigiladas atrás citadas quedan relevadas de enviar los documentos relacionados con la designación de los gerentes de sucursal de que trata la Circular Externa No. 012 del 22 de febrero de 1993 a la Superintendencia Bancaria, sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el registro mercantil.
"Por su parte, las Cámaras de Comercio deberán modificar los certificados de inscripción de documentos de sucursales de las entidades mencionadas, en el sentido de incluir la designación de sus representantes legales, así como las facultades y límites conferidos para el ejercicio de la representación legal, para lo cual deberán realizar los respectivos ajustes con el fin de lograr el estricto cumplimiento a lo preceptuado por el Decreto 2179 de 1992.
"Así mismo, los representantes legales de las entidades referidas deberán solicitar a la respectiva Cámara, mediante escrito presentado a la mayor brevedad, la modificación de los certificados en los términos anteriormente expuestos. Dicha solicitud deberá acompañarse del extracto del acta del órgano social competente, donde conste la designación del representante, en los casos en que, a esa fecha, no lo hubieran remitido.
"Ahora bien, a efectos de facilitar el correcto ejercicio de la función de inspección y vigilancia que corresponde a la Superintendencia Bancaria sobre las entidades relacionadas en el primer párrafo, los representantes legales de las mismas deberán, dentro de los cinco (5) días siguientes a la inscripción de nombramientos de nuevos representantes legales de sucursales, informar a la entidad vigilante dichas modificaciones, indicando el documento contentivo del nombramiento, la fecha y el número de inscripción."
13. ACTUACIONES INICIADAS DE OFICIO POR LA SUPERINTENDENCIA BANCARIA.
a. Identificación de los funcionarios asignados a la visita
Como medio de identificación para desarrollar las funciones de inspección y vigilancia esta Superintendencia ha expedido credenciales para algunos de sus funcionarios.
En consecuencia, para iniciar cualquier visita o trabajo oficial que requiera la Superintendencia dentro del marco de sus atribuciones legales, el funcionario comisionado deberá necesariamente identificarse con la credencial correspondiente y la carta de presentación firmada por el Superintendente Bancario, por los Superintendentes Delegados o por el Secretario General.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO - Actuaciones ante la Superintendencia - Circular Externa 030 de 2005 - Página 65 - Septiembre de 2006>
b. Suministro de información a las comisiones de visita
La actividad que adelanta esta Superintendencia mediante la realización de visitas de inspección a las entidades sometidas a su control y vigilancia, tiene como uno de sus instrumentos el requerimiento de información que formulan las comisiones de visita a las instituciones o a las revisorías fiscales que están siendo visitadas. En tal sentido, y teniendo en cuenta que tanto las entidades como los revisores fiscales en ocasiones presentan demoras importantes en el suministro de la información que se requiere para adelantar las visitas programadas, así como inconsistencias en la información brindada a la comisión, resulta necesario que, en orden a facilitar el adecuado ejercicio de la facultad conferida a esta entidad por la letra a. numeral 4. del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, se atiendan las siguientes instrucciones:
1) Los documentos e información que requieran las comisiones de visita designadas por esta Superintendencia, serán requeridas por escrito al representante legal de la entidad o al funcionario que el mismo designe al efecto, o al revisor fiscal principal. Tal solicitud será suscrita por el jefe de la comisión de visita, y en la misma se señalará el término para atender el requerimiento correspondiente.
2) La información y documentación que allegue la entidad a la comisión de visita, deberá acompañarse de la relación de los documentos que se adjuntan, y deberá ser suscrita por el representante legal de la entidad o por el funcionario que este haya designado al efecto, y por el revisor fiscal principal en su caso, o su suplente en caso de falta temporal o absoluta del primero.
En todo caso, cuando se trate de visitas que se realicen a la revisoría fiscal de las entidades, tal funcionario dentro de los dos días siguientes a la instalación de la visita deberá poner a disposición de la misma la totalidad de los papeles de trabajo que soporten y evidencien la labor adelantada hasta tal fecha. Bajo este entendido, una vez entregados los papeles de trabajo referidos no podrá adicionarse la documentación aportada, salvo que se trate de documentos de trabajo que evidencien labores adelantadas con posterioridad a la fecha de instalación de la visita.
3) La información y documentación que sea allegada a la comisión de visita en virtud de los requerimientos que esta formule, comprometerá institucionalmente a la entidad que la suministre, y personalmente al revisor fiscal de la entidad cuando sea tal órgano de control quien la aporte, se entenderán auténticas, y para los efectos legales del caso tendrán el carácter probatorio suficiente para la adopción de las decisiones administrativas que resulten pertinentes.
La documentación e informaciones referidas podrán ser corregidas por una sola vez, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha en que la información o documentación correspondientes hayan sido debidamente entregadas a la comisión de visita, excepto en los eventos previstos para las visitas a las revisorías fiscales, caso en el cual se seguirá lo previsto en el inciso final del numeral precedente.
Sin perjuicio de lo anterior, las comisiones de visita podrán solicitar la ampliación de la información allegada, o nueva documentación adicional a la que anteriormente se haya solicitado, a través del procedimiento indicado en el numeral precedente.
13.2. CORRESPONDENCIA OFICIAL.
La correspondencia oficial, consultas y demás gestiones que en ejercicio del derecho de petición se adelanten ante esta Superintendencia, deberán sujetarse a las siguientes instrucciones:
a. Correspondencia con entidades vigiladas
La correspondencia oficial de las entidades sometidas a la vigilancia de esta Superintendencia debe ser dirigida a esta Superintendencia por conducto de los gerentes generales o presidentes, y por los subgerentes, vicepresidentes u otros funcionarios autorizados cuyas calidades aparezcan anotadas en nuestros registros oficiales.
Las informaciones que de conformidad al Código de Comercio, están obligados a remitir a esta Superintendencia los revisores fiscales, deberán ser suscritas por los revisores fiscales principales, encontrándose habilitados sus suplentes solamente ante las faltas temporales o absolutas de aquellos.
b. Consultas
Las consultas de cualquier orden que formulen las sucursales, agencias u oficinas de las entidades vigiladas, deberán ser dirigidas invariablemente a esta Superintendencia por intermedio de sus representantes legales y a través de las casas principales.
c. Descargos de carácter institucional y personal.
<TÍTULO I - Circular Externa 065 de 2001 - Página 66 - Diciembre de 2001>
Cuando se traslade información a una entidad vigilada o a sus funcionarios con el objeto de formular glosas u observaciones frente a las actuaciones que haya adelantado bien la institución o bien el funcionario en el desempeño de su cargo, es indispensable que la respuesta se remita acompañada de los documentos probatorios del caso, y concretamente referida a la responsabilidad personal o institucional que se esté imputando.
Cuando se trate de faltas cometidas a título personal por uno o más empleados de la entidad deberá indicarse así en los respectivos descargos.
Tratándose de contestar otro oficio o documento en el que se demanden informaciones, comentarios, aclaraciones u otro asunto en general que deba atenderse por solicitud de esta Superintendencia, tal respuesta deberá ser suministrada directamente por el representante legal de la entidad, o por el funcionario responsable del caso cuando al mismo se le dirija de manera directa el requerimiento.
d. Respuesta a informes de visita.
<TÍTULO I - Circular Externa 065 de 2001 - Página 66 - Diciembre de 2001>
La respuesta a todo informe de visita debe hacerse guardando el mismo orden de la formulación de cargos, dentro del término fijado en el mismo, de manera clara, concreta y objetiva. Cuando las observaciones señaladas en los informes remitidos se refieran a hechos que requieran probarse, se deberán anexar a la respuesta los documentos que soporten las explicaciones que se remitan.
Si se trata del traslado del informe con carácter institucional, su respuesta deberá surtirse invariablemente a través de las oficinas principales, y ser suscrita por los gerentes generales o presidentes, o por los subgerentes, vicepresidentes y demás funcionarios autorizados cuyas calidades estén debidamente registradas en esta Superintendencia.
Cuando el traslado del informe se efectúe con carácter personal a un funcionario determinado, la respuesta deberá ser suscrita por la persona a quien se le efectúa el requerimiento, y orientarse a explicar los hechos que se registren en el informe correspondiente frente al ámbito de la responsabilidad que le resulte exigible.
Cuando el traslado del informe se efectúe al revisor fiscal de la entidad, deberá orientar su respuesta a determinar, frente a las irregularidades reportadas en el informe de visita, el cumplimiento que la revisoría habría dado a sus obligaciones legales y a las instrucciones contenidas en el numeral 3. del Capítulo tercero del Título I de la presente Circular, acompañando los documentos probatorios del caso, particularmente tomados de los papeles de trabajo.
e. Solicitud de prórrogas
<TÍTULO I - Circular Externa 065 de 2001 - Página 65 - Diciembre de 2001>
Cuando se trate de solicitar prórrogas para contestar los requerimientos formulados por esta entidad, es necesario tener en cuenta lo siguiente:
1) Presentarse la debida solicitud, por escrito en papel, con anterioridad al vencimiento del plazo fijado inicialmente para dar contestación al oficio.
2) Deben fundamentarse plenamente los hechos o motivos que las justifiquen, exponiéndolos en forma correcta y objetiva.
3) Debe indicarse claramente el tiempo solicitado, el cual en ningún caso puede ser superior a 20 días, tal como lo dispone el literal b. del numeral 2. del artículo 337 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
f. Comunicaciones que deban ser sometidas al conocimiento de la Junta Directiva
Cuando en virtud de lo dispuesto en el numeral 3. del artículo 74 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, debe la entidad someter al conocimiento de su Junta Directiva documentos o comunicaciones que le sean enviadas por esta Superintendencia, deberá proceder en tal sentido, sometiendo a consideración de tal órgano la respuesta que a dicho documento dé la Administración de la institución vigilada.
14. SANCIONES PECUNIARIAS IMPUESTAS POR LA SUPERINTENDENCIA BANCARIA Y VIA GUBERNATIVA.
Las resoluciones de esta Superintendencia, entre ellas aquellas por medio de las cuales se aplican sanciones pecuniarias, gozan como todo acto administrativo de una presunción de legalidad, es decir, que se presumen ajustadas a todas las normas de jerarquía superior que las gobiernan, mientras los jueces competentes no declaren lo contrario.
En consecuencia, dichas resoluciones cobran vigencia, o sea que empiezan a producir sus efectos, una vez que se hallen legalmente notificadas y ejecutoriadas, y sin necesidad de fallo jurisdiccional acerca de su legalidad. Por lo que respecta a la ejecutoria y a la notificación de las resoluciones en mención, deben tenerse presentes las reglas que en los siguientes puntos se establecen.
Los actos administrativos quedan ejecutoriados en los eventos previstos en el artículo 62 del Código Contencioso Administrativo.
También es requisito para la eficacia y obligatoriedad de los actos administrativos la notificación de los mismos a sus destinatarios de conformidad con lo previsto en el Código Contencioso Administrativo.
14.3. EJECUTORIEDAD Y EJECUTIVIDAD DE LA SANCIÓN.
Siendo eficaces a partir de su notificación y ejecutoria, como ha quedado dicho, los actos administrativos de la Superintendencia Bancaria son inmediatamente ejecutables o aplicables, y, en todo caso, de obligatorio cumplimiento por parte de las personas o entidades que vincula. Así, en tratándose de una multa, ésta debe ser pagada dentro del plazo señalado por la providencia que la impone o, a falta de la indicación de dicho plazo, "el día en que la providencia que la aplicó ya no es susceptible de recurso alguno por la vía gubernativa" (Consejo de Estado, Sentencia de Agosto 21 de 1972), so pena de aplicársele al efecto lo dispuesto en el numeral 1. del artículo 212 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
<TÍTULO I - Circular Externa 065 de 2001 - Página 67 - Diciembre de 2001>
El que al afectado le quede la posibilidad de acudir a la jurisdicción contencioso-administrativa en acción nulidad y restablecimiento del derecho para obtener la nulidad del acto sancionatorio y el restablecimiento de su derecho, no le resta eficacia ni obligatoriedad a dicho acto. Tiene la obligación legal de acatarlo. Debe pagar la multa dentro del plazo perentorio señalado en la providencia que la impone o, a falta de la fijación de dicho plazo, una vez ejecutoriada tal providencia, pues ella tiene valor por sí misma.
Por último, obsérvese que la instauración de demanda de nulidad y restablecimiento del derecho por la vía contencioso administrativa no suspende la eficacia de la resolución punitiva ni releva al sujeto multado del pago de la sanción. Sobre el particular ha dicho el Consejo de Estado: "(...) cuando dicha sanción (la multa) es aplicada por alguna autoridad administrativa, ha de entenderse también que el plazo para el pago de la multa vence el día en que la providencia que la aplicó ya no es susceptible de recurso alguno por la vía gubernativa (...). La impugnación de aquella o aquellas providencias punitivas ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo que intente el sancionado será trámite distinto que no interrumpe el plazo hábil para cobrar compulsivamente el valor de la multa, puesto que el simple hecho de ser demandados ante los tribunales de los contencioso no priva a los actos de la Administración de la eficacia que les sea propia en cada caso, salvo, claro está, en el evento de que dichos tribunales lo suspendan provisionalmente por manifiesta ilegalidad (artículo 94 C.C.A.) (...). Precisamente, la existencia de esa facultad excepcional para los organismos de lo contencioso administrativo corrobora la tesis de que la impugnación que se haga ante tales organismos no deja por sí sola en suspenso la vigencia de los actos de los funcionarios gubernamentales, desde luego que si ello fuera así, resultaría redundante, superfluo e inútil el poder que la Constitución y el Código de la materia le confieren a esta jurisdicción para dejar sin efecto de modo provisto los actos administrativos que halle ostensiblemente contrarios a un texto de rango jurídico superior" (Sentencia citada del 21 de agosto de 1972).
15. DE LOS RECURSOS EN LA VIA GUBERNATIVA.
Contra los actos que pongan fin a las actuaciones administrativas adelantadas ante la Superintendencia Bancaria, procederán los recursos previstos en el artículo 50 del Código Contencioso Administrativo, con excepción de los actos expedidos por el Superintendente Bancario o los Superintendentes Delegados, contra los cuales sólo procederá el recurso de reposición.
15.2. OPORTUNIDAD Y PRESENTACIÓN.
Los recursos de reposición contra actos de la Superintendencia Bancaria deberán interponerse dentro del plazo legal de conformidad con lo dispuesto en el artículo 51 del Código Contencioso Administrativo y serán recibidos exclusivamente por la Secretaría General de la Superintendencia Bancaria.
La presentación del recurso debe ser personal ante el Secretario General o ante otra autoridad que esté facultada por la Ley para tal efecto (Juez o Notario) pero, en todo caso, el término dentro del cual debe presentarse sólo se interrumpe por el recibo del recurso por parte de la Superintendencia Bancaria y la consecuente anotación de su presentación en el registro que lleva la Secretaría General.
Después de radicados los recursos, éstos serán repartidos a la dependencia a la que corresponda su estudio.
a. Actuaciones que incluyan actos de apoderamiento
Las actuaciones ante la Superintendencia Bancaria podrán ser adelantadas directamente por el interesado - tratándose de personas naturales -, por intermedio de sus representantes legales - tratándose de personas jurídicas o incapaces -, o mediante apoderado.
Cuando se impulse una actuación por intermedio de apoderado, estos deberán ser abogados inscritos (artículo 35 del Decreto 196 de 1971). Cuando una misma persona sea apoderado de varias sociedades o compañías, deberá indicar claramente a nombre de quién actúa.
b. Trámite
Los poderes generales para toda clase de actuaciones deberán conferirse por medio de escritura pública. Una vez aceptado el poder expresamente o por su ejercicio, la Secretaría General de esta entidad elaborará el auto de reconocimiento respectivo. Estos autos, los poderes y las constancias de vigencia, reposarán en la Secretaría General, donde podrán ser consultados por los funcionarios y particulares interesados. En caso de que el poder general sea aportado únicamente para una actuación específica, como una notificación, no será necesario elaborar auto de reconocimiento.
Los poderes especiales para un trámite específico podrán conferirse por escritura pública o por documento privado; los que sean para varios procesos separados deberán conferirse por escritura pública. Del poder especial otorgado mediante documento privado deberá hacerse presentación personal por el otorgante ante notario, juez o en la Secretaria General de esta entidad y su aceptación por el apoderado podrá ser expresa o por su ejercicio. Hecha la presentación por el otorgante o tratándose de poder especial otorgado por escritura pública, la Secretaría General enviará el poder a la dependencia ante la cual se va a surtir el trámite o trámites respectivos, la cual decidirá si cumple o no con los requisitos legales y lo incorporará al expediente pertinente.
Si el poder especial es para varias actuaciones separadas que cursen o deban cursarse ante diferentes dependencias de la Superintendencia, la Secretaría General elaborará auto de reconocimiento, el cual se regirá por lo previsto para los autos de reconocimiento de apoderados generales.
<TÍTULO I - Circular Externa 065 de 2001 - Página 69 - Diciembre de 2001>
INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.
CONTENIDO
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Consideraciones generales.
El lavado de activos y la financiación del terrorismo representan una gran amenaza para la estabilidad del sistema financiero y la integridad de los mercados por su carácter global y las redes utilizadas para el manejo de tales recursos. Tal circunstancia destaca la importancia y urgencia de combatirlos, resultando esencial el papel que para tal propósito deben desempeñar las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia (en adelante las entidades vigiladas) y el supervisor financiero.
Conciente de ello y continuando con el enfoque actual de supervisión, esta Superintendencia imparte las presentes instrucciones a través de las cuales se busca que las entidades vigiladas implementen un Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo con el fin de prevenir que las mismas sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas o para la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas.
<Inciso modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Así, en desarrollo de lo señalado en los artículos 102 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en consonancia con el artículo 22 de la Ley 964 de 2005 y demás normas complementarias, la Superintendencia Financiera de Colombia (en adelante SFC) mediante el presente capítulo establece los criterios y parámetros mínimos que las entidades vigiladas deben atender en el diseño, implementación y funcionamiento del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (en adelante SARLAFT).
<Inciso modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Cabe destacar que el SARLAFT se compone de dos fases a saber: la primera que corresponde a la prevención del riesgo y cuyo objetivo es prevenir que se introduzcan al sistema financiero recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiación del terrorismo (en adelante LA/FT); la segunda, que corresponde al control y cuyo propósito consiste en detectar y reportar las operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado, para intentar dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al LA/FT.
Es necesario destacar que la administración del riesgo de LA/FT tiene una naturaleza diferente a la de los procesos de administración de los riesgos típicamente financieros (crédito, técnicos de seguros, mercado, liquidez, etc.), pues mientras que los mecanismos para la administración del primero se dirigen a prevenirlo, detectarlo y reportarlo (oportuna y eficazmente), los mecanismos para la administración de los segundos se dirigen a asumirlos íntegra o parcialmente en función del perfil de riesgo de la entidad y la relación rentabilidad / riesgo.
<Inciso modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Para los efectos del presente capítulo los siguientes términos deberán entenderse de acuerdo con las definiciones que a continuación se establecen:
<Inciso modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Son todas las personas naturales o jurídicas que realizan operaciones económicas dentro de un sistema.
Es toda persona natural o jurídica que, sin tener la condición de cliente, es la propietaria o destinataria de los recursos o bienes objeto del contrato o se encuentra autorizada o facultada para disponer de los mismos.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO - Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo - Circular Externa 022 de 2007 - Página 71 - Abril de 2006>
Es toda persona natural o jurídica con la cual la entidad establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su actividad.
Son los agentes generadores del riesgo de LA/FT. Para efectos del SARLAFT las entidades vigiladas deben tener en cuenta como mínimo los siguientes:
a) Clientes/usuarios,
b) Productos,
c) Canales de distribución y
d) Jurisdicciones.
<Texto en negrilla adicionado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Son las operaciones legalmente autorizadas que pueden adelantar las entidades vigiladas mediante la celebración de un contrato (V. gr. cuenta corriente o de ahorros, seguros, inversiones, CDT, giros, emisión de deuda, etc.)
1.6. RIESGOS ASOCIADOS AL LA/FT.
Son los riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo de LA/FT: estos son: reputacional, legal, operativo y contagio.
Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.
<Texto tachado eliminado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales.
El riesgo legal surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.
Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores.
<Inciso modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Es la posibilidad de pérdida que una entidad puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un vinculado.
<Inciso modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> El vinculado es el relacionado o asociado e incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la entidad.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO - Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo - Circular Externa 022 de 2007 - Página 72 - Abril de 2007>
Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.
Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.
Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características (variables de segmentación).
1.14. SERVICIOS. <1.15 original, reenumerada por la Circular 61 de 2007>
Son todas aquellas interacciones de las entidades sometidas a inspección y vigilancia de la SFC con personas diferentes a sus clientes.
1.15 TRANSFERENCIAS. <1.16 original, reenumerada por la Circular 61 de 2007>
<Texto en negrilla adicionado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Es la transacción efectuada por una persona natural o jurídica denominada ordenante, a través de una entidad autorizada en la respectiva jurisdicción para realizar transferencias nacionales y/o internacionales, mediante movimientos electrónicos o contables, con el fin de que una suma de dinero se ponga a disposición de una persona natural o jurídica denominada beneficiaria, en otra entidad autorizada para realizar este tipo de operaciones. El ordenante y el beneficiario pueden ser la misma persona.
1.16 USUARIOS. <1.17 original Reenumerada por la Circular 61 de 2007>
Son aquellas personas naturales o jurídicas a las que, sin ser clientes, la entidad les presta un servicio.
1.17. CORRESPONSALÍA TRASNACIONAL. <Numeral adicionado por la Circular 19 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Se entiende por corresponsalía trasnacional, la relación contractual entre dos establecimientos de crédito, el primero denominado "establecimiento corresponsal" y el segundo “establecimiento representado". Los establecimientos de crédito deben encontrarse en jurisdicciones diferentes.
Son "establecimientos corresponsales" la entidad que le ofrece/presta determinados servicios a otro establecimiento de crédito.
Se entiende por "establecimiento representado", aquel que utiliza/recibe los servicios contratados con el "establecimiento corresponsal".
<Numeral modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Corresponde a las entidades vigiladas diseñar e implementar el SARLAFT, de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos exigidos en el presente capítulo, sin perjuicio de advertir que de acuerdo con el literal e) del numeral 2 del artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF) deberá estar en consonancia con los estándares internacionales sobre la materia, especialmente los proferidos por el GAFI- GAFISUD.
<Inciso modificado por la Circular 10 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Las siguientes entidades se encuentran exceptuadas de la aplicación de las presentes instrucciones, sin perjuicio del cumplimiento de los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero en lo que les resulte pertinente de acuerdo con su actividad: el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras “Fogafin”, el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas “Fogacoop”, el Fondo Nacional de Garantías S.A. F.N.G., los Fondos Mutuos de Inversión sometidos a vigilancia permanente de la SFC, las Sociedades Calificadoras de Valores y/o Riesgo, las Oficinas de Representación de Instituciones Financieras y de Reaseguros del Exterior, los Intermediarios de Reaseguros, las Oficinas de Representación de Instituciones del Mercado de Valores del Exterior, los Organismos de Autorregulación y los proveedores de infraestructura de conformidad con la definición del artículo 11.2.1.6.4 del Decreto 2555 de 2010, con excepción de los almacenes generales de depósito y los administradores de sistemas de pago de bajo valor.
Igualmente se encuentran exceptuadas de las presentes instrucciones las Entidades Administradoras del Régimen de Prima Media con prestación definida, excepto aquellas que se encuentran autorizadas por la ley para recibir nuevos afiliados.
Las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC que deban implementar el SARLAFT y que en el desarrollo de su actividad pretendan vincular como clientes a entidades vigiladas por esta Superintendencia, se encuentran facultadas para exceptuar del cumplimiento de las presentes instrucciones a tales clientes.
El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas en desarrollo de lo dispuesto en las presentes instrucciones deberá atender a la naturaleza, objeto social y demás características particulares de cada una de ellas.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO - Instrucciones Relativas a la Administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo - Circular Externa 022 de 2007 - Página 73 - Abril de 2007>
3. DEFINICIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.
<Numeral modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Para los efectos del presente capítulo, se entiende por riesgo de LA/FT la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad vigilada por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. El riesgo de LA/FT se materializa a través de los riesgos asociados, estos son: el legal, reputacional, operativo y de contagio, a los que se expone la entidad, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades.
<Numeral modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
El SARLAFT es el sistema de administración que deben implementar las entidades vigiladas para gestionar el riesgo de LA/FT y se instrumenta a través de las etapas y elementos que más adelante se describen, correspondiendo las primeras a las fases o pasos sistemáticos e interrelacionados mediante los cuales las entidades administran el riesgo de LA/FT y, los segundos al conjunto de componentes a través de los cuales se instrumenta de forma organizada y metódica la administración del riesgo de LA/FT en las entidades.
El SARLAFT debe abarcar todas las actividades que realizan las entidades vigiladas en desarrollo de su objeto social principal y deberá prever además procedimientos y metodologías para que las entidades se protejan de ser utilizadas en forma directa, es decir a través de sus accionistas, administradores y vinculados como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
Es deber de las entidades vigiladas revisar periódicamente las etapas y elementos del SARLAFT a fin de realizar los ajustes que consideren necesarios para su efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento.
El SARLAFT que implementen y desarrollen las entidades vigiladas que se encuentren en las situaciones previstas en los artículos 260 del Código de Comercio y el artículo 28 de la Ley 222 de 1995 y normas que los modifiquen o adicionen, debe tener características similares con el fin de eliminar posibles arbitrajes entre ellas.
El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas debe comprender como mínimo las siguientes etapas:
1. Identificación <Numeral 1 modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008>
2. Medición o evaluación,
3. Control, y
4. Monitoreo.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO - Instrucciones Relativas a la Administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo - Circular Externa 022 de 2007 - Página 74 - Abril de 2007>
<Título e inciso 1o. modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> El SARLAFT debe permitir a las entidades vigiladas identificar los riesgos de LA/FT inherentes al desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta los factores de riesgo definidos en el presente capítulo.
Esta etapa debe realizarse previamente al lanzamiento de cualquier producto, la modificación de sus características, la incursión en un nuevo mercado, la apertura de operaciones en nuevas jurisdicciones y el lanzamiento o modificación de los canales de distribución.
Para identificar el riesgo de LA/FT las entidades vigiladas deben como mínimo:
a) Establecer las metodologías para la segmentación de los factores de riesgo.
b) Con base en las metodologías establecidas en desarrollo del literal anterior, segmentar los factores de riesgo.
c) <Texto en negrilla adicionado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Establecer las metodologías para la identificación del riesgo de LA/FT y sus riesgos asociados respecto de cada uno de los factores de riesgo segmentados.
d) Con base en las metodologías establecidas en desarrollo del literal anterior, identificar las formas a través de las cuales se puede presentar el riesgo de LA/FT.
Como resultado de esta etapa las entidades vigiladas deben estar en capacidad de identificar los factores de riesgo y los riesgos asociados a los cuales se ven expuestas en relación al riesgo de LA/FT.
Concluida la etapa de identificación, el SARLAFT debe permitirle a las entidades vigiladas medir la posibilidad o probabilidad de ocurrencia del riesgo inherente de LA/FT frente a cada uno de los factores de riesgo, así como el impacto en caso de materializarse mediante los riesgos asociados. Estas mediciones podrán ser de carácter cualitativo o cuantitativo.
Para medir el riesgo de LA/FT las entidades deben como mínimo:
a) Establecer las metodologías de medición o evaluación con el fin de determinar la posibilidad o probabilidad de ocurrencia del riesgo de LA/FT y su impacto en caso de materializarse frente a cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados.
b) Aplicar las metodologías establecidas en desarrollo del literal anterior, para realizar una medición o evaluación consolidada de los factores de riesgo y los riesgos asociados.
<Inciso modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Como resultado de esta etapa las entidades deben estar en capacidad de establecer el perfil de riesgo inherente de LA/FT de la entidad y las mediciones agregadas en cada factor de riesgo y en sus riesgos asociados.
En esta etapa las entidades vigiladas deben tomar las medidas conducentes a controlar el riesgo inherente al que se ven expuestas, en razón de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.
Para controlar el riesgo de LA/FT las entidades deben como mínimo:
a) Establecer las metodologías para definir las medidas de control del riesgo de LA/FT.
b) Aplicar las metodologías establecidas en desarrollo del literal anterior sobre cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO - Instrucciones Relativas a la Administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo - Circular Externa 022 de 2007 - Página 75 - Abril de 2007>
a) Establecer los niveles de exposición en razón de la calificación dada a los factores de riesgo en la etapa de medición.
b) Realizar los reportes de operaciones sospechosas a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF.
<Inciso modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Como resultado de esta etapa la entidad debe establecer el perfil de riesgo residual de LA/FT. El control debe traducirse en una disminución de la posibilidad de ocurrencia y/o del impacto del riesgo de LA/FT en caso de materializarse.
<Numeral modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Esta etapa debe permitir a las entidades vigiladas hacer seguimiento del perfil de riesgo y, en general, del SARLAFT, así como llevar a cabo la detección de operaciones inusuales y/o sospechosas.
Para monitorear el riesgo de LA/FT las entidades deben como mínimo:
a) Desarrollar un proceso de seguimiento efectivo que facilite la rápida detección y corrección de las deficiencias del SARLAFT. Dicho seguimiento debe tener una periodicidad acorde con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad, pero en todo caso debe realizarse con una periodicidad mínima semestral.
b) Realizar el seguimiento y comparación del riesgo inherente y residual de cada factor de riesgo y de los riesgos asociados.
c) Asegurar que los controles sean comprensivos de todos los riesgos y que los mismos estén funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente.
d) Establecer indicadores descriptivos y/o prospectivos que evidencien potenciales fuentes de riesgo de LA/FT.
e) Asegurar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de aceptación establecidos por la entidad.
El monitoreo debe permitir a las entidades comparar la evolución del perfil de riesgo inherente con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad.
Como resultado de esta etapa la entidad debe desarrollar reportes que permitan establecer las evoluciones del riesgo de la misma, así como la eficiencia de los controles implementados. Así mismo en esta etapa se deben determinar las operaciones inusuales y sospechosas, sin perjuicio de lo establecido en el literal d) del numeral anterior.
El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas debe tener como mínimo los siguientes elementos, los cuales deben desarrollar, siempre que resulte aplicable, las etapas del sistema:
1. Políticas.
2. Procedimientos.
3. Documentación.
4. Estructura organizacional.
5. Órganos de control.
6. Infraestructura tecnológica.
7. Divulgación de información.
8. Capacitación.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO - Instrucciones Relativas a la Administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo - Circular Externa 022 de 2007 - Página 76 - Abril de 2007>
Son los lineamientos generales que deben adoptar las entidades vigiladas en relación con el SARLAFT. Cada una de las etapas y elementos del sistema debe contar con unas políticas claras y efectivamente aplicables.
Las políticas que se adopten deben permitir el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del SARLAFT y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de la entidad y de sus accionistas.
Las políticas que adopten las entidades deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos:
a) Impulsar a nivel institucional la cultura en materia de SARLAFT.
b) Consagrar el deber de los órganos de administración y de control de las entidades vigiladas, del oficial de cumplimiento, así como de todos los funcionarios, de asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás disposiciones relacionadas con el SARLAFT.
c) Establecer lineamientos para la prevención y resolución de conflictos de interés.
d) Consagrar lineamientos más exigentes de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT.
e) Señalar los lineamientos que adoptará la entidad frente a los factores de riesgo y los riesgos asociados de LA/FT.
f) Garantizar la reserva de la información reportada conforme lo establece el artículo 105 de EOSF.
g) Establecer las consecuencias que genera el incumplimiento del SARLAFT.
h) Consagrar la exigencia de que los funcionarios antepongan el cumplimiento de las normas en materia de administración de riesgo de LA/FT al logro de las metas comerciales.
Las políticas deben incorporarse en un código de ética que oriente la actuación de los funcionarios de la entidad para el funcionamiento del SARLAFT y establezca procedimientos sancionatorios frente a su inobservancia. Así mismo debe establecer las consecuencias que genera su incumplimiento.
Las entidades deben establecer los procedimientos aplicables para la adecuada implementación y funcionamiento de los elementos y las etapas del SARLAFT.
Los procedimientos que en esta materia adopten las entidades deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos:
a) Instrumentar las diferentes etapas y elementos del SARLAFT.
b) <Texto en negrilla adicionado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Identificar los cambios y la evolución de los controles y de los perfiles de riesgo inherente y residual.
c) Atender los requerimientos de información por parte de autoridades competentes.
d) <Literal modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional y disponer lo necesario para que se consulten dichas listas, de manera previa y obligatoria a la vinculación de un potencial cliente a la entidad.
e) Consagrar las sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT, así como los procesos para su imposición.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO - Instrucciones Relativas a la Administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo - Circular Externa 022 de 2007 - Página 77 - Abril de 2007>
f) Implementar las metodologías para la detección de operaciones inusuales y sospechosas, y el oportuno y eficiente reporte de éstas últimas a las autoridades competentes.
g) <Literal modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Prever procesos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes, atendiendo como mínimo los requisitos establecidos en el presente instructivo.
<Inciso modificado por la Circular 7 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> En el caso de las cuentas de ahorro electrónicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y los créditos educativos de fomento para personas naturales a los que se refiere el Decreto 2792 de 2009 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, el proceso para llevar a cabo el conocimiento de estos clientes comprenderá la individualización de los mismos a través de la verificación de la información contenida en el documento de identidad. Para este efecto, las entidades deberán contar y verificar como mínimo con la siguiente información contenida en el documento de identidad de los clientes: el nombre, el número y la fecha de expedición del documento de identificación.
<Inciso modificado por la Circular 7 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Tratándose de cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura, a las que se refiere el numeral 6o. del Capítulo Cuarto del Título II de la Circular Básica Jurídica y los depósitos de dinero electrónico que cumplan las características previstas en los numerales 7.1 y 7.2 de la misma disposición, los establecimientos de crédito, como mínimo, deberán obtener y verificar la siguiente información contenida en el documento de identificación de los clientes: el nombre, el número y la fecha de expedición del documento de identificación.
<Inciso adicionado por la Circular 7 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Las excepciones y reglas especiales contenidas en el presente capítulo para tales trámites o productos, aplicarán únicamente respecto de los mismos. Por lo tanto, en el evento en que un cliente que cuente con uno de tales productos, decida adquirir un producto o servicio diferente de aquéllos, los establecimientos de crédito deberán dar pleno cumplimiento a las disposiciones vigentes.
h) <Literal adicionado por la Circular 19 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Establecer procedimientos más estrictos para la iniciación y seguimiento a las relaciones comerciales y operaciones con clientes de países donde no se aplican las Recomendaciones del GAFI o no se las aplica suficientemente. El SARLAFT debe contemplar las medidas que se adoptarán en el caso que ese país siga sin aplicar o aplicando de modo insuficiente las Recomendaciones del GAFI.
Las entidades deben adoptar mecanismos que les permitan como mínimo:
1. Conocer al cliente actual y potencial,
2. Conocer el mercado,
3. Identificar y analizar las operaciones inusuales,
4. Determinar y reportar las operaciones sospechosas.
4.2.2.1.1. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.
El SARLAFT debe contar con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma. El conocimiento del cliente implica conocer de manera permanente y actualizada, cuando menos, los siguientes datos:
a) Identificación. <Literal modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Identificación. Supone el conocimiento y verificación de los datos exigidos en el formulario que permiten individualizar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular.
Tratándose de la vinculación de personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone, además de lo dispuesto en el formulario, conocer la estructura de su propiedad, es decir, la identidad de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% de su capital social, aporte o participación en la entidad.
<Inciso modificado por la Circular 7 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Respecto de las cuentas de ahorro electrónicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura y los depósitos de dinero electrónico a los que se refieren los numerales 6 y 7 del Capítulo Cuarto del Título II de la Circular Básica Jurídica, la identificación y verificación del cliente se llevará a cabo según lo dispuesto sobre el particular en el inciso segundo y tercero del literal g) del numeral 4.2.2. del presente capítulo.
b) Actividad económica.
c) Características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos.
d) Respecto de clientes vigentes, las características y montos de sus transacciones y operaciones.
Las metodologías para conocer al cliente deben permitir a las entidades cuando menos:
I. Recaudar la información que le permita comparar las características de sus transacciones con las de su actividad económica.
II. Monitorear continuamente las operaciones de los clientes.
III. Contar con elementos de juicio que permitan analizar las transacciones inusuales de esos clientes y determinar la existencia de operaciones sospechosas.
<Inciso modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Para estos efectos, las entidades deben diseñar y adoptar formularios de solicitud de vinculación de clientes que contengan cuando menos la información que más adelante se indica, los cuales deben diligenciarse de acuerdo con las instrucciones señaladas en el presente instructivo. Salvo en los casos expresamente exceptuados en el presente capítulo, las entidades deben obtener de los potenciales clientes, el diligenciamiento de los formularios de solicitud de vinculación para el suministro de productos o prestación de servicios. Dicho formulario debe también ser diligenciado por toda persona que se encuentre facultada o autorizada para disponer de los recursos o bienes objeto del contrato, caso en el cual deberá la entidad verificar el documento que acredita dicha facultad o autorización.
La recolección de la firma y la huella del potencial cliente podrán contratarse con terceros.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO - Instrucciones Relativas a la Administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo - Circular Externa 022 de 2007 - Página 78 - Abril de 2007>
<Inciso adicionado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Tratándose de clientes de los almacenes generales de depósito que depositen sus mercancías en los Depósitos Públicos Habilitados de que trata el Decreto 2685 de 1999 (Estatuto Aduanero) y demás normas que lo sustituyan, modifiquen o adicionen, las entidades vigiladas procurarán actuar con la mayor diligencia y hacer el mejor esfuerzo con la finalidad de obtener la información necesaria para conocer al cliente. En el evento que el cliente se rehúse a suministrar dicha información, la entidad deberá evaluar las acciones que deba adelantar.
<Texto adicionado por la Circular 19 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Igualmente, tratándose de relaciones de corresponsalía trasnacional, las entidades vigiladas deberán establecer mecanismos que les permitan:
I. Obtener la aprobación de los funcionarios de alto nivel jerárquico antes de establecer relaciones de corresponsalía trasnacional;
II. Reunir información suficiente sobre el establecimiento representado que les permita comprender cabalmente la naturaleza de sus negocios, incluyendo si ha sido objeto de sanción o intervención de la autoridad de control por lavado de activos o financiación del terrorismo, así como cualquier otra información que permita establecer una relación de corresponsalía trasnacional con transparencia para ambas partes.
III. Determinar que la entidad tenga controles para prevenir y controlar el lavado de activos y la financiación del terrorismo;
IV. Documentar las respectivas responsabilidades de cada institución frente al LA/FT.
V. Aplicar procedimientos más estrictos para el seguimiento a tales relaciones
VI. Asegurarse de que el establecimiento representado cumpla con las medidas de conocimiento del cliente.
Los formularios de solicitud de vinculación de clientes que diseñen las entidades vigiladas deben contener espacios para recolectar, cuando menos, los datos que a continuación se señalan, sin perjuicio de la información adicional que cada entidad haya determinado como relevante y necesaria para controlar el riesgo de LA/FT.
PN: Vinculación de persona natural PJ: Vinculación de persona jurídica
| Descripción | PN | PJ |
| Nombre y apellidos completos o Razón Social. | X | X |
| <Texto en negrilla adicionado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Personas Nacionales: Número de identificación: NIT, registro civil de nacimiento, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad. | X | X |
| Personas Extranjeras: Número de identificación: Cédula de extranjería, pasaporte vigente para titulares de visa de turista o visitante u otra clase de visa con vigencia inferior a tres (3) meses, o carné expedido por la Dirección de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores para titulares de Visas Preferenciales (diplomático, consular, de servicio, de organismos internacionales o administrativo, según el caso, y de acuerdo con las normas migratorias vigentes). | X | |
| Nacionales turistas de los países miembros de la Comunidad Andina de Naciones. Número de identificación: Documento de identificación válido y vigente en el país emisor con el cual ingresó a Colombia. | X | |
| Nombre y apellidos completos del representante, apoderado y número de identificación. | X | X |
| Dirección y teléfono del representante. | X | |
| Lugar y fecha de nacimiento. | X | |
| Dirección y teléfono residencia. | X | |
| Ocupación, oficio o profesión. | X | |
| Descripción actividad: - Independiente, dependiente, cargo que ocupa. - Actividad económica principal: comercial, industrial, transporte, construcción, agroindustria, servicios financieros, etc., acorde con lo establecido en el código internacional CIIU. | X | X |
| Nombre, dirección, fax y teléfono de la oficina, empresa o negocio donde trabaja si aplica. Dirección, teléfono, fax y ciudad de la oficina principal y de la sucursal o agencia que actúe como cliente. | X | X |
| Identificación de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% del capital social, aporte o participación. | X | |
| Tipo de empresa: privada, pública, mixta. | X | |
| Declaración de origen de los bienes y/o fondos, según el caso (puede ser un anexo). | X | X |
| Ingresos y egresos mensuales. | X | X |
| <Inciso modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Detalle de otros ingresos, ingresos no operacionales u originados en actividades diferentes a la principal. | X | X |
| Total activos y pasivos. | X | X |
| En el caso de fiducia, la clase de recursos e identificación del bien que se entrega. | X | X |
| Autorización para consulta y reporte a las centrales de riesgo. | X | X |
| Manifestación sobre la realización de actividades en moneda extranjera. | X | X |
| Firma y huella del solicitante. | X | X |
| Fecha de diligenciamiento. | X | X |
Si la actividad del potencial cliente involucra transacciones en moneda extranjera, el formulario debe contener espacios para recolectar la siguiente información:
| Descripción | PN | PJ |
| El tipo de operaciones en moneda extranjera que normalmente realiza. | X | X |
| Productos financieros que posea en moneda extranjera especificando como mínimo: Tipo de producto, identificación del producto, entidad, monto, ciudad, país y moneda. | X | X |
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO - Instrucciones Relativas a la Administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo - Circular Externa 022 de 2007 - Página 79 - Abril de 2007>
En el evento en que el potencial cliente no cuente con la información solicitada, se deberá consignar dicha circunstancia en el espacio correspondiente.
La información soporte de la vinculación de los clientes deberá tenerse en cuenta para el diseño e implementación de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la detección oportuna de operaciones inusuales.
Es deber permanente de las entidades vigiladas identificar al (os) beneficiario(s) final(es) de todos los productos que suministren. En el caso de contratos de seguros se debe solicitar la siguiente información adicional: a) vínculos existentes entre el tomador, asegurado, afianzado y beneficiario; b) relación de las reclamaciones presentadas e indemnizaciones recibidas por concepto de seguros, respecto de cualquier asegurador, en los dos últimos años; c) inventario general de los bienes objeto del seguro, salvo cuando se trate de pólizas flotantes o automáticas.
En los contratos de seguros y capitalización, cuando el asegurado, afianzado y/o beneficiario, sea una persona diferente al tomador o suscriptor, deberá recaudarse la información al momento de la vinculación, salvo que el tomador o suscriptor señale claramente las razones que le impiden suministrar la información de aquellos y la entidad las encuentre justificadas, en cuyo caso tal información debe recaudarse al momento de la presentación de la reclamación, vencimiento y pago del título, rescisión del mismo, pago del sorteo o presentación de la solicitud de préstamo sobre el título. En los eventos en que el asegurado, afianzado y/o beneficiario, no suministren la información exigida en el presente instructivo, la operación debe calificarse como inusual.
En todo caso, cuando por virtud de la naturaleza o estructura de un contrato en el momento de la vinculación del cliente no sea posible conocer la identidad de otras personas que se vinculan como clientes, (p. ej. beneficiarios de contratos de seguro y fiducia, cuya identidad sólo se establece en el futuro) la información relativa a ellos debe obtenerse en el momento en que se individualicen.
En el evento en que la contratación de los productos ofrecidos por las entidades aseguradoras o de capitalización se lleve a cabo por parte de intermediarios de seguros o de capitalización, el proceso de conocimiento del cliente podrá dejarse a cargo del intermediario, siempre que se haga bajo los parámetros, procedimientos y metodologías previamente establecidos por la entidad vigilada contratante y la responsabilidad seguirá radicada en cabeza de ésta última.
Las instrucciones contenidas en el presente numeral deben aplicarse igualmente respecto de las personas naturales o jurídicas que pretendan adquirir activos fijos de una entidad.
4.2.2.1.1.1. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE POR PARTE DE GRUPOS.
Las entidades vigiladas que se encuentren en las situaciones previstas en los artículos 260 del Código de Comercio y el artículo 28 de la Ley 222 de 1995 y normas que los modifiquen o adicionen, pueden llevar a cabo la vinculación de clientes, a través de la entidad del grupo que establezca una relación contractual y lo vincule por primera vez, siempre y cuando se dé cumplimiento a las siguientes reglas:
a) La responsabilidad de adelantar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar, como mínimo, en forma anual la información corresponderá a la entidad vigilada que el grupo designe para el efecto o, en su defecto, a la matriz.
b) <Literal modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> El grupo debe diseñar un formato único de vinculación de clientes que contenga, cuando menos, la totalidad de los requisitos de información exigidos en el presente instructivo, así como la información requerida respecto de todos los productos que ofrezcan las entidades del grupo. Así mismo, el formato debe contener una estipulación en la que el cliente autorice de manera expresa e inequívoca su remisión a las demás entidades del mismo grupo a las que sucesivamente se vincule. En todo caso corresponderá a la entidad con la cual se pretende vincular el potencial cliente determinar cuál información, además de la mínima exigida en el presente capítulo, debe suministrarle para llevar a cabo su vinculación.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO - Instrucciones Relativas a la Administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo - Circular Externa 022 de 2007 - Página 80 - Abril de 2007>
c) La responsabilidad de actualizar la información adicional a la mínima estará en cabeza de cada una de las entidades con las cuales el cliente mantenga una relación contractual, sin perjuicio de dar cumplimiento a las demás normas del SARLAFT.
d) Es obligación permanente de cada una de las entidades vigiladas que conforman un grupo incluir las modificaciones y solicitar la información adicional que como resultado de la evaluación y seguimiento de los factores de riesgo haya determinado cada una de ellas como relevante y necesaria para controlar el riesgo de LA/FT.
<Inciso modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> En estos casos corresponderá a la matriz del grupo siempre que se trate de una entidad vigilada o, en su defecto, a la que el grupo designe, realizar la consolidación y evaluación del perfil de riesgo residual de LA/FT del grupo.
En el desarrollo de los procedimientos de conocimiento del cliente, las entidades no están obligadas a exigir el formulario de solicitud de vinculación ni realizar entrevista al potencial cliente cuando quiera que se trate de alguna de las siguientes operaciones, productos o servicios:
a) Operaciones realizadas con organismos multilaterales.
b) La constitución de fiducias de administración para el pago de obligaciones pensionales.
c) En los títulos de capitalización colocados mediante mercadeo masivo o contratos de red, siempre que el pago de las cuotas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente o tarjeta de crédito, y que el cliente haya autorizado expresamente el traslado.
d) En los siguientes seguros:
I. Los tomados por entidades financieras, aseguradoras o sociedades administradoras de fondos de pensiones por cuenta de sus clientes.
II. Los relativos a la seguridad social.
III. Aquellos en que el tomador, asegurado, afianzado o beneficiario sea una persona jurídica bajo el régimen de derecho público, salvo los tomados por empresas industriales y comerciales del Estado y/o sociedades de economía mixta que no estén sometidas a inspección y vigilancia de la SFC.
IV. Los contratos de reaseguro.
V. Los tomados mediante mercadeo masivo o bancaseguros siempre que el pago de las primas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente o tarjeta de crédito, y que el cliente haya autorizado expresamente el traslado.
VI. Aquellos tomados por personas naturales o jurídicas por cuenta y a favor de sus empleados, cuyo origen sea un contrato de trabajo o relación laboral, respecto de la información del asegurado y el beneficiario. En lo que hace al tomador, la información debe solicitarse en su totalidad.
VII. Aquellos que las entidades aseguradoras están obligadas a expedir por disposición legal.
VIII. Aquellos otorgados mediante procesos de licitación pública.
IX. De cumplimiento cuando se celebren para garantizar el cumplimiento de contratos con entidades de carácter público.
X. De accidentes personales en vuelo.
XI. Los contratos de coaseguro para las compañías distintas a la líder.
XII. Pólizas judiciales.
XIII. De salud.
XIV. Exequiales.
XV. <Ordinal adicionado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Aquellos tomados por personas naturales o jurídicas en una misma entidad aseguradora, que cumplan los siguientes requisitos en forma simultánea: (i). Que el valor asegurado sea igual o inferior a 135 salarios mínimos legales mensuales vigentes; y (ii). Que el máximo pago bimestral (cada dos meses) de la prima sea igual o inferior a la doceava parte de un (1) salario mínimo legal mensual vigente. Sin perjuicio de lo anterior, al momento del siniestro las entidades aseguradoras deberán darle cumplimiento a las disposiciones sobre conocimiento del cliente de que trata el presente capítulo.
e) Cuentas de ahorro abiertas exclusivamente para el manejo y pago de pasivos pensionales.
f) En los créditos que se instrumentan a través de libranza siempre que estas no excedan de seis (6) salarios mínimos legales mensuales y sean otorgadas a empleados de empresas
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que se encuentren previamente vinculadas en calidad de cliente con la entidad vigilada otorgante del crédito.
g) La vinculación a entidades administradoras del sistema general de pensiones en cuanto a los aportes obligatorios.
h) <Literal eliminado por la Circular 61 de 2007.>
h) i) <reenumerada> La vinculación a entidades administradoras de cesantías en lo relacionado con los recursos provenientes de dicha prestación.
i) <Literal reenumerado y modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Los productos o servicios financieros abiertos a nombre de los beneficiarios del programa “Familias en Acción” y “Familias Guardabosques” que hacen parte del programa “Contra Cultivos Ilícitos” administrados por la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional (Acción Social), siempre que estén destinadas exclusivamente al manejo de los recursos provenientes de dichos programas.
j) <Literal adicionado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Aquellas operaciones, productos o servicios financieros en los cuales la información del potencial cliente se suministre directamente por una caja de compensación legalmente constituida y contenga cuando menos, la información de que trata el numeral 4.2.2.1.1.
k) <Literal adicionado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Cuentas de ahorro abiertas exclusivamente para el pago de nómina. Cuando se manejen otros recursos en tales cuentas, no se aplicará dicha excepción.
l) <Literal adicionado por la Circular 8 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Cuentas de ahorro electrónicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.
m) <Literal adicionado por la Circular 9 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Las carteras colectivas en las que se inviertan los recursos recuperados que se restituyan a los afectados por los captadores o recaudadores no autorizados, a que se refiere el Decreto 4334 de 2008 y demás normas que lo que lo modifiquen, sustituyan o adicionen. Dicha excepción se aplicará exclusivamente para la inversión de los citados recursos.
n) <Literal adicionado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura, a las que se refiere el numeral 6o del Capítulo IV del Título II de la Circular Básica Jurídica.
o) <Literal adicionado por la Circular 19 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Los créditos educativos de que trata el artículo 10.7.1.1.8. el Decreto 2555 de 2010, otorgados a personas naturales. Para que proceda esta excepción, el Instituto Colombiano de Crédito y Estudios Técnicos en el Exterior -ICETEX- deberá contar con mecanismos alternativos que le permitan realizar un adecuado conocimiento de los destinatarios de tales créditos y que reconozcan la naturaleza de las operaciones que realiza.
p) <Literal adicionado por la Circular 4 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Las transferencias de recursos de que trata el artículo 1o del Decreto 4830 de 2010, realizadas por el Fondo Nacional de Calamidades a entidades públicas del orden nacional o territorial para ser administrados por éstas.
Tratándose de los ordenadores del gasto y de las firmas autorizadas que puedan disponer de los recursos que el Fondo sitúe en las carteras colectivas de la Fiduciaria Previsora S.A. o de la entidad que para el efecto designe el Gobierno Nacional para la Administración del Fondo, contarán con veinte (20) días para obtener la información respectiva.
q) <Literal modificado por la Circular 13 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Los depósitos de dinero electrónico a los que se refiere el inciso primero del artículo 2.1.15.1.2 del Decreto 2555 de 2010 que cumplan con las características previstas en los numerales 7.1 y 7.2 del Capítulo Cuarto del Título II de la presente circular y las cuentas de ahorro con trámite simplificado cuyos saldos máximos no excedan en ningún momento tres (3) salarios mínimos legales mensuales vigentes, de acuerdo con lo señalado por el numeral 6.4 del mencionado capítulo. Tales depósitos y cuentas de ahorro estarán exceptuadas además, de las obligaciones contenidas en las siguientes disposiciones del presente capítulo:
(i) Los literales b) y c) del numeral 4.2.2.1.1 “Conocimiento del cliente”;
(ii) El numeral 4.2.2.1.1.3 “Personas públicamente expuestas”; y
(iii) El numeral 4.2.2.1.2 “Conocimiento del mercado”.
<Inciso modificado por la Circular 13 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Adicionalmente, para los mencionados depósitos y cuentas de ahorro, la segmentación de los factores de riesgo a la que se refiere el numeral 4.2.2.2.2 del presente capítulo, deberá realizarse con la información que tengan disponible las entidades.
<Inciso adicionado por la Circular 7 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> En todo caso, los establecimientos de crédito, a medida que cuenten con información adicional, deberán dar cumplimiento a las instrucciones del presente capítulo.
<Inciso modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Las anteriores excepciones no eximen a las entidades vigiladas de llevar a cabo el conocimiento de sus clientes de acuerdo con los parámetros establecidos en el presente capítulo.
4.2.2.1.1.3. PERSONAS PÚBLICAMENTE EXPUESTAS.
El SARLAFT debe prever procedimientos más exigentes de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, tales como: personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público.
En tal sentido, el SARLAFT debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar los casos de clientes que responden a tales perfiles, así como procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones que realizan.
<Inciso modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> En todo caso, el estudio y aprobación de la vinculación de tales clientes deberá llevarse a cabo por una instancia o empleado de jerarquía superior al que normalmente aprueba las vinculaciones en la entidad.
<Inciso modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> El evento en que un cliente o beneficiario final pase a ser una persona públicamente expuesta en los términos señalados en el presente numeral, deberá informarse a la instancia o empleado de jerarquía superior encargado de tales vinculaciones.
4.2.2.1.1.4. PARÁMETROS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.
Los procedimientos que implementen las entidades vigiladas para el conocimiento del cliente deben atender los siguientes parámetros mínimos:
a) Permitir la realización de todas las diligencias necesarias para confirmar y actualizar como mínimo anualmente los datos suministrados en el formulario de solicitud de vinculación de clientes que por su naturaleza puedan variar (dirección, teléfono, actividad, origen de los recursos etc.). Para el caso de productos inactivos la actualización se llevará a cabo cuando el producto deje de tener tal condición. En el evento en que cambie la participación de los accionistas o asociados en los términos exigidos en el formulario de vinculación, corresponderá a las entidades determinar una periodicidad menor para la actualización la información, atendiendo el nivel de riesgo de cada cliente.
b) Salvo lo dispuesto en el siguiente numeral, contemplar la realización de una entrevista presencial al potencial cliente de la cual deberá dejarse constancia documental, indicando el empleado de la entidad que la realizó, la fecha y hora en que se efectuó, así como los resultados de la misma.
c) El diligenciamiento del formulario así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos puede efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de 1999 o normas que la sustituyan, modifiquen o adicionen. Sin embargo, el empleo de dichos procedimientos no sustituye la entrevista al potencial cliente.
Los procedimientos de conocimiento del cliente deben ser incorporados en los manuales y sistemas de administración del riesgo de lavado de las entidades subordinadas en el extranjero.
Los procedimientos de conocimiento del cliente aplicados por otras entidades vigiladas con relación al mismo cliente potencial, no eximen de responsabilidad a la entidad de conocerlo, aún cuando pertenezcan a un mismo grupo.
Las entidades vigiladas no podrán iniciar relaciones contractuales o legales con el potencial cliente mientras no se haya diligenciado en su integridad el formulario, realizado la entrevista, adjuntados los soportes exigidos y aprobado la vinculación del mismo, como mínimo.
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4.2.2.1.1.4.1. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES PARA LA REALIZACIÓN DE ENTREVISTAS.
<Título modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008>
Podrán emplearse metodologías y procedimientos de conocimiento del cliente que consideren la realización de entrevistas no presenciales, o la realización de entrevistas por personal que no tenga la condición de empleado de la entidad, bajo las siguientes condiciones:
a) Señalar en el procedimiento, las razones objetivas por las cuales se considera necesaria su implementación, atendiendo los objetivos del SARLAFT.
b) Contemplar un seguimiento más estricto de los clientes vinculados bajo tales modalidades.
<Inciso modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> En aquellos casos en que alguno de los factores de riesgo involucrados esté calificado por la entidad como de alto riesgo, con excepción de la jurisdicción, deben realizarse entrevistas presenciales y por personal que tenga la condición de empleado de la entidad.
<Numeral modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con lo establecido en el presente instructivo, se considera que las campañas políticas y los partidos políticos exponen en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, por lo que corresponde a las entidades vigiladas que manejen productos a través de los cuales se reciban y administren recursos o bienes para las campañas políticas y partidos políticos, acordar con las gerencias o los responsables de los mismos el diseño y adopción de metodologías efectivas, eficientes y oportunas de identificación y conocimiento de sus donantes y aportantes de manera que permitan un control y monitoreo estricto de las operaciones que se realicen.
Dichas metodologías deben permitir también como mínimo:
a) Identificar las operaciones inusuales y reportar las sospechosas vinculadas a donaciones o aportes.
b) Identificar los funcionarios de las campañas políticas y partidos políticos autorizados para efectuar retiros, traslados o disponer de los bienes.
c) Controlar los aportes o donaciones en efectivo.
Adicionalmente y también en coordinación con los gerentes o los responsables de las campañas y partidos, las entidades vigiladas podrán establecer, entre otros, mecanismos mediante los cuales:
I. Se exija la autorización del gerente o responsable de la campaña y/o partido para permitir la recepción de aportes, donaciones, o la admisión de traslados o transferencias de recursos de cualquier otra cuenta o producto financiero a la cuenta de la campaña y/o partido, como regla general o a partir de determinada cuantía.
II. Se establezca un procedimiento para la devolución de aportes o donaciones que a juicio del gerente o responsable de la campaña y/o partido no deban contribuir a la financiación de la misma.
III. Se fije una cuantía máxima para el depósito o retiro de sumas en efectivo.
IV. Se establezca un procedimiento general y expedito de información al público sobre los movimientos de dichas cuentas.
Los citados mecanismos e instrumentos deben quedar consignados en un documento suscrito por el representante legal de la entidad vigilada y el gerente o responsable de la campaña y/o partido, el cual deberá estar a disposición de esta Superintendencia y de las autoridades competentes.
<Inciso eliminado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008>
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4.2.2.1.2. CONOCIMIENTO DEL MERCADO.
Las entidades deben conocer a fondo las características particulares de las actividades económicas de sus clientes, así como de las operaciones que estos realizan en los diferentes mercados. El SARLAFT debe incorporar y adoptar procedimientos que le permitan a la entidad conocer a fondo el mercado al cuál se dirigen los productos que ofrece. El conocimiento del mercado debe permitirle a la entidad establecer con claridad cuáles son las características usuales de los agentes económicos que participan en él y las transacciones que desarrollan.
La entidad deberá establecer las variables relevantes que le permitan realizar el conocimiento del mercado para cada uno de los factores de riesgo.
4.2.2.1.3. IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE OPERACIONES INUSUALES.
El SARLAFT debe permitir a las entidades establecer cuándo una operación se considera como inusual. Para ello debe contar con metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales, entendidas éstas como aquellas transacciones que cumplen, cuando menos con las siguientes características: 1) no guardan relación con la actividad económica o se salen de los parámetros adicionales fijados por la entidad y, 2) respecto de las cuales la entidad no ha encontrado explicación o justificación que se considere razonable.
En el caso de identificación y análisis de las operaciones de usuarios, las entidades deberán determinar cuáles de éstas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la entidad y basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.
Las entidades deben dejar constancia de cada una de las operaciones inusuales detectadas, así como del responsable o responsables de su análisis y los resultados del mismo.
4.2.2.1.4. DETERMINACIÓN Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS.
La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los clientes o usuarios y de los mercados, debe permitir, conforme a las razones objetivas establecidas por la entidad, identificar si una operación es o no sospechosa y reportarlo de forma oportuna y eficiente a la UIAF.
Los procedimientos de detección y reporte de operaciones sospechosas deben tener en cuenta que las entidades están en la obligación de informar a las autoridades competentes de manera inmediata y eficiente sobre cada operación de este tipo que conozcan.
Para que los mecanismos adoptados por las entidades operen de manera efectiva, eficiente y oportuna, el SARLAFT deberá contar como mínimo con los siguientes instrumentos:
1. <Numeral modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Señales de alerta o alertas tempranas
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2. Segmentación de los factores de riesgo en relación al mercado,
3. <Numeral modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Seguimiento de operaciones,
4. Consolidación electrónica de operaciones.
4.2.2.2.1. SEÑALES DE ALERTA O ALERTAS TEMPRANAS. <Numeral modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Son los hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información que la entidad determine como relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la entidad, en el desarrollo del SARLAFT, ha determinado como normal.
Estas señales deben considerar cada uno de los factores de riesgo y las características de sus operaciones, así como cualquier otro criterio que a juicio de la entidad resulte adecuado.
4.2.2.2.2. SEGMENTACIÓN DE LOS FACTORES DE RIESGO.
<Numeral modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades deben segmentar cada uno de los factores de riesgo de acuerdo con las características particulares de cada uno de ellos, garantizando homogeneidad al interior de los segmentos y heterogeneidad entre ellos, según la metodología que previamente haya establecido la entidad. Sin perjuicio de cualquier otro criterio que establezca la entidad, deben segmentar atendiendo como mínimo los siguientes:
a) Clientes: actividad económica, volumen o frecuencia de sus transacciones y monto de ingresos, egresos y patrimonio.
b) Productos: naturaleza, características y nicho de mercado o destinatarios.
c) Canales de distribución: naturaleza y características.
d) Jurisdicciones: ubicación, características y naturaleza de las transacciones.
A través de la segmentación las entidades deben determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan y compararlas con aquellas que realicen los clientes, a efectos de detectar las operaciones inusuales.
4.2.2.2.3. SEGUIMIENTO DE OPERACIONES. <Numeral modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades deben estar en capacidad de hacer seguimiento a las operaciones que realicen sus clientes y usuarios a través de los demás factores de riesgo.
Para dar cumplimiento a lo anterior las entidades deben como mínimo:
a) Realizar seguimiento a las operaciones con una frecuencia acorde a la evaluación de riesgo de los factores de riesgo involucrados en las operaciones.
b) Monitorear las operaciones realizadas en cada uno de los segmentos de los factores de riesgo.
En el caso del seguimiento de operaciones de usuarios, las entidades deberán determinar cuáles de éstas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la entidad y basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.
<Inciso adicionado por la Circular 8 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Tratándose de las operaciones, productos o servicios que trata el numeral 4.2.2.1.1.2. del presente Capítulo y especialmente en aquellos casos en los cuales la apertura de los productos se realice sin la presencia física del cliente, el seguimiento a las operaciones que realicen las entidades vigiladas les deberá permitir administrar el riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo.
4.2.2.2.4. CONSOLIDACIÓN ELECTRÓNICA DE OPERACIONES.
Las entidades deben estar en capacidad de consolidar electrónicamente las operaciones que realicen sus clientes y usuarios a través de los productos, canales de distribución y jurisdicciones, según sea el caso.
Para dar cumplimiento a lo anterior las entidades deben como mínimo:
a) Consolidar electrónicamente por lo menos en forma mensual todas las operaciones, según su naturaleza, es decir activas, pasivas y neutras por cada uno de los clientes y usuarios.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO - Instrucciones Relativas a la Administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo - Circular Externa 022 de 2007 - Página 85 - Abril de 2007>
b) Consolidar electrónicamente por lo menos en forma mensual todos los productos, canales de distribución y jurisdicciones empleados por cada cliente y usuario.
En el caso de consolidación electrónica de operaciones de usuarios, las entidades deberán determinar cuáles de éstas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la entidad y basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.
Las etapas y los elementos del SARLAFT implementados por la entidad deben constar en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida. La documentación como mínimo deberá:
1. Contar con un respaldo físico.
2. Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados.
3. <Ordinal modificado por la Circular 10 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma, de conformidad con el artículo 96 del EOSF, según el cual, los libros y papeles de las instituciones vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, deberán conservarse por un período no menor de cinco años (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.
La documentación deberá comprender por lo menos:
a) Manual de procedimientos del SARLAFT, el cual deberá contemplar como mínimo:
I. Las políticas para la administración del riesgo de LA/FT.
II. Las metodologías para la segmentación, identificación, medición y control del riesgo de LA/FT.
III. La estructura organizacional del SARLAFT.
IV. Las funciones y responsabilidades de quienes participan en la administración del riesgo de LA/FT.
V. Las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de las políticas del SARLAFT.
VI. Los procedimientos para identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo de LA/FT.
VII. Los procedimientos de control interno y revisión del SARLAFT.
VIII. Los programas de capacitación del SARLAFT.
IX. Los procedimientos establecidos en el numeral 4.2.2.
b) Los documentos y registros que evidencien la operación efectiva del SARLAFT.
c) Los informes de la junta directiva, el representante legal, el oficial de cumplimiento y los órganos de control.
4.2.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.
Las entidades deben establecer y asignar las facultades y funciones en relación con las distintas etapas y elementos del SARLAFT.
En todo caso y sin perjuicio de las funciones asignadas por otras disposiciones, deben establecer como mínimo las siguientes funciones a cargo de los órganos de dirección, administración, control y del oficial de cumplimiento.
4.2.4.1. FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA U ÓRGANO QUE HAGA SUS VECES.
El SARLAFT debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo de la Junta Directiva u órgano que haga sus veces. En caso de que por su naturaleza jurídica no exista dicho órgano, estas funciones corresponderán al representante legal:
a) Establecer las políticas del SARLAFT.
b) Adoptar el código de ética en relación con el SARLAFT.
c) Aprobar el manual de procedimientos y sus actualizaciones.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO - Instrucciones Relativas a la Administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo - Circular Externa 022 de 2007 - Página 86 - Abril de 2007>
d) Designar al oficial de cumplimiento y su respectivo suplente.
e) Aprobar el procedimiento para la vinculación de los clientes que pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, así como las instancias responsables, atendiendo que las mismas deben involucrar funcionarios de la alta gerencia.
f) Hacer seguimiento y pronunciarse periódicamente sobre el perfil de riesgo de LA/FT de la entidad.
g) Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el oficial de cumplimiento, dejando la expresa constancia en la respectiva acta.
h) Pronunciarse sobre los informes presentados por la Revisoría Fiscal y la Auditoria Interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y hacer seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando la expresa constancia en la respectiva acta.
i) Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.
j) Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias responsables de la determinación y reporte de las operaciones sospechosas.
k) Establecer y hacer seguimiento a las metodologías para la realización de entrevistas no presenciales y/o la realización de entrevistas por personal que no tenga la condición de empleado de la entidad.
l) Aprobar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.
m) Designar la (s) instancia (s) autorizada (s) para exonerar clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo.
n) Designar la (s) instancia (s) responsable (s) del diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.
o) En el caso de grupos en los términos previstos 4.2.2.1.1.1, corresponderá además a las juntas directivas de las matrices impartir los lineamientos y adoptar las medidas necesarias para que cada una de las subordinadas del grupo aplique procedimientos similares a los implementados por la matriz, atendiendo en todo caso las características particulares de la actividad desarrollada por cada una de ellas.
4.2.4.2. FUNCIONES DEL REPRESENTANTE LEGAL.
El SARLAFT debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo del Representante Legal o quien haga sus veces:
a) Someter a aprobación de la junta directiva u órgano que haga sus veces en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones.
b) Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen todas las políticas adoptadas por la Junta Directiva u órgano que haga sus veces.
c) Adoptar las medidas adecuadas como resultado de la evolución de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.
d) <Literal modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Garantizar que las bases de datos y la plataforma tecnológica cumplan con los criterios y requisitos establecidos en el presente capítulo.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO - Instrucciones Relativas a la Administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo - Circular Externa 022 de 2007 - Página 87 - Abril de 2007>
e) Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.
f) Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento.
g) Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida.
h) Aprobar los criterios, metodologías y procedimientos para la selección, seguimiento y cancelación de los contratos celebrados con terceros para la realización de aquellas funciones relacionadas con el SARLAFT que pueden realizarse por éstos, de acuerdo con lo señalado en la presente circular.
4.2.4.3. REQUISITOS Y FUNCIONES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO PRINCIPAL Y SUPLENTE.
<Título modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. >
<Inciso modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> El oficial de cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:
<Requisitos modificados por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
1. Ser como mínimo de segundo nivel jerárquico dentro de la entidad.
2. Tener capacidad decisoria.
3. Acreditar conocimiento en materia de administración de riesgos.
4. Estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el riesgo de LA/FT y el tamaño de la entidad.
5. No pertenecer a órganos de control ni a las áreas directamente relacionadas con las actividades previstas en el objeto social principal.
6. Ser empleado de la entidad, salvo el de los grupos financieros, en cuyo caso podrá ser empleado de la matriz. En este evento debe ser designado además por las juntas directivas de las entidades del grupo en las cuales se va desempeñar en tal calidad.
7. Estar posesionado ante la SFC.
<Inciso adicionado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> El oficial de cumplimiento suplente debe cumplir como mínimo, los requisitos establecidos en los subnumerales 2 al 7 del presente numeral.
El SARLAFT debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo del Oficial de Cumplimiento:
a) Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que conforman el SARLAFT.
b) <Inciso modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Presentar, cuando menos en forma trimestral, informes presenciales y escritos a la junta directiva u órgano que haga sus veces, en los cuales debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos:
I. Los resultados de la gestión desarrollada.
II. El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.
III. La evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y los controles adoptados, así como de los riesgos asociados.
IV. <Numeral modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos en el presente capítulo, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SARLAFT.
V. Los resultados de los correctivos ordenados por la junta directiva u órgano que haga sus veces.
VI. Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF.
c) Promover la adopción de correctivos al SARLAFT.
d) Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.
e) Proponer a la administración la actualización del manual de procedimientos y velar por su divulgación a los funcionarios.
f) Colaborar con la instancia designada por la Junta Directiva en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO - Instrucciones Relativas a la Administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo - Circular Externa 022 de 2007 - Página 88 - Abril de 2007>
g) Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los informes que presente el Revisor Fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.
h) Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.
i) Elaborar y someter a la aprobación de la Junta Directiva o el órgano que haga sus veces, los criterios objetivos para la determinación de las operaciones sospechosas, así como aquellos para determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios serán objeto de consolidación, monitoreo y análisis de inusualidad.
No podrán contratarse con terceros las funciones asignadas al Oficial de cumplimiento, ni aquellas relacionadas con la identificación y reporte de operaciones inusuales, así como las relacionadas con la determinación y reporte de operaciones sospechosas.
Las entidades deben establecer órganos e instancias responsables de efectuar una evaluación del SARLAFT, a fin de que se puedan determinar sus fallas o debilidades e informarlas a las instancias pertinentes. Sin embargo, los órganos de control que se establezcan para el efecto no son responsables de las etapas de la administración del riesgo de LA/FT.
Los órganos de control serán por lo menos los siguientes: Revisoría Fiscal y Auditoría Interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces.
Sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones al Revisor Fiscal, éste deberá elaborar un reporte trimestral dirigido a la Junta Directiva u órgano que haga sus veces, en el que informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre el SARLAFT.
Además, deberá poner en conocimiento del oficial de cumplimiento, las inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.
4.2.5.2. AUDITORÍA INTERNA O QUIEN EJECUTE FUNCIONES SIMILARES O HAGA SUS VECES.
Sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones a la auditoría interna, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, ésta deberá evaluar anualmente la efectividad y cumplimiento de todas y cada una de las etapas y los elementos del SARLAFT, con el fin de determinar las deficiencias y sus posibles soluciones. Así mismo, deberá informar los resultados de la evaluación al oficial de cumplimiento y a la junta directiva.
La auditoría interna, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, deberá realizar una revisión periódica de los procesos relacionados con las exoneraciones y parametrizaciones de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico.
4.2.6. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA.
Las entidades deben contar con la tecnología y los sistemas necesarios para garantizar la adecuada administración del riesgo de LA/FT. Para ello deben contar con un soporte tecnológico acorde con sus actividades, operaciones, riesgo y tamaño, que cumpla como mínimo con las siguientes características:
Contar con la posibilidad de captura y actualización periódica de la información de los distintos factores de riesgo.
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b) Consolidar las operaciones de los distintos factores de riesgo de acuerdo con los criterios establecidos por la entidad.
c) Centralizar los registros correspondientes a cada uno de los factores de riesgo y en forma particular a cada uno de los clientes.
d) Generar en forma automática los reportes internos y externos, distintos de los relativos a operaciones sospechosas, sin perjuicio de que todos los reportes a la UIAF sean enviados en forma electrónica.
4.2.7. DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
Las entidades deben diseñar un sistema efectivo, eficiente y oportuno de reportes tanto internos como externos que garantice el funcionamiento de sus procedimientos y los requerimientos de las autoridades competentes.
En concordancia con el artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, con sus modificaciones y /o adiciones y demás disposiciones legales vigentes sobre la materia, las entidades deben suministrar al público la información necesaria con el fin de que el mercado pueda evaluar las estrategias de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Los siguientes son los reportes mínimos que deber tener en cuenta las entidades en el diseño del SARLAFT:
Los reportes internos son de uso exclusivo de la entidad.
4.2.7.1.1. TRANSACCIONES INUSUALES.
La entidad debe prever dentro del SARLAFT los procedimientos para que el responsable de la detección de operaciones inusuales, reporte las mismas a la instancia competente de analizarlas. El reporte debe indicar las razones que determinan la calificación de la operación como inusual.
4.2.7.1.2. OPERACIONES SOSPECHOSAS.
<Inciso adicionado por la Circular 10 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con el literal d del artículo 102 del EOSF, constituye una operación sospechosa cualquier información relevante sobre manejo de activos, pasivos u otros recursos, cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes, o sobre transacciones de sus usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación.
El SARLAFT debe prever los procedimientos de reporte al funcionario o instancia competente, con las razones objetivas que ameritaron tal calificación.
4.2.7.1.3. REPORTES DE LA ETAPA DE MONITOREO.
Como resultado del monitoreo deben elaborarse reportes trimestrales que permitan establecer el perfil de riesgo residual de la entidad, la evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.
Los administradores de la entidad en su informe de gestión al cierre de cada ejercicio contable, deben incluir una indicación sobre la gestión adelantada en materia de administración de riesgo de LA/FT.
<Numeral modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los reportes externos deben ser enviados a la UIAF y/o a las demás autoridades competentes.
4.2.7.2.1. REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS (ROS).
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO - Instrucciones Relativas a la Administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo - Circular Externa 022 de 2007 - Página 89 - Abril de 2007>
<Inciso modificado por la Circular 19 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Corresponde a las entidades reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que determinen como sospechosas, de acuerdo con el instructivo y la proforma del Anexo I del presente capítulo. Así mismo, las entidades deberán reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas. También deben reportarse como operaciones sospechosas, las tentativas de vinculación comercial. Los reportes sobre operaciones sospechosas deben ajustarse a los criterios objetivos establecidos por la entidad.
En estos casos no se requiere que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades.
<Inciso modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> En el evento en que durante el respectivo mes, las entidades no hayan determinado la existencia de operaciones sospechosas, deben informar este hecho a la citada Unidad, de acuerdo con las instrucciones establecidas en el instructivo del Anexo I del presente capítulo.
En el caso de almacenes generales de depósito, los procedimientos de determinación de operaciones sospechosas también deben versar sobre aquellas sustancias importadas y/o almacenadas en la entidad.
<Inciso eliminado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008>
De acuerdo con lo consagrado en el artículo 42 de la Ley 190 de 1995, el reporte de operaciones sospechosas no dará lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para los directivos o empleados de la entidad que hayan participado en su detección y/o reporte.
4.2.7.2.2. REPORTE DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO.
<Numeral modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Además de lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 103 EOSF, el cual impone a las entidades vigiladas la obligación de dejar constancia en formulario especialmente diseñado para el efecto, de la información relativa a las transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a las cuantías establecidas en el instructivo del Anexo II, las entidades deben remitir a la UIAF el informe mensual sobre transacciones en efectivo diligenciando la proforma citada, de acuerdo con los montos e indicaciones señaladas en su correspondiente instructivo, ambos contenidos en el Anexo II del presente capítulo.
Se entenderá por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo del giro ordinario de los negocios de los clientes, involucren entrega o recibo de dinero en billetes y/o en monedas nacional o extranjera.
El reporte de transacciones en efectivo se compone de (i) Reporte de transacciones múltiples en efectivo y (ii) Reporte de transacciones individuales en efectivo.
Se encuentran exceptuadas del reporte de transacciones múltiples en efectivo, las siguientes:
a) Recaudo de impuestos nacionales, distritales y municipales.
b) Recaudo de Contribución de Valorización
c) Recaudo de aportes para salud y pensiones obligatorias
d) Recaudo de servicios públicos domiciliarios
e) Recaudo de telefonía móvil celular
f) Recaudo de aportes al sistema de riesgos profesionales (ARP)
A su turno, se encuentran exceptuadas del reporte de transacciones individuales en efectivo, las transacciones enunciadas en los literales c), d), e) y f) del párrafo anterior.
Cuando se celebre un contrato de uso de red entre un establecimiento de crédito y alguna entidad autorizada en la Ley 389 de 1997 y el Decreto Reglamentario 2805 del mismo año, o se acuerde algún mecanismo para recaudar o manejar efectivo, el reporte de transacciones individuales debe ser remitido tanto por la entidad usuaria de la red, como por el establecimiento que presta el servicio. En este último caso, el reporte debe realizarse a nombre del quien fue efectuada la transacción en efectivo, esto es, la entidad usuaria de la red.
4.2.7.2.3. REPORTE DE CLIENTES EXONERADOS DEL REPORTE DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO.
<Numeral modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades deben informar a la UIAF los nombres e identidades de todos los clientes exonerados del reporte a que se refiere el anterior numeral, diligenciando la proforma del Anexo III, de acuerdo con las indicaciones señaladas en su correspondiente instructivo.
Para tal efecto, se deben remitir los nombres e identidades todos los clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo.
Copia del estudio que soporte la existencia de las condiciones de exoneración debe ser conservado y archivado por la entidad de manera centralizada.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO - Instrucciones Relativas a la Administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo - Circular Externa 022 de 2007 - Página 91 - Abril de 2007>
4.2.7.2.4. REPORTE SOBRE OPERACIONES DE TRANSFERENCIA, REMESA, COMPRA Y VENTA DE DIVISAS.
<Numeral modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades deben remitir a la UIAF la información correspondiente a las siguientes operaciones, de acuerdo con las instrucciones establecidas en el instructivo y la proforma del Anexo IV del presente capítulo:
(i) Operaciones individuales de transferencia de divisas desde o hacia el exterior. Es decir, aquellas operaciones en virtud de las cuales salen o ingresan divisas al país mediante movimientos electrónicos o contables. Los intermediarios del mercado cambiario, también deben reportar bajo este concepto las operaciones de monetización de divisas desde o hacia el exterior.
(ii) Remesas de divisas desde o hacia el exterior, las cuales corresponden a las operaciones de traslado físico de divisas desde o hacia el exterior.
(iii) Operaciones de compra y venta de divisas por ventanilla. Corresponden a las operaciones de compra y venta de divisas efectuadas por ventanilla, realizadas por los intermediarios del mercado cambiario en las modalidades de efectivo o cheque, las cuales no implican movimiento electrónico de divisas.
Para tales efectos, las entidades deben incluir en el reporte:
a. Las divisas que deben canalizarse en forma obligatoria a través de los intermediarios autorizados, así como aquellas que, no obstante encontrarse exentas de dicha obligación, se canalicen voluntariamente a través de los mismos; y
b. Las divisas no monetizadas. Para los efectos de dicho reporte, se entiende por divisas no monetizadas, aquellas que no se han convertido a moneda legal colombiana.
Los intermediarios del mercado cambiario deben reportar bajo el concepto de transferencias internacionales, las operaciones de recepción o envío de giros de divisas desde o hacia el exterior. No se deben reportar operaciones de derivados sobre divisas, ni aquellas celebradas con el Banco de la República o con otras entidades vigiladas.
<Numeral modificado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades vigiladas que administren o representen franquicias como: Visa, Diners, Master Card, American Express, Credencial, entre otras, deberán reportar a la UIAF de acuerdo con las indicaciones establecidas en el correspondiente instructivo del Anexo V, las operaciones compensadas con tarjetas crédito o debito expedidas en el exterior y realizadas a través de cajeros electrónicos o sistemas de pago de bajo valor.
4.2.7.2.6. REPORTE SOBRE PRODUCTOS OFRECIDOS POR LAS ENTIDADES VIGILADAS.
<Numeral adicionado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 10 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas deberán remitir a la UIAF la información correspondiente a la existencia de todos los productos vigentes, activos o inactivos, que representen operaciones activas y/o pasivas, diligenciando la proforma del Anexo VI del presente capítulo, de acuerdo con las indicaciones establecidas en su correspondiente instructivo.
Se exceptúan del presente reporte, los productos constituidos con entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia incluyendo el Banco de la República.
4.2.7.2.7. REPORTES DE LOS ALMACENES GENERALES DE DEPÓSITO A OTRAS AUTORIDADES.
<Numeral adicionado por la Circular 61 de 2007. Reenumerado por la Circular 26 de 27 de junio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
De acuerdo con las normas legales, los almacenes generales de depósito deben efectuar un reporte sobre operaciones sospechosas vinculadas con sustancias almacenadas, y remitirlo a la Sección de Control Químico de la Dirección Antinarcóticos de la Policía Nacional, destacando los elementos esenciales en los que se funda la presunción.
4.2.7.2.8. REPORTE DE PATRIMONIOS AUTÓNOMOS ADMINISTRADOS POR ENTIDADES VIGILADAS. <Numeral adicionado por la Circular 10 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Las sociedades fiduciarias que administren patrimonios autónomos en virtud de los proyectos dispuestos por la ley 1508 de 2012, una vez constituido el patrimonio autónomo, deberán dentro de los tres (3) días hábiles siguientes reportar a la UIAF el nombre del fideicomitente, del beneficiario, el valor de los recursos administrados a través del patrimonio autónomo constituido por el contratista, diligenciando la proforma del anexo VII del presente capítulo, de acuerdo con las indicaciones establecidas en el correspondiente instructivo.
4.2.7.2.9. REPORTE DE INFORMACIÓN SOBRE CAMPAÑAS POLÍTICAS Y PARTIDOS POLÍTICOS. <Numeral adicionado por la Circular 18 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de lo señalado en el numeral 4.2.2.1.1.5 del presente capítulo, las entidades vigiladas que manejen productos y servicios financieros para las campañas políticas y partidos políticos, deben reportar a la UIAF la información de que trata el Anexo VIII del presente capítulo, de conformidad con el instructivo que allí se incorpora.
Las entidades deben diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre el SARLAFT dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la entidad.
Tales programas deben, cuando menos, cumplir con las siguientes condiciones:
a) Periodicidad anual.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO - Instrucciones Relativas a la Administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo - Circular Externa 022 de 2007 - Página 92 - Abril de 2007>
b) <Literal modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Ser impartidos durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y a los terceros (no empleados de la entidad) cuando sea procedente su contratación en los términos del presente capítulo.
c) Ser constantemente revisados y actualizados.
d) Contar con los mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos con el fin de determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos.
e) Señalar el alcance de estos programas, los medios que se emplearán para ejecutarlos y los procedimientos que se adelantarán para evaluarlos. Los programas deben constar por escrito.
5. REGLAS ESPECIALES PARA TRANSFERENCIAS. <Numeral modificado por la Circular 61 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
En las transferencias de fondos realizadas dentro del territorio nacional, así como en las transferencias internacionales, es decir, aquellas operaciones en virtud de las cuales salen o ingresan divisas al país, debe capturarse y conservarse la información relacionada con el ordenante y con el beneficiario de acuerdo con las instrucciones del presente numeral.
En toda transferencia se debe capturar y conservar toda la información que aparezca en el mensaje relacionada con el/los ordenante(s) y el/los beneficiario(s).
Las transferencias que se realicen a través de entidades vigiladas por la SFC y en las cuales el ordenante y el beneficiario sean clientes de las mismas se encuentran exceptuadas del presente numeral.
<Inciso modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Quien realice como ordenante, o reciba como beneficiario, tres (3) o más operaciones de transferencia en el trimestre, o cinco (5) o más en el semestre, o seis (6) o más en un año, cuyo monto individual sea superior a medio salario mínimo legal mensual vigente, se considerará como cliente.
<Inciso adicionado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Así mismo, quien realice como ordenante o reciba como beneficiario más de tres (3) operaciones de transferencia en el trimestre, más de seis (6) al semestre, o más de doce (12) en un año, cuyo monto individual sea igual o inferior a medio salario mínimo legal mensual vigente, se considerará como cliente.
5.1. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES. <Numeral 5. modificado por la Circular 61 de 2007>
5.1.1. TRANSFERENCIAS REALIZADAS A TRAVÉS DE SWIFT. <Numeral 5. modificado por la Circular 61 de 2007>
5.1.1.1. Información del ordenante
La siguiente es la información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: nombre/s y apellido/s, dirección, país, ciudad y entidad financiera originadora.
En el caso en que el mensaje relacionado contenga información adicional debe capturarse tal información.
5.1.1.2. Información del beneficiario
La siguiente es la información mínima del beneficiario que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: nombre/s y apellido/s, dirección, país y ciudad.
5.1.1.3. Pagos de transferencias
Al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades vigiladas deben exigir a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias de la transferencia la siguiente información:
· En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación, domicilio y número telefónico.
· En el caso de personas jurídicas: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio y número telefónico.
Cuando se actúe a través de mandatario deberá exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.
5.1.2. TRANSFERENCIAS REALIZADAS A TRAVÉS DE MONEY REMITTERS O CUALQUIER OTRO SISTEMA. <Numeral 5. modificado por la Circular 61 de 2007>
5.1.2.1. Información del ordenante
La siguiente es la información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: nombres y apellidos, país, ciudad y entidad originadora/Money Remitters.
En el caso en que el mensaje relacionado contenga información adicional debe capturarse tal información.
5.1.2.2. Pagos de transferencias
Al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades vigiladas deben exigir a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias de la transferencia, la siguiente información:
· En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación, domicilio y número telefónico.
· En el caso de personas jurídicas: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio y número telefónico.
Cuando se actúe a través de mandatario deberá exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.
5.2. TRANSFERENCIAS NACIONALES. <Numeral 5. modificado por la Circular 61 de 2007>
En el caso de transferencias nacionales, la siguiente es la información mínima del ordenante y beneficiario que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago:
· En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación, domicilio, número telefónico y ciudad.
· En el caso de personas jurídicas: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio, número telefónico y ciudad.
Cuando se actúe a través de mandatario deberá exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.
<Inciso modificado por la Circular 13 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Tratándose de las cuentas de ahorro electrónicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, así como las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura a que se refieren el numeral 6° del Capítulo IV del Título II de la Circular Básica Jurídica, la información mínima del ordenante que deberá permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago, será el nombre, el número de identificación y la fecha de expedición del respectivo documento de identidad.
<Inciso adicionado por la Circular 7 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> En el caso de los depósitos de dinero electrónico de que tratan los numerales 7.1 y 7.2 del Capítulo Cuarto del Título II de la Circular Básica Jurídica, la información mínima del ordenante que deberá permanecer con la transferencia o mensaje será: el nombre, el número de identificación y la fecha de expedición del respectivo documento de identidad.
<TÍTULO I - CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO - Instrucciones Relativas a la Administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo - Circular Externa 022 de 2007 - Página 93 - Abril de 2007>
La SFC califica como práctica insegura y no autorizada, conforme lo establecido en el literal a. del numeral 5º del artículo 326 EOSF, la realización de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente capítulo.
REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE SEGURIDAD Y CALIDAD PARA LA REALIZACIÓN DE OPERACIONES.
1. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Las instrucciones de que trata el presente capitulo deberán ser adoptadas por todas las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), con excepción de las siguientes: el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras “Fogafín”, el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas “Fogacoop”, el Fondo Nacional de Garantías S.A. “F.N.G. S.A.”, el Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo “Fonade”, los Almacenes Generales de Depósito, los Fondos de Garantía que se constituyan en el mercado público de valores, los Fondos Mutuos de Inversión, los Fondos Ganaderos, las Sociedades Calificadoras de Valores y/o Riesgo, las Oficinas de Representación de Instituciones Financieras y de Reaseguros del Exterior, los Corredores de Seguros y de Reaseguros, los Comisionistas Independientes de Valores, las Sociedades Comisionistas de Bolsas Agropecuarias y los Organismos de Autorregulación.
Sin embargo, las entidades exceptuadas de la aplicación del presente capítulo citadas en el párrafo anterior, deberán dar cumplimiento a los criterios de seguridad y calidad de la información, establecidos en los numerales 2.1. y 2.2 del presente capítulo.
El numeral 3.1.13 “Elaborar el perfil de las costumbres transacciones de cada uno de sus clientes …” deberá ser aplicado únicamente por los establecimientos de crédito, sin perjuicio de que las demás entidades, cuando lo consideren conveniente, pongan en práctica las instrucciones allí contenidas.
El numeral 7 “Análisis de vulnerabilidades” deberá ser aplicado únicamente por los establecimientos de crédito y los administradores de sistemas de pago de bajo valor, sin perjuicio de que las demás entidades, cuando lo consideren conveniente, pongan en práctica las instrucciones allí contenidas.
<Inciso modificado por la Circular 26 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas que presten sus servicios a través de corresponsales deberán sujetarse, para el uso de este canal de distribución, a las instrucciones contenidas en el capítulo décimo quinto de este título.
En todo caso las entidades vigiladas destinatarias de las instrucciones del presente numeral, deberán implementar los requerimientos exigidos atendiendo la naturaleza, objeto social y demás características particulares de su actividad.
2. DEFINICIONES Y CRITERIOS DE SEGURIDAD Y CALIDAD. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Para el cumplimiento de los requerimientos mínimos de seguridad y calidad de la información que se maneja a través de canales e instrumentos para la realización de operaciones, las entidades deberán tener en cuenta las siguientes definiciones y criterios:
2.1. CRITERIOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
a) Confidencialidad: Hace referencia a la protección de información cuya divulgación no está autorizada.
b) Integridad: La información debe ser precisa, coherente y completa desde su creación hasta su destrucción.
c) Disponibilidad: La información debe estar en el momento y en el formato que se requiera ahora y en el futuro, al igual que los recursos necesarios para su uso.
2.2. CRITERIOS DE CALIDAD DE LA INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
a) Efectividad: La información relevante debe ser pertinente y su entrega oportuna, correcta y consistente.
b) Eficiencia: El procesamiento y suministro de información debe hacerse utilizando de la mejor manera posible los recursos.
c) Confiabilidad: La información debe ser la apropiada para la administración de la entidad y el cumplimiento de sus obligaciones.
2.3. CANALES DE DISTRIBUCIÓN DE SERVICIOS FINANCIEROS. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Para los efectos del presente capítulo son canales de distribución de servicios financieros, entre otros, los siguientes:
a) Oficinas.
b) Cajeros Automáticos (ATM).
c) Receptores de cheques
d) Receptores de dinero en efectivo
e) POS (incluye PIN Pad).
f) Sistemas de Audio Respuesta (IVR).
g) Centro de atención telefónica (Call Center, Contact Center).
h) Sistemas de acceso remoto para clientes (RAS).
i) Internet.
j) Banca móvil. <Literal modificado por la Circular 42 de 2012>
2.4. INSTRUMENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE OPERACIONES. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Son los elementos con los que se imparten las órdenes para la realización de operaciones a través de los canales de distribución, los cuales son, entre otros, los siguientes:
a) Tarjetas débito.
b) Tarjetas crédito.
c) Dispositivos móviles. <Literal modificado por la Circular 42 de 2012>
d) Órdenes electrónicas para la transferencia de fondos.
2.5. VULNERABILIDAD INFORMÁTICA.
<Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Ausencia o deficiencia de los controles informáticos que permiten el acceso no autorizado a los canales de distribución o a los sistemas informáticos de la entidad.
<Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Técnicas de codificación para protección de la información que utilizan algoritmos reconocidos internacionalmente, brindando al menos los niveles de seguridad ofrecidos por 3DES o AES.
2.7. SISTEMA DE ACCESO REMOTO (RAS).
<Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Acceso brindado por las entidades vigiladas a sus clientes para la realización de operaciones mediante el uso de aplicaciones personalizadas, utilizando generalmente enlaces dedicados.
<Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
2.8.1. Operaciones no monetarias
Son las acciones a través de las cuales se desarrollan, ejecutan o materializan los productos o servicios que prestan las entidades a sus clientes o usuarios y que no conllevan movimiento, manejo o transferencia de dinero.
2.8.2. Operaciones monetarias
Son las acciones que implican o conllevan movimiento, manejo o transferencia de dinero.
2.9. CLIENTE. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Es toda persona natural o jurídica con la cual la entidad establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto o servicio propio de su actividad.
2.10. USUARIO. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Aquella persona natural o jurídica a la que, sin ser cliente, la entidad le presta un servicio.
<Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Son las operaciones legalmente autorizadas que pueden adelantar las entidades vigiladas mediante la celebración de un contrato o que tienen origen en la ley.
2.12. SERVICIO. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Es toda aquella interacción de las entidades sometidas a inspección y vigilancia de la SFC con sus clientes y usuarios para el desarrollo de su objeto social.
2.13. DISPOSITIVO. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Mecanismo, máquina o aparato dispuesto para producir una función determinada.
2.14. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Atendiendo lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y sin perjuicio de lo establecido en el numeral 4 Capítulo Noveno de la presente Circular y demás normas aplicables sobre la materia, se considerará confidencial para efectos de la aplicación del presente Capitulo, toda aquella información amparada por la reserva bancaria.
Las entidades podrán clasificar como confidencial otro tipo de información. Esta clasificación deberá estar debidamente documentada y a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia.
2.15. AUTENTICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 42 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Conjunto de técnicas y procedimientos utilizados para verificar la identidad de un cliente, entidad o usuario. Los factores de autenticación son: algo que se sabe, algo que se tiene, algo que se es.
2.16. MECANISMOS FUERTES DE AUTENTICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 42 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Se entenderán como mecanismos fuertes de autenticación los siguientes:
2.16.1. Biometría.
2.16.2. Certificados de firma digital.
2.16.3 OTP (One Time Password), en combinación con un segundo factor de autenticación.
2.16.4. Tarjetas que cumplan el estándar EMV, en combinación con un segundo factor de autenticación.
2.16.5. Registro y validación de algunas características de los computadores o equipos móviles desde los cuales se realizarán las operaciones, en combinación con un segundo factor de autenticación.
2.17. BANCA MÓVIL. <Numeral adicionado por la Circular 42 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Canal de banca electrónica en el cual el dispositivo móvil es utilizado para realizar operaciones y su número de línea es asociado al servicio.
Los servicios que se presten a través de dispositivos móviles y utilicen navegadores Web, son considerados banca por Internet.
2.18. PROVEEDORES DE REDES Y SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES. <Numeral adicionado por la Circular 42 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Empresas reguladas por la Comisión de Regulación de Comunicaciones y debidamente habilitadas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, responsables de la operación de redes y/o de la provisión de servicios de telecomunicaciones a terceros (de acuerdo a lo establecido en la resolución 202 de 2010 art.1).
3. OBLIGACIONES GENERALES. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
En desarrollo de lo dispuesto en el presente Capitulo, las entidades deberán incluir en sus políticas y procedimientos relativos a la administración de la información, los criterios de que tratan los numerales 2.1 y 2.2.
Adicionalmente, para dar aplicación a dichos criterios las entidades deberán adoptar, al menos, las medidas que se relacionan a continuación:
3.1. SEGURIDAD Y CALIDAD. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En desarrollo de los criterios de seguridad y calidad las entidades deberán cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:
3.1.1. Disponer de hardware, software y equipos de telecomunicaciones, así como de los procedimientos y controles necesarios, que permitan prestar los servicios y manejar la información en condiciones de seguridad y calidad.
3.1.2. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Gestionar la seguridad de la información, para lo cual podrán tener como referencia el estándar ISO 27000, o el que lo sustituya.
3.1.3. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Disponer que el envío de información confidencial y de los instrumentos para la realización de operaciones a sus clientes, se haga en condiciones de seguridad. Cuando dicha información se envíe como parte de, o adjunta a un correo electrónico, ésta deberá estar cifrada.
3.1.4. Dotar de seguridad la información confidencial de los clientes que se maneja en los equipos y redes de la entidad.
3.1.5. Velar porque la información enviada a los clientes esté libre de software malicioso.
3.1.6. Proteger las claves de acceso a los sistemas de información. En desarrollo de esta obligación, las entidades deberán evitar el uso de claves compartidas, genéricas o para grupos. La identificación y autenticación en los dispositivos y sistemas de cómputo de las entidades deberá ser única y personalizada.
3.1.7. <Numeral modificado por la Circular 42 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Dotar a sus terminales, equipos de cómputo y redes locales de los elementos necesarios que eviten la instalación de programas o dispositivos que capturen la información de sus clientes y de sus operaciones.
3.1.8. Velar porque los niveles de seguridad de los elementos usados en los canales no se vean disminuidos durante toda su vida útil.
3.1.9. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Ofrecer los mecanismos necesarios para que los clientes tengan la posibilidad de personalizar las condiciones bajo las cuales realicen operaciones monetarias por los diferentes canales, siempre y cuando éstos lo permitan. En estos eventos se puede permitir que el cliente inscriba las cuentas a las cuales realizará transferencias, registre las direcciones IP fijas y el o los números de telefonía móvil desde los cuales operará.
3.1.10.<Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Ofrecer la posibilidad de manejar contraseñas diferentes para los instrumentos o canales, en caso de que éstos lo requieran y/o lo permitan.
3.1.11.<Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Establecer los mecanismos necesarios para que el mantenimiento y la instalación o desinstalación de programas o dispositivos en las terminales o equipos de cómputo sólo pueda ser realizado por personal debidamente autorizado.
3.1.12.<Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Establecer procedimientos para el bloqueo de canales o de instrumentos para la realización de operaciones, cuando existan situaciones o hechos que lo ameriten o después de un número de intentos de accesos fallidos por parte de un cliente, así como las medidas operativas y de seguridad para la reactivación de los mismos.
3.1.13.<Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Elaborar el perfil de las costumbres transaccionales de cada uno de sus clientes y definir procedimientos para la confirmación oportuna de las operaciones monetarias que no correspondan a sus hábitos.
3.1.14.<Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Realizar una adecuada segregación de funciones del personal que administre, opere, mantenga y, en general, tenga la posibilidad de acceder a los dispositivos y sistemas usados en los distintos canales e instrumentos para la realización de operaciones. En desarrollo de lo anterior, las entidades deberán establecer los procedimientos y controles para el alistamiento, transporte, instalación y mantenimiento de los dispositivos usados en los canales de distribución de servicios.
3.1.15.Definir los procedimientos y medidas que se deberán ejecutar cuando se encuentre evidencia de la alteración de los dispositivos usados en los canales de distribución de servicios financieros.
3.1.16.Sincronizar todos los relojes de los sistemas de información de la entidad involucrados en los canales de distribución. Se deberá tener como referencia la hora oficial suministrada por la Superintendencia de Industria y Comercio.
3.1.17.<Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Tener en operación sólo los protocolos, servicios, aplicaciones, usuarios, equipos, entre otros, necesarios para el desarrollo de su actividad.
3.1.18.Contar con controles y alarmas que informen sobre el estado de los canales, y además permitan identificar y corregir las fallas oportunamente.
3.1.19.Incluir en el informe de gestión a que se refiere el articulo 47 de la ley 222 de 1995 y sus modificaciones, un análisis sobre el cumplimiento de las obligaciones enumeradas en la presente Circular.
3.1.20.<Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Considerar en sus políticas y procedimientos relativos a los canales de distribución, la atención a personas con discapacidades físicas, con el fin de que no se vea menoscabada la seguridad de su información.
3.2. TERCERIZACIÓN-OUTSOURCING. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades que contraten bajo la modalidad de outsourcing o tercerización, a personas naturales o jurídicas, para la atención parcial o total de los distintos canales o de los dispositivos usados en ellos, o que en desarrollo de su actividad tengan acceso a información confidencial de la entidad o de sus clientes, deberán cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:
3.2.1. Definir los criterios y procedimientos a partir de los cuales se seleccionarán los terceros y los servicios que serán atendidos por ellos.
3.2.2. Incluir en los contratos que se celebren con terceros o en aquellos que se prorroguen a partir de la entrada en vigencia del presente Capitulo, por lo menos, los siguientes aspectos:
a) Niveles de servicio y operación.
b) Acuerdos de confidencialidad sobre la información manejada y sobre las actividades desarrolladas.
c) Propiedad de la información.
d) Restricciones sobre el software empleado.
e) Normas de seguridad informática y física a ser aplicadas.
f) <Literal modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Procedimientos a seguir cuando se encuentre evidencia de alteración o manipulación de dispositivos o información.
g) Procedimientos y controles para la entrega de la información manejada y la destrucción de la misma por parte del tercero una vez finalizado el servicio.
<Inciso adicionado por la Circular 42 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades contarán con los procedimientos necesarios para verificar el cumplimiento de las obligaciones señaladas en el presente numeral, los cuales deberán ser informados previamente a la auditoría interna o quien ejerza sus funciones.
3.2.3. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Exigir que los terceros contratados dispongan de planes de contingencia y continuidad debidamente documentados. Las entidades deberán verificar que los planes, en lo que corresponde a los servicios convenidos, funcionen en las condiciones pactadas.
3.2.4. Establecer procedimientos que permitan identificar físicamente, de manera inequívoca, a los funcionarios de los terceros contratados.
3.2.5. Implementar mecanismos de cifrado fuerte para el envío y recepción de información confidencial con los terceros contratados.
3.3. DOCUMENTACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
En materia de documentación las entidades deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:
3.3.1. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> 1.1.1. Dejar constancia de todas las operaciones que se realicen a través de los distintos canales, la cual deberá contener cuando menos lo siguiente: fecha, hora, código del dispositivo (para operaciones realizadas a través de IVR: el número del teléfono desde el cual se hizo la llamada; para operaciones por Internet: la dirección IP desde la cual se hizo la misma; para operaciones con dispositivos móviles, el número desde el cual se hizo la conexión), cuenta(s), número de la operación y costo de la misma para el cliente o usuario.
En los casos de operaciones que obedecen a convenios, se dejará constancia del costo al que se refiere el presente numeral, cuando ello sea posible.
3.3.2. Velar por que los órganos de control, incluyan en sus informes la evaluación acerca del cumplimiento de los procedimientos, controles y seguridades, establecidos por la entidad y las normas vigentes, para la prestación de los servicios a los clientes y usuarios, a través de los diferentes canales de distribución.
3.3.3. <Numeral modificado por la Circular 42 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Generar informes trimestrales sobre la disponibilidad y número de operaciones realizadas en cada uno de los canales de distribución. Esta información deberá ser conservada por un término de dos (2) años.
3.3.4. Cuando a través de los distintos canales se pidan y se realicen donaciones, se deberá generar y entregar un soporte incluyendo el valor de la donación y el nombre del beneficiario.
3.3.5. Conservar todos los soportes y documentos donde se hayan establecido los compromisos, tanto de las entidades como de sus clientes y las condiciones bajo las cuales éstas prestarán sus servicios. Se debe dejar evidencia documentada de que los clientes las han conocido y aceptado. Esta información deberá ser conservada por lo menos por dos (2) años, contados a partir de la fecha de terminación de la relación contractual o en caso de que la información sea objeto o soporte de una reclamación o queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.
3.3.6. Llevar un registro de las consultas realizadas por los funcionarios de la entidad sobre la información confidencial de los clientes, que contenga al menos lo siguiente: identificación del funcionario que realizó la consulta, canal utilizado, identificación del equipo, fecha y hora. En desarrollo de lo anterior, se deberán establecer mecanismos que restrinjan el acceso a dicha información, para que solo pueda ser usada por el personal que lo requiera en función de su trabajo.
3.3.7. Llevar el registro de las actividades adelantadas sobre los dispositivos finales a cargo de la entidad, usados en los canales de distribución de servicios, cuando se realice su alistamiento, transporte, mantenimiento, instalación y activación.
3.3.8. Dejar constancia del cumplimiento de la obligación establecida en el numeral 3.4.4.
3.3.9. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Grabar las llamadas realizadas por los clientes a los centros de atención telefónica cuando consulten o actualicen su información.
3.3.10. La información a que se refieren los numerales 3.3.1, 3.3.6 y 3.3.9 deberá ser conservada por lo menos por dos (2) años. En el caso en que la información respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.
3.4. DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
En materia de divulgación de información las entidades deberán cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:
3.4.1. En concordancia con lo dispuesto en el artículo 97 del E.O.S.F., suministrar a los clientes información clara, completa y oportuna de los productos, servicios y operaciones.
3.4.2. Dar a conocer a sus clientes y usuarios, por el respectivo canal y en forma previa a la realización de la operación, el costo de la misma, si lo hay, brindándoles la posibilidad de efectuarla o no. Tratándose de cajeros automáticos la obligación solo aplica para operaciones realizadas en el territorio nacional y cuyo autorizador tenga domicilio en Colombia.
3.4.3. Establecer las condiciones bajo las cuales los clientes podrán ser informados en línea acerca de las operaciones realizadas con sus productos.
3.4.4. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Informar adecuadamente a los clientes respecto de las medidas de seguridad que deberán tener en cuenta para la realización de operaciones por cada canal, así como los procedimientos para el bloqueo, inactivación, reactivación y cancelación de los productos y servicios ofrecidos.
3.4.5. Establecer y publicar por los canales de distribución, en los que sea posible, las medidas de seguridad que deberá adoptar el cliente para el uso de los mismos.
3.4.6. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> 1.1.1. Diseñar procedimientos para dar a conocer a los clientes, usuarios y funcionarios, los riesgos derivados del uso de los diferentes canales e instrumentos para la realización de operaciones.
3.4.7. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Generar un soporte al momento de la realización de cada operación monetaria. Dicho soporte deberá contener al menos la siguiente información: fecha, hora (hora y minuto), código del dispositivo (para Internet: la dirección IP desde la cual se hizo la misma; para dispositivos móviles: el número desde el cual se hizo la conexión), número de la operación, costo para el cliente o usuario, tipo de operación, entidades involucradas (si a ello hay lugar) y número de las cuentas que afectan. Se deberán ocultar los números de las cuentas con excepción de los últimos cuatro (4) caracteres, salvo cuando se trate de la cuenta que recibe una transferencia. Cuando no se pueda generar el soporte, se deberá advertir previamente al cliente o usuario de esta situación. Para el caso de IVR y dispositivos móviles se entenderá cumplido el requisito establecido en este numeral cuando se informe el número de la operación. En relación con el costo de la operación y tratándose de cajeros automáticos, la obligación sólo aplica para operaciones realizadas en el territorio nacional y cuyo autorizador tenga domicilio en Colombia. Tratándose de pagos inferiores a dos (2) salarios mínimos legales diarios vigentes SMLDV, no será obligatorio la generación del soporte al que se refiere el presente numeral.
3.4.8. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Dentro de los procedimiento de cancelación o terminación de un producto, siempre que el cliente lo solicite, las entidades deberán entregar constancia en la que se advierta encontrarse a paz y salvo por todo concepto, asegurándose que los futuros reportes a los operadores de bancos de datos de que trata la Ley 1266 de 2008 sean consistentes con su estado de cuenta. Tratándose de tarjetas de crédito dicha constancia deberá entregarse al cliente en un tiempo máximo de cuarenta y cinco (45) días, contados a partir de la fecha de solicitud de la cancelación.
4. OBLIGACIONES ADICIONALES POR TIPO DE CANAL. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
4.1. OFICINAS. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Para las oficinas donde se realicen operaciones monetarias las entidades deberán cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:
4.1.1. Los sistemas informáticos empleados para la prestación de servicios en las oficinas deben contar con soporte por parte del fabricante o proveedor.
4.1.2. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Los sistemas operacionales de los equipos empleados en las oficinas deben cumplir con niveles de seguridad adecuados que garanticen protección de acceso controlado.
4.1.3. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Contar con cámaras de video, las cuales deben cubrir al menos el acceso principal y las áreas de atención al público. Las imágenes deberán ser conservadas por lo menos ocho (8) meses o en el caso en que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.
4.1.4. Disponer de los mecanismos necesarios para evitar que personas no autorizadas atiendan a los clientes o usuarios en nombre de la entidad.
4.1.5. La información que viaja entre las oficinas y los sitios centrales de las entidades deberá estar cifrada usando hardware de propósito específico, o software, o una combinación de los anteriores. Para los Establecimientos de Crédito el hardware o software empleados deberán ser totalmente separados e independientes de cualquier otro dispositivo o elemento de procesamiento de información, de seguridad informática, de transmisión y/o recepción de datos, de comunicaciones, de conmutación, de enrutamiento, de gateways, servidores de acceso remoto (RAS) y/o de concentradores. En cualquiera de los casos anteriores se deberá emplear cifrado fuerte. Las entidades deberán evaluar con regularidad la efectividad y vigencia de los mecanismos de cifrado adoptados.
4.1.6. Establecer procedimientos necesarios para atender de manera segura y eficiente a sus clientes en todo momento, en particular cuando se presenten situaciones especiales tales como: fallas en los sistemas, restricciones en los servicios, fechas y horas de mayor congestión, posible alteración del orden público, entre otras, así como para el retorno a la normalidad. Las medidas adoptadas deberán ser informadas oportunamente a los clientes y usuarios.
4.1.7. Contar con los elementos necesarios para la debida atención del público, tales como: lectores de código de barras, contadores de billetes y monedas, PIN Pad, entre otros, que cumplan con las condiciones de seguridad y calidad, de acuerdo con los productos y servicios ofrecidos en cada oficina.
4.2. CAJEROS AUTOMÁTICOS (ATM).
<Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Los cajeros automáticos deberán cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:
4.2.1. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Contar con sistemas de video grabación que asocien los datos y las imágenes de cada operación monetaria. Las imágenes deberán ser conservadas por lo menos ocho (8) meses o en el caso en que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.
4.2.2. Cuando el cajero automático no se encuentre físicamente conectado a una oficina, la información que viaja entre este y su respectivo sitio central de procesamiento se deberá proteger utilizando cifrado fuerte, empleando para ello hardware de propósito específico independiente. Las entidades deberán evaluar con regularidad la efectividad y vigencia del mecanismo de cifrado adoptado.
4.2.3. Los dispositivos utilizados para la autenticación del cliente o usuario en el cajero deben emplear cifrado.
4.2.4. Implementar el intercambio dinámico de llaves entre los sistemas de cifrado, con la frecuencia necesaria para dotar de seguridad a las operaciones realizadas.
4.2.5. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Los sitios donde se instalen los cajeros automáticos deberán contar con las medidas de seguridad físicas para su operación y estar acordes con las especificaciones del fabricante. Adicionalmente, deben tener mecanismos que garanticen la privacidad en la realización de operaciones para que la información usada en ellas no quede a la vista de terceros.
4.2.6. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Implementar mecanismos de autenticación que permitan confirmar que el cajero es un dispositivo autorizado dentro de la red de la entidad.
4.2.7 <Numeral adicionado por la Circular 42 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Estar en capacidad de operar con las tarjetas a que aluden los numerales 6.11 y 6.12 del presente capítulo.
4.3. RECEPTORES DE CHEQUES. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Los dispositivos electrónicos que permitan la recepción o consignación de cheques deberán cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:
4.3.1. Contar con mecanismos que identifiquen y acepten los cheques, leyendo automáticamente, al menos, los siguientes datos: la entidad emisora, el número de cuenta y el número de cheque.
4.3.2. Los cheques o documentos no aceptados por el módulo para recepción de cheques no podrán ser retenidos y deberán ser retornados inmediatamente al cliente o usuario, informando la causa del reintegro.
4.3.3. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> 1.1.1. Una vez el cliente o usuario deposite el cheque, el sistema deberá mostrar una imagen del mismo y la información asociada a la operación monetaria, para confirmar los datos de la misma y proceder o no a su realización. En caso negativo deberá devolver el cheque o documento, dejando un registro de la operación.
4.3.4. Como parte del procedimiento de consignación del cheque se le debe poner una marca que indique que este fue depositado en el módulo.
4.4. RECEPTORES DE DINERO EN EFECTIVO. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Los dispositivos que permitan la recepción de dinero en efectivo deberán cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:
4.4.1. Contar con mecanismos que verifiquen la autenticidad y denominación de los billetes.
4.4.2. Totalizar el monto de la operación con los billetes aceptados y permitir que el cliente o usuario confirme o no su realización. En este último caso se debe devolver la totalidad de los billetes entregados, generando el respectivo registro.
4.4.3. Las operaciones en efectivo deben realizarse en línea, afectando el saldo de la respectiva cuenta. La operación no quedará sujeta a verificación.
4.4.4. Los billetes no aceptados no podrán ser retenidos y deben ser retornados inmediatamente al cliente o usuario.
4.5. POS (INCLUYE PIN PAD). <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Los POS deberán cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:
4.5.1. La lectura de tarjetas solo se deberá hacer a través de la lectora de los datáfonos y los PIN Pad.
4.5.2. Cumplir el estándar EMV (Europay, MasterCard, VISA).
4.5.3. Los administradores de las redes de este canal deberán validar automáticamente la autenticidad del datáfono que se intenta conectar a ellos, así como el medio de comunicación a través del cual operará.
4.5.4. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Establecer procedimientos que le permitan a los responsables de los datáfonos en los establecimientos comerciales, confirmar la identidad de los funcionarios autorizados para retirar o hacerle mantenimiento a los dispositivos.
4.5.5. Velar porque la información confidencial de los clientes y usuarios no sea almacenada o retenida en el lugar en donde los POS estén siendo utilizados.
4.5.6. Contar con mecanismos que reduzcan la posibilidad de que terceros puedan ver la clave digitada por el cliente o usuario.
4.6. SISTEMAS DE AUDIO RESPUESTA (IVR). <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Los sistemas de audio respuesta deberán cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:
4.6.1. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> 1.1.1. Permitir al cliente confirmar la información suministrada en la realización de la operación monetaria.
4.6.2. Permitir transferir la llamada a un operador, al menos en los horarios hábiles de atención al público.
4.6.3 <Numeral adicionado por la Circular 42 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades que permitan realizar operaciones monetarias por este canal, deben ofrecer a sus clientes mecanismos fuertes de autenticación.
4.7. CENTRO DE ATENCIÓN TELEFÓNICA (CALL CENTER, CONTACT CENTER). <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Los centros de atención telefónica deberán cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:
4.7.1. Destinar un área dedicada exclusivamente para la operación de los recursos necesarios en la prestación del servicio, la cual deberá contar con los controles físicos y lógicos que impidan el ingreso de personas no autorizadas, así como la extracción de la información manejada.
4.7.2. Impedir el ingreso de dispositivos que permitan almacenar o copiar cualquier tipo de información, o medios de comunicación, que no sean suministrados por la entidad.
4.7.3. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Dotar a los equipos de cómputo que operan en el centro de atención telefónica de los elementos necesarios que impidan el uso de dispositivos de almacenamiento no autorizados por la entidad. Igualmente, se deberá bloquear cualquier tipo de conexión a red distinta a la usada para la prestación del servicio.
4.7.4. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Garantizar que los equipos de cómputo destinados a los centros de atención telefónica solo serán utilizados en la prestación de servicios por ese canal.
4.7.5. <Numeral modificado por la Circular 42 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> En los equipos de cómputo usados en los centros de atención telefónica no se permitirá la navegación por Internet, el envío o recepción de correo electrónico, la mensajería instantánea, ni ningún otro servicio que permita el intercambio de información, a menos que se cuente con un sistema de registro de la información enviada y recibida. Estos registros deberán ser conservados por lo menos ocho (8) meses o en el caso en que la información respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.
4.8. SISTEMAS DE ACCESO REMOTO PARA CLIENTES.
<Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades que ofrezcan servicio de acceso remoto para la realización de operaciones monetarias deberán contar con un módulo de seguridad de hardware para el sistema, que cumpla al menos con el estándar de seguridad FIPS-140-2 (Federal Information Processing Standard), el cual deberá ser de propósito específico (appliance) totalmente separado e independiente de cualquier otro dispositivo o elemento de procesamiento de información, de seguridad informática, de transmisión y/o recepción de datos, de comunicaciones, de conmutación, de enrutamiento, de gateways, de servidores de acceso remoto (RAS) y/o de concentradores.
4.9. INTERNET. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades que ofrezcan la realización de operaciones por Internet deberán cumplir con los siguientes requerimientos:
4.9.1. Implementar los algoritmos y protocolos necesarios para brindar una comunicación segura.
4.9.2. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Realizar como mínimo dos veces al año una prueba de vulnerabilidad y penetración a los equipos, dispositivos y medios de comunicación usados en la realización de operaciones monetarias por este canal. Sin embargo, cuando se realicen cambios en la plataforma que afecten la seguridad del canal, deberá realizarse una prueba adicional.
4.9.3. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Promover y poner a disposición de sus clientes mecanismos que reduzcan la posibilidad de que la información de sus operaciones monetarias pueda ser capturada por terceros no autorizados durante cada sesión.
4.9.4. Establecer el tiempo máximo de inactividad, después del cual se deberá dar por cancelada la sesión, exigiendo un nuevo proceso de autenticación para realizar otras operaciones.
4.9.5. Informar al cliente, al inicio de cada sesión, la fecha y hora del último ingreso a este canal.
4.9.6. Implementar mecanismos que permitan a la entidad financiera verificar constantemente que no sean modificados los enlaces (links) de su sitio Web, ni suplantados sus certificados digitales, ni modificada indebidamente la resolución de sus DNS.
4.9.7 <Numeral adicionado por la Circular 42 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Contar con mecanismos para incrementar la seguridad de los portales, protegiéndolos de ataques de negación de servicio, inyección de código malicioso u objetos maliciosos, que afecten la seguridad de la operación o su conclusión exitosa.
4.9.8 <Numeral adicionado por la Circular 42 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades que permitan realizar operaciones monetarias por este canal deben ofrecer a sus clientes mecanismos fuertes de autenticación.
4.10. PRESTACIÓN DE SERVICIOS A TRAVÉS DE NUEVOS CANALES. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Cuando la entidad decida iniciar la prestación de servicios a través de nuevos canales, diferentes a los que tiene en uso, además del cumplimiento de las instrucciones generales de seguridad y calidad, deberá adelantar el respectivo análisis de riesgos del nuevo canal. Dicho análisis deberá ser puesto en conocimiento de la junta directiva y los órganos de control.
La entidad deberá remitir a la SFC, con al menos quince (15) días calendario de antelación a la fecha prevista para el inicio de la distribución de servicios a través del nuevo canal, la siguiente información:
a) Descripción del procedimiento que se adoptará para la prestación del servicio.
b) Tecnología que utilizará el nuevo canal.
c) Análisis de riesgos y medidas de seguridad y control del nuevo canal.
d) Planes de contingencia y continuidad para la operación del canal.
e) Plan de capacitación dirigido a los clientes y usuarios, para el uso del nuevo canal, así como para mitigar los riesgos a los que se verían expuestos.
4.11 BANCA MÓVIL. <Numeral adicionado por la Circular 42 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
El canal de Banca Móvil deberá cumplir con los siguientes requerimientos:
4.11.1 Contar con mecanismos de autenticación de dos (2) factores para la realización de operaciones monetarias y no monetarias.
4.11.2. Para operaciones monetarias individuales o que acumuladas mensualmente por cliente superen dos (2) SMMLV, implementar mecanismos de cifrado fuerte de extremo a extremo para el envío y recepción de información confidencial de las operaciones realizadas, tal como: clave, número de cuenta, número de tarjeta, etc. Esta información, en ningún caso, podrá ser conocida por los proveedores de redes y servicios de telecomunicaciones ni por cualquier otra entidad diferente a la entidad financiera que preste el servicio a través de este canal. Dicha información tampoco podrá ser almacenada en el teléfono móvil.
Cualquier comunicación que se envíe al teléfono móvil como parte del servicio de alertas o notificación de operaciones no requiere ser cifrada, salvo que incluya información confidencial.
4.11.3 Para las operaciones monetarias individuales o que acumuladas mensualmente por cliente sean inferiores a dos (2) SMMLV y que no cifren la información de extremo a extremo, la entidad deberá adoptar las medidas necesarias para mitigar el riesgo asociado a esta forma de operar, el cual debe considerar los mecanismos de seguridad en donde la información no se encuentre cifrada. La Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) podrá suspender el uso del canal cuando se advierta que existen fallas que afecten la seguridad de la información.
4.11.4 Contar con medidas que garanticen la atomicidad de las operaciones y eviten su duplicidad debido a fallas en la comunicación ocasionadas por la calidad de la señal, el traslado entre celdas, etc.
4.11.5 Los servicios que se presten para la realización de operaciones a través de Internet, en sesiones originadas desde el dispositivo móvil, deben cumplir con los requerimientos establecidos en el numeral 4.9 Internet.
5. REGLAS SOBRE ACTUALIZACIÓN DE SOFTWARE. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Con el propósito de mantener un adecuado control sobre el software, las entidades deberán cumplir, como mínimo, con las siguientes medidas:
5.1. Mantener tres ambientes independientes: uno para el desarrollo de software, otro para la realización de pruebas, y un tercer ambiente para los sistemas en producción. En todo caso, el desempeño y la seguridad de un ambiente no podrá influir en los demás.
5.2. Implementar procedimientos que permitan verificar que las versiones de los programas del ambiente de producción corresponden a las versiones de programas fuentes catalogadas.
5.3. Cuando las entidades necesiten tomar copias de la información de sus clientes para la realización de pruebas, se deberán establecer los controles necesarios para garantizar su destrucción, una vez concluidas las mismas.
5.4. Contar con procedimientos y controles para el paso de programas a producción. El software en operación deberá estar catalogado.
5.5. Contar con interfases para los clientes o usuarios que cumplan con los criterios de seguridad y calidad, de tal manera que puedan hacer uso de ellas de una forma simple e intuitiva.
5.6. Mantener documentada y actualizada, al menos, la siguiente información: parámetros de los sistemas donde operan las aplicaciones en producción, incluido el ambiente de comunicaciones; versión de los programas y aplicativos en uso; soportes de las pruebas realizadas a los sistemas de información; y procedimientos de instalación del software.
6. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS PARA TARJETAS DÉBITO Y CRÉDITO. <Título del numeral modificado por la Circular 22 de 2010>
<Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
6.1. Establecer y documentar los procedimientos, controles y medidas de seguridad necesarias para la emisión, transporte, recepción, custodia, entrega, devolución y destrucción de las tarjetas. Se debe estipular el tiempo máximo de permanencia de las tarjetas en cada una de estas etapas.
6.2. Cifrar la información de los clientes que sea remitida a los proveedores y fabricantes de tarjetas, para mantener la confidencialidad de la misma.
6.3. Velar porque los centros de operación en donde se realizan procesos tales como: realce, estampado, grabado y magnetización de las tarjetas, entre otros, así como de la impresión del sobreflex, mantengan procedimientos, controles y medidas de seguridad orientadas a evitar que la información relacionada pueda ser copiada, modificada o utilizada con fines diferentes a los de la fabricación de la misma.
6.4. Velar porque en los centros donde se realicen los procesos citados en el numeral anterior, apliquen procedimientos y controles que garanticen la destrucción de aquellas tarjetas que no superen las pruebas de calidad establecidas para su elaboración, así como la información de los clientes utilizada durante el proceso. Iguales medidas se deberán aplicar a los sobreflex.
6.5. Establecer los procedimientos, controles y medidas de seguridad necesarias para la creación, asignación y entrega de las claves a los clientes.
6.6. Cuando la clave (PIN) asociada a una tarjeta débito haya sido asignada por la entidad vigilada, esta deberá ser cambiada por el cliente antes de realizar su primera operación.
6.7. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Ofrecer a sus clientes mecanismos que brinden la posibilidad inmediata de cambiar la clave de la tarjeta débito en el momento que éstos lo consideren necesario.
6.8. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Establecer en los convenios que se suscriben con los establecimientos de comercio la obligación de verificar la firma y exigir la presentación del documento de identidad del cliente para las operaciones monetarias que se realicen con tarjeta de crédito.
6.9. Emitir tarjetas personalizadas que contengan al menos la siguiente información: nombre del cliente, indicación de si es crédito o débito, nombre de la entidad emisora, fecha de expiración, espacio para la firma del cliente y número telefónico de atención al cliente.
6.10. <Numeral modificado por la Circular 42 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Al momento de la entrega de la tarjeta a los clientes, ésta deberá estar inactiva. Las entidades deberán definir un procedimiento para su respectiva activación, el cual contemple al menos dos de tres factores de autenticación. En cualquier caso, se deberán entregar las tarjetas exclusivamente al cliente o a quien este autorice.
6.11. <Numeral modificado por la Circular 42 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Entregar a sus clientes tarjetas débito que manejen internamente mecanismos fuertes de autenticación. Dichas tarjetas deberán servir indistintamente para realizar operaciones en cajeros automáticos (ATM) y en puntos de pago (POS).
Sin perjuicio de otras medidas de seguridad, los mecanismos fuertes de autenticación no serán obligatorios en tarjetas débito asociadas a productos utilizados para canalizar recursos provenientes de programas de ayuda y/o subsidios otorgados por el Estado Colombiano siempre que estos no superen dos (2) SMMLV.
6.12 <Numeral adicionado por la Circular 42 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Entregar a sus clientes tarjetas de crédito que manejen internamente mecanismos fuertes de autenticación siempre que los cupos aprobados superen dos (2) SMMLV. Para la realización de pagos no será necesario el uso de la clave.
7. ANÁLISIS DE VULNERABILIDADES. <Numeral adicionado por la Circular 52 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades deberán implementar un sistema de análisis de vulnerabilidades informáticas que cumpla al menos con los siguientes requisitos:
7.1. Estar basado en un hardware de propósito específico (appliance) totalmente separado e independiente de cualquier dispositivo de procesamiento de información, de comunicaciones y/o de seguridad informática.
7.2. Generar de manera automática por lo menos dos (2) veces al año un informe consolidado de las vulnerabilidades encontradas. Los informes de los últimos dos años deberán estar a disposición de la SFC.
7.3. Las entidades deberán tomar las medidas necesarias para remediar las vulnerabilidades detectadas en sus análisis.
7.4. Realizar un análisis diferencial de vulnerabilidades, comparando el informe actual con respecto al inmediatamente anterior.
7.5. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las herramientas usadas en el análisis de vulnerabilidades deberán estar homologadas por el CVE (Common Vulnerabilities and Exposures) y actualizadas a la fecha de su utilización.
7.6. Para la generación de los informes solicitados se deberá tomar como referencia la lista de nombres de vulnerabilidades CVE publicada por la corporación Mitre (www.mitre.org).
INSTRUCCIONES EN MATERIA DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO A LOS EMISORES NO SOMETIDOS A INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.
<Numeral 1 modificado por la Circular 60 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los emisores de valores no sometidos a la inspección y vigilancia permanente de la Superintendencia Financiera de Colombia, con excepción de la Nación, deberán dar aplicación a las instrucciones del presente capítulo de acuerdo con los eventos que se señalan a continuación:
1.1 INSTRUCCIONES ESPECIALES PARA LOS EVENTOS DE COLOCACIÓN EN EL MERCADO PRIMARIO. <Numeral modificado por la Circular 60 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
a) Colocación directa
Corresponderá al emisor dar aplicación a las instrucciones relativas a la prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo previstas en el numeral 2o y subsiguientes del presente capítulo, cuando éste coloque de manera directa en el mercado primario los valores emitidos, es decir, cuando dicha colocación no se realice por intermedio de una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.
b) Colocación a través de entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia
Cuando la colocación se haga a través de una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, corresponderá a dicha entidad darle aplicación a las instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, de conformidad con lo establecido en el Capítulo Décimo Primero del Título I de la Circular Externa 007 de 1996. En todo caso, el emisor deberá establecer en forma previa, criterios para la escogencia del intermediario, que garanticen el cumplimento de los fines establecidos en el presente Capítulo.
En los eventos de colocación de valores a través de varias entidades sujetas a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, el emisor tendrá que consolidar la información de los inversionistas, para lo cual podrá designar a una de las entidades que hizo parte de la colocación u otra entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, para que se encargue de realizar dicha consolidación. En este caso, cada una de las entidades vigiladas deberá darle cumplimiento a las instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, de conformidad con lo establecido en el Capítulo Décimo Primero del Título I de la Circular Externa 007 de 1996 y efectuar en forma individual, los reportes de que trata dicho Capitulo.
c) Colocación de valores en el exterior
Cuando se trate de colocación de valores en el exterior, la o las entidades por intermedio de las cuales se realice la colocación deberán acreditar mediante certificación expedida por el Representante Legal o quien ejerza funciones similares, que se ha dado cumplimiento a las normas exigidas en el respectivo país en materia de prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo.
1.2 INSTRUCCIONES PARA LOS EVENTOS DE NEGOCIACIÓN EN EL MERCADO SECUNDARIO. <Numeral 1 modificado por la Circular 60 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> En los eventos de negociación en el mercado secundario, realizados a través de entidades sujetas a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, corresponderá a tales entidades dar aplicación a las instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, de conformidad con lo establecido en el Capítulo Décimo Primero del Titulo I de la Circular Externa 007 de 1996 y realizar los reportes de que trata el mencionado Capítulo.
Cuando se trate de operaciones realizadas por fuera de los sistemas de negociación de valores o de registro de operaciones sobre valores, por ejemplo sucesiones o donaciones entre otras, si las mismas se refieren a títulos desmaterializados o inmovilizados, corresponderá a los depositantes directos en los depósitos centralizados de valores, dar cumplimiento a las normas relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, de que trata el Capítulo Décimo Primero del Titulo I de la Circular Externa 007 de 1996. Cuando este tipo de operaciones recaiga sobre títulos materializados en los que la administración de la emisión la efectúe directamente el emisor, corresponderá a éste dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 2.4.2 de este Capítulo.
1.3 ADMINISTRACIÓN DE LA EMISIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 60 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando la administración de la emisión sea contratada con entidades sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia que deban dar aplicación a las instrucciones contenidas en el Capítulo Décimo Primero del Título I de la Circular Externa 007 de 1996, corresponderá a éstas aplicar las instrucciones previstas en el capitulo citado.
Cuando la administración de la emisión la realice un tercero, no obligado a aplicar las instrucciones contenidas en el Capítulo Décimo Primero del Título I de la Circular Externa 007 de 1996, corresponderá al intermediario que haya realizado la operación, aplicar las instrucciones contenidas en el Capítulo Décimo Primero del Título I de la Circular Externa 007 de 1996.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 60 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los emisores, que de acuerdo con lo establecido en el numeral 1 del presente Capítulo “Ámbito de aplicación”, deben adoptar y poner en práctica metodologías y procedimientos propios dentro de un Sistema que sea Integral para la Prevención del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (SIPLA), de acuerdo con los requisitos establecidos en el presente capítulo. No obstante, las instrucciones aquí contenidas constituyen los parámetros mínimos que los emisores deben cumplir en el diseño e implementación de sus propios sistemas de prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo.
El SIPLA se compone del conjunto de políticas, procedimientos, mecanismos e instrumentos mínimos diseñados e implementados para prevenir y controlar el lavado de activos y la financiación del terrorismo (en adelante LA/FT) en la colocación y negociación de valores emitidos por el respectivo emisor.
Es deber de los emisores, sus órganos de administración y de control, su oficial de cumplimiento y demás administradores y funcionarios, observar y asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás disposiciones en materia de prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo.
<Inciso modificado por la Circular 60 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los emisores deben anteponer la observancia de los principios éticos al logro de la colocación de la emisión, considerando que es primordial generar una cultura orientada al cumplimiento de las normas establecidas en esta materia.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
El SIPLA que diseñen las entidades deberá cumplir los siguientes requisitos:
a) Señalar las funciones a cargo de los órganos de dirección, administración, control y del oficial de cumplimiento.
b) Contar con mecanismos e instrumentos, que como mínimo contengan los siguientes aspectos:
I. Procedimientos para el conocimiento de los inversionistas.
II. Procedimientos para la detección de operaciones inusuales y, determinación y reporte de operaciones sospechosas.
III. Procedimientos de control y reporte.
IV. Determinación y suministro de los recursos informáticos, tecnológicos, físicos y humanos que el emisor considere como necesarios.
V. El manual del SIPLA atendiendo como mínimo lo señalado en el presente capítulo.
VI. Procedimientos para la consolidación electrónica de transacciones en efectivo del inversionista.
c) Establecer las reglas y procedimientos para la conservación, acceso y reserva de la información.
2.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades deben señalar las facultades y funciones de los administradores y órganos de control, para el adecuado funcionamiento del SIPLA, y como mínimo deben establecer las siguientes:
2.2.1. JUNTA DIRECTIVA U ÓRGANO QUE HAGA SUS VECES.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
El SIPLA como mínimo debe contemplar a cargo de la junta directiva u órgano que haga sus veces las funciones que a continuación se establecen.
a) Señalar las políticas para la prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, de conformidad con lo previsto en el presente capítulo.
b) Aprobar el manual SIPLA, así como sus actualizaciones.
c) Aprobar los mecanismos e instrumentos que compongan el SIPLA de la entidad.
d) Designar al oficial de cumplimiento.
e) Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el oficial de cumplimiento, dejando expresa constancia en la respectiva acta.
f) Pronunciarse sobre los informes presentados por el revisor fiscal y hacer seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando expresa constancia en la respectiva acta.
g) Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SIPLA.
Cuando por la naturaleza jurídica del emisor no exista junta directiva, las anteriores funciones corresponderán al representante legal.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
El SIPLA debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo del Representante Legal o quien haga sus veces:
a) Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen todas las políticas establecidas por la junta directiva u órgano que haga sus veces.
b) Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SIPLA.
c) Someter a aprobación de la junta directiva u órgano que haga sus veces, en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del SIPLA y sus actualizaciones.
d) Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento.
2.2.3. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
El oficial de cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:
1. Ser designado por la junta directiva (o el órgano que haga sus veces).
2. Tener capacidad decisoria.
3. Contar con el tiempo necesario para el desarrollo de sus funciones y estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico que le permita cumplir en forma adecuada sus funciones.
El SIPLA debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo del Oficial de Cumplimiento:
a) Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del SIPLA.
b) Presentar informes escritos semestrales a la junta directiva u órgano que haga sus veces, en los cuales debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos:
I. Los resultados de la gestión desarrollada.
II. El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.
III. La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos en el presente capítulo, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SIPLA.
IV. Los resultados de los correctivos ordenados por la junta directiva u órgano que haga sus veces.
V. Los resultados de la colocación cada vez que finalice la vigencia de la respectiva oferta pública.
VI. Un reporte en relación con el control de LA/FT realizado a las transferencias en el mercado secundario, si es del caso.
c) Presentar al Representante Legal o a quien haga sus veces los requerimientos de recursos informáticos, tecnológicos, físicos y humanos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
d) Promover la adopción de correctivos del SIPLA.
e) Evaluar los informes que presente el Revisor Fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.
f) Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad competente judicial o administrativa en esta materia.
Los destinatarios del presente capítulo deberán remitir a la UIAF dentro de los quince (15) días corrientes siguientes a su designación, el nombre del Oficial de Cumplimiento, su número de identificación, cargo y nivel jerárquico (si resulta del caso).
2.2.4. REVISORÍA FISCAL O QUIEN HAGA SUS VECES.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
La revisoría fiscal o quien haga sus veces debe instrumentar los controles que le permitan detectar incumplimientos a las instrucciones que se consagran en el presente capítulo. Dicha gestión incluye el examen de las funciones que cumplen los administradores de la entidad y el oficial de cumplimiento en relación con el SIPLA.
Dentro del informe que debe presentar el revisor fiscal o quien haga sus veces al máximo órgano social y al oficial de cumplimiento, deberá expresar las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas sobre prevención y control LA/FT.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Este manual debe establecer claramente los procedimientos para el desarrollo, implementación y ejecución de los instrumentos y mecanismos a que se refiere el presente capítulo.
El manual debe estar actualizado, permanecer a disposición de esta Superintendencia y contener por lo menos los siguientes aspectos:
a) Descripción de los procedimientos para el conocimiento de los inversionistas y confirmación de la información, indicando los niveles o cargos responsables de su ejecución.
b) Las funciones, responsabilidades y facultades de los administradores y demás funcionarios de la entidad a cargo del cumplimiento de las normas legales e internas en materia de prevención y control de LA/FT.
c) Los criterios y procedimientos necesarios para prevenir y resolver los conflictos de Interés que se puedan presentar en cumplimiento de las normas relativas a la prevención y control de LA/FT y, en especial, en la detección y análisis de operaciones inusuales, y determinación y reporte de operaciones sospechosas.
d) Funciones y responsabilidades del oficial de cumplimiento en relación con el SIPLA de la entidad, así como su nivel jerárquico (si es del caso).
e) Políticas y procedimientos para la conservación, acceso y reserva de los documentos y de la información en general.
f) Procedimiento a seguir para atender los requerimientos de información por parte de las autoridades competentes.
g) Metodologías, criterios y señales de alerta que permitan detectar, analizar y evaluar la información relacionada con operaciones inusuales y sospechosas, así como el procedimiento para el reporte de las sospechosas.
h) <Literal adicionado por la Circular 60 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Procedimientos a seguir para dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional y disponer lo necesario para que se consulten dichas listas, de manera previa y obligatoria a la vinculación de un potencial cliente a la entidad.
i) Desarrollo de los demás elementos con que cuenta la entidad para protegerse del LA/FT.
El manual deberá ser conocido por los funcionarios que tengan responsabilidades relacionadas con el control y prevención del LA/FT y, en especial, por los administradores del emisor, las personas que intervengan en la labor de colocación directa de los valores y los responsables del registro de transferencias en el mercado secundario o del pago de rendimientos a los inversionistas.
2.4. PROCEDIMIENTOS PARA EL CONOCIMIENTO DE LOS INVERSIONISTAS.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Los destinatarios del presente capítulo deben adoptar procedimientos que les permitan la identificación plena y confiable de sus inversionistas, así como la verificación de la información suministrada por éstos, de conformidad con lo exigido en el Anexo I del presente capítulo. Tales procedimientos deben ser aplicados con la debida diligencia y responsabilidad.
<Inciso modificado por la Circular 60 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> No obstante, los emisores podrán establecer formularios simplificados para el conocimiento de los inversionistas cuando el monto de la transacción sea inferior o equivalente a sesenta y seis mil (66.000) UVR's., los cuales en todo caso deben permitir dar cumplimiento a las instrucciones contenidas en el presente numeral.
Tratándose de valores que cotizan en bolsa, se considerará como monto de la transacción el que resulte de multiplicar el número de títulos transados por el precio base en bolsa. En el caso de valores que no cotizan en bolsa, el monto de la transacción se calculará con base en el valor intrínseco -si se trata de acciones- o con base en el valor nominal, si se trata de otros títulos.
Los emisores que tengan acciones inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisores, deberán mantener actualizada la información señalada en el numeral siguiente respecto de los accionistas que posean el uno por ciento (1%) o más de sus acciones en circulación, para lo cual deberán enviar por lo menos una vez al año, el formulario de actualización a la última dirección registrada por el accionista.
2.4.1. PROCEDIMIENTOS PARA EL CONOCIMIENTO DE LOS INVERSIONISTAS EN EL MERCADO PRIMARIO.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Los procedimientos establecidos con el objetivo de conocer al inversionista en el mercado primario, serán adecuados cuando en su diseño y aplicación atiendan los siguientes parámetros mínimos:
a) Garanticen el diligenciamiento adecuado del formulario de vinculación de los inversionistas, así como la verificación y confirmación de la información suministrada y los soportes respectivos, de acuerdo con el Anexo I del presente capítulo, salvo en los casos expresamente exceptuados en este instructivo.
b) Permitan el conocimiento de los inversionistas, la naturaleza de la actividad o negocios que realizan y, además, proporcionen la siguiente información:
I. Identificación de la persona, empleando para el efecto, documentos, datos e información de una fuente independiente y confiable;
II. Actividad económica;
III. Características y montos de los ingresos y egresos; y
IV. Origen y procedencia de los fondos a utilizar en la adquisición de los valores, para lo cual deberá apoyarse, entre otros documentos que considere pertinentes, en la declaración jurada del inversionista.
c) Tratándose de la vinculación de personas jurídicas, el conocimiento del inversionista supone además conocer la estructura de su propiedad, es decir, la identidad de los accionistas o asociados que tengan el cinco por ciento (5%) o más de las acciones o participaciones.
d) Cuando la información no pueda ser confirmada o sea inexacta, tal hecho deberá considerarse como una operación inusual. Cuando la información sea falsa, tal hecho deberá considerarse como una operación sospechosa y reportarse a la UIAF y demás autoridades competentes.
e) En los casos de inversionistas con dependencia económica de un tercero, se deberá solicitar la documentación de la(s) persona(s) de quien(es) provenga(n) los recursos utilizados para la inversión.
En todo caso los emisores deberán establecer en el prospecto de colocación y en el aviso de oferta como requisito para participar en el proceso de colocación, que los inversionistas interesados en adquirir los valores deberán allegar el formulario de vinculación debidamente diligenciado con sus anexos, previo al momento de aceptación de la oferta.
Tratándose de colocaciones a través del mecanismo de subasta, la documentación mencionada deberá allegarse a más tardar antes de la hora prevista para la iniciación de la subasta.
El interesado que no haya allegado oportunamente el formulario de vinculación debidamente diligenciado y la totalidad de los anexos requeridos, no podrá participar en el proceso de adjudicación.
En todo caso, el emisor deberá confirmar la información suministrada por los adquirentes de los valores, dentro de los plazos que se indican a continuación, los cuales se contarán a partir de la recepción de los documentos respectivos:
NÚMERO DE ADQUIRENTES PLAZO
Hasta 100 adquirentes 5 días
De 101 a 200 adquirentes 10 días
De 201 a 300 adquirentes 20 días
De 301 a 500 adquirentes 30 días
De 501 a 1000 adquirentes 40 días
De 1001 a 2000 adquirentes 50 días
De 2001 a 5000 adquirentes 60 días
Más de 5000 adquirentes 120 días
2.4.2. PROCEDIMIENTOS PARA EL CONOCIMIENTO DE LOS INVERSIONISTAS EN EL MERCADO SECUNDARIO.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Cuando se trate de enajenación de valores nominativos y siempre que no intervengan entidades vigiladas por la SFC, los destinatarios del presente capítulo antes de proceder a inscribir la respectiva enajenación en el libro de registro correspondiente, deberán solicitar el diligenciamiento del formulario de vinculación de inversionistas y realizar las gestiones necesarias para confirmar los datos suministrados, de acuerdo con los parámetros mínimos establecidos en el numeral anterior y en el Anexo 1 del presente capítulo. Los emisores deberán adelantar el mismo procedimiento cuando se trate de valores a la orden y el emisor vaya a pagar los rendimientos al inversionista.
En aquellos eventos en los cuales se advierta que no se ha diligenciado en debida forma el formulario de vinculación y/o no se han adjuntado la totalidad de los anexos requeridos, los destinatarios del presente capítulo deberán adelantar en forma inmediata las acciones tendientes a obtener la información faltante y, en caso de que no se obtenga, deberá tenerse como una señal de alerta a partir de la cual se puede inferir la posible existencia de una operación inusual y, si la situación lo amerita, reportarse como operación sospechosa a la UIAF.
2.5. PERSONAS PÚBLICAMENTE EXPUESTAS.
<Numeral modificado por la Circular 60 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> El SIPLA debe prever procedimientos más exigentes para la vinculación de inversionistas y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, tales como: personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público. En tal sentido, el SIPLA debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar los casos de inversionistas que responden a tales perfiles, así como procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones que realizan.
2.6. EXCEPCIONES A LA OBLIGACIÓN DE DILIGENCIAR EL FORMULARIO DE VINCULACIÓN DE INVERSIONISTAS.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Los requerimientos de información previstos en los numerales 2.4.1. y 2.4.2. del presente capítulo no serán aplicables a los siguientes inversionistas:
a) Emisores de valores o entidades inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisores.
b) Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia.
c) Organismos multilaterales.
d) Entidades públicas del orden nacional, departamental y municipal, salvo que se trate de empresas industriales y comerciales del Estado, sociedades de capital público o sociedades de economía mixta que no estén sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC.
2.7. OPERACIONES INUSUALES Y OPERACIONES SOSPECHOSAS.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Para efectos de lo dispuesto en el presente capítulo se entiende por operación inusual y operación sospechosa, lo siguiente:
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Es aquella operación cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica del inversionista y la entidad no le haya encontrado explicación o justificación que considere razonable
2.7.2. DETERMINACIÓN DE OPERACIONES SOSPECHOSAS.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los inversionistas y de los mercados, debe permitir, conforme a los criterios objetivos definidos por la entidad, determinar si una operación es o no sospechosa.
En este sentido, reviste especial importancia la información que sobre los inversionistas conserve el emisor, con el objeto de poder identificar y evaluar las operaciones inusuales que a su juicio se pueden considerar como sospechosas. El SIPLA deberá establecer que en estos casos es necesario documentar el análisis y los resultados de la evaluación hecha por la entidad.
El concepto de operación sospechosa incluye no sólo las que se hayan realizado, sino también aquellas que se intentaron realizar pero que no fueron efectivamente concluidas.
2.8. PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL Y REPORTE.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Los destinatarios del presente capítulo deberán establecer como mínimo procedimientos, mecanismos e instrumentos de control que les permitan identificar las operaciones a que hacen referencia los siguientes numerales, así como procedimientos de reporte de las transacciones en efectivo y de operaciones sospechosas a la UIAF.
2.8.1. CONTROL Y REGISTRO DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 103 del EOSF, durante el período de colocación en el mercado primario de los valores emitidos, los destinatarios de este capítulo deben dejar constancia conforme al Anexo III de este capítulo, de la información relativa a transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o a cinco mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US $5.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa representativa del mercado del día en que se realice la operación.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
El SIPLA que diseñen los emisores debe prever un sistema adecuado de reportes tanto internos como externos, que garantice el funcionamiento de sus propios procedimientos de control de riesgos, así como el cumplimiento del deber legal de colaborar con las autoridades a cargo de la lucha contra las actividades delictivas.
A continuación se señalan los reportes que toda entidad debe efectuar en esta materia a fin de que sean tenidos en cuenta en el diseño del SIPLA:
a) Reporte interno sobre transacciones inusuales. Establecer los procedimientos para que cada funcionario responsable de la detección de operaciones inusuales, reporte las mismas al área encargada de analizarlas. Un buen reporte debe indicar las razones que permiten considerar la operación como tal.
b) Reporte interno sobre operaciones sospechosas. Se deben prever los procedimientos de reporte inmediato y por escrito al funcionario o instancia(s) competente(s).
c) Reporte externo de operaciones sospechosas – ROS. Determinada la operación sospechosa, incluyendo aquellas que no se realizaron pero que se intentaron llevar a cabo, procede su reporte inmediato y directo a la UIAF, de acuerdo con las instrucciones impartidas en el Anexo II del presente capítulo. Para efectos del ROS, sólo se requiere que la entidad considere que la operación es sospechosa. Por no corresponder el ROS a una denuncia penal, el mismo no tiene que ser firmado.
d) Reporte de transacciones en efectivo. Una vez finalizado el período de colocación de los valores emitidos, se debe remitir a la UIAF el informe sobre las transacciones en efectivo a que se refiere el numeral 2.8.1. del presente capítulo, mediante el diligenciamiento del formato previsto en el Anexo III de este capítulo.
e) Otros reportes. Cualquier otro reporte que requiera la UIAF para lo de su competencia.
3. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
Para garantizar un apoyo efectivo a las autoridades, los destinatarios del presente capítulo deben conservar los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control de LA/FT, de conformidad con las normas que rigen la conservación de libros y papeles de comercio.
El SIPLA debe prever los procedimientos necesarios para la organización y conservación de la información generada por el sistema, de tal forma que permita atender de forma oportuna y eficiente los requerimientos de las autoridades. Para el efecto, tendrá en cuenta lo siguiente:
a) En los casos de procesos de reorganización empresarial, como fusión, escisión y transformación, entre otros, las entidades resultantes, siempre que continúen siendo emisores de valores, deben garantizar la continuidad y estricto cumplimiento de esta disposición.
b) En caso de liquidación, corresponde al liquidador adoptar las medidas necesarias para garantizar el archivo, guarda, conservación y protección de estos documentos.
c) Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, la entidad debe disponer la conservación centralizada de tales documentos con las debidas seguridades, junto con el respectivo reporte a la UIAF, con el propósito de hacerlos llegar en forma completa y oportuna a las autoridades cuando éstas los soliciten.
d) En cuanto a los formularios establecidos para los reportes de que trata el numeral 2.7, los emisores deberán conservarlos debidamente organizados y a disposición de las autoridades. La información deberá reposar como mínimo en la oficina de radicación durante los primeros tres (3) años sin perjuicio del deber de conservación de documentos establecido en el presente capítulo. La información contenida en estos formularios debe organizarse internamente, en forma centralizada en una base datos, de manera que permita atender de forma inmediata los requerimientos de las autoridades y ser utilizada eficientemente por la entidad para la detección de operaciones inusuales y sospechosas.
3.1. RESERVA DE LA INFORMACIÓN.
<Capítulo XIII adicionado por la Circular 62 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:>
De acuerdo con lo señalado en los artículos 102 a 105 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la información que se reciba, maneje o reporte en virtud de lo previsto en tales artículos y en este capítulo, está sometida a reserva y sólo podrá ser utilizada para los fines previstos en las normas legales, especialmente la relacionada con el literal d), del numeral 2º, del artículo 102 del EOSF.
SISTEMA DE ATENCIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO.
1. CONSIDERACIONES GENERALES. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
La Ley 1328 de 2009 consagró un régimen especial de protección a los consumidores financieros que tiene como propósitos generales:(i) fortalecer la normatividad existente sobre la materia, (ii) buscar el equilibrio contractual entre las partes y (iii) evitar la asimetría en la información.
Para el cumplimiento de estos propósitos, el Capítulo III de la Ley 1328 de 2009 estableció una de las principales estructuras del régimen de protección al consumidor financiero. Se trata de la obligación a cargo de las entidades vigiladas de implementar un “Sistema de Atención a los Consumidores Financieros” –en adelante SAC-, el cual debe propender porque: (i) se consolide al interior de cada entidad una cultura de atención, respeto y servicio a los consumidores financieros; (ii) se adopten sistemas para suministrarles información adecuada; (iii) se fortalezcan los procedimientos para la atención de sus quejas, peticiones y reclamos; y (iv) se propicie la protección de los derechos del consumidor financiero, así como la educación financiera de éstos.
En desarrollo de este mandato legal y conscientes de la importancia de establecer un marco normativo que propenda por consolidar un ambiente de atención, protección, respeto y una adecuada prestación de servicios a los consumidores financieros, y que permita a las entidades vigiladas contar con reglas claras respecto de las medidas que deben adoptar para estos fines, en el presente Capítulo se imparten instrucciones conducentes para un efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del SAC.
Cabe destacar que las entidades vigiladas deben desarrollar todos los aspectos relacionados con el SAC enfocándose, principalmente, en la debida atención y protección a los consumidores financieros, en la observancia de los principios orientadores sobre esta materia previstos, especialmente, en el artículo 3o de la Ley 1328 de 2009.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
Las siguientes entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), en adelante “entidades vigiladas”, deben implementar un Sistema de Atención al Consumidor Financiero (SAC): los establecimientos de crédito; las sociedades de servicios financieros; las entidades aseguradoras; los corredores de seguros; las sociedades de capitalización; las entidades de seguridad social administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida; los miembros de las bolsas de bienes y productos agropecuarios y agroindustriales; las sociedades comisionistas de bolsas de valores; los comisionistas independientes de valores y las sociedades administradoras de fondos de inversión.
Igualmente, deberán contar con un SAC el Fondo Nacional de Ahorro –FNA-; el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior –ICETEX- y la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía.
3. DEFINICIÓN DE LA DEBIDA ATENCIÓN Y PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
Para efectos del presente Capítulo se entiende por debida atención y protección al consumidor financiero el conjunto de actividades que desarrollen las entidades vigiladas con el objeto de propiciar un ambiente de protección y respeto por los consumidores financieros. Para ello, deberán establecer mecanismos que propendan por la observancia de los principios orientadores en materia de protección de los derechos del consumidor financiero y el cumplimiento de las obligaciones previstas en la normatividad vigente.
Para el logro de ese ambiente de atención, protección y respeto por el consumidor financiero, las entidades deberán:
a) Emplear la debida diligencia en el ofrecimiento de sus productos o en la prestación de sus servicios a los consumidores, a fin de que éstos reciban la información y/o la atención debida y respetuosa en desarrollo de las relaciones que establezcan o pretendan establecer con aquéllas.
b) Procurar una adecuada educación del consumidor financiero.
c) Suministrar al consumidor financiero información cierta, suficiente, clara y oportuna, que les permita a estos conocer adecuadamente sus derechos, obligaciones y los costos de los diferentes productos y servicios.
d) Para el caso particular de las administradoras del Sistema General de Pensiones, las entidades deberán tener en cuenta, además de los principios establecidos en la Ley 1328 de 2009, aquellos señalados particularmente en el artículo 2º del Decreto 2241 de 2010, así como los deberes de asesoría, información y el deber del buen de consejo previstos en el artículo 7o de la norma en mención.
4. ALCANCE DEL SISTEMA DE ATENCIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
El SAC que desarrollen las entidades vigiladas deberá ser implementado acorde con su estructura, tamaño y objeto social de tal forma que les permita identificar, medir, controlar y monitorear todos aquellos hechos o situaciones que puedan incidir en la debida atención y protección de los consumidores financieros. En el mismo sentido, el SAC debe guardar concordancia con los planes estratégicos de cada entidad, cumpliendo los requerimientos mínimos establecidos en el presente Capítulo.
Así mismo, para efectos del desarrollo y puesta en marcha del SAC, las entidades vigiladas podrán apoyarse en los procesos, procedimientos y en general, en las herramientas que han venido implementando en el marco de la administración de los riesgos propios de su actividad, en las medidas adoptadas para la seguridad y calidad en el manejo de información a través de medios y canales, así como en aquellos desarrollos relativos a la revisión y adecuación del Sistema de Control Interno (SCI).
Para la adecuada implementación de una cultura de atención y protección al consumidor financiero, las entidades vigiladas deberán desarrollar:
a) Programas y campañas de educación financiera adecuados y suficientes, que permitan y faciliten a los consumidores financieros adoptar decisiones informadas, comprender las características de los diferentes productos y servicios ofrecidos en el mercado, así como sus respectivos costos o tarifas, las obligaciones y derechos de los consumidores financieros, y los mecanismos establecidos por la normatividad vigente para la protección de sus derechos; y
b) Mecanismos que permitan brindar información comprensible, cierta, suficiente y oportuna a los consumidores financieros, respecto de:
- Las características de los productos o servicios;
- Los derechos de los consumidores financieros;
- Las obligaciones de las entidades vigiladas;
- Las tarifas o precios;
- Las medidas para el manejo seguro del producto o servicio;
- Las consecuencias derivadas del incumplimiento del contrato,
- Los mecanismos legales y contractuales establecidos para la defensa de los derechos de los consumidores financieros; y
- La demás información que la entidad vigilada estime conveniente para que el consumidor comprenda el contenido y funcionamiento de la relación establecida para suministrar un producto o servicio.
El SAC que desarrollen las entidades vigiladas se instrumentará a través de los elementos y etapas que más adelante se describen, correspondiendo los primeros al conjunto de componentes a través de los cuales se instrumenta de forma organizada y metódica la administración del SAC en las entidades y los segundos, a las fases o pasos sistemáticos e interrelacionados mediante los cuales las entidades lo administran.
Es deber de las entidades vigiladas revisar periódicamente los elementos y etapas del SAC a fin de realizar los ajustes que consideren necesarios para su efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento.
5. ELEMENTOS MÍNIMOS QUE COMPONEN EL SAC. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
A continuación se señalan los elementos mínimos mediante los cuales se busca obtener una efectiva implementación del SAC:
5.1. POLÍTICAS. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
La Junta Directiva o el Consejo de Administración de las entidades vigiladas, debe adoptar políticas -lineamientos generales y particulares- respecto de:
a) La atención y protección a los consumidores financieros. Estas políticas deben ser claras, aplicables y estar en concordancia con los objetivos previstos en el literal a) del artículo 8o de la Ley 1328 de 2009.
En este sentido las políticas que adopten las entidades deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos:
- Procurar la debida atención y protección del consumidor financiero.
- Propiciar un ambiente de atención y respeto por el consumidor financiero.
- Impulsar a nivel institucional la cultura en materia de protección al consumidor financiero.
- Establecer el deber de los órganos de administración, de control y de sus demás funcionarios, de asegurar el cumplimiento de las normas internas y externas relacionadas con la protección al consumidor financiero.
- Permitir la prevención y resolución de conflictos de interés en el marco del SAC.
b) La administración y funcionamiento del SAC, de manera que cada uno de los elementos y etapas de este sistema cuenten con políticas claras y efectivamente aplicables y conduzcan a un adecuado funcionamiento del mismo.
c) La provisión de recursos humanos, físicos y tecnológicos necesarios para el adecuado funcionamiento del SAC.
Igualmente, la Junta Directiva o el Consejo de Administración, debe establecer los mecanismos y controles necesarios para asegurar el cumplimiento estricto de dichas políticas y de las normas que le son aplicables al SAC.
5.2. PROCEDIMIENTOS. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades deben establecer, especialmente, procedimientos aplicables para:
a) La adecuada implementación y funcionamiento del SAC, contemplando como mínimo:
- La instrumentación de los diferentes elementos y etapas del SAC;
- La evolución de los controles adoptados por la entidad;
- La adopción de medidas en caso de que los funcionarios, administradores y terceros incumplan el SAC;
- La evaluación y medición de la efectividad del sistema.
b) La atención eficaz de peticiones, quejas o reclamos que formulen los consumidores financieros, los cuales deberán contener: plazos de respuesta razonables, determinar las personas o áreas responsables de atender peticiones, quejas o reclamos, y la forma y contenido como deben presentarse los mismos. La respuesta que se brinde a los consumidores financieros deberá ser concreta, clara y suficiente y oportuna; y
c) La revisión de las solicitudes y recomendaciones que formulen los Defensores del Consumidor Financiero en ejercicio de sus funciones.
5.3. DOCUMENTACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
Todos los aspectos relacionados con la implementación del SAC, incluyendo sus etapas y elementos, deben constar en documentos y registros que garanticen la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.
Dicha documentación debe incluir como mínimo:
a) El manual del SAC en el que se desarrollen todos los aspectos previstos en el presente Capítulo.
b) Los registros y demás elementos que evidencien la operación efectiva del SAC, y
c) Los informes que la Junta Directiva o el Consejo de Administración, el Representante Legal y los órganos de control deben elaborar en los términos de la presente Capítulo.
5.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
En la estructura organizacional de las entidades vigiladas, se deberán definir claramente los niveles de responsabilidad encargados de atender los asuntos relacionados con el SAC, precisando su alcance y límites.
5.4.1. Junta Directiva o el Consejo de Administración
La Junta Directiva o el Consejo de Administración deberá:
a) Establecer las políticas relativas al SAC.
b) Aprobar el manual del SAC y sus actualizaciones.
c) Pronunciarse respecto de cada uno de los aspectos que contengan los informes periódicos que rinda el Representante Legal respecto del SAC, así como sobre las evaluaciones periódicas que efectúen los órganos de control.
5.4.2. Representante Legal
El Representante Legal deberá:
a) Diseñar y someter a aprobación de la Junta Directiva o el Consejo de Administración el manual del SAC y sus modificaciones
b) Velar por el cumplimiento efectivo de las políticas establecidas por la Junta Directiva o el Consejo de Administración, relativas al SAC.
c) Establecer las medidas relativas a la capacitación e instrucción de los funcionarios de las áreas involucradas en la atención y servicio a los consumidores financieros.
d) Diseñar y establecer los planes y programas de educación y de información a los consumidores financieros.
e) Establecer mecanismos para realizar un seguimiento permanente del SAC.
f) Velar por la correcta aplicación de los controles.
g) Presentar un informe periódico, como mínimo semestral, a la Junta Directiva o el Consejo de Administración, sobre la evolución y aspectos relevantes del SAC, incluyendo, entre otros, las acciones preventivas y correctivas implementadas o por implementar y el área responsable.
5.4.3. Órganos de control
En ejercicio de sus funciones, la Revisoría Fiscal, la Auditoría Interna o quien ejerza las funciones de control interno, serán responsables de evaluar periódicamente el cumplimiento de todas y cada de las etapas del SAC con el fin de determinar las deficiencias y el origen de las mismas.
Así mismo, los órganos de control deberán elaborar un informe periódico dirigido a la Junta Directiva o el Consejo de Administración, como mínimo semestral, en el que se reporten las conclusiones obtenidas acerca del proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre el SAC.
5.5. INFRAESTRUCTURA. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
La infraestructura física, técnica y el personal necesario para garantizar el adecuado funcionamiento del SAC deberán reconocer el tamaño de las entidades, sus actividades y volumen de sus negocios.
5.6. CAPACITACIÓN E INSTRUCCIÓN DE LOS FUNCIONARIOS. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades deben diseñar, programar y coordinar planes de capacitación e instrucción sobre el SAC dirigidos a los funcionarios de las áreas involucradas en la atención y servicio de los consumidores financieros.
Tales programas deben, cuando menos, cumplir con siguientes condiciones:
a) Establecer una periodicidad.
b) Ser impartidos durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios de las áreas involucradas en la atención y servicio de los consumidores financieros.
c) Mantenerse constantemente revisados y actualizados.
d) Contar con los mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos con el fin de determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos.
Así mismo, las entidades deberán instruir a todos los funcionarios de las áreas involucradas en la atención y servicio de los consumidores financieros respecto de las funciones, procedimientos y demás aspectos relevantes, relacionados con el Defensor del Consumidor Financiero de la respectiva entidad.
Adicionalmente, las entidades administradoras de los dos regímenes del Sistema General de Pensiones deberán establecer programas de capacitación de asesores y promotores, cuyo contenido mínimo será el establecido en el artículo 8o del Decreto 2241 de 2010.
5.7. EDUCACIÓN FINANCIERA. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
5.7.1. Régimen general de educación financiera
En concordancia con lo establecido en el literal a) del numeral 4 del presente Capítulo, las entidades vigiladas deberán diseñar planes y programas de educación financiera, dirigidos a sus consumidores financieros, respecto de las diferentes operaciones, servicios, mercados y tipos de actividad que desarrollan, de manera que éstos puedan tomar decisiones informadas y conocer los diferentes mecanismos para la protección de sus derechos, así como las distintas prácticas de protección propia.
Tales programas deberán, entre otros, ser de fácil entendimiento para los consumidores financieros, independientes y adicionales a la publicidad propia de la entidad, contribuir al conocimiento y prevención de los riesgos que se deriven de la utilización de productos y servicios, y familiarizar al consumidor financiero con el uso de la tecnología en forma segura.
En desarrollo de esta instrucción las entidades vigiladas podrán adelantar las campañas y programas de educación directamente o a través de las asociaciones gremiales, las asociaciones de consumidores, los organismos de autorregulación y demás entidades de que trata el literal f) del artículo 3o de la Ley 1328 de 2009.
5.7.2. Régimen especial de educación financiera del Sistema General de Pensiones
Las Entidades Administradoras de los dos regímenes del Sistema General de Pensiones deberán desarrollar programas de capacitación dirigidos a los consumidores financieros en los términos establecidos en el numeral 4 del artículo 2o. del Decreto 2241 de 2010 denominado “Educación para el consumidor financiero”.
Para este efecto, tales programas deberán contemplar como mínimo los siguientes aspectos, de acuerdo con el régimen aplicable para las Sociedades Administradoras del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad como para las de Prima Media con Prestación Definida:
a) Marco Regulatorio del Sistema General de Pensiones y de los dos regímenes pensionales que lo conforman.
b) Características de cada uno de los regímenes del Sistema General de Pensiones.
c) Marco Regulatorio del Esquema de “Multifondos”.
d) Facultades de selección y traslado entre los dos regímenes del Sistema General de Pensiones, entre las administradoras del régimen de ahorro individual y entre los tipos de fondos que éstas administran.
e) Composición y características de cada uno de los tipos de fondos ofrecidos dentro del esquema de “Multifondos”, con una clara identificación de los riesgos de cada uno de ellos.
f) Marco general sobre el cálculo de pensiones del Sistema General en Pensiones.
g) Modalidades de pensión de cada uno de los regímenes del Sistema General de Pensiones.
h) Marco regulatorio de protección al consumidor financiero en general y en el esquema de “Multifondos”,
i) Esquema de comisiones de administración en cada uno de los regímenes del sistema general de pensiones y particularmente en el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad.
Las Entidades Administradoras del Sistema General de Pensiones deberán mantener a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia la información relacionada con los programas de educación financiera a que se refiere el presente numeral.
5.8. INFORMACIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
El SAC que desarrollen las entidades vigiladas deberá contener mecanismos eficientes para suministrar información adecuada a los consumidores financieros en los términos previstos en la ley, en otras disposiciones y en las instrucciones que imparta esta Superintendencia.
En cumplimiento de este deber, las entidades deberán brindar especialmente, información respecto de:
a) Los diferentes productos y servicios que prestan, así como las tarifas asociadas a los mismos.
b) Los procedimientos para la atención de peticiones, quejas o reclamos que se presenten directamente ante la entidad; y
c) La existencia del Defensor del Consumidor Financiero, las funciones que este desempeña, los procedimientos previstos en las normas vigentes para la atención de peticiones, quejas o reclamos por parte de los Defensores del Consumidor Financiero y los demás aspectos relevantes relacionados con el Defensor del Consumidor Financiero de la respectiva entidad.
Adicionalmente, atendiendo lo previsto en el parágrafo 2o del artículo 9 de la Ley 1328 de 2009, las entidades vigiladas deberán publicar en sus páginas de internet el texto de los contratos estandarizados -entendiéndose como aquellos contratos que se encuentren utilizando las entidades respecto de sus productos y servicios masivos- que estén empleando con sus clientes. Esta información deberá actualizarse cada vez que se realicen modificaciones respecto de dichos textos.
6. ETAPAS DEL SISTEMA DE ATENCIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
El SAC que implementen las entidades debe incluir las siguientes etapas: identificar, medir, controlar y monitorear todos aquellos hechos o situaciones que puedan incidir en la debida atención y protección a los consumidores financieros.
6.1. IDENTIFICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
En desarrollo del SAC las entidades deben establecer todos aquellos hechos o situaciones que puedan afectar la debida atención y protección a los consumidores financieros. Los motivos de peticiones, quejas o reclamos deben ser tenidos en cuenta para establecer acciones de mejora eficientes respecto de los mismos.
6.2. MEDICIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
Una vez concluida la etapa de identificación, las entidades deben medir la posibilidad y probabilidad de ocurrencia de los eventos que afecten la debida atención y protección a los consumidores financieros y su impacto en caso de materializarse.
6.3. CONTROL. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades deben tomar medidas para controlar los eventos o situaciones que puedan afectar la debida atención y protección a los consumidores financieros con el fin de disminuir la probabilidad de ocurrencia, así como la implementación de acciones de mejora oportunas y continuas respecto de las quejas o reclamos que se presenten.
6.4. MONITOREO. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades deben hacer un monitoreo constante para velar porque las medidas que hayan establecido sean efectivas.
Para el efecto, éstas deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos:
a) Contemplar un proceso de seguimiento efectivo, que facilite la rápida detección y corrección de las deficiencias en el SAC. En cualquier caso, el seguimiento debe realizarse con una periodicidad mínima semestral.
b) Contener indicadores descriptivos y/o prospectivos que evidencien los potenciales hechos o situaciones que puedan afectar la debida atención y protección al consumidor financiero.
c) Asegurar que los controles estén funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente.
d) Establecer mecanismos que les permitan a las entidades la producción de estadísticas sobre (i) tipologías de quejas y (ii) cualquier otro tipo de reclamos de origen judicial o administrativo.
REGLAS RELATIVAS A LOS SERVICIOS PRESTADOS POR LAS ENTIDADES VIGILADAS A TRAVÉS DE CORRESPONSALES LOCALES.
<Numeral modificado por la Circular 29 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 2.36.9.1.4 del Decreto 2555 de 2010, los establecimientos de crédito podrán prestar por medio de corresponsales, uno o varios de los siguientes servicios:
a. Recaudo, pagos y transferencia de fondos.
b. Envío o recepción de giros en moneda legal colombiana dentro del territorio nacional.
c. Depósitos y retiros en efectivo, y transferencias de fondos que afecten dichos depósitos, incluyendo los depósitos electrónicos.
d. Consultas de saldos.
e. Expedición y entrega de extractos, documentos e información sobre cualquier tipo de producto.
f. Desembolsos y pagos en efectivo por concepto de operaciones activas de crédito, al igual que la activación de productos pre-aprobados de crédito.
g. En desarrollo de lo dispuesto en los numerales 7 y 8 del artículo 2.36.9.1.4 del Decreto 2555 de 2010, también podrán (i) recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a las operaciones de compra y venta de divisas provenientes de operaciones de cambio obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario; y (ii) recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a la compra y venta de divisas de operaciones de envío o recepción de giros no obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario, siempre y cuando el establecimiento de crédito respectivo ostente la calidad de intermediario del mercado cambiario y con sujeción a las disposiciones del régimen cambiario en lo pertinente.
h. La promoción y gestión de las operaciones de otras entidades vigiladas, usuarias de su red de oficinas, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 93 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y en el artículo 5 de la Ley 389 de 1997.
i. Cualquier otra operación que se enmarque en uno o varios de los servicios consagrados en el artículo 2.36.9.1.4 del Decreto 2555 de 2010.
Los corresponsales podrán recolectar y entregar documentación e información relacionada con los servicios señalados, incluyendo aquella relativa a la apertura y cancelación de cuentas, a la realización y cancelación de depósitos, la entrega de los instrumentos que permiten la disposición o manejo de los recursos depositados (tales como tarjetas, entre otros), y la relacionada con solicitudes de crédito, así como promover y publicitar tales servicios.
1.2. SERVICIOS QUE PUEDEN PRESTAR LAS SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSAS DE VALORES A TRAVÉS DE CORRESPONSALES. <Numeral modificado por la Circular 29 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 2.36.9.1.5 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades comisionistas de bolsas de valores, podrán prestar, por medio de corresponsales los siguientes servicios:
a. La recepción de dinero para o como resultado de operaciones realizadas a través de intermediarios de valores.
b. El pago de los dividendos o rendimientos de los títulos administrados por una sociedad comisionista de bolsa de valores, así como de los recursos derivados de la venta de las inversiones.
c. La entrega y recepción de las constancias o certificados de los valores que se manejen a través de los depósitos centralizados de valores.
d. La recepción de recursos destinados a ser invertidos en un fondo de inversión colectiva, así como su devolución.
e. En desarrollo de lo dispuesto en los numerales 5 y 6 del artículo 2.36.9.1.5 del Decreto 2555 de 2010, también podrán (i) recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a las operaciones de compra y venta de divisas provenientes de operaciones de cambio obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario; y (ii) recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a la compra y venta de divisas de operaciones de envío o recepción de giros no obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario, siempre y cuando la sociedad comisionista de bolsa de valores respectiva ostente la calidad de intermediario del mercado cambiario y con sujeción a las disposiciones del régimen cambiario en lo pertinente.
Los corresponsales de sociedades comisionistas de bolsas de valores no podrán prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes ni para la realización de inversiones respecto de clientes ya vinculados con la sociedad comisionista de bolsa de valores. No obstante podrán recolectar y entregar documentación e información relacionada con los servicios previstos en el presente subnumeral.
1.3. SERVICIOS QUE PUEDEN PRESTAR LOS INTERMEDIARIOS DEL MERCADO CAMBIARIO A TRAVÉS DE CORRESPONSALES. <Numeral modificado por la Circular 29 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 2.36.9.1.7 del Decreto 2555 de 2010, los intermediarios del mercado cambiario podrán prestar, por medio de corresponsales exclusivamente los siguientes servicios:
a. Recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a las operaciones de compra y venta de divisas provenientes de operaciones de cambio obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario.
b. Recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a la compra y venta de divisas de operaciones de envío o recepción de giros no obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario.
Los corresponsales cambiarios no podrán desarrollar operaciones de compra y venta de divisas a nombre o por cuenta del IMC. El corresponsal del IMC sólo estará obligado a atender solicitudes de recursos en moneda legal colombiana de operaciones realizadas por el IMC a que se refiere el presente subnumeral, en la medida en que cuente con recursos suficientes, sin perjuicio de la exigibilidad de las obligaciones a cargo del IMC, las cuales, en todo caso, deberán ser atendidas oportunamente, a través de su propia red de oficinas.
1.4. SERVICIOS QUE PUEDEN PRESTAR LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA A TRAVÉS DE CORRESPONSALES. <Numeral adicionado por la Circular 29 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Atendiendo lo dispuesto en el artículo 2.36.9.1.6 del Decreto 2555 de 2010, las entidades autorizadas para administrar fondos de inversión colectiva, en desarrollo de dicha actividad podrán prestar por medio de corresponsales los siguientes servicios:
a. Recaudo, pago y transferencia de dineros asociados a la normal operación de fondos de inversión colectiva.
b. Expedición y entrega de extractos.
c. Recolección y entrega de documentación e información relacionada con los fondos de inversión colectiva administrados.
Los corresponsales de sociedades administradoras de fondos de inversión colectiva no podrán prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes e inversión en dichos fondos, ni para la realización de inversiones respecto de clientes ya vinculados con la sociedad administradora. No obstante, podrán recolectar y entregar documentación e información relacionada con los servicios previstos en el presente numeral.
1.5. SERVICIOS QUE PUEDEN PRESTAR LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE LOS FONDOS DE PENSIONES A TRAVÉS DE CORRESPONSALES. <Numeral adicionado por la Circular 29 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> En virtud de lo establecido en el artículo 2.36.9.1.8 del Decreto 2555 de 2010, las entidades autorizadas para administrar fondos de pensiones, en desarrollo de dicha actividad podrán prestar por medio de corresponsales los siguientes servicios:
a. Recaudo y pago de recursos asociados a la vinculación a fondos de pensión voluntaria.
b. Recolección y entrega de documentación e información relacionada con la vinculación a fondos de pensión voluntaria.
c. Expedición y entrega de extractos de fondos de pensión voluntaria.
Los corresponsales de sociedades administradoras de fondos de pensiones no podrán vincular ni prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes.
1.6. SERVICIOS QUE PUEDEN PRESTAR LAS SOCIEDADES FIDUCIARIAS A TRAVÉS DE CORRESPONSALES. <Numeral adicionado por la Circular 29 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Según lo establecido en el artículo 2.36.9.1.9 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades fiduciarias en desarrollo de su actividad podrán prestar por medio de corresponsales los siguientes servicios:
a. Recaudo y pago de recursos asociados a las operaciones autorizadas a las sociedades fiduciarias.
b. Recolección y entrega de documentación e información relacionada con las operaciones autorizadas a las sociedades fiduciarias.
c. Expedición y entrega de extractos.
Los corresponsales de sociedades fiduciarias no podrán vincular ni prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes.
2.1.1. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO OPERATIVO.
<Numeral adicionado por la Circular 26 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades vigiladas autorizadas para prestar sus servicios a través de corresponsales deben ajustar su sistema de administración de riesgo operativo (SARO) en todo aquello que resulte pertinente para la adecuada administración de ese riesgo. Como mínimo se deberán contemplar los siguientes aspectos:
· Los procesos, procedimientos, planes estratégicos, planes de continuidad del negocio, planes de contingencia.
· Complementar y/o ajustar sus políticas, procedimientos y mecanismos de control interno, con el fin de adaptarlos a las condiciones propias de la prestación de sus servicios a través de corresponsales.
· Adoptar políticas y establecer procedimientos para la selección, vinculación, capacitación, acompañamiento, y desvinculación de los corresponsales contratados para la prestación de los servicios autorizados. Dichas políticas deben ser aprobadas por la junta directiva u órgano que haga sus veces.
<Numeral adicionado por la Circular 26 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades vigiladas autorizadas para prestar sus servicios a través de corresponsales deberán dar cumplimiento a las disposiciones del Capítulo XI, Título I de la Circular Externa 007 de 1996, en lo que resulte aplicable.
<Inciso modificado por la Circular 29 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Dentro del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT) se deberán definir los deberes del corresponsal, dentro de los cuales se puede incluir la posibilidad de brindar soporte a la entidad en las gestiones necesarias para el conocimiento del cliente.
2.2. CONDICIONES OPERATIVAS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS A TRAVÉS DE CORRESPONSALES.
<Numeral adicionado por la Circular 26 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Con el fin de garantizar que la información de las operaciones realizadas a través de corresponsales se ejecuten en condiciones de seguridad y calidad, las entidades vigiladas autorizadas para prestar sus servicios a través de corresponsales deben cumplir como mínimo los siguientes requerimientos, en relación con los terminales o medios tecnológicos que utilicen para tal efecto:
a) Realizar las operaciones en línea y en tiempo real.
b) Contar con mecanismos de identificación que permitan verificar que se trata de un equipo autorizado para prestar los servicios prestados a través de los corresponsales.
c) Disponer de mecanismos y/o procedimientos que impidan la captura, almacenamiento, procesamiento, visualización o transmisión de la información de las operaciones realizadas, para fines diferentes a los autorizados a las entidades vigiladas a través de los corresponsales.
d) <Literal modificado por la Circular 29 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Transmitir la información acerca de las operaciones realizadas, desde el terminal hasta la plataforma tecnológica de la entidad vigilada utilizando mecanismos de cifrado fuerte de conformidad con lo señalado en el Capítulo XII, Título I de la Circular Externa 007 de 1996.
e) Generar automáticamente el soporte de cada operación para ser entregado al cliente. En consecuencia, ante la falta de insumos o fallas técnicas que impidan la expedición del soporte, no podrá prestarse ningún servicio a través del corresponsal.
f) Se deberán establecer procedimientos para informar a los clientes aquellos casos en los que las operaciones no sean exitosas.
g) Permitir su manejo bajo diferentes perfiles de usuario diferenciados para efectos de su administración, mantenimiento y operación.
h) <Literal modificado por la Circular 29 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Garantizar que las terminales o medios tecnológicos utilizados por los corresponsales para la realización de las operaciones cumplen los principios de atomicidad, consistencia, aislamiento y durabilidad, teniendo en cuenta las siguientes definiciones:
Atomicidad: Propiedad que asegura que una operación es indivisible y, por lo tanto, ante un fallo del sistema, no existe la posibilidad de que se ejecute solo una parte.
Consistencia: Propiedad que asegura que únicamente se ejecutan aquellas operaciones que no van a romper las reglas y directrices de integridad de la base de datos.
Aislamiento: Propiedad que asegura que una transacción es una unidad de aislamiento, permitiendo que transacciones concurrentes se comporten como si cada una fuera la única transacción que se ejecuta en el sistema. Esto asegura que la realización de dos transacciones sobre la misma información sean independientes.
Durabilidad: Propiedad que asegura que una vez realizada la operación ésta persistirá y no se podrá deshacer aunque falle el sistema. Cuando una transacción termina de ejecutarse, toda la información debe grabarse en algún medio de almacenamiento, en donde se asegure que las actualizaciones no se perderán.
i) Disponer de centros de administración y monitoreo de los terminales o medios tecnológicos utilizados por sus corresponsales.
j) Contar con los medios necesarios para brindar la atención y soporte requeridos por los corresponsales para la debida prestación de sus servicios.
k) Disponer de un registro detallado de todos los eventos (exitosos y fallidos) realizados en los terminales o medios tecnológicos utilizados por sus corresponsales.
l) Contar con políticas y procedimientos para el alistamiento, transporte, instalación, mantenimiento y administración de los terminales de sus corresponsales, así como para el retiro del servicio de los mismos.
m) Operar con sistemas de información que permitan realizar las operaciones bajo condiciones de seguridad, calidad y no repudio por parte del corresponsal.
n) Adoptar las medidas necesarias encaminadas a impedir que el corresponsal tenga acceso directo a la información de las cuentas de los clientes de la entidad vigilada, salvo tratándose de aquella información que sea necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones como corresponsal.
o) Contemplar una fase de acompañamiento por parte de la entidad, al inicio de la operación de cada corresponsal, así como la disposición de los medios que le suministren el soporte necesario para la prestación de los servicios convenidos.
p) <Literal adicionado por la Circular 29 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Contar con mecanismos de autenticación de dos (2) factores para la realización de operaciones monetarias que impliquen el retiro de efectivo, transferencias de fondos, recepción de giros y desembolsos, así como la consulta de saldos, la expedición de extractos y cualquier otra operación no monetaria, autorizada para ser realizada a través de corresponsales, que conlleve a la consulta de información confidencial de los consumidores financieros.
Las consultas y/o pagos relacionados con el valor de cuotas de créditos sólo requerirán un factor de autenticación.
En el caso de operaciones originadas desde la Banca Móvil, la autenticación de dos (2) factores se realizará en el origen de la transacción.
<Numeral adicionado por la Circular 26 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades vigiladas deben examinar y evaluar la idoneidad moral del corresponsal y serán los directos responsables de la prestación del servicio a través de éstos. Por lo tanto, deben instruir claramente al corresponsal acerca de los lineamientos que le permitan mantener una adecuada infraestructura física, técnica y de recursos humanos. Adicionalmente, éstas deberán velar porque los corresponsales que ostenten la calidad de persona natural, o sus representantes legales y administradores en general, tratándose de personas jurídicas, no estén incursos en las supuestos a que se refiere los literales a), b), c) y d) del inciso tercero, del numeral 5 del artículo 53 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
<Inciso modificado por la Circular 29 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de establecer la idoneidad moral del corresponsal cuando se trate de personas naturales, o de los representantes legales y revisores fiscales, tratándose de personas jurídicas, las entidades vigiladas realizarán las averiguaciones pertinentes, tales como solicitud de antecedentes penales, medidas o sanciones administrativas impuestas por las Superintendencias, por conductas asociadas al desarrollo o participación en la actividad financiera, bursátil y/o aseguradora, sin contar con la debida autorización estatal.
Tratándose de los corresponsales cambiarios de que trata el Título 9, del Libro 36, de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, en adición a lo anterior, deberán acreditar le <sic> cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo del artículo 100 de la Ley 1328 de 2009, en los términos del artículo 2.36.9.1.2 del Decreto 2555 de 2010.
2.4. CONTRATOS CON LOS CORRESPONSALES.
<Numeral adicionado por la Circular 26 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
<Párrafo modificado por la Circular 29 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas deberán enviar a la Superintendencia Financiera de Colombia para su aprobación, de forma previa a su celebración e implementación, los modelos de contratos con los corresponsales en las condiciones de que trata el artículo 2.36.9.1.11 del Decreto 2555 de 2010, así como la siguiente información:
a) Descripción de las características técnicas de los terminales con las cuales operará.
b) Infraestructura de comunicaciones que soportará la red de corresponsales.
c) Medidas de seguridad que protegerán la información de las operaciones realizadas.
d) Recursos dispuestos para la operación de los centros de administración, monitoreo y soporte.
e) Descripción del proceso adoptado por la entidad vigilada para la identificación y autenticación del cliente a través del corresponsal.
f) Procedimiento adoptado para el registro y conservación de la información de las operaciones realizadas.
g) Identificación de los riesgos operativos asociados a la prestación del servicio a través del corresponsal y las medidas adoptadas para su mitigación.
2.4.1 MODIFICACIONES DE LOS CONTRATOS. <Numeral adicionado por la Circular 29 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con el artículo 2.36.9.1.15 del Decreto 2555 de 2010, esta Superintendencia autoriza de manera general aquellas modificaciones que se relacionen con los siguientes aspectos:
a) Establecimiento de límites para la prestación de los servicios, monto por transacción, número de transacciones por cliente o usuario y tipo de transacción.
b) La remuneración a favor del corresponsal y a cargo de la entidad que lo contrata para la prestación de sus servicios, y la forma de pago.
c) Los horarios de atención al público, los cuales podrán ser acordados libremente entre las partes.
d) La asignación del respectivo corresponsal a una agencia, sucursal o dependencia del establecimiento de crédito, sociedad administradora de inversión, sociedad comisionista de bolsa de valores, sociedad administradora de fondos de pensiones, sociedad fiduciaria o IMC, así como los canales y procedimientos que podrá emplear el corresponsal para comunicarse con aquellas.
e) La indicación de si el corresponsal se encontrará autorizado para emplear el efectivo recibido de los clientes y usuarios del establecimiento de crédito, sociedad administradora de inversión, sociedad comisionista de bolsa de valores, sociedad administradora de fondos de pensiones, sociedad fiduciaria o IMC, para transacciones relacionadas con su propio negocio y, en tal caso, los términos y condiciones en que el efectivo podrá emplearse, sin perjuicio de la responsabilidad de la entidad que presta sus servicios a través del corresponsal frente a los clientes y usuarios, y del corresponsal frente a la entidad, por tales recursos.
f) La obligación del corresponsal de consignar en una agencia o sucursal de la entidad contratante o de otro establecimiento de crédito el efectivo recibido, con una determinada periodicidad, o si se exceden ciertos límites, la contratación de seguros, la forma de custodia del efectivo en su poder, entre otros.
g) Las condiciones bajo las cuales los corresponsales podrán o no utilizar su red de oficinas, agencias, sucursales o franquicias para prestar los servicios autorizados en el presente capítulo, con indicación expresa de la responsabilidad que asume el establecimiento de crédito, sociedad administradora de inversión, sociedad comisionista de bolsa de valores, sociedad administradora de fondos de pensiones, sociedad fiduciaria o IMC, de verificar de manera directa la idoneidad y la calidad en la prestación de los servicios por parte de su corresponsal.
h) La descripción técnica de los medios tecnológicos y/o terminales electrónicos situados en las instalaciones del corresponsal y con los que éste cuente para la prestación del servicio, así como la obligación de éste de velar por su debida conservación y custodia.
Sin perjuicio de la autorización general de que trata el presente sub numeral, las anteriores modificaciones deberán ser informadas a esta Superintendencia una vez sean acordados entre las partes.
2.5. INFORMACIÓN A LOS CLIENTES Y USUARIOS.
<Numeral adicionado por la Circular 26 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades vigiladas deberán diseñar una estrategia que le permita informar a los clientes y usuarios, las características del servicio prestado a través de los corresponsales, las operaciones realizadas a través de éstos, las medidas de seguridad que deben tomar para su realización y los medios a través de los cuales podrá comunicar a la entidad vigilada cualquier falla o irregularidad en la prestación del servicio.
<Inciso modificado por la Circular 29 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> En todo caso, las entidades vigiladas son las únicas responsables de que las actividades de promoción y publicidad que efectúen los corresponsales se adelanten conforme a lo establecido en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, a lo dispuesto en el Título 9 del Libro 36 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, así como en los instructivos expedidos por la Superintendencia Financiera de Colombia.
<Numeral modificado por la Circular 29 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> En desarrollo de lo dispuesto en el numeral 14 del artículo 2.36.9.1.11 del Decreto 2555 de 2010 una persona natural o jurídica puede ser corresponsal de una o varias entidades facultadas para prestar sus servicios a través de corresponsales. En estos casos, se deberán establecer los mecanismos que aseguren una adecuada diferenciación de los servicios prestados por cada entidad vigilada, así como la obligación del corresponsal de abstenerse de realizar actos de discriminación o preferencia entre las entidades, o que impliquen competencia desleal entre los mismos.
DE LA PROVEEDURÍA DE PRECIOS PARA LA VALORACIÓN DE LAS INVERSIONES DE LAS ENTIDADES VIGILADAS.
CONSIDERACIONES GENERALES.
1.1 ALCANCE. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
La prestación habitual y profesional del servicio de cálculo, determinación y proveeduría o suministro de información para valoración de inversiones, así como la creación y expedición de las metodologías de valoración y de los reglamentos de los sistemas de valoración, son actividades exclusivas de los proveedores de precios para valoración que se constituyan en Colombia. Éstos serán los encargados de suministrar la información con la que las entidades sometidas a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia deberán valorar sus inversiones, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.16.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010 y lo dispuesto en el Capítulo I de la Circular Básica Contable y Financiera.
Lo anterior, sin perjuicio de las actividades consagradas en el Parágrafo 1 del artículo 5.3.1.1.9 ibídem, las cuales pueden ser desarrolladas por los proveedores de información.
1.2 ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
El presente capítulo es aplicable a las sociedades constituidas en Colombia como proveedores de precios para valoración en lo concerniente a su funcionamiento; a los proveedores de infraestructura, excluidas las entidades administradoras de sistemas de pago de bajo valor, en lo que hace referencia al suministro de información a los proveedores de precios para valoración; y, en general, a todas las entidades sometidas a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia que tengan portafolios de inversiones, sean éstos propios o de terceros, para su valoración.
1.3 DEFINICIONES. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Para efectos de lo dispuesto en el presente capítulo se adoptan las siguientes definiciones:
1.3.1 Inversiones: Los activos o instrumentos a que se refiere el artículo 2.16.1.2.1 del Decreto 2555 de 2010.
1.3.2 Información para valoración: En desarrollo de lo dispuesto en el parágrafo del artículo 2.16.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, se considera información para valoración los precios, tasas de interés, tasas de descuento, curvas de referencia, márgenes e índices, entre otros, que calculen, determinen y/o provean los proveedores de precios para valoración.
1.3.3 Segmentos de mercado:
En adelante, se entenderán por segmentos de mercado los siguientes:
a) La totalidad de las inversiones que hacen parte del balance de la entidad vigilada.
2 Para efectos de las entidades vigiladas obligadas a consolidar, y de aquellas obligadas a remitir a esta Superintendencia estados financieros combinados, se entenderá por segmento de mercado la totalidad de las inversiones que hacen parte del balance consolidado y/o combinado, según corresponda.
b) Las inversiones de los fondos de terceros, y en general cualquier instrumento de inversión colectiva tales como patrimonios autónomos, carteras colectivas, universalidades y portafolios de terceros.
DE LOS PROVEEDORES DE PRECIOS PARA VALORACIÓN.
2.1 FUNCIONES ESPECIALES DE LA JUNTA DIRECTIVA. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
En adición a las funciones contempladas en el Código de Comercio, en los estatutos sociales, en el artículo 2.16.1.2.8 del Decreto 2555 de 2010 y demás normas aplicables, corresponde a la junta directiva de los proveedores de precios para valoración el cumplimiento de las siguientes funciones:
a. Aprobar el reglamento de funcionamiento y sus modificaciones, el cual debe contener el reglamento del sistema de valoración y el reglamento del proceso para la impugnación, señalados en el artículo 2.16.1.2.9 ibídem.
b. Aprobar el código de conducta a que se refiere el numeral 10 del artículo 2.16.1.2.12 del Decreto 2555 de 2010, así como sus modificaciones.
c. Aprobar el manual contentivo de las políticas y medios que se utilizarán para proveer o suministrar información para la valoración de inversiones, señalado en el numeral 12 del artículo 2.16.1.2.12 del Decreto 2555 de 2010, así como sus modificaciones.
2.2 COMPOSICIÓN DEL COMITÉ DE VALORACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 2.16.1.2.10 del Decreto 2555 de 2010, el Comité de Valoración tendrá por lo menos siete (7) miembros, de los cuales al menos tres (3) deberán tener la calidad de independiente. Cuando dicho comité tenga un número mayor a siete (7) miembros, se deberá respetar la proporción mínima de miembros independientes establecida en dicho artículo.
Adicionalmente, corresponderá a la Junta Directiva del proveedor de precios para valoración, establecer las condiciones mínimas referentes a la capacidad técnica e idoneidad de la totalidad de los miembros del Comité de Valoración. Dichas condiciones deberán quedar expresamente establecidas en el reglamento de funcionamiento de la entidad.
2.3 PROVEEDURÍA DE PRECIOS PARA LA VALORACIÓN DE INVERSIONES. <Numeral modificado por la Circular 39 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> El proveedor de precios para valoración designado por el cliente como oficial para un segmento de mercado, según lo establecido en el numeral 3.2 del presente capítulo, deberá suministrar precios para aquellas inversiones que éste tenga en dicho segmento. Dicha obligación incluye el suministro de precios para días hábiles y no hábiles.
Tratándose de los instrumentos financieros derivados básicos con excepción de los futuros, el proveedor de precios deberá suministrar, además, la información para valoración según lo dispuesto en el numeral 1.3.2 del presente capítulo.
<Inciso adicionado por la Circular 50 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Adicionalmente, el proveedor de precios para valoración designado por el cliente como oficial para un segmento de mercado, según lo establecido en el numeral 3.2 del presente capítulo, deberá suministrar las curvas y márgenes de valoración para aquellas inversiones que éste tenga en dicho segmento, con el propósito de calcular el riesgo de mercado de dichas inversiones según lo establecido en el Capítulo XXI de la Circular Básica Contable y Financiera.
2.4 REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.16.1.2.11 del Decreto 2555 de 2010 los proveedores de precios para valoración deben adoptar un reglamento de funcionamiento, el cual debe contemplar la manera como desarrollarán su objeto social, contener el reglamento del sistema de valoración y el reglamento del proceso para la impugnación, señalados en el artículo 2.16.1.2.9 ibídem.
En adición a lo anterior, el reglamento de funcionamiento deberá contener, como mínimo, lo siguiente:
a) Procedimientos para su aprobación y modificación.
b) Derechos y obligaciones de los clientes;
c) Derechos, facultades y obligaciones del proveedor de precios;
d) Los requisitos que deberán cumplir los administradores, los funcionarios que participen en las funciones técnicas de la proveeduría de precios, y los miembros del comité de valoración, en cuanto a la capacidad e idoneidad para el adecuado desarrollo de su objeto social;
e) Los mecanismos a través de los cuales se solucionarán las controversias o conflictos que se presenten por las actividades previstas en los numerales 1 y 2 del Artículo 2.16.1.2.4 del Decreto 2555 de 2010;
f) El procedimiento de creación y modificación de las metodologías de valoración, el cual debe incluir una etapa de divulgación previa a los clientes, salvo en el caso de eventos no previstos;
g) Las reglas de quórum y mayorías necesarias al interior del Comité de Valoración, garantizando que la proporción de miembros independientes, establecida en el numeral 2.2 de este capítulo se cumpla para la toma de decisiones;
h) La descripción general de los mecanismos o medios que serán utilizados para la divulgación de la información para valoración a sus clientes;
i) La política no discriminatoria de acceso de los clientes a los servicios o derechos del proveedor de precios;
j) Los criterios generales y objetivos en materia de tarifas. Las políticas tarifarias y las tarifas aplicadas deben ser divulgadas en su sitio web;
k) Descripción de los procedimientos para gestionar los eventos no previstos en las metodologías de valoración. En todo caso, si el procedimiento deriva en la implementación de una metodología alternativa o de contingencia, ésta se implementará transitoriamente, hasta tanto sea aprobada por el Comité de Valoración y por la Junta Directiva, momento a partir del cual podrá tener el carácter de definitiva. En todo caso, la aprobación por parte del Comité de Valoración y la Junta Directiva no podrá ser mayor a cinco (5) días hábiles después de implementada dicha metodología;
l) La descripción de las actividades de cálculo y análisis de variables o factores de riesgo, así como de las actividades complementarias que realizará el proveedor de precios para valoración en desarrollo de lo dispuesto en el parágrafo del artículo 2.16.1.2.4 del Decreto 2555 de 2010;
m) Los demás aspectos que solicite la Superintendencia Financiera de Colombia, para preservar el adecuado funcionamiento de la proveeduría de precios para valoración.
PARÁGRAFO. El reglamento de funcionamiento, así como sus modificaciones, deberán ser autorizados previamente por la Superintendencia Financiera de Colombia.
2.5 METODOLOGÍAS DE VALORACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Los proveedores de precios deben expedir y suministrar a sus clientes, a la Superintendencia Financiera de Colombia y a los organismos de autorregulación del mercado de valores, las metodologías de valoración de inversiones necesarias para el desarrollo de su objeto social, las cuales deben atender los objetivos y criterios generales establecidos para ello en el Capítulo I de la Circular Básica Contable y Financiera, o las normas que lo modifiquen o sustituyan.
De conformidad con lo establecido en el numeral 11 del artículo 2.16.1.2.12 del Decreto 2555 de 2010, dichas metodologías deben estar soportadas técnica, estadística y matemáticamente, y deberán contener como mínimo lo siguiente:
a) Los supuestos y parámetros empleados en su estimación y, en general, los modelos de medición, cálculo y análisis utilizados en su elaboración;
b) Las fuentes de información, primarias y alternativas, que son necesarias para la implementación de la metodología, y el mecanismo que se utilizará para garantizar que dicha información sea oportuna, confiable y representativa del mercado. Para el cálculo, determinación y proveeduría o suministro de información actualizada para la valoración, se deberá tener en cuenta la información proveniente de los sistemas de negociación y registro de operaciones, atendiendo los criterios que el proveedor de precios establezca en sus metodologías de valoración;
c) Los procedimientos, criterios y periodicidad bajo los cuales se realizará la revisión y, cuando haya lugar, actualización de los modelos, variables, supuestos y criterios técnicos, estadísticos y matemáticos que soportan las respectivas metodologías, y cuyos supuestos, parámetros, modelos y resultados –en general, metodologías de valoración- deberán presentarse de manera oportuna al Comité de Valoración para su respectivo análisis, evaluación y aprobación;
d) Los horarios para el suministro de la información. En desarrollo de lo anterior, se deberá incluir: la hora máxima del primer reporte de información del día; el plazo para hacer uso del mecanismo de impugnación; el plazo para dar respuesta a la impugnación; y la hora de publicación de la información oficial para la valoración. La información para valoración debe suministrarse en un mismo momento para todos sus clientes.
e) Los mecanismos que garanticen la identificación estandarizada de las distintas inversiones objeto de la respectiva metodología, como su código ISIN, nemotécnico y características faciales principales;
PARÁGRAFO 1. Las metodologías de valoración, así como sus modificaciones, deberán ser remitidas a esta Superintendencia por lo menos quince (15) días hábiles antes de la fecha de su implementación. Así mismo, las metodologías de valoración alternativas o de contingencia a que se refiere el literal k) del numeral 2.4, si se llegase a requerirlas, deben ser informadas a esta Superintendencia en forma inmediata.
Las metodologías de valoración, así como sus modificaciones, deberán ser remitidas a los organismos de autorregulación del mercado de valores en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles después de implementadas.
PARÁGRAFO 2. La Superintendencia Financiera de Colombia podrá objetar las metodologías de valoración, así como sus modificaciones, en cualquier momento.
En aquellos casos en los cuales la Superintendencia Financiera de Colombia presente objeciones a las nuevas metodologías de valoración de inversiones o a las modificaciones propuestas, el proveedor de precios deberá continuar aplicando la metodología que venía utilizando hasta tanto se subsanen las causas que dieron origen a la objeción. Una vez realizados los respectivos ajustes, la nueva metodología o las modificaciones propuestas podrán ser implementadas transcurridos cinco (5) días hábiles contados a partir de la presentación de la solicitud. No obstante en caso de que la solicitud tenga un término mayor para su implementación se preferirá el mismo.
Por otra parte, en los casos en los cuales esta Superintendencia objete una metodología que se esté aplicando, el proveedor de precios deberá presentar a la mayor brevedad y, en todo caso, en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles después de notificada dicha objeción, las modificaciones a las metodologías existentes. De igual forma, desde el momento de la objeción y hasta cinco (5) días hábiles después de presentada la modificación, el proveedor de precios deberá utilizar la metodología de contingencia existente a la que se refiere el literal k) del numeral 2.4 de la presente Circular, siempre y cuando la propuesta de modificación no sea objetada, caso en el cual se continuará con la metodología de contingencia. La Superintendencia Financiera de Colombia autorizará de manera particular, los casos en los que considere que se requiere de un plazo mayor para presentar las modificaciones mencionadas.
La objeción de una metodología de valoración en ningún caso tendrá efecto retroactivo respecto de los precios calculados y/o publicados con anterioridad al momento en que dicha objeción se resuelva.
2.6 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
La infraestructura tecnológica del proveedor de precios debe garantizar que la información procesada y generada por éste, cumpla con los principios básicos de seguridad y calidad. Así mismo, debe estar en capacidad de poner a disposición canales permanentes de acceso a la información propia de su objeto social, mediante la asignación de usuarios y claves de acceso, a través de su sitio web y/o de la conexión por servidor, entre otros, con el fin de garantizar la seguridad de la información.
Dentro de la documentación del proveedor de precios deberá figurar el manual con la descripción de la infraestructura tecnológica y operativa para gestionar adecuadamente la proveeduría de precios para valoración.
Los proveedores de precios deben estar en capacidad de producir los reportes e informes requeridos por la Superintendencia Financiera de Colombia, con la periodicidad y en las condiciones que se establezcan para tal fin. Adicionalmente, deben suministrar a los organismos autorreguladores la información para valoración, en las condiciones y con la periodicidad definidas por la Superintendencia Financiera.
2.7 PROHIBICIONES APLICABLES A LOS PROVEEDORES DE PRECIOS PARA VALORACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Con el fin de garantizar la independencia en el ejercicio de sus actividades, los proveedores de precios para valoración no podrán:
a) Proporcionar información para la valoración de inversiones cuando tengan un conflicto de interés respecto de la valoración de éstas. Para efectos de lo dispuesto en el presente literal, no se considera que el proveedor de precios tenga un conflicto de interés tratándose del suministro de información para valoración de los valores emitidos por sus accionistas.
b) Utilizar en forma indebida, ya sea en beneficio propio o de terceros, la información confidencial a la que haya tenido acceso en desarrollo de las actividades comprendidas en su objeto social.
c) Asegurar u ofrecer a sus clientes un determinado resultado del cálculo, determinación y proveeduría o suministro de información para valoración.
d) Calcular, determinar, proveer o suministrar información oficial para valoración diferente entre entidades vigiladas respecto de un mismo activo, en una misma fecha.
e) Tener una relación de dependencia económica al momento de celebración de contratos de prestación de servicios propios de su objeto social o durante la vigencia de los mismos con alguno de sus clientes. Habrá dependencia económica cuando al menos la mitad de los ingresos totales del proveedor de precios provengan de un mismo cliente y partes vinculadas con éste, salvo las excepciones que de manera particular autorice esta Superintendencia, cuando a su juicio no se altere la adecuada prestación del servicio.
PARÁGRAFO. Las prohibiciones establecidas en el presente artículo se harán extensivas a los administradores, miembros del Comité de Valoración, revisor fiscal y demás funcionarios del proveedor de precios para valoración de inversiones, cuando estas personas hayan tenido acceso a información privilegiada o hayan participado de cualquier forma en las actividades propias de su objeto social.
2.8 PLAN ÚNICO DE CUENTAS. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Los proveedores de precios para valoración utilizarán el Plan Único de Cuentas para el Sistema Financiero contenido en la Resolución 3600 de 1988, o las normas que lo modifiquen o adicionen.
2.9 IMPUGNACIÓN DE PRECIOS CALCULADOS Y/O SUMINISTRADOS POR LOS PROVEEDORES DE PRECIOS PARA VALORACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Los proveedores de precios para valoración de inversiones deberán resolver las impugnaciones que a través de medio verificable les formulen sus clientes, respecto de los precios calculados y/o suministrados. La impugnación deberá ser presentada y resuelta el mismo día que la información sea publicada, cuando a juicio de los clientes existan elementos que permitan suponer una incorrecta aplicación de la metodología o algún error de parámetro(s) o supuesto(s) implementado(s) en tales modelos, que no representen adecuadamente los niveles de mercado.
Si el recurso de impugnación resultare procedente y se modifica el precio publicado, el proveedor de precios para valoración comunicará el precio modificado a sus demás usuarios, a los organismos de autorregulación y a la Superintendencia Financiera de Colombia, tan pronto como se realice la actualización respectiva.
2.10 SOCIEDADES EXTRANJERAS RECONOCIDAS POR DESARROLLAR DE MANERA PROFESIONAL LA PROVEEDURÍA DE PRECIOS PARA VALORACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Para efectos de lo dispuesto en el artículo 2.16.1.2.7 del Decreto 2555 de 2010 se consideran sociedades extranjeras reconocidas por desarrollar, de manera profesional, la proveeduría de precios para valoración, aquellas que cuenten con experiencia igual o superior a cinco (5) años desarrollando en el exterior las actividades a que se refiere el artículo 2.16.1.2.4 ibídem.
La anterior experiencia se podrá demostrar directamente o por conducto de sus entidades vinculadas o por su beneficiario real, siempre y cuando la entidad que acredite la experiencia respectiva se encuentre bajo la supervisión de una autoridad con funciones públicas o de un ente con funciones de autorregulación, según corresponda en su jurisdicción.
DE LAS ENTIDADES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.
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3.1 SUMINISTRO DE INFORMACIÓN A LOS PROVEEDORES DE PRECIOS PARA VALORACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades administradoras de sistemas de negociación de valores y/o de sistemas de registro de operaciones sobre valores, las bolsas de valores, las bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales y de otros commodities y sus organismos de compensación y liquidación, los almacenes generales de depósito, las entidades administradoras de sistemas de compensación y liquidación de divisas, las cámaras de riesgo central de contraparte, las entidades administradoras de depósitos de valores, las entidades administradoras de sistemas de negociación de divisas y/o de sistemas de registro de operaciones sobre divisas y las sociedades calificadoras de valores, deberán suministrar a todos los proveedores de precios para valoración, la información que éstos requieran para el desarrollo de su objeto social, de manera oportuna, fidedigna, continua, clara, suficiente y en los términos y condiciones que acuerden con los proveedores de precios para valoración cuya constitución haya sido autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia.
Dicha información comprende, entre otras, aquella relativa a las operaciones celebradas o registradas en el correspondiente sistema, así como todas las posturas y/o cotizaciones que se hayan realizado en éste, incluyendo aquellas que no hayan dado lugar a la celebración de una operación. En ningún caso, la obligación en el suministro de la información se predica de aquella sujeta a reserva.
La información de las operaciones y de las posturas y/o cotizaciones comprende la especie, el precio o tasa y la cantidad. La información deberá ser suministrada utilizando su nemotécnico -cuando aplique- y características faciales principales. Adicionalmente, los proveedores de infraestructura deberán suministrar los mecanismos que permitan contar con el código ISIN del respectivo valor, cuando haya lugar.
Las tarifas que cobren las entidades a los proveedores de precios por el suministro de la información mencionada deben obedecer a una política de tarifas aprobada por la Junta Directiva o el órgano que haga sus veces, siguiendo criterios objetivos y no discriminatorios. Las políticas de tarifas y las tarifas aplicadas deben ser divulgadas en su sitio web.
3.2 DESIGNACIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PROVEEDOR DE PRECIOS OFICIAL PARA VALORACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 50 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Con el fin de valorar sus inversiones, las entidades deberán contratar un proveedor de precios oficial para valorar cada segmento de mercado, por periodos mínimos de un (1) año, cuando al menos una de sus inversiones esté sujeta a ser valorada utilizando la información suministrada por dichos proveedores, de acuerdo a lo establecido en los Capítulos I, XI y XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera.
Los Fondos Mutuos de Inversión no estarán obligados a contratar un proveedor de precios, cuando la administración de la totalidad de sus inversiones sujetas a ser valoradas utilizando la información suministrada por los proveedores de precios, haya sido encomendada a una entidad vigilada en los términos del artículo 2.19.1.1.6 del Decreto 2555 de 2010.
En el evento en que una entidad sometida a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia contrate los servicios de dos (2) o más proveedores de precios para un mismo segmento, deberá designar a uno de estos como oficial.
En todos los casos, la entidad deberá informar sobre la designación del proveedor oficial a la Superintendencia Financiera de Colombia y a los organismos de autorregulación de valores de los que sea miembro, por lo menos cinco (5) días hábiles antes del momento en que la entidad empiece a utilizar la información suministrada por dicho proveedor.
PARÁGRAFO 1. El periodo mínimo a que se refiere el inciso primero de este numeral, únicamente será exigible respecto del proveedor de precios para valoración oficial.
La información oficial para valoración de las inversiones que se entregue al mercado, a la Superintendencia Financiera de Colombia y a sus clientes, debe provenir del proveedor oficial designado por la entidad.
La designación de un proveedor de precios como oficial no desconoce las obligaciones de los otros proveedores de precios contratados por la entidad para suministrar la información acordada para cada segmento de mercado.
PARÁGRAFO 2. Para el caso de consorcios y uniones temporales, las entidades que lo componen deberán designar un solo proveedor de precios oficial para la valoración de las inversiones que lo componen. Igual designación deberá realizarse respecto de los casos en que varias entidades o consorcios participen en la administración de patrimonios autónomos que manejen recursos pensionales de fondos cuenta, adscritos o administrados por una entidad pública, y que deban garantizar una rentabilidad mínima.
3.3 OBLIGACIÓN DE VALORACIÓN CON INFORMACIÓN DE LOS PROVEEDORES DE PRECIOS PARA NUEVAS INVERSIONES. <Numeral modificado por la Circular 39 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas, de manera previa a la realización de la inversión en un nuevo activo, deben asegurarse que el proveedor de precios designado como oficial para el segmento de mercado al que pertenezca dicho activo, según lo establecido en el numeral 3.2 del presente capítulo, esté en la capacidad de suministrar precios para la valoración del mismo, cuando los Capítulos I y XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera así lo dispongan.
INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES COMUNES A LOS ESTABLECIMIENTOS DE CREDITO.
INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES ACTIVAS DE CREDITO COMUNES A LOS ESTABLECIMIENTOS DE CREDITO.
1. CONDICIONES GENERALES APLICABLES A CUALQUIER OPERACION ACTIVA DE CREDITO.
1.1.1. CONDICIONES GENERALES PARA EL OTORGAMIENTO Y EJECUCIÓN DE LOS CRÉDITOS.
a. Requerimientos de información.
Para el correcto y debido acatamiento de lo dispuesto en el artículo 620 del Estatuto Tributario en concordancia con lo establecido en el artículo 120, numeral 1o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, para efectos del otorgamiento de préstamos se deberá fundamentar “en la información contenida en la declaración de renta y complementarios del solicitante correspondiente al último período gravable“.
b. Personas obligadas a presentar declaración.
Respecto de aquellas personas que conforme a los artículos 7o, 8o,10, 11o, 13, 14, 15, 16, 17, y 20., del Estatuto Tributario, están obligados a presentar la declaración del impuesto sobre renta y complementarios (artículo 2o.) los establecimientos de crédito deben exigirles tal documento.
c. Asalariados no declarantes.
Tratándose de personas asalariadas no obligadas a declarar, ninguna entidad de derecho público o privado puede exigir la presentación o exhibición de copia de la declaración de renta y complementarios, la cual de conformidad con el artículo 34 del Decreto 2321 de 1995 se entenderá reemplazada por el certificado de ingresos y retenciones. En relación con las personas que, no siendo asalariados, no estén obligados a declarar renta por sus condiciones patrimoniales conviene precisar que no es procedente exigirles la presentación de declaración alguna, pues tal declaración se entenderá igualmente reemplazada por el certificado de que trata el artículo 29 del Decreto 836 de 1991.
d. Entidades no contribuyentes.
En lo tocante con las entidades no contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, conforme al parágrafo del artículo 574 del Decreto 624 de 1989 ( Estatuto Tributario ), las entidades crediticias deberán exigirles la presentación de la declaración anual de ingresos y patrimonio.
Es del caso advertir que, además de los que hayan de pedirse conforme a lo expuesto en los literales precedentes, los establecimientos de crédito, deben solicitar los demás documentos que sean conducentes para el esclarecimiento de la solvencia económica de sus potenciales deudores, a efectos de lograr una adecuada evaluación de la capacidad de pago del solicitante, así como del riesgo asumido en la concesión de sus créditos.
d-1. Balances certificados por contador público
De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 19, num. 3, del Código de Comercio, la obligación de llevar contabilidad se predica de quienes tienen la calidad de comerciantes, como los define el artículo 10o. del mismo Código.
En tal sentido, no procede exigir la presentación de balances certificados por contador público respecto de personas que legalmente no están obligadas a llevar contabilidad de sus negocios pues, en los términos del artículo 10o. de la Ley 43 de 1990, la atestación o firma de este profesional, tratándose de balances, hará presumir “que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance”, hechos de que mal podría dar fe un contador público en el caso de personas no comerciantes, por simple sustracción de materia.
Es del caso advertir que, además de los que hayan de pedirse conforme a lo expuesto en los literales precedentes, los establecimientos de crédito pueden solicitar los documentos que sean conducentes para el esclarecimiento de la solvencia económica de sus potenciales deudores, a efectos de lograr una adecuada evaluación de la capacidad de pago del solicitante, así como del riesgo asumido en la concesión de sus créditos.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 068 DE 1998 - Página 1 - Septiembre de 1998>
e. Registro de abonos parciales y de la cancelación de obligaciones en el título valor correspondiente.
Cuando una obligación incorporada en un título valor sea cancelada en su totalidad deberá registrarse dicha cancelación en el documento, así mismo, cuando se negocia un título valor
respecto del cual se hayan efectuado pagos parciales deber expresarse en el documento el valor cancelado. En cualquiera de los eventos antes mencionados, tales registros llevarán la firma del funcionario de la entidad vigilada con atribuciones para el efecto.
Cabe advertir que, en hipótesis diferentes a las descritas, cuando la institución vigilada opte, bajo su responsabilidad, por llevar en registros sistematizados o manuales los datos referentes a los abonos parciales recibidos y su aplicación a intereses o capital, sin dejar constancia inmediata del aludido abono o pago parcial en el documento que incorpora la obligación, debe establecer procedimientos que permitan asegurar la contabilidad de la información contenida en dichos registros, su oportuna actualización y el fácil acceso a la misma.
Igualmente, se deberá dejar constancia en los respectivos títulos valores de la forma en que se registran extracartularmente los pagos parciales, si a ello hubiere lugar conforme a lo expuesto. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de efectuar las correspondientes anotaciones en el cuerpo del título valor en aquellos eventos en que el deudor solicite se deje constancia en dichos documentos de los pagos parciales.
f. Tasas máximas de interés.
Las tasas de interés en Colombia pueden ser libremente acordadas por las partes siempre que se sujeten a los límites legales. Teniendo en cuenta lo anterior, y para los efectos de lo dispuesto en el artículo 884 del C.Co, aquellas obligaciones que pacten las entidades vigiladas, en las cuales hayan de pagarse réditos de un capital, deben sujetarse a las siguientes reglas:
-Tasa máxima de interés remuneratorio: Las tasas máximas de interés remuneratorio que los establecimientos de crédito pueden cobrar o pagar a su clientela sobre todas las operaciones activas y pasivas son las que indique la Junta Directiva del Banco de la República de acuerdo con lo dispuesto en el literal e) del artículo 16 de la Ley 31 de 1992. En tanto la autoridad monetaria no señale las tasas máximas remuneratorias, las mismas deben responder a lo pactado libremente por las partes, teniendo en cuenta en todo caso que no pueden superar la tasa constitutiva del delito de usura, es decir, aquella que exceda en la mitad el interés bancario corriente.
-Tasa máxima de interés moratorio: Las tasas máximas de interés moratorio no pueden ser superiores a una y media veces el interés bancario corriente certificado por la SBC de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 884 del C.Co. modificado mediante el artículo 111 de la Ley 510 de 1999.
Para los efectos de lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 546 de 1999, cuando las partes no hayan pactado intereses moratorios, los mismos no se presumirán; sin embargo, cuando se pacten no podrán exceder una y media veces el interés remuneratorio pactado y solamente podrán cobrarse por cuotas vencidas.
Una vez precisados los límites, éstos deben corresponder a tasas reales efectivas ya que estas últimas son las indicadas para reflejar la verdadera rentabilidad obtenida.
-Sanción por cobro en exceso: De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 72 de la Ley 45 de 1990, el deudor se encuentra facultado para solicitar la devolución de los intereses pagados en exceso, aumentados en una suma igual que el acreedor debe entregar a título de sanción. Los establecimientos de crédito deben demostrar que efectivamente hicieron entrega de las sumas cobradas en exceso al haberse presentado esta situación.
Si se pactan sistemas de capitalización de intereses o de interés compuesto, los intereses remuneratorios estipulados en cualquiera de esas modalidades no pueden exceder el interés bancario corriente más la mitad de éste, de conformidad con lo previsto en el artículo 64 de la Ley 45 de 1990.
-Modificaciones tasas de interés: Teniendo en cuenta que las partes no pueden desconocer en sus contratos las disposiciones legales de orden público y dado que las normas que imponen límites a las tasas de interés que se cobren o reciban por préstamos de dinero son normas de está naturaleza, los contratantes de estos negocios jurídicos deben atender la siguiente regla:
Las modificaciones que presenten las tasas de interés durante la vida de préstamos pactados con los establecimientos de crédito, deben reflejarse en la correspondiente reducción de los montos convenidos al momento de la celebración de los contratos, cuando quiera que al momento de la causación de los réditos aquellos sobrepasen los límites correspondientes.
-Cobros que conforman intereses: dado que los intereses son réditos de un capital, debe entenderse incluido en ellos tanto lo que se cobra por ceder el beneficio de hacer uso del dinero, como por asumir el riesgo que ello representa y en general todas las cargas de tipo accesorio que se derivan para el acreedor respectivo, con excepción de los impuestos directos que se causen, como podrían ser los estudios de crédito y los costos de control y cobranza normal u ordinaria, resultando así remunerada con tales réditos y en su integridad, la operación financiera.
Así las cosas, para efectos de lo dispuesto en el artículo 1168 del C. Co y el artículo 68 de la Ley 45 de 1990, debe entenderse comprendido en el concepto de interés, toda suma que reciba el acreedor directamente o por interpuesta persona, teniendo como causa la entrega de dinero, a título de depósito o de mutuo, así como aquellas sumas que el deudor pague por concepto de servicios vinculados directamente con el crédito
En relación con las operaciones relativas al crédito empresarial, de acuerdo con lo señalado por el artículo 39 de la Ley 590 de 2000, los honorarios y comisiones que se cobren en los mismos no se reputan como intereses.
<TÍTULO II - CAPÍTULO PRIMERO Condiciones Generles Relativas a las Operaciones Activas de crédito Comunes a los Establecimientos de Crédito - Circular Externa 046 de 2003 - Páginas 2 a 3 - Diciembre 2003>
g. Contratación de tasas de interés en operaciones activas en moneda legal.
1. Por mandato del artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las entidades vigiladas deben suministrar a los usuarios de los servicios que prestan la información necesaria para lograr la mayor transparencia en las operaciones que realicen, de suerte que les permita, a través de elementos de juicio claros y objetivos, escoger las mejores opciones del mercado. En concordancia con la referida norma, el literal c) del numeral 3. del artículo 326 faculta al Superintendente Bancario para velar porque las instituciones vigiladas suministren a los usuarios del servicio la información necesaria para los fines del artículo 97 citado.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 060 DE 2000 - Página 4 - Agosto de 2000>
Por su parte el artículo 326, numeral 3., literal a) faculta a la Superintendencia Bancaria para instruir a las instituciones vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de tales normas y señalar los procedimientos para su cabal aplicación.
Con el propósito de que las normas reseñadas tengan una real aplicación y que las tasas de interés de las operaciones activas sean consignadas en los contratos con total transparencia, de modo que los intervinientes en la operación cuenten con la información suficiente y real sobre su costo, se imparten las siguientes instrucciones
2. CONTRATACIÓN DE TASAS DE INTERÉS EN OPERACIONES ACTIVAS.
En los contratos que instrumenten operaciones activas, las tasas de interés fijas o variables deben expresarse en términos efectivos anuales, independientemente de que se mencione su equivalencia en tasas nominales de acuerdo con la periodicidad de pago convenida.
En los eventos en que se pacten tasas de interés variables, la tasa de referencia debe ser expresada en términos efectivos anuales y el margen o spread, también calculado en términos efectivos anuales, debe adicionarse a la tasa de referencia.
h. Publicidad sobre costos y rendimientos de operaciones activas y pasivas.
De conformidad con lo establecido en el numeral 1o, artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero las instituciones vigiladas deben suministrar a los usuarios del servicio la información necesaria para lograr la mayor transparencia en las operaciones que realicen, de suerte que les permita, a través de elementos de juicio claros y objetivos, escoger las mejores opciones del mercado. Por tal razón, las entidades vigiladas deberán informar a través de carteleras, o si lo estiman conveniente en avisos de prensa, periódicamente al público las tasas remuneratorias activas y pasivas de sus productos y servicios, para lo cual deberán sujetarse a las siguientes reglas:
1) Oferta de tasas de Ahorro.
Por tratarse de una oferta a la clientela, la tasa de interés y la forma de liquidación no podrán ser modificadas por el establecimiento de crédito durante el período determinado.
En aquellos eventos en que la entidad vaya a modificar la tasa, la periodicidad o la forma de liquidación que venía ofreciendo, para el período subsiguiente de la oferta vigente, será preciso que informe al público mediante la publicación de un aviso, con una antelación no inferior a ocho días comunes a la fecha en la que se va a producir la modificación.
2) Información complementaria.
Las entidades podrán indicar en el aviso los premios que ofrecen sortear entre sus ahorradores, consistentes en auxilios para educación, vivienda o vehículos de transporte popular y bienes y servicios ligados a la producción agropecuaria, industrial o artesanal.
3) Operaciones por el sistema de tarjetas de crédito.
En la publicidad se determinará la tasa efectiva anual que cobrarán durante el mes siguiente por concepto de “utilizaciones” y “avances en efectivo”, incluyendo para efectos de su cálculo, todos aquellos cobros que influyen en la determinación del costo financiero del crédito a cargo del beneficiario del mismo con el fin de que los usuarios estén informados del costo real que les implicaría la utilización de una u otra tarjeta de crédito.
Esta información deberá incluir en forma separada el costo de la cuota de manejo y la prima de seguro.
4) Información de tasas de interés
Para la publicación de las tasas de interés activas que realice una entidad para información de sus clientes, se observarán los siguientes lineamientos:
Deberá utilizarse el concepto de tasa de interés efectiva anual, independientemente de la posibilidad de expresar su equivalencia en tasas nominales.
- Se distinguirán las tasas entre activas y pasivas
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 060 DE 2000 - Página 4 - Agosto de 2000>
- Se entiende por TASA DE INTERES PREFERENCIAL aquella que la entidad ha cobrado a sus clientes corporativos de menor riesgo en operaciones de crédito en moneda legal de corto plazo (hasta 12 meses), cualquiera que sea la modalidad utilizada y sin que ella constituya necesariamente una oferta. En consecuencia y con arreglo al criterio antes expuesto, dicha tasa deberá reflejar la realidad comercial del momento para los usuarios del servicio permitiéndoles seleccionar uno u otro intermediario a partir de la información suministrada.
La publicidad podrá presentarse en forma conjunta, utilizando para el efecto los servicios gremiales, sin perjuicio de la responsabilidad individual.
- Es fundamental que las tasas efectivas activas y pasivas se expresen incluyendo conceptos tales como comisiones, estudios, vigilancia, descuentos de crédito y cualquier otro costo análogo. Los emolumentos que obedezcan a servicios adicionales e independientes y que, en consecuencia, no se cobren de manera uniforme a los usuarios del mismo servicio, deberán excluirse del cálculo de la mencionada tasa efectiva y mostrarse en forma individual, en cuyo caso se identificarán por separado con expresión de su costo en términos de tasa.
5) Información en carteleras.
Las instituciones deberán disponer de manera permanente, en todas y cada una de sus sucursales y agencias, de una cartelera o tablero que se situará en los lugares de atención al público, en forma tal que atraiga su atención, para lo cual deberán usarse tipos de letras y números que resulten fácilmente legibles. En la misma, deberán presentarse con carácter permanente las tasas de interés activas y pasivas (efectivas anuales) que cobren o reconozcan, según el caso, en sus operaciones ordinarias.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 060 DE 2000 - Página 5 - Agosto de 2000>
En las carteleras de las entidades deberá avisarse, con la misma anticipación señalada en el presente acápite, sobre los cambios en la tasa de interés, o en la forma en que esta se liquidará.
Siempre que ofrezcan el servicio, conforme a las disposiciones legales, deberán incluir la tasa relativa a las siguientes operaciones:
a. Operaciones activas Intereses
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 060 DE 2000 - Página 5 - Agosto de 2000>
Crédito de consumo.
Préstamos hasta un año.
Préstamos a más de un año.
Crédito comercial.
Préstamos hasta un año.
Préstamos a más de un año
Tarjeta de Crédito
b. Comisiones por concepto de:
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 060 DE 2000 - Página 5 - Agosto de 2000>
Aceptaciones.
Cartas de crédito.
Negociación de remesas.
C. Operaciones activas para Corporaciones de Ahorro y Vivienda intereses.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 060 DE 2000 - Página 5 - Agosto de 2000>
Créditos hipotecarios según rango en numero de UPAC.,
Constructores.
Individuales.
Créditos hipotecarios para vivienda de interés social.
d. Operaciones Pasivas.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 060 DE 2000 - Página 5 - Agosto de 2000>
Certificados de Depósito a Término –CDT– a 1 y 12 meses.
Depósitos de Ahorro Ordinario.
Certificados Ahorro a Término –CDAT– a uno y tres meses.
Certificados de Ahorro de Valor Constante a l, 3 y 12 meses (CAV).
Cuentas de Ahorro de Valor Constante (CAV).
Depósitos Ordinarios (CAV).
6) Información en cartelera relativa a tasas de interés en moneda extranjera.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 060 DE 2000 - Página 5 - Agosto de 2000>
Los intermediarios del mercado cambiario deberán fijar diariamente en cartelera en cada una de las sucursales y agencias en los lugares de atención al público, la tasa de compra y venta de divisas que ofrezcan para sus operaciones del día, así como las tasas convenidas para las operaciones a realizar el día hábil inmediatamente siguiente.
7) Extractos de Cuenta
En la expedición de los extractos o estados de cuenta que las entidades de crédito entreguen a sus clientes con ocasión de la celebración de operaciones activas o pasivas se indicará la tasa efectiva cobrada o pagada durante el período cubierto, donde se encuentren comprendidos, para el caso de los préstamos, la totalidad de los costos financieros a cargo del deudor, cualquiera que sea su denominación, vinculados o relacionados con su otorgamiento.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 060 DE 2000 - Página 5 - Agosto de 2000>
En los extractos que contengan la información sobre el movimiento de cuentas de ahorro deberá indicarse cuando menos una vez al año cuál es la periodicidad y forma de liquidación de los intereses; la misma información se incorporará al extracto si se ha presentado modificación respecto de la que contenía el último extracto enviado, señalando la que en ese momento se esté aplicando
Tratándose de tarjetas de crédito, el extracto deberá contener la fecha de la compra, el valor, el número de cuotas seleccionadas, las canceladas y las pendientes por pagar, la tasa de interés efectiva aplicable a cada una, así como la fecha de pago y de corte de la respectiva cuenta. En este tipo de operaciones se exceptúan como costos financieros, los relativos a la cuota de manejo y a la prima de seguro, en tanto el cobro de estos rubros obedezca inequívocamente a costos de índole no financiera que, por lo mismo, merecen un tratamiento excepcional.
8) Verificación.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 060 DE 2000 - Página 6 - AGOSTO DE 2000>
Las entidades conservarán la publicación a que se ha hecho referencia, en sus oficinas principales, a disposición de la Superintendencia Bancaria, que podrá requerirla cuando estime conveniente.
9) Información especial para el usuario de crédito.
- Ilustración documentada.
Para el caso de captaciones o de colocaciones realizadas a través de títulos valores la entidad informará al usuario la tasa efectiva anual pactada, de conformidad con los formatos para publicidad establecidos por la Superintendencia Bancaria. Dicha información se suministrará al momento de la emisión del título y de su entrega se dejará constancia en la respectiva carpeta del cliente, a disposición de la Superintendencia Bancaria.
- Proyección de pagos.
Cuando la naturaleza de la operación activa permita establecer con claridad el monto de los pagos por concepto de capital e intereses a cargo del deudor la entidad suministrará al cliente una proyección de pagos, para efectos de establecer con claridad la forma como se amortizará el crédito en cada una de sus cuotas, discriminando capital e intereses.
- Pautas actuariales
Los programas publicitarios de las entidades vigiladas deberán ajustarse a la realidad jurídica y económica del servicio promovido.
Teniendo en cuenta que actualmente no existe una armonía en las definiciones de tasas de interés y rendimientos que se utilizan en las campañas publicitarias y medios de promoción de las instituciones financieras, lo cual acarrea confusiones a los usuarios del sistema, se considera necesario fijar las nociones actuariales a las que deberán referirse dichas compañías y establecer pautas a tales actividades.
10) Definiciones.
A continuación se define cada uno de los tipos de interés aceptables con su significado y ejemplos, definiciones que deberán ser aplicadas por las entidades vigiladas tanto en los rendimientos que pagan por los recursos captados, como en el cobro de intereses anticipados o vencidos de los préstamos efectuados por éstas, de conformidad con la tasa fijada por la ley en cada caso.
- Tipo de interés.
La tasa efectiva de interés es la que se refiere a la unidad de tiempo y a la unidad de capital y se liquida por unidad de tiempo.
El símbolo internacional que se utiliza para el tipo efectivo de interés es letra minúscula “i”.
Ejemplos:
i = 24% efectivo anual.
Significa que el inversionista obtiene, después de un año sobre cada peso depositado, 24 centavos de interés.
i= 12% efectivo semestral.
Significa que el inversionista obtiene después de un semestre sobre cada 100 pesos, 12 pesos de interés.
- Tipo nominal de interés.
El tipo nominal de interés es el que se refiere a la unidad de tiempo y a la unidad de capital y se liquida por fracción de unidad de tiempo.
El símbolo internacional que se utiliza para el tipo nominal de interés es la letra minúscula j(m), donde m significa el número de pagos del interés por unidad de tiempo.
Ejemplos:
j (12) = 24% nominal anual pagado por meses.
Significa que el inversionista obtiene, sobre cada peso depositado, un interés mensual de 2 centavos.
j (6) = 9% nominal semestre pagado por meses.
Significa que el inversionista obtiene sobre cada 100 pesos depositados, un interés mensual de un peso con cincuenta centavos. La unidad de tiempo es aquí el semestre.
Tipos equivalentes de interés
La unidad de capital se convierte, después de la unidad de tiempo, en el capital 1 + i, si se liquida el tipo efectivo de interés i. Al mismo tiempo, se convierte la unidad de capital, después de la unidad de tiempo, en el capital [i j (m) ]m decimos que i es el tipo efectivo equivalente al tipo nominal j(m) y viceversa.
Ejemplos:
Cuál es el tipo efectivo de interés anual i, equivalente a un tipo nominal de interés j(12) de 24% anual pagado por mes?
j(12) = 24% nominal anual pagado por meses i= 26,82% efectivo anual.
Lo que significa que no importa si se paga al inversionista de conformidad con una tasa efectiva anual de 26.82% o si se paga mensualmente 2%, o sea 24% nominal anual pagado por meses. Las dos tasas son equivalentes.
Cuál es el tipo de interés nominal semestral pagado por meses, equivalente a un tipo efectivo semestral de 12%?
i= 12% efectivo semestral.
j(6) = 11.44% nominal semestral pagado por meses.
Significa que no importa si se paga al inversionista de conformidad con una tasa efectiva semestral del 12% o si se le paga semestralmente 1.907% o sea 11.44% nominal semestral, pagado por meses. Las dos tasas son equivalentes.
- Tipo efectivo de descuento.
El tipo efectivo de descuento es el que se refiere a la unidad de tiempo y a la unidad de capital y se reconoce por unidad de tiempo, es decir, que se paga anticipadamente por unidad de tiempo. El símbolo internacional que se utiliza para el tipo efectivo de descuento es la letra minúscula “d”.
Ejemplo:
d = 24% efectivo anual.
Significa que sobre cada 100 pesos de valor nominal que vence en un año se deducen 24 pesos por anticipado.
- Tipo nominal de descuento
El tipo nominal de descuento es el que se refiere a la unidad de tiempo y a la unidad de capital y se deduce por fracción de unidad de tiempo, o sea que se paga anticipadamente por fracción de unidad de tiempo.
El símbolo internacional que se utiliza para el tipo nominal de descuento es la letra minúscula f(m), donde m significa el número de pagos por unidad de tiempo nominal que vence en un año, se deducen en forma anticipada dos centavos mensuales.
11) Restricciones para la expresión de tasas en cualquier campaña publicitaria de las entidades vigiladas.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 060 DE 2000 - Página 7 - AGOSTO DE 2000>
Los avisos que contengan la rentabilidad que se ofrece al inversionista, así como la tasa de interés o descuento que se cobre al deudor, deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Cualquiera que sea la tasa de interés ofrecida a cobrar, deberá calcularse conforme a las definiciones mencionadas anteriormente; además, siempre deberá expresarse su equivalencia con la tasa de interés efectiva anual.
La rentabilidad de una inversión no se puede referir a períodos cuya duración sea superior a un año.
Para el cálculo de la rentabilidad solamente se deben tener en cuenta factores objetivos. Factores subjetivos tales como aspectos tributarios o saldos mínimos, que no se pueden cuantificar individualmente, no se deben incluir numéricamente en la tasa de rentabilidad. Estos factores subjetivos pueden mencionarse cualitativa y adicionalmente.
Tanto la rentabilidad que se ofrezca para una inversión como la tasa que se cobre para un crédito, deben ser exactas y no se pueden aproximar sus valores ni por encima en el primer caso ni por debajo en el segundo.
En todo aviso o promoción deberá manifestarse que las tasas de rentabilidad allí utilizadas se calculan de acuerdo con las definiciones dadas por la Superintendencia Bancaria en la presente circular; así mismo a todo deudor, que así lo solicite, deberá explicársele la tasa de interés o de descuento, utilizando las definiciones de la presente circular.
12) Cobro de cláusula penal.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 060 DE 2000 - Página 8 - AGOSTO DE 2000>
Algunos establecimientos de crédito han adoptado en sus pagarés de cartera ordinaria la utilización de una cláusula por medio de la cual se prevé el cobro de una pena adicional a los intereses moratorios para el caso de incumplimiento del deudor.
Al respecto, cabe anotar que este tipo de cláusula corresponde a la denominada por el artículo 1592 de nuestro Código Civil como cláusula penal y que la finalidad de esta figura es idéntica a la de los intereses moratorios por cuanto las dos procuran sancionar al deudor que incumple en el pago. Como sabemos, tanto la cláusula penal como los intereses moratorios tienen la característica de exonerar al acreedor de la carga de probar que sufrió un perjuicio, así como la cuantía del mismo, por cuanto la cantidad pactada entre los contratantes a título de sanción constituye la estimación convencional y anticipada de tales perjuicios y así se estará a esa estimación convencional antes que a la legal y aún a la judicial. En el sentido indicado es que debe darse aplicación al artículo 65 de la Ley 45 de 1990, ya que esta norma aclara cuáles sumas deben entenderse incorporadas en el concepto de intereses moratorios.
Por todo lo anterior, resulta incompatible la existencia simultánea de cláusula penal e intereses moratorios, por cuanto ello constituiría la aplicación para el mismo caso de dos figuras que tienen idéntica finalidad y se estaría así cobrando al deudor dos veces una misma obligación, como es la de pagar por su retardo o incumplimiento.
En consecuencia, se impondrán las sanciones pertinentes cada vez que se compruebe su utilización por parte de algún establecimiento de crédito.
i. Otorgamiento de crédito a entidades estatales
En todos aquellos casos en los cuales se pretenda celebrar una operación de crédito público o sus asimiladas con las entidades estatales del orden nacional, definidas en el artículo 1o. del decreto 2681 de 1993, previamente a la firma del mismo, sin excepción, deberá exigirse la presentación de la autorización expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público de conformidad con lo establecido en el mencionado decreto.
j. Requisitos para el otorgamiento de créditos a cargo de entidades públicas territoriales.
El otorgamiento de créditos a entidades públicas territoriales y sus organismos descentralizados se encuentra gobernado por reglas que imponen a las entidades vigiladas una particular diligencia en el análisis sobre la capacidad de pago y endeudamiento. En esa medida y dado que este tipo de entes se rigen por condiciones especiales, se considera necesario impartir las siguientes instrucciones con el objeto de promover una adecuada administración del riesgo de cartera y el cumplimiento de las normas vigentes sobre endeudamiento territorial:
1. Regulación vigente
En la celebración de operaciones de crédito público y sus asimiladas con entidades territoriales y sus organismos descentralizados, se deberán observar las reglas contenidas en el parágrafo 2o. del artículo 41 de la Ley 80 de 1993 y las contenidas en la Ley 358 de 1997, especialmente en relación con la capacidad de pago y los procedimientos diseñados en los casos en que se superen los limites de endeudamiento de las entidades territoriales, así como las establecidas en el Decreto 2187 de 1997.
2. Destinación de los recursos de financiación.
De acuerdo con lo establecido en la ley, las entidades territoriales no están autorizadas para dar una destinación diferente a los recursos de financiación de aquella señalada en el presupuesto para las rentas que se pignoran como garantía, cuando éstas tienen destinación específica. Ello significa que las actividades a financiar deben ser concordantes con tales objetivos, de tal manera que en la celebración de operaciones de crédito público, las entidades vigiladas deben verificar el cumplimiento de esa premisa legal. En tal sentido, las entidades deberán verificar que los recursos que se obtengan serán destinados a financiar gastos de inversión de acuerdo con lo señalado en el parágrafo del artículo 2o de la citada ley 358, salvo aquellos créditos de corto plazo, los de refinanciación de deuda vigente o los adquiridos para pago de indemnizaciones de personal en procesos de reducción de planta.
3. Capitalización de intereses.
Se ha observado que las entidades financieras estipulan mecanismos de financiación en los que se estructura una capitalización de intereses, los cuales pueden ser intrínsecamente aceptables, pero no con el objeto de mantener inactiva la atención de la deuda por un término relativamente
considerable, sin que pueda evaluarse durante el mismo la capacidad de pago del deudor y, por ende, la calidad del crédito concedido en tales condiciones. Este mecanismo conduce a que no se revele en forma adecuada el servicio total de la deuda e impide ejercer el control sobre el límite de endeudamiento de las entidades territoriales previsto en la ley 358 de 1997. En estos casos, el establecimiento de crédito deberá verificar que la entidad territorial cumple además con la relación saldo de la deuda/ingresos corrientes establecido en el artículo 6o. de la ley 358, cuando a ello hubiere lugar.
4. Garantías.
Se ha establecido que en ocasiones las entidades territoriales comprometen ingresos o rentas de vigencias futuras con base en proyecciones. En tal sentido, los establecimientos de crédito deben tener en cuenta que tales estimativos son inciertos y que ello supone la asunción excesiva de riesgos toda vez que la cobertura de la garantía puede resultar insuficiente.
Igualmente, se han detectado prácticas consistentes en que los establecimientos de crédito aceptan la pignoración de rentas o ingresos que han sido previamente comprometidos para asegurar otras obligaciones, bien por desconocimiento del gravamen existente o por cualquier otra causa, lo cual trae como consecuencia una inoperancia de la garantía así constituida en el momento en que la entidad financiera deba recurrir a ella. En tal sentido, es preciso que los establecimientos de crédito den estricto cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 3o del decreto 2187 de 1997, en concordancia con lo señalado en el numeral 1.1, capítulo segundo Título Segundo de la presente Circular, evaluando los criterios establecidos en el artículo 3o. del Decreto 2360 de 1993, particularmente la eficacia de la garantía.
De otra parte, en aquellos eventos en los cuales las entidades territoriales otorguen garantías consistentes en la pignoración de rentas o ingresos, los establecimientos de crédito deberán verificar que se dé cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 11o. de la Ley 358 de 1997. En este sentido, la garantía sólo será admisible, para los efectos de los cupos individuales de crédito, si la inversión a financiar tiene como finalidad la provisión de los mismos servicios, actividades o sectores establecidos en la ley para la destinación de los ingresos. Para tal efecto, deberán observarse los siguientes requisitos:
4.1. Se deberá exigir a la respectiva entidad territorial el Certificado de Registro de la Deuda que expiden las correspondientes contralorías de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 9o. de la Resolución Orgánica 03889 de 1996 de la Contraloría General de la República
4.2. Para los efectos de los cupos individuales de crédito previstos en el decreto 2360 de 1993, los establecimientos de crédito no podrán aceptar como garantías admisibles las pignoraciones de rentas que hayan sido comprometidas para asegurar otra obligación. En aquellos eventos en que la cuantía del crédito no haga necesaria la sujeción a las normas contenidas en el decreto 2360 de 1993, sobre cupos individuales de crédito, esto es, que no se exceda el límite del 10% del patrimonio técnico, en todo caso, el establecimiento de crédito deberá verificar que las rentas no hayan sido pignoradas anteriormente a otras entidades financieras.
5. Limites a los niveles de endeudamiento.
Las entidades vigiladas al otorgar crédito a las entidades territoriales deberán en todos los casos verificar que los mismos no superen los límites a los niveles de endeudamiento consagrados en la ley 358 de 1997.
En aquellos eventos en que, de acuerdo con las reglas sobre límites de endeudamiento contenidas en la ley 358 de 1997, las entidades territoriales requieran autorización emanada de autoridad competente para realizar operaciones de crédito público, las mismas deberán ser exigidas sin excepción antes de su celebración.
En todos los casos el establecimiento de crédito debe verificar que no se exceda el límite de endeudamiento previsto en la ley para las entidades territoriales. Al respecto, deben seguirse las siguientes reglas:
a) Por virtud de lo previsto en el artículo 1o de la Ley 358 de 1997, en concordancia con el artículo 364 de la Constitución Política, el endeudamiento de las entidades territoriales no puede exceder su capacidad de pago, la cual se presume que existe cuando los intereses de la deuda al momento de celebrar una nueva operación de crédito, no superan el cuarenta por ciento (40%) del ahorro operacional. El ahorro operacional se calcula conforme la regla señalada en el parágrafo del artículo 2o. de la Ley 358 de 1997, en cuyo caso, cuando se registren niveles de endeudamiento inferiores o iguales al 40%, no se requiere de autorización.
b) Ahora bien, cuando el endeudamiento de la entidad territorial se sitúe en una relación intereses/ahorro operacional superior al 40% sin exceder el 60%, los establecimientos de crédito podrán otorgarles crédito, sin que para el efecto se requiera de autorización, siempre y cuando el saldo de la deuda de la vigencia anterior no se incremente a una tasa superior a la variación del índice de precios al consumidor (IPC) proyectado por el Banco de la República para la vigencia, sin incluir la deuda atribuida a los pasivos pensionales contenidos en la ley 100 de 1993.
c) En el caso de municipios que no sean capital de departamento y que superen el saldo de la deuda en los términos del literal anterior, los establecimientos de crédito solo podrán otorgar créditos si la entidad territorial cuenta con la autorización de endeudamiento de su respectivo gobernador de Departamento, o en su defecto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público cuando éste conceda la autorización de manera directa, condicionada ésta a la adopción de un plan de desempeño.
d) En el caso de departamentos, distritos y capitales de departamento que superen el porcentaje de crecimiento del saldo de la deuda en los términos del literal b), los establecimientos de crédito solo podrán otorgar créditos cuando la respectiva entidad territorial cuente con la autorización del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en cuyo caso se requiere la previa.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 020 DE 1998 - Página 9 - MARZO DE 1998>
suscripción de un plan de desempeño.
e) Los establecimientos de crédito se abstendrán de otorgar financiación a cualquier entidad territorial que, presentando una relación intereses/ahorro operacional superior al 60% o una relación saldo de la deuda/ingresos corrientes superior al 80%, no cuente con la autorización del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
La Superintendencia Bancaria impondrá las sanciones a que haya lugar por el otorgamiento de créditos a las entidades territoriales sin la verificación de la capacidad de pago de que trata la ley 358 de 1997.
6. Planes de desempeño
De acuerdo con lo establecido en el artículo 9o. de la Ley 358 de 1997, los planes de desempeño son programas de ajuste fiscal, financiero y administrativo tendientes a restablecer la solidez económica y financiera de las entidades territoriales.
Los establecimientos de crédito se abstendrán de otorgar cualquier nuevo endeudamiento a las entidades territoriales que incumplan el plan de desempeño a que se refiere el artículo 9o. de la Ley 358 de 1997, salvo que tratándose de una nueva administración ésta cuente con autorización para el efecto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, sin perjuicio de lo establecido en el numeral 24, Capítulo II de la Circular Externa 100 de 1995 de la Superintendencia Bancaria.
Esta Superintendencia impondrá las sanciones a aquellos establecimientos de crédito que otorguen crédito a las entidades territoriales sin observar lo dispuesto en los artículos 9o y 10o de la ley 358 de 1997, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 209 y 211 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
7. Mecanismos adicionales de verificación y protección
Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 2o de la Ley 358 de 1997, este Despacho estima necesario que los establecimientos de crédito tengan en cuenta mecanismos adicionales que les permitan evaluar en debida forma la capacidad de pago de dichas entidades y contar con suficientes elementos de juicio para valorar la seguridad de las operaciones realizadas. En tal sentido, este Despacho considera que, entre diversos mecanismos, resulta preciso que los establecimientos de crédito exijan de las entidades territoriales el Certificado de Registro de la Deuda que expiden las correspondientes contralorías.
Igualmente, la debida protección a la calidad de la cartera concedida a tales entidades requiere la constitución de provisiones que permitan atender adecuadamente los riesgos inherentes a estos créditos, para lo cual deberán observarse las reglas especiales contenidas en el numeral 24, Capítulo II de la Circular Externa 100 de 1995. Estas reglas deben aplicarse sin perjuicio de las reglas generales para la evaluación y calificación de cartera contenidas en la citada Circular.
La calificación de la cartera según las instrucciones antes señaladas debe ser aplicada en forma concurrente. Eso significa que en la evaluación de la misma deben tenerse en cuenta las dos clases de límites indicados para efectos de ubicar los créditos en las categorías correspondientes. En ese sentido, en aquellos casos en los cuales se excedan ambos límites, el establecimiento de crédito deberá optar por aquel que remita a una categoría de riesgo superior y, obviamente, cuando se exceda uno solo de ellos se calificará en la categoría respectiva.
8. Elaboración de manuales internos
La Superintendencia Bancaria realizará los controles necesarios a efectos de verificar el cumplimiento a las instrucciones impartidas en la presente circular por parte de los establecimientos de crédito, los cuales deberán adoptar los instructivos internos necesarios para poner en ejecución las medidas señaladas.
9. Registro en la Dirección General de Crédito Público.
Con el fin de que las entidades sometidas al régimen instituido por la Ley 358 de 1997 den cabal cumplimiento al precepto contenido en el parágrafo 2o. del artículo 41 del la Ley 80 de 1993, el cual dispone que, para la ejecución de estas operaciones de crédito es requisito indispensable proceder a su registro en la Dirección General de Crédito Público del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se considera conveniente que en las minutas de contrato de empréstito interno que se acuerden con las entidades territoriales y sus organismos descentralizados, se incluya una cláusula que obligue a que previo el primer desembolso del préstamo, el prestatario, en cumplimiento de la citada disposición, remita a la Dirección General de Crédito Público copia autenticada del contrato de empréstito, para su consiguiente registro.
Las instrucciones contenidas en este literal no serán aplicables a las sociedades de economía mixta del orden nacional departamental o municipal en donde el Estado participe en una proporción inferior al 50% del capital de la sociedad.
K. Contratos con empresas de servicios públicos de carácter oficial
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 36.6 de la Ley 142 de 1994, norma mediante la cual se estableció el régimen de los servicios públicos domiciliarios, “Está prohibido a las instituciones financieras celebrar contratos con empresas de servicios públicos oficiales para facilitarles recursos, cuando se encuentren incumpliendo los indicadores de gestión a los que deben estar sujetas, mientras no acuerden un plan de recuperación con la comisión encargada de regularlas”.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 025 DE 1998 - Página 10 - ABRIL DE 1998>
En consecuencia, siempre que un establecimiento de crédito celebre operaciones de crédito con una empresa de servicios públicos de carácter oficial, deberá verificar previamente, de manera formal y dejando constancia escrita en los documentos de estudio del crédito, si la respectiva empresa se encuentra cumpliendo los indicadores de gestión (cuyo seguimiento y control es realizado por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios), o, en su defecto, si ha suscrito un plan de recuperación con el correspondiente Ente Regulador que la habilite para endeudarse.
L. Pago anticipado de créditos de vivienda a largo plazo.
De acuerdo con lo proferido por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-252 del 26 de mayo de 1998 siendo magistrada ponente la doctora Carmen Isaza de Gómez, los créditos de vivienda a largo plazo que otorguen los establecimientos bancarios y/o las corporaciones de ahorro y vivienda se encuentran sujetos a una normatividad especial y propia de intervención del Estado que busca, de conformidad con el artículo 51 de la Constitución Política, promover sistemas adecuados de financiación a largo plazo.
En tal sentido, considera la Corte que los contratos de crédito de vivienda a largo plazo sea que estén cubiertos por hipoteca u otras garantías adicionales, en principio, no se encuentran sujetos a las normas civiles y comerciales que regulan el mutuo oneroso en general y por lo tanto tales establecimientos de crédito no pueden impedir al deudor el prepago de las mismas ni ser sancionado por hacerlo.
De esta forma concluye la Corte que para el ámbito de los créditos de vivienda a largo plazo no es aplicable aquel aparte del artículo 2229 del Código Civil según el cual el mutuario no podrá pagar toda la suma prestada antes del vencimiento del término cuando se hayan pactado intereses.
En consecuencia, y con fundamento en el derecho reconocido por la Corte Constitucional se considera práctica no autorizada cualquier conducta de los establecimientos de crédito que de alguna forma impida, restrinja, obstaculice o imponga sanciones por el pago o cancelación anticipada de obligaciones de vivienda a largo plazo.
M. Gratuidad en los incentivos que ofrezcan las entidades a través de promociones comerciales.
Atendiendo lo dispuesto en el Decreto 2204 de 1998 reglamentario del numeral 2. del artículo 99 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, se entiende por promoción comercial mediante incentivos, todo ofrecimiento transitorio que directa o indirectamente realicen las entidades vigiladas, en forma gratuita, como un estímulo adicional a la tasa de interés y/o al costo del servicio, cualquiera sea la forma o denominación que adopte.
En tal sentido, los incentivos podrán ser ofrecidos directamente por la entidad o utilizando los servicios de su matriz, filiales, vinculadas y en general, cualquier intermediario que cumpla con los ofrecimientos de la entidad promotora, vr. gr, las agencias de turismo, los concesionarios de vehículos, etc.
De otra parte, debe entenderse que los ofrecimientos tienen el carácter de transitorios, como quiera que son elementos adicionales a los propios de la actividad financiera y, por lo tanto, no resultan permanentes a la misma.
Finalmente, cabe destacar la gratuidad de los incentivos, es decir la ausencia de contraprestación financiera en el lanzamiento de promociones. Es así como en productos o servicios financieros iguales, no podrán ofrecerse tasas de interés diferenciales, como en el caso de las cuentas de ahorro, sin perjuicio de que en una o varias de ellas se establezcan premios. Con todo, se considerará una práctica no autorizada la instauración de rangos de depósitos con tasas diferenciales, en alguna o algunas de las cuales se pacte el ofrecimiento de incentivos y en otros no.
Igualmente, se considerará que el costo del incentivo se está traduciendo en una mayor carga o en un menor rendimiento para el ahorrador o usuario del producto o servicio promocionado cuando se pacte la penalización a cargo de éste por terminación anticipada del contrato en el cual se instrumenta la adquisición del producto o servicio mencionado, o el cambio en las condiciones del mismo, tal como la disminución de la tasa remuneratoria convenida para el período correspondiente, de acuerdo con la reglas de publicación de tasas subsiguientes.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 060 DE 2000 - Página 11 - AGOSTO DE 2000>
2. OPERACIONES DE REDESCUENTO.
Los establecimientos de crédito que han solicitado redescuento de los Bonos de Prenda, deben informar al Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario “FINAGRO” sobre las novedades ocurridas a las mercancías que se encuentran respaldando los citados bonos.
Con base en lo anterior, se deberá comunicar cualquier operación al Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario “FINAGRO”, que se haga con la mercancía sobre la cual se ha expedido Bono de Prenda y ha sido redescontada por el establecimiento de crédito correspondiente.
2.2. RETENCIÓN DE LOS CRÉDITOS REDESCONTADOS.
Algunos establecimientos de crédito avalan ante las entidades de redescuento créditos sin el perfeccionamiento de garantías por parte de los deudores, para posteriormente, una vez producidos los desembolsos, retener el total o parte del neto de cada préstamo, ocasionando parálisis en la ejecución de los proyectos de inversión financiados y encareciendo con la retención los costos financieros del crédito.
Así las cosas, este Despacho se pemite manifestarles que la entidad de descuento deberá exigir como requisito para aceptar los avales que el intermediario financiero le certifique la existencia legal de las contragarantías relativas al crédito garantizado.
2.3. OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS PUENTE.
A través de los “Créditos Puente” se presenta la financiación anticipada al posible usuario de los créditos otorgados por el Fondo Financiero Agropecuario, para que una vez concedidos éstos se cancele el crédito ordinario a la entidad respectiva.
Este Despacho considera que el llamado “Crédito Puente”, es una práctica insegura para el usuario e intermediario, por las siguientes razones:
Los objetivos claramente establecidos para el adecuado financiamiento del sector agropecuario en el artículo 216 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, pierden su vigencia con la práctica anteriormente definida.
Las características del crédito de fomento agropecuario consisten en incentivos que se reflejan en largos plazos, bajas tasas de interés, períodos de gracia, asistencia técnica, coordinación y otros que ninguna otra modalidad de crédito puede ofrecer. Así mismo, su utilización presupone unas necesidades técnicamente determinadas en los programas y formularios de tramitación.
El Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario “FlNAGRO” por diversas razones puede no darle curso a la solicitud de crédito, en cuyo caso el usuario del “Crédito Puente” se verá obligado a desistir del Proyecto.
Las condiciones gravosas en que se otorgan los “Créditos Puente” para invertir en el sector agropecuario, cuya rentabilidad por su naturaleza es a largo plazo, conlleva para los establecimientos de crédito la disminución de sus recursos ordinarios y el incremento de su cartera vencida.
Por las razones expuestas y en desarrollo de las facultades otorgadas por el literal a) del numeral 5o. del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, se califica como práctica no autorizada e insegura el otorgamiento de los denominados “Créditos Puente“.
2.4. OTORGAMIENTO DE “CRÉDITOS DE FERIA GANADERA”.
Este Despacho se permite impartir las siguientes instrucciones en relación con los créditos que los establecimientos de crédito están en capacidad de otorgar a usuarios con acceso a los beneficios del artículo 219 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero que asisten a las ferias ganaderas anuales del país.
Tales operaciones se denominan comúnmente “Créditos de Feria Ganadera” y están destinados a mejorar e incrementar la producción y la productividad de la industria pecuaria y deben cumplir con los siguientes requisitos adicionales a los que normalmente se exigen para cualquier clase de crédito:
a. Que la financiación comercial otorgada no exceda de dos meses. El término anterior deberá contarse a partir de la fecha de la aprobación del crédito por el intermediario y hasta el final del desembolso por el Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario.
b. Que el crédito haya iniciado su trámite en el Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario al momento del desembolso del intermediario.
c. Que no se utilice cuando el usuario se acoja al sistema de remates de ganado.
La aprobación de un préstamo de esta índole no obliga al Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario al otorgamiento del crédito y está sujeto tanto al lleno de los requisitos comunes, como a su disponibilidad de recursos.
2.5. DESVIACIÓN DE RECURSOS DE CRÉDITOS DE FOMENTO.
Existen casos en que los usuarios del crédito de fomento no cumplen con los planes de inversión, dando una destinación diferente a aquélla para la cual fueron concedidos. En este sentido, la ley es muy clara en cuanto a la obligación de ejercer un riguroso control de las inversiones por parte de las entidades prestamistas, como lo consagra el artículo 222 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Además, tal como lo prevén los artículos 23 de la Ley 5a. de 1973 y 27 del Decreto 1562 citados, es obligación de las entidades prestamistas que participan de mecanismo de crédito para fomento agropecuario, declarar vencidas las obligaciones cuando se compruebe una destinación diferente a aquellas para la cual fueron concedidos los préstamos o en cualquier otra forma hayan incumplido los respectivo, contratos.
Aparte de las mencionadas disposiciones, existe en la ley la facultad otorgada a FINAGRO, como administrador del Fondo Financiero Agropecuario, artículo 2o. del Decreto Reglamentarlo 1562 de 1973, por el de:“Cargar a la cuenta de las entidades prestamistas las sumas correspondientes a los saldos insolutos de las operaciones de crédito redescontadas dentro de dicho Fondo, cuando compruebe que el beneficiarioT final del crédito o el intermediario financiero, han incumplido los contratos de préstamo o las demás obligaciones que se adquieran por virtud de la ley.
Por otra parte corresponde a la Superintendencia Bancaria y a la Dirección del Fondo, al tenor de lo dispuesto en el artículo 38 de la ley 16 de 1990 la inspección y vigilancia en el cumplimiento de las obligaciones allí indicadas.
2.6. EXIGENCIA DE RECIPROCIDAD EN EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS DE FOMENTO.
Es importante anotar que en el trámite de los créditos de fomento no resulta legalmente admisible que los establecimientos de crédito efectúen exigencias a los usuarios, distintas de las contempladas en la ley o en normas reglamentarias, como son las reciprocidades consistentes en el mantenimiento de determinados promedios en cuentas corrientes, la constitución de depósitos a término y otras análogas.
Tales prácticas derivan en una desviación de los recursos del crédito, pues se obliga a los usuarios del mismo a constituir “depósitos a término” con estos recursos o simplemente aceptarlos, cuando exista la certeza de su procedencia por haberse actuado como intermediario financiero. Otros ejemplos de desviación lo constituyen la apertura de “cuenta especial”, “cuenta de ahorros” o el traslado a “abonos diferidos” en similares circunstancias.
Al respecto, es necesario recordar la prohibición de estas prácticas, como quiera que hacen más gravosos los créditos concedidos y, en algunos casos pueden dar lugar a que se les exija a los beneficiarios la realización de hechos que configuran la comisión del delito de aplicación fraudulenta de crédito oficialmente regulado, contemplado en el artículo 241 del Código Penal.
3. OPERACIONES CON TARJETA DE CREDITO.
En las operaciones activas de crédito que realizan los establecimientos de crédito a través del sistema de tarjetas de crédito deberán observarse para el estudio del crédito las siguientes reglas:
Las entidades autorizadas podrán ofrecer libremente el contrato de apertura de crédito, mediante el sistema de tarjeta, para lo cual y con el objeto de asegurar un adecuado análisis del riesgo en la celebración de este tipo de contratos, deberán efectuar el correspondiente estudio de crédito, manteniendo como mínimo la exigencia de los siguientes requisitos:
a. Declaración del impuesto de renta y complementarios para aquellas personas que de acuerdo con la ley se encuentren obligadas a declarar.
b. Para los asalariados no declarantes el certificado de ingresos y retenciones.
c. Para las personas que no son asalariados pero que de acuerdo con su condición patrimonial no se encuentren obligados a declarar no podrá exigírseles la presentación de declaración alguna.
d. Además de los anteriores requisitos, los establecimientos de crédito podrán solicitar los demás documentos que a su juicio permitan establecer la solvencia económica de los potenciales deudores, con el fin de determinar la capacidad de pago del solicitante y toda aquella información que contribuya a efectuar “el conocimiento del cliente”
La documentación de que trata este numeral deberá ser conservada por el establecimiento de crédito en el respectivo expediente de cada usuario.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 035 DE 1998 - Página 13 - MAYO DE 1998>
Los cupos de crédito deben otorgarse con sujeción a la política de crédito de cada establecimiento. Dicha política en materia de cupos para tarjetas de crédito, deberá formularse por escrito por el órgano competente y ser de amplia difusión en cada entidad.
Como quiera que la legislación financiera contempla de manera expresa los límites de endeudamiento de una persona natural o jurídica frente a los establecimientos de crédito, estas entidades deberán abstenerse de establecer cupos ilimitados de crédito en las operaciones arriba mencionadas, toda vez que dicho proceder resulta violatorio de las disposiciones contenidas en los Decretos 2360 y 2653 de 1993 y demás normas que los modifiquen o adicionen en la medida en que la apertura de crédito es una operación activa según las voces del artículo 6o. ibidem.
Por tal virtud, no podrá anunciarse la expedición de tarjetas sin sujeción a cupo alguno y en cada extracto deberá aparecer el cupo asignado por beneficiario, precisando el monto por utilizar.
Todo aumento de los cupos deberá corresponder a un previo estudio de la capacidad de endeudamiento de cada tarjetahabiente, salvo cuando, entratándose de tarjetas activas, el cupo se modifique hasta en un porcentaje equivalente al incremento en el nivel general de precios al consumidor correspondiente al año anterior.
a. Tasas de interés. Alcances
De conformidad con los previsto en el artículo 4o. de la Resolución 19 de 1988 emanada de Ia Junta Monetaria, –hoy Junta Directiva del Banco de Ia República– el concepto de tasa de interés efectiva comprende, también, la totalidad de los costos financieros a cargo del deudor –cualquiera que sea su denominación– vinculados al préstamo o relacionados con él.
Unicamente quedan exceptuados los que se refieren a la cuota de manejo y a la prima de seguro, en tanto el cobro de estos rubros obedezca inequívocamente a costos de índole no financiera que, por lo mismo, merecen un tratamiento excepcional.
b. Límites
La tasa de interés efectiva que conforme a los contratos celebrados cobren los establecimientos de crédito se encuentra limitada por las previsiones legales contenidas en el artículo 884 del Código de Comercio, cuyos alcances fueron comentados por esta Superintendencia en el literal f. del numeral 1.1.1 del presente capítulo.
Desde luego que, para su determinación, habrá de estarse a lo previsto en el punto anterior a fin de que los costos financieros del crédito -expresados bajo cualquier denominación que quiera dárseles– no superen las tasas legalmente permitidas.
c. Generalidad
Las condiciones de financiación que una entidad determinada ofrezca al público deben ser de tal manera generales que el acceso al crédito por parte de cualquier usuario se haga en pie de igualdad. Así lo establece expresamente el artículo 1o. de la Resolución 19 de 1988 emanada de Ia Junta Monetaria, –hoy Junta Directiva del Banco de Ia República–.
Es entendido que la tasa efectiva que es posible convenir con arreglo a lo dispuesto anteriormente puede ser la misma, así el plazo de financiación sea diferente.
d. Inmodificabilidad
Durante el plazo del crédito la tasa de interés efectiva debe permanecer inalterada, según las voces del artículo 2o ibídem En consecuencia, los establecimientos de crédito, no podrán efectuar cobros adicionales ni hacer modificaciones en la forma de pago, que conduzcan a variar la tasa de interés efectiva que haya sido prevista al tiempo de cada utilización.
e. Publicidad
Por virtud de lo dispuesto en materia de información de tasas de interés, en el artículo 2o., ibídem, se deberá tener en cuenta lo siguiente:
f. Extractos
Además de la información que los emisores de tarjetas de crédito tradicionalmente suministran en los extractos de cuenta periódicos, deberán incluir en ellos la relativa a la tasa de interés efectiva que se cobra al usuario, para cada utilización.
La cuota de manejo y la prima de seguro podrán seguir siendo informadas en la forma acostumbrada y se incluirán en el aviso de que trata el punto siguiente.
g. Avisos
El último día hábil de cada mes los establecimientos de crédito publicarán en un periódico de amplia circulación nacional –en las páginas informativas de temas económicos y en caracteres destacados–, la tasa de interés efectiva que cobrarán durante el mes siguiente, incluyendo, para efectos de su cálculo, todos aquellos cobros que influyen en la determinación del costo financiero del crédito a cargo del beneficiario del mismo, con el fin de que los usuarios estén informados del costo real que les implicaría la utilización de una u otra tarjeta de crédito.
Las entidades acreditarán el cumplimiento del requisito anterior, mediante la remisión a esta Superintendencia de una copia del aviso respectivo, dentro de los cinco días comunes siguientes a la publicación.
3.5. PLAZO Y VALOR DE FINANCIACIÓN.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 1o. del Decreto 2048 de 1996 “Los prestamos que se otorguen mediante el sistema de tarjeta de crédito tendrán un plazo máximo de doce (12) meses y se financiarán en el correspondiente período hasta por el valor total de cada utilización, en cuotas mensuales uniformes”.
De otra parte se establece que “Cuando se trate de consumos en el exterior o en moneda extranjera, la cancelación del préstamo tendrá un plazo máximo de 3 meses, en cuotas mensuales uniformes, contado a partir de la respectiva utilización.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 025 DE 1998 - Página 15 - ABRIL DE 1998>
De conformidad con las facultades concedidas por el literal a) del numeral 5o. del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, se califican como inseguras las siguientes prácticas:
- El ofrecimiento de cupo de créditos sin solicitud del tarjetahabiente.
El ofrecimiento de cupos de crédito a favor de grupos de personas, sin que éstas hayan formulado solicitud alguna ante tales entidades y sin que por parte de las instituciones se hubiere efectuado un análisis del riesgo a través del estudio de sus condiciones económicas, ya que la omisión de tal estudio puede comprometer los activos de dichas instituciones.
El exceso en los cupos máximos
No adoptar las medidas apropiadas para impedir que los tarjetahabientes que han excedido los cupos máximos aprobados continúen utilizando la tarjeta. Con el fin de prevenir la ocurrencia de hechos que puedan dar lugar a la realización de la práctica insegura descrita, los establecimientos de crédito deben circularizar a los establecimientos de comercio, dentro de los tres (3) días siguientes al registro del exceso, para que se abstengan de admitir la tarjeta correspondiente; lo anterior, sin perjuicio de que el establecimiento de crédito aplique las medidas que en el reglamento de uso de la tarjeta han de consagrarse para el evento en que el usuario incumpla la obligación.
Cargos no autorizados en tarjetas de crédito
Es igualmente práctica insegura aquella adoptada por algunas entidades emisoras de tarjetas de crédito según la cual se envía a los tarjetahabientes, junto con el extracto mensual un volante dentro del cual se les anuncia que recibirán próximamente una determinada revista o publicación impresa, por suscripción, con cargo a su cuenta. La respuesta que debe dar el cliente, según esta forma, debe ser negativa para no recibir el ofrecimiento, porque de lo contrario, automáticamente se considera aceptado el recibo de la publicación y, obviamente, la suscripción.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 025 DE 1998 - Página 15 - ABRIL DE 1998>
Al respecto debe aclararse que, al tenor de lo señalado en el artículo 1464 del Código Civil, el consentimiento consiste en “...el concurso real de las voluntades de dos o más personas...”, luego como principio básico de toda convención, solamente estaremos en su presencia en la medida en que “...todas y cada una de las personas han manifestado sus voluntades convergentes hacia un mismo querer (in idem pactum consensus), lo que supone, a lo menos, la sucesión de dos actos simples: La propuesta y la aceptación. Es necesario que uno de los interesados proponga a otro u otros la celebración de la convención y que éste, a su turno, manifieste que está de acuerdo con tal propuesta y que adhiere a ella. Así eI encuentro y Ia unificación de Ia propuesta y su aceptación es lo que genera el consentimiento” (OSPINA FERNANDEZ, Guillermo y OSPINA ACOSTA, Eduardo “Teoría General de los actos o Negocios Jurídicos “. Editorial Temis, Bogotá 1980 Pag, 150);
Ahora bien, el punto de interés radica en lo relacionado con la aceptación, que por ningún motivo puede ser presumida –en principio– por el oferente, ni subsanada por éste, habida cuenta que la Ley Mercantil presupone, de manera obvia, en cabeza de su destinatario. Resulta necesario e imprescindible el pronunciamiento de aceptación del negocio que se ha propuesto, como quiera que existe incompatibilidad para entender –en un momento dado– el silencio del destinatario como una manifestación positiva para cobrar vida como negocio jurídico.
Nuestra legislación admite, en principio, solo la aceptación expresa. (artículo 850 del Código de Comercio), verbal, si la oferta es verbal, escrita si así es el ofrecimiento (artículo 851 C. Co.).
De manera singular se admite que “...Ia aceptación tácita, manifestada por un hecho inequívoco de ejecución del contrato propuesto...”, siempre y cuando el oferente tenga conocimiento de tal hecho durante el término de la oferta (artículo 854 del Código de Comercio).
El silencio, entendido por Messineo, como “comportamiento equívoco y neutro”, no constituye por regla general actitud vinculante para quien lo guarda. En el derecho privado no rige el viejo aforismo romano “qui tacet consentire videtur”, o sea, quien calla otorga. Predomina por el contrario, el de que quien calla, simplemente calla. Así pues, se insiste, nuestro Derecho Mercantil se plegó a la fórmula francesa según la cual, para la manifestación del consentimiento necesario en los contratos no basta no decir no; es necesario decir Sl. (CFR CANCINO RESTREPO, Fernando “Estudios de Derecho Privado” Editorial Temis Bogotá 1979 Paq. 84).
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 025 DE 1998 - Página 15 - ABRIL DE 1998>
4. OPERACIONES INTERFINANCIERAS.
<Inciso modificado por la Circular 29 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> En atención a la necesidad de que las operaciones interfinancieras (Fondos Interbancarios y pactos y compromisos de compra y de reventa) puedan cumplir adecuadamente su propósito de servir como mecanismo para la transferencia institucional de recursos de acuerdo a las condiciones de mercado, este Despacho considera viable la celebración concomitante de operaciones de esta naturaleza que le permitan a las entidades vigiladas mantener al mismo tiempo una posición activa y pasiva, para lo cual estima procedente hacer las siguientes precisiones:
<Numeral modificado por la Circular 29 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
a. Cupo Individual
Los créditos por todo concepto otorgados a cada institución no podrán sobrepasar el cupo individual de crédito de la entidad otorgante. Estos préstamos deben sujetarse a los cupos individuales de crédito de instituciones financieras previstos en el artículo 8 del Decreto 2360 de 1993 y demás normas que lo modifiquen o sustituyan.
b. Cupo Global
Que los créditos interfinancieros a cada institución no superen el cupo global que la Junta Directiva de la entidad vigilada otorgante haya establecido al beneficiario para operaciones de esta naturaleza, para lo cual se tendrán en cuenta consideraciones técnicas de dispersión de riesgos y capacidad de endeudamiento del establecimiento beneficiario de los recursos, entre otros.
Estos límites deberán ser evaluados por la Junta Directiva periódicamente y la información con base en la cual se han determinado estará a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia. El incumplimiento de este requisito se califica como práctica insegura en los términos y para los efectos del artículo 326, numeral 5o. literal a) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
4.2. CAPACIDAD LEGAL - ACTIVIDADES PRINCIPALES.
El artículo 99 del Código de Comercio determina que la capacidad jurídica de las sociedades se circunscribirá al desarrollo de la empresa o actividad prevista en el objeto. Tratándose de instituciones financieras -que son también sociedades mercantiles en razón de su actividad- el objeto social no resulta ser de libre estipulación por los asociados, sino que se halla predeterminado por su régimen orgánico de estirpe legal.
El artículo 2034 del Código de Comercio establece que le corresponde a la Superintendencia Bancaria, en relación con las sociedades sometidas a su inspección y vigilancia, hacer cumplir las disposiciones de dicho Código en todo cuanto no pugnen con las normas imperativas de carácter especial que determinen el régimen de dichas sociedades, lo cual significa que cuando alguna norma del Código se oponga a una de las especiales dictadas para las instituciones financieras, se aplicarán estas últimas.
Así las cosas, fácil resulta colegir, en lo que importa, que la doctrina de la especialidad en punto del objeto social que consagra el artículo 99 del Código de Comercio, resulta aplicable a las sociedades vigiladas por la Superintendencia Bancaria en razón de lo preceptuado por el artículo 2034 ibídem, toda vez que ella no pugna en forma alguna con las disposiciones imperativas de carácter especial que rigen tales entidades y, por el contrario, se acompasa armónicamente con los referidos estatutos excepcionales en la medida en que ambas figuras apuntan a la misma finalidad, cual es la de que las sociedades comerciales ordinarias en el primer caso y financieras en el segundo, hagan uso de su capacidad jurídica dentro de los precisos límites de su respectivo objeto social.
Para el caso en análisis, por ejemplo, las compañías de financiamiento comercial encuentran su capacidad legal en los artículos 24 y 142 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y, además, en los Decretos 913 y 1799 de 1993 y 1994, respectivamente.
Así, tratándose del apalancamiento de estas sociedades se encuentra que como actividades principales están las de captar ahorro a través de depósitos a término, tal como lo establece la letra a. del artículo 24 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y, por disposición del artículo 6o del Decreto 913 de 1993, recibir préstamos de las corporaciones financieras para la adquisición de bienes para ser colocados en arrendamiento financiero, tal como lo dispone el literal e. del artículo 13 del Estatuto precitado. Además, pueden realizar otras operaciones pasivas como son la emisión de bonos ordinarios, emisión de acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto, etc., es
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decir, que las normas han previsto en forma expresa las operaciones pasivas que les es dable realizar como actividades principales.
4.3. CAPACIDAD LEGAL- ACTIVIDADES CONEXAS.
Frente a actividades que tengan por finalidad ejercer derechos o cumplir con las obligaciones, se debe imperativamente entrar a analizar el hecho objeto de análisis, respecto de los actos directamente relacionados con el objeto social o actividades conexas al mismo.
Para tal menester es del caso establecer, por el principio del objeto social reglado, que los actos conexos que se realicen deben necesariamente guardar estrecha relación con la capacidad legal particular. Cuando se trate de actos conexos, su armonía con el objeto social deben expresarse siempre por medio de una relación de medio a fin, cuyos extremos serán, en su orden, el acto considerado y la empresa o actividad prevista en la ley para las instituciones financieras.
Acorde con ello, en nada pugna que sean considerados, por ejemplo, la apertura de una carta de crédito con una institución financiera, la obtención de un crédito con una corporación de ahorro y vivienda para la adquisición de activos en general, ya sea para uso propio o para entregar en arrendamiento financiero y los préstamos interbancarios como actos conexos.
Igual tratamiento recibirían los préstamos que concedan las instituciones creadas o autorizadas por ley que tengan dentro de su capacidad legal la atribución de conceder créditos o en las cuales participen instituciones del Estado.
Acorde con ello, se reitera el criterio expuesto en el oficio 001913 del 16 de enero de 1989, proferido por esta Superintendencia, según el cual, al referirse a las diferentes operaciones de crédito, hay que "(...) diferenciar un primer grupo de operaciones conformado por aquellas legalmente permitidas para la captación y colocación de recursos, que caracterizan a cada establecimiento de crédito como intermediario financiero, y un segundo grupo en el que se ubican aquellas autorizadas para movilizar sus excesos de tesorería y asegurar su liquidez, todas ellas comprendidas en el giro ordinario de sus negocios.
"Es importante precisar que unos son los mecanismos de captación y otras las fuentes de financiamiento de una institución financiera. Cuando una sociedad tiene por objeto la captación y colocación de recursos, los dineros que recepciona (sic) para el cumplimiento de su función de colocación, desde el punto de vista jurídico, no son una fuente de financiamiento, habida cuenta de que esa recepción constituye el objeto específico de la entidad, Por el contrario, cuando de lo que se trata es de obtener crédito para el desarrollo de la empresa social, como sucede en el evento de buscar solucionar un problema de liquidez, los recursos no hacen más que financiar su actividad.
"No toda actividad de un establecimiento de crédito se restringe a las operaciones de intermediación financiera, que constituyen su objeto social, sino que también, al igual que los demás particulares pueden realizar una serie de operaciones que se dirijan a crear o modificar las condiciones requeridas para el desarrollo de su actividad, o a la conservación, reparación y mejora de los bienes que integran su patrimonio, o a la solución de situaciones coyunturales de iliquidez. Estas son operaciones para financiarse y funcionar como empresas, no comprendidas entre las propias de la intermediación financiera, pero sí dentro del giro ordinario de sus negocios y a las que se extiende su objeto social como actos requeridos para su adecuado funcionamiento.
"Desde este punto de vista, los créditos inter-institucionales no son medios de captación de recursos sino fuentes de financiamiento, a los que puede acceder la institución por disposición expresa de la ley o como operación conexa a su objeto social, por virtud de lo previsto en el artículo 99 del Código de Comercio."
Así, los préstamos que reciba un establecimiento de crédito deben tener como finalidad solucionar situaciones de liquidez.
Además debe entenderse que la detentación de deudor debe comprender plazos más o menos razonables para subsanar los requerimientos de liquidez, concepto éste que no alude a la frecuencia o a la materialidad del préstamo, pues tales connotaciones pueden tener ocurrencia en intervalos razonables de utilización de los recursos interbancarios.
En consecuencia, debe concluirse que los bancos y cualesquiera otras entidades financieras, con dependencia a su capacidad legal, pueden efectuarse préstamos entre sí.
Hay que anotar que estos préstamos deben sujetarse a los cupos individuales de crédito de instituciones financieras previstos en el artículo 8 del Decreto 2360 de 1993, modificado por el artículo 1o del Decreto 1384 de 1995.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 055 DE 1997 - Página 17-1 - AGOSTO DE 1997>
5.1. CONDICIONES GENERALES PARA LA ACEPTACIÓN DE TÍTULOS VALORES.
De conformidad con lo previsto en los artículos 7, literal f); 12, literal g) y 24, literal f) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento se encuentran facultadas para aceptar letras de cambio en los términos y condiciones señaladas en las normas citadas.
Igualmente, establece el artículo 7o. del Decreto 2533 de 1994, que “Las corporaciones de ahorro y vivienda podrán otorgar financiación mediante la aceptación de letras de cambio que se originen en transacciones de bienes correspondientes a compraventas nacionales o internacionales, de conformidad con las disposiciones cambiarias vigentes”.
Para tales efectos, este necesario tener en cuenta las siguientes reglas:
a. Compraventa como relación causal.
Cada aceptación debe ser el reflejo de una operación cierta de compra venta de bienes. Por lo tanto, los establecimientos de crédito adoptarán todos los mecanismos indispensables para verlficar la existencia de la transacción mercantil; para ello deberán exigir el documento o la copia del mismo que instrumente el negocio, o la factura comercial, el contrato de transporte, los registros de importación tratándose de las aceptaciones bancarias etc., así como cualquier documento que haga referencia a la relación causal que dió origen al título valor.
b. Control.
A fin de contar con un control adecuado, los establecimentos de crédito mencionados, llevarán un libro auxiliar de aceptaciones, compuesto de hojas individualizadas, debidamente registrado en la Cámara de Comercio respectiva. En este auxiIiar se deben especificar, cuando menos, los siguientes aspectos:
c. Requisitos del auxiliar.
- Nombre e identificación del beneficiario o tenedor inicial.
En Ios casos anteriores, si se trata de personas jurídicas, es indispensable, además que se acrediten Ios certificados de existencia y representación legal y Ios poderes de quiénes actúan como apoderados o representantes legales del girador del título
Monto de la obligación;
Fecha en que la letra de cambio es aceptada, fecha de vencimiento y fecha en que se cubre la aceptación y deja de ser un pasivo;
Indicación de la sucursaI o agencia del establecimiento de crédito que efectuará el pago conforme al tenor Iiteral del título;
Número o serie de la aceptación;
Documentos que deben presentarse y requisitos que deben cumplirse para la aceptación de la letra por parte del establecimiento de crédito, y
Nombre de identificación de la persona a quien se le hace el pago.
d. Condiciones de seguridad de los títulos.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 055 DE 1997 - Página 17-2 - AGOSTO DE 1997>
Las compañías de financiamiento comercial, los bancos y las corporaciones financieras deben velar por expresar su aceptación en documentos que reúnan óptimas condiciones de seguridad con el fin de preservar su integridad; dichos documentos deberán contener, por lo menos, las siguientes informaciones:
e. Contenido de los documentos
- Serie o número de identificación, según sea el sistema que escoja el establecimiento, a fin de permitir su fácil identificación en el libro a que se refiere el punto anterior.
Indicación de la sucursal o agencia del establecimiento que efectuará el pago, y
Fecha de la aceptación y fecha de vencimiento.
f. Condiciones para la aceptación de letras de cambio
1) Compañías de financiamiento comercial.
De conformidad con lo previsto en el artículo 24 literal f) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las letras de cambio que acepten compañías de financiamiento comercial, serán libremente negociables, no renovables y solo podrán originarse en transacciones de compraventa de bienes en el interior. Las compañías de financiamiento comercial que, en virtud de lo dispuesto en el artículo 68 de la resolución 21 de 1993 expedida por la Junta Directiva del Banco de la República, reunan los requisitos de capital exigidos por dicha norma para ser intermediarios en el mercado cambiario, podrán aceptar letras de cambio que se originen en operaciones de compraventa de bienes en el exterior en las mismas condiciones previstas para los establecimientos bancarios.
2) Corporaciones financieras.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 12 letra h) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las corporaciones financieras sólo podrán aceptar letras de cambio cuando tales títulos hubieran sido emitidos a favor de las empresas de que trata el artículo 11 ibidem. siempre y cuando correspondan a financiación otorgada por el vendedor, independientemente si son inferior o mayor a un (1) año para la fecha en que se efectúe la operación y se refiera a bienes distintos de automotores. En virtud de lo señalado en el artículo 1 del Decreto 2800 de 1994.
3) Establecimientos bancarios.
Las letras de cambio que acepten los establecimientos bancarios pueden originarse en transacciones de bienes correspondientes a compra ventas nacionales e internacionales según lo dispone el artículo 7o. literal f) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Toda aceptación debe ser girada a la orden y a un día cierto y determinado. Entre la fecha de aceptación y la fecha de vencimiento no podrá mediar de más un año. En ningún caso las letras aceptadas pueden ser objeto de renovación o prórroga.
g. Cupo individuaI de credito.
Las operaciones activas de crédito derivadas de las aceptaciones, se computarán para los efectos de determinar el cupo individual de crédito del girador en los términos del artículo 6o. del Decreto 2360 de 1993 o de las disposiciones que lo modifiquen o reformen.
h. Pago de la letra de cambio.
Los establecimientos de crédito a que se ha hecho referencia pagarán la letra de cambio a su tenedor para lo cual deberán dejar constancia en el libro mencionado en el literal c. del numeral 5.1 del presente capítulo, en el que se indique el nombre completo y los documentos de identidad, tratándose de personas naturales; y de los poderes y certificados de representación de aquellas personas que actúen en calidad de apoderados o representantes legales de personas jurídicas.
i. Prescripción de la acción cambiaria.
En el caso de que una letra no sea presentada para su pago y se cause la prescripción de la acción cambiaria a favor de la institución aceptante, ésta deberá adoptar las medidas necesarias, de acuerdo con las circunstancias, para restituirle a su cliente la disponibilidad absoluta sobre la provisión en el caso en que ella se hubiere constituido, salvo el evento previsto en el artículo 696 del Código de Comercio.
j. Régimen aplicable.
En todo lo relacionado con la creación de la letra de cambio, aceptación, pago, protesto, reposición, cancelación y reivindicación, los establecimientos de crédito deben dar cumplimiento a lo previsto en el título lll del Libro Tercero del Código de Comercio.
k. Evaluación de solvencia del ordenante.
Los establecimientos de crédito deben realizar el análisis que conlleva cualquier operación activa y que se endereza a verificar la solvencia del ordenante, el nivel de endeudamiento con el sistema, su capacidad de pago y todos aquellos otros elementos que permitan
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - Página 18 - MAYO DE 1996>
determinar la viabilidad de la expedición de la respectiva aceptación con el propósito de evaluar en cada caso los riesgos que asumirá la institución.
Así las cosas, los establecimientos de crédito deberán abstenerse de otorgar aceptaciones que no reúnan los requisitos exigidos en las instrucciones contenidas en este numeral como los referentes al estudio de la situación financiera del solicitante en los términos descritos, por constituir dicha conducta una práctica no autorizada e insegura.
Con la expedición del Decreto 923 de 1997 se legitima a aquellas entidades autorizadas por la legislación financiera para otorgar crédito documentario, a otorgar cartas de crédito stand by, con lo cual, en adelante, la causa o condición para la expedición de una carta de crédito no deberá necesariamente radicar en un contrato de compraventa de mercaderías tal como lo disponía el artículo 3o. del Decreto 2756 de 1976.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 025 DE 1998 - Página 19 - ABRIL DE 1998>
En el artículo 1408 del Código de Comercio encontramos la definición de crédito documentario en los siguientes términos: “Se entiende por crédito documentario, el acuerdo mediante el cual, a petición y de conformidad con las instrucciones del cliente, el banco se compromete directamente o por intermedio de un banco corresponsal a pagar a un beneficiario hasta una suma determinada de dinero o a pagar, aceptar o negociar letras de cambio giradas por el beneficiario contra la presentación de los documentos estipulados y de conformidad con los términos y condiciones establecidos.
Del texto de la definición transcrita hay quienes afirman que en virtud del crédito documentario el establecimiento de crédito es un mandatario con representación y que por consiguiente, actúa en nombre y representación del ordenante y no adquiere frente al beneficiario una obligación autónoma y propia.
Respecto de dicha teoría, se considera conveniente precisar que si bien es cierto la relación entre ordenante y el establecimiento emisor participa de las características del mandato comercial en los términos del artículo 1262 de nuestro Código de Comercio, esta figura contractual no resulta suficiente para explicar las múltiples y complejas relaciones jurídicas surgidas entre todas las partes intervinientes en la carta de crédito.
En efecto, resulta claro que existe una relación jurídica preexistente a la expedición de la carta de crédito entre ordenante beneficiario, pero la misma no corresponde a un contrato de mandato. Así mismo, creemos que el contrato de mandato tampoco explica las relaciones existentes entre el beneficiario y el establecimiento de crédito, máxime si se tiene en cuenta que mientras que el mandato es un contrato por esencia revocable y que en consecuencia puede producirse su revocatoria en forma unilateral bien por el mandante o bien por el mandatario; la modalidad más frecuente en las cartas de crédito es la del crédito irrevocable y tal característica de irrevocabilidad conduce a que el compromiso de pago, aceptación o negociación adquirido por el banco, no pueda desconocerse posteriormente por él mismo, así como tampoco el ordenante pueda posteriormente revocar el encargo dado al establecimiento.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 025 DE 1998 - Página 19 - ABRIL DE 1998>
De otra parte, cabe anotar que en el crédito irrevocable el establecimiento se obliga para con el tercero (beneficiario) en forma directa y personal, mientras que en el mandato, el mandatario actúa tan solo como intermediario a nombre del mandante quien es el verdaderamente obligado para con el beneficiario.
De acuerdo con lo expuesto, se considera que si bien el contrato de mandato puede explicar parte de las relaciones jurídicas surgidas de una carta de crédito, la naturaleza jurídica del crédito documentario no resulta en todo derivada de esta especie contractual y, por tal razón, acogemos la teoría de gran parte de nuestra doctrina, según la cual el crédito documentario es un negocio jurídico complejo que resulta de la contabilización y conexión de las diversas relaciones jurídicas existentes entre todas las partes intervinientes en el mismo.
Luego de efectuadas las anteriores anotaciones en relación con la naturaleza jurídica del crédito documentario, consideramos necesario referirnos a las características de la carta de crédito, para enunciar luego las obligaciones surgidas a cargo del establecimiento emisor en virtud de su expedición.
6.2. CARACTERÍSTICAS DE LA CARTA DE CRÉDITO.
El crédito documentario tiene unas características especiales que lo diferencian de las demás operaciones bancarias de crédito. Tales características son las siguientes:
a. Autonomía.
Partiendo de que el crédito documentario es un negocio jurídico complejo en cuanto que existe como consecuencia de diversas relaciones jurídicas interdependientes, la autonomía como característica del mismo no debe entenderse en un sentido absoluto, sino ligada a la existencia de los demás actos jurídicos que conforman este negocio complejo. Tal característica se deduce de lo dispuesto en la primera parte del artículo 1415 del Código de Comercio, el cual dispone que “la carta de crédito es independiente del contrato en relación con el cual haya de aplicarse el crédito abierto “.
En desarrollo del contenido literal de esta norma, se llega a concluir que el principio de autonomía es aplicable a las cartas de crédito, en cuanto que las relaciones entre comprador y vendedor generan unas consecuencias que no son oponibles a las relaciones entre el establecimiento de crédito como pagador y el beneficiario y que a su turno, las relaciones entre ordenante y el emisor son independientes a las que existen entre ordenante y beneficiario y entre pagador y beneficiario.
En virtud de esta característica, podemos afirmar por consiguiente que cada relación entre las partes las vincula en forma exclusiva y que los demás son terceros respecto de ella, de tal manera que no resultan afectados directamente por el desarrollo de la misma. De igual manera procede anotar que como consecuencia de esta característica, una vez abierta la carta de crédito el establecimiento asume un compromiso directo de pagar al beneficiario siempre y cuando éste cumpla con las condiciones y requisitos pactados en el crédito.
Este aspecto tiene especial relevancia, toda vez que a pesar de la autonomía propia de las distintas relaciones existentes en una carta de crédito, la obligación que asume el establecimiento frente al beneficiario es una obligación condicionada a que este último le acredite el cumplimiento de su obligación para con el ordenante mediante la presentación de los documentos exigidos en la carta de crédito.
De esta manera, y una vez cumplidas por el beneficiario las condiciones establecidas en el texto mismo de la carta, su posición frente al emisor será autónoma y en consecuencia no podrá el establecimiento como ya anotamos, oponerle excepciones que se deriven de las relaciones entre las otras partes. La anterior afirmación obedece precisamente a que la autonomía es la que constituye la esencia y mayor seguridad de pago al beneficiario.
b. Literalidad.
Al igual que en los títulos valores esta característica de las cartas de crédito tiende a darle seriedad y seguridad a todas las operaciones involucradas en el crédito. Como consecuencia de la misma, las partes intervinientes en la carta solo podrán tener como valederas y exigibles las instrucciones órdenes, condiciones y requisitos que aparezcan debida y expresamente señalados en el texto mismo de ella. Por tal razón en las cartas de crédito se debe aplicar el más severo formalismo exigiéndole al establecimiento pagador como condición indispensable para que pueda proceder a pagar, una absoluta conformidad entre los requisitos que pretende cumplir el beneficiario y que aparecen consignados en la carta.
c. Formalidad.
Esta característica hace referencia a los documentos que acompañan la carta de crédito y en virtud de la cual se presume que el vendedor ha satisfecho su obligación con el ordenante, cuando presenta al establecimiento de crédito los documentos formalmente correctos. Esta característica surge de las reglas y usos uniformes expedidas por la Cámara Internacional de Comercio, cuando afirman que los bancos deberán proceder al examen cuidadoso de los papeles y documentos presentados, para cerciorarse de que exteriormente están de acuerdo con las condiciones del crédito.
De lo anterior se deduce que el examen que procede efectuar por parte del establecimiento de crédito, es una verificación meramente formal y que por esta razón no puede el ordenante obligarlos a responder por las condiciones intrínsecas de los documentos. Consecuencia de tal principio es el texto del ya citado artículo 1415 de nuestro Código de Comercio el cual dispone a continuación: “... ni el banco emisor, ni el banco corresponsal en su caso contraen ninguna responsabilidad en cuanto a la forma, suficiencia, exactitud, autenticidad falsificación o defecto legal de ningún documento concerniente a dicho contrato; ni en cuanto a la designación, cuantía, peso, calidad condiciones, embalaje, entrega o valor de las mercancías que representan los documentos; ni en lo referente a las condiciones generales o particulares estipulados en la documentación; a la buena fe o a los actos de remitente o cargador, o de cualquier otra persona; ni en lo que atañe a la solvencia, reputación etc., de los encargadores del transporte o de los aseguradores de las mercaderías”
Del análisis de la norma transcrita se concluye que entre las obligaciones que asume el establecimiento de crédito ocupa un lugar importante la verificación y el examen de los documentos imperando para ello el principio del formulismo, esto es, la no responsabilidad por el contenido real de los mismos ni de las calidades y demás características de las mercancías vendidas.
No obstante lo anterior, resulta preciso aclarar que Ios establecimientos de crédito deben actuar con el cuidado y profesionalidad característicos de su actividad en eI examen de taI documentación, pues aún cuando su obligación consiste en determinar si su tenor se encuentra conforme con Ios términos y condiciones del crédito, taI examen de Ia forma meramente externa no excluye la responsabilidad de Ia entidad de crédito cuando la presentación de los documentos sea defectuosa, o cuando presente alteraciones o enmendaduras que con un examen diIigente sean fácilmente identificables y en consecuencia sugieran Ia falsificación o invalidez de los mismos. De otra parte, como afirma Francisco Zampella en su obra –Documentos Mercantiles y Comercio Internacional – “...Ia verificación no puede sobrepasar los límites del contenido e identidad misma de los documentos, y no debe por tanto imponer particulares investigaciones o comprobaciones.”
Pretender lo contrario, sería tanto como desconocer Ia independencia de Ias relaciones jurídicas existentes en Ia carta de crédito y IIevaría aI absurdo de señalar aI establecimiento responsabiIidades que resultan totalmente ajenas a su naturaleza de entidad financiera.
EI criterio aquí expuesto, repetimos, no exonera aI establecimiento de crédito, ni podría hacerlo, de Ia responsabilidad que se Ie deducirá por su culpa grave o por eI dolo en eI examen superficial o negligente de documento que a Ia postre resultaran falsos o inválidos.
a. Identificación de los beneficiarios.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 025 DE 1998 - Página 21 - ABRIL DE 1998>
Para efectos de los pagos respectivos de las cartas de crédito tanto sobre el interior como sobre el exterior, deberá identificarse plenamente a los beneficiarios de dichos pagos, dejando constancia en los registros respectivos del nombre completo y documento de identificación de las personas naturales y de los poderes y certificados de representación de aquellas personas que actúen como apoderados o como representantes legales.
b. Pago.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 025 DE 1998 - Página 21 - ABRIL DE 1998>
Por otra parte, adquiere la obligación de pagar una suma de dinero; o de aceptar o negociar letras emitidas por el vendedor según los términos establecidos al momento de la apertura de la carta.
c. Verificación de la documentación del beneficiario.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 025 DE 1998 - Página 21 - ABRIL DE 1998>
En tercer lugar, encontramos como obligación fundamental del establecimiento previa al pago o a la aceptación de letras, la de exigir del beneficiario los documentos requeridos en la ley y en la carta de crédito y asumir el análisis y examen de los mismos con buen juicio y responsabilidad. Una vez efectuado el análisis y en caso de encontrar que los documentos presentados por el beneficiario se encuentran conformes con los exigidos por la ley y por el propio ordenante, el emisor pagará por su cuenta y solo de esta manera tendrá acción para hacer efectivo al ordenante el valor del crédito otorgado una vez haya transcurrido el plazo pactado para la financiación.
Efectuado el análisis del punto anterior y llegando a la conclusión de que siempre que se presenten al establecimiento de crédito los documentos exigidos para la utilización de la carta de crédito dentro del término en ella misma establecido y que el examen formal de los mismos no de ningún indicio de su alteración o falsificación, el establecimiento se encuentra obligado a pagar en desarrollo del compromiso adquirido al momento de expedir la carta de crédito.
6.4. TRANSFERENCIA DE LA CARTA DE CRÉDITO.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 025 DE 1998 - Página 21 - ABRIL DE 1998>
Sobre el particular encontramos que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1413 del Código de Comercio, las cartas de crédito son en principio intransferibles salvo que en ellas se haga constar expresamente su transferencia. En este caso, quedará el beneficiario facultado para que el crédito abierto a su favor, pueda ser transferido a favor de uno o más beneficiarios, bien sea por la totalidad de su valor o bien por una parte de él siempre que instruya al establecimiento encargado de hacer el pago o las aceptaciones.
En cuanto hace relación a las condiciones bajo las cuales puede hacerse la transferencia, resulta conveniente tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 46 de las reglas y usos uniformes en cuanto que dicha norma dispone que el crédito solamente podrá transferirse en los términos y condiciones del crédito original. Por otra parte, encontramos que en relación con la transferencia de las cartas de crédito el artículo 1o. del Decreto 2756 de 1976 establece que “las cartas de crédito transferibles no podrán negociarse mediante endoso. Su transferencia se
hará con aplicación de las normas sobre cesión de créditos personales. En consecuencia, la negociación no produce efecto contra el obligado ni contra terceros, mientras no sea notificada por el cesionario al establecimiento de crédito”.
De conformidad con lo expuesto en la norma transcrita, debemos remitirnos a lo dispuesto en los artículos 1959 a 1966 del Código Civil, en los cuales se establecen las reglas aplicables a la cesión de créditos personales. Sobre el particular, encontramos que el artículo 1959 de dicho Código establece un primer requisito para la eficacia de la cesión, el cual consistiría en la entrega del título por parte del cedente al cesionario. Posteriormente, el artículo 1960 ibídem agrega que “la cesión no produce efectos contra el deudor ni contra terceros, mientras no ha sido notificada por el cesionario al deudor o aceptada por este”. De la simple lectura de la norma anotada, resulta claro que el legislador no estableció como condición para la eficacia de la cesión la notificación al deudor “y” la aceptación de este último, sino que al decir “o” aceptó que la cesión se produjera válidamente con el cumplimiento de una de estas dos condiciones.
Tal afirmación, resulta armónica con los artículos 1961 y 1962 en los cuales el legislador reguló separadamente tanto la notificación al deudor como la aceptación de este ultimo, estableciendo que la notificación debe hacerse con exhibición del título que llevará anotado el traspaso del derecho con la designación del cesionario y bajo la firma del cedente. La norma aludida resulta armónica además con la segunda parte del artículo 1o. del Decreto 2756 de 1976 en cuanto estableció que la negociación no produce efecto mientras no sea notificada por el cesionario al establecimiento de crédito.
En desarrollo de las citadas disposiciones legales, este Despacho considera que al existir en el Decreto 2756 una remisión expresa a las normas del Código Civil, bastará la simple notificación del cedente al emisor efectuada en los términos del artículo 1961, para que el establecimiento de crédito se encuentre obligado a pagar al cesionario sin poder exigirle el cumplimiento de requisitos o formalidades adicionales a las que dichas normas establecen y en consecuencia no resultara admisible ni justificada le renuencia del banco a pagar al cesionario, alegando por ejemplo que éste no acreditó la debida representación de quien suscribió la cesión, o del ordenante, por cuanto estaría alegando con ello su propia culpa, toda vez que el mismo ha debido solicitarla bien al momento de expedir la carta de crédito o bien cuando se le notificó la transferencia al cesionario.
De conformidad con lo expuesto, este Despacho se aparta de la tesis de quienes han distinguido la transferencia de la carta de crédito de la cesión de los derechos derivados de la misma afirmando que en el primer caso se trata de la cesión de una deuda, colocando a un segundo deudor en el lugar del original, y que en la cesión de derechos si se presenta la verdadera transmisión o cesión de un derecho, sin que ella requiera ningún acuerdo anterior a la misma por cuanto en principio todo derecho patrimonial es cedible y por consiguiente no resulta necesario decirlo para que el titular de los mismos esté facultado para hacerlo.
Contrario a dicha posición, este Despacho considera que cuando en una carta de crédito se pacta su transferencia sí se está cediendo un derecho condicional y no una obligación, ya que en este caso el beneficiario no tiene ninguna obligación y, por lo tanto, el establecimiento carece de acción para exigir cualquier cumplimiento por parte del mismo pues su derecho nace cuando él cumple con las cargas que se establecen en la carta. En cuanto al principio de que todo derecho patrimonial es cedible y por consiguiente no resulta necesario decirlo para que el titular de las mismas esté facultado para hacerlo, consideramos que tal principio no resulta aplicable en el caso que nos ocupa ya que por norma expresa del Código de Comercio (artículo 887) se establece que si bien todo derecho patrimonial en principio es cedible, puede igualmente no serlo cuando existe pacto o disposición legal expresa en contrario, tal como sucede en virtud del principio de intransferible que consagra el artículo 1413 de nuestro Código de Comercio.
Como consecuencia de lo expuesto, será válida la trasferencia de la carta de crédito que se efectúe de conformidad con lo dispuesto en el Código de Civil y no podrá el establecimiento de crédito oponerse al pago de la misma alegando que corresponde al cesionario demostrar, que fue él quien cumplió la obligación de dar que correspondía al beneficiario inicial.
6.5. CONCORDATO DEL ORDENANTE.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 025 DE 1998 - Página 22 - ABRIL DE 1998>
El compromiso que asume el establecimiento de crédito de pagar una suma de dinero o de aceptar o negociar títulos valores girados por el beneficiario siempre que los documentos se presenten en debida forma por el mismo dentro de la oportunidad señalada para el efecto, es una obligación condicional que tan sólo depende del cumplimiento de tales requisitos por parte del deudor.
Por consiguiente, y de conformidad con la independencia que ya anotamos respecto de las distintas relaciones jurídicas surgidas con la expedición de la carta, no podrá oponer el establecimiento de crédito al beneficiario como excepción al pago que le corresponde, el hecho de que el ordenante esté en proceso concordatario, pues no puede resultar el beneficiario afectado por la relación existente entre el emisor y el ordenante.
6.6. APERTURA DE CRÉDITOS DOCUMENTARIOS CON RECURSOS DE LÍNEAS DE CRÉDITO DIRECTAS.
Resulta válido establecer cartas de crédito utilizables con los recursos provenientes de líneas de crédito directas, con lo cual dichas cartas servirán sólo como instrumentos de pago y, en consecuencia, no podrán llevar consigo una financiación de la operación por parte de la entidad emisora de las mismas.
En el documento en el cual conste la solicitud de apertura de la carta de crédito debe quedar constancia explícita sobre la vinculación existente entre la misma como instrumento de pago y la línea de crédito directa; así mismo, deberá existir evidencia documental de la conformidad emitida por la entidad otorgante de la línea de crédito, en el sentido de que el banco emisor proceda a expedir la carta de crédito bajo el compromiso de pago del valor equivalente a las utilizaciones efectuadas, en los términos del acuerdo celebrado, cuyas condiciones deberán constar por escrito, toda vez que obrar en sentido diverso entrañaría una práctica insegura.
De otra parte, considerando las características de la operación, específicamente los compromisos que se adquieran frente al beneficiario de la carta de crédito y frente a los bancos corresponsales que obren como confirmantes, la entidad deberá establecer parámetros objetivos para evaluación del riesgo derivado de su celebración, en cuanto al análisis de la solidez financiera de la entidad otorgante de la línea de crédito directa.
El valor correspondiente de los recursos con los cuales se cancelaran o se han cancelado cartas de crédito emitidas por la entidad con las características anotadas, se registrará en la cuenta 8128 -líneas de crédito directo– de acuerdo con las instrucciones que se indican en el Plan Único de Cuentas.
7. OPERACIONES CON TÍTULOS VALORES EN BLANCO.
Este Despacho se permite impartir las siguientes instrucciones a efectos de que los establecimientos de crédito efectúen una correcta utilización de los pagarés firmados en blanco por sus deudores:
El artículo 622 del Estatuto Mercantil establece la posibilidad de crear títulos valores con espacios en blanco, pero al propio tiempo prevé que en las instrucciones dadas por el suscriptor no pueden existir vacíos, toda vez que el título sólo puede ser diligenciado de acuerdo con las instrucciones expresas de su creador y no a criterio del tenedor del mismo, en este caso de las instituciones financieras.
Nuestra Ley Mercantil otorga protección a quien entrega un título valor en blanco, al consagrar que el tenedor legítimo únicamente estará facultado para llenarlo si sigue estrictamente las instrucciones de quien lo entregó, las cuales no se podrán plasmar en el documento escrito en forma imprecisa o indeterminada y deberán contener los requisitos mínimos y las características propias del título valor de que se trate. En consecuencia, además de las que los clientes consideren necesario introducir, el escrito de instrucciones deberá contener:
- Clase de título valor;
- Identificación plena del título sobre el cual recaen las instrucciones;
- Elementos generales y particulares del título, que no consten en éste, y para el cual se dan las instrucciones;
- Eventos y circunstancias que facultan al tenedor legítimo para llenar el título valor.
Copia de las instrucciones debe quedar en poder de quien las otorga.
En virtud de lo expuesto este Despacho considera, al tenor del literal a), numeral 5o. del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, como práctica insegura y no autorizada la inobservancia de las instrucciones impartidas anteriormente. Igualmente, se permite recordar a las entidades que el llenar el título contrariando las instrucciones contenidas en la ley puede dar lugar a responsabilidades tanto civiles como penales.
Frente al tema de la causación del impuesto de timbre en títulos valores otorgados en blanco como garantía a una obligación contraida en favor de entidades vigiladas por esta Superintendencia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales se ha pronunciado en los siguientes términos:
“Por regla general, al expedirse, suscribirse u otorgarse un documento que genere obligaciones, en los que se haga constar la constitución, existencia, modificación u extinción de obligaciones que superen la cuantía tope establecida anualmente y uno, o varios, de los intervinientes detenten la calidad de retenedores, se causará el tributo, siempre y cuando el acto o documento no esté expresamente excluido del tributo”
“ No obstante,..., en el caso de los pagarés en blanco exigidos por las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria o entidades públicas, el impuesto de timbre sólo se causará cuando el instrumento se utilice para hacer exigible el pago de las obligaciones en él contenidas. (Artículo 30 del Decreto 2076 de 1992). En estos casos, el impuesto sólo se causará si eventualmente se utiliza el pagare para hacer exigible el pago de las obligaciones. Esta ha sido una reiterada posición doctrinaria de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (Conceptos N°s 026898 del 20-XI-97 y 025078 del 12-XI-97)”
“Así mismo, reiteramos, la causación se da en el momento señalado por la Ley, independientemente de los convenios entre particulares, como sería que uno de los otorgantes u obligados anticipará el impuesto al retenedor con el fin de sufragarlo en su debida oportunidad o la estipulación en la cual se diga que uno de los contratantes asume el pago de la totalidad del gravamen. Estos acuerdos, o convenios entre particulares, sobre impuestos, no son oponibles al fisco....”
De otra parte, respecto al momento en que estas entidades como agentes retenedores deben cancelar el mencionado impuesto, la Dirección de Impuestos ha indicado:
“Los agentes de retención deben cancelar mensualmente el impuesto causado durante el periodo en la forma y condiciones que se señalan en el reglamento. (negrilla fuera de texto)
“ El impuesto de Timbre Nacional debe declararse mensualmente, toda vez que el artículo 604 del mismo ordenamiento jurídico - Estatuto Tributario - señala que ' el período fiscal de las retenciones en la fuente será mensual', adicionalmente el artículo 605 Ibidem, establece quienes deben presentar dicha declaración, al disponer que '...los agentes de retención en la fuente deberán presentar cada mes, una declaración de las retenciones en la fuente que de
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 095 DE 1998 - Página 22-1 - DICIEMBRE DE 1998>
conformidad con las normas vigentes debieron efectuar durante el respectivo mes, la cual se presentará en el formulario que para tal efecto señale la Dirección de Impuestos Nacionales.” (referencia en guiones fuera de texto)
Ahora bien, esta Superintendencia ha tenido conocimiento de la práctica reiterada por parte de las entidades vigiladas de cobrarle al deudor la totalidad del mencionado impuesto en el momento de la legalización de los créditos. No obstante, este impuesto sólo se debe cobrar de acuerdo con el concepto antes transcrito, cuando los títulos o pagarés suscritos con espacios en blanco se llenen y se utilicen, esto es, cuando las obligaciones en ellos contenidas se hagan exigibles y se busque el cobro ejecutivo de las mismas. Causado el impuesto en los términos anteriores, las entidades están obligadas a transferir los recursos a la Dirección General de Impuestos Nacionales dentro de los dos meses siguientes. En consecuencia, en adelante no se podrá cobrar en forma anticipada el impuesto de timbre sobre títulos valores o pagarés suscritos con espacios en blanco, salvo que expresamente lo autorice el deudor, en cuyo caso se constituirá con su monto un CDT en el respectivo establecimiento, remunerado a la misma tasa y con el mismo plazo pactados para el crédito.
Cuando quiera que las entidades hubieren realizado recaudos anticipados, no causados ni transferidos a la Dirección de Impuestos Nacionales, por concepto de este impuesto, con anterioridad a la entrada en vigencia de la presente Circular, deberán devolver a los clientes las sumas correspondientes. Dicha devolución deberá realizarse como un abono al crédito -cuotas futuras o capital-, efectuando una reliquidación al mismo -por menor valor desembolsado- o realizando directamente la devolución del dinero, cuando se trate de créditos cancelados, en ambos casos, dentro de los sesenta (60) días calendario siguientes a la entrada en vigencia de la presente Circular. La devolución de estos recursos deberá realizarse reconociendo los rendimientos correspondientes al período comprendido entre la fecha del recaudo y la de su reintegro efectivo al cliente, liquidados mensualmente a la misma tasa de interés pactada para el crédito que lo originó.
Para este efecto, las entidades, dentro de los sesenta (60) días calendario siguientes a la entrada en vigencia de la presente Circular, deberán remitir a esta Superintendencia el listado de los clientes y montos respectivos devueltos, así como la relación de los montos transferidos a la Dirección de Impuestos Nacionales por concepto del impuesto de timbre.
En consecuencia, al tenor del literal a), numeral 5o. del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, se considera como una práctica no autorizada la inobservancia de las instrucciones impartidas en este subnumeral.
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<Numeral 8 derogado la Circular 52 de 2007. Ver Notas de Vigencia sobre el proceso de implementación del Capítulo XII al Título I "REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE SEGURIDAD Y CALIDAD EN EL MANEJO DE INFORMACIÓN A TRAVÉS DE MEDIOS Y CANALES DE DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS", adicionado por la misma circular>
INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS GARANTIAS.
De acuerdo con lo previsto en el artículo 3o., literal b) del Decreto 2360 de 1993, una de las características de la garantía admisible consiste en ofrecer un “respaldo jurídicamente eficaz al pago de la obligación garantizada al otorgar al acreedor una preferencia o mejor derecho para obtener el pago de la obligación”. Sin embargo, dicha norma de ninguna manera está circunscribiendo las garantías admisibles a las garantías reales como se observa sin lugar a dudas, en la enunciación que de ellas hace el artículo 4o. del Decreto citado.
La interpretación armónica de las normas referentes a garantías admisibles, permite concluir que ellas se refieren a que la seguridad consista en un derecho real o personal que permita a la entidad financiera acreedora, de ser incumplida la obligación garantizada, obtener de manera eficaz y oportuna el pago de la misma, incluso coactivamente sin ser indispensable acudir ante la jurisdicción ordinaria.
En tal sentido, es necesario hacer énfasis en que la enunciación de garantías admisibles contenida en el artículo 4o. del Decreto 2360 de 1993 no es taxativa; por ende, las entidades financieras pueden aceptar como garantías admisibles aquellas seguridades que conforme a la evaluación que de ellas hagan, reúnan las características descritas en el artículo 3o. del Decreto mencionado. La evaluación pertinente deberá reposar en la entidad y mantenerse a disposición de esta Superintendencia.
Bajo el esquema que se ha dejado expuesto, se considera pertinente efectuar las siguientes precisiones adicionales respecto de algunas garantías o seguridades admisibles:
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3o del decreto 2187 de 1997, las garantías otorgadas por las entidades territoriales y sus entidades descentralizadas se evaluarán de acuerdo con los criterios definidos en el artículo 3o. del Decreto 2360 de 1993.
Ahora bien, conforme al artículo 11 de la Ley 358 de 1997, y para los efectos de lo previsto en el literal d), artículo 4o. del Decreto 2360 de 1993, cuando se pignoren rentas de las entidades territoriales, de sus entidades descentralizadas o de las areas metropolitanas y dichas rentas deban destinarse forzosamente a determinados servicios, actividades o sectores establecidos por la ley, se considerará dicha pignoración como garantía admisible, sólo si el crédito asegurado con la prenda tiene como objetivo único financiar la inversión para la provisión de los mismos servicios, actividades o sectores a los cuales deban destinarse las rentas correspondientes.
Con todo, es preciso subrayar que es posible constituir garantías sobre rentas de destinación especifica para respaldar operaciones de sustitución de los créditos originales, es decir, para contraer una operación crediticia cuyos recursos se destinarán a pagar de manera anticipada otra obligación ya vigente. Lo anterior se considera viable en razón que estas operaciones se interpretan como un acto de gestión sobre el pasivo financiero en el cual se realizan algunas modificaciones sobre la deuda inicial pero manteniéndose en todo caso el propósito y monto de la operación.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 020 DE 1998 - Página 24 - MARZO DE 1998>
A términos de lo previsto en el literal g), artículo 4o. del Decreto 2360 de 1994, es garantía admisible la garantía personal, esto es, el aval o fianza de personas jurídicas que tengan en circulación en el mercado de valores papeles con la mera garantía de su patrimonio, siempre y cuando se trate de personas cuyos valores hayan sido calificados como de primera clase por empresas calificadoras de valores inscritas ante la Superintendencia del ramo. Esta garantía, respecto de las operaciones con un mismo deudor o grupo de deudores, no podrá ser superior al 15% del patrimonio técnico de la entidad acreedora.
1.3. TÍTULOS VALORES ENTREGADOS EN GARANTÍA.
De conformidad con lo previsto en el artículo 5o. del Decreto 2360 de 1995, no será garantía admisible la entrega de títulos valores del deudor. No obstante, de acuerdo con esta norma, será garantía admisible la pignoración de títulos valores emitidos, aceptados o garantizados por las instituciones financieras o entidades emisoras de valores en el mercado público.
Precisa igualmente la norma que el establecimiento de crédito no podrá calificar como garantía admisible el recibo de títulos valores, acciones, certificados de depósito a término, o cualquier otro documento de su propio crédito o que haya sido emitido por su matriz o por sus subordinadas, con excepción de los certificados emitidos por los almacenes generales de depósito.
En razón a que el endoso en garantía es un endoso prendario, que los endosatarios en garantía en caso de concurso tienen preferencia sobre los quirografarios y, que, en consecuencia, los títulos valores pueden ser aceptados como garantías admisibles para los efectos previstos en las normas
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 020 DE 1998 - Página 24 - MARZO DE 1998>
sobre evaluación y calificación de cartera expedidas por la Superintendencia Bancaria y en el Decreto No 2360 de 1993, se considera conveniente que los títulos que se reciban en garantía atiendan las siguientes condiciones mínimas:
a. Menciones de los títulos valores.
Deben contener las menciones y requisitos que la ley señala para todos los títulos valores en general y para el que se recibe en garantía, salvo que la ley los presuma.
b. Librador.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 017 DE 1997 - Página 24-1 - ABRIL DE 1997>
Los títulos deben ser librados por persona distinta del beneficiario del préstamo, sin perjuicio de que el deudor los avale para mayor seguridad de quien concede el crédito. Para los efectos previstos en el Decreto 2360 de 1993, deben ser emitidos o aceptados o garantizados por entidades financieras o por entidades emisoras de valores en el mercado público.
c. Vencimiento.
Los títulos deben estar en aptitud para ser cobrados a la época del vencimiento del crédito, esto es, que las acciones cambiarias que de ellos emanan no caduquen ni prescriban durante el término en que ostentan la calidad de garantía.
d. Negociación.
Los títulos deben negociarse en debida forma y cuando el endosante obre en calidad de representante o mandatario debe acreditar tal calidad.
e. Propiedad.
Los títulos deben pertenecer efectivamente al deudor prendario, pues de no ser así el acreedor queda a la sombra de una reivindicación por parte del verdadero dueño.
Estas exigencias son mínimas y se dirigen a ilustrar el criterio de quienes realizan estas transacciones, en cuyas manos está dar cuerpo a las operaciones y asegurar a la entidad de la idoneidad de las garantías que se reciben.
1.4. PRENDA SOBRE EL ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO.
En relación con esta clase de garantía, este Despacho considera pertinente señalar los requisitos que deben cumplirse para que los establecimientos de crédito puedan aceptar este bien como garantía admisible, de conformidad con las previsiones establecidas en el artículo 3o. del Decreto 2360 de 1993.
a. Definición
El artículo 532 del Código de Comercio regula la prenda del establecimiento de comercio en los siguientes términos:
“La prenda de un establecimiento de comercio podrá hacerse sin desapoderamiento de deudor.
A falta de estipulación, se tendrá como afectos a la prenda todos los determinados en el artículo 516, con excepción de los activos circulantes.
Cuando la prenda se haga efectiva a tales activos, los que se hayan enajenado o consumido se tendrán como subrogados por los que se produzcan o adquieran en el curso de las actividades de establecimiento”.
Del contenido del artículo 532 del C.de Co. se pueden derivar las siguientes conclusiones:
- Cuando las partes acuerden la prenda del establecimiento de comercio, sin especificar los elementos que hacen parte del gravamen, los activos circulantes se entienden excluidos.
- Para que los activos circulantes se integren a la prenda del establecimiento de comercio, se requiere del acuerdo expreso entre las partes.
b. La subrogación legal establecida en el Código de Comercio cuando se da en prenda el establecimiento de comercio incluyendo el gravamen de los activos circulantes.
En consideración a la ineficacia que tendría la prenda sin tenencia sobre el establecimiento de comercio cuando incorpora los activos circulantes al permitir el deudor el goce del bien, pero con limitación de su disposición, el Código de Comercio en el artículo 532 consagró una especie de subrogación real que conceptualmente traduce la idea de sustitución de una cosa por otra y que permite obviar este inconveniente.
En efecto, en esta clase de subrogación no se pretende que los activos que se enajenan o se transforman sean necesariamente reemplazados por otros de la misma especie, sino que por el contrario cobra validez el principio de la unidad que se predica del establecimiento de comercio, en desarrollo del cual resulta viable que se presenten cambios positivos en algunos de los elementos del establecimiento que compensen las variaciones negativas en el nivel de existencia de los inventarios o de otros elementos. La característica que debe destacarse en esta subrogación es el incrementar o mantener el valor de la universalidad.
El deudor puede disponer libremente de los bienes objeto de la extensión del “gravamen”, sin que sea necesario que mantenga un valor equivalente entre el flujo de salidas y el flujo de entradas. Lo que es esencial es que el producto de la venta de las mercancías o la incorporación de los insumos, se destinen al establecimiento.
Así las cosas, en cuanto al contenido de la subrogación de los activos circulantes puede decirse que, cuando éstos se encuentran afectos a la prenda del establecimiento de comercio, lo importante no es el bien que entra o sale, sino los valores que entran o salen representados en dinero, derechos u otros bienes relacionados con la actividad del establecimiento.
Lo que se presenta en la subrogación real no es por lo tanto, que un bien o valor sustituya un bien u otro valor; sino que se trata de afectar cualquier bien que entre a la carga de garantía que se le ha impuesto a la universalidad que es el establecimiento de comercio.
En consecuencia, es improcedente entender la subrogación a que se refiere el artículo 532 del Código de Comercio cuando se da en prenda el establecimiento de comercio incluyendo los activos circulantes, como una figura a través de la cual una cosa que se adquiere en reemplazo de otra que se ha enajenado, toma la calidad de la cosa enajenada. Lo que ocurre es que el bien que entra queda afecto a la carga de garantía que es la universalidad, sin que sea dado sostener que esta tomando el lugar material de aquel que se ha enajenado. Puesto que de otra forma no se puede explicar el ingreso de aquellos bienes que se integran en un primer momento, sin que se hubiere producido salida equivalente de otros.
c. Requisitos para considerar la prenda sobre establecimiento de comercio como garantía admisible.
La prenda del establecimiento de comercio responderá en forma adecuada al concepto de garantía admisible, siempre que se den las condiciones establecidas en el artículo 3o. del decreto 2360 de 1993, tal como se señala a continuación:
1) Eficacia jurídica de la garantía. A efectos de dar cumplimiento a uno de los requisitos establecidos en la norma, como es el previsto en el literal b) ibidem, es preciso que se produzca la inscripción del gravamen en el registro mercantil, de acuerdo con lo previsto en los artículos 1208 y 1210 del Código de Comercio, con el propósito de que la garantía ofrezca un respaldo jurídicamente eficaz al pago de la obligación al otorgar al acreedor una preferencia o mejor derecho para obtener su pago.
En consecuencia, debe tenerse presente que, constituye requisito indispensable dentro del contrato de prenda, la limitación de disposición del objeto de la garantía a efectos de poder hacer efectivos los derechos de persecución y preferencia. Por lo tanto, cuando en la prenda con tenencia no se hace entrega al deudor de los bienes objeto de la garantía o cuando en la prenda sin tenencia se mantiene ilimitada la facultad de disposición de aquellos ofrecidos en respaldo del crédito, no se estaría frente a un contrato de prenda considerado como garantía para todos los efectos legales.
Una vez se produzca el registro mercantíl, el acreedor podrá oponer los derechos de preferencia y persecución sobre el establecimiento de comercio frente a terceros con lo cual se cumple con el requisito de la eficacia jurídica de la garantía.
2) <Mumeral modificado por la Circular 43 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Avalúo técnico del establecimiento de comercio. De conformidad con lo previsto en el literal a) ibidem, la garantía o seguridad constituida debe tener un valor establecido con base en criterios técnicos y objetivos, que sean suficientes para cubrir el monto de la obligación. En tal virtud, este Despacho estima que con el propósito de dar cumplimiento a la norma, los establecimientos de crédito deben efectuar un avalúo técnico del establecimiento de comercio en forma previa a la constitución de la garantía, en el cual se establezca en forma global el valor del establecimiento y de los activos circulantes, si éstos se incluyen en la garantía. Dicho avalúo técnico deberá estar acompañado de una explicación sobre los criterios aplicados en su elaboración. Se entenderá como avalúo técnico aquél que atienda, como mínimo, los criterios y contenidos establecidos en los artículos 1 y 2 del Decreto 422 de 2000 y demás normas que lo modifiquen o sustituyan.
3) Inspección de los elementos que conforman el establecimiento de comercio objeto de la garantía. En virtud de lo previsto en el artículo 1217 del Código de Comercio al acreedor le asiste la facultad de inspeccionar el estado de los objetos de la prenda.
En virtud de esa previsión legal y en atención a las especiales características de esta clase de prenda, este Despacho considera necesario que los establecimientos de crédito exijan a los deudores prendarios lo siguiente:
- Remisión de los estados financieros certificados del establecimiento de comercio objeto de la pignoración con una periodicidad que consulte el término del crédito. En todo caso, dicha remisión debe efectuarse por lo menos durante dos oportunidades durante la vigencia del contrato.
- Con la misma periodicidad antes señalada para la remisión de los balances, el establecimiento de crédito deberá realizar visitas al establecimiento de comercio con el fin de verificar el estado de la garantía.
Constancia del cumplimiento de las anteriores instrucciones deberá permanecer en el establecimiento de crédito a disposición de esta Superintendencia.
Con fundamento en lo anterior esta Superintendencia, teniendo en cuenta la facultad que le confiere el literal a), numeral 5o. del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, considera práctica no autorizada e insegura calificar como garantía calificar como garantía admisible para efectos de las disposiciones sobre evaluación y calificación de cartera de
créditos, aquellas obligaciones respaldadas con prenda sobre activos circulantes sin que se grave en forma simultánea el establecimiento de comercio.
Ahora bien, para los efectos de los cupos individuales de crédito no se considera garantía admisible la prenda que verse exclusivamente sobre los activos circulantes, en los términos de lo previsto en el artículo 5o. del Decreto 2360 de 1993. A contrario sensu, será garantía admisible el contrato de prenda sobre el establecimiento de comercio con inclusión o no, mediante estipulación contractual de los activos circulantes, siempre que se de cumplimiento a las instrucciones contenidas en este acápite.
1.5. PIGNORACIÓN DE LOS CÁNONES DE ARRENDAMIENTO DE LOS CONTRATOS DE LEASING.
De conformidad con lo previsto en el artículo 4o., parágrafo 1o. del Decreto 2360 de 1993, se considerará como admisible para los efectos de los cupos individuales de crédito la garantía que verse sobre rentas derivadas de contratos de arrendamiento financiero o leasing.
Al respecto, este Despacho se permite impartir las siguientes instrucciones con el propósito de que la garantía se constituya de acuerdo con las previsiones legales:
a. Objeto.
La pignoración de rentas recae sobre los cánones de arrendamiento que deben cancelar periódicamente los arrendatarios favor de la compañía de financiamiento comercial, por razón de la celebración del contrato de arrendamiento financiero.
b. Requisitos
La pignoración de rentas se constituye mediante la cesión de los derechos de crédito concretados a los canones de arrendamiento y debe surtirse en los términos del artículo 2414 del Código Civil, en armonía, con el artículo 822 del Código de Comercio, siempre y cuando se observen los siguientes requisitos:
1) Entrega del título que documente el derecho
2) Notificación del gravamen. Debe producirse la notificación del gravamen al deudor del crédito dado en prenda, por cuanto en un contrato de leasing se producen vencimientos sucesivos y parciales de la obligación y de no mediar la notificación, el deudor continuaría pagando los cánones a la compañía de leasing, con lo que en el caso de incumplimiento del deudor prendario, su acreedor se vería imposibilitado de ejercitar la garantía sobre el crédito.
3) Recaudo de los cánones. No puede existir por parte del acreedor prendario delegación en la compañía para efectuar el recaudo de los cánones, pues de lo contrario se haría inoperante la prenda.
4) Custodia del dinero recibido por el pago de los cánones. El acreedor prendario está obligado a mantener en custodia el dinero proveniente del pago de los cánones durante el lapso que precede al vencimiento de la obligación garantizada. Una vez vencida ésta, la suma que subroga el crédito pignorado podrá ser aplicada a la satisfacción de la obligación garantizada en los términos del artículo 1173 del Código de Comercio.
En el evento en que la deuda garantizada esté vencida y el acreedor prendario reciba el pago de las rentas pignoradas, la garantía prendaria se subroga en dinero y como quiera que no es posible la prenda sobre el mismo, opera una típica conversión del negocio jurídico que dio origen a la garantía, tornándose en depósito de dinero respecto del cual es procedente aplicar el procedimiento señalado en el artículo 1173 del Código de Comercio.
En todo caso, si bien puede calificarse como garantía admisible la "pignoración de rentas" en comento, no debe olvidarse desde el punto de vista el riesgo, que su eficacia está fundamentalmente atada a la solvencia y capacidad de pago del arrendatario, aspectos acerca de los cuales debe tener exacta información el establecimiento de crédito.
De conformidad con lo previsto en el artículo 4o., literal b) del Decreto 2360 de 1993, los bonos de prenda están previstos como garantías o seguridades admisibles. En tal virtud, este Despacho se permite impartir las siguientes instrucciones con el propósito de que la garantía se constituya adecuadamente.
En aquellos eventos en que se otorguen créditos sobre mercancías depositadas en bodegas bajo el cuidado de los almacenes generales de depósito, el establecimiento de crédito debe verificar que el valor de los préstamos concedidos sea inferior al valor de la mercancía que aparece en el certificado de depósito.
Al respecto, debe recordarse que sobre las mercancías existen derechos de retención y privilegio a favor de los almacenes generales de depósito para hacerse pagar los derechos de almacenaje, comisiones y gastos de venta, de conformidad con lo previsto en el artículo 1188 del Código de Comercio. En tla en caso de tener que hacer uso del procedimiento indicado para el cobro de
los bonos de prenda y aplicar la prelación de que trata el artículo 798 del mismo código, sumas que fácilmente pueden llegar al 20% del valor de la mercancía depositada.
De otra parte, también debe tenerse en cuenta el caso en que las mercancías importadas soportan gravámenes fiscales por no estar nacionalizadas, que tienen prelación según lo previsto por el artículo 8o. del Decreto No. 2666 de 1984 y artículo 798 del Código de Comercio.
Con fundamento en lo antes señalado, este Despacho los instruye para que en lo sucesivo el descuento de los bonos de prenda se haga teniendo en cuenta los conceptos que tienen prelación al crédito otorgado con respaldo de las mercancías depositadas y, de otra parte, el avalúo que el depositante y el almacén general de depósito les han dado.
Este Despacho considera conveniente precisar que las garantías no admisibles, es decir, tanto las enunciadas en el artículo 5o. del Decreto 2360 de 1993 como seguridades no admisibles, como aquellas garantías no aludidas en tal norma pero que no cumplan las condiciones del artículo 3o. del mismo Decreto, pueden ser aceptadas por las entidades financieras como garantía de las operaciones activas de crédito que celebren, desde luego, bajo criterios de prudencia enderezados a verificar la suficiencia y eficacia de las garantías. Sin embargo, tales garantías no pueden ser aceptadas en el otorgamiento de aquellos créditos que superen los límites de los cupos individuales de crédito, puesto que la categoría de inadmisible de las garantías o seguridades establecida en las normas comentadas implica única y exclusivamente que estas no son idóneas para ampliar el límite básico del 10% (diez por ciento) del patrimonio técnico.
OPERACIONES EN MONEDA EXTRANJERA DE LOS ESTABLECLMLENTOS DE CREDITO.
Con base en las atribuciones que le asigna a la Superintendencia Bancaria la Resolución 51 de 1991 del CONPES y de conformidad con las facultades que la ley le señala al Superintendente Bancario, es necesario precisar que la aprobación de las solicitudes que se formulen relacionadas con las inversiones en moneda extranjera autorizadas por el Estatuto Cambiario, estará sujeta al estudio que se elabore sobre los aspectos que a continuación se detallan, cuyo resultado servirá de fundamento para calificar viable o improcedente la inversión.
a. Indicadores financieros.
Este Despacho procederá a analizar el cumplimiento por parte de la entidad solicitante de los indicadores económicos fijados por las distintas normas legales y de forzoso acatamiento; en el caso de que se comprueben excesos o defectos en tales parámetros porcentuales la aprobación se aplazará hasta tanto se produzcan los ajustes de rigor.
b. Estados financieros.
Simultáneamente, se realizará un análisis de los Estados Financieros del peticionario con el fin de determinar si su aporte a la economía nacional es representativo, de tal manera que le permita sin menoscabo de su actividad crediticia desviar recursos hacia la inversión en moneda extranjera o, si por el contrario es indispensable que canalice todo su potencial financiero en cumplimiento de su objeto social dentro del ámbito del país.
c. Razón social.
La nueva entidad de crédito del exterior en cuyo capital se pretenda realizar la inversión deberá reflejar en su razón social el nombre del establecimiento colombiano, de tal manera que la imagen económica y del sistema financiero del país se muestre a través de las inversiones autorizadas.
d. Solidez.
El país de la entidad de crédito que vaya a constituirse deberá contar con una legislación bancaria y financiera sólida y segura, que a juicio de esta Superintendencia garantice la inversión contra contingencias derivadas de la inestabilidad del régimen que enmarque la vida jurídica de este tipo de establecimientos.
1.2. REINVERSIÓN DE CAPITALES EN EL EXTERIOR.
En relación con las solicitudes de reinversión de capitales que pretendan efectuar los establecimientos de crédito con inversiones en el exterior y a efectos que la Superintendencia Bancaria emita su concepto sobre la reinversión de utilidades que generen las inversiones en el exterior, por dividendos en acciones, por comisiones u otros montos adeudados a los bancos colombianos, por traspasos de superávit a la cuenta de capital pagado, reparto de utilidades retenidas o por cualquier otro concepto con el que se pretenda aumentar la participación accionarla en el exterior, este Despacho se permite impartir las siguientes instrucciones:
a. Concepto de la Superintendencia Bancaria
Cada vez que la entidad decida efectuar una capitalización de utilidades o de los conceptos enunciados, deberá adelantar previamente las gestiones tendientes a obtener la autorización de la Superintendencia Bancaria de forma tal que para la institución solicitante, la efectiva realización del incremento solo pueda llevarse a cabo cuando estas diligencias se encuentren debidamente formalizadas.
Se estima necesario recomendar que dentro de la Asamblea General o la Junta Directiva, según el caso, se dé la opción a los accionistas para recibir las sumas respectivas en acciones o en dinero, opción esta que se ejercitaría dentro de un plazo prudencial preestablecido y que serviría para adelantar las gestiones indispensables en Colombia, en el evento en que se decida por la primera de las mencionadas alternativas. En este sentido, el establecimiento deberá siempre prever la posibilidad legal de que las autoridades nacionales ordenen el reintegro de las divisas respectivas al país y, en consecuencia, no podrá comprometer en forma definitiva su voto en las decisiones de los organismos citados.
Lo dispuesto en este subnumeral, se entiende aplicable para aquellos eventos en que la entidad financiera colombiana tenga capacidad decisoria en la respectiva sociedad, esto es, cuando su
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - Página 29 - MAYO DE 1996>
voto determine la forma de recepción de las utilidades o repartos en general. En este sentido, deberá atenderse la previsión aquí indicada.
1.4. REINVERSIÓN DE LA UTILIDAD.
Si la solicitud se presenta con arreglo a decisiones tomadas con una mayoría compuesta por personas o entidades distintas de la inversionista colombiana, la entidad deberá presentar conjuntamente con aquella documentos que acrediten debidamente esa circunstancia. A la solicitud deberán acompañarse los siguientes documentos:
-Un informe sucinto en el cual se fundamente la necesidad de realizar la reinversión de la utilidad, tanto en relación con la entidad receptora en el exterior, como con el establecimiento colombiano.
-Copia auténtica de las actas de Asamblea General o de Junta Directiva en cuyas reuniones se hubieren estudiado o propuesto (no aprobado definitivamente) las respectivas operaciones.
-Copia auténtica del balance debidamente certificado por el Revisor Fiscal de la entidad del exterior, sobre cuyas cifras se pretenden efectuar las apropiaciones respectivas.
-Indicación clara de los rubros o conceptos en general de donde se toman las partidas objeto de capitalización.
-Constancia expresa sobre el hecho de que la entidad ha obrado conforme se indicó en el literal b) del numeral 1.1. de este capítulo. De conformidad con esta condición, en ningún caso se estudiarán solicitudes cuando la entidad inversionista no haya presentado opción para la inversión condicionada a la autorización, o no haya acompañado a su petición la documentación que acredite que se encontraba en imposibilidad de decidir el sistema de recepción de las sumas objeto de reparto.
1.5. CONTABILIZACIÓN DE LAS UTILIDADES GENERADAS EN EL EXTERIOR.
La contabilización de las utilidades generadas en el exterior se ha venido haciendo en forma inmediata una vez son decretadas por el órgano respectivo sin autorización de la Superintendencia Bancaria. Teniendo en cuenta que este procedimiento es irregular porque el acreedor no puede exigir el derecho correspondiente sin la finalización de las gestiones que en Colombia lo capacitan para adquirirlo y, adicionalmente en los balances se está registrando el incremento de las inversiones en el exterior sin que la capitalización correspondiente haya sido aprobada, de tal forma que estos registros resultan abiertamente contrarios a las disposiciones legales pertinentes, según los cuales deben reintegrarse al país las utilidades, intereses, comisiones y regalías que produzcan las inversiones de capital colombiano en el exterior “salvo que su reinversión sea autorizada por las respectivas autoridades”; en tal virtud, deberá observarse lo siguiente:
-Por conceptos como los anotados, no se efectuará contabilizaclón alguna en los balances de las entidades financieras en Colombia hasta tanto se haya obtenido formalmente la respectiva autorización para la reinversión.
-Ahora bien, a efectos de dar cumplimiento a esta instrucción, cabe considerar dos alternativas, según se trate de utilidades generadas (o cualquier otro factor capitalizable) por filiales de bancos colombianos en el exterior o por instituciones extranjeras en las que la entidad colombiana no tenga capacidad decisoria:
-Respecto de instituciones filiales o subsidiarias y con el fin de evitar la contabilización en los balances de la inversión no autorizada tanto de la entidad colombiana como de la filial en el exterior, procedería situar el monto respectivo o capitalizable a disposición de la Junta Directiva de forma tal que solo a la obtención de la autorización respectiva, se produzca concomitantemente el aumento del capital (por la filial) y el incremento en el rubro de inversiones en el exterior con abono al estado de pérdidas y ganancias (por la inversionista).
-Respecto de entidades en el exterior en las que por el monto de la participación no sea posible decidir en los términos anotados en el literal anterior y, en consecuencia, se produzca de inmediato el registro del respectivo aumento del capital en aquélla, la inversionista colombiana deberá registrar la operación en cuentas de orden sin afectar ningún rubro del balance, hasta tanto adquiera, de acuerdo con la legislación colombiana, la capacidad legal para contabilizar el incremento de su inversión en el exterior.
2. OPERACIONES DE COMERCIO EXTERIOR - REGLAMENTACIÓN EN MATERIA DE IMPORTACIONES.
En aplicación a lo dispuesto en la Resolución Externa 21 de 1993 de la Junta Directiva del Banco de la República, esta Superintendencia considera necesario impartir instrucciones en relación con la documentación que debe exigirse en materia de giros al exterior por importaciones de bienes.
Cuando los intermediarios del mercado cambiario autorizados emitan cartas de crédito deberán estipular, como condición para el pago en el exterior de las mismas la presentación del documento de transporte. Copia o fotocopia de este documento también deberá ser exigida a los importadores colombianos por los intermediarios del mercado cambiario previo al otorgamiento de la financiación de importaciones.
No se considera obligatoria la exigencia de este documento si se trata del pago anticipado de una importación.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 029 DE 2000 - Página 31 - ABRIL DE 2000>
Los intermediarios del mercado cambiario en el momento de vender las divisas a los importadores colombianos para cancelar la financiación de importaciones o para efectuar el giro al exterior del valor de la importación deberán exigir la Declaración de Cambio No. 1 “Importación de Bienes” o la No. 3 “Créditos en Moneda Extranjera”, cuando las importaciones impliquen endeudamiento externo de acuerdo a lo dispuesto en las actuales normas cambiarias.
De otra parte, los intermediarios del mercado cambiario deberán verificar en las declaraciones de cambio la siguiente información:
- Los datos relativos al importador, al registro de importación y a los documentos de embarque o guías aéreas.
- La fecha de la declaración de cambio la cual debe ser igual a la fecha de la venta de las divisas.
- El monto consignado en la declaración de cambio el cual debe ser igual al monto de las divisas vendidas.
- La fecha del documento de transporte para determinar si, de acuerdo con las normas cambiarias, la importación constituye endeudamiento externo;
- Si la importación constituye endeudamiento externo, la Declaración de Cambio No. 3 Créditos en Moneda Extranjera debe tener el número del registro del préstamo externo asignado por el Banco de la República y todos los campos debidamente diligenciados.
- La correcta codificación para efectos de la afectación de la balanza cambiaria.
- La correcta codificación con el propósito de eliminar inexactitudes en la balanza cambiaria relacionadas con los pagos anticipados de importaciones con recursos del cliente y la exigencia de la constancia por parte del importador sobre las condiciones de pago y de despacho de la mercancía acordadas con el proveedor del exterior y la indicación si la licencia o registro de importación están en trámite.
- En el caso de las importaciones que se pagan en moneda legal, la constancia en las declaraciones de cambio tanto del valor en pesos colombianos como del equivalente en dólares. Así mismo, el nombre y dirección del exportador del exterior y el código de la balanza cambiaria que rige para el pago de importaciones en moneda legal.
2.3. PAGO DE IMPORTACIONES EN PESOS.
Los pagos de importaciones en moneda legal están autorizados en las actuales normas cambiarias, siempre y cuando se canalicen a través de los intermediarios del mercado cambiario y estos últimos exijan la declaración de cambio correspondiente.
Si los intermediarios del mercado cambiario reciben de sus bancos corresponsales cheques en pesos para su cobro en Colombia y el envío al exterior del equivalente en moneda extranjera, no se puede hacer la conversión si el banco corresponsal no remite la declaración de cambio por importaciones o si el girador del cheque no presenta la declaración de cambio que justifique el pago de la importación en pesos en el exterior.
2.4. PRÁCTICAS NO AUTORIZADAS O INSEGURAS.
En virtud de las instrucciones impartidas este Despacho, en desarrollo de las facultades consagradas en el literal a) del numeral 5 del artículo 326, en concordancia con el artículo 328 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, califica como prácticas inseguras o no autorizadas las siguientes:
- Otorgar financiaciones de pagos anticipados, independiente del sistema de pago, sin el registro previo como endeudamiento externo en el Banco de la República.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 029 DE 2000 - Página 31 - ABRIL DE 2000>
- Otorgar financiaciones de importaciones de bienes de capital sin controlar que éstas se registren ante el Banco de la República como endeudamiento externo, dentro de los plazos consagrados en las actuales normas cambiarias.
- Modificar las cartas de crédito de importación para que los pagos en el exterior se hagan con la simple presentación de la factura comercial.
- Vender divisas por importaciones de bienes que constituyen endeudamiento externo, con la presentación de la Declaración de Cambio No. 1 “Importaciones de Bienes”.
- Recibir pesos de los importadores para el pago de importaciones en moneda legal sin la declaración de cambio por importaciones.
- Recibir declaraciones de cambio diligenciadas parcialmente o con la codificación de la balanza cambiaria en forma errada.
- Recibir en forma extemporánea las declaraciones de cambio.
- Recibir de los bancos corresponsales cobranzas de cheques en moneda legal para su cobro y giro al exterior del equivalente en moneda extranjera sin la presentación de la declaración de cambio por importaciones.
El incumplimiento de lo establecido en la presente circular dará lugar a las sanciones de que tratan los artículos 209 y 211 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, según el caso.
El artículo 76 de la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República señala la utilización que se puede dar a las divisas que reciban los residentes en el país por concepto de operaciones que no deban canalizarse a través del mercado cambiario.
Por lo anterior, para efectos de lo dispuesto en el numeral 1º, artículo 97 del EOSF, en concordancia con lo previsto en los artículos 72 literal f) y 98 numerales 4.1. y 5º, los establecimientos de crédito deberán diseñar y aplicar mecanismos adecuados y permanentes de divulgación, tales como avisos visibles en carteleras, que permitan a sus clientes y usuarios conocer, de acuerdo con las políticas de cada entidad, el derecho que tienen de efectuar, con las divisas recibidas por concepto de operaciones que no deban canalizarse a través del mercado cambiario, las transacciones a que se refiere el artículo 76 del estatuto cambiario vigente.
En tal sentido, cuando los establecimientos de crédito decidan realizar alguna de las operaciones enunciadas en la citada disposición de la Resolución Externa 8, deberán recibir del cliente o usuario, en caso que éste las posea y las presente, las divisas originadas en operaciones que no deban canalizarse a través del mercado cambiario, sin que resulte admisible efectuar exigencias distintas de las contempladas en el estatuto cambiario, la ley o disposiciones reglamentarias, como por ejemplo, la de requerir para hacer la transacción que se adquieran las divisas al mismo intermediario, cuando para la correspondiente operación el régimen de la materia no contempla tal condición.
Los establecimientos de crédito deberán diseñar y aplicar mecanismos adecuados y permanentes de divulgación, tales como avisos visibles dispuestos en las carteleras previstas para ilustrar al público, mediante los cuales se informe que los giros de divisas que no deban canalizarse obligatoriamente a través del mercado cambiario pueden ser cobrados por los beneficiarios en moneda extranjera o en moneda legal.
De tal forma, los establecimientos de crédito deberán cancelar el importe de dichos giros mediante la entrega de su importe en divisas, si así lo solicita el beneficiario. El pago en moneda legal podrá efectuarse si se acuerda con el beneficiario la venta de las respectivas divisas.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 032 DE 2003 - Página 32 - JUNIO DE 2003>
INSTRUCCIONES GENERALES RELATIVAS A LAS OPERACLONES PASIVAS.
1.1. CONDICIONES DE LA APERTURA DE CUENTAS.
En todos aquellos eventos en los cuales se efectúe la apertura de una cuenta corriente o una cuenta de ahorros, los establecimientos de crédito deberán verificar que se imponga la huella dactilar –índice derecho– del titular o titulares de la misma en la tarjeta de registro de firmas correspondiente.
Igualmente, resulta necesario que la huella dactilar sea recogida en medios apropiados para su impresión y con la debida técnica, de tal manera que resulte apta para realizar la prueba técnica de cotejo dactiloscópico en el evento en que las autoridades gubernamentales o judiciales respectivas así lo requieran.
Teniendo en cuenta lo antes expuesto, se les solicita a las entidades adoptar las medidas necesarias para que se brinde capacitación y se instruya amplia y suficientemente a los empleados encargados de tal función, con el fin de que obren con especial diligencia y cuidado para que la impresión digital se ajuste a las técnicas que informan esta materia, de manera que se facilite la eventual práctica de las pruebas de cotejo dactiloscópico que sea necesario practicar.
En tal virtud, esta Superintendencia en los términos del literal a), numeral 5o. del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, califica como práctica insegura el incumplimiento de las instrucciones impartidas.
1.2. INVESTIGACIÓN DE CUENTAS.
En los eventos en los cuales esta Superintendencia, en ejercicio de sus facultades legales o alguna otra autoridad competente, investiguen cuentas corrientes o de ahorros de particulares, las entidades vigiladas deberán guardar absoluta reserva sobre el contenido de tales investigaciones y abstenerse de informar a los titulares de las cuentas respectivas.
Como quiera que el incumplimiento de la anterior instrucción, además de entorpecer la labor que desarrolla la entidad investigadora por expresa disposición de la ley, se atenta contra la reserva bajo la cual deben llevarse a cabo las respectivas investigaciones, comedidamente se solicita mantener informadas a todas y cada una de las dependencias y oficinas, la prohibición existente de incurrir en la conducta atrás descrita, so pena de hacerse acreedores a las sanciones previstas por la ley para el efecto.
1.3. SALDOS ABANDONADOS EN CUENTAS CORRIENTES Y DE AHORROS.
Este Despacho se permite señalar las consideraciones de orden jurídico que sustentan la posición de que los saldos abandonados en cuentas corrientes y de ahorro no son bienes mostrencos, con el propósito de que las entidades no les den dicho tratamiento a los saldos señalados.
a. Condición legal para que un bien sea mostrenco
Los depósitos en cuentas corrientes bancarias y en cuentas de ahorro configuran una modalidad de lo que la doctrina nacional y extranjera califica como "depósitos irregulares de dinero", a través de los cuales los bancos recogen u obtienen la mayor parte de los recursos necesarios que habrán de ser colocados entre los demandantes del crédito bancario, y se caracterizan esencialmente porque dichos establecimientos adquieren la propiedad de los mismos con facultad para utilizarlos libremente, con sujeción al régimen legal que regula su actividad, concretándose su obligación a devolver una cantidad equivalente de dinero.
Las características que se han dejado señaladas diferencian estos depósitos de los denominados "depósitos regulares", en donde una persona entrega una cosa mueble a otra para que ésta la conserve en su poder y la restituya cuando el depositante la solicite, razón por la cual se afirma que el depositario adquiere una obligación de especie y cuerpo cierto y, por lo mismo, no puede usar ni consumir o disponer del bien que ha recibido en depósito. Por el contrario, los depósitos irregulares configuran para el depositante un derecho personal traducido en un crédito a cargo del banco depositario, habida cuenta que entre las partes se estructura una operación pasiva de crédito.
Ahora bien, el artículo 706 del Código de Civil define a los "bienes mostrencos" como los bienes muebles que se encuentren dentro del territorio respectivo a cargo de la Nación, sin dueño aparente o conocido. Es claro que los saldos en cuenta corriente y en cuenta de ahorro no participan de dicha condición legal por el sólo hecho de que sus titulares se hubieren abstenido de realizar su reclamación, puesto que, en este caso se encuentran aparentemente identificados los acreedores.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - Página 33 - MAYO DE 1996>
Sería, entonces, preciso que la institución reclamante aportara la evidencia con base en la cual pudiera establecerse que un determinado depósito no tiene por titular a quien figura como tal y se desconoce quién lo puede ser, o que la mencionada evidencia sirviera de fundamento para afirmar que quien era titular o sus causahabientes terminaron por abandonar el bien.
De lo expuesto es necesario concluir, que los saldos no cobrados en cuentas corrientes bancarias y cuentas de ahorro no pueden ser considerados bienes mostrencos, pues como se indicó, los mismos carecen de la condición que según la ley se necesita para que ostenten dicho carácter, como que debe tratarse de una cosa que no tenga dueño aparente o conocido y, al menos frente al establecimiento de crédito, si no hay más elementos de juicio disponibles, los depósitos tienen titular y esa titularidad no desaparece por el hecho de no reclamarlos, aún en el caso en que se haya vencido el término legal o convencional para que sean exigibles.
b. Requisitos para la denuncia de un bien mostrenco.
De acuerdo con las disposiciones contenidas en los decretos reglamentarios 2388 de 1979 y 3421 de 1986, la denuncia de bienes mostrencos aparte de que debe estar precedida de la declaración del denunciante en el sentido de que obra de buena fe, conlleva como requisito el descubrimiento de la existencia de un bien mostrenco, es decir, el hallazgo o encuentro de una cosa corporal sin dueño aparente o conocido. Además, es necesario que la correspondiente actuación se dirija contra bienes muebles específicos, esto es, individualmente considerados o determinados por sus propios caracteres que los distinguen de todos los demás de su misma especie, y no en forma genérica para que se incluyan los que por llevar cierto tiempo sin ser reclamados por sus dueños se puedan estimar que son mostrencos, pues ello equivaldría a tener como verdadero denunciante al mismo banco depositario, si en gracia de discusión se aceptara la tesis de que los depósitos en comento pueden ser declarados judicialmente como tales.
Contrario a dichas condiciones, en el caso de los depósitos en cuenta corriente y cuenta de ahorros el objeto de la denuncia no recae sobre un bien mostrenco, sino sobre un derecho personal o de crédito a favor de los titulares de los depósitos que, como antes se indicó, son conocidos y están plenamente identificados por el establecimiento de crédito a cuyo cargo se encuentran los mismos, en virtud de lo cual aquéllos tienen la facultad jurídica para exigir de éste último el cumplimiento de una obligación de género, como es la de que se les pague una suma de dinero equivalente a la depositada, con los respectivos intereses a que haya lugar tratándose de cuentas de ahorro.
c. Reserva Bancaria frente a la información solicitada
La información requerida para la declaratoria de bien mostrenco a los depósitos en cuentas corrientes y de ahorro no reclamados por sus titulares, corresponde a aquella que se incorpora y registra en los libros y papeles contables de la institución financiera, la cual por su naturaleza tiene el carácter de reservada al tenor de lo dispuesto en el artículo 61 del Código de Comercio. Siendo ello así, la denominada reserva bancaria que soporta la información solicitada sólo podrá ser levantada en los casos y para los fines expresamente indicados en la Constitución Política y en la Ley (artículo 15 C.P. y artículo 63 a 67 Código de Comercio).
Así las cosas, como los saldos inactivos en cuentas corrientes bancarias y cuentas de ahorro en estricto rigor jurídico no pueden calificarse por ese solo hecho como bienes mostrencos, y no existiendo disposición constitucional o legal alguna que permita levantar el secreto bancario sobre los registros de tales operaciones, frente a peticiones que en tal sentido se formulen, este Despacho estima que el establecimiento de crédito deberá evaluar el fundamento jurídico que le asiste al peticionario con base en el cual se puede deducir la viabilidad de suministrar dicha información.
Dentro del contexto de lo anteriormente planteado es necesario precisar que ante peticiones formuladas en ese sentido, los establecimientos de crédito deberán evaluar en cada caso específico las razones o el interés jurídico en que se apoya la solicitud, el propósito o finalidad de la información, la competencia de la autoridad que la requiere y la naturaleza de la información, para con base en dichos presupuestos proceder a dar la respuesta a que haya lugar a la mayor brevedad posible.
1.4. DEROGADO MEDIANTE CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2004.
Con ocasión de la expedición de la Circular Reglamentaria DTE-46 del 3 de junio de 1994 del Banco de la República, los establecimientos de crédito, especialmente aquellos que se encuentran autorizados para la intermediación de recursos, específicamente para la captación de depósitos a la vista o a término mediante cuentas corrientes o de ahorro, han venido restringiendo la recepción de moneda metálica. Así mismo, están trasladando a los usuarios el costo que la consignación de tales especies genera en el Banco de la República.
Sobre el particular, debe recordarse que la intermediación financiera adelantada por los establecimientos de crédito, particularmente aquella que se adelanta en desarrollo de contratos de cuenta corriente y de ahorros, es una función de interés público que conlleva la prevalencia del interés general sobre el particular. En tal virtud, los costos que involucra el manejo de la moneda fraccionada, son propios de la gestión que le corresponde adelantar a los establecimiento de crédito, de ahí que deben contar con los mecanismos idóneos para cumplir en debida forma la función que les ha sido autorizada por el Estado.
<TÍTULO II - CAPÍTULO CUARTO - Instrucciones generales relativas a las operaciones pasivas - Circular externa 002 de 2004 - Página 34 - Enero de 2004>
De igual forma, la consignación de sumas de dinero, incluida la moneda metálica -especie representativa de dinero en circulación-, es una característica propia de cualquier contrato de depósito a la vista o a término y constituye uno de los derechos conferidos en los contratos a los depositantes, por tal razón, cualquier medida que conduzca de manera directa o indirecta a impedir o restringir la recepción de dicho dinero por parte de los establecimientos de crédito,
<TÍTULO II - CAPÍTULO CUARTO - Instrucciones generales relativas a las operaciones pasivas - Circular externa 002 de 2004 - Página 35 - Enero de 2004>
contraviene no sólo el objeto social de tales entidades, sino además se considera una práctica no autorizada.
Por las anteriores razones, en desarrollo de la facultad conferida a la Superintendencia por el numeral 5., letra a) del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, declara como una práctica no autorizada cualquier medida que conduzca a la restricción de la consignación de moneda metálica en los establecimientos de crédito, como también la práctica de trasladar al usuario el costo que la labor de intermediación pueda generarle frente al Banco de la República, como consecuencia de la aplicación de lo dispuesto en la Circular Reglamentaria DTE-46 del 3 de junio de 1994.
a. Acatamiento de las ordenes judiciales
Este Despacho se permite recordar a las entidades que deben dar debido y oportuno cumplimiento a las órdenes de embargo de fondos impartidas por los Despachos Judiciales, puesto que su falta de acatamiento puede dar lugar a la violación de normas penales, con todas las consecuencias que de ello se derivan.
En aquellos casos en los cuales algunas personas o entidades, con el objeto de eludir los embargos, abran o mantengan sus cuentas o sus depósitos bajo denominaciones que, por implicar desfiguración respecto del titular real o de la cuenta de que se trata, pueden no ajustarse exactamente a los que aparecen en las órdenes judiciales, es deber de la entidad depositaria de los fondos obrar con el máximo de cautela y prudencia al recibir una orden de embargo, en el claro entendido de que los intereses de la justicia están por encima de los particulares de cualquier cliente.
En tal virtud, en caso de que aparezcan depósitos con titulares similares a aquellos cuyas cuentas se ordene embargar, o con supresiones o adiciones que puedan generar dudas respecto de si se trata o no de la misma persona, es deber del depositario consultar de inmediato a la autoridad que decretó el embargo, a fin de que sea ella quien defina si es procedente incluir tales fondos en el embargo.
Ninguna persona puede, sin violar la ley, dejar de cumplir una orden judicial debidamente expedida ni colaborar con otras para evadir la aplicación de las disposiciones de las autoridades.– Los Presidentes y Gerentes deben establecer los más severos mecanismos para que sus respectivas entidades cumplan y hagan cumplir los mandatos judiciales ya que, de lo contrario, deberán asumir las responsabilidades consiguientes.
b. Ordenes de embargo
Algunas oficinas de entidades bancarias se niegan a recibir copias de los oficios de embargo expedidos por las autoridades jurisdiccionales, aduciendo ausencia de mérito probatorio.
En vista de que dichas copias contienen las firmas originales y los sellos de funcionarios judiciales competentes para decretar las medidas de embargo, cabe precisar que las mismas constituyen copia auténtica, con idéntico valor al original, por cuanto si bien en principio consisten en un mera reproducción o transcripción mecánica de otro documento, son suscritos directamente por su creador. Igualmente gozan de la calidad de documentos públicos en tanto se otorgan por funcionario público en ejercicio de las funciones que le impone el cargo desempeñado, conforme lo dispone el inciso 3o. del artículo 251 del Código de Procedimiento Civil.
En consecuencia, se presume la autenticidad de tales documentos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad. La autenticidad es un adjetivo calificativo del documento que indica su absoluta correspondencia con el autor a quien se atribuye y que determina su eficacia probatoria, razón por la cual de no desvirtuarse la mencionada presunción por el conducto legalmente establecido, el documento surte plenos efectos probatorios.
En desarrollo de lo anterior, los establecimiento de crédito deberán admitir copia de los oficios de notificación de decretos de embargo, siempre que se encuentren directamente suscritos por el funcionario correspondiente.
c. Procedimiento
De acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 2282 de 1989, artículo 1o., numerales 4o. y 11o., por medio de los cuales se modificaron los artículos 681, numerales 4 y 11 del Código de Procedimiento Civil y 1387 del Código de Comercio, los establecimientos de crédito deben observar el siguiente procedimiento a efectos de dar cumplimiento a las órdenes de embargo de Ias sumas depositadas en cuenta corriente y cuenta de ahorros cuando su cuantía no esté cobijada por el beneficio de inembargabilidad:
1.) Afectación de la cuenta. Al recibo por parte del establecimiento del oficio del Juez en que se le notifique la orden de embargar lo depositado en la cuenta corriente, debe el establecimiento afectar la cuenta por el valor correspondiente según los registros que presente la misma en la fecha y hora de recibo de la respectiva comunicación. "Para este
efecto, el banco anotará en la tarjeta del depositante la hora y la fecha de recibo de la orden de embargo" (artículo 1387 del Código de Comercio)
2) Información sobre la cuantía afectada. El establecimiento de crédito deberá entregar al portador del oficio un volante en el que conste la cuantía del saldo afectado por la orden, con la indicación de que la mención es provisional. Con la recepción del oficio queda consumado el embargo.
3) Término para consignar las sumas embargadas. Dentro de los tres días siguientes al de la comunicación del embargo, el establecimiento deberá consignar las sumas retenidas en la cuenta de depósitos judiciales e informará al Juzgado en forma definitiva sobre la cuantía total de la suma embargada, enviándole el recibo en el que conste que dicho valor se encuentra a su disposición en la "cuenta de depósitos judiciales", que al efecto se constituya en el Banco Popular o en cualquiera de las otras de las entidades que en defecto de aquél se encuentran autorizadas para recibir depósitos de esta naturaleza, conforme a lo preceptuado en el artículo 242, numeral 4o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
4) Procedimiento sobre las cantidades depositadas con posterioridad a la orden de embargo. En caso de que el saldo existente en la cuenta corriente en la fecha y hora en que se comunique la orden de embargo sea inferior a la cuantía señalada en el oficio, quedarán afectadas con dicha orden las cantidades depositadas con posterioridad hasta que sea cubierto el límite establecido en ella. Procederá además el banco en este evento a dar cumplimiento en lo pertinente, a lo dispuesto en el subnumeral anterior.
En cuanto al valor de los cheques que se encuentren en las diligencias del canje, deben distinguirse las siguientes hipótesis:
- Cheques recibidos al cobro: Hasta tanto sean confirmados por el banco librado, el valor de los cheques no quedará cobijado por la orden de embargo, pero sigue pesando sobre su monto, como es elemental, el mandato del artículo 1387 del Código de Comercio, sobre el embargo de las sumas que se depositen luego de notificada la orden, en caso de insuficiencia de un saldo existente en la cuenta al recibo de la misma para cubrir su cuantía
- Cheques negociados en propiedad: si como operación complementaria al encargo de cobrar un cheque el banco concede al consignante un préstamo pagadero con el producto del título una vez sea este satisfecho, la suma mutuada, en cuanto es de propiedad del cliente del establecimiento, quedará afectada en lo correspondiente por la orden de embargo.
d. Procedimiento cuando el saldo embargado es inferior al límite señalado en la orden
Es de observar que en caso de que el saldo embargado sea inferior al límite señalado en la orden judicial, no puede el banco pagar cheques librados en sobregiro por el respectivo cuentacorrientista, ni en general permitirle el retiro de fondos en descubierto, so pena de quedar dichas sumas embargadas en lo pertinente, por cuanto las citadas operaciones implican siempre la concesión de un préstamo, cuyo producto ingresa al patrimonio del titular de la cuenta, bien que por voluntad suya en el correspondiente cheque u orden de pago se indique en ciertos eventos como beneficiaria a una tercera persona.
1.7 PROCEDIMIENTO EN CASO DE MEDIDAS CAUTELARES DECRETADAS SOBRE RECURSOS INEMBARGABLES. <Numeral modificado por la Circular 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con lo dispuesto en los artículos 48 y 63 de la Constitución Política, 134 y 182 de la Ley 100 de 1993, 19 del Decreto Extraordinario 111 de 1996 (Estatuto Orgánico del Presupuesto), 91 de la Ley 715 de 2001, 8 del Decreto 050 de 2003, son inembargables los recursos de: el Sistema de Seguridad Social, las rentas incorporadas al Presupuesto General de la Nación así como los bienes y derechos de los órganos que lo conforman, el Sistema General de Participaciones -SGP-, Regalías y los demás recursos a los que la ley le otorgue la condición de inembargables.
<Inciso modificado por la Circular 32 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> En tal virtud, en los eventos en los cuales el Banco de la República o los establecimientos de crédito reciban órdenes de embargo respecto de los recursos anteriormente mencionados, deberán acatar el mandato judicial, salvo que exista solicitud preventiva o de advertencia por parte de las autoridades de control competentes, caso en el cual la entidad procederá a la inmovilización de los recursos para impedir su disposición por parte de sus titulares, y actuará de conformidad con la instrucción que imparta el respectivo órgano de control.
De otro lado, al momento de la celebración de cualquier contrato de depósito, corresponderá a las entidades solicitar la información que les permita identificar la condición de inembargabilidad de los respectivos recursos.
1.8. CUENTAS CORRIENTES DE ESTABLECIMIENTOS DE CRÉDITO EN EL BANCO DE LA REPÚBLICA.
En consideración a que los establecimientos de crédito incurren en la omisión de actualizar los registros de firmas autorizadas para girar en las cuentas corrientes en el Banco de la República, negligencia que pone en peligro los intereses de los cuentahabientes, el Banco de la República expidió la Circular 19048 de diciembre 17 de 1973, cuyo texto a continuación se transcribe:
"Por recomendación de la Superintendencia Bancaria en visita practicada a nuestra Sección de Cuentas Corrientes queremos pedirles muy encarecidamente el favor de efectuar nuevo registro de firmas, sellos, protectógrafos, etc. en relación con el manejo de su apreciable cuenta en este banco.
"Con tal fin, es conveniente que por medio de comunicación escrita nos informe los nombres de los funcionarios autorizados para girar, así como, los requisitos que consideren del caso para la mayor seguridad de su cuenta. En tal comunicación deberán autorizarnos para cancelar los registro anteriores a ella.
"Aprovechamos esta oportunidad para manifestarles que dentro de las medidas que tenemos implantadas tendientes a verificar la autenticidad de los cheques expedidos, existe la de efectuar confirmación telefónica de los mismos cuando su valor exceda de $10.000.00; por ello se hace necesaria su valiosa colaboración informándonos así mismo por escrito los nombres de las personas que autoricen para tal efecto, indicándonos los números de los respectivos teléfonos...”
Sin embargo, y a pesar de los requerimientos del mismo Banco de la República no se ha logrado obtener la colaboración para subsanar esta falta inadmisible en sanas prácticas bancarias, que al extenderse al manejo de las cuentas corrientes abiertas a través del sistema bancario, se auspiciaría por este medio la consumación de ilícitos.
Por lo tanto, este Despacho se permite recordar a las direcciones generales de los establecimientos de crédito, la necesidad de que no sólo en sus relaciones con el Banco de la República actualicen dentro de un término no mayor de 30 días, contados a partir de la fecha de esta circular el registro de las firmas de sus representantes, sino para que velen por el cumplimiento de esta norma en el mismo sentido en cuanto se refieren a sus propios cuentacorrentistas.
2. DEPÓSITOS DE AHORRO Y CERTIFICADOS DE AHORRO A TÉRMINO.
En las estipulaciones generales contenidas en los Certificados de Depósito a Término ( C.D.T.) y los Certificados de Ahorro a Término ( C.D.A.T.), los establecimientos de crédito podrán convenir con el depositante que si llegado el término de vencimiento éste no se prorroga, cuando cualquiera de las partes no conviene con ello, el importe del mismo quedará a su disposición a partir del vencimiento del plazo señalado para la restitución del depósito, sin que por ello se cause rendimiento alguno.
Cuando sea el caso, los establecimientos de crédito deberán informar oportunamente y por escrito a la dirección del titular del depósito, su decisión de no prorrogar el contrato, salvo que en el texto del certificado se hubiere previsto que, ante el silencio de las partes, el mismo se prorrogará en condiciones previamente determinadas o determinables, y la entidad hiciere uso de tal prerrogativa. En este último evento el certificado se prorrogará por un término igual al inicial y en las condiciones ( de tasa, modalidad de pago, plazo, otros ) que se hubieren previsto para el efecto.
Los establecimientos de crédito podrán pactar libremente la tasa de interés con sus clientes, la cual deberá mantenerse durante el período, en los términos de los artículos 123 numeral 1º. y 128 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. En materia de oferta de tasas de interés deberán dar estricto cumplimiento a las instrucciones impartidas por esta Superintendencia en el Título II, Capítulo I, literal h de esta circular.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 026 DE 2002 - Página 38 - MAYO DE 2002>
Para el caso de los Certificados de Depósito de Ahorro a Término C.D.A.T., debe tenerse en cuenta que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 126 numeral 2o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, lo que se expide con ocasión de la entrega de dineros en la sección de ahorros es una simple constancia de la suma recibida que legitima a su titular para exigir el pago de su acreencia, sin que tal constancia tenga vocación de circulación en los términos del artículo 645 del Código de Comercio; por consiguiente, no podrá ser expedida al portador, ni transferirse mediante endoso.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 026 DE 2002 - Página 39 - MAYO DE 2002>
Por tanto, el tratamiento indicado en el artículo 802 del código de comercio para los casos de hurto, destrucción o extravío de los títulos valores no es aplicable a los documentos representativos de los depósitos de esta modalidad de ahorro.
2.2. DEPÓSITOS DE AHORRO Y CERTIFICADOS DE AHORRO A TÉRMINO DE CORPORACIONES FINANCIERAS Y COMPAÑÍAS DE FINANCIAMIENTO COMERCIAL.
En desarrollo de lo previsto en el Decreto 1356 de 1.998, las Corporaciones Financieras y las Compañías de Financiamiento Comercial podrán captar recursos a través de depósitos de ahorro a la vista o mediante la expedición de Certificados de Ahorro a Término C.D.A.T. sin mas requerimientos que los capitales mínimos establecidos en el artículo 80 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, a efecto de lo cual deberán sujetar sus nuevas operaciones a las disposiciones a que se refieren los artículos 126, 127 y 128 del mismo estatuto, en concordancia con lo dispuesto en el Título I, Capítulo IX, numeral 6o. y Título III, Capítulo Preliminar numeral 2o. de la Circular Básica Jurídica.
Conviene recordar que la captación de recursos del público a través de depósitos en cuenta corriente continúa siendo una operación autorizada con exclusividad a los establecimientos bancarios, conforme a lo establecido en el artículo 7o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Ahora bien, atendiendo las especiales características que devienen de la captación de ahorros del Público a través de depósitos de ahorro y C.D.A.T, previamente al desarrollo de estas nuevas operaciones, las entidades deberán acreditar ante esta Superintendencia el cumplimiento de las siguientes condiciones:
2.2.1. Infraestructura Tecnológica: Las Corporaciones Financieras y las Compañías de Financiamiento Comercial que pretendan captar recursos mediante depósitos de ahorro a la vista y C.D.A.T., deberán demostrar que cuentan con una infraestructura tecnológica adecuada y con procedimientos debidamente soportados. Por lo tanto se debe presentar un informe previo a esta Superintendencia, para su aprobación, que por lo menos contemple los siguientes aspectos:
a) Requerimientos tecnológicos que describan los esquemas generales de registro de datos por clientes, operaciones y consolidación, así como las especificaciones técnicas de los sistemas de información (los cuales deben operar en forma integral), equipos de cómputo (nuevo o ensanche del actual) y en general todos los aspectos y detalles técnicos necesarios para implantar en la entidad el producto aquí referido, sustentado en un cronograma que detalle las actividades necesarias para su instalación y puesta en funcionamiento. El procesamiento electrónico de la información que corresponda a este tipo de operaciones, debe hacerse con una plataforma tecnológica de propiedad de la entidad.
b) Se debe indicar de manera clara y expresa si los sistemas de información se adquieren a través de compra, de leasing y/o son desarrollos internos, los cuales deben cumplir con los siguientes aspectos de índole operacional:
i) El sistema deberá permitir el registro y consulta de por lo menos los siguientes aspectos de un cliente o usuario:
Identificación
Actividad económica
Oficinas y ciudades en donde realiza las transacciones
Tipo de operación, fecha de realización y monto de la misma.
ii) Almacenar el registro de la totalidad de las operaciones de un cliente o usuario y permitir la consulta de los aspectos antes enunciados de manera transaccional o en forma consolidada.
iii) Consolidar todas las transacciones y clasificarlas por cliente, tomando en consideración los aspectos mencionados en el punto i), con una frecuencia diaria como mínimo y a nivel de oficina y/o ciudad.
iv) Manejar todos los aspectos relacionados con la captación de recursos a través de los productos aquí referidos, en forma automática y efectuar la contabilización en línea de la totalidad de las operaciones, de tal manera que en situaciones normales no se requieran procesos manuales entre las diferentes oficinas para su consolidación y conciliación diaria. En el evento en que las anteriores transacciones no se puedan realizar en línea, por problemas de tipo tecnológico, la entidad deberá disponer de esquemas de contingencia que permitan su actualización.
v) Causar, abonar y contabilizar diariamente los rendimientos.
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c) Adquisición de los equipos de cómputo y de comunicaciones, especificando si es a través de compra y/o leasing.
d) Planes de contingencia que garanticen el adecuado funcionamiento de las operaciones de la entidad en situaciones anormales.
e) Manual del producto que contenga las características, controles y procedimientos para su operación.
<Ver Notas de Vigencia> El anterior informe debe estar certificado por la auditoria interna y revisoria fiscal*, informando con detalle, acerca del cumplimiento de tales procedimientos y características.
2.2.2. Infraestructura Financiera: Se deberá demostrar que cuentan con una infraestructura financiera adecuada, para lo cual tendrán que remitir un estudio de factibilidad, que comprenda por lo menos:
a) Estudio de mercado que contenga como mínimo el mercado objetivo que se tiene contemplado penetrar, las características del mismo, la determinación técnica de su pertenencia, entre otros aspectos, preparado por una empresa de reconocida idoneidad a juicio de la Superintendencia, o por el establecimiento de crédito. En este último caso se deberán allegar las hojas de vida de los participantes con detalle acerca de las condiciones profesionales y técnicas que las avalen.
b) Estudio Financiero del producto que considere como mínimo los siguientes aspectos:
i) Necesidades de capital, sin perjuicio del mínimo exigido por la ley, así como el cubrimiento de la inversión fija.
ii) Ingresos y gastos de funcionamiento normal del proyecto, que incluyan las erogaciones adicionales entre otros por concepto de personal, administrativos, publicidad, así como la amortización de las inversiones iniciales.
iii) Punto de equilibrio.
iv) Fuentes de financiación del proyecto.
v) Conclusiones del estudio financiero
2.2.3. Gestión de Riesgos: Deberán integrar estas nuevas operaciones al modelo de gestión de riesgos de la institución, el cual debe comprender entre otros, la administración de los riesgos de liquidez, de tasa de interés y de los riesgos operacionales, incluido el de lavado de activos, de conformidad con lo establecido en el Capítulo VI de la Circular Externa 100 de 1.995 (Circular Básica Contable y Financiera) y el Título I, Capítulo IX, numeral 6o. de la Circular Básica Jurídica.
El Comité de Gestión de Activos y Pasivos deberá pronunciarse en relación con el impacto que estas nuevas operaciones tienen sobre la liquidez de la entidad, evaluando entre otros, aquellos aspectos relativos a la concentración de clientes, montos, modalidades de tasa de interés y vencimientos, lo mismo que a las modalidades de captación que utilizará, indicando de manera expresa el énfasis que se hará en la captación directa o mediante inversionistas institucionales (bolsas de valores). Así mismo, el Comité deberá evaluar y pronunciarse sobre los mecanismos de cobertura que alternativamente se implementarán para la protección de los riesgos enunciados en el párrafo anterior. La Junta Directiva debe conocer y aprobar dicho documento.
De acuerdo con el análisis de la información suministrada, la Superintendencia Bancaria evaluará si la entidad cumple con las especificaciones básicas de la plataforma tecnológica, así mismo si existen las condiciones financieras y de control de riesgos para realizar este tipo de captaciones.
Las Corporaciones Financieras y las Compañías de Financiamiento Comercial que vienen captando recursos a la vista o mediante la expedición de C.D.A.T., de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 2o. y 3o. del Decreto 2423 de 1.993, tienen un plazo de seis (6) meses contados a partir de la fecha de vigencia de esta Circular, para adecuarse a los requerimientos aquí contenidos o en caso contrario, desmontar este tipo de captaciones.
La inobservancia de los requerimientos mínimos aquí solicitados se califica como práctica insegura al tenor de lo estipulado en el literal a), numeral 5o.) del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, sustituido por el artículo 2o. del Decreto 2359 de 1993 y, por lo tanto, podrá dar lugar a la imposición de las sanciones previstas en los artículos 209 y 211 del citado estatuto.
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2.2.4. COEFICIENTES DE VOLATILIDAD.
Tomando en consideración el hecho de que los recursos captados mediante depósitos de ahorro y C.D.A.T. adolecen de particulares condiciones de volatilidad y podrán eventualmente acentuar el riesgo de liquidez derivado ante un retiro no programado de los recursos por parte de la clientela, el cual es necesario minimizar con el objeto de preservar los coeficientes la liquidez de la entidad, las Corporaciones Financieras y las Compañías de Financiamiento Comercial que capten este tipo de recursos deberán mantener disponibilidades de liquidez de acuerdo con su volatilidad.
La volatilidad se determinará de acuerdo con la definición incorporada en el numeral 9.1 del Capítulo XIII de la Circular Externa 100 de 1995 (Circular Básica Contable y Financiera) y para efectos de su cálculo se utilizará la misma fórmula allí contenida.
Una vez obtenida la volatilidad de estas captaciones se procederá a determinar la liquidez mínima requerida, de acuerdo con la aplicación del porcentaje respectivo sobre la captación promedio de la entidad, descontando de este resultado el encaje requerido para este tipo de captaciones, según la siguiente fórmula:
LR = (Captación Promedio * Factor de Ponderación) - encaje requerido
LR = Requerido mínimo diario de inversiones de alta liquidez
Captación Promedio: Promedio aritmético de las captaciones, en los últimos 15 días.
Encaje Requerido: Valor de los depósitos en Cuenta corriente del Banco de la República y efectivo en caja que posee la entidad para cumplir con este requerimiento, en la parte correspondiente a este tipo de captación.
Factor de Ponderación: Calculado de acuerdo con la volatilidad de las captaciones con base en la siguiente tabla:
VOLATILIDAD FACTOR DE PONDERACIÓN
< = 5% 10%
> 5%- < 10% 15%
> = 10% 20%
Se considerarán como inversiones de alta liquidez, aquéllas inversiones negociables de renta fija que posea la entidad.
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De acuerdo con el artículo 98 numeral 4º del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, “Debida prestación del servicio y protección al consumidor”, las entidades sujetas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria “(...) en cuanto desarrollan actividades de interés público, deberán emplear la debida diligencia en la prestación de los servicios a sus clientes a fin de que éstos reciban la atención debida en el desarrollo de las relaciones contractuales (...) y, en general, en el desenvolvimiento normal de sus operaciones”; y en la celebración de las operaciones propias de su objeto dichas instituciones “(...) deberán abstenerse de convenir cláusulas que por su carácter exorbitante puedan afectar el equilibrio del contrato o dar lugar a un abuso de posición dominante.”
El desembolso de los créditos aprobados por los establecimientos de crédito a sus clientes, por medio de la entrega de certificados de depósito a término (CDTs) o de certificados de ahorro a término (CDATs), puede, a juicio de esta Superintendencia, afectar el equilibrio del contrato en la medida que hace más gravosas las condiciones para una de las partes de la relación contractual, así las mismas sean aceptadas por el peticionario del crédito. En efecto, como quiera que es de rigor operar en el mercado secundario, en adición a la tasa de interés del pagaré pactada como consecuencia de la operación activa de crédito, el cliente tiene que asumir los puntos diferenciales entre la tasa de descuento y la tasa facial del CDT o del CDAT que se determinen con el inversionista, además de realizar el pago de la correspondiente comisión en caso de llevarse a cabo la operación a través de la bolsa de valores.
De igual manera debe tenerse en cuenta que la expedición de CDTs o de CDATs por parte de los establecimientos de crédito, para efectos del desembolso de los créditos solicitados por los clientes, constituiría un “depósito” sometido a las disposiciones de encaje legal así como de inversiones forzosas que incrementaría los costos de la operación, los cuales serían presumiblemente trasladados a los clientes.
Dentro de la lógica del negocio de intermediación propio de los establecimientos de crédito, se captan recursos del público para colocarlos en operaciones activas de crédito. De los dineros captados se toma lo correspondiente al encaje y a las inversiones forzosas y lo restante se emplea en colocación. La operación que nos ocupa invierte las premisas que acompañan el negocio en la medida en que las entidades colocarían recursos para captar.
Bajo esta dinámica, extraña a la ortodoxia del negocio bancario, la equivalencia de lo colocado con lo depositado le crea problemas marginales a la entidad en la medida en que debe buscar los recursos correspondientes al encaje e inversiones forzosas a través de nuevas captaciones, lo cual, eventualmente podrá implicar un traslado al cliente de los costos generados por la captación marginal que se reflejaría en el incremento de la tasa correspondiente a la operación activa, circunstancias que aumentan el riesgo de contraparte que entraña la transacción para el establecimiento de crédito y tornan aún más onerosa su realización para el cliente. De no trasladarse al cliente este mayor costo, la entidad ve reducir su margen de intermediación por una parte y por otra, corre el riesgo de ver sus papeles colocarse a descuentos que pueden ocasionar pérdida de confianza del público en el emisor.
De otra parte, debe tenerse en cuenta que la operación pasiva autorizada por diferentes normas a cada clase de establecimiento de crédito, realizada a través de CDTs o CDATs, se encuentra desvirtuada en la medida en que no se presenta una verdadera o real captación de recursos por parte de la entidad financiera. A su vez, con la misma se desnaturaliza la operación como quiera que, al no existir un efectivo depósito de dinero por parte del cliente, tanto el derecho crediticio incorporado en el título (CDT), como la constancia del depósito que se expide (CDAT), no tendrían sustento alguno.
Por lo anterior, en aras de la protección del interés público, en particular del usuario de los servicios ofrecidos por los establecimientos de crédito, así como de la correcta utilización de las operaciones autorizadas por las normas legales a tales entidades, con base en el artículo 326 numeral 5º letra a) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, este Despacho califica la operación que nos ocupa como práctica no autorizada e insegura.
4. CONVENIOS PARA RECAUDOS DE IMPUESTOS.
En adelante, el ofrecimiento de comisiones, pagos en dinero, en especie o cualquier otro estímulo por parte de las entidades vigiladas a sus clientes, con el compromiso por parte de estos, de canalizar todos los pagos de impuestos a través de su red de oficinas, se considera como práctica insegura y no autorizada.
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5. INSTRUCCIONES RELATIVAS A LAS CUENTAS DE AHORRO ELECTRÓNICAS. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Para el funcionamiento de las cuentas de ahorro electrónicas a las que se refiere el Decreto 4590 de 2008 y demás disposiciones que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, los establecimientos de crédito deberán observar las disposiciones especiales establecidas en el presente Capítulo y aquellas previstas en el Título Primero, Capítulo Décimo Primero de la Circular Básica Jurídica “Instrucciones en materia de administración del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo”. En lo no previsto en las mencionadas normas, deberán atender las instrucciones generales impartidas por esta Superintendencia para las cuentas de ahorro.
5.1. CONDICIONES ESPECIALES PARA LA APERTURA DE CUENTAS DE AHORRO ELECTRÓNICAS. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
5.1.1. IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En todos aquellos eventos en los cuales se efectúe la apertura de una cuenta de ahorro electrónica, a las que se refiere el artículo 2° del Decreto 4590 de 2008 y demás disposiciones que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, las entidades vigiladas deberán contar como mínimo con la siguiente información contenida en el documento de identidad de los clientes: el nombre completo, el tipo, el número, la fecha y lugar de expedición del documento de identificación, y la fecha y lugar de nacimiento.
Para el funcionamiento de las cuentas de ahorro electrónicas no será necesario conservar tarjetas de registro de firmas ni recolectar huellas dactilares.
5.1.2. EXTRACTOS. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Tratándose de cuentas de ahorro electrónicas, no será necesario que las entidades envíen físicamente los extractos. Por lo anterior, las entidades vigiladas pondrán a disposición de los clientes los extractos o estados de las cuentas de ahorro electrónicas, a través de los mecanismos que éstas establezcan para el efecto.
En todo caso, tales mecanismos deberán permitir que el cliente consulte la información correspondiente a la tasa efectiva reconocida por las entidades sobre el saldo durante el período cubierto, los movimientos de la cuenta, la periodicidad y forma de liquidación de los rendimientos, así como los cambios que se presenten respecto de esta información.
5.2. INSTRUCCIONES ESPECIALES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y CALIDAD PARA LA REALIZACIÓN DE OPERACIONES. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
<Título e inciso 1o. modificados por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Aplicarán a las cuentas de ahorro electrónicas las disposiciones generales previstas en el Título I, Capítulo Décimo Segundo “Requerimientos mínimos de seguridad y calidad para la realización de operaciones”, con excepción de los siguientes requerimientos:
a) La personalización de las condiciones bajo las cuales se les prestarán los servicios, a la que se refiere el numeral 3.1.9. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
b) La posibilidad de manejar una contraseña diferente para cada uno de los canales prevista en el numeral 3.1.10. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
c) La elaboración del perfil de las costumbres transaccionales de los clientes dispuesta en el numeral 3.1.13. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
d) La generación y entrega de soportes en los eventos en que se realicen donaciones, de que trata el numeral 3.3.4. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
e) La información y capacitación a los clientes sobre las medidas de seguridad, así como la constancia del cumplimiento de esta obligación, prevista en los numerales 3.3.8. y 3.4.4. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
f) La información del costo, previo a la realización de las operaciones prevista en el numeral 3.4.2. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
g) El establecimiento de las condiciones sobre las cuales los clientes van a ser informados en línea acerca de las operaciones realizadas con sus productos, de que trata el numeral 3.4.3. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
h) La entrega de constancias y paz y salvos sobre productos cancelados a los que se refiere el numeral 3.4.8. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
i) La emisión de tarjetas personalizadas señalada en el numeral 6.9. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
j) Ofrecer tarjetas débito que manejen internamente los mecanismos fuertes de autenticación de que trata el numeral 6.11. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
Sin embargo, los anteriores requerimientos podrán ser implementados por las entidades vigiladas, atendiendo el análisis del sistema de administración de riesgo operativo y las medidas de protección al consumidor financiero que se adopten para las cuentas de ahorro electrónicas.
Las entidades vigiladas deberán promover mecanismos de seguridad para las cuentas de ahorro electrónicas. En este sentido podrán:
a) Establecer un número y monto máximo de transacciones y operaciones permitidas;
b) Limitar los canales a través de los cuales se pueden realizar dichas transacciones y operaciones; y
c) Los demás que definan las entidades vigiladas.
5.3. REGLAS ESPECIALES EN MATERIA DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Además de las instrucciones generales en materia de protección al consumidor financiero, tratándose de cuentas de ahorro electrónicas las entidades vigiladas deberán observar las siguientes:
5.3.1. PUBLICIDAD. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Además de las reglas generales en materia de publicidad, previstas en el Título I, Capítulo Sexto de la Circular Básica Jurídica, toda la publicidad que se realice, así como toda la información que se suministre respecto de las cuentas de ahorro electrónicas, deberá incluir las condiciones esenciales del producto, en forma clara, sencilla y de fácil comprensión para el consumidor financiero.
5.3.2. INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades vigiladas deberán suministrar a los clientes, a través de mecanismos adecuados, información clara, completa y oportuna, antes y durante la vigencia del contrato, sobre los siguientes aspectos:
a) Las personas que pueden acceder a este tipo de cuentas;
b) Que la entidad no cobrará a los titulares por el manejo de la cuenta de ahorros electrónica;
c) Especificar cuál es el medio exento de cobro para la operación de la cuenta según el Decreto 4590 de 2008 y demás disposiciones que lo adicionen, modifiquen o sustituyan (ejemplo: tarjeta, libretas u otros);
d) Precisar claramente que según el Decreto 4590 de 2008 y demás disposiciones que lo adicionen, modifiquen o sustituyan, al menos dos (2) retiros en efectivo y una consulta de saldo realizadas por el cliente al mes no generarán comisiones a favor de la entidad.
e) El costo de las transacciones o consultas adicionales a las señaladas en el anterior literal, que según el Decreto 4590 de 2008 y demás disposiciones que lo adicionen, modifiquen o sustituyan, no se encuentran exentas de costo.
f) Que estas cuentas no requieren un depósito mínimo inicial ni saldo mínimo que deba mantenerse;
g) Que las cuentas de ahorro electrónicas gozarán de las prerrogativas previstas en las disposiciones especiales para el gravamen a los movimientos financieros;
h) Señalar las operaciones y las transacciones que podrán realizarse a través de las cuentas de ahorro electrónicas;
i) Especificar los medios y canales habilitados por la entidad para la realización de operaciones y transacciones.
j) Indicar que la cuenta será remunerada e informar el período de pago, especificando la tasa de interés en términos efectivos anuales.
k) Las condiciones para interponer quejas o reclamos, sea ante la entidad, ante el defensor del cliente o ante la Superintendencia Financiera de Colombia;
l) Señalar los datos y condiciones para comunicarse con el defensor del cliente de la entidad;
m) Los canales disponibles para la atención de consultas sobre el manejo de la cuenta;
n) <Literal modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las medidas de seguridad que deberán tener en cuenta para la realización de las operaciones por cada canal, así como el procedimiento para el bloqueo, inactivación, reactivación y cancelación de estas cuentas;
o) Los mecanismos de control de fraude que las entidades ofrezcan a sus clientes, así como el costo de dicho servicio;
p) Informar los demás beneficios adicionales que la entidad establezca; y
q) Cualquier modificación de las condiciones anteriormente señaladas.
6. TRÁMITE SIMPLIFICADO PARA LA APERTURA DE CUENTAS DE AHORRO. <Numeral adicionado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Tratándose de cuentas de ahorro que cumplan con las siguientes características:
(i) Dirigidas únicamente a personas naturales;
(ii) <Ordinal modificado por la Circular 13 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Con límites a las operaciones débito por un monto que no supere en el mes calendario tres (3) salarios mínimos legales mensuales vigentes;
(iii) Cuyo saldo máximo no exceda, en ningún momento, ocho (8) salarios mínimos legales mensuales vigentes; y
(iv) <Ordinal modificado por la Circular 13 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Que el cliente sólo tenga una cuenta de ahorro con estas características en la respectiva entidad.
Los establecimientos de crédito deberán observar las disposiciones especiales establecidas en el presente numeral y aquellas previstas en el Título Primero, Capítulo Décimo Primero de la Circular Básica Jurídica “Instrucciones en materia de administración del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo”.
En lo no previsto en estas normas, las entidades deberán atender las disposiciones legales, así como las instrucciones generales impartidas por esta Superintendencia para las cuentas de ahorro.
<Inciso adicionado por la Circular 13 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Las excepciones y reglas especiales previstas en el presente numeral, aplicarán únicamente en el evento en que las cuentas de ahorro con trámite simplificado cumplan las características aquí establecidas. En caso contrario, los establecimientos de crédito deberán:
(i) Atender las instrucciones generales en materia de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo previstas en el Título I, Capítulo Décimo Primero de la Circular Básica Jurídica, en particular, aquellas relacionadas con los procedimientos necesarios para realizar un pleno conocimiento e identificación de sus clientes; y
(ii) Cumplir todos los requerimientos de seguridad y calidad para la realización de operaciones, previstos en el Título I, Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
6.1. CONDICIONES ESPECIALES PARA EL TRÁMITE SIMPLIFICADO DE APERTURA DE CUENTAS DE AHORRO. <Numeral modificado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 13 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de realizar la apertura de las cuentas de ahorro con trámite simplificado, los establecimientos de crédito deberán contar como mínimo con la siguiente información contenida en el documento de identidad de los clientes: el nombre completo, el número de identificación y la fecha de expedición del respectivo documento.
En todo caso, las entidades vigiladas deberán establecer procedimientos para verificar el contenido y veracidad de la información del cliente. Para las cuentas de ahorro de que trata el presente numeral, no será necesario conservar tarjetas de registro de firmas ni recolectar huellas dactilares.
6.2. INFORMACIÓN A LOS CONSUMIDORES FINANCIEROS. <Numeral adicionado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 13 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> En virtud de lo previsto en el artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los establecimientos de crédito deberán informar claramente a los consumidores financieros todas las características y restricciones aplicables a las cuentas de ahorro con el trámite simplificado, así como los efectos de su incumplimiento.
De otra parte, las entidades deberán suministrar a los clientes, a través de mecanismos adecuados, información clara, completa y oportuna, antes y durante la vigencia del contrato, sobre los medios y canales habilitados por la entidad para la realización de operaciones y transacciones.
6.3. EXTRACTOS. <Numeral adicionado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Tratándose de las cuentas de ahorro a que se refiere el presente numeral no será necesario que las entidades vigiladas envíen físicamente los extractos; sin embargo, deberán poner a disposición de los clientes los extractos o estados de cuenta, a través de los mecanismos que establezcan para el efecto.
<Inciso modificado por la Circular 13 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> En todo caso, las entidades deberán informar oportuna y claramente a los consumidores financieros dónde, cómo y cuándo pueden acceder a esta información. Igualmente, tales mecanismos deberán permitir que el cliente consulte la información correspondiente a la tasa de interés efectiva reconocida por las entidades sobre el saldo durante el período cubierto, cuando a ello hubiere lugar, los movimientos de la cuenta, la periodicidad y forma de liquidar los rendimientos, así como los cambios que se presenten respecto de esta información.
6.4. INSTRUCCIONES ESPECIALES RESPECTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y DE RIESGO OPERATIVO. <Numeral adicionado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Tratándose de las cuentas de ahorro abiertas con el trámite simplificado de que trata el presente numeral, los establecimientos de crédito deberán adoptar mecanismos especiales en sus sistemas de administración de riesgos, de manera que les permitan administrarlos, considerando las características particulares de estas cuentas.
En este sentido podrán:
a) Establecer un número y monto máximo de transacciones y operaciones permitidas para conservar las características previstas en el presente numeral;
b) Limitar los canales a través de los cuales se pueden realizar dichas transacciones y operaciones; y
c) Las demás que se consideren necesarias.
<Inciso adicionado por la Circular 13 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> En todo caso, cuando el saldo máximo de las cuentas de ahorro con trámite simplificado no exceda en ningún momento tres (3) salarios mínimos legales mensuales vigentes, se extenderá la aplicación de las instrucciones especiales para la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo establecidas para los depósitos de dinero electrónico en el numeral 7.7 del presente capítulo.
6.5. INSTRUCCIONES ESPECIALES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y CALIDAD PARA LA REALIZACIÓN DE OPERACIONES. <Numeral adicionado por la Circular 22 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades vigiladas deberán observar las disposiciones generales previstas en el Título I, Capítulo Décimo Segundo “Requerimientos mínimos de seguridad y calidad para la realización de operaciones”, con excepción de los siguientes requerimientos:
a) La personalización de las condiciones bajo las cuales se les prestarán los servicios, a la que se refiere el numeral 3.1.9. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
b) La posibilidad de manejar una contraseña diferente para cada uno de los instrumentos o canales prevista en el numeral 3.1.10. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
c) La elaboración del perfil de las costumbres transaccionales de los clientes dispuesta en el numeral 3.1.13. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
d) La generación y entrega de soportes en los eventos en que se realicen donaciones, de que trata el numeral 3.3.4. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
e) La información y capacitación a los clientes sobre las medidas de seguridad, así como la constancia del cumplimiento de esta obligación, prevista en los numerales 3.3.8. y 3.4.4. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
f) El establecimiento de las condiciones sobre las cuales los clientes van a ser informados en línea acerca de las operaciones realizadas con sus productos, de que trata el numeral 3.4.3. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
g) La entrega de constancias y paz y salvos sobre productos cancelados a los que se refiere el numeral 3.4.8. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
h) La emisión de tarjetas personalizadas señalada en el numeral 6.9. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
i) Ofrecer tarjetas débito que manejen internamente los mecanismos fuertes de autenticación de que trata el numeral 6.11. del Título I Capítulo Décimo Segundo de la Circular Básica Jurídica.
Sin embargo, los anteriores requerimientos podrán ser implementados por las entidades vigiladas, atendiendo el análisis del sistema de administración de riesgo operativo y las medidas de protección al consumidor financiero que se adopten para este trámite.
6.6. TERMINACIÓN DE LAS CUENTAS. <Numeral modificado por la Circular 13 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Si al momento de terminar el contrato de las cuentas de que trata el presente numeral el saldo supera tres (3) salarios mínimos legales mensuales vigentes, los establecimientos de crédito deberán realizar todos los procedimientos generales previstos en las normas vigentes para efectuar el diligenciamiento del formulario de vinculación.
7. INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA ADMINISTRACIÓN Y EL MANEJO DE LOS DEPÓSITOS DE DINERO ELECTRÓNICO DE PERSONAS NATURALES. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
En el presente numeral se imparten las instrucciones relativas a la administración y el manejo de los depósitos de dinero electrónico de personas naturales a los que se refiere el inciso primero del artículo 2.1.15.1.2 del Decreto 2555 de 2010 y demás disposiciones que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.
7.1. REGLAS PARA LA APERTURA DE LOS DEPÓSITOS DE DINERO ELECTRÓNICO DE PERSONAS NATURALES. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los establecimientos de crédito deberán ofrecer un trámite simplificado para la apertura de los depósitos de dinero electrónico a los que se refiere el presente numeral, siempre y cuando las operaciones que se realicen a través de los mismos cumplan con las siguientes características:
a) Las operaciones débito no pueden superar en el mes calendario tres (3) salarios mínimos legales mensuales vigentes;
b) El saldo máximo de los depósitos de dinero electrónico no puede exceder, en ningún momento, tres (3) salarios mínimos legales mensuales vigentes; y
c) El consumidor financiero solamente podrá ser titular de un (1) depósito de dinero electrónico en la respectiva entidad.
Para efectos de la apertura de los depósitos de dinero electrónico, los establecimientos de crédito deberán solicitar y verificar, como mínimo, la siguiente información contenida en el documento de identidad de los clientes: el nombre, el número de identificación y la fecha de expedición del respectivo documento.
Para realizar la apertura de esta modalidad de depósito, no será necesario recolectar huellas dactilares, ni conservar tarjetas de registro de firmas.
Las excepciones y reglas especiales contenidas en el presente numeral, así como en el Capítulo Décimo Primero del Título I de esta circular, aplicarán únicamente respecto de los depósitos de dinero electrónico que cumplan con las condiciones y características aquí señaladas. En el evento que dichos depósitos dejen de cumplir con tales características, los establecimientos de crédito deberán atender todas las instrucciones que resulten aplicables.
7.2. DEPÓSITOS DE DINERO ELECTRÓNICO UTILIZADOS PARA CANALIZAR SUBSIDIOS ESTATALES. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los establecimientos de crédito podrán ofrecer el trámite simplificado a que se refiere el numeral 7.1 precedente, para realizar la apertura de los depósitos de dinero electrónico utilizados para canalizar los recursos provenientes de programas de ayuda y/o subsidios otorgados por el Estado Colombiano.
En estos eventos, además, no se aplicará lo previsto en los literales a) y b) del mencionado numeral, relacionado con los montos y saldos máximos.
7.3. AUTORIZACIÓN DE LOS REGLAMENTOS. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los reglamentos de los depósitos de dinero electrónico deberán contar con la autorización previa y expresa de esta Superintendencia.
7.4. EXTRACTOS. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Tratándose de depósitos de dinero electrónico, no será necesario que las entidades envíen físicamente los extractos. Por lo anterior, las entidades vigiladas pondrán a disposición de los clientes los extractos o estados de cuenta de los depósitos de dinero electrónico a través de los mecanismos que éstas establezcan para el efecto.
En todo caso, tales mecanismos deberán permitir que el cliente consulte la información correspondiente a la tasa de interés efectiva que las entidades reconozcan sobre el saldo durante el período cubierto, cuando a ello hubiere lugar, así como las transacciones realizadas, la periodicidad, la forma de liquidación de los rendimientos y los cambios que se presenten respecto de esta información.
7.5. REGLAS ESPECIALES EN MATERIA DE INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Además de la información que por virtud de las disposiciones legales vigentes deban divulgar los establecimientos de crédito a sus consumidores financieros, en materia de depósitos de dinero electrónico deberán informar de manera particular lo siguiente:
a) Que los depósitos de dinero electrónico se encuentran amparados por el seguro de depósito, de conformidad con lo previsto por la Resolución Externa Número 004 de 2012 del Fondo de Garantías de Instituciones Financieras -FOGAFÍN- y demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
b) Los costos asociados a los depósitos de dinero electrónico; y
c) Las tasas de interés que las entidades decidan ofrecer a los consumidores por la captación de recursos mediante depósitos de dinero electrónico, si a ello hubiere lugar.
7.6. INSTRUCCIONES ESPECIALES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y CALIDAD PARA LA REALIZACIÓN DE OPERACIONES. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
A los depósitos de dinero electrónico de que trata el presente numeral, le aplicarán las disposiciones generales previstas en el Capítulo Décimo Segundo “Requerimientos mínimos de seguridad y calidad para la realización de operaciones” del Título I de la presente circular, con excepción de los siguientes:
a) La personalización de las condiciones bajo las cuales se prestarán los servicios, a la que se refiere el numeral 3.1.9 del Capítulo Décimo Segundo del Título I de la Circular Básica Jurídica.
b) La posibilidad de manejar una contraseña diferente para cada uno de los canales prevista en el numeral 3.1.10 del Capítulo Décimo Segundo del Título I de la Circular Básica Jurídica.
c) La elaboración del perfil de las costumbres transaccionales de los clientes dispuesta en el numeral 3.1.13 del Capítulo Décimo Segundo del Título I de la Circular Básica Jurídica.
d) La generación y entrega de soportes en los eventos en que se realicen donaciones de que trata el numeral 3.3.4 del Capítulo Décimo Segundo del Título I de la Circular Básica Jurídica.
e) La información y capacitación a los clientes sobre las medidas de seguridad, así como la constancia del cumplimiento de esta obligación, prevista en los numerales 3.3.8 y 3.4.4 del Capítulo Décimo Segundo del Título I de la Circular Básica Jurídica.
f) La información del costo previo a la realización de las operaciones, prevista en el numeral 3.4.2 del Capítulo Décimo Segundo del Título I de la Circular Básica Jurídica.
g) El establecimiento de las condiciones sobre las cuales los clientes van a ser informados en línea acerca de las operaciones realizadas con sus productos, de que trata el numeral 3.4.3 del Capítulo Décimo Segundo del Título I de la Circular Básica Jurídica.
h) La entrega de constancias y paz y salvos sobre productos cancelados a los que se refiere el numeral 3.4.8 del Capítulo Décimo Segundo del Título I de la Circular Básica Jurídica.
i) La emisión de tarjetas personalizadas señalada en el numeral 6.9 del Capítulo Décimo Segundo del Título I de la Circular Básica Jurídica.
j) La entrega de tarjetas débito que manejen internamente mecanismos fuertes de autenticación a que se refiere el numeral 6.11 del Capítulo Décimo Segundo del Título I de la Circular Básica Jurídica.
Sin embargo, los anteriores requerimientos podrán ser implementados por las entidades vigiladas, atendiendo el análisis que realicen en materia de administración del riesgo operativo y las medidas de protección al consumidor financiero que adopten respecto de los depósitos de dinero electrónico.
7.7. INSTRUCCIONES ESPECIALES RESPECTO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. <Numeral adicionado por la Circular 7 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Tratándose de los depósitos de dinero electrónico que cumplan las características a las que se refieren los numerales 7.1 y 7.2 de la presente circular, los establecimientos de crédito deberán atender las disposiciones especiales para la gestión y administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo previstas en el Capítulo Décimo Primero del Título I de la presente circular, particularmente las contenidas en el literal g) del numeral 4.2.2 “Procedimientos”, literal q) del numeral 4.2.2.1.1.2 “Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de solicitud de vinculación de clientes y de realizar entrevista” y numeral 5.2 “Transferencias nacionales”.
En todo caso, los establecimientos de crédito deberán adoptar mecanismos especiales en sus sistemas de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, que consideren las características particulares de tales depósitos.
REGIMEN DE HORARIOS.
1. INSTRUCCIONES RELATIVAS A LOS HORARIOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIO AL PÚBLICO.
1.1. INSTRUCCIONES RELATIVAS A LOS HORARIOS DE ATENCIÓN.
Los establecimientos de crédito, las sociedades de servicios financieros, las compañías de seguros y de reaseguros, y los intermediarios de seguros y de reaseguros podrán definir libremente los horarios de prestación de servicio al público. Es de aclarar que los horarios no tendrán que estar necesariamente unificados entre los diferentes establecimientos de crédito de una misma localidad.
En todo caso, cualquier modificación a los horarios actuales o futuros deberá ser comunicada a esta Superintendencia con una antelación no inferior a diez (10) días hábiles.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 022 DE 2006 - Página 40 - JULIO DE 2006>
Se podrá suspender la prestación del servicio al público de manera temporal en los siguientes eventos:
- Por motivos de fuerza mayor, caso fortuito o eventos reconocidos nacionalmente en diferentes regiones, que tradicionalmente han obtenido el permiso para suspender la prestación del servicio al público, sin que se requiera aprobación previa de esta Superintendencia. En el último evento bastará con que se avise al público de manera clara y precisa los días de no prestación del servicio, mediante avisos visibles en un tamaño no menor de medio pliego (0.70 x 0.50 cms.), colocados en las oficinas de la entidad en la localidad correspondiente con mínimo cinco (5) días hábiles de antelación. Así mismo, deberá comunicarse a esta Superintendencia por intermedio de la oficina principal mediante relación mensual, las festividades autorizadas para el mes inmediatamente siguiente incluyendo los cierres ocasionados por fuerza mayor y caso fortuito del mes anterior. Los cierres especiales no requerirán de unificación entre los establecimientos bancarios de la misma localidad.
Para los casos de cierre especiales o cuando se desee efectuar cambio en el horario de atención a los usuarios, deberá comunicarse a todos los clientes, mediante avisos visibles de un tamaño no menor al antes mencionado colocados en las oficinas de la entidad con una antelación no menor de diez (10) días calendario y en todo caso difundir tal decisión, por una sola vez, en un diario regional, local o de circulación nacional, según corresponda al alcance geográfico del efecto de la medida, y de no ser posible, por cualquier otro medio que se estime procedente para tal cometido.
<TÍTULO II - CIRCULAR EXTERNA 022 DE 2006 - Página 40 - JULIO DE 2006>
CAPÍTULO PRELIMINAR.
(Derogado mediante Circular Externa 046 de 2002)
DISPOSICIONES ESPECIALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES DE LOS ESTABLECIMIENTOS BANCARIOS.
Los bancos al celebrar el contrato de cuenta corriente con entidades públicas deberán dar cumplimiento a las instrucciones que adelante se señalan y acatar las disposiciones contenidas en la ley 1a. de 1980 en relación con el cheque fiscal. En tal virtud, se reitera a los establecimientos bancarios que las únicas personas autorizadas para celebrar contratos de cuenta corriente a nombre de las entidades públicas son su representante legal o jefe de la entidad respectiva y en su defecto, las personas en quienes deleguen, previo visto bueno de la Tesorería General de la República o de los Tesoros Departamentales o Municipales, según el caso y con el lleno de los requisitos establecidos o que establezcan las autoridades fiscalizadoras del orden nacional, departamental o municipal.
Además de lo anterior y para efectos de que se ejerza un estricto control sobre la apertura de cuentas corrientes a nombre de entidades oficiales, dichas cuentas deben ser autorizadas por el presidente del establecimiento de crédito, o un vicepresidente especialmente designado para tal efecto o aquellos funcionarios que conforme a la estructura interna desempeñen atribuciones de esta naturaleza, previo el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo 3o. de la misma Ley.
Ahora bien, de conformidad con lo dispuesto en la ley 1a. de 1980 en relación con el cheque fiscal, debe advertirse que se encuentra legalmente prohibido negociar y abonar en cuentas corrientes de particulares, cheques girados a favor de entidades públicas, ya que el banco sólo está autorizado para abonar el importe de tales cheques en las cuentas de la entidad pública correspondiente.
Por lo anteriormente expuesto, es necesario recordar el estricto cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1a. de 1980, toda vez que la misma dispone que los establecimientos bancarios que pagaren o negociaren cheques fiscales en contravención a lo que ella prescribe, responderán en su totalidad por pago irregular.
1.2. CON ENTIDADES QUE MANEJAN EL PRESUPUESTO NACIONAL.
Se considera pertinente indicar algunos de los parámetros que deberán cumplir los bancos para la apertura de cuentas corrientes a las entidades que reciban recursos del presupuesto nacional, de tal manera que se colabore con la Dirección del Tesoro Nacional en su objetivo de controlar el nivel de ejecución del Presupuesto General de la Nación.
Los documentos mínimos que deben exigir para dar trámite a la solicitud de apertura de una cuenta corriente con autorización de la Dirección del Tesoro Nacional, conforme a lo establecido en el artículo 21 del Decreto 359 de 1995, deberán ser:
1) Acta de posesión de los funcionarios autorizados para el manejo de la cuenta.
2) Póliza de manejo en los términos establecidos por la Contraloría General de la República.
3) Documento que acredite la personería jurídica cuando se trate de entidades descentralizadas.
4) Los demás que se requieran por disposición interna y conforme a otras disposiciones legales.
De otra parte, los establecimientos bancarios deberán efectuar un reporte a la Dirección del Tesoro Nacional relacionados con algunos datos de las cuentas corrientes o de ahorros que manejan dineros del presupuesto nacional. Dichos reportes deberán contener: saldo inicial, valor total de los débitos, valor total de los créditos y el saldo promedio mensual calculado con base diaria y saldo final. Se deberá reportar la información del mes inmediatamente anterior, dentro de los cinco primeros días de cada mes y debe ser transmitida en medio magnético de con acuerdo con las especificaciones técnicas que se detallan en el formato diseñado para tal fin.
Finalmente, y en los términos del decreto 359 de 1995 la Dirección del Tesoro Nacional podrá solicitar información sobre cuentas corrientes y/o de ahorro que manejen recursos de la Nación, con las características que especifique cuando ésta lo considere necesario.
2. PROHIBICIONES Y LIMITACIONES.
2.1. APERTURA DE CUENTAS CORRIENTES A NOMBRE DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO.
Este Despacho se permite señalar las consideraciones de orden jurídico que impiden la apertura de cuentas corrientes a nombre establecimientos de comercio.
<TÍTULO III - CAPÍTULO I - CIRCULAR EXTERNA 046 DE 2002 - PÁGINA 1 - OCTUBRE DE 2002>
Al respecto, necesario recordar que “...se entiende por establecimiento de comercio un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa" (artículo 515 del Código de Comercio). Con base en las normas positivas (artículos 533, 532, 1225, 20 numeral 4 del Código de Comercio), la doctrina ha sido enfática en señalar que por su naturaleza el establecimiento de comercio es un objeto y no un sujeto de derechos, más aún cuando la misma ley lo califica dentro de los bienes mercantiles.
La aptitud para adquirir derechos y contraer obligaciones está reservada a las personas, por tal razón el establecimiento de comercio –como conjunto de bienes corporales e incorporales- no puede celebrar contrato alguno, sino que es el empresario, persona natural o jurídica dueña del establecimiento de comercio quien puede obligarse. Por lo tanto, no es legalmente viable que el establecimiento de comercio celebre el contrato de cuenta corriente bancaria.
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 072 DE 1996 - PÁGINA 2 - OCTUBRE DE 1996>
En cuanto a los títulos - valores expedidos a favor de un establecimiento de comercio, es oportuno recordar que "son títulos al portador los que no se expidan a favor de persona determinada" (artículo 668 del Código de Comercio)
En este orden de ideas, cuando la norma citada establece una regla en el sentido de que serán al portador los títulos que no hayan sido expedidos a favor de persona determinada, deben entenderse comprendidos, entre otros, los cheques cuyo beneficiario sea una persona supuesta, o una persona que no existe, o en los cuales figure un nombre que no corresponde a persona alguna. Por lo tanto, los cheques expedidos a favor de un establecimiento de comercio son títulos al portador y como tales deberán ser recibidos y cancelados.
2.2. COBRO DE CUOTA DE MANEJO.
Este Despacho se permite reiterarles a los establecimientos bancarios que no es viable jurídicamente imponer a los clientes la obligación de pagar una suma determinada de dinero por concepto de cuota de manejo de la cuenta corriente, cuando el promedio de la misma es inferior a una determinada suma.
El cobro de la remuneración en ocasiones se efectúa por medio de la adición de una cláusula a los contratos de cuenta corriente bancaria ya suscritos, de la cual se da noticia a la clientela por parte del banco con nota o circular que se acompaña al extracto de cuenta corriente en el mes que se establece. Al cliente se le fija entonces un plazo para que manifieste si acepta o no la referida modificación y, en caso de silencio, se da por aceptada la nueva cláusula.
Algunos bancos han procedido a descontar el valor de la cuota de manejo fijada por ellos, antes de vencido el plazo que tiene el cliente para manifestar su conformidad o para tener su silencio como aceptación.
Cabe anotar que en los contratos de adhesión, en los cuales una de las partes establece las condiciones generales y la contraparte las acepta al suscribir el contrato, como es el caso de la cuenta corriente bancaria, toda adición que se introduzca unilateralmente al mismo tiempo requiere el acuerdo de voluntades, esto es, el consentimiento de las partes, requisito primordial en todo contrato (Código de Comercio, artículo 864 y Código Civil arts. 1494 y 1495).
Por ser el contrato de cuenta corriente bancaria un contrato bilateral y consensual, las cláusulas con que se pretenden modificar o adicionar, deben ser objeto de acuerdo por las partes, so pena de que la nueva condición se tenga como inexistente a la luz del artículo 898 del Código de Comercio, concordante con los artículos 1501 y 1502 del Código Civil. La parte que resulta gravada con la remuneración establecida unilateralmente por el banco, tiene derecho entonces a que se le respete el plazo prefijado para que exprese su consentimiento.
En cuanto a la procedencia de cobro de la referida cuota de manejo por parte de los bancos, aún en el evento de que sea aceptada por los cuentacorrentistas, esta Superintendencia considera necesario hacer las siguientes precisiones:
El artículo 6o. de la ley 16 de 1936, actualmente incorporado en el artículo 10o. literal e) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero dispone que: "los bancos no podrán limitar o restringir en forma alguna la cuantía de los saldos provenientes de depósitos en cuentas corrientes..."
La intención del legislador al expedir la referida norma fue la de "buscar corregir el abuso que viene cometiéndose por algunos bancos, de cobrar una tasa de pequeños depósitos con el fin de eliminarlos, restringiéndose así el servicio bancario", conforme se lee en el informe de la Comisión III de la Cámara que está consignado en los Anales del Congreso.
El cobro de cuotas de manejo a las cuentas que registran un saldo mínimo promedio mensual, es una forma de imponer limitaciones a los saldos de depósitos en cuenta corriente, que contraría lo preceptuado en la norma en cuestión. El cliente, en caso de adiciones al contrato de cuenta corriente por parte del Banco –que como antes vimos es un contrato de adhesión– estaría obligado a aceptarlas so pena de que el Banco en uso de la facultad que le otorga el artículo 1389 del Código de Comercio decida dar por terminado unilateralmente el contrato, o puede, sí se niega, terminarlo directamente él mismo. Con la práctica descrita se presenta, entonces, una imposición velada del Banco para limitar la cuantía de los depósitos, que contraría lo dispuesto por el artículo 10o., literal e) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
2.3. COBRO DE MULTA POR CHEQUES DEVUELTOS POR FONDOS INSUFICIENTES.
En ocasiones los bancos pretenden cobrar a sus clientes una determinada suma de dinero por cada devolución de cheques originada en la causal: "fondos insuficientes" para lo cual se le da simplemente aviso al cuentacorrentista de dicha determinación a fin de proceder al correspondiente cargo en cuenta.
Sobre el particular, este Despacho considera pertinente impartir las siguientes instrucciones:
De conformidad con el artículo 720 del Código de Comercio, "...el banco está obligado en sus relaciones con el librador a cubrir el cheque hasta el importe del saldo disponible, salvo disposición legal que lo libere de la obligación.
“Si los fondos disponibles no fueren suficientes para cubrir el importe total del cheque, el librado deberá ofrecer al tenedor el pago parcial, hasta el saldo disponible".
Ahora bien, concretándonos al aspecto en estudio debe aclararse si el cobro por parte del banco hace referencia a la relación tenedor- banco depositario o a la relación librador- banco - librado.
En la primera hipótesis, esto es, relación tenedor – banco depositario, no es admisible el cargo en la cuenta corriente bancaria, máxime si se tiene en cuenta que la devolución del cheque se produce por causas ajenas a la voluntad del tenedor y éste, como cuentacorrentista del banco, no recibe ninguna remuneración por los depósitos constituidos.
En la segunda hipótesis, que se refiere a la relación librador – banco librado, este Despacho considera igualmente inadmisible e inconveniente el cargo en la cuenta corriente.
Lo anterior por cuanto para lograr la mejor utilización del cheque, lo cual consulta los intereses legítimos de la comunidad, debe adoptarse una política distinta a través de los medios que brinda la ley. En efecto, en lugar de propiciar la devolución de cheques por la causal "fondos insuficientes'', los bancos están en la posibilidad de terminar unilateralmente el contrato (art. 1389 Código de Comercio ) y, si es el caso, proceder a la cancelación de la cuenta por mal manejo, lo cual puede acarrear las sanciones penales a que haya lugar.
En esta forma los bancos sí pueden contribuir eficazmente a darle la seriedad que el cheque requiere para cumplir con su importante función de servir como instrumento de pago. Con ese sentido y teniendo en cuenta las consideraciones e instrucciones impartidas, este Despacho considera que los bancos deben abstenerse de cobrar sumas de dinero por cada devolución de cheques originada en la causal "fondos insuficientes".
2.4. CONVENIOS PARA TRÁMITE DE ÓRDENES DE PAGO.
De conformidad con lo previsto en la Resolución 035 del 16 de enero de 1980, emanada del Departamento Nacional de Cooperativas DANCOOP se prohibió a las cooperativas de ahorro y crédito continuar expidiendo instrumentos similares a los cheques para facilitar a sus clientes el manejo de los depósitos de ahorro que en ellas efectúe.
Al respecto, este Despacho se permite señalar las siguientes consideraciones a efectos de que los bancos se abstengan de celebrar convenios con las cooperativas de ahorro y crédito en los cuales se obliguen a aceptar las ordenes de pago utilizadas por los cuentacorrentistas de las cooperativas como instrumentos al cobro.
En primer término, es necesario recordar que los cheques son títulos valores que contienen una orden incondicional de pagar a la vista una suma determinada de dinero y que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 712 del Código de Comercio, sólo pueden ser expedidos a cargo de un banco y en formularios impresos de cheques o chequeras suministrados por éste a sus clientes en desarrollo de un contrato de cuenta corriente bancaria.
Por estas condiciones y porque, entre otras cosas, las cooperativas de ahorro y crédito no son establecimientos bancarios, los documentos expedidos por ellas no participan de las características propias de los cheques y por tal razón no puede considerarse que pertenezcan a dicha especie de títulos valores. Sin embargo, dada la similitud que tienen con tales títulos se ha inducido al público en general a considerar erróneamente que se trata de verdaderos cheques.
Por otra parte, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1382 del Código de Comercio, en virtud del contrato de depósito en cuenta corriente bancaria el cuentacorrentista adquiere la facultad de consignar exclusivamente sumas de dinero y cheques en el establecimiento bancario, y como según se analizó dichos títulos no participan de ninguna de estas dos categorías, este Despacho les solicita abstenerse de celebrar este tipo de convenios con las cooperativas de ahorro y crédito, de recibir como títulos valores dichos documentos y de llevarlos al canje, pues en éste solo se aceptan cheques y los documentos que expresamente haya admitido el Banco de la República en el reglamento de la Cámara de compensación.
Este Despacho se permite manifestarle a los establecimientos bancarios que la práctica de exigir a los clientes saldos mínimos promedios en sus respectivas cuentas corrientes como requisito para mantenerlas vigentes, desconoce lo dispuesto en el artículo 100, literal e) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
En ocasiones, la conducta descrita se realiza mediante la remisión de un volante a los cuentacorrentistas, en el cual el establecimiento bancario informa a su cliente acerca del requisito impuesto por la entidad, manifestando que, de no ser aceptado, se procederá a saldar la cuenta corriente bancaria respectiva.
Al respecto, debe tenerse presente que la intención del legislador al expedir la norma fue la de buscar un camino jurídicamente sano tendiente a evitar que los bancos procedieran a imponer a los cuentacorrentistas restricciones en el mantenimiento de saldos; así mismo, se considera que si en nuestro Estatuto Mercantil no se hizo mención alguna en lo atinente a limitación de saldos en cuenta corriente, no le es dable a los establecimientos bancarios imponer cláusulas restrictivas en tal sentido.
De otra parte, es conveniente aclarar que la facultad expresada en el artículo 1389 del Código de Comercio, hace referencia a la terminación unilateral del contrato por cualquiera de las partes intervinientes en su celebración, teniendo en cuenta el cumplimiento de las obligaciones impuestas para cada una de ellas; es así como, es posible que tanto el banco como el cliente ejerciten dicha facultad legal expresando o no la razón para ello, pero sin que pueda saldarse dicha cuenta corriente bancaria utilizando el supuesto jurídico mencionado, con el fundamento de que el cliente no posee dentro de su estado de cuenta un monto determinado, toda vez que se estaría utilizando la facultad derivada de la autonomía de la voluntad, permitida para la terminación del contrato, con el fin de violar un claro precepto legal, olvidando los bancos que el ejercicio de su derecho se encuentra limitado por la ley, el orden público y las buenas costumbres.
Esta conducta, no admite consideraciones en cuanto a si ella se enmarca dentro de los pactos permisibles, bien sea a la celebración del contrato o con posterioridad, como quiera que dicha cláusula estaría en abierta contradicción con una disposición imperativa de la ley, que por su carácter es de ineludible acatamiento (artículo 100. literal e) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.)
De otra parte, el procedimiento que se ha dejado anotado, estaría limitando la prestación del servicio bancario, que por lo demás es un servicio público, y que por su naturaleza debe ser prestado en igualdad de condiciones tanto a pequeños como a grandes cuentahabientes; aceptar lo contrario, sería tanto como hacer más oneroso dicho servicio para las personas de escasos recursos económicos, lo cual no se compadece con el carácter mismo de la actividad bancaria, que como ya se anotó, es de interés público.
Además, en el evento de que los establecimientos bancarios utilicen el mecanismo descrito durante el desenvolvimiento del contrato de cuenta corriente bancaria, ello no sólo generaría los efectos anteriormente mencionados, sino que también implicaría una modificación unilateral de los términos inicialmente acordados por las partes contratantes, desconociendo el carácter bilateral que ostenta el contrato.
En virtud de lo expuesto, los bancos deberán abstenerse de efectuar la práctica que motiva la presente instrucción, con la advertencia de que su realización hará incurrir a esas entidades en las sanciones previstas en la Ley.
2.6. SOBREGIRO EN CUENTA CORRIENTE.
En razón de la mecánica misma de la gestión bancaria, la cuenta que se abre al depositante de dinero se limita al monto de los depósitos, de manera tal que la obligación del Banco cesa para con el cuenta correntista y éste no puede exigir nada de aquel, en cuanto se haya extinguido el depósito a través de los giros hechos por medio del instrumento denominado cheque. Esto explica también que cuando un cheque es visado por el Banco sobre el cual se gira, la certificación equivale a aceptación.
Es claro, en consecuencia, que el cuentacorrentista a quien se permite girar más de lo que ha depositado es, frente al Banco, deudor en razón de un préstamo que éste le hace, puesto que se repite, el banco no está legalmente obligado a pagar si no hay provisión por parte del girador; con lo cual se pone de presente, además, que el banco por la concesión del sobregiro, no puede cobrar comisión, esto es, remuneración por un servicio hecho al girador, sino intereses, o sea la remuneración normal que corresponde al préstamo de dinero.
Analizado el sobregiro como un préstamo que hace el Banco al cuenta correntista resulta evidente que le son aplicables las normas referentes al mutuo comercial contenidas en el Código de Comercio, aunque el cuentacorrentista no sea comerciante y particularmente el artículo 125 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero de acuerdo con el cual, "Cuando el banco pague cheques por valor superior al saldo de la cuenta corriente, el excedente será exigible a partir del día siguiente al otorgamiento del descubierto, salvo pacto en contrario.
“El crédito así concedido ganará intereses en los términos previstos en el artículo 884 del Código de Comercio".
Por otra parte, si el Banco quiere devengar intereses tanto remuneratorios como moratorios por estos préstamos, distintos de los legales, ha de estipularlo por escrito, so pena de no poder cobrar en juicio sino aquéllos (artículo 884 del Código de Comercio).
En consecuencia, es claro que los establecimientos bancarios pueden señalar plazo para el pago de los sobregiros que concedan de conformidad con lo establecido en el artículo 125 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, así como estipular, con el cuenta correntista los intereses remuneratorios, así como los moratorios que correrán en su favor por razón de la demora. Una y otra estipulación han de constar por escrito, pero no es necesario hacerlo así cada vez, ya que surgiendo esta obligación de la ejecución misma del contrato de depósito convenido con el Banco puede válidamente insertarse en el formulario que a este efecto firma el correntista en escrito separado.
2.7. PROHIBICIONES PARA INCREMENTAR Y PRODUCIR SOBREGIROS.
Es necesario precisar que los sobregiros o descubiertos no podrán incrementarse ni producirse en los siguientes casos:
a. Por cargos a la cuenta por concepto de remesas negociadas extraviadas en el correo.
b. Por cargos a la cuenta por concepto de cheques extraviados en el canje.
c. Por cargos a la cuenta provenientes de las prefinanciaciones o financiaciones para futuras exportaciones, cartas de crédito utilizadas, abonos o cancelación de obligaciones de cartera; ni por intereses, comisiones y demás gastos causados por las operaciones antes citadas
d. Por cargos de comisiones o intereses por devoluciones de cheques impagados
Las prácticas adoptadas por los bancos deben consultar las previsiones de seguridad y prudencia que garanticen los derechos no solo de los cuentacorrentistas sino en general de los tenedores de los cheques, por tal razón, estos títulos únicamente pueden ser librados en formularios elaborados o autorizados por los bancos. En tal virtud, los formularios de cheques serán impresos por los bancos bajo su responsabilidad y contendrán necesariamente el nombre del banco librado y una numeración consecutiva que permita identificarlos plenamente.
Cuando, excepcionalmente, los bancos autoricen a su clientela para elaborar formularios especiales de cheques, se suscribirá un documento en que consten claramente las obligaciones que se generan para el cuentacorrentista, los requisitos y factores de seguridad que deberán llenar los instrumentos y particularmente, la necesidad de incluir la impresión del nombre del librado y del numero de identificación de los cheques.
Para este efecto, se le señalará a cada cliente numeraciones consecutivas y particulares que deberán estar impresas en los cheques, de manera que permitan identificarlos, sin lugar a duda como correspondientes a los instrumentos especiales, cuya elaboración ha sido autorizada al mismo.
En ningún caso se autorizarán chequeras especiales que, al carecer de los requisitos mencionados, permitan librar cheques a cargo de distintos bancos al arbitrio del titular de las cuentas corrientes.
Cuando el banco utilice para el procesamiento de sus cheques caracteres magnéticos que identifiquen tanto al banco como al cliente o a cualquiera de ellos, dichos caracteres serán necesariamente impresos por el banco, aún cuando medie contrato para elaboración de chequeras especiales
Esta Superintendencia considera necesario impartir instrucciones a los bancos sobre la forma en que debe procederse cuando el tenedor de un cheque lo presenta para su protesto, en el sentido de complementar el protesto que consiste en estampar al dorso del cheque la palabra "protesto", la causa de éste, el lugar, la fecha, la firma del girado y de los testigos, con el nombre o razón social del girador y la denominación o número de la cuenta.
Teniendo en cuenta que estos requisitos adicionales al protesto son exigidos por la mayoría de los jueces penales encargados de la investigación de los delitos cometidos con cheques a que se refiere el artículo 357 del Código Penal y el artículo lo. numeral 15 de la Ley 23 de 1991, este Despacho considera que no hay violación de la reserva bancaria. Por el contrario, tales formalidades se hacen indispensables en el caso de ser la firma del girador ilegible, con el objeto de poder entablar la denuncia contra el directamente responsable y no en averiguación de él, mientras se establece su identidad por el sistema engorroso y demorado de una inspección ocular dentro del sumario.
En tal virtud, los bancos deben impartir instrucciones a sus oficinas a efectos de que se proceda en el protesto en la forma indicada, cuando así sea solicitado por la persona que se presente con tal fin.
a. Cheque fiscales
La ley 1a. de 1980 adicionó, tal como lo expresa su texto, el libro 3o., título III, capítulo V del Código de Comercio en la subsección de los cheques especiales y definió los cheques fiscales como aquellos que son girados por cualquier concepto a nombre de una entidad pública de las definidas en el artículo 20 del Decreto 130 de 1976; vale decir la Nación, las entidades territoriales, los establecimientos públicos, las empresas industriales o comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta sujetas al régimen previsto para las empresas industriales y comerciales del Estado.
En desarrollo de lo anterior, dispone la norma comentada, que los cheques fiscales no son negociables y las limitaciones que la ley les establece no podrán ser obviadas ni siquiera por el mismo librador del título, y en esa medida está legalmente prohibido negociar o abonar en cuentas corrientes de particulares cheques girados a favor de entidades públicas.
Cabe anotar, sinembargo, que las restricciones a la negociabilidad y pago del cheque fiscal no impiden su negociabilidad interbancaria en las cámaras de compensación.
Así las cosas, al cheque fiscal se aplican las disposiciones especiales del cheque para abono en cuenta, en cuanto su pago se realiza mediante un asiento contable por el cual se acredita la cuenta corriente que el beneficiario tenga en el banco librado, o a través de la negociación interbancaria en la cámara de compensación. Por cuanto se trata de un título no negociable y no transferible por endoso en propiedad, para efectos de su pago a través de un banco intermediario solo podrá endosarse al cobro.
No sobra recordar que mediante el debido cumplimiento de las disposiciones relacionadas con el cheque fiscal, no solo se protege al Tesoro Público contra el aprovechamiento indebido de su patrimonio, sino que, igualmente, se resguarda a las entidades bancarias que, según la ley 1a. de 1980, responden en su totalidad por los pagos o negociaciones que en cualquier forma violen lo prescrito en esa ley.
Así mismo, este Despacho observará un cuidadoso control sobre el cumplimineto de las instrucciones antes señaladas, sin perjuicio del control adicional que efectuará la Contraloría General de la República.
Por lo anteriormente expuesto, se reitera el estricto cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1a. de 1980, toda vez que su artículo 5o. dispone que los establecimientos bancarios que pagaren o negociaren cheques fiscales en contravención a lo que ella prescribe, responderán en su totalidad por el pago irregular.
b. Cheques con negociabilidad restringida.
Este Despacho se permite señalar las siguientes consideraciones jurídicas relacionadas con la viabilidad de efectuar el pago por ventanilla de cheques en los cuales se ha incorporado una cláusula de restricción de negociabilidad.
Prescribe el artículo 715 del Código de Comercio que los cheques no negociables por la cláusula correspondiente o por disposición de la Ley "..sólo podrán cobrarse por conducto de un banco". El examen de la frase recién transcrita, cuyo contenido es imperativo conduce "prima facie" a la conclusión de que el beneficiario de un título, cuando el mismo no sea un establecimiento bancario, no estaría habilitado para reclamar el pago del importe del cheque, puesto que del enunciado del precepto legal no se deduce que existan excepciones o exclusiones a la regla trazada, siendo preciso anotar que los argumentos de conveniencia o inconveniencia no pueden tener cabida en el análisis, ya que establecer el sentido y alcance de una disposición legal con base en la apreciación que se tenga sobre el contenido ideal de una regla jurídica conduce invariablemente a sustituir la posición de intérprete por la propia de la autoridad investida con la atribución de dictar la norma.
No obstante la definición del problema a la que inicialmente se arribó y que se dejó resumida atrás, un examen del tema ha llevado a concluir que el punto en discusión puede abordarse desde una perspectiva diferente, teniendo en cuenta el efecto que naturalmente se sigue de la inclusión de una cláusula de restricción de la disposición contenida en el artículo 715 del Código de Comercio, dentro del conjunto de las normas que regulan el cheque.
El aparte primero del artículo 715 establece que puede incorporarse válidamente al cheque una cláusula enderezada a limitar su negociabilidad. La negociabilidad del cheque se verifica, tratándose de títulos a la orden, mediante el endoso y entrega del instrumento; en relación con los títulos al portador la limitación no tendría efecto práctico alguno, en cuanto no habría posibilidad de establecer una dicotomía entre beneficiario y tenedor, al menos cambiariamente.
El endoso puede revestir varias modalidades, en propiedad, en procuración o en garantía. El endoso en procuración presupone legitimar a un tercero para cobrar el instrumento. En principio, una cláusula que restringe la negociabilidad no permitiría que el cheque se consignara en una cuenta abierta por el beneficiario. Con la disposición contenida en el inciso segundo del artículo
715 se faculta a los bancos para actuar como mandatarios al cobro de los beneficiarios que persiguen obtener el pago de un cheque con esta característica, sea porque lo han consignado directamente en el banco cobrador o en otra institución financiera que garantiza al banco cobrador que se abonara en cuenta del beneficiario.
Con fundamento en la consideración anterior es viable afirmar que el cheque no negociable, por disposición que haya quedado vertida en el documento o por virtud de una norma legal que así lo consagre, puede ser pagado directamente por el banco librado a su beneficiario, sea por ventanilla o sea por otro medio, o puede ser cobrado valiéndose de los servicios de un banco, siendo esta última opción una excepción legal a la limitación de negociabilidad comentada. Con todo, debe tenerse presente que los cheques fiscales, regulados por la ley 1ª de 1980, no pueden ser pagados sino mediante el abono de su importe en la cuenta de la entidad publica beneficiaria, por razón de disposición expresa en tal sentido.
La función propia de la cláusula de no negociabilidad es la de impedir que un tercero diferente del beneficiario pueda legitimarse para exigir el pago del instrumento. Dicha función se satisface tanto cuando el pago del importe del título se hace directamente a la persona del beneficiario que presenta el cheque ante el banco librado, como cuando el mismo se calcula por conducto de un banco que lo cobra en nombre y por cuenta del beneficiario.
Con arreglo a lo antes expuesto puede concluirse que la disposición contenida en el inciso segundo del artículo 715 del Código de Comercio admite dos interpretaciones divergentes: una según la cual al establecerse que el cheque con negociabilidad restringida solo podrá cobrarse por conducto de un banco, se está prohibiendo el pago al beneficiario en forma directa; otra, conforme a la cual la restricción de negociabilidad impone al librado la obligación de pagar el cheque exclusivamente a la persona que acredite ser el beneficiario del mismo, a menos que, según lo señala el segundo inciso del artículo 715 citado, se cobre por conducto de un banco que actúe en beneficio de quien sea el titular primigenio del derecho incorporado en el cheque; la restricción impuesta por norma legal o por disposición de autonomía particular puede ser complementada con la inclusión de otras cláusulas como el cruzamiento general o especial o la indicación de que el cheque es para abono en cuenta.
La segunda posición esbozada, que corresponde a la adoptada en la práctica bancaria, ha de acogerse por ser la que consulta la función asignada legalmente a la figura de la restricción de negociabilidad, la cual se presenta por virtud de mandato legal o por la inclusión de cláusulas tales como "páguese al primer beneficiario o "no negociable", razón por la cual el cheque no negociable podrá ser válidamente pagado por el banco librado al beneficiario en forma directa o por la vía establecida en el segundo inciso del artículo 715 del Código de Comercio, salvo en el caso de una norma legal que limite de manera específica el pago directo al beneficiario, como ocurre con los cheques fiscales que sólo podrá pagarse abonando su valor en la cuenta que la entidad pública mantengan en el banco librado o en el establecimiento de crédito consignatario.
c. Canje de cheques con negociabilidad restringida
Toda entidad financiera autorizada por la ley para recibir cheques en consignación con cláusula de negociabilidad restringida deberá hacer una revisión cuidadosa del título, desde el punto de vista formal, con el propósito de verificar si de quien lo recibe o el titular de la cuenta en la cual está consignando, es el legitimado para ejercer el derecho incorporado en el título respectivo.
En estos términos cuando una entidad crediticia envie por canje cheques con negociabilidad restringida, consignados en las cuentas de sus clientes, deberá haber certificado al banco librado que el título fue consignado en la cuenta del primer beneficiario, mediante la imposición del sello mecánico en el que se indique tal circunstancia (ejemplo: "Certifícase consignación de este cheque en cuenta del primer beneficiario").
Respecto de los cheques consignados en cuentas abiertas en corporaciones de ahorro y vivienda, o en otras entidades autorizadas por la ley para recibir cheques en consignación (cooperativas de ahorro y crédito, y otros), la certificación que éstas hagan surtirá efectos ante el banco que reciba el documento para presentarlo al canje y ante el banco librado.
Es de anotar que la devolución del instrumento a la entidad consignataria, en el evento de haberse omitido la certificación, no puede afectar al tenedor legitimo del título, en el entendido de que dicha causal es de uso meramente interbancario.
De otra parte, la Superintendencia considera que los bancos no deben solicitar como requisito obligatorio que los cheques con cláusula restrictiva de la negociabilidad presentados para el cobro a través del mecanismo de la Cámara de Compensación, además de contener el sello de certificación de que trata el presente subnumeral, contengan la firma del funcionario que en el establecimiento de crédito se encarga de imponer las certificaciones respectivas.
En efecto, la firma del funcionario encargado de estas funciones puede ser establecida como medida de control, tendiente a establecer responsabilidades administrativas internas, puesto que frente al banco librado y a los demás terceros es el banco consignatario o la corporación de
ahorro y vivienda respectivas (como persona jurídica), el responsable de una indebida certificación.
El inciso final del artículo 6o. de los acuerdos ínterbancarios vigentes, cuyas disposiciones debe observar el banco librado, claramente dispone que, "...en los cheques no negociables por cualquier causa, salvo los fiscales respecto de los cuales se aplicarán las disposiciones legales vigentes, se utilizará por el establecimiento de crédito que recibe y manda al canje el instrumento o lo cobra directamente al banco librado, un sello que diga: 'Certifíquese consignación de este cheque en cuenta de primer beneficiario'; el establecimiento de crédito que imponga el sello se hará responsable, frente al banco librado, en el evento de que el título sea pagado a persona diferente del tenedor legítimo".
En tal virtud, la exigencia de la firma autógrafa en el asunto analizado, además de contribuir a dilatar el canje de cheques con negociabilidad restringida, desvirtúa la función y el objeto de la Cámara de Compensación.
d. Procedimiento para el pago de cheques con negociabilidad restringida y para abono en cuenta
El cheque para abono en cuenta, como todo cheque, es en principio negociable, salvo que expresamente se limite su circulación por medio de una cláusula en tal sentido.
Ahora, si bien es cierto que el cheque para abono en cuenta y el cheque no negociable tienen características comunes, también es cierto que sus diferencias específicas justifican un tratamiento diferente en cuanto a la forma de pago se refiere en los siguientes aspectos:
Tratándose de cheques cuya negociabilidad se ha restringido cualquiera que sea la cláusula utilizada para tal efecto, el librado solo podrá efectuar un pago válido en la medida que lo efectúe al tenedor legítimo del instrumento bien directamente o por conducto de otro banco tal como dispone el artículo 715 del Código de Comercio, ya sea por ventanilla o a través de la cámara de Compensación y sin que exista obstáculo legal alguno para que el tenedor del título reciba su importe en efectivo o mediante un abono en su cuenta corriente en el banco endosatario.
Tratándose de cheques con la cláusula "Para abono en cuenta", estos podrán circular libremente siempre y cuando no se restrinja su negociabilidad además de haberse restringido su forma de pago y solo constituirá un pago válido aquél que no se realice en efectivo sino mediante un asiento contable en la cuenta corriente o de ahorros que el tenedor lleve en el banco librado, en otro banco o en una corporación de ahorro y vivienda.
Así mismo y en la medida de lo posible considera esta Superintendencia que sería importante que las entidades hagan conocer a su clientela las diferencias ya anotadas entre estas dos especies de cheques con el objeto de evitar equívocos en la cláusula a utilizar cuando lo que se pretenda restringir por el librado del título sea su negociabilidad y no su forma de pago.
Respecto del pago de este cheque especial, el artículo 737 del Código de Comercio, dispone que no podrá ser en efectivo, sino exclusivamente por medio de un asiento contable que acredite la cuenta del tenedor, sin embargo, no especifica la naturaleza de la cuenta donde debe acreditarse el monto del cheque, aunque en ocasiones se ha estimado que el pago debe efectuarse mediante el abono en la cuenta corriente bancaria que el tenedor tenga en el banco librado, ninguna norma circunscribe a esta clase de cuentas.
Debe admitirse por lo tanto, que tal asiento contable podrá hacerse en una cuenta corriente bancaria o en una cuenta de ahorros. Si el tenedor posee una cuenta, corriente o de ahorros, en el banco librado, éste procederá a acreditar dicha cuenta.
Si el tenedor del cheque para abono en cuenta no posee una cuenta corriente o de ahorros en el banco librado, puede endosar el cheque en procuración al banco donde sea titular de una de estas cuentas, para que este último lo presente al cobro ante el banco librado.
En tal evento, el banco librado puede aceptar que el banco intermediario actúe en calidad de mandatario suyo para el pago; celebrándose entonces un contrato de mandato comercial entre los dos bancos, regido por el artículo 1262 y siguientes del Código de Comercio. El objeto de dicho contrato consistirá en la obligación que asume el banco intermediario de hacer, por cuenta del banco librado, un asiento contable en sus propios libros, abonando de esta forma el importe del cheque en la cuenta del tenedor.
El banco intermediario actuará como mandatario del tenedor para el cobro del cheque (artículo 658 Código de Comercio), y como mandatario el banco librado para el pago del título (artículo 1262 del Código de Comercio).
Así las cosas, estima este Despacho que el pago de un cheque "para abono en cuenta" a través de un banco endosatario para el cobro no desvirtúa la finalidad de dicha cláusula y sí, por el contrario, constituye un mecanismo mucho más expedito para que el tenedor de esa especie de cheques pueda obtener efectivamente su pago, sin pretender para ello que se encuentre
obligado a abrir cuenta en el banco librado ni que este a su vez se encuentre obligado a abrir cuenta a todo tenedor de esta especie de cheque.
Por tal razón, el pago de cheques para abono en cuenta a través de un banco intermediario constituirá un pago válido siempre que este se realice mediante abono en la cuenta corriente o en la cuenta de ahorros que lleve el tenedor en el establecimiento bancario correspondiente.
e. Consignación en las corporaciones de ahorro y vivienda
Las corporaciones de ahorro y vivienda son establecimientos de crédito autorizados para recibir depósitos de ahorro por el sistema de valor constante (artículo 21 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero). En desarrollo de tal facultad, los titulares de las cuentas abiertas en dichas corporaciones pueden depositar los cheques para abono en cuenta, tanto negociables como no negociables, endosándolos en procuración a la corporación. Esta a su vez, los endosa en idéntica forma (artículo 658 del Código de Comercio) a un banco para que lo presente al banco librado.
De acuerdo con la interpretación que se le ha dado al artículo 737 del Código de Comercio, el banco librado puede realizar el pago con intervención de un mandatario, celebrando un contrato de mandato con el banco intermediario, quien actuará simultáneamente, en calidad de mandatario de la corporación para los efectos de la presentación del cheque para su cobro y como mandatario del banco librado para el pago.
Teniendo en cuenta, que el banco intermediario no puede abonar el monto del cheque en libros, debido a que la cuenta del tenedor está en la corporación de ahorro y vivienda, puede delegar el mandato para el pago a la corporación, conforme a lo dispuesto en el artículo 2161 del Código Civil, y aún puede llegar a celebrarse un mandato entre el banco librado y la corporación de ahorro y vivienda en el supuesto contemplado en el artículo 2163 del Código Civil, normas que son aplicables en virtud de la remisión que hace el artículo 2o. del Código de Comercio.
Finalmente, será la corporación de ahorro y vivienda quien en nombre del banco librado, abonará la cuenta del tenedor del cheque en sus libros.
En las situaciones anteriores se cumplen la letra y el espíritu de los artículo 715, 737 y 738 de Código de Comercio, por cuanto se habrá realizado un pago regular del cheque para abono en cuenta, y si además se trata de un cheque no negociable, la presentación para el cobro se habrá hecho por conducto de un banco.
f. Cuentas Convenio
Esta Superintendencia se permite impartir las siguientes instrucciones en relación con las denominadas “cuentas convenio” con el propósito de que las entidades la utilicen adecuadamente y, en consecuencia, den cumplimiento a las normas de encaje.
1) Reglas generales: en la apertura de cuentas corrientes y de ahorros a una misma persona a través de las cuales se estructuren cuentas convenio, debe estipularse claramente que en cada operación de traslado de fondos de una cuenta a otra, se requiere de autorización expresa del títular de las cuentas para cada caso concreto.
Lo anterior significa, que no resulta viable la estipulación de un poder general mediante el cual el titular de las cuentas autorice de manera general al establecimiento bancario para el traslado de los fondos.
2) La compensación en las cuentas convenio: esta forma de extinción de las obligaciones está expresamente contemplada para el contrato de cuenta corriente en el artículo 1385 del Código de Comercio, de acuerdo con el cual, “...el banco podrá, salvo pacto en contrario, acreditar o debitar en la cuenta corriente de su titular el importe de las obligaciones exigibles de que sean recíprocamente deudores o acreedores...”.
La figura de la compensación ha sido en extremo utilizada en la ejecución de las denominadas cuentas convenio o simplemente para facilitar los flujos entre cuentas de ahorro y cuentas corrientes de tal forma que produce el mismo efecto de la cuenta convenio. Sin embargo, esta Superintendencia considera que si bien el banco tiene la capacidad legal de aplicar la compensación, el ejercicio de tal derecho debe realizarse respetando el cumplimiento de normas de orden público económico.
En ese sentido, el empleo generalizado de la figura de la compensación o la realización de pactos o convenios que permitan el flujo o traslado automático desde las cuentas de ahorro hacia las cuentas corrientes y viceversa que los mismos clientes mantengan en la institución, no puede conducir a que con dichos mecanismos se puedan eludir directa o indirectamente el cumplimiento de los porcentajes de encaje requeridos por la autoridad monetaria.
Lo anterior significa, que una correcta interpretación de las normas aplicables a la celebración y ejecución de cuentas convenio implica necesariamente que debe establecerse una concordancia entre las normas de derecho privado que rigen el contrato de cuenta corriente y las normas de orden público que regulan el encaje de los establecimientos bancarios.
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - PÁGINA 10 - MAYO DE 1996>
En ese sentido se ha pronunciado el Consejo de Estado a propósito de este tema en sentencia del 27 de marzo de 1981 al señalar que, “...entiende la Sala que la cuenta-convenio produciría inmediato incremento de las disponibilidades de crédito del sistema bancario (...), pues la expansión secundaria del dinero debe mantenerse bajo el control de las autoridades monetarias a quienes corresponde determinar la magnitud de los encajes bancarios y la capacidad de expansión del dinero (...) También en sentir de la Sala, bien puede considerarse práctica susceptible de ser prohibida, pues no tiene otro objetivo que reducir los niveles de encaje promedio al que estarían sometidos los establecimientos bancarios, cambiando ágilmente cuentas corrientes con encajes más elevados a cuentas de ahorro con encajes más reducidos. Así burlaría el sistema bancario buena parte de los controles monetarios. Ciertamente no se trata de una cláusula prohibida en forma expresa por la ley, pero sí de una práctica susceptible de ser restringida por las autoridades policivas en razón de su directa incidencia en la contabilización y cálculo de los encajes...”
“(...) De otro lado, bien puede decirse que la libertad de empresa y la autonomía de la voluntad tienen clara restricción cuando intereses superiores, enmarcados por el orden público económico, determinan la acción del gobierno, prohibiendo una práctica que traería un indeseable nivel de expansión monetaria con peligrosas secuelas inflacionarias...”
Con base en las consideraciones expuestas, esta Superintendencia se permite señalar las siguientes conductas como constitutivas de prácticas no autorizadas en el desarrollo de cuentas convenio o en la ejecución de otros mecanismos de traslado de fondos que tengan efectos idénticos o similares a los de la cuenta convenio:
- La conducta consistente en solicitar a los clientes autorizaciones autómaticas o poderes generales para facilitar el flujo de fondos de cuenta de ahorros hacia cuenta corriente y viceversa.
- La conducta consistente en que los establecimientos bancarios “motu proprio” trasladen fondos de cuentas corrientes hacia cuentas de ahorros o viceversa, sin el previo consentimiento de sus titulares.
- La conducta consistente en facilitar que los fondos de propiedad de los usuarios de las cuentas no tengan que ser depositados en cuenta corriente, pero puedan ser girados por medio de cheques que son atendidos gracias a la compensación, con fondos que permanecen en cuentas de ahorro. En otros términos, no es jurídicamente viable ningún tipo de acuerdo que tenga la posibilidar de eludir, ya sea directa o indirectamente, los porcentajes de encaje y esto se produce cuando se acude al expediente de permitir al cliente mantener fondos en la cuenta de ahorros de manera generalizada, conservando paralelamente una cuenta corriente vacía, pero utilizable para la disposición de los recursos que se mantienen en aquella.
Por consiguiente para que una entidad vigilada pueda proceder a efectuar tales traslados debe observar las estipulaciones contractuales, los preceptos legales y las regulaciones administrativas que rigen el respectivo contrato, a efectos de evaluar y determinar los casos concretos en que expresamente está autorizado para hacerlo, y de no existir esa posiblidad dentro del marco legal deberá abstenerse de realizar dichas transferencias u obtener previamente la autorización expresa del titular de la cuenta para cada caso en particular.
El artículo 1424 del Código de Comercio dispone que los establecimientos bancarios que celebren el contrato de cajillas de seguridad conservarán un duplicado de la llave entregada al cliente, que depositará inmediatamente ante el funcionario que designe el Superintendente Bancario.
En primer término, se designa al Banco de la República para que lleve a cabo la guarda, como depósito en custodia, de los duplicados de las llaves de las cajillas de seguridad para todos los establecimientos bancarios del país.
En las poblaciones en las que el Banco de la República no tenga oficinas establecidas, obrarán como depositarios el Banco Popular o la Caja de Crédito Agrario por conducto del Director o Gerente de la sucursal o agencia correspondiente.
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - PÁGINA 11 - MAYO DE 1996>
Las entidades bancarias depositarias, para el retiro de los duplicados de las llaves de las cajillas de seguridad, deberán cumplir rigurosamente con lo preceptuado al respecto por el inciso segundo del artículo 1424 del Código de Comercio. Para tal fin llevarán un registro en el cual se anotará cronológicamente el nombre del usuario de la cajilla y el número asignado a ésta, la fecha y hora en que se produzca el retiro de la llave y su entrega o restitución, así como, la indicación sobre si la solicitud de retiro fue conjunta o presentada exclusivamente por el Banco depositante.
Así mismo, los establecimientos bancarios depositarios llevarán un registro en el cual consten las firmas autorizadas de los usuarios de las cajillas de seguridad, y en él anotarán cronológicamente el nombre del usuario, la fecha y hora en que se produzcan depósitos o retiros restituciones de llaves y el número de la respectiva cajilla.
4. OPERACIONES INTERBANCARIAS.
4.1. COMPENSACIÓN INTERBANCARIA.
Para una mejor prestación del servicio de compensación interbancaria prestado por el Banco de la República, este Despacho considera necesario advertir a los establecimientos bancarios, que deben reconciliar las diferencias por fuera de la compensación en aquellos casos en los cuales en la segunda sesión de compensación se devuelvan documentos por valores superiores a los recibidos en la primera.
Al respecto, debe tenerse presente que el incumplimineto de la anterior instrucción contraría lo dispuesto en el "Reglamento de Compensación Interbancaria", aprobado por la Junta Directiva del Banco de la República mediante Acta No. 3848 del 27 de abril de 1989, y de manera especial los numerales 3.5 "Reconciliación de diferencias por fuera de compensación y 5.4. -"Monto de las devoluciones"–. En consecuencia, se solicita instruir a los funcionarios encargados de coordinar todos los aspectos atinentes a la participación de las entidades en el servicio de compensación con el objeto que se de estricto cumplimiento a lo dispuesto en el citado Reglamento, y evitar así dificultades en el funcionamiento del sistema.
Por lo expuesto, la Superintendencia Bancaria con base en las facultades que le confiere el artículo 326, numeral 5o., literal a) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, califica como práctica no autorizada devolver, en la segunda sesión de compensación, valores superiores a los recibidos en la primera, sin que se reconcilien las diferencias por fuera de ella.
4.2. SALDO DÉBITO EN LA CUENTA CORRIENTE CON EL BANCO DE LA REPÚBLICA.
Los establecimientos bancarios deben abstenerse de incurrir en la práctica según la cual, una vez finalizada la primera etapa de la compensación interbancaria – canje de documentos al cobro-, algunas entidades adscritas a dicho servicio presentan saldos provisionales débito en la cuenta corriente en el Banco de la República, los cuales son cubiertos en la segunda etapa de compensación.
La conducta antes descrita, pone en peligro la estabilidad de la institución financiera, dadas las consecuencias que podrían derivarse en el evento de que no se obtengan los recursos necesarios para cubrir íntegramente el saldo a cargo, además de que puede conducir a la contravención de la Resolución Externa 14 de 1994, proferida por la Junta Directiva del Banco de la República.
De conformidad con lo expuesto, se califica como práctica no autorizada e insegura la conducta de los establecimientos bancarios que conduzca a generar saldos débitos en sus cuentas corrientes en el Banco de la República al finalizar la primera etapa de compensación interbancaria.
Igualmente, se califica como práctica no autorizada e insegura la falta de controles adecuados de tesorería que permitan examinar adecuadamente los flujos de fondos disponibles, toda vez que tales deficiencias no permitirían adoptar las medidas necesarias con la debida oportunidad para evitar situaciones como la que se comenta.
Esta Superintendencia estima pertinente señalar a los establecimientos bancarios que deben abstenerse de incurrir en la práctica consistente en que en la parte exterior de los sobres entregados para el cobro en las operaciones de canje, se hace figurar una cantidad mayor a aquella que resulta de sumar el valor de los documentos compensable librados a cargo de otra entidad bancaria de la misma plaza. Dicha práctica viene a convertirse en una forma de crédito interbancario sin costo financiero, mediante la distorsión de la operación de canje ordenada por la ley.
La conducta descrita, vale decir, la elevación ficticia del canje, parece no tener otra finalidad que la de solucionar en forma irreglamentaria situaciones de desencaje del establecimiento de crédito que incurre en esta práctica, previo acuerdo con otra u otras entidades de crédito
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - PÁGINA 12 - MAYO DE 1996>
Al realizar este tipo de prácticas se desfigura la veracidad contable del sistema y el Banco de la República sólo detectara la irregularidad cuando el valor entregado en la primera etapa del canje resulte inferior al realizado por comparación de las cifras en la segunda etapa de la operación.
Por las consideraciones anteriores, esta Superintendencia les solicita abstenerse de efectuar las prácticas descritas en este numeral, advirtiéndoles que su realización hará incurrir a las entidades en las sanciones previstas en los artículos 209 y 211 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar por violación a las disposiciones que regulan el encaje legal.
Para los efectos de lo dispuesto en el literal d., numeral 1º, artículo 59 de la Resolución 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República (JDBR), los establecimientos de crédito a que se refiere dicha norma que vayan a abrir cuentas corrientes o de ahorro en moneda legal a no residentes en el país o vayan a abrir cuentas en moneda extranjera deben observar las reglas señaladas en el presente numeral.
Para los efectos del presente numeral debe atenderse al concepto de residencia a que se hace alusión el artículo 2o. del Decreto 1735 de 1993.
5.1. REQUISITOS PARA LA APERTURA DE CUENTAS EN MONEDA LEGAL A NO RESIDENTES.
Las entidades que en desarrollo de lo dispuesto en literal d., numeral 1º, artículo 59 Resolución 8 de 2000 JDBR, vayan a abrir cuentas corrientes o de ahorro en moneda legal a personas naturales o jurídicas no residentes en el país deben atender las instrucciones señaladas en el Capitulo 11, Titulo Primero de la presente circular, en especial, lo relacionado con los requisitos de vinculación de clientes a que se refiere el Anexo 1 de dicho capítulo. Si la cuenta se va abrir desde el exterior a través de apoderado en Colombia, los documentos que se anexen, incluido el respectivo poder, deben cumplir las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior.
Salvo la regla especial contenida en el numeral 5.3., y dado que estos depósitos no constituyen inversión extranjera, los mismos no gozan de los derechos cambiarios que se otorgan a tales tipos inversiones. Los recursos depositados en estas cuentas pueden ser utilizados para cualquier fin.
5.2. REQUISITOS PARA LA APERTURA DE CUENTAS EN MONEDA EXTRANJERA.
De acuerdo con el Estatuto Cambiario vigente, sólo pueden abrir cuentas de depósito en moneda extranjera en Colombia las empresas ubicadas en zonas francas, empresas de transporte internacional, agencias de viajes y turismo, almacenes y depósitos francos, entidades que presten servicios portuarios y aeroportuarios, personas naturales y jurídicas no residentes en el país, misiones diplomáticas y consulares acreditadas ante el Gobierno de Colombia y organizaciones multilaterales y los funcionarios de estas últimas. Estas cuentas no dan lugar a la expedición de chequeras o talonarios.
Las entidades vigiladas que en desarrollo de lo dispuesto en literal d., numeral 1º, artículo 59 Resolución 8 de 2000 JDBR, vayan a abrir cuentas corrientes o de ahorro en moneda extranjera a las personas a que se refiere el inciso anterior deben, además de atender las instrucciones señaladas en el anexo 1, Capitulo 11, Titulo Primero de la presente circular relativas a los requisitos de vinculación de clientes, obtener la siguiente información:
5.2.1. Tratándose de empresas ubicadas en zonas francas, empresas de transporte internacional, agencias de viajes y turismo, almacenes y depósitos francos, entidades que presten servicios portuarios y aeroportuarios, en todos los casos debe obtenerse el certificado de existencia y representación legal que permita acreditar la calidad que tienen para acceder a una cuenta en moneda extranjera.
Las empresas ubicadas en zonas francas deben además presentar copia del documento expedido por el Ministerio de Comercio en el que conste que el área a sido declarada como Zona Franca.
5.2.2. Tratándose de misiones diplomáticas, consulares y organizaciones multilaterales, la entidad vigilada deberán contar con la relación de las embajadas, consulados y organismos multilaterales acreditados ante el Gobierno de Colombia que expida la Dirección General de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores.
5.2.3. Tratándose de funcionarios de misiones diplomáticas, consulares y organizaciones multilaterales, la certificación vigente expedida por la Dirección General de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores en la que conste que están acreditados ante la Cancillería, así como copia de la visa diplomática o visa oficial.
5.2.4. Tratándose de personas jurídicas no residentes, se debe anexar el certificado de existencia y representación legal o documento equivalente, expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio.
5.2.5. Tratándose de personas naturales no residentes, para que puedan abrir una cuenta en moneda extranjera deben acreditar su calidad de no residentes. En el caso de extranjeros deben acreditar que no han habitado o permanecido dentro del territorio nacional por un período que exceda de seis meses continuos o discontinuos en un periodo de doce meses, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2º del Decreto 1735 de 1993. En el caso de nacionales colombianos deben certificar que habitan con carácter permanente en el extranjero.
<TÍTULO III - CAPÍTULO PRIMERO - Disposiciones Especiales Relativas a las Operaciones de los Establecimientos Bancarios - CIRCULAR EXTERNA 045 DE 2003 - PÁGINA 13 - DICIEMBRE DE 2003>
Las cuentas que estas personas abran en moneda extranjera en Colombia, en todo caso deberán ceñirse en un todo a lo que sobre la materia disponen las normas sobre cambios internacionales expedidas por la autoridad cambiaria.
5.3. Requisitos para la constitución de depósitos por parte de entidades financieras del exterior.
Las entidades vigiladas que vayan a abrir cuentas corrientes o de ahorro (tanto en moneda legal como extranjera) a entidades financieras del exterior en calidad de no domiciliadas en el país, deben atender lo dispuesto en las respectivas normas sobre cambios internacionales que expida la autoridad cambiaria.
<TÍTULO III - CAPÍTULO PRIMERO - Disposiciones Especiales Relativas a las Operaciones de los Establecimientos Bancarios - CIRCULAR EXTERNA 045 DE 2003 - PÁGINA 14 a 27 - DICIEMBRE DE 2003>
DISPOSICIONES ESPECIALES RELATIVAS A LAS CORPORACIONES FINANCIERAS.
Para los efectos previstos en el Capítulo lll, Parte Primera del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 132 ibídem y al tenor de lo establecido en el artículo 25 del Código de Comercio, se entiende por empresa “Toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración y custodia de bienes o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio”. Así las cosas, para que una actividad pueda catalogarse como empresa será necesario que se constituya como una actividad económica organizada, cuente con un empresario y con un establecimiento de comercio. La ausencia de alguno de estos elementos, tal como a continuación se describen, conllevará la imposibilidad de calificar tal actividad como empresa.
1.1. ACTIVIDAD ECONÓMICA ORGANIZADA.
Por actividad económica organizada se entenderá el ejercicio de una o varias de las que enumera el artículo 20 de nuestro ordenamiento mercantil.
De otra parte y, obrando dentro del método de análisis histórico, resulta claro que la creación y posterior desarrollo de las corporaciones financieras no tuvo otro propósito que el de establecer dentro del sistema financiero una categoría de establecimientos destinada a suplir las deficiencias de la financiación industrial. Actualmente la facultad general de tomar parte en el capital, o de suscribir acciones de empresas y sociedades industriales supone riesgos que sólo deben enfrentar entidades expertas, ampliamente dotadas de crédito para atraer al inversionista, constituyéndose en un factor de desarrollo del mercado de capitales, elemento indispensable para el crecimiento de las actividades productivas.
En este sentido puede afirmarse que la Corporación Financiera es una entidad especializada que promueve condiciones técnicas y administrativas capaces de estimular la inversión de capitales, inclusive de capitales extranjeros para el desarrollo de la producción, propósito que se cumple en relación con actividades como las señaladas por el ordenamiento mercantil como comerciales.
Empresario es la persona natural o jurídica que se constituye como el titular de los derechos y obligaciones derivados de las operaciones, que se dedica al ejercicio de alguna de las actividades señaladas en el artículo 20 del Código de Comercio y que soporta el riesgo de la actividad empresarial.
1.3. ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO.
Establecimiento de comercio es el conjunto de bienes destinados al ejercicio de las actividades señaladas en el artículo 20 del Código de Comercio.
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - PÁGINA 28 - MAYO DE 1996>
DISPOSICIONES ESPECIALES RELATIVAS A LAS COMPAÑIAS DE FINANCIAMIENTO COMERCIAL.
1. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO.
Con el fin de asegurar el estricto cumplimiento por parte de las Compañías a los requisitos previstos en los artículos 2o. y 3o. del Decreto 913 de 1993, con ocasión de la celebración de los contratos de arrendamiento financiero, cualquiera sea la modalidad, este Despacho se permite impartir las siguientes instrucciones:
Atendiendo que el artículo 2o. del Decreto en mención determina que el negocio jurídico consiste en la "(...) entrega a título de arrendamiento de bienes adquiridos para el efecto, (...)" y que, además, la capacidad jurídica de las compañías en la celebración de esta clase de operaciones tiene como finalidad financiar el uso y el goce de los bienes y no su comercialización, debe entenderse que la adquisición de estos activos debe realizarse exclusivamente con causa en la celebración de los contratos.
En este sentido no se ajusta a la norma la práctica consistente en adquirir bienes para entregar en arrendamiento financiero sin que medie el contrato de respectivo.
1.2. EJERCICIO DE LA OPCIÓN DE COMPRA.
Considerando que el contrato de arrendamiento financiero es de aquellos que la ley ha denominado como de tracto sucesivo, lo cual supone que el cumplimiento de las prestaciones recíprocas deben cumplirse durante el plazo acordado, ello implica que el ejercicio de la opción de compra debe realizarse, tal como lo dispone el artículo 2o. del Decreto 913 de 1993, al final del período; por consiguiente, constituye una práctica no autorizada que se exija al arrendatario el pago anticipado de ésta, pues, además de ser contraria al texto de la norma en cita, implicaría que el contrato degeneraría en otro al desconocer un elemento de su esencia.
1.3. ADQUISICIÓN DE BIENES USADOS.
Al adquirir bienes usados para ser entregados en arrendamiento financiero, cualquiera sea su modalidad, las compañías deberán contar con el avalúo de los mismos, de acuerdo con los requisitos contemplados en el artículo 64 del Decreto 2649 de 1993, de tal forma que el mismo determine el valor comercial, su estado, la vida útil estimada, el grado o riesgo de obsolescencia tecnológica, sus posibilidades de recolocación en el evento de ser necesario, o sus posibilidades de venta, etc., y, en fin, aquellas consideraciones que aseguren, o por lo menos determinen, que la inversión de la arrendadora estará debidamente precautelada.
1.4. MANTENIMIENTO, FABRICACIÓN O CONSTRUCCIÓN DE BIENES.
Tratándose de la prohibición contenida en el literal b. del artículo 3o. del decreto 913 precitado, la cual consiste en determinar que no se puede asumir el mantenimiento de los bienes entregados en arrendamiento financiero, ni fabricar o construir bienes muebles o inmuebles, se estima necesario aclarar que la finalidad es la de impedir que las compañías acometan actividades ajenas a su objeto social reglado, como al efecto lo serían las actividades de construcción o fabricación de bienes para ser entregados en arrendamiento e impide a la compañías que acometan directamente estas actividades.
No obstante lo anterior, es evidentemente cierta la apreciación en el sentido de que es viable contratar con un tercero el servicio de mantenimiento o reparación de un activo que va a ser
entregado en arrendamiento financiero o la fabricación o construcción, sin dejarse de lado, desde luego, que tales actividades deben tener como causa la celebración de un contrato de la naturaleza preanotada.
1.5. TRATAMIENTO DE LOS PREPAGOS.
Este Despacho tiene conocimiento que algunas compañías exigen a los arrendatarios una suma de dinero bajo la figura de un "prepago", sin que para el efecto se determine a la celebración del contrato su destinación específica.
En tal sentido, esta Entidad no cuestiona que, por las razones que se consideren del caso, se exijan esta sumas de dinero, empero, debe, al celebrarse el contrato, determinarse claramente su destinación, sin apartarse de los elementos del contrato, como sería el de darles el tratamiento de una cuota extraordinaria o un menor valor de los cánones por recaudar o una garantía, sin que sea viable dejar al arbitrio de la entidad arrendadora su destinación o acordar que la suma así recibida sea considerada como un pago anticipado de la opción de compra teniendo en cuenta las razones expuestas en el numeral 2o. del presente instructivo.
Sobre el tema es de anotar que en algunas ocasiones las compañías acuerdan con los arrendatarios, por diversas consideraciones, la terminación anticipada de los contratos de arrendamiento financiero, suscribiendo para tales efectos los arrendatarios a favor de la entidad financiera un título valor (letra, pagaré, etc.,), obligándose así a cancelar los saldos insolutos generados en el negocio jurídico inicialmente acordado.
Esta mutación de un contrato de arrendamiento financiero a uno de crédito o de venta a plazos, en el evento de transferencia del bien, conlleva en la práctica que los cánones por recaudar, la opción de compra y demás conceptos se trasladen de cuentas contingentes al activo, generando los correspondientes ingresos.
Lo propio ocurre con la refinanciación de los cánones y demás conceptos causados no recaudados, procedimiento mediante el cual las compañías aceptan títulos valores como fuente de pago de los mismos.
Como los procedimientos contables anteriormente descritos no atienden las normas básicas de Esencia sobre Forma, Realización y Prudencia, este Despacho solicita a las entidades que, en tales casos, sólo se afecte el estado de resultados cuando efectivamente el importe de los mismos se vaya recaudando, para lo cual el valor de dichos ingresos se deberá considerar como Pasivo Diferido.
De otra parte, aún en el entendido de que el contrato de arrendamiento financiero es en esencia irrevocable, lo cual presupone que los contratantes en forma unilateral no lo pueden dar por terminado, en la práctica los arrendatarios recurren a las compañías en procura de anticipar su terminación, sin que en el contrato se prevean las condiciones bajo la cuales se posibilitaría tal hecho; por ello deben las compañías de antemano consagrar las estipulaciones contractuales bajo las cuales se sujetaría la terminación anticipada, con miras a no dejar a su arbitrio las condiciones en que operaría tal evento.
De igual forma se ha constatado que, en algunos casos, el arrendatario cancela parte del precio directamente al proveedor del bien, quien a su vez lo factura a la compañía por el valor total o por la suma resultante de deducir el monto cancelado por el usuario.
En uno u otro caso, aún en el entendido que al usuario le compete escoger el bien que usará y gozará en su interés particular, se estima necesario precisar que la adquisición del bien, de acuerdo con la definición del contrato de arrendamiento financiero, debe constituir un contrato
donde el precio debe ser cancelado o sufragado en su integridad por la compañía arrendadora, de tal forma que, salvo excepciones legales, vale decir, el arrendamiento sindicado, el derecho de dominio recaiga exclusivamente en la entidad financiera, con el fin de cumplir las normas que regulan el contrato y evitar que se genere copropiedad con el arrendatario sobre los activos o contabilizarlos por un valor que no consulta el monto correspondiente al de su adquisición.
Como consecuencia de lo expuesto, las prestaciones derivadas del contrato de compraventa deben predicarse únicamente entre la compañía de financiamiento comercial y el proveedor del bien.
1.8. CONSTITUCIÓN DE GARANTÍAS SOBRE LOS BIENES ENTREGADOS EN ARRENDAMIENTO FINANCIERO.
De acuerdo con la letra g. del artículo 10 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, aplicable a las compañías de financiamiento comercial por disposición del artículo 213 del mismo Estatuto, no se puede otorgar hipoteca o prenda que afecte la libre disposición de los activos, salvo que se confiera para garantizar el pago del precio que quede pendiente de cancelar al adquirir el bien.
En tal sentido, con el fin de observar debidamente la norma, es importante precisar que las compañías solamente pueden constituir el gravamen sobre el bien que financia el proveedor para ser entregado en arrendamiento financiero, previendo, en todo caso, sistemas de pago con el acreedor hipotecario o prendario para que su cancelación se realice con anterioridad a la época fijada para que el arrendatario ejerza la opción de compra y se ponga en conocimiento del usuario de este servicio financiero sobre tales circunstancias, para lo cual deberá dejarse constancia expresa.
De otra parte, en consonancia con lo expuesto, las compañías deben tener especial cuidado para que los bienes entregados en arrendamiento financiero, cualquiera sea la modalidad, estén libres de gravámenes o limitaciones al dominio, distintas de las anotadas, precautelando, como un deber ineludible, amparar al arrendatario del dominio y posesión pacífica del bien sobre el cual tiene la facultad de ejercer la opción de compra.
Este Despacho, de acuerdo con la letra a. del numeral 5o. del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, califica como práctica insegura cualquier acuerdo o acto que se aparte de las instrucciones precedentes.
2. APLICACION DEL DECRETO 384 DE 1993 DENTRO DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO.
Para la correcta aplicación de lo previsto en el Decreto 384 de 1993 en relación con Ia actividad de leasing, se considera procedente, tener en cuenta las siguientes previsiones:
Los arrendatarios de un bien entregado en leasing, si bien no son usuarios de un crédito, si resultan deudores en relación con las prestaciones a su cargo originadas en la correspondiente relación contractual.
Desde la perspectiva propia del contrato de seguro, en una operación de arrendamiento financiero pueden observarse diversos intereses en relación con el bien entregado: de una parte, el de la sociedad arrendadora como titular del derecho real de dominio y, de otra, el del arrendatario como tenedor del bien obligado a su restitución.
En ambos casos, el objeto de dicho interés es el mismo y la pérdida eventual que puede sufrir el dueño del bien es correlativa al perjuicio que surgiría para el arrendatario en el evento del siniestro, dada su obligación de restituir el bien, con lo cual se puede señalar que el interés del arrendatario está subsumido en el interés del titular del derecho de dominio, lo que no implica que haya identidad entre uno y otro y, por lo mismo, cada uno puede asegurar el bien por cuenta propia.
En el anterior orden de ideas, la compañía arrendadora puede tomar el seguro por cuenta propia para proteger única y exclusivamente su interés y, por lo tanto, en caso de presentarse el siniestro, el pago de la indemnización no libere al arrendatario de las responsabilidad derivadas del contrato, por ser un tercero ajeno a la relación de surgida del seguro
Puede suceder igualmente, que el interés asegurable del arrendatario se encuentre protegido por el mismo contrato de seguro, en cuyo caso el arrendatario también asume el carácter de asegurado, entendiéndose que el seguro es por cuenta ajena y vale a favor del tomador hasta concurrencia de su interés, como lo establece el artículo 1042 del Código de Comercio. De esta manera, a la ocurrencia del siniestro el arrendatario derivará a su favor la extinción de su obligación.
En consecuencia, frente a las previsiones contenidas en el Decreto 384 de 1993, las compañías de financiamiento comercial no están obligadas a sujetarse los criterios establecidos para la contratación de los seguros que suscriban para proteger Ios bienes entregados en leasing, cuando los mismos tengan por objeto único proteger el interés de aquéllas, caso en el cual el arrendatario no está obligado al cumplimiento de las cargas y obligaciones que se originen en el contrato de seguro, entre ellas el pago de la prima, ni participa de los derechos o beneficios del mismo.
Por el contrario, cuando el seguro comprenda el interés del arrendatario en calidad de asegurado, circunstancia que justifica su obligación de asumir el costo de la prima, el seguro suscrito con la sociedad arrendadora tendrá la calidad de seguro por cuenta ajena, debiendo sujetarse a las reglas establecidas para el efecto en el decreto 384 de 1993.
3. AVALUOS DE BIENES RETIRADOS EN LEASING.
Cuando por cualquier causa a la sociedad se le restituya un bien entregado en arrendamiento financiero y la compañía tenga capacidad jurídica de celebrar un nuevo contrato sobre el mismo, debe proceder previamente a realizar un avalúo comercial, practicado por personas de reconocidad especialidad e independencia, salvo que se cuente con uno reciente. Si del resultado del avalúo se obtiene un valor comercial superior al registrado en libros, la entidad deberá reconocer la diferencia como superávit por valorización. En caso contrario se constituirá una provisión que afectará el estado de resultados del respectivo período.
4. INVENTARIO DE ACTIVOS EN LEASING.
Con arreglo al numeral 5o del artículo 207 del Código de Comercio, en ejercicio de sus funciones el revisor fiscal deberá inspeccionar los bienes dados en leasing, diligencia de la cual debe dejar constancia para su verificación por parte de esta Superintendencia.
DISPOSICIONES APLICABLES A LOS CREDITOS DE VIVIENDA.
1. SISTEMA ESPECIALIZADO DE FINANCIACION DE VIVIENDA.
La Ley 546 de 2000 o Ley de Vivienda creó un sistema especializado para la financiación de vivienda individual a largo plazo.
De acuerdo con la disposición mencionada se define como crédito de vivienda individual a largo plazo el otorgado a personas naturales orientado a financiar la compra de vivienda nueva o usada o la construcción de una unidad habitacional. Tratándose de Vivienda de Interés Social, VIS, el crédito también podrá destinarse al mejoramiento de dicha unidad.
La financiación de vivienda individual a largo plazo podrá darse a través de líneas de crédito denominadas en unidad de cuenta UVR ligada exclusivamente al IPC o también, a través de líneas denominadas en moneda legal, siempre y cuando se otorguen a una tasa fija de interés durante todo el plazo del préstamo, los sistemas de amortización no contemplan capitalización de intereses y se acepte expresamente el prepago, total o parcial, de la obligación en cualquier momento sin penalidad alguna
El sistema de financiación enunciado es de obligatoria observancia por parte de los establecimientos de crédito, razón por la cual deberán cumplir con todas las disposiciones previstas en la Ley de Vivienda, en particular los requisitos establecidos en el artículo 17 de la misma.
En este orden de ideas, las instrucciones contenidas en este Capítulo aplican única y exclusivamente a las instituciones financieras destinatarias de la misma. Esto, independientemente de que, tal como lo establece el parágrafo del artículo 1° de la Ley 546, las entidades del sector solidario, las asociaciones mutualistas de ahorro y crédito, las cooperativas financieras, los fondos de empleados, el Fondo Nacional del Ahorro y cualesquier otro ente diferente de los establecimientos de crédito que otorguen créditos de vivienda individual a largo plazo, puedan utilizar el sistema de financiación contemplado en la Ley de Vivienda, con las características y condiciones que aprueben sus respectivos órganos de dirección y siempre que los planes de amortización adoptados no contemplen capitalización de intereses, ni se impongan sanciones por prepagos totales o parciales.
1.2. UNIDAD DE VALOR REAL, UVR.
La Unidad de Valor Real, UVR, es una unidad de cuenta, creada por la Ley 546 de 1999, que refleja el poder adquisitivo de la moneda, con base exclusivamente en el índice de precios al consumidor certificado por el DANE. De conformidad con lo resuelto por la Honorable Corte Constitucional en Sentencia C-955 de julio 26 de 2000, el valor de la UVR lo deberá establecer la Junta Directiva del Banco de la República “de tal manera que ella incluya exclusiva y verdaderamente la inflación, como tope máximo, sin elemento ni factor adicional alguno, correspondiendo exactamente al IPC”.
1.2.1. METODOLOGÍA PARA EL CÁLCULO DEL VALOR EN PESOS DE LA UVR.
La Resolución Externa N°. 13 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República establece en el Artículo 1°. que el valor en moneda legal colombiana de la UVR se determinará diariamente durante el período de cálculo, con base en la siguiente formula:
UVRt=UVR15*(1+i)t/d
Donde:
UVRt: Valor en moneda legal colombiana de la UVR del día t del período de cálculo.
UVR15: Valor en moneda legal colombiana de la UVR el día 15 de cada mes.
i: Variación mensual del índice de precios al consumidor certificada por el DANE durante el mes calendario inmediatamente anterior al mes del inicio del período de cálculo.
t: Número de días calendario transcurridos desde el inicio de un período de cálculo hasta el día de cálculo de la UVR. Por lo tanto, t tendrá valores entre 1 y 31, de acuerdo con el número de días calendario del respectivo período de cálculo.
d: Número de días calendario del respectivo período de cálculo.
Período de cálculo: Se entiende como período de cálculo el comprendido entre el día 16 inclusive de un mes, hasta el día 15, inclusive, del mes siguiente.
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 085 DE 2000 - PÁGINA 33 - DICIEMBRE DE 2000>
1.2.2. CÁLCULO Y DIVULGACIÓN DEL VALOR EN PESOS DE LA UVR.
Según dispone el artículo 2 de la Resolución Externa N°. 13 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República, “el Banco de la República calculará y divulgará mensualmente, para cada uno de los días del período de cálculo e informará con idéntica periodicidad, el valor en moneda legal de la UVR” de acuerdo con la metodología prevista en dicha resolución, cuya divulgación le corresponde al Banco de la República
De igual forma, el valor de la mencionada unidad puede consultarse permanentemente en la página web de dicha autoridad (www.banrep.gov.co).
1.2.3. INFORME DEL VALOR DE REAJUSTE.
Con el objeto de determinar que la tasa de interés efectiva cobrada durante cada período para los créditos en UVR no sobrepase la tasa de usura, el Decreto 234 de 2000 señala que la UVR se reajustará con la inflación ocurrida durante el año, es decir, de los doce meses inmediatamente anteriores a cada período, y no con variaciones de cada mes anualizadas.
Dicha disposición asigna a la Superintendencia Bancaria la función de informar mensualmente el valor de reajuste en cada período de la inflación registrada durante los doce meses inmediatamente anteriores, de acuerdo con las certificaciones publicadas por el DANE. Esta función es cumplida por la Superintendencia mediante la expedición de Cartas Circulares mensuales.
2. UNIFORMIDAD DE LOS DOCUMENTOS CONTENTIVOS DEL CRÉDITO DE VIVIENDA INDIVIDUAL A LARGO PLAZO.
A efectos de desarrollar el artículo 20 de la Ley 546 de 1999, este Despacho se permite instruir respecto de las condiciones mínimas que deben incorporar los documentos contentivos de los créditos individuales de vivienda y sus garantías, a saber:
2.1. CONTRATOS DE MUTUO O PAGARÉS.
Todo contrato de mutuo o pagaré debe contener como mínimo las siguientes estipulaciones:
Identificación de las partes intervinientes en el negocio.
El monto del crédito expresado en UVR y su equivalencia en pesos, o el monto adeudado en pesos, cuando se trate de obligaciones denominadas en moneda legal.
La destinación del crédito. Debe indicarse que el crédito se destinará a la adquisición de vivienda nueva o usada o a la construcción de vivienda individual. Para efectos de que el crédito quede clasificado como crédito hipotecario de vivienda, el destino sólo puede ser la compra de vivienda, entendiéndose por tal, la financiación que se otorga a personas naturales que buscan una solución de vivienda para su núcleo familiar y/o al mejoramiento de la misma, tratándose de vivienda de interés social.
Plazo de la obligación. Podrá pactarse entre cinco (5) años como mínimo y treinta (30) como máximo, según elección y capacidad de pago verificada del deudor, indicando la forma de pago en número de cuotas mensuales y la fecha de la primera cuota.
La tasa de interés remuneratoria del crédito. Cuando se trate de créditos pactados en UVR la tasa de interés remuneratoria de los créditos de vivienda individual a largo plazo y de los créditos para financiar proyectos de construcción de vivienda no podrán exceder los topes máximos establecidos por la Junta Directiva del Banco de la República, y se aplicará sobre la UVR. Cuando se trate de créditos pactados en moneda legal, la tasa nominal fija de los mismos no podrá exceder la suma de la variación de la UVR de los últimos 12 meses vigente al perfeccionamiento del contrato, más el tope máximo establecido por la Junta Directiva del Banco de la República para la tasa remuneratoria.
El sistema de amortización aplicable a la deuda que se contrae, previa y expresamente aprobado por la Superintendencia Bancaria.
Los seguros necesarios para garantizar el cubrimiento de los riesgos de incendio y terremoto a los que está expuesto el inmueble financiado, así como los seguros definidos en los manuales de crédito de las instituciones financieras, particularmente el seguro de vida deudores. En todo caso se deberá indicar la libertad que tiene el deudor de asegurar el bien con la compañía de seguros que escoja y la cobertura y demás condiciones exigidas en cada caso por el establecimiento de crédito.
h. Impuestos y gastos a cargo del deudor. Deberá indicarse clara y detalladamente aquellos que se causen al momento del perfeccionamiento del contrato. Para el efecto, debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el numeral 54 del artículo 530 del Estatuto Tributario, tal como fue adicionado por el artículo 46 de la Ley 633 de 2000, los pagarés que instrumenten cartera hipotecaria se encuentran exentos del impuesto de timbre.
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2001 - PÁGINA 34 - ENERO DE 2001>
i. Las causales para dar aplicación a la cláusula aceleratoria del plazo del contrato. Esto en el entendido de que el incumplimiento en el pago de la obligación no dará lugar a que la totalidad de la misma se considere de plazo vencido, hasta tanto no se presente la correspondiente demanda judicial.
j. En adición a las anteriores, y si el deudor lo solicita, deberá estipularse la constitución del patrimonio de familia inembargable, de conformidad con las normas que rigen la materia, por el valor total del inmueble y siempre que el crédito haya sido otorgado como mínimo por el cincuenta por ciento (50%) de dicho valor.
El patrimonio de familia así constituido perderá su vigencia cuando el saldo de la obligación hipotecaria represente menos del veinte por ciento (20%) del valor de la unidad habitacional.
2.1.2. CONDICIONES LIMITANTES.
a. Por disposición de la Ley 546 de 1999, los contratos de créditos o pagarés que se suscriban con el objeto de financiar la adquisición, construcción de vivienda o mejoramiento tratándose de vivienda de interés social, así como las reestructuraciones sobre los mismos, se encuentran sujetos a las siguientes condiciones:
Capacidad de pago por parte del deudor. Los establecimientos de crédito deberán obtener y analizar la información referente al respectivo deudor y a la garantía, con base en una metodología técnicamente idónea que permita proyectar la evolución previsible tanto del precio del inmueble, como de los ingresos del deudor, de manera que razonablemente pueda concluirse que el crédito durante toda su vida, podría ser puntualmente atendido y estaría suficientemente garantizado.
En este orden de ideas y de acuerdo con el Decreto 145 de 2000, la primera cuota no deberá representar más del treinta por ciento (30%) de los ingresos familiares. Se entiende por éstos la totalidad de los recursos que puedan acreditar los solicitantes del crédito, siempre que exista entre ellos relación de parentesco o se trate de cónyuges o compañeros permanentes. Tratándose de parientes deberán serlo hasta el segundo grado de consanguinidad y único civil.
b. Monto del crédito. No podrá exceder el setenta por ciento (70%) del valor del inmueble. Tratándose de vivienda de interés social el monto del crédito no podrá exceder el ochenta por ciento (80%). En cualquier caso, el valor del inmueble será el precio de compra o el de un avalúo practicado dentro de los 6 meses anteriores al otorgamiento del crédito.
c. Valor del inmueble. Se podrá establecer mediante avalúo técnico realizado por profesionales, personas naturales o jurídicas, inscritos en el Registro Nacional de Avaluadores conformado y actualizado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con Decreto 422 de 2000.
d. Interés de mora. En caso de que se pacten, pues no se presumen, éstos no podrán exceder una y media veces el interés remuneratorio pactado y solamente se podrán cobrar sobre las cuotas vencidas.
Los documentos contentivos de los créditos individuales de vivienda y sus garantías no podrán, en ningún caso, incluir cláusulas o estipulaciones que establezcan o permitan inferir cualquiera de las siguientes circunstancias:
a. Impedir, restringir, obstaculizar o imponer sanciones o penalidades por el prepago total o parcial de las obligaciones.
b. Constituir para el deudor la obligación de asumir los gastos correspondientes a labores de cobranza, mientras no se haya presentado demanda judicial.
c. Contemplar intereses por encima de los topes máximos legales.
d. Facultar a los establecimientos de crédito para realizar modificaciones unilaterales a las condiciones del contrato.
e. Utilizar sistemas de amortización no aprobados por la Superintendencia Bancaria.
f. Indicar que las obligaciones derivadas de estos contratos son indivisibles por razón de la deuda sumida.
g. Permitir la capitalización de intereses.
h. Restringir o no hacer efectiva la cesión del crédito hipotecario para vivienda individual contemplada en el artículo 24 de la Ley 546 de 1999.
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 085 DE 2000 - PÁGINA 35 - DICIEMBRE DE 2000>
Además de las condiciones definidas en los ordinales a, b, d, g, h, i y j del subnumeral 2.1.1 de este instructivo, los documentos constitutivos de la hipoteca deberán contener como mínimo:
a. Identificación plena del bien hipotecado. Esto es, la descripción del inmueble, sus linderos, la dirección y cédula catastral que le corresponde así como el número de matrícula inmobiliaria asignado.
b. La causa que da origen a la hipoteca
c. El monto por el cual se otorga la hipoteca. Se debe indicar la cantidad de unidades de valor real, UVR, y su equivalencia en pesos, o el monto adeudado cuando se trate de obligaciones denominadas en moneda legal.
d. Garantía con hipoteca de primer grado. El contrato accesorio de hipoteca se debe constituir sobre el bien inmueble financiado y se debe indicar expresamente que tal hipoteca se contrata para garantizar el préstamo otorgado por la entidad vigilada.
e. La cesión de la hipoteca. Las condiciones para efectuar la cesión de la hipoteca deberán atender lo ordenado en el inciso segundo del artículo 24 de la Ley 546 de 1999.
3. TASAS DE INTERÉS EN CRÉDITOS DE VIVIENDA.
3.1. TASAS MÁXIMAS DE INTERÉS REMUNERATORIAS.
De conformidad con el artículo 1° de la Resolución N° 14 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República, la tasa de interés remuneratoria para los créditos de vivienda individual a largo plazo y para los créditos destinados a financiar proyectos de construcción de vivienda denominados en UVR otorgados a partir del 3 de septiembre de 2000, no podrá exceder 13.1 puntos porcentuales nominales anuales, pagaderos mes vencido sobre UVR.
Los créditos otorgados a tasas superiores con anterioridad a la vigencia de la citada Resolución, deberán ajustar y mantener la tasa como máximo al tope señalado.
3.1.2. PARA CRÉDITOS EN PESOS.
De conformidad con el artículo 2° de la Resolución N° 14 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República, para los créditos denominados en pesos a tasa nominal fija que se otorguen a partir del 3 de septiembre de 2000, la tasa máxima de interés remuneratoria será equivalente a 13.1 puntos porcentuales nominales anuales, pagaderos mes vencido, adicionados con la variación de la UVR de los últimos 12 meses vigente al perfeccionarse el contrato.
Para los créditos perfeccionados antes del 3 de septiembre de 2000, la tasa máxima de interés remuneratoria será equivalente a 13,1 puntos porcentuales nominales anuales, pagaderos mes vencido, adicionados con la variación de la UVR de los últimos 12 meses, tomando como fecha de partida el 3 de septiembre de 2000 y hasta el mismo día del año 1999, es decir, 13,92% + 9,45% = 23,37% efectivo anual.
3.1.3. PARA CRÉDITOS DE VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL.
Tal como lo establece la Resolución Externa N° 20 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República, la tasa de interés remuneratoria de los créditos denominados en UVR para financiar la construcción, mejoramiento y adquisición de vivienda de interés social se mantendrá igual a la prevista en la ley 546 de 1999, es decir no podrá exceder de once (11) puntos porcentuales adicionales a la UVR.
De acuerdo con la misma disposición, para los créditos denominados en pesos a tasa nominal fija, la tasa máxima de interés remuneratoria será equivalente a once (11) puntos porcentuales, adicionados con la variación de la UVR de los últimos 12 meses vigente al perfeccionamiento del contrato.
3.2. EXPRESIÓN DE LAS TASAS EN TÉRMINOS EFECTIVOS.
La información que se suministre a los clientes de los establecimientos de crédito, tanto al momento de la celebración del contrato, como la que se registre en los correspondientes extractos o cuentas de cobro, deberá expresarse en términos de interés efectivo anual.
No computarán para efectos de determinar las tasas efectivas, los pagos individuales que se causen y cobren por concepto de primas de seguros.
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 085 DE 2000 - PÁGINA 36 - DICIEMBRE DE 2000>
3.3. OPORTUNIDAD PARA EL INICIO DEL COBRO DE INTERESES.
El cobro de intereses remuneratorios en créditos destinados a financiación de vivienda individual a largo plazo sólo podrá causarse y hacerse efectivo a partir del momento y sobre el monto por el cual se efectúe el desembolso.
De otra parte y dado que no se pueden capitalizar intereses, los réditos corrientes mensuales y el abono a capital correspondiente en cada una de las cuotas periódicas serán iguales a los valores consignados en la última proyección del crédito en UVR o en pesos, de acuerdo con el sistema de amortización elegido y de conformidad con los resultados obtenidos de aplicar las fórmulas contenidas en el numeral 5 de este capítulo.
En caso de presentarse mora en el pago de cuotas periódicas y de haber sido pactado el pago de intereses por mora, éstos se liquidarán en forma simple sobre las cuotas vencidas, por el tiempo de la mora, a la tasa pactada que, en todo caso, no podrá exceder de una y media veces el interés remuneratorio pactado.
Cada pago se aplicará en el siguiente orden: primas de seguros, intereses de mora si fueron pactados y se han causado y cuota o cuotas predeterminadas vencidas o causadas en orden de antigüedad, es decir, cubriendo todos los componentes de las cuotas mas atrasadas. Salvo manifestación expresa en contrario del deudor, si después de cancelar la última cuota causada hasta la fecha de pago queda un excedente inferior a la cuota subsiguiente, éste se abonará como pago parcial de la misma, si el excedente es mayor o igual al valor de una cuota, se aplicará como abono a capital.
Teniendo en cuenta que los créditos pueden prepagarse total o parcialmente sin castigo, y que en caso de prepago parcial el deudor tiene derecho a elegir si el monto abonado disminuye el valor de la cuota o el plazo de la obligación, después de cada prepago y de conformidad con la voluntad del deudor, la entidad crediticia deberá actualizar la proyección de las cuotas y su correspondiente distribución.
Todas las primas de seguros deben liquidarse en pesos. Para el caso del seguro de vida deudores la entidad deberá informar periódicamente al deudor la tasa con la cual se liquida la prima. Para los demás seguros deberá informar adicionalmente el valor asegurado.
Sobre este tema en particular es necesario indicar que a partir de la expedición de la Circular Externa 068 de 2000, esta Superintendencia autorizó con carácter general los sistemas de amortización que se señalan en el presente numeral, los cuales a partir del 15 de septiembre de 2000 constituyen los únicos aprobados para utilización de las entidades vigiladas en el sistema de crédito de vivienda a largo plazo y deberán aplicarse tanto para los créditos que se encontraban vigentes a tal fecha como para aquellos que se otorguen en adelante.
No obstante lo anterior e independientemente del sistema de amortización adoptado para cada crédito, a partir del 1°. de enero de 2000, fecha de entrada en vigencia de la UVR, en la aplicación de las cuotas las vigiladas deberán dar estricto cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 546 de 1999. En consecuencia, a partir de esa fecha los créditos que no hubieren sido redenominados en moneda legal colombiana han debido estar expresados en UVR y en cualquier caso, no puede haber capitalización de intereses ni sanciones por prepago total o parcial de la obligación.
5.1. SISTEMAS EN UNIDADES DE VALOR REAL UVR.
5.1.1. CUOTA CONSTANTE EN UVR (SISTEMA DE AMORTIZACIÓN GRADUAL).
La cuota mensual es constante en UVR por todos los meses del plazo del crédito. Se calcula como una anualidad uniforme en UVR a la tasa sobre UVR pactada y por los meses del plazo mediante la siguiente fórmula:
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 085 DE 2000 - PÁGINA 37 - DICIEMBRE DE 2000>
donde:
Cu = Cuota mensual en UVR
D = Monto del préstamo en UVR
n = Plazo en meses
i = tasa efectiva mensual equivalente a la tasa remuneratoria efectiva anual ia,
i = ((1+ia) (1/12))-1
= Valor presente de n pagos unitarios periódicos a la tasa i por período
Como la UVR se reajusta diariamente con la tasa de inflación, las cuotas en pesos variarán en la misma proporción. De igual manera, aunque el saldo de la deuda valorada en UVR es siempre decreciente, al convertirlo a pesos normalmente crece durante aproximadamente las dos terceras partes del plazo.
5.1.2. AMORTIZACIÓN CONSTANTE A CAPITAL EN UVR.
Durante cada uno de los meses del plazo se amortiza a la deuda una cantidad uniforme en UVR igual al monto del préstamo en UVR dividido por el plazo en meses. La cuota mensual a pagar es la amortización constante más los intereses del mes sobre el saldo insoluto.
La cuota para cada mes se obtiene de aplicar la siguiente fórmula:
donde:
Ctu = Cuota en UVR a la altura t, t=1,2,3.....n
D = Monto de la deuda en UVR
= saldo a la altura t-1 igual a
i = tasa efectiva mensual equivalente = ((1+ia) (1/12))-1, ia tasa efectiva anual remuneratoria sobre UVR
n = Número de meses del plazo
De esta forma, la cuota mensual en UVR es decreciente pero variable en pesos en una proporción inferior al IPC.
5.1.3. CUOTA DECRECIENTE MENSUALMENTE EN UVR CÍCLICA POR PERÍODOS ANUALES.
Las cuotas mensuales durante cada anualidad (aniversario) del crédito son decrecientes en UVR. Para cada período anual del crédito se repite la serie de doce cuotas decrecientes. El decremento anual equivalente debe ser igual a la inflación proyectada y no podrá modificarse durante el plazo.
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 085 DE 2000 - PÁGINA 38 - DICIEMBRE DE 2000>
donde:
C = Cuota del primer mes de cada año del crédito en UVR
Ct = C(1-g)t-1 para t = 2,3,4,...11,12
g = decremento mensual equivalente a la inflación proyectada g=(1+Inf ) 1/12 -1
= El valor presente de N pagos anuales unitarios anticipados a la tasa efectiva anual i
D = Monto de la Deuda en UVR
N = Plazo en años
i = tasa efectiva anual remuneratoria sobre UVR
R = Valor presente de 12 pagos mensuales decrecientes a una tasa mensual equivalente a la inflación proyectada que no podrá modificarse durante el plazo con primer pago igual a una unidad.
5.2.1. CUOTA CONSTANTE (AMORTIZACIÓN GRADUAL EN PESOS).
La cuota mensual es fija en pesos por todo el plazo del crédito. Se calcula como una anualidad uniforme ordinaria
donde:
C = Valor de la cuota mensual uniforme en pesos.
= Valor presente de n pagos unitarios periódicos a la tasa i por período
D = Monto del préstamo en pesos
n = Plazo en meses
i = tasa efectiva mensual equivalente a la tasa efectiva anual ia sobre pesos
i = ((1+ia) (1/12))-1
5.2.2. AMORTIZACIÓN CONSTANTE A CAPITAL.
Las cuotas mensuales son iguales a la enésima parte de la deuda más los intereses del mes calculados sobre el saldo insoluto. De esta forma, las cuotas mensuales en pesos son decrecientes.
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 085 DE 2000 - PÁGINA 38-1 - DICIEMBRE DE 2000>
donde
Ct = Cuota en pesos a la altura t, t=1,2,3.....n
D = Monto de la deuda en pesos
St-1 = saldo a la altura t-1 igual a
i = tasa efectiva mensual equivalente = ((1+ia) (1/12))-1, ia tasa efectiva anual sobre pesos que no podrá incrementarse durante el plazo.
n = Número de meses del plazo
Las cuotas definidas en el presente numeral corresponden única y exclusivamente al servicio de la deuda en condiciones normales, es decir no incluyen primas de seguros ni recargos por mora.
En cumplimiento de los artículos 20 y 21 de la Ley 546 del 23 de diciembre de 1999, las entidades destinatarias de este instructivo deberán remitir a todos sus deudores de créditos individuales hipotecarios para vivienda vigentes y para los nuevos que se otorguen, una información clara, cierta, comprensible y oportuna respecto de las condiciones de sus créditos, de manera tal que el usuario conozca suficientemente la operación del sistema, la composición de las cuotas, el comportamiento del crédito durante su vigencia y las consecuencias de su incumplimiento.
Dicha información será suministrada al público y a los deudores al momento de ofrecer el producto y, a partir del otorgamiento del préstamo, será remitida a los mismos durante el primer mes de cada año calendario, en los términos del artículo 20 citado, sin perjuicio de que pueda ser solicitada por el deudor en cualquier momento durante la vida del crédito.
6.1. INFORMACIÓN PREVIA A LA FORMALIZACIÓN DEL CRÉDITO.
Los establecimientos de crédito que otorguen financiación de vivienda individual a largo plazo, deberán tener a disposición y entregar a sus clientes un folleto gratuito que contenga en forma clara y comprensible la información relativa a los créditos hipotecarios ofrecidos por tal concepto, cuyo modelo deberá remitirse a esta Superintendencia con no menos de quince (15) días hábiles de antelación a su utilización y difusión.
Para los efectos relativos al cumplimiento de esta obligación los establecimientos de crédito tendrán en cuenta como mínimo los siguientes parámetros:
Características de los préstamos otorgados bajo el sistema de UVR o en moneda legal (tasa de interés, sistemas de amortización, plazo, etc.).
Requisitos exigidos para su otorgamiento, indicando con precisión los aspectos relativos a seguros, avalúos, estudio de títulos, garantías, etc.
6.1.2. PROYECCIÓN DEL CRÉDITO.
Adicionalmente, en cada caso particular, deberá entregarse una proyección del crédito discriminando los abonos a capital (en UVR y en pesos), los intereses a pagar, los valores a aplicar por concepto de seguros (incendio, terremoto, vida, etc.). Igualmente, se deberá indicar el saldo de la obligación (en UVR y en pesos), aclarando que los valores en pesos se registran a título informativo pues los reales variarán de acuerdo con la inflación efectiva que se presente durante cada uno de los meses del año.
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 085 DE 2000 - PÁGINA 38-2 - DICIEMBRE DE 2000>
Los extractos suministrados a los clientes por parte de los establecimientos de crédito deberán detallar de manera precisa el nombre del titular, número de crédito, sistema de amortización, tasa de interés pactada y cobrada en el correspondiente período expresada en términos efectivos anuales aún cuando se haya pactado en términos nominales, cotización de la UVR, fecha de corte de la obligación y fecha límite de pago, número de la cuota que se cancela, número de cuotas pendientes para el pago total del crédito, plazo inicial del mismo, saldo de la obligación y la discriminación del pago anterior indicando el monto amortizado a capital, intereses corrientes y de mora, si es del caso, así como los pagos efectuados por concepto de seguros. Las cifras que se incluyan en el extracto deberán reflejarse en UVRs y en pesos, si la obligación se encuentra denominada en UVRs.
Con el objeto de que los deudores de créditos de vivienda cuenten con los elementos de juicio necesarios a que se refiere el artículo 20 de la Ley 546 de 1999, los establecimientos de crédito deberán remitir dentro del primer mes de cada año la siguiente información:
a. El comportamiento histórico del crédito indicando para el año inmediatamente anterior cómo se aplicaron los abonos a capital (en UVR y en pesos), los valores por concepto de seguros (incendio, terremoto, vida, etc.), los correspondientes a intereses y el saldo de la obligación (en UVR y en pesos).
b. Una proyección del crédito para el año en curso, con las indicaciones señaladas en el subnumeral 6.1.2 de este capítulo.
c. En los casos en que la proyección del año anterior no coincida con el comportamiento real del crédito durante ese período, el establecimiento de crédito podrá acompañar una explicación de las causas que dieron origen a tal situación.
6.4. DOCUMENTACIÓN DEL CRÉDITO.
Las entidades vigiladas destinatarias de este instructivo deberán mantener durante toda la vigencia del crédito los soportes documentales que sirvieron de base para acreditar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley de vivienda, en sus decretos reglamentarios y en esta circular, en particular las condiciones establecidas en el numeral 2 de la misma.
En caso de producirse la cesión del crédito, de acuerdo con el numeral 8. de este instructivo, tanto la entidad cedente como la cesionaria, verificarán que esta última reciba la totalidad de la documentación que soporta el otorgamiento del crédito así como su evolución hasta la fecha del perfeccionamiento de la cesión.
Sin perjuicio del cumplimiento de las instrucciones impartidas en el Capítulo Sexto, Título Primero de esta Circular, todos los programas o campañas publicitarias tendientes a promover el crédito hipotecario destinado a la financiación de vivienda deberán remitirse a esta Superintendencia con no menos de quince (15) días hábiles a su utilización y divulgación.
7. CUENTAS DE AHORRO PROGRAMADO.
El programa de ahorro que deberán cumplir tanto las personas interesadas en ser beneficiarias del subsidio familiar de vivienda previsto en el Decreto 824 de 1999 y demás normas que lo modifiquen, como los titulares de la opción de readquisición de vivienda de los contratos especiales previstos en el artículo 46 de la Ley 546 de 1999 reglamentado por el Decreto 2336 de 2000, se regirá por las siguientes condiciones:
a. El ahorro deberá efectuarse en una cuenta de ahorros constituida en un establecimiento de crédito debidamente autorizado para el efecto.
b. Los establecimientos de crédito interesados en ofrecer estos servicios financieros -“Cuentas de Ahorro para la Vivienda”- deberán remitir para aprobación de la Superintendencia Bancaria los modelos de reglamentos y de contratos a través de los cuales se manejarán dichas cuentas. En tales documentos se deberá estipular la posibilidad que tiene el ahorrador de trasladar libremente sus depósitos cada seis (6) meses entre los establecimientos de crédito que ofrezcan estos servicios financieros, siempre y cuando mantengan el carácter de ahorro programado.
c. Al momento de la apertura de la cuenta, el establecimiento de crédito deberá suministrar al posible cliente una proyección, a efectos de establecer con total claridad la manera como se conformará el ahorro previo requerido para la postulación al subsidio familiar (10% de la vivienda a adquirir) o para hacer efectiva la oferta (15% del valor del bien objeto del contrato de opción de readquisición) y acceder al subsidio de que trata el numeral 7 del artículo 46 de la Ley 546 de 1999.
d. Se deberá discriminar el monto total a ahorrar, el aporte periódico, el tiempo durante el cual debe realizarse el ahorro y el incremento periódico que sufrirá la cuota.
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 085 DE 2000 - PÁGINA 38-3 - DICIEMBRE DE 2000>
e. En caso de que el ahorrador esté interesado en completar el ahorro previo con sus cesantías depositadas en administradoras de fondos de cesantías privadas o en el Fondo Nacional de Ahorro, así deberá manifestarlo expresamente.
f. Durante todo el plazo de la oferta el usuario titular de la opción deberá cumplir con un programa de ahorro que como mínimo le permita cubrir el valor de cuota inicial de la vivienda, al momento de ejercer la opción.
g. Al abrir la cuenta respectiva, el titular de la opción deberá autorizar expresamente la inmovilización de los recursos e intereses que se acrediten a la misma durante el mismo plazo del contrato especial de opción de readquisición, que en ningún caso será superior a tres (3) años.
h. Los titulares de estas cuentas de ahorro podrán realizar aportes extraordinarios, con el fin de completar en un tiempo menor el ahorro previo requerido para ejercer la opción, si es del caso.
i. Las entidades financieras están en la obligación de certificar semestralmente el valor acumulado de ahorro y subsidio en la cuenta de cada titular, a fin de que se acredite el debido cumplimiento del programa ante las entidades otorgantes del subsidio o ante las entidades propietarias de los inmuebles sobre los cuales se ejerce la opción, según corresponda.
j. Los recursos que se ahorren con el fin de ejercer la opción de readquisición de vivienda, no harán parte de la base gravable para aplicar la retención en la fuente y serán consideradas como ingresos no constitutivos de renta ni de ganancia ocasional, de conformidad con el numeral 7 del artículo 46 de la Ley 546 de 1999 y el artículo 126-4 del Estatuto Tributario.
k. Cuando el titular no acceda al subsidio de vivienda o no ejerza el derecho a la opción de readquisición, el establecimiento de crédito devolverá el saldo que figure a la fecha de retiro con los correspondientes rendimientos descontado el subsidio otorgado por el Estado. En ese caso, dichas sumas no gozarán de los beneficios tributarios contemplados en el literal anterior.
De acuerdo con el artículo 24 de la Ley 546 de 1999, es obligatorio para los establecimientos de crédito autorizar las solicitudes de cesión de crédito otorgado para la financiación de vivienda individual a largo plazo, efectuadas por el deudor, en cualquier momento durante la vigencia de la obligación hipotecaria.
Para tal efecto, los establecimientos de crédito autorizarán, en un plazo no mayor de diez (10) días hábiles, la cesión de crédito y sus garantías, una vez el deudor entregue la oferta vinculante del nuevo acreedor. Dicha cesión tendrá los efectos previstos por el artículo 1964 del Código Civil
Como quiera que la cesión constituye la sustitución de una de las partes del contrato por un tercero, en la totalidad o en parte de las relaciones derivadas del mismo, la cesión de los créditos hipotecarios de vivienda se realizará mediante la transmisión de los derechos y obligaciones derivadas del contrato original, en cuyo caso las condiciones de dicho crédito permanecen inalteradas con excepción de las referidas a la tasa de interés remuneratoria, la cual necesariamente deberá ser más benéfica para el deudor, y el cedente deberá responder por la existencia y validez del mismo y de sus garantías, salvo estipulación expresa en contrario, de conformidad con el artículo 890 del Código de Comercio. En este caso, la cesión se regirá por las disposiciones comerciales aplicables contenidas en el Capítulo VI del Título Primero del Libro Cuarto del régimen mercantil.
En este caso no se generan derechos ni gastos notariales así como tampoco se causa impuesto de timbre.
9. GASTOS DERIVADOS DE COBRO JURÍDICO.
Los gastos en que incurran las entidades financieras por concepto de la cobranza de cartera de créditos hipotecarios individuales para vivienda, correrán por cuenta de la respectiva institución vigilada hasta el momento en que se presente demanda judicial, es decir, el gasto denominado prejurídico de ninguna manera puede ser transferido al deudor.
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 085 DE 2000 - PÁGINA 38-4 - DICIEMBRE DE 2000>
El bien inmueble que se financia de acuerdo con el numeral 4 del artículo 17 de la Ley 546 de 1999 constituye la garantía adecuada reconocida en el ordenamiento jurídico colombiano para este tipo de crédito. Por lo tanto, se debe contar con una debida valoración de la misma con el objeto de cumplir tres funciones básicas así:
A la entidad vigilada que concede el crédito, le permite conocer el valor del bien hipotecado a su favor y establecer de manera idónea el nivel de cobertura de las garantías vinculadas a sus operaciones activas de crédito.
Al beneficiario del crédito le permite comparar el precio de compra y el monto del préstamo con el de mercado y, por último,
Al tenedor de títulos hipotecarios, si fuere el caso, le suministrará información útil para establecer si su inversión está adecuadamente respaldada por bienes inmuebles debidamente valorados.
El avalúo de los bienes inmuebles que garantizan los créditos hipotecarios deberá realizarse de manera independiente y objetiva por las personas pertenecientes al Registro Nacional de Avaluadores conformado por la lista de las entidades autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con Decreto 422 de 2000.
11. CRÉDITO A CONSTRUCTORES -SUBROGACIÓN DE OBLIGACIONES.
El crédito otorgado al constructor de vivienda para financiar la fase de construcción debe ser subrogado al adquirente de la unidad, de tal manera que en una sola operación formalice el mutuo debidamente aprobado al subrogatario, cuando sea del caso, la hipoteca sobre el bien financiado en forma individual y el levantamiento de la hipoteca de mayor extensión a favor de la entidad vigilada.
Adicionalmente, el contrato de crédito suscrito entre la entidad financiera y el constructor deberá contener una cláusula especial en la cual se precise que la hipoteca en mayor extensión que afecta el inmueble se cancelará proporcionalmente a medida que se vayan enajenando las unidades de vivienda y se haya recibido el pago de la prorrata correspondiente.
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2001 - PÁGINA 38-5 - ENERO DE 2001>
12. SUPUESTOS PARA SOLICITAR REESTRUCTURACIÓN DEL CRÉDITO.
La reestructuración de un crédito de conformidad con el numeral 12 del Capítulo II de la Circular Básica Contable y Financiera, se define como el “negocio jurídico de cualquier clase, que tenga como objeto o efecto modificar cualquiera de las condiciones originalmente pactadas en beneficio del deudor”.
Para el ejercicio por parte de los deudores de la prerrogativa prevista en el artículo 20 de la Ley 546 de 1999, norma cuya exequibilidad fue condicionada por la Sentencia N° C-955/2000 proferida por la H. Corte Constitucional, la entidad acreedora al momento de hacer la evaluación de la solicitud de reestructuración de una obligación de este tipo, deberá verificar que se cumplan los siguientes requisitos para que resulte viable la reestructuración:
a) Que la primera cuota del crédito una vez reestructurado, que esté dispuesto a pagar el deudor, en ningún caso represente más del treinta por ciento (30%) de los ingresos familiares, de conformidad con el Decreto 145 de 2000.
b) Que el saldo de la obligación a la fecha de solicitud de la reestructuración no exceda el setenta por ciento (70%) del valor del inmueble o el ochenta por ciento (80%) tratándose de vivienda de interés social.
El valor del inmueble se establecerá mediante avalúo técnico realizado por profesionales, personas naturales o jurídicas, inscritos en el Registro Nacional de Avaluadores conformado por la lista de las entidades autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con Decreto 422 de 2000.
c) Que el plazo contemplado para reestructurar la obligación no supere treinta (30) años, contados a partir de la fecha del desembolso del crédito.
d) Que el reporte de endeudamiento con el sector financiero permita concluir que el deudor está en capacidad de cumplir con la obligación hipotecaria de vivienda.
e) Que la entidad no haya presentado demanda ejecutiva en contra del deudor por la obligación respecto de la cual se solicita la reestructuración.
f) Que no existan embargos sobre la garantía a la fecha de solicitud de la reestructuración.
g) Que el deudor no se encuentre tramitando un proceso concursal.
h) Que la solicitud de reestructuración del crédito sea presentada dentro de los dos primeros meses de cada año calendario y sea suscrita por todos los obligados, así como los documentos a través de los cuales se instrumente la obligación.
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2001 - PÁGINA 38-5 - ENERO DE 2001>
Lo anterior, debe entenderse sin perjuicio de la facultad que tiene la entidad acreedora de acordar con sus deudores reestructuraciones de un crédito en cualquier momento, de acuerdo con la percepción de riesgo que en cada caso se tenga.
El incumplimiento a las instrucciones previstas en este capítulo, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2001 - PÁGINA 38-6 - ENERO DE 2001>
DISPOSICIONES ESPECIALES RELATIVAS A LAS CASAS DE CAMBIOS.
1. DISPOSICIONES ESPECIALES SOBRE EL RÉGIMEN PATRIMONIAL DE LAS CASAS DE CAMBIO.
Las casas de cambio deben cumplir de manera permanente el monto mínimo de patrimonio previsto en el literal b) del artículo 64 de la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República, suma que se ajustará anualmente en la forma que indica dicha disposición.
El patrimonio mínimo que deben cumplir las casas de cambio, resulta de la suma de las cuentas previstas en la Circular Reglamentaria Externa DODM 022 del 25 de junio de 2003 del Banco de la República o las que la modifiquen o sustituyan, deducidas las pérdidas acumuladas.
El monto mínimo de patrimonio deberá ser cumplido permanentemente por las casas de cambio y debe constar en los estados financieros intermedios y de fin de ejercicio transmitidos a esta Superintendencia.
Cuando no se cumpla con el monto mínimo de patrimonio, la Superintendencia Financiera podrá, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 65 de la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República, cancelar la autorización a la casa de cambio.
De acuerdo con lo establecido en el numeral 2 del artículo 81 del EOSF, los aumentos de capital en las casas de cambio deben realizarse en dinero efectivo.
2. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS CASAS DE CAMBIO.
Las casas de cambio deben informar a esta Superintendencia cualquier modificación o actualización que se efectúe a los manuales e instructivos de procedimiento y control interno dentro del mes siguiente a la fecha en que la misma se produzca.
En la realización de las operaciones que les son propias, las casas de cambio deben dar estricta aplicación a los mecanismos de prevención y control de actividades delictivas y requerir la información mínima que corresponda al tipo de operación de cambio efectuada.
2.2. PROTECCIÓN CONTRA RIESGOS.
En desarrollo de las operaciones propias de las casas de cambio, se deben mantener en todo momento las protecciones o seguridades adecuadas frente a la administración de los riesgos de lavado de activos, liquidez, mercado, crediticio y operativo propios de su objeto social, de acuerdo con los documentos presentados para obtener la autorización de constitución.
En especial, en la celebración de los contratos de prestación de servicio de pago de giros -sin importar la denominación que se les dé- con entidades extranjeras y en los de compra y venta de divisas que realicen con los compradores y vendedores profesionales de divisas, y sin perjuicio del cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y en el Capítulo Décimo Primero del Título Primero de esta Circular, las casas de cambio, deben incluir cláusulas específicas sobre la administración de los riesgos connaturales a su actividad, con el fin de dar seguridad tanto al patrimonio de la empresa, como a los intereses de los usuarios o clientes derivados de las relaciones que se establezcan en desarrollo de las operaciones de cambio que con ellos se realicen.
<TÍTULO III - CAPÍTULO V - CIRCULAR EXTERNA 031 DE 2007 - PÁGINA 39 - MAYO DE 2007>
Las Casas de Cambio deben asegurarse de que las entidades extranjeras con las que celebren contratos para realizar operaciones de giros o transferencia de divisas se encuentren autorizadas o registradas ante las respectivas autoridades de control, si están obligadas a ello; o, en caso contrario, que cumplan de manera adecuada los procedimientos de control de lavado de activos según el tipo de actividad que realizan.
3. INFORMACIÓN SOBRE CUENTAS CORRIENTES Y CUENTAS DE AHORRO.
Las Casas de Cambio deben informar dentro de los quince días calendarios siguientes a cada trimestre con corte a 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre de cada año, una relación de las cuentas corrientes o de ahorros que, en moneda legal o extranjera, posean tanto en Colombia como en el exterior, con indicación de la entidad financiera, ciudad y la oficina correspondiente, señalando cuáles son empleadas exclusivamente para la realización de las operaciones autorizadas. De la misma manera deben informar sobre las cuentas utilizadas para el manejo administrativo de la entidad.
Tratándose de la apertura, cierre, conversión o traslado de sus establecimientos de comercio, las casas de cambio se sujetarán a lo dispuesto en el Capítulo Cuarto del Título Primero de esta Circular.
Para efectos del horario de atención al público, las casas de cambio darán aplicación a lo establecido en el Capítulo Quinto del Título Segundo de la presente Circular.
5. ADQUISICIÓN, ADECUACIÓN Y REMODELACIÓN DE INMUEBLES.
Las casas de cambio solo podrán adquirir y poseer los bienes inmuebles necesarios para el acomodo de los negocios de la entidad. Respecto de la adquisición, adecuación y remodelación de bienes inmuebles, las casas de cambio se remitirán a lo dispuesto para las demás entidades vigiladas.
Para difundir sus programas publicitarios las casas de cambio darán cumplimiento a las instrucciones sobre régimen de autorización general establecidas en el numeral 2.3 del Capítulo Sexto del Título Primero de esta Circular.
Las casas de cambio deberán fijar en una cartelera en forma permanente en los lugares de atención al público y de forma que atraiga su atención, la información relacionada con la tasa de pago de giros, tasas de compra y venta de divisas. Esta información deberá actualizarse en la medida en que se modifiquen las condiciones bajo las cuales la entidad vaya a realizar la operación respectiva, esto es, si es necesario hacerlo diariamente, tal será la periodicidad de actualización de la referida cartelera.
6.3. Información sobre operaciones con divisas recibidas por los residentes en el país por concepto de operaciones que no deban canalizarse obligatoriamente a través del mercado cambiario.
El artículo 76 de la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República señala la utilización que se puede dar a las divisas que reciban los residentes en el país por concepto de operaciones que no deban canalizarse a través del mercado cambiario.
Por lo anterior, para efectos de lo dispuesto en el numeral 1º, artículo 97 del EOSF, en concordancia con lo previsto en los artículos 72 literal f) y 98 numerales 4.1. y 5º, las casas de cambio deberán diseñar y aplicar mecanismos adecuados y permanentes de divulgación, tales como avisos visibles en carteleras, que permitan a sus clientes y usuarios conocer, de acuerdo con las políticas de cada entidad, el derecho que tienen de efectuar, con las divisas recibidas por concepto de operaciones que no deban canalizarse a través del mercado cambiario, las transacciones a que se refiere el artículo 76 del estatuto cambiario vigente.
<TÍTULO III - CAPÍTULO V - CIRCULAR EXTERNA 031 DE 2007 - PÁGINA 40 - MAYO DE 2007>
En tal sentido, en el evento en que la casa de cambio esté de acuerdo en realizar alguna de las operaciones que no deban canalizarse a través del mercado cambiario, no puede negarle al cliente o usuario la recepción de las divisas, para lo cual cumplirá con todas las exigencias necesarias para establecer su origen de conformidad con los parámetros consignados en los manuales de procedimientos, en el estatuto cambiario, en la ley o en las disposiciones reglamentarias en desarrollo de la natural administración de los riesgos inherentes a la operación que se pretende realizar.
Las casas de cambio deberán diseñar y aplicar mecanismos adecuados y permanentes de divulgación, tales como avisos visibles dispuestos en las carteleras previstas para ilustrar al público, mediante los cuales se informe que los giros de divisas que no deban canalizarse obligatoriamente a través del mercado cambiario pueden ser cobrados por los beneficiarios en moneda extranjera o en moneda legal.
<TÍTULO III - CAPÍTULO QUINTO - CIRCULAR EXTERNA 031 DE 2007 - PÁGINA 40 a 46 - MAYO DE 2007>
INSTRUCCIONES ESPECIALES APLLCABLES A LAS ENTIDADES DE DESARROLLO DE LOS ENTES TERRITORIALES.
De conformidad con lo establecido en el artículo 270, numeral 2o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, corresponde a la financiera de desarrollo territorial S.A. –FINDETER– la obligación de efectuar a través del sistema de redescuento todas las operaciones de crédito por intermedio de los establecimientos de crédito o de las entidades descentralizadas de los entes territoriales cuyo objeto sea la financiación de las actividades de que trata el numeral 2o. del artículo 268 del mencionado Estatuto.
De otra parte, es necesario precisar que dichas entidades descentralizadas adquieren la calidad de intermediarias en las operaciones de redescuento una vez obtengan la autorización específica de la financiera de desarrollo territorial –FINDETER– para el efecto, según lo establece el artículo 270 numeral 20. ibídem.
En consideración a lo anterior y teniendo en cuenta que, las entidades descentralizadas de los entes territoriales para intermediar en las operaciones mencionadas, deberán someterse al control y vigilancia permanentes de la Superintendencia Bancaria, entidad a quien corresponde de conformidad con lo previsto en el artículo 270 numeral 2o. ibídem establecer un régimen especial de control y vigilancia que garantice un adecuado de los riesgos asumidos por tales entidades, este Despacho se permite impartir las siguientes instrucciones:
Las presentes instrucciones se aplican con exclusividad a las entidades descentralizadas de los entes territoriales autorizadas específicamente por la financiera de desarrollo –FINDETER– para participar como intermediarias en las operaciones de redescuento, contempladas en el artículo 270 numeral 2o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Para los propósitos de las reglas que a continuación se establece podrán denominarse simplemente entidades de desarrollo regional.
Estas entidades de desarrollo regional son organismos públicos de los entes territoriales, cuyo objeto es la promoción del desarrollo económico, social y cultural de la comunidad y de las regiones, principalmente mediante la financiación y la prestación de servicios técnicos relacionados con las actividades previstas en el artículo 268 numeral 2o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
1.3. CERTIFICADO DE AUTORIZACIÓN.
Las entidades de desarrollo regional sólo podrán ejercer la actividad de intermediación en las operaciones de redescuentos antes mencionadas si cumplen los requisitos establecido en la presente instrucción y obtienen el certificado de autorización expedido por la Superintendencia Bancaria.
Con el objeto de obtener el respectivo certificado de autorización, las entidades de desarrollo regional deberán presentar una solicitud acompañada de los siguientes documentos
Estatutos orgánicos con sus respectivas reformas en Ios cuaIes deberán observarse Ias siguientes pautas:
a. Naturaleza de los fondos
Las entidades de desarrollo regional podrán recibir y mantener fondos en depósitos solo por cuenta de Ios entes territoriaIes respectivos, sus entidades descentraIizadas, Ias organizaciones cooperativas creadas entre si por Ios entes territoriales entidades descentraIizadas, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios y Ias entidades a que se refiere el decreto número 1333 de 1986, entre quiénes quedará igualmente circunscrito el otorgamiento de préstamos.
b. Destinación de los recursos
Las entidades de desarrollo regional están obligadas a prestar a Ios usuarios de crédito redescontables ante la Financiera de Desarrollo Territorial S.A., -FINDETER- servicios técnicos de asesorías y apoyo, directamente o mediante los sistemas y mecanismos que determinen en los reglamentos de crédito, pero en ningún caso podrán comprometer para estos fines los recursos que reciban y mantengan en depósito. Bajo estos mismos parámetros dichas entidades
están en Ia obligación de supervisar eI destino de Ios préstamos que otorguen y Ia norma y ejecución de los proyectos o programas a Ios cuaIes sirvan Ios recursos crediticios.
c. Orbita de las actividades
Es entendido que Ias entidades de desarrollo regional deI orden departamental sólo están habilitadas para realizar sus actividades en relación con el ente territorial al cuaI pertenezcan, sus áreas metropolitanas, Ios municipios que lo integran, las entidades descentralizadas de los respectivos entes territoriales, las organizaciones cooperativas creadas entre sí por tales entes y sus entidades descentralizadas, y las asociaciones de municipios, siempre que al menos uno de los municipios asociados forme parte del departamento correspondiente. En el caso de las operaciones autorizadas expresamente con las entidades a que se refiere el artículo 375 del decreto número 1333 de 1986, éstas deberán tener sede en uno de los municipios del departamento respectivo.
Tratándose de entidades de desarrollo regional del orden distrital o municipal, únicamente podrán adelantar sus actividades en relación con el distrito o municipio al cual pertenezcan, sus entidades descentralizadas, así como las áreas metropolitanas y las asociaciones' de municipios de las cuales forme parte el ente territorial al cual pertenece la entidad de desarrollo.
d. Facultad para celebrar encargos fiduciarios
Las entidades de desarrollo regional podrán celebrar contratos de fiducia mercantil y encargos fiduciarios, con sujeción a las restricciones y limitaciones impuestas por las normas, actuando exclusivamente como fideicomitentes.
e. Inversiones
Las entidades de desarrollo regional podrán adquirir o poseer acciones, cuotas, partes de interés o aportes sociales de carácter cooperativo en cualquier clase de sociedad o asociación y, en general, realizar inversiones de capital siempre y cuando el costo de tales inversiones no exceda del 100% de su patrimonio y su realización se encuentre autorizada por las normas especiales que regulen su actividad.
f. Información financiera
Balance general y estado de pérdidas y ganancias correspondientes a los últimos cuatro (4) años.
g. Administradores
Hojas de vida de los miembros de las ¡junta; o consejos directivos así como de los gerentes directores presidentes o en general de quiénes tengan la representación legal.
h. Capital mínimo
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 80 numeral 10. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero las entidades de desarrollo regional deberán acreditar un capital pagado y reserva legal no inferior a seiscientos treinta y cuatro millones cien mil pesos ($634.100.oo) que corresponde al valor fijado en la norma antes citada con los reajustes que en la misma se dejaron previstos; dicha suma se ajustará anualmente en forma automática en el mismo sentido y porcentaje en que varíe el índice de precios al consumidor que suministre el DANE; para el efecto se tomarán las variaciones que se produzcan entre el 10. de enero y el 31 de diciembre de cada año.
i. Información operacional
Operacional Relación de las operaciones activas de crédito celebradas Indicando su cuantía plazo tasa de interés destino y estado actual así como de las operaciones pasivas con la mención de los anteriores datos que resulten pertinentes.
j. Información sobre bienes
Relación de todos los bienes muebles e inmuebles que posea la entidad y cuando corresponda el uso al cual se destinan; tratándose de inversiones de capital deberá expresarse su valor en libros y de mercado el porcentaje de participación y la fecha de adquisición.
La Superintendencia Bancaria expedirá el certificado de autorización cuando establezca que la respectiva entidad de desarrollo regional cumple con las previsiones de las presentes instrucciones.
Los certificados de autorización tendrán una vigencia n~ mayor de cinco (5) años y podrán renovarse antes de su expiración hasta un período igual previa solicitud del interesado.
Se entiende que una Entidad de Desarrollo Regional cumple con su objeto cuando las operaciones de redescuento ante la Financiera de Desarrollo Territorial –FINDETER– y las realizadas en forma directa para las actividades enunciadas en el numeral 2o. del artículo 268 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero encaminadas a la promoción del desarrollo económico social y cultural de la comunidad, representan como mínimo el setenta por ciento del total de sus activos.
La Entidad de Desarrollo Regional que al momento de hacer la solicitud de que trata el numeral 1.3 del presente capítulo no cumpla con el porcentaje antes mencionado deberá presentar, junto con los documentos a que hace referencia el mencionado numeral un programa que contemple como término máximo un año, contado a partir de la correspondiente autorización, para la adecuación gradual al porcentaje minino requerido, el cual deberá ser evaluado y aprobado por la Superintendencia Bancaria.
1.7. SUSPENSIÓN DE LA AUTORIZACIÓN IMPARTIDA POR LA SUPERINTENDENCIA BANCARIA.
En el evento en que, para los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre, el porcentaje antes mencionado se haya reducido por debajo del mínimo permitido, la autorización impartida por esta Superintendencia quedará suspendida y sólo podrá ser rehabilitada cuando la entidad suspendida demuestre que se ha ajustado al mencionado límite.
Sin perjuicio de lo previsto en otras normas, solamente para atender requerimientos transitorios de liquidez las entidades de desarrollo regional podrán concederse entre sí o recibir de los establecimientos vigilados por la Superintendencia bancaria préstamos a corto plazo, sin exceder del cinco por ciento del total de sus activos.
Las entidades de desarrollo regional no están sometidas a régimen de encaje ni a inversiones forzosas, de conformidad con el artículo 271 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
1.10. ADQUISICIÓN Y POSESIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES.
Las entidades de desarrollo regional no están facultadas para adquirir o poseer bienes muebles e inmuebles diferentes de aquellos requeridos para el desarrollo normal de sus actividades. No obstante, podrán recibir bienes en dación en pago, los cuales deberán ser enajenados dentro de los dos años siguientes a la Fecha de su adquisición, a menos que dicho término sea prorrogado por la Superintendencia Bancaria de acuerdo con la previsiones vigentes al respecto para las instituciones financieras.
Las entidades de desarrollo regional que en la actualidad posean o tengan inversiones por un monto que exceda el determinado en el numeral 1.4., literal e) del presente capítulo deberán proceder a su enajenación en un plazo no superior a dos (2) años, contados a partir de a fecha de expedición del respectivo certificado de autorización.
<TÍTULO III - CIRCULAR EXTERNA 025 DE 1998 - PÁGINA 49 - ABRIL DE 2007>
Transcurrido dicho lapso sin que se haya logrado la enajenación, o el término adicional que por motivos fundados se conceda para ello, el incremento en el volumen total de activos no podrá estar representado en préstamos redescontados ante la financiera de Desarrollo Territorial S.A., –FINDETER–. De esta situación se dará aviso a FINDETER para los efectos correspondientes.
De conformidad con lo dispuesto en, el numeral 2o. del artículo 270 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en concordancia con la letra a) del numeral 2o.. del artículo 325 de la misma normatividad, las entidades de desarrollo regional autorizadas por la Financiera de Desarrollo Territorial S.A., –FINDETER- para intermediar en las operaciones de redescuento quedarán sometidas al control y vigilancia permanentes de la Superintendencia Bancaria.
Para los efectos del certificado de autorización, deberán reformarse los estatutos orgánicos de las entidades de desarrollo regional, a fin de que se ajusten a la presente instrucción.
2. RÉGIMEN ESPECIAL PARA LOS INSTITUTOS DE FOMENTO Y DESARROLLO DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES QUE MANEJEN EXCEDENTES DE LIQUIDEZ. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con lo previsto en el artículo 1 del Decreto 1117 de 2013, los Institutos de Fomento y Desarrollo de las entidades territoriales – INFIS que pretendan administrar excedentes de liquidez deberán contar con la calificación de bajo riesgo crediticio y la autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia para hacer parte del régimen especial de control y vigilancia. Para efectos de obtener la autorización deberán cumplir con las siguientes instrucciones:
2.1 AUTORIZACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los INFIS deberán remitir a la Superintendencia Financiera de Colombia una solicitud firmada por el representante legal de la entidad interesada con el fin de iniciar el trámite de autorización para hacer parte del régimen especial de control y vigilancia, la cual debe estar acompañada de los siguientes documentos:
2.1.1 Estatutos sociales, acto de creación de la entidad interesada, y acto administrativo de designación del representante legal.
2.1.2 Acta del Consejo Directivo u órgano equivalente de la entidad interesada, en la cual se indique la decisión de iniciar el trámite de autorización ante la Superintendencia.
2.1.3 Información que permita constatar que la entidad cuenta con la estructura administrativa, tecnológica, operativa y de recurso humano suficiente para prestar los servicios derivados de las actividades objeto de supervisión bajo condiciones de seguridad, calidad y eficacia. Para el efecto se deberán adjuntar documentos tales como:
2.1.3.1 Esquema de la estructura organizacional de la entidad interesada, incorporando las áreas de gestión de riesgos de las actividades supervisadas y los comités de apoyo, en caso de que existan.
2.1.3.2 Esquema de la estructura operativa, relativa a los mecanismos que tenga establecidos para la prestación de sus servicios relacionados con las actividades supervisadas, el cual deberá contemplar como mínimo, la información relacionada con:
a. El recurso humano asignado para el desarrollo de las actividades supervisadas, el cual debe incluir funciones y perfiles requeridos para los cargos principales.
b. Descripción de la plataforma tecnológica sobre la cual operan las actividades supervisadas, considerando elementos tales como:
· Equipos centrales.
· Sistemas operativos.
· Sistema de administración de bases de datos.
· Red de comunicaciones.
· Canales mediante los cuales se prestan los servicios indicando si son propios o se tiene contrato con un tercero.
· Centro de cómputo principal y de contingencia indicando los controles de seguridad física y de ambiente.
· Controles de seguridad lógica a nivel de sistema operativo y base de datos.
c. Descripción de las aplicaciones que soportan las actividades supervisadas indicando el esquema de seguridad de los aplicativos.
d. Plan de conservación, custodia y seguridad de la información tanto documental como electrónica.
e. Estado de la implementación del numeral 7.6.2. Normas de Control Interno para la gestión de Tecnología según el Capítulo IX, Título I de la Circular Básica Jurídica.
f. Actividades contratadas con terceros, indicando el objeto de la respectiva contratación, los requisitos a exigir a la firma a contratar, el detalle de las funciones que se contratarán externamente, los controles y áreas encargadas del seguimiento a dichos contratos.
2.1.3.3 Manual de Buen Gobierno y Ética, atendiendo a lo previsto en el numeral 2.2.1 del presente capítulo.
2.1.3.4 Mapa de riesgos y controles identificados para las actividades objeto de supervisión.
2.1.3.5 Plan de Contingencia y continuidad del negocio, atendiendo a lo previsto en el numeral 2.9 del presente capítulo.
2.1.4 Manual de las actividades objeto de supervisión que pretenda desarrollar, en el cual se detalle la forma de operación de la entidad para adelantar la respectiva actividad, de acuerdo con lo previsto en el presente capítulo. Así mismo, se deberán detallar los roles y responsabilidades del (de las) área(s) encargada(s) de las actividades supervisadas, así como el manual de funciones de las personas responsables de las mismas.
En el evento que, después de obtenida la autorización a la que se refiere el presente numeral, un Instituto pretenda desarrollar una actividad objeto de supervisión que no hubiera sido incluida en el manual antes mencionado, deberá remitir dicho manual con quince (15) días hábiles de antelación a la entrada en operación de la respectiva actividad.
2.1.5 Últimos estados financieros de la entidad interesada.
2.1.6 Listado de las inversiones de capital que la entidad interesada posea en sociedades tanto del sector real como financiero, detallando el monto y porcentaje de su participación.
La Superintendencia Financiera de Colombia deberá resolver sobre la solicitud dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la fecha en que se haya suministrado la información a la que se ha hecho referencia. No obstante lo anterior, el término mencionado se suspenderá en los casos en que la Superintendencia solicite información complementaria o aclaraciones que permitan analizar suficientemente la solicitud de autorización. La suspensión operará hasta la fecha en que se reciba la respuesta completa por parte de la entidad interesada.
2.2 GOBIERNO CORPORATIVO. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
2.2.1 MANUAL DE BUEN GOBIERNO Y ÉTICA. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los INFIS deberán establecer su Gobierno Corporativo de acuerdo al tamaño de su organización, el volumen de los recursos administrados y los riesgos asociados a la ejecución de las actividades objeto de supervisión por esta Superintendencia. En ese sentido, deberán contar con un Manual de Buen Gobierno y Ética que consagre normas de comportamiento, principios éticos, y políticas para el adecuado funcionamiento de la entidad, el cual como mínimo deberá prever, los siguientes aspectos:
· Las funciones y responsabilidades de los órganos de administración y control, así como de los comités de apoyo que tengan establecidos y las demás áreas relacionadas con las actividades objeto de supervisión.
· Los controles que garanticen que el desarrollo de las actividades objeto de supervisión se adelantan adecuadamente y en cumplimiento a la normatividad aplicable, con líneas claras de responsabilidad, y reportes periódicos presentados por los diferentes órganos de administración y control.
· Las situaciones generadoras de conflictos de interés, así como las políticas y procedimientos para la administración y solución de las mismas.
· Los principios y normas orientadoras de conducta para los empleados y funcionarios, incluyendo aquellas conductas que no son permitidas.
· Las políticas y procedimientos que garanticen la confidencialidad de la información y eviten el uso indebido de información privilegiada.
· El órgano encargado de velar por el cumplimiento del Manual de Buen Gobierno y Ética, y las consecuencias por su inobservancia.
2.2.2 FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
2.2.2.1 CONSEJO DIRECTIVO U ÓRGANO QUIEN HAGA SUS VECES. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los miembros del Consejo Directivo u órgano que haga sus veces, como máximo órgano de administración de los INFIS, son los principales gestores del Gobierno Corporativo del Instituto y deberán administrar adecuadamente los riesgos asociados a las actividades sujetas a supervisión por la Superintendencia Financiera de Colombia.
Sin perjuicio de las demás funciones asignadas por Ley y otras disposiciones normativas, el Consejo Directivo u órgano que haga sus veces, será responsable de:
2.2.2.1.1 Aprobar su reglamento de funcionamiento.
2.2.2.1.2 Fijar la periodicidad de sus reuniones, las cuales deben ser como mínimo dos veces al año y llevar actas de cada una de las mismas. En las actas deberá constar, como mínimo: i) fecha y hora, ii) miembros asistentes, iii) los temas a tratar, iv) el resumen de las discusiones, y v) el sentido del voto.
2.2.2.1.3 Evaluar los informes y recomendaciones que formulen los demás órganos de administración, de control, la revisoría fiscal y el oficial de cumplimiento, así como adoptar las medidas pertinentes y hacer seguimiento al cumplimiento de las mismas.
2.2.2.1.4 Aprobar las políticas para la ejecución de las actividades objeto de supervisión, relativas a:
· La adecuada administración de los riesgos asociados, lo cual deberá comprender por lo menos la identificación, medición, monitoreo y control de las fuentes o factores de riesgo. Así como: i) políticas para el otorgamiento, seguimiento y recuperación de créditos, y ii) políticas para dar cumplimiento a los requerimientos de liquidez.
· Los niveles de exposición, concentración y tolerancia a las fuentes o factores de los diferentes riesgos que se asumen, así como los procedimientos para la prevención y mitigación de la materialización de los mismos.
· La estrategia de inversión, incluyendo: i) los criterios de diversificación del portafolio de acuerdo con los perfiles de riesgo que se determinen, y ii) la metodología de documentación y conservación de la valoración de las inversiones de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación.
· La prevención y control necesarios para evitar que los recursos administrados puedan ser utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes o vinculados a actividades delictivas. para dar apariencia de legalidad a las mismas o a las transacciones y recursos vinculados con estas.
· Designar al oficial de cumplimiento de la entidad de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 2.10 del presente capítulo, quien deberá acreditar ante dicho órgano conocimientos en materia de prevención y control de lavado de activos.
2.2.2.1.5 Definir las áreas encargadas o responsables de la administración de los riesgos, el grado de independencia y sus funciones. Así mismo, los órganos de administración y de control que deben encargarse de velar por el cumplimiento de las políticas de administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.
2.2.2.1.6 Aprobar los procedimientos que permitan realizar el seguimiento al cumplimiento de las políticas y de los niveles de riesgo definidos por el mismo concejo directivo, para la adecuada administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.
2.2.2.1.7 Aprobar el Manual de Buen Gobierno y Ética.
2.2.2.1.8 Aprobar el Plan de Contingencia y continuidad del negocio.
2.2.2.1.9 Aprobar el Sistema de Control Interno del Instituto y los ajustes al mismo.
2.2.2.2 REPRESENTANTE LEGAL. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
2.2.2.2.1 Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones impartidas por el Consejo Directivo u órgano que haga sus veces e informar al mismo sobre los incumplimientos evidenciados. Cada seis (6) meses, o con una frecuencia menor si así resulta procedente, presentar al Consejo Directivo u órgano que haga sus veces un informe sobre los aspectos más importantes de la gestión realizada.
2.2.2.2.2 Evaluar los informes presentados por los demás órganos de administración, de control y áreas encargadas o responsables de la administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión y los aspectos relevantes deberán ser incorporados en el informe de seguimiento mencionado en el numeral anterior.
2.2.2.2.3 Velar por el cumplimiento de los manuales y demás disposiciones relacionadas con la administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.
2.2.2.2.4 Diseñar y proponer al Consejo Directivo u órgano que haga sus veces para su aprobación:
· Las políticas y procedimientos para la administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.
· La definición de las áreas o responsables encargados de velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos para la administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.
· El Manual de Buen Gobierno y Ética.
· El Plan de Contingencia y continuidad del negocio.
2.2.2.2.5 Evaluar las recomendaciones para mejorar el Sistema de Control Interno que le proponga la Oficina de Control Interno, y someter los ajustes correspondientes a aprobación del Consejo Directivo.
2.2.2.2.6 Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento y dotarlo del recurso humano y técnico necesario para desarrollar su función.
2.2.3 SISTEMA DE CONTROL INTERNO. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
El sistema de control interno (SCI) aplicable a los INFIS corresponde a lo previsto en el artículo 1 de la Ley 87 de 1993 y el Decreto 1599 de 2005, y demás normas que los modifiquen o adicionen.
Respecto de las operaciones supervisadas, el SCI de cada INFIS deberá basarse en los principios de la función administrativa previstos en el artículo 209 de la Constitución Política, y los principios de autocontrol, autogestión y autorregulación establecidos en el numeral 7.4 del Capítulo Noveno del Título Primero de la Circular Básica Jurídica, y contener como mínimo, planes, métodos, normas, procedimientos y mecanismos que permitan verificar y evaluar:
· La estructura del Gobierno Corporativo de acuerdo a las instrucciones antes señaladas.
· La prevención y mitigación en la ocurrencia de fraudes.
· La transparente y adecuada ejecución de las actividades supervisadas, de acuerdo con las políticas y procedimientos dispuestos.
· La oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros en las actividades supervisadas.
· Los controles que permitan un adecuado cumplimiento a la normatividad y regulaciones aplicables a las actividades objeto de supervisión.
· Las políticas, procedimientos y controles adoptados para prevenir que los recursos administrados puedan ser utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes o vinculados a actividades delictivas. para dar apariencia de legalidad a las mismas o a las transacciones y recursos vinculados con estas.
2.3 ADMINISTRACIÓN DE EXCEDENTES DE LIQUIDEZ DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los INFIS deberán remitir a la Superintendencia, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de los excedentes de liquidez, el documento en el que consten las condiciones bajo las cuales las entidades territoriales les entregan en administración sus excedentes de liquidez, el cual debe contener como mínimo: i) la identificación de las partes, ii) el título bajo el cual reciben los recursos, iii) las condiciones de la entrega de los mismos, iv) la fecha de recepción de los excedentes, y v) el término y forma de devolución, en caso que se pacte.
En el manejo de los excedentes de liquidez no condonables, es decir, cuando no se pacta término de devolución, los INFIS deberán efectuar una gestión integral de la estructura de sus activos y pasivos, estimando y controlando el grado de exposición al riesgo de liquidez, con el objetivo de protegerse de eventuales pérdidas por variaciones en el valor económico y con el fin de poder responder con sus obligaciones por la administración de los excedentes de liquidez. Esta gestión requiere una permanente medición y evaluación de la composición de plazos, montos y tipos de instrumentos de los activos y los pasivos.
Los INFIS deberán establecer su grado de exposición al riesgo de liquidez mediante el análisis de la maduración de los activos y pasivos de acuerdo con las instrucciones impartidas por esta Superintendencia en el instructivo del respectivo formato, en cumplimiento a los deberes de información de que trata el numeral 2.8 del presente Capítulo.
Siempre que en el presente numeral se haga referencia a los pasivos se refiere exclusivamente a los excedentes de liquidez no condonables.
Estos aspectos deben consagrarse en el Manual al que se hace referencia en el numeral 2.1.4 del presente Capítulo.
2.4 CARTERA DE CRÉDITO. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los INFIS deberán adoptar procedimientos claros y precisos que definan los criterios y la forma mediante la cual se evalúa, asume, califica, controla y cubre su riesgo crediticio. Estos aspectos deben consagrarse dentro del Manual al que se hace referencia en el numeral 2.1.4 del presente Capítulo, atendiendo las instrucciones mínimas previstas a continuación.
2.4.1 OTORGAMIENTO. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Para el otorgamiento de crédito, los INFIS deben contar con procedimientos que permitan precisar las características básicas del sujeto de crédito y las condiciones bajo las cuales se realizará el contrato (condiciones financieras, garantías, fuente de pago, entre otras), teniendo en cuenta el perfil de riesgo definido por la entidad.
En el proceso de otorgamiento se debe:
· Evaluar la capacidad de pago del deudor, así como de los codeudores, avalistas, deudores solidarios y, en general, cualquier persona natural o jurídica que resulte o pueda resultar directa o indirectamente obligada al pago del crédito.
· En la evaluación de la capacidad de pago de entidades públicas territoriales deberán verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en las Leyes 358 de 1997, 550 de 1999 y 617 de 2000, y de las demás normas que las reglamenten o modifiquen.
· Informar de forma previa al desembolso al potencial deudor, las condiciones del contrato incluyendo tasas, plazos, comisiones, recargos, derechos, deberes y, en general, toda la información que resulte relevante para la operación.
La información y/o documentación evaluada para cada uno de los deudores correspondientes deberán permanecer a disposición de esta Superintendencia.
2.4.2 SEGUIMIENTO. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
La etapa de seguimiento supone un continuo monitoreo de las operaciones crediticias, para lo cual se deben adoptar procedimientos que incorporen metodologías que: i) permitan medir las condiciones del servicio de la deuda, fundamentándose en la información relacionada con el comportamiento histórico de pago de los deudores con la entidad y el sistema, y ii) contemplen la adopción de medidas oportunas que permitan mitigar los factores de riesgo del deudor, en caso de evidenciar riesgos en la atención de la deuda.
Las metodologías para el proceso de seguimiento deben ser evaluadas una vez al año, con el fin de verificar su idoneidad. Los resultados de estas evaluaciones y pruebas deben ser presentadas por el representante legal al Consejo Directivo, y estar a disposición de la Superintendencia junto con las conclusiones de su análisis.
La información y/o documentación evaluada para el seguimiento de los deudores correspondientes deberán permanecer a disposición de esta Superintendencia.
2.4.3 RECUPERACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los INFIS deben contar con procedimientos tendientes a maximizar la recuperación de créditos no atendidos normalmente. Tales procesos deben identificar los responsables de su desarrollo, así como los criterios con base en los cuales se ejecutan las labores de cobranza, se evalúan y deciden reestructuraciones, se administra el proceso de recepción y realización de bienes recibidos a título de dación en pago, y se decide el castigo de los créditos.
Se entiende por reestructuración de un crédito cualquier mecanismo excepcional, instrumentado mediante la celebración y/o ejecución de cualquier negocio jurídico, que tenga por objeto modificar las condiciones originalmente pactadas con el fin de permitirle al deudor la atención adecuada de su obligación ante el real o potencial deterioro de su capacidad de pago. Adicionalmente, se consideran reestructuraciones los acuerdos celebrados en el marco de las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y 1116 de 2006 o normas que las adicionen o sustituyan, así como las reestructuraciones extraordinarias y las novaciones.
Las reestructuraciones no pueden convertirse en una práctica generalizada para regularizar el comportamiento de la cartera de créditos. No se considerarán reestructuraciones los alivios crediticios ordenados por leyes, como fue el caso de los establecidos en la Ley 546 de 1999
2.4.4 MODALIDADES CARTERA DE CRÉDITOS. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
La cartera de créditos se debe clasificar en las modalidades definidas en el numeral 2.1 del Capítulo II de la Circular Básica Contable y Financiera de esta Superintendencia. Igualmente, se deben clasificar en la modalidad que corresponda a cada uno de los créditos, las comisiones y cuentas por cobrar originadas en cada tipo de operación.
2.4.5 REGLAS SOBRE CALIFICACIÓN DE LOS CRÉDITOS. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los contratos de crédito deben clasificarse en una de las siguientes categorías dependiendo de la altura de mora.
· Categoría A o “Nivel de mora normal”.
· Categoría B o “Nivel de mora aceptable, superior al normal”.
· Categoría C o “Nivel de mora apreciable”.
· Categoría D o “Nivel de mora significativo”.
· Categoría E o “Nivel de mora muy significativo”.
2.4.6 REGLAS SOBRE PROVISIONES DE LOS CRÉDITOS. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los INFIS deberán provisionar, como mínimo, el uno por ciento (1%) sobre el total de la cartera de créditos bruta.
2.4.7 SUSPENSIÓN DE LA CAUSACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE INTERESES. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Dejarán de causarse intereses, corrección monetaria, ajustes en cambio, cánones e ingresos por otros conceptos cuando un crédito presente la mora indicada en el siguiente cuadro:
Por lo tanto, no afectarán el estado de resultados hasta que sean efectivamente recaudados. Mientras se produce su recaudo, el registro correspondiente se efectuará en cuentas de orden. Esta Superintendencia podrá ordenar la suspensión de la causación de estos ingresos cuando un crédito haya sido reestructurado más de una vez.
2.4.8 VALORACIÓN DE GARANTÍAS. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Para la valoración de las garantías se deberá tener en cuenta lo dispuesto en el ordinal (iii) del literal d) del numeral 1.3.2.3.1 del Capítulo II de la Circular Básica Contable y Financiera de esta Superintendencia.
2.5 FINANCIACIÓN DE LAS ACTIVIDADES PREVISTAS EN EL NUMERAL 2° DEL ARTÍCULO 268 DEL ESTATUTO ORGÁNICO DEL SISTEMA FINANCIERO. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
La supervisión de esta actividad se sujeta a lo dispuesto en el numeral 1 del presente capítulo para aquellos Institutos de Desarrollo y Fomento Territorial INFIS que adelanten las operaciones de las que trata el numeral 2 del artículo 270 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
2.6 DESCUENTO Y NEGOCIACIÓN DE PAGARÉS, GIROS, LETRAS DE CAMBIO Y OTROS TÍTULOS DE DEUDA. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los INFIS deberán adoptar procedimientos claros y precisos que definan los criterios y la forma mediante la cual realizan estas operaciones.
Para el efecto deberán, como mínimo:
· Contar con límites de concentración por riesgo de crédito, así como por tipo de activo u operación, teniendo en cuenta variables propias del conocimiento del obligado a pagar el derecho contenido en el instrumento (deudor, contraparte, emisor, originador y/o pagador, según sea el caso).
· Atender las instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación en relación con la valoración de los instrumentos en que invierte.
· Establecer mecanismos de seguimiento permanente a la evolución de la calidad crediticia del obligado a pagar el derecho contenido en los instrumentos (deudor, contraparte, emisor, originador y/o pagador, según sea el caso), o de la contraparte de las operaciones que ésta realice, y las garantías que haya recibido como respaldo de las mismas.
· Definir los tipos de activos que recibirá como garantía del cumplimiento de las operaciones, o de las obligaciones derivadas de los instrumentos adquiridos.
· Adoptar los mecanismos para la conservación y custodia de los títulos.
Estos aspectos deben contenerse dentro del Manual al que se hace referencia en el numeral 2.1.4 del presente Capítulo.
2.7 ADMINISTRACIÓN DE FONDOS ESPECIALES. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los INFIS deberán remitir a la Superintendencia el documento en el que consten las condiciones bajo las cuales se administran los fondos especiales que constituyan. Se entiende por fondos especiales aquellos que se conforman por recursos propios y/o recibidos que se administran por parte de los INFIS para desarrollar un objeto específico, independientemente de la forma jurídica que les dé origen. Dicho documento deberá remitirse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la entrada en operación del respectivo fondo, y deberá contener como mínimo lo siguiente:
· Identificación de las partes.
· Objeto del contrato, gestiones o actividades específicas constitutivas de la finalidad del contrato.
· Obligaciones y derechos de las partes contratantes.
· Duración del contrato.
En todo caso, en el evento que a través de los fondos especiales los INFIS adelanten cualquiera de las actividades objeto de supervisión por parte de esta Superintendencia, deberán dar cumplimiento a las instrucciones correspondientes a la actividad adelantada.
2.8 REVELACIÓN DE INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
En atención a lo previsto por el artículo 6 del Decreto 1117 de 2013, los estados financieros y balances contables de los INFIS que obtengan la autorización a la que se ha hecho referencia en el numeral 2.1 deben remitirse a la Superintendencia Financiera de Colombia, de acuerdo con la periodicidad estipulada por la Contaduría General de la Nación.
Adicionalmente, estas entidades deberán remitir la información relativa a las actividades objeto de supervisión, de conformidad con lo previsto en el artículo 3 del Decreto 1117 de 2013, para lo cual utilizarán los formatos que disponga esta Superintendencia.
2.9 REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS Y OPERATIVOS. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Para la realización de las actividades objeto de supervisión los INFIS debe contar con:
· Una plataforma tecnológica para su operación, la cual deberá estar acorde con el tamaño de la entidad.
· La implementación de los requerimientos mínimos de seguridad y calidad que le aplican en el manejo de información de las actividades supervisadas.
· Un plan de conservación, custodia y seguridad de la información, tanto documental como electrónica.
· Un plan de Contingencia y continuidad del negocio que tenga como finalidad primordial prevenir y solucionar los problemas, fallas e incidentes que se puedan presentar en cualquiera de los sistemas de información que se tengan dispuestos en la operación de las actividades supervisadas, de tal manera que se garantice la realización de las actividades objeto de supervisión.
· La descripción de los procesos para cada una de las actividades objeto de supervisión, con sus respectivos procedimientos y soporte tecnológico.
· Mecanismos para la administración del riesgo operativo a que se exponen las actividades objeto de supervisión, con el fin de gestionarlos y minimizar la probabilidad o impacto en los casos que se materialicen.
· La información de aquellas actividades objeto de supervisión que pretendan ser contratadas con terceros, indicando el objeto de la respectiva contratación, los requisitos a exigir a la firma a contratar, el detalle de las funciones que se contratarán externamente, los controles y áreas encargadas del seguimiento a dichos contratos. Esta información debe ser remitida a la Superintendencia con quince (15) días de antelación al inicio del contrato.
2.10 PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los INFIS deberán definir políticas y procedimientos para evitar que los recursos administrados puedan ser utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes o vinculados a actividades delictivas, para dar apariencia de legalidad a las mismas o a las transacciones y recursos vinculados con estas.
Adicionalmente, los INFIS deberán contar con un oficial de cumplimiento para el manejo de los recursos recibidos en administración por entidades diferentes a las entidades públicas. El oficial de cumplimiento deberá presentar por escrito al representante legal, un informe trimestral en el cual debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos:
· Los resultados de la gestión realizada.
· El cumplimiento dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.
· Los casos específicos de incumplimiento por parte de los funcionarios de la entidad, así como, los resultados de las órdenes impartidas por el Consejo Directivo u órgano quien haga sus veces en este campo.
· Los correctivos que considere necesarios, incluidas las propuestas de actualización o mejora de las políticas y procedimientos establecidos por el Consejo Directivo u órgano quien haga sus veces.
2.11 RÉGIMEN DE RESPONSABILIDAD Y SANCIONES ADMINISTRATIVAS. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los representantes legales, el Consejo Directivo u órgano quien haga sus veces, los administradores y el oficial de cumplimiento de los INFIS no tendrán que cumplir con la obligación de posesión de que trata los Artículos 72 y 74 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
En evento de incumplimiento de las instrucciones establecidas en el presente capítulo, por parte de los INFIS, esta Superintendencia dará aplicación al régimen sancionatorio previsto en los artículos 208 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
2.12 FINALIZACIÓN DEL RÉGIMEN ESPECIAL DE SUPERVISIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los INFIS que hayan obtenido la autorización a la que se hace referencia en el presente numeral quedarán excluidos del ámbito de supervisión especial de la Superintendencia Financiera de Colombia en los siguientes casos:
2.12.1 Cuando los INFIS determinen que no continuarán administrando excedentes de liquidez, evento en el cual deberán informar a esta Superintendencia tal situación, mediante documento en el que conste la decisión del Consejo Directivo u órgano que haga sus veces. La Superintendencia comunicará al Ministerio de Hacienda y Crédito Público tal situación, informando que el INFIS ha dejado de estar cobijado por el régimen especial de supervisión.
2.12.2 Cuando los INFIS entren en proceso de liquidación, bien sea voluntaria u obligatoria, situación que deberán informar a esta Superintendencia dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la decisión. En este evento, una vez recibida la comunicación, la Superintendencia comunicará al Ministerio de Hacienda y Crédito Público que el INFIS ha dejado de estar cobijado por el régimen especial de supervisión.
2.12.3 Cuando esta Superintendencia lo determine, por incumplimiento de la normatividad aplicable a las actividades objeto de supervisión, informando a la entidad y al Ministerio de Hacienda y Crédito Público que el INFIS deja de estar cobijado por el régimen especial de supervisión.
2.13 PUBLICIDAD. <Numeral adicionado por la Circular 34 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los programas o campañas publicitarias de los INFIS que incorporen referencias a la supervisión adelantada por la Superintendencia Financiera de Colombia deberán obtener, de manera previa, autorización individual por parte de esta Superintendencia.
Para obtener la autorización deberá remitirse, con antelación no inferior a quince (15) días hábiles, un (1) ejemplar del material publicitario que contenga los textos, las imágenes y las secuencias gráficas así como los audios que llegarán al público según el medio de comunicación a través del cual se pretenda adelantar.
Una vez obtenida la aprobación correspondiente podrán utilizarse indistintamente, sin necesidad de nueva autorización, siempre que correspondan al proyecto autorizado.
En cualquier caso, la publicidad debe ser clara en el sentido de manifestar que la vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia se ejerce respecto de las actividades a las que se refiere el artículo 3 del Decreto 1117 de 2013.
REGLAS RELATIVAS A LA PROTECCION DE LOS USUARIOS DE LAS OPERACIONES DE COBERTURA DE CREDITOS INDIVIDUALES DE VIVIENDA A LARGO PLAZO.
- Consideraciones generales
El artículo 96 de la Ley 795 de 2003 y el Decreto 66 del mismo año establecen las disposiciones mediante las cuales se regula la cobertura a los créditos individuales de vivienda a largo plazo. En desarrollo de dichas normas, la Nación - Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a través del Fondo de Garantías de Instituciones Financieras (FOGAFIN), puede realizar operaciones de cobertura frente al riesgo de variación de la Unidad de Valor Real (UVR) respecto de una tasa de referencia con los deudores de los créditos elegibles.
Considerando que FOGAFIN puede contratar con los establecimientos de crédito y con el Fondo Nacional de Ahorro (FNA) para que actúen como mandatarios en la administración y ejecución de tales operaciones de cobertura, en el presente capítulo se señalan las reglas que habrán de observar dichas entidades vigiladas en cuanto a la forma y condiciones en que se deberá suministrar información y elementos de juicio suficientes a los deudores que pretendan acceder o accedan a dicha cobertura.
1. OBLIGACIÓN DE SUMINISTRAR INFORMACIÓN ADECUADA.
Para efectos de lo dispuesto en el numeral 1º, artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en concordancia con lo previsto en los artículos 72 literal f) y 98 numerales 4.1. y 5º, cuando los establecimientos de crédito y/o el FNA (en adelante las entidades) actúen como mandatarios en la administración y ejecución de las operaciones de cobertura a que se refiere este capítulo, deberán suministrar en todo momento información completa, cierta y comprensible sobre las condiciones y efectos de las mismas de forma que los deudores que pretendan acceder a dicha cobertura puedan conocer adecuadamente la forma de obtenerla, su funcionamiento, los beneficios y los costos que la misma puede implicar, así como las consecuencias del incumplimiento de sus obligaciones.
Dicha información será suministrada al público y a los deudores al momento de ofrecer la cobertura, sin perjuicio de que pueda ser solicitada por el deudor en cualquier momento durante el tiempo que dure la misma.
En los eventos en que un deudor acceda a la cobertura, las entidades deberán suministrarle información clara y precisa sobre los valores que por concepto de la misma ha recibido como beneficio o sobre aquellas sumas que le corresponde pagar.
2. REGLAS RELATIVAS A LA INFORMACION PREVIA A LA SOLICITUD DE COBERTURA.
Las entidades que hayan celebrado contratos o convenios con FOGAFIN para actuar como mandatarios en la administración y ejecución de las operaciones de cobertura frente al riesgo de variación de la UVR, deberán tener a disposición de sus clientes información escrita que de manera clara y comprensible les permita conocer tales operaciones y sus efectos. La información que se suministre deberá contener como mínimo los siguientes datos:
2.1. Una descripción clara de la operación de cobertura a que se refiere este capítulo, en la que el deudor pueda entender en qué consiste y cuáles son los derechos y obligaciones que se derivan ella.
2.2. Las condiciones que deben cumplir los créditos para ser considerados elegibles y acceder a una operación de cobertura.
2.3. La forma de presentación de la solicitud ante las entidades para acceder a la cobertura.
2.4. Las características de la cobertura. Con el fin de que los deudores puedan tomar decisiones debidamente ilustradas, las entidades deberán suministrar información adecuada sobre los siguientes aspectos:
2.4.1. La autonomía del contrato de cobertura frente al del crédito individual de vivienda a largo plazo;
2.4.2. El inicio y duración de la cobertura;
2.4.3. La tasa de referencia, precisando que la misma puede ser modificada por el Gobierno Nacional, en los términos previstos en el artículo 3 del Decreto 66 de 2003;
2.4.4. El funcionamiento de la cobertura, de modo que comprenda la distinción de efectos en aquellos eventos en los cuales la tasa de variación de la UVR sea mayor que la tasa de referencia y aquellos en los cuales la tasa de referencia sea mayor que la tasa de variación de UVR;
2.4.5. La obligación de firmar el pagaré y su correspondiente carta de instrucciones;
2.4.6. Las causas de terminación, precisando que el deudor tiene la posibilidad de terminar de manera anticipada el contrato de cobertura.
2.5. Ilustración detallada de los costos para los deudores, indicando la forma de liquidación y las fechas de pago de las sumas causadas por concepto de la cobertura, así como el efecto en la misma de la mora, de los pagos parciales de cuotas y de los abonos extraordinarios.
<TÍTULO III - CAPÍTULO SEPTIMO - Reglas relativas a la protección de los usuarios de las operaciones de cobertura de los crédictos individuales de vivienda a largo plazo - CIRCULAR EXTERNA 005 DE 2003 - Febrero de 2003>
2.6. Precisión de que la solicitud, acceso, ejecución, terminación y liquidación de la cobertura no genera para los deudores costos ni recargos distintos a los propios del funcionamiento de la operación.
Adicionalmente, en la proyección del crédito a que hace referencia el numeral 6.1.2 del Capítulo Cuarto del presente Título, las entidades deberán incluir, en las cuotas y saldos estimados, los valores a pagar por cuenta de la cobertura, indicando que tales datos se suministran a título informativo, pues los reales dependerán de la situación que se presente durante cada uno de los meses del año.
Las entidades deberán implementar formularios de solicitud para que los deudores elegibles puedan acceder a la cobertura de que trata el presente capítulo.
4. REGLAS RELATIVAS A LA INFORMACION EN LOS EXTRACTOS.
Los extractos suministrados a los clientes a que hace referencia el numeral 6.2 del Capítulo Cuarto del presente Título, deberán incluir, además de los datos allí indicados, información clara y comprensible que le permita al deudor conocer adecuadamente el funcionamiento de la cobertura.
En tal sentido, los extractos deberán discriminar expresamente entre los montos que el deudor debe pagar en virtud de la operación de cobertura o los beneficios obtenidos de ésta, y aquellos estrictamente originados en el crédito de vivienda.
En relación con los pagos que debe efectuar el deudor o los beneficios obtenidos por la operación de cobertura, los extractos deberán incluir información clara sobre la forma en que fueron liquidados, discriminando entre los valores originados en la aplicación de la diferencia de tasas al capital e intereses comprendidos en las cuotas que correspondan al período de liquidación y los originados en la aplicación de dicha diferencia al saldo de capital del crédito objeto de la cobertura.
Sin perjuicio del cumplimiento de las instrucciones impartidas en el Capítulo Sexto, Título Primero de esta Circular, los programas o campañas publicitarias tendientes a promover las operaciones de cobertura frente al riesgo de variación de la UVR en los créditos individuales de vivienda a largo plazo, deberán remitirse a esta Superintendencia con una antelación a su utilización y divulgación no inferior a quince (15) días hábiles.
<TÍTULO III - CAPÍTULO SEPTIMO - Reglas relativas a la protección de los usuarios de las operaciones de cobertura de los crédictos individuales de vivienda a largo plazo - CIRCULAR EXTERNA 005 DE 2003 - Febrero de 2003>
REGLAS RELATIVAS A LA PROTECCION DE LOS USUARIOS DE LAS OPERACIONES DE LEASING HABITACIONAL.
- Consideraciones generales
De acuerdo con lo establecido en el literal n) del numeral 1 del artículo 7º del Estatuto Orgánico del Sistema
inanciero, modificado por el artículo 1 de la Ley 795 de 2003, en concordancia con el artículo 1 del Decreto 1787 de 2004, los establecimientos bancarios y la compañías de financiamiento comercial de conformidad con el régimen de sus operaciones (en adelante entidades autorizadas), pueden realizar operaciones de leasing habitacional.
En el presente capítulo se señalan las reglas que deben observar dichas entidades vigiladas en la realización de las operaciones de leasing habitacional, especialmente la forma y condiciones en que deberán suministrar información suficiente a quienes las pretendan celebrar o las celebren. Adicionalmente, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 5 del Decreto 1787 de 2004, se establecen las condiciones a las cuales deben sujetarse los sistemas de amortización del leasing habitacional.
<TÍTULO III - CAPÍTULO OCTAVO - Reglas relativas a la protección de los usuarios de las operaciones de leasing Habitacional - CIRCULAR EXTERNA 038 DE 2004 - Página 52 - Septiembre de 2004>
1. OBLIGACIÓN DE SUMINISTRAR INFORMACIÓN ADECUADA.
Para efectos de lo dispuesto en el artículo 12 del Decreto 1787 de 2004, en concordancia con los artículos 97, numeral 1; 72, literal f, y 98, numerales 4.1 y 5 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, cuando las entidades autorizadas realicen operaciones de leasing habitacional, deberán suministrar en todo momento información completa, cierta y comprensible sobre las condiciones de la operación, de forma que quienes pretendan celebrarlas puedan conocer adecuadamente su funcionamiento.
<TÍTULO III - CAPÍTULO OCTAVO - Reglas relativas a la protección de los usuarios de las operaciones de leasing Habitacional - CIRCULAR EXTERNA 038 DE 2004 - Página 52 - Septiembre de 2004>
2. REGLAS RELATIVAS A LA INFORMACION PREVIA A LA CELEBRACION DEL CONTRATO DE LEASING HABITACIONAL.
Las entidades autorizadas deberán informar a los interesados el alcance del contrato de leasing habitacional, precisando que en virtud del mismo se entrega al locatario la tenencia de un inmueble destinado a vivienda para su uso y goce, a cambio del pago de un canon periódico, durante un plazo convenido, a cuyo vencimiento el bien se restituye a su propietario o se transfiere al locatario, si éste último decide ejercer una opción de adquisición pactada a su favor y paga su valor.
La información que se suministre sobre el leasing habitacional deberá contener como mínimo los siguientes datos:
2.1. Una descripción clara de la operación a que se refiere este capítulo, mediante la cual el interesado pueda entender en qué consiste y cuáles son los principales derechos y obligaciones derivados de ésta. Especialmente, las entidades autorizadas deberán advertir que la sola suscripción del contrato de leasing habitacional no transfiere el derecho de dominio al locatario, evento que sólo ocurrirá una vez éste ejerza la opción de adquisición y pague su valor. Igualmente, se debe ilustrar respecto de las previsiones contenidas en el literal d, artículo 4 y en el artículo 6 del Decreto 1787 de 2004.
<TÍTULO III - CAPÍTULO OCTAVO - Reglas relativas a la protección de los usuarios de las operaciones de leasing Habitacional - CIRCULAR EXTERNA 038 DE 2004 - Página 52 - Septiembre de 2004>
2.2. Los requisitos que se deben cumplir para acceder a la operación. Especialmente deberán ilustrarse:
2.2.1. Los criterios generales de evaluación adoptados por la respectiva entidad para determinar la capacidad de pago del potencial locatario;
2.2.2. Las garantías que la entidad autorizada puede exigir al locatario para garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, y
2.2.3. Los seguros obligatorios y opcionales en la operación.
2.3. Características especiales de las operaciones de leasing habitacional. Con el fin de que los usuarios puedan tomar decisiones debidamente ilustradas, las entidades deberán suministrar información adecuada por lo menos sobre los siguientes aspectos del contrato:
2.3.1. Modalidades de pacto de la operación ofrecidas por la entidad autorizada (moneda legal o unidades de valor real - UVR), ilustrando los efectos de la suscripción en una u otra forma;
2.3.2. Sistemas de amortización;
2.3.3. Costos financieros;
2.3.4. Plazos;
2.3.5. Ilustración detallada de los costos para el locatario distintos de los financieros (por ejemplo seguros, impuestos);
2.3.6. Indicación de la forma de liquidación del canon y los valores incluidos en éste, efectos de la mora, de los pagos parciales y de los pagos extraordinarios;
2.3.7. Estimación de la opción de adquisición;
2.3.8. Efectos por no ejercer la opción de adquisición;
<TÍTULO III - CAPÍTULO OCTAVO - Reglas relativas a la protección de los usuarios de las operaciones de leasing Habitacional - CIRCULAR EXTERNA 038 DE 2004 - Página 52 - Septiembre de 2004>
2.3.9. Ejercicio anticipado de la opción de adquisición;
2.3.10. Condiciones y procedimiento para la cesión de la opción de adquisición;
2.3.11. Condiciones y procedimiento para la cesión del contrato y efectos de la misma, y
2.3.12. CAUSAS DE TERMINACIÓN. Condiciones para la terminación anticipada del contrato y efectos de la misma.
2.4. Proyección: Para ilustrar en mejor forma a los interesados, las entidades autorizadas deberán entregar una proyección del contrato, en la cual se indique el valor estimado de los cánones, discriminando en éstos las amortizaciones, el costo financiero y los montos a pagar por seguros, impuestos u otros conceptos.
Deberá precisarse que tales valores se registran a título informativo pues los reales podrían variar de acuerdo con el cambio de los supuestos empleados para tal estimación.
3. REGLAS RELATIVAS A LA INFORMACION A LOS LOCATARIOS.
Los extractos suministrados a los locatarios por las entidades autorizadas deberán detallar de manera precisa el nombre del titular, sistema de amortización, cotización de la UVR (tratándose de contratos pactados en ésta), fecha de corte de la obligación y fecha límite de pago del canon, número del canon que se cancela, número de cánones pendientes, saldo por amortizar y la discriminación del pago efectuado indicando el monto amortizado, costos financieros, así como los pagos efectuados por seguros u otros conceptos. Las cifras que se incluyan en el extracto deberán reflejarse en UVRs y en pesos, si la obligación se encuentra denominada en UVRs.
Con el objeto de que los locatarios cuenten con información clara y comprensible sobre las condiciones de sus respectivos contratos, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 12 del Decreto 1787 de 2004 las entidades autorizadas deben remitir durante el primer mes de cada año calendario la siguiente información:
<TÍTULO III - CAPÍTULO OCTAVO - Reglas relativas a la protección de los usuarios de las operaciones de leasing Habitacional - CIRCULAR EXTERNA 038 DE 2004 - Página 53 - Septiembre de 2004>
3.2.1. Comportamiento histórico del contrato, indicando para el año inmediatamente anterior cómo se aplicaron los cánones, el saldo por amortizar, los valores por costos financieros, seguros y otros conceptos. Tratándose de contratos pactados en UVR las cifras presentadas en el extracto deberán reflejarse en UVRs y en pesos.
3.2.2. Una proyección del contrato para el año en curso, con las indicaciones señaladas en el numeral 2.4 de este capítulo.
En los casos en que la proyección del año anterior no coincida con el comportamiento real del contrato durante ese período, la entidad autorizada podrá acompañar una explicación de las causas que dieron origen a tal situación.
Sin perjuicio del cumplimiento de las instrucciones impartidas en el Capítulo Sexto, Título Primero de esta Circular, los programas o campañas publicitarias tendientes a promover las operaciones de leasing habitacional, deberán remitirse a esta Superintendencia con una antelación a su utilización y divulgación no inferior a quince (15) días hábiles.
5. CONDICIONES DE LOS SISTEMAS DE AMORTIZACION.
5.1. LEASING HABITACIONAL DESTINADO A LA ADQUISICIÓN DE VIVIENDA FAMILIAR.
Teniendo en cuenta que de acuerdo con el artículo 2 del Decreto 1787 de 2004, a las operaciones y contratos de leasing habitacional destinado a la adquisición de vivienda familiar le son aplicables las reglas establecidas en el artículo 17 de la Ley 546 de 1999, para los efectos de lo dispuesto en el artículo 5 del citado Decreto, los sistemas de amortización autorizados por la SBC para la realización de estas operaciones son los mismos previamente aprobados para créditos de vivienda, descritos en el numeral 5, Capítulo 4, Título III de esta Circular. Para tal fin, se debe tener en cuenta que la “cuota” de los créditos de vivienda equivale al “canon” en los contratos de leasing habitacional.
5.2. LEASING HABITACIONAL DESTINADO A LA ADQUISICIÓN DE VIVIENDA NO FAMILIAR.
De conformidad con lo establecido en el artículo 3 del Decreto 1787 de 2004, las condiciones financieras de los contratos de leasing habitacional destinado a la adquisición de vivienda no familiar son las pactadas por las partes. Las entidades autorizadas deben diseñar el sistema o sistemas de amortización de las operaciones de leasing habitacional destinado a la adquisición de vivienda no familiar que vayan a ofrecer al público. Cualquiera sea el sistema o sistemas de amortización que se adopten, deben contemplar cuando menos lo siguiente:
<TÍTULO III - CAPÍTULO OCTAVO - Reglas relativas a la protección de los usuarios de las operaciones de leasing Habitacional - CIRCULAR EXTERNA 038 DE 2004 - Página 53 - Septiembre de 2004>
5.2.1. MODALIDAD. El sistema debe considerar las distintas modalidades de pacto, es decir, moneda legal o unidades de valor real (UVR).
5.2.2. COSTOS FINANCIEROS INVOLUCRADOS EN LOS CÁNONES. El sistema debe considerar los costos, los cuales deben expresarse como tasa.
5.2.3. PLAZOS. El sistema debe prever los plazos derivados de la ejecución del contrato, los cuales deben corresponder a lo pactado por las partes.
5.2.4. COMPORTAMIENTO DE LOS CÁNONES. Los sistemas pueden prever las distintas formas de comportamiento de los cánones, es decir, si son uniformes o variables. En caso de que el sistema permita cánones variables deberá ilustrarse en qué forma varían.
5.2.5. El sistema debe contar con una metodología de cálculo y proyección completa de los cánones para todo el plazo.
<TÍTULO III - CAPÍTULO OCTAVO - Reglas relativas a la protección de las operaciones de leasing Habitacional - CIRCULAR EXTERNA 038 DE 2004 - Página 54 - Septiembre de 2004>
REGLAS RELATIVAS A LOS SERVICIOS FINANCIEROS PRESTADOS POR LOS ESTABLECIMIENTOS DE CREDITO A TRAVES DE CORRESPONSALES.
<Capítulo derogado por la Circular 26 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
1.1. INSTRUCCIONES ESPECIALES PARA LA REALIZACIÓN DE LAS OPERACIONES PREVISTAS EN EL ARTÍCULO 2 DEL DECRETO 2233 DE 2006, MODIFICADO POR EL DECRETO 1121 DE 2009. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011> <Numeral modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 2233 de 2006, los establecimientos de crédito deben tener en cuenta, en el diseño de sus esquemas para operar a través de corresponsales, como mínimo, las siguientes reglas:
<Mediante la Circular 53 de 2009. se enumeran las reglas a continuación>
1.1.1 DEPÓSITOS Y RETIROS EN EFECTIVO DE CUENTAS CORRIENTES, CUENTAS DE AHORROS O DEPÓSITOS A TÉRMINO/ CONSULTA DE SALDOS EN CUENTAS CORRIENTES Y DE AHORROS / EXPEDICIÓN DE EXTRACTOS. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011> <Numeral modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> En desarrollo de lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 3 del Decreto 2233 de 2006, la apertura de las cuentas corrientes y de ahorros y la constitución de depósitos a término se hará en la agencia, sucursal o dependencia del establecimiento de crédito a la cual se encuentre asignado el respectivo corresponsal, a menos que el cliente manifieste expresamente, por escrito, su voluntad de que la apertura o constitución se haga en una agencia o sucursal diferente a la asignada.
El establecimiento de crédito debe adoptar las medidas necesarias encaminadas a impedir que el corresponsal, por cualquier medio, tenga acceso directo a la información de las cuentas de los clientes de la institución financiera.
En todo caso, de acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo tercero del artículo primero del Decreto 1121 de 2009, según el cual previa autorización del respectivo establecimiento de crédito, los corresponsales podrán actuar como terceros autorizados para efectuar los procedimientos necesarios para que la respectiva entidad proceda a abrir cuentas de ahorro, tales como las entrevistas necesarias para la vinculación de clientes.
Cuando los corresponsales no bancarios reciban la autorización a la que se refiere el parágrafo tercero del artículo 1 del Decreto 1121 de 2009 anteriormente enunciado, las entidades vigiladas deberán establecer los controles especiales necesarios para la administración efectiva del riesgo operativo, así como los principios y obligaciones derivados de la ley 1266 de 2008.
1.1.2 DESEMBOLSOS Y PAGOS EN EFECTIVO POR CONCEPTO DE OPERACIONES ACTIVAS DE CRÉDITO. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011>
El establecimiento de crédito debe adoptar las medidas necesarias para asegurarse de que el desembolso del crédito se realice efectivamente al cliente de la institución financiera o a quien éste autorice.
1.1.3. RECOLECCIÓN Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011>
En desarrollo de lo dispuesto en el Parágrafo primero del artículo 2 del Decreto 2233, el establecimiento de crédito debe asegurarse de que esta labor esté asociada a los servicios prestados a través del corresponsal.
1.1.4 PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD DE SERVICIOS. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011> <Numeral modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de lo dispuesto en el parágrafo primero del artículo 2 del Decreto 2233, modificado por el Decreto 1121 de 2009, se recuerda a los establecimientos de crédito que son los únicos responsables de que las actividades de promoción y publicidad se adelanten conforme a lo establecido en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y a los instructivos expedidos por la Superintendencia Financiera de Colombia.
1.2. NORMAS RELACIONADAS CON LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS IMPLÍCITOS EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS A TRAVÉS DE CORRESPONSALES. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011>
<Mediante la Circular 53 de 2009. se enumeran las normas a continuación>
1.2.1 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO OPERATIVO. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011>
Para efectos de lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 2233 de 2006, los establecimientos de crédito deben establecer un sistema de administración de riesgos operativos, que deberá cumplir como mínimo las siguientes condiciones:
<Inciso modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Antes de la celebración del contrato con el corresponsal, los establecimientos de crédito deben identificar los riesgos que conlleva la prestación de sus servicios a través de este canal. Una vez identificados los riesgos, debe iniciarse su gestión con el propósito de mitigarlos. Así mismo, ajustar sus manuales de funciones, manuales de procesos y procedimientos, planes estratégicos, planes de continuidad del negocio, planes de contingencia y mapas de riesgo.
De igual forma, el establecimiento de crédito debe complementar sus mecanismos de control interno, con el fin de ajustarlos a las nuevas condiciones que se presentan con ocasión de la prestación de sus servicios a través de corresponsales, involucrando a los organismos de control establecidos en la estructura organizacional.
Además y en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 6, numeral 1, del Decreto 2233 de 2006, los establecimientos de crédito deben adoptar políticas y establecer procedimientos para la selección, vinculación, capacitación, realización de pruebas que acrediten la suficiencia de la capacitación impartida, operación y desvinculación de los corresponsales contratados para la prestación de los servicios a que hace referencia el Decreto en mención. Dichas políticas deben ser aprobadas por la junta directiva u órgano que haga sus veces, y los procedimientos por éstos o por quienes ellos deleguen y, en ambos casos, mantenerse actualizados y estar a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia.
En desarrollo de lo anterior y con el propósito de asegurar que los servicios prestados a través de los corresponsales se brinden bajo los estándares de calidad predeterminados por el establecimiento de crédito, se deberá contemplar una fase de acompañamiento por parte del establecimiento de crédito, al inicio de la operación de cada corresponsal, así como la disposición de los medios locales y remotos que le suministren la ayuda y el soporte necesarios para la prestación de los servicios convenidos.
<Inciso modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> En el caso previsto en el numeral 10 del artículo 3 del Decreto 2233 de 2006, si el corresponsal se apropia indebidamente del efectivo recibido de los clientes y usuarios, el establecimiento de crédito debe constituir una provisión del ciento por ciento (100%) del valor de dicha exposición.
<TÍTULO III - CAPÍTULO NOVENO - Reglas relativas a los servicios financieros prestados por los establecimientos de crédito a través de corresponsales- CIRCULAR EXTERNA 026 DE 2006 - Página 55 - Agosto de 2006>
1.2.2 REGLAS RELATIVAS A LA PREVENCIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011>
Los establecimientos de crédito deberán cumplir estrictamente con la obligación prevista en los artículos 102 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero “Prevención de actividades delictivas”
En relación con las medidas a que hace referencia el artículo 3, numeral 4 del Decreto 2233 de 2006, los establecimientos de crédito deberán desarrollar los mínimos previstos en el Capítulo XI, Título I de la Circular Externa 007 de 1996, para lo cual deberán hacer los ajustes en los procedimientos internos y manuales a que hubiere lugar, sometiéndolos a la aprobación de los órganos sociales correspondientes.
1.3. CARACTERÍSTICAS TECNOLÓGICAS MÍNIMAS DE LOS TERMINALES ELECTRÓNICOS. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011> <Numeral modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> En desarrollo del parágrafo segundo del artículo 2o del Decreto 2233 de 2006, a continuación se definen las características que deben tener los terminales a través de los cuales podrán operar los corresponsales contratados por los establecimientos de crédito para la prestación de sus servicios.
El terminal comprende la unidad central de procesamiento (CPU), la pantalla, el teclado y el dispositivo de comunicaciones para conectar el equipo, directa o indirectamente, con el establecimiento de crédito. Igualmente, se consideran como terminal los dispositivos móviles.
Adicionalmente, podrá contar con otros elementos tales como: impresora, el teclado en el cual los clientes digitan sus claves (PIN Pad), lector(es) de tarjeta(s), lectores ópticos, lectores de código de barras, elementos de identificación biométricos, entre otros, que complementen la funcionalidad del terminal y garanticen la realización de transacciones seguras.
Con el fin de lograr que la información de las operaciones realizadas a través de corresponsales se administre en condiciones de seguridad y calidad, el terminal, propio o de un tercero, debe cumplir cuando menos con las siguientes características:
a) Realizar las operaciones en línea y en tiempo real con la plataforma tecnológica del establecimiento de crédito.
b) Contar con mecanismos de identificación que permitan verificar, automáticamente, que se trata de un equipo autorizado para prestar los servicios financieros contratados con los corresponsales.
c) Disponer de mecanismos y/o procedimientos que impidan la captura, almacenamiento, procesamiento, visualización o transmisión de la información de las operaciones realizadas, para fines diferentes a los autorizados en el Decreto 2233 de 2006 y en el contrato suscrito con el corresponsal y, que adicionalmente garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones derivados de la ley 1266 de 2008.
d) Transmitir la información acerca de las transacciones realizadas, desde el terminal hasta la plataforma tecnológica del establecimiento de crédito, en forma cifrada, utilizando algoritmos reconocidos internacionalmente, que brinden al menos los niveles de seguridad ofrecidos por 3DES o AES. En caso de que la interface sea Web deberá aplicarse el protocolo SSL, fundamentada en certificados digitales con llaves 1024 o superior,
e) En desarrollo de lo dispuesto en el numeral 5 del artículo 3 del Decreto 2233, modificado por el Decreto 1121 de 2009, en toda transacción se debe generar automáticamente el soporte correspondiente y entregarse al cliente. Por ende, ante la falta de insumos o fallas técnicas que impidan la expedición del soporte, no podrá prestarse ningún servicio a través del corresponsal.
f) Además de las condiciones previstas en el numeral 5 del artículo 3 del Decreto 2233 de 2006, modificado por el Decreto 1121 de 2009, los soportes de las operaciones deben contener: la identificación de la (s) cuenta (s) involucradas y la identificación del terminal. El soporte podrá contar con un mecanismo de control que permita verificar la autenticidad de la operación realizada.
g) Los establecimientos de crédito deberán establecer procedimientos para
informar a los clientes en los casos en los que las transacciones no sean exitosas.
h) Permitir su manejo bajo diferentes perfiles de usuario para su administración, mantenimiento y operación.
Además, los medios electrónicos que se utilicen para la prestación de servicios a través de corresponsales deberán contemplar al menos los siguientes aspectos:
i) Los sistemas utilizados por los corresponsales deben garantizar que las transacciones realizadas cumplen los principios de atomicidad, consistencia, aislamiento y durabilidad.
j) Para los servicios de transferencia de fondos, recepción de giros, retiros, consulta de saldos, expedición de extractos, generación y cambios de clave y desembolsos de créditos, los usuarios deberán identificarse a través de un sistema de autenticación que combine cuando menos dos de estos tres factores: algo que se tiene, algo que se sabe, algo que se es.
k) Los establecimientos de crédito deben disponer, directa o indirectamente de centros de administración y monitoreo de los terminales utilizados por sus corresponsales, así como para la atención y ayuda requerida por éstos para la prestación de sus servicios.
l) Los establecimientos de crédito deben disponer de un registro detallado de todos los eventos (exitosos y fallidos) realizados en los terminales de sus corresponsales.
m) Los establecimientos de crédito, deben contar con políticas y procedimientos para el alistamiento, transporte, instalación, mantenimiento y administración de los terminales de sus corresponsales, así como para el retiro del servicio de los mismos.
n) Los establecimientos de crédito y sus corresponsales deben operar con sistemas de información que permitan realizar las operaciones bajo condiciones de seguridad, calidad y no repudio por parte del corresponsal.
<TÍTULO III - CAPÍTULO NOVENO - Reglas relativas a los servicios financieros prestados por los establecimientos de crédito a través de corresponsales- CIRCULAR EXTERNA 026 DE 2006 - Página 55 - Agosto de 2006>
1.4. CONDICIONES DE IDONEIDAD MORAL, INFRAESTRUCTURA FÍSICA, TÉCNICA Y DE RECURSOS HUMANOS DE LOS CORRESPONSALES. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011> <Numeral modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Los establecimientos de crédito deben examinar y evaluar la idoneidad moral del corresponsal y serán los directos responsables de la prestación del servicio a través de los corresponsales, por lo tanto, deben instruir claramente al corresponsal acerca de los lineamientos que le permitan mantener una adecuada infraestructura física, técnica y de recursos humanos.
Así mismo, son directamente responsables ante la Superintendencia Financiera de Colombia por el estricto cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 5 del Decreto 2233, modificado por el Decreto 1121 de 2009, fundamentalmente en lo relacionado con el artículo 53, numeral 5o, inciso 3o, literales a), b), c) y d) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Para efectos de establecer la idoneidad moral del corresponsal, cuando se trate de personas naturales, o de los representantes legales y revisores fiscales, tratándose de personas jurídicas, el establecimiento de crédito realizará las averiguaciones pertinentes, tales como solicitud de antecedentes penales, administrativos y disciplinarios.
Para la realización de operaciones que requieran del uso de la tarjeta del cliente, el lector debe estar a su alcance con el fin de que éste no pierda de vista el plástico. Así mismo, el Pin Pad sólo debe ser visible para el cliente al momento de digitar su clave.
1.5. CONTRATOS CON LOS CORRESPONSALES. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011> <Numeral modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> De acuerdo con lo previsto en el artículo 7 del Decreto 2233, los establecimientos de crédito deberán enviar a la Superintendencia Financiera de Colombia para su aprobación, de forma previa a su celebración, los modelos de contratos con los corresponsales, así como cualquier modificación a los mismos, junto con la siguiente información:
a) Descripción de las características técnicas de los terminales con las cuales operará.
b) Infraestructura de comunicaciones que soportará la red de corresponsales.
c) Medidas de seguridad que protegerán la información de las transacciones
realizadas.
d) Recursos dispuestos para la operación de los centros de administración, monitoreo y soporte.
e) Descripción del proceso adoptado por el establecimiento de crédito para la
identificación y autenticación del cliente para realizar transferencias de fondos, pagos, recepción de giros, retiros, consulta de saldos, generación de extractos, generación y cambios de clave y desembolsos de créditos, a través del corresponsal.
f) Procedimiento adoptado para el registro y conservación de la información de las transacciones realizadas y los eventos asociados a la operación de los terminales.
g) Diseño del punto de atención previsto para la prestación del servicio a través del corresponsal, en donde se distinga que se trata de un punto autorizado por el establecimiento de crédito.
h) Identificación de los riesgos operativos asociados a la prestación del servicio a través del corresponsal y las medidas adoptadas para su mitigación.
i) Certificación suscrita por el representante legal en la cual conste que el establecimiento de crédito cumple con la obligación de contar con los manuales a que alude el numeral 1.2. de este Capítulo y con las políticas y procedimientos para el alistamiento, transporte, instalación, mantenimiento y administración de los terminales de sus corresponsales, así como para el retiro del servicio de los mismos.
1.6. INFORMACIÓN A LOS CLIENTES Y USUARIOS. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011> <Numeral modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 4 del Decreto 2233 de 2006, el establecimiento de crédito deberá además diseñar una estrategia que le permita informar a los clientes y usuarios, con la claridad, el detalle y en los términos previstos en dicho artículo, las características del servicio prestado a través de los corresponsales, las operaciones realizadas a través de éstos, las medidas de seguridad que deben tomar para su realización los datos necesarios que le permitan identificar a los corresponsales autorizados y los medios a través de los cuales podrá comunicar al establecimiento de crédito cualquier falla o irregularidad en la prestación del servicio.
<TÍTULO III - CAPÍTULO NOVENO - Reglas relativas a los servicios financieros prestados por los establecimientos de crédito a través de corresponsales- CIRCULAR EXTERNA 026 DE 2006 - Página 57 - Agosto de 2006>
ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PENSIONES Y CESANTIAS.
INSTRUCCIONES GENERALES RELACIONADAS CON LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES.
Las entidades administradoras del sistema general de pensiones y las correspondientes entidades aseguradoras de vida al efectuar los cálculos que involucran la utilización de tablas de mortalidad, de invalidez de activos, de mortalidad de inválidos y de rentistas, indicadas en el subnumeral 6.3 del numeral 6, Capítulo Segundo, Título Sexto de la presente Circular, para efectos del cálculo de reservas, deberán emplear un interés técnico del cuatro por ciento (4%).
2. TABLAS DE MORTALIDAD DE INVALIDEZ DE ACTIVOS, DE MORTALIDAD DE INVÁLIDOS Y DE RENTISTAS.
Para estos efectos las entidades administradoras deberán remitirse a lo dispuesto en el subnumeral 6.3 del numeral 6, Capítulo Segundo, Título Sexto de la presente Circular.
3. PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE AFILIADOS.
De conformidad con lo previsto en los artículos 60, literal c), 113 y 114 de la Ley 100 de 1993, 15 y 16 del Decreto 692 de 1994, y con fundamento en el literal a) del numeral 3o. del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, esta Superintendencia se permite impartir las siguientes instrucciones sobre el procedimiento para el traslado entre regímenes pensionales y entre las diferentes administradoras del Sistema General de Pensiones.
<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 1 - Marzo de 1998>
3.1. TÉRMINOS PARA LOS TRASLADOS.
Este Despacho estima conveniente recordar los términos de tres (3) años y de seis (6) meses, ambos contados desde la selección anterior, para trasladarse de régimen o para cambiarse de sociedad administradora dentro del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad, respectivamente, previstos en los artículos 15o. y 16o. del decreto 692 de 1994. Se entenderá que hubo selección desde el momento en que se presentó debidamente diligenciado el formulario correspondiente a la entidad administradora escogida, siempre que no se haya ejercido el derecho de retracto en los términos establecidos en el artículo 3o. del Decreto 1161 de 1994.
<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 1 - Marzo de 1998>
3.2. DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO.
Cuando el afiliado decida trasladarse de régimen o de administradora, expresará su voluntad mediante el diligenciamiento del correspondiente formulario ante el empleador o ante la nueva entidad administradora, de conformidad con las disposiciones vigentes sobre el particular.
Con el fin de proceder al traslado entre regímenes o entre administradoras del Régimen de Ahorro Individual, el respectivo formulario sólo se podrá presentar debidamente diligenciado a partir del primer día del trigésimo séptimo (37) mes de efectuada la selección de régimen en el primer caso, y a partir del primer día del séptimo (7o.) mes de seleccionada la administradora, en el segundo.
El formulario de vinculación deberá diligenciarse en original y dos copias, cuya distribución será la siguiente: original para la nueva administradora, una copia para el afiliado y una copia para el empleador, cuando se trate de trabajador dependiente. Tratándose de trabajadores independientes, sólo será necesario diligenciarlo en original y una copia, el primero para la nueva administradora y, la segunda, para el afiliado.
<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 1 - Marzo de 1998>
El trabajador tiene el derecho a retractarse de su decisión manifestando su voluntad por escrito dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en la cual haya efectuado la correspondiente selección, según lo prevé el artículo 3o. del decreto 1161 de 1994. Dicha solicitud de retracto tendrá validez siempre y cuando sea radicada en la entidad a la cual se desea trasladar el afiliado, dentro de los cinco (5) días hábiles anteriormente citados, sin perjuicio de que esta solicitud se envíe mediante correo certificado dentro del mismo plazo
3.4. REPORTE DE SOLICITUDES DE TRASLADO A LA ADMINISTRADORA ANTERIOR.
La nueva administradora deberá informar a la administradora anterior a más tardar el octavo (8o.) día de cada mes, las solicitudes de traslado presentadas en el mes inmediatamente anterior. Si el plazo señalado vence un sábado, domingo o festivo, se entenderá prorrogado hasta el día hábil siguiente. Para tales efectos, la nueva administradora diligenciará un listado que contenga los nombres de los trabajadores y su identificación y anexará las fotocopias de los respectivos formularios de vinculación, dejando constancia expresa de la fecha en que se efectúa el reporte.
Los listados a que se refiere el presente subnumeral podrán ser presentados en medio magnético.
<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 2 - Marzo de 1998>
3.5. INFORME DE SOLICITUDES DE TRASLADO.
La administradora anterior, previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales, deberá informar a la nueva administradora, al afiliado y al empleador, si es del caso, acerca de la procedencia o no de las solicitudes de traslado reportadas en el respectivo mes, de acuerdo con el subnumeral precedente, a más tardar el veintitrés (23) del mismo mes en que se efectuó el reporte.
Para ello empleará un formato que contendrá como mínimo las siguientes especificaciones:
a. nombre o razón social de la nueva entidad administradora
b. fechas del reporte de las solicitudes de traslado y del informe de verificación de los requisitos legales.
c. nombres y apellidos del solicitante
d. documento de identificación
e. procedencia o improcedencia de la solicitud . causal---------
f. nombre completo, cargo y firma del funcionario responsable.
Para efectos de lo dispuesto en el literal e), la administradora anterior estará en la obligación de verificar que el afiliado no esté incurso en alguna de las siguientes situaciones:
1) Fecha de la última selección menor a seis (6) meses (cambio entre administradoras del régimen de ahorro individual)
2) Fecha de la última selección menor a tres (3) años (traslado entre regímenes pensionales)
3) En disfrute de pensión
4) Solicitud de pensión en trámite
5) No afiliado
Los plazos mencionados en los numerales 1) y 2) deberán contarse desde la fecha en que se seleccionó la administradora anterior, siempre que tal selección se haya realizado dentro de los términos legales.
En los eventos en que la administradora anterior verifique que se cumplieron los requisitos legales para que proceda el traslado, en el respectivo informe precisará la fecha a partir de la cual dicho traslado surte efectos, así como el mes a partir del cual deben efectuarse las cotizaciones a la nueva entidad.
En los eventos en que no proceda el traslado, el informe deberá expresar con claridad la causa de ello.
<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 2 - Marzo de 1998>
3.6. TRASLADO DE LA INFORMACIÓN Y DE LOS SALDOS DEL AFILIADO A LA NUEVA ENTIDAD ADMINISTRADORA.
La administradora anterior tendrá como plazo máximo treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha en que recibió el correspondiente reporte de solicitudes de traslados, para transferir los recursos pertinentes y remitir la información respectiva a la nueva administradora, dejando expresa constancia de dicha transferencia.
La información a trasladar de la historia laboral del afiliado, la cual puede presentarse por medio magnético o electrónico, será como mínimo la siguiente: nombres y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, documento de identificación y por cada período cotizado el número de identificación del empleador, la administradora en la que se efectuaron las cotizaciones, el período correspondiente, salario base de cotización, semanas cotizadas, valor de las cotizaciones obligatorias, porcentaje de cotización de alto riesgo, aportes voluntarios, si a ellos hay lugar y la solicitud del bono pensional, así como toda información adicional que repose en la entidad.
Si en la fecha en que se efectúe el traslado de los saldos de un trabajador dependiente, la administradora anterior no ha recibido la última cotización, es decir, la que debió liquidarse en el mes en que se hizo efectivo el traslado, deberá proceder a la transferencia de ésta dentro de los veinte (20) días calendario siguientes a su recepción.
Si el traslado se produce del régimen de prima media al de ahorro individual, además del envío de la información aludida, habrá lugar a la transferencia del título pensional o del valor que corresponda a la reserva pensional entregada, en su caso, y a la emisión o entrega del bono pensional.
<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 2 - Marzo de 1998>
Tratándose de trabajadores independientes, la administradora anterior tendrá el mismo plazo máximo previsto en el primer inciso del presente subnumeral, para transferir los saldos y remitir la información respectiva a la nueva administradora.
<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 2-1 - Marzo de 1998>
3.7. EFECTIVIDAD DEL TRASLADO ANTE LA NUEVA ADMINISTRADORA.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 46 del Decreto 326 de 1996, modificado por el artículo 32 del Decreto 1818 del mismo año, el traslado surtirá efectos el primer día del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud de vinculación realizada por el afiliado ante la nueva administradora.
3.8. PRIMERA COTIZACIÓN A LA NUEVA ADMINISTRADORA.
En el caso de los trabajadores dependientes, la primera autoliquidación y consignación de aportes a la nueva administradora se realizará en el mes siguiente al cual se hace efectivo el traslado, dentro de los plazos legalmente previstos para ello. En este orden de ideas, si el traslado surte efectos el 1o. de agosto de 1997, la autoliquidación y consignación de aportes a la nueva administradora se realizará en el mes de septiembre, correspondiente a los aportes del mes de agosto.
Tratándose de los trabajadores independientes, el primer pago de cotizaciones a la nueva administradora deberá efectuarse en el mes en el cual se hace efectivo el traslado. Así, según el ejemplo citado, la primera consignación a la nueva administradora se efectuará en el mes de agosto.
<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 2-1 - Marzo de 1998>
3.9. DOCUMENTOS SOPORTE DE LAS SOLICITUDES EFECTUADAS.
Tanto la nueva administradora como aquella en la cual se encontraba afiliado el trabajador, mantendrán a disposición de la Superintendencia Bancaria los documentos que soporten las solicitudes de traslado presentadas, con el propósito de que en cualquier momento pueda verificarse el cumplimiento efectivo de las instrucciones aquí contenidas.
<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 2-1 - Marzo de 1998>
3.10. REALIZACIÓN DE CONVENIOS PARTICULARES.
Las entidades administradoras de pensiones podrán celebrar convenios de carácter gremial o entre regímenes, con el propósito de lograr la agilización y seguridad del procedimiento, así como de la información que se obtenga en el trámite de los traslados.
En todo caso, las administradoras serán responsables del cumplimiento de los términos y condiciones establecidas en el presente numeral para los trámites de traslados.
<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 2-1 - Marzo de 1998>
3.11. SOLICITUDES DE TRASLADO FORMULADAS CON ANTERIORIDAD A LA VIGENCIA DEL PRESENTE PROCEDIMIENTO.
Las solicitudes de traslado que no hayan sido tramitadas a la entrada en vigencia del procedimiento contenido en el presente numeral, deberán ser consideradas por las respectivas administradoras como solicitudes del “mes inmediatamente anterior”, según lo dispuesto en el subnumeral 3.4 y, en consecuencia, tramitarse como lo establecen los subnumerales precedentes.
<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 2-1 - Marzo de 1998>
El decreto 1729 de 1994, modificatorio del decreto 903 del mismo año, define en su artículo 1o. qué se entiende por beneficio pensional aquel que se otorga previo el cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley 100 de 1993 para acceder a la pensión de vejez en el régimen de prima media con prestación definida, o en el de ahorro individual con solidaridad bajo las modalidades de renta vitalicia, retiro programado, retiro programado con renta vitalicia y las demás que autorice esta Superintendencia para los afiliados al régimen de ahorro individual con solidaridad.
<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 2-1 - Marzo de 1998>
Por otra parte, los ingresos que se destinen como aportes obligatorios o voluntarios a los fondos de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad, a los fondos de reparto del régimen de prima media con prestación definida, al fondo de solidaridad pensional, a los fondos de pensiones de que trata el decreto 2513 de 1987 y a los seguros privados de pensiones de jubilación o vejez, invalidez y sobrevivencia, se consideran ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional para el aportante y por tanto no se someterán a retención en la fuente, siempre que se retiren solamente para acceder al beneficio pensional en los términos antes descritos.
Por lo anteriormente expuesto, este Despacho estima necesario recordar la importancia del decreto comentado a fin de que las disposiciones en él contenidas se acaten efectivamente en la práctica, lo cual se traduce, fundamentalmente, en que siempre que se retiren recursos de los fondos de pensiones, con fines distintos a los previstos en el decreto citado, deberá procederse a
efectuar la correspondiente retención. Adicionalmente, es indispensable que las sociedades que administren fondos de pensiones voluntarias ajusten el contenido de los planes y reglamentos de los mismos a las disposiciones del decreto citado.
5. PUBLICACIÓN DE RENTABILIDADES, COMISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SEGUROS PREVISIONALES.
<Numeral modificado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Con el propósito de contribuir a una mayor transparencia, las sociedades administradoras de los tipos de fondos de pensiones y/o de los portafolios de cesantías deberán suministrar a sus afiliados la información necesaria que les permita comparar las distintas opciones del mercado y se sujetarán a las siguientes disposiciones:
Las sociedades administradoras de los tipos de fondos de pensiones deberán mantener publicada en una cartelera o tablero situado en los lugares de atención al público, en caracteres destacados, de tal manera que atraiga su atención y resulte fácilmente legible incluyendo la última tabla de rentabilidades acumuladas de los tipos de fondos y rentabilidad mínima elaborada por esta Superintendencia, en la cual se señale el período objeto de cálculo, los porcentajes de seguros previsionales y las comisiones autorizadas a las administradoras, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la divulgación que de la misma haga esta Entidad.
Igual obligación tendrán las sociedades administradoras de los portafolios de los fondos de cesantías, en lo referente a sus rentabilidades, rentabilidad mínima, comisión de administración y comisión por retiros parciales.
La Superintendencia Financiera dará a conocer la tabla de rentabilidades, dentro de los diez (10) días comunes siguientes al corte de cada trimestre; es decir, al corte de marzo, junio, septiembre y diciembre. Las rentabilidades mínimas de cada tipo de fondo se incluirán en la citada tabla a partir de su primera verificación, es decir, 31 de agosto de 2013 para el caso de los tipos de fondos conservador y especial de retiro programado y, 31 de agosto de 2014 tratándose de los tipos de fondos moderado y de mayor riesgo.
A partir del 31 de agosto de 2012, en el caso de los tipos de fondos conservador y especial de retiro programado, y del 31 de agosto de 2013, tratándose del tipo de fondo de mayor riesgo, en la tabla citada en el inciso anterior se incluirán las rentabilidades acumuladas de los mencionados tipos de fondos.
La Superintendencia Financiera seguirá incluyendo en la tabla en mención, las rentabilidades acumuladas del fondo moderado, teniendo en cuenta para el efecto los flujos de caja del fondo existente al 14 de septiembre de 2010.
Con fundamento en la facultad establecida en el artículo 17 del Decreto 692 de 1994, esta Superintendencia se permite señalar las siguientes reglas a efectos de que las entidades administradoras de pensiones solucionen los conflictos de múltiple vinculación de sus afiliados.
Teniendo en cuenta que el artículo 11 del citado decreto establece una previsión especial para los trabajadores que estuvieran vinculados al Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, en primer término se hará claridad sobre tal concepto.
Para tal efecto, debe acudirse a la legislación existente con anterioridad a la entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones, esto es, el Decreto 3063 de 1989, aprobatorio del Acuerdo 044 del mismo año, mediante el cual se adoptó el Reglamento General de Registro, Inscripción, Afiliación y Adscripción a los Seguros Sociales Obligatorios.
Del análisis de las causales de desafiliación contenidas en el artículo 39 del citado Acuerdo, puede afirmarse, contrario sensu, que se encontraban vinculados al Instituto aquellos trabajadores respecto de los cuales no se hubiera presentado el aviso de retiro por parte de la empresa o cuya novedad de retiro no se hubiera reportado en la respectiva autoliquidación. Para el caso de los trabajadores independientes, de la misma norma puede colegirse que eran vinculados aquellos que no hubieran presentado mora en el pago de los aportes patrono - laborales hasta por un mes y los trabajadores del servicio doméstico que cotizaran con un salario no inferior a la mitad de un salario mínimo legal, que no hubieran presentado mora de hasta tres (3) meses en el pago de los aportes patrono - laborales.
En este orden de ideas, debe entenderse que los trabajadores vinculados al Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, eran aquellos que a esa fecha no se encontraban en ninguna de las causales de desafiliación automática previstas en el artículo 39 del Acuerdo 044 de 1989 y, por tal razón, son los destinatarios de los efectos jurídicos establecidos en el inciso final del artículo 11 del Decreto 692 de 1994, es decir, podían continuar en dicho Instituto sin necesidad de diligenciar ningún formulario o comunicación para hacer constar su vinculación, posibilidad igualmente predicable de los servidores públicos que se encontraban afiliados a una caja, fondo o entidad del sector público mientras no fuera ordenada su liquidación. En consecuencia, dichos trabajadores pueden ejercer en cualquier momento la opción de traslado.
De otra parte, también es necesario recordar que a partir del 1o. de abril de 1994 la afiliación al Sistema General de Pensiones es permanente y no se pierde ni siquiera en los eventos en que se presente mora en el pago de las cotizaciones, tal como lo dispone el artículo 13 del Decreto 692 de 1994. Al respecto, es oportuno precisar que para efectos de lo dispuesto en este numeral cuando se haga referencia al término “afiliación” se entenderá la realizada al Sistema General de Pensiones, en tanto que el término “vinculación” se reserva para la que se efectúa ante una determinada entidad administradora.
Para efecto de determinar la entidad ante la cual se encuentra vinculado un trabajador, también debe aplicarse la previsión contenida en el artículo 5o. del Decreto 228 de 1995, norma cuyo tenor literal es el siguiente: “El reporte de novedades al Instituto de Seguros Sociales, cualquiera que sea su modalidad, en ningún caso constituye, respecto del trabajador, la afiliación al Régimen de Prima Media administrado por el Instituto de Seguros Sociales, específicamente en lo que se refiere al artículo 11 del Decreto 692 de 1994.”
Finalmente, de conformidad con lo establecido en el Decreto 692 de 1994, se entiende confirmada la vinculación cuando la solicitud presentada no reúna los requisitos mínimos establecidos en el artículo 11 del citado decreto, siempre y cuando, dentro del mes siguiente a la presentación de ésta, la entidad administradora seleccionada no hubiere comunicado tal circunstancia al solicitante y al respectivo empleador.
6.1. CASOS DE MÚLTIPLE VINCULACIÓN.
Partiendo de las anteriores premisas, con el propósito de establecer a qué entidad administradora se encuentra vinculado un trabajador y sin perjuicio de las disposiciones legales y demás instructivos en materia de retracto, las entidades administradoras observarán lo dispuesto en los literales siguientes:
<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 058 DE 1998 - Página 3 - Agosto de 1998>
a) Personas que se encontraban vinculadas al Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, que con posterioridad a tal fecha diligenciaron formulario de vinculación o ratificación ante el citado Instituto y antes de que transcurrieran tres años seleccionaron el Régimen de Ahorro Individual.
La situación de los trabajadores que se encuentran en el supuesto descrito, se resuelve con fundamento en lo dispuesto en el inciso final del artículo 11 del Decreto 692 de 1994 antes mencionado. Lo anterior, en razón a que el diligenciamiento del formulario ante el Instituto, efectuado con posterioridad al 31 de marzo de 1994, no tiene efectos de selección debido a que el artículo 11 antes citado permite al trabajador continuar vinculado al Instituto de Seguros Sociales sin necesidad de diligenciar ningún formulario o comunicación donde conste la vinculación y, en esa medida, el trabajador se encuentra facultado para ejercer la opción de traslado en cualquier momento.
Dentro de la hipótesis que se estudia, tampoco se entenderá como selección de régimen el diligenciamiento del formulario ante el Instituto de Seguros Sociales, realizado por parte del trabajador que habiéndose desvinculado laboralmente con posterioridad al 31 de marzo de 1994, decide continuar cotizando al Instituto al vincularse nuevamente.
En consecuencia, el trabajador que encontrándose en cualesquiera de las situaciones descritas en el presente literal, seleccionó el Régimen de Ahorro Individual antes de que transcurrieran tres años contados a partir del diligenciamiento de la solicitud de vinculación o ratificación realizada ante el Instituto de Seguros Sociales, se entenderá vinculado a la administradora del Régimen de Ahorro Individual seleccionada o a la que hubiere seleccionado posteriormente de conformidad con los requisitos legales pertinentes.
b) Personas que no se encontraban vinculadas al Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, que con posterioridad a tal fecha diligenciaron formulario de vinculación ante el citado Instituto y antes de que transcurrieran tres años seleccionaron el Régimen de Ahorro Individual.
Frente a la hipótesis descrita, resulta claro que los trabajadores seleccionaron, por primera vez, el Régimen de Prima Media con Prestación Definida y, por lo tanto, se entenderán vinculados al Instituto de Seguros Sociales. En este sentido, el diligenciamiento del formulario para vincularse a una administradora del Régimen de Ahorro Individual antes de que transcurrieran tres años contados a partir de la selección inicial no era jurídicamente procedente, debido a que se realizó antes del tiempo mínimo exigido en el literal e) del artículo 13 de la Ley 100 de 1993.
c) Personas que al vincularse a una entidad administradora diligenciaron un formulario que no se ajustaba a las disposiciones legales y antes de transcurrir los términos para el traslado se vincularon a otra entidad administradora.
Si el formulario de vinculación diligenciado no estaba autorizado por la Superintendencia Bancaria o no contenía los datos mínimos legales y la entidad no se lo comunicó al solicitante y al empleador, dentro del mes siguiente a la solicitud con el fin de subsanarlos, la vinculación quedó confirmada en los términos del artículo 12 del citado decreto, siempre que el formulario hubiese sido suscrito por el solicitante, lo cual se tendrá como manifestación expresa de su voluntad. Por tal razón, si el trabajador se vinculó a otra entidad administradora antes de que transcurrieran los términos legalmente señalados para el traslado entre entidades o entre regímenes, se entenderá que se encuentra vinculado a la administradora ante la cual se confirmó inicialmente la respectiva vinculación.
La confirmación de la vinculación prevista en el artículo 12 del Decreto 692 de 1994 no es aplicable a los reportes de novedades, considerando que dichos reportes no constituyen para el trabajador vinculación a las administradoras del Sistema General de Pensiones.
d) Personas que en la misma fecha diligenciaron formularios de vinculación ante distintas entidades administradoras sin que pueda establecerse cuál se realizó primero.
En la situación descrita se entenderá que el trabajador se encuentra vinculado a la entidad que esté recibiendo las cotizaciones correspondientes. Si el trabajador no está cotizando, se entenderá vinculado a la última entidad ante la cual cotizó.
e) Personas que a la entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones se encontraban vinculadas a una caja, fondo o entidad previsional del sector público o privado, posteriormente diligenciaron formulario de vinculación ante el Instituto de Seguros Sociales y antes de que transcurrieran tres años a partir de dicho diligenciamiento seleccionaron el Régimen de Ahorro Individual.
El trabajador que se encuentre en la hipótesis enunciada, se entenderá vinculado al Instituto de Seguros Sociales al haber seleccionado el Régimen de Prima Media con Prestación Definida. En consecuencia, el trabajador estaba en la obligación de esperar a que transcurrieran tres (3) años a partir de dicha selección, para vincularse a una entidad administradora del Régimen de Ahorro Individual.
Para los efectos de este literal, el Instituto de Seguros Sociales no debe entenderse incluido en la denominación genérica de caja, fondo o entidad previsional del sector público.
f) Personas que se encontraban vinculadas al Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, que con posterioridad a tal fecha se vincularon como servidores públicos a una entidad del nivel territorial y al entrar en vigencia el Sistema General de Pensiones en dicha entidad, seleccionaron el Régimen de Ahorro Individual.
La vinculación de los trabajadores en la hipótesis descrita, se resuelve de conformidad con lo señalado en el literal a), pues encontrándose en el supuesto previsto en el inciso final del artículo 11 del Decreto 692 de 1994, pueden ejercer su opción de traslado en cualquier momento y, por lo tanto, se entiende que seleccionaron el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad.
g) Personas que no se encontraban vinculadas al Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, que con posterioridad a tal fecha diligenciaron formulario de vinculación ante el citado Instituto, luego se vincularon como
<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 058 DE 1998 - Página 3-1 - Agosto de 1998>
servidores públicos a una entidad del nivel territorial y al entrar en vigencia el sistema en dicha entidad, seleccionaron el Régimen de Ahorro Individual antes de que transcurrieran tres años desde la selección inicial.
Para los trabajadores que se encuentren en la anterior situación, se aplicará lo dispuesto en el literal b), en razón a que seleccionaron régimen con posterioridad al 31 de marzo de 1994 y, en tal virtud, no podían trasladarse antes de transcurridos tres años contados a partir de dicha selección.
h) Trabajadores que no seleccionaron régimen a la entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones, cuyas cotizaciones fueron efectuadas por el empleador en varias entidades administradoras en desarrollo de lo previsto en el artículo 25 del Decreto 692 de 1994.
En esta hipótesis, es claro que el traslado de las sumas que hace el empleador a la administradora de su elección es un mecanismo que la ley le concede para que cumpla oportunamente con sus obligaciones legales y, en consecuencia, no tiene el carácter de selección, en la medida en que es facultad exclusiva del trabajador seleccionar régimen o solicitar el traslado de administradora.
En virtud de lo anterior, en los eventos en que el empleador haya consignado los aportes correspondientes a un trabajador en diferentes entidades administradoras y mientras no se ejerza el derecho de selección, se entenderá vinculado a la entidad ante la cual el empleador efectuó la primera cotización. A partir de la fecha de vigencia del presente numeral las entidades administradoras deberán abstenerse de recibir cotizaciones de empleadores que ya ejercieron la facultad consagrada en el citado artículo.
6.2.1. CRUCE DE INFORMACIÓN ENTRE ADMINISTRADORAS DEL RÉGIMEN DE AHORRO INDIVIDUAL.
Las sociedades administradoras de fondos de pensiones deberán cruzar la información de sus bases de datos de afiliados con corte al 31 de agosto de 1998, con el objeto de que dichas administradoras determinen y solucionen entre sí los casos de múltiple vinculación que se presenten en el régimen.
6.2.2. REMISIÓN DE INFORMACIÓN.
Una vez surtido el procedimiento anterior, las sociedades administradoras de fondos de pensiones remitirán a la Superintendencia Bancaria, a más tardar el 30 de octubre de 1998, sus bases de datos de afiliados debidamente depuradas. Dentro del mismo plazo, el Instituto de Seguros Sociales remitirá a este Organismo su base de datos de afiliados actualizada con corte al 31 de agosto de 1998.
La Superintendencia Bancaria señalará las condiciones técnicas para la remisión de dicha información.
6.3. INFORMACIÓN DE RESULTADOS Y DETERMINACIÓN DE LA CAUSA QUE ORIGINO LA MÚLTIPLE VINCULACIÓN.
La Superintendencia Bancaria efectuará el cruce de las bases de datos de afiliados y pondrá en conocimiento de las entidades administradoras los resultados obtenidos. Dentro de un plazo máximo de tres (3) meses siguientes al suministro de dichos resultados, las administradoras determinarán, con fundamento en los respectivos documentos que soporten la vinculación, las causas de la múltiple vinculación y la entidad a la cual se entenderá pertenecer el trabajador de acuerdo con lo previsto en este numeral, dejando expresa constancia de las respectivas decisiones y de la fecha en que fueron adoptadas.
No obstante, a partir de la entrada en vigencia del presente numeral y mientras la Superintendencia Bancaria realiza el cruce de información de las bases de datos, las entidades administradoras deberán solucionar, con fundamento en lo aquí señalado, los casos de múltiple vinculación que identifiquen, dejando la constancia correspondiente según lo indicado en el párrafo anterior y atendiendo la prelación establecida en el literal a) del subnumeral 6.8.
6.4. TRASLADO DE COTIZACIONES E INFORMACIÓN.
Los efectos que produzca la aplicación de lo dispuesto en el presente numeral, no afectan el número de semanas cotizadas por el afiliado. En consecuencia, las administradoras a las cuales se encontraba vinculado el trabajador trasladarán a la entidad a la cual se entiende que debe pertenecer, las cotizaciones correspondientes al riesgo previsional de vejez, junto con sus rendimientos, el bono pensional, si a él hubiere lugar, así como la información relacionada con su historia laboral, contando para ello con un plazo máximo de dos meses a partir de la fecha en la cual se haya solucionado la múltiple vinculación.
Cuando se trate de una administradora del Régimen de Ahorro Individual, la devolución de las cotizaciones se hará por un número igual a las unidades recibidas y acreditadas en la cuenta individual, al valor de la unidad vigente para las operaciones del día en que se realiza la devolución.
Tratándose del Instituto de Seguros Sociales la devolución se efectuará por el valor de las cotizaciones recibidas, actualizado con las rentabilidades mínimas para los fondos de pensiones obligatorias publicadas por la Superintendencia Bancaria. En el evento en que las cotizaciones a devolver hayan permanecido en el Instituto un tiempo inferior a tres (3) años, deberán actualizarse con base en la rentabilidad mínima implícita del período de dicha permanencia.
Los traslados de cotizaciones que se efectúen como consecuencia de situaciones de múltiple vinculación originadas a partir de la vigencia de este numeral, deberán incluir el 100% de la comisión de administración cobrada. Igual tratamiento se aplicará en relación con la comisión de administración que se cobre por las cotizaciones efectuadas con posterioridad al plazo señalado en el anterior subnumeral, si luego de su vencimiento no se ha solucionado la situación de múltiple vinculación.
La información relacionada con la historia laboral deberá contener como mínimo:
<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 058 DE 1998 - Página 3-2 - Agosto de 998>
- Nombres y apellidos completos,
- Fecha de nacimiento,
- Sexo,
- Tipo y número del documento de identificación,
- Períodos cotizados con indicación de: nombre o razón social y NIT del empleador, ingreso base de cotización, monto de cotización obligatoria y administradora en la que se efectuaron las cotizaciones.
Para la remisión de la información a que hace referencia este subnumeral, las entidades administradoras deberán utilizar medios magnéticos, pudiendo convenir las especificaciones técnicas de los mismos. Lo anterior, sin perjuicio de que acuerden la utilización de medios electrónicos o validaciones en línea.
Las administradoras podrán certificar a cualquier emisor de bonos pensionales, la información relacionada con la historia laboral que de acuerdo con este subnumeral, remitieron a la entidad a la cual se entiende pertenecer el trabajador.
6.5. DEBER DE INFORMAR AL TRABAJADOR Y AL EMPLEADOR.
Dentro de un plazo máximo de un mes contado a partir de la fecha en que se solucionó la múltiple vinculación, la entidad administradora a la cual se entienda vinculado el trabajador, informará expresamente tal circunstancia a éste y a su empleador o al trabajador independiente, según el caso, indicándole la obligación de continuar realizando los aportes correspondientes de acuerdo con las disposiciones vigentes.
6.6. OTROS CASOS DE MÚLTIPLE VINCULACIÓN.
Si como consecuencia del proceso que realicen las entidades administradoras para determinar las causas de la múltiple vinculación, resultaren situaciones específicas que no puedan ser resueltas de acuerdo con las instrucciones impartidas en el presente numeral, las respectivas entidades pondrán el caso en conocimiento de esta Superintendencia.
6.7. CUMPLIMIENTO DE LOS TÉRMINOS LEGALES PARA EL TRASLADO DE AFILIADOS.
Con el fin de verificar el cumplimiento de los términos legales por parte de los trabajadores que manifiesten su voluntad de trasladarse de régimen o de administradora luego de solucionada la múltiple vinculación, los tres (3) años o seis (6) meses a partir de la selección anterior, se contarán desde la fecha del diligenciamiento del formulario que soporte la vinculación ante la entidad a la cual se entienda pertenecer de acuerdo con lo dispuesto en este numeral.
6.8. SOLICITUDES DE RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES.
En consideración a que la seguridad social es un servicio público de carácter obligatorio en los términos del artículo 48 de la Constitución Política, cuyo objeto es garantizar los derechos irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana mediante la protección de las contingencias que la afecten, tal como lo dispone el artículo 1º de la Ley 100 de 1993, y que en materia de reconocimiento y pago de pensiones reviste el carácter de esencial, según lo establece el artículo 4º de la misma ley, en ningún caso las entidades administradoras podrán desatender los principios y términos legalmente establecidos, so pretexto de estar el afiliado incurso en una situación de múltiple vinculación.
En desarrollo de lo anterior y con el objeto de evitar que se tornen nugatorios los derechos de los afiliados, las entidades administradoras, sin perjuicio de la ejecución de otras actividades inspiradas en la finalidad antes indicada, deberán resolver las solicitudes de reconocimiento de prestaciones teniendo en cuenta lo siguiente:
a) Pensión de vejez.
Las pensiones de vejez que hayan sido solicitadas o que se soliciten a partir de la entrada en vigencia del presente numeral, deberán ser reconocidas y pagadas por la entidad administradora a la cual se entienda pertenecer el respectivo afiliado, luego de aplicar lo dispuesto en el subnumeral 6.1.
Con este propósito - independientemente del cruce de bases de datos que efectuará esta Superintendencia - desde el momento de dicha vigencia las administradoras solucionarán los casos de múltiple vinculación, dando prelación a aquellos que involucren a afiliados que hayan solicitado el reconocimiento de su pensión.
b) Prestaciones a que haya lugar por los riesgos de invalidez y muerte.
Las prestaciones que se deriven de los riesgos de invalidez y muerte deberán ser reconocidas y pagadas por la entidad administradora ante la cual se hayan efectuado las cotizaciones a la fecha de ocurrencia del siniestro. Si a dicha fecha el trabajador no estuviera cotizando, las respectivas prestaciones serán reconocidas y pagadas por la entidad ante la cual se efectuó la última cotización.
En los casos previstos en este literal, las entidades ante las cuales se hubieren efectuado cotizaciones trasladarán a la administradora que deba reconocer las prestaciones, los recursos y la información correspondientes en los términos del subnumeral 6.4.
6.9. SOLICITUDES DE VINCULACIÓN INICIAL.
Con el propósito de evitar vinculaciones múltiples de trabajadores al Sistema General de Pensiones, a partir del 1o. de septiembre de 1998, el Instituto de Seguros Sociales y las administradoras del Régimen de Ahorro Individual adoptarán las medidas tendientes a que la información contenida en el formulario de vinculación corresponda exactamente a los datos
<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 058 DE 1998 - Página 3-3 - Agosto de 1998>
consignados en el respectivo documento de identificación del trabajador, en cuanto a tipo y número del documento, nombres y apellidos completos y fecha de nacimiento.
Lo anterior, no exime a las entidades administradoras de su obligación de verificar el completo y adecuado diligenciamiento de los formularios de vinculación.
Igualmente y sin perjuicio del término legal dentro del cual surte efecto la afiliación al Sistema General de Pensiones, observarán el procedimiento que se indica a continuación, en relación con aquellas solicitudes que fueron diligenciadas señalando que se trataba de una vinculación inicial o en las que no se indicó el trámite de vinculación ni el de traslado.
6.9.1. CONSULTA DE NUEVAS AFILIACIONES.
Las entidades administradoras que reciban las solicitudes a que hace referencia el subnumeral 6.9. deberán consultar a las demás administradoras acerca de si el trabajador que presentó la solicitud figura o no como vinculado en alguna de ellas. La consulta deberá efectuarse por los medios previstos en el subnumeral 6.4. a más tardar el día veinte (20) de cada mes, respecto de las solicitudes recibidas en el mes inmediatamente anterior y contendrá el tipo y número del documento de identificación y los nombres y apellidos completos.
6.9.2. RESPUESTA A LA CONSULTA DE NUEVAS AFILIACIONES.
La administradora consultada deberá dar respuesta dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha en que la recibió, debiendo emplear el mismo medio utilizado para la consulta.
Para tales efectos, incluirá en su respuesta a todos los vinculados que cumplan las siguientes condiciones:
a) Números del documento de identificación totalmente coincidentes o que difieran a lo más en una cifra cambiada, una cifra de más, una cifra de menos o una transposición de dos cifras contiguas. No se compara el tipo de documento, y
b) Apellidos y nombres totalmente coincidentes o que presenten variaciones a lo más en dos letras de cualesquiera de sus componentes (apellido paterno, apellido materno y nombres). Si el apellido materno o uno de los nombres estuviere abreviado, la coincidencia de la primera letra será considerada como igualdad del apellido o del nombre.
Con la respuesta la administradora consultada deberá informar, como mínimo, el tipo y número del documento de identificación, los nombres y apellidos completos y la fecha de nacimiento del trabajador.
En caso de no existir ninguna de las coincidencias anotadas, la administradora consultada deberá informar en su respuesta tal circunstancia.
6.9.3. REVISIÓN A LA RESPUESTA DE CONSULTA DE NUEVAS AFILIACIONES.
La administradora que realizó la consulta contará con un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recibo de la respuesta, para revisar la información que le remitieron y establecer, con base en ella, los trabajadores que ya se encuentren vinculados a otra administradora.
Si como resultado de la anterior revisión se establece que el trabajador ya se encontraba vinculado a otra administradora, dentro de los cinco días hábiles siguientes lo comunicará al solicitante y al empleador, si es del caso, advirtiéndoles que por tal razón deben seguir cotizando a la administradora donde lo venían haciendo antes de presentar la solicitud de vinculación.
En el evento en que la administradora que consulta haya recibido alguna cotización antes de establecer que el solicitante se encontraba vinculado a otra administradora, en el mismo plazo señalado en el párrafo anterior devolverá el valor de las cotizaciones abonadas en la cuenta individual o en las reservas para pensión de vejez, más el valor de la comisión de administración recibida.
Cuando se trate de una administradora del Régimen de Ahorro Individual, la devolución de las cotizaciones se hará por un número igual a las unidades recibidas y acreditadas en la cuenta individual, al valor de la unidad vigente para las operaciones del día en que se realiza la devolución.
Tratándose del Instituto de Seguros Sociales la devolución se efectuará por el valor de las cotizaciones recibidas, actualizado con las rentabilidades mínimas para los fondos de pensiones obligatorias publicadas por la Superintendencia Bancaria. En el evento en que las cotizaciones a devolver hayan permanecido en el Instituto un tiempo inferior a tres (3) años, deberán actualizarse con base en la rentabilidad mínima implícita del período de dicha permanencia.
7. DECLARACIÓN DE INGRESOS PERCIBIDOS.
Teniendo en cuenta que la suma base de cotización al Sistema General de Pensiones debe corresponder al monto de los ingresos que efectivamente perciba el afiliado; las personas naturales que presten directamente sus servicios al Estado o a las entidades o empresas del sector privado, deben declarar a la administradora ante la cual se afilien, el monto de los ingresos que reciben para beneficio personal, bajo las condiciones señaladas por esta entidad, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 510 de 2003.
<TÍTULO IV - CAPÍTULO PRIMERO - Instrucciones Generales Relacionadas con Las Entidades Administradoras del Sistema General de Pensiones - CIRCULAR EXTERNA 018 DE 2003 - Página 3-4 - MAYO de 2003>
En consecuencia, es deber de las entidades administradoras del Sistema General de Pensiones, adoptar un formulario o documento que contenga en su totalidad la información y la descripción señaladas por la SBC en la proforma B.6000-10.
8. REGLAS SOBRE RECONOCIMIENTO Y PAGO DE PENSIONES.
Para los efectos de lo dispuesto en el artículo 33 de la Ley 100 de 1993, 4º de la Ley 700 de 2001 y 1 de la Ley 717 de 2001, en concordancia con lo señalado por la Corte Constitucional en Sentencia de Unificación 975 de 2003, y con el fin de que las entidades administradoras del sistema general de pensiones adelanten las diligencias de reconocimiento y pago de pensiones dentro de los plazos establecidos en dichas disposiciones, las mismas deben diseñar y adoptar formalmente un sistema interno de procedimientos, en el que, de acuerdo con la estructura organizacional de la entidad, se establezcan tiempos y funcionarios responsables de adelantar los trámites y diligencias necesarias para el reconocimiento y pago de las pensiones a su cargo.
Cualquiera sea el sistema que se adopte para tal fin, en su diseño e implementación se deben tener en cuenta los siguientes parámetros:
8.1. Los plazos establecidos por las normas legales mencionadas constituyen únicamente los términos máximos para dar cumplimiento a los deberes en ellas consagrados. Lo anterior supone que en desarrollo del principio de eficiencia consagrado en el artículo 2 de la Ley 100 de 1993, es deber de las entidades administradoras del sistema general de pensiones adelantar con agilidad los trámites necesarios para el reconocimiento y pago de las pensiones, de modo que los beneficiarios de las prestaciones pensionales tengan acceso al derecho a la seguridad social de manera adecuada, oportuna y suficiente.
8.2. El sistema debe prever mecanismos que permitan la recolección de la información necesaria para el reconocimiento oportuno y pago ágil de pensiones manera ágil y de información oportuna a los clientes sobre el resultado de tales diligencias. Igualmente, debe establecer mecanismos para mantener permanentemente actualizada la historia laboral de sus afiliados.
8.3. Debe contar con al menos un funcionario responsable designado por el representante legal principal, a cargo de velar porque el sistema de procedimientos opere de manera adecuada al interior de la entidad y atender los requerimientos de información que sobre la materia presenten las autoridades.
8.4. Debe contar con procedimientos especiales para la atención rápida y eficiente de las solicitudes de información que sobre la materia presenten los clientes y usuarios, en los plazos señalados por la Corte Constitucional.
En cumplimiento de lo establecido en el parágrafo 1, artículo 41 del Decreto 326 de 1996, en concordancia con lo previsto en el numeral 1, artículo 97 EOSF, las entidades administradoras del Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida deben remitir a sus afiliados un extracto anual con información sobre las semanas y montos cotizados, a más tardar el día 31 de marzo de cada año. Este extracto debe indicar el período al cual pertenece y contener de forma clara y precisa, como mínimo la siguiente información:
1. Información de la entidad administradora. Indica el nombre o razón social de la administradora y el número de identificación tributaria –NIT.
2. Información del afiliado. Registra los datos personales del afiliado como son el tipo y el número del documento de identidad, los nombres y apellidos, la fecha de afiliación y la dirección para remisión de la correspondencia.
3. Información sobre los aportes. Indica la fecha en que se efectuó la consignación y su monto, el período o ciclo a que corresponde, el ingreso base de cotización, el tiempo cotizado (semanas o días) y el nombre e identificación del empleador o empleadores aportantes en caso de los trabajadores dependientes.
4. Información consolidada. Presenta un resumen de las semanas cotizadas en el período objeto del extracto, clasificado por cada empleador, cuando hay más de uno. Así mismo, informa el total de semanas cotizadas y/o el tiempo de servicio efectivamente prestado por el afiliado durante toda su permanencia en la entidad, según corresponda, con la indicación clara de si hubo períodos en que no cotizó, así como la dirección y área de la entidad a la que se puede acudir en caso de duda o inconformidad con el contenido del extracto.
5. Información adicional. Indica al afiliado si existen procesos de cobro coactivo, señalando los períodos en mora y el nombre e identificación de los empleadores morosos. Así mismo, puede incluir notas de interés relacionadas con la afiliación o con el sistema general de pensiones.
Al respaldo del extracto se debe incorporar un escrito en el que se ilustre la información contenida en cada uno de los campos.
<TÍTULO IV - CAPÍTULO PRIMERO - Instrucciones Generales Relacionadas con Las Entidades Administradoras del Sistema General de Pensiones - CIRCULAR EXTERNA 010 DE 2005 - Página 3-5 - MAYO de 2005>
Los extractos deben remitirse por correo a la dirección que el afiliado haya indicado para el envío de correspondencia en el formulario de afiliación o de traslado, sin perjuicio de que previa autorización de la SBC se utilice otro medio idóneo para el envío de dichos extractos.
La entidad administradora debe establecer controles y mecanismos adecuados de seguridad para el manejo y utilización de esta información.
Dentro del mes siguiente a la remisión de los extractos, las entidades administradoras deben enviar a la SBC una constancia suscrita por el representante legal, sobre el cumplimiento de la obligación en cuestión.
10. PAGO DE PENSIONES MEDIANTE CONSIGNACION EN CUENTA CORRIENTE O DE AHORROS.
10.1. Las entidades de previsión social deben ilustrar a los beneficiarios de mesadas pensionales sobre las diferentes posibilidades con que cuentan para el pago de las mismas, según los mecanismos establecidos para el efecto en los artículos 5° del Decreto 2150 de 1995, 2° de la Ley 700 de 2001 -modificado por el artículo 1° de la Ley 952 de 2005-, 1° del Decreto 2751 de 2002 y 13 de la Ley 962 de 1995, e informarles que la decisión sobre el mecanismo a utilizar corresponde exclusivamente a ellos según les resulte más conveniente.
10.2. En el evento en que el pensionado elija la consignación en cuenta corriente o de ahorros como mecanismo para el pago de su mesada pensional, debe seleccionar un establecimiento de crédito vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia o una cooperativa de ahorro y crédito o una cooperativa multiactiva con sección de ahorro y crédito o una cooperativa integral con sección de ahorro y crédito vigilada por la Superintendencia de la Economía Solidaria, con sucursal, agencia o corresponsal, en los términos del Decreto 2233 de 2006 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, en la localidad donde se efectúe regularmente el pago o en aquella en la cual el pensionado tenga su cuenta corriente o de ahorros.
<TÍTULO IV - CAPÍTULO PRIMERO - Instrucciones Generales Relacionadas con Las Entidades Administradoras del Sistema General de Pensiones - CIRCULAR EXTERNA 025 DE 2006 - Página 3-6 - Julio de 2006>
Para el efecto, es necesario que la entidad administradora de pensiones haya celebrado o tenga vigente un convenio con la respectiva entidad financiera, cooperativa de ahorro y crédito o cooperativa multiactiva con sección de ahorro y crédito o cooperativa integral con sección de ahorro y crédito, en el que se especifique que dichas cuentas sólo podrán debitarse por su titular personalmente o mediante autorización especial, sin que puedan admitirse autorizaciones de carácter general o que la administración de la cuenta se confíe a un apoderado o representante.
En concordancia con lo anterior, el débito de la cuenta puede hacerse por los medios previstos en el contrato respectivo, siempre y cuando en éste se haya contemplado que las operaciones deben hacerse personalmente.
En este sentido, las entidades financieras o pagadoras de pensiones al momento de realizar el pago tienen el deber legal de verificar adecuadamente la identidad del titular de la cuenta o beneficiario, a través de medios probatorios idóneos que acrediten tal circunstancia. Cuando el retiro se realice mediante la utilización de tarjetas débito, la institución financiera debe exigir la presentación personal del pensionado en la respectiva oficina o prueba de la supervivencia del beneficiario, una vez cada tres meses.
De otra parte, de conformidad con lo previsto en el parágrafo del artículo 5 de la Ley 700 de 2001, las entidades depositarias no pueden cobrar a los beneficiarios cuotas de manejo por la utilización de las cuentas.
<TÍTULO IV - CAPÍTULO PRIMERO - Instrucciones Generales Relacionadas con Las Entidades Administradoras del Sistema General de Pensiones - CIRCULAR EXTERNA 025 DE 2006 - Página 3-6 - Julio de 2006>
10.3. Las entidades administradoras del sistema general de pensiones, deben exigir prueba de supervivencia de sus pensionados cada tres meses, salvo que la persona se encuentre residenciada fuera del país en sitio donde no exista representación consular colombiana, caso en el cual la prueba de supervivencia se debe requerir cada seis meses.
11. TRASLADO DE RÉGIMEN PENSIONAL EN LOS TÉRMINOS DE LA SENTENCIA SU 062 DE 2010 DE LA CORTE CONSTITUCIONAL. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Para efectos de dar aplicación a lo establecido en la Sentencia SU 062 de 2010 proferida por la Corte Constitucional, las administradoras del Sistema General de Pensiones deberán adelantar el procedimiento que se describe a continuación:
11.1. SOLICITUD DE APLICACIÓN DE LA SENTENCIA SU 062 DE 2010 Y DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE TRASLADO. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Cuando el afiliado al Régimen de Ahorro Individual desee que se le aplique lo establecido por la Corte Constitucional a través de la Sentencia SU 062 de 2010, expresará su voluntad mediante el diligenciamiento y entrega del formulario de traslado al Instituto de Seguros Sociales, en adelante el ISS, acompañado de una comunicación en la que manifieste su intención de acogerse a la referida sentencia y de una fotocopia de su documento de identificación.
11.2. REPORTE DE SOLICITUDES DE TRASLADO. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
El día diez (10) de cada mes, el ISS o la entidad que haga sus veces, en adelante el ISS, radicará ante las respectivas sociedades administradoras de fondos de pensiones los formularios de traslado de afiliados de que trata la Sentencia SU 062 de la Corte Constitucional que haya recibido en el mes inmediatamente anterior, para lo cual utilizará el aplicativo establecido para tal fin, informando a cada sociedad administradora y por cada afiliado, el número de semanas que, de acuerdo con la correspondiente historia laboral del ISS, había cotizado el afiliado al 31 de marzo de 1994 o a la fecha en que haya entrado en vigencia el Sistema General de Pensiones en el respectivo nivel territorial, según corresponda.
11.3. REQUISITOS A VERIFICAR. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Los requisitos que deberá verificar la sociedad administradora de fondos de pensiones que reciba el formulario de traslado son los señalados en la Sentencia SU 062 de 2010, es decir:
11.3.1. Que el afiliado tenga a la fecha de entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones, es decir el 1o de abril de 1994[1], o a la fecha en que haya entrado en vigencia el Sistema General de Pensiones en el respectivo nivel territorial, quince (15) años de servicios cotizados para la pensión de vejez, equivalentes a setecientas cincuenta (750) semanas.
11.3.2. Que traslade al ISS todos los aportes pensionales (ahorro) que haya acumulado en su cuenta de ahorro individual.
11.3.3. Que el ahorro efectuado en el Régimen de Ahorro Individual, incluidos sus rendimientos y el valor correspondiente del Fondo de Garantía de Pensión Mínima del referido Régimen, no sea inferior al monto total que habría obtenido en caso que hubiere permanecido en el Régimen de Prima Media.
11.4. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Contra la radicación del formulario de traslado, la Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones le informará al ISS, mediante el aplicativo establecido para tal fin, sí el afiliado cumple o no con el requisito señalado en el subnumeral 11.3.1. Para este efecto, la Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones tendrá en cuenta, además de las semanas reportadas por el ISS en la solicitud de traslado, las que tenga registradas como cotizadas o el tiempo de servicio prestado en las entidades que no realizaron aportes para pensión a dicho instituto. En caso de no cumplirse este requisito, la solicitud de traslado será rechazada.
Verificado el cumplimiento del requisito anterior, la Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones efectuará el cálculo de la equivalencia del ahorro entre el Régimen de Prima Media y el de Ahorro Individual; estableciendo si la suma acumulada en la cuenta de ahorro individual del afiliado es suficiente o equivalente a la que hubiera obtenido si el afiliado hubiese permanecido en el Régimen de Prima Media.
A más tardar el día veintitrés (23) del mes de la radicación del formulario de traslado ante la Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones, mediante el aplicativo establecido para tal fin, ésta deberá informar al ISS el resultado de las validaciones realizadas, indicándole:
a. Las solicitudes que fueron rechazadas por incumplimiento del requisito señalado en el numeral 11.3.1.
b. Las solicitudes que fueron aprobadas por el cumplimiento del requisito señalado en el numeral 11.3.1. y por el cumplimiento del cálculo de equivalencia señalado en el numeral 11.3.3.
c. Las solicitudes que cumpliendo con el requisito señalado en el numeral 11.3.1., no cumplen con el requisito del numeral 11.3.3., indicando en este caso el valor de la diferencia que debería ser consignada por el afiliado.
Simultáneamente, entre el día veintitrés (23) y el día treinta (30) del mes de la radicación del formulario de traslado ante la Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones, ésta notificará al afiliado los resultados del proceso, de lo cual deberá dejar constancia.
A aquellas solicitudes que, cumpliendo con el requisito señalado en el numeral 11.3.1, no cumplan con el requisito establecido en el numeral 11.3.3. es decir que el saldo de la cuenta de ahorro individual del afiliado es menor al resultado del cálculo efectuado por la Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones, la notificación mediante comunicación escrita al afiliado, deberá indicar lo siguiente:
11.4.1. Que a partir de la fecha de la comunicación, el afiliado tendrá un plazo que esta Superintendencia estima razonable de dos (2) meses para consignar a favor del ISS el valor de la diferencia. En esta comunicación se le indicará la entidad bancaria, el número de la cuenta, los medios de pago aceptados y el procedimiento para efectuar la consignación.
En todo caso las entidades administradoras de pensiones podrán establecer, de manera general, un plazo diferente al señalado en el inciso anterior, previa información a esta Superintendencia justificando su razonabilidad.
El valor de la diferencia que deberá consignar el afiliado como requisito para la aprobación del traslado no estará sujeto a las variaciones de la rentabilidad de los fondos de pensiones en el plazo establecido para el efecto.
11.4.2. Que dentro del mismo plazo, el afiliado deberá comprobar ante la Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones, la realización de la consignación, entregando copia legible de la misma a la Administradora de Pensiones de la cual pretende trasladarse.
11.4.3. Que si el afiliado no llegare a pagar o paga de manera parcial la referida diferencia dentro del plazo señalado, el traslado será rechazado y el ISS devolverá al afiliado los dineros recibidos por este concepto, dentro del mes siguiente al rechazo del traslado, para lo cual deberá informar al afiliado respecto de la disponibilidad de los recursos.
El día veintitrés (23) de cada mes, la Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones revisará los casos sobre los que haya recibido la copia de la consignación y, de resultar procedente, aprobará los traslados a través del aplicativo establecido para tal fin y entregará al ISS copia digitalizada de la consignación realizada por el afiliado.
Igualmente revisará los casos sobre los que habiéndose cumplido el plazo de dos (2) meses, no haya recibido la copia de la consignación y procederá a su rechazo informando de tal hecho al ISS, a través del aplicativo establecido para tal fin y al afiliado, quien podrá presentar una nueva solicitud de traslado en los términos de la referida Sentencia SU 062 de 2010.
Si el afiliado con posterioridad a los dos (2) meses establecidos como plazo razonable, demuestra haber consignado en tiempo y en debida forma el valor de la diferencia, aun cuando su solicitud de traslado hubiese sido rechazada, la Administradora de Fondos de Pensiones, a partir de la fecha de la comprobación, deberá proceder a aprobar el traslado en las condiciones establecidas en este subnumeral.
11.5. EFECTIVIDAD DEL TRASLADO. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Una vez aprobado el traslado, ya sea por el cumplimiento de los requisitos antes mencionados o por la consignación de la diferencia por parte del afiliado, la Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones deberá girar al ISS el saldo que posea el afiliado en su cuenta de ahorro individual, a más tardar el día veinte (20) del mes siguiente a la aprobación. La Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones deberá informarle al ISS, de manera detallada e individualizada por afiliado, el monto girado, el número de semanas de cotización a que corresponde, y remitir su historia laboral debidamente actualizada.
De conformidad con lo establecido en el artículo 42 del Decreto 1406 de 1999, el traslado que cumpla con los requisitos señalados en los numerales 11.3.1 y 11.3.3, tendrá efectos a partir del primer día calendario del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud de traslado. Así mismo, cuando el traslado es aprobado posteriormente por consignación realizada por el afiliado, producirá efectos a partir del primer día calendario del segundo mes siguiente a la fecha de su aprobación.
11.6. MARCACIÓN DE LA BASE DE DATOS DEL ISS. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
El ISS deberá realizar una marcación en su base de datos, identificando que los afiliados cuyo traslado se ha autorizado, son beneficiarios del régimen de transición.
11.7. APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO EN OTRAS ADMINISTRADORAS DEL RÉGIMEN DE PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN DEFINIDA. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
El procedimiento señalado en este numeral será aplicable también a las administradoras del Régimen de Prima Media con Prestación Definida diferentes del ISS, caso en el cual la respectiva entidad deberá convenir con las administradoras del Régimen de Ahorro Individual el procedimiento requerido para cumplir con las disposiciones de esta Circular, el cual deberá ser informado a esta Superintendencia.
INSTRUCCIONES RELACIONADAS CON LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DEL REGIMEN DE AHORRO INDIVIDUAL CON SOLIDARIDAD.
1. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LAS SOCIEDADES.
1.1. DEMOCRATIZACIÓN DE ACCIONES.
Con el propósito de evaluar los mecanismos orientados al cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 8° del decreto 656 de 1994, este Despacho debe precisar que el término de cinco años a partir de la constitución, aludido en el mismo, debe entenderse referido al momento a partir del cual la respectiva sociedad recibió autorización para administrar el fondo de pensiones obligatorio.
De otra parte, teniendo en cuenta que la finalidad del proceso de democratización es llegar a colocar entre las entidades y personas mencionadas en la norma comentada, cuando menos un 20% del capital social, dicho porcentaje accionario deberá ser ofrecido desde la primera oferta pública que se realice, de forma que si antes de los cinco años se logra tal objetivo, cesará la obligación de efectuar nuevas ofertas públicas.
1.2. CONTRATACIÓN SEGUROS DE INVALIDEZ Y SOBREVIVENCIA.
Al respecto, será responsabilidad de las entidades administradoras verificar que las pólizas que se contraten al efecto, cumplan con los requisitos señalados en el subnumeral 1.4 del numeral 1, Capítulo Segundo, Título Sexto de la presente Circular.
1.3. REMISIÓN DE EXTRACTOS A LOS AFILIADOS Y PENSIONADOS DEL RÉGIMEN DE AHORRO INDIVIDUAL.
<Inciso modificado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2o. del artículo 63 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 49 de la Ley 1328 de 2009, y el literal c) del artículo 14 del Decreto 656 de 1994, las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual están en la obligación de remitir periódicamente a sus afiliados y pensionados extractos de sus cuentas individuales, de acuerdo con las siguientes instrucciones:
a. Periodicidad y plazo para el envío de extractos a los afiliados.
Las sociedades administradoras de fondos de pensiones deberán remitir a sus afiliados y pensionados, por lo menos trimestralmente, los extractos de sus cuentas individuales de ahorro pensional. En el caso de pensión de sobrevivientes, deberá remitirse el extracto a todos los beneficiarios mayores de edad y los representantes legales de los menores de edad. En el evento de tratarse de una pensión temporal, deberá advertirse tal hecho al beneficiario de la misma.
<TÍTULO IV - CAPÍTULO PRIMERO - Instrucciones Generales Relacionadas con Las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad - CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 - Página 4 - JUNIO de 2007>
<Inciso modificado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Como quiera que esta obligación involucra a todos los afiliados y pensionados de los tipos de fondos de pensiones obligatorias, es deber de las sociedades administradoras enviar los extractos a que se refiere este numeral a quienes en cualquier momento, durante el periodo del extracto, hayan tenido el carácter de afiliados o pensionados. Cuando haya varios beneficiarios de una pensión de sobrevivientes, el extracto de cuenta deberá ser enviado a todos ellos conforme a las reglas contenidas en la presente circular.
Los extractos se remitirán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la publicación por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia de la rentabilidad mínima con corte al cierre de cada trimestre (marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31). En aquellos eventos en que una sociedad administradora ofrezca a sus afiliados la remisión de extractos que comprendan períodos inferiores a un trimestre, deberá dejar expresa constancia en el reglamento del fondo de la periodicidad y del plazo dentro del cual serán enviados.
<Inciso adicionado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> En aquellos eventos en que los extractos sean devueltos durante dos períodos consecutivos porque la dirección que el afiliado o pensionado indicó expresamente para el recibo de correspondencia no es la correcta, la sociedad administradora deberá adelantar las gestiones pertinentes para ubicar al afiliado y corregir la dirección, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 63 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 49 de la Ley 1328 de 2009, y el artículo 14, literal c) del Decreto 656 de 1994. Hasta tanto sea corregida la dirección del afiliado, la administradora deberá mantener en sus oficinas, a disposición del afiliado o pensionado, los respectivos extractos.
<Inciso modificado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Los extractos remitidos a aquellos afiliados que ingresaron a un tipo de fondo como consecuencia del traslado de otra administradora de cualquier régimen durante el periodo del extracto deberán ir acompañados de un documento que contenga toda la historia laboral del afiliado, indicando el número de semanas cotizadas (o tiempo de servicios prestados, según corresponda) al Sistema General de Pensiones y, por cada periodo cotizado, la identificación del empleador, de la administradora en la que se efectuaron las cotizaciones, el periodo correspondiente, el salario base de cotización y el valor de las cotizaciones obligatorias (en el caso de las cotizaciones en el Régimen de Ahorro Individual, las mismas se refieren a lo abonado en la cuenta individual).
<Inciso adicionado por la Circular 3 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En todo caso, con corte al 30 de junio y 31 de diciembre, la historia laboral de los afiliados a que se refiere el párrafo anterior deberá quedar a disposición de los mismos para consulta a través de la página de Internet de la respectiva Entidad, dentro de los plazos previstos para la remisión de los extractos, en los que deberá informarse sobre este aspecto, indicando el procedimiento a seguir para dicha consulta. En la citada publicación se deberá informar al afiliado que cuando lo solicite por cualquier medio verificable, la historia laboral le podrá ser remitida por correo físico a la dirección que indique. Para el efecto, la entidad tendrá un plazo para la remisión de la misma de quince (15) días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud.
<Inciso adicionado por la Circular 3 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En aquellos eventos en que la Administradora no publique la historia laboral de los afiliados para su consulta a través de la página de Internet, deberá remitir la misma por correo físico, dentro de los plazos previstos en el inciso anterior.
<TÍTULO IV - CAPÍTULO PRIMERO - Instrucciones Generales Relacionadas con Las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad - CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 - Página 4 - JUNIO de 2007>
b. Contenido mínimo de los extractos
<Literal modificado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Los extractos periódicos que remitan las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual, deberán ajustarse a lo establecido en el inciso 2o. del artículo 63 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 49 de la Ley 1328 de 2009, en armonía con el literal c) del artículo 14 del Decreto 656 de 1994, y en desarrollo del deber consagrado en el numeral 1º del artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, deberán contener como mínimo la información descrita en las proformas B.6000-14 y B.6000-15 del Anexo II de la Circular Básica Contable y Financiera.
<TÍTULO IV - CAPÍTULO SEGUNDO - Instrucciones Generales Relacionadas con Las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad - CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 - Página 4-1 - JUNIO de 2007>
c. Medio y dirección a la cual deberán remitirse los extractos periódicos
Los extractos deben remitirse por correo físico a la dirección que el afiliado o pensionado haya indicado expresamente para el recibo de correspondencia.
<TÍTULO IV - CAPÍTULO SEGUNDO - Instrucciones relacionadas con las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual con la solidaridad - CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 - Página 4-1 - JUNIO DE 2007>
La utilización de medios distintos para el envío de los extractos a afiliados y pensionados deberá quedar consignada en el reglamento del fondo de pensiones obligatorias y sólo podrá darse respecto de los afiliados o pensionados que lo consientan de manera expresa.
La Superintendencia Financiera evaluará la idoneidad y seguridad del medio para el envío de los extractos al momento de autorizar su inclusión en el reglamento del fondo de pensiones obligatorias.
1.4 COMISIONES DE LOS FONDOS DE PENSIONES OBLIGATORIAS. <Título del numeral 1.4 modificado por la Circular 16 de 2011, por este nuevo texto>
a. Comisión por administración aportes obligatorios. <Numeral modificado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
i) Determinación de la comisión por administración. Las entidades que administren fondos de pensiones podrán determinar libremente el componente de comisión de administración de aportes obligatorios calculado sobre el ingreso base de cotización, al igual que la periodicidad de su cobro dentro del año calendario, con sujeción al límite de tasa previsto en el artículo 20 de la Ley 100 de 1993, modificado por la Ley 797 de 2003. Por tanto, la tasa que se cobre a los afiliados por conceptos de seguros previsionales para pensión de invalidez, pensión de sobrevivientes y comisión de administración de aportes obligatorios calculado sobre el ingreso base de cotización, incluida la prima con el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, no podrá exceder del 3% de la base de cotización.
ii) Término de duración de la metodología para determinar la comisión. La metodología para la determinación del componente de comisión de administración calculado sobre el ingreso base de cotización deberá mantenerse por un término no inferior a un año, con excepción de aquellos casos en los cuales la entidad reduzca el valor de la comisión. El término antes señalado debe establecerse en relación con todos los afiliados al fondo y no en forma individual, independientemente de la fecha de vinculación de cada afiliado.
Una vez transcurrido el término antes señalado, o el período que la entidad haya estipulado si éste es mayor, podrá modificarse el componente de comisión de administración calculado sobre el ingreso base de cotización así como la periodicidad para su cobro, para lo cual se deberá atender el siguiente procedimiento:
· Informar a cada afiliado con una antelación no inferior a quince (15) días hábiles respecto de la fecha en que vayan a surtirse dichas modificaciones, mediante comunicación dirigida a la última dirección registrada.
· En la comunicación que la entidad remita al afiliado deberá expresar la periodicidad de cobro de la comisión, el componente de comisión de administración que se calculará sobre el ingreso base de cotización así como la fecha a partir de la cual empezarán a regir las modificaciones correspondientes.
· Los cambios introducidos en la metodología de cálculo de la comisión deberán ser informados con la misma antelación.
b. <a> Comisión por administración de pensiones bajo la modalidad de Retiro Programado.
<Inciso modificado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Las sociedades administradoras de los tipos de fondos de pensiones podrán cobrar por la administración de los recursos de los pensionados bajo la modalidad de retiro programado, un valor no superior al 1% de los rendimientos abonados durante el mes en la respectiva cuenta individual de ahorro pensional, sin que en ningún momento el valor de dicha comisión exceda el 1.5% de la mesada pensional. La comisión por este concepto podrá cobrarse por cada mes vencido a partir del primer mes en que deba reconocerse la respectiva mesada.
c. <b> Comisión por concepto de la administración de recursos de Afiliados Cesantes.
<Inciso modificado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Las sociedades administradoras de los tipos de fondos de pensiones podrán percibir en forma mensual como ingreso por concepto de la administración de recursos de afiliados cesantes, un valor no superior al 4.5% de los rendimientos abonados durante el mes en cada subcuenta individual.
<Inciso modificado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> En todo caso, el valor mensual de esta comisión por cuenta individual no podrá ser superior al valor que resulte de aplicar al último ingreso base de cotización del afiliado cesante, el 50% del porcentaje de comisión de administración de cotizaciones obligatorias que se encuentre cobrando la administradora a sus afiliados cotizantes. Para tal efecto, el último ingreso base de cotización se reajustará el primero de enero de cada año según la variación porcentual del Índice de Precios al Consumidor certificado por el DANE para el año inmediatamente anterior.
Con el fin de proceder al cobro de la comisión prevista en este literal, se entenderá que un afiliado dependiente se encuentra cesante durante el lapso comprendido entre la fecha de novedad de terminación del vínculo laboral, legal o reglamentario y el reporte del nuevo vínculo. No podrá cobrarse comisión a los afiliados cuyos empleadores se encuentren en mora. Se presumen en mora los empleadores que no han continuado haciendo los aportes respectivos y no han reportado a la administradora la novedad del retiro.
Se presume que un trabajador independiente está cesante, cuando ha dejado de cotizar durante por lo menos tres meses (3) consecutivos.
d. <c> Comisión por Traslado de Afiliados
En el evento en que un afiliado al fondo de pensiones opte por trasladarse a otra sociedad administradora del régimen de ahorro individual con solidaridad o al régimen de prima media con prestación definida, la entidad administradora de la cual se traslada el afiliado podrá descontar por concepto de comisión de traslado, un valor no superior al 1% del ingreso base de cotización sobre el cual se efectuó el último recaudo, sin que en ningún caso exceda del 1% de cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Esta comisión será descontada de la cuenta individual en el momento en que se coloque a disposición de la administradora a la cual se traslada el afiliado el valor de los recursos a trasladar.
e. Comisiones Diferenciales <Literal adicionado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Dentro de los límites impuestos por la Ley 100 de 1993 y por esta circular, las entidades que administren fondos de pensiones podrán establecer comisiones diferenciales por descuento para cada uno de los conceptos señalados en los literales a, b, c y d de este subnumeral. El descuento en la fijación de la comisión deberá considerar criterios de permanencia y regularidad de los afiliados en su relación con el tipo de fondo correspondiente y el valor del tipo de fondo individual. El descuento deberá presentarse como un porcentaje único que resulte de las anteriores consideraciones.
Las entidades que opten por fijar comisiones diferenciales no podrán utilizarlas como mecanismo para discriminar a determinados afiliados en el ejercicio de los derechos que la ley les confiere. Para tales efectos, las comisiones deberán establecerse con base en los mismos criterios y en forma transparente, lo que significa que debe aplicarse idéntica comisión al afiliado o afiliados que se encuentren bajo los mismos supuestos previamente establecidos por la entidad. Así mismo, las comisiones diferenciales no podrán establecerse por grupos de afiliados, sino que su fijación deberá ceñirse a la aplicación de los criterios antes señalados en relación con las condiciones individuales de cada afiliado frente al tipo de fondo.
1.5 CAMPAÑAS DE INFORMACIÓN Y DE EDUCACIÓN PARA LA PROMOCIÓN DEL ESQUEMA DE MULTIFONDOS. <Numeral adicionado por la Circular 32 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones deberán adelantar campañas de información y de educación financiera para la promoción del esquema de Multifondos en los Fondos de Pensiones Obligatorias, con el fin de ofrecer a sus afiliados información clara, completa, oportuna y que genere mayores elementos de juicio, para que estos puedan adoptar decisiones informadas sobre (i) las alternativas de elección del esquema de Multifondos durante la etapa de acumulación de acuerdo con su edad, horizonte de inversión y perfil de riesgo y (ii) los efectos de la toma de tales decisiones.
Las campañas de educación y de información para la promoción del esquema de Multifondos podrán realizarse a través de la entidad que agremie a las entidades administradoras de fondos de pensiones, utilizando medios masivos de comunicación.
En todo caso, las entidades administradoras de fondos de pensiones deberán adelantar dichas campañas a través de mecanismos que procuren que los consumidores financieros conozcan el esquema de Multifondos, tales como: página de internet, remisión de cartillas, folletos o volantes educativos junto con los extractos, conferencias en las empresas donde laboren los afiliados de los fondos.
Las administradoras deberán mantener a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia el material de la campaña correspondiente.
Las campañas de información y educación financiera para promover el esquema de Multifondos de que trata el presente numeral deberán contemplar como mínimo los siguientes aspectos:
a. Tipos de fondos que conforman el esquema de Multifondos.
b. Características de cada fondo de pensiones (perfil de riesgo, horizonte de inversión, objetivo, principales activos en que puede invertir, entre otros).
c. Perfil del afiliado al que está dirigido cada fondo teniendo en cuenta la edad, el horizonte de inversión y el grado de tolerancia al riesgo.
d. Condiciones para la elección y retracto del tipo de fondo.
e. Efectos de la elección para el afiliado, de acuerdo con su edad y perfil de riesgo.
f. Condiciones para el traspaso entre los diferentes fondos administrados por una misma administradora.
g. Condiciones para el traslado entre sociedades administradoras y traslado de régimen pensional.
h. Efectos del traslado de administradora, frente a los recursos pensionales y los fondos seleccionados.
i. Derechos y deberes de los afiliados a los Fondos de Pensiones de conformidad con lo señalado en los artículos 2.6.10.1.3 y 2.6.10.1.4. del Decreto 2555 de 2010.
Cada vez que se promueva o publicite cualquier tipo de fondo del esquema de Multifondos deberá indicarse que corresponde al Fondo de Pensiones Obligatorias y el tipo de fondo al que hace referencia, por ejemplo:
Fondo de Pensiones Obligatorias (nombre del Fondo) Conservador;
Fondos de Pensiones Obligatorias (nombre del Fondo) Moderado;
Fondos de Pensiones Obligatorias (nombre del Fondo) Mayor Riesgo.
El deber de adelantar campañas de información y educación para la promoción del esquema de Multifondos no exime a las administradoras de la obligación de suministrar de manera particular a sus afiliados o potenciales afiliados asesoría e información clara, cierta, completa, comprensible y oportuna, que les permita tomar decisiones informadas.
2. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LOS FONDOS ADMINISTRADOS.
2.1. RÉGIMEN DE GASTOS ADMISIBLES PARA EL FONDO DE PENSIONES.
<Inciso modificado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Con cargo a los tipos de fondos de pensiones se sufragarán exclusivamente los gastos que se señalan a continuación, de lo cual deberá quedar expresa constancia en el correspondiente reglamento de administración:
a. <Literal modificado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Los honorarios y gastos en que haya de incurrirse para la defensa de los intereses de los tipos de fondos, cuando las circunstancias así lo exijan;
b. <Literal modificado por la Circular 55 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los correspondientes al pago de comisiones por la utilización de comisionistas de bolsa y corredores de valores especializados en TES (CVTES), así como los gastos en que incurran en la negociación de las inversiones a través de sistemas de negociación de valores aprobados por la Superintendencia Financiera de Colombia o en el mercado mostrador registradas en un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado por la Superintendencia Financiera de Colombia, incluidos los gastos correspondientes a la utilización y acceso a tales sistemas.
c. Los intereses y demás rendimientos financieros que deban cancelarse por razón de operaciones "repo" u otras operaciones de crédito que se encuentren autorizadas;
d. La pérdida en venta de inversiones, la pérdida en venta de bienes recibidos en pago y los demás gastos de índole similar que se autoricen con carácter general por la Superintendencia, y
e. <Literal modificado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> La remuneración correspondiente al revisor fiscal de los tipos de fondos.
f. <Literal modificado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Los gastos en que haya de incurrirse para la constitución de las garantías que deban otorgarse para hacer posible la participación de la administradora con recursos de los tipos de fondos en los procesos de privatización a que se refiere la ley 226 de 1995.
<TÍTULO IV - CAPÍTULO SEGUNDO - Instrucciones relacionadas con las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad - CIRCULAR EXTERNA 044 DE 2006 - Página 5 - DICIEMBRE DE 2006>
g) <Literal adicionado por la Circular 55 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los gastos en que haya de incurrirse en la realización de operaciones a través de las cámaras de riesgo central de contraparte.
h) <Literal adicionado por la Circular 55 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los gastos de compensación y liquidación provenientes de la negociación de inversiones.
i) <Literal adicionado por la Circular 55 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los gastos derivados del registro de valores y los del Depósito Centralizado de Valores que se generen en la realización de operaciones repo, transferencia temporal de valores (TTV´s) y simultáneas.
2.2 ELECCIÓN O CAMBIO DE TIPO DE FONDO DE PENSIONES OBLIGATORIAS. <Numeral adicionado por la Modificada por la Circular 44 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones Obligatorias deberán poner a disposición de sus afiliados medios verificables a través de los cuales éstos puedan realizar la elección o cambio de tipo de fondo dentro del esquema “Multifondos”.
La disposición de los medios verificables por parte de las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones Obligatorias deberá efectuarse por medios físicos, caso en el cual deberán adoptar la Proforma B.6000-17 denominada “Elección o Cambio de Tipo de Fondo de Pensiones Obligatorias” junto con su respectivo instructivo, o a través de su canal de distribución de servicios financieros de internet.
Independientemente del medio verificable que ponga a disposición de los afiliados, las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones Obligatorias deberán:
· Asegurar que al afiliado se le suministrará de manera obligatoria y previa toda la información sobre el esquema “Multifondos” y las características de cada uno de los tipos de fondos.
· Garantizar que se le exigirá al afiliado ratificar que ha comprendido la información suministrada mediante la aplicación de un cuestionario, siendo obligatorio que éste conteste acertadamente tal evaluación de forma previa a la elección o cambio de tipo de fondo.
· Advertir al afiliado antes de que manifieste su “ACEPTACIÓN Y DECLARACIÓN DE VOLUNTAD”, acerca de la importancia de haber entendido la información suministrada.
Para efectos de la utilización del canal de distribución de servicios financieros de internet, será necesario que la respectiva Sociedad Administradora de Fondo de Pensiones Obligatorias obtenga la no objeción previa de la Superintendencia Financiera de Colombia para lo cual deberá:
· Acreditar que el canal cuenta con los mecanismos y las medidas de seguridad necesarios para establecer en todo momento que es el afiliado quien manifiesta de manera expresa y libre su elección o cambio de tipo de fondo.
· Contar con un sistema de información que le explique al afiliado como mínimo, los aspectos señalados en la Proforma B.6000-17.
· Asegurar que el sistema en caracteres destacados le indicará al afiliado los medios de que dispone la sociedad administradora para resolver cualquier duda que se le presente, antes de tomar la decisión de elección o cambio de tipo de fondo.
· Disponer de mecanismos que permitan validar, si realmente corresponde a la primera elección del afiliado o a un cambio de tipo de fondo.
· Establecer mecanismos que le informen al afiliado la fecha en la que se hará efectiva la orden impartida.
Tanto para la elección o cambio por medio de la proforma impresa o a través del canal de distribución de servicios financieros de internet de la Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones Obligatorias, es necesario que el afiliado responda una encuesta que permita establecer su perfil de riesgo, advirtiéndole que la misma arroja como resultado una sugerencia, mas no la obligación, del tipo de fondo a seleccionar. La Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones Obligatorias deberá dejar evidencia del resultado de dicha encuesta.
La encuesta deberá tener en cuenta, como mínimo, los siguientes aspectos:
· Rango de edad al momento de realizar la solicitud
· Años en los que proyecta pensionarse (años contados a partir de la fecha de solicitud)
· Tolerancia a las pérdidas del capital acumulado
· Tolerancia del afiliado al riesgo en busca de una mejor rentabilidad
· Periodicidad con la que el afiliado se informa sobre la rentabilidad de los Fondos de Pensiones Obligatorias
El modelo de encuesta para evaluar el perfil de riesgo podrá realizarse individualmente por cada Sociedad Administradora de Fondo de Pensiones Obligatorias o a través de la entidad que las agremie. Dicho modelo deberá remitirse para la no objeción previa de esta Superintendencia, indicando cada uno de los aspectos a evaluar, la puntuación asignada a cada una de las respuestas y el procedimiento a seguir para determinar el tipo de fondo sugerido.
2.3 RETRACTO DE LA ELECCIÓN DE TIPO DE FONDO. <Numeral adicionado por la Modificada por la Circular 44 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> El afiliado no pensionado podrá ejercer la opción de retracto de su primera elección de tipo de fondo por una única vez. En el evento en que el afiliado decida ejercer la citada opción de retracto, la misma puede ser presentada por escrito o a través del canal de distribución de servicios financieros de internet. Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones Obligatorias deberán validar que la solicitud de retracto presentada por el afiliado se ejerce frente a su primera elección y que la misma se ha efectuado dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de la de la decisión inicial de elección.
Surtido el procedimiento anterior, las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones Obligatorias deberán informar al afiliado, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud de retracto, sobre la aceptación o rechazo de la misma, utilizando para el efecto el mismo medio empleado por el afiliado. En todos los casos, se deberá dejar evidencia de dicha respuesta.
2.4 TRANSFERENCIA DE TÍTULOS Y/O VALORES ENTRE LOS DIFERENTES TIPOS DE FONDOS, COMO CONSECUENCIA DE LOS CAMBIOS DE TIPO DE FONDO. <Numeral adicionado por la Circular 10 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las juntas directivas de las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías, deberán aprobar las políticas de distribución de títulos y/o valores para aquellos eventos en que el traspaso de recursos entre los diferentes tipos de fondos, como consecuencia de los cambios de tipo de fondo, se realice mediante la transferencia de títulos y/o valores.
Para la definición de las citadas políticas, las juntas directivas deberán tener en consideración el objetivo de cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias, su perfil de riesgo, su horizonte de inversión y su rentabilidad objetivo. En las citadas políticas se deberá indicar que corresponde al Comité de Inversiones de la administradora tomar la decisión sobre los títulos y/o valores a transferir.
Dichas políticas deberán permitirle a la administradora actuar con diligencia e imparcialidad en la distribución de los títulos y/o valores, evitando conflictos de interés en la asignación de beneficios o pérdidas que se puedan dar entre los distintos tipos de fondos.
Cada vez que las sociedades administradoras transfieran títulos y/o valores entre los tipos de fondos administrados como consecuencia de cambios de tipos de fondo, deberán realizar una compensación entre los valores a trasladar por cada tipo de fondo, de tal forma que únicamente se lleven a cabo transferencias por el neto resultante.
El valor por el cual se transfieren títulos y/o valores entre los diferentes tipos de fondo, como consecuencia de cambios de tipos de fondo, corresponderá al valor por el cual se encontraban registrados en la contabilidad al cierre del día inmediatamente anterior a la transferencia.
El comité de inversiones de las sociedades administradoras, cada vez que transfieran títulos y/o valores entre los tipos de fondos administrados como consecuencia de cambios de tipos de fondo, deberá elaborar y mantener a disposición de la Superintendencia Financiera un acta de distribución de los títulos, en donde se indique, por lo menos:
· La fecha en que se realiza la transferencia.
· Los valores compensados entre los tipos de fondo, junto con los documentos que soportan dichos valores, y el neto transferido.
· El número asignado por la entidad a la inversión en el tipo de fondo que la transfiere, el cual debe corresponder al reportado en el formato 351 el día inmediatamente anterior a la transferencia. En ningún caso se podrán transferir títulos y/o valores adquiridos el mismo día de la transferencia.
· Valor por el cual se transfiere cada título y/o valor.
· Razón por la cual se transfieren cada uno de los títulos, la cual debe ser consistente con las políticas establecidas por la junta directiva.
· Nombre y firma de quienes suscriben el acta.
El valor de la unidad con el cual un tipo de fondo traspasa recursos a otro, como consecuencia de cambios de tipo de fondo, corresponderá al valor de la unidad de operación del día en que se transfieren los títulos y/o valores, esto es el día veinte (20) calendario de cada mes o el día hábil siguiente.
3. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON NUEVAS MODALIDADES DE PENSIÓN.
<Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 79 de la Ley 100 de 1993, la Superintendencia Financiera de Colombia se encuentra facultada para autorizar otras modalidades de pensión en el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad, diferentes a las señaladas en la misma ley.
En tal sentido, esta Superintendencia se permite autorizar de manera general las modalidades de pensión descritas más adelante, las cuales deberán ser ofrecidas a sus afiliados por las entidades administradoras del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad, atendiendo las siguientes instrucciones:
3.1. DEFINICIONES GENERALES. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Para efectos de lo establecido en este numeral se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
a) Afiliado: Es la persona que hace parte del Sistema General de Pensiones en los términos del artículo 15 de la Ley 100 de 1993, mediante su afiliación a una sociedad que administre fondos de pensiones.
b) Pensionado: Es la persona que ha cumplido los requisitos para acceder a una pensión de vejez o invalidez en el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad.
c) Mesada pensional: Corresponde al pago mensual que efectúa la administradora o aseguradora, según el caso, con ocasión del reconocimiento de una pensión por causa de vejez, invalidez o sobrevivencia. Dicho pago se efectúa de manera vencida.
d) Mesada adicional: Pago adicional a las doce (12) mesadas anuales a que tienen derecho los pensionados del Sistema General de Pensiones, de acuerdo con lo establecido en el Acto Legislativo No. 1 de 2005.
e) Auxilio Funerario: Es el pago que deberá efectuar la aseguradora o administradora que tiene a su cargo el pago de la pensión de vejez o invalidez, por causa del fallecimiento del pensionado, a la persona que demuestre haber sufragado los gastos de entierro del pensionado, equivalente al valor correspondiente a la última mesada pensional recibida, el cual no debe ser inferior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, ni superior a diez (10) veces dicho salario.
f) Renta Vitalicia Diferida: Corresponde a pagos de mesadas pensionales a partir del mes siguiente a aquel en que termina el periodo de diferimiento y hasta la pérdida del derecho del pensionado y del último de los beneficiarios de ley, momento en el cual cesa la obligación. Si dicha pérdida se presenta durante el periodo de diferimiento no habría lugar a la devolución del capital correspondiente a la renta vitalicia diferida.
A la renta vitalicia diferida le son aplicables, en lo pertinente, las previsiones contenidas en el subnumeral 3.3.2.2. literal b. del capítulo segundo, Título Sexto de esta Circular.
g) Tomador: Persona que celebra el contrato de seguro con la compañía de seguros seleccionada y que corresponde al pensionado en el caso de pensiones de vejez o invalidez y a los beneficiarios de ley en el caso de pensiones de sobrevivientes.
h) Prima Única: Corresponde al monto que deberá ser girado a la aseguradora elegida por el afiliado o sus beneficiarios al contratar una renta vitalicia con la aseguradora.
3.2. RENTA TEMPORAL CIERTA CON RENTA VITALICIA DE DIFERIMIENTO CIERTO. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
3.2.1 DEFINICIONES. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
En adición a los términos definidos de manera general para todas las modalidades, para los efectos de esta modalidad de pensión se entiende por:
a) Asegurados: Corresponde a los pensionados a los que se les ha reconocido el derecho al pago de una pensión por causa de vejez o invalidez, así como a los beneficiarios de ley de una pensión por muerte del afiliado o pensionado.
b) Renta Temporal Cierta: Corresponde a pagos de mesadas pensionales por un período determinado, desde la fecha de inicio de vigencia del contrato hasta la fecha de inicio de la renta vitalicia de diferimiento cierto.
Durante la vigencia de esta renta, siempre habrá lugar al pago de una mesada pensional o de un beneficio, por cuanto no depende de la sobrevivencia del pensionado o de sus beneficiarios de ley.
c) Período de diferimiento cierto: Corresponde al período de vigencia pactado para la Renta Temporal Cierta.
d) Renta Vitalicia de Diferimiento Cierto: Corresponde a pagos de mesadas pensionales a partir del mes siguiente a aquel en que termina el periodo de diferimiento y hasta la pérdida del derecho del pensionado y del último de los beneficiarios de ley, momento en el cual cesa la obligación, si dicha pérdida se presenta durante el periodo de diferimiento la aseguradora pagará el capital correspondiente a esta renta, efectuadas las deducciones previstas en el plan de pensiones respectivo.
3.2.2 ENTIDADES QUE PARTICIPAN EN LA MODALIDAD. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Esta modalidad estará a cargo de las compañías de seguros de vida que tengan aprobado el ramo de seguro de pensiones ley 100 y que cuenten con la aprobación individual correspondiente para el plan de pensiones que regirá esta modalidad, de acuerdo con lo señalado en el subnumeral 3.7.2. del capítulo II del Título IV de esta Circular.
3.2.3 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA MODALIDAD. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Bajo esta modalidad el afiliado, contrata simultáneamente con una aseguradora de su elección el pago de una renta temporal cierta y el pago de una renta vitalicia de diferimiento cierto, que iniciará una vez expire el periodo de diferimiento cierto y durará hasta el fallecimiento del pensionado o del último beneficiario de ley.
La aseguradora se obliga a pagar las mesadas pensionales adicionales a que haya lugar, y el auxilio funerario al fallecimiento del pensionado por vejez o invalidez.
3.2.4 CARACTERÍSTICAS ESPECIALES. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
3.2.4.1 En esta modalidad el afiliado o sus beneficiarios pueden optar por una mesada pensional más alta durante el período de diferimiento cierto y menor en la renta vitalicia de diferimiento cierto o, viceversa, dependiendo de sus necesidades.
El monto de la mesada pensional durante la renta vitalicia de diferimiento cierto no podrá en ningún caso ser inferior al 70% ni superior al 200% del monto de la mesada de la renta temporal cierta, porcentaje que se determinará con base en las mesadas pensionales de la renta vitalicia de diferimiento cierto, expresadas en pesos de la fecha de la contratación de la modalidad.
3.2.4.2 La duración de la renta temporal cierta no puede ser inferior a 1 año ni superior a 10 años.
3.2.4.3 En ningún caso la pensión a pagar durante la renta temporal cierta o en vigencia de la renta vitalicia de diferimiento cierto podrá ser inferior a un salario mínimo legal mensual vigente.
3.2.4.4 Una vez contratada esta modalidad de pensión la misma será irrevocable sin perjuicio de lo dispuesto en el EOSF sobre cesión de activos, pasivos y contratos y demás normas relativas al funcionamiento de las instituciones financieras, ninguna de las partes puede poner término a la modalidad Renta Temporal Cierta con Renta Vitalicia de Diferimiento Cierto, la cual debe permanecer vigente hasta la muerte del pensionado o del último de sus beneficiarios de ley.
3.2.4.5 Si uno de los asegurados fallece durante el período de diferimiento cierto, se genera un beneficio respecto de la renta vitalicia de diferimiento cierto, dada la exclusión de este asegurado en el cálculo actuarial, el cual será reconocido como un mayor valor de mesada pensional de dicha renta o como un pago único a los otros asegurados.
3.2.4.6 En caso de fallecimiento de todos los asegurados durante el período de diferimiento cierto y siempre que no existan más beneficiarios con derecho a la pensión, la suma del valor presente de los pagos pendientes de la renta temporal cierta y el valor del pago único de la obligación pendiente de la renta vitalicia con diferimiento cierto, serán destinados a acrecentar la masa sucesoral del causante de la pensión.
El pago único de la obligación pendiente de la renta vitalicia con diferimiento cierto, se determinará mediante el cálculo de la reserva matemática a la fecha del fallecimiento.
3.2.5. PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
En cumplimiento de lo dispuesto en el inciso 3 del artículo 108 de la Ley 100 de 1993, en esta modalidad de pensión la aseguradora se obliga a retornar al asegurado un porcentaje de participación de las utilidades originadas en la inversión de las reservas técnicas constituidas para la operación de dicha modalidad, a partir de la fecha de inicio de pagos de la renta vitalicia de diferimiento cierto.
3.2.6. ASUNCIÓN DE RIESGOS. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
En esta modalidad de pensión, el afiliado traslada a la aseguradora de su elección los riesgos de extra longevidad y de mercado, por lo que el monto de la pensión no estará sujeto a variaciones derivadas de una mayor o menor longevidad de los asegurados o de las fluctuaciones de los instrumentos en los que se encuentren invertidas las reservas constituidas por la aseguradora.
3.3. RENTA TEMPORAL VARIABLE CON RENTA VITALICIA DIFERIDA. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
3.3.1. ENTIDADES QUE PARTICIPAN EN LA MODALIDAD. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
La sociedad administradora de fondos de pensiones obligatorias a la cual se encuentre vinculado el afiliado estará a cargo de la administración de la mesada pensional durante la Renta Temporal.
La compañía de seguros de vida que tenga aprobado el ramo de seguro de pensiones ley 100 estará a cargo de la Renta Vitalicia Diferida.
3.3.2. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA MODALIDAD. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
La Renta Temporal Variable con Renta Vitalicia Diferida, es la modalidad de pensión en la cual un afiliado contrata con la aseguradora de su elección, una renta vitalicia que se pagará a partir de una fecha posterior al momento en que se pensiona, reteniendo en su cuenta individual de ahorro pensional los recursos suficientes para que la sociedad administradora de fondo de pensiones le pague, con cargo a dicha cuenta, una Renta Temporal durante el período comprendido entre el momento en que se pensiona y la fecha en que la renta vitalicia comience a ser pagada por la aseguradora.
Igualmente, y de acuerdo con la ley, habrá lugar al pago de las mesadas pensionales adicionales, ya sea por la sociedad administradora de fondos de pensiones o por la aseguradora, y al fallecimiento del pensionado, el pago del Auxilio Funerario a cargo de la aseguradora que expidió la Renta Vitalicia Diferida.
3.3.3. CARACTERÍSTICAS ESPECIALES. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
3.3.3.1. En esta modalidad el afiliado puede optar por una mesada pensional más alta durante el período de la Renta Temporal y menor en la Renta Vitalicia Diferida o, viceversa, dependiendo de sus necesidades.
El monto de la mesada pensional durante la Renta Vitalicia Diferida no podrá en ningún caso ser inferior al 70% ni superior al 200% del monto de la mesada de la Renta Temporal, porcentaje que se determinará con base en las mesadas pensionales de la renta vitalicia diferida, expresadas en pesos de la fecha de la contratación de la modalidad.
3.3.3.2. En ningún caso la pensión a pagar durante la Renta Temporal Variable o en vigencia de la Renta Vitalicia Diferida podrá ser inferior a un salario mínimo legal mensual vigente.
3.3.3.3. El monto de las mesadas canceladas durante la Renta Vitalicia Diferida, se ajustarán cada año, en la variación del índice de precios al consumidor certificado por el DANE para el año calendario inmediatamente anterior, o en el incremento del salario mínimo legal mensual vigente para dicho año, cuando sea del caso, de tal manera que la pensión no sea inferior a este salario.
3.3.3.4. Una vez contratada la Renta Vitalicia Diferida, la decisión es irrevocable.
3.3.3.5. La mesada de la Renta Temporal se recalcula cada año con base en el saldo de la cuenta individual.
3.3.3.6. La renta temporal debe constituirse por un lapso mínimo de un año y máximo de 10 años.
3.3.3.7. La última mesada pensional pagada bajo la modalidad de Renta Temporal, deberá corresponder al saldo total existente en la cuenta de ahorro individual del pensionado.
3.3.3.8. El saldo de la cuenta de ahorro pensional, mientras el pensionado o sus beneficiarios disfrutan de una Renta Temporal Variable, no podrá ser inferior al capital requerido para contratar con la aseguradora que emitió la Renta Vitalicia Diferida, una renta temporal por lo menos igual al salario mínimo legal mensual vigente durante el tiempo de pago que le falte para acceder a la Renta Vitalicia Diferida. La Aseguradora que emitió la Renta Vitalicia Diferida debe garantizar el otorgamiento de dicha prestación.
3.3.3.9. Cuando no hubiere beneficiarios, los saldos que queden en la cuenta individual al fallecer un pensionado que esté disfrutando de la renta temporal, acrecentarán la masa sucesoral, de acuerdo con lo establecido en el artículo 81 de la Ley 100 de 1993.
3.3.4. ASUNCIÓN DE RIESGOS. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
En esta modalidad de pensión, durante el tiempo que se encuentre disfrutando de una Renta Temporal Variable, el pensionado o sus beneficiarios de ley asumen el riesgo de mercado frente al capital que se ha retenido en su cuenta individual de ahorro pensional para el pago de la renta temporal, esto es, el riesgo derivado de las variaciones en los precios de los títulos, valores o participaciones en que se encuentren invertidos tales recursos. Dado que la renta temporal se contrata por un tiempo determinado el afiliado no asume el riesgo de extra longevidad.
En cuanto a la Renta Vitalicia Diferida, el afiliado traslada a la aseguradora de su elección los riesgos de extra longevidad y de mercado, por lo que el monto de la pensión no estará sujeto a variaciones derivadas de una mayor o menor longevidad de los asegurados o de las fluctuaciones de los instrumentos en que se encuentren invertidas las reservas constituidas por la aseguradora.
3.4. RETIRO PROGRAMADO SIN NEGOCIACIÓN DEL BONO PENSIONAL. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
3.4.1. ENTIDAD QUE PARTICIPA EN LA MODALIDAD. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
La sociedad administradora de fondos de pensiones obligatorias a la cual se encuentre vinculado el afiliado estará a cargo de la administración de la respectiva mesada pensional.
3.4.2. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA MODALIDAD. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
El retiro programado sin negociación del bono pensional es la modalidad de pensión en la cual el afiliado se pensiona, de manera anticipada a la fecha de redención del bono pensional emitido, bajo la modalidad de retiro programado descrita en el artículo 81 de la Ley 100 de 1993, sin necesidad de negociar el citado bono.
3.4.3. CARACTERÍSTICAS ESPECIALES. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
3.4.3.1. Para acceder a esta modalidad de pensión el saldo en la cuenta de ahorro individual, sin considerar el monto del bono pensional, debe ser suficiente para cubrir el 130% de las mesadas pensionales proyectadas bajo la modalidad de retiro programado a pagar desde el momento en que se pensiona el afiliado, hasta la fecha de redención normal del bono pensional.
3.4.3.2. Bajo esta modalidad, la sociedad administradora le paga al pensionado o a los beneficiarios de ley la pensión con cargo a la cuenta de ahorro individual.
3.4.3.3. A esta modalidad le son aplicables las normas previstas para la modalidad de pensión de retiro programado de que trata el artículo 81 de la Ley 100 de 1993. No obstante, para efectos de calcular cada año la anualidad en unidades de valor constante, en los años en que no se haya redimido normalmente el bono pensional, se debe tener en cuenta el valor actualizado y capitalizado del bono pensional a la fecha de cálculo (o recálculo) del monto de la pensión.
3.4.3.4. Los excedentes de libre disponibilidad se calcularán únicamente en el momento en que el bono pensional sea redimido.
3.4.3.5. En esta modalidad de pensión deberá tenerse en cuenta que como consecuencia de las actualizaciones de la historia laboral del afiliado, el valor del bono pensional a la fecha de recálculo de la pensión puede ser diferente al valor con el que se calculó inicialmente.
3.4.3.6. Mientras el bono pensional no se haya redimido y pagado o negociado, el pensionado no podrá optar por otra modalidad de pensión de las establecidas en la ley o autorizadas por la SFC.
3.4.3.7. Asunción de riesgos.
En esta modalidad de pensión, al tratarse de un retiro programado, el pensionado asume los riesgos de mercado y de extra longevidad, lo que significa que el monto de la pensión está sujeto al comportamiento de los precios de los títulos, valores o participaciones en que se encuentren invertidos los recursos de la cuenta individual, así como al riesgo de que el pensionado o sus beneficiarios vivan más allá de las probabilidades estimadas en las tablas de mortalidad emitidas por esta Superintendencia.
3.4.4. CONTROL DE SALDOS. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Las sociedades administradoras de fondos de pensiones que paguen pensiones bajo esta modalidad, deben controlar permanentemente que el saldo de la cuenta individual de ahorro pensional, mientras el bono no se redima, no sea inferior al monto de las mesadas a pagar durante los próximos seis (6) meses. En el evento en que el saldo sea inferior a dicho monto, la administradora deberá proceder a negociar el respectivo bono, previa información al pensionado sobre dicha circunstancia.
Con la elección de esta modalidad de pensión, el afiliado autoriza expresa e irrevocablemente a la sociedad administradora de fondos de pensiones a negociar el bono pensional en el caso descrito en el inciso anterior.
3.5 RENTA TEMPORAL VARIABLE CON RENTA VITALICIA INMEDIATA. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
3.5.1. ENTIDADES QUE PARTICIPAN EN LA MODALIDAD. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
La sociedad administradora de fondos de pensiones obligatorias a la cual se encuentre vinculado el afiliado estará a cargo de la administración de la parte correspondiente de la mesada pensional, mientras opere la Renta Temporal.
La compañía de seguros de vida que tenga aprobado el ramo de seguro de pensiones ley 100 estará a cargo de la Renta Vitalicia Inmediata.
3.5.2. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA MODALIDAD. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
La Renta Temporal con Renta Vitalicia Inmediata es la modalidad de pensión en la cual un afiliado contrata con la aseguradora de su elección el pago de una renta vitalicia inmediata a partir de la fecha en que se pensiona, reteniendo en la cuenta individual de ahorro pensional los recursos suficientes para que la sociedad administradora de fondos de pensiones le pague, con cargo a dicha cuenta y de manera simultánea a la Renta Vitalicia Inmediata, una Renta Temporal durante el período acordado con la sociedad administradora.
De acuerdo con la ley, habrá lugar al pago de las mesadas pensionales adicionales, tanto por la sociedad administradora de fondos de pensiones, respecto de la renta temporal y mientras esté vigente, como por la aseguradora, en relación con la renta vitalicia inmediata. Así mismo, al fallecimiento del pensionado por vejez o invalidez, dará lugar al pago del Auxilio Funerario a cargo de la aseguradora que expidió la Renta Vitalicia Inmediata. El monto del auxilio se calculará teniendo en cuenta el valor total de la mesada pensional que está recibiendo el pensionado tanto por la renta vitalicia inmediata como por la renta temporal.
El monto de la pensión corresponderá a la suma de las mesadas pagadas tanto por la renta temporal como por la renta vitalicia inmediata.
3.5.3. CARACTERÍSTICAS ESPECIALES. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
3.5.3.1. En esta modalidad el afiliado o sus beneficiarios optan por una mesada pensional total más alta durante el período de la renta temporal y menor en la renta vitalicia inmediata.
En todo caso, la suma de la mesada total recibida mientras se tenga derecho al pago de la renta temporal, no podrá ser superior al 200% del monto de la mesada a que tiene derecho por la renta vitalicia inmediata.
3.5.3.2. En ningún caso la parte de la pensión a pagar mediante la renta vitalicia podrá ser inferior a un salario mínimo legal mensual vigente.
3.5.3.3. El monto de las mesadas canceladas por la renta vitalicia inmediata, se ajustarán cada año, en la variación del índice de precios al consumidor certificado por el DANE para el año calendario inmediatamente anterior, o en el incremento del salario mínimo legal mensual vigente para dicho año, cuando sea del caso, de tal manera que la pensión no sea inferior a este salario.
3.5.3.4. Una vez contratada esta modalidad de pensión, la porción correspondiente a la renta vitalicia inmediata es irrevocable En caso de que el pensionado opte por revocar la renta temporal, los recursos se destinarán a incrementar el valor de la mesada de la renta vitalicia.
3.5.3.5. La mesada de la Renta Temporal se recalcula cada año con base en el saldo de la cuenta individual.
3.5.3.6. La Renta Temporal deberá constituirse por un lapso mínimo de 1 año y máximo de 10 años.
3.5.3.7. El último pago bajo la Renta Temporal deberá corresponder al saldo total existente en la cuenta de ahorro individual de ahorro pensional.
3.5.3.8. Cuando no hubiere beneficiarios, los saldos que queden en la cuenta individual de ahorro pensional al fallecer un pensionado o beneficiarios que estén disfrutando de la renta temporal, acrecentarán la masa sucesoral, de acuerdo con lo establecido en el artículo 81 de la Ley 100 de 1993.
3.5.4. ASUNCIÓN DE RIESGOS. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
En esta modalidad de pensión, durante el tiempo que se encuentre disfrutando de una Renta Temporal, el pensionado o sus beneficiarios asumen el riesgo de mercado frente al capital que se ha retenido en su cuenta individual de ahorro pensional para el pago de la renta temporal, esto es, el riesgo derivado de las variaciones en los precios de los títulos, valores o participaciones en que se encuentren invertidos tales recursos. Dado que la renta temporal se contrata por un tiempo determinado y de manera simultánea a la renta vitalicia inmediata, el pensionado no asume el riesgo de extra longevidad.
En cuanto a la Renta Vitalicia Inmediata, el pensionado o sus beneficiarios trasladan a la aseguradora de su elección los riesgos de extra longevidad y de mercado, por lo que el monto de la pensión no estará sujeto a variaciones derivadas de una mayor o menor longevidad de los asegurados o de las fluctuaciones de los instrumentos en los que se encuentren invertidas las reservas constituidas por la aseguradora.
3.6 AUTORIZACIÓN DE OTRAS MODALIDADES DE PENSIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y las compañías de seguros de vida podrán proponer a esta Superintendencia que, en desarrollo de la facultad otorgada por el artículo 79 de la Ley 100 de 1993, autorice de manera general nuevas modalidades de pensión en el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad, efecto para el cual tal solicitud deberá cumplir con las siguientes condiciones mínimas:
3.6.1. Adjuntar una explicación de la modalidad propuesta, indicando su estructura jurídica, técnica y financiera. Para tal efecto, la modalidad a proponer deberá considerar los aspectos técnicos y jurídicos establecidos por la normatividad vigente, tales como, tablas de mortalidad, tasa de interés técnico, limitaciones legales y constitucionales a los montos de la pensión y número de mesadas, etc.
3.6.2. Indicar de manera expresa los riesgos asociados a la referida modalidad en todas sus etapas, determinando quién asumirá dichos riesgos (aseguradora, pensionado u otros).
3.6.3. Adjuntar un comparativo de la modalidad propuesta frente a cada una de las modalidades de pensión contempladas en la Ley 100 de 1993 y demás autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia, a efectos de determinar las diferencias y similitudes con éstas.
3.6.4. Adjuntar simulaciones, con base de datos reales de pensionados sobre el posible comportamiento de las mesadas pensionales bajo la modalidad propuesta.
3.7 CONDICIONES PARA EL OFRECIMIENTO DE NUEVAS MODALIDADES DE PENSIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
3.7.1. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LAS MODALIDADES EN QUE INTERVENGAN SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES (AFPS). <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Las sociedades administradoras de fondos de pensiones, deben remitir a la Superintendencia Financiera la información que se señala a continuación a fin de obtener un pronunciamiento de no objeción respecto de una nueva modalidad de pensión:
3.7.1.1. El modelo del contrato a celebrar con el afiliado o sus beneficiarios, como mínimo debe contener:
a. La descripción de la modalidad de pensión y los requisitos mínimos para acceder a la respectiva modalidad.
b. Los beneficios ofrecidos que deben corresponder como mínimo a los de ley, esto es, el pago de una pensión por vejez, invalidez o sobrevivencia, el pago del auxilio funerario por muerte de un pensionado y el pago de las mesadas pensionales correspondientes.
c. La descripción de los riesgos asociados a la respectiva modalidad de pensión, especialmente, los riesgos de extra longevidad del pensionado y su grupo familiar y de mercado.
d. La advertencia sobre las variaciones que se pueden presentar en el monto de las mesadas pensionales.
e. Las condiciones legales que se deben cumplir para tener la calidad de beneficiarios de ley de un pensionado por vejez o invalidez y poder acceder a una pensión de sobrevivientes.
f. La indicación de que el valor de la mesada pensional no podrá ser inferior al salario mínimo mensual legal vigente.
g. Los mecanismos para el reajuste o recálculo de la pensiones.
h. El mecanismo que se utilizará para el pago de las mesadas pensionales, así como la fecha en que se hará efectivo.
i. El costo de la comisión de administración de los recursos mientras los mismos permanezcan en la cuenta de ahorro pensional, el cual no puede ser superior al establecido por la SFC para la modalidad de retiro programado.
j. La advertencia en el sentido que cuando la modalidad seleccionada involucre una operación de seguros no habrá lugar al cobro de ninguna suma por concepto de comisión de intermediación.
k. La aceptación expresa del afiliado o sus beneficiarios de los riesgos y condiciones propias de la modalidad de pensión escogida.
3.7.1.2. La nota técnica cuyas bases actuariales no podrán ser distintas a las definidas para el Sistema General de Pensiones en cuanto a las tablas de mortalidad de inválidos y de rentistas y la tasa de interés técnico.
3.7.1.3. La descripción de los procesos, procedimientos y manuales relacionados con la operación y control de la modalidad de pensión.
3.7.1.4. Cualquier otra información que la SFC considere necesaria.
3.7.2. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LOS PLANES DE PENSIONES ASOCIADOS A LAS MODALIDADES DE PENSIÓN, EN LAS QUE INTERVENGAN ENTIDADES ASEGURADORAS. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades aseguradoras de vida interesadas en explotar alguna de las modalidades autorizadas por la ley o por esta Superintendencia, deberán obtener, en forma individual y previa, aprobación para ofrecer los planes de pensiones correspondientes, para lo cual deberán remitir a esta Entidad la siguiente información:
3.7.2.1. El modelo del contrato a celebrar que, como mínimo, debe contener:
a. La cobertura ofrecida, esto es, el pago de una pensión , el pago del auxilio funerario por muerte de pensionado y las mesadas pensionales adicionales que correspondan.
b. Las condiciones legales que se deben cumplir para tener la calidad de beneficiarios de ley de un pensionado por vejez o invalidez y poder acceder a una pensión de sobrevivientes.
c. La descripción de los riesgos asociados a la respectiva modalidad de pensión y al plan de pensiones y la manifestación expresa del afiliado o sus beneficiarios de que conocen y aceptan las consecuencias de tales riesgos.
d. La indicación de que el valor de la mesada pensional no podrá ser inferior al salario mínimo mensual legal vigente y que los montos de las pensiones se reajustarán en los términos y condiciones establecidas por la Ley.
e. El mecanismo que se utilizará para el pago de las mesadas pensionales, así como la fecha en que se hará efectivo.
f. La advertencia en el sentido que no habrá lugar al cobro de ningún gasto por concepto de comisión de intermediación.
g. La condición sobre la participación de utilidades en beneficio de los pensionados, cuando el plan de pensiones involucre una operación de seguro.
h. La indicación y descripción de los beneficios adicionales que otorga el respectivo plan.
3.7.2.2. Un estudio de factibilidad del plan de pensiones, en el cual como mínimo, se deben especificar los elementos técnicos y financieros definidos para el manejo de los recursos pensionales, las necesidades de información e indicar si con carácter general se requiere la implementación de alguna herramienta o mecanismo para el seguimiento del negocio.
3.7.2.3. Copia del acta de la junta directiva, en donde conste que la administración de la entidad sometió a consideración y aprobación de este órgano social, el estudio de factibilidad realizado para solicitar la autorización para operar el nuevo plan de pensiones.
3.7.2.4. La descripción de los ajustes que se realizarán desde el punto de vista operativo, contable y tecnológico, con ocasión del nuevo plan de pensiones, para efectos de reportar la información a la Superintendencia Financiera.
3.7.2.5. La descripción de los procesos, procedimientos y manuales relacionados con la operación y control del nuevo plan de pensiones.
3.7.2.6. Las medidas y procedimientos de control interno previstos para la operación del nuevo plan de pensiones.
3.7.2.7. La nota técnica cuyas bases actuariales no podrán ser distintas a las definidas para el Sistema General de Pensiones, en cuanto a las tablas de mortalidad de inválidos y de rentistas y la tasa de interés técnico de la reserva matemática la cual debe ser menor o igual a la empleada en el cálculo de la prima. La nota técnica debe reunir los requisitos definidos en el numeral 1.8. del capítulo segundo del título VI de la Circular Básica Jurídica.
3.7.2.8. Cualquier otra información que la SFC considere necesaria.
3.7.2.9. Modificación de los planes de pensiones
Toda modificación que se pretenda realizar a las condiciones establecidas en el plan de pensiones requiere la aprobación previa de la SFC, para cuyo efecto también se deberán remitir los ajustes a la nota técnica correspondiente.
DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS.
1. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LAS SOCIEDADES.
1.1. DEMOCRATIZACIÓN DE ACCIONES.
De conformidad con el precepto contenido en el artículo 89 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía deberán ofrecer en pública suscripción, con sujeción al valor intrínseco, en un término máximo de dos años, contados a partir de la expedición del correspondiente certificado de autorización por parte de la Superintendencia Bancaria, un número de acciones que permita a terceros inversionistas adquirir como mínimo un veinticinco por ciento (25%) de su capital social. A su vez, el numeral 4o. del artículo 386 del Código de Comercio dispone que todo reglamento de suscripción de acciones debe contener, entre otros, el precio al que serán ofrecidas las acciones, el cual no puede ser inferior al valor nominal.
Por tal razón y con el propósito de dar claridad sobre la correcta interpretación del artículo 89 ya citado en cuanto al trámite para formalizar la democratización de acciones, este Despacho estima necesario impartir las siguientes instrucciones, tendientes a facilitar la aplicación armónica de las normas en mención:
Se entenderá que las sociedades administradoras colocarán sus acciones, para estos efectos, con sujeción al valor intrínseco pero sin que, en ningún caso, la oferta pueda ser efectuada a un valor inferior al nominal. En consecuencia, el valor intrínseco ha de aplicarse en aquellas transacciones de sociedades cuyas acciones tengan un valor nominal inferior a aquél.
De otro lado, debe aclararse que, para los efectos mencionados, el número de acciones a ofrecer en pública subasta por parte de las sociedades administradoras debe ser tal que, luego de realizada la respectiva democratización, equivalga al veinticinco por ciento (25%) del total del capital social resultante.
1.2. COMISIONES. <Numeral adicionado por la Circular 55 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
1.2.1. Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantía podrán cobrar por la administración de los portafolios de inversión de los fondos de cesantía a que se refiere el Decreto 4600 de 2009 y demás disposiciones que lo modifiquen o sustituyan, las siguientes comisiones:
- Sobre el valor del portafolio de inversión de corto plazo, una comisión de hasta el uno por ciento (1%) anual, liquidada en forma diaria.
- Sobre el valor del portafolio de inversión de largo plazo, una comisión de hasta el tres por ciento (3%) anual, liquidada en forma diaria.
- Sobre el valor de cada retiro anticipado, una comisión de hasta el cero punto ocho por ciento (0.8%).
Las comisiones deberán cobrarse con arreglo a lo que se establezca en el reglamento que para el funcionamiento del Fondo de Cesantías adopte la administradora.
1.2.2 En concordancia con lo dispuesto en el artículo 101 de la Ley 50 de 1990, los valores anteriores se causarán a favor de la administradora solamente cuando se acredite que ésta ha cumplido con la obligación de obtener la rentabilidad mínima de que trata el artículo 101 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 52 de la Ley 1328 de 2009 y demás normas que lo adicionen o modifiquen.
1.2.3. Para todos los efectos a que haya lugar, se entiende por retiro anticipado el que efectúa el afiliado para cualquiera de los fines contemplados en los numerales 2 y 3 del artículo 102 de la Ley 50 de 1990.
2. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LOS FONDOS ADMINISTRADOS.
2.1. REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DE LOS FONDOS DE CESANTÍAS.
<Inciso modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El artículo 160 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero dispone que todo fondo de cesantía debe tener un reglamento de funcionamiento, aprobado de manera general o individual por la Superintendencia Financiera de Colombia.
En virtud de lo anterior, este Despacho ha considerado procedente impartir las siguientes instrucciones, en orden a facilitar el ejercicio de la actividad de los mencionados fondos dentro de las normas legales vigentes:
a. Régimen de aprobación general.
Se entienden aprobados por esta Superintendencia todos los reglamentos de funcionamiento de los fondos de cesantía, debidamente adoptados por la Junta Directiva o el órgano competente de la respectiva Sociedad Administradora, siempre y cuando el contenido de sus previsiones se ajuste cabalmente a las exigencias mínimas que se señalan a continuación:
1) Denominación del fondo.
El fondo de cesantía se denominará............; en consecuencia, cuando se utilice esta expresión en los diversos contratos o documentos que se suscriban y en las disposiciones internas de la Sociedad Administradora, se entenderá que se hace referencia al fondo de cesantía.
2) Naturaleza jurídica del fondo.
<Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El fondo de cesantía es un patrimonio autónomo independiente del patrimonio de la sociedad administradora, conformado por cuentas de capitalización individual representadas en unidades. Cada cuenta individual tendrá dos (2) subcuentas, una de corto plazo que corresponderá al portafolio de corto plazo y una de largo plazo que corresponderá al portafolio de largo plazo.
3) Partícipes del fondo.
Son partícipes del fondo de cesantía las personas que se relacionan a continuación:
- Los trabajadores particulares vinculados mediante contratos de trabajo celebrados a partir del 1o de enero de 1991, que se afilien al fondo.
- Los trabajadores particulares que, no obstante hallarse vinculados mediante contratos de trabajo celebrados con anterioridad a la entrada en vigencia de la ley 50 de 1990, se hayan acogido voluntariamente al régimen especial de auxilio de cesantía previsto en los artículos 99 y siguientes de dicha ley y se hayan afiliado al fondo.
- Las personas naturales que, sin estar subordinadas a un empleador, realicen personal y directamente una actividad económica o, quienes siendo empleadores laboren en su propia empresa y decidan voluntariamente afiliarse al fondo.
4) Recursos de los portafolios del fondo de cesantía. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Los portafolios del fondo de cesantía tendrán como fuente de recursos las siguientes:
- Las sumas que por concepto de auxilio de cesantía sean aportadas de conformidad con lo previsto en el Capítulo VII, Título VIII, Parte Primera del Código Sustantivo de Trabajo y en los artículos 98 a 106 de la Ley 50 de 1990;
- Las sumas entregadas como aportes voluntarios por los afiliados independientes a que se refiere el párrafo final del numeral anterior;
- Los rendimientos generados por los activos que integran los portafolios del fondo, cualquiera que sea su naturaleza;
- El producto de las operaciones de venta de activos, así como los créditos que puedan obtenerse, y
- Cualquier otro ingreso que resulte a favor de los portafolios del fondo.
5) Destinación de los recursos de los portafolios del fondo. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Los recursos de los portafolios de corto y largo plazo del fondo se destinarán única y exclusivamente a su inversión en valores de adecuada rentabilidad, seguridad y liquidez, en las condiciones y con sujeción a las limitaciones que para el efecto haya establecido o llegue a establecer el Gobierno Nacional.
6) Operaciones no autorizadas. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> En la realización de las operaciones con recursos de los portafolios del fondo de cesantía las administradoras se abstendrán de:
- Conceder créditos a cualquier título con los dineros de los portafolios del fondo.
- Dar en prenda los activos de los portafolios del fondo, otorgar avales o establecer cualquier otro gravamen que comprometa dichos activos, salvo cuando se trate de actos destinados a garantizar créditos obtenidos para la adquisición de los mismos o exista autorización expresa por parte del Gobierno Nacional.
- Celebrar con los activos de los portafolios del fondo operaciones de reporto en un porcentaje superior al establecido por las normas legales o para un objeto distinto al de dotar de liquidez al fondo.
- Actuar como contraparte de los portafolios del fondo en desarrollo de los negocios que constituyen el giro ordinario de éste.
- Con excepción de los comisionistas de bolsa y de valores, utilizar agentes, mandatarios u otro tipo de intermediarios en la realización de las operaciones propias de la administración de los portafolios del fondo, a menos que ello resulte indispensable para la realización de la operación propuesta.
- Delegar, de cualquier manera, las funciones y responsabilidades que como administrador de los portafolios del fondo le corresponden.
- Llevar a cabo prácticas inequitativas o discriminatorias en detrimento de los intereses de los afiliados.
- Invertir los recursos de los portafolios del fondo en títulos emitidos, aceptados, avalados o garantizados en cualquier forma por la propia Administradora.
- Rechazar los dineros correspondientes al auxilio de cesantía que consignen los empleadores y aportantes independientes.
7) Derechos de los afiliados. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Además de los derechos que por ley les corresponden, los afiliados al fondo tendrán los siguientes:
- Poseer una cuenta de capitalización individual representada en unidades, en la cual se reflejará diariamente el valor de los portafolios del fondo.
- Participar en los rendimientos financieros generados por los portafolios del fondo, sea que ellos se deriven de intereses causados, dividendos decretados, valorizaciones técnicamente establecidas de los activos que lo integran o cualquier otro ingreso que corresponda al giro ordinario de sus operaciones, determinados a través de métodos de reconocido valor técnico.
- Retirarse del fondo en los casos previstos por las normas legales vigentes;
- Obtener la información financiera relativa al fondo que señale la Superintendencia Financiera.
- Tener acceso permanente a la información sobre el saldo en unidades y en pesos de su cuenta de capitalización individual y sobre las comisiones cobradas por la sociedad administradora, por los medios aprobados por la Superintendencia Financiera;
- Recibir, por lo menos semestralmente, un extracto de su cuenta de capitalización individual de acuerdo con lo que para el efecto señale la Superintendencia Financiera;
- Ser informado del valor de la comisión de manejo y de retiro de los portafolios del fondo y de los cambios que, previa aprobación de la junta directiva de la sociedad administradora, se efectúen a las mismas;
- Transferir el valor de sus unidades a otra sociedad administradora, o entre los portafolios del mismo fondo previo aviso por escrito en los términos y condiciones determinadas al efecto por la ley;
- Participar con voz y voto en la asamblea de afiliados. En este caso, el afiliado tendrá tantos votos como unidades posea en el fondo;
<TÍTULO IV - CAPÍTULO TERCERO - Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía - CIRCULAR EXTERNA 044 DE 2006 - Página 8 - DICIEMBRE DE 2006>
8) Obligaciones y prohibiciones de los afiliados <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Los afiliados no podrán afiliarse a más de un fondo de cesantía por cada contrato de trabajo celebrado con un mismo empleador. y estarán sujetos a las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las adicionales que les señale la ley:
- Pagar la comisión de manejo pactada, siempre que el portafolio del fondo obtenga una rentabilidad superior a la mínima establecida por el Gobierno Nacional.
- Dar aviso, tanto a la sociedad administradora como a su empleador, de su deseo de transferir el valor de sus unidades a otra sociedad administradora, en los términos y condiciones señalados por la ley; y
- Cumplir con el procedimiento señalado en la ley para efectos del retiro definitivo o anticipado de cada uno de los portafolios del fondo.
9) Derechos de la sociedad administradora. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Además de los derechos que por ley le corresponden, la sociedad administradora tendrá los siguientes:
- Definir, dentro del marco señalado por la ley, la composición del portafolio general de inversiones;
- Celebrar con los activos de los portafolios del fondo operaciones de reporto hasta el límite que establezcan las normas legales y única y exclusivamente con el objeto de dotar a éste de liquidez;
- Recibir la comisión prevista por ley para cada uno de los portafolios;
- Exigir, si así lo estima conveniente, la autenticación y el reconocimiento de firmas en los documentos de vinculación y retiro del fondo; y
- Previa solicitud del trabajador y a costa de éste, adelantar ante las autoridades competentes las respectivas acciones de cobro derivadas del incumplimiento de la obligación, a cargo del empleador, de entregar a satisfacción el auxilio de cesantía liquidado anualmente.
10) Obligaciones de la sociedad administradora. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> La sociedad administradora tendrá las siguientes obligaciones:
- Velar por la adecuada rentabilidad, seguridad y liquidez de las inversiones de los portafolios del fondo que administra, respondiendo hasta por la culpa leve por los perjuicios que el incumplimiento de esta obligación le cause al fondo;
- Desplegar todo su esfuerzo, conocimiento y diligencia en la administración de los recursos que conforman el fondo;
- Mantener los activos y pasivos del portafolio de corto plazo separados de los del portafolio de largo plazo, de los demás fondos administrados y de los activos de su propiedad, de suerte que en todo momento pueda conocerse si un bien determinado es de propiedad del portafolio de corto o largo plazo, de otro fondo administrado por la misma entidad o de la sociedad;
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- Conservar actualizada y en orden la información y documentación relativa a las operaciones de cada uno de los portafolios;
- Enviar, por lo menos semestralmente, extractos de cuenta de los movimientos de cada una de las subcuentas del afiliado, con sujeción a las instrucciones contenidas en este Capítulo;
- Mantener cuentas corrientes o de ahorro destinadas a manejar exclusivamente los recursos administrados. En este caso, se identificará claramente el portafolio al cual pertenece la cuenta;
- Invertir los recursos de los portafolios del fondo en valores de adecuada rentabilidad, seguridad y liquidez, en las condiciones y con sujeción a los límites al efecto establecidos por el Gobierno Nacional.
- Cobrar oportunamente los rendimientos financieros generados por los activos que integran los portafolios;
- Velar por que los portafolios mantengan una adecuada estructura de liquidez, particularmente en lo concerniente a los retiros que en los términos previstos en la ley pueden efectuar los afiliados;
- Abonar diariamente a cada trabajador afiliado y a prorrata de sus aportes individuales, la parte que le corresponda en los rendimientos obtenidos por el respectivo portafolio;
- En caso de retiro definitivo o anticipado del fondo, entregar al trabajador afiliado las sumas abonadas en sus subcuentas de capitalización;
- Hacer efectivas dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la solicitud, las sumas abonadas en las subcuentas de capitalización que un trabajador cualquiera desee transferir a otro fondo de la misma naturaleza. En este caso, los documentos que le sirvan de soporte al traslado irán firmados por el trabajador, acompañados de fotocopia de su documento de identidad.
- Mantener sobre su propio patrimonio una adecuada estructura de liquidez para responder, si es del caso, por la rentabilidad mínima a que se refiere la ley;
- Responder con su propio patrimonio, directamente o a través de la reserva de estabilización de rendimientos que se constituirá como parte del mismo, por la rentabilidad mínima exigida por la ley;
- En caso de que la rentabilidad de los portafolios del fondo sea inferior a la rentabilidad mínima, cubrir la diferencia en un plazo no mayor a cinco (5) días comunes, afectando la reserva de estabilización de rendimientos o la parte restante de su patrimonio;
- Reintegrar al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras las sumas que éste haya cancelado para alcanzar la rentabilidad mínima del respectivo portafolio;
- Abstenerse de realizar cualquier operación que pueda dar lugar a conflictos de interés entre la sociedad administradora, o sus accionistas, aportantes de capital o administradores y el fondo de cesantía;
- Afiliarse al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras con el fin de que el fondo de cesantía cuente con la garantía de aquél, y cumplir con las obligaciones que se deriven de tal afiliación; y
- Suministrar al afiliado las informaciones de que trata el numeral 7) del presente literal.
11) Valoración de los portafolios de corto y largo plazo del fondo <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Cada uno de los portafolios del fondo de cesantía se expresará en unidades de igual monto y características, con sujeción a lo dispuesto en el numeral 2o del artículo 161 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. El valor de la cuota se determinará diariamente con sujeción a las normas que al efecto expida la Superintendencia Financiera de Colombia.
12) Rentabilidad mínima <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Las obligaciones que asume la sociedad administradora tienen el carácter de obligaciones de resultado, solo en cuanto se garantiza a los afiliados que la rentabilidad de cada uno de los portafolios del fondo en ningún caso será inferior a la tasa de rentabilidad mínima obligatoria calculada y divulgada por la Superintendencia Financiera de Colombia de conformidad con lo dispuesto por las normas legales vigentes.
Para tales efectos, la sociedad administradora responderá con su propio patrimonio, bien sea directamente o a través de la reserva de estabilización de rendimientos que se constituirá como parte del mismo en los términos y condiciones al efecto señalados en el decreto 721 de 1994 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o reformen.
<TÍTULO IV - CAPÍTULO TERCERO - Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía - CIRCULAR EXTERNA 044 DE 2006 - Página 9 - DICIEMBRE DE 2006>
13) Procedimiento para determinar la rentabilidad de los portafolios del fondo<Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 12) al cierre de cada mes, se establecerá la rentabilidad alcanzada por los portafolios. Para tal efecto se seguirá el procedimiento señalado en las disposiciones legales respectivas, al igual que las instrucciones que sobre el particular imparta la Superintendencia Financiera de Colombia.
14) Gastos de los portafolios del fondo. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Serán de cargo de cada portafolio, los gastos a que se refiere el subnumeral 2.2 siguiente del presente capítulo y demás normas que en el futuro la reformen, y que se imputen al mismo por la sociedad administradora.
15) Procedimiento de ingreso al fondo.
Tratándose de trabajadores particulares, la afiliación se producirá desde el momento en que el empleador consigne el valor liquidado por concepto de auxilio de cesantía en la cuenta de capitalización individual a nombre de cada trabajador en el fondo. En este evento, al comprobante de consignación se acompañará la respectiva liquidación detallada por cada trabajador, firmada tanto por el empleador como por cada uno de éstos, al igual que fotocopia de los correspondientes documentos de identificación de los afiliados, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.3 del presente capítulo. En todo caso, la afiliación se producirá desde la fecha de la consignación.
Las personas naturales no subordinadas o las que sean empleadores y laboren en su propia empresa quedarán afiliadas al fondo desde el momento en que efectúan la primera consignación. La sociedad administradora podrá verificar la autenticidad de los documentos presentados.
Para efectos del procedimiento de ingreso, se seguirán las instrucciones señaladas en el subnumeral 2.3 del presente capítulo en materia del contenido mínimo de los documentos que deben utilizarse para tal efecto.
<Inciso modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> La sociedad administradora llevará un registro de afiliados, que contendrá las unidades que posee cada afiliado, las pignoraciones sobre la cesantía, la fecha de ingreso al fondo y los retiros y consignaciones hechas en cada una de las subcuentas.
16) Retiro del fondo
El retiro del trabajador del fondo se producirá:
- Por muerte del afiliado;
- Por terminación del contrato de trabajo por cualquier causa
- Por voluntad propia, tratándose de afiliados independientes;
- Por traslado a otra sociedad administradora;
- Por sustitución patronal, cuando se den las circunstancias previstas en el numeral 4o. del artículo 69 del Código Sustantivo de Trabajo.
17) Procedimiento en caso de retiro: <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Terminado el contrato de trabajo por muerte del afiliado, la entrega de las sumas correspondientes se hará con sujeción al procedimiento establecido en el artículo 258 del Código Sustantivo de Trabajo y demás disposiciones legales sobre la materia.
Cuando la terminación del contrato de trabajo ocurra por cualquiera de las causales previstas en la ley laboral, distintas a la de la muerte del trabajador, bastará la solicitud del afiliado para el retiro total de las sumas de dinero abonadas en su cuenta, presentada en los términos y condiciones que señale la ley. En este caso, la sociedad administradora entregará al trabajador las sumas a su favor dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud.
En los tres últimos eventos previstos en el numeral anterior, para el retiro de las sumas de dinero abonadas en las subcuentas del afiliado bastará la solicitud de éste, presentada en los términos y condiciones que señale la ley.
Tratándose de retiros anticipados de las sumas abonadas en las subcuentas del afiliado como consecuencia de la liquidación y pago parcial de las cesantías con destino a la adquisición, construcción, mejora o liberación de bienes raíces destinados a la vivienda del afiliado, la sociedad administradora efectuará el giro correspondiente y descontará el anticipo del saldo que aquel posea, desde la fecha de la entrega efectiva, previa solicitud formulada por el afiliado y observancia de los requisitos y formalidades al efecto consagrados por la ley.
En el evento en que la solicitud de retiro anticipado la formule el afiliado para financiar los pagos por concepto de matrículas en instituciones de educación superior debidamente reconocidas por el estado, bien sean suyas o de su cónyuge, compañero o compañera permanente, o de sus hijos, la sociedad administradora efectuará el giro correspondiente directamente a la entidad educativa y descontará el anticipo del saldo que aquél posea en sus subcuentas, desde la fecha de la entrega efectiva, siempre que se cumplan los requisitos y formalidades consagrados por la ley.
18) Retención de cesantías.
En aquellos eventos en que el empleador esté autorizado para retener la cesantía, o abonar a gravámenes o préstamos su pago, la sociedad administradora efectuará la retención correspondiente o el pago, según el caso, previa solicitud presentada por aquél, acompañada de prueba que demuestre el cumplimiento de los requisitos señalados en la ley laboral sobre el particular.
19) Comisión de manejo. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Siempre que se supere la rentabilidad mínima a que se refiere el numeral 12) del presente literal, la sociedad administradora tendrá derecho a cobrar por la administración de los portafolios, la comisión que al efecto determine la misma sociedad, con sujeción a lo señalado al efecto por la Superintendencia Financiera de Colombia.
20) Contratos con entidades financieras. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> La sociedad administradora podrá celebrar contratos para la utilización de la red de oficinas de los bancos, corporaciones financieras, compañías de financiamiento comercial y organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero, como apoyo para la ejecución de sus negocios, en los casos y con sujeción a las condiciones señaladas en el numeral 2o. del artículo 158 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y en las normas que en el futuro lo modifiquen, adicionen o reformen.
21) Duración del fondo. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El fondo tendrá una duración igual a la de la sociedad administradora, sin perjuicio de que, previa autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia se produzca su disolución anticipada.
22) Disolución del fondo
Serán causales de disolución del fondo las siguientes:
- La expiración del plazo establecido para su duración; y
- La orden de autoridad competente debidamente ejecutoriada.
23) Modificaciones y adiciones. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Cualquier adición o modificación que se pretenda introducir al reglamento deberá ser previamente sometida a la aprobación de la Superintendencia Financiera de Colombia.
b. Régimen de aprobación individual:
<Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Los reglamentos que no reúnan los requisitos mínimos enunciados en al acápite anterior deberán obtener, de manera individual, la previa aprobación de la Superintendencia Financiera de Colombia.
Así mismo, cuando el reglamento contenga previsiones adicionales o que no se ajusten en su contenido, total o parcialmente, a las señaladas en el acápite anterior, deberán someterse a aprobación de la Superintendencia Financiera de Colombia pero únicamente con respecto a tales previsiones.
Para estos efectos, las sociedades administradoras indicarán en la solicitud respectiva las previsiones del reglamento materia de la aprobación correspondiente, acompañando copia íntegra del reglamento y copia auténtica del acta de la junta directiva o del órgano social competente en la cual conste su adopción.
c. Información a la Superintendencia Financiera de Colombia: <Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha en que el fondo de cesantía vaya a entrar en operación, la sociedad administradora informará por escrito a la Superintendencia Financiera de Colombia acerca de la adopción del respectivo reglamento de administración, acompañando copia del mismo y del acta de la junta directiva, o del órgano social competente, en la cual conste su correspondiente aprobación.
2.2 RÉGIMEN DE GASTOS ADMISIBLES PARA LOS PORTAFOLIOS DE CORTO Y LARGO PLAZO DEL FONDO DE CESANTÍAS. <Título e inciso 1o. modificados por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Con cargo a cada uno de los portafolios del fondo de cesantía se sufragarán exclusivamente los siguientes gastos, de lo cual deberá quedar expresa constancia en el reglamento de administración del mismo:
a. <Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Los honorarios y gastos en que haya de incurrirse para la defensa de los intereses del portafolio, cuando las circunstancias así lo exijan;
b) <Literal modificado por la Circular 55 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los correspondientes al pago de comisiones por la utilización de comisionistas de bolsa y corredores de valores especializados en TES (CVTES), así como los gastos en que incurran en la negociación de las inversiones a través de sistemas de negociación de valores aprobados por la Superintendencia Financiera de Colombia o en el mercado mostrador registradas en un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado por la Superintendencia Financiera de Colombia, incluidos los correspondientes al acceso a tales sistemas.
c. El valor de la garantía que otorgue el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras;
d. Los intereses y demás rendimientos financieros que deban cancelarse por razón de operaciones "repo" u otras operaciones de crédito que se encuentren autorizadas, así como la prima por amortizar que deba cancelarse en la adquisición de títulos que conforman el portafolio;
e. La pérdida en venta de inversiones, la pérdida en venta de bienes recibidos en pago y los demás gastos de índole similar que se autoricen con carácter general por la Superintendencia, y
f. <Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> La comisión de manejo en favor de la sociedad administradora, en la forma establecida por la Superintendencia Financiera, que se causará siempre y cuando se supere la rentabilidad mínima a que se refiere las disposiciones legales.
g. <Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Los gastos en que haya de incurrirse para la constitución de las garantías que deban otorgarse para hacer posible la participación de la administradora con recursos de los portafolios del fondo en los procesos de privatización a que se refiere la ley 226 de 1995.
h) <Literal adicionado por la Circular 55 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los gastos en que haya de incurrirse en la realización de operaciones a través de las cámaras de riesgo central de contraparte.
i) <Literal adicionado por la Circular 55 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los gastos de compensación y liquidación provenientes de la negociación de inversiones.
j) <Literal adicionado por la Circular 55 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los gastos derivados del registro de valores y los del Depósito Centralizado de Valores que se generen en la realización de operaciones repo, transferencia temporal de valores (TTV´s) y simultáneas.
a. Consignación del auxilio de cesantías y afiliación de trabajadores
Con el objeto de recibir de los empleadores la consignación de los dineros correspondientes a la liquidación del auxilio de cesantía de sus trabajadores, las administradoras están en obligación de exigir a los empleadores que tal consignación la efectúen diligenciando un “formato de consignación” que será suministrado por ellas, el cual deberá contener, al menos, la siguiente información:
1) Ciudad, fecha y oficina en la cual se realiza la consignación.
2) Nombre o razón social de la empresa que efectúa la consignación y su nit o el nombre del empleador y su documento de identificación si es persona natural.
3) La dirección y el teléfono del empleador.
4) El número de trabajadores respecto de los cuales se realiza la consignación de cesantías.
5) El valor total de la consignación, especificando el valor en cheques y en efectivo; de los cheques, se deberá indicar el código del banco y el número del cheque.
Los formatos de consignación deberán estar acompañados de una relación de los trabajadores cuyo auxilio de cesantía se consigna, firmada por cada uno de ellos, en la que se indique respecto de cada trabajador, como mínimo, los siguientes datos:
6) El nombre y documento de identidad del trabajador
7) La dirección de la residencia y el número del teléfono
8) El nombre del empleador, la dirección y el teléfono
9) El valor de la cesantía que se consigna, con su liquidación detallada, es decir fecha de ingreso del trabajador (aaaa/mm/dd), período de liquidación (aaaa), número de días base de liquidación y salario base de liquidación.
10) El valor de la sanción por mora en la consignación de las cesantías.
<TÍTULO IV - CAPÍTULO TERCERO - Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía - CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 - Página 12 - Junio DE 2007>
Adicionalmente, en las proformas de consignación deberá indicarse si el trabajador cuyo auxilio de cesantía se consigna se encuentra cobijado por el régimen especial a que hace referencia el numeral 2° del artículo 98 de la ley 50 de 1990 o si, por el contrario, ha decidido acogerse voluntariamente a dicho régimen, de conformidad con lo previsto en el parágrafo del mismo artículo.
Las sociedades administradoras comunicarán mensualmente a la Superintendencia Bancaria, como anexo a los estados financieros de los fondos administrados, el número de afiliados a los mismos, indicando cuántos de ellos se han acogido voluntariamente al nuevo sistema de cesantías.
Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía quedan autorizadas para recibir la anterior información por cualquier medio magnético, sin perjuicio de cumplir con la obligación que les asiste de exigir de los respectivos empleadores la remisión inmediata de la relación de trabajadores cuyo auxilio de cesantía se consigna, firmada por cada uno de ellos y acompañada de fotocopia del documento de identidad de cada trabajador.
No obstante lo anterior, se hace necesario aclarar que la firma del trabajador en la relación que debe acompañar la correspondiente consignación no se requerirá cuando sea el empleador quien escoja el respectivo fondo de cesantía, ante el silencio de aquél sobre el particular.
El valor total de la consignación que aparezca en el “formato de consignación” deberá coincidir con el que dé como resultado de la sumatoria de todos los valores expresados en la relación de los trabajadores, a que se refiere el segundo párrafo del presente literal.
Así mismo, al “formato de consignación” deberá anexarse fotocopia del documento de identidad de cada trabajador.
No sobra advertir que, teniendo en cuenta que la ley no prescribe ninguna formalidad especial, se entenderá que la afiliación de los trabajadores al fondo de cesantía se producirá con la sola consignación que de sus cesantías realice el empleador. En consecuencia, no se requerirá diligenciar, adicionalmente, formularios o solicitudes de afiliación
b. Plazo para consignación
<Inciso modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El numeral tercero del artículo 99 de la Ley 50 de 1990, en concordancia con el numeral 4o del artículo 164 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, establece como plazo para realizar, por parte del empleador, la consignación del valor liquidado anualmente por concepto de auxilio de cesantía hasta “antes del 15 de febrero del año siguiente”. Por lo tanto, este Despacho estima que las consignaciones que se realicen hasta la media noche del día 14 de febrero deben entenderse efectuadas dentro de dicho plazo legal. En el evento en que el día 14 de febrero corresponda a un día no hábil, el plazo se extenderá hasta la media noche del día hábil siguiente.
Sin embargo, resulta pertinente advertir que, para los exclusivos efectos de calcular la rentabilidad, las consignaciones que se lleven a cabo por fuera de los horarios básicos de prestación de servicio al público, es decir, dentro de los horarios adicionales o extendidos, se tendrán por efectuadas el día bancario hábil siguiente a aquel en que se realicen.
c. Afiliación de personas independientes
Para la afiliación al fondo de cesantías de personas independientes, las administradoras les harán diligenciar, previamente al recibo de sus cotizaciones, un “formato de afiliación” en el cual se exprese:
1) Datos personales: Nombre completo, documento de identidad, dirección residencia, número de teléfono, y
2) Datos sobre su actividad económica u ocupación: descripción de la actividad o del oficio u ocupación que realiza personal y directamente; si es empleador y labora en su propia empresa, se deberá indicar el nombre o razón social, el nit, la dirección y el teléfono.
Este formato deberá estar firmado por la persona que se afilia, quien lo presentará acompañado de una copia de su declaración de renta del año inmediatamente anterior, debidamente presentada ante la Dirección Administrativa de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, así como de fotocopia de su documento de identidad. En el evento en que el solicitante no adjunte la declaración de renta, por no estar obligado a ella de acuerdo con la ley tributaria, el monto total de sus cotizaciones voluntarias no podrá ser superior, en ningún tiempo, a la cuantía que corresponda a la máxima de ingresos admisible para no estar obligado a presentar declaración de renta.
d. Traslado a otra administradora
La administradora que solicite el traslado de un trabajador afiliado o de un afiliado independiente debe diligenciar un “formulario de traslado”, suscrito por el afiliado, copia del cual debe remitir a la anterior administradora, junto con una fotocopia simple del documento de identidad de éste.
La anterior administradora deberá trasladar el valor de las unidades del trabajador afiliado o del afiliado independiente a la nueva administradora, anexando la información correspondiente al respectivo traslado, para lo cual podrá utilizar un formato en medio magnético.
<TÍTULO IV - CAPÍTULO TERCERO - Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías - CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2005 - Página 13 - Mayo DE 2007>
Si se trata del traslado de un trabajador afiliado, dicho formato contendrá, por lo menos lo siguiente:
1) El nombre de la administradora que realiza el traslado.
2) El nombre de la administradora que recibe los valores objeto del traslado.
3). <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El valor trasladado en moneda legal colombiana, especificando la fecha de la liquidación del traslado, el número de unidades trasladadas por cada una de las subcuentas y el valor de las unidades a dicha fecha, así como la última fecha de selección o modificación de perfil de administración realizado por el afiliado.
4) La información personal del afiliado: nombre, documento de identidad, dirección de su residencia y teléfono.
5) La información laboral del afiliado: nombre o razón social del empleador, nit o documento de identificación, dirección y teléfono.
Si el traslado es de un afiliado independiente se podrá utilizar otro formato que contenga, además de la información señalada anteriormente en los numerales 1), 2), 3) y 4), la siguiente:
- Los datos sobre su actividad económica u ocupación: descripción de su actividad o del oficio u ocupación que realiza personal y directamente. Si es empleador y labora en su propia empresa, se deberá indicar el nombre o razón social de ésta, el Nit, la dirección y el teléfono.
A este formato deberán adjuntarse, no solamente los documentos mencionados al comienzo de este acápite, sino también, la copia de la declaración de renta del afiliado correspondiente al año inmediatamente anterior, debidamente presentada ante la Dirección Administrativa de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. En caso de que el afiliado no acompañe la declaración de renta por no estar obligado a presentarla conforme la ley tributaria, el monto total de las cotizaciones voluntarias no podrá exceder, en ningún tiempo, la cuantía que corresponda a la máxima de ingresos admisible para que no exista dicha obligación.
Por último, cabe observar que la administradora que realice el traslado estará en la obligación de comunicarle inmediatamente por escrito al afiliado los datos relacionados con el traslado.
e. Remisión de extractos a los afiliados a los fondos de cesantías
De conformidad con lo dispuesto en el literal b) del artículo 31 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y el subnumeral 10) del literal a. del numeral 2.1 del presente Capítulo, las sociedades administradoras de fondos cesantías están en la obligación de remitir periódicamente a sus afiliados extractos de sus cuentas individuales, de acuerdo con las siguientes instrucciones:
1) Periodicidad y plazo para el envío de extractos a los afiliados
Las sociedades administradoras deberán remitir a sus afiliados, por lo menos semestralmente, los extractos de sus cuentas individuales.
Como quiera que esta obligación involucra a todos los afiliados del fondo de cesantías, es deber de las sociedades administradoras enviar los extractos a que se refiere este literal, a quienes en cualquier momento, durante el periodo del extracto, hayan tenido el carácter de afiliados.
<Inciso modificado por la Circular 11 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Con los extractos con corte al 30 de septiembre, se deberá remitir la información completa sobre los derechos y obligaciones de los afiliados al fondo y los efectos que se derivan de la selección entre los Portafolios de inversión de Corto Plazo y Largo Plazo de los aportes y/o recursos de los fondos de cesantías.
<TÍTULO IV - CAPÍTULO TERCERO - Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías - CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 - Página 14 - Junio de 2007>
2) Contenido mínimo de los extractos y uso obligatorio del formato único
Los extractos deberán informar como mínimo lo siguiente, de conformidad con el formato único establecido por la Superintendencia Financiera, anexo a la presente Circular:
- Saldos inicial y final del periodo
- Valor y fecha de consignación del auxilio de cesantías
- Traslados desde y hacia el fondo de cesantía
- Retiros parciales de cesantías
- Retiros definitivos de cesantía
- Comisión cobrada por retiros parciales
- Porcentajes de comisión por administración
- Rendimientos abonados durante el período, y
- <Viñeta modificada por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Rentabilidad de los portafolios del fondo y de las subcuentas individuales.
3) Medio y dirección a la cual deberán remitirse los extractos periódicos
Los extractos deben remitirse por correo físico a la dirección que el afiliado haya indicado expresamente para el recibo de correspondencia.
La utilización de medios distintos para el envío de los extractos a los afiliados deberá quedar consignada en el reglamento del fondo de cesantías y sólo podrá darse respecto de los afiliados que lo consientan de manera expresa.
<TÍTULO IV - CAPÍTULO TERCERO - Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías - CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 - Página 14 - Junio de 2007>
La Superintendencia Financiera evaluará la idoneidad y seguridad del medio para el envío de los extractos al momento de autorizar su inclusión en el reglamento del fondo de cesantías.
f. Valoración subcuentas individuales. <Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía tienen por objeto exclusivo la administración y manejo de los fondos de cesantía que se constituyan con arreglo a lo previsto en el artículo 99 de la Ley 50 de 1990, cuyos recursos deben ser invertidos en los términos y condiciones establecidos por las disposiciones legales, con el propósito de que la rentabilidad que produzcan sea como mínimo la tasa de rentabilidad mínima obligatoria calculada y divulgada por la Superintendencia Financiera de Colombia.
Para el efecto, se ha dispuesto que el valor de cada uno de los portafolios de corto y largo plazo del fondo de cesantía se determine en forma diaria de conformidad con el procedimiento establecido por esta Superintendencia y se exprese en unidades de igual monto y características, donde las unidades miden el valor de los aportes de los afiliados y su mayor valor represente los rendimientos que se han obtenido en el período respectivo, como consecuencia de la gestión adelantada por la administradora. Así las cosas, el incremento del valor de la unidad debe originarse exclusivamente en los rendimientos financieros propios del portafolio de inversión que defina la sociedad dentro del marco señalado por la ley, sin la injerencia de factores extraños que afecten la transparencia de su manejo y que atenten contra los principios inspiradores de una sana competencia entre las administradoras.
En consecuencia, cuando una sociedad administradora estime procedente efectuar aportes con sus propios recursos a los portafolios administrados deberá efectuarlos de forma tal que los mismos no alteren la rentabilidad de los portafolios, ni, por consiguiente, el valor de la unidad, pues las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía no pueden sustraerse a su obligación legal de administrar e invertir los recursos de los portafolios de corto y largo plazo del fondo en valores de adecuada rentabilidad, seguridad y liquidez, con el propósito de obtener la rentabilidad mínima exigida, utilizando el expediente de trasladar dinero al portafolio que administran.
En conclusión, y teniendo en cuenta que no existe disposición jurídica alguna que prohíba a las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía realizar los citados aportes patrimoniales, esta Superintendencia les manifiesta que, para que resulten procedentes desde el punto de vista de las normas que regulan su actividad, las donaciones de dinero a los portafolios administrados, previo el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes, deben tratarse como una consignación y abonarse como unidades en las cuentas individuales a nombre de los afiliados.
En otros términos, el incremento en el valor de la unidad en que se encuentran representados los aportes de los afiliados debe originarse exclusivamente en los rendimientos financieros propios del portafolio de inversión que defina la sociedad dentro del marco señalado por la ley, sin la injerencia de factores extraños que afecten la transparencia de su manejo y que atenten contra los principios inspiradores de una sana competencia entre las administradoras. Por lo tanto, los aportes que reciban los portafolios administrados, tanto de la misma sociedad administradora como de cualquier persona natural o jurídica, deberán tratarse siguiendo los parámetros anteriormente establecidos.
<TÍTULO IV - CAPÍTULO TERCERO - Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías - CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 - Página 14 - Junio de 2007>
2.4. CESIÓN DE FONDOS DE CESANTÍA.
Con el fin de garantizar que la cesión de los Fondos de Cesantía se efectúe con sujeción a la ley, en defensa de los intereses de los afiliados al mismo, esta Superintendencia considera indispensable impartir las siguientes instrucciones:
a. Cierre
<Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía que, de conformidad con lo previsto en el artículo 167 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero cedan el Fondo de Cesantías por ellas administrado deberán efectuar un corte de ejercicio en la fecha inmediatamente anterior a aquella en que se produzca la cesión, siguiendo para el efecto el procedimiento de cierre mensual establecido por la Superintendencia Financiera de Colombia.
b. Identificación
<Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Al momento de la cesión de un Fondo de Cesantías, la sociedad cedente deberá entregar a la sociedad cesionaria la relación de los afiliados al Fondo, con indicación de su participación en los portafolios de corto y largo plazo, expresada en pesos y unidades.
c. Garantía de rentabilidad mínima
<Inciso modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> La sociedad cedente de un fondo de cesantía deberá garantizar la rentabilidad mínima acumulada exigida por la ley para cada uno de los portafolios administrados, con corte a la fecha en que se efectúe la cesión del fondo. Para el efecto, la Superintendencia Financiera de Colombia informará la rentabilidad mínima a las sociedades cedente y cesionaria, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la cesión del fondo.
Suministrada dicha información, la entidad cedente dispondrá de un plazo de cinco (5) días comunes para cancelar la suma necesaria para alcanzar la rentabilidad mínima exigida.
Esta suma se cancelará, en primer lugar, con cargo a la comisión de manejo causada hasta el día del cierre a favor de la administradora cedente.
<Inciso modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando la comisión de manejo causada sea insuficiente para alcanzar la rentabilidad mínima exigida, la diferencia será entregada en efectivo a los portafolios del fondo cesionario, para su abono en las cuentas de capitalización individual de quienes al momento de la cesión se encontraban afiliados a los portafolios del fondo cedido. Dicho abono se efectuará en unidades.
En caso de fusión de la entidad cedente, o cuando la totalidad de sus acciones en circulación hayan sido adquiridas por otra entidad o sus pasivos hayan sido cedidos, la obligación de garantizar la rentabilidad mínima se extenderá a la entidad absorbente o a la nueva sociedad resultante de la fusión, así como a la adquirente de las acciones o de los pasivos, según sea el caso.
d. Procedimiento a realizar en el fondo cesionario
<Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El día de la cesión, el fondo de cesantía cedido se incorporará al administrado por la sociedad cesionaria, la cual efectuará la reliquidación de todas las cuentas del fondo cedido, con base en el valor de las unidades de los portafolios del fondo de cesantías por ella administrado vigente para el día de la cesión.
e. Información a la Superintendencia Financiera de Colombia <Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>
Copia de todos los documentos en que consten la cesión y los términos en que ésta se ha pactado deberá remitirse a la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha en que ella se produzca.
2.6. ÍNDICE REPRESENTATIVO DEL MERCADO ACCIONARIO DEL EXTERIOR.
<Inciso modificado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Para los efectos de lo dispuesto en el numeral ii), literal b), artículo 2.6.9.1.2 del Decreto 2555 de 2010, el índice representativo del mercado accionario del exterior que se debe tomar en cuenta para el cálculo de la rentabilidad mínima de los fondos de cesantías es el índice Standard & Poor's 500.
2.7. INFORMACIÓN SOBRE LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS AFILIADOS Y EFECTOS DE LA SELECCIÓN O MODIFICACIÓN DE PERFIL DE ADMINISTRACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 11 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> El reglamento del fondo de cesantías administrado, en el cual se incluye la información completa de los derechos y obligaciones de los afiliados, deberá estar a disposición de los mismos para consulta permanente a través de la página de Internet de la respectiva sociedad administradora. En todo caso, las sociedades administradoras deberán suministrar de manera física o electrónica el referido reglamento a los afiliados que expresamente lo soliciten, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a tal requerimiento.
Así mismo, deberán publicar por lo menos una vez al año en un diario de amplia circulación nacional, información general sobre los derechos y obligaciones de los afiliados al fondo y los efectos que se derivan de la selección entre los diferentes portafolios de inversión de los aportes y/o recursos de los fondos de cesantía. Especialmente se deberá informar a los afiliados que, si bien tanto en el Portafolio de Corto Plazo como en el de Largo Plazo es posible que se produzcan pérdidas en el capital o en los rendimientos, el Portafolio de Corto Plazo está orientado a los afiliados que tienen proyectado retirar sus cesantías en el corto plazo; su objetivo es mitigar el riesgo de pérdida en los retiros a efectuar en el corto plazo mediante inversiones en las que se tiene la expectativa de menor riesgo y menor rentabilidad que la de un Portafolio de Largo Plazo, en tanto que el Portafolio de Largo Plazo está orientado a los afiliados que no tienen proyectado retirar sus cesantías en el corto plazo, constituido por inversiones de mayor plazo y con una expectativa de mayor riesgo y mejor rentabilidad.
La mencionada publicación tendrá por finalidad ofrecer a los afiliados mayores elementos de juicio para que puedan adoptar decisiones informadas sobre la forma más adecuada de invertir sus aportes y/o recursos. Para el año 2010 deberá efectuarse la publicación en el mes de junio y para los años subsiguientes en el mes de enero. La publicación podrá realizarse individualmente por cada administradora o a través de la entidad que las agremie.
Además de la publicación de avisos en diarios de amplia circulación nacional y la remisión de extractos, se consideran válidas las informaciones que sobre los aspectos mencionados se entreguen a los afiliados por cualquier medio o que se incluyan en las páginas de Internet de las administradoras.
2.8. DEFINICIÓN O MODIFICACIÓN DEL PERFIL DE ADMINISTRACIÓN DE APORTES Y/O RECURSOS A LOS FONDOS DE CESANTÍAS. <Numeral adicionado por la Circular 11 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las Sociedades Administradoras de Fondos de Cesantías deberán poner a disposición de sus afiliados medios verificables a través de los cuales definan y modifiquen el perfil de administración de los aportes y/o recursos en los fondos de cesantías entre los portafolios de Corto Plazo y Largo Plazo, ya sea por medio de formatos impresos en los que conste la firma y aceptación del afiliado o a través del canal de distribución de servicios financieros de Internet.
Para efectos de la utilización del canal de servicios de Internet, será necesario que la respectiva Sociedad Administradora de Fondos de Cesantías obtenga la no objeción previa de la Superintendencia Financiera de Colombia, para lo cual deberá:
- Establecer los criterios de segmentación de sus afiliados con el propósito de determinar a cuáles de ellos les permitirá el uso de dicho canal para la selección del perfil de administración de los recursos de cesantías.
- Contar, a través del canal de servicios de Internet, con un sistema de información que explique de manera amplia y suficiente a los afiliados las características de los portafolios de Corto y Largo Plazo elegibles, los efectos de la selección o modificación del perfil de administración y los tiempos para el traslado de recursos entre uno y otro portafolio. Así mismo, deberá advertir a los afiliados acerca de la importancia de haber entendido la información suministrada y que en caso de dudas deberán acceder a los medios que disponga la administradora para su aclaración.
Dicho sistema deberá asegurar que la información se suministre de manera previa y obligatoria a la selección o modificación del perfil y dejar evidencia de su aceptación por parte del afiliado.
- Acreditar que el canal de servicios de Internet cuenta con los mecanismos y las medidas de seguridad necesarios para establecer en todo momento que es el afiliado quien manifiesta de manera expresa y libre su selección de perfil de administración.
Establecer mecanismos que le permitan informar a los afiliados la selección efectuada, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la decisión.
2.9. REGLAS Y REQUISITOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL MECANISMO DE REGISTRO DE OPERACIONES CON LOS RECURSOS DE LOS TIPOS DE FONDOS DE PENSIONES OBLIGATORIAS Y LOS PORTAFOLIOS DE LOS FONDOS DE CESANTÍA. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía deberán implementar un mecanismo que permita identificar de manera completa, clara y suficiente cada operación y el tipo de fondo o portafolio para el cual se efectúa la misma. Para el efecto, deberán tener en cuenta lo siguiente:
2.9.1 Tratándose de operaciones que se realicen a través de un intermediario de valores o de cualquier tercero autorizado, las instrucciones que para el efecto imparta la administradora deberá realizarlas a través de un medio verificable de conformidad con lo establecido en el literal f, numeral 1, Capítulo Tercero del Título IX de esta circular, asegurándose que en dichas instrucciones se indique el tipo de fondo o portafolio para el cual se está solicitando la operación.
2.9.2 Tratándose de operaciones que realicen directamente las AFP a través de sistemas de negociación de valores, el mecanismo de registro será la identificación del tipo de fondo o portafolio para el cual se realizó la operación al momento de la complementación de la respectiva operación, la cual deberá realizarse a más tardar dentro de los treinta (30) minutos siguientes a su celebración.
2.9.3 Cuando las operaciones se realicen en el mercado mostrador ('Over the Counter' - OTC), las AFP deberán asegurarse de que en el medio verificable a que se refiere el literal f, numeral 1, Capítulo Tercero del Título IX de esta circular quede constancia del tipo de fondo o portafolio para el cual se celebró la respectiva operación. Este fondo o portafolio será el beneficiario de la operación para efectos de lo dispuesto en el subnumeral viii) del subnumeral 2.8 de dicho capítulo.
Para el caso de las operaciones que se realicen en el mercado mostrador sobre valores diferentes a los establecidos en el subnumeral 2.1, capítulo tercero del título IX de la Circular Básica Jurídica o a las excepciones allí contenidas, será necesario que las AFP implementen un sistema de registro de dichas operaciones que garantice la identificación de manera completa, clara y suficiente del tipo de fondo o portafolio para el cual se realizó la operación. Dicho registro deberá efectuarse a más tardar dentro de los quince (15) minutos siguientes al cierre de la operación y deberá contener como mínimo la siguiente información:
a. Número de registro de la operación. El sistema debe generar un número consecutivo que se asigna a cada operación.
b. Fecha y hora (HH:MM:SS) en que se registra la operación, información que debe ser generada automáticamente por el sistema.
c. Usuario que registra la información, lo cual debe ser generado automáticamente por el sistema.
d. Nombre de la contraparte en la operación.
e. Tipo de operación: compra o venta.
f. Tipo de fondo o portafolio para el cual se efectuó la operación.
g. Características de la especie que permita su identificación plena, tales como ISIN o Nemotécnico.
h. Monto nominal sobre el cual se realiza la operación.
i. Valor de compra o de venta en moneda o unidad original.
j. Valor de compra o venta en pesos.
k. Fecha de cumplimiento de la operación.
2.9.4 Seguridades del sistema de registro de operaciones de que trata el subnumeral 2.9.3.
a. La aplicación del sistema debe permitir la autenticación que asegure la identificación de manera única de todos los usuarios que ingresen. Así como controlar el acceso a la información mediante roles, perfiles o funciones por tipo de usuario.
b. No se debe permitir la modificación de la información por fuera de la aplicación.
c. Debe llevar una traza de auditoría, que contenga las acciones realizadas por los usuarios.
d. El sistema deberá tener un esquema de contingencia, el cual debe estar en disponibilidad para garantizar su funcionamiento.
e. La aplicación debe tener respaldo diario de datos completamente automático y continuo, el cual debe estar incluido en los procedimientos de toma de copias de seguridad para servidores centrales.
2.9.5 Los efectos y/o resultados de las operaciones realizadas no podrán afectar a un tipo de fondo o portafolio distinto al indicado en los mecanismos de operaciones descritos en los subnumerales 2.9.1., 2.9.2. y 2.9.3.
3. POLÍTICAS DE INVERSIÓN, ASIGNACIÓN ESTRATÉGICA DE ACTIVOS Y FUNCIONES DE LOS COMITÉS DE RIESGOS E INVERSIONES. <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Corresponde a la junta directiva de las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías (en adelante AFP), aprobar la política de inversión para cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y para cada uno de los portafolios del fondo de cesantía administrados, de acuerdo con el objetivo de cada uno de ellos. Así mismo, se encuentra a cargo de las referidas juntas directivas aprobar la Asignación Estratégica de Activos para cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y para el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía, de acuerdo con su respectiva política de inversión.
Para tal fin, en el presente capítulo, se establece el contenido mínimo de las citadas políticas de inversión y la asignación estratégica de activos, así como los requisitos mínimos para la conformación y funcionamiento de los comités de riesgos y de inversiones con los que deben contar las AFP, las responsabilidades de dichos comités y la forma como deberán documentarse las decisiones que adopten.
3.1 POLÍTICAS DE INVERSIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
3.1.1 CONTENIDO MÍNIMO. <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las políticas de inversión a divulgar a los afiliados y al público en general, para cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y para cada portafolio del fondo de cesantía deberán contener como mínimo la siguiente información:
a. Objetivos de cada uno de los tipos de fondos de pensiones y de los portafolios del fondo de cesantía, teniendo en cuenta su perfil de riesgo y su horizonte de inversión.
b. Estructura organizacional para la gestión de inversiones y administración de sus riesgos (áreas que participan con sus principales funciones y facultades, entre otros).
c. Criterios generales para la selección de las inversiones para cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía, tales como:
i Condiciones que deben cumplir los títulos y/o valores y los emisores (nacionales y del exterior), tales como: calificación de riesgo crediticio, estándares de gobierno corporativo, área geográfica, sector económico y condiciones de los activos subyacentes de las carteras colectivas, fondos de inversión u otros esquemas de inversión colectiva.
ii Condiciones que deben cumplir las carteras colectivas, fondos de inversión u otros esquemas de inversión colectiva incluyendo las relativas a comisiones y devolución de las mismas.
iii Mercados en los cuales la administradora realizará las negociaciones de inversiones.
d. Criterios generales para la realización de las operaciones con derivados, tales como:
i Objetivos (cobertura y/o de inversión).
ii Mercados en los cuales la administradora realizará estas operaciones.
iii Subyacentes autorizados.
iv Políticas de administración de colaterales y negociación de acuerdos marco o contratos asociados.
e. Políticas generales de la administradora en cuanto a la realización de:
i Operaciones repo activos.
ii Operaciones repo pasivos.
iii Operaciones simultáneas activas.
iv Operaciones simultáneas pasivas.
v Transferencia temporal de valores.
f. Criterios adoptados para la selección de contrapartes en:
i La negociación de títulos y/o valores.
ii La negociación de instrumentos derivados.
iii La negociación de repos, simultáneas y de transferencia temporal de valores.
g. Procedimiento a seguir en el evento en que se presenten excesos o defectos en los límites de inversión, tanto internos como legales.
h. Procedimiento para evaluar el desempeño en la gestión de las inversiones, en donde se indique por lo menos:
i Descripción de los indicadores a utilizar.
ii Periodicidad de evaluación.
iii Órgano o áreas encargadas de hacer seguimiento a dicha evaluación.
iv Órganos o áreas receptores de las evaluaciones.
i. Condiciones profesionales exigidas al personal interno o externo relacionadas con el área de inversiones.
j. Principales límites internos de inversión por clase de activos y operaciones de derivados, en donde se indique por lo menos:
i Límites en títulos participativos nacionales y del exterior.
ii Límites en títulos de deuda pública.
iii Límites en títulos de deuda privada emisores nacionales.
iv Límites en títulos de deuda emitidos por emisores del exterior.
v Límites en depósitos a la vista.
vi Límites en fondos de capital privado nacionales o del exterior.
vii Límites en productos estructurados.
viii Límites en operaciones de derivados de inversión y/o de cobertura.
k. Políticas en la administración o gestión de riesgos:
i Descripción general de los riesgos a los cuales se encuentran expuestos los diferentes tipos de fondos de pensiones obligatorias y los portafolios del fondo de cesantía, de acuerdo con las características de cada uno de ellos.
ii Mecanismos de identificación, medición, control y monitoreo de cada uno de los riesgos a los que se encuentran expuestos los tipos de fondos de pensiones obligatorias y los portafolios del fondo de cesantía, en donde se indique por lo menos:
- Métodos de medición y control.
- Mecanismos de monitoreo.
- Periodicidad de control.
- Órganos receptores de los resultados de medición y control.
- Procedimientos a seguir en el evento en que se presente un
exceso en la exposición a determinado riesgo.
l. Gestión de los potenciales conflictos de interés en el proceso de selección y negociación de inversiones, en donde se indique por lo menos:
i Definición e identificación de situaciones generales que pueden generar conflictos de interés.
ii Procedimientos para identificar y administrar cualquier operación que pueda dar lugar a conflictos de interés.
iii Políticas adoptadas por la administradora para la negociación de títulos o valores admisibles cuyo emisor, garante, originador o propietario sea un vinculado a la administradora.
iv. <Ordinal adicionado por la Circular 24 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Políticas adoptadas por la administradora en materia de celebración de contratos de depósitos a la vista en vinculados en los términos del artículo 2.6.12.1.15 del Decreto 2555 de 2010, las cuales deberán garantizar como mínimo que, en forma previa a la celebración del contrato, conste por escrito el análisis realizado, el cual debe referirse, por lo menos, a los siguientes aspectos: las condiciones de mercado, la remuneración de los depósitos, los niveles de liquidez y estabilidad financiera de las entidades con las que pretendan celebrar el contrato respectivo. En todo caso, las entidades vinculadas con las cuales se celebre el correspondiente contrato, deberán ser evaluadas con los mismos criterios y rigor que se evalúan todas las contrapartes de los fondos administrados, buscando siempre la mejor alternativa para los recursos de los afiliados.
Las políticas señaladas en este numeral deberán revisarse por lo menos anualmente.
m. Descripción del proceso mediante el cual las funciones de control de la administradora velan por la efectividad, eficiencia, transparencia y cumplimiento de las normas legales relacionadas con la negociación de las inversiones.
3.1.2 MECANISMOS DE DIFUSIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las AFP deberán divulgar la política de inversión de cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía a través de su página de internet, en una ubicación de fácil acceso y con un link directo a dichas políticas, con el fin de que los afiliados y el público en general puedan tomar decisiones informadas.
En el evento en que existan condiciones comunes y homogéneas para todos los tipos de fondos de pensiones obligatorias y portafolios del fondo de cesantía, podrá establecerse y difundirse una política general para todos ellos.
Con quince (15) días hábiles de antelación a la citada divulgación, las AFP deberán remitir a la SFC copia de las políticas de inversión que publicarán en su página web, así como de cualquier modificación que realice a las mismas, junto con el acta mediante la cual la junta directiva las apruebe. La primera publicación en la página web deberá realizarse a más tardar el 30 de marzo de 2012.
En las notas a los estados financieros la administradora deberá informar sobre la existencia de las políticas de inversión de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía, y los medios a través de los cuales se podrá acceder a ellas.
Las sociedades administradoras podrán disponer de otros mecanismos de difusión de las políticas de inversión, distintos a los señalados anteriormente.
3.2 COMITÉ DE RIESGOS Y COMITÉ DE INVERSIONES. <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las AFP deberán implementar o ajustar su comité de riesgos y su comité de inversiones a los requisitos mínimos señalados en el presente capítulo, sin perjuicio de lo establecido en el sistema de control interno a que se refiere el Capítulo Noveno del Título I de la Circular Básica Jurídica, y de las disposiciones que en materia de administración de riesgos se establecen en la Circular Básica Financiera y Contable y en la Circular Básica Jurídica de la SFC.
3.2.1 CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO. <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
El comité de riesgos y el comité de inversiones de las AFP deberán conformarse cada uno con por lo menos cinco (5) miembros, siempre que corresponda a un número impar, designados por la junta directiva, que acrediten conocimiento y experiencia en las respectivas materias.
Dichos requisitos serán determinados y evaluados por la junta directiva de forma previa a la designación de los miembros de los comités. En todo caso, cada comité deberá contar con por lo menos un (1) miembro de la junta directiva. Tratándose del comité de riesgos, para la toma de decisiones deberá contarse con el voto favorable de por lo menos un miembro que no se encuentre vinculado laboralmente a la respectiva AFP.
Los comités sesionarán de manera ordinaria por lo menos una vez dentro del respectivo mes calendario, elaborando por cada una de las sesiones su respectiva acta, en donde se evidencien los temas tratados y las decisiones tomadas.
Para la conformación de los comités se debe garantizar independencia y segregación de roles de acuerdo con la estructura organizacional de la AFP. Los citados comités deberán velar porque se de cumplimiento a las políticas de inversión aprobadas por la junta directiva.
3.2.2 FUNCIONES DEL COMITÉ DE RIESGOS. <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Este comité tiene bajo su responsabilidad analizar, evaluar y decidir sobre la administración de los riesgos inherentes a la actividad de inversión, tales como riesgo de mercado, de liquidez, de contraparte, de crédito, de lavado de activos y operativo. Para el efecto, dicho comité tendrá las siguientes funciones:
a. Proponer a la junta directiva, para su respectiva aprobación, las políticas de la entidad en la administración o gestión de riesgos.
b. Evaluar y hacer seguimiento a los informes presentados por el middle office sobre el cumplimiento de las políticas de administración o gestión de riesgos y presentar ante la junta directiva y al comité de inversiones, por lo menos una vez al mes, un informe sobre dicha evaluación.
c. Proponer a la junta directiva, para su respectiva aprobación, las metodologías de identificación, medición, control y monitoreo de los riesgos inherentes a la actividad de inversión de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía y evaluar los resultados sobre back y stress testing.
d. Presentar a la junta directiva para su aprobación, los límites de exposición a los riesgos inherentes a la actividad de inversión y efectuar seguimiento al cumplimiento de los mismos.
e. Aprobar los distintos emisores, contrapartes y gestores de fondos propuestos por el comité de inversiones, así como los cupos de inversión en los mismos.
f. Aprobar con base en la propuesta del comité de inversiones la adquisición de nuevas clases de activos, garantizando que se ajusten a las políticas de inversión y cumplan con los lineamientos legales.
g. Efectuar seguimiento permanente al mercado con el fin de conocer sobre cualquier evento o contingencia que pudiera afectar el patrimonio de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía administrados.
h. Efectuar control y seguimiento al cumplimiento de las políticas de inversión, en relación con las condiciones que deben cumplir las inversiones, las operaciones con derivados y demás operaciones realizadas con los recursos de cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y portafolios del fondo de cesantía y presentar ante la junta directiva por lo menos una vez al mes un informe sobre el particular.
i. Aprobar los reportes para monitorear los límites de inversión internos y legales, y la posición en riesgo de los portafolios de inversión de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía administrados.
j. Aprobar los reportes para monitorear el cumplimiento de las políticas de administración o gestión de riesgos.
k. Presentar para su aprobación a la junta directiva el procedimiento a seguir en caso de incumplimiento a los límites de inversión internos y legales y a los límites de exposición a los riesgos inherentes a la actividad de inversión, las sanciones a aplicar en tales casos, el mecanismo de información a la junta directiva sobre los citados eventos, y hacer seguimiento a dicho procedimiento.
l. Informar a la Junta Directiva sobre aquellos eventos en los que las participaciones por clase de activos definidos en la Asignación Estratégica de Activos se desvíe de los rangos aprobados por la misma.
m. Proponer a la junta directiva el procedimiento para evaluar el desempeño en la gestión de las inversiones.
n. Las demás que le asigne la junta directiva de la AFP.
3.2.3 FUNCIONES DEL COMITÉ DE INVERSIONES. <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Este comité tiene bajo su responsabilidad definir las clases de activos por cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y portafolios del fondo de cesantía, establecer las condiciones que deben cumplir los títulos y/o valores y los emisores de las inversiones u operaciones que se pueden realizar con los recursos de los citados fondos y analizar las situaciones relativas a los potenciales conflictos de interés relacionados con el proceso de inversión y su tratamiento. Para el efecto, dicho comité tendrá las siguientes funciones:
a. Definir, de acuerdo con los objetivos y las políticas de inversión de cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y del portafolio de largo plazo del fondo de cesantía, la asignación estratégica de activos, así como sus modificaciones, con el fin de someterla a consideración de la junta directiva.
b. Establecer los eventos en los cuales se puede modificar la ponderación por clase de activos determinada en la asignación estratégica de activos, fijar los procedimientos a seguir para efectuar dichas modificaciones y los mecanismos de documentación de los mismos.
c. Definir las desviaciones de la asignación estratégica de activos permitidas.
d. Efectuar el control y seguimiento al cumplimiento de la asignación estratégica de activos y presentar ante la junta directiva por lo menos una vez al mes un informe sobre el particular.
e. Definir el marco de las operaciones tácticas.
f. Preparar los análisis y recomendaciones que consideren necesarias, relacionadas con las condiciones que deben cumplir las inversiones y demás operaciones a realizar con los recursos de cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y portafolios del fondo de cesantía, para que la junta directiva las tenga en cuenta en la definición de las políticas de inversión.
g. Someter, en coordinación con el comité de riesgos, a consideración de la junta directiva de la administradora la relación riesgo-retorno prevista para cada uno de los portafolios de inversión de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía administrados.
h. Evaluar nuevas clases de activos, emisores, contrapartes, gestores de fondos y oportunidades de inversión, con el fin de realizar propuestas al comité de riesgos.
i. Hacer seguimiento permanente a los informes del comité de riesgos, relacionados con el comportamiento de los mercados y la exposición a los riesgos de inversión, con el fin de prevenir situaciones que puedan afectar el patrimonio de los fondos de pensiones obligatorias y de cesantía administrados.
j. Presentar ante la junta directiva de la AFP para su respectiva aprobación, las políticas de gestión de potenciales conflictos de interés en el proceso de selección y negociación de inversiones y de abstención de operaciones que den lugar a conflictos de interés.
k. Analizar las situaciones relativas a los potenciales conflictos de interés relacionados con el proceso de inversión y su tratamiento, dejando constancia de los temas discutidos.
l. Tomar la decisión sobre los títulos y/o valores a transferir entre los diferentes tipos de fondos de pensiones obligatorias, como consecuencia de los cambios de tipo de fondo.
m. Las demás que le asigne la junta directiva de la AFP.
3.3 ASIGNACIÓN ESTRATÉGICA DE ACTIVOS. <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
3.3.1 CONTENIDO MÍNIMO. <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las AFP deberán establecer la asignación estratégica de activos para cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y para el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía. Dicha asignación y cada modificación que se efectúe a la misma, junto con el acta correspondiente deberá ser remitida a la SFC, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su aprobación. La primera remisión a la SFC deberá efectuarse a más tardar el 30 de marzo de 2012. Para efectos de la remisión inicial y posteriores revisiones se deberá tener en cuenta, por lo menos, lo siguiente:
3.3.1.1 Parámetros generales utilizados en la asignación estratégica de activos.
a. Horizonte de inversión que se tuvo en cuenta para cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y para el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía, indicando los argumentos considerados para establecerlos.
b. Rentabilidad objetivo para cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y para el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía, teniendo en cuenta el horizonte de inversión de cada uno de ellos, describiendo la metodología utilizada para establecerlos.
c. Descripción de los modelos para estimar las rentabilidades promedio esperadas por clase de activo en cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y en el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía.
d. Descripción de la metodología para estimar la volatilidad esperada por clase de activo.
e. Descripción de los modelos utilizados para la optimización de los portafolios en cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y en el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía, indicando las restricciones que se tuvieron en cuenta para dicha optimización.
f. Descripción de la metodología para seleccionar el portafolio de inversión de cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y del portafolio de largo plazo del fondo de cesantía, representativo de la asignación estratégica de activos, indicando las restricciones que se tuvieron en cuenta para el efecto.
g. Descripción de las variables, modelos, metodologías y/o demás elementos cualitativos considerados para establecer la asignación estratégica de activos para cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y del portafolio de largo plazo del fondo de cesantía.
h. Los soportes que permitan evidenciar el desarrollo de las metodologías y modelos descritos en este numeral.
3.3.1.2 Distribución por clase de Activos, Volatilidades y Correlaciones.
Bajo la siguiente estructura se debe indicar la asignación estratégica de activos por cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía:
Así mismo, se deben informar los rangos dentro de los cuales pueden oscilar los porcentajes de participación indicados, describiendo la metodología utilizada para establecerlos.
Cualquier modificación a los rangos de participación por clase de activo o a los parámetros generales utilizados en la asignación estratégica de activos deberá ser informada a la SFC dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su aprobación por parte de la junta directiva, acompañada del respectivo análisis y justificación.
Dentro de los quince (15) días siguientes a los cortes a 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre de cada año, las sociedades administradoras remitirán a partir del corte del 30 de junio de 2012, en medio magnético, la siguiente información a la SFC, para cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y del portafolio de largo plazo del fondo de cesantía:
- Participación por clase de activo establecida en la asignación estratégica de activos aprobada por la junta directiva.
- Participación real por clase de activo. Para el efecto se debe tener en cuenta el promedio diario de las participaciones durante el período comprendido entre el 1° de enero de cada año (o el día siguiente a la fecha de modificación de la asignación estratégica de activos, aprobada por la junta directiva) y la fecha de corte del reporte.
- Rentabilidad obtenida por clase de activo durante el período comprendido entre el 1° de enero de cada año (o el día siguiente a la fecha de modificación de la asignación estratégica de activos, aprobada por la junta directiva) y la fecha de corte del reporte, en términos efectivos anuales.
- Rentabilidad del portafolio atribuible a la asignación estratégica de activos.
- Rentabilidad del portafolio atribuible a la asignación táctica de activos.
4. EJERCICIO DE LOS DERECHOS POLÍTICOS DE LAS AFP RESPECTO DE LAS INVERSIONES QUE REALICEN CON LOS RECURSOS DE LOS FONDOS DE PENSIONES OBLIGATORIAS Y DE CESANTIA. <Numeral adicionado por la Circular 1 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Corresponde a la junta directiva de las AFP la aprobación de la Política de Ejercicio de Derechos Políticos respecto de las inversiones que realicen las AFP con los recursos de los fondos de pensiones obligatorias y de cesantías, incluyendo aquellas que se efectúen en carteras colectivas, fondos de capital privado, bonos y/o acciones, entre otros.
4.1. CONTENIDO MÍNIMO. <Numeral adicionado por la Circular 1 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Sin perjuicio de los lineamientos particulares que las AFP establezcan, la Política de Ejercicio de Derechos Políticos deberá incorporar como mínimo:
4.1.1. Principios orientadores.
La Política se deberá orientar teniendo en cuenta:
- La prevalencia de los intereses de los afiliados en el ejercicio de los derechos políticos.
- La obligatoriedad en el cumplimiento de la Política por parte de los representantes designados por la AFP.
- El seguimiento permanente e información suficiente sobre la forma como se está ejerciendo la Política por parte de los representantes designados por la AFP.
- La revelación de la Política a los diferentes grupos de interés; y
- Las mejores prácticas de gobierno corporativo.
4.1.2. Representante designado para el ejercicio de los derechos políticos.
La AFP designará los representantes que considere necesarios para el ejercicio de sus derechos políticos, de conformidad con la Política previamente aprobada, quienes deberán ser personas de reconocida responsabilidad e idoneidad. Dichos representantes podrán ser funcionarios de la AFP o mandatarios externos designados para tal fin, y deberán ser elegidos con base en criterios mínimos definidos por la AFP en su Política. La selección de cada representante deberá quedar debidamente documentada y los soportes correspondientes deberán estar a disposición de la SFC.
Para la designación de las personas que han de representar a los fondos administrados podrán utilizarse los mecanismos establecidos en los artículos 2.14.4.1.6 y 2.14.4.1.7 del Decreto 2555 de 2010, para el ejercicio de los derechos sociales en las asambleas de accionistas.
En el ejercicio de los derechos políticos, los representantes designados por las AFP deberán cumplir sus obligaciones de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.6.13.1.2 del Decreto 2555 de 2010.
Cuando el representante de una AFP vote en forma contraria a la mayoría deberá entregar una constancia que justifique las razones de su decisión a quien ejerza la secretaría de la reunión, para que sea incorporada en el acta respectiva. Copia de dicha constancia o del acta que la contenga deberá reposar en la AFP y estar a disposición de la SFC.
4.1.3. Asistencia a reuniones.
La Política de Ejercicio de Derechos Políticos que establezca la AFP deberá garantizar la participación de su representante en las asambleas de accionistas, asambleas de tenedores de bonos y asambleas de inversionistas, cuando a ello haya lugar.
La participación en dichas reuniones se sujetará como mínimo a los siguientes lineamientos:
- Las AFP deberán ejercer los derechos políticos que correspondan a inversiones que representen una participación relevante en los términos del artículo 2.6.13.1.2 del Decreto 2555 de 2010; y
- Siempre que lo consideren necesario, las AFP ejercerán los derechos políticos que correspondan a inversiones en las cuales no tengan una participación relevante, de acuerdo con las políticas previstas para el efecto por la entidad y respetando los lineamientos establecidos en la presente Circular.
4.1.4. Votación de decisiones no materiales.
La junta directiva de la AFP deberá establecer las políticas y procedimientos a seguir por sus representantes en materia de decisiones no materiales, así como los criterios con base en los cuales podrán abstenerse de participar en las deliberaciones y votaciones de estos asuntos.
Para efectos de este numeral, se considerarán materiales las decisiones relativas al cambio de estructura de los órganos de gobierno corporativo y administración del receptor de la inversión, el cambio de representante de tenedores de bonos, reorganizaciones empresariales, liquidaciones, nuevas emisiones o disminuciones de capital, políticas de inversión y financiamiento del emisor, y decisiones que en general requieran quórum especial, así como aquellas que puedan llegar a afectar los intereses de los afiliados a los fondos de pensiones obligatorias y/o de cesantías.
Para el caso de decisiones materiales, la AFP solamente podrá abstenerse de ejercer el voto en aquellos casos en que se presenten situaciones generadoras de conflictos de interés o no haya podido obtener información suficiente para votar determinado asunto, caso en el cual deberá documentar las razones de la abstención y las gestiones llevadas a cabo para obtener la información, cuando a ello haya lugar. Los soportes correspondientes deberán estar a disposición de la SFC.
4.1.5. Criterios y procedimientos de selección de miembros de junta directiva o consejos de administración.
Las AFP deberán establecer los criterios y procedimientos de selección de las personas que serán propuestas o votadas para ser miembros de las juntas directivas o consejos de administración del receptor de la inversión, en los términos señalados en el artículo 2.6.13.1.5 del Decreto 2555 de 2010.
En todos los casos se deberán tener como criterios mínimos de selección, la experiencia, idoneidad e independencia de los candidatos, así como su disponibilidad de tiempo para participar de la labor de la junta o consejo. Con este fin, dispondrán dentro de sus Políticas el número máximo de juntas directivas a las que dichas personas podrán pertenecer, dentro de los límites señalados en el artículo 202 del Código de Comercio.
Para efectos del criterio de independencia se deberá tener en cuenta como mínimo lo dispuesto en los artículos 2.6.13.1.5 del Decreto 2555 de 2010 y 44 de la Ley 964 de 2005.
4.1.6. Rotación, reelección y participación mínima.
Las AFP, como expresión de mejores prácticas de gobierno corporativo, establecerán en sus Políticas el número máximo de veces que apoyarán la reelección de una persona como miembro independiente de junta directiva o consejo de administración del receptor de la inversión. Para votar dicha reelección, las AFP deberán considerar en sus políticas, entre otros aspectos, los resultados que haya obtenido dicho miembro en la autoevaluación efectuada por la propia junta o consejo, si la hubiere.
4.1.7. Remuneración.
Las AFP deberán promover que el emisor cuente con políticas en materia de remuneración de los miembros de junta directiva o consejo de administración, en las que se considere, entre otras, su participación activa y efectiva en el órgano colegiado, una gestión propia de un buen hombre de negocios y el cumplimiento de los objetivos de largo plazo del receptor de la inversión.
4.1.8. Elección del revisor fiscal.
En la Política de Ejercicio de Derechos Políticos, las AFP deberán promover las mejores prácticas de buen gobierno en la elección del revisor fiscal.
Para el efecto, se consideran como sanas prácticas de gobierno corporativo, entre otras:
- El examen de la idoneidad y experiencia de los postulantes personas jurídicas y naturales.
- Que las firmas de revisoría apliquen en su trabajo estándares internacionales de reconocida calidad y verificación.
- Que se verifique e informe por parte del receptor de la inversión el alcance de la planeación del trabajo, la metodología a utilizar, así como del equipo humano asignado por la firma para desarrollar el trabajo.
4.1.9. Reglas sobre conflictos de interés.
De conformidad con el artículo 13 del Decreto Ley 656 de 1994 “Las sociedades que administren fondos de pensiones, sus directores, administradores y representantes legales deberán abstenerse en general de realizar cualquier operación que pueda dar lugar a conflictos de interés entre ellas o sus accionistas o vinculados y el fondo que administran, y adoptarán las medidas necesarias para evitar que tales conflictos se presenten en la práctica”. Igual previsión se predica de la administración de los fondos de cesantías y de otros patrimonios autónomos y demás recursos de acuerdo con lo establecido en los artículos 98 y 158 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
En tal virtud, las políticas aplicables a las situaciones generadoras de conflictos de interés relacionadas con el proceso de inversión que fijen las AFP deberán incorporar los siguientes contenidos mínimos:
i. Criterios para identificar potenciales conflictos de interés, derivados de la función de administrador de recursos de terceros con acceso a información privilegiada.
ii. Criterios para evitar incurrir en situaciones que puedan dar lugar a conflictos de interés y que puedan afectar el ejercicio de los derechos políticos, protegiendo en todo evento los intereses de los afiliados a la AFP.
iii. Procedimientos y normas de control interno que eviten la ocurrencia de conflictos de interés que puedan afectar a la AFP, sus administradores, gerentes, ejecutivos principales.
iv. Procedimientos y normas de control interno sobre situaciones de uso de información privilegiada respecto de cualquier funcionario que, en razón de su cargo o posición, tenga acceso a información de las inversiones de una AFP que aún no haya sido divulgada al mercado, y que por su naturaleza sea capaz de influir en las cotizaciones de los valores de dichas inversiones.
4.1.10. Acuerdos de accionistas y convenios con inversionistas.
De conformidad con lo previsto en el artículo 2.6.13.1.3 del Decreto 2555 de 2010, los acuerdos o convenios de accionistas suscritos para el ejercicio de los derechos políticos deberán enmarcarse dentro de los principios de transparencia e integridad del mercado.
<Inciso modificado por la Circular 14 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Dichos acuerdos tendrán como objetivo fortalecer el gobierno corporativo del receptor de la inversión y, adicionalmente, se sujetarán en su contenido y revelación a lo dispuesto en los artículos 70 de la Ley 222 de 1995 y 43 de la Ley 964 de 2005, o cualquier otra norma que los modifique.
Los acuerdos o convenios de accionistas en que solo participen AFP no podrán dar lugar a ejercer el control sobre la receptora de la inversión.
Aquellos acuerdos que sean suscritos con accionistas diferentes a una AFP, si están dirigidos a obtener participaciones de control, deberán excluir la posibilidad de que la AFP participe o tenga injerencia en la administración del receptor de la inversión.
En todo caso, ningún acuerdo deberá contener cláusulas que conlleven la vulneración de los derechos de los accionistas minoritarios y de las normas legales aplicables en materia de conflictos de interés, régimen de competencia y manipulación del mercado.
Estos acuerdos o convenios deberán remitirse de forma inmediata a su suscripción a la Superintendencia Financiera de Colombia, precisando en la comunicación de envío las reuniones de asamblea en donde se tiene dispuesta su aplicación.
Para efectos de lo previsto en el presente numeral deberá entenderse por control lo dispuesto en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio.
4.1.11. Procedimientos para asegurar el cumplimiento de la Política.
Las AFP deben diseñar, implementar y documentar los procedimientos necesarios para controlar el cumplimiento del contenido de la Política de Ejercicio de Derechos Políticos respecto de las inversiones que realicen con los recursos de los fondos de pensiones obligatorias y de cesantía.
4.2. DIVULGACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 1 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
La difusión de la Política de Ejercicio de Derechos Políticos, en su versión completa, deberá efectuarse a través de la página web de las AFP. Adicionalmente, deberán señalar, en el panel de información al público ubicado en sus oficinas, la existencia y disponibilidad de una copia de tales políticas para su consulta. Lo anterior, sin perjuicio de otras formas de difusión que la AFP estime pertinentes.
<Inciso modificado por la Circular 14 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Las AFP podrán elaborar un extracto o síntesis de la Política de Ejercicio de Derechos Políticos para su difusión a través de otros medios, cautelando que sus contenidos sean lo suficientemente claros y completos en todo aquello que deba constituir información indispensable para que las personas adopten sus decisiones de selección de la AFP en forma ilustrada, particularmente en lo referente a los factores que incidan en la rentabilidad y riesgo de sus decisiones de inversión.
4.3. REVISIÓN PERIÓDICA. <Numeral adicionado por la Circular 1 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
La junta directiva de cada AFP deberá revisar por lo menos anualmente la Política para el Ejercicio de los Derechos Políticos que haya adoptado y, en caso de que sea modificada, deberá divulgarse a los diferentes grupos de interés, a través de los medios indicados en el presente numeral.
5. LÍMITE DE LA NEGOCIACIÓN DE COMPRA Y VENTA DE COP/USD BAJO LA MODALIDAD SPOT (CONTADO) O A TRAVÉS DE INSTRUMENTOS FINANCIEROS DERIVADOS. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
5.1. Para efectos del cálculo del límite de la negociación en divisas a que se refiere el numeral 5 del artículo 2.6.12.1.11 del Título 12 del Libro 6 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, se tendrá como valor del fondo, el correspondiente al valor promedio de cada tipo de fondo, establecido de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.6.12.1.16 del Decreto 2555 de 2010, de los cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha de cálculo del límite.
5.2. Se entenderá como renovación o ampliación del plazo sobre instrumentos financieros derivados, con la misma u otra contraparte, de conformidad con lo previsto en el literal c del artículo mencionado en el numeral anterior, lo siguiente:
i) El valor nominal en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica de las negociaciones de venta, hasta el monto nominal en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica de los vencimientos de venta del mismo día, y
ii) El valor nominal en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica de las negociaciones de compra, hasta el monto nominal en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica de los vencimientos de compra del mismo día.
En consecuencia, para efectos de establecer el límite de operaciones en divisas, tratándose de las negociaciones y vencimientos de los instrumentos financieros derivados de que trata el primer literal b del numeral 5 del artículo 2.6.12.1.11 del Título 12 del Libro 6 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, se tendrá en cuenta el valor que resulte de aplicar para cada día la siguiente fórmula:
{Valor absoluto (Valor nominal en USD de las negociaciones de venta – Valor nominal en USD de los vencimientos de venta) + Valor absoluto (Valor nominal en USD de las negociaciones de compra – Valor nominal en USD de los vencimientos de compra)}.
Los valores expresados en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica se deben convertir a pesos colombianos con base en la Tasa Representativa del Mercado (TRM) calculada y certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia en cada uno de los días a tener en cuenta en el cálculo.
REGIMEN DE INVERSION DE LOS RECURSOS DE LOS FONDOS DE PENSIONES OBLIGATORIAS.
<Texto adicionado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Derogado mediante el TITULO 12 del LIBRO 6 de la parte 2 del decreto 2555 de 2011<sic>
<Inciso modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Con el propósito de que los recursos del sistema general de pensiones se encuentren respaldados por activos que cuenten con la requerida seguridad, rentabilidad y liquidez, las sociedades que administren fondos de pensiones obligatorias deben invertir dichos recursos en las condiciones y con sujeción a los límites que a continuación se establecen.
Los recursos de los fondos de pensiones obligatorias se pueden invertir en los activos que se señalan a continuación:
<Subnumerales del numeral 1. reenumerados por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008>
1.1. TÍTULOS, VALORES O PARTICIPACIONES DE EMISORES NACIONALES. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008>
1.1.1. Títulos de deuda pública
1.1.1.1. Títulos de deuda pública interna y externa, emitidos o garantizados por la Nación.
1.1.1.2. Otros títulos de deuda pública emitidos por entidades estatales de conformidad con la Ley 80 de 1993, el Decreto 2681 de 1993 o las normas que los sustituyan, modifiquen o subroguen, sin garantía de la Nación.
1.1.2. Títulos emitidos, avalados o garantizados por el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras (FOGAFIN) y por el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas (FOGACOOP).
1.1.3. Títulos emitidos por el Banco de la República.
1.1.4. Bonos y títulos hipotecarios, Ley 546 de 1999, y otros títulos de contenido crediticio derivados de procesos de titularización de cartera hipotecaria.
1.1.5. Títulos derivados de procesos de titularización cuyos activos subyacentes sean distintos a cartera hipotecaria, incluidos aquellos títulos cuyos activos subyacentes sean distintos de los descritos en el numeral 1. de este Capítulo.
Cuando el activo subyacente corresponda a una de las inversiones descritas en el numeral 1. del presente Capítulo, el mismo deberá cumplir con los requisitos de calificación previstos en el numeral 2.
En todo caso, los títulos derivados de procesos de titularización de que tratan este subnumeral y el subnumeral 1.1.4 deben haber sido emitidos en desarrollo de procesos de titularización autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia.
1.1.6. Títulos de deuda emitidos, avalados, aceptados o garantizados por instituciones vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), incluidos los bonos obligatoria u opcionalmente convertibles en acciones.
1.1.6.1. Descuentos de actas de contratos estatales, siempre y cuando el cumplimiento de las obligaciones de la entidad estatal se encuentre garantizado por un establecimiento de crédito o una entidad aseguradora. En este caso, la garantía otorgada por la entidad financiera computará dentro del límite individual respectivo, por el cien por ciento (100%) de su valor.
1.1.6.2. Descuentos de cartera, siempre y cuando el cumplimiento de las obligaciones correspondientes se encuentre garantizado por un establecimiento de crédito o una entidad aseguradora. En este caso, la garantía otorgada por la entidad financiera computará dentro del límite individual respectivo, por el cien por ciento (100%) de su valor.
1.1.6.3. Otros títulos de deuda
1.1.7. <Numeral modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Títulos de deuda emitidos por entidades no vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, incluidos los bonos obligatoria u opcionalmente convertibles en acciones.
1.1.8. <Numeral modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Participaciones en carteras colectivas abiertas sin pacto de permanencia de que trata el Decreto 2175 de 2007 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan, cuya política de inversión considere como activos admisibles aquéllos distintos a títulos y/o valores participativos. Se excluyen las carteras colectivas de margen y de especulación.
1.1.9. <Numeral modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Participaciones en carteras colectivas abiertas con pacto de permanencia, cerradas o escalonadas de que trata el Decreto 2175 de 2007 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan, cuya política de inversión considere como activos admisibles aquéllos distintos a títulos y/o valores participativos. Se excluyen las carteras colectivas de margen y de especulación.
1.1.10 <Numeral reenumerado y textos en negrilla modificados por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008. El nuevo texto es el siguiente> Títulos y/o valores participativos
1.1.10.1. <Numeral modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Acciones con alta y media liquidez bursátil, participaciones en carteras colectivas bursátiles, de que trata el Decreto 2175 de 2007 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan, compuestas por las citadas acciones, certificados de depósitos negociables representativos de dichas acciones (ADRs y GDRs) y acciones provenientes de procesos de privatización o con ocasión de la capitalización de entidades donde el Estado tenga participación.
<Página 23-1>
1.1.10.2. Acciones con baja y mínima liquidez bursátil o certificados de depósitos negociables representativos de dichas acciones (ADRs y GDRs).
1.1.10.3. <Numeral modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Participaciones en carteras colectivas abiertas sin pacto de permanencia de que trata el Decreto 2175 de 2007 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan, cuya política de inversión considere como activo admisible los títulos y/o valores participativos. Se excluyen las carteras colectivas de margen y de especulación.
1.1.10.4. Participaciones en carteras colectivas abiertas con pacto de permanencia, cerradas o escalonadas, cuya política de inversión considere como activo admisible los títulos y/o valores participativos. Se excluyen las carteras colectivas de margen y de especulación.
Para determinar la liquidez bursátil a la que se refieren los subnumerales 1.1.10.1 y 1.1.10.2 se tendrán en cuenta las categorías definidas para el efecto, de acuerdo con el índice correspondiente publicado mensualmente por la Superintendencia Financiera de Colombia (IBA).
1.1.11. <Numeral modificado por la Circular 36 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Inversiones en fondos de capital privado (independientemente de la naturaleza de los activos subyacentes), de que trata el Decreto 2175 de 2007 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan, incluidos los fondos que invierten en fondos de capital privado, conocidos como “fondos de fondos”.
Considerando la naturaleza de estos fondos, la Sociedad Administradora debe tener a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia los criterios de inversión y riesgo que se tuvieron en cuenta para hacer uso de esta opción y las evaluaciones de la relación riesgo-retorno de los mismos frente a los resultados esperados.
Igualmente el fondo de capital privado deberá tener a disposición de sus adherentes, toda la información relevante acerca de la constitución de los portafolios de inversión, la valoración de los activos subyacentes y los elementos que permitan conocer, identificar y valorar, entre otras, cada una de sus inversiones. La Sociedad Administradora deberá tener a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia toda la documentación relacionada con la inversión o su participación, obligación que deberá estar incluida dentro de sus políticas de inversión.
De acuerdo con lo anterior, la política de inversión de los fondos de capital privado deberá estar definida de manera previa y clara en su reglamento, deberá contemplar el plan de inversiones, indicando el tipo de activos subyacentes y los criterios para su selección. Adicionalmente, el reglamento deberá establecer el tipo de adherentes permitidos en el Fondo. En este sentido, únicamente podrán ser adherentes, el gerente cuando haga las veces de gestor profesional, o el gestor profesional, o inversionistas domiciliados en el exterior, o los que se cataloguen como inversionistas profesionales de acuerdo con lo definido en el Decreto 1121 de 2008 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan.
Así mismo, al momento de realizar la inversión y durante la vigencia de la misma, la Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones y de Cesantía deberá verificar que el gerente del fondo de capital privado cuando haga las veces de gestor profesional, o el gestor profesional, según sea el caso, acredite por lo menos cinco (5) años en la administración de dicho tipo de fondos, o en la gestión del (los) activo(s) subyacente(s) del fondo, dentro o fuera de Colombia. Tratándose de fondos de capital privado que cuenten con un gestor profesional que sea una persona jurídica, dicha experiencia también podrá ser acreditada por su representante legal o su matriz. En el caso de los fondos subyacentes en los denominados “fondos de fondos”, para dichos fondos subyacentes será igualmente exigible el requisito de experiencia del gerente o del gestor.
No serán admisibles las inversiones en fondos de capital privado en las cuales la porción de sus activos no listados a que se refiere el artículo 81 del Decreto 2175 de 2007, y demás normas que lo modifiquen o sustituyan, sea invertida en activos, participaciones, o títulos emitidos o garantizados por entidades vinculadas a la Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones y de Cesantía. Para estos efectos será aplicable la definición de vinculado descrita en el numeral 7 del presente Capítulo.
1.2. TÍTULOS, VALORES O PARTICIPACIONES DE EMISORES DEL EXTERIOR. <Numeral y subnumerales reenumerados por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008:>
1.2.1. Títulos de deuda emitidos, avalados o garantizados por gobiernos extranjeros o bancos centrales extranjeros.
1.2.2. Títulos de deuda cuyo emisor, avalista, garante, aceptante u originador de una titularización sean bancos del exterior, sean estos comerciales o de inversión.
1.2.3. Títulos de deuda cuyo emisor, garante u originador de una titularización sean entidades del exterior diferentes a bancos.
1.2.4. Títulos de deuda emitidos, avalados o garantizados por organismos multilaterales de crédito.
<TÍTULO IV - CAPÍTULO CUARTO - Régimen de inversión de los recursos de los fondos de pensiones obligatorias - CIRCULAR EXTERNA 017 DE 2007 - Página 18 - Marzo de 2007>
1.2.5. <Numeral modificado por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 36 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Participaciones en fondos representativos de índices de commodities, de acciones, de renta fija, incluidos los ETFs (por sus siglas en inglés Exchange Traded Funds), participaciones en fondos representativos de precios de commodities y fondos mutuos de inversión internacionales (esquemas de inversión colectiva), sea que dichos fondos tengan por objetivo principal invertir en acciones, en títulos de deuda o sean balanceados, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:
- <Condición modificada por la Circular 36 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Deberá corresponder a grado de inversión otorgada por una sociedad calificadora reconocida internacionalmente, la calificación de la deuda soberana o del gobierno emisor del país donde esté constituido:
- El fondo,
- La administradora del fondo,
- La matriz de la administradora del fondo,
- La bolsa o el mercado en el que se transan las cuotas o participaciones,
- La sociedad administradora y el fondo deben estar registrados y fiscalizados o supervisados por los organismos reguladores/supervisores pertinentes de los países en los cuales se encuentren constituidos.
- La Sociedad administradora del fondo o su matriz, debe acreditar un mínimo de diez mil millones de dólares (US$10.000 millones) en activos administrados por cuenta de terceros y un mínimo de cinco años de operación en la administración de dicho tipo de activos.
- En el caso de los fondos mutuos, se deberá verificar al momento de la inversión que el fondo cuente por lo menos con diez (10) aportantes o adherentes no vinculados a la sociedad administradora y un monto mínimo de cincuenta millones de dólares (US$ 50 millones) en activos, excluido el valor de los aportes efectuados por la sociedad administradora y sus entidades vinculadas.
- En el prospecto o reglamento del fondo se debe especificar claramente el o los objetivos del mismo, sus políticas de inversión y administración de riesgos, así como los mecanismos de custodia de títulos.
- <Condición modificada por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Tratándose de participaciones en fondos representativos de índices de commodities, de acciones, de renta fija, incluidos los ETFs, los índices deben corresponder a aquéllos elaborados por bolsas de valores o entidades del exterior con una experiencia no inferior a diez (10) años en esta materia, radicadas en países que estén calificados como grado de inversión por una sociedad calificadora reconocida internacionalmente, y fiscalizadas o supervisadas por los organismos reguladores/supervisores pertinentes de los países en los cuales se encuentren constituidas.
- El valor de rescate de la cuota o unidad debe ser difundido mediante sistemas públicos de información financiera de carácter internacional, tales como Bloomberg o Reuters.
1.2.6. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Acciones emitidas por entidades del exterior o certificados de depósitos negociables representativos de dichas acciones (ADRs y GDRs).
<Página 23-2>
1.2.7. <Título del numeral modificado por la Circular 36 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Participaciones en fondos de capital privado constituidos en el exterior, incluidos los fondos que invierten en fondos de capital privado, conocidos como “fondos de fondos”.
<Numeral modificado por la Circular 8 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 36 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Para todos los efectos, se debe entender como fondos de capital privado constituidos en el exterior, aquellos fondos creados por fuera de Colombia que, de conformidad con la regulación aplicable en su domicilio se consideren o tengan la naturaleza de fondos de capital privado, independientemente de la denominación, de la forma organizacional, legal o corporativa que dichos fondos asuman según la ley en su jurisdicción y de los instrumentos de inversión subyacentes en que éstos inviertan. Cuando no haya regulación aplicable, en el prospecto o reglamento del fondo objeto de inversión deberá informarse que se trata de esta clase de inversión.
Considerando la naturaleza de estos fondos, la Sociedad Administradora debe tener a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia los criterios de inversión y riesgo que se tuvieron en cuenta para hacer uso de esta opción y las evaluaciones de la relación riesgo-retorno de los mismos frente a los resultados esperados.
Así mismo, al momento de realizar la inversión y durante la vigencia de la misma, la Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones y de Cesantía deberá verificar el cumplimiento de los siguientes requisitos:
- <Requisito modificado por la Circular 36 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Al menos una de las siguientes entidades deberá estar constituida en una jurisdicción donde la deuda soberana o el gobierno emisor, cuenten con grado de inversión según las escalas de calificación de una sociedad calificadora de riesgos reconocida internacionalmente: i) el vehículo a través del cual se constituya el fondo de capital privado, ii) la entidad administradora del fondo de capital privado su matriz, o subordinadas de ésta, o iii) el gestor del fondo de capital privado (también conocido como fund manager) que sea una persona jurídica. El cumplimiento de este requisito podrá ser verificado por la Sociedad Administradora de manera independiente y por lo tanto no será necesario que conste en el reglamento o prospecto del fondo respectivo.
- <Requisito modificado por la Circular 36 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El vehículo a través del cual se constituye el fondo de capital privado, la entidad administradora del fondo de capital privado, su matriz o subordinadas de ésta; o el gestor del fondo de capital privado, su matriz o subordinadas de ésta, deberá acreditar un mínimo de mil millones de dólares (US $1.000 millones) en inversiones o activos administrados que puedan catalogarse como de capital privado. El gestor del fondo, ya sea persona jurídica o persona natural, deberá acreditar por lo menos cinco (5) años de operación en la administración de dicho tipo de fondos. En el caso de los fondos subyacentes en los denominados “fondos de fondos”, para dichos fondos subyacentes será igualmente exigible el requisito de experiencia del gestor o del fund manager. El cumplimiento de estos requisitos, podrá ser verificado por parte de la Sociedad Administradora de manera independiente y por lo tanto, no será necesario que conste en el reglamento o prospecto del fondo respectivo.
- En el prospecto o reglamento del fondo se debe especificar claramente los objetivos del mismo, sus políticas de inversión y administración de riesgos, así como el funcionamiento de los órganos de control y de gobierno.
1.3. OTROS ACTIVOS. <Numeral 1.3 adicionado por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
1.3.1. <Numeral reenumerado y textos en negrilla modificados por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Depósitos a la vista en establecimientos de crédito nacionales o en bancos del exterior.
1.3.2. Depósitos remunerados en el Banco de la República <Numeral reenumerado por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008. >
<TÍTULO IV - CAPÍTULO CUARTO - Régimen de inversión de los recursos de los fondos de pensiones obligatorias - CIRCULAR EXTERNA 024 DE 2007 - Página 19 - Marzo de 2007>
1.3.3. <Numeral reenumerado por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008> Operaciones de reporto o repo activas y operaciones simultáneas activas.
1.3.3.1. Operaciones de reporto o repo activas y operaciones simultáneas activas sobre inversiones admisibles. En ningún momento se pueden realizar estas operaciones con las filiales o subsidiarias de la administradora, su matriz o las filiales o subsidiarias de ésta.
Los valores que reciba el fondo de pensiones en desarrollo de estas operaciones computarán para efectos del cumplimiento de todos los límites de que trata el presente Capítulo, por un monto equivalente al cincuenta por ciento (50%) de su valor. Salvo cuando éstos se hayan recibido por virtud de operaciones con la Nación o el Banco de la República, en cuyo caso tales valores no computarán. Los señalados valores no podrán ser transferidos de forma temporal o definitiva, sino solo para cumplir la respectiva operación.
1.3.3.2. Operaciones de reporto o repo activas y operaciones simultáneas activas celebradas a través de sistemas de negociación de valores de la Bolsa Nacional Agropecuaria a un plazo máximo de ciento cincuenta (150) días, sobre Certificados de Depósito de Mercancías Agropecuarias (CDMA).
1.3.4. <Numeral modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Productos estructurados de capital protegido de emisores nacionales o del exterior, siempre y cuando el emisor del producto o el emisor del componente no derivado del mismo, en caso de que el producto sea separable, garantice en la fecha de vencimiento que se cumplan las condiciones contractuales del producto, es decir, la protección del cien por ciento (100%) del capital invertido en el mismo, en la moneda en que éste se encuentre denominado.
Así mismo, la inversión con la que se protege el capital debe corresponder a uno de los títulos de deuda descritos en el numeral 1º del presente Capítulo y cumplir con los requisitos de calificación previstos para la misma. En el evento en que el pago del cien por ciento (100%) del capital se proteja con la capacidad de endeudamiento del emisor del producto o del emisor del componente no derivado del producto, cuando éste sea separable, es decir, con un pasivo a cargo del emisor y a favor del inversionista, la calificación de la inversión con la que se protege el capital se verificará frente a la asignada al respectivo emisor.
<Inciso modificado por la Circular 36 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> En todo caso, las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía, con los recursos de los fondos de pensiones obligatorias, podrán adquirir a emisores extranjeros productos estructurados que involucren instrumentos financieros derivados de crédito, siempre que dicho derivado genere una cobertura de riesgo de crédito para las inversiones que hacen parte del fondo de pensiones obligatorias, y así mismo cumplan las instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia en el Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera.
<Inciso modificado por la Circular 36 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Para el efecto, será aplicable la definición de producto estructurado establecida en el numeral 2 del artículo 2.7.1.1. de la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores, introducido por el Decreto 1796 de 2008 y en los numerales 2.22. y 5.3. del Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera.
1.3.5. <Numeral reenumerado por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008> Los fondos de pensiones podrán realizar operaciones de transferencia temporal de valores, siempre que actúen como “originadores” en las mismas. En todo caso, en desarrollo de dichas operaciones, los fondos de pensiones sólo podrán recibir valores previstos en su régimen de inversiones admisibles. Dichos valores no podrán ser transferidos de forma temporal o definitiva, sino solo para cumplir la respectiva operación. Así mismo, en los casos en que el fondo reciba recursos dinerarios, éstos deberán permanecer congelados en depósitos a la vista en establecimientos de crédito. En ningún caso, tales depósitos podrán constituirse en la matriz de la administradora o en las filiales o subsidiarias de aquella.
Los valores que entregue el fondo de pensiones en desarrollo de estas operaciones computarán para efectos del cumplimiento de todos los límites de que trata el presente capítulo. Adicionalmente, para efecto del cálculo de dichos límites, los valores que reciba el fondo de pensiones en desarrollo de las operaciones referidas en este numeral computarán por un monto equivalente al cincuenta por ciento (50%) de su valor, salvo cuando éstos se hayan recibido por virtud de operaciones con la Nación o el Banco de la República, en cuyo caso tales valores no computarán.
<Inciso modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Tampoco deberán ser tenidos en cuenta aquellos valores recibidos en desarrollo de operaciones de transferencia temporal de valores, cuando éstos correspondan al mismo emisor o grupo de emisores relacionados, según sea el caso, de los valores entregados en desarrollo de la respectiva operación. Por emisores relacionados se entiende aquéllos a los que se refiere el literal f) del artículo 2.2.1.19. de la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores, modificado por el artículo 15 del Decreto 343 de 2007.
<Página 23-3>
PARÁGRAFO: <Parágrafo modificado por la Circular 36 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> No serán admisibles para los fondos de pensiones obligatorias aquellas inversiones descritas en el numeral 1 de este capítulo, en las cuales el emisor establezca que las podrá cancelar con la entrega de títulos de emisores que entren en incumplimiento de pago de su deuda.
2. REQUISITOS DE CALIFICACIÓN PARA LAS INVERSIONES ADMISIBLES.
2.1. <Textos en negrilla modificados por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Las inversiones descritas en los subnumerales 1.1.1.2., 1.1.4., 1.1.5., 1.1.6.3., 1.1.7., 1.1.8., 1.1.9., 1.1.10.3. y 1.1.10.4. de emisores nacionales, sólo pueden realizarse cuando estén calificadas por sociedades calificadoras de valores autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia y cuenten con una calificación de grado de inversión.
<Inciso modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Este requisito de calificación no será aplicable a la participación en fondos de capital privado a que se refiere el Decreto 2175 de 2007 y demás normas que lo sustituyan, modifiquen o subroguen.
<Inciso modificado por la Circular 36 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> En el caso de emisiones de títulos de que trata el primer párrafo de este subnumeral, colocados en el exterior, serán admisibles cuando cuenten con una calificación no inferior a la de mayor riesgo asignada a la deuda pública externa de Colombia por una sociedad calificadora reconocida internacionalmente. En el evento en que para la emisión haya más de una calificación se debe tener en cuenta la de menor riesgo.
La inversión en Certificados de Depósito a Término (CDT) o en Certificados de Depósito de Ahorro a Término (CDAT) requiere de la previa calificación del endeudamiento a corto y largo plazo de la entidad financiera emisora de los títulos, en la escala de calificación prevista en el primer párrafo de este subnumeral.
<Inciso modificado por la Circular 36 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El requisito de calificación de que trata el primer párrafo de este subnumeral de las inversiones descritas en los subnumerales 1.1.8., 1.1.9., 1.1.10.3. y 1.1.10.4., es exigible respecto de los títulos de deuda en que puede invertir el fondo, según su reglamento.
No obstante lo anterior, los títulos descritos en los subnumerales 1.1.4 y 1.1.6.3, emitidos por entidades vigiladas por la entonces Superintendencia Bancaria de Colombia con anterioridad al 1° de enero del año 2000 que no cuenten con una calificación que se encuentre dentro de la escala de calificación prevista en el primer párrafo de este numeral podrán mantenerse hasta su enajenación o redención en el respectivo portafolio.
2.2. <Numeral modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 36 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> La inversión en los títulos descritos en los subnumerales 1.2. de emisores extranjeros, salvo la inversión en acciones, participaciones en fondos de capital privado, participaciones en fondos cuyo objetivo principal sea invertir en acciones, fondos representativos de precios de commodities, fondos representativos de índices de commodities y accionarios, serán admisibles cuando cuenten con una calificación de grado de inversión otorgada por una sociedad calificadora reconocida internacionalmente.
La calificación requerida respecto de la inversión en depósitos a término incluidos dentro del subnumeral 1.2.2. se verificará frente a la asignada al endeudamiento del emisor, en el caso de los títulos descritos en el sunbnumeral 1.2.1., frente a la calificación de riesgo soberano otorgada al gobierno extranjero y tratándose de los títulos descritos en el subnumeral 1.2.4. frente a la asignada al organismo multilateral y su deuda.
<Inciso modificado por la Circular 36 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El requisito de calificación a la inversión descrita en el subnumeral 1.2.5., salvo las participaciones en fondos cuyo objetivo principal sea invertir en acciones, fondos representativos de precios de commodities y fondos representativos de índices de commodities de renta fija y accionarios, es exigible respecto del noventa por ciento (90%) de los títulos de renta fija en que puede invertir el fondo, según su reglamento o prospecto.
2.3 <Numeral adicionado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> La inversión en el subnumeral 1.3.4., independientemente de si está respaldada con la capacidad de endeudamiento del emisor, sólo puede realizarse si el emisor, nacional o del exterior, y el producto estructurado están calificados como grado de inversión por una sociedad calificadora de valores autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia o por una sociedad calificadora reconocida internacionalmente, según sea el caso. No obstante, si el producto estructurado es separable y la entidad que obra como vendedor del mismo no es responsable de su pago, el requisito de calificación será exigible al emisor del componente no derivado de dicho producto.
3. LÍMITES GLOBALES DE INVERSIÓN.
<Numeral modificado por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008. Le versión del numeral 3. correspondiente a la publicada en la Circular 5 de 2008 es el siguiente:>
La inversión en los distintos activos señalados en el numeral 1º de este Capítulo, está sujeta a los límites máximos previstos a continuación con respecto al valor del fondo:
3.1. Hasta en un cincuenta por ciento (50%) para las inversiones en los instrumentos descritos en el subnumeral 1.1.1. No obstante, la inversión en los títulos descritos en el subnumeral 1.1.1.2 no podrá exceder del 20% del valor del fondo.
3.2. Hasta en un diez por ciento (10%) para los instrumentos descritos en el subnumeral 1.1.2.
3.3. Hasta en un cuarenta por ciento (40%) para los instrumentos descritos en el subnumeral 1.1.4.
3.4. Hasta en un veinte por ciento (20%) para los instrumentos descritos en el subnumeral 1.1.5. No obstante, cuando el subyacente corresponda a una inversión admisible, la misma no computará para este límite sino para el límite global establecido al subyacente.
3.5. Hasta en un treinta por ciento (30%) para los instrumentos descritos en el subnumeral 1.1.6. No obstante, la suma de las inversiones descritas en los subnumerales 1.1.6.1 y 1.1.6.2 no podrá exceder del diez por ciento (10%) del valor del fondo.
3.6. Hasta en un treinta por ciento (30%) para los instrumentos descritos en el subnumeral 1.1.7.
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3.7. Hasta en un cinco por ciento (5%) para los instrumentos descritos en el subnumeral 1.1.8. y hasta en un cinco por ciento (5%) para los descritos en el subnumeral 1.1.9.
Cuando estos instrumentos cuenten con inversiones en títulos o valores de emisores del exterior, los mismos deben corresponder a las inversiones descritas en el subnumeral 1.2. de este capítulo y no computarán para efectos de este límite sino para el establecido en el citado subnumeral 1.2.
3.8. Hasta en un cuarenta por ciento (40%) para los instrumentos descritos en el subnumeral 1.1.10. No obstante, la inversión en los títulos descritos en los subnumerales 1.1.10.2, 1.1.10.3 y 1.1.10.4 no podrá exceder para cada subnumeral del cinco por ciento (5%) del valor del fondo.
Tratándose de la inversión en los instrumentos descritos en los subnumerales 1.1.10.3 y 1.1.10.4, cuando los mismos cuenten con inversiones en títulos o valores de emisores del exterior, éstos deben corresponder a las inversiones descritas en el subnumeral 1.2. de este capítulo y no computarán para efectos de este límite sino para el establecido a las inversiones del citado subnumeral 1.2.
3.9. <Subnumeral modificado por la Circular 8 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> 3.9. Hasta en un cinco por ciento (5%) para la inversión en los instrumentos descritos en el subnumeral 1.1.11. En el evento en que cuenten con inversiones de emisores del exterior o participaciones en fondos de capital privado constituidos en el exterior, éstas no computarán para efectos de este límite sino para el establecido a las inversiones del subnumeral 1.2.7. Además, los citados fondos de capital privado constituidos en el exterior deberán cumplir con los requisitos previstos en el subnumeral 1.2.7 antes mencionado.
3.10. Hasta en un cuarenta por ciento (40%) para la inversión en los instrumentos descritos en el subnumeral 1.2. No obstante, la inversión en los títulos descritos en el subnumeral 1.2.7, no podrá exceder el cinco por ciento (5%) del valor del fondo y en el evento en que cuenten con inversiones de emisores nacionales estos no computarán para efectos de este límite sino para el establecido a las inversiones del subnumeral 1.1.11 .
Por otra parte, la participación de la Sociedad Administradora en fondos mutuos de inversión internacionales (esquemas de inversión colectiva), no podrá exceder el diez por ciento (10%) del valor de estos fondos.
3.11. Hasta en un cinco por ciento (5%) para los depósitos descritos en el subnumeral 1.3.1.. Para determinar el límite previsto en este subnumeral y en el numeral 7 de este Capítulo, no se deben tener en cuenta dentro del saldo de los depósitos las sumas recibidas durante los últimos treinta (30) días hábiles por concepto de aportes, traslados de otros fondos y vencimientos de capital e intereses de las inversiones, de acuerdo con las condiciones nominales de las mismas, así como aquellos recursos que por disposición expresa deben mantenerse en depósitos a la vista con antelación a la fecha de cumplimiento de la adquisición de la inversión. Tampoco serán tenidos en cuenta dentro del saldo de los depósitos a la vista las sumas asociadas a las operaciones de transferencia temporal de valores a que hace referencia el numeral 1.3.5. del presente Capítulo.
3.12. Hasta en un diez por ciento (10%) para los depósitos descritos en el subnumeral 1.3.2.
3.13. Hasta en un diez por ciento (10%) en las operaciones señaladas en el subnumeral 1.3.3.1. y hasta en un tres por ciento (3%) para las operaciones señaladas en el subnumeral 1.3.3.2.
3.14. Hasta en un treinta por ciento (30%) para las operaciones señaladas en el subnumeral 1.3.5. del presente Capítulo.
3.15. <Inciso modificado por la Circular 36 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Hasta en un cuarenta por ciento (40%) para el cómputo total de las inversiones en los instrumentos descritos en los subnumerales 1.1.10, 1.2.5 y 1.2.6. Dentro de este límite no se tendrán en cuenta las participaciones en fondos representativos de índices de commodities, ni de renta fija, ni de fondos representativos de precios de commodities, ni tampoco los fondos mutuos de inversión internacionales cuyo objetivo principal sea invertir en títulos de deuda.
PARÁGRAFO 1. Tratándose de títulos avalados, aceptados o garantizados, el límite global se debe imputar al grupo o clase de título al que pertenece la entidad que otorga el aval, la aceptación o la garantía, en la proporción garantizada o aceptada, y al grupo o clase de título al que pertenece el emisor, en la proporción no garantizada.
PARÁGRAFO 2. En el caso de los productos estructurados de capital protegido, las mismas se considerarán como títulos de deuda con rendimiento variable y para efectos del límite global se debe imputar al grupo o clase de título al que pertenece el emisor de cada uno de los componentes del producto, en la cuantía de su valor de mercado o precio justo de intercambio.
4. LÍMITES INDIVIDUALES DE INVERSIÓN POR EMISOR.
La suma de las inversiones en los activos descritos en el numeral 1 del presente Capítulo está sujeta a un límite del diez por ciento (10%) del valor del fondo en títulos emitidos por un mismo emisor, incluidas sus filiales y subsidiarias, su matriz y las filiales y subsidiarias de ésta.
<Inciso modificado por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los límites individuales establecidos en este numeral no son aplicables a los emisores de los títulos descritos en los subnumerales 1.1.1.1 y 1.1.3, como tampoco a las operaciones señaladas en el subnumeral 1.3.3.2.
<Textos en negrilla adicionados por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008:> Respecto a la inversión en títulos hipotecarios y títulos derivados de procesos de titularización de que tratan los subnumerales 1.1.4 y 1.1.5, el límite individual al que se refiere el párrafo primero de este subnumeral se debe aplicar sobre el valor total de cada universalidad o patrimonio autónomo. Cuando la titularización prevea algún tipo de garantía sobre los títulos emitidos, para efectos del cálculo de los límites individuales la proporción garantizada computará para el límite del garante, y para el límite del patrimonio autónomo sólo computará en la proporción no garantizada.
Para efectos del cálculo de los límites individuales en el caso de títulos avalados, aceptados o garantizados, la proporción garantizada computará para el límite del garante o aceptante y la no garantizada o aceptada para el límite del emisor.
<Inciso modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> En el caso de inversiones en un producto estructurado de capital protegido cuyos componentes provengan de distintas contrapartes, pero se haya adquirido el mismo a otra entidad que obra como vendedor de éste y no es responsable de su pago, para efectos del límite individual de inversión se debe imputar al emisor del componente no derivado del producto estructurado por la cuantía del precio justo de intercambio de dicho componente. Para los demás casos de productos estructurados, se debe imputar al emisor o vendedor, de acuerdo con la situación concreta de quien ha garantizado el pago del capital invertido del producto estructurado, por una cuantía igual al precio justo de intercambio del mismo.
También computarán dentro del límite individual por emisor:
a) <Inciso modificado por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Para la contraparte las exposiciones netas en operaciones de reporto o repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores.
Para el efecto, se entiende como exposición neta en operaciones de reporto o repo, operaciones simultáneas y operaciones de transferencia temporal de valores, el monto que resulte de restar la posición deudora de la posición acreedora que ostenta la entidad en cada operación, siempre que este monto sea positivo. Para el cálculo de dichas posiciones deberán tenerse en cuenta el valor de mercado de los valores cuya propiedad se transfirió y/o la suma de dinero entregada como parte de la operación así como los intereses o rendimientos causados asociados a la misma.
b) <Inciso modificado por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los depósitos a la vista asociados a las operaciones de transferencia temporal de valores a que hace referencia el subnumeral 1.3.5. del presente Capítulo.
TÍTULO IV - CAPÍTULO CUARTO - Régimen de inversión de los recursos de los fondos de pensiones obligatorias - CIRCULAR EXTERNA 017 DE 2007 - Página 21 - Marzo de 2007
5. LÍMITES MÁXIMOS DE INVERSIÓN POR EMISIÓN.
<Textos en negrilla adicionados por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008:> No podrá adquirirse más del treinta por ciento (30%) de cualquier emisión de títulos en serie o en masa, incluyendo los títulos provenientes de procesos de titularización. Quedan exceptuadas de este límite las inversiones en Certificados de Depósito a Término (CDT) y de Ahorro a Término (CDAT) emitidos por establecimientos de crédito y las inversiones en los instrumentos descritos en los subnumerales 1.1.1.1, 1.1.2 y 1.1.3.
6. LÍMITE DE CONCENTRACIÓN DE PROPIEDAD ACCIONARIA.
Sólo se puede invertir en acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones (BOCEAS) de una sociedad hasta el diez por ciento (10%) de las acciones y hasta el diez por ciento (10%) de los Bonos Obligatoriamente Convertibles en Acciones (BOCEAS) en circulación, teniendo en cuenta, en todo caso, el límite máximo por emisor de que trata el numeral 4 del presente Capítulo.
7. LÍMITES DE INVERSIÓN EN VINCULADOS.
Sin perjuicio de lo establecido en el numeral 13 de este Capítulo, la suma de los activos e inversiones descritos en el numeral 1 de este Capítulo que se realicen en títulos cuyo emisor, avalista, aceptante, garante u originador de una titularización sean entidades vinculadas a la administradora, no puede exceder del diez por ciento (10%) del valor del fondo.
Para los efectos del cálculo del límite señalado en el inciso anterior deberá tenerse en cuenta lo siguiente:
- <Inciso modificado por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Se incluirán los recursos entregados en desarrollo de las operaciones de que trata el numeral 1.3.3. del presente capítulo.
- <Inciso modificado por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> No se incluirán las sumas recibidas en depósitos a la vista durante los últimos treinta (30) días hábiles por concepto de aportes, traslados de otros fondos y vencimientos de capital e intereses de las inversiones, de acuerdo con las condiciones nominales de las mismas, así como aquellos recursos que por disposición expresa deben mantenerse en depósitos a la vista con antelación a la fecha de cumplimiento de la adquisición de inversiones en el exterior.
<Inciso modificado por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Así mismo, los límites individuales de inversión por emisor y los de concentración de propiedad accionaria de que tratan los numerales 4 y 6 del presente Capítulo, en su orden, se deben reducir al cinco ciento (5%) cuando correspondan a títulos cuyo emisor, avalista, aceptante, garante u originador de una titularización sea un vinculado a la administradora. Para efectos del cálculo del límite de inversión por emisor, se incluirán los recursos entregados en desarrollo de las operaciones de que trata el numeral 1.3.3. del presente capítulo.
Cuando el emisor sea un vinculado de la administradora, el límite por emisión previsto en el numeral 5 de este Capítulo se debe calcular sobre la emisión efectivamente colocada. No obstante, cuando se trate de inversiones adquiridas en el mercado primario, dicho límite se debe establecer sobre la emisión efectivamente colocada en entidades o personas no vinculadas al emisor. Para efectos de lo dispuesto en el presente numeral, se entiende por entidad vinculada o por “vinculado” a la administradora:
a. El o los accionistas o beneficiarios reales del cinco por ciento (5%) o más de la participación en la administradora.
b. Las personas jurídicas en las cuales:
- La administradora sea beneficiaria real del cinco por ciento (5%) o más de la participación en la persona jurídica o,
- La o las personas a que se refiere el literal a. del presente numeral sean accionistas o beneficiarios reales, individual o conjuntamente, del cinco por ciento (5%) o más de la participación en la persona jurídica.
Se entiende por beneficiario real cualquier persona o grupo de personas que, directa o indirectamente, por sí misma o a través de interpuesta persona, por virtud de contrato, convenio o de cualquier otra manera, tenga respecto de una acción o de cualquier participación en una sociedad, la facultad o el poder de votar en la elección de directivas o representantes o, de dirigir, orientar y controlar dicho voto, así como la facultad o el poder de enajenar y ordenar la enajenación o gravamen de la acción o de la participación.
Para los efectos de la presente definición, conforman un mismo beneficiario real los cónyuges o compañeros permanentes y los parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil, salvo que se demuestre que actúan con intereses económicos independientes, circunstancia que podrá ser declarada mediante la gravedad de juramento ante esta Superintendencia con fines exclusivamente probatorios.
Una persona o grupo de personas se considera beneficiario real de una acción o participación si tiene derecho para hacerse a su propiedad con ocasión del ejercicio de un derecho proveniente de una garantía o de un pacto de recompra o de un negocio fiduciario o cualquier otro pacto que produzca efectos similares, salvo que los mismos no confieran derechos políticos.
Para los exclusivos efectos de esta disposición, se entiende que conforman un “grupo de personas” quienes actúen con unidad de propósito.
No se considera que existe vinculación cuando la participación en cualquiera de los casos señalados sea inferior al diez por ciento (10%) y los involucrados declaren bajo la gravedad de juramento ante la SBC, que actúan con intereses económicos independientes de los demás accionistas o beneficiarios reales o de la administradora.
Para efectos de los porcentajes a los que se refiere el párrafo anterior y los literales a. y b., sólo se tendrán en cuenta las acciones o participaciones con derecho a voto.
8. OPERACIONES CON INSTRUMENTOS FINANCIEROS DERIVADOS.
<Numeral modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 50 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con lo previsto en el artículo 59 de la Ley 510, en el artículo 65 de la Ley 964 de 2005, el Decreto 1801 de 1994, modificado por el Decreto 1557 de 2001, por el Decreto 668 de 2007 y por el Decreto 1796 de 2008 y demás normas aplicables, con los recursos que integran los fondos de pensiones obligatorias se podrán realizar operaciones con instrumentos financieros derivados con las siguientes condiciones y límites de riesgo:
8.1. En las operaciones con instrumentos financieros derivados con fines de cobertura se deberán cumplir los requisitos de documentación y de la prospectividad del cociente de efectividad de la cobertura que se señalan en el Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995), sin importar que las posiciones primarias objeto de cobertura formen parte del 'Libro de Tesorería' y por lo tanto no estén contenidas en el 'Libro Bancario', según la definición prevista en el Capítulo XXI de la Circular Básica Contable y Financiera.
Los límites de tales operaciones de cobertura los podrán establecer las entidades administradoras en las respectivas políticas de inversión, debidamente aprobadas por la junta directiva. En todo caso, solamente para cerrar una posición de un instrumento financiero derivado con fines de cobertura, las Sociedades Administradoras podrán realizar con las mismas características, términos y contraparte(s) la operación contraria, es decir, aquélla opuesta a la posición que inicialmente se tiene.
La suma de las posiciones de cobertura de moneda extranjera, medida en términos netos, mediante tales instrumentos, no podrá exceder el valor de mercado de las inversiones del fondo denominadas en moneda extranjera. Para el efecto, se entiende por términos netos, el resultado de la diferencia entre los siguientes factores:
a) El valor nominal, en moneda extranjera, de las divisas vendidas producto de la negociación de instrumentos financieros derivados con fines de cobertura; y
b) El valor nominal, en moneda extranjera, de las divisas compradas producto de la negociación de instrumentos financieros derivados con fines de cobertura, más el precio del subyacente, en moneda extranjera, por concepto de la compra de opciones celebradas con fines de cobertura.
En ningún momento esta diferencia podrá ser negativa.
La suma de las inversiones en moneda extranjera que puede tener sin cobertura un fondo de pensiones obligatorias no podrá exceder del treinta por ciento (30%) del valor del fondo.
<Inciso modificado por la Circular 50 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con lo previsto en el artículo 59 de la Ley 510, en el artículo 65 de la Ley 964 de 2005, el Decreto 1801 de 1994, modificado por el Decreto 1557 de 2001, por el Decreto 668 de 2007 y por el Decreto 1796 de 2008 y demás normas aplicables, con los recursos que integran los fondos de pensiones obligatorias se podrán realizar operaciones con instrumentos financieros derivados con las siguientes condiciones y límites de riesgo:
8.2. Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones Obligatorias podrán negociar instrumentos financieros derivados con fines de especulación. Lo anterior, se deberá realizar en cualquiera de las siguientes dos (2) modalidades: i) Compra de opciones de compra o de venta (Call o Put); y ii) estrategias que combinen la compra de opciones de compra o de venta y de otro(s) instrumento(s) financiero(s) derivado(s) básico(s), siempre que todos los instrumentos que involucre la estrategia tengan el mismo subyacente y vencimiento. Los instrumentos financieros derivados básicos de que trata el presente ordinal deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5.1 del Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera de la Superintendencia Financiera de Colombia.
Sin perjuicio de lo anterior, las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones Obligatorias podrán vender opciones de compra o de venta (Call o Put), solamente con el fin de cerrar una operación de compra de opciones con idéntico subyacente y vencimiento, relacionadas en el anterior ordinal i).
La suma de las primas pagadas y el riesgo máximo potencial de las operaciones abiertas de derivados con fines de especulación de que trata el presente numeral, al igual que el valor del riesgo materializado como consecuencia de la realización de dichas operaciones que se hayan cerrado, durante los últimos doce (12) meses, no podrá exceder el equivalente al uno por ciento (1%) del valor del fondo, medido al cierre de cada mes.
Para el efecto, se entiende por opción aquel instrumento financiero derivado que otorga el derecho más no la obligación de comprar o vender un subyacente a un precio determinado, denominado precio de ejercicio, en una fecha futura establecida.
8.3. Requisitos de las contrapartes para la negociación de instrumentos financieros derivados. En las políticas de inversión, las cuales deben ser aprobadas por la junta directiva, se establecerán las condiciones que deben reunir las contrapartes para poder negociar con éstas instrumentos financieros derivados, indicando para el efecto criterios de selección de las mismas, tales como su solvencia, volumen y tipo de instrumentos a negociar con cada una de ellas, experiencia exigida y sistemas de control de riesgos y seguimiento de los mismos, entre otros.
8.4. Prohibición de negociación de instrumentos financieros derivados con vinculados en el mercado mostrador. En ningún momento se pueden negociar instrumentos financieros derivados en el mercado mostrador con entidades vinculadas a la respectiva Sociedad Administradora del Fondo de Pensiones y de Cesantía, teniendo en cuenta, para el efecto, el término de vinculado descrito en el numeral 7 del presente Capítulo.
8.5. Las Sociedades Administradoras podrán negociar instrumentos financieros derivados con cámaras de riesgo central de contraparte tanto locales, autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia, como extranjeras o 'clearing houses'. La relación de dichas cámaras puede ser consultada en la página web en el siguiente enlace: http://www.superfinanciera.gov.co/Normativa/camarassafpyc.htm
8.6.
<Inciso modificado por la Circular 50 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Requisitos de información. Adicional a lo dispuesto en el numeral 5 del Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera, para efectos de supervisión, las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones Obligatorias deberán remitir a la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro de los últimos diez (10) días de cada mes los estudios sobre los planes de cobertura y los instrumentos financieros derivados con fines de especulación a negociar durante el siguiente mes, debiendo informar y justificar cualquier modificación a los mismos a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su celebración.
Cuando las Sociedades Administradoras negocien instrumentos financieros derivados con fines de especulación deberán mantener permanentemente a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia, los estudios realizados sobre los mismos, incluyendo el valor del máximo riesgo potencial y los eventos que lo generarían.
A las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía les será aplicable el Título Séptimo de la Parte Segunda de la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores, que consagra la normatividad común para los instrumentos financieros derivados y productos estructurados realizados por entidades sometidas a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia y las condiciones mínimas para su realización, establecidas en el Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995).
<Numeral modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. Rige a partir del 1o. de julio de 2009. Ver el Legislación anterior el texto vigente hasta esta fecha. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos del cálculo de los límites que se establecen en el presente Capítulo, se tomará como valor del fondo el resultado de la suma del precio justo de intercambio de los instrumentos financieros derivados registrados en el activo, menos el precio justo de intercambio de los instrumentos financieros derivados registrados en el pasivo, más el total de las inversiones y activos descritos en el numeral 1 de este Capítulo, de conformidad con el Decreto 1801 de 1994, modificado por el Decreto 668 de 2007, por el Decreto 1796 de 2008 y demás normas que lo sustituyan, modifiquen o subroguen de acuerdo con el valor por el cual se encuentren registrados según reglamentación de la Superintendencia Financiera de Colombia.
10. EXCESOS EN LAS INVERSIONES Y EN LOS LÍMITES DE INSTRUMENTOS FINANCIEROS DERIVADOS.
<Numeral modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los excesos en los límites de inversión y/o en los límites de instrumentos financieros derivados que se produzcan como consecuencia de la valorización o desvalorización de las inversiones y/o de los instrumentos financieros derivados que conforman el respectivo fondo, así como los que se generen por disminuciones en el valor del mismo y los que se originen como consecuencia de las inversiones provenientes del pago de dividendos en acciones, podrán ser mantenidos hasta por un período de dos (2) años, prorrogable previa autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia.
Cuando se presente un hecho no atribuible a la administradora posterior a la adquisición de una inversión o negociación de instrumentos financieros derivados que torne en inadmisible dicha inversión o instrumento(s) financiero(s) (vr. gr. deterioro en la calificación de riesgo), la Sociedad Administradora deberá remitir a la Superintendencia Financiera de Colombia dentro de los diez (10) días siguientes a la ocurrencia del hecho, un plan de ajuste o de desmonte con los respectivos análisis de riesgo e impacto.
Así mismo, las inversiones, la celebración de operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores y la realización de operaciones con instrumentos financieros derivados que sean efectuadas excediendo los límites de que trata el presente Capítulo, deben ser liquidadas y desmontadas en un plazo no mayor a tres (3) meses, prorrogables a juicio de la Superintendencia Financiera de Colombia, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar.
11. INVERSIONES EN TÍTULOS INSCRITOS EN EL REGISTRO NACIONAL DE VALORES Y EMISORES Y SISTEMAS DE NEGOCIACIÓN DE VALORES.
<Numeral modificado por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Todas las inversiones en los instrumentos descritos en los subnumerales 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, 1.1.4, 1.1.5, 1.1.6.3, 1.1.7, 1.1.10.1, 1.1.10.2, 1.3.4. y 1.3.5. de emisores nacionales y los emitidos en Colombia por emisores del exterior deben realizarse sobre títulos inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores, salvo que se trate de emisiones de emisores nacionales colocadas exclusivamente en el exterior que hayan dado cumplimiento a las normas de la Superintendencia Financiera de Colombia o acciones de empresas donde el Estado colombiano tenga participación.
<Inciso modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Adicionalmente, toda transacción de acciones, independiente del monto, debe realizarse a través de una bolsa de valores, salvo cuando se trate de procesos de privatización o el caso de adquisiciones en el mercado primario.
<Inciso modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Las negociaciones de las inversiones descritas en los subnumerales 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, 1.1.4, 1.1.5, 1.1.6.3, 1.1.7, 1.3.4. y 1.3.5. de emisores nacionales y los emitidos en Colombia por emisores del exterior, así como las operaciones descritas en el subnumeral 1.3.3.1., podrán realizarse a través de sistemas de negociación de valores aprobados por la Superintendencia Financiera de Colombia o en el mercado mostrador registradas en un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado por la Superintendencia Financiera de Colombia, siempre y cuando las mismas sean compensadas y liquidadas mediante un sistema de liquidación y compensación de valores, entrega contra pago, aprobado por dicha Superintendencia.
<Inciso eliminado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008>
Toda transacción de las inversiones a las que se refiere el subnumeral 1.2.6 debe realizarse a través de las bolsas de valores que establezca la Superintendencia Financiera de Colombia, la que tendrá en cuenta para el efecto consideraciones tales como el riesgo país, las características de los sistemas institucionales de regulación, fiscalización y control sobre el emisor y sus títulos en el respectivo país, la liquidez del mercado secundario, los requisitos mínimos que las bolsas de valores exigen a los emisores y a sus respectivos títulos para que éstos puedan ser cotizados en las mismas y los sistemas de regulación, fiscalización y control sobre la bolsa de valores por parte de la autoridad reguladora pertinente.
<Inciso modificado por la Circular 36 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> La relación de las bolsas de valores autorizadas puede ser consultada en la página web en el siguiente enlace: http://www.superfinanciera.gov.co/Normativa/bolsassafpyc.htm.
La totalidad de los títulos o valores representativos de las inversiones de los fondos de pensiones, deben mantenerse en todo momento en el depósito central de valores - DCV del Banco de la República o en un depósito centralizado de valores debidamente autorizado para funcionar por la Superintendencia Financiera de Colombia.
Para efectos del depósito se tendrán en cuenta los términos establecidos en los reglamentos de operaciones de los citados depósitos centralizados de valores, contados a partir de la fecha de la adquisición o de la transferencia de propiedad del título o valor.
Las inversiones en títulos de emisores del exterior o nacionales que se adquieran y permanezcan en el extranjero y que por su naturaleza sean susceptibles de ser custodiados, deben mantenerse en su totalidad, en depósito y custodia en bancos extranjeros, instituciones constituidas en el exterior que presten servicios de custodia o en instituciones de depósito y custodia de valores constituidas en el exterior que tengan como giro exclusivo el servicio de custodia, siempre y cuando cumplan las siguientes condiciones:
- Tener una experiencia mínima de cinco (5) años en servicios de custodia;
- <Condición modificada por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Tratándose de bancos extranjeros o instituciones constituidas en el exterior que presten servicios de custodia, éstos deben estar calificados como grado de inversión;
- La entidad de custodia se encuentre regulada y supervisada en el Estado en el cual se encuentre constituida;
- En los contratos de custodia se haya establecido:
- <Viñeta modificada por la Circular 36 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> La obligación del custodio de remitir mensualmente a la Superintendencia Financiera de Colombia, en la forma prevista en el contrato de custodia o en el celebrado con el depositante directo, las posiciones mantenidas en las cuentas de custodia de cada uno de los fondos y los movimientos de las mismas o, la obligación para que el custodio le permita a la Superintendencia Financiera de Colombia el acceso directo a través de medios informáticos a las cuentas de custodia.
- Que el custodio no puede prestar los activos del fondo ni usar los mismos para liquidar deudas que tenga con la administradora.
<Inciso modificado por la Circular 36 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Para el efecto, la sociedad administradora deberá remitir a la Superintendencia Financiera de Colombia una copia del respectivo contrato y de sus modificaciones, con traducción oficial al español, si fuere el caso. La Sociedad Administradora deberá remitir esta información a la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro de los quince (15) días siguientes a su suscripción.
También podrán efectuar la custodia de las inversiones en títulos o valores emitidos por entidades del exterior o de emisores nacionales que se adquieran en el extranjero los depósitos centralizados de valores locales debidamente autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia que estén interconectados o integrados con entidades homólogas del exterior.
13. CONFLICTOS DE INTERÉS E INVERSIONES NO AUTORIZADAS.
<Numeral modificado por la Circular 5 de 14 de febrero de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de lo previsto en las normas legales aplicables a conflictos de interés, las sociedades que administren fondos de pensiones, sus directores, administradores, representantes legales y en general aquellas personas que se encuentren autorizadas internamente para negociar cualquier título valor deben abstenerse de realizar inversiones con recursos del fondo de pensiones en títulos cuyo emisor, avalista, aceptante, garante u originador de una titularización sea la administradora, las filiales o subsidiarias de la misma, su matriz o las filiales o subsidiarias de ésta, y en general en operaciones que puedan dar lugar a conflictos de interés en los términos del artículo 158, numeral 1 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero o demás normas que lo sustituyan, modifiquen o subroguen.
14. EXCLUIDO MEDIANTE CIRCULAR EXTERNA 013 DE 2004.
14. <15> OPERACIONES DE REPORTO O REPO PASIVAS Y OPERACIONES SIMULTÁNEAS PASIVAS.
<Inciso modificado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía podrán celebrar con los activos del fondo de pensiones obligatorias operaciones de reporto pasivo y/o operaciones simultáneas pasivas en una cuantía no superior al uno por ciento (1%) del valor del fondo, únicamente para atender solicitudes de retiros o gastos del fondo. Cuando sea el caso, en dichas operaciones sólo se podrán recibir valores que sean inversiones admisibles.
En todo caso, los valores que entregue el fondo de pensiones en desarrollo de estas operaciones computarán para efectos del cumplimiento de todos los límites de que trata el presente capítulo.
TÍTULO IV - CAPÍTULO CUARTO - Régimen de inversión de los recursos de los fondos de pensiones obligatorias - CIRCULAR EXTERNA 017 DE 2007 - Página 23-1 - Marzo de 2007
<Numeral adicionado por la Circular 33 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
15.1. La Sociedad Administradora del Fondo de Pensiones y de Cesantía con los recursos de los fondos de pensiones obligatorias deberá abstenerse de realizar operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores en el mercado mostrador con entidades vinculadas, teniendo en cuenta, para el efecto, la definición de vinculado descrito en el numeral 7 del presente Capítulo.
15.2. Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía, podrán participar en sistemas desarrollados para la realización de operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores entre depositantes, administrados por Depósitos Centralizados de Valores autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia, con los recursos del fondo de pensiones obligatorias.
DEROGADO MEDIANTE CIRCULAR EXTERNA 046 DE 2002.
(Derogado mediante Circular Externa 046 de 2002)
DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LOS PATRIMONIOS AUTÓNOMOS O ENCARGOS FIDUCIARIOS QUE CONSTITUYAN LAS ENTIDADES TERRITORIALES, SUS DESCENTRALIZADAS Y ECOPETROL PARA GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE DETERMINADAS OBLIGACIONES PENSIONALES.
De conformidad con lo establecido en el artículo 2° del Decreto 810 de 1998, las sociedades administradoras de fondos de pensiones y las sociedades fiduciarias están autorizadas para administrar los patrimonios autónomos que, en virtud y bajo las reglas del mencionado Decreto, deben constituir las entidades territoriales y sus descentralizadas. En consecuencia, para la administración de dichos patrimonios autónomos, tales sociedades no requieren autorización especial de esta Superintendencia.
Las sociedades fiduciarias podrán administrar los recursos de los encargos fiduciarios a que se refiere el numeral 2.1 siguiente, debiendo, para el efecto, contar con la capacidad técnica y administrativa suficiente para su ejecución, teniendo en cuenta la naturaleza y características específicas de las actividades a desarrollar y las instrucciones contenidas en este Capítulo.
2. OBJETO EXCLUSIVO DE LOS PATRIMONIOS AUTÓNOMOS Y ENCARGOS FIDUCIARIOS.
2.1. Para las entidades territoriales o sus descentralizadas que tenían a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones y no hubieren sido sustituidas por fondos de pensiones públicas del orden territorial. En este caso los patrimonios autónomos se constituirán para garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de bonos pensionales, cuotas partes de bonos pensionales y cuotas partes de pensiones reconocidas con efectividad posterior a la entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones en el respectivo Departamento, Distrito o Municipio.
Entiéndese por pensiones reconocidas con efectividad posterior a la entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones, aquellas en las cuales el cumplimiento de los requisitos legales, tanto para adquirir el derecho a la respectiva pensión como para iniciar su disfrute, se dio en una fecha posterior a la entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones en el respectivo nivel territorial.
Para el efecto debe recordarse que, según lo establecido en el parágrafo del artículo 151 de la Ley 100 de 1993, para los servidores públicos del nivel departamental, distrital y municipal, el Sistema General de Pensiones entró en vigencia en la fecha en que así lo determinara la respectiva autoridad gubernamental y, en todo caso, a más tardar el 30 de junio de 1995.
Los recursos a que se refiere este subnumeral también podrán ser administrados mediante la celebración de encargos fiduciarios, caso en el cual su administración le corresponderá en forma exclusiva a las sociedades fiduciarias.
Los encargos fiduciarios se constituirán como encargos irrevocables, no obstante lo cual podrán terminarse en forma anticipada cuando se demuestre la ocurrencia de una conmutación pensional con el Instituto de Seguros Sociales o la celebración de contratos de renta vitalicia que produzcan los efectos de una conmutación pensional.
2.2. Para las entidades territoriales o sus descentralizadas que fueron sustituidas por fondos de pensiones públicas del orden territorial. En este caso, de conformidad con el artículo 5, numeral 5, del Decreto 1296 de 1994, el objeto de los patrimonios autónomos es proveer recursos para el pago de sus obligaciones pensionales, tales como pensiones, bonos pensionales, cuotas partes de bonos pensionales y cuotas partes de pensiones.
En el caso de las entidades territoriales o sus descentralizadas que tenían a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones y no hubieren sido sustituidas por fondos de pensiones públicas del orden territorial, la constitución de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios en ningún caso implicará o podrá ser utilizada para:
la conmutación pensional de obligaciones a cargo de las entidades constituyentes;
el pago de pensiones completas o compartidas, legales, extralegales o convencionales, etc.
Igualmente, en el caso de las entidades territoriales o sus descentralizadas que fueron sustituidas por fondos de pensiones públicas del orden territorial, la constitución de los patrimonios autónomos en ningún caso implicará o podrá ser utilizada para la conmutación pensional de obligaciones a cargo de las entidades constituyentes.
<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 017 DE 2006 - Página 24 - Julio DE 2006>
La constitución de patrimonios autónomos o encargos fiduciarios, según sea el caso, no exime a las entidades constituyentes de las responsabilidades que por obligaciones pensionales les correspondan.
4. VALOR DE LOS ACTIVOS E INTEGRACIÓN DE LOS PATRIMONIOS AUTÓNOMOS Y ENCARGOS FIDUCIARIOS.
Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y las sociedades fiduciarias, en forma previa a la constitución de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios, deberán verificar que las entidades territoriales o sus descentralizadas constituyentes hayan dado cumplimiento a los siguientes aspectos:
a) Que en el programa de constitución de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios se establezca que el valor de los activos deberá ser igual o superior al monto de las obligaciones garantizadas, teniendo en cuenta que:
- El valor de los activos líquidos aportados deberá ser suficiente para atender, por lo menos, las obligaciones que se hagan exigibles dentro del respectivo año.
- El valor de los activos deberá cubrir anualmente un valor esperado de imprevistos de que trata el artículo 4° del Decreto 810 de 1998, así:
Para calcular el citado valor deberá utilizarse las probabilidades contenidas en las tablas de mortalidad de rentistas y de invalidez de activos, hombres y mujeres, contenidas en la Resolución 585 de 1994 de esta Superintendencia, o en las normas que la modifiquen o adicionen.
El monto de los imprevistos se calculará para cada sexo, así:
_
E(B) = [ p(x) + i(x) ]*B* n, donde:
_
E(B) = Valor esperado de los imprevistos por pago anticipado de bonos
_
p(x) = Probabilidad de muerte a la edad promedio x
_
i(x) = Probabilidad de invalidez a la edad promedio x
_
B = Valor promedio de los bonos
n = Número de elementos del grupo.
- El valor total de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios deberá integrarse en un plazo máximo de 30 años, señalando su forma de integración y la programación para la amortización y transferencia periódica de activos.
b) Que el valor de las obligaciones a garantizar se haya establecido con base en un cálculo actuarial o atendiendo, en lo pertinente, la metodología señalada en la Circular 03 de 1996 de la Oficina de Obligaciones Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público o en las que la modifiquen o adicionen.
Los estudios que sirvan de base para la determinación de la suficiencia del monto de las obligaciones a garantizar, deberán comprender la totalidad de beneficiarios de bonos pensionales, cuotas partes de bonos pensionales y cuotas partes de pensión y, cuando sea del caso, pensiones completas o compartidas, legales, extralegales o convencionales.
Que la aceptación de activos diferentes a dinero no afecte la estructura de liquidez del patrimonio autónomo o del encargo fiduciario prevista en el literal a) de este numeral. Además deberán tener en cuenta que su enajenación no puede exceder de dos (2) años.
Para la aceptación de estos activos diferentes a dinero, las administradoras de los patrimonios autónomos o de los encargos fiduciarios deben exigir que previamente se haya elaborado un avalúo comercial de reconocido valor técnico y deberán, también en forma previa a su aceptación, efectuar un análisis de las posibilidades de enajenación dentro del término señalado en el inciso anterior. Para el efecto, las entidades administradoras deberán actuar con la prudencia, diligencia y compromiso que se le exige a un buen hombre de negocios.
En caso de no poderse realizar los activos mencionados en el término previsto, las entidades administradoras de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios deberán provisionarlos en un ciento por ciento (100%).
Cuando la entidad constituyente haya transferido al patrimonio autónomo o al encargo fiduciario, según sea el caso, sumas superiores a las reservas acordadas para un determinado período, tendrá derecho a que en el período siguiente se reduzca en forma equivalente el monto de la transferencia que para éste corresponda según el respectivo programa.
<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 017 DE 2006 - Página 26 - Julio DE 2006>
Las administradoras deberán mantener a disposición de esta Superintendencia el programa de constitución del patrimonio autónomo o encargo fiduciario y el contrato que se celebre con cada entidad constituyente.
Las administradoras de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios podrán asesorar a las entidades constituyentes en la emisión de bonos pensionales, pudiendo también administrar dichas emisiones.
La emisión y expedición de los bonos pensionales estará a cargo de la respectiva entidad territorial o su descentralizada, la cual deberá ceñirse a las disposiciones que para el efecto se le apliquen.
Mientras el Gobierno Nacional expide las reglas para los contratos de fiducia que se celebren para administrar las reservas de pensiones del Instituto de Seguros Sociales, los recursos de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios tendrán el mismo régimen de inversiones de los fondos de pensiones obligatorias, con excepción de las inversiones en acciones. Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y las sociedades fiduciarias valorarán estas inversiones en la forma y con la periodicidad establecida para los fondos de pensiones obligatorias.
Desde el momento de la constitución de los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios, las entidades administradoras deberán integrar los activos recibidos en inversiones admisibles de acuerdo con el citado régimen, salvo lo dispuesto en el subnumeral 4, literal c) de este capítulo y durante el plazo allí previsto.
7. GARANTÍA DE RENTABILIDAD MÍNIMA.
En el evento en que las administradoras de los patrimonios autónomos se comprometan a garantizar una rentabilidad mínima, deberán mantener una reserva de estabilización de rendimientos equivalente al uno por ciento (1%) del valor del respectivo patrimonio, en los términos y condiciones establecidos para los fondos de pensiones obligatorias. De acuerdo con la ley, las sociedades fiduciarias no pueden garantizar una rentabilidad mínima.
Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y las sociedades fiduciarias deberán mantener los activos y pasivos de los patrimonios autónomos y encargos fiduciarios de que trata este capítulo separados entre sí y de los demás activos de su propiedad y de los fondos administrados.
Igualmente, por cada patrimonio autónomo o encargo fiduciario deberán mantener cuentas corrientes o de ahorro destinadas exclusivamente a manejar los recursos de cada uno de ellos, identificando claramente el nombre de la entidad a la cual corresponde.
En el evento en que una entidad territorial o descentralizada decida constituir un solo patrimonio autónomo o encargo fiduciario para la garantía y pago de bonos, cuotas partes de bonos pensionales, cuotas partes pensionales u otras obligaciones pensionales, según corresponda de conformidad con lo establecido en el numeral 2 de este capítulo, la entidad administradora del mismo deberá identificar el valor de los aportes, los retiros y el saldo de cada uno de dichos conceptos, tanto en unidades como en pesos. Para el efecto, su registro contable en las cuentas patrimoniales se identificará a nivel de 7 u 8 dígitos y los libros auxiliares de dichas cuentas revelarán el movimiento y saldo de cada concepto.
9. FONDOS DE PENSIONES VOLUNTARIOS.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 169, numeral 3, inciso segundo, del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las prestaciones percibidas en virtud de los planes voluntarios de pensiones administrados por las sociedades administradoras de fondos de pensiones, las sociedades fiduciarias o las compañías de seguros son independientes del régimen de seguridad social y de cualquier otro régimen pensional. En consecuencia, los recursos a que se refiere el Decreto 810 de 1998 en ningún caso podrán ser administrados a través de fondos voluntarios de pensiones.
De acuerdo con lo establecido en el Decreto ley 1162 de 1999, Ecopetrol debe constituir uno o varios patrimonios autónomos como garantía y fuente de pago de su pasivo pensional, los cuales podrán ser administrados por sociedades administradoras de fondos de pensiones o por sociedades fiduciarias según lo previsto en el Decreto 876 de 1998.
Las sociedades administradoras de dicho patrimonio o patrimonios autónomos deberán observar, en cuanto fuere pertinente y de acuerdo con la naturaleza del respectivo contrato, las instrucciones contenidas en el presente capítulo. En todo caso deberán identificar, a nivel de cuentas auxiliares, el manejo de cada uno de los pasivos (bonos pensionales, cuotas partes de bonos pensionales y otras obligaciones pensionales plenamente identificadas).
DISPOSICIONES RELATIVAS A LA ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE PENSIONES VOLUNTARIAS.
Las reglas contenidas en el presente capítulo son aplicables a las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías, a las sociedades fiduciarias y a las compañías de seguros, que de conformidad con lo establecido en el numeral 1º del artículo 168 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero se encuentran legalmente autorizadas para administrar fondos de pensiones de jubilación e invalidez.
<TÍTULO IV - Capítulo Septimo - Disposiciones relativas a la Administración de Fondos de Pensiones Voluntarias - CIRCULAR EXTERNA 040 DE 2006 - Página 27 - Diciembre de 2006>
1. REGLAS SOBRE LOS PLANES DE PENSIONES DE JUBILACIÓN E INVALIDEZ.
Los planes de pensiones de jubilación e invalidez son acuerdos por medio de los cuales a cambio de la obligación de contribuir a un fondo de pensiones de jubilación e invalidez se establece el derecho de las personas en cuyo favor se celebra, de percibir ciertas prestaciones, que pueden consistir en el pago de un capital, de una renta temporal o de una renta vitalicia.
Conforme a lo establecido por el numeral 2º del artículo 173 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los planes de pensiones de jubilación e invalidez pueden ser de prestación definida, de contribución definida y mixtos; también abiertos e institucionales.
Son planes de prestación definida aquellos en los cuales se define como objeto la cuantía de las prestaciones a percibir por los beneficiarios; son planes de contribución definida aquellos en los cuales se define como objeto la cuantía de los aportes de las patrocinadoras y, en su caso, de los partícipes en el plan, y son planes mixtos aquellos cuyo objeto es simultáneamente la cuantía de las prestaciones y de los aportes.
Por otra parte, son planes abiertos aquellos a los cuales puede vincularse como partícipe cualquier persona natural que manifieste su voluntad de adherir al plan y planes institucionales aquellos en los cuales sólo pueden ser partícipes los trabajadores o miembros de las entidades patrocinadoras; entendiendo por partícipes aquellas personas naturales en cuyo interés se crea el plan y por entidades patrocinadoras las empresas, sociedades, sindicatos, asociaciones o gremios que participan en la creación y desarrollo del plan. Así las cosas, todo plan de pensiones requiere de los partícipes en cuyo favor se celebra, motivo por el cual es conveniente aclarar que no pueden existir planes de pensiones sin partícipes.
1.1.1. CONTENIDO DE LOS PLANES INSTITUCIONALES.
De conformidad con lo establecido por el numeral 4º del artículo 173 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en todo plan de pensiones de jubilación e invalidez deben estipularse:
a. Las condiciones de admisión de los partícipes:
Los planes de pensiones institucionales que se suscriban con las entidades patrocinadoras deberán indicar de manera clara y detallada las condiciones que deben cumplir los trabajadores o miembros de la entidad patrocinadora para ser participes. En ningún caso podrán pactarse condiciones cuya realización sea, en los términos del artículo 1532 del Código Civil, física y moralmente imposible; ni condiciones redactadas en términos ininteligibles. Tampoco podrán pactarse condiciones meramente potestativas ni aquellas que consistan tan sólo en la posterior identificación por parte del patrocinador, en cualquier momento durante la ejecución del contrato, de los partícipes o beneficiarios del plan.
De esta manera, la estipulación de las condiciones de admisión de los partícipes debe permitir establecer desde un comienzo y durante la vigencia y ejecución del plan de pensiones, a favor de qué trabajadores o miembros de la entidad patrocinadora se realizan los aportes. Para el efecto, en el plan de pensiones deberá establecerse la obligación a cargo de la entidad patrocinadora de suministrar a la administradora del fondo, al momento de su suscripción, el listado de los partícipes, esto es, de aquellas personas en cuyo interés se celebra, el cual deberá ser actualizado cada vez que se realice un aporte o se presente una novedad de ingreso o retiro de un nuevo partícipe. Las novedades de retiro deberán ser informadas a la sociedad administradora acompañadas de la justificación de las mismas.
b. El monto del aporte de la patrocinadora y, si es el caso, de los partícipes:
Como quiera que los aportes que en desarrollo del plan de pensiones haga la entidad patrocinadora estarán destinados al pago de las prestaciones previstas en el mismo, su valor deberá establecerse teniendo en cuenta si se trata de un plan de pensiones de prestación definida, de contribución definida o mixto.
De conformidad con lo dispuesto por el numeral 3º del artículo 173 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero: “Los planes de pensiones de jubilación e invalidez se establecerán mediante sistemas actuariales de capitalización que permitan establecer una equivalencia entre los aportes y las prestaciones futuras a que tienen derecho los beneficiarios”.
Por lo anterior, en los planes de prestación definida o mixtos deberá establecerse que cada aporte que realice la entidad patrocinadora deberá estar soportado en el cálculo actuarial correspondiente, que discriminará a cada uno de los partícipes debidamente identificados y en el que se especificarán por cada uno de ellos las condiciones que se tuvieron en cuenta para el cálculo.
En los planes de pensiones de contribución definida deberá definirse desde el momento de la adhesión al plan por parte de la entidad patrocinadora la forma de establecer la contribución y la periodicidad de la misma a cargo de la patrocinadora y, si es el caso, de los partícipes, de tal manera que en todo momento se pueda establecer de manera clara una equivalencia entre los aportes y las prestaciones futuras a que tienen derecho los beneficiarios.
Cada vez que la entidad patrocinadora realice un aporte, el mismo debe ir acompañado del listado de que trata el literal anterior, identificando a los partícipes a favor de quienes se hace y el valor que corresponde a cada uno de ellos, el cual deberá abonarse en sus cuentas individuales.
En los planes institucionales podrán estipularse condiciones o requisitos para la consolidación de los derechos de los partícipes sobre los aportes efectuados por las entidades patrocinadoras en su favor. Éstas deberán constar en documento adjunto al respectivo plan de pensiones desde el momento de su celebración y deberán ser informadas a los partícipes del mismo. En ningún momento podrán pactarse condiciones cuya realización sea, en los términos del artículo 1532 del Código Civil, física y moralmente imposible, ni condiciones redactadas en términos ininteligibles. Tampoco podrán pactarse condiciones meramente potestativas.
En todo caso, en la cuentas individuales y en el extracto de cuenta que se envíe al participe se deberán identificar aquellos aportes ya consolidados en su cabeza y aquellos que no se han consolidado por no haberse cumplido aún las condiciones establecidas en el plan. En relación con los últimos se deberá advertir al partícipe que mientras no se cumplan las condiciones previstas en el plan no habrá adquirido derecho alguno sobre los mismos y sobre sus rendimientos. De igual manera, deberá llevarse un control de las respectivas cuentas individuales y del cumplimiento de las condiciones para la consolidación de los derechos de los partícipes sobre los aportes efectuados por la entidad patrocinadora e informar al partícipe en el extracto de cuenta las condiciones cuyo cumplimiento está pendiente.
c. Las reglas para el cálculo de las prestaciones y, si éstas son reajustables, los mecanismos de reajuste:
Todo plan de pensiones debe indicar expresamente cuáles son las prestaciones a cambio de las cuales se hacen los aportes al fondo de pensiones de jubilación e invalidez, especificando si éstas consisten en el pago de un capital, en una renta temporal o en una renta vitalicia, y la forma cómo se establecen los beneficiarios de las mismas.
De igual manera, el plan de pensiones debe contener las reglas para el cálculo de cada una de las prestaciones que se contemplen en el mismo, las cuales deben estar soportadas en la nota técnica que respalde el respectivo plan de pensiones, tomando en consideración las tablas de mortalidad previstas en la Resolución 0585 del 11 de abril de 1994 expedida por la anterior Superintendencia Bancaria.
d. Las condiciones para la pérdida de la calidad de partícipe:
La definición de las condiciones para la pérdida de la calidad de partícipe debe ser realizada de manera clara y detallada en el plan de pensiones y debe ir acompañada de la determinación de las consecuencias que se deriven de su ocurrencia en relación con el trabajador o miembro de la entidad patrocinadora, con ésta y con los recursos aportados a favor de aquél y sus rendimientos.
e. Los derechos del partícipe en caso de retiro del plan antes del cumplimiento de las condiciones previstas para tener derecho a las prestaciones establecidas en el mismo.
f. Los demás derechos y obligaciones de los partícipes:
Dentro de los derechos de los partícipes, el plan de pensiones debe establecer expresamente las condiciones o requisitos para que éstos tengan derecho a las prestaciones previstas en el mismo, esto es, para obtener el pago de un capital, de una renta temporal o de una renta vitalicia.
g. Las reglas para trasladar los derechos consolidados del partícipe a otro plan.
h. El fondo de pensiones a través del cual se desarrollará el plan de pensiones:
Debe indicarse que adjunto al plan se incluirá una copia del reglamento del fondo.
i. Las causas de terminación del plan y las reglas para su liquidación:
Dentro de las reglas aplicables a la liquidación del plan de pensiones como consecuencia de su terminación, deberá establecerse el procedimiento a seguir en relación con los aportes realizados a favor de los partícipes.
j. Las reglas para modificar el plan:
Dentro de las reglas debe incluirse que cualquier modificación al plan debe ser autorizada previamente por la Superintendencia Financiera de Colombia.
k. Adicionalmente, y conforme a lo establecido por el literal k) del numeral 4º del artículo 173 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los planes de pensiones institucionales deberán:
<TÍTULO IV - Capítulo Septimo - Disposiciones relativas a la Administración de Fondos de Pensiones Voluntarias - CIRCULAR EXTERNA 040 DE 2006 - Página 28 - Diciembre de 2006>
1) Establecer expresamente si se trata de un plan de prestación definida, de contribución definida o mixto.
2) Enumerar los derechos y obligaciones a cargo de las entidades patrocinadoras, los cuales deben prever cuando menos lo siguiente:
a) La obligación de suministrar y actualizar, en los términos establecidos en literal a) de este subnumeral, el listado de los partícipes.
b) De estipularse condiciones para la consolidación de los derechos de los partícipes sobre los aportes realizados en su favor, la obligación de la entidad patrocinadora de informar a la sociedad administradora el cumplimiento de las condiciones o requisitos estipulados en el plan.
c) La obligación de realizar los aportes a favor de los partícipes acompañados del nombre y el número de identificación de cada uno de ellos y con la indicación expresa del valor que corresponde a cada uno de ellos.
d) Sólo podrá pactarse que la entidad patrocinadora tendrá derecho a obtener la devolución o a realizar el retiro de los recursos aportados al fondo de pensiones voluntarias y sus rendimientos:
- Cuando se trate planes de prestación definida o mixtos y los recursos aportados al fondo, incluidos los rendimientos, superen el cálculo actuarial a la fecha de la devolución. En estos eventos sólo podrá pactarse el retiro o devolución del exceso respecto de los aportes que aún no se han consolidado en cabeza de los partícipes, por no haber reunido las condiciones o requisitos previstos en el plan.
- Cuando las condiciones o requisitos estipulados en el plan para que se consoliden los derechos de los trabajadores o miembros de la entidad patrocinadora sobre los aportes efectuados en su favor se reputen fallidos en los términos establecidos por el artículo 1537 del Código Civil;
En todo caso, de reputarse fallidas las condiciones para la consolidación de los derechos de un partícipe, será obligación de la entidad patrocinadora retirar los recursos aportados y sus rendimientos, salvo que informe a la sociedad administradora a favor de qué participes deben ser abonados y la proporción que corresponderá a cada uno de ellos.
- Cuando los trabajadores o miembros de la entidad patrocinadora pierdan la calidad de partícipes, por verificarse las condiciones previstas sobre el particular en el plan y ello haya sido previsto como una de las consecuencias a que se refiere el literal d) de este subnumeral.
3) Informar el tratamiento tributario de los aportes que realice la entidad patrocinadora.
4) Indicar de manera expresa que los aportes que haga la entidad patrocinadora en desarrollo del plan en ningún caso serán una inversión para la misma.
5) Destacar en caracteres visibles y en la primera página aquellas cláusulas que impliquen una limitación o restricción a los derechos de las entidades patrocinadoras y de los participes, tales como el pago de penalidades por retiro anticipado.
1.1.2. DE LA AUTORIZACIÓN DE LOS PLANES DE PENSIONES POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA.
De conformidad con lo establecido por el numeral 8 del artículo 173 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, corresponde a la Superintendencia Bancaria, hoy Superintendencia Financiera, autorizar previamente todo plan de pensiones de jubilación e invalidez.
Para efectos de otorgar la mencionada autorización, la Superintendencia Financiera debe verificar que el contenido de los planes institucionales se ajuste a los requerimientos establecidos en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y en el presente capítulo.
De esta manera, a la solicitud de autorización que se formule ante la Superintendencia Financiera deberá adjuntarse:
6) El plan de pensiones de jubilación e invalidez institucional, que además de contener las estipulaciones a que se refiere el numeral 4º del artículo 173 del EOSF, se ajuste a las prescripciones contenidas en la presente circular, y
7) La nota técnica que respalde el cálculo de las prestaciones y los sistemas actuariales de capitalización que permitan establecer una equivalencia entre los aportes a cargo de la entidad patrocinadora y las prestaciones futuras a que tienen derecho los beneficiarios.
Dicha nota técnica deberá indicar las consideraciones adicionales y particulares a tener en cuenta, como el número de mesadas, incrementos pensionales, beneficiarios si a ello hay lugar, etc. Así mismo, para efectos de la revisión del cálculo actuarial deben tenerse en consideración las siguientes variables: Fecha de nacimiento, género de los partícipes y de los beneficiarios en caso dado, parentesco de los mismos, y de existir beneficiarios en estado de invalidez indicarlo.
<TÍTULO IV - Capítulo Septimo - Disposiciones relativas a la Administración de Fondos de Pensiones Voluntarias - CIRCULAR EXTERNA 040 DE 2006 - Página 28 - Diciembre de 2006>
Cualquier modificación del contenido de los planes de pensiones debe ser también autorizada previamente por la Superintendencia Financiera.
Ahora bien, sin perjuicio de la autorización a que se refiere este numeral, es obligación de las sociedades administradoras informar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al cierre de cada trimestre a la Superintendencia Financiera las entidades patrocinadoras que se adhirieron a cada uno de los planes institucionales autorizados.
2. PRÁCTICAS INSEGURAS Y NO AUTORIZADAS.
Para los efectos del artículo 326, numeral 5, literal a) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, se consideran como prácticas inseguras y no autorizadas el ofrecimiento y celebración de los planes de pensiones de jubilación e invalidez, así como la utilización de éstos y de los fondos de pensiones de jubilación e invalidez autorizados por la Superintendencia Financiera, como mecanismos destinados a la obtención de prestaciones no asociadas a la vejez, invalidez, viudez u orfandad de los partícipes o beneficiarios, como por ejemplo para invertir los excedentes de liquidez de la entidad patrocinadora con el objeto de obtener rendimientos de los cuales ésta misma sea la beneficiaria.
3. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN A PARTÍCIPES.
En desarrollo del deber de información consagrado en el numeral 1º del artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, según el cual “las entidades vigiladas deben suministrar a los usuarios de los servicios que prestan la información necesaria para lograr la mayor transparencia en las operaciones que realicen, de suerte que les permita, a través de elementos de juicio claros y objetivos, escoger las mejores opciones del mercado y poder tomar decisiones informadas”, es deber de la Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantías, de las Sociedades Fiduciarias y de las Compañías de Seguros revelar a los participes de los fondos de pensiones voluntarias la información relacionada con el mismo a través de los siguientes mecanismos:
El extracto de cuenta que las sociedades que administren Fondos de Pensiones Voluntarias deben enviar a los partícipes del fondo deberá ajustarse a los formatos únicos para planes abiertos y para planes institucionales contenidos en los anexos B-6000-11 Y B-6000-12 del presente capítulo, los cuales se deberán diligenciar de acuerdo con los requerimientos mínimos de información establecidos en el anexo II (instructivo extractos). Sólo podrán introducirse variaciones al modelo en cuestión en relación con el uso del color institucional, el logo símbolo o la sigla de la respectiva entidad.
<Inciso eliminado por la Circular 3 de 2010>
3.1.1. MEDIO, PERIODICIDAD Y DIRECCIÓN A LA CUAL DEBERÁN REMITIRSE LOS EXTRACTOS PERIÓDICOS. <Numeral modificado por la Circular 3 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Los extractos deben quedar mensualmente a disposición de los partícipes para consulta a través de la página de Internet de la respectiva Entidad a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al último día calendario del mes que se informa, o a través de un mecanismo con similar cobertura, salvo que el afiliado solicite por cualquier medio verificable a la Administradora el envío del extracto por correo físico a la dirección que indique. Para el efecto, la Administradora tendrá un plazo de diez (10) días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud para la remisión de dicha información.
Los medios a través de los cuales se pone a disposición de los partícipes la información de sus extractos, deberán ser informados a los mismos al momento de la afiliación o cuando dichos medios se modifiquen. Para el efecto, la Administradora deberá dejar evidencia de la notificación realizada al partícipe sobre tales disposiciones.
La Superintendencia Financiera evaluará la idoneidad y seguridad del medio que disponga la Administradora para que los partícipes del Fondo consulten la información de sus extractos, al momento de autorizar su inclusión en el reglamento del fondo de pensiones voluntarias.
Las sociedades que administren Fondos de Pensiones Voluntarias deben adoptar para cada portafolio de inversión que conforma estos fondos una ficha técnica que contenga la información básica de la misma. En el evento en que el fondo esté constituido por un sólo portafolio, la ficha técnica adoptada será la del fondo.
<TÍTULO IV - Capítulo Septimo - Disposiciones relativas a la Administración de Fondos de Pensiones Voluntarias - CIRCULAR EXTERNA 042 DE 2007 - Página 30 - Junio de 2007>
La ficha técnica deberá diligenciarse de acuerdo con los requerimientos mínimos de información y al modelo señalado a continuación. Sólo podrán introducirse variaciones al modelo en cuestión en relación con el uso del color institucional, el logo símbolo o la sigla de la respectiva entidad.
<Inciso modificado por la Circular 3 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Cada ficha técnica deberá actualizarse mensualmente dentro de los cinco días hábiles siguientes al último día calendario del mes que se informa y deberá publicarse en la página de Internet de la respectiva entidad o difundirse a través de un mecanismo con similar cobertura.
<TÍTULO IV - Capítulo Septimo - Disposiciones relativas a la Administración de Fondos de Pensiones Voluntarias - CIRCULAR EXTERNA 042 DE 2007 - Página 30 - Junio de 2007>
| TEMA: | Ficha técnica Fondos de pensiones voluntarias |
| NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: | Ficha técnica revelación de información de fondos de pensiones voluntarias. |
| OBJETIVO: | Las sociedades que administran fondos de pensiones voluntarias, deben diseñar y adoptar para cada fondo de pensiones o portafolio que conforma dicho fondo, una ficha técnica que contenga la información básica del portafolio del fondo. Así mismo, poner en práctica mecanismos adecuados de divulgación que le permitan al público y a los inversionistas conocer permanentemente información sobre las condiciones financieras ofrecidas en el mercado, presentadas en esta ficha técnica. |
| TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA: | Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantías, Sociedades Fiduciarias y Compañías de Seguros. |
| PERIODICIDAD: | Mensual. |
| FECHA DE REPORTE: | Dentro de los cinco días siguientes a la fecha de corte. |
| FECHA DE CORTE DE LA INFORMACION: | Ultimo día del mes. |
1. CARACTERISTICAS DEL PORTAFOLIO
1.1. FECHA DE INICIO DE OPERACIONES.
Fecha del día en que el portafolio (o alternativa de inversión) inició sus actividades de captación y administración de recursos de sus afiliados.
1.2. VALOR ADMINISTRADO (MILLONES DE PESOS).
Monto en millones de pesos colombianos del patrimonio o valor neto del portafolio (o alternativa de inversión), que debe corresponder al código 3 del Plan de Cuentas.
1.3. VALOR DE LA UNIDAD AL CIERRE.
Es el valor de la unidad al cierre de las operaciones del día de corte, que corresponde al valor del patrimonio del portafolio dividido entre el número total de sus unidades en circulación, expresado en pesos colombianos.
Corresponde al número de unidades que conforman el portafolio.
Es el número de partícipes que a la fecha de corte tienen saldo en cada una de las cuentas individuales del portafolio. Deben incluirse los partícipes a nombre de los cuales los patrocinadores han hecho aportes, aunque los mismos no se hayan consolidado en cabeza de los primeros.
Es el monto de aporte mínimo que se ha establecido por reglamento para efectuar al portafolio del fondo de pensiones voluntarias, expresado en pesos colombianos. En esta casilla se deben especificar los casos en que el aporte mínimo aplica para el aporte al portafolio o al fondo.
Es el monto mínimo a adicionar que se ha establecido por reglamento para efectuar al portafolio del fondo de pensiones voluntarias, expresado en pesos colombianos. En esta casilla se deben especificar los casos en que la adición mínima aplica para la adición al portafolio o al fondo.
Es el monto mínimo de aportes que se ha establecido por reglamento para retirar por parte del partícipe al portafolio del fondo de pensiones voluntarias, expresado en pesos colombianos. En esta casilla se deben especificar los casos en que el retiro mínimo aplica para el retiro al portafolio o al fondo.
Es el monto máximo que el partícipe puede retirar, sin que signifique un retiro total y establecido en el reglamento, expresado en pesos colombianos. En esta casilla se deben especificar los casos
<TÍTULO IV - Capítulo Septimo - Disposiciones relativas a la Administración de Fondos de Pensiones Voluntarias - CIRCULAR EXTERNA 042 DE 2007 - Página 31 - Junio de 2007>
Es el monto mínimo de aportes que debe permanecer en la cuenta individual del partícipe al portafolio del fondo de pensiones voluntarias, establecido en el reglamento, expresado en pesos colombianos. En esta casilla se deben especificar los casos en que el saldo mínimo aplica para el saldo en el portafolio o en el fondo.
1.11. SANCIÓN O COMISIÓN POR RETIRO ANTICIPADO.
Es el porcentaje o valor establecido en el reglamento como sanción o comisión por retiro anticipado de aportes de la cuenta individual del participe o del portafolio del fondo de pensiones voluntarias, de acuerdo con los plazos mínimos de permanencia contenidos en dicho reglamento. En esta casilla se deben especificar los casos en que la sanción aplica para el retiro de un portafolio o el retiro del fondo.
Es el porcentaje “fijo”, expresado en puntos efectivos anuales, que la sociedad administradora percibe por su gestión del fondo o portafolio conforme a lo establecido en el reglamento del fondo.
Corresponde al concepto sobre el cual se calcula la remuneración o comisión de administración a favor de la sociedad administradora y a cargo del portafolio o fondo para el periodo objeto de información, que puede ser sobre el valor del portafolio, del fondo o sobre los rendimientos, entre otros.
1.14. GASTOS TOTALES DEL PORTAFOLIO.
Son los gastos a cargo del portafolio necesarios para su correcta gestión e incluyen la remuneración de la sociedad administradora; deben representarse como un porcentaje y se calcula dividiendo el promedio mensual de los gastos totales, incluida la remuneración de la sociedad administradora, de los últimos doce (12 meses) entre el valor promedio del patrimonio del portafolio para el mismo período.
2. CALIFICACIÓN DEL PORTAFOLIO.
En el evento en que el portafolio se encuentre calificado, se deben revelar las siguientes calificaciones:
2.1.1. RIESGO DE ADMINISTRACIÓN Y OPERACIONAL.
Según lo establecido en las normas correspondientes es la calificación otorgada al portafolio por parte de una sociedad calificadora de valores respecto del riesgo de administración y operacional.
Según lo establecido en las normas correspondientes es la calificación otorgada al portafolio por parte de una sociedad calificadora de valores, respecto del riesgo de mercado.
Según lo establecido en las normas correspondientes es la calificación otorgada al portafolio por parte de una sociedad calificadora de valores, respecto del riesgo crediticio.
2.2. FECHA DE LA ÚLTIMA CALIFICACIÓN.
Comprende la fecha de la última calificación del portafolio otorgada por una Sociedad Calificadora de Valores.
Nombre o razón social de la sociedad calificadora de valores que emitió la calificación sobre el portafolio.
Descripción resumida de los objetivos y estrategias de inversión del portafolio, de los activos aceptables para invertir los recursos del portafolio de inversión, junto con la política de riesgo y los criterios de diversificación del portafolio, que hacen reducir o aumentar una determinada posición.
Es importante advertir que no se trata de transcribir la política de inversión contenida en el.
<TÍTULO IV - Capítulo Septimo - Disposiciones relativas a la Administración de Fondos de Pensiones Voluntarias - CIRCULAR EXTERNA 042 DE 2007 - Página 32 - Junio de 2007>
reglamento de cada fondo, en primer lugar porque las políticas o estrategias de inversión son dinámicas y en segundo, porque algunos fondos ofrecen dentro de su estructura de inversión la modalidad de multiportafolios y en ese sentido, las estrategias de cada alternativa o fondo difieren entre sí.
4.1. RENTABILIDADES ÚLTIMOS DOS AÑOS.
En un gráfico de tendencia se debe mostrar la evolución durante los últimos dos años de las rentabilidades mensuales, semestrales y anuales del portafolio, calculada al cierre de cada mes, de acuerdo con el procedimiento establecido en el capítulo XII de la Circular Externa 100 para el cálculo de la rentabilidad obtenida por el fondo.
4.2. VALOR UNIDAD ÚLTIMOS DOS AÑOS.
En un gráfico de tendencia se debe mostrar la evolución del valor de la unidad del portafolio al cierre de cada uno de los meses correspondientes a los últimos dos años.
4.3. RENTABILIDAD DEL PORTAFOLIO AL CIERRE DEL PERÍODO REPORTADO.
Se debe publicar la rentabilidad obtenida y calculada a la fecha de corte para el último mes, los últimos seis meses y el último año, así como la de dos (2) y (3) años atrás, calculada de acuerdo con el procedimiento establecido en el capítulo XII de la Circular Externa 100 para el calculo de la rentabilidad obtenida por el fondo.
4.4. RENTABILIDAD PROMEDIO MENSUAL.
Se debe publicar la rentabilidad promedio mensual del último año, últimos dos años y últimos tres años.
4.5. VOLATILIDAD ANUALIZADA DE LA RENTABILIDAD MENSUAL.
Constituye una medida de riesgo que informa la dispersión de las rentabilidades obtenidas por un fondo respecto al promedio para el periodo de análisis.
Se debe determinar mediante el cálculo de la desviación estándar de las tasas de rentabilidad mensuales del portafolio del último año, últimos dos años y últimos tres años, la cual se calculará de acuerdo con la siguiente formula:
n = 12, 24 o 36, según el caso
= Rentabilidad obtenida por el portafolio durante cada uno de los últimos n meses, en términos mensuales.
= Promedio de las rentabilidades mensuales del portafolio de los últimos n meses.
<TÍTULO IV - Capítulo Septimo - Disposiciones relativas a la Administración de Fondos de Pensiones Voluntarias - CIRCULAR EXTERNA 042 DE 2007 - Página 33 - Junio de 2007>
S. Volatilidad anualizada de los rendimientos mensuales durante los últimos n meses.
4.6. INFORMACIÓN DE MADURACIÓN Y DURACIÓN.
4.6.1. INFORMACIÓN DE MADURACIÓN.
Corresponde a la relación de las inversiones del portafolio categorizadas por rangos de plazos de maduración (días al vencimiento) expresado como porcentaje de participación en el portafolio.
Maduración promedio del portafolio:
Corresponde al tiempo promedio ponderado del vencimiento de los títulos que componen el portafolio, expresado en número de días.
Donde:
VM i : Valor de mercado del título i
P i : Plazo o días al vencimiento del título i
n : Número de títulos en el portafolio
VM i: Valor total del portafolio a precios de mercado
i=1
4.6.2. INFORMACIÓN DE DURACIÓN.
Corresponde a la relación de las inversiones del portafolio categorizadas por rangos de días de duración, expresado como porcentaje de participación en el portafolio.
Duración promedio del portafolio:
Corresponde al tiempo promedio ponderado de duración de los títulos que componen el portafolio, expresado en número de días.
Donde:
VM i : Valor de mercado del título i
Dur i: Duración del título i, en días, calculada de conformidad con lo dispuesto en el Capítulo XXI de la Circular Básica Contable y Financiera
n : Número de títulos en el portafolio
VM i: Valor total del portafolio a precios de mercado
i=1
5. DISTRIBUCIÓN DEL PORTAFOLIO.
Mediante gráficos de pastel se ilustrará la composición del portafolio:
5.1. Distribución por calificación: corresponde a un gráfico de pastel que ilustre el porcentaje de participación de los títulos que componen el portafolio, según la calificación de riesgo asignada por las sociedades calificadoras de riesgo. En el caso de títulos emitidos en el exterior, a la calificación se le adicionará la palabra internacional.
5.2. Distribución por tipo de inversión: corresponde a un gráfico de barras que ilustre el porcentaje de participación de las inversiones del portafolio, de acuerdo con la clasificación del plan de cuentas a nivel de seis dígitos, incluyendo renta fija, renta variable, depósitos en bancos y posición neta en derivados.
5.3. Distribución por sector: corresponde a un gráfico de pastel que ilustre el porcentaje de participación de los títulos que conforman el portafolio, según se trate de títulos emitidos por la Nación, el sector Financiero, el sector Real, Entidades Territoriales, emisores del Exterior y Otros.
<TÍTULO IV - Capítulo Septimo - Disposiciones relativas a la Administración de Fondos de Pensiones Voluntarias - CIRCULAR EXTERNA 042 DE 2007 - Página 34 - Junio de 2007>
5.4. Distribución por monedas: corresponde a un gráfico de pastel que ilustre el porcentaje de participación de los títulos que conforman el portafolio, según las monedas en que estén expresados los valores nominales de los títulos.
5.5. Distribución del activo: corresponde a un gráfico de pastel que ilustre el porcentaje de participación de la clase de activos del portafolio (a nivel de dos dígitos del plan de cuentas).
5.5 Principales inversiones: Corresponde a la relación por emisor de la principales inversiones que conforman el portafolio de la alternativa del fondo de pensiones voluntarias. En este cuadro se deben registrar aquellas inversiones que tengan los 10 porcentajes más altos de participación dentro del portafolio.
6. HOJA DE VIDA DEL ADMINISTRADOR DEL PORTAFOLIO.
Datos generales de la persona natural que en su condición de funcionario de la sociedad administradora tiene asignada la responsabilidad de la administración del fondo o del portafolio, entre los cuales se encuentran el nombre, la profesión, la experiencia, la idoneidad y otros fondos a su cargo.
7. EMPRESAS VINCULADAS Y RELACIONADAS CON LA SOCIEDAD ADMINISTRADORA.
Se deben registrar el nombre y razón social de las empresas o sociedades vinculadas con la sociedad administradora del fondo de pensiones voluntarias, en condición de matrices, controlantes, filiales, subordinadas o subsidiarias.
8. REVISOR FISCAL DEL FONDO DE PENSIONES VOLUNTARIAS.
Se deben registrar el nombre del Revisor Fiscal y si es el caso, de la firma o entidad a la que representa, dirección, teléfono, correo electrónico e indicar si es el mismo de la sociedad administradora.
Se deben registrar los nombres del defensor del cliente dirección, teléfono y correo electrónico.
NOTA: GRAFICAS NO INCLUIDAS, CONSULTAR TEXTO ORIGINAL EN CARPETA - ANEXOS
DISPOSICIONES RELATIVAS AL RÉGIMEN DE INVERSIONES DE LOS FONDOS DE PENSIONES DE JUBILACIÓN E INVALIDEZ VOLUNTARIOS (FONDOS DE PENSIONES VOLUNTARIAS).
<Capítulo adicionado por la Circular 34 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
El régimen de inversiones admisibles de los fondos de pensiones de jubilación e invalidez voluntarios (fondos de pensiones voluntarias), administrados por Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía, Sociedades Fiduciarias y Compañías de Seguros está integrado por lo dispuesto en los artículos 170 y 171 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, por las instrucciones previstas en el presente Capítulo y por las demás reglas vigentes aplicables a estas sociedades administradoras y a los mencionados fondos.
En este Capítulo también se establecen algunas condiciones para la realización de operaciones con valores y con instrumentos financieros derivados.
<Numeral adicionado por la Circular 34 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Los recursos de los fondos de pensiones voluntarias se pueden invertir en los activos que se señalan a continuación:
1.1. TÍTULOS, VALORES O PARTICIPACIONES DE EMISORES NACIONALES.
<Numeral adicionado por la Circular 34 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
1.1.1. Títulos de deuda pública.
1.1.1.1. Títulos de deuda pública interna y externa, emitidos o garantizados por la Nación.
1.1.1.2. Otros títulos de deuda pública emitidos por entidades estatales de conformidad con la Ley 80 de 1993, el Decreto 2681 de 1993 o las normas que los sustituyan, modifiquen o subroguen, sin garantía de la Nación.
1.1.2. Títulos emitidos, avalados o garantizados por el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras (FOGAFIN) y por el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas (FOGACOOP).
1.1.3. Títulos emitidos por el Banco de la República.
1.1.4. Bonos y títulos hipotecarios, Ley 546 de 1999 y demás normas que la sustituyan o modifiquen, y otros títulos de contenido crediticio derivados de procesos de titularización de cartera hipotecaria.
1.1.5. Títulos derivados de procesos de titularización cuyos activos subyacentes sean distintos a cartera hipotecaria, incluidos aquellos títulos cuyos activos subyacentes sean distintos de los descritos en el numeral 1. de este Capítulo.
Cuando el activo subyacente corresponda a una de las inversiones descritas en el numeral 1. del presente Capítulo, el mismo deberá cumplir con los requisitos de calificación previstos en el numeral 2.
En todo caso, los títulos derivados de procesos de titularización de que trata este subnumeral y el subnumeral 1.1.4 deben haber sido emitidos en desarrollo de procesos de titularización autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia.
1.1.6. Títulos de deuda emitidos, avalados, aceptados o garantizados por instituciones vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), incluidos los bonos obligatoria u opcionalmente convertibles en acciones.
1.1.6.1. Descuentos de actas de contratos estatales, siempre y cuando el cumplimiento de las obligaciones de la entidad estatal se encuentre garantizado por un establecimiento de crédito o una entidad aseguradora. En este caso, la garantía otorgada por la entidad financiera computará dentro del límite individual respectivo, por el cien por ciento (100%) de su valor.
1.1.6.2. Descuentos de cartera, siempre y cuando el cumplimiento de las obligaciones correspondientes se encuentre garantizado por un establecimiento de crédito o una entidad aseguradora. En este caso, la garantía otorgada por la entidad financiera computará dentro del límite individual respectivo, por el cien por ciento (100%) de su valor.
1.1.6.3. Otros títulos de deuda.
1.1.7. Títulos de deuda emitidos por entidades no vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, incluidos los bonos obligatoria u opcionalmente convertibles en acciones.
1.1.8. Participaciones en carteras colectivas abiertas sin pacto de permanencia de que trata el Decreto 2175 de 2007 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan, cuya política de inversión considere como activos admisibles aquéllos distintos a títulos y/o valores participativos. Se excluyen las carteras colectivas de margen.
1.1.9. Participaciones en carteras colectivas abiertas con pacto de permanencia, cerradas o escalonadas de que trata el Decreto 2175 de 2007 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan, cuya política de inversión considere como activos admisibles aquéllos distintos a títulos y/o valores participativos. Se excluyen las carteras colectivas de margen.
1.1.10. Títulos y/o valores participativos.
1.1.10.1. Acciones con alta y media liquidez bursátil, participaciones en carteras colectivas bursátiles, de que trata el Decreto 2175 de 2007 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan compuestas por las citadas acciones, certificados de depósitos negociables representativos de dichas acciones (ADRs y GDRs) y acciones provenientes de procesos de privatización o con ocasión de la capitalización de entidades donde el Estado tenga participación.
1.1.10.2. Acciones con baja y mínima liquidez bursátil o certificados de depósitos negociables representativos de dichas acciones (ADRs y GDRs).
1.1.10.3. Participaciones en carteras colectivas abiertas sin pacto de permanencia de que trata el Decreto 2175 de 2007 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan, cuya política de inversión considere como activo admisible los títulos y/o valores participativos. Se excluyen las carteras colectivas de margen.
1.1.10.4. Participaciones en carteras colectivas abiertas con pacto de permanencia, cerradas o escalonadas, cuya política de inversión considere como activo admisible los títulos y/o valores participativos. Se excluyen las carteras colectivas de margen.
Para determinar la liquidez bursátil a la que se refieren los subnumerales 1.1.10.1 y 1.1.10.2 se tendrán en cuenta las categorías definidas para el efecto, de acuerdo con el índice correspondiente publicado mensualmente por la Superintendencia Financiera de Colombia (IBA).
1.1.11. Inversiones en fondos de capital privado de que trata el Decreto 2175 de 2007 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan.
Considerando la naturaleza de estos fondos, la Sociedad Administradora debe tener a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia los criterios de inversión y riesgo que se tuvieron en cuenta para hacer uso de esta opción y las evaluaciones de la relación riesgo-retorno de los mismos frente a los resultados esperados.
Así mismo, al momento de realizar la inversión y durante la vigencia de la misma, la Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones Voluntarias deberá verificar que el gerente del fondo de capital privado o el gestor profesional, según sea el caso, acredite por lo menos cinco (5) años en la administración de dicho tipo de fondos, o en la gestión del (los) activo(s) subyacente(s) del fondo, dentro o fuera de Colombia. Tratándose de fondos de capital privado que cuenten con un gestor profesional que sea una persona jurídica, dicha experiencia también podrá ser acreditada por su representante legal o su matriz.
1.2. TÍTULOS, VALORES O PARTICIPACIONES DE EMISORES DEL EXTERIOR.
<Numeral adicionado por la Circular 34 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
1.2.1. Títulos de deuda emitidos, avalados o garantizados por gobiernos extranjeros o bancos centrales extranjeros.
1.2.2. Títulos de deuda cuyo emisor, avalista, garante, aceptante u originador de una titularización sean bancos del exterior, comerciales o de inversión.
1.2.3. Títulos de deuda cuyo emisor, garante u originador de una titularización sean entidades del exterior diferentes a bancos.
1.2.4. Títulos de deuda emitidos, avalados o garantizados por organismos multilaterales de crédito.
1.2.5. Participaciones en fondos representativos de índices de commodities, de acciones, de renta fija, incluidos los ETFs (por sus siglas en inglés Exchange Traded Funds), y fondos mutuos de inversión internacionales (esquemas de inversión colectiva), sea que dichos fondos tengan por objetivo principal invertir en acciones, en títulos de deuda o sean balanceados, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:
- Según sea el caso, el país donde está constituido el fondo mutuo internacional, el país donde está constituida la administradora del fondo mutuo internacional, el país donde está constituida la matriz de la sociedad administradora del fondo mutuo internacional, el país donde está constituida la bolsa o el país en el cual se encuentra autorizado el mercado en el cual se transan las cuotas o participaciones, debe estar calificado por una sociedad calificadora reconocida internacionalmente.
- La sociedad administradora y el fondo deben estar registrados y fiscalizados o supervisados por los organismos reguladores/supervisores pertinentes de los países en los cuales se encuentren constituidos.
- La Sociedad administradora del fondo o su matriz, debe acreditar un mínimo de diez mil millones de dólares (US$10.000 millones) en activos administrados por cuenta de terceros y un mínimo de cinco años de operación en la administración de dicho tipo de activos.
- En el caso de los fondos mutuos, se deberá verificar al momento de la inversión que el fondo cuente por lo menos con diez (10) aportantes o adherentes no vinculados a la sociedad administradora y un monto mínimo de cincuenta millones de dólares (US$ 50 millones) en activos, excluido el valor de los aportes efectuados por la sociedad administradora y sus entidades vinculadas.
- En el prospecto o reglamento del fondo se debe especificar claramente el o los objetivos del mismo, sus políticas de inversión y administración de riesgos, así como los mecanismos de custodia de títulos.
- Tratándose de participaciones en fondos representativos de índices de commodities, de acciones, de renta fija, incluidos los ETFs, los índices deben corresponder a aquéllos elaborados por bolsas de valores o entidades del exterior con una experiencia no inferior a diez (10) años en esta materia, estén calificados por una sociedad calificadora reconocida internacionalmente, y fiscalizadas o supervisadas por los organismos reguladores/supervisores pertinentes de los países en los cuales se encuentren constituidas.
- El valor de rescate de la cuota o unidad debe ser difundido mediante sistemas públicos de información financiera de carácter internacional, tales como Bloomberg o Reuters, o en su defecto, el valor o unidad pueden ser provistos por el administrador del respectivo fondo mutuo de inversión, siempre que el mismo esté calificado por una sociedad calificadora reconocida internacionalmente.
1.2.6. Acciones emitidas por entidades del exterior o certificados de depósitos negociables representativos de dichas acciones (ADRs y GDRs).
1.2.7. Participaciones en fondos de capital privado constituidos en el exterior.
Para todos los efectos, se debe entender como fondos de capital privado constituidos en el exterior, aquellos fondos creados por fuera de Colombia que, de conformidad con la regulación aplicable en su domicilio se consideren o tengan la naturaleza de fondos de capital privado, independientemente de la denominación, de la forma organizacional, legal o corporativa que dichos fondos asuman según la ley en su jurisdicción. Cuando no haya regulación aplicable, en el prospecto o reglamento del fondo objeto de inversión deberá informarse que se trata de esta clase de inversión.
Considerando la naturaleza de estos fondos, la Sociedad Administradora debe tener a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia los criterios de inversión y riesgo que se tuvieron en cuenta para hacer uso de esta opción y las evaluaciones de la relación riesgo-retorno de los mismos frente a los resultados esperados.
Así mismo, al momento de realizar la inversión y durante la vigencia de la misma, la Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones Voluntarias deberá verificar el cumplimiento de los siguientes requisitos:
- Al menos una de las siguientes entidades deberá estar constituida en una jurisdicción que esté calificada por una calificadora de riesgos reconocida internacionalmente: i) el vehículo a través del cual se constituya el fondo de capital privado, ii) la entidad administradora del fondo de capital privado (también conocido como fund manager) su matriz, o subordinadas de ésta, o iii) el gestor del fondo de capital privado que sea una persona jurídica.
- El vehículo a través del cual se constituye el fondo de capital privado, la entidad administradora del fondo de capital privado, su matriz o subordinadas de ésta; o el gestor del fondo de capital privado, su matriz o subordinadas de ésta, deberá acreditar un mínimo de mil millones de dólares (US$1.000 millones) en inversiones o activos administrados que puedan catalogarse como de capital privado y por lo menos cinco (5) años de operación en la administración de dicho tipo de fondos.
- En el prospecto o reglamento del fondo se debe especificar claramente los objetivos del mismo, sus políticas de inversión y administración de riesgos, así como el funcionamiento de los órganos de control y de gobierno.
<Numeral adicionado por la Circular 34 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
1.3.1. Depósitos a la vista en establecimientos de crédito nacionales o en bancos del exterior.
1.3.2. Depósitos remunerados en el Banco de la República.
1.3.3. Operaciones de reporto o repo activas y/o pasivas y operaciones simultáneas activas y/o pasivas.
1.3.3.1. Operaciones de reporto o repo activas y/o pasivas y operaciones simultáneas activas y/o pasivas sobre inversiones admisibles.
Los títulos o valores que reciba el fondo de pensiones en desarrollo de estas operaciones computarán para efectos del cumplimiento de todos los límites de que trata el presente Capítulo, por un monto equivalente al cincuenta por ciento (50%) de su valor. Salvo cuando éstos se hayan recibido por virtud de operaciones con la Nación o el Banco de la República, en cuyo caso tales valores no computarán. Los señalados valores no podrán ser transferidos de forma temporal o definitiva, sino sólo para cumplir la respectiva operación.
1.3.3.2. Operaciones de reporto o repo activas y/o pasivas y operaciones simultáneas activas y/o pasivas celebradas a través de sistemas de negociación de valores de la Bolsa Nacional Agropecuaria a un plazo máximo de ciento cincuenta (150) días, sobre Certificados de Depósito de Mercancías Agropecuarias (CDMA).
1.3.4. <Numeral modificado por la Circular 52 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Con los recursos de los fondos de pensiones voluntarias se podrán, adquirir productos estructurados de emisores nacionales o del exterior. En todo caso, cuando se trate de productos estructurados que involucren instrumentos financieros derivados de crédito, éstos solamente podrán ser adquiridos a emisores del exterior y deberán cumplir las instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia en el Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera. Así mismo, en materia cambiaria serán aplicables las disposiciones de la Junta Directiva del Banco de la República contenidas en la Resolución 8 de 2000, modificada por la Resolución Externa 7 de 2008 ibídem, y demás normas que la modifiquen o sustituyan.
Para el efecto, será aplicable la definición de producto estructurado establecida en el numeral 2 del artículo 2.7.1.1. de la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores, introducido por el Decreto 1796 de 2008 y en los numerales 2.21 y 5.3. del Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera, subrogado en su integridad por la Circular Externa 025 de 2008 y modificado por la Circular Externa 049 de 2008.
1.3.5. Con los recursos de los fondos de pensiones voluntarias se podrán realizar operaciones de transferencia temporal de valores, siempre que actúen como “originadores” en las mismas. En todo caso, en desarrollo de dichas operaciones, los fondos de pensiones voluntarias sólo podrán recibir valores previstos en su régimen de inversiones admisibles. Dichos valores no podrán ser transferidos de forma temporal o definitiva, sino sólo para cumplir la respectiva operación. Así mismo, en los casos en que el fondo reciba recursos dinerarios, éstos deberán permanecer congelados en depósitos a la vista en establecimientos de crédito. En ningún caso, tales depósitos podrán constituirse en la matriz de la administradora o en las filiales o subsidiarias de aquélla.
Los valores que entregue el fondo de pensiones voluntarias en desarrollo de estas operaciones computarán para efectos del cumplimiento de todos los límites de que trata el presente capítulo. Adicionalmente, para efecto del cálculo de dichos límites, los valores que reciba el fondo de pensiones en desarrollo de las operaciones referidas en este numeral computarán por un monto equivalente al cincuenta por ciento (50%) de su valor, salvo cuando éstos se hayan recibido por virtud de operaciones con la Nación o el Banco de la República, en cuyo caso tales valores no computarán.
Tampoco deberán ser tenidos en cuenta aquellos valores recibidos en desarrollo de operaciones de transferencia temporal de valores, cuando éstos correspondan al mismo emisor o grupo de emisores relacionados, según sea el caso, de los valores entregados en desarrollo de la respectiva operación. Por emisores relacionados se entiende aquéllos a los que se refiere el literal f) del artículo 2.2.1.19. de la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores, modificado por el artículo 15 del Decreto 343 de 2007.
1.3.6. Inmuebles urbanos, previa autorización de la comisión de control del fondo.
2. REQUISITOS DE CALIFICACIÓN PARA LAS INVERSIONES ADMISIBLES.
<Numeral adicionado por la Circular 34 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
2.1. Las inversiones descritas en los subnumerales 1.1.1.2., 1.1.4., 1.1.5., 1.1.6.3., 1.1.7., 1.1.8., 1.1.9., 1.1.10.3. y 1.1.10.4. de emisores nacionales, sólo pueden realizarse cuando estén calificadas por sociedades calificadoras de valores autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
Este requisito de calificación no será aplicable a la participación en fondos de capital privado a que se refiere el Decreto 2175 de 2007 y demás normas que lo sustituyan, modifiquen o subroguen.
La inversión en Certificados de Depósito a Término (CDT) o en Certificados de Depósito de Ahorro a Término (CDAT) requiere la previa calificación del endeudamiento a corto y largo plazo de la entidad financiera emisora de los títulos.
El requisito de calificación de la inversión descrita en los subnumerales 1.1.8., 1.1.9., 1.1.10.3. y 1.1.10.4., es exigible respecto de los títulos de deuda en que puede invertir el fondo, según su reglamento.
2.2. La inversión en los títulos descritos en los subnumerales 1.2. de emisores extranjeros, salvo la inversión en acciones, participaciones en fondos de capital privado, participaciones en fondos cuyo objetivo principal sea invertir en acciones y fondos representativos de índices de commodities y accionarios, serán admisibles cuando cuenten con una calificación otorgada por una sociedad calificadora reconocida internacionalmente.
La calificación de la inversión en depósitos a término incluidos dentro del subnumeral 1.2.2. se verificará frente a la asignada al endeudamiento del emisor, en el caso de los títulos descritos en el sunbnumeral 1.2.1., frente a la calificación de riesgo soberano otorgada al gobierno extranjero y tratándose de los títulos descritos en el subnumeral 1.2.4. frente a la asignada al organismo multilateral y su deuda.
El requisito de calificación a la inversión descrita en el subnumeral 1.2.5., salvo las participaciones en fondos cuyo objetivo principal sea invertir en acciones y fondos representativos de índices de commodities, de renta fija y accionarios, es exigible respecto de los títulos de renta fija en que puede invertir el fondo, según su reglamento o prospecto.
2.3. La inversión en el subnumeral 1.3.4., sólo puede realizarse si el emisor, nacional o del exterior y el producto estructurado, están calificados por una sociedad calificadora de valores autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia o por una calificadora reconocida a nivel internacional, según sea el caso. No obstante, si el producto estructurado es separable y la entidad que obra como vendedor del mismo no es responsable de su pago, el requisito de calificación será exigible al emisor del componente no derivado de dicho producto.
3. FOROS PARA LA REALIZACIÓN DE OPERACIONES EN EL MERCADO.
<Numeral adicionado por la Circular 34 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades administradoras podrán realizar operaciones sobre títulos o valores en el mercado mostrador o en los sistemas de negociación de valores autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia, de conformidad con lo establecido en la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores y de acuerdo con las reglas que rigen su actividad.
3.1. Toda transacción de acciones, con independencia de su monto, debe realizarse a través de una bolsa de valores, salvo cuando se trate de la enajenación de acciones de propiedad del Estado o de adquisiciones del mercado primario.
3.2. Toda operación realizada en el mercado mostrador deberá ser registrada en un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado por la Superintendencia Financiera de Colombia y las mismas deberán ser compensadas y liquidadas mediante un sistema de compensación y liquidación aprobado por dicha Superintendencia.
4. OPERACIONES CON INSTRUMENTOS FINANCIEROS DERIVADOS.
<Numeral adicionado por la Circular 34 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 52 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con lo previsto por el artículo 65 de la Ley 964 de 2005, por el Título VII de la Parte Segunda de la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores, el Decreto 1796 de 2008 y demás normas aplicables, con los recursos que integran los fondos de pensiones voluntarias se podrán realizar operaciones con instrumentos financieros derivados con las siguientes condiciones y límites de riesgo:
4.1. En las operaciones con instrumentos financieros derivados con fines de cobertura se deberán cumplir los requisitos de documentación y de la prospectividad del cociente de efectividad de la cobertura que se señalan en el Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995), sin importar que las posiciones primarias objeto de cobertura formen parte del 'Libro de Tesorería' y por tanto no estén contenidas en el 'Libro Bancario', según la definición prevista en el Capítulo XXI de la Circular Básica Contable y Financiera.
Los límites de tales operaciones de cobertura los podrán establecer las entidades administradoras en las respectivas políticas de inversión, debidamente aprobadas por la junta directiva o el órgano que haga sus veces.
<Inciso adicionado por la Circular 52 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> En todo caso, las administradoras, con los recursos de los fondos de pensiones voluntarias, podrán adquirir instrumentos financieros derivados de crédito, siempre que su finalidad sea exclusivamente de cobertura y cumplan con lo dispuesto tanto por la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República, modificada por la Resolución Externa 7 de 2008 ibídem, o demás normas que la modifiquen o sustituyan, como por las instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia en el Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera.
4.2. Las operaciones con instrumentos financieros derivados que se negocien con fines de especulación, deberán ser limitadas a los términos y límites previstos en la política de inversión del respectivo fondo, siempre que éstas no superen el cien por ciento (100%) de la posición descubierta del mismo.
4.3. Prohibición de negociación de instrumentos financieros derivados con vinculados en el mercado mostrador. En ningún momento se pueden negociar instrumentos financieros derivados en el mercado mostrador con entidades vinculadas a la respectiva Sociedad Administradora del Fondo de Pensiones Voluntarias, teniendo en cuenta, para el efecto, el término de vinculado descrito en el inciso segundo del literal b) del artículo 1.5.3.2. de la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores, subrogado por el Decreto 1121 de 2008 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan.
4.4. Las Sociedades Administradoras podrán negociar instrumentos financieros derivados con cámaras de riesgo central de contraparte tanto locales, autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia, como extranjeras o 'clearing houses'. La relación de dichas cámaras puede ser consultada en la página web en el siguiente enlace: http://www.superfinanciera.gov.co/Normativa/camarassafpyc.htm
4.5. <Numeral modificado por la Circular 52 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Requisitos de información. Las Sociedades Administradoras del Fondo de Pensiones Voluntarias deberán mantener permanentemente a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia, el soporte de los instrumentos financieros que negocien.
A las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones Voluntarias les será aplicable el Título Séptimo de la Parte Segunda de la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores, que consagra la normatividad común para los instrumentos financieros derivados y productos estructurados negociados por entidades sometidas a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia y las condiciones mínimas para su realización, establecidas en el Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995).
<Numeral adicionado por la Circular 34 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Las Sociedades Administradoras que administran recursos de fondos de pensiones voluntarias, deberán respetar los siguientes límites en la realización, desarrollo y ejecución de las operaciones repo, simultáneas, de transferencia temporal de valores:
5.1.1 En las operaciones de reporto o repo activas y/o simultáneas activas, cuya cuantía combinada no supere el treinta por ciento (30%) del activo total del respectivo fondo, de conformidad con lo que se establezca dentro de las políticas de inversión del mismo.
5.1.2 En la operaciones repo pasivas y/o simultáneas pasivas, cuya cuantía combinada no supere el treinta por ciento (30%) del valor del activo total del respectivo fondo, de conformidad con lo que se establezca dentro de las políticas de inversión del mismo.
5.1.3. En las operaciones de transferencia temporal de valores, únicamente en calidad de “originador”, cuya cuantía no supere el treinta por ciento (30%) del activo total del respectivo fondo de conformidad con lo que se establezca dentro de las políticas de inversión del mismo.
5.2. Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones Voluntarias podrán participar en sistemas desarrollados para la realización de operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores entre depositantes, administrados por Depósitos Centralizados de Valores autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia, con los recursos del fondo de pensiones voluntarias.
5.3. Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones Voluntarias con los recursos de estos fondos deberán abstenerse de realizar operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores en el mercado mostrador con entidades vinculadas, teniendo en cuenta, para el efecto, el término de vinculado descrito en el inciso segundo del literal b) del artículo 1.5.3.2. de la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores, subrogado por el Decreto 1121 de 2008 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan.
6. EXCESOS EN LAS INVERSIONES Y EN LOS LÍMITES DE LOS INSTRUMENTOS FINANCIEROS DERIVADOS.
<Numeral adicionado por la Circular 34 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Los excesos en los límites de inversión y/o en los límites de instrumentos financieros derivados que se produzcan como consecuencia de la valorización o desvalorización de las inversiones y/o de los instrumentos financieros derivados que conforman el respectivo fondo, así como los que se generen por disminuciones en el valor del mismo y los que se originen como consecuencia de las inversiones provenientes del pago de dividendos en acciones, podrán ser mantenidos hasta por un período de dos (2) años, prorrogable previa autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia.
Cuando se presente un hecho no atribuible a la Sociedad Administradora posterior a la adquisición de una inversión o negociación de instrumentos financieros derivados que torne en inadmisible dicha inversión o instrumento(s) financiero(s), la Sociedad Administradora deberá remitir a la Superintendencia Financiera de Colombia dentro de los diez (10) días siguientes a la ocurrencia del hecho, un plan de ajuste o de desmonte con los respectivos análisis de riesgo e impacto.
Así mismo, las inversiones, la celebración de operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores y la realización de operaciones con instrumentos financieros derivados que sean efectuadas excediendo los límites de que trata el presente Capítulo, deben ser liquidadas y desmontadas en un plazo no mayor a tres (3) meses, prorrogables a juicio de la Superintendencia Financiera de Colombia, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar.
<Numeral adicionado por la Circular 34 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
La totalidad de los títulos o valores representativos de las inversiones de los fondos de pensiones, deben mantenerse en todo momento en el depósito central de valores - DCV del Banco de la República o en un depósito centralizado de valores debidamente autorizado para funcionar por la Superintendencia Financiera de Colombia.
Para efectos del depósito se tendrán en cuenta los términos establecidos en los reglamentos de operaciones de los citados depósitos centralizados de valores, contados a partir de la fecha de la adquisición o de la transferencia de propiedad del título o valor.
Las inversiones en títulos de emisores del exterior o nacionales que se adquieran y permanezcan en el extranjero y que por su naturaleza sean susceptibles de ser custodiados, deben mantenerse en su totalidad, en depósito y custodia en bancos extranjeros, instituciones constituidas en el exterior que presten servicios de custodia o en instituciones de depósito y custodia de valores constituidas en el exterior que tengan como giro exclusivo el servicio de custodia, siempre y cuando cumplan las siguientes condiciones:
· Tener una experiencia mínima de cinco (5) años en servicios de custodia;
· Tratándose de bancos extranjeros o instituciones constituidas en el exterior que presten servicios de custodia, éstos deben estar calificados;
· La entidad de custodia se encuentre regulada y supervisada en el Estado en el cual se encuentre constituida; y
· En los contratos de custodia se haya establecido:
- La obligación de poner a disposición de la Sociedad Administradora, en la forma y periodicidad que la Superintendencia Financiera de Colombia lo solicite, las posiciones mantenidas en las cuentas de custodia de cada uno de los fondos y los movimientos de las mismas.
- Que el custodio no puede prestar los activos del fondo ni usar los mismos para liquidar deudas que tenga con la administradora.
Para el efecto, la sociedad administradora deberá mantener a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia una copia del respectivo contrato y de sus modificaciones, con traducción oficial al español, si fuere del caso. Adicionalmente, la sociedad administradora deberá remitir a la Superintendencia Financiera de Colombia, cuando ésta lo requiera, la información enviada por el custodio en cumplimiento de su obligación contractual, sin perjuicio de que la Sociedad Administradora sea responsable ante la Superintendencia Financiera de Colombia de la exactitud y veracidad de dicha información.
También podrán efectuar la custodia de las inversiones en títulos o valores emitidos por entidades del exterior o de emisores nacionales que se adquieran en el extranjero los depósitos centralizados de valores locales debidamente autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia que estén interconectados o integrados con entidades homólogas del exterior.
DISPOSICIONES RELATIVAS AL RÉGIMEN DE INVERSIONES DE LOS FONDOS DE CESANTÍA.
<Capítulo adicionado por la Circular 32 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
El presente Capítulo consagra las instrucciones aplicables al régimen de inversiones de los fondos de cesantía administrados por Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía de la siguiente manera:
1. REMISIÓN AL DECRETO 669 DE 2007.
<Numeral adicionado por la Circular 32 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Las condiciones y términos de las inversiones y operaciones de los fondos de cesantía se encuentran en el Decreto 669 de 2007 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan y en lo previsto en el presente Capítulo.
2. PRODUCTOS ESTRUCTURADOS DE CAPITAL PROTEGIDO.
<Numeral adicionado por la Circular 32 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía con los recursos de los fondos de cesantía podrán realizar inversiones en productos estructurados de capital protegido de emisores nacionales o del exterior, siempre y cuando el emisor del producto o el emisor del componente no derivado del mismo, en caso de que el producto sea separable, garantice en la fecha de vencimiento que se cumplan las condiciones contractuales del producto; es decir, la protección del cien por ciento (100%) del capital invertido en el mismo, en la moneda que éste se encuentre denominado.
Así mismo, la inversión con la que se protege el capital debe corresponder a uno de los títulos de deuda descritos en el artículo 2º del Decreto 669 de 2007 y cumplir con los requisitos de calificación previstos en el mismo. En el evento en que el pago del cien por ciento (100%) del capital se proteja con la capacidad de endeudamiento del emisor del producto o del emisor del componente no derivado del producto, cuando éste sea separable, es decir, con un pasivo a cargo del emisor y a favor del inversionista, la calificación de la inversión con la que se protege el capital se verificará frente a la asignada al respectivo emisor.
<Inciso adicionado por la Circular 51 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> En todo caso, las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía con los recursos de los fondos de cesantía, podrán adquirir a emisores extranjeros productos estructurados que involucren instrumentos financieros derivados de crédito, siempre que cumplan las instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia en el Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera. Así mismo, en materia cambiaria serán aplicables las disposiciones de la Junta Directiva del Banco de la República contenidas en la Resolución 8 de 2000, modificada por la Resolución Externa 7 de 2008 ibídem, y demás normas que la modifiquen o sustituyan.
<Inciso modificado por la Circular 51 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Para el efecto, será aplicable la definición de producto estructurado establecida en el numeral 2 del artículo 2.7.1.1. de la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores, introducido por el Decreto 1796 de 2008 y en los numerales 2.21. y 5.3. del Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera, subrogado en su integridad por la Circular Externa 025 de 2008, modificado por la Circular Externa 049 de 2008.
3. OPERACIONES CON INSTRUMENTOS FINANCIEROS DERIVADOS.
<Inciso modificado por la Circular 51 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con lo previsto en el artículo 59 de la Ley 510, en el artículo 65 de la Ley 964 de 2005, en el Decreto 1796 de 2008 y demás normas aplicables, con los recursos que integran los fondos de cesantía se podrán realizar operaciones con instrumentos financieros derivados con las siguientes condiciones y límites de riesgo:
3.1. <Numeral adicionado por la Circular 32 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> En las operaciones con instrumentos financieros derivados con fines de cobertura se deberán cumplir los requisitos de documentación y de la prospectividad del cociente de efectividad de la cobertura que se señalan en el Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995), sin importar que las posiciones primarias objeto de cobertura formen parte del 'Libro de Tesorería' y por lo tanto no estén contenidas en el 'Libro Bancario', según la definición prevista en el Capítulo XXI de la Circular Externa 100 de 1995 (Circular Básica Contable y Financiera).
Los límites de tales operaciones de cobertura los podrán establecer las entidades administradoras en las respectivas políticas de inversión, debidamente aprobadas por la junta directiva o el órgano que haga sus veces. En todo caso, solamente para cerrar una posición de un instrumento financiero derivado con fines de cobertura, las Sociedades Administradoras podrán realizar con las mismas características y términos la operación contraria; es decir, aquélla opuesta a la posición que inicialmente se tiene.
La suma de las posiciones de cobertura en moneda extranjera, medida en términos netos, no podrá exceder el valor de mercado de las inversiones del fondo denominadas en dicha moneda. Para el efecto, se entiende por términos netos, el resultado de la diferencia entre los siguientes factores:
a) El valor nominal en moneda extranjera de las divisas vendidas producto de la negociación de instrumentos financieros derivados con fines de cobertura; y
b) El valor nominal en moneda extranjera de las divisas compradas producto de la negociación de instrumentos financieros derivados con fines de cobertura, más el precio del subyacente en moneda extranjera por concepto de la compra de opciones celebradas con fines de cobertura.
En ningún momento esta diferencia podrá ser negativa.
La suma de las inversiones en moneda extranjera que puede tener sin cobertura un fondo de cesantía no podrá exceder del treinta por ciento (30%) del valor del fondo.
<Inciso adicionado por la Circular 51 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> En todo caso, las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía, con los recursos de los fondos de cesantía, podrán adquirir instrumentos financieros derivados de crédito, siempre que su finalidad sea exclusivamente de cobertura y cumplan con lo dispuesto tanto por la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República, modificada por la Resolución Externa 7 de 2008 ibídem, o demás normas que la modifiquen o sustituyan, como por las instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia en el Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera.
PARÁGRAFO: Para efectos del presente numeral, se considerarán como operaciones con instrumentos financieros derivados con fines de cobertura los 'forwards' adquiridos específicamente para cubrir el riesgo de tasa de interés, cuya posición primaria corresponda a compromisos de compra de títulos para el mes de febrero de cada año, por concepto del recaudo de cesantías. Por consiguiente, dado que la posición primaria
no se encuentra registrada en el activo del fondo cuando se negocie el 'forward', no será exigible el requisito del cociente de efectividad de la cobertura como tampoco el de prospectividad.
3.2. <Numeral adicionado por la Circular 32 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantía, con los recursos de los fondos de cesantía, podrán negociar instrumentos financieros derivados con fines de especulación. Lo anterior, se deberá realizar en cualquiera de las siguientes dos (2) modalidades: i) Compra de opciones de compra o de venta (Call o Put); y ii) estrategias que combinen la compra de opciones de compra o de venta y de otro(s) instrumento(s) financiero(s) derivado(s) básico(s), siempre que todos los instrumentos que involucre la estrategia tengan el mismo subyacente y vencimiento. Los instrumentos financieros derivados básicos de que trata el presente ordinal deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5.1 del Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera de la Superintendencia Financiera de Colombia.
Sin perjuicio de lo anterior, las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantía podrán vender opciones de compra o de venta (Call o Put), solamente con el fin de cerrar una operación de compra de opciones con idéntico subyacente y vencimiento, relacionadas con el anterior ordinal i).
La suma de las primas pagadas y el riesgo máximo potencial de las operaciones abiertas de derivados con fines de especulación de que trata el presente numeral, al igual que el valor del riesgo materializado como consecuencia de la realización de dichas operaciones que se hayan cerrado, durante los últimos doce (12) meses, no podrá exceder el equivalente al uno por ciento (1%) del valor del fondo, medido al cierre de cada mes.
Para el efecto, se entiende por opción aquel instrumento financiero derivado que otorga el derecho más no la obligación de comprar o vender un subyacente a un precio determinado, denominado precio de ejercicio, en una fecha futura establecida.
3.3. REQUISITOS DE LAS CONTRAPARTES PARA LA NEGOCIACIÓN DE INSTRUMENTOS FINANCIEROS DERIVADOS. <Numeral adicionado por la Circular 32 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> En las políticas de inversión, las cuales deben ser aprobadas por la junta directiva o el órgano que haga sus veces, se establecerán las condiciones que deben reunir las contrapartes para poder negociar con éstas instrumentos financieros derivados indicando para el efecto criterios de selección de las mismas, tales como su solvencia, volumen y tipo de instrumentos a realizar con cada una de ellas, experiencia exigida y sistemas de control de riesgos y seguimiento de los mismos, entre otros.
3.4. PROHIBICIÓN DE NEGOCIACIÓN DE INSTRUMENTOS FINANCIEROS DERIVADOS CON VINCULADOS EN EL MERCADO MOSTRADOR. <Numeral adicionado por la Circular 32 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> En ningún momento se pueden negociar instrumentos financieros derivados en el mercado mostrador con entidades vinculadas a la respectiva Sociedad Administradora del Fondo de Pensiones y de Cesantía, teniendo en cuenta, para el efecto, el término de vinculado definido en el artículo 8 del Decreto 669 de 2007.
3.5. Las Sociedades Administradoras podrán negociar instrumentos financieros derivados con cámaras de riesgo central de contraparte tanto locales, autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia, como extranjeras o 'clearing houses'. La relación de dichas cámaras puede ser consultada en la página web en el siguiente enlace: http://www.superfinanciera.gov.co/Normativa/camarassafpyc.htm
3.6. REQUISITOS DE INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 32 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 51 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Requisitos de información. Adicional a lo dispuesto en el numeral 5 del Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera, para efectos de supervisión, las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantía deberán remitir a la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro de los últimos diez (10) días de cada mes los estudios sobre los planes de cobertura y los instrumentos financieros derivados con fines de especulación a negociar durante el siguiente mes, debiendo informar y justificar cualquier modificación a los mismos a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su celebración.
Cuando las Sociedades Administradoras negocien instrumentos financieros derivados con fines de especulación deberán mantener permanentemente a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia, los estudios realizados sobre los mismos, incluyendo el valor del máximo riesgo potencial y los eventos que lo generarían.
A las Sociedades Administradoras les será aplicable el Título Séptimo de la Parte Segunda de la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores, que consagra la normatividad común para los instrumentos financieros derivados y productos estructurados realizados por entidades sometidas a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia y las condiciones mínimas para su realización, establecidas en el Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995).
4. LÍMITES INDIVIDUALES DE INVERSIÓN POR EMISOR.
<Numeral adicionado por la Circular 32 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los límites individuales de inversión de los fondos de cesantía, para instrumentos financieros derivados y productos estructurados, computarán como se establece en el Decreto 669 de 2007, modificado por el Decreto 1976 de 2008, de acuerdo con las siguientes instrucciones:
En el caso de inversiones en un producto estructurado de capital protegido cuyos componentes provengan de distintas contrapartes, pero se haya adquirido el mismo a otra entidad que obra como vendedor de éste y no es responsable de su pago, para efectos del límite individual de inversión se debe imputar al emisor del componente no derivado del producto estructurado por la cuantía del precio justo de intercambio de dicho componente. Para los demás casos de productos estructurados, se debe imputar de acuerdo con la situación concreta de quien ha garantizado el pago del capital invertido, del producto por una cuantía igual al precio justo de intercambio del mismo.
5. REGLAS PARA LA REALIZACIÓN DE OPERACIONES REPO, SIMULTÁNEAS Y DE TRANSFERENCIA TEMPORAL DE VALORES. <Numeral adicionado por la Circular 32 de 4 de agosto de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
En la realización de operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores, la Sociedad Administradora del Fondo de Pensiones y de Cesantía debe cumplir con lo dispuesto en el Decreto 4432 de 2006 y lo establecido en el Decreto 669 de 2007.
<Texto en negrilla adicionado por la Circular 51 de 2008> Adicionalmente, para una adecuada administración de los riesgos de las operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores, la Sociedad Administradora del Fondo de Pensiones y de Cesantía deberá abstenerse de realizar con los recursos del fondo de cesantía dichas operaciones en el mercado mostrador con entidades vinculadas, teniendo en cuenta para el efecto el término de vinculado definido en el artículo 8 del Decreto 669 de 2007 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan.
Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía podrán participar en sistemas desarrollados para la realización de operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores entre depositantes, administrados por Depósitos Centralizados de Valores autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia, con los recursos del fondo de cesantía.
DISPOSICIONES ESPECIALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES DE LAS SOCIEDADES FIDUCIARIAS, ALMACENES GENERALES DE DEPÓSITO Y FONDOS GANADEROS.
(Derogado mediante Circular Externa 046 de 2002)
DISPOSICIONES APLICABLES A LOS NEGOCIOS FIDUCIARIOS.
<Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
1. NEGOCIOS FIDUCIARIOS. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
1.1 CONCEPTO DE NEGOCIO FIDUCIARIO. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Para los efectos de este Capítulo de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (E.O.S.F.) y en el Código de Comercio, se entiende por negocios fiduciarios aquellos actos de confianza en virtud de los cuales una persona entrega a otra uno o más bienes determinados, transfiriéndole o no la propiedad de los mismos, con el propósito de que ésta cumpla con ellos una finalidad específica, bien sea en beneficio del fideicomitente o de un tercero. Dentro de este concepto se incluyen la fiducia mercantil y los encargos fiduciarios al igual que los negocios denominados de fiducia pública y los encargos fiduciarios públicos de que tratan la Ley 80 de 1993 y las normas que la modifiquen o sustituyan.
Cuando haya transferencia de la propiedad de los bienes se estará ante la denominada fiducia mercantil regulada en el artículo 1226 y siguientes del Código de Comercio. Si no hay transferencia de la propiedad se estará ante un encargo fiduciario. Para la interpretación de los encargos fiduciarios se aplicarán las disposiciones que regulan el contrato de fiducia mercantil y, subsidiariamente, las disposiciones del Código de Comercio que regulan el contrato de mandato en los términos señalados en el numeral 1° del artículo 146 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
1.2 OTRAS OPERACIONES Y/O CONTRATOS AUTORIZADOS A LAS SOCIEDADES FIDUCIARIAS. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Incluidas las operaciones y contratos permitidos a las sociedades fiduciarias, enumerados en el artículo 29 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, éstas podrán:
1.2.1 Celebrar contratos de Cuentas de Margen en los términos señalados por el Decreto 666 de 2007 o aquellas normas que lo modifiquen o sustituyan.
1.2.2 Administrar Fondos de Pensiones Voluntarias (Fondos de Pensiones de Jubilación e Invalidez) en los términos del numeral 1º del artículo 168 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero o aquellas normas que lo modifiquen o sustituyan.
1.2.3 Administrar Carteras Colectivas en los términos del Decreto 2175 de 2007 y en el Título VIII de la Circular Externa 007 de 1996 (Circular Básica Jurídica) o aquellas normas que lo modifiquen o sustituyan.
1.2.4 Actuar como custodios de los activos provenientes de las carteras colectivas, en los términos del artículo 75 y siguientes del Decreto 2175 de 2007 o aquellas normas que lo modifiquen o sustituyan.
1.2.5 Actuar como Agente Liquidador de las entidades públicas del orden nacional, en los términos del Decreto 254 de 2000 y como agentes liquidadores de empresas de acuerdo con lo señalado en la Resolución No. 100-000285 del 2 de marzo de 2004 de la Superintendencia de Sociedades.
1.2.6 Actuar como Representantes Legales de Tenedores de Bonos y/o valores emitidos en procesos de titularización en los términos del literal d) del artículo 29 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y las disposiciones contenidas en la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores o aquellas normas que lo modifiquen o sustituyan.
2. NEGOCIOS FIDUCIARIOS. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
En la celebración de los negocios fiduciarios deberán tenerse en cuenta las siguientes previsiones:
2.1 REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Los contratos deben redactarse en términos sencillos, de forma tal que sean de fácil comprensión para los usuarios; los caracteres tipográficos deben ser fácilmente legibles y reflejar con claridad, fidelidad y precisión las condiciones jurídicas y económicas que se deriven del contrato para cada una de las partes que se vinculen a él, independientemente de su posición contractual.
En los contratos de adhesión o de utilización masiva, toda cláusula limitativa y en general las sanciones, penalizaciones o cláusulas penales a cargo de los fideicomitentes o beneficiarios, deberán presentarse en caracteres destacados, en la primera página del contrato y dejarse constancia, en el momento de la suscripción o celebración del contrato, de que el firmante las conoció y aceptó.
2.2 PREVISIONES GENERALES. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
2.2.1 NORMAS Y PRINCIPIOS A CONSIDERAR. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
a. En la celebración de cualquier negocio fiduciario, además de las normas propias contenidas en el artículo 1226 y siguientes del Código de Comercio y en los artículos 146 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, deberán atenderse las demás disposiciones imperativas aplicables a cada negocio en particular; así como, las propias de la naturaleza del contrato según la ley, la costumbre y la equidad natural al tenor de lo dispuesto en el artículo 1603 del Código Civil y en el artículo 871 del Código de Comercio.
b. En la celebración de todo negocio fiduciario, la sociedad fiduciaria deberá tener en cuenta y observar los deberes que le asisten de acuerdo con lo señalado en el artículo 1234 del Código de Comercio, en el Decreto 1049 de 2006, los principios generales del negocio fiduciario y la jurisprudencia, entre otros, los siguientes:
i) Deber de información. Con base en el carácter profesional de las sociedades fiduciarias, les asiste el deber de informar los riesgos, limitaciones técnicas y aspectos negativos inherentes a los bienes y servicios que hacen parte del objeto del contrato y de las prestaciones que se les encomienden, de manera tal que el cliente debe ser advertido de las implicaciones del contrato, deber que les asiste desde la etapa precontractual, durante la ejecución e incluso hasta la liquidación del contrato. El alcance de esta obligación deberá consultar el carácter y conocimiento de las partes intervinientes. Este deber implica la obligación de poner en conocimiento del cliente las dificultades o imprevistos que ocurran en la ejecución del contrato.
ii) Deber de asesoría. Este es un deber que no debe confundirse con el de la información previsto en el ordinal anterior y, salvo que el contrato sea de inversión, solamente será obligatorio en la medida en que haya una obligación expresa pactada en el contrato. En virtud de este deber, el fiduciario deberá dar consejos u opiniones para que los clientes tengan conocimiento de los factores a favor y en contra del negocio y así puedan expresar su consentimiento con suficientes elementos de juicio, para lo cual resulta necesario considerar la naturaleza y condiciones propias de cada negocio y de los intervinientes en ellos. Este deber implica necesariamente un juicio de valoración que involucra una opinión fundamentada e inclusive una recomendación para el cliente.
iii) Deber de protección de los bienes fideicomitidos. El fiduciario debe proteger y defender los bienes fideicomitidos contra actos de terceros, del beneficiario y aún del mismo constituyente para conseguir la finalidad prevista en el contrato. En tal sentido, cuando dichos bienes hayan sido sustraídos o distraídos con o sin intervención de la sociedad fiduciaria, ésta debe, como vocera del fideicomiso, interponer las acciones legales que correspondan para su recuperación de conformidad con lo previsto en el numeral 4° del artículo 1234 del Código de Comercio.
iv) Deber de lealtad y buena fe. La realización de los negocios fiduciarios y la ejecución de los contratos a que éstos den lugar, suponen el deber de respetar y salvaguardar el interés o utilidad del fideicomitente, absteniéndose de desarrollar actos que le ocasionen daño o lesionen sus intereses, por incurrir en situaciones de conflicto de interés.
v) Deber de diligencia, profesionalidad y especialidad. En su actuar, las sociedades fiduciarias deberán tener los conocimientos técnicos y prácticos de la profesión, emplearlos para adoptar las medidas tendientes a la mejor ejecución del negocio y prever circunstancias que puedan afectar su ejecución. En este sentido deberán abstenerse de realizar negocios fiduciarios en los cuales no tengan la adecuada experiencia para llevarlos a cabo o no cuenten con los recursos físicos, tecnológicos y humanos necesarios para el desarrollo de tales negocios.
vi) Deber de previsión. La sociedad fiduciaria debe precisar claramente cuáles son sus obligaciones en los contratos para evitar situaciones de conflicto en su desarrollo. Igualmente, debe prever los diferentes riesgos que puedan afectar al negocio y a los bienes fideicomitidos y advertirlos a sus clientes desde la etapa precontractual.
c. Deberá evitarse consignar cláusulas que desnaturalicen el negocio fiduciario, desvíen su objeto original o se traduzcan en menoscabo ilícito de algún derecho ajeno vr. gr. los pactos de no responsabilidad en obligaciones propias de un determinado negocio en los cuales es precisamente la responsabilidad de la sociedad fiduciaria la razón de ser de su celebración.
d. Deberá hacerse claridad sobre el alcance jurídico que tendrán las decisiones contenidas en las actas de los comités fiduciarios o las instrucciones especiales que profiera el fideicomitente, precisando de qué manera éstas tienen la virtud de modificar, complementar o desarrollar el contrato fiduciario.
e. Deberá evitarse la inclusión de cláusulas potestativas en las cuales se concedan facultades al fiduciario para alterar unilateralmente el contenido del contrato.
f. Deberá evitarse consignar cláusulas en donde la sociedad fiduciaria se exima de responsabilidades que la ley le otorga de conformidad con los deberes atrás mencionados.
2.2.2 INTERPRETACIÓN. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Los negocios fiduciarios se interpretarán teniendo en cuenta los principios previstos en los artículos 1618 a 1624 del Código Civil y tomando todas las manifestaciones de voluntad proferidas por las partes, sea que consten en un mismo documento o en varios, tales como la oferta, la aceptación de la oferta, las instrucciones generales, la aceptación de las mismas y cualquier acto similar.
Cada una de las partes en los negocios fiduciarios deberá recibir copia del contrato, así como de los demás actos y documentos que lo integren y complementen.
2.2.3 PROHIBICIÓN GENERAL. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
En los términos del Parágrafo del artículo 1º del Decreto 1049 de 2006 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan, el negocio fiduciario no podrá servir de instrumento para realizar actos o contratos que no pueda celebrar directamente el fideicomitente de acuerdo con las disposiciones legales, en razón de lo cual le corresponde a la sociedad fiduciaria desarrollar acciones que le permitan evitar que el negocio fiduciario se convierta en un instrumento de fraude a la ley. Para tales efectos, deberá acudir a todas las herramientas de administración y gestión de riesgos que las disposiciones normativas le permitan.
2.2.4 PRÁCTICA INSEGURA. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Con fundamento en lo señalado en el artículo 326, numeral 5°, literal a) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, esta Superintendencia califica como práctica ilegal e insegura la estructuración y celebración de contratos de fiducia mercantil en cuyo objeto esté previsto que para la obtención de recursos se permita la vinculación de terceros, llámense inversionistas, cesionarios de beneficios, acreedores, o cualquier otra denominación similar, o que impliquen la recepción de recursos en calidad de aportes con cargo al pago del precio de los derechos de beneficio cedidos, en los cuales la Fiduciaria no se haya reservado la potestad de oponerse al ingreso de dichos terceros o no asuma responsabilidad alguna en la verificación de la legalidad de tales operaciones y en la procedencia y origen lícito de tales recursos.
Así mismo, con igual fundamento, se considerará práctica ilegal e insegura la inclusión de cláusulas en el contrato fiduciario que guarden las características de la conducta prevista en el literal c) del numeral 2.2.1 de este Capítulo.
2.2.5 CONDICIONES INEQUITATIVAS E ILEGALES. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con lo estipulado en el numeral 4.1. del artículo 98 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, modificado por el artículo 24 de la Ley 795 de 2003 o demás normas que los sustituyan o modifiquen, en la celebración de las operaciones propias de las entidades financieras no podrán convenirse cláusulas que por su carácter exorbitante puedan afectar el equilibrio del contrato o dar lugar a un abuso de posición dominante.
Se entiende por cláusulas abusivas aquellas que buscan reportar una ventaja para el proponente dejando al aceptante en circunstancias de inferioridad, dificultad o manifiesta incomodidad para el cumplimiento de sus obligaciones o el reclamo de sus derechos.
2.2.6 CONFLICTOS DE INTERÉS. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
En desarrollo del deber de lealtad antes expuesto, en todos los negocios fiduciarios corresponde a las sociedades fiduciarias evitar y evaluar, frente a cada caso particular, la posible incursión en situaciones de conflictos de interés en los términos del numeral 9°, artículo 146 del E.O.S.F.
Así las cosas, en los contratos respectivos deberá dejarse constancia expresa de la realización de tal evaluación, junto con los mecanismos previstos para conjurar la eventual configuración de situaciones que den origen a conflictos de interés y su solución. Dicha circunstancia será obligatoria cuando quiera que la sociedad fiduciaria tenga como fideicomitente, beneficiario o acreedor garantizado a entidades vinculadas. Para los efectos de este Capítulo se entenderán como vinculados las personas o entidades definidas en el cuarto inciso del numeral 7 del Capítulo Cuarto del Título IV de la Circular Básica Jurídica.
Para los efectos de este Capítulo se entenderá que hay conflicto de interés, entre otros, en las siguientes operaciones:
· En los negocios celebrados entre fideicomisos administrados por una misma sociedad fiduciaria.
· En los negocios celebrados entre la Fiduciaria y sus vinculados, y los fideicomisos administrados por la Sociedad Fiduciaria.
2.3 CONTENIDO DE LOS CONTRATOS. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Sin perjuicio de las cláusulas que se deban incorporar en el contrato en virtud de las previsiones generales anteriormente expuestas, todos los contratos de los negocios fiduciarios deberán contener las que se señalan a continuación:
2.3.1 OBJETO. Comprenderá las gestiones o actividades específicas constitutivas de la finalidad del negocio, haciendo una enunciación clara y completa de las mismas, según el tipo de negocio fiduciario celebrado. De la lectura del objeto del contrato deberá quedar clara la conveniencia y necesidad de la utilización del vehículo fiduciario.
2.3.2 BIENES FIDEICOMITIDOS. Se indicarán los términos y condiciones bajo los cuales se verifica la transferencia o entrega de los bienes fideicomitidos, la cual debe atender siempre la naturaleza de los bienes y la finalidad señalada por el fideicomitente, según el tipo de negocio fiduciario a desarrollar.
Cuando los bienes fideicomitidos sean derechos en contratos, bienes futuros sujetos a condición suspensiva de que existan, bienes o derechos intangibles o contratos accesorios, en el contrato se deberá especificar claramente dicha connotación indicando las implicaciones y los riesgos que de dicha circunstancia se deriven, así como la forma como se efectuará su valoración.
Cuando los bienes fideicomitidos consistan en acciones, cuotas o partes de interés de sociedades, en el libro de registro de accionistas o en los respectivos estatutos, según corresponda, deberá figurar como accionistas o socio la sociedad fiduciaria actuando como vocera del patrimonio autónomo o del fideicomiso respectivo.
La destinación de los recursos recibidos, para efectos de su inversión, sólo puede ser establecida por el propio fideicomitente de manera expresa.
Por lo anterior, el mecanismo subsidiario de inversión consagrado en el numeral 3 del artículo 151 del EOSF modificado por el artículo 109 del Decreto 2175 de 2007 no puede hallarse preimpreso en los modelos de contrato que se utilicen para instrumentalizar la respectiva relación jurídica.
2.3.3 RENDIMIENTOS O UTILIDADES. Cuando quiera que en desarrollo de la gestión sobre los bienes fideicomitidos éstos generen rendimientos o utilidades, deberá establecerse el uso y destino que se dará a los mismos, así como el momento para su ejecución.
2.3.4 OBLIGACIONES Y DERECHOS DE LAS PARTES CONTRATANTES. Se estipularán en cláusulas separadas las obligaciones y derechos del fiduciario, fideicomitente y/o beneficiario. En todo caso, las limitaciones o restricciones a tales derechos deberán convenirse con arreglo a lo establecido en este Capítulo.
Las obligaciones, los derechos y las limitaciones deben guardar relación de causalidad con la finalidad perseguida en el contrato.
2.3.5 REMUNERACIÓN. Se expresarán los valores o factores sobre los cuales se determinará la remuneración que percibirá la fiduciaria por su gestión, así como la forma y oportunidad en que la misma será liquidada y cobrada.
En aquellos contratos cuya ejecución conlleve la celebración de otros contratos o negocios fiduciarios con el fin de dar cumplimiento al objeto contratado, deberá establecerse claramente, si a ella hubiere lugar, la remuneración, la forma y oportunidad en que la misma será liquidada y cobrada.
En igual sentido, deberá establecerse la remuneración de los recursos administrados a través de carteras colectivas, en cuyo caso se aplicará lo establecido en el reglamento de la cartera colectiva correspondiente. Todo lo anterior a fin de que el fideicomitente y/o beneficiario conozcan con claridad la comisión total que se pagará a la sociedad fiduciaria.
En todo caso, no se pueden establecer formas de remuneración con las cuales se mimetice la garantía de un resultado o se desnaturalice la obligación del fiduciario de procurar el mayor rendimiento de los bienes fideicomitidos.
Igualmente deberá buscarse que la comisión fiduciaria sea una verdadera remuneración al trabajo, responsabilidad y funciones asumidas por la Fiduciaria.
2.3.6 TERMINACIÓN DEL NEGOCIO FIDUCIARIO. Deberá señalarse la forma como se transferirán los bienes y activos del negocio que existan al momento en que ocurra una cualquiera de las causales de extinción del contrato previstas en el mismo o en la ley, indicando las circunstancias que resulten pertinentes para el efecto, así como la forma como se atenderán las obligaciones generadas en el negocio, cuando a ello haya lugar. Igualmente deberá preverse la manera de dar por terminado el negocio fiduciario cuando quiera que el fideicomitente incumpla con sus funciones de contribuir a los gastos del fideicomiso si así se pactare o cuando el fideicomiso no cuente con recursos para atender tales gastos si los mismos estuvieren a su cargo.
2.3.7 ÓRGANOS ASESORES Y/O ADMINISTRADORES. Si existen juntas o cuerpos colegiados con carácter de asesores y/o administradores, deberán señalarse sus atribuciones y forma de integración.
La designación de sus integrantes deberá hacerse por los fideicomitentes (sean estos adherentes o no) y/o por los beneficiarios del respectivo contrato, según se pacte, salvo que la designación corresponda al fiduciario en ejercicio de la gestión encomendada en el contrato, teniendo en cuenta y precisando la responsabilidad que de tal hecho se derive.
2.3.8 GASTOS. En el contrato deberán señalarse los gastos que serán de cargo del fideicomiso, particularmente aquellos que no correspondan a la operación normal del mismo, en especial los relacionados con avalúos, pagos de impuestos, realización de peritajes, etc.
Deberá entenderse como gasto del fideicomiso las erogaciones a su cargo, siguiendo para el efecto los lineamientos señalados en el subnumeral 2.3.5 anterior. Lo anterior sin perjuicio de que la remuneración pueda ser asumida directamente por el fideicomitente.
En todo caso deberá preverse la manera de suministrar los recursos para atender todos los gastos que conlleve el negocio fiduciario y las consecuencias que se deriven para el desarrollo del negocio en caso de la inexistencia de recursos.
2.3.9 GESTIÓN DE RIESGOS. Dentro de los contratos respectivos deberán incluirse cláusulas en las que se prevean los mecanismos para el cumplimiento de las políticas y estándares establecidos por la sociedad fiduciaria para la gestión de los riesgos asociados a cada negocio y la forma como tales estándares deberán ser cumplidos por las partes, clientes y usuarios de los negocios fiduciarios. En este sentido el contrato no podrá limitarse en este punto a la simple exclusión de responsabilidades por parte de la Fiduciaria.
2.3.10 AVALÚOS DE LOS BIENES FIDEICOMITIDOS. Atendiendo la clase de negocio fiduciario del que se trate, se debe prever claramente en el contrato: i) la periodicidad con la que se harán o actualizarán los avalúos, ii) la obligación del fideicomitente de aportarlos y/o de proveer recursos para sufragarlos, iii) las consecuencias e implicaciones que para las partes, deudores y acreedores del fideicomiso acarrea el incumplimiento de dicha obligación, y iv) El alcance de la responsabilidad de la sociedad fiduciaria en la contratación, designación del avaluador y contenido del avalúo.
2.3.11 NO LOCALIZACIÓN DE FIDEICOMITENTES, BENEFICIARIOS Y/O ACREEDORES GARANTIZADOS. El contrato debe prever con claridad el procedimiento a seguir en los casos en los cuales no fuere posible la localización del (os) fideicomitente (s), beneficiario (s) y/o acreedor (es) garantizado (s), de forma tal que la sociedad fiduciaria pueda cumplir a cabilidad sus obligaciones y ejercer sus derechos.
2.3.12 LIQUIDACIÓN. Debe establecerse de modo claro el procedimiento para la liquidación del contrato y los términos para hacerla, incluyendo los eventos en los cuales haya necesidad de hacer pagos por conceptos de impuestos, tasas, contribuciones, etc., para la restitución de los bienes fideicomitidos.
2.4 SOLEMNIDAD EN LOS CONTRATOS DE FIDUCIA MERCANTIL. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
La instrumentación de los contratos fiduciarios se realizará conforme con su naturaleza y con la de los bienes fideicomitidos.
En términos generales se establece que cuando se trate de un contrato de fiducia mercantil, tal como lo señala el artículo 1228 del Código de Comercio, éste deberá constar en escritura pública registrada según la naturaleza de los bienes y la constituida mortis causa, deberá serlo por testamento.
De acuerdo con el numeral 2º del artículo 146 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las sociedades fiduciarias podrán celebrar contratos de fiducia mercantil sin que para tal efecto se requiera la solemnidad de la escritura pública, en todos aquellos casos en que así lo autorice mediante norma de carácter general el Gobierno Nacional.
En tal orden de ideas y de conformidad con lo previsto en el artículo 1º del Decreto 847 de 1993, los contratos de fiducia mercantil que celebren las sociedades fiduciarias no requerirán de la solemnidad de la escritura pública cuando los bienes fideicomitidos sean exclusivamente bienes muebles. En consecuencia, tales contratos podrán constar en documentos privados y si la propiedad del bien se haya sujeta a registro, dicho documento deberá registrarse en los términos y condiciones previstos en el artículo 16 de la Ley 35 de 1993 y del artículo 7 del Decreto 650 de 1996.
En concordancia con lo anterior y de conformidad con el artículo 123 de la Ley 1116 de 2006 y las normas que la desarrollen, modifiquen o deroguen, y en particular de lo previsto en el Decreto 2785 de 2008, los contratos de fiducia mercantil con fines de garantía que consten en documento privado deberán inscribirse en el registro mercantil de la .cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio del fiduciante.
3. CONTRATOS DE ADHESIÓN Y CONTRATOS DE PRESTACIÓN MASIVA. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
3.1. De acuerdo con lo previsto en el numeral 4º del artículo 146 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la Superintendencia Financiera tiene la función de evaluar los tipos o modelos de contratos que se pretende utilizar en el desarrollo de la actividad fiduciaria, así como sus modificaciones o adiciones, siempre que éstos constituyan contratos de adhesión o se utilicen para la prestación masiva de servicios.
Dicha revisión tiene por objeto procurar la protección de los derechos de los usuarios de los servicios fiduciarios, en orden a velar porque las condiciones generales de los contratos se ajusten a las disposiciones legales, así como evitar que estén provistos de cláusulas abusivas que puedan afectar sus intereses.
3.2. Para los efectos de este Capítulo se entienden por contratos de adhesión aquellos elaborados unilateralmente por la sociedad fiduciaria y cuyas cláusulas y/o condiciones no pueden ser discutidas libre y previamente por los clientes, limitándose éstos a expresar su aceptación o a rechazarlos en su integridad, o aquellos que sean predeterminados en un contrato al que después de celebrado adhieren otros fideicomitentes, quienes sólo pueden expresar su aceptación o a rechazarlos en su integridad. Para que se considere como un contrato de adhesión no debe existir necesariamente una parte contratante que sea superior económicamente sobre la otra.
Por otra parte, por contratos de prestación masiva se entienden aquellos cuyo texto se utiliza indistintamente con diferentes personas en varios y futuros negocios por ser su contenido similar y uniforme generalmente en formularios o documentos idénticos o similares. Estos contratos responden además en la mayoría de los casos al concepto de contrato de adhesión.
3.3. Las entidades fiduciarias deberán presentar ante esta Superintendencia, para la evaluación que le compete, los modelos de contrato de adhesión y/o de prestación masiva de servicios que pretendan implementar o sus modificaciones o adiciones.
El alcance del pronunciamiento de la Superintendencia se limita únicamente a la revisión de los modelos de contrato y en ningún momento constituye una valoración previa, aprobación o conformidad respecto de la validez o eficacia del negocio jurídico, respecto de las circunstancias de tiempo, modo y lugar relacionadas con su celebración, ejecución y/o liquidación, así como de las obligaciones y derechos de las partes intervinientes, o relacionado con los conflictos de orden contractual que puedan surgir con ocasión del desarrollo del mismo.
No obstante lo anterior, la Superintendencia podrá ordenar en cualquier momento la suspensión de su utilización y exigir las modificaciones a que haya lugar, cuando dichos contratos en su celebración o ejecución desconozcan alguno de los requisitos señalados en este Capítulo o en una disposición imperativa.
Tratándose de contratos de adhesión las sociedades fiduciarias deberán entregar a sus clientes al momento de la adhesión todos los documentos jurídicos que hagan parte del contrato al cual adhieren.
Los contratos fiduciarios diferentes de los de adhesión y/o de prestación masiva de servicios no estarán sujetos a la evaluación previa por parte de la Superintendencia Financiera, sin que ello signifique que sus términos puedan apartarse de lo dispuesto en este Capítulo y en las normas legales vigentes.
4. ALCANCE DEL ARTÍCULO 1238 DEL CÓDIGO DEL COMERCIO. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
En relación con las facultades que le asisten a los acreedores del fideicomitente, anteriores a la celebración de un contrato de fiducia mercantil, de perseguir los bienes fideicomitidos en los términos del artículo 1238 del C.Co, es pertinente hacer las siguientes precisiones:
4.1. ASPECTOS SUSTANCIALES: <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
4.1.1. Los bienes fideicomitidos podrán ser perseguidos en cabeza del fiduciario por los acreedores del fideicomitente, empleando para ello la vía ejecutiva siempre que se trate de obligaciones adquiridas con anterioridad a la constitución de la fiducia. De igual forma es viable la acción pauliana cuando el negocio fiduciario se haya celebrado en perjuicio de los acreedores y medie mala fe de las partes, a lo cual hace referencia el inciso 2o. del artículo 1238 del C de Co.
4.1.2. Desde el punto de vista estrictamente sustancial y atendiendo a su tenor literal, el artículo 1238 del Código de Comercio sólo tiene sentido en la medida en que se refiera a los contratos de fiducia mercantil definidos en el artículo 1226 ibídem.
Partiendo de este hecho, debemos recordar cómo a los contratos de fiducia mercantil -por remisión expresa del artículo 822 del Código de Comercio- les resultan aplicables “los principios que gobiernan la formación de los actos y contratos y las obligaciones de derecho civil, sus efectos, interpretación modo de extinguirse anularse o rescindirse (...), a menos que la ley establezca otra cosa.
Una de las normas propias del derecho civil de las obligaciones que por la mencionada remisión expresa que hace el artículo 822 del Código de Comercio resulta aplicable tratándose de contratos de fiducia mercantil, es el artículo 1602 del Código Civil.
Siendo ello así, no queda entonces duda que tratándose de contratos de fiducia mercantil, el inciso 1o. del artículo 1238 consagra una “causa legal” para deshacer sus efectos, tanto más aún si se tiene en cuenta la disposición contenida en el numeral 8o. del artículo 1240 ibídem que prevé como una de las causales de extinción del negocio fiduciario la “acción de los acreedores anteriores al negocio fiduciario”.
Con todo, para abundar las razones que contribuyan a reforzar aún más la anterior conclusión, debe tenerse en cuenta que el deudor deberá pagar a sus acreedores oportunamente sus obligaciones y, para tal efecto, compromete su patrimonio, al establecer el artículo 2488 del Código Civil que todos los bienes del deudor, muebles e inmuebles, presentes o futuros, a excepción de los inembargables, queden afectos al cumplimiento de las obligaciones contraídas por aquél.
Empero, el deudor puede asumir respecto de sus acreedores una conducta que en lugar de mantener o acrecentar su patrimonio, lo que produce es un desequilibrio entre el activo y el pasivo del mismo, al disponer de sus bienes debilitando su patrimonio y ocasionando o agravando en esta forma su estado de insolvencia.
En ese orden de ideas, es necesario evaluar las consecuencias de la conducta del deudor cuando el medio utilizado para disponer de sus bienes es la celebración de un contrato de fiducia mercantil.
Al respecto, debe analizarse previamente la estructura técnica del contrato de fiducia mercantil a la luz de lo dispuesto en los artículos 1226 y 1233 del Código de Comercio. De tales disposiciones se desprende sin dificultad que el conjunto de bienes fideicomitidos sale real y jurídicamente del patrimonio del fideicomitente y del Fiduciario (art 1227 C Co). Es decir constituye un patrimonio autónomo especialmente afecto al cumplimiento de las finalidades señaladas en el acto constitutivo.
4.1.3. El artículo 1238 citado señala que los acreedores del fideicomitente anteriores a la celebración podrán “perseguir” los bienes objeto del mismo, por tal razón, debe aclararse cuál es el sentido de la expresión “perseguir” a efectos de establecer el verdadero alcance del derecho que le asiste a tales acreedores.
El numeral 8o. del artículo 1240 ya citado, ilustra el contenido y alcance del inciso 1o. del artículo 1238 ibídem, toda vez que es evidente que tanto en una como en otra hipótesis normativa estamos en presencia de acciones de carácter personal que sólo corresponde a aquellos acreedores anteriores a la celebración del negocio fiduciario traslaticio y que, de suyo, presuponen un proceso de reintegración del patrimonio del deudor-fideicomitente frente a tales acreedores.
En idéntico sentido, se trata de acciones que miran al perjuicio de los acreedores del deudor-fideicomitente derivado de la celebración de un contrato de fiducia mercantil, sin que para su ejercicio sea menester entrar a considerar circunstancias tales como el deseo de causar daño o la intención de maniobrar para perjudicar a los acreedores o, en fin, la mala fe que son requisitos indispensables para que se dé el fraude pauliano.
Lo dicho, sin embargo, no equivale a significar que en el caso que se analiza nos encontramos en presencia de una acción que puedan ejercitarla los acreedores del deudor-fideicomitente de un modo irrestricto e ilimitado, toda vez que ella -como se expresó- se halla circunscrita a ciertas circunstancias que se cifran en el perjuicio a los acreedores derivado del hecho de disminuir o suprimir bienes del patrimonio que ocasionan o agravan su estado de insolvencia.
Finalmente, para el ejercicio válido de ese “derecho de persecución de los bienes fideicomitidos” de que trata el inciso 1o. del artículo 1238, los acreedores en cuestión deben acudir a la vía judicial para que se decrete la extinción o terminación del negocio fiduciario, toda vez que, precisamente, ese “derecho de persecución” -que tiene como materia propia un acto jurídico verdadero y completo, cual es un contrato de fiducia mercantil- tiene por finalidad permitirle a tales acreedores la satisfacción de sus créditos, la cual sólo se logra mediante la reconstitución del patrimonio del deudor-fideicomitente.
Solución contraria a la antes expuesta iría en contravía del principio de contradicción de las actuaciones judiciales y, por ende, conduciría al error jurídico de desconocer el contenido y alcance del artículo 1602 del Código Civil.
4.2. ASPECTOS PROCESALES: <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
No obstante que nuestro ordenamiento jurídico regula la situación en que se encuentran los acreedores frente a su deudor que ha disminuido o suprimido bienes de su patrimonio que ocasionan o agravan su estado de insolvencia, de suerte que éste resulta insuficiente para atender sus obligaciones, lo cierto es que las soluciones que frente a tales hipótesis suelen darse por aquél tienen carácter excepcional.
Y no podría ser de otra manera, toda vez que en las mencionadas hipótesis nos encontramos frente a un caso en el cual se trata de deshacer un negocio jurídico válidamente celebrado.
Precisamente dentro de los anteriores supuestos fácticos se enmarca el derecho que, en los términos del inciso 1o. del artículo 1238 del Código de Comercio, le asiste a los acreedores del fideicomitente anteriores a la celebración de un contrato de fiducia mercantil de perseguir los bienes fideicomitidos que conforman el respectivo patrimonio autónomo; derecho cuyo ejercicio implica, a no dudarlo, la posibilidad de que se declare su extinción con fundamento en lo dispuesto en el ya citado numeral 8o. del artículo 1240 del Código de Comercio.
Dicha pretensión, en tanto se endereza a procurar la reconstitución del patrimonio del deudor-fideicomitente debe seguir los trámites propios de un proceso ordinario, independientemente del título que documenta la respectiva obligación y de que éste preste o no mérito ejecutivo.
En materia de fiducia mercantil los bienes fideicomitidos salen definitivamente del patrimonio del fideicomitente y se destinan al cumplimiento de la finalidad señalada en el acto constitutivo, conformando un verdadero “patrimonio de afectación” que el citado artículo 1233 del Código de Comercio califica como “patrimonio autónomo”, sobre el que pierde potestad dicho fideicomitente, pero que tampoco forma parte del patrimonio del fiduciario.
Como consecuencia de la formación de ese patrimonio autónomo y dada su afectación al cumplimiento de la finalidad señalada en el acto constitutivo, él se convierte en un centro receptor de derechos subjetivos pudiendo ser, desde el punto de vista sustancial, titular de derechos y obligaciones, y desde el punto de vista procesal, comparecer a juicio como demandante o demandado a través de su titular -el fiduciario-.
Bajo la anterior perspectiva, los acreedores del fideicomitente anteriores a la celebración del contrato de fiducia mercantil tienen el carácter de terceros en relación con el patrimonio autónomo, máxime si se atiende al hecho de que frente a tales acreedores el patrimonio autónomo no ostenta la calidad de deudor.
En consecuencia, se estima que para el correcto ejercicio de la acción de que trata el inciso 1o. del artículo 1238 del Código de Comercio y el buen éxito de la misma se requiere la concurrencia de los siguientes requisitos:
4.2.1. En primer lugar, le corresponde a los acreedores -siguiendo los lineamientos generales de la carga de la prueba- demostrar los elementos de los cuales deriva su legitimación en la causa para actuar, vale decir, la preexistencia de una obligación teniendo en cuenta al efecto los términos en que fue pactada y el título que la documenta.
Al respecto, es necesario poner de presente que no por el hecho de tratarse de un acreedor anterior a la celebración del contrato de fiducia mercantil está legitimado per se para ejercer la acción de persecución de los bienes fideicomitidos, toda vez que si la obligación, vb.gr., está sometida a condición suspensiva, sólo tendrá facultad para solicitar medidas conservativas en los términos del artículo 1549 del Código Civil.
4.2.2. En segundo lugar, corresponde al actor acreditar que el contrato de fiducia mercantil celebrado por el deudor, propició o aumentó su estado de insolvencia, y, por ende, le produjo un perjuicio consistente en la imposibilidad de hacer efectivos sus derechos.
En tal virtud, no es cualquier acreedor el que tiene derecho para ejercitar la acción que se comenta, toda vez que para que ésta prospere, el interés jurídico debe ser actual, esto es, debe tratarse de un interés protegido por la ley que resulta burlado o desconocido por la conducta del deudor.
En el anterior orden de ideas, si con ocasión de la celebración del contrato de fiducia mercantil no se produjo un desequilibrio en el patrimonio del deudor-fideicomitente que le impida satisfacer las obligaciones contraídas con anterioridad a dicha celebración, la acción de persecución no está llamada a prosperar, pues es claro que no se configuraría un “eventus damni” sin el cual no habría interés jurídico para incoar la acción.
Si, no obstante lo anterior, se admitiera una demanda presentada sin que mediase ese interés jurídico al que nos hemos venido refiriendo, el deudor fideicomitente -a nuestro juicio- puede defenderse con éxito alegando y probando que posee bienes suficientes para satisfacer la obligación que contrajo con el acreedor demandante, esto es, proponiendo la excepción que la doctrina francesa denomina de “discusión de bienes”, medio exceptivo que también puede -o debe proponer- la sociedad fiduciaria en cumplimiento del deber que le impone el numeral 4o. del artículo 1234 del Código de Comercio de “llevar la personería para la protección y defensa de los bienes fideicomitidos contra actos de terceros, del beneficiario y aún del mismo constituyente”.
4.2.3. Finalmente, desde el punto de vista pasivo, la acción de persecución de los bienes fideicomitidos por parte de los acreedores anteriores a la celebración del contrato de fiducia mercantil debe dirigirse contra el deudor fideicomitente y contra la sociedad fiduciaria como titular del patrimonio autónomo y, en su caso, también contra el beneficiario.
4.3. EFECTOS DE LA DECLARATORIA JUDICIAL DE EXTINCIÓN DEL NEGOCIO FIDUCIARIO FRENTE A LAS OBLIGACIONES CONTRAÍDAS POR EL PATRIMONIO AUTÓNOMO. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Decretada la extinción del negocio fiduciario con fundamento en lo dispuesto en el numeral 8o. del artículo 1240 del Código de Comercio y para los efectos previstos en el artículo 1238 ibídem, debe aclararse qué sucede con las obligaciones que, como titular y vocera del patrimonio autónomo, contrajo la sociedad fiduciaria en orden al cumplimiento de la finalidad señalada en el acto constitutivo.
Al efecto, se debe partir de la consideración según la cual, siendo el contrato un acuerdo de voluntades destinado a crear obligaciones y teniendo en cuenta que tales obligaciones no pueden desaparecer sino por el mutuo consentimiento de las partes contratantes o por causas legales (art. 1602 Código Civil), es evidente que ocurrida la terminación del contrato cesan o terminan, igualmente, las obligaciones nacidas del mismo y, en este orden de ideas, es necesario proceder a su liquidación.
A este respecto, el numeral 7o. del artículo 1234 del Código de Comercio señala dentro de los deberes indelegables del fiduciario el de, “(...) transferir los bienes a la persona a quien corresponda conforme al acto constitutivo o a la ley, una vez concluido el negocio fiduciario (...)”
En concordancia con la anterior disposición legal, el artículo 1242 ibídem prevé que, “(...) salvo disposición en contrario del acto constitutivo del negocio fiduciario, a la terminación de éste por cualquier causa, los bienes fideicomitidos pasarán nuevamente al dominio del fideicomitente o de sus herederos (...)”.
En conclusión, ocurrida la terminación del negocio fiduciario lo único que subsiste de la relación fiduciaria es el cumplimiento de una obligación que ya nada tiene que ver con el desarrollo del mismo, como es la relativa a la restitución de los bienes fideicomitidos, previa la rendición y liquidación comprobada de cuentas de la gestión fiduciaria que constituye el efecto natural y obvio de dicha terminación.
Obviamente, dicha rendición y liquidación de cuentas, como paso previo a la restitución de los bienes fideicomitidos, presupone para el fiduciario el deber de cancelar anticipadamente a tal restitución las obligaciones contraídas en cumplimiento de la finalidad señalada en el contrato y, en el evento de existir obligaciones contingentes, el deber de efectuar las provisiones necesarias para atender a su eventual cancelación; entendiéndose que el remanente es el que es objeto de restitución. De esta forma se da cabal cumplimiento al precepto contenido en el artículo 1227 del Código de Comercio.
5. NORMAS ESPECIALES RESPECTO DE CIERTOS CONTRATOS FIDUCIARIOS. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Sin perjuicio del cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Capítulo, para el caso de determinados contratos fiduciarios se deberá tener en cuenta lo siguiente:
5.1. CONTRATOS DE FIDUCIA DE INVERSIÓN. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
5.1.1 FIDEICOMISO DE INVERSIÓN.
Como quiera que, de conformidad con el numeral 2o del artículo 29 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las operaciones de fiducia de inversión se podrán celebrar por medio de contratos de fiducia mercantil o de encargos fiduciarios, es necesario que en los contratos se indique de manera precisa cuál de las dos modalidades anteriores se está adoptando, aún en los casos en que el contrato se origine a partir de los denominados documentos de “oferta comercial” o similares, amén de respetar las formalidades legales exigidas para cada uno de estos tipos negociales.
5.1.2 MODELOS PREIMPRESOS Y DESTINACIÓN ESPECÍFICA DE LOS RECURSOS FIDEICOMITIDOS.
Como quiera que la destinación de los recursos recibidos a título de negocio fiduciario de inversión sólo puede ser establecida por el propio fideicomitente debiéndose aplicar, en su defecto, el mecanismo subsidiario previsto en el parágrafo del numeral 3o artículo 151 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, es claro que la entidad fiduciaria en ningún caso y de manera unilateral puede señalar tal destinación. Por lo anterior, esa destinación no puede hallarse preimpresa en los modelos de contrato que se utilicen para instrumentalizar la respectiva relación jurídica.
5.1.3 DELEGACIÓN DE LA PROFESIONALIDAD.
De conformidad con lo establecido en el artículo 1226 del Código de Comercio, el fiduciario se obliga a administrar o enajenar los bienes fideicomitidos para cumplir una finalidad determinada por el constituyente, y el numeral 3 del artículo 1234 del Código de Comercio establece dentro de los deberes indelegables del fiduciario el de “invertir los bienes provenientes del negocio fiduciario en la forma y con los requisitos previstos en el acto constitutivo, salvo que se le haya permitido obrar del modo que más conveniente le parezca”.
En este orden de ideas, en los contratos de fiducia de inversión, no procede la administración de los recursos por un beneficiario ni por el fiduciante ni mucho menos por terceros para la consecución de la finalidad del fideicomiso, de modo tal que otra persona diferente al fiduciario lo sustituya como obligado, pues es un elemento esencial del contrato que la fiduciaria administre o enajene los bienes trasferidos por el constituyente.
En los casos en que la sociedad fiduciaria requiera de un tercero para cumplir con sus obligaciones de manera adecuada y profesional v.gr. para acceder a mercados u opciones que por sus especiales características y condiciones no son parte del quehacer habitual de la sociedad fiduciaria o no le está permitido acceder, podrá subcontratar esas operaciones sin actuar en desmedro de los intereses del fideicomiso, en condiciones de transparencia y en todo caso dichas subcontrataciones deberán estar acordes con la finalidad del contrato y con las instrucciones y autorizaciones impartidas expresamente por el fideicomitente.
Además, la sociedad fiduciaria responderá porque esas premisas se cumplan y porque la rentabilidad de la operación y el costo-beneficio de haberla celebrado utilizando otro intermediario, no vaya en desmedro de la finalidad del contrato mediante el cual se confió el manejo de los recursos en la sociedad fiduciaria como administradora profesional, ni se haya hecho en circunstancias que impliquen conflicto de interés.
De este modo, la sociedad fiduciaria no puede delegar en un tercero la ejecución del objeto mismo del contrato y la administración de los bienes trasferidos, pues con ello estaría haciendo una delegación de profesionalidad, salvo disposición legal expresa que lo permita.
5.2. CONTRATOS DE FIDUCIA INMOBILIARIA. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Corresponde a las sociedades fiduciarias divulgar de manera adecuada y oportuna a sus posibles clientes y usuarios el alcance que tiene su participación en los proyectos inmobiliarios a los cuales se vinculan bajo diferentes modalidades, pues su participación involucra la confianza de las personas que hacen parte de los mismos, llámense compradores, propietarios de los terrenos, constructores, proveedores, establecimientos de crédito, etc., para quienes, por regla general, la presencia de la sociedad fiduciaria dentro del proyecto es determinante para su participación o contratación.
Así, las referidas sociedades fiduciarias deberán i) realizar el análisis del riesgo que involucra cada proyecto, ii) contar con contratos fiduciarios adecuados al negocio específico y iii) efectuar una correcta divulgación de información al público sobre el alcance y efectos de su participación.
En este sentido, la sociedad fiduciaria al momento de decidir si compromete o no su responsabilidad, así como el alcance del negocio fiduciario a celebrar, debe aplicar sus procedimientos de control interno para determinar si está en capacidad de evaluar, valorar y verificar aspectos tales como:
- Que los terrenos en los cuales se va a desarrollar el proyecto se hayan adquirido o hayan sido aportados de manera definitiva y con el lleno de las formalidades que la ley exige para este tipo de negociaciones.
- Que la tradición del inmueble no presente problemas de carácter legal que puedan obstaculizar o impedir el traspaso de la propiedad de las unidades inmobiliarias resultantes a los futuros adquirentes.
- Que no exista desviación de los recursos obtenidos para la financiación del proyecto.
- Que el punto de equilibrio establecido por parte del fideicomitente o partícipe no comprometa la viabilidad del proyecto.
- Que se encuentren dadas las condiciones técnicas y jurídicas para que el proyecto llegue a término, antes de permitir que los constructores dispongan de los recursos de los futuros compradores.
- Que las licencias de construcción y permisos necesarios para el desarrollo de la obra, se encuentren acordes con los requerimientos legales pertinentes.
- Que el constructor o promotor del proyecto cumpla con unos niveles mínimos de solvencia, capacidad técnica, administrativa y financiera, acordes con la magnitud del proyecto.
- Que exista certeza acerca de la obtención de los créditos indispensables para la ejecución de la obra.
Tratándose de los negocios fiduciarios llamados de “preventas” cuyo objeto sea el recaudo de los recursos provenientes de la promoción y consecución de interesados en adquirir inmuebles dentro de un proyecto inmobiliario, los cuales posteriormente harán parte del precio prometido por la compra, en desarrollo del artículo 97 del EOSF resulta fundamental que haya suficiente claridad, información y revelación acerca de aspectos tales como:
- Si la sociedad fiduciaria tendrá el manejo futuro de los recursos.
- Si la sociedad fiduciaria participará en la definición del punto de equilibrio.
- Si las promesas de venta cuya suscripción constituye una obligación futura del suscriptor del encargo, han sido conocidas por la fiduciaria o si serán suscritas por la fiduciaria o por el promotor.
- Cuáles serán las causales y los plazos de devolución de los recursos entregados a la fiduciaria.
- La identificación clara y expresa de la persona en favor de quien se celebra el negocio fiduciario.
- Quién asume el riesgo de la pérdida de valor de los recursos entregados a la fiduciaria, como producto de la pérdida de valor de las inversiones realizadas por ésta con tales recursos, ya sea que los mismos se administren a través de una cartera colectiva o a través de cualquier otro mecanismo.
- La identificación clara y expresa del beneficiario de los rendimientos generados por la cartera colectiva o el mecanismo que se escoja.
Conviene recordar además, que de conformidad con lo previsto en el numeral 4º. del artículo 146 EOSF, en concordancia con lo establecido en el numeral 1° del Capítulo Primero, Título V de la Circular Externa 007 de 1996, siempre que estos acuerdos revistan las características de contratos de adhesión o de prestación masiva de servicios, deben ser calificados como tales y deben ser sometidos previamente a autorización de la SBC.
De estos contratos, en cuanto sea necesario para dar una adecuada información al fideicomitente, adherente o beneficiario, deben hacer parte, a su vez, los contratos suscritos para el desarrollo del proyecto inmobiliario, razón por la cual se deberá entregar copia de tales documentos a la firma del contrato de fiducia respectivo.
Con respecto a la publicidad de este tipo de negocios, el numeral 2.6, literal c. del Capítulo Sexto del Título I de la Circular Externa 007 de 1996, en el cual se establecen las condiciones para la publicidad de fiducias inmobiliarias, advierte que en todos los programas o campañas publicitarias por medio de las cuales se promocionen negocios de fiducia inmobiliaria o de administración de proyectos inmobiliarios, así como en la papelería que se utilice para tales efectos, deberá informarse de manera expresa y destacada la gestión a desarrollar por la sociedad fiduciaria.
Se resalta que la inobservancia de esta instrucción es considerada como práctica insegura al tenor de lo dispuesto en la letra a) del numeral 5 del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Bajo este entendido, las sociedades fiduciarias deben recordar que en la difusión de sus programas publicitarios, bajo cualquier modalidad, les corresponde entre otras cosas:
a. Explicar con claridad cual es el tipo de gestión que desarrollará la entidad en el proyecto, es decir, si se adelantará la administración de tesorería del proyecto, la vigilancia de todas las etapas de la obra, la inversión de los recursos que ingresen al fideicomiso, y demás conceptos de este tipo de fideicomiso, de manera que para el adherente, inversionista o beneficiario resulten claros e inequívocos los parámetros dentro de los cuales se desarrollará la actividad de la sociedad fiduciaria.
b. En los puntos de venta de los proyectos inmobiliarios se deben exponer al público carteles o afiches fácilmente visibles en donde se explique de manera sencilla el funcionamiento del fideicomiso y el papel que desempeña la fiduciaria dentro del proyecto.
5.3. CONTRATOS DE FIDUCIA EN GARANTÍA. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
En esta clase de contratos deberá preverse que la sociedad fiduciaria se abstendrá de expedir nuevos certificados o constancias de garantía cuando los avalúos de los bienes dados en fiducia no se hayan actualizado en los últimos tres años, por causa de la falta de suministro de recursos por parte del Fideicomitente o ante la ausencia de recursos suficientes en el fideicomiso para tales efectos.
5.4. NEGOCIOS FIDUCIARIOS CON ENTIDADES PÚBLICAS. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con lo previsto en la Ley 80 de 1993, en la Ley 1150 de 2007, en los decretos reglamentarios de dichas leyes y, sin perjuicio del contenido de las disposiciones generales del presente Capítulo, en relación con los negocios fiduciarios que se celebren con las entidades públicas de acuerdo con la normatividad aplicable a los recursos objeto del contrato, deberán tenerse en cuenta las siguientes instrucciones:
5.4.1. Tratándose de entidades estatales, entendiendo por tales las señaladas en el numeral 1º del artículo 2o. de la Ley 80 de 1993, las normas a ellas aplicables reconocen expresamente la posibilidad de celebrar, en calidad de fideicomitentes, única y exclusivamente contratos de fiducia pública y encargos fiduciarios.
Los encargos fiduciarios señalados, podrán tener por objeto la administración o el manejo de los recursos vinculados a los contratos que las entidades estatales fideicomitentes celebren, así como la administración de los fondos o recursos destinados a la cancelación de obligaciones nacidas de la celebración de contratos estatales de acuerdo con lo previsto en el numeral 20 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.
De conformidad con lo anterior, las sociedades fiduciarias no podrán celebrar con las entidades estatales negocios fiduciarios distintos a los señalados.
En relación con los negocios fiduciarios que se celebren para administrar o manejar recursos que cubran más de una vigencia fiscal, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1550 de 1995, necesitarán en cuanto a la remuneración que se pacte con la sociedad fiduciaria, autorización previa a la apertura de la licitación o concurso, de manera general o particular, emanada del Consejo Superior de Política Fiscal CONFIS.
Igualmente, tal autorización será necesaria ante la adición, prórroga o reajuste de los contratos celebrados que cubran más de una vigencia fiscal.
En todo caso, el régimen de inversiones de los excedentes de liquidez de los establecimientos públicos del orden nacional y de las entidades estatales del orden nacional, de las empresas industriales y comerciales del estado del orden nacional y las sociedades de economía mixta con régimen de empresas industriales y comerciales del Estado, dedicadas a actividades no financieras y asimiladas a éstas, de las entidades territoriales y las entidades descentralizadas del orden territorial, de las sociedades de economía mixta con participación pública inferior al 90% de su capital, las empresas de servicios públicos domiciliarios mixtas, así como de aquellas con participación directa o indirecta del estado superior al 50% de su capital social y de los organismos autónomos, se regirá por lo dispuesto en el Decreto 1525 de 2008 y de las normas que lo adicionen o modifiquen.
5.4.2. La firmeza y seguridad jurídicas de un contrato de fiducia pública o de un encargo fiduciario, según el caso, dependen necesariamente de que tanto la entidad estatal como la sociedad fiduciaria que pretende vincularse contractualmente con ella, acaten y respeten en la práctica todos los presupuestos, formas y formalidades que informan la contratación administrativa, o dicho de otro modo, no resulta viable, desde el punto de vista jurídico, celebrar contratos de fiducia pública y encargos fiduciarios que conduzcan a un desconocimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993 y en la Ley 1150 de 2007 o de las que las deroguen, modifiquen o adicionen.
En este sentido se reitera la prohibición general mediante la cual en los términos del Parágrafo del artículo 1º del Decreto 1049 de 2006 “el negocio fiduciario no podrá servir de instrumento para realizar actos o contratos que no pueda celebrar directamente el fideicomitente de acuerdo con las disposiciones legales”, en razón de lo cual le corresponde a la sociedad fiduciaria desarrollar acciones que le permitan evitar que el negocio fiduciario se convierta en un instrumento de fraude a la ley. Este mismo análisis deberá realizarse cuando quiera que al fideicomiso se vinculen de manera directa o indirecta recursos públicos.
Como corolario de lo anterior, toda sociedad fiduciaria está obligada, antes de celebrar con una entidad estatal un contrato de fiducia pública o un encargo fiduciario, a cerciorarse de que el mismo no adolece de ilicitud por causa u objeto o por cualquiera otra circunstancia de la cual ella pueda derivarse. Al respecto, deberán tenerse en cuenta las siguientes restricciones y limitaciones a las cuales se hallan sujetos los negocios fiduciarios examinados:
- Los contratos de fiducia pública no podrán conllevar la transferencia de la propiedad de los bienes fideicomitidos ni, por lo mismo, dar lugar a la formación de un patrimonio autónomo, excepto en los casos señalados en el parágrafo 2º del artículo 41 de la Ley 80 de 1993 en relación con procesos de titularización.
- Los contratos de fiducia pública y encargo fiduciario deben tener un objeto y un plazo precisamente determinados. No obstante, en cuanto al objeto se refiere, debe tenerse en cuenta que cuando el inciso 5º, numeral 5º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 alude a “los actos y contratos que se realicen en desarrollo de un contrato de fiducia pública o encargo fiduciario”, por tales, sólo pueden entenderse aquellos que resulten propios o connaturales al objeto del negocio fiduciario de que trate, vale decir, todos aquellos que son normalmente aptos y legalmente admisibles para el cumplimiento diligente de la finalidad señalada por la respectiva entidad estatal fideicomitente en el acto constitutivo del negocio fiduciario.
- En ningún caso y por ningún motivo, las entidades estatales pueden utilizar el esquema fiduciario para delegar en las sociedades fiduciarias el cumplimiento de una función pública que les es propia, como sucede con la adjudicación de los contratos que deban celebrarse en desarrollo de la finalidad señalada en el acto constitutivo del respectivo negocio fiduciario. “No obstante podrán encomendar a la fiduciaria la suscripción de tales contratos y la ejecución de todos los trámites inherentes a la licitación o concurso” (art. 23 del Decreto 679 de 1994).
Adicionalmente y conforme lo establece el numeral 5o. del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 a las entidades estatales les está vedado pactar la remuneración fiduciaria con cargo a los rendimientos generados por los bienes fideicomitidos a menos que éstos se encuentren presupuestados.
En este sentido y al tenor de la citada norma dentro de las utilidades o rendimientos de los bienes objeto de la fiducia pública o del encargo fiduciario sólo se podrá pactar la remuneración de la entidad fiduciaria si así se hubiera previsto o presupuestado, de lo contrario tal concepto no podrá deducirse de tales rendimientos.
A este respecto, debe tenerse en cuenta que, cuando en ejecución de un contrato de fiducia pública o de un encargo fiduciario deba darse aplicación al mecanismo subsidiario o supletivo consagrado en el Parágrafo del numeral 3º del artículo 151 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, modificado por el artículo 109 del Decreto 2175 de 2007, con el alcance restringido por el Decreto 1525 de 2008, en los eventos en que fuere posible invertir recursos públicos de entidades públicas en carteras colectivas, si en los respectivos contratos y/o reglamentos aprobados por esta Superintendencia se ha estipulado que la remuneración fiduciaria estará dada en función de los rendimientos generados por el conjunto de recursos administrados colectivamente, las sociedades fiduciarias no podrán alegar en su favor el principio de la primacía o prevalencia de las estipulaciones contenidas en tales contratos y/o reglamentos y, por esta vía, cobrar a la entidad estatal fideicomitente la remuneración establecida en esa forma por cuanto ésta contraviene la prohibición al efecto consagrada en el inciso 3o., del numeral 5o. del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, que se comenta.
- No pueden celebrarse contratos de fiducia pública o encargos fiduciarios que conduzcan a un desconocimiento del mandato contenido en el artículo 355 de la Carta Política, so pena de quedar viciados de nulidad por ilicitud de su objeto.
5.4.3. De acuerdo con lo previsto en el inciso 5o. del numeral 5o. del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, “la selección de la sociedad fiduciaria a contratar, sea pública o privada, se hará con rigurosa observancia del procedimiento de licitación o concurso previsto en esta ley”. Esto significa, entonces, que a dicha licitación o concurso las sociedades fiduciarias concurrirán en igualdad de condiciones y que para la celebración del contrato resulta inadmisible el mecanismo de la contratación directa.
Lo anterior se entiende sin perjuicio de lo establecido en el artículo 25 de la ley 1150 de 2007 que modificó el artículo 32, inciso 4 del numeral 5 de la ley 80 de 1993, con el alcance y las restricciones establecidas en el Decreto 1525 de 2008.
Sobre este particular, el numeral 4, artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 merece un comentario especial en la medida en que permite prescindir de la licitación o concurso cuando se trate de contratos interadministrativos.
Ciertamente, a juicio de esta Superintendencia, tratándose de negocios fiduciarios, la disposición antes mencionada resulta inaplicable en tanto y en cuanto el antes citado inciso 5o.del numeral 5o. del artículo 32 ibídem, reguló íntegramente y de una manera especial y opuesta a la prevista en aquella lo concerniente a la selección o escogencia de la sociedad fiduciaria a contratar, esto es, suprimiendo privilegios para la celebración de negocios jurídicos de la índole y naturaleza de los que se comentan, toda vez que las sociedades fiduciarias, sean públicas o privadas, celebrarán los contratos de fiducia pública y de encargo fiduciario sin que existan ventajas comparativas de ninguna especie entre ellas, pues el principio que informa la nueva regulación de la actividad fiduciaria en el sector público en Colombia es el de la libre competencia entre las entidades que, debidamente autorizadas por este organismo de control, actúan en el mercado en calidad de fiduciarios.
No sucede lo propio tratándose de la conformación de patrimonios autónomos necesarios para la estructuración de procesos de titularización, en cuyo caso, de conformidad con lo previsto en el parágrafo 2o. del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 5o. del Decreto 2681 de 1993; es viable acudir al mecanismo de la contratación directa.
Así mismo, no debe olvidarse que el artículo 36 de la Ley 388 de 1997, que establece los mecanismos que permiten a los municipios, en ejercicio de su autonomía, promover el ordenamiento de su territorio, el uso equitativo y racional del suelo, la preservación y defensa del patrimonio ecológico y cultural localizado en su ámbito territorial y la prevención de desastres en asentamientos de alto riesgo, así como la ejecución de acciones urbanísticas eficientes, señala que “(…) las entidades municipales y distritales y las áreas metropolitanas podrán participar en la ejecución de proyectos de urbanización y programas de vivienda de interés social, mediante la celebración, entre otros, de contratos de fiducia con sujeción a las reglas generales y del derecho comercial, sin las limitaciones y restricciones previstas en el numeral 5º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993”.
5.4.4. Los encargos fiduciarios y los contratos de fiducia mercantil que a la fecha de promulgación de la Ley 80 de 1993 hayan sido celebrados por las sociedades fiduciarias y las entidades estatales sujetas a la misma, continuarán vigentes hasta su terminación en los términos convenidos.
Al respecto, debe aplicarse lo dispuesto en el artículo 22 del Decreto 679 de 1994, de acuerdo con el cual, “(...) en adelante. sólo podrán celebrarse acuerdos para adicionar el plazo o el valor de contratos de fiducia o de encargos fiduciarios celebrados con anterioridad a la vigencia de la Ley 80 de 1993, con sujeción a las disposiciones de la misma”.
“Por consiguiente, los contratos fiduciarios que la respectiva entidad estatal no podía celebrar a partir de la vigencia de la Ley 80 de 1993, en adelante no podrán ser prorrogados”.
5.4.5. Al tenor de lo dispuesto en los incisos 1o. del artículo 13 y 1o. y 8o. del artículo 32 numeral 5o. de la Ley 80 de 1993, respectivamente, en relación con los contratos de fiducia pública y encargo fiduciario se aplicarán las disposiciones del Código de Comercio que regulan el contrato de fiducia mercantil en cuanto no sean incompatibles con lo previsto en dicha Ley. Tal es el caso de los artículos 1227, 1228, 1231, 1232, 1233 (en lo pertinente), 1234, 1235, 1236 y 1239 a 1244.
5.4.6. De conformidad con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 49 del decreto 1525 de 2008, “Las sociedades fiduciarias que administren o manejen recursos públicos vinculados a contratos estatales y/o excedentes de liquidez de las entidades territoriales y sus descentralizadas a través de fiducia pública deben sujetarse a lo previsto en el inciso único y los parágrafos 1° y 2° del presente artículo. Cuando dichas sociedades administren excedentes de liquidez de las entidades territoriales y sus descentralizadas deberán además contar con la máxima calificación vigente en fortaleza o calidad en la administración de portafolio según la escala de la sociedad calificadora que la otorga y que la misma esté vigente.”.
5.4.7. RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA.
La celebración de contratos de fiducia pública y encargos fiduciarios con entidades estatales comporta un alto grado de responsabilidad por parte de los directores y administradores de las sociedades fiduciarias a quienes competa adoptar las decisiones relacionadas con esta materia. En tal virtud, la Superintendencia Financiera de Colombia requiere la personal intervención de los directores y administradores de las sociedades fiduciarias, en orden a que se respeten y acaten en la práctica los parámetros señalados en este Capítulo en cuanto son desarrollo de las previsiones contenidas en la Ley 80 de 1993, en la ley 1150 de 2007, en sus decretos reglamentarios, así como las disposiciones fiscales, presupuestales, de interventoría y de control a las cuales esté sujeta la entidad estatal fideicomitente.
Por lo demás, se recuerda a las sociedades fiduciarias que, en todo caso, están obligadas a facilitar las labores de control que la ley le atribuye a la Contraloría General de la República y a las Contralorías Departamentales, Distritales y Municipales, al igual que a la entidad estatal fideicomitente.
6. RENDICIÓN DE CUENTAS E INFORMES PERIÓDICOS. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
6.1. RENDICIÓN DE CUENTAS. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Para los efectos previstos en los artículos 1234, numeral 8º y 1236, numeral 4º ambos del Código de Comercio y con el propósito de mantener informados a los beneficiarios, incluidos los llamados cesionarios de beneficio y/o acreedores garantizados, y a los fideicomitentes, de la suerte de los respectivos negocios fiduciarios, así como del desarrollo de la gestión que está desempeñando el fiduciario, este Despacho ha considerado pertinente impartir las siguientes instrucciones:
6.1.1 CONCEPTO. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
El Fiduciario tiene como deber indelegable presentar al beneficiario y/o acreedor garantizado así como al fideicomitente (sin perjuicio de que contractualmente puedan ampliarse los destinatarios) un informe detallado y pormenorizado de la gestión de los bienes entregados en virtud de un negocio fiduciario, particularmente en aquello que tenga relevancia con la labor ejecutada, justificando, argumentando y demostrando el cumplimiento de la labor encomendada en el acto constitutivo o en la ley.
Por lo tanto, la mencionada rendición de cuentas debe reflejar plenamente el estado económico, jurídico, administrativo o contable actual del negocio así como de la ocurrencia de cualquier hecho que incida en el desarrollo normal de la labor encomendada, señalando las medidas correctivas adoptadas, cuando sean del caso, sin perjuicio de que, para efecto de su necesaria verificación, se acompañen los soportes que documenten la información presentada.
6.1.2 CARÁCTER INDELEGABLE. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
La rendición de cuentas es un deber indelegable en terceras personas u órganos del fideicomiso, pues ésta es una obligación legal radicada en cabeza de la entidad fiduciaria, teniendo en cuenta que el fideicomitente ha depositado su confianza en el profesionalismo del fiduciario para la realización de la gestión, por lo cual le corresponde rendir las cuentas comprobadas de sus actuaciones personalmente, entre otras razones, por ser quien ha administrado los bienes fideicomitidos. En tal virtud, es a la sociedad fiduciaria a quien le compete demostrar su cumplimiento en la labor ejecutada, de acuerdo con lo dispuesto en el acto constitutivo y en la ley.
6.1.3. PERIODICIDAD DE LAS RENDICIONES DE CUENTAS. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Corresponde a las sociedades fiduciarias rendir cuentas tanto a los beneficiarios y/o acreedores garantizados, y a los fideicomitentes con una periodicidad mínima de seis (6) meses contados a partir de la celebración del negocio fiduciario, sin perjuicio de que contractualmente pueda establecerse una periodicidad menor.
La rendición de cuentas deberá ser remitida al (los) beneficiario(s) a más tardar dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha de corte que se está informando. En todo caso, las sociedades fiduciarias deberán dejar constancia de envío y recibo de las rendiciones de cuentas emitidas en desarrollo de sus obligaciones.
Ante la negativa de aceptar o aprobar la rendición de cuentas por parte de los beneficiarios, de los acreedores garantizados y/o de los fideicomitentes, las sociedades fiduciarias podrán hacer uso de los mecanismos procesales previstos en el artículo 419 del Código de Procedimiento Civil -rendición espontánea de cuentas- para dar cumplimiento a su obligación.
6.1.4 FORMA DE RENDIR CUENTAS. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
a. Las rendiciones de cuentas deben basarse en soportes o documentos que comprueben la veracidad de la actuación, mediante la utilización de procedimientos que le permitan a los beneficiarios y/o acreedores garantizados y a los fideicomitentes tener conocimiento de la existencia de los soportes documentales que acrediten las diversas gestiones del fiduciario, en el entendido que deben hacer factible la verificación o revisión física de tales soportes cuando aquéllos así lo estimen pertinente.
b. Así las cosas, las rendiciones de cuentas que emitan las sociedades fiduciarias a los beneficiarios y/o acreedores garantizados y a los fideicomitentes de los negocios que administra, excepto para carteras colectivas, deberán contar en todos los casos, como mínimo, con la siguiente información:
· Período que cobija la rendición de cuentas.
· Partes del contrato.
· Objeto y finalidad del negocio fiduciario.
· Estado actual, localización e identificación de los bienes que conforman el negocio fiduciario. Así mismo, se deberá incluir la fecha del último avalúo o estudio técnico practicado a los bienes y el resultado de dicho estudio o avalúo.
· Evolución de los aportes y del patrimonio del fideicomiso.
· Monto de la comisión fiduciaria efectivamente cobrada durante el período. Así mismo, se deberán informar de manera acumulada las comisiones cobradas en desarrollo del negocio. Si el negocio jurídico es complejo e involucra más negocios fiduciarios o de otra índole que deba celebrar la Fiduciaria en nombre del fideicomiso o del fideicomitente, deberán incluirse todas las comisiones cobradas y pagadas.
· Breve descripción del desarrollo y ejecución del negocio, así como de la gestión del Fiduciario de acuerdo con las obligaciones a su cargo, incluyendo las particularidades que permitan lograr la finalidad contratada, así como las variaciones significativas o importantes presentadas durante el período reportado.
· Respecto del disponible, se deberán informar las partidas a conciliar existentes en el negocio fiduciario mayores a 30 días, así como las gestiones realizadas por la fiduciaria para regularizarlas.
· Relación de los procesos, quejas y/o reclamos que se presenten en desarrollo del negocio fiduciario por parte de cualquier persona natural o jurídica.
· Acreedores garantizados y estado de las garantías.
· Cesionarios de los beneficios.
· Estado de las condiciones suspensivas o resolutorias que afecten la adquisición o pérdida de los derechos.
c. Adicionalmente, con base en los términos del respectivo contrato, se deberá informar:
i) En aquellos negocios en los que se realicen inversiones, deberá informarse:
· Composición del portafolio de inversión por plazo, especie, tasa y emisor.
· Políticas de inversión aplicables.
· Valor en Riesgo de mercado del Portafolio y su comportamiento durante el período reportado.
· Rentabilidad del portafolio y su comportamiento durante el período reportado, expresadas en términos efectivos anuales
ii) Para los negocios fiduciarios de preventas, deberá informarse a todas las personas vinculadas a las mismas, los siguientes aspectos:
· Alcance de las funciones y actividades que desarrolla la fiduciaria.
· Estado actual en la obtención del punto de equilibrio establecido para el proyecto, así como los temas asociados con la obtención de licencias de construcción y permisos necesarios para el desarrollo del proyecto.
iii) En los negocios fiduciarios inmobiliarios, se deberán informar por lo menos los siguientes aspectos adicionales:
· Alcance de las funciones y actividades que desarrolla la fiduciaria.
· Estado actual en la obtención del punto de equilibrio establecido para el proyecto, así como los temas asociados con las licencias de construcción y permisos necesarios para el desarrollo del proyecto.
· Número de unidades escrituradas y/o prometidas en venta.
· Ejecución del desarrollo del proyecto inmobiliario durante el período que se reporta, realizando una breve comparación con el período inmediatamente anterior.
· En el evento que el negocio posea un interventor, se deberá incluir un resumen de las principales manifestaciones realizadas por él en sus informes.
iv) En aquellos negocios fiduciarios en los que se tengan registrados créditos a cargo o por cuenta del negocio, así como garantías otorgadas por el mismo, deberá informase además lo siguiente:
· Tipo de crédito contratado.
· Tipo de garantías otorgadas.
· La relación de beneficiarios en la que conste el valor de los créditos de cada uno y las condiciones de los mismos (plazo, interés pactado, modalidad de pago, etc.)
Informe sobre el estado de cada una de las obligaciones registradas incluyendo el monto de provisiones resultantes del proceso de evaluación del riesgo de crédito.
v) En los negocios fiduciarios en que se realicen pagos, giros o abonos en cuenta por cuenta o cargo del mismo, deberá realizarse un informe adicional que contengan los siguientes aspectos:
· Fuentes y usos de los recursos.
· Número de pagos, giros o abonos en cuenta realizados durante el período.
· Mecanismos utilizados para efectuar los pagos.
d. La rendición de cuentas debe ir acompañada de los estados financieros básicos del negocio con la información mínima que permita identificar el estado de los activos, de los ingresos, de los gastos y acreencias del fideicomiso, además de un estado de cuenta que refleje el comportamiento financiero de las inversiones efectuadas con base en las instrucciones impartidas por el fideicomitente.
e. En caso de que los negocios fiduciarios posean órganos de administración y/o control, en la redición de cuentas deberá presentarse una breve reseña de los aspectos tratados en las reuniones de dichos órganos.
f. Teniendo en cuenta que en algunos negocios fiduciarios existe la posibilidad de vincular a terceros en el desarrollo y resultado de los mismos, se deberá realizar una breve descripción que contenga por lo menos, tipo de vinculación, obligaciones o facultades para con los terceros, y la incidencia de los recursos aportados por éstos en la ejecución y desarrollo del negocio fiduciario.
g. Cuando por razones de manejo operativo, el cumplimiento de alguno de los requisitos señalados para cada fideicomiso por parte de una entidad fiduciaria, deba ser sustituido por uno equivalente y siempre y cuando con ello no se afecten los objetivos perseguidos en la rendición de cuentas, se informará previamente a la Superintendencia.
h. El informe contentivo de la rendición de cuentas deberá ser suscrito por quien ostente la representación legal de la sociedad fiduciaria.
6.2 INFORMES PERIÓDICOS. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Sin perjuicio de la obligación de rendición comprobada de cuentas, cuando por su importancia resulte necesario o cuando se establezca una obligación contractual en ese sentido, la fiduciaria deberá remitir al fideicomitente o al beneficiario un reporte sobre hechos relevantes que afecten el negocio y las actividades llevadas a cabo frente a los mismos.
La periodicidad de estos informes responde a aquella que se señale en el contrato o en su defecto deberá remitirse dentro de los quince días siguientes al momento de conocerse el hecho que lo motive.
Estos informes no tendrán el carácter de rendición de cuentas, por lo que no liberan a la fiduciaria de dicha obligación.
Respecto de los informes periódicos deberán atenderse las normas especiales que sobre el particular se fijen según el negocio fiduciario del que se trate o de la naturaleza de la entidad fideicomitente, v. gr. aquellos informes que surgen con ocasión de negocios fiduciarios derivados de licitaciones públicas o contratos estatales.
De los informes presentados durante la ejecución del contrato debe dejarse constancia en la Fiduciaria sobre su presentación y contenido, de manera tal que puedan ser conocidos o consultados como soporte del respectivo negocio fiduciario.
De otra parte y en cumplimiento de lo señalado en el parágrafo del artículo 271-1 del Estatuto Tributario, o la norma que lo derogue, adicione o modifique, “Para fines de la determinación del impuesto sobre la renta y complementarios, los fiduciarios deberán expedir cada año, a cada uno de los beneficiarios de los fideicomisos a su cargo, un certificado indicando el valor de sus derechos, los rendimientos acumulados hasta el 31 de diciembre del respectivo ejercicio, aunque no hayan sido liquidados en forma definitiva y los rendimientos del último ejercicio gravable”.
6.3. REMISIÓN DE INFORMACIÓN A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Los aspectos contables y financieros de la rendición de cuentas deben guardar armonía con la información que debe presentar periódicamente el fiduciario a la Superintendencia Financiera de Colombia.
Igualmente, el representante legal y el revisor fiscal deberán informar a la Superintendencia Financiera de Colombia los hechos o situaciones que impidan el normal desarrollo del negocio fiduciario y que retarden o puedan retardar de manera sustancial su ejecución y/o terminación, de suerte que comprometan seriamente la obtención de los objetivos perseguidos. Dicho aviso deberá darse a más tardar dentro de los quince (15) días siguientes a la ocurrencia del hecho o a la fecha en que tuvo o debió tener conocimiento del mismo.
7. REPORTES DE INFORMACIÓN. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Sin perjuicio de lo dispuesto en otras disposiciones las sociedades fiduciarias deberán reportar la siguiente información:
7.1. La clasificación de los tipos y subtipos de negocios fiduciarios, así como la información detallada de la identificación de cada uno de los negocios fiduciarios teniendo en cuenta las características definidas en el Módulo de Registro bajo los parámetros de los documentos técnicos pertinentes.
7.2 Con el portafolio de inversiones de las carteras colectivas administradas por las sociedades fiduciarias, fondos de pensiones voluntarias, fideicomisos de inversión, fideicomisos de seguridad social, fideicomisos inmobiliarios y fideicomisos de administración y otros debe enviarse el movimiento diario de las compras y ventas de los títulos del portafolio de inversiones (código 713), de los fondos interbancarios vendidos y pactos de reventa (código 712), de los fondos interbancarios comprados y pactos de recompra (código 722), de los derechos (7150205) y obligaciones (7150210) de los contratos a término y de futuros para proveer cobertura, de los derechos (7150305) y obligaciones (7150310) de los contratos a término y de futuros para obtener cobertura y de los derechos en compromisos de compra (7150420) derechos en compromisos de venta (7150425) y obligaciones en compromisos de compra (7150430), obligaciones en compromisos de venta (7150435) de las operaciones carrusel.
Esta información se deberá enviar bajo ambiente Excel, dentro de los diez días siguientes al cierre del mes objeto de reporte, a la Dirección de Superintendencia respectiva, detallando: Secuencia; identificación del título; denominación del título; emisor; valor de compra; valor nominal; fecha de compra; fecha de emisión; fecha de vencimiento; tasa nominal y periodicidad de pago; vigencia de la tasa variable; TIR de compra o de emisión, según proceda, margen inicial (en términos efectivos); margen actual (en términos efectivos); TIR de resumen; valor presente al cierre; y días al vencimiento.
8. CLASIFICACIÓN POR TIPOS DE NEGOCIOS FIDUCIARIOS. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Teniendo en cuenta la definición contenida en el Numeral 1.1 de este Capítulo y para efectos de la clasificación, el reporte de la información y su posterior transmisión a esta Superintendencia, a continuación se enuncian los tipos de negocios fiduciarios:
8.1 FIDUCIA DE INVERSIÓN. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
8.1.1 FIDEICOMISOS DE INVERSIÓN CON DESTINACIÓN ESPECÍFICA.
Es el negocio fiduciario celebrado con arreglo a lo dispuesto en el numeral 3. del artículo 151 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en el cual se consagra como finalidad principal la inversión o colocación a cualquier título de sumas de dinero, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el constituyente.
Se entienden incluidos en este tipo de negocios, para efectos de su clasificación, los Fondos de Inversión Extranjera establecidos en el Decreto 2080 de 2000 y las normas que lo modifiquen o adicionen, así como los contratos celebrados con arreglo a lo dispuesto en el Decreto 666 de 2007.
8.1.2 ADMINISTRACIÓN DE INVERSIONES DE FONDOS MUTUOS DE INVERSIÓN.
Es el negocio fiduciario celebrado con los fondos mutuos de inversión para la administración fiduciaria de sus inversiones.
8.2 FIDUCIA INMOBILIARIA. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Es el negocio fiduciario que, en términos generales, tiene como finalidad la administración de recursos y bienes afectos a un proyecto inmobiliario o a la administración de los recursos asociados al desarrollo y ejecución de dicho proyecto, de acuerdo con las instrucciones señaladas en el contrato. Puede presentar varias modalidades:
8.2.1 DE ADMINISTRACIÓN Y PAGOS.
Es el negocio fiduciario en virtud del cual se transfiere un bien inmueble a la sociedad fiduciaria, sin perjuicio de la transferencia o no de otros bienes o recursos, para que administre el proyecto inmobiliario, efectúe los pagos asociados a su desarrollo de acuerdo con las instrucciones señaladas en el acto constitutivo y transfiera las unidades construidas a quienes resulten beneficiarios del respectivo contrato.
En desarrollo de este negocio la sociedad fiduciaria puede asumir la obligación de efectuar la escrituración de las unidades resultantes del proyecto inmobiliario.
Es el negocio fiduciario que tiene como finalidad principal encomendar a la sociedad fiduciaria la inversión y administración de los recursos en efectivo destinados a la ejecución de un proyecto inmobiliario.
Es el negocio fiduciario que conlleva para la sociedad fiduciaria como obligación principal, efectuar el recaudo de los dineros provenientes de la promoción y consecución de interesados en adquirir inmuebles dentro de un proyecto inmobiliario. En este caso, la fiduciaria recibe los recursos como mecanismo de vinculación a un determinado proyecto inmobiliario y los administra e invierte mientras se cumplen las condiciones establecidas para ser destinados al desarrollo del proyecto inmobiliario.
8.3. FIDUCIA DE ADMINISTRACIÓN. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Es el negocio fiduciario en virtud del cual se entregan bienes a una sociedad fiduciaria, transfiriendo o no su propiedad, para que los administre y desarrolle la gestión encomendada por el constituyente, destinando los bienes fideicomitidos junto con sus respectivos rendimientos, si los hay, al cumplimiento de la finalidad señalada. Puede tener varias modalidades:
Es el negocio fiduciario que tiene como finalidad la administración de sumas de dinero y/u otros bienes que junto con sus rendimientos, si los hay, pueden ser destinados al cumplimiento oportuno y adecuado de las obligaciones que el fideicomitente señale.
Deben entenderse incluidos en este subtipo, aquellos patrimonios autónomos afectos a la realización de actividades empresariales de que trata el artículo 2 de la Ley 1116 de 2006.
8.3.2 ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS DE TITULARIZACIÓN.
Es el negocio fiduciario que tiene por objeto la emisión y/o administración de una emisión de valores emanados de un proceso de titularización de activos y bienes. Con este negocio se pretende crear mecanismos para respaldar la rentabilidad y el pago total de los títulos emitidos, contando la sociedad fiduciaria con la potestad de utilizar los activos que conforman el patrimonio autónomo, para realizar las gestiones pertinentes al pago oportuno de las obligaciones de la titularización.
8.3.3 ADMINISTRACIÓN DE CARTERA.
Es el negocio fiduciario que tiene como finalidad principal la administración de carteras productivas e improductivas de entidades financieras y/o del sector real.
8.3.4 ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS CONCURSALES.
Este negocio fiduciario se genera en virtud de la designación efectuada a una sociedad fiduciaria como agente liquidador o promotor de un proceso concursal y tiene como objetivo la administración de los recursos afectos a su finalidad.
Debe entenderse por procesos concursales, los acuerdos de reestructuración de que trata la Ley 550 de 1999, el proceso de reorganización y el proceso de liquidación judicial consagrados en la Ley 1116 de 2006, o los que consagren aquellas normas que los modifiquen, sustituyan o deroguen.
8.4 FIDUCIA EN GARANTÍA. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Es el negocio fiduciario que se constituye cuando una persona entrega o transfiere a la sociedad fiduciaria bienes o recursos, con la finalidad de garantizar el cumplimiento de obligaciones propias o de terceros. Puede presentar las siguientes modalidades:
8.4.1 FIDUCIA EN GARANTÍA PROPIAMENTE DICHA.
Es el negocio fiduciario que consiste en la transferencia irrevocable de la propiedad de uno o varios bienes a título de fiducia mercantil o la entrega en encargo fiduciario irrevocable, con la finalidad de garantizar el cumplimiento de obligaciones propias del fideicomitente o de terceros, a favor de uno o varios acreedores. La garantía se realiza de conformidad con las instrucciones contenidas en el contrato, mediante la venta o remate de los bienes fideicomitidos para que, con su producto, o mediante dación en pago, se cancele el valor de la obligación garantizada.
8.4.2 FIDUCIA EN GARANTÍA Y FUENTE DE PAGOS.
Es el negocio fiduciario que consiste en la transferencia o entrega irrevocable a una sociedad fiduciaria de un flujo futuro de recursos producto de una cesión de derechos económicos a favor del fideicomitente, que se destinan a garantizar el cumplimiento de una obligación y a la atención de la deuda producto de la misma.
8.5 FIDUCIA CON RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL Y OTROS RELACIONADOS. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Es el negocio fiduciario que, en términos generales, consiste en la entrega de sumas de dinero o bienes a una sociedad fiduciaria, transfiriendo o no su propiedad, para que ésta los administre y desarrolle la gestión encomendada por el constituyente.
Es el negocio fiduciario que consiste en la entrega a una sociedad fiduciaria de recursos para la administración, inversión y constitución de reservas y garantías destinadas a la atención y/o normalización de pasivos pensionales, tales como el pago de mesadas pensionales, cuotas partes pensionales o cualquier otra obligación derivada de dichos pasivos.
8.5.2 RECURSOS DE LA SEGURIDAD SOCIAL.
Es el negocio fiduciario que tiene como finalidad la entrega a una sociedad fiduciaria, de recursos destinados a algunas operaciones relacionadas con el sistema de seguridad social en las áreas de salud y riesgos profesionales, para ser administrados por ella.
9. NATURALEZA DE LOS RECURSOS ENTREGADOS PARA EFECTOS DE LA CLASIFICACIÓN POR TIPOS Y SUBTIPOS. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Como quiera que a través de los negocios fiduciarios enunciados en el numeral anterior, las sociedades fiduciarias tienen la posibilidad de administrar recursos de carácter público o privado, cada uno de los referidos subtipos se subdividirá a su vez al momento de su inscripción ante la Superintendencia Financiera de Colombia en negocios fiduciarios públicos o privados, dependiendo de la naturaleza de los recursos o bienes administrados.
En tal sentido y para los efectos de esta circular se entiende que un negocio fiduciario administra recursos o bienes de naturaleza pública cuando dichos recursos sean aportes patrimoniales al fideicomiso y provengan directa o indirectamente de una entidad de carácter público, sea del nivel nacional, departamental, municipal, distrital o de los organismos descentralizados que conforman dichos niveles, sin tener en cuenta la modalidad de contratación utilizada para la celebración del negocio. Igualmente y para los efectos de este Capítulo se entenderán como públicos los recursos parafiscales.
Cuando quiera que en el negocio fiduciario haya recursos públicos y privados deberán tenerse en cuenta las siguientes condiciones para su identificación como públicos:
- Cuando en el respectivo contrato está pactado que en caso de incumplimiento de su objeto la totalidad o parte de los recursos deben retornar a un ente público, y/o
- Cuando en el respectivo contrato está pactado que los recursos fideicomitidos deben destinarse al cumplimento de las funciones propias del ente público.
La anterior clasificación no modifica la naturaleza de los bienes y recursos fideicomitidos.
La Superintendencia podrá ordenar en cualquier momento la reclasificación y exigir las modificaciones a que haya lugar.
10. TRANSICIÓN. <Capítulo modificado por la Circular 46 de 3 de septiembre de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Para los efectos de lo previsto en el numeral 2.2.4 de esta circular las sociedades fiduciarias, sus administradores, representantes legales y revisores fiscales, dentro de sus respectivas competencias deben proceder al desmonte o modificación de aquellos contratos que se hayan celebrado en contravención a lo aquí señalado, para lo cual deberán presentar a esta Superintendencia el plan concertado entre las partes, en el que se busque respetar los términos contractuales, evitando hacer incurrir a la sociedad fiduciaria en contingencias adicionales, buscando especialmente evitar la vulneración de derechos de terceros de buena fe.
El plan de desmonte deberá ser decidido y adoptado por la administración y la junta directiva de la sociedad fiduciaria y deberá ser informado a esta Superintendencia dentro de los treinta (30) días comunes siguientes a la expedición de esta Circular, sin perjuicio de los reportes que se deban efectuar a los entes de control competentes cuando quiera que el desmonte implique de alguna manera la devolución de recursos públicos.
OPERACIONES DE LOS ALMACENES GENERALES DE DEPÓSITO.
En ejercicio de las facultades contenidas en el artículo 177, en concordancia con lo previsto en el artículo 326, numeral 5o., literal a) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y, con el fin de asegurar un mayor control a las bodegas para preservar los derechos de los tenedores de certificados de depósito y bonos de prenda; inducir a una mayor competitividad y un mejoramiento en los niveles de eficiencia en los Almacenes Generales de Depósito, que se traduzca en la prestación de mejores servicios a los clientes; mantener un control racional sobre las operaciones que llevan a cabo tales entidades en desarrollo de su objeto social orientado a verificar la sujeción que deben los mismos al régimen legal que regula su funcionamiento y al orden jurídico en general y procurar que la actividad de los almacenes sea desarrollada en las condiciones que hagan propicio su mayor desempeño y productividad, este Despacho se permite impartir las instrucciones que se señalan a continuación.
1.1. OPERACIONES AUTORIZADAS A LOS ALMACENES GENERALES DE DEPÓSITO.
a. Aplicación de los Estatutos Especiales a los Almacenes Generales de Depósito.
Los Almacenes Generales de Depósito se constituyen bajo la forma de sociedades anónimas, y su naturaleza de entidades auxiliares de crédito las hace sujetarse al principio de los estatutos especiales, según el cual su actividad principal no es de libre estipulación y se encuentra predeterminada por su régimen orgánico de estirpe legal.
El entorno legislativo en el cual deben estudiarse los denominados "estatutos especiales" se complementa con el artículo 2034 del Código de Comercio, de acuerdo con el cual las entidades sometidas al control permanente de la Superintendencia están obligadas a cumplir las disposiciones mercantiles en tanto en cuanto no pugnen con las normas imperativas de carácter especial, lo que significa que teniendo en cuenta su naturaleza de sociedades comerciales y, por lo mismo, la calidad de comerciantes a ellas atribuible, deben regirse principalmente por las normas de derecho privado establecidas en el Código de Comercio.
No obstante, la aplicación de las normas del estatuto mercantil cede ante la presencia de disposiciones especiales contenidas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero tal y como lo prevé de manera expresa el citado artículo 2034. Pero obsérvese cómo ésta es una consecuencia del principio de la especialidad ya referido de manera general en el artículo 10 de la ley 153 de 1887.
El verdadero alcance de la expresión "estatutos especiales" también llamados "estatutos excepcionales", como se ha dicho, se circunscribe a que el régimen de cada intermediario constituye un parámetro que frente a la normativa general del código resulta ser, evidentemente especial más que excepcional y, de aplicación preferente. Es decir, cuando alguna norma del Código de Comercio se oponga a una de las especiales dictadas para las entidades financieras, se aplicará esta última.
El hecho de que los Almacenes Generales de Depósito tengan un régimen especial, no les quita la calidad de sociedades mercantiles, a pesar de desarrollar un objeto social restringido. Por ello es claro que no se puede afirmar que existen y se sujetan exclusivamente a un régimen especialísimo, cual es el contenido en el Decreto 356 de 1.957, sino que deben acatar también las normas generales que regulan a las sociedades anónimas bajo las cuales se han constituído y que se hallan en el Código de Comercio.
b. Alcance del artículo 33. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Debe advertirse que, en los términos del artículo 33 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los almacenes ".. tienen por objeto el depósito, la conservación y custodia, el manejo y distribución, la compra y venta por cuenta de sus clientes de mercancías y de productos de procedencia nacional o extranjera (...) “,entre otras actividades, lo cual supone que ellas son principales e independientes entre sí; dicho de otra manera, no es el depósito una actividad necesaria para legitimar aquellas otras citadas en el artículo, salvo la expedición de certificados de depósito y bonos de prenda al tenor del artículo 757 del Código de Comercio y los créditos otorgados con base en el numeral 5o del artículo 33 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero ambos como consecuencia del depósito, las cuales pueden realizarse por los almacenes por expresa autorización legal y no por virtud de lo consignado en el artículo 99 del Código de Comercio.
Otra cosa muy diferente es que algunas de ellas sean ajenas al depósito, como ocurre básicamente con la conservación y custodia, con la expedición de certificados de depósito y bonos de prenda y el otorgamiento de crédito; o, incluso, que todas las actividades descritas en dicho artículo 33 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, puedan tener relación con el depósito como acto que lo complementa y/o desarrolla. Pero ni lo uno ni lo otro autoriza concluir que las actividades enunciadas como objeto de las empresas de Almacenes Generales de
Depósito deban, para poder celebrarse legalmente, referirse al depósito; es decir, constituyen actividades autónomas que se relacionan entre sí en la medida en que todas ellas encuentran en el depósito un factor común, pero no dependen de él.
Precisado lo anterior se puede concluir que:
1) Los Almacenes Generales de Depósito no pueden desarrollar operaciones principales distintas de las señaladas por la ley especial que los rige;
2) No obstante lo anterior, cada actividad pueden desarrollarla los almacenes sin estar necesariamente ligadas al depósito, excepto para la expedición de certificados de depósito y bonos de prenda y otorgamiento de créditos con base en el numeral 5o. del artículo 33 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero;
3) Los créditos sólo pueden concederse para los conceptos determinados en el numeral 5o. del artículo 33 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero;
4) Pueden desarrollar todos los actos conexos con su objeto social, en desarrollo de lo previsto en el Código de Comercio, pues así lo enseña el canon 2034 de dicho ordenamiento;
5) La ampliación de su objeto social en puntos diferentes a los ya comentados, necesariamente tiene que hacerse mediante la modificación de la ley que los rige, sea mediante facultades que le concede el Congreso al Gobierno o directamente por el Congreso.
a. Contenido del Contrato de Depósito. En el contrato de depósito deberá constar:
1) Designación del depositante y determinación de su condición.
2) Lugar de depósito
3) Una descripción pormenorizada de las mismas, con todos los datos necesarios para su identificación o la precisión en su caso, de que se trata de mercancías a granel o genéricamente designadas, así mismo la indicación de su estado aparente.
4) Plazo del depósito
5) Las tarifas por concepto de almacenaje y demás prestaciones a que tenga derecho el almacén,
6) Valor de las mercancías, y
7) Las demás estipulaciones que sean compatibles con la naturaleza y el régimen del contrato.
b. Constitución de Depósitos- Relación de mercancías depositadas frente al patrimonio técnico- Clases de depósitos. El monto de las mercancías que los Almacenes Generales de Depósito pueden recibir en deposito no será superior a veinticuatro veces el valor de su patrimonio técnico, el cual se determinará tomando en cuenta lo dispuesto en los artículo 4o., 5o., 6o. y 7o. del Decreto 673 de 1994 y demás normas que lo adicionen o reformen. La relación anterior no se aplicará respecto de las mercancías de propiedad del Fondo Nacional del Café o de la Federación Nacional de Cafeteros que reciban en depósito los almacenes.
<TíTULO V - CIRCULAR EXTERNA 025 DE 1998 - PÁGINA 23 - ABRIL de 1998>
Los Almacenes Generales de Depósito sólo pueden recibir mercancías bajo las siguientes modalidades:
1) Depósito Provisional. Este se origina con la entrada parcial de mercancías, hasta completar el total anunciado por el cliente, con el cual se constituye el depósito simple;
2) Depósito Simple y/o Consignación. Se constituye una vez haya entrado la totalidad de la mercancía anunciada. Para este depósito se expedirán recibos que no son negociables;
3) Depósito con Obligación Prendaria. Sobre las mercancías de un depósito simple puede constituirse en depósito con obligación prendaria;
4) Depósitos de Mercancías sobre las cuales se haya pactado retención a favor de terceros. Cuando las leyes reconozcan la retención o cuando haya sido expresamente estipulada en los términos establecidos en el artículo 2417 del Código Civil;
5) Depósitos con Certificado. Es el depósito por el cual los interesados han solicitado la emisión de certificados de depósito.
6) Depósitos con Certificado y Bono de Prenda. Es el depósito sobre el cual los interesados han solicitado la expedición de certificados de depósito y han emitido bono de prenda para incorporar un crédito.
En guarda de sus intereses y los de terceros, el almacén se cerciorará, en lo posible, sobre la propiedad de las mercancías.
c. Valor de Mercancías a Depositar. El avalúo de las mercancías deberá efectuarse de común acuerdo entre el almacén y el cliente, teniendo en cuenta las facturas y su valor comercial.
En cuanto hace referencia a los productos agrícolas, se señalará el valor con base en los precios que certifique la Bolsa Agropecuaria o los de sustentación que fijen los organismos oficiales que tengan el mercadeo de tales productos o la fijación de sus precios.
El almacén responderá por el valor fijado a las mercancías, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 34 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
d. Práctica Insegura. Avalúo de Mercancías. Constituye práctica insegura aquella en que aparece un valor diferente al de los certificados de depósito y bonos de prenda en la matrícula de depósito, para los productos que respaldan créditos incorporados en bonos de prenda y que van a ser objeto de redescuento en el Banco de la República, argumentando el hecho de que esto obedece por una parte a la necesidad de cobrar bodegajes sobre el precio real de la mercancía, y por otra parte a la exigencia del Banco de la República para los redescuentos. Puesto que, pueden causar problemas de orden legal a los títulos, debido a que se está incorporando un valor que no corresponde al valor de la mercancía depositada.
En consecuencia, deberá aparecer tanto en la matrícula de depósito, el certificado de depósito y el bono de prenda, en caso de que estos últimos se expidan, el valor de las mercancías tomando como base los precios de sustentación que se hayan fijado a la fecha del depósito.
e. Reavalúo de Mercancías. Los Almacenes Generales de Depósito podrán revaluar para todos los efectos las mercancías no nacionalizadas y recibidas en depósito, una vez se hayan nacionalizado, incorporándoles los gastos que normalmente se efectúen como derechos arancelarios, impuesto a las ventas, timbres, consulares, impuestos al café, etc.
El reavalúo solo podrá hacerse a petición del depositante y con el consentimiento del acreedor prendario si existe.
Los reavalúos se anotarán en la correspondiente matrícula de depósito.
f. Autorización de lugares de depósito.
De conformidad con lo establecido en el artículo 177, literal d. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero este Despacho se permite impartir las siguientes instrucciones:
Régimen de autorización general.
A partir de la entrada en vigencia de la presente circular, los almacenes generales de depósito se entienden autorizados para operar en lugares o recipientes de depósito, siempre y cuando cumplan con las exigencias que se señalan a continuación:
- Con respecto a su ubicación: Todo lugar, bodega, depósito o recipiente operado por un almacén general de depósito deberá tener acceso directo e independiente a la vía pública y deberá constar con las zonas de cargue y descargue apropiadas.
En el evento de que se trate únicamente de una zona de un lugar de depósito será también necesario que se garantice la perfecta separación e individualización material de dicha zona.
Tratándose de lugares refrigerados para almacenamiento, no será viable la operación si el almacén no cuenta con lugares propios de tal naturaleza, para el evento de que haya necesidad de trasladar la mercancía.
- Con respecto a su adaptación y seguridad para la conservación y control de la mercancía: Todo lugar de depósito operado por un almacén general de depósito debe estar en buen estado de construcción y apto para depósito de mercancías. Los materiales y las especificaciones de construcción de su estructura, cubierta, pisos, cerramientos y puertas deben ser los apropiados, según concepto de un ingeniero civil o arquitecto titulado.
Todo lugar de depósito deberá estar amparado por un seguro de incendio o terremoto, expedido por una Compañía de Seguros, vigilada por la Superintendencia Bancaria. En el evento de las bodegas particulares, no será necesario tomar el seguro de terremoto.
Se deberán establecer las medidas de vigilancia, seguridad física y almacenamiento que se requieran, teniendo en cuenta la clase de producto almacenado, así como el tipo de almacenamiento.
Si fuere necesario, deberá contar con un determinador de humedad y una sonda para tomar en forma periódica las muestras necesarias para mantener el control de las mercancías.
Si hubiere productos empacados en sacos de fique o yute, polietileno, etc., estos deben estar debidamente arrumados sobre estibas, guardando debidas separaciones respecto de las paredes, techos u otros arrumes, de tal forma que se facilite el conteo, muestreo, control sanitario y movimiento de mercancías.
En el evento de aprobación de bodegas particulares el almacén general de depósito estudiará los antecedentes comerciales, la solvencia, la solidez del depositante, mediante documentos del comerciante como balances, información de la Central de Riesgos de la Asociación Bancaria, etc., emitiendo al efecto un concepto favorable.
<TíTULO V - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - PÁGINA 24 - MAYO de 1996>
- Con respecto a la clase de mercancía: Tratándose de ganado, aves, y otros animales vivos, deben obtener previamente de la Compañía de Seguros la manifestación de que cubrirá el riesgo de incendio de los lugares donde se encuentren los animales que van a ser objeto de depósito.
- Documentos e informaciones: Los almacenes generales de depósito deberán tener en su poder en la oficina de la cual dependa el lugar de almacenamiento, y a disposición de la Superintendencia Bancaria, los siguientes documentos e informaciones:
Un ejemplar de los planos correspondientes en papel no transparente y dibujados en escalas no inferiores a 1:200 para las plantas y cortes.
Los planos incluirán plantas, cortes, fachadas y localización del lugar de depósito, número de cada bodega y nombre de la misma. En las plantas deberá demarcarse y medirse el sito o zona cuya aprobación se solicita e indicarse el tipo de separación que va a usarse entre el mismo y el resto de la edificación. En el plano de localización deberá indicarse la nomenclatura, sus entradas y zonas de cargue y descargue. En las bodegas rurales además, deberá detallarse la distancia de la cabecera municipal más cercana, vías de comunicación entre dicha cabecera y el lugar de depósito.
Una copia fotostática de los planos de tamaño 20 por 30 cms. destinada al archivo de la Superintendencia Bancaria.
Un pliego de especificaciones informativas generales, que indique claramente los materiales usados en cada parte de construcción de estructura, cubierta, pisos, cerramientos y puertas. Nombre del almacén que solicita la aprobación, localización de la bodega, lo mismo que sus dimensiones, área, volumen y tipo de almacenamiento.
Concepto del estado actual de construcción y su aptitud para los fines a que se destine, por un profesional en el ramo debidamente matriculado.
Indicación de la sucursal o agencia del almacén que ejercerá la tenencia material del lugar cuya aprobación se solicita y de las mercancías que vayan a depositarse.
Relación clara y concreta de la clase genérica de mercancías objeto del depósito.
Nombre de la Compañía de Seguros en donde se tomará el seguro de incendio y de terremoto del lugar de depósito.
Si se trata de bodega particular, además deben tener los siguientes documentos:
Copia de la parte pertinente del acta de la junta directiva del almacén interesado, en el cual conste la aprobación impartida por éste a tal solicitud.
Copia del estudio económico reciente que sirvió de base a la junta directiva para impartir la aprobación anterior, el cual debe contener un análisis detallado de:
La solidez, solvencia, antecedentes comerciales y motivos que tiene el depositante para operar con tal sistema.
Los estimativos del almacén sobre los ingresos y egresos generados por tal bodega, detallando los costos mínimos y los rendimientos esperados.
Los sistemas de seguridad física e industrial de la bodega y de vigilancia que utilizará el depositante.
Manifestación de los seguros que está dispuesto a tomar el depositante durante el término del contrato.
<Ver Notas de Vigencia> Certificado del revisor fiscal* en que conste que, al momento de formular la solicitud, el almacén se haya dentro de la relación de 24 veces entre depósitos y patrimonio técnico.
Certificado de la Cámara de Comercio sobre existencia y vigencia de la sociedad, Así mismo el número de identificación tributaria NIT.
Si como consecuencia de la visita técnica al lugar de depósito practicada por la Superintendencia Bancaria, se encuentra que no reúne los requisitos anteriores, el almacén general de depósito de inmediato procederá al traslado de la mercancía a sus propias bodegas.
Los Almacenes generales de depósito, deberán suscribir, según el caso, los contratos de tenencia, arrendamiento o convenios, según el caso.
- Otros.
Se sujetarán al régimen de aprobación previa de que trata el literal siguiente, los almacenes generales de depósito que incurran en los siguientes eventos:
- Haber sido sancionado por violación de disposiciones legales y reglamentarias que rigen la actividad de aquel, durante los seis (6) meses anteriores los cuales se contarán con respecto de la suscripción del contrato correspondiente y a la ejecutoria del acto sancionatorio correspondiente.
- Incumplir, el momento de la suscripción del contrato respectivo, con las disposiciones legales que le son aplicables sobre capital mínimo, inversiones y relación entre mercancías depositadas y patrimonio técnico, según el caso;
- Registrar pérdidas, según el último balance de corte de ejercicio presentado a la Superintendencia Bancaria, sea semestral o anual;
- Estar sometido a vigilancia especial de la Superintendencia Bancaria o adelantar programa de recuperación, saneamiento económico y de adecuación de capital.
RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN INDIVIDUAL
Los almacenes generales de depósito que se encuentren incursos en uno o más de los eventos enunciados en el acápite anterior deberán obtener de manera individual autorización previa de la Superintendencia Bancaria, para lo cual deberán presentar una solicitud suministrando los documentos e informes relacionados en el párrafo denominado “Documentos e informaciones” del literal f. Del subnumeral 1.2 de esta Circular.
CONTROL
Los almacenes generales de depósito que, en desarrollo del régimen de autorización general consagrado en el presente instructivo, comiencen a operar en nuevos lugares de depósito, deberán informar de tal hecho a la Superintendencia Bancaria anexando las copias reducidas de los planos citadas en el en el párrafo denominado “Documentos e informaciones” del literal f. Del subnumeral 1.2 de esta Circular, dentro de los quince (15) días comunes siguientes a la ocurrencia. Deberán remitir, dentro del mismo término, la siguiente información:
- Ubicación de los sitios de depósito y sucursal de la que dependen;
- Area y volumen útil de almacenamiento;
- Clase de mercancía objeto del depósito;
- Descripción de los sitios de almacenamiento (bodegas, patios, silos, tanques). Determinación de la cantidad y número si fuere el caso.
- Seguros y Compañías con los que se tomaron.
- Nombre completo del propietario, poseedor o tenedor del lugar de depósito con quien haya suscrito el correspondiente contrato y su facha, así como la fecha de iniciación de operaciones con almacén general de depósito.
Es de anotar que continúan con la obligación de informar mensualmente los cambios que se suceden en los lugares de depósito, como terminación de los contratos, aumento del área, cambio de la clase de mercancía de depositar, etc.
- Bodegas en las cuales se encuentren Mercancías con Bonos de Prenda para Negociar en el Mercado Público de Valores. Además de los requisitos generales exigidos para aprobación de bodegas particulares, para que la Superintendencia Bancaria autorice dichas bodegas en donde se puedan depositar mercancías sobre las cuales se expidan bonos de prenda para ofrecerlos en el mercado público de valores se requerirá que:
- Se mantengan las medidas de seguridad física y de almacenamiento que requiera la clase de producto almacenado.
- Se mantenga en la bodega un determinador de humedad y una sonda para tomar en forma periódica las muestras necesarias para mantener el control de las mercancías que sirven de prenda;
- Los productos que se encuentren empacados en sacos de fique o yute, polietileno, etc., deben estar debidamente arrumados en estibas, guardando separaciones respecto de paredes, techos u otros arrumes, de tal forma que se facilite el conteo, muestreo, control sanitario y movimiento de mercancías;
<TíTULO V - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - PÁGINA 26 - MAYO de 1996>
- Las mercancías estén almacenadas independientemente de los productos de común movimiento de la empresa; y
- Los revisores fiscales comuniquen cualquier irregularidad en la conservación y custodia de las mercancías inmediatamente detecten el hecho a la Superintendencia Bancaria.
- Negativa y Cancelación de Bodegas. La Superintendencia Bancaria no autorizará operaciones en una bodega, depósito, lugar o recipiente especial, cuando el sistema propuesto por los almacenes para guardar, custodiar, conservar o controlar mercancías no reuniere, en su concepto, suficientes condiciones de seguridad.
La Superintendencia Bancaria igualmente revocará la autorización que haya otorgado a los lugares de depósito, cuando se cerciore que los mismos han perdido los requisitos de seguridad y adaptación para la guarda, custodia, conservación, o adecuado control de las mercancías, o cuando respecto de alguna de ellas se esté violando cualquiera de las normas legales o reglamentarias.
g. Depósito de mercancías en bodegas particulares.
Cuando las mercancías se reciban en bodegas particulares de propiedad de varias personas, se debe proceder de la siguiente manera:
1) Depósito de mercancías de dos o más dueños en bodegas particulares aprobadas independientemente a cada uno de ellos.
Cuando dos o más personas son propietarias de un bien o de una mercancía que poseen en común o proindiviso, se constituye el cuasicontrato de comunidad definido por el artículo 2332 del Código Civil, que aunque no es una persona jurídica si es un ente de derecho capaz de contraer obligaciones y adquirir derechos, donde aunque la cuota que corresponde a los comuneros en la cosa común pertenece a cada uno de ellos, sólo son dueños de un derecho proindiviso, no de una parte determinada. Como el interés del comunero se confunde con el de la comunidad, aquel no posee el bien para sí, sino en su nombre y en el de los demás comuneros, y por tanto aunque puede enajenar la cuota proindiviso no puede disponer de la mercancía sin la aquiescencia previa de los demás copropietarios.
El régimen establecido por la Superintendencia Bancaria para el depósito de mercancías en bodegas particulares dispone que en los lugares de depósito de propiedad o tenencia de terceros, debidamente autorizados por este Despacho, sólo podrán almacenarse mercancías de propiedad del dueño o tenedor de la bodega no de otras personas o entidades, obligación ésta que se recuerda al aprobar los planos y que también se halla estipulada en los contratos y convenios de tenencia.
Aquí es pertinente recordar que esta Superintendencia terminó con las adiciones a los contratos de tenencia, por encontrar el sistema inseguro tanto para los mismos almacenes como para los acreedores prendarios, prohibición que aunque está vigente, esta Superintendencia ha exceptuado en casos muy especiales, los cuales estudia previamente teniendo en cuenta razones de seguridad y seriedad de las firmas que poseen las bodegas.
Si la mercancía es de varios dueños, con dicha copropiedad se forma un cuasicontrato, donde la comunidad ejerce el derecho de dominio ya que los comuneros no son distintos dueños del bien sino propietarios de una cuota en el derecho proindiviso.
<TÌTULO V - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - PÁGINA 27 - MAYO de 1996>
Por lo expuesto, no es posible por ejemplo que en la bodega de Alfa, se deposite mercancías cuyos dueños son Alfa, Beta y Omega, porque en esta hipótesis quien deposita no es Alfa sino la comunidad formada por los copropietarios.
Si no es permitido el depósito de mercancías de la comunidad en la bodega particular de uno de los copropietarios, tampoco es factible su traslado al lugar de depósito de otro u otros comuneros, aun suponiendo que tales lugares estén aprobados por esta Superintendencia.
En tal virtud, este Despacho considera que además de las razones de carácter jurídico expuestas para calificar la práctica como no autorizada, se presentaría una adición al contrato de tenencia al aceptar que en el lugar de depósito de una persona determinada se reciban mercancías de una copropiedad de la cual es comunero, práctica esta última igualmente calificada por esta Superintendencia como no autorizada.
2) Depósito de mercancías de los socios en bodegas particulares aprobadas a la sociedad o a la inversa.
Al aprobarse una bodega de propiedad o tenencia de una sociedad, sus socios no pueden depositar sus mercancías, como tampoco en las bodegas autorizadas al socio se pueden depositar mercancías de la sociedad.
Lo anterior, por que pueden presentarse problemas de orden práctico para la identificación de la mercancía de conformidad con el inciso 2o del artículo 98 del Código de Comercio, "La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica distinta de la socios individualmente considerados."
3) Matrícula de depósito y certificados de depósito en bodegas particulares.
Como consecuencia de los dos puntos analizados anteriormente, las matrículas de depósito y los certificados que se expidan en bodegas particulares, deberán hacerse a nombre de la persona propietaria o tenedora de la mercancía y de la bodega, ya que la autorización que la Superintendencia otorga para operar está plenamente determinada para ella y no para otra. No obstante, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 632 del Código de Comercio, los bonos de prenda pueden aparecer además del depositante otras personas que pueden considerase como avalistas del crédito incorporado en el título.
En virtud de las facultades contenidas en el artículo 326, numeral 5o., literal a) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, esta Superintendencia califica las prácticas descritas en este literal como no autorizadas e inseguras.
h. Control de lugares de depósito
1) Obligación de Suscribir Contratos. Para que los Almacenes Generales de Depósito puedan excepcionalmente utilizar bodegas, lugares o recipientes de propiedad o tenencia de terceros y recibir en ellos mercancías para efectuar operaciones autorizadas por la ley, deberán celebrar previamente un contrato en virtud del cual adquieran su tenencia material.
En el caso de bodegas particulares, la tenencia material la compartirá el almacén con su contratante para los efectos señalados en los tres últimos items del numeral siguiente en su caso.
2) Requisitos del Contrato Tenencia. El contrato de tenencia material deberá contener las siguientes obligaciones a cargo del depositante:
- La de permitir en cualquier momento el acceso al lugar de depósito de los representantes del almacén general y a los funcionarios de la Superintendencia Bancaria;
- La de vigilar las mercancías que se depositen, de suerte que sean de su cargo cualquier sustracción indebida de mercancías depositadas, sin perjuicio de las responsabilidades propias de los almacenes conforme a la ley;
- La de no retirar mercancías depositadas sin permiso escrito del almacén general.
- La de no someter las mercancías depositadas a proceso de transformación o beneficio, sin el permiso del almacén general.
- La de mantener el lugar de depósito en condiciones adecuadas para el fin al cual se destina;
- La de descontar los bonos de prenda se por entidades sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria, autorizadas legalmente para el efecto, y por terceros cuando se trate de bonos de prenda inscritos en el Registro Nacional de Valores.
- La de aceptar que los certificados de depósito sean nominativos y los bonos de prenda a la orden o nominativos, en cuyo el emisor deberá llevar el registro de los endosos.
- La de que el acceso al lugar de depósito se haga sólo con personal autorizado por las partes contratantes.
3) Convenios. Requisitos. El almacén que haya celebrado el contrato de tenencia, excepcionalmente, podrá permitir el depósito de mercancía en el mismo lugar por cuenta de otros almacenes generales, celebrando al efecto un convenio en que tal derecho se estipule con la autorización del propietario o tenedor del inmueble o recipiente.
Dicho convenio se celebrará por escrito y en él se dejará constancia de que las obligaciones referidas en el artículo anterior también sujetan al otro almacén.
Además deberá pactarse que los almacenes se obligan a informarse mutuamente acerca de las irregularidades que se observen en el manejo de las mercancías depositadas y del incumplimiento de las obligaciones por parte del depositante en el inmueble;
- Que el tenedor del lugar de depósito se obliga a mantener separadas las mercancías de las cuales sean depositarios y/o u otro almacén, si las mismas no están conservadas a granel o no están genéricamente designadas;
- Que el tenedor se obliga a informar a los almacenes, una vez terminado el arrume de mercancías, acerca de la localización de ellas dentro del inmueble y a no modificar dicha localización sin previa autorización escrita del almacén correspondiente;
- Que los almacenes se obligan a informarse mutuamente acerca de las irregularidades que se observan en el manejo de las mercancías depositadas y del incumplimiento de las obligaciones por parte del depositante en el inmueble;
En todo contrato o convenio se dejará constancia expresa de que su vigencia pende de las condiciones señaladas en el numeral 4 del literal e del punto 1.2 de esta Circular.
4) Contratos de Arrendamiento. Los almacenes generales podrán celebrar contratos distintos de los de tenencia material compartida, en virtud de los cuales se reserven el derecho exclusivo de detentar materialmente el inmueble y no permitir el acceso al mismo de terceros, salvo para los efectos del artículo 11 del Decreto Reglamentario 1821 de 1929 en favor del depositante y del acreedor prendario y para los efectos del Capítulo.
5) Suscripción Previa de Contratos. Los almacenes generales de depósito no podrán usar lugares de depósito de propiedad de terceros para realizar en ellos operaciones propias de su objeto social, mientras el respectivo contrato o convenio no haya sido celebrado.
Los almacenes generales de depósito podrán celebrar entre sí contratos relacionados con la conservación de mercancías en lugares de depósito de propiedad de un almacén o tomados en arrendamiento por éste.
6) Cancelación de Bodegas. El Superintendente Bancario revocará la autorización a un lugar de depósito cuando se cerciore que el depositante ha retirado indebidamente o ha incumplido cualquiera de las obligaciones emanadas del contrato o de la ley.
La Superintendencia comunicará la sanción a los almacenes para que se abstengan de celebrar nuevas operaciones y procedan a retirar las mercancías depositadas. Igualmente comunicará este hecho al Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario– FINAGRO– respecto de los productos que sean objeto de redescuento, para los fines a que haya lugar.
7) Aviso sobre Incumplimiento de Obligaciones. Los almacenes generales de depósito deberán informar inmediatamente al Superintendente Bancario acerca del incumplimiento, por parte de terceros contenedores de lugares de depósito, de la obligación de no retirar las mercancías.
Si fueren varios los lugares de depósito, el Superintendente Bancario revocará, dentro de las mismas condiciones, la autorización si a su juicio el depositante no ofreciere suficientes garantías de solvencia económica y moral.
8) Seguro de Manejo de Mercancías en Bodegas Particulares. Los almacenes generales de depósito podrán pactar con los depositantes de mercancías en bodegas particulares, la contratación por parte de éstos de un seguro de manejo con una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, en el cual el depositante tenga la calidad de afianzado y que cubra los riesgos de hurto, hurto calificado, abuso de confianza, falsedad o falsificación, respecto de las mercancías depositadas.
9) Aviso de Terminación del Contrato. Los almacenes generales de depósito informarán, inmediatamente, a la Superintendencia Bancaria acerca de la terminación de los contratos o convenios, indicando la causa.
10) Mercancías que pueden Arrumarse. Las mercancías que por su naturaleza no sufren demérito cuando se almacenan a la intemperie podrán arrumarse mediante un sistema adecuado que permita su estricto control.
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Salvo circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, para que pueda arrumarse mercancía a la intemperie se requerirá previamente consentimiento escrito del depositante.
11) Merma de Mercancías. Los almacenes generales de depósito que reciban en depósito mercancías susceptibles de mermas naturales y previsibles en el peso, en la respectiva matrícula de depósito deberá expresarse esa circunstancia y la proporción de la posible merma.
12) Visitas a Bodegas. Los almacenes generales de depósito practicarán individualmente y/o conjuntamente cada quince (15) días comunes como mínimo, o cuando lo estime conveniente el almacén, visitas de inspección o control a los lugares de depósito respecto de los cuales tengan celebrados contratos de tenencia material o convenios.
Independientemente de las tarjetas que los almacenes adhieran a las mercancías, de las cuales son depositarios en bodegas particulares, se llevará una tarjeta única de acuerdo con el modelo F.230–13 diseñado por la Superintendencia Bancaria, que deberá estar en la bodega, en la cual la persona autorizada por el almacén anotará cada quince (15) días comunes el saldo a tal fecha, cuando se efectúe la visita para constatar la existencia de la mercancía.
Sin perjuicio de la obligación de los almacenes generales de depósito a que se refiere el presente numeral y de conformidad con lo dispuesto por el numeral 5o. del artículo 207 del Código de Comercio, la revisoría fiscal deberá practicar visitas a las mercancías depositadas en las bodegas particulares, cada quince (15) días comunes con un cubrimiento equivalente al treinta por ciento (30 %) del valor de las mercancías, cuando menos, teniendo en cuenta que exista una adecuada distribución geográfica que cubra la totalidad de las bodegas durante el ejercicio económico.
Copias de las actas de visita y los procedimientos de auditoría realizados durante la observación e inspección formarán parte de sus papeles de trabajo. Cuando la Revisoría Fiscal advierta un faltante deberá reportarlo a la administración del almacén.
13) Actas de Visita: Los almacenes generales de depósito deberán conservar en la Presidencia o en la Secretaría General de los mismos, o en el área que haga sus veces, las actas de visitas de las bodegas, a disposición de esta Superintendencia.
No obstante, en caso de presentarse faltantes de mercancías por una cuantía igual o superior al 1% del patrimonio técnico del respectivo almacén, los mismos deberán avisarse a esta Superintendencia dentro de los tres (3) días calendario siguientes al conocimiento del hecho, adjuntando copia de las actas de visita correspondiente.
i. Mercancías Genéricamente Designadas
1) Se entenderá por mercancías genéricamente designadas, aquellos productos que teniendo una calidad o clase diferente, o perteneciendo a especies distintas, pueden agruparse entre sí por tener características y cualidades esenciales, que sean análogas o similares. Cuando existiere duda acerca de la naturaleza del género a que pertenecen los productos, los almacenes generales de depósito no podrán aceptar operaciones bajo esta denominación.
2) Para que los almacenes puedan realizar operaciones sobre productos genéricamente designados, deberán observar las siguientes formalidades:
- Sólo podrán ser objeto de esta operación, las materias primas destinadas a la industria.
- Para cada grupo de especies del mismo género, la empresa deberá emitir certificados de depósito y bonos de prenda separados.
- En ambos documentos se dejará expresa constancia de que la operación versa sobre productos genéricamente designados, y se indicará con toda claridad tanto el género a que pertenecen, como las distintas especies que forman el grupo.
- Los efectos que constituyan cada grupo, deberán mantenerse materialmente separados en las bodegas, de tal manera que no puedan confundirse con productos de otros géneros recibidos en depósito.
- No podrán agruparse bajo la denominación común de productos genéricamente designados, aquellos elementos que por su naturaleza sean susceptibles de deterioro o disminución considerable de valor, ni aquellos que puedan causar daño a otros efectos del mismo grupo por causa de su olor, filtración o carácter explosivo.
- La materia prima pignorada, deberá estar independizada de la que no lo está, por medio de paredes o mallas metálicas, cuando se encuentre en la misma bodega.
1.3. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DEPÓSITO Y BONOS DE PRENDA.
a) Expedición de Certificados de Depósito y Bonos de Prenda. Registro. Los Almacenes Generales de Depósito solo podrán expedir certificados de depósito y bonos de prenda cuando se haya constituido efectivamente el depósito, salvo lo dispuesto en las normas pertinentes.
b. Los almacenes entregarán el certificado y, en su caso, el formulario del bono de prenda, a requerimiento y costo del depositante.
En ningún caso los almacenes podrán retener estos certificados endosados en blanco o a su favor.
Los almacenes deberán llevar un libro de registro para el control actualizado, en forma clara y completa, de los títulos emitidos, sin perjuicio de los requisitos propios de la ley de circulación de títulos. Además, dichos títulos deberán contabilizarse en cuentas de orden.
Los formularios de certificados de depósito y bonos de prenda deberán ser autorizadas por la Superintendencia Bancaria.
b. Excepción a la obligación de depositar previamente las mercancías a la expedición de los certificados de depósito y bonos de prenda. La única excepción establecida por la ley a la obligación de depositar previamente las mercancías para constituir sobre ellas el certificado de depósito y el bono de prenda, la constituye el caso de las mercancías en tránsito, de conformidad con lo previsto en el artículo 1183 del Código de Comercio.
c. Régimen de autorización de certificados de depósito y bonos de prenda sobre mercancías en tránsito.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 331, numeral 1o., letra j), subnumeral 2o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, este Despacho se permite impartir las siguientes instrucciones en relación con la autorización para la expedición de certificados de depósito y bonos de prenda sobre mercancías en tránsito:
1) Régimen de Autorización General:
A partir de la entrada en vigencia del presente instructivo, los almacenes generales de depósito se entienden autorizados para expedir certificados de depósito en forma individual o con bono de prenda sobre mercancías en tránsito, incluyendo las que vengan del exterior, siempre y cuando cumplan con las exigencias que se señalan a continuación:
-En todos los casos, el almacén general de depósito respectivo deberá tener la calidad de destinatarios de las mercancías;
- El plazo del tránsito en ningún caso excederá de cuarenta y cinco (45) días comunes contados a partir de la expedición de los correspondientes títulos valores;
- El lugar de destino de las mercancías el cual debe estar previamente autorizado por la Superintendencia Bancaria;
- Las mercancías se encontrarán amparadas con polizas de seguro de transporte y de incendio expedidas, cedidas o endosadas a favor del respectivo almacén general de depósito;
- Quien transporta las mercancías deberá ser una persona distinta del depositante de las mismas;
- En contrato de depósito, certificado de depósito, y bono de prenda se dejará constancia acerca del hecho de que las mercancías se encuentran en tránsito;
- Tratándose de mercancías provenientes del exterior, se acreditará que se cuenta con la correspondiente licencia de importación, en los casos en que se requiera de ese formalismo, con el conocimiento de embarque o carta de porte y el endose de póliza de transporte de las mismas a favor del almacén.
- Tratándose de algodón, se llevará un registro por medios adecuados que garantice la remisión, cada quince (15) comunes, a la Superintendencia Bancaria de las informaciones acerca del desarrollo de la respectiva cosecha;
- El valor total acumulado de los títulos que hayan sido expedidos no excederá en más de cinco (5) veces el patrimonio técnico del respectivo almacén general de depósito;
- Ni el almacén general de depósito, ni alguno de sus directores o administradores podrá haber sido sancionado por violación a las disposiciones legales y reglamentarias que rigen la actividad de aquél, durante los seis (6) meses anteriores contados a partir de la notificación del acto sancionatorio correspondiente;
- El almacén general de depósito deberá estar cumpliendo al momento de la expedición con las disposiciones legales que le son aplicables sobre el capital mínimo, inversiones y relación entre mercancías depositadas y patrimonio técnico, según el caso;
- El almacén general de depósito no podrá estar registrando pérdidas ni las tendrá acumuladas según el último balance presentado a la Superintendencia Bancaria, y
- El almacén general de depósito no estará sometido a vigilancia especial de la Superintendencia Bancaria, o adelantando programas de recuperación o saneamiento económico o, en fin, de adecuación de capital.
2. Régimen de Autorización Individual.
Los almacenes generales de depósito que no cumplan o no reúnan uno cualquiera de los requisitos enunciados en el acápite anterior deben obtener de manera individual autorización previa de la Superintendencia Bancaria para expedir certificados de depósito y bonos de prenda sobre mercancías en tránsito.
En los eventos en que sea necesario obtener la autorización individual antes mencionada, el almacén general de depósito interesado deberá presentar solicitud escrita a la Superintendencia Bancaria que contenga la información de que trata este instructivo.
La Superintendencia Bancaria, en todo caso, podrá someter en cualquier momento al régimen de autorización individual a cualquier almacén general de depósito que no se ajuste o no haya cumplido los requisitos señalados en la presente circular.
d. Títulos sobre mercancías para exportación. En las mercancías destinadas a la exportación y que garanticen bonos de prenda, el almacén deberá velar porque no salgan del país sin que previamente se hayan cancelado dichos bonos.
e. Constancia en títulos sobre el tránsito de mercancías. En el recibo de depósito, en el certificado de depósito y en el bono de prenda que expidan los almacenes sobre mercancías en tránsito deberá dejarse constancia de este hecho.
f. Entrega del Certificado de Depósito y del formulario del bono de prenda. Obligaciones y Responsabilidades. El Código de Comercio impone la obligación al almacén de entregar el Certificado de Depósito al depositante, teniendo en cuenta que el título representa las mercancías dejadas en depósito, así como también la de entregar el formulario de bono de prenda para que dicho depositante le dé el uso que a bien tenga.
Esta obligación se encuentra establecida en el Código de Comercio, entre otros, en el artículo 758. En ese sentido, este Despacho considera que no se ajusta a la norma comentada que los Almacenes conserven los Certificados de Depósito o los endosen a su nombre.
g. Emisión en caso de mercancías recibidas por un almacén general de depósito y depositadas en bodegas de otro. Respecto al tratamiento contable que deben dar los Almacenes Generales de Depósito a las mercancías y a las personas que deben aparecer en los documentos que amparan dichas mercancías, se deben seguir las siguientes instrucciones:
- El almacén que no tiene bodegas en los puertos de destino de mercancías importadas sobre las cuales existe derecho de retención a favor del banco, razón por la que deben acudir a utilizar bodegas de otro almacén.
- Caso semejante al anterior, con la diferencia de que no existe retención a favor del banco, sino que simplemente éste ha ordenado que sea el consignatario de las mercancías actuando como agente de aduana.
- No se trata de mercancías en puertos, sino en el interior del país en donde tampoco el almacén tiene bodegas y debe acudir a otra para que la custodie y conserve la mercancía.
Visto lo anterior, se encuentra en común la carencia de bodegas del almacén y que necesariamente tiene que acudir a otro almacén para la custodia y conservación de la mercancía, lo cual trae como consecuencia dudas en la contabilización de las mismas, pues se puede presentar una duplicidad en los informes estadísticos que se deben rendir ante esta Superintendencia.
1) Legal. El almacén general de depósito al celebrar el contrato como agente de aduana con un cliente, ha recibido la mercancía en depósito y se hace responsable de la conservación y custodia de la misma, de conformidad con la ley como depositario que es por una parte, y por otra, como agente de aduana.
Al celebrar tal almacén un contrato de depósito con otro para que le conserve y custodie la mercancía surge para el último una responsabilidad como depositario, de conformidad con el artículo 1171 del Código de Comercio y del artículo 34 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
De tal manera, en caso de pérdida de la mercancía o deterioro de la misma, el primer almacén es directamente responsable ante el cliente de los daños y perjuicios que pueda ocasionarle tal hecho, y el segundo almacén donde se encontraba almacenada la mercancía, se hace responsable ante el primero, en razón de que la relación contractual es independiente.
<TÌTULO V - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - PÁGINA 32 - MAYO de 1996>
Por lo anterior, se hace indispensable que el almacén depositario expida al depositante la matrícula correspondiente y que el segundo almacén expida la matrícula a nombre del primer depositario.
2) Contable - Como consecuencia del análisis hecho en el numeral anterior, se hace necesario que los dos almacenes contabilicen tales operaciones en "Cuentas de Orden", así: El primer almacén lo registrará según el caso con "simple recibo", "Con retención", etc.; y el segundo habilitando del renglón "H" con la denominación "Mercancías recibidas en depósito de otros almacenes".
Se considera que en caso de presentarse emisión de títulos valores sobre las mercancías depositadas, ésta debe hacerse por el primer almacén quien es el responsable de las mismas frente al tenedor del certificado de depósito. Igualmente, el almacén es responsable frente al tenedor del bono de prenda tanto por la existencia de la mercancía, como porque ésta corresponda a las calidades detalladas en tal título. En estos casos, el primer almacén debe dejar constancia en los títulos del lugar donde se encuentran depositadas las mercancías. El segundo almacén no podrá emitir títulos.
h. Instrucciones para expedir y emitir bonos de prenda. En cumplimiento del artículo 757 del Código de Comercio, el formulario del bono de prenda lo expide el Almacén General de Depósito a solicitud y por cuenta del deudor depositante, y éste para efectos de incorporar el crédito lo emite a favor de su acreedor prendario, y por eso el documento lleva las firmas tanto del deudor depositante como del gerente y secretario del almacén.
Una vez expedido el bono de prenda, el deudor depositante lo entrega a su acreedor prendario, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 625 del Código de Comercio según el cual, "... toda obligación cambiaria deriva su eficacia de una firma puesta en un título valor y de su entrega con la intención de hacerlo negociable conforme a la ley de su circulación..."
Como el endoso junto con la entrega del documento, es el modo de transferir un título valor de acuerdo con su ley de circulación en el espacio destinado al endoso debe firmar como endosante el establecimiento de crédito en su calidad de acreedor prendario y tenedor legítimo del bono de prenda, para transferir a la entidad que lo redescuenta.
Debe advertirse que otros procedimientos utilizados para la emisión y transferencia de bonos de prenda no resultan conforme a ley, como aquel consistente en que el deudor depositante emita el bono de prenda a favor de sí mismo para luego endosarlo al intermediario financiero que otorga el crédito, porque dicho deudor ocuparía a su vez el lugar de beneficiario y acreedor prendario, y según el artículo 1724 del Código Civil, "cuando concurran en una misma persona las calidades de acreedor y deudor, se verifica de derecho una confusión que extingue la deuda y produce iguales efectos que el pago". En consecuencia, por faltar la incorporación del crédito, el bono de prenda no tendría vida jurídica por ausencia de acreedor, y por consiguiente el endoso del depositante al banco que le concede financiación, carece de eficacia jurídica para transferir un título valor que aún no ha nacido legalmente.
En conclusión, el establecimiento de crédito como acreedor prendario, beneficiario y tenedor del bono de prenda es quien debe efectuar el primer endoso, cuando se efectúa la operación de redescuento.
Para efectos del redescuento de bonos de prenda se considera procedente que en la matrícula, en el certificado y en el bono de prenda, figure el mismo valor de la mercancía depositada, entendiendo como tal el precio de sustentación para los productos agrícolas, o el comercial para el resto de los artículos.
i. Endoso de los certificados de depósito en garantía y descuento de los bonos de prenda. En relación con estos aspectos, este Despacho considera pertinente que se atiendan las instrucciones contenidas en el Título II, Capítulo II de esta Circular, relativas a las garantías aceptadas por los establecimientos de crédito en desarrollo de sus operaciones activas.
1.4. PROCEDIMIENTOS EN RELACIÓN CON MERCANCÍAS DEPOSITADAS.
a. Venta de mercancías depositadas.
1) Mercancías Abandonadas. Se entiende por mercancías abandonadas aquellas que no han sido retiradas por el depositante al vencimiento del plazo pactado para el depósito, si además se cumplen los siguientes requisitos:
- Que se haya comunicado el vencimiento del contrato de depósito al depositante por correo certificado a la última dirección registrada en el almacén; y
- Que las mercancías no hayan sido retiradas dentro de los treinta (30)días siguientes, contados a partir de la notificación o no se haya pactado de nuevo plazo para el depósito.
2) Venta o Subasta de Mercancías. Los almacenes generales de depósito podrán efectuar la venta de mercancías abandonadas respecto de las cuales no se hayan emitido bonos de prenda, por cualquier procedimiento comercial, cuando así se hubiere pactado en el contrato de depósito.
Si no se hubiere pactado la venta directa o no hubiere interesados en ella se hará en pública subasta en el almacén o en un martillo, en los casos y con las formalidades previstas en el artículo 1189 del Código de Comercio.
La venta de mercancías depositadas respecto de las cuales se hayan emitido bonos de prenda se efectuará en pública subasta, observando lo dispuesto en los artículos 794 y siguientes del Código de Comercio y el procedimiento señalado a continuación:
- Retiro y venta de mercancías deterioradas. Si las mercancías depositadas corren el riesgo de deterioro o de causar daños a otros efectos depositados, el almacén general deberá notificarlo al depositante y a los tenedores del certificado de depósito y bono de prenda, si fuere posible, para que sean retiradas del almacén dentro de un término prudencial y, en caso de que el retiro no se verifique dentro del término fijado, podrá venderlas en pública subasta en el mismo almacén o en un martillo.
- Respecto de aquellas mercancías deterioradas que por razones de salud pública no es posible vender o transferir, se debe solicitar a la autoridad competente autorización para su destrucción.
Lo dispuesto en el presente numeral se aplicará también en los casos en que las mercancías no hayan sido retiradas a la expiración del plazo del depósito, previo cumplimiento de las normas sobre mercancías abandonadas, o cuando hayan transcurrido treinta (30) días contados a partir del requerimiento hecho por el almacén al adjudicatario de las mercancías rematadas o vendidas directamente por el almacén.
b. Procedimiento para subasta de mercancías. La subasta de las mercancías se anunciará con ocho (8) días de anticipación, por medio de avisos que se fijarán en un lugar visible al público en los Almacenes Generales de Depósito y, además, por una sola vez en un diario de amplia circulación en el lugar donde se encuentren los bienes o dos veces en días distintos en una radiodifusora de la misma localidad. Este plazo será de tres (3) días en caso de deterioro de la mercancía.
Dicho aviso contendrá:
- Lugar fecha y hora en que ha de principiar la subasta;
- Los bienes materia de la subasta, con indicación de su clase, especie, calidad y cantidad;
- El avalúo correspondiente a cada bien o grupo de bienes y la base de la subasta;
- La oportunidad en que debe de hacerse la consignación del 20% del avalúo para hacer postura.
El avalúo de las mercancías será el que aparezca en el contrato de depósito a menos que las circunstancias justifiquen uno nuevo, a juicio del almacén y/o del depositante o de su derecho habiente. El tenedor del bono podrá pedir en todo caso la confección de un nuevo avalúo
1) Avalúo de mercancías para subasta. El avalúo de las mercancías se hará, en su caso, por dos peritos designados uno por cada parte, quienes, al momento de tomar posesión, designarán un tercero para el caso de desacuerdo. Si no lo hacen, el tercer perito será designado por el almacén. No obstante, las partes podrán designar un solo experto.
La designación se hará en el término de tres (3) días, contados a partir de la notificación hecha por el almacén. Si las partes no hacen el nombramiento en el término fijado, la peritación se llevará a cabo por un solo perito designado por el almacén.
2) Exposición de mercancías para subasta. División en lotes. Las mercancías que fueren a subastarse se exhibirán al público en los almacenes desde el día en que principien las publicaciones. Si fueren a granel o genéricamente designadas, la exposición podrá hacerse por medio de muestras.
Con el objeto de facilitar la subasta y siempre que la naturaleza y empaque de la mercancía lo permita, ésta podrá ser dividida en lotes, previa autorización de las partes o de la Superintendencia Bancaria en subsidio.
3) Lugar de la Subasta. Acta. La subasta se efectuará en los almacenes generales de depósito con la asistencia del depositante o su cesionario, del titular del crédito o quien éste delegue y del representante del almacén. El Superintendente Bancario podrá asistir o nombrar su delegado.
En defecto del titular del crédito o del depositante o sus delegados, el almacén nombrará dos testigos para presenciar la subasta y en este caso se informará a la Superintendencia Bancaria.
Del remate se levantará el acta correspondiente, debidamente firmada si fuere posible, por las personas que hayan intervenido, de la cual se entregará copia a los interesados.
Dicha acta se sentará en un libro especial y contendrá:
- La fecha y hora en que tuvo lugar la diligencia;
- La designación de las partes que intervinieron;
- Las distintas ofertas que se hayan hecho y el nombre de cada uno de los postores;
- Designación del rematante y de los bienes subastados;
- Precio del remate y forma de pago.
Si la subasta quedare desierta, de ello se dejará constancia en el acta.
4) Duración de la Subasta. La subasta tendrá una duración mínima de dos horas. Las mercancías saldrán inicialmente a subasta pública por el 80% de su avalúo, cuando menos.
Quien pretenda hacer postura en una subasta, deberá depositar previamente, en un banco autorizado legalmente para recibir depósitos judiciales que funcione en el lugar del domicilio del almacén, o en el propio almacén y a órdenes de éste, el 20% del avalúo.
Cuando el postor sea el acreedor se aplicará lo dispuesto en el inciso final del artículo 526 del Código de Procedimiento Civil.
De conformidad con lo dispuesto con el artículo 2423 del Código Civil, el deudor también podrá ser postor.
Será postura aceptable la que cubra el 80% del avalúo.
En un tablero se anotarán la base del avalúo y las ofertas propuestas.
5) Adjudicación. El almacén adjudicará al mejor postor los bienes materia de la subasta luego de haber anunciado por tres veces que de no existir una oferta mejor la declarará cerrada.
Si se presentare duda acerca de la persona adjudicataria, el almacén abrirá de nuevo subasta por un término de quince minutos.
Llevado a efecto el remate, los importes depositados se devolverán de inmediato a quienes los consignaron, excepto el que corresponda al rematante que reservará como parte del precio o como garantía de sus obligaciones.
6) Forma de Pago del Remate. El rematante deberá consignar en efectivo o cheque de gerencia o con provisión garantizada de fondos el valor de remate, descontadas las sumas que depositó para hacer la postura, dentro de los cinco (5) días siguientes a la diligencia. Las partes de común acuerdo podrán ampliar este término hasta por un mes.
Si no se efectuare el pago se declara desierta la subasta sin lugar a restitución del 20% que se imputará al pago del crédito en la forma prevista en el artículo C.P.C. y se sacarán nuevamente remate las mercancías con la base inicial.
7) Segunda y Tercera Subasta. Cuando no hubieren postores en la primera subasta dentro de los quince (15) días siguientes, el almacén sacará nuevamente a subasta las mercancías, siguiendo el procedimiento señalado para la primera.
Para el segundo remate se tomará como base el 60% del avalúo, cuando menos.
Si en la segunda subasta no hubieren postores se señalará dentro de los quince (15) días siguientes una tercera fecha para la misma en la cual la base será el 40% del avalúo, cuando menos. Si en esta oportunidad no se rematare se procederá dentro de los treinta (30) días siguientes a nuevo avalúo y subasta, en los términos indicados en este capítulo.
8) Entrega de Mercancías al Adjudicatario. Una vez recibido el pago de las mercancías rematadas, el almacén las entregará al adjudicatario y, en caso de no ser retiradas dentro del término de veinticuatro horas, éste será responsable de los bodegajes y gastos necesarios que se causen con posterioridad al remate.
El almacén deberá entregar, además, copia del acta de adjudicación que le servirá para demostrar la propiedad de los bienes rematados.
9) Prohibiciones a los Almacenes y Empleados. A los almacenes les está prohibido en las subastas:
- Admitir posturas por signos equívocos;
- Pregonar puja alguna sin que el postor la haya expresado en forma clara e inteligible;
- Tomar parte en la licitación por sí o por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona;
- Adquirir del adjudicatario los objetos rematados y,
- Tomar parte en los remates, directa o indirectamente por apoderado, ni por interpuesta persona, los empleados de los almacenes.
10) Subasta de Mercancías Pertenecientes a Personas Sometidas a Concordato Preventivo, Liquidación Administrativa o Quiebra. Para proceder a la subasta de mercancías abandonadas que pertenezcan a depositantes que estén sometidos a trámite de concordato preventivo, liquidación administrativa o que hayan sido declarados en quiebra, el almacén deberá obtener previa autorización del funcionario respectivo. Exceptuase la subasta de mercancías que corran el riesgo de deterioro o de causar daños a otros efectos depositados, caso en el cual al almacén le bastará informar al funcionario.
En todo caso, realizada la subasta, el almacén pondrá a disposición del funcionario respectivo el precio obtenido en el remate, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 339 del Código de Procedimiento Civil y demás disposiciones que regulan la materia.
c. Mercancías en proceso de transformación
1) Transformación de Mercancías. Requisitos. Los almacenes generales de depósito que permitan a sus clientes someter las mercancías depositadas a procesos de transformación o beneficio deberán exigir los siguientes requisitos:
- Indicación de la persona encargada del proceso de transformación o beneficio, lugar donde se verificará y breve descripción de dicho proceso;
- Permiso del acreedor, si las mercancías estuvieren sujetas a gravámenes;
- Fecha de iniciación y terminación del respectivo proceso; y
- Determinación del producto o productos que se obtendrán, indicando su clase, cantidad y valor.
Sobre las transformaciones de mercancías que los almacenes generales de depósito permitan a sus clientes, deberá informarse a la Superintendencia Bancaria indicando los datos señalados anteriormente.
d. Transformación de mercancías sujetas a gravamen. Si las mercancías que hayan de procesarse estuvieren sujetas a gravámenes, el almacén procederá a instancias del acreedor a sustituir los documentos en que consten tales gravámenes por otros que se refieran a los productos obtenidos en dicho proceso.
Los almacenes generales también podrán expedir certificados de depósito y bonos de prenda sobre mercancías en proceso de transformación o beneficio, siempre y cuando cumplan con los requisitos exigidos en el artículo 1182 del Código de Comercio.
e. Transporte y Traslado de Mercancías
1) Traslado. Para trasladar mercancías de un lugar de depósito a otro, el almacén general deberá obtener el permiso del acreedor prendario, si lo hubiere, y del depositante en caso de no ser éste el interesado en la movilización.
2) Vigilancia de prendas sin tenencia y contratación del transporte por cuenta de sus clientes. De conformidad con lo previsto en los numerales 1,2, y 3 del artículo 33 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los almacenes generales de depósito podrán por cuenta del acreedor, ejercer la vigilancia de los bienes dados en prenda sin tenencia y contratar por cuenta de sus clientes el transporte de las mercancías.
3) Documentos de Transporte. Cuando el transporte de las mercancías depositadas se contrate con terceros el almacén deberá exigir la emisión de una carta de porte o conocimiento de embarque expedido o endosado a su favor.
Si se expide la carta de porte, la misma deberá contener los requisitos exigidos en el artículo 768 del Código de Comercio.
Si se trata de otro documento de transporte, deberá contener los datos necesarios para la completa identificación de las mercancías, así como las especificaciones propias del contrato de transporte exigidas en el título IV del Libro 4 del Código de Comercio.
Si no existieren estos títulos, deberá exigirse el correspondiente documento contentivo del contrato de transporte, expedido o cedido a su favor.
Si el depositante contrata la conducción de las mercancías, el almacén le exigirá una carta de porte o un documento de transporte, endosado o cedido a su favor, y ejercerá estricta vigilancia sobre todo el proceso de movilización.
Las mercancías transportadas deberán asegurarse, en todo caso, contra los riesgos de transporte.
El flete y demás gastos de movilización serán de cargo de la parte interesada en la misma.
Una vez producido el traslado, el almacén hará las modificaciones correspondientes en el libro de talonario o en las respectivas matrículas de depósito.
f. Requisitos para retiro total de mercancías. Para que el almacén permita al tenedor del certificado de depósito el retiro de la totalidad de las mercancías depositadas, deberá exigir la entrega de dicho documento y, en su caso, la del correspondiente formulario de bono de prenda. Si hubiere emitido bono de prenda, el almacén sólo entregará las mercancías al tenedor del certificado que haya hecho la provisión correspondiente. En ningún caso el almacén cancelará el bono de prenda cuando no se haya constituido la provisión.
Si el almacén ha recibido la provisión para el pago de la deuda garantizada con el bono de prenda y ha hecho la entrega de tal suma al beneficiario, deberá identificarlo plenamente.
Para los efectos de esta identificación, el almacén abrirá un libro de registro de beneficiarios o tenedores de títulos en el cual anotará los datos personales de éstos como nombre, documento de identificación, profesión y dirección, cuando se trate de personas naturales. En el caso de personas jurídicas, se anotará la razón social, dirección, poderes, certificados de existencia y representación y nombre del representante legal.
g. Retiros parciales de mercancías. Para que los almacenes generales autoricen retiros parciales de la mercancía depositada deberán exigir la presentación del certificado de depósito y, en su caso, la del correspondiente formulario de bono de prenda y consignarán en su cuerpo la cantidad y valor de la mercancía retirada.
Si se ha emitido bono de prenda se procederá en la forma establecida en el artículo 1184 del Código de Comercio.
Si la mercancía estuviere pignorada mediante celebración del contrato de prenda o sometido a la retención a favor de terceros, la liberación de la prenda no podrá hacerse sino con la autorización escrita del acreedor prendario o del tercero en cuyo favor se haya establecido la retención y de acuerdo con las instrucciones, que hubieren sido notificadas al almacén.
Si las mercancías estuvieren pignoradas en un lugar de propiedad de terceros, sobre el cual se hubiere celebrado con el almacén general un contrato de tenencia material compartida o convenio, dichos terceros no podrán retirar total o parcialmente mercancías depositadas sin el cumplimiento previo de los anteriores requisitos y que se haya obtenido la autorización del correspondiente almacén.
h. Entrega parcial de mercancías. Para la entrega parcial de mercancías depositadas, en el caso en que no se hayan expedido certificados de depósito y bonos de prenda, se seguirá, en lo pertinente, el procedimiento señalado en los artículos anteriores.
En todo caso, los almacenes generales podrán abstenerse de autorizar el retiro total o parcial de las mercancías depositadas, mientras permanezcan insolutas deudas contraídas a su favor por el depositante, en los casos autorizados por la ley.
Para el retiro de las mercancías el almacén exigirá un recibo firmado por el depositante o su representante.
1.5. DISPOSICIÓN DEL BIEN PROPIO GRAVADO CON PRENDA.
Cuando se presente un retiro de mercancías depositadas en bodegas particulares y este mediando el pago del crédito que las grava, es necesario que exista una precisa diferenciación entre el contrato de depósito y el contrato de mutuo en la operación integralmente considerada. En particular, los almacenes deben tener en cuenta que algunos depositantes pueden considerar el pago del crédito como una vía regular inmediata para disponer de la mercancía, hecho que sin lugar a dudas no sólo desconoce la relación subyacente al crédito mismo, sino que ha llegado a generar faltantes de mercancía como ha logrado establecerlo la Superintendencia a través de las distintas visitas realizadas.
En tal virtud, se estima pertinente que los almacenes informen a sus clientes de los inconvenientes de orden legal que pueden originarse en desarrollo de estas prácticas, como es la comisión del delito consagrado en el artículo 364 del Código Penal, denominado “Disposición del bien propio gravado con prenda” y se implante un sistema con los intermediarios financieros que descuenten bonos de prenda, con el objeto de que la información sobre cancelación o abono de los créditos sea de inmediato conocimiento de los primeros.
2. TÍTULOS SOBRE ALGODON EN TRANSITO.
2.1. EXPEDICIÓN DE TÍTULOS SOBRE ALGODÓN. Para celebrar operaciones sobre fibra y semilla de
algodón en tránsito dentro del país, los almacenes interesados informarán a la Superintendencia Bancaria los siguientes datos: nombre de la cosecha, el de la desmotadora y el de las fábricas textileras y graseras, con indicación de la cantidad aproximada de algodón que se les asigne.
Para todos los efectos, el plazo para el tránsito de algodón será de cuarenta y cinco (45) días y, excepcionalmente, por deficiencia en el transporte o por incapacidad de almacenamiento en los lugares de destino, tal mercancía podrá conservarse en bodegas intermedias.
a. Obligación de constatar la existencia real de algodón. Los almacenes generales de depósito deberán obtener información previa sobre la existencia real, libertad de la fibra y de semilla de algodón, bien sea para expedir certificados de depósito, bonos de prenda, depósitos con retención a favor de terceros u obligación prendaria, prefinanciación de exportaciones, o bien que dichos productos se encuentren en desmotadoras, en tránsito o en bodegas particulares del cliente.
b. Exigencia para redescuento fibra y semilla de algodón. La entidad que efectúe el redescuento de un bono de prenda deberá tener en cuenta que la solicitud lleve previamente la constancia sobre la existencia real, libertad de la fibra y de la semilla de algodón, con el objeto de evitar la doble pignoración sobre algodón de consumo nacional.
2.2. OPERACIONES Y CONTROLES SOBRE EL ALGODÓN DESTINADO A EMPRESAS TEXTILES.
Los almacenes generales de depósito y las empresas textileras, deben atender las siguientes instrucciones:
a. La totalidad del algodón de producción nacional, con destino a las empresas textileras debe estar regulada por la identificación de la prenda en relación con los bonos emitidos, la procedencia, el almacén que recibe el depósito y el tiempo límite de vigencia del título emitido.
b. Con base en el literal anterior y de acuerdo con el manual de crédito de FINAGRO, no se permite, ni segunda financiación del algodón ya liberado, ni sustitución o reemplazo de la prenda. Por tanto, los saldos de algodón de cosechas anteriores que hayan sido objeto de pignoración, no podrán sufrir una nueva, ni respaldar faltantes de algodón que garanticen títulos en vigencia.
3.1. SEMILLAS CERTIFICADAS. PRÁCTICA NO AUTORIZADA E INSEGURA.
Esta Superintendencia considera pertinente instruir a los almacenes a efectos de que se abstengan de incurrir en la práctica según la cual, se reciben en depósito semillas de arroz certificadas sobre las cuales se expiden certificados de depósito y bonos de prenda, pero al practicar los inventarios correspondientes la semilla no se encuentra completa.
En estos eventos los almacenes no pueden argumentar que el faltante se puede suplir con semilla de arroz aún no certificada la cual mediante el proceso químico se podría transformar en semilla certificada.
Teniendo en cuenta que dicha práctica no se ajusta a las reglamentaciones vigentes, esta Superintendencia la considera como práctica no autorizada e insegura con base en lo dispuesto en el artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, motivo por el cual debe abstenerse de ejecutarla y les solicita tener especial cuidado en el manejo de tales mercancías.
3.2. OBLIGACIONES EN RELACIÓN CON EL DEPÓSITO.
Cuando la mercancía corresponde a arroz depositado en lugares donde funcionan molinos, se deberán seguir las siguientes instrucciones:
a. La mercancía debe estar perfectamente dispuesta en arrumes que permitan su fácil verificación por parte de quienes practiquen los inventarios periódicos;
b. Es estrictamente necesario separar las mercancías de uno y otro almacén, desde luego cuando ellas son específicas.
c. Cuando la mercancía está en bultos, ha de entenderse que es específica. Por tanto en los diferentes documentos y títulos debe precisarse por ejemplo: 1.000 kilos de arroz Paddy en bultos. La mercancía a granel como genérica, requiere documentos y títulos independientes de los anteriores (artículos 1180 y 1181 del Código de Comercio y 1565 y siguientes del Código Civil);
d. Cuando en una misma bodega opere más de un almacén, los inventarios deberán practicarse conjuntamente, con el fin de diferenciar claramente las mercancías correspondientes a cada uno.
e. Es absolutamente indispensable demarcar y mantener separada la mercancía pignorada del resto, máxime cuando dentro de la misma bodega funciona un molino.
f. Los registros por liberación parcial, total o traslados de mercancías, deben efectuarse inmediatamente. Este procedimiento sólo puede efectuarse tratándose de mercancía genéricamente designada, ya que en virtud de lo dispuesto en el artículo 1181 del Código de Comercio, la rotación sólo es viable en relación con esta clase de mercancía, no con la mercancía específica.
En relación con la mercancía específica
3.3. OTORGAMIENTO DE PRÉSTAMOS.
a. Préstamos y certificados.
1) Préstamos a sus clientes. El crédito directo que los almacenes generales de depósito pueden otorgar o gestionar en beneficio de sus clientes, de conformidad con el numeral 5o. del artículo 33 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero o las disposiciones que lo modifiquen o adicionen, deberá ajustarse a los siguientes requisitos:
- Solo puede tener por objeto suplir los gastos que se produzcan y guarden relación con la prestación de los servicios a cargo del almacén, con exclusión de las tarifas de almacenamiento.
- Solo podrá destinarse a sufragar los gastos actuales o futuros, quedando excluidos los pretéritos; por tanto, entre la fecha de crédito, la prestación del servicio y la cancelación del gasto, no puede existir más de seis (6) meses de diferencia. Plazos mayores indican que la financiación no es oportuna y no cumple con el objeto de la ley.
- Sólo podrá otorgarse hasta por el 30% del valor de la mercancía depositada, la cual se mantendrá en tal estado, guardando siempre el porcentaje citado anteriormente en relación con el monto o saldo del crédito pendiente.
- Las liberaciones de mercancías deberán sujetarse a lo previsto en el inciso anterior y podrán efectuarse cuando se presenten abonos parciales o cancelación total del crédito.
- Los préstamos sólo deben ser los necesarios para las operaciones permitidas sin pasar del 30%. Si los gastos financiables sólo llegan al l0% del valor de la mercancía, éste es el monto máximo que pueden prestar los almacenes, y si prestan una suma mayor, aunque ella sea inferior al 30%, están violando el artículo 33 numeral 5o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. En la carpeta deberán aparecer los comprobantes que justifiquen la operación.
- Cuando se trate de una autorización para otorgarlos a sus clientes o para gestionarlos por cuenta de estos, deberán tener en cuenta que mientras subsista el crédito, las mercancías deben estar depositadas en los almacenes y su liberación debe efectuarse en forma proporcional al abono hecho al crédito. Por otra parte, se le recuerda que cuando exista bono de prenda, al efectuarse un crédito y conforme a lo previsto en el artículo 33 numeral 5o., los almacenes deberán observar especial cuidado en la exigencia y constitución de las garantías adecuadas, pues se ha observado que en algunos casos descuidan tal exigencia poniendo en peligro los intereses de la empresa.
- Debe concederse teniendo en cuenta las necesidades de un depósito determinado y no las de otros depósitos, aunque sean del mismo cliente, ya que debe existir relación de causalidad entre el crédito y el depósito.
- El plazo máximo que los almacenes pueden conceder en el otorgamiento del crédito, incluyendo prórrogas, será de un (1) año. Mientras esté vigente el plazo inicial o la prórroga, no podrán cobrarse intereses de mora.
- Para estos créditos los almacenes deberán exigir a sus clientes las garantías que cumplan con los requisitos establecidos en la ley. Al respecto, debe tenerse en cuenta que, conforme al inciso final del artículo 1204 del Código de Comercio, "gravada una cosa con prenda no puede pignorarse nuevamente". De tal manera que, cuando sea expedido el bono de prenda correspondiente, la mercancía ya pignorada no puede servir de garantía del crédito.
Tampoco se considerará garantía adecuada la mercancía no nacionalizada, excepto cuando se posea provisión para el efecto.
No se consideran garantías adecuadas:
- Las mercancías no nacionalizadas, excepto cuando se posea la provisión para el efecto; y
- Los títulos valores emitidos por el cliente que incorporen solamente el crédito.
- Tampoco será admisible que el crédito se incorpore en un bono de prenda expedido sobre la mercancía depositada.
- Por cuanto los créditos tienen destinación especial, los comprobantes de la prestación del servicio (que deben provenir de quien lo prestó, no del depositante) se entregarán por el cliente al almacén prestamista dentro de los dos (2) meses siguientes al otorgamiento del crédito.
- <Ver Notas de Vigencia> En subsidio de los comprobantes anteriores y con base en lo dispuesto en el artículo, 13, numeral 2o. de la Ley 43 de 1990, el almacén puede optar por una certificación de su revisor fiscal* donde conste:
- Que tuvo a la vista los documentos que acreditan los pagos hechos; y
- Nombre del beneficiario del pago, la fecha de cancelación, concepto y cuantía.
- Por cada crédito efectuado el almacén abrirá una carpeta en la cual conservará la solicitud escrita del interesado, presupuesto de los gastos, indicando su destinación específica y los comprobantes o el certificado del revisor fiscal mencionado anteriormente.
- El almacén no podrá otorgar nuevos créditos directos a un depositante, cuando tenga créditos u otra deuda vencida con el almacén, calificada por éste como de difícil cobro, o no haya acreditado mediante comprobantes o el certificado de Revisor Fiscal la realización de los gastos.
- Los almacenes sólo atenderán los créditos con recursos propios.
- Los almacenes sólo podrán deducir de los créditos otorgados a sus clientes, el valor de los intereses remuneratorios que se causen durante el plazo pactado y el impuesto de timbre del título valor que incorpore el crédito.
b. Sanciones para el deudor de préstamos: En aquellos casos en los cuales no se presenten los comprobantes o el certificado del revisor fiscal antes señalados por parte del cliente, cuando la mercancía esté depositada en bodegas particulares, ello dará lugar a la cancelación de la autorización del lugar de depósito.
b. Certificados sobre existencia de préstamos. A efectos de que el Superintendente Bancario certifique acerca de la existencia y monto de las deudas constituidas a favor de los almacenes generales de depósito, en los casos autorizados por la ley, es necesario que la solicitud correspondiente contenga los siguientes requisitos:
- Nombre, razón o denominación legal del depositante;
- Fecha de la constitución del depósito y del vencimiento del plazo del contrato;
- Clase, cantidad y valor de las mercancías depositadas respecto de las cuales el almacén haya constituido el préstamo y, en su caso, la cantidad y el valor de los retiros parciales de la misma, efectuados hasta la fecha de la solicitud;
- Lugar donde se encuentran depositadas las mercancías, citando el número y fecha de los oficios de aprobación;
- Fecha de celebración del contrato de mutuo perfeccionado con el almacén general y el vencimiento del plazo para el pago de la deuda;
- Valor de la deuda, abonos efectuados a la misma, si los hubiere, intereses ordinarios y de mora convenidos y destino del crédito;
- Manifestación del almacén sobre la carencia de documentos que prestan mérito ejecutivo; y
- Certificación del Revisor Fiscal del almacén sobre la exactitud de los datos aportados.
3.4. INTERMEDIARIOS ADUANEROS.
Para que los Almacenes Generales de Depósito puedan actuar como intermediarios aduaneros, según lo previsto en el artículo 33, numeral 3o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, deben ajustarse a lo dispuesto en el Decreto Ley 1909 de 1992 y a las disposiciones que lo modifiquen o adicionen.
Para la respectiva actuación el almacén general de depósito, en la carta de porte o conocimiento de embarque o en su defecto en el documento de transporte respectivo, debe aparecer como consignatario de la mercancía o que éste se endose a su favor.
En caso de violación de las normas que rigen la actividad de los Almacenes Generales de Depósito como intermediarios aduaneros, la Superintendencia Bancaria podrá, de oficio o a petición de parte, solicitar a la Dirección General de Aduanas la imposición de la sanción de que trata el artículo 33 numeral 3o..del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
a. Depósito sobre mercancía para importación o exportación. A petición del interesado, los almacenes generales de depósito constituirán depósito con las mercancías que les hayan sido consignadas para su importación o exportación.
b. Documentos para carpeta D.O. Los almacenes generales de depósito conservarán en su correspondiente carpeta D.O., además de todos los documentos requeridos para la importación y exportación de mercancías, una copia del respectivo contrato de depósito, si es el caso.
<TÌTULO V - CIRCULAR EXTERNA 041 DE 1996 - PÁGINA 40 - MAYO de 1996>
a. Aviso de adquisición de inmuebles. Los almacenes informarán a la Superintendencia Bancaria el 15 de enero de cada año las adquisiciones, daciones en pago y adjudicaciones de inmuebles en el año inmediatamente anterior, señalando su ubicación y su precio.
b. Obligación de enajenar bienes. Sin perjuicio de lo establecido en el literal anterior, los bienes recibidos en dación en pago o adjudicados, deberán ser enajenados dentro de los términos establecidos en el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y las disposiciones que lo modifiquen o adicionen.
En todo caso, los almacenes podrán conservar los bienes recibidos en pago o adjudicados en pública subasta que sean necesarios para cumplir el objeto social de los mismos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 35, numeral 1o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
a. Inversiones. Además de las Inversiones autorizadas en los Artículos 35 y 110 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero o las disposiciones que los adicionen o modifiquen, los almacenes generales de depósito pueden efectuar inversiones en títulos de alta liquidez y constituir y mantener depósitos en cuentas corrientes, depósitos a término y depósitos de ahorro en establecimientos de crédito y en fondos comunes de inversiones administrados por sociedades fiduciarias para el desarrollo de su objeto social, como actividad conexa.
Los depósitos que efectúen los clientes para el pago de derechos de importación, cuando actúen como intermediarios aduaneros, solamente podrán ser invertidos en títulos cuyo vencimiento no exceda de noventa (90) días comunes y hayan sido emitidos o garantizados por la Nación o el Banco de la República debiendo registrarse en el epígrafe “Voluntarias”, código 1305 del plan único de cuentas para el sistema financiero.
Cuando en forma habitual los almacenes mantengan sus recursos en las inversiones de que trata este artículo, la Superintendencia Bancaria podrá señalar límites al respectivo almacén.
Para efectos de la aprobación de inversiones de que trata el numeral 2, artículo 35 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el almacén general de depósito deberá presentar en cada caso solicitud previa y por escrito a la Superintendencia Bancaria, anexando copia del acta de la Junta Directiva de la entidad en la cual se imparta la autorización respectiva. El acta de la Junta Directiva deberá contener las razones fundamentales que determinaron la decisión adoptada y deberá anexarse, adicionalmente la copia de los estatutos sociales o del proyecto de estatutos de la sociedad receptora de la inversión, a efectos de poder verificar que su objeto se ajuste a las autorizaciones legales.
La Superintendencia, si lo estima necesario, podrá solicitar la información adicional o el cumplimiento de los requisitos que estime pertinentes.
a. Seguro de incendio de mercancías. Las mercancías deberán asegurarse contra incendio y otros riesgos.
En caso de que el depositante de las mercancías las tenga aseguradas contra el riesgo de incendio, el almacén general de depósito tendrá en cuenta este factor en el pacto de la tarifa por almacenaje y, además, le exigirá el endoso de la correspondiente póliza; si posteriormente el depositante no mantiene vigente el seguro, el almacén está en la obligación de asegurar la mercancía y, por consiguiente, puede reajustar la tarifa por almacenamiento en forma proporcional al seguro, por lo cual es conveniente pactarlo en el contrato de depósito.
El tenedor del certificado de depósito, el del bono de prenda, el depositante o su cesionario, en su caso, tendrán sobre el monto de la indemnización cubierta a los almacenes por los aseguradores de las mercancías depositadas los mismos derechos que tendrían sobre éstas.
b. Obligación de mantener aseguradas las mercancías contra incendio. La Ley consagra la obligación de mantener vigentes las pólizas que amparan las mercancías en bodegas particulares bajo su directa responsabilidad contra el riesgo de incendio. Por lo tanto, no hacerlo es un hecho irregular que no sólo es violatorio de una clara norma legal, sino que entraña grave peligro para los intereses de terceros.
5. RÉGIMEN DE TARIFAS INTERESES Y COMISIONES.
Los Almacenes Generales de Depósito podrán pactar libremente con sus clientes las tarifas que cobren por concepto de los servicios que presten.
5.2. DEPÓSITOS QUE OFRECEN MOVIMIENTO PERMANENTE.
Cada uno de los depósitos debe ser objeto de un contrato que conserva su individualidad propia tanto para su manejo como para la liquidación de los bodegajes. Si un mismo cliente tiene varios contratos de depósito, sea de la misma mercancía o de diferentes productos, ellos deben
manejarse por separado, y no es posible involucrarlos contablemente empleando el sistema de "cuenta corriente", procedimiento este que por estar vedado, no encaja en la disposición que se comenta.
Las únicas modalidades de depósitos que pueden ofrecer un "movimiento permanente" son:
- El Depósito Provisional. Se origina con la entrada parcial de mercancía hasta completar el total anunciado por el cliente, con el cual se constituye el depósito simple.
- Depósito simple y/o consignación. Para este depósito se expedirán recibos que no son negociables
De otra parte, la compra y venta por cuenta del cliente de la mercancía, ofrece también un movimiento permanente, y las modalidades de depósito con obligación prendaria, o con derecho de retención, o con certificado y bono de prenda, para estos efectos, no ofrecen movimiento permanente.
En consecuencia, en los depósitos que ofrezcan un movimiento permanente los servicios se liquidarán y cobrarán sobre los promedios de saldos diarios, salvo pacto en contrario.
Cuando el inciso que se comenta establece que “los servicios se liquidarán y cobrarán sobre los promedios de saldos diarios”, el término promedio debe entenderse en el sentido de la segunda acepción del Diccionario de la real Academia, o sean suma de varias cantidades dividida por el número de ellas, término medio. Si la aplicación de esta fórmula matemática nos da el promedio, es obvio que no puede hablarse de promedio máximo o promedio mínimo, sino únicamente de promedio.
Suponiendo que en determinado día el depósito se inicia con 70, luego entran 30 para completar 100, y después se retiran 40, se tiene que el saldo de ese día son 60, que deben sumarse a los saldos de los demás días, y luego dividir el número de dichos días y así obtener el promedio. Nótese que el inciso se refiere al promedio de saldos diarios y no a promedios diarios.
Finalmente, la suma resultante no puede superar la máxima que está en términos mensuales, pues es claro que al momento de fijar por esta Superintendencia un límite máximo a la tarifa se parte del presupuesto obvio de que constituye una violación que debe ser sancionada por esta Superintendencia, conforme a las disposiciones vigentes.
5.3. COBRO DE LOS SERVICIOS DE ALMACENAMIENTO.
Para el cobro de las tarifas se podrán tomar como base de liquidación factores tales como el valor, peso o volumen; en todo caso, las tarifas dispuestas corresponderán a servicios efectivamente prestados.
El criterio utilizado para la liquidación de la tarifa deberá quedar claramente expresado en la documentación relacionada con la operación.
Los almacenes generales de depósito podrán continuar cobrando los servicios de bodegaje cuando se presenten demoras no imputables a su conducta para el retiro de las mercancías, previa expedición de la orden de entrega, la cual tendrá una vigencia de tres días.
Lo anterior no se opone, de ninguna manera, a que las partes convengan un plazo de preaviso que se cobre, necesario para poder adecuar y planear el almacenamiento, o bien a que se sancione el incumplimiento al plazo pactado mediante el cobro completo del almacenaje convenido, pues en tales eventos estaremos frente a una situación diferente a la del cobro de una tarifa por servicio no prestado, toda vez que encuentra su origen, en el primer caso, en un pacto legítimo fundamentado en un aspecto de carácter técnico y, en el otro, en la consecuencia establecida por las partes para el caso en que no se respete el plazo acordado para el depósito.
Desde luego que en el primer evento el cobro nunca podrá exceder al hacer la conversión respectiva, de la suma equivalente al aplicar la tarifa máxima por período mensual y, en segundo, habrán de atenderse las disposiciones legales que regulan la figura de la cláusula penal.
a. Servicios extraordinarios. Los servicios extraordinarios tales como avalúos especializados, clasificación, fumigación, repeso, zunchaje, acarreos, empaque, limpieza y desecación, cuando hayan sido autorizados expresamente por el cliente y para cada caso o fueren necesarios y urgentes para la conservación y almacenamiento de las mercancías, serán por cuenta del mismo y se liquidarán y cobrarán separadamente de los demás servicios previstos en esta circular.
b. Comisiones como intermediarios aduaneros. Las comisiones que cobrarán los almacenes generales de depósito en razón de las operaciones que realicen como intermediarios aduaneros serán las que fije la autoridad respectiva.
Para la cancelación de los derechos de importación los almacenes deberán obtener previamente del cliente los fondos correspondientes, así como los necesarios para gastos menores; cuando estos últimos excedieren el estimativo inicial, los almacenes pueden efectuar el pago de los
mismos por cuenta de sus clientes, siempre y cuando se haya efectuado la provisión estimada inicialmente.
c. Cuentas de cobro. En las cuentas de cobro que formulen los almacenes a sus clientes se determinarán claramente los conceptos a que corresponden los respectivos valores.
d. Saldos a favor del depositante. Practicada la liquidación definitiva, los almacenes pondrán a disposición del cliente cualquier valor que hayan recibido anticipadamente y no se hubiere causado, comunicándole tal hecho de inmediato, o procederán a compensar dichos valores si fuere legalmente posible.
e. Prohibición para el pago de comisiones. Los almacenes generales de depósito no pueden dar participación o utilidad de las tarifas de bodegajes a los establecimientos de crédito, cualquiera que fuere el título utilizado, por concepto de descuento de bonos de prenda o presentación de clientes.
Los réditos de capital por concepto de los créditos que otorguen los almacenes a sus clientes para cubrir los gastos determinados en la norma de las mercancías depositadas, lo mismo que por los demás servicios, se sujetarán a lo dispuesto en el artículo 884 del Código de Comercio, el artículo 65 de la Ley 45 de 1990 y a las disposiciones que las adicionen o modifiquen. Estos créditos solo se podrán otorgar con recursos propios.
6.1. DE CAPTACIÓN DE RECURSOS.
De acuerdo con el objeto social previsto en el artículo 33 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los almacenes generales de depósito están autorizados para realizar una serie de operaciones taxativamente señaladas en la ley y relacionadas con “...el depósito, la conservación y custodia, el manejo y distribución, la compra y venta por cuenta de sus clientes de mercancías y de productos de procedencia nacional o extranjera...”, dentro de las cuales no se encuentra la de captar dineros del público.
Por lo tanto, las captaciones que realicen los almacenes generales de depósito, para conceder a sus clientes los créditos autorizados en el artículo 33, numeral 5o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, aún con intereses regulados por los artículos 883 y 884 del Código de Comercio, son actividades que no encajan dentro del marco de su objeto social fijado en la ley, y constituyen operaciones ilegales, puesto que la norma citada es clara en señalar que “... los créditos sólo se otorgarán con recursos propios del almacén...”.
6.2. DE EXPEDIR CARTAS DE CRÉDITO.
El artículo 1408 del Código de Comercio, dispone: "Se entiende por crédito documentario el acuerdo mediante el cual a petición y de conformidad con las instrucciones del cliente se compromete directamente o por intermedio de un banco corresponsal a pagar a un beneficiario hasta una suma determinada de dinero o a pagar, aceptar o negociar letras de cambio giradas por el beneficiario, contra la presentación de los documentos estipulados y de conformidad con los términos y condiciones establecidas".
Del texto anterior, así como de lo previsto en los artículos 7o., literal g); 12, literal e) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y 3o., literal b) del Decreto 2423 de 1993, se desprende que esta clase de documentos se expiden por los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento comercial, en virtud de autorización legal expresa y básicamente para garantizar operaciones de compra-venta de mercancías.
Lo anterior se complementa en la legislación sobre almacenes generales la que le señala un objeto exclusivo, precisamente determinado, sin que le sea posible realizar operaciones por fuera de dicho objeto. No se halla en tal legislación autorización expresa para que los almacenes generales puedan expedir esta clase de documentos.
En conclusión, debe advertirse que este documento no se acomoda a la naturaleza propia de los almacenes en que las operaciones de crédito son excepcionales, tanto en las hipótesis como en la operancia de cada una de ellas.
De la misma expresión del artículo 33 numeral 5o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, se colige que las operaciones de crédito otorgadas por los almacenes generales son las ordinarias, pues se alude a crédito directo lo que permite concluir que se trata de aquel que se desarrolla a través del contrato de mutuo. Aún en el caso de que se gestione el crédito por cuenta del cliente, este crédito se haría mediante el descuento de bonos de prenda, esto es, por un contrato de mutuo con garantía real.
Adicionalmente, este Despacho les recuerda a los almacenes generales de depósito que se abstengan de expedir documentos denominados cartas pedido con el argumento de que se trata del desarrollo de la operación permitida por el artículo 33, numeral 5o. del Estatuto Orgánico del
Sistema Financiero. Dicha práctica, en ocasiones se estructura a través de la compra de mercancías por cuenta de sus clientes y consta en documentos que por su forma y operancia práctica conducen a confusión en el público, toda vez que tienen la apariencia de cartas de crédito.
Por lo anterior, este Despacho con base en las facultades que le confiere el artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, califica como práctica insegura y por lo tanto prohibe la expedición de tales documentos así como cualesquiera otras formas que no reflejen clara y expresamente alguna de las operaciones legalmente permitidas a los almacenes.
6.3. DE EFECTUAR EL PAGO CON RECURSOS PROPIOS.
Los almacenes generales de depósito deben abstenerse de incluir en el bono de prenda o en escrito adherido a él, o en documento separado, cláusula alguna que obligue al almacén a que el bono será cancelado a su vencimiento por dichas entidades con recursos propios, toda vez que ello equivaldría a un aval, operación prohibida a los almacenes.
En tal sentido, el almacén pagará al tenedor del bono de prenda sólo en el caso de que el depositante deudor o el tenedor del certificado, haya constituido la provisión correspondiente. En este evento el pago se hará oportunamente, siendo el almacén responsable por el retardo. En ningún caso puede suministrar el almacén fondos para este efecto.
En caso de que el tenedor del bono lo presente y el depositante deudor o tenedor del certificado no haya constituido la provisión, el almacén deberá poner en el bono la anotación "falta de pago", en la forma prevista por el artículo 795 del Código de Comercio.
6.4. DE PAGAR COMISIONES A LOS BANCOS.
Los almacenes generales de depósito no están autorizados para pagar comisiones por concepto de descuento de bonos de prenda a sus clientes, por no existir causa para ello, toda vez que el banco al descontar el bono no presta un servicio adicional, sino que realiza una operación de crédito retribuida con los intereses autorizados en esta clase de operaciones.
Se recuerda, entonces, que es la Junta Directiva del Banco de la República la que debe señalar a los establecimientos de crédito la tasa máxima de interés o descuento que pueden cobrar a sus clientes sobre todas las operaciones de crédito que realicen en ejercicio de sus funciones.
Adicionalmente y de acuerdo con las facultades concedidas por el artículo 326, numeral 5o., literal a) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, este Despacho considera práctica no autorizada e insegura que los almacenes generales de depósito den participación de los bodegajes a los establecimientos bancarios por conceptos de descuento de bonos de prenda y presentación de clientes, por considerar que es una práctica que se encuentra excluida de las funciones señaladas por el legislador a estos dos tipos de entidades.
6.5. DE PIGNORAR SIMULTÁNEAMENTE CON BONOS DE PRENDA Y CERTIFICADOS DE DEPÓSITO.
Los Almacenes Generales de Depósito pueden efectuar los préstamos bajo una de las dos modalidades principales de que trata el artículo 33, numeral 5o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, que traen consecuencia de orden jurídico y práctico diferentes y que se reseñan así:
1. El almacén recibe en depósito mercancías, y con posterioridad, a solicitud del depositante o tenedor del certificado, concede un préstamo para suplir los gastos de que trata el artículo 33, numeral 5o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
2. El almacén recibe en depósito mercancías y con posterioridad, a solicitud del depositante, expide certificados de depósito y bonos de prenda, los cuales son descontados por entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria o por los particulares.
Posteriormente a la expedición de los mencionados títulos, el depositante solicita a almacén la consecución del crédito de que trata el artículo 33, numeral 5o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y al efecto suscribe un pagaré.
De la primera situación se desprenden las siguientes consecuencias frente a la legislación:
- El almacén tiene derecho de retención sobre las mercancías cuando el crédito no es satisfecho a su vencimiento, previsión que ha sido confirmada por la Corte Suprema de Justicia en sentencia proferida el 15 de febrero de 1.974.
- El almacén no podrá expedir certificados de depósito y bonos de prenda, por cuanto el artículo 1186 del Código de Comercio se lo impide y en el caso de que ello suceda, el almacén se verá obligado cambiariamente por existir un gravamen previo.
En la segunda situación se puede generar las siguientes consecuencias:
- En caso de que al vencimiento del bono de prenda se haya efectuado la provisión para cancelarlo, el tenedor del mismo título solicita la venta de las mercancías al tenor de lo
dispuesto en el artículo 797 del Código de Comercio, ante lo cual el almacén no podrá oponerse por encontrarse frente a un derecho privilegiado sobre la prenda.
- El producto de la anterior venta se tendrá que aplicar necesariamente según lo dispuesto en el artículo 798 del Código de Comercio, sin que el crédito concedido en virtud de lo dispuesto en el artículo 33, numeral 5o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, pueda incluirse en los señalados en el numeral 3o. del artículo 798, pues el mutuo es un contrato principal y no accesorio al depósito.
- Practicada la venta anterior, no podrá ejercer como es lógico la retención sobre las mercancías.
- Suponiendo que el pagaré suscrito por el depositante a favor del almacén contenga una cláusula donde se pacte la mercancía como prenda, tal sistema es glosado por esta Superintendencia ya que el artículo 1203 del Código de Comercio establece que gravada una cosa con prenda no podrá pignorarse nuevamente, mientras subsista el primer gravamen.
En resumen, los almacenes generales de depósito, una vez conceden créditos con base en las facultades contenidas en el artículo 33 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se haya pactado la prenda sobre la mercancía, no podrán expedir los certificados de depósito y bonos de prenda, en virtud de las consideraciones antes señaladas y en particular, por cuanto el artículo 1186 lo prohibe.
Ahora, si primero se expiden los mencionados títulos, no podrá efectuarse el préstamo de que trata el artículo 33, numeral 5o. del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, garantizándolo con la mercancía, por cuanto el artículo 1204 prohibe la nueva pignoración mientras subsista el primer gravamen. En caso de que no se pignore la mercancía para garantizar el crédito, consideramos que los almacenes deben exigir otras garantías como la hipoteca, fianza, etc., pues de lo contrario constituirá una práctica ilegal e insegura.
6.6. DE ADICIONAR LOS CONTRATOS DE TENENCIA.
Teniendo en cuenta que se han observado inconvenientes en la práctica del inventario y se han presentado problemas de seguridad tanto para los almacenes, como para los acreedores prendarios, este Despacho se abstendrá de dar aprobación a las adiciones de los contratos de tenencia para operar en bodegas particulares.
6.7. DE PROPICIAR PRÁCTICAS EVASIVAS DE IMPUESTOS.
Con base en lo previsto en el literal e) del artículo 72 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los administradores de las instituciones sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria deben obrar no solo dentro del marco legal sino dentro del principio de la buena fe y de servicio a los intereses sociales, absteniéndose entre otras de facilitar o promover cualquier práctica que tenga como efecto sobresaliente permitir la evasión fiscal, como puede suceder con el fraccionamiento de los depósitos y por lo tanto la emisión de bonos de prenda por sumas inferiores a las previstas en el artículo 2o del Decreto Reglamentario 2301 de 1996, relativo al pago del impuesto de timbre en los títulos valores de contenido crediticio.
<TÌTULO V - CIRCULAR EXTERNA 026 DE 1997 - PÁGINA 45 - ABRIL de 1997>
DISPOSICIONES COMUNES PARA LAS SOCIEDADES DE SERVICIOS FINANCIEROS.
1.1. INVERSIÓN DE LOS RECURSOS EN LOS FONDOS.
En las operaciones de administración de Portafolio de los Fondos de Pensiones y de Cesantía y en las de los Fondos Comunes Ordinarios administrados por las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía y las Sociedades Fiduciarias, es práctica común de algunas entidades adquirir compromisos de compra y venta de títulos en el mismo día sin considerar los recursos disponibles que permitan cumplir con los compromisos de compra o cubrir el incumplimiento de otros agentes.
En tal virtud, considerando que los recursos de los Fondos en comento deben invertirse con criterios de prudencia y seguridad, este Despacho, con fundamento en lo dispuesto en el literal a) del numeral 5 del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero califica la práctica en cuestión como insegura y, por lo tanto, ordena su suspensión.
La práctica insegura consiste en adquirir compromisos de compra y venta sobre un mismo título en un mismo día sin considerar los recursos disponibles que permitan cumplir con los compromisos de compra o cubrir el incumplimiento de otros agentes.
Para estos efectos, se entienden por recursos disponibles los registrados al inicio de operaciones del día en las cuentas de caja, bancos y otras entidades financieras, así como los recursos obtenidos durante el mismo día provenientes de aportes, de la venta de inversiones, y, adicionalmente, de los intereses efectivamente recibidos. Se excluyen expresamente del disponible los recursos obtenidos a través de operaciones de reporto o repo pasivas o de operaciones simultáneas pasivas y de los descubiertos en cuenta corriente.
Para el cálculo de dicho disponible, en cuanto hace referencia al concepto de ventas, solo se deberán tomar en cuenta las realizadas con títulos o valores adquiridos para el portafolio administrado con anterioridad a la fecha de venta.
<TÌTULO V - CAPÍTULO PRIMERO - ANEXO 1 - Instructivo Ficha técnica - CIRCULAR EXTERNA 017 DE 2007 - PÁGINA 46 - Marzo de 2007>
1.2. OPERACIONES DE ADELGAZAMIENTO.
La competencia libre y leal constituye uno de los pilares fundamentales del buen desarrollo de una economía de mercado como la colombiana. Así lo reconoce expresamente nuestra Constitución Política al consagrar en su artículo 333 que “la libre competencia económica es un derecho de todos que supone responsabilidades”. Del mismo modo, el artículo 98 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero contiene las reglas generales relativas a la competencia y protección al consumidor en materia financiera, asignando a la Superintendencia Financiera de Colombia la función de velar por evitar que se presenten prácticas que impidan, restrinjan o eviten el juego de la libre y leal competencia.
En el anterior orden de ideas y considerando que se ha tenido conocimiento acerca de que numerosas sociedades han venido adelantando, con cargo a los recursos de los fondos administrados, las que se han denominado operaciones de adelgazamiento de portafolio, que les permitan mostrar ante el público y ante sus afiliados la obtención de una rentabilidad superior a la realmente correspondiente al respectivo portafolio, esta Superintendencia se permite ordenar la suspensión de tales prácticas que devienen atentatorias de la libre, transparente y leal competencia entre ellas.
Conforme a lo anterior, no podrán realizarse operaciones de compra o venta de títulos, valores o inversiones a corto plazo, con una rentabilidad sensiblemente superior a la vigente en el mercado, atadas a la operación inversa de vender o comprar en una fecha posterior a la misma persona o a quien ésta designe títulos o inversiones en condiciones inferiores a la vigentes en el mercado a la fecha en que se conviene la operación. Estas operaciones, por ejecutarse en períodos diferentes, permiten manejar indebidamente la rentabilidad efectiva reflejada en cada uno de ellos.
<TÌTULO V - CAPÍTULO PRIMERO - ANEXO 1 - Instructivo Ficha técnica - CIRCULAR EXTERNA 017 DE 2007 - PÁGINA 46 - Marzo de 2007>
En tal sentido, se solicita a todos los directivos, representantes legales y, en general, funcionarios de las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y de las sociedades fiduciarias su colaboración en la adopción de todas las medidas que resulten necesarias para impedir que se distorsione la libre y leal competencia entre dichas entidades.
En consecuencia, sin perjuicio de la imposición de las sanciones a que haya lugar por la futura realización de las mencionadas operaciones, las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y las sociedades fiduciarias deberán abstenerse en todo momento de publicitar por cualquier medio la rentabilidad obtenida por el fondo durante el período en favor del cual se realizó la respectiva operación.
DISPOSICIONES ESPECIALES RELATIVAS A LOS FONDOS GANADEROS.
Los fondos ganaderos se rigen por lo dispuesto en la Ley 363 de 1997, su decreto reglamentario y las disposiciones que los modifiquen y en especial las Circulares Básicas Contable y Jurídica 100 de 1995 y 07 de 1996 de la Superintendencia Bancaria.
1. NATURALEZA DE LOS FONDOS GANADEROS.
Los fondos ganaderos son sociedades de economía mixta constituidas o que llegaren a constituirse con aportes de la Nación, las entidades territoriales o las entidades descentralizadas de cualquier orden y de capital privado; también podrán ser sociedades anónimas de economía privada siempre y cuando se ajusten a las políticas establecidas por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural en materia de fomento ganadero.
Para los efectos del capital mínimo señalado en el artículo 80 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero se asimilan a entidades de servicios financieros.
El objeto social principal de los fondos ganaderos es el fomento, el mejoramiento y sostenibilidad del sector agropecuario.
En cumplimiento de su objeto social, los fondos ganaderos podrán desarrollar directamente o mediante asociación con terceros, nacionales o extranjeros, actividades de producción, industrialización, comercialización, distribución y financiación de bienes y servicios agropecuarios; programas de investigación y transferencia de tecnología y en general todas las actividades relacionadas directa o indirectamente con su objeto social principal o que sean complementarias del mismo o necesarias o convenientes para el desarrollo de sus actividades normales.
Los fondos ganaderos destinarán un mínimo del setenta por ciento (70%) de sus activos a la actividad pecuaria y por lo menos el cincuenta por ciento (50%) de su hato ganadero deberá estar representado en ganado de cría. De este cincuenta por ciento (50%) por lo menos el treinta por ciento (30%) deberá estar representado en contratos de ganado en participación con pequeños y medianos ganaderos independientes o que se encuentren afiliados a empresas comunitarias o cooperativas de producción.
Para acceder a los beneficios tributarios que establezca la ley, el plazo estatutario de duración de los fondos ganaderos no podrá ser inferior a 25 años, contados a partir de la fecha de su constitución, para aquellos que se creen con posterioridad a la vigencia de la presente ley. Para los fondos ganaderos ya constituidos en el momento de entrar en vigencia esta ley, el plazo de duración de los mismos deberá extenderse por lo menos hasta el 31 de diciembre del año 2020. En este último caso, los fondos ganaderos dispondrán de plazo hasta el 30 de junio de 1977 para adecuar sus estatutos en esta materia.
El capital de los fondos ganaderos de economía mixta, estará conformado por aportes de los entes de derecho público y de los particulares, representado en dos clases de acciones de carácter nominativo a saber:
Acciones clase A: que representan los aportes de las entidades de derecho público.
Acciones clase B: que representan los aportes de derecho privado, que pueden ser jurídicas o naturales.
El valor de suscripción de las acciones de los fondos ganaderos no podrá ser inferior en ningún caso al valor intrínseco de las mismas a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha de emisión, de acuerdo con certificación del revisor fiscal del fondo respectivo.
Las acciones de los fondos ganaderos serán libremente negociables. Sin embargo, la venta de las acciones de la clase “A” se deberá hacer mediante el siguiente procedimiento:
1. Conforme al artículo 60 de la Constitución Nasional la entidad de derecho público, ofrecerá a sus trabajadores y las organizaciones solidarias y de trabajadores, el acceso a dicha propiedad al valor intrínseco de la acción certificado por el revisor fiscal a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
2. Si la totalidad o parte de las acciones no son negociables en la oferta inicial en un término de 60 días, éstas podrán ser colocadas en las bolsas de valores para su venta al valor intrínseco de la acción certificado por el revisor fiscal a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
3. En caso de permanecer las acciones sin ser enajenadas, la entidad de derecho público que pretenda enajenar dichas acciones, deberá determinar por medio de una empresa especializada en la materia el precio comercial de la acción.
4. Una vez determinado el precio comercial, la entidad de derecho público procederá a realizar el sistema de ofertas establecidas en los numerales 1o y 2o de este artículo.
<TÌTULO V - CIRCULAR EXTERNA 072 DE 1997 - PÁGINA 47 - DICIEMBRE de 1997>
La entidad de derecho público que pretenda enajenar sus acciones podrá calificar a los potenciales compradores. Así mismo, la venta de acciones de la clase “B”, se deberá hacer mediante oferta pública en bolsa de valores, cuando el paquete accionario de venta supere el cinco por ciento (5%) del capital suscrito y pagado al respectivo fondo ganadero.
Las acciones adquiridas por los particulares o por los entes de derecho público, pasarán a ser de una u otra clase dependiendo del sector al cual pertenezca el nuevo titular de la acción.
Los fondos ganaderos podrán contar con acciones privilegiadas, sin derecho a voto conforme a las regulaciones establecidas en el Código de Comercio y las asambleas generales de accionistas.
Las juntas directivas de los fondos ganaderos estarán integradas por cinco miembros con sus respectivos suplentes personales, en las cuales estarán representados los acciones de las clases A y B de acuerdo con la participación accionaria de cada sector en el capital social.
Para su conformación se procederá así: se determinará previamente el número de miembros directivos que corresponda elegir a cada sector mediante el sistema de cuociente electoral sobre el total de acciones suscritas.
La elección de junta directiva se efectuará en la misma asamblea general de accionistas, para períodos de dos (2) años y con aplicación del sistema de cuociente electoral. Para el efecto se realizarán elecciones separadas de los representantes de las acciones de la clase “A” y de las acciones de la clase “B”. Los accionistas de la clase A no tendrán ninguna intervención en las elecciones de los representantes de la clase B, ni viceversa.
6. REPRESENTACIÓN LEGAL Y DIRECCIÓN DE LOS FONDOS.
Los fondos tendrán un gerente con cada uno o varios suplentes elegidos por la junta directiva, para un período de dos (2) años, y podrán ser reelegidos sin perjuicio de su libre remoción en cualquier momento, de conformidad con las disposiciones vigentes sobre la materia.
El gerente será el representante legal del fondo y tendrá a su cargo la dirección y administración de los negocios sociales, como lo prevé el artículo 6o de la Ley 363 de 1997.
El control financiero y contable de los fondos ganaderos, cualquiera que sea su orden, será ejercido por un revisor fiscal, elegido libremente por la asamblea general de accionistas para un período de dos (2) años, sin perjuicio de su libre remoción en cualquier tiempo, de conformidad con las disposiciones generales sobre esta materia.
8. INCOMPATIBILIDADES E INHABILIDADES.
Los miembros de junta directiva, sus cónyuges o compañeros (as) permanentes; el gerente, sus cónyuges o compañeros (as) permanentes, sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, único civil y demás empleados de los fondos ganaderos, no podrán, durante el ejercicio de funciones prestar sus servicios profesionales al respectivo fondo, ni realizar por sí o por interpuesta persona contrato alguno con los bienes de la empresa, ni gestionar mediante ésta negocios propios o ajenos, salvo los contratos de mutuo que con ocasión de la relación laboral, sean aprobados por la junta directiva.
Esta prohibición se extenderá durante el año siguiente al cual dejaron de pertenecer al fondo. Así mismo los miembros de la junta directiva, no podrán ser cónyuges o compañeros (as) permanentes entre sí, ni hallarse dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil.
Tampoco podrán tener los anteriores vínculos con el gerente, ni con los empleados de la entidad.
Las inhabilidades e incompatibilidades que se presenten en razón del parentesco darán lugar a modificar la última elección, y si con ello quedare vacante un renglón de la junta directiva, se procederá a convocar la asamblea para efectuar las elecciones pertinentes, por el término que faltare para completar el período correspondiente.
Los miembros de la junta directiva y los gerentes que en ejercicio de sus funciones celebren o autoricen contratos con personas que se encuentren inhabilitadas de conformidad con la presente ley serán sancionados por la entidad que ejerza inspección, control y vigilancia de acuerdo con el artículo 15 de la Ley 363 de 1997.
El gerente o funcionarios del respectivo fondo que ejerzan presión para la recolección de poderes en la asambleas de accionistas, será causal de mala conducta sancionable con la destitución.
10. DERECHO A VOTO EN LAS ASAMBLEAS.
En las deliberaciones de la asamblea general de accionistas, tanto los accionistas de la clase A, como los de la clase B, representarán exclusivamente acciones de su misma clase, y en las votaciones no se aplicará la restricción del voto.
Las utilidades que obtengan los fondos ganaderos, una vez hechas las reservas de carácter legal, estatutario, especiales y voluntarias, se repartirán entre los accionistas sin distinción de clase, de conformidad con las disposiciones del Código de Comercio y los estatutos de la sociedad. Las utilidades de las acciones de la clase “A”, que sean de propiedad de la Nación y sus entidades, se podrán capitalizar en acciones de la misma clase, salvo disposición en contrario hecha por el Conpes.
<TÌTULO V - CIRCULAR EXTERNA 072 DE 1997 - PÁGINA 48 - DICIEMBRE de 1997>
Podrá pagarse el dividendo en forma de acciones liberadas de la misma sociedad si así lo dispone la asamblea, con el voto favorable del ochenta por ciento (80%) de las acciones representadas en la reunión. A falta de esta mayoría, sólo podrán entregarse tales acciones a título de dividendo a los accionistas que así lo acepten.
Los fondos ganaderos podrán adquirir o construir inmuebles para el desarrollo de sus actividades.
Cuando no se acometen inversiones relacionadas directamente con su objeto social, los fondos podrán invertir hasta el 20% de su patrimonio en personas jurídicas que estén constituidas o que se constituyan para tales fines.
El 20% de que trata este artículo se deberá invertir exclusivamente en infraestructura ganadera.
Estas inversiones deberán estar autorizadas por la junta directiva del fondo y no podrán afectar el desarrollo normal de las actividades contempladas en su finalidad y las normas de una sana política financiera y administrativa.
13. READQUISICIÓN DE ACCIONES.
Los fondos ganaderos podrán readquirir sus propias acciones cuando se trate de prevenir pérdidas por deudas adquiridas de buena fe, para los cual deberá contarse con la aprobación de la junta directiva. En todo caso, dentro de los doce meses siguientes a su readquisición, deberán proceder a enajenarlas o disminuir su capital hasta concurrencia de su valor nominal. Así mismo, podrán readquirir sus propias acciones, si así lo dispone la asamblea general de accionistas, con el voto favorable de no menos del setenta por ciento (70%) de las acciones representadas.
Los fondos ganaderos podrán readquirir sus propias acciones por un valor equivalente al comercial vigente a la fecha de la respectiva operación. Si las acciones se encuentran inscritas en bolsa de valores, su valor será determinado por el mercado bursátil.
14. CONTRATOS DE GANADO EN PARTICIPACIÓN.
La explotación de ganados que realicen los fondos ganaderos con terceros, se denominará contratos de ganado en participación. Estos deberán constar por escrito en documentos privados, que deberán ceñirse a las disposiciones establecidas por el Ministerio de Agricultura y previa aprobación por parte de este ministerio del modelo del contrato. Así mismo, por vía general dicho organismo determinará los costos y gastos deducibles del contrato. El reparto de utilidades se hará siempre con base en la producción. De las utilidades que le corresponden al depositario obligatoriamente se entregarán acciones a valor intrínseco, pero en ningún caso éste podrá exceder del cinco por ciento (5%) de sus utilidades.
15. REPOSICIÓN DE SEMOVIENTES.
Los fondos ganaderos establecerán sistemas para capitalizar el mayor valor de los ganados asignados por la inflación con base en el cálculo de los ajustes integrales por inflación. En consecuencia los fondos ganaderos no están obligados a emplear otras reservas para dichos procesos de capitalización.
16. POLÍTICA DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL.
Los fondos ganaderos desarrollarán dentro de su objeto social los planes y programas que en relación con estas entidades diseñe y establezca el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
Así mismo, los fondos ganaderos suministrarán las información necesaria para el cumplimiento de las políticas agropecuarias que diseñe el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
17. CRÉDITO DE FOMENTO AGROPECUARIO.
La junta directiva del Banco de la República y el Fondo de Financiamiento para el Sector Agropecuario, Finagro, podrá establecer sistemas de crédito de fomento agropecuario, con el fin de que los fondos ganaderos puedan acceder a ellos para dar atención a las necesidades de financiación de pequeños y medianos ganaderos independientes o que se encuentren afiliados a empresas comunitarias o cooperativas de producción.
18. FINANCIAMIENTO. INCENTIVO A LA PEQUEÑA Y MEDIANA PRODUCCIÓN GANADERA, ICG.
Se creó el incentivo a la pequeña y mediana producción ganadera, al cual tendrá derecho toda persona natural o jurídica que siendo pequeño o mediano ganadero y depositario de los fondos ganaderos, presente proyectos de inversión específicos para la actividad de cría.
Estos proyectos deberán estar acordes con los términos y condiciones que al respecto establezca la comisión nacional de crédito agropecuario, basándose en las políticas diseñadas por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
<Ver Notas de Vigencia> Para que un fondo ganadero pueda otorgar el ICG, deberá disponer de un inventario mínimo de cuatro mil (4000) cabezas de ganado bovino. Dicha certificación será expedida por el respectivo director técnico y el revisor fiscal*.
18.1. NATURALEZA Y FORMAS DEL INCENTIVO.
El ICG, será un título valor que incorpora un derecho personal, el cual será expedido por Finagro y a su vez los fondos ganaderos redescontarán directamente ante esta entidad.
<TÌTULO V - CIRCULAR EXTERNA 072 DE 1997 - PÁGINA 49 - DICIEMBRE de 1997>
La Comisión Nacional de Crédito Agropecuario establecerá los montos, condiciones y modalidades del ICG, pero sin superar en ningún caso el cuarenta por ciento (40%) del valor respectivo del proyecto de pequeña y mediana cría ganadera.
En todo caso el ICG será asignado por Finagro a través de los Fondos Ganaderos.
El Gobierno Nacional efectuará las apropiaciones y operaciones presupuestales necesarias para asignar los recursos que requieran para la plena operatividad del ICG. Dichos recursos serán administrados por Finagro de conformidad con la programación anual que adopte la comisión nacional de crédito agropecuario.
19. INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL.
A partir del 1o de enero de 1998, los fondos ganaderos estarán sujetos a la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria, en los términos del Decreto 663 de 1993 y las normas que los reformen o adicionen
Para que un fondo acceda a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria, deberá organizarse en los términos del Decreto 663 de 1993, cumplir con los requisitos mínimos que expida la Superintendencia Bancaria, y someterse al régimen de contribuciones establecido en el numeral 4o del artículo 337 del mismo decreto. Aquellos fondos que no cumplan con los requisitos mínimos, continuarán bajo la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades.
20. REPRESENTACIÓN DE FEDEFONDOS.
Para los efectos pertinentes previstos en ella, la representación nacional de los fondos ganaderos, estará en cabeza de la Federación Nacional de Fondos Ganaderos, Fedefondos.
Se aplicará a los fondos ganaderos sometidos a la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria a lo previsto en los capítulos Cuarto, Sexto, Séptimo y Noveno de la Circular Básica Contable 007 de 1996 de esta Superintendencia.
22. ACTUACIONES ANTE LA SUPERINTENDENCIA BANCARIA.
Posesión de administradores, reportes de cambio de domicilio, derecho de petición, solicitudes de información, información de carácter reservado, insistencia del peticionario, información personal, funcionarios encargados de autorizar la consulta de documentos y expedición de copias o fotocopias, consultas, quejas, reglas relativas a la expedición de certificados por parte de la Superintendencia Bancaria, certificación de la representación legal, actuaciones iniciadas de oficio en la Superintendencia Bancaria, Sanciones pecuniarias impuestas por la Superintendencia Bancaria y de los recursos en vía gubernativa.
Se remitirán a lo previsto en el Capítulo Décimo del Título Primero de la Circular Básica Jurídica 07 de 1996 de esta Superintendencia.
La Ley 363 de 1994 en su artículo 24 derogó las disposiciones que le sean contrarias en especial la Ley 132 de 1994, igualmente, el artículo 29 del Decreto 245 de 1995. En consecuencia, la Empresa Colombiana de Productos Veterinarios VECOL S. A., continuará con una participación accionaria estatal.
<TÌTULO V - CIRCULAR EXTERNA 072 DE 1997 - PÁGINA 50 - DICIEMBRE de 1997>
CAPITALIZACIÓN, SEGUROS E INTERMEDIARIOS CONTENIDO.
CAPÍTULO PRIMERO: DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS SOCIEDADES CAPITALIZADORAS.
1. REGLAS PARA LA AUTORIZACION DE PLANES DE CAPITALIZACION.
1.1. Régimen de autorización general
1.2. Régimen de autorización individual
2. REGLAS RELATIVAS A LAS CONDICIONES DE LOS CONTRATOS.
2.1. Contenido de los títulos
2.1.1. En la primera página
2.1.2. Otras condiciones
2.2. Condiciones de las notas técnicas
2.3. Intereses
2.4. Sorteos de capitalización
2.4.1. Conformación de grupos
2.4.2. Elaboración de las listas de los suscriptores que han de participar en el sorteo
2.4.3. Derecho a participar en el sorteo
2.4.4. Información a los suscriptores favorecidos
2.4.5. Participación de títulos rescindidos
2.4.6. Títulos caducados o rescindidos
2.4.7. Títulos rescindidos antes del sorteo
2.4.8. Información a los suscriptores
2.4.9. Obligación de señalar fechas para los sorteos
2.4.10. Actas de sorteo
2.5. Conservación de títulos e información
3. REGLAS APLICABLES AL REGIMEN DE LAS RESERVAS.
3.1. Remisión de cálculos de la reserva matemática
3.2. Improcedencia de constitución de reservas técnicas
3.3. Reglas sobre calificación mínima y cuantificación del riesgo crediticio de las inversiones que respalden reservas técnicas
4. INFORMACIÓN A SUSCRIPTORES.
CAPÍTULO SEGUNDO: DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS ENTIDADES ASEGURADORAS Y REASEGURADORAS
1. REGLAS GENERALES SOBRE LA OPERACIÓN DE SEGUROS
1.1. Reglas para la autorización de ramos de seguros
1.1.1 Acta de la junta directiva
1.1.2. Justificación
1.1.3. Estudio de mercado
1.1.4. Incidencia técnica, financiera y administrativa
1.1.5. Identificación de los reaseguros
1.1.6. Modelos de las pólizas, tarifas y notas técnicas
1.2. Reglas generales sobre pólizas y tarifas
1.2.1. Requisitos generales de las pólizas de seguros
1.2.2. Requisitos generales de las tarifas
1.2.3. Remisión de pólizas y tarifas a la SBC
1.2.4. Incumplimiento de exigencias legales
1.3. Reglas sobre el manejo de negocios en coaseguro
1.3.1. Aspectos generales
1.3.2. Expedición
1.3.3. Remesa
1.3.4. Indemnizaciones
1.4. Reglas sobre comisión para el intermediario de seguros
1.5. Reglas relativas a la financiación de primas
1.5.1. Requisitos
1.5.2. Constitución de provisiones
1.5.3. Aplicación
<TÍTULO VI - INDICE - Capitalización, Seguros e Intermediarios - Circular Externa 052 de 2002 - Página 1 - Diciembre de 2002>
1.6. Reglas relativas a la cesión y aceptación de reaseguros
1.6.1. Condiciones para la operación
1.6.2. Condiciones de los contratos
1.6.3. Control de cesiones y aceptaciones de reaseguros facultativos
1.6.4. Prácticas inseguras
1.7. Algunas prácticas inseguras relativas a la contratación de seguros
2. REGLAS SOBRE CIERTOS ASPECTOS FINANCIEROS
2.1. Régimen patrimonial
2.1.1. Margen de solvencia
2.1.2. Patrimonio técnico
2.2. Reglas sobre el régimen de reservas técnicas y su inversión
2.2.1. Reglas sobre reservas técnicas
2.2.2. Reglas sobre inversión de las reservas técnicas
3. REGLAS PARTICULARES APLICABLES A CIERTOS RAMOS
3.1 Reglas aplicables al Seguro Obligatorio de daños corporales causados a las personas en Accidentes de Tránsito (SOAT)
3.1.1. Obligatoriedad de la expedición de pólizas
3.1.2. Control en la expedición mediante mecanismos de mercadeo masivo
3.1.3. Transferencias de recursos al FOSYGA
3.1.4. Condiciones Generales de la póliza
3.1.5. Tarifa máxima anual
3.2. Reglas aplicables al seguro de invalidez y sobrevivientes
3.2.1. Características de las pólizas
3.2.2. Condiciones generales
3.3. Reglas aplicables al ramo Pensiones Ley 100
3.3.1. Autorización de productos por parte de la SBC
3.3.2. Planes de Pensiones
3.4. Reglas aplicables al seguro de riesgos profesionales
3.4.1. Autorización del ramo
3.4.2. Administración del Sistema de Riesgos Profesionales
3.4.3. Reserva de enfermedad profesional
3.5. Reglas aplicables al seguro de enfermedades de alto costo
3.5.1. Auditoría Médica
3.5.2. Condiciones generales de la póliza
3.5.3. Nota técnica
3.5.4. Generación y reporte de información al Sistema General de Seguridad Social en Salud
3.6. Reglas aplicables a los seguros de vida
3.6.1. Seguro de vida individual
3.6.2. Seguros de vida con ahorro
3.6.3. Seguro de vida grupo
3.6.4. Tabla Colombiana de Mortalidad de los Asegurados
3.7. Reglas especiales aplicables al ramo pensiones con conmutación pensional
3.8. Tablas de riesgos de vejez, invalidez y sobrevivencia
4. REGLAS RELATIVAS A OTRAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR LAS ENTIDADES ASEGURADORAS.
4.1. Emisión de planes alternativos de pensiones
4.1.1. Requisitos
4.1.2. Condiciones generales
4.2. Administración de fondos de pensiones de jubilación e invalidez
CAPÍTULO TERCERO: ASPECTOS RELATIVOS A LOS CORREDORES DE
SEGUROS Y DE REASEGUROS
1. REGLAS APLICABLES A LOS CORREDORES DE SEGUROS
1.1. Constitución
1.2. Capital mínimo
1.3. Derogado mediante CE011 de 2004
1.4. Financiación de primas
1.5. Concursos de méritos
2. REGLAS APLICABLES A LOS CORREDORES DE REASEGUROS
2.1. Inscripción
2.2. Notas de cobertura
3. DISPOSICIONES COMUNES
3.1. Anticipos de Comisiones.
3.2. Regla adicional en materia de publicidad
<TÍTULO VI - INDICE - Capitalización, Seguros e Intermediarios - Circular Externa 052 de 2002 - Página 2 - Diciembre de 2002>
CAPÍTULO CUARTO: REGLAS RELATIVAS AL REGISTRO DE REASEGURADOTES Y CORREDORES DE REASEGUROS DEL EXTERIOR (REACOEX)
1. ASPECTOS GENERALES
1.1. Objeto y alcance del REACOEX
1.2. Efectos de la Inscripción
1.3. Criterios aplicables para la inscripción
1.3.1. Criterio para la inscripción de una entidad reaseguradora del exterior
1.3.2. Criterio para la inscripción de un corredor de reaseguros del exterior
2. PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCION
2.1. Regla relativa a los sujetos legítimos para presentar la solicitud
2.2. Reglas relativas a la solicitud
2.2.1 Contenido y forma de la solicitud de inscripción de entidades reaseguradoras del exterior.
2.2.2. Contenido y forma de la solicitud de Inscripción de corredores de reaseguros del exterior.
2.3. Negación de la solicitud de inscripción
2.4. Aceptación de la solicitud y vigencia de la inscripción
3. REGLAS PARTICULARES DE OPERACIÓN DEL REGISTRO
3.1. Remisión periódica de información
3.2. Suspensión y cancelación de la inscripción
3.3. Prácticas inseguras en la contratación e intermediación de reaseguros del exterior
3.4. Práctica insegura en relación con la remisión de información.
3.5. Publicidad y acceso
3.6. Régimen de actualización de la inscripción para Lloyd's de Londres
3.7. Agencias Calificadoras de Riesgo admisibles para la inscripción y calificaciones mínimas admisibles
3.8. Retrocesiones al exterior
3.9. Principio de prudencia
CAPÍTULO QUINTO: REGLAS ESPECIALES SOBRE GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES ASEGURADORAS
Consideraciones Generales
1. ASPECTOS GENERALES
1.1. Obligación de adoptar Sistemas Especiales de Administración de Riesgos de Seguros (SEARS)
1.2. Características del SEARS
1.2.1. Cuantificación del riesgo
1.2.2. Cubrimiento del riesgo
1.2.3. Control de riesgos
1.3. Adopción de políticas sobre asunción de riesgos
1.3.1. Riesgo de crédito en seguros
1.3.2. Riesgo de mercado en seguros
1.3.3. Riesgo de liquidez en seguros
1.3.4. Riesgos de suscripción
1.3.5. Riesgo de insuficiencia de reservas técnicas
1.3.6. Riesgo legal en seguros
1.3.7. Riesgo operacional en seguros
1.3.8. Riesgo estratégico en seguros
1.3.9. Riesgo reputacional en seguros
2. REGLAS ESPECIALES DE LA ESTRUCTURA Y OPERACIÓN DEL SEARS
2.1. Infraestructura
2.2. Características de las metodologías de cuantificación de los riesgos de seguros
2.3. Procesos de control y de monitoreo de riesgos
2.4. Periodicidad de la evaluación y reporte a la SBC
2.5. Facultad de objeción del SEARS por parte de la SBC
<TÍTULO VI - INDICE - Capitalización, Seguros e Intermediarios - Circular Externa 052 de 2002 - Página 3 - Diciembre de 2002>
| Anexo 1 | <Anexo 1. modificado por la Circular 2 de 2008> Tarifa Máxima Anual del Seguro Obligatorio de Accidentes de Transito – SOAT en Salarios Mínimos Legales Diarios Vigentes a partir del 1 de febrero de 2008. | ||
| Anexo 2 | Derogado con la Circular Externa 017 de 2003. | ||
| Anexo 3 | Derogado con la Circular Externa 017 de 2003. | ||
| Anexo 4 | <Anexo 4 modificado por la Resolución 1112 de 2007> Tabla Colombiana de Mortalidad de los Asegurados | ||
| Anexo 5 | Tabla de Mortalidad de Rentistas | ||
| Anexo 6 | Tabla de Invalidez de Activos | ||
| Anexo 7 | Tabla de Mortalidad de Inválidos | ||
| Anexo 8 | F.3000-08 | - | Registro de Reaseguradores y Corredores de Reaseguro Extranjeros |
| Anexo 9 | F.3000-24 | 232 | Primas por Recaudar |
| Anexo 10 | F.3000-25 | 233 | Provisión Primas por Recaudar |
| Anexo 11 | F.3000-30 | 234 | Reserva Técnica de Riesgo en Curso |
| Anexo 12 | F.3000-31 | 235 | Reserva Matemática |
| Anexo 13 | F.3000-32 | 290 | Resultado Técnico y Estadístico |
| Anexo 14 | F.3000-33 | - | Balance General Consolidado Comparativo |
| Anexo 15 | F-3000-34 | - | Derogado con la Circular Externa 015 de 2003 |
| Anexo 16 | F.3000-35 | - | Derogado con la Circular Externa 015 de 2003 |
| Anexo 17 | F.3000-36 | - | Estado de Resultados Consolidado Comparativo |
| Anexo 18 | F.3000-37 | - | Derogado con la Circular Externa 015 de 2003 |
| Anexo 19 | F-3000-39 | - | Balance General Comparativo – Entidades Aseguradoras |
| Anexo 20 | F.3000-40 | - | Estado de Resultados Comparativo – Entidades Aseguradoras |
| Anexo 21 | F.3000-41 | - | Inversiones – Entidades Aseguradoras |
| Anexo 22 | F.3000-42 | - | Balance General Comparativo – Sociedades de Capitalización |
| Anexo 23 | F.3000-43 | - | Estado de Resultados Comparativo – Sociedades de Capitalización |
| Anexo 24 | F.3000-44 | - | Balance General Comparativo – Sociedades Corredoras de Seguros y Reaseguros |
| Anexo 25 | F.3000-45 | - | Estado de Resultados Comparativo – Sociedades Corredoras de Seguros y Reaseguros |
| Anexo 26 | F.3000-49 | 291 | Estado de Ingresos y Egresos – SOAT |
| Anexo 27 | F.3000-50 | - | Nómina de Reaseguradores |
| Anexo 28 | F.3000-52 | - | Reporte de Cúmulos del Seguro de Terremoto |
| Anexo 29 | F.3000-53 | 237 | Reserva para Siniestros Avisados |
| Anexo 30 | F.3000-56 | 242 | Reserva para Siniestros Pendientes No Avisados Seguros Provisionales de Invalidez y Sobrevivencia |
| Anexo 31 | F.3000-57 | 259-263 | Inversiones Obligatorias en TRD – Ley 546 de 1999 |
| Anexo 32 | F.3000-58 | 282 | Reservas Técnicas de Seguros |
| Anexo 33 | F.3000-59 | 292 | Capital Mínimo de Funcionamiento |
| Anexo 34 | F.3000-60 | 250 | Información Estadística de Afiliados – Sistema General de Riesgos Profesionales |
| Anexo 35 | F.3000-61 | 251 | Información Estadística de Prestaciones – Sistema General de Riesgos Profesionales |
| Anexo 36 | F.3000-62 | 252 | Número de Pensionados por Sobrevivencia – Sistema General de Riesgos Profesionales |
| Anexo 37 | F.3000-63 | 253 | Estado de Ingresos y Egresos y Movimientos del Fondo del 5% |
| Anexo 38 | F.3000-64 | 260 | Número de Pensionados por Invalidez – Sistema General de Riesgos Profesionales |
| Anexo 39 | B.3000-01 | - | Formulario de Afiliación |
| Anexo 40 | B.3000-02 | - | Anexo al Formulario de Afiliación |
| Anexo 41 | B.3000-03 | - | Beneficiarios de Trabajadores Afiliados |
| Anexo 42 | B.3000-04 | - | Novedades - Ingreso y Retiro de Trabajadores |
| Anexo 43 | B.3000-05 | - | Novedades Empleador – Centro de trabajo |
| Anexo 44 | B.3000-10 | Formulario de Autoliquidación de Aportes – Sistema General de Riesgos Profesionales | |
| Anexo 45 | B.3000-11 | Comprobante para el Pago de Aportes – Sistema General de Riesgos Profesionales | |
| Anexo 46 | F.3000-65 | 306 | Declaración del Control de Ley Margen de Solvencia - Seguros |
| Anexo 47 | F.3000-66 | 307 | Declaración del Control de Ley – Defecto de Inversión de las Reservas Técnicas |
| Anexo 48 | F.3000-67 | 308 | Declaración del Control de Ley Margen de Solvencia – Sociedades de Capitalización |
| Anexo 49 | F.3000-68 | 294 | Base Gravable del Impuesto de Industria y Comercio – Compañías de Seguros y Reaseguradoras |
| Anexo 50 | F.3000-69 | 324 | Base Gravable del Impuesto de Industria y Comercio – Sociedades de Capitalización |
| Anexo 51 | F.3000-70 | - | DEROGADO |
| Anexo 52 | F.3000-71 | 362 | Otros instrumentos computables para inversiones de las reservas |
| Anexo 53 | F.3000-72 | 363 | Pólizas expedidas |
| Anexo 54 | F.3000-73 | 364 | Siniestros pagados |
| Anexo 55 | F.3000-74 | 394 | Cálculo de la reserva matemática para los ramos de seguros que generan el pago de una pensión o renta <Anexo adicionado por la Circular 11 de 2009> |
<TÍTULO VI - INDICE - Capitalización, Seguros e Intermediarios - Circular Externa 003 de 2006 - Página 4 - Marzo de 2002>
DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS SOCIEDADES CAPITALIZADORAS.
1. AUTORIZACIÓN DE LOS PLANES DE CAPITALIZACIÓN. <Numeral modificado por la Circular 13 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con la facultad conferida en el literal e) numeral 2 del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (en adelante EOSF), en concordancia con lo señalado en el numeral 1o del artículo 178 del EOSF, todos los planes de capitalización, así como las bases técnicas, fórmulas para el cálculo de las cuotas, reservas matemáticas, valores de rescate, participación de beneficios y sorteos de amortización y demás elementos técnicos de la sociedades de capitalización deben someterse, antes de su comercialización al público, a aprobación de la Superintendencia Financiera de Colombia, la cual se pronunciará dentro de los sesenta días siguientes al recibo de la solicitud con los anexos a que se hace referencia en la lista de chequeo M-LC-AUT-028 a la que se puede acceder a través de la página de la Superintendencia en el enlace Trámites y Servicios/Trámites que requieren autorización o aprobación de la SFC/ 414 Títulos de Capitalización.
Igualmente requieren aprobación las reformas o modificaciones posteriores que se efectúen a los planes autorizados por esta Superintendencia.
2. REGLAS RELATIVAS A LAS CONDICIONES DE LOS CONTRATOS.
2.1. CONTENIDO DE LOS TÍTULOS.
Los títulos de capitalización deben incluir todas las estipulaciones que regulan el contrato con indicación clara y precisa de las previsiones que señala el artículo 180, numeral 2º EOSF.
Para los efectos de lo dispuesto en dicho artículo, en adelante los nuevos títulos de capitalización deben contener la siguiente información:
En la primera página de los nuevos títulos se debe consignar, en caracteres destacados, la siguiente información:
a. “ADVERTENCIA PARA EL SUSCRIPTOR:
Mediante el presente contrato el suscriptor se compromete a entregar la suma de dinero pactada en el mismo, durante un tiempo determinado, entendiéndose que de cada cuota una parte se destina a la constitución de un fondo de ahorro y, la otra, a deducir los gastos iniciales pendientes de amortización en que incurra la capitalizadora tales como expedición del título, papelería, comisiones, administración y costos del sorteo.
Por consiguiente, en caso de rescisión del contrato, vale decir, de la terminación en forma anticipada por parte del suscriptor, la cantidad de dinero a que tiene derecho no siempre resultará igual a la sumatoria de las cuotas pagadas. En tal caso, el valor efectivo a recibir corresponderá al saldo del fondo de ahorro e intereses devengados según la tabla de valores de rescate inserta en el título".
<TÍTULO VI - CAPÍTULO PRIMERO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Sociedades Capitalizadoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 1 - Diciembre de 2002>
b. La tasa de interés en términos efectivos aplicable al respectivo título.
c. La cuota en la cual se produce la nivelación del título.
d. La naturaleza de los gastos y el valor o porcentaje de los mismos que se deducirá del valor de cada cuota.
e. <Literal adicionado por la Circular 23 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Las demás condiciones que de manera particular y de acuerdo con las características del título ordene la SFC.
a. Señalar el plazo dentro del cual la capitalizadora se obliga a entregar los premios a los suscriptores favorecidos en los sorteos, así como los montos correspondientes a los capitales constituidos al vencimiento del término de duración de los planes o a los valores de rescate en el evento de rescisión o caducidad de los títulos.
b. Adjuntar el texto del anexo a que se refiere el numeral 2.4.8 de este capítulo.
c. Incluir la tabla de valores de rescate en la cual se deben precisar los montos correspondientes a ahorro e intereses, gastos, comisiones y costos de sorteos. En forma adicional, como ilustración al suscriptor, la entidad debe explicar, mediante un ejemplo, la aplicación de los conceptos antes señalados en por mil de cuota.
De otra parte, teniendo en cuenta que el numeral 3 del artículo 180 EOSF contempla los efectos jurídicos de la rescisión del título, no resulta legalmente viable que en el cálculo de los valores de rescate se carguen penalizaciones en el evento de que el suscriptor del título proceda en tal sentido.
d. Indicar en el texto de los títulos la dirección en la cual la capitalizadora recibirá notificaciones.
2.2. CONDICIONES DE LAS NOTAS TÉCNICAS.
Las notas técnicas deben contener la formulación matemática y los resultados de la capitalización de las cuotas que constituyen la obligación de la capitalizadora para con los suscriptores o reserva de los planes. En las mismas se debe indicar explícitamente el período contractual de duración del plan, la tasa de interés a utilizar, el valor del sorteo y adicionalmente los siguientes parámetros expresados como porcentaje de la cuota:
a. Gastos de expedición y administración.
b. Comisiones al intermediario.
c. Costo del sorteo.
d. Ahorro periódico.
Los planes de capitalización se calcularán con base en el interés que determine cada capitalizadora para el respectivo plan.
2.4. SORTEOS DE CAPITALIZACIÓN.
2.4.1. CONFORMACIÓN DE GRUPOS.
Para determinar el número de grupos en el sorteo se debe dividir el número de suscriptores que han de participar entre el tamaño del grupo (1200, 1000, 900 etc.). Si el cuociente es exacto, el número de grupos debe coincidir con el número de títulos que deben resultar favorecidos. Si existe residuo en esta división, el número de grupos debe ser igual al cuociente entero mas uno y el número de títulos favorecidos debe ser igual al número entero de cuociente mas la probabilidad de que salga favorecido un suscriptor en el grupo incompleto.
2.4.2. ELABORACIÓN DE LAS LISTAS DE LOS SUSCRIPTORES QUE HAN DE PARTICIPAR EN EL SORTEO.
Las listas de los suscriptores que han de participar en el sorteo pueden elaborarse utilizando cualquier orden que, en todo caso, conforme al tamaño del grupo, garantice la aleatoriedad e igualdad de posibilidades de participación a cada uno de los integrantes del grupo.
Las listas deben estar a disposición de los suscriptores tres (3) días hábiles antes del sorteo, para su examen.
2.4.3. DERECHO A PARTICIPAR EN EL SORTEO.
Los suscriptores tendrán derecho a que la compañía les demuestre su participación en el sorteo.
El suscriptor que habiendo satisfecho sus cuotas en la oportunidad determinada en el contrato, no figurare en las listas de uno o más sorteos, tendrá derecho a participar en el siguiente con un número adicional de posiciones en un mismo grupo igual al de los sorteos en que ha dejado de tomar parte.
2.4.4. INFORMACIÓN A LOS SUSCRIPTORES FAVORECIDOS.
Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la realización del sorteo, las sociedades de capitalización deben informar a los suscriptores favorecidos sobre dicha circunstancia, mediante comunicación escrita enviada al domicilio que para el efecto se registre en la compañía, sin perjuicio de la utilización de mecanismos adicionales de amplia difusión.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO PRIMERO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Sociedades Capitalizadoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 2 - Diciembre de 2002>
2.4.5. PARTICIPACIÓN DE TÍTULOS RESCINDIDOS.
Cuando al rescindir un título se advierta que éste ha dejado de participar en uno o más sorteos a que tenía derecho, se resarcirá al suscriptor con la devolución del costo de los sorteos correspondientes, adicionados los intereses generados desde la fecha de pago de la cuota hasta la de cancelación del valor de rescate, calculados a la tasa fijada por la capitalizadora para préstamos con garantía del título.
No obstante, previa estipulación contractual, la devolución puede sustituirse con la participación del suscriptor en el sorteo que se realice con mayor proximidad a la fecha en que se detectó la situación, con un número de posiciones en el mismo grupo igual al de los sorteos en que no participó, sin que ésta alternativa implique la prórroga del título ni la causación de cuotas a cargo del suscriptor.
En todo caso, en el evento en que no se efectúe el sorteo en las condiciones previstas, debe hacerse efectiva la devolución en los términos igualmente establecidos.
2.4.6. TÍTULOS CADUCADOS O RESCINDIDOS.
Si efectuado un sorteo resulta favorecido un título caducado o rescindido, se considerará favorecido el título vigente que tenga la posición posterior, o la anterior en caso de no encontrarse títulos vigentes con posiciones posteriores, en forma tal que siempre resulte favorecido uno de los suscriptores del grupo.
2.4.7. TÍTULOS RESCINDIDOS ANTES DEL SORTEO.
El suscriptor que pague oportunamente la cuota y rescinda su título antes del sorteo no puede participar en este. No obstante, el valor de rescate se le computará sobre las cuotas pagadas hasta la fecha de la rescisión, sin descontar la cuota del sorteo en que no participó.
2.4.8. INFORMACIÓN A LOS SUSCRIPTORES.
Las sociedades de capitalización darán a conocer a los suscriptores el texto de los anteriores subnumerales, por medio de anexo a los títulos que expidan.
2.4.8.1 INFORMACIÓN A LOS CONSUMIDORES FINANCIEROS. <Numeral adicionado por la Circular 23 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de las reglas generales previstas para la divulgación de información, las sociedades de capitalización deberán asegurarse de que los consumidores financieros conozcan las características de los productos que comercializan y el alcance de sus derechos y obligaciones, para lo cual deberán divulgar en sus páginas de Internet y a través de folletos, información en carteleras y/o cualquier otro medio o canal de difusión masiva, en términos de fácil comprensión, como mínimo, la siguiente información:
El alcance de los derechos y obligaciones que se generan de la suscripción o adquisición de un título de capitalización, el valor de las cuotas, y los factores y periodicidad para su incremento, debiéndose hacer alusión de manera particular a las consecuencias de la terminación de un título de capitalización, ya sea por redención del mismo antes del período pactado o por mora en el pago de las cuotas.
Es indispensable que el consumidor conozca la tabla de valores de rescate, el concepto de altura del título y la posibilidad que tiene de solicitar su rehabilitación, advirtiendo los pasos que se deben adelantar para que esta figura opere.
Con todo, las sociedades de capitalización deberán informar a través de los mismos medios, que existe la figura de caducidad de los títulos así como los términos de prescripción de las acciones legales en contra de la sociedad de capitalización.
Del mismo modo, las sociedades de capitalización están en la obligación de informar la tasa de interés aplicable, señalando si es fija o variable.
Adicionalmente, las sociedades de capitalización deberán comunicar los porcentajes correspondientes a los costos mensuales de comisión y administración que se descuentan de la cuota de ahorro mensual en cada título de capitalización, el monto de cada cuota y el plazo del contrato. Así mismo, se deberá dar a conocer toda la información necesaria para la realización de los sorteos, señalando el costo y demás condiciones de los mismos.
2.4.9. OBLIGACIÓN DE SEÑALAR FECHAS PARA LOS SORTEOS.
Las sociedades de capitalización deben señalar con suficiente anticipación la fecha y hora exacta en la que se realizará cada sorteo mensual de los títulos, e informar a los suscriptores cualquier modificación por un medio de amplia difusión.
Los sorteos sólo pueden aplazarse por causa justificada. Por tal motivo, las entidades que contraten seguros para cubrir posibles desviaciones de los sorteos deben prever con suficiente antelación la celebración de tales contratos, a fin de evitar que por este motivo se aplacen los sorteos en detrimento de los suscriptores.
<Ver Notas de Vigencia> El acta de sorteo debidamente suscrita por los intervinientes y por el revisor fiscal*, debe hacer referencia a la verificación de todas las condiciones del sorteo con indicación precisa de las posiciones favorecidas, así como de los suscriptores señalados por éstas.
Las sociedades de capitalización deben mantener dichas actas en orden consecutivo a disposición de la SBC para su verificación.
2.5. CONSERVACIÓN DE TÍTULOS E INFORMACIÓN.
<Numeral modificado por la Circular 23 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
3. REGLAS APLICABLES AL REGIMEN DE LAS RESERVAS.
3.1. REMISIÓN DE CÁLCULOS DE LA RESERVA MATEMÁTICA.
<Ver Notas de Vigencia> Los cálculos de la reserva matemática deben remitirse a la SBC en la misma oportunidad prevista para el envío de estados financieros en un resumen explicativo certificado por el representante legal, el revisor fiscal* y un actuario. Tratándose de estados financieros de fin de ejercicio, la información debe reportarse en medios magnéticos, con el detalle completo de los títulos expedidos.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO PRIMERO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Sociedades Capitalizadoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 3 - Diciembre de 2002>
3.2. IMPROCEDENCIA DE CONSTITUCIÓN DE RESERVAS TÉCNICAS.
Respecto de los títulos vencidos no prescritos no resulta procedente la constitución de reserva técnica, en consideración a que en dicho evento al suscriptor le asiste solamente el derecho a percibir el valor de rescate, previa deducción de las sumas que graven el título, toda vez que éste no es susceptible de rehabilitación mediante el pago de las cuotas no satisfechas en su oportunidad.
El valor de rescate por vencimiento y rescisión del contrato es un pasivo fijo e invariable de inmediata exigibilidad por el suscriptor.
Por razón de lo expuesto, la partida formada por el valor de rescate de los títulos vencidos no prescritos, por tratarse de un pasivo exigible a cargo de las sociedades de capitalización y a favor de cada uno de los suscriptores no pertenece a la reserva técnica.
Para dar cumplimiento a las instrucciones impartidas en desarrollo de lo dispuesto en el inciso segundo, literal b), artículo 1º del Decreto 094 de 2000 y en el inciso segundo, artículo 5º del Decreto 2779 de 2001, las sociedades de capitalización deben dar aplicación a lo señalado en el numeral 2.2.2, Capítulo Segundo, del presente título.
4. INFORMACIÓN A SUSCRIPTORES.
Dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha en que se venza o se rescinda un título deberá enviarse a la última dirección registrada por el suscriptor, por una sola vez, dos (2) comunicaciones escritas con intervalos entre ellas de sesenta (60) días, indicando el saldo a su favor y las direcciones de las oficinas de la capitalizadora a las cuales pueda acercarse a reclamar su dinero. Así mismo, en dicha comunicación debe advertirse sobre el término de prescripción de acciones legales a que alude el numeral 4 del artículo 180 EOSF.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO PRIMERO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Sociedades Capitalizadoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 4 - Diciembre de 2002>
DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LAS ENTIDADES ASEGURADORAS Y REASEGURADORAS.
1. REGLAS GENERALES SOBRE LA OPERACIÓN DE SEGUROS.
1.1. REGLAS PARA LA AUTORIZACIÓN DE RAMOS DE SEGUROS.
De conformidad con lo previsto en el artículo 326, numeral 2º, literal d, concordante con el artículo 184 EOSF, le corresponde a la SBC autorizar los ramos de seguros.
Sin perjuicio de las reglas particulares de autorización para ciertos ramos, para la autorización de cualquier ramo debe presentarse ante la SBC solicitud de autorización, la cual debe acompañarse de un estudio que sustente la apertura del mismo.
No resulta necesaria la aprobación de un nuevo ramo para el ofrecimiento de productos que comprendan diversidad de amparos susceptibles de ser explotados bajo los ramos ya autorizados a la entidad. En tales eventos, las primas, siniestros y demás gastos e ingresos que se deriven de dichos amparos se deben clasificar bajo el ramo o ramos a los cuales correspondan los amparos respectivos. No obstante lo anterior, cuando quiera que mediante la expedición de tales amparos la entidad alcance una producción de un ramo no autorizado que se pueda considerar como significativa, debe solicitar la correspondiente autorización, sin la cual la entidad no podrá continuar expidiendo tales amparos. Lo anterior debe entenderse sin perjuicio de lo establecido en el numeral 3.3.1 del presente capítulo.
Para los efectos del inciso anterior, se considera que la expedición de amparos es “significativa” cuando quiera que el monto de la producción de una cobertura adicional supere el 15% de la obtenida por las demás coberturas de la póliza.
A partir del 1 de enero de 2003, los ramos bajo los cuales se pueden operar los diversos productos son los siguientes:
RAMO CÓDIGO
Automóviles 03
SOAT 04
Cumplimiento 05
Responsabilidad Civil 06
Incendio 07
Terremoto 08
Sustracción 09
Transporte 10
Corriente Débil 11
Todo Riesgo Contratista 12
Manejo 13
Lucro Cesante 14
Montaje y Rotura de Maquinaria 15
Aviación 16
Navegación y Casco 17
Minas y Petróleos 18
Vidrios 19
Crédito Comercial 20
Crédito a la Exportación 21
Agrícola 22
Semovientes 23
Desempleo 24
Hogar 25
Exequias 30
Accidentes Personales 31
Colectivo Vida 32 Educativo 33
Vida Grupo 34
Salud 35
Enfermedades de Alto Costo 36
Vida Individual 37
Previsional de Invalidez y Sobrevivencia 38
Riesgos Profesionales 39
Pensiones Ley 100 40
Pensiones Voluntarias 41
Pensiones con Conmutación Pensional 42
Rentas Voluntarias 43 <Adicionada por la
Circular 29 de
2011>
El estudio que se presente debe contener la documentación e información que se señala a continuación:
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 1 - Diciembre de 2002>
1.1.1. ACTA DE LA JUNTA DIRECTIVA. Copia autorizada del acta de la junta directiva, en donde conste que la administración de la entidad aseguradora sometió a consideración de este órgano social el estudio de factibilidad que justifica abrir el ramo respectivo y que dicho órgano social aprobó su apertura.
1.1.2. JUSTIFICACIÓN. Explicación clara y concisa de los motivos que justifican la apertura del ramo e indicación de si con la misma se cumplen los objetivos del plan estratégico de la entidad.
1.1.3. ESTUDIO DE MERCADO. Breve descripción de los resultados del ramo a nivel nacional e internacional, cuando sea el caso, cuantificando el mercado potencial y el segmento de mercado que se pretende atender. Dicho estudio de mercado debe contener además la información relativa a la forma como se comercializará dicho producto.
1.1.4. INCIDENCIA TÉCNICA, FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA. Análisis y comentarios acerca del impacto de la apertura del ramo en la estructura operacional y financiera de la compañía.
Este documento debe contener cuando menos la siguiente información referente a las características de los recursos destinados al desarrollo de los procesos comercial, técnico, financiero y administrativo:
1.1.4.1. Descripción del perfil requerido para los cargos que se dedicarán a la administración del ramo y a la atención del cliente.
1.1.4.2. Descripción de los procesos, procedimientos y formatos que se emplearán para el desarrollo de la operación y control del ramo.
1.1.4.3. Señalamiento de las medidas y procedimientos de control interno previstos para la operación del ramo. En esta sección deben incluirse tanto las medidas que serán adoptadas para la prevención de actuaciones fraudulentas como para el tratamiento de operaciones fraudulentas detectadas.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 043 de 2005 - Página 2 - Noviembre de 2005>
1.1.4.4. Las proyecciones de los resultados esperados para los tres primeros años de operación del producto y su incidencia en los indicadores de capital mínimo, margen de solvencia, patrimonio requerido por ramos y patrimonio técnico. La proyección no debe limitarse a los resultados sino debe involucrar aquellas cuentas principales que permiten calcular dichos resultados o la utilidad del ramo. Igualmente, en la proyección de margen de solvencia y patrimonio técnico se deben desglosar las cuentas que llevan al cálculo de estos indicadores.
Para efectos del cálculo de los resultados del ramo se deben especificar las reservas que se constituirán, definiendo la metodología utilizada respecto de aquellas sobre las que el gobierno no haya adoptado un régimen uniforme. Adicionalmente, se debe presentar en forma separada la cuantificación de la reserva para siniestros ocurridos no avisados (IBNR) y de la reserva para siniestros ocurridos avisados de acuerdo con la metodología señalada para el efecto por el Gobierno Nacional.
1.1.5. IDENTIFICACIÓN DE LOS REASEGUROS. Cuando resulte necesario, deben identificarse los tipos de contrato de reaseguro que respalden la operación del ramo e incluir la carta de intención de los reaseguradores de participar en tales contratos.
1.1.6. MODELOS DE LAS PÓLIZAS, TARIFAS Y NOTAS TÉCNICAS. <Numeral modificado por la Circular 23 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de su autorización se deben remitir los modelos de pólizas, anexos y certificados del producto que se pretenda explotar a través del ramo cuya aprobación se solicita, así como la tarifa inicial. Igualmente debe remitirse la nota técnica que la sustente. La nota técnica, además de cumplir con los requisitos señalados en las Circulares Externas expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia, deberá sustentar la tasa pura de riesgo, expresar de manera específica, los porcentajes por concepto de gastos de administración, comisión de intermediación y utilidad esperada por la aseguradora. Cuando el porcentaje de retención de riesgo resulte ser inferior al 20%, el componente de tasa pura de riesgo de la nota técnica podrá ser aquel que establezca el reasegurador. Cuando tal porcentaje sea mayor, dicho componente debe ser sustentado por la entidad aseguradora. Lo anterior se deberá cumplir siempre que después de aprobado el ramo cambien las políticas de reaseguro.
<Inciso modificado por la Circular 17 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Tratándose de ramos que generen reserva matemática, las modificaciones que se introduzcan a la nota técnica con posterioridad a la aprobación del ramo, se deben remitir a esta entidad junto con sus anexos, en forma previa a su utilización, en la forma señalada en la Nota 2 del numeral 1.2.3.1 del presente Capítulo, sin que se entienda que las notas técnicas o sus anexos hagan parte del registro público a que hace referencia dicho numeral. Lo anterior debe entenderse sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 3.3.1. del presente capítulo, además del cumplimiento de los requisitos señalados en las Circulares Externas expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
1.2. REGLAS GENERALES SOBRE PÓLIZAS Y TARIFAS.
De acuerdo con lo establecido en el inciso segundo, numeral 1º, artículo 184 EOSF, la aprobación previa de pólizas y tarifas por parte de la SBC sólo es necesaria cuando se trata de la autorización inicial a una entidad aseguradora o de la correspondiente para la explotación de un nuevo ramo.
En cualquier caso, las pólizas y las tarifas deben cumplir en todo momento con los requisitos que se indican a continuación:
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 043 de 2005 - Página 2 - Noviembre de 2005>
1.2.1. REQUISITOS GENERALES DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS.
Para el adecuado cumplimiento de lo señalado en el artículo 184 numeral 2º EOSF las entidades aseguradoras deben redactar las condiciones del contrato de forma que sean claramente legibles y que los tomadores y asegurados puedan comprender e identificar las definiciones de los riesgos amparados y las obligaciones emanadas del negocio celebrado. Para ello, las pólizas deben incluir, cuando menos, la siguiente información:
Las condiciones particulares previstas en el artículo 1047 del Código de Comercio (en adelante C.Co).
En caracteres destacados o resaltados (es decir que se distingan del resto del texto de la impresión) el contenido del inciso primero del artículo 1068 C.Co. Para el caso de los seguros de vida, el contenido del artículo 1152 del mismo ordenamiento legal.
1.2.1.2. A PARTIR DE LA PRIMERA PÁGINA DE LA PÓLIZA (AMPAROS Y EXCLUSIONES).
Los amparos básicos y todas las exclusiones que se estipulen deben consignarse en forma continua a partir de la primera página de la póliza. Estas deben figurar en caracteres destacados o resaltados, según los mismos lineamientos atrás señalados y en términos claros y concisos que proporcionen al tomador la información precisa sobre el verdadero alcance de la cobertura contratada. No se pueden consignar en las páginas interiores o en cláusulas posteriores exclusiones adicionales en forma distinta a la prevista en este numeral.
1.2.1.3. OTRAS CONDICIONES DE LA PÓLIZA.
Además de las condiciones ya señaladas, se deben tener en cuenta los siguientes parámetros:
a. De conformidad con el numeral 1o. del artículo 184 EOSF, el texto no debe incluir alusión alguna que indique que la póliza ha sido aprobada por la SBC.
b. No se deben estipular sanciones distintas a las señaladas en el artículo 1058 C.Co como consecuencia de la inexactitud o reticencia en la declaración del estado del riesgo.
c. No se debe calificar la reclamación como una obligación del asegurado en desarrollo del contrato, ni señalar términos específicos para su formulación, toda vez que ésta corresponde a la facultad que puede ejercer el asegurado o beneficiario de hacer efectivo su derecho para lo cual solo encuentra limitación en el tiempo, en los términos de prescripción señalados por el artículo 1081 C.Co. Lo anterior, sin perjuicio de que la entidad contemple en la póliza la necesidad de efectuar la reclamación como un mecanismo para que el asegurado ejercite su derecho.
d. En relación con la cláusula compromisoria que se estipula en algunas pólizas, la misma debe regirse por lo dispuesto en el Decreto 1818 de 1998.
e. Con respecto al término para efectuar el pago de la indemnización, éste debe fijarse en un mes contado a partir de la presentación de la reclamación y no en treinta días, de conformidad con lo establecido en los artículos 21 de la Ley 35 de 1993 y 1080 C.Co.
f. Conforme con los términos del artículo 1075 C.Co, el aviso de siniestro no requiere formalidad escrita. En consecuencia, al exigir dicha formalidad para las notificaciones que se efectúan en desarrollo del contrato es preciso consignar claramente la salvedad de que trata la norma precitada.
g. Respecto del seguro de responsabilidad civil, el artículo 1133 C.Co expresó las condiciones necesarias para acceder al pago de la indemnización, no siendo viable la inclusión de requisitos adicionales.
h. En la estructuración de los amparos de responsabilidad civil debe tenerse en cuenta lo establecido en el artículo 1127 C.Co el cual indica que se trata de un seguro a favor de terceros y erige en beneficiario del mismo a la víctima.
i. En los anexos es requisito indispensable la incorporación de la identificación precisa de la póliza a la cual acceden, al tenor del artículo 1049 C.Co.
1.2.2. REQUISITOS GENERALES DE LAS TARIFAS.
En los estudios técnicos y estadísticos que sustenten las tarifas deben observarse los principios a que se refiere el artículo 184, numeral 3, EOSF, así:
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 3 - Diciembre de 2002>
1.2.2.1. EQUIDAD. La prima y el riesgo deben presentar una correlación positiva, de acuerdo con las condiciones objetivas del riesgo.
1.2.2.2. SUFICIENCIA. La tarifa debe cubrir razonablemente la tasa de riesgo y los costos propios de la operación, tales como los costos de adquisición y los administrativos, así como las utilidades.
1.2.2.3. HOMOGENEIDAD. Los elementos de la muestra objeto de estudio deben tener características comunes de tipo cualitativo y cuantitativo. Además, deben escogerse cumpliendo supuestos de aleatoriedad e independencia.
1.2.2.4. REPRESENTATIVIDAD. El tamaño de la muestra debe corresponder a un número objetivo de elementos de la población que garantice un nivel de significación razonable y cubra un período adecuado, de manera que el cálculo de los estimadores presente un bajo nivel de error.
1.2.2.5. RIESGOS ESPECIALES O NOVEDOSOS. En los términos de la letra c. numeral 3o. del artículo 184 EOSF, solamente tratándose de riesgos especiales o de carácter novedoso respecto de los cuales no resulte viable obtener la información necesaria para efectuar el estudio estadístico pertinente, puede prescindirse de sustentar la tarifa con las exigencias enunciadas. En tales eventos, resultará necesario acreditar el respaldo de un reasegurador de reconocida solvencia técnica y financiera, el cual debe definir la tasa pura de riesgo siendo responsabilidad de la entidad aseguradora señalar el factor de gastos.
1.2.3. REMISIÓN DE PÓLIZAS Y TARIFAS A LA SBC.
1.2.3.1. DEPÓSITO DE PÓLIZAS Y ANEXOS.
Del parágrafo del artículo 1047 C.Co se desprende que el asegurador debe depositar en la SBC el modelo de póliza y anexos del ramo o ramos que explota pues lo consignado en tales documentos se debe tener como condiciones del contrato en los casos en que no aparezca que hayan sido expresamente acordadas. Esta disposición debe interpretarse armónicamente con lo dispuesto en el numeral 1º, artículo 184 EOSF según el cual los modelos de las pólizas y tarifas deben ponerse a disposición de la SBC antes de su utilización en la forma y con la antelación que determine con carácter general.
<Inciso modificado por la Circular 17 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de lo dispuesto en dichas normas, las entidades aseguradoras deben enviar a la SFC, en la forma señalada en este numeral y en la Nota 2 del mismo, el modelo de las pólizas con sus anexos que ofrecen habitualmente al público, con antelación a la fecha prevista para iniciar su utilización, indicando expresamente que se envían para efectos del cumplimiento del deber de depósito. Cuando se trate de modificaciones parciales en todo caso se debe enviar un ejemplar completo de la respectiva póliza, indicando de manera clara cuáles son los cambios introducidos y dejando constancia expresa e inequívoca de que no se efectúan modificaciones distintas a las expresamente anunciadas.
La SBC lleva el depósito de los modelos pólizas y anexos que se remiten en cumplimiento a dicho deber legal, los cuales, además de estar a disposición del público en general en los términos del artículo 19 del Código Contencioso Administrativo, obran para los efectos dispuestos en el artículo 1047 C.Co. La SBC ordena de manera sistematizada las pólizas y anexos por entidad y ramo y en orden cronológico. Se entiende que el modelo vigente es el último depositado en orden cronológico. La SBC debe desarrollar mecanismos adecuados de atención en línea para la consulta de los modelos y anexos por parte del público en general así como para la consulta cuando se den los presupuestos indicados en el mencionado artículo 1047 C.Co.
<Inciso modificado por la Circular 17 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> El acto de enviar los modelos de las pólizas y demás documentos, en sí mismo no supone un pronunciamiento de la SFC sobre la legalidad de los mismos y se lleva exclusivamente para los efectos del artículo 1047 C.Co.
Lo anterior se debe entender sin perjuicio de la facultad que tiene esta entidad de control de verificar en cualquier momento las pólizas y tarifas en los términos del literal j), numeral 3º, artículo 326 EOSF, función que se lleva a cabo en los términos indicados en el siguiente numeral y sin perjuicio del deber que tiene la SBC de autorizar las pólizas y tarifas en los eventos en que se trate de la autorización inicial a una entidad aseguradora o de la correspondiente para la explotación de un nuevo ramo.
<Inciso modificado por la Circular 17 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Los textos de las pólizas y documentos anexos deben enviarse en medio digital, en sus respectivas proformas, escaneados en formato PDF, de conformidad con lo señalado en la Nota 2 de este numeral, registrando en la parte inferior de cada página del documento el código del clausulado de acuerdo con los siguientes criterios:
| Campo | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Descripción | Fecha a partir de la cual se utiliza | Tipo y número de la Entidad | Tipo de documento | Ramo al cual accede | Identificación interna de la proforma |
| Formato | <10> dd/mm/aaaa | 4 dígitos | 1 caracter | 2 dígitos | 16 caracteres |
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 4 - Diciembre de 2002>
Campo 1: Indicación de la fecha a partir de la cual se utiliza el documento respectivo (Día/Mes/Año). Tratándose de pólizas enviadas para efectos de la autorización de un ramo, se entenderá que la fecha a partir de la cual se utiliza el documento corresponde a la del acto administrativo mediante el cual se imparte la respectiva autorización.
Campo 2: <Descripción modificada por la Circular 17 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Código con el cual se identifica el tipo de entidad vigilada por la SFC, dependiendo de si se trata de compañías de seguros generales (13), de vida (14), o cooperativa (15) y el individual asignado a la entidad en la SFC.
Campo 3:
P Si corresponde a una póliza
A Si corresponde a un amparo adicional o anexo
C Si corresponde a una cláusula
Campo 4: Corresponde al código del ramo de acuerdo con lo previsto en el numeral 1.1. del presente capítulo. Las cláusulas o anexos que se utilicen en varios ramos deben codificarse con el número 0.
Campo 5: identificación de acuerdo con la codificación propia de la aseguradora.
NOTA 1: Los campos deben estar separados entre sí por un guión (-).
NOTA 2: <Nota adicionada por la Circular 17 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Envío electrónico y contenido de los archivos: El envío de la documentación a que hace referencia este numeral y el numeral 1.1.6 anterior, se hará desde los buzones creados por las empresas aseguradoras, de conformidad con las instrucciones complementarias que les serán remitidas a cada entidad por la oficina de Correspondencia, a las cuentas de correo electrónico 360polizas@superfinanciera.gov.co para pólizas y anexos, amparo adicional o cláusula de la misma; y 422notastecnicas@superfinanciera.gov.co únicamente para las notas y sus anexos, según sea el caso.
El archivo que la aseguradora envíe mediante correo electrónico, debe venir claramente identificado con el tipo, código y nombre de la entidad. Solo se puede enviar un correo electrónico por cada trámite, sea éste: una póliza, un anexo, un amparo adicional o una cláusula de la misma; o una nota técnica y sus anexos. El correo debe llevar los siguientes documentos:
a) Comunicación mediante la cual la aseguradora señale si remite los modelos de pólizas y anexos en cumplimiento del deber legal de depósito, o una nota técnica, que cumpla con los requisitos para el manejo de la correspondencia dirigida a la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) contendidas en la Circular 009 de 2006 mediante la cual se impartieron instrucciones para el diligenciamiento de las comunicaciones dirigidas a la Superintendencia Financiera de Colombia, actualizadas mediante la Circular Externa 005 de 2013, así como también de las instrucciones complementarias que les serán remitidas a cada entidad por la oficina de Correspondencia.
b) Carátula en la cual se debe indicar la proforma de la póliza a la cual corresponde;
c) Formato de Solicitud de Seguro, cuando corresponda.
d) Formato de Certificado Individual de Seguro, cuando corresponda.
e) Formato de Declaración de Asegurabilidad, cuando corresponda.
f) Póliza, Anexo o Amparo Adicional o Cláusula, según sea el caso, identificados de acuerdo con lo previsto para el Campo 3.
g) Nota Técnica, cuando corresponda. En este caso, se debe también anexar digitalmente mediante una hoja de cálculo en Excel, la aplicación detallada de la formulación expuesta en el documento para el cálculo de las primas de riesgo, comercial, reservas, valores garantizados y participación de utilidades, así como cualquier otro desarrollo mostrado en la nota técnica. Así mismo, se debe registrar en la parte inferior de cada página del documento el código del clausulado, de acuerdo con los criterios señalados en el presente numeral. Los documentos referidos en los literales b) a f) no aplican para el envío de notas técnicas. Esta información no hace parte del registro público.
1.2.3.2. EVALUACIÓN DE PÓLIZAS.
De acuerdo con el literal j), numeral 3º, artículo 326 EOSF, le corresponde a la SBC evaluar que las pólizas y tarifas que deban poner las entidades aseguradoras a disposición de esta entidad cumplan con los requisitos jurídicos y técnicos previstos en la ley.
Para tal efecto, la SBC puede evaluar los modelos de pólizas que son depositados en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 389 de 1997 a fin de verificar que las mismas cumplen con los requisitos señalados en el artículo 184 numeral 2o. EOSF y con aquellos requisitos establecidos en el presente capítulo y puede en cualquier momento formular las observaciones a que haya lugar a fin de que se adecuen a lo prescrito en dicha normatividad. Con todo es de precisar que, en función de las necesidades y recursos, igual procedimiento puede ser adelantado en desarrollo de las visitas de supervisión in-situ.
En los eventos en que se efectúen modificaciones a los modelos de las pólizas ya sea por orden de la SBC o por iniciativa de la entidad aseguradora, se debe remitir un nuevo ejemplar a fin de que éste repose en el depósito, indicando claramente la variación introducida y dejando expresa constancia en el sentido de que el producto no ha sido objeto de modificaciones adicionales a las enunciadas.
1.2.3.3. EVALUACIÓN DE TARIFAS.
De acuerdo con el literal j), numeral 3º, artículo 326 EOSF, le corresponde a la SBC evaluar que las tarifas que deban poner las entidades aseguradoras a disposición de esta entidad cumplan con los requisitos jurídicos y técnicos previstos en la ley.
Para efectos de la verificación permanente de los requisitos jurídicos y técnicos de las tarifas, las entidades aseguradoras deben mantenerlas a disposición de la SBC, clasificadas por ramos, junto con los elementos documentales y soportes estadísticos correspondientes, salvo cuando deban remitirse por tratarse de la autorización inicial a una entidad aseguradora o de la correspondiente para la explotación de un nuevo ramo.
Para efectos de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 6o. literal a) del Decreto 839 de 1991, cuando las compañías de seguros de vida envíen los productos de seguros con reserva matemática que van a comercializar, deben remitir las notas técnicas de los mismos, especificando el nombre comercial del producto al cual acceden, las bases técnicas y los factores de reserva. Tratándose de seguros de vida de ahorro con participación resulta necesario informar la manera como se estructurará el fondo que se establece en el artículo 6o. literal b) del Decreto 839 de 1991 y las reglas para su funcionamiento.
1.2.4. INCUMPLIMIENTO DE EXIGENCIAS LEGALES.
En los términos del artículo 184, numeral 4º EOSF, la ausencia de cualquiera de los requisitos legales los cuales deben cumplirse en la forma indicada en el presente capítulo, será causal para que la SBC prohiba la utilización de la póliza o tarifa correspondiente hasta tanto se acredite el cumplimiento del requisito respectivo o, incluso, pueda suspenderse el certificado de autorización de la entidad cuando tales deficiencias resulten sistemáticas, aparte de las sanciones legales procedentes.
1.3. REGLAS SOBRE EL MANEJO DE NEGOCIOS EN COASEGURO.
Para una adecuada gestión de los riesgos propios a los negocios que las entidades aseguradoras lleven en coaseguro deben acogerse al siguiente procedimiento:
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 5 - Diciembre de 2002>
El registro contable de las operaciones de coaseguro debe respaldarse en las copias de las pólizas, anexos y certificados expedidos por la aseguradora líder para tal efecto, las cuales constituyen la prueba de dicho asiento.
El pago de comisiones, impuesto a las ventas y retención en la fuente, cuando a ello hubiere lugar, constituyen obligaciones a cargo de la entidad aseguradora líder. Lo anterior se entiende sin perjuicio del derecho que le asiste a la aseguradora líder de cobrarle a las coaseguradoras aceptantes la parte que les corresponda asumir de las comisiones pagadas.
Una vez acordadas las condiciones técnicas, financieras y administrativas del negocio, la entidad que actúa como líder debe expedir los respectivos documentos, pólizas, certificados y anexos, y remitir copia de los mismos a las aceptantes del coaseguro dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a tal expedición.
Las coaseguradoras disponen de un plazo de cinco (5) días hábiles contados desde la fecha de la recepción para pronunciarse sobre los documentos recibidos a fin de devolverlos firmados, objetarlos o solicitar su modificación.
Una vez aceptados y firmados los documentos por las coaseguradoras, la líder dispone de un plazo de cinco (5) días hábiles para entregar as las mismas las respectivas pólizas, certificados y anexos debidamente formalizados.
La aseguradora líder debe elaborar un informe mensual (remesa) que registre la totalidad de negocios en coaseguro a su cargo, de acuerdo con la estructura y remitirlo a cada coasegurador a más tardar el día 20 del mes siguiente o día hábil siguiente, junto con el pago neto, si hay lugar a éste, suscrito por una persona autorizada para el efecto.
La remesa debe tener la siguiente estructura:
1.3.3.1. INFORME UNO - INFORME GENERAL. Es el informe general de la remesa, el cual debe incluir los totales de los siguientes rubros: primas pagadas, primas financiadas, salvamentos, otros ingresos, comisiones, gastos de administración, otros egresos, siniestros y valor neto de la remesa.
El valor registrado en otros ingresos y otros egresos debe estar debidamente soportado, es decir, se requiere especificar cada una de las partidas que lo conforman y anexar los documentos pertinentes.
1.3.3.2. INFORME DOS - PRIMAS RECAUDADAS Y COMISIONES. Comprende una relación detallada de primas y comisiones, la cual debe contener la siguiente información: sucursal, tomador, ramo, póliza, prima pagada, clase de pago (determinando si es total o abono), porcentaje de comisión, valor de la comisión e intermediario, certificado, porcentaje y valor de los gastos de administración. En el caso de recaudos en otras monedas se debe especificar la tasa de cambio del día en que tomador pagó la prima.
1.3.3.3. INFORME TRES - SINIESTROS INCURRIDOS. Es un compendio detallado de los siniestros pagados, salvamentos, recobros, reintegros y reservas de siniestros pendientes, el cual debe contener la siguiente información: sucursal, asegurado, ramo, póliza, certificado afectado, número de reclamo de la compañía líder, fecha del siniestro, amparos afectados, porcentaje de participación líder, porcentaje de participación coaseguro, valor de la reserva periodo anterior, ajustes de reserva mes actual, número de orden de pago o recibo de caja, valor pagado siniestro, valor pagado gastos siniestro, salvamentos, recobros, reintegros y reserva fin del periodo, entendiéndose que estos valores serán los que correspondan al coasegurador aceptante. Para los ramos de autos y vida se requiere incluir en este informe el número de identificación correspondiente.
1.3.3.4. INFORME CUATRO - LISTADOS DE PRIMAS EMITIDAS. Debe contener la siguiente información: Sucursal, tomador, ramo, póliza, certificado, periodo de vigencia, participación, primas, intermediario, porcentaje de participación intermediario, valor asegurado, el porcentaje y valor de los gastos de administración, el porcentaje y valor de la comisión.
1.3.3.5. INFORME CINCO - LISTADO DE PRIMAS ANULADAS. Debe incluir la siguiente información: sucursal, tomador, ramo, póliza, certificado y valor.
1.3.3.6. INFORME SEIS - LISTADO DE PRIMAS PENDIENTES. Debe contener la siguiente información: sucursal, tomador, ramo, póliza, certificado, periodo de vigencia, participación, primas, abonos y saldos.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 6 - Diciembre de 2002>
Los códigos asignados a las compañías de seguros para el diligenciamiento de estos informes es el señalado por la SBC mediante el subsistema de trámites.
Para los ramos de seguros se deben utilizar los códigos establecidos en el cuadro que se encuentra en el numeral 1.1. del presente Capítulo.
La líder deberá atender en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles el requerimiento de envío de soportes de siniestros cuando estos lo ameriten.
1.4. REGLAS SOBRE COMISIÓN PARA EL INTERMEDIARIO DE SEGUROS.
La expedición de un seguro en moneda extranjera no implica una operación de cambio respecto de la comisión que eventualmente se genere a favor del intermediario de seguros. Por tal motivo, no resulta procedente que dichas comisiones se paguen en moneda extranjera.
1.5. REGLAS RELATIVAS A LA FINANCIACIÓN DE PRIMAS.
Las entidades aseguradoras pueden financiar el pago de las primas de los contratos de seguros que expiden, con sujeción a las siguientes condiciones:
1.5.1.1. La financiación no puede exceder del setenta por ciento (70%) del valor total de la prima a cargo del tomador, ni de los límites individuales previstos en el Decreto 2360 de 1993 o de las normas que lo modifiquen o adicionen.
1.5.1.2. El plazo máximo de la financiación no puede ser superior al período de vigencia del seguro y, en todo caso, no excederá de un año contado desde la expedición de la póliza.
1.5.1.3. El importe de la parte no financiada de la prima, debe ser cubierto por el tomador a más tardar dentro del mes siguiente, contado a partir de la entrega de la póliza, certificados o anexos que se expidan con fundamento en ella, según el caso.
1.5.1.4. <Numeral eliminado por la Circular 39 de 2010>
1.5.1.5. Los recursos con los cuales se financie el pago de primas deben provenir del patrimonio y demás fondos que no correspondan a las reservas técnicas.
Para que el valor de las primas a financiar se pueda entender como recaudado para todos los efectos, la obligación debe ser incorporada en pagarés o cualquier otro título valor de contenido crediticio emitido por el tomador a la orden del asegurador, excepto cuando se trate del fraccionamiento de la prima, cuyos términos deben consignarse en la póliza.
Cuando la prima haya sido cancelada mediante el sistema de financiación aquí señalado, tales créditos se sujetarán a lo señalado en las instrucciones sobre gestión de riesgo crediticio.
1.5.2. CONSTITUCIÓN DE PROVISIONES.
Deben ser objeto de provisión, según las normas legales vigentes, las primas de seguros no recaudadas en el lapso previsto para su pago o no financiadas en los términos y condiciones anteriores.
Lo dispuesto en materia de provisiones no es aplicable a los contratos de seguros cuyas primas deban ser cubiertas por la Nación o garantizadas por ésta, siempre y cuando exista la apropiación presupuestal respectiva y la certificación expedida por la auditoría.
Los mecanismos de financiación previstos en el presente numeral no pueden ser aplicados a las primas correspondientes a los contratos de seguros cuya forma de pago a través de esta modalidad no fue previamente pactada.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 7 - Diciembre de 2002>
1.6. REGLAS RELATIVAS A LA CESIÓN Y ACEPTACIÓN DE REASEGUROS.
<Inciso adicionado por la Circular 37 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Compete a las juntas o consejos directivos, en calidad de administradores, definir y aprobar las políticas de retención de riesgos y el esquema de contratación de reaseguros de la entidad. Adicionalmente, este órgano conocerá mes a mes el valor máximo de exposición por riesgo después de haberse deducido las coberturas del programa de reaseguro.
1.6.1. CONDICIONES PARA LA OPERACIÓN.
La cesión de reaseguros de las entidades aseguradoras nacionales debe efectuarse en condiciones que garanticen la seguridad de cada entidad. En tal virtud, la determinación de las condiciones particulares de los contratos relativas a plazos, tasas y comisiones deben responder a principios que garanticen adecuadas capacidades de contratación y una nómina de reaseguradores de reconocida solidez y solvencia.
1.6.2. CONDICIONES DE LOS CONTRATOS.
Los contratos de reaseguro y las notas de cobertura suscritos por los representantes legales de las entidades aseguradoras cedentes y los apoderados de los reaseguradores, se mantendrán a disposición de la SFC*, en las propias entidades aseguradoras y reaseguradoras.
Cuando las entidades aseguradoras y reaseguradoras registren las operaciones de reaseguro que realizan, deben especificar con precisión las condiciones de cada uno de los riesgos cedidos y aceptados y la fecha de formalización de cada operación.
Salvo pacto en contrario, el pago de las obligaciones derivadas de los contratos de reaseguro automático proporcional debe efectuarse dentro de los noventa (90) días corrientes a la fecha de cierre trimestral.
Las entidades aseguradoras al aceptar notas de cobertura suscritas por corredoras de reaseguros deben verificar que las mismas cuenten con autorización expresa para ello por parte del reasegurador.
No obstante, previo al inicio de la vigencia del contrato de reaseguro, la entidad aseguradora debe contar cuando menos con la confirmación por cualquier medio de la cobertura por parte del reasegurador. La formalización de este respaldo se debe realizar dentro del mes siguiente a la iniciación de la vigencia del respectivo acuerdo.
1.6.3. CONTROL DE CESIONES Y ACEPTACIONES DE REASEGUROS FACULTATIVOS.
Las entidades aseguradoras deben adoptar mecanismos de control secuencial de las cesiones y aceptaciones de reaseguro facultativo que permitan a las partes contar con elementos que brinden certeza sobre los convenios. La SFC* evaluará el contenido y calidad de tales mecanismos en el desarrollo de las visitas de supervisión in-situ que adelante en las entidades.
Para los efectos del artículo 326, numeral 5, literal a) EOSF, se consideran como prácticas inseguras y no autorizadas las siguientes conductas:
1.6.4.1. La expedición de pólizas de seguro respecto de las cuales la sociedad no haya logrado obtener, mediante el empleo de contratos de reaseguro, colocación en firme del respectivo riesgo, en aquellos eventos en los que la entidad requiera del reaseguro.
1.6.4.2. La cesión o aceptación de riesgos en reaseguro facultativo, por funcionarios distintos de aquellos autorizados para tal efecto, con prescindencia de los mecanismos de control secuencial a que alude el numeral 1.6.3. del presente capítulo, sin perjuicio de las facultades propias del representante legal o de la delegación expresa que éste haga para un negocio específico.
1.6.4.3. La celebración de contratos de reaseguro en los que no se verifique una transferencia real del riesgo.
La inobservancia de la presente disposición acarreará la imposición de las sanciones previstas en el EOSF y la suspensión del registro de reaseguradores del exterior REACOEX.
1.6.5 REPORTE DE INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 37 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades aseguradoras deberán remitir a esta Superintendencia de manera mensual y en la fecha prevista para la transmisión de los estados financieros intermedios y de fin de ejercicio la información relacionada con las primas cedidas por reasegurador y tipo de contrato y las primas aceptadas por cedente y tipo de contrato, para lo cual deberán diligenciar las siguientes proformas:
F3000-82 Primas Aceptadas en Reaseguro
F3000-83 Primas Cedidas en Reaseguro
F3000-84 Reaseguradores y compañías cedentes del exterior no listados
Las entidades aseguradoras deberán remitir el último día del mes en que se presente la novedad, la estructura de los contratos automáticos proporcionales y no proporcionales y la nómina de reaseguradores, para lo cual deberán diligenciar las siguientes proformas:
F3000-79 Estructura de Contratos de Reaseguros Automáticos Proporcionales
F3000-80 Estructura de Contratos de Reaseguros Automáticos No Proporcionales
F3000-81 Nómina de Reaseguros -Contratos de Reaseguros Proporcionales y no Proporcionales-
Las entidades aseguradoras deberán remitir a esta Superintendencia de manera trimestral y en la fecha prevista para la transmisión de los estados financieros intermedios y de fin de ejercicio, la información relacionada con los saldos de reaseguro.
F3000-86 Saldos cuenta corriente y reserva para siniestros parte reaseguradores.
1.7. ALGUNAS PRÁCTICAS INSEGURAS RELATIVAS A LA CONTRATACIÓN DE SEGUROS.
Para los efectos del artículo 326, numeral 5, literal a) EOSF, se consideran como prácticas inseguras y no autorizadas las siguientes conductas:
1.7.1. Expedir notas de cobertura que no identifiquen los textos de los amparos con los códigos dispuestos en este capitulo.
1.7.2. Utilizar códigos de formas que no hayan sido enviadas previamente a la SFC*.
1.7.3. Proveer al asegurado de información inexacta respecto del contenido del texto referenciado y enviado a esta Entidad.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 8 - Diciembre de 2002>
1.7.4. Utilizar en las notas de cobertura proformas de entidades diferentes a las que expiden el documento.
1.7.5. Usar notas de cobertura para pólizas no depositadas o cuyo texto no se incorpore en la misma nota de cobertura o en sus anexos.
1.7.6. La participación en consorcios o uniones temporales cuando quiera que la entidad no cuenta con autorización para la operación de alguno de los ramos involucrados.
1.8 CRITERIOS Y ELEMENTOS MÍNIMOS DE LAS NOTAS TÉCNICAS. <Numeral adicionado por la Circular 23 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
La nota técnica es el documento que describe y sustenta las metodologías utilizadas para el cálculo de las primas y/o reservas de las compañías y cooperativas de seguros. Para tal efecto, se considera necesario identificar los principios y elementos que deben ser considerados en la elaboración de las mismas, estableciendo características comunes para la sustentación de tarifas, conservando el rigor en la descripción de metodologías, hipótesis, información utilizada, entre otros.
La nota técnica debe presentar de manera clara la información, supuestos y métodos utilizados en la tarifación, de tal forma que un actuario pueda evaluar la validez de los métodos y supuestos utilizados. Adicionalmente, la información, hojas de cálculo y cualquier otra documentación relevante en la tarifación deben mantenerse por un periodo no inferior a 10 años, contados desde la fecha de presentación de la nota, y ponerse a disposición del supervisor en caso que este la requiera.
Terminología y notación: La nota técnica debe ajustarse a la notación actuarial reconocida internacionalmente. Si se requiere terminología o notación matemática, estadística, financiera o actuarial adicional, esta debe ser explícitamente definida.
Principios: Los estudios técnicos y estadísticos en que se sustenten los resultados de la nota técnica deben observar los principios de equidad, suficiencia, homogeneidad y representatividad en los términos del artículo 184, numeral 3 del EOSF; de igual forma en los casos de riesgos especiales se podrá aplicar lo dispuesto en el literal c, numeral 3 del artículo 184 del EOSF.
Alcance: Toda solicitud de autorización de una nueva compañía o ramo, así como la remisión de un nuevo producto y/o amparo adicional, o sus modificaciones, deben estar acompañadas de su respectiva nota técnica.
Será deber de la compañía mantener actualizadas sus notas técnicas y tarifas así como la remisión oportuna de dichas actualizaciones a esta Superintendencia.
La nota técnica debe contener los aspectos que se señalan a continuación:
1.8.1 IDENTIFICACIÓN DE LA NOTA TÉCNICA. <Numeral adicionado por la Circular 23 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
1.8.1.1. Nombre de la entidad.
1.8.1.2. Código de la nota técnica: La nota técnica debe enviarse impresa y en medio digital, registrando en la parte inferior de cada página del documento el código de la nota técnica de acuerdo con los siguientes criterios:
| Campo | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Descripción | Fecha a partir de la cual se utiliza | Tipo y número de la Entidad | Tipo de documento | Ramo al cual accede | Identificación interna de la Nota Técnica |
| Formato | 8 dígitos dd/mm/aaaa | 4 dígitos | 4 caracteres | 2 dígitos | 16 caracteres |
Campo 1: Fecha a partir de la cual se utiliza el documento respectivo (Día/Mes/Año). Tratándose de notas técnicas enviadas para efectos de la autorización de un ramo, se entenderá que la fecha a partir de la cual se utiliza el documento corresponde a la del acto administrativo mediante el cual se imparte la respectiva autorización.
Campo 2: Código con el cual se identifica el tipo de entidad vigilada por la SFC, dependiendo de si se trata de compañías de seguros generales 13, de vida 14, o cooperativa 15 y el individual asignado a la entidad en la SFC.
Campo 3: Deberá indicarse:
NT-P si corresponde a la nota técnica de un producto.
NT-A si corresponde a la nota técnica de un amparo adicional o anexo.
Campo 4: Corresponde al código del ramo de acuerdo con lo previsto en el numeral 1.1. del presente capítulo. Las notas técnicas que se utilicen en varios ramos deben codificarse con el número correspondiente al ramo principal.
Campo 5: identificación de acuerdo con la codificación propia de la aseguradora.
Los campos deben estar separados entre sí por un guión (-).
1.8.1.3 Identificación del producto y/o amparos adicionales: Indicar el nombre del producto y/o amparos adicionales a los que aplica.
1.8.1.4 Fecha de elaboración de la nota técnica: Se debe indicar la fecha de elaboración y/o actualización de la nota técnica.
1.8.2. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO. <Numeral adicionado por la Circular 23 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
Se debe realizar una enumeración y descripción clara del amparo básico con los amparos o coberturas adicionales ofrecidos, así como el mercado objetivo al cual va dirigido, de tal forma que guarde correspondencia con lo establecido en el clausulado, indicando las características de los mismos e incluyendo el bien o bienes que se cubren y los beneficios o indemnizaciones. En cuanto sean aplicables deberá contener, entre otros, elementos como los siguientes:
a) Temporalidad: Se debe describir la temporalidad de cada uno de los amparos.
b) Modalidad del seguro: Se debe indicar si es individual, colectivo, o de cualquier otra modalidad.
c) Valor asegurado: Se debe realizar una clara definición de la forma en que se establece el valor asegurado de cada uno de los amparos. En caso de requerirse, los elementos que lo conforman y/o la metodología de cálculo y actualización.
d) Moneda: Se debe indicar la moneda o índice en que se denomina la cobertura.
e) Medidas de control: Se deben señalar los criterios definidos por la aseguradora para la suscripción y las medidas adoptadas para el control del riesgo, tales como límites para la edad de ingreso y edad de permanencia, períodos de carencia, o cualquier otra medida de control.
1.8.3. BASES TÉCNICAS. <Numeral adicionado por la Circular 23 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
1.8.3.1. Hipótesis
Los supuestos que se utilicen en el proceso de tarifación deben estar consignados y sustentados en la nota técnica. En particular debe contener, en cuanto sean aplicables, elementos tales como:
a) Hipótesis demográficas: Se refiere a las tablas de mortalidad o de morbilidad que se utilizan, así como otros supuestos demográficos relevantes que sean considerados.
b) Hipótesis financieras y/o económicas: Se refiere a las tasas de interés técnico o la forma utilizada para considerar el valor del dinero en el tiempo, tasas de inflación, tasas de cambio, o índices financieros que se utilizan, así como otros supuestos financieros y/o económicos relevantes que sean considerados.
c) Otras Hipótesis: Se refiere a cualquier otro supuesto de importancia que se haya tenido en cuenta en la tarifación, como por ejemplo supuestos de frecuencia, severidad o índices de siniestralidad, entre otros.
En el evento en que se utilicen estudios o estadísticas para sustentar cualquiera de las variables o parámetros utilizados en la tarifación, se deben anexar en medio digital los datos consolidados indicando claramente la fuente de los mismos. En el evento en que se utilicen supuestos prescritos por ley, se deberá indicar la normatividad que establece su uso.
1.8.3.2. Prima de Riesgo
La nota técnica debe consignar y sustentar los procedimientos técnicos y actuariales, fórmulas y parámetros utilizados para establecer la tasa de riesgo y su respectiva prima. En cuanto aplique, se deben incluir elementos tales como:
a) Deducibles
b) Copagos
c) Límites
d) Recargos y/o descuentos basados en el riesgo
e) Factores de credibilidad
1.8.3.3. Prima Comercial
La nota técnica debe consignar los procedimientos técnicos y actuariales, fórmulas, y parámetros utilizados para establecer la tasa comercial y su respectiva prima. En cuanto aplique, se deben incluir elementos tales como:
a) Gastos y comisiones: Se deben expresar de manera específica los recargos por concepto de gastos esperados por la aseguradora, entre otros, gastos de adquisición, gastos de administración, comisiones de intermediación y la forma en que se aplican. Si estos factores varían, se debe indicar de manera precisa los rangos en los cuales se encuentran.
b) Riesgo y utilidad: Se debe incluir el margen por riesgo y/o utilidad esperado por la aseguradora y la forma en que se aplica. Si estos factores varían, se debe indicar de manera precisa los rangos en los cuales se encuentran.
c) Recargos y descuentos: Se deben informar los recargos y descuentos contemplados, señalando su metodología de cálculo
1.8.3.4. Otros Aspectos
Deberá consignarse cualquier otro concepto o procedimiento técnico que a juicio del actuario que firma la nota técnica sea necesario para la adecuada implementación del producto, tales como:
a) Extraprimas: Se deben consignar los procedimientos técnicos, actuariales y financieros utilizados para establecerlas.
b) Fraccionamiento de primas: En el evento en que se contemple el fraccionamiento de primas, se deben expresar y sustentar los recargos establecidos para cada opción de fraccionamiento y la metodología utilizada para el cálculo de la prima fraccionada.
c) Participación de utilidades: Se debe consignar la metodología con la que se calculará la participación de utilidades, en caso de aplicar.
d) Valores garantizados: Se debe detallar el cálculo y forma en que se otorgarán valores garantizados, en caso de aplicar.
e) Fondos de ahorro: Se deben definir los conceptos por los que se generarán los fondos de ahorro, su metodología de cálculo, así como la forma en que se administrarán.
f) Reaseguros: En el evento en que el producto sea objeto de reaseguro se debe informar la modalidad del mismo.
1.8.3.5. Reservas
En la nota técnica también se deben indicar las reservas que se constituirán. En los eventos en los cuales no se tenga como referencia la metodología definida en la normatividad vigente, se debe consignar en forma detallada la metodología para su cálculo.
1.8.4 RESULTADOS. <Numeral adicionado por la Circular 23 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
Se debe anexar en hoja de cálculo en un medio digital, la aplicación detallada de la formulación expuesta en el documento para el cálculo de las primas de riesgo, comercial, reservas, valores garantizados y participación de utilidades, así como cualquier otro desarrollo mostrado en la nota técnica.
1.8.5 NOMBRE Y FIRMA. <Numeral adicionado por la Circular 23 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
Se debe incluir el nombre y la firma del actuario que elaboró la nota técnica.
2. REGLAS SOBRE CIERTOS ASPECTOS FINANCIEROS.
Las entidades aseguradoras deben mantener y acreditar ante la SFC*, dentro de los plazos previstos para el envío de los balances trimestrales, un patrimonio técnico saneado equivalente, como mínimo, a la cuantía que resulte de aplicar a la totalidad de sus operaciones las normas que se establecen en el presente numeral.
2.1.1.1. CUANTÍA MÍNIMA DEL MARGEN DE SOLVENCIA EN LAS COMPAÑÍAS DE SEGUROS GENERALES.
En las compañías de seguros generales el importe mínimo del margen de solvencia debe ser igual al que resulte más elevado del que se obtenga por uno de los siguientes procedimientos:
- En función del monto anual de las primas, o
En función de la siniestralidad de los tres (3) últimos ejercicios sociales anuales.
a. La cuantía del margen de solvencia en función de las primas se determina de la siguiente manera:
a.1. Por concepto de primas se toman tanto las emitidas (directas +coaseguro aceptado), en el ejercicio que se contemple, como las primas aceptadas en reaseguro en el mismo período.
a.2. Hasta siete mil quinientos millones de pesos, de los montos así establecidos, se aplica un porcentaje del dieciocho (18%), y al exceso, si lo hubiere, se aplica el dieciséis por ciento (16%), sumándose ambos resultados.
a.3. La cuantía que se obtenga según lo dispuesto en el numeral anterior se multiplica por la relación existente, en el ejercicio que sirve de base para el cálculo, entre el monto de los siniestros brutos descontados los reembolsos de siniestros, y el importe de estos siniestros brutos, sin que tal relación pueda ser inferior, en ningún caso, al cincuenta por ciento (50%).
b. La cuantía del margen de solvencia en función de los siniestros se establece de la siguiente manera:
b.1. En la cuantificación de los siniestros se deben incluir los liquidados (pagados en el ejercicio que se contemple y en los dos ejercicios inmediatamente anteriores a él, sin deducción por reaseguros), los siniestros pagados por aceptaciones en reaseguros y las reservas para siniestros avisados por liquidar, cuenta compañía y reaseguradores, constituidas al cierre del ejercicio contemplado.
b.2. Al saldo que arroje la suma de los factores indicados en el numeral anterior se debe deducir el importe de los recobros y los salvamentos liquidados y realizados por siniestros efectuados en los períodos de que da cuenta el mencionado numeral, así como el monto de la reserva para siniestros avisados por liquidar constituida al cierre del ejercicio anterior al trienio contemplado, tanto para negocios directos como por aceptaciones.
b.3. La cifra que resulte de la operación descrita en el numeral anterior se debe dividir por tres (3). Hasta cuatro mil quinientos millones de este resultado se aplica un porcentaje del veintisiete por ciento (27%), y al exceso, si lo hubiere, se aplica el veinticuatro por ciento (24%), sumándose ambos resultados.
b.4. La cuantía así obtenida se multiplica por la relación existente en el ejercicio contemplado, entre el importe de los siniestros brutos descontados los reembolsos de siniestros, y el importe bruto de estos siniestros, sin que esta relación pueda ser inferior, en ningún caso, al cincuenta por ciento (50%).
2.1.1.2. CUANTÍA MÍNIMA DEL MARGEN DE SOLVENCIA EN LAS COMPAÑÍAS DE SEGUROS DE VIDA.
En las compañías de seguros de vida el monto mínimo del margen de solvencia es igual al resultado que se obtenga de sumar los importes que arrojen las operaciones descritas a continuación:
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 9 - Diciembre de 2002>
a. Para el ramo de vida individual, la cuantía mínima del margen de solvencia es la suma que resulte de multiplicar el seis por ciento (6%) del total de las reservas matemáticas por la relación que exista, en el ejercicio que se contemple, entre el importe de las reservas matemáticas, deducidas las correspondientes al reaseguro, y el importe bruto de las mismas, sin que esta relación pueda ser, en ningún caso, inferior al ochenta y cinco por ciento (85%).
b. Para el ramo de riesgos profesionales se debe atender lo dispuesto en el Decreto 2582 de 1999 o normas que lo modifiquen.
c. En los demás ramos explotados por estas compañías el margen de solvencia se determina del mismo modo que para las compañías de seguros generales, pero aplicando, cuando se determina su cuantía en función de las primas, el porcentaje de dieciocho por ciento (18%) hasta dos mil millones de pesos y el dieciséis por ciento (16%) al exceso, si lo hubiere. Para el cálculo en función de la siniestralidad el veintisiete por ciento (27%) se aplica hasta mil doscientos millones de pesos y el veinticuatro por ciento (24%) al exceso.
El patrimonio técnico saneado computable para los fines a que se refiere el presente numeral comprende la suma del capital primario y secundario en los términos señalados a continuación:
2.1.2.1. CÁLCULO DEL CAPITAL PRIMARIO.
El capital primario incluye:
a. El capital pagado
b. La reserva legal
c. La prima en colocación de acciones.
d. El saldo que arroje la cuenta patrimonial de ajuste de cambio sin incluir el correspondiente a inversiones de capital ni el derivado de inversiones en bonos convertibles en acciones en filiales o subordinadas del exterior.
e. El valor de las utilidades del ejercicio en curso, en los siguientes casos:
e.1. Cuando la entidad registre pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores, hasta concurrencia de dichas pérdidas.
e.2. Cuando la entidad no registre pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores, en un porcentaje igual al de las utilidades que por disposición de la última asamblea ordinaria hayan sido capitalizadas o destinadas a incrementar la reserva legal, sin que pueda exceder del cincuenta por ciento (50%).
f. El valor de las utilidades no distribuidas correspondientes al ejercicio contable anterior sea computará durante el trimestre siguiente en los siguientes casos:
f.1. Cuando la entidad registre pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores, hasta concurrencia de dichas pérdidas.
f.2. Cuando la entidad no registre pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores, en una proporción equivalente al porcentaje de las utilidades líquidas del penúltimo ejercicio que hayan sido capitalizadas o destinadas a incrementar la reserva legal, sin que pueda exceder del cincuenta por ciento (50%).
g. El valor total de los dividendos decretados en acciones por la última asamblea ordinaria de accionistas.
2.1.2.2. DEDUCCIONES DEL CAPITAL PRIMARIO.
Para establecer el valor final del capital primario se deducen los siguientes valores:
a. Las pérdidas de ejercicios anteriores y las del ejercicio en curso.
b. El valor de las inversiones de capital, efectuadas en compañías de seguros generales, de vida y sociedades de capitalización.
c. El valor de las inversiones en bonos obligatoriamente convertibles en acciones emitidos desde el 1o. de junio de 1990 por compañías de seguros generales, de vida y sociedades de capitalización.
2.1.2.3. CÁLCULO DEL CAPITAL SECUNDARIO.
El capital secundario incluye:
a. Las reservas estatutarias.
b. Las reservas ocasionales.
c. Las valorizaciones de activos fijos utilizados en el giro ordinario de los negocios y el cincuenta por ciento (50%) de las valorizaciones de los demás activos contabilizados de acuerdo con los criterios que establezca la SBC. En todo caso, no se computarán las valorizaciones correspondientes a bienes recibidos en dación en pago o adquiridos en remate judicial. Tampoco las generadas en inversiones en compañías de seguros generales, o de vida o sociedades de capitalización.
d. Las utilidades no distribuidas de ejercicios anteriores, y las del ejercicio en curso, en el monto no computable en el capital primario.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 10 - Diciembre de 2002>
e. Los bonos obligatoriamente convertibles en acciones emitidos a partir del 1o. de julio de 1990 cuyo pago en caso de liquidación esté subordinado a la cancelación de los demás pasivos externos de la sociedad y que su tasa de interés al momento de la emisión, sea menor o igual que el setenta por ciento (70%) de la tasa DTF calculada por el Banco de la República para la semana inmediatamente anterior.
2.1.2.4. VALOR COMPUTABLE DEL CAPITAL SECUNDARIO.
Para efectos del cálculo del patrimonio técnico, el valor máximo computable del capital secundario es la cuantía total del capital primario de la respectiva entidad. No obstante, las valorizaciones computadas en la forma prevista en el literal c. del numeral 2.1.2.3 anterior no pueden representar más del cincuenta por ciento (50%) del valor total del capital primario.
2.2. REGLAS SOBRE EL RÉGIMEN DE RESERVAS TÉCNICAS Y SU INVERSIÓN.
2.2.1. REGLAS SOBRE RESERVAS TÉCNICAS.
2.2.1.1. CONTROL DE RESERVAS DE SINIESTROS.
Las entidades aseguradoras deben contar con un libro auxiliar en el cual se asienten los datos que soporten los movimientos de la reserva de siniestros y el registro contable del respectivo pasivo. Dicho libro puede ser llevado en forma manual o de manera sistematizada, pudiéndose llevar un libro por cada ramo, área de la entidad o sucursal, aunque siempre de forma centralizada.
En todo caso la entidad aseguradora debe mantener a disposición de la SBC la siguiente información mínima extraída de dicho libro:
a. Número de la póliza, o del contrato si se trata de un negocio aceptado.
b. Número de radicación del siniestro
c. Ramo(s) de la póliza o del contrato. Para este efecto se utilizará el número del código de los ramos, establecido en el numeral 1.1. del presente capítulo.
d. Indicación de si se trata de una póliza expedida de forma directa, en coaseguro o de un negocio aceptado en reaseguro. Para dicho efecto se deben utilizar los siguientes códigos: PD para las pólizas expedidas directamente y sin coaseguro; AR para los negocios aceptados en reaseguro; CO para pólizas expedidas en coaseguro.
e. Nombre del asegurado, tomador y beneficiario.
f. Fecha de ocurrencia del siniestro
g. Fecha de aviso
h. Fecha de presentación de la reclamación en los términos señalados en el artículo 1077 C.Co. (fecha de entrega del último documento)
i. Cobertura afectada. Para este efecto se debe utilizar la codificación señalada en el literal c. anterior.
j. Valor de la pretensión
k. Reserva parte compañía inicialmente constituida
l. Reserva parte reaseguradores inicialmente constituida
m. Ajuste de cada una de las reservas a las que se refieren los literales k. y l. anteriores, si los hubiere.
n. Fecha y valor de pago del siniestro.
o. Indicación de si el siniestro fue objetado o se encuentra en trámite.
p. Razones de objeción, en caso de que a ello haya lugar
q. Indicación de si el siniestro se encuentra en proceso (litigio) o no.
r. Valor total de la reserva de siniestros parte compañía y parte reaseguradores.
Tratándose de operaciones de reaseguro aceptado, la aseguradora no estará obligada a tener la información de que tratan los literales e., f., g., h., o. y p., anteriores.
2.2.1.2. CONSTANCIAS A RECLAMANTES.
Para los mismos efectos previstos en este acápite, las compañías de seguros deben expedir constancia a sus reclamantes, que contenga como mínimo la siguiente información:
a. Nombre del asegurado
b. Número de la póliza afectada por el reclamo
c. Fecha del siniestro
d. Fecha de aviso del siniestro
e. Fecha de presentación del reclamo
f. Documentos aportados
g. Valor pretendido de la reclamación
h. Número consecutivo de la constancia expedida
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 11 - Diciembre de 2002>
2.2.1.3. RETENCIÓN DE RESERVA DE RIESGOS EN CURSO EN LA OPERACIÓN DE REASEGURO.
En la cesión de primas de reaseguros al exterior, la entidad aseguradora cedente debe retener, en la fecha de la cesión y durante el período en el cual la compañía cedente deba conservar la reserva propia del mismo seguro, la porción de la reserva de riesgos en curso correspondiente. Se exceptúan de la constitución del depósito los contratos de reaseguro no proporcionales.
La entidad cedente y el reasegurador pueden estipular el reconocimiento de intereses remuneratorios en favor de éste sobre dichos depósitos durante el término en que deba mantener la retención.
2.2.2. REGLAS SOBRE INVERSIÓN DE LAS RESERVAS TÉCNICAS. (Derogado por el Decreto 2953 de 2010, que sustituye el Título 3 del Libro 31 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010).
2.2.3. REGLAS PARA EL CÁLCULO DE LAS RESERVAS TÉCNICAS DE LOS RAMOS PENSIONES LEY 100 Y CONMUTACIÓN PENSIONAL. <Numeral adicionado por la Circular 44 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Con el fin de valorar y constituir adecuadamente las reservas técnicas de los productos de rentas, las entidades aseguradoras de vida autorizadas para operar los ramos de seguros de pensiones ley 100 y conmutación pensional, deben calcular dichas reservas con la misma tasa de interés técnico utilizada para el cálculo de la prima. En ningún caso la tasa de interés técnico podrá ser superior a la fijada en la Resolución 610 de 1994 o demás normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.
3. REGLAS PARTICULARES APLICABLES A CIERTOS RAMOS.
3.1.1. OBLIGATORIEDAD DE LA EXPEDICIÓN DE PÓLIZAS.
Las entidades aseguradoras que cuentan con autorización para la explotación del SOAT están obligadas, sin excepción, a aceptar y expedir dicho seguro obligatorio. En tal virtud, cualquier conducta directa o indirectamente tendiente a rechazar la expedición del seguro resulta contraria a la normatividad vigente, y por ende constituye una práctica ilegal.
El incumplimiento a las disposiciones que regulan este seguro, compromete directamente la responsabilidad de los directores, administradores y demás funcionarios de la entidad vinculados al manejo de este seguro, en los términos que prevé el artículo 209 EOSF.
Con todo, la obligatoriedad de la expedición de la póliza estará siempre sujeta a la verificación del interés asegurable mediante la exhibición de la tarjeta de propiedad o la licencia de tránsito o, tratándose de vehículos que se matriculan por primera vez, la factura de compra.
3.1.2. CONTROL EN LA EXPEDICIÓN MEDIANTE MECANISMOS DE MERCADEO MASIVO.
Los errores que ocurran en la expedición de las pólizas del SOAT, sean éstos voluntarios o involuntarios, son inoponibles a las víctimas de los accidentes que vayan a ser indemnizadas. Por esta razón, las entidades aseguradoras que tienen autorizada la explotación de este ramo y que utilicen mecanismos de mercadeo masivo, deben adoptar las precauciones y controles necesarios para garantizar la validez de las pólizas y verificar las condiciones de las liquidaciones de las primas generadas por el seguro.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 12 - Diciembre de 2002>
3.1.3. TRANSFERENCIAS DE RECURSOS AL FONSAT.
Para el adecuado cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 199 numeral 2o. EOSF, las entidades aseguradoras deben tener en cuenta las siguientes instrucciones:
3.1.3.1. Transferencia anual de excedentes. Para los efectos del inciso tercero, numeral 2º del artículo 199 EOSF, la entidad aseguradora debe verificar dentro de los dos meses siguientes al corte del 31 de diciembre de cada año que el total de las transferencias que haya efectuado durante cada período anual al Fondo del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (FONSAT), corresponda cuando menos al cincuenta por ciento (50%) de los excedentes de operación del ramo. Si no fuere así, debe transferirse el faltante dentro de los primeros quince (15) días hábiles del mes de marzo de cada año. El cálculo de los excedentes se determina según la metodología descrita en la proforma F.3000-49 de la SBC (Anexo 26 del presente título), para lo cual se debe tener en cuenta que la sumatoria de los valores correspondientes a las operaciones relacionadas con el seguro obligatorio de daños corporales causados a las personas en accidentes de tránsito, SOAT, contabilizadas en los códigos asignados en el Plan Unico de Cuentas para el Sector Asegurador, debe ser inferior, o a lo sumo igual al veinticinco por ciento (25%) de las primas emitidas durante el período respectivo.
3.1.3.2. Transferencias adicionales al FONSAT. Las transferencias adicionales a que haya lugar por virtud de lo dispuesto en el inciso segundo, numeral 2º del artículo 199 EOSF se deben realizar en las fechas que para ello determine el FONSAT.
3.1.3.3. Instrucciones contables. Las transferencias bimestrales al FONSAT y las transferencias adicionales, si las hubiere, se deben registrar en los códigos asignados para uno y otro concepto en el Plan Unico de Cuentas para el Sector Asegurador.
<Inciso modificado por la Circular 34 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> En los meses que no se efectúe corte bimestral y en consecuencia no se realicen transferencias al FONSAT, las entidades deben causar la diferencia entre los recursos del veinte por ciento (20%) establecida en el numeral 2 del artículo 199 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y el valor de los porcentajes correspondientes a la aplicación de la cobertura del mencionado seguro, en desarrollo de lo dispuesto en el Decreto 0967 de 2012, o las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, de la producción emitida en dicho mes.
3.1.3.4. Reporte de la información a la SBC. Para tales efectos se deben atender las instrucciones contenidas en la mencionada proforma F.3000-49, junto con la fotocopia legible de la consignación de la transferencia con cargo al FONSAT realizada para el correspondiente bimestre.
3.1.3.5. Reporte anual sobre oportunidad y suficiencia de las transferencias. Para efectos de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo 2º, numeral 2º del artículo 199 EOSF, la entidad administradora del FONSAT, debe remitir a la SBC, dentro de los dos primeros meses de cada año, un reporte en el que se informe el monto consignado por cada una de las entidades obligadas, indicando además cuáles entidades aseguradoras no efectuaron las transferencias en forma oportuna durante el año inmediatamente anterior. Con base en este reporte la SBC verifica los aportes bimestrales en cuanto a montos y oportunidad.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 001 de 2005 - Página 13 - Diciembre de 2005>
3.1.4. CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA.
En desarrollo de lo dispuesto en el numeral 5º, artículo 193 EOSF a continuación se señalan las condiciones generales que deben observar las pólizas SOAT:
3.1.4.1. AMPAROS. La entidad aseguradora está obligada a indemnizar los daños corporales causados a las personas en accidentes de transito ocurridos dentro del territorio nacional, con el vehículo automotor descrito en la carátula de la póliza y con sujeción a lo señalado en el artículo 193 EOSF y en el presente numeral:
a. En cuanto se refiere a los servicios médicos quirúrgicos a que se refiere el literal a) del artículo 193 EOSF, éstos deben comprender cuando menos los siguientes:
a1. Atención de urgencias
a2. Hospitalización
a3. Suministro de material médico-quirúrgico, osteosíntesis, órtesis y prótesis.
a4. Suministro de medicamentos
a5. Tratamiento y procedimientos quirúrgicos
a6. Servicios de diagnóstico
a7. Rehabilitación
b. Para los efectos de lo dispuesto en el literal b), artículo 193 EOSF se debe utilizar la tabla de valuación de incapacidades y el manual de invalidez que se aplica en el sistema general de riesgos profesionales.
3.1.4.2. EXCLUSIONES. El SOAT no se encuentra sujeto a exclusión alguna y por ende ampara todos los eventos y circunstancias bajo las cuales se produzca un accidente de tránsito.
3.1.4.3. ACCIÓN PARA RECLAMAR. Tendrán acción para reclamar de la entidad aseguradora las indemnizaciones por las coberturas otorgadas en esta póliza, las instituciones prestadoras de servicios de salud públicas o privadas que hayan prestado los servicios médicos quirúrgicos o quienes hubieren cancelado su valor, la víctima que sea declarada incapacitada permanentemente, los beneficiarios en caso de muerte, así como las personas que hubieren sufragado los gastos funerarios y de transporte al centro asistencial.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 001 de 2005 - Página 13 - Diciembre de 2005>
3.1.4.4. PRESENTACIÓN DE LA RECLAMACIÓN. Las personas naturales o jurídicas que consideren tener derecho a las prestaciones aseguradas deben presentar la respectiva reclamación a la entidad aseguradora y acreditar la ocurrencia del siniestro y su cuantía, si fuere el caso (artículo 1077 C.Co).
Para determinar el valor de la indemnización por incapacidad permanente es obligatorio aportar el certificado o dictamen expedido por las juntas de calificación de invalidez.
Para las demás coberturas pueden utilizarse cualquiera de los medios probatorios señalados en la ley, siempre y cuando el escogido sea conducente, pertinente e idóneo para demostrar los hechos. Los siguientes documentos se consideran pruebas suficientes, según la clase de amparo afectado:
a. La certificación expedida por el médico que atendió inicialmente la urgencia en el centro hospitalario, para demostrar la ocurrencia del accidente de tránsito.
b. Los registros civiles o las pruebas supletorias del estado civil previstas en la ley, para probar la muerte y la calidad de causahabiente. Si la víctima vivía en unión libre, debe anexarse la manifestación del interesado.
c. Para los gastos funerarios, el certificado de defunción expedido por el notario o el acta de levantamiento del cadáver cuando la muerte se haya producido en el lugar del accidente y la correspondiente certificación de pago o la factura expedida por la entidad que prestó los servicios.
d. La constancia de la efectiva realización y movilización de las víctimas resultantes del accidente de transito, para probar los gastos por transporte al centro asistencial.
3.1.4.5. PAGO DE LA INDEMNIZACIÓN Y SANCIÓN POR MORA. La entidad aseguradora está obligada a efectuar el pago de la indemnización dentro del mes siguiente a la fecha en que las instituciones prestadoras de servicios de salud, la víctima o sus causahabientes, o las personas que demuestren haber sufragado los gastos funerarios y de transporte, acrediten su derecho ante la aseguradora y hayan demostrado la ocurrencia del siniestro y su cuantía.
Vencido este plazo, el asegurador debe reconocer y pagar al asegurado o beneficiarios, además de la obligación a su cargo y sobre el importe de ella, la tasa de interés prevista en el artículo 1080 C.Co.
Cuando la entidad aseguradora encuentre que existen serios motivos de objeción a la reclamación que presenten las entidades clínicas hospitalarias, debe poner en conocimiento del reclamante tales objeciones, dentro del término previsto para el pago de la indemnización. No obstante, la aseguradora en todo caso debe pagar, como anticipo imputable a la indemnización, una suma equivalente al 60% del monto inicialmente reclamado, siempre que la reclamación se haya presentado de conformidad con lo dispuesto en las normas que la regulan.
3.1.4.6. IRREVOCABILIDAD. El contrato no puede ser revocado por ninguna de las partes intervinientes en el mismo.
3.1.4.7. CAMBIO DE CILINDRAJE. El tomador debe notificar por escrito a la entidad aseguradora, el cambio de cilindraje en el mismo. La notificación debe hacerla con una antelación no menor de diez (10) días a la fecha del cambio y en este evento, la entidad aseguradora y el tomador, pueden exigir el reajuste o la devolución a que haya lugar en el valor de la prima.
3.1.4.8. TRANSFERENCIA DEL VEHÍCULO. La transferencia de la propiedad del vehículo descrito en la póliza, no produce la terminación del contrato de seguro, el cual continua vigente hasta su expiración.
3.1.4.9. RÉGIMEN LEGAL. Lo no previsto en el contrato se rige por lo dispuesto en el EOSF, las normas que regulan el contrato de seguro en el Código de Comercio y demás disposiciones concordantes.
Accidente de tránsito: Evento generalmente involuntario, generado al menos por un vehículo en movimiento, que causa daños a personas y bienes involucrados en él e igualmente afectan la normal circulación de los vehículos que se movilizan por la vía o vías comprendidas en el lugar o dentro de la zona de influencia del hecho
Automotores: Se entiende por vehículo automotor todo aparato provisto de un motor propulsor, destinado a circular por el suelo para el transporte de personas o de bienes, incluyendo cualquier elemento montado sobre ruedas que le sea acoplado. No quedan comprendidos dentro de esta definición:
a) Los vehículos que circulan sobre rieles.
b) Los vehículos agrícolas e industriales siempre y cuando no circulen por vías o lugares públicos por sus propios medios.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 14 - Diciembre de 2002>
Víctima: Se entiende por víctima, la persona que ha sufrido daño en su integridad física como consecuencia directa de un accidente de tránsito.
Servicios médicos quirúrgicos: Se entienden por servicios médicos quirúrgicos todos aquellos servicios destinados a lograr la estabilización del paciente, el tratamiento de las patologías resultantes de manera directa del accidente de tránsito y a la rehabilitación de las secuelas producidas.
Incapacidad permanente: Se entiende por incapacidad permanente la pérdida no recuperable mediante actividades de rehabilitación, de la función de una parte del cuerpo que disminuya la potencialidad del individuo para desempeñarse laboralmente.
Beneficiario: Es la persona natural o jurídica que acredite su derecho ante el asegurador, para obtener el pago de la indemnización. De acuerdo con las coberturas otorgadas en esta póliza, son beneficiarios:
De la indemnización por muerte, las personas señalada en el artículo 1142 C.Co. En todo caso a falta de cónyuge, en los casos que corresponda a este la indemnización, se tendrá como tal el compañero o compañera permanente que acredite dicha calidad. A falta de cónyuge, compañero o compañera permanente, la totalidad de la indemnización se distribuirá entre los herederos.
De las indemnizaciones por gastos funerarios y transporte al centro asistencial, quienes demuestren haber realizado las correspondientes erogaciones.
En desarrollo de la facultad establecida en el numeral 5º del artículo 193 del EOSF, en el Anexo 1 del presente Título se señalan las tarifas máximas anuales que pueden cobrar las entidades aseguradoras por el SOAT.
En la determinación de la tarifa a cobrar con base en lo dispuesto en el mencionado Anexo 1, se deben tener en cuenta las categorías de vehículos, de acuerdo con las siguientes definiciones:
Tabla 1. Motos
Comprende todo vehículo automotor de dos ó tres ruedas con capacidad para el conductor y un acompañante. En esta clase de vehículos se encuentran incluidas las motocicletas y los mototriciclos, destinados al transporte exclusivo de personas.
<Inciso modificado por la Circular 5 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> También comprende los Motocarros, entendidos como todo vehículo automotor de chasis monoestructural, de tres (3) o cuatro (4) ruedas, con estabilidad propia, con componentes mecánicos de motocicleta, para el transporte de personas con capacidad hasta de tres (3) pasajeros, o de carga con capacidad útil hasta 1 tonelada, o mixto con capacidad de dos (2) pasajeros y 1 tonelada.
Tabla 2. Camperos o camionetas
a. Camperos
Comprende los vehículos a motor con transmisión doble (incluida la versión 4x2), sin incluir los camperos de servicio público para el transporte de pasajeros.
b. Camionetas
<Literal modificado por la Circular 5 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Comprende los vehículos a motor de cuatro o más ruedas dotados con carrocería abierta o cerrada para carga con capacidad máxima de una (1) tonelada.
Tabla 3. Vehículos de carga o mixtos
a. Carga
Comprende los vehículos dotados con carrocería abierta o cerrada, destinados al transporte de carga o equipos fijos (equipos eléctricos, carros de basura, grúas, montacargas, volquetas, etc.), con capacidad de carga superior a una (1) tonelada.
b. Mixtos
- Comprende la maquinaria amarilla, industrial y agrícola, cuando circule por una vía pública o privada con acceso al público.
- Comprende los vehículos de carga a los cuales se les ha dotado de compartimiento para transportar hasta seis (6) personas.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 041 de 2004 - Página 15 - Octubre de 2004>
Tabla 4. Vehículos oficiales especiales y ambulancias
Comprende todos los vehículos oficiales cuyas características no permitan ser clasificados en otras categorías, tales como los vehículos al servicio de las fuerzas militares, policía y organismos estatales de seguridad. Incluye las ambulancias de toda clase, los vehículos al servicio del cuerpo de bomberos, los vehículos acondicionados para el transporte de valores y los vehículos destinados al servicio de funcionarios diplomáticos o consulares, entre otros.
Tabla 5. Autos familiares
Son los vehículos no alquilables, con capacidad máxima para cinco (5) pasajeros y por los cuales no se cobra pasaje. Incluye los vehículos Station Wagon y Break.
Tabla 6. Vehículos particulares para seis (6) o mas pasajeros
Comprende los vehículos de cuatro (4) o más ruedas, no alquilables, con capacidad para seis (6) o más pasajeros y por los cuales no se cobra pasaje.
Tabla 7. Autos de negocios, taxis y microbuses urbanos
Corresponde a los taxis, camperos, camionetas y mixtos destinados al servicio público urbano para el transporte de pasajeros, con capacidad máxima para cinco (5) pasajeros y los microbuses de servicio público urbano con capacidad máxima para doce (12) pasajeros. En esta categoría se incluyen los automóviles destinados al alquiler, enseñanza automotriz y los carros fúnebres.
Tabla 8. Vehículos de servicio público urbano, buses y busetas
Comprende los vehículos de servicio público urbano, incluidos los vehículos de transporte masivo y microbuses con capacidad superior a doce (12) pasajeros.
Tabla 9. Vehículos de servicio público intermunicipal
Comprende cualquier categoría de vehículo de servicio público autorizado para operar a nivel nacional y los vehículos destinados al transporte escolar.
En el evento en el que se deba expedir una póliza de SOAT a un vehículo que no se ajusta exactamente a la descripción de las categorías precedentes, las especificaciones de capacidad en número de pasajeros, tonelaje y cilindraje se regirán por lo señalado en la licencia de tránsito (tarjeta de propiedad) expedida por los organismos de tránsito autorizados por el Ministerio de Transporte. Para vehículos no matriculados, por la factura de compra o ficha técnica del fabricante del vehículo homologada por el Ministerio de Transporte.
<Inciso reexpedido por la Circular 20 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> De otra parte, y atendiendo a lo dispuesto en el artículo 1 de la Ley 1364 de 2009 respecto de los vehículos que circulen por las zonas fronterizas y a los vehículos importados que se desplacen del puerto a los concesionarios para su venta al público, en la cual se indica que el Seguro Obligatorio de Daños corporales causados a las personas en Accidentes de Tránsito –SOAT- se puede expedir con vigencias inferiores a un año, esta Superintendencia señala que la tarifa máxima para dichas pólizas será el monto que resulte de dividir la tarifa anual del SOAT correspondiente en vigencia(s) mensual(es).
<Inciso reexpedido por la Circular 20 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> En cualquier caso dicha vigencia nunca podrá ser inferior a un mes, y siempre deberá corresponder a vigencias en meses completos.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 041 de 2004 - Página 15-1 - Octubre de 2004>
3.2. REGLAS APLICABLES AL SEGURO DE INVALIDEZ Y SOBREVIVIENTES.
El artículo 108 de la Ley 100 de 1993 establece la obligación de las administradoras de suscribir seguros que garanticen los aportes adicionales necesarios para financiar las pensiones de invalidez y sobrevivientes, los cuales deben ser colectivos y de participación. A su vez el artículo 79 de la mencionada ley consagra los planes que pueden expedir las entidades aseguradoras como opciones de pensión para los afiliados de una administradora.
Para garantizar el adecuado cumplimiento de lo dispuesto en la mencionada ley, a continuación se establecen los requisitos mínimos que deben reunir tales pólizas de seguros:
3.2.1. CARACTERÍSTICAS DE LAS PÓLIZAS. Las pólizas de seguro de invalidez y sobrevivientes que contraten las sociedades que administren fondos de pensiones deben ser colectivas y de participación.
Las pólizas se entienden colectivas, para los efectos del presente instructivo, si otorgan cobertura a un número plural de afiliados de la administradora que contrata el seguro.
Las pólizas son de participación si la entidad aseguradora se obliga a repartir utilidades a los afiliados. La entidad aseguradora debe remitir previamente a la SBC las notas técnicas en las cuales se establezcan la forma de cálculo de dicha participación.
3.2.2. CONDICIONES GENERALES. Las pólizas de seguro de invalidez y sobrevivientes deben ajustarse a los siguientes parámetros:
3.2.2.1. AMPARO. Mediante las pólizas de seguro de invalidez y sobrevivientes que contraten las sociedades que administren fondos de pensiones, la entidad aseguradora debe otorgar cobertura automática a las personas afiliadas a la administradora y asegurar el pago de las sumas adicionales que sean necesarias para completar el capital que financie el monto de la pensión, originadas por la declaración de invalidez que emitan las respectivas Juntas Regionales o Secciónales de Calificación de Invalidez y de los aportes adicionales para afiliados no pensionados que generen pensiones de sobrevivientes, en los siguientes casos:
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a. Afiliados que se encuentran cotizando al sistema y que hayan cotizado por lo menos veintiséis (26) semanas al momento de producirse el estado de invalidez o el fallecimiento. Para los efectos de este seguro se entiende que un afiliado se encuentra cotizando al sistema, cuando ha efectuado el pago de las cotizaciones pensionales correspondientes.
b. Afiliados que no están cotizando al momento de producirse el estado de invalidez o el fallecimiento, salvo los casos en que hubiere cesado tal obligación, pero que han efectuado aportes durante por lo menos veintiséis (26) semanas del año inmediatamente anterior al momento en que se produce el hecho.
3.2.2.2. AUXILIO FUNERARIO. La aseguradora debe reembolsar a la administradora, el valor que ésta haya pagado a la persona que demuestre haber sufragado los gastos de entierro del afiliado, por concepto de auxilio funerario, el cual es equivalente al último salario base de cotización, siempre que no sea inferior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, ni superior a diez (10) veces dicho salario.
3.2.2.3. EXCLUSIONES. La entidad aseguradora puede excluir su responsabilidad solamente en los siguientes eventos:
a. Participación del afiliado en guerra civil o internacional declarada o no, motines, rebelión, sedición, asonada y actos terroristas, suspensión de hecho de labores, movimientos subversivos o conmociones populares de cualquier clase.
b. Fisión o fusión nuclear o contaminación radiactiva derivada o producida con motivo de hostilidades.
c. Invalidez provocada intencionalmente.
d. Invalidez o muerte originadas en accidente de trabajo o enfermedad profesional, pues no constituyen objeto de cobertura bajo este seguro.
- Tomador: La sociedad que administra fondos de pensiones que contrata el seguro de invalidez y de sobrevivientes.
Asegurado: La persona incorporada al Sistema General de Pensiones en los términos del artículo 15 de la Ley 100 de 1993, y las normas que lo reglamentan, mediante su afiliación a la sociedad que administra el fondo de pensiones.
Inválido: El afiliado declarado como tal conforme al artículo 38 de la Ley 100 de 1993 y las normas que lo reglamenten, por las Juntas Regionales o Secciónales de Calificación de Invalidez cuando ésta resuelva en segunda instancia.
Capital necesario: El definido en los artículos 70 y 77 de la Ley 100 de 1993 y las normas que lo reglamenten.
Aporte adicional: El definido en los artículos 70 y 77 de la Ley 100 de 1993 y las normas que lo reglamenten.
3.2.2.5. VALORES ASEGURADOS. El seguro debe ser suficiente para cubrir íntegramente los siguientes beneficios:
a. Los aportes adicionales necesarios que correspondan a los afiliados declarados inválidos por las Juntas Secciónales o Regionales de Calificación de Invalidez.
b. Los aportes adicionales necesarios que deben abonarse en las cuentas para afiliados a la administradora no pensionados, que generen pensiones de sobrevivientes.
c. El auxilio funerario del afiliado.
3.2.2.6. PRIMA. La prima del seguro se determina de acuerdo con las tarifas que cumplan los requisitos que señala el numeral 3o. del artículo 184 EOSF y con sujeción a las bases técnicas que señale la SBC en relación con las tablas de mortalidad e invalidez, en los términos del Decreto 656 de 1994, e interés. Siempre que la entidad aseguradora modifique la tarifa de una póliza debe informar de ello a la SBC anexando la nueva nota técnica con los soportes estadísticos que justifiquen el cambio.
3.2.2.7. PAGO DE LA PRIMA. El pago de la prima, que corresponde a la administradora, se debe hacer en la forma que acuerden las partes.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 16 - Diciembre de 2002>
3.2.2.8. SINIESTROS. Se entiende ocurrido el siniestro al fallecimiento o al momento en que acaezca el hecho que origine la invalidez de un afiliado. No obstante, en este último caso, el asegurador solo está obligado al pago a la declaración en firme de la invalidez.
La entidad aseguradora debe, en caso de declararse la invalidez o de producirse la muerte del afiliado, trasladar a la Administradora el aporte adicional que corresponda, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a aquel en que la administradora presente la reclamación en debida forma.
La administradora en su condición de tomador, debe informar a la aseguradora, dentro de los dos (2) días siguientes a la presentación de la solicitud de dictamen ante la Junta Regional, el capital que a la fecha hubiere en la cuenta de ahorro pensional y el bono pensional a que tenga derecho el afiliado, si es el caso.
3.3. REGLAS APLICABLES AL RAMO DE SEGURO DE PENSIONES LEY 100.
<Título modificado por la Circular 13 de 2012>
<Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con lo previsto en el artículo 95 de la Ley 100 de 1993 y sin perjuicio de lo establecido en el subnumeral 1.1. del presente capítulo, todo plan de pensiones que se pretenda explotar a través del ramo de seguro de pensiones Ley 100, debe contar con la autorización previa de la SFC.
Para tal efecto, en todos los casos se debe remitir un ejemplar con las condiciones aplicables al plan de pensiones, así como la respectiva nota técnica, la cual debe cumplir con los requisitos establecidos en el subnumeral 1.1.6 del presente capítulo.
Cuando se trate de un plan de pensiones relacionado con una modalidad de pensión distinta de las contempladas en la Ley 100 de 1993, previamente autorizada por la SFC, se deben acreditar los requisitos establecidos en el subnumeral 3.7.2. del Capítulo Segundo del Título IV de esta Circular.
De igual forma, cualquier modificación que se pretenda realizar a las condiciones establecidas en el plan de pensiones, sus anexos o a la nota técnica, se debe someter a autorización previa de la SFC.
La SFC en el ejercicio de sus facultades legales podrá suspender la autorización del plan de pensiones respectivo en el evento en que la aseguradora decida no cotizar dichos planes de pensiones durante un tiempo igual o superior a 6 meses.
<Inciso modificado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> De acuerdo con el artículo 95 de la Ley 100 de 1993, las entidades autorizadas para actuar como administradoras o aseguradoras del Sistema General de Pensiones, deben someter a la aprobación de la SFC los planes de capitalización y de pensiones que pretendan administrar, los cuales deben comprender todos los riesgos a que hace referencia dicha ley y señalar las condiciones específicas de cada amparo, según lo determina su artículo 96.
Para garantizar el adecuado cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 95 y 96 de la Ley 100 de 1993, a continuación se establecen los requisitos mínimos que deben reunir las pólizas de seguros:
3.3.2.1. NATURALEZA DEL SEGURO. Los planes de renta vitalicia deben adoptar la modalidad de seguros de participación. Las pólizas son de participación, si la entidad aseguradora se obliga a repartir utilidades a los pensionados.
3.3.2.2. CONDICIONES DE LOS PLANES PARA LAS PÓLIZAS PREVISIONALES DE RENTA VITALICIA. Los planes de pensión que se sometan a aprobación de la SFC deben ajustarse a los siguientes parámetros:
a. Póliza Previsional de Renta Vitalicia Inmediata
a1. Amparo. En virtud del seguro de renta vitalicia inmediata la entidad aseguradora se obliga a pagar al asegurado una renta mensual vitalicia, de conformidad con lo previsto en el artículo 80 de la Ley 100 de 1993.
Al fallecimiento del pensionado, la aseguradora debe pagar el auxilio funerario a que se refiere el artículo 86 de la Ley 100 de 1993 y las pensiones mensuales de sobrevivientes en favor de los beneficiarios por el tiempo a que ellos tengan derecho.
a2. Definiciones. Para los efectos del presente seguro se entiende por:
Afiliado: La persona incorporada al Sistema General de Pensiones en los términos del artículo 15 de la Ley 100 de 1993, mediante su afiliación a una sociedad que administre fondos de pensiones.
Pensionado: El pensionado o el beneficiario de la pensión de sobrevivientes de un afiliado fallecido que contrate la póliza de renta vitalicia.
Rentista: La persona a la cual la entidad aseguradora le paga una renta vitalicia previsional.
Beneficiarios: Las personas que cumplan los requisitos señalados en el artículo 74 de la Ley 100 de 1993 y que figuren como tales en las condiciones particulares de la póliza.
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a3. Irrevocabilidad. Sin perjuicio de lo dispuesto en el EOSF sobre cesión de activos, pasivos y contratos y demás normas relativas al funcionamiento de las instituciones financieras, y de lo previsto en el artículo 70 de la Ley 100 de 1993 sobre cesación del estado de invalidez, ninguna de las partes puede poner término anticipado al contrato de renta vitalicia inmediata, el cual debe permanecer vigente hasta la muerte del pensionado o del último de sus beneficiarios con derecho a pensión de sobrevivientes, si los hubiere.
a4. Designación de beneficiario. Los beneficiarios deben ser individualizados en las condiciones particulares de la póliza. Si con posterioridad surgen otras personas con derecho a pensión de sobrevivientes, se deben recalcular las pensiones determinadas inicialmente incluyendo a todos los beneficiarios de acuerdo con la Ley. Dicho recálculo se debe efectuar en función de la reserva matemática que mantenga la entidad aseguradora al momento de acreditarse los nuevos beneficiarios.
a5. Prima. La prima es única, pagadera en una sola vez por la sociedad que administre el fondo de pensiones en la cual se encuentra el afiliado. Con cargo a dicha prima solo se otorgan los beneficios señalados en los artículos 80 y 86 de la Ley 100 de 1993.
Lo anterior no obsta para que la aseguradora otorgue beneficios adicionales, previa aprobación de la SBC.
a6. Reajuste de valores. Las pensiones mensuales que otorga la póliza se reajustan en los términos que señala el artículo 14 de la Ley 100 de 1993.
a7. Monto de pensiones. Las pensiones que se determinen en virtud de una póliza previsional de renta vitalicia inmediata deben ser uniformes en términos de poder adquisitivo constante y no pueden ser contratadas por valores inferiores a la pensión mínima de vejez vigente del momento.
Las pensiones de sobrevivientes equivalen a los porcentajes establecidos en el artículo 48 de la Ley 100 de 1993.
a8. Ajustes de prima y pensiones Si por efecto de las variaciones que sufran el valor de la unidad real UVR y la cuota del fondo de pensiones, entre la fecha de contratación del seguro y la del pago efectivo de la cuenta individual del afiliado se produce alguna discrepancia entre el monto convenido y el valor realmente traspasado por la administradora a la entidad aseguradora, se deben ajustar los valores de la prima única y de las pensiones, de acuerdo con lo realmente percibido por el asegurador, manteniéndose en todo caso, los mismos criterios y parámetros utilizados en el cálculo original.
a9. Pago de pensiones. Las pensiones que se devenguen en virtud de esta póliza comienzan a pagarse a más tardar dentro del mes calendario siguiente a la fecha de vigencia inicial, o de la fecha en que el beneficiario acredite la muerte del pensionado que recibe pensión de vejez o de invalidez, si se trata de pensiones de sobrevivientes.
Las pensiones se deben pagar el día y lugar que convengan las partes y no devengarán intereses ni reajustes por atrasos en su cobro, que sean imputables al pensionado o beneficiario. A falta de estipulación expresa, el pago se debe efectuar el día veinte de cada mes o siguiente día hábil si aquel no fuere hábil, en la oficina de la aseguradora más cercana al domicilio del pensionado o beneficiario, según el caso. Las pensiones de sobrevivientes de los hijos incapaces del pensionado fallecido se deben pagar a quien los represente legalmente.
a10. Auxilio funerario. La aseguradora debe pagar por una sola vez a la persona que demuestre haber sufragado los gastos de entierro del pensionado, un auxilio funerario equivalente al valor correspondiente a la última mesada pensional recibida, la cual no debe ser inferior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, ni superior a diez (10) veces dicho salario.
a11. Fecha de vigencia inicial. Este seguro tendrá vigencia a partir de la fecha en que se efectúe el traspaso de la prima única por parte de la Administradora de Fondos de Pensiones a la cual se encuentre incorporado el afiliado.
Las pensiones de vejez y de invalidez se devengan a partir del primer día del mes en que entre en vigencia la póliza, y las pensiones de sobrevivientes causadas por un pensionado fallecido, se devengan a partir de la fecha de su muerte.
No se deben pagar las pensiones de sobrevivientes señaladas en el inciso anterior, en el mismo mes en que se paguen pensiones de vejez o invalidez.
a12. Liberalidad de condiciones. La póliza no puede imponer a los asegurados o beneficiarios restricciones en cuanto a residencia, profesión, oficio, cargo o actividad en general.
b. Pólizas previsionales de renta vitalicia diferida
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 18 - Diciembre de 2002>
b1. Amparo. En virtud del seguro de renta vitalicia diferida, la entidad aseguradora se obliga a pagar al asegurado una renta vitalicia mensual, a partir de la fecha determinada en las condiciones particulares de la póliza, de conformidad con lo establecido en el artículo 82 de la Ley 100 de 1993.
Al fallecimiento del pensionado, la aseguradora debe pagar el auxilio funerario a que se refiere el artículo 86 de la Ley 100 de 1993 y las pensiones mensuales de sobrevivientes en favor de los beneficiarios por el tiempo a que ellos tengan derecho.
b2. Pago de las pensiones. Las pensiones que se devenguen en virtud de esta póliza comenzarán a pagarse a más tardar dentro del mes calendario siguiente a la fecha en que se vence el período de diferimiento convenido. En el evento en que el afiliado fallezca devengando la renta por cuenta de la aseguradora, los beneficiarios recibirán los pagos dentro del mes siguiente a la fecha en que estos acrediten la muerte del pensionado, sin perjuicio de las pensiones que se devenguen desde la fecha del fallecimiento, no pudiendo en un mismo mes pagarse simultáneamente pensiones al asegurado y a sus beneficiarios.
Las pensiones se pagan en el día y lugar que convengan las partes y no devengarán intereses ni reajustes por atraso en su cobro, que sean imputables al pensionado o beneficiario. A falta de estipulación en contrario, el pago se debe efectuar el día veinte (20) de cada mes o siguiente día hábil si aquel no fuere hábil, en la oficina de la aseguradora más cercana al domicilio del pensionado o beneficiario, según el caso.
Las pensiones de sobrevivientes de los hijos incapaces del pensionado fallecido se pagarán a quien los represente legalmente.
b3. Fecha de vigencia inicial. Este seguro entra en vigencia a partir de la fecha en que se haya efectuado el traspaso de la prima única por parte de la administradora a la cual se encuentre incorporado el afiliado.
Las pensiones se devengan a partir de la fecha convenida entre el asegurado y la compañía, señalada en las condiciones particulares de la póliza.
No se pagarán las pensiones de sobrevivientes señaladas en el inciso anterior en el mismo mes en que se paguen pensiones de vejez o invalidez.
b4. Anticipo de las pensiones. El asegurado puede anticipar la fecha a partir de la cual la aseguradora iniciará el pago de la renta vitalicia diferida, siguiendo alguno de los siguientes procedimientos:
- Disminuyendo el monto de la renta convenida, la cual no puede ser inferior a la pensión mínima de vejez vigente.
Pagando una prima adicional con cargo al saldo que se mantuviere en las cuentas individuales de ahorro pensional en la sociedad que administre el fondo de pensiones en que se encuentre afiliado.
Una combinación de los anteriores.
b5. Aplicación de otras condiciones. A las pólizas de renta vitalicia diferida le son aplicables en lo pertinente las previsiones contenidas en el numeral 3.3.2.2. literal a. del presente capítulo.
b6. Reclamaciones. Los trámites o reclamaciones que deben formularse ante la entidad aseguradora en virtud de los planes de pensiones aquí regulados, serán realizadas por la administradora a nombre del pensionado.
3.4. REGLAS APLICABLES AL SEGURO DE RIESGOS PROFESIONALES.
En las solicitudes de autorización para la operación del ramo de seguro de riesgos profesionales deben acreditarse, además de los requerimientos señalados en la ley y en el numeral 1.1 del presente Capítulo, salvo lo dispuesto en el subnumeral 1.1.6., los siguientes:
3.4.1.1. CAPACIDAD ADMINISTRATIVA. Se deben acreditar ante la SBC las medidas que se hayan adoptado para efectuar el control estadístico a que alude el artículo 61 del decreto 1295 de 1994 o la norma que lo sustituya.
3.4.1.2. PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE PREVENCIÓN. Se debe detallar la conformación, dentro de la estructura organizacional de la compañía, del departamento de prevención de riesgos profesionales que cumpla las funciones de prevención, asesoría y evaluación de riesgos profesionales así como la promoción y divulgación de programas de medicina laboral, higiene industrial, salud ocupacional y seguridad industrial. Esta explicación debe contener, por lo menos, una descripción de la estructura organizacional que la entidad aseguradora ha definido para cumplir con estas funciones así como el perfil de las personas que desarrollarán funciones dentro de la estructura planteada para tales fines.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 19 - Diciembre de 2002>
En caso de que se decida prestar estos servicios mediante el concurso de terceras personas, éstas deben contar con licencia expedida por el Ministerio de Salud para la prestación de servicios de salud ocupacional a terceros, para lo cual se hace necesario informar dicha circunstancia con precisión del acto por el cual se autorizó, así como del contrato o arreglo suscrito con la entidad para la prestación de estos servicios.
3.4.2. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE RIESGOS PROFESIONALES.
3.4.2.1. VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES.
a. Afiliación al sistema general de riesgos profesionales. La afiliación al sistema general de riesgos profesionales se debe efectuar mediante el diligenciamiento del “Formulario de Afiliación” y el “Anexo al Formulario de Afiliación” cuyos formatos e instructivos se encuentran incorporados bajo las proformas B.3000-01 y B.3000-02, respectivamente, los cuales constituyen el correspondiente contrato entre la administradora de riesgos profesionales y el empleador en cada caso. (Anexos 39 y 40 del presente capítulo)
La afiliación se entiende perfeccionada el día calendario siguiente a aquel en que el formulario ha sido recibido por la entidad administradora de riesgos profesionales respectiva, sin que se requiera documento, contrato o confirmación adicional alguna, sin perjuicio de la facultad que asiste a la entidad administradora de riesgos profesionales de determinar, con posterioridad a la afiliación, si ésta corresponde a la clasificación real.
Cuando se trate de afiliación de ingreso al sistema general de riesgos profesionales, la cobertura se inicia desde la fecha de perfeccionamiento de la afiliación. En los casos de traslado de administradora de riesgos profesionales, la cobertura se inicia desde el primer día del mes siguiente a aquel en que vence el término señalado para el aviso de desafiliación en el artículo 7 del decreto 1772 de 1994.
Sin perjuicio del perfeccionamiento de la afiliación y vigencia de las coberturas en los términos del artículo 6 del decreto 1772 de 1994, la entidad administradora de riesgos profesionales debe hacer entrega al empleador, dentro de los quince días siguientes al del recibo del formulario, de un ejemplar del formulario de afiliación firmado por el representante legal de la administradora.
b. Novedades – ingreso y retiro de trabajadores. La afiliación de nuevos trabajadores al sistema general de riesgos profesionales, como consecuencia de su vinculación laboral, debe efectuarse a más tardar el día siguiente al de dicha vinculación, mediante el diligenciamiento del formulario “Novedades - Ingreso y Retiro de Trabajadores” incorporado bajo la proforma B.3000-04. (Anexo 42 del presente título).
La cobertura comenzará a operar al día calendario siguiente a aquel en que este formulario ha sido recibido por la entidad administradora respectiva.
c. Novedades Empleador – Centros de Trabajo. En el formulario “Novedades Empleador - Centros de Trabajo”, contenido bajo la proforma B.3000-05 se deben incorporar las novedades relacionadas con el empleador y los centros de trabajos, indicando en cada caso el código que corresponda. Este formulario se debe tramitar únicamente cuando se presente alguna de dichas novedades. (Anexo 43 del presente título)
d. Relación de beneficiarios. Para efectos de la relación de beneficiarios se debe diligenciar el formulario único ”Beneficiarios de Trabajadores Afiliados”, proforma B.3000-03, el cual debe ser distribuido gratuitamente por las administradoras de riesgos profesionales a los empleadores al momento de su afiliación por primera vez al sistema. (Anexo 41 del presente título).
Los formularios de beneficiarios de los trabajadores afiliados no se requerirán para que se entienda efectuada y perfeccionada la afiliación, en consecuencia, serán entregados al empleador, quien puede diligenciarlos con posterioridad a la afiliación.
En los casos de traslado de administradora de riesgos profesionales, el empleador no debe diligenciar nuevamente los formularios de beneficiarios, cuando éstos se encuentren ya debidamente diligenciados.
Con excepción de lo dispuesto en el inciso 2º, artículo 46 del Decreto 1406 de 1999, el empleador debe mantener en sus archivos a disposición de las administradoras, los formularios, así como todos los documentos que acrediten la condición legal de beneficiarios y suministrarlos debidamente actualizados en caso de invalidez o muerte del trabajador, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud de la administradora.
3.4.2.2. LIQUIDACIÓN DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES.
Es obligación de todo aportante, presentar mensualmente la declaración de autoliquidación de las cotizaciones al sistema general de riesgos profesionales e incorporar allí las novedades ocurridas durante el período, así como el respectivo comprobante de pago de aportes, en los lugares señalados por las respectivas administradoras y en las fechas determinadas en el decreto 1406 de 1999 y en los formularios establecidos para tal efecto.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 20 - Diciembre de 2002>
a. Liquidación y pago integrado de aportes al sistema general de riesgos profesionales. Cuando más de un riesgo sea administrado por una entidad o cuando las entidades administradoras de los diferentes sistemas generales del Sistema de Seguridad Social Integral, hayan celebrado alianzas estratégicas para la administración y recaudación de las cotizaciones, siempre que garanticen la separación de los recursos por cada riesgo; los aportantes deben diligenciar el “formulario integrado de autoliquidación de aportes” incorporado bajo la proforma B.0000-02 - SNS- 5000.001 y el “comprobante integrado para el pago de aportes”, incorporado bajo la proforma B.0000-03 - SNS- 5000.002, “formulario de autoliquidación de aportes – sistema general de riesgos profesionales” proforma B.3000-10 y “comprobante para el pago de aportes – sistema general de riesgos profesionales” proforma B.3000-11.
b. Imputación de pagos. Para efectos de la imputación de pagos a que se refiere el artículo 54 del Decreto 1406 de 1999, cuando el aportante opte por presentar la declaración de autoliquidación de aportes al Sistema General de Riesgos Profesionales y pagar las cotizaciones por cada una de sus sucursales, la imputación se debe realizar a partir del total de los aportes recaudados del empleador y no los de cada sucursal. Lo anterior, como quiera que se trata de un solo empleador y, por ende, sólo existe un contrato de afiliación al Sistema.
3.4.2.3. REGLAS GENERALES DE LOS FORMULARIOS DEL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES. Las administradoras de riesgos profesionales deben suministrar a los empleadores, sin costo alguno (con excepción de lo previsto en el inciso segundo, artículo 49 del Decreto 1406 de 1999), los formularios del sistema general de riesgos profesionales, los cuales se sujetan a las siguientes características generales:
a. Los formularios hacen parte del sistema general de riesgos profesionales. Su denominación y presentación visual deben hacer dominante este aspecto.
b. Se debe incorporar la identificación de la respectiva entidad administradora de riesgos profesionales, consistente en la indicación de su razón social y su número de identificación tributaria (NIT).
La identificación puede contener el logotipo de la entidad, cuya dimensión debe ajustarse a las características del formato y en cualquier caso subordinarse visualmente al nombre o título del formulario. No se puede incorporar a los formularios otra clase publicidad.
Sin perjuicio de lo específicamente previsto para dirección de notificaciones en el formulario de afiliación, se puede incluir en los formularios las direcciones y números telefónicos de los lugares en los que la entidad administradora atenderá las consultas correspondientes al sistema general de riesgos profesionales en temas tales como diligenciamiento de formularios, etc.
c. La identificación del empleador se establece por su razón social, su número de identificación tributaria, el nombre y cargo del representante legal, dirección, teléfono fax y correo electrónico, en el caso de las personas jurídicas. Los empleadores personas naturales se identifican por su nombre, cédula de ciudadanía, dirección, teléfono, fax y correo electrónico.
d. El formulario de afiliación debe ser firmado por el empleador o su representante legal, según sea el caso. Los demás formularios pueden ser firmados por éstos o por la persona que el empleador designe. La declaración de autoliquidación de aportes y el comprobante para el pago de aportes deben ser firmados por el aportante, el representante legal o el apoderado, según corresponda.
La firma del empleador o sus representantes autorizados en los formularios del sistema general de riesgos profesionales, certifican la información contenida en los mismos.
e. Todos los formularios y anexos posteriores al formulario de afiliación, deben hacer referencia al número de éste último o a la identificación del empleador.
Las administradoras de riesgos profesionales deben adoptar sistemas de numeración del formulario de afiliación que aseguren la fácil identificación y referencia de la vinculación de cada empleador, tales como secuencias numéricas consecutivas o el número de identificación tributaria o de la cédula de ciudadanía del empleador.
f. Los formularios se deben diligenciar en original y al menos una copia destinada al empleador. A opción de la administradora de riesgos profesionales, a ellos se debe adjuntar un ejemplar de borrador, en el cual se incorporarán las instrucciones para su diligenciamiento, o se entregarán al empleador cartillas explicativas para el efecto y ejemplares en borrador independientes.
Tanto el anexo del formulario de afiliación como las novedades de ingreso y retiro de trabajadores deben diligenciarse por escrito, sin perjuicio de que sea suministrada a la administradora la misma información en medio magnético.
g. En el formulario de afiliación y su anexo y en el de novedades de ingreso y retiro de trabajadores, se debe incorporar en la parte final una sección de recepción, que obrará como constancia de recibo de los mismos y debe ser íntegramente diligenciada al momento de su entrega a la entidad administradora de riesgos profesionales por los funcionarios de ésta.
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Esta sección contendrá las siguientes indicaciones: fecha y hora de recepción, lugar de recepción, nombre completo de la persona que recibe y firma y sello de recepción.
El formulario de novedades de ingreso y retiro de trabajadores puede ser remitido a la administradora de riesgos profesionales vía fax y surtirá sus efectos a partir del día calendario siguiente, siempre y cuando el original sea entregado a la administradora en este día y se deje constancia por ésta de su recibo vía fax el día anterior.
Para los formularios de autoliquidación de aportes y comprobante de pago de aportes, las administradoras de riesgos profesionales deben adoptar procedimientos de entrega o remisión que aseguren la adecuada operación del sistema general de riesgos profesionales.
h. La información contenida en los formularios es confidencial y sólo puede ser utilizada para efectos de la operación del sistema general de riesgos profesionales.
i. Con excepción de los formularios de autoliquidación de aportes, individual o integrado, bien sea que se utilicen en medio magnético o físico, en los demás formularios se puede solicitar información adicional a la señalada en esta circular. La solicitud se debe incorporar bien como una sección independiente del resto del formulario y estar precedida de la advertencia, en caracteres destacados, sobre que el diligenciamiento de la información adicional es voluntario y no condiciona en forma alguna la afiliación o permanencia en el sistema general de riesgos profesionales; o bien como columnas adicionales a las básicas del formulario, ubicadas a continuación de estas últimas, respecto de las cuales se debe efectuar la misma advertencia.
j. Los códigos que se deben utilizar en el diligenciamiento de los formularios del sistema general de riesgos profesionales.
3.4.2.4. TRASLADO DE ADMINISTRADORA DE RIESGOS PROFESIONALES. Conforme con lo dispuesto en el artículo 7 del decreto 1772 de 1994, para el traslado de administradora de riesgos profesionales al empleador le basta dar aviso a la entidad de la cual se retira, mediante comunicación escrita en la que manifieste su decisión de terminar la afiliación, con por lo menos treinta (30) días comunes de antelación a la desvinculación.
Dentro de los diez (10) días siguientes al recibo de la comunicación, la administradora de riesgos profesionales debe expedir al empleador constancia de afiliación en la que se contenga la siguiente información:
a. Nombre o razón social del empleador y cédula de ciudadanía o número de identificación tributaria.
b. Número del formulario de afiliación.
c. Vigencia de la afiliación, indicando las fechas de inicio y terminación de la misma.
d. Número de trabajadores afiliados a la fecha de expedición de la constancia.
e. Relación de los centros de trabajo del empleador, indicando para cada uno la clasificación de acuerdo con las normas legales vigentes y la tarifa con base en la cual se determina el monto de la cotización a la fecha de expedición de la constancia.
f. Estado de cuenta del empleador, que corresponderá al informe sobre si se encuentra al día en el pago de las cotizaciones en la fecha de expedición de la constancia; en caso contrario, sobre los períodos por los que se encuentre en mora.
La no expedición oportuna de la constancia de afiliación a la que se refiere el presente numeral, dará lugar a las responsabilidades del caso por impedimento o dilación a la libertad de escoger la entidad administradora de riesgos profesionales.
Para los efectos de la desafiliación automática del Sistema General de Riesgos Profesionales, el trimestre inmediatamente anterior no comprende el período mensual que vence simultáneamente con la terminación de la afiliación.
3.4.2.5. INFORMACIÓN A LOS TRABAJADORES AFILIADOS. Las entidades administradoras de riesgos profesionales deben promover el conocimiento por parte de los trabajadores afiliados de las características y operación del sistema general de riesgos profesionales, mediante cartillas, que deben ponerse a disposición de los trabajadores sin costo alguno.
3.4.2.6. CONTROL DE FORMULARIOS. En cualquier tiempo, cuando los formularios utilizados por una administradora no se ajusten a lo dispuesto en las normas legales o en este Título, la SBC puede ordenar que se suspenda su utilización y se adopten los correctivos del caso.
Las modificaciones que en cualquier tiempo se pretendan introducir a los formularios utilizados por las administradoras deben ser informadas previamente a la SBC.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 22 - Diciembre de 2002>
3.4.3. RESERVA DE ENFERMEDAD PROFESIONAL.
Las entidades aseguradoras autorizadas para la operación del ramo de riesgos profesionales deben constituir al final de cada mes, una reserva de enfermedad profesional. Esta reserva es acumulativa y sólo puede destinarse a cubrir los montos que la entidad transfiera a otras administradoras de riesgos profesionales, que repitan contra ella por prestaciones económicas derivadas de enfermedad profesional. El monto de los recursos destinados a la conformación de la presente reserva, serán equivalentes al 2% de la cotización mensual devengada.
3.4.4. PAGO DE COMISIONES DE INTERMEDIACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 3 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> En virtud de lo dispuesto en el inciso 2 del parágrafo 5 del artículo 11 de la Ley 1562 de 2012, la remuneración a favor de los intermediarios de seguros se debe sufragar con cargo a los recursos propios de las administradoras de riesgos laborales, en consecuencia, la junta directiva de las administradoras de riesgos laborales o el órgano que haga sus veces, deberá adoptar políticas y procedimientos que aseguren el cumplimiento de dicha norma y permitan verificar en todo momento la trazabilidad del origen de los recursos con cargo a los cuales se sufraguen las comisiones de intermediación. Las políticas adoptadas deberán garantizar el cumplimiento de la destinación específica de los recursos del Sistema de Seguridad Social en Riesgos Laborales prevista en el artículo 31 de la ley 1562 de 2012.
3.5. REGLAS APLICABLES AL SEGURO DE ENFERMEDADES DE ALTO COSTO.
Para efectos de atender las reclamaciones, la aseguradora debe contar con un sistema de auditoría médica interna o externa, contratada esta última con una sociedad especializada en la materia. En este último evento, la aseguradora debe constatar que la sociedad contratada cuente con una reconocida experiencia en el negocio y una adecuada infraestructura administrativa, técnica, operativa y financiera para el desarrollo de su actividad.
En el caso que se opte por una auditoría médica externa, en el contrato que celebre la aseguradora con la sociedad seleccionada se deben incorporar, en forma clara y precisa, cada una de las actividades que le corresponde ejecutar en los procesos establecidos por la aseguradora y los términos con que cuenta para cumplir su gestión.
3.5.2. CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA.
En consideración al marco normativo aplicable a cada Régimen, para el ofrecimiento o comercialización de la cobertura de enfermedades de alto costo, se requiere el diseño individual de pólizas de seguro para el contributivo, para el subsidiado, así como para aquellas personas catalogadas como vinculados.
En desarrollo de la previsión contenida en el literal b., numeral 2 del artículo 184 EOSF, en las condiciones generales de la póliza se deben incorporar las siguientes estipulaciones:
a. Las tarifas que se aplicarán para efectos del pago de las indemnizaciones o la manera de determinarlas.
b. En caso que se pacte una participación de utilidades, se debe incluir la fórmula para establecer su monto, la cual debe corresponder a la expresada en la nota técnica.
c. En el evento en que se reconozca una bonificación por buena experiencia, se deben indicar los términos en que ésta se otorgará, los cuales deben corresponder a lo expresado en la nota técnica.
d. El procedimiento y términos dentro de los cuales el tomador (EPS, ARS, entidades territoriales) deben notificar a la aseguradora el ingreso y egreso de afiliados a la póliza.
La nota técnica, además de sustentar la tasa pura de riesgo, debe expresar de manera específica, los porcentajes por concepto de gastos de administración, comisión de intermediación y utilidad esperada por la entidad aseguradora. Así mismo, en la nota técnica se deben incorporar los porcentajes por reconocimiento de bonificaciones y participación de utilidades.
Las modificaciones que con posterioridad a la aprobación del ramo se introduzcan a la nota técnica, se deben remitir a esta entidad en forma previa a su utilización.
3.5.4. GENERACIÓN Y REPORTE DE INFORMACIÓN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD.
Las entidades aseguradoras que otorguen la cobertura de los riesgos derivados de la atención de enfermedades de alto costo, deben estar en capacidad de generar y reportar, en forma oportuna, la información que requieran los organismos de dirección, vigilancia y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
3.6. REGLAS APLICABLES A LOS SEGUROS DE VIDA.
3.6.1. SEGURO DE VIDA INDIVIDUAL.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 23 - Diciembre de 2002>
3.6.1.1. ESTADÍSTICAS DE MORTALIDAD.
Anualmente, antes del 9 de agosto, todas las compañías deben allegar la información correspondiente a las pólizas de vida individual del período anual inmediatamente anterior, con corte al 15 de junio, para cuyo efecto a continuación se señala la metodología que deben utilizar, la cual tiene como base la propuesta formulada por la Asociación Colombiana de Actuarios.
Primero- Período de observación y convención sobre fechas: Se establece como período de análisis el comprendido entre el 15 de junio de cada anualidad y el 15 de junio del año siguiente. Para todos los efectos, debe asumirse como 15 el día del mes de una fecha dada.
Segundo - Selección: Deben incluirse todos los asegurados en vida individual cuyas pólizas hayan sido expedidas con calificación de riesgos estándar y expuestos vale decir, aquellos que tuvieron uno o más seguros de vida vigentes, dentro del período señalado, excluyendo coberturas anexas de seguro saldado y prorrogado producidos por dividendos de pólizas básicas, lo mismo que los anexos temporales, incluyendo los prorrogados, saldados y extendidos por acción del valor de cesión de la póliza básica, los anexos por esposa y las pólizas conjuntas, cuyo tratamiento se indica más adelante.
Tercero - Atributos: Los resultados deben clasificarse según los siguientes atributos, los cuales se anotarán como aquí se indica:
1) Sexo: Subíndice izquierdo: m (masculino) y f (femenino)
2) Causa de muerte: Superíndice derecho: n (Natural), a (Accidental) y h (Homicidio).
3) Edad: Subíndice derecho. Para su cálculo se utilizará el criterio de la edad actuarial "x", a saber: la edad actuarial x de una persona es el entero más próximo a su edad exacta z, o sea:
Z-.5 < x < Z +.5
z" es la edad exacta del asegurado al ingresar al estudio, con base en la mayor fecha entre la expedición del seguro más antiguo y la de iniciación del período de observación.
Cuarto - Expuestos (E): Para conocer el número de expuestos se debe utilizar el siguiente método, en donde "t" es el tiempo exacto, en unidades de año o fracción con aproximación de 3 decimales, que duró la cobertura mientras el asegurado tuvo "x" años. Se define jTx como el tiempo de exposición de un asegurado cualquiera "j" durante el año de vida comprendido entre x y x+1. Si "j" murió en dicho intervalo se asumirá que su tiempo de exposición fue igual a todo el año. En resumen:
Nótese que como t es el tiempo en que la persona "j" permaneció asegurada mientras tuvo la edad x. entonces 0 < t < 1.
Así el número de vidas con edad x expuestas (o que estuvieron aseguradas), durante la vigencia del estudio será:
donde "n" es el número de personas distintas observadas, esto es, las personas que integran la cartera.
y así 
es el número de expuestos por edad y sexo, y
es el total, donde "0" y "w" son la edad más alta y más baja observadas, respectivamente.
En las pólizas conjuntas se separan los asegurados asignándoles sus edades respectivas y se les aplica el método para calcular 
en forma individual.
Quinto- Número de muertes (N): Se deben contar las muertes observadas entre los asegurados seleccionados para la muestra, clasificados según la edad x al momento de su deceso, su sexo y su causa de muerte, así:
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 24 - Diciembre de 2002>
Sexto- Resultados: Deben consignarse como se detalla a continuación, aproximando los resultados a 3 decimales:
3.6.2. SEGUROS DE VIDA CON AHORRO.
Los seguros de vida individual con ahorro, en los cuales el asegurado paga una prima de ahorro puro, no corresponden a los que se señalan en la definición del artículo 201 EOSF. En este orden, la reserva matemática de vida individual con ahorro estará constituida por la reserva del seguro propiamente dicho más el valor acumulado del fondo conformado por las cuotas de ahorro y sus rendimientos, los cuales en su totalidad son retribuibles al asegurado, siendo susceptibles de descuento únicamente los gastos de administración cuyo monto como porcentaje del valor del fondo administrado y/o de los rendimientos del fondo debe quedar consignado en la nota técnica del seguro.
3.6.3.1. CLASES. Las pólizas de seguros de vida grupo se clasifican en:
a. Deudores: Cuyo objeto es la protección contra los riesgos de muerte e incapacidad total y permanente a los deudores de un mismo acreedor, adquiriendo éste, en todos los casos, la calidad de tomador.
b. Contributivas: Cuando la totalidad o parte de la prima es sufragada por los integrantes del grupo asegurado.
c. No Contributivas: Cuando la integridad de las primas es sufragada por el tomador del seguro.
3.6.3.2. GRUPO ASEGURABLE. Es el conformado por personas naturales, vinculadas bajo una misma personería jurídica, en virtud de una situación legal o reglamentaria, o que tienen con una tercera persona (tomador) relaciones estables de la misma naturaleza, cuyo vínculo no tenga relación con el propósito de contratar el seguro de vida.
En todo caso, el tomador es responsable por el pago de las primas.
3.6.3.3. SELECCIÓN. De manera previa a la integración del grupo se deben determinar las reglas tendientes a evitar la selección adversa al asegurador. Para tal efecto éste puede exigir, según las características de cada grupo o de sus integrantes, las pruebas de asegurabilidad necesarias para su correcta selección.
3.6.3.4. SOLICITUDES. Para contratar un seguro de vida grupo se debe presentar a la entidad aseguradora una solicitud firmada por el tomador, acompañada de las solicitudes individuales de ingreso de los asegurados iniciales. Dichos documentos contendrán, como mínimo, la siguiente información:
a. Nombre del tomador
b. Nombre, documento de identificación, ocupación, fecha de nacimiento y sexo del asegurado.
c. Valor del seguro solicitado
d. Nombre de los beneficiarios del seguro, parentesco y calidad de su designación.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 25 - Diciembre de 2002>
3.6.3.5. CONDICIONES DE LOS CERTIFICADOS INDIVIDUALES. Los certificados individuales de seguro contendrán, como mínimo, la siguiente información:
a. Número de la póliza a la cual acceden.
b. Denominación del asegurador y nombre del tomador.
c. Nombre y documento de identificación del asegurado.
d. Vigencia del amparo individual, con indicación de la fecha y hora de iniciación.
e. Suma asegurada o forma de determinarla.
f. Nombre de los beneficiarios, parentesco, título al cual se hace la designación y porcentaje o cuantía de su participación.
g. Cláusulas de la póliza referentes a la convertibilidad, si la hubiere, irreductibilidad, causales de terminación del amparo individual y consecuencias resultantes de la inexactitud respecto de la edad en la declaración de asegurabilidad.
h. Amparos que se otorgan, con su respectiva definición, junto con la determinación del monto de la prima y la tasa aplicada.
i. Edades desconocidas: Cuando se ignore la edad de alguno de los integrantes del grupo la prima básica de las edades desconocidas se calculará aplicando la tasa correspondiente a la edad que se defina en la tarifa. En el certificado de seguro o recibo correspondiente debe advertirse al asegurado que su prima se liquidó con la tasa correspondiente a dicha edad, por desconocerse la edad real del mismo.
Las tasas promedio no pueden calcularse aplicando esta disposición, por lo cual las edades que conformen la muestra deben conocerse en su integridad.
3.6.3.6. GARANTÍA DE LA CONVERTIBILIDAD. Con excepción de las pólizas de deudores, a los seguros de vida grupo les será aplicable la cláusula de convertibilidad.
Para tal efecto, las compañías de seguros deben garantizar dicho beneficio en la oportunidad en que se solicite la autorización para operar el ramo correspondiente o al momento de su renovación, mediante los siguientes mecanismos:
Contar con la aprobación de esta entidad para ofrecer pólizas de seguro de vida individual, distintas a los planes temporales o crecientes.
De manera subsidiaria acreditar un contrato con una entidad aseguradora que cumpla con el requisito anterior, mediante el cual esta aseguradora se comprometa a aceptar sin requisitos de asegurabilidad, y en las mismas condiciones vigentes al momento de retirarse del grupo, a aquellos asegurados provenientes de pólizas de vida grupo que accedan a la cláusula de convertibilidad.
3.6.3.7. PÓLIZAS DE DEUDORES. Por saldo insoluto de la deuda, para efectos del presente numeral, se entenderá el capital no pagado, más los intereses corrientes calculados hasta la fecha de fallecimiento del asegurado. En el evento de mora en las obligaciones se comprenderán, además, los intereses moratorios y las primas del seguro de vida grupo deudores no cancelados por el deudor. Cuando el valor de la deuda a la cual se vincula el seguro se exprese en unidades de valor real UVR, la indemnización será calculada con base en la cantidad de las aludidas unidades adeudadas en la fecha del fallecimiento, liquidada a la cotización del día en el cual se efectúe el pago.
Si la indemnización tuviese como causa el amparo de incapacidad total y permanente, se tendrá como saldo insoluto de la deuda aquel que se registre en la fecha en la cual el asegurador informe por escrito al tomador su aceptación respecto de la declaratoria de incapacidad del asegurado. Si el valor de la deuda a la cual se vincula el seguro se expresa en unidades de valor real UVR, la indemnización será calculada con base en las aludidas unidades adeudadas en la fecha del envío de la citada comunicación, liquidada a la cotización del día en el cual se efectúe el pago.
En este tipo de pólizas, además del deudor o deudores, pueden asegurarse los codeudores por la misma suma asegurada y con los amparos con los cuales cuenten éstos. Pero el tomador sólo puede exigir el seguro para el deudor o deudores.
Cuando existan varios asegurados respecto de una misma deuda serán aplicables las normas contenidas en los incisos precedentes, con ocasión de la realización del riesgo asegurado en relación con cualquiera de los mencionados asegurados.
El seguro terminará para los asegurados sobrevivientes o no incapacitados total y permanentemente, en la fecha de fallecimiento o declaratoria total y permanente para el primero de los asegurados respecto del cual se realice el riesgo asegurado y se cancele la indemnización por el saldo insoluto de la deuda a cargo del asegurador.
3.6.4. TABLA COLOMBIANA DE MORTALIDAD DE LOS ASEGURADOS.
Para el efecto remitirse al Anexo 4 del presente título.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 26 - Diciembre de 2002>
3.7. REGLAS ESPECIALES APLICABLES AL RAMO PENSIONES CON CONMUTACIÓN PENSIONAL.
El ramo de “Pensiones con conmutación Pensional” hace referencia al seguro mediante el cual, por virtud de una conmutación pensional entre la sociedad a cargo de la pensión y la entidad aseguradora, ésta asume el riesgo asociado al pago de pensiones originadas en una relación laboral.
3.8. TABLAS DE RIESGOS DE VEJEZ, INVALIDEZ Y SOBREVIVENCIA.
De acuerdo con el artículo 45 del Decreto 656 de 1994, las entidades administradoras del sistema general de pensiones y las correspondientes entidades aseguradoras de vida deben utilizar para los desarrollos propios de sus productos y de los cálculos actuariales que se deriven de los mismos y que deban efectuar respecto de su operación técnica, cuatro tablas asociadas con los riesgos de vejez, invalidez y sobrevivencia, las cuales deben ser fijadas por la SFC*.
Para efectos del cálculo de las primas de seguros de rentas, de invalidez, de sobrevivencia y los productos de planes de pensiones, así como de las reservas correspondientes, se deben observar las tablas que se encuentran contenidas en los siguientes anexos del presente título:
Anexo 5: Tabla de mortalidad de rentistas
Anexo 6: Tabla de invalidez de activos
Anexo 7: Tabla de mortalidad de inválidos
De acuerdo con lo previsto en el artículo 46 del Decreto Ley 656 de 1994, la SFC* puede modificar la metodología, presentación y, en general, cualquier aspecto inherente al desarrollo de las tablas a que hace referencia el artículo 45 de la citada norma.
3.9. REGLAS APLICABLES AL RAMO DE CUMPLIMIENTO. <Numeral modificado por la Circular 45 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Para la aplicación del artículo 2.31.1.3.1 del Decreto 2555 de 2010, se deberá entender por retención neta aquella que queda a cargo de la entidad aseguradora, una vez deducida la responsabilidad de sus coaseguradores y reaseguradores, según se trate.
Para efectos de computar los programas de reaseguro en exceso de pérdida operativo por riesgo, en el cálculo de la retención neta, el valor máximo que podrá ser contabilizado será:
A partir del 1 de enero de 2011, por un máximo del 75%.
A partir del 1 de julio de 2011, por un máximo del 50%.
A partir del 1 de octubre de 2011, por un máximo del 35%.
A partir del 1 de enero de 2012, por un máximo del 20%.
Los anteriores porcentajes se calcularán respecto del patrimonio técnico del trimestre inmediatamente anterior.
No obstante lo anterior, las entidades aseguradoras podrán presentar de manera individual a esta Superintendencia, para su no objeción, un modelo cuantitativo que permita establecer niveles diferentes de transferencia de riesgo por cada tipo de contrato.
Dicho modelo deberá estar soportado con una nota técnica que describa, entre otros, las metodologías utilizadas para el cálculo de la retención neta, la identificación de los principios y elementos tenidos en cuenta para su elaboración, así como las hipótesis y demás información utilizada que pueda ser relevante para la sustentación del mismo.
Cualquier ajuste o modificación del modelo deberá ser sometido a consideración previa por parte de esta Superintendencia.
Con independencia de la utilización de los porcentajes aquí definidos o de un modelo cuantitativo, la entidad aseguradora mantendrá en todo momento un reinstalamento vigente que permita garantizar la continuidad de la cobertura.
Las entidades deberán reportar de manera mensual y dentro del término establecido para el reporte de los estados financieros intermedios y de fin de ejercicio, la información relacionada con las garantías únicas de cumplimiento a favor de entidades estatales, cuyo valor asegurado supere el 10% del patrimonio técnico del trimestre inmediatamente anterior. Para tal efecto, deberán diligenciar la siguiente proforma:
F3000-85 Cesión de Reaseguro - Garantía Única de Cumplimiento.
3.10. REGLAS ESPECIALES APLICABLES AL RAMO DE SEGURO DE RENTAS VOLUNTARIAS. <Numeral modificado por la Circular 29 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> En este ramo se pueden ofrecer y comercializar aquellos productos que reúnan las siguientes características:
a. Que su estructura técnica actuarial corresponda a una renta contingente.
b. Que el amparo básico consista en el pago de una mesada o beneficio periódico.
c. Que el pago de cada mesada o beneficio periódico se efectúe, si se presenta la contingencia prevista en el contrato, respecto del o los asegurado(s).
d. Que su explotación u ofrecimiento no sea factible en alguno de los ramos de seguros definidos en el numeral 1.1. de este capítulo.
3.11. REGLAS APLICABLES AL SEGURO DE BENEFICIOS ECONÓMICOS PERIÓDICOS - BEPS. <Numeral adicionado por la Circular 1 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 48 de la Constitución Política, en el artículo 87 de la Ley 1328 de 2009 y el Decreto 0604 de 2013 o demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, el Servicio Social Complementario de Beneficios Económicos Periódicos - BEPS permite mediante la contratación de una anualidad vitalicia, conceder beneficios económicos periódicos inferiores al salario mínimo mensual legal vigente, a aquellas personas que se encuentren vinculadas a la administradora del mecanismo BEPS y no cumplan con las condiciones requeridas para tener derecho a una pensión. En virtud de lo anterior, las compañías de seguros de vida que decidan ofrecer la anualidad vitalicia mediante el ramo de seguros BEPS, deberán atender las siguientes instrucciones:
3.11.1. NOTA TÉCNICA. <Numeral adicionado por la Circular 1 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
De conformidad con las facultades otorgadas a esta Superintendencia en el artículo 24A del Decreto 0604 de 2013, se adopta la nota técnica para el ramo de seguros BEPS en el Anexo 9 del presente Título, la cual describe y sustenta la metodología utilizada para el cálculo de las primas y reservas técnicas del ramo.
3.11.2. AUTORIZACIÓN ESPECIAL DEL RAMO DE SEGURO BEPS. <Numeral adicionado por la Circular 1 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades aseguradoras de vida que tengan aprobado el ramo de seguros de Pensiones Ley 100, no están obligadas a acreditar el cumplimiento de las reglas para la autorización de los ramos de seguros establecidas en los subnumerales 1.1.3. y 1.1.4 del presente capítulo, salvo lo dispuesto en el subnumeral 1.1.4.5. Las demás entidades aseguradoras deberán atender el régimen general de autorización.
3.11.3. CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA. <Numeral adicionado por la Circular 1 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
En desarrollo de la previsión contenida en el numeral 2 del artículo 184 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, y para garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 12 del Decreto 0604 de 2013, a continuación se establecen los requisitos que deben reunir las pólizas del ramo de seguro BEPS:
3.11.3.1 DEFINICIONES. <Numeral adicionado por la Circular 1 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
Para los efectos del presente seguro se entiende por:
- Tomador, asegurado y beneficiario. La persona vinculada al Servicio Social Complementario BEPS que cumpla los requisitos señalados en el artículo 11 del Decreto 0604 de 2013 y opte por contratar una anualidad vitalicia en los términos del numeral 1 del artículo 12 del Decreto 0604 de 2013 o demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.
3.11.3.2 Amparo. En virtud del seguro de Beneficios Económicos Periódicos – BEPS la entidad aseguradora se obliga a pagar, bimestralmente y hasta la muerte del asegurado, el valor del beneficio económico periódico, de conformidad con lo previsto en el numeral 1 del artículo 12 del Decreto 0604 de 2013 o demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.
3.11.3.3 Exclusiones. La anualidad vitalicia no estará sujeta a ninguna exclusión.
3.11.3.4 Reajuste de valores. El beneficio económico periódico que otorga la póliza se reajustará cada año de acuerdo con la variación porcentual del Índice de Precios al Consumidor certificada por el DANE para el año inmediatamente anterior, tal como lo dispone el numeral 1 del artículo 12 del Decreto 0604 de 2013 o demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.
3.11.3.5 Prima. La prima es única pagadera por una sola vez por la entidad administradora del mecanismo BEPS. La prima pura se sufragará con cargo a los recursos ahorrados, los rendimientos generados, el subsidio periódico otorgado por el Estado, y si es del caso, los recursos que se tengan en el Sistema General de Pensiones a título de indemnización sustitutiva o devolución de saldos, según el régimen al cual se encuentre afiliado. Los costos de administración serán sufragados con cargo al Presupuesto General de la Nación.
En el cálculo del beneficio no se incluirán los gastos derivados de la contratación del seguro, ni los costos asociados a la administración de la anualidad vitalicia.
La prima no podrá incluir ningún monto destinado al pago de comisiones de intermediación de seguros en virtud de lo señalado en el parágrafo 1 del artículo 12 del Decreto 0604 de 2013.
3.11.3.6 Pago del Beneficio Económico Periódico. El beneficio que se devengue en virtud de esta póliza se pagará en forma bimestral, el día y lugar que establezca la entidad aseguradora, sin embargo el tiempo transcurrido entre la fecha de emisión de la póliza y la fecha del primer pago no podrá ser superior a dos (2) meses. En ningún caso se devengarán intereses ni reajustes por atrasos en el cobro del beneficio que sean imputables al asegurado.
3.11.3.7 Fecha de vigencia. Este seguro tendrá vigencia a partir de la fecha de emisión de la póliza, previo pago de la prima por parte de la administradora del mecanismo BEPS a la respectiva entidad aseguradora.
3.11.3.8 Irrevocabilidad. Sin perjuicio de lo dispuesto en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero sobre cesión de activos, pasivos y contratos y demás normas relativas al funcionamiento de las instituciones financieras, ninguna de las partes puede poner término anticipado al contrato de seguro de Beneficios Económicos Periódicos BEPS, el cual debe permanecer vigente hasta la muerte del asegurado.
3.11.3.9 Prohibición de Beneficios Adicionales. Los recursos ahorrados dentro del mecanismo BEPS, el valor de sus rendimientos, el subsidio periódico otorgado por el Estado, según el caso, y los aportes que eventualmente el beneficiario tenga en el Sistema General de Pensiones, tienen una destinación específica bajo los postulados del Decreto 0604 de 2013 o demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, por consiguiente, no es viable la destinación de dichos recursos al financiamiento de otros beneficios o coberturas.
4. REGLAS RELATIVAS A OTRAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR LAS ENTIDADES ASEGURADORAS.
4.1. EMISIÓN DE PLANES ALTERNATIVOS DE PENSIONES.
Los planes alternativos de pensiones que emitan las entidades aseguradoras deben elaborarse sobre bases que permitan al afiliado su traslado a otro plan de capitalización o pensiones autorizado y ajustarse a los siguientes requisitos:
4.1.1.1. AMPARO. Los planes alternativos de pensiones, deben amparar a los afiliados y pensionados por lo menos contra los riesgos de vejez, invalidez, sobrevivientes y auxilio funerario. Para optar por uno de tales planes es necesario que el afiliado haya capitalizado en una administradora de fondos de pensiones una suma equivalente al capital mínimo que señale el reglamento de la Ley 100 de 1993.
4.1.1.2. APORTES. Los aportes en un plan alternativo de pensiones no pueden ser inferiores a las cotizaciones obligatorias previstas en la Ley 100 de 1993, determinadas según la base de cotizaciones al sistema general de pensiones de que tratan los artículos 18 y 19 de la misma Ley.
4.1.1.3. TRASLADO DE CAPITAL. La sociedad que administre el fondo de pensiones debe trasladar a la entidad aseguradora que ofrezca el plan alternativo de pensiones escogido, los aportes que registre la cuenta individual de ahorro pensional del afiliado, dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha en que éste le comunique su decisión de optar por dicho plan.
Los planes alternativos de pensiones que emitan las entidades aseguradoras, deben precisar además, los siguientes aspectos:
4.1.2.1. Las condiciones para acceder a las prestaciones del plan, las cuales, en relación con las coberturas mínimas señaladas en el amparo, no pueden ser distintas a las exigidas en la Ley 100 de 1993 para el régimen de ahorro individual con solidaridad.
4.1.2.2. Los valores de las pensiones con indicación de los reajustes a que hubiere lugar.
4.1.2.3. Determinación del momento a partir del cual se devenga la pensión de acuerdo con la naturaleza del riesgo.
4.1.2.4. Las condiciones de pago de la pensión. En el evento de que se estipulen cuotas periódicas, deben precisarse las fechas en que se realizarán los pagos.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 27 - Diciembre de 2002>
4.2. ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE PENSIONES DE JUBILACIÓN E INVALIDEZ.
Las entidades aseguradoras que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 168 EOSF estén autorizadas para administrar fondos de pensiones de jubilación e invalidez deben atender las instrucciones que sobre administración de fondos de pensiones voluntarias haya impartido la SBC y les sean aplicables.
Para tal efecto, deben remitir a la SBC la siguiente información:
Las entidades aseguradoras que estén autorizadas para administrar fondos de pensiones voluntarias deben efectuar los siguientes reportes:
Se deben reportar los formatos 312, 313 y 314, tipo de informe 17, Proforma F.0000-101 Valoración de Fondos de Pensiones Voluntarias, de acuerdo con el instructivo del Anexo I de la Circular Externa 100 de 1995.
Se deben reportar los formatos 193 y 201, tipo de informe 22, Proforma F0000-36 Información de Afiliados Fondos de Pensiones Voluntarias, de conformidad con el instructivo del Anexo I de la Circular Externa 100 de 1995.
4.2.3. CODIFICACIÓN DE FIDEICOMISOS O PATRIMONIOS AUTÓNOMOS.
Para la transmisión de los fideicomisos o patrimonios autónomos administrados por las entidades aseguradoras de acuerdo con las normas vigentes, se deben clasificar en tipos y subtipos de acuerdo con la codificación que se presenta en el Documento Técnico SB-DS-003.
Las entidades aseguradoras podrán suscribir contratos de encargo fiduciario de inversión con las sociedades fiduciarias legalmente constituidas, para la ejecución de operaciones relacionadas con sus portafolios de inversión.
El contrato de encargo fiduciario de inversión, deberá contemplar dentro de sus cláusulas claramente la responsabilidad de la compañía aseguradora en lo relacionado con la definición privativa de las políticas en materia de administración de riesgos de mercado, así como aquellas tendientes al seguimiento, análisis y evaluación de la gestión de la sociedad fiduciaria. Igualmente, si el contrato comprende dentro de su objeto la ejecución de operaciones relacionadas con los portafolios a través de los cuales se respaldan las reservas técnicas de la entidad aseguradora, será menester pactar expresamente que el régimen de inversión de los mismos, será el previsto en el artículo 182 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, modificado por el artículo 1º del Decreto 94 de 2000.
En el respectivo contrato debe especificarse que los procedimientos operacionales correspondientes al área de tesorería del “middle office”, deben estar siempre en cabeza de la compañía aseguradora y por lo tanto no es procedente contratar su manejo con terceros. Para estos efectos, se entiende por “middle office” la definición contenida en el numeral 7º del Capitulo XX de la Circular Externa 100 de 1995 (Circular Básica Contable y Financiera).
Debe tenerse en cuenta como parámetro de forzoso cumplimiento, que la compañía aseguradora por ser una entidad sometida a la inspección, vigilancia y control por parte de esta Superintendencia, se encuentra obligada en forma directa al cumplimiento de ciertas responsabilidades y deberes intransferibles, los cuales para el caso en comento se encuentran contenidos en tanto en la presente Circular como en la Circular Externa 100 de 1995 (Circular Básica Contable y Financiera), así como en la Resolución 2300 de 1990 proferida por esta Superintendencia y demás normas concordantes.
Cabe resaltar que el hecho de suscribir este tipo de contratos con sociedades fiduciarias, no exime bajo ningún supuesto a la compañía aseguradora del cumplimiento estricto de sus obligaciones legales o reglamentarias, como tampoco de las instrucciones contenidas en la presente Circular y en la Circular Externa 100 de 1995 (Circular Básica Contable y Financiera), ni puede aducirse como una forma para trasladar las responsabilidades que le son inherentes en su calidad de entidades vigiladas a un tercero, toda vez que para todos los efectos, las compañías aseguradoras continúan estando sujetas al cumplimiento de los deberes y obligaciones de orden legal reglamentario y estatutario a que se encuentra supeditado su accionar.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO SEGUNDO - Disposiciones Especiales Aplicables a las Entidades Aseguradoras y Reaseguradoras - Circular Externa 031 de 2006 - Página 28 - Septiembre de 2006>
ASPECTOS RELATIVOS A LOS CORREDORES DE SEGUROS Y DE REASEGUROS.
1. REGLAS APLICABLES A LOS CORREDORES DE SEGUROS.
Para la constitución de una sociedad corredora de seguros resultan aplicables las instrucciones impartidas por la SBC para la constitución de toda entidad vigilada.
El monto mínimo de capital que deben acreditar las sociedades corredoras de seguros para su constitución es equivalente a doscientos millones de pesos ($200.000.000,00), el cual se debe reajustar anualmente en forma automática en el mimo sentido y porcentaje en que varíe el índice de precios al consumidor que suministre el DANE para el año calendario inmediatamente anterior, aproximando el monto así obtenido al millón de pesos inmediatamente superior. El primer reajuste se deberá efectuar el 1 de enero de 2003.
Una vez constituidas, las sociedades corredoras de seguros que se encuentren en funcionamiento deben acreditar de manera permanente un capital mínimo equivalente al monto que resulte mayor entre el diez por ciento (10%) de los ingresos causados por remuneraciones de intermediación durante el año inmediatamente anterior y la suma calculada según el párrafo anterior. Para estos efectos, el monto de capital mínimo requerido resulta de la suma de capital suscrito y pagado, reservas, superávit por prima en colocación de acciones, utilidades no distribuidas de ejercicios anteriores y revalorización del patrimonio deduciendo las pérdidas de ejercicios anteriores y pérdidas del ejercicio.
1.3. DEROGADO MEDIANTE CIRCULAR EXTERNA 011 DE 2004.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO TERCERO - Aspectos Relativos a los Corredores de Seguros y Reaseguros - Circular Externa 011 de 2004 - Página 1 - Marzo de 2004>
En ningún caso las sociedades corredoras de seguros pueden otorgar préstamos para la financiación de primas.
Los corredores de seguros no pueden participar, a ningún título, directa ni indirectamente, en la elaboración de los términos de referencia de los concursos de méritos para seleccionar corredores de seguros, independientemente de que pretendan participar o no en los mismos. La SBC impondrá las sanciones a que haya lugar por el incumplimiento de este deber de abstención así como por cualquier inobservancia que por este motivo suponga una violación a los artículos 24 y 30 de la Ley 80 de 1993.
2. REGLAS APLICABLES A LOS CORREDORES DE REASEGUROS.
La solicitud para inscribir una sociedad corredora de reaseguros, debe presentarse por los interesados acompañada de la siguiente documentación:
a. El proyecto de estatutos sociales.
b. El monto de su capital de conformidad con lo establecido por el artículo 1º. del Decreto 1866 de 1992.
c. El estudio sobre la factibilidad de la empresa, en el cual se indique la infraestructura técnica, contable y administrativa con la cual contará la sociedad para el desarrollo de su objeto, los mecanismos de control interno para el ejercicio de sus actividades y un plan de gestión de los riesgos inherentes a las mismas.
d. Hoja de vida de las personas que pretendan asociarse y de las que actuarían como administradores, así como la información a que alude el numeral 1.2 del Capítulo Primero, Título I de esta circular para efectos de evaluar su carácter, responsabilidad, idoneidad y situación patrimonial. Para estos efectos debe diligenciarse el formato F.0000-19 “hoja de vida”.
e. La información adicional que estime procedente la SBC.
Dentro del plazo establecido por la SBC en la resolución de autorización debe elevarse a escritura pública el proyecto de estatutos sociales e inscribirse de conformidad con la ley. La entidad adquirirá existencia legal a partir del otorgamiento de la escritura pública correspondiente, aunque sólo puede desarrollar las actividades propias de su objeto social una vez obtenga el certificado de inscripción.
El Superintendente Bancario debe expedir el certificado de inscripción dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha en que se acredite la constitución regular de la sociedad, el pago del capital, el otorgamiento de las garantías conforme a lo establecido por el artículo 4º. del Decreto 1866 de 1992 y la existencia de la infraestructura técnica y operativa para funcionar regularmente, de acuerdo con lo señalado en el estudio de factibilidad.
Los corredores de reaseguros en ningún momento pueden expedir o suscribir notas de cobertura de aceptación de riesgos a nombre del reasegurador.
Solo se pueden hacer anticipos a las sociedades corredoras por cuenta de comisiones, en cuantías que no excedan del 15% de las comisiones cobradas en el semestre inmediatamente anterior, para la compañía que haga el anticipo.
Los anticipos a cuenta de comisiones deben ser cancelados en un plazo no mayor a un año y las sociedades corredoras que no cancelen totalmente los anticipos a su vencimiento, no pueden recibir otros hasta después de haber transcurrido, por lo menos un año, desde la fecha en que se haya hecho el pago.
3.2. REGLA ADICIONAL EN MATERIA DE PUBLICIDAD.
Sin perjuicio del cumplimiento de los requisitos generales de publicidad contenidos en la parte general de esta circular, los intermediarios de seguros y reaseguros deben obtener previamente la autorización de la entidad aseguradora o capitalizadora cuando se adelante la publicidad de los productos que éstas ofrezcan. Dicha autorización debe adjuntarse a la información que deba ser remitida ó mantenida a disposición de la SBC, según el caso.
REGLAS RELATIVAS AL REGISTRO DE REASEGURADORES Y CORREDORES DE REASEGUROS DEL EXTERIOR (REACOEX).
El registro de los reaseguradores y corredores de reaseguros del exterior que actúan en el mercado colombiano y que organiza la SBC por virtud de lo dispuesto en el numeral 3º, artículo 94 EOSF se rige de acuerdo con lo señalado a continuación:
1.1. OBJETO Y ALCANCE DEL REACOEX.
<Numeral modificado por la Circular 31 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> De acuerdo con lo señalado en el EOSF, el objeto del REACOEX es el de permitir a las entidades de seguros, evaluar la calidad de los reaseguradores y corredores de reaseguros del exterior que operen en Colombia a fin de que sólo contraten con aquellos que cumplan con condiciones mínimas de solvencia, experiencia y profesionalismo, entre otros factores.
Por lo tanto, es responsabilidad de las entidades aseguradoras como parte de una adecuada gestión de riesgos y en cumplimiento de sus propios procedimientos de control interno efectuar un análisis respecto de los reaseguradores y corredores de reaseguros del exterior con quienes desean contratar que les permita evaluar la existencia de los mencionadas condiciones, soportado en factores de estabilidad financiera, oportunidad en la atención de sus obligaciones y el conocimiento en el ramo para el cual se contrata. Dicha evaluación deberá mantenerse a disposición de la SFC.
Por su propia naturaleza, dicho registro no implica garantía de cumplimiento de las obligaciones asumidas por el reasegurador o corredor de reaseguros del exterior, ni supone respaldo de ninguna naturaleza por parte de la SFC.
1.2. EFECTOS DE LA INSCRIPCIÓN.
<Inciso modificado por la Circular 31 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> La SFC puede inscribir en el REACOEX a aquellas entidades reaseguradoras y corredores de reaseguros del exterior que satisfagan los requisitos de carácter general establecidos en el presente instructivo. Dicha inscripción faculta a las entidades reaseguradoras del exterior exclusivamente para aceptar o ceder en Colombia responsabilidades en reaseguro y a los corredores de reaseguro del exterior para intermediar en el país en la celebración de tales contratos, con las entidades de seguros debidamente constituidas en Colombia.
Sin perjuicio de lo señalado en el numeral 2º, artículo 94 EOSF sobre reaseguradoras del exterior, lo establecido en el párrafo anterior supone que sólo aquellas entidades de reaseguro y corredores de reaseguros del exterior que se encuentren inscritas en el REACOEX tienen autorización para actuar en el mercado colombiano de los reaseguros.
1.3. CRITERIOS APLICABLES PARA LA INSCRIPCIÓN.
1.3.1. CRITERIO PARA LA INSCRIPCIÓN DE UNA ENTIDAD REASEGURADORA DEL EXTERIOR.
Para los efectos de la inscripción en el REACOEX de una entidad reaseguradora del exterior, la evaluación y la decisión se toma con base en la calificación que haya sido otorgada por una agencia calificadora internacional de aquellas consideradas como elegibles por la SFC*. Para estos efectos, dicha calificación no puede tener una antigüedad mayor a doce (12) meses, debe ser aportada por la entidad de reaseguros del exterior que aspire a ser inscrita en el registro y debe revelar condiciones mínimas de seguridad, solvencia y capacidad para asumir responsabilidades en reaseguro.
1.3.2. CRITERIO PARA LA INSCRIPCIÓN DE UN CORREDOR DE REASEGUROS DEL EXTERIOR.
<Numeral modificado por la Circular 31 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Para los efectos de la inscripción en el REACOEX de un corredor de reaseguros del exterior, la decisión que se adopte depende y está condicionada a que el aspirante acredite el requisito de capital para efectuar operaciones de corretaje de reaseguro en Colombia, constituya previamente y mantenga vigente una garantía o póliza de infidelidad y riesgos financieros y una de responsabilidad civil que ampare los perjuicios que, por causa de errores y omisiones, ocasionen a las entidades aseguradoras nacionales que eventualmente contraten con su concurso.
2. PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN.
2.1. REGLA RELATIVA A LOS SUJETOS LEGÍTIMOS PARA PRESENTAR LA SOLICITUD.
<Numeral modificado por la Circular 31 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> La solicitud de inscripción de un reasegurador o corredor de reaseguros del exterior se debe presentar mediante escrito remitido directamente por la entidad interesada o a través de apoderado. Igualmente, dicha solicitud puede ser presentada por el representante legal de una entidad aseguradora o intermediario de reaseguros debidamente constituidos en el país o por uno de estos últimos que ya esté inscrito en el REACOEX. En cualquiera de estos casos es necesario que se encuentren expresamente facultados mediante documento legal otorgado para tal efecto por el aspirante a ser inscrito.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO CUARTO - Reglas Relativas al Registro de Reaseguradores y Corredores de Reaseguros del Exterior - Circular Externa 052 de 2002 - Página 1 - Diciembre de 2002>
2.2. REGLAS RELATIVAS A LA SOLICITUD.
2.2.1. CONTENIDO Y FORMA DE LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DE ENTIDADES REASEGURADORAS DEL EXTERIOR.
Para la inscripción de un reasegurador del exterior en el REACOEX la solicitud debe estar acompañada de la siguiente información y documentos:
<Literales modificados por la Circular 31 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
- Nombre completo, domicilio social, dirección, teléfonos, fax y direcciones electrónicas del reasegurador del exterior aspirante.
El nombre del o de los representantes legales de la sociedad y del apoderado especial para recibir notificaciones en Colombia.
Certificado o documento legal válido que acredite la existencia y la representación legal de la entidad reaseguradora expedido por la autoridad competente en su país de origen, en el cual se acredite su capacidad para asumir riesgos en reaseguro desde el extranjero.
Los estados financieros auditados correspondientes al último ejercicio de la compañía reaseguradora.
Original o copia del documento expedido por una agencia calificadora de riesgo de las señaladas en el numeral 3.7. del presente capítulo que cumpla con todos los requisitos señalados en ese numeral.
Con la solicitud de inscripción se deberá presentar el documento que acredite la representación legal o el poder debidamente diligenciado.
Demostrar solvencia patrimonial igual o superior al monto de capital suscrito y pagado exigido a las sociedades reaseguradoras para su constitución en Colombia, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
Sin perjuicio de lo establecido en el numeral 1.3 del presente Capítulo, la SFC* puede exigir u obtener por otros medios cualquier otra información y documentación que a su juicio considere necesaria para el propósito de formarse un criterio adecuado sobre el aspirante y contar con suficientes elementos de juicio al momento de decidir sobre una solicitud de inscripción en particular.
<Inciso modificado por la Circular 31 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> La solicitud y toda la documentación que se anexe a la misma deben presentarse en idioma español. En caso de presentarse en idioma diferente, dichos documentos deben venir acompañados de su respectiva traducción oficial al español. Así mismo, los documentos a que se refieren los literales c y f del presente numeral deben cumplir con las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior, es decir, venir debidamente legalizados.
2.2.2. CONTENIDO Y FORMA DE LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DE CORREDORES DE REASEGUROS DEL EXTERIOR.
<Numeral modificado por la Circular 31 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Para la inscripción de un corredor de reaseguros del exterior en el REACOEX la solicitud debe estar acompañada de la siguiente información y documentos:
- Nombre completo, domicilio social, dirección, teléfonos, fax y direcciones electrónicas del corredor de reaseguros del exterior aspirante. Así mismo, debe indicarse la dirección y el número de teléfono dentro del territorio nacional para recibir notificaciones.
El nombre del o de los representantes legales de la sociedad y del apoderado especial para recibir notificaciones en Colombia.
Certificado o documento legal válido que acredite la existencia y la representación legal del corredor de reaseguros expedido por la autoridad competente en su país de origen, en el cual se acredite su capacidad para intermediar en el reaseguro de riesgos cedidos desde el extranjero.
Copia de la garantía o de las pólizas de infidelidad y riesgos financieros y de responsabilidad civil que ampare los perjuicios que, por causa de errores y omisiones, ocasionen a las entidades aseguradoras nacionales que eventualmente contraten con su concurso.
Demostrar que dispone de un capital suscrito y pagado igual o superior a aquel exigido a los corredores de reaseguro para su constitución en Colombia, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
Documento en el cual la entidad explique sus políticas en materia de selección de los reaseguradores y de suministro de información a los cedentes sobre la solvencia de los reaseguradores.
Con la solicitud de inscripción se deberá presentar el documento que acredite la representación legal o el poder debidamente diligenciado.
No obstante el cumplimiento de los anteriores requisitos, la SFC podrá exigir cualquier otra información que a su juicio considere necesaria para evaluar la solvencia, experiencia y profesionalismo del reasegurador.
La solicitud y toda la documentación que se anexe a la misma deben presentarse en idioma español. En caso de presentarse en idioma diferente, dichos documentos deben venir acompañados de su respectiva traducción oficial al español. Así mismo, los documentos a que se refieren los literales c y g del presente numeral deben cumplir con las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior, es decir, venir debidamente legalizados.
2.3. NEGACIÓN DE LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN.
<Inciso modificado por la Circular 31 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Tal como se señala en el numeral 1.1. del presente capitulo el propósito del REACOEX es el de proporcionar a las entidades de seguros información acerca de cuáles son las entidades de reaseguro del exterior que por su calificación reflejan condiciones mínimas de solvencia, experiencia y profesionalismo, y por ello están autorizadas para actuar en el mercado colombiano, a fin de que tengan mayores elementos de juicio al momento de analizar la idoneidad de la entidad con la que pretendan contratar un reaseguro. Por ello, la SFC puede negar las solicitudes de inscripción de aquellas entidades de reaseguros del exterior cuya calificación y por ende su idoneidad quede desvirtuada con motivo de información adicional ya sea que provenga de la solicitud de inscripción o de otra fuente. Igual facultad se predica respecto de las solicitudes de corredores de reaseguros del exterior cuando la SFC pueda establecer que no cuentan con políticas sanas en materia de selección de los reaseguradores y no cuentan con procedimientos adecuados y serios para el permanente suministro a los cedentes de información objetiva y clara sobre la solvencia de los reaseguradores.
<Inciso adicionado por la Circular 33 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Con base en los criterios aplicables para la evaluación de la solicitud establecidos en el numeral 1.3. del presente capítulo, la SFC decidirá si acepta o no inscribir en el REACOEX a una entidad de reaseguros o corredor de reaseguros del exterior. Dicha inscripción se otorgará con una vigencia indefinida siempre que se cumplan y mantengan vigentes los criterios indicados en el numeral 1.3. del presente capítulo y sin perjuicio de la facultad de la SFC para suspender o cancelar dicha inscripción de acuerdo con lo señalado en el presente instructivo.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO CUARTO - Reglas Relativas al Registro de Reaseguradores y Corredores de Reaseguros del Exterior - Circular Externa 052 de 2002 - Página 2 - Diciembre de 2002>
2.4. ACEPTACIÓN DE LA SOLICITUD Y VIGENCIA DE LA INSCRIPCIÓN.
<Numeral eliminado por la Circular 31 de 2010>
3. REGLAS PARTICULARES DE OPERACIÓN DEL REGISTRO.
3.1. REMISIÓN PERIÓDICA DE INFORMACIÓN.
<Incisos modificados por la Circular 33 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Dentro del primer semestre de cada año calendario, la entidad de reaseguros del exterior inscrita debe remitir a la SFC el documento original o copia del mismo en el que se acredite la vigencia o la revisión de la calificación otorgada por alguna de las agencias calificadoras internacionales consideradas elegibles por la SFC.
Con todo, en el evento de que durante el año calendario la calificación de la reaseguradora del exterior sea disminuida por debajo de la calificación mínima admitida, se debe remitir a la SFC, dentro de los treinta (30) días corrientes a la fecha en que se produjo tal circunstancia, original o copia legalizada del respectivo documento que la acredite.
Dentro de los dos primeros meses de cada año calendario, el corredor de reaseguros del exterior inscrito debe remitir a la SFC copia de la garantía o de las pólizas de infidelidad y riesgos financieros y de responsabilidad civil a que se refiere el numeral 1.3.2. en donde conste la vigencia de dicho cubrimiento durante el año calendario correspondiente.
<Inciso modificado por la Circular 31 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> La remisión periódica de la información a que se refiere el presente numeral, así como su actualización, puede ser remitida a través de la entidad aseguradora, del intermediario de reaseguros o del apoderado que presentó la solicitud de inscripción por cuenta de la entidad de reaseguros del exterior en los términos del numeral 2.1. del presente capítulo.
3.2. SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN.
<Incisos modificados por la Circular 33 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> La SFC suspenderá mediante acto administrativo la inscripción del respectivo reasegurador o corredor de reaseguros cuando no remita la información completa a que se refiere el numeral 3.1. del presente capítulo dentro de los plazos allí establecidos. Igualmente, la SFC podrá suspender mediante acto administrativo la inscripción del respectivo reasegurador o corredor de reaseguros en el evento en que no atienda cualquier requerimiento efectuado por la Superintendencia Financiera de Colombia.
La SFC solicitará las explicaciones correspondientes y evaluará las mismas a fin de determinar si existe causal eximente de responsabilidad. De existir causal justificativa se dará un plazo para subsanar o corregir la deficiencia la cual, una vez efectuada, dará lugar al restablecimiento de la inscripción.
La SFC procederá a cancelar definitivamente el registro, sin que pueda presentarse nueva solicitud dentro de los dos (2) años siguientes contados a partir de la fecha en que la entidad o el corredor hayan sido retirados del REACOEX, en cualquiera de los siguientes casos:
<Literales modificados por la Circular 31 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
Entidades Reaseguradoras del Exterior
- Cuando el inscrito no responda a la solicitud de explicaciones por la suspensión dentro del plazo otorgado.
Cuando tales explicaciones remitidas no sean justificadas.
Cuando no se subsanen o corrijan las deficiencias que dieron origen a la suspensión dentro del plazo otorgado.
Cuando reduzcan su calificación por debajo de la mínima admisible o cuando reduzca su capital social a una suma inferior al monto mínimo de capital que deben acreditar las entidades reaseguradoras para su constitución en Colombia conforme lo previsto en el artículo 80 del EOSF.
Cuando la entidad reaseguradora del exterior haya sido reportada por más de una aseguradora, reaseguradora o corredor de reaseguros, por haber incurrido en mora superior a tres (3) meses en el pago de sus obligaciones.
Cuando la entidad inscrita se encuentre en cualquiera de las siguientes situaciones: aviso de cesación de pagos, declaratoria de quiebra, intervención judicial o administrativa, causal de disolución, acuerdo de acreedores, insolvencia, proceso concursal de cualquier naturaleza o figuras equivalentes, de conformidad con la legislación del país de origen o de sede principal y/o en cualquier otra jurisdicción.
A petición de la entidad reaseguradora, caso en el cual la SFC informará de tal circunstancia en el acto administrativo respectivo.
Cuando haya sido revocada la autorización de la oficina de representación de la entidad reaseguradora del exterior.
Corredores de reaseguros:
a. Cuando no mantengan vigente o no renueven las garantías o pólizas a que se refiere el numeral 1.3.2. o reduzca su capital social a una suma inferior al monto mínimo de capital que deben acreditar los corredores de reaseguros para su constitución en Colombia conforme con las disposiciones legales vigentes.
b. Cuando el corredor de reaseguros haya sido reportado por más de una aseguradora, reaseguradora o corredor de reaseguros por haber incurrido en retención de dineros relacionados con el desarrollo su actividad.
c. Cuando el corredor de reaseguros haya sido reportado por más de una aseguradora, reaseguradora o corredor de reaseguros por haber confirmado la colocación de reaseguros sin haber obtenido respaldo completo a la fecha en que la entidad aseguradora asuma el riesgo o sin indicación de los reaseguradores que respalden la colocación
d. Cuando la entidad inscrita se encuentre en cualquiera de las siguientes situaciones: aviso de cesación de pagos, declaratoria de quiebra, intervención judicial o administrativa, causal de disolución, acuerdo de acreedores, insolvencia, proceso concursal de cualquier naturaleza o figuras equivalentes, de conformidad con la legislación del país de origen o de sede principal y/o en cualquier otra jurisdicción.
e. A petición de la entidad de la corredora de reaseguros, caso en el cual la SFC informará de tal circunstancia en el acto administrativo respectivo.
f. Cuando haya sido revocada la autorización de la oficina de representación de la entidad reaseguradora del exterior.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO CUARTO - Reglas Relativas al Registro de Reaseguradores y Corredores de Reaseguros del Exterior - Circular Externa 052 de 2002 - Página 3 - Diciembre de 2002>
3.3. PRÁCTICAS INSEGURAS EN LA CONTRATACIÓN E INTERMEDIACIÓN DE REASEGUROS DEL EXTERIOR.
En ejercicio de la atribución conferida por el numeral 3 del artículo 94 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, se califican como prácticas inseguras las siguientes conductas de las entidades aseguradoras y corredores de reaseguros nacionales:
a. La intermediación o contratación de cualquier clase de reaseguros con un reasegurador no inscrito en el REACOEX o cuya inscripción se encuentre suspendida o cancelada por la SBC al momento de la negociación.
b. La intermediación o contratación de reaseguros a través de corredores de reaseguro del exterior no inscritos en el REACOEX o cuya inscripción se encuentre suspendida o cancelada al momento de la negociación.
3.4. PRÁCTICA INSEGURA EN RELACIÓN CON LA REMISIÓN DE INFORMACIÓN.
En ejercicio de la atribución conferida por el artículo 326, numeral 5 literal a) EOSF, se califica como práctica insegura por parte de las entidades aseguradoras o corredores de reaseguros nacionales, la omisión de informar a la SBC alguna de las siguientes circunstancias relacionadas con reaseguradores o corredores de reaseguros del exterior inscritos en el REACOEX:
a. Mora superior a tres (3) meses en el pago de sus obligaciones por parte de las entidades reaseguradoras del exterior.
b. Aviso de cesación de pagos, declaratoria de quiebra, intervención judicial o administrativa, causal de disolución, acuerdo de acreedores, insolvencia de la entidad, proceso concursal de cualquier naturaleza o figuras equivalentes, de conformidad con la legislación del país de origen o de sede principal.
c. Retención de dineros relacionados con el desarrollo de su actividad por parte del corredor de reaseguros del exterior.
d. La confirmación de colocaciones por parte del corredor de reaseguros del exterior sin haber obtenido respaldo completo o sin indicación de los reaseguradores que respaldan el reaseguro.
<Inciso modificado por la Circular 31 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> La inscripción de un reasegurador del exterior, incluido Lloyd´s de Londres o de un corredor de reaseguros del exterior en el REACOEX, así como la suspensión y cancelación de la inscripción, se informan a las entidades del sector asegurador y al público en general por la SFC, mediante publicación que se hará a través de la página web de esta Superintendencia.
Por el mismo medio, la SFC* publica trimestralmente la lista de reaseguradores y corredores de reaseguros del exterior inscritos en dicho registro, con su respectiva calificación y la agencia que la expidió. En dicha lista también se publica la lista de aquellos cuya inscripción haya sido suspendida o cancelada del registro.
Cualquier persona tendrá libre acceso a la información consignada en el REACOEX y puede obtener copia de la información que en él reposa.
La solicitud de inscripción en el REACOEX supone la aceptación, por parte de la entidad reaseguradora o corredor de reaseguros del exterior, de que la información en él contenida tiene un carácter público y puede ser objeto de intercambio con otras autoridades de supervisión.
3.6. RÉGIMEN DE ACTUALIZACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN PARA LLOYD'S DE LONDRES.
Para efectos de la actualización de la inscripción de Lloyd´s de Londres en el REACOEX, se requiere que su Consejo de Administración presente solicitud escrita, acompañada de la siguiente documentación:
a. Original o copia del documento expedido por una agencia calificadora de riesgo de las señaladas en el numeral 3.7. del presente capítulo, en el cual conste que la entidad reaseguradora posee una calificación equivalente como mínimo a alguna de las establecidas en ese numeral. Dicha calificación no puede corresponder a una fecha anterior a doce (12) meses de la solicitud de actualización.
b. Copia del documento mediante el cual se formaliza la cadena de seguridad.
c. Lista de los sindicatos miembros de Lloyd´s.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO CUARTO - Reglas Relativas al Registro de Reaseguradores y Corredores de Reaseguros del Exterior - Circular Externa 052 de 2002 - Página 4 - Diciembre de 2002>
La documentación que no haya sido originalmente otorgada en inglés o español, debe acompañarse con la correspondiente traducción a alguno de esos dos idiomas.
<Inciso modificado por la Circular 31 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Adicionalmente deberán tenerse en cuenta en lo pertinente las instrucciones establecidas en los numerales 2.1, 3.1, 3.2 y 3.3 del presente capitulo.
Los sindicatos no requerirán inscripción individual
<Inciso modificado por la Circular 31 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> A partir de enero de 2011, para efectos de la inscripción en el REACOEX de entidades reaseguradoras del exterior, se considerarán admisibles las calificaciones internacionales de fortaleza financiera vigentes, que no tengan más de doce (12) meses de antigüedad realizadas por las siguientes agencias y calificaciones:
AGENCIA CALIFICADORA | CALIFICACION MÍNIMA ADMISIBLE |
| Standard & Poor´s | BBB- |
| A.M. Best | B+ |
| Fitch Duff and Phelps | BBB- |
| Moody´s | Baa3 |
<Inciso modificado por la Circular 31 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando la calificación proceda de una agencia calificadora distinta a las señaladas, la SFC evaluará su admisibilidad. Para tal efecto, la entidad interesada debe acreditar que se trata de una agencia calificadora reconocida internacionalmente, así como aportar la siguiente información:
a. Nombre completo, domicilio social, dirección, teléfono, fax y correo electrónico de la agencia calificadora.
b. Tabla de calificaciones que aplica la agencia calificadora y tabla comparativa con respecto a alguna de las agencias calificadoras señaladas por vía general.
La SBC evaluará las razones de interés general que se invoquen al momento de solicitar la inscripción de un reasegurador que cuente con calificación “pi”.
<Inciso adicionado por la Circular 31 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En el evento de existir varias calificaciones vigentes sobre una misma reaseguradora se deberá tener en cuenta, para el cumplimiento de este requisito, la de mayor riesgo.
3.8. RETROCESIONES AL EXTERIOR.
Lo dispuesto en el numeral 3.7. del presente capítulo resulta aplicable para los reaseguradores del exterior que asuman los riesgos aceptados en reaseguro por las entidades aseguradoras nacionales.
Con base en el principio de prudencia previsto en el Decreto 2649 de 1993, la SBC ordenará la constitución de las reservas a que haya lugar cuando los acuerdos de reaseguro no generen una transferencia de riesgo para el reasegurador, no cumplan con las calificaciones previstas en el numeral 3.7 anterior o cuando con base en información pública se pueda inferir un deterioro en la fortaleza financiera del reasegurador, sin perjuicio de las demás medidas de carácter administrativo que, en cada caso, se considere necesario adoptar.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO CUARTO - Reglas Relativas al Registro de Reaseguradores y Corredores de Reaseguros del Exterior - Circular Externa 052 de 2002 - Página 5 - Diciembre de 2002>
REGLAS ESPECIALES SOBRE GESTIÓN DE RIESGOS EN LAS ENTIDADES ASEGURADORAS.
Consideraciones Generales
Las entidades aseguradoras se encuentran expuestas, además de los riesgos generales a que se expone toda entidad financiera (como son, entre otros, los riesgos de crédito, mercado, liquidez, operacional, legal, estratégico y reputacional), a riesgos particulares de la actividad aseguradora como serían los riesgos de suscripción y de insuficiencia de reservas técnicas. Estos últimos también suponen la posibilidad de afectar los resultados potenciales y, por ende, de generar una pérdida del valor económico del patrimonio de las entidades aseguradoras y de su reputación en el mercado con efectos nocivos para su solvencia y viabilidad financiera.
La supervisión basada en la evaluación de la gestión de riesgos de las entidades vigiladas por la SBC se fundamenta no sólo en la capacidad que estas tengan de administrar aquellos riesgos comunes a la actividad de los servicios financieros, sino también en la capacidad que tengan de gestionar con éxito los riesgos particulares a la especie a que pertenecen.
En tal medida, es vital que las entidades aseguradoras adopten, como parte integral de su Sistema general de Administración de Riesgos (SAR), sistemas especiales de identificación, medición, evaluación y control de aquellos riesgos particulares a su actividad que operen coordinadamente con los presupuestos generales de administración de riesgos.
En el presente capítulo se establece de una parte, el deber que tienen las entidades aseguradoras de contar con un sistema especial de administración de riesgos de seguros y, de otra, se definen los riesgos que a nivel internacional han sido identificados como los de mayor relevancia dentro de la actividad aseguradora, se señalan las variables generales que las entidades aseguradoras deben tener en cuenta al diseñar modelos de cuantificación de los mismos y se destaca la importancia de adoptar mecanismos de control y de seguimiento de los mismos.
Se establece además el deber de someter tales sistemas especiales a estudio de la SBC antes de su implantación y aplicación, de acuerdo con los plazos para el efecto se determinen mediante circular externa. La SBC mediante visitas de inspección general o especial, o por cualquier otro medio, los evaluará regularmente y podrá objetarlos o exigir correctivos en cualquier momento.
1.1. OBLIGACIÓN DE ADOPTAR SISTEMAS ESPECIALES DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE SEGUROS (SEARS).
Toda entidad aseguradora debe diseñar y adoptar su propio Sistema Especial de Administración de Riesgos de Seguros (SEARS) que le permita realizar una adecuada gestión de los riesgos propios de su actividad. El SEARS deberá considerar los parámetros establecidos en este capítulo, sin perjuicio de aplicar para tal propósito aquellos principios generales de gestión de riesgos establecidos por la SBC.
Al igual que todo SAR, el SEARS debe contar con los siguientes elementos, los cuales, en función de las características, tamaño y complejidad de las operaciones realizadas por cada entidad, pueden adoptarse independientemente o formar parte del sistema general:
a. Políticas sobre asunción de riesgos
b. Infraestructura adecuada para la gestión de los riesgos de seguros
c. Metodologías especiales para la medición de los riesgos de seguros
d. Procesos de Control de Riesgos
e. Mecanismos de control de los procesos.
Las políticas, metodologías de medición y los procesos de control de cada uno de los riesgos descritos en el presente capítulo deben constar por escrito en manuales, los cuales deben ser aprobados por la junta o consejo directivo de la entidad y ser ampliamente difundidos al interior de la misma.
1.2. CARACTERÍSTICAS DEL SEARS.
Al diseñar y adoptar su propio SEARS las entidades aseguradoras deben tener en cuenta que cualquiera que sea el sistema acojan, el mismo debe contar con las siguientes tres características:
1.2.1. CUANTIFICACIÓN DEL RIESGO.
El sistema debe permitir estimar o cuantificar las posibles pérdidas por la exposición a aquellos riesgos que la SBC determine como cuantificables mediante circular externa.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO QUINTO - Reglas Especiales sobre Gestión de Riesgos en las Entidades Aseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 1 - Diciembre de 2002>
1.2.2. CUBRIMIENTO DEL RIESGO.
El sistema debe permitir determinar el procedimiento a seguir a fin de mitigar o controlar cada unos de los riesgos establecidos en el numeral 1.3. del presente capítulo. El sistema debe estar en capacidad de permitirle a la entidad determinar el procedimiento a adoptar para mejorar sus procesos de control y mitigación de riesgos y, eventualmente, los niveles adecuados de reservas técnicas, provisiones o patrimonio que se requieran para mantener la exposición a un riesgo en niveles aceptables.
El sistema debe prever mecanismos permanentes y eficaces de control de riesgos para monitorear los existentes e identificar nuevos riesgos que deban ser cuantificados.
1.3. ADOPCIÓN DE POLÍTICAS SOBRE ASUNCIÓN DE RIESGOS.
La Junta Directiva de cada entidad deberá pronunciarse de manera explícita acerca de las condiciones y el ambiente de control dentro del cual la administración ejercerá las prácticas de retención y cesión de riesgos. Para este efecto tomará en cuenta los riesgos que se definen a continuación:
1.3.1. RIESGO DE CRÉDITO EN SEGUROS.
Se entiende por riesgo de crédito de las entidades aseguradoras a la posibilidad de incurrir en pérdidas por el no pago o pago inoportuno de las obligaciones a cargo de sus reaseguradores, asegurados, intermediarios de seguros y otras compañías de seguros con las cuales realiza operaciones de coaseguro. Incluye la exposición al riesgo de crédito indirecto, el cual se genera, por ejemplo, en la expedición de pólizas de cumplimiento.
1.3.2. RIESGO DE MERCADO EN SEGUROS.
Se entiende por riesgo de mercado la posibilidad de incurrir en pérdidas derivadas del incremento no esperado en el monto de sus obligaciones con asegurados, reaseguradores, intermediarios y otros agentes externos a causa de variaciones en las tasas de interés, en la tasa de devaluación o cualquier otro parámetro de referencia.
1.3.3. RIESGO DE LIQUIDEZ EN SEGUROS.
Se entiende por riesgo de liquidez la imposibilidad de adquirir u obtener los fondos necesarios para atender el pago de obligaciones de corto plazo bien sea para el pago de siniestros o para el ajuste de reservas inadecuadamente calculadas.
1.3.4. RIESGOS DE SUSCRIPCIÓN.
Se entiende por riesgo de suscripción la posibilidad de incurrir en pérdidas como consecuencia de políticas y prácticas inadecuadas en el diseño de productos o en la colocación de los mismos. Dicha categoría de riesgo se puede clasificar en los siguientes tipos:
1.3.4.1. RIESGO DE TARIFACIÓN.
Corresponde a la probabilidad de pérdida como consecuencia de errores en el cálculo de primas al punto que resulten insuficientes para cubrir los siniestros actuales y futuros, los gastos administrativos y la rentabilidad esperada.
1.3.4.2. RIESGO DE DESCUENTOS SOBRE PRIMAS.
Corresponde a la probabilidad de pérdida en que puede incurrir una entidad como consecuencia del otorgamiento inadecuado de descuentos sobre primas.
1.3.4.3. RIESGO DE CONCENTRACIÓN.
Corresponde a la probabilidad de pérdida en que puede incurrir una entidad como consecuencia de una inadecuada diversificación de los riesgos asumidos.
1.3.4.4. RIESGOS DE DIFERENCIAS EN CONDICIONES.
Corresponde a la probabilidad de pérdida que se genera como consecuencia de diferencias entre las condiciones originalmente aceptadas de los tomadores de pólizas y las aceptadas a su vez por los reaseguradotes de la entidad
<TÍTULO VI - CAPÍTULO QUINTO - Reglas Especiales sobre Gestión de Riesgos en las Entidades Aseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 2 - Diciembre de 2002>
1.3.5. RIESGO DE INSUFICIENCIA DE RESERVAS TÉCNICAS.
Corresponde a la probabilidad de pérdida como consecuencia de una subestimación en el cálculo de las reservas técnicas y otras obligaciones contractuales. (Participación de utilidades, pago de beneficios garantizados, etc.)
1.3.6. RIESGO LEGAL EN SEGUROS.
Se entiende por riesgo legal en seguros a la posibilidad de incurrir en pérdidas derivadas del incumplimiento de normas legales, de la inobservancia de disposiciones reglamentarias, de códigos de conducta o normas éticas en cualquier jurisdicción en la cual opere la entidad aseguradora. Así mismo, el riesgo legal puede derivar de situaciones de orden legal que puedan afectar la titularidad de los activos o la efectiva recuperación de su valor.
1.3.7. RIESGO OPERACIONAL EN SEGUROS.
Se entiende por riesgo operacional a la posibilidad de incurrir en pérdidas derivadas de problemas en el desarrollo de las funciones del negocio o sus procesos. La exposición a este riesgo puede resultar de una deficiencia o ruptura en los controles internos o procesos de control, fallas tecnológicas, errores humanos, deshonestidad, fraude o catástrofes naturales.
<TÍTULO VI - CAPÍTULO QUINTO - Reglas Especiales sobre Gestión de Riesgos en las Entidades Aseguradoras - Circular Externa 052 de 2002 - Página 3 - Noviembre de 2005>
1.3.8. RIESGO ESTRATÉGICO EN SEGUROS.
Corresponde a la probabilidad de pérdida como consecuencia de la imposibilidad de implementar apropiadamente los planes de negocio, las estrategias, las decisiones de mercado, la asignación de recursos y su incapacidad para adaptarse a los cambios en el entorno de los negocios.
1.3.9. RIESGO REPUTACIONAL EN SEGUROS.
Corresponde a la probabilidad de perdida como consecuencia de incurrir en perdidas derivadas de la celebración de contratos de seguros y reaseguros con personas y entidades que generen un bajo nivel de confianza para sus asegurados por su nivel de solvencia o la conducta de sus funcionarios o por la celebración de acuerdos sobre los cuales recaiga una publicidad negativa, así como la realización de prácticas que puedan derivar en demandas legales y perdida de credibilidad del publico.
2. REGLAS ESPECIALES DE LA ESTRUCTURA Y OPERACIÓN DEL SEARS.
La junta directiva de cada entidad debe pronunciarse de manera explícita acerca de las condiciones y características mínimas que deben cumplir los recursos humanos, tecnológicos y demás que se consideren necesarios para la adecuada administración del SEARS.
2.2. CARACTERÍSTICAS DE LAS METODOLOGÍAS DE CUANTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS DE SEGUROS.
Como base para el diseño y posterior adopción del SEARS, las metodologías de cuantificación que en desarrollo de lo señalado en el numeral 1.2.1. del presente capítulo adopten las entidades aseguradoras deberán tener en cuenta los parámetros y características que establezca la SBC mediante circular externa.
2.3. PROCESOS DE CONTROL Y DE MONITOREO DE RIESGOS.
La entidad debe establecer los procesos y mecanismos que empleará luego de haber cuantificado sus riesgos, para eliminar, atenuar, trasladar o retener cada uno de tales riesgos. Igualmente, debe adoptar los procesos y mecanismos que le permitan verificar el cumplimiento de las medidas de control adoptadas.
2.4. PERIODICIDAD DE LA EVALUACIÓN Y REPORTE A LA SBC.
Cada entidad debe mantener en todo momento, a disposición de la SBC, la información empleada en el cálculo de los valores estimados y las medidas de control y monitoreo adoptados. Esta información debe tener un grado de discriminación y detalle mayor al presentado en los formatos que se establecen para efectos de reporte a la SBC.
Los resultados de la medición de riesgos deben reportarse a la SBC con una periodicidad trimestral en los formatos previstos para este propósito.
2.5. FACULTAD DE OBJECIÓN DEL SEARS POR PARTE DE LA SBC.
El SEARS, incluida la metodología de cuantificación de riesgos que se diseñe, deberá empezar a operar en los plazos que determine la SBC de acuerdo con fases y etapas de aplicación que serán establecidas mediante circular externa. Las entidades deberán someter el SEARS a estudio previo por parte de la SBC, quien podrá objetarlo o exigir correctivos en cualquier momento.
REGLAS RELATIVAS AL REGISTRO DE ENTIDADES ASEGURADORAS E INTERMEDIARIOS DE SEGURO AGROPECUARIO DEL EXTERIOR (RAISAX).
<Capítulo adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades aseguradoras del exterior que pretendan expedir pólizas de seguro agropecuario directamente o por conducto de intermediarios autorizados, se deberán inscribir en el Registro de Entidades Aseguradoras e intermediarios de Seguro Agropecuario del Exterior (RAISAX), de acuerdo con lo señalado a continuación:
1.1. OBJETO Y ALCANCE DEL RAISAX. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
El objeto del RAISAX es el de contribuir con los tomadores de pólizas de seguros agropecuarios, para una mejor evaluación de la calidad e idoneidad de las compañías de seguros del exterior con las que contraten dichas coberturas, en virtud de lo consagrado en la Ley 1450 de 2011.
La mencionada Ley permite la concurrencia al mercado nacional de oferentes extranjeros del seguro agropecuario y es deber de esta Superintendencia velar para que éstos cumplan con condiciones mínimas de solvencia, experiencia y profesionalismo, entre otros factores.
Por su propia naturaleza, dicho registro no implica garantía de cumplimiento de las obligaciones asumidas por la aseguradora o intermediario de seguros agrícolas del exterior, ni supone respaldo de ninguna naturaleza por parte de la SFC.
1.2. EFECTOS DE LA INSCRIPCIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
La SFC puede autorizar la inscripción en el RAISAX a aquellas entidades aseguradoras e intermediarios de seguros del exterior que satisfagan los requisitos de carácter general establecidos en el presente instructivo. Dicha inscripción faculta a las entidades aseguradoras del exterior exclusivamente para expedir pólizas de seguro agropecuario en los términos de la Ley 69 de 1993.
De esta manera, lo establecido en el párrafo anterior supone que sólo aquellas aseguradoras e intermediarios de seguros del exterior que se encuentren inscritas en el RAISAX tienen autorización para actuar en el mercado colombiano del seguro agropecuario.
1.3. CRITERIOS APLICABLES PARA LA INSCRIPCIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
1.3.1. CRITERIO PARA LA INSCRIPCIÓN DE UNA ENTIDAD ASEGURADORA DEL EXTERIOR. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Para los efectos de la inscripción en el RAISAX de una entidad aseguradora del exterior, la evaluación y la decisión de su inscripción se toma con base en la calificación que haya sido otorgada por una agencia calificadora internacional de aquellas consideradas como elegibles por la SFC de acuerdo con lo expuesto en el numeral 3.4 del presente capítulo. Para estos efectos, dicha calificación no puede tener una antigüedad mayor a doce (12) meses, debe ser aportada por la entidad aseguradora del exterior que aspire a ser inscrita en el registro y debe revelar condiciones mínimas de seguridad, solvencia y capacidad para asumir riesgos de terceros.
1.3.2. CRITERIO PARA LA INSCRIPCIÓN DE UN INTERMEDIARIO DE SEGUROS DEL EXTERIOR. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Para los efectos de la inscripción en el RAISAX de un intermediario de seguros del exterior, la decisión que se adopte depende y está condicionada a que el aspirante acredite el requisito de capital para efectuar operaciones de corretaje de seguros en Colombia, constituya previamente y mantenga vigente una garantía o póliza de infidelidad y riesgos financieros, así como una de responsabilidad civil que amparen los perjuicios que, por causa de errores u omisiones, ocasionen a los tomadores de pólizas que eventualmente contraten con su concurso.
2. PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
2.1. REGLA RELATIVA A LOS SUJETOS LEGITIMADOS PARA PRESENTAR LA SOLICITUD. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
La solicitud de inscripción de una aseguradora o intermediario de seguros del exterior se debe presentar mediante escrito remitido directamente por la entidad interesada o a través de apoderado expresamente facultado mediante documento legal otorgado para tal efecto por el aspirante a ser inscrito.
2.2. REGLAS RELATIVAS A LA SOLICITUD. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
2.2.1. CONTENIDO Y FORMA DE LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DE ENTIDADES ASEGURADORAS DEL EXTERIOR. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Para la inscripción de una aseguradora del exterior en el RAISAX la solicitud debe estar acompañada de la siguiente información y documentos:
Nombre completo, país de origen, domicilio social, dirección, teléfonos, fax y direcciones electrónicas del asegurador del exterior aspirante.
El nombre del o de los representantes legales de la sociedad y del apoderado especial para recibir notificaciones en Colombia.
Certificado o documento legal válido que acredite la existencia y representación legal de la entidad aseguradora expedido por la autoridad competente en su país de origen, en el cual se acredite su capacidad para asumir riesgos desde el extranjero.
Los estados financieros auditados correspondientes al último ejercicio de la compañía aseguradora.
Original o copia del documento expedido por una agencia calificadora de riesgo de las señaladas en el numeral 3.4. del presente capítulo que cumpla con todos los requisitos señalados en ese numeral.
Con la solicitud de inscripción se deberá presentar el documento que acredite la representación legal o el poder debidamente diligenciado.
Demostrar solvencia patrimonial igual o superior al monto de capital suscrito y pagado exigido a las sociedades aseguradoras para su constitución en Colombia, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
Copia de la póliza y de la nota técnica correspondiente al seguro agropecuario que se pretenda comercializar en Colombia.
Cada vez que se pretenda comercializar un nuevo producto agrícola, deberá remitirse previamente el modelo de póliza.
Sin perjuicio de lo establecido en el numeral 1.3 del presente Capítulo, la SFC puede exigir u obtener por otros medios cualquier otra información y documentación que a su juicio considere necesaria para formarse un criterio adecuado sobre el aspirante y contar con suficientes elementos de juicio al momento de decidir sobre una solicitud de inscripción en particular.
La solicitud y toda la documentación que se anexe a la misma debe presentarse en idioma castellano. En caso de presentarse en idioma diferente, dichos documentos deben venir acompañados de su respectiva traducción oficial a este idioma. Así mismo, los documentos a que se refieren los literales c y f del presente numeral deben cumplir con las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior.
2.2.2. CONTENIDO Y FORMA DE LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DE INTERMEDIARIOS DE SEGUROS DEL EXTERIOR. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Para la inscripción de un intermediario de seguros del exterior en el RAISAX la solicitud debe estar acompañada de la siguiente información y documentos:
Nombre completo, país de origen, domicilio social, dirección, teléfonos, fax y direcciones electrónicas del intermediario aspirante. Así mismo, debe indicarse la dirección y el número de teléfono dentro del territorio nacional para recibir notificaciones.
El nombre del o de los representantes legales de la sociedad y del apoderado especial para recibir notificaciones en Colombia.
Certificado o documento legal válido que acredite la existencia y la representación legal del intermediario de seguros expedido por la autoridad competente en su país de origen, en el cual se acredite su capacidad para intermediar en el seguro de riesgos cedidos desde el extranjero.
Copia de la garantía o de las pólizas de infidelidad y riesgos financieros y de responsabilidad civil que amparen los perjuicios que, por causa de errores y omisiones, ocasionen a asegurados que eventualmente contraten con su concurso.
Demostrar que dispone de un capital suscrito y pagado igual o superior a aquel exigido a los corredores de seguro para su constitución en Colombia, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
Documento en el cual la entidad explique sus políticas en materia de selección de los aseguradores y de suministro de información a los tomadores de pólizas sobre la solvencia de los mismos.
Con la solicitud de inscripción se deberá presentar el documento que acredite la representación legal o el poder debidamente diligenciado por cada entidad aseguradora de la que aspire suscribir y colocar pólizas de seguro agropecuario en el territorio nacional, las mismas deberán estar inscritas en el RAISAX.
No obstante el cumplimiento de los anteriores requisitos, la SFC podrá exigir cualquier otra información que a su juicio considere necesaria para evaluar la solvencia, experiencia y profesionalismo del asegurador.
La solicitud y toda la documentación que se anexe a la misma debe presentarse en idioma castellano. En caso de presentarse en idioma diferente, dichos documentos deben venir acompañados de su respectiva traducción oficial al castellano. Así mismo, los documentos a que se refieren los literales c y g del presente numeral deben cumplir con las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior, es decir, venir debidamente legalizados.
2.3. NEGACIÓN DE LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Tal como se señala en el numeral 1.1. del presente capítulo, el propósito del RAISAX es el de proporcionar información a los tomadores de pólizas agropecuarias acerca de cuáles son las entidades de seguros del exterior que por su calificación reflejan condiciones mínimas de solvencia, experiencia y profesionalismo, y por ello están autorizadas para actuar en el mercado colombiano, a fin de que tengan mayores elementos de juicio al momento de analizar la idoneidad de la entidad con la que pretendan contratar un seguro.
Por ello, la SFC puede negar las solicitudes de inscripción de aquellas entidades aseguradoras del exterior cuya calificación y por ende su idoneidad quede desvirtuada con motivo de información adicional ya sea que provenga de la solicitud de inscripción o de otra fuente. Igual facultad se predica respecto de las solicitudes de intermediarios cuando la SFC pueda establecer que no cuentan con políticas y procedimientos adecuados en materia de selección de aseguradoras del exterior y suministro a los tomadores de información objetiva y clara sobre la solvencia de las aseguradoras que representan.
Con base en los criterios aplicables para la evaluación de la solicitud establecidos en el numeral 1.3. del presente capítulo, la SFC decidirá si acepta o no inscribir en el RAISAX a una entidad aseguradora o intermediario de seguros del exterior. Dicha inscripción se otorgará con una vigencia indefinida siempre que se cumplan y mantengan vigentes los criterios indicados en el numeral 1.3. del presente capítulo y sin perjuicio de la facultad de la SFC para suspender o cancelar dicha inscripción.
3. REGLAS PARTICULARES DE OPERACIÓN DEL REGISTRO. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
3.1. REMISIÓN PERIÓDICA DE INFORMACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Dentro del primer semestre de cada año calendario, la entidad aseguradora del exterior inscrita debe remitir a la SFC el documento original o copia del mismo en el que se acredite la vigencia o la revisión de la calificación otorgada por alguna de las agencias calificadoras internacionales consideradas elegibles por la SFC.
Con todo, en el evento de que durante el año calendario la calificación de la aseguradora del exterior sea modificada, se debe remitir a la SFC, dentro de los treinta (30) días corrientes a la fecha en que se produjo tal circunstancia, original o copia legalizada del respectivo documento que la acredite.
Dentro de los dos primeros meses de cada año calendario, el intermediario de seguros del exterior inscrito debe remitir a la SFC la siguiente información:
i. Copia de la garantía o de las pólizas de infidelidad y riesgos financieros y de responsabilidad civil a que se refiere el numeral 1.3.2. en donde conste la vigencia de dicho cubrimiento durante el año calendario correspondiente.
ii. Copia del certificado de autorización expedido por la entidad aseguradora del exterior, y
iii. Copia del documento que acredite la autorización para realizar actividades de intermediación de seguros, de que trata el literal g del numeral 2.2.2. del presente capítulo.
La remisión periódica de la información a que se refiere el presente numeral, así como su actualización, puede ser remitida a través de la entidad aseguradora, del intermediario de seguros o del apoderado que presentó la solicitud de inscripción por cuenta de la entidad aseguradora del exterior en los términos del numeral 2.1. del presente capítulo.
3.2. SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
La SFC podrá suspender la inscripción del respectivo asegurador o intermediario de seguros del exterior cuando no remita la información completa a que se refiere el numeral 3.1. del presente capítulo dentro de los plazos establecidos o en el evento en que no atienda algún requerimiento de información efectuado por la SFC.
La SFC solicitará las explicaciones correspondientes y evaluará las mismas a fin de determinar si existe causal eximente de responsabilidad. De existir causal justificativa se dará un plazo para subsanar o corregir la deficiencia la cual, una vez efectuada, dará lugar al restablecimiento de la inscripción.
La SFC procederá a cancelar definitivamente el registro, sin que pueda presentarse nueva solicitud dentro de los dos (2) años siguientes contados a partir de la fecha en que la entidad o el intermediario hayan sido retirados del RAISAX, en una de las siguientes situaciones, entre otras:
3.2.1 ENTIDADES ASEGURADORAS DEL EXTERIOR. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Cuando el inscrito no responda a la solicitud de explicaciones por la suspensión dentro del plazo otorgado.
Cuando tales explicaciones remitidas no contengan una justificación suficiente.
Cuando no se subsanen o corrijan las deficiencias que dieron origen a la suspensión dentro del plazo otorgado.
Cuando reduzcan su calificación por debajo de la mínima admisible o cuando reduzca su capital social a una suma inferior al monto mínimo de capital que deben acreditar las entidades aseguradoras para su constitución en Colombia.
Cuando la entidad inscrita se encuentre en cualquiera de las siguientes situaciones: aviso de cesación de pagos, declaratoria de quiebra, intervención judicial o administrativa, causal de disolución, acuerdo de acreedores, insolvencia, proceso concursal de cualquier naturaleza o figuras equivalentes, de conformidad con la legislación del país de origen o de sede principal y/o en cualquier otra jurisdicción.
A petición de la entidad aseguradora, caso en el cual la SFC informará de tal circunstancia en el acto administrativo respectivo.
Cuando la SFC conozca de reclamaciones de los consumidores financieros que a su juicio ameriten la suspensión y/o cancelación.
3.2.2 INTERMEDIARIOS DE SEGUROS DEL EXTERIOR. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
a. Cuando no mantengan vigente o no renueven las garantías o pólizas a que se refiere el numeral 1.3.2. o reduzca su capital social a una suma inferior al monto mínimo de capital que deben acreditar los corredores de seguros para su constitución en Colombia conforme con las disposiciones legales vigentes.
b. Cuando el intermediario de seguros haya sido reportado por haber incurrido en retención de dineros relacionados con el desarrollo su actividad.
c. Cuando el intermediario de seguros haya sido reportado constantemente por haber confirmado la colocación del riesgo sin haber obtenido respaldo completo a la fecha en que la entidad aseguradora asuma el riesgo o sin indicación que respalde la colocación.
d. Cuando la entidad inscrita se encuentre en cualquiera de las siguientes situaciones: aviso de cesación de pagos, declaratoria de quiebra, intervención judicial o administrativa, causal de disolución, acuerdo de acreedores, insolvencia, proceso concursal de cualquier naturaleza o figuras equivalentes, de conformidad con la legislación del país de origen o de sede principal y/o en cualquier otra jurisdicción.
e. A petición del intermediario, caso en el cual la SFC informará de tal circunstancia en el acto administrativo respectivo.
f. Cuando haya sido revocada la autorización de la entidad aseguradora del exterior.
g. Cuando la SFC conozca de reclamaciones de los consumidores financieros que a su juicio ameriten la suspensión y/o cancelación.
3.3. PUBLICIDAD Y ACCESO. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
La inscripción de un asegurador o un intermediario de seguros del exterior en el RAISAX, así como la suspensión y cancelación de la inscripción, se informará a las entidades del sector asegurador y al público en general por la SFC, mediante publicación que se hará a través de la página web de la SFC.
Por el mismo medio, la SFC publicará trimestralmente la lista de compañías e intermediarios de seguros del exterior inscritos en dicho registro, con su respectiva calificación y la agencia que la expidió, así como la de aquellas cuya inscripción haya sido suspendida o cancelada del registro.
Cualquier persona tendrá libre acceso a la información consignada en el RAISAX y puede obtener copia de la información que en él reposa.
La solicitud de inscripción en el RAISAX supone la aceptación, por parte de la entidad aseguradora o intermediario de seguros del exterior, de que la información en él contenida tiene un carácter público y puede ser objeto de intercambio con otras autoridades de supervisión.
3.4. AGENCIAS CALIFICADORAS DE RIESGO ADMISIBLES PARA LA INSCRIPCIÓN Y CALIFICACIONES MÍNIMAS ADMISIBLES. <Numeral adicionado por la Circular 35 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Para efectos de la inscripción en el RAISAX se considerarán admisibles las calificaciones internacionales de fortaleza financiera vigentes, que no tengan más de doce (12) meses de antigüedad realizadas por las siguientes agencias y calificaciones:
AGENCIA CALIFICADORA | CALIFICACION MÍNIMA ADMISIBLE |
Standard & Poor´s | BBB- |
A.M. Best | B+ |
Fitch | BBB- |
Moody´s | Baa3 |
Cuando la calificación proceda de una agencia calificadora distinta a las señaladas, la SFC evaluará su admisibilidad. Para tal efecto, la entidad interesada debe acreditar que se trata de una agencia calificadora reconocida internacionalmente, así como aportar la siguiente información:
Nombre completo, domicilio social, dirección, teléfono, fax y correo electrónico de la agencia calificadora.
Tabla de calificaciones que aplica la agencia calificadora y tabla comparativa con respecto a alguna de las agencias calificadoras señaladas por vía general.
La SFC evaluará las razones de interés general que se invoquen al momento de solicitar la inscripción de un asegurador que cuente con calificación “pi”.
En el evento de existir varias calificaciones vigentes sobre una misma aseguradora se deberá tener en cuenta, para el cumplimiento de este requisito, la de mayor riesgo.
REGLAS RELATIVAS AL REGISTRO DE ASEGURADORAS DEL EXTERIOR QUE OFREZCAN SEGUROS ASOCIADOS AL TRANSPORTE MARÍTIMO INTERNACIONAL, LA AVIACIÓN COMERCIAL INTERNACIONAL, EL LANZAMIENTO Y TRANSPORTE ESPACIAL, (INCLUYENDO SATÉLITES), ASÍ COMO SEGUROS QUE AMPAREN MERCANCÍAS EN TRÁNSITO INTERNACIONAL – RAIMAT.
<Capítulo VII adicionado al Título VI por la Circular 19 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> El artículo 61 de la Ley 1328 de 2009 modificó el artículo 39 del EOSF, en cuanto a la concurrencia al mercado nacional de oferentes extranjeros de los seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional y, el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites), que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional.
<Inciso modificado por la Circular 8 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> Para tal efecto las entidades aseguradoras del exterior que pretendan ofrecer en el territorio colombiano, directamente o por conducto de intermediarios de seguros, los seguros antes mencionados, se deberán inscribir en el “Registro de Aseguradoras del Exterior que ofrezcan Seguros Asociados al Transporte Marítimo Internacional, la Aviación Comercial Internacional y el Lanzamiento y Transporte Espacial (incluyendo satélites), así como Seguros que Amparen Mercancías en Tránsito Internacional – RAIMAT”.
Dicho registro se regirá de acuerdo con las reglas que se señalan a continuación:
1.1. OBJETIVO Y ALCANCE DEL RAIMAT. <Numeral adicionado al Título VI por la Circular 19 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 8 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> El objetivo del RAIMAT es proporcionarle a los tomadores de pólizas de los seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional, el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites), que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como de los seguros que amparen mercancías en tránsito internacional, mayor información para que realicen una adecuada evaluación de la calidad, idoneidad, experiencia y profesionalismo, entre otros factores, de las entidades aseguradoras del exterior que ofrecen dichos seguros en Colombia.
El registro de las entidades aseguradoras del exterior en el RAIMAT no implica garantía de cumplimiento de las obligaciones asumidas por éstas, ni supone vigilancia o respaldo de ninguna naturaleza por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia. Es responsabilidad exclusiva del tomador al momento de contratar, verificar las entidades aseguradoras del exterior que se encuentran inscritas en dicho registro, así como los intermediarios autorizados por éstas para comercializar sus productos, e informarse directamente con ellos sobre los productos o servicios que piensan adquirir, indagando sobre las condiciones particulares de cada operación.
La Superintendencia Financiera de Colombia no ejerce actividades de inspección y vigilancia sobre las entidades aseguradoras del exterior inscritas en el RAIMAT, ni de sus intermediarios autorizados, por lo que carece de competencia para adelantar investigaciones de naturaleza administrativa respecto de los mismos.
En este sentido, las entidades aseguradoras del exterior no tienen la calidad de entidades vigiladas por esta superintendencia y, por lo tanto, las personas naturales o jurídicas que celebren un contrato de seguros con dichas entidades, no tienen la calidad de consumidor financiero a la luz del artículo segundo de la Ley 1328 de 2009.
Por lo anterior, la Superintendencia Financiera de Colombia no tiene competencia para resolver las quejas o reclamos que se presenten en relación con las entidades aseguradoras del exterior y/o los intermediarios autorizados por éstas, por lo cual las mismas deberán ser presentadas siguiendo los procedimientos y a través de los canales dispuestos por éstas para el efecto. Lo anterior sin perjuicio de la inspección y vigilancia que ejerce esta Superintendencia respecto de los corredores de seguros nacionales.
1.2. EFECTOS DE LA INSCRIPCIÓN. <Numeral adicionado al Título VI por la Circular 19 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 8 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> La Superintendencia Financiera de Colombia inscribirá en el RAIMAT a aquellas entidades aseguradoras del exterior que satisfagan los requisitos de carácter general establecidos en el presente instructivo. Dicha inscripción faculta a las entidades aseguradoras del exterior y a los intermediarios de seguros autorizados por éstas a ofrecer en el territorio colombiano, pólizas de seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional, el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites), que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como pólizas de seguros que amparen mercancías en tránsito internacional, en los términos del citado artículo 39 del EOSF.
De esta manera, lo establecido en el párrafo anterior supone que sólo aquellas entidades aseguradoras del exterior que se encuentren inscritas en el RAIMAT están facultadas para ofrecer en el mercado colombiano directamente o a través de los intermediarios de seguros autorizados por éstas, las pólizas mencionadas en el inciso anterior.
2. PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN.
2.1. REGLA RELATIVA A LOS SUJETOS LEGÍTIMOS PARA PRESENTAR LA SOLICITUD. <Numeral adicionado al Título VI por la Circular 19 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
La solicitud de inscripción de una entidad aseguradora del exterior se debe presentar mediante escrito remitido a esta superintendencia directamente por la entidad interesada o a través de apoderado expresamente facultado, mediante documento legal otorgado para tal efecto, por el aspirante a ser inscrito.
2.2. REGLAS RELATIVAS A LA SOLICITUD.
2.2.1. CONTENIDO Y FORMA DE LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DE ENTIDADES ASEGURADORAS DEL EXTERIOR. <Numeral adicionado al Título VI por la Circular 19 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Para la inscripción de una entidad aseguradora del exterior en el RAIMAT, la solicitud debe estar acompañada de la siguiente información y documentos:
a. Nombre completo, domicilio principal, dirección, teléfonos, fax y direcciones electrónicas de la entidad aseguradora del exterior que solicita el registro.
b. El nombre e identificación de los representantes legales de la entidad aseguradora del exterior y del apoderado especial para recibir notificaciones en Colombia, así como el poder debidamente otorgado para el efecto según la normativa aplicable.
c. <Literal modificado por la Circular 8 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> Certificación expedida por la autoridad que supervisa a la entidad aseguradora del exterior en el país donde ésta tiene su domicilio principal, en la cual se acredite su existencia, domicilio principal, representantes legales y en la que conste su capacidad para comercializar seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional, el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites), que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional. En dicha certificación también se deberá acreditar la existencia en ese país de normas relativas a la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo (AMLCFT por sus siglas en inglés), de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades aseguradoras supervisadas.
d. Demostrar solvencia patrimonial igual o superior al monto de capital suscrito y pagado exigido a las entidades aseguradoras para su constitución en Colombia, más el patrimonio requerido para operar los ramos a explotar, de conformidad con las disposiciones legales vigentes en Colombia, para lo cual deberá presentar los estados financieros auditados correspondientes al último ejercicio de la entidad aseguradora del exterior.
e. Original o copia del documento expedido por una agencia calificadora de riesgo de las señaladas en el numeral 2.3. del presente capítulo, que otorgue una calificación internacional de fortaleza financiera que cumpla con todos los requisitos señalados en ese numeral.
Cuando se trate de una solicitud de inscripción de una entidad aseguradora del exterior, cuyo domicilio principal sea uno de los países que tengan vigente un TLC con Colombia con capítulo de servicios financieros, que incluya el comercio transfronterizo de seguros, no se exigirá este requisito.
f. <Literal modificado por la Circular 8 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> Información sobre los seguros que pretende ofrecer en Colombia, esto es: transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional, el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites), que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional.
g. <Literal modificado por la Circular 8 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> Nombre completo, país, domicilio principal, dirección, teléfono, fax y dirección electrónica de los intermediarios de seguros autorizados por la entidad para comercializar en Colombia seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional, el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites), que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional, emitidos por la entidad aseguradora.
Cada vez que una entidad aseguradora del exterior inscrita en el RAIMAT autorice a un nuevo intermediario para comercializar en Colombia seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional, al lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites), que amparen los riesgos vinculados a las mercancías objeto de transporte, el vehículo que transporte las mercancías y la responsabilidad civil que pueda derivarse de los mismos, así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional, deberá remitir a esta Superintendencia la información descrita en el presente literal.
Cada vez que una entidad aseguradora del exterior inscrita en el RAIMAT autorice a un nuevo intermediario para comercializar en Colombia seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional, y al lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites), deberá remitir a esta Superintendencia la información descrita en el presente literal.
h. Información sobre el procedimiento y los canales dispuestos por la entidad aseguradora del exterior para que los tomadores, asegurados y/o beneficiarios de las pólizas ofrecidas en el territorio colombiano, puedan efectuar las reclamaciones a que hubiere lugar directamente ante la entidad aseguradora y ante la autoridad que la supervisa en su domicilio principal.
i. Manifestación expresa de la compañía solicitante mediante la cual indica que toda la información contenida en la solicitud de registro, así como en sus documentos anexos, es de carácter de público, por lo cual autoriza que sea divulgada por la Superintendencia Financiera de Colombia para dar cumplimiento al objeto del RAIMAT al que se refiere el numeral 1.1. del presente capítulo.
Sin perjuicio de lo señalado en este numeral, la Superintendencia Financiera de Colombia podrá exigir cualquier otra información y documentación que a su juicio considere necesaria para formarse un criterio adecuado sobre la entidad aseguradora del exterior y contar con suficientes elementos de juicio al momento de decidir sobre una solicitud de inscripción en particular.
La solicitud y toda la documentación que se anexe a la misma deben presentarse en idioma español.
En caso de presentarse en un idioma diferente, dichos documentos deben estar acompañados de su respectiva traducción oficial al español. Así mismo, los documentos a que se refieren los literales b y c de este numeral deben cumplir con las formalidades previstas en la ley para la validez de documentos otorgados en el exterior, es decir, estar debidamente legalizados.
2.2.2. RÉGIMEN DE INSCRIPCIÓN PARA LOS MIEMBROS DE LLOYD'S. <Numeral adicionado al Título VI por la Circular 19 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Para efectos de la inscripción de Lloyd´s en el RAIMAT, se requiere que su Consejo de Administración presente solicitud escrita, acompañada de la siguiente documentación:
- Original o copia del documento expedido por una agencia calificadora de riesgo de las señaladas en el numeral 2.3 del presente capítulo, en el cual conste que la entidad posee una calificación equivalente como mínimo a alguna de las establecidas en ese numeral. Dicha calificación no puede corresponder a una fecha anterior a doce (12) meses de la solicitud de inscripción.
- Copia del documento mediante el cual se formaliza la cadena de seguridad.
- Lista de los sindicatos miembros de Lloyd´s.
Los sindicatos no requerirán inscripción individual.
La documentación otorgada en inglés debe estar acompañada de su respectiva traducción oficial al español.
Adicionalmente deberán tenerse en cuenta en lo pertinente las instrucciones establecidas en los numerales 2.1, 3.1, 3.2 y 3.3 del presente capítulo.
2.3. AGENCIAS CALIFICADORAS DE RIESGO ADMISIBLES PARA LA INSCRIPCIÓN Y CALIFICACIONES MÍNIMAS ADMISIBLES. <Numeral adicionado al Título VI por la Circular 19 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Para los efectos de la inscripción en el RAIMAT, se considerarán admisibles las calificaciones internacionales de fortaleza financiera vigentes, que no tengan más de doce (12) meses de antigüedad realizadas por las siguientes agencias y calificaciones:
AGENCIA CALIFICADORA | CALIFICACION MÍNIMA ADMISIBLE |
| Standard & Poor´s | BBB- |
| A.M. Best | B+ |
| Fitch | BBB- |
| Moody's | Baa3 |
La Superintendencia Financiera de Colombia evaluará las razones de interés general que se invoquen al momento de solicitar la inscripción de una entidad aseguradora del exterior que cuente con calificación “pi”.
En el evento de existir varias calificaciones vigentes sobre la entidad se deberá tener en cuenta, para el cumplimiento de este requisito, la de mayor riesgo.
2.4. NEGATIVA DE LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN. <Numeral adicionado al Título VI por la Circular 19 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Atendiendo el propósito y la finalidad del RAIMAT, la Superintendencia Financiera puede negar las solicitudes de inscripción de aquellas entidades aseguradoras del exterior cuya calidad e idoneidad queden desvirtuadas con motivo del análisis de la información que provenga de la solicitud de inscripción o de otra fuente adicional.
Con base en el procedimiento y las reglas aplicables para la evaluación de las solicitudes establecidas en el numeral 2 del presente capítulo, la Superintendencia Financiera decidirá si acepta o no inscribir en el RAIMAT a una entidad aseguradora del exterior. Dicha inscripción se otorgará con una vigencia indefinida siempre que se cumplan y mantengan actualizados los requisitos indicados en los numerales 2.2.1 y 2.2.2 del presente capítulo, para cada caso, y sin perjuicio de la facultad de la Superintendencia Financiera para suspender o cancelar dicha inscripción.
3. REGLAS PARTICULARES DE OPERACIÓN DEL REGISTRO.
3.1. REMISIÓN PERIÓDICA DE INFORMACIÓN. <Numeral adicionado al Título VI por la Circular 19 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Dentro de los dos primeros meses de cada año calendario, la entidad aseguradora del exterior inscrita en el RAIMAT debe remitir a la Superintendencia Financiera copia del certificado expedido por la autoridad que la supervisa en el país donde ésta tiene su domicilio principal, en el que se acredite la información de que trata el literal c. del numeral 2.2.1 del presente capítulo.
Así mismo, dentro del mismo período, la entidad aseguradora del exterior deberá demostrar que mantiene la solvencia patrimonial y el patrimonio requerido para operar los ramos a explotar, en los términos señalados en el literal d. del numeral 2.2.1 del presente capítulo, para lo cual deberá presentar los estados financieros auditados correspondientes al último ejercicio.
Adicionalmente, la entidad aseguradora del exterior debe aportar dentro del mismo periodo, el documento original o copia del mismo en el que se acredite la vigencia o la revisión de la calificación otorgada por alguna de las agencias calificadoras internacionales consideradas elegibles por la Superintendencia Financiera, cuando haya lugar a la presentación de este documento, según lo dispuesto en el literal e. del numeral 2.2.1 y en el literal a. del numeral 2.2.2 del presente capítulo.
En el evento que durante el año calendario la calificación de la entidad aseguradora del exterior sea modificada, se debe remitir a la Superintendencia Financiera, dentro de los treinta (30) días corrientes a la fecha en que se produjo tal circunstancia, original o copia legalizada del respectivo documento que la acredite.
Asimismo, deberá remitir una actualización de los intermediarios autorizados para comercializar sus productos en Colombia en los términos del literal g. del numeral 2.2.1 del presente capítulo.
De igual forma, la entidad aseguradora del exterior debe mantener actualizado el RAIMAT con la información relativa a su nombre, domicilio principal, datos de ubicación, representantes y apoderados, reportando oportunamente los cambios que se efectúen.
Adicionalmente, las entidades aseguradoras del exterior inscritas en el RAIMAT deberán remitir con fines estadísticos, dentro de los dos primeros meses de cada año calendario, la información del valor de las primas que emitieron y de los siniestros que pagaron en Colombia durante el año calendario inmediatamente anterior. Esta información deberá reportarse en dólares americanos.
La remisión periódica de la información a que se refiere el presente numeral, así como su actualización, puede ser remitida directamente por la entidad aseguradora del exterior o a través de un apoderado en los términos del numeral 2.1 del presente capítulo.
3.2. SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN. <Numeral adicionado al Título VI por la Circular 19 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
La Superintendencia Financiera de Colombia podrá suspender la inscripción de la respectiva entidad aseguradora del exterior cuando no remita la información completa a que se refiere el numeral 3.1 del presente capítulo dentro de los plazos establecidos o en el evento en que no atienda algún requerimiento de información efectuado por esta Superintendencia.
La Superintendencia Financiera de Colombia solicitará las explicaciones correspondientes y las evaluará. De existir causal justificativa se dará un plazo para subsanar o corregir la deficiencia la cual, una vez efectuada, dará lugar al restablecimiento de la inscripción.
La Superintendencia Financiera de Colombia procederá a cancelar el registro en una de las siguientes situaciones:
- Cuando, una vez suspendido el registro de la entidad aseguradora, la misma no responda a la solicitud de explicaciones en relación con la no remisión de información dentro del plazo otorgado.
- Cuando las explicaciones remitidas no contengan una justificación suficiente frente a la no remisión de información en los plazos otorgados para ello.
- Cuando no se subsanen o corrijan las deficiencias que dieron origen a la suspensión dentro del plazo otorgado.
- Cuando la entidad inscrita se encuentre en cualquiera de las siguientes situaciones: aviso de cesación de pagos, declaratoria de quiebra, intervención judicial o administrativa, causal de disolución, acuerdo de acreedores, insolvencia, proceso concursal de cualquier naturaleza o figuras equivalentes, de conformidad con la legislación del país de su domicilio principal.
- A petición de la entidad aseguradora del exterior, caso en el cual la Superintendencia Financiera de Colombia informará de tal circunstancia en el acto administrativo respectivo.
- Por decisión debidamente motivada por la Superintendencia Financiera de Colombia en eventos distintos a los anteriormente mencionados, previa solicitud de explicaciones.
<Inciso modificado por la Circular 8 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
3.3. PUBLICIDAD Y ACCESO DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL RAIMAT. <Numeral adicionado al Título VI por la Circular 19 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
La inscripción de una entidad aseguradora del exterior en el RAIMAT, así como la suspensión y cancelación de la inscripción en el mismo, se informará al público en general por la Superintendencia Financiera de Colombia, mediante publicación que se hará a través de la página web de esta Superintendencia.
Por el mismo medio, la Superintendencia Financiera de Colombia publicará y actualizará en forma permanente la lista de entidades aseguradoras del exterior inscritas en dicho registro y los intermediarios de seguros autorizados por éstas para la comercialización de sus productos en Colombia. Así mismo, publicará aquellas entidades aseguradoras cuya inscripción haya sido suspendida o cancelada.
El RAIMAT y la documentación que sirve de sustento a dicho registro son de carácter público, y tendrá acceso a ellos cualquier persona, a efectos de realizar una adecuada evaluación de la calidad, idoneidad, experiencia y profesionalismo de las entidades aseguradoras del exterior.
ENTIDADES COOPERATIVAS.
1. RÉGIMEN DE PUBLICIDAD DE LOS ENTES COOPERATIVOS.
1.1 RÉGIMEN APLICABLE. <Numeral adicionado por la Circular 50 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> La regulación aplicable a las entidades cooperativas vigiladas por esta Superintendencia será el establecido en el numeral 2 del Título Primero, Capítulo Sexto de la presente Circular.
En todo caso, es necesario advertir que las entidades cooperativas vigiladas por esta Superintendencia deberán indicar en su publicidad si cuentan o no con un seguro de depósito, señalando la cobertura del mismo.
1.2 PRÁCTICAS PROHIBIDAS. <Numeral adicionado por la Circular 50 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Además de las enunciadas en el numeral 2.2. del Título Primero, Capítulo Sexto de la presente Circular, se entienden como prácticas prohibidas las que se señalan a continuación:
a) Usar el rótulo publicitario que señala la circunstancia de encontrarse bajo la órbita de competencia de esta Entidad dando a entender que tal vigilancia supone una seguridad total sobre la solvencia y solidez de la cooperativa, pues estos factores se encuentran reflejados en los estados financieros.
b) Utilizar marcas, leyendas o propaganda comercial que no corresponda a la realidad o que induzcan o puedan inducir a error respecto de la naturaleza, el origen, los componentes, los usos, la forma de empleo, las características, las propiedades, la calidad e idoneidad o la calidad de los bienes o servicios ofrecidos.
c) Indicar que la entidad se encuentra inscrita en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas sin estarlo o señalar que cuentan con el seguro de depósito cuando éste se encuentra suspendido.
<TÍTULO VII - CIRCULAR EXTERNA 078 DE 1998 - Página 1 - NOVIEMBRE 1998>
De acuerdo con el artículo 43 de la Ley 454 de 1998 las cooperativas de ahorro y crédito, vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria se encuentran obligadas a solicitar a esta Superintendencia la autorización para convertirse en cooperativas financieras, cuando durante dos (2) meses consecutivos la proporción del total de captaciones, respecto a sus pasivos alcance o supere el cincuenta y uno por ciento (51%).
La mencionada conversión se adelantará bajo el procedimiento establecido para los establecimientos de crédito por los artículos 66 y 71 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y por el numeral 2º del Capítulo Primero del Título Primero de la presente Circular, salvo lo relativo a los documentos a que se refiere el numeral 2.5 del citado Capítulo.
1.2 DOCUMENTOS ANEXOS A LA PETICIÓN DE CONVERSIÓN EN COOPERATIVA FINANCIERA.
Corresponderá al representante legal de la cooperativa formular la respectiva petición, acompañada de los documentos que a continuación se indican:
a) Documento donde se acredite experiencia no menor de tres (3) años en el ejercicio de la actividad financiera.
b) Certificado del Revisor fiscal donde se acredite el monto de aportes sociales mínimos requeridos por el artículo 42 de la Ley 454 de 1998, el cual no puede ser inferior a mil quinientos millones de pesos ($1.500.000.000.oo) Esta suma se ajustará anual y acumulativamente a partir de 1999, mediante la aplicación de la variación del índice de precios al consumidor, total ponderado, que calcula el DANE.
c) Copia de la autorización para ejercer las operaciones propias de las cooperativas de ahorro y crédito, expedida por la autoridad competente, en los términos del artículo 41 de la Ley 454 de 1998.
d) Copia del acta de la reunión de la asamblea general de asociados en la cual conste la aprobación dada a la conversión y a los nuevos estatutos.
e) Nombre y documento de identidad de los asociados, directores, gerentes, representante(s) legal(es), miembros del consejo de administración y de la junta de vigilancia, y del revisor fiscal. Si alguno es una persona jurídica deberá identificarse con el NIT, adjuntando un certificado actualizado sobre su existencia y representación legal, una copia de los estatutos vigentes, acreditando además que conforme a su objeto cuenta con capacidad jurídica para tener tal inversión. Cuando se trate de una institución sometida al control de la Superintendencia Bancaria bastará su mención.
f) Los asociados que directa o indirectamente, por conducto de sus cónyuges o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil, o tratándose de personas jurídicas por intermedio de su matriz o de sus subordinas o de las subordinadas de éstas, posean más del 4% del capital de la cooperativa, deberán remitir la documentación contemplada en el Título Primero, Capítulo Primero, numeral 1.2, literales c), d) y e) de esta Circular.
g) Hojas de vida de las personas que detenten cualquiera de estas calidades: representante legal, miembro del consejo de administración, miembro de junta de vigilancia y revisor fiscal, así como la de los asociados que directa o indirectamente tengan más del 4% del capital de la cooperativa utilizando para el efecto los formatos diseñados por la Superintendencia Bancaria. Además resulta indispensable remitir toda aquella información que permita establecer el carácter, idoneidad y situación patrimonial de estas personas, para lo cual la Superintendencia Bancaria podrá pedir en cada caso toda la información que considere necesaria.
h) Estados financieros a seis dígitos P.U.C. para el Sistema Financiero, con corte por lo menos al último cierre de ejercicio, en relación con la presentación de la solicitud de que trata este Capítulo, junto con el anexo del Consolidado de Cartera.
i) Cálculo de la relación de solvencia de acuerdo con las normas vigentes para las cooperativas financieras, establecido a la fecha de los estados financieros de que trata el numeral anterior.
j) Presentación de un proyecto de plan de ajuste, el cual podrá ser acogido por esta entidad, documento que deberá contemplar por lo menos los siguientes aspectos:
- Descripción pormenorizada de las medidas que la cooperativa habrá de adoptar en cuanto a garantizar una adecuada gestión del riesgo crediticio, particularmente demostrar un adecuado proceso de calificación de cartera según el Capítulo Segundo de la Circular 100 de noviembre de 1995, expedida por la Superintendencia Bancaria.
- Un Plan de adecuación de provisiones y demás requerimientos de la Resolución No. 2258 del 29 de octubre de 1998.
- Análisis de la viabilidad financiera de la entidad que determine las necesidades futuras de liquidez, la eficiencia de la red bancaria, su soporte tecnológico y el monto de las inversiones que le permitan un desempeño competitivo a la entidad, entre otros aspectos. Lo anterior debe estar acompañado de las respectivas proyecciones financieras por lo menos a tres (3) años, dentro de las cuales se deberá incluir la proyección sobre la relación de solvencia, teniendo en cuenta la incidencia del programa de adecuación a que se refiere el numeral 2.3 del Capítulo Primero, Título Primero de esta Circular.
1.3. NO AUTORIZACIÓN DE LA CONVERSIÓN.
En caso de que esta Entidad no autorice la conversión, la cooperativa se deberá ajustar a la relación de que trata el numeral 1º del presente Capítulo, en los términos que fije la Superintendencia de la Economía Solidaria o quien haga sus veces.
<TÍTULO VII - CIRCULAR EXTERNA 078 DE 1998 - Página 2 - NOVIEMBRE 1998>
De acuerdo con el artículo 44 de la Ley 454 de 1998 las cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, están obligadas a especializarse para el ejercicio de la actividad financiera cuando durante más de dos (2) meses consecutivos, el monto total del patrimonio de la cooperativa multiplicado por la proporción que represente el total de depósitos de asociados respecto del total de activos de la entidad, arroje un monto igual o superior a mil quinientos millones de pesos ($1.500.000.000.oo) de aportes sociales. Esta suma se ajustará anual y acumulativamente a partir de 1999, mediante la aplicación de la variación del índice de precios al consumidor, total ponderado, que calcula el DANE.
Una vez presentada la causal de que trata el numeral anterior, la respectiva cooperativa tiene un plazo de un (1) mes para presentar ante la Superintendencia Bancaria, un plan de ajuste para el cumplimiento de los requisitos necesarios para constituirse como cooperativa financiera.
2.2. ALTERNATIVAS PARA LA ESPECIALIZACIÓN.
Las cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito para especializarse pueden optar por una de las tres (3) alternativas que señala el artículo 45 de la Ley 454 de 1998, cuales son escisión, transferencia y creación de una o varias instituciones auxiliares del cooperativismo, para lo cual deberán observar la normatividad que regula la alternativa seleccionada.
2.3. PLAZO PARA EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE AJUSTE.
La Superintendencia Bancaria establecerá en cada caso el término de duración del plan de ajuste, el cual no podrá ser superior a doce (12) meses; el citado plan deberá contener el proceso de especialización y la respectiva constitución de la nueva cooperativa financiera.
2.4. DOCUMENTOS ANEXOS A LA PETICIÓN DE ESPECIALIZACIÓN EN COOPERATIVA FINANCIERA.
Corresponderá al representante legal de la cooperativa formular la respectiva petición, acompañada de los documentos citados en el numeral 1.2 del presente Capítulo y adicionalmente los que se indican a continuación:
a) Copia del acta de asamblea donde se decidió por una de las alternativas previstas en el numeral 2.2 de este Capítulo, con el objetivo de especializar la actividad financiera de la cooperativa.
b) Una descripción y valoración de las actividades distintas a la financiera que desarrolla la respectiva cooperativa.
c) Una explicación detallada de las acciones o medidas que se adoptarán para garantizar que la nueva cooperativa financiera, resultante de la especialización, no mantendrá ninguna operación que genere multiactividad.
2.5. REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR LA NUEVA COOPERATIVA FINANCIERA PRODUCTO DE LA ESPECIALIZACIÓN.
Para la constitución de una nueva entidad cooperativa financiera producto de la especialización, se deberán cumplir todos los requisitos legales propios de la alternativa escogida para especializarse; así mismo deberán respetarse los requisitos existentes para la nueva clase de institución financiera.
En todo caso será obligatorio para la constitución de la cooperativa financiera resultante de la especialización, agotar el trámite contemplado en el artículo 53 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en concordancia con lo dispuesto en el Título Primero, Capítulo Primero, numeral 1º de esta Circular, por tratarse de la constitución de un nuevo establecimiento de crédito, sujeto al control, inspección y vigilancia de la Superintendencia Bancaria.
2.6. NO AUTORIZACIÓN DE LA ESPECIALIZACIÓN.
En caso de que esta Entidad no autorice la especialización en cualquiera de sus alternativas o la constitución del nuevo establecimiento de crédito, la cooperativa se deberá ajustar a al límite de captaciones fijado en el artículo 44 de la Ley 454 de 1998, en los términos que fije la Superintendencia de la Economía Solidaria.
3. COOPERATIVAS EXCEPTUADAS DE CONVERTIRSE O ESPECIALIZARSE.
Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito que estén integradas por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados laboralmente a una misma entidad pública o privada, no están obligadas a convertirse o especializarse en cooperativas financieras.
Título VIII
Instrucciones relativas a la constitución, administración, gestión y distribución de fondos de inversión colectiva
Capítulo I: Disposiciones generales
Capítulo II: Esquema para la autorización de familias de fondos de inversión colectiva
1. Autorización familias de fondos de inversión colectiva
2. Tipos de familias de fondos de inversión colectiva
2.1 Familia de fondos de inversión colectiva inscritos en el RNVE y en sistemas de cotización de valores del extranjero
2.1.1 Familia de FICs de valores de renta fija
2.1.2 Familias de FICs de valores de renta variable
2.1.3 Familia de FICs mixtos
2.2 Familia de FICs sobre valores inscritos en el RNVE, valores y fondos del extranjero
Capítulo III: Constitución y administración de fondos de inversión colectiva y familias de fondos de inversión colectiva
1. Acreditación de requisitos aplicables a las sociedades administradoras de fondos de inversión colectiva
1.1 Infraestructura tecnológica y operativa suficiente para administrar el respectivo fondo de inversión colectiva, o la respectiva familia de fondos de inversión colectiva, o para realizar las actividades de gestión y distribución
1.2 Infraestructura administrativa, operativa y humana
1.3 Estructura de control interno
1.4 Códigos de buen gobierno corporativo
1.5 Sistema de gestión y administración de los riesgos
1.6 Mecanismos de cobertura
1.7 Acreditación de requisitos para actividades delegadas por la sociedad administradora
1.8 Custodia de valores
1.9 Contratación de intermediarios de valores
2. Requisitos de autorización de FICs y familias de FICs
2.1 Contenido mínimo de los reglamentos
2.2 Contenido mínimo de la política de inversión
2.3 Suspensión de redención de participaciones por decisión de la junta directiva de la sociedad administradora o de la asamblea de inversionistas
2.4 Redención de participaciones
2.5 Tipos de Participación
2.6 FICs que inviertan en otros FICs o vehículos de inversión colectiva
2.7 Contenido mínimo de los prospectos
2.8 Contenido mínimo de las constancias de entrega de recursos
2.9 Contenido mínimo de los documentos, registros electrónicos o comprobantes representativos de las participaciones en los FICs cerrados
2.10 Contenido mínimo de los documentos, registros electrónicos o comprobantes representativos de las participaciones en los FICs abiertos
2.11 Fusión de FICs
3. Obligaciones de revelación de información
3.1 Extracto de cuenta
3.2 Ficha técnica
3.3 Publicación de información en Internet
4. Informe de rendición de cuentas de la sociedad administradora
4.1 Aspectos generales
4.2 Principios generales de revelación del informe de rendición de cuentas
4.3 Información de desempeño
4.4 Composición del portafolio
4.5 Estados financieros y sus notas
4.6 Evolución del valor de la unidad
4.7 Gastos
5. Cálculo de los montos de suscripciones
5.1 Sociedades administradoras de FICs
5.2 Inversiones de capital en otras sociedades comisionistas de bolsas de valores, sociedades administradoras de inversión o sociedades fiduciarias
6. Operaciones de reporto o repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores, operaciones de derivados, y operaciones apalancadas
6.1 Operaciones autorizadas
6.2 Metodologías para medir la exposición de las operaciones de naturaleza apalancada
Capítulo IV: Gestión fondos de inversión colectiva
1. Delegación de la actividad de gestión de FICs
1.1 Acreditación de requisitos por parte de quien ejerza la actividad como gestor del portafolio de FICs y familias de FICs
1.2 Gestor extranjero de portafolios
Capítulo V: Distribución de fondos de inversión colectiva
1. Medios autorizados para realizar la distribución de FIC
2. Deber de asesoría especial
3. Obligaciones adicionales de los distribuidores especializados de fondos de inversión colectiva
4. Requerimientos especiales para los sujetos promotores que componen la fuerza de ventas
5. Reglamento de funcionamiento de la cuenta ómnibus
Capítulo VI: Fondos de capital privado
1. Reglas especiales para los fondos de capital privado
Capítulo VII: Fondos de inversión colectiva inmobiliarios
1. Destinación de los inmuebles y proyectos inmobiliarios en los que deben invertir los fondos de inversión colectiva inmobiliarios que formen parte de una familia de fondos de inversión colectiva
2. Inversión en acciones o cuotas de interés social emitidas por compañías extranjeras listadas en bolsas de valores internacionales, cuyo objeto exclusivo sea la inversión en bienes inmuebles o en proyectos inmobiliarios, o ambos
3. Determinación del valor del aporte en especie de bienes inmuebles y derechos fiduciarios
4. Valoración de los FIC inmobiliarios
Anexo 1: Contenido mínimo del reglamento para fondos de inversión colectiva abiertos
Anexo 2: Contenido mínimo del reglamento para fondos de inversión colectiva abiertos con pacto de permanencia
Anexo 3: Contenido mínimo del reglamento para fondos de inversión colectiva cerrados
Anexo 4: Contenido mínimo del reglamento marco de las familias de fondos de inversión colectiva
Anexo 5: Contenido mínimo de los prospectos
Anexo 6: Instructivo y formato de la ficha técnica
qwe
INSTRUCCIONES SOBRE LA CONSTITUCIÓN, ADMINISTRACIÓN, GESTIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA.
DISPOSICIONES GENERALES.
<Capítulo subrogado por la Circular 26 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> El presente Título es aplicable a las sociedades administradoras de inversión, las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las sociedades fiduciarias que administran, gestionen y/o distribuyen los fondos de inversión colectiva (en adelante "FICs") definidos y regulados en el Decreto 1242 de 2013, mediante el cual se sustituyó la parte 3 del Decreto 2555 de 2010, y contiene las instrucciones respecto de tales actividades.
Para efectos del presente Título, las entidades mencionadas se denominan genéricamente sociedades administradoras de fondos de inversión colectiva, o sociedades administradoras.
En concordancia con el artículo 3.1.3.2.1 del Decreto 2555 de 2010, las instrucciones contenidas en el presente Titulo correspondientes a la actividad de gestión de portafolios de FICs son aplicables a las sociedades administradoras de FICs, cuando ejerzan directamente la gestión, o a las sociedades administradoras de inversión, las sociedades comisionistas de bolsas de valores y/o las sociedades fiduciarias que desarrollan la actividad de gestión externa de portafolios de FICs, y se denominan genéricamente sociedades gestoras. Para el caso del gestor extranjero, la sociedad administradora es la responsable de asegurar que dicha entidad cumple con las disposiciones correspondientes previstas en el presente Titulo.
En concordancia con los artículos 3.1.4.1.1 y 3.1.4.2.1 del Decreto 2555 de 2010, las instrucciones contenidas en el presente Titulo correspondientes a la actividad de distribución de FICs son aplicables a los establecimientos bancarios, las sociedades administradoras de inversión, las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las sociedades fiduciarias que realicen distribución especializada de FICs. Para los efectos de tales instrucciones contenidas en el presente Título, las entidades mencionadas se denominan genéricamente distribuidores especializados.
ESQUEMA PARA LA AUTORIZACIÓN DE FAMILIAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA.
<Capítulo subrogado por la Circular 26 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> Las sociedades administradoras pueden constituir, previa autorización de la SFC, familias de FICs que tengan como fin agrupar más de un FIC, para efectos de la constitución de familias de FICs deben tener en cuenta las siguientes instrucciones:
1 Autorización familias de fondos de inversión colectiva
Las sociedades administradoras pueden constituir familias de FICs respecto de los tipos de activos establecidos en los numerales 1, 2, y 3, del artículo 3.1.1.2.5 del Decreto 2555 de 2010, complementado o adicionado por el presente Capítulo, los cuales son excluyentes entre sí. La gestión de la liquidez puede realizarse entre otros a través de la realización de depósitos en cuentas de ahorro y corrientes de establecimientos de crédito nacionales y cuentas del exterior de conformidad con el perfil de riesgo y la política de inversión del respectivo fondo.
La SFC puede solicitar en cualquier momento los ajustes que considere necesarios a los reglamentos de los FICs que se beneficien del régimen de autorización de familias de FICs, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 3.1.1.3.2 del Decreto 2555 de 2010.
2 Tipos de familias de fondos de inversión colectiva
2.1 Familias de fondos de inversión colectiva inscritos en el RNVE y en sistemas de cotización de valores del extranjero
En relación con esta categoría de familia de fondos y de acuerdo con la facultad establecida en el numeral 1 del artículo 3.1.1.2.5 del Decreto 2555 de 2010, en adición a los bonos y/o acciones inscritos en el RNVE y/o listados en sistemas de cotización de valores del extranjero, estas familias pueden realizar la gestión de la liquidez a través de la realización de depósitos en cuentas de ahorro y corrientes de establecimientos de crédito nacionales y bancos del exterior con una calificación de grado de inversión otorgada por una sociedad calificadora reconocida internacionalmente, de conformidad con el perfil de riesgo y la política de inversión del respectivo fondo y de la realización de operaciones activas del mercado monetario entre otros.
Como parte de la gestión del riesgo de mercado, los fondos que hacen parte de este tipo de familias pueden realizar operaciones en instrumentos financieros derivados de cobertura, de acuerdo con lo establecido en sus reglamentos.
Estas familias de FICs pueden incluir exclusivamente los siguientes valores o activos, siempre y cuando no correspondan a operaciones de naturaleza apalancada:
2.1.1 Familia de FICs de valores de renta fija
Bajo esta subcategoría de familia se pueden constituir FICs cuyas inversiones incluyan exclusivamente:
2.1.1.1 Títulos de deuda inscritos en el RNVE que cuenten con una calificación mínima de AA+ emitida por una sociedad calificadora de riesgo autorizada por la SFC.
2.1.1.2 Títulos de contenido crediticio derivados de procesos de titularización de emisores inscritos en el RNVE que cuenten con una calificación mínima de AA+ emitida por una sociedad calificadora de riesgo autorizada por la SFC.
2.1.1.3 Participaciones en FICs abiertos sin pacto de permanencia establecidos en Colombia, cuya política de inversión considere como activos admisibles únicamente los mencionados en los numerales anteriores y no realicen operaciones de naturaleza apalancada.
2.1.2 Familias de FICs de valores de renta variable
Bajo esta subcategoría de familia se pueden constituir FICs cuyas inversiones incluyan exclusivamente:
2.1.2.1 Acciones o títulos participativos inscritos en el RNVE.
2.1.2.2 Acciones o títulos de participación listados en sistemas de cotización de valores del extranjero, de acuerdo con lo previsto en el Titulo 6 del Libro 15 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010.
2.1.2.3 Títulos participativos o mixtos derivados de procesos de titularización inscritos en el RNVE cuyos activos subyacentes sean distintos a cartera hipotecaria.
2.1.2.4 Participaciones en FICs abiertos sin pacto de permanencia y en fondos bursátiles establecidos en Colombia, cuya política de inversión considere como activos admisibles únicamente los mencionados en los numerales anteriores y no realicen operaciones de naturaleza apalancada.
2.1.3 Familia de FICs Mixtos
Bajo esta subcategoría de familia se pueden constituir FICs cuya política de inversión incorpore exclusivamente activos de las dos categorías mencionadas en los numerales 2.1.1 y 2.1.2 del presente Capítulo.
2.2 Familias de FICs sobre valores inscritos en el RNVE, valores y fondos extranjeros
Se establece un nuevo tipo de familia adicional a las tres descritas en el numeral 3.1.1.2.5 del Decreto 2555 de 2010, bajo la cual se pueden crear fondos individuales que tengan dentro de su política de inversión exclusivamente, alguna o algunas de las siguientes inversiones, siempre y cuando no correspondan a operaciones de naturaleza apalancada y se establezcan políticas claras en relación con la diversificación de las inversiones:
2.2.1 Las inversiones definidas dentro de los numerales 2.1.1 y 2.1.2 del presente Capítulo.
2.2.2 Títulos de deuda externa de emisores locales o del exterior que cuenten con una calificación de grado de inversión otorgada por una sociedad calificadora reconocida internacionalmente, incluidos los time deposits con permanencia superior a un día.
2.2.3 Acciones emitidas por entidades del exterior o certificados de depósitos negociables representativos de dichas acciones o de emisores locales (ADR y GDR) transados en bolsas de valores reconocidas por la SFC.
2.2.4 Instrumentos financieros derivados con fines de cobertura.
2.2.5 Instrumentos financieros derivados básicos (plain vanilla) con fines de inversión siempre que cumplan con las condiciones establecidas en el artículo 3.1.1.4.6 del Decreto 2555 de 2010 y cuyo subyacente se encuentre explícitamente contenido en la política de inversión del respectivo FIC.
2.2.6 Participación en fondos que, en adición al cumplimiento de las disposiciones establecidas en el numeral 2.6 del capítulo III del presente Título, correspondan a fondos representativos de índices de renta fija o de acciones, incluidos los ETFs (por sus siglas en inglés Exchange Traded Funds) y participaciones en fondos mutuos o de inversión internacionales o esquemas de inversión colectiva que tengan estándares de regulación y supervisión equivalentes a los del FIC que realiza la inversión, y cuyos activos admisibles correspondan únicamente a los descritos en los numerales 2.2.1 al 2.2.3 del presente Capítulo.
2.2.7 Las inversiones descritas en el numeral 2.2.6 pueden realizarse siempre y cuando los fondos en mención no correspondan a hedge funds, no se encuentren apalancados, y cumplan las siguientes condiciones:
2.2.7.1 La calificación de la deuda soberana del país donde esté constituida la entidad encargada de la gestión del fondo y la bolsa de valores en el que se transan las cuotas o participaciones, debe corresponder a grado de inversión otorgada por una sociedad calificadora de riesgos reconocida internacionalmente.
2.2.7.2 Las participaciones o derechos de participación de los fondos o vehículos de inversión deben contar con una política de redenciones coherente con las del FIC que realiza la inversión y/o poder ser transadas en una bolsa de valores reconocida por la SFC.
2.2.7.3 La entidad encargada de la gestión del fondo y el fondo deben estar registrados y fiscalizados o supervisados por los organismos o autoridades de supervisión pertinentes en los países en los cuales se encuentren constituidos.
2.2.7.4 La entidad encargada de la gestión del fondo o su matriz debe acreditar un mínimo de diez mil millones de dólares (USD $10.000 millones) en activos administrados por cuenta de terceros y un mínimo de cinco (5) años de experiencia en la gestión de los activos administrados.
2.2.7.5 En el caso de los fondos mutuos o de inversión internacionales se deberá verificar al momento de la inversión que el mismo cuente por lo menos con diez (10) aportantes o adherentes no vinculados a la entidad encargada de la gestión y un monto mínimo de cincuenta millones de dólares (USD $50 millones) en activos, excluido el valor de los aportes efectuados por el FIC y las entidades vinculadas al administrador y/o gestor del FIC.
2.2.7.6 En el prospecto o reglamento del fondo extranjero se debe especificar claramente el o los objetivos del mismo, sus políticas de inversión y administración de riesgos, así como los mecanismos de custodia de los valores.
2.2.7.7 En el fondo mutuo o de inversión internacional ningún partícipe o adherente puede tener una concentración superior al diez por ciento (10%) del valor del referido fondo. Esta condición puede acreditarse a través del reglamento o prospecto del fondo mutuo de inversión o por medio de carta o certificación expedida por la entidad encargada de la gestión del mismo.
2.2.7.8 Tratándose de participaciones en fondos representativos de índices de acciones o de renta fija, incluidos los ETFs, los índices deben corresponder a aquellos elaborados por bolsas de valores o entidades del exterior con una experiencia no inferior a diez (10) años en esta materia, que sean internacionalmente reconocidas a juicio de la SFC, y fiscalizadas o supervisadas por los organismos reguladores/supervisores pertinentes de los países en los cuales se encuentren constituidas.
2.2.7.9 El valor de rescate de la cuota o unidad del respectivo fondo debe ser difundido mediante sistemas públicos de información financiera de carácter internacional.
2.2.7.10 Que la jurisdicción en la cual se encuentren constituidos el administrador, gestor y/o el distribuidor no corresponda a un paraíso fiscal en el Decreto 2193 de 2013.
CONSTITUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA Y FAMILIAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA.
<Capítulo subrogado por la Circular 26 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
1 Acreditación de requisitos aplicables a las sociedades administradoras de fondos de inversión colectiva
Para la constitución de FICs el representante legal de la sociedad administradora debe acreditar los requisitos señalados en el artículo 3.1.1.3.1 del Decreto 2555 de 2010 mediante certificación, para lo cual tendrá que considerar como mínimo los siguientes aspectos:
1.1 Infraestructura tecnológica y operativa suficiente para administrar el respectivo fondo de inversión colectiva, o la respectiva familia de fondos de inversión colectiva, o para realizar las actividades de gestión y distribución
1.1.1 Plan informático. En el cual se describen las especificaciones técnicas de los sistemas de información, equipos de cómputo, redes de comunicaciones, centros de procesamiento de datos, seguridad de la información, planes de contingencia y continuidad operativa y en general el ambiente informático a utilizar para la administración, gestión y distribución del respectivo FIC, o de la respectiva familia de FICs, según sea el caso, estableciendo claramente cada una de las actividades a desarrollar, así como, el tiempo requerido para su montaje y puesta en funcionamiento.
1.1.2 Sistemas de información. Los sistemas deben garantizar que la información procesada y generada por ellos cumple con los principios básicos de seguridad y calidad y que además estén en capacidad de producir los reportes e informes requeridos por la SFC, atendiendo las especificaciones técnicas exigidas para tal fin.
Para el funcionamiento de los FICs y las familias de FICs, se requiere contar con un sistema integral de información, que debe como mínimo comprender los siguientes sistemas básicos de información:
1.1.2.1 Sistema de gestión contable para el reporte a la SFC de la información contable de cada FIC de manera independiente.
1.1.2.2 Sistema para la valoración periódica de cada FIC, su portafolio de inversiones y las unidades que representan las participaciones de los inversionistas, siempre que la valoración no haya sido delegada en un tercero autorizado, el cual, entre otros, contemple el registro de la remuneración por administración y demás gastos imputables a los FICs.
1.1.2.3 Sistemas o mecanismos para el cruce e intercambio de información de los FICs bajo administración, con los demás agentes con los que interactúa la sociedad administradora, entre otros, el custodio, sub-custodios, depósitos centralizados de valores, bolsas de valores, sistemas de negociación de valores y/o sistemas de registro de operaciones sobre valores, sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, intermediarios del mercado de valores, sistemas de pagos, cámaras de riesgo central de contraparte, gestores, distribuidores de FICs, los proveedores de precios y cualquier otro agente con el que la sociedad administradora se relacione para el cumplimiento de su labor.
1.1.2.4 Sistema para el manejo de inversionistas de los FICs, el cual, entre otros aspectos, debe contemplar:
1.1.2.4.1 Registro e identificación de los inversionistas o sus beneficiarios, cuando a esto haya lugar.
1.1.2.4.2 Registro de los aportes y/o retiros efectuados por los inversionistas.
1.1.2.4.3 Registro e identificación de los tipos de participación.
1.1.2.4.4 Generación y entrega de extractos de cuenta a los inversionistas.
1.1.2.5 Sistema o mecanismo para la notificación en línea de las transacciones realizadas por los inversionistas.
Finalmente, como parte de la infraestructura para la administración de FICs y familias de FICs, la sociedad administradora debe contar con planes de contingencia y continuidad de la operación para prevenir y, en caso de ser necesario, solucionar los problemas, fallas e incidentes que se puedan presentar en los dispositivos de procesamiento y conservación de información que conforman el sistema integral de manejo y procesamiento de la información de los FICs y las familias de FICs.
La obligación contenida en el presente numeral 1.1.2 se entiende sin perjuicio de la existencia de los demás sistemas requeridos para el funcionamiento de la sociedad administradora de FICs o para el desarrollo adecuado de las demás actividades asociadas a FICs como son la gestión externa o la distribución especializada, cuando resulten aplicables a la respectiva entidad.
1.2 Infraestructura administrativa, operativa y humana
Las sociedades administradoras de FICs deben contar con los procesos y los recursos físicos y humanos adecuados para adelantar la gestión comercial, operativa, financiera, jurídica, administrativa, de gestión de riesgos y de control interno, entre otras.
Sin perjuicio de lo anterior, los FICs deben tener como mínimo los siguientes órganos:
1.2.1 Gerente del fondo de inversión colectiva
Los FICs deben tener un gerente, con su respectivo suplente, que reúnan las calidades personales establecidas en el artículo 3.1.5.2.2 del Decreto 2555 de 2010, y desarrollen las funciones señaladas en el artículo 3.1.5.2.3 del mencionado Decreto.
En caso que el suplente del gerente definitiva o temporalmente, deba ejercer las funciones del gerente principal, este debe cumplir con la condición de exclusividad antes indicada a partir de ese momento y abstenerse de incurrir en situaciones que representen conflicto de interés, de acuerdo con lo dispuesto por el código de buen gobierno corporativo de la respectiva entidad.
1.2.2 Comité de inversiones
Los comités de inversiones de los FICs deben estar conformados por un número impar de miembros y deben considerar dentro de las políticas de inversión las disposiciones existentes sobre gobierno corporativo, en particular aquellas que resulten pertinentes del código país adoptado por los emisores de valores inscritos en el RNVE.
Para los FICs que se encuentren en proceso de liquidación no es necesario mantener un comité de inversiones, salvo que la asamblea general de inversionistas disponga lo contrario.
1.2.3 Número máximo de fondos de inversión colectiva bajo administración
Un mismo gerente y un mismo comité de inversiones pueden desempeñar sus funciones respecto de varios FICs y familias de FICs hasta el número máximo que fije la junta directiva de la sociedad administradora o del gestor externo, mediante parámetros objetivos, como la capacidad de gestión y el tiempo requerido para el desarrollo apropiado de las funciones. Sin perjuicio de lo anterior, en caso de que la función de gestión se delegue, las partes pueden definir los límites en cuanto a número de FICs y dedicación exclusiva que consideren apropiados, así como la forma en que se administrarán los eventuales conflictos de interés.
1.2.4 Personal encargado de la negociación de operaciones
Las sociedades administradoras y las sociedades gestoras deben contar con el personal requerido para la negociación de las operaciones de los FICs, el cual no tendrá que ser de dedicación exclusiva para cada FIC. En este sentido, estos operadores pueden desarrollar funciones similares en otros negocios de la sociedad administradora o gestora, siempre que así lo haya aprobado su junta directiva, dicha situación se informe en el reglamento del correspondiente FIC y se hayan adoptado políticas y mecanismos para administrar y controlar los posibles conflictos de interés que dicha circunstancia pudiera generar.
En todo caso, estos operadores bajo ninguna circunstancia pueden participar en las decisiones de inversión de los FICs, de otros productos o vehículos de inversión administrados o gestionados por la sociedad administradora, como tampoco en la toma de decisiones de inversión y/o celebración de operaciones de la cuenta propia y/o recursos propios de la sociedad administradora.
En los casos en que la gestión de uno o varios FICs haya sido delegada, la sociedad administradora debe establecer en los contratos con el gestor correspondiente el manejo de eventuales conflictos de interés, especialmente aquellos que pueden asimilarse a las situaciones antes descritas.
1.2.5 Personal encargado de los procedimientos operativos de los fondos de inversión colectiva.
Se debe contar con el personal requerido para el desarrollo de los procedimientos operativos de los FICs. Esta función puede ser desarrollada por personal de la sociedad administradora dedicado a esta labor. En este evento, la sociedad administradora debe definir claramente los posibles conflictos de interés que puedan surgir, así como su tratamiento.
1.3 Estructura de control interno
La sociedad administradora de FICs debe contar con una adecuada estructura de control interno que garantice la debida ejecución de los procedimientos, la actividad de administración y distribución y, cuando no se haya delegado en un gestor externo o gestor extranjero, la actividad de gestión de los portafolios de los FICs bajo administración. En todo caso, no se requiere la constitución de un área específica para el cumplimiento de este requisito. Sin embargo, la sociedad administradora debe incluir en su propio sistema de control interno el manual o código de control interno respecto de las actividades que esté desarrollando (administración, gestión y/o distribución) respecto de los FICs, el cual debe cumplir con las disposiciones establecidas en el Título Primero, Capítulo Noveno, numeral séptimo de la Circular Básica Jurídica.
1.4 Códigos de buen gobierno corporativo
La sociedad administradora debe incluir en sus códigos de buen gobierno un aparte especial dedicado a la administración, gestión y/o distribución de los FICs y familias de FICs, con el objetivo de asegurar que tales actividades se encaminen a la eficiente organización y operación de estos vehículos de inversión.
En este orden, el código de buen gobierno debe establecer que los funcionarios que participen en el desarrollo de las actividades de administración, gestión y/o distribución de FICs obren exclusivamente en el mejor interés de los inversionistas.
Adicionalmente, en los mencionados códigos de buen gobierno se debe incluir:
1.4.1 Criterios éticos y de conducta encaminados a preservar los derechos de los inversionistas de los FICs y las familias de FICs bajo administración, gestión y/o distribución.
1.4.2 Reglas claras y concretas que permitan realizar un control a la gestión de los administradores y gestores de los FICs, acerca del cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades asignadas, así como del régimen general de prohibiciones.
1.4.3 Las disposiciones sobre la prevención y la administración de los posibles conflictos de interés que puedan afrontar la entidad y sus funcionarios, en desarrollo de las actividades de administración, gestión y/o distribución de FICs.
Cuando las sociedades administradoras, las sociedades gestoras o los distribuidores, en desarrollo de las actividades de administración, gestión y/o distribución, respectivamente, decidan adoptar un código de buen gobierno específico, éste debe contener como mínimo los criterios y reglas que se mencionan en el presente numeral.
1.5 Sistema de gestión y administración de los riesgos
Las sociedades administradoras deben contar con un sistema de gestión y administración de riesgos para los FICs y las familias de FICs bajo administración, gestión y/o distribución, y pueden emplear el que la sociedad administradora tenga para otras líneas de negocios, siempre que reconozca las particularidades de la actividad de los distintos FICs y familias de FICs bajo administración, gestión y/o distribución, junto con sus reglamentos y políticas de inversión.
En particular, para efectos de la administración del riesgo de crédito, la sociedad administradora y/o el gestor externo deben contar con modelos de calificación, metodologías de valoración de dicho riesgo y mecanismos de seguimiento, los cuales deben estar incorporados en un "Manual para la Administración de Riesgo de Crédito", que debe estar a disposición de la SFC. Dicho documento también debe contener la descripción de los procedimientos que empleará la sociedad administradora o el gestor externo, según sea el caso, para exigir el cumplimiento de las obligaciones contenidas en los activos o instrumentos en que inviertan, de acuerdo con el numeral 2.1.1.1 del presente Capítulo, así como para ejecutar las garantías a las que se refiere el numeral 2.1.1.5 del presente Capítulo. El documento en comento debe ser aprobado por la junta directiva de la sociedad administradora o la sociedad gestora, según sea el caso.
Para efectos de lo dispuesto en este Capítulo se entiende por riesgo de crédito la posibilidad de que un FIC incurra en pérdidas y disminuya el valor de sus activos como consecuencia de que un deudor o contraparte incumpla sus obligaciones.
1.5.1 Instrucciones para la realización de inversiones en títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE con recursos de los FICs
Las sociedades administradoras de FICs cuya política de inversión contemple la adquisición de títulos valores u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE deben atender las siguientes reglas y principios en relación con las contrapartes con las cuales celebran dichas operaciones así como en materia de sus políticas y procedimientos para la administración de riesgos en dichas operaciones:
1.5.1.1 Adquisición de títulos valores u otros derechos de contenido económico a sociedades comerciales que desarrollen de manera profesional y habitual operaciones de factoring:
En estos casos la sociedad administradora o la sociedad gestora, según sea el caso, deberá implementar los procedimientos y controles que le permitan asegurarse que la sociedad cumple con las siguientes condiciones mínimas:
1.5.1.1.1 Contar con las autorizaciones y cumplir los requisitos exigidos en la normativa aplicable para el desarrollo de las actividades de comercialización o compraventa de títulos valores u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE, de conformidad con su objeto social.
1.5.1.1.2 Contar con políticas, procedimientos, contratos, entre otros, que permitan acreditar que la sociedad tiene implementados los mecanismos para reportar a las centrales de riesgo la información sobre el comportamiento crediticio de sus deudores, conforme a lo señalado en la Ley 1266 de 2008.
1.5.1.1.3 Cumplir con las disposiciones legales que regulan las tasas de interés y sus límites máximos.
1.5.1.1.4 En el caso de pagarés-libranza, cumplir con los límites máximos de descuento salarial, de acuerdo con la legislación laboral vigente.
1.5.1.1.5 Contar con información sobre el análisis del riesgo crediticio de sus clientes o deudores, según corresponda de manera tal que el administrador o gestor del FIC que adquiere el título o derecho de contenido económico, pueda evaluar de manera adecuada los riesgos de la inversión.
1.5.1.1.6 Acreditar un patrimonio suficiente y acorde con el monto de la operación u operaciones a realizar, de acuerdo con los criterios objetivos definidos por la sociedad administradora o gestora del respectivo FIC. Igualmente, la sociedad administradora o gestora del FIC deberá evaluar la pertinencia de solicitar garantías, fuentes de pago u otras seguridades que sean idóneas para cubrir las operaciones efectuadas, las cuales deberán ser otorgadas a favor del FIC respectivo.
1.5.1.2 Requisitos de las sociedades administradoras y/o gestoras de FICs en relación con las operaciones de adquisición de títulos valores y/u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE con recursos de los FICs:
Las sociedades administradoras o gestoras de FICs deberán cumplir con siguientes requisitos o condiciones especiales para el desarrollo de estas operaciones:
1.5.1.2.1 Incorporar en sus manuales de riesgo crediticio políticas y procedimientos explícitos para la selección las contrapartes en las operaciones, los cuales deben contemplar como mínimo:
1.5.1.2.1.1 Criterios de selección del enajenante del título o derecho de contenido económico, dentro de los cuales deberá verificar por lo menos su experiencia en la actividad y conocimiento del nicho de mercado que atiende.
1.5.1.2.1.2 Lineamientos para el análisis y estudio de la situación patrimonial y capacidad financiera de las contrapartes involucradas en la operación y que tengan responsabilidades crediticias en la misma.
1.5.1.2.1.3 Establecer los criterios mínimos de selección de los créditos objeto de compra, en cuanto a perfil de riesgo, capacidad de pago de los deudores o aquellas variables adicionales que la sociedad administradora considere relevantes para el tipo de negocio.
1.5.1.2.1.4 Establecer mecanismos que garanticen la guarda, conservación y consulta de la documentación de los títulos valores y otros derechos de contenido económico, incluyendo aquella relacionada con las garantías.
1.5.1.2.1.5 Políticas, procedimientos y mecanismos que permitan un control adecuado y suficiente que permitan controlar y evitar incurrir en las prohibiciones señaladas en el artículo 3.1.1.10.1 del Decreto 2555 de 2010. Tales mecanismos deberán prever en forma detallada y para cada una de las conductas allí señaladas, reglas claras y concretas, medidas de control y demás acciones encaminadas a evitar su materialización a través de las operaciones de adquisición de títulos valores o u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE.
1.5.1.3 Las sociedades administradoras de FICs cuya política de inversión contemple la adquisición de títulos valores u otros derechos de contenido económico no inscritos en el RNVE y en los cuales no intervenga o participe una sociedad comercial dedicada profesionalmente a la actividad de factoring o compra de cartera, sólo podrán realizar dichas adquisiciones dando cumplimiento de los siguientes principios o reglas:
1.5.1.3.1 Las operaciones deberán contar con un estudio integral de los riesgos del negocio, incluidos los asociados a la actividad del deudor principal, que proporcione elementos de decisión suficientes al comité de inversiones del respectivo FIC para tomar la decisión de invertir o no en dichos títulos valores u derechos de contenido económico.
1.5.1.3.2 Contar con revisión integral y minuciosa de la estructura jurídica, y demás aspectos legales de la operación, que permita dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 7 del artículo 3.1.3.2.4 del Decreto 2555 de 2010.
1.5.1.3.3 Contar con manuales de riesgo de crédito especializados que contengan como mínimo:
1.5.1.3.3.1 Descripción de la metodología de análisis de riesgo de crédito.
1.5.1.3.3.2 Lineamientos para el análisis de las operaciones sobre este tipo de activos.
1.5.1.3.3.3 Políticas para el seguimiento de las operaciones y del perfil de riesgo del deudor principal.
1.6 Mecanismos de cobertura
Teniendo en cuenta que el Capítulo XXIII de la Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995) es aplicable en su totalidad a las sociedades administradoras de FICs, así como a las sociedades gestoras o distribuidores, debe hacerse referencia expresa en la implementación del sistema de administración de riesgo operativo - SARO, a las actividades de administración, gestión y/o distribución de FICs y familias de FICs, según corresponda, en la identificación, medición, control y monitoreo eficaz de los riesgos descritos en el artículo 3.1.1.3.4 del Decreto 2555 de 2010.
1.7 Acreditación de requisitos para actividades delegadas por la sociedad administradora
En caso de que la sociedad administradora delegue las actividades de gestión y/o distribución, ésta debe acreditar que los agentes en los que se han delegado estas actividades cumplen con los requerimientos exigidos en los numerales 1.1 al 1.6 del presente Capítulo y los Capítulos IV y V del presente Título, mediante certificación suscrita por el representante legal de la sociedad gestora o del distribuidor especializado, según sea el caso.
1.8 Custodia de valores
Las sociedades administradoras de FICs deben contar con una entidad autorizada por la SFC que preste como mínimo los servicios obligatorios de custodia de valores para los FICs bajo administración, con antelación a la entrada en funcionamiento del respectivo FIC.
El cumplimiento de este requisito debe acreditarse mediante la remisión por parte de la sociedad administradora de la carta de compromiso suscrita por las partes correspondientes, dentro del proceso de autorización individual del FIC o de la familia de FICs, según corresponda.
Para el caso de la contratación de servicios complementarios o especiales con el custodio de valores, tales como la realización de la valoración del portafolio o la contabilidad de los FICs, el contrato respectivo debe garantizar que el proveedor de precios para valoración que se utilice sea el que haya sido seleccionado por la sociedad administradora para cada segmento de negocio. Igualmente, en materia de políticas contables, las mismas deben corresponder a las definidas por la sociedad administradora para cada uno de los FICs.
1.9 Contratación de intermediarios de valores
Cuando la Sociedad Administradora o la Sociedad Gestora, decida contratar intermediarios de valores para la realización de operaciones de los FICs gestionados, tanto aquellas como el respectivo intermediario de valores deben garantizar que todas las operaciones ejecutadas para los FICs son transadas en las bolsas de valores, los sistemas de negociación de valores o de registro de operaciones sobre valores. Sólo en casos excepcionales y previa autorización de la sociedad administradora o la sociedad gestora, el intermediario de valores puede atender el cumplimiento de la operación por cuenta del FIC correspondiente, situación que debe estar debidamente justificada y soportada por parte de la sociedad administradora o la sociedad gestora y el intermediario de valores, sin perjuicio de las actividades de verificación y supervisión que pueda adelantar la SFC al respecto.
2 Requisitos de autorización de FICs y familias de FICs
2.1 Contenido mínimo de los reglamentos
Los reglamentos de los FICs deben tener como mínimo la información que para los mismos se describe en los Anexos Nos. 1, 2 y 3 del presente Título.
Los reglamentos marco de las familias de FICs deberán tener como mínimo la información que para los mismos se describe en el Anexo No. 4 "CONTENIDO MÍNIMO DEL REGLAMENTO MARCO DE LAS FAMILIAS DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA". En relación con los capítulos III y IV del reglamento marco, deberán consagrarse las reglas generales aplicables a la familia de FICs correspondiente, dado que las condiciones específicas deberán ser desarrolladas en el reglamento de cada uno de los FIC que hagan parte de una familia.
Los reglamentos marco de familias de FICs deberán incluir el plan estratégico de la familia de FICs, en el cual se describa de manera general el plan de negocio que la sociedad administradora tiene para la respectiva familia, con indicación, como mínimo, de los objetivos perseguidos con la creación de la familia de FICs, los tipos de FICs que se agruparán en la familia, los criterios de agrupación y las características que los diferenciarán, los tipos de subyacentes que conformarían los portafolios de los FICs agrupados en la familia, el mercado objetivo y los esquemas que se podrán usar para su distribución.
2.1.1. Consideraciones especiales en materia de riesgos
Dentro del numeral 2.5.3 "Administración de Riesgo de Crédito" de los reglamentos de los FICs, de conformidad con el contenido mínimo señalado en los anexos del presente Título, debe indicarse, como mínimo, lo siguiente:
2.1.1.1 Límites de concentración por riesgo de crédito, así como por tipo de activo u operación, teniendo en cuenta variables propias del conocimiento del obligado a pagar el derecho contenido en el instrumento (deudor, contraparte, emisor, originador y/o pagador, según sea el caso), de las inversiones en títulos valores y demás derechos de contenido económico de acuerdo al numeral 6.4 del Capítulo I de la Circular Básica Contable y Financiera.
2.1.1.2 La mención de que los instrumentos en que invierta el FIC se valorarán de conformidad con las metodologías de valoración sujetas a los estándares mínimos previstos en el Capítulo I de la Circular Básica Contable y Financiera de la SFC y/o a la información suministrada por un Proveedor de Precios para Valoración autorizado por la SFC.
2.1.1.3 La mención de que la sociedad administradora de FICs cuenta con modelos de calificación por riesgo de crédito que permiten la adecuada gestión de riesgos, la asignación de límites de los que trata el numeral 2.1.1.1 y la valoración de los activos de que trata el numeral 2.1.1.2 del presente Capítulo.
2.1.1.4 La mención de que la sociedad administradora de FICs cuenta con mecanismos de seguimiento permanentes a la evolución de la calidad crediticia del obligado a pagar el derecho contenido en los instrumentos (deudor, contraparte, emisor, originador y/o pagador, según sea el caso) que conforman el portafolio del FIC, o de la contraparte de las operaciones que ésta realice, las garantías que haya recibido como respaldo de las mismas, o las obligaciones derivadas de los instrumentos que el FIC adquiera.
2.1.1.5 Los tipos de activos que el FIC recibirá como garantía del cumplimiento de las operaciones, o de las obligaciones derivadas de los instrumentos adquiridos por el FIC.
2.1.1.6 Si el FIC invertirá en instrumentos en los cuales la fecha de cumplimiento sea posterior a la fecha de vencimiento, debido a una práctica comercial generalizada.
2.2 Contenido mínimo de la política de inversión
La política de inversión de los FICs, debe contemplar los aspectos señalados en el artículo 3.1.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, y adicionalmente establecer el plazo de vencimiento máximo de las inversiones de renta fija, e indicar la calificación mínima de los valores en los cuales se invertirá, en los casos que aplique. Igualmente, se debe indicar si el FIC tendrá algún nivel de apalancamiento y a través de qué operaciones lo realizará así como el límite máximo de apalancamiento del fondo.
En particular, respecto de la gestión de la liquidez, se debe incluir si el manejo de los depósitos en cuentas corrientes o de ahorro se realizará en establecimientos de créditos nacionales y/o extranjeros así como la calificación mínima con la que deberá contar la respectiva entidad.
En los casos en los cuales la política de inversión prevea la realización de operaciones o la adquisición de activos en moneda extranjera, la política de inversión deberá establecer el límite máximo de exposición cambiaria del portafolio, es decir, la posición denominada en moneda extranjera que no se encuentre cubierta, respecto del total del valor del respectivo FIC.
Sin perjuicio de lo anterior y de acuerdo con lo previsto en el artículo 3.5.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, la política de inversión de los FICs inmobiliarios podrá hacer referencia únicamente a operaciones apalancadas relacionadas con operaciones de endeudamiento.
2.3 Suspensión de redención de participaciones por decisión de la junta directiva de la sociedad administradora o de la asamblea de inversionistas
En concordancia con los artículos 3.1.1.7.3 y 3.1.1.9.5, literal f), numeral 4, del Decreto 2555 de 2010, las juntas directivas de las sociedades administradoras pueden autorizar la suspensión de redenciones de participaciones de los FICs administrados exclusivamente en los casos en que se presenten situaciones de crisis o eventos sobrevinientes o inesperados en los cuales no sea posible cumplir con los términos necesarios para convocar a la asamblea de inversionistas. En todo caso, la junta directiva de la sociedad administradora debe contar con el debido sustento técnico y económico que demuestre que se hace necesaria la adopción inmediata de esa medida en beneficio de los inversionistas.
En ese entendimiento, la facultad de la asamblea de inversionistas de aprobar la suspensión de redenciones de las participaciones, es independiente y complementaria de las facultades asignadas a la junta directiva de las sociedades administradoras por cualquier otra norma relevante.
2.4 Redención de Participaciones
Sin perjuicio de lo dispuestos en el artículo 3.1.1.7.2 del Decreto 2555 de 2010, y en particular en lo que se refiere a los FICs cerrados, cualquier retiro o reembolso por concepto de redención de participaciones que se solicite con anterioridad a la vigencia del plazo determinado previamente para la redención de participaciones, debe calcularse con base en el valor de la participación vigente para el día en que se inicie efectivamente dicho plazo.
2.5 Tipos de Participación
En consonancia con el artículo 3.1.1.6.5 del Decreto 2555 de 2010, los reglamentos de los FICs deben incluir una explicación detallada de cada tipo de participación, las diferencias entre ellas y los derechos y obligaciones que otorgan, según corresponda.
Los reglamentos de los FICs pueden establecer los siguientes cuatro tipos de participación de acuerdo con el tipo de inversionista y el pago de comisión a favor del FIC, a saber:
2.5.1 Participaciones suscritas por clientes inversionistas que pagan una comisión a favor del FIC al momento de entrada al fondo.
2.5.2 Participaciones suscritas por clientes inversionistas que pagan una comisión a favor del FIC diferida a plazos previamente establecidos y pagaderos durante el tiempo que el inversionista mantenga su participación en el FIC. En caso de que el inversionista haga un retiro total de sus inversiones, éste debe pagar el saldo restante de la comisión, si lo hubiere, a favor del FIC. En caso de retiro parcial, el inversionista debe pagar la prorrata del saldo restante de la comisión a favor del FIC, si lo hubiere.
2.5.3 Participaciones suscritas por clientes inversionistas que pagan una comisión a favor del FIC pagadera en la fecha de retiro de la inversión. En caso de que el retiro sea parcial, el inversionista debe pagar la prorrata de la comisión aplicable.
2.5.4 Participaciones suscritas por inversionistas institucionales que pagan una comisión a favor del FIC, en los términos previstos en el reglamento.
Sin perjuicio de estos cuatro tipos de participación, los FICs pueden establecer en sus reglamentos tipos de participación diferentes o adicionales. En todo caso, los reglamentos de los FICs deben garantizar que entre los inversionistas que compartan características objetivas, tales como, (i) tipo de inversionista, (ii) redención de la inversión, (iii) reglas para realizar los aportes o (iv) monto o pago de la comisión, no existan tratos inequitativos o discriminatorios.
2.6 FICs que inviertan en otros FICs o vehículos de inversión colectiva
Para efecto de aquellos FICs que inviertan en otros FICs, o en fondos de inversión extranjeros, deben incluir en su reglamento lo siguiente:
2.6.1 Que sólo pueden invertir en FICs o fondos de inversión extranjeros que cumplan con la política de inversión del FIC.
2.6.2 Que no se permiten aportes recíprocos.
2.6.3 Que se revele si puede o no invertir en FICs locales o extranjeros administrados o gestionados por su matriz, filiales y/o subsidiarias.
2.6.4 Que en los casos en el que el total o parte de las inversiones del FIC se realice en otros FICs administrados por la misma sociedad administradora, no puede generarse el cobro de una doble comisión.
2.6.5 En caso que resulte aplicable, lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 3.1.1.10.2 del Decreto 2555 de 2010.
En todo caso, cuando una sociedad administradora o sociedad gestora decida realizar inversiones en otros FICs o vehículos de inversión colectiva, dicha decisión debe estar debidamente soportada en análisis y estudios sobre la pertinencia y razonabilidad de realizar las inversiones a través de esos vehículos, los cuales deben estar a disposición de la SFC y del organismo de autorregulación al cual pertenezca la sociedad.
2.7 Contenido mínimo de los prospectos
Los prospectos de los FICs deben contener como mínimo la información que se relaciona en el Anexo No. 5 "CONTENIDO MÍNIMO DE LOS PROSPECTOS", sin perjuicio de que la sociedad administradora pueda incluir cláusulas adicionales.
2.8 Contenido mínimo de las constancias de entrega de recursos
La constancia documental de la entrega de recursos en los FICs debe contener como mínimo:
2.8.1 Nombre e identificación del titular y/o beneficiario de la inversión en el FIC.
2.8.2 Nombre de la sociedad administradora y nombre del FIC en el que se efectúa la inversión y tipo de participación.
2.8.3 Nombre de la oficina, sucursal o agencia de la sociedad administradora donde se realiza la entrega de los recursos.
2.8.4 Monto de los recursos entregados por el inversionista en pesos.
2.8.5 Especificación que se trata de una inversión en un FIC.
2.8.6 Fecha y hora de la transacción.
2.8.7 Constancia de recibo de los recursos por parte de la sociedad administradora o sus agentes o mandatarios.
2.8.8 A excepción de los fondos de capital privado, certificación de la entrega de una copia del prospecto de inversión, así como de la lectura, aceptación y entendimiento de la información allí consignada, cuando la inversión se realice por primera vez, y de haber recibido el inversionista la asesoría especial cuando a ello haya lugar. La sociedad administradora podrá entregar copia por medio electrónico siempre que así se haya definido en el reglamento.
2.9 Contenido mínimo de los documentos, registros electrónicos o comprobantes representativos de las participaciones en los FICs cerrados
2.9.1 Nombre de la sociedad administradora y el nombre del FIC que administra y tipo de participación.
2.9.2 El nombre de la oficina, sucursal o agencia de la sociedad administradora, o si fuere el caso, el de las entidades con las que se haya suscrito convenio de uso de red, contrato de distribución especializada, o contrato de corresponsalía local, que estén facultados para expedir el documento representativo de participaciones y la fecha de expedición respectiva.
2.9.3 Fecha de vencimiento del valor y detalle de los plazos determinados para realizar la redención de las participaciones.
2.9.4 Nombre e identificación del inversionista suscriptor.
2.9.5 Indicar si se encuentra inscripto en el RNVE y/o en la BV.
2.9.6 Valor nominal de la inversión, el número de unidades que dicha inversión representa y el valor de la unidad a la fecha en que se realiza la inversión.
2.9.7 La advertencia señalada en el artículo 3.1.1.9.3 del Decreto 2555 de 2010, salvo para las participaciones negociadas en el mercado de valores.
2.10 Contenido mínimo de los documentos, registros electrónicos o comprobantes representativos de las participaciones en los FICs abiertos
2.10.1 Nombre de la sociedad administradora, nombre del FIC que administra y tipo de participación.
2.10.2 Plazo mínimo de permanencia y penalización, cuando a ello haya lugar.
2.10.3 El nombre de la oficina, sucursal o agencia de la sociedad administradora, o si fuere el caso, el de las entidades con las que se haya suscrito convenio de uso de red, contrato de distribución especializada, o contrato de corresponsalía local, que estén facultados para expedir el documento representativo de participaciones y la fecha de expedición respectiva.
2.10.4 El nombre e identificación del inversionista.
2.10.5 El valor nominal de la inversión, el número de unidades que dicha inversión representa y el valor de la unidad a la fecha en que se realiza la inversión de acuerdo con el tipo de participación, según corresponda.
2.10.6 Las advertencias señaladas en el inciso segundo del artículo 3.1.1.6.3 y en el artículo 3.1.1.9.3 del Decreto 2555 de 2010.
2.11 Fusión de FICs
Cuando la fusión de dos o más FICs se realice entre fondos administrados por una misma sociedad administradora, se debe dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 3.1.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010, y no se requerirá de autorización por parte de la SFC.
De conformidad con lo dispuesto en el Parágrafo 3 del artículo 3.1.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010, cuando la fusión de dos o más FICs se realice entre fondos administrados por diferentes sociedades administradoras, dicha fusión debe ser previamente autorizada por la SFC, para lo cual debe presentarse a esta entidad la correspondiente solicitud acompañada de los siguientes documentos:
2.11.1 Proyecto de fusión aprobado por las juntas directivas de las sociedades administradoras de FICs involucradas.
2.11.2 Proyecto del aviso de publicación en un diario de amplia circulación nacional del resumen del compromiso de fusión, el cual debe incluir la mención en el sentido que los inversionistas que no estén de acuerdo con el compromiso de fusión o los que no asistan a la asamblea en la que se decida la fusión podrán ejercer el derecho de solicitar la redención de sus participaciones consagrado en el artículo 3.1.1.9.6 del Decreto 2555 de 2010, en cuyo caso, el término de un (1) mes se contará desde el día de la celebración de la reunión de la asamblea de inversionistas en la cual se apruebe el compromiso de fusión.
2.11.3 Proyecto de convocatoria a las asambleas de inversionistas de los fondos de inversión colectiva a fusionar.
2.11.4 La metodología utilizada para el cálculo de la relación de intercambio.
2.11.5 Cronograma de actividades y ajustes operativos y tecnológicos que se requieran para efectos de la fusión de los FICs.
En caso de que, por virtud de la fusión, resulte un nuevo FIC, este debe ajustarse a lo previsto en la Parte 3 del Decreto 2555 de 2010.
3 Obligaciones de revelación de información
3.1 Extracto de cuenta
Las sociedades administradoras de FICs deben remitir al menos trimestralmente a todos y cada uno de los inversionistas de los FIC bajo su administración un extracto de cuenta donde se reflejen los aportes o inversiones y/o retiros realizados en el respectivo FIC, durante el período correspondiente, expresados en pesos y en unidades. Adicionalmente, el extracto de cuenta debe incluir la siguiente información:
3.1.1 Identificación del inversionista suscriptor.
3.1.2 Tipo de participación y valor de la unidad.
3.1.3 Saldo inicial y final del período revelado.
3.1.4 El valor y la fecha de recepción de las inversiones iniciales o adicionales.
3.1.5 Los rendimientos abonados durante el período y las retenciones practicadas.
3.1.6 La rentabilidad histórica del FIC, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 11 del anexo 6 del presente Título, la cual permite reflejar esta información por cada tipo de participación.
3.1.7 Remuneración de la sociedad administradora y del gestor externo o gestor extranjero, en caso de existir, de conformidad con lo definido en el reglamento.
3.1.8 Información sobre la página de Internet y demás datos necesarios para ubicar la información mencionada bajo el numeral 4.2 del presente Capítulo.
3.1.9 Los extractos deben remitirse por correo físico a la dirección de correspondencia que el inversionista haya indicado expresamente. La utilización de medios distintos para el envío de los extractos debe quedar consignada en el reglamento del respectivo FIC y debe ser expresamente aprobada por el inversionista.
En relación con estos mecanismos deben tenerse en cuenta las condiciones de seguridad establecidos en el Capítulo Décimo Segundo del Título Primero de la Circular Básica Jurídica.
Para los FIC que se encuentren en proceso de liquidación no será necesaria la remisión del extracto de cuenta. En estos casos, el liquidador debe mantener a disposición de los inversionistas la información necesaria para que éstos puedan conocer en cualquier tiempo el estado y la evolución del portafolio del FIC durante el proceso liquidatorio. Cualquier inversionista del FIC en liquidación podrá pedir al liquidador copia de la información antes mencionada, a costa del interesado, la cual debe ser entregada dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la respectiva petición, salvo que por el volumen de la información solicitada se requiera de un tiempo adicional, en cuyo caso la información debe ser entregada dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la respectiva petición.
Igualmente, en concordancia con el artículo 3.4.1.1.11 del Decreto 2555 de 2010, para los FICs bursátiles y fondos de capital privado no es necesaria la remisión del extracto de cuenta.
Cuando la inversión en el FIC se realice a través de una cuenta ómnibus, el extracto de cuenta debe ser expedido por la sociedad administradora a nombre del distribuidor especializado que administra la cuenta ómnibus, y entregado a éste. El distribuidor especializado será el responsable de remitir el extracto de cuenta a los inversionistas de acuerdo con lo dispuesto en el presente numeral.
3.2 Ficha técnica
La ficha técnica debe implementarse de conformidad con lo establecido en el "ANEXO 6 INSTRUCTIVO Y FORMATO DE LA FICHA TÉCNICA" del presente Título y sólo se permiten variaciones relacionadas con la adición del color institucional y el logotipo de cada sociedad administradora exclusivamente en el lugar para ello definido. Los gráficos que se incluyan deberán presentarse en las mismas condiciones señaladas en el formato, conservando la misma forma de presentación para los rótulos de los datos.
La ficha técnica debe actualizarse y publicarse mensualmente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al último día calendario del mes. La fecha de corte de la información será el último día calendario del mes que se está informando. Adicionalmente, se debe mantener en la página web las fichas técnicas correspondientes a los últimos seis (6) meses.
No se requerirá la elaboración y publicación de la ficha técnica para los FIC bursátiles, fondos de capital privado o para los FIC que se encuentren en proceso de liquidación.
3.3 Publicación de información en Internet
La sociedad administradora debe definir los mecanismos para asegurar que la información acerca de la actividad de administración de FICs y familias de FICs se encuentre en la página de Internet de la sociedad administradora en forma sobresaliente. Se debe incluir en la página de inicio de la entidad un ícono independiente bajo el nombre "FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA", donde se incluirá toda la información relativa a estos que deba ponerse a disposición de los inversionistas en general.
En este icono deberá publicar diariamente, con corte a la última fecha de cierre del fondo, como mínimo la información correspondiente a las rentabilidades de los FICs administrados por cada uno de los tipos de participación, con ventanas móviles mensual, semestral y anual, año corrido, últimos dos años y últimos tres años, en términos efectivos anuales. El cálculo de las tasas de interés efectivas anuales se realiza con base 365, en función del valor de la unidad actual del FIC que corresponde al del día del cierre del periodo para el cual se está midiendo la rentabilidad y del valor de unidad histórico que corresponde al del cierre del período inmediatamente anterior. En el evento en que el FIC tenga menos de tres (3) años de haberse constituido, debe relacionarse la información desde la fecha de su constitución. La información debe presentarse de la siguiente manera:
| Valor Unidad | Valor FIC | Información al dd/mm/aa | ||
COMPORTAMIENTO HISTORICO DE LAS RENTABILIDADES
| Tipo de Participación | Mensual | Semestral | Año Corrido | Último Año | Últimos 2 años | Últimos 3 años | |
| TP A | |||||||
| TP B | |||||||
| TP C | |||||||
Dentro de la información relativa a la actividad de administración de FICs y familias de FICs, en la página web de la sociedad administradora se debe incluir como mínimo y de manera independiente para cada FIC y familia de FICs, según sea aplicable, su ficha técnica, informe de calificación si lo hay, reglamento junto con sus modificaciones, prospecto, informes de gestión y rendición de cuentas, y estados financieros y sus notas.
La obligación prevista en este numeral 5 se entiende sin perjuicio de los demás instrumentos de revelación de información contemplados en el Decreto 2555 de 2010.
4 Informe de rendición de cuentas de la sociedad administradora
4.1 Aspectos generales
El informe de rendición de cuentas consiste en proveer a los inversionistas de los FICs, sea que formen o no parte de una familia de FICs, una explicación detallada y pormenorizada, por parte de los administradores, en particular de los gerentes de los FICs, acerca del desempeño de éstos. El reporte debe identificar los elementos esenciales del modelo de negocio empleado y constituirse en un mecanismo de comunicación entre el administrador del FIC y sus inversionistas de manera que provea a sus lectores de un entendimiento completo acerca de la condición financiera del respectivo FIC, los cambios en éste y los resultados de las operaciones adelantadas.
Para los FICs que se encuentren en proceso de liquidación no es necesaria la elaboración del informe de rendición de cuentas. En todo caso, el liquidador debe elaborar y entregar a los inversionistas informes periódicos sobre el desarrollo, las perspectivas y los resultados del proceso de liquidación del FIC, cada seis (6) meses o con la periodicidad que determine la asamblea general de inversionistas. El informe del liquidador debe contener como mínimo: la composición y el valor del portafolio de inversiones del FIC en liquidación; el valor de la unidad; las operaciones realizadas y sus resultados; los gastos incurridos durante el período de referencia por todo concepto; los estados financieros del FIC, y las perspectivas del proceso de liquidación y de pago a los inversionistas.
Para los casos en los cuales en el reglamento del FIC se hayan establecido diferentes tipos de participación el informe debe hacer remisión al respecto.
4.2 Principios generales de revelación del informe de rendición de cuentas
Los siguientes son los principios generales que deben ser observados por la sociedad administradora al momento de elaborar el informe de rendición de cuentas:
4.2.1 Proveer por escrito una explicación acerca de las particularidades del portafolio de inversiones del FIC, los riesgos asociados con éste y el desempeño de sus activos, de tal forma que le permitan a un inversionista conocer el estado de su inversión visto a través de los ojos del administrador. Tratándose de activos de derechos de contenido económico, se debe proveer una explicación detallada en relación con los riesgos particulares asociados con estos y sus efectos sobre el portafolio del respectivo FIC
4.2.2 Complementar la información ya incluida en los demás mecanismos de revelación de información del FIC o familia de FICs.
4.2.3 Proveer información acerca de la composición del portafolio de inversiones del FIC con relación a los riesgos y los retornos obtenidos, de manera tal que los inversionistas puedan entender los elementos esenciales que explican el comportamiento de la rentabilidad.
4.3 Información de desempeño
El informe debe incluir para cada FIC información cuantitativa y cualitativa acerca de los cambios materiales en el desempeño financiero de los principales activos del portafolio y de la rentabilidad del FIC.
4.4 Composición del portafolio
El informe debe complementar y explicar la composición del portafolio de inversiones del FIC que se refleja a través de las fichas técnicas. Lo anterior debe incluir un análisis acerca de su dinámica y porqué se presentaron cambios en el período, cuando sean materiales. Se debe informar a los inversionistas acerca del cumplimiento de las políticas de inversión y su injerencia dentro de los resultados obtenidos. La información revelada en este aparte debe recoger las recomendaciones o conclusiones materiales y generales que el comité de inversiones haya realizado durante el período, en temas tales como: inversiones, emisores, gobierno corporativo, definición de cupos de inversión y cumplimiento de las políticas para la adquisición y liquidación de inversiones.
En el caso de los FIC apalancados, el informe debe incluir la explicación de las operaciones de naturaleza apalancada celebradas durante el período de referencia, incluyendo la información de las mismas que sea necesaria para que los inversionistas conozcan y comprendan la naturaleza de los riesgos que están asumiendo.
4.5 Estados financieros y sus notas
El informe de rendición de cuentas debe analizar vertical y horizontalmente los cambios materiales del estado de situación financiera y del estado de resultados integral del respectivo FIC.
De una parte, para el análisis vertical se utilizará como mínimo el monto de los aportes de los inversionistas como parámetro de comparación. De igual manera, para el análisis horizontal se utilizarán los estados financieros correspondientes al mismo mes, de los años inmediatamente anteriores que el administrador considere pertinente. Los links de la página de Internet al balance y estado de resultados utilizados en dicho análisis deberán incorporarse al informe.
4.6 Evolución del valor de la unidad
El informe debe contener un análisis de la evolución del valor de la unidad del respectivo FIC, incluyendo, si es del caso, el valor por cada tipo de participación. Para tal fin, la valoración de las inversiones que los FIC tengan en sus portafolios debe realizarse de conformidad con lo establecido en el Capítulo I de la Circular Externa 100 de 1995- Circular Básica Contable y Financiera.
Para calcular el valor del respectivo FIC, así como las unidades de participación en el mismo, se utilizará lo establecido en el Capítulo XI de la Circular Externa 100 de 1995 Circular Básica Contable y Financiera.
4.7 Gastos
La sociedad administradora debe hacer un análisis detallado sobre la evolución de los gastos imputables al respectivo FIC. Para tal efecto, debe como mínimo hacer una descripción de la evolución de los rubros contenidos en el artículo 3.1.1.8.1 del Decreto 2555 de 2010 además de aquellos que, a criterio del administrador, impactaron materialmente la rentabilidad percibida por los inversionistas; también se debe tener en cuenta como éstos afectaron la variabilidad de la rentabilidad durante el período de análisis. El administrador debe revelar cómo dio cumplimiento a lo establecido en la metodología de cálculo de la remuneración de la entidad y la escogencia y utilización de intermediarios cuando éstos fueron necesarios.
Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el parágrafo primero del artículo 3.1.1.8.2 del Decreto 2555 de 2010, la sociedad administradora de FIC debe revelar en el informe de gestión y rendición de cuentas la evolución de la rentabilidad bruta, es decir, antes de descontar los gastos totales (incluyendo la comisión de la sociedad administradora, del custodio, y la del gestor externo o gestor extranjero, en caso de existir), y la rentabilidad neta. Este análisis debe permitir que el inversionista conozca el impacto que tuvo en la rentabilidad percibida por él, la evolución de los factores objetivos definidos en la metodología para el cálculo de dicha remuneración.
5 Cálculo de los montos de suscripciones
El monto total de suscripciones de que trata el artículo 3.1.1.3.3 del Decreto 2555 de 2010, se controlará atendiendo los siguientes conceptos:
Donde:
RMTS: Razón del monto total de suscripciones
VCCj: Valor en pesos $COP de cada FIC administrado y corresponde a los activos menos los pasivos. No se debe sumar el valor de los fondos de capital privado.
PA: Patrimonio ajustado del administrador del corte de información inmediatamente anterior, según tipo de administrador.
La razón del monto total de suscripciones no puede en ningún momento ser superior a uno (1). Para tal efecto los administradores de FIC deben sumar diariamente el valor en pesos de cada uno de los FIC que administran, independientemente de su clasificación o tipo, y dividirlo por el valor del patrimonio ajustado del último estado financiero disponible.
El patrimonio ajustado se calcula, de acuerdo al tipo de administrador del FIC, y a éste se le deduce el valor de las inversiones de capital en otras sociedades comisionistas de bolsas de valores, sociedades administradoras de inversión o sociedades fiduciarias que puedan gestionar recursos de terceros bajo las modalidades de administración de valores, administración de portafolios de terceros o administración de FICs.
5.1 Sociedades administradoras de FICs
Los rubros patrimoniales y sus proporciones computables en la determinación del patrimonio ajustado de las sociedades administradoras son los que se relacionan en la Tabla No 1.
Las partidas que suman están precedidas de un signo más (+), mientras que las que deducen se anteceden de un signo menos (-).
El valor total del patrimonio ajustado resulta de sumar o deducir cada uno de los conceptos, incluyendo la deducción de inversiones de capital en sociedades administradoras, multiplicados por el porcentaje del valor de la cuenta, que se señala a continuación:
Tabla No. 1
Determinación del Patrimonio ajustado para sociedades administradoras de FICs
| CUENTA No. | CUENTA | PORCENTAJE | |
| + | 3105 | Capital suscrito y pagado | 100% |
| + | 3805 | Prima en colocación de acciones | 100% |
| + | 320505 | Reserva legal apropiación de utilidades liquidas | 100% |
| + | 3915 | Ganancia del ejercicio | * |
| - | 3920 | Pérdidas del ejercicio | 100% |
| + | 3905 | Ganancias acumuladas ejercicios anteriores | 100% |
| - | 3910 | Pérdidas acumuladas ejercicios anteriores | 100% |
*Utilidades del ejercicio. El valor de las utilidades del ejercicio en curso, en un porcentaje igual al de las utilidades del último ejercicio contable que por disposición de la asamblea ordinaria hayan sido capitalizadas o destinadas a incrementar la reserva legal, o la totalidad de las mismas que deban destinarse a enjugar pérdidas acumuladas.
5.2 Inversiones de capital en otras sociedades comisionistas de bolsas de valores, sociedades administradoras de inversión o sociedades fiduciarias
Con el fin de identificar las inversiones que conforman esta deducción, los administradores de FIC deberán informar a la Delegatura Institucional correspondiente, cualquier inversión adicional o liquidación relacionada con sus inversiones de capital en otras sociedades comisionistas de bolsa de valores, sociedades de inversión o sociedades fiduciarias, dentro de un plazo que no podrá exceder un (1) mes de realizada la inversión o liquidación, según sea el caso.
6 Operaciones de reporto o repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores, operaciones de derivados, y operaciones apalancadas
6.1 Operaciones autorizadas
Pueden realizarse para los FICs las operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores, de acuerdo con las definiciones establecidas en el Decreto 2555 de 2010, observando los límites y condiciones establecidos en el respectivo reglamento y en el artículo 3.1.1.4.5 y el parágrafo 2 del artículo 3.1.1.5.1, del mencionado Decreto.
Así mismo, pueden realizarse para los FICs operaciones de derivados, con sujeción a los límites y condiciones establecidos en el respectivo reglamento y en el artículo 3.1.1.4.6 del Decreto 2555 de 2010. La compensación y liquidación de estas operaciones pueden realizarse a través de cámaras de riesgo central de contraparte nacionales o extranjeras teniendo en cuenta lo establecido en los numerales 2.6. y 2.7. del Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera. De acuerdo con lo dispuesto en el numeral 2 del Artículo 3.1.1.4.6 del citado Decreto, las cámaras de riesgo central de contraparte extranjeras autorizadas para compensar y liquidar estas operaciones serán las mismas que se encuentren autorizadas por la SFC en relación con las operaciones de los Administradores de Fondos de Pensiones y Cesantías.
Para la realización de operaciones apalancadas con recursos de los FICs, debe darse estricta aplicación a las reglas establecidas en el Capítulo 5 de la Parte 3 del Decreto 2555 de 2010.
6.2 Metodologías para medir la exposición de las operaciones de naturaleza apalancada
Para medir la exposición de las operaciones de naturaleza apalancada que se realicen para los FIC, cuando a ello haya lugar, se aplicarán la siguiente metodología:
El apalancamiento corresponde a la sumatoria de la exposición total sobre el valor del patrimonio del fondo.
La exposición total es igual a la diferencia entre la sumatoria de las operaciones de naturaleza apalancada enunciadas en el artículo 3.1.1.5.1 del Decreto 2555 de 2010 y el disponible. Para el caso de las operaciones de derivados se debe tomar la diferencia entre el valor de la exposición y las garantías que se hayan constituido.
Las operaciones que sean aceptadas por una cámara de riesgo central de contraparte para ser compensadas y liquidadas si bien no se encuentran sujetas al límite de apalancamiento establecido en el artículo 3.1.1.5.2 del Decreto 2555 de 2010, cuando aquellas operaciones no correspondan a derivados de inversión, de acuerdo con la definición del artículo 3.1.1.4.6 del mismo decreto y sean de naturaleza apalancada, deberán ser incluidas dentro del cálculo de apalancamiento que se realice para revelación de información a los inversionistas.
GESTIÓN FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA.
<Capítulo subrogado por la Circular 26 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
1 Delegación de la actividad de gestión de FICs
1.1 Acreditación de requisitos por parte de quien ejerza la actividad como gestor del portafolio de FICs y familias de FICs
La actividad de gestión de portafolios de FICs comprende la ejecución de la política de inversión del FIC, lo cual incluye la toma de decisiones de inversión y desinversión de los activos del FIC gestionado, así como la identificación, medición, control y gestión de los riesgos inherentes al portafolio.
La sociedad administradora, en el ejercicio de la administración, puede realizar directamente la gestión de los FICs bajo su administración, o puede contratar un gestor (gestor externo o gestor extranjero) para que éste ejecute dicha gestión, en los términos dispuestos en el artículo 3.1.3.2.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010.
Toda la información obtenida y validada para efectos de la selección del gestor debe mantenerse a disposición de la SFC durante la vigencia del contrato suscrito entre el gestor y la sociedad administradora, y tres (3) años adicionales.
En todo caso, en el respectivo contrato que suscriba la Sociedad Administradora y el gestor externo o gestor extranjero se deben incluir todos aquellos aspectos que permitan garantizar el cumplimiento de las disposiciones previstas por la Parte 3 del Libro 1 del Decreto 2555 de 2010, y las demás condiciones que resulten necesarias para una adecuada interacción, intercomunicación, seguimiento y control de ambas partes, de tal manera que se asegure un adecuado ejercicio de la actividad de gestión, incluyendo, entre otros, los aspectos relacionados con el cumplimiento de los estándares de certificación o de idoneidad profesional del personal a cargo de la gestión, así como los aspectos que las partes acuerden en materia de divulgación de información a terceros respecto de la relación contractual y el desempeño del gestor.
Lo anterior sin perjuicio de las obligaciones y responsabilidades señaladas en los artículos 3.1.3.2.4 y 3.1.3.2.5 del Decreto 2555 de 2010.
1.2 Gestor extranjero de portafolios
Conforme a lo dispuesto en el artículo 3.1.3.2.3 del Decreto 2555 de 2010, la sociedad administradora puede contratar un gestor extranjero de portafolios, cuando ello esté previsto expresamente en el reglamento del respectivo FIC.
La selección, designación, contratación, seguimiento y remoción del gestor extranjero, se rigen por lo previsto sobre el particular en el reglamento del respectivo FIC, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 3.1.3.2.3 del Decreto 2555 de 2010..
Para efectos de acreditar el cumplimiento de los requisitos legalmente exigidos al gestor extranjero, la sociedad administradora debe obtener y evaluar antes de la celebración del correspondiente contrato como mínimo la siguiente información:
1.2.1 Documentos que certifiquen la constitución, vigencia y duración del gestor extranjero como persona jurídica, su actual domicilio y dirección, así como su capacidad jurídica para prestar los servicios de gestión de portafolios de terceros ofrecidos para el FIC, de conformidad con su objeto social y la regulación aplicable, y su representación legal.
1.2.2 Composición del capital del gestor extranjero, con indicación del nombre, documento de identificación, nacionalidad, domicilio y dirección, de los socios, accionistas o asociados que sean titulares del cinco por ciento (5%) o más de dicho capital social, y sus respectivas participaciones porcentuales en este.
1.2.3 Estados financieros del gestor extranjero del último ejercicio fiscal y contable, firmados por el representante legal y debidamente auditados. Cuando el gestor extranjero tenga menos de un año de constituido, podrá presentar los estados financieros del mes anterior al de presentación de la oferta de servicios de gestión del FIC.
1.2.4 Información sobre los estándares o reglas de gobierno corporativo que el gestor extranjero aplica en el desarrollo de su actividad, especialmente aquellas relacionadas con la administración y control de situaciones de conflicto de interés.
1.2.5 Documento suscrito por el representante legal del gestor extranjero, con información detallada sobre:
1.2.5.1 La capacidad administrativa y la infraestructura tecnológica y operativa con que cuenta el gestor extranjero, para prestar los servicios de gestión de portafolio ofrecidos para el respectivo FIC.
1.2.5.2 La experiencia específica del gestor extranjero en la gestión de portafolios de activos similares a los que componen el portafolio del FIC a ser gestionado, en los tres (3) años anteriores a la presentación de la respectiva oferta de servicios, describiendo para cada caso: titular de los activos gestionados, su naturaleza, características generales y monto, la duración de la gestión y los resultados obtenidos durante la misma.
1.2.5.3 Si el gestor extranjero, o la persona natural que haya de ejercer el cargo de gerente del FIC, por cuenta de aquél, ha sido sancionado o condenado por alguna autoridad, en razón o con ocasión de su actividad de gestión de portafolios de terceros, durante los últimos cinco (5) años, y en caso afirmativo se debe indicar qué autoridad impuso la sanción o condena y en qué consistió ésta.
1.2.5.4 El nombre y apellido, documento de identificación, nacionalidad, domicilio y dirección, de las personas naturales que como principal y suplente hayan de ejercer el cargo de gerente del FIC, por cuenta del gestor extranjero. Adicionalmente, relacionar la información sobre su formación académica y experiencia específica en la gestión de portafolios de activos similares a los del FIC a ser gestionado por el gestor extranjero, en los tres (3) años anteriores a la presentación de la respectiva oferta de servicios, con indicación, como mínimo, para cada una de las experiencias laborales o profesionales informadas, de los siguientes datos: nombre, domicilio, dirección y número de teléfono, del empleador o contratante; cargo y funciones desempeñadas; descripción de los activos gestionados, incluyendo su naturaleza, características generales y monto; descripción de los resultados obtenidos en la gestión durante la respectiva vinculación; duración de la vinculación, y fecha y motivo del retiro.
1.2.5.5 Oferta de los servicios de gestión del portafolio del FIC a gestionar, suscrita por el representante legal del gestor extranjero, junto con copia de la autorización impartida por el órgano corporativo competente, autorizando la presentación de la oferta, en caso de que ésta sea necesaria.
Cuando el gestor extranjero opte por acreditar los anteriores requisitos mediante la experiencia, idoneidad y solvencia moral de sus socios y de las personas naturales que vincule para el cumplimiento de la labor de gestión de portafolios de FICs, la sociedad administradora, antes de la celebración del correspondiente contrato, debe obtener y evaluar la siguiente información, en lugar de la señalada en el numeral 1.2.5.2 precedente, la cual debe así mismo mantenerse a disposición de la SFC durante la vigencia del contrato suscrito entre el gestor extranjero y la sociedad administradora, y durante tres (3) años adicionales:
1.2.6 Documento suscrito por el representante legal del gestor extranjero, con la siguiente información:
1.2.6.1 Nombre y apellido, documento de identificación, nacionalidad, domicilio y dirección, de cada una de las personas naturales cuya experiencia, idoneidad y solvencia se invoca para acreditar los requisitos legalmente exigidos al gestor extranjero, incluyendo en todo caso a quienes como principal y suplente hayan de ejercer el cargo de gerente del FIC a gestionar, por cuenta del gestor extranjero. Cuando el socio del gestor extranjero sea una persona jurídica, debe suministrarse la información de las personas naturales que sean beneficiarios reales del cinco por ciento (5%) o más de su capital social.
1.2.6.2 Para cada una de las personas relacionadas, la información indicada en el numeral 1.2.5.4, precedente.
La sociedad administradora definirá la periodicidad de la actualización de la información relacionada con el gestor extranjero, y en todo caso debe evaluar la capacidad del gestor extranjero siempre que ocurran situaciones imprevistas que puedan afectar la idoneidad del mismo para la labor que desempeña.
DISTRIBUCIÓN DE FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA.
<Capítulo subrogado por la Circular 26 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
1 Medios autorizados para realizar la distribución de FIC
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3.1.4.1.2 del Decreto 2555 de 2010, la actividad de distribución de los FIC puede realizarse por los siguientes medios autorizados:
1.1 Directamente a través de la fuerza de ventas de la sociedad administradora;
1.2 Por el distribuidor especializado de que trata el artículo 3.1.4.2.1. del Decreto 2555 de 2010;
1.3 Por medio del contrato remunerado de uso de red, celebrado por la sociedad administradora de FICs con una entidad vigilada habilitada para prestar ese servicio, en los términos del artículo 2.34.1.1.1. y siguientes del Decreto 2555 de 2010; y
1.4 Por medio del contrato de corresponsalía, caso en el cual únicamente se podrán prestar por el corresponsal los servicios establecidos en el artículo 2.36.9.1.6. del Decreto 2555 de 2010. Los corresponsales de las sociedades administradoras de FICs no podrán prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes e inversión en dichos fondos, ni para la realización de inversiones respecto de clientes ya vinculados, no obstante, podrán recolectar y entregar documentación e información relacionada con los servicios previstos en el citado artículo.
2 Deber de asesoría especial
En desarrollo de lo previsto en el parágrafo del artículo 3.1.4.1.4 del Decreto 2555 de 2010, el deber de asesoría especial al cliente inversionista debe prestarse por parte de las sociedades administradoras, el distribuidor especializado del FIC y el prestador de los contratos de uso de red en los casos en que este deber haya sido delegado, durante las etapas de promoción, vinculación, vigencia y redención de las participaciones en el respectivo FIC, así como en cualquier momento que el cliente inversionista de manera expresa lo solicite, y cuando sobrevenga una circunstancia que afecte de manera sustancial la inversión, cuando el distribuidor promueva FICs que realicen operaciones de naturaleza apalancada descritas en el artículo 3.1.1.5.1 del Decreto 2555 de 2010 y, adicionalmente, con arreglo como mínimo a los siguientes criterios relativos a la naturaleza y el riesgo de los activos en los cuales invierten los FICs:
2.1 Cuando el distribuidor promueva FICs que inviertan en títulos valores, documentos de contenido crediticio y cualquier otro documento representativo de obligaciones dinerarias, no inscritos en el RNVE;
2.2 Cuando el distribuidor promueva FICs que inviertan en acciones u otros títulos de participación en el capital de sociedades u otras personas jurídicas de cualquier naturaleza, no inscritos en el RNVE ni listados en una bolsa de valores autorizada por la SFC o en un sistema de cotización de valores del extranjero, de acuerdo con lo previsto en el Titulo 6 del Libro 15 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010;
2.3 Cuando el distribuidor promueva FICs cuya política de inversión prevea invertir en títulos de deuda inscritos en el RNVE que cuenten con una calificación inferior a AA+ por sociedades calificadoras de riesgos autorizadas por la SFC y/o títulos de deuda externa que no cuenten con una calificación grado de inversión por una sociedad calificadora de riesgos reconocida internacionalmente a juicio de la SFC;
2.4 Cuando el distribuidor promueva FICs cuya política de inversión prevea una exposición al riesgo cambiario del portafolio superior al 5% del valor del FIC;
2.5 Cuando el distribuidor promueva FICs que invierten en commodities;
2.6 Cuando el distribuidor promueva FICs que realicen operaciones en instrumentos financieros derivados de inversión y/o especulación;
2.7 Cuando el distribuidor promueva FICs bursátiles;
2.8 Cuando el distribuidor promueva FICs inmobiliarios.
En aras de dar cumplimiento al deber de asesoría especial, en todo caso tanto las sociedades administradoras como los demás distribuidores de FICs deben establecer un procedimiento de clasificación y perfilamiento de los inversionistas al momento de vinculación, el cual debe como mínimo debe contemplar el tipo y perfil de riesgo del inversionista, así como el tipo o tipos de fondos de inversión colectiva ofrecidos, de acuerdo con dicho perfil.
Para efectos de una adecuada información a los inversionistas, el reglamento del FIC debe establecer los mecanismos a través de los cuales se facilitará el acceso oportuno y adecuado a la asesoría en cada una de las etapas, incluyendo aquella información que podrá ser suministrada a través del gestor externo o del distribuidor especializado, según el caso, sin que dicha información exonere a la entidad o impida que el inversionista pueda requerir la asesoría en cualquier momento.
El deber de asesoría especial debe ser cumplido en todos los casos por medio de un profesional debidamente certificado por un organismo de autorregulación, en el área de fondos de inversión colectiva, e inscrito en el RNPMV, con independencia del medio empleado para la distribución de los FIC.
3 Obligaciones adicionales de los distribuidores especializados de FICs
Cuando el distribuidor especializado realice el manejo de los inversionistas a través de cuentas ómnibus, éste es quien se relaciona con los inversionistas registrados en la cuenta, a través de la cual se invierten los recursos aportados por ellos al FIC promocionado. En consecuencia, el distribuidor especializado, respecto de los inversionistas registrados en cada cuenta ómnibus que administre, es el responsable de cumplir, entre otros, con los deberes de conocimiento del cliente, segregación de los recursos de los inversionistas, suministro de información a éstos sobre la cuenta ómnibus y las inversiones realizadas a través de la misma, y atención y servicio al cliente, entre otros que correspondan a dicha relación.
Así mismo, el distribuidor especializado es quien como administrador de la cuenta ómnibus, obrando en nombre propio y por cuenta de los inversionistas registrados en ésta, se relaciona con la sociedad administradora del FIC en el cual se invierten los recursos de tales inversionistas, y ejerce frente a ésta los derechos derivados de la calidad de inversionista.
Los términos y condiciones de la relación entre la Sociedad Administradora y el distribuidor especializado deben establecerse en un contrato escrito a suscribirse por ambas partes.
Adicionalmente, los términos y condiciones de la relación entre el distribuidor especializado y el inversionista de la cuenta ómnibus deben establecerse en el respectivo reglamento de la cuenta ómnibus.
El contrato a suscribirse entre la sociedad administradora y el distribuidor especializado y el reglamento que regula la relación entre el distribuidor especializado y los inversionistas deben garantizar el cumplimiento de las disposiciones previstas en el Decreto 1242 de 2013, el presente Título y las demás condiciones que resulten necesarias para una adecuada interacción entre la Sociedad Administradora y el Distribuidor así como una adecuada y suficiente información hacia los inversionistas, de tal manera que se asegure un adecuado ejercicio de la actividad de distribución.
Con arreglo a lo dispuesto en el numeral 13 del artículo 3.1.4.1.6 y en el numeral 10 del artículo 3.1.4.2.3 del Decreto 2555 de 2010, además de las obligaciones previstas en dichos artículos y en otras normas aplicables, los distribuidores especializados de FICs deben cumplir con las siguientes obligaciones:
3.1 Clasificar los inversionistas en "clientes inversionistas" e "inversionista profesional".
3.2 Documentar el perfil de riesgo del cliente inversionista de acuerdo con toda la información disponible sobre las inversiones del cliente, la entrega y explicación de la información sobre los FICs promovidos, las recomendaciones individualizadas realizadas al cliente inversionista en cumplimiento del deber de asesoría especial, las solicitudes de redención de participaciones, y los demás aspectos de la relación del distribuidor especializado con el cliente inversionista que deban ser documentados, de acuerdo con la regulación aplicable y las políticas adoptadas por la junta directiva de la sociedad administradora de FICs y/o del distribuidor especializado, según sea el caso, en las etapas de promoción, vinculación, vigencia y redención de las participaciones del cliente inversionista en el respectivo FIC.
En el caso de los FICs apalancados, el distribuidor especializado debe informar al inversionista sobre las operaciones de naturaleza apalancada que están autorizadas para el FIC, de modo tal que el inversionista conozca y comprenda la naturaleza de los riesgos que se asumen con tales operaciones apalancadas.
En todos los casos, el distribuidor especializado debe informar al inversionista que quien invierte en el FIC a través de una cuenta ómnibus no puede tener otras inversiones en el mismo FIC en el cual han de colocarse los recursos de la cuenta ómnibus, ya sea de manera directa o a través de otra cuenta ómnibus, mientras tenga la calidad de inversionista registrado en esa cuenta ómnibus. Una vez suministrada esta información, el distribuidor especializado debe pedir al inversionista que manifieste expresamente si tiene inversiones en el mismo FIC en el cual han de colocarse los recursos de la cuenta ómnibus, ya sea de manera directa o a través de otra cuenta ómnibus, que se compromete a no tenerlas mientras esté registrado en la cuenta ómnibus, y por ende asume la responsabilidad que le corresponde en caso que llegare a tenerlas, así como del cumplimiento de los límites establecidos en la regulación respecto de la participación máxima por inversionista en el correspondiente FIC. Estas manifestaciones deben ser documentadas y estar debidamente firmadas por el inversionista. En todo caso, si el distribuidor llegare a identificar alguna circunstancia que pudiera indicar un posible incumplimiento del límite por parte de un inversionista, debe reportar dicha situación a la sociedad administradora y a la SFC.
3.3 Documentar la vinculación de cada inversionista registrado en la cuenta ómnibus, y entregar al inversionista copia del reglamento de la misma, de lo cual se debe dejar evidencia escrita.
3.4 Cumplir los deberes relativos al conocimiento del cliente, respecto de todos y cada uno de los inversionistas registrados en la cuenta ómnibus.
3.5 Durante la vigencia de la inversión en el FIC, suministrar al menos trimestralmente a los inversionistas registrados en la cuenta ómnibus la información relacionada con ésta y con el FIC en el cual se efectúen inversiones a través de la misma. Para el efecto, el distribuidor especializado debe entregar a cada inversionista registrado en la cuenta ómnibus un extracto con la siguiente información:
3.5.1 Identificación de la cuenta ómnibus.
3.5.2 Identificación del inversionista registrado.
3.5.3 Tipo de participación.
3.5.4 Saldo inicial y final del período revelado.
3.5.5 El valor y la fecha de recepción de las inversiones iniciales o adicionales.
3.5.6 El número de unidades poseídas a través de la cuenta ómnibus en el FIC en el cual se efectúan inversiones a través de ésta, y su valor, en la fecha de corte del extracto.
3.5.7 Los rendimientos abonados durante el período y las retenciones practicadas, en la proporción correspondiente a la participación del inversionista en la cuenta ómnibus.
3.5.8 La rentabilidad del FIC en el cual se efectúan inversiones a través de la cuenta ómnibus del periodo revelado y la acumulada desde la fecha del primer aporte.
3.5.9 La remuneración del distribuidor especializado como administrador de la cuenta ómnibus.
3.5.10 La rentabilidad obtenida por el inversionista a través de la cuenta ómnibus del periodo revelado y la acumulada desde la fecha del primer aporte.
3.6 Los extractos deben remitirse por correo físico a la dirección de correspondencia que el inversionista registrado en la cuenta ómnibus haya indicado expresamente. En caso de utilizar medios distintos para el envío de los extractos, el tipo de medio o medios a utilizarse debe quedar consignado en el reglamento de la cuenta ómnibus.
Además del extracto de la cuenta ómnibus, el distribuidor especializado debe entregar a cada inversionista registrado en la cuenta ómnibus, copia de los extractos de cuenta expedidos por la sociedad administradora del FIC destinatario de las inversiones de la cuenta ómnibus, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recepción del respectivo extracto.
Así mismo, el distribuidor especializado debe mantener a disposición de los inversionistas registrados en la cuenta ómnibus, y suministrarles copia cuando lo requieran, de los siguientes documentos del FIC destinatario de las inversiones de la cuenta ómnibus: (1) los reglamentos junto con sus modificaciones, (2) los prospectos, (3) las fichas técnicas, y (4) los informes de rendición de cuentas recibidos de la sociedad administradora.
3.7 Velar porque en la recepción, trámite y atención de consultas, solicitudes, quejas y reclamos que sean presentados por el inversionista, se cumpla lo dispuesto sobre el particular en el Sistema de Atención al Consumidor Financiero (SAC) del distribuidor especializado.
3.8 Documentar el cumplimiento de las obligaciones del distribuidor especializado respecto de la fuerza de ventas, establecidas en el artículo 3.1.4.3.3 del Decreto 2555 de 2010, y actualizar la información correspondiente cuando a ello haya lugar según su naturaleza.
3.9 Mantener en reserva la información de los inversionistas registrados en la cuenta ómnibus, sin perjuicio del cumplimiento de los requerimientos de las autoridades competentes en ejercicio de sus funciones, en las cuales se requiera al distribuidor especializado el suministro de dicha información.
3.10 De acuerdo con lo dispuesto por el numeral 5° del artículo 3.1.4.2.3 del Decreto 2555 de 2010, el distribuidor especializado debe establecer, en conjunto con la sociedad administradora que administre el FIC respectivo, los mecanismos necesarios que permitan el ejercicio de los derechos políticos fraccionados por parte de los inversionistas de la cuenta ómnibus.
4 Requerimientos especiales para los sujetos promotores que componen la fuerza de ventas
En desarrollo de lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 3.1.4.3.3 del Decreto 2555 de 2010, y sin perjuicio de las obligaciones consagradas en el artículo 3.1.4.3.2 del mismo Decreto, y en otras normas, los sujetos promotores que componen la fuerza de ventas deben cumplir los siguientes requerimientos especiales:
4.1 Entregar inmediatamente a la sociedad administradora de FICs, o al distribuidor especializado, según sea el caso, toda la documentación que el sujeto promotor reciba de los potenciales inversionistas que atiende, en las etapas de promoción y vinculación, así como en la actualización de información de inversionistas y en la renovación de inversiones.
4.2 Informar inmediatamente a la sociedad administradora de FICs, o al distribuidor especializado, según sea el caso, cualquier circunstancia que el sujeto promotor conozca sobre los potenciales inversionistas que atiende, que sea relevante para que aquélla tome la decisión de vinculación o no vinculación del potencial inversionista, o de mantenimiento o terminación de la vinculación del inversionista.
4.3 Obrar como experto prudente y diligente en el cumplimiento de sus funciones y obligaciones como sujeto promotor de fondos de inversión colectiva.
5 Reglamento de funcionamiento de la cuenta ómnibus
La cuenta ómnibus es una cuenta administrada por el distribuidor especializado, bajo la cual se agrupan uno o más inversionistas registrados previamente de manera individual ante aquél, con el fin de que el distribuidor especializado actúe a nombre propio y por cuenta de ellos, constituyéndose como un inversionista en un único FIC.
Un distribuidor especializado puede administrar diferentes cuentas ómnibus para hacer parte de distintos FICs, cuentas éstas que a su vez no podrán incluir como inversionistas a otras cuentas ómnibus.
Teniendo en cuenta los porcentajes máximos de participación en los FICs establecidos por la regulación, y la circunstancia de que la identidad de los inversionistas registrados en la cuenta ómnibus no es conocida por la sociedad administradora del FIC en el cual han de colocarse los recursos de la cuenta ómnibus, quien invierta en FICs a través de una cuenta ómnibus no podrá tener otras inversiones en el mismo FIC en el cual han de colocarse los recursos de la cuenta ómnibus, ya sea de manera directa o a través de otra cuenta ómnibus, mientras tenga la calidad de inversionista registrado en esa cuenta ómnibus. Lo anterior, sin perjuicio del control que le corresponde realizar al distribuidor al interior de la cuenta ómnibus respecto del límite máximo aplicable respecto de cada uno de los inversionistas.
La información sobre la identidad de los inversionistas registrados en una cuenta ómnibus debe estar a disposición de la SFC y del organismo de autorregulación del mercado de valores que corresponda, en cualquier momento.
El distribuidor especializado debe informar a la SFC la constitución de una cuenta ómnibus dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su constitución.
Previo al ofrecimiento de cuentas ómnibus, el distribuidor especializado debe obtener la aprobación por parte de la SFC al reglamento marco de funcionamiento de sus cuentas ómnibus, el cual debe tener el siguiente contenido mínimo y en cada caso debe ser aceptado expresamente por el inversionista:
5.1 Término de duración de la cuenta ómnibus, causales y procedimiento para su terminación anticipada.
5.2 Derechos y obligaciones del distribuidor especializado y de los inversionistas registrados en la cuenta ómnibus.
5.3 Información expresa acerca de los mecanismos a través de los cuales los inversionistas de la cuenta ómnibus ejercen sus derechos políticos de manera fraccionada inherentes a las participaciones de los fondos de inversión colectiva de los que son parte a través de la cuenta ómnibus. En todo caso, el distribuidor debe garantizar el ejercicio de los derechos políticos por parte de cada uno de los inversionistas de manera fraccionada y para eso debe disponer de la infraestructura física y administrativa necesaria para trasmitir la voluntad de sus inversionistas al FIC respectivo.
5.4 Información del funcionamiento de la cuenta ómnibus, incluyendo: vinculación y retiro; aporte de recursos; redención de participaciones; mecanismos de suministro de información; remuneración del distribuidor especializado como administrador de la cuenta ómnibus, y cualquier otro gasto a cargo de ésta.
5.5 Información acerca de que quien invierta en FIC a través de la cuenta ómnibus no podrá tener otras inversiones en el mismo FIC en el cual han de colocarse los recursos de la cuenta ómnibus, ya sea de manera directa o a través de otra cuenta ómnibus, mientras tenga la calidad de inversionista registrado en esa cuenta ómnibus.
5.6 Información de los riesgos de la cuenta ómnibus y de las políticas y mecanismos adoptados para mitigarlos.
5.7 Información sobre las posibles situaciones generadoras de conflictos de interés y los mecanismos para administrarlos y mitigarlos.
5.8 Información sobre la comisión a cobrarse al cliente inversionista por el distribuidor especializado.
5.9 Información sobre el deber de asesoría especial a cargo del distribuidor especializado, cuando a ello haya lugar.
El distribuidor especializado puede incluir cláusulas adicionales en el reglamento de la cuenta ómnibus.
FONDOS DE CAPITAL PRIVADO.
<Capítulo subrogado por la Circular 26 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
1 Reglas especiales para los fondos de capital privado
1.1 Para determinar la proporción de las dos terceras (2/3) partes exigida en el artículo 3.3.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, las inversiones que hayan sido inscritas en el RNVE con posterioridad a la fecha en el que el fondo efectuó la inversión, no se tendrán en cuenta como valores inscritos.
1.2 Los reportes y la transmisión de información que deben realizar los fondos de capital privado a la SFC, y no tienen periodicidad establecida en la normatividad vigente, se harán con la misma periodicidad definida para los informes de rendición de cuentas señalada en el reglamento del respectivo fondo.
1.3 Los reglamentos y sus modificaciones no requieren aprobación previa por parte de la SFC. Las modificaciones se remitirán con carácter informativo dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la aprobación de la modificación por parte del órgano respectivo.
La remisión de la información de que trata el artículo 3.3.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010 se debe hacer con quince (15) días de anterioridad a la constitución del fondo, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3.3.1.1.6 del mencionado Decreto.
1.4 Las siguientes disposiciones del presente Capítulo no son aplicables a los fondos de capital privado:
1.4.1 Los numerales 1.6, 2.7, 3.1 y 3.3 del Capítulo III del presente Título, sin embargo la sociedad debe tener a disposición la información allí señalada cuando la SFC la requiera.
1.4.2 Los requisitos establecidos en el numeral 4 del Capítulo III del presente Título, con excepción de la periodicidad y demás elementos establecidos en el artículo 3.3.1.1.13 del Decreto 2555 de 2010. En todo caso, se debe incluir todo aquello que previamente se haya definido en el reglamento del fondo de capital privado. Cuando no se hubiere establecido el contenido mínimo del informe, en el respectivo reglamento, se debe dar cumplimiento al mencionado numeral 4 en su totalidad.
FONDOS DE INVERSIÓN COLECTIVA INMOBILIARIOS.
<Capítulo subrogado por la Circular 26 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
1 Destinación de los inmuebles y proyectos inmobiliarios en los que deben invertir los fondos de inversión colectiva inmobiliarios que formen parte de una familia de fondos de inversión colectiva
En desarrollo de lo previsto en el literal a) del numeral 3 del artículo 3.1.1.2.5, y en el Parágrafo 2 del artículo 3.5.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, los FIC inmobiliarios que se pretendan incluir como parte de una familia de FIC, deben invertir en uno o más de los tipos de activos inmobiliarios que seguidamente se relacionan:
1.1 Bienes inmuebles construidos y destinados a: vivienda, oficinas, centros comerciales, hoteles, parqueaderos, bodegas, locales comerciales individuales, grandes superficies, clínicas u hospitales.
1.2 Proyectos inmobiliarios cuyo objeto consista en la construcción, renovación, remodelación, comercialización, o explotación a cualquier título, en Colombia, de bienes inmuebles destinados a cualquiera de los usos señalados en el numeral 1.1 precedente.
Sin perjuicio de las operaciones autorizadas para el manejo de la liquidez, los FICs inmobiliarios que formen parte de una familia de FICs, pueden invertir en los activos mencionados en el artículo 3.5.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, y pueden realizar las operaciones autorizadas en el artículo 3.5.1.1.4 del mismo Decreto, única y exclusivamente en relación con los inmuebles y proyectos inmobiliarios cuya destinación se enmarque dentro de las señaladas en el presente numeral.
2 Inversión en acciones o cuotas de interés social emitidas por compañías extranjeras listadas en bolsas de valores internacionales, cuyo objeto exclusivo sea la inversión en bienes inmuebles o en proyectos inmobiliarios, o ambos
Cuando la sociedad administradora, o el gestor externo o gestor extranjero en caso de existir, pretenda realizar para el FIC inmobiliario inversiones en acciones o cuotas de interés social emitidas por compañías extranjeras cuyo objeto exclusivo sea la inversión en bienes inmuebles o en proyectos inmobiliarios, o ambos, en virtud de las cuales el FIC inmobiliario haya de adquirir la calidad de socio minoritario, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 3.5.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, la compañía receptora de la inversión debe tener inscritos valores en una o más bolsas de valores internacionales reconocidas por la SFC, para cuyo efecto se tendrán en cuenta los criterios establecidos en esta materia para la oferta de valores emitidos por entidades extranjeras, previstos en el artículo 6.11.1.1.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010.
3 Determinación del valor del aporte en especie de bienes inmuebles y derechos fiduciarios
El artículo 3.5.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, dispone que el reglamento del FIC inmobiliario podrá establecer que se acepten para este aportes en activos admisibles de acuerdo con la respectiva política de inversión, y señala que en el caso de bienes inmuebles y derechos fiduciarios el criterio para establecer el valor del aporte será el determinado por la SFC.
Para tales efectos, tratándose de aportes en especie consistentes en bienes inmuebles o en derechos fiduciarios, que constituyan activos admisibles de acuerdo con la política de inversión del respectivo FIC inmobiliario, el valor del aporte no podrá exceder el valor que arroje un avalúo comercial del bien raíz o de los derechos fiduciarios a aportar, según sea el caso, practicado con no más de un (1) mes de antelación con respecto a la fecha de realización del aporte, por un perito avaluador de reconocida trayectoria en el mercado, escogido por la sociedad administradora del FIC inmobiliario, o por el gestor externo o gestor extranjero en caso de existir. El perito avaluador debe cumplir con lo dispuesto por los artículos 1, 2, 3 y 4 del Decreto 422 de 2000.
En el mencionado avalúo debe incluirse la información y evaluación relativa a restricciones de dominio, destinación, uso o explotación, gravámenes, medidas cautelares, demandas o pleitos pendientes, y cualquier otra circunstancia que pueda afectar el valor comercial del bien inmueble o derecho fiduciario avaluado. Adicional a lo anterior, se debe suministrar un estudio de títulos donde conste que el bien raíz o los derechos fiduciarios a aportarse no cuenten con prendas, hipotecas, embargos o cualquier tipo de afectación que limite su uso y/o disposición.
4 Valoración de los FIC inmobiliarios
Para la valoración de portafolios y unidades de los FICs inmobiliarios, se debe aplicar lo dispuesto en el numeral 2 del capítulo XI de la Circular Básica Contable y Financiera.
En todo caso, los avalúos comerciales que se practiquen sobre los bienes de los FICs inmobiliarios, deberán ser realizados por peritos avaluadores de reconocida trayectoria en el mercado, escogidos por la sociedad administradora del FIC inmobiliario, o por el gestor externo o gestor extranjero en caso de existir. El perito avaluador debe cumplir con lo dispuesto por los artículos 1, 2, 3 y 4 del Decreto 422 de 2000.
Para los numerales 3 y 4 del presente capítulo, los avaladores internacionales que elaboren avalúos de inmuebles en el exterior están exceptuados del cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 4 del Decreto 422 de 2000.
INTERMEDIACIÓN EN EL MERCADO DE VALORES.
CONSIDERACIONES GENERALES.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
La normatividad aplicable a la intermediación de valores está constituida por la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores (en adelante Resolución 400 de 1995), por el presente Título, por las normas que adopten los organismos de autorregulación del mercado de valores y por las demás normas concordantes. Esta normatividad aplica sin perjuicio de los regímenes normativos particulares de cada una de las entidades que desarrollan actividades y operaciones de intermediación de valores.
Los organismos de autorregulación del mercado de valores actuarán como supervisor de primera línea en la actividad de intermediación de valores. Para tal efecto, en concordancia con la función normativa establecida en el artículo 24 de la Ley 964 de 2005 y en el Decreto 1565 de 2006 o demás normas que los modifiquen o sustituyan, dichas entidades expedirán la normatividad que desarrolle los principios y deberes determinados por la Ley, por el Gobierno Nacional y por la Superintendencia Financiera de Colombia. Lo anterior, con el fin de buscar la integridad del mercado y la protección de los inversionistas. En este sentido, los organismos de autorregulación del mercado de valores expedirán las normas para el funcionamiento adecuado de las actividades y operaciones que constituyen intermediación en el mercado de valores.
Los organismos de autorregulación del mercado de valores y los administradores de sistemas de negociación de valores y de sistemas de registros de operaciones sobre valores deberán propender por generar procesos de trazabilidad de las operaciones de manera consolidada, para que la información existente en los diferentes foros de negociación y de registro se pueda relacionar entre sí de forma progresiva, para generar, dentro del proceso de supervisión y de monitoreo de operaciones, un único registro consecutivo de las operaciones realizadas en el mercado. Para tal fin, los organismos de autorregulación se apoyarán en la labor de monitoreo que realizan los administradores de sistemas de negociación de valores y los administradores de sistemas de registro de operaciones sobre valores. Igualmente, éstos últimos podrán, en virtud del artículo 15 del Decreto 1565 de 2006 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan, acordar con los organismos de autorregulación del mercado de valores que la labor de monitoreo se efectúe como parte del proceso de supervisión de los reglamentos de los respectivos sistemas, cuando así se haya pactado.
Para cumplir con el objetivo de promover el desarrollo y eficiencia del mercado de valores, la regulación de intermediación de valores ha reconocido el alto grado de profesionalismo de sus actores. Por ello, cada intermediario de valores podrá determinar de manera independiente los escenarios de negociación de su preferencia. Teniendo en cuenta lo anterior, es responsabilidad de cada intermediario contar con las políticas y procedimientos necesarios y suficientes para el cumplimiento efectivo de la normatividad que rige la intermediación de valores. También será responsabilidad de cada intermediario el demostrar que en el desarrollo de sus operaciones y actividades de intermediación ha cumplido con sus políticas y procedimientos.
En este sentido, para la realización de las actividades y operaciones de intermediación de valores previstas en los artículos 1.5.1.1. y 1.5.1.2. de la Resolución 400 de 1995, los intermediarios de valores deberán implementar unas políticas y procedimientos escritos con el propósito de generar una cultura de cumplimiento interno para el desarrollo de las actividades y operaciones de intermediación de valores que le están autorizadas de conformidad con su objeto social. Así mismo, dichas políticas y procedimientos deberán ser evaluados por el intermediario de valores, por los organismos de autorregulación del mercado de valores y por la Superintendencia Financiera de Colombia de conformidad con sus competencias legales y con los memorandos de entendimiento suscritos por éstos dos últimos.
PRINCIPIOS APLICABLES A LA REALIZACIÓN DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS INTERMEDIARIOS DE VALORES.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
1. ÉNFASIS EN EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Los intermediarios de valores deberán adoptar políticas y procedimientos para conocer a los clientes o posibles clientes con los cuales realicen o pretendan realizar operaciones de intermediación, de manera tal que éstas le permitan clasificarlos como “cliente inversionista” o “inversionista profesional”.
De conformidad con el artículo 1.5.2.1. de la Resolución 400 de 1995, se denomina genéricamente cliente a quien intervenga en cualquier operación de intermediación en la que participe cualquier intermediario de valores.
Las políticas y procedimientos del intermediario de valores deberán establecer que el ofrecimiento a un “cliente inversionista” para comprar y vender valores, realizar operaciones repo, simultáneas y/o de transferencia temporal de valores o realizar operaciones con instrumentos financieros derivados o con productos estructurados se debe efectuar teniendo en cuenta que éstos requieren del mayor grado de protección. Por consiguiente, estas políticas y procedimientos deberán asegurar que las actividades y operaciones por cuenta propia realizadas por los intermediarios de valores con contrapartes clasificadas como “cliente inversionista” correspondan a la intención del cliente con conocimiento pleno respecto de los riesgos que implican la realización de dichas operaciones.
De conformidad con el artículo 1.5.3.4. de la Resolución 400 de 1995, la relación de los intermediarios de valores con sus afiliados, inversionistas o suscriptores, en desarrollo de las actividades previstas en el numeral 4º del artículo 1.5.1.2. de la Resolución 400 de 1995, se regirán por la normatividad propia de la administración de carteras colectivas, de fondos de capital extranjero, de la administración de fondos de pensiones obligatorias o voluntarias y de cesantías, o cualquier otra aplicable de conformidad con su régimen legal, según sea el caso. Por tal motivo, no será necesaria la clasificación de éstos como clientes inversionistas o inversionista profesional por parte de dichos administradores.
2. GENERACIÓN DE UNA CULTURA DE CUMPLIMIENTO.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
La regulación de la actividad de intermediación de valores se fundamenta en la autonomía de los intermediarios de valores la cual es producto de su profesionalismo. Tal situación impone a los intermediarios de valores una mayor responsabilidad en el cumplimiento de sus deberes y, por lo tanto, en sus políticas y procedimientos deberán contener los elementos que sean necesarios para crear tal cultura de cumplimiento. De esa manera, son los intermediarios de valores quienes deben documentar adecuadamente la necesidad y suficiencia de sus políticas y procedimientos y que las personas vinculadas a éste den cumplimiento a los mismos. Adicionalmente, son ellos quienes deben identificar y adoptar decisiones administrativas frente al desconocimiento o incumplimiento de dichas políticas o a las normas que rigen el mercado de valores, sin perjuicio de las labores disciplinarias de los organismos de autorregulación del mercado de valores y de las funciones de supervisión de la Superintendencia Financiera de Colombia.
3. CONSISTENCIA DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Las políticas y procedimientos del intermediario de valores deberán ser consistentes con su estructura, naturaleza, tamaño, complejidad de sus actividades, operaciones, líneas de negocio, tipo de clientes que atiende y con los deberes aplicables a su actividad. Estas políticas y procedimientos también deberán respetar las actividades autorizadas al intermediario de valores de conformidad con su objeto social y régimen legal aplicable.
4. ÉNFASIS EN EL PROFESIONALISMO DE LOS INTERMEDIARIOS DE VALORES.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Este principio se refiere a los medios para alcanzar y demostrar la integridad de los administradores y demás funcionarios del respectivo intermediario de valores, independientemente del tipo de vinculación con el mismo, en cuanto éstos participen, directa o indirectamente, en la realización de actividades propias de la intermediación de valores.
Las políticas y procedimientos del intermediario de valores deberán propender por los más altos estándares de profesionalismo en el comportamiento de su personal. Para tal fin, se deberán dar pautas claras y concretas respecto de: (i) Los posibles conflictos de interés; (ii) El adecuado uso de información obtenida como consecuencia de cualquier actividad de intermediación de valores; y (iii) El tratamiento equitativo y honesto de los clientes. Incurrir en conductas que no se encuentren enmarcadas dentro de estos estándares de profesionalismo deberá ser objeto de decisiones administrativas por parte del intermediario de valores, sin perjuicio de las labores disciplinarias de los organismos de autorregulación del mercado de valores y de las funciones de supervisión de la Superintendencia Financiera de Colombia.
5. ÉNFASIS EN LA REVELACIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Los intermediarios de valores deberán garantizar una completa, oportuna y precisa revelación de los aspectos generales contenidos en sus políticas y procedimientos acerca de las actividades de intermediación de valores que realizan, de manera que sus clientes o posibles clientes puedan realizar sus decisiones de inversión de conformidad con su expectativa acerca del régimen de protección y deberes aplicables al intermediario de valores. En todo caso, el intermediario de valores deberá poner a disposición de sus clientes, cuando éstos lo soliciten, las políticas y procedimientos, así como la documentación necesaria para establecer sí las operaciones realizadas con sus clientes se ajustan a las mismas.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
En el diseño y adopción de las políticas y procedimientos, los intermediarios de valores deberán establecer como mínimo las siguientes funciones a cargo de los órganos de dirección, administración y demás áreas de la entidad.
6.1. JUNTA DIRECTIVA O QUIEN HAGA SUS VECES.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Las políticas y procedimientos deberán contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo de la junta directiva u órgano que haga sus veces:
a) Definir y aprobar las políticas de la entidad en materia de actividades de intermediación de valores.
b) Aprobar los lineamientos que en materia de deberes deben observarse en relación con los clientes con quienes se realicen actividades de intermediación de valores, así como el sistema de control interno, y la estructura organizacional y tecnológica del mismo.
c) Aprobar el marco general de actuación de la entidad respecto las decisiones administrativas que se deben adoptar en los casos en que sus funcionarios o personas vinculadas incumplan con las políticas y procedimientos de la entidad.
d) Monitorear el cumplimiento de las políticas y procedimientos.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Las políticas y procedimientos deberán contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo del representante legal de la entidad:
a) Establecer y garantizar el efectivo cumplimiento de las políticas definidas por la junta directiva.
b) Mantener informada a la junta directiva acerca de la cultura de cumplimiento de las áreas o unidades de negocio que realizan actividades de intermediación de valores.
c) Rendir informe a la Junta Directiva o, quien haga sus veces sobre los informes que el área de control interno realice acerca del cumplimiento con las políticas y procedimientos en materia de intermediación de valores.
d) Velar porque se dé cumplimiento a los lineamientos establecidos en el código de conducta de la entidad en materia de conflictos de interés y uso de información que tengan relación con la actividad de intermediación de valores.
e) Informar de manera oportuna a los organismos de autorregulación y a la Superintendencia Financiera de Colombia acerca de cualquier situación excepcional que se presente o prevea que pueda presentarse en el ámbito de la actividad de intermediación de valores.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades deberán establecer instancias responsables de efectuar y documentar la revisión y evaluación de las políticas y procedimientos de la actividad de intermediación de valores, las cuales deben informar oportunamente los resultados a los órganos competentes.
INTERMEDIACIÓN EN EL MERCADO MOSTRADOR.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Para los efectos del presente Capítulo se utilizarán las siguientes definiciones:
a) Afiliado: Intermediario del mercado de valores con acceso directo a un sistema de registro de operaciones sobre valores según lo establezca el reglamento de dicho sistema.
b) Complementación: Corresponde a la información que el administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores requiera de sus afiliados con posterioridad a la confirmación del registro de la operación o al calce de dos (2) registros compatibles.
c) Confirmación del registro: Registro mediante el cual una contraparte verifica la información relativa a la ejecución de una operación preingresada por la otra contraparte y la confirma directamente o a través del afiliado contraparte.
d) Contrapartes: Corresponde a las personas que cierran de manera directa la operación.
e) Ejecución de operaciones: Una operación se ejecuta cuando las partes involucradas cotizan y cierran, por un medio verificable, las condiciones del negocio suficientes para calcular el valor en pesos de la respectiva operación. La hora de ejecución de una operación corresponde al momento inmediatamente posterior al de cierre.
f) Medio verificable: Es aquel que permite el registro confiable del momento y de la totalidad de la información correspondiente a las negociaciones realizadas en el mercado mostrador mediante un procedimiento de cotización-cierre. Este medio será, entre otros, un teléfono con grabación de llamadas, medios escritos o medios de Intercambio Electrónico de Datos (IED).
g) Preingreso de información: Consiste en toda la información relacionada con la operación que se registra, que el administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores, que opera mediante confirmación de registro, solicita al afiliado que inicia el proceso de registro y que aún no ha sido verificada por la contraparte.
h) Procedimiento de cotización-cierre: consiste en un conjunto de pasos mínimos a considerar por los intermediarios de valores cuando negocian en el mercado mostrador. Como producto de este procedimiento debe poderse identificar toda la información relevante de la operación. Los pasos mínimos son:
i. Cotización: El intercambio de información entre las partes respecto de sus intenciones de negociación de valores. Cuando el intermediario negocie con una contraparte que tenga la calidad de cliente inversionista, deberá dar cumplimiento al numeral 3 del presente Capítulo dentro de este procedimiento.
ii. Cierre: La aceptación de los elementos de la operación que conllevan a la celebración de una operación de valores entre las partes.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Los intermediarios de valores deberán reportar todas sus operaciones realizadas en el mercado mostrador sobre valores objeto de registro, a un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado para ello.
2.1. OPERACIONES OBJETO DE REGISTRO. <Numeral modificado por la Circular 41 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
i) Aplicables al registro de operaciones sobre valores: Se entienden por valores objeto de registro los valores de deuda pública y de deuda privada inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores – RNVE distintos a las acciones y los bonos obligatoriamente convertibles en acciones. Igualmente, son valores objeto de registro los instrumentos financieros derivados que cumplan con las condiciones previstas en los parágrafos 3 y 4 del artículo 2 de la Ley 964 de 2005 y los productos estructurados que tengan la calidad de valor en los términos del numeral 2 del artículo 2.35.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010.
Se exceptúan de la obligación de registro las operaciones de emisión primaria de CDT's y la renovación de CDT's que realicen los establecimientos de crédito con entidades diferentes a otros intermediarios de valores.
En ningún caso serán objeto de registro en sistemas de registro de operaciones sobre valores las operaciones sobre acciones o bonos convertibles en acciones, incluyendo aquéllas en las cuales el subyacente de la operación sean acciones o bonos convertibles en acciones.
ii) Aplicables al registro de instrumentos financieros derivados y productos estructurados que no tengan la calidad de valor: Comprende los instrumentos financieros derivados y los productos estructurados negociados en el mercado mostrador y que no están incluidos en el ordinal i) del presente numeral.
2.2. AFILIACIÓN OBLIGATORIA A UN SISTEMA DE REGISTRO DE OPERACIONES SOBRE VALORES.
<Numeral modificado por la Circular 41 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Para reportar sus operaciones del mercado mostrador sobre operaciones objeto de registro a un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado por la Superintendencia Financiera de Colombia, los intermediarios de valores deberán afiliarse a un sistema de registro de operaciones sobre valores.
2.3. REQUISITOS PARA EL AFILIADO A UN SISTEMA DE REGISTRO DE OPERACIONES SOBRE VALORES.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Los intermediarios de valores afiliados a un sistema de registro de operaciones sobre valores estarán obligados a cumplir de manera permanente con el acuerdo de afiliación que se haya suscrito.
2.4. PLAZO PARA REPORTAR LAS OPERACIONES EJECUTADAS.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Los afiliados al sistema de registro de operaciones sobre valores deberán reportar al administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores la información relativa a la operación de manera oportuna, teniendo en cuenta los siguientes plazos máximos:
i) Las operaciones que se ejecuten dentro del horario de operación establecido por el sistema de registro de operaciones sobre valores se deberán reportar dentro de los quince (15) minutos siguientes a la ejecución de la respectiva operación con independencia del momento de su cumplimiento.
El administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores podrá establecer los términos para recibir operaciones con cumplimiento en (t+0) por fuera de su horario de operación, siempre y cuando tales términos sean concordantes con los horarios de operación de los proveedores de precios y de los sistemas de compensación y liquidación. Estas operaciones deben ser registradas dentro de los quince (15) minutos siguientes a su ejecución. Cuando el administrador del sistema de registro de operaciones no haya establecido tales términos, dichas operaciones no podrán registrarse ese mismo día y por lo tanto su cumplimiento tampoco podrá realizarse en (t+0).
ii) Las operaciones que se ejecuten con posterioridad a la hora de cierre del sistema de registro de operaciones sobre valores y antes de la hora de apertura del día hábil siguiente se registrarán como si hubieran sido ejecutadas al primer instante de la apertura siguiente, es decir, el registro deberá efectuarse durante los primeros quince (15) minutos posteriores a la apertura del sistema de registro de operaciones sobre valores.
Tratándose de un sistema de registro de operaciones sobre valores que opere mediante confirmación, los plazos de que tratan los literales i) y ii) del presente numeral serán de: máximo diez (10) minutos para quien debe preingresar la información y máximo de cinco (5) minutos, contados a partir del momento del preingreso de la información, para quien deba confirmar la respectiva operación.
<Inciso modificado por la Circular 41 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> En el caso de registro de operaciones sobre instrumentos financieros derivados o productos estructurados que no tengan la calidad de valor cuyas contrapartes hayan pactado compensar y liquidar la operación a través de una cámara de riesgo central de contraparte, las partes deberán remitir y confirmar la operación a través de los sistemas de negociación y/o registro de operaciones autorizados por la cámara de riesgo central de contraparte, para que dicha entidad acepte interponerse como contraparte de la misma.
<Inciso modificado por la Circular 41 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> El registro de la operación en el sistema de registro de operaciones sobre valores sólo operará cuando la operación cumpla con los controles de riesgo que deba surtir la respectiva cámara de riesgo central de contraparte de acuerdo con sus reglamentos, para efectos de compensación y liquidación en dicha cámara. Cuando se trate de instrumentos financieros derivados que tengan la calidad de valor, el sistema de registro deberá rechazar o aceptar el registro de dicha operación en el sistema, teniendo en cuenta la validación de la respectiva cámara de riesgo central de contraparte, a más tardar a la hora de cierre del sistema.
2.5. REPORTE DE LAS OPERACIONES EJECUTADAS.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Los intermediarios de valores afiliados al sistema de registro de operaciones sobre valores tendrán la obligación indelegable de reportar la información de todas las operaciones ejecutadas de manera veraz y completa, según los siguientes criterios:
i) Tratándose de una operación entre dos (2) afiliados a un mismo sistema de registro de operaciones sobre valores, ambos afiliados deberán realizar directamente el registro de la operación. Éste se podrá hacer mediante el calce de los dos (2) registros en el sistema de registro de operaciones sobre valores o mediante la confirmación de la información que un intermediario de valores ha preingresado, según lo disponga el administrador del respectivo sistema. Cuando un intermediario de valores afiliado esté actuando por cuenta de un tercero, la obligación de registro o confirmación corresponderá a dicho intermediario.
ii) En las operaciones ejecutadas entre un afiliado y un no afiliado, el afiliado tendrá la obligación de realizar su correspondiente registro, así como aquellos del no afiliado. El intermediario afiliado deberá conocer sus contrapartes, de manera tal que esté en capacidad de reportar todas las operaciones que le correspondan.
iii) En las operaciones ejecutadas entre dos (2) intermediarios de valores que se encuentren afiliados a diferentes sistemas de registro de operaciones sobre valores, las partes deberán acordar, al momento de la negociación y mediante el medio verificable quién realizará el correspondiente registro. En ausencia de dicho acuerdo, corresponderá al vendedor, enajenante u originador, según sea el caso, el registro de las operaciones.
iv) Los demás que establezca el administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores.
2.6. DEMOSTRACIÓN DE LAS CONDICIONES DE LAS OPERACIONES.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Los intermediarios de valores deberán estar en capacidad de demostrar el momento y condiciones en que efectivamente realizaron sus operaciones sobre valores en el mercado mostrador.
2.7. PROCEDIMIENTO DE REPORTE DE LAS OPERACIONES.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Los afiliados deberán reportar sus operaciones atendiendo los siguientes criterios:
i) En las operaciones en las cuales no se esté actuando por cuenta de un tercero se deberá registrar el precio o tasa de la operación cerrada.
ii) Tratándose de operaciones en las cuales la parte compradora o vendedora esté actuando por cuenta de un tercero, dicha parte deberá registrar el precio o tasa cerrada para la ejecución de la operación, excluyendo cualquier comisión o cobro por sus servicios.
iii) Tratándose de operaciones en las cuales un afiliado actúe como corredor, y las partes compradora y/o vendedora no sean afiliados al sistema de registro de operaciones sobre valores, deberá registrar para cada una de ellas la operación tal y como lo establece el literal ii) del presente numeral.
2.8. INFORMACIÓN MÍNIMA A REPORTAR.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
En adición a la información que exija el administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores se deberá reportar como mínimo:
a) En el caso de valores de renta fija
i) La identificación del valor negociado mediante Nemotécnico, Isin o cualquier otra clasificación que determine el sistema de registro de operaciones sobre valores
ii) La moneda o unidad en la cual está expresado el valor nominal del respectivo valor
iii) El valor nominal de la operación expresado en la moneda o unidad en que se encuentre emitido el valor
iv) El valor en pesos de la operación
v) El precio o tasa de la operación
vi) La fecha cuando ejecutó la operación para el caso de operaciones realizadas fuera del horario de registro
vii) Identificación de la contraparte en los términos que establezca el administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores
viii) Nombre e identificación del beneficiario de la operación
ix) Hora en la cual se ejecutó la operación
x) La comisión en términos porcentuales cuando se trate de una operación por cuenta de un tercero
xi) Tipo de operación de que se trata, tales como compra, venta, operación de contado, a plazo, repo, simultánea, transferencia temporal de valores, operaciones de crédito público y de manejo de deuda realizadas con la Nación.
xii) Modalidad en la cual se actuó, tales como cuenta propia, cuenta de terceros, administración de portafolios, según lo establezca el administrador del sistema de registro.
xiii) Fecha de liquidación de la operación
b) <Inciso modificado por la Circular 41 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> En el caso de operaciones con instrumentos financieros derivados que tengan la calidad de valor:
i) La identificación del instrumento financiero derivado negociado, mediante Nemotécnico, Isin o cualquier otra clasificación que determine el sistema de registro.
ii) La cantidad del instrumento financiero derivado a registrar.
iii) <Ordinal modificado por la Circular 41 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> El precio total de la operación.
iv) <Ordinal modificado por la Circular 47 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Identificación de la contraparte en los términos que establezca el sistema de registro de operaciones.
v) Nombre del beneficiario de la operación o número de cuenta del titular en la respectiva cámara de riesgo central de contraparte donde los afiliados administran las cuentas.
c) <Literal adicionado por la Circular 41 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> En el caso de operaciones con instrumentos financieros derivados que no tengan la calidad de valor:
Información general de la operación:
i) Tipo de instrumento financiero derivado. Para estos efectos se debe tener en cuenta la clasificación establecida en el Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera, y cualquier detalle adicional que complemente el nombre genérico.
ii) Tipo de liquidación, diferenciando entre financiera o sin entrega ('Non Delivery') y con entrega ('Delivery').
iii) Fecha de registro.
iv) Fecha de celebración.
v) Fecha vencimiento.
vi) Fecha de liquidación.
vii) Posición, diferenciando entre compra y venta.
viii) Información de la entidad o persona a nombre de quien se está registrando la operación tanto para ésta como para su respectiva contraparte. Se debe incluir nombre, tipo y número de identificación, diferenciando entre:
- Entidades vigiladas y controladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
- Entidades no vigiladas ni controladas por esta Superintendencia.
- Persona natural.
- Sociedad extranjera sin NIT en Colombia.
ix) Tasa(s) (de cambio y/o de interés) pactada(s) o precio pactado en la moneda original. Para el caso de las opciones se debe reportar el precio de ejercicio.
x) Valor nominal del contrato, con su respectiva denominación de la(s) moneda(s) pactada(s).
xi) Información del(los) subyacente(s), incluyendo como mínimo el tipo.
Información específica de la operación: Para los casos en los que aplique, además de la información anterior se debe incluir la siguiente:
i) Tipo de opción, diferenciando entre 'call' o 'put'.
ii) Valor de la prima pactada en pesos.
d) <Literal adicionado por la Circular 41 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Productos estructurados que tengan o no la calidad de valor:
i) La identificación de la operación mediante Nemotécnico, Isin o cualquier otra clasificación que determine el sistema de registro de operaciones sobre valores.
ii) Fecha de registro.
iii) Fecha de celebración.
iv) Fecha vencimiento.
v) Fecha de liquidación.
vi) Posición, diferenciando entre emisión o venta y compra.
vii) Precio (venta/compra).
viii) Existencia de opcionalidad sobre la operación.
ix) Información de la entidad o persona a nombre de quien se está registrando la operación tanto para ésta como para su respectiva contraparte. Se debe incluir nombre, tipo y número de identificación, diferenciando entre:
- Entidades vigiladas y controladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
- Entidades no vigiladas ni controladas por esta Superintendencia.
- Persona natural.
- Sociedad extranjera sin NIT en Colombia.
x) Valor nominal del producto, con su respectiva denominación de la(s) moneda(s) pactada(s).
xi) Información del(los) subyacente(s), incluyendo como mínimo el tipo.
No obstante lo anterior, para efectos del registro de los instrumentos y productos a los que se refieren los literales c) y d) del presente numeral, se deben atender las siguientes convenciones:
Formato de fechas: AAAA-MM-DD:hh:mm:ss
Tasas de interés: Expresadas en términos efectivos anuales con cuatro cifras decimales
Montos: Expresados con dos cifras decimales
2.9 REGLAS PARTICULARES PARA OPERACIONES REPO, SIMULTÁNEAS Y DE TRANSFERENCIA TEMPORAL DE VALORES.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
a) Se deberá registrar la información contenida en el literal a) del numeral 2.8 del presente Capítulo de la manera que establezca el administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores.
b) <Literal modificado por la Circular 41 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Teniendo en cuenta el carácter unitario de las operaciones repo, simultánea o de transferencia temporal de valores, establecido en el artículo 2.36.3.1.4 del Decreto 2555 de 2010 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan, se deberá por parte del administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores prever los mecanismos para permitir el registro de cada uno de los componentes que integran una operación simultánea, repo y de transferencia temporal de valores, el mismo día en que se realiza la transacción inicial.
c) El administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores podrá aceptar el registro de este tipo de operaciones por fuera de su horario de operación, cuando tales términos sean concordantes con los horarios de operación de los sistemas de compensación y liquidación. En todo caso, los intermediarios de valores deberán registrar estas operaciones de conformidad con lo establecido en el ordinal i) del numeral 2.4. del presente Capítulo.
d) Las operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores que se cierren en las facilidades administradas por entidades administradoras de depósitos centralizados de valores o por entidades administradoras de sistemas de compensación y liquidación de valores estarán exceptuadas de lo previsto en el presente Capitulo y les será aplicable lo establecido en los respectivos reglamentos de la correspondiente entidad administradora.
e) <Literal adicionado por la Circular 17 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las operaciones repo, simultáneas y de transferencia temporal de valores realizadas por el Banco de la República, cuando este actúe en calidad de administrador del Fondo de Reserva para la Estabilización de la Cartera Hipotecaria – FRECH, estarán exceptuadas del registro previsto en el presente Capítulo. Para el efecto le serán aplicables las disposiciones emitidas por la Junta Directiva del Banco de la República y las normas que las reglamenten.
2.10 PROCESO DE COMPLEMENTACIÓN.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
El administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores deberá determinar la información que es necesaria introducir al momento del preingreso de información para su registro y confirmación; así como, aquella que se deberá diligenciar con posterioridad mediante la complementación. En todo caso, cuando los sistemas de compensación y liquidación establezcan que las órdenes de transferencia de dinero o valores se entienden confirmadas por virtud de la transmisión de la información del sistema de registro, toda la información requerida para la compensación y liquidación que no haya sido introducida al momento de registro deberá introducirse mediante complementación.
La complementación, tanto en sistemas de negociación de valores como en sistemas de registro de operaciones sobre valores deberá ser lo más inmediata posible y máximo una (1) hora después de confirmada la operación en el sistema de registro o de celebrada la operación en el sistema de negociación. Los organismos de autorregulación de valores podrán exigir el cumplimiento de plazos máximos inferiores para realizar dicha complementación.
Los administradores de los sistemas de registro sobre valores podrán establecer que toda la información sea diligenciada desde el preingreso y confirmación de la operación, y en este caso, no requerir información mediante la complementación.
2.11 COMPENSACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE OPERACIONES REGISTRADAS.
<Numeral modificado por la Circular 41 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Toda operación que tenga la calidad de valor y sea registrada en un sistema de registro de operaciones sobre valores deberá ser compensada y liquidada en un sistema de compensación y liquidación de valores y/o en una cámara de riesgo central de contraparte. Para estos efectos, los administradores de los sistemas de registro de operaciones sobre valores deberán remitir las órdenes de transferencia de valores y los fondos a los sistemas de compensación y liquidación de valores.
Cuando se trate de operaciones con instrumentos financieros derivados y con productos estructurados que no tengan la calidad de valor y sean registradas en un sistema de registro de operaciones sobre valores, podrán ser compensadas y/o liquidadas en una cámara de riesgo central de contraparte, siempre y cuando así lo hayan pactado las respectivas contrapartes de la operación y la misma haya sido aceptada por dicha cámara.
2.12 REPORTE DE LA HORA DE EJECUCIÓN DE LAS OPERACIONES.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Tratándose de operaciones entre dos (2) afiliados, la hora de ejecución de las operaciones deberá reportarse al sistema de registro de operaciones sobre valores de manera independiente por cada una de las partes. En ningún caso, una parte podrá conocer la hora de ejecución preingresada o ingresada, según corresponda, por su contraparte.
2.13 MODIFICACIONES Y ANULACIONES DE REGISTROS.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
El Administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores deberá establecer el procedimiento para realizar modificaciones y anulaciones de los registros atendiendo razones como el error material, fallas técnicas u otras. En todo caso, se deberá conservar la información relativa a modificaciones y anulaciones de los registros de dicho sistema, necesaria para hacer trazabilidad de cualquier operación.
3. TRANSPARENCIA EN LAS OPERACIONES OBJETO DE REGISTRO.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 41 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Las reglas generales acerca de la transparencia en el registro de operaciones sobre valores se encuentran en el Capítulo 2 del Título 3 del Libro 15 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010 o demás normas que lo modifiquen o sustituyan.
Sin perjuicio de lo anterior, los administradores de los sistemas de registro de operaciones sobre valores deberán considerar las siguientes condiciones:
3.1 OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO Y DE MANEJO DE DEUDA REALIZADAS CON LA NACIÓN.
<Numeral modificado por la Circular 29 de 17 de julio de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 41 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con el artículo 7.5.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, tratándose de colocaciones en el mercado primario y de operaciones de manejo de deuda realizadas con la Nación, el administrador de la emisión deberá reportar la información resultante de la operación al(los) agente(s) especializado(s) en valoración de activos mobiliarios o inmobiliarios de que trata la el parágrafo 2 del numeral 2.1 del Capítulo I de la Circular Externa 100 de 1995 (Circular Básica Contable y Financiera), o quien desarrolle sus funciones debidamente autorizado por la Superintendencia Financiera de Colombia.
Los intermediarios de valores que hagan parte del programa de Creadores de Mercado de los títulos de deuda de la Nación, que hayan realizado previamente un acuerdo con sus clientes para participar en las operaciones de colocación primaria o de manejo de deuda con ésta, deberán dejar registro de los elementos de la operación de forma previa al inicio de la misma en un medio verificable. Cuando el cliente haya adquirido el compromiso de participar en la opción no competitiva, dicho registro deberá incluir la constancia de este compromiso. Las instrucciones impartidas por los clientes a los participantes del programa de Creadores de Mercado se entenderán en firme y se cumplirán de acuerdo con condiciones resultantes de la operación de colocación primaria en el mismo día de la operación.
Para efectos del seguimiento a las instrucciones de los clientes de las entidades que hacen parte del programa de Creadores de Mercado, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público –DGCPTN- impartirá mediante resolución las instrucciones sobre los formatos que se deben diligenciar previamente a una operación con la Nación.
En todo caso, la entidad vigilada que participa en el programa de Creadores de Mercado deberá dar cumplimiento a la instrucción del cliente de acuerdo con los resultados de la subasta, tanto en el monto adjudicado como en la tasa de interés de corte. No será necesario llevar estas operaciones a un sistema de registro de operaciones sobre valores para efectos de su cumplimiento.
La información relacionada con las operaciones de colocación primaria y de manejo de deuda efectuadas por la Nación deberá ser provista por el administrador de la respectiva emisión a la Superintendencia Financiera de Colombia de conformidad con los requerimientos que esta última entidad realice para el efecto.
3.2 MOMENTO DE DISEMINACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LAS OPERACIONES OBJETO DE REGISTRO.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
El administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores podrá diseminar información acerca de la identificación del valor, su precio y su monto de acuerdo con el primer registro recibido o preingreso no confirmado, cuando así se establezca en su respectivo reglamento.
4. MANUALES Y PROCEDIMIENTOS RESPECTO OPERACIONES EN EL MERCADO MOSTRADOR.
Los intermediarios de valores deberán establecer, mantener y hacer cumplir políticas y procedimientos escritos para el tratamiento de sus clientes en el mercado mostrador según las calidades de las mismas y los deberes que tienen con éstas, atendiendo el principio de conocimiento del cliente del Capítulo Segundo del presente Título. Tales manuales establecerán la manera como internamente se organizará el área que podrá hacerse cargo de este tipo de operaciones. Igualmente, determinarán la información y la manera cómo la misma deberá solicitarse y entregarse a sus contrapartes en cada una de las etapas del procedimiento de cotización-cierre.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Circular 41 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Los intermediarios de valores que realicen operaciones sobre valores de renta fija en el mercado mostrador con una persona que tenga la calidad de “cliente inversionista” deberán establecer, mantener y hacer cumplir políticas y procedimientos escritos para el tratamiento de éstas contrapartes de conformidad con los principios establecidos en el Capítulo Segundo del presente Título, y con los deberes consagrados en los artículos 7.4.1.1.4 y 7.4.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010.
Estas políticas y procedimientos deberán evitar que se realicen operaciones por cuenta propia en el mercado mostrador con contrapartes “clientes inversionistas”, cuando éstos tengan la expectativa de ser tratados por el intermediario de valores con el mayor grado de protección. De manera previa al cierre de una operación por cuenta propia en el mercado mostrador con un “cliente inversionista”, dicho cliente deberá: 1) ser informado expresamente de que el intermediario está actuando como su contraparte; 2) conocer y entender los riesgos, obligaciones y deberes del intermediario de valores; 3) aceptar que la operación se cierre en estas condiciones.
<Numeral modificado por la Circular 41 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> En lo no previsto por el presente Título, el registro de operaciones con instrumentos financieros derivados y con productos estructurados en las cuales se interponga una cámara de riesgo central de contraparte se regirá por lo establecido en los reglamentos de la misma y del respectivo sistema de registro de operaciones.
REGLAS RELATIVAS AL FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE RUTEO DE ÓRDENES.
<Capítulo adicionado por la Circular 15 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Consideraciones generales
En desarrollo de sus operaciones, las Sociedades Comisionistas de Bolsa de Valores sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia deben cumplir con los lineamientos que se señalan a continuación, en relación con los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes que ofrecen a sus clientes para facilitar la canalización de sus órdenes hacia los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores.
Igualmente, los administradores de sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores sometidas a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia deben atender las instrucciones que se señalan en la parte respectiva del presente Capítulo en relación con el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a los sistemas que administran.
En este sentido, el presente Capítulo incorpora las instrucciones especiales que deben cumplir los sistemas o mecanismos que permiten a los comitentes remitir directamente sus órdenes a los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores, pero siempre bajo la responsabilidad de una sociedad comisionista de bolsa de valores quien otorga esta facilidad tecnológica.
Para tal efecto, se requiere que las sociedades comisionistas de bolsa de valores mantengan controles adecuados, políticas y procedimientos para gestionar los riesgos que se deriven de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, para lo cual las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben asegurar que cuentan con: mecanismos para identificar, gestionar, monitorear, controlar y mitigar los riesgos asociados al funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes; herramientas de acceso para la actuación de sus clientes y de sus operadores a través de dichos sistemas y la interacción con uno o varios sistemas de negociación de valores o bolsas de valores. Lo anterior debe ser concordante con las obligaciones de las sociedades comisionistas de bolsa de valores en cuanto a los distintos Sistemas de Administración de Riesgos que le son aplicables a su actividad.
Así mismo, el presente Capítulo incorpora las instrucciones especiales que deben cumplir los administradores de sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores para permitir el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a los sistemas que administran.
1. DEFINICIONES. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Para los efectos del presente Capítulo, se deben tener en cuenta los siguientes términos:
Contrato de Ruteo Electrónico de Órdenes: Acuerdo en virtud del cual una sociedad comisionista de bolsa de valores que es afiliado a un sistema de negociación de valores o miembro de una bolsa de valores, pone a disposición de sus clientes de contrato de comisión el envío o transmisión electrónica de sus órdenes a dichos sistemas bajo el respaldo y responsabilidad de la sociedad comisionista de bolsa de valores.
Límites operativos: Criterios o condiciones aplicables al ingreso de órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes para permitir una gestión y control acorde con la normativa del mercado, la reglamentación de los sistemas de negociación de valores, de las bolsas de valores y las políticas de riesgo de la sociedad comisionista de bolsa de valores.
Operadores: Persona natural vinculada a una sociedad comisionista de bolsa de valores que ejecuta o imparte instrucciones para la colocación de órdenes en un sistema de negociación de valores o una bolsa de valores y tenga acceso a los mismos.
Órdenes: Ofertas o posturas de compra y/o de venta impartidas por los clientes de una sociedad comisionista de bolsa de valores o ejecutadas por parte de sus operadores y las cuales son transmitidas o enviadas a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia.
Sistema Electrónico de Ruteo de Órdenes: Sistema electrónico a través del cual los clientes de contrato de comisión o los operadores de una sociedad comisionista de bolsa de valores direccionan y administran órdenes hacia los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia y consultan las operaciones realizadas.
En el caso de órdenes de clientes, aquellas direccionadas o administradas a través de un sistema electrónico de ruteo de órdenes deben cumplir con las disposiciones aplicables al registro de las mismas en los Libros Electrónicos de Órdenes (LEO) para su respectivo ingreso y transmisión.
Trazabilidad: Proceso mediante el cual las sociedades comisionistas de bolsa de valores llevan a cabo un seguimiento permanente o continuo de las órdenes, y en general, de toda la actividad de los usuarios de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Las sociedades comisionistas de bolsa de valores sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, deben cumplir con el régimen aplicable al contrato de comisión para la realización de operaciones sobre valores, y en particular las reglas aplicables al funcionamiento de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes como uno de los canales o mecanismos para facilitar la ejecución de dicho contrato.
Se incluyen en el ámbito de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes los utilizados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores para enviar órdenes a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores, ya sea por parte de sus clientes o para facilitar o gestionar el acceso de sus propios operadores a dichos sistemas.
Igualmente, los administradores de sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia que decidan permitir el acceso a sus sistemas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben cumplir con el régimen aplicable a su actividad y en particular las instrucciones señaladas en el presente Capítulo.
3. AGENTES AUTORIZADOS PARA EL OFRECIMIENTO Y USO DE SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE RUTEO DE ÓRDENES. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes pueden ser ofrecidos y utilizados para la canalización de órdenes bajo contrato de comisión de cualquier tipo de cliente de una sociedad comisionista de bolsa de valores, sean estos clientes inversionistas o inversionistas profesionales de conformidad con lo establecido en los artículos 7.2.1.1.1 y 7.2.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, sin perjuicio de las disposiciones legales que definan límites en la capacidad de los clientes para realizar operaciones sobre determinados tipos de valores, operaciones o instrumentos financieros. En todo caso, las sociedades comisionistas de bolsa de valores son responsables de evaluar el perfil de riesgo del cliente con el fin de determinar si el acceso a su sistema electrónico de ruteo se ajusta al mismo.
Las sociedades comisionistas de bolsa de valores cuando ofrezcan a sus clientes o habiliten para sus operadores un sistema electrónico de ruteo de órdenes serán administradores del mismo. Este administrador es responsable que el sistema electrónico de ruteo de órdenes opere adecuadamente y que los clientes u operadores en calidad de usuarios del mismo, cumplan con lo establecido en los reglamentos, manuales, contratos y demás normas aplicables.
De acuerdo con lo anterior, las sociedades comisionistas de bolsa de valores son responsables por el monitoreo de las órdenes ingresadas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, así como de la identificación, gestión y control de los riesgos asociados a dichos sistemas y el cumplimiento de las operaciones.
Las sociedades comisionistas de bolsa de valores que provean sistemas electrónicos de ruteo de órdenes tienen que cumplir con todos los deberes que les son predicables de su naturaleza de intermediarios de valores, las disposiciones del contrato de comisión y demás normas aplicables.
4. VALORES Y OPERACIONES. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes pueden ser utilizados para transmitir órdenes sobre cualquier tipo de valor negociado en un sistema de negociación de valores o en una bolsa de valores, sin perjuicio de la facultad de los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores o de las propias sociedades comisionistas de bolsa de valores de limitar el tipo de operaciones o valores sobre los cuales se podrá ofrecer o facilitar el acceso a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, lo cual debe ser informado de manera previa y expresa a los clientes por parte de la sociedad comisionista de bolsa.
5. REQUERIMIENTOS APLICABLES A LAS SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA DE VALORES. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Las sociedades comisionistas de bolsa de valores en desarrollo de los contratos de ruteo electrónico de órdenes deben cumplir con lo siguiente:
5.1 Requisitos previos
De manera previa a la puesta en funcionamiento de un sistema electrónico de ruteo de órdenes por parte de las sociedades comisionistas de bolsa de valores, éstas deben cumplir como mínimo con los siguientes aspectos:
5.1.1 Contar con la aprobación de la junta directiva de la sociedad para el desarrollo y ofrecimiento a sus clientes de sistemas electrónicos de ruteo para la canalización de sus órdenes y de los manuales que contengan las políticas y procedimientos aplicables al desarrollo de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes y a la gestión de riesgos de los mismos.
5.1.2 Contar con un contrato marco que contenga como mínimo los parámetros establecidos en el presente capítulo.
5.1.3 Contar con la infraestructura física, administrativa, humana, técnica, tecnológica y operativa, adecuada para el funcionamiento y control del sistema electrónico de ruteo de órdenes, de conformidad con requerimientos y estándares establecidos por los administradores de sistemas de negociación de valores o de las bolsas de valores para garantizar un acceso seguro a sus sistemas, así como aquellos particulares que puedan llegar a establecer los organismos de autorregulación o la Superintendencia Financiera de Colombia.
5.1.4 Implementar las políticas y procedimientos especiales para gestionar los riesgos asociados al sistema electrónico de ruteo de órdenes que permita a la sociedad identificar, medir, controlar y monitorear eficazmente los riesgos que se puedan generar en el funcionamiento de dicho sistema, la operativa de sus clientes u operadores a través del mismo y la interconexión a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores.
5.1.5 Contar con planes de contingencia que garanticen la continuidad de la transmisión de órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, su modificación o cancelación, así como la consulta de las operaciones.
5.1.6 Contar con procedimientos que sirvan para garantizar la trazabilidad de todas las órdenes y operaciones realizadas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes para que puedan ser auditadas desde el momento en que se ingresen al sistema electrónico de ruteo y se transmitan a los respectivos sistemas de negociación de valores o bolsas de valores, así como durante su ejecución o cuando se efectúen modificaciones o cancelaciones, y el correspondiente calce de operaciones en los sistemas de negociación o bolsas de valores hasta su liquidación.
En consecuencia, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben contar con procesos de archivo y custodia de pistas de auditoría para asegurar la trazabilidad de las órdenes, y en general, de toda la información relacionada con la actividad de los usuarios de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
Adicionalmente, los mecanismos relacionados con el uso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes por parte de los operadores de la sociedad comisionista de bolsa de valores deben permitir la identificación plena del respectivo operador bajo un único código y única posición en la cual actúa, en concordancia con las disposiciones y modalidades de acceso de operadores establecidas por el respectivo sistema de negociación de valores o bolsa de valores.
5.1.7 Implementar mecanismos y procedimientos de control de riesgos que permitan la aplicación automática de límites operativos a la actividad de los clientes y los operadores en los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
5.1.8 Contar con mecanismos de autenticación de los usuarios a través de códigos y claves de acceso únicos, individuales e intransferibles, e implementar herramientas técnicas que permitan validar que los mismos no permitan el acceso o uso no autorizado. Para el efecto, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deberán ejecutar un procedimiento seguro en su creación, modificación o cancelación, así como la trazabilidad de la operativa de cada uno de los códigos y la adecuada y completa conservación de las pistas de auditoría correspondientes. Esta información debe estar a disposición de los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores, de los organismos de autorregulación del mercado de valores y de la Superintendencia Financiera de Colombia.
5.1.9 Dar cumplimiento, en lo que resulte aplicable, a lo previsto en el Capítulo Décimo Segundo del Título I de la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 007 de 1996) o demás normas que lo adicionen, sustituyan o modifiquen, y en particular a los numerales 3.2, 3.3, 4.9, 5 y 7 de dicho Capítulo.
5.1.10 Contar con la certificación de los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores a los cuales se pretende acceder a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes sobre el cumplimiento de los estándares de comunicación, seguridad y demás que sean requeridos para acceder a sus respectivos sistemas. Estos estándares deben ser monitoreados permanentemente por las sociedades comisionistas de bolsas de valores y por el respectivo sistema de negociación de valores o las bolsas de valores a la cual se accede a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
5.1.11 Realizar de manera periódica y coordinada con los administradores de los sistemas de negociación de valores y de las bolsas de valores, pruebas sobre la capacidad de los sistemas para la recepción y manejo de órdenes a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
5.1.12 Adoptar las medidas pertinentes para evitar el uso indebido de los accesos directos otorgados a los clientes, el acceso por parte de terceros no autorizados, así como la ejecución de órdenes o estrategias que puedan vulnerar la normativa del mercado de valores, para lo cual deben establecer políticas, procedimientos y mecanismos para el monitoreo y la generación de alertas sobre la operación de los clientes a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. Los mecanismos de monitoreo y las alertas deben ser diseñadas con base en criterios definidos por la junta directiva de la sociedad comisionista de bolsa de valores para las distintas etapas del proceso (pre-negociación, tiempo real y post-negociación), para lo cual se podrán tener en cuenta, entre otros, aquellos emitidos por los organismos de autorregulación de valores, siempre y cuando los mismos no entren en conflicto con la normativa aplicable.
En cualquier caso, si una sociedad comisionista de bolsa de valores llega a identificar circunstancias, órdenes u operaciones que puedan vulnerar la normativa del mercado o advierta la posible realización de conductas que atentan contra la transparencia, confianza y seguridad del mercado, debe informar de manera inmediata a los organismos de autorregulación y a la Superintendencia Financiera de Colombia.
5.1.13 Capacitar a sus operadores y a sus clientes sobre el manejo de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. En particular, los clientes deben ser capacitados e informados sobre los riesgos a los cuales se encuentran expuestos por el uso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes y los mecanismos o reglas de seguridad aplicables a los mismos.
5.1.14 Dar cumplimiento de la normativa aplicable al manejo de órdenes de clientes a través del Libro Electrónico de Órdenes (LEO). Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben asegurarse que en los LEO se puedan diferenciar las órdenes impartidas a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, de aquéllas que se hayan recibido a través de otros medios o canales.
5.1.15 Asegurar que los clientes que utilicen sistemas electrónicos de ruteo de órdenes tengan la información clara y precisa sobre la(s) persona(s) que desarrollará(n) las funciones de asesoría y suministro de información en cualquier momento que cada cliente lo requiera.
5.2 Reglamentos y manuales
Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben elaborar e implementar reglamentos y manuales en los cuales se señalen como mínimo las políticas y procedimientos para: el ingreso, validación, rechazo y aceptación de órdenes, administración, controles y supervisión de los diferentes riesgos que se pudieran generar, así como los controles para la realización de las operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
Dichos reglamentos y manuales deben ser aprobados por la junta directiva de la sociedad comisionista de bolsa de valores y ser enviados para su no objeción a la Superintendencia Financiera de Colombia.
En los manuales deben estar contenidos todas las políticas y los procedimientos, incluidos los de tipo comercial o tecnológico y los relativos a la administración de riesgos, así como todas aquellas disposiciones que permitan dar cumplimiento a lo establecido en el presente Capítulo y a los principios o estándares establecidos por la Organización Internacional de Comisiones de Valores (OICV o IOSCO por sus siglas en inglés) relacionados con los mecanismos de acceso electrónico directo o direct electronic access to markets, cuyos principales aspectos se destacan a continuación:
5.2.1. Previos al acceso electrónico directo
5.2.1.1 Estándares mínimos para los clientes
Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben verificar respecto de sus clientes como mínimo lo siguiente:
- La existencia de recursos financieros suficientes y apropiados, tanto valores como efectivo y las correspondientes garantías, de acuerdo con la estrategia y el perfil de riesgo del cliente, previamente establecido por la sociedad comisionista de bolsa de valores, de conformidad con el marco normativo aplicable.
- Que el inversionista, especialmente en el caso de personas jurídicas, tenga procedimientos adecuados que garanticen que las personas que hacen uso del sistema electrónico de ruteo de órdenes tienen los conocimientos y/o experiencia suficientes sobre las reglas de mercado y en especial las disposiciones o reglas aplicables a la gestión de órdenes a través del sistema.
5.2.1.2 El contrato de ruteo electrónico de órdenes debe establecer como mínimo que el cliente está dispuesto a cumplir:
- Con la normativa del mercado;
- los deberes y obligaciones establecidos en la regulación y;
- la reglamentación de los sistemas de negociación de valores y de las bolsas de valores.
5.2.1.3 Responsabilidad de las sociedades comisionistas de bolsa de valores
Las sociedades comisionistas de bolsa de valores son responsables por el monitoreo de las órdenes ingresadas por sus operadores o por sus clientes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, así como de la identificación, gestión y control de los riesgos asociados a dichos sistemas y el cumplimiento de las operaciones.
5.2.2 Flujo de información
Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben establecer mecanismos adecuados de información como mínimo en los siguientes aspectos:
5.2.2.1 Identificación del cliente. Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben revelar a las autoridades del mercado, una vez se les requiera y de manera oportuna, la información que permita identificar a sus clientes y operadores, así como la trazabilidad de las órdenes y operaciones realizadas a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
5.2.2.2 Información previa y posterior a la negociación. Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben garantizar que los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes permitan acceder a toda la información del mercado necesaria para el adecuado funcionamiento del respectivo sistema, antes, durante y después de la operación, así como facilitar una adecuada y oportuna gestión de los riesgos.
5.2.3 Sistemas y controles
Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben contar con sistemas y controles que:
5.2.3.1 Faciliten el acceso electrónico directo siempre y cuando sean eficaces y razonablemente diseñados, de forma tal que permitan la gestión de los riesgos en la negociación sin afectar la trasparencia y seguridad del mercado.
5.2.3.2 Permitan el acceso a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores, para lo cual tendrán que implementar controles automatizados de pre-negociación, los cuales permitan controlar el acceso electrónico directo de los clientes para aquellas órdenes que excedan las posiciones y los límites de exposición al riesgo de contraparte o demás que defina la sociedad comisionista de bolsa de valores. Igualmente, deben existir controles y mecanismos para monitorear las órdenes enviadas a través de estos sistemas y las operaciones producto de esas órdenes con el fin de prevenir o alertar situaciones que pudieran vulnerar la transparencia del mercado.
5.2.3.3 Garanticen el funcionamiento adecuado, de forma tal, que tengan la capacidad técnica y operativa para procesar grandes volúmenes de órdenes y operaciones, así como mecanismos apropiados de contingencia que les permitan dar continuidad a la operación a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes hacia los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores.
5.2.3.4. Establezcan de manera clara y precisa los responsables de la cadena de administración y gestión de los riesgos, así como los mecanismos de solución de problemas detectados, los planes de contingencia y las actualizaciones de los sistemas.
5.3 Disponibilidad de recursos
Previa a la realización de operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben asegurarse que el cliente a quien se facilita el acceso cuenta con los recursos en dinero y/o los valores, así como las garantías que correspondan para impartir órdenes a través del sistema. Para el efecto, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben implementar mecanismos de control automatizado que permitan verificar la disponibilidad de recursos o valores del cliente, independientemente del medio a través del cual se envíen las órdenes a la sociedad comisionista de bolsa de valores, salvo aquellos casos en los cuales el cliente es depositante directo de sus valores y/o cuando la custodia de los mismos se encuentra a cargo de una entidad diferente a la sociedad comisionista de bolsa de valores.
5.4 Deberes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores
5.4.1 Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben cumplir con lo señalado en los artículos 7.3.1.1.2 y 7.3.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, en relación con los deberes especiales de los intermediarios de valores y, en particular, el deber de asesoría frente a los clientes inversionistas. Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de clientes no eximen a las sociedades comisionistas de bolsa de valores de cumplir con las normas aplicables a su actividad como intermediarios de valores y las disposiciones en materia de los sistemas de administración de riesgos.
5.4.2 Cumplir las disposiciones sobre el sistema de administración de riesgo operativo (SARO).
5.4.3 Cumplir las disposiciones sobre el sistema de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT).
5.4.4 Realizar el monitoreo de las órdenes que se transmitan por conducto de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones de los clientes y advertir la posible realización de conductas que atenten contra la transparencia, confianza y seguridad del mercado.
5.4.5. Establecer mecanismos para facilitar a sus clientes el acceso a la información para su operativa en los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
5.4.6 De sus operadores que ejecutan órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes:
5.4.6.1 Cumplir con todos los deberes aplicables a la actividad de intermediación de valores y a las personas naturales vinculadas a las sociedades comisionistas de bolsa de valores de acuerdo con lo establecido en la Ley que regula la materia y en particular en el Decreto 2555 de 2010 y las normas que lo adicionen, sustituyan o modifiquen, las instrucciones de la Superintendencia Financiera de Colombia, de los organismos de autorregulación del mercado de valores y los reglamentos de los sistemas de negociación de valores y de las bolsas de valores.
5.4.6.2. Ejecutar las órdenes bajo los límites y criterios aplicables al manejo de un mismo perfil o posición en la sociedad comisionista de bolsa (cuenta propia, terceros o vehículos de administración de recursos de terceros), las cuales deben ser concordantes con aquellas establecidas para operar directamente en los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores a las cuales se accede.
5.4.6.3. Acceder a los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes bajo un código y clave de acceso único, que permita su identificación plena en los sistemas. En ningún caso un operador podrá ejecutar órdenes para otros operadores o terceros mediante el uso de códigos o claves de usuarios distintos del suyo propio.
5.5 Contenido mínimo de los contratos
En los contratos de ruteo electrónico de órdenes se deben incorporar como mínimo los siguientes contenidos:
5.5.1 El objeto del contrato.
5.5.2 Términos y definiciones.
5.5.3 Las condiciones económicas del contrato.
5.5.3.1 Determinación de costos y gastos.
5.5.3.2 Régimen de tarifas aplicables para el acceso al mercado a través del sistema electrónico de ruteo de órdenes.
5.5.4 Los valores que pueden ser negociados en el marco del contrato, así como el tipo de operaciones que se podrán realizar con base en éste y los límites operativos que serán aplicables.
5.5.5 Horarios de disponibilidad del sistema electrónico de ruteo de órdenes y las reglas de operación en días u horarios no hábiles del mercado.
5.5.6 Deberes y responsabilidades de cada una de las partes
En particular, el contrato debe prever como mínimo las siguientes obligaciones:
5.5.6.1 Obligaciones de las sociedades comisionistas de bolsa de valores
5.5.6.1.1 Informar los mecanismos a través de los cuales los inversionistas puedan conocer la información financiera, económica, contable, jurídica y administrativa de los emisores o del tipo de operaciones que realiza, incluyendo aquella que se considera información relevante o cualquier otra sensible para la operativa del cliente a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
5.5.6.1.2 Capacitar en forma previa y permanente a los clientes en relación con el manejo de la plataforma tecnológica para la ejecución de órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, las modificaciones o actualizaciones de los mismos, así como informar acerca de los riesgos asociados a su uso.
5.5.6.1.3 Adicionar a su Código de Conducta reglas para evitar infracciones a las normas del mercado de valores por parte de los operadores que efectúen operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
5.5.6.1.4 Obtener de sus clientes información sobre su situación financiera y su perfil de riesgo a fin de verificar que cuenten con recursos y valores suficientes, conocimiento de las reglas del mercado, del sistema de negociación de valores o bolsas de valores al cual accede y del funcionamiento del sistema electrónico de ruteo de órdenes. Igualmente, las sociedades comisionistas de bolsa de valores están obligadas a actualizar periódicamente dicha información y en todo caso, siempre que ocurran eventos o circunstancias materiales que afecten o cambien la situación del cliente o su perfil de riesgo.
5.5.6.2 Obligaciones del cliente
5.5.6.2.1 Contar con los recursos y valores necesarios para realizar operaciones en los sistemas de negociación de valores, a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
5.5.6.2.2 Conservar en todo momento la confidencialidad y privacidad en el uso de su clave y código de acceso a los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
5.5.6.2.3 No permitir el uso de su clave y código de acceso a los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes por parte de terceros. En caso de incumplir con este deber, el cliente será responsable de todos los actos realizados por éstos, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar.
5.5.6.2.4 Declarar en forma expresa su aceptación y sujeción a las normas de mercado, así como a los reglamentos de los sistemas de negociación de valores o de las bolsas de valores a los que accede, y a las reglas y disposiciones propias del contrato suscrito con la sociedad comisionista de bolsa de valores.
5.5.8 Vigencia del contrato.
5.5.9 Las condiciones y régimen de terminación del contrato.
5.5.10 La fecha en que se suscribe el contrato y fecha a partir de la cual empieza a regir.
Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben enviar los modelos de contratos de ruteo electrónico de órdenes a celebrar con sus clientes, así como sus ajustes, para la no objeción de la Superintendencia Financiera de Colombia.
Está prohibido a las sociedades comisionistas de bolsa de valores facilitar el uso de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a sus clientes sin celebrar un contrato que incorpore las condiciones mínimas establecidas en el presente Capítulo y demás normas aplicables.
5.6 Condiciones de operación de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes
Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:
5.6.1 Capacidad
Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben tener capacidad suficiente para gestionar los volúmenes de órdenes previsibles y tener la posibilidad de ampliar su capacidad para responder al aumento del flujo de órdenes.
5.6.2 Continuidad de las actividades
Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben disponer de mecanismos eficaces para procurar la continuidad de las operaciones con el fin de solucionar los imprevistos que puedan alterar su funcionamiento como fallos del sistema. Dichos mecanismos deben garantizar la reanudación rápida de sus actividades e incorporar, en lo que proceda, como mínimo los siguientes aspectos:
5.6.2.1 La consideración de una serie de posibles escenarios referidos al funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes que requieran mecanismos específicos para garantizar la continuidad en el envío y administración de las órdenes.
Para el efecto, dichos mecanismos deben garantizar la continuidad del envío y gestión de las órdenes de los clientes que aseguren un tratamiento ágil, adecuado y eficiente de las mismas y sin que se afecten los derechos de los clientes.
5.6.2.2 La obtención de copias de seguridad de los datos críticos de las órdenes y operaciones realizadas a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
5.6.2.3 La disponibilidad de procedimientos para el traslado o funcionamiento del sistema electrónico de ruteo de órdenes a un centro alterno de operación o para realizar la canalización segura, oportuna y eficiente de las órdenes de los clientes a través de otros mecanismos para la recepción de órdenes.
5.6.2.4 La disponibilidad de un programa de pruebas, evaluación y revisión de los mecanismos de contingencia.
5.6.3 Pruebas
Antes de la puesta en funcionamiento de un sistema electrónico de ruteo de órdenes y de cualquier actualización al mismo, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben disponer de metodologías y sistemas o entornos de prueba que permitan simular adecuadamente la operativa del sistema. Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben dejar constancia o registro de la ejecución, desempeño y cumplimiento de las pruebas, así como establecer la periodicidad con la que se evaluará la capacidad y mecanismos de continuidad de su sistema.
El empleo de estas metodologías deben garantizar, entre otras cosas, que el funcionamiento del sistema electrónico de ruteo de órdenes sea compatible con las obligaciones impuestas al funcionamiento de los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores en la normativa, y que los controles relativos al cumplimiento y a la gestión del riesgo en el sistema funcionen según lo previsto.
Las pruebas de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben ser ejecutadas en los entornos de prueba de los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores, los cuales deben permitir la simulación del desempeño y funcionamiento que tendría el respectivo sistema electrónico de ruteo de órdenes en el escenario de producción del mismo. En ningún caso las sociedades comisionistas de bolsa de valores podrán ejecutar operaciones en los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores que correspondan a órdenes ingresadas para la realización de pruebas de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
6. SUPERVISIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los organismos de autorregulación del mercado de valores, en virtud de su función normativa, en concordancia con lo establecido por la Ley, por los Decretos del Gobierno Nacional y por las instrucciones de la Superintendencia Financiera de Colombia, deben establecer las reglas y criterios particulares para el desarrollo de la actividad de intermediación de valores a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, con el fin de buscar la integridad del mercado y la protección de los inversionistas. Igualmente, dichos organismos de autorregulación del mercado de valores continuarán actuando como supervisor de primera línea en la actividad de intermediación de valores y en particular de la desarrollada a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
Toda la información relacionada con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente Capitulo para el funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes debe estar a disposición de los organismos de autorregulación del mercado de valores y de la Superintendencia Financiera de Colombia.
7. REQUERIMIENTOS APLICABLES A LOS ADMINISTRADORES DE SISTEMAS DE NEGOCIACIÓN DE VALORES Y A LAS BOLSAS DE VALORES. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
Los administradores de sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores que permitan el acceso a sus sistemas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben cumplir con lo siguiente:
7.1 Requisitos previos
De manera previa a la habilitación del acceso de un sistema electrónico de ruteo de órdenes deben cumplir como mínimo con los siguientes aspectos:
7.1.1 Establecer en el reglamento del sistema las condiciones generales bajo las cuales se facilitará el acceso, teniendo en cuenta los aspectos comerciales, tecnológicos, técnicos, de seguridad, de administración de riesgos y disponibilidad de información pre y post negociación que procedan para permitir un acceso seguro, eficiente y continuo a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, acorde con la normativa del mercado.
Los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores deben certificar que el respectivo sistema electrónico de ruteo de órdenes cumple con los estándares de comunicación, seguridad y demás que sean requeridos por estos para acceder a sus respectivos sistemas. Para el efecto, los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores deben definir, diseñar e implementar los mecanismos que consideren apropiados para monitorear el cumplimiento de dichos estándares.
7.1.2 Contar con infraestructura física, administrativa, humana, técnica, tecnológica y operativa, adecuada para facilitar el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. En particular, antes de permitir el acceso de un sistema electrónico de ruteo de órdenes debe garantizar que sus sistemas cuentan con la capacidad suficiente para recibir los volúmenes de mensajería u operación previsibles desde tales sistemas y contar con la flexibilidad para aumentar su capacidad para responder ante eventos que generen un incremento en la operativa de los sistemas.
7.1.3 Contar con planes de contingencia que garanticen la continuidad de la transmisión de órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, su modificación o cancelación, así como la consulta de las operaciones.
7.1.4 Contar con procedimientos que sirvan para garantizar la trazabilidad de todas las órdenes y operaciones realizadas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes en sus sistemas para que puedan ser auditadas desde el momento en que se transmitan a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores, así como durante su ejecución o cuando se efectúen modificaciones o cancelaciones y el correspondiente calce hasta su liquidación.
7.1.5 Garantizar que los códigos y claves de acceso que se otorguen a las sociedades comisionistas de bolsa de valores para el acceso de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes permitan dar cumplimiento a la normativa aplicable a la negociación por cuenta propia como por cuenta de terceros, así como la trazabilidad de la operativa de dichos sistemas.
Para el efecto, los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores deben contar con mecanismos que permitan la identificación plena del respectivo operador y la sociedad comisionista de bolsa de valores a la que corresponde, bajo un único código y única posición en la cual actúa, en concordancia con las disposiciones y modalidades de acceso de operadores establecidas por el respectivo sistema de negociación de valores o bolsa de valores.
7.1.6 Realizar pruebas sobre la capacidad de los sistemas para la recepción y manejo de órdenes ingresadas a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. Para tal efecto, deben disponer de metodologías y sistemas o entornos de prueba que permitan simular adecuadamente la carga operativa de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes en sus sistemas, y dejar constancia o registro de la ejecución, desempeño y cumplimiento de las mismas.
7.2 Requisitos de funcionamiento
Los administradores de sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores que permitan el acceso de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben cumplir como mínimo con los siguientes aspectos:
7.2.1 Disponer de mecanismos eficaces para garantizar la continuidad de las operaciones con el fin de solucionar los imprevistos que puedan alterar su funcionamiento tales como fallos del sistema, entre otros y que pongan en riesgo el acceso o adecuada operación de sus sistemas y de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes que acceden a los mismos. Dichos mecanismos deben procurar la reanudación rápida de sus actividades e incorporar, en lo que proceda, como mínimo los siguientes aspectos:
7.2.1.1 La consideración de una serie de posibles escenarios referidos al funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes que requieran mecanismos específicos para garantizar la continuidad en el envío y administración de las órdenes.
7.2.1.2 La obtención de copias de seguridad de los datos críticos de las órdenes y operaciones realizadas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
7.2.1.3 La disponibilidad de procedimientos para el traslado o funcionamiento del sistema a un centro alterno de operación y las condiciones aplicables al acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a través de dicho centro.
7.2.1.4 La disponibilidad de un programa periódico de pruebas, y de evaluación y revisión de los mecanismos de contingencia que impacten el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
7.2.2 Suministrar la información a las sociedades comisionistas de bolsa de valores sobre las condiciones de acceso de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes en situaciones de contingencia.
7.2.3 Los administradores de los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores que faciliten el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben monitorear la operación desarrollada a través de éstos, e informar en forma inmediata a la Superintendencia Financiera de Colombia y a los organismos de autorregulación del mercado de valores cualquier situación que pueda llegar a alterar o poner en riesgo el adecuado funcionamiento del mercado. Igualmente, deben dar tratamiento a los problemas detectados con la mayor rapidez posible y en el orden correspondiente a su prioridad, estar en capacidad de ajustar, reducir o detener el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo cuando pongan en riesgo el adecuado funcionamiento del sistema o la seguridad y transparencia del mercado.
Las decisiones que se adopten para solucionar los problemas que surjan en la interconexión de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben tener en cuenta la necesidad de que los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores sigan funcionando de manera segura y ordenada.
7.3. Información de los sistemas de negociación de valores y de las bolsas de valores
Toda la información relacionada con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente Capítulo para los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores debe estar a disposición de los organismos de autorregulación del mercado de valores y de la Superintendencia Financiera de Colombia.
INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA ACTIVIDAD DE CUSTODIA DE VALORES.
1. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
De acuerdo con lo dispuesto en artículo 2.37.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010, podrán desarrollar la actividad de custodia de valores las sociedades fiduciarias autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
En este orden, el presente Capítulo contiene los parámetros mínimos que las sociedades fiduciarias deberán atender en relación con la actividad de custodia de valores regulada en el Libro 37 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010 y demás normas que lo modifiquen o adicionen. Todas las actividades desarrolladas por sociedades fiduciarias y que correspondan a los servicios obligatorios y/o complementarios de la actividad de custodia de valores definidos en los artículo 2.37.1.1.2 y 2.37.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, incluida la custodia de valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE) de propiedad de inversionistas extranjeros, deberán ceñirse a lo dispuesto en el presente Capítulo.
En este sentido y para los efectos previstos en el presente Capítulo, se entenderá por “custodio(s)” a la(s) sociedad(es) fiduciaria(s) autorizada(s) para desarrollar la actividad de custodia de valores. Igualmente, se entenderá por “custodiado” a la persona natural o jurídica que celebra un contrato de custodia de valores con una sociedad fiduciaria autorizada para el efecto, con el fin de que ésta ejerza el cuidado y vigilancia de los valores de su propiedad o de propiedad del (de los) vehículo(s) de inversión administrado(s) por el custodiado, de acuerdo con su régimen legal. Tal como lo dispone el artículo 2.37.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, la custodia de valores incluye la custodia de los recursos de dinero para el cumplimiento de operaciones sobre los valores objeto de custodia.
2. PROCESO DE AUTORIZACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
A efectos de obtener la autorización para ejercer la actividad de custodia de valores de que trata el artículo 2.37.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades fiduciarias deberán remitir a la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), por intermedio del representante legal principal de la sociedad, la siguiente información:
2.1 Solicitud para que se autorice la actividad de custodia de valores.
2.2 Copia del acta de la junta directiva de la sociedad en la cual se aprueba el desarrollo de la actividad. Dicha acta deberá incorporar los análisis o decisiones adoptadas en relación con el plan estratégico de la entidad respecto del desarrollo de la actividad de custodia, que permitan establecer si se quiere especializar únicamente en la prestación de servicios obligatorios, o si pretende prestar los servicios complementarios y especiales definidos en las normas, así como las decisiones adoptadas en relación con la continuidad o no de otras actividades o negocios por parte de la sociedad fiduciaria y las medidas que adoptará en este caso para garantizar la independencia en el ejercicio de la actividad de custodia de valores.
2.3 Descripción de la estructura organizacional dispuesta para el ejercicio de la actividad de custodia de valores, indicando las áreas que comparten o tienen asignadas funciones respecto de otras actividades o negocios de la entidad.
2.4 Documento suscrito por el representante legal principal de la sociedad fiduciaria, en el cual certifique el cumplimiento de cada uno los requisitos contenidos en los artículos 2.37.2.1.2 y 2.37.2.1.3 del Decreto 2555 de 2010, así como de los que se indican a continuación:
2.5 Adopción de la infraestructura física, administrativa, tecnológica y de la capacidad humana y técnica de dedicación exclusiva e independiente para el desarrollo de la actividad de custodia de valores y que le permita dar cumplimiento a las obligaciones previstas en los artículos 2.37.2.1.4 y 2.37.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010 y en el presente Capítulo.
2.6 Adopción de políticas y procedimientos tendientes a la prevención, administración y revelación de conflictos de interés y uso indebido de la información privilegiada, en desarrollo de la actividad de custodia de valores, tanto de los servicios obligatorios, complementarios y los especiales definidos en los artículos 2.37.1.1.2 a 2.37.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010.
De acuerdo con el parágrafo 1° del artículo 2.37.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010 y el parágrafo 1° del artículo 2.37.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010, en caso que la actividad de custodia de valores se realice para entidades vinculadas al custodio, para fondos de inversión colectiva (en adelante, FICs) u otros vehículos de inversión administrados y/o gestionados por entidades vinculadas al custodio, tanto el custodio como el custodiado deberán establecer y aplicar consistentemente principios, políticas y procedimientos para la detección, prevención y manejo de conflictos de interés en la realización de dicha actividad.
Dichos principios, políticas y procedimientos deberán contener como mínimo los mecanismos y procedimientos para que las áreas, funciones y sistemas de toma de decisiones susceptibles de entrar en conflicto de interés, estén separados decisoria, física y operativamente, de igual forma deberán contener las reglas, límites y controles aplicables a las operaciones con vinculados.
Para los efectos de lo previsto en el parágrafo 1° del artículo 2.37.2.1.4 y en el parágrafo 1° del artículo 2.37.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010 se entiende por “vinculado”:
2.6.1 Cualquier entidad que deba consolidar sus operaciones y estados financieros con el custodio, sea o no una entidad sujeta a la supervisión de la Superintendencia Financiera de Colombia.
2.6.2 Él(los) accionista(s) o beneficiario(s) real(es) del diez por ciento (10%) o más de la participación accionaria en el custodio.
2.6.3 Las personas jurídicas en las cuales, el custodio sea beneficiario real del diez por ciento (10%) o más de la participación societaria. Se entiende por beneficiario real el definido en el artículo 6.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.
2.6.4 La matriz del custodio y las filiales y subordinadas de dicha matriz.
2.6.5 Los administradores del custodio, de su matriz y de las filiales o subordinadas de ésta.
2.6.6 Inclusión en el código de buen gobierno, o en el documento equivalente, un aparte especial dedicado al desarrollo de la actividad de custodia de valores. Para el diseño y desarrollo de tales disposiciones, la entidad deberá considerar las disposiciones sobre gobierno corporativo existentes en el código país adoptado por los emisores de valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE) que estime pertinentes aplicar para un adecuado desarrollo de sus actividades.
2.6.7 Adopción de procedimientos para la recepción, manejo y conservación de la información relacionada con todas y cada una de las operaciones realizadas sobre los valores objeto de custodia, los cuales deberán permitir la trazabilidad de las instrucciones impartidas por custodiado y la información recibida de los proveedores de infraestructura y/o los intermediarios de valores, según el caso, en relación con las operaciones sobre dichos valores.
2.6.8 Adopción de procedimientos y mecanismos que permitan el cumplimiento del principio de segregación previsto en el literal b) del artículo 2.37.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, de tal forma que se garantice la separación de los activos propios del custodio de los del custodiado, incluidos los valores o dineros pertenecientes a los vehículos de inversión administrados por el custodiado y sobre los cuales se ejerce la actividad de custodia.
2.6.9 Inclusión en sus sistemas de administración de riesgos de los aspectos particulares que correspondan al desarrollo de la actividad de custodia de valores de acuerdo con lo dispuesto en la normativa vigente, incluyendo las políticas, procedimientos y mecanismos a través de los cuales la Junta Directiva hará un adecuado seguimiento y control a las actuaciones y operaciones que realice como custodio, indicando expresamente las áreas o personas responsables definidas por la Junta Directiva para dichos efectos.
2.6.10 Aprobación de la junta directiva de las políticas y procedimientos aplicables a la actividad de custodia de valores, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.37.3.1.1 del Decreto 2555 de 2010 y los manuales referidos en el numeral 7 del mismo artículo.
2.6.11 Existencia y adecuado funcionamiento de la plataforma tecnológica sobre la cual operará la actividad de custodia de valores, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral del presente Capítulo.
2.6.12 Existencia de las instalaciones que le permitan al custodio de valores preservar la seguridad de los valores físicos custodiados.
2.6.13 Adopción de un mecanismo o procedimiento de registro de valores custodiados, y del dinero asociado a las operaciones, que reúna como mínimo condiciones de seguridad, disponibilidad y trazabilidad.
Sin perjuicio de lo anterior, la SFC podrá requerir, en cada caso particular, información adicional y/o complementaria que considere necesaria para analizar suficientemente una solicitud de autorización. Los requerimientos hechos por la SFC suspenderán el proceso hasta la fecha en que se reciba la respuesta completa por parte de la entidad interesada.
Finalmente, de acuerdo con lo establecido en los artículos 5.3.1.1.1 y 5.3.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, con la expedición del acto administrativo en que se autorice la operación de la sociedad fiduciaria como custodio de valores se entenderán automáticamente cumplidos los requisitos generales para su inscripción ante el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores (RNAMV).
3. ESTÁNDARES ESPECIALES APLICABLES A LOS SISTEMAS DEL CUSTODIO DE VALORES. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
Los custodios deberán asegurar que su infraestructura física, tecnológica y operativa cumpla con los siguientes estándares:
3.1 Seguridad: Contar con mecanismos de seguridad de la información que propendan por preservar y proteger la inviolabilidad y confidencialidad de la misma, así como la integridad de los valores objeto de custodia y de la información asociada a los mismos.
3.2 Disponibilidad: Los sistemas informáticos y operativos deberán contar con mecanismos que garanticen la continuidad de la operación de los servicios que se prestan en el marco de la actividad de custodia de valores.
3.3 Interconexión: Los sistemas informáticos y operativos deberán contar con mecanismos que permitan la interconexión en línea con los sistemas de los distintos participantes de la operación sobre los valores custodiados, entre otros, los custodiados, las sociedades que ejerzan la gestión de FICs, según resulte aplicable, los sub-custodios, los depósitos centralizados de valores, las bolsas de valores, los sistemas de negociación de valores y/o sistemas de registro de operaciones sobre valores, los sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, los intermediarios del mercado de valores, los sistemas de pagos, las cámaras de riesgo central de contraparte y los proveedores de precios para valoración y cualquier otro proveedor de infraestructura necesario para el cumplimiento de los servicios de custodia, sean obligatorios, complementarios o especiales.
De acuerdo con lo previsto en el numeral del presente Capítulo, las bolsas de valores, los administradores de sistemas de negociación de valores y/o de registro de operaciones sobre valores, los administradores de sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, las cámaras de riesgo central de contraparte, los depósitos centralizados de valores, los sistemas de pago, los proveedores de precios para valoración y cualquier otro proveedor de infraestructura necesario para el cumplimiento de la labor de custodia, deberán poner a disposición sus sistemas, infraestructura física, tecnológica y operativa para viabilizar el desarrollo adecuado de las funciones del custodio.
Esta conectividad se podrá realizar a partir de los modelos de conectividad y plataformas existentes en cada uno de los proveedores de infraestructura, quienes informarán al custodio los estándares operativos, tecnológicos y de procesos requeridos para el efecto. Dichos estándares o requisitos deberán guardar consonancia con aquellos que hayan sido definidos para el acceso a los sistemas de otro tipo de participantes, de acuerdo con el régimen legal aplicable al respectivo proveedor de infraestructura, los reglamentos aprobados por la Superintendencia Financiera de Colombia y/o los contratos de operación correspondientes.
3.4 Confidencialidad: Todos los administradores, funcionarios, revisores fiscales, contratistas y demás personas vinculadas al custodio, que en desarrollo de la actividad de custodia de valores y/o sus respectivas funciones, tengan acceso autorizado a la información asociada con esta actividad, deberán garantizar la reserva, la no revelación de la misma y abstenerse de usarla para beneficio personal o de un tercero, e inclusive una vez finalizada la relación en virtud de la cual tuvieron acceso a dicha información.
3.5 Cumplimiento de las operaciones: En ejercicio de la actividad de custodia de valores, el custodio de valores deberá establecer los mecanismos que garanticen la continuidad y el cumplimiento oportuno, seguro y adecuado de las operaciones realizadas respecto de los valores objeto de custodia.
4. OBLIGACIONES DEL CUSTODIO DE VALORES. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
Los custodios de valores tendrán que dar cumplimiento a las obligaciones generales previstas en el artículo 2.37.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010, y para el caso de custodia de valores de FICs a las obligaciones especiales establecidas en el artículo 2.37.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010. En desarrollo de estas obligaciones deberán:
4.1 Establecer mecanismos de comunicación en línea que le permitan al custodio de valores interconectarse y cumplir con sus funciones y obligaciones respecto del custodiado bajo los estándares del numeral anterior, incluyendo el cumplimiento oportuno, seguro y adecuado de las obligaciones respecto de las bolsas de valores, los sistemas de negociación de valores, los sistemas de registro de operaciones sobre valores, los sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, los intermediarios de valores, las cámaras de riesgo central de contraparte, los depósitos centralizados de valores, los sistemas de pagos, los bancos y demás entidades o proveedores de infraestructura con los cuales tenga relación en virtud de su actividad de custodia de valores.
4.2 Implementar el registro de las instrucciones impartidas por el custodiado, incluyendo de manera individual la discriminación de las instrucciones sobre valores correspondientes a cada uno de los vehículos de inversión administrados por el custodiado y frente a los cuales se desarrolla la actividad de custodia de valores. El registro deberá incluir como mínimo toda aquella información que le permita al custodio realizar los procesos de validación de las operaciones que se realizan sobre los valores custodiados de manera eficiente, oportuna y segura, con el fin de garantizar el cumplimiento oportuno, de acuerdo con la reglamentación aplicable a la negociación o registro y a la compensación y liquidación de las operaciones sobre los valores custodiados.
4.3 Constatar, con una periodicidad diaria, la información sobre la correspondencia entre los valores objeto de custodia y los que se encuentran en el(los) depósito(s) central(es) de valores a nombre del custodiado o del respectivo vehículo de inversión administrado por el custodiado y frente al cual se desarrolla la actividad de custodia de valores, así como realizar la conciliación de las cuentas en las cuales el custodio maneje el dinero asociado al cumplimiento de las operaciones sobre los valores. Dichas cuentas podrán ser manejadas por el custodio a nivel de cada uno de los custodiados, sin perjuicio del seguimiento que debe realizar el custodio y que permita garantizar el uso o destinación de los recursos a favor de cada uno de los vehículos de inversión administrados por el custodiado.
Esta obligación también será aplicable respecto de los valores o dineros entregados en virtud de contratos de sub-custodia en el exterior, para lo cual el custodio solicitará y revisará diariamente los informes que el sub-custodio genere de la posición del custodiado.
Los soportes que evidencien el cumplimiento de esta obligación, así como los resultados de la misma, deberán estar a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia, del custodiado y del organismo de autorregulación del mercado de valores al que pertenezca el custodiado. En caso de evidenciarse alguna inconsistencia en el cumplimiento de esta obligación deberá informarse de manera inmediata al custodiado.
4.4 Establecer los procedimientos y mecanismos que le permitan asegurar que los dineros que maneje para el cumplimiento de operaciones sobre los valores objeto de custodia se utilicen únicamente para dicho propósito y que los dineros recibidos en virtud del cumplimiento de operaciones en favor del custodiado o de los vehículos de inversión administrados por este serán debidamente abonados o utilizados a favor del respectivo custodiado o vehículo, de acuerdo con las instrucciones del custodio. En todo caso, el custodiado deberá garantizar y estar en capacidad de demostrar que para el cumplimiento de las operaciones sobre los valores objeto de custodia entregó o transfirió al custodio dineros del respectivo vehículo de inversión al cual corresponde la operación.
Los soportes relacionados con la transferencia de los dineros del custodiado o de los vehículos de inversión administrados por éste al custodio, deberán estar a disposición del custodio, de la Superintendencia Financiera de Colombia y del organismo de autorregulación de valores al cual pertenezca el custodiado.
4.5 Realizar pruebas sobre la capacidad de sus sistemas para la recepción y manejo de las instrucciones asociadas al cumplimiento de operaciones sobre los valores objeto de custodia. Para tal efecto, deberán disponer de metodologías y sistemas o entornos de prueba que permitan simular adecuadamente la carga operativa de sus sistemas con base en el volumen de instrucciones que deberá recibir de los custodiados, y dejar constancia o registro de la ejecución, desempeño y cumplimiento de las mismas.
4.6 Informar al custodiado sobre los derechos patrimoniales que se deriven de los valores objeto de la custodia de valores, en el momento en que tal información esté disponible, sin perjuicio de que en el contrato entre el custodio y custodiado se establezca el acceso a información preliminar o estimada en relación con dichos derechos.
4.7 Para dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 16 del artículo 2.37.2.1.4 y en el numeral 4 del artículo 2.37.2.1.5, del Decreto 2555 de 2010, en concordancia con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 2.37.1.1.2 del mismo Decreto, el custodio deberá reportar a la Superintendencia Financiera de Colombia, a los organismos de autorregulación del mercado de valores a los que se encuentre vinculado el custodiado, a la junta directiva de la sociedad administradora del FIC y al custodiado, según sea el caso, los hallazgos sobre incumplimientos que se evidencien en el ejercicio de su función de verificación.
Sin perjuicio de lo anterior, es deber del custodiado implementar los procedimientos y mecanismos que le permitan realizar un control efectivo respecto de cada una de las operaciones que pretenda realizar sobre los valores objeto de custodia, con el fin de evitar que se materialicen incumplimientos al reglamento, así como de los límites, restricciones y prohibiciones legales aplicables que puedan impactar el cumplimiento de las operaciones a través del custodio. El detalle de dichos procedimientos y mecanismos deberá ser incorporado en los respectivos manuales del custodiado.
Adicionalmente, cuando se presenten incumplimientos a las normas del reglamento, así como de los límites, restricciones y prohibiciones legales aplicables a las operaciones sobre los valores custodiados, y las correspondientes al vehículo de inversión administrado por el custodiado y frente al cual se desarrolla la actividad de custodia de valores, el custodiado deberá proceder a corregir los efectos de dicha situación a más tardar al día hábil siguiente. En caso que la corrección implique la realización de una o varias operaciones en una bolsa de valores o en un sistema de negociación de valores o de registro de operaciones, el día hábil corresponderá al día bursátil o de negociación en el respectivo sistema. Para estos efectos, el custodiado deberá definir y divulgar previamente las reglas y procedimientos aplicables a la corrección y restitución de los efectos del mismo, los cuales deberán garantizar la protección de los intereses de los inversionistas y/o del vehículo de inversión administrado por el custodiado. El custodiado deberá atender las reglas contenidas en este inciso, sin perjuicio de las sanciones a las que haya lugar.
4.8 Para el caso de operaciones sobre valores pertenecientes a FICs respecto de los cuales se ejerce la custodia, el custodio deberá abstenerse de cumplir las instrucciones del custodiado cuando identifique que mediante la(s) operación(es) sobre los valores o el dinero asociado al cumplimiento de operaciones sobre los valores se está incurriendo en algunas de las siguientes actuaciones:
4.8.1 Concediendo préstamos con los dineros que la sociedad administradora ha entregado al custodio en nombre del FIC, salvo tratándose de operaciones de reporto activas, simultáneas activas y de transferencia temporal de valores, en los términos del artículo 3.1.1.4.5 del Decreto 2555 de 2010.
4.8.2 Destinando los recursos del FIC para otorgar liquidez al custodiado, al gestor externo en caso de existir, las subordinadas de los mismos, su matriz o las subordinadas de esta.
4.8.3 Adquiriendo para el FIC la totalidad o parte de los valores o títulos valores que el custodiado o el gestor externo en caso de existir se haya obligado a colocar por un contrato de colocación bajo la modalidad en firme o garantizado, antes de que hubiere finalizado dicho proceso.
4.8.4 Dando en prenda, otorgando avales o estableciendo cualquier otro gravamen que comprometa los valores del FIC objeto de custodia, excepto los casos permitidos expresamente por la normativa vigente.
En relación con estos posibles eventos, el custodio deberá abstenerse de dar cumplimiento a las instrucciones impartidas por el custodiado, conservar la información relacionada con la instrucción y la(s) causal(es) de abstención, y reportar de manera inmediata dicha situación al custodiado, al gestor externo en caso de existir, a la Superintendencia Financiera de Colombia y al organismo de autorregulación del mercado de valores al cual se encuentre vinculado el custodiado.
En adición a lo establecido en el numeral del presente Capítulo, el incumplimiento reiterado por parte del custodiado en relación con la realización de operaciones que vayan en contra de las normas del reglamento, así como de los límites, restricciones y prohibiciones legales aplicables a las operaciones sobre los valores correspondientes al FIC frente al cual se desarrolla la actividad de custodia, implicará que el custodiado incorpore en los informes de rendición de cuentas para los inversionistas del respectivo FIC la revelación de la ocurrencia de dichas circunstancias, la información de las medidas correctivas adoptadas y aquellas tendientes a evitar que dichos eventos vuelvan a presentarse. El custodiado deberá atender las reglas contenidas en este inciso, sin perjuicio de las sanciones a las que haya lugar.
4.9 En los casos en los cuales se haya contratado con el custodio servicios complementarios o servicios especiales relacionados con la custodia de FICs, el custodio deberá transmitir al custodiado la información correspondiente a la prestación de dichos servicios, con el fin de que el custodiado realice de manera adecuada y oportuna la divulgación o entrega de dicha información a quien corresponda, a los inversionistas en el caso de FICs y realice los reportes de información que deba transmitir a la Superintendencia Financiera de Colombia.
4.10 Elaborar y presentar a su respectiva Junta Directiva u órgano de administración equivalente, un informe trimestral de la evolución y comportamiento de sus actividades como custodio de FICs y remitir copia de dicho informe a la Superintendencia Financiera de Colombia y al organismo de autorregulación del mercado de valores al cual se encuentre vinculado el custodiado, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su presentación en la respectiva sesión de Junta Directiva.
4.11 Establecer e informar al custodiado los principios aplicables a la administración de los derechos políticos de los valores custodiados. Entre otros, el custodio deberá garantizar al custodiado la aplicación de los siguientes derechos:
4.11.1 El derecho del custodiado para reservarse el voto;
4.11.2 El derecho del custodiado a ser informado sobre situaciones en las cuales se pueda ejercer los derechos políticos, tales como la celebración de reuniones ordinarias y extraordinarias de asamblea;
4.11.3 El derecho del custodiado a que el custodio establezca una política general de ejercicio de los derechos políticos para los casos en que se haga una delegación expresa por parte del custodiado;
4.12 Asegurar la trazabilidad de la comunicación que se establezca para el intercambio de información entre el custodiado y el custodio, con el fin de garantizar que todas las instrucciones y cualquier modificación de las mismas puedan ser reconstruidas y auditadas.
4.13 Suscribir los contratos o acuerdos que corresponda con los proveedores de infraestructura con el fin de asegurar el acceso a los sistemas y la interconexión con los mismos en las diferentes fases de las operaciones sobre los valores objeto de custodia, en particular aquellas correspondientes a la compensación y liquidación de las operaciones y la anotación en cuenta.
4.14 Atender los demás requerimientos de esta Superintendencia, los organismos de autorregulación del mercado de valores al cual se encuentre vinculado el custodiado, y demás autoridades competentes.
Para la prestación de los servicios previstos en los artículos 2.37.1.1.3, 2.37.1.1.4 y 2.37.2.1.7, del Decreto 2555 de 2010, se atenderá, además, lo expresamente pactado en el contrato entre el custodio de valores y el custodiado.
5. CONTRATOS. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
Los contratos que se celebren para el desarrollo de la actividad de custodia de valores entre el custodio de valores y el custodiado deberán prever expresamente, como mínimo, lo siguiente:
5.1 Identificación y domicilio de las partes que suscriben el contrato y de sus representantes legales.
5.2 Objeto y alcance de los servicios, y los respectivos niveles de servicio.
5.3 Obligaciones especiales de las partes, incluidas las adicionales a las previstas en las normas legales y reglamentarias. En este punto en particular deberán incorporarse las obligaciones y responsabilidades de cada una de las partes en las diferentes etapas asociadas a las operaciones sobre los valores objeto de custodia y la forma, plazos y procedimientos de información asociados a la prestación de servicios obligatorios, complementarios y/o especiales, según corresponda, incluyendo las de existencia de planes de contingencia y continuidad.
5.4 Obligaciones relacionadas con las validaciones de instrucciones, así como aquellas que tengan que ver con la interconexión, interacción y flujo de información con los diferentes participantes (tales como intermediarios de valores y gestores de FICs, según resulte aplicable) y proveedores de infraestructura que intervienen en el proceso, necesarios para el ejercicio adecuado de la actividad de custodia de valores.
5.5 Derecho del custodio a solicitar al custodiado toda la información que necesite para el ejercicio de las actividades y /o funciones acordadas dentro del respectivo contrato y las previstas en el presente Capítulo.
5.6 Horarios y canales de atención.
5.7 Mecanismos de información y comunicación entre las partes, incluidos aquellos que deban concertarse con otros participantes como son los proveedores de infraestructura, intermediarios de valores y/o gestores de FICs, según el caso, con el fin de que el custodio y el custodiado accedan de manera eficiente y efectiva a la información de las operaciones sobre los valores objeto de custodia y desarrollen las labores a su cargo.
5.8 En caso de que se realicen operaciones de transferencia temporal de valores de las que trata el numeral 3 del artículo 2.37.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, señalar si existe autorización para la utilización de los valores objeto de custodia para el desarrollo de estas operaciones, precisando en caso afirmativo como mínimo: los valores objeto de las mismas, las instrucciones generales para la celebración de las operaciones por parte del custodio, las características de las garantías y el plazo de las mismas.
5.9 Características mínimas de los reportes obligatorios de información, incluyendo contenido, destinatario y periodicidad, de tal forma que permitan dar cumplimiento, como mínimo, a lo establecido en los numerales 8, 9, 11 y 24 del artículo 2.37.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010.
5.10 Acuerdos de confidencialidad sobre la información manejada y sobre las operaciones desarrolladas.
5.11 Existencia de mecanismos que amparen la protección de los riesgos detallados en el artículo 2.37.2.1.2 del Decreto 2555 de 2010.
5.12 Condiciones y controles aplicables a la contratación de sub-custodios de valores en el exterior, de acuerdo con lo previsto en el artículo 2.37.2.1.7 del Decreto 2555 de 2010.
5.13 Término de duración del contrato.
5.14 Causales y procedimientos aplicables para la cesión del contrato.
5.15 Causales, forma de terminación y tiempos prudenciales para finalización del mismo en atención a las causales de terminación.
5.16 Procedimiento de entrega de los valores custodiados.
5.17 Procedimientos para el manejo de las cuentas de compensación y liquidación.
5.18 Mecanismos para la solución de conflictos entre las partes.
5.19 Para el caso de la custodia de valores correspondientes a FICs, en concordancia con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 2.37.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, se deberá definir la información que suministrará el custodiado al custodio de valores, así como el alcance y la oportunidad de la misma, con el fin de permitir la verificación del cumplimiento de las normas establecidas en el reglamento del FIC y de los límites, restricciones y prohibiciones legales aplicables a las operaciones del FIC sobre los valores objeto de custodia, de acuerdo con lo previsto en los numerales y del presente Capítulo.
5.20 En el mismo sentido se deberá establecer el procedimiento a seguir cuando el custodio se abstenga de dar cumplimiento a una instrucción en virtud de lo establecido en el numeral del presente Capítulo.
5.21 Responsabilidades y resarcimiento de perjuicios.
6. SUB-CUSTODIA DE VALORES UBICADOS EN EL EXTERIOR. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
El custodio de valores, al momento de escoger con quien subcontratar la custodia de valores ubicados en el exterior relacionados con el servicio de custodia que presta, deberá verificar que el sub-custodio de valores del extranjero cumpla por lo menos con los siguientes requerimientos:
6.1 Corresponder a una de las entidades descritas en el artículo 2.37.2.1.6 del Decreto 2555 de 2010.
6.2 Tener experiencia mínima de cinco (5) años en servicios de custodia de valores.
6.3 Contar con una calificación de grado de inversión otorgada por una sociedad calificadora de riesgos reconocida internacionalmente. La agencia calificadora de riesgos deberá ser una entidad sujeta a la supervisión de una autoridad equivalente a la SFC.
6.4 Estar regulado y supervisado en el país en el cual se encuentre constituido por una autoridad equivalente a la SFC.
6.5 En adición a lo anterior, el custodio de valores deberá evaluar la exigencia de requisitos adicionales, en particular aquellos que le permitan constatar o asegurar la idoneidad del sub-custodio a contratar, incluyendo el análisis o verificación de al menos los siguientes aspectos relacionados con el mismo:
6.5.1 Fortaleza financiera de la entidad.
6.5.2 Experiencia específica y participación como tal en otros mercados.
6.5.3 Políticas y esquemas de control interno del sub-custodio.
6.5.4 Estándares operativos y grado de automatización de la infraestructura para el ejercicio de la subcustodia.
6.5.5 Calificaciones de riesgo asociadas a la capacidad operativa y estándares de seguridad para desarrollar la actividad de custodia de valores y/o auditorías relacionadas directamente con la capacidad y desempeño de la entidad extranjera como sub-custodio.
7. REGLAS RELATIVAS A LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
7.1 Riesgo operativo
Los custodios de valores deberán ajustar los sistemas de administración de riesgo operativo, con el fin de incorporar las políticas, procedimientos y manuales relacionados con la actividad de custodia de valores, y en particular los siguientes:
7.1.1 Garantizar la comunicación permanente con el custodiado, con el(los) depósito(s) central(es) de valores, las bolsas de valores y los sistemas de negociación de valores y/o de registro de operaciones sobre valores, los sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, las cámaras de riesgo central de contraparte, los sistemas de pagos, los bancos y las demás entidades con las cuales tenga relación en virtud de su actividad de custodia de valores. Así mismo, contar con controles y alarmas que informen sobre el estado de los sistemas de comunicación, y que permitan identificar y corregir las fallas acorde con los tiempos establecidos en el plan de contingencia y continuidad del negocio respectivo.
7.1.2 Contar con mecanismos eficientes y seguros que le permitan al custodio de valores validar las instrucciones impartidas por el custodiado contra la información que reciba de las bolsas de valores o los sistemas de negociación de valores o de registro de operaciones sobre valores, los sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, las cámaras de riesgo central de contraparte, los depósitos centralizados de valores y los sistemas de pago, entre otros agentes, con el fin de verificar la información de las operaciones objeto de compensación y liquidación contra las instrucciones del custodiado.
Dichos mecanismos deberán permitir realizar la validación y control de las instrucciones de una manera eficiente y segura de tal forma que el custodio pueda cumplir las operaciones sobre los valores, de acuerdo con los reglamentos del respectivo proveedor de infraestructura.
7.1.3 Establecer mecanismos de seguridad para la administración de la información confidencial del custodiado que se maneja en los equipos, sistemas y redes del custodio de valores. La información enviada como parte de o adjunta a un mensaje de correo electrónico o mensaje digital o electrónico para remitir o recibir información deberá estar cifrada. Tratándose de mensajes físicos o por cualquier otro medio, se deberán implementar medidas de seguridad que impidan el acceso a terceros no autorizados.
7.1.4 Dotar sus terminales, equipos de cómputo y redes con los elementos necesarios que eviten la instalación de programas o dispositivos que capturen la información de sus clientes y de sus operaciones de manera no autorizada.
7.1.5 Disponer de una plataforma tecnológica que soporte eficaz y eficientemente todos los procesos propios de los servicios prestados en desarrollo de la actividad de custodia de valores, considerando elementos tales como centros de cómputo, equipos centrales, red de comunicaciones, interfaces, canales de servicio, planes de contingencia y continuidad del negocio y mecanismos de seguridad tanto física como de las aplicaciones y de la información, entre otros.
7.1.6 Sincronizar todos los relojes de los sistemas de información de la entidad involucrados en la actividad de custodia de valores, para cuyo efecto se deberá tener como referencia la hora oficial suministrada por la Superintendencia de Industria y Comercio.
7.1.7 Establecer mecanismos y/o procedimientos que le permitan al custodio controlar, entre otras, la fecha límite para el ejercicio de derechos patrimoniales, de los derechos políticos cuando dicho servicio haya sido contratado, y los procedimientos a seguir en caso de incumplimiento de los mismos.
7.1.8 Establecer mecanismos y/o procedimientos que le permitan al custodio verificar la anotación en cuenta de los valores y la disponibilidad o saldos de dineros entregados por el custodiado, con el fin de evitar la posibilidad de fraudes internos y externos.
7.1.9 Implementar las medidas necesarias que mitiguen el riesgo de cometer errores en la valoración de los portafolios de inversión administrados por los custodiados, así como en la contabilización, cuando estos servicios hayan sido contratados, con el fin de evitar que se generen o registren precios o valores equivocados en las unidades de inversión de compra o redención y su correspondiente contabilización errada.
7.1.10 Identificar, medir y establecer los controles necesarios a que haya lugar para mitigar cualquier otro riesgo identificado, y así mismo evaluarlos de forma continua, probar y supervisar la adecuación de dichos controles.
7.1.11 En los casos en que se haga uso del sub-custodio internacional, establecer mecanismos y/o procedimientos que le permitan al custodio ejercer los derechos sobre los valores de conformidad con las regulaciones aplicables en jurisdicciones del exterior, y que le permitan controlar y mitigar el riesgo legal asociado al servicio de ejercicio de derechos políticos, entre otros factores de riesgo operativo que se identifiquen en relación con dicho servicio, sin perjuicio de la responsabilidad del custodio respecto de la contratación del sub-custodio.
7.2 Riesgo de crédito
Los custodios de valores que realicen transferencias temporales de valores de las que trata el numeral 3 del artículo 2.37.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, deberán ajustar sus sistemas de administración de riesgos, con el fin de establecer las políticas, mecanismos y/o procedimientos que les permitan evaluar y controlar la exposición a riesgo de crédito que tengan cuando obren como agente para la realización de operaciones de transferencia temporal de valores. En este sentido, el custodio deberá incluir dentro de sus políticas de administración de riesgos, la forma cómo va a controlar la exposición al riesgo crediticio y el manejo de los derechos patrimoniales inherentes a los valores que se encuentren bajo su custodia, cuando ejecute órdenes individuales o genéricas de operaciones de transferencia temporal de valores, así como los procedimientos a seguir para la liquidación de los valores dados en garantía, en caso de presentarse un incumplimiento de las operaciones de transferencia temporal de valores.
7.3 Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo
Las sociedades fiduciarias que van a desarrollar las actividades de custodia de valores deberán efectuar las modificaciones a las políticas, procedimientos y mecanismos, los cuales deberán estar debidamente autorizados por la Junta Directiva, e incorporar los parámetros mínimos que en desarrollo de la actividad de custodia de valores deberán atender para administrar el riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo.
De igual forma, de acuerdo con lo previsto en el Capítulo XI del Título Primero de la Circular Básica Jurídica, las sociedades fiduciarias que desarrollen la actividad de custodia de valores estarán obligadas a dar cumplimiento a las disposiciones aplicables a la administración del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo respecto de la relación que establezcan con sus clientes o custodiados no vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia.
Los administradores de FICs, de portafolios de valores de terceros, y de fideicomisos de inversión, según sea el caso, contratantes de la custodia de valores, seguirán siendo responsables de cumplir con las disposiciones aplicables en materia de administración del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo respecto de sus clientes, responsabilidad que en consecuencia no le corresponde al custodio de los valores del respectivo vehículo de inversión administrado por otra entidad vigilada por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia.
8. DOCUMENTACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
En materia de documentación los custodios de valores deberán cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:
8.1 Llevar un registro ordenado de las instrucciones impartidas por el custodiado, que permita verificar la trazabilidad de la operación (fecha, hora, características de la operación, entre otros), el cual deberá ser conservado por un término mínimo de cinco (5) años, y mantenerlo a disposición del custodiado y de la Superintendencia Financiera de Colombia y de los organismos de autorregulación del mercado de valores a los cuales se encuentre afiliado el custodiado. En caso que la información sea objeto o soporte de una reclamación, queja o cualquier proceso de tipo de judicial, ésta deberá ser conservada hasta el momento que sea resuelto.
8.2 Garantizar la trazabilidad y segregación en el acceso al flujo de información confidencial recibida en razón o con ocasión de los servicios prestados en desarrollo de la actividad de custodia de valores. En desarrollo de lo anterior, se deberán establecer mecanismos que restrinjan el acceso a dicha información confidencial, para que sólo pueda ser usada por el personal autorizado que lo requiera exclusivamente para el desarrollo de la actividad de custodia de valores.
8.3 Conservar todas las comunicaciones que se realicen en desarrollo de la actividad de custodia de valores por un término mínimo de cinco (5) años, y deberá mantenerlas a disposición del custodiado, de la Superintendencia Financiera de Colombia y de los organismos de autorregulación del mercado de valores a los cuales se encuentre afiliado el custodiado.
9. INFORMACIÓN A LOS CUSTODIADOS. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
El custodio de valores deberá como mínimo, en relación con el suministro de información dirigida a los custodiados, atender lo dispuesto en los numerales 8, 9, 11 y 24 del artículo 2.37.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010 y demás normas que los modifiquen, complementen o adicionen.
Los sistemas o mecanismos de información o consulta que disponga el custodio, ya sean propios o soportados en los mecanismos disponibles a través de los depósitos centralizados de valores o los sub-custodios, según el caso, deberán permitir que el custodiado pueda acceder a la información sobre los movimientos y/o saldos de los valores objeto de custodia y del dinero asociado a las operaciones sobre dichos valores, de acuerdo con la periodicidad o frecuencia establecida en el respectivo contrato celebrado entre el custodio y el custodiado.
Estos mecanismos de suministro de información y consulta deberán cumplir estándares de seguridad y calidad que permitan asegurar la veracidad de la información entregada al custodiado y le faciliten a éste la realización de arqueos periódicos de manera automática.
10. ESTÁNDARES ESPECIALES PARA LOS PROVEEDORES DE INFRAESTRUCTURA. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
Las entidades que interactúan con el custodio, en particular, las bolsas de valores, los sistemas de negociación de valores y de registro de operaciones sobre valores, los administradores de sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, las cámaras de riesgo central de contraparte y los depósitos centralizados de valores, los sistemas de pagos, los proveedores de precios para valoración y cualquier otro proveedor de infraestructura indispensable para el cumplimiento de la labor de custodia, deberán implementar los ajustes a sus procedimientos, mecanismos, sistemas, y todo aquello que se considere necesario, con el fin de facilitar y permitir al custodio interconectarse o acceder a la información que se requiera para el desarrollo de sus funciones, atendiendo en todo caso el cumplimiento de las normas y reglamentación aplicable a las funciones de cada proveedor de infraestructura.
11. ÓRGANOS DE CONTROL. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
Los órganos de control del custodio de valores responsables de adelantar las labores de verificación y seguimiento a las actividades de la entidad, dentro de las cuales se encuentra la de custodia de valores, deberán garantizar el cumplimiento de las instrucciones de este Capítulo y demás obligaciones exigibles. Esas instancias deberán informar los resultados de dicha labor a los órganos o instancias competentes o área de administración de riesgos del custodio de valores de manera oportuna.
11.1 Revisoría Fiscal.
El revisor fiscal del custodio, respecto de la actividad de custodia de valores, deberá cumplir con las labores de verificación y control a él asignadas, en virtud de las normas de los sistemas de administración de riesgos aplicables de la actividad de las sociedades fiduciarias, dentro de los cuales se destacan el sistema de administración de riesgo operativo y el sistema de administración de riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, conforme con lo dispuesto por la Circular Básica Jurídica, Circular Básica Contable y Financiera y demás disposiciones relevantes en estas materias. Los reportes deberán ser realizados con la misma periodicidad que disponga la normativa vigente en relación con las actividades a cargo de la revisoría fiscal respecto de los negocios o actividades que desarrollan las sociedades fiduciarias. Los reportes del revisor fiscal por lo tanto, deberán incorporar los resultados y análisis correspondientes al desarrollo de la actividad de custodia de valores.
A su vez, el Revisor Fiscal del custodio de valores deberá dar a conocer al Representante Legal de la entidad, los incumplimientos de que tenga conocimiento, sin perjuicio de la obligación de informar inmediatamente sobre ellos y sobre las irregularidades materiales que advierta en el cumplimiento de lo establecido en las normas aplicables, a la Junta Directiva u órgano que haga sus veces y a la Superintendencia Financiera de Colombia.
11.2 Órgano de control interno
Sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones, la Auditoría Interna del custodio de valores, o quien ejerza el control interno, deberá evaluar periódicamente la efectividad y el cumplimiento de todas y cada una de las labores que se realicen en ejercicio de la actividad de custodia de valores, con el fin de determinar las eventuales deficiencias y explorar sus posibles soluciones. Así mismo, deberá informar los resultados de la evaluación a la unidad o área de administración del riesgo, al comité de riesgos, según sea el caso, y al Representante Legal de la entidad.
Su labor debe contar con procesos de control interno mediante los cuales sea posible verificar la implementación de las metodologías, procedimientos y en general el cumplimiento de todas las reglas aplicables en su funcionamiento, incluyendo especialmente el oportuno flujo de información a la Junta Directiva de la entidad, u órgano que haga sus veces, y al nivel administrativo de la entidad que corresponda.
La Auditoria Interna deberá realizar un seguimiento permanente, adecuado e independiente al cumplimiento de los requisitos, obligaciones, prohibiciones y demás responsabilidades que adquiera el custodio por tal condición. Los informes como resultado de estas auditorías deberán presentarse al menos trimestralmente a la Junta Directiva de la entidad y estar a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia.
11.3 Otras Disposiciones
Las actividades que desarrolle el custodio en virtud del servicio obligatorio establecido en el numeral 2 del artículo 2.37.1.1.2 del decreto 2555 de 2010 deberán entenderse como parte del proceso de compensación y liquidación de las operaciones sobre los valores objeto de custodia. Los desembolsos derivados de las operaciones sobre valores objeto de custodia que se realicen a través de sistemas de compensación y liquidación administrados por entidades autorizadas por la SFC para tal fin, estarán sujetos al régimen aplicable a la actividad de compensación y liquidación de operaciones sobre valores prevista en la normativa vigente.
El organismo de autorregulación de valores al cual pertenezca el custodiado deberá velar por que éste, no obstante suscriba un contrato de custodia con un custodio, cumpla con los deberes y responsabilidades en calidad de intermediario de valores, según corresponda. Para dichos efectos, el organismo de autorregulación de valores tendrá como insumo para su labor toda la información y reportes efectuados por parte del custodio, de acuerdo con lo establecido en el presente Capítulo.
LIBRO ELECTRÓNICO DE REGISTRO DE ÓRDENES Y PRINCIPIOS PARA EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES DE SOCIEDADES COMISIONISTAS DE VALORES.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Los organismos de autorregulación del mercado de valores establecerán los parámetros mínimos que deben cumplir los libros de órdenes que implementen las sociedades comisionistas de valores, con base en lo previsto en el presente Capítulo.
1. PRINCIPIOS A SEGUIR EN EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
1.1. Trazabilidad. Consiste en la posibilidad de verificar y auditar las condiciones en las cuales se surten cada una de las etapas para el procesamiento de las órdenes.
1.2. Equidad. Los intermediarios de valores tratarán equitativamente las órdenes realizadas por sus clientes.
1.3. Revelación del sistema para el procesamiento de órdenes. Los intermediarios de valores deberán informar a sus clientes acerca de las características generales del sistema de registro de órdenes.
2. SISTEMA ELECTRÓNICO DE REGISTRO DE ÓRDENES SOBRE VALORES.
<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>
Las sociedades comisionistas de valores deberán implementar un o unos sistemas de registro de órdenes sobre cualquier valor. Dicho sistema o el conjunto de sistemas se denominarán “Libro(s) Electrónico(s) de Órdenes”.
2.1. Etapas para el tratamiento de órdenes. El Libro Electrónico de Órdenes deberá reconocer las siguientes etapas:
i) Recepción de órdenes.
ii) Registro de órdenes en el Libro Electrónico de Órdenes.
iii) Transmisión de las órdenes a un sistema de negociación o a diferentes contrapartes cuando se trate del mercado mostrador.
iv) Ejecución de órdenes.
v) Procesos operativos posteriores a la ejecución
2.2. Manuales del Libro Electrónico de Órdenes. Las sociedades comisionistas de valores deberán contar con manuales sobre su sistema(s) de registro de órdenes.
Las sociedades comisionistas de valores darán a conocer a sus clientes las características generales de sus manuales respecto su sistema(s) de registro de órdenes y sus respectivas modificaciones.
2.3 Recepción de órdenes. Las sociedades comisionistas de valores tendrán que recibir sus órdenes a través de cualquier medio verificable. Para tal fin no podrán recibir órdenes sin que quede registro de la misma en un medio verificable.
2.4 Órdenes recibidas fuera del horario normal de operación. El comisionista de valores podrá recibir órdenes las veinticuatro (24) horas, siempre que en sus manuales de libro de órdenes haya establecido políticas para el tratamiento de las mismas en cada una de las etapas para el tratamiento de órdenes.
2.5 Contenido de la información en el libro electrónico de órdenes. El contenido de las órdenes ingresadas al sistema del Libro Electrónico de Órdenes deberá incluir toda la información necesaria para el cumplimiento de los principios previstos en el presente Capítulo.
2.6 Interrupciones del sistema de Libro de órdenes. Cuando se presente algún hecho transitorio que impida que el sistema funcione de manera continua, la sociedad comisionista de valores deberá contar con una alternativa para operar en situación contingente. Esta misma deberá permitir auditar las condiciones y el orden cronológico en que fueron ejecutadas las órdenes, y que corresponden en un todo a los términos señalados por los clientes de la firma.
2.7 Ejecución de órdenes. En los manuales del libro de órdenes, los intermediarios de valores establecerán la manera cómo se deben ejecutar las órdenes ingresadas en el Libro Electrónico de Órdenes y que posteriormente se hayan transmitido, con el fin de dar cumplimiento al deber de mejor ejecución. En dichos manuales se deberá establecer los casos en los cuales, de conformidad con el tipo de cliente de que se trate, el volumen de la operación o el medio verificable a través del cual se recibe la orden, no será necesario haber ingresado la orden previamente a su ejecución.
2.8 Procesos operativos posteriores a la ejecución de órdenes. Para la realización de cualquier proceso operativo posterior a la ejecución de operaciones, tanto por cuenta propia como por cuenta de terceros, las sociedades comisionistas de valores deberán incluir en sus políticas, una descripción de sus procesos operativos posteriores. Los procesos mencionados tendrán una secuencia cronológica relacionada con el folio que corresponda a la orden, salvo las excepciones contenidas en el presente Capítulo, y las demás que establezcan los organismos de autorregulación.
El proceso operativo posterior a la ejecución de complementación de información en los sistemas de negociación o de registro de operaciones deberá efectuarse a la mayor brevedad posible, y máximo una (1) hora después de la ejecución. Los organismos de autorregulación de valores podrán exigir el cumplimiento de plazos máximos inferiores para realizar dicha complementación.
2.9 Consolidación de órdenes y fraccionamiento de operaciones. Se podrán ejecutar de manera consolidada órdenes de clientes previamente ingresadas al (los) Libro(s) Electrónico(s) de Órdenes. Para la realización de este tipo de operaciones, los intermediarios de valores que ejecuten órdenes que después sean fraccionadas, deben establecer en sus manuales reglas generales claras de prorrateo o distribución de las órdenes ejecutadas, que eviten conflicto de interés en las operaciones que afecten a dos o más clientes basados en el principio de equidad. Así mismo, deberán determinar criterios claros de tiempo u otros para establecer qué órdenes serán unidas en una operación que después será fraccionada.
2.10 Vigencia de las órdenes. Las órdenes tendrán la vigencia que determine el comitente; en ausencia de instrucción sobre el lapso en el cual deba cumplirse o imposibilidad de especificar el término de ésta, se aplicará un término máximo de cinco (5) días hábiles, que empezará a correr desde el día en que la misma sea ingresada al Libro (s) Electrónico (s) de Órdenes.
En caso de órdenes con vigencia superior a un (1) día, y mientras éstas no sean ejecutadas, las comisionistas de valores deberán transmitir las posturas correspondientes a cada una de ellas, al inicio de cada sesión de negociación o, en su caso, mantenerlas en el libro electrónico de los sistemas de negociación electrónicos, durante la vigencia de la orden y hasta tanto concluya dicha vigencia o sean ejecutadas, lo que suceda primero.
2.11 Cancelación o corrección de órdenes. Las órdenes impartidas por un cliente podrán ser canceladas del (los) Libro (s) Electrónico (s) de Órdenes o corregidas mediante instrucción impartida por el cliente mediante medio verificable que tenga como fin eliminar o variar una orden que haya sido formulada con anterioridad, siempre y cuando no hayan sido ejecutadas. El comisionista de bolsa de valores deberá establecer el procedimiento para realizar cancelación o corrección de las órdenes, y en todo caso se deberá conservar la información necesaria para hacer trazabilidad de cualquier orden ingresada.
DISPOSICIONES ESPECIALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES DE LAS ENTIDADES SEÑALADAS EN EL PARÁGRAFO TERCERO DEL ARTÍCULO 75 DE LA LEY 964 DE 2005 Y DE LOS EMISORES DE VALORES.
EMISIÓN DE BONOS DE LAS SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA DE VALORES.
1. AUTORIZACIÓN PARA EMITIR Y COLOCAR BONOS ORDINARIOS. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las sociedades comisionistas de bolsas de valores están autorizadas para emitir y colocar bonos ordinarios, previa autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia.
En los eventos en que decidan emitir bonos ordinarios para ser ofrecidos públicamente, deberán observar las disposiciones que rigen la autorización de la oferta pública de valores en el mercado primario, en especial las contenidas en los Libros Primero, Segundo y Cuarto de la Parte 6 del Decreto 2555 de 2010.
2. DESTINACIÓN EXCLUSIVA DE LOS RECURSOS DEL EMPRÉSTITO. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Los recursos que obtengan las sociedades comisionistas de bolsas de valores derivados de la emisión y colocación de bonos ordinarios, además, tendrán como única destinación la atención de requerimientos de liquidez.
3. REQUISITOS Y CONDICIONES PARA LA EMISIÓN DE BONOS ORDINARIOS. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las sociedades comisionistas de bolsas de valores que pretendan emitir y colocar bonos ordinarios deberán acreditar de manera previa a la autorización correspondiente, el cumplimiento de los siguientes requisitos:
a) La elaboración de un manual que contemple los procedimientos para el manejo de la emisión, los activos en que se mantendrán invertidos los recursos captados, así como los casos en que se podrá acudir eventual y transitoriamente a los mismos.
b) La actualización de sus sistemas de control interno y de gestión y control de riesgos conforme a lo previsto en el numeral 8 del presente Capítulo.
c) La inclusión dentro del Código de Buen Gobierno de la sociedad de normas de conducta especiales para el manejo de emisiones propias, las cuales deberán guardar armonía con lo previsto en el numeral siguiente y con los principios de lealtad, transparencia, reserva, manejo adecuado de la información, profesionalismo y adecuación a la ley.
4. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> La sociedad comisionista de bolsa de valores que coloque bonos ordinarios deberá abstenerse de realizar respecto de los títulos que integren la emisión correspondiente las siguientes operaciones o actividades:
a) Desarrollar el contrato de comisión para la compra y venta de valores.
b) Recomendar o sugerir a sus clientes la inversión en ellos.
c) Participar en el proceso de colocación de la emisión correspondiente.
d) Realizar operaciones por cuenta propia o con recursos propios.
e) Adquirirlos e integrarlos a los portafolios de valores de terceros que administre.
f) Adquirirlos e integrarlos a los portafolios de las carteras colectivas que administre.
g) La administración de valores.
h) Otorgar préstamos con sus propios recursos para financiar la adquisición de bonos emitidos por ella.
5. INVERSIÓN O REPRESENTACIÓN DEL EMPRÉSTITO. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> La totalidad del empréstito derivado de la colocación de bonos ordinarios por parte de las sociedades comisionistas miembros de bolsas de valores deberá mantenerse invertido en todo momento, de manera exclusiva, en uno o varios de los siguientes tipos de activos:
a) Depósitos bancarios en cuentas de ahorro o corrientes;
b) Participaciones en portafolios colectivos de adhesión voluntaria que ofrezcan a sus suscriptores o tenedores liquidez a la vista;
c) Títulos o valores de deuda pública interna de alta seguridad y liquidez emitidos por la Nación, entendidos como tales los valores integrantes de aquellas emisiones o referencias de deuda pública interna respecto de las cuales los creadores y aspirantes a creadores de mercado, deban colocar permanente y simultáneamente puntas de compra y de venta en el primer escalón del mercado secundario de Tes Clase B dentro del programa de deuda pública interna, de conformidad con las publicaciones que para el efecto realice el Banco de la República.
d) En otros instrumentos y valores que de manera general y previa autorice la Superintendencia Financiera de Colombia..
6. DISPOSICIÓN DE LOS RECURSOS DEL EMPRÉSTITO. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Una sociedad comisionista de bolsa de valores podrá hacer uso de los recursos obtenidos a través de la colocación de bonos ordinarios únicamente en los siguientes eventos: (i) para subsanar problemas transitorios de liquidez originados en el incumplimiento de operaciones por parte de sus contrapartes; (ii) por interrupciones en los sistemas y procesos de compensación y liquidación de operaciones sobre valores; (iii) por interrupciones o fallas en los sistemas de negociación de valores y (iv) para agilizar el proceso de cumplimiento de operaciones que se deban compensar y liquidar el mismo día de su negociación o contratación.
7. RESTITUCIÓN DE LOS RECURSOS. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> La sociedad comisionista de bolsa emisora que disponga de los recursos obtenidos mediante la colocación de bonos ordinarios deberá restituirlos a los rubros del activo de que trata el numeral 5 del presente Capítulo en el mismo día de su utilización. De no ser posible su restitución dentro del mismo día de su uso, el representante legal de la sociedad deberá informar de manera inmediata sobre dicha circunstancia a la Superintendencia Financiera de Colombia y al representante de los tenedores de bonos, con indicación de las razones que imposibilitaron tal restitución, así como de la fecha en que dicho procedimiento se hará efectivo.
En todo caso, los recursos deberán ser restituidos, a más tardar, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que la sociedad comisionista de bolsa dispuso de los mismos.
8. AJUSTES AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las sociedades comisionistas de bolsas de valores que recurran a la colocación de bonos ordinarios como mecanismo de endeudamiento, deberán ajustar su sistema de control interno mediante el establecimiento de políticas, procedimientos y mecanismos para el seguimiento y monitoreo de entre otros los siguientes aspectos: (i) asegurar que los recursos obtenidos en las colocaciones de deuda se inviertan y mantengan en los activos autorizados, según lo previsto en el numeral 5 del presente Capítulo; (ii) verificar que los recursos provenientes del empréstito se utilicen únicamente en los eventos permitidos, (iii) determinar que se observen y cumplan de manera cabal los deberes de suministro y revelación de información al mercado y a la Superintendecia Financiera de Colombia, y (iv) verificar que se dé estricto cumplimiento a las prohibiciones y demás disposiciones del presente Título.
9. INFORMACIÓN A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las sociedades comisionistas de bolsa deberán reportar diariamente a la Superintendencia Financiera de Colombia, vía internet, información acerca del saldo no amortizado de las emisiones de bonos ordinarios que mantengan vigentes, así como sobre los activos en los que se encuentre invertida o representada la porción no amortizada de dichas emisiones, según lo dispuesto en el numeral 5 precedente.
10. REVELACIONES EN TORNO A LAS EMISIONES DE BONOS ORDINARIOS VIGENTES. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las sociedades comisionistas deberán revelar a través de notas a los estados financieros la siguiente información respecto de las emisiones de bonos ordinarios que mantenga vigentes: (i) el monto total autorizado y colocado de cada emisión; (ii) las series en que se encuentra dividida cada emisión con indicación del monto autorizado y colocado de cada serie, así como de la fecha de redención de los bonos que integran cada serie; (iii) las tasas de interés y forma de pago; (iv) las garantías o avales; (v) los activos en los que se encuentre invertida o representada la porción no amortizada de cada emisión vigente, con indicación de las cuentas contables en las que se encuentran registrados; (vi) el monto o porción no amortizada de cada una de las series en las que se encuentra dividida la emisión, (vii) el monto de los flujos de recursos que demandará el servicio de la deuda (capital e intereses) durante los doce (12) meses siguientes al informe respectivo, (viii) la razón de cobertura del flujo de efectivo, y (ix) las calificaciones de riesgo crediticio otorgadas a la sociedad comisionista emisora o a la emisión correspondiente por las calificadoras de valores autorizadas para el efecto.
Además de todo lo anterior, debe darse cumplimiento de lo previsto en el Libro 16 de la Parte 6 del Decreto 2555 de 2010, y de las demás obligaciones previstas para los emisores de valores.
PRACTICAS NO AUTORIZADAS E INSEGURAS DE LOS EMISORES DE VALORES.
<Capítulo adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
1. PRÁCTICAS ILEGALES, NO AUTORIZADAS E INSEGURAS. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
En la medida en que pueden constituir contravención a lo dispuesto en los artículos 184 y 185 del código de comercio y el artículo 23 de la ley 222 de 1995, en particular los numerales 2, 6 y 7, los emisores de valores se deben abstener de realizar directa o indirectamente las siguientes conductas:
a) Incentivar, promover o sugerir a los accionistas el otorgamiento de poderes donde no parezca claramente definido el nombre del representante para las asambleas de accionistas de las respectivas sociedades.
b) Recibir de los accionistas poderes para las reuniones de asamblea, donde no aparezca claramente definido el nombre del respectivo representante.
c) Admitir como válidos poderes conferidos por los accionistas, sin el lleno de los requisitos establecidos en el artículo 184 del Código de Comercio, para participar en asambleas de accionistas.
d) Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir o determinar el nombre de quienes actuarán como apoderados de los accionistas en las asambleas.
e) Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, recomendar a los accionistas que voten por determinada lista.
f) Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir, coordinar, convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de accionistas, la presentación en la asamblea de propuestas que hayan de someterse a su consideración.
g) Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir, coordinar o convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de accionistas, la votación a favor o en contra de cualquier proposición que se presente en la misma.
En todo caso los administradores o los empleados de la sociedad emisora de acciones, podrán ejercer los derechos políticos inherentes a sus propias acciones y a aquellas que representen cuando actúen en calidad de representantes legales.
2. MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE SANEAMIENTO. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
En el evento en que se presente alguna de las situaciones previstas en el numeral anterior se deberá proceder de la siguiente manera:
a) Los administradores deberán devolver a sus poderdantes los poderes que pudieren contravenir lo prescrito en el numeral anterior
b) Los administradores deberán informar a los accionistas que los poderes no podrán conferirse a personas vinculadas directa o indirectamente con la administración o con los empleados de la sociedad.
c) Los administradores no podrán recibir poderes especiales antes de la convocatoria por medio de cual se informe los asuntos a tratar en la asamblea respectiva.
d) Los administradores deberán adoptar todas las medidas necesarias para que los funcionarios de la respectiva sociedad obren con neutralidad frente a los distintos accionistas.
e) Los administradores deberán, previa a la celebración de la asamblea de accionistas, adoptar todas las medidas apropiadas y suficientes para garantizar la participación efectiva de los accionistas en la asamblea y el ejercicio de sus derechos políticos.
f) Las juntas directivas de las sociedades emisoras de acciones estarán obligadas a establecer por escrito medidas apropiadas y suficientes, orientadas a asegurar el cumplimiento de lo establecido en el numeral 1 del presente Capítulo. Tales medidas deberán estar dirigidas a los representantes legales, administradores y demás funcionarios de la respectiva sociedad, para asegurar que estos den un trato equitativo a todos los accionistas de la misma.
g) Para el efecto previsto en el presente numeral, la respectiva junta directiva deberá adoptar por escrito mecanismos de control y deberá diseñar y poner en práctica procedimientos específicos y designar funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos.
h) Los miembros de la junta directiva deberán requerir antes de cada asamblea a los funcionarios responsables de verificar el cumplimiento de los procedimientos a los que se refiere el inciso anterior, con el fin de que se les informe sobre el cumplimiento de lo dispuesto en desarrollo del presente numeral, y tomarán las medidas necesarias para remediar las posibles falencias detectadas por los mencionados funcionarios responsables de la verificación.
i) Las medidas y mecanismos a que se refiere el presente numeral deberán ser informadas por el presidente de la junta directiva al mercado en general, por conducto del Superintendente Delegado para Emisores, Portafolios de Inversión y Otros Agentes de manera previa a la celebración de la respectiva asamblea de accionistas.
PRÁCTICAS INSEGURAS Y NO AUTORIZADAS DE LAS ENTIDADES RELACIONADAS EN LOS NUMERALES 1 Y 3 DEL PARÁGRAFO TERCERO DEL ARTÍCULO 75 DE LA LEY 964 DE 2005.
<Capítulo adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
Se consideran prácticas no autorizadas e inseguras las siguientes:
a) La utilización de esquemas de negocio, mecanismos o figuras legales a través de las cuales las sociedades comisionistas encargan o facultan a terceros la ejecución de operaciones de intermediación cuando ello implique la pérdida de la autonomía y discrecionalidad que debe caracterizar la toma de decisiones profesionales.
b) La utilización por parte de las sociedades comisionistas, de cualquier mecanismo o figura que permita a una persona vinculada o no a estas, asumir parcial o totalmente los riesgos financieros a los que se exponen en desarrollo de las operaciones por cuenta propia y con recursos propios.
Las mencionadas sociedades comisionistas deberán gestionar y asumir directamente todos los riesgos inherentes a las operaciones por cuenta propia y con recursos propios y, por lo tanto, las utilidades o pérdidas que de dichas operaciones se deriven no podrán corresponder a personas distintas de las propias sociedades comisionistas, debiéndose por consiguiente reconocer, reflejar y revelar en sus sistemas de información una vez sucedan.
Lo anterior no exime a las personas vinculadas a las sociedades comisionistas de la responsabilidad derivada del incumplimiento de la normatividad vigente o de los manuales, procedimientos y políticas internas que para el efecto establezcan dichas sociedades.
La utilización por parte de las sociedades comisionistas de esquemas de remuneración variable de conformidad con los resultados de las operaciones por cuenta propia o con recursos propios, no constituirá por si misma práctica no autorizada o insegura.
c) Que la representación legal de los intermediarios de valores para el desarrollo de las operaciones de intermediación sea ejercida por una persona jurídica.
d) Aquellas que tengan por objeto ofrecer o garantizar una rentabilidad específica sobre la inversión que va a realizar el cliente para el desarrollo de las actividades de administración de portafolios de terceros y de contratos de comisión. Tampoco se podrá ofrecer una rentabilidad fija o mínima en la administración de carteras colectivas, salvo que la normatividad expresamente lo autorice.
e) Ejercer las funciones correspondientes a los cargos de representante legal, miembro de junta directiva y revisor fiscal sin haber sido posesionado por la Superintendencia Financiera de Colombia.
f) La utilización de activos de los clientes para realizar o garantizar operaciones de otros clientes o de la entidad vigilada por esta Superintendencia, salvo en los casos autorizados por la normatividad y con el consentimiento expreso y escrito del cliente.
CONTENIDO DE LOS COMPROBANTES DE LIQUIDACIÓN.
<Capítulo adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
Sin perjuicio de lo dispuesto en los reglamentos de los sistemas de negociación de renta variable, las administradoras de sistemas de negociación de valores, deberán realizar las adecuaciones necesarias para que los comprobantes de las operaciones que por su intermedio se celebren, contengan además de las condiciones mínimas que permitan identificar la operación celebrada, las siguientes:
1. Tasa efectiva de registro de los valores transados;
2. Tasa neta efectiva comprador o tasa neta efectiva de cesión, según sea el caso;
3. Valor de la comisión expresada en pesos y como diferencia en puntos porcentuales entre la tasa efectiva de registro de los valores transados y la tasa neta efectiva comprador o tasa neta efectiva de cesión, según sea el caso;
4. Comisión total generada por la transacción expresada como diferencia en puntos porcentuales entre la tasa neta efectiva comprador y la tasa neta efectiva de cesión, y
5. Modalidad correspondiente a la operación celebrada.
OPERACIONES DE DEMOCRATIZACIÓN REALIZADAS A TRAVÉS DE BOLSA.
<Capítulo adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
Las compraventas que se realicen en las bolsas de valores en desarrollo de lo dispuesto por el artículo 60 de la Constitución Política, la Ley 226 de 1995, y demás normas que lo sustituyan, adicionen o reformen o en virtud de operaciones de democratización que para los efectos de la presente circular expresamente califique en tal sentido la Superintendencia Financiera de Colombia, se someterán al régimen especial que para el efecto consagren los reglamentos de la bolsa, de acuerdo con el cual la oferta podrá sujetarse a las siguientes reglas:
a) Que las condiciones de adquisición sean fijas y uniformes para todos los inversionistas.
b) Que el número de acciones o bonos convertibles que puede adquirir cada inversionista se encuentre limitado.
c) Que en el caso en que el número de títulos demandados exceda el total de títulos ofrecidos, se prevea un mecanismo de prorrateo.
d) Que cuando se trate de la enajenación de acciones por parte de entidades públicas la oferta se condicione a que los aceptantes reúnan determinadas calidades, siempre que las mismas tengan por objeto democratizar la sociedad o desarrollar dicha democratización, o tenga por propósito permitir la participación de las organizaciones solidarias y de trabajadores, todo ello de acuerdo con la ley.
Igualmente, cuando se trate de operaciones que se realicen en desarrollo de lo dispuesto por la Ley 226 de 1995 y demás normas que la sustituyan, adicionen o reformen, la oferta se sujetará a que los compradores reúnan las calidades a que se refieren dichas disposiciones.
PÓLIZAS DE SEGUROS.
<Capítulo adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
1. Pólizas de seguros.
Para obtener y conservar la inscripción en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores las firmas comisionistas de bolsa deberán constituir pólizas de seguros que incorporen las coberturas mínimas que establezcan las bolsas de valores, así como otorgar las demás garantías que dichas instituciones determinen, sin perjuicio de las pólizas adicionales que cada firma comisionista deba tomar para el cubrimiento de sus propios riesgos.
Las bolsas de valores informarán a la Superintendencia Financiera de Colombia y al mercado sus políticas en relación con pólizas de seguros y garantías adicionales, así como sobre su cumplimiento y el alcance de la protección que en cada caso dichas pólizas y garantías proporcionen a cada comisionista.
LISTADO DE VALORES EXTRANJEROS EN LOS SISTEMAS DE COTIZACIÓN DE VALORES DEL EXTRANJERO.
<Capítulo VII adicionado al Título X por la Circular 41 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
1. Reconocimiento de Valores Extranjeros
Para efectos de lo dispuesto en el literal c) del artículo 2.15.6.1.5 del Decreto 2555 de 2010, se consideran bolsas de valores o sistemas de negociación de valores internacionalmente reconocidos a juicio de la Superintendencia Financiera de Colombia aquellos incluidos en la instrucción segunda de la Circular Externa 010 de 2009, así como aquellos incluidos en la instrucción segunda de la Circular Externa 26 de 2010, o en las normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.
2. Registro de Valores Extranjeros Listados en los Sistemas de Cotización de Valores del Extranjero
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.15.6.1.11 del Decreto 2555 de 2010 las sociedades administradoras de sistemas de cotización de valores del extranjero deben llevar un registro consolidado de los valores extranjeros listados y de su negociación. Dicho registro deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
· Nombre, domicilio y datos de contacto del emisor.
· Página Web del emisor a través de la cual se divulgue la información financiera, económica, contable, jurídica y administrativa del respectivo emisor, incluyendo aquella que se considere relevante en el país o en el mercado de valores de origen, o en el mercado de cotización principal, según se trate, sin perjuicio de la obligación consagrada en el numeral 2 del artículo 2.15.6.1.7 del Decreto 2555 de 2010.
· Clase de valor y derechos que otorga.
· Bolsas de valores o sistemas de negociación de valores internacionales en los que se negocie el valor.
· Patrocinador que solicitó el listado del valor en el sistema.
· Fecha de vencimiento del valor, cuando esto resulte aplicable.
· El depósito de valores, el custodio o el agente especializado internacional encargado de la custodia o administración de los valores en el exterior.
· Nemotécnico del valor.
· Código ANNA del valor.
Las sociedades administradoras de sistemas de cotización de valores del extranjero deberán mantener y conservar toda la información relativa a las operaciones, órdenes, posturas y los mensajes o avisos que realicen, en los términos y con sujeción al contenido mínimo señalado en los artículos 2.10.5.2.12 y 2.15.1.5.3 del Decreto 2555 de 2010, según se trate de valores de renta variable o de renta fija, respectivamente.
3. Notificación y divulgación de suspensiones y cancelaciones del listado de valores extranjeros en los sistemas de cotización de valores del extranjero
Según lo establecido en el artículo 2.15.6.1.16 del Decreto 2555 de 2010 las sociedades administradoras de sistemas de cotización de valores del extranjero, así como el patrocinador que solicite el listado de dichos valores deben notificar y divulgar a los inversionistas autorizados y al mercado en general, la decisión de suspensión de la negociación o de la cancelación del listado de valores extranjeros en los sistemas de cotización de valores del extranjero. Dicha notificación y divulgación deberá realizarse de manera inmediata, en los siguientes términos:
· La notificación y divulgación deberá realizarse en la página web del patrocinador, y a través de los medios de información al mercado establecidos por la sociedad administradora del sistema de cotización de valores del extranjero.
· En la notificación y divulgación se deberá indicar de manera detallada la razón particular que motivó la suspensión o la cancelación, según sea el caso.
· Tratándose de suspensión se indicará el tiempo por el cual la medida estará vigente.
· Para el caso de valores de renta variable cuyo listado o cancelación del registro en la bolsa de valores o sistema de negociación de valores del país de origen o de cotización principal se materialice a través de una Oferta Pública de Adquisición, en la notificación y divulgación se deberá indicar los derechos de los inversionistas y las condiciones para que los inversionistas puedan participar en ésta.
· Tratándose de la cancelación del listado, la notificación y divulgación deberá contener la advertencia que, según el parágrafo 1 del artículo 2.15.6.1.9 del Decreto 2555 de 2010 los depósitos centralizados de valores locales podrán mantener la custodia del valor respectivo, siempre que los inversionistas estén legalmente autorizados para mantener la inversión directamente en los mercados internacionales.
LISTADO DE VALORES EXTRANJEROS EN LOS SISTEMAS DE COTIZACIÓN DE VALORES DEL EXTRANJERO MEDIANTE ACUERDOS O CONVENIOS DE INTEGRACIÓN DE BOLSAS DE VALORES.
<Capítulo adicionado por la Circular 1 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Las operaciones que se celebren con valores extranjeros que estén listados en Sistemas de Cotización de Valores del Extranjero en virtud de los convenios o acuerdos de integración de mercados con una o más bolsas extranjeras, se consideran, para las sociedades comisionistas de bolsa de valores colombianas, una actividad de intermediación de valores en los términos previstos en el numeral 2 del artículo 7.1.1.1.1. y el numeral 3 del artículo 7.1.1.1.2. del Decreto 2555 de 2010. A este respecto, a continuación se mencionan los contenidos mínimos que deben tener los acuerdos o convenios de integración que celebren las bolsas de valores, los depósitos de valores y las sociedades comisionistas de bolsas de valores locales y sus contrapartes del extranjero.
1. Contenidos mínimos de los acuerdos o convenios de integración que celebren las bolsas de valores locales y las bolsas de valores del exterior.
Los acuerdos o convenios de integración que celebren las bolsas de valores locales y las bolsas de valores del exterior para efectos del listado y negociación de valores en sistemas locales de cotización de valores del extranjero mediante acuerdos o convenios de integración de bolsas de valores, de conformidad con lo dispuesto en el Capítulo II, Título 6, Libro 15, Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, deberán contener, como mínimo, lo siguiente:
1.1. El objeto del convenio.
1.2. Los términos y definiciones propias a cada bolsa de valores y las comunes a éstas.
1.3. Las condiciones económicas del convenio.
1.3.1 Determinación y distribución de costos y gastos.
1.3.2 Determinación y distribución de ingresos.
1.3.3 Régimen de tarifas aplicables al acceso al mercado integrado y al enrutamiento de órdenes, así como a la venta o comercialización de información de éste.
1.4. Los valores que pueden ser negociados en el marco del acuerdo así como el tipo de operaciones que se podrán realizar con base en éste.
1.5. La moneda en la que se realizarán las operaciones.
1.6. Los mecanismos para evitar la realización de operaciones no autorizadas en el marco de los acuerdos de integración.
1.7. Horarios de negociación de los respectivos mercados y reglas de operación en días festivos.
1.8. Los derechos y obligaciones de las bolsas de valores que suscriban el acuerdo. En particular se deben contemplar las siguientes obligaciones a cargo de las bolsas de valores locales.
1.8.1 Tramitar las autorizaciones y reglamentos necesarios para el desarrollo de las actividades propias de los acuerdos de integración.
1.8.2 Establecer los mecanismos para que los inversionistas del mercado colombiano puedan conocer la información financiera, económica, contable, jurídica y administrativa, de los emisores listados en mercados foráneos, incluyendo aquella que se considera información relevante en el país o en el mercado de valores de origen, en los términos establecidos en el numeral 2 del artículo 2.15.6.1.7 del Decreto 2555 de 2010.
1.8.3 Establecer los mecanismos para capacitar a las sociedades comisionistas de bolsa de valores locales y difundir la información relacionada con las reglas de negociación de los mercados extranjeros que forman parte de los acuerdos de integración, así como de los cambios en dichos sistemas.
1.8.4 Informar a las demás bolsas que sean parte de los acuerdos de integración sobre las propuestas de cambios que se presenten en las reglas de negociación del mercado local, en los procedimientos, en la plataforma tecnológica usada, así como de cualquier normatividad que tenga efectos en el mercado integrado.
1.8.5 Expedir las reglas de funcionamiento del mercado resultante de los acuerdos de integración de bolsas.
1.8.6 Informar al público en general, tanto localmente como en el extranjero sobre las reglas de funcionamiento del mercado resultante de los acuerdos de integración.
1.8.7 Crear un procedimiento para el ingreso, validación y rechazo de órdenes provenientes del extranjero, cuando éste sea necesario.
1.8.8 Publicar la información de las operaciones realizadas sobre valores del mercado local.
1.8.9 Crear un sistema de control de límites que le permita a los intermediarios locales controlar el riesgo de contraparte respecto de los intermediarios extranjeros con los cuales tenga convenio.
1.8.10 Mantener a disposición de las autoridades competentes la información relacionada con las operaciones que se celebren en el mercado resultante de los acuerdos de integración. Dicha información debe permitir identificar las sociedades comisionistas a través de las cuales se impartieron las órdenes correspondientes, tanto la extranjera como la local, el registro de la orden en el libro de negociación de la bolsa, indicando fecha y hora de ingreso, la especie sobre la cual se impartieron las órdenes, la cantidad, y los demás datos que permitan la adecuada y completa identificación y trazabilidad, tanto de las órdenes como de las operaciones.
1.8.11 Cumplir las disposiciones sobre prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, según el régimen legal de cada país.
1.9. Los mecanismos para el intercambio de la información entre las bolsas cuando ésta sea solicitada por las autoridades.
1.10. El mecanismo de resolución de las controversias generadas por la ejecución del convenio.
1.11. Una cláusula general de responsabilidad, en la que se establezca que cada bolsa de valores responde por sus actuaciones ante las autoridades competentes, así como por los hechos de personas vinculadas. En todo caso las bolsas de valores locales no responderán por las obligaciones a cargo de las bolsas de valores del exterior.
1.12. Los mecanismos para garantizar la continuidad de las operaciones en el mercado resultante de los acuerdos de integración, así como la obligación de establecer un plan de contingencia que le permita asegurar el cumplimiento de los servicios prestados.
1.13. El establecimiento de la infraestructura necesaria (plataforma tecnológica, procesos, sistemas de seguridad) para operar el mercado resultante de los acuerdos de integración.
1.14. Los mecanismos y procedimientos periódicos de pruebas de funcionamiento tecnológico y operativo del sistema de enrutamiento intermediado, las cuales deben tener una periodicidad determinada.
1.15. Los mecanismos y canales oficiales de comunicación entre las partes, así como los comités que se creen para coordinar el desarrollo y funcionamiento del mercado resultante de los acuerdos de integración.
1.16. Establecer mecanismos de divulgación de información cuando se presenten medidas disciplinarias, administrativas o judiciales que conlleven la suspensión o cese de actividades de sociedades comisionistas locales que sean parte del mercado resultante de los acuerdos de integración.
1.17. Las instrucciones sobre la confidencialidad, custodia y propiedad de la información.
1.18. Las instrucciones sobre los acuerdos de niveles de servicios que se presten entre las partes, considerando al menos:
i) Horarios para la atención de incidentes, y
ii) Tiempos para resolver incidentes presentados.
1.19. La vigencia del convenio.
1.20. Las condiciones y régimen de terminación del convenio, cuando ésta ocurra:
1.20.1 Por acuerdo de las partes.
1.20.2 Por circunstancias ajenas a la voluntad de las partes.
1.20.3 De manera unilateral por una o varias de las partes.
1.21. La legislación que regirá el convenio o acuerdo.
2. Contenidos mínimos de los acuerdos o convenios de integración que celebren los depósitos de valores locales y los depósitos de valores del exterior.
Los acuerdos o convenios de integración que celebren los depósitos de valores locales y los depósitos de valores del exterior para efectos de la compensación y liquidación de las operaciones realizadas en sistemas locales de cotización de valores del extranjero mediante acuerdos o convenios de integración de bolsas de valores, de conformidad con lo dispuesto en el Capítulo II, Título 6, Libro 15, Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, deberán contener, como mínimo, lo siguiente:
2.1. El objeto del acuerdo.
2.2. Los términos y definiciones propias a cada depósito y las comunes a éstos.
2.3. Las condiciones económicas del convenio.
2.3.1. Determinación y distribución de costos y gastos.
2.3.2. Determinación y distribución de ingresos.
2.4. Las condiciones del servicio recíproco entre las partes.
2.5. Horarios establecidos para la compensación y liquidación de operaciones sobre valores realizadas en el mercado resultante de los acuerdos de integración.
2.6. Descripción de la infraestructura necesaria (plataforma tecnológica, procesos, sistemas de seguridad) para realizar la compensación y liquidación de las operaciones sobre valores que se realicen en el mercado resultante de los acuerdos de integración.
2.7. Los mecanismos y procedimientos periódicos de pruebas de funcionamiento tecnológico y operativo del sistema, los cuales deben tener una periodicidad determinada.
2.8. La obligación de contar con procedimientos o mecanismos sobre los siguientes aspectos:
2.8.1. Creación, administración, clausura y normatividad aplicable de las cuentas que se abrirán para el desarrollo del servicio recíproco entre las partes.
2.8.2. Compensación y liquidación de valores.
2.8.3. Registros contables.
2.8.4. Registros espejo, cuando sean procedentes.
2.8.5. Recepción y entrega de valores.
2.8.6. Movimientos y registros respecto de la titularidad de los valores anotados en la cuenta global a nombre de un depósito centralizado de valores extranjero.
2.8.7. Generación de reportes de información de los beneficiarios finales de los valores, cuando sea aplicable.
2.8.8. Certificación de la titularidad y demás derechos respecto de los valores de cada país.
2.8.9. Registro de las afectaciones, gravámenes y medidas cautelares, según proceda, así como los cambios de titularidad y traslados de valores.
2.8.10. La manera de hacer efectivos los derechos de los inversionistas.
2.8.11. Bloqueo y desbloqueo de valores.
2.8.12. Eventos corporativos y ejercicio de derechos políticos y económicos de los titulares finales frente a los emisores de cada país.
2.8.13. Suministro de información y atención de requerimientos por parte de los organismos de supervisión y demás autoridades administrativas y judiciales competentes y reconocidas en cada país.
2.8.14. Contenido y periodicidad del suministro de la información necesaria para que los depósitos centralizados de valores extranjeros puedan cumplir con el objeto, funciones y obligaciones objeto de la realización de dichos convenios.
2.9. La moneda en la que se realizará la compensación y liquidación de las operaciones.
2.10. Las obligaciones sobre los siguientes elementos:
2.10.1. El cumplimiento de las normas aplicables.
2.10.2. El cumplimiento de las instrucciones impartidas por los depósitos, sus depositantes, directos e indirectos, en cada una de las etapas correspondientes.
2.10.3. La obligación de mantener permanentemente conciliadas las cuentas de los inversionistas locales y los saldos de la cuenta sin participación pro indiviso del depósito local en el depósito extranjero.
2.10.4. El cumplimiento de las disposiciones sobre prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, según el régimen legal de cada Estado.
2.10.5. Informar oportunamente de los proyectos de modificación de los reglamentos internos, en los procedimientos, la plataforma tecnológica usada, así como de los cambios de legislación interna y de cualquier otro hecho que resulte de importancia para el funcionamiento del mercado integrado.
2.10.6. El deber de informar de manera inmediata sobre la ejecución de órdenes judiciales o administrativas respecto de valores negociados en el mercado integrado, así como su procedimiento.
2.10.7. La obligación de mantener disponible la información individualizada de los inversionistas extranjeros para todos los efectos legales, frente a las autoridades y los emisores.
2.11. Establecer un plan de contingencia y continuidad del negocio, que le permita asegurar el cumplimiento de los servicios prestados.
2.12. Mecanismos y canales oficiales de comunicación entre las partes.
2.13. La manera de proceder y las responsabilidades de las partes ante el incumplimiento de las obligaciones acordadas entre éstas.
2.14. Los comités que se creen para coordinar el desarrollo y funcionamiento de los depósitos centralizados de valores en el mercado integrado.
2.15. El mecanismo de resolución de las controversias derivadas de la ejecución del convenio.
2.16. Una cláusula general de responsabilidad, en la que se establezca que cada depósito de valores responde por sus actuaciones ante las autoridades competentes, así como por los hechos de personas vinculadas.
2.17. Las instrucciones sobre la confidencialidad, custodia y propiedad de la información.
2.18. La vigencia del convenio.
2.19. Las condiciones y régimen de terminación del convenio, cuando ésta ocurra:
2.19.1. Por acuerdo de las partes.
2.19.2. Por circunstancias ajenas a la voluntad de las partes.
2.19.3. De manera unilateral por una o varias de las partes.
2.20. La legislación que regirá el convenio o acuerdo.
3. Contenidos mínimos de los acuerdos de enrutamiento intermediado que celebren las sociedades comisionistas de bolsas de valores locales y los agentes equivalentes en el exterior.
Los acuerdos de enrutamiento intermediado que celebren las sociedades comisionistas de bolsas de valores locales y los agentes equivalentes del exterior para efectos de la negociación de valores listados en sistemas locales de cotización de valores del extranjero, de conformidad con lo dispuesto en el Capítulo II, Título 6, Libro 15, Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, deberán contener, como mínimo, lo siguiente:
3.1. El objeto del convenio.
3.2. Los términos y definiciones propias a cada intermediario y las comunes a éstos.
3.3. Las condiciones económicas del convenio.
3.4. Los tipos de operaciones que se podrán realizar de acuerdo con los reglamentos de las bolsas de valores aplicables al mercado integrado.
3.5. La obligación para cada una de las partes de cumplir con la legislación local e implementar los controles suficientes para evitar la realización de operaciones no autorizadas en el mercado integrado.
3.6. Los derechos, obligaciones y facultades de las sociedades comisionistas de bolsa cuando participan en el mercado resultante de los acuerdos de integración.
3.7. La constancia de haber realizado estudios de riesgo de contraparte y de capacidad operativa de la sociedad homóloga extranjera, como elemento de análisis para decidir la viabilidad de la celebración del acuerdo con las sociedades comisionistas de bolsa.
3.8. La obligación de los intermediarios de garantizar que sus funcionarios conozcan la operatividad del mercado resultante de los acuerdos de integración, y las normas de negociación, compensación y liquidación aplicables a las operaciones realizadas en éste.
3.9. La obligación de cumplir las instrucciones impartidas por las bolsas de valores y por los depósitos de valores.
3.10. La obligación de contar con los procedimientos, acuerdos de servicio, canales o sistemas de suministro de información necesarios para el cumplimiento de los deberes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores locales y/o de las sociedades homólogas extranjeras para con sus respectivos clientes y autoridades competentes.
3.11. Las condiciones y criterios bajo los cuales la sociedad comisionista de bolsa de valores local tendrá facultades para suspender el acceso de la sociedad homóloga para ingresar órdenes, en virtud de posibles circunstancias de riesgo o ante la alerta de potenciales conductas en el mercado de valores local.
3.12. La obligación para cada una de las partes de contar con mecanismos técnicos, operativos y administrativos para enrutar órdenes de conformidad con los protocolos de comunicaciones y las políticas establecidas por los proveedores de infraestructura y las autoridades competentes.
3.13. La obligación de cumplir las disposiciones sobre prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, según el régimen legal de cada país.
3.14. La forma cómo se adoptarán y establecerán los límites operativos, de control y gestión de riesgos respecto de las órdenes, operaciones y actuaciones de las sociedades homólogas extranjeras, y la obligación de revisarlos periódicamente.
3.15. La obligación a cargo de la sociedad comisionista de bolsa extranjera de incluir en los contratos que suscriban con sus clientes la declaración de sometimiento a las normas que regulan la negociación de valores en Colombia.
3.16. Preveer en el plan de contingencia y continuidad del negocio de cada sociedad, lo correspondiente para atender el negocio objeto del convenio, inclusive en el evento de medidas administrativas de intervención.
3.17. Una cláusula de responsabilidad, en la que se precise que la sociedad comisionista de bolsa local es responsable del cumplimiento de las operaciones ordenadas por la sociedad comisionista extranjera, y en ningún caso podrá alegar falta de provisión de fondos por parte de ésta o de sus clientes. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad propia de la sociedad comisionista extranjera frente a la sociedad comisionista local.
3.18. Los mecanismos para asegurar la provisión de fondos y disponibilidad de valores para el cumplimiento de la liquidación de las operaciones, así como la descripción de las garantías que fueran aplicables, de ser el caso.
3.19. Procedimientos y mecanismos para proceder a la modificación de los acuerdos, así como el proceso de divulgación a otros interesados.
3.20. Mecanismos y canales oficiales de comunicación entre las partes.
3.21. El suministro de información y atención de requerimientos por parte de organismos de supervisión y demás autoridades administrativas y judiciales competentes y reconocidas en cada país.
3.22. Las instrucciones sobre la confidencialidad, custodia y propiedad de la información.
3.23. La vigencia del convenio.
3.24. El mecanismo de resolución de las controversias derivadas de la ejecución del convenio.
3.25. Las condiciones y régimen de terminación del convenio, cuando ésta ocurra:
3.25.1. Por acuerdo de las partes.
3.25.2. Por circunstancias ajenas a la voluntad de las partes.
3.25.3. De manera unilateral por una o varias de las partes.
3.26. La legislación que regirá el convenio o acuerdo.
4. Valores representativos de participaciones en carteras colectivas.
Las carteras colectivas a que se refiere el parágrafo del artículo 2.15.6.2.1 del Decreto 2555 de 2010 deberán tener un portafolio invertido en acciones en un porcentaje superior al 90%, lo cual deberá ser consistente con la política de inversiones de la respectiva cartera.
<Capítulo adicionado por la Circular 5 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>
Para efectos de lo dispuesto en el numeral 5 del artículo 6.11.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, modificado por el Decreto 4804 de 2010, se entenderán por jurisdicciones aceptables las que cumplan alguna de las siguientes condiciones:
1. Aquellos países en los cuales una entidad vigilada por esta Superintendencia tenga una inversión directa debidamente autorizada.
2. Aquellos países cuyos organismos de supervisión hayan suscrito memorandos de entendimiento para intercambio de información con esta Superintendencia.
3. Aquellos países que la Superintendencia Financiera de Colombia reconozca como tal dentro del trámite de autorización de la oferta pública.
<Capítulo adicionado por la Circular 22 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
Ejercicio de Derechos Sociales por Parte de Inversionistas Extranjeros en Valores Locales (Colombianos), Inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores – RNVE, que estén anotados en cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final.
1. Definiciones. Sin perjuicio de las definiciones ofrecidas en la regulación cambiaria y tributaria, y para los propósitos de la presente Circular, se entenderá por:
1.1 Anotación en cuenta: Es el registro electrónico de valores administrado por un depósito de valores local (Colombiano), al cual hace referencia el artículo 12 de la Ley 964 del 2005 y los artículos 2.14.1.1.2 y siguientes, y 2.15.6.2.5 del Decreto 2555 de 2010 y/o las demás normas que lo modifiquen o sustituyan.
1.2 Cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final: Es la cuenta en el depósito centralizado de valores local colombiano, cuyo titular es el depósito de valores extranjero o custodio global con el cual aquél haya suscrito un contrato de interconexión, en la que no se identifican los beneficiarios o inversionistas finales.
1.3 Cuentas al detalle: Corresponde a la administración desagregada de la posición de los valores locales por parte del depósito de valores extranjero o custodio global, en su sistema de registro, con información detallada a nivel de beneficiario o inversionista final. Esta cuenta reflejo, es conciliable con las posiciones de valores registradas en la cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final que el depósito de valores extranjero en calidad de depositante directo, tiene en el sistema de registro electrónico administrado por el depósito local.
1.4 Custodio Global: Es el custodio que proporciona a sus clientes servicios de custodia para valores que son negociados y liquidados no sólo en el país donde el custodio está ubicado sino también en muchos otros países.
1.5 Depositantes: Son las personas naturales o jurídicas a nombre de las cuales se reciben, anotan o registran, de manera directa o indirecta, valores en el depósito de valores local o extranjero.
1.6 Depositantes directos: Son las entidades, que de acuerdo con el reglamento de operaciones y normatividad del país del depósito de valores local pueden acceder directamente a los servicios del depósito de valores y que han suscrito contrato de depósito de valores o de emisión, bien sea a nombre y por cuenta propia y/o en nombre y por cuenta de terceros.
1.7 Depositantes indirectos o beneficiarios finales: Son todas las personas jurídicas y naturales que no pueden acceder directamente a los servicios de los depósitos de valores locales, pero que en virtud de una relación contractual encomiendan a un depositante directo en los términos de las normas vigentes, la administración de recursos, valores y fondos, ante el depósito de valores local colombiano.
1.8 Depósito centralizado de valores local: Es la sociedad constituida en Colombia cuya actividad está regida por las leyes nacionales colombianas, y que se encuentra autorizada para la administración de la anotación en cuenta de valores locales, entre otros.
1.9 Depósito de valores extranjero: Es la Entidad cuya constitución y actividad está regida por las leyes de un país extranjero y que tiene cuenta de depósito y administración en calidad de depositante directo en el depósito centralizado de valores local colombiano, sin desagregación a nivel de beneficiario final.
1.10 Emisor local: Cualquier persona jurídica, privada o pública, que sea residente en Colombia y cuya constitución, actividad y emisión de valores se encuentre inscrita en el Registro Nacional de Valores y Emisores - RNVE y por tanto, regulada por las leyes colombianas.
1.11 Inversionista extranjero: Es toda persona natural o jurídica no residente en Colombia que adquiera valores locales, anotados en la cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final que el depósito de valores extranjero en calidad de depositante directo, tiene abierto en el depósito de valores local.
1.12 Representante: Es la persona natural o jurídica que actúa como apoderada del inversionista extranjero, a través de la designación que para el efecto realiza el depósito centralizado de valores local para ejercer algunos o todos los derechos del inversionista extranjero en su nombre en asamblea de accionistas de los emisores locales.
1.13 Valores locales: Las acciones o bonos convertibles en acciones emitidos por un emisor local (Colombiano), bajo la regulación colombiana.
2. Ejercicio de derechos sociales incorporados en valores locales por parte de inversionistas extranjeros. Los inversionistas extranjeros podrán participar en las asambleas de accionistas que se realicen en territorio colombiano, atendiendo los siguientes requisitos:
2.1 Convocatorias de asamblea. Conforme al artículo 2.14.4.1.7 del Decreto 2555 del 2010, los depósitos centralizados de valores locales deberán garantizar el ejercicio de los derechos sociales relativos a los valores locales de inversionistas extranjeros. En tal sentido, sin perjuicio de que el inversionista pueda consultar la información de manera directa en la página web de la Superintendencia Financiera de Colombia en el icono “Información Relevante”, el depósito centralizado de valores local informará a través de correo electrónico dirigido al representante legal del depósito de valores extranjero, por lo menos lo siguiente:
2.1.1. Nombre de la sociedad,
2.1.2. Título que indique el tipo de asamblea que se llevará a cabo,
2.1.3. Fecha,
2.1.4. Hora,
2.1.5. Ciudad,
2.1.6. Dirección del sitio específico donde se celebrará la reunión, indicando si es del caso, el nombre del salón correspondiente,
2.1.7. Orden del día,
2.1.8. Información necesaria para la toma de decisiones,
2.1.9 Los formatos para expresar la intención de voto de los inversionistas extranjeros,
2.1.10 Los formatos para otorgar poder para representación en Colombia de los inversionistas extranjeros, de conformidad con los requisitos establecidos en los artículos 184 y 185 del Código de Comercio, y
2.1.11 El procedimiento para la realización y participación en la asamblea no presencial siempre que este mecanismo se encuentre contemplado y permitido en los estatutos del emisor, y siempre que el medio técnico empleado para llevar a cabo la comunicación a distancia permita probar las deliberaciones realizadas y las decisiones tomadas, mediante los mecanismos adoptados.
2.2 Certificado de legitimación de propiedad de inversionistas extranjeros sobre valores locales. La propiedad de los inversionistas extranjeros sobre los valores locales anotados en cuentas sin desagregación a nivel de beneficiario final en el depósito de valores local, se probará de modo necesario y suficiente mediante certificado expedido por el depósito de valores extranjero conforme a los asientos del registro electrónico que aparezca en las respectivas cuentas al detalle. En estos términos los emisores locales tendrán en cuenta los certificados de legitimación de propiedad de inversionistas extranjeros sobre valores locales para la actualización del libro de accionistas con base en el cual se lleve a cabo la correspondiente asamblea.
Este certificado será válido para ejercer los derechos sociales relativos al valor local del inversionista extranjero anotado en cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final en el depósito de valores local, en los términos de los artículos 2.14.4.1.1; 2.14.4.1.2; 2.14.4.1.3 y 2.14.4.1.6 del Decreto 2555 del 2010 y/o las demás normas que lo modifiquen o sustituyan.
Estos certificados podrán ser expedidos por el depósito de valores extranjero en una de dos modalidades:
2.2.1. Certificados colectivos: Documento que contiene la lista de inversionistas extranjeros que están legitimados por el depósito extranjero como propietarios de valores locales y por tanto para ejercer los derechos correspondientes ante el emisor local.
2.2.2 Certificados individuales: Documento que identifica particularmente a un inversionista extranjero como propietario de valores locales y lo legitima ante el emisor local para ejercer los derechos correspondientes.
Los certificados (colectivos o individuales) expedidos por el depósito de valores extranjero contendrán información por lo menos con corte de tres (3) días hábiles bursátiles anteriores a la fecha de celebración de la asamblea que tenga lugar en Colombia y únicamente las personas allí mencionadas serán las habilitadas para participar en la asamblea.
En todo caso el depósito centralizado de valores local deberá remitir al emisor local a más tardar el día hábil anterior a la fecha en la que se celebrará la asamblea, la información relacionada con los inversionistas extranjeros cuya certificación de legitimación de propiedad fue expedida por los depósitos de valores extranjeros.
2.3. Participación y votación.
2.3.1. Modalidades. La participación de los inversionistas extranjeros en las asambleas de los emisores locales podrá llevarse a cabo por alguna de las siguientes modalidades, las cuales son excluyentes:
2.3.1.1 Participación directa. El inversionista extranjero que quiera hacerse presente en la asamblea realizada en Colombia, deberá presentar antes de la celebración de la misma, el certificado de legitimación de propiedad sobre valores locales colombianos, expedido por el depósito de valores extranjero en el cual tenga abierta cuenta de depositante indirecto.
2.3.1.2 Participación indirecta y representación. El depósito extranjero, como depositante directo ante el depósito de valores local, recibirá y canalizará a través de los mecanismos que determine, las intenciones de voto de los inversionistas extranjeros para que sean ejercidos en la asamblea de accionistas del emisor local en territorio colombiano, a través del representante o apoderado designado por el depósito de valores local. Para tal efecto el depósito extranjero podrá expedir un certificado colectivo.
El depósito de valores local procurará que el apoderado designado para representar a los inversionistas extranjeros cuente con la idoneidad necesaria y garantizará que el poder que a él se otorgue por parte del depósito de valores extranjero, sea válido conforme a la normatividad colombiana sobre representación de terceros.
2.3.2 Obligaciones del emisor y del depósito de valores local para garantizar la participación indirecta de los inversionistas extranjeros por representación. El emisor local deberá suministrar al depósito centralizado de valores local la información de que trata el artículo 2.1. de la presente Circular, y de manera simultánea la publicación que realice de la convocatoria a asamblea de accionistas, a través del Sistema de Información del Mercado de Valores SIMEV, administrado por la Superintendencia Financiera de Colombia, de conformidad con el literal b) numeral 1º del artículo 5.2.4.1.5 del Decreto 2555 de 2010.
El depósito de valores local, a partir de la información remitida por el emisor local y considerando la fecha en la cual se llevará a cabo la respectiva asamblea, diseñará un cronograma para la obtención y canalización de las intenciones de voto de los inversionistas extranjeros, a través del depósito extranjero. Dicho cronograma deberá prever al menos las siguientes fechas:
2.3.2.1 Fecha de remisión del formato y del instructivo que el depósito de valores local hará llegar al depósito de valores extranjero, en su calidad de depositante directo, para que recolecte las intenciones de voto de los inversionistas extranjeros.
2.3.2.2 Término y fecha límite para que el depósito de valores extranjero remita los formatos diligenciados por los inversionistas extranjeros y una tabulación consolidada de las intenciones de voto, en una tabla de Excel o en el formato que el depósito de valores local disponga para el efecto.
2.3.2.3 Fecha límite para que el depósito de valores local consolide la información de las intenciones de voto recibidas de los inversionistas extranjeros y se la transmita al emisor local y al representante de los inversionistas extranjeros.
2.3.3 Votación en asamblea de inversionistas (accionistas) de valores locales. El depósito de valores local deberá exigir que los depósitos de valores extranjeros con cuenta sin desagregación a nivel de beneficiario final de depositantes directos en depósito local envíen, con corte de las 24 horas del día anterior de la asamblea (ordinaria o extraordinaria), la información al detalle de inversionistas extranjeros (depositantes indirectos del depósito de valores extranjero) al depósito de valores local para que se haga la votación.
2.4. Información a los inversionistas extranjeros. El representante o apoderado designado por el depósito de valores local, una vez celebrada la asamblea de accionistas del emisor local, deberá remitir al depósito de valores local por correo electrónico la siguiente información:
2.4.1 Los votos emitidos en cada punto sometido a decisión, es decir, los votos a favor, en contra o en blanco respecto a cada una de las propuestas.
2.4.2 Las decisiones aprobadas y rechazadas por la mayoría establecida legal o estatutariamente.
2.4.3 Las designaciones de cargos efectuadas.
2.4.4 Si en la respectiva sesión se ha sometido a consideración de los accionistas un proyecto de fusión, escisión, transformación de la compañía o la cancelación de los títulos para su negociación en bolsa de valores, deberá relacionarse el nombre de las personas que votaron en contra de la determinación, para efectos de permitir el ejercicio del derecho de retiro por parte de los inversionistas.
2.4.5 La fecha hora y lugar de la clausura de la asamblea.
Al día hábil siguiente, el depósito de valores local remitirá por correo electrónico esta información al depósito de valores extranjero con el objeto de que este a su vez la haga conocer a los inversionistas extranjeros que han sido representados en la asamblea.
INSTRUCCIONES PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD DE FORMADORES DE LIQUIDEZ DEL MERCADO DE VALORES.
<Capítulo adicionado por la Circular 25 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
1. Condiciones y obligaciones aplicables a las sociedades comisionistas de bolsa de valores que realicen operaciones como formadores de liquidez
Cuando las sociedades comisionistas de bolsa de valores desarrollen la actividad como formadores de liquidez del mercado de valores, en adelante formadores de liquidez, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.9.17.1.3 del Decreto 2555 de 2010, deberán atender las siguientes instrucciones:
1.1. Actuación como formador de liquidez con fondos propios
Cuando se empleen fondos propios del formador de liquidez podrá desarrollar dicha actividad de acuerdo con las siguientes modalidades:
1.1.1. Sin que exista un contrato con el emisor, en cuyo caso el formador de liquidez:
a. Deberá acogerse al programa para actuar como formador de liquidez establecidos por las bolsas de valores o por los sistemas de negociación de valores autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia en los cuales se negocien los valores que serán objeto de las operaciones como formador de liquidez.
b. Podrá realizar operaciones por cuenta propia sobre los valores objeto del programa de formadores de liquidez.
c. No podrá recibir ningún tipo de incentivo de orden económico por parte del emisor del valor objeto del programa, sin perjuicio de los beneficios tarifarios o reputacionales que pueda pactar con las bolsas de valores o con los sistemas de negociación de valores, según corresponda.
d. En esta modalidad, le corresponderá a las bolsas de valores o a los sistemas de negociación de valores informar por escrito al emisor acerca de la inscripción de la sociedad comisionista de bolsa de valores como formador de liquidez del valor correspondiente.
1.1.2. En desarrollo de un contrato suscrito con el emisor, utilizando fondos o recursos propios del formador de liquidez bajo un esquema de incentivos, el cual deberá contener como mínimo lo siguiente:
a. El objeto del contrato.
b. La identificación del valor o valores objeto de la actividad de formador de liquidez.
c. Definición clara, precisa y detallada de los derechos, las obligaciones y las responsabilidades del emisor y del formador de liquidez, así como los demás elementos o condiciones necesarios para su ejecución y las reglas aplicables a su terminación.
d. La estructura bajo la cual funcionará el esquema de incentivos por parte del emisor hacia el formador de liquidez, que en ningún caso estará condicionado o sujeto al logro de un resultado específico de precio o tasa de negociación del respectivo valor.
e. Las políticas, mecanismos y procedimientos necesarios para asegurar que las decisiones del formador de liquidez sean tomadas con total autonomía técnica y administrativa y con absoluta independencia del emisor.
f. La vigencia del contrato.
g. Las obligaciones especiales de suministro de información entre el formador de liquidez y el emisor.
Adicionalmente, bajo esta modalidad el formador de liquidez deberá cumplir con lo siguiente:
a. Acogerse al programa para actuar como formador de liquidez establecido por las bolsas de valores o por los sistemas de negociación de valores autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia, en el cual se negocien los valores que serán objeto de las operaciones como formador de liquidez.
b. Suministrar copia del contrato y/o sus modificaciones a las bolsas de valores o a los sistemas de negociación de valores.
Así mismo, bajo esta modalidad el formador de liquidez podrá realizar operaciones por cuenta propia sobre los valores objeto del contrato.
1.2. Actuación como formador de liquidez con fondos provenientes del emisor
En aquellos eventos en los cuales, el formador de liquidez utilice fondos provenientes del emisor, además del contrato con el emisor y del contrato de fiducia mercantil establecidos en el artículo 2.9.17.1.3 del Decreto 2555 de 2010, el formador de liquidez:
1.2.1. Deberá acogerse al programa para actuar como formador de liquidez establecido por las bolsas de valores o los sistemas de negociación de valores autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia en el cual se negocien los valores que serán objeto de las operaciones como formador de liquidez.
1.2.2. No podrá realizar operaciones por cuenta propia sobre los valores objeto de negociación y para los cuales suscribió el contrato como formador de liquidez con el emisor.
1.2.3. Podrá pactar beneficios tarifarios o reputacionales con las bolsas de valores o con los sistemas de negociación de valores.
1.2.4. Deberá ejecutar el contrato de manera autónoma y con total independencia del administrador del patrimonio autónomo y del emisor.
1.3. Obligaciones del formador de liquidez
Además de las obligaciones generales establecidas en el artículo 2.9.17.1.6 del Decreto 2555 de 2010 y de las que le resulten aplicables en su condición de intermediario de valores, el formador de liquidez deberá:
1.3.1. Anunciar al público en general, a través de su página web y/o el empleo de cualquier otro medio de comunicación que permita difundir y mantener actualizada la información, su condición de formador de liquidez y los valores objeto de dicha actividad, así como el mecanismo a través del cual desarrolla las actuaciones y operaciones como formador de liquidez. Lo anterior sin perjuicio de las obligaciones de información relevante que le asisten al emisor.
1.3.2. Cumplir con los criterios, reglas y parámetros aplicables al respectivo programa o contrato para actuar como formador de liquidez, sin que esto implique el logro o compromiso de un resultado específico de precio o tasa de negociación del respectivo valor.
1.3.3. Elaborar y presentar a su respectiva Junta Directiva u órgano de administración equivalente, un informe trimestral de la evolución y comportamiento de sus actividades como formador de liquidez y remitir copia de dicho informe a la Superintendencia Financiera de Colombia y al organismo de autorregulación del mercado de valores, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su presentación en la respectiva sesión de Junta Directiva.
1.3.4. Establecer políticas, procedimientos y controles para evitar que sus administradores y demás funcionarios, en cuanto participen de manera directa o indirecta en la realización de actividades propias como formador de liquidez, compren o vendan de manera directa o indirecta para sí o para aquellas personas con las que ostenten la calidad de un mismo beneficiario real, los valores objeto de la actividad de formadores de liquidez. Para estos efectos, se considera un mismo beneficiario real a las personas definidas en el artículo 6.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.
1.3.5. La Auditoria Interna y el Contralor Normativo deberán realizar un seguimiento permanente, adecuado e independiente al cumplimiento de los requisitos, obligaciones, prohibiciones y demás responsabilidades que adquiera la sociedad comisionista de bolsa de valores como formador de liquidez. Los informes como resultado de estas auditorías deberán presentarse al menos trimestralmente a la Junta Directiva de la entidad y estar a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia y el organismo de autorregulación del mercado de valores.
1.3.6. Incorporar en sus sistemas de administración de riesgos las políticas, procedimientos y mecanismos a través de los cuales hará un adecuado seguimiento y control a las actuaciones y operaciones que realice como formador de liquidez, indicando expresamente las áreas o personas responsables definidas por la Junta Directiva para dichos efectos.
1.3.7. Informar a la Superintendencia Financiera de Colombia y al organismo de autorregulación del mercado de valores, su condición como formador de liquidez, así como los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores en los cuales se va a desempeñar como tal, la fecha de inicio de la actividad y la fecha de retiro, suspensión o cancelación, en caso de ocurrir.
1.3.8. Adoptar políticas y procedimientos adecuados encaminados a prevenir y administrar los conflictos de interés respecto de sus clientes, los fondos de inversión que administran o gestionan y los propios de la sociedad comisionista de bolsa de valores.
1.4. Prohibiciones aplicables al formador de liquidez
Además de lo establecido en el parágrafo 3 del artículo 2.9.17.1.2 y en el artículo 2.9.17.1.7 del Decreto 2555 de 2010 y las demás propias de su actividad como intermediario de valores, le está prohibido al formador de liquidez:
1.4.1. Celebrar operaciones por cuenta propia sobre los valores del emisor respecto de los cuales haya suscrito un contrato para el desarrollo de actividades de formador de liquidez con recursos de dicho emisor.
1.4.2. Realizar operaciones que correspondan a su actuación como formador de liquidez en detrimento de los intereses de sus clientes y de los fondos de inversión colectiva que administre o gestione. Esto incluye aquellas operaciones que realice la sociedad comisionista de bolsa de valores producto de la finalización de su condición como formador de liquidez.
1.4.3. Comprometerse de manera directa o indirecta con el emisor o con cualquier tercero a obtener un determinado precio o tasa del valor a través de las operaciones que realice como formador de liquidez.
1.4.4. Tomar decisiones que puedan vulnerar la independencia de la sociedad comisionista de bolsa de valores respecto de los intereses del emisor.
1.4.5. Realizar operaciones dentro del esquema de formadores de liquidez en las cuales entre en conflicto el interés de la sociedad comisionista de bolsa de valores, la integridad y transparencia del mercado.
1.4.6. Desarrollar su actividad como formador de liquidez del valor para el cual participe como colocador en una oferta pública de valores.
La disposición en virtud de la cual se prohíbe al formador de liquidez la celebración de operaciones por cuenta propia con valores respecto de los cuales haya suscrito y tenga vigente un contrato como formador de liquidez con el emisor del respectivo valor, prevista en el numeral 2 del artículo 2.9.17.1.7 del Decreto 2555 de 2010, no será aplicable en los casos en los cuales el formador de liquidez desarrolle sus actividades en virtud de un contrato suscrito con el emisor, utilizando recursos propios.
1.5. Excepciones al cumplimiento de la actividad
Además de los eventos establecidos en el reglamento de las bolsas de valores y/o de los sistemas de negociación de valores, y de conformidad con lo señalado en el numeral 11 del artículo 2.9.17.1.9 del Decreto 2555 de 2010, los formadores de liquidez podrán eximirse temporalmente de sus obligaciones en los siguientes casos:
1.5.1. Cuando la Superintendencia Financiera de Colombia, las bolsas de valores, y/o los administradores de los sistemas de negociación de valores, adopten la decisión de suspender la negociación del valor.
1.5.2. Cuando el emisor se acoja a la Ley 1116 de 2006 o las normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan, escenario en el cual el formador de liquidez podrá suspender sus actividades como tal respecto de dicho valor, hasta que se defina la situación del emisor.
1.5.3. Cuando el emisor no permita al formador de liquidez ejecutar con autonomía e independencia las condiciones del programa, previo reporte de la situación debidamente justificada ante la Superintendencia Financiera de Colombia.
2. Reglas generales aplicables a los emisores que suscriban contratos con formadores de liquidez
El emisor que suscriba un contrato con una sociedad comisionista de bolsa de valores para que ésta actúe como formador de liquidez de los valores emitidos, deberá cumplir, además de las obligaciones y prohibiciones establecidas en el artículo 2.9.17.1.8 del Decreto 2555 de 2010, con las siguientes disposiciones:
2.1. Suscribir el contrato de fiducia mercantil establecido en el parágrafo del artículo 2.9.17.1.3 del Decreto 2555 de 2010, cuando se utilicen recursos del emisor, con el fin de transferir a un patrimonio autónomo los fondos que serán utilizados para el desarrollo del contrato con el formador de liquidez. Cuando la sociedad fiduciaria corresponda a una entidad vinculada al emisor o a la sociedad comisionista de bolsa de valores, dicha circunstancia junto con los mecanismos adoptados para administrar posibles conflictos de interés, deberán revelarse al mercado a través del mecanismo de información relevante, y/o a través de los medios de difusión establecidos en las bolsas de valores.
El concepto de vinculado aplicable será el previsto en el literal b) del numeral 2) del artículo 7.3.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010 o la norma que lo modifique o sustituya.
2.2. Enviar copia del contrato que suscriba con el formador de liquidez y del contrato con la sociedad fiduciaria, a las bolsas de valores o a los sistemas de negociación de valores donde se realizan las operaciones objeto del contrato.
2.3. Informar al Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE), a los organismos de autorregulación del mercado de valores y a las bolsas de valores o a los sistemas de negociación de valores donde se realizan las operaciones objeto del contrato, cualquier evento o situación que genere la suspensión, cancelación o terminación del contrato con el formador de liquidez.
3. Requisitos y obligaciones de los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores
Las bolsas de valores o los sistemas de negociación de valores que establezcan un programa de formadores de liquidez de valores inscritos o negociados en sus sistemas, podrán autorizar a sus sociedades comisionistas de bolsa de valores miembros o afiliados, para que actúen simultáneamente como formadores de liquidez de uno o más valores, de acuerdo con las condiciones definidas en sus reglamentos. Igualmente, podrán establecer un límite o número máximo de formadores de liquidez por cada valor, de acuerdo con los criterios que definan en sus reglamentos.
Le corresponderá a las bolsas de valores o a los sistemas de negociación de valores hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones y prohibiciones aplicables a las sociedades comisionistas de bolsa de valores que actúen como formadores de liquidez en sus respectivos sistemas. Igualmente, será deber de las bolsas de valores y de los sistemas de negociación de valores informar a la Superintendencia Financiera de Colombia y a los organismos de autorregulación del mercado de valores, cualquier incumplimiento relacionado con los deberes y prohibiciones aplicables a los formadores de liquidez.
Así mismo, las bolsas de valores o los sistemas de negociación de valores podrán suspender preventivamente las actividades del formador de liquidez de acuerdo con lo establecido en sus reglamentos, cuando se presente un comportamiento inusual del precio del valor sobre el cual ejerce la actividad de formador de liquidez. Lo anterior sin perjuicio de las medidas disciplinarias y correctivas que podrá imponer la Superintendencia Financiera de Colombia y el organismo de autorregulación del mercado de valores, respectivamente.
De acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 2.9.17.1.2 del Decreto 2555 de 2010, cuando las actuaciones como formadores de liquidez se realicen sobre valores cuyo emisor sea una bolsa de valores o un administrador de un sistema de negociación de valores o una entidad vinculada a estos, las mismas requerirán autorización previa y particular de la Superintendencia Financiera de Colombia, para lo cual deberá informarse de manera clara y precisa el esquema de beneficios o incentivos.
El concepto de vinculado aplicable será el previsto en el literal b) del numeral 2) del artículo 7.3.1.1.2 del presente Decreto o la norma que lo modifique o sustituya.
3.1. Contenido de los reglamentos de las bolsas de valores o sistemas de negociación de valores
Las bolsas de valores o los sistemas de negociación de valores que habiliten en sus sistemas la realización de operaciones que corresponden a la actividad de formadores de liquidez sobre valores inscritos en el RNVE o listados en sistemas de cotización de valores del extranjero autorizados, deberán incorporar en sus reglamentos como mínimo lo siguiente:
3.1.1. Condiciones y reglas generales de funcionamiento del respectivo programa, incluyendo las aplicables al retiro del programa y las consecuencias en caso de incumplimiento. Lo anterior, sin perjuicio de las facultades de la Superintendencia Financiera de Colombia y los organismos de autorregulación del mercado de valores.
3.1.2. Calidades generales y requisitos que deberán acreditar las sociedades comisionistas de bolsa que decidan participar en los programas de formadores de liquidez, los cuales deben incluir aspectos como la suficiencia de recursos financieros, la capacidad operativa, técnica y de recursos que les permitan cumplir con sus obligaciones como formador de liquidez.
3.1.3. Criterios aplicables de acceso y de retiro, los cuales deberán ser objetivos y públicos.
3.1.4. Mecanismos a través de los cuales divulgará al público en general la información sobre las sociedades comisionistas de bolsa de valores que realizan actividades como formador de liquidez, los valores objeto de las mismas, los montos y número de valores negociados, la fecha de inicio de la actividad, así como las fechas en las cuales su condición como formador de liquidez fue suspendida o cancelada. Esta información deberá ser reportada igualmente a la Superintendencia Financiera de Colombia y al organismo de autorregulación del mercado de valores.
4. Monitoreo y Supervisión
Las actividades que realicen las sociedades comisionistas de bolsa de valores como formadores de liquidez están sujetas a la supervisión permanente del organismo de autorregulación al cual pertenezca la respectiva entidad, con el fin de evitar e identificar posibles conductas o situaciones de incumplimiento de la normativa vigente ligadas a su condición de formadores de liquidez, sin perjuicio de las facultades y funciones que correspondan a la Superintendencia Financiera de Colombia.
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1. Para mayor orientación sobre este tema se puede acudir a la guía de COSO Integrado (Committe Sponsoring Organization of the Treadway Commission Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission and Enterprise Risk Management – Integrated Framework).
2. Se entiende por aseguramiento el examen objetivo de evidencias con el propósito de proveer una evaluación independiente de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de una organización. Por ejemplo trabajos financieros, de desempeño, de cumplimiento y de seguridad de sistemas. (Texto tomado del documento “Normas Internacionales para el ejercicio profesional de la Auditoría Interna” – Instituto de Auditores Internos de Colombia).
3. Se denomina Consultoría, a las actividades de asesoramiento y servicios relacionados, proporcionadas a los clientes, cuya naturaleza y alcance estén relacionados con los mismos y estén dirigidos a añadir valor y a mejorar los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control, de una organización sin que el auditor interno asuma responsabilidades de gestión.
4. El Instituto de Auditores Internos “IIA”, a través del “Consejo de Normas de Auditoría Interna ” (IASB, por sus siglas en inglés), es la entidad ampliamente reconocida y autorizada técnicamente para emitir las normas para el ejercicio de la Auditoría Interna.